Papierlos für dein Haushalt und dein Home

1. Einführung: Hi, ich bin Amy Stewart. Ich bin seit 20 Jahren Vollzeitschriftsteller und Künstlerin. Und wie jede andere Person, die in einem kreativen Bereich arbeitet, bedeutet das auch, dass ich ein sehr kleines Ein-Personen-Geschäft führe. Aber weißt du, egal wie klein es ist, es kommt mit einer gewissen Menge an Papierkram, Aufzeichnungen und Buchhaltung. In den letzten paar Jahrzehnten habe ich viele Veränderungen erlebt und wie Leute wie wir unsere Einnahmen und Ausgaben und wichtige Dokumente im Auge behalten . Aber die größte Veränderung ist natürlich, dass es jetzt wirklich einfache und erschwingliche Möglichkeiten gibt, völlig papierlos zu gehen. Das bedeutet, dass alle Ihre Datensätze auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert werden können und sie stehen Ihnen in der Minute zur Verfügung, in der Sie sie benötigen. Es scheint, als höre ich jeden Januar so viele meiner selbstständigen Freunde beschweren sich darüber, dass sie ihre Quittungen durchgraben müssen, um ihre Aufzeichnungen vor der Steuerzeit in Ordnung zu bekommen. Nun, ich war vor ein paar Jahren völlig papierlos, als ich mich bereit für den Umzug machte und nur all die Aktenkästen voller Papiere anschaute , die ich in mein neues Haus ziehen musste. Das war der Schub, den ich brauchte, um endlich alles scannen und durchsuchbar zu bekommen. Und als ich das tat, fand ich heraus, wie es einfacher, weniger einschüchternd zu machen. Und ich habe Wege gefunden, es nur ein wenig zu einer Zeit anzugehen. Also wurde ich nicht völlig überwältigt über diese große Aufgabe vor mir. Also habe ich diese Klasse für alle von euch gemacht, die immer noch damit kämpfen, papierlos zu gehen, ohne die Kontrolle über all eure wichtigen Aufzeichnungen zu verlieren. Wir beginnen mit einfachen Haushaltsunterlagen wie Ihrer Autokennzeichnung oder Ihrer Hausbesitz-Versicherung, all den Papierkram, die mit dem Haus, dem Auto, den Kindern, den Haustieren zusammenhängen . Wir werden uns mit all dem zuerst beschäftigen, weil es ziemlich einfach und unkompliziert ist und es ein guter Weg ist, den Prozess zu erleichtern. Ich werde Ihnen die Art von Technologie und Ausrüstung zeigen, die ich von der Software bis hin zu Dingen wie Scannern und Händlern verwende . Weil du eine Menge Schreddern machst. Und sobald wir Haushaltsdokumente haben, beginnen wir mit mehr Standard-Geschäftsdokumenten. Ich gebe Ihnen Beispiele für die Art von Papierkram, die ich gescannt und jederzeit zugänglich für mich haben möchte , damit ich mein sehr kleines Unternehmen führen kann und ich werde Ihnen helfen, ein System für die Verwaltung all das zu finden. Dazu gehört ein kurzer Überblick darüber, wie ich alles von der Recherche, von meinen Büchern bis hin zu Kundenkontakten im Auge habe . Sie sind also ein kleines Unternehmen, das sich sehr von meinem unterscheiden könnte, aber ich denke, das könnte Ihnen ein paar Ideen geben. Und wenn wir damit fertig sind, werden wir die Geschäftsausgaben in Angriff nehmen. Und hier habe ich es wirklich geschafft, mir eine Menge Zeit zu sparen. Ich werde Ihnen mein System zeigen, um alle meine Ausgaben nach Kategorie zu verfolgen, einschließlich der Geschäftsausgaben, die ich für meine Steuern benötige und auch Quittungen, die ich an Kunden zur Erstattung einreiche. Und schließlich werde ich nur ein wenig über die andere Seite der Gleichung sprechen, die das Einkommen auf eine Weise verfolgt, die vielleicht ein wenig nützlich ist, um Ihr Geschäft besser zu verstehen. Ich möchte vorab sagen, dass ich kein Buchhalter bin und definitiv kein Steuerexperte bin. Sie werden also immer noch mit Ihren professionellen Beratern über das System, das Sie eingerichtet haben, sprechen wollen . Ich bin hier, um Ihnen die Werkzeuge zu zeigen und Ihnen zu zeigen, wie ich sie benutze. Es liegt an Ihnen, herauszufinden, was für Ihr Unternehmen und den Ort, in dem Sie leben, erforderlich ist . Und um sicherzustellen, dass du all diese Regeln befolgst, was auch immer sie sein mögen. Ich möchte auch sagen, dass einige dieser Ideen zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten für Menschen mit sehr kleinen Unternehmen funktionieren . Es könnte sein, dass, wissen Sie, professionelle Buchhaltungssoftware wie QuickBooks ist wirklich besser für Sie. Und wir werden darüber sprechen, wie wir diese Entscheidung genauer treffen können. Aber so oder so, in dieser Klasse geht es um mehr als nur um die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben. Es geht darum, Ihren ganzen Haushalt und Ihr Heimbüro oder Ihr kleines Unternehmen mit modernen digitalen Werkzeugen zu betreiben. Alles klar, lasst uns anfangen. 2. Projekt: Das Projekt für diese Klasse besteht darin, den ersten Schritt zu machen, nämlich eine Liste von Kategorien für die Arten von Dokumenten zu erstellen, die Sie in einem papierlosen System verfolgen müssen. Ich werde Ihnen ein Arbeitsblatt geben, das Sie mit einer Reihe von vorgeschlagenen Kategorien für zu Hause und auch Home Office herunterladen können . Aber natürlich sollten Sie sich frei fühlen, Ihre eigenen hinzuzufügen. Und wenn Sie weitermachen und diese im Projektbereich teilen möchten. Ich meine, das muss keine echten persönlichen Informationen teilen, nur die Art allgemeiner Kategorien, von denen Sie denken, dass Sie verwenden könnten. Dann werfen Sie auch einen Blick auf Projekte anderer Leute, denn sie könnten Ihnen auch einige gute Ideen geben. Und denken Sie auch daran, Fragen in der Diskussion zu posten. Ich werde reinkommen, um die zu beantworten. Und ich werde auch einige Links zu einigen der Tools und Ressourcen enthalten, über die ich in dieser Klasse sprechen werde. Also halten Sie Ausschau nach den beiden. 3. Schlüsselkonzepte: Ich möchte über ein paar allgemeine Konzepte sprechen, bevor wir uns mit den Besonderheiten befassen. Und der erste ist dieser große Haftungsausschluss darüber, dass Sie mit Ihren Fachleuten über jedes papierlose System beraten, das Sie eingerichtet haben. Ich bin kein Buchhalter, ich bin kein Steuerbeamter. Und außerdem ändern sich diese Rollen ständig die Art und Weise, wie die Dinge jetzt funktionieren während ich filme, könnte dieses Video völlig anders sein, wenn du es siehst. Wenn Sie also ein System ausgearbeitet haben, das für Sie funktioniert, sollten Sie sich mit einem Buchhalter und Buchhalter, einem Steuerexperten, beraten mit dem Sie sprechen müssen, um sicherzustellen, dass Sie die für Sie und Ihre Art von Unternehmen geltenden Regeln befolgen . und in Ihrer Gerichtsbarkeit. Ich möchte auch erwähnen, dass ich Ihnen einige Software, einige Apps, einige digitale Tools zeigen werde, und diese Dinge ändern sich auch ständig. Die besten Möglichkeiten, heute papierlos zu werden, an dem Tag, an dem ich dieses Video filme, hätte sich geändert haben können, wenn Sie das Video ansehen. Aus diesem Grund werde ich nicht Schritt für Schritt jedes Menü auf jedem dieser Tools durchlaufen , weil diese Dinge immer aktualisiert werden. Aber ich werde