Caixa de ferramentas de produtividade: planilhas Google para o sucesso das pequenas empresas

1. Boas-vindas: Oi, eu sou Viki. Sou contador e treinador de contabilidade. Eu mostro às pequenas empresas como controlar suas finanças. Desenvolvendo diferentes práticas contábeis simples, eu os ajudo a se organizarem e a terem a melhor visão de suas finanças Se você está assistindo a este vídeo, talvez já tenha decidido tentar fazer a contabilidade de sua própria pequena empresa sozinho, ou talvez já tenha tomado a decisão de dar alguns passos adiante e iniciar seu próprio negócio de contabilidade Nesse caso, esta série de vídeos será muito útil para você. Todos os materiais usados neste curso foram preparados apenas para fins informativos e não se destinam a fornecer consultoria tributária ou contábil Antes de se envolver em qualquer ação, consulte um especialista em CPA em sua localidade Agora, o que é contabilidade? É apenas um processo de registrar e rastrear todas as transações de receitas e despesas dentro de uma empresa. Mas por que a contabilidade é tão importante para o negócio? Isso ajuda as empresas a se organizarem e manterem o controle de suas finanças. Somente dessa forma, os proprietários de empresas podem tomar as decisões comerciais corretas. Agora, um pouco sobre o conteúdo que você pode esperar nos vídeos a seguir. Esta série de vídeos se concentrará apenas na contabilidade de caixa , aplicável a pequenas empresas A contabilidade de caixa é mais do que simples. Além disso, requer investimento zero e pode ser feito por qualquer pessoa, mesmo que não tenha nenhum conhecimento de contabilidade Então, vamos dar uma olhada na programação desse curso. Primeiro, vou esclarecer quais empresas podem usar a contabilidade de caixa Em segundo lugar, explicarei como o ciclo de contabilidade de caixa está funcionando Em seguida, apresentarei os modelos do Google Sheets que usaremos neste curso. Em quarto lugar, examinarei o modelo de fatura e informarei quais funções usei para esse modelo seguir, falarei sobre o plano de contas, seu significado e contabilidade de caixa e como adicioná-lo ao seu livro de receitas e despesas e ao Planilhas Google. Depois disso, mostrarei como configurar o relatório de lucros e perdas para extrair automaticamente as informações do livro de receitas e do livro de despesas. Quando estivermos prontos com a compreensão da contabilidade contábil e a parte técnica da criação de modelos do Google Sheets, orientarei você sobre o uso prático dos modelos Isso significa que mostrarei como registrar e rastrear com precisão e eficácia o dinheiro que entra e sai do seu negócio usando todos os quatro modelos de contabilidade do Google Sheets Vou lhe dar algumas sugestões sobre como você deve fazer registros em seu sistema de contabilidade Por último, mas não menos importante, mostrarei como ler as informações financeiras de sua declaração de lucros e perdas. Como você pode ver, temos muito trabalho. Vamos começar. 2. Usuários do Google Sheets: Se você optar por trabalhar como freelancer ou como proprietário único, você pode se beneficiar do Google Sheets e usá-lo para monitorar suas contas Ou se você deseja iniciar seu próprio negócio de contabilidade, mas é completamente novo, pode começar com alguns clientes de pequenas empresas e fazer a contabilidade usando o Planilhas Google Do ponto de vista contábil, freelancers, proprietários individuais e contratados independentes não precisam fazer contabilidade de dupla entrada Eles só precisam rastrear suas receitas e despesas e estimar os pagamentos de impostos. Esse tipo de sistema de contabilidade é conhecido como escrituração contábil única É simples, fácil de seguir e preciso o suficiente. Como a contabilidade única é baseada em dinheiro, ela registra as transações somente quando o dinheiro está entrando ou saindo. Essas informações são usadas ao preencher o Cronograma C. Elas ajudam as pequenas empresas a maximizar as deduções fiscais e também a minimizar os impostos Portanto, gerenciar um processo de escrituração contábil eficaz é essencial para pequenas empresas Não importa se você é proprietário de uma pequena empresa ou contador cujos clientes são proprietários de pequenas empresas, você deve tentar economizar dinheiro sempre que puder Você pode salvar do software de contabilidade ao optar por usar o Planilhas Google É uma ferramenta poderosa que simplifica o processo de criação de faturas, rastreamento de receitas e despesas e preparação de relatórios financeiros Dessa forma, você está ciente da situação financeira do seu próprio negócio. Você está bem preparado para pagar os impostos e pode tomar as decisões comerciais certas. Caso você use o Planilhas Google para fazer a contabilidade de seus clientes de pequenas empresas, você fornecerá a eles uma visão geral precisa de suas finanças e os ajudará a se manterem organizados e controlados Se você não tiver certeza se o Google Sheets é a ferramenta de contabilidade certa para você, o restante do vídeo ajudará você a encontrar a resposta certa Se você é proprietário de uma pequena empresa e não tem funcionários ou tem apenas alguns , pode usar o Planilhas Google como uma ferramenta de contabilidade Logicamente, se você é contador e tem clientes de pequenas empresas que não têm funcionários ou têm apenas alguns, você pode usar o Planilhas Google como uma ferramenta de contabilidade O Google Sheets é adequado para empresas que também não precisam monitorar o inventário. O volume de transações também pode afetar a escolha de uma ferramenta de contabilidade Vamos supor que sua pequena empresa tenha apenas algumas transações por semana. Definitivamente, você pode usar o Planilhas Google para gravá-las. É o mesmo se você for contador e seus clientes de pequenas empresas fizerem apenas algumas transações por semana Deixe-me dar alguns exemplos. Uma pequena loja on-line que oferece produtos digitais ou IEMs impressos sob demanda pode rastrear suas receitas e despesas usando o Google Sheets Um instrutor on-line que vende cursos on-line ou um coach que vende diferentes programas de treinamento também pode usar o Google Sheets como uma Todas as empresas que mencionei não têm estoque e não têm funcionários. Obviamente, essas quatro empresas são apenas uma pequena parte de todos os exemplos de pequenas empresas existentes. 3. Planilhas Google e organização de negócios: A contabilidade de caixa é adequada para pequenas empresas que não devem rastrear estoques e não têm funcionários. Vamos esclarecer o que é a contabilidade de caixa e como ela funciona. Se você usa a contabilidade de caixa para registrar suas transações comerciais ou as transações de seus clientes de pequenas empresas, você deve registrar todo o dinheiro retirado no momento em que ele saiu e todo o dinheiro recebido no momento em que foi recebido Em outras palavras, se você recebesse uma fatura de serviços de marketing em outubro, mas pagasse a conta em novembro, registraria essas despesas como despesas de novembro. Vamos supor que você tenha prestado um serviço a um cliente em outubro, mas ele pagou a fatura em novembro De acordo com os princípios da contabilidade de caixa, você registraria essas receitas como receita de novembro Vamos ver como pode ser o sistema de contabilidade de caixa de uma pequena empresa Primeiro, você deve criar uma fatura toda vez que fizer uma venda Para registrar o valor da fatura como receita, você precisa receber um pagamento Para cada compra ou serviço que você recebe, você precisa receber uma fatura, mas registra o valor da fatura não no momento em que recebe a fatura, mas no momento em que efetua um pagamento ao fornecedor. Ao adicionar receitas e despesas aos seus registros contábeis ou aos registros contábeis de seus clientes, você deve categorizá-los Isso significa que você coloca cada pagamento feito ou recebido em um grupo. Dessa forma, você ou seus clientes obtêm informações detalhadas sobre as finanças da sua empresa Usando essas informações detalhadas, toda pequena empresa pode se manter organizada e gerenciar suas finanças da melhor maneira E sempre, quando você, como proprietário de uma empresa precisa encontrar algumas informações relacionadas a uma determinada despesa ou receita, você pode encontrá-las rapidamente. Quando seu cliente de pequena empresa solicita algumas informações financeiras específicas, você, como contador, pode responder imediatamente e fornecer as informações necessárias A diferença entre as receitas totais e as despesas totais é o lucro líquido da empresa. Essas informações precisam ser resumidas em um relatório chamado demonstração de