Transcrições
1. Introdução: Oi, meu nome é Emily Simcox, e sou a líder da equipe de treinamento na Bench.co como empresa de contabilidade de pequenas empresas, a maior da América do Norte. A aula de hoje é sobre descobrir suas finanças de pequenas empresas e como é que isso acontece com a contabilidade quando você é novo no negócio. contabilidade é o processo de registro de todas as suas transações financeiras. Ajuda-te a controlar as tuas despesas. Ele ajuda você a rastrear sua receita de vendas e também ajuda a entender quais deduções
fiscais você pode fazer no final de cada ano chegar a hora fiscal. Esta classe é provavelmente mais adequada para freelancers, empresários, e-commerce, apenas pessoas que estão começando. Você não precisa ser bom em matemática. Você certamente não precisa ser um feiticeiro de física ou algo assim para fazer isso. Durante esta aula, vamos falar sobre transações
pessoais e comerciais e como separar as duas. Nós também vamos olhar para os diferentes métodos de contabilidade, incluindo entrada única, entrada
dupla, dinheiro e contabilidade acumulada. Então, mais tarde na aula, falaremos sobre se você deve ou não decidir fazer isso sozinho ou se deve receber alguma ajuda. contabilidade pode ser uma parte não negociável do seu negócio,
mas, acima de tudo, proporciona-lhe uma liberdade. Proporciona liberdade financeira e compreensão do seu negócio. Ele dá-lhe uma visão e vai ajudá-lo a crescer o seu negócio. Se você vai tirar alguma coisa desta aula, espero que você tire a confiança e saiba quais os passos a seguir. Estou muito feliz que tenha decidido fazer essa aula conosco. Vamos saltar para dentro
2. Por que contabilidade importa: Nesta primeira sessão, vamos falar um
pouco mais sobre Por que a contabilidade importa. Primeiro como um lembrete, a contabilidade é o processo de rastreamento de todas as suas transações financeiras. Está gravando-os no livro, seus livros. Está rastreando suas despesas à medida
que saem, rastreando sua receita à medida que entra, rastreando os passivos que você deve, e rastreando todos os seus ativos também. Ele ajuda você a criar estratégias para o seu negócio e também ajuda você a registrar seus impostos no final de cada ano. A contabilidade é uma parte inegociável da gestão de um negócio. Lembra-te que estás em boa companhia, todos têm de o fazer. Você provavelmente já teve alguma exposição à contabilidade, seja através da experiência de negócios ou talvez de uma forma mais simples através do orçamento pessoal. Antes de realmente mergulharmos, eu adoraria falar um pouco mais sobre o que é ser uma pequena empresa nos EUA. Em primeiro lugar, há 29 milhões de pequenas empresas nos EUA acordo com a Small Business Association de cerca de 2016, que representa 99,7% de todas as empresas nos EUA. Isso é muito. De acordo com a Small Business Association, mais de 20% dessas pequenas empresas vão falhar em seu primeiro ano. Nos próximos cinco anos de negócios, 50% desses mais negócios vão falhar. 5,5 milhões de pequenas empresas que não vão fazer passar o seu quinto ano de negócio. As principais razões citadas para o fracasso destas pequenas empresas são, na sua maioria, financeiras. Na verdade, a incerteza econômica é uma, e o resto deles se resume a coisas como não saber como suas despesas vão subir, não ser capaz de descobrir de onde seus clientes virão, e perder vendas, e talvez também não ser capaz de garantir empréstimos ou capital. A contabilidade fornece transparência na situação financeira do
seu negócio e, juntamente com um bom plano de negócios, é exatamente o que você precisa para se preparar para o sucesso. Então, vamos pular para isso. Por que a contabilidade realmente importa? Em primeiro lugar, a contabilidade é importante para a gestão do stress. Fazer contabilidade de forma consistente e fazê-lo direito na primeira vez absolutamente ajuda a reduzir o estresse que você vai experimentar no final do ano vem hora fiscal. Não há nada pior do que
se segurar em uma sala com a porta fechada e as luzes baixas no final do ano durante o tempo fiscal tentando descobrir onde estão os recibos que você gastou? Tentando descobrir de onde veio sua receita de vendas? Qual foi o acordo verbal que fez com seu amigo para um empréstimo que pegou? Contabilidade, ajuda você a planejar com antecedência, consistentemente, organizado, e você será bom para ir no momento do imposto. Sem estresse, sem bagunça. A próxima razão pela qual a contabilidade é tão importante é para o tempo de imposto no depósito de impostos. Ter organizado finanças significa que você
não deve ter problemas no final do ano organizando quais deduções você pode tomar. Como proprietário de uma pequena empresa, você tem algumas opções extras, especialmente se você usar um escritório em casa, veículo
pessoal ou pagar seu próprio seguro de saúde. Ser organizado também ajuda com qualquer uma
dessas despesas pontuais que você pode ter perdido ao longo do ano. Grandes compras, especialmente. A última razão pela qual um conjunto organizado de finanças é realmente útil para você no final do ano, é para responder a quaisquer mudanças nas leis do IRS ou reforma fiscal. É importante ser capaz de responder a essas mudanças porque muitas vezes, elas podem realmente impactar seus negócios, especialmente
as pequenas empresas. A próxima razão pela qual a contabilidade é tão importante, é porque ela pode ajudá-lo a garantir um empréstimo, financiamento ou capital. Sempre que você entrar em um banco para pedir um empréstimo para pequenas empresas, eles vão querer ver suas finanças. Finanças organizadas podem realmente fazer de você um candidato mais forte para garantir um empréstimo. Quando você está olhando para seus grandes bancos, eles tendem a aprovar apenas cerca de um quarto dos pedidos de empréstimo para pequenas empresas. Quando você está olhando para seus bancos menores, eles tendem a olhar muito mais para o caráter, bem como para as demonstrações financeiras, e assim têm uma tendência para aprovar até 50% desses empréstimos para pequenas empresas. Ter organizado finanças e ter bons relatórios financeiros limpos realmente fortalece sua posição. Quando você está falando com um provedor de empréstimo, eles provavelmente estão procurando por duas coisas. Eles vão examinar seus livros por um,
sua capacidade de pagar seus empréstimos, e dois, a capacidade para o banco recuperar o empréstimo deles se você for à falência. Em seguida, a contabilidade é importante porque ajuda você a pegar erros financeiros. Ser humano é cometer erros, e não é inconcebível que alguém cometa um erro em seus livros. É muito melhor para você pegar seus erros quando você é capaz de