Links unten setzen, damit Sie diese Anweisungen finden und die aktuellsten Informationen für sich selbst erhalten die aktuellsten Informationen für können, wenn Sie bereit sind, zu graben und damit zu beginnen. Aber egal, wie sehr sich diese speziellen Werkzeuge ändern oder aufgerüstet werden könnten, die Ideen darüber, wie Sie tatsächlich all diese Dinge in der realen Welt verwalten. Das ist es, was ich hier bin, um dir beizubringen. Und das wird für Sie nützlich sein, egal welche Werkzeuge Sie am Ende verwenden. Okay, noch ein Vorbehalt, und dieser hat mit Sicherheit zu tun. Viele dieser Tools beinhalten die Speicherung Ihrer Informationen in der Cloud. Und dann können Sie wahrscheinlich schon erraten, was ich sagen werde. Ich bin auch kein Cybersicherheitsexperte. Daher werde ich Sie ermutigen, immer alle möglichen Schritte zu unternehmen um sicherzustellen, dass Ihre Informationen sicher und sicher sind und gesichert sind. Natürlich beinhaltet das die Auswahl starker eindeutiger Passwörter und die Verwendung zweistufiger Verifizierung, wann immer es angeboten wird. Zwei-Schritt-Verifizierung, falls Sie nicht sicher sind, wovon ich rede. Es ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die Sie einrichten können. Jedes Mal, wenn Sie sich anmelden, erhalten Sie einen eindeutigen Code in Ihr Handy oder Ihre E-Mail. Und es ist nur eine Möglichkeit, absolut sicher zu stellen, dass Sie sich wirklich einloggen. Und natürlich werden sich selbst diese Formen der Sicherheit im Laufe der Zeit ändern. Stellen Sie also sicher, dass Sie darüber informiert sind wie Sie Ihre Informationen am besten online schützen können, selbst mit den Sicherheitsprotokollen. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Aufzeichnungen auf Ihrer eigenen Festplatte Ihres eigenen Computers, Ihres Hauses oder Büros speichern Ihre Aufzeichnungen auf Ihrer eigenen Festplatte Ihres eigenen Computers, . Und dann hoffe ich natürlich, dass Sie jeden Tag Backups von Ihrem eigenen Computer mit einem automatisierten Backup-Service erstellen. Das bedeutet also, dass Ihre Datensätze, die sich in der Cloud befinden, tatsächlich an drei Stellen gespeichert werden. Sie sind in der Cloud gespeichert. Es synchronisiert sich mit Ihrem Computer zu Hause. Sie können auch Teil Ihres regulären Backups sein , bei dem immer alles gesichert wird, was sich auf Ihrem Computer befindet. Ein weiteres Schlüsselkonzept, das damit zu tun hat, papierlos zu werden, ist die Idee, dass Sie Dinge scannen werden, wenn sie hereinkommen. Wenn Sie die Zeit haben, die Mail zu öffnen und sie anzusehen, haben Sie auch die Zeit, sie durch Ihren Scanner direkt dann und da zu laufen. Denn wenn Sie Haufen Papier in verschiedenen Stapeln herumsitzen lassen , die darauf warten, gescannt zu werden, dann haben Sie kein papierloses System. Du wirst ein paar Papierkram online haben, aber dann sitzt ein Teil davon irgendwo auf einem Haufen, der darauf wartet, dass du darauf kommst. Und der Trick hier ist es, es so einfach zu machen, dass Sie diese lästige Angebote nicht setzen, beiseite für später. Also zum Beispiel, was ich von der Autovermietung erhalten , wenn ich mein Auto abgesetzt, Ich hole mein Telefon und ich scanne die Quittung während ich auf dem Aufzug in der Parkgarage bin. Es ist wirklich schnell und einfach zu tun. Aber glaub mir, du wirst so viel glücklicher mit einem papierlosen System sein, wenn du diese Dokumente so handhabst, wie sie reinkommen und es später nicht zu einer weiteren lästigen Aufgabe für dich selbst machen. Mit anderen Worten, nehmen Sie nicht ein einfaches einstufiges System und verwandeln Sie es in ein zwei- oder dreistufiges System, indem Sie Dinge herumlassen, um später gescannt zu werden. Und das gilt auch für E-Mails. Wenn Sie Zeit haben, diese E-Mail mit der Quittung oder dem unterzeichneten Vertrag zu lesen oder was auch immer beigefügt ist, dann haben Sie Zeit, sie in Ihrem papierlosen System zu speichern, richtig? Dann. Das ist mein großer Rat an Sie, der alles einmal berühren ist. In Ordnung, also ein letztes Konzept, von dem ich hoffe, dass Sie diesen Prozess wirklich umarmen werden. Der Schlüssel, um papierlos zu werden, ist, ein System zu finden, das für Sie funktioniert und dann einfach anfangen, es in Zukunft zu verwenden. Mit anderen Worten, machen Sie sich keine Sorgen um das Scannen des gesamten Rückstands im Voraus. Und der Grund dafür ist, dass Sie wirklich diese Tools zuerst ausprobieren und sicherstellen möchten , dass sie tatsächlich für Sie arbeiten. Stellen Sie sicher, dass es etwas gibt, bei dem Sie wirklich bleiben können. Und dann, wenn sie ein Teil Ihrer regulären Routine werden und es ist wirklich zweite Natur und Sie sind wohl damit. An diesem Punkt. Du könntest zurückgehen und den ganzen Rückstand von Papierkram aus der Vergangenheit einbringen, weißt du, selbst dann wirst du vielleicht feststellen, dass es wirklich nicht notwendig ist, all deine alten Papierkram zu scannen. Einige davon könnten älter und irrelevant sein und Sie können entweder einfach werfen oder boxen Sie es alle up und in den Keller für ein paar weitere Jahre, bis Sie wirklich sicher sind, dass Sie es nicht mehr brauchen. Aber ich weiß es aus Erfahrung, aber der einzige Weg, um ein großes Projekt wie dieses anzugehen, ist, klein zu beginnen, es in überschaubare Stücke zu zerlegen und einfach ein wenig zu einem Zeitpunkt zu machen. Also in dieser Klasse , genau so werden wir uns ihr nähern. 4. Household: Okay, das erste, was ich will, ist, die verschiedenen Kategorien von Haushaltsdokumenten herauszufinden , die Sie aufbewahren müssen. Zum Beispiel könnten Sie Papierkram im Zusammenhang mit Ihrem Haus haben, wie Hypothekenaufzeichnungen sind Baugenehmigungen oder Wartungsunterlagen, Hausbesitzer-Versicherung, Gerätegarantien, Dinge wie diese. Dasselbe für dein Auto. Vielleicht haben Sie Fahrzeugregistrierung, Kfz-Versicherung, Wartungsunterlagen, all das Zeug. Sie behalten wahrscheinlich irgendeine Art von Papierkram im Zusammenhang mit Bankkonten oder Altersvorsorgeplänen. Wahrscheinlich möchten Sie Ordner speichern, um Kopien Ihrer jährlichen Steuererklärungen zu speichern. Eine andere Kategorie kann Aufzeichnungen in Bezug auf Ihre Krankenversicherung oder nur andere Arten von Krankenakten sein. Und vielleicht führen Sie Schulunterlagen oder andere Dinge, die mit den Aktivitäten der Kinder zusammenhängen. Möglicherweise haben Sie Papierkram im Zusammenhang mit Ihren Haustieren wie Veterinary Records. Und denken Sie auch an alles andere, was Sie besitzen, ob es ein Mietobjekt, Boot, ein Wohnmobil, Sie werden wahrscheinlich Rekorde für all diese Dinge haben wollen. Sie könnten auch einige wichtige persönliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Adoptionsaufzeichnungen, Testamente, Vollmachten, Gesundheitsrichtlinien haben. Einige dieser Papierkram sind vielleicht so empfindlich, dass Sie sich entscheiden sie nicht in der Cloud zu speichern, und das liegt ganz an Ihnen. Sie können es trotzdem scannen. So haben Sie eine digitale Kopie