lucros e perdas Neste relatório, você vê claramente quanto a empresa ganhou, quanto gastou e a diferença entre a entrada e a saída de caixa Isso mostra como a empresa está indo. Com base nessa declaração de lucros e perdas, seu contador fiscal o ajudará a arquivar o Cronograma C que você precisa enviar junto com seus C mil 99 Obviamente, você tem a liberdade de escolher usar Google Sheets ou software de contabilidade para registrar e acompanhar suas receitas e despesas Mas neste curso, mostrarei como você pode fazer suas contas usando o Google Sheets. Na minha opinião, essa é a melhor solução para startups em pequenas empresas, especialmente no primeiro ano. Vamos resumir como funciona o sistema de contabilidade de caixa. Toda vez que você recebe um pagamento de um cliente, no caso de ser proprietário de uma empresa, ou quando seu cliente recebe um pagamento, no caso de você ser um contador, você insere a transação nos registros contábeis Uma vez inserida, essa transação precisa ser categorizada para mostrar exatamente de onde vem o dinheiro Toda vez que você faz um pagamento a terceiros, caso seja proprietário de uma empresa ou seu cliente efetue um pagamento, caso você seja contador, você insere a transação nos registros contábeis Uma vez inserida, essa transação precisa ser categorizada para mostrar exatamente onde o dinheiro sai. Para ter certeza de que você registrou todas as transações em um determinado período, é necessário reconciliar o extrato bancário e seus registros contábeis O depósito bancário total durante determinado período deve ser igual ao valor total da receita que aparece nos registros contábeis exatamente da mesma forma. O total de pagamentos bancários durante o período específico deve ser igual ao valor total da despesa que aparece nos registros contábeis Se houver alguma diferença, você precisará encontrar o erro e corrigi-lo. O relatório mais importante no sistema de contabilidade de caixa é a demonstração de lucros e perdas Esse é um resumo de todas as transações que você inseriu no sistema e mostra o lucro da empresa. Neste vídeo, fiz uma visão rápida de todo o processo de contabilidade Vou explicar cada parte nos vídeos a seguir. Então continue assistindo. 4. Prós do Google Sheets: Você está fazendo a contabilidade de dupla entrada de uma empresa com muitos funcionários e estoque Eu definitivamente recomendo que você use um software de contabilidade Mas quando se trata de um único proprietário ou freelancer, não há uma solução melhor do que o Google Sheets Primeiro, usar o Google Sheets é totalmente gratuito. Você não deve pagar nenhuma taxa mensal ou anual. Tudo o que você precisa fazer é criar uma conta do Google. Uma vez feito isso, você tem acesso gratuito ao Google Sheets. Em segundo lugar, você pode acessar seus arquivos do Google Sheets de qualquer dispositivo e de qualquer local, assim como cada software de contabilidade Clad Você só precisa de uma conexão com a Internet , um navegador e seu e-mail e senha para acessar o arquivo. Por exemplo, você está em um feriado estranho, mas deseja inserir alguns dados relacionados ao seu próprio negócio ou ao negócio do seu cliente. Não tem problema. Você pode fazer isso a qualquer momento usando seu laptop ou telefone celular Em seguida, o Google Sheets permite o compartilhamento de documentos. Por um lado, se você é contador, pode dar aos seus clientes acesso à mesa com suas informações financeiras Por outro lado, se você é proprietário de uma pequena empresa e está fazendo sua contabilidade por conta própria, talvez queira que um especialista examine seus registros Basta clicar no Share Bn na parte superior da tela e pronto. Outra vantagem de usar o Planilhas Google é o fato de você configurar as tabelas apenas uma vez e depois inserir os dados diariamente, semanalmente ou mensalmente. Com base nas fórmulas que você integrou no Google Sheets, exibe todos os dados inseridos Como você pode ver, o Google Sheets fornece os recursos mais importantes que o software de contabilidade para proprietários individuais ou freelancers 5. Categorias de negócios: Antes de começarmos a criar modelos, explicarei o que é um plano de contas. Um plano de contas é uma ferramenta que a contabilidade usa para registrar todas as transações que acontecem dentro de uma empresa Como a maioria dos proprietários individuais e freelancers faz contabilidade de caixa, o plano de contas é apenas um conjunto de categorias que ajudam a contabilidade a dividir todas as transações comerciais em Como já expliquei, uma empresa que aplica esse tipo de contabilidade registra suas transações quando elas causam entrada ou saída de caixa real Para entender melhor o significado das categorias, darei a seguinte ilustração. Se uma empresa vende três produtos e oferece dois serviços, seria bom se a empresa criasse cinco categorias de renda separadas para cada produto e serviço Normalmente, as categorias de despesas são mais do que as categorias de receita. Algumas categorias de despesas típicas são publicidade, aluguel, serviços públicos, seguros, telefone e Internet Todas essas categorias de receita e despesa são apenas um exemplo e podem ser alteradas dependendo do tipo de negócio que você administra. Talvez você pergunte: por que uma empresa precisa agrupar suas despesas e receitas quando pode simplesmente resumi-las e obter os valores totais? A resposta é: dessa forma, sua própria empresa ou a empresa de seu cliente podem obter informações detalhadas sobre a origem da maior receita da empresa e onde ela gasta a maior parte do dinheiro agrupamento de todas as transações ajuda a empresa a acompanhar suas receitas e despesas e a ter informações detalhadas usadas para a tomada de decisões As categorias de transação permitem que uma empresa compare informações financeiras detalhadas entre diferentes períodos fiscais e descubra o que causou a diferença. Eu preparei um exemplo muito simples. As despesas totais dos negócios, digamos, em 2021, são maiores do que as de 2020. Comparando cada categoria de despesas, você pode descobrir imediatamente quais despesas causaram esse aumento. Depois de descobrir qual categoria aumentou, o proprietário da empresa, não importa se é você ou seu cliente, pode tomar a decisão de reduzi-las. Vamos supor que você descobriu que as despesas com publicidade aumentaram rapidamente. O proprietário da empresa, não importa se é você ou seu cliente, deve negociar com a agência de publicidade para tentar reduzir o preço ou encontrar uma nova agência que ofereça os mesmos serviços de publicidade, mas a um preço menor Gostaria de compartilhar mais um motivo pelo qual as transações devem ser categorizadas. Categorizar todo o dinheiro gasto pela empresa é o requisito mais importante para pagar impostos de renda mais baixos O motivo é que apenas algumas despesas são reconhecidas para fins fiscais. Para saber qual valor das despesas pode ser deduzido da receita para fins fiscais, você precisa colocá-las em categorias diferentes E agora, um pouco sobre como adicionar o plano de contas em seu sistema de contabilidade com o Google Sheets Você deve criar um menu suspenso com categorias de receita e despesa e integrá-las em alguns dos modelos. Dessa forma, você poderá escolher a categoria mais adequada para cada transação. Depois de selecionar a categoria correta para cada transação, todas essas categorias aparecerão na declaração de lucros e perdas que uma empresa usa para declarar seus impostos de renda. 6. Modelos de negócios: Neste vídeo, mostrarei rapidamente todos os modelos de contabilidade que usaremos neste curso A primeira planilha inclui um modelo de fatura. Como você pode ver, uma fatura criada com o Google Sheets também pode parecer sofisticada O modelo de fatura é editável. Ele permite que você insira qualquer informação que desejar. Você pode adicionar informações sobre o vendedor e o cliente. Você também pode escrever a data e o número da fatura. Quando você adiciona a quantidade de itens e o preço por unidade, o modelo calcula automaticamente o valor total do item específico O modelo calcula automaticamente o valor total de todos os itens, o imposto sobre vendas, se aplicável, e o preço da fatura que o cliente deve Vamos ver o próximo modelo que usaremos. É chamado de Livro de Receitas e inclui informações de todos os itens ou serviços que você vendeu. Você precisa inserir a data, a descrição, valor e a categoria de cada transação de receita. Nas três primeiras colunas, você precisa inserir as informações manualmente e, na quarta coluna, você usará um menu suspenso com todas as categorias de renda. Nesta tabela, você inserirá todo o dinheiro que entra em sua conta bancária. O terceiro modelo que usaremos é chamado livro de despesas e inclui informações de todas as despesas que você fizer. Você precisa inserir a data, a descrição, valor e a categoria de cada transação de despesa. Nas três primeiras colunas, você precisa inserir manualmente as informações e, na quarta coluna, você usará um menu suspenso com todas as categorias de despesas. Aqui você inserirá todo o dinheiro que sai da sua conta bancária. O quarto modelo é chamado de planilha de lucros e perdas. Ele extrai automaticamente todas as informações dos livros de receitas e despesas e calcula a receita bruta total, as despesas totais e o lucro líquido Como você pode ver, os modelos são simples, mas muito poderosos. 