Liderança: flexionando estilos de comunicação para impacto em equipes

1. Apresentação: Com tanto barulho e distração ao nosso redor, pode ser muito difícil chamar a atenção e conseguir o que você precisa ao se comunicar com outras pessoas. Muitas vezes pensamos que toda comunicação é igual, que o conteúdo é tudo o que importa. Mas, na verdade, há muito mais coisas envolvidas. Para ter um diálogo produtivo que nos leve adiante, precisamos ser intencionais sobre como nos comunicamos. Eu desenvolvi um plano simples de cinco etapas para ajudar você a se comunicar uma forma mais impactante e produtiva para que você possa agir rapidamente, progredir e obter resultados. Olá, sou Abby Ireland e dirijo uma consultoria de liderança e treinamento chamada Understanding Performance. E nos especializamos em desempenho e produtividade máximos para executivos e equipes. Nesta aula, abordaremos como preparar a comunicação de alto impacto e por que isso é fundamental para o sucesso. Vamos ver como flexibilizar nosso estilo de comunicação com base no destinatário. E vamos explorar técnicas para estruturar a comunicação impactante, verbal e escrita. Também veremos como fazer com que os destinatários tomem os destinatários tomem medidas e como fazer um acompanhamento habilidoso em um momento posterior. Uma comunicação poderosa exige esforço para acertar, pelo menos no início. Mas quanto mais praticamos, mais natural isso se torna. Por isso, vamos equipá-lo para tornar sua comunicação o mais impactante possível, para que você obtenha o que precisa quando precisar , sem se estressar no processo. Portanto, seu projeto envolverá o preenchimento de cada seção da planilha da aula. Ao ler as aulas, pense em uma situação futura na qual você precise se comunicar com impacto. Ou você sempre pode pensar em um do passado. Ao longo das sessões, usaremos um exemplo para que você possa aplicar as técnicas ao seu próprio cenário. Compartilhe suas planilhas preenchidas na galeria do projeto e faça qualquer pergunta , pois poderei responder diretamente se você postar lá. Agora, vamos começar. 2. Preparação para um impacto mais alto: Nesta lição, exploraremos o que podemos fazer para nos preparar para comunicação de alto impacto que melhora a produtividade e os resultados. Então, vamos nos aprofundar no que queremos dizer com comunicação impactante, por que ela é importante e o que pode nos atrapalhar. comunicação impactante é eficiente, eficaz e leva a melhores resultados com menos esforço. É necessário em situações em que talvez precisemos progredir nos projetos. Talvez precisemos trabalhar com partes interessadas difíceis. Talvez precisemos cumprir prazos e obter resultados sob pressão, ou talvez precisemos da ajuda de alguém para conseguir algo que seja importante. Agora, há grandes benefícios quando adotamos uma abordagem mais proativa na comunicação com outras pessoas. Somos mais produtivos, perdemos menos tempo. Há menos confusão. Há menos espaço para interpretações errôneas, menos espaço para erros também estão mais alinhados. Temos mais clareza. Podemos trabalhar mais rápido e alcançar resultados mais fortes. Também economizamos o tempo de outras pessoas se nos comunicarmos de forma concisa, se removermos informações complexas e fornecermos instruções claras, comunicação impactante facilita as coisas para todos os envolvidos. para ver o que é necessário e até quando. Como efeito colateral positivo, também experimentamos melhores relações de trabalho, melhores interações e aumentamos ou aumentamos nossa credibilidade. Apesar de todos os benefícios que são, no entanto, fatores psicológicos que nos impedem de nos comunicarmos de forma eficaz, podemos nos encontrar em situações urgentes em que precisamos obter algo feito rapidamente. Nós nos apressamos e não tivemos tempo para preparar nossa comunicação adequadamente. Então, parece descuidado, demorado, talvez confuso, ocupado. É outra coisa. Isso também significa que não temos espaço para planejar ou pensar com clareza. Toda essa confusão em nossas mentes pode ser muito difícil de entender. E assim acabamos comunicando todo esse barulho para outras pessoas também. Portanto, na verdade, é preciso mais tempo e mais esforço para se comunicar de