Como delegar tarefas de forma eficaz

1. Introdução e objetivos: Oi, meu nome é Monica Tuckar. Sou consultor e coach organizacional e tenho trabalhado com líderes e executivos nos últimos 20 anos para ajudar a alcançar ótimos resultados. Hoje, estou trabalhando com meu grande colega John Reardon, que também é treinador e treinador, também nesse campo há E hoje falaremos sobre delegação, o que podemos fazer para ajudar os líderes a enviar informações para seus colegas e ainda assim obter um ótimo resultado. Neste curso, abordaremos vários tópicos. Primeiro, abordaremos o que realmente devemos delegar? Então, abordaremos qual estilo de delegação? Quais são os tipos de coisas que devemos fazer e como devemos fazer para delegar com eficácia Em seguida, passaremos para o “Quem” da delegação. A quem devemos delegar e como fazemos essa escolha? Na próxima palestra, abordaremos então como e quando delegar Como fazemos isso e quando fazemos isso? Por fim, falaremos sobre delegação e equipes remotas. Como delegamos quando estamos operando em um ambiente virtual. Este curso é para quem é novo liderança e quer aprender a delegar, e também para aqueles experientes em liderança que desejam descobrir como fazer isso de forma mais eficaz, se esse não foi o caso no Esperamos que você participe desta aula e realmente aprenda sobre como delegar de forma eficaz 2. Visão geral: A delegação pode parecer tão simples e obviamente necessária e impactante Mas não é tão fácil quanto dar algo para outra pessoa fazer? Todos sabemos intuitivamente que, como líder, você não pode fazer tudo sozinho Cada um de nós tem uma capacidade finita e, como líder, uma das responsabilidades mais importantes é delegar e atribuir trabalho a outras pessoas de forma eficaz para que, coletivamente, como equipe, possamos Isso é óbvio. Mas o que não é tão óbvio é como realmente colocamos esse conceito em prática? Quais projetos e tarefas devo delegar e para quem? Quero dizer, existem algumas responsabilidades que são inerentemente minhas. Eles fazem parte do meu papel? Eu não posso delegar essas coisas. E há outras coisas que estou fazendo que realmente outra pessoa poderia fazer. Mas eles não têm tempo livre e talvez não tenham a experiência que eu tenho. E, afinal, levaria uma quantidade significativa do meu tempo para ensiná-los a fazer isso. E mesmo que eu decidisse delegar algo a alguém, existem os aspectos práticos de como fazer isso De quantos detalhes eles precisam, de quanta supervisão? E eles sabem o que não fazer? E se no final de tudo isso, eles me trouxerem a coisa errada. Você sabe o que? Esqueça isso. Eu vou fazer isso sozinho. Bem, algumas dessas afirmações são verdadeiras. Existem algumas tarefas que são inerentemente suas, mas há algumas que você pode e deve delegar. Sim, levará tempo para que você desenvolva as habilidades e habilidades dos membros de sua equipe para desenvolva as habilidades e habilidades dos membros de que eles possam lidar com responsabilidades crescentes E você precisa considerar como delegar efetivamente um projeto específico a um indivíduo específico Você provavelmente não deveria simplesmente despejar e correr para onde manda para eles e depois desaparecer Você precisa fornecer o nível adequado de detalhes e suporte para garantir o sucesso. Então, como decido o que delegar a quem, com quanta orientação e apoio ao longo do caminho Essas são ótimas perguntas e vamos abordá-las neste curso. Seguiremos um processo de quatro etapas para uma delegação eficaz que ajudará você a determinar o que você pode e deve delegar quem você deve delegar, como proceder para delegar Isso é quanta autoridade dar a alguém e quantos detalhes fornecer, bem como quanto apoio dar. Finalmente, as quatro etapas são quando verificar e monitorar o progresso ao longo do caminho para garantir o sucesso. Ao percorrermos as etapas, também destacaremos a importância de conhecer seu estilo de delegação. Esse é o nível de experiência e traços de personalidade que moldam a forma como você percebe as tarefas e as pessoas. E nossa colega Marie Olfield compartilhará estratégias e táticas práticas para aqueles que trabalham com equipes virtuais Dê uma olhada nas páginas 3 e 4 da pasta de trabalho. Quais dessas pequenas mentiras parecem familiares para você? Você se ouve pensando ou dizendo em voz alta, eu simplesmente não tenho tempo suficiente, ou eu tenho que fazer isso? Eu não tenho escolha. O desafio de uma verdade poderosa é que não existe mais tempo e que talvez não sejamos capazes escolher as consequências de todas as nossas escolhas. Mas sempre temos uma escolha. Analise essas declarações e suas implicações. Depois, na página quatro, anote como essas pequenas mentiras e verdades poderosas podem