7. Organização de faturas: Quando se trata de faturamento, eu pessoalmente acredito que há dois pontos principais que precisam O primeiro ponto é o design da fatura. A aparência de suas faturas diz muito sobre sua empresa e sua atitude em relação aos clientes O processo de facturação em si é o segundo ponto que gostaria de mencionar Deve ser o mais simples possível. É por isso que eu estava procurando uma maneira gratuita de criar faturas com aparência profissional em menos de um minuto Então descobri que o Google Sheets é a ferramenta certa para esses propósitos. O Google Sheets oferece uma variedade de fontes e cores. Você também pode adicionar uma imagem. Todos esses recursos ajudam você a criar uma aparência impressionante de sua fatura O Google Sheets oferece funções que você pode integrar à sua fatura e economizar tempo no cálculo de todos os valores da Você adiciona apenas a quantidade e o preço por unidade, e a fatura calcula automaticamente o valor que o cliente deve pela quantidade total do item específico Quando você vende dois ou mais itens, a fatura pode calcular o valor total que seu cliente deve pagar após descontos e aplicação de impostos Vamos examinar as fórmulas usadas neste modelo A primeira fórmula que eu integrei neste modelo é a fórmula de multiplicação Essa fórmula multiplica a quantidade vendida de um determinado item pelo preço por unidade e mostra o resultado na coluna de valor A segunda fórmula que usei é a fórmula do Sol. Ele resume todos os números na coluna de quantidade e mostra a quantidade abaixo da fração Esse modelo de fatura calcula automaticamente o imposto sobre vendas Acabei de usar a fórmula de multiplicação novamente. Desta vez, ele multiplica o valor inferior pelo percentual do imposto Obviamente, o modelo de fatura calcula o valor total da fatura que os clientes Adivinha o que? Eu usei a fórmula da soma novamente. Ele resume o valor do subtotal e o valor do imposto. Concluindo, posso dizer que as duas principais fórmulas usadas neste modelo são a fórmula de multiplicação e a fórmula de soma Usando apenas essas duas fórmulas simples, criei um modelo de fatura totalmente funcional 8. Organização de vendas: Este é um livro de receitas. A primeira coisa que vou mostrar é como adicionar uma moeda à coluna de valor. Há duas maneiras. O primeiro é curto e o segundo é um pouco mais longo. Vamos começar com a parte mais fácil. Selecione a primeira célula da coluna e, em seguida, o ícone do dólar. Para aplicar essa formatação ao resto da coluna, basta clicar no canto direito com mais da célula selecionada e puxar para a linha desejada É possível que seu menu superior tenha desaparecido. Nesse caso, você deve usar a segunda maneira de adicionar uma moeda. Depois de selecionar a primeira célula da coluna, clique em formatar no menu superior. Selecione o número e clique na moeda. Agora clique no canto direito com o sinal de mais da célula selecionada e puxe para a linha desejada. A parte mais interessante disso é, na verdade, a coluna da categoria. Essa coluna permite que você escolha uma entre algumas categorias de receita. Para adicionar essa funcionalidade, você precisa criar um menu suspenso e adicionar todas as categorias de renda adequadas à sua empresa. Para aplicar essa opção, você deve seguir algumas etapas. Vamos começar. Vá até os dados e selecione a validação de dados. No campo do intervalo de células, insira a área em que o menu suspenso será aplicado. Para fazer isso, clique no campo e depois selecione a coluna, onde o menu suspenso aparecerá. Nesse caso, essa é a coluna de categoria da planilha de transações. No menu de critérios, selecione a lista de itens e, no campo direito, digite todas as categorias de renda relacionadas à sua empresa. Lembre-se de que você deve separar as categorias com uma vírgula Agora salve e pronto. Como você pode ver, todas as células da coluna da categoria têm uma pequena seta no lado direito. E quando você clica em algumas das células, o menu suspenso aparece e você pode escolher a categoria de renda que corresponde à transação específica. 9. Organização de despesas: Neste vídeo, mostrarei como criar um menu suspenso com categorias no livro de despesas. Você já viu o processo de adicionar categorias de renda em um menu suspenso. Agora você deve fazer a mesma coisa , mas com categorias de despesas. Primeiro, você precisa adicionar uma moeda à coluna de valor. Tenho certeza de que você se lembra que mostrei no vídeo anterior. Embora eu lhe mostre mais uma vez para ter certeza de que você fará isso da maneira certa. Selecione a primeira célula da coluna e depois o ícone do dólar. Para aplicar essa formatação ao resto da coluna, basta clicar no canto direito com o sinal positivo da célula selecionada e puxar para a linha desejada Se você quiser, você pode fazer isso de outra maneira. Clique em formato na parte superior do menu. Selecione o número e depois clique na moeda. Em seguida, clique no canto direito com o sinal de mais da célula selecionada e puxe até a linha desejada. Vamos passar para a coluna de categorias e adicionar um menu suspenso com todas as categorias de despesas adequadas à sua empresa. Somente assim, você terá informações detalhadas sobre suas despesas e poderá deduzir seus impostos Vá para dados e selecione validação de dados. No campo do intervalo de células, insira a área em que o menu suspenso será aplicado. Para fazer isso, clique no campo e depois selecione a coluna onde o menu suspenso aparecerá Nesse caso, essa é a coluna de categoria da planilha de transações. No menu de critérios, selecione a lista de itens e, no campo direito, digite todas as categorias de despesas relacionadas à sua empresa. Você deve separar as categorias com uma vírgula. Basta clicar em Salvar para adicionar o menu suspenso. Ao clicar na pequena seta no lado direito de cada célula na coluna da categoria, o menu suspenso é exibido e você pode escolher a categoria de despesas que corresponde à transação específica. Então, estamos prontos com o livro de despesas. No próximo vídeo, você verá como ele cria uma demonstração de lucros e perdas. 10. Relatório de negócios: A demonstração de lucros e perdas mostra o que sua empresa fez e o que gastou. Ele compara esses dois componentes e calcula se obteve lucro ou prejuízo em um determinado intervalo de tempo As informações neste relatório são detalhadas e você pode ver de onde veio o dinheiro da empresa e onde sua empresa gastou a maior parte do dinheiro. A demonstração de lucros e perdas fornece essas informações detalhadas usando um design muito simples. Ele consiste apenas em duas colunas, e essas duas colunas fornecem informações importantes. A primeira mostra todas as categorias de transações e a segunda mostra o valor total de cada categoria. A parte mais interessante é que a demonstração de lucros e perdas extrai automaticamente as informações do de receitas e do livro de despesas E neste vídeo, mostrarei como adicionar essa funcionalidade. Vamos criar a fórmula que extrairá o valor total de cada categoria de receita e despesa e o colocará na segunda coluna da demonstração de lucros e perdas. Vou usar a soma da fórmula, que é muito fácil de entender e muito poderosa ao mesmo tempo. Essa fórmula percorre uma variedade de células para encontrar aquelas que correspondem a uma determinada condição. Em seguida, ele pega os números relacionados às células correspondentes e os soma. Há três argumentos entre colchetes. O primeiro argumento é o intervalo de dados que deve ser avaliado por critério Nesse caso, esse intervalo é a coluna da categoria na receitas ou na planilha de despesas. O segundo argumento chamado critério é a condição a ser atendida Nesse caso, esse argumento mudará para cada linha e será o nome da categoria da qual você deseja extrair informações. Vamos supor que você queira extrair informações das