Die Stack So kommst du in die Inbox null | E-Mail-Produktivität Masterclass

1. Einführung: Du wirst per E-Mail zerquetscht. Diese Videoserie ist genau das Richtige für dich. Wenn Sie ein E-Mail-Power-User werden möchten, ist dies genau das Richtige für Sie. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team Excel enthält, dann ist Stack für Sie alle geeignet. Reden wir über Konzentration. Konzentration ist die Währung der Produktivität. Und nichts tötet die Produktivität in Unternehmensumgebungen genauso wie E-Mail, weil es zerstört oder konzentriert. Jetzt halte den Gedanken einen Moment lang fest. So viele Menschen und Organisationen sind besorgt über die Geschwindigkeit des Informationsaustauschs , weil sie Meinung sind, dass dies den Wert steigert. Die Geschwindigkeit der Wertschöpfung ist jedoch nicht an die Geschwindigkeit der Information gebunden. Die Geschwindigkeit der Wertschöpfung basiert auf Ihrer Fähigkeit, besser zu liefern, besser zu liefern, schneller zu liefern oder Innovationen zu liefern. Und das erfordert Konzentration. E-Mail, die Art und Weise, wie die meisten Menschen es verwalten, verlangsamt unsere Fähigkeit, sie zu liefern, erheblich. Fragmente denken darüber nach , welche Fragmente oder arbeiten und fragmentieren unser Leben. Es erzeugt Angst, frisst eine wertvolle Arbeitszeit und schränkt unsere Kreativität ein. Wenn Sie der durchschnittliche Büroangestellte sind, verbringen Sie 500 Stunden pro Jahr mit E-Mail, das sind etwa 30% Ihres Jahres. Das ist verrückt. Wenn Sie ein zehnköpfiges Team oder 100 oder 1000 betreiben, werfen Sie fast ein Drittel Ihres Ressourcenbudgets per E-Mail aus. Und das Schlimmste ist, dass es sich negativ auf die anderen 70% dessen auswirkt, was Sie tun. Hat Ihnen jemand beigebracht , wie Sie E-Mails effektiv nutzen können? Wenn nicht, überleben Sie wahrscheinlich nur mit Ihren aktuellen E-Mail-Techniken. Sie können mit E-Mail strategisch sein. Es ist möglich. Sie können E-Mail verwenden, um Excel zu erreichen. Ihr Team oder Ihre Organisation kann E-Mail verwenden, um sich zu übertreffen. Die Stack-Methode bringt Sie, Ihr Team und Ihre Organisation in die E-Mail-Poweruser. Im Kern handelt es sich um eine einfache Reihe von Techniken zum Verwalten Ihrer E-Mails, mit denen Sie Ihre E-Mails schneller organisieren und verarbeiten und mit Leichtigkeit auf dem Laufenden bleiben. Benötigt keine Software und es funktioniert mit jedem E-Mail-Programm , das Sie bereits verwenden. Die statische Methode ist auch ein Ansatz zur Verwaltung Ihrer Zeit in Bezug auf E-Mail und eine Philosophie, dass jeder in seiner gesamten Arbeit produktiver sein kann , indem sich selbst mit E-Mails beschäftigt Begriffe, das Mastern von E-Mails verdient Ihre Zeit. Die durchschnittliche Person, die die Stack-Methode beherrscht, sagt mir, dass sie mehr als 250 Stunden pro Jahr zurückbekommen. Und dass es ein Game Changer für all ihre Arbeit ist. In Wirklichkeit erhalten Sie mit nur wenigen Stunden Übung jedes Jahr einen Monat Ihrer Zeit zurück und alles, erhalten Sie mit nur wenigen Stunden Übung jedes Jahr einen Monat Ihrer Zeit zurück und was Sie zum Erlernen der Stack-Methode benötigen , ist in dieser Videoserie enthalten. Warum mache ich das? Weil E-Mail sich nachteilig auf die Produktivität von Einzelpersonen und Unternehmen auswirkt . Weil niemand sonst unsere Techniken eingeholt hat und es selbstsüchtig erscheint , auf der Lösung zu sitzen. Und am wichtigsten, denn es wird Sie produktiver machen. Und weil ich glaube, dass produktive Menschen Besseres für sich selbst, ihre Organisationen, ihre Gemeinschaften und die Welt im Allgemeinen tun. Es ist Zeit für dich, in die Serie einzutauchen und Vernunft, Selbstvertrauen, Kreativität und Zeit zu gewinnen . Mein Name ist Jonathan Ire. Ich bin der CEO von Double Gemini und ich werde bei jedem Schritt dabei sein. Los geht's. 2. Das Geheimnis der Email: Es stellt sich heraus, dass es ein Geheimnis bei der Verwaltung Ihrer E-Mail gibt. Ein Geheimnis, das so einfach aber tiefgreifend ist, weil es alles verändert. Die Art und Weise, wie Sie über den Prozess nachdenken , so organisiert, wie Sie E-Mails priorisieren. Hier ist das Geheimnis. Die meisten Leute schauen sich ihren Posteingang an und sehen Nachrichten. Sie sehen eine Liste von Nachrichten. Aber als ich meinen Posteingang öffnete, sehe ich etwas anderes. Ich sehe eine Reihe von Aktionen. Aktionen, die mir sagen , ich solle Dinge wie antworten, überprüfen, tun und treffen. Und das ist das Geheimnis. E-Mails sind keine Nachrichten, ihre Aktionen. Ich weiß, es scheint einfach zu sein, aber manchmal sind es die offensichtlichsten Dinge , die übersehen werden. Wenn dieses Konzept , dass E-Mails eher Aktionen als Nachrichten sind, traf mich zuerst. Ich wusste, dass es wichtig war, aber ich wusste nicht, wie wichtig es ist. Je mehr Zeit ich damit verbrachte, damit herumzuspielen, desto mehr wurde mir klar, dass dies alles veränderte. Am wichtigsten ist, dass es die größten Probleme gelöst hat , auf die ich gestoßen bin, als ich versuchte, meine E-Mail zu beherrschen. Das erste große Problem, das dieses Konzept löst, ist die Priorisierung von E-Mails. Bevor ich Ihnen zeige, wie das funktioniert, das erste Wichtigste, was Sie wissen, wenn Sie es nicht bereits tun, ist das erste Wichtigste, was Sie wissen, wenn Sie es nicht bereits tun, dass es bei den meisten E-Mail-Software nicht einfach ist, die Verwendung des Posteingangs zu priorisieren. Die meisten Posteingänge priorisieren standardmäßig nach Tag vom neuesten zum ältesten. Wenn Sie also eine Reihe von Prioritäts-E-Mails haben, werden diese an zufälligen Stellen in Ihrem Posteingang mit nur einem kleinen Flag oder einer Farbänderung angezeigt , wenn Sie sie festlegen. Das Problem ist, dass sie schwer zu erkennen und nicht sehr organisiert sind. Deine Augen müssen überall springen , nur um sie herauszufinden. Wenn Sie sich entscheiden, Ihren Posteingang nach dem von Ihnen verwendeten Prioritätsschema zu sortieren , erstellt er ein ganz neues Problem. Wenn neue Nachrichten eingehen, werden sie unter der Prioritätsliste angezeigt, wie die Nachrichten Auf dieser Seite neu markieren. Jetzt scheint dies keine große Sache zu sein, aber normalerweise passiert , dass Menschen so viele prioritäre E-Mails erhalten , dass es schwierig ist, neue Nachrichten zu sehen. Und es dauert nicht lange, dass sie E-Mails nach Datum sortieren, was wiederum eine prioritäre E-Mail schwer zu erkennen macht. Posteingänge können E-Mails einfach nicht priorisieren, weshalb wir Ordner benötigen, um unsere E-Mails zu priorisieren. In diesem Fall priorisieren wir die Verwendung von zwei Ordnern, denen einer als wichtig bezeichnet wird und der andere alles andere nennt. Um es klar zu sagen, das ist nicht unsere Technik. Ich benutze das nur als Beispiel. Im nächsten Kapitel zeige ich Ihnen, wie das mit Aktionsordnern funktioniert, was die Technik ist, die ich empfehle. Schauen wir uns zunächst einige Beispiele an, wie Leute Ordner verwenden, um Prioritäten zu setzen. Hier fünf verschiedene Möglichkeiten, die Verwendung von Ordnern zu priorisieren. Der erste ist derjenige, den wir hier verwenden, doppelte Zwillinge, und die restlichen vier sind die häufigsten, die ich gesehen habe außer sie alles in ihrem Posteingang lassen, nach Datum zu priorisieren, Ich beginne mit den gängigen Priorisierungsprogrammen, beginnend mit der Person, und dann werde ich wieder darauf zurückkommen, wie ich Dinge mache. Ich sehe, dass viele Leute nach Person priorisieren, was bedeutet, dass Sie E-Mails in Ordner basierend auf den Personen oder Gruppen ablegen , auf die Sie antworten müssen, und dann auswählen, auf welche Personen am wichtigsten sind, auf die Sie antworten müssen und arbeite von dort unten. Ich habe Leute gesehen, die sich nach Projekt priorisieren. Sie richten Ordner für jedes ihrer Projekte ein und legen E-Mails in sie ab und beantworten sie basierend auf der Priorität des Projekts. Ich habe auch gesehen, wie Leute dringend E-Mails organisieren. Zum Beispiel dringend, hoch, mittel, niedrig. Und eine andere Technik, die ich gesehen habe, die Leute benutzen , besteht darin, Dinge zu erledigen oder GTD-Technik, was ein von David Allen entwickelter Prozess ist. Und schließlich habe ich Leuten beigebracht , E-Mails per Aktion zu organisieren. Jetzt gibt es natürlich den Priorisierungsansatz , den ich aus mehreren Gründen empfehle. Der erste liegt daran, dass es einfacher ist , E-Mails per Aktion als jede andere Methode zu priorisieren. Schauen wir uns zuerst an, was die meisten Menschen tun, um Prioritäten zu setzen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein paar E-Mails , die die Planung von Meetings beinhalten. Es ist leicht zu sagen, welches Meeting zuerst, zweitens, drittens stattfinden sollte , basierend auf Ihrer Kalenderverfügbarkeit. Es ist viel schwieriger, wenn Sie anfangen, andere Aktionen in den Mix zu integrieren. Versuchen Sie, ein Meeting gegen eine E-Mail zu priorisieren , bei der Sie eine Aufgabe gegen andere separate E-Mail ausführen müssen, auf die Sie antworten müssen. Es ist schwer, weil wir nicht mehr dieselben Dinge vergleichen. E-Mails, die Meetings enthalten, E-Mails, die Aufgaben und E-Mails enthalten , auf die Sie nur antworten müssen, nicht Äpfel an Äpfel. Es ist, als würde man versuchen, zwischen Socken und anstelle von Tassen zu priorisieren , kann ich dir sagen, welche Socken ich im Vergleich zu anderen Socken mag. Und wähle meinen Favoriten zwischen den verschiedenen Tassen, die ich im Haus habe. Ich kann dir sogar sagen , dass mir Socken mehr wichtig sind, als mir Mux wichtig ist. Aber wirf sie alle auf den gleichen Stapel und bat mich, zwischen ihnen zu priorisieren, und ich könnte es schaffen. Aber es würde mich wirklich verlangsamen, weil meine Kriterien, warum ich einen bestimmten SOC oder Becher gegenüber dem anderen wählen würde einen bestimmten SOC oder Becher gegenüber , komplizierter werden. Es braucht zu viel Gehirnkraft , um es herauszufinden. Alle anderen Ansätze zur Priorisierung E-Mails oder schmerzhaft aus dem gleichen Grund. Weil sie E-Mails als Nachrichten anstelle von Aktionen anzeigen. Das ist es, was sie so mühsam macht. Und hier kommt die Stack-Methode ins Spiel. Die Stack-Methode ermöglicht es Ihnen, Ihre Priorisierungskompromisse auf einer höheren, rationelleren Ebene auf der Ebene der Aktionen selbst vorzunehmen Ihre Priorisierungskompromisse auf einer höheren, rationelleren Ebene auf . Aber das ist nicht der einzige Grund , warum die Stack-Methode besser ist. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Stack weniger Aufwand erfordert als diese anderen Ansätze. der Sack-Methode haben Sie einen endlichen Satz von Aktionsordnern. Wenn Sie nach Person oder Projekt priorisieren, wird Ihre Ordnerliste lang sein, kontinuierlich wachsen und viel Aufwand erfordern, um organisiert zu bleiben und priorisiert zu bleiben. Die Stack-Methode erfordert weniger Aufwand als Dringlichkeitsmanagement. Jetzt weiß ich, dass viele Leute dringend Priorität einräumen, aber die Dringlichkeit hat einen kritischen Fehler, nämlich dass sich die Dringlichkeit für eine E-Mail oft täglich ändert. Heute könnte eine bestimmte E-Mail eine hohe Priorität haben. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie in einer E-Mail aufgefordert werden, einen Bericht zu erstellen. Aber morgen könnte eine neue Anfrage mit höherer Priorität eingehen Ihre vorherige E-Mail zur Erstellung eines Berichts weit weniger dringend machen , was bedeutet, dass Sie ihn, wenn Sie heute nicht angekommen sind, in eine morgen neuer Ordner. Jetzt findet diese Art des Mischen täglich statt, wenn Sie sich täglich statt, wenn Sie dringend organisieren, weil Sie sich ständig ändern. Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen , dass es nach ein paar Tagen viel zu viel Arbeit war. So blieben die Dinge einfach in dem ersten Ordner, in dem ich sie platziert habe, bis ich zu ihnen kam, was den Zweck der Dringlichkeit dem ersten Ordner, in dem ich sie platziert habe, bis ich zu ihnen kam, überhaupt durch Dringlichkeit besiegte . Wenn ich hingegen nach Aktionen organisiert habe, habe ich meine Aktionsordner einmal priorisiert und muss nie wieder eine E-Mail mischen. In diesem Fall verwende ich fünf Aktionsordner. Antworten auf Bewerbungen, machen Sie Aufgaben, treffen Sie sich für Besprechungen, weiterleiten für E-Mails, die ich delegieren und überprüfen muss , die E-Mails enthalten, die Newsletter oder andere Dinge enthalten, die weniger wichtig sind. Aber ich sollte scannen. In diesem Fall habe ich diese in der Reihenfolge priorisiert, in der Sie sehen, wenn eine E-Mail in meinen Do-Ordner gelangt und ich habe beschlossen, heute nicht danach zu handeln. Ich muss es morgen nie wieder verschieben. Ich kann einfach beurteilen, ob es mehr oder weniger wichtig ist als meine anderen Do und nimm es von dort aus. Aber ich muss es nicht anhand meiner Antworten auswerten, denen ich bereits entschieden habe, dass sie wichtiger sind. Das erspart mir Mühe, Gehirnkraft , Zeit und beseitigt gleichzeitig Frustration . Und GTD ist aus verschiedenen Gründen nicht so elegant. Die Zwei-Minuten-Regel fragmentierte meine Zeit. Einige Ordner wie der nächste Aktionsordner wurden mit E-Mails überladen und es hat die gleichen Priorisierungsprobleme wie die anderen Ordner. Die Verwendung von GTD zur Verwaltung meiner E-Mails erforderte viel zu viel Aufwand, machte mir Angst und tötete meine Produktivität. Abgesehen davon, dass es einfacher wird, Prioritäten zu setzen und weniger Aufwand für die Verwaltung meiner E-Mails zu erfordern. Die Stack-Methode hat einen weiteren großen Vorteil gegenüber diesen Techniken. Es ist schneller, nicht ein bisschen, lange Sicht. Der erste Grund, warum die Stack-Methode schneller ist, besteht darin, dass Sie eine Reihe ähnlicher Aktionen sehr schnell verarbeiten können . Kommen wir zurück zu Sachs und Tassen, aber heben Sie Wäsche und Geschirr auf. Bild falten Sie ein Kleidungsstück , als ein Gericht zu waschen und zurückzugehen und ein anderes Kleidungsstück zu falten, waschen und anderes Geschirr zu tun und dies zu tun, bis Sie sowohl Ihr Geschirr als auch Ihre Wäsche oder fertig, es würde ewig dauern. Der Grund, warum rationale Leute Kleidung füllen und Geschirr und Chargen machen, ist, dass es schneller ist. Auf die gleiche Weise ist es schneller, sich nur an Ihre Antworten, dann an Ihre Meetings, dann Ihre Beiträge und so weiter zu halten . Wenn Sie sich im Antwortmodus befinden, können Sie alle Ihre Antworten durchblasen. Wenn Sie sich im Planmodus für Besprechungen befinden, überprüfen Sie Ihren Kalender und erhalten ein Gefühl für Ihre offene Zeit, dann können Sie alle Ihre Zeitpläne schnell auf einmal bearbeiten . Mit all den anderen Techniken würden Sie Ihren Kalender mehrmals öffnen und schließen, Ihren Kalender mehrmals öffnen und schließen nur um sie alle zu erledigen. Und das Gleiche gilt für alle übrigen Ordner. Die Frage, die ich am häufigsten über die Stack-Methode bekomme, ist, dass es langsamer ist, Ihre E-Mails zuerst in Aktionsordner zu sortieren . Ich dachte, es würde langsamer sein bis zu dem Zeitpunkt, als ich damit angefangen habe. Es stellt sich jedoch heraus, dass ich eine E-Mail in etwa drei Sekunden scannen und in einen Ordner verschieben kann. Ich kann ungefähr 20 E-Mails pro Minute sortieren und im Wesentlichen 100 E-Mails in etwa fünf Minuten aus meinem Posteingang löschen . Und ich mache das mit Tastenkombinationen, was es viel schneller macht. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie Tastenkombinationen einrichten und verwenden , und die Anleitungsvideoserie , die dies unterstützt. Ich bin sogar aus dem Urlaub zurückgekommen und habe in etwa 30 Minuten ungefähr 700 E-Mails gelöscht . Der coole Teil ist also, dass Sie mit der Stack-Methode sogar von den Ferien erholen können, Sie mit der Stack-Methode sogar von den Ferien erholen können waren sehr schnell verlängerte Abwesenheiten, was ein Game Changer ist. Ja. dauert ein paar Minuten, Sortierung dauert ein paar Minuten, bevor Sie mit der Antwort beginnen. Aber wenn das ein Rennen wäre, wenn Sie zuerst sortieren, würden Sie nicht nur, wenn Sie durch einen Erdrutsch gewinnen würden. Es ist, als würden Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um vor einem Marathon ein Jetpack anzulegen , sei an anderen Dingen dran, während alle anderen noch mitmachen. Aber es gibt noch einen weiteren interessanteren Grund , warum der Stack schneller ist. Und das liegt daran, dass wir nicht jeden Tag alle unsere E-Mails beantworten können . Halten Sie sich nun an diesem Gedanken fest, denn ich werde erklären, warum das Stapeln dadurch schneller wird. Jetzt war es schwierig herauszufinden und es ist etwas schwierig zu erklären. Also hör zu, nah dran. Stell dir das vor. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie vier Schritte durchlaufen, um sie zu verstehen und danach zu reagieren. Sie müssen es öffnen, scannen, entscheiden, was zu tun ist, und dann darauf reagieren. Wenn Sie sich entscheiden, nicht darauf zu reagieren oder in diesem Moment einfach nicht darauf reagieren zu können. Was bei einer großen Anzahl von E-Mails der Fall ist, wenn nicht die überwältigende Mehrheit Ihrer E-Mails, dann öffnen Sie sie wieder, um herauszufinden, was Sie damit anfangen sollen. Das macht keinen Unterschied, wenn Sie nur eine oder eine Handvoll E-Mails haben , aber wenn Sie von 30 oder 50 oder 100 E-Mails sprechen , wird plötzlich ein Abfluss. Ich habe gesehen, dass dieselbe Person über 36 Mal dieselbe unbedeutende E-Mail mit unserer Mail-Tracking-Software eröffnet über 36 Mal dieselbe unbedeutende E-Mail hat. Zumindest ist das mehr als eine halbe Minute Zeit, die sie mit nur einer E-Mail verschwendet haben. Stattdessen. Stellen Sie sich vor, nachdem sie es geöffnet, gescannt und entschieden haben, was zu tun ist, legen sie es in einen Aktionsordner. An dieser Stelle. Sie müssen die ersten drei Schritte nie wieder durchlaufen . Jedes Mal, wenn sie ihre Aktionsordner durcharbeiten, können sie einfach direkt darauf reagieren. Wenn Sie darüber nachdenken, erhalten Sie mit den Hunderten von E-Mails, die Sie jede Woche und Tausende, wenn nicht Zehntausende erhalten, die Sie jedes Jahr erhalten. Es ist kollektiv eine enorme Zeitersparnis. Stellen Sie sich vor, Sie müssten jedes Mal Steuern zahlen, wenn Sie eine E-Mail öffnen und herausfinden müssen, was Sie damit anfangen sollen. Indem Sie zuerst sortieren, zahlen Sie die Steuer einmal. Warum sollten Sie die gleiche Steuer zwei- oder drei- oder viermal zahlen wollen? Mit der Stack-Methode sparen Sie Zeit, indem Sie Ihre E-Mails im Stapel verarbeiten , und sparen Zeit, indem Sie sie zuerst sortieren. Aber noch besser ist, dass Sie Ihre Entscheidungsfindung vereinfacht und beschleunigt haben. Dies ist mein Raum , den Sie effektiver nutzen können , um das nächste große Projekt zu liefern. Oder war früher kreativer für all die Dinge, an denen Sie heute arbeiten. Verwalten Sie Ihre E-Mails nach Aktion in Ihrem Leben wird besser. Sie können einfach Prioritäten setzen, Ihre E-Mail schneller bearbeiten und weniger Gehirnkraft dafür ausgeben. Als Nächstes zeige ich Ihnen einfache, aber leistungsstarke Regeln zum Erstellen von Aktionsordnern, die Ihre E-Mails organisieren und für Sie optimiert sind. 3. Passe deine Action an: Ich hatte diesen Durchbruch, den ich im letzten Video beschrieben habe, in dem mir klar wurde, dass E-Mails keine Nachrichten sind, ihre Aktionen, Aktionen wie Antworten, Taten, Weiterleitung von Meetings und so weiter. Mit dieser Erkenntnis kam das Verständnis, dass das Sortieren und Priorisieren meiner E-Mails in Aktionsordner und dann stapelweise nach Ordnern schneller war und weniger Aufwand erfordert als aus meinem Posteingang mit ihnen umzugehen und das war großartig. Was am Ende viel schwieriger wurde, als ich ursprünglich erwartet hatte, war herauszufinden, wie ich diese Ordner am besten für die Organisation meiner E-Mails einrichten konnte. Wenn Sie jemals versucht haben, E-Mails aus Ihrem Posteingang zu holen und in Ordnern zu organisieren. Du weißt genau , wovon ich rede. Aber es stellte sich heraus , dass es nicht genug war, ein System herauszufinden , das für mich funktionierte. Ich brauchte ein System, das für alle funktionierte. Was ich seit über zehn Jahren aus dem Unterrichten dieses Kurses gelernt habe über zehn Jahren aus dem Unterrichten dieses Kurses , ist, dass der E-Mail-Workflow aller nur ein bisschen anders ist. Ich werde Ihnen nicht nur zeigen wie ich diese Ordner organisiere, sondern erkläre, warum Sie es tun müssen, damit Sie Ihre Ordner so anpassen können , wie Sie arbeiten und wirklich so, wie Sie denken. Auf der Basisebene verwende ich drei Arten von Ordnern , um meine E-Mails zu organisieren. Ich nenne diese Aktionsarchiv und aktive Ordner. In diesem Video konzentriere ich mich auf die Aktionsordner. Im nächsten Video spreche ich über Archive und aktive Ordner. Auf Basisebene empfehle ich diese fünf Aktionsordner. Antworten Sie vorwärts, treffen Sie sich, überprüfen Sie CC und tun Sie es. Der Antwortordner sind E-Mails, auf die ich direkt antworten muss. Der Forward-Ordner ist für Aktionen gedacht, die ich an andere Personen delegieren oder auf andere Systeme auslagern muss . Wenn ich zum Beispiel eine Aufgabe per E-Mail bekomme, aber jemand anderen dafür brauche, würde ich sie in den Forward-Ordner legen. Oder wenn ich eine E-Mail bekomme und sie herunterladen und speichern möchte, oder ein Bild, das ich in meiner Fotobibliothek speichern möchte , wo etwas, das ich weitergeleitet habe, würde ich es in meinen Vorwärtsordner legen. Die Fleischmappe ist für Meetings oder Veranstaltungen gedacht, die ich in meinem Kalender planen, bestätigen oder akzeptieren muss . Und lass mich hier genau sein. Wenn Sie eine E-Mail in diesem Ordner sehen, ist es entweder eine Besprechungseinladung, die Sie Ihren Kalender überprüfen müssen , bevor Sie akzeptieren, oder um ein Meeting, bei dem Sie ein Meeting mit einer anderen Person planen müssen . Wenn das der Fall ist, legen Sie es in diesen Ordner. Ich verwende den Review CC-Ordner auf verschiedene Arten. Ich habe meine Newsletter hier abgelegt. Ich lege hier E-Mails auf, auf die ich mich erhalte, im Grunde alles, worauf ich nicht antworten muss. Und dies ist einer der wichtigsten Ordner, da er die Anzahl der E-Mails in meinem Antwortordner insbesondere auf ein Minimum reduziert. Schließlich habe ich den Do-Ordner, der für Aufgaben gedacht ist, die ich erledigen muss. Dies sind nur Aufgaben anderer Menschen. Manchmal habe ich mir sogar eine Erinnerung geschickt , eine Aufgabe zu erledigen und in diesen Ordner zu legen. Jetzt ist diese besondere Struktur nicht zufällig passiert. Ich habe buchstäblich Hunderte von Iterationen durchlaufen , um eine Reihe von Ordnern zu erstellen. Glauben Sie, dass diese Ordnergruppe sogar für alle funktionieren wird? Definitiv nicht. Sie können diesen Ordnersatz wahrscheinlich unverändert verwenden. Aber irgendwann entweder jetzt oder in Zukunft müssen Sie es ändern oder Sie werden frustriert sein. Ich zeige Ihnen, was ich über das Erstellen von Ordnern gelernt habe und ein paar Regeln freigeben kann, damit Sie eine Reihe von Ordnern erstellen und verwalten können, die perfekt für Sie sind. Der erste Schlüssel besteht darin, nur die Ordner zu behalten, die für Sie relevant sind. Wenn Sie zum Beispiel nie den Forward-Ordner verwenden, entfernen Sie ihn und verwenden Sie einfach die restlichen vier. Wenn Sie zu einer anderen Rolle wechseln und sie in Zukunft benötigen, können Sie sie jederzeit wieder hinzufügen. Fügen Sie natürlich nach Bedarf Ordner hinzu, basierend auf Ihren speziellen Bedürfnissen. Denken Sie jedoch daran , dass Sie nicht so viele Ordner haben möchten , dass es nervig ist , alle zu durchklicken. Wenn Sie zu wenige Ordner haben, könnten Sie am Ende zu viele E-Mails in einer von ihnen haben, was es umständlich macht, durch einen Ordner zu gelangen. In diesem Fall würde es ewig dauern, den Antwortordner zu durchlaufen, was oft dazu führt, dass die Leute bei der Verwendung der Technik zum Stillstand kommen. Sie möchten genau die richtige Anzahl von Ordnern, um eine ausreichende Trennung zu erstellen , damit sich nicht zu viele Nachrichten in einem Ordner befinden. Und so klickst du nicht