Noções básicas de contabilidade: domine demonstrações financeiras simples

1. Apresentação: Neste curso, trabalharemos juntos para entender os fundamentos das demonstrações financeiras Você aprenderá como o balanço patrimonial e a declaração de renda são criados durante o primeiro ano de uma pequena empresa simples. Seguiremos o exemplo do fabricante de móveis chamado Bob, que projeta e monta móveis sob medida para Começaremos com um balanço patrimonial e uma declaração de renda em branco balanço patrimonial e uma declaração de renda e trabalharemos juntos para inserir cada entrada ao longo do ano. Isso inclui quando Bob investe o capital para iniciar seu negócio, compra uma van para entregar seus móveis e até mesmo quando contrai um empréstimo de curto prazo No final deste curso, você terá a oportunidade de praticar o que aprendeu com uma declaração de renda e um balanço patrimonial pré-construídos no Microsoft Excel. Com esse modelo pré-construído, você pode praticar a realização de transações para outra pequena empresa. Se isso soa bem para você, nos vemos no curso. 2. O propósito de declarações financeiras: Existem três tipos diferentes de demonstrações financeiras que as empresas usam: a demonstração de resultados, às vezes conhecida como lucro e perda, o balanço patrimonial, que também pode ser chamado de demonstração da posição financeira e demonstração do fluxo de caixa. Neste curso básico, vamos nos concentrar no balanço patrimonial e na demonstração de resultados e em como eles se relacionam. Mas por que as empresas preparam essas declarações? As empresas preparam demonstrações financeiras para entender o desempenho de seus negócios. Eles também estão disponíveis para ajudar diferentes usuários externos a entender as atividades e o desempenho da empresa durante um determinado período de tempo. Por exemplo, imagine ser um potencial investidor. Você gostaria de entender a probabilidade de a empresa gerar um retorno positivo sobre seu dinheiro arduamente ganho, ou você pode ser um banco querendo emprestar dinheiro a uma empresa Mas antes de emprestar o dinheiro, você gostaria de entender o risco potencial de a empresa poder devolver esse dinheiro Você reservaria um tempo para examinar as demonstrações financeiras da empresa detalhadamente as demonstrações financeiras da empresa antes de tomar essa decisão. As demonstrações financeiras podem variar em complexidade, dependendo do tamanho da empresa. É provável que uma empresa maior tenha muitas transações complexas, resultando em muitas páginas nas demonstrações financeiras. Isso pode ser bastante confuso e requer algum conhecimento técnico de contabilidade para interpretar um relatório com esse detalhe Uma pequena empresa, no entanto, provavelmente só terá transações simples para relatar, é nisso que vamos nos concentrar neste curso. 3. Compreender declarações financeiras: Você já deve ter ouvido falar de contabilidade de caixa e contabilidade de competência, mas quais são as diferenças? Vamos dar uma olhada no básico. O método de contabilidade de caixa geralmente é aplicado por indivíduos e pequenas empresas. Nesse método, as receitas e despesas são relatadas somente depois que o dinheiro é recebido no banco ou pago pelo banco. Esse método pode ter alguns benefícios. Por exemplo, a preparação das contas pode ser muito mais simples, pois não haverá necessidade ajustes contábeis no final do ano E devedores, pessoas que devem dinheiro à empresa, credores, pessoas a quem a empresa deve dinheiro e ações também conhecidas como estoque, que podem ser matérias-primas que uma empresa usa para fabricar mercadorias, podem Além disso, pode não haver a necessidade de preparar uma demonstração do fluxo de caixa, pois o dinheiro pago dentro e fora da empresa já foi registrado com precisão e os ajustes que acabamos mencionar não afetam a demonstração do resultado. No entanto, o foco deste curso é examinar o método mais comumente usado chamado contabilidade de competência É importante entender esse conceito ao analisar as demonstrações financeiras. De acordo com o método contábil de competência, as entradas nas demonstrações financeiras serão registradas quando uma fatura for recebida, que significa que uma empresa incorreu em uma despesa ou uma fatura é enviada a um cliente, o que significa que a empresa ganhou uma venda e a receita Isso ocorre independentemente de algum dinheiro ter sido pago ou recebido. Vamos dar uma olhada em um exemplo simples. Se o final do ano de uma empresa for 31 de dezembro de 20 x cinco e uma fatura de papelaria custando $100 for recebida em 15 de dezembro de 20 x cinco durante o exercício financeiro atual, mas não for paga até 10 de janeiro 20 x seis no próximo exercício financeiro, ela precisará ser reconhecida na demonstração de resultados como uma despesa e acumulada no uma despesa e acumulada balanço patrimonial de acordo com o A razão para isso é que a fatura é relevante para uma despesa incorrida no atual exercício financeiro 20 x cinco, não 20 x seis Como já mencionamos, não importa que nenhum dinheiro tenha sido pago por essa conta. Agora que temos uma compreensão básica do conceito de provisões, vamos dar uma olhada em como construímos o balanço patrimonial 4. O balanço: O balanço patrimonial ou demonstração da posição financeira fornece uma visão geral dos ativos, passivos e patrimônio líquido de uma empresa passivos e patrimônio líquido de uma em um determinado momento, pois é cumulativo e não é zerado no final de Esperamos que isso faça mais sentido mais tarde, quando compararmos o balanço patrimonial com a demonstração O balanço patrimonial é dividido em cinco seções principais, ativos circulantes, ativos não circulantes, passivos circulantes, passivos não circulantes e, finalmente, uma seção especial chamada Na seção de ativos atuais, você encontrará ativos que não devem permanecer lá por mais de um ano, como dinheiro, contas a receber e estoque Espera-se que os ativos circulantes sejam recuperados, como o dinheiro devido à empresa em contas a receber ou usados para fabricar e vender produtos, como os itens na Na seção de ativos não circulantes, você encontrará ativos físicos, como propriedades, instalações e equipamentos e ativos que você não pode tocar fisicamente, chamados de ativos intangíveis Um exemplo de ativo intangível seria uma patente. Ou eles podem ficar bem complicados, então os guardamos para outra hora. ativos desta seção são classificados como ativos não circulantes ou fixos se se espera que permaneçam lá por mais de um ano. Em outras palavras, a longo prazo. Por exemplo, imagine comprar um depósito para sua empresa, você provavelmente não planejaria vendê-lo em menos de um ano. Na seção de passivo circulante, você encontrará contas a pagar, que é dinheiro que a empresa deve a seus fornecedores, empréstimos de curto prazo, impostos a pagar Os passivos não circulantes também são de longo prazo, por exemplo, um empréstimo bancário com prazo superior a um ano Finalmente, a equidade é um tipo de seção ligeiramente diferente. Primeiro, há capital que foi investido no negócio pelos proprietários e, em seguida, os lucros acumulados que os negócios geraram Esta seção mostra o dinheiro que eventualmente será devido aos acionistas da empresa, se todos os outros ativos e passivos que acabamos de examinar fossem pagos primeiro e a empresa fosse liquidada primeiro e a empresa fosse Você deve entender a equidade como um tipo especial de responsabilidade. O balanço patrimonial recebe esse nome por uma razão específica e óbvia ele deve sempre se equilibrar. Todas as transações inseridas nas demonstrações financeiras terão dois lados. Em alguns casos, uma entrada pode ir para o balanço, enquanto a outra vai para a demonstração de resultados. Por outro lado, você pode ter um ajuste em que ambas as entradas ocorrerão no balanço patrimonial. Em ambos. A seção de ativos ou passivos Em nosso exemplo, como estamos construindo um balanço patrimonial desde o início, ele não será equilibrado no início, pois estamos perdendo um elo vital na demonstração de resultados. Portanto, fique de olho na diferença aqui à medida que avançamos. Isso deve lhe dar uma boa compreensão de como as demonstrações financeiras funcionam juntas. Então, vamos começar dando uma olhada em como isso funciona com exemplo básico de negócios para uma nova empresa chamada Bob's Bespoke Bob decidiu iniciar um negócio de móveis no qual ele projetará e construirá pessoalmente móveis personalizados de acordo com as especificações de seu cliente. Para começar, Bob precisa de um local onde possa montar seus móveis. Então, no início do ano fiscal, em 1º de janeiro de 20 x cinco, ele decidiu comprar um armazém por $400.000 Ao comprar este armazém, Bob investiu $100.000 de seu próprio dinheiro em sua empresa e tomou um empréstimo de $300.000 do banco com uma taxa de juros de 10% ao ano para financiar o restante da Uma vez que a empresa possui uma propriedade, precisamos reconhecer um ativo de longo prazo no balanço patrimonial de $400.000 Agora temos um lado da equação e precisamos examinar o outro lado, a seção de responsabilidade. Os $100.000 do dinheiro próprio de Bob investidos no negócio serão classificados como patrimônio líquido e serão mostrados na seção de patrimônio líquido das demonstrações financeiras Lembre-se de que esse patrimônio é um tipo especial de passivo a empresa, em última análise, deve aos acionistas, ou seja, Bop Isso deixa o empréstimo de longo prazo de $300.000 para equilibrar nossa equação Esse elemento será registrado na seção de responsabilidade de longo prazo do balanço patrimonial, pois esse empréstimo durará mais de 12 meses, pois estará vinculado ao depósito, como uma hipoteca Como mencionamos anteriormente, estamos usando o método de contabilidade de competência e precisamos fazer alguns ajustes no final do Então, vamos fazer uma seção de anotações que possamos voltar a elas. A primeira observação que precisamos fazer é ajustar a depreciação no Como você já deve saber, precisamos garantir que ativos sejam avaliados de forma justa no balanço patrimonial. Portanto, cobramos uma despesa na demonstração de resultados relevante para a vida útil do ativo. Nesse caso, estamos assumindo que a vida útil do armazém é de dez anos Bob também precisa de madeira e outros materiais para fazer seus móveis. Então, ele contrai um empréstimo de curto prazo de $50.000 que dura mais de seis meses A taxa de juros é de 10% ao ano, e ele usará $30.000 desse empréstimo para comprar estoque e deixará os $20.000 restantes em dinheiro em sua conta bancária Então, como isso aparece no balanço? Bem, aqui podemos ver que o empréstimo de curto prazo de $50.000 irá para a seção de passivo atual no balanço patrimonial, pois é inferior a um ano, e os $30.000 irão para o estoque na Finalmente, os $20.000 restantes serão deixados em dinheiro no banco, pois você pode ver que os ativos e passivos Só precisamos lembrar que haverá despesas com juros relacionadas ao empréstimo, mas veremos isso mais tarde, quando dermos uma olhada na demonstração de resultados. Então, vamos adicionar isso às nossas notas por enquanto. Finalmente, Bob comprou uma van em dinheiro para entregar seus móveis. Isso lhe custou $10.000. Adicionaremos $10.000 à seção de ativos não circulantes e retiraremos $10.000 do dinheiro de Bob Novamente, vamos anotar isso, pois uma van perderá valor com o tempo e precisaremos depreciá-la em dez anos Agora que temos as entradas básicas de abertura do negócio, vamos dar uma olhada em como o negócio progride com o passar do ano na demonstração Precisaremos revisitar o balanço patrimonial para fazer alguns ajustes de fechamento no final do ano, mas temos algumas notas para isso de qualquer maneira 5. A declaração de renda: A demonstração de resultados, que também pode ser chamada lucros e perdas ou, às vezes, abreviada para P&L, mostra um resumo das receitas e despesas ao longo de um período Isso geralmente é por um ano. No entanto, você pode produzir uma declaração de lucros e perdas mostrando resultados mensais ou trimestrais ou como sua empresa quiser relatar seus resultados Para simplificar, nossos lucros e perdas ocorrerão de janeiro a dezembro de 20 x 5. Mas o que é uma declaração de renda? Bem, uma declaração de renda mostrará onde uma empresa está gerando lucro ou prejuízo. O lucro é obtido quando a receita de uma empresa é maior do que suas despesas. Por outro lado, ocorreria uma perda se as despesas comerciais fossem maiores do que sua receita. Vamos dar uma olhada na demonstração de resultados com um pouco mais de detalhes e detalhar cada uma das seções que você precisa entender. Receita. A linha superior da demonstração de resultados é conhecida como receita, que também pode ser chamada de vendas ou volume Esse é o valor total da receita gerada pelas operações primárias da empresa. Isso pode ser devido à venda de produtos físicos que a empresa fabrica. Ou pode ser de serviços prestados, como taxas de consultoria. Em nosso exemplo, a receita será gerada pelas vendas de móveis fabricados por Bob , que são bens físicos. Custo das mercadorias vendidas. A linha de custo de mercadorias é a próxima linha na demonstração de resultados. Essa linha se refere aos custos diretamente relacionados aos produtos ou serviços vendidos pela empresa. Em nosso exemplo, serão os materiais que Bob comprou para fabricar seus móveis e o custo direto da mão de obra envolvido na montagem dos móveis sob medida Isso significa que os custos dos produtos vendidos não incluiriam os salários de alguém que não esteja envolvido na fabricação direta dos móveis, como um assistente de escritório, pois esses seriam custos indiretos. Por exemplo, se Bob vendesse $1.000 em móveis, ele usaria $500 de material no processo Portanto, a receita de Bob seria de $1.000 e o custo dos produtos vendidos seria de $500 No entanto, se Bob dobrasse suas vendas para $2.000, seus custos diretos de material também dobrariam para $1.000 Como você pode ver, Bob não pode criar e vender móveis sem os custos diretos do material relacionado à sua criação. Isso mostra que quanto mais Bob vende, mais custos de material ele incorrerá. Lucro bruto. O lucro bruto é calculado simplesmente subtraindo os custos das mercadorias vendidas da receita gerada Despesas operacionais. Esses são os custos indiretamente relacionados à administração dos negócios de Bob Conforme mencionado anteriormente, isso incluiria o salário de alguém que não está envolvido na fabricação dos móveis vendidos. Eles também incluiriam custos como marketing, taxas contábeis, honorários legais, seguros, aluguel, depreciação Esses custos geralmente são fixos, mesmo que Bob venda mais móveis Isso é um pouco diferente do custo direto do material que analisamos anteriormente. No entanto, pode haver algumas exceções. Por exemplo, se Bob aumentasse seus gastos com marketing, sua receita também poderia aumentar de acordo com isso. No entanto, embora os custos de marketing possam estar relacionados ao aumento da receita, eles não podem estar diretamente vinculados à produção e montagem de móveis. Portanto, eles não podem calcular o custo das mercadorias vendidas. Isso também é o mesmo para contas de serviços públicos, como eletricidade. E, compreensivelmente, se Bob usasse mais seu maquinário, suas contas de luz aumentariam Mas, novamente, os custos de eletricidade não podem ser diretamente vinculados à produção dos móveis, ao lucro operacional. Depois de deduzir os custos indiretos variáveis, ficamos com o Essa é uma medida de quanto lucro a empresa está gerando para suas operações. Também pode haver outros custos que precisamos deduzir após lucro operacional que não estejam diretamente relacionados às operações da empresa, como receitas de juros ou juros e despesas fiscais Você pode ver que é por isso lucro operacional também pode ser chamado de lucro EBIT antes de juros e impostos E você também pode ter ouvido falar do lucro do EBITDA antes de juros, impostos, depreciação e amortização, que é onde a depreciação e a amortização também são removidas do lucro operacional . Mas vamos guardar isso para outra hora. Lucro líquido. Finalmente, alcançamos nosso lucro líquido, que às vezes pode ser chamado de resultado final. Esse é o lucro que sobra após a dedução de todas as despesas Então, em resumo, começamos do topo com nossa receita ou vendas e deduzimos os custos diretamente relacionados à fabricação dos produtos que vendemos Em seguida, ficamos com nosso lucro bruto. Depois disso, deduzimos nossas despesas gerais, que são custos indiretos, como contas de serviços públicos, e isso nos deixa com nossos lucros operacionais Por fim, deduzimos outros custos que não estão relacionados às operações do negócio, como despesas com impostos e juros, deixando-nos com nosso lucro líquido O lucro líquido é um número importante que precisamos conhecer, pois está vinculado ao balanço patrimonial. Agora, vamos dar uma olhada na declaração de renda do Bob para o ano. Ao longo do ano, Bob conseguiu projetar, montar e vender 300 sofás por $500 por sofá, gerando uma receita total de Colocaremos isso na linha superior de nossa declaração de renda, em receita. No entanto, Bob recebeu apenas $125.000 no final do ano Isso significa que Bob ainda não recebeu o dinheiro de 50 dos sofás que vendeu, o que equivale a Portanto, podemos adicionar $125.000 ao nosso saldo de caixa no balanço patrimonial, mas agora faltam $25.000 Os $25.000 restantes precisarão ser adicionados ao saldo de nossas contas a receber Assim que os clientes pagarem no próximo exercício financeiro, Bob removerá isso de suas contas a receber e aumentará seu saldo de caixa adequadamente Agora precisamos considerar o custo das mercadorias vendidas. Cada sofá que Bob produziu usou $50 de seu inventário Bob vendeu 300 sofás. Portanto, ele gastou $15.000 em estoque. Isso precisará ser deduzido da seção de estoque do balanço patrimonial Para simplificar esse exemplo, vamos ignorar o custo da mão de obra de Bob quando ele estava montando os móveis Obviamente, esse é um exemplo muito simples. Um estoque pode ser comprado em épocas diferentes ao longo do ano, não apenas uma vez no início do ano, quando a empresa foi formada. Os preços do estoque ao longo do ano também podem mudar. Guardaremos os cálculos complicados das avaliações de estoque para outro vídeo Mas, por enquanto, precisamos conhecer a maneira simples de calcular o valor do custo das mercadorias vendidas que precisa ser registrado na demonstração do resultado. A fórmula para isso é abrir estoque, que era zero no início do ano, pois era um novo negócio, mais as compras de estoque. Bob comprou $30.000 em estoque, menos o estoque final, $15.000, conforme acabamos de calcular no Vamos passar para as despesas operacionais. No final do ano, Bob ainda não havia recebido uma fatura do último trimestre do ano em relação à sua conta de luz A conta de luz é de $4.000 por ano. Portanto, Bob deve à empresa $100. No entanto, como Bob não recebeu uma fatura nem pagou em dinheiro por essa fatura, ele ainda não fez nenhuma entrada em suas demonstrações financeiras Portanto, de acordo com o método de provisões, precisamos reconhecer normalmente $3.000 da fatura dos primeiros trimestres gratuitos de janeiro a setembro primeiros trimestres gratuitos de janeiro a setembro, debitando $3.000 nas despesas operacionais na demonstração de resultados e creditando $3.000 ao nas despesas operacionais na demonstração de resultados e creditando $3.000 ao banco Para reconhecer os $1.000 finais, debitaremos as despesas de eletricidade normalmente, mas não podemos creditar o banco, pois Bob ainda não pagou em dinheiro Portanto, precisamos creditar as despesas acumuladas em vez disso. Depois que a fatura for paga no exercício financeiro seguinte, podemos creditar o banco para mostrar o pagamento em dinheiro da empresa e debitar as despesas acumuladas para remover o valor do Bob recebeu outra fatura em dezembro, pois o seguro lhe custou $500 No entanto, isso foi enviado antecipadamente pela seguradora e, na verdade, está relacionado ao próximo exercício financeiro 20 x seis. Bob decidiu pagar essa conta de qualquer maneira em 20 x cinco de dezembro. Portanto, o ajuste que precisamos fazer para isso deve considerar o fato de que, embora o dinheiro tenha sido pago em 20 x cinco, o seguro não está relacionado a 20 x cinco. Portanto, de acordo com o método contábil de provisões, não devemos reconhecer essas despesas em nossa demonstração de resultados por 20 x cinco. Então, como fazemos isso? Bem, da mesma forma que as despesas acumuladas que não pagamos, precisamos fazer um ajuste Para começar, como Bob já pagou $500, devemos creditar o banco no saldo de caixa de Li No entanto, a parte principal aqui é um débito. Não queremos que essa despesa apareça em nossa demonstração de resultados. Em vez de debitar as despesas do seguro, colocamos esses $500 no balanço patrimonial em despesas pré-pagas Então, quando o próximo exercício financeiro começar, debitaremos a declaração de renda em $500 para mostrar a despesa e creditaremos as despesas pré-pagas para removê-las do balanço patrimonial Então, em outras palavras, estamos apenas transferindo para o próximo ano, é com isso que está relacionado. Por fim, também precisamos nos lembrar de verificar nossas notas e ajustar as despesas de depreciação da van e do A van será depreciada em dez anos, e Bob decidiu depreciar um ano inteiro no primeiro ano Algumas empresas não cobram depreciação no primeiro ano em que um ativo é comprado Portanto, $10.000 divididos por dez anos significa que devemos gastar $1.000 na declaração de renda e removê-los do valor contábil da van na seção de ativos não circulantes Isso significa que a van agora tem um valor de transporte de $9.000 O armazém também é depreciado em dez anos e, portanto, incorre em uma taxa de depreciação Seu valor contábil agora é de $360.000, e isso precisa ser ajustado na seção de ativos não circulantes da mesma forma que na Agora concluímos as despesas operacionais da demonstração de resultados. Se você se lembra mais cedo, dissemos que precisamos fazer uma anotação para lembrar que haverá despesas com juros em relação aos juros do empréstimo. Além disso, também precisamos considerar as despesas fiscais. Temos dois empréstimos para analisar, um empréstimo de longo prazo e um empréstimo de curto prazo por seis meses. Vamos começar com um empréstimo de longo prazo. Já registramos entradas no balanço patrimonial desse empréstimo, precisamos considerar as despesas com juros que devem ser registradas na demonstração do resultado. Ambos os empréstimos são pagos apenas com juros, o que significa que os saldos principais dos empréstimos não serão reduzidos a menos que o empréstimo seja reembolsado separadamente por Bob Portanto, não tivemos que pensar em alterar o balanço do empréstimo de longo prazo, pois ele ainda está em vigor no final do ano As taxas de juros em ambos os empréstimos são de 10%. Portanto, para o empréstimo de longo prazo, precisamos registrar $30.000 em despesas com juros O empréstimo de curto prazo foi de seis meses. Portanto, pegamos o saldo do empréstimo, $50.000 e multiplicamos isso em 10%, dando No entanto, como isso só foi aplicado por seis dos 12 meses, precisamos reduzir a despesa com juros para $2.500, o que significa que as despesas totais com juros em ambos os empréstimos Vamos colocar isso em nossa declaração de renda. E reduza o saldo de caixa. Também não devemos esquecer de retirar o empréstimo do balanço, pois ele foi reembolsado na metade do ano Então, vamos remover o empréstimo de curto prazo e o valor correspondente do nosso saldo de caixa. Agora vamos fazer nosso ajuste final para impostos. Normalmente, você faria uma estimativa do imposto a pagar nas demonstrações financeiras Então, neste caso, o número que vamos usar é $7.500. E vamos adicionar isso também aos impostos a pagar no balanço patrimonial Agora temos todos os nossos números para calcular nosso lucro líquido na demonstração do resultado. Mas antes disso, lembra que dissemos que o balanço patrimonial não seria equilibrado e que existe uma ligação entre a demonstração de resultados e o balanço patrimonial? Bem, nosso balanço patrimonial atualmente não está se equilibrando em $50.000 Você consegue adivinhar qual será nosso lucro líquido ? Isso mesmo. $50.000. Este é o número que falta e está vinculado aos nossos lucros retidos para formar o saldo do balanço patrimonial Também deve lembrar que os lucros acumulados nem sempre corresponderão à demonstração Como o balanço é cumulativo, lembra? Isso significa que, a cada ano, o lucro ou prejuízo líquido do período será adicionado ou deduzido dos lucros retidos no balanço patrimonial o lucro ou prejuízo líquido do período será adicionado ou deduzido dos lucros retidos no balanço Também vale a pena mencionar que as empresas normalmente usam algum tipo de software de contabilidade ao longo do ano E sempre que uma demonstração financeira precisar ser preparada, eles usarão o sistema contábil para produzir um balanço experimental ou um relatório. O saldo experimental será então usado para preencher essas demonstrações financeiras Geralmente, os ajustes que acabamos de ver já foram inseridos no software de contabilidade ao longo do ano. No entanto, para facilitar nosso exemplo e ver a imagem completa, inserimos todas as transações e ajustes de uma só vez no final do ano. Ok, ótimo. Portanto, a declaração de renda e o balanço patrimonial estão completos. Muito obrigado por fazer este curso e, por favor, dê uma olhada em sua tarefa no próximo vídeo 6. Seu projeto: Bem-vindo à sua tarefa. Você encontrará o arquivo Excel que contém a declaração de renda, balanço patrimonial e a lista de transações nas seções de download deste curso. Por favor, tente inserir as transações na inserir as transações na demonstração de resultados e no balanço patrimonial. Boa sorte e lembre-se de garantir que seu balanço patrimonial esteja saldo.