despesas de publicidade. A condição será publicidade. Você deve ter cuidado e escrever as categorias da mesma forma que elas aparecem na coluna de categorias na planilha de receita. O argumento chamado intervalo de soma mostra a área na qual somar os números. Essa será a coluna de valor no de receitas e no livro de despesas. Vamos ver como essa fórmula fica quando aplicada às categorias de receita. Essa fórmula diz ao Google Sheets o seguinte. Veja as células de D seis a D 28 na planilha de receita e some todos os valores da coluna de valor relacionada à categoria de receita mostrada como um segundo argumento. Para cada categoria de receita no relatório de lucros e perdas, você precisa ajustar a fórmula à medida que altera o argumento condicional A condição para a primeira categoria de receita deve ser o produto de vendas um. A condição para a segunda categoria de receita deve ser o produto de vendas dois. Da mesma forma, a condição para a terceira categoria de receita será o produto de vendas três. Seguindo essa lógica, você deve ajustar a fórmula para todas as categorias de receita. Usarei a mesma fórmula para as categorias de despesas na demonstração de lucros e perdas, mas editarei todos os argumentos. Esta versão da fórmula diz: observe as células de D seis a D D oito na planilha de despesas e some todos os valores da chamada de valor relacionados à categoria de despesas mostrada como um segundo argumento. Para cada categoria de despesa no relatório de lucros e perdas, você precisa ajustar a fórmula medida que altera o argumento condicional A condição para a primeira categoria de despesas deve ser ad kaise A condição para a segunda categoria de despesas deve ser educação continuada. A condição para a terceira categoria de despesas deve ser a assinatura. Seguindo essa lógica, você deve ajustar a fórmula para cada categoria de despesa. Depois de ajustar a fórmula e todas as células da coluna de valor, você pode adicionar o valor total da receita, o valor total da despesa e o lucro líquido, que é a diferença entre as receitas totais e as despesas totais. Para calcular as receitas e despesas totais, você usará a função soma. Primeiro, selecione a célula que mostrará a receita total e adicione a fórmula da soma. Em seguida, selecione toda a faixa de receita que você deseja resumir. Para calcular as despesas totais, selecione a célula que mostrará esse número e adicione a fórmula da soma. Em seguida, selecione toda a faixa de despesas que você deseja resumir. Para calcular o lucro líquido, use a fórmula de subtração Selecione a célula que mostrará a receita líquida e adicione as células que você deseja subtrair Aqui, você deseja subtrair as despesas totais das receitas totais Depois que todas as fórmulas são aplicadas, as informações na demonstração de lucros e perdas são atualizadas sempre que as informações no receitas e no livro de despesas são alteradas 11. Gravação de vendas: Você pode fazer registros nos livros de receitas quantas vezes quiser. Depende do tipo de pessoa que você é e de quantas transações de receita você obtém. Se uma empresa recebe alguns pagamentos todos os dias, talvez seja razoável inseri-los diariamente. Se uma empresa recebe pagamentos de alguns clientes por semana, sugiro que você faça registros em seu livro de vendas uma vez por semana. E se uma empresa receber pagamentos de alguns clientes por mês, você poderá inseri-los no livro de receitas uma vez por mês. Não há uma maneira certa e uma maneira errada. Experimente opções diferentes e veja qual delas funciona para as necessidades da sua empresa. Ao registrar a entrada de caixa da empresa, você precisa de um extrato bancário para o período em que os dados serão inseridos Depois de obtê-lo, você pode começar a entrar na transação de venda. É essencial se concentrar e trabalhar com precisão. Todas as transações bancárias estão em ordem cronológica, exatamente da mesma forma que você deve inseri-las no livro de receitas Primeiro, você escreve a data da transação específica. Na descrição, você pode escrever o número da fatura no nome do le. Em seguida, você escreve o valor que a empresa recebeu E, claro, você categoriza a transação de venda. Como você pode ver, você insere uma transação em menos de um minuto, imagine. Se você tiver dez transações de vendas por dia, precisará de menos de 10 minutos por dia para registrá-las. Se você tiver 20 transações de vendas por semana, precisará de menos de 20 minutos por semana para registrá-las. Não é muito tempo, eu acho. Esses 10 minutos de trabalho o ajudarão muito quando chegar a hora dos impostos e você tiver que arquivar seu Cronograma C. Uma vez por mês, você pode reconciliar as transações de receita nos registros contábeis com as receitas no extrato bancário Se o valor total da receita no livro de receitas for igual ao valor total da receita no extrato bancário, suas transações de renda serão Se houver alguma diferença, você deve encontrar o erro e corrigi-lo. Existem alguns erros comuns que ocorrem com muita frequência. Mesmo se você estiver focado no que está fazendo, é provável que insira um valor errado para uma transação específica. Outro possível erro é inserir a mesma transação duas vezes, ou talvez você não tenha inserido uma ou mais transações. Um erro muito comum é inserir uma transação de despesas no livro de receitas. Não importa qual seja o erro, é importante encontrá-lo e corrigi-lo. Você não precisa se preocupar. Está tudo bem se você cometeu algum erro. É importante encontrá-lo e corrigi-lo a tempo. Portanto, a reconciliação é uma parte essencial do seu processo de contabilidade 12. Despesas de gravação: Semelhante ao livro de receitas, você pode fazer registros em seu livro de despesas dependendo do tipo de pessoa que você é e quantas transações de despesas você faz. Se sua própria empresa ou a empresa de seu cliente pagar apenas algumas contas de Internet, telefone, serviços públicos e assinatura de site, você poderá registrá-las no livro de despesas no final do mês Mas se falamos de uma empresa de impressão sob demanda, toda vez que a empresa faz uma venda, ela precisa pagar à empresa de impressão sob demanda para produzir o item e enviá-lo ao cli Nesse caso, seria razoável registrar as despesas pagas à empresa de impressão diariamente as despesas pagas à empresa de impressão sob demanda. Quando as transações não são muitas, você pode inserir dados no livro de despesas semanalmente. Não há uma maneira certa e uma maneira errada. Experimente opções diferentes e veja qual delas atende às necessidades da sua empresa. Ao registrar a saída de caixa da empresa, você precisa de um extrato bancário para o período em que os dados serão inseridos Depois de obtê-lo, você pode começar a inserir as transações de despesas. Semelhante às transações de receita, você deve registrar manualmente as transações de despesas. É por isso que é essencial se concentrar e trabalhar com precisão. Todas as transações bancárias estão em ordem cronológica. Exatamente dessa forma, você deve inseri-los no livro de despesas. Primeiro, você escreve a data da transação de despesas. Na descrição, você pode escrever o número da fatura e o nome do terceiro. Em seguida, você escreve o valor que pagou. E, claro, você categoriza a transação de despesas. Tenha muito cuidado com a categorização de despesas, pois isso reflete os impostos que você deve pagar Ao categorizar com precisão suas despesas comerciais, você está a alguns passos de pagar menos impostos Como você pode ver, você insere uma transação de despesa tão rápido quanto uma transação de receita. O processo é simples e não consome muito tempo. Ao fazer isso regularmente, você definitivamente terá um sistema de contabilidade eficaz que permite que uma empresa controle suas finanças Dessa forma, você ou seus clientes, dependendo se você é proprietário de uma empresa ou contador, podem tomar as decisões comerciais corretas e melhorar a situação financeira da empresa E não só isso, mas esses registros contábeis regulares o ajudarão muito quando chegar a hora dos impostos e você precisar arquivar o Cronograma C. Uma vez por mês, você pode reconciliar todas as transações de despesas que inseriu no sistema de contabilidade com as Se o valor total da despesa no livro de despesas for igual ao valor total da despesa no extrato bancário, as transações de despesas serão Se houver alguma diferença, você deve encontrar o erro e corrigi-lo. Existem alguns erros comuns que ocorrem com muita frequência. Mesmo se você estiver focado no que está fazendo, é provável que insira um valor errado para uma transação de despesa específica. Outro possível erro é inserir a mesma transação de despesas duas vezes, ou talvez você não tenha inserido uma ou mais transações de despesas. Um erro muito comum é inserir uma transação de receita no livro de despesas. Não importa qual seja o erro, é importante encontrá-lo e corrigi-lo. Você não precisa se preocupar. Tudo bem se você cometeu alguns erros no livro de despesas. Mas é importante encontrá-lo e corrigi-lo a tempo. 