auf der Festplatte Ihres PCs gespeichert. Einige dieser Papierkram ist auch die Art von Sache , wo Sie gehen, um das Original zu behalten, wie mit einer Geburtsurkunde. Und für diese Dinge ist es wahrscheinlich immer noch hilfreich, dieses digitale Backup zu haben , egal ob Sie es in der Cloud speichern oder nicht, es liegt an Ihnen. Aber dann können Sie auch die Papierversion nehmen und diese Gelegenheit jetzt nutzen, um voranzugehen und es in einen feuerfesten und wasserdichten Behälter zu stecken , der im Notfall leicht zu greifen ist nur ein guter Zeitpunkt, um all das zu organisieren. Und ich möchte noch eine Sache über Haushaltsdokumente erwähnen. Möglicherweise haben Sie einige Haushaltsausgaben die Sie für Ihre Steuererklärungen im Auge behalten müssen. Einige davon passen wahrscheinlich bereits in die Kategorien, über die wir gesprochen haben, wie Grundsteuerunterlagen. Sie könnten in eine Mappe bei Ihrem Haus gehen. Die Fahrzeugregistrierung kann von Ihrem Auto in einen Ordner gehen. Vielleicht haben Sie auch gemeinnützige Beiträge. Sie könnten auch einen Ordner für diese Ausgaben erstellen und einfach die Belege scannen. Oder Sie könnten auch einen Spesen-Tracker wie teuren Phi verwenden , über den ich in ein paar Minuten sprechen werde. Also bleib dran. Es wird vor allem für Leute mit Geschäftsausgaben sein, aber Sie können es natürlich auch für Haushaltssachen verwenden. Okay, für den Moment, machen Sie einfach eine Liste dessen, was diese Kategorien sind. Und denken Sie daran, dass Sie natürlich jederzeit zu dieser Liste hinzufügen oder ändern können. Es gibt nur, um dich anzufangen. Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Art von Plattform Sie verwenden möchten, um Ihre Dokumente zu speichern. Und wie ich schon sagte, du musst sie nicht in der Cloud behalten, wenn du nicht willst. Du könntest sie einfach auf deinem PC speichern und es dabei belassen. Und noch einmal möchte ich wirklich betonen, dass ich hoffe, Sie machen ein Backup dieses Computers und gehen davon aus, dass es ein modernes Cloud-basiertes Backup wie Carbonite oder so etwas ist. Es bedeutet tatsächlich, dass diese Dokumente zusammen mit allem, was Sie sichern, in die Cloud gehen . Es liegt also an dir, wie du damit umgehen willst. Wenn Sie sich entscheiden, nur Ihre Dokumente auf einem Computer zu speichern, als nur einen Ordner auf Ihrem Computer für jede dieser Kategorien erstellen, die wir gerade auf Ihrer Liste setzen. Aber die meisten Menschen verwenden ein cloudbasiertes System für ihre Dokumente. Es macht es einfacher, sie zu erreichen, wo immer Sie gerade sind. So zum Beispiel, eine Menge Leute verwenden Google Drive. Wenn Sie bereits andere Google-Produkte verwenden, könnte dieses für Sie am sinnvollsten sein. Einige Benutzer verwenden Dropbox, vielleicht verwenden Dropbox bereits bei der Arbeit oder für andere Projekte. So können Sie einfach entscheiden, dass Sie bei Dropbox bleiben möchten , weil es das ist, was Sie gewohnt sind. Und da draußen gibt es noch einen, der Box genannt wird. Ich benutze es nicht viel, aber es ist ziemlich beliebt. Und ich bin mir sicher, dass es ständig neue Möglichkeiten gibt. Der Schlüssel ist, dass Sie sicherstellen wollen, dass es eine sehr gute Sicherheit bietet. Sie möchten ein sicheres, eindeutiges Kennwort und alle anderen Sicherheitsstufen, die sie bieten, wie z. B. die Zwei-Faktor-Überprüfung. Sie möchten auch sicherstellen, dass es eine Funktion gibt, mit der Sie die Dokumente in der Cloud mit Ihrem Heimcomputer synchronisieren können . Auf diese Weise wird jedes Mal, wenn Sie etwas auf Ihrem Heimcomputer speichern, automatisch in denselben Ordner in der Cloud hochgeladen und umgekehrt. Du musst nicht mal über diesen Teil nachdenken. Ich denke, ich sollte sagen, dass einige Leute wahrscheinlich nur ihre Dokumente in der Cloud speichern und vielleicht nicht die Mühe machen, sie mit ihren Heimcomputern zu synchronisieren. Aber persönlich mag ich die zusätzliche Verstärkung. Ok. Sobald Sie also ausgewählt haben, welche Plattform Sie verwenden möchten, besteht der nächste Schritt natürlich darin, ein Konto einzurichten und einen Ordner für jede dieser Kategorien zu erstellen , die Sie entwickelt haben. Sie müssen wahrscheinlich auch ein kleines Stück Software installieren , mit der Sie dieidentischen Ordner auf Ihrem Heimcomputer mit den Cloud-basierten Ordnernin Google Drive oder Dropbox synchronisieren identischen Ordner auf Ihrem Heimcomputer mit den Cloud-basierten Ordnern können, was auch immer Plattform, die Sie verwenden möchten, bieten sie ein kleines Stück Software für Sie zum Download an, um das zu erledigen. Und wie ich bereits sagte, alle diese Plattformen durchlaufen Änderungen und Upgrades. Also gibt es nicht viel Nutzen in mir, Schritt für Schritt durch zu gehen, wie man das einrichtet. Aber ich bin ein einige Links, wo diese Anweisungen gefunden werden können und sie sollten die aktuellsten Anweisungen sein. Ich sollte auch erwähnen, dass die meisten dieser Dokumentenspeicherdienste auch eine App für Ihr Smartphone oder Tablet haben, und das ist optional. Natürlich hängt es wirklich nur davon ab, ob Sie denken, dass Sie Zugriff auf diese Dokumente benötigen, wenn Sie unterwegs sind oder nicht. Okay, nun, sobald du das eingerichtet hast, brauchst du auch einen Scanner und einen Aktenvernichter. Ich behalte einen kleinen Aktenvernichter. Mein Büro und all mein Papierrecycling gehen entweder durch den Aktenvernichter oder wenn nichts Sensibles auf dem Papier ist, ich es einfach in den Papierkorb fallen, aber der Aktenvernichter sitzt oben auf für einen Scanner, ich benutze Scan-Snap . Es ist gerade ein sehr beliebter Desktop-Dokumentenscanner. Diese Art von Dokumentenscanner kosten normalerweise ein paar $100, und ich fand dies eine wirklich lohnende Investition. Aber wenn das gerade nicht praktisch für Sie ist, gibt es auch Scanner-Apps für Ihr Telefon, wo Sie ein Bild von einem Dokument machen können und es wird es als PDF speichern. Der Trick mit diesen, wie Sie sicherstellen möchten, dass die App Ihre Dokumente dort speichern kann , wo Sie sie gespeichert werden sollen. Das Ganze mit dem Papierlosen ist es, es extrem einfach zu machen. Wenn es zu viele Schritte beinhaltet, werden Sie weniger wahrscheinlich sein, damit Schritt zu halten. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Dokumente und Dropbox speichern möchten, hat Dropbox eine Scanner-App, die Dateien direkt von Ihrem Telefon in Ihren Dropbox-Ordner ablegt . Wenn Sie Ihre Dokumente in Google Drive speichern möchten. Ich weiß im Moment dieser Dreharbeiten, dass es eine Android-App zum Scannen von Dokumenten direkt in Google Drive gibt. Ich weiß nicht, dass es eine iPhone-App gibt , die die gleiche Funktion hat, dass Sie ein Foto machen, scannen, es in ein PDF konvertieren und es in Google Drive speichern. Aber es gibt andere Apps auf dem Markt, tun Dokumente scannen und tun sammeln, um mit Google Drive zu verbinden. Jetzt wieder können diese Produkte kommen und gehen. Tun Sie also Ihre Due Diligence und suchen Sie nach Bewertungen , die Ihnen sagen, welche am höchsten bewertet sind und Ihnen die Funktionen bieten, die Sie benötigen. Die Quintessenz ist, wenn Sie nicht bereit sind, einen Scanner direkt in diesem Moment zu kaufen, könnten Sie mit einer dieser Apps auskommen. Wenn Sie ein paar Dokumente hier und da haben, die Sie jemals scannen müssen. Als ich anfing herauszufinden, wie man papierlos geht, habe ich tatsächlich eine Woche lang einen Dokumentenscanner von einem Freund von mir ausgeliehen, nur um es auszuprobieren und sicherzustellen, dass es etwas war, das mir wirklich nützlich sein würde. 