Airtable para artistas: organize seu negócio e aumente sua produtividade

1. Introdução: Dirigir seu próprio negócio como artista autônomo é difícil. Atrevo-me a adivinhar que a maioria de nós nunca recebeu nenhum treinamento formal no lado empresarial de construção em negócios de arte. O que significa que fomos forçados a aprender através nossos erros e desperdiçar uma tonelada de tempo no processo. Meu nome é [inaudível]. Sou um ilustrador autônomo [inaudível]. Tenho estado a gerir o meu negócio de design nos últimos anos. Uma das minhas maiores frustrações tem sido tentar organizar todos os meus arquivos de arte e documentos importantes porque eles acabam espalhados por todo o meu computador. Cerca de um ano atrás, eu tropecei em um aplicativo chamado Airtable e seriamente mudou meu negócio. Isso porque Airtable combina a utilidade de uma planilha, capacidades dinâmicas de um banco de dados e que o emparelhamento é mágico porque significa que você pode literalmente organizar qualquer coisa. Através deste curso, você terá uma visão aprofundada das várias maneiras que você pode usar airtable para organizar seu negócio criativo. Vou orientá-lo através dos conceitos básicos do aplicativo e, em seguida, discutir três maneiras únicas de usar a plataforma usando meu portfólio real, cliente e arquivos de calendário para que você possa ver exatamente como eu uso o Airtable para o meu negócio. Também vou compartilhar os benefícios do uso de determinadas ferramentas e funções, como exibições, agrupamento, filtros e muito mais. No final desta aula, você terá conhecimento de trabalho suficiente do Airtable para poder coletar e organizar qualquer coisa usando o aplicativo. Se você está apenas começando em sua jornada de negócios criativa e não tem idéia de como organizar as coisas, ou você é um designer experiente que está continuamente frustrado com a quantidade de tempo e energia que você desperdiça procurando documentos em seu computador, então esta classe é para você. 2. O básico: espaços de trabalho: Primeiro, vamos falar sobre os conceitos básicos de Airtable. Para sua referência, tudo o que estou mostrando nesta classe está disponível com sua opção de preço gratuito. No entanto, se você achar que precisa adicionar muitos registros, digamos, para um catálogo de produtos com mais de 1000 itens, você pode atualizar por apenas US $10 por mês. Aqui está a tela inicial quando eu entrar na minha mesa aérea. Há dois termos que você precisa saber imediatamente, bases e espaços de trabalho. Uma base é essencialmente um recipiente para um projeto ou coleção. Pense nisso como uma planilha robusta do Excel, onde você pode ter várias tabelas relacionadas dentro do mesmo documento. Um espaço de trabalho, por outro lado, é uma coleção de bases. Pense nisso como uma pasta que contém um monte de itens relacionados. Eu configurei meus espaços de trabalho por tema. Quer se trate de design superficial, educacional ou pessoal. Vamos passar e começar um novo espaço de trabalho do zero. Primeiro, deslocarei até a parte inferior e clique em Adicionar um espaço de trabalho e, em seguida, digite um nome. Digamos que eu queria mover este novo espaço de trabalho para o topo da minha mesa aérea. Para fazer isso, eu iria para a lista de espaços de trabalho no lado esquerdo, sobre o novo espaço de trabalho que acabei de criar, mover meu cursor sobre os pequenos pontos que aparecem à direita e, em seguida, movê-lo para o topo. Vamos adicionar uma nova base a esse espaço de trabalho. Vou clicar no ícone Adicionar uma base, que abrirá um menu suspenso com três opções. Você pode ver que a primeira opção é, começar com um modelo, que se você clicar nele, irá levá-lo para a página do modelo que tem centenas de opções pré-feitas. Pessoalmente, nunca tive muita sorte em encontrar exatamente o que preciso sem ter que fazer toneladas de mudanças. Prefiro começar com zero em vez disso. Há também uma opção para importar uma planilha. Se você já tiver algo no computador que gostaria de adicionar. No entanto, acho que é tão fácil copiar e colar de uma planilha existente em uma base vazia. Vou clicar em Iniciar do zero, que mostrará um menu de opções. A partir daqui eu título minha nova base, digamos Catálogo Portfólio. Posso escolher opções diferentes para a base. Você pode alterar a cor do mesmo, mas também o símbolo que aparece. Eu tipicamente tento escolher um símbolo que está ligeiramente relacionado com a base. Neste caso, eu escolho o pequeno livro. Voilá, minha nova base está pronta. Para acessar a nova base. Tudo o que tenho que fazer é clicar no ícone. Se estiver numa base, mas quiser regressar à sua página inicial, terá de clicar no pequeno logótipo Airtable, localizado no canto superior esquerdo. O que devo fazer se adicionei acidentalmente essa base ao espaço de trabalho errado? Você não pode arrastá-lo e soltá-lo como fizemos quando estávamos movendo nosso novo espaço de trabalho. Em vez disso, você precisará passar o mouse sobre o ícone, clique na seta para baixo quando ele aparecer. Quando as opções de base estiverem abertas, clique na opção Mover base para outro espaço de trabalho. Use o menu suspenso para escolher para onde deseja movê-lo. Você pode ver que eu o movi para a base correta. Vamos dizer, eu amo a forma como toda a base