13. Mais sobre o relatório: Depois que todas as fórmulas são aplicadas, as informações na demonstração de lucros e perdas são atualizadas sempre que as informações na planilha de receita e na planilha de despesas são alteradas Se você adicionar uma nova transação de receita, esse valor aparecerá na demonstração de lucros e perdas e aumentará a receita total e o lucro líquido. Toda vez que você adiciona uma nova transação de despesas, esse valor aparecerá na demonstração de lucros e perdas aumentando as despesas totais e diminuindo a receita líquida. Por exemplo, se você adicionar uma nova transação que mostre uma receita de $1.000 do primeiro serviço, a receita total do serviço um na demonstração de lucros e perdas também aumentará em $1.000 Vamos ver como isso funciona. Acesse a planilha de receita e adicione a nova transação. Primeiro, adicione a data da transação e, em seguida, adicione o número da fatura da transação Agora você pode escrever o valor da venda. Nesse caso, é $1.000. Para concluir o registro, você precisa selecionar uma categoria de receita. Vamos dar uma olhada na demonstração de lucros e perdas. Você vê que a receita total do serviço 1 aumentou em $1.000 As receitas totais também aumentaram. Obviamente, o lucro líquido também aumentou automaticamente em $1.000 O demonstrativo de lucros e perdas será atualizado da mesma forma quando você adicionar uma nova transação de despesas ao livro de despesas. Vamos supor que você pagou $100 de aluguel mensal. Você deve adicionar essa transação ao livro de despesas. Comece com a data da transação. Em segundo lugar, escreva o número da fatura que você pagou. No valor que você pagou, e selecione uma categoria de despesa. Agora vá para a demonstração de lucros e perdas e veja o que mudou. As despesas totais de aluguel aumentaram em $800. As despesas totais também aumentaram. Obviamente, o lucro líquido também mudou e diminuiu em $800 Você vê como essa demonstração de lucros e perdas funciona dinamicamente essa demonstração de lucros e perdas e como ela é poderosa Exatamente, esse é o maior benefício do Google Sheets como assistente de contador 14. Visualização de dados - 1: Neste segundo vídeo bônus, mostrarei passo a passo como adicionar gráficos à sua declaração de lucros e perdas usando o Google Sheets. Parece complicado, mas não é de todo. Você só deve saber qual intervalo de dados usar e onde encontrar a funcionalidade do gráfico no Google Sheets. O software cuida de todo o resto. As informações que eu quero exibir estão relacionadas às categorias de receita e despesa Primeiro, quero comparar todas as categorias de receita e ver qual produto ou serviço fornece a maior renda. Em segundo lugar, quero comparar todas as despesas e ver onde minha empresa gasta a maior parte de seu dinheiro Para visualizar todas essas informações, criarei dois gráficos separados na planilha de lucros e perdas Para criar o gráfico de receita, preciso selecionar as colunas as informações que desejo exibir. Vou para Inserir e depois clico em Gráficos. Quero mudar o nome do gráfico. Vou personalizar no Editor de gráficos e seleciono o título do gráfico e do eixo. Em seguida, no campo de texto do título, escrevo o nome. O gráfico exibido é um gráfico circular. O gráfico circular é adequado para os dados que estou visualizando. Mas caso eu queira alterá-lo, vou ao editor de gráficos. E no menu suspenso na seção de configuração, escolho o tipo de gráfico que atende às minhas necessidades. Embora o gráfico circular se encaixe perfeitamente nos dados de receita, essas informações também podem ser exibidas na forma de outros gráficos. Por exemplo, eu posso escolher o gráfico de linhas. Parece bom, mas ainda acho que o gráfico circular é a melhor solução. Vamos ver como as informações de receita serão exibidas na forma de um gráfico de colunas. As informações de receita são fáceis de ler, mas eu gosto muito do gráfico circular. Portanto, vou selecioná-lo novamente. Como você pode ver, existem algumas opções para escolher. O primeiro é o gráfico circular. O segundo é um gráfico de rosca e o terceiro é um gráfico circular de três D. Embora haja uma grande variedade de gráficos, prefiro usar o primeiro. Estou pronto para a visualização das informações de receita Agora vou criar um gráfico que representa todas as despesas. Eu seleciono a coluna com todas as categorias de despesas e a coluna com todos os valores das despesas. Em seguida, vou para Inserir e clico em Gráficos. Para alterar o nome do gráfico, vou personalizá-lo no Editor de gráficos. Eu seleciono Gráfico e título do eixo. Em seguida, no campo de texto do título, escrevo o nome do gráfico. Em menos de um minuto, eu visualizo todos os dados de despesas Sinta-se à vontade para selecionar outro tipo de gráfico. Você também pode personalizar a aparência dos gráficos usando a seção personalizada no editor de gráficos. No próximo vídeo, mostrarei como ler as informações dos gráficos. Se você estiver interessado, assista muito. 15. Visualização de dados — 2: Neste vídeo bônus do CRD, mostrarei como ler as informações dos gráficos Vamos dar uma olhada rápida no gráfico de receita. Cada produto ou serviço tem uma cor diferente e é representado como parte do bolo inteiro. Além disso, o gráfico mostra qual porcentagem da receita total é gerada por cada produto ou serviço. A parte azul do gráfico mostra as receitas geradas pelo Produto 1 É óbvio que a parte azul do gráfico é a maior. Isso significa que o Produto 1 gerou a maior parte das receitas. O gráfico mostra que esse produto obteve 47% da receita total A segunda grande parte do gráfico é colorida em laranja e representa a receita gerada pelo Serviço 2. O segundo serviço também gerou uma grande parte da receita total. Este serviço rendeu quase 20% da receita total. serviço 1 está representado em verde e gerou 12% da receita total. produto três é colorido em amarelo e obteve 16% da receita total. A menor parte do gráfico é colorida em vermelho e exibe as receitas obtidas pelo produto dois. Este produto rendeu 4% da receita total. O item mais lucrativo é o produto um. O segundo produto obteve a menor receita. Com base nessas informações, a empresa pode tomar a decisão de parar de oferecer o segundo produto e se concentrar em produtos e serviços mais lucrativos. Vamos para o próximo gráfico. Cada despesa tem uma cor diferente e é representada como parte do bolo inteiro. Além disso, o gráfico mostra qual porcentagem das despesas totais é gerada por cada categoria de despesa. As maiores partes do gráfico são coloridas em laranja e azul. A parte laranja representa o valor que a empresa gasta com RAP Essas despesas são 21% do dinheiro total que a empresa gastou A parte azul representa as despesas com publicidade. Eles geraram 23% das despesas totais. As duas partes menores dos gráficos representam as despesas de postagem e envio e taxas legais e profissionais As despesas de envio são 3% das despesas totais, e as taxas legais e profissionais são apenas 2% das despesas totais. Todas as outras despesas estão entre 4% e 11% das despesas totais. Você vê como as informações financeiras podem ser compreensíveis usando coleiras e figuras geométricas O Google Sheets torna as informações dos relatórios financeiros abrangentes e fáceis de comparar. A visualização de dados não é algo que você deve fazer, mas é muito útil e ajudará você a ver as tendências do seu negócio apenas com uma visualização rápida 16. Prós do Google Sheets para impressão sob demanda: O Google Sheets é uma ferramenta poderosa que você pode usar para registrar e acompanhar suas vendas e despesas. Aqui, gostaria de revelar algumas das vantagens do Google Sheets como ferramenta de contabilidade para seu negócio de impressão sob demanda Primeiro, como você já sabe, o Google Sheets é totalmente gratuito. Você não precisa pagar nada para usar todos os seus recursos. Você pode criar quantas planilhas quiser, e isso sempre será gratuito Não importa o tamanho do seu encontro, não há como o Google Sheets cobrar de você. Em segundo lugar, o Google Sheet é baseado na nuvem. Isso significa que ele pode ser usado exatamente como um software de contabilidade baseado em nuvem Isso lhe dá a