impactar sua vida, seu trabalho, sua motivação para delegar com eficácia e, finalmente, sua capacidade geral É realmente surpreendente para mim o quão limitada é minha capacidade como indivíduo. Chego ao final do dia e às vezes me sinto mais atrasada do que no começo. Mas, como alguém disse uma vez, Bill Gates e Oprah Winfrey têm as mesmas 24 horas por dia que eu Eles não têm um único minuto extra. Então, como faço para expandir minha capacidade? Liderança significa influenciar outras pessoas a se alinharem com a missão e envolvê-las no esforço Mas também se trata de delegar efetivamente projetos e tarefas específicos a outras pessoas para que, coletivamente, possamos alcançar melhores resultados. Sejamos claros. Como líder, delegar não é apenas algo que você faz além de seu trabalho regular. É uma parte fundamental do seu trabalho. Então, vamos ajudá-lo a fazer isso bem. 3. O que de que delegar: Então, a primeira pergunta que tenho de abordar é o que devo delegar? Vamos oferecer duas abordagens diferentes para esta questão. Primeiro, um método simples, mas útil, é fazer uma classificação inicial de todos os projetos e tarefas que estão na sua lista de tarefas em três categorias. A coluna um é a coluna de manutenção. Estas são as responsabilidades, projetos e tarefas que realmente são seus inerentemente. Que, por definição, você é o único que deve realizá-los. Esta lista inclui responsabilidades como definir a direção para a organização e impulsionar mudanças significativas, tamponando sua equipe de críticas ou caos externo. Manipulação de informações confidenciais ou altamente confidenciais, tomada de decisões críticas de contratação, realização de análises de desempenho para relatórios diretos e prestação de cuidados e reconhecimento para o seu pessoal. Há algumas coisas que você não deveria delegar. A coluna três, por outro lado, é a coluna delegada imediatamente. Estas são as coisas que claramente devem ser feitas por outra pessoa. Estes provavelmente incluem muitas tarefas administrativas e papelada de rotina, talvez pesquisas para investigar opções ou preparar recomendações, trabalho técnico que outros são capazes de realizar, e projetos ou tarefas que são claramente um oportunidade de desenvolvimento para a pessoa certa. Coluna dois é a coluna do meio, A considerar delegar coluna. Esta é provavelmente a maior categoria e deve conter praticamente qualquer coisa que não esteja claramente na coluna um ou na coluna três. Depois de ter feito essa classificação inicial, você pode aplicar o resto das estratégias e ferramentas que serão compartilhadas ao longo do resto do curso. Uma segunda abordagem para identificar o que delegar é usar o modelo de quatro quadrantes da Covey para gerenciamento de tempo. Quando os executivos vêm até mim para treinar na gestão do tempo, quando eles estão lutando com tantas tarefas e incêndios para estar lutando. A primeira pergunta que eu sempre lhes faço como, o que mais você pode delegar? Normalmente, à medida que passamos por suas tarefas e itens em seu calendário, olhamos através de reuniões que podem ser passadas para baixo, projetos especiais que podem ser adiados, ou tarefas diárias que precisam ser dadas aos outros. Que o líder sênior pode então focar. Os incêndios são itens críticos aparecendo naquela época. Delegação pode ser difícil porque para alguns pode demorar mais tempo para treinar alguém para fazer o trabalho em vez de apenas fazê-lo eles mesmos. Pode ser difícil delinear quais itens a pessoa idosa deve estar fazendo contra um delegado. Quando em algumas organizações eles têm ambas as pessoas em cada reunião ou conversa. À medida que você se torna mais sênior na organização, tempo se torna um ativo crítico para você à medida que você é puxado para cada vez mais direções. Como resultado, a delegação torna-se ainda mais uma ferramenta necessária. A delegação pode ajudá-lo a construir e desenvolver sua equipe. E é uma maneira de você agilizar suas tarefas diárias ao decidir quais devem ser dadas aos membros da equipe versus quais são os elementos mais estratégicos que precisam permanecer com você como um líder sênior que tem uma localização única para fazer esse trabalho . Também neste nível, pode ser bastante difícil manter-se focado em tarefas estratégicas e na construção de relacionamentos quando líderes seniores são puxados em tantas direções diferentes. Um modelo realmente útil é o modelo de quadrante de gerenciamento de tempo de Stephen Covey. Este está enquadrado em dois eixos, importante e urgente. E o resultado são quatro seções distintas. A primeira são as coisas que são importantes e urgentes. Esses itens são críticos e você precisa fazer isso imediatamente ou descobrir a quem delegá-los imediatamente. O