corrigi-los em vez de deixá-los tarde demais e não ser capaz de corrigi-los em tudo. Às vezes, isso é uma reviravolta de 24 horas, às vezes no mesmo ano. Se você é como a maioria das pequenas empresas, é provavelmente o seu próprio dinheiro que você investiu, melhor não correr nenhum risco que tudo. Erros financeiros podem ser muitas coisas, tudo isso pode ser pego se você estiver fazendo sua contabilidade regularmente. Em primeiro lugar, erros bancários, talvez você tenha sido cobrado uma taxa que você não deveria ter sido e você pode corrigi-lo se você entrar em contato com o banco. Em segundo lugar, erros de folha de pagamento talvez alguém colocou em algumas horas extras que realmente não era devido e você foi cobrado em excesso para as despesas de folha de pagamento. Em seguida, pode até ser na forma de erros de faturamento. Talvez um zero foi colocado no lugar errado ou um decimal foi colocado
no lugar errado fazendo sua nota de $100 $1000 nota. Você pode ser capaz de pegar assinaturas que você tinha
esquecido completamente e pensou que tinha cancelado seis meses atrás. As assinaturas são sorrateiras. É melhor poder rever as suas transações mês após
mês e certificar-se de que está a pagar o que se espera que esteja a pagar. Por último, a insegurança da fraude. Você provavelmente já está familiarizado com fraudes de cartão de crédito e skimming cartão e talvez ter seu cartão usado online. Mas em circunstâncias piores, também pode ser fraude de transferência por fio, o que é muito, muito difícil de reverter assim que você passa a reviravolta de 24 horas. Ser super em cima de sua contabilidade e organizar suas transações irá ajudá-lo a evitar isso e corrigi-lo se acontecer. Uma boa contabilidade dá-lhe uma boa visão clara do negócio. Ajudará você a otimizar seus gastos e despesas. Talvez você possa aprender que há um lugar que você está gastando muito e pode movê-lo para um tipo diferente de despesa para otimizar seu negócio. Em seguida, ele irá ajudá-lo a entender seu fluxo de caixa. Se você é como um número de pequenas empresas, você provavelmente tem um par de realmente grandes meses em um ano e despesas durante todo o ano. Saber quanto você pode pagar e quando você pode pagar é realmente importante para o sucesso do seu negócio. Por fim, você poderá analisar seus livros ano após ano, ver seu crescimento, ver seu sucesso e planejar adequadamente. Nada mais excitante do que ver o seu negócio crescer. Nesta aula, vamos falar sobre o processo de contabilidade e as escolhas que você tem para o seu negócio. Nós também vamos falar sobre os passos que você pode tomar a seguir para fazer a bola rolar.
3. Despesas pessoais vs da empresa: Uma das primeiras coisas que você pode fazer para apoiar seu negócio é separar diligentemente suas transações pessoais, de suas transações comerciais. Em primeiro lugar, dá-lhe dados financeiros limpos, vai dar-lhe uma ideia da sua saúde
financeira empresarial e não da sua saúde financeira pessoal. Em segundo lugar, é protegê-lo da responsabilidade. Por último, é prepará-lo para o crescimento da empresa. Não é incomum querer mudar
sua estrutura de negócios à medida que sua empresa cresce e se expande, ter uma boa separação pessoal de negócios ajuda a facilitar essas mudanças. Antes, vamos começar, vou explicar um pouco mais sobre estrutura de
negócios para adicionar algum contexto para o resto desta informação. Se você é novo nos negócios, as chances são que você se criou como um único adereço, Single member LLC, parceria ou um multi-membro LLC único adereços são realmente estruturalistas é como você começou a vender alguns colares para seus amigos e familiares e bam, agora você é um único adereço, você está no negócio. A coisa boa sobre isso é que você tem total propriedade de suas próprias decisões de negócios. A coisa mais complicada sobre isso é que
não há distinção legal entre negócios e pessoais, o
que significa que, se houver uma disputa legal, seus ativos pessoais e seus ativos comerciais são inteiramente a mesma coisa e tudo mais para agarrar. Embora não haja nenhuma razão legal para ter sua transação pessoal e comercial separada, é melhor prática fazê-lo e também irá ajudá-lo a escalar se você optar por mudar sua estrutura de negócios. Uma LLC tem responsabilidade limitada, o que isso significa é que seu negócio pode perder o valor do capital que você investiu, é aí que as transações pessoais e comerciais se tornam realmente importantes. Porque você pode ter que demonstrar o capital do negócio e o capital pessoal. Se você não fez uma boa distinção entre pessoal e negócio, como você pode demonstrar o que foi investido exclusivamente em seu negócio e o que é realmente pessoal ainda? Resumindo, na pior
das hipóteses, você pode perder mais do que o capital investido, porque não conseguiu demonstrar o que era exclusivamente para uso comercial. Apenas uma nota rápida sobre C corps, se você começou seu negócio como uma corporação C, em seguida, ter qualquer
crossover de negócios pessoais é um grande não-não e realmente pode ter ramificações fiscais e legais. Então, vamos repassar alguns exemplos do que algumas transações pessoais e quais são algumas transações comerciais. Porque para ser honesto, para um monte de negócios que pode ser bastante complicado, e também depende bastante do tipo de
negócio que você dirige e que tipo de despesas você precisa fazer, e eu não vou te dar conselhos aqui que é consultoria fiscal ou consultoria financeira, mas vou lhe dar alguns princípios
orientadores para ajudá-lo a entender quando você está gastando algo pessoalmente e quando você está gastando algo para o negócio. Meu primeiro exemplo
é, sua despesa é ordinária e necessária? Um exemplo de necessário talvez é um vôo para outra cidade para uma reunião, embora
ordinário é voar em economia e não em primeira classe. O próximo exemplo é o teste de face reta e este é o meu exemplo favorito porque ele realmente ajuda a colocar o poder em suas mãos decidir o que é
uma transação comercial e qual é uma transação pessoal. A teoria é que se você pode sentar em uma sala com um agente do IRS, e eles podem dizer para você, “Isso é despesa para negócios?” E você pode responder sim com uma cara reta, então provavelmente é para negócios. Um exemplo disso talvez seja levar seu irmão para jantar, porque decidiram fazer negócios juntos. Você poderia dizer que estava num jantar com seu irmão para discutir necessidades de negócios e não foi um jantar de família. A última coisa que você realmente deve se familiarizar, são o tipo de despesas pessoais que também podem ser despesas comerciais. Novamente, a maioria de vocês é provavelmente adereços únicos ou LLCs de um único membro, você provavelmente trabalha de casa fora do lado de sua mesa. Você sabia que você pode fazer deduções de escritório em casa, você pode fazer deduções de veículos pessoais, você também pode realmente explicar para sua família trabalhando para você? Também é bom entender que tipo de despesas não são dedutíveis. Coisas como algumas roupas, coisas como a despesa de juros de cartões de crédito