liberdade de acessar seus dados a qualquer momento e de qualquer lugar Além disso, você pode tornar seus arquivos acessíveis ao seu contador ou consultor fiscal e facilitar a comunicação com eles. Em seguida, o Google Sheets é fácil de usar e simples. A maioria das pessoas está familiarizada com ele porque é muito semelhante ao Excel. Portanto, se você sabe trabalhar com o Excel, achará mais do que simples trabalhar com o Google Sheets. O Google Sheets permite que você adicione faturas como um link. Usando essa funcionalidade, você pode anexar uma fatura a cada transação e organizar melhor suas finanças. Os gráficos são outra vantagem que eu gostaria de mencionar. O Google Sheets permite que você visualize seus dados financeiros com apenas alguns cliques Obviamente, não é possível falar sobre vantagens sem mencionar algumas desvantagens Uma das desvantagens do Google Sheets é que você precisa criar suas planilhas antes de começar a usá-las Quero dizer, você precisa decidir como organizar seus dados, quais fórmulas usar e simplesmente colocar tudo em ação Não é uma tarefa nada difícil, mas você precisa passar mais tempo configurando todas essas coisas. Outra desvantagem é que o Google Sheets é adequado apenas para contabilidade de caixa Se você faz contabilidade de competência, precisa escolher outra ferramenta de contabilidade Mas caso você faça contabilidade de casos, o Google Sheets seria o assistente perfeito Fecho meus olhos para essas duas desvantagens e recomendo fortemente planilhas para empresas de letras pequenas sob demanda que fazem contabilidade de casos O principal motivo da minha opinião é sua simplicidade. Não requer nenhuma habilidade técnica especial. Se você está curioso para aprender como organizar suas finanças comerciais impressas sob demanda com o Google Sheets, farei isso nos próximos vídeos 17. Livro de vendas — impressão sob demanda: Antes de começar a falar sobre o Google Sheets e como ele pode ser benéfico para seu negócio de impressão sob demanda, quero enfatizar que suponho que você já tenha usado o Google Sheets e saiba como trabalhar com as fórmulas comuns básicas O objetivo desta aula não é ensinar como escrever fórmulas, mas como transformar o Google Sheets em uma ferramenta de contabilidade e como usá-la para organizar suas informações comerciais impressas sob demanda Então, vamos começar. Neste vídeo, mostrarei os três modelos de contabilidade que você pode usar para registrar e acompanhar as finanças do seu negócio de impressão sob demanda Você pode usá-los como uma espinha dorsal e ajustá-los para se adequarem ao seu negócio de impressão sob demanda Na primeira planilha, você pode adicionar todas as transações de vendas Na segunda, você pode inserir todas as despesas. A terceira planilha é automatizada e extrai todos os dados das duas primeiras planilhas e os Vamos começar com a primeira planilha. Esse é um arquivo que contém todas as informações sobre suas receitas de vendas. Aqui você soma todas as vendas às realizadas. Agora, examinaremos todas as colunas que estão incluídas aqui. O primeiro é a data. A data é essencial porque ajuda você a organizar suas transações em ordem cronológica Dessa forma, você pode rastrear todas as transações sem esforço. A segunda coluna é o número da fatura. O número da fatura é necessário porque vincula seus registros contábeis à fatura real que é evidência da transação registrada A terceira coluna é chamada de categoria. Essa coluna é importante porque fornece informações detalhadas sobre os itens que você vendeu. Se você não dividir suas transações de vendas em grupos diferentes, não terá informações sobre quanto lucro gera cada grupo de itens. Você terá apenas um valor total de receita. Não seria errado, mas não será eficaz para tomar decisões de negócios. Essa é a razão pela qual eu recomendo fazer registros detalhados de tudo o que acontece em seu negócio de impressão sob demanda. A próxima coluna mostra o valor das vendas. Essa coluna é obrigatória porque é uma métrica que mostra quanto dinheiro sua empresa gerou em cada transação de venda. A coluna da fatura é onde você pode fornecer um link para a fatura real que mostra a transação específica Esta coluna não é obrigatória, mas eu a incluiria porque ajuda na reconciliação das transações de vendas No caso de alguns erros, você precisa comparar as informações em suas planilhas de vendas com as informações em suas faturas de vendas Ter links para todas as faturas de vendas em sua planilha economizará tempo Não recomendo excluir nenhuma dessas quatro colunas. Você só pode adicionar mais colunas. Por exemplo, você pode adicionar uma coluna com a localização dos seus clientes. Dessa forma, você saberá em quais países obteve o máximo de suas receitas. Você pode adicionar qualquer outra informação que desejar. Vamos prestar atenção na coluna da categoria. Aqui, adicionei um menu suspenso onde posso escolher os itens que vendi. A loja vende nove produtos e eu adicionei todos eles. Se o número de itens for muito grande, você poderá agrupar os itens e adicionar somente os grupos. Por exemplo, aqui eu incluí três tipos de camisetas, três tipos de moletons e três tipos de sapatos Mas você pode agrupá-los em apenas três categorias: camisetas, moletons e sapatos Depende de você como organizar suas categorias de receita. Acredito que os dados devem ser detalhados e, portanto, criei nove categorias em vez de apenas três. Meu conselho é organizar suas categorias de receita de acordo com o número e os tipos de itens que você vende. Para ajustar as categorias de receita, clique em algumas das células na coluna da categoria e selecione ver mais ações da célula. Em seguida, clique em validação de dados. Aqui você pode excluir, encabeçar e editar as categorias de vendas. Dependendo do número mensal de vendas que você faz, você pode adicionar todas as transações de vendas à mesma planilha Mas se o volume de vendas for muito grande, seria mais eficaz criar uma planilha para cada mês Dessa forma, você terá 12 planilhas separadas e cada uma conterá apenas as transações de vendas realizadas naquele mês Seria fácil para você encontrar as informações de que precisa. Eu aconselho você a usar a mesma planilha para todas as vendas caso faça até 25 a 30 vendas por mês O modelo que eu mostrei é exatamente para um volume de vendas tão pequeno. 18. Livro de despesas — impressão sob demanda: É hora de examinar a planilha de despesas. O modelo que você vê é adequado para empresas de impressão pequena sob demanda que fazem até 30 compras. Se o volume de compras que você fizer for maior, recomendo criar uma planilha de despesas separada para cada mês Seria mais fácil para você rastrear seus dados de despesas. A planilha de despesas é quase igual à planilha de vendas Temos, novamente, uma coluna com a data das transações, que ajudará você a fazer registros cronológicos O número da fatura o ajudará quando você quiser reconciliar todas as Por exemplo, você pode verificar se o pagamento em sua conta bancária corresponde ao valor em sua planilha rastreando o número específico da fatura A coluna de categorias permitirá que você obtenha informações detalhadas sobre as diferentes despesas que sua empresa de impressão sob demanda faz. Você pode ver quanto dinheiro sua empresa gasta em custos de produtos e frete, quanto em diferentes taxas de comércio eletrônico e quanto em outras Ter essas informações detalhadas de despesas ajudará a tomar decisões relacionadas aos preços dos itens, aos planos de assinatura de comércio eletrônico e a quaisquer outros serviços usados para realizar seus negócios de impressão sob demanda Como você pode ver, as categorias de despesas mais importantes estão incluídas em um menu suspenso. Na minha opinião, é mais conveniente em vez de adicionar manualmente uma categoria para cada transação. Mas é claro que você não deve adicionar um menu suspenso se não quiser. Você pode simplesmente digitar o nome da categoria de despesas. Mas acho que usar um menu suspenso ajudará você a agilizar seus registros de despesas. Neste modelo, são adicionadas algumas categorias de despesas essenciais e mais comuns que podem fazer parte de um negócio de impressão sob demanda. Você sabe melhor quais despesas você faz todo mês. Basta ajustar o menu suspenso para se adequar ao seu negócio de impressão sob demanda. Para fazer isso, clique em algumas das células na coluna da categoria e selecione ver mais ações de células. Em seguida, clique em validação de dados. Aqui você pode excluir, ter e editar as categorias de despesas. Os registros contábeis devem incluir o valor de cada transação para poder calcular o lucro em termos de dinheiro É por isso que a quantia em dinheiro junto com as outras três colunas é essencial e deve ser incluída em seu sistema de contabilidade Obviamente, você pode adicionar qualquer outra informação que desejar, mas não exclua nenhuma dessas quatro colunas das quais eu estava falando. Quando se trata da coluna da fatura, vou repeti-la mais uma vez É nessa coluna que você pode fornecer um link para a fatura real que mostra a transação de despesa específica Não é obrigatório, mas acho útil porque ajuda conciliação das transações de despesas Caso encontre algum erro, verifique se as informações em suas planilhas de despesas correspondem informações em suas faturas de despesas Ter links para todas as faturas de despesas em sua planilha economizará tempo Depois de assistir aos dois últimos vídeos, você tem uma ideia resumida de quais informações você precisa gravar e como organizá-las usando o Google Nos próximos vídeos, analisaremos mais profundamente a organização das informações do seu negócio de impressão sob demanda. 