Liderança: como dar feedback aos stakeholders seniores

1. Apresentação: Em teoria, deveria ser fácil compartilhar seus pontos de vista com outra pessoa, mas isso se torna muito mais difícil quando essa pessoa está em uma posição de autoridade, talvez tenha mais poder, ou talvez não são os melhores em ouvir ou ter um diálogo bidirecional. Isso pode tornar as coisas muito difíceis. Às vezes, pode parecer um exagero se preparar para conversas de feedback. Mas é isso que faz a diferença, e é isso que nos permite alcançar um resultado realmente poderoso. Esta aula abordará tudo o que você precisa considerar para sair da conversa com um bom resultado e com o relacionamento intacto e talvez até aprimorado. Olá, sou Abi Ireland e dirijo uma consultoria de liderança e treinamento chamada Understanding Performance. Por isso, nos especializamos em desempenho e produtividade máximos para executivos e equipes. Eu ofereço treinamento, treinamento e palestras para empresas em todo o mundo. Trabalhei com milhares de pessoas nos últimos sete anos. Então, vou detalhar as coisas para você em cada lição usando uma estrutura de sete etapas simples, mas eficaz para orientá-lo. Vamos abordar a preparação, as personalidades, planejamento, a prática, a trama, processo e a busca. A parte mais complicada é realmente agir. Não há como melhorar nossa capacidade de dar feedback positivo se não colocarmos a teoria em prática. Só precisamos sair e ser corajosos o suficiente para experimentá-lo. Você criará a estrutura que poderá usar para planejar e executar sua próxima conversa de feedback com confiança, objetividade, calma e compostura. Você também terá clareza sobre o que fazer a seguir após a conversa , para poder realmente maximizar seu impacto. Ao analisarmos cada aula, reserve um momento para preencher a planilha da aula para que você tenha um plano de ação pronto para ser executado quando terminarmos. Agora, vamos começar. 2. Preparação para dar um feedback em cima: É muito importante que nos sintamos capazes de dar feedback positivo, pois isso promove uma comunicação aberta e honesta, nos ajuda a melhorar e progredir e nos ajuda a ter uma vida mais saudável. relacionamentos e interações. Portanto, o primeiro passo que precisamos dar é nos preparar. Examinaremos um exemplo para dar vida à fórmula do feedback em cada aula. Por exemplo, podemos estar em uma situação em que nos reportamos a um gerente, que tende a tomar decisões rápidas e depois mudar de ideia sem realmente consultar a equipe ou explicar o raciocínio. comportamento desse gerente faz com que a equipe se sinta desfocada e confusa quanto às prioridades, pois a meta continua mudando. Portanto, sabemos que precisamos levantar essa questão para que nós mesmos e o resto da equipe se concentrem e direcionem os esforços para fazer o trabalho que importa. Nesse estágio, é importante refletir sobre quaisquer preocupações que possamos ter sobre dar feedback. Por exemplo, podemos estar preocupados com as consequências e focar nelas mais do que nos benefícios. Dar feedback positivo pode ser um dos maiores desafios que as pessoas enfrentam nas organizações. Muitas vezes, é mais fácil dar feedback se alguém tem menos autoridade, então precisamos reconhecer que podemos evitar ser honestos por causa de alguns fatores. Pode haver falta de segurança psicológica, o que faz com que as pessoas tenham medo de dar sua opinião caso sejam fechadas, repreendidas ou, como resultado, sejam percebidas e tratadas negativamente. . Nessa situação, você pode estar pensando estou preocupado com as repercussões e consequências se eu falar abertamente. normas e crenças culturais também têm um impacto dependendo de onde você está no mundo e de como é a cultura da empresa. Então, por exemplo, em uma cultura hierárquica, as pessoas não acham que podem desafiar ou dar feedback, pois isso pode ser descartado ou até mesmo visto como um sinal de desrespeito. Então, nessa situação, você pode estar pensando eu não tenho autoridade para falar, não é minha função fazer isso. Como alternativa, você pode ficar frustrado quando se trata de dar feedback. Talvez você já tenha experimentado no passado e não tenha sido bem recebido, ou talvez nenhuma ação tenha sido tomada como resultado. Então você pode estar pensando: por que se preocupar, não vale a pena o esforço ou o estresse, porque nada