5. Fertiges erledigen: Okay, wenn Sie also alle diese Systeme eingerichtet haben, ist es an der Zeit, sie einfach zu benutzen. Fangen Sie einfach heute an. Und vorwärts. Immer wenn eine dieser Arten von Haushaltsdokumenten angezeigt wird, scannen Sie es und speichern Sie es in Ihrem neuen System. Ich werde Ihnen ein kurzes Video zeigen, das Ihnen zeigt, wie dieser Prozess für mich aussieht. Okay, das wird hier eine Handheld-Action-Kinematographie sein. Wenn ich etwas scannen muss, habe ich gerade den Scanner geöffnet und es beginnt sofort. Du musst es nicht einschalten. Wir werden so tun, als wäre dies mein sehr wichtiges Dokument. Es ist ein Abdruck aus einem Kalender von 1919. Diese Art von Sache, die in meinem Arbeitsbereich auftaucht. Okay, also drücke ich den Knopf und es geht durch den Scanner. Das nächste, was passiert, ist, dass hier drüben auf meinem Computer das Dokument ist. Ich kann es direkt hier anlegen, wenn ich muss, aber die Einstellung ist, ich habe es immer genau richtig eingestellt. Ich könnte einen anderen Ordner auswählen, damit er hier reingehen kann, wenn ich wollte. muss ich nicht. Nennen wir einfach diese Ordner namens Bank und Ruhestand. wir einfach so, als wäre es das, was es ist. Wir nennen es 1919 Kal und nennen das gut. Und dann muss ich das nur sagen und es ist erledigt. So könnten Sie auch einige Dinge haben, die ziemlich regelmäßig per E-Mail erscheinen. Weißt du, vielleicht passiert deine Hausbesitzer-Versicherung online. Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihre neuen Dokumente verfügbar sind. Für solche Dinge. Was ich mache, ist, dass ich mich einlogge und das Dokument abgreife. Normalerweise, wissen Sie, meine Versicherung oder wer auch immer es ist, es wird ein Dokument, das Sie als PDF herunterladen können. Und ich speichere das direkt von der Versicherungsgesellschaft Website in den Ordner auf meinem Computer. Also, ob diese Dokumente als tatsächliches Stück Papier oder eine E-Mail mit einem Anhang oder etwas, das Sie herunterladen müssen, zu Ihnen kommen . Die Idee ist, dass Sie beginnen, alle Ihre Dokumente in dieses neue System zu setzen , sobald sie kommen. Geben Sie diesem ein paar Wochen oder sogar ein oder zwei Monate und stellen Sie sicher, dass es wirklich für Sie funktioniert. Sobald Sie Ihren Kopf um ihn herum haben, verstehen Sie wirklich, wie alles funktioniert und alles macht Sinn für Sie. Dann gehen Sie vielleicht zurück und scannen Sie diese älteren Datensätze. Und ich würde vorschlagen, dies in kleinen Brocken zu tun. Vielleicht entscheiden Sie, dass Sie eine Stunde die Woche beiseite legen. Als ich das für meine Haushaltsunterlagen tat, ging ich nach Kategorie und begann zuerst mit den einfachsten Kategorien, so dass ich einfach einige Dinge von der Liste klopfen konnte. Also habe ich zum Beispiel alle Aufzeichnungen gescannt, die mit meinem Auto zusammenhängen. Das war einfach. Und in der Tat, für einige dieser älteren Datensätze, habe ich nicht einmal jeden Datensatz einzeln gescannt und ihnen jeden anderen Namen gegeben. Stattdessen habe ich gerade große Mengen von ihm gescannt weil ich dachte, wenn ich diese Dokumente wirklich jemals wieder brauche, kann ich mir die Zeit nehmen, eine Reihe von Aufzeichnungen durchzusehen. So wie ich denke, ich hatte eine Charge namens Honda Wartungsaufzeichnungen 2010 bis 2018 und es war nur ein langes PDF mit 30 oder 40 Wartungsaufzeichnungen darin. Und erinnere dich daran, was ich über wirklich alte Schallplatten gesagt habe. Vielleicht möchten Sie mit Ihrem Buchhalter oder Ihrem Steuerberater sprechen und herausfinden, wie lange Sie wirklich brauchen, um verschiedene Arten von Aufzeichnungen zu führen. Es könnte einige Dinge geben, die Sie einfach voran gehen und zerkleinern und werfen können. Und es könnte andere Dinge geben, die man technisch gesehen behalten muss, aber man ist sich zu 99% sicher, dass man sie nie brauchen wird. Und vielleicht macht es Sinn, die einfach in einer Kiste zu versiegeln, ihn im Keller mit einem Date auf der Außenseite zu verstauen und wenn sie wirklich alt genug sind, dann kannst du wegfahren. Ok. Jetzt möchte ich darüber reden, wie man diese Datensätze nennt, während man sie scannt, Sie werden diese Datensätze in Ordner legen. Also nur zu wissen, dass alle Ihre Auto-Aufzeichnungen, Sie gehen in Ihre Auto-Ordner. Es macht es einfacher, Dinge zu finden. Aber wissen Sie, es gibt buchstäblich keine Begrenzung, wie lange ein Dateiname sein kann. Also habe ich versucht, jedes nützliche Wort zu setzen, nach dem ich später suchen könnte, wenn ich nach diesem Dokument suche. Also könnte ich ein Dokument nennen 20-20 Kfz-Versicherung Erneuerung, Honda. Denken Sie einfach darüber nach, welche Wörter Sie wahrscheinlich verwenden würden, um nach diesem Ding zu suchen , wenn Sie es später brauchen, und setzen Sie diese Wörter in den Titel. Auch in einigen Fällen werden Sie wahrscheinlich Unterordner in Ordnern wie, sagen wir, Sie haben einen Ordner für Ihre Einkommenssteuern. Wahrscheinlich erstellen Sie innerhalb dieses Ordners für jedes Steuerjahr einen neuen Ordner. Aber ich gebe im Allgemeinen immer noch wirklich vollständige Dateinamen. Ich nenne etwas 20-20 staatliche Einkommensteuererklärung. Aber zu wissen, dass ich es einen anderen Ordner nur für all meine 20-20 Sachen habe, macht es ein wenig einfacher, einfach zu durchsuchen und zu finden, was Sie brauchen. Das ist also nur eine grundlegende Organisation und Verstümmelung all dieser Dateien. Nun, noch eine Sache, ich möchte einige verschiedene Arten erwähnen, um Dinge wie Familienfotos oder andere Arten von zerbrechlichen Familiendokumenten zu behandeln . Jetzt kann ein Dokumentenscanner zum Scannen von Fotos verwendet werden. Generell können Sie einfach die Einstellung ändern und ihm mitteilen, dass Sie jedes Bild als einzelnes JPEG scannen möchten und sie einfach durchfüttern möchten. Und das funktioniert für neuere Arten von modernen Fotografien. Tausende und Tausende von Bildern. Oder wenn Sie alte Kodachrome-Dias haben, sollten Sie diese an einen Dienst senden, der Fotos digitalisiert. Normalerweise funktioniert das, dass Sie alles einpacken und abschicken und was Sie Ihre Bilder zurückbekommen. Aber dann bekommen Sie auch die digitalen Dateien. Jetzt gibt es auch Dienste da draußen, die alte Super acht Filme oder Kassettenbänder umwandeln können . Also, wenn Sie solche Sachen haben, empfehle