19. Relatório - impressão sob demanda: É hora de ver a demonstração de lucros e perdas. Nessa planilha, você pode ver todas as categorias de receitas e despesas, as receitas totais e as despesas totais e, claro, a diferença entre elas chamada Essa planilha fornece uma imagem resumida e detalhada de todas as vendas realizadas em sua loja virtual e todos os valores que você pagou para Você pode ver onde sua empresa gasta a maior parte do dinheiro e quais itens geram mais lucro Todos os dados que você vê na demonstração de lucros e perdas são extraídos diretamente das duas planilhas anteriores Abro colchetes e digo que a fórmula uso para criar essa funcionalidade é suf Os gráficos extraem informações da demonstração de lucros e perdas e visualizam os números Os dados apresentados na forma de um gráfico são compreensíveis para todas as pessoas Portanto, todo software de contabilidade mostra os dados financeiros também na forma de diferentes tabelas e gráficos Isso me levou à ideia de que seria bom se eu incluísse gráficos na planilha Adicionando esses dois gráficos, tentei tornar o modelo de contabilidade do Google Sheets semelhante a qualquer software de contabilidade Se eu convencer você de que o Google Sheets é um bom assistente de contabilidade para seu negócio de impressão sob demanda, mostrarei como organizar informações da sua empresa e o que o ajudaria a criar e gerenciar um sistema de contabilidade eficaz 20. Vendas de gravação — impressão sob demanda: Depois de ver quais informações básicas você precisa ter em seu sistema de contabilidade, é hora de ver como registrar suas transações de vendas Ao criar esses registros, você estará bem preparado para o período fiscal e poderá fornecer todas as informações que seu consultor fiscal exige para declarar seus impostos. Antes de começar a adicionar transações ao seu sistema de contabilidade, certifique-se de consultar seu contador ou consultor fiscal e seguir todos os conselhos Para inserir uma transação de venda em seu sistema de contabilidade, você precisa abrir a fatura e transferir informações da fatura para o arquivo de receita Google Sheets Se a fatura incluir apenas um item, é fácil registrá-la Você adiciona a data, o número da fatura, a categoria do item e o valor, e isso é tudo Mas o que acontece quando dois ou mais itens aparecem na fatura Aqui você tem duas opções, dependendo quão detalhados você deseja que sejam seus registros. A primeira opção é fazer um registro com o valor total de todos os itens que aparecem na fatura Se você escolher essa opção, fará o registro mais rápido, mas as informações que você terá em seu sistema de contabilidade não serão detalhadas E se você quiser ver quanta receita um determinado item gerou, não conseguirá encontrar essas informações. Não está errado, mas recomendo fazer registros mais detalhados para garantir que você tenha uma visão melhor do seu negócio de impressão sob demanda. Se você optar por fazer seus registros contábeis dessa forma, não precisará criar um menu suspenso com todas as categorias de receita Você precisa de apenas uma categoria chamada receita de vendas. A segunda opção é adicionar cada item ao seu sistema de contabilidade como um registro separado Levará um pouco mais de tempo, mas você terá uma visão detalhada de todas as suas receitas e poderá ver o valor que cada item gerou. Essas informações são essenciais quando você toma decisões relacionadas a preços, adição de novos itens ou remoção de alguns dos atuais. Portanto, eu recomendo uma segunda opção. Como já mencionei, o número da fatura é único Nesse caso, exclusivo significa que cada fatura tem seu próprio número Mas por que você vê linhas com os mesmos números de fatura? Isso ocorre porque eu registro a fatura em cada posição de venda como um registro contábil separado Isso não significa que eu tenha emitido algumas faturas com o mesmo número Isso significa apenas que a fatura específica tem algumas posições com itens diferentes que são registrados como transações de vendas únicas no sistema de contabilidade Independentemente da opção escolhida, a receita total na demonstração de lucros e perdas será a mesma. Mas, no primeiro caso, as informações de receita não serão reduzidas No segundo caso, o relatório mostrará a receita de cada categoria de receita e você saberá quais itens são lucrativos e quais não são. Ambas as opções têm vantagens e desvantagens. A primeira opção é mais rápida, mas os dados estão muito resumidos A segunda opção leva mais tempo, mas é mais precisa. Não será errado se você escolher a primeira opção, mas eu recomendo a segunda porque a principal função do sistema de contabilidade é criar e gerenciar informações comerciais precisas e detalhadas Se você decidir vincular uma fatura a cada registro feito em sua planilha de vendas, sugiro ter todas as faturas de vendas Para adicionar um link a uma fatura específica, acesse Inserir e selecione Link Adicione o arquivo da fatura e clique em Aplicar. Você já tem evidências da transação de venda que inseriu. Se você quiser que sua conta tenha acesso às suas transações de vendas e faturas, você pode compartilhá-las com um link Certifique-se de que seus links sejam restritos e adicione apenas os e-mails que você permitiu acessar os arquivos. Somente dessa forma, seus dados são protegidos. OK. 21. Despesas de gravação — impressão sob demanda: Deixe-me esclarecer por que é importante registrar e rastrear suas despesas de impressão sob demanda. Adicionar todas as despesas relacionadas à sua empresa ajudará você a ter informações detalhadas e resumidas sobre todas as despesas dedutíveis, que é um momento importante em que seu contador ou consultor fiscal declara seus impostos Antes de começar a adicionar transações ao seu sistema de escrituração contábil, certifique-se de consultar seu contador ou consultor fiscal e seguir todos os Eu só dou ideias sobre como você pode gerenciar um sistema de contabilidade eficaz para seu negócio de impressão sob demanda, mas seu contador deve confirmar que todas as práticas que você aplicará atenderão aos requisitos legais do país em que você administra sua Para inserir uma transação de despesas em seu sistema de contabilidade, você precisa abrir a fatura de despesas e transferir informações da fatura para o arquivo de despesas do Google Sheets Quando você tem diferentes tipos de despesas na mesma fatura, você pode escolher como inserir as informações Você pode escolher entre duas opções. A primeira opção é adicionar o valor total da despesa como uma transação comercial. Nesse caso, as informações de suas despesas não são detalhadas e seria um grande desafio tomar decisões relacionadas ao dinheiro que você gasta. Se quiser informações mais detalhadas, insira cada linha como uma transação de despesas separada em seu arquivo de despesas. Por exemplo, na fatura do Printify, aparecem duas linhas. O primeiro é o custo do produto e o segundo é o custo de envio. Você pode adicionar o valor total dessas duas despesas e categorizar o valor como uma despesa do Printify, mas não saberá qual parte desse valor você gasta no produto e qual parte gastou no frete Portanto, recomendamos inserir os dois custos como transações separadas. Isso ajudará você a ter informações mais detalhadas sobre quanto dinheiro sua empresa gastou em diferentes categorias de despesas. Dependendo de como você deseja inserir suas despesas, você precisa editar a coluna da categoria de despesas. Se você preferir inserir as despesas totais que aparecem em suas faturas de despesas, precisará de algumas categorias de