segundo quadrante é importante, mas não urgente. Como estes não são urgentes, muitas vezes os colocamos de lado. E, no entanto, esses são os que precisamos proteger e ganhar mais tempo. Estes são os grandes investimentos estratégicos que ajudarão você no planejamento e construção de relacionamentos. O terceiro quadrante é o material que não é importante, mas é urgente. Estas são interrupções ou distrações que muitas vezes sugam o tempo porque parecem ser urgentes ou são urgentes para outra pessoa. Mas eles não são importantes. Minimize seu tempo aqui, delege ou evite esses itens completamente sempre que possível. E finalmente, o quarto quadrante é o material que não é importante e não urgente. Estes são o desperdício de tempo. É só uma perda de tempo. Limite o seu tempo aqui ou elimine-os completamente, se possível. Quando você está pensando em delegar tarefas, pense no quadrante 13 para que você possa tirar as tarefas urgentes importantes, urgentes e não importantes do seu prato. Como líder sênior, você realmente quer se concentrar no quadrante, verdade? Os aspectos importantes, mas não urgentes, porque é aí que a construção da relação de planejamento estratégico, etc., as tarefas realmente entram como um líder sênior. É aí que você deseja passar a maior parte do tempo na pasta de trabalho nas páginas 7 e 8, escolha a atividade de classificação de três colunas ou a atividade Covey Time Management Matrix. Como ele classificou através de suas responsabilidades, tarefas e projetos. Desafie-se a identificar o maior número possível que você pode delegar imediatamente. Ou pelo menos considere delegar e, em seguida, aplicar as estratégias e o resto do curso para pensar em quem você pode delegar esses dois e como realizar essa delegação para maximizar sua probabilidade de sucesso. Considerando todas as responsabilidades nessas três colunas e tudo o que vem à mente. Se você olhar para os quadrantes de gerenciamento de tempo, você provavelmente está pensando que há muito aqui. Meu prato está cheio. Na verdade, está tão sobrecarregado que há coisas caindo no chão. Não tenho tempo para delegar. Ironicamente, esse é exatamente o ponto. Você tem que delegar para tirar algumas dessas coisas do seu prato. Você não tem mais tempo. Ao identificar os projetos e tarefas específicos que você pode delegar, você poderá considerar a quem poderá delegá-los e como fazer isso para configurá-los para o sucesso. 4. Estilo: Então, enquanto você está considerando quais tarefas ou projetos delegar, queremos que você pause e considere seu estilo de delegação. Essa é a combinação de experiências e traços de personalidade que moldam a forma como você vê as tarefas, as pessoas e os processos envolvidos na delegação efetiva. Há muitas possibilidades a considerar aqui, mas vamos enfatizar três fatores que são particularmente relevantes para uma delegação eficaz. Seu nível de experiência, sua orientação detalhada, sua tolerância ao risco. Vamos começar com o seu nível de experiência. Você é um novo líder de equipe ou um supervisor ou executivo mais experiente? Se você é um gerente relativamente novo, você ainda não terá a experiência para aproveitar e pode parecer arriscado ou desconfortável mudar para o modo de delegação. Você também foi promovido porque você teve uma grande experiência fazendo o trabalho e recebendo elogios sobre ele. Portanto, você pode ter a tendência de querer ter mais trabalho do que deveria e apenas fazê-lo para os outros, em vez de gastar o tempo ensinando-os ou entregando trabalho que não está à altura dos seus padrões. No entanto, é muito importante para você construir essa capacidade como uma prática regular. Por outro lado, se você é um gerente mais experiente, espero que você tenha tido as experiências positivas quando se trata de delegação. Mas isso pode não ser o caso. Se você não teve experiências negativas com delegação, você pode estar hesitante em tentar novamente. Você terá que dar um passo atrás e considerar o que deu errado e como você pode tentar diferentes estratégias para aumentar sua probabilidade de sucesso. Em seguida, considere seus traços de personalidade relacionados à orientação detalhada. Você é um indivíduo muito detalhado que valoriza precisão e precisão? Ou você é mais um grande pensador que prefere desenvolver a visão e as opções criativas para chegar lá. Não há uma resposta certa ou errada aqui, mas é fundamental ser honesto consigo mesmo e entender como sua personalidade influencia sua perspectiva. Se você é muito orientado para detalhes, você pode colocar muita ênfase na precisão e precisão dos dados. Você duplo e triplo verifica o seu trabalho e o pensamento de qualquer coisa que tenha o seu nome nele saindo com um erro dá-lhe as Hebei