está configurada e eu quero duplicá-la. Para fazer isso, passe o mouse sobre o ícone e clique para exibir as opções de base novamente. Clique onde diz, Duplicar base. A partir daí, você pode ajustar qual espaço de trabalho ele entra e se deseja ou não duplicar os registros e comentários da base original. Às vezes, desativa os registros duplicados, o que removerá todos os dados de cada tabela na base. Normalmente eu só deixo isso em paz e pressione base Duplicate. Por que precisaria duplicar uma base? Bem, se você tem registros que se repetem anualmente, como um calendário de projeto ou rastreamento de despesas, isso pode economizar muito tempo duplicando o registro do ano passado, para que você não precise inserir novamente as mesmas informações. Eu sou tudo sobre economizar tempo, especialmente quando se trata de tarefas administrativas. Finalmente, digamos que eu não precisava duplicar essa base afinal, para excluí-la, navegar para as opções de base novamente, pressione Delete base e pressione Delete. Certifique-se antes de excluir uma base que você absolutamente não tem nenhuma necessidade para ele mais como não há nenhuma maneira com o plano airtable livre, para restaurar bases excluídas. 3. O básico: bases e tabelas: Agora que você está familiarizado com o funcionamento dos espaços de trabalho, podemos chegar ao aspecto mais importante do Airtable, bases. Bases têm dezenas de opções e ferramentas disponíveis, mas eu não vou estar cobrindo cada uma delas durante o curso desta aula. Em vez disso, só estou me concentrando nos que achei mais úteis para colocar você no caminho mais rápido para a organização em seu negócio. No entanto, se você tiver alguma dúvida sobre qualquer aspecto do Airtable eu não cobrir, sinta-se livre para adicioná-los à guia da comunidade e eu ficarei mais do que feliz em respondê-las. Agora, vamos começar a aprender o básico de uma tabela. O início padrão da base do zero é assim. Você pode notar que a tabela e suas colunas todos têm uma pequena seta para baixo, assim como quando passamos o mouse sobre a base na tela inicial. É um detalhe pequeno, mas importante, porque é assim que você os edita, assim como editamos a base. Quer se trate de renomear uma tabela inteira, renomear uma coluna ou simplesmente atualizar o tipo de coluna que Airtable chama tipo de campo personalizado. Agora, não vou me aprofundar em explicar os tipos de campo ainda, em vez disso, pensei que era melhor discuti-los enquanto eu passo você através da minha base, através do resto desta classe. Assim, você pode ver exatamente como cada um deles funciona e como utilizá-los. Felizmente, há muitos recursos do Airtable que serão familiares para você se você já estiver confortável usando planilhas em um programa como Excel ou números. Se você quiser adicionar uma nova coluna, por exemplo, basta clicar no sinal de adição ao lado da coluna mais à direita. Da mesma forma, se você precisar adicionar outra tabela dentro de uma base, clique no sinal de adição ao lado das guias da tabela. Editar o conteúdo dentro de uma célula individual também funciona da mesma forma que uma planilha. Você pode ter uma célula selecionada e começar a digitar ou clicar duas vezes e digitar. No entanto, há um recurso legal para editar o conteúdo de uma linha específica que o Excel não tem, e esse é o recurso de expansão de registro. Se você quiser ver todas as informações de uma única linha ou registro como Airtable chama, basta passar o cursor para a direita do número de registro que você vê aqui à esquerda, até aparecer um símbolo de seta dupla e clicar nele. A partir daqui, você pode ver e editar todos os detalhes desse registro em um único local. Quando você precisar excluir um registro, você pode fazer isso enquanto estiver no modo de registro expandido clicando seta para baixo na parte superior e, em seguida, selecionando excluir registro. Ou, se você estiver apenas na visualização em grade da tabela, você só precisa selecionar o registro que deseja excluir, clicar com o botão direito do mouse e, em seguida, selecionar excluir registro. Outro recurso que Airtable simplificado é a capacidade de reorganizar colunas. Eu sempre senti que fazê-lo em Excel ou Numbers era um pouco desajeitado, mas é super fácil em Airtable. Tudo o que você precisa fazer é clicar e segurar a parte superior de qualquer coluna. Quando ficar cinza, basta movê-lo para onde quiser. É literalmente assim tão simples. Sem segurar Shift ou qualquer coisa extra. Finalmente, você também tem a capacidade de filtrar, agrupar e classificar registros como você pode com uma planilha tradicional. Agora, se você é como eu e tem apenas um conhecimento básico do Excel, você pode estar hesitante em usar esses recursos. Eu nunca conseguiria classificar ou agrupar para funcionar da maneira que eu queria em números no meu Mac. A boa notícia aqui é que o Airtable tornou esses recursos muito mais fáceis de usar por novatos de planilha. Então eu quero encorajá-los a brincar com essas configurações. Vou mostrar-lhe como utilizar todas as três funções ao longo desta aula, começando com o próximo vídeo, onde eu passo você através da minha base de portfólio. 