Como eliminar a bagunça digital

1. Introdução: Neste curso, vamos organizar. A organização pode ter efeitos agravantes em muitas partes da sua vida. Para mim, isso economiza tempo de várias maneiras. Eu passo menos tempo procurando coisas. Vou passar mais tempo e concentrar mais no que realmente importa. Pense nisso: se você parecer organizado, seus amigos e colegas de trabalho, as pessoas o veriam sob uma luz melhor. Se seu chefe vê você como uma pessoa organizada e capaz, isso lhe dá mais autoestima, motivação e confiança para ter um melhor desempenho em seu trabalho. Tudo isso se torna um ciclo de feedback positivo. Mas o mais importante é que descobri que a organização me ajuda a me realinhar com meu trabalho, minha vida e minha felicidade geral. Para mim, um espaço de trabalho organizado me motiva a trabalhar mais e me inspira a aproveitar o processo. Neste vídeo, vou falar sobre um método que uso para me ajudar a organizar meu espaço de trabalho digital e físico. Vamos limpar nossos computadores, laptops, telefones, calendários de e-mail, fazer listas, escritórios, praticamente fazer uma reforma completa. Tornaremos isso ainda mais conveniente sincronizando todos os nossos arquivos e dados em todos os nossos espaços de trabalho. Vamos começar. 2. Decluttering digital: Ao longo dos anos, tentei vários métodos de produtividade diferentes. Eu pedi emprestados meus trechos favoritos de alguns dos meus autores favoritos. Eu remisturei esses ingredientes em um método que funciona para mim e colocarei links para seus recursos para leitura adicional, se você estiver interessado. Basicamente, existem duas estruturas que eu uso para guiar meu sistema. Para organização, uso algo que gosto de chamar de método RIP, que significa registros, caixa de entrada e projetos. Os registros contêm a maioria dos meus arquivos. A caixa de entrada é onde eu despejo todos os meus novos arquivos, que posso categorizar posteriormente, e os projetos são os atuais nos quais estou trabalhando no momento. Tenho subpastas em meus registros para todas as áreas da minha vida, por exemplo, tenho uma pasta para a escola, uma pasta para medicina, finanças, família, etc. Sempre que estou trabalhando em um projeto específico dentro de uma dessas áreas, movo esse projeto para a pasta de projetos. Quando eu termino com isso, eu o coloco de volta para os registros. Sempre que novos arquivos entram no meu sistema, eu os coloco imediatamente na caixa de entrada, sejam downloads, arquivos de meus colegas de trabalho ou fotos de família, tudo o que chega vai direto para a caixa de entrada. Como você pode ver, gosto de usar minha caixa de entrada como guardiã de todo o meu sistema. Porque eu não quero me distrair constantemente arquivos aleatórios que chegam a qualquer hora do dia. O que eu faço é programar um horário no final do dia ou até mesmo no final da semana, onde dedico especificamente esse tempo a examinar e limpar minha caixa de entrada, categorizando-a em registros ou colocando-a em projetos ou simplesmente colocando-a no lixo. A meta até o final deste curso é ter as mesmas três pastas, R, I e P. Em suas pastas de registros, você terá as mesmas subpastas em todos os seus dispositivos. A segunda estrutura que eu uso é para processar minha caixa de entrada. Essa estrutura me ajuda a decidir o que preciso e o que não preciso manter. Quando estou tentando decidir se devo ou não guardar ou jogar fora um item ou um arquivo, eu me pergunto essas três perguntas. A primeira é: isso vai me ajudar a fazer meu trabalho? Trabalho significa trabalho profissional. A segunda é: isso facilitará minha vida? Isso inclui amigos da vida não profissional, família, comunidade, objetivos de vida, ambições, esse tipo de coisa. Finalmente, isso vai me deixar feliz? Observe como todas as perguntas usam a palavra vontade, tipo, isso vai me deixar feliz? A pergunta não é: isso me fez feliz? Eu uso a palavra vontade porque alguns dos meus itens podem ter me deixado feliz no passado, mas daqui para frente, isso ainda vai me deixar feliz? Se eu não conseguir responder sim a nenhuma dessas três perguntas , descarto esse item. A maneira como gosto de lembrar essas três perguntas é a frase trabalho, vida, felicidade. Essa foi uma visão geral do meu método de organização digital. Vamos colocá-los em ação no próximo capítulo, começando com nossos computadores. 