GBs. Na verdade, você está desconfortável agora, só me ouvindo dizer isso. Ouso dizer que você pode ser conhecido como perfeccionista e que é uma cabeça que você usa com orgulho. A boa notícia é que você estabelece altos padrões a este respeito para si mesmo, para os outros e para a organização. Mas você pode estar hesitante em delegar porque através de sua lente você vê muitas tarefas tão sensíveis e você vê a maioria dos outros como não sendo cuidadoso o suficiente quando se trata de detalhes. Por outro lado, se eu sou mais do tipo de imagem grande, eu poderia estar mais inclinado a delegar uma tarefa, mas talvez eu precise estar mais atento a fornecer uma direção mais completa, descrevendo requisitos específicos e seguindo consistentemente para apoiar o sucesso. Outro fator chave a considerar é sua tolerância ao risco. Se eu, naturalmente, muito risco avesso do que eu posso me afastar de delegar porque eu vejo tudo como arriscado e eu posso imaginar todos os tipos de possibilidades para desastres. Talvez eu precise esticar meus limites, sair da minha zona de conforto e assumir um maior grau de risco em delegar. A boa notícia é que você estará mais inclinado a considerar em mitigar os riscos que estão envolvidos. Por outro lado, se eu naturalmente tolerante ao risco, isso poderia tornar-me mais aberto à delegação, mas talvez devesse ter o cuidado de calcular os riscos envolvidos e tomar medidas para os atenuar. Na página 11 da pasta de trabalho, clique no link para fazer a auto-avaliação do estilo de delegação. Ao responder às declarações, seja honesto consigo mesmo que não há certo ou errado. A chave é fazer uma autoavaliação sincera e fortalecer sua autoconsciência que você possa fazer melhores escolhas em relação ao que você pode delegar e a quem. Em seguida, considere obter feedback de outras pessoas para testar sua auto-avaliação. E considere as medidas que você pode tomar para aplicar essa conscientização às suas práticas de liderança. A chave aqui é a consciência. Cada um de nós tem a sua própria perspectiva e tendência natural, quer a conheçamos ou não. Se você pode estar ciente de seus potenciais vieses e inclinações, você pode fazer ajustes intencionais e expandir sua capacidade de delegação efetiva. que você pode começar a se expandir hoje? 5. Quem delegar as delegar: Agora é hora de considerar os indivíduos a quem você pode delegar vários projetos ou tarefas. Em seu modelo de liderança situacional, Ken Blanchard destaca duas dimensões que são particularmente relevantes quando se trata de delegação. O nível de competência do indivíduo e seu nível de comprometimento. competência neste modelo engloba não apenas o nível de experiência e experiência de alguém em uma área específica, mas também inclui sua capacidade potencial para aprender e desenvolver um determinado conjunto de habilidades. E considerando o nível de compromisso de alguém, você deve levar em conta seu senso de buy-in para a missão e seu nível de motivação e confiança. Tanto a competência quanto o compromisso são fundamentais para determinar quais tarefas podem ser apropriadas para delegar a quem e qual estilo de liderança usar ao fazê-lo. Se alguém está motivado, mas ainda não é totalmente competente em relação à tarefa em questão, você vai querer usar um estilo de direção, dando muita orientação clara e supervisão atenta. Este estilo prático é apropriado para indivíduos nesta categoria porque eles ainda não têm a experiência ou experiência para saber o que fazer por conta própria. É importante definir metas realistas específicas e definir claramente como é o sucesso, incluindo fornecer exemplos sempre que possível. A questão é ainda é possível delegar a esses indivíduos, mas você não deve dar a eles tarefas que envolvam muito risco ou complexidade. E você precisará investir algum tempo e atenção para configurá-los para o sucesso. Mas lembre-se, pode valer a pena o investimento, porque você vai ajudá-los a desenvolver sua capacidade a longo prazo. Note que esta situação, alguém motivado, mas ainda não altamente competente, também se aplica de uma forma interessante aos membros da equipe que podem ter uma vasta experiência geral em suas carreiras, mas estão aprendendo algo novo ou tentar algo pela primeira vez ou mudar para uma nova área onde eles não têm experiência. Eles podem ser capazes de aprender rapidamente, mas você pode querer usar este estilo de diretiva no início para ajudá-los a passar por esse estágio iniciante entusiasmado. Para aqueles indivíduos motivados que têm um maior grau de competência, você deve mudar para mais de um estilo de coaching. Quando se trata de delegação. Estes são os membros da equipe que ainda precisam de alguma orientação. Então você não pode