ich dringend, diese in digitale Dateien zu konvertieren, solange Sie immer noch können. Weil einige dieser alten Technologien, wie alte Filme, Dias und Kassetten, sie wirklich verschlechtern. Und es könnte einen Punkt kommen, an dem sie einfach nicht mehr gelesen werden können. Auch für alles, was sehr zerbrechlich oder wertvoll ist, wie sehr alte Fotografien, Briefe, empfehle ich dringend, dass Sie zumindest Bilder von diesen mit Ihrem Handy schnappen und diese Bilder mit Ihren anderen wichtigen Familienpapieren speichern . Weißt du, als Autor mache ich viele historische Recherchen und ich kann dir nicht sagen, wie oft ich den Ort wichtiger Dokumente aufgespürt habe , nur um herauszufinden, dass sie bei einem Feuer oder einer Flut verloren gegangen sind. Also, wenn Sie nichts anderes tun, ist ein Ergebnis der Einnahme dieser Klasse. Ich hoffe, Sie finden einen Weg, um schnell Bilder zu machen und Ihre wichtigsten Familienerinnerungen zu archivieren. Natürlich, viele dieser Familienschätze, du wirst sie nicht durch den Aktenvernichter stellen, nachdem du sie digitalisiert hast, du wirst an ihm hängen wollen, genau wie du dich an wichtigen Dokumenten wie der Geburt festhalten willst -Zertifikate. Wie ich schon sagte, wird ein Teil dieses Prozesses sein, diese Dinge aufzurunden, sicherzustellen, dass sie in einer Art feuerfesten und wasserdichten Aufbewahrungsbox aufbewahrt und ihn an einen sicheren Ort bringen, der im Notfall leicht zu greifen ist. 6. Geschäftsdokumente: Der Grund, warum ich vorgeschlagen habe, dass Sie mit Ihren Haushaltsdokumenten beginnen , ist, dass sie wahrscheinlich nur ein wenig einfacher sind, sich den Kopf zu bewegen. Weißt du, sie ändern sich nicht so viel von Jahr zu Jahr. Es gibt ein wenig Aufzeichnungen, über die Sie vielleicht in Bezug auf Ihre persönlichen Finanzen oder Ihre Haushaltssteuern nachdenken müssen. Aber, wissen Sie, für Haushaltsdokumente, sind Sie papierlos, um sich das Leben leichter zu machen, und wahrscheinlich nicht. Sie haben wahrscheinlich nicht so viele verschiedene Buchhaltung in steuerlichen Anforderungen zu denken. Aber jetzt werden wir uns das Heimbüro ansehen, Selbständige, kleine Unternehmen. Hier, nur für Dokumente, werde ich vorschlagen, dass Sie mit dem gleichen Prozess beginnen , den wir für Haushaltsdokumente verwendet haben. Mach dir noch keine Sorgen über die Einnahmen und Ausgaben. Das werden wir in einer Minute erreichen. Aber jetzt schauen wir uns alle anderen Arten von Dokumenten an, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen zu führen und herauszufinden, wie diese in Kategorien einteilen und in der Cloud speichern können. Hier sind nur einige Beispiele für die Art von Dokumenten, die für mich in meinem Geschäft als freiberuflicher Schriftsteller und Künstler gelten . Eine Sache ist, dass, wenn eine Organisation mich bezahlen will, sie mich gebeten hat, ein W9 auszufüllen, das ein Textformular ist, das nur meine grundlegenden Zahlungsinformationen enthält. Ich fülle nicht jedes Mal ein neues aus, wenn mich jemand darum gebeten hat. Stattdessen habe ich eine gescannte Version in der Cloud gespeichert und ich schicke sie einfach jedes Mal ab, wenn jemand eine anfordert. Und auch das ist nur eine beiseite. Aber ich möchte erwähnen, wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen sind, wie ein Selbständiger, können Sie immer noch eine Bundes-Arbeitgeber-ID-Nummer kostenlos über das Internet in wenigen Minuten bekommen . Und das ermöglicht es Ihnen, eine andere Nummer als Ihre private Sozialversicherungsnummer zu geben. Jedes Mal, wenn jemand danach fragt, ändert es nichts daran, wie Sie Ihre Steuern einreichen. Wie immer, erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater darüber. Aber es ist nur eine Möglichkeit, Ihre Sozialversicherungsnummer ständig per E-Mail an Menschen zu senden. Ich habe auch eine leere Kopie meines Standardvertrags in der Cloud gespeichert , damit ich das wirklich schnell ausfüllen und an jeden senden kann , der mich einstellen möchte. Und wenn diese Unterschriftenverträge zurückkommen, habe ich einen Ordner in der Cloud, in dem ich alle meine Unterschriftenverträge aufbewahre. Bei sehr großen, wichtigen Verträgen können Sie sich entscheiden, dass Sie ein Papierexemplar behalten möchten, nur für den Fall, dass es Ihnen überlassen wird. Eine andere Sache, die ich in der Cloud halte, ist eine leere Vorlage für Rechnungen. Wir werden in einer Minute über mehr mit Rechnungen reden. Aber das ist etwas, das ich benutze. Ich mache auch eine Menge öffentlicher Reden, also habe ich eine Tabelle in der Cloud, die nur grundlegende Kontaktinformationen für all jene Leuteverfolgt grundlegende Kontaktinformationen für all jene Leute , die mich als Sprecher anfragen. Weil ich viele E-Mails bekomme, die immer wieder nach den gleichen Dingen fragen. Ich behalte ein Dokument in der Cloud mit nur Standardantworten, aber ich kann kopieren und einfügen und schnell versenden. Ich behalte meine Steuererklärungen. Natürlich, wenn Sie Lizenzen oder Geschäftsgenehmigungen haben, können Sie diese behalten. Aber wie Sie sehen können, habe ich wirklich nicht viele andere Dokumente, um mein Geschäft zu führen. Das wird für jeden anders sein. Erstellen Sie also noch einmal eine Liste dieser Kategorien und beginnen Sie mit dem Scannen oder Hochladen dieser Dokumente die Cloud mit dem von Ihnen gewählten System. Auch hier, genau wie bei Ihrem Haushalt, würde ich empfehlen, heute anzufangen, dieses System in Zukunft zu verwenden. Sie sich keine Sorgen um das Zurückgehen und Scannen alter Dokumente, bis Sie sicher sind, dass das System, das Sie eingerichtet haben, für Sie funktioniert. Und wie bei Haushaltsgegenständen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Buchhalter, Ihrem Steuerberater, darüber, wie viele Jahre Sie brauchen, um alle Ihre Aufzeichnungen überhaupt zu halten. Ich möchte auch erwähnen, dass ich als Schriftstellerin eine Menge Recherche und Interviews mache und viele Notizen über Ideen für mein nächstes Projekt mache. Ich halte das alles auch online. All das ist papierlos als auch und speichern Sie es auf meinem Heimcomputer Backup, Ich benutze ein Produkt namens Evernote dafür. Und ich werde in diesem Kurs nicht in Evernote einsteigen. Es ist eine ganz andere Sache, aber ich lehre eine Klasse speziell über die Verwendung von Evernote. Wenn Sie daran interessiert sind, werde ich auch einen Link dazu setzen und Sie können es überprüfen. 