forma concisa e com intenção. Basta colocar todos os nossos pensamentos em um e-mail ou em um diálogo verbal. Outro obstáculo que temos é a visão em túnel. Talvez prefiramos nos comunicar de uma certa maneira. Mas isso significa que também acreditamos que essa é a maneira correta que todos devem entender e com a qual todos devem se alinhar. Diferenças nas preferências de comunicação podem levar a conflitos, podem levar a mal-entendidos e confusão. Isso torna ainda mais difícil fazer as coisas. Então, para superar esses bloqueios e essas crenças limitantes, precisamos entrar no espaço certo e criar hábito de nos comunicarmos com intenção. É preciso tempo para criar hábitos fortes. Mas quanto mais praticarmos, mais fácil e rápido ele se tornará. Eventualmente, queremos ser capazes de fazer isso no piloto automático. Portanto, é preciso menos esforço, menos capacidade intelectual para acertar. E também precisamos reservar um tempo para planejar ou nos comunicar para que chegue bem ao nosso público-alvo. Passamos por quatro estágios quando estamos aprendendo algo novo. No início, talvez nem estejamos cientes de que a forma como nos comunicamos é importante. Podemos sentir que estamos no caminho certo só porque estamos nos comunicando. Mas não pensamos em como estamos fazendo isso. Então, essa falta de consciência nos coloca no quadrante da incompetência inconsciente. Em seguida, aprendemos novas formas por meio de aulas como essa. E percebemos que somos conscientemente incompetentes. Estamos cientes de que podemos nos comunicar de forma diferente para obter melhores resultados. À medida que aplicamos as ferramentas e táticas, passamos a ser conscientemente competentes. Então, isso exige esforço. Pode parecer difícil nos sentirmos frustrantes quando experimentamos coisas e cometemos erros. E, finalmente, passamos para a competência inconsciente depois de colocar tudo em prática Quando conseguimos chegar a esse estágio, somos capazes de operar no piloto automático de uma forma habilidosa. Coisas conhecidas empreendem esforços. Naturalmente, podemos pensar e agir de forma a levar a uma comunicação mais impactante. Então, o que vamos fazer é examinar sua planilha identificar seu principal bloqueador e anotar isso. Anote o que você pode fazer para superar esse bloqueador. Você pode compartilhar suas perguntas no fórum de discussão e ficarei feliz em responder diretamente a você : uma lista de todos os benefícios que você experimentará se conseguir comunicar mais. impactantemente, como isso facilitará o trabalho e a vida para você e para os outros? E, finalmente, decida onde você está atualmente na matriz de competência consciente e decida o que você precisa fazer para avançar em direção ao quadrante de competência inconsciente. Na próxima lição, exploraremos isso com mais detalhes. 3. Flexing your Communication Style: Quando nos comunicamos com outras pessoas, precisamos nos comunicar de uma forma que ressoe com elas, ou podemos acabar com desafios de relacionamento cruzados, confusão e ambigüidade. A melhor maneira de sair da cabeça é entender nossas partes interessadas e tentar ver as coisas da perspectiva delas. Precisamos conhecer nosso público e nosso próprio estilo, e então precisamos nos flexionar para conquistar nossos pontos. Então, em última análise, queremos facilitar a resposta da outra pessoa. E queremos facilitar o progresso ou a ação deles. E o que queremos como humanos, todos absorvemos e interpretamos as informações de forma diferente. Nós distorcemos, excluímos, generalizamos as informações recebidas do mundo exterior. Todos nós temos nossa própria versão distorcida da verdade da realidade. Isso se deve à metaprogramação que todos nós temos. Esses são os programas inconscientes que estão sendo executados em nossos cérebros e filtram nossas experiências. Então, como resultado, quando estamos nos comunicando com outras pessoas, podemos sentir que estamos dizendo uma coisa, mas ela pode ser interpretada forma totalmente diferente por outra pessoa. Portanto, para nos ajudar a entender melhor como os outros operam, podemos usar ferramentas de perfil de personalidade e várias avaliações diferentes das quais você já deve ter ouvido falar ou você mesmo já passou