Transcrições
1. Introdução ao curso: Pronto e bem-vindo. Estou muito feliz que
você tenha decidido se juntar a
mim neste curso. Se você está apenas
entrando no mundo da administração ou se já
gerencia coisas nos bastidores há algum tempo, esta é sua chance de
desenvolver suas habilidades e fazer com que o escritório funcione
sem problemas e eficiência Os procedimentos administrativos do escritório
podem não ser glamorosos, mas são essenciais para o
sucesso de qualquer empresa Um escritório bem administrado reduz as falhas de comunicação e ajuda
a eliminar erros comuns Ao tornar o
escritório administrativo uma prioridade, você poderá
criar políticas e
procedimentos claros que todos
entendam e apoiem. Ajudando o escritório a funcionar
com mais tranquilidade todos os dias. Então, vamos dar uma olhada nos
objetivos do curso. Pesquisas têm
demonstrado consistentemente que, quando metas claras são
associadas ao aprendizado
, elas ocorrem com mais
facilidade e rapidez. Com isso em mente, vamos
revisar nossas metas para hoje. Ao final deste curso, você deverá ser capaz de
organizar um fichário que mantenha
informações importantes acessíveis e fáceis de atualizar Desenvolva procedimentos de escritório que criem estrutura e
reduzam a confusão. Prepare listas de verificação que simplifiquem as tarefas
diárias e
melhorem a consistência Entenda o planejamento
sucessório para que sua equipe esteja sempre
pronta para o futuro. Colete as
ferramentas corretas para se manter eficiente, organizado
e preparado. Então você está pronto? Vamos mergulhar e desenvolver essas habilidades
essenciais juntos. Te vejo na próxima aula.
2. Por que seu escritório precisa de procedimentos administrativos: Por que seu escritório precisa de procedimentos
administrativos. Os procedimentos administrativos são
mais do que políticas obrigatórias. Eles são implementados para garantir a sobrevivência
da
empresa em qualquer evento ou situação, desde catástrofes até mudanças nas atividades básicas do dia
a dia Os procedimentos do escritório
administrativo tratam todos
eles quando
são continuidade dos negócios, o planejamento
sucessório, os requisitos de
auditoria e o planejamento de recuperação estão
incluídos nos procedimentos administrativos Continuidade dos negócios. continuidade dos negócios também é conhecida como continuidade dos negócios É o plano estabelecido para manter uma empresa funcionando no
caso de um desastre, durante
e
após o desastre. Estabelecer
a continuidade dos negócios exige primeiro
identificar
as tarefas essenciais Isso inclui itens e serviços que são essenciais para o funcionamento
da organização. Isso varia de acordo com a organização, mas inclui tecnologia, segurança
dos funcionários, som
e estrutura, etc., etapas de continuidade de
negócios riscos
determinados que a
empresa provavelmente enfrentará, sejam eles TI, sabotagem Analise os efeitos
de cada risco ou perigo que você descobre em um aspecto diferente
da empresa, segurança, funções,
ativos, etc Determine por quanto tempo sua empresa
poderia funcionar se um
desses riscos acontecesse e
o que a recuperação exigiria. Desenvolva uma equipe e estratégia para resolver os
possíveis problemas. Desenvolva um plano e documente cada etapa antes de compartilhá-lo
com o resto da equipe. Teste o plano usando métodos
diferentes, como exercícios, orientações e
listas de verificação. O planejamento sucessório, o planejamento sucessório
bem-sucedido, desenvolve
um conjunto de talentos para que
haja candidatos qualificados mais do que suficientes exercícios, orientações e
listas de verificação. O planejamento sucessório, o planejamento sucessório
bem-sucedido, desenvolve
um conjunto de talentos para que
haja candidatos
qualificados mais do que suficientes para preencher vagas em liderança. Essa estratégia exige
recrutar talentos qualificados, criar um pool de talentos e incutir
lealdade nos Identifique metas e objetivos. Os objetivos comuns incluem
lucratividade, lealdade,
serviço e produtividade dos funcionários ,
identificar as necessidades da empresa, ver as mudanças na responsabilidade dos
diferentes cargos
que
a empresa desenvolve, reconhecer tendências
na força de trabalho, compreender as mudanças que ocorrem dentro e fora de
sua organização, como o envelhecimento da força de trabalho,
desenvolver o pool de funcionários, determine onde
encontrar funcionários para preencher as lacunas nas campanhas de
recrutamento, nas mídias sociais, etc Desenvolva um plano para
engajá-los assim que forem escolhidos. Requisitos de
auditoria interna e externa. auditorias internas e externas são importantes para identificar os riscos
que as organizações enfrentam A auditoria interna aborda eficácia e a confiabilidade dos controles
administrativos. Uma auditoria interna também
aborda a precisão dos registros, conformidade
legal e as ações
gerenciais. Auditorias internas e auditorias
externas semelhantes: o auditor interno é um funcionário da empresa
que ele ou O auditor externo não
é um funcionário e ele ou ela criará um
relatório com base nas finanças, nas operações e na
conformidade das empresas Os auditores internos e
externos fornecem recomendações
com base em suas avaliações O auditor, interno ou externo, deve ser
independente e objetivo, qualificado, fornecer testes
adequados, fornecer
documentação e ação adequadas de uma verificação e revisão
e fornecer um relatório que
será revisado pelas partes relevantes, como o conselho de administração Planejamento de recuperação.
O planejamento de recuperação anda de mãos dadas com a continuidade dos
negócios planejamento de recuperação ou planejamento de
recuperação de desastres é o processo
implementado para recuperar dados, software, hardware e mão de obra que a empresa precisa para iniciar o
backup após um desastre Etapas do planejamento de recuperação, identifique sistemas
críticos,
priorize-os e identifique riscos
potenciais Determine estratégias para dados, tecnologia, fornecedores,
pessoas e instalações. Crie um plano com instruções passo a
passo com base
nas estratégias descobertas, teste o plano de recuperação e faça ajustes
conforme necessário. Estudo de caso, Sharon trabalhou na mesma empresa
por 26 anos Ela estava quase se
aposentando e perguntou
ao supervisor se
era necessária sua ajuda para treinar
sua substituta Ela ficou surpresa ao saber que ninguém estava
concorrendo à sua posição. E ela se aposentou em um mês. Seu supervisor explicou
que eles estavam tendo problemas para encontrar alguém
qualificado para substituí-la
3. Reunindo as ferramentas certas: Reunindo as ferramentas certas. Qualquer atividade requer o
uso das ferramentas corretas, e o
escritório administrativo não é exceção. Fichários administrativos
e outros materiais são ferramentas
necessárias para garantir que
as tarefas sejam concluídas corretamente. Ao reunir as informações
necessárias e encontrar essas ferramentas, você eliminará a confusão e garantirá que seus procedimentos
sejam realizados corretamente. Fichários e
fichários administrativos contêm instruções sobre
procedimentos administrativos que todos os funcionários
poderão usar Comece escolhendo um
fichário e coletando os divisores
e protetores de folha necessários A criação de um fichário
exige que você acompanhe as operações do dia
a dia Você também deve desenvolver uma lista de responsabilidades
para diferentes trabalhos. lista deve incluir tarefas diárias, semanais, mensais
e anuais. O fichário precisa
incluir procedimentos básicos. Comece com as
descrições de cargos e entreviste funcionários diferentes
para determinar suas tarefas. Discutiremos
quais informações são necessárias e como coletá-las
em profundidade na próxima lição. O fichário também deve incluir recursos
básicos,
como listas telefônicas,
locais e listas de verificação de
planejamento Isso varia de acordo com a organização, mas guias de tecnologia e
outras informações essenciais sobre os sistemas
da empresa
também devem ser incluídos. Divisor de seção.
Os divisores de seção são usados para dividir
fisicamente o fichário em seções
diferentes , para que as informações
sejam mais fáceis de encontrar Depois de
coletar todas as informações relevantes, organize-as e crie
um sumário. O sumário
guiará sua divisão de seções. Abordaremos especificamente
o sumário posteriormente. As seções e os tópicos
variam de acordo com a organização, mas precisam ser organizados de forma clara e concisa. Use protetores de folha com fita adesiva como divisores de
seção para
facilitar a localização de informações
específicas Protetores de
folha, protetores de folha são necessários para manter o fichário protegido contra acidentes Protetores de folhas com fita adesiva devem ser usados para divisórias de seção Protetores de
folha regulares não roscados precisam ser usados nas
outras páginas do Protetores de folha pesados são recomendados para páginas que
serão usadas com frequência, como modelos,
listas telefônicas e listas de verificação Não é necessário colocar cada página em protetores de folha Deixar a maior parte das páginas fora dos
protetores de folhas
facilitará a alteração das informações
quando necessário Pastas de capa a capa. Depois de coletar todos
os itens necessários para
criar um fichário, determine o que deve ser incluído e organize
as informações É hora de colocar
tudo no fichário. Escolher o
fichário correto é importante. As informações
no fichário devem estar completamente fechadas para
que sejam mantidas em segurança Os fichários precisam
ser revisados de
capa a capa para garantir que
estejam completamente fechados O tamanho do fichário
normalmente usado para essa finalidade deve ser de
1,5 polegadas e 2 “de largura É importante
escolher um fichário
grande o suficiente para adicionar
páginas, se necessário Além disso, escolher um fichário muito pequeno pode fazer com
que as páginas se rasguem e
caiam quando o fichário é
usado. Estudo de caso. Aaron foi instruído a criar um fichário de procedimentos com
as ferramentas disponíveis para Ele conseguiu encontrar um fichário de 1 polegada e protetores de folha inexplorados Ao montar
o fichário, ele percebeu que
seria um ajuste apertado Para criar divisores de seção, ele colocou notas postadas
entre as seções Enquanto ele a examinava, as páginas caíam,
assim como as divisórias de seção
4. Identificando procedimentos a serem incluídos: Identificando
os procedimentos a serem incluídos ao criar um fichário
administrativo, é importante escolher os procedimentos
necessários Se você colocar muita
informação em um fichário, fica
difícil
navegar Se, no entanto, você não colocar informações
suficientes em um
fichário, é inútil Ao acompanhar as
diferentes tarefas, trabalhar com outros funcionários e ficar atento às atividades
diárias, você poderá encontrar
os melhores procedimentos. Rastreando tarefas por alguns dias. Para identificar
os procedimentos, você precisa incluir, é
necessário rastrear
as tarefas por alguns dias. Eles devem ajudá-lo a identificar as seguintes informações.
Tarefas de rastreamento. Determine quais operações são executadas como
parte da posição. Estabeleça as ferramentas que são
usadas regularmente. Descubra as informações que
são consultadas de forma consistente. Determine quais eventos e
reuniões são repetitivos. Acompanhe essas informações
usando aplicativos, ferramentas
organizacionais
ou escreva notas. Escolha o método que
funciona melhor para você. Depois que as informações
forem descobertas
, elas ajudarão a restringir os procedimentos que você
precisa incluir no fichário Entre em contato com outros funcionários
para obter ideias de feedback. Determinar quais procedimentos incluir não é uma decisão
unilateral É importante coletar feedback dos funcionários
e pedir ideias sobre quais
procedimentos precisam ser incluídos no fichário
administrativo Aproveite
os vários métodos de feedback para garantir que você reúna o máximo de informações possível. Métodos de feedback,
pesquisas, grupos focais, reuniões, questionários,
avaliações, caixas de sugestões É essencial
enfatizar que você precisa
preparar os funcionários antes de
pedir feedback. Dê a eles tempo para analisar suas próprias tarefas e fornecer as informações mais
relevantes. Anote as tarefas diárias. Já estabelecemos que é importante
observar as tarefas diárias, semanais e anuais. As tarefas diárias devem ser registradas por no mínimo
cinco dias para que você possa determinar quais tarefas você realmente
conclui diariamente. O tempo necessário
para concluir cada tarefa precisa ser registrado, assim como
a tarefa em si. Você pode anotar suas tarefas no final de cada dia ou fazer pausas para listar suas tarefas periodicamente
ao longo do dia. Você também pode usar aplicativos para
acompanhar suas atividades. Independentemente do
método escolhido, é
importante que você
conclua o registro de suas tarefas diárias antes de
sair do escritório. Acompanhe usando uma planilha. Ao monitorar diferentes tarefas para determinar quais procedimentos
incluir no fichário, é importante
acompanhar quais tarefas diárias, semanais, mensais e
anuais, etc A melhor maneira de fazer isso
é com uma planilha. Veja a tabela
abaixo como exemplo. Talvez seja necessário adicionar
horários para suas tarefas. Por exemplo, a folha de pagamento pode ser bimestral e as reuniões podem ser quinzenais Estudo de caso, Joanne estava tentando acompanhar
suas atividades, mas estava extremamente ocupada Ela planejava gravar a tarefa assim que
saísse do escritório. Mas quando
ela voltou para casa, não conseguiu se lembrar tudo o que
fez naquele dia. Ainda por cima, ela
não tinha ideia quanto tempo qualquer uma das tarefas
levou para ser concluída. Ela decidiu listar
o que ela lembrava, quanto tempo ela achava que
levaria para completar cada um. Ela fez isso por
alguns dias e usou as informações para
identificar seus osiors
5. Os cinco principais procedimentos para gravação: Os cinco principais procedimentos a serem registrados. Ao criar um fichário, não
é possível abordar todos os procedimentos ao mesmo tempo Para obter os melhores resultados, é
necessário
limitar-se a cinco procedimentos. Comece escolhendo os
cinco principais procedimentos que você
precisa registrar depois de identificar
os cinco principais procedimentos Usar um modelo e escrever procedimentos
detalhados ajudará a garantir que os procedimentos de
registro sejam precisos e eficazes. Use um modelo para manter a
consistência de uma faixa para outra. Pode ser difícil obter
consistência quando você está se movendo
de uma pista para outra A implementação do uso
de um modelo
desenvolverá a consistência
entre os procedimentos do trato. Existem diferentes
modelos disponíveis, mas você também pode criar seu próprio modelo e adaptá-lo às necessidades
da sua organização O que incluir em um departamento
de modelos. O departamento ao qual os
procedimentos se enquadram. Categoria, a divisão em que os procedimentos se enquadram em
contabilidade, RH, etc Cargo, o cargo
do indivíduo que normalmente
executa o procedimento, finalidade, o motivo da implementação dos
procedimentos. Declaração. A
declaração de política descreve as ações e o comportamento necessários usando
os regulamentos de voz ativos Liste todas as leis e regulamentos aos quais
a política se aplica. Informações relacionadas. Liste todas as diretrizes, políticas e procedimentos relacionados
à nova política. Talvez você também precise incluir
palavras-chave, definições
e
informações básicas, dependendo
do escopo e
da complexidade de seus procedimentos. Seja o mais detalhado possível. Ao gravar um procedimento, você precisa ser o mais
específico possível. Forneça todos os detalhes que você possa lembrar de que o procedimento precisa ser registrado para que qualquer pessoa possa concluí-lo
sem supervisão. Anote as etapas do seu
processo e revise-as cuidadosamente para determinar se você precisa esclarecer as etapas
ou adicioná-las. Não pule etapas para
economizar tempo ou espaço. Por outro lado, evite usar instruções
longas que sobrecarreguem e
confundam seus leitores As instruções precisam
ser comandos curtos, como fazer login no portal no site
a seguir. Um exemplo de
instrução muito longa e prolixo seria acessar o site e usar
sua senha para entrar
no portal e
inserir as informações
coletadas Use marcadores
em vez de parágrafos. As etapas que você
fornece para os procedimentos precisam ser claras e fáceis de serem seguidas
pelas pessoas. É aqui que a formatação
se torna importante. Em vez de escrever as
instruções em formato de parágrafo, use marcadores Os marcadores atraem a
atenção de seus leitores. Eles são fáceis de usar e fornecem informações básicas
concisas Os marcadores também
facilitam que as pessoas se mantenham em seus lugares enquanto
seguem as etapas
fornecidas por você Cada etapa deve ter
seu próprio marcador. Peça a alguém que execute o procedimento antes concluir seu trabalho
registrando um procedimento Você precisa ter certeza de que
o procedimento é efetivo. Isso requer que o
procedimento seja testado, encontre um amigo ou colega para concluir o procedimento conforme
você o anotou É essencial que a
pessoa que conclui os procedimentos
o faça sem qualquer orientação ou
interferência de sua parte O procedimento escrito deve
ser capaz de se sustentar por si só. Depois que o procedimento for executado, peça feedback ao indivíduo. Então, aqui estão algumas
perguntas a todas as
instruções
foram claras? Você sentiu que faltava alguma
etapa? Alguma das
direções foi confusa? Você conseguiu
concluir o procedimento? O que você
mudaria, se alguma coisa, sobre o estudo de caso do procedimento? Matilda registrou os cinco
principais procedimentos e listou cuidadosamente
as etapas. Ela revisou as etapas e
decidiu que elas eram eficazes. Ela até
os testou seguindo as instruções sozinha ao concluir as tarefas. Ela os gravou e os
colocou no fichário. Ela ficou surpresa na semana seguinte quando seu supervisor
lhe disse que ela precisava refazer alguns de seus procedimentos porque
as etapas não estavam claras
6. O que incluir no seu fichário - Parte 1: O que incluir em
seu fichário, primeira parte. Ao criar um fichário
administrativo, você deve determinar o que deve ser incluído
e o que não deve As necessidades de cada
organização
determinarão quais tópicos você
deve incluir no fichário No entanto, existem alguns
tópicos que devem ser incluídos no fichário
da maioria das organizações Os tópicos comumente usados incluem etiqueta telefônica, redação
comercial,
organização de reuniões gerenciamento de tempo
e etiqueta
telefônica Cada organização precisa ter seu próprio conjunto de diretrizes
para o uso do telefone. O tom da empresa
determinará o tom
usado no telefone. No entanto, existem
algumas regras básicas de etiqueta
telefônica
que a maioria das empresas pode se beneficiar da implementação Etiqueta básica. Responda pelo terceiro anel. Tenha uma saudação padrão. Use a retenção de forma adequada. Transfira chamadas com eficiência. Leve mensagens quando necessário, mantenha o
tom apropriado. Redação comercial. A redação comercial é uma habilidade
essencial que cada pessoa em sua
organização precisa compreender A escrita deficiente reflete
mal na empresa. A implementação de alguns
procedimentos
reduzirá os erros e
melhorará as habilidades de redação. Seus procedimentos devem
ser baseados no tipo de redação que seus
funcionários devem preencher. Algumas técnicas básicas devem ser incluídas nos
diferentes procedimentos. Use a voz ativa
em vez da passiva. Evite o uso de
chavões e jargões. Não use pontos de exclamação, use-os
somente quando apropriado. Use frases curtas
e vocabulário simples. Participaremos de uma reunião
às 9:00 da manhã na quarta-feira. Nenhuma reunião será assistida por nós às 9:00 da manhã de quarta-feira. Leia a escrita em voz alta por meio toda a comunicação escrita
gratuita Gerenciamento eficaz do tempo. Toda organização pode se
beneficiar de um gerenciamento de tempo eficaz. Ao documentar
os procedimentos, é importante incluir estratégias de
gerenciamento de tempo Estratégias, mantenha-se
organizado, organize o espaço de trabalho para
não perder tempo
procurando coisas Priorize tarefas, conclua tarefas importantes
antes das sem Pare de procrastinar, identifique a procrastinação que não é evitada. Faça um cronograma, delegue, dê aos outros
responsabilidades que não exigem
sua atenção Os fichários devem incluir ferramentas com estratégias para
ajudar a gerenciar o tempo. As ferramentas que os fichários podem incluir são cronogramas,
planilhas de horários, listas de verificação tempo
estimado por
tarefa para ajudar os funcionários a acompanhar seu trabalho
e fazer ajustes são cronogramas,
planilhas de horários, listas de verificação e tempo
estimado por
tarefa para ajudar os funcionários a
acompanhar seu trabalho
e fazer ajustes conforme necessário. Criação de planos para reuniões. Todas as empresas exigem
reuniões de tempos em tempos. Ao organizar reuniões, é
fácil
ignorar alguma coisa Fornecer uma lista de verificação para ajudar a criar os
preparativos para reuniões ajudará a garantir que nada seja esquecido e que as
reuniões ocorram Os tipos de reuniões que você está organizando
determinarão a lista de verificação Uma reunião com membros
de fora da cidade
exigirá mais preparação do que
uma reunião semanal com funcionários. Tarefas a serem incluídas nas listas de verificação, tamanho do
grupo, local,
avisos e acompanhamentos, palestrantes
confirmados
quando necessário, arranjos
financeiros, arranjos quartos, refeições planejadas, se necessário,
arranjos para dormir, se Estudo de caso. George foi responsável pelo planejamento
da reunião anual da empresa. Ele
acompanhou todas as comunicações, sugestões e solicitações
de outros funcionários. No primeiro dia da reunião, ele descobriu que três
pessoas não estavam vindo duas delas deveriam ser homenageadas em uma apresentação Ele havia esquecido de
conversar com todos os palestrantes
e participantes George esperava que essa fosse a única coisa que
ele ignorou
7. O que incluir no seu fichário - Parte 1: O que incluir em
seu fichário, parte dois. Os fichários precisam incluir políticas
básicas que os funcionários possam consultar facilmente
se tiverem alguma dúvida As políticas que a maioria das empresas
deve incluir em fichários abrangem ausências, pausas,
benefícios e salários Certifique-se de que as políticas
estejam claramente escritas, abranjam informações gerais e estejam em conformidade com as regulamentações estaduais e
federais. Política sobre ausências. ausências de funcionários são caras.
Para evitar ausências indesejadas
e não programadas, deve
haver uma política haver A política precisa estar em conformidade com as regulamentações
governamentais
em todos os níveis. O que incluir em
uma política de ausência. Defina diferentes tipos
de ausências, PTO, dias de
doença, dever de júri, ausências
autorizadas e
não autorizadas, requisitos
e procedimentos de
notificação, requisitos de pontualidade,
número de horas perdidas que
equivalem
a uma ausência, ausências requisitos
e procedimentos de
notificação, requisitos de pontualidade, número de horas perdidas que
equivalem
a uma ausência, emergenciais, consequências de faltas não autorizadas e abandono do emprego . Freios. Os freios precisam ser
claramente delineados nas políticas
da empresa e colocados de
forma proeminente
no Sem políticas claras, os funcionários podem
abusar dos freios Por outro lado, você pode
estar violando a lei se os funcionários não usarem os freios mínimos
necessários política de freios deve
incluir almoços e pausas
curtas, juntamente com horários
específicos em que
devem ser usados, se aplicável Certifique-se de criar políticas de
freio que estejam em conformidade
com os requisitos legais Se você tiver filiais em
mais de um local, é aconselhável garantir que seus intervalos atendam aos requisitos
mais rigorosos Por exemplo, se
os funcionários precisarem pausas de
30 minutos em um estado
e 15 minutos em outro, dê 30 minutos a todos os funcionários. Isso fornece uniformidade
em suas políticas. Salários. A política
relativa à remuneração e ao salário deve ser descrita
claramente no fichário Embora não divulgue os salários de cargos
específicos, a política deve incluir
algumas informações básicas Os salários aumentam com
base no desempenho, custo de vida
aumenta, sim ou não. O uso de planilhas de horas, cartões de ponto, etc., requisitos de
horas
extras, funcionários isentos e não
isentos, e não
isentos Benefícios.
Os benefícios dos funcionários podem ser confusos Explicar as políticas que regem
os benefícios dos funcionários no fichário permitirá que os funcionários respondam às suas próprias perguntas e
evitem Deve-se observar que os benefícios
dos funcionários podem se sobrepor
às ausências dos funcionários Você deve
indicar claramente o que torna o funcionário elegível para benefícios
específicos, benefícios a serem resolvidos, seguro de
grupo, benefícios
COBRA,
aposentadorias, por exemplo, quatro em um caso, Deixe assistência educacional,
desenvolvimento e treinamento. Estudo de caso, Hank
não gostava de fazer pausas. Ele só parava o
tempo suficiente para
almoçar e depois
começava a trabalhar novamente. Seu supervisor incentivou
outros funcionários a imitar o
compromisso de Hank com o trabalho Um deles relatou as ações do
gerente ao RH e Hank
logo foi notificado de que precisava fazer sua pausa completa para o
almoço todos os dias e seu supervisor foi contratado por
desencorajar os funcionários de
fazerem
8. Organizando seu encadernador: Organizando seu fichário. Depois que as políticas e
os procedimentos estiverem concluídos, é hora de
colocá-los no fichário A organização de um fichário é semelhante a qualquer
outro documento Você deve fornecer um
sumário que liste cada seção e uma lista dos procedimentos que cada
seção abrange. Depois que o fichário for montado, você precisará mantê-lo
atualizado e fazer
as alterações necessárias Índice, crie
um índice. Isso significa que o
primeiro passo que você deve dar é
reunir os procedimentos você desenvolveu e organizá-los em seções
de informações do quadro, que discutiremos posteriormente. As seções que você tem serão listadas no
sumário. Cada uma das seções
corresponderá
às divisórias gravadas que você usa na
organização física do fichário Uma opção popular é
usar guias numéricas que
correspondam
aos números usados
no sumário,
semelhantes aos
números das páginas usados nos livros Usando guias numéricas
em vez de guias de nome, facilita a reorganização
do fichário Liste cada seção. Exemplo, contabilidade. Antes de organizar o fichário, é essencial que você liste todas
as seções O foco da empresa
determinará quais seções
você precisa em seu fichário Mas há algumas seções
comuns que muitas empresas compartilham, seções
comumente usadas, contabilidade, RH, contatos, listas de verificação diárias,
semanais e mensais,
eventos, TI, calendário.
Os exemplos que usei não
são abrangentes,
mas fornecem um ponto de partida
útil para
ajudar a criar
suas próprias seções listas de verificação diárias,
semanais e mensais,
eventos, TI, calendário Os exemplos que usei não
são abrangentes, mas fornecem um ponto de partida
útil para de vinculação Liste os procedimentos na seção. Como já dissemos, cada procedimento se
enquadrará em uma seção específica. Depois de desenvolver
a lista de seções, você precisa organizar os
procedimentos abaixo delas. Revise a lista de procedimentos para verificar se eles estão
com as seções corretas. Os
protetores de folha com rosca que fornecem as seções devem ter
a seção como título e os procedimentos devem ser indicados abaixo
da seção Certifique-se de que as balas estejam na ordem em que aparecem Isso
facilita a localização de procedimentos específicos em contabilidade, relatórios de
despesas, lucros e
perdas e processamento de pagamentos. Mantenha o fichário atualizado
com quaisquer novas alterações. Políticas e procedimentos mudarão
inevitavelmente com o tempo. É importante que você
atualize o fichário conforme necessário. Existem várias
etapas que você pode seguir para manter o
fichário atualizado Marque as páginas impressas quando perceber que as
informações estão imprecisas Deixe o documento do fichário em uma pasta que tenha
acesso por atalho no computador Faça as alterações no arquivo
e imprima-o imediatamente. Facilite o compartilhamento dos arquivos
com outras pessoas responsáveis por eles
, para que as informações no
fichário permaneçam atualizadas Ao revisar o fichário
regularmente, você poderá garantir que as informações compartilhadas
sejam precisas e atualizadas Estudo de caso. Tim
criou e organizou o fichário para sua equipe e incentivou
todos a usá-lo Logo se tornou a principal
fonte de informação. Depois de alguns meses, as
políticas de benefícios mudaram. Tim fez uma anotação mental para fazer
as alterações no fichário, mas ficou ocupado com outro projeto e o
esqueceu Um mês depois, um colega usou o fichário para ajudar a
programar suas férias Ele ficou surpreso
ao saber que seu pedido foi negado porque houve um apagão no
feriado
9. O que não incluir no guia de procedimentos: O que não incluir
no guia de procedimentos. Já estabelecemos o que incluir
no guia de procedimentos. Agora é hora de abordar
o que nunca deve ser incluído em um fichário
sob nenhuma circunstância Muito do que
precisa ser evitado
no guia de procedimentos
é senso comum. As senhas e quaisquer outras informações
confidenciais não
devem ser incluídas
no fichário Encontre outros métodos para compartilhar informações
confidenciais quando necessário, senhas. As senhas nunca devem ser
colocadas nos fichários, onde possam ser lidas com facilidade Isso inclui todas as senhas
que podem ser usadas regularmente, como e-mail, portais da empresa, senhas de contas financeiras, etc. Se as senhas
precisarem ser registradas, elas devem ser armazenadas
em uma pasta separada As pastas físicas com senhas devem ser mantidas em um
local separado do fichário, e todos os arquivos do computador
precisam ser
protegidos por senha. Somente funcionários autorizados devem ser capazes de acessar as senhas, determinar quem
precisa acessá-las e garantir que eles saibam como acessar
as informações. Essa lista normalmente inclui administradores e pessoas
em cargos executivos Identifique as
informações confidenciais por meio de seu empregador. As empresas são responsáveis por uma grande quantidade de informações
confidenciais e têm
a obrigação de mantê-las seguras. Isso inclui números de
previdência social, datas de nascimento, informações do
cartão de crédito da empresa , segredos comerciais, etc. Como senhas, todas as
informações confidenciais precisam ser mantidas fora de todos os
fichários e manuais Lembre-se de que, se você
tiver alguma dúvida que as informações que você
possui possam ser privadas, não as registre para que todos possam ver. É melhor prevenir do que
remediar. Armazene as informações em uma pasta separada
fora do guia. Quando precisar armazenar informações
confidenciais, coloque-as em uma pasta separada. A pasta deve ser
rotulada com cuidado. Obviamente, escrever informações
confidenciais na pasta não é uma opção. É melhor dar a ele um rótulo
simples, como informações
administrativas, ou simplesmente dar o mesmo nome
do título executivo. Escolher um título inócuo ajudará a disfarçar o que
você está armazenando e evitará que as pessoas se
interessem demais pela pasta quando
você precisar retirá-la interessem demais pela pasta quando
você precisar retirá-la Encontre um local seguro para armazenar Depois que as informações confidenciais são colocadas em uma pasta separada, elas precisam ser armazenadas com segurança Tranque-o em uma gaveta
ou armário de arquivos que outras pessoas não
consigam acessar facilmente Coloque a pasta na parte
de trás da gaveta ou armário, informe apenas ao pessoal autorizado onde a pasta está localizada
e não deixe a chave do lado de
fora, onde ela possa ser encontrada Qualquer arquivo de computador que contenha informações
confidenciais precisa ser protegido por senha
e criptografado. Você deve evitar armazenar os
arquivos em um sistema compartilhado. Quanto mais difícil for
acessar as informações, melhor. Além disso, certifique-se de que detectores de
fio, firewalls e outros recursos de segurança sejam
atualizados regularmente . Estudo de caso. Diana foi convidada a manter informações
confidenciais
para seu supervisor Ela decidiu manter a
pasta em seu armário de arquivos. O supervisor de Diana rotulou
os números das contas da pasta para que
qualquer pessoa que
examinasse a pasta soubesse que ela contém
informações confidenciais Diana manteve o armário trancado, mas não queria manter
a chave com ela, caso seu supervisor quisesse pegar
o arquivo enquanto ela estivesse fora Ela deixou a chave abaixo das
canetas na gaveta da mesa. Oito meses depois,
o supervisor percebeu que faltava
dinheiro na conta
10. Guia de procedimentos do Share Office: Compartilhe o guia de procedimentos do Office. Depois de
preencher o fichário, você deve compartilhá-lo com
o resto do escritório Nesse ponto, a
comunicação é essencial. Sem a adesão
das principais partes interessadas, o guia de procedimentos não será uma ferramenta muito utilizada. Obter feedback
de executivos e funcionários garantirá
que seu guia seja eficaz e aplicável às
necessidades do seu público Dê um guia para que o chefe
executivo revise. O guia de procedimentos precisa
ser revisado pelo seu chefe ou pelo executivo responsável pelo
seu departamento antes de ser implementado. Os supervisores serão
capazes de identificar quaisquer lacunas nas informações
que precisem ser preenchidas Revise todas as anotações que
seu chefe fizer e adicione as alterações antes de devolver o guia
ao supervisor Conclua o processo
quantas vezes necessárias até que ambos estejam
satisfeitos com o resultado. Depois que
o guia for revisado, é hora de informar os outros
membros da equipe. Informe o pessoal
do escritório sobre o guia de procedimentos. O guia deve ser
uma ferramenta essencial usada pelo pessoal do escritório. Você precisa apresentar o guia para todos. Eu posso me beneficiar. Isso requer mais do que um anúncio
rápido em uma reunião. Existem diferentes maneiras de
apresentar o guia de procedimentos, e você pode usar mais de
um método de introdução, anúncio
por e-mail, reunião,
apresentação individual. Independentemente dos métodos de comunicação que você escolher, certifique-se de adaptar
a comunicação para atender às necessidades
do seu público Coloque a guia em uma área visível. Depois que o guia for introduzido, você deverá exibi-lo com cuidado. O guia precisa
ser colocado em uma área visível para todos os
funcionários que o utilizarão. A configuração do
local de trabalho
determinará a melhor localização para a colocação do seu guia. Se houver uma
área comum para materiais, coloque a guia em um
local de destaque na área. Você também pode exibi-lo em sua mesa com o entendimento que as pessoas podem usá-lo independentemente do
local escolhido É importante que o
guia seja facilmente acessível. Permita que o
pessoal do escritório expresse melhorias e atualizações, se necessário. Nunca subestime a
importância do feedback. As pessoas que usam o guia
são as melhores para
ouvir quando se trata de fazer melhorias e atualizar
as informações. Não espere simplesmente que
as pessoas compartilhem suas opiniões, ofereça aos funcionários diferentes oportunidades de se
comunicarem com você. Por exemplo, discuta o
fichário nas reuniões semanais, forneça pesquisas e aborde-o individualmente Dependendo da
organização da empresa, você pode optar por permitir que os funcionários atualizem o
fichário por conta própria Estudo de caso. Brad
preencheu o fichário e revisou com seu chefe antes de exibi-lo
na sala Ele esperava ser inundado
com perguntas e comentários, mas ninguém parece notar
o novo manual de procedimentos Ele mencionou o assunto em uma reunião
e descobriu que a maioria de seus colegas nem sabia que
o fichário existia
11. Execute o guia com sucesso: Executando o guia com sucesso. O guia deve ser executado com a mesma diligência que
foi usada para criá-lo Isso requer treinamento,
consistência e comunicação. Seu guia deve evoluir
com a empresa. Portanto, lembre-se de considerar novas ideias ao criar
uma cultura de consistência. Crie uma reunião de 1 hora,
seminário para funcionários. Depois que o guia for
apresentado, é importante que os funcionários
sejam treinados em como usá-lo. Não
é necessário treinamento extensivo. Uma reunião ou
seminário de 1 hora deve ser suficiente
para explicar o guia Existem algumas etapas que
você pode seguir para a reunião, estabelecer
os resultados esperados, desenvolver uma agenda e
treinar os funcionários. A agenda precisa incluir
os tópicos abordados. Os objetivos são delineados com limites de
tempo para cada tópico, siga a pauta
assim que a reunião começar para garantir que a
reunião continue em andamento e permaneça consistente com os procedimentos Depois que os procedimentos
forem implementados, é importante que
sejam seguidos de forma consistente. Existem
ferramentas diferentes, como listas de verificação, para garantir que
os procedimentos sejam seguidos O fator mais importante para criar consistência,
no entanto, é liderar pelo exemplo. Se os líderes e
as pessoas que criam as políticas e os procedimentos
não os cumprirem, então há um pouco de motivação para que os outros
funcionários o façam Certifique-se de resolver as
inconsistências à medida que elas ocorrerem. Não espere para resolver os problemas até
as reuniões ou avaliações. Informe os funcionários sobre
quaisquer alterações atualizadas. Políticas e procedimentos mudarão
inevitavelmente com o tempo, é por isso
que a comunicação
é tão importante Você não pode simplesmente
presumir que os funcionários leiam
periodicamente o fichário
para acompanhar as mudanças Você deve comunicar
as mudanças diretamente a eles usando métodos formais
e informais. Os métodos formais usados para
comunicar as mudanças incluem reuniões por e-mail
e teleconferências. Os métodos informais de
comunicação incluem almoço, eventos e
conversas casuais. Certifique-se de usar
vários métodos de comunicação para alcançar o maior
número possível de funcionários. Mantenha-se aberto a melhorias. É essencial que você
não se apegue tanto
ao fichário que
criou parar de procurar
maneiras de melhorá-lo Isso também é verdade em
todas as áreas da vida. Você precisa estar aberto
a novas ideias e manter um diálogo com
outras pessoas para ouvi-las. Você deve ir
além do simples uso métodos
tradicionais de feedback para descobrir ideias. Novas ideias podem ser encontradas em qualquer lugar. Você pode ouvir algo em
uma conversa casual, ler algo em um livro ou ouvir algo no rádio. Estando sempre aberto
a melhorias, você poderá manter o fichário relevante
e eficaz Estudo de caso, Warren
foi instruído a implementar as novas políticas e procedimentos descritos
no Warren apresentou
os procedimentos a seus funcionários e manteve o
fichário em um local visível As políticas e
procedimentos logo passaram pela sua cabeça e ele
voltou aos velhos hábitos de trabalho Os funcionários decidiram que as novas políticas
e procedimentos
não eram importantes quando
perceberam que Warren não os
seguia sozinho. Logo, quase todo mundo
optou por trabalhar sem levar em conta os
procedimentos descritos
Mackenzie Wilson
