Dominando a arte da delegação

1. Apresentação: Bem-vindo a este curso de delegação eficaz. Muito obrigado por se juntar a nós hoje. A delegação eficaz é uma das habilidades mais valiosas que você pode dominar. Isso reduz sua carga de trabalho e desenvolve as habilidades dos funcionários. delegação também prepara os funcionários que trabalham para você para serem capazes de lidar com suas responsabilidades e, ao mesmo tempo, permite que você avance para outras oportunidades de carreira em sua organização Em palavras simples, a delegação envolve dar a outra pessoa a responsabilidade de realizar uma tarefa que, na verdade, faz parte do seu próprio trabalho. Portanto, a delegação também costuma ser uma das habilidades mais difíceis de dominar por um gerente No entanto, a habilidade pode ser aprendida. Este curso explorará muitas das facetas da delegação, incluindo quando delegar e para quem delegar Também analisaremos o processo de delegação passo a passo para ver onde estão as armadilhas e o que podemos fazer para contorná-las. Portanto, ao final deste curso, você será capaz de identificar claramente como a delegação se encaixa em seu trabalho e como isso pode torná-lo mais bem-sucedido. Identifique maneiras diferentes de delegar tarefas. Use um processo de oito etapas para uma delegação eficaz. Dê instruções melhores para obter melhores resultados de delegação, faça perguntas melhores e ouça com mais eficiência. Reconheça as armadilhas comuns da delegação e saiba como evitá-las e, por fim, teste suas habilidades de delegação Vamos começar? 2. Por que delegar?: Bem-vindo à aula também. Hoje, veremos os motivos pelos quais delegar. Você já analisou o produto final de uma tarefa que atribuiu a outra pessoa e percebeu que não conseguiu o que queria e teria que refazê-la sozinho. Inicialmente, pode parecer que a pessoa que atribuiu a tarefa falhou. Isso é bom. Contanto que você sempre possa culpar outra pessoa pelo que não funcionou, você nunca precisará melhorar suas habilidades de delegação. No entanto, à medida que você aprende mais sobre delegação, pode começar a perceber que foi você, como delegado, que falhou Como delegado, você sempre terá responsabilidade por mais coisas do que pode fazer sozinho Você não pode planejar e executar adequadamente todas as tarefas e, se achar que seus funcionários não estão prontos para assumir as tarefas sozinhos, se você nunca delegar, eles nunca estarão Por fim, temos o dilema do novo supervisor que não está confiante e seguro de sua função e do gerente tradicional que acha que só existe uma maneira certa de fazer qualquer que acha que só existe uma maneira certa de fazer Então, vamos dar uma olhada nos prós e contras da delegação. Aqui estão algumas taxas. Especifique os resultados esperados. Explique por que você está delegando. Dê a autoridade necessária para realizar a tarefa. Informe os outros sobre a delegação e, finalmente, confie nos funcionários. Agora, vamos ver algumas coisas que não devemos fazer. Delegue apenas tarefas triviais. Espere que os outros façam o trabalho da melhor maneira possível. Delegue aleatoriamente, seja um delegado autocrático. Verifique constantemente como as coisas estão indo. Cuide dos resultados alcançados pela equipe e sobrecarregue os funcionários Delegar coisas que você não precisa fazer pessoalmente libera tempo que pode ser valioso para outras tarefas que exigem sua experiência e energia Delegar também aumenta sua capacidade de trabalho estrategicamente e deixa tempo para o planejamento, que melhorará os sistemas organizacionais Podemos ver que há algumas boas razões para melhorar nossa capacidade de delegação. Como você sabe se precisa de ajuda ou não? Agora é a sua vez. Considere sua própria função como gerente nos últimos três meses e responda a essas perguntas da forma mais honesta possível Por favor, dê uma olhada neste slide. Em uma escala de um a dez, como você classificaria sua capacidade de delegar Se um for ruim e dez for excelente, preencha essas caixas. 3. Quatro passos básicos para a delegação: No sentido mais amplo, a delegação envolve cinco coisas o treinamento e o desenvolvimento de sua equipe, a direção e o acompanhamento das tarefas, a análise de problemas de desempenho, o treinamento para superar problemas, formulários periódicos, formulários periódicos Agora, vamos dar uma olhada em quatro etapas básicas para delegar neste slide. Lembre-se de que, como líder, sempre que delegar uma tarefa, você precisa deixar claro o nível de autoridade que está conferindo aos outros Às vezes, os supervisores acreditam que devem delegar autoridade total para uma tarefa antes de poderem delegar Na verdade, existem graus de delegação que podem tornar mais fácil para os supervisores testarem sua própria capacidade de delegar com eficácia ou para monitorar o grau em que se sentem confortáveis em delegar a funcionários novos ou não delegar a funcionários novos ou Portanto, como supervisor ou gerente, você decide qual grau é apropriado considerando a natureza da tarefa, a capacidade da pessoa que realiza o trabalho e a quantidade de tempo disponível para concluir a tarefa Determine os graus dos níveis de delegação. Número um, investigue e relate. Os funcionários investigam e trazem os fatos para você. Você toma a decisão apropriada e age. Número dois, investigue e recomende ações. Nesse cenário, o funcionário investiga ou pesquisa, identifica opções e recomenda um curso de ação a ser tomado Você avalia a recomendação, toma a decisão e age. Número três, investigue e aconselhe sobre as ações planejadas. O funcionário pesquisa, identifica opções e decide sobre um curso de ação completo com Você avalia a decisão tomada e aprova ou veta a ação a ser Número quatro, investigue e aja, aconselhe você sobre a ação tomada. O funcionário pesquisa, identifica opções, decide qual é a melhor opção, age e aconselha você, para que você tenha um controle firme sobre o que está acontecendo Número cinco, investigue e aja. O funcionário está solto. Isso é delegação completa e mostra seu caminho completo na habilidade do indivíduo. Agora, você provavelmente se pergunta quando deveria delegar parte do seu trabalho, certo? Bem, depois de estar neste trabalho por tempo suficiente para ter uma boa compreensão do que isso implica , essa é a boa indicação Depois de concluir o inventário de habilidades, habilidades e interesses dos membros da sua equipe, essa também é uma boa indicação para delegar. Quando você entende o valor de delegar, mas como se prepara para delegar Faça uma lista das responsabilidades atuais que você deixaria para trás se deixasse repentinamente o emprego. Liste os membros da equipe qualificados para assumir cada uma dessas responsabilidades. Se não houver ninguém para assumir uma responsabilidade, deixe um espaço em branco. Quando a lista estiver completa, some os espaços em branco para ver em que tipo de departamento você moraria se de repente saísse de cena. Você está satisfeito com os resultados? Agora, pense sobre isso. Quais tarefas você deve delegar? Tarefas que podem ser tratadas adequadamente pelos membros da equipe, tarefas para as quais os membros da equipe têm todas as informações para tomada de decisões disponíveis, tarefas que envolvem detalhes organizacionais em vez de planejamento ou Tarefas que não exigem habilidades exclusivas de você ou de sua posição. Tarefas para as quais uma pessoa que não seja você pode ter controle direto sobre a tarefa. Agora vamos ver quais tarefas você não deve delegar. O processo de delegação em si, qualquer trabalho a ser delegado deve ser delegado e explicado por Avaliações de desempenho, essas são responsabilidades gerenciais Ações disciplinares, isso deve ser feito por você em particular, quando você conhece todos os fatos, aconselhamento e problemas morais, planejamento e previsão Alguns dos trabalhos detalhados podem ser feitos por outros, como cálculos e pesquisas. No entanto, só você está em posição de decidir como metas departamentais se encaixam na meta geral da organização: tarefas confidenciais, tarefas que foram especificamente atribuídas a você por seu gerente E em situações complexas, não peça a outra pessoa que lide com o que você mesmo não entende. Como você sabe se está delegando bem ou não? Se você está delegando bem , está satisfeito com a forma como os funcionários concluem as tarefas de trabalho Os membros da equipe se sentem comprometidos e envolvidos, e a moral é alta. , se você não estiver delegando bem No entanto, se você não estiver delegando bem, poderá ver esses sintomas Você está muito ocupado com o trabalho e sob pressão constante. Você está gastando muito tempo em detalhes organizacionais. Os membros da equipe saem porque não se sentem desafiados estão aprendendo ou porque sentem que é difícil trabalhar para você Você foi dispensado de uma promoção porque tem dificuldade em lidar com suas responsabilidades atuais 4. Escolhendo a pessoa certa: Escolher a pessoa certa. Bem, a delegação é uma parte essencial do gerenciamento, às vezes é difícil acertar. Selecionar quais tarefas você deve delegar e a quem exige uma análise cuidadosa verdade, existem três etapas para se preparar para delegar. Você deve desenvolver a atitude certa, decidir o que não delegar e o que delegar, decidir a quem delegar, como escolher a pessoa certa para o trabalho? Se você escolher alguém cujas habilidades básicas não estão à altura do trabalho, você está preparando tanto essa pessoa quanto você para o fracasso. Isso não quer dizer que eles já tenham as habilidades necessárias, apenas que possam desenvolvê-las dentro do prazo necessário para realizar a tarefa Se você precisar de algo concluído e totalmente preciso até, digamos, sexta-feira, não escolha um novo iniciante sem ter ideia Mas se você precisar colocar uma tarefa sua mesa para a mesa de alguém da sua equipe e tiver alguém capaz, mas sem experiência, reserve um tempo, treine e ensine e invista em seu aprendizado e desenvolvimento Quem é capaz de concluir a tarefa? Pense sobre isso. Qual é o registro de tarefas semelhantes Antes de delegar uma tarefa, pergunte a si mesmo: como essa pessoa se encaixará com aqueles com quem deve trabalhar em estreita colaboração? Em quais situações ele ou ela opera melhor? Suas habilidades estão à altura da tarefa? Lembre-se de que exceder o nível de habilidades exigido pode tornar a tarefa entediante ou frustrante Se você não tem ninguém prontamente capaz, alguém pode ser treinado para realizar a tarefa Quem poderia ser treinado e quanto tempo levaria motivação dos funcionários também é tão importante quanto a capacidade de realizar a tarefa. Se você não tem certeza dos interesses profissionais do grupo, essa é uma boa oportunidade para envolver os membros da equipe e dar a eles a chance de experimentar algo diferente. Embora as atividades possam ser atribuídas a funcionários que não estão interessados, considere primeiro aqueles que estão interessados depois decida se o membro da equipe tem tempo disponível. Quanto ele ou ela está fazendo atualmente? Ele ou ela está lidando bem com a carga de trabalho que tem? Como a carga de trabalho se compara às outras do departamento Seu nível de interesse em aceitar mais tarefas costuma ser um bom barômetro de seu nível de ambição Um dos principais motivos pelos quais queremos delegar é porque não temos tempo para fazer o trabalho sozinhos Se você delegar para alguém com uma carga de trabalho ainda maior, não espere que tudo corra No mínimo, espere conversar com a pessoa e avaliar seu interesse Agora, vamos falar sobre como combinar habilidades e pessoas. Mesmo que você tenha conhecimento sobre as habilidades da pessoa, sua carga de trabalho e seu potencial de sucesso, delegar ainda pode ser complicado Se tiverem a chance, as pessoas podem se sair muito bem em atividades que nunca haviam realizado anteriormente. A pessoa com tempo suficiente não é necessariamente a escolha certa também não é necessariamente a escolha certa, pois a pessoa mais ocupada geralmente é a melhor em trabalhar Dadas essas variáveis, qual é o melhor meio de atingir as metas gerais do departamento? Pense sobre isso. membros da equipe são incentivados a tomar iniciativas individuais e aceitar maiores responsabilidades? Essas responsabilidades maiores estão sendo recompensadas e reconhecidas Você também pode basear a delegação no desejo do funcionário de crescer. novos supervisores, depois de terem a chance de interagir com os funcionários, podem começar a elaborar planos para treinar e desenvolver Um aspecto fundamental disso é encontrar tarefas. Você pode delegá-los e combiná-los aos trabalhadores que estejam prontos para concluir com êxito as tarefas e se beneficiar das Uma maneira de fazer isso é inventariar as habilidades e os interesses de seus funcionários. Classifique os funcionários de acordo com sua prontidão para aprender e crescer Manter a mente aberta sobre quem pertence a cada categoria. Trabalhe para aprimorar os de baixo desempenho, desenvolver os de alto desempenho e preparar os trabalhadores comuns para maximizar Lembre-se de que todos os gerentes com excelentes habilidades gerenciais são excelentes delegadores No pensamento da velha escola, as pessoas costumavam dizer que, se você quer que o trabalho seja feito corretamente, você tem que fazer isso sozinho. pensamento da nova escola, no entanto, a afirmação correta é que, se você quiser que o trabalho seja feito corretamente, você precisa aprender a delegá-lo adequadamente para que possa ser feito de acordo com os padrões adequados 5. Níveis de autoridade: Níveis de autoridade. A delegação de autoridade é um processo pelo qual o gerente atribui responsabilidade a subordinado com um determinado nível de Exemplo, poder de tomar decisões a fim de realizar determinadas tarefas em nome do gerente Há quatro níveis de autoridade. Nível um, sem autoridade. Se a tarefa for especialmente importante ou difícil, se o membro da equipe for novo ou se o tipo de tarefa for novo para ele, geralmente é aconselhável que você assuma toda a autoridade Esse nível de autoridade deve ser usado o mínimo possível , pois indica um baixo nível de confiança. Mesmo assim, use esse nível quando tiver dúvidas sobre a conclusão bem-sucedida da tarefa ou quando a tarefa for tão importante que você queira um alto grau de envolvimento. Nível dois, audoreza mínima. À medida que o membro da equipe ganha experiência, é desejável permitir que ele uma grande liberdade de ação. Esse método permite que o membro da equipe tenha uma palavra a dizer na determinação de suas metas e padrões de desempenho. Ao mesmo tempo, você se mantém informado sobre o progresso dos membros da equipe e tem a oportunidade de intervir se surgirem problemas difíceis Nível três, autoridade média. Esse nível de autoridade permite que o membro da equipe tome algum nível de decisão sem você. Para esse nível de autoridade, o membro da equipe define as metas, os planos e os padrões de desempenho. O funcionário então age forma autônoma, com estágios regulares, reporta a você e o consulta somente se encontrar um problema ou cliente difícil em particular Nível quatro, autoridade completa. Quando o membro da equipe se torna um funcionário confiável que demonstrou competência em concluir o tipo de tarefa atribuída, você pode conceder autoridade total. Você será completamente removido da tarefa mesmo depois de concluída Esse é o nível que os gerentes devem esperar alcançar com a maioria dos funcionários na maioria das tarefas. Quando executado corretamente, esse nível oferece mais tempo discricionário e confiança que todo o trabalho está sendo concluído conforme programado Com esse nível de autoridade, você tem apenas uma interação mínima com o membro da equipe na forma de um relatório de status. 6. Habilidades de comunicação: Habilidades de comunicação. delegação funciona melhor com comunicação clara e frequente, e isso significa ouvir e falar. Também exige um alto nível de confiança, que é conquistado com horas extras tanto pelo gerente quanto pelos funcionários Construir confiança implica dar aos funcionários espaço para o sucesso, delegando tarefas e, em seguida, dando um passo atrás Você, como gerente, garante confiança ao permitir que os funcionários tragam seus próprios conhecimentos para a mesa. Então, como ganhamos confiança? Queremos contato visual e evidências de que a outra pessoa está ouvindo se quisermos compartilhar nossas ideias e pensamentos. Sem essa evidência, nós simplesmente fechamos. Então, como gerente, você deve aprender a ouvir ativamente. A escuta ativa é, na verdade, um processo de três estágios. Primeiro estágio, contato visual, nódulos da cabeça, outras afirmações não verbais Segundo estágio, dicas verbais ou frases como desapareceu, realmente, e depois o que, etc Terceira etapa, perguntas para esclarecimento ou resumo de declarações como você quer dizer que eles estavam cobrando $4 por apenas uma xícara Depois de pegar um táxi, ir até a loja e encontrar o vendedor certo, o que aconteceu então? Bem, ouvindo, é claro, você precisa fazer perguntas. Há dois tipos de perguntas abertas e fechadas. Perguntas fechadas são aquelas que podem ser respondidas com sim ou não ou com alguns dados específicos, como seu nome, data de nascimento, ocupação, etc Essas perguntas restringem nossas respostas e nos dão poucas oportunidades de desenvolver nossos pensamentos. Como resultado, eles exigem pouco esforço e podem até mesmo encerrar uma conversa. Esse tipo de pergunta tende a ser usado em excesso parcialmente porque também exige muito pouco esforço na parte dos questionários Eles são fáceis de formular e recebemos respostas rápidas. Infelizmente, essas questões também podem nos levar a supor e suposições podem ser grandes barreiras para uma boa comunicação perguntas abertas Por outro lado, as perguntas abertas incentivam as pessoas a falarem. Essas perguntas são formuladas de forma que não possam ser respondidas com um simples sim ou não As perguntas abertas geralmente começam com a variação dos cinco Ws, quem, o quê, quando, onde e por que, ou podem perguntar como. As perguntas abertas são usadas para obter informações, focar conversas, solicitar opiniões, obter consenso perguntas fechadas iniciam o processo de encerramento O uso não intencional de perguntas fechadas geralmente pode ser superado seguindo-o com uma simples pergunta aberta Por exemplo, você acha que foi a coisa certa a fazer? Sim, eu tenho. Você pode me ajudar a entender por que você se sente assim? Digamos que você confie e também seja um líder solidário, mas, além disso, quais métodos podem ajudar a preparar sua equipe para o sucesso Bem, comece desenvolvendo funções, processos e procedimentos claros. Você precisa identificar ferramentas e formulários que apoiem seus esforços. Para isso, defina claramente os processos e as funções, para que seus funcionários não percam tempo tentando adivinhar como moldar suas Para cada projeto delegado, um grande líder deve ver o destino e ser capaz de transmitir claramente expectativas precisas, metas e resultados definidos e etapas específicas a serem tomadas para que o projeto Para ser claro, o delegador não precisa definir como cada etapa deve ser realizada pelo membro da equipe Em vez disso, o delegador decide o que precisa ser realizado e o membro da equipe pode usar sua experiência para concluir da melhor forma as etapas necessárias Como líder, seu trabalho geralmente é ser diretor de lembretes A função do diretor de lembretes é garantir que cada membro da equipe acompanhe principais marcos e prazos para que possam receber orientação adicional, se necessário, e para que cada indivíduo seja responsabilizado por sua É aqui que o desenvolvimento sistemas fortes é útil. Se seus processos são duradouros , a equipe nem sempre está começando do zero e cada detalhe não exigirá uma explicação minuciosa Ter pessoas talentosas e bem treinadas, capazes de pensar por si mesmas e trabalhar bem de forma independente garante que, quando o trabalho é delegado, ele possa ser feito de maneira simplificada 7. Delegação de monitoramento: Delegação de monitoramento. O monitoramento é a avaliação da atividade delegada para garantir que ela seja concluída de maneira segura e competente em relação aos requisitos e padrões estabelecidos Várias estratégias podem ser usadas para monitorar ou avaliar o desempenho das tarefas delegadas Então, aqui estão algumas estratégias para monitorar a delegação. observação direta dos membros da equipe e seus supervisores pelo processo de hierarquia analítica é essencial, pois garante que a atividade atribuída seja concluída adequadamente e esteja em conformidade com os padrões e instruções estabelecidos A observação direta dos membros da equipe e seus supervisores pelo processo de hierarquia analítica é essencial, pois garante que a atividade atribuída seja concluída adequadamente e esteja em conformidade com os padrões e instruções estabelecidos. modificação das atividades ou instruções é feita conforme necessário. Os resultados são os desejados. Suporte adicional ou adicional é fornecido para conclusão ou desenvolvimento de tarefas. Qualquer feedback da equipe é analisado e as ações necessárias são tomadas para melhorar o desempenho e a produção. uso do correio, o nível de automação aumenta um pouco com os e-mails A maioria dos gerentes prefere o correio do Outlook, onde as tarefas de delegação estão no mesmo local da lista de tarefas para facilitar a revisão. O campo da tarefa é definido com três colunas, a primeira coluna com a categoria da tarefa. A segunda coluna, o nome da pessoa à qual a tarefa está atribuída e as linhas da tarefa na última coluna. Datas de vencimento, conforme mostrado aqui. O uso de periódicos, em comparação com outras soluções automatizadas, periódicos são as soluções mais simples e de baixa tecnologia As páginas do diário são divididas em três colunas. A primeira coluna mostra a data em que a tarefa foi feita. A segunda coluna é o nome da pessoa à a tarefa foi atribuída e a tarefa a ser cumprida e, na última coluna, a data de vencimento. Uso do sistema de gerenciamento de tarefas, comparado a outros métodos de monitoramento, o gerenciador de tarefas é a ferramenta mais recomendada. Independentemente do tamanho do projeto, um bom sistema de gerenciamento de tarefas deve ser conciso, direto e simples Também deve ser capaz de fornecer ferramentas para análise ou computação, coletar informações relevantes, alertar o gerente e os membros da equipe sobre as tarefas que estão prestes a ser concluídas ou prazos e aquelas que excedem orçamentária Permita que a equipe e o gerente insiram dados relevantes para computação. Ao monitorar, é importante não microgerenciar. Em vez disso, confira os cronogramas e marcos, as alocações orçamentárias e a qualidade da produção Mas tudo de acordo com os parâmetros acordados e definidos, um bom gerente identifica problemas que não podem ser tratados e fornece soluções Novamente, sempre pergunte sobre o progresso do trabalho e, em vez de inspeções surpresa, faça sessões regulares de monitoramento Mais importante ainda, não seja um gerente irritante. Seu papel é supervisionar o panorama geral. Detalhes menores devem ser deixados para os supervisores fazerem seus próprios julgamentos. Para monitorar a delegação, você precisa seguir os pontos de verificação regulares que você configurou originalmente em seu plano de monitoramento. Depois que a delegação, a responsabilidade e autoridade forem transferidas para outra pessoa que permanecerá responsável por tudo o que acontece em relação ao projeto ou às tarefas de design, interferir demais no trabalho projetado não é apropriado, pois isso será Para um monitoramento bem-sucedido, um equilíbrio deve, portanto, ser obtido entre abdicação e microgestão Agora, vamos analisar rapidamente esse estudo de caso. Barry delegou uma tarefa a John e depois descobriu que John hesitava em pedir ajuda quando Barry e John estabeleceram padrões de desempenho para a tarefa, mas o sistema de monitoramento era ineficaz Em seus relatórios semanais de atividades, John nunca indicou que havia problemas. No entanto, ele não conseguiu terminar a tarefa a tempo porque estava tendo problemas para obter as informações necessárias de outros departamentos John não queria mencionar o problema para Barry porque achava que Barry pensaria que ele era Pouco antes do lançamento do projeto, Barry descobriu que seria tarde Por que você não me avisou antes, perguntou Barry a John? Achei que poderia resolver isso sozinho, e não queria incomodá-lo com outro problema John respondeu. O que você acha desse caso? Quem falhou aqui? O que você considera quando está descobrindo quanto controle ou monitoramento é necessário Você pode pensar agora que delegou sua tarefa. Tudo o que você precisa fazer é ler seus relatórios regulares e garantir que o prazo seja cumprido. No entanto, como gerente, o aspecto mais importante desse relatório é a abertura. Isso será demonstrado por sua disposição de ser objetivo quando os fatos forem relatados a você e de apoiar a pessoa a quem você delegou a tarefa com recursos e suporte adicionais Cabe a você garantir que maximizará a oportunidade de mostrar essa abertura durante suas sessões regulares de revisão Você pode conseguir isso ouvindo verdadeiramente o que está sendo dito e identificando os sinais de que alguém não está sendo totalmente aberto com você. Por exemplo, não mantendo contato visual ou por meio de outros sinais semelhantes. Isso pode ser devido ao fato de que eles não querem decepcioná-lo com uma má notícia Então, para delegar de forma eficaz, aqui estão mais algumas dicas para você Use o registro de atribuições, identifique marcos no projeto ou na tarefa e, em seguida, desenvolva um sistema para rastrear quais tarefas são atribuídas a quem e quando devem ser Use o acompanhamento pessoal. Estudos mostram que os métodos informais de acompanhamento são mais eficazes. Uma tarefa sobre a qual você pergunta com frequência é mais importante do que aquela que você mencionou uma vez, mas nunca monitora, mas seu interesse deve ser sincero para ser eficaz É demorado, mas o próprio fato de você dedicar algum tempo diz ao membro da equipe que a conclusão é importante. Use técnicas de amostragem. Dependendo do tipo de trabalho, você pode solicitar um trabalho simples para monitorar a qualidade, como um relatório ou participar de uma reunião com o funcionário que está presidindo Use relatórios de progresso, semelhantes ao registro de rastreamento, exceto que, desta vez, a responsabilidade de incluir as etapas tomadas e as dificuldades na execução recai sobre o funcionário , e não se esqueça de fazer perguntas como discutimos na lição anterior Ao usar suas habilidades de questionamento, você também será capaz de identificar inconsistências que podem fornecer sinais de alerta precoce de problemas potenciais ou reais Essas perguntas precisam ser feitas de forma que a pessoa à qual a tarefa foi delegada ou outras pessoas envolvidas no processo não considerem isso uma interferência 8. Praticando a delegação: Praticando a delegação, sua função, suponha que você seja recentemente promovido a gerente Essa posição gerencial é nova para você Até agora, você tinha responsabilidades técnicas principalmente. você teve um desempenho tão bom No entanto, você teve um desempenho tão bom na função técnica que a gerência sênior, especialmente o vice-presidente sênior da empresa, deseja recompensá-lo. Ela também acha que você tem a capacidade assumir essa importante responsabilidade gerencial. Você quer as novas responsabilidades, embora ainda não se sinta confortável em sua função. Como gerente, você será confrontado com funções básicas de delegação, como decidir o que delegar e Delegar uma tarefa, monitorar uma tarefa delegada. À medida que essa história se desenrola, você se encontrará em uma variedade de situações que exigem diferentes decisões de delegação Você deve considerar uma descrição de seus funcionários ao tentar decidir qual seria a mais adequada para cada situação. Você pede para refletir sobre como você lidaria com cada situação. Cada funcionário tem a educação e a experiência para realizar qualquer um dos trabalhos exigidos. Mas, como você verá, todos têm modos diferentes de operação. Funcionários. Pat faz parte do comitê de caridade e do time de softball e está tentando organizar um jogo de cartas para organizar um jogo de cartas Pat adora estar com as pessoas, fazer coisas e se envolver Embora Pat não seja necessariamente a vida da festa, Pat gosta de se divertir Pat se destaca em marketing e vendas. Todo mundo que Pat conhece parece um amigo em potencial. Pat tende a dizer o que vem à mente e depois pensar em como isso soa Ocasionalmente, Pat pode ser ouvida dizendo: Sim, eu disse isso, mas não quis dizer isso Chris também está em vendas. Chris se orgulha do conhecimento profundo do produto e das habilidades de solução de problemas. Sempre que houver um problema, você pode enviar um e-mail para Chris para obter uma solução rápida. Chris prefere fazer vendas e solucionar problemas no computador, o que, segundo Chris, é muito mais eficiente Dessa forma, Chris pode se reunir com pessoas de todo o mundo sem precisar sair do escritório. Quando Chris faz uma pausa para o almoço, Chris pode ser visto com um de seus dois melhores amigos no escritório. Embora Chris seja amigável, doa generosamente para a campanha de caridade e às vezes pode ser franco Chris projeta e eu quero ficar sozinho, imagem. Sandy, Sandy foi chamada de calculadora de números. Ouviu-se Sandy dizer que você não pode confiar em seus olhos, ouvidos e sensação de toque. Deixe-me sentir e contar. Eu sei o que é real dessa forma. Sandy é uma gerente cujo hobby é coletar moedas. Sandy gosta de brilhar e sentir o cool metal e a história que eles representam. Sandy também gosta da aparência e da velocidade de novos computadores e softwares. Embora seja difícil se adaptar às mudanças, Sandy percebe quando as coisas estão fora de lugar no escritório e gosta de manter uma contagem precisa dos dias de doença, férias e tempo de trabalho dos funcionários férias e Os funcionários veem Sandy como rígida, um pouco confusa nos detalhes, mas justa Leslie é chefe do departamento de marketing e surpreende constantemente os trabalhadores com ideias criativas para os produtos da empresa O trabalho de Leslie em design gráfico ganhou vários prêmios. Embora o orçamento do departamento de marketing nem sempre esteja equilibrado. É para isso que os contadores respondem Leslie. As pessoas que trabalham para Leslie sentem um compromisso com elas e apreciam a liberdade que têm para trabalhar sozinhas Leslie disse uma vez: “Eu simplesmente não notei quando alguém na reunião disse que as meias de Leslie não Lee começou a trabalhar para a empresa anos atrás como escriturário e agora é assistente administrativo do vice-presidente de operações Lee leva o trabalho muito a sério. Lee recebe constantemente conselhos da equipe de apoio mais jovem e os ajuda confiando em dois pilares tradição e o livro de políticas Seu lema é: ou você está certo ou errado, e cabe a mim descobrir qual Sempre que surge um problema complicado, Lee pensa em como o antigo fundador teria reagido o antigo fundador teria reagido e depois cancela o livro Se não houver uma política, Lie inicia os procedimentos para implementar uma nova política para que não haja confusão na próxima vez o problema surgir. Faça chuva ou faça sol. Li garante que as coisas estejam claramente definidas e funcionem de forma justa. Eu não tenho favoritos, afirma Lie frequentemente. Todo mundo sabe exatamente onde eu estou. Terry, que prefere tomar decisões levando em consideração o elemento humano, dirige o departamento de recursos humanos Bem, eu realmente não o administro. Terry ri. Funciona. É mais parecido com isso. Embora tenhamos políticas de recursos humanos, você realmente precisa usar seu coração. Só porque alguém está atrasado algumas vezes, você tem que ser compreensivo. Caramba, eles podem ter um kit médico ou algo assim. Eu realmente acho que Lee às vezes é um pouco duro com as pessoas, mas eu entendo que Lee acha que esse é o trabalho dele Terry é responsável pelos recursos humanos há dez anos. Os funcionários de lá têm moral elevada e o departamento tem a menor rotatividade da Terry raramente perde um dia, exceto um para uma cirurgia de úlcera, que ocorreu após uma pequena redução de tamanho As avaliações de desempenho do CRs são um sonho. O CR é bem organizado, consciencioso e supera consistentemente os padrões O sistema CRs consiste em usar uma agenda diária corretamente. O CR escreve listas e, em seguida, tem uma enorme sensação de satisfação ao riscar as coisas quando elas são concluídas riscar as coisas quando elas são CR agenda compromissos para a equipe de vendas e organiza feiras de vendas periódicas que Muitos trabalhos escritos são sempre organizados e concluídos sempre a tempo maior problema da CR é que a equipe de vendas não aprecia esse trabalho O CR precisa resolver seus casos quando eles não seguem os horários ou quando se esquecem de fazer as coisas que o CR pediu que eles fizessem. Eles são crianças, na verdade, CR costuma dizer. Brook se ressente da condescendência de CR. Quem diz que a vida corre de acordo com o cronograma. Às vezes eu tenho que esperar por um cliente. Às vezes, decidimos sair para almoçar. Nem tudo pode ser planejado e, além disso, tira o ventilador da vida. De fato, a flexibilidade da Brook tem sido um grande trunfo para a empresa, pois a nova tecnologia exigiu mudanças nos produtos Brook vende mais do que qualquer outro vendedor da empresa, mas está constantemente atrasado para as reuniões e não pode ser definido para planejar metas de longo prazo Ei, vamos ver como fica quando chegarmos lá, responde Brook com uma piscadela Esses cenários ajudarão você a analisar seus funcionários, identificar alguns desafios de delegação a serem superados e ver alguns dos erros que você pode cometer. Reserve um tempo para entender o ambiente, as pessoas e as circunstâncias apresentadas. Coloque-se na posição de gerente e tente avaliar como você decidiria cada decisão. Informações sobre a decisão. Verifique a coluna apropriada para cada trabalho. A coluna “não” significa que você acredita que deveria fazer esse trabalho. A coluna sim significa que você delegará a tarefa a um membro da equipe Talvez você precise ajudá-los, mas eles mesmos farão a maior parte do trabalho. Segunda decisão: você determinou diretrizes gerais sobre o que você deve ou não delegar. Agora é hora de decidir qual membro da equipe seria a melhor pessoa para realmente delegar um trabalho específico Qual dos seus funcionários você convidará para chefiar o comitê social e por que você escolheria essa pessoa? Qual membro da sua equipe você pediria para responder às solicitações de informações, demonstrações, etc., dos clientes, e por demonstrações, etc., dos clientes, e Qual membro da sua equipe você convidaria para liderar a compra de materiais? Por quê? Qual membro da sua equipe você convidará para presidir as reuniões rotineiras da equipe? Por quê? A qual membro da sua equipe você provavelmente pedirá para ver os relatórios semanais do departamento preenchidos e dentro do prazo? Decisão três, agora você precisa decidir qual nível de autoridade dar a cada funcionário para que ele realize essa tarefa. Use a escala que discutimos na sessão sete. Decisão quatro, você delegou ao nível recomendado de autoridade Agora é hora de decidir como monitorar a delegação. Digamos que você não monitore o projeto, o funcionário sozinho, presumindo que ele ou ela fosse competente o suficiente para concluir a tarefa sozinho Para sua consternação, as coisas dão errado. Como você vai lidar com isso? Circule um, deixe pra lá. Atribua isso à experiência, reúna-se com o funcionário e discuta o que deu errado. Deixe pra lá por enquanto, mas mencione o atraso na próxima avaliação de desempenho do funcionário Qual deles você escolheu? Por quê? 9. Dando feedback: Dando feedback. Dar feedback é uma das tarefas de gerenciamento mais importantes, porém mais complicadas e difíceis No entanto, é um elemento essencial para todos em uma organização. É como respirar, as pessoas precisavam sobreviver. Pense no feedback dessa forma. Ela serve para aqueles que precisam realizar e atingir metas no trabalho, mesma forma que uma bússola ajuda um caminhante se mover por terrenos difíceis ou inexplorados É útil para indicar quando as coisas estão indo na direção certa e uma ferramenta útil para redirecionar o desempenho do problema Reter esse feedback é como mandar pessoas sem essa bússola Às vezes, perdemos oportunidades de dar feedback de apoio porque achamos que as pessoas sabem quando estão bem No entanto, as pessoas geralmente não sabem se estão no caminho certo, a menos que você diga a elas. feedback de apoio reforça que as decisões ou escolhas que eles tomaram estão corretas e são notadas por você Também perdemos oportunidades de dar feedback corretivo porque tememos que dar um feedback desagradável possa resultar em uma resposta difícil de lidar ou prejudicar um relacionamento Na realidade, atrasar esse feedback pode causar mais danos a longo prazo. Pense sobre isso. Se você está dando um feedback positivo a um funcionário, o que você deve ter em mente? Se você está dando um feedback construtivo a um funcionário, o que você deve ter em mente O feedback de desempenho que você fornece às pessoas pode ser em nível de grupo em termos de quão bem elas estão cumprindo as metas em comparação com outros grupos, ou pode ser sobre o desempenho individual em relação a metas atingíveis Mas, assim como o feedback é necessário para manter um foguete no alvo e o interesse por um esporte vivo, também é uma forma importante de manter os funcionários interessados em seu trabalho Alguns critérios para feedback útil. O feedback é positivo primeiro. Uma técnica é dizer o que você gosta antes de mencionar quais são suas preocupações. Ser positivo coloca a pessoa em um melhor estado de espírito. Para ouvir o outro lado, feedback deve ser solicitado ou acordado com antecedência, em vez de imposto. O feedback efetivo é oportuno. Em geral, o feedback é mais útil na primeira oportunidade após o comportamento determinado. O feedback deve ser específico e não geral. Ouvir que alguém está dominando não seria tão útil quanto ouvir isso Agora, quando estávamos decidindo a questão, você não ouviu o que os outros disseram, e eu me senti forçada a aceitar seu argumento ou enfrentar um ataque de você O feedback deve ser descritivo em vez de avaliativo ou crítico Descrever a própria reação deixa a outra pessoa livre para usar essa informação ou não da maneira que achar melhor. O feedback deve ser direcionado ao comportamento sobre o qual o receptor pode fazer algo. O feedback deve levar em conta as necessidades tanto do doador quanto do receptor do feedback O feedback é destrutivo quando atende apenas às necessidades do doador e deixa de considerar as necessidades da outra pessoa Verifique se seu feedback está claro para o destinatário. Uma maneira de fazer isso é fazer com que o receptor devolva o feedback com suas próprias palavras. Vamos dar uma olhada nesses estudos de caso. Estudo de caso número um. Um de seus funcionários no departamento de manutenção, Art Lebron, parece estar tendo dificuldades em cumprir algumas de suas atribuições de trabalho De acordo com os padrões estabelecidos há vários anos, todas as ordens de serviço devem ser concluídas em 48 horas. No entanto, ele parece passar muito tempo no telefone pedindo suprimentos Você sabe, este é um trabalho que precisa ser feito, mas você tem uma política justa para pedir suprimentos Como você tem um orçamento muito apertado e não tem lugar para armazenar suprimentos, o que você fará para lidar com essa situação? Estudo de caso número dois. A senhorita Stanfield é responsável pela limpeza de toda a instalação Ela e seus dois funcionários de meio período realizam um enorme volume de trabalho, se orgulham de um alto nível de limpeza em todo o edifício e estão sempre alegres e prontas para parar e ajudar os Toda vez que você passa por ela no corredor, você diz a si mesmo que deve parar e dizer que ela é uma das razões pelas quais a instalação tem uma reputação tão boa de qualidade. Mas você sempre chega atrasado para uma reunião quando se depara com ela e o momento passa. Nas últimas duas semanas, ela parece um pouco desgastada e cometeu mais erros do que o normal. O que você precisa fazer? Estudo de caso número três, quatro meses se passaram desde que você se reuniu com cada membro da equipe e estabeleceu as expectativas de desempenho e o plano de suporte para cada um deles. Você finalmente encontrou alguns minutos para atualizar os arquivos. Você vem ao arquivo de Yvonne Dresser. Yvonne é responsável por gerenciar seus sistemas de computador. Seu objetivo inicial era melhorar sua própria capacidade de cumprir prazos delegando Você sabe que ela fez um esforço. Ela fez o curso delegação que você recomendou e delegando alguns dos trabalhos mais rotineiros de suporte de software para suas duas equipes Mas essas duas pessoas reclamam de não saberem o que deveriam estar fazendo e se o que estão fazendo é a coisa certa. O que você precisa fazer?