recuar completamente, mas você pode e deve envolvê-los mais no processo de pensamento e pedir suas idéias e opiniões. Você pode dar a eles cada vez mais propriedade e eles podem muito bem ter a capacidade de desenvolver planos e propostas, mas você ainda vai querer fazer check-in regularmente, rever seu progresso e tomar as decisões finais. Muitas vezes penso no exemplo de ensinar minha filha a dirigir em uma situação de alto risco com muito pouca competência, era apropriado para mim ser muito diretiva e mitigar o risco iniciando o processo em um estacionamento grande e vazio muito. À medida que a sua competência e experiência aumentaram, aumentei gradualmente o nível de risco ao sair para uma estrada rural tranquila e comecei a envolvê-la no processo de tomada de decisões. Ok. O que você vê lá em frente? Um sinal de pare. Ok. O que vamos fazer? Pare. Excelente. Então vamos em frente e fazer isso. Agora. Fico feliz em dizer que sobrevivemos e minha filha é agora uma motorista altamente competente. Uma situação muito diferente é quando você tem um indivíduo altamente competente que simplesmente não está motivado ou confiante como você gostaria que ele fosse. A situação exige o que Blanchard termos de apoio ao estilo de liderança. Isso é ajudá-los a descobrir sua própria motivação ou ajudá-los a encontrar sua própria confiança. O que eles não precisam como microgerenciamento em uma tarefa, explicando-lhes novamente, ou dando-lhes outra rodada de conselhos sobre como fazê-lo. Eles sabem como fazer isso. Esse não é o problema. O problema é a falta de motivação ou confiança, e isso é um desafio totalmente diferente para você como líder. Idealmente, você quer ajudá-los a descobrir o que é a resistência e ver se você pode aproveitar sua motivação. E isso é algo que cobrimos em nossa aula sobre motivação. Como você pode apoiar essa pessoa, então? Bem reconheceu sua experiência e experiência e apoiá-los de volta a perceber sua capacidade e o que os motivou a querer fazer este trabalho no primeiro caso, bem como aumentar seus níveis de confiança. E você pode fazer isso envolvendo-os na identificação de problemas e definição de metas, fornecendo suporte e recursos de garantia, e facilitando maneiras de o funcionário resolver problemas e tomar decisões por conta própria. E, finalmente, você vem para o indivíduo que tem motivação e confiança suficientes, bem como competência suficiente. Este é o desempenho máximo que tem o impulso de alcançar objetivos organizacionais. Bem-vindos à zona verde da delegação. Seu trabalho aqui como líder é dar a eles o que precisam e sair do caminho deles. Você pode fazer isso colaborando com a pessoa para definir o problema, definir as metas e, em seguida, deixar o funcionário desenvolver um plano de ação, tomar decisões e implementar a solução na pasta de trabalho na página 14, considere onde cada dos membros da sua equipe pode ser em relação ao seu nível de compromisso e competência. Como você vê onde eles se encaixam no modelo, veja as estratégias de liderança correspondentes da página 13 e considere como você pode aplicá-las a cada tatuagem individual em suas idéias específicas para a aplicação de estratégias. Na página 15. Lembre-se, é possível delegar a quase qualquer pessoa, desde que você use a abordagem certa. E então não se esqueça de aplicar este modelo a si mesmo. Que nível de competência e compromisso você vê em si mesmo e que estilo de delegação você acharia mais útil de seu próprio supervisor, você pode ver como é importante avaliar cada indivíduo cuidadosamente com uma consciência de seus próprios preconceitos potenciais. É possível delegar a quase qualquer um, mas é uma questão do que delegar a eles e como fazer isso para que você esteja configurando para o sucesso. É tão importante estar ciente de um ajuste seu estilo de liderança para o indivíduo e a tarefa em mãos. Se você usar um estilo altamente diretivo com alguém que é competente e motivado, você vai parecer micro-gerenciador. Por outro lado, se você usar um estilo de delegação mãos fora com alguém que não tem a experiência ou motivação, você está configurando para frustração e fracasso. Quando você considera a competência e o potencial de cada pessoa, bem como seu compromisso e motivação e ajustar sua abordagem de acordo. Você pode ser capaz de delegar a coisa certa para eles da maneira certa. Não se trata de ser alguém diferente. É sobre ser você mesmo com mais habilidade. 