Transcrições
1. Apresentação: Se você quer uma maneira realmente simples organizar seus arquivos
criativos no Google Drive sem
pensar demais e sem
passar horas mexendo na bagunça antiga, então você é muito
bem-vindo a esta aula Olá. Sou Sharon, uma experiente
assistente virtual, criadora de conteúdo e sua guia do Google WKSpaceGuide, ajudando proprietários de empresas individuais a
entender como usar o
Google WebSpace de uma forma
que funcione para Google WebSpace de uma forma Agora, se sua unidade
estiver bagunçada ou você estiver sempre clicando
procurando o arquivo certo, você definitivamente não está sozinho Coletamos muitas coisas, rascunhos
de inspiração, capturas de tela, versões
finais, fotos, trabalhos de clientes E tudo se acumula
muito, muito rápido. Então, ao final desta aula, você terá uma estrutura de pastas limpa e
fácil de usar
que realmente faz sentido. Algo que você pode
manter a longo prazo. Você não precisará de nada sofisticado, apenas uma conta do Google,
uma conta gratuita do Google, se necessário, e acesso ao Google
Drive no desktop E há um projeto de classe. Você criará seu
próprio Creative File Hub. Faça uma captura de tela de
suas pastas de nível superior e faça o upload para que todos
possamos torcer por você Você está pronto? Então,
vamos começar.
2. Projeto do curso: Portanto, seu projeto de aula é muito simples e, na verdade,
bastante satisfatório Você criará seu
próprio Creative File Hub usando a estrutura que
aprenderá nesta aula. Então, aqui está o que eu quero que você faça. Crie sua pasta principal e , em seguida, adicione suas pastas
de nível superior a ela. Mova um ou dois arquivos reais para que pareça
que é o seu sistema. Faça uma captura de tela da
sua nova configuração e, em seguida, faça o upload para a
seção do projeto da classe. E é isso. Não precisa ser
perfeito ou acabado. Mostre-nos seu ponto de partida. É sempre inspirador ver como cada um
configura seu próprio espaço Agora, vamos mergulhar na lição para que você possa começar a
criar seu projeto de classe.
3. Por que motivações criativas ficam bagunçadas: Antes de começarmos,
quero falar rapidamente sobre por que acabamos com
um Google Drive confuso. Veja bem, a maioria de nós
coleciona coisas enquanto trabalha, imagens de
referência,
rascunhos, ideias, PDFs, fotos, notas de clientes,
e tendemos a salvar coisas onde quer que
estejamos naquele momento específico Então, às vezes, estamos na
metade de um projeto e pensamos vou organizar isso Mas o fato é que
depois nunca chega. Portanto, o objetivo dessa
aula não é criar um sistema complicado ou centenas de pastas.
Absolutamente não. Vamos criar algo simples que suporte
seu fluxo de trabalho criativo, não atrapalhe e ajude
você a encontrar rapidamente o que precisa. Então, deixe-me mostrar a
estrutura que vamos usar.
4. A estrutura simples de pastas que funciona: Ok, vamos falar sobre o sistema real que
vamos construir. Você criará
uma pasta principal chamada algo como
Creative File Hub. Dentro dele, você criará sete ou oito pastas de nível superior que cobrem as grandes
categorias do seu trabalho. Então, aqui estão as pastas que
eu recomendo configurar. Inspiração. Então, aqui, você teria ideias, capturas de tela, quadros de
humor, imagens de referência, trabalhos em andamento, qualquer coisa
que você esteja criando atualmente Projetos finais, trabalhos
finalizados e refinados, trabalho com
clientes, tudo
relacionado a seus clientes Administrador, coisas como faturas, contratos,
ativos da marca, documentação,
modelos, coisas
que você reutiliza
e portfólio, suas melhores
peças bem organizadas Agora, isso é só
um ponto de partida. Você pode absolutamente
ajustá-lo à medida que avança. Mas a maior regra é não criar pastas que
você ainda não precise. Se você tem apenas um projeto
, não precisa de
cinco subpastas Basta começar aos poucos. Lembre-se também de que
cada pasta de nível superior deve parecer um boket Você não deveria ter que questionar para
onde algo vai. Está bem? Então, vamos começar a
criar seu hub agora.