3. Projeto do curso: Ao final deste curso, teremos organizado nosso espaço de trabalho digital e o transformado em um ecossistema aconchegante que nos motiva e inspira. À medida que passamos por cada uma das fases, tire uma foto do seu antes e depois e publique-a aqui para inspirar seus colegas de classe. 4. Dama o seu computador: [MÚSICA] Neste capítulo, começaremos nossos computadores , laptops ou qualquer que seja seu dispositivo eletrônico principal. Se você não usa um computador , fique à vontade para pular este capítulo e passar para o próximo. Neste curso, vou usar o Canva para demonstrar as etapas. Na vida real, eu uso um Mac mas para evitar confusão com aqueles que usam Windows, Android, Linux ou qualquer outro sistema operacional vou simplesmente manter as coisas simples e usar esses gráficos para representar tudo. Aqui está um lembrete do método RIP que usaremos para organizar todos os nossos espaços de trabalho. Primeiro, faça uma captura de tela ou uma foto de sua área de trabalho em seu estado atual para que possamos compará-la com um antes e um depois até o final do capítulo. Para iniciar o método RIP você pode criar uma pasta totalmente nova para cada uma dessas três aqui mesmo na sua área de trabalho. Agora vou abrir a pasta de registros e criar minhas subpastas. Essas são minhas subpastas. Você pode emprestar o que eu uso se quiser ou ficar à vontade para personalizar o seu . Lembre-se de que a meta até o final deste curso é que você tenha as mesmas subpastas em todos os seus dispositivos. Agora que isso foi feito, vamos começar organizando a área de trabalho. O que vamos fazer é arrastar tudo o que vemos na área de trabalho e colocá-lo na pasta da caixa de entrada. Aí está. Sua área de trabalho está completamente arrumada e terminamos e nos vemos no próximo capítulo. Só estou brincando. Mas agora vem a parte mais difícil. Vamos usar as três grandes perguntas para processar nossa caixa de entrada. Vou examinar cada um desses arquivos um por um e me perguntar: isso vai me ajudar no trabalho? Isso facilitará minha vida? Ou isso vai me deixar feliz? Vamos começar com esse documento falso. Digamos que seja um prontuário médico de todas as vacinas que eu já recebi. Vamos fazer as três grandes perguntas. Isso vai me ajudar a fazer meu trabalho melhor? Provavelmente não. Isso facilitará minha vida? Provavelmente porque é bom ter seus registros médicos à mão, caso você precise deles para seu médico ou qualquer outro pedido de emprego. Então, finalmente, isso vai me fazer feliz? Provavelmente não. Mas logo de cara, vemos que eu já respondi sim a uma das três perguntas e isso significa que vou guardar esses documentos. Vamos movê-lo para a subpasta apropriada dentro da pasta de registros. Vamos debater mais algumas ideias aqui. Este é um contrato de trabalho. Vai me ajudar com o trabalho? Sim. Então, vou colocá-lo na minha subpasta de trabalho. Essas são fotos que tiramos em nossas últimas férias, isso vai me ajudar no trabalho? Provavelmente não. Isso vai me ajudar com a vida? Não sei, talvez não, mas olhando para isso, fico feliz, então vou colocá-lo na subpasta da minha família. Então este é um manual de instruções para uma estante de livros. Ele não responde a nenhuma das três perguntas, então ela vai para o lixo. Não sei o quanto seu desktop está desordenado, pode levar alguns minutos para fazer, pode levar alguns dias, mas siga seu próprio ritmo, mas por enquanto vamos seguir em frente. Vou mover a pasta de registros e guardá-la em meus documentos. Basicamente, eu só quero tirá-lo do desktop. Como