6. Modelo de delegação de quatro passos: Quando começamos a pensar na delegação e nas tácticas da mesma, podemos começar a dividi-la em quatro componentes da delegação. Já cobrimos os dois primeiros passos, o que delegar e a quem devemos delegar? Agora vamos olhar para os dois últimos passos. O terceiro passo é como delegar a tarefa e fornecer suporte, incluindo quanta autoridade delegar. E o quarto passo é quando verificar e monitorar o progresso. Se você tem uma equipe virtual ou membros da equipe virtual, você também vai querer incorporar as dicas fornecidas por Mary Oldfield no módulo final. Agora vamos falar sobre o passo 3. Depois de saber o que deve delegar e a quem pretende delegar, pode então concentrar-se na forma de delegar. Você pode atribuir o trabalho usando algumas das seguintes técnicas. Primeiro descreva a tarefa, é importante e por que você selecionou essa pessoa. Defina cronogramas e metas específicas que correspondam ao nível de experiência e habilidade do indivíduo e solicite sua contribuição, forneça qualquer suporte ou antecedentes necessários. Defina as linhas de autoridade, como a outra possui a tarefa, mas você ainda tem a autoridade final de decisão ou atribuindo a autoridade final a elas também. E, finalmente, adapte sua abordagem para atender às necessidades de seus funcionários à medida que você considera a complexidade e o risco do projeto, é importante que a pessoa a quem você está delegando compreenda exatamente o que você quer deles. E quando, ao estabelecer bons parâmetros em torno do trabalho no front-end, você estará mais apto para obter o calibre de tarefa ou projeto que você está procurando no back-end, certifique-se de fazer um pedido apropriado para que haja clareza sobre o que você está pedindo da outra pessoa. Lembre-se, com base no modelo de liderança situacional, determine onde a pessoa está no modelo e, em seguida, use esse estilo com ela apropriadamente. Lembre-se, direcionar, treinar, apoiar ou delegar. Por último, o último passo é o acompanhamento do progresso. Nesta fase, você quer se certificar de definir expectativas adequadas para a frequência de check-in no trabalho e fornecer feedback. Com essa etapa, você vai querer se lembrar de adaptar o monitoramento às necessidades e habilidades de cada funcionário com base na complexidade e no risco da tarefa. Tente estar atento aos seus próprios preconceitos e tendências e crie um plano de monitoramento com o qual ambos se sintam bem. Se você acha que precisa monitorar mais de perto do que o indivíduo gostaria. Explique por que esse é o caso e assegure-lhes que, se esse esforço for bem sucedido, você vai dar um passo para trás no futuro, chegar a acordos específicos sobre a frequência com que você quer ser atualizado e sobre o quê? Quando você deseja ser notificado sobre desafios? E em que nível você quer saber sobre cada questão que surge com um membro da equipe inexperiente em uma situação de risco, que pode ser o caso. Ou com um indivíduo mais experiente, você pode querer apenas ser trazido para questões mais significativas. Na página 18, plano de delegação elaborado para um dos membros da sua equipe que você conhece, você pode delegar certas coisas para ser específico sobre o que você deseja delegar. Ofereça-lhes a sua perspetiva sobre como vê o seu nível de especialização nesta área e o nível de compromisso nesta área. Em seguida, explique como pretende levar a cabo o processo de delegação no que diz respeito ao nível de detalhe e à frequência dos check-ins. Obtenha o feedback deles, finalize o plano e, em seguida, coloque-o em ação. Veja como é. Aprenda com o que funciona e o que não funciona, e continue. Adote a abordagem e desenvolva um plano para cada um dos membros da sua equipe. Lembre-se, você pode delegar para quase qualquer pessoa, desde que você adapte seu estilo à experiência e compromisso deles para configurá-los para o sucesso, incentivá-los e afirmar o progresso ao longo do caminho, dê-lhes espaço para assumir riscos razoáveis e aprender de erros e afirmar realizações e crescimento. Lembre-se, o sucesso deles é o seu sucesso. 7. Delegação e equipes remotas: Claramente, a maioria, se não todos nós, está experimentando as oportunidades e desafios de trabalhar e equipes virtuais parcialmente ou totalmente distribuídas. Marie Oldfield é CEO da quinoa coaching com sede no Reino Unido. Murray tem trabalhado com a equipe distribuída globalmente para apoiar clientes em todo o mundo nos setores público, privado e sem fins lucrativos. Murray tem muitos anos de experiência e delegando efetivamente membros da equipe virtual. E ele vai compartilhar os princípios fundamentais e práticas específicas que funcionam melhor ao delegar e ao contexto virtual. Olá a todos e bem-vindos a esta seção do curso. Então, vou revisar minha experiência com equipes remotas e o que você pode fazer para garantir que você tenha uma equipe remota bem-sucedida. Então eu tenho muita experiência nesta área. Passei cinco anos gerenciando uma equipe global remota de analistas. E