4. Portfólio e contratos: parte 1: Claro, conhecer os prós e contras da mesa aérea é ótimo. Mas se você não tiver certeza de como utilizá-lo como uma ferramenta organizacional para o seu negócio, provavelmente não verá todo o seu potencial. É por isso que eu pensei que era tão importante que o resto desta turma se concentrasse em mostrar exatamente como eu uso airtable usando meus próprios documentos ao vivo. Desta forma, você pode aprender mais sobre o aplicativo com exemplos da vida real, ajudando você a entender visualmente como todos os sinos e assobios funcionam juntos. Agora, uma última coisa que eu quero dizer antes de mergulharmos no meu catálogo de portfólio no airtable, todos organizam informações um pouco diferente, que significa que você pode não querer configurar sua base airtable exatamente como o meu está definido, e que Está tudo bem. Lembre-se, o objetivo desta aula é pegar o que você aprendeu com meus exemplos e usá-los em sua própria conta airtable de uma maneira que melhor beneficie você e seu negócio único. Com isso fora do caminho, deixe-me guiá-lo através do meu portfólio e base de contratos, que é a base mais importante que tenho do meu negócio de design de superfície. O único propósito desta base é ter um registro detalhado de todos os projetos do meu portfólio, juntamente com os contratos de licenciamento, compra e comissão que tenho para eles. Sempre que eu criar uma nova peça para o meu portfólio, vender ou licenciar um design, ou receber royalties ou pagamentos de qualquer um dos meus clientes, essa base é a forma como eu rastreio todas essas informações, que significa que eu uso praticamente todos os dias. Vamos começar com a primeira tabela desta base, minha tabela de portfólio. Cada registro contém muitos detalhes diferentes, começando com o nome de cada design. Agora, convenções de nomenclatura podem variar muito entre a indústria, então eu digo ficar com o que faz mais sentido para você. Pessoalmente, eu mantenho isso simples e apenas incluir o nome de exibição de um design em vez de seu nome de arquivo, principalmente porque meu portfólio ainda é bastante pequeno. No entanto, se você é extremamente prolífico ou faz parte de um coletivo ou agência que tem mais como 1.000 imagens, você pode querer que seus nomes sejam um pouco mais estruturados, para que você não acabe com 20 itens chamados de boas festas, por exemplo. A segunda coluna é para miniaturas de cada design de portfólio, e esse tempo de campo específico é chamado de anexo. O que é especialmente bom neste campo é que você pode incluir várias imagens e documentos em um único registro. Nas ocasiões em que ele cria coleções maiores, eu posso anexar toda a imagem associada a essa coleção em um campo, como eu fiz aqui para a minha coleção de Natal preto e branco. Se eu expandir esse registro e clicar em uma das imagens em miniatura, posso visualizar uma versão maior de cada imagem na coleção. Agora, uma coisa que eu quero ter certeza de mencionar é que é importante apenas fazer upload de arquivos de baixa resolução, porque há um limite de dois gigabytes para cada base no plano livre de airtable, é por isso que eu mantenho as coisas simplificadas e simplesmente exporte minhas folhas de portfólio de 11 por 17 do InDesign para 72 JPEGs de DPI, que mantém cada imagem abaixo de um megabyte e significa que nunca ficarei sem espaço de anexo para essa base. A próxima coluna após as miniaturas é o status, o que simplesmente me permite saber se o design está sendo usado no momento não são. A coluna de status utiliza um único tipo de campo de seleção. A seleção única permite criar várias opções em um menu suspenso e, em seguida, permite que você escolha apenas uma delas para cada registro. No caso de status, eu tenho três opções separadas: licenciado, para quando o projeto foi licenciado para uma ou mais empresas, em espera para quando acompanhar me pediu para colocar um projeto lado brevemente enquanto eles apresentam opções para sua equipe executiva, e comprado a partir de quando uma empresa compra um projeto definitivo ou me encomendou para um projeto específico. Depois que a coluna de status é a coluna de categoria, que também é um único tipo de campo de seleção. Aqui é onde eu categorizo o assunto amplo de cada projeto de portfólio com coisas como Natal, florais, geométricas ou animais, e assim como as convenções de nomenclatura podem variar muito entre os designers, assim pode as categorias que usamos para agrupar nossos designs, então use as categorias que funcionem melhor para seu próprio portfólio. A boa notícia sobre categorias é que elas não precisam ser definidas em pedra, você sempre pode adicionar novas categorias à medida que seu portfólio cresce. Por exemplo, eu costumava manter a maioria dos meus desenhos do tipo cartão na minha categoria sazonal e celebrações. Mas há alguns meses, decidi adicionar em uma categoria separada de saudações. Fiz isso por duas razões. Primeiro, minha categoria sazonal estava ficando grande e nebulosa. Dois, eu tinha criado recentemente algumas saudações genéricas, como florais e letras de mão que simplesmente não se encaixavam muito bem na categoria sazonal. A próxima coluna é o assunto, que à primeira vista pode parecer redundante para a coluna da categoria, mas não é, e aqui está o porquê. Posso adicionar quantos descritores a cada registro quiser porque essa coluna é um tipo de campo de seleção