5. Como criar seu hub de arquivos criativos: Então vá em frente e abra
seu Google Drive. Agora, eu quero que você pense
nisso como
começar do zero. Então, no momento, toda vez
que você acessa o Drive, parece uma grande bagunça e você precisa usar o
recurso de pesquisa para encontrar qualquer coisa Então, a primeira coisa que
eu quero que você faça, e isso pode parecer um pouco
drástico, mas tenha paciência,
eu quero que você crie uma nova
pasta chamada sort M. Agora você pode clicar
no botão de adição Novo no canto superior esquerdo aqui
e escolher Nova pasta, ou você pode clicar com
o botão direito na tela e escolher
Nova pasta lá Dê um nome à sua pasta, algo
como SOT me ou Archive. Adicione um sublinhado
no início do nome para que ele sempre apareça
no topo da sua
lista de pastas Em seguida, clique uma vez
na primeira pasta ou arquivo que está em sua
unidade, para que ele seja selecionado. Em seguida, desça até
o final da página, mantenha pressionada a tecla Shift e clique no
último arquivo listado. Então, tudo será selecionado. Ele informa na parte superior
quantos são realmente selecionados. Em seguida, volte para o topo e, enquanto tudo ainda
estiver selecionado, clique e arraste-os para
a nova pasta SOT me Então você pode ver aqui
que tudo foi
recolhido e diz quantos arquivos
ou pastas estão incluídos Em seguida, basta colocá-lo
na pasta classificar-me. Agora, seu carro não parece
imediatamente muito melhor? E não se preocupe. Todos os seus arquivos e
pastas ainda estão lá. Eles estão apenas escondidos
na pasta SOT me. Você ainda pode entrar na pasta e acessar tudo o que precisar, e ainda pode usar
a pesquisa para encontrar qualquer um deles. Só que sua página
principal do Drive agora parece muito mais calma Agora podemos começar a criar um hub
mais organizado para você. Crie outra pasta nova e
chame-a de Creative File Hub. Em seguida, clique duas vezes nele. Agora é aqui que você pode
adicionar suas pastas de nível superior. Então, novamente, clique com o botão direito do mouse e escolha Nova pasta e chame
isso de inspiração. Repita o processo e chame o próximo trabalho em andamento. Faça isso de novo e chame os
próximos projetos finais. Clique com o botão direito novamente em Nova pasta
e chame-a de trabalho do cliente. Faça isso de novo e chame
o administrador da pasta. O próximo será
chamado de modelos. E o último
será chamado de portfólio. Agora vamos
colocar alguns arquivos de exemplo
reais lá para que você possa
ver como isso funciona. Então, vamos imaginar que você está
trabalhando em um design de logotipo, rascunho de postagem de blog
ou foto de produto. Você coloca a versão atual
no trabalho em andamento. Se você terminou
uma peça, faça o upload dela para os projetos finais. Qualquer coisa que inspire
você, uma captura de tela, uma paleta de cores ou uma imagem, coloque-a em Agora que
construímos a estrutura, vamos falar rapidamente sobre nomear arquivos para que eles não
o deixem louco mais tarde
6. Convenções de nomenclatura simples: Agora, os nomes dos arquivos não
precisam ser complicados. Eles só precisam fazer sentido no
próximo mês, quando você se
converter para eles. Então, algumas dicas rápidas
a serem lembradas. Mantenha o nome curto e claro. Inclua o nome do projeto. Se for um rascunho, adicione algo
como rascunho um ou V. Para imagens, adicione um
número, nome do produto 01. Então, em vez disso,
você usaria isso. E, por favor, não se
preocupe em fazer isso perfeitamente. Bom o suficiente é bom o suficiente, e desde que faça sentido para você, isso é tudo
que importa, certo? Então, a seguir, analisaremos pequenos hábitos para ajudar a manter
sua viagem organizada.