durch zu viele Ordner, um durch den Stapel zu gelangen. Und wenn Sie einen dieser Ordner hinzufügen oder ändern, ist es wichtig, dass Sie sie richtig benennen. Die Namen sollten kurz und handlungsorientiert sein. Hier sind einige Beispiele für gute Ordnernamen. Rechnung, Handel, Kauf, Datei und Scan sind Beispiele für kurze Aktionsnamen. Sie sagen Ihnen, welche Aktion erforderlich ist , bevor Sie den Ordner öffnen. Wenn Sie es öffnen, sind Sie sofort bereit , die darin enthaltenen E-Mails zu verfolgen. Sie werden feststellen, dass die Ordner, mit denen ich beginnend empfehle, diese Kriterien bereits erfüllen. Sie sind kurz und handlungsorientiert. Ich möchte dieses Haus ein bisschen mehr hämmern , weil es wichtig ist. Stellen Sie sich für eine Sekunde vor, anstatt den letzten Ordner zu benennen, habe ich ihn benannt? Also hier sind sie Seite an Seite. Beachten Sie den Unterschied. Der linke ist sauberer, einfacher und motivierender. Das heißt, mach es erledigen. Aufgeben heißt, es später zu tun. Sie werden sich Ihren E-Mail-Posteingang tausende Male im Jahr ansehen. Warum versetzen Sie sich nicht jedes Mal in einen besseren Headspace, wenn Sie sich Ihren Posteingang ansehen , indem eine aktive Anweisung anstelle einer passiven verwenden. Oft finde ich, dass es ein psychologischer Kampf ist, sich zu setzen , um meine E-Mails zu machen. Deshalb sind alle kleinen Dinge in der gesamten Stack-Methode, die Dinge wie das Benennen von Ordnern enthalten die Dinge wie das Benennen von Ordnern enthalten, so wichtig. Sie bringen Ihren Verstand vor, über den Buckel hinwegzukommen und Ihre E-Mails zu erledigen. Natürlich ist die Reihenfolge, in Sie diese Ordner durcharbeiten, wichtig und legt Ihre Priorität für Umgang mit Ihren E-Mails fest. Hier ist die Reihenfolge, die am besten für mich funktioniert. Hier ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit sequenziert. Frage an dich. Glaubst du, dass diese Bestellung für alle funktionieren wird? Definitiv nicht. Sie müssen es so anpassen, dass es an Ihre Arbeitsweise angepasst wird. Aber es ist wichtig , eine Bestellung zu haben. Ich werde die Bestellung teilen, die ich verwende falls Sie meine Logik übernehmen möchten. Ich lege meine E-Mails in die Reihenfolge der Angst ein. Ich bin viel nervöser, nicht auf etwas zu antworten , als dass ich nichts tun würde, niemanden zu treffen, nicht abzuladen und nicht weiterzuleiten. Ich fange mit großer Angst an. Und sobald ich meine Antworten beendet habe, geht es mir viel besser. Etwa die Hälfte meiner Angst fällt in diesen Eimer, wenn ich mit meinen Du - und Meet-Ordnern fertig bin , etwa 90% meiner Angst sind verschwunden und etwa 80% des schweren Hebens sind erledigt. Der Rest der Ordner ist dann nicht nur einfach, sondern schnell zu bearbeiten da sie geistig nicht so anspruchsvoll sind. Eine letzte Notiz, bevor ich mit der Bestellung fertig bin. Ich verwende diese Zahlen buchstäblich in den tatsächlichen Ordnernamen. Die meisten E-Mail-Programme sortieren Alpha numerisch, indem sie die Zahlen in den Ordnernamen verwenden. Es schwebt sie an den Anfang meiner Ordnerliste und hält sie in Ordnung. Wenn Sie Ihre Ordner auswählen und Ihre Sequenzen auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlen in den Namen des Ordners aufnehmen . Wenn ich es ganz ausdrücke, ist es ein wirklich einfaches Regelwerk. Behalte nur die Ordner auf, die du brauchst. Erstellt eine Trennung mit der richtigen Anzahl von Ordnern, sodass Sie nicht zu viele E-Mails in einem Ordner haben. Sie kürzen aktionsorientierte Ordnernamen. Sie sind nicht nur sauberer als motivierender. Priorisieren Sie Ihre Ordner in der Reihenfolge, die für Sie am besten geeignet ist, und verwenden Sie Zahlen in den Ordnernamen. Das war's für diese Lektion Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Aktionsordner anpassen , organisieren und priorisieren können. Im nächsten Video werde ich die anderen beiden Ordnertypen behandeln , archiviert und aktiv. 4. Speichern mit Archiv und aktiven Ordnern: Archivierung ist eines der beliebtesten Themen in meiner Viehwerkstatt. Frage an dich. Wie geht man mit der Archivierung von E-Mails um? Sind Sie einer dieser Personen, die jede E-Mail in einer Vielzahl von Ordnern speichern ? Oder lassen Sie einfach alles in Ihrem Posteingang weil Sie sich nicht die Mühe machen oder aufgeben können. Ich war früher einer jener Leute, die wie eine Rudelratte archivieren. Ich würde alles nach Kunde, Projektthema, was auch immer in separate Ordner legen. Ich hatte Ordner in Ordnern. Ja. Es war schmerzhaft aufrechtzuerhalten, aber es gab mir ein gutes Gefühl zu wissen dass ich drauf war. Natürlich. Ich dachte immer, dass ich diese eine E-Mail eines Tages brauche. Man weiß es nie, richtig? Falsch. Die Archivierung jeder E-Mail in separaten Ordnern ist größtenteils Archivierung jeder E-Mail in eine kolossale Zeitverschwendung. Wenn Sie 100 E-Mails pro Tag archivieren müssen, dauert es drei Sekunden pro E-Mail, um in einen Archivordner zu ziehen. Sie werden 20 Stunden im Jahr damit verbringen, E-Mails zu archivieren. Das sind 2,5 Tage deines Lebens, du wirst nie zurückkommen. Diese Zahl hat keinen Multiplikator für die Frustration, die Sie auf dem Weg haben werden. Wenn dies der Fall wäre, wäre es wahrscheinlich näher bei 40 oder 50 Stunden. Wenn Sie dagegen alles in einem einzigen Ordner archivieren , dauert es möglicherweise fünf Minuten, bis Sie jede der fünf E-Mails finden , die Sie benötigen. Es wurde im Laufe des Jahres archiviert, was zu weniger als 30 Minuten Mühe führt, um genau das Gleiche zu erreichen. Jetzt weiß ich, dass das einige von Ihnen erschrecken wird , aber vertrauen Sie mir, Sie werden diese E-Mail finden und Sie werden froh sein, dass Sie aufgehört haben, eine komplexe und äußerst umständliche Methode für Archivierung über ein Jahrzehnt, seit ich dies getan habe, konnte ich in all den Jahren, in denen ich dies gelehrt habe, nie eine E-Mail finden . Ich habe noch nie eine einzige Person zu mir zurückkommen lassen , die das ins Spiel gebracht hat und es bereut hat. Hab keine Angst , den Sprung zu machen. Wenn Sie jedoch absolut nicht ohne Archivierung leben können, zeige ich Ihnen eine andere Technik die mit aktiven Ordnern noch besser funktioniert und etwas anwendet , das ich Windtrick. Wenn Sie unbedingt etwas archivieren müssen, legen Sie das Wort davor und beschriften Sie den Ordner, indem Sie den Satz ausfüllen. Jetzt ist offensichtlich das letzte Beispiel hier ein Witz. Wenn Sie das Wort wann für alle Ordnernamen nicht verwenden können, wenn Sie sich entscheiden, eine E-Mail zu archivieren, legen Sie sie Ordnernamen nicht verwenden können, wenn Sie sich entscheiden, eine E-Mail zu archivieren, einfach in Ihren Ordner der obersten Ebene und rufen Sie sie einen Tag an. Sie werden wahrscheinlich nie wieder auf diese E-Mail verweisen müssen . Eine der Möglichkeiten, die ich finde , wenn Ordner nützlich sind, ist für Dinge wie den vierten Ordner Präsentationen erstellt. Ich habe kürzlich einen Ordner wie diesen benutzt, ich habe ein großes Projektteam gefragt was es eine Präsentation für Führungskräfte hinzufügen wollte , und speicherte alle E-Mails, die sie mir geschickt haben, in diesen Ordner. Als ich bereit war, mich zu setzen, um die Präsentation zu machen, saß alles bequem an einem Ort in dieser Mappe und war für mich bereit. Dieses Einreichungssystem erspart Ihnen jedes Jahr zwei Tage, nicht frustrieren und Ihnen helfen genau das zu finden, was Sie benötigen, wenn Sie es benötigen. Nur um zusammenzufassen. In der Stack-Methode. Insgesamt gibt es drei Ordnertypen. Aktionsordner, die ich im letzten Video behandelt habe. Archivierte Ordner, die für die Langzeitspeicherung und aktive Ordner bestimmt sind , was die große Kategorie ist, mit der ich die Windordner beschreibe. Sie sind aktiv, weil Sie proaktiv planen, die E-Mails in diesen Ordnern zu verwenden. Bleiben Sie bei diesen drei Ordnertypen. Und es wird Ihnen leicht fallen, die wichtigen E-Mails, die Sie benötigen, jederzeit zu handeln, zu organisieren , zu speichern und zu finden. Jetzt, da Sie den richtigen Ansatz zum Organisieren und Speichern von E-Mails haben , ist es an der Zeit zu lernen, wie Sie dies ganz zusammenstellen und Ihre E-Mails intelligenter verarbeiten. Hoffe, dir hat dieser Clip gefallen. Sieh dir das nächste Video an. Fröhliches Stapeln. 5. Der intelligente Weg zum Verarbeiten von E-Mails: Bisher habe ich in dieser Videoserie das Geheimnis hinter Mastering E-Mail behandelt. So passen Sie Ihre Aktionsordner an und priorisieren Sie und speichern Sie mit Archiven und aktiven Ordnern. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie es ganz zusammenstellen und Ihre E-Mails intelligenter verarbeiten. Ich beginne mit einem Überblick über den Prozess auf hoher Ebene , als die Mechanik genauer zu durcharbeiten, um sicherzustellen, dass Sie sich zu 100% darüber im Klaren sind , wie das funktioniert. Der Prozess beginnt mit dem Posteingang und es spielt keine Rolle, wie Sie Outlook, Gmail, Apple Mail, Lotus verwenden möchten, Sie können alles verwenden. Was ich das erkläre, nur damit ich dich nicht verwirre, verwende ich Illustrationen anstelle eines echten Posteingangs. Zunächst möchte ich Ihnen einen Überblick über den Prozess auf höchster Ebene geben. Ich beginne damit, meinen Posteingang zu öffnen und Quick Keys zu verwenden, die ich dir später zeigen werde, IMT alles in meinen Aktionsordnern. Wenn ich 100 E-Mails habe, dauert es normalerweise nicht länger als fünf Minuten. Sobald mein Posteingang gelöscht wurde, halte ich eine Minute inne und atme ein, wie gut es sich anfühlt, 0 E-Mails in meinem Posteingang zu haben. Dann habe ich nacheinander meine Aktionsordner durchgearbeitet. Ich beginne damit, meinen ersten Ordner zu öffnen , der für mich der Antwortordner ist. Ich markiere dann die E-Mails, auf die ich für den Tag antworten werde, antworte auf sie und archiviere oder Müll, als wenn ich fertig bin. Und dann gehe ich zum nächsten Ordner und wiederhole den Vorgang. Ich habe die E-Mails markiert, auf die ich antworten werde. Ich antworte auf sie und archiviere oder zerstöre sie dann, wenn ich fertig bin. Und dann gehe ich zum nächsten Ordner und mache das und mache so lange, bis ich alle meine Aktionsordner durchgearbeitet habe. An diesem Punkt halte ich inne, weil etwas Super Wichtiges passiert ist. Ich habe alle E-Mails geschlossen , die vor heute Morgen eingingen . Ich kann nicht genug betonen, wie wichtig dieser Moment ist. Was dieser Moment bedeutet, ist, dass ich mit meiner alten E-Mail eingeholt bin. Die einzige E-Mail, mit der ich mich jetzt befassen muss, sind diejenigen, die heute kommen. Alles in der Vergangenheit ist abgedeckt und ich kann 100% sicher sein, dass ich nichts verpasst habe. Dies schafft so viel geistige Erleichterung und beseitigt so ziemlich jeden Stress, den ich in Bezug auf E-Mail habe. Es ist wichtig, darauf zu achten, wie Sie sich in diesem Moment fühlen. Weil dieses Gefühl eine der wichtigsten Belohnungen des Stapelns ist. Sperren Sie dieses Gefühl ein und Sie können die Gewohnheit über Nacht aufbauen. Es sollte sich wie einer dieser Momente anfühlen, wenn Sie in einem Flugzeug , einem Zug oder unter der Dusche sind, wenn Ihr Verstand völlig frei ist, klar zu denken. Von diesem Zeitpunkt an. Ich habe die Dinge umgestellt und den Rest des Tages aus meinem Posteingang heraus gearbeitet . Die Leute sind davon oft überrascht. Sie sind verwirrt, dass ich nicht alles wieder in die Aktionsordner lege und sie erneut durcharbeite. Deshalb bleibe ich den Rest des Tages in meinem Posteingang . Der Hauptgrund ist, dass es wirklich umständlich ist, den gesamten Prozess am selben Tag immer wieder zu wiederholen , insbesondere weil aktive Gespräche mehrere Antworten beinhalten. Ich wäre einfach damit fertig, eine E-Mail in einen Aktionsordner zu verschieben eine E-Mail in einen Aktionsordner , nur damit die nächste Antwort sie wieder in meinen Posteingang bringt. Ich beschäftige mich mit E-Mails, die tagsüber aus meinem Posteingang hereinkommen . Wenn ich mit einer E-Mail fertig bin, archiviere oder zerstöre ich. Wenn ich weiß, werde ich mich an diesem Tag nicht mit einer E-Mail beschäftigen. Ich verschiebe es einfach in einen Aktionsordner und staple es morgen. Ich setze das bis zum Ende des Tages fort. Alles, was übrig bleibt, wird Teil meines Stapelzyklus für den nächsten Tag, was normalerweise nicht viele E-Mails sind. Das war's also für das hohe Niveau des Prozesses. Es ist wirklich einfach, oder? Jetzt. Ich werde den Prozess noch einmal genauer durchlaufen und auf ein paar weitere Dinge hinweisen , die dazu beitragen, dass der Prozess anhält. Dies ist ein typischer Posteingang. Sie haben Ihre Ordner auf der linken Seite, Ihre Nachrichten oben und Ihre Nachricht schmerzt darunter. Jetzt weiß ich, dass die Konfigurationen einiger Leute unterschiedlich sind, aber das gibt Ihnen ein Bild von dem, was vor sich geht. Also leere ich zunächst meinen Posteingang. Ich klicke auf jede E-Mail, um herauszufinden, wohin sie geht. Wenn ich es nicht brauche, archiviere oder zerstöre ich es. Andernfalls geht es in einen bestimmten Aktionsordner. Wenn ich jetzt mit der Bearbeitung all dieser E-Mails fertig bin, gehe ich in meinen Antwortordner, mein erster Ordner ist, die E-Mails, die ich heute oder jetzt aus meinem Posteingang verschiebe , in diesem Ordner sowie die E- E-Mails, die ich vom Vortag übrig hatte, werden Sie feststellen, dass Sie an diesem Tag oft nicht auf alles in diesem Ordner antworten können . Normalerweise weil Sie auf Informationen warten, bevor Sie antworten können oder nur auf Zeit geknirscht sind. Ich habe festgestellt, dass die beste Strategie beim Öffnen eines Ordners darin besteht, die E-Mails zu kennzeichnen, auf die ich antworten möchte. Und ich bin mit all diesen E-Mails bereits vertraut , also ist es schnell. Als Nächstes antworte ich. Archiver Müll, wie ich fertig bin. Dann gehe ich zum nächsten Ordner und mache genau das Gleiche. Ich habe die E-Mails markiert, auf die ich geantwortet habe, dann antworte ich und archiviere oder zerstöre sie, wenn ich fertig bin. Und ich spüle und wiederhole es für jeden Ordner. Wenn ich E-Mails markiert habe, mache ich etwas wirklich Mächtiges. Ich treffe eine bewusste Entscheidung darüber, woran ich arbeiten werde. Aber was noch wichtiger ist, woran ich nicht arbeiten werde, weil ich mir diese E-Mails angeschaut habe und entschieden habe, dass sie nicht wichtig sind, es wird etwas, das ich sicher ignorieren kann, was alle eliminiert Angst, die ich habe, dass sie durch die Risse rutschen. Sobald ich alle meine Ordner durchgearbeitet habe, kann ich sicher sein, dass alles, mit dem ich an diesem Tag nicht zu tun hatte, wichtig war. Auf diese Weise löse ich jede Angst aus, zu vergessen, mit einer E-Mail umzugehen. Und auf der anderen Seite gibt dies eine Menge Headspace frei. Das bringt Macht, die ich auf meine Arbeit anwenden kann. Wenn Sie diesen Prozess einmal durchlaufen und darauf achten wie viel Fokus und Konzentration Sie für den Rest des Tages haben. Es wird sich, wie ich bereits erwähnt habe, genau wie jene Momente anfühlen , in denen Sie in einem Zug oder einem Flugzeug sind oder im Urlaub sind, und es gibt in diesem Moment nichts, das Sie von der Aufgabe ablenken kann Hand. Aus diesem Grund staple ich zuerst, wenn ich mein kreativster sein möchte . Und ich mache das Gleiche für meinen Me-Ordner, für meinen Forward-Ordner, für meinen Überprüfungsordner. Schließlich komme ich zu meinem letzten Ordner, dem Ordner. Ich stelle sicher, dass ich einen schnellen Pass mache, nur um sicherzustellen, dass ich nichts vermisse. Jetzt bin ich fertig mit meinem Stack, aber zu diesem Zeitpunkt habe aber zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich mehr E-Mails in meinem Posteingang. Und hier ist der Teil, den ich vorhin erklärt habe. Von diesem Zeitpunkt an werde ich für den Rest meines Arbeitstages E-Mails direkt aus meinem Posteingang verarbeiten. Warum? Weil diese E-Mails oft aktive Gespräche beinhalten. Sie antworten auf ein paar E-Mails, jemand anderes wird antworten, Sie erhalten neue Konversationen und andere E-Mails werden eingehen. Wenn ich sie zuerst in Ordner lege, wird es wirklich unpraktisch. Es ist viel einfacher, mit aktiven Gesprächen und Aktivitäten außerhalb meines Posteingangs umzugehen . Sie verarbeiten diese E-Mails, indem Sie antworten, delegieren, planen, überprüfen oder weiterleiten. Und während Sie jeden verarbeiten, archivieren oder verwüsten Sie. Wenn es E-Mails gibt, von denen ich weiß, dass ich es erst morgen zu tun habe, habe ich sie einfach in meinen Aktionsordner geworfen , damit ich bereit bin, am nächsten Tag zu stapeln. Am nächsten Tag gehe ich ein und nehme alle neuen E-Mails , die ich leer habe , aus meinem Posteingang in meine Aktionsordner und wiederhole den Vorgang. Jetzt, da ich das durchgemacht habe, sollten Sie ein klares Verständnis für den Prozess haben. Sie beginnen damit, Ihren Posteingang zu leeren. Dann verarbeiten Sie den ersten Ordner, indem Sie ihn öffnen, die E-Mails markieren, auf die Sie reagieren, auf sie reagieren und dann archivieren sie zerstören. Sie wiederholen dies für den zweiten Ordner und tun dasselbe für die verbleibenden Ordner. Dann arbeiten Sie für den Rest des Tages aus Ihrem Posteingang heraus für den Rest des Tages aus Ihrem Posteingang indem Sie Maßnahmen ergreifen und E-Mails archivieren oder verwischen. Am nächsten Tag starten Sie den Vorgang erneut. Wenn du das machst. Achten Sie darauf, wie es sich anfühlt, einen leeren Posteingang zu haben und wie es sich anfühlt, Ihre E-Mail geschlossen zu haben. Es ist wichtig, diese Punkte in der Zeit emotional anzuerkennen , da sie zwei der größten Belohnungen haben , die durch das Stapeln entstehen. Und sie werden oft unter geschätzt. Sie nun die Grundlagen zur Verarbeitung Ihrer E-Mails haben , schauen Sie sich die nächste Lektion an, um zu erfahren, wie die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, besser verwalten können. 6. Eigne deine Email: Im letzten Segment habe ich dir den Stack-Prozess gezeigt. In diesem Segment zeige ich Ihnen meine E-Mail-Zeitmanagement-Strategie. Was ich Ihnen zeigen werde, eine einfache, aber entscheidende Sache, weil es Ihnen geben wird, was die Stack-Methode auf Basisebene ausmacht . Sie benötigen sowohl den Prozess , den ich Ihnen im letzten Segment gezeigt habe, Sie benötigen diese E-Mail-Zeitmanagement-Strategie um die Stack-Methode zu lösen. Ich fange damit an, wie sich der Prozess auf meinen Kalender bezieht. Sie zu aktualisieren, beginnt der Vorgang damit, dass Sie Ihren Posteingang öffnen und mit Quick Keys E-Mails mit Quick Keys in Ihre Aktionsordner sortieren. Dann öffnest du deinen ersten Ordner, kennzeichnest, womit du an diesem Tag zu tun hast, und antwortest als Archiv oder Papierkorb, wenn du fertig bist, dann machst du genau dasselbe mit deinem nächsten Ordner. Und wiederhole den Vorgang bis du mit all deinen Ordnern fertig bist. Von dort aus befassen Sie sich direkt aus Ihrem Posteingang mit E-Mails. Wenn ich mit einer E-Mail fertig bin, archiviere oder verbringe ich sie. Und wenn ich weiß, dass ich mich an diesem Tag nicht mit einer E-Mail beschäftigen werde. Ich verschiebe es einfach in einen Aktionsordner und staple es morgen. Und ich mache das bis zum Ende des Tages weiter. Alles was übrig bleibt, wird Teil meines Stapelzyklus für den nächsten Tag. Es gibt hier im Grunde drei wichtige Schritte. Eins, N15, was wir in einem Set machen werden, und dann Schritt zwei, was für den Rest des Tages erledigt wird. So sieht es in meinem Kalender aus. Und ich meine, das buche ich buchstäblich Zeit, um meine E-Mails in meinem Kalender zu bearbeiten, und es sieht so aus. Einer der Kalendereinträge besagt, dass Stapelordner und der andere, um zu sagen, dass Stack-Posteingang 11 b zu Beginn des Tages zusammen in einem Stundenblock erledigt werden zusammen in einem Stundenblock erledigt . Dann habe ich noch zwei halbe Stundenblöcke , um meine E-Mail für den Rest des Tages zu bearbeiten. Ich komme rein und leere meinen Posteingang und arbeite meine Aktionsordner von neun bis zehn durch. Normalerweise dauert es nicht die ganze Stunde. Dann spreche ich alle E-Mails an , die während des restlichen Morgens von einhundertdreißig Uhr und wieder von fünf bis 17:30 Uhr eingehen. Bevor ich nach Hause gehe, weiß ich, dass einige von Ihnen denken, dass Sie Ihre E-Mails auf keinen Fall dreimal am Tag beantworten können. Halt den Gedanken fest. Ich zeige dir in nur ein paar Minuten, wie es möglich ist. Aber ich möchte diesen Gedanken zuerst beenden. Wenn Sie jemand sind, der den ganzen Tag im Rahmen seiner Arbeit auf E-Mails antworten muss . Wenn Sie beispielsweise im Kundenservice arbeiten oder Teil eines Helpdesks sind, nutzen Sie einfach den ganzen Tag für Teil zwei. In diesem Fall würden Sie immer noch die Zeit in Ihrem Kalender für den Stapel in Ihrem Ordner im ersten Teil in Rot blockieren Ihrem Kalender für den Stapel in . Du würdest die Zeit für den zweiten Teil einfach nicht blockieren. Das wäre nur ein Teil Ihres Arbeitstages. Nichts davon muss statisch sein. Ich verschiebe meine E-Mail Tag für Tag. Und manchmal bedeutet es sogar, dies nicht in Ordnung zu bringen oder eine Sitzung fallen zu lassen. Schau dir Dienstag und Donnerstag an. Ich habe an diesen Tagen diese Woche keine Zeit, meine Ordner zu stapeln . Das ist okay. Ich weiß, dass ich aufholen werde. Ich war eine Woche vergangen, in der ich meine Ordner nur stapeln kann , wenn es passiert. Wenn dir das passiert, flippe nicht aus. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre nächste geplante Stacking-Session und machen Sie sich wieder auf Kurs. Eine weitere Sache: Fühlen Sie sich nicht schuldig, dies zu tun, wenn Sie planen, insbesondere wenn Sie diese wiederkehrenden Zeiten in Ihren Kalendern planen , E-Mails sind funktioniert. Sie müssen Ihre Erlaubnis geben, daran zu arbeiten. Wenn nicht, haben Sie keinen realistischen Zeitplan und arbeiten Nächte und Wochenenden nur um über alles im Auge zu bleiben. An einem bestimmten Tag. Ich habe während der Arbeitszeit gearbeitet, eine E-Mail während E-Mail-Zeiten ohne die psychische Angst oder Panik, die die meisten Menschen in Bezug auf ihre E-Mail haben. Ich besitze meine E-Mail-Zeit, ich habe die Kontrolle. Ich erinnere mich noch an das erste Mal, als ich dies vor Jahren in dieser Woche ins Spiel brachte dies vor Jahren in dieser Woche ins Spiel war ich buchstäblich doppelt so produktiv, weil ich mich so viel besser auf meine Arbeit konzentrierte. Es ist eines der Dinge, die mich dazu veranlasst haben, dies in eine Klasse zu bringen , damit ich es mit euch allen teilen kann. Ich habe noch ein geplantes, verwandtes Stück, das ich dir zeigen kann, bevor ich dir zeige , wie du das mit Leichtigkeit schaffen kannst. Manche Leute wie ich, stapeln morgens ihre Ordner und arbeiten für den Rest des Tages aus ihrem Posteingang. Aber vielen Leuten fällt es einfacher, den Zeitplan auf den Kopf zu stellen. Sie stapeln ihre Ordner am Ende des Tages, und am nächsten Tag kommen sie den ganzen Tag aus ihrem Posteingang heraus. Es spielt keine Rolle, welches dieser Muster Sie verwenden oder ob Sie ein anderes Muster verwenden. Es ist einfach wichtig , dass du es machst. Jetzt, da ich die Grundlage für meine Planung behandelt habe, möchte ich Ihnen genau zeigen, wie das an einem bestimmten Tag funktioniert. Das erste ist , dass meine Stapelzeit bereits in meinem Kalender gebucht ist. Ich verwalte diese Zeit proaktiv , damit ich für meine E-Mail verantwortlich bin und meine Meetings normalerweise ein paar Tage im Voraus gebucht werden. Ich komme rein und leere meinen Posteingang und arbeite durch meinen Ordnerstapel. Und normalerweise dauert das weniger als eine Stunde. Sie werden feststellen, dass wenn Sie täglich stapeln, diese E-Mail jeden Tag immer weniger Zeit in Anspruch nimmt, dann arbeite ich, dann überprüfe ich eine E-Mail, dann mache ich ein bisschen mehr Arbeit als ich meine E-Mail noch einmal überprüfe. Dann gehe ich zum Mittagessen. Wenn ich vom Mittagessen zurückkomme, werfe ich einen kurzen Blick auf meine E-Mail bevor ich zu meinem nächsten Meeting gehe. Dann komme ich zu meiner Stack-Zeit. Ich habe meinen Posteingang für all die E-Mails gestapelt , die morgens hereinkamen. Dann arbeite ich etwas, überprüfe meine E-Mails um zwei Uhr nochmal, aber mir wurde klar, dass etwas Dringendes aufgetaucht ist. Also nehme ich mir ein paar Minuten Zeit, um auf diese E-Mail zu antworten. Dann gehe ich wieder an die Arbeit, überprüfe meine E-Mails kurz vor meinem langen Nachmittagstreffen, mache mein Meeting und beende dann meinen Tag, indem ich meinen Posteingang staple. Obwohl ich meine E-Mails den ganzen Tag über überprüfe, nur einmal am Tag um 14:00 Uhr. Habe ich es meinen Zeitplan fragmentieren lassen? Den Rest des Tages blieb ich fokussiert. Ich denke, Sie werden feststellen, dass Sie mit 99% der E-Mails ein oder zwei Stunden warten können, um zu antworten, ohne etwas zu beeinträchtigen. Wenn jemand dringend etwas braucht , wird er mich holen. Denk so darüber nach. Wenn jemand dringend etwas braucht, es in seiner Verantwortung, Sie aufzuspüren. Sie können mir eine SMS schreiben, sie können mich anrufen, sie können sogar an meinen Schreibtisch kommen. Ich werde meine Produktivität nicht beenden, nur um reaktionsschnell zu sein. Der Schlüssel hierbei ist, proaktiv zu sein und Kontrolle darüber zu haben, wie Sie E-Mails Ihren Tag beeinflussen lassen. Probieren Sie das sogar für einen Tag aus und Sie werden feststellen , dass Sie es schaffen können und dass es eine bessere Art ist zu arbeiten. Das Letzte, was ich in diesem Video machen wollte , ist, Ihnen eine schnelle Formel zu zeigen abschätzen können, wie viel Zeit Sie benötigen, um Ihre E-Mail jeden Tag zu bearbeiten. Beginnen Sie mit der Anzahl der E-Mails, die Sie täglich eingehend erhalten. Du hast diese Nummer im Kopf. Ich denke, dass etwa die Hälfte Ihrer E-Mails Müll oder E-Mails sind , die Sie beschädigen können oder auf die Sie nicht reagieren oder Maßnahmen ergreifen müssen. Nehmen Sie die Nummer, die Sie gerade erfunden haben, und multiplizieren Sie sie mit 50% und Sie erhalten die Anzahl der Aktions-E-Mails. Dies ist die Anzahl der E-Mails , auf die Sie reagieren müssen. Wenn Sie 200 E-Mails pro Tag erhalten, Sie etwa 100 E-Mails, auf die Sie reagieren müssen. Nehmen Sie nun diese Zahl, zum Beispiel eine 100, und multiplizieren Sie sie mit 1,5 Minuten, und Sie erhalten einen ungefähren Wert dafür, wie viel Zeit Sie täglich für E-Mails aufwenden. Jetzt brauchen einige E-Mails mehr Zeit und einige benötigen je nach Job weniger Zeit Diese Zahlen könnten sich ändern, aber dies gibt Ihnen eine gute Schätzung. Hier ist eine Tabelle, die Ihnen hilft, es herauszufinden. Wenn Sie 100 E-Mails erhalten, benötigen Sie etwas mehr als eine Stunde, um Ihre E-Mail zu bearbeiten. Und ich würde sogar empfehlen, sich aufzurunden. Es ist besser, hier zu überschätzen und dann zurückzuziehen. Ich weiß, dass es für einige Leute selbstverständlich ist, Ihre Zeit zum Stapeln und Durchlaufen des Prozesses zu planen Durchlaufen des Prozesses . Wenn du so etwas wie ich bist, könnte es schwieriger sein, es durchzuziehen. Und das hat nichts mit dir zu tun. Es liegt daran, dass es schwierig ist, neue Gewohnheiten aufzubauen. Ich habe ein Segment zum Gewohnheitsbau, das auf jeden Fall zusehen wollen wird. Aber vorher werde ich Ihnen in den nächsten beiden Videos zwei meiner bevorzugten Stack-Methoden-Techniken beibringen . Mache fünf Plus und die Reminder-Technik, du bist fast da. Lass es uns erledigen. 7. Aufgaben mit dem DO verwalten: Im letzten Video habe ich meine E-Mail Zeitmanagement-Strategie durchgegangen. Dies funktioniert größtenteils, aber manchmal erfordern ihre E-Mails eine Aktion , die etwas oder noch mehr Zeit in Anspruch nehmen kann etwas oder noch mehr Zeit , die ich an einem bestimmten Tag für das Stapeln zugewiesen habe. Ich möchte dir zeigen, wie ich damit umgehe. Viele Leute, die ich in der Klasse unterrichtet habe , sagen , dass dies ihre Lieblings-Stack-Technik ist. Sie wissen bereits, dass alle E-Mails nicht gleich erstellt werden, nur basierend auf der Aktion, die für die Verarbeitung erforderlich ist. Aber es gibt auch eine andere Dimension für E-Mails, und das ist die Zeit, die benötigt wird, um sie zu vervollständigen. Ich zeige Ihnen, wie dies in Ihre E-Mail-Zeitmanagement-Strategie einwirkt und wie sich dies auf Ihren Do-Ordner bezieht. Hier ist meine Stapelzeit. Meine morgendliche Sitzung besteht darin, meinen Posteingang in meine Aktionsordner zu leeren und dann diese Ordner zu bearbeiten und sich dann mit allen umsetzbaren E-Mails zu befassen , die in der Vergangenheit eingetroffen wurden. Dann sind meine zwei Nachmittags-Slots da, um sich mit den E-Mails zu befassen , die tagsüber in meinen Posteingang kommen. Stellen Sie sich vor, ich hätte eine E-Mail erhalten , die eine Stunde benötigt, um damit umzugehen , und eine weitere 30 Minuten Umgang mit dem Vortag. Sie kamen während meiner ersten Stapelsitzung herein. Dann kam morgens eine weitere 30-minütige E-Mail und am Nachmittag kamen ein paar 15-minütige E-Mails ein. Wenn ich in meiner Blockstapelzeit auf all diese E-Mails antworten würde, würde mir eine Menge E-Mails hinterlassen , die ich bis zu diesem Tag nicht erhalten habe. Was ich herausgefunden habe, ist, dass es im Wesentlichen zwei breite zeitbasierte Kategorien von E-Mails gibt. Wie nenne ich einfache E-Mails und Mühe E-Mails. Einfache E-Mails. Nehmen Sie sich einfach ein paar Minuten Zeit , um auf eine Anstrengung zu reagieren. Es dauert viel länger, um mit E-Mails umzugehen. Wenn Sie sich an ein vorheriges Video erinnern, ich jedes Mal, wenn ich eine E-Mail erhalte , vier Schritte durchlaufen. Ich muss es öffnen. Ich muss es scannen, es oder lesen, wenn es lang ist, ich muss entscheiden, was ich damit machen soll und danach handeln. Wenn ich den Prozess des Handels auf eine E-Mail seziere, ist klar, dass sie tatsächlich zwei Teile enthält , die vorbereiten und antworten. Ich muss herausfinden , was ich sagen werde. Wir machen tatsächlich etwas. Dann muss ich tatsächlich die E-Mail schreiben und auf Senden klicken. Lassen Sie mich das ein bisschen weiter aufschlüsseln , damit Sie sich darüber im Klaren sind, wovon ich rede. Manchmal ist das Vorbereiten nur ein einfacher Gedanke , der nur ein paar Sekunden dauert. Und ich kann die Botschaft in nur einer Minute erstellen und damit fertig sein. Zum Beispiel hat mich jemand gebeten, eine Entscheidung zu treffen. Ich denke ein paar Sekunden darüber nach, dann antworte ich. Dies sind die einfachen E-Mails, von denen ich dir gerade erzählt habe. Manchmal muss ich ernstere Arbeit machen , bevor ich antworten kann, wie zum Beispiel einen Bericht schreiben oder etwas recherchieren kann und es kann 15 Minuten oder eine Stunde oder sogar mehrere Stunden dauern 15 Minuten oder eine Stunde oder sogar , bis ich kann antworten. Dies sind die Mühe E-Mails, von denen ich dir erzählt habe. Es ist ziemlich klar, dass einfache E-Mails anders bearbeitet werden müssen als Aufwand-E-Mails. Also zeige ich dir, wie ich damit umgehe und dort kommt der Do-Ordner ins Spiel. Wenn ich an meiner E-Mail arbeite, achte ich besonders auf die Mühe E-Mails, während ich den Prozess durchführe. Und um es hier klar zu sagen, eine Mühe E-Mail an mich ist jede E-Mail, die mich länger als fünf Minuten dauern wird. Was ich herausgefunden habe, ist, dass es wahrscheinlich 15 Minuten oder länger dauern wird, wenn ich denke , dass es länger als fünf Minuten dauern wird, darauf zu antworten. Hier ist mein Posteingang. Und nehmen wir an, das ist meine Stapelsitzung zu Beginn des Tages. Die erste E-Mail kommt rein und ich habe beschlossen, dass sie in meinen Fleischordner gehört. Dann komme ich zum zweiten und mir wurde klar, dass ich mehr als fünf Minuten brauchen werde, um darauf zu antworten. Das bedeutet für mich, dass es sich um eine E-Mail mit Mühe handelt und es dauert 15 Minuten oder länger. Anstatt es in meinen Antwortordner zu legen, lege ich es in meinen Do-Ordner ab. Und um mir zu helfen, mich daran zu erinnern, nenne ich es den Ordner do five plus, anstatt es nur zum Ordner zu rufen. Wo das Fünf-Plus eine Erinnerung an mich ist, eine E-Mail hier zu schreiben , von denen ich denke, dass ich länger als fünf Minuten dauern wird . Und ich führe diesen Vorgang fort und lege E-Mails in die jeweiligen Ordner ab. Es sei denn, ich stoße auf eine andere E-Mail, die mehr als fünf Minuten Zeit benötigt . Ich habe meinen Do Five Plus-Ordner geöffnet und durchlaufen meinen typischen Stapelprozess zum Markieren von E-Mails. Aber dieses Mal mache ich etwas anderes. Ich habe meinen Kalender geöffnet und Kalendereinträge mit der Betreffzeile und meinen markierten E-Mails mit dem Wort do five plus erstellt , um anzugeben, dass dies mein du Ordner und die Betreffzeile ist , damit ich die E- post. Und wenn ich das mache, stelle ich sicher die richtige Zeit reserviere, um die Aufgabe zu erledigen. Anstatt die ursprüngliche E-Mail zu archivieren oder zu zerstören, markiere ich sie wie geplant, indem ich eine farbige Kategorie oder ein Etikett darauf anwende. Auf diese Weise weiß ich, dass es geplant, aber nicht abgeschlossen ist. Und ich wiederhole den gleichen Vorgang mit meinen anderen markierten E-Mails. Jetzt, wenn dieses Zeitfenster während meines Arbeitstages in meinem Kalender erscheint , weiß ich, dass ich leicht finden kann, dass die E-Mail fünf plus Ordner enthält, da sie das Wort do five plus im Kalendereintrag enthält name, der mir sagt, dass es sich in meinem du Ordner befindet , der schnell zu finden ist. Nachdem ich darauf gehandelt habe, kann ich es archivieren oder beschädigen. Und ich mache genau das Gleiche mit der nächsten E-Mail, wenn dieses Zeitfenster erscheint. In diesem Beispiel lege ich die E-Mail-Erinnerungen am selben Tag in meinen Kalender ein, aber Sie können diese für jederzeit in der Zukunft planen. Ich plane es oft für Tage, Wochen oder sogar Monate in der Zukunft basierend auf der Aktionszeitleiste. Ich möchte sicherstellen, dass Sie genau verstehen , was hier passiert. Zuerst stellen Sie fest, dass die E-Mail länger als fünf Minuten dauert , und legen Sie sie in Ihren Do Five Plus-Ordner ab. Als Nächstes überprüfen Sie Ihren Kalender offene Zeit in Buchzeit für die E-Mail in Ihrem Kalender. Stellen Sie sicher, wenn Sie die Farbe der E-Mail ändern , um anzugeben, dass sie geplant war? Sie kehren zum geplanten Zeitpunkt in diesen Ordner zurück und antworten auf die E-Mail, die ihn archiviert oder in den Papierkorb bringt, und schon sind Sie fertig. Es ist ein wirklich einfacher Prozess, dauert fast keine Zeit und hat den zusätzlichen Vorteil dass Sie Ihre Arbeitsbelastung besser abschätzen können. Die Do-Ordner-Technik behandelt einen der größten Edge-Fälle mit E-Mail. E-Mails, mit denen Aufgaben verknüpft sind. Im nächsten Video zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem anderen Big Edge-Fall umgehen , der mit E-Mails geliefert wird , und wie Sie Anfragen per E-Mail per E-Mail verfolgen können. Los geht's. 8. Der einfache Weg zum Nachgehen: Frage an dich. Wie verfolgen Sie eine Anfrage , die Sie per E-Mail senden? Angenommen, Sie haben einem Mitarbeiter eine E-Mail geschickt, in der Sie nach einer Datei gefragt haben, oder einem Anbieter oder Kunden eine E-Mail geschickt haben, um eine Aufgabe zu erledigen. Wie würdest du diese Anfragen verfolgen? Sie Haftnotizen, Setup, Notieren Sie Haftnotizen, Setup, Folgeerinnerungen, schreiben Sie sie in eine Aufgabenliste auf, beten Sie, dass Sie sich erinnern werden. Solange es sich um die Aufnahme handelt, ist es irgendwo. Ich bin mir sicher, dass alles, was Sie benutzen, funktionieren wird. Trotzdem habe ich einen kleinen Trick dafür entwickelt , den ich dir zeigen möchte. Angenommen, Sie senden eine E-Mail, auf die Sie eine Antwort benötigen. Sobald Sie die Nachricht verfasst und auf Senden klicken, wird diese E-Mail an den Empfänger weitergeleitet. Und gleichzeitig wird eine Kopie in Ihren gesendeten Ordner abgelegt. Es gibt wirklich zwei Exemplare, eine, die sie bekommen und eine , die Sie als Rekord haben. Wenn Sie diese E-Mail benötigen, müssen Sie sich mit Ihrer gesendeten E-Mail befassen, um sie unter allen anderen Nachrichten zu finden, die Sie gesendet haben. Nicht so schwierig, aber es kann umständlich sein, besonders wenn es einen einfacheren Weg gibt. Ich mache das ein bisschen anders. Anstatt einfach auf Senden zu klicken, nachdem ich die E-Mail eingegeben habe, ich BCC selbst, wodurch eine doppelte Kopie erstellt wird , die in meinen Posteingang gelangt. Ich nehme diese Kopie dann und klebe sie in einen Ordner , den ich erinnern nenne. Ich weiß, dass ich einfach die Kopie von meiner Sent Mail holen könnte, aber das ist zu sehr schmerzhaft und es ist vermeidbar. Wenn es auf meinen Posteingang trifft, gibt es keine Möglichkeit, es zu ignorieren, was mich dazu veranlasst, es in meinen verbleibenden Ordner zu legen. Sobald ich die E-Mail in meinen Erinnerungsordner verschoben habe, ist es viel einfacher zu finden und darauf zu antworten, als wenn sie in den Rest meiner gesendeten E-Mail eingebettet wäre . Ich habe nur eine Handvoll E-Mails in meinem Erinnerungsordner , die ich aufspüren und weiterverfolgen kann. Wenn Sie einen Blick auf den Erinnerungsordner werfen , den ich hier als neuen Ordner in meinen Stack hinzugefügt habe. Und für mich ist es mein vierter Ordner. Sie werden sehen, dass dieser Ansatz eine Reihe von Vorteilen hat. Erstens ist die E-Mail, an der ich und ich mich selbst betreten habe, Datum und Zeitstempel. Wenn ich mir die Nachrichtenliste anschaue, sehe ich genau, wann meine Anfrage ursprünglich gestellt wurde. Zweitens ist es auch sehr praktisch, alle meine ausstehenden Anfragen an einem Ort zu sehen. Ich kann sie schnell durchsuchen und sehen, ob ich eine bestimmte E-Mail verfolgen muss. Drittens, wenn ich es noch einmal verfolgen muss, füge ich am Ende die ursprüngliche E-Mail-Nachricht hinzu , die meine vorherigen Anfragen oder Anfragen enthält. Ich hatte Fälle, in denen ich sechs- oder siebenmal Leute verfolgen musste , um eine Antwort zu erhalten. Und es wird ihnen sehr klar , dass sie mich nicht erschüttern können. Dies ist sehr nützlich, wenn die Situation erfordert , dass Sie über einen E-Mail-Thread im Auge bleiben oder mehrere Nachrichten senden müssen, um eine Antwort zu erhalten. Der Gesamtprozess ist einfach und ich zeige Ihnen, was ich meine. Sie identifizieren eine E-Mail zur Nachverfolgung und diese kann aus jedem Ordner stammen. Du BCC selbst. Eine Kopie geht in den Posteingang. Sie verschieben es in Ihren Erinnerungsordner. Und dort setzt die E-Mail ab. Wenn Sie erneut nachverfolgen müssen, senden Sie erneut eine E-Mail aus dem Ordner Erinnern in BCC und wiederholen den Vorgang, bis Sie Ihre Antwort erhalten. Wenn Sie es aufschlüsseln, es wirklich nur zwei Schritte, nämlich BCC selbst bei allem, was Sie verfolgen möchten , und es in Ihren Erinnerungsordner zu legen, um es zu verfolgen. Sie nun den Ordner erinnern müssen, haben Sie den vollständigen Satz von Stack-Ordnern, die ich zum Verwalten meines Posteingangs verwende. Die Erinn-Technik, die ich gerade mit Ihnen geteilt habe, zusammen mit der Do Five Plus-Technik, die ich im letzten Video behandelt habe, macht das Stack-System komplett. decken die Kantenhüllen ab, damit Sie wissen, dass Sie vollständig bedeckt sind und nichts durch die Risse rutscht. Sie geben Ihnen Vertrauen, was wichtig ist, weil es einer der Schlüsselfaktoren ist , die erforderlich sind, um das Stapeln zur Gewohnheit zu machen. Ich werde alle anderen Schlüsselfaktoren behandeln, die erforderlich sind, um das Stapeln im letzten Video zur Gewohnheit zu machen. Und achten Sie auf jeden Fall genau darauf, denn es wird Ihnen helfen die Fallstricke zu vermeiden und viel schneller in den Rhythmus des Stapelns zu kommen . Lasst uns das beenden. 9. Eine Geschichte von zwei Gewohnheiten: Das Letzte, was ich dir zeigen muss ist, wie man das Stapeln zur Gewohnheit macht. Du denkst, okay, das ist einfach, tu es einfach für dich. Das könnte der Fall sein. Ich fand heraus, dass es schwierig sein kann, eine neue Gewohnheit aufzubauen und eine neue E-Mail-Gewohnheit könnte sogar schwieriger sein, weil es so viele Fallstricke gibt , die Sie wieder in Ihre alte Arbeitsweise bringen können . Und sie sind subtil. Für einen Tag stapelst du und dann vergeht eine Woche und du merkst, dass du es nicht mehr bist. Als Team bei double Gemini haben wir viel über Baugewohnheiten gelernt, haben wir viel über Baugewohnheiten gelernt weil wir den Menschen beibringen müssen , Produktivitätstechniken Bezug auf E-Mail-Management, Meeting-Management, Projekt Management und andere Dinge. Und wir müssen dies so tun, dass sie sowohl auf Einzel- als auch auf Teamebene bleiben. Ich zeige Ihnen, was ich darüber weiß, wie ich eine neue E-Mail-Gewohnheit aus der Zusammenarbeit mit Kunden für das letzte Jahrzehnt aufbauen eine neue E-Mail-Gewohnheit aus kann. Du hast deine aktuelle E-Mail-Gewohnheit. Ich nenne es deine Defacto-E-Mail-Gewohnheit. Es ist das, was du gerade machst. Ich bin mir bei dir nicht sicher, aber für die meisten Leute, die ich beobachtet habe gibt es zwei große Probleme mit ihrer Defacto-E-Mail-Gewohnheit. Der erste ist, dass sie keinen genau definierten Prozess zum Umgang mit ihren E-Mails haben. Das Problem dabei ist, dass Dinge durch die Risse rutschen oder ständig überprüfen müssen , um sicherzustellen, dass nichts verpasst wurde. Und das Ergebnis ist, dass E-Mails zu viel Minenraum einnehmen und Angst erzeugen. Das zweite Problem ist, dass sie ganzen Tag über zeitweise E-Mails senden. Und ich bin mir sicher, dass Sie sich darauf beziehen oder Leute kennen, die das tun. Es ist gut dokumentiert, dass es 15 Minuten dauert, um in die Zone zu gelangen, und mindestens zehn Minuten kontinuierliche Arbeit, um eine sinnvolle Leistung zu erzielen. Das hast du wahrscheinlich alle schon einmal erlebt. Was ich dir hier zeige, ist die Anatomie einer einstündigen Aufgabe, die mit Konzentration abgeschlossen wurde. Nun, was passiert, wenn Sie während des Aufwärmens durch eine E-Mail unterbrochen werden, es setzt die Uhr zurück und Sie haben wieder ein Aufwärmen, bevor Sie anfangen zu arbeiten. Jede Unterbrechung bedeutet, dass Sie den Zyklus erneut durchlaufen, eine längere Unterbrechung und je mehr Zeit Sie zum Aufwärmen aufwenden müssen. Und plötzlich hat sich eine Aufgabe , die eine Stunde dauern sollte , auf über zwei Stunden ausgedehnt. Klingt das bekannt? Die Defacto-Gewohnheit ist eine schreckliche Art zu arbeiten. Es fragmentiert Ihre Aufmerksamkeit, was die Produktivität tötet, Ihren verfügbaren Gedankenraum einschränkt und Angst erzeugt. Es ist kein Zufall, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer sechs bis acht weitere Stunden außerhalb der Arbeit verbringt sechs bis acht weitere Stunden , nur um aufgeholt zu werden. Wenn Sie stapeln, müssen Sie nicht Teil dieser Statistik sein. Das Stapeln ist in vielerlei Hinsicht besser. Zu Beginn ist der Prozess vollständig und effizient. Ich bin zuversichtlich, dass, wenn ich an einem bestimmten Tag mit E-Mails fertig bin , nichts durch die Risse gerutscht ist. Dieses Vertrauen gibt mir die Möglichkeit, E-Mails zu senden, wenn es Zeit ist, E-Mail zu senden und zu arbeiten, wenn es Zeit für mich ist, meine andere Arbeit mit Stack zu erledigen, ich bin produktiv per E-Mail und ich bin produktiv meine andere Arbeit. Ich habe die Kontrolle und der Unterschied ist befreiend. Denken Sie daran, dass Ihre Defacto-E-Mail-Gewohnheit immer da sein wird. Das liegt daran, dass man eine alte Gewohnheit nie wirklich loswerden kann. Sie können es nur durch ein neues ersetzen. Das sagt die Forschung und das habe ich auch erlebt. Um Ihre neue Gewohnheit zu lösen, muss es in jeder Hinsicht besser sein und Sie müssen die Fallstricke vermeiden , die versuchen, Sie wieder in Ihre alte Art zu bringen, Dinge zu tun. Ich zeige dir die wichtigsten Dinge, die du abziehen musst , um als Gewohnheit zum Stapeln zu wechseln. Aber denken Sie daran, dass es viele Fallstricke gibt. Wenn ich dir alle zeigen würde, wäre es überwältigend. Eigentlich haben sie im ersten Durchgang alle in dieses Video aufgenommen, aber es waren zu viele Informationen. Wenn du immer noch Probleme hast, wende dich an und ich helfe dir, über den Buckel hinwegzukommen. Gewohnheiten werden durch Auslöser ausgelöst. Das sind die Dinge, die dich zur Gewohnheit ziehen. Oftmals, ob Sie beabsichtigen, die Action zu machen oder nicht, das Coole ist, dass Sie Auslöser begraben können, um Sie davon abzuhalten , eine Gewohnheit zu machen und neue Auslöser einzusetzen , um Sie in die neue Angewohnheit, die du aufbauen willst. Was denkst du, der größte Auslöser ist, dass Menschen in ihre De-facto-E-Mail-Gewohnheit hineinzieht. Ich lasse dich eine Sekunde darüber nachdenken. Die Zeit ist um. Es sind Benachrichtigungen. Ich spreche sowohl von Desktop - als auch von mobilen Benachrichtigungen. Du musst sie ausschalten. Es ist mutig und es mag für einige von Ihnen beängstigend sein, aber Sie müssen die Bedingungen bestimmen , wie Sie mit Ihrer E-Mail interagieren. Sie können nicht zulassen, dass sich ein Programm , dessen Warnungen standardmäßig eingestellt sind , hier auf dem Fahrersitz befindet. Jetzt mag das dramatisch klingen, aber jede einzelne Popup-Benachrichtigung, die Sie überprüfen, verliert ein wenig von sich selbst. Selbst wenn Sie Warnungen deaktivieren, überprüfen Sie immer noch Ihre E-Mails. Nur ein bisschen seltener, was einen großen Unterschied in deiner Konzentration machen wird . Für die Stack-Methode befinden sich die Trigger in Ihrem Kalender und sie Tag für Tag wiederkehren. Sie haben vielleicht mehr oder weniger Zeit , die ich hier segmentiert habe. Oder Sie stapeln Sitzungen könnten zu verschiedenen Zeiten geplant werden. Das ist okay. Diese Kalendereinträge erinnern Sie daran, dass es effizienter ist , Ihre E-Mails stapelweise auszuführen als seine Einzelpersonen. Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise gelegentlich die E-Mail erhalten , auf die Sie Dinge löschen müssen , um zu antworten, aber das ist die Ausnahme, nicht die Regel. 