o nome indica, eles são registros , então provavelmente não vou acessá-los com tanta frequência. As duas pastas que eu gosto de manter na minha área de trabalho são a caixa de entrada e a pasta de projetos. A pasta de projetos conterá todos os projetos nos quais estou trabalhando no momento. Digamos que eu esteja editando esse vídeo no meu canal do YouTube. É bom ter ajuda, mas quando eu terminar, moverei este projeto para a subpasta apropriada nos registros. Atualmente, estou trabalhando neste curso em vídeo , então seria bom tê-lo facilmente acessível também no meu desktop. O fluxo é assim. Sempre que um novo arquivo ou documento entra no meu computador, ele vai direto para a caixa de entrada, dessa forma, eu sei onde está e não preciso lidar com ele imediatamente naquele exato momento. Posso reservar algum tempo no final do dia ou no final da semana para processar minha caixa de entrada e colocar tudo onde ela pertence. Se eu passei um pouco de tempo aqui e ali durante todo o dia enquanto as coisas chegam para reorganizar minha caixa de entrada , isso me distrai muito. Uma dica rápida que achei útil é que mudei o local dos meus downloads da Internet para a pasta da minha caixa de entrada. Você pode fazer isso acessando as configurações do seu navegador e alterando o destino da pasta. Dessa forma, você não tem uma pasta de downloads que está apenas se acumulando em massa crítica ao longo do tempo sem que você saiba. Outra dica que achei útil é ter armazenamento em nuvem. Eu edito vídeos, então preciso de muito espaço de armazenamento, especialmente para imagens em 4K. Maddie e eu usamos o G Suite para nossos negócios. Temos armazenamento ilimitado e a melhor parte é que nossos arquivos estão na nuvem e podem ser resumidos em todos os nossos dispositivos. Nossos iPads, telefones laptops têm as mesmas três pastas, registros, projetos de caixa de entrada, e ter tudo parecido torna tudo muito mais conveniente. Acabamos de terminar de organizar nossos computadores. Quando terminar, tire uma foto do seu desktop e publique fotos de antes e depois para que outros estudantes possam se maravilhar com seu incrível trabalho e, no próximo capítulo, passaremos a organizar nosso e-mail. 5. Esgotando seu e-mail: Neste capítulo, organizaremos nosso e-mail e não importa quantos endereços de e-mail você tenha, porque eu tenho muitos. Você pode usar o mesmo sistema em todos os e-mails. Vou criar as três pastas de acordo com o método RIP novamente. Mas observe que eu realmente não preciso criar uma pasta para a caixa de entrada porque todos os e-mails vêm com uma caixa de entrada embutida. Novamente, na minha pasta de registros, você verá que eu tenho as mesmas subpastas que eu tinha do meu computador e também tenho minha pasta de projetos. Qualquer coisa que exija uma ação ou uma resposta em breve, vou colocá-la na minha pasta de projetos. Além disso, qualquer coisa que eu esteja esperando de outra pessoa, ou quaisquer confirmações de pedidos ou recibos de coisas que ainda não recebi, elas estarão todas na pasta de projetos e, quando eu terminar com elas, eu as descartarei ou as moverei para registros. Eu não uso minha caixa de entrada como espaço de armazenamento, você pode facilmente misturar seu e-mail dessa forma, então eu recomendo que você leia e-mails em sua caixa de entrada, faça as três perguntas e resolva todas elas. Mas antes de começar a fazer isso, basta tirar uma foto rápida de quantos e-mails você acumulou em sua caixa de entrada. Alguns de vocês podem ter milhares de e-mails e isso pode levar dias ou até semanas. Se você se sentir sobrecarregado com a ideia de organizar todos os seus e-mails, o que você pode fazer é criar uma nova pasta e chamá-la de caixa de entrada antiga, mover tudo para lá e, lentamente copiar essa pasta ao longo do tempo. Se precisar de alguma coisa, você também pode pesquisar sua caixa de entrada antiga, mas limpe sua caixa de entrada atual e comece uma nova. Uma dica rápida é que, ao