pessoais, mesmo se você usá-los para negócios, e também coisas como entretenimento para clientes que não são os mesmos que refeições de negócios. Então, praticamente falando como você faz isso? Se você é um único adereço, na verdade
não há distinção legal entre você e sua empresa, que significa que se
você quisesse, você poderia simplesmente abrir uma segunda conta corrente e tentar manter todos os seus despesas e todas as suas receitas de vendas entrando e saindo dessa conta. O que significa que você pode mantê-lo separado das suas coisas pessoais. Se você é qualquer outro tipo de estrutura de negócios , em seguida, abrir uma conta corrente de negócios é o caminho a seguir. Muitas vezes, isso é diferente de uma conta pessoal porque é aberta em nome
da empresa e as instituições bancárias também oferecem diferentes opções dependendo das necessidades da sua empresa. Essas necessidades podem incluir contas correntes, contas comerciante e opções de empréstimo. Empréstimos, linhas de crédito, cartões de crédito. Quando você está procurando uma
conta bancária empresarial , você realmente tem algumas escolhas que você pode fazer. A primeira coisa que você deve fazer no entanto é
descobrir o que você precisa de sua conta bancária para fazer por você, e então você deve começar a comprar em torno de para as melhores ofertas. A maioria das contas tem opções diferentes dependendo das necessidades da empresa, pode ser um volume de transações elevado, pode ser um volume de transferência bancária elevado, pode ser um valor mínimo na sua conta e pode também ser um mínimo de depósitos diários. Pense em como você vai administrar seu negócio e o que mais se aplica a você. Quando você entra no banco para abrir uma conta comercial, você pode esperar que eles peçam algumas coisas. No mínimo, eles pedirem seu número de previdência social, dois documentos de identificação, seu EIN e quaisquer acordos de parceria ou negócios que você já tenha estabelecido. Eles também podem querer ver todas as licenças que você tem, para ser honesto, provavelmente é uma boa idéia ligar para o banqueiro antes de entrar. Este é um daqueles tópicos que vai mudar
para cada negócio, porque cada negócio é único. Se você quiser fazer mais leitura sobre o que você pode esperar abrir uma conta bancária de negócios, você pode dar uma olhada em projetos de currículos on-line e blog. Há um par de grandes artigos lá que foram publicados este ano e fornecem muito mais informações.
4. Contabilidade de entrada única: Nesta sessão, vamos começar falando
sobre contabilidade de entrada única versus entrada dupla, que é a primeira escolha que você tem que fazer ao pensar sobre como você vai fazer sua própria contabilidade. Você pode acompanhar seus livros usando a contabilidade de entrada única
ou a contabilidade de entrada dupla. Vamos começar falando sobre contabilidade de entrada única. contabilidade de entrada única, é uma versão simplificada da contabilidade, muitas vezes é feita em Excel ou literalmente um livro. As transações são registradas apenas uma vez, medida que as despesas saem do seu livro de caixa ou à medida que as receitas entram no seu livro de caixa. Na maior parte, esta é uma versão simplificada porque apenas metade da transação é registrada. Como resultado, é um método incompleto de contabilidade, e se você está procurando financiamento ou para compartilhar seus documentos e relatórios financeiros com qualquer tipo de instituição financeira, eles geralmente não aceitarão isso por causa disso incompletude. contabilidade de entrada única geralmente é mais adequada para empresas muito pequenas que têm necessidades muito simples. Pense no único adereço, LLCs de um único membro. Então lembre-se do que eu disse sobre entrada única ser inserida apenas uma vez, medida que a receita entra ou à medida que as despesas saem. O que isso também significa é que, se você tem necessidades de contabilidade
mais complexas,
como cartões de crédito , empréstimos, capital, acionistas
ou folha de pagamento, as chances são estas excluem você de usar contabilidade de entrada única. No entanto, se você é um único adereço ou um único membro LLC com necessidades de contabilidade muito simples, é um bom lugar para começar a pegar um jeito de como é a contabilidade. Então vamos dar uma olhada em alguns exemplos de como é a contabilidade de entrada única. Aqui, vou usar o gerador de declaração de renda livre da Bench. Ele permite que você insira suas transações, ele permite que você também veja uma demonstração de resultados no final. Vou usar o gerador de declarações de renda do Bench, mas você não precisa. Há também opções para usar, Excel ou como eu disse anteriormente, literalmente um livro. Uma entrada única não depende de ter uma boa tecnologia para fazê-lo. Se você é bom em equilibrar seu livro de cheques, é
provável que você seja muito bom em fazer contabilidade de entrada única. As condições da contabilidade de entrada única são apenas isso; Você precisa inserir a data, você precisa inserir uma descrição, você precisa inserir o valor
e, em seguida, você precisa atribuir uma categoria. Vamos falar sobre categorias mais tarde, mas deixe-me mostrar um exemplo agora de como inserir essa transação. Hoje, vou almoçar com Disco Share Crew. Introduzo a minha data, introduzo a minha descrição, introduzo uma quantia e, em seguida, por último, mas não menos importante ,
entro na categoria, e é isso. Isso é gravar uma transação de entrada única. Como eu disse, nem sempre vem com uma declaração de renda para acompanhar. Muitas vezes, você terá que organizar isso por si mesmo, o que torna a contabilidade de entrada única um pouco mais demorada quando você quer que a visão vá com a gravação de transações. Neste caso, posso mostrar-lhe como será a demonstração de resultados também. Aqui você pode ver que eu tenho minha receita de vendas, minhas despesas, e tudo registrado por baixo de uma forma organizada. Registrar suas transações dessa maneira ao longo do ano consistentemente é tudo o que você precisa fazer para estar preparado para o tempo fiscal. No final de cada ano, você pode usar essas informações que você rastreou o
ano inteiro para se organizar quando se trata de depósito de impostos.