99% Ihrer E-Mails können während Ihrer Stack-Zeit verarbeitet werden. Selbst mit diesen Auslösern treten die Änderungen möglicherweise nicht am ersten oder in der ersten Woche auf, in der Sie stapeln. Das ist okay. Bleiben Sie dabei und Ihre Arbeitsmuster werden sich ändern und Sie haben die Kontrolle. Belohnungen sind das nächste Stück über Aufbau von Gewohnheiten, das ich dort abdecken möchte, die Dinge, die Gewohnheit klebrig machen. Die Fahrt Sie, die Gewohnheit immer und immer wieder zu machen. So kommt Pepsin Anfang der 1900er Jahre mit Zahnpasta heraus , als nicht viele Leute ihre Zahnpasta putzten , eine eingebaute Belohnung hatten. Das Rezept enthielt Zitronensäure, Minzöl und andere Chemikalien , die ein Kribbeln im Mund erzeugen würden . Diese Belohnung war so überzeugend, dass sich innerhalb eines Jahrzehnts die Hälfte der Bevölkerung der USA die Zähne putzte. Belohnungen machen Gewohnheiten klebrig und gute Gewohnheiten sind transformativ. Es stellt sich heraus, dass es bereits eine Belohnung mit Defacto-E-Mail-Gewohnheiten gibt und es ist biologisch. Als Menschen sind wir buchstäblich verkabelt, um jedes Mal einen Dopaminschub zu erhalten, wenn wir neue Informationen erhalten. Es spielt keine Rolle, ob es sich um nützliche Informationen handelt, es ist nur wichtig, dass es neu ist. Dies macht es wirklich überzeugend , Ihre E-Mails ständig zu überprüfen , denn jedes Mal, wenn Sie dies tun, erhalten Sie diese kleine Belohnung, die statische Methode. Du bekommst den Dopaminschub , weil das biologisch und eingebaut ist. Und du bekommst eine weitere Belohnung, die noch besser ist. Sie werden ein Gefühl der Klarheit spüren, nachdem Sie gestapelt haben. Die Art von Klarheit , die ich finde, ist normalerweise für Ferien oder Duschen reserviert , die Sie tragen, wenn Sie in einem Auto, einem Zug oder einem Flugzeug sind , wenn Sie frei und frei von Ablenkungen denken können, Sie erhalten dies, weil Sie mit der Stack-Methode, sobald Sie Ihren Posteingang gelöscht und Ihre Aktionsordner durchgearbeitet haben , Ihre vergangenen E-Mails geschlossen werden. Weißt du, mit einer 100% igen Zuversicht dass in der Vergangenheit nichts fallen gelassen wurde, bist du im Vordergrund. Das einzige, womit Sie sich befassen müssen, was weitaus überschaubarer ist oder die E-Mails, die heute eingehen, kann ich Ihnen aus persönlicher Erfahrung sagen , dass es befreiend ist. Es fühlt sich erstaunlich an, in diesem Zustand zu sein. Ich staple tatsächlich, bevor ich etwas Kreatives oder Komplexes machen muss . Ich staple vor jeder Session des Drehbuchs für diese Videoserie und es hat einen großen Unterschied gemacht. Ich könnte die Arbeit mit mehr Gedankenraum angehen , weil ich die volle Kontrolle über all meine anderen Arbeiten, insbesondere meine E-Mail-Kommunikation, hatte über all meine anderen Arbeiten, . Wenn Sie dies alleine tun, achten Sie genau darauf, wie Sie sich fühlen, nachdem Sie Ihren Posteingang geleert haben und Ihre Aktionsordner fertig bearbeitet haben. Denken Sie daran, dies ist bevor Sie sich mit E-Mails befassen, die für diesen Tag in Ihren Posteingang kommen . Dieser kleine Moment zwischen Vergangenheit und Zukunft ist meine Gegenwart für dich. Es gibt noch ein Stück, das ich mit dir abdecken möchte , das dir hilft, das Stapeln als neue Gewohnheit zu sperren. Und das ist die Motivation, es zu tun. Für die Leute, mit denen ich zusammengearbeitet habe. Die Hauptmotivation , die ihre De-facto-E-Mail-Gewohnheit antreibt , ist die Reaktionsfähigkeit. Dies kann durch sozialen Druck, die Erwartungen eines Managers, Kunden oder Kollegen, auf E-Mail und/oder internen Druck reagieren zu können, herrühren die Erwartungen eines Managers, Kunden oder Kollegen, auf E-Mail und/oder internen Druck reagieren zu . Ich habe vielen Leuten beigebracht, die das Gefühl haben, nicht schnell genug zu reagieren , dass sie ihre Mitarbeiter verlangsamen oder ihre Kunden verlangsamen. Ich verstehe es. Ich war auch dort. Ich lasse die Leute wissen, ob etwas verbrennt und sie brauchen mich sofort, um mich anzurufen oder mir eine SMS zu schreiben. Ich bin nicht jemand, der alle fünf Minuten meine E-Mails überprüft , weil ich arbeite. Und es hilft auch daran zu denken , dass die meisten Leute eine E-Mail an Sie abschießen und dann ihre Absicht woanders hingeht. Sie sitzen nicht da und starren auf ihren Computer und warten auf eine Antwort. Die Chancen stehen gut, dass sie, wenn Sie in einem Meeting oder bei den Ärzten waren , ein wenig auf eine Antwort warten könnten und nichts auseinanderfallen würde. Die Menschen, die sich stapeln schätzen Produktivität gegenüber Reaktionsfähigkeit, sie schätzen es. Als ich mit dem Stapeln angefangen hatte, stellte ich fest, dass die Leute mich viel mehr schätzten, weil ich meine Leistung wöchentlich verdoppeln konnte. Und das ist keine Übertreibung. Der ironische Teil ist, dass meine Kunden mich oft als reaktionsschneller ansehen als alle anderen, weil bei der Stack-Methode nichts durch die Risse rutscht. Wenn sie mir eine E-Mail erschießen, bin ich zuverlässig. Ich bin zu 100% zuverlässig, wenn es darum geht zu reagieren. Das Geheimnis, um diese Motivation zu verankern , besteht darin, das Stapeln darauf zu beziehen, wie Sie sich identifizieren. Ich habe einen Freund, der jeden Tag trainiert und seit über 30 Jahren jeden Tag trainiert hat, buchstäblich nie einen Tag verpasst hat. Ich habe ihn gefragt , wie er es geschafft hat. Seine Antwort war, dass es genau der ist, wer er ist. Er ist jemand, der jeden Tag trainiert, ist Teil deiner Identität , die du organisiert hast. Organisiere Leute, staple jeden Tag. Wenn Sie das nicht sind, liefern Sie Ihre Identität ? Leute, die Stack liefern oder bist du jemand, der zuverlässig ist? Zuverlässige Leute stapeln ihre E-Mails? Der Punkt hier ist, dies zu einem Teil Ihrer Identität zu machen. Sag das mit mir im Kopf. Ich bin jemand, der täglich stapelt. Ich bin jemand, der täglich die volle Kontrolle über meine E-Mail hat. Ich bin jemand, der erfolgreich war, weshalb ich täglich gestapelt habe. Machen Sie es zu einem Teil Ihrer Identität, da es so viel einfacher ist, daran zu bleiben, besonders auf lange Sicht. Es ist viel einfacher, sich an irgendeine Gewohnheit zu halten , wenn Sie es zu einem Teil dessen machen, wer Sie sind. Jetzt hast du die gesamte Videoserie durchgemacht. Sie verfügen über das gesamte Wissen, das erforderlich ist, um dies zu erreichen. Das heißt, es gibt einige spezifische Details darüber, dies alles in die Praxis umzusetzen. Und diese Details finden Sie in den Anleitungsvideos zum Leeren Ihres Posteingangs auf 0, um mit der Einrichtung und Verwendung von Tastenkombinationen zu beginnen, Benachrichtigungen zu deaktivieren und so weiter. Achten Sie unbedingt auf diese, insbesondere auf Tastenkombinationen. 10. So gehen wir in Gmail: Richten Sie Leitfaden ein: Hi, Willkommen. In den folgenden Videos werde ich einige unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung der Stack-Methode demonstrieren unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung . Wir möchten dazu beitragen, den Stress im Zusammenhang mit E-Mails abzubauen und Ihren Posteingang auf 0 zu bringen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies Empfehlungen sind. Das sind keine festen Regeln. Wir möchten, dass der Prozess komfortabel und mühelos zu warten ist. Sie können es also gerne an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Stack-Methode wurde entwickelt , um Ihnen mehr Zeit zurückzugeben , und ist völlig zerstörungsfrei. Sie verlieren keine wichtigen E-Mails. Wir versprechen es. Frohes Stapeln. Okay, also machen wir Stack für Gmail. Jetzt wollen wir als Erstes die Einstellungen ändern , damit wir bereit sind und loslegen können. Also würden wir auf die Schaltfläche Einstellungen klicken und zu C, Alle Einstellungen gehen. Und dann zeige ich dir einfach ein paar davon. Dies alles werden persönliche Vorlieben sein, also wie auch immer Sie diese einrichten möchten, das ist in Ordnung. Was ich Ihnen jedoch zeigen möchte, ist, dass Sie, wenn Sie nach unten scrollen, Konversationsansicht sehen und Sie können sogar sehen, dass es festgelegt ist, ob E-Mails desselben Themas gruppiert sind. Wenn Sie also eine Reihe von Threads haben, werden sie alle ausgewählt und die kleine Gruppe zusammen. Und auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn etwas Neues kommt, den gesamten Thread unten sehen. Deshalb wähle ich aus diesem Grund gerne die Konversationsansicht aus. Das nächste, was Sie tun können, und das ist wirklich wichtig, da Desktop-Benachrichtigungen und männliche Benachrichtigungen aus. Jetzt weiß ich, dass es ein bisschen beängstigend ist. Manche Menschen haben das Gefühl, dass sie etwas verpassen werden. Aber ich verspreche Ihnen, dass Sie es nicht tun werden , weil Sie immer noch Ihre E-Mails abrufen werden. Auf diese Weise können Sie sich jedoch nicht jedes Mal ablenken lassen , wenn Sie einen Ping erhalten während Sie versuchen, sich auf etwas anderes zu konzentrieren. Sie möchten also aus auswählen. Das nächste was wir tun werden, unsere Stars. Sie können so viele davon verwenden, wie Sie möchten. Ich denke, um es einfach und effektiv zu machen, ist ein Stern im Allgemeinen der beste. Sie können sie ein- oder ausschalten. Ich mache einen Stern. Und Sie können buchstäblich die gewünschte Farbe auswählen und sie einfach an- und abziehen. Aus diesem Grund nehme ich einen roten Stern, weil ich das bevorzuge und ich werde ihn dort hinstellen. Und dann ist der nächste der wichtigste, den Sie auswählen werden. Und das sind die Tastenkombinationen darüber hinaus. können Sie keine der Verknüpfungen ausführen, die ich Ihnen zeigen werde Ohne diese Auswahl können Sie keine der Verknüpfungen ausführen, die ich Ihnen zeigen werde. Und wenn Sie in diesem Workshop nichts anderes als die Tastenkombinationen herausholen, sparen Sie sich auf jeden Fall enorm viel Zeit. Stellen Sie also sicher, dass das ausgewählt ist. Wenn du fertig bist, gehst du ganz nach unten und klickst auf Änderungen speichern. Meins ist ausgegraut, weil ich diese Optionen bereits ausgewählt habe. Sobald Sie auf Änderungen speichern klicken, sind Sie fertig und können einfach zu Ihrem Posteingang zurückkehren. Okay, also machen wir die Stack-Methode für Gmail. Jetzt bin ich hier in meinem Posteingang. Und bevor wir anfangen, möchte ich Sie in der linken Taskleiste auf diese Ordner aufmerksam machen , die in Gmail als Labels bezeichnet werden. Also werde ich sie als Labels bezeichnen . Und wir haben für all diese kurzen, handlungsorientierten Namen ausgewählt . Und Sie werden auch feststellen, dass ich die Nummer des Labels neben den Namen gesetzt habe . Und das habe ich bewusst getan weil ich das in der Prioritätsreihenfolge belassen möchte , in der ich eigentlich gerne arbeite. Also antworte ich lieber auf etwas, bevor ich etwas mache, jemanden treffe und so weiter. Wenn Sie sich nun an die Stack-Methode erinnern eine E-Mail erhalten, durchlaufen Sie vier Schritte. Man muss es öffnen, man muss es scannen, man muss entscheiden, was zu tun ist, und dann muss man danach handeln. Die Idee dieser Labels ist , dass sie das Rätselraten erleichtern werden. Sobald Sie diese in die entsprechenden Bezeichnungen eingefügt haben, werden Sie feststellen, dass alles in der Antwort etwas ist, auf das Sie antworten müssen. Alles im do-Ordner oder -Label ist etwas, das Sie für sich selbst planen müssen , z. B. eine Aufgabe usw. Deshalb werden wir diese jetzt durcharbeiten. Ich gehe zurück in meinen Posteingang und scanne die Nachricht und entscheide, auf welche dieser Aktionsbezeichnungen sie sich beziehen soll. Also sage ich, das ist ein Du. Jetzt verwende ich meine Tastenkombinationen, anstatt sie mit der Maus hineinzuziehen , da das eine Menge Zeit spart. Also würde ich x drücken, damit die Nachricht tatsächlich ausgewählt wird. Und dann würde ich V treffen wie in Victor. Damit können Sie es in einen Ordner verschieben. Und dann müsste ich nur die Nummer des Ordners eingeben oder den Namen des Ordners eingeben und er würde ihn aufrufen. Also habe ich entschieden, dass das ein Ado ist. Ich gebe die Nummer zwei ein. Da ist es. Ich drücke die Eingabetaste und überprüfe, ob es da ist. Da ist es. Also werde ich genau das in meinem Posteingang durchgehen. Ich werde sagen, dass dieser auch ein Do ist. Also werde ich wieder X V drücken, um zurückzukehren. Das ist eine Besprechungsanfrage und ich werde das mit jedem von denen machen, die ich habe. wir sicher, dass eine Besprechungsanfrage da ist. Da ist es. Es ist in meinem Label. Also werde ich all das weiter durchgehen und die gleiche Weise und ich mache es ein bisschen langsamer als normalerweise, nur damit du wirklich siehst, wie ich das mache, werde ich sagen das ist wahrscheinlich eine Antwort. Also werde ich das machen. Du siehst also, wie ich das mache. Also das ist eine Antwort. Dieser ist zur Überprüfung und ich werde einfach auf eine Art schnelle, normale Weise daran arbeiten, dass ich jetzt daran arbeiten würde Dies ist wahrscheinlich eine Umplanungsanfrage, also werde ich das sagen man könnte ein Treffen sein, das ist wahrscheinlich eine Antwort. Dieser ist ein do das ist ado. Das ist ein Newsletter. Also werde ich sagen, dass es sich um eine Bewertung handelt. Ich sage, dass dies eine Antwort ist, und ich sage, dass dies auch eine Antwort ist. Und jetzt atme ich tief und seufze erleichtert auf, denn weißt du was? Mein Posteingang ist leer. Nachdem ich das getan habe, komme ich jetzt zu diesen Labels. Und ich werde jedes dieser Labels in der Reihenfolge durcharbeiten , in der ich sie priorisiere. Also gehe ich zuerst zu den Antworten über. Und was ich dann hier tun werde, ist innerhalb dieser Labels, die Sie erstellt haben . Sobald Sie die E-Mails zu ihnen verschoben haben, werden Sie wahrscheinlich durchschauen und feststellen, dass einige von ihnen etwas mehr Zeit und einige davon können Sie in Echtzeit erledigen und archivieren oder löschen. Auch hier empfehlen wir immer das Archiv, damit es zerstörungsfrei ist , sodass Sie immer noch suchen und es später finden können. Also entscheide ich, dass dieser schnell ist. Und ich benutze die Aufwärts- und Abwärtspfeiltasten. Ich werde alle E-Mails speichern, von denen ich glaube, dass ich sie jetzt in Echtzeit beantworten kann. Also diese Frage kann ich jetzt beantworten, also werde ich sie speichern. Und wie ich das gemacht habe ist ich benutze die Tastenkombination, ich benutze den Buchstaben S wie in Sam. Und ich werde weiter untergehen. Ich sage, das wird einige Zeit dauern. Ich kann das jetzt definitiv machen. Ich muss etwas Zeit damit verbringen. Ja, ich denke, die beiden sind momentan gut dafür. Eigentlich könnte ich wahrscheinlich auch diesen machen, diesen. Also werde ich sagen, dass ich auch darauf antworten werde. Dann komme ich wieder ganz oben auf die Liste. Und ich drücke R, was die Antwort-Tastenkombination ist. Und ich werde nur in Echtzeit antworten. Und dann mache ich weiter und drücke auf Senden. Jetzt habe ich mich bereits damit befasst und Sie werden sehen, dass es auch weitergegangen ist und es als Priorität bezeichnet , denn das ist eine Regel, die ich aufgestellt habe, dass alles von Prashant so auftaucht und darüber reden wir gleich. Aber da ich es schon gemacht habe, brauche ich es jetzt nicht. Also werde ich weitermachen und Y drücken. Was archiviert es? Und das Archiv ist hier unten. Wenn Sie auf Mehr klicken, wird es in diesen Ordner für alle E-Mails verschoben, der das Archiv ist. Und da drin kannst du immer suchen. Ich werde das für jeden von ihnen machen. Auf diesen werde ich auch in Echtzeit antworten. Den schicke ich. Ich habe es schon getan, also mache ich weiter. Du kannst das auch drücken, aber ich drücke Y, um zu archivieren. Und dann würde ich den letzten machen, den ich ausgewählt habe. Ich werde weitermachen und darauf antworten. Schicken Sie es. Ich habe das wieder getan. Jetzt. Ich habe nur noch zwei Dinge in meinem Antwortordner, und beides sind einige Dinge , auf die ich später noch eingehen muss. Darauf werde ich zurückkommen und ich würde das Gleiche tun. Ich würde Zeitplan-Dinge durchgehen. Mache ich das Gleiche , was ich jetzt tun musste. Ich muss das machen und das werde ich später machen, weil es mehr Zeit in Anspruch nehmen wird. Und die würde ich in Echtzeit machen. Und wenn sie fertig sind, archivieren oder löschen Sie sie. So würden Sie also die Stack-Methode machen. Sie würden Ihren Posteingang durchgehen, alle Ihre Aktionsetiketten und dann zu Ihrem Posteingang zurückkehren und tief aufatmen, tief aufatmen weil Sie nichts drin haben. Und dann würden Sie den Rest des Tages von Ihrem Posteingang aus arbeiten. Alles Neue, was Sie eintrifft , würden Sie in Echtzeit erledigen. Und dann würden Sie alles, von dem Sie denken, dass etwas länger dauern könnte, es etwas länger dauern könnte, eines dieser Action-Labels hinzufügen. Okay, wir werden darüber sprechen, wie Sie Ihre Aktionsordner in Ihrer linken Taskleiste erstellen können. Zur Erinnerung: In Gmail werden diese Beschriftungen und nicht als Ordner bezeichnet . Was wir also tun werden, ist die einzurichten. Sie werden jetzt sehen, dass ich bereits alle habe , die ich normalerweise benutze setup, also muss ich eine bis sieben Antworten treffen und so weiter. Was wir also tun würden, ist für die Zwecke dieser Demo, ich werde diese löschen , damit ich eine neue erstellen kann. Also gehe ich einfach hier rein. Ich entferne dieses Etikett und erstelle ein neues. Sie sehen also, wie es geht. Was ich also tun würde, ist zu der Stelle zu gehen dieser Pfeil neben dem Wort Mehr steht. Klicke dort auf. Und wenn Sie nach unten scrollen, werden Sie feststellen, dass unten ein neues Etikett erstellen angezeigt wird. Ich klicke darauf. Und ich tippe gleich drei Fleisch ein. Also habe ich das vor einer Sekunde gelöscht. Also werde ich weitermachen und das wieder hinzufügen. Wenn ich es jetzt zu einer Unterebene machen wollte, könnte ich das tun. Und wir werden das nicht für diesen speziellen Fall tun , weil wir möchten, dass dies ein Hauptlabel ist. Ich klicke auf Erstellen. Und wenn wir dann nach oben scrollen, ist es hier, es wurde erstellt. Und Sie können die Etikettenfarbe anpassen. Sie können es hier ein- oder ausblenden , indem Sie auf diese drei Punkte klicken. Sie würden dies also für jeden Ihrer Hauptordner tun . Und dann für sieben, wenn du es erschaffen würdest. Und wir werden in einer Sekunde darüber sprechen, wie wir das erweitern können. Jetzt wissen wir, dass eins bis sechs Aktionen sein werden , die Sie regelmäßig ausführen. Eine andere Möglichkeit, diese zu verwalten, besteht darin, in die Einstellungen zu gehen und alle Einstellungen anzuzeigen. Und wo es Labels heißt. diese Weise können Sie Einstellungen anzeigen, ausblenden und unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten treffen und unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten treffen, wenn Sie eine unterhaltsame Lektüre anzeigen möchten usw. Auf diese Weise können Sie sie über die Einstellungen verwalten. Ich mache es wirklich gerne einfach in der linken Taskleiste. Reden wir also auch über den Wind-Ordner. Das sind also Ihre Aktionsordner, wie Sie bereits gesehen Wir werden E-Mails in diese speziellen Labels verschieben , damit wir wissen was mit ihnen zu tun ist, wenn wir unsere Labels durcharbeiten. Wenn der Ordner ein bisschen anders ist. Sie können also genau hier sehen, dass wenn ich auf diesen Pfeil klicke, er sich zusammenzieht und erweitert. Und Sie werden sehen, dass Sie tatsächlich alle diese Ordner darunter erstellen können. Nun wird der Wind-Ordner für aktive Projekte verwendet . Nehmen wir an, Sie arbeiten daran, eine Oktober-Präsentation wie dieses erste Label zu erstellen . Alles, was Sie in Ihren Posteingang gelangen, können Sie eine Regel erstellen, damit es direkt in diesen Ordner gelangt , damit Ihr Posteingang nicht überladen wird. Sie können auch alle E-Mails, die Sie erhalten, annehmen und dorthin verschieben. Nehmen wir an, ich habe diese in meinem Posteingang, weil ich die Regel noch nicht eingerichtet habe. Und ich möchte, dass das weitergeht und das in die Erstellung einer Oktober-Präsentation überführt. Ich mache es genauso wie du gesehen hast, wie ich die E-Mails zuvor verschoben habe. Ich hätte x, v, ich fange an, das Wort Erstellen einzugeben. Sie können sehen, dass es genau hier hochgezogen wird, drücken Sie die Eingabetaste. Und dann schauen wir mal, ist es da? Ist es. Das wäre also eine großartige Möglichkeit für Sie, auch Zeit zu sparen. Und wieder, du willst nicht zu viele Ordner haben , dass das wirklich überwältigend sein wird. Aber das ist für aktive Projekte, Präsentationen solche Dinge, an denen Sie gerade arbeiten. Und wenn Sie damit fertig sind, können Sie den Ordner ausblenden. Wenn du fertig bist. Wenn Sie es entfernen, wird es gelöscht, daher würde ich empfehlen, es auszublenden. Und wenn Sie es einmal versteckt haben, müssen Sie es nicht mehr aktiv in dem einen Ordner sehen. Und wieder, genau wie damals, als wir unsere E-Mails zuvor archiviert haben, wenn Sie hier in diesen rein männlichen Bereich gehen , würde dort der Ordner erscheinen. Das würde ich also empfehlen. Und diese können Sie ganz einfach erstellen. Und dann können Sie sie auch umbenennen oder verschieben oder tun, was Sie lieber tun. Auch dies ist die Reihenfolge, in der ich gerne arbeite. So nenne ich sie gerne. Vielleicht möchten Sie einen dieser Geschäfte oder Rechnungen aufrufen, was auch immer Ihr Workflow sein wird. Das willst du tun. Okay, eines der wichtigsten Dinge Stack zu einer Gewohnheit zu machen , die Sie beibehalten können ist die Buchung von Zeit in Ihrem Kalender. Und ich zeige Ihnen, wie Sie Zeit in Ihrem Kalender erstellen , damit Sie beide den Stapelprozess durcharbeiten bei dem Sie Ihren Posteingang stapeln, Dinge in Ihre Aktionsetiketten einfügen und arbeiten durch diese. Und arbeiten Sie auch tagsüber von Ihrem Posteingang aus. Wir werden es also als zwei verschiedene Dinge betrachten , die wir planen. Das erste, was wir tun werden , ist, uns eine Zeit anzuklicken , für die wir verfügbar machen wollen. Und ich werde das zu einer Aufgabe machen. Also klicke ich darauf. Was ich also tun werde, ist , sagen wir neun Uhr morgens. Und ich würde buchstäblich in einen Stapel gehen. Ich nenne das Ordner. Der Grund, warum ich diesen Ordner nenne, ist, dass ich die Zeit damit verbringen möchte , meinen Posteingang zu durchsuchen und sie in meine Aktionsordner oder Labels zu legen, sie in meine Aktionsordner oder Labels zu legen wie sie genannt werden, und Gmail. Und wenn ich all diese Dinge durcharbeite, gebe ich mir eine Stunde Zeit, was ein guter Teil der Zeit ist, um all das zu erledigen und zu versuchen, meinen Posteingang auf 0 zu bringen. Was ich jetzt tun werde, ist , auf mehr Optionen einzugehen. Und ich werde ein paar Dinge tun , die das jeden Tag wiederholen sollen. Also werde ich sagen, dass ich möchte, dass sich das an jedem Wochentag um diese Zeit wiederholt. Und ich markiere das als beschäftigt. Und der Grund, warum ich das tun werde, ist, dass ich diese Zeit für mich selbst brauche, um sicherzustellen , dass ich meinen Posteingang durcharbeite und dann meine Aktionslabels durcharbeite. Jetzt fragen die Leute oft, während du dir dafür eine ganze Stunde Arbeitszeit gibst? Ja. Ich möchte, dass Sie darüber nachdenken, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Ihre E-Mails täglich durchzusehen, überprüfen und sich von ihnen ablenken zu lassen. Auf diese Weise haben Sie viel Zeit, um an Ihren E-Mails zu arbeiten, sie alle im Quadrat zu bekommen, und dann können Sie einfach an allem arbeiten, was während des Tages in Ihrem Posteingang ankommt. Also klicke ich auf Speichern. Und ich werde das tatsächlich wählen. Rote Farbe dafür. Und Sie werden feststellen, dass es erstellt wurde und sich wiederholt. Sie können sehen, dass es sich auch hier wiederholt. Dann werde ich zwei kleinere Male erstellen. Die erste wird um 13:00 Uhr sein. Und ich nenne diesen One-Stack-Posteingang. Und genau darüber haben wir gesprochen, wie Sie Ihren Posteingang durcharbeiten können. Also werde ich auf weitere Optionen eingehen. Ich mache das nur zu einer halben Stunde, und ich lasse es auch an jedem Wochentag wiederholen. Ändern Sie die Farbe so, dass sie übereinstimmt. Und ich werde markieren, dass dieser kostenlos ist. Ich markiere dies als kostenlos, weil ich dadurch meinen Posteingang überprüfe und im Laufe des Tages Dinge auftauchen können. Ich möchte, dass die Leute in der Lage sind, darüber zu planen, und so weiter. Also klicke ich auf Speichern und du wirst sehen, dass es da ist. Ich mache noch eine halbe Stunde, nur um meinen Posteingang zu bearbeiten. Und das mache ich um, sagen wir mal, ich mache es tatsächlich um 430. Also machen wir das um 4:30 Uhr. Und ich werde diesen One-Stack-Posteingang auch nennen. Ich gehe hier rein und markiere, dass dieser auch kostenlos ist. Ändern Sie auch die Farbe, um sie an die anderen Stapelzeiten anzupassen. Klicke auf Was speichern? Das hat es zu lang gemacht, einfach zu bearbeiten. Wir können das einfach zu einer halben Stunde machen. Klicken Sie auf Speichern. Da haben wir's. Jetzt wirst du feststellen, dass ich vergessen habe , hier etwas Wichtiges zu tun. Ich habe es nicht wiederholt gemacht, also gehe ich wieder hier rein, stelle sicher, dass jeder Wochentag ausgewählt ist und klicke dann auf Speichern und da ist er. Warum also die zwei verschiedenen? Auch hier verwenden wir diese Zeit, die als beschäftigt markiert ist, um unseren Posteingang und dann unsere Aktionsordner oder Labels, wie sie genannt werden, und Gmail zu unseren Posteingang und dann unsere durchsuchen. Und diese beziehen sich buchstäblich auf E-Mails, die während des Tages eingehen. Sie Ihre E-Mails immer noch an verschiedenen Stellen ab? Ja, das wirst du, und das ist in Ordnung. Aber so können Sie sich wirklich hinsetzen und sich 30 Minuten Zeit nehmen, um E-Mails zu bearbeiten, auf die Sie im Laufe des Tages schnell antworten können . Das Schöne daran ist, dass wir sie bewegen können, sagen wir mal, weißt du was, heute habe ich nicht wirklich Zeit, eine Stunde damit zu verbringen und ich muss das morgen nachholen. Ich kann das leicht löschen. Ich kann auch sagen , dass ich morgen früh als erstes mit meinem Posteingang beginnen möchte. Und das kann ich nach oben verschieben. Und ich kann all diese Dinge bewegen, wie ich muss. Etwas, was andere Leute gerne tun, was für manche Leute gut funktioniert, ist, am Ende des Tages die Stapelordner zu erstellen und dann als erstes im Posteingang mit ihren E-Mails umzugehen erstes im Posteingang mit ihren E-Mails und dann wieder zur Mittagszeit. Sie können dies also tun, wie Sie möchten, aber Sie möchten den Prozess zu etwas machen , an das Sie sich halten werden, um diese Slots und einen Ort zu platzieren , der für Sie am besten geeignet ist. Wir werden darüber sprechen, wie man die Arbeit mit dem do-Label plant. Und es ist ein wirklich hilfreiches Tool da Sie damit Aufgaben, die Sie erhalten haben, oder Aufgaben, die Sie selbst zuweisen möchten, in Ihren Kalender aufnehmen können. Und so unterscheidet es sich tatsächlich der Fleischmappe, denn das Fleisch ist für Kalendereinladungen und der do-Ordner für Aufgaben. Ich würde also sagen, dass ich meinen Posteingang bereits durchgearbeitet habe. Ich habe alles in die entsprechenden Etiketten geschrieben. Hier bin ich im do-Label und möchte diese Aufgabe für mich selbst planen. Also starte ich es, weil ich es gerade in Echtzeit mache. Und dann komme ich zu diesen drei Punkten hier oben. Und ich wähle „Event erstellen“, wodurch ich in meinem Kalender angezeigt werde. Ich würde do Doppelpunkt eingeben. Wenn ich mir also meinen Kalender ansehe, weiß ich, dass ich diese Aufgabe erfüllen muss. Und dann gehe ich hier rüber und lösche alle Gäste. Das ist wirklich wichtig, weil es die Gäste von der E-Mail abholt. Sie möchten jedoch keine Kalendereinladung für etwas senden , das Sie als Aufgabe für sich selbst in Ihrem Kalender planen . Stellen Sie also sicher, dass Sie die Gäste löschen und eine Zeit für das Meeting finden. Also sage ich das. Ich werde für mich am Donnerstag zwischen 11:12 Uhr Zeit einplanen , um diese Aufgabe zu erledigen. Und dann klicke ich auf Speichern. Und du wirst sehen, dass ich diese Zeit für mich selbst eingeplant habe. Es steht in meinem Kalender. Und das wirklich Schöne ist, wenn ich es öffne, werden Sie sehen, dass die E-Mails tatsächlich angehängt wurden. Und das ist großartig, denn wenn ich daran arbeite, habe ich alle Informationen, die ich brauche, direkt im aktuellen Kalendereintrag hier. Und ich weiß genau, woran ich arbeiten muss. Das ist also die Planung von Aufgaben über das do-Label. Das heißt also Tracking mit Erinnerung. Manchmal versenden wir eine E-Mail und möchten eine Aufzeichnung darüber haben, auf die leicht zugegriffen werden kann. Sie möchten sich also mit einem Kunden in Verbindung setzen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie sich an etwas Wichtiges erinnern, das Sie tun müssen. Jetzt können Sie in Ihre gesendete E-Mail gehen und hier oben suchen und nach E-Mails suchen. Aber es ist ziemlich umständlich und es gibt eine einfachere Möglichkeit, den Überblick über die wenigen E-Mails zu behalten , die Sie wirklich verfolgen möchten. Das ist, indem sie Tracking mit ihren Köpfen verwenden. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie das geht. Also werde ich eine neue E-Mail verfassen und sagen wir mal, der Betreff ist bitte. Überprüfen Sie die Datei. Und dann werde ich das tatsächlich angemessen machen. Bitte überprüfen Sie die Datei, sagen wir F, G, H. Und ich werde weitermachen und etwas in den Text der E-Mail schreiben. Ich mache nur ein paar Punkte. Was ich jetzt tun möchte, bevor ich das verschicke , um sicherzustellen, dass ich Aufzeichnungen darüber führen und es einfach in meinen Erinnerungsordner verschieben kann Aufzeichnungen darüber führen und es einfach in meinen Erinnerungsordner verschieben , ist, dass ich selbst BCC erstellen möchte. Und das ist sehr einfach. Auf einem Mac würden Sie Umschaltbefehl B ausführen, der Ihr BCC-Feld öffnet. Und ich werde weitermachen und selbst BCC machen, was diese Stack-Methode bei gmail.com ist. Und dann schicke ich es. Jetzt sehen Sie sofort, dass es in meinem Posteingang erscheint. Und jetzt habe ich eine Kopie dieser wichtigen E-Mail , die ich an einen Kunden gesendet habe. Was ich also tun werde, ist, das mit den Verknüpfungen, die ich dir zuvor gezeigt habe, in meinen Erinnerungsordner zu packen. Also werden X, V und ich das in meinen Erinnerungsordner legen und die Eingabetaste drücken. Und dann ist es da. Also anstatt in meiner gesendeten Mail suchen zu müssen und so viele Dinge durchzugehen, um sie zu finden. Es ist gleich hier bereit zu gehen. Und während ich meine Action-Labels durcharbeite, komme ich dazu und es wird mich daran erinnern , weiterzumachen und es wird mich daran erinnern, weiterzuverfolgen. Lassen Sie uns also über Archivierung und Gmail sprechen. Jetzt gibt es ein paar Dinge, die wir besprechen müssen. Die erste Sache ist, wenn Sie hier mit einem Abwärtspfeil in der linken Taskleiste in diesen weiteren Bereich gehen hier mit einem Abwärtspfeil in der linken Taskleiste in diesen weiteren Bereich und darauf klicken. Sie werden in der Mitte feststellen, dass All Mail steht, Alle Bail ist das Archiv für Gmail. Alles, was Sie archiviert haben, wird dort angezeigt , und falls Sie jemals eine Suche durchführen müssen, können Sie dies hier oben tun. Das nächste, worüber ich sprechen möchte, ist, dass du mich wahrscheinlich in einem früheren Video gesehen hast. Aber wenn Sie nur etwas archivieren möchten, können Sie X drücken und dann den Buchstaben Y drücken und das archiviert es. Jetzt gehe ich zu einem Ordner und eine Verknüpfung zu einem Ordner ist, sagen wir mal, ich möchte nur den Antwortordner öffnen. Ich würde gehen, eins. Und das öffnet sich und ich drücke Return. Und jetzt bin ich in meinem Antwortordner. Ich denke G, L steht vielleicht für Go Label. Ich bin da. Jetzt wirst du feststellen, dass ich archivieren kann, wenn ich in einem Label bin , weil es ausgegraut ist. also den Buchstaben Y verwenden , können Sie mit der Archivierung fortfahren. Das nächste, worüber ich sprechen möchte, ist wenn wir den Prozess der Stack-Methode starten, es ist wirklich üblich, dass Menschen tausend, zehntausend, zwanzigtausend E-Mails mehr in ihrem Posteingang haben zehntausend, zwanzigtausend E-Mails . Und wir müssen diese bereinigen und alles archivieren , was älter als drei Wochen nach dem heutigen Datum ist. Wenn es drei Wochen oder älter ist, werden Sie es wahrscheinlich nicht ansehen oder sich bereits damit befasst haben. Wir würden das machen, wir würden hier in die Suchmail kommen und so etwas eingeben. Nach dem Doppelpunkt setzen wir zuerst das Jahr, den Monat und den Tag und dann vor den Doppelpunkt, das Jahr, den Monat und den Tag. Jetzt mache ich das oft in Intervallen von sechs Monaten. Ich habe hier drei gemacht, weil wir gerade mit jemandem zusammengearbeitet haben, der Tausende und Abertausende hatte. Wenn Sie einen zu großen Zeitbereich verwenden, wird nicht alles archiviert und das System wird zum Absturz gebracht. Wenn Sie eine Person sind , die zehntausend, zwanzigtausend E-Mails in Ihrem Posteingang hat , tun Sie dies in Schritten von drei Monaten für Monat. Also würde ich das eingeben und dann würde ich zu diesem kleinen Quadrat hier gehen und darauf klicken, und das wird jede einzelne Nachricht in diesem Zeitraum auswählen . Dann wähle ich alle Konversationen aus, die der Suche entsprechen, und wähle sie aus. Und was das bewirkt, ist, dass es diese Paginierung stoppt. Sehen Sie, wie es eins bis 20 von vielen sagt. Auf diese Weise wird also alles in diesem Zeitbereich ausgewählt. Und dann klicke ich entweder auf Archivieren oder mache einfach Y. Und es wird weitergehen. Ich bestätige diese Massenaktion. Ich möchte das in mein Archiv aufnehmen, Okay sagen, und das wird es in Stücken tun. Das wird also passieren. Und wenn ich auf meine eigene Post gehe, werden all diese Dinge da sein. Eine gute Möglichkeit, Ihren Posteingang zu verwalten, besteht darin, Filter zu erstellen, die in anderen E-Mail-Apps als Regeln bezeichnet werden. Und in Gmail werden Filter genannt. Jetzt möchte ich Sie zuerst auf etwas aufmerksam machen, und das heißt, wenn Sie zur Registerkarte Einstellungen gehen , können Sie Ihre von Ihnen erstellten Filter jederzeit verwalten , indem Sie in C Alle Einstellungen gehen dann in Filter und blockierte Adresse gehen. Und Sie können sehen, dass ich diese Filter bereits erstellt habe, aber Sie können sie jederzeit nach Bedarf bearbeiten oder löschen. Wenn ich also zurück in den Posteingang gehe, zeige ich Ihnen, wie Sie einen Filter erstellen. Nehmen wir an, ich möchte einen Filter erstellen, bei dem alles, was ein Newsletter ist, nicht in meinen Posteingang geht, sondern direkt in ein Etikett hier in der linken Taskleiste. Also bewege ich den Mauszeiger über die E-Mail, für die ich einen Filter erstellen möchte. Dann klicke ich hier in der Google-Multifunktionsleiste und filtere Nachrichten wie diese. öffnet sich ein Fenster, in dem Sie dies so spezifisch machen können , wie Sie möchten. Im Moment werde ich sagen, dass alles, was das Wort Newsletter enthält , etwas ist , für das ich diesen Filter erstellen möchte . Und du wirst feststellen, dass ich ein Asterix danach gesetzt habe. Und das ist da, sodass das Wort Newsletter immer dann, wenn es irgendwo in der E-Mail erscheint , es erfasst wird. Ich wähle Filter erstellen aus. Und dann wird ein neues Fenster auftauchen, in dem ich es anpassen kann. Also entscheide ich mich, dass ich einen Filter erstellen möchte , um den Posteingang zu überspringen. Ich werde dafür sorgen, dass es rot ist. Anstatt es in den Posteingang zu bringen, lasse ich es das Etikett anbringen. Es wird also den Posteingang überspringen und direkt zu meinem Bewertungsordner wechseln. Und jetzt ist das nächste, was wirklich wichtig ist, dass ich diesen Filter auf eine passende Konversation anwenden möchte . Was das bewirkt, ist alles , was sich bereits in Ihrem Posteingang befindet. Es wird in diesen Überprüfungsordner verschoben, sodass Sie es bereits dort haben können. Und wenn Sie eine neue E-Mail mit dem Wort Newsletter erhalten , wird Ihr Posteingang übersprungen und die Filter werden angewendet. Wenn es mehr übereinstimmende Konversationen die das Wort Newsletter enthalten, wäre diese Zahl größer. Und ich klicke auf Filter erstellen. Sie können genau hier sehen, dass es bereits vorgegangen ist und es hervorgehoben hat. Wenn ich in meinen Posteingang gehe, wird er tatsächlich direkt aus dem Posteingang gezogen. Und wenn ich in meinen Bewertungsordner gehe, ist er da. Das ist also ein cooler Trick, den Sie anwenden können, wenn Sie in Ihrem Posteingang stapeln und mehrere E-Mails gleichzeitig öffnen möchten . Ich bin gerade in Gmail und verwende auch Chrome als meinen Browser. Das funktioniert auch gut auf Safari. Was ich also tun würde, ist, weiterzumachen und nur die E-Mail hervorzuheben, mit der ich beginnen möchte. Und dann würde ich die Befehlstaste drücken. Und dann drückte ich gleichzeitig Klick auf mein Mauspad. Und du wirst sehen, dass ein neues Fenster auftaucht und ein eigener Tab, was sehr cool ist. Und ich kann so viele davon machen, wie es passt. Also mache ich weiter und mache das Gleiche hier. Und geh zurück und mach das Gleiche hier. Und dann werden Sie sehen, dass mehrere von ihnen alle verschiedenen E-Mails geöffnet haben . Auf diese Weise kann ich sie ausschalten und einfach in Echtzeit darauf reagieren. Und wenn ich fertig bin, kann ich den Tab schließen und dann weitermachen und das mit jedem von ihnen machen. Nehmen wir an, ich habe auf jede dieser Fragen geantwortet und sie sind fertig. Und dann könnte ich diese direkt aus meinem Posteingang archivieren und ich bin fertig mit ihnen für den Tag. 11. So übergehen Sie den Mac: Leitfaden für die Einrichtung: Hi, Willkommen. In den folgenden Videos werde ich einige unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung der Stack-Methode demonstrieren unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung . Wir möchten helfen, den Stress im Zusammenhang mit E-Mail zu lindern und Ihren Posteingang auf 0 zu bringen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies Empfehlungen sind. Es sind keine harten und schnellen Regeln. Wir möchten, dass der Prozess komfortabel und mühelos zu warten ist. Sie können es also gerne an Sie anpassen. Die Stack-Methode wurde entwickelt, um Ihnen mehr Zeit zurückzugeben und ist völlig zerstörungsfrei. Sie verlieren keine wichtigen E-Mails wir versprechen Happy Stacking. Okay, wir werden also darüber sprechen, wie Sie Ihre Stack-Methodenordner für Outlook Mac einrichten . Was wir tun werden, ist, uns die Ordner in der linken Taskleiste zu überprüfen . Wie wir sie einrichten, klicken wir rechten Maustaste und Posteingang und machen einen neuen Ordner. Der Grund, warum ich sie tatsächlich hier unter den Posteingang gelegt habe, ist, dass sie nicht überladen aussehen. Und dann kann ich sie auch zusammenbrechen und erweitern. Wenn ich die Ordner nicht sehen möchte, habe ich auf diese Weise eine ordentliche linke Taskleiste. Wenn ich die Ordner sehen möchte, kann ich sie erweitern , indem ich auf den Abwärtspfeil klicke. Nun, diesen unbenannten Ordner, möchte ich weitermachen und benennen. Der Grund, warum ich diese Ordner auf diese Weise benannt habe , liegt darin, dass es sich um handlungsorientierte Wörter handelt , die mich genau daran erinnern , was ich mit jeder der E-Mails machen muss , wenn ich sie in den Ordner lege. Also eine Antwort auf drei Fleisch usw. Was ich wissen lässt, ist, dass dies eine Priorität ist , in der ich meinen Workflow gerne mache. Und das könnte für Sie anders sein, daher möchten Sie es vielleicht für Sie anpassen. Sagen wir, ich hatte das nicht, ich würde diesen Ordner eine Antwort nennen und so weiter. Wenn Sie die Nummer in den Namen des eigentlichen Ordners eingeben, wird dies in der Reihenfolge verschoben, in der Sie arbeiten möchten. Okay, also werden wir über die Stack-Methode für Outlook auf Mac sprechen. Was wir tun werden, ist, mich zuerst Ihre Aufmerksamkeit hier auf unsere von uns erstellten Aktionsordner lenken zu lassen. Sie werden sehen, dass es unter dem Posteingang verschachtelt ist. Und dass wir sie mit kurzen handlungsorientierten Wörtern erstellt haben , die uns sofort wissen lassen, was wir mit der E-Mail tun müssen. Muss ich auf eine E-Mail antworten? Muss ich eine E-Mail planen usw. Sie werden auch feststellen, dass die Prioritätsnummern der wie ich gerne arbeite, im tatsächlichen Namen des Ordners liegen. Ich antworte gerne auf etwas, mache dann etwas, dann Fleisch usw. Auch hier kannst du dies für die Reihenfolge anpassen , in der du gerne arbeitest. Was wir tun würden, ist, dass wir uns unsere E-Mail ansehen würden. Und wenn Sie sich erinnern, gibt es vier Schritte um sich anzusehen und zu entscheiden, was mit einer E-Mail zu tun ist. Du wirst es öffnen. Sie werden es scannen und entscheiden, was zu tun ist, und dann werden Sie darauf reagieren. Wenn diese Aktionsordner bereit sind, die die Namen der Aktion enthalten, die Sie ausführen müssen , spart viel Zeit. Was ich mache, ist, dass ich weitergehe und in die E-Mail gehe. Und ich treffe diese Entscheidung. Was für eine Aktion ist das? Jetzt sage ich, dass dies eine Antwort ist, sagen wir mal. Und ich zeige Ihnen eine Tastenkombination um Ihnen Zeit zu sparen , Ihre E-Mails aus dem Posteingang in die entsprechenden Ordner zu verschieben . Sie könnten die Maus nehmen und hineinziehen, aber das dauert lange verglichen mit Command Shift M, bei dem ein Feld geöffnet wird. Und dann können Sie buchstäblich die Nummer oder den Namen des tatsächlichen Ordners eingeben , in Namen des tatsächlichen Ordners den Sie die E-Mail verschieben möchten. Und es passiert auf magische Weise. Also werde ich sagen, dass dies eine Antwort ist, und dann treffe ich zurück. Und dann lasst uns nachsehen. Und da ist es, es hat es direkt da drin bewegt. Das werden wir für jeden von ihnen tun. Ich sage, dass das zur Überprüfung steht. Auch hier wird Command Shift M. Und dieser wird es in den Überprüfungsordner verschieben. Lass uns nachsehen. Dort steht es zur Überprüfung. Und wir machen das mit jedem von ihnen und ich treffe eine Entscheidung. Also sage ich, dass das ein Do ist. Das ist, ich werde tatsächlich diesen gesamten Thread auswählen. Dieser ist ein Do. Das ist, sagen wir mal, das ist ebenfalls fällig. Nochmal, Command Shift M, lass mich das Fenster öffnen. Ich werde sagen, dass dies ein Newsletter ist, also sagen wir, dass es sich bei diesem um eine Rezension handelt und so weiter. Sie machen dies den ganzen Weg durch alle Ihre E-Mails. Und ich mache das jetzt schnell. So können Sie also sehen, dass wir es sehr schnell durcharbeiten. Und dann muss ich meine Maus nicht benutzen und ich spare viel Zeit. Ich sage, dass das eine Antwort ist. Und wieder kann ich schnell eine Entscheidung treffen , welche Art von E-Mail das wirklich ist. Ich sage, dass das eine Antwort ist. Dieser wird ein Stürmer sein. Sagen wir mal. Wir werden einfach weitermachen, ich bin fast fertig mit meinem Posteingang, was ziemlich erstaunlich ist, sagen wir die Inseln oder Rezension. Das ist eine Rezension. Dies ist eine Besprechungsanfrage. Prüfen wir noch einmal, ob das da reingegangen ist. Hier ist es. Perfekt. Und dann werden wir weitermachen. Das ist ein Do. Dieser ist auch ein Do. Das ist eine Rezension. Und dieses ist endlich ein Do. Jetzt werde ich gut durchatmen, weil mein Posteingang leer ist und ich werde mich dabei gut fühlen. Dann arbeite ich meine Ordner durch. Der Ordner mit erster Priorität ist „Antworten“. Was ich hier drin machen werde, ist, dass ich beurteilen werde, was ich jetzt in Echtzeit kennzeichnen und damit umgehen kann. Dann archivieren oder löschen. Und dann könnten einige E-Mails hier etwas sein, das etwas mehr Zeit und etwas mehr Mühe kostet. Und die lasse ich vorerst hier drin. Und nochmal, lege sie nicht in meinen Posteingang im eigentlichen Antwortordner. Also weiß ich, dass selbst wenn ich es jetzt nicht in Echtzeit kann , es eine Antwort ist und ich weiß, was ich damit machen muss , wenn ich später daran arbeite. Um Outlook für Mac zu kennzeichnen, müssen Sie einen steuern. Und das ist die Tastenkombination, die Ihnen Zeit spart. Wenn Sie es abnehmen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste klicken, zur Nachverfolgung gehen, Flag löschen und das nimmt es ab. Wenn Sie es schnell genug tun, können Sie Befehl Z zum Rückgängigmachen ausführen, aber es hängt davon ab. Also gehe ich weiter und flagge und benutze dann die Pfeiltasten nach oben und unten. werde nur ein paar Dinge kennzeichnen, mit denen ich mich gerade beschäftigen möchte. Und du würdest alle deine Antworten durchgehen und dies tun. Für die Zwecke der Demo mache ich nur ein paar. Und ich würde das buchstäblich tun. Ich würde in Echtzeit arbeiten und sagen: Okay, das ist eine Antwort. Ich sage: Großartig. Danke. Ich schicke es. Und was ich dann mache, ist, dass ich das archiviere. Jetzt kannst du das auf zwei Arten machen. Sie können es mit einer Taste mit der Maus archivieren. Oder lass uns noch eins machen. Lassen Sie mich einen anderen markieren, der nicht von mir ist , damit es nicht in meinen Posteingang kommt. Also kontrolliere einen zum Flaggen. Ich gehe weiter und antworte darauf. Befehl R ist eine Verknüpfung zur Antwort. Und ich werde sagen, ja, das tue ich. Großartig, ich schicke es. Und dann mache ich weiter und Archivieren ist jetzt eine andere Möglichkeit zum Archivieren außer den Button zu drücken, ist Control E zu machen . Und wenn ich in mein Archiv gehe, ist es da. Das ist eine andere Möglichkeit , es auch zu tun. Ich mache das für jeden einzelnen meiner Ordner. Nehmen wir an, ich habe alle markierten Antworten durchgearbeitet und sie archiviert oder gelöscht. Ich würde zum Do-Ordner gehen und dasselbe tun. Die Fleischmappe und mach das Gleiche. Ich würde das für jeden von ihnen tun bis ich die Ordner durchgearbeitet hatte und die einzigen Dinge, die darin übrig geblieben sind, waren eine Handvoll E-Mails, die ich später bei Ihnen zurücksenden kann. Und ich würde zurück in meinen Posteingang gehen und mich erleichtert fühlen, weil ich da nichts drin habe. Und dann arbeitete ich den Rest des Tages nur von meinem Posteingang aus. Also alles, was hereinkam, würde ich versuchen, in Echtzeit von meinem Posteingang aus umzugehen. Okay, ein hilfreicher Tipp ist, wenn wir über E-Mails mit Threads sprechen, stellen Sie sicher, dass Ihre Konversationsansicht ausgewählt ist , damit Sie alle ähnlichen E-Mails gruppieren , die sich im selben Thread befinden zusammen. Wenn ich also genau hier zu diesem Pfeil gehe und ihn erweitere, werden Sie sehen, dass alle E-Mails, die mit dieser E-Mail zusammenhängen, jetzt gruppiert sind. Wie machen wir das? Ich bin auf der rechten Seite dieser kleinen Bar genau hier. Sie werden dies durch Gespräche sehen und es gibt einen Pfeil nach unten. Wenn ich darauf klicke, würdest du sie so gruppieren. Du würdest Gespräche abhaken wollen. Klicken Sie oben auf „Neueste“. Alles, was ins Spiel kommt das zuletzt ist , wird an der Spitze stehen. Und dann möchten Sie auf Anzeigen und Gruppen klicken. Wenn Sie das tun, können Sie damit alle Threads zusammenfassen. Und es macht es einfach viel praktischer die Gespräche im Auge zu behalten. Daher ist es entscheidend, die Stack-Methode konsistent zu halten. Sie möchten eine Gewohnheit aufbauen, damit Sie ständig auf Ihrem Posteingang stehen und Ihren Posteingang auf 01 bringen. Die besten Möglichkeiten dies zu tun, besteht darin, Einträge in Ihrem Kalender zu erstellen. Das erinnert Sie daran, dass Sie Blockzeit haben , um mit Ihren E-Mails umzugehen. Wenn Sie sich den Kalendereintrag ansehen, den ich hier habe werden Sie feststellen, dass ich zu Beginn des Tages um neun Uhr, neun Uhr bis zehn Uhr dreimal eine Stunde Zeit habe. Das heißt leere Posteingang stapeln und Ordner verarbeiten. Und dann habe ich zwei kürzere halbe Stunden von 1230 auf eins. Das ist sein Stack-Work-Posteingang. Und noch eins von vier bis 430 Aufschrift Stack Work Posteingang. Also die erste, die ich mir eine Stunde gegeben habe und ich habe es als beschäftigt markiert. Und das ermöglicht es mir, die eigentliche Stack-Methode auszuführen, durch den Posteingang zu gehen, Dinge in die entsprechenden Aktionsordner zu legen und die Aktionsordner durcharbeiten. Jetzt fragen die Leute oft während Sie sich eine ganze Stunde Arbeitszeit gönnen , um dies zu tun? Ja, ich mache das, denn wenn Sie darüber nachdenken, wie viel Zeit Sie für E-Mails aufwenden und wie viel Zeit das Ihre Fähigkeit, an Ihren Projekten zu arbeiten oder zu Meetings zu gehen, zum Scheitern bringt. Dies ist die Zeit, die ich jeden Tag damit verbringen muss , meinen Posteingang zu säubern, mir Ruhe zu geben und bereit für den Tag zu sein. Also habe ich das als beschäftigt markiert, da ich jetzt jetzt an einen Punkt komme, an dem du vielleicht an einen Punkt kommst. Du machst das so oft und du fühlst dich so wohl, es nur eine halbe Stunde dauert und du kannst das nach Bedarf anpassen. Die anderen Einträge im Kalender hier , die eine halbe Stunde sind, der Stapelarbeits-Posteingang, den ich als frei markiert habe. Wenn jemand eine Zeit dafür planen muss oder ich etwas anderes zu tun habe, man einfach weitermachen und darüber hinaus arbeiten. Das Wichtigste ist dass es etwas sein muss, an dem Sie arbeiten und leicht zu warten sind. Wie wir das geschafft haben, ist, dass wir entschieden haben , dass ich diese hier willkürlich zugewiesen habe, aber Sie können diese in eine Sitzung bringen , die am besten für Sie funktioniert. Sagen wir das also. Ich habe keine Zeit dafür von neun bis zehn zu tun. Aber heute habe ich eine Eröffnung von zwei bis drei. Ich leere meine Ordner, dann könnte ich heute Morgen eine halbe Stunde an meinem Posteingang arbeiten. Also werde ich das bewegen. Weißt du was, heute habe ich keine Zeit dafür. Ich lösche das weiter und lasse es mich tatsächlich hochziehen, damit du es sehen kannst. Sagen wir, ich hatte heute keine Zeit dafür. Ich werde es löschen, nur dieses Ereignis und dann kann ich mir heute keine Sorgen machen, sondern hol es morgen wieder ab. Sie können diese verschieben, anpassen, wie Sie möchten usw. Etwas, was manche Leute gerne tun, ist, dass sie manchmal sehr früh mit ihrem Posteingang beginnen und eine Posteingangsprüfung zur Mittagszeit durchführen. Am Ende des Tages machten sie gerne den Posteingang und verarbeiteten die Ordner. Du wirst das anpassen. Es funktioniert jedoch am besten für Sie, damit Sie die Gewohnheit behalten. Okay, lasst uns also über die Verwendung des Do-Ordners und Outlook Mac sprechen. Jetzt ist der Do-Ordner ein unglaublich hilfreiches Tool, denn Sie können Aufgaben