por algumas delas . como MBTI, insights, disco e hogan. Então, hoje vamos usar a abordagem de criação de perfil de disco para ver como nossas preferências de comunicação são moldadas por nossos estilos individuais. Temos quatro categorias diferentes de perfil de personalidade. Mas é muito importante lembrar que nenhuma pessoa é 100% dessas. Somos todos uma mistura de dois ou mais. Todos nós somos capazes de nos comportar de uma forma que descreve outro estilo. Só que temos uma preferência por um estilo em detrimento de outro. Portanto, o ponto principal é que temos preferências sobre como gostaríamos de operar, como gostamos de nos comunicar no trabalho e fora dela. Portanto, esses perfis nos orientam ao interagir com outras pessoas , para que tenhamos uma melhor compreensão de suas preferências. ainda precisamos ter cuidado para não No entanto, ainda precisamos ter cuidado para não fazer suposições abrangentes sobre as preferências de outra pessoa. Portanto, precisamos procurar evidências, precisamos procurar dados para apoiar nossas suposições. E esses dados podem vir de interações anteriores. Pode vir da simples observação como uma pessoa se comunica? Como eles se comunicam verbalmente ou por e-mail quando estão falando conosco, quando estão falando conosco? Então, primeiro temos o perfil de personalidade D e isso significa dominância. As pessoas nessa categoria tendem a ser diretas. Eles tendem a ter um ritmo acelerado. Eles são muito orientados a objetivos, uma visão geral de seu estilo de comunicação. A frase seria vamos direto aos pontos. Eles são percebidos como decisivos, competitivos, determinados e assertivos. Como esse personagem tende a ser alto nível e realmente focado em agir, ele também pode ter períodos curtos de atenção, o que significa que precisamos nos comunicar uma forma que chame sua atenção e o segura. Um D forte típico escreveria algo assim. Sandra, envie atualizações até o final do dia de hoje, que estejamos prontos para a reunião de quinta-feira. Obrigado, Tim. É curto, nítido, conciso e direto, mas também pode ser visto como um pouco abrupto, mas outros com um estilo de comunicação diferente. Em seguida, temos eu ou influência. As pessoas dessa categoria são sociáveis. Eles são amigáveis, otimistas, expressivos, facilmente distraídos e muito entusiasmados. Eles gostam de se relacionar em um nível pessoal quando trabalham e são muito voltados para as pessoas. Agora, a atitude deles ao se comunicar com outras pessoas é: sejamos amigáveis. Um e-mail de uma pessoa pode ter a seguinte aparência. Oi Sandra. Espero que você esteja tendo um ótimo dia. Obrigado pelo seu tempo ontem. Foi ótimo conversar. Conforme discutido, envie suas atualizações até o final do dia para que possamos incorporá-las ao nosso baralho para a reunião de quinta-feira. Obrigado novamente por sua ajuda, estamos ansiosos para ouvir de você, Tim. Esse estilo de comunicação aqui é muito mais coloquial. É amigável, está aberto. Então você pode ver que esse tipo de pessoa realmente gosta de se conectar e construir um relacionamento. Em seguida, temos estabilidade ou estabilidade. Esse personagem é orientado para as pessoas com uma energia vírgula do que os personagens extrovertidos de I S são leais, tão amigáveis. Eles são respeitosos e calmos. Eles se preocupam com os sentimentos dos outros. E a abordagem deles é: sejamos discretos. Eles são pacientes, confiáveis, ótimos ouvintes e bons jogadores de equipe. O risco é que nem sempre é fácil descobrir o que eles realmente pensam porque têm muito tato. Portanto, isso pode ser muito desafiador. E S pode escrever algo assim. Oi Sandra, como você está? Seria muito apreciado se você pudesse enviar suas atualizações até o final de hoje para a primeira fase do projeto Hawk, pois temos nossa grande reunião na quinta-feira, por favor, me avise se for factível e o que posso fazer para apoiá-lo. Muito obrigado, Tim. Então, o S verifica como a outra pessoa está. E eles querem garantir que a outra pessoa se sinta apoiada. Nosso personagem final é o C para ser complacente ou consciente. Agora, a abordagem deles em relação à comunicação é, sejamos precisos. Então, o estilo C está estruturado lá, orientado por processos, focado em suas