5. Contabilidade de regime de caixa vs regime de competência: Nesta sessão, vamos falar sobre contabilidade de dinheiro versus acréscimo, que é a segunda escolha que você tem ao decidir qual sistema você vai usar. As opções que você tem aqui são, se deve ou não fazer contabilidade de dinheiro ou contabilidade de acumulação e, para a grande maioria das empresas, é realmente uma escolha. Há muito poucas limitações sobre se você pode ou não fazer contabilidade em dinheiro ou acumulação, especialmente para pequenas empresas. Dito isto, vamos falar sobre algumas das considerações que você deve estar ciente. Em primeiro lugar, se você decidiu fazer contabilidade de entrada única, então você vai estar fazendo contabilidade em dinheiro por padrão. Calma, sem problemas. A segunda consideração a ter em mente, é que para algumas empresas, você realmente precisa arquivar sobre a base de competência de acordo com o IRS. Na maior parte, estas são empresas que têm realmente alta receita de vendas ou inventário realmente alto. Por alto, quero dizer que você provavelmente está procurando os milhões em ambas as contas. Se você acha que isso pode se aplicar a você e seu negócio, eu realmente iria verificar com seu CPA ou um consultor financeiro, porque isso tende a mudar uma maneira, mas entre anos. A terceira consideração, é que uma vez que você escolhe um método de contabilidade, você precisa manter ele. Para alterar seu método de contabilidade, você realmente precisa se inscrever no IRS e ter permissão para mudar para um método diferente. Por último, mas não menos importante, se você vai usar o método de contabilidade em dinheiro, então você tem um pouco mais de escolha do que isso. Você pode usar algo chamado o método híbrido, que usa técnicas de contabilidade de caixa, mas também algumas técnicas de acumulação. Vamos começar falando sobre contabilidade em dinheiro. contabilidade de caixa pode ser mais simplesmente definida como transações de
registro quando o dinheiro se move mãos. Então, isso é, na maioria das vezes, gravar transações à medida que entram ou saem da sua conta bancária. Como exemplo, você pode se lembrar de voltar para a contabilidade de entrada única. Nós registramos cada uma dessas transações como o dinheiro mudou de mãos e nós apenas registramos um lado dessa transação, apenas a despesa ou apenas a receita. Para a contabilidade de caixa, também
podemos usar o sistema de entrada única ou podemos usar o sistema de entrada dupla. A maneira mais fácil de obter uma sensação real de contabilidade de caixa, é realmente ir e dar uma olhada em seus extratos bancários. Seus extratos bancários devem corresponder quase tudo o que está acontecendo em sua contabilidade de caixa. Se você está apenas começando em seu novo negócio, as chances são, você vai se sentir mais confortável com contabilidade de caixa. A clareza e o fluxo de caixa podem ser realmente úteis quando você está realmente amarrado com quanto dinheiro você tem e como você está ganhando e quando você precisa ser capaz de gastá-lo. Outra vantagem de fazer o método de caixa primeiro, é que é muito mais fácil passar do dinheiro para um acúmulo,
em seguida, do acúmulo de volta ao dinheiro. A contabilidade de competência, por outro lado, é um sistema onde você registra transações quando eles são ganhos ou gastos, não necessariamente quando o dinheiro muda de mãos. Reconciliar seus livros com base em acúmulo significa que você deve ser capaz de corresponder seus pagamentos esperados de saída e
seus pagamentos de entrada esperados e entender a diferença entre sua conta bancária e suas expectativas. Mais familiar para você com contabilidade de competência, serão coisas como contas a pagar e contas a receber. Você também vai encontrar coisas como despesas pré-pagas, como pagar seu aluguel por um ano de antecedência, ou talvez, como receita de vendas ainda não ganhou como um retentor de advogados, ou talvez, até mesmo seu inventário onde você tem inventário no local, mas você ainda não vendeu. Então, recapitulando, vamos falar sobre os prós e contras do dinheiro e da acumulação. Os prós do dinheiro. É realmente fácil de revisar, você deve ser capaz de conciliar seus livros de caixa com um extrato bancário. Em segundo lugar, seus livros de caixa também devem dar-lhe uma sensação muito clara de fluxo de caixa. Você sabe exatamente quanto está na sua conta bancária e sabe exatamente quanto está gastando na saída. A última coisa sobre fazer seus livros em uma base de dinheiro, é que a renda é tributada como ele atinge sua conta bancária. Isso significa que, tudo está sendo tributado
no mesmo ano em que você literalmente ganha o dinheiro. Um golpe com o uso do método de dinheiro, é que ele pode realmente ser um pouco enganador sobre quais meses são seus mais rentáveis. Você pode ter construído centenas e centenas em um mês, mas pode não ter sido pago até seis meses depois, totalmente menosprezando quando sua temporada mais movimentada foi. Um pro de contabilidade de competência, é que você tem um senso muito mais claro de suas despesas e receitas ao longo de um determinado período de tempo. Você começa a ver quando você fatura algo ou quando você gasta algo, em vez de quando ele entra ou sai da sua conta bancária. Outro pro para ter em mente, é que você é realmente tributado sobre o seu rendimento como você ganha-lo, não quando ele entra em sua conta bancária. Você deve ter notado que, este é um profissional para contabilidade de dinheiro e também é um profissional para contabilidade de competência. Isso porque, na verdade, a maneira como você quer pagar seus impostos depende de como você opera seu negócio,