múltipla, e você pode ver apenas do meu portfólio de menos de 200 designs quantos descritores eu já tenho? Agora, por que ter a coluna de assunto é importante? Digamos, por exemplo, que um cliente pede para ver todos os meus desenhos com pássaros neles, férias, florais ou não, ter esta coluna assunto me dá uma maneira de encontrá-los facilmente usando o recurso de filtro. Eu só clicava em “Filtrar”, alterava a coluna que está pesquisando para o assunto, e navegava até os pássaros. Aqui estão os resultados do filtro da minha pesquisa, e agora eu sei exatamente quais miniaturas do portfólio enviar ao meu cliente. Mas você pode estar perguntando, por que eu não eliminaria completamente a coluna da categoria e apenas teria a coluna do assunto? Bem, eu gosto de ter ambos porque as categorias se tornarão mais importantes à medida meu portfólio cresce e o número de itens no meu campo de assunto se expande exponencialmente. Eu também achei extremamente útil que minha folha de portfólio e airtable usem as mesmas categorias que eu tenho ao apresentar meu portfólio ao cliente durante feiras comerciais ou em minhas galerias particulares on-line. Depois que a coluna assunto é uma coluna de data criada, que é bastante simples, pois usa o tipo de campo de data. Eu simplesmente adiciono na data em que completei o projeto de projeto ou comissão. A principal razão pela qual gosto de acompanhar a data de conclusão do meu trabalho é porque quero saber quantos designs crio a cada mês. Sou um pouco doido por análise. Manter o controle de coisas como essa me dá uma melhor compreensão de quantas novas peças de portfólio posso criar antes um determinado prazo e quantas comissões de clientes posso assumir. Agora, as três últimas colunas na minha tabela de portfólio são clientes, contratos de licenciamento e contratos comprados, e todas as três estão vinculadas a outras tabelas dentro desta base usando um tipo de campo chamado link para outro registro. Vou explicar exatamente como isso funciona no próximo vídeo. Mas antes disso, quero mostrar a funcionalidade incrível do recurso de grupo e como ele é especialmente útil com a tabela de portfólio. O recurso de grupo permite agrupar registros semelhantes, incluindo aninhá-los uns nos outros. O primeiro agrupamento que tenho é baseado no status das peças do meu portfólio, eu possa separar os designs que estão completamente disponíveis para os clientes. Para fazer isso, eu iria clicar no ícone “Grupo” na barra de ferramentas e navegar para Status sob escolher um grupo de campo por. Agora, se eu fechar cada um desses grupos, você pode ver quantos designs totais são comprados, licenciados, em espera ou disponíveis, é por isso que deixei a coluna de status vazia. Mas 117 peças é um monte de projetos para peneirar, é por isso que eu gosto de ter também um segundo agrupamento aninhado baseado na categoria. Vou clicar em “Grupo” novamente e pressionar “Escolher outro campo para agrupar” e selecionar “Categoria”. Agora, isso me dá subagrupamentos de cada categoria de portfólio dentro do grupo de designs disponíveis, tornando-o muito mais gerenciável para navegar. 5. Portfólio e contratos: parte 2: Nós abordamos a tabela de portfólio robusta e temos uma sólida compreensão de como usar o filtro em funções de grupo para ajudá-lo em sua busca pela organização de portfólio. Mas ainda não terminamos com um portfólio baseado. Agora é hora de discutir a tabela de contratos de licenciamento. Manter o controle de toda a arte que você criou é útil. Ter um registro de cada contrato de licenciamento e compra que você tem em seu portfólio é uma necessidade absoluta. Porque o licenciamento, compras e comissões podem representar uma porcentagem significativa da renda de um designer. Sem um sistema para rastrear todos os seus contratos, você está se colocando em risco de vender ou licenciar arte, então você pode não estar realmente disponível. Algumas pessoas gostam de começar com o nome do projeto sendo licenciado, mas eu prefiro ter as datas de início e fim do contrato primeiro. Porque geralmente quando eu estou procurando um contrato, a coisa mais comum que eu estou procurando é a data, o design será liberado do contrato de licenciamento, e porque é a coluna mais importante desta tabela, eu também utilizam a função de classificação para ele. A função de classificação permite que você escolha uma coluna dentro de uma tabela para classificar as informações de menor para maior ou maior para menor. Neste caso, escolhi classificar esta tabela por data final de um a nove, que a classifica da data mais recente para o estado mais recente. Classificar dessa maneira é útil porque eu posso ver instantaneamente quais contratos de licenciamento estão quase prontos, porque eles aparecerão no topo. É claro que alguns deles já caducaram, então se eu quisesse apenas ver os contratos atuais, eu também poderia adicionar um filtro onde a data final é depois de hoje, e você pode ver que as coisas mudaram. Agora, os únicos contratos exibidos são os que ainda estão atuais. Após as datas do contrato, venha com o nome do projeto que está sendo licenciado. Agora lembre-se no final do último vídeo quando mencionei esse link para outro tipo de filme de gravação. Bem, isso é o que esta coluna utiliza, e é uma das minhas