vai mudar. Por que eu me daria ao trabalho de fazer isso? Talvez você simplesmente não tenha um plano de como ou quando dar feedback. Você pode estar pensando : eu não sei como fazer isso com sucesso, então você não faz absolutamente nada. A primeira coisa a fazer é esclarecer o motivo do feedback. Isso pode ser porque você deseja melhorar a comunicação, a relação de trabalho, os processos, a carga de trabalho, o desempenho do projeto ou da equipe , o gerenciamento de expectativas ou pode haver outra coisa. Em seguida, pense no que está impedindo você de receber feedback. Seja totalmente honesto sobre isso, escolhendo entre os motivos que mencionei ou outros de sua autoria. A próxima coisa a fazer é criar uma crença mais positiva para superar essa crença limitante que você tem. Então, por exemplo, estou preocupado ofender meu chefe e prejudicar minhas perspectivas de carreira. Isso pode ser que eu esteja entusiasmado com a oportunidade concentrar em alcançar resultados reais e recuperar o controle do meu tempo. Então, agora, dê uma olhada na planilha de sua classe e anote o que o impede, reflita sobre o porquê disso e em seguida, pense em pelo menos uma crença de deficiência que você pode adotar para superar. suas barreiras e cria uma mentalidade mais proativa. Talvez você também queira assistir minha aula sobre como dar e receber feedback impactante em um mundo híbrido, onde eu recapitulei os benefícios de dar feedback. 3. Compreender seus interessados: Para dar feedback de forma eficaz, você precisa entender a pessoa com quem está lidando e como ela provavelmente reagirá. Então, algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo incluem seu feedback sobre a abordagem das partes interessadas, suas decisões, seu comportamento ou sua personalidade? Como é a personalidade de suas partes interessadas? O que é importante para eles e o que provavelmente os desencadeará. E como você pode avaliar em que humor eles estão? Como você saberá que é um bom momento para conversar? Portanto, reúna o máximo de informações possível se sentir mais preparado para a conversa. Usando o cenário que apresentamos anteriormente, vamos pensar mais sobre isso. O gerente para o qual queremos dar feedback está bastante impaciente. Eles se distraem facilmente e são muito orientados para a ação. Essa gerente gosta de se manter ocupada, mas isso significa que muitas vezes ela tem muitos projetos em andamento ao mesmo tempo e acha difícil liderar todos eles de forma eficaz ao pular de um para o outro. Portanto, é muito importante para essa gerente se manter ocupada, sentir que está no banco do motorista. Ela gosta de estar no comando e não gosta de ser desafiada. Assim, podemos avaliar como lidar com essa parte interessada determinando onde ela se senta no modelo de atitude de feedback. Isso mostra várias personalidades das partes interessadas com base no fato elas serem próprias ou orientadas para a equipe e se geralmente estão abertas ou fechadas ao feedback. Temos quatro personas. Temos o autoestimulador, o autopreservador, o colaborador e o diretor. Então, vamos explorar cada um deles agora. O autoestimulador está aberto a receber feedback se isso quiser beneficiá-lo pessoalmente. O autopreservador se sente ameaçado pelo feedback e, portanto, não está realmente aberto a ouvir. O diretor acha que sabe o que é melhor para a equipe, mas não gosta que sua autoridade seja desafiada. E o colaborador quer o que é melhor para a equipe e está aberto a receber feedback que tornará as coisas ainda melhores. Em nosso exemplo, é provável que a parte interessada seja uma pessoa de diretor, orientada para a equipe, mas fechada ao feedback. Ela gosta de liderar, gosta de impulsionar as coisas, mas não gosta de ser desafiada. Há muitos fatores que contribuem para a personalidade de uma parte interessada, incluindo sua motivação para ouvir. Então, você realmente precisa pensar sobre o que eles ganham e por que seria benéfico para eles ouvirem você. Seu perfil de personalidade, número dois, se eles estão focados na tarefa ou nas pessoas e qual é seu estilo de comunicação preferido. E se você quiser saber mais sobre estilos de comunicação, confira minha aula sobre comunicação produtiva e impactante. As diferenças culturais também podem influenciar a atitude de alguém em relação ao feedback e de quem ela está aberta a