talvez, você já seja super rentável e
você é capaz de pagar seus impostos à medida que você os ganha. Eu preferiria fazer isso, porque isso muda seu imposto aqui. Talvez, você esteja em dinheiro e você prefere fazê-lo quando você tem o dinheiro no banco, porque você sabe que vai ser capaz de pagar. Um golpe de contabilidade de competência, é que o fluxo de caixa pode não ser facilmente compreendido. Você pode ter faturado para um trabalho realmente grande, mas esse dinheiro pode não estar em sua conta bancária ainda, totalmente enganando você sobre o quanto você realmente tem disponível para você gastar. Se você está trabalhando com contabilidade de acúmulo e não tem uma compreensão clara de seu fluxo de caixa, você pode parecer altamente lucrativo, mas tem centavos no banco. Se você é novo nos negócios e está em seus primeiros anos, as chances são, você vai ficar mais do que feliz com o método de contabilidade em dinheiro. Dito isto, se você estiver trabalhando com inventário ou grandes quantidades de dinheiro, então valeria a pena investigar a contabilidade de acumulação também. Certamente, se é algo que você antecipa que precisa usar no futuro. A seguir, vamos falar um pouco sobre fazer isso
sozinhos ou quando contratar alguém para ajudá-lo e quando tomar essa decisão.
6. Contratação vs faça você mesmo: Nesta sessão, vamos falar um pouco sobre as decisões que você terá que tomar ao decidir se você vai fazer isso sozinho ou contratar alguém para ajudá-lo com sua contabilidade. Se você vai fazer livros DIY, há algumas coisas que você deve considerar. Primeiro, é a opção mais atraente para as pessoas que têm um orçamento. Essencialmente, tudo o que você precisa é do Excel ou algum software de contabilidade para se configurar, e então você está pronto para ir. A segunda coisa que você deve lembrar no entanto, e você já deve ter reconhecido a partir da classe até agora, é que leva algum tempo para aprender como fazê-lo. Pode ser bastante complexo, muito demorado se você não tiver certeza do que está fazendo, e a saída de seus livros é tão boa quanto a pessoa que os faz. Se você vai fazer um DIY, a melhor coisa que você pode fazer por si mesmo é ser educado. Estenda a mão para obter mais recursos, você pode fazer isso através de sua biblioteca pública, a Small Business Association, o Better Business Bureau, seus pequenos bancos, coisas assim. Você também pode dar uma olhada no Venture Blog, onde temos guias de pequenas empresas para jovens empreendedores. Coisas que você precisa ser capaz de reconhecer são como categorizar suas despesas,
como entender seu balanço patrimonial e demonstrativo de resultados, e também como fazer contabilidade de entrada única ou dupla. Você também vai querer entender como usar a ferramenta que você está
usando o Excel e descobrir como usar as macros ou
como usar os recursos de soma e coisas assim ou talvez até mesmo uma curva de aprendizado para a contabilidade software que você vai usar. Não há nenhuma regra difícil e rápida para quando você deve passar de uma solução DIY para contratar alguém, mas há certamente um par de lugares e vida de
um negócio onde faz mais sentido. A primeira vez que você pode reconhecer que é hora de trazer alguma ajuda é que
seu CPA está sempre corrigindo seus livros na hora do imposto. Um contador fazendo sua contabilidade é muito caro. A próxima coisa a considerar é que 39 por cento de vocês já estão trabalhando mais de 60 horas por semana. Normalmente, um pequeno empresário leva cerca de um dia por mês para fazer a contabilidade quando você está fazendo isso sozinho. Vale mesmo a pena o teu tempo? A última coisa a considerar é que talvez sua contabilidade nunca esteja atualizada, isso resulta em coisas como lutar para estimar seus impostos trimestrais, talvez você esteja lutando para acompanhar suas contas, talvez você tenha realmente fluxo de caixa imprevisível. Todos eles podem contribuir para ser um daqueles 20% das empresas que falham em seu primeiro ano. A última coisa a considerar ao mudar de um método DIY para contratar método de ajuda é que você está crescendo. À medida que as suas necessidades de contabilidade se tornam cada vez mais complexas, pode estar fora do seu alcance para fazê-lo sozinho e você realmente precisa de alguma ajuda. Agora, que já falamos sobre dinheiro versus acúmulo e entrada única versus entrada dupla, vamos dar uma olhada em algumas maneiras que você pode fazer isso sozinho. Se você estiver indo para usar a contabilidade de entrada única, então sorte para você, gerador de declaração de renda livre da