esses analistas não eram especialistas, eram técnicos e não técnicos. E eu também fui uma grande equipe no governo do Reino Unido para gerenciamento e análise de programas. Então, para falar sobre a equipe global pro Bono, eu criei essa equipe do zero. E isso foi realmente muito difícil porque eu tive que colocar em toda a organização, a administração, os organogramas, e tornou-se um pai muito, muito rapidamente. O que sempre falta quando estamos tentando trabalhar. E cometi alguns erros tolos no início. Mas é tudo uma curva de aprendizagem e é como melhoramos quando atingimos esses desafios. Aprendi muito com isso e é isso que vou compartilhar com vocês hoje. Então, quando entro em uma nova equipe, gosto de construir relacionamentos e confiança. E eu interajo bastante com os membros da minha equipe. Então, no começo, eu faço entrevistas se isso é algo que eu não posso fazer. E organizo 12 porque gosto de falar com minha equipe e entender como eles podem desenvolver quais desafios querem, que são bons, no que podem não ser tão bons. E então eu posso alocá-los para a palavra que realmente combina com eles. E isso pode ser particularmente desafiador para uma equipe remota só porque você não os vê todos os dias. Você não pode simplesmente andar e falar com eles. Então, pode ser tentador se tornar um micro gerente. E isso é exatamente o oposto. Quanto mais controle você tentou assumir esta equipe, mais eles vão fugir de você. Então não seja um micro-gerente. O que você pode fazer, porém, em vez de ser um microgerente e isso está provado para funcionar. E posso garantir isso. Políticas de treinamento, rotinas de reunião, documentação. Se conseguires manter estas coisas, podes juntar as políticas. Todos sabem o que os limões fazem. Todos estão na mesma página. Você tem coisas como o Google Drive para ajudá-lo a iniciar documentos. Todo mundo sabe o que está acontecendo em cada projeto. Você tem uma rotina de reuniões. Então, reuniões individuais, reuniões de equipe, você está sempre mantendo contato com sua equipe e construindo essa cultura de segurança e confiança para que eles possam vir até você com qualquer coisa com que eles tenham problemas. Então, quando você tem coisas como mudar de um ambos no meu papel, eu tive uma grande mudança para Ababa, tive que implementar algumas novas políticas. Foram grandes mudanças na forma como operamos. E a maneira que eu consigo fazer isso foi comunicando com minha equipe e saber em minha equipe. Então ser capaz de ter essa discussão com eles e ser honesto e dizer, bem, isso está acontecendo. Mas nós temos uma chance de moldar doces lá para que possamos colocar o feed de volta e podemos implementá-lo dessa maneira e, em seguida, trazê-lo para todos para obter suas sugestões sobre como implementá-lo. Porque como líder, nem sempre somos a pessoa que sabe tudo. Portanto, queremos usar todas as capacidades e habilidades da nossa equipe para nos ajudar a tomar essas decisões nessas escolhas. Porque realmente um dia queremos que os membros da nossa equipe tomem conta de nós. Então nós realmente queremos ter essa atmosfera de trabalho colaborativa. Então outra coisa que eu fiz também no passado foi usar um PDF assinado. Então, quando eu inicialmente conversei com eles e passar pelas formas de trabalhar e as políticas iniciais e, em seguida, embarcar neles, dar-lhes as senhas são geralmente dar a eles um PDF e dizer você pode assinar isso e enviar isso de volta para mim para que você tenha mostrado que você não suportaria o que você vai fazer e o que eu preciso que você faça. E isso é muito importante porque o login que eles meio que disseram, eu entendo. E você sabe, que eles disseram que eles sabem que eles disseram que isso forma um pouco de evidência contrato falado, que realmente, realmente ajuda. Bem, eu também fiz foi meses de amigos também. Criei cápsulas de treinamento sobre o que eles fizeram. Nós alocamos alguns consultores mais experientes, os novos consultores, e todos eles foram colocados em um pequeno pod. Isso não só reduz o trem e a carga sobre você, mas permite que seus membros realmente experientes da equipe para mostrar o que eles podem fazer e aprender novas habilidades, que é o que todos querem aprender novas habilidades, progresso obter promovido. E isso realmente os ajuda a fazer isso. Então algumas táticas concretas para o que você pode fazer com isso. Você pode usar coisas como software de gerenciamento de projetos. Você pode usar coisas como Trello. Trello é um bom pacote. Você pode mover pequenas notas de post-it junto para dizer, eu preciso fazer isso. Isto está em progresso. Já fiz isto. Você pode dizer algo como privacidade meus truques onde ele tem um rastreador de progresso e você pode armazenar