Transcrições
1. O impacto da gestão do tempo: Você já se viu na
metade do seu dia de trabalho? E você diz para si mesmo Eu consegui alguma coisa hoje? Quero dizer, fiz alguma coisa importante
com meu tempo hoje? Esse é um pensamento comum
ou um problema comum porque nem sempre somos
inteligentes em gerenciar nosso tempo. Essa questão é muito importante,
pois o tempo pode muito bem ser nosso bem mais precioso em nossa vida
e em nossa carreira. Cada minuto que
passa é um minuto que você não
consegue voltar. E, para ser honesto,
perdemos muito tempo em nossa vida diária
de várias maneiras. Às vezes, nos concentramos no trabalho errado ou no
trabalho certo na hora errada. Ou talvez dediquemos
muito tempo a questões
pessoais ou à socialização O que
quero dizer aqui é que lutamos tanto com
isso que toda
uma indústria
cresceu ao nosso redor para
nos ajudar a usar nosso
tempo com mais eficiência. Todos os anos, equipes e
organizações individuais gastam
milhões
tentando melhorar suas habilidades de
gerenciamento de tempo E tem que haver uma maneira
melhor do que essa. Olá, Manten Pate, palestrante e
coach sobre gerenciamento de tempo Vamos pensar no que
significa para você ter clareza nesse meio de caos em
que você está no seu dia. É tudo uma questão de obter
mais foco e ser mais intencional sobre
como você aborda o dia Na verdade, gostaria de começar nosso curso sugerindo
uma abordagem muito simples ou uma técnica muito simples
que compartilhei com outra profissão e que
pode transferir seu dia. O resultado é menos tempo perdido. Mais do trabalho certo
concluído na hora certa e uma sensação positiva de que você administrou
seu tempo corretamente. Este curso é para todos
que desejam aumentar sua eficiência no gerenciamento de tempo e maximizar sua produtividade. Seja você estudante, empregado de nove a cinco anos
ou até mesmo proprietário de uma empresa. Este curso é aplicável a
todos porque, na vida, temos tempo e todos
enfrentam problemas com o sistema de gerenciamento de
tempo. Tudo bem, nos
vemos na primeira aula.
2. Como dominar a regra 80/20: priorizar para obter o máximo de produtividade: O
sistema de gerenciamento de tempo que
criei é muito simples
e direto O primeiro passo é
entender a regra 80 20. A ideia é que nem todo trabalho
seja criado da mesma forma. Algo simplesmente
importa mais do que outros. Analise cada tarefa,
cada pessoa ou cada projeto e faça essas duas perguntas a
si mesmo. Primeiro, esse é um pouco de trabalho, algo que é tão vital, que é de importância estratégica
para você ou para sua equipe. Isso significa que, quando você
complica esse trabalho, está progredindo de verdade
e avançando Isso é o que eu chamo de coisas boas e merece sua atenção Vamos chamar isso de 20%. A segunda pergunta
será assim. Isso é só um
trabalho que eu tenho que fazer? Não estou dizendo que o trabalho
não seja importante ou vital para todos. Estou sugerindo que pode ser relativamente
menos importante
e, nesse caso, você não pode
investir demais seu
tempo limitado concluindo-o. Vamos chamar isso de 80%. Pense no seu trabalho real. É muito fácil identificar
todo o trabalho de 80%. Isso é mais parecido com trabalhos mais
mundanos ou simples,
especialmente trabalhos que
você faz repetidamente, e não deve ocupar
mais tempo do que
o absolutamente necessário mais tempo do que Isso pode ser
preencher um relatório, compilar uma planilha ou alguma outra Você também precisa
pensar nas pessoas que trabalham. Sua interação
afeta seu humor
e, em seguida, afeta
sua produtividade. Se você for realmente honesto, provavelmente poderá pensar
em alguma conversa, está
gostando demais, outras pessoas se alimentam bem e que é muito positiva
ou produtiva. Aqueles negativos ou não