recebê-lo. Portanto, isso pode diferir de país para país, mas também pode depender da cultura da empresa. E a estrutura organizacional desempenhará um papel. Se uma empresa tiver uma estrutura plana, será mais fácil interagir e se comunicar em todos os níveis, enquanto se você tiver uma estrutura hierárquica, isso significa que nem sempre será fácil acesso às partes interessadas seniores. Portanto, essa falta de acessibilidade significa que dar feedback livremente é muito mais difícil com barreiras mentais e físicas no caminho. Até mesmo as partes interessadas seniores têm medo e hesitação em receber feedback. Por exemplo, eles podem estar preocupados com sua credibilidade, reputação ou autoridade serem danificadas se você puder ver áreas de melhoria que elas não conseguem. Esse pode ser o motivo da resistência em pedir boas-vindas ou aceitar feedback. Portanto, esses medos e hesitações podem se manifestar também como reações negativas, como discordar explicitamente feedback ou ignorá-lo e descartá-lo repentinamente. Agora, os dois tipos de reações não serão úteis porque impedem que as pessoas compartilhem suas opiniões e ideias honestas. Estar ciente desses desafios pode realmente nos ajudar a ter conversas mais produtivas com nossas partes interessadas. Para obter mais dicas sobre como dar feedback, confira minha aula sobre feedback impactante em um mundo híbrido à medida que eu me aprofundo estrutura e na abordagem do conteúdo nessas aulas. Lembre-se de que as quatro personas nos fornecem um guia simples para avaliar a melhor forma de abordar nossas partes interessadas, mas cada pessoa é diferente e há nuances em que alguém pode ser uma mistura de duas ou mais personas. Para cada parte interessada, pense que será mais importante para eles em sua conversa, ou seja, o que eu ganho com isso? Quais perguntas eles podem ter para que você possa planejar com antecedência e planejar suas respostas. Há algum ponto crítico que você precisa incluir na discussão com base no que você sabe sobre sua parte interessada? Selecione essa pessoa que mais se parece com sua parte interessada e responda às perguntas da planilha da classe para ajudá-lo a se preparar para a conversa. Na próxima lição, veremos como abordar sua conversa. 4. Planeie seus pontos de fala: Depois de saber com quem está lidando e o que os motiva, você pode começar a esboçar o que quer dizer em alto nível, e isso é o que chamamos de estágio de planejamento. Agora você não pode criar um script, pois qualquer diálogo bidirecional exigirá adaptação, agilidade e capacidade de se adaptar no momento. No entanto, você pode antecipar e planejar da melhor maneira possível para estar preparado e ter mais controle. Uma estrutura simples a seguir é primeiro verificar o relacionamento antes de enviar seu feedback diretamente. Mesmo que alguém seja mais sênior, reserve um tempo para acalmar a conversa antes de abordar as partes importantes. Essa parte da interação lhe dará pistas sobre o humor deles, se eles serão receptivos ao feedback e até mesmo o que mais estão acontecendo. Você pode então decidir se agora ou mais tarde seria um bom momento para discutir e pensar em como flexionar sua abordagem. Depois de estabelecer um relacionamento, reitere o que você quer discutir e por que deseja discuti-lo. Por exemplo, é ótimo saber que as coisas estão indo tão bem com a reestruturação, eu sei que você está realmente focado nisso. Estou trabalhando no projeto Dawn e gostaria de falar com você, pois faltam três semanas para o próximo marco. Então, dependendo do que é importante para sua parte interessada, você pode destacar os benefícios de ouvir você. Ao dar feedback, esteja realmente consciente da linguagem e do tom usados pois não queremos que isso pareça uma crítica. Ao lidar com um autoestimulador, sabemos que ele está preocupado com seu desempenho, suas percepções e perspectivas futuras. Eles estarão abertos a receber feedback porque querem saber como podem ser vistos de forma ainda mais favorável. Portanto, vale a pena focar nos benefícios para eles pessoalmente. Por exemplo, poderíamos dizer algo como, ao ajustar os dados deste relatório, isso poderia realmente ajudar você em conversas com a médica quando ela decidisse qual iniciativa seguir. Por outro lado, se você estiver falando com um autopreservador, ele se preocupará em proteger sua