7. Geschäftskosten: Okay, nun schauen wir uns die Verfolgung von Geschäftsausgaben in der Cloud an. Ich weiß, dass die Organisation eines Schuhkartons voller Quittungen oft der Hauptgrund ist , warum Menschen papierlos gehen wollen. Also, bevor wir hineinspringen, werde ich betonen, aber einige kleine Unternehmen brauchen wirklich ein System wie QuickBooks oder FreshBooks. Das ist eher eine vollwertige, robuste Buchhaltungsplattform. Das könnte für ein Unternehmen gelten, das eine Menge Kundenfakturierung durchführen muss. Vielleicht ein Unternehmen, das Mitarbeiter oder Auftragnehmer hat, oder einfach nur ein Unternehmen, das den ganzen Tag über viele kleine Transaktionen hat, wie ein Ziegel- und Mörtelgeschäft. Wenn Sie also in einer dieser Kategorien sind, wissen Sie wahrscheinlich bereits, dass Sie ein System wie schnelle Bugs benötigen. Und wenn Sie sich nicht sicher sind, würde ich noch einmal sagen, sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder Ihrem Steuerberater. Denken Sie daran, dass es viele verschiedene Optionen gibt und einige von ihnen sind für sehr, sehr kleine Unternehmen konzipiert. Zum Beispiel hat QuickBooks eine Art neues Produkt, das nur für Selbständige geeignet ist. Es ist ein wenig leichter und schlanker als die Vollversion und es ist nur ein Abonnement, das ein paar Dollar pro Monat kostet. Also werde ich Optionen wie diese in diesem Abschnitt nicht abdecken. Dieser Abschnitt richtet sich an Selbständige, die einen so kleinen Betrieb haben , dass sie noch kein vollständiges Buchhaltungssystem wie dieses benötigen. Was ich also mache, um meine Ausgaben zu verfolgen, ist, dass ich teure phi verwende. Das ist etwas, was mir von meinem Steuerbeamten empfohlen wurde. Es wird auch von vielen großen Unternehmen verwendet. Und es gibt andere ähnliche Produkte wie dieses. Es ist also definitiv nicht der einzige Spesen-Tracker da draußen. Aber lassen Sie mich Ihnen sagen, was es tut. Zunächst einmal ist teures phi eine Website, bei der Sie sich anmelden. Es ist auch eine App für Ihr Smartphone oder Tablet. Und Sie können teure Phi verwenden, um andere Dinge zu verfolgen, zusätzlich zu Ausgaben wie die Menge an Zeit, die Sie für einen Job verbringen, oder um Ihre Kilometerleistung zu verfolgen. Und das kann nützlich sein, wenn Sie eine Menge Kundenabrechnung dieser Dinge tun müssen. Aber ich benutze meist teure fide AT verfolgen meine Ausgaben. Und es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, mit denen Sie das tun können. Wenn Sie also eine Papierquittung in der Hand haben, können Sie die App auf Ihrem Handy öffnen und ein Bild machen. Es scannt die Quittung, eine gute packt den Betrag, das Datum, den Namen einer Firma oder Ort, den Sie waren, und es wird, dass in eine Kategorie für Sie. Also zeige ich dir ganz schnell, wie das funktioniert. Alles, was ich tue, ist die teure phi App zu öffnen. Und wenn dieses Stück Papier ich zufällig eine Quittung sein würde und dann würde ich einfach ein Bild davon direkt in der App machen. Und es wird automatisch nur Matt scannen. Es gibt wirklich nichts anderes, was ich tun muss. Es wird den Dollarbetrag lesen und von wem die Quittung stammt und das Datum und alle wichtigen Informationen. Aber wenn ich diese Informationen aus irgendeinem Grund selbst eingeben wollte, gibt es vielleicht etwas mehr, das ich hinzufügen muss, dann kann ich voran gehen und das direkt vor Ort tun, während es ist, während es frisch in meinem Kopf ist, ich kann jede Details darüber. Ich muss diese Funktion kaum noch verwenden, aber es ist einfach schön zu wissen, dass Sie das können. Und dann habe ich die Quittung geworfen und bin fertig. Und dann können Sie auch Quittungen oder Zahlungsaufzeichnungen per E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse senden, die sie Ihnen geben. Und diese werden auch rot sein und es ist für Sie kategorisiert. Schließlich können Sie auch Bankkonten und Kreditkarten mit Ihrem Spesenkonto verbinden. Und es wird all diese Transaktionsdatensätze mit Datum, Betrag und wem Sie bezahlt haben. Also, wenn Sie separate Kreditkarten sind separate Bankkonten nur für Ihr Unternehmen, Sie könnten diese zu teuer anhängen. Wenn Sie die gleiche Kreditkarte oder Bankkonto für geschäftliche und persönliche Ausgaben verwenden, können Sie sie immer noch verbinden, aber Sie müssen alle Ihre persönlichen Ausgaben durchgehen und ausschließen, was nicht schwer zu tun ist. Es ist nur ein Schritt, den Sie machen müssten. Nun, im Allgemeinen, wenn teure Phi zieht und Ausgaben Ihrer Kreditkarte oder Bankdatensatz in generiert eine digitale Quittung. Und in einigen Fällen können Sie dies als Ihre nur für steuerliche Zwecke erhalten verwenden. Es gibt normalerweise einen Dollar-Schwelle dafür, was bedeutet, dass alle digitalen Einnahmen unter sagen, $75 akzeptable Dokumentation dieser Ausgaben sein könnten. Und wieder, fragen Sie mit dem Steuerexperten weil sich diese Regeln wirklich ständig ändern. Aber lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel dafür geben, wie das für mich hilfreich war. Wenn ich auf Buchführung gehe, muss ich meine Quittungen im Auge behalten und sie bei meinem Verlag zur Erstattung einreichen. Also sprach ich mit meinem Verleger und fragte sie, ob sie mich wirklich brauchen , um die tatsächliche Papierquittung für jede Mahlzeit, die ich gegessen habe, einzureichen. Oder wenn sie die digitale Quittung akzeptieren würden, die teure Phi auf der Grundlage meiner Kreditkartentransaktionen erstellen wird. Und mein Verleger sagte ja, ihre Buchhaltung tut außer diesen digitalen Belegen, was bedeutet, dass ich nicht jedes Mal, wenn ich ein Sandwich esse, eine physische Papierquittung bekommen muss. Aber wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie immer ein Bild von diesen Quittungen mit der App und teure phi wird die Kreditkartentransaktion mit dem Papier, das Sie sehen, in der Regel werden sie einfach tun, dass automatisch. Das ist also sehr nützlich für mich, wenn ich unterwegs bin. Wenn ich mich entscheide, dass ich eine Quittung scannen muss, mache ich es sofort. Jemand übergibt mir die Quittung und dann schmeiße ich die Quittung weg. Also, wenn ich aus dem Hotel auschecke oder als ich das Rätsel Auto zurückgebe, mache ich einfach ein Bild von der Quittung auf der Stelle und werfe es, wenn ich gehe. Möglicherweise haben Sie viele Rechnungen, die Sie online bezahlen. Vielleicht Dinge, die Sie automatisch von Ihrem Bankkonto abgezogen haben , oder Dinge, die mit Ihrer Kreditkarte belastet werden. Und diejenigen, die diese Rechnungen kommen in der Regel mit einer E-Mail-Bestätigung, wenn die Zahlung durchläuft. Also werde ich diese E-Mail-Bestätigungen zu teuer weiterleiten. Jetzt wie jede andere Art von Buchhaltungssoftware können Sie Regeln erstellen, die es teuer erlauben, Ihre Ausgaben automatisch zu kategorisieren. Es wird versuchen, das für dich zu tun. Es ist eigentlich in der Regel ziemlich richtig. So zum Beispiel weiß es, dass das Postamt eine Porto- oder Versandkosten ist und allgemein weiß, welche Ihrer Ausgaben Restaurants sind, Tankstellen sind, und es wird diese als Mahlzeiten oder Treibstoff codieren. Aber Sie können Regeln einrichten, die sich von diesem unterscheiden. Und natürlich müssen Sie reingehen und alles überprüfen , was teuer ich automatisch für Sie tun würde. Teure phi lassen Sie auch teilen und Kosten. Nehmen wir an, Sie weisen einen Teil Ihrer Telefonrechnung Ihrem Unternehmen zu, Sie können gehen und teilen Sie diese Kosten direkt auf dem Bildschirm und machen Sie eine Notiz darüber, warum Sie es getan haben. Und lassen Sie mich darüber