características favoritas sobre mesa de ar. O link para outro campo de registro permite que você faça referência a informações relacionadas de uma tabela diferente dentro da mesma base. Como eu já tenho uma tabela de portfólio concluída com os nomes de cada peça de portfólio, eu só tenho que usar o link para outro tipo de campo de registro aqui, e neste caso, ele está vinculado à minha tabela de portfólio, e se eu clique duas vezes em um desses, digamos ser de bom ânimo. Ele vai puxar para cima todo o registro desse design da tabela de portfólio, incluindo categoria, assunto, tudo, e é por isso que link para outro registro é tão útil, porque ele literalmente cria um link entre esses dois registros e sempre que atualizo as informações do contrato de licenciamento ou do design na tabela de portfólio. A mesa de ar fará automaticamente essas mudanças globalmente dentro da base. Digamos que eu queira adicionar um assunto adicional para ser de bom ânimo. Eu nem tenho que voltar para a minha mesa de portfólio. Você pode simplesmente adicioná-lo aqui. Então, quando eu finalmente voltar para a minha tabela de portfólio, você pode ver que o registro de Be of good cheer foi atualizado para incluir essa adição. Mas vamos voltar para a tabela de contratos de licenciamento para que você possa ver como eu explico o resto. próximo passo é categorias de produtos, que você provavelmente adivinhou é onde você inclui o mercado ou produtos que a licença deve cobrir. A coisa mais importante a lembrar aqui é certificar-se de que a categoria de produto que você escolher para cada registro é exatamente o que aparece no contrato para ele. Depois categorias de produtos é a empresa cuja licença o projeto, e novamente, Eu uso o link para outro registro aqui, que está ligado à tabela de clientes pagantes. Caindo que são várias colunas que utilizam o tipo de campo de texto de linha única, cada um abriga informações essenciais e eles estão em ordem, informações de contato onde eu adicionar o nome e e-mail da pessoa na empresa que eu correspondi com sobre o contrato, território, que poderia ser qualquer coisa de uma única cidade para o mundo, e prazo, que estabelece quanto tempo a licença vai durar. Em seguida, vem a coluna de pagamento, que me diz que forma de compensação eu vou receber para cada contrato de licenciamento, se isso é uma taxa fixa, royalties, etc Depois disso, eu tenho colunas para exibir o valor da taxa fixa, ou a porcentagem de royalties e a freqüência que receberei e, em seguida, você usa os tipos de campo de moeda e número. Por último, mas certamente não menos importante, é uma coluna paga, que me permite ver instantaneamente se há alguma licença não paga, e isso utiliza o tipo de campo caixa de seleção. A única opção no plano de mesa de ar livre é a caixa de seleção verde. Mas se acontecer de você estar em um de seus planos pagos, você pode personalizar ainda mais a cor ou o estilo de ícone da caixa de seleção, e essa é minha tabela de contratos de licenciamento em poucas palavras. 6. Portfólio e contratos: parte 3: Há mais duas mesas no meu portfólio e na base de contratos. Então, vamos dar uma breve olhada neles, antes de passar para outros tipos de bases que você pode construir para o seu negócio. O primeiro é contratos comprados. É essencialmente definido da mesma forma que a minha tabela de contratos de licenciamento. Mas como esta tabela é para compras e comissões, há menos informações que preciso acompanhar. Como se não houvesse termo de data final ou território aqui. Porque quando uma empresa compra uma peça diretamente ou me comissiona por um projeto específico, a única arte em perpetuidade, mas a data, nome do design, categoria do produto, empresa, informações de contato, quantidade e colunas pagas permanecem o mesmo. A única diferença aqui é que eu incluo uma coluna para o tipo de compra, para diferenciar entre buy-outs e projetos de comissão. A última tabela que incluí na minha carteira e base de contratos, é a minha tabela de clientes pagantes. Não é algo tão essencial quanto o portfólio ou tabelas de licenciamento. Mas, como mencionei anteriormente, adoro dados de rastreamento e como isso afeta meus negócios e uso essa tabela exclusivamente para esse propósito. Minha mesa de clientes pagantes é exatamente o que parece. Eu o uso para rastrear quais empresas trabalharam comigo e a renda total obtida de cada uma delas. Então a primeira coluna é a empresa, seguida pela maneira como eles gostam de comprar arte como licenciamento ou comissões. seguir é a coluna de todos os projetos do meu portfólio que eles pagaram. Eu gosto de incluir esta coluna, porque a capacidade de ver quais empresas compraram vários projetos e são clientes repetidos, é algo que eu sempre quero anotar. É também por isso que a próxima coluna é a renda total que recebi de cada cliente desde o início da minha carreira. Eu tenho a tabela ordenada por esta coluna de mais renda para lista. Novamente, sendo o cruncher de dados de números que eu sou, eu gosto de ter uma maneira de ver visualmente quais clientes estão contribuindo mais para a minha renda de design de superfície. Para que eu possa me concentrar em continuar a desenvolver essas relações. A parte mais importante, mas mais difícil desta tabela, é lembrar de manter a parte de renda