vasculhar sua caixa de entrada, você pode perceber que está inscrito em vários boletins informativos, listas de e-mail ou promoções de empresas, então faça a si mesmo as três perguntas sobre todas as listas de e-mail nas você está inscrito e assinatura de todas as que não atendem mais às três perguntas. Outra dica que achei útil é ler seu e-mail apenas uma ou duas vezes por dia, a menos que você esteja esperando por algum e-mail importante e super urgente, ou algo assim. Na maioria dos dias, você não precisa verificar seu e-mail mais do que isso. Como mencionei antes, gosto de bloquear algum tempo no final do dia, às vezes no final da semana, processar minha caixa de entrada de e-mail e categorizar todos os meus e-mails. Acabamos de organizar nossos e-mails Depois de reduzir sua caixa de entrada para zero, tire uma foto e mostre a todos os outros alunos quanto tempo demorou para organizar isso. Definitivamente, pode ser motivador ver. No próximo capítulo, organizaremos nosso calendário, então, nos vemos lá. 6. Dita qual a seu calendário: Neste capítulo, vamos organizar nossos calendários. A foto desta é opcional, você não precisa mostrar aos outros alunos o que planejou em sua agenda. Assim como você pode perder muito tempo com e-mail e mídias sociais, você definitivamente pode perder muito tempo em reuniões e eventos. Você pode descobrir que está constantemente atendendo às necessidades de outras pessoas ou tentando arranjar tempo para outras pessoas, mas, na verdade, organizar sua agenda significa reservar tempo para si mesmo. Para todos os eventos do seu calendário atual e para todos os eventos futuros, você deve sempre fazer as três grandes perguntas antes de colocá-las no calendário. Se um evento não responder a nenhuma das três perguntas e você puder sair dele, então saia dele. Cancele o evento, mas eu não sairia por aí cancelando à esquerda e à direita e retomando promessas que você já fez a outras pessoas, isso provavelmente não vai correr muito bem. Uma dica rápida: descobri que quando eu estava começando com algo, eu tinha que dizer automaticamente sim a literalmente tudo porque queria abrir máximo de portas possível na vida, mas quando descobri quais portas eu queria tomar, tive que mudar minha mentalidade para dizer automaticamente não a tudo. Se for realmente tão importante , a outra pessoa voltará para você repetidamente e você poderá decidir naquele momento se deseja ou não dizer sim ou não aos pedidos dela. Mas agora, entrar na mentalidade de inicialmente dizer não a todos os outros é, na verdade, apenas dizer sim a tudo o que você quer fazer. De agora em diante, sempre que alguém ou alguma coisa fizer uma exigência em sua agenda, faça a si mesmo as três perguntas: trabalho, vida , felicidade e veja se ela merece um lugar na sua agenda. Se ele merece um espaço no seu calendário, coloque-o diretamente no seu calendário se você souber a data e a hora ou, se não souber e ainda precisar elaborar o agendamento, pode colocá-lo na sua lista de tarefas, para não se esquecer de agendá-lo mais tarde. Dito isso, vamos encerrar este capítulo e, no próximo capítulo, falaremos sobre organizar nossa lista de tarefas. 7. Decluttering sua lista de trabalho: Neste capítulo, vamos organizar nossas listas de tarefas. Antes de começarmos, tire uma foto de suas listas de tarefas diárias atuais. Vamos examinar o método RIP novamente. Tenho uma lista chamada caixa de entrada e uma lista chamada projetos, mas minha lista de registros é, na verdade apenas uma combinação da minha lista diária e do meu calendário. As listas de tarefas, de várias maneiras são uma extensão do seu calendário. Tudo o que você tem em sua agenda para aquele dia vai para sua lista de tarefas diárias, mas há muitas tarefas e projetos que não têm uma data e hora exatas. Por exemplo, se você está esperando uma resposta de outro membro da equipe para um projeto atual, ou se seu amigo enviou aleatoriamente um vídeo ou algo assim e você disse