sprechen, wie Berichte kostengünstig funktionieren phi, Sie können so viele verschiedene Berichte erstellen, wie Sie für eine andere Zeiträume für verschiedene Kunden benötigen, was auch immer sinnvoll für Ihr Unternehmen ist. Also, als hätte ich einen Bericht über alle meine Geschäftsausgaben für dieses Steuerjahr. Wenn ich meine Ausgaben einer anderen Person zur Erstattung einreichen muss, erstelle ich für jede dieser Ausgaben einen separaten Bericht. Und diese Berichte. Sie können sie herunterladen und speichern und dann per E-Mail an Ihren Kunden als PDF senden. Wenn Sie diese Berichte als PDF herunterladen, können Sie auswählen, ob Sie alle gescannten oder digitalen Belege in die PDF-Datei aufnehmen möchten . So werde ich zum Beispiel einmal im Jahr den vollständigen Bericht mit allen Belegen herunterladen und diese PDF-Datei mit meinen anderen wichtigen Steuerdokumenten speichern. Aber mein Steuerberater will nicht wirklich Hunderte von Seiten mit Quittungen sehen. Sie wollen nur die Zahlen sehen. Sie brauchen nicht alle Eigensinne. Also für sie kann ich eine Version herunterladen, die nicht alle diese Seiten und Seiten der Belege enthält. Der Punkt ist, dass ich mit diesen Berichten eine Sicherungskopie dieser wichtigen Informationen mache und ich sie außerhalb der Intensivierungs-App wie bei pdf speichere. Oh, mein Computer. Wenn Sie ein großes Unternehmen in Rechnung stellen müssen, es sein, dass sie auch teure Phi verwenden und Sie können Ihren Bericht direkt innerhalb der App an sie senden. Eigentlich ist es wirklich das, wofür es gebaut ist. Schließlich möchte ich nur erwähnen, dass teures phi auch eine Funktion hat, bei der es den Überblick über Ihre Reiserouten wie Ihre Flugzeuge und Hotelreservierungen behalten wird. Jetzt verwende ich eine andere App, um meine Reisepläne zu verfolgen. Es heißt Trip it. Ich mag es, weil es sehr einfach macht, Ihre Reiserouten mit anderen Leuten zu teilen. Und es hat nur eine Menge nützlicher Funktionen für jeden, der viel reist. Das ist also wirklich außerhalb des Geltungsbereichs dieser Klasse. Aber ich wollte nur die Triplet-App vorschlagen , wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Reise zu organisieren. Aber zu erwähnen, dass teures Phi auch ein paar kleine Features über Reiserouten hat . Und schließlich, denken Sie daran, es gibt viele andere VCD-Scan- und Spesen-Tracking-Apps da draußen. Also ermutige ich Sie Ihre eigenen Recherchen zu machen oder sprechen Ihrem Buchhalter oder Ihrem Steuerplaner und fragen Sie sie einfach, was sie empfehlen. 8. Geschäftseinkommen: Okay, wir haben über die Verfolgung von Ausgaben gesprochen, was bedeutet, dass Sie sich wahrscheinlich über die Verfolgung von Einnahmen fragen. Nun, noch einmal, ich werde Sie daran erinnern, wenn Sie eine bestimmte Größe oder Komplexität erreicht haben, könnten Sie wirklich etwas mehr wie schnelle Dollar brauchen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Menge Rechnungsstellung durchführen und wirklich in der Lage sein müssen , einen Bericht zu erstellen, damit Sie Ihre überfälligen Rechnungen bearbeiten können. Aber für eine sehr kleine Ein-Person-Operation können Sie mit einer einfachen Tabellenkalkulation auskommen. Sie können eine Tabellenkalkulation wie diese in Google Drive oder einem anderen cloudbasierten Dokumentensystem erstellen , so dass Sie überall darauf zugreifen können, sogar von einer App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Ich werde Ihnen Beispiele für die Arten von Einkommenskategorien geben, die für mich nützlich sind und verfolgen, woher mein Einkommen kommt. Also zum Beispiel, hier auf der linken Seite der Tabelle, werde ich nur eine Notiz darüber machen, wer mich bezahlt hat. Und dann werde ich diese Zahlung unter eine dieser anderen Spalten legen , je nachdem, welche Art von Einkommen es war. Vielleicht wurde ich dafür bezahlt, eine Klasse zu unterrichten, einen Vortrag zu halten oder einen Artikel zu schreiben. Ein Teil des Geldes, das einkommen könnte, könnte Erstattungen aus den Spesenabrechnungen sein, die ich eingereicht habe. Und ich muss das separat im Auge behalten, denn natürlich, wenn ich Geld als Einkommen habe, brauche ich diese Spesenabrechnung, um die Einnahmen und die Ausgaben auszugleichen , wenn ich meine Steuern mache. Sie könnten bestimmte Formen des Einkommens haben, die irgendwie klein sind und immer und immer wieder passieren. Ich weiß nicht, vielleicht haben Sie einen Etsy-Shop oder Sie haben ein eBook geschrieben, das online verkauft wird. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese als monatliches Einkommen zu stapeln , anstatt jede einzelne Transaktion zu erfassen. Also, wie ich davon ausgehen würde, wenn Sie einen Etsy-Shop haben, können Sie einen Bericht aus NC herunterladen , der jede einzelne Transaktion zeigt. Also haben Sie das als Backup. Aber vielleicht setzen Sie einfach auf Ihre Tabelle April auf See Verkauf, und Sie haben nur eine von denen für jeden Monat. Vielleicht haben Sie sogar eine Form von Einkommen, die so klein ist , dass es sich nur einmal im Jahr lohnt. Nehmen wir an, Sie haben einen Affiliate-Link auf Ihrer Website und Sie verdienen nur ein paar Dollar pro Monat davon, aber Sie sollten den Überblick behalten und es melden. Vielleicht halten Sie in diesem Fall einfach eine Zeile an der Spitze Ihrer Tabelle, die so etwas wie jährliches Amazon-Affiliate-Einkommen sagt oder was auch immer es ist. Und es ist nur da, um Sie daran zu erinnern, dass Sie am Ende des Jahres sicher sein wollen, dass Sie sich diese Urinaussage schnappen und den Betrag für das Jahr in Ihre Tabelle geben. Und natürlich möchten Sie herunterladen und speichern welche Datensätze Sie benötigen, die alle diese einzelnen Transaktionen aufgliedern. Nun, all dies ist die Art von Sache, die auf viel automatisiertere Weise geschieht. Wenn Sie ein vollständiges Buchhaltungssystem wie QuickBooks haben. Also wieder, dies ist nur für die extrem kleinen Unternehmen, die vielleicht nicht ganz bereit sind, diesen Schritt zu machen. Was auch immer Sie über Zahlungen haben, erhalten Sie wie Scheckstubs oder E-Mail-Bestätigungen. Sie können diese scannen und ihn in einem Einkommensordner mit Ihren anderen Geschäftsdokumenten speichern. Und natürlich, am Ende des Jahres, viele der Leute, die Ihr Geld bezahlt haben, schicken Ihnen eine 1099 oder je nachdem, wo in der Welt Sie leben, andere Art von Steuerdokument, das widerspiegelt, wie viel Sie für das Jahr bezahlt wurden. Und Sie werden alle diese Arten von Steuerdokumenten in einem Ordner in Ihrem papierlosen System als auch speichern wollen . Also möchte ich nur ein paar andere Themen erwähnen, die damit zu tun haben, papierlos zu sein und bezahlt zu werden. Viele von ihm werden immer noch durch Papierschecks bezahlt. Wenn das passiert, nutze ich die mobile App meiner Bank, um Schecks einzuzahlen. Du machst einfach ein Bild vom Scheck mit der App. Und in der Regel mache ich das, sobald ich den Scheck bekomme. Es ist besonders nützlich, wenn ich unterwegs bin und