produtivos fazem parte de 80%. A verdade é que muitas vezes passamos muito tempo em questões
de menor importância A regra geral para
cada tarefa
e relação é se
perguntar se você está vendo algo na 20% ou
na pilha de 80% Se você não
pensar nisso regularmente, provável
que você
aloque mal seu tempo Deixe-me dar uma ótima
visão geral ou uma ótima orientação. Nunca invista mais da metade do seu tempo em coisas em uma pilha de 80% Experimente isso, por exemplo,
por cerca de uma semana. Faça algumas anotações sobre
exatamente como você está gastando seu tempo
no trabalho. E no final da semana, faça uma contagem e veja com que
frequência você está gastando
tempo na pilha de 80% O resultado pode
te surpreender. Então, isso é simples. Ao
analisar seu trabalho,
seja intencional Pergunte a si mesmo:
isso é 20% ou 80% c? Dessa forma, você fica
claro sobre o que realmente importa para poder
obter mais do que
3. Como encontrar sua janela de Einstein: Você sabe,
entender muito do gerenciamento do tempo é saber em que
trabalhar e quando. Vamos pensar sobre a
questão do tempo por um momento. O momento certo para trabalhar em
suas questões mais importantes é um período do dia conhecido
como a janela do Einstein Há um momento do
dia em que você está no auge mental em que
o
trabalho parece quase divertido. Os problemas são mais
parecidos com quebra-cabeças divertidos, e você
faz as coisas na ordem certa É uma ótima sensação de ser
capaz e produtivo. Esse pico geralmente dura duas a 4 horas e
acontece em
horários diferentes para cada pessoa. Digamos que, para mim, seja de manhã cedo. É quando meu cérebro funciona
no nível mais alto. Portanto, dedique algum tempo e identifique quando essa
janela acontece para você. Depois de saber que sua janela de lata acontece, aprenda a protegê-la. Vamos começar dizendo não de
vez em quando, para que você não
permita que ninguém interrompa
seu trabalho a qualquer momento Isso acontece com frequência. Você está trabalhando em
algo importante e um colega ou seu chefe
entra e pede ajuda Você diz que sim e a
interrupção começa. Se o problema não for realmente
importante, diga não educadamente e diga a eles que
você fará o
acompanhamento em breve para poder concluir a
tarefa importante à sua frente Outra ideia ou
solução que funciona é se afastar do espaço
normal do escritório. É meio engraçado porque os escritórios parecem estranhamente projetados
para maximizar a interrupção O que precisamos é de foco. Mas, como valorizamos a
colaboração e a criatividade, os
escritórios costumam ser muito barulhentos, dificultando a concentração
das pessoas Se você trabalha em um cubo, ocasionalmente se levante, vá embora e encontre um escritório que
agora está cheio ou talvez uma sala de conferências do outro lado do prédio
que ninguém esteja usando Feche a porta,
sente-se e aproveite
o silêncio ao começar a trabalhar. Você também pode dar um passo adiante. Digamos que pense todas as coisas que
impressionamos você no trabalho. Quero que você tente
garantir que eles não o restrinjam com a maior
frequência possível. Vamos começar com seu telefone. Está fazendo muito barulho. O e-mail, texto, chamada, notificações e assim por diante. Se você quiser maximizar sua capacidade cognitiva
durante a janela do Einstein, você precisa ter
poucas chances de se
permitir desligar o telefone Eu prometo que o mundo não vai acabar. Escreva por 13 minutos
ou até uma hora e veja se você se concentrará bem. funcionalidade mental máxima é um altamente valioso em um mundo
altamente distraído. Se você sabe quando sua mente atinge o pico e se lembra de proteger
aquela janela de Stan, não
há como dizer o
quanto você pode realizar Gerenciamento de tempo é gerenciamento de
vida.