für sich selbst planen oder Aufgaben übernehmen, die Ihnen die Leute geschickt haben , und sie in Ihren Kalender einfügen. Und Ihrem Kalender wird die E-Mail angehängt. Und Sie werden es auch in Ihrer tatsächlichen E-Mail notieren lassen, damit Sie wissen, dass es geplant ist. Also lass mich weitermachen und dir zeigen, wie das geht. Ich bin bereits in meinen Do-Ordner gegangen und habe diese E-Mail markiert , weil ich dies gerade planen werde. Das erste, was ich mit der ausgewählten E-Mail machen möchte , ist, zur Kategorisierung zu gehen und dann auf geplant zu klicken, was eine Kategorie ist, die ich erstellt habe. Wie ändert man es jetzt? Sie können buchstäblich zu Kategorien bearbeiten gehen. Und Sie können sehen, dass sie Ihnen Farben geben, und Sie können jede gewünschte Kategorie hinzufügen und eine Farbe auswählen usw. So würden Sie das tun. Also wenn ich weitergemacht habe und das kategorisiert habe und ich geplant ausgewählt habe. Sie werden feststellen, dass zwei Dinge passieren. Das erste ist, dass ich einen grünen Balken bekomme , der mir zeigt , dass diese E-Mail geplant wurde. Und dann gibt es in der eigentlichen E-Mail selbst etwas, das besagt, dass dieser Bildschirm geplant ist. Jetzt möchte ich weitermachen und das in meinen Kalender setzen. Ich nehme diese E-Mail und ziehe sie buchstäblich auf das Kalendersymbol und lege sie dort an. Dann erscheint ein Terminfenster. Das erste, was ich tun werde, ist zu dieser Kategorisierungsoption zurückzukehren und ich wähle geplant aus. Und Sie werden sehen, dass das geplante Grün erscheint. Und dann werde ich als Nächstes tun, was wichtig ist, das Wort mit einem Doppelpunkt und einem Leerzeichen zu tippen. Das lässt mich wissen, dass ich das tun werde, das geplant ist. Dann klicke ich auf „ Speichern“ und schließe. Wenn ich das tue, wenn ich zurück zu meinem Kalender gehe, wirst du sehen, dass er direkt in meinem Kalender erscheint. Es ist grün wie in der E-Mail und das Wort do ist da, dieser Termin ist da. Wenn ich doppelklicke, um es zu öffnen werden Sie sehen, dass die E-Mail sie verweist , angehängt ist. So würden Sie das im Do-Ordner tun und es ist ein unglaublich hilfreiches Tool. Reden wir über Tracking mit Erinnern. Im Laufe des Tages werden wir unzählige E-Mails versenden. Manchmal müssen wir eine bestimmte E-Mail verfolgen , die wir mit einem Kunden verfolgen werden, oder daran möchten wir uns später erinnern. Könnten Sie sich in Ihren gesendeten Nachrichten freuen? Ja, das konnten Sie sicherlich, aber es könnte sehr lange dauern , bis Sie es finden, und es könnte umständlich sein für die Handvoll E-Mails, die Sie im Auge behalten möchten, ich werde es Ihnen zeigen eine Verknüpfung, die Ihnen hilft es in Ihren Gedankenordner zu legen, und dann ist es da, damit Sie nachverfolgen können, ohne eine riesige Suche durchführen zu müssen und Ihnen Nachrichten gesendet werden. Was wir also tun werden, ist zu diesem Zweck, lasst uns eine neue E-Mail erstellen. Und dann schicke ich das raus. Ich gehe selbst zum BCC. Das ist meine E-Mail-Adresse hier. Und ich mache weiter und BCC selbst. BC, wenn ich mich selbst sehe, wenn ich die Nachricht sende, lässt dies in meinen Posteingang gehen. Der Kunde erhält also seine Nachricht und dann erhalte ich meine Nachricht als BCC. Hier ist es in meinem Posteingang, du kannst sehen, dass es ist. Dann würde ich einfach meine Kommandoverschiebung machen. Hit F4 und lege das direkt in meinen Erinnerungsordner. Und da ist es. Hier ist die E-Mail, die ich gerade dorthin geschickt habe. Und wenn ich dann meine Ordner durcharbeite, wird es zur Erinnerung da sein. Sie können dies auch als Antwort tun. Nehmen wir an, ich bin im Posteingang und möchte darauf antworten, aber ich möchte die Antwort verfolgen. Ich wähle das aus. Ich werde weitermachen und darauf antworten. Und ich gehe selbst BCC, genau wie ich es im letzten getan habe. Dann schicke ich es. Und dann wird das Gleiche in meinem Posteingang erscheinen. Und dann, wie es in meinem Posteingang erscheint, ich dann kann ich dann in meinen Erinnerungsordner verschieben. Also hier ist es, IPCC selbst. Und buchstäblich würde ich genau dasselbe tun. Ich würde es öffnen. Ich würde es direkt in meinen Erinnerungsordner verschieben. Und wenn ich in meinen Erinnerungsordner gehe, ist es hier. Auf diese Weise kann ich es im Auge behalten, aber ich muss nicht alles behalten, was ich von meinen Cent-Männern schicke , weil Sie sich wahrscheinlich nicht all die Dinge ansehen werden , die Sie senden. Nur eine Handvoll, an die Sie sich erinnern möchten , weiterzuverfolgen. Reden wir über den einen Ordner. Der eine Ordner ist hier, obwohl er mit einigen der anderen Aktionsordner, die wir haben, in der Reihe ist , funktioniert der eine Ordner etwas anders. Wir verwenden den einen Ordner für aktive Projekte, an denen wir gerade arbeiten, oder für aktive Ordner, auf die wir zugreifen müssen. Wofür ich hier den einen Ordner verwenden würde, ist zum Beispiel, daran arbeite ich gerade. Hier ist ein Projekt, das ich zusammenstelle. Was ich dann tun würde, ist, dass ich das einrichten würde. Jedes Mal, wenn etwas hereinkam, würde ich es in einen dieser Ordner verschieben. Und auf diese Weise, als ich zum Beispiel an Projekt X arbeitete , wird alles, was ich für Projekt X brauche, im selben Ordner sein , ohne es aus anderen Quellen herausziehen zu müssen . So würden wir also den Len-Ordner benutzen. Eines der wichtigsten Dinge, die wir tun können, ist das Deaktivieren von Benachrichtigungen und unserer E-Mail. Das scheint zunächst etwas beängstigend zu sein, aber ich versichere Ihnen, dass Sie Ihre E-Mails immer noch einen ganzen Haufen überprüfen werden , also sehr einfach. Sie würden dorthin gehen, wo Outlook steht , zu Einstellungen gehen, zu Benachrichtigungen und Sounds und dann alle diese Optionen unter Sounds deaktivieren . Auf diese Weise erhalten Sie sie immer noch, wenn Sie eine E-Mail erhalten, und Sie werden sie trotzdem überprüfen, aber Sie werden nicht durch Benachrichtigungen bombardiert. Okay, also das verwendete Regeln auf Outlook für Mac, und es ist ein bisschen anders als Outlook für PC. Aber im Grunde werde ich den Mauszeiger über eine E-Mail bewegen, für die ich eine Regel erstellen möchte. Ich fahre mit dem Mauszeiger über dieses radiale Team. Und dann gehe ich tatsächlich auf die Regeln hier oben ein, Regel erstellen. Dann können Sie sehen, dass der Rollenname, den sie hier automatisch angewendet haben, vom Radialteam empfangen wird. Ich kann es einfach das Radial-Team nennen. Ich muss nicht von erhalten haben. Wenn ich das loswerde , kann ich auch alle Spezifikationen dafür ändern . Also kann ich ein b von zu Subjekt schicken lassen. Und diese Plus- und Minuszeichen ermöglichen es Ihnen, den Regeln Auswahlmöglichkeiten hinzuzufügen , damit Sie jede dieser Regeln erweitern können. Und Sie können den Status „ Anhänge“ empfangen haben, und Sie können alles eingeben, was Sie möchten, damit Sie die Regel so anpassen können , dass sie so spezifisch ist, wie Sie möchten. Dann musst du eine Aktion auswählen. Die Aktion, die ich hier auswähle, ist das Verschieben in den Ordner. Ich werde fortfahren und diese tatsächlich zwei Rezension ändern , weil das ein Newsletter sein wird. Und ich werde tatsächlich ein paar von diesen Typen ausziehen, weil ich sie nicht brauche. Da sind wir los. Wenn ich dies dann in einen Ordner verschieben möchte, kann ich entscheiden, ob ich dies auf andere Regeln anwenden möchte , auf Nachrichten, die dieselben Bedingungen erfüllen. Jetzt möchte ich diese anderen Regeln wahrscheinlich auf Nachrichten anwenden diese anderen Regeln wahrscheinlich auf und dieselben Bedingungen erfüllen. Wenn es so etwas wie ein Newsletter ist. In diesem Fall sage ich, dass ich es nicht tun will. Ich wollte aktiviert werden und ich klicke übrigens auf Okay, den Ordner, den ich in seine Rezension verschiebe, und ich kann den Ordner ändern, indem ich dieses Menü verwende oder auf Ordner auswählen klicke und die Nummer eingeben oder der Name des Ordners und dann wählt er ihn aus. Ich klicke auf OK. Und Sie können sehen , dass es die Regeln auf dem Server speichert. Wenn ich jetzt zu Regeln gehe, die sagen Nachrichten aus dem Radialteam verschieben. Wenn ich das mache, wird es mich fragen , in welchen Ordner ich ihn verschieben möchte. Ich werde sechs Reviews machen. Ich drücke Enter und es wird diese Regeln speichern und verschieben. Wenn ich jetzt zur Überprüfung gehe, ist es da. Und jedes Mal, wenn das Nierenteam mir eine neue E-Mail schickt, geht es automatisch in meinen Überprüfungsordner und es wird meinen Posteingang nicht überladen. Manchmal möchten Sie eine Reihe von E-Mails gleichzeitig öffnen , während Sie sich in Ihrem Posteingang stapeln , damit Sie sich Zeit sparen können , wenn Sie alle E-Mails beantworten. Sie machen es in Echtzeit und dann können Sie den Tab schließen und fortfahren und aus Ihrem Posteingang archivieren , und Sie sind damit für den Tag fertig. Ich bin in Outlook für Mac. Und es ist ziemlich einfach. Sie würden einfach die Umschalttaste drücken und eine Reihe von E-Mails auswählen , die Sie in neuen Registerkarten öffnen möchten . Und wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie optional offene Nachrichten. Und wenn Sie darauf klicken, möchten Sie ja sagen. Und Sie werden sehen, dass sie alle in separaten Fenstern geöffnet werden und Sie können in Echtzeit antworten und das Fenster schließen, wenn Sie damit fertig sind. Sobald du mit all diesen E-Mails fertig bist, habe ich 11 davon gemacht. Nehmen wir an, ich habe all dies in Echtzeit geantwortet und mich in Echtzeit damit befasst. Dann könnte ich wieder reingehen und einfach gesamten ausgewählten Bereich ändern. Und ich wäre mit all diesen E-Mails für den Tag fertig. 12. So gehen Sie auf Outlook Setup Guide: Hi, Willkommen. In den folgenden Videos werde ich einige unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung der Stack-Methode demonstrieren unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung . Wir möchten helfen, den Stress im Zusammenhang mit E-Mail zu lindern und Ihren Posteingang auf 0 zu bringen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies Empfehlungen sind. Es sind keine harten und schnellen Regeln. Wir möchten, dass der Prozess komfortabel und mühelos zu warten ist. Sie können es also gerne an Sie anpassen. Die Stack-Methode wurde entwickelt, um Ihnen mehr Zeit zurückzugeben und ist völlig zerstörungsfrei. Sie verlieren keine wichtigen E-Mails wir versprechen Happy Stacking. Wir sind in Outlook für PC. Wir werden darüber sprechen, wie Sie Ihre Aktionsordner erstellen. Jetzt wirst du hier auf der linken Seite feststellen, dass ich sie alle unter den Posteingang verschachtelt habe. Der Grund, warum wir das tun, ist, wenn ich es zusammenbringe , muss ich mir diese Ordner nicht ständig ansehen und es erzeugt ein unglaublich optimiertes, nicht überladenes Aussehen. Aber im Moment werde ich sie auskollabieren lassen. Sie werden feststellen, dass wir ihnen kurze handlungsorientierte Namen gegeben haben , antworten, tun, treffen, weitererinnern, überprüfen und so weiter. Sie werden auch feststellen, dass ich die Zahlen direkt neben den tatsächlichen Namen des Ordners lege. Der Grund dafür ist, dass dies die Reihenfolge ist , in der ich meinen Workflow priorisieren möchte , indem ich die Nummer links vom tatsächlichen Namen setze. Es hält es in der Reihenfolge, in der ich gerne arbeite. Ich würde lieber jemandem antworten, bevor ich etwas mache oder Meetings plane. Sie werden dies so anpassen möchten, dass es Ihnen am besten entspricht. Vielleicht möchten Sie das verschieben. Die beste Möglichkeit, diese Ordner zu erstellen, besteht darin , mit der rechten Maustaste auf den Posteingang zu Neuer Ordner zu wechseln. Und dann können Sie den Namen des Ordners eingeben. Wählen Sie erneut kurze handlungsorientierte Namen aus. Sie haben wahrscheinlich früher bemerkt , als wir über das Erstellen unserer Aktionsordner sprachen , dass es unten auch einen Ordner namens sieben gab. Wenn Sie sehen werden, dass wir die Zahlenfolge fortgesetzt haben. Aber der Wind-Ordner funktioniert ein bisschen anders. Manchmal benötigen Sie Zugriff auf einen Ordner, der Elemente enthält, an denen Sie aktiv arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation erstellen, rufen wir diese aktiven Ordner und eine E-Mail auf. Hier würde der Wind-Ordner ins Spiel kommen. Ich würde hier alle Ordner für aktive Projekte verschachteln. Wenn ich das zum Beispiel aufgelöst habe, werden Sie sehen, dass ich hier ein paar Ordner verschachtelt habe, an denen ich gerade arbeite. Ein gutes Beispiel ist die Arbeit an Project X. Ich kann das in meiner E-Mail einrichten. Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail sehe , die sich auf die Arbeit an Project X bezieht, geht sie direkt in den Project X-Ordner und wir können sie verschieben, und ich kann sie sogar mit Tastenkombinationen auf diese Weise verschieben mit Tastenkombinationen worüber wir in einem Moment sprechen werden. Aber wenn Sie sich hinsetzen und an Projekt X arbeiten, ist alles, was Sie möglicherweise brauchen könnten, alles in diesem Ordner bereit, wenn Sie damit fertig sind. Sagen wir zum Beispiel, Reisen im September 2021 ist bereits passiert. Sie können diesen Ordner archivieren. Okay, los geht's. Dies wird der Stapelprozess für Outlook PC sein. Das erste, worauf ich Sie aufmerksam machen möchte, ist diese schnelle Schrittleiste sich hier in der Mitte des Bandes befindet. Und wenn ich darauf klicke, wirst du sehen, dass verwaltete schnelle Schritte nach oben kommen. Sie werden feststellen, dass es schnelle Schritte gibt, die mit diesen Aktionsordnern übereinstimmen und benennen die wir im linken Task-Teil erstellt haben. Wir werden in einem anderen Video darauf zurückkommen. Ich zeige dir, wie man das einrichtet. Aber ich wollte Sie darauf aufmerksam machen weil Sie fragen werden , warum und wie ich diese E-Mails so schnell aus dem Posteingang in die Aktionsordner verschiebe . Und so lassen Sie mich da raus und reden wir genau darüber, wie wir stapeln werden. Wenn ich hier in den Posteingang gehe, erinnerst du dich aus den ursprünglichen Stack-Videos , dass du mehrere Dinge tun musst , wenn du eine E-Mail zum ersten Mal öffnest, du musst sie öffnen. Sie müssen es scannen, dann entscheiden, was zu tun ist, und dann darauf reagieren. Also mache ich weiter und ich habe diese Aktionsordner bereits hier erstellt. Und ich weise jeder dieser E-Mails eine Aktion zu. Das wird mir viel Zeit sparen denn dann werde ich genau wissen, wann ich in meinem Antwortordner bin, dass alles darin beantwortet werden muss. Einer von ihnen mache ich Ordner, ich weiß, dass dies Dinge sind, die ich planen muss oder ihre Aufgaben haben mir die Leute geschickt haben , die ich in meinen Kalender aufnehmen muss. Also werde ich weitermachen und wenn ich mir das schnell ansehe, werde ich entscheiden, alles klar, das ist eine Antwort. Ich fahre fort und verschiebe das in ihren Apply-Ordner. Wenn ich jetzt in den Antwortordner gehe, ist es da. Es wurde so schnell verschoben. Und das machen wir mit jeder unserer E-Mails bis wir nichts mehr im Posteingang haben. Also werde ich entscheiden , dass das hier ist, dieser ist fällig. Also werde ich sagen, dass das zu tun ist. Dieser ist ein Do, das hier zur Überprüfung ist. Wenn ich also in meinen Bewertungsordner gehe, wirst du sehen, dass dies die letzte E-Mail ist, die ich ausgewählt habe. Da ist es. Ich gehe weiter durch den gesamten Posteingang. Und ich benutze meine Auf- und Abwärtspfeile. So das Gleiche, ich werde einfach weitermachen. Ich sage, dass das fällig ist. Dies ist eine Antwort auf eine Besprechungsanfrage. Dieser ist ein Erinnerungs-Ado. Sagen wir das oder gelten. Das ist eine Antwort. Dieser wird, äh, definitiv ein Tun sein. Das tue ich. Das sagt bitte tun, wir werden wissen, dass das ist und wir sagen , dass dies eine Antwort ist, diese ist eine Erinnerung, und dies ist eine Antwort. Wenn ich hier zuerst in meine Ordner gehe, bevor ich das mache, atme ich tief durch und seufze der Erleichterung auf. Weil ich nichts in meinem Posteingang habe. Es ist bei 0. Das ist unglaublich. Und dann gehe ich in meine Ordner und setze den Stapelvorgang fort , indem ich die Ordner in der Reihenfolge durcharbeite , in der ich meinen Workflow gerne mache. Denken Sie also daran, dass ich einen neben die Antwort setze , weil ich gerne zuerst auf Dinge antworte, dann mache ich gerne Dinge usw. Also werde ich weitermachen und die E-Mails in Echtzeit markieren , dass ich möchte jetzt weitermachen und darauf antworten. Einige von ihnen werden mehr Zeit brauchen und ich kann diese vorerst im Antwortordner lassen. Aber in den meisten Fällen kann ich mich sehr schnell um die meisten kümmern. Es wird also ziemlich einfach sein. Ich werde es kennzeichnen. Also gehe ich weiter und flagge. Ich benutze die Auf- und Abwärtspfeile. Das wird länger dauern. Ich komme wieder darauf zurück. Und dann denke ich, dass ich diesen vielleicht auch unten markieren werde. Also werde ich in Echtzeit weitermachen, und ich bin wieder hier und ich werde jetzt darauf antworten. Also mache ich weiter und öffne die Antwort und werde darauf antworten. Und dann schicke ich es. Jetzt habe ich mich jetzt damit befasst, also muss ich das nicht mehr im Antwortordner belassen . Ich kann weitermachen und es einfach archivieren. Und es ist außerhalb meines Antwortordners und es ist fertig. Ich würde das auch mit der anderen E-Mail machen , die ich markiert habe, und dann den Ordner anwenden in Echtzeit darauf antworten. Okay. Ich melde mich bei dir. Dann schicke ich es. Und dann habe ich mich schon damit befasst. Also kann ich weitermachen und ich kann es archivieren. Und ich bin fertig. Ich würde dies in jedem meiner Aktionsordner tun. Also entscheide ich über jene, zu denen ich später zurückkehren werde. Ich werde es tun und ich werde die planen. Ich werde das bei einem späteren Video machen, denn mit dem do funktioniert der do-Ordner ein bisschen anders. Lass uns ins Fleisch gehen. Das Gleiche. Ich könnte das hochziehen, meinen Kalender legen und fertig sein und dann archivieren. Erinnern Sie sich, ich habe das schon gelesen. Ich weiß, was ich damit machen möchte. Ich werde das archivieren , weil ich es schon gemacht habe. Also hatte ich jeden meiner Aktionsordner auf diese Weise durchgearbeitet . Und dann kam ich zurück in meinen Posteingang und seufzte wieder tief erleichtert, seufzte wieder tief erleichtert weil hier nichts drin ist. Und dann wäre alles andere, was ich im Laufe des Tages bekommen habe wäre alles andere, was ich im Laufe des Tages bekommen , E-Mails, die direkt in meinen Posteingang kommen und ich würde den Rest des Tages durch meinen Posteingang arbeiten . Sprechen wir über Archivierung und Outlook PC. Jetzt ist es wichtig zu beachten, dass Archivierung und Löschen nicht dasselbe sind. Löschen bedeutet, dass Sie es wirklich loswerden. Und manchmal können Sie E-Mails löschen, die Sie nicht mehr benötigen, aber normalerweise empfehlen wir, sie stattdessen zu archivieren. Die Archivierung ist ein zerstörungsfreier Prozess, dem Sie weiterhin nach dieser tatsächlichen E-Mail suchen können, auch wenn sie nicht in Ihrem Posteingang sitzt Ihren Posteingang überfüllt. Und das können Sie auch mit Ordnern tun , damit sie Ihre linke Taskleiste nicht überladen . Ich zeige dir ein paar Möglichkeiten, wie du es schaffst. Zu Beginn möchten Sie dorthin gehen, wo es nach Datum und diesem kleinen Pfeil nach unten steht und diesem kleinen Pfeil nach unten und Sie werden darauf klicken und Sie möchten mit den ältesten E-Mails oben sortieren. Also wirst du darauf klicken wollen. Jetzt ist es wichtig anzumerken , dass viele Menschen zehntausend, zwanzigtausend, dreißigtausend und mehr E-Mails speichern zwanzigtausend, dreißigtausend und , die nur in ihrem Posteingang leben. Sie werden dies in Gruppen von 500 bis 1000 E-Mails tun wollen, damit Sie das System nicht zum Absturz bringen. Nun, wird das ein bisschen dauern , wenn du es das erste Mal machst? Ja. Aber dann müssen Sie es nie wieder tun, weil Sie mit dem Strumpfprozess auf dem Laufenden sein werden. Das andere wichtige , was Sie beachten sollten, ist, dass Sie bis vor drei Wochen ab dem heutigen Datum archivieren möchten . Der Grund, warum wir dies sagen, sind E-Mails, die Sie bis vor drei Wochen erhalten , könnten aktive Dinge sein, mit denen Sie sich befassen müssen. Im Allgemeinen alles, was vor drei Wochen und älter ist. Du hast dich entweder damit befasst. Sie müssen sich die E-Mail nicht ansehen und Sie werden nichts damit machen. Also nochmal, es wird nicht rausgeworfen, sondern nur archiviert. Sobald Sie dies getan haben, wählen Sie eine Gruppe von E-Mails und 500 bis 1000 E-Mails und archivieren sie dann einfach. Ich möchte dir zeigen, wenn ich in mein Archiv gehe, dort ist es nicht gelöscht. Sie sind da. Und wieder konnte ich immer nach ihnen suchen. Ich gehe zurück in meinen Posteingang. Jetzt erinnerst du dich an diese kleine schnelle Schrittleiste hier. Wir haben auch eine für das Archiv erstellt. Und ich zeige Ihnen, wie Sie das einrichten wenn wir darüber sprechen , wie Sie schnelle Schritte einrichten. Aber nimm einfach eine E-Mail , um dir ein Beispiel zu geben. So wie ich das tun würde, ist Kontrollverschiebung neun. Und wenn wir dann hier zum Archiv gehen, können Sie sehen, dass E-Mail wieder da ist, nicht rausgeworfen, aber nicht in meinem Posteingang sitzt. Das Schöne ist auch, dass Sie das mit Ordnern machen können, mit denen Sie fertig sind. Wenn ich entscheide, dass ich im September 2021 nicht reisen muss , ist das schon erledigt. Ich kann den Ordner buchstäblich auswählen und dann kann ich eine Verknüpfung machen. Und ich rede mit dir darüber, wie das geht. Ich habe Control Shift V. Was Sie tun können, ist, dass Sie einen Gegenstand verschieben können. Wenn Sie das tun, muss ich nur den Namen des Ordners eingeben, in den ich ihn verschieben möchte. Sie können sehen, dass es bereits ein ausgewähltes Archiv ist, weil ich angefangen habe, AR einzutippen. Ich sage: Okay, wenn ich das mache, wird der Ordner in das eigentliche Archiv verschoben. Hier. Es wird das nicht auswählen, sagen wir, okay. Und dann ist es hier, man sieht, dass es direkt unter dem Archiv hochgezogen wird. Und wenn ich mich entscheide, Wow, brauche ich diesen Ordner wirklich. Ich brauche es, um ein paar Dinge hinzuzufügen , weil etwas anderes aufgetaucht ist. Kann es immer direkt zurück in den einen Ordner ziehen. Es wird mich fragen, ich sage ja und es ist zurück. Auf diese Weise können Sie Ordner archivieren, die Sie nicht mehr benötigen. Okay, hier geht es also um Konversationsansicht oder E-Mails mit Threads für Alec PC. Jetzt bekommen wir viele Fragen darüber, wie wir sicherstellen können, dass E-Mail-Threads gruppiert bleiben. Sie erhalten also keine Reihe von E-Mails, die lose sind, die verbunden sein sollten weil sie Teil derselben Konversation sind. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Konversations-Threads zusammenfassen. Sie gehen also hier zu diesem Home-Menüband und stellen sicher, dass es erweitert ist, damit Sie sehen können, was hier ist. Dann würdest du zu Ansicht gehen und dann sehen, wie es als Konversationen angezeigt wird. Was Sie tun möchten, ist, dass Sie sicherstellen möchten, dass Sie angezeigt werden , wenn auf Gespräche geklickt werden. Das andere, was Sie tun möchten, ist, wo Gesprächseinstellungen stehen. Sie möchten klicken, Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen, Zentren oberhalb des Betreffs anzeigen. Es macht es dir einfach einfacher , es zu sehen. Und jedes Mal, wenn Sie eine Konversation erhalten , wenn Sie eine Konversation und es einen Thread gibt, der hin und her geht, werden Sie sehen, dass er als gruppierter Thread auftaucht. Und du hast wahrscheinlich gesehen, dass du in einigen meiner E-Mails wie dieser einen meiner E-Mails wie dieser einen kleinen Pfeil bekommst. Und wenn ich klicke, um es zu erweitern, werden Sie sehen, dass sich diese beiden E-Mails tatsächlich im Thread befinden , wobei dies als Betreff ist. In Ordnung, also besteht einer der wichtigsten Teile des Stack-Methodenprozesses darin, sicherzustellen, dass Sie sich festgelegte Zeiten zum Stapeln geben. Nach festgelegten Zeiten. Ich meine, es gibt Flexibilität dabei. Während du dir meinen Kalender hier ansiehst, siehst du, dass ich dreimal in meinen Kalender aufgenommen habe. Ich habe eine Zeit von neun bis zehn, also eine Stunde. Und dieser sagt tatsächlich Stack, leeren Posteingang und Prozessordner. Wenn ich darauf klicke, siehst du, dass ich diese Zeit als beschäftigt markiert habe. Ich habe mir eine Stunde Zeit gegeben um den Prozess der statischen Methode zu durchlaufen , der den Posteingang durchläuft, die E-Mails in die entsprechenden Aktionsordner legt und dann die Aktion durcharbeitet Ordner, finde ich, dass eine Stunde genug Zeit dafür ist, und manchmal brauche ich sogar weniger als das. Kannst du dich diesmal bewegen? Absolut. Sie haben keine Zeit, dies am Montag von neun bis zehn Uhr zu tun , und Sie wissen, dass Sie am Ende des Tages Zeit haben, es zu tun, Sie können es hier nach unten verschieben. Es liegt also ganz an dir. Sie haben die Macht, diese zu bewegen. Jetzt ist eine Frage, die ich viel bekomme, aber wie kann ich eine Stunde des Arbeitstages beiseite legen , um dies zu tun? Ich möchte, dass Sie eine Minute lang überlegen, wie viel Zeit Sie Arbeit an Ihrer E-Mail verbringen Laufe des Tages mit der und wie oft Sie von E-Mails abgelenkt werden , die eingehen. Wenn Sie eine Stunde beiseite legen, könnten Sie das in einem konzentrierten Block durcharbeiten und es erledigen. Sie werden feststellen, dass es auch zwei weitere kürzere Male gibt, die ich in meinen Kalender aufgenommen habe. Dieser Stapel funktioniert Posteingang und das auch am Ende des Tages, sie sind beide eine halbe Stunde. Und wenn wir dort hineinklicken, können Sie sehen, dass wir tatsächlich markiert haben , dass die Zeit für diesen frei ist. Auf diese Weise ist es in Ordnung, wenn jemand ein Meeting darüber planen muss . Sie können diese auch bewegen. Manchmal verschiebe ich diese bis zum Ende des Tages. Das wirklich Schöne ist, dass man das auch oft austauschen kann. Manche Leute machen dort gerne eine halbe Stunde morgens, eine weitere mittags. Und dann machen sie tatsächlich gerne den Stapelprozess am Ende des Tages, um alles zu klären, bevor sie für den Tag abreisen. Wie auch immer du das tun willst, liegt an dir. Auch hier können Sie sie je Bedarf mit Ihrem Zeitplan verschieben. Der wichtige Teil ist jedoch , dass Sie buchstäblich Zeit zum Durchlaufen Ihrer Posteingangsprozessorordner beiseite legen . Und dann arbeiten Sie für die kürzeren Zeiträume buchstäblich von Ihrem Posteingang aus. Okay, also hast du gehört, dass ich schnelle Schritte und viele der anderen Videos erwähnt habe. Und das wäre für Outlook PC. Was Sie tun würden, ist hier zu Ihrem Home-Menüband zu gehen und Sie würden in der Mitte schnelle Schritte sehen. Dann wird diese Leiste genau hier sein, du drückst den Pfeil und du wirst sehen, dass verwaltete schnelle Schritte auftauchen. Was wir jetzt tun werden, ist, dass wir schnelle Schritte erstellen, mit denen E-Mails aus Ihrem Posteingang in die Aktionsordner verschoben werden . Du hast gesehen, wie ich sie so schnell bewegt habe und so wirst du es machen. Lass mich dir zeigen, wie wir das machen werden. Um dies zu einem Beispiel zu machen, das bleibt, lösche ich diese ersten kurzen Schritte , damit ich Ihnen zeigen kann, wie Sie es selbst machen können. Also lösche ich das. Was Sie also tun würden, ist, dass Sie hier unten zu neu gehen würden . Dann würdest du zur Gewohnheit gehen. Dann würdest du eintippen , was du es nennen willst. Also nenne ich diese eine Antwort, weil ich diejenige ersetze, die ich gerade gelöscht habe. Und dann entscheide ich mich für eine Aktion. Die Aktion wird sein, dass ich es in einen Ordner verschiebe. Und der Ordner, in dem ich in diesem Fall eine Zwei auswähle , ist eine Antwort. Damit der schnelle Schritt im Namen mit dem Ordner übereinstimmt , in den ich ihn verschieben möchte. Ich füge hier eine Aktion hinzu. Und für mich wird es als gelesen markieren, aber du willst das vielleicht nicht tun und das liegt ganz bei dir. Dies ist der wirklich entscheidende Teil hier unten. Sie müssen eine Tastenkombination auswählen. Es erkennt also, dass jedes Mal, wenn Sie diesen schnellen Schritt haben und ihn in den Ordner verschieben, die Verknüpfung, die ich wählen werde, die Steuerverschiebung eins ist. Könntest du es jetzt anders nennen? Ja. Aber ich möchte, dass die Zahl der Priorität entspricht. Hier ist also alles eins und es ist leicht zu merken. Und dann sagst du „Fertig“. Dann wirst du sehen, dass es jetzt gerettet wurde und du wirst sagen, okay, also lass uns jetzt einen Test machen. Nehmen wir an, ich habe beschlossen , dass dies eine Antwort ist. Ich gehe weiter und wähle das aus. Dann mache ich Control Shift eins. Und mal sehen, ob es da reingegangen ist. Ja, das war es. Wir wissen also, dass dieser schnelle Schritt funktioniert hat. So würden Sie schnelle Schritte erstellen , und das würden Sie für jeden tun. Wenn ich also zurückgehe und das erweitere, wirst du feststellen, dass wir eine Antwort haben, um drei Fleisch zu machen und so weiter. Also würdest du es genauso machen. Jetzt für das Archiv würdest du das ein bisschen anders machen. Jetzt ist Archive Control Shift Nine, und ich zeige Ihnen, wie Sie Shift Acht und ein anderes Video steuern. Es ist wichtig zu beachten, dass die schnellen Schritte nur bis zur Nummer neun reichen. Leider können Sie 101112 usw. nicht machen. jedoch feststellen, dass Sie hauptsächlich sieben Hauptordner haben. Und du wirst Control Shift acht haben , um ein Fenster zu öffnen. Und ich zeige dir in einem anderen Video, wie man das macht . Und Control Shift Nine wird so sein, wie wir das Archiv machen. Ich lösche diesen Archivschritt. Dann mache ich es genau genauso. Gehe zu New Custom. Ich nenne dieses eine Archiv. Die Aktion, die ich auswählen werde , ist, dass ich sie in den Ordner verschieben möchte und der Ordner archiviert wird. Ich werde dieser vorerst keine Aktion hinzufügen. Und dann ist die Abkürzung, die ich für die Archivierung auswählen werde , Kontrollverschiebung neun. Dann sage ich „Finish“. Und du wirst sehen, dass das Archiv hier ist. Es zeigt Ihnen, was die Tastenkombination ist. Und dann treffe ich OK. Gehen wir zurück in unseren Posteingang und sagen wir, versuchen wir es einfach und sagen, dass ich diese E-Mail archivieren möchte. Ich mache Control Shift Nine. Und schauen wir uns unser Archiv an. Und da ist es. So würden Sie schnelle Schritte machen und Sie möchten dies für alle Ihre Aktionsordner einrichten. Wenn Sie sich also in Ihrem Posteingang befinden, können Sie einfach Control Shift plus die Nummer ausführen, die der Nummer Ihres Aktionsordners entspricht , und sie wird dorthin verschoben , ohne dass Sie ihn mit der Maus ziehen müssen. Eines der wichtigsten Dinge Gefühl zu haben , dass Ihre Angst wegfällt, ist, keine 1000 Ordner in Ihrer linken Taskleiste zu haben. Ich rede mit dir ein wenig darüber , deine linke Taskleiste aufzuräumen. Jetzt haben wir ein bisschen früher darüber gesprochen. Ein wichtiger Tipp ist, Ihre Aktionsordner in Ihren Posteingang zu legen Ihre Aktionsordner in , damit Sie sie ausblenden können. Darunter müssen Sie keine 1000 Ordner sehen. Dieser ist nicht so schlimm, weil ich buchstäblich nur Ordner im Posteingang verschachtelt habe und Ordner darin verschachtelt sind, wenn leider ein Outlook Dies sind native Elemente, die ich nicht loswerden kann. Ich wünschte ich könnte es. Aber was ich tun wollte, ist voranzugehen und eine visuelle Trennung zu schaffen. Also musste ich diese Mischung nicht mit meinen Aktionsordnern kombinieren lassen . Sie mögen das amüsant finden, aber das Einfache ist dass dies buchstäblich ein Ordner ist, der auf diese Weise benannt wurde, um die visuelle Trennung zu erstellen. Was Sie buchstäblich tun werden ist, dass Sie in einen neuen Ordner gehen. Und dann hältst du einfach die Umschalttaste gedrückt und machst gepunktete Linien, wodurch eine durchgezogene Linie wie diese entsteht. Und du wirst sagen, okay, wenn du okay sagst, entsteht das die Linie. Und du kannst das überall hinstellen, wo du willst, sagen wir, ich wollte es unter Archiv stellen. Es würde es dorthin verschieben und dann wäre das Archiv hier mit meinen anderen Ordnern , die ich mir gerne ansehe. Auf diese Weise erzeugt es eine visuelle Trennung, es sieht sauber aus und wenn Sie sie nicht mehr benötigen, können Sie sie einfach löschen und zu dem zurückkehren, wie es war. Also benutze ich das gerne, um mich zu trennen, wenn ich Projekte habe, ich trenne es auf diese Weise. Sprechen wir über die Verwendung von Regeln für Alloc PC. Jetzt werden Regeln eines der hilfreichsten Dinge sein, die Sie verwenden können, da Sie damit alles, was Sie nicht in Ihrem Posteingang sehen müssen, außerhalb Ihres Posteingangs aufbewahren Sie nicht in Ihrem Posteingang sehen müssen, außerhalb Ihres Posteingangs können. Normalerweise möchten Sie, dass diese E-Mails entweder in den Überprüfungsordner wechseln. Bei Dingen wie zum Beispiel Newslettern oder dem Windordner. Wenn ich dies zum Beispiel erweitere, könnte ich dies so einrichten, dass alles, was in meinen Posteingang kommt , in den Ordner Working on Project X geht, anstatt in meinem Posteingang zu bleiben und es zu überladen. Wie wir das machen, wenn Sie zur Home-Multifunktionsleiste gehen, zu Rollen gehen und zu Regel erstellen gehen. Sie klicken auf was immer Sie wählen möchten. Du könntest also vom Nierenteam machen, das Thema enthält, ich werde alles vom Radialteam sagen . Ich möchte in einen Ordner gehen. So wie ich das mache, wähle ich Element in den Ordner verschieben aus. In diesem Fall habe ich mich für CC Review entschieden , weil es sich um einen Newsletter handelt. Wenn Sie jedoch auf Ordner auswählen klicken, können Sie alles auswählen, was Sie möchten. Nachdem du das getan hast, triffst du Okay? Und dann können Sie auch weitere Regeln hinzufügen, indem Sie zu Erweiterte Optionen gehen und auf eine dieser Optionen klicken , sehen Sie, dass es sich um ein ziemlich umfangreiches Menü handelt. kannst du machen. Nachdem Sie ausgewählt haben, was Sie möchten, möchten Sie auf Weiter klicken. Jetzt habe ich nur eine Regel gewählt, also wird sie weitergehen und dort keine weiteren Regeln mehr verarbeiten. Und ich klicke auf Fertig stellen. Dann wirft es mich zurück zu diesem einen Fenster. Und du hast unten auf dem Bildschirm gesehen , dass es gesendet, empfangen wurde. Wenn ich nun zu diesen Regeln gehe, kann ich auf Nachrichten immer aus dem Radialteam verschieben klicken und darauf klicken. Und es wird wissen, dass ich es überprüfen möchte. Und wenn ich ins Review gehe, schau dir an, wie es gerade rausgezogen wurde. Wenn ich ins Review gehe. Da ist es. Jedes Mal, wenn mir etwas von diesem Radial-Team geschickt wurde, wird es direkt in den Überprüfungsordner gehen. Und es wird nicht in meinen Posteingang gehen. Benachrichtigungen sind etwas, das wir im Allgemeinen eingeschaltet haben. Und es ist nicht großartig, das zu tun, weil es ziemlich überwältigend ist, wenn Sie versuchen, sich darauf zu konzentrieren, einen Teil der Arbeit erledigen oder zu einem Meeting zu gehen , und Sie werden immer wieder von E-Mails angepingt. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Benachrichtigungen auszuschalten und Outlook. Jetzt überprüfst du immer noch deine E-Mails. bedeutet nicht, dass Sie es nicht überprüfen werden, aber was es bedeutet, ist, dass Sie nicht so abgelenkt sein werden , während Sie tatsächlich versuchen, etwas Arbeit zu erledigen. So ziemlich einfach. Dies ist für Outlook PC. Du würdest dorthin gehen, wo „Datei“ steht. Dann hier unten, wo Optionen stehen, würden Sie auswählen, dass das Pop-up angezeigt wird. Und wenn das passiert, klickst du hier auf Mail. Dann gehst du zur Nachricht Ankunft hier unten und siehst, wie ich hier einige Dinge überprüft habe. Du wirst alles deaktivieren und dann wirst du zuschlagen, Okay. Dann bekomme ich keine Benachrichtigungen mehr. Und ich kann mich auf meine Arbeit konzentrieren. Auch hier bedeutet das nicht, dass Sie Ihre E-Mails nicht überprüfen werden, aber Sie werden sich nicht davon ablenken lassen, wenn Sie sich wirklich auf etwas anderes konzentrieren müssen. So verwenden wir den Ordner do damit wir Aufgaben, die mit unserem Kalender verknüpft sind, einfach planen können . Was ich zuerst mache, ist, dass ich einen schnellen Schritt mache , der uns dabei hilft. Sie erinnern sich also, dass sich der schnelle Schritt direkt in der Mitte des Farbbandes befindet. Klicken Sie auf den Pfeil, um sie zu erweitern. Für die Zwecke dieses Beispiels lösche ich dies einfach, weil ich einen neuen schnellen Schritt für Sie erstellen werde , den Sie verwenden werden. Wir werden das so machen, wie wir es bei den anderen gemacht haben. Du gehst nach New, wir gehen zu Custom. Und dann nennen wir diesen einen Zeitplan. Weil wir das tun wollen. Wir möchten Dinge in unserem Kalender planen. Dann. Dies ist wirklich wichtig, um zu sehen, wo es heißt, eine Aktion wählen zu können. Sie möchten hier nach unten scrollen, bis Sie einen Termin mit einem Anhang erstellen möchten. Das ist der, den Sie auswählen möchten. Erstellen Sie einen Termin mit einem Anhang. Dann wähle ich Aktion hinzufügen aus. Dann wähle ich aus, dass ich die Nachricht kategorisieren möchte . Die Kategorie, die ich wählen werde, ist diese Kategorie geplant. Jetzt können Sie unter kategorisieren immer selbst eine neue Kategorie erstellen und Sie können sie beliebig gestalten. Also entscheide ich mich in diesem Fall für geplant. Dann gehe ich weiter und wähle eine Abkürzung dafür aus. Die Verknüpfung, die ich dafür auswählen werde , ist Control Shift acht, denn wenn Sie sich erinnern, haben wir sieben Ordner. Wir haben Control Shift Acht noch nicht benutzt. Und Control Shift Nine dient zur Archivierung. Also Control Shift, ich sage Fertig. Dann bin ich hier. Und Sie können sehen, dass es jetzt eine Kategorie gibt , die den Zeitplan besagt, und was immer Sie zuletzt als schneller Schritt gespeichert haben , ist das, was an der Spitze ist. Und dann sage ich, okay, jetzt komme ich zur Kalenderansicht. Dann klicke ich auf „ Hier oben anzeigen“ und dann auf Einstellungen anzeigen. Hier fügen wir die bedingte Formatierung , damit sie zum Kalender verlinkt und farbcodiert ist. Es ist also wirklich ein hilfreiches Tool. Während ich hier bin. Ich wähle Bedingte Formatierung aus. Und dann wähle ich Hinzufügen aus. Jetzt habe ich in diesem Fall bereits die Anzeige ausgewählt und ich habe sie angerufen , also werde ich weitermachen und diese löschen. Angenommen, ich habe Add ausgewählt, ich habe den Namen erstellt. Können Sie das nennen was Sie wollen, aber ich werde wählen, schlagen Sie vor, dass wir dies für diese spezielle Regel für Ihren Kalender tun nennen . Und du kannst wählen, welche Farbe du willst. Ich wähle Green aus. Dann kannst du dorthin gehen, wo es Bedingung heißt. Die Bedingung für mich, die ich hinzugefügt habe, ist, nach dem Wort do zu suchen und Sie können hier tun, was Sie wollen, um weitere hinzuzufügen. Aber das ist ein einfaches Beispiel, also werden wir nach dem Wort do suchen. Ich sage OK. Dann sage ich nochmal okay. Sag nochmal OK. Und wir sind eingerichtet. Wenn ich jetzt zurück zu meinem Posteingang gehe und sage, dass ich meinen Posteingang für diesen Tag bereits durchlaufen habe und beginne, meine Ordner zu durchsuchen und priorisiere, was ich tun möchte. Ich mache das hier , ich fahne, sagen wir, lass uns das machen. Und ich werde das unten markieren. Was ich hier machen würde, ist, dass ich schon hier drüben schwebe. Ich mache meine Control Shift Acht Abkürzung. Ich gebe die Wörter do oder das Wort do davor ein. Denken Sie daran, dass die Eingabe des Wortes do eine bedingte Formatierung ermöglicht. Dann kann ich das für jede Zeit ändern, die ich will. Und ich werde sagen, okay, ich werde sparen, nah. Du wirst feststellen, dass hier etwas passiert ist. Ich habe eine grüne Box. Die grüne Box sagt mir, dass ich es geplant habe und Sie werden sehen, dass die grüne Box in der eigentlichen E-Mail angezeigt wird und angezeigt wird. Jetzt ist es noch schönere Sache, wenn ich zu meinem aktuellen Kalender gehe, wirst du das gleiche sehen, bitte die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung erscheint in meinem Kalender, geplant und startklar und farbcodiert grün weil ich die bedingte Formatierung eingerichtet habe. Sehen Sie, wie es hier eine Büroklammer gibt. Wenn Sie darauf doppelklicken, wird die E-Mail tatsächlich an den Kalendereintrag angehängt. Wenn ich darauf verweisen müsste, wäre es da. Und Sie können dies mit allen Kalendereinträgen Ihrer Wahl tun. Sprechen wir über Tracking mit Erinnern auf Outlook PC, manchmal möchten Sie eine E-Mail aufzeichnen , die Sie gesendet haben. Und während es in Ihren gesendeten Ordner geht, tut es auch alles andere, was Sie senden. Wahrscheinlich möchten Sie wirklich nur auf eine Handvoll E-Mails verweisen, die Sie verschicken. Ich habe also eine etwas einfachere Möglichkeit , es im Auge zu behalten. Und das ist, indem Sie die E-Mail BC erstellen, sich selbst sehen und in den Ordner Remind legen . Lass mich weitermachen und dir zeigen, was ich tun würde. Sagen wir, ich hatte diese E-Mail hier. Ich habe es geöffnet und wollte darauf antworten. Was ich tun würde, ist, dass ich darauf antworten würde. Sagen wir, ich wollte das retten. Anstatt also nur auf Senden zu klicken, würde ich selbst zum BCC-Feld und BCC gehen. Dann würde ich es schicken. Sobald ich es gesendet habe, könnte ich es in meinen Posteingang kommen lassen und jetzt braucht Outlook eine Sekunde, um aufzutauchen. Also müssen wir ein bisschen geduldig damit sein. Aber sobald es in meinem Posteingang auftaucht, wirst du sehen, dass ich BCC dt bin. Ich sehe es als neue E-Mail und ich kann diese bestimmte E-Mail einfach in meinen Erinnerungsordner verschieben. Hier hat es jetzt eine Minute gedauert, aber los geht's. Hier ist es. Also schließe ich das und scrolle nach oben. Hier ist meine neue E-Mail auf Rot. Was ich tun werde, ist, dass ich es öffne. Ich BCC selbst drauf und verwende dann Control Shift vier, was unser schneller Schritt ist, um es in den Ordner Erinnerung zu legen. Ich lege das da rein, erinnere den Ordner. Und später, wenn ich meine Ordner durcharbeite, habe ich es als Erinnerung dort, das ist großartig für E-Mails, in denen Sie sich mit jemandem in Verbindung setzen müssen. Sie möchten sich daran erinnern, etwas zu tun usw. Wir möchten eine einfache Möglichkeit, unsere E-Mails in den Wind-Ordner zu verschieben . Denken Sie daran, dass die Ordner in der Referenz eines Ordners aktive Projekte sind aktive Ordner , mit denen wir gerade arbeiten. Anstatt es mit einer Maus hineinzuziehen, gibt es tatsächlich einen einfacheren Weg. Was Sie tun können, ist, dass Sie eine E-Mail auswählen können. Sie können Control Shift V, V wie in Victor ausführen. Wenn du das machst, öffnet es dieses Fenster. Und dann muss ich nur noch den tatsächlichen Namen des Ordners eingeben. Und wenn das zusammengebrochen ist, müssen Sie es möglicherweise einfach erweitern. Nehmen wir an, ich möchte, dass diese E-Mail im September 2021 auf Reisen geht. Ich habe gerade angefangen, TR einzutippen und es hat es sofort gefunden. Und dann treffe ich Enter. Und wenn wir dann auf Reisen gehen und September, da ist es da. Das ist eine wirklich einfache Art, dies zu tun. Ich mache es noch einmal. Wir gehen buchstäblich in Control Shift V öffnet eine Box, um es in einen Ordner zu verschieben. Ich wähle aus, sagen wir, dieses Mal möchte ich es an Project X arbeiten lassen. Ich trete zurück. Und wenn ich dann an Project X arbeite, ist es da. Es ist sehr einfach zu machen und spart Ihnen enorm viel Zeit. Manchmal möchten Sie mehrere E-Mails gleichzeitig öffnen , wenn Sie in Ihrem Posteingang stapeln. Dies ist eine wirklich schöne Möglichkeit auch für Sie ein echtes Erfolgserlebnis zu spüren , da Sie jedes Fenster schließen können , sobald Sie fertig sind. Ein Ausblick für PC, es ist ziemlich einfach. Sie halten die Umschalttaste und den Abwärtspfeil gedrückt und wählen einfach eine Reihe von E-Mails aus. Also mache ich ein paar von ihnen hier. Dann klickst du mit der rechten Maustaste und du kannst sehen , wo „öffnen“ steht. Also drückst du darauf und du kannst sehen, dass sie sich jeweils in ihrem eigenen Fenster öffnen. Und ich könnte weitermachen und einfach auf Reply klicken in Echtzeit damit umgehen. Und dann würde ich das für jedes dieser offenen Fenster tun jedes dieser offenen Fenster und ich würde sie schließen, wenn ich sie fertigstelle. Dann haben Sie den ausgewählten Bereich und können alle diese E-Mails archivieren , da sie für den Tag nicht in Ihrem Posteingang sind. 13. So bekomme ich Apple Mail: Richtige Richtlinien für deine Wahl: Hi, Willkommen. In den folgenden Videos werde ich einige unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung der Stack-Methode demonstrieren unserer empfohlenen Best Practices für die effektive und einfache Verwendung . Wir möchten dazu beitragen, den Stress im Zusammenhang mit E-Mails abzubauen und Ihren Posteingang auf 0 zu bringen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies Empfehlungen sind. Das sind keine festen Regeln. Wir möchten, dass der Prozess komfortabel und mühelos zu warten ist. Sie können es also gerne an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Stack-Methode wurde entwickelt , um Ihnen mehr Zeit zurückzugeben , und ist völlig zerstörungsfrei. Sie verlieren keine wichtigen E-Mails. Wir versprechen viel Spaß beim Stapeln. Dies ist die Aktienmethode für Apple Mail. Also werde ich Sie durch den Prozess der Stack-Methode führen und wie Sie es machen würden. Und dann zeige ich dir, wo alles befindet. In den nachfolgenden Videos werden Ihnen bestimmte Setups gezeigt, aber Sie werden wissen, wo sie sich befinden. Sie würden also am Anfang des Tages reinkommen und in Ihren Posteingang gehen. Das Ziel wäre , ihn zu öffnen, die E-Mail anzusehen, sie zu scannen und zu entscheiden, welche Aktion durchgeführt wird ist damit verknüpft und verschiebt es in den entsprechenden Aktionsordner. Jetzt wirst du sehen, dass ich sie schon hier links eingerichtet habe. Und wieder haben sie kurze handlungsorientierte Namen. Und links neben dem Namen steht eine Zahl. Ich weiß also genau, dass ich in dieser Reihenfolge gerne arbeite. Also würde ich buchstäblich entscheiden, okay, das ist ein du und lege es in den do-Ordner. Dies ist eine Bewertung und legen Sie sie in den Bewertungsordner und so weiter. Bevor ich dir zeige, wie man stapelt, möchte ich dir etwas Wichtiges in Apple Mail zeigen. Wenn Sie hier oben zur Nachricht gehen, werden Sie feststellen, dass Sie, wenn Sie darauf klicken , tatsächlich alle Tastenkombinationen grauen Tastenkombinationen rechts neben dem Befehl angezeigt werden. Wenn du dich nicht erinnern kannst, kannst du immer darauf klicken und es wird dir angezeigt. Die andere Sache, die ich Ihnen zeigen möchte, ist , Sie feststellen werden, dass wir hier Tastenkombinationen eingerichtet haben , die der Nummer des Aktionsordners entsprechen . Jetzt werde ich dir in einem anderen Video zeigen, wie das geht, aber es wird dir eine Menge Zeit sparen. Auf diese Weise ziehen Sie es also nicht mit der Maus, was pro E-Mail ein paar Sekunden dauert. Und es ist auch wahrscheinlich, dass Sie es versehentlich in den falschen Ordner legen. Wenn Sie sich also fragen, wie ich das so schnell machen soll , zeige ich Ihnen in Kürze, wie das geht. Was ich also tun werde, ist , in meinen Posteingang zu schauen und das in meine Aktionsordner hier in der linken Taskleiste zu verschieben . Ich werde sagen, das ist ein Do, also lege ich es dort hin. Schauen wir einfach nach, ob es sich bewegt hat. Doch. Da ist es. Ich gehe zurück in meinen Posteingang. Dieser ist eine Überprüfung. Das ist eine Bewertung. Dieser ist ado. Lassen Sie uns eine Antwort darauf geben, also habe ich ein paar Sachen zu holen. Darauf gebe ich eine Antwort. Das ist ein Fleisch, auf das man eine Antwort gibt. Und wir werden diese letzten enthüllen. Was ich jetzt tun muss, da mein Posteingang schön leer ist und ich erleichtert aufatmen kann. Ich fange an, meine Aktionsordner durchzuarbeiten. Also gehe ich zuerst in den Antwortordner. Dann wähle ich alle E-Mails in diesem Ordner aus. Und ich klicke mit der rechten Maustaste und mache Öffnen. Jetzt werden Sie feststellen, dass