ich möchte mir keine Sorgen machen, dass ich meinen Gehaltsscheck verloren habe. Nun, ich war auf der Straße. Also habe ich direkt über die mobile App hinterlegt und ich gehe voran und notiere das Einkommen, all meine Tabellenkalkulation, wenn ich die Einzahlung mache, halte ich diese Schecks und ein wenig Umschlag Mark hinterlegt. Und etwa einmal im Monat habe ich bei der Bank überprüft und dafür gesorgt, dass diese Einlagen durchgemacht wurden, bevor ein Fetzen, das Papier überprüft. Ich möchte auch erwähnen, dass ich, wenn ich eine Rechnung verschicke, auf die Rechnung lege, dass ich Zahlungen über PayPal, Zell und build.com sowie per Papierscheck akzeptiere. Weißt du, mehr und mehr finde ich, dass die größeren Kunden glücklich sind , mich über ein Online-Zahlungssystem zu bezahlen. Insbesondere Bill.com wird von den meisten großen Unternehmen verwendet, und Zell wird viel von Banken für Online-Zahlungen verwendet und Sie haben wahrscheinlich von PayPal gehört. Wenn Sie also nicht bereits Zahlungen über Online-Zahlungssysteme wie diese akzeptieren, könnte es etwas zu prüfen sein, besonders wenn Sie wissen, welche Systeme Ihre Kunden verwenden. Normalerweise ist es ziemlich einfach, ein Konto einzurichten und dann müssen die Leute Sie einfach über die E-Mail-Adresse bezahlen , die Sie mit diesem Konto verknüpft haben. Ok. Das bringt mich zu meinem letzten Punkt, bei dem es um Rechnungen geht. Und wieder, wenn du ein größeres Geschäft bist, schickst du eine Menge Rechnungen aus. Wahrscheinlich verwenden Sie bereits ein Online-Rechnungssystem. Es gibt viele Standalone-Rechnungssysteme da draußen , die Sie als kleines Unternehmen verwenden können. Aber wenn Sie sie nur einzeln aussenden, können Sie es einfach eine Rechnungsvorlage verwenden und ausfüllen. Wenn ich das tue, wenn ich eine Rechnung an jemanden senden muss, schicke ich ihnen einfach eine, die ich aus meiner Vorlage machen und ich mache eine kleine Notiz auf meiner Einkommenstabelle weg auf die Seite, die nur den Betrag testen, das Datum, an dem ich es gesendet habe. Und so kann ich hin und wieder da hinüberblicken, nur sicherstellen, dass ich keine ausstehenden Rechnungen habe, auf denen ich versuchen muss, abzuholen. Und auf diese Weise, wenn die Zahlung eingeht, ziehe ich sie einfach als Einkommen über. Ich schicke nur ein Dutzend Rechnungen pro Jahr aus. Also brauche ich nicht wirklich ein robusteres System als das. Es wird wirklich an Ihnen liegen und an der Art von Geschäft, die Sie führen. 9. Wir kommen zum Ende: Okay, ich weiß, wir haben viele verschiedene Ansätze behandelt um papierlos für Ihren Haushalt und Ihr Heimbüro zu gehen. Und ich hoffe, Sie sehen die Vorteile, um dies zu tun. Es bedeutet, dass Sie alles Ihre Fingerspitzen haben, vollständig durchsuchbar und zugänglich für Sie, egal wo Sie auf der Welt sind. Es bedeutet auch, dass Ihre Aufzeichnungen, Sie sind sicher vor der Gefahr von Feuer, Überschwemmung oder einer Art von anderen Katastrophen. Und hoffentlich spart es Ihnen auf lange Sicht Zeit. Aber Sie haben wahrscheinlich auch gesehen, dass kein System perfekt ist. Und ich kann Ihnen sagen, wenn Sie auf das perfekte System warten, werden Sie eine lange Zeit warten. Es gibt Kompromisse zu jedem der Werkzeuge, die Sie verwenden möchten. Sie werden über die Passwortsicherheit und das Erstellen von Backups nachdenken müssen und wie Sie diese Backups speichern werden. Sie müssen darüber nachdenken, ein System zu erstellen, das einfach genug ist , dass Sie es wirklich jeden Tag verwenden werden. Denn wenn es zu kompliziert erscheint und man mit einem großen Rückstand an Papier landet, mit dem man sich nicht beschäftigt hat, dann hat man wirklich kein papierloses System. Jetzt ändert sich die Technologie ständig und einige dieser Werkzeuge werden kommen und gehen. Und das ist einer der Gründe, warum ich wirklich betonen, Backups zu erstellen, Dinge als PDFs herunterzuladen und sie irgendwo außerhalb der App zu speichern, die Sie verwenden. Die Tools, die ich in dieser Klasse darüber gesprochen habe, sind diejenigen, die ich seit Jahren benutze. Ich glaube nicht, dass sie bald irgendwohin gehen, aber die Sache ist, dass du es nie weißt. Und schließlich weiß ich, dass ich das immer und immer wieder gesagt habe, aber was auch immer System Sie sich entwickeln, es wird sich mit allen geschäftlichen und steuerlichen Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, egal wo Sie leben. Sie müssen also sicher sein, dass Sie gute, zuverlässige Ratschläge dazu bekommen müssen. Aber es ist viel einfacher, diesen Rat zu bekommen, wenn Sie bereits ein System im Kopf haben, nach dem Sie fragen können. Also ich weiß, dass Sie diese Klasse wahrscheinlich mit einer sehr langen Liste von dem verlassen, was Sie tun müssen, um sich voll funktionsfähiges papierloses System zu bekommen. Und denken Sie daran, beginnen Sie klein mit ein paar einfachen Kategorien, die Sie sicher sind, dass Sie wissen, wie man angehen kann die Veterinary Records der Katze sind der richtige Ort, um zu beginnen und machen Sie sich keine Sorgen über den Rückstand zu gehen , bis Sie benutzt dieses neue System seit einer Weile und du bist sicher, dass es für dich funktionieren wird. Als ich mich entschied, meinen Rückstand an alten Papieren anzugehen, setzte ich ein echtes Zeitlimit dafür ein, wie viel ich für das ausgeben wollte , was wir zugeben müssen, dass es ein ziemlich langweiliger Job ist. Also, weißt du, vielleicht ist es eine Stunde die Woche oder eine Stunde zweimal die Woche. Nur etwas, das nicht allzu überwältigend erscheinen wird. Weil es im Allgemeinen keine Eile gibt, sich mit Ihrem Rückstand an alten Aufzeichnungen zu befassen. So können Sie sich Zeit nehmen und Sie können eine Kategorie nach dem anderen gehen. So können Sie das von der Liste überqueren und etwas Leistung spüren. Es fühlt sich toll an, das zu wissen. Okay, jetzt werden alle Steuerunterlagen behandelt und das kann ich vergessen. Schließlich möchte ich Sie ermutigen, auch mit anderen Leuten zu sprechen, die ein Geschäft ähnlich wie Ihr haben , weil sie wahrscheinlich andere Ideen und andere Tipps und Ressourcen haben , die ich einfach nicht abgedeckt habe. Hoffentlich sind sie vielleicht sogar bereit, Ihnen zu zeigen, wie ihr System funktioniert und lassen Sie es sogar für eine kleine Probefahrt nehmen, bevor Sie Ihre eigene Entscheidung treffen. Was auch immer Sie sich erinnern, das Ziel ist es, etwas zu haben, das einfach, zuverlässig, flexibel ist und Ihnen tatsächlich Zeit spart. Ordnung? Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben, zögern Sie nicht, diese alle zu posten. Versuchen Sie, diese zu beantworten, wann immer ich kann. Und bitte bleiben Sie auch mit mir in Kontakt. Ich unterrichte viele andere Klassen, Mozi über Schreiben und Kunst. Und meine ich bin einfach online zu finden. Ich habe eine Website, ich bin in sozialen Medien, ich verschicke einen Newsletter und ich würde wirklich gerne mit Ihnen in Kontakt bleiben. Also vielen Dank und viel Glück, papierlos zu gehen.