Fundamentos da Asana (gerenciamento de projetos)

1. Boas-vindas: Oi. Meu nome é Nikki Parsons Sou líder de marketing e autoproclamado fanático por Asana e hoje vou mostrar os fundamentos da A Asana é uma ferramenta incrível e muito popular para gerenciamento de projetos É fácil de usar, mas ao começar, todo mundo precisa de um pouco de ajuda apenas para entender como funciona e se acostumar com essa nova forma de organizar seu trabalho. Muitas vezes, quando as pessoas começam a usar a Asana, elas se envolvem nela e aprendem em qualquer lugar Mas ter uma pequena cartilha é útil para que você possa se familiarizar mais rapidamente e entender todo o potencial da ferramenta Asana não é apenas uma lista de verificação, e há muitos recursos incríveis que podem ajudar a tornar você e suas equipes mais produtivos e Eu usei o Sana extensivamente e não apenas pessoalmente, mas o implementei em várias empresas em que trabalhei, então sou um grande fã da ferramenta Nesta aula, abordaremos os conceitos básicos da Asana. Então, veremos a interface, como criar tarefas, como definir prazos, como organizar tudo nos projetos Asana Meu objetivo é que você termine este curso se sentindo muito confortável com a Asana para que possa sair e começar a usá-la imediatamente. Ou, se você já tem um pouco de experiência com a Asana, escolha algumas dicas e truques para compartilhar com seus colegas e realmente maximizar o uso da ferramenta Nesta aula, discutirei os recursos básicos da Sana, que significa que tudo o que falamos nesta aula é possível na versão gratuita da Asana Então eu espero que você se junte a mim. Vamos começar com os fundamentos do Sana. OK. 2. O que é a Asana e por que as equipes a usam: A Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho. Ele permite que as equipes mantenham todo o trabalho em um só lugar, facilitando a colaboração em projetos e a comunicação sobre o progresso O que esses sistemas de gerenciamento de trabalho fazem, seja asana, monday.com, Trello, a lista continua, é ajudar as empresas a reduzir o trabalho relacionado ao Quando você usa a Asana de forma eficaz em equipe, você gasta menos tempo com e-mails e menos tempo rastreando informações As empresas usam a Asana para dividir metas e ideias em tarefas práticas e se comunicar em um só lugar Isso traz melhor colaboração, menos trabalho e mais transparência sobre e mais transparência como os esforços individuais contribuíram para alcançar as metas gerais. Digamos que você já use várias ferramentas em sua empresa. Onde a Asana se encaixa? Você ainda vai querer usar seus aplicativos de documentos para criar, compartilhar e armazenar arquivos, por exemplo, um drive. Você ainda vai querer ter um aplicativo de mensagens para mensagens rápidas e anúncios Por exemplo, mStams, slack ou e-mail. SAA se encaixa perfeitamente como uma plataforma de gerenciamento de trabalho Trata-se de criar planos claros e medir o progresso em relação às metas. Você ainda precisa dos três e cada empresa combina esses três de uma maneira única. 3. Como as informações são organizadas: As informações são organizadas no Sana em um formato hierárquico. Na parte inferior, temos as subtarefas. As subtarefas dividem as tarefas em partes menores do trabalho e podem ser atribuídas a diferentes membros da equipe e receber prazos Em seguida, temos tarefas. As tarefas da Asana representam as ações individuais dentro de um projeto Novamente, eles devem ser atribuídos aos membros da equipe e receber datas de vencimento. marcos da Asana são iguais aos marcos de qualquer grande projeto. São pontos de verificação que identificam quando atividades, grupos de atividades ou uma tarefa particularmente importante foi concluída E todas essas subtarefas, tarefas e marcos estão dentro dos projetos Asana. Um projeto Asana consiste um grande esforço coordenado dentro de uma equipe Asana Eles estão trabalhando em uma iniciativa comum ao longo do tempo. Opcionalmente, você tem portfólios, que são coleções de projetos e permitem monitorar vários projetos em um só lugar Isso é particularmente útil para projeto ou gerentes em geral que talvez precisem apenas uma visão geral de alto nível de um grupo de projetos. Por último, mas não menos importante, tudo está conectado às metas da Asana esse é um dos verdadeiros destaques da Para mim, esse é um dos verdadeiros destaques da Asana, porque as pessoas podem ver como seu trabalho diário afeta o sucesso do departamento de alto nível e até mesmo as metas de alto nível da empresa Então, espero que essa hierarquia faça sentido para você, mas para adicionar um pouco mais de clareza, quero compartilhar alguns exemplos Digamos que você tenha uma meta de alto nível de garantir webinars atraentes e envolventes Você certamente terá alguns resultados ou KPIs importantes por trás desse objetivo, mas em um nível amplo, é isso que a equipe deseja alcançar este ano Como chefe da equipe de eventos, quero poder ver o progresso dos diferentes webinars que temos em Então, a equipe cria um portfólio de todos os projetos de webinar, então é fácil para mim ver como eles estão progredindo Um desses projetos é um próximo webinar chamado principais tendências de marketing digital Agora vamos começar a entrar em detalhes. Quais são os marcos, tarefas ou subtarefas necessárias para a equipe que prepara este webinar Bem, um de seus principais marcos será configurar a página de registro Esse é o principal marco pois significa que agora eles podem iniciar a fase de promoção, pois temos um link com o qual os participantes podem se inscrever Se não tivermos o link com o qual os participantes possam se inscrever, literalmente não poderemos avançar para a próxima etapa É por isso que precisamos ter isso como uma tarefa fundamental. É por isso que definimos isso como um marco. Obviamente, essa página de registro precisa de outras coisas para estar pronta. Precisa da confirmação dos alto-falantes. Ele precisa de uma cópia para incentivar as inscrições e, claro, de alguns gráficos atraentes Para ter esses gráficos, nosso designer precisa criar um banner do Zoom e nosso líder de marca precisa aprová-lo Vejamos outro exemplo, desta vez vindo de um ângulo diferente. Um dos nossos principais projetos na equipe de marketing digital deste ano é a atualização do site corporativo O primeiro marco neste projeto será, na verdade , quando nossos desenvolvedores e designers web, os principais fornecedores do projeto, forem contratados Nossa equipe precisa estabelecer as bases para isso realizando tarefas menores, subtarefas, como elaborar um escopo de trabalho e pesquisar possíveis designers e desenvolvedores antes que eles possam realmente entrar em contato com fornecedores em potencial desenvolvedores antes que eles possam realmente entrar em contato Posteriormente, teremos muitas outras tarefas como analisar os fornecedores, revisar ofertas, colocar um pedido de compra no sistema ou envolver a aquisição Tudo isso até atingirmos nosso marco de ter os fornecedores confirmados Novamente, todas as subtarefas, tarefas e marcos fazem parte de uma iniciativa maior, atualização do nosso site corporativo, que é uma iniciativa grande o suficiente para ser seu próprio projeto Asana Agora, como somos uma grande empresa, temos muitos projetos relacionados ao gerenciamento da web e SEO, não apenas essa atualização contínua Portanto, para garantir uma visão geral de alto nível, temos um portfólio SAA de todos os projetos da web E, no final das contas, por que estamos fazendo essa atualização do site corporativo Para quais metas isso nos ajuda a trabalhar? Bem, nesse caso, a empresa está fazendo isso para alcançar um crescimento anual de pesquisas orgânicas de 30%. Portanto, a atualização da web está diretamente conectada ao suporte a essa meta Neste curso, vamos nos concentrar em tudo o que está incluído na versão gratuita do Sana As três áreas dessa pirâmide que abordaremos em detalhes são projetos, tarefas e subtarefas No entanto, acho importante entender essa hierarquia completa porque, à essa hierarquia completa porque medida que você aumenta o uso do Sana, fica mais fácil entender como tudo se 4. Como entender a interface: Embora a interface da Asana seja fácil de usar, é bom ter uma visão geral para que possamos falar o mesmo idioma ao falar sobre os diferentes recursos do Aa A primeira área que temos na interface está aqui à esquerda, na barra lateral. A partir daqui, podemos acessar nossa página inicial, nossas tarefas, nossa nova caixa de entrada, substituindo ou minimizando e-mails, esperançosamente, e projetos em nossa organização Na parte superior, temos nosso cabeçalho, que contém as ações e visualizações tarefa específica do projeto ou da visualização atual. Acima está a barra superior onde podemos pesquisar várias coisas. Tarefas, projetos, pessoas. Use o botão omni, falaremos sobre isso mais tarde, ou até mesmo entre para alterar nossas configurações Se clicarmos em uma tarefa, abriremos o painel direito. Temos a panela principal e a panela direita uma ao lado da outra. O centro da tela é o painel principal que mostra as tarefas, conversas, progresso do calendário ou arquivos Neste painel direito, vemos subtarefas, outros detalhes da tarefa, comentários, etc. Temos essas cinco áreas principais da interface sobre as quais falaremos neste curso a barra lateral, o cabeçalho, a barra superior, o painel principal e o painel direito. Não se preocupe se você não consegue se lembrar dos nomes no momento. Quando começarmos a criar projetos e tarefas, isso acontecerá naturalmente. 5. Como decidir entre um espaço de trabalho ou organização compartilhado: A primeira coisa a fazer ao configurar a Asana da sua equipe é decidir se você vai usar um espaço de trabalho compartilhado ou uma organização Quando você se inscreve pela primeira vez na Asana, você cria uma conta Mas uma conta é um espaço de trabalho pessoal gratuito para você por padrão, então somente você verá projetos e tarefas adicionados a partir daí Para poder interagir uns com os outros, compartilhar esses projetos e tarefas, você faz isso compartilhando seu espaço de trabalho ou criando uma organização Então, por que é importante a forma como configuramos nossa conta? Bem, diferentes recursos estão disponíveis dependendo do que você escolher, e também há preços a serem considerados. Se você vai compartilhar apenas alguns projetos, pode configurá-los em seu espaço de trabalho pessoal e usar uma conta gratuita Você também pode manter um espaço de trabalho só para você para projetos que talvez não compartilhe com ninguém Pode ser algo como tarefas domésticas ou apenas uma forma de gerenciar alguns projetos freelance nos quais você está trabalhando Se você quiser aproveitar ao máximo os recursos básicos do recursos básicos do Sana e realmente colaborar com outras pessoas, precisará estar em um espaço de trabalho Se você tem uma equipe pequena , convém configurar um espaço de trabalho e convidar sua equipe para se tornar membro desse espaço Isso significa que eles poderão ver todos os vários projetos, tarefas e conversas. É útil ao gerenciar uma conta, pois você simplesmente adiciona alguém ao espaço de trabalho e essa pessoa tem visibilidade, que você não precise adicioná-la projeto por projeto Um exemplo de por que você pode querer usar um espaço de trabalho. Porque se você estiver trabalhando em vários projetos de marketing para sua empresa, lançamento de um novo site, gerenciamento de mídias sociais ou em uma reformulação da marca, e quiser toda a equipe em um só lugar com visibilidade geral Se você estiver convidando convidados para trabalhos específicos em projetos, mas não quiser que eles vejam determinadas informações ou projetos, você sempre pode tê-los como membros de acesso limitado para manter o controle do espaço de trabalho Se você é uma empresa de médio a grande porte, certeza vai querer estar em uma organização. Um dos principais benefícios é que você pode configurar equipes dentro da SATA Em vez de conceder permissões individuais a projetos ou espaços de trabalho, você dá acesso a toda a equipe e as equipes podem ter seus próprios projetos, suas próprias conversas, suas próprias metas de departamento, claramente conectadas ao trabalho que estão fazendo Como isso funciona em termos de preços? Bem, espaços de trabalho de até dez membros por equipe são gratuitos e, depois, você terá que pagar para fazer o upgrade. As primeiras atualizações podem ser um pouco dolorosas se você for uma equipe pequena, porque você deixa de ter contas gratuitas para pagar uma taxa mensal por usuário, o que pode parecer um grande salto A boa notícia é que o limite da equipe é grande o suficiente para a maioria das pequenas empresas e freelancers Se você é particularmente sensível ao preço, você tem algum tempo para ver o valor que ele traz de antemão Na minha opinião, ter todos trabalhando mais em sincronia em direção à meta realmente compensa. Se você estiver em dúvida neste estágio sobre o que deseja fazer, espaço de trabalho ou organização, recomendo configurar um espaço de trabalho Posteriormente, você sempre pode fazer o upgrade para uma organização, e eu posso mostrar como fazer isso mais tarde. 6. Como configurar um espaço de trabalho e organização: Nesta lição, veremos como configurar um novo espaço de trabalho ou organização e a Asana Primeiro, clicamos no ícone do nosso perfil, esse pequeno ícone de círculo aqui na extremidade direita da barra superior. A partir daqui, vamos clicar para criar um novo espaço de trabalho Tudo o que precisamos fazer é dar um nome a ele e, opcionalmente, podemos adicionar alguns membros Então, vou chamar esse espaço de trabalho de teste para que possamos diferenciar Então, como eu disse, você pode adicionar membros agora ou mais tarde. Então, optaremos por fazer isso mais tarde, apenas por simplicidade. Então, agora ele criará um novo espaço de trabalho vazio. E, claro, vamos pular qualquer oferta ou que ele esteja tentando nos vender porque estamos usando a versão gratuita da Asana E agora estamos aqui em nosso novo espaço de trabalho, e se quisermos voltar para o outro espaço de trabalho Novamente, basta clicar no ícone do nosso perfil no canto superior direito da barra superior e alternar entre os outros espaços de trabalho que temos No momento, estamos no espaço de trabalho de teste. Quero voltar ao exemplo do ensino on-line, onde estávamos antes. Então, aqui está um exemplo de ensino online. Agora, por algum motivo, ele abre em uma nova guia para nós e estamos de volta exatamente onde estávamos. Se você quiser voltar exatamente para a mesma tela em que estamos, temos isso aberto. Isso provavelmente parece familiar. Estamos aqui de volta ao nosso espaço de trabalho original. Bem, e quanto às organizações? Então, como já temos um espaço de trabalho configurado, podemos simplesmente convertê-lo em uma organização Então, novamente, clicaremos no ícone do nosso perfil e, desta vez, acessaremos o Admin Console. Deixe-me voltar a esse espaço de trabalho vazio para mostrar como isso funciona Vou voltar novamente alternando para testar o espaço de trabalho. Então, agora, vou entrar no Admin Console desta vez. A partir daqui, entramos nas configurações e, em seguida, temos essa opção aqui. Converta-se em uma organização. Você precisa clicar e adicionar seu e-mail de trabalho à sua conta, e só então você pode realmente converter? Porque lembre-se de que uma organização precisa estar conectada a um domínio de e-mail personalizado. Depois de verificado, você está pronto para começar. Se você ainda não tem uma conta Asana, você pode criar uma conta Asana diretamente com o endereço de e-mail da sua empresa A Asana criará automaticamente uma organização para você se você for a primeira pessoa da sua empresa a se inscrever Se, por algum motivo, isso criar um espaço de trabalho para você, provavelmente significa que outra pessoa da sua empresa já usou a Asana no passado, então entre em contato com o suporte da Asana para pedir que eles convertam seu espaço de trabalho 7. Como adicionar um colega ao espaço de trabalho: Nesta lição, quero mostrar como adicionar novos colegas ao espaço de trabalho Eu adicionei uma pequena foto de perfil aqui nas configurações, mas ainda estamos aqui em nosso espaço de trabalho de teste. Você viu que poderíamos adicionar novos colegas diretamente no mesmo momento em que criamos nosso espaço de trabalho Mas também pode ser que você tenha um colega ingressado posteriormente no projeto Muitas vezes, você os convidará depois que tudo estiver configurado. Vamos fazer isso agora. Vou passar o mouse sobre o espaço de trabalho de teste da minha equipe e vou convidar colegas de Tudo o que você precisa fazer é adicionar o endereço de e-mail deles. Você precisa clicar em Enter no teclado ou clicar no texto destacado em azul que aparece, e aqui você vê agora que este e-mail foi oficialmente aceito. Você pode adicionar vários e-mails e adicionar vários membros. Se tivéssemos a configuração do projeto, você poderia especificar os projetos aos quais deseja adicioná-los. Mas agora temos um SSA bem vazio. Não temos nenhuma tarefa. Não temos nenhum projeto. Vamos convidar Andrew para o próprio espaço de trabalho. Vou seguir em frente e clicar em enviar Ok. Então, como Andrew procede a partir daqui? O que vai parecer para ele? Bem, se eu acessar seu e-mail, ele receberá algo parecido com isso, que isso, está convidando a se juntar ao nosso espaço de trabalho Ele tem que ir em frente e aceitar o convite. Então, ele realmente precisará criar uma conta Asana, se ainda não tiver uma, para poder ingressar no espaço de trabalho Digamos que Andrew continue com sua conta do Google para criar uma conta Asana Sim, ele quer criar uma conta Asana, ele concorda com tudo. Ignorando tudo isso. Ele vai entrar em nosso espaço de trabalho de teste. Esse é o que acabamos de criar. Ele não quer criar seu próprio espaço de trabalho pessoal. Quero dizer, ele pode. Ele pode criar seu próprio espaço de trabalho e depois também fazer parte do nosso. Mas acho que, pessoalmente , é mais fácil se ele simplesmente for direto para o nosso espaço de trabalho É um pouco confuso porque é chamado de espaço de trabalho de teste. Mas vamos pular todas as opções e, finalmente, ele entra. SC agora aqui na Asana, e esta é a casa de Andrew agora, boa tarde, Andrew Você pode ver que agora há vários membros desse espaço de trabalho Aqui temos Nikki e Andrew. Sempre que você abre uma conta***, ela sempre terá essas pequenas tarefas iniciais e coisas assim apenas para oferecer algo com que jogar Isso também é algo a ter em mente se você estiver convidando colegas que não estão tão familiarizados que verão uma tela como essa, e provavelmente é bom que eles simplesmente se livrem dessas tarefas de teste ao longo do caminho. Eles não são confusos 8. Primeiras impressões: página inicial, Minhas tarefas e caixa de entrada: Nesta palestra, examinaremos detalhadamente as três primeiras opções aqui na barra lateral, na página inicial, em minhas tarefas e em nossa Em primeiro lugar, como vou percorrer este curso, indo e voltando entre a visão que Andrew tem e a visão que eu tenho, vou adicionar a ele também uma foto de perfil e, desta vez, mostrarei como fazer isso. Estamos aqui nas configurações e só queremos continuar e fazer o upload. Foto para ele. Eu acho esse toque muito bom quando você tem uma equipe maior. Caso contrário, você está apenas vendo essas iniciais de todo mundo, e é um pouco impessoal Às vezes, também é confuso se as pessoas têm as mesmas iniciais, então é sempre bom com uma pequena foto Também vou me livrar de todas essas tarefas iniciais aqui, só para que não tenhamos toda essa confusão. Clique na coisa errada lá. essas coisas só nos distraem Basicamente, vamos remover todo esse widget. Ok. Então, aqui na página inicial, temos nossas tarefas, nossos projetos e as pessoas com quem colaboramos Há algumas opções diferentes aqui. Você pode ver, é claro, suas tarefas futuras, suas tarefas atrasadas e você está concluído Portanto, temos apenas as três tarefas de teste das quais nos livramos antes. Não temos nenhum projeto no momento. Você os vê aqui também se tivéssemos algum projeto. Gente, somos só eu, eu e Andrew agora neste espaço de trabalho. Como minhas tarefas? Novamente, não temos nenhuma tarefa para filtrar, mas elas serão automaticamente colocadas nessas quatro seções padrão. Então, recentemente atribuído, com vencimento hoje, com vencimento na próxima semana e vencimento mais tarde. Eu vou te mostrar mais tarde no curso, como fazer seções você mesmo. E se você quiser filtrar as tarefas depois de ter algumas tarefas aqui, é um pouco como no Excel, basta clicar No cabeçalho da coluna, em seguida, ele filtrará as coisas que você vê aqui. Você também tem a opção de agrupar tarefas com base na data elas foram criadas e por quem elas foram criadas, e você também pode classificá-las. Há muitas opções aqui e você pode personalizá-las da maneira que preferir. E então temos nossa caixa de entrada, e você percebe que havia um pequeno ponto amarelo ali que simplesmente desapareceu quando eu cliquei, e esse pequeno ponto está nos dizendo que temos mensagens em nossa caixa de entrada Asana Então, temos mensagens porque fomos convidados para essa equipe. Então, obviamente, estamos apenas nos avisando aqui estão alguns projetos nos quais você pode estar interessado em participar, e acho que não serão capazes de nos dar nada agora, porque não há nenhum projeto. Mas se eu voltar à minha visualização da Asana, também receberei uma mensagem na caixa de entrada Veja, novamente, eu tenho esse pequeno ponto amarelo aqui que vai desaparecer assim que eu clicar nele. E isso definitivamente vai me dizer que Andrew aceitou meu convite para participar. Isso é sempre o que acontece. Sempre que você convidar alguém para o seu espaço de trabalho, quando essa pessoa finalmente aceitar, você receberá a notificação que ela aceitou seu convite E você pode verificar o status das pessoas que você convidou para o seu espaço de trabalho acessando o painel do administrador A partir daqui, eles serão uma guia para membros. Aqui você vê que essa pessoa é membro e membro. Se ele tivesse recebido o convite, mas ainda não tivesse aceitado , diria algo como convite pendente. É exatamente o convite pendente. É assim que você pode acompanhar como eles realmente se juntaram ao seu espaço de trabalho Talvez você tenha perdido alguma coisa e esteja esperando que alguém realmente faça login e se junte à equipe Agora vou criar rapidamente um projeto e adicionar algumas tarefas a ele, então temos algumas coisas com as quais brincar nesta palestra Não se preocupe em como fazer isso agora. Entraremos em detalhes sobre isso mais tarde. Tudo bem Agora, se voltarmos para nossa casa, veremos algumas dessas tarefas começando a se acumular lá Então eu estou aqui em Mysana e vou para minha casa. E agora eu começo a ver algumas tarefas futuras, e eu posso ver que elas são parte desse projeto, desenvolvimento de novos produtos. Se eu entrar em minhas tarefas, vejo a lista completa e posso ver que elas estão aqui na seção atribuída recentemente. Se a data começasse a se aproximar, ela passaria automaticamente para a seção relevante de D hoje, com vencimento na próxima semana, para mais tarde. Se você criar uma tarefa a partir daqui na tela de tarefas M, ela será automaticamente privada para você. É por isso que eu disse isso agora como um projeto para que eu também pudesse atribuir algumas coisas a Andrew. Vamos entrar na Asana de Andrew e ver o que ele está vendo agora em sua casa e em minhas tarefas Então, vamos para a casa. Aqui, ele tem quatro tarefas a cumprir. Ele também os designou recentemente, e você vê que ele tem um pequeno ponto azul próximo a ele. Isso é único. Você não viu isso no meu perfil porque fui eu quem criou a tarefa. Já que, como isso é sobre Andrew, é apenas uma pequena notificação extra para ele de que alguém fez algo para ele. Talvez se ele acessasse sua Asana esta manhã, ele já tivesse dado uma olhada rápida no que estava lá, e depois voltasse à tarde e dissesse : Ah, há um pequeno ponto azul nessa Este foi, na verdade , atribuído recentemente. E, novamente, ele tem algumas notificações aqui em sua caixa de entrada porque tem outro ponto amarelo, então vamos ler E vemos aqui que ele enviava uma pequena notificação toda vez que eu criava uma tarefa para ele. Vamos continuar e limpar isso um pouco. Vamos continuar lendo essas notificações. Veja, quando eu passo o mouse sobre uma notificação, eu tenho essas três pequenas caixas extras aparecendo Em primeiro lugar, posso arquivar a notificação. Isso é basicamente marcá-lo como vermelho. Você vê também aqui, eu tenho duas opções. Eu tenho a atividade e o arquivo. No momento, não há nada no meu arquivo. Tudo está aqui na atividade. Mas digamos que eu li isso, entendi. Nikki me designou uma nova tarefa para lançar e coletar feedback. Eu tenho tempo de sobra. Eu tenho até agosto. Vou continuar e arquivar essa notificação. Isso o retira e o coloca aqui no arquivo. Se você arquivar algo por engano, basta entrar aqui e clicar literalmente no lado oposto. Movendo-o de volta para a caixa de entrada. Isso vai aparecer de volta aqui na sua caixa de entrada e você verá novamente a pequena notificação amarela Vamos arquivar alguns deles. Ok. O que mais podemos fazer? Podemos marcar uma tarefa Isso pode ser útil se você quiser voltar a ele mais tarde. Você também pode criar uma tarefa de acompanhamento ou deixá-la como não lida para poder voltar e examiná-la mais tarde Por exemplo, se eu quiser criar uma tarefa de acompanhamento, isso é muito útil porque, em vez de ter que entrar no projeto e, em seguida encontrar a tarefa e depois construí-la nas subtarefas, como você descobrirá como fazer mais tarde, podemos simplesmente ir diretamente, eu tenho que pedir e testar amostras Quero criar rapidamente uma tarefa de acompanhamento sobre isso, para que eu me lembre de começar a analisar isso duas semanas antes do prazo final. Mas, na maioria das vezes, você arquivará diretamente todas essas notificações Vamos fazer isso agora. Agora temos uma boa caixa de entrada limpa, zero. Novamente, se você precisar voltar, não se preocupe, basta voltar para o arquivo. Se você perceber que está recebendo muitas notificações, talvez de uma tarefa em particular, e não estiver muito interessado nela, verá que ela está obstruindo sua caixa de entrada Então você sempre pode deixar de seguir essa tarefa, e eu vou te mostrar como fazer isso em um vídeo futuro 9. Como adicionar rapidamente uma tarefa: Nesta palestra, mostrarei como é fácil criar uma tarefa básica Estou de volta aqui no meu espaço de trabalho de teste, e a maneira mais rápida de criar uma tarefa é ir até a barra superior e clicar nesse botão chamado botão omni Vou escolher Criar e, em seguida, vou escolher a tarefa. E agora você verá uma infinidade de opções e todos os tipos de coisas que você pode adicionar a essa tarefa para realmente dar a ela um ótimo contexto Mas, em sua forma mais simples, você só precisa dar um nome a uma tarefa e garantir que haja um proprietário designado. Bem rápido, vamos fazer isso agora. Vou atribuir uma tarefa a mim mesmo, demonstre como adicionar uma tarefa rapidamente. Por padrão, é atribuído a mim como proprietário, porque quando você cria uma tarefa dessa forma, é assim que ela funciona, e mostrarei na próxima aula, se você quiser reatribuir a propriedade ou simplesmente remover o proprietário, como fazer isso Não vou adicioná-lo a nenhum projeto. Não vou adicionar nenhuma descrição. Veremos isso mais tarde. Essa é realmente a maneira mais rápida de adicionar uma tarefa muito rápida e simples. Basta dar um nome e garantir que haja um proprietário, basicamente. Deveria ser por padrão, mas se não, se você estiver criando uma forma diferente, dê a ela um proprietário. Então, vou clicar em Criar tarefa. Está apenas confirmando para mim que está realizando essa tarefa. Você também pode ver isso aqui no meu próximo. Mas vamos dar uma olhada em minhas tarefas e ver como isso está acontecendo. Agora, aqui na seção atribuída recentemente, temos essa tarefa aqui, demonstrando como executar uma tarefa rapidamente. Se eu quiser dar uma olhada em todos os detalhes dessa tarefa, o que eu faço é clicar em algum lugar na linha da tarefa, não sobre o texto, porque é assim que eu editaria o texto e o nome da tarefa, mas, na verdade, basta clicar nela e clicar novamente, em algum lugar aqui nesta linha, e isso abrirá o painel direito. Por aqui, temos todas as informações sobre essa tarefa. Obviamente, temos o nome da tarefa que escrevemos antes. Temos a nós mesmos como cessionários, mas não temos uma Essa tarefa não faz parte de nenhum projeto. Não há descrição. Como resultado de não estar em nenhum projeto, essa tarefa é privada para nós. Nenhum de nossos colegas no espaço de trabalho o vê porque não é público e nem mesmo nenhum de nossos colegas que estão trabalhando em um projeto específico conosco pode vê-lo porque não está em nenhum projeto no momento Então, vamos dar uma olhada nas próximas palestras sobre todas as opções e como atribuir propriedade, datas de vencimento, etc. Vamos lá agora. 10. Como proprietários de tarefas de assinatura: A parte mais importante de usar a Asana de forma eficaz é garantir que haja uma propriedade adequada de cada tarefa e um prazo para que as tarefas sejam concluídas Se você quiser gerenciar adequadamente sua equipe, ver no que eles estão trabalhando, ter uma visão geral e precisa do que está acontecendo, então você precisa atribuir a propriedade e estabelecer prazos Vamos começar com a propriedade da tarefa. Você pode simplesmente adicionar um proprietário no momento em que adiciona rapidamente uma tarefa a partir do botão omni Vimos isso na última palestra em que fomos adicionados como proprietários padrão da tarefa Mas vamos criar outra tarefa e ver como isso funcionaria se quiséssemos atribuí-la a outra pessoa. Desta vez, digamos, finalize as notas da aula e, em vez disso, atribua essa tarefa a Andrew O que vou fazer é clicar no meu nome aqui no meu nome aqui na tarefa. Vou procurar Andrew. E o que você precisa fazer é clicar no nome deles para confirmar que eles são os novos proprietários da tarefa. Esse é um erro comum que vejo as pessoas cometendo ao simplesmente digitar o nome e clicar em outro lugar, por exemplo, se eu clicar aqui na descrição, e isso não significa alterar o proprietário. Eu ainda sou o dono. Na verdade, você precisa clicar em Andrew e agora você vê a pequena foto dele anexada e está confirmado que ele seria o dono dessa tarefa. A tarefa finalizou as notas da aula, que foram atribuídas a Andrew, e vamos continuar criando essa Se eu acessar o perfil de Andrew , vamos até minhas tarefas, e ele vê a nova tarefa chegando e finaliza as notas da aula Ok. Vamos voltar à minha Asana Vamos ver o projeto de exemplo. Eu havia organizado algumas palestras atrás. Mostrarei outra maneira de alterar o proprietário de uma tarefa. Analisamos como criar uma tarefa totalmente nova e atribuir proprietários. Mas e quanto às tarefas existentes? Como você mudaria o proprietário? Estou aqui em um dos meus projetos. Mostrarei como atribuir prazos na próxima aula, mas digamos que eu queira mudar o proprietário aqui Em vez disso, quero atribuir essa tarefa de necessidades do cliente a Andrew. O processo é exatamente o mesmo. Eu só clico no nome. Vou procurar Andrew. Você o vê sempre aparecendo como um dos meus colaboradores frequentes Vou me certificar de clicar no nome dele e agora essa tarefa foi atribuída a ele. A terceira maneira é, na verdade, entrar nos detalhes da tarefa. Vamos fazer isso para a competição de pesquisa. Se eu clicar aqui nos detalhes da tarefa, posso clicar novamente aqui e agora atribuí-la a Andrew. Outra coisa que você pode notar nessa visualização, que é muito útil, é o botão atribuído a várias pessoas. Isso é muito útil se você tiver duas pessoas que precisam realizar a mesma tarefa. Por exemplo, digamos que você tenha dois novos funcionários em sua empresa e ambos precisem concluir o processo de integração, que consiste em assistir a um treinamento Agora, quando configuramos nossas tarefas e, potencialmente, nossas subtarefas, queremos atribuir a esses dois novos funcionários a tarefa de concluir o processo de integração É possível simplesmente duplicar uma tarefa e abordaremos isso mais tarde Mas a duplicação por si só não é ideal porque você precisa entrar e mudar de proprietário novamente. Para evitar esse incômodo, é muito mais fácil simplesmente configurar uma tarefa e depois atribuí-la a várias pessoas Isso simplifica o processo para você. Então, vamos ver isso agora, como isso funcionaria com essa tarefa. Digamos que talvez eu e Andrew precisemos pesquisar a competição. Então, o que vou fazer é clicar no meu nome. Agora, vou clicar nesta opção atribuída a várias pessoas. Quero ir em frente e atribuir isso a Andrew e a mim. Agora vou tocar em uma placa. Você vê que essa nova tarefa apareceu aqui agora Eu criei essa tarefa a partir desse projeto, então ela é adicionada automaticamente a outra tarefa a esse projeto. Veja, você tem um concurso de pesquisa para Nikki e nós temos um concurso de pesquisa para Andrew Nós dois temos essa tarefa atribuída a nós. 11. Como definir datas de vencimento: Agora, vamos passar para as datas de vencimento. Definir uma data de vencimento pode ser apenas uma data específica no calendário. Vamos criar novamente uma nova tarefa a partir do botão Omni Essa tarefa pode ser o que estávamos dizendo antes, um processo completo de integração Vamos atribuir isso a Andrew. E até quando ele deveria concluir essa tarefa? Esse é um pequeno ícone de calendário aqui embaixo. Vamos dizer que ele precisa concluir isso até o final da semana. Agora vou clicar em Criar tarefa, e vamos ver como isso está acontecendo para ele. Novamente, ele tem sua nova tarefa, processo de integração completo, e ele vê que ela deve ser entregue na sexta-feira Se você quiser alterar a data de vencimento, digamos que sexta-feira não funcione para Andrew, basta clicar nessa data de vencimento e alterá-la. Digamos que ele queira fazer isso até o final da próxima semana, em vez desta semana. E isso atualizará automaticamente essa data de vencimento. Isso pode acontecer se você atrasar a conclusão de uma tarefa ou se suas prioridades mudarem. Talvez você mova uma tarefa para a lista de pendências ou trabalhe em outra tarefa mais urgente . Isso acontece. Agora, e se você tiver uma tarefa que precisa ser concluída em um horário específico? Talvez, por exemplo, você esteja criando um folheto e precise enviar o design para a impressora em um horário específico Você tem um prazo difícil para fazer esses folhetos para qualquer coisa que você precise. Como você definiria um prazo para o horário? Bem, novamente, basta clicar na data de vencimento da tarefa para abrir este pequeno calendário e você verá esse pequeno ícone de relógio aqui. Vamos clicar nele e digamos que o prazo seja 5h do final do dia útil na sexta-feira Não sei por que precisamos de um prazo tão difícil para o treinamento de integração, mas use sua imaginação E está salvo, basta clicar para sair dele. Agora é salvo no dia 8 de março às 5:00. À medida que essa tarefa se aproxima, ela mostrará isso aqui também na coluna, o que é muito bom quando você está tentando organizar seu dia, com o que você precisa começar? O que é mais urgente. Se eu clicar novamente na tarefa, tudo bem. Também veremos isso aqui. D em 8 de março às 5:00. Por fim, o que acontece se você tiver uma tarefa recorrente que acontece diariamente, semanalmente ou Por exemplo, talvez você tenha um relatório mensal que precise ser concluído até o último dia de cada mês. Bem, vamos dar esse exemplo e aquele, eu vou configurar para mim mesmo. Vamos voltar para Mana. Desta vez, acho que vou criar isso, na verdade, a partir das minhas tarefas, porque essa será privada para mim, então vou adicionar uma tarefa Eu vou continuar e dizer, crie um relatório mensal. Eu vou dizer que isso é devido no último dia de cada mês. Mas eu vou vir aqui depois de selecionar o próximo último dia do mês para fazer com que isso se repita. Dessa forma, depois de marcarmos a tarefa como concluída, ela será exibida automaticamente novamente com a data de vencimento no futuro no intervalo de tempo selecionado. Vamos ver como queremos que isso se repita. As opções que temos são semanais, mensais, anuais, também podemos ter uma personalizada Nesse caso, queremos que isso se repita mensalmente e no último dia do mês. É isso mesmo. Basta clicar fora disso, e isso agora está se repetindo. Depois de marcar que essa tarefa está concluída, ela aparecerá novamente dizendo que é para o último dia de março. Vamos marcar essa tarefa como concluída marcando aqui ou marcando aqui Você vê que automaticamente, isso preencheu uma nova tarefa, cria um relatório mensal com vencimento em 31 de março Ele registrou que eu tinha a outra tarefa concluída e duplicou automaticamente essa tarefa da minha tarefa anterior para defini-la na data que eu decidi Posso clicar aqui e, na verdade, isso me levará à antiga tarefa concluída, na qual tenho a configuração configurada. 12. Como adicionar uma descrição de tarefa: Por fim, agora falamos sobre propriedade da tarefa e os prazos. E aqui? Bem, esta é a caixa de descrição da tarefa. É apenas um campo aberto onde você pode digitar as notas que quiser sobre a tarefa. Ao clicar nesse campo, você verá todas essas opções de formatação aparecerem Eu realmente recomendo que você os use ao escrever um contexto para sua equipe sobre uma tarefa. Se você estiver usando marcadores ou colocando informações importantes em negrito, isso ajudará sua equipe a digerir o que precisa fazer, em vez apenas escrever um Muitas vezes também vejo pessoas escrevendo no espaço como se estivessem formulando um e-mail, mas você não precisa escrever um e-mail longo Você só precisa fornecer contexto suficiente sobre a tarefa, vincular os recursos que alguém pode precisar e ter clareza sobre o que eles precisam fazer e quando. Então, vamos contextualizar Andrew sobre esse treinamento de integração Vamos voltar à tarefa de treinamento de integração, e vou pesquisar essa tarefa desta vez para mostrar como isso funciona Se eu pesquisar integração aqui, isso me dará quaisquer tarefas, projetos ou até mesmo pessoas relevantes , se houver alguém com a palavra integração em seu Isso vai mostrá-los aqui. Vamos clicar no processo de integração. Isso nos levou ao perfil de Andrew. Ainda estamos em nosso espaço de trabalho, mas podemos ver o que está no prato de Andrew, o que é muito útil É aberta automaticamente essa tarefa do processo de integração, que deveria ser entregue em duas semanas no final do dia Vamos dar a Andrew um pouco de contexto sobre o que diabos é esse processo de integração ou talvez um melhor treinamento de integração Portanto, esse treinamento de integração levará cerca de 2 horas. Há três vídeos no treinamento. Por favor, reserve seu tempo adequadamente. Vamos mostrar a ele como você pode encontrar os vídeos aqui em um Drive. Vamos vincular isso para usar nossa boa formatação. Vamos enviá-lo para o Google por hoje. OK. E o que mais poderíamos dar a ele como pano de fundo? Três vídeos no treinamento, você pode encontrar os vídeos aqui e há um questionário, questionário Você precisa concluir. Pode ser um pouco complicado. Portanto, preste atenção especialmente ao vídeo 2. Aqui, vou destacar isso para que ele realmente veja isso e preste atenção. Acho que você entendeu a foto aqui. Basta dar à pessoa o máximo de contexto possível sobre a tarefa. A melhor prática é, na verdade, adicionar muitos detalhes às tarefas que você está criando. Isso realmente ajuda se você tiver uma situação, por exemplo, se você tiver um membro da equipe doente, porque é fácil para um gerente ou seus colegas uma olhada para ver se há algo urgente que eles deveriam reatribuir ou se as tarefas podem esperar até que a pessoa volte Da mesma forma, se você tiver uma equipe de designers e um designer estiver realmente sobrecarregado, poderá alternar facilmente a tarefa entre eles, para poder reatribuir essa tarefa a quem quiser Estou apenas atribuindo isso a mim apenas para ter um exemplo de como isso é rápido Isso realmente ajuda porque, se eles tiverem todas as informações básicas, o contexto sobre uma tarefa, você poderá facilmente equilibrar carga de trabalho de uma equipe o passar do dia ou da semana Mesmo que você ache que é provável que apenas uma pessoa conclua a tarefa, é útil adicionar um pouco de histórico no caso de situações como essa. Mesmo em outras situações, por exemplo, quando você precisa repetir uma tarefa e não consegue se lembrar de como fez porque foi há dois anos, há muito tempo, é muito útil poder pesquisar uma tarefa antiga e duplicar uma tarefa antiga se você tiver todo o contexto e os links para os recursos lá Então, eu realmente recomendo que você reserve um tempo para colocar alguns detalhes da tarefa na descrição da tarefa. Ao trabalhar em equipe, saiba que qualquer pessoa que tenha acesso ao projeto em que a tarefa se encontra pode vir aqui e atualizar a descrição. Embora eu tenha criado essa tarefa, Andrew pode vir aqui e mudar essa descrição. Ele pode editá-lo da mesma forma que eu. Portanto, esteja ciente disso e também da visibilidade de sua tarefa porque no momento essa tarefa está disponível para mim e Andrew visualizá-la, pois a atribuímos e recebemos a diferentes pessoas como proprietárias Mas não está em nenhum projeto. No momento, não está visível para a organização. Se fosse e tivéssemos outra pessoa no projeto, eles também poderiam ver essa tarefa e também poderiam entrar e atualizá-la. Portanto, você só precisa estar ciente de que às vezes as pessoas podem editar sua tarefa. Você sempre pode ver se havia mais coisas acontecendo com essa tarefa, quem fez o quê na tarefa. Então você tem um histórico se algo ficar confuso. OK. É diferente com os comentários abaixo porque somente você pode editar seus próprios comentários, enquanto a descrição, qualquer pessoa pode editar. Se eu escrevesse um comentário agora, como exemplo, clique em um comentário aqui e volte para AndrewSaa, entre em sua caixa de entrada Ele vê meu comentário, mas não consegue editá-lo. Ele só pode gostar e fazer algumas outras coisas. eu posso realmente entrar no meu comentário, editar meu comentário e mudar o que eu estava dizendo. 13. Como adicionar anexos e revisar o histórico de tarefas: É hora de analisar passo a passo todas as diferentes opções em uma atribuição de uma tarefa. Isso ajudará você a ter uma visão geral melhor do que você pode fazer com a tarefa, além de apenas atribuir um proprietário, fornecer um prazo e uma descrição da tarefa Depois, você pode pensar na melhor forma de configurar projetos, tarefas e subtarefas para sua equipe Compreender as opções que a Asana oferece economizará seu tempo e tornará seu espaço de trabalho mais organizado Estou aqui novamente no meu espaço de trabalho de teste e vou até minhas tarefas e abrirei aquela tarefa completa de treinamento de integração, na qual vejo todas as informações aqui no painel à direita Primeiramente, aqui no painel direito, temos o botão de marcar como concluído. É bastante autoexplicativo. Você já me viu usá-lo neste curso. Clicamos aqui quando a tarefa é concluída e podemos marcá-la aqui no painel direito ou aqui ao lado do nome da tarefa no painel principal. Se você acidentalmente marcar uma tarefa como concluída, não entre em pânico, pois você pode não apenas desmarcá-la, mas também pode pesquisar tarefas anteriores na barra superior No momento em que você fizer isso, se estiver concluindo sua tarefa no painel principal, você ainda terá essa pequena notificação de desfazer que poderá marcar rapidamente Vamos dar uma olhada nessas duas opções agora. Digamos que eu marque essa tarefa como concluída. Diz que você marcou que está concluído e, antes que desapareça, vou clicar em desfazer, isso devolveu para Vamos continuar e clicar em Marcar como concluído no painel direito. Ok. Você percebe que não uma pequena notificação indevida, mas não se preocupe se eu já tiver encerrado essa tarefa, que digamos que eu tenha Onde posso encontrar essa tarefa? Bem, obviamente posso desfiltrar para ver tudo o que está aqui na minha lista Você vê muitas outras tarefas aqui também, e eu poderia desmarcá-la a partir daí, e então ela aparecerá novamente. Mas digamos que eu coloque o filtro padrão de volta e não o veja. Posso pesquisar aqui na barra superior e pesquisar o treinamento completo de integração Eu vejo essa tarefa, aqui está completa. Vá em frente e clique nele e a tarefa será devolvida para nós. Tudo o que nele e a tarefa será devolvida para nós precisamos fazer é clicar aqui concluído para que a desmarcação em si seja concluída Aqui embaixo, veremos a história do que estamos fazendo. Então, podemos ver que agora eu marquei essa tarefa como concluída e, mais tarde, eu realmente a marquei como incompleta. Portanto, isso é muito útil se você perceber que talvez alguém tenha marcado algo como concluído por acidente ou não tenha entendido totalmente a descrição da tarefa, e talvez você esteja entrando e aprovando o trabalho dessa pessoa e, na verdade, precise verificar se ela não está concluída e pedir que ela faça um pouco mais do que consiste a tarefa Agora continuamos vendo as outras opções disponíveis para nós aqui no painel direito Em primeiro lugar, podemos simplesmente gostar de uma tarefa. Essa função é boa , mas é usada muito raramente. Como gerente, eu daria uma curtida se uma tarefa que eu estava seguindo fosse concluída, e eu via isso muitas vezes minha caixa de entrada AAA e eu poderia curtir a partir daí Mas, na maioria das vezes, eu usaria o recurso de agradecimento, que mostraremos em um vídeo posterior Você também pode gostar de uma tarefa, quase como um polegar para cima para uma mensagem, como a tarefa recebida, ou apenas se estiver empolgado com o fato de a tarefa específica finalmente estar sendo priorizada, porque talvez você veja que a data de entrega está sendo adiada e esteja realmente empolgado com isso Você pode gostar dessa tarefa e várias pessoas podem gostar da tarefa. Você também o vê aqui no pino principal. Essa notificação semelhante também aparecerá na caixa de entrada Asana de qualquer colaborador da tarefa Muito mais útil é que podemos adicionar anexos a uma tarefa Você pode adicionar um arquivo do seu computador a partir do Dropbox, do Google Drive e de outras plataformas similares de armazenamento de arquivos, muitas das quais têm integrações com Se eu quisesse fazer o upload deste documento do Word agora, você o veria sendo carregado E agora que o upload foi feito, se eu clicar aqui, posso excluí-lo se tiver sido, por exemplo, um acidente. Então, outra forma de anexar documentos. Se eu não quisesse vir aqui posso arrastar e soltar. Então, deixe-me abrir meu localizador aqui, e então eu vou arrastá-lo para cima, e você verá como agora eu tenho esse tipo de destaque da tarefa Além disso, se eu quisesse, poderia colocá-lo aqui na descrição, mas está no mesmo lugar nesta tarefa. Então, vamos deixar isso de lado. E, novamente, vemos o upload. Depois de adicionar um anexo, ele aparecerá novamente no feed de atividades aqui embaixo e eu posso ver quem fez o upload desse documento e quando o fez. Ok. Lembre-se de que esse feed de atividades é muito útil porque, se você não tiver certeza de quem criou uma tarefa ou o que está acontecendo com a tarefa, pode vir aqui e dizer: Ei, Andrew , você criou essa tarefa, o que está acontecendo com ela, mesmo que, neste caso , seja eu quem criou essa tarefa. Definitivamente, isso acontece muito comigo quando alguém cria uma tarefa, mas talvez não tenha definido uma data de vencimento ou não tenha escrito a descrição com clareza Muitas vezes eu olho em volta e vejo esse tipo de tarefa pouco clara e, em seguida, posso ir até a pessoa que a criou e perguntar do que se trata essa tarefa ou comentar do que se trata Agora, em termos de anexos, não há limites de anexos no Sauna, então você pode enviar quantos arquivos precisar e eles não expirarão Há apenas um limite de 100 megabytes por arquivo, qualquer arquivo enviado diretamente Obviamente, para contornar isso, basta usar um dos sistemas de armazenamento de arquivos, como o Dropbox, ou copiar e colar um link aqui na descrição da tarefa, se estiver hospedado em outro lugar 14. Como quebrar o trabalho com subtarefas: Em seguida, nos deparamos com subtarefas. Agora, muitas vezes uma tarefa é composta por várias etapas. Devemos adicionar essas etapas como subtarefas. Você pode clicar nesse botão aqui abaixo da descrição da tarefa, Adicionar subtarefa ou usar o atalho que está nos recomendando Na verdade, vou destacar apenas alguns atalhos neste curso, então esse é definitivamente útil para lembrar Então, vamos adicionar uma subtarefa aqui, e você verá que aparece pequena caixa de formatação muito semelhante à que estamos acostumados em nossas tarefas, na qual podemos escrever um nome de tarefa, definir uma data de vencimento e designar uma Vamos continuar e dizer a subtarefa um para essa subtarefa. Quero adicionar mais subtarefas adicionais. Claro, posso pressionar outra subtarefa de adição. Eu posso fazer a aba S, ou se eu estiver em uma das subtarefas Atualmente estou aqui com meu scroller. Eu posso simplesmente pressionar Enter no meu teclado, e isso exibirá outra subtarefa Agora eu tenho a subtarefa um e a subtarefa dois. Sempre que você quiser excluir uma subtarefa, é a mesma coisa. Na verdade, você precisa se certificar de que está aqui com o scroller e pressionar backspace até que ele Vamos fazer isso de novo agora e voltaremos a zero subtarefas Vamos dar um exemplo simples. Vamos sair dessa tarefa específica. Digamos que estamos organizando um workshop em equipe. Para poder sediar essa reunião com sucesso, essa é a principal tarefa de sediar a reunião. Vamos criar isso agora na tarefa, organizar a reunião da equipe. Precisamos realizar algumas tarefas administrativas menores, subtarefas Acabei de dar um nome a essa nova tarefa e deixe-me clicar nela para abrir o painel certo. Lembre-se de que ele é automaticamente atribuído a você como proprietário ou a mim como proprietário porque o criamos na seção Minhas tarefas. Vamos dar a isso uma data de vencimento de duas semanas a partir de agora. Lembre-se de que temos as mesmas opções de antes, acabamos de criar uma tarefa diferente. Vamos pensar no que precisamos fazer para organizar uma reunião de equipe com sucesso. Primeiro, precisamos ter uma ideia do que falar neste workshop, então precisaremos preparar uma pauta aproximada para a reunião. Pelo menos temos uma ideia do momento. Vamos clicar na guia S e preparar uma agenda aproximada. O que mais precisamos fazer? Bem, em seguida, precisamos agendar essa reunião. Talvez precisemos fazer para agendar isso seria verificar os calendários de todos e se há uma sala de reuniões gratuita Então, eu quero adicionar outra tarefa a isso. Se eu quiser adicionar outra subtarefa, posso clicar em Adicionar uma subtarefa ou pressionar Enter para continuar e criar uma segunda subtarefa Então, agora eu quero agendar essa reunião. OK. E o que mais eu poderia fazer? Talvez a última coisa seja que, se houver algum pré-trabalho antes deste workshop ou da própria reunião de equipe, queiramos preparar e enviar os materiais pré-lidos. Então, pressionarei Enter, prepararei e enviarei materiais pré-lidos. É importante observar que, para cada subtarefa, você também pode adicionar uma data de vencimento e um proprietário Muitas vezes, em nosso trabalho, temos a responsabilidade pela tarefa principal. Talvez seja minha responsabilidade garantir que a equipe tenha a chance de se conectar. Mas nem sempre somos responsáveis por todos os elementos envolvidos nessa tarefa. É por isso que também o dividimos em subtarefas , pois facilita a divisão das responsabilidades de quem está fazendo o quê, basicamente Então, digamos que, neste caso, eu queira preparar a agenda aproximada. Vou atribuir isso a mim mesmo. Talvez eu queira fazer isso até amanhã. Mas digamos que Andrew cuide desse tipo de trabalho administrativo de agendar a reunião e preparar os materiais pré-lidos Claro, eu tenho que dar a ele a agenda primeiro para que ele saiba quanto tempo precisa durar, etc., e que tipo de material poderia ser útil, mas talvez ele cuide disso para mim Então, aqui, clicarei nele e atribuirei as subtarefas a Andrew Eu posso colocar isso talvez já para quarta-feira. Outra coisa que você deve ter notado é que quando estou na tarefa ou passando o mouse sobre a tarefa, você tem um pequeno balão de fala aparecendo você tem um pequeno balão de fala aparecendo Agora, mesmo sendo o mesmo ícone, ele é realmente diferente do que está aqui nas tarefas. Aqui, você vê que isso mostra que há um comentário sobre a tarefa. Mas quando estou em uma visualização de tarefas, isso na verdade me permite ir um nível mais fundo na hierarquia Lembre-se de que, quando vimos a pirâmide em um de nossos vídeos anteriores, vimos que as subtarefas eram a camada inferior e as tarefas estavam uma camada logo acima dela Então isso é uma tarefa. E se eu quiser descer até o nível inferior da pirâmide, então temos as subtarefas Mas talvez eu precise dar a Andrew um pouco mais de contexto sobre a reunião. Bem, vou clicar aqui neste pequeno balão de fala que ele abre aqui no painel direito. Outra muito semelhante à nossa visualização de tarefas, visualização de uma subtarefa A única pista real que você tem aqui de que está um nível mais profundo são essas duas linhas aqui Você vê o anfitrião da reunião da equipe. É a tarefa. Mas, na verdade, minha subtarefa é agendar a reunião, que é atribuída a Andrew e deve ser realizada na quarta-feira É muito bom porque, semelhante a uma tarefa, posso adicionar muito contexto aqui, adicionar anexos, curtir, etc É fácil imaginar um projeto muito complexo se ramificando como uma árvore porque você tem um projeto com muitas tarefas, talvez uma tarefa, tem muitas subtarefas, e você pode até mesmo ir mais fundo e ter talvez as subtarefas mais importantes, ter outra subtarefa ter outra subtarefa Pode ficar um pouco complicado. Acho que é muito importante você fique por dentro da sua Asana, certifique-se de que sua equipe entenda como sua asana está configurada para que as coisas não fiquem escondidas em muitas camadas, porque muitas camadas não estão realmente beneficiando Felizmente, desde que você tenha atribuído adequadamente os proprietários e os prazos às subtarefas, elas são Você também tem a barra de pesquisa, para que possa localizar todas as tarefas ou subtarefas necessárias 15. Filtragem com tags: Vamos continuar falando sobre as outras opções que podemos adicionar à nossa tarefa em si. Até agora , analisamos a marca concluída, o botão, os anexos e as subtarefas e da Aliás, outra forma de adicionar subtarefas é clicando aqui neste botão adicional Veja, foi criada uma nova tarefa e eu vou voltar para o backspace só para me livrar dela O próximo passo é copiar o link da tarefa. E isso faz o que diz na lata. Ele copiará um link para essa tarefa específica da Asana. Isso torna muito fácil compartilhar uma tarefa específica com colegas de trabalho. E eu acho isso particularmente útil. Se eu estiver conversando com alguém no Slack e quiser vinculá-lo à minha tarefa para que ele possa continuar, talvez possamos continuar a discussão com base na tarefa específica da qual estou falando Em seguida, você pode ativar essa tarefa. No momento, lembre-se de que está aqui no painel certo, mas talvez queiramos tê-lo em tela cheia. Isso é particularmente útil quando você quer escrever uma descrição longa, e é um pouco trabalhoso vê-la do lado direito do painel, aqui mesmo Você vê que há muito menos espaço. Quando estou na exibição em tela cheia, você também pode alterná-la para apenas uma visualização de descrição e realmente tornar sua vida muito mais simples se quiser escrever muitos Vou fechar isso de volta. Ok. Em seguida, temos esses três pequenos pontos, que nos dão várias opções adicionais Primeiro, podemos adicionar essa tarefa a um projeto. Você também pode fazer isso logo acima da descrição da tarefa, adicionar aos projetos. Os projetos aparecem aqui à esquerda na barra lateral. No momento, temos apenas um projeto, desenvolvimento de novos produtos. Se eu clicar para adicionar ao projeto, ele prosseguirá e nos avisará diretamente porque esse é o único que ele poderia nos oferecer. Se tivéssemos muitos projetos diferentes, poderíamos começar a digitar e preenchê-los para Lembre-se de que você precisa clicar nele para que ele realmente selecione, e agora essa tarefa faz parte desse novo projeto de desenvolvimento de produto. Foi adicionado a uma seção sem título. Não se preocupe com isso. Falaremos sobre as seções em um vídeo posterior. Agora, para tornar isso um pouco mais fácil, vou abordar o projeto em si. Vamos ver essa tarefa já lá, porque lembre-se de que acabamos de adicioná-la lá. E nós o temos aqui no topo. Voltando às nossas opções adicionais, temos outros recursos úteis, como dependências, marco de Marcas e aprovação de Marcas Como esses são recursos pagos, vou ignorá-los neste curso básico. Em seguida, temos tags, que ajudam a fornecer contexto adicional e permitem agrupar tarefas semelhantes. Acho útil dizer que, quando você usa uma versão premium da Asana, acho que as tags não são muito úteis porque, em vez disso, podemos realizar tudo com campos personalizados Não faz sentido usar tags e campos personalizados. Ok. Então, as tags são realmente úteis quando você está na versão gratuita. Como esse é o nosso foco, vamos dar uma olhada neles agora. Um motivo pelo qual você pode querer usar tags é acompanhar o progresso do projeto. Quando você tem uma lista completa de tarefas em um projeto, como saber rapidamente quais tarefas alguém está trabalhando? Bem, você pode adicionar uma tarefa em andamento a determinadas tarefas. Isso tornaria mais fácil para um gerente de projeto analisar um projeto e ver no que você está trabalhando. Às vezes, apenas ver as datas de vencimento ou acessar o perfil individual de alguém não dá uma visão completa. Cliquei em Criar tag, digitei o nome da tag que quero criar e vou clicar em Criar Você também pode adicionar uma cor a essas etiquetas. Mostrarei em um vídeo posterior como isso é útil. Por enquanto, vou clicar em clicar e confirmar que essa é a tag que eu quero adicionar a essa tarefa. Agora, digamos que eu queira ver todas as tarefas desse projeto que estão em andamento. Aqui, não é muito intuitivo. Na verdade, você precisa clicar na tag que acabou de criar ou em uma que talvez tenha inserido em uma tarefa para que ela mostre todas as outras tarefas com essa tag. Se eu clicar nesta tarefa em andamento agora, obviamente, você verá que esta é a única tarefa que está em andamento no momento. Vamos adicionar mais algumas tags a essas outras tarefas neste novo projeto de desenvolvimento de produto, para que você tenha um pouco mais de compreensão visual de como esse imposto está funcionando. Digamos que determinar as necessidades do cliente também esteja em andamento. Vamos adicionar uma tag. Agora vemos que ela já está nos avisando com a tag em andamento que acabamos de criar, então eu posso clicar diretamente Digamos que talvez uma competição de pesquisa. Este está pendente. Vamos adicionar uma tag e esta está apenas pendente. Quero criar uma nova tag. Aqui, se eu clicar em pendente, devemos apenas ver esta competição de pesquisa. Ok. Perfeito. Se eu voltar ao meu projeto e determinar que as necessidades do cliente estão em andamento, agora vemos as duas tarefas que adicionei como em andamento. Também posso editar essa tag. Se eu quisesse renomear a tag, eu poderia fazer isso daqui, se eu quisesse mudar a cor que eu associei ou definir a cor Nesse caso, eu poderia fazer isso daqui. Não preciso entrar em cada tarefa para alterar o nome da tag. Outra coisa importante a ser observada com relação aos impostos é uma tarefa pode ter várias etiquetas associadas. Então, se eu clicar novamente aqui, agora, eu só tenho a tag de em andamento, mas talvez eu também tenha uma tag para todas as tarefas relacionadas à reunião. Não sei se isso poderia ser útil. Eu só queria ter certeza de que não vou esquecer nenhuma reunião futura, então eu também poderia ter essa outra etiqueta Então, isso pode ser útil. Acho que, especialmente para mim, as mais úteis são quando estou tentando agrupar todos os tipos de impostos, como se eu tivesse muitos impostos relacionados ao design, mas também quero ter a prioridade. Tag também. O importante aqui é que todos em seu espaço de trabalho possam adicionar tags, o que , novamente, pode ficar um pouco confuso É bom ter um sistema de quais tags você tem e quando elas devem ser usadas. 16. Tarefas de acompanhamento e duplicação: seguir, aqui nas opções adicionais, está a tarefa de criar uma tarefa de acompanhamento. Isso é ótimo se uma de suas tarefas for algo como uma ligação ou entrar em contato com alguém para fazer algo e você precisar uma tarefa de acompanhamento apenas para lembrá-lo de algo, ou talvez apenas para garantir que você comece com bastante tempo antes do prazo. Basta clicar em criar acompanhamento e ela preenche automaticamente essa tarefa de acompanhamento e, dentro dos apóstrofos, o nome da A tarefa original é organizar a reunião da equipe, e essa tarefa de acompanhamento é acompanhar o anfitrião da reunião da equipe. Talvez você queira fazer isso em sua vida pessoal , só para você. Ele adiciona um link para a tarefa original na descrição da tarefa de acompanhamento, o que facilita o retorno à tarefa completa. Eu vou sair dessa. Não vou salvar isso e voltar para as opções adicionais. A próxima opção útil é converter dois. Vou ver isso no próximo vídeo. Por enquanto, temos tarefas duplicadas. Acho isso mais útil quando concluo uma tarefa e , alguns meses depois, tenho uma tarefa idêntica para fazer. Vamos dar nosso exemplo de integração. Vamos descobrir aquela tarefa em que adicionamos uma descrição bem grande. A primeira vez que configuramos essa tarefa, foi um pequeno processo de aprendizado. Tivemos que escrever um pequeno texto. Tivemos que criar um link para os vídeos. Talvez daqui a um mês, teremos outra pessoa nova a bordo. Em vez de precisar escrever tudo isso de novo fazer o upload do anexo e fornecer o link, podemos simplesmente duplicar a tarefa antiga Dessa forma, você tem toda a inteligência do que fez da última vez e não precisa se lembrar disso de cabeça para baixo. Isso apenas acelera o fluxo de trabalho. Então, se eu quiser duplicar essa tarefa, venho aqui, clico em Duplicar tarefa, e é bem semelhante a esse acompanhamento da estrutura de tarefas, porque diz duplicado de e, aqui, diz a E então você escolhe quais coisas deseja copiar. No nosso caso, queremos copiar a descrição, mas talvez não queiramos copiar o destinatário porque você vai atribuí-la a outra Você pode até mesmo copiar as subtarefas, as tags e a tarefa principal se for uma subtarefa que você está Isso torna a vida muito fácil. Em seguida, nessas opções, você também pode imprimir uma tarefa. Muitas pessoas gostam de ter uma lista de verificação física no escritório, então você sempre pode imprimi-la facilmente em sua mesa no escritório e tornar essa tarefa visível para todos em seu espaço de trabalho ou organização Dessa forma, mesmo que essas pessoas não estejam em seu projeto, elas terão visibilidade da tarefa se estiverem no espaço de trabalho Pessoalmente, raramente uso esse recurso porque as pessoas que precisam visibilidade quase sempre estão no projeto ou na equipe relevante. E, por fim, é claro, você pode excluir a tarefa. Você pode excluir a tarefa dessa opção ou lembrar que, se for para o painel principal, basta retroceder Vou excluir isso e demonstrar como adicionar rapidamente uma tarefa. E essa tarefa acabou, assim como você exclui uma subtarefa É da mesma forma. Além disso, se você entrar em uma subtarefa, vamos até o anfitrião, a reunião da equipe e, em seguida, aqui na agenda aproximada, eu poderia, é claro, retroceder para excluí-la Mas eu também poderia, se você se lembra, me aprofundar na hierarquia, clicar nesse pequeno balão de fala e terei as mesmas opções Aqui também posso remover isso como uma subtarefa ou excluir a tarefa, que é o que eu realmente queria mostrar a vocês 17. Converter uma tarefa em uma subtarefa: Por fim, a partir dessas três opções, você tem essa opção de conversão em subtarefa Vamos dar um exemplo para explicar por que isso é útil. Digamos que temos uma pesquisa de satisfação que enviamos após cada reunião importante da equipe. Talvez façamos isso primeiro como uma tarefa. Envie uma pesquisa de satisfação. Então percebemos, na verdade, que seria melhor colocar como subtarefa dentro desse anfitrião a tarefa de reunião de equipe Queremos ir em frente e converter isso. Vamos entrar na tarefa, apertar os três pontos e converter em subtarefa A partir daqui, agora precisamos dizer a qual tarefa queremos conectá-la. Obviamente, podemos ver isso aqui. Também podemos começar a digitar, organizar a reunião da equipe. E clicando nisso. Agora temos esse painel direito mostrando que na verdade somos uma subtarefa, não mais uma tarefa, porque temos um nível acima como anfitrião da reunião de equipe Se entrarmos nisso, podemos ver que ele foi adicionado aqui na parte inferior das subtarefas Mas, à medida que você move as coisas, você pode notar que as coisas mudam ou aparecem em uma ordem ligeiramente diferente. Eu vou te mostrar em um segundo a queda do dragão, que realmente vai te ajudar a ver as coisas como você gosta. Mas vamos fazer o inverso do que eu fiz convertendo essa tarefa em uma subtarefa por enquanto Porque digamos que você tenha uma subtarefa que você diz, na verdade, você sabe, isso é grande o suficiente para que eu queira colocá-la um nível acima na hierarquia Eu quero fazer disso sua própria tarefa. Vamos clicar em uma dessas subtarefas. Ok, talvez agende a reunião. Quem sabe? Essa é realmente complicada? Novamente, clicamos nos três pontos. Desta vez, nós o removemos como uma subtarefa. Ao removê-lo como uma subtarefa, você pode ver que essas duas linhas desapareceram Agendar a reunião agora é uma tarefa por si só. Não é mais uma subtarefa. Voltando a reordenar as coisas, vou entrar em um dos projetos Acho que vai ser mais fácil mostrar como as coisas se movem. Se você quiser arrastar e soltar certas coisas, você pode ver quando estou passando o mouse sobre elas, esses seis pequenos pensamentos aparecem Então, se eu for em frente e realmente me certificar de que eles estão aparecendo, vou clicar e segurar, e agora posso arrastá-los para onde quiser neste projeto. Você vê que essa linha em negrito está aparecendo. Isso é fundamental porque se eu não visse isso, por exemplo, aqui, eu não vejo e eu apenas tento liberar, não vai a lugar nenhum, essa tarefa. Mas, em vez disso, se eu segurar, arrasto para baixo e digo: Sim, quero colocar essa tarefa entre a competição de pesquisa e o desenvolvimento do conceito e design do produto, posso simplesmente lançá-la e agora ela é transferida. Da mesma forma, dentro das tarefas, você pode fazer isso com subtarefas. Por exemplo, se eu quisesse, por algum motivo, preparar e enviar materiais pré-lidos para acontecer primeiro, eu poderia ir em frente e passar o mouse sobre Você vê esses seis pontos. Clique aqui, arraste e solte. Lembre-se de esperar que essa linha em negrito apareça e depois solte Outra coisa que você pode fazer para mover tarefas de subtarefa para tarefa ou de nível de tarefa para subtarefa é usar essa gota de dragão Por exemplo, se eu quisesse preparar e enviar materiais pré-lidos que acabamos de transferir, em vez de ser uma tarefa por si só, você tem, é claro, a opção de entrar na tarefa para removê-la como uma subtarefa Mas outra coisa que você pode fazer se eu voltar ao nível da tarefa é passar o mouse sobre os seis pontos Clique, arraste e solte-o aqui no painel principal. Novamente, você vê essa linha em negrito e eu vou colocá-la aqui, e agora é uma tarefa por si só. Veja isso aparecendo aqui. Não é mais uma subtarefa do anfitrião da reunião de equipe O inverso também é verdadeiro. Você precisa ter certeza de que tem painel certo aberto para a tarefa da qual deseja que essa nova tarefa seja uma subtarefa Por exemplo, se eu encontrar um fabricante, como tarefa, e quiser transferir amostras de pedido e teste para ser uma subtarefa, encontre um fabricante Preciso me certificar de que a localização um fabricante esteja aberta aqui à direita antes de fazer qualquer coisa. Então eu tenho que clicar em arrastar e colocá-lo aqui nesta seção de subtarefas Mais uma vez, você verá essa linha em negrito aparecendo Você sabe que está aqui porque você está aqui nas subtarefas É um pouco mais difícil quando você não tem uma subtarefa aparecendo, mas você sabe que ela está aqui. Largue isso aí. Agora você tem amostras de pedido e teste como uma subtarefa. Não funciona de outra forma, se você está imaginando, estou aqui para encontrar um fabricante simplesmente arrasto e solto algo sobre isso, nada acontece Você precisa ter certeza de que a tarefa que deseja abrir como tarefa principal e, em seguida, arrastar a outra tarefa que deseja que seja uma subtarefa para ela 18. Como adicionar comentários e colaboradores às tarefas: Algo que abordamos brevemente é comentar sobre tarefas com colaboradores Os comentários são muito úteis quando se trabalha com a equipe para informá-la sobre o status mais recente de uma tarefa ou obter feedback. Neste novo projeto de desenvolvimento de produto, digamos que uma de nossas tarefas seja comprar um novo domínio de site. E quero receber feedback de Andrew sobre o domínio que estou planejando comprar. Então, é claro, eu poderia escrever algumas informações na descrição, mas, na verdade , não quero conversar com ele, mas pedir seu feedback. Então, talvez a diferença aqui entre comentar e conversar seja que, se eu precisasse de feedback imediato , o Slack é definitivamente a ferramenta que você deseja para obter feedback rápido e imediato Se eu quiser pedir um feedback a ele , mas estiver disposto a esperar até um dia, como um e-mail , deixarei um comentário para ele aqui na Asana Então, pensando em comprar google.com. Alguma opinião No momento, esse comentário antes de eu comentar não vai para ninguém. No momento, Andrew não está listado como colaborador dessa tarefa, então ele não a receberá em sua caixa de entrada da Asana Se eu quiser enviar um ping direto para Andrew, especificamente, é semelhante a qualquer aplicativo de mensagens Você terá um aplicativo e começará a digitar o nome da pessoa e depois clicar no nome dela. Agora, isso enviará um alerta basicamente para Andrew, uma pequena mensagem na caixa de entrada para Andrew informando que eu pedi seu feedback Vamos comentar isso Agora vamos falar com Andrew Sana Agora estamos aqui em Andrew Sana, e temos uma notificação Vemos que existe essa tarefa, comprar o domínio do site criado por Nikki há 1 minuto, e ela está me perguntando, Andrew, que ela está pensando em comprar google.com Eu vou dizer que soa bem para mim. E comente. Dessa forma, você pode ter uma boa conversa, obter muitos comentários. Às vezes, isso é tão difícil que você realmente precisa começar a fixar certos comentários no topo, porque talvez esse seja um comentário particularmente importante ou você queira ter certeza de que todos o leiam, ou talvez você já tenha encontrado uma solução para essa discussão, então você queira apenas fixar a resolução para que as pessoas não percam tempo discutindo algo você já resolveu. E para seus próprios comentários, você pode editar ou excluir seu comentário. Lembre-se de que estou aqui no perfil de Andrew, então não posso excluir ou editar o comentário da Nikki, só posso editar ou excluir o meu Um pouco mais sobre colaboradores de tarefas, porque agora você vê que Andrew é oficialmente colaborador dessa tarefa porque ele foi incluído no tópico da conversa aqui nesta Se você quiser adicionar outras pessoas como colaboradores, basta clicar aqui e semelhante ao que fizemos quando marcamos Andrew, você pode simplesmente digitar o nome delas e adicioná-las aqui também Adicionar alguém como colaborador em uma tarefa da Asana é semelhante a ver alguém em um tópico de e-mail Eles podem ler o e-mail passivamente ou a tarefa da Asana passivamente, mas não há nada que exija imediatamente que exija Dessa forma, se eles não estiverem diretamente envolvidos em nenhuma das subtarefas, eles ainda serão notificados sobre quaisquer alterações nessa tarefa na caixa de entrada da Asana Arquivaremos essa notificação agora que Andrew respondeu. Ok. Por exemplo, se você tem um colega que não está no projeto, mas é útil que ele saiba o que está acontecendo nas principais tarefas ou marcos, basta adicioná-lo como colaborador nessas duas nessas Dessa forma, eles serão notificados sobre qualquer atualização na tarefa. Lembre-se de que, se você quiser que alguém faça uma ação, não envie apenas um comentário sobre essa ação que você deseja que ela faça. Na verdade, defina um *** em uma tarefa. Você ainda pode comentar solicitando essa ação específica, mas certifique-se de criar uma tarefa. Você pode até mesmo vincular essa tarefa no comentário ou vice-versa, vincular a esse comentário na descrição da tarefa que você criou agora. Agora, por outro lado, se você é colaborador de uma tarefa com a qual não se importa muito, pode ir ao mesmo lugar que adiciona um Se eu voltar ao meu perfil Asana, o mesmo lugar em que você adiciona um colaborador, você pode passar o mouse sobre ele e ver esse pequeno x aparecendo sobre Lembre-se de que a vantagem é adicionar mais pessoas e o X é remover pessoas como colaboradores E isso é muito útil porque você não recebe spam com notificações AAA na caixa de entrada de coisas que não são relevantes para você, e talvez isso esteja apenas Então, eu poderia fazer isso, por exemplo, se eu configurar uma tarefa para um colega de equipe, vamos abordar uma dessas tarefas que eu criei para Andrew Quero que Andrew crie isso, mas na verdade não preciso supervisionar isso Estou confiando que é bom. Não preciso receber atualizações constantes. Vou até meu pequeno perfil, e eu vou. Agora não sou mais colaborador dessa tarefa, que espero que me poupe um pouco do poder mental do cérebro 19. É uma subtarefa, tarefa ou projeto?: Até agora, abordamos principalmente tarefas e subtarefas neste curso Antes de prosseguirmos com os projetos, quero fazer uma pausa rápida e apenas lembrá-lo de quando usar o quê? Deveria ser um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa A resposta realmente depende do que você está tentando alcançar, de como deseja ver as informações e de qual hierarquia elas devem estar Você deve criar um projeto quando tiver um grande esforço coordenado com um grupo de partes interessadas trabalhando em uma iniciativa comum ao longo do tempo. Por exemplo, se você estiver planejando um evento, lançando uma campanha ou desenvolvendo um novo produto. Você deve criar uma tarefa quando tiver uma ação ou resultado específico que precise ser concluído Lembre-se de que as tarefas são ações individuais dentro de um projeto e devem ser atribuídas aos membros da equipe prazos e acompanhamento do progresso, como escrever uma postagem no blog ou organizar uma sessão de treinamento. Se sua tarefa não se encaixa em um de seus projetos, tudo bem. Uma tarefa também pode estar flutuando como uma tarefa. Nem sempre precisa fazer parte de um projeto. Agora, as subtarefas são para aquelas etapas acionáveis menores dentro de uma tarefa maior Eles dividem as tarefas em pequenos pedaços de trabalho e, como você sabe, também podem ser atribuídos a diferentes membros da equipe, como criar o primeiro rascunho de uma publicação em bloco ou aprovar a publicação em bloco Vamos recapitular isso com um exemplo, um pequeno exemplo de questionário Portanto, tenho três tópicos à esquerda, um calendário editorial para publicar uma postagem semanal no blog e reunir citações de clientes para incluir na postagem do blog. Qual deve ser uma subtarefa, tarefa ou projeto? Pense rápido. Sim, então o calendário editorial deve ser um projeto, a postagem semanal no blog é uma tarefa e a coleta de cotações de clientes é uma subtarefa Vamos passar agora para os projetos. 20. Como criar um projeto: Ter projetos na Asana permite que você organize todas as tarefas de um objetivo específico em uma visualização compartilhada, seja como uma lista, um quadro, um calendário, etc Uma das maneiras mais fáceis de criar um novo projeto é adivinhar o botão omni Vamos lá agora e criar um novo projeto. Isso o levará a uma tela na qual você pode começar um projeto do zero, usar um modelo ou importar de outra ferramenta como o Excel. Vamos começar nosso projeto do zero. Vou clicar em um projeto em branco. Precisaremos inserir o nome do projeto, escolher nosso layout e definir o nível de visibilidade que queremos para esse projeto, seja ele um projeto público, visível para todos no espaço de trabalho ou privado somente para nós Obviamente, estamos usando a Asana para colaborar. Nesse caso, queremos que ela seja compartilhada com a equipe, visível para todos no Nós vamos escolher essa opção. Vamos dar um nome a esse projeto. O que esse projeto poderia ser sobre uma nova campanha de marketing, algo em torno de uma nova campanha de marketing. E vamos manter a visualização padrão como uma lista porque é isso que temos visto até agora neste curso, então ela permanecerá familiar para nós. Então, vamos continuar e clicar em Criar projeto. Agora temos nosso projeto em branco, e eu quero ver algumas das opções que vemos aqui no cabeçalho. Primeiro, podemos acessar essa pequena seta para baixo aqui ao lado do nome do projeto e, a partir daqui, podemos editar algumas das informações básicas do projeto. Porém, também podemos fazer mais com a visão geral, sobre a qual falarei mais tarde. Podemos criar um esquema de cores para este projeto. Então, talvez queiramos ver esse projeto em azul, por exemplo. E isso mostrará essa cor na nossa barra lateral. Quando começamos a ter muitos projetos, a coordenação de cores pode definitivamente ser útil. Podemos copiar um link para o projeto, podemos duplicar o projeto e, claro, você pode importar e exportar esse projeto se estiver usando uma sana em combinação com outra ferramenta Por fim, podemos arquivar ou excluir este projeto. Normalmente, você desejará arquivar um projeto quando terminar o projeto , para poder consultá-lo e posteriormente, se necessário. Está apenas escondido da vista. Versus Excluir projeto. Se você excluir um projeto, ele desaparecerá para sempre. Você não pode se referir a esse projeto. Por isso, raramente uso o Delete somente se houver realmente um projeto tenho certeza de que não precisarei novamente. Caso contrário, em quase todos os casos, estou arquivando projetos quando termino com eles. Quando você realmente começar a usar a sauna, poderá descobrir que tem muitos projetos aqui na barra lateral No momento, temos apenas alguns, então é fácil ficar por dentro deles. Mas se tivéssemos muitos projetos aqui, uma boa maneira de nos mantermos no topo é marcar um ou dois como favoritos. Para marcar um projeto como favorito, basta chegar aqui ao lado dessa pequena seta suspensa qual clicamos antes e clicar Clicar aqui ativará e desativará o projeto como favorito E então o projeto aparecerá como favorito na sua barra lateral. Vamos clicar nele agora, e você verá imediatamente que uma seção com estrelas apareceu aqui Se eu clicar nele novamente, ele desaparecerá. Além disso, na sua página inicial, você pode personalizá-la para que ela mostre diretamente, em vez de seus projetos frequentes ou seus projetos clicados mais recentemente, que ela possa mostrar seus projetos favoritos Quando você tem vários projetos marcados como favoritos, você também pode arrastar e soltar entre eles. Se eu escolher esse novo produto, o desenvolvimento de novos produtos também é meu favorito. Agora temos os dois aqui. É um pouco duplicado porque só temos dois projetos Mas se você quiser que uma nova campanha de marketing apareça acima do desenvolvimento de novos produtos, porque na verdade é a melhor das suas favoritas. Você pode simplesmente clicar, arrastar e segurar. Lembre-se, novamente, da mesma forma que mover tarefas e subtarefas, você tem essa pequena linha aparecendo e pode simplesmente movê-la para lá Agora tenho a nova campanha de marketing como número um na minha lista de projetos iniciais. 21. Adicionar membros de equipe aos projetos: Agora, um projeto não seria muito útil para sua equipe, a menos que você tivesse alguém com quem compartilhá-lo. Então, vamos até o cabeçalho do nosso projeto, e podemos ver que agora eu sou o único neste projeto. Sim, é visível para todos os membros do local de trabalho da Asana onde esse projeto vive, mas os verdadeiros membros do projeto sou eu Então, vamos clicar nesse botão de compartilhamento e convidar Andrew para fazer parte desse projeto também. Se quiser, você também pode escrever uma pequena mensagem para explicar por que você os está convidando para este projeto Ei, Andrew, este é o novo projeto para a campanha da Black Friday. Ainda estou no meio da configuração. Precisamos escolher quais permissões eles têm como membros do projeto. Ele será um editor por padrão ou, se preferirmos, podemos torná-lo administrador do projeto e, então, você também pode ter permissão para fazer coisas como excluir o projeto ou arquivar o projeto. a pessoa que criou o projeto pela primeira vez qualquer forma, a pessoa que criou o projeto pela primeira vez é automaticamente administradora do projeto. No meu caso, ter Andrew como editor funciona muito bem, ele poderá adicionar, editar e excluir tarefas. Vou deixá-lo nesse nível e enviar um convite para ele. Se você for membro de um projeto, receberá notificações sempre que alguém adicionar uma nova tarefa ao projeto, para que você não precise ser um colaborador em cada tarefa individual Como membro do projeto, por padrão, você será notificado de qualquer coisa que aconteça no projeto . Mas se você não quiser que os membros da equipe recebam todas essas notificações, você pode vir aqui para gerenciar as notificações dos membros e desmarcar as caixas das notificações que você não quer que eles recebam Digamos que eu não queira que Andrew receba uma mensagem na caixa de entrada do ASA. Toda vez que uma nova tarefa é adicionada a esse projeto. Mas, por enquanto, vou deixar mensagens e atualizações de status ativadas. Nós os abordaremos mais tarde no curso. Falando em notificações, embora Asana tenha sido projetada para eliminar a necessidade de e-mail, por padrão, ela envia uma grande quantidade de e-mails. Se você quiser mudar isso, venha até a barra superior, clique na sua pequena foto de perfil e entre nas configurações. A partir daqui, acesse as notificações e, em seguida, as configurações de e-mail ou notificações por e-mail. Você pode escolher sobre quais tipos de coisas você quer que a Asana envie e-mails para você ou talvez nenhum Eu recomendaria que, no início, quando você é novo na Asana, mantenha essas notificações por e-mail ativas por talvez uma semana. Quando você adquirir o hábito de verificar a Asana todos os dias e não precisar do lembrete por e-mail , eu clicaria aqui e removeria todas as Você também pode definir o padrão para as notificações do seu próprio projeto. Então foi isso que acabamos de analisar em termos das configurações de projetos individuais para a nova campanha de marketing. Prosseguimos e desativamos as notificações de Andrew quando tarefas são adicionadas a esse projeto. Mas, na verdade, cada membro individual da equipe pode definir seu próprio padrão, que será salvo. Então, se Andrew, por exemplo, tivesse suas tarefas adicionadas desativadas. Então, se eu o adicionasse a um projeto mais tarde, isso seria automaticamente desativado. Assim, as pessoas podem ter suas próprias preferências pessoais, que são as principais, mas você sempre pode alterá-las para determinados projetos. Você simplesmente entra exatamente como vimos no projeto específico, nas pessoas, e pode clicar em notificações gerenciadas. Portanto, isso sempre ocorre em um nível de projeto individual. Mas se Andrew tivesse suas configurações padrão ativadas, no momento em que eu as criei, elas teriam sido desmarcadas 22. Como ter uma visão geral do projeto: Analisamos algumas noções básicas do projeto, como definir um projeto como favorito e como adicionar membros da equipe aos projetos Vamos voltar a analisar as opções que podemos ver em um projeto, começando pela guia de visão geral. É aqui que você pode colocar uma breve descrição do que é esse projeto. Semelhante à adição de uma descrição de tarefa, você pode formatá-la muito bem e dar ao projeto bastante contexto Você também pode adicionar links para documentos importantes e, claro, também pode adicionar novos membros da equipe a partir da tela. Agora você verá os membros da equipe que fazem parte desse projeto e, ao criar o projeto, você será o proprietário do projeto por padrão. Antes de termos algo diferente. Vimos que éramos o administrador do projeto. Não confunda proprietário do projeto com administrador do projeto. administrador do projeto é para o nível de permissões dentro do projeto, e várias pessoas podem ser administradores do projeto em um projeto. O proprietário do projeto está comunicando a todos em seu espaço de trabalho quem é realmente responsável por Então, se você não é a pessoa responsável por levar isso adiante, então você vai querer ir em frente e adicionar um papel a quem quer que seja E esse é um campo de texto aberto, esse recurso de função. Assim, você pode realmente adicionar a função da pessoa da maneira que sua empresa a configurou de forma exclusiva Por exemplo, talvez esse projeto seja grande o suficiente para que haja uma função de representante do projeto, ou talvez haja alguém da equipe de liderança que participe de determinados projetos e tenha um papel de mentor Então, vamos fazer de Andrew nosso assistente do projeto. Agora, qualquer pessoa em nosso espaço de trabalho Asana que venha e dê uma olhada neste projeto, idealmente tenha um pouco de contexto do que trata esse projeto Talvez um link para um documento importante como um resumo do projeto ou informações do fornecedor, e quem é responsável em nossa organização pelo que neste projeto? Funções e responsabilidades claras são apenas a base para um bom gerenciamento de projetos. Se você tiver uma versão premium da Asana, terá ainda mais opções aqui na tela de visão geral, como metas da Asana Eles não estão visíveis para nós na versão gratuita, é por isso que sua tela pode parecer um pouco diferente. 23. Usar seções para manter os projetos organizados: De volta ao nosso cabeçalho, temos todas as visualizações diferentes deste projeto, uma lista, a visualização em quadro, linha do tempo premium e uma visualização em calendário Vou adicionar alguns exemplos de tarefas aqui em nossa lista agora, e então poderemos ver como essas diferentes visualizações se comparam. Primeiro, vou adicionar uma lista de tarefas. Agora, você lembra que eu estou sempre repetindo que as tarefas precisam de um proprietário e uma data Para acelerar esse processo, em vez de ir um por um, você pode usar a seleção múltipla e atribuir proprietários e datas de vencimento para diferentes tarefas ao mesmo tempo Então, por exemplo, digamos que a aprovação das fotos precise vir de mim. Vou clicar nessa tarefa. Agora, pressionarei minha tecla de controle ou comando e clicarei na outra tarefa que quero atribuir à mesma pessoa. Digamos que eu esteja aprovando as fotos, resumo do projeto e o conteúdo final da campanha Agora, essas três tarefas são você pode ver um pouco que elas estão destacadas nesse azul profundo, que é muito semelhante ao preto. Eu fiz isso clicando na tarefa mantendo pressionada minha tecla de comando ou controle. Agora eu tenho esse pequeno tipo de caixa de ferramentas de seleção múltipla aqui embaixo, e posso escolher atribuir essas três tarefas a Nikki Então, vou fazer isso agora e você verá como eles são preenchidos automaticamente lá E você pode fazer o mesmo com as datas de vencimento. Então, se eu quisesse que todas essas três tarefas tivessem a mesma data de vencimento, eu poderia ir em frente e atribuir todas elas para serem concluídas em 3 de maio. No nosso caso, isso não faz muito sentido, mas eu só queria mostrar essa ferramenta porque ela realmente ajuda a acelerar seu fluxo de trabalho. Então, deixe-me prosseguir e terminar esta lista de tarefas agora com responsáveis e datas de vencimento mais precisas R. E para tornar esse projeto mais interessante, vou compartilhar o acesso com outro colega Então, vamos convidar também Lela para esse projeto. Lembre-se das permissões, lembre-se das notificações e se você deseja adicioná-las a todo o espaço de trabalho ou apenas a um projeto específico E agora que Lala aceitou nosso convite, vamos terminar de atribuir A visualização de lista, com a qual estamos familiarizados, é um pouco como uma grande lista de verificação no momento Mas podemos dividir isso e dar uma visão geral muito boa usando seções. As seções são uma ótima maneira de manter seu projeto organizado. Ele permite que você agrupe visualmente algumas das tarefas por qualquer categoria escolhida para ter uma visão geral melhor. Para criar uma seção, clique aqui embaixo neste pequeno botão de seção de anúncios ou aqui ao lado do botão Adicionar tarefa, você tem que adicionar seção. Tab é outro atalho muito útil para se familiarizar Então, vamos configurar algumas seções aqui em nosso projeto. Analisando as tarefas, talvez queiramos separar esse projeto em fases, uma fase de configuração ou planejamento, uma fase de desenvolvimento e, em seguida, uma fase de implantação Então, vamos criá-los agora. Vamos continuar e clicar em Adicionar seção. E vamos digitar a fase de planejamento da configuração. Vou criar outra seção em desenvolvimento e outra fase de lançamento da seção. Deixe-me lembrar a palavra fase aqui. Temos a fase de planejamento de configuração, fase de desenvolvimento e a fase de implantação. Como posso mover agora as tarefas existentes para as seções relevantes? Há duas maneiras. Primeiro, como você já viu neste curso, podemos arrastar e soltar do painel principal Por exemplo, se eu rolar até a tarefa principal, preencha o resumo do projeto, se eu quiser clicar nele, arraste-o para baixo e coloque-o aqui na fase de planejamento da configuração. Essa é a primeira maneira. Essa é certamente uma maneira fácil de seguir em frente e mover as tarefas. Uma forma alternativa de colocar uma tarefa na seção certa ou movê-la entre as seções é abrir a tarefa. Então, aqui no painel direito na seção de projetos, você pode ver a qual projeto essa tarefa está conectada e a qual seção. No momento, essa tarefa está em uma seção sem título. Não há nenhuma seção associada. Se eu clicar nessa lista suspensa , posso optar por movê-la para a fase de planejamento da configuração. Quando você começa a movimentar tarefas dessa forma, você pode acabar tendo que vir e usar o dragão drop apenas para colocá-las na ordem exata que você gostaria. Isso se tornará muito mais útil quando você tiver muitos projetos e quiser mover uma tarefa para um projeto diferente ou atribuir uma tarefa a vários projetos, e abordaremos isso mais tarde. Deixe-me prosseguir e mover todas essas tarefas para as seções relacionadas. Tudo bem. Este projeto está muito melhor agora que adicionamos algumas seções a ele. Isso realmente lhe deu um pouco de estrutura. Se você quiser se concentrar em informações específicas, você pode até mesmo alternar essas seções para abrir Quando você começa a ter um projeto com muitas tarefas e seções, isso, mais uma vez, acelera sua vida para ver no que você está interessado. Agora, as seções não são exclusivas do nível da tarefa. Você também pode colocar seções em subtarefas. Vamos escolher uma dessas tarefas agora, talvez um fotógrafo freelancer superior E se quisermos adicionar algumas subtarefas a isso, acho que poderíamos fazer com que fotógrafos em potencial pesquisassem cotações de dois fornecedores e contratassem um fotógrafo cotações de dois fornecedores e contratassem Temos três subtarefas aqui semelhantes às tarefas. Podemos destacá-los usando controle ou comando e clicando, e podemos atribuí-los todos, neste caso, a Lela e talvez todos no dia anterior Mas digamos que quiséssemos colocar uma seção em duas dessas tarefas. Então, como poderíamos fazer isso? Aqui, na verdade, temos que usar a guia de atalho mais N. Não há nenhum botão aqui para adicionar uma seção Na verdade, você precisa ter essa tarefa aberta, estar aqui no painel direito e clicar na guia A partir daqui, você vê que uma seção foi criada, então talvez possamos dizer aqui, fase de pesquisa. Se eu pressionar a tecla tab novamente, posso criar uma fase de finalização, talvez neste caso Eu só quero arrastar e soltar minhas subtarefas na seção certa E, claro, nesse caso, com três tarefas com três subtarefas, devo dizer que você realmente não precisa de duas seções Mas à medida que os projetos se tornam cada vez mais complexos e você tem mais subtarefas Mais uma vez, isso facilita a vida de se concentrar em onde você realmente está no projeto, onde está no processo Excluir uma seção, na verdade, é o mesmo que excluir uma tarefa ou subtarefa Basta clicar aqui e voltar ao espaço até o fim. 24. Visualizações de quadros e calendário do projeto: A seguir está a visualização do quadro. Essa visualização só é útil quando seu projeto tem seções. Porque, como você pode ver aqui, nosso quadro é organizado pelas seções que acabamos de configurar. Essa seção intitulada sempre será preenchida se você estiver adicionando tarefas antes de ter seções Vamos continuar e excluir essa seção sem título. Não é útil para nós. Temos todas as tarefas em colunas diferentes com o cabeçalho da seção como cabeçalho da coluna. Podemos adicionar facilmente uma tarefa em uma seção específica clicando aqui em adicionar tarefa. Ainda precisamos dar um título à tarefa, designar um proprietário e definir uma data de conclusão. Mas essa tarefa será salva automaticamente na seção relevante. Nesse caso, fase de implantação. Vamos criar outra tarefa aqui para a fase de implantação. Talvez uma reunião retrospectiva completa possa ser uma das últimas, e Lela ainda possa cuidar disso e daquilo até o final do Se voltarmos à nossa exibição de lista, veremos que essas informações estão sendo transferidas Então, aqui na fase de implantação, também vemos a tarefa da reunião retrospectiva Se quisermos adicionar uma nova seção, também podemos fazer isso aqui. Também podemos clicar em Avançar para adicionar tarefas, da mesma forma que na exibição em lista. E também podemos classificar as tarefas entre cada seção ou entre seções, apenas arrastando e soltando Nesse caso, você não vê esses seis pontinhos que está acostumado a ver Basta clicar em qualquer lugar da tarefa e arrastar e soltar. Você também pode filtrar, classificar , agrupar por, assim como na exibição em lista. Outra boa maneira de visualizar seu trabalho é com a visualização do calendário Deixe-me colocar isso em uma visão mensal, e talvez vamos para maio onde há mais algumas tarefas. Aqui você pode ver todas as tarefas do projeto. Até mesmo as tarefas que acabei de adicionar, elas aparecerão aqui nos dias em que algo for devido. Nessa visualização, você pode passar o mouse sobre uma tarefa e, em seguida, comercializar como concluída ou clicar na tarefa para abrir o painel direito normal, onde você pode editar os detalhes da Outra coisa boa da visualização do calendário é que você pode clicar, arrastar e soltar as tarefas e, em seguida, a data de vencimento será alterada automaticamente. Por exemplo, agora, se eu voltar às fotos aprovadas, a data de entrega será 8 de maio, não 7 de maio, e você terá todo o histórico de atividades aqui em sua tarefa, como de costume. Essa é uma maneira muito boa de mover tarefas com bastante facilidade se você estiver pensando em como as diferentes tarefas se encaixarão no projeto. Novamente, se voltarmos à visualização em lista, a tarefa de fotos aprovada terá a data de vencimento atualizada nessa tarefa. Se você preferir vê-lo em uma lista, quadro ou calendário, não se preocupe, está tudo sincronizado A visualização do calendário é ótima se você quiser avaliar quanto trabalho está sendo feito por alguém em uma determinada semana Por exemplo, aqui em 26 de abril, temos algumas tarefas para Lela Talvez queiramos mover algumas dessas tarefas, não haja muita coisa em um dia e a carga de trabalho seja distribuída de forma mais uniforme Você também pode adicionar tarefas diretamente nessa tela. Se eu quisesse adicionar uma nova tarefa aqui em 25 de abril, basta clicar em qualquer lugar aqui neste espaço da célula. Então essa caixa se abre e aqui eu posso adicionar um exemplo. Exemplo de nova tarefa. Eu pressionei Enter para realmente salvar isso como uma tarefa. Entrar. Agora podemos passar o mouse clicar para adicionar todos os detalhes que você sabe que eu gosto do responsável, a data de vencimento, talvez um pouco de contexto, alguma descrição Vamos continuar e marcar que a pequena tarefa foi concluída. No momento, esse calendário está um pouco sem graça, vamos adicionar um pouco de cor às nossas tarefas Isso nos dará ainda melhor uma representação visual do que está acontecendo. Podemos fazer isso com tags. Você se lembra de como adicionamos tags? Vamos revisar agora, abordando uma de nossas tarefas. Por exemplo, aqui no resumo do projeto aprovado. Digamos que queremos ter todas as tarefas de aprovação com a tag de aprovação e, em seguida, atribuiremos uma cor a essa tag. Então, vamos ver mais opções, impostos, e aqui vamos digitar aprovação, criar uma tag para aprovação e marcá-la em vermelho. E agora, acho que você já pode ver como esse calendário vai ganhar vida aqui quando adicionarmos muitas etiquetas e cores diferentes. Então, deixe-me ir em frente e fazer isso agora. Tudo bem Agora, todas as nossas tarefas têm uma etiqueta associada a pelo menos uma cor, e você já pode ver que tipo de impacto isso tem para nosso gerente de projeto, para nossa equipe e para você também, porque você pode vir aqui e ter uma visão geral muito rápida do que está acontecendo com o projeto. E, por exemplo, neste dia 26 de abril , quando vimos que Leyla tinha muitas tarefas, podemos ver que uma delas está meio relacionada à administração, e não é grande coisa Então, isso já nos ajuda visualmente a ter uma noção dessa carga de trabalho E agora você sabe, da palestra de hoje , sobre a visualização em lista, a visualização em quadro e a visualização em calendário Diferentes tipos de projetos se inclinarão naturalmente para visões diferentes. Por exemplo, no meu trabalho em marketing, se eu quiser criar um cronograma de publicação , ter a visualização do calendário funciona muito bem para planejar conteúdo, pois tenho uma visão geral de alto nível de quando as coisas sairão. Acho que a visualização em quadro é mais útil quando se trata de um projeto sem um grande número de tarefas e uma configuração muito simples. Por exemplo, talvez minhas seções estejam pendentes em andamento e bloqueadas. A exibição de lista tende a ser o padrão para a maioria dos outros projetos, mas você precisa fazer bom uso das seções para realmente garantir que a exibição em lista possa trazer algum valor. 25. Mensagens de projeto: Vamos dar uma olhada nas últimas opções que temos neste projeto. Examinaremos o fluxo de trabalho e o painel, que são opções premium, e acessaremos as mensagens Mensagens é onde você pode ver um registro das mensagens de convidados que foram enviadas aos membros deste projeto, bem como atualizações de status, e apenas um registro de toda essa comunicação em um só lugar. Mostrarei como fazer uma atualização de status mais tarde, mas vamos enviar uma mensagem agora. Posso clicar aqui para enviar mensagem aos membros. Eu também poderia acessar o botão omni e criar uma mensagem a partir daí Mas vamos fazer isso na tela de mensagens. Vou clicar aqui. Isso se abre muito bem em uma mensagem em tela cheia para mim e é semelhante ao envio de um e-mail, mas é claro que você pode referenciar todas as tarefas, projetos e pessoas do Sana muito bem Digamos que eu seja o gerente de projetos e tenha uma reunião importante com os vice-presidentes esta semana para discutir a nova campanha de marketing Eu só quero dar uma ideia à equipe sobre como foi a reunião e se alguma ação resultou dela. Meu assunto será acompanhado da reunião do vice-presidente. OK. E, por padrão, ele a enviará a todos os membros do projeto quando eu criei essa mensagem na tela do projeto. Mas se eu quisesse enviá-lo para pessoas diferentes, poderia clicar aqui e enviá-lo para pessoas individuais ou membros de outra campanha, desculpe, outro projeto ou até mesmo para todos do espaço de trabalho de teste Então, para mim, é perfeito enviá-lo a todos os membros do projeto da nova campanha de marketing. Eu só quero dar a eles um pouco de visão. Então, deixe-me ir em frente e abordar isso aqui. Vou digitar olá a todos, quero que saibam que a reunião do vice-presidente correu muito bem Eles ficaram impressionados com o progresso até agora. Obrigado pelo seu trabalho árduo. Agora, vamos tentar marcar alguns de nossos projetos ou tarefas da Asana para realmente mostrar o valor disso Eles concordaram que podemos dedicar mais duas semanas para fazer o que chegou ao aplicativo e, em seguida, podemos seguir em frente e referenciar tarefas, projetos, mensagens de colegas de equipe, etc Vamos ver o que temos em relação aprovação. Podemos levar mais uma semana para talvez aprovar as fotos, já que estamos bloqueados no momento. No que foi bloqueado No que foi bloqueado talvez pelo casting dos modelos da sessão de fotos Podemos dedicar mais uma semana para aprovar as fotos, pois atualmente estamos bloqueados pela seleção de modelos de photoshoe Digamos que Lela atualize as datas de vencimento das tarefas adequadamente posteriormente Fale mais tarde na reunião diária. Essa é Nikki. Tudo bem. Então, é claro, posso adicionar um pouco de formatação a isso, se eu quiser, mas acho que você já entendeu que, quando eu enviar essa mensagem, as pessoas a receberão na caixa de entrada do Sana e poderão clicar diretamente nas coisas que eu mencionei para dar uma olhada nessas tarefas Então, vamos continuar e enviar isso agora. Enviar. E agora, é claro, há um registro dessa mensagem no novo projeto de campanha de marketing, caso alguém entre aqui na aba de mensagens. Vamos até Andrew Sana para ver o que ele tem agora em sua caixa de entrada. Livre-se disso. Então, ele agora foi notificado, acompanhou a reunião do vice-presidente e viu todos os detalhes que eu enviei e, claro, ele pode clicar diretamente nessa tarefa para abrir o projeto e ver um pouco mais de informações sobre ele Então, acho que é uma forma muito útil em vez de enviar um e-mail com um link para a Asana, tudo é mantido na Asana e isso torna a vida muito fácil OK. Então, vamos voltar para Masana, digamos que eu esqueci as mensagens que enviei Sabe, como posso encontrar essa informação? Bem, eu posso ir para a caixa de entrada de Masana, e há essa outra aba aqui, mensagens que eu enviei Então, se você enviou uma mensagem em um projeto para um grupo específico de membros da equipe do projeto, se você a enviou para uma pessoa individual, você sempre pode acessar as mensagens enviadas daqui na caixa de entrada e depois nessa guia Então, isso também é muito útil porque, quando comecei com o ISAA, lembro que quando comecei a enviar mensagens, eu estava realmente perdido em saber, sabe, como diabos posso encontrar as mensagens que enviei? Tenho certeza de que enviei uma mensagem para alguém e simplesmente não conseguia me lembrar. Mas lembre-se, se você precisa que uma tarefa seja feita, você precisa de alguma ação. Você quer ter certeza de que disse isso como uma tarefa da Asana, e não está apenas enviando uma mensagem para a Asana e depois usando o e-mail secretamente Lembre-se de que as mensagens não são como mandar uma mensagem para alguém em uma plataforma de bate-papo Se você precisar deles com urgência, novamente, não envie uma mensagem da Asana, contato com eles na outra plataforma A mensagem da Asana é realmente mais útil quando está relacionada a um tipo de trabalho, um brainstorming A sync ou a uma pergunta geral ou feedback que pode esperar É claro que você pode colocar esse feedback ou essa pergunta diretamente em uma tarefa relevante. Mas às vezes é mais uma pergunta geral sobre um projeto ou um processo em geral, então faz mais sentido enviar uma mensagem para toda a equipe do projeto separadamente e não tê-la como um comentário sobre uma tarefa da Asana 26. Arquivos e limpeza do cabeçalho: Então, voltando ao nosso projeto, vamos voltar à nova campanha de marketing, e temos essa última guia para arquivos. Depois de adicionar arquivos ao projeto, você verá todos eles sendo preenchidos aqui Se você planeja usar links de equipes ou de um único drive em sua Asana, você não verá todos esses links de documentos aqui Isso ocorre somente quando você carrega um arquivo real para a Asana. Com isso, você examinou tudo , desde a visão geral até os arquivos. Agora eu quero te dar uma das minhas principais dicas. É quando você está configurando um projeto, vem e remove coisas do cabeçalho que não estão lhe trazendo valor porque isso só vai adicionar mais confusão aos membros da equipe do projeto, e eles veem todas essas opções e ficam um pouco confusos quando talvez isso não seja muito útil Por exemplo, como não temos nenhum arquivo neste projeto. E digamos que, como prática, esse grupo usará uma unidade para armazenar todos os documentos. Nós só vamos criar links para esses documentos aqui. Nunca adicionaremos nenhum arquivo em uma sauna. É assim que decidimos usá-lo. Então, nós realmente não precisamos dessa aba, então eu posso clicar nesses três pontos aqui e eu posso ir em frente e removê-los Vou removê-lo aqui. E agora eu não tenho mais essa aba. Isso me levou para a próxima guia, que eram as mensagens. Se isso foi um erro, sempre posso clicar no botão positivo e adicionar arquivos novamente. Portanto, não desapareceu , ainda está lá se precisarmos, mas simplesmente não está ocupando nenhum espaço na cabeça. Essa é definitivamente uma das minhas principais dicas para remover coisas que você não precisa. Como falamos antes em um dos últimos vídeos, você sabe, sobre as diferenças entre o quadro de listagem e o calendário e como certos projetos se inclinam para determinadas visualizações. O que você também pode fazer é realmente remover visualizações que não agregarão valor. Então, digamos que, nesse caso, a visualização em quadro talvez seja um pouco simplista demais para este projeto, porque há muita coisa aqui na fase de desenvolvimento, então preferimos que nosso pessoal a veja em uma visualização em lista ou em um calendário Então, vou prosseguir e remover a visualização do quadro daqui. OK. E, claro, vimos algumas coisas que eram recursos premium. o cronograma, o painel do fluxo Não falamos sobre Vamos apenas removê-los daqui. Isso não está agregando nenhum valor. Vamos remover. Vamos remover e vamos remover. Acho que você já entendeu, este é um projeto muito mais simples, estamos mantendo nosso pessoal focado nas coisas em que eles precisam se concentrar, no trabalho que precisa ser feito, comunicação e no alinhamento que precisam estar acontecendo e não nos preocupando com o que é essa guia? Diz que é um recurso premium. Eu não tenho isso? Estou no plano certo para nossas empresas, etc. A única coisa que eu diria é que às vezes as pessoas têm preferências fortes, então pode valer a pena deixar as três. Por exemplo, talvez eu prefira ver as coisas como uma lista, mas sei que Leyla prefere ver as coisas em uma visualização em quadro e Andrew não pode sobreviver sem a visualização do calendário, então talvez eu deixe as três Mas, em geral, eu diria que a simplificação torna a vida de todos muito mais fácil se você analisar as informações da mesma maneira Mas isso realmente depende de você e como você trabalha com sua equipe. 27. Como fazer uma atualização de status: As atualizações de status são muito importantes e muitas vezes ignoradas pelas equipes do projeto Isso fornece uma visão geral rápida da integridade do projeto. O projeto em andamento corre o risco de estar atrasado ou concluído? Vamos aprender como fazer um agora acessando a visão geral. Aqui está a seção em que você pode criar uma atualização de status, e o proprietário do projeto deve atualizar o status regularmente. Deve ficar claro para todos como o trabalho está indo. Como somos os proprietários do projeto, digamos que nosso projeto no momento esteja no caminho certo. Ooh. Então eu vou lá e clicarei na faixa. E isso me leva a essa visualização em tela cheia, onde posso adicionar um pouco mais de detalhes a essa atualização de status. Na versão gratuita, somos bastante limitados, mas apenas um título de atualização de status e uma breve descrição já são suficientes para garantir uma boa comunicação do projeto Por favor, atualize este título de atualização de status. Não deixe isso aqui nesta atualização de status de 19 de abril. Eu vejo isso com frequência, e isso é muito frustrante quando você tem muitas atualizações de status e quer ver rapidamente como foram as atualizações anteriores Forneça um pequeno aviso de isenção de responsabilidade de alto nível sobre esta atualização de status É apenas uma apresentação do que você quer que as pessoas levem. Pode ser algo como finalizar a fase de configuração ou se preparar para algumas semanas intensas de design e algo assim No resumo, é claro que você pode formatar em detalhes como faria com uma descrição de tarefa ou uma descrição geral do projeto. Gosto de usar o recurso de marcadores no resumo porque acho bom dar uma ideia de quais tarefas principais foram concluídas ou se algo está bloqueando o projeto ou talvez adicionar algumas ou à equipe Digamos que em nosso projeto de campanha de marketing, na primeira seção, a fase de configuração esteja concluída. Então, vamos anunciar isso basicamente para a fase de configuração do nosso colega Concluído. Obviamente, o status está correto porque eu já cliquei nele . Eu sou o dono. Não há datas associadas a isso, então posso removê-las se quiser, só para simplificar ainda mais Não é necessário adicionar nenhum anexo, vamos apenas adicionar alguns Talvez o trabalho de base esteja finalmente concluído, e agora talvez tenhamos concluído o resumo aprovado, o resumo do projeto aprovado, mesmo que não tenhamos Agora, digamos, talvez alguns parabéns para Andrew e eu vamos aplaudir emojis Sim, definitivamente. Parabéns a Andrew por fazer tudo a tempo. próximos passos são o que foi a próxima fase, a fase de desenvolvimento. Começando com e não me lembro qual foi a primeira tarefa que tivemos na fase de desenvolvimento. Então, vamos tentar pensar que tivemos que aprovar as coisas. Estávamos tirando fotos. Vou dizer algo novamente sobre o elenco de modelos. E vamos continuar pressionando. Vamos fazer outro MOG só porque eu sou louco assim. Portanto, essa atualização de status será enviada como uma notificação para todos no projeto, e eles também terão um histórico dela na visão geral do projeto e na guia de mensagens. Você pode ativar esse lembrete de atualização de status e, em seguida, ele colocará uma tarefa como proprietário do projeto toda semana apenas para lembrá-lo de atualizar o status do Então eu não quero isso, então eu vou desligar isso. Depende do tipo de projeto que você está fazendo se precisar de uma atualização semanal. Para a maioria dos meus projetos, cada duas semanas ou uma cadência mensal era ótima Infelizmente, não há como personalizar esse lembrete para uma cadência diferente Você só precisa configurar sua própria tarefa (tarefa recorrente) se quiser fazer isso Vou postar essa atualização de status, e agora você vê como fica aqui ao lado. Temos nossa atualização de status. Eu posso clicar aqui e ele abrirá a tela inteira. Quando você tiver mais atualizações de status, todas elas serão preenchidas aqui Assim, você terá um tópico completo de todas as atualizações deste projeto, o que pode ser muito útil se você tiver pessoas no projeto. Novamente, talvez você tenha um membro da equipe executiva e ele só precise de atualizações ocasionais Eles podem vir aqui e lerão seu tipo de frase de destaque aqui. É por isso que, novamente, acho que a frase de destaque é tão importante em vez da atualização de status, 19 de abril, o que não agregaria muito valor. Quando você vê todos eles aqui, você precisa clicar para ver qual foi a atualização. Basta fornecer um pequeno cabeçalho de nível superior. Então, vamos entrar na sana de Andrew e ver o que ele tem em sua caixa de entrada E agora você vê que ele obviamente recebeu nossa mensagem de antes, e agora ele tem nossa atualização de status. Vamos nos livrar dessa mensagem. Ok, eu posso ir em frente e curtir a atualização de status dele. Talvez eu queira enviar a ele um desses pequenos adesivos de agradecimento que ela costuma Então eu digo: Sim, pegue algumas flores. Mostre sua gratidão. E de volta a Masana, agora também tenho uma caixa de entrada na qual Andrew mostrou sua gratidão, o que 28. Como adicionar uma tarefa a vários projetos: Outra coisa que quero mostrar a você são várias tarefas de localização em vários projetos Então, o que eu quero dizer com isso? Vamos entrar em um de nossos projetos. E vamos ver se há uma tarefa aqui que também possa estar relacionada ao desenvolvimento de novos produtos, talvez o lançamento dessa campanha. Digamos que eles lançem a campanha dessa campanha de marketing não seja relevante apenas para este projeto Asana, mas também para o projeto de desenvolvimento de novos produtos, porque talvez uma das tarefas aqui seja a mesma que uma das tarefas ali Em vez de ter duas tarefas duplicadas, que realmente não facilita nossa vida porque temos algumas informações sobre uma tarefa e outras sobre a outra, podemos escolher se a tarefa está realmente localizada. Ele vive em dois projetos diferentes. Então, vamos fazer isso com o lançamento da campanha. Se eu abrir essa tarefa, lembre-se de que temos essa seção de projeto aqui, onde temos que isso está no novo projeto de campanha de marketing e está na fase de lançamento da seção Bem, agora também podemos dizer: Sabe o que? Também quero adicioná-la ao projeto de, neste caso, desenvolvimento de novos produtos, e então você também pode atribuir uma seção a ela. Mas é claro que, nesse projeto, não temos seções. Então, isso é muito útil se talvez você tenha equipes diferentes e todas elas suas próprias configurações diferentes de um determinado projeto. Talvez você tenha uma equipe de design, talvez tenha uma equipe de engenharia e, às vezes, eles estejam se unindo em determinadas tarefas, mas não querem ter que aprender a configuração uns dos outros Então, eles têm apenas a tarefa que cabe aos dois, e talvez uma equipe tenha seu projeto como visualização em quadro. Outra equipe tem seu projeto como uma visualização de calendário, e todos podem ter a configuração desejada e as tarefas compartilhadas. A única coisa relevante sobre isso é que se alguém marcar essa tarefa como concluída, ela também será concluída no outro projeto porque é literalmente a mesma tarefa. Então, vamos dar uma olhada aqui. O lançamento da campanha está na fase de lançamento e, se eu for para o desenvolvimento de novos produtos, também teremos o lançamento da campanha, nossa nova tarefa aqui no topo É também por isso que é fundamental entender essas informações sobre como adicionar coisas aos projetos em uma seção específica a partir daqui, porque se eu acabei de te ensinar o Dragon Drop, bem, isso não vai te ajudar muito quando você quiser adicionar uma tarefa em vários projetos. E, claro, se você quiser remover itens da exibição em vários projetos, também é importante garantir que as pessoas não marquem isso como concluído porque querem que ele seja removido do projeto. Eles só precisam acertar o pequeno X aqui. Então, se eu quiser remover essa tarefa deste projeto agora, aperto o pequeno X. Ele desaparecerá daqui, mas a tarefa ainda está boa e viva, e está de volta aqui em sua casa original, o Projeto de Campanha de Marketing 29. Melhores práticas para a Asana: Nesta última lição antes do seu projeto, quero analisar algumas das melhores práticas da Asana primeiro passo é, obviamente, atribuir datas de vencimento e proprietários às tarefas. Dessa forma, todo mundo sabe quem é responsável pelo quê? Obviamente, os prazos de entrega permitem que todos da equipe reservem seu tempo. Também quero recomendar que você adicione colaboradores às tarefas sempre que isso possa melhorar o alinhamento Lembre e lembre sua equipe sobre isso porque, embora pareça básico, certeza acontecerá que as tarefas acabem entrando em projetos sem uma pessoa, uma data de vencimento ou os colaboradores certos designados e, portanto, é uma tarefa particular que ninguém consegue encontrar O próximo passo é usar os títulos das tarefas de forma eficaz. Eles devem ser concisos, específicos e orientados para a ação A maneira mais fácil de fazer isso é iniciar a tarefa com o verbo, que indica claramente o que precisa ser feito Para mim, o principal é que, sem ler a descrição, seja óbvio, mais ou menos do que trata essa tarefa. Caso contrário, os membros da equipe perderão tempo decifrando do que se trata essa tarefa Por exemplo, não escreva apenas uma postagem no blog. Em vez disso, escreva o primeiro rascunho da postagem do blog. Isso fornece um pouco mais de visão. Seria ainda melhor se houvesse o tópico da postagem do blog. Em vez de gráficos, escreva sobre o gráfico específico que você planeja fazer. O ícone de design para café é muito mais específico. Crie uma estrutura de projeto clara. Use seções para dar clareza ao projeto. Use tags para que os membros possam filtrar facilmente entre tipos de trabalho ou prioridades. Use subtarefas se determinadas tarefas forem grandes ou exigirem a contribuição de várias pessoas e oculte guias irrelevantes do Facilite ao máximo para sua equipe. Por fim, mantenha a comunicação fluindo , garantindo que cada projeto tenha uma breve visão geral disponível e que você mantenha a equipe informada com atualizações de status Incentive as pessoas a comentarem sobre tarefas e subtarefas e não tenha medo de usar o recurso de mensagens 30. Seu projeto: Tudo bem, é a sua vez, porque grande parte dessa aula trata de entender os conceitos básicos do Sana, que você usará e personalizará com tarefas de sua própria organização Talvez você não se sinta confortável em compartilhar com todos as tarefas reais e os projetos reais que está configurando , e está tudo bem. Como resultado, seu projeto para essa classe é bem simples. Primeiro, se você não se sente confortável em compartilhar publicamente um projeto, você configurou, basta configurar um projeto falso com pelo menos cinco tarefas e duas seções diferentes. Todas as tarefas devem ter uma data de conclusão atribuída e um proprietário, mesmo que seja só você. Compartilhe em sua galeria uma captura de tela deste projeto e explique o motivo pelo qual você o configurou da maneira que o fez Se você estiver disposto a compartilhar publicamente um projeto real que você configurou, então, novamente, faça uma captura de tela do projeto, explique o que é e por que você o configurou dessa forma Quem sabe, talvez possamos até mesmo dar feedback sobre a configuração para torná-la ainda melhor. 31. Conclusão e próximos passos: Ótimo trabalho para chegar ao final desta aula. Tenho certeza de que agora você entende como usar a Asana para tornar você e sua equipe mais produtivos e manter todos alinhados Se você aproveitar ao máximo os recursos que a Asana oferece, poderá personalizar completamente seu espaço de trabalho de acordo com você, sua equipe e as necessidades de sua empresa Então, pegue o que aprendemos hoje e comece a organizar o gerenciamento de projetos dos seus sonhos. Se você estiver interessado em aprender mais sobre Asana, gerenciamento de projetos em geral, tópicos de marketing ou liderança, siga meu perfil para ser notificado da próxima vez que eu tiver uma nova aula Você também pode seguir meu blog ou mídia social para obter mais dicas e truques. Por fim, eu realmente quero agradecer muito por se juntar a mim nessa jornada Você aprendeu muito, mas eu realmente agradeço que você tenha ficado aqui até o fim. Então, muito obrigado, e eu realmente espero ver você em uma aula futura. 32. Palestra bônus: Asana em dispositivos móveis (iOS): Se você tiver o IOS 16 ou posterior, poderá usar o aplicativo móvel da Asana no seu iPhone ou iPad Costumo usar o aplicativo Asana apenas quando estou em uma viagem de negócios, em uma conferência ou em um workshop, e só consigo verificar meu telefone rapidamente entre os intervalos Você pode fazer a maioria das coisas que analisamos neste curso, criar tarefas, projetos, criar atualizações de status, etc., mas acho que pode ser um pouco complicado no telefone Então, para mim, acho melhor usar o aplicativo Asana apenas para fazer o check-in, ver o que está acontecendo e responder rapidamente aos comentários que eles possam ter recebido Vou examinar o aplicativo um pouco agora para que você possa se sentir confortável com ele. Você reconhecerá os projetos a partir do que analisamos neste curso, o que ajudará você a entender como a versão do navegador que analisamos se compara à versão do IOS Tudo bem. Então, aqui estou eu no meu iPhone. Eu tenho o aplicativo SAA instalado. Não vou explicar como instalar e fazer login. Acho que é muito senso comum, mas vamos abrir o aplicativo e ver o que estamos vendo. Então, primeiro, talvez aqui embaixo seja o lugar mais fácil para olhar visualmente. Portanto, temos a casa, minhas tarefas, sua caixa de entrada, uma pesquisa e, em seguida, uma contagem onde você pode alternar entre seus diferentes Então, agora, estamos aqui em casa. E tem alguns desses widgets. Eles são um pouco diferentes do que vemos no navegador, mas acho que você estará familiarizado com todos eles. Portanto, temos apenas uma pequena notificação que temos uma tarefa para hoje. Ao rolar para baixo, temos esta seção que retorna, que são as tarefas em que participei ou criei mais recentemente, para que eu possa voltar rapidamente para elas Temos a visualização de nossos projetos e podemos alternar entre nossos projetos favoritos ou nossos projetos recentes. Rolando para baixo. Temos nossas tarefas M. E, novamente, podemos alternar entre atrasar ou fazer em breve, e podemos clicar aqui para acessar minhas tarefas, que abrirão aqui na parte inferior, também na , também Deslocando mais para baixo na página inicial. Temos nossos comentários me mencionando. O que é muito bom porque, como eu disse, quando uso a Asana no telefone, normalmente respondo rapidamente aos comentários e vejo o que está acontecendo Então, esta é uma tela muito boa para mim onde posso ver se alguém precisa de alguma coisa de mim. Sabe, se eu estiver longe do meu laptop naquele dia, posso desbloquear rapidamente qualquer pessoa que precise de ajuda E, mais abaixo, temos equipes e, novamente, dois projetos. O Teams não é muito útil porque estamos na versão gratuita do ASA e não estamos usando esse recurso. Não temos uma organização. Configure aqui, estamos apenas em um espaço de trabalho. Na verdade, se eu clicar em Teams, isso não me levará a lugar nenhum, não tenho outras equipes para escolher, mas é assim que esse aplicativo é configurado. Se eu quisesse navegar para os outros espaços de trabalho, acessaria aqui a conta no canto inferior direito E a partir daqui, posso alternar para nosso espaço de trabalho Cookie Land, onde estou agora aqui no espaço estou agora aqui no Vemos que há um pequeno ponto amarelo, e isso só nos informa que também há notificações que devemos ver no outro espaço de trabalho Mas também há aqui no espaço de trabalho da tarefa, o ponto amarelo. Então, sabemos que também há notificações aqui. Se eu entrar no meio da parte inferior aqui na caixa de entrada, podemos ver o que são Esses são exatamente os mesmos que vimos na página inicial dos dois comentários que estavam pendentes para mim, um de Andrew e outro de Lela Se eu clicar neste do Andrew, podemos dar uma olhada. O que ele disse. Estamos prontos para a reunião inicial em termos de agenda Devo pedir alguns lanches , pois é uma reunião de duas horas? Eu posso avisá-lo rapidamente. Sim. É uma ótima ideia. OK. Você vê por que eu não sou muito bom no telefone. Por favor, faça. Perfeito. Agora ele tem isso e está desbloqueado. Se eu voltar, podemos dar uma olhada no que Leyla nos contou Ela está trabalhando nesta tarefa de modelos de sessão de fotos do elenco. Sempre aparece imediatamente no comentário. Não sou eu no telefone me arrastando para baixo. Na verdade, é a Asana acabando com isso. Então ela está escalando modelos para sessões de fotos, e ela selecionou cerca de dois modelos , e ela me colocou um link em um que é ótimo Vou dar uma olhada nisso mais tarde. Obrigado. Tudo bem. Agora voltando e voltando para casa. Agora, não tenho nenhum comentário me mencionando aqui porque resolvi todas essas informações De volta à caixa de entrada, agora posso deslizar para a direita e isso arquivará essas notificações Aqui no canto superior direito, eu poderia clicar em Arquivar tudo se tivesse muitas notificações e não quisesse passar o dedo por elas constantemente, mas, neste caso, eu só tenho duas Então, vou seguir em frente e deslizá-los. No momento, estou na atividade. Se eu quiser voltar ao arquivo, também posso apertar este botão aqui de arquivado, e então eu poderia ir em frente e desarquivá-lo novamente, deslizando para a Assim como no desktop, sempre posso alternar entre a da atividade e a visualização do arquivo. Então, deixe-me arquivar essa outra notificação de Lela e então teremos uma caixa de entrada bem limpa Agora, a partir dessa visualização da caixa de entrada, eu poderia criar uma nova tarefa a partir daqui Também posso fazer isso na visualização de minhas tarefas, que vou ver agora No topo das anotações, posso ver isso como uma lista, um quadro, um calendário. Também gosto muito desse modo compacto porque ele aproxima tudo um pouco mais Na verdade, não há nenhuma mudança nas informações que vemos aqui. Só está tornando mais fácil para mim ver. Então, se eu colocar isso de volta no que era, você vê que é apenas menos informação e, para mim, eu posso ler muito bem com letras pequenas. Então, eu estou bem com isso no modo compacto. E você verá que isso é o mesmo quando analisamos os projetos em aC, nos quais você também pode ampliar e diminuir o zoom. Então, com certeza, podemos seguir em frente e ter isso como estava. E aqui embaixo, no canto inferior esquerdo, é onde está o recurso de classificação. Se você quiser classificar essas informações, você sabe, com base nas datas de vencimento, se você quiser classificar essas informações com base em curtidas ou qualquer outra coisa, você pode ir em frente e fazer isso na parte inferior. Então, vamos criar uma nova tarefa agora, e veremos como ela se parece. Então, nessa primeira visão, está apenas me dando as informações mais importantes de que preciso para dar a uma tarefa, um espaço para dar um título a essa tarefa. Ele está atribuindo isso a mim, como sempre acontece quando estou criando uma tarefa a partir da minha visualização de tarefas, por padrão, mas posso alterar isso e uma data de vencimento Mas se eu quiser dar mais detalhes a essa tarefa, como sabemos que é uma boa prática escrever uma descrição detalhada da tarefa, posso clicar aqui e simplesmente rolar para cima na minha tela, e depois adicionar essa tarefa a um projeto, fornecer um link ou outra coisa ou talvez adicionar um anexo. Eu posso fazer todas as coisas que estamos acostumados a fazer, adicionar seguidores, colaboradores, etc Então, vamos criar uma tarefa. Qual poderia ser a tarefa de criar Woop, criar uma agenda de reuniões para anúncio dos resultados dos investidores Claro. Vamos atribuir isso a Andrew. Vamos adiantar isso em um mês. Vamos garantir que isso não seja apenas uma tarefa privada, mas vamos colocar isso em um projeto. Por hoje, podemos simplesmente colocá-lo neste projeto dos seus sonhos. Não há seções nesse projeto, mas, como você sabe, você pode clicar e dar uma seção. Talvez devêssemos colocá-lo em um projeto diferente apenas para que possamos praticá-lo. Aqui e eu clico aqui e eu poderia colocá-lo em fase de lançamento. Claro. Eu realmente não faz muito sentido. Aqui podemos adicionar uma descrição. E podemos adicionar subtarefas se quisermos adicionar anexos a adicionar anexos Talvez eu queira adicionar também Leyla como colaboradora nisso, e eu possa criar a tarefa E, na verdade, agora, se eu voltar para minha visualização inicial, temos essa tarefa que acabei de criar no salto de volta porque essa é uma das minhas tarefas mais recentes. Então, além das minhas tarefas, onde estão os projetos aqui, certo? Então, nós os vimos na tela inicial, mas como podemos criar um novo projeto? Não está claro imediatamente. Você precisa entrar em projetos de CO para poder fazer isso. E agora, aqui no canto inferior direito, também temos um novo botão de criação de projeto. E aqui podemos criar um novo projeto em uma visualização em lista ou em quadro. Não podemos criar um projeto pelo telefone. Na visualização do calendário. Podemos ver um projeto na visualização do calendário. Talvez eu volte e te mostre isso. Então, vamos entrar em uma nova campanha de marketing. E daqui no canto superior direito. Podemos seguir em frente e mudar a visão, para que possamos ver esse projeto como um quadro. Podemos ver esse projeto como um calendário. Mas você pode, por qualquer motivo, criar um novo projeto na visualização do calendário a partir do telefone. Portanto, se você quiser essa visualização, basta criá-la como uma lista ou quadro e, em seguida, entrar no projeto e alterá-la posteriormente. Então, vamos voltar a criar um novo projeto primeiro. Então, o que poderia ser esse projeto, talvez um curso de Asana. Podemos adicioná-lo ao nosso espaço de trabalho de tarefas. Podemos simplesmente criar uma exibição de lista. E aqui temos um projeto Asana muito básico. E, claro, está destacando como adicionar uma nova tarefa. Então, talvez a primeira tarefa. Oh, eu sou tão ruim no telefone. A primeira tarefa cria uma tarefa muito básica, sem data de vencimento, sem proprietário. Mas vamos preencher isso um pouco. E então temos três tarefas aqui. Então, novamente, do canto superior direito, podemos diminuir o zoom e, em seguida, temos todas as três colunas mostradas aqui na exibição em lista. Deixe-me voltar apenas para ativar e desativar isso, para que você veja a diferença quando eu tinha o padrão, que é ampliar. Não vemos a terceira coluna. E a única maneira de ver a terceira coluna quando você está ampliado é não clicar em nenhum lugar dessa primeira coluna do nome e do controle da tarefa porque ela não faz Na verdade, você precisa colocar o dedo na coluna do destinatário e arrastar para a Portanto, é muito irritante para mim quando estou ampliando essa visão, acho isso muito irritante, então estou sempre diminuindo o zoom E o problema é que, do ponto de vista do quadro, você não pode fazer esse zoom em Zoom Out. Então, se eu voltar para a visualização do quadro, você sabe, você pensa: Oh, eu não consigo ver todas as seções aqui, mas aqui você não tem como ampliar. Então, brinque um pouco com isso e veja o que funciona para você, como é mais fácil ver as informações. Mas, normalmente, não estou criando projetos pelo telefone. Então, esse cenário pelo qual estou explicando é apenas para que você saiba como fazer isso, caso precise. Mas, realisticamente, eu sugiro que você pegue seu laptop, crie rapidamente o projeto, faça do jeito que quiser, e então você pode simplesmente decidir jogando um pouco de tentativa e erro no telefone, qual visualização você gostaria se quisesse entrar e ver o que estava acontecendo Então, deixe-me sair disso. Realisticamente, você quer fazer o que me viu fazer antes, que é responder aos comentários ou ver o que está acontecendo E se você entrar na visualização do projeto, a única coisa que eu acho que você pode querer ver é provavelmente o status. Então, se eu entrar em uma nova campanha de marketing porque essa é a única que temos com um status. Vamos ver isso na exibição de lista só para ver um pouco. Essa é a visão ampliada, lembre-se, e é muito boa aqui, embora provavelmente seja muito pequena, dependendo, você sabe, de como é sua visão Então, deixe-me ver o status. E isso é muito bom a partir do status da visualização. Então, se eu estiver no telefone, só quero ver qual o status. É muito fácil para eu entrar e dar uma olhada. OK. Então, o que mais poderia ser importante. A última coisa aqui é essa visualização de pesquisa. É o mesmo que você tem no navegador, mas acho que você o usará ainda mais aqui no telefone, porque às vezes você realmente precisa descobrir como encontrar algo em um projeto e realmente não quer clicar em Ok, selar projetos, entrar no projeto, entrar na tarefa. Então, você normalmente pesquisa algo rapidamente. Então, vamos dar uma olhada na tarefa da pauta da reunião que eu fiz antes, se eu não conseguisse encontrar isso facilmente. Eu posso pesquisar rapidamente e aí está. Voltando à visualização principal, sua visualização inicial é sua visualização principal, e é aqui que você passará a maior parte do tempo respondendo a pequenas perguntas, apenas verificando o status Se você tem algo grande, sugiro que pegue seu laptop se precisar criar um projeto. E eu mostrei como ver uma atualização de status, mas não como fazer uma. Vamos voltar aos projetos e praticaremos isso novamente. Então veja todos os projetos. Desta vez, vamos para o desenvolvimento de novos produtos. E digamos que eu queira criar uma atualização de status para essa tarefa, que eu possa ir para definir o status. Posso prosseguir e adicionar as informações da mesma forma que faço no navegador. Que tipo de status eu poderia ter para isso? Talvez uma nova campanha de marketing, pronta para o novo produto. O que foi feito? Em seguida, vamos adicionar algumas das tarefas. Que tarefas tínhamos aqui? Algo com a campanha de marketing? Claro. Perfeito. Temos isso pronto para começar. E agora estamos trabalhando nesse pequeno, talvez algo, lançamento da campanha. E agora temos uma pequena atualização de status. Isso é bem fácil. Eu definitivamente diria que criar uma atualização de status é muito fácil pelo telefone, analisando as atualizações de status, respondendo aos comentários das pessoas, curtindo e colaborando Mas se você precisa realmente pensar e planejar algo, provavelmente pegue o laptop e faça isso lá.