que assistiria em seu tempo livre, essas são as tarefas que podem ser colocadas na lista do seu projeto. Depois, você pode verificá-los no final do dia. Acho que uma lista de caixa de entrada é muito útil para eliminar pensamentos que distraem. Por exemplo, quando estou trabalhando e tenho um pensamento perturbador como: “ Oh, caramba, o aniversário da minha mãe está chegando e eu preciso dar um presente para ela, ou uma ideia como uma nova ideia para um vídeo do YouTube ou uma postagem no blog, e eu não quero esquecê-la, vou imediatamente escrevê-la na minha lista de caixa de entrada. Se um pensamento surgir na minha cabeça, nunca me lembrarei dele, se não o escrever. Eu perdi tantas boas ideias antes tentar manter os pensamentos em minha memória, mas quando faço isso, estou basicamente ocupando o espaço na minha memória. Isso me impede de realmente focar na tarefa que está à minha frente. A lista da caixa de entrada é ótima para armazenar ideias fugazes. Sempre posso acessar minha lista de caixas de entrada no final do dia ou no final da semana. Nesse momento, farei as três grandes perguntas, trabalho, vida, felicidade, para cada uma das coisas na minha lista de caixa de entrada. Se atender a alguma das três perguntas, vale a pena ser agendado para minha agenda. Agora terminamos de organizar nossas listas de tarefas, tiradas após a foto. Vá em frente e publique para ver como seu antes e depois mudaram. No próximo capítulo, organizaremos nossos telefones. 8. Dama o seu telefone: Neste capítulo, vamos organizar nossos telefones, que é possivelmente o espaço de trabalho mais cheio de distrações em comparação com mais cheio de distrações em comparação todos os outros espaços de trabalho anteriores. Para começar, você pode fazer uma captura de tela da tela inicial do telefone para ver a foto anterior. Vamos ao que interessa. Meu telefone é apenas uma bomba-relógio cheia de notificações, mensagens e e-mails, pronta para tocar a qualquer momento. Quanto mais aplicativos eu tiver instalado, mais notificações receberei. A primeira coisa que faremos é examinar cada um de nossos aplicativos e fazer as três grandes perguntas. Se o aplicativo passar no teste , você o mantém. Caso contrário, exclua-o. O método RIP realmente não se aplica bem aqui, mas se você quiser, você pode organizar seus aplicativos em grupos que reflitam suas subpastas de registros. Então, uma dica rápida; se você quiser economizar tempo e for corajoso o suficiente para fazer isso, tente excluir todos os aplicativos do seu telefone de uma só vez, como logo no começo. Em seguida, você só reinstala os que você usa. Muitos de nós ainda temos aplicativos em nossos telefones que não são tocados há anos e eles estão apenas acumulando poeira e ocupando espaço. Outra dica rápida é sempre que você baixa um novo aplicativo e o usa por cerca de uma semana, depois dessa semana, faça a si mesmo as três grandes perguntas para ver se vale a pena mantê-lo. Eu só digo que uma semana , pode ser um mês. O que quero dizer é usar o aplicativo até que o teste gratuito acabe e, depois disso, reavalie o valor desse aplicativo fazendo três perguntas. Agora que você declarou seu telefone, tire uma foto de sua aparência depois e nos mostre o antes e o depois. Semelhante ao desktop do nosso computador, a tela inicial do telefone pode ser um dos primeiros espaços de trabalho que vemos pela manhã. Ter um papel de parede motivacional ou layouts organizados pode realmente fazer a diferença. No próximo capítulo, abordaremos o espaço de trabalho final, que está arrumando nossa mesa. 9. Decluttering a sua mesa: [MÚSICA] Neste capítulo, vamos arrumar nossa mesa e nosso escritório. O espaço de trabalho físico está conectado ao nosso espaço de trabalho digital porque qualquer bagunça que você tenha em uma área pode facilmente transbordar para a outra e vice-versa. As fotos de antes e depois dessa fase serão muito divertidas de ver, então certifique-se de tirar uma boa foto da