documentos, digamos que você pode fazer o mesmo com Asana. Estes são todos realmente bons sistemas de gerenciamento de projetos, mas você precisa experimentá-los e ver o que é certo para você. O mais novo é clicar em OK. Eu tentei todos eles para algumas equipes de projeto. Trello realmente funciona porque eles que estão familiarizados com ele, eles entendem isso. Progresso adicional Asana é melhor porque ele não terá maior funcionalidade ou funcionalidade em uma área diferente que o que eu preciso naquele momento. Então eu sugiro usar os diferentes pacotes e ver o que você pensa para eles antes de realmente escolher um porque eles podem ser muito, muito diferentes em termos de funcionalidade. Uma das coisas que eu realmente sugiro que você faça com sua equipe é escolher questões sobre por que você tem que fazer, mas certifique-se de que você elogios e prêmio por que você conta. Para uma equipe remota, é muito importante saber que eles estão fazendo um bom trabalho. Você não pode superestimá-los porque os membros da equipe inicialmente recebem o feedback e eles internalizam e pensamentos, todos nós fazemos isso. É a natureza humana. Leva alguns sinais que dizem um tipo de prêmio. E para entender o problema, na verdade, estou fazendo um trabalho muito, muito bom. Então, elogio, certifique-se de fazer isso. Eu não posso enfatizar isso o suficiente porque isso realmente, realmente funciona para construir a confiança. E isso significa que a próxima vez que você realmente vir acima com uma crítica ou um problema que precisa ser resolvido é um problema. Eles sabem que está vindo. O HA não está vindo. Só estou criticando você por causa disso. E isso é tudo que eu faço porque você realmente dá preço bem e, portanto, tudo sobre ser um bom líder. Então, documentar sábio, eu sugiro ter políticas, formas de trabalhar dentro, juntar os minutos para as carnes e enviá-los para fora, pedir feedback, colocar as agendas juntas, fazer pesquisas Doodle. Isso é muito importante para uma equipe que se espalhou pelo mundo porque todos estão em um fuso horário diferente. Isso significa que você pode ter horários razoáveis para todos. Tudo está documentado e todo mundo tem tempo para ler tudo o que você está falando. Portanto, há tantas oportunidades para eles serem importantes para você ter essa experiência e para que eles sintam que isso colabora e contribui para a equipe como um todo. E torna-se uma relação de confiança em vez de um gerente e um empregado, um chefe e um trabalhador, torna-se uma colaboração de uma equipe e agradável, tão forte e ícone subestimar isso. Então eu coloquei alguns recursos embaixo para você ter uma chance. E boa sorte com sua jornada de liderança. Há um resumo dos pontos de Murray na página 19. Considere como você pode aplicar suas estratégias de delegação virtual enquanto trabalha com membros da equipe remota. 8. Próximos passos e conclusão: Obviamente, abordámos rapidamente o número de pontos substanciais que merecem mais atenção. Na pasta de trabalho, existem várias sugestões para aprofundar este tópico de delegação eficaz. Recomendamos vivamente que você faça alguma auto-avaliação para ganhar a consciência do seu estilo de delegação. Há uma série de avaliações úteis lá fora, incluindo as avaliações de disco e localizador de pontos fortes. E talvez você já tenha feito o Myers-Briggs ou os pontos fortes do Inventário de Implantação. Considere usar o modelo de liderança situacional para ter uma discussão com os membros da sua equipe sobre qual estilo de delegação pode funcionar melhor para eles em relação a uma determinada tarefa ou projeto. Esteja aberto quanto ao estilo que você pretende usar e peça seu feedback sobre onde ele é eficaz. Eles podem pedir uma direção mais próxima e certas áreas. Ou, inversamente, eles podem preferir maior liberdade e autonomia. Leve em consideração os comentários deles ao ajustar seu estilo. E, finalmente, pratique o uso do processo de delegação de quatro etapas aplicando-o a pequenas tarefas discretas, bem como a projetos maiores e mais significativos. Eles são muitos recursos excelentes na página 21 que mergulham mais profundamente em áreas específicas. Convidamos você a utilizá-los e compartilhá-los com outras pessoas. E na página 22, eles são pré-visualizações de cursos sobre tópicos relacionados. Eles podem ajudá-lo a continuar a expandir sua capacidade de liderança. Como dissemos no início, delegação não é algo que um líder faça além do seu trabalho regular. delegação eficaz é uma parte central do seu trabalho. À medida que você investe tempo e atenção para expandir sua capacidade de delegar, você estará expandindo a capacidade dos indivíduos envolvidos e, assim, expandindo a capacidade de toda a sua equipe.