4. Como comunicar limites para eficiência de tempo: Quando alguém vê você no
trabalho, o que eles pensam? Quero dizer, eles acham que
você está sempre disponível que não há problema em
ir até você e interromper
o que está fazendo? Eu não sei a resposta
dessa pergunta. Embora eu saiba que você
deveria estar pensando nisso. Vamos dar um passo adiante. É hora de você começar
a transmitir sua habilidade de forma
proativa Caso contrário, as pessoas
tenderão a presumir
que não há problema em ir
até você e interrompê-lo. Não estou sugerindo Heidi, constantemente dizendo não
às suas colagens ou encontrando outra maneira Você pode acreditar em
uma cultura positiva e em um ótimo
relacionamento profissional, mas ainda assim tentar controlar a
frequência com que é interrompido Então, vamos pensar em como
podemos fazer isso ou como podemos enviar o
sinal certo para nossos colegas. Vou compartilhar um exemplo
interessante que usamos em nosso escritório. Usamos cartões coloridos para expressar
nosso nível de disponibilidade. Primeiro, concordamos com
o que a cor significa. Normalmente, é vermelho,
amarelo e verde. Vermelho significa que você está
muito nervoso e só deve
ser interrompido por
algo muito importante Amarelo significa cautela. Estou muito tonta e não
quero me socializar, mas fique à vontade para
me interromper se precisar E o verde indica que
você está no bom lugar, fazendo muita coisa,
sem prazos de última hora, e não há problema em
interrompê-lo e colocar esse cartão na frente do seu cubo ou
cubículo para que todos conheçam Sim, é verdade
que as pessoas precisam usar esse tipo de
sistema com integridade. Você não pode simplesmente colocar um cartão
vermelho o tempo todo. Mas sistemas como esse, embora
imperfeitos, realmente ajudam. Obviamente, você também pode
aproveitar a tecnologia
bloqueando algum tempo necessário
no calendário compartilhado para que outras pessoas
saibam seu status, sua disponibilidade ou talvez você possa enviar alguma mensagem
para seu grupo,
por exemplo, e-mail, slack ou qualquer canal de
comunicação que sua equipe normalmente usa Por fim, não se esqueça da maneira antiga de
lidar com essa tarefa Basta dar uma passada no escritório
e dizer a uma ou
duas pessoas que você está disponível por esse
período específico. Lembre-se, é a sua vez. Então, B, passando cada
minuto do seu dia e seguindo algumas
das técnicas anteriores, podemos ajudar outras pessoas a
apreciar esse fato. Se você usa cartões coloridos, mensagens
digitais ou
uma conversa rápida,
informe outras pessoas sobre sua
situação para que você possa controlar a quantidade de
interrupções que você enfrenta
5. Gerenciamento estratégico de carga de trabalho: Todos sabemos que nem todo
trabalho tem a mesma importância. Também sabemos que temos
poucas horas em um dia. Às vezes, é
útil pensar de forma mais estratégica sobre como
gerenciamos nosso trabalho
e nossa carga de trabalho Quero me concentrar na parte
do seu dia você passa fazendo o trabalho
que você só precisa fazer. É importante, e é
por isso que você está sendo pago, mas é mais chato
ou na segunda-feira. Não é esse tipo
de trabalho convincente. Isso é importante para o sucesso. É apenas um trabalho que você precisa fazer. Ok, para esse tipo de trabalho, quero que você
pense na possibilidade de automatizar, terceirizar ou delegar Vamos começar com a automação. Com a ajuda
da tecnologia, há tantas
oportunidades que
podemos automatizar nosso trabalho Por exemplo, a redação de
relatórios pode ser automatizada usando ferramentas de IA
, como Cha GPT e Cloud planilha pode
usar algumas ferramentas de AA para automatizar o cálculo, assim
como a reunião
pode ser agendada eletronicamente ou em uma
reunião on-line, em Ou talvez possamos usar
contratos digitais em vez de papéis. Dado seu
tipo específico de trabalho, procure maneiras de economizar seu
tempo por meio da automação A próxima etapa é a terceirização. Você provavelmente já ouviu falar de um
sistema para descrever quando uma empresa opta por não fazer
algo como marketing vendas ou logística, eles
optam por se
concentrar em suas principais competências permitindo que especialistas
externos ajudem nesse trabalho Bem, a mesma ideia pode ser aplicada a um
profissional individual como você. Você pode encontrar alguém
interno ou externo à sua organização que seja adequado para fazer
parte do que você faz. Considere a
apresentação comum com slides produzidos
no Microsoft PPT Criar slides não é um processo
altamente complexo, mas pode levar
um bom tempo. Em vez de fazer
slides o dia inteiro, considere terminar o
esboço de uma ou duas páginas no Microsoft Word, algo que você
pode fazer muito rapidamente Em seguida, entregue esse
especialista dedicado em Microsoft PPT, e ele criará
a primeira faixa de seus slides enquanto você
se concentra nas tarefas mais importantes Se você pensar de forma criativa
sobre seu trabalho, é provável
que encontre
mais oportunidades como essa de terceirizar Por exemplo, deixe-me dar um exemplo de como
terceirizo meu trabalho Como você sabe, na criação do curso, temos que fazer a edição de vídeo. Bem, obviamente, eu sei
como editar meus vídeos, mas levarei dias ou até meses ou até
semanas para editá-los. É por isso que terceirizo meu processo de edição de vídeo para
um especialista em edição de vídeo, e eles cuidarão de todo o
meu processo de edição de vídeo Enquanto eu estou me concentrando em tarefas
mais importantes,
que são filmar o filme, criar o conteúdo
e etc Espero que tenha entendido o que quero dizer. Por fim, considere a delegação. Mesmo que uma parte do trabalho eletrônico não
seja de desenvolvimento para você, ela pode representar uma
oportunidade de desenvolvimento para outra pessoa. Você não quer delegar trabalho
pesado ou trabalho pesado. Portanto, tenha cuidado com isso. Se você tiver uma boa
tarefa em mãos, procure a
pessoa apropriada a quem deseja
delegar e,
em seguida, inicie uma conversa Isso pode economizar algum tempo e ajudá-los a
criar uma nova escala. Como o tempo é sempre limitado, você precisa escolher bem
como usar seu tempo Dê a si mesmo um
pouco mais de espaço para seu trabalho encontrando
oportunidades para automatizar, terceirizar ou até mesmo delegar Dessa forma, você permanecerá focado
no que é mais importante. De qualquer forma, nos
vemos na próxima.
6. Dicas de gerenciamento de tempo para Classic: Boas notícias porque o
gerenciamento do tempo é muito importante. Desenvolvemos muitas
práticas a serem consideradas. Deixe-me compartilhar algumas das minhas práticas
favoritas e recomendadas. Primeiro, considere chegar
cedo ao trabalho. Há algo
mágico na tranquilidade que
você sente no trabalho
antes da chegada da maioria das pessoas É muito tranquilo e permite que
você seja mais produtivo. Experimente um dia por semana
e veja o que acontece. Em seguida, definitivamente faça uma auditoria de tempo uma ou duas vezes por mês. Faça algumas anotações todos os dias por pelo
menos duas semanas, hora a hora. Para o bem ou para o mal, você terá uma boa ideia
de como está usando seu tempo, desperdiçando seu tempo e quando é
mais produtivo Outra ótima fita é começar o dia
com uma agenda Papel ou digital
não importa. Antes de começar a trabalhar,
consulte o planejador
para que você se lembre seus compromissos, faça
ajustes e, em seguida, comece a trabalhar Um pouco de planejamento como esse
pode mantê-lo no caminho certo. Em seguida, pense em
trabalhar ocasionalmente em casa ou
trabalhar remotamente Você pode fazer isso acontecer, você pode fazer isso uma vez por semana
ou algumas vezes por mês. Isso permite uma mudança de ritmo e oportunidade de se sentir
separado de todo o ruído, distração e
interrupções ao Se você tiver a habilidade, pegue seu laptop
e experimente. Aqui está uma dica para usar quando você está realmente
preso a esse problema. Na medida do possível, não perca muito tempo
girando sua roda Solte e troque de tarefa. Quando você finalmente deixa de lado
a sensação de estar preso, na verdade aumenta
a probabilidade de progredir
ao voltar atrás. Outra ideia envolve atrasar algo até que você
termine a ligação desejada Por exemplo, você pode
dizer para si mesmo Não
vou almoçar
até terminar este relatório. Esse pouco de motivação
extra às vezes
pode funcionar positivamente Ok, aqui está um clássico. Lembre-se de fazer pausas, mantenha-as curtas e
simples, mas use-as. Levante-se e se afaste
do seu espaço de trabalho. Você pode ir para fora ou
talvez apenas ir para a sala de descanso. Acontece que quando você desconecta e usa essa
pausa de forma eficaz, você é realmente mais
produtivo no trabalho Outra ótima tática é
usar o limite de tempo para sua tarefa. Você pode analisar
seu trabalho, estimar quanto tempo ele deve levar, adicionar alguns minutos a ele
e, em seguida, anotá-lo
e torná-lo visível. Pequenos contratos
com você mesmo geralmente
produzem o foco
extra de que você precisa. Finalmente, nada de multitarefa. Às vezes, você acha
que obterá
mais do que se fizer de três a
quatro coisas ao mesmo tempo. Bem, na verdade não. Ao dividir seu foco, você trabalha mais devagar por tarefa Você tende a cometer mais erros e a ser menos criativo. Então, quando possível,
uma tarefa por vez. Ok, são muitas ideias. Todos eles podem não funcionar
apenas para você. Mas se você fizer isso, bem, esse é o tempo que está sendo economizado, e esse tempo pode ser usado com seus amigos
e familiares.
7. Projeto de curso: É hora de colocar em ação um
plano que o ajudará a gerenciar
seu tempo com mais eficiência. Já abordamos muitas ideias, mas às vezes é
melhor começar aos poucos. Esta palestra é uma espécie de
lição de casa ou palestra sobre projeto. Então, a partir da próxima semana, quero que você faça
essas três coisas. Primeiro, identifique uma
ou duas tarefas mais importantes que
você precisa concluir
nas próximas semanas. Escolha em que dia do seu tempo você trabalhará nessa tarefa Pense na sua janela do Einstein e coloque-a no seu calendário Em seguida, identifique um comportamento. Você sabe que perde tempo e
se compromete a interromper
esse comportamento. Podem ser almoços longos, socialização de
tumores
ou compras on-line Bem, quem sabe? Seja honesto e opte por não se envolver com esse comportamento
nas próximas semanas. Por fim,
pense nas dicas que
abordamos e escolha uma
dica que você adotará. Isso pode ser um
limite de tempo para sua tarefa, chegar cedo ou talvez
terceirizar. Depende de você. Mas experimente um. Ok,
na próxima semana, quando você fizer diligentemente apenas
esse pequeno número de coisas, você criará uma nova rotina Você está confortavelmente adaptado
à sua nova rotina, volte aqui e escolha outra dica ou duas
e depois experimente Deixe-me acalmar, você está reservando
um tempo para si mesmo. Isso significa que você está ficando
mais produtivo e progredindo mais em
sua carreira e em sua vida.
8. Você conseguiu! Momento de fechamento: Caras incríveis. Você chegou até aqui
neste curso. E antes de tudo, quero
parabenizá-lo por concluir todo esse
curso de gerenciamento de tempo Obviamente, não vou mais
perder seu tempo, mas fique à vontade para conferir meus outros cursos sobre
gerenciamento de tempo e outros nichos. E sinta-se à vontade para me fazer
qualquer pergunta, se tiver, e não se esqueça de me dar seu feedback escrevendo
uma resenha para este curso. Novamente, muito obrigado por assistir
a este curso. É muito emocionante
estar com você. Uma luz, te vejo em
outro curso. Tchau tchau.
Manthan Patel, AI Instructor