despesas Por exemplo, você pode adicionar as seguintes categorias de despesas: Printify, Shopify, serviços públicos, Internet e Mas se você quiser informações detalhadas sobre suas despesas, quem pode usar uma lista semelhante à que eu uso? Eu recomendo ter informações detalhadas sobre suas despesas. Somente dessa forma você pode tomar decisões comerciais racionais. Ao optar por fazer registros detalhados, você deve adicionar cada despesa ao seu sistema de contabilidade como um cordão separado Levará um pouco mais de tempo, mas você terá uma visão detalhada de todas as suas despesas e poderá acompanhar para onde seu dinheiro está saindo. Essas informações são essenciais quando você toma uma decisão relacionada à escolha de fornecedores. O país é onde vender e muito mais. No vídeo anterior, mencionei que cada fatura tinha seu número exclusivo E talvez você pergunte se cada fatura tem um número exclusivo, por que vejo transações de despesas com o mesmo número de fatura Isso ocorre porque cada posição de despesa da fatura é adicionada como um registro contábil separado Mas isso não significa que recebi algumas faturas com o mesmo número Isso significa que a fatura específica tem algumas posições com despesas diferentes que são registradas como transações comerciais únicas no sistema de contabilidade Independentemente da opção escolhida, as despesas totais na demonstração de lucros e perdas serão as mesmas. No primeiro caso, as informações de despesas não serão reduzidas No segundo caso, o relatório mostrará a despesa total de cada categoria de despesa e você saberá onde gasta a maior parte do seu dinheiro. Ambas as opções têm vantagens e desvantagens. A primeira opção é economizar tempo, mas muito resumida. A segunda opção é demorada, mas mais precisa. Cabe a você escolher aquele que atenda às suas necessidades. Não será errado se você escolher a primeira opção. Mas eu recomendo o segundo porque só assim você pode gerenciar suas despesas adequadamente. 22. Gestão de inventário: A tabela do Google Sheets que você vê acompanha vários acessórios disponíveis em uma loja. Ele contém algumas colunas. No entanto, vamos mover nosso foco para as duas últimas colunas. A coluna chamada disponibilidade mostra a disponibilidade atual de cada acessório, indicando quantas unidades de cada item foram roubadas A coluna chamada status é onde integraremos a fórmula I para determinar se um novo pedido deve ser feito para um acessório ou se há estoque suficiente para atender à demanda. Vamos definir a função que usaremos para preencher a última coluna da tabela. O primeiro elemento da função é a célula da linha dois e da coluna D. Refere-se ao valor nessa célula, que representa as unidades atualmente disponíveis do acessório que estamos avaliando O segundo elemento da função é menor que dez. Ele mostra a condição e verifica se o valor na célula específica é menor que dez, que é o limite que definimos para acionar um novo pedido O terceiro elemento é a palavra reordenar. Se a condição for atendida, quero dizer que a disponibilidade do acessório específico é inferior a dez. A fórmula retorna a reordenação, indicando que um novo item deve ser pedido O quarto elemento é a palavra em estoque. Se a condição não for atendida, quero dizer que a disponibilidade do acessório específico é de dez ou mais. A fórmula retorna em estoque indicando que há disponibilidade suficiente. Em seguida, basta aplicar essa fórmula a todas as células na coluna de status, e ela avalia automaticamente a disponibilidade de cada item e fornece o status correspondente com base nos critérios definidos 23. Categorização de inventário: Suponha que você tenha uma loja e queira categorizar seu estoque como alto, médio ou baixo Você pode usar a instrução I para preencher automaticamente a coluna da categoria com base nos valores de quantidade Nessa tabela, a coluna da categoria agrupa os itens em alto, médio ou baixo, com base na quantidade em estoque. Antes de adicionarmos a função I, devemos determinar os critérios que categorizarão os itens Podemos aplicar as seguintes condições. Alto para itens com 50 ou mais unidades em estoque. Médio para itens com 20 a 49 unidades em estoque e baixo para itens com menos de 20 unidades em estoque. Depois de identificarmos os critérios, podemos passar para a função. Basta clicar na primeira célula da coluna da categoria e digitar ou adicionar a fórmula. Aqui, copiei a fórmula que vamos usar. Portanto, eu apenas colo na célula. Como você pode ver, existem duas funções. A primeira função if verifica se a quantidade está em estoque. Esse é o valor na célula, mas dois é maior ou igual a 50. Se for, ele categoriza o item como alto. Se a quantidade for menor que 50, a segunda declaração, if será usada para verificar se é maior ou igual a 20. Se for, ele categoriza o item como médio. Se a quantidade for menor que 20, ela categorizará o item como baixo Em seguida, você pode copiar essa fórmula para o restante dos itens em sua lista de inventário, e o Planilhas Google categorizará automaticamente cada item com base na quantidade em estoque Por exemplo, se você tiver um item com 65 em estoque, a fórmula o classificará como alto Se você tiver um item com 30 em estoque, ele será classificado como médio Se você tiver um item com 15 em estoque, ele será classificado como baixo Essa abordagem simplifica a categorização dos itens de estoque e ajuda na tomada de decisões informadas sobre reabastecimento ou o gerenciamento dos níveis de estoque 24. Descontos: Na tabela fornecida, temos uma lista de livros com seus preços, o número de unidades pedidas e os descontos correspondentes. Mostrarei como calcular os descontos nas duas últimas colunas dependendo de quantos livros foram pedidos. Primeiro, calcularemos o desconto na coluna de porcentagem de desconto usando uma declaração if para determinar a porcentagem de desconto apropriada com base no número de unidades pedidas. Se o número de unidades pedidas for dez ou mais, um desconto de 10% será aplicado. Se o número de unidades pedidas for de 5 a 9, um desconto de 5% será aplicado Se o número de unidades pedidas for menor que cinco, nenhum desconto será aplicado. Sabendo a condição que aplicaremos à coluna de desconto, podemos adicionar a função I na coluna de porcentagem de desconto. A fórmula verifica o valor no SLC dois e, com base nos critérios, atribui a porcentagem de desconto apropriada Um livro com 21 unidades encomendadas receberá um desconto de 10%. Em seguida, você pode copiar essa fórmula para o resto da lista de livros, e o Planilhas Google aplicará automaticamente a porcentagem de desconto para cada livro com base na quantidade de livros pedidos. A última coluna calcula o valor real do desconto em dólares para cada livro Isso é feito multiplicando o preço por unidade, o número de unidades pedidas e a porcentagem de desconto Ao usar essas fórmulas, a tabela fornece um detalhamento claro das porcentagens de desconto e dos valores reais de desconto para cada pedido de livro Essas informações são valiosas para que a livraria on-line ofereça descontos na compra em massa aos clientes com base no número de livros pedidos, garantindo cálculos precisos Você pode aplicar facilmente essas duas fórmulas simples para sua empresa, independentemente dos itens ou serviços que você oferece 25. Lembrete de pagamento: Supomos que você, como proprietário de uma pequena empresa, queira lembrar os clientes sobre as próximas datas de vencimento das faturas Você tem a data de vencimento de cada fatura e deseja enviar lembretes se a data de vencimento for dentro de sete dias Tudo o que você precisa para rastrear a data de vencimento das faturas de seus clientes é a declaração I. Você deve clicar na primeira célula da coluna de status do lembrete e adicionar a seguinte fórmula A declaração I calcula a diferença entre a coluna denominada data de vencimento e a data atual Para esta aula, aceitamos que a data atual seja oito de novembro de 2023. Se a data de vencimento estiver dentro de sete dias da data atual, ele solicitará o envio de um lembrete Se faltarem mais de sete dias para a data de vencimento, isso indica que não há lembrete Essa fórmula ajuda você a enviar proativamente lembretes de pagamento aos clientes com datas de vencimento próximas Dessa forma, você economiza tempo e organiza melhor o fluxo de trabalho da sua empresa. Usar seus extratos para automatizar lembretes de pagamento em uma pequena empresa simplifica todo o fluxo de trabalho da Ele permite que você se concentre no crescimento e iniciativas estratégicas , em vez gastar muito tempo em tarefas administrativas.