Habilidades de produtividade para os assistentes pessoais

1. Introdução Kenzie ED: Olá, bem-vindo a se tornar um curso de assistente pessoal. Meu nome é Kenzie e, neste curso, compartilharei com você meu conhecimento e experiência em me tornar um valioso PA. Os assistentes pessoais executivos sempre desempenharam um papel importante nos negócios Seu papel e responsabilidades evoluíram, mas a assistência ainda é vital para a lucratividade de qualquer organização O treinamento para se tornar um assistente eficaz fará de você um funcionário valioso que auxilia a gerência no caminho para o sucesso Com isso em mente, vamos revisar nossas metas para hoje. No final deste curso, você deve ser capaz de se adaptar às necessidades e estilos de gerenciamento. Comunique-se por meio de métodos escritos verbais e não verbais. Melhore as habilidades de gerenciamento de tempo. Gerencie reuniões de forma eficaz. Atue como guardião do portão telefônico. Use as ferramentas do comércio de forma eficaz. Então, você está pronto para começar? IES, junte-se a mim nesta aula e desejo-lhe um feliz aprendizado. 2. Como trabalhar com seu gerente: Trabalhando com seu gerente, a Assistance, trabalhe para facilitar a vida dos empregadores. Isso requer assistência para ser adaptável. Embora você nunca deva trabalhar em um ambiente inseguro, é fundamental adaptar seu estilo de comunicação e trabalho ao estilo, às necessidades e às responsabilidades de seu chefe Isso ajudará a garantir que você tenha uma relação de trabalho produtiva e amigável Adaptando-se ao estilo deles, você nem sempre pode escolher seu gerente Embora existam todas as possibilidades você achar o estilo de seu gerente agradável, você deve se preparar para um gerente que apresente mais desafios Você terá que trabalhar com pessoas, você acha difícil. No entanto, você pode transformar um negativo em positivo se dedicar algum tempo para entender seu gerente. Esse entendimento permitirá que você ajuste suas respostas de forma adequada. Estilos comuns de gerenciamento difíceis, comandante autoritário Esse estilo de gerenciamento não responde bem às críticas, espere que as coisas sejam feitas de uma certa maneira. Além disso, os resultados são mais importantes do que a tarefa em si. Aborde, expresse preocupações, faça perguntas. Não diga não diretamente. Não forneça informações voluntárias sobre projetos, a menos que seja solicitado um estilo pessimista Esse tipo de gerente nunca consegue ver o lado bom da vida. O tempo é perdido, é difícil adivinhar, e é fácil se tornar um conselheiro Aproxime-se, ouça ativamente para determinar se a negatividade é justificada, ofereça soluções adequadas, mas permaneça profissional, forneça atualizações positivas sempre que possível Aproxime-se, ouça ativamente para determinar se a negatividade é justificada, ofereça soluções adequadas, mas permaneça profissional, forneça atualizações positivas sempre que possível, maníaco por controle Também conhecido como microgerente, esse tipo de pessoa tem problemas de confiança Cada ação que você faz é questionada e verificada duas vezes. Abordagem. A melhor maneira de ganhar confiança é entregar projetos concluídos e dentro do prazo. Além disso, você deve fornecer atualizações sobre trabalho sem ser solicitado, antecipar suas necessidades Seu trabalho é reduzir o número de distrações ou tarefas menores que seu gerente precisa realizar Você não deve esperar que todas as necessidades sejam claramente descritas para você Por exemplo, seu empregador não precisa explicar que não deve ser interrompido durante uma reunião com o CEO Você deve antecipar essa necessidade. Antecipar as necessidades gerenciais é uma habilidade essencial que todo assistente deve aprender Antecipar as necessidades requer o uso bom senso em cada tarefa Por exemplo, se você agendar um voo e reservar um hotel, a necessidade de cartões de embarque impressos e do mapa com as direções deve ser antecipada Ao prestar atenção às necessidades seu gerente e antecipar as necessidades antes que elas surjam, você se tornará um funcionário inestimável e um assistente respeitado Definir suas responsabilidades durante descrição do cargo fornecerá a maioria de suas responsabilidades profissionais. É necessário esclarecer certos aspectos do seu trabalho com seu empregador. Muito disso é baseado em suas preferências pessoais. Você deve iniciar uma discussão para esclarecer as informações, caso seu gerente não Suas responsabilidades mudarão com cada gerente. Portanto, você deve conversar sempre que trabalhar para um novo gerente. Responsabilidades a serem definidas são preferíveis por telefone, e-mail ou comunicação presencial Você tem um sistema de lembretes? Você agenda reuniões com ou sem consultar seu empregador? É necessário algum treinamento? Depois de delinear suas responsabilidades, você precisa anotá-las. Isso garantirá que você não esqueça nada quando tomar a iniciativa. Os gerentes esperam ajuda para tomar a iniciativa. No entanto, é importante que você não ultrapasse seus limites A chave é decidir quando é apropriado tomar a iniciativa A resposta será diferente em cada situação. Entender quando tomar a iniciativa exige que você conheça as necessidades e expectativas do seu empregador. Alguns gerentes se sentem mais confortáveis com iniciativa dos funcionários do que outros, então você deve agir devagar. Independentemente de quem seja seu gerente, você precisa começar com tarefas menores até ganhar um nível suficiente de confiança. Por exemplo, você pode realizar uma pesquisa para um projeto que seu gerente precisa concluir. Posteriormente, você pode criar uma apresentação em PowerPoint ou se voluntariar para redigir correspondência e sem e-mails. Lembre-se de tomar a iniciativa apenas quando for apropriado e com base nos desejos ou necessidades de seu gerente. Será mais fácil ver quando é apropriado tomar a iniciativa, quanto mais tempo você e seu gerente trabalharem juntos. No entanto, se você acredita que seu gerente se sentiria desconfortável com você assumindo um projeto, você deve discuti-lo antes de agir. Estudo de caso. Esta é a segunda posição de Susan como assistente pessoal. Ela tem certeza de que seu gerente ficará satisfeito com ela e não acha que precisa discutir suas responsabilidades com ele. Susan opta por se comunicar com seu chefe usando o e-mail preferido de seu último empregador Ela também assume o agendamento de reuniões porque esse sempre foi seu papel Seu gerente logo a chamou para uma reunião, sem expressar sua insatisfação com seu desempenho Acontece que ele só verificava o e-mail no final do dia e considerava vários compromissos agendados uma perda de tempo Susan aproveitou a oportunidade para esclarecer as expectativas de seu gerente 3. Habilidades administrativas: Com habilidades administrativas interpessoais, um assistente também funciona como administrador. Seu trabalho exige que você trabalhe com pessoas diferentes. As habilidades administrativas interpessoais são essenciais para o sucesso. Desenvolver inteligência social, visão de negócios, habilidades de gerenciamento social e escuta ativa melhorará sua relação de trabalho com as pessoas ao seu redor e tornará sua vida muito mais fácil Inteligência social A inteligência social é a empatia, compreensão e cognição necessárias para ser eficaz em um ambiente social Isso nos permite identificar e interpretar sinais sociais e reagir de forma adequada Empatia é a capacidade de entender ou compartilhar sentimentos. Algumas pessoas são naturalmente mais empáticas do que outras. No entanto, é preciso mais do que empatia para ter uma inteligência social eficaz Você corre o risco de criar animosidade se reagir de forma inadequada em situações sociais. Isso requer uma compreensão das normas sociais e dos costumes culturais. Lembre-se de que culturas diferentes têm sinais sociais diferentes, então você deve dedicar algum tempo para pesquisar os costumes culturais ao trabalhar internacionalmente Maneiras de melhorar a inteligência social, preste atenção aos outros. É fácil se envolver em nossas próprias vidas. Prestar atenção aos outros, especialmente ao seu gerente, melhorará sua inteligência social. Pratique dicas, pratique a interpretação de dicas sociais que você vê nos outros, aprenda a interpretar expressões faciais e torne-se culturalmente consciente das Monitor automático. Antes de deixar escapar uma resposta em uma situação social, pense em sua adequação Isso melhorará sua inteligência social. Documento comercial básico. documento comercial é a capacidade de ver o panorama geral e tomar as decisões necessárias para o bem da organização Embora muitos executivos pratiquem perspicácia nos negócios. assistência também deve desenvolver visão de negócios para ser eficaz desenvolvimento de documentos comerciais exige que você se mantenha informado sobre os diferentes aspectos do negócio e do setor e se eduque sobre as equações financeiras e Permitirá que você veja o impacto sua função tem na organização. Então, aqui estão algumas maneiras de melhorar a visão de negócios. Pesquise usando a Internet, livros e periódicos, rede dentro da organização Faça aulas quando necessário. Pratique a interpretação de relatórios financeiros, preste atenção em como sua função afeta outros departamentos O gerente e o assistente também devem operar como gerentes de escritório. Isso exige que você assuma funções especiais que são necessárias para que o departamento avance. falta de habilidades de gerenciamento impedirá a produtividade de todos. Habilidades necessárias, plano. Os planos são essenciais para o sucesso, mas o assistente deve conduzir o plano adiante, certificando-se de que as etapas sejam executadas. Cronograma. O cronograma e seus detalhes geralmente são do domínio do assistente. Por exemplo, você faria uma lista de pessoas para participar de uma reunião, contatá-las e reservar o local da reunião. O assistente deve manter tudo arquivado, organizado e acessível. Isso inclui papelada, horários, viagens, documentos financeiros, etc. Pedido. Você será responsável por solicitar suprimentos Isso exige que você mantenha um inventário cuidadoso e faça o pedido no momento correto. Escuta ativa. As habilidades de escuta são essenciais para o assistente. Ouvir e entender tudo o que é dito pode ser difícil em um ambiente acelerado É aqui que a escuta ativa ajudará. escuta ativa permite que você se conecte e entenda o alto-falante. Além disso, é a habilidade que pode ser aprimorada, forma de melhorar a escuta ativa Preste atenção, fique de frente para o alto-falante e faça contato visual. Deixe o palestrante saber que você está ouvindo. Desligue as distrações e concentre-se no que é dito. Responda. Não escute em silêncio. Responda quando for apropriado para que o orador saiba que você está ouvindo. A linguagem corporal falará por você. Portanto, esteja ciente de como você se apresenta. Mantenha a mente aberta. Evite ideias preconcebidas ao falar com alguém. Permita que o alto-falante termine. Não interrompa, mesmo que tenha algo a dizer, parafraseie, reafirme o que o orador diz para ter certeza de que você parafraseie, reafirme o que o orador diz para ter certeza de que diz para ter certeza Resposta Seja respeitoso ao responder ao estudo de caso do palestrante Robert estava encarregado dos detalhes de uma conferência da empresa. Ele teve que conversar com muitas pessoas ao fazer o plano. O orador principal lhe deu uma agenda. Mas ele estava tentando realizar várias tarefas ao mesmo tempo enquanto anotava as informações Ele conseguiu anotar a hora errada de chegada e ninguém estava lá para buscá-la. Tanto o gerente quanto o palestrante estavam insatisfeitos, e Robert teve o problema de resolver o problema no último minuto 4. Gerenciamento de tempo eficaz: Gerenciamento eficaz do tempo, gerenciamento do calendário é essencial para o gerenciamento do tempo. É importante manter um calendário pessoal e profissional e sincronizá-los para evitar sobreposições e confusões Felizmente, existem inúmeros aplicativos que permitem gerenciar facilmente seu calendário em casa e no trabalho. O Outlook é popular e fornece um sistema codificado por cores e pop-ups que ajudam você a acompanhar sua agenda Se você é responsável pelo calendário do seu gerente, certifique-se do que você pode agendar. Aqui estão algumas etapas para o gerenciamento. Agende reuniões e tarefas recorrentes para cada mês. Inclua tempo para viajar e acompanhar cada atividade. Inclua tempo pessoal e de férias, mais cedo, ou você nunca o fará. No final do dia, revise a programação de amanhã, agende tarefas diárias, agende reuniões ou tarefas individuais. Agende um horário para responder a e-mails e retornar chamadas. Prepare-se para mudanças e surpresas. Não importa com que cuidado você planeje, haverá surpresas e mudanças que atrapalharão sua agenda. Embora algumas surpresas e mudanças sejam emergências, maioria são interrupções que consomem No caso de uma emergência, você terá que alterar a programação. Na maioria das vezes, no entanto, você pode assumir o controle da situação se planejar com antecedência. Você precisa agendar um horário para lidar com as surpresas do seu dia e tomar algumas medidas para limitar as interrupções em seu Etapas a serem tomadas, analise a surpresa, determine se você precisa resolver a interrupção imediatamente ou se pode esperar Diga não. Obviamente, você tem que usar este com cuidado. No entanto, não é apropriado quando um funcionário quer ajuda com um projeto menor enquanto você está no meio de um grande projeto com um prazo próximo. Agende, planeje horários em que você não estará disponível para lidar com surpresas e horários em que estará. Tempo limite. Se alguém te surpreender, limite a quantidade de tempo que você passou com a pessoa, vá direto ao assunto e não converse. Mantendo os outros no caminho certo. Como assistente, é seu trabalho ajudar a manter outras pessoas no caminho certo, especialmente seu gerente. A pessoa responsável pelo agendamento, você é responsável por garantir que seu gerente chegue às reuniões a tempo Você precisa lembrar seu gerente sobre as reuniões e ajudar a mantê-las dentro do cronograma. Os lembretes podem ser configurados por e-mail, pessoalmente ou por telefone Talvez você também precise estender o lembrete para outras pessoas presentes na reunião Provavelmente, as atualizações do projeto também serão enviadas para você. Você deve estabelecer cronogramas para atualizações e entrar em contato com os funcionários quando as atualizações não chegarem a tempo Não é seu trabalho se preocupar com outros funcionários, mas ficar atento às atualizações no cronograma ajudará você a manter os outros funcionários no caminho certo para concluir seus projetos Matriz urgente e importante. Ser capaz de diferenciar o urgente do importante é essencial para o gerenciamento do tempo A matriz urgente de cortes importantes é uma ferramenta útil que ajudará você a identificar quais tarefas precisam ser abordadas primeiro Tarefas urgentes, como lavar a seco ou consertar a impressora, geralmente ocupam muito do nosso tempo Tarefas urgentes não ajudam você a atingir suas metas e podem se tornar distrações Tarefas importantes ajudam você a atingir suas metas e as atividades que as alcançam. Para obter a melhor produtividade e gerenciamento do tempo, dê prioridade às tarefas importantes. No entanto, você precisa identificar as tarefas importantes, primeiro, o estudo de caso. Jane agendou sua agenda todos os dias, mas nunca conseguiu cumpri-la. Ela sentia que passava o tempo apagando incêndios. Mas hoje seria diferente. Jane planejava verificar e-mails e mensagens de voz nos primeiros 15 minutos do dia. Um dos funcionários a pegou ao entrar e ele entrou em pânico. Ele disse a ela que perdeu o itinerário da reunião no dia seguinte e não sabia o que fazer com sua agenda Ela pegou um para ele, e ele passou os próximos 20 minutos fazendo perguntas sobre a reunião 5. Aula 4a ED: Ferramentas do ofício. É impossível ser um assistente eficaz se você não usa as ferramentas do ofício. As ferramentas do ofício para um assistente vão além de simplesmente imprimir, arquivar e receber mensagens Você precisa se familiarizar com máquinas, programas de computador e etiqueta para se tornar um assistente bem-sucedido Se você não tiver certeza sobre alguma ferramenta relacionada ao trabalho, reserve um tempo para se educar. Protocolo de e-mail. Hoje, o e-mail é uma forma necessária de comunicação. Os e-mails eletrônicos permitem que as pessoas respondam quando for conveniente e é fácil salvar e-mails nos servidores e evitar a perda de informações valiosas Compreender o protocolo básico de e-mail é essencial, considerando que é o principal método de comunicação no mundo dos negócios. Um e-mail é semelhante a uma carta comercial, mas não exige um cabeçalho com data e endereço. Ao enviar ou responder e-mails, existem algumas diretrizes básicas a serem Verifique novamente o endereço. Certifique-se de que o endereço errado não tenha sido usado acidentalmente Não verificar duas vezes pode causar problemas. CC com cuidado. Não copie em carbono toda a sua agenda de endereços. Só copie pessoas em e-mails quando o problema lhes diz respeito. Você também pode ocultar a cópia em carbono para proteger a privacidade de seus destinatários. Escolha um assunto e um título que sejam profissionais e pertençam ao tópico. Saudação Use saudações padrão, como Aeta. Apresente-se se você não conheceu a pessoa antes. Corpo, mantenha o tom profissional e a taxa de comprovação de erros. Não use letras maiúsculas porque é uma boa ideia gritar, formatar, não pense demais na formatação É uma mensagem, não uma página da web. E o formato básico do parágrafo geralmente é tudo o que é necessário. Além disso, você deve evitar fontes e emoticons que distraiam Assine, assine como se fosse uma carta comercial. Maquinário de escritório, ser assistente requer uma compreensão básica do maquinário de escritório. A empresa para a qual você trabalha determina o maquinário que você usará. Cada organização tem necessidades diferentes e compra equipamentos adequadamente. No entanto, alguns dispositivos são mais comuns do que outros. O maquinário de escritório comum inclui faxes, scanners, copiadoras, impressoras, máquinas postais, trituradores máquinas postais Não basta simplesmente saber como usar um equipamento. Você deve se familiarizar com as formas de solucionar problemas. Se você não tiver os manuais de uma máquina com defeito, sempre poderá pesquisar o item on-line Habilidades em informática e software. Todo assistente precisa ter conhecimentos básicos de informática e software. Não espere que ninguém em sua organização ensine você a usar um computador. O computador e o software que você usa dependerão da organização. Você deve estar familiarizado com conhecimentos básicos de informática, como uso de teclado e mouse, dispositivos externos e recuperação de arquivos A maioria das empresas exige uma compreensão do Microsoft Office, que inclui o Word para documentos, Excel para planilhas e o PowerPoint Você deve estar familiarizado com bancos de dados na Internet. Talvez seja necessário usar um software financeiro como o Quicken. Algumas posições também exigem um conhecimento básico de design gráfico, habilidades de comunicação e a capacidade comunicação são necessárias para uma carreira de sucesso. Você precisa aprimorar suas habilidades de comunicação verbal escrita se quiser causar uma boa impressão. Embora seja verdade que escrever não seja o aspecto principal do seu trabalho, você terá tarefas de escrever. Lembre-se de que as pessoas julgarão suas habilidades com base no seu estilo de escrita. E-mails, relatórios, memorandos podem se enquadrar no domínio de assistência. Melhore a escrita. Verifique a ortografia, faça uma verificação ortográfica e gramatical em tudo o que Revisão, erro de digitação protegido após uma verificação ortográfica. Revisão de gramática e ortografia. Seja profissional. Use um tom profissional em sua escrita. Evite termos tão vazios e informais. Use erros. Não se ofenda se alguém apontar um erro em sua redação, aprenda com os erros e não o repita Escrever é uma habilidade que você pode melhorar facilmente. Faça uma aula de vez em quando para aprimorar sua redação e melhorar suas técnicas de comunicação A assistência também precisa de excelentes habilidades verbais. Você precisará demonstrar a etiqueta adequada ao telefone, planejar eventos e informar seu gerente sobre tópicos importantes Você também pode ter oportunidades de falar em público. Maneiras de melhorar sua comunicação verbal. Pense. Considere tudo o que você diz. Não responda simplesmente. Fale com clareza e fale devagar para ser entendido. Não se irrite tão rápido quanto você digita. Seja confiante, faça contato visual e monitore sua linguagem corporal. Vá direto ao ponto, não fale de forma concisa, seja sociável . Permaneça profissional enquanto faz com que os outros se sintam à vontade. Compartilhe a conversa. Dominar a conversa fará com que as pessoas se sintam desconfortáveis Ouça. Pratique habilidades de escuta ativa. Nem sempre estamos cientes de como nos comunicamos verbalmente. Você pode pedir feedback a amigos e familiares e modelar sua comunicação verbal com base em outras pessoas. Estudo de caso, Jesse tinha mais do que e-mails para escrever e responder do que o normal E ela estava com pressa. Ela enviou um e-mail com avaliações de funcionários do departamento anexado ao chefe de RH e controlou os gerentes envolvidos. Alguns minutos depois, um funcionário ligou e pediu para falar sobre sua avaliação. Confusa com o pedido dele, ela verificou o e-mail e percebeu que o enviou acidentalmente para toda a sua lista de contatos vez de para um único grupo Ela enviou outro e-mail pedindo que todos desconsiderassem a comunicação anterior, mas o estrago já estava feito 6. Ferramentas da parte 2 de negociação: Do ramo, segunda parte, tecnologia em constante mudança está moldando o trabalho do assistente Você deve prestar atenção às ferramentas do comércio e se adaptar à medida que as convenções sociais e a tecnologia mudam. Acompanhar as ferramentas do mercado permitirá que você se torne um inestimável assistente de etiqueta no telefone e no correio de voz Você é a voz da empresa quando atende o telefone e faz chamadas. É necessário seguir a etiqueta básica para que você represente bem a si mesmo, seu gerente e sua empresa, se identifique quando alguém liga Pergunte antes de colocar alguém em espera. Atenda o telefone em três toques, seja amigável. Não coma nem mastigue chiclete no telefone. Saiba o que você vai dizer antes de ligar para alguém, limite as chamadas pessoais Não ligue para as pessoas antes ou depois horário comercial, a menos que seja dada permissão prévia. O correio de voz é uma ferramenta útil. No entanto, em um ambiente de trabalho acelerado, muitas pessoas não verificam o correio de voz com a mesma frequência que o e-mail Você precisa decidir quando um correio de voz é necessário. Se você tiver muitas informações para transmitir, o correio de voz pode não ser a Ao usar um correio de voz, siga a etiqueta básica Prepare-se. Saiba o que você vai dizer com antecedência. Não fale, ou o ouvinte pode não terminar de ouvir sua mensagem Seja conciso. Deixe uma breve mensagem com seu nome, seu número e o propósito da ligação. Fale claramente. Fale ao telefone, desligue, faça barulho de fundo e anuncie Ao configurar seu próprio correio de voz, evite mensagens de saída engraçadas ou bobas. Seja profissional e mantenha as mensagens enviadas atualizadas Processamento de texto. O processamento de texto é uma parte essencial de qualquer posição comercial. O processador de texto substituiu a máquina de escrever para criar documentos Documentos comerciais comuns incluem relatórios, memorandos, cartas e documentos legais Embora a maioria das empresas use o Microsoft Word como principal programa de processamento de texto, outras opções estão disponíveis. Por exemplo, o Abby Word é um aplicativo de código aberto e o Google Dog é baseado na web O processador de texto que você usa dependerá da sua organização. Não entre em pânico se estiver trabalhando com um processador de texto desconhecido Todos eles têm operações semelhantes e a maioria oferece tutoriais Os processadores de texto são mais do que máquinas de escrever glorificadas. Eles fornecem várias ferramentas, incluindo verificação ortográfica, verificação gramatical, instruções, dicionário, edição, contagem de palavras, formatação e alinhamento para facilitar a facilitar Aproveitando as ferramentas disponíveis, melhorará seus documentos, tornando-os mais profissionais. Redação comercial. redação comercial inclui e-mails, memorandos, relatórios e cartas comerciais Cada um tem sua própria formatação. Mas existem algumas diretrizes básicas que você pode seguir ao escrever toda a sua empresa para garantir que a mensagem seja clara e eficaz. Então, aqui estão eles. Identifique sua meta. Determine se você precisa informar, persuadir, etc Entenda seu público. Crie sua mensagem de acordo com as expectativas e o interesse de seus leitores. Seu público determinará o tom que você usa. Seja conciso. Use frases curtas e simples, para não perder o interesse. Você também deve condensar as informações para manter a estrutura mais curta da mensagem Certifique-se de que seu tópico faça a transição com facilidade. Use o espaço para enfatizar pausas para diferentes tópicos. Gramática e ortografia, verifique sua gramática e ortografia com o processador de texto e , por meio da revisão, pesquise na Internet Como assistente, você terá que fazer muitas pesquisas. A Internet torna essa tarefa mais rápida e fácil. Todas as pesquisas, no entanto, não são criadas da mesma forma. Os resultados básicos dos mecanismos de pesquisa são baseados em cliques e palavras-chave e nem sempre fornecem as informações detalhadas de que você precisa Você deve se familiarizar com mecanismos de pesquisa especializados, como o first gov.com Vários bancos de dados, como o ABI slash Information Research também permitem que você acesse Ao encontrar informações, sempre determine se você tem uma fonte legítima, um bloco baseado em opinião com poucas pesquisas citadas, por exemplo, seria esse aspecto, estudo de caso. Ken estava fazendo recados durante a primeira parte do dia. Então, ele manteve o telefone perto dele. Ele recebeu uma ligação enquanto dirigia, então deixou o telefone ir para o correio de voz. Ele chegou ao seu destino e ouviu o correio de voz Era um fornecedor ligando de volta com uma cotação para a próxima grande reunião Havia tanto ruído de fundo que Ken mal conseguia ouvir a mensagem. Além disso, demorou uma eternidade para o fornecedor chegar ao ponto Ken ficou tão irritado que apagou a mensagem e decidiu não usar o fornecedor 7. Aula 5 ED: Sendo um guardião eficaz, os assistentes são guardiões do portão É seu trabalho economizar tempo e distrações para seu gerente Isso pode estar impedindo ligações de vendas ou inventando informações desnecessárias Ser guardião do portão exige que você seja experiente e desenvolva a habilidade de entender truques Então, como filtrar dados e informações. Filtrar dados e informações faz parte do seu trabalho. Você precisa determinar o que seu gerente precisa ver e saber e o que não é importante Por exemplo, você não precisa repassar um catálogo de vendas. Para saber quais informações são importantes, você precisa entender os interesses, as metas de seu gerente, quem é essencial para os projetos e os nomes dos membros da família. Ao determinar se deve ou não transmitir informações, você precisa fazer algumas perguntas de qualificação As perguntas de qualificação exatas que você dependerão da sua empresa e do seu gerente, mas você pode começar com algumas perguntas gerais Por exemplo, isso é importante? O gerente é o único a lidar com isso? É relevante para as metas? Posso resolver isso sozinho? A fonte é confiável? Depois de determinar o que precisa ser visto e o que não precisa, seu gerente não precisará esperar por informações inúteis ou solicitações perturbadoras Aprenda a dizer não. Parte do seu trabalho como guardião é dizer não O tempo do seu gerente é valioso e muitas pessoas tentarão marcar consultas quando não houver nenhuma disponível Eles ligarão para distrair seu gerente durante todo o dia. vendedores são treinados para superar os guardiões gays, mas você não pode permitir que eles Não importa o quanto as pessoas tentem, você precisa dizer não. Você não precisa ser rude. Você pode se oferecer para receber uma mensagem se alguém insistir. Ocasionalmente, os vendedores tentarão vender diretamente o assistente e fazer amizade Isso ocorre, você precisa explicar que não toma tais decisões sem explicar que receberá uma mensagem Como assistente pessoal, você também lidará com pessoas difíceis. Todo assistente tem que lidar com pessoas difíceis. Às vezes, o conflito é inevitável, mas com certeza aparece quando você pratica dizer não e impedir que as pessoas alcancem seus objetivos Pessoas difíceis se apresentam; você precisa reprimir sua resposta de luta e fuga e iniciar uma conversa Então, como lidar com pessoas difíceis. Fale de forma assertiva. Um tom passivo indica que você é incerto, B assertivo, respeitoso. Atenda à solicitação. Deixe claro que você está rejeitando a solicitação, mas não a pessoa Evite o sarcasmo. Não use sarcasmo e fale com ele quando for usado contra Descanse, reafirme o problema de uma maneira diferente para outro ponto de vista Compromisso. Você precisa estar disposto a se comprometer em certos casos. Ocasionalmente, pessoas difíceis podem se tornar perigosas. Se você se sentir ameaçado, não hesite em chamar a segurança. Agora você também precisa reconhecer os truques. As pessoas treinam e escrevem artigos sobre truques que usaram para superar os guardiões do portão Chamadas de vendas e outras interrupções nem sempre são óbvias As pessoas tentarão enganar você. Você deve se familiarizar com truques comuns para poder reconhecê-los. Truques podem ser. Eles usarão o primeiro nome do gerente e darão a impressão de que são amigos. Eles não fornecerão informações sobre o motivo pelo qual ligaram, esperando que você os avise. Eles serão presunçosos e não pedirão para serem transferidos para o gerente Eles dirão que têm notícias importantes que afetam o gerente. Usaremos seu primeiro nome e tentaremos fazer amizade com você com várias ligações telefônicas Existem muitos outros truques além dos listados. Pesquise truques adicionais e compartilhe histórias com outros assistentes. Agora vamos dar uma olhada nesse estudo de caso. Laura se sentia confortável em atender chamadas de vendas. Ela faz truques todos os dias, poupando seu gerente da venda de chamadas frias de alta pressão. Um dia, porém, Tom ligou e pediu para falar com Anthony Anthony era seu empresário e Tom era seu irmão Laura nunca havia falado com Tom antes, mas ele estava em uma lista de nomes aprovados que Anthony deu Então ela transferiu a ligação. Depois de alguns minutos, Anthony ligou para ela e pediu que ela tivesse mais cuidado ao examinar suas ligações O Tom nessa ligação não era seu irmão, mas um representante de vendas. Foi a primeira vez que alguém conseguiu superar Laura 8. Habilidades organizacionais: Com o cronograma de PC que os assistentes precisam manter, as habilidades organizacionais são essenciais para o sucesso Você deve aprender a priorizar, planejar e trabalhar para atingir seus objetivos Organização é uma habilidade que você sempre pode trabalhar para melhorar. No entanto, ao implementar as técnicas a seguir, você melhorará sua eficiência como assistente. Portanto, priorizar sua carga de trabalho funcionará com mais eficiência se você aprender a priorizar sua carga de trabalho em quatro níveis, use a matriz urgente e importante para ajudá-lo a identificar matriz As tarefas serão priorizadas com base em quão urgentes e importantes elas são. prioridade máxima deve ser dada às tarefas que são urgentes e importantes. Isso precisa ser feito imediatamente. A segunda prioridade deve ser dada às tarefas que são importantes , mas não tão urgentes. Se você dedicar tempo suficiente às tarefas do segundo nível, reduzirá o número de tarefas urgentes. Planeje fazer essas tarefas no mesmo dia. O terceiro nível inclui tarefas urgentes, mas sem importância, que devem ser realizadas hoje Se você ignorar as tarefas desse nível, elas podem se tornar urgentes e importantes. A camada inferior inclui tarefas que não são urgentes ou importantes, rotule-as como tarefas que não podem ser esquecidas. Essas tarefas podem ser transferidas para o dia seguinte. metas, você precisa estabelecer metas para priorizar e organizar suas tarefas relacionadas ao trabalho Você deve estabelecer metas de longo e curto prazo para sua vida pessoal e profissional. É importante alinhar suas metas de trabalho de curto prazo às de seus gerentes Também é importante que você crie metas inteligentes. As metas não podem ser alcançadas se forem impossíveis. Metas inteligentes facilitam o sucesso porque você sabe que o sucesso está ao seu alcance. Então, o que são metas inteligentes? Na verdade, esses são documentos para S para M específico para mensurável, A para atingível, R para relevante, T para oportuno. Portanto, metas específicas devem ser específicas. Um exemplo de uma meta específica é responder a todos os e-mails mensuráveis Metas mensuráveis permitem que você perceba quando elas são Por exemplo, pesquise por 1 hora por dia, Obtainable. Todas as metas, especialmente as de curto prazo precisam ser alcançáveis Por exemplo, concluir o projeto uma semana de antecedência provavelmente não é possível. Relevante. As metas devem ser relevantes para sua situação. A meta de aprender um novo idioma provavelmente não é relevante para um projeto financeiro. As metas exigem prazos específicos. Por exemplo, conclua o projeto até as 17h da próxima sexta-feira. Planeje para amanhã hoje. Você deve agendar o dia seguinte quando o dia atual terminar. Planejar cada dia da semana não é viável porque suas tarefas e prioridades mudarão Você precisa esperar até o final do dia de trabalho para planejar o amanhã. Liste todas as reuniões, compromissos e eventos relevantes em seu plano Anote e conclua as tarefas de hoje, para combiná-las com as novas de amanhã. Faça uma lista de todas as tarefas do dia e priorize-as. Adicione as tarefas da lista ao seu plano, acordo com suas prioridades. Se você reservar um tempo para planejar no final do dia, poderá economizar tempo na manhã seguinte e manter o foco em seu plano. Permanecendo no caminho certo. Manter suas habilidades organizacionais sob controle é mais fácil configurar do que fazer. Sua vida pode ser organizada no papel. Mas é fácil ficar sobrecarregado quando surgem problemas e distrações No entanto, permanecer no caminho certo facilitará sua vida e aumentará sua produtividade. Aqui estão algumas dicas para se manter no caminho certo. D desordem. Mantenha seu espaço de trabalho limpo e livre de bagunça. Guarde arquivos e papéis depois de terminá-los e, no final de cada dia, use a tecnologia, software e os aplicativos disponíveis para mantê-lo dentro do cronograma. Regra dos dois minutos. Se uma tarefa levar menos de 2 minutos, como arquivar um papel que você acabou de usar, execute-a Para evitar que pequenas tarefas se equilibrem, programe as necessidades de sua vida pessoal, como exercícios e hobbies, seja flexível Sua agenda não está imutável. Esteja pronto para ajustá-lo, se necessário. Agora, vamos dar uma olhada nesse estudo de caso. Alan decidiu que ele se tornaria organizado. Ele criou metas inteligentes, priorizou suas atividades, desestabeleceu seu cronograma, mas seu plano começou a desmoronar no segundo dia porque o gerente de Alan lhe deu um projeto de emergência para concluir Seu tempo de inatividade havia acabado e não havia como ele conseguir acompanhar o cronograma que criou. Alan decidiu parar de tentar mantê-lo organizado e focado em lidar com a emergência que seu chefe lhe deu. 9. Aula 7 ED: Diretrizes de confidencialidade. Como assistente, você terá acesso a informações confidenciais É fundamental que você aprenda a lidar com essas informações e evitar que informações privilegiadas vazem para Seguir as diretrizes de confidencialidade fará de você um assistente melhor e aumentará o nível de confiança que seu empregador tem em você, seu dever de confidencialidade confidencialidade é um dos seus deveres básicos como assistente Você terá acesso aos segredos da empresa, registros de funcionários e informações financeiras. Deixar de manter as informações confidenciais prejudicará sua reputação e a reputação de sua organização. Em determinadas circunstâncias, falta de confidencialidade viola a lei O RH terá informações sobre esse tópico. Você precisa tratar todas as informações encontradas no trabalho como confidenciais. Não compartilhe informações com amigos, colegas de trabalho, clientes, etc A menos que você seja especificamente informado de que é parte do domínio público. A maioria das violações de confidencialidade não é maliciosa. Embora seja verdade que algumas pessoas são motivadas por ganância ou vingança, uma quebra de confidencialidade pode ser causada por tentativas de impressionar Circunstâncias atenuantes também podem causar violações, que significa que deslizes acidentais acontecem Você precisa ter cuidado ao lidar com informações confidenciais. Nunca repita nada relacionado ao seu trabalho, mesmo quando as pessoas lhe disserem que estão autorizadas a saber, ser diplomáticas e discretas Como assistente, espera-se que você seja diplomático e discreto no local de trabalho e na socialização Você está em uma posição única por causa de todas as informações que manipula. Você precisa ter cuidado com o que diz, para quem diz e onde diz. Não participe de fofocas de funcionários e nunca discuta informações confidenciais em um ambiente público Seja diplomático ao se recusar a se juntar às fofocas. Rejeite a ação, mas não as pessoas. separar as informações importantes das sem importância, você se deparará correspondência intrigante que Ao separar as informações importantes das sem importância, você se deparará com uma correspondência intrigante que não compreende totalmente. Você deve resistir à tentação de investigar as informações ou tirar conclusões precipitadas Basta transmitir informações sem fazer perguntas hipotéticas Os empregadores esperam esse nível de discrição de um assistente pessoal, mantendo os dados seguros. Devido à natureza confidencial das informações que você manipula, você precisa tomar medidas para garantir a segurança dos dados A empresa deve ter segurança para proteger as cópias físicas das informações, e talvez você precise registrar seus arquivos. Os dados no seu computador, no entanto, precisam de segurança adicional. Siga algumas etapas simples para garantir que suas informações estejam seguras. Então, aqui estão algumas etapas a serem seguidas. Verifique com a equipe de TI se a segurança e o software do seu computador estão atualizados. Não abra e-mails se você não conhece o remetente. Crie uma senha forte com números e símbolos e não a salve no seu computador. Ative a proteção por senha, registre seu computador e criptografe arquivos confidenciais Agora, o que fazer em situações difíceis, você se encontrará em situações difíceis ao trabalhar como assistente Você precisa lidar com eles com cuidado. Essa situação variará, não importa a situação, você precisará implementar a solução de problemas para lidar com ela. Portanto, situações possíveis e fofocas de funcionários esgotam a produtividade Você gerencia seus amigos no Facebook, um funcionário compartilha muitas informações. Você acredita que alguém está roubando da empresa. A resolução de problemas segue um padrão básico. Identifique o problema, analise o problema objetivamente. brainstorming de ideias, identifique os riscos e benefícios de cada solução Tome uma decisão. Agora, vamos dar uma olhada nesse estudo de caso. Um funcionário é contratado para ajudar a lançar um novo produto. Ela é responsável por monitorar, fazer grupos focais e relatar o feedback. O produto não está completo e ainda é secreto. Todos foram avisados para não discutirem o projeto. Um dia, o funcionário é visto discutindo as mudanças no design com alguns colegas de trabalho durante o almoço. Os colegas de trabalho não fazem parte do projeto. Quando repreendida, a funcionária explicou que suas amigas não trairiam Era seguro conversar com eles e ela não forneceu informações detalhadas. O que você acha desse caso? Pense sobre isso. Foi correto agir dessa maneira? 10. Tarefas especiais: Tarefas especiais como assistente válido. Você deve estar preparado para assumir funções e tarefas especiais. Você se verá interagindo com clientes e gerenciando mídias sociais Você pode estar gerenciando projetos e organizando feiras comerciais. Com um pouco de prática e pesquisa, você estará pronto para qualquer situação. Agora, vamos analisar as habilidades de gerenciamento de projetos. Muitos assistentes também desempenham o papel de gerentes de projeto para seus empregadores Você precisa entender os fundamentos do gerenciamento de projetos para ter sucesso Cinco etapas do gerenciamento de projetos são iniciar, planejar, executar, gerenciar e finalizar. O início não inclui você porque envolve escolher um projeto e um gerente de projeto. A próxima etapa é planejar. Nessa fase, você determina as etapas necessárias para o projeto, incluindo uma análise de risco, estimativa de recursos, estrutura analítica do trabalho, sequência de atividades, cronograma, orçamento, análise de risco e sistemas de comunicação. Muito disso será decidido por você. Executar Nesta fase, você é responsável por garantir que as tarefas do projeto sejam concluídas no prazo. Gerenciar. Você gerencia um projeto criando relatórios de status sobre o progresso. Os relatórios de status são enviados ao gerente e concluem o projeto escrevendo um resumo do projeto que inclui seu escopo, mudanças, lições aprendidas, impacto e sucessos Agora vamos às feiras comerciais. Uma feira comercial é a chance de uma empresa exibir o produto ou serviço que a organização oferece. feiras são o local perfeito para encontrar novos clientes e gerar interesse no produto. Seu papel nas feiras pode variar. Você provavelmente terá que agendar e coordenar a feira, mas há uma chance de você ter que comparecer Se você comparecer, prepare as seguintes tarefas ajude na configuração do estande Desenvolva e apresente demonstrações, interaja com clientes em potencial Demonstrações em feiras comerciais são oportunidades de publicidade. Você precisa adaptar a apresentação para seu público. Por exemplo, você deve aproveitar oportunidades de economia de dinheiro para CEOs e inovação para compradores de TI, interagindo com Os assistentes precisam interagir com os clientes pessoalmente por telefone e por e-mail. É importante ser amigável e profissional em suas comunicações. Crie relacionamento com os clientes lembrando seus nomes, interesses e necessidades Mantenha uma lista de referências para ajudá-lo. Você já está familiarizado com a etiqueta de e-mail e telefone. Agora, suas interações pessoais precisam ser aprimoradas para que você possa se tornar o rosto da empresa Interações face a face, higiene, estar bem arrumado e vestir-se profissionalmente. Linguagem corporal. Não se mexa e preste atenção à sua postura e expressões faciais, do lado direito Influencie as pessoas permanecendo do lado direito e, com gestos, use gestos abertos, mas limitados, com as mãos para parecer confiável. Incline-se para frente com uma postura aberta para indicar interesse. Em seguida, vem o gerenciamento de mídias sociais. A mídia social é uma ferramenta importante em nível pessoal e profissional. Você pode ser responsável por gerenciar as mídias sociais da empresa, mas definitivamente precisará gerenciar as suas. Não importa a plataforma que você usa, você deve ter o cuidado de apresentar uma personalidade profissional Depois de entrar em uma plataforma, escolha a segurança necessária e siga as páginas e pessoas que lhe interessam. Agora você está pronto para desenvolver relacionamentos, como desenvolver relacionamentos profissionais. Publique links sobre seu trabalho, crie atualizações de status convincentes, vincule blogs da empresa, vincule fotos e vídeos, elogie outras pessoas e celebre todos os sucessos Use as mídias sociais com cuidado. Pessoas perderam seus empregos por causa de postagens questionáveis. Se você se pergunta se algo é apropriado ou não, tenha cuidado. Agora, vamos dar uma olhada nesse estudo de caso. Jenna estava nervosa em conhecer novos clientes em uma feira comercial Ela estava mexendo e roendo as unhas antes do show Ela memorizou as demonstrações e estava pronta para responder a qualquer pergunta Quando o show começou, Jenna teve problemas para se concentrar. Ela começou e mudou seu peso enquanto falava, então não fez nenhuma venda Depois do show, seu gerente disse que ela precisava de treinamento para lidar com o público antes que ele a levasse para outra feira. 11. Conclusão ED: Ei, parabéns. Você concluiu este curso. Espero que sua jornada para compreender as habilidades necessárias para ser um executivo ou assistente pessoal eficaz esteja apenas começando. Reserve um momento para revisar e atualizar seu plano de ação. Essa será uma ferramenta fundamental para orientar seu progresso nos próximos dias, semanas, meses e anos. E aqui estão as lições aprendidas, estratégias de gerenciamento de tempo, comunicação eficaz, como antecipar necessidades, máquinas e habilidades de escritório , como ser um guardião, habilidades organizacionais E, para concluir, gostaria compartilhar com vocês as palavras dos sábios. Peter Ducker, eficiência é fazer as coisas da maneira certa. Eficácia é fazer as coisas certas. Steve Dobbs, seja um parâmetro de qualidade. Algumas pessoas não estão acostumadas a um ambiente em que a excelência é esperada. A união de Henry Ford é um começo. Manter-se unido é um progresso. Trabalhar em conjunto é um sucesso. Muito obrigado por estar presente. Eu gostaria de lhe desejar tudo de bom em sua nova carreira.