sich alle in einem schönen Fenster öffnen. Anstatt also eine E-Mail per E-Mail zu erhalten, kann ich hier in diesem Fenster in Echtzeit daran arbeiten und sie dann archivieren, wenn ich fertig bin. Also werde ich weitermachen und Command R verwenden, was die Abkürzung für die Antwort ist. Und dann sage ich einfach: Hi, wie geht's dir? Also werde ich hier nur eine kleine Antwort geben. Dann schicke ich es. Das habe ich tatsächlich schon geschickt. Was ich als Nächstes tun werde, ist am nächsten zu arbeiten. Es ist dasselbe. Mach meine Abkürzung für Antworten, was Command ist großartig. Also schicke ich diesen. Und dann ist dies der letzte hier. Ich schicke das hier. Diese sind erledigt. Also kann ich buchstäblich weitermachen und diese archivieren, weil es fertig ist. Und weißt du was? Ich antworte Ordner ist leer. Und was für ein tolles Gefühl das ist denn jetzt ist mein Posteingang leer, einer meiner Ordner ist leer. Und dann ging ich zum do-Ordner über und machte dasselbe, bis ich alle meine Ordner durchsucht hatte dasselbe, bis ich alle meine Ordner durchsucht hatte . Das ist also die statische Methode in Apple Mail. Aktionsordner und Apple Mail einrichten. Ich bin hier und in meinem Posteingang. Und Sie werden sich daran erinnern , dass wir Aktionsordner so eingerichtet haben, dass Sie E-Mails nicht in Ihrem Posteingang hinterlassen und sie dann erneut öffnen und sich daran erinnern müssen, was Sie damit tun müssen. Sie verschieben buchstäblich jede der E-Mails in die Ordner. Und auf diese Weise wissen Sie, dass dies eine Antwort ist. Das ist etwas , was ich tun muss. Also werde ich eine Arbeit planen, was bedeutet, dass ich die Aufgaben in meinen Kalender aufnehmen werde. Das ist ein Treffen und so weiter. ist wirklich einfach, es einzurichten. Sie müssen nur mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang klicken, zum neuen Postfach gehen und dann den Namen des Postfachs hier eingeben. Jetzt werden Sie feststellen, dass ich links neben dem Postfach Zahlen geschrieben habe . Und der Grund, warum ich das getan habe ist die Reihenfolge, in der ich gerne arbeite. Ich möchte zuerst meine Antworten machen, dann mache ich weiter und plane die Arbeit. Dann gehe ich meine Besprechungsanfragen durch und so weiter. Die andere Sache ist, wenn wir Ihre Tastenkombinationen und ein paar Minuten in einem anderen Video einrichten Ihre Tastenkombinationen und . Es ist hilfreich für Sie, Zahlen zu haben , die den Verknüpfungen entsprechen. Also werden wir gleich darüber sprechen. Sie werden feststellen, dass ich sie auch unter den Posteingang gelegt habe, und das ist wirklich nur, um Ordnung zu halten. Und so würden Sie Aktionsordner für Apple Mail einrichten . Kurzbefehle und Apple Mail einrichten. Sie werden sich erinnern, als ich Ihnen das erste Video zur Durchführung der Stack-Methode gezeigt habe, haben Sie gesehen, wie ich alle E-Mails sehr schnell aus meinem Posteingang in meine Aktionsordner verschoben habe. Und ich habe sie nicht mit der Maus dorthin gezogen. Das dauert ein paar Sekunden. Und es erhöht auch das Risiko eine E-Mail in den falschen Ordner zu legen. Es gibt also einen besseren und einfacheren Weg, und das ist die Verwendung von Tastenkombinationen. Sie werden sich auch daran erinnern, dass ich Ihnen gezeigt habe, dass, wenn Sie zu der Meldung in der oberen Taskleiste gehen , bereits einige native Verknüpfungen zu male hinzugefügt werden können. Sie werden also sehen, dass die Antwort Befehl R ist und so weiter. Was jedoch nicht eingerichtet ist, sind diese Tastenkombinationen, um diese E-Mails in bestimmte Aktionsordner zu verschieben. Sie müssen sie also nur einmal einrichten , es sei denn, Sie möchten den Namen ändern und können sie dann ändern. Wie du das machen wirst, wenn du zu deinem Apple-Symbol in der oberen linken Ecke gehst . Tastatur für Systemeinstellungen. Gehe dorthin, wo Abkürzungen stehen. Dann möchten Sie Verknüpfungen aufnehmen. Und jetzt müssen Sie das Pluszeichen auswählen , um es einzurichten . Und dann heißt es jetzt alle Anwendungen, aber Sie müssen männlich auswählen, damit es weiß, wo diese Tastenkombination angewendet werden soll. Und dann für den Menütitel geben Sie ihn genau wie diese Nachricht ein, Bindestrich größer als Zeichen, bewegen Sie den Leerraum, um den Strich größer als das Zeichen zu setzen. Und jetzt möchte ich den genauen Namen des entsprechenden Aktionsordners eingeben . Ich mache eine für den Ein-Antwort-Ordner. Jetzt werden Sie feststellen , dass es hier tatsächlich so aussieht, als ob schnelle Antworten in Klammern stehen. Wenn ich es nicht genau so nenne , wie es in der linken Taskleiste angezeigt wird, wird es nicht in der Lage sein, den richtigen Aktionsordner zu finden. Also werde ich schnelle Antworten in Klammern setzen und dann muss ich ihm eine Tastenkombination geben. Und ich werde die Kontrolle eins wählen. Jetzt habe ich eine ausgewählt, die bewusst mit der Nummer des Aktionsordners übereinstimmt . Es ist also unglaublich einfach, sich daran zu erinnern. Und dann klicke ich auf Hinzufügen. Und da ist es. Ich werde auch weitermachen und einen anderen machen und einfach einen Ordner für eine Tastenkombination für einen weiteren Ado-Ordner erstellen . Also das Gleiche Männer schon ausgewählt. Ich tippe eine Nachricht ein, die größer ist als Zeichen. Verschieben Sie das Leerzeichen, um das Zeichen größer als zu streichen Und dieses Mal werde ich es tun. Und Sie werden feststellen, dass hier auch etwas in Klammern steht. Also noch einmal, wir wollen dieses Match machen. Also setze ich Zeitplan, Arbeit und Klammern. Und die Tastenkombination wird zwei gesteuert. Also zwei Spiele mit zu tun. Und dann klicke ich auf Hinzufügen. Und wieder ist es da. Sobald Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster einfach schließen. Testen wir nun, ob es funktioniert. Also hier steht, schreib drauf, Es ist ein Fleisch. Also mache ich Control Drei. Jetzt sehen Sie, dass es direkt aus dem Posteingang gezogen wurde , und lassen Sie uns überprüfen, ob es da ist. Ja, da ist es. Wenn ich jetzt oben zur Nachricht gehe, befinde ich mich in meinem Posteingang und gehe oben zur Nachricht. Sie werden feststellen, dass, wenn ich nach unten scrolle und zu gehe, all diese Tastenkombinationen neben den entsprechenden Aktionsordnern angezeigt werden . Also lass uns ein paar zusammen machen um sicherzugehen, dass das funktioniert. Sagen wir das einfach als Antwort. Nehmen wir an, das ist eine Antwort, diese ist eine Antwort und diese ist ado. Lass uns nachsehen. Sind sie da? sind sie. Also das ist großartig. Und was Sie tun können, ist einfach das Control-Schild gedrückt zu halten und die entsprechenden Nummern zu machen. Superschnell verschiebt alles in den entsprechenden Aktionsordner. So würden Sie also Tastenkombinationen und Apple Mail einrichten . Richten Sie die Stapelzeit im Apple-Kalender ein. Sie werden sich erinnern, als wir über den Prozess der Stack-Methode gesprochen haben . Es ist eine gewohnheitsbasierte Methode, oder? Sie müssen also reinkommen und Ihren Posteingang leeren und in Ihren Aktionsordnern arbeiten und daraus ein Muster machen , das Sie jeden Tag beibehalten können , sonst wird es für Sie nicht funktionieren. Eine einfache Lift-Methode, dies zu tun , besteht darin, die Uhrzeit in Ihren Kalender einzufügen. Und wenn Sie sich jetzt meinen Kalender ansehen, werden Sie feststellen, dass ich ein paar verschiedene Zeitfenster habe. Ich habe eine Stunde lang, die besagt, leeren Posteingang stapeln und Ordner stapeln. Und ich habe zwei kleinere, die eine halbe Stunde dauern und nur Stack-Posteingang sagen. Sie unterscheiden sich jetzt darin , dass Sie zu Beginn des Tages Wiederholungen an jedem Wochentag sehen können. Es ist für eine Stunde und ich habe markiert, dass die Zeit beschäftigt ist. Und in dieser Zeit werde ich die vorhandenen E-Mails in meinem Posteingang durchgehen und sie dann in die Aktionsordner legen und die Aktionsordner durcharbeiten. Das Wichtigste dabei ist, dass ich es als beschäftigt markiert habe , damit niemand ein Meeting darüber plant. Und ich nehme mir die Zeit, um diese E-Mails und Ordner durchzugehen. Also fange ich mit einer sauberen Weste für den Tag an. Wählen Sie eine Zeit, die Sie kennen, an die Sie sich halten können. Wenn Sie Ihre Kinder zwischen 89 Uhr morgens zur Schule fahren, ist das kein guter Zeitpunkt, um sich etwas auszusuchen , an das Sie sich im Allgemeinen halten können. Und auch hier werden Sie sich vielleicht nicht jeden Tag daran halten. Und das ist ganz einfach. Nehmen wir an, Sie haben am Montag alles überstanden, aber dann kommen Sie am Dienstag herein und haben um neun Uhr ein Meeting Sie können es auf eine andere Zeit verschieben. Kein Problem. Sie können es auch löschen, wenn Sie an diesem Tag nicht darauf zugreifen können, das ist in Ordnung. Das Ziel ist es, täglich oder so oft wie möglich darauf zuzugreifen. Jetzt werden Sie feststellen, dass die kleineren Termine hier für eine halbe Stunde nur Posteingang stapeln sagen. Und wenn wir diese öffnen, buchstäblich eine halbe Stunde und Sie werden feststellen, dass sie als kostenlos markiert sind. Denn diese sind nur für Sie da, um Ihren Posteingang zu bearbeiten, also E-Mails, die im Laufe des Tages eingegangen sind . Checken Sie trotzdem Ihre E-Mails? Bist du sicher. Nun, aber wenn Sie sehen, dass Sie diese halbe Stunde in Ihrem Kalender haben, wissen Sie, dass Sie schnell überprüfen können, ob etwas wichtig ist, und Sie haben eine halbe Stunde Zeit, um alles durchzuarbeiten dieser E-Mails. Anstatt eine E-Mail zu wechseln, wechseln Sie zu einer Aufgabe, wechseln Sie zu einer Aufgabe. Auf diese Weise ist es also viel effektiver. Manche Leute müssen es tun, manche Leute machen das noch eine Stunde, also tu, was für dich funktioniert. Und auch dies wird sich an jedem Wochentag wiederholen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Stapelzeit in Ihren Kalender eintragen . Dies ist eines der besten Dinge, die Sie tun können , um einen gewohnheitsbasierten Ansatz zu entwickeln, der Ansatz zu entwickeln, Ihren Stress im Umgang mit E-Mails verringert. Verwenden des neuen Ordners und Apple Mail. Der Ordner Do unterscheidet sich also vom Antwortordner, da Sie im Ordner du Aufgaben annehmen können, die Sie entweder für Sie im Ordner du Aufgaben annehmen können, die Sie sich selbst planen müssen, oder Aufgaben, zu denen Sie jemand geschickt hat, erledigen und tragen Sie diese Zeit in Ihren Kalender ein, um sie zu erledigen. Was am Ende oft passiert wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt, von der er möchte, dass Sie es tun, und es wird in Ihrem Posteingang liegen und dann plötzlich sehen Sie es und Sie merken, dass ich dafür keine Zeit habe. diese Woche. diese Weise können Sie, während Sie Ihre Aktionsordner durcharbeiten und beginnen, den Ordner zu bearbeiten. Sie fügen all diese Aufgaben in Echtzeit in Ihren Kalender ein. Und Sie können sehen, was ich hier getan habe ist, dass ich einen geteilten Bildschirm habe. Ich habe meinen Kalender auf der rechten Seite geöffnet und den Ordner links geöffnet . Was nun Apple Mail? Es ist ganz einfach. Ich kann mir das einfach schnappen und es buchstäblich in den Kalender ziehen, wenn ich es will. Dann kann ich es ändern. Nehmen wir an, ich möchte mehr Zeit als eine Stunde. Das erste, was ich tun werde ist, dass ich die Position R E in Kapital D, Kapital O ändere . Und dann gebe ich ihm eine Farbe , die auffällt Das ist ein bisschen anders als die anderen Aufgaben, die ich in meinem Kalender habe. Ich weiß also, dass dies Dinge sind, die ich tun muss und es ist kein Meeting, und es ist nichts anderes. Es sind buchstäblich Aufgaben, die von mir erledigt werden müssen. Und dann kann ich die Zeit ändern, wenn ich will. Nehmen wir an, ich möchte, dass es anderthalb Stunden dauert. Großartig. Und dann wirst du feststellen, dass es auch auftaucht, zeige in männlich. Das Tolle daran ist, dass ich das in meinen Kalender aufgenommen habe . Und wenn ich es öffne und auf männlich anzeigen klicke, ruft es einfach die eigentliche E-Mail auf, die damit verbunden ist. Wenn ich also von meinem Kalender aus arbeite, muss ich nicht zurück in den Posteingang gehen, um zu überprüfen, worauf sich das bezieht. Das nächste, was ich tun kann, ist, mich wissen zu lassen, dass ich das geplant habe . Das Letzte, was Sie tun möchten ist einfach zur E-Mail zurückzukehren , mit der rechten Maustaste darauf zu klicken und ihr eine Flagge zu geben, die tatsächlich der Farbe entspricht , die Sie hier ausgewählt haben. Und auf diese Weise weiß ich, dass ich es in meinem Kalender eingeplant habe und es bereits da drin habe. Und wenn ich die Aufgabe abgeschlossen habe, kann ich die E-Mail archivieren. Dies ist Tracking mit Erinnerung für Apple Mail. Deshalb haben wir täglich Tonnen von E-Mails verschickt und viele davon sind nur schnelle Antworten. Jemand meldet sich bei dir und das ist in Ordnung. Aber es gibt im Allgemeinen eine Handvoll E-Mails, die darauf gewartet haben, dass jemand darauf antwortet, oder Sie werden sie weiterverfolgen möchten. Und deshalb möchten Sie sich daran erinnern, das zu tun. Im Moment neigen wir dazu, in unsere Gesendete Post zu gehen und eine Suche durchzuführen, aber es sind so viele E-Mails drin und es ist zeitaufwändig, das zu finden, was Sie wirklich brauchen. Es gibt einen einfacheren und effizienteren Weg. Und das geschieht, indem Sie das BCC-Feld verwenden , um es zu verfolgen und in Ihren Mind-Ordner zu legen. Wenn ich also eine neue E-Mail erstellen möchte, würde ich selbst CC sein. Auf diese Weise. Ich erhalte eine Kopie, die in meinen Posteingang geht , und ich kann sie einfach in den Erinnerungsordner legen, wenn ich staple, und sie wird mich daran erinnern, weiterzuverfolgen. Ich erstelle einfach eine kurze E-Mail hier. Jetzt wirst du merken, dass ich hier BC-Samen bin, also schicke ich das raus. Was passiert ist, dass ich eine Kopie in meinem Posteingang erhalte . Dann kann ich weitermachen und meine Tastenkombination verwenden, dort hineinlegen, Ordner erinnern. Und wenn ich dann staple, sehe ich, dass es da ist. Hier ist es tatsächlich, und es wird mich daran erinnern, weiterzuverfolgen. Das war eine neue E-Mail und das können Sie sogar im Antwortordner tun , jeder vorhandenen E-Mail. Nehmen wir an, ich befinde mich in meinem Antwortordner und habe festgestellt, dass ich diese Delegationsanfrage weiterverfolgen möchte. Ich kann die E-Mail öffnen und dasselbe. Ich kann weitermachen und auf Antworten klicken und dann sagen, gib meine E-Mail-Adresse ein. Und dann möchte ich mich hier selbst bcc. Und dann schicke ich es. Und dann werden Sie feststellen , dass ich, obwohl dies kein Antwortordner war, erneut kein Antwortordner war, erneut eine Kopie in meinem Posteingang erhalte und diese in meinen Erinnerungsordner verschieben kann. Und hier ist es. Also, während ich meinen Erinnerungsordner bei jars durchgehe, erinnere ich mich daran, weiterzumachen und weiterzuverfolgen. Das ist also Tracking mit Erinnern und Apple Mail. Verwenden des Webordners in Apple Mail. Oft werden wir gefragt, nun, ich habe all diese aktiven Projekte, an denen ich arbeite , und ich möchte diese E-Mails gruppieren. Wenn das also der Fall ist , würde dort der Wann-Ordner ins Spiel kommen. Jetzt werden Sie feststellen, dass ich es hier in meiner linken Taskleiste und momentan ist es eingeklappt. Aber wenn ich den Abwärtspfeil drücke, wirst du sehen, dass ich ihn erweitern kann und ich habe eine Menge aktiver Projektordner hier. Diese sind besonders hilfreich für so etwas wie dieses eine Oktober-Präsentation erstellt. Und was ich tun könnte, ist, dass ich alle damit verbundenen E-Mails so filtern könnte , dass mithilfe von Regeln so gefiltert werden, dass sie alle in diesen Ordner gelangen. Ich könnte sie auch hineinziehen, wenn ich staple. Und das lässt dich sagen, ich setze mich hin und arbeite daran. Ich hätte alle E-Mails an einem Ort statt Summe in meinem Posteingang, einige in verschiedenen Ordnern. Es ist also ein wirklich nettes Tool. Und wieder würden Sie diese genauso erstellen, wie Sie es mit dem Posteingang getan haben. Sie würden mit der rechten Maustaste klicken, zum Mittagspostfach gehen und den Namen des Ordners eingeben , den Sie hinzufügen möchten, und dann auf Okay klicken. Eine weitere nette Sache ist, wenn Sie mit diesem Ordner fertig sind. Nehmen wir an, ich bin mit der Erstellung der Oktober-Präsentation fertig und brauche sie nicht mehr. Anstatt den Ordner zu löschen, weil ich ihn möglicherweise später referenzieren muss, kann ich ihn einfach in das Archiv ziehen. Und dann schafft es eine Möglichkeit es einfach im Archiv zu finden , und ich kann das reduzieren und erweitern. Wenn ich es dann wieder brauche, nehmen wir an, das wurde aktiv und ich musste es erneut erstellen. Ich kann es einfach wieder dahin bringen, wo es vorher war. Und da ist es. Es ist eine großartige Möglichkeit, die linke Taskleiste sauber zu halten und wirklich nur auf aktive Projekte zu konzentrieren , auf die Sie verweisen müssen. Archivierung und Apple Mail. Als Faustregel gilt, dass wir alles archivieren möchten, was seit dem heutigen Datum älter als drei Wochen ist . Wenn es also vor drei Wochen war und diese E-Mail immer noch in Ihrem Posteingang liegt, haben Sie sich wahrscheinlich schon damit befasst. Du wirst dich nicht damit befassen oder es ist einfach etwas , das du nicht brauchst. Das ist also unsere allgemeine Faustregel. Alles, was älter als drei Wochen seit dem heutigen Datum ist, müssen Sie wahrscheinlich nicht in Ihrem Posteingang sitzen. Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen und wir diesen Kurs mit Teilnehmern der Workshops durchgehen , öffnen sie ihn und sie haben, sagen wir, 90.000 E-Mails in ihrem Posteingang. Sehr schnell. Sie entdecken, dass mindestens 88.000 von ihnen oder mehr alt sind und sie nicht mehr brauchen. Einige von ihnen sind vor Jahren. Das kann Ihren Stress wirklich erheblich reduzieren. Wenn Sie mehr als 80.000 E-Mails auf einmal ablegen , nur weil Sie sie archivieren. Auch hier werfen wir sie nicht raus. Du löschst sie nicht. Die Archivierung ist zerstörungsfrei. Wenn ich also hier in mein Archiv gehe, können Sie sehen, dass es immer noch Dinge im Archiv gibt, ich nicht gelöscht habe. Sie werden einfach irgendwo anders aufbewahrt. Ich muss sie also nicht in meinem Posteingang sehen. Wenn ich also in meinen Posteingang komme , möchte ich diese vom ältesten zum neuesten sortieren . Also gehe ich dahin, wo „View“ steht. Ich gehe zur Sortierung und klicke dann oben auf die älteste Nachricht. Und Sie können sehen, dass einige davon von vor einigen Jahren stammen, und ich brauche sie definitiv nicht mehr in meinem Posteingang. Also nehme ich die Umschalt- und Abwärtspfeiltaste wähle eine Gruppe von E-Mails aus. Und normalerweise kann man etwa 500 bis tausend machen , bevor man ausflippt, aber ich würde sagen, versuche es in diesem Bereich zu halten. Und dann können Sie entweder mit der rechten Maustaste klicken und Archiv auswählen oder Sie können zu der Stelle gehen, an der Nachricht steht. Und Sie werden sich daran erinnern, dass Sie die Verknüpfungen hervorgehoben sehen können . In diesem Fall ist die Archivierungsverknüpfung Control Command a. Und wenn ich das anfasse, wird die E-Mail archiviert. Also habe ich das gemacht. Und sie sind nicht mehr da. Und jetzt habe ich statt der 25 E-Mails, die ich dort hatte, nur noch drei. Es ist also ein wirklich wichtiger Schritt um Ihre geistige Gesundheit zu bewahren, indem Sie alte E-Mails archivieren. Nochmals, wenn ich in mein Archiv gehe, werden sie da sein. Ich habe sie nicht weggeworfen. Sie sind hier. Dies ist die, die oben war, aber sie werden nicht rausgeworfen, aber ich brauche sie jetzt nicht. Es ist also ein wirklich wichtiger Schritt um Ihren Posteingang sauber und übersichtlich zu halten. Und wieder wird es beim ersten Mal entmutigend wirken. Tun Sie es, besonders wenn Sie keine Person sind , die dort regelmäßig archiviert wird. Sobald du es getan hast und es gelöscht hast und du anfängst, deinen Posteingang im Griff zu haben, wird es sehr einfach zu verwalten sein. Das ist also Archivierung und Apple Mail. Regeln und Apple Mail einrichten. Im Laufe des Tages erhalten Sie eine Menge E-Mails, und viele davon sind in der Regel Newsletter, keine umsetzbaren Unternehmens-E-Mails. Dies sind E-Mails, die Sie lesen möchten, aber nicht suchen müssen. auf dringende Weise. Anstatt sie also in Ihrem Posteingang zu lassen, können Sie Regeln verwenden, damit sie gefiltert werden, um direkt in einen Ordner zu gelangen und unterwegs nicht einmal in Ihren Posteingang in etwas, das Sie in Ihrer Freizeit lesen können. Deshalb schlage ich vor , dass alles, was ein Newsletter ist oder etwas , das nicht dringend ist, in den Bewertungsordner aufgenommen wird , weil es wirklich dafür gedacht ist. Wie würden wir das machen, wenn Sie den Mauszeiger über eine E-Mail bewegen würden , für die Sie eine Regel erstellen möchten. Jetzt können Sie sehen, dass ich eine Menge davon habe, wie man Newsletter geek und hier, und ich brauche diese nicht wirklich in meinem Posteingang. Was ich also tun kann, ist zu männlichen Vorlieben zu gehen. Dann sehen Sie, dass Regeln hier bereits blau sind und ich werde eine Regel hinzufügen. Jetzt möchten Sie die Regeln so benennen, dass Sache, die Sie filtern möchten , ziemlich nahe kommen. Auf diese Weise wissen Sie genau, welche Regel das ist. Und es gibt dir Optionen. Sie können eine oder alle der folgenden Bedingungen auswählen , die erfüllt sind. Auch hier gibt es eine große Dropdownliste mit den Bedingungen. Das Gleiche gilt für das. Und Sie können Bedingungen hinzufügen oder entfernen, indem Sie das Plus- und Minuszeichen verwenden. Und Sie erhalten das gleiche Drop-Down-Menü. Auf diese Weise können Sie dies so komplex oder einfach gestalten , wie Sie möchten. Das Gleiche gilt für die Aktionen. Es gibt eine Reihe von Optionen. Also mache ich das zu einer ziemlich einfachen Regel. Ich möchte, dass alles vom Newsletter und wie geek.com in einen anderen Ordner verschoben wird, damit es nicht in meinen Posteingang gelangt. Also wieder, ich werde die Nachricht verschoben haben. Und das Wichtigste ist, dass Sie sicherstellen möchten , dass Sie den richtigen Ordner auswählen , in den er verschoben werden soll. Also werde ich den Überprüfungsordner auswählen und dann sagen, okay, jetzt sehe ich , wie ich das Postfach nicht ausgewählt habe. Also sagte es mir, dass ich es nicht schaffen könnte. Jetzt muss ich auswählen, überprüfen und dann sagen: Okay, und ich werde gefragt, Sie Ihre Regeln auf Nachrichten und ausgewählte Postfächer anwenden möchten ? Tue ich. Denn das wird eine der How-To Geek-E-Mails, die sich bereits in meinem Posteingang befinden, herausziehen der How-To Geek-E-Mails, die sich bereits in meinem Posteingang befinden, herausziehen bereits in meinem Posteingang befinden und in den Überprüfungsordner legen. Ich sage Bewerben. Wahrscheinlich haben Sie hier Bewegungen hinter dem Bildschirm gesehen. Und was das getan hat, ist, dass es all die geekigen Männer herauszog und sie in diesen Überprüfungsordner legte . Da sind sie also. Ich kann sie in meiner Freizeit lesen. Und jedes Mal, wenn eine neue E-Mail eingeht, wird sie direkt in diesen Überprüfungsordner verschoben, anstatt in meinem Posteingang zu sitzen. Das ist also eine großartige Möglichkeit, Regeln zur Verwaltung Ihres Posteingangs zu verwenden . 14. Happy Stacking!: Ich baue alles, was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein, in diese zusätzlichen Anleitungsvideos ein und mit den Handouts, die sich auf den doppelten Zwillingen befinden, sagen wir, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen , haben wir die Tierklasse, die wir können biete dir an. Und vielleicht noch wichtiger ist, wenn Sie dies für Ihr Team oder Ihre Organisation wünschen, können wir mit unserem High-End-Stack-E-Mail-Management-Office einrichten und die Kultur Ihres Unternehmens grundlegend verändern Bezug auf E-Mail. Und denken Sie daran, je produktiver Sie sind, desto besser können Sie die Dinge für sich selbst, Ihre Organisation und Ihre Familie und die Welt im Allgemeinen tun . Mein Name ist Prashant Denier. Ich bin der CEO von Double Gemini. Ich hoffe, dir hat diese Serie gefallen. Viel Glück und glückliches Stapeln.