configuração da sua mesa enquanto ela ainda está muito bagunçada. O método RIP pode e deve ser aplicado à sua mesa e ao seu escritório. Sua caixa de entrada deve ser uma caixa de entrada física real. Gosto de ter uma bandeja na minha mesa e algumas pessoas também gostam de ter uma bandeja na porta do escritório para receber correspondência e documentos quando a porta está fechada. Para seus registros e projetos, eu recomendo comprar um organizador ou abrir mais espaço em suas gavetas. Algumas pessoas também têm estantes para guardar registros de livros. Vamos começar com todos os livros e documentos primeiro. Vá em frente e reúna todos os livros e papéis e, um por um, analise cada deles e faça as três grandes perguntas. Se um documento não for cortado, recicle-o. Se um livro não for aprovado, considere presenteá-lo a outra pessoa que possa achá-lo útil, doá-lo ou reciclá-lo. Basicamente, você só deve ficar com os livros e documentos de que precisa. Vá em frente e organize seus livros em uma estante de e organize seus documentos em subpastas. Você pode seguir em frente e rotular essas subpastas de forma semelhante às que você fez em todos os seus dispositivos eletrônicos. dica rápida aqui é que agora você pode tirar fotos de todos os seus documentos para salvá-los eletronicamente. Em seguida, é a parte mais demorada do processo. Vamos examinar e organizar todas as coisas. Estou falando sobre material de escritório, produtos de higiene pessoal, alimentos, ferramentas e itens sentimentais. Vá em frente e reúna todos os seus itens e , um por um, faça as três grandes perguntas. Enquanto você estiver fazendo isso, suas gavetas e armários serão limpos. Aproveite esta oportunidade para reavaliar como você vai usá-los? Por exemplo, eu tinha uma gaveta cheia de pacotes de ketchup e guardanapos e nunca os usei de verdade, então consegui reutilizá-la para guardar cabos e carregadores práticos. Uma dica rápida aqui: coisas sentimentais podem ser muito difíceis de esquecer, mesmo quando você sabe que é hora delas partirem. Às vezes nos apegamos a coisas que nos trouxeram felicidade em algum momento no passado mas desde então elas perderam parte desse poder. Você pode tirar uma foto do seu item e guardá-la no telefone ou no computador, que pode facilitar a entrega. Outra dica que achei útil para Marie Kondo ajudar a deixar de lado as coisas sentimentais é mostrar gratidão. Você não quer simplesmente jogar itens aleatoriamente fora, para a esquerda e para a direita, você quer dedicar algum tempo e agradecer ao item por servi-lo bem até este ponto da sua vida e, depois disso, você pode deixá-lo de lado. No final das contas, os itens que restam são apenas aqueles que refletem claramente os valores que são importantes para você agora. Depois de terminar de organizar sua mesa e seu escritório, vá em frente e tire uma foto depois. fotos de antes e depois As fotos de antes e depois deste capítulo serão muito divertidas de ver e algumas delas podem ser drasticamente diferentes, então não tenha medo de compartilhá-las. Junte-se a mim no próximo capítulo, encerraremos com algumas considerações finais. [MÚSICA] 10. Encerramento: Parabéns por ter chegado ao final deste curso. A organização pode ser um processo demorado, mas também pode criar mais tempo livre para você daqui para frente, agora que organizou sua vida. Neste momento, espero que você tenha aplicado o método RIP em todos os seus espaços de trabalho e tenha tudo sincronizado. Com o tempo, você pode ajustar suas subpastas à época de vida em que está e sempre pode modificar seu sistema atual com qualquer coisa nova que tenha aprendido. Se você aprender coisas novas, reserve um momento para compartilhar conosco também, porque estamos sempre procurando maneiras de melhorar nosso sistema. Se você quiser ler mais sobre todas as pessoas que inspiraram meu processo de organização, deixarei uma lista de referências nos recursos da aula. Obrigado por assistir e se manter produtivo.