Bench já está lá para você usar. Pegue uma cópia disso, sente-se com seus extratos bancários, faça transações e veja onde isso o leva. Se você decidiu que vai usar o sistema de contabilidade de entrada dupla, dinheiro ou acúmulo, não importa, então você tem algumas opções aqui também. O primeiro é investir em um software de contabilidade. Primeiro de tudo, você vai ter que aprender a usar o software, mas um bom software deve tornar a entrada de transações realmente simples para você e deve ser capaz de produzir todos os seus relatórios financeiros no mesmo software. Se não acontecer, certifique-se de que é o que você realmente precisa e talvez continue procurando. Algumas opções aqui são Quickbooks, Xero e Wave. Para usar um software de contabilidade, você precisa ser experiente em contabilidade, então você precisará entender toda a coisa de débitos e créditos e você
precisará entender como sua demonstração de resultados e seu balanço patrimonial funcionam, mas você não deve precisar ser experiente em matemática. A outra opção que você tem é usar o Excel. Excel é como a versão mais complicada, mas se você realmente está nele é provavelmente exatamente o que você precisa para obter o que você precisa feito. Para a maioria das pequenas empresas, isso definitivamente não é o que você precisa porque é muito mais complicado do que vale a pena. Você precisa estar usando o Excel, você precisa saber como usar as fórmulas, você provavelmente também tem que descobrir as macros e coisas assim e ser um pouco experiente matemática para poder revisar seu próprio trabalho. Quando você está olhando para contratar alguém, você também tem algumas coisas a considerar. Se você estiver indo para contratar alguém, você pode esperar pagar pelo serviço, isso geralmente é em uma taxa mensal ou por hora, naturalmente nem todas as empresas podem pagar isso. Mas, se você contratar alguém, você pode confiar na saída, você pode confiar que no momento do imposto seus livros estão corretos e ao longo do ano seus livros estarão atualizados. Apenas uma nota rápida sobre manter dentro de seus próprios livros aqui. Ter alguém fazendo seus livros é ótimo, mas não tome isso como uma oportunidade de se afastar de suas finanças. Lembre-se, seus livros são tão bons quanto
as informações que você fornece à pessoa que os faz. É muito melhor se você agir de forma colaborativa com seu contador e ficar em contato, usá-lo como uma oportunidade para aprender sobre suas finanças e eles também podem fornecer boas informações. Contratar alguém não precisa ser uma abordagem de tudo ou nada, algumas empresas contratam um contador para configurá-lo da
maneira certa pela primeira vez e certificar-se de que eles estão alinhando com as melhores práticas, outros podem apenas contratar um meio período contador cada trimestre para se certificar de que eles são apanhados em precisão. Quando você está contratando alguém, também
é importante considerar a antiguidade do contador com quem você está trabalhando. Se você é um novo negócio e sua contabilidade precisa de um bastante simples, pode ser que você só precisa de um contador júnior, eles tendem a cobrar por hora e você pode esperar para pagar entre US $20 e talvez US $80 por hora dependendo. Se você tem necessidades realmente complexas você pode estar pagando muito mais do que isso por um contador sênior e alguém que sabe como lidar com seus livros. Assim que seu contador passar mais de três dias por semana fazendo sua contabilidade, talvez valha a pena investigar um contador interno. contadores não precisam de certificação, mas há certamente algumas coisas que você pode olhar para fora para se certificar que você está recebendo o melhor contador para o seu negócio. A primeira coisa a olhar para fora é experiência e comentários. Você precisa de um contador altamente experiente? Ou você vai se contentar com um contador júnior? Eles têm depoimentos positivos de clientes anteriores? A segunda coisa que provavelmente será muito importante para você é a capacidade de resposta. Você consegue entrar em contato com eles quando precisar? A terceira coisa a considerar é a localização. Você precisa estar no mesmo lugar ao mesmo tempo que eles para fazer as coisas? Ou tudo bem trabalhar remotamente? Em seguida, eles estão atualizados sobre as alterações, você precisará confiar que seu contador tem as informações mais atualizadas e continua em conformidade. Por último, é o software de contabilidade que eles usam fácil de entender, acessível e fácil de compartilhar. A indústria de contabilidade é uma daquelas indústrias que tem sido um pouco lenta para responder à era digital. Alguns CPAs e contadores ainda estão usando software de desktop que é difícil de compartilhar, alguns deles estão de fato,
Deus nos livre, usando caneta e papel ainda. Se o que você precisa, é um muito responsivo atualizado, fácil de baixar, encontrá-lo tipo de solução, talvez considere que quando você está procurando seu contador Isso é realmente o que Bench faz melhor, nós especializar-se em contabilidade para pequenas empresas. Conecte você com um contador com o qual você pode trabalhar em qualquer lugar e
simplifique o início e a manutenção de sua contabilidade. A seguir, falaremos sobre como organizar seus documentos de forma eficaz.