atualizada e atual porque não lhe faz muito bem se a informação aqui está desatualizada. Então o que funciona para mim, é sempre que recebo um novo cheque ou depósito direto, depois de colocar primeiro as informações no meu software de contabilidade, adiciono também a esta tabela. As duas últimas colunas, contratos de licenciamento e contratos de compra, estão vinculadas às respectivas tabelas dentro da base, e foram criadas automaticamente quando adicionei um link para outra coluna de registro nessas tabelas. As informações exibidas serão sempre a primeira coluna da tabela à qual ela está vinculada. Aqui na tabela de clientes pagantes, isso significa as datas do contrato. Eu geralmente ignoro essas colunas nesta tabela, mas também é importante lembrar de não excluí-las acidentalmente, pois o link entre as tabelas será quebrado. 7. Rastreador de empresas e clientes: parte 1: Construir um portfólio de trabalho e espaço de contrato é importante, mas é de longe a única maneira útil de usar airtable como artista. Minha segunda base favorita que criei é minha empresa na base de rastreadores de clientes. Eu uso esta base é uma forma de armazenar todas as informações que reuni sobre todas as empresas com as quais interagi, e os contatos diretos que tenho em cada empresa. Se você pegou meus compradores para sua aula de arte aqui em skillshare, você já sabe o quanto eu defendo a importância de procurar regularmente novos clientes. Bem, depois de ter feito todo esse trabalho para pesquisar e contatá-los, você precisa ter um lugar para colocar as informações que recebe, e facilitar a peneiração. É por isso que adoro usar este espaço, porque é exatamente o que ele faz. Deixe-me explicar como eu preparei tudo. Lembre-se, você pode querer organizar as coisas de forma um pouco diferente com base no seu negócio. A primeira mesa é a base da minha empresa onde você adivinhou. Eu adicionei todas as empresas com as quais interagi, obviamente começa com o nome da empresa, e eu escolhi classificar a tabela inteira em ordem alfabética, é que torna mais fácil pesquisar através da lista. A segunda coluna onde diz ponto de interrogação do cliente, onde um marcado para baixo se eles realmente compraram são ou me contrataram para um projeto, e você pode ver como eu percorrer toda a minha lista de empresas, a grande maioria deles não estão pagando clientes. A razão pela qual eu trago isso é que ele ilustra o ponto de que a indústria da arte é parcialmente um jogo de números, e você precisa entrar em contato com um monte de empresas diferentes porque você nunca sabe quais vão se desenrolar. Depois que a coluna de clientes é minha coluna de classificação, onde eu dou de uma a cinco estrelas para cada empresa com base no quão interessado eu estou em trabalhar com eles e quanto eu acho que minha arte combina com seu estilo. Baseio a minha classificação em grande parte na minha intuição sobre acompanhar com as classificações nunca são definidas em pedra. Adicionei ou removi estrelas em várias ocasiões depois de ter interações adicionais com a empresa. As duas colunas seguintes, a compra de arte e produtos que eles fazem são os mais cruciais, porque eles incluem coisas importantes que você precisa saber sobre uma empresa antes de trabalhar com eles. Esses fatos são tão críticos porque eles ajudam quando uma empresa pede que você cote preços para o seu trabalho, assim como eles compram e o que eles vendem são dois dos maiores fatores na determinação do preço. Em seguida, há uma coluna para a pessoa ou pessoas que se conectaram com essa empresa, e ela está vinculada à minha tabela de contatos, que discutiremos no próximo vídeo. A coluna depois disso é uma edição bastante nova para mim, minha coluna adquirida, que me diz como eu originalmente coletei uma informação de empresas. Quer fosse de uma feira, através da minha própria pesquisa ou das redes sociais. Eu decidi adicionar isso, porque eu estava experimentando novos métodos para adquirir clientes, e eu acho que é importante rastrear quais avenidas estão tendo o maior impacto no meu negócio. Nas últimas três colunas são bastante simples, site, endereço de correspondência, e finalmente notas, onde eu incluo qualquer coisa extra, eu quero lembrar sobre a empresa, como quando eles estão procurando arte, qual é o seu orçamento, ou onde eles vendem seus bens. 8. Rastreador de empresas e clientes: parte 2: Agora vamos dar uma breve olhada na minha tabela de contexto. A maioria das colunas nesta tabela são bastante clara corte. Mas há três colunas que eu gostaria de chamar. A primeira é a última coluna de contato, que é o único campo mais importante nesta tabela inteira. Permitam-me ilustrar o porquê com uma pergunta. Quantas vezes você teve que rastrear o último e-mail que enviou a um cliente ao preparar um novo, para evitar enviá-lo muito cedo ou para perceber que já se passaram seis meses desde a última vez que você enviou um e-mail para ele? Costumava fazer isso várias vezes por semana quando comecei o meu negócio. Tenho que te dizer, não só isso me deixou louco, mas também desperdiçou muito tempo. É por isso que este pequeno campo de encontro é tão essencial. A maneira como eu trabalho agora é que eu costumo enviar e-mails para clientes em lotes de 10-25 pessoas a cada semana. Só