7. Mantendo a organização no seu drive: Agora que você configurou o
Creative File Hub, vamos falar sobre como
mantê-lo organizado. Agora, a boa notícia é que você
não precisa agendar uma
sessão mensal de organização ou passar horas
reorganizando Na verdade, os melhores sistemas
geralmente são os mais simples. Então, aqui estão três hábitos que ajudarão você a
manter seu carro organizado sem que pareça mais uma tarefa na sua lista
de tarefas. Dica um. Faça uma limpeza de cinco minutos
uma ou duas vezes por semana. Então, algumas vezes por semana, passe apenas 5 minutos
examinando seus arquivos recentes e movendo tudo o que
acabou no lugar errado. Talvez você tenha
baixado alguns PDFs, salvado algumas capturas de tela
ou criado um novo documento e o tenha deixado em
seu disco principal E não se preocupe em
tornar tudo perfeito. Pergunte a si mesmo: esse arquivo pertence a
algum lugar mais específico? A resposta é sim, então mova-a. E se você ainda tiver um
pouco de tempo, dê uma olhada na pasta
Classifique-me e comece a mover os arquivos para as novas pastas que
você criou. Agora, você não precisa
passar horas fazendo isso, apenas 5 minutos e depois pare. Se você passar muito
tempo fazendo
isso, vai começar a
parecer uma tarefa árdua, e então você não vai
querer continuar com isso Mas, ao
se limitar a 5 minutos, você se sentirá um pouco
mais produtivo e motivado a fazer
isso novamente a cada semana Essas pequenas arrumações são
muito mais fáceis do que deixar tudo por seis
meses e depois
tentar organizar centenas
de arquivos de uma só vez Número dois, salve os novos arquivos no lugar certo imediatamente Agora, isso parece óbvio, mas provavelmente é o hábito que faz a
maior diferença. Sempre que você criar
um novo documento, carregar uma foto ou
salvar um arquivo de projeto, tente colocá-lo na
pasta correta imediatamente Leva apenas
alguns segundos extras e significa que você não
precisa procurá-lo mais tarde. Pense nisso como colocar
algo de volta no armário depois de usá-lo, em
vez de deixá-lo no balcão
da cozinha Quanto mais você faz isso, mais natural se torna. E por fim, dica número três crie novas pastas de projetos
somente quando precisar delas. Um erro que as pessoas costumam cometer é criar muitas e
muitas pastas, por precaução. Mas em pouco tempo,
eles têm dezenas de pastas
vazias e não têm
certeza de onde
alguma coisa pertence. Em vez disso, mantenha as coisas simples. Crie uma nova pasta somente quando estiver realmente
iniciando um projeto ou quando realmente precisar de um novo
lugar para armazenar Seu sistema deve crescer
naturalmente junto com seu trabalho. Lembre-se de que sua estrutura de pastas
existe para apoiá-lo. Você não precisa criar o sistema
perfeito desde o primeiro dia. Se você conseguir seguir
esses três hábitos, faça uma rápida limpeza semanal, salvando os arquivos no
lugar certo imediatamente criar pastas somente
quando precisar delas, você descobrirá que
seu disco permanece organizado com muito
pouco esforço. E esse é realmente o objetivo aqui, um sistema simples que seja
fácil de manter e ajude você a encontrar o que
precisa, quando precisar. Eu sei que continuo dizendo isso, mas realmente não
precisa ser perfeito.
8. Bônus de dicas úteis do Google Drive: Agora, antes de
concluirmos, quero compartilhar algumas dicas extras do Google Drive que podem ser
muito úteis, especialmente se você trabalha
com muitos arquivos, imagens ou diferentes tipos
de projetos criativos Agora, eles são
totalmente opcionais, mas podem tornar
sua unidade um pouco mais agradável e
fácil de trabalhar Então, número um,
codifique suas pastas por cores. Isso é muito simples, mas torna seu drive
instantaneamente mais visual, que é ótimo se você é
um pensador criativo Para adicionar cor,
clique com o botão direito do mouse em uma pasta, vá para organizar e escolha
a cor que desejar. Você pode codificar
por cores por tipo de trabalho,
prioridade, humor, o que
funciona para Por exemplo, a inspiração pode ser amarela, trabalho em andamento, azul, projetos finais verdes
e trabalho do cliente roxo. Isso só ajuda as coisas a
se destacarem um pouco mais. Dica número dois: crie atalhos se um arquivo
pertencer a dois lugares Agora, isso é brilhante porque alguns arquivos realmente se encaixam
em mais de uma categoria, como uma imagem final que também
pertence ao seu portfólio Então, em vez de duplicá-lo, você pode criar um atalho, basta clicar com o botão direito do mouse no arquivo selecionar Adicionar atalho ao Drive Escolha a segunda
pasta
na
qual você deseja que ele apareça e pronto. Assim, você pode manter o arquivo real em um local e acessá-lo
de outro local
também, e sempre será a versão
atual mais atualizada. Dica número três: inicie suas pastas de trabalho
importantes. Então, se você tem
alguns projetos em
andamento e está entrando e saindo deles o tempo todo, você pode marcar essas
pastas com uma estrela para que elas
apareçam na seção
inicial, no lado esquerdo Para marcar uma pasta como favorita,
basta passar
o mouse sobre o ícone da pasta e clicar na estrela
no canto superior direito Ele dirá adicionar ao olhar
quando você passar o mouse sobre ele. Em seguida, para acessar essas pastas, clique na seção
marcada no lado esquerdo Isso economiza muitos cliques, especialmente quando você está
trabalhando rapidamente Dica número quatro: use recente quando estiver
pulando entre arquivos Essa pode ser uma das pequenas coisas mais úteis
que você usará. Se você estiver trabalhando
em vários rascunhos ou alternando entre imagens, a seção recente
na barra lateral à esquerda mostra
os arquivos que você É perfeito para acesso rápido, especialmente durante dias
agitados e criativos. Dica número cinco: use o painel de navegação para
mover arquivos com mais facilidade. Agora, essa é uma das minhas
pequenas dicas favoritas do Google Drive. No lado esquerdo, você verá o painel de
navegação da pasta. Portanto, em vez de
abrir e fechar pastas constantemente na tela principal, você pode expandir sua estrutura de
pastas no painel de navegação à esquerda e
detalhar as subpastas,
mantendo sua visualização atual visível
na tela principal Isso é particularmente
útil quando você está organizando arquivos, pois você pode simplesmente arrastar um arquivo
da tela principal e soltá-lo diretamente em uma pasta no painel de
navegação. É muito mais rápido do que
abrir uma pasta, mover um arquivo e voltar
a navegar Se você estiver classificando
muitos arquivos ao mesmo tempo, isso pode economizar
um pouco de tempo Minha dica final é pesquisar
por Untitled uma vez por mês. Esse é um hábito que eu recomendo a todos, inclusive a mim mesmo. Quando criamos uma nova planilha do Google
Doc ou o arquivo, é muito fácil começar e esquecer de dar um nome próprio a
ela. Algumas semanas depois,
você acaba com muitos arquivos chamados Documento sem título, planilha
sem título, intitulada
Apresentação e assim E como eles não
têm nomes significativos, eles podem ser facilmente
esquecidos. Uma vez por mês,
recomendo pesquisar por titled na barra de pesquisa do
Google Drive. Depois, passe alguns minutos revisando os
resultados e renomeando qualquer coisa importante ou
exclua os arquivos que você
não precisa É uma maneira rápida de
arrumar sua unidade e
garantir que arquivos úteis não
desapareçam em segundo plano
9. Considerações finais: E é isso. Você
criou um sistema de arquivos limpo e
simples no Google Drive que dá suporte a
você e ao seu trabalho criativo. Espero que você goste da
sensação de ter uma viagem que finalmente
faça sentido para você. Muito obrigado por se juntar a mim e mal posso esperar para ver seu hub de arquivos
criativo
na seção de projetos. Lembre-se de enviar
suas capturas de tela. E se você tiver alguma dúvida, deixe-a aqui, e
eu farei o meu melhor para ajudá-lo. Além disso, sinta-se à vontade para me
seguir aqui no Skillshare, e você
se manterá atualizado com minhas outras aulas do Google
Workspace que
gravarei Por fim, eu adoraria
se você
encontrasse tempo para deixar um
comentário sobre esta aula Meu objetivo principal é fazer com que
o Google Workspace pareça um pouco mais fácil de usar e de
uma forma que funcione para você Então, eu realmente agradeceria
seu feedback. Obrigado novamente e estou ansioso para ver seus
projetos. Tchau por enquanto.
Sharon Sheppard, Your Google Workspace Guide