tarefas. Eles gostam de basear decisões em fatos, números e evidências, e têm altos padrões para si mesmos e para os outros. Eles podem ser bastante detalhados, bastante analíticos e muito focados na precisão de sua comunicação. Então, o personagem C pode escrever algo assim. Sandra, conforme discutido anteriormente, envie atualizações sobre primeira fase dos itens 12.3 do produto Hawk dos riscos e problemas registrados até as 17h de hoje. Em seguida, atualizarei o deck abrangente com suas contribuições antes de nossa reunião de quinta-feira de manhã às 10h. Atenciosamente, Tim. Então você pode ver que esse estilo é muito mais formal. É detalhado, é preciso, é muito focado em tarefas, muito profissional. Tão pouca personalidade se espalha na comunicação. Agora que resumimos os quatro principais tipos de personalidade e preferências de comunicação, pense em uma pessoa ou grupo de partes interessadas com quem você deseja se envolver ou em uma situação em onde você pode carregar todo o seu estilo de comunicação. E lembre-se sempre de estar ciente do estilo de personalidade com o qual você está trabalhando e de como eles veem o mundo. Adapte sua abordagem à pessoa com quem você está interagindo. Pense no estilo de comunicação preferido deles e tente se engajar de uma maneira que eles respondam. Pergunte a si mesmo qual estilo ficará melhor com eles com base no que você sabe sobre eles? Você pode anotar isso na planilha da sua turma. Você também pode praticar a comunicação verbal ou em formato escrito usando estilos diferentes e ver se isso tem um impacto na resposta que você recebe. 4. Estruturação da sua comunicação: Então, quando reservamos um tempo para estruturar nossa comunicação de forma clara e concisa, ela pode ser incrivelmente poderosa. Isso vale para a comunicação verbal e escrita, mas muitas vezes subestimamos o impacto que ela tem, pois estamos muito focados em transmitir nossa mensagem maneira que pudermos. A primeira coisa que precisamos fazer é considerar um fluxo de mensagens. E precisamos fazer algum planejamento. Se quisermos aterrissar no ponto com impacto. Com o tempo, você naturalmente começará a criar comunicação dessa maneira, mas isso exige esforço no início. E isso nos leva de volta ao conceito de competência inconsciente para o qual eventualmente evoluiremos . Portanto, pense nos vários elementos que estão contidos em uma mensagem para outra pessoa, sejam verbais ou escritos Queremos considerar com quem estamos nos comunicando. E, o que estamos comunicando, como esperamos que as coisas sejam feitas e o que acontecerá a seguir. Isso nos dá uma estrutura muito clara a ser seguida. Para um e-mail, queremos usar todos os elementos da forma mais eficaz possível, como a linha de assunto, o corpo principal e a aprovação. Por exemplo, quando você está entrando em contato com alguém sobre uma próxima reunião, podemos simplesmente usar a palavra reunião na linha de assunto. No entanto, isso não fornece ao destinatário muitas informações úteis, especialmente se ele comparecer a muitas reuniões. Eles podem até ignorar isso. Se não se destacar, se não lhes disser imediatamente nada útil sobre as informações contidas nele. Uma abordagem melhor seria algo assim. Sessão de atualização do Project Hawk, sexta-feira, 21 de outubro. Isso chama automaticamente a atenção para o tópico e a data de entrega e fornece uma visão sobre em que o e-mail se concentrará. Manter sua linha de assunto útil, mas concisa é uma ótima maneira de fazer com que as pessoas ajam. Realmente pense no que encorajaria alguém a clicar na mensagem e lê-la. Sua linha de assunto é quase como a capa de um livro. Isso atrai alguém a abri-lo e ver o que está dentro. Você também precisa pensar no conteúdo do que você quer dizer. Portanto, a comunicação não é apenas regurgitar tudo em sua mente, em palavras ou em um e-mail. É muito importante estruturar seu conteúdo para que seja fácil de encontrar, ler e agir com base nele. Portanto, este é um exemplo de um e-mail construído sem colocar muitas ideias em estrutura ou impacto. Tim escreveu seu e-mail com muitos detalhes e palavras desnecessárias que poderiam ser facilmente condensadas. Felizmente, ele escreveu parágrafos, mas não está sendo muito direto sobre o que quer. Então, em vez disso, ele está fazendo muitas perguntas abertas, o que significa que a discussão pode ir e voltar. Portanto, uma abordagem mais produtiva seria Tim sugerir o que ele acha que deveria ser feito e , em seguida, buscar consenso ou opiniões diferentes. Por exemplo, em vez de dizer, você acha que poderíamos trabalhar nisso? Tim poderia dizer, vamos trabalhar nisso juntos e discutir quando nos encontrarmos. Neste e-mail, Tim também incorporou uma série de outras solicitações que o tornam muito confuso. O destinatário pode não ter certeza sobre qual parte tem prioridade, e pode ser muito fácil perder algo entre esses parágrafos. Então, simplesmente digitando o e-mail e estruturando-o de forma diferente, podemos ver automaticamente que é muito mais fácil de ver. Temos linhas de assunto claras , então sabemos do que se trata o e-mail. Os pontos-chave para discussão são bem resumidos usando marcadores. Se você quiser demonstrar prioridade ou incentivar ações, uma boa dica é usar números em vez de marcadores, pois isso pode ser muito impactante. Isso dá a aparência de uma lista de tarefas, que pode levar o destinatário a agir. Ser mais diretivo pode realmente ajudar a impulsionar a conversa. Então, em vez de perguntar a alguém que data e hora funcionam para se encontrar e depois esperar por uma resposta antes de você responder, você pode simplesmente sugerir uma ou duas opções para que eles pode escolher. Isso ajuda a concluir seu e-mail. Também oferece mais controle sobre o que acontece a seguir. Portanto, lembre-se de usar parágrafos para separar cada ponto que você está levantando. Use cabeçalhos e subtítulos para dividir grandes trechos de textos e facilitar a digestão do seu e-mail. Use marcadores para melhorar ainda mais a legibilidade e tente transmitir apenas uma mensagem importante em sua comunicação. Se você está tentando compartilhar demais em um e-mail, isso pode ser confuso e causar falta de foco. Podemos dividir as informações para que sejam mais fáceis de processar e gerenciar. Por exemplo, gosto de usar a regra de três e não forneço mais do que três mensagens-chave em uma comunicação, se possível. Demonstrando isso, isso proporciona clareza , foco e memorização. Então, talvez você também queira pensar no melhor canal para sua comunicação. Seria e-mail? Será a função de bate-papo, um telefonema ou uma conversa presencial, virtual ou presencial. Muitas coisas a considerar. O contexto ditará o canal preferido, mas isso será flexível e intercambiável. Por exemplo, você pode querer se comunicar por e-mail se tiver informações importantes, muitos detalhes ou instruções para transmitir a alguém ou a um grande grupo de pessoas. Mas se, por exemplo, você tiver uma pergunta rápida que exija uma resposta rápida, você pode achar que o bate-papo funciona melhor ou talvez queira ter uma conversa mais detalhada, mas isso realmente não justifica uma reunião completa. Nesse caso, pegar o telefone pode funcionar melhor e ter uma conversa cara a cara pode ser mais eficaz. Se você quiser se aprofundar, você quer construir uma conexão maior. Você quer entender melhor a pessoa ou pessoas com quem está lidando. Por fim, pense no conteúdo da sua mensagem de comunicação. A clareza é fundamental e pode surgir ambigüidade, o que causa confusão e interpretação errônea. E isso pode ser devido a vários fatores que podem ser causados por diferenças culturais. Pode haver barreiras linguísticas, preferências de estilo, a escolha das palavras usadas. Então, por exemplo, algumas frases e palavras podem diluir impacto ou podem não agregar valor a uma discussão ou a um e-mail. Sou flexível na abordagem que deixa as coisas em aberto, mas também não convida a outra pessoa a orientar a abordagem. Nós meio que estamos lá. No fechamento do negócio. Isso significa coisas diferentes para pessoas diferentes. Presumimos que todos os outros terão o mesmo tempo em mente que nós, mas isso não é verdade, etc. Isso não nos diz nada. Isso pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Idealmente, implica que gostaríamos de algo de uma certa maneira, mas não estamos esclarecendo se isso é obrigatório ou agradável de se ter. mais rápido possível. Isso pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Assim, podemos ser muito mais concisos e específicos em nossa comunicação para reduzir ou remover qualquer ambiguidade e impulsionar o progresso. Por exemplo, até amanhã poderia ser esclarecido para ficar até as 17h de hoje. Ver se a pessoa precisa entregar hoje para lhe dar algo até amanhã. Ou se realmente queremos dizer amanhã, que horas esperamos que as coisas sejam feitas? Você pode me dar isso? Pode mudar de uma pergunta para, por favor, envie isso para mim. Então, estamos deixando bem claro que não estamos fazendo uma pergunta em que aceitaríamos uma resposta negativa. E eu responderei em breve, pode ser reforçado ao estado. Eu responderei até o meio-dia de amanhã, para que ninguém fique adivinhando o que em breve ou em breve realmente significa. Algumas palavras e frases podem ser completamente removidas. Então, se possível, eu gostaria de falar com você sobre o projeto Hawk poderia ser simplesmente, eu gostaria de falar com você sobre prever o falcão, e assim por diante, poderia ser completamente removido , pois não fornece nenhum valor extra. É mais fácil começar a criar comunicação escrita do que verbal. Como você tem mais tempo para pensar sobre as coisas antes que as coisas sejam enviadas. Então, dedique alguns minutos extras para revisar o que você escreve. Procure palavras e frases desnecessárias e remova-as. Seja realmente implacável , elimine-os e pratique a criação de mensagens mais rígidas, fortes e concisas. E ao refletir sobre o que você escreve, pergunte a si mesmo: isso mostra confiança? Isso mostra certeza e uma sensação de progresso? Se houver muitos ciclos abertos e perguntas voltadas para o destinatário, veja se você pode ajustar. Eles são marcar uma ligação para obter clareza, em vez de ir e voltar por e-mail. Veja um e-mail que você enviou recentemente e tente ajustá-lo usando as táticas dessa classe. Há espaço na planilha da turma para começar a anotar seu rascunho. Se preferir, você pode começar a criar um e-mail futuro usando os pontos que discutimos nesta lição. Lembre-se de que queremos considerar o fluxo, o canal e o conteúdo para ganhar pontos extras. Tentei estruturar seu conteúdo de uma forma que se alinhe ao tipo de personalidade das partes interessadas. Consulte novamente para ouvir se precisar uma recapitulação desses quatro estilos principais. 5. Ação de incentivo: Depois de estruturar a mensagem, precisamos garantir que fique bem claro o que o destinatário deve fazer a seguir. Então, neste momento, queremos adicionar uma chamada à ação ou CTA. Agora, trata-se de definir seu ponto clareza e avançar em direção à ação. As implicações se você não fizer isso bem ou se nada for feito, as pessoas perderão os pontos ou a urgência de uma solicitação. Então diga a eles o que você precisa. Um apelo à ação é definido como uma ordem ou uma demanda para fazer algo a fim atingir um objetivo ou lidar com o problema. Vemos isso o tempo todo em anúncios e em campanhas de marketing, as empresas estão sempre nos dizendo o que querem de nós. Pode ser algo como um caracol colorido. Preencha esta pesquisa, visite a loja mais próxima, compre uma e ganhe outra grátis. Estamos acostumados a ouvir e ver chamadas à ação em nossa vida cotidiana, mas nem sempre pensamos em usá-las em nossa própria comunicação. Ao lidar com outras pessoas no trabalho, todos estão ocupados. Todo mundo tem muita coisa acontecendo. Portanto, um apelo à ação pode realmente ajudar a eliminar o ruído, fornecer orientação e facilitar alguém faça o que você está pedindo que ele faça. exemplo, a. Um apelo à ação muito simples seria: envie-me suas atualizações do FaceOne até às 17h de quarta-feira, pois as adicionaremos aos relatórios, é uma solicitação muito clara. Sabemos quando é devido e por que é necessário. Também é conciso e não há espaço para confusão. Ao criar uma chamada à ação, é melhor também mantê-la em uma linha separada para que seja fácil identificá-la em um e-mail. Agora, um apelo à ação ajudará você a ser mais claro e focado no motivo de entrar em contato com outra pessoa também. Em seguida, você pode acompanhar e medir o progresso e avançar com muito mais facilidade. apelo às ações também fornece responsabilidade para a outra pessoa saiba exatamente o que é exigido dela e , em seguida, cumpra o que é necessário. Agora, em uma interação verbal, você também pode usar uma chamada à ação no final da discussão que todas as partes estejam na mesma página sobre o que é necessário. E você também pode repetir essa mensagem algumas vezes durante a discussão para reforçar o que está dizendo. Seu apelo à ação também pode mudar dependendo de com quem você está interagindo. Se você está se comunicando com alguém mais jovem, você pode ser mais diretivo e dar um pouco mais de contexto, um pouco mais de informações e orientações para ajudar essa pessoa a agir. Você também pode adicionar algumas palavras para oferecer seu apoio se eles tiverem alguma dúvida ou se ficarem presos. No entanto, se você estiver se comunicando um colega ou alguém mais velho, texto de sua solicitação pode não ser tão detalhado porque você deseja dar essa pessoa a autonomia para agir usando seus abordagem própria. Então, agora é hora de agir em sua planilha de aula. Há espaço para você criar um apelo à ação para seu próprio exemplo. Adicione isso à mensagem que você está criando no momento. 6. Seguindo: O que fazemos se as coisas não saírem como planejado? Agora, é importante manter o ritmo , pois pode ser muito, muito frustrante se não conseguirmos seguir em frente ou se outra pessoa estiver sendo um gargalo, esse dano é nossa produtividade, esse dano é nossa produtividade, prejudica nossos níveis de energia e até mesmo a qualidade de nossos relacionamentos. Às vezes, nem sempre recebemos uma resposta quando desejamos ou somos atendidos pelo silêncio do rádio. Ou podemos até ter resistência se alguém resistir ou não entender a importância do que estamos pedindo. Achamos que estamos todos na mesma página. Nada acontece mesmo se passarmos algum tempo enviando uma comunicação clara em uma reunião ou por e-mail. Então, para resumir, aqui estão algumas táticas para fazer com que as pessoas respondam em tempo hábil às suas solicitações. Sempre resuma o que é necessário e até quando, e você pode tornar isso ainda mais explícito criando um subtítulo chamado vespa. Preciso de você para que o destinatário possa identificá-lo facilmente ao digitalizar seu e-mail. . Em segundo lugar, talvez você queira chamar a atenção para partes principais da sua mensagem destacando, sublinhando ou colocando o texto em negrito. Agora, não faça todas essas coisas ao mesmo tempo e não faça isso mais do que duas vezes em uma comunicação escrita, caso contrário, isso pode realmente diluir o impacto e também pode ser muito irritante. Em terceiro lugar, você deseja adicionar uma instrução concisa na linha de assunto. Lembre-se de mantê-lo curto, mas o suficiente para fazer com o destinatário queira clicar e ler sua mensagem. Você também quer declarar as consequências. Se a ação for tomada ou não, quais serão os resultados positivos e quais poderiam ser as consequências adversas? Você também quer colocar as mensagens-chave em uma linha própria para que seja muito fácil chamar a atenção para lá. Para diálogo verbal. Você pode usar a maioria desses pontos sendo muito claro e conciso em seu resumo, reiterando mensagens-chave, verificando a compreensão da outra pessoa antes de encerrar a conversa. Você também quer encontrar um equilíbrio entre ser complacente e ser assertivo, especialmente se você não está recebendo a resposta de que precisa assumir mais controle e levar as coisas adiante, você poderia seja mais diretivo sobre o que acontece a seguir. Facilite que a outra pessoa concorde com sua sugestão, em vez de ter que criar uma opção sozinha. Por exemplo, você pode inserir seu e-mail com Eu entrarei em contato na segunda-feira , caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda para reunir os dados. Ou você pode dizer algo como que horas funcionarão para você na próxima semana para discutirmos os dados antes da reunião do projeto. Então, aqui está um exemplo da mensagem de Tim para Sandra. Tim usou a linha de assunto para destacar o prazo e o que é necessário. Ele também explicou por que o que ele precisa é importante. Ele então dá a Sandra uma opção se ela não conseguir entregar a tempo. E esse pulso é responsabilidade e responsabilidade de Sandra fazer as coisas. Por fim, Tim explica as consequências se as informações não forem fornecidas e ele também oferece suporte para tornar ainda mais fácil para Sandra atender à solicitação. Portanto, Tim pode decidir entrar em contato com um e-mail ou um telefonema se ainda não houver resposta de Sandra em um período de tempo razoável. Mas ele será capaz de julgar isso se precisar fazer isso com base em seu conhecimento do estilo de trabalho de Sandra e em experiências passadas. A última coisa que precisamos fazer é estar muito conscientes de dizer ou fazer qualquer coisa que possa desencadear a pessoa de forma negativa. Existem certas frases que podem causar resistência e reduzir probabilidade de uma pessoa fazer o que precisamos que ela faça. Eles experimentaram o que chamamos de reagentes psicológicos. E esse é um conceito muito interessante qual, se alguém é instruído a fazer algo a quem resista porque isso ameaça seu senso de autonomia, as pessoas não gostam de ouvir o que fazer. E se alguém nos disser o que fazer, talvez seja ainda mais provável que nos empenhemos e façamos o oposto. Portanto, para evitar o gatilho com alguém durante uma conversa verbal ou escrita, tente não usar termos como você precisa, ou você deve fazer isso. Você nunca faz isso. Você sempre tem que fazer isso. Você deveria ou não, ou você é. Muitas delas são muito controladoras e ditadoras, enquanto afirmações como “você está atrasando isso” ou “ você é muito lento” podem ser desencadeadas, pois parecem um ataque pessoal à nossa identidade. Agora, todos esses termos farão com que fiquemos na defensiva. Vamos ficar indignados. E isso significa que temos menos probabilidade de colaborar em uma situação. Então, em vez disso, tente usar palavras como “por favor”. É uma boa ideia lembrar também. Vou fazer isso porque , sendo educados e respeitosos, podemos ter mais chances de ver resultados muito melhores fornecendo sugestões em vez de instruções. Também permitimos que a outra pessoa tenha autonomia. Então, ao usar eu em primeira pessoa em vez de segunda pessoa, você também foi menos confrontador e nos parece menos ameaçador. E se precisarmos dar instruções, é sempre bom fornecer um motivo, pois isso ajuda a outra pessoa a entender e a ter mais chances de acompanhar. Então, abordamos muito conteúdo nesta aula. E, em última análise, cada situação será diferente em termos do que está acontecendo, em termos de quem está envolvido e em termos de quais relacionamentos são semelhantes. Portanto, para sua estrutura de ação final, uma simples mensagem de acompanhamento usando as táticas compartilhadas para verificar o progresso ou tomada imediata de ações em seu próprio cenário, você pode escrever suas anotações sobre a aula planilhas. 7. Considerações finais: Obrigado por fazer essa aula comigo. Espero que tenha sido útil e dado a você algumas ideias que você possa começar a incorporar em suas futuras interações, sejam escritas ou verbais. Lembre-se de que a comunicação tem o poder de influenciar, impulsionar a ação se a usarmos de forma inteligente. Então, isso significa ter uma boa compreensão de com quem estamos lidando e qual estilo de comunicação será melhor para eles. Também precisamos dedicar um tempo para estruturar nossa vontade de comunicação conscientemente, para que ela atinja impacto na primeira vez, mais claros seremos sobre o que estamos comunicando e do que precisamos, menos tempo será desperdiçado cruzando e perseguindo as pessoas. E isso tem um grande impacto na produtividade, pois somos capazes fazer as coisas certas na primeira vez. Se todos estiverem na mesma página e todos souberem o que precisa acontecer. E quando simplesmente ajustar a maneira como você se comunica e interage com outras pessoas usando a linguagem com a qual elas podem se relacionar permitirá que você progrida mais rapidamente com menos erros e menos falhas de comunicação na integração das dicas do elenco na maneira como você se comunica. E lembre-se, tente praticar um pouco todos os dias até que isso se torne uma segunda natureza para você. Compartilhe todas as perguntas que você tiver na seção de discussão desta aula, e estou ansioso para ver seus projetos de aula. Obrigado novamente e estou me comunicando.