mantenho sua mesa aberta o tempo todo que o G-mail estiver aberto. Então, uma vez que eu pressionei enviar em um e-mail e ir imediatamente para que os clientes último campo de contato nesta tabela e atualizá-lo para a data de hoje, que, em seguida, colocá-los na parte inferior desta lista. Posso passar para a próxima pessoa que aparecer no topo da lista. Agora não há adivinhação ou busca através do G-Maile para encontrar o último que enviei. A próxima coluna que eu quero chamar é minha coluna de status, onde eu tenho duas opções de campo manter contato ou parar contato. A maioria dos meus contatos são rotulados como chave, e essas são as pessoas para quem eu envio regularmente novos e-mails. No entanto, houve ocasiões em que eu decidi parar de entrar em contato com alguém, que geralmente é por uma das três razões. Primeiro, a pessoa deixou a empresa ou os e-mails continuam sendo devolvidos para mim como entregáveis. Segundo, discutimos os preços em detalhes e o que eles pagam pela arte não é muito baixo, e três, eles não abriram nem responderam a nenhum e-mail que eu enviei há mais de um ano. Eu gosto de dar às pessoas o benefício da dúvida, é por isso que esperar 12 a 18 meses antes de remover alguém da minha lista. No entanto, nunca me sinto mal quando me sinto, porque sou um negócio de uma só mulher. Se eu puder economizar alguns minutos por mês, tirando alguns e-mails da minha lista de afazeres, e dedicá-los a enviar e-mails para alguém mais propensos a trabalhar comigo e é isso que eu vou fazer. A última coluna que é importante é a minha coluna de caixa de seleção boletim informativo, que simplesmente me permite saber se alguém está inscrito no boletim informativo de arte que eu envio todos os meses. Há duas razões pelas quais gosto de acompanhar isso nesta mesa. Primeiro, gosto sempre de enviar-lhes peças diferentes do portfólio que incluí no meu boletim informativo quando envio-lhes um e-mail diretamente no mesmo mês. Segundo, nunca quero incomodar um diretor de arte ocupado enviando acidentalmente meu boletim informativo e um e-mail pessoal na mesma semana. Agora eu posso apenas evitar o segmento de newsletter desta lista quando eu estou enviando e-mails de arte pessoal na mesma semana e boletim sai. Agora há mais duas tabelas na minha empresa e rastreador de clientes e suas duplicatas truncadas das empresas em tabelas de contexto que acabei de mostrar a vocês. Você pode estar perguntando por quê? Bem, lembra no início do último vídeo quando eu disse que é importante procurar regularmente novas empresas para trabalhar? Bem, essas duas tabelas tem toda a pesquisa que eu faço, para encontrar empresas e a pessoa certa para contatar nessas empresas. O benefício que eu estou incluindo-os neste espaço em vez de tê-los por conta própria, é que uma vez que alguém está me contatando de volta de uma dessas empresas depois de eu ter contatado para eles, eu posso copiar e colar suas informações diretamente para a empresa e tabelas de contato. Mantém tudo limpo e arrumado. 9. Calendário de projetos: Outra maneira que eu gosto de usar Airtable é me ajudar a rastrear todos os prazos de arte e projetos de clientes que eu tenho. Muitas pessoas gostam de usar um aplicativo separado para gerenciamento de projetos como Asana, por exemplo, mas porque eu não estou gerenciando uma equipe de pessoas, eu sinto que Airtable funciona bem o suficiente. Aqui está minha base de calendário de projeto para o ano passado e você pode notar que parece muito menos complicado do que as duas bases anteriores que eu mostrei, e você está certo. Só há duas mesas em toda a base. Minha tabela de projetos é onde eu mantenho o controle dos projetos de alto nível ou submissões de arte que eu tenho. Enquanto a tabela de tarefas é para todos os pequenos marcos para cada projeto. A razão pela qual eu separei projetos e tarefas dessa maneira é porque eu gosto de manter ambos os detalhes em mente para ter certeza que nunca há muito em meu prato em um determinado momento. Sabendo que eu tenho apenas alguns dias por semana para dedicar ao trabalho do cliente, quando uma nova consulta de comissão chega, eu posso olhar imediatamente para o meu calendário de projeto e ver não apenas as datas finais de vencimento dos meus projetos atuais, mas também os marcos menores que eu tenho também. Isso torna muito mais fácil decidir se eu posso pegar um novo projeto ou se eu tenho que declinar educadamente ou pedir ao cliente um prazo mais tarde. Esse tipo de calendário de projeto não funciona apenas para rastrear projetos de clientes e envios de arte, você também pode usar essa configuração para planejamento de projetos de longo prazo. Talvez você tenha alguns projetos administrativos de alto nível em que deseja trabalhar, como atualizar seu site ou fabricar seus próprios produtos onde você pode usar as tabelas de projetos e tarefas exatamente da mesma maneira. Alternativamente, eu gosto de usar o cronograma tarefa em preparação para todas as exposições de pagamento em. Aqui está a minha base Surtex 2019 como um exemplo. Você pode ver que a primeira tabela é a linha do tempo da tarefa, onde há cada item que eu preciso completar antes do show, seguido pela pesquisa da empresa que eu fiz para o show, que usa a mesma configuração de tabela a empresa tabela de