credibilidade. Eles ficarão céticos em relação à sua agenda e podem até suspeitar e não confiar em você. Nessa situação, pode ser útil focar em tranquilizá-las e afirmá-las, destacando o que você acha que está indo bem e enfatizando o que pode ser feito para alcançar resultados ainda melhores. Lembre-se também de pedir a opinião deles para mostrar que você realmente valoriza a experiência deles. Você poderia dizer algo como você é ótimo em conduzir tantos projetos ao mesmo tempo. Para o Project Dawn, poderíamos aprimorar a experiência do cliente incluindo um resumo de uma página para que eles possam analisar principais marcos com facilidade e antecedência. Você acha que isso ajudaria? Em seguida, temos o diretor. Esse indivíduo está muito preocupado em manter sua autoridade. Eles não estão realmente interessados na sua opinião ou na sua perspectiva. Na verdade, eles acreditam que sabem o que é melhor e definitivamente não querem ser criticados. Esse personagem requer um tratamento cuidadoso para que possamos apresentar sutilmente sugestões que essa pessoa possa acreditar. Lidar com esse personagem também exige humildade, pois muitas vezes precisamos fornecer feedback de uma forma que faça com que eles sintam que a ideia foi deles. Talvez até queiramos pedir permissão para adicionar sugestões que melhorem a forma como as coisas são feitas. Você poderia dizer algo como você mencionou que o cliente gosta de ver muitas opções Gostaria que eu desenvolvesse uma terceira opção focada em novos mercados? Concordo que ter mais opções é uma ótima maneira aumentar nossas chances de garantir a próxima fase do projeto. Por fim, temos o colaborador que está mais aberto ao feedback e provavelmente o solicitará de forma proativa. Você pode facilmente compartilhar suas opiniões, mas ainda assim lembre-se de ser respeitoso e consciente de que essa pessoa está em uma posição sênior. Explique como suas ideias ajudarão a equipe a ter um desempenho ainda melhor. Nessa situação, você poderia dizer algo como “Estou muito empolgado em estar envolvido no projeto Dawn. Eu adoraria compartilhar minhas ideias com você sobre como poderíamos alcançar o próximo marco sem problemas e sem problemas. Aqui está o que estou pensando. Depois, você sempre pode adicionar suas sugestões, seus comentários e suas ideias. Também vou compartilhar com vocês algumas dicas extras para o sucesso. Primeiro, diga às partes interessadas o que o ajudaria a fazer seu trabalho com mais eficiência, para que você coloque o foco da melhoria em si mesmo e não nelas. A segunda coisa que você pode fazer é assistir minha aula e à comunicação impactante e produtiva para uma visão mais aprofundada de como se comunicar com as partes interessadas com base em seu estilo e preferências. Você também pode conferir a aula sobre impacto com feedback em um mundo híbrido para ainda mais ideias para experimentar. Agora é hora de acessar a planilha da turma e começar a mapear o esboço da conversa com base na personalidade de suas partes interessadas. Por enquanto, anote alguns tópicos que podem guiá-lo na conversa real. 5. Praticar o curso: Depois de preparar o esboço da conversa, é hora de retomá-lo antes de a conversa real, e essa é a fase prática. Interpretar papéis e se familiarizar com o que você quer dizer o ajudará a estar muito mais preparado e a compor durante o dia. Isso não significa ter um roteiro palavra por palavra, pois você não poderá continuar com isso em um diálogo bidirecional. No entanto, significa praticar o suficiente para que você diga o que quer dizer e não pareça forçado, estranho ou desconfortável. Se você disser as palavras em voz alta, isso também ajuda a acalmar os nervos e começará a soar mais natural quanto mais você fizer isso. Se você interpreta o papel de outra pessoa, também pode observar como seu feedback chega e pode verificar e se preparar para possíveis reações. Você pode usar todos esses dados para ajustar a maneira como você faz as coisas, criar maneiras melhores de abordar a situação e manter a calma durante a conversa real. A visualização é outra ótima maneira de se preparar mentalmente para a conversa. Agora, isso envolve imaginar o que vai acontecer e como é ter um resultado bem-sucedido. Você pode percorrer o cenário em sua cabeça e visualizar como ele se desenrola. A visualização é uma técnica muito poderosa usada pelos melhores atletas, empresários, empreendedores e pelo desempenho e nos ajuda a nos sentirmos confortáveis e com os pés no chão antes de uma conversa. Você precisará de alguns minutos sozinho para fazer esse exercício. Você pode começar fechando os olhos e visualizando onde você está ao conversar sobre feedback com sua parte interessada. Você está se vendo conversando ou está na conversa em si? Eu gostaria que você incluísse todos os sentidos na equação. Pense no que você pode ver, que você pode ouvir, no que você pode cheirar. O que você está segurando, o que está à sua frente, o que você está vestindo? Você está de pé, está sentado? Pense no seu tom de voz. Como você se apresenta à interação e como é sua linguagem corporal. Pense também no fluxo da sua conversa. As palavras que você está usando, as palavras que não está usando, seu ritmo, seu uso do silêncio, seu contato visual com a parte interessada. Qual é a reação deles ao que você está dizendo? Em seguida, visualize como você responde quando sua aposta está falando. Você está relaxado, está sereno e calmo ou está tenso e mecânico? Em sua mente, observe como a conversa desenrola e como ela chega ao fim. O que acontece a seguir nessa conversa? Como vocês dois saem da conversa? Você está feliz e sorrindo ou está frustrado e irritado? Depois de passar por esse processo, você pode abrir os olhos e anotar todas as ideias e pensamentos que possam ajudar na conversa real. Agora é hora de agir. Anote o nome de alguém com quem você pode interpretar sua conversa e entre em contato com essa pessoa para marcar um horário para isso. Escolha realmente alguém em quem você confie, que seja honesto e objetivo com você, alguém que o desafie e lhe ofereça uma perspectiva diferente. Reserve um momento agora para usar sua planilha de tecido para anotar a hora e a data de sua dramatização e também aproveite esta oportunidade para fazer anotações sobre o exercício de visualização de sua dramatização e também aproveite esta oportunidade para fazer anotações sobre o exercício de visualização que acabamos de fazer. 6. Agendamento do curso: Agora que já fizemos a preparação suficiente, estamos prontos para a realidade. É hora de agendar sua conversa. Essa etapa envolve plotá-la em seu calendário. Nesse cenário que estamos usando durante toda a aula, temos nosso gerente ocupado que continua mudando as metas. Ela está fazendo malabarismos com vários projetos, é difícil de definir porque está correndo de uma reunião para a outra. Vamos imaginar dois cenários. Uma em que estamos tentando conversar em um dia muito agitado para nossa parte interessada e outra em que temos mais tempo para conversar. Se nos sentirmos apressados ou se nossa parte interessada não tiver tempo ou espaço livre para conversar, não teremos uma conversa decente. Podemos nos organizar para nossa interação passando por uma lista de verificação simples. Pense no canal de comunicação que você vai usar. Será uma reunião presencial, uma reunião virtual ou um telefonema. O ideal é que você tenha uma conversa em tempo real em vez de usar o e-mail para compartilhar seus comentários. No entanto, você sempre pode enviar um e-mail para resumir o que discutiu, mas geralmente é melhor ter um diálogo bidirecional para que você também possa ouvir o ponto de vista de suas partes interessadas mesmo que uma conversa ao vivo pareça um pouco mais assustadora às vezes. Seja virtual ou cara a cara pense também no ambiente físico. Se estiver cara a cara, você vai ter a conversa em um local formal como uma sala de reuniões no escritório? Ou você vai para algum lugar informal, como um café? Se for virtual, você terá um lugar privado com boa conexão e sem distrações? Minha aula sobre dar e receber feedback em um mundo híbrido aborda mais detalhes sobre isso. Você pode assistir à aula especificamente sobre como configurar um ambiente prático de feedback para ajudá-lo a começar. A próxima coisa que você quer fazer é decidir as datas e a hora da conversa. Duas coisas a considerar são os padrões de trabalho das partes interessadas e os fatores fisiológicos que podem impactar o sucesso. Por meio de experiências anteriores ou verificando o calendário da pessoa, você sabe se ela tem capacidade de conversar? Com quanto tempo de antecedência você precisará fazer a reserva? Eles podem estar de folga em determinados dias e quando é o dia menos agitado, e quando é o dia menos agitado durante o qual eles podem ter mais espaço mental para ouvir e iniciar uma conversa. Também subestimamos os fatores humanos que podem afetar a qualidade de nossas conversas, como níveis de estresse, falta de sono e fome. Por exemplo, se sua parte interessada estiver muito estressada, ela será menos receptiva ao feedback. Se estiverem cansados e sem descanso, podem ser menos receptivos ao feedback. Se estiverem com fome, podem ser menos receptivos ao feedback. Isso ocorre porque, quando nossos níveis de glicose caem, é mais difícil nos concentrar e podemos ficar mais irritados, mal-humorados e agitados. Você já deve ter ouvido falar do termo faminto, que é uma combinação de estar com fome e raiva. Faz sentido ter conversas mais desafiadoras quando alguém está bem alimentado e, definitivamente, não antes. Isso nos leva à formalidade e há momentos em que você pode querer fornecer feedback de forma mais casual, seja no final de uma reunião, durante outra conversa ou oportunisticamente, se um uma pequena janela se abre. Nem sempre é prático ou desejável agendar uma reunião formal para essas conversas. Você pode decidir qual nível de formalidade funcionará melhor com a pessoa que você tem em mente. Você também pode considerar o que mais está acontecendo com a parte interessada. Confira o calendário deles, verifique se há tempo suficiente antes e depois de se encontrar com eles para que eles tenham espaço livre para ouvir, refletir e agir. Você definitivamente não quer apressar a conversa ou sentir pressão para acelerar o ritmo de forma anormal apenas para se adequar a um prazo apertado. Outra coisa que você pode fazer é avaliar a outra pessoa em uma escala de 1 a 10 quanto à receptividade potencial a uma conversa. Você pode fazer isso fazendo perguntas muito simples para avaliar como eles estão se sentindo no início. Por exemplo, você pode perguntar: como você está? Como está seu dia até agora? Avalie como eles respondem. Existe alguma emoção? Existe alguma frustração ou distração em sua voz ou linguagem corporal? Agora parece óbvio, mas a falta de tempo é uma das principais razões pelas quais conversas difíceis não saem conforme o planejado. Pense no tempo necessário para sua conversa. Na verdade, dê a si mesmo um pouco de espaço livre, um pouco de contingência. Se você acha que a conversa vai levar 30 minutos, aloque 45 minutos por precaução. Você tem uma ideia muito melhor disso depois de praticar e interpretar com antecedência. Definir o contexto também é importante. Não há surpresas para sua parte interessada. Definitivamente, você não quer começar a dar feedback se a parte interessada não estiver pronta para isso. Lembre-se de dizer por que é importante conversar agora. Por exemplo, você pode entrar em contato e-mail para solicitar a reunião, e isso não precisa ser detalhado. Você pode simplesmente dizer algo como, querida parte interessada, tenho algumas ideias sobre o projeto Dawn que gostaria de discutir com você especificamente sobre o próximo marco. Vou encontrar tempo em sua agenda para conversar mais e enviarei um convite para você. Por favor, me avise se precisar de mais informações nesse ínterim. Muito obrigado. Por outro lado, um e-mail menos eficaz diria algo como Caro interessado, você tem cinco minutos para conversar? Obrigada. Neste exemplo, ele não fornece nenhum contexto ou informação que ajude a outra pessoa a saber o que você quer, portanto, faz com que ela adivinhe desnecessariamente. Por fim, sempre entre na conversa com uma intenção clara sobre por que você está dando feedback e qual é o resultado desejado. Lembre-se disso o tempo todo para que você possa manter o foco se a discussão sair do caminho certo. Você pode anotar sua intenção em algum lugar que possa consultá-la novamente se se distrair. Agora que analisamos essa lista de verificação, preencha esta seção nas planilhas de sua classe para que você esteja bem preparado e preparado para o sucesso. Em seguida, entre em contato com sua parte interessada e agende sua conversa. 7. Ter o curso: Depois de fazer todo o seu planejamento e preparação, agora é hora de prosseguir e conversar na vida real. Agora, como eu disse antes, não podemos realmente controlar o curso da conversa, mas podemos definitivamente orientá-la se tivermos planejado com antecedência. A coisa mais importante a lembrar nesse estágio é que nada mudará se não fornecermos um feedback. Conversas difíceis nunca são fáceis de ter, então precisamos ser corajosos o suficiente para tentar. Nesse estágio, você já considerou qual poderia ser a reação de sua parte interessada, então isso o ajudará a estar pronto no momento. Se tudo correr conforme o planejado e seus comentários forem recebidos, esse é um ótimo momento para ser proativo. Você pode continuar conduzindo a conversa solicitando ideias adicionais à parte interessada e incorporá-las de forma proativa nas próximas etapas com as quais você concordar mutuamente. Nesse estágio, também é importante concordar com a responsabilidade e determinar quem fará o que para levar as coisas adiante. Você também vai querer agradecer à parte interessada pelo tempo e pela disposição de conversar com você. Não importa o quão bem nos preparemos, haverá momentos em que teremos que esperar o inesperado. Nossa conversa pode sair do normal. Uma parte interessada pode ser acionada por algo que dizemos, ou podemos entrar em pânico no momento e sair em uma tangente. Nessas situações, ainda vale a pena planejar antecedência e pensar em como lidaríamos com a situação. Uma coisa que podemos fazer é definir o que chamamos de intenção de implementação. Podemos fazer isso com antecedência para que possamos seguir rapidamente um curso de ação pré-planejado se algo der errado. Essa é basicamente uma afirmação “se então”, que nos dá uma ação padrão e reduz a necessidade de pensar e tomar decisões no momento. Se a conversa não estiver funcionando, você tomará uma determinada ação. Por exemplo, você pode achar que está tendo dificuldades para transmitir seus pontos vista e pode achar que é melhor revisitar outra ocasião. Se você chegar a esse estágio, poderá optar por um tempo limite. Você pode dizer algo assim para sua parte interessada. Quero aproveitar esta oportunidade para iniciar a conversa sobre esse assunto. Agradeço muito que isso precise de uma discussão mais aprofundada, então poderíamos reservar um tempo para outra conversa nos próximos dias, depois de cada um de nós ter tempo para pensar sobre isso? Como alternativa, você pode precisar de um momento para fazer uma pausa e pensar antes de continuar. Isso pode ajudar a reunir suas ideias e avaliar a melhor maneira de levar a conversa adiante. Se você estiver fazendo isso, tenha certeza contar abertamente à sua parte interessada, pois isso realmente mostra que você está pensando antes de falar. Você pode dizer algo assim “Acho que preciso de um minuto para refletir sobre o que você acabou de dizer. Se você não se importar, vou reunir meus pensamentos, pois quero pensar sobre isso antes de responder.” Redefinir significa apertar mentalmente um botão para que você possa recuperar a compostura no momento. Isso significa estar consciente de suas reações emocionais e fisiológicas ao conflito, tensão e desafio. Por exemplo, você pode sentir que está esquentando, sua frequência cardíaca está aumentando ou seu tom de voz está ficando mais intenso. Agora, nessa situação, ajuda fazer uma pausa e perceber isso. Respire fundo devagar, sorria e lembre-se de que a conversa será muito mais produtiva se você conseguir manter relacionamento e manter a calma sob pressão. Finalmente, ter essas conversas difíceis oferece uma grande oportunidade de praticar, aprender e se sentir confortável com o desconfortável. Lembre-se de que, se não correr tão bem quanto você gostaria, essa ainda é uma experiência de aprendizado, e poder conversar com mais partes interessadas seniores é só vai ficar mais fácil se você fizer isso com frequência e aprender com sua experiência. Agora, dedique um minuto para examinar a planilha de sua classe e anote 3 intenções de implementação que você pode usar. Isso lhe dará um cobertor de segurança para usar se você for pego no momento. 8. Fim do curso: A etapa final em nossa estrutura é prosseguir. Isso significa planejar a conversa de acompanhamento com sua parte interessada. Agora, esse é um passo importante porque muitas vezes reunimos a coragem de dar feedback uma vez e nunca mais revisitamos a conversa. Isso pode ser frustrante porque não sabemos se nossos comentários foram levados a sério e podemos nos sentir ansiosos por trazer a situação à tona novamente, caso nada tenha mudado na primeira vez. Muitas vezes, damos um suspiro de alívio depois dar um feedback porque é preciso muita energia para incentivar, e depois esquecemos que talvez precisemos fazer um acompanhamento mais tarde. Uma conversa de acompanhamento nos permite fazer o check-in e garantir a responsabilidade. Queremos saber se as coisas mudaram ou estão mudando, ou que o progresso está sendo feito. Para se preparar para uma conversa de acompanhamento, você pode pensar em algumas coisas com antecedência: tempo, intenções, obstáculos e evolução. Com o tempo, determine quanto tempo você deseja passar entre a primeira conversa e o acompanhamento. Quando você chegar ao final da conversa inicial de feedback com sua parte interessada, você pode dizer algo como “Seria ótimo se reconectar com você sobre isso em breve para que possamos verificar como as coisas estão indo. A sexta-feira seguinte à próxima seria adequada para você se atualizar? Se você concordar com seu próximo ponto de contato antes de encerrar sua conversa inicial, ele estará no calendário e portanto, será necessário um esforço para removê-lo Se não assumirmos esse compromisso neste momento, vai levar mais tempo e mais energia para organizar uma reunião de acompanhamento posteriormente. Dessa forma, vamos manter o ímpeto. Também ajuda a deixar bem claro sua intenção para o futuro. O que você quer que tenha acontecido quando tiver sua conversa de acompanhamento? Como será o sucesso depois de dar seu feedback inicial? Se você tiver certeza disso, poderá medir o progresso na próxima reunião. Outra coisa a considerar são os descarriladores. Essas são as coisas que podem atrapalhar o sucesso ou o progresso. Pode ser que sua parte interessada fique muito ocupada e não tenha tempo para agir sobre o que vocês dois discutiram. Os recursos podem ser um desafio ou talvez contribuição de outra pessoa seja necessária , mas é difícil obtê-los. Ou talvez uma mudança leve mais tempo para ser implementada do que o esperado. Pense nos possíveis descarriladores com antecedência e fale com sua parte interessada sobre como eles podem ser evitados ou mitigados. Sua reunião de acompanhamento proporcionará uma oportunidade perfeita para falar mais sobre esses desafios e obstáculos para o sucesso e falar sobre como você pode apoiar suas partes interessadas em superando esses. A última coisa que você vai querer discutir em sua reunião de acompanhamento é o que vem por aí? Como você pode manter o ritmo e, ao mesmo tempo manter um bom relacionamento com sua parte interessada? Falar sobre esses pontos mostra que progresso exige uma discussão contínua e isso também ajudará sua parte interessada a se acostumar com conversas bidirecionais mais frequentes no futuro. Agora, vamos revisar sua planilha de aula e fazer algumas anotações sobre sua conversa de acompanhamento abrangendo tempo, intenções, obstáculos e evolução. Agora você está bem preparado para conversar. 9. Considerações finais: Muito obrigado por se juntar a mim nesta aula. Eu realmente espero que agora você se sinta mais confiante e preparado para dar feedback a uma parte interessada sênior. Talvez você esteja adiando a conversa por medo ou simplesmente não soubesse por onde começar. No entanto, agora que abordamos todas as sete etapas da fórmula de feedback, espero que você esteja mais do que pronto para começar. Lembre-se de que as partes interessadas seniores precisam de feedback e precisam da sua perspectiva mesmo que não percebam isso. Dar feedback a qualquer pessoa pode ser um desafio e só melhoramos com a prática. Isso envolve nos expor e ser corajosos. Então, se alguma coisa, tente relaxar, tente aproveitar a conversa pois isso deixará você e a outra pessoa à vontade. Como sempre, mal posso esperar para saber como serão suas conversas de feedback. Se você tiver alguma dúvida, se precisar de dicas extras ou se tiver dúvidas, contato comigo na seção de discussão desta aula ou entre em contato diretamente. Além disso, faça o upload da planilha da sua turma. Se você não teve a chance de concluí-lo em tempo real, reserve alguns minutos para preenchê-lo e enviá-lo para que eu possa lhe dar um feedback. Dar feedback é uma experiência individual única, por isso estou aqui para ajudá-lo a seguir em frente e superar quaisquer desafios. Agora, é hora de você tentar. Obrigado novamente. Boa sorte e até breve.