7. Categorizar as transações: Nesta sessão, vamos falar sobre categorizar suas transações com precisão. Primeiro de tudo, vamos falar sobre algo chamado plano de contas. O plano de contas é uma lista de razões que são comumente usados na contabilidade. Isso inclui coisas como ativos, passivos, patrimônio líquido, receita e despesas. Esses cinco tipos de contas são usados para compor seu balanço e sua demonstração de resultados. Seu balanço é um instantâneo de agora ou de um determinado ponto no tempo. Três deles pertencem ao seu balanço. Ativos são o que você tem, passivos são o que você deve, e patrimônio é o que você investiu em sua própria empresa. Sua demonstração de resultados é uma coleção de despesas e receitas ao longo de um ano inteiro ou durante um determinado período de tempo. Sob o título de receitas, você provavelmente está muito familiarizado com a receita de vendas, mas você pode estar menos familiarizado com o custo de bens vendidos ou custo de serviço, que são contas contra receita. A maneira de descrever as contas contra são despesas que são necessárias a serem feitas a fim de até mesmo fazer uma venda. Então, por exemplo, vamos imaginar que você é um fabricante de omelete. Para vender uma omelete, você tem que comprar ovos. Seus ovos custam a mercadoria vendida. Por último, mas não menos importante, são as suas despesas. As despesas são divididas em diferentes razões para
ajudá-lo a organizar e manter o controle de diferentes tipos de despesas. Porque no final do ano, você pode ter diferentes taxas de dedução sobre eles. Algumas das quais você já pode estar familiarizado são coisas como marketing, despesas de
aluguel, material de escritório, refeições de
negócios, entretenimento, viagens, todo tipo de coisas. Estes podem ser super exclusivos para o seu negócio, mas também é bom mantê-lo simples. Há duas razões principais pelas quais rastreamos nossas despesas e receitas separadamente. Em primeiro lugar, é para ajudar a rastrear seus lucros e perdas. Essencialmente, esta é a sua declaração de renda. No final do ano, você deve ser capaz de dizer
quanto você ganhou ou quanto você perdeu ao longo do ano. Em segundo lugar, é ajudá-lo a entender quais foram suas despesas ao longo do ano para que você possa entender as deduções fiscais que você pode tomar. Por último, categorizar suas transações realmente bem lhe dá uma visão maior sobre como você está gastando seu dinheiro como um negócio. Pode ser que você possa identificar que você está gastando muito em uma área onde você poderia ser melhor utilizá-lo em outro lugar. O melhor conselho que tenho para você é manter o controle de suas despesas e certificar-se de que, no final do ano, você pode facilmente traduzir esses livros e as despesas neles
em uma das categorias no formulário do cronograma C 1040, que é o formulário de depósito de impostos para adereços únicos. Isso só garante que você não está complicando seus livros ao longo do ano e tornando mais difícil para si mesmo no momento do imposto. Vamos analisar alguns exemplos de como você pode fazer isso usando a Programação C agora. A Programação C pede que você separe sua renda de suas despesas. Em primeiro lugar, vai pedir-lhe a sua renda bruta, que é a sua receita de vendas. É toda a sua receita de vendas. Também vai pedir-lhe para categorizar seus retornos e subsídios separadamente, seu custo de bens vendidos, e qualquer outra renda. Outra renda é a palavra de código para renda que você ganhou que não era de suas vendas primárias. Em segundo lugar, você deve ser capaz de traduzir suas despesas de sua declaração de renda para a lista de despesas do cronograma C. Garantir que suas despesas se alinhem com as despesas do Formulário 1040 ajudam você a manter as coisas realmente simples. Aqui estão alguns exemplos dos que se alinham com 10 formulário 40. Refeições de negócios e entretenimento,
gás e auto para suas despesas de caminhão e carro, seus pagamentos de seguro e
seus juros pagos, seus serviços profissionais, seu aluguel, arrendamento e suprimentos, e suas viagens e transporte. Você vai notar aqui neste documento que eu realmente
delineei um par mais em laranja em vez de amarelo. Isso ocorre porque eles têm várias maneiras diferentes que você pode deduzi-los, e são oportunidades que você pode ter diferentes razões para rastrear cada despesa. Por exemplo, aqui você tem aluguel ou locação, isso pode significar sua casa ou seu escritório, mas também pode ser um veículo que você aluga. Outro exemplo é refeições de viagem e entretenimento. Refeições de viagens e entretenimento têm diferentes taxas de dedução dependendo de quem você comeu e para onde você viajou. Então, rastreá-los separadamente pode ser muito útil. Se é a primeira vez que você deposita impostos, eu recomendo que você faça um loop em seu CPA na primeira vez que fizer isso. Dessa forma, você aprenderá como fazer ajustes para as deduções que você pode fazer e como certificar-se de preencher os formulários corretamente na primeira vez. Outra coisa que você pode fazer categorizando corretamente suas transações é realmente acompanhar algumas despesas que você pode dividir entre pessoal e negócios. Sendo um proprietário de uma pequena empresa, as chances são de você estar usando seu escritório em casa ou talvez você esteja usando um veículo pessoal ou talvez você esteja pagando seus próprios seguros de saúde e outras coisas assim. Há certas deduções que você pode fazer quando a despesa se sentir pessoal, mas uma certa parte dela pode ser deduzida como uma despesa comercial. A seguir, usaremos algumas dessas informações para falar sobre contabilidade de entrada única e contabilidade de entrada dupla.
8. Organizar seus documentos: Sua contabilidade é essencialmente uma cópia ou uma transcrição de todos os seus documentos de apoio. Organizar e manter esses documentos é exigido pelo IRS. Esses tipos de documentos incluem coisas como recibos, extratos bancários,
todas as suas declarações de impostos, documentos de empréstimo, contas a serem pagas, faturas que você pagou, e todos os tipos de outras coisas. Literalmente, qualquer coisa que você tenha escrito no processo de fazer sua contabilidade. Mantê-los organizados e em um local que você possa acessá-los
facilmente torna muito mais fácil revisá-los no final do ano ou se você precisar revisitá-los para qualquer finalidade de auditoria. Sua contabilidade e sua gestão de documentos não precisam acontecer no mesmo lugar. Coisas como rastreamento de inventário, rastreamento de faturas ou rastreamento de folha de pagamento podem realmente acontecer em um software totalmente diferente ou em um lugar totalmente diferente de sua contabilidade. Dito isto, a sua contabilidade terá de utilizar as informações fornecidas por esses serviços. Então, tê-los disponíveis para uso e mantê-los em um lugar onde você pode encontrá-los significa que sua contabilidade será precisa e se você for chamado para fornecer esses documentos, você será capaz de fazê-lo. Há algumas regras importantes quando você pensa sobre o tipo de documentos que você deve manter. Um, recibos. O melhor cenário é que você guarda recibos para literalmente tudo. Há uma regra menor que qualquer coisa acima de 75 dólares precisa ter um recibo para provar a despesa. Novamente, a prática recomendada é apenas manter tudo A segunda condição é o tempo que você deve manter seus documentos. Para ser honesto, há cerca de seis ou sete condições diferentes sobre como e quando você deve se livrar de seus documentos ou mantê-los. Então, para ser seguro, vamos supor que se você está arquivando seus impostos todos os anos, você deve ser capaz de manter seus documentos por sete a oito anos. A próxima escolha que você tem é como armazenar seus documentos. Uma das opções que você tem é armazenar seus documentos digitalmente. Algumas opções que você tem para softwares são coisas como Evernote, ou Expensify, ou Shoeboxed. Uma alternativa é literalmente manter todos os seus documentos em uma caixa de sapatos debaixo da sua cama. Seja qual for a opção escolhida, há algumas coisas que você pode fazer para se manter mais organizado e eficiente na manutenção de documentos. Vamos primeiro falar sobre os diferentes tipos de documentos que você tem que manter. Primeiro de tudo, você provavelmente tem recibos. Ambas as despesas de negócios que você mesmo
gastou ou talvez que seus funcionários tenham gasto em nome do negócio. Para os recibos de despesas da sua empresa, certifique-se
sempre de que você pode ler
o nome, a data e o valor, e talvez, às vezes, seja útil até mesmo escrever no verso do recibo qualquer informação adicional que era relevante para essa despesa específica. Um bom exemplo seria anotar os nomes
das pessoas com quem você almoçou em um almoço de negócios. Quando você está fazendo registros digitais, você deve ser capaz de fazer isso no software que você está usando. Para qualquer coisa que seja particularmente ambígua, como um fora de grandes despesas, pode valer a pena adicionar algum contexto adicional ao porquê que foi gasto e para que propósito. Quando estiver organizando esses documentos, considere organizá-los cronologicamente. Você faz seus livros dia-a-dia, você provavelmente deve organizar seus recibos dia-a-dia para. Isso torna a revisão e a verificação cruzada muito mais simples. Em um sistema digital, você poderá fazer isso marcando seus recibos com a data em que você os fez. Em uma versão física
disso, pode valer a pena ter sua caixa de sapatos cheia de recibos e separá-los usando envelopes para mês após mês. Por último, se foi um funcionário que fez as despesas para o negócio, considere escrever o nome do funcionário em seu recibo. Assim, se você precisar de mais informações, você sabe com quem seguir. Em vez de rastreá-los cronologicamente, é mais provável que
você queira rastreá-los por funcionário. Isso ajudará você a entender quanto
reembolsar seu funcionário e quando fazê-lo. Se você estiver usando uma versão impressa, considere escrever no verso do recibo a data em que você realmente reembolsar seu funcionário por ela. Em seguida, você tem recibos reembolsáveis do cliente. Aqueles são aqueles em que você gastou algo em nome de um cliente e você espera que seu cliente pague de volta. As chances são, seu cliente vai querer ver as despesas que você pagou e garantir que eles estão sendo cobrados corretamente. Escrever no verso do recibo ou adicionar uma etiqueta digital para o que era a despesa e por que você a comprou em nome do cliente
irá provar que a despesa era legítima. Então, por último, você tem documentação de apoio. Documentação de suporte são coisas como seus contratos de empréstimo, seus contratos de parceiro, faturas, faturamento e coisas assim que suportam despesas e suportam o comportamento comercial, mas talvez não se apliquem diretamente a uma despesa singular . provável que você não precise desses documentos no dia-a-dia da sua empresa. O nível de organização que você escolher usar dependerá como você deseja usar esses documentos de forma contínua. No entanto, um conjunto altamente organizado de livros vai
organizar os recibos separadamente de suas declarações, separadamente de suas declarações fiscais, separadamente de seus recebimentos faturáveis. A chave para a documentação é ser capaz de produzi-la quando você for solicitado, seja pelo IRS ou talvez pelo seu CPA no final de cada ano. Você não precisa de recibos para registrar seus impostos, mas precisa ser capaz de produzi-los caso você seja auditado.
9. Considerações finais: Muito obrigado por se juntar a mim nesta aula, um curso intensivo sobre contabilidade e como fazer rolar a bola para suas finanças pequenas empresas. Espero que você tenha aprendido o suficiente sobre as opções disponíveis para você tomar a melhor decisão e uma decisão informada sobre os próximos passos quando se trata de contabilidade e sua pequena empresa. A contabilidade não é um tema emocionante nem um sexy, mas você está em muito boa companhia com todos os outros empresários que também teve que fazer contabilidade. Minhas palavras de despedida para você. Se não tirar mais nada desta aula, tire isso daqui. Tornar a contabilidade um hábito. Consistência é a chave. É muito mais difícil pegar seus livros do que ficar em cima deles em primeiro lugar. Considere fazer seus livros pelo menos mensalmente. Se você deixar cair mais para trás, como cair naquela fase ketchup e é difícil manter-se atualizado. Se você tem um volume de transações muito alto ou é um negócio maior, considere fazê-lo semanalmente enquanto a informação está fresca em sua mente. Considere fazê-lo definindo o tempo em seu calendário ou fazendo isso em um lugar onde você se sinta como se estivesse sendo recompensado. Você pode realmente fazer sua contabilidade em um café, com um latte, e um biscoito de chocolate. A próxima coisa que é realmente importante é ficar informado. Lembre-se de que as informações que você fornece ao seu contador são que eles usam para desenvolver suas informações financeiras para você. Mantenha-se informado, dê-lhes o que precisam, e mantenha-se em contacto. Sempre que possível, torne a vida mais fácil para si mesmo. Automatize as coisas que você pode e obtenha ajuda quando precisar para configurá-lo corretamente na primeira vez. Boa sorte a todos. Tenho certeza que você tem isso.
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