pesquisa e minha empresa no rastreador de clientes do último vídeo. Você pode ver agora como personalizado você pode fazer suas bases? Agora há uma última característica do Airtable que eu gostaria de cobrir antes de irmos, e esse é o recurso de visualização deles. A visualização padrão é a visualização em grade, que é o que eu tenho usado durante esta classe até agora. Mas há alguns outros pontos de vista também. Para a base de calendário do meu projeto, a visualização do calendário é especialmente útil. Para adicionar em um calendário, Eu só tenho que clicar em Grid view e, em seguida, em Adicionar uma vista, Clique no ícone Calendário e pressione Concluído. Os prazos de cada tarefa são preenchidos automaticamente no calendário. Você pode ver aqui eu tive um verão muito ocupado no ano passado e não para questionar o ponto de assumir muito trabalho. Olhando para o meu calendário de julho de 2018, eu estava praticamente esgotado, então se eu tivesse recebido qualquer outro aumento de projeto naquele mês, teria sido fácil para mim ver que eu estava totalmente reservado e ser capaz de recusá-los com confiança. Você também pode alterar a quantidade de tempo visível no calendário se precisar ver rajadas de tempo mais curtas. O padrão é definido como mensal, mas também há uma exibição de duas semanas, semanal , três dias e diária também. Se você é alguém que gosta de anotar suas listas diárias de tarefas todas as noites, você pode considerar adicionar um calendário de lista de tarefas com base na sua própria configuração Airtable. O último tipo de visualização que eu gostaria de mencionar é a visualização Galeria, que eu utilizo na minha tabela de portfólio do meu portfólio no espaço de contrato, que eu classifico por dia. Meus projetos mais recentes aparecem no topo. A principal razão pela qual gosto de ter uma visão da Galeria do meu portfólio é ter uma visão rápida do meu trabalho recente porque gosto de incluir pelo menos um novo design em cada boletim informativo ou e-mail artístico que envio aos clientes. 10. Mais alguns exemplos e seu projeto: Sei que já cobrimos muita coisa ao longo desta aula, e espero que seja ilustrado como o Airtable pode ser útil, especialmente para nós como artistas independentes, onde cada minuto conta. Mas se você quiser mais algumas idéias sobre como usar o Airtable, veja algumas outras maneiras de usá-lo para organizar seu negócio e sua vida. Inventário do produto Especialmente se você estiver vendendo produtos digitais, como fontes ou clip-art, onde você não mantém estoque físico de produto. Construir uma base para manter o controle de todos os seus produtos e quanto você está vendendo, seria uma ótima maneira de usar o aplicativo. Rastreador de receitas e despesas. Se você quer uma opção gratuita para rastrear suas finanças de negócios, construir uma base de renda ou despesas seria uma excelente solução. Airtable até permite que você compartilhe qualquer espaço de trabalho ou base via e-mail ou link privado. Você poderia facilmente convidar seu contador para ver sua base de finanças, o que pode tornar a temporada fiscal um pouco menos louca para vocês dois. Usos pessoais. Eu não uso apenas Airtable para o trabalho, eu também comecei a utilizá-lo em casa. Tenho uma base de rastreadores de saúde para medir meu progresso em minhas metas de saúde. Uma base móvel para quando eu mantive o controle de custos, tarefas a serem concluídas, e uma lista de empacotamento mestre, para quando minha família mudou de casa em março. Eu também tenho uma base para planejar cada uma de nossas grandes férias, que me permite manter um controle de muito mais informações em um local, do que eu costumava ser capaz de fazer. Você pode ver que seu potencial de tabelas é quase ilimitado. Mas antes de irmos e você começar a organizar seu próprio negócio, eu só quero mencionar duas práticas recomendadas para usar Airtable. Primeiro, quero lembrá-lo de fazer backup suas informações mais importantes mensalmente. Airtable é ótimo, mas também requer uma conexão com a internet. Por um momento estranho, quando você perde energia ou seu Wi-Fi está no [inaudível], é bom ter um backup de todos os seus arquivos essenciais. Agora, infelizmente, não há como baixar cada espaço de trabalho ou base de uma só vez do Airtable, o que é irritante. Em vez disso, você só pode fazer backup de tabelas individuais uma de cada vez, o que você faz clicando nos três pontos no lado direito do menu de opções de qualquer tabela, e selecionar, baixar CSV. Eu costumo colocar o meu em uma pasta no meu computador. Infelizmente, nunca tive que usá-los. Mas nunca se sabe quando terá de o fazer. A outra prática recomendada que eu gostaria de mencionar, é que é importante que você se lembre de adicionar novas informações às suas bases regularmente. Quer isso signifique atualizar uma base imediatamente após concluir um novo design ou conversar com um novo cliente, ou reservar uma hora por semana para atualizar tudo. É importante que você entre em uma rotina usando Airtable. Fazer isso garantirá que seus registros estejam sempre atualizados, e significa que você não terá que gastar tempo procurando informações mais tarde. Com tudo isso resolvido, é hora de chegar à sua missão, que vai ser muito, muito fácil. Basta escolher uma área do seