Transcrições
1. Introdução: Olá, e bem-vindos ao meu curso sobre como planear um trabalho sem stress. Provavelmente estás aqui porque sentes que o teu tempo não é teu. Chega ao fim da semana de trabalho e percebe que não conseguiu nada do que se propôs a fazer. E o que é pior, você provavelmente se sente estressado com isso. Agora imagine que você tem tempo em seu calendário para lidar com seus itens de maior prioridade. E você também tem tempo reservado para a saúde mental e peixes. Oi, eu sou Rich, um designer de UX e gerente do Google. Ao longo da minha carreira, aprendi e aprendi muitas dicas de produtividade que compilei em um sistema. No núcleo deste sistema está planejando seu trabalho ideal. E este eu vou te ensinar hoje. Ao longo do caminho, você aprenderá a bloquear o tempo para suas tarefas mais importantes em seu calendário. Você também aprenderá a vincular tempos para a saúde mental e fitness. Também compartilho com vocês algumas ferramentas que uso para definição de metas e priorização. No final desta aula, você terá sua semana de trabalho ideal e uma maneira de fazer melhorias a cada semana para que cada semana você use este sistema e fique melhor e melhor. Então, o que você está esperando? Vá em frente e continue para o próximo vídeo para que possamos mergulhar.
2. Regras e mentalidade: Tudo bem. Antes de começarmos a bloquear o
tempo no seu calendário e entrarmos em todo o meu sistema. Quero estabelecer algumas regras básicas. O primeiro é acreditar em si mesmo, este é um novo processo e você nunca viu isso antes. Mas enquanto tiveres a confiança de que consegues fazê-lo, acho que te sairás bem. Além disso, dê a si mesmo permissão para cometer erros. Às vezes aprendemos nossas maiores lições através de um erro. E eu só queria ter certeza de que este é um espaço onde erros são permitidos. Está tudo bem. E a última coisa é Kaizen. E Kaizen é japonês para melhoria contínua,
permitindo-se ser novo e aberto a isso e cometer erros e aprender com eles que você vai melhorar continuamente. Se você ficar com este sistema ou qualquer sistema, desde que você volte e veja quais foram os
seus erros e como você poderia corrigi-lo, você vai melhorar. Então essas três coisas eu só queria ter certeza de que todos nós estabelecemos o
nível lá antes de continuarmos na carne. Então vamos continuar para a próxima lição.
3. Criação de blocos atraentes do tempo: Bem-vindo de volta. Nesta lição, vamos mergulhar no calendário e começar a bloquear o
tempo de folga para que você possa se concentrar na tarefa de maior prioridade a cada semana. Agora, esses blocos de tempo serão recorrentes para que haja consenso de semana para semana, que você seja capaz de fazer isso. Coisas que são mais importantes para você também irá bloquear o tempo para saúde e também atividades de fitness que você pode querer fazer todos os dias. Então vamos mergulhar e eu vou te mostrar exatamente como fazer isso. Esperança no Google Calendar. E o que estamos olhando aqui são todos os compromissos que já fizeram para o, para esta próxima semana. A primeira coisa que queremos fazer quando estamos bloqueando o tempo é pensar quando é o melhor momento para você fazer um trabalho profundo. Tempo em que você será capaz de se concentrar. E você quer escolher cerca de uma a quatro horas todos os dias porque há pesquisas que
mostram que nós só poderíamos nos concentrar por mais ou menos esse tempo. Para mim, os melhores momentos são de manhã. Então eu vou em frente e agendar uma sessão de trabalho profundo para mim. Entre oito e dez. Eu também vou colorir este código para que, em um relance, eu sei que esta é a minha sessão de trabalho profundo. Agora eu também vou repetir isso para que eu saiba que às segundas e quartas,
quartas das oito às dez da manhã,
eu não posso agendar algum tempo de trabalho profundo. Vamos preencher o que exatamente
eu vou fazer durante esses tempos e o que você vai fazer durante esses tempos. Mas, por enquanto, vamos colocá-los como espaços reservados. Então eu tenho segunda-feira foi eles disseram Agora eu vou fazer terça-feira. E na terça eu vou e começarei às 8:30. Vou chamar de trabalho profundo de novo. E eu vou acabar com isso às 10 também. E lembre-se de escolher uma cor. Bom. Agora eu vou fazer outra sessão na quinta-feira por volta das 930 é chamado Deep Work. E eu vou para o 11, mudando a cor. E na sexta-feira farei mais uma sessão aqui. Trabalho. E mudarei para a cor flamingo de novo. Pen, eu salvo. Só me lembro de uma coisa que esqueci de fazer isso recorrente, mas vamos pular isso por enquanto. Eu também tenho oportunidades
à noite para rever hoje ou apenas fazer algumas experiências que eu preciso para terminar. Então eu costumo ir às 730 e continuar a trabalhar profundamente. Neste irá se repetir também. Segundas-feiras, quartas e sextas-feiras. E às terças e quintas, vou até às nove horas. Há essa teta. Então agora eu tenho meu tempo de trabalho profundo salvo. Da próxima vez vou adicionar meus tempos de saúde mental e fitness. Agora. Tenho o objetivo de me exercitar todos os dias. Eu gosto de fazer treinamento intervalado e eu também gosto de correr e eu vou ir em frente e colocá-los no meu calendário bem para que eu saiba quando eu vou fazer essas coisas. E eu vou mudar a cor. Gosto de ter meus tempos de saúde mental como verdes. Na verdade, eu preciso repetir isso e isso vai repetir às segundas, quartas e sextas-feiras. Mas agora estão salvos. Às terças e quintas. Vou dar uma corrida. E novamente verde. E isso se repete às terças e quintas. E fé. Agora temos nosso tempo de trabalho profundo ou uma dobra é tempo para nossos itens de maior prioridade. Nós também temos alguns momentos para algum exercício. A próxima vez que eu quero bloquear é tempo onde eu posso rever a minha lista de afazeres e que eu vou agendar para quinta-feira entre oito e
nove e trinta da manhã. Deixe-me ir em frente. E IDE eu gosto de fazer isso porque desenhou o Weka adicionar coisas às minhas listas de afazeres e pode ficar indisciplinado. Então eu vou em frente e agendar algum tempo para fazer um pouco arrumado. Ok. Agora, da próxima vez, da próxima vez que vou poupar é tempo de planear a minha semana. Gosto de planejar para a semana seguinte às sextas-feiras. Agora, este é um momento em que você realmente iria em frente e preencher todos os detalhes de suas sessões de trabalho profundo. E chegaremos a isso em um vídeo futuro. Vamos continuar e deixar isso se repetir semanalmente na sexta. Tudo bem. E então a última vez que eu quero salvar é um tempo para revisão ou reflexão. É quando você vai voltar e olhar para a sua semana e pensar sobre como foi e o que você fez bem, o que você poderia fazer melhor, coisas assim. Vou falar mais sobre isso em outra sessão futura também. Então, por enquanto, vamos apenas ir em frente e fazer com que isso se repita Save. E é isso. Então, apatia, eu mostrei a você como encontrar horas em seu calendário para o trabalho profundo e também encontrar manipulação de exercícios de chão encontro. E então a última categoria é tempo de execução para a manutenção, coisas como planejar para a próxima semana, revisar sua lista de tarefas e arrumá-la. E também apenas revisando uma semana em geral e refletindo sobre o que você fez, o que você fez bem, mas ele poderia fazer melhor.
4. Configuração e prioridade: Bem-vinda de volta. Nesta lição, vamos passar por definição de metas e priorização. Na última lição, bloqueamos o tempo em nosso calendário para que pudéssemos nos concentrar em nossas coisas mais importantes. Agora, queremos ter certeza de que essas coisas estão alinhadas a um objetivo de nível mais alto que queremos alcançar. E para fazer isso, temos que ter metas para começar. O que eu gosto de fazer é que no início do trimestre, eu listo três a cinco golos que eu quero alcançar até o final do trimestre. E com isso, eu tenho algo para cronometrar minha tarefa a cada semana. Asseguro-me de que cada tarefa se alinhe com um dos meus principais objetivos para o trimestre. Agora você pode ainda não ter listado quais são seus objetivos para este trimestre. Então, se não tiver, há um método que gostaria de apresentar para ajudá-lo a decidir quais devem ser seus objetivos. E isso é chamado de método de duas listas de Warren Buffett. Agora, esta lição, este método é bem simples. Há dois degraus. O primeiro passo é listar cerca de 25 dos seus principais objetivos de carreira. São seus objetivos para o trimestre. Vá em frente e liste-os. Agora, o próximo passo é olhar para sua lista de 25 itens e circular os que são sua prioridade máxima, aqueles que você mais se importa em alcançar. Você quer um círculo cerca de cinco desses, apenas cinco. E quando acabares com isso, terás as tuas duas listas. A primeira lista de 25 e, em seguida, sua segunda lista de cinco itens dentro dessa primeira lista. Então suas prioridades para o trimestre
seriam as cinco as cinco principais coisas que você listou. Tudo bem, agora que você tem sua lista de até cinco tigelas, deixe isso de lado por um segundo. Vamos falar sobre as tarefas que você precisa realizar para a próxima semana. Você pode já ter uma lista de tarefas que você precisa fazer na lista de tarefas ou alguma outra forma de capturá-las. Vamos dar uma olhada nessa lista e priorizá-los do mais importante para o menos importante. E se precisar de ajuda para descobrir o que é mais importante e o que é menos importante. Vamos trazer de volta nossos objetivos. Primeiro. Veja sua lista e veja as coisas que se alinham com seus cinco principais objetivos que você já definiu. Se houver algo que não se alinhe com esses objetivos e coloque-os no final da lista. E as coisas que se alinham a esses objetivos os colocam no topo da lista. Então, outra forma de priorizar é chamada de Matrix de Eisenhower ou Caixa de Eisenhower. É uma matriz de dois por dois que divide sua tarefa em itens urgentes e importantes. Agora, no topo, você verá que tem coisas que são urgentes e não urgentes. E, em seguida, ao longo do eixo y, você terá coisas que são importantes e não embarcadas. E o que você quer fazer é que em cada um
dos quadrantes deste bloco lista todas as coisas em sua tarefa. Lista no lado um destes caixa. Se é urgente e importante, bem na caixa urgente e importante. Se não for urgente e importante, coloque-o na caixa não urgente e importante. E assim por diante. Até que você tenha tudo na sua lista mapeado para fora nesta Matriz de Eisenhower, há algumas coisas importantes que você pode fazer com cada um dos itens nesta caixa. Por exemplo, as coisas importantes e urgentes. Você quer priorizar aqueles altos porque você precisa fazer essas coisas primeiro,
as coisas não urgentes e importantes, elas podem não ser tão altas, mas você quer chegar até elas. Dose programada. E então as duas coisas urgentes, não importantes e não urgentes e não importantes. Ou você quer delegá-los ou simplesmente evitá-los completamente. Esta caixa é uma ferramenta legal que você pode usar para priorizar rapidamente sua lista. Isso observou as metas que você definiu no início
do trimestre são duas maneiras de garantir que você obtenha as coisas que são mais importantes para você.
5. Como agendar trabalho profundo: Agora que você sabe quais são seus itens de maior prioridade, vamos pegá-los e preenchê-los com o tempo que você já bloqueou para seus itens de maior prioridade. Esta lição é sobre colocar os detalhes do calendário da semana interior. Então vamos em frente e fazer isso agora. Então, minhas principais prioridades para esta semana são planejar uma reunião de equipe durante uma apresentação desejada, escrever algumas avaliações de desempenho e fazer alguns treinamentos de gestão eficazes. Esta lista está em ordem de prioridade, então o primeiro item da lista é a coisa mais importante. Então eu vou bloquear o tempo na segunda-feira para fazer isso. Eu gosto de bloquear as coisas mais importantes primeiro e dar tempo suficiente para que eu saiba que eu não poderia completá-lo. Mas vamos entrar nesta agenda e colocar em reunião de plano e depois Salvar. E isso será apenas para este advento porque isso é algo que eu preciso fazer esta semana. E como tenho meia hora extra, vou continuar e estender esse tempo que ocupa todo o quarteirão. Agora tenho 2,5 horas na segunda-feira para começar a planear a reunião da minha equipa. Eu não sei se eu vou realmente terminar durante este tempo. Então eu vou em frente e adicionar outra hora à noite para planejar. E salve. E novamente, vai ser apenas para este evento. Então agora vou repetir isso para cada sessão de trabalho profundo no meu calendário. Então eu sei exatamente o que eu preciso fazer quando esses tempos acontecem. Agora, o objetivo deste preenchimento dos detalhes é ser específico sobre o que você pretende fazer durante o seu tempo de trabalho profundo que você bloqueou. Acho que minha apresentação de design provavelmente vai demorar muito tempo. Então eu vou agendar várias sessões de mim fazendo isso. Está bem, acho que serve. Agora. A próxima coisa na minha lista é o meu treinamento de gestão eficaz. Este é um curso que estou tomando. Quero ter certeza de ter tempo para isso. E a última coisa é o meu direito. Eu só adicionei tempo para isso porque eu notei que eu não tinha um horário de trabalho profundo para ele, mas eu quero ter tempo para isso. E vou fazer isso das duas às três na sexta-feira. É também desta vez aqui. Eu vou fazer uma corrida seca de t oficina apenas para que eu possa me preparar melhor, ter
certeza de que está pronto. Porque isso vai acontecer na sexta-feira. Agora você percebe que eu tenho alguns espaços vazios no meu calendário, o que é bom. E eu também tenho uma sessão de trabalho profunda que eu não alocei para, o que também é bom durante a semana. Eu poderia querer mudar isso e adicionar algo aqui e eu posso fazer isso então. E durante a semana, talvez queira acrescentar
mais algum tempo disponível para reuniões e outras coisas. Mas esta semana eu estou olhando para ele. Já está cheio de reuniões e eu não marquei qualquer hora de almoço ou qualquer outra hora adicional de saúde mental. Então, depois de ter todos os meus horários de trabalho detalhados bloqueados, eu gosto de ter certeza de adicionar aqueles horários de almoço e aqueles tempos de saúde mental. Então, na segunda-feira, parece que esta reunião é certa durante a hora do almoço. E acho que vou marcar isso e ter certeza que vou almoçar. E eu vou fazer isso. Este é um tipo de reunião onde eu não necessariamente tenho que fazer nada ou eu não tenho um grande papel de falar nesta reunião. Por isso pode estar tudo bem para mim almoçar. Agora que estou pensando
nisso, pode fazer sentido para mim não ir a esta reunião. Eu só não vou. E só para que eu pudesse ter na hora do almoço onde eu não sou interrompido. E já que tenho tempo extra, acho que vou usar isso para planejar meu tema de reunião de equipe. Ou seja notei que venho dizendo reunião de equipe, mas na verdade é uma oficina de equipe que vai acontecer na sexta-feira. Então reunião de equipe, oficina de equipe, mas é uma reunião com a equipe, mas é um workshop. Então essa é uma coisa que eu me certifico de fazer. Se eu preenchê-lo, fique sobrecarregado e preciso de
algum tempo para almoçar ou qualquer outra coisa. Certifique-se de que eu reservo para mim e não vá às reuniões que são menos importantes. Então eu tenho tempo aqui. Então eu vou em frente e tomar esse tempo para fazer saúde mental. E para a saúde mental, o que eu gosto de fazer é andar pela minha casa. Já que estamos todos trabalhando em casa agora. Eu costumava dar um tempo para passear pelo escritório, mas agora é só andar pela casa e talvez pegar pouco de água ou eu vou tirar um cochilo de 10 minutos. Agora existem alguns estudos que mostram que uma soneca de 10 minutos pode rejuvenescer sua mente por até três horas. Por isso, aproveito-me disso sempre que posso. E também notei que na terça não tenho almoço agendado, então acho que vou marcar o almoço desta vez. Esta é outra reunião de equipe onde posso me atrasar ou não aparecer, mas eu vou tomar a primeira meia hora daquela reunião, aquele almoço, e então eu vou mudar isso para que eu saiba que eu só vou participar, mas a primeira meia hora para a última meia hora. E então eu almoco entre então na quarta-feira e parece que uma boa hora já está marcada para eu almoçar. Vou em frente e colocar isso aí. Há um não parece um bom momento. Mas novamente, este é um, outro meio onde eu posso me atrasar dois, eu vou em frente e almoçar lá. E então, na sexta-feira, este parece ser um bom momento para o almoço também. E é isso. Temos o nosso calendário definido para a semana ou pelo menos este é o meu calendário está definido para a semana. Acabamos de preencher os tempos que já reservamos para
nós mesmos para fazer uma tarefa de maior prioridade porque tínhamos nossa lista de tarefas, era fácil para nós anotar exatamente o que queríamos fazer e quando. Além disso, também temos tempo para almoçar e pausas de saúde mental. Nesses tempos são tão importantes quanto o tempo que você está se concentrando para fazer e fazer em seu trabalho profundo. A última coisa que eu quero mencionar é que quando esses horários chegam durante a semana, você quer ter certeza de que você priorizá-los. Podiam pensar nisto como encontros consigo mesmos. Agora, se você marcou uma reunião com outra pessoa e não apareceu, isso seria muito rude e ruim. Por que acha que alguém é mais importante do que você? Você poderia pensar. Você pode pensar nisso como a mesma coisa. Agora, você acabou de marcar tempo para si durante toda a semana. E se você não aparecer, isso não é um bom presságio para o que você sente sobre si mesmo. Eles estão dormindo. Você também é importante. Por isso, certifique-se de manter a sua agenda. E quando o tempo que você reservar.
6. Comentários semanais: Agora, nesta fase, vamos imaginar que você passou por sua semana e você atingiu alguns objetivos do ano. Você completou algumas de suas tarefas, você atingiu a reunião que você queria fazer com os outros e você mesmo, ou talvez você tenha. Talvez as coisas tivessem que ser movidas, seja qual for o caso, é o fim da semana. E o que eu gosto de fazer no final da semana é rever e refletir sobre a semana que eu acabei de ter. E é isso que desta vez é guerra. sextas-feiras entre 08:00 e agora estou. Aproveito o tempo para me fazer algumas perguntas sobre a semana. Para isso, eu uso um modelo de revisão semanal onde eu me
fiz cinco perguntas que eu me daria uma boa idéia de como eu me sinto, o que eu fiz, o que correu bem, o que não funcionou tão bem. E o que eu gostaria de tentar na próxima semana. Este não é um espírito de melhoria contínua Kaizen. Toda semana, se eu continuar com este sistema, eu não iria, eu sei que eu vou melhorar pouco a pouco porque eu estou refletindo sobre as coisas são realizadas e os erros que eu cometi. Dizem que um erro não é um erro. Se você aprender com isso, é menos do que e foi isso que eu tentei segurar dois. Outra coisa é listar minhas realizações. No final da semana, sinto-me bem por ter cumprido uma tarefa que me propuseram. Às vezes você não se lembra do que são, mas se escrevê-las aqui, você se dá a oportunidade de pagar o celular de volta. E é isso que eu faço durante esse tempo também. Mas não há muito a dizer sobre a revisão, exceto pelo fato que é a hora de revisarmos o que você fez na semana passada. E é só isso.
7. Considerações finais: Bem, isso encerra meu sistema de como você poderia planejar sua semana. Aprendemos muito. Então, vamos rever rapidamente. Ele aprendeu a assumir o controle de sua semana bloqueando tempos de produtividade e saúde mental, porque ambos são importantes. Então descobrimos quais eram os nossos objetivos. Escolhemos de três a cinco dos nossos principais objetivos. E então usamos essas metas para priorizar todas as tarefas que precisávamos realizar. Os objetivos e a tarefa não se alinharam exatamente. Também usamos a Matrix ou
caixa de Eisenhower para ter certeza de que agendamos as coisas que eram importantes, não urgentes. E fez as coisas que eram urgentes e importantes. Depois disso, seguimos em frente e pegamos todas as nossas principais prioridades e preenchemos os blocos de tempo que guardamos para nosso trabalho profundo. Dessa forma, sabíamos exatamente o que faríamos quando esses tempos chegassem. E por último, que eu mostrei a vocês como revisar sua semana no final, quando vocês passaram e tiveram uma semana inteira, nós nos
perguntamos algumas perguntas apenas para que possamos refletir sobre isso. Ele fez, quer estivéssemos bem ou não. Então a última coisa que eu realmente quero deixar é a idéia de Kaizen fazer um pouco cada vez, só para que você possa melhorar continuamente. Se este sistema funciona para você, ótimo. Se não encontrar outra coisa que funcione. Se algumas coisas funcionarem e outras não funcionarem, assegure-se de assumir as coisas que
funcionam para você e deixar de lado as coisas que não funcionam. Por último, se você está seguindo e montando seu acampamento, seu calendário junto comigo, certifique-se de compartilhar o trabalho que o resto das pessoas que frequentam essa aula também possa vê-lo. Certo? Obrigado.
8. LIVROS RECOMENDADOS: Então, a última coisa que eu quero deixar para vocês com algumas recomendações
que me ajudaram ao longo do caminho em minha jornada de produtividade, certo? As coisas que compartilhei com vocês hoje vieram dos vários livros que li sobre o tema da produtividade. Então, muito rápido, vamos passar por eles. O primeiro livro é Atomic Hábitos de James Clear. É um ótimo livro para aprender a adotar hábitos de mudança de vida. O próximo livro é Deep Work, de Cal Newport. Este fala muito sobre como se concentrar durante esses tempos, tempo
focado que você já mapeou para si mesmo. O próximo livro é quando de Daniel Pink. E este livro fala sobre quando é o momento mais ideal para fazer coisas específicas. Este livro também tem um grande capítulo sobre y tomar que é importante. Definitivamente recomendo que você verifique isso. O próximo livro é Make Time, de Jake Knapp. E este livro fala sobre todas as dicas sobre como você pode fazer suas coisas mais importantes na vida. Em geral. É realmente ótimo e tem uma tonelada de dicas. O último livro que recomendarei é medir o que importa por John Doerr. Este livro é tudo sobre a definição de metas a nível institucional. Bem, se você faz parte de uma grande empresa e quer ter certeza que você define metas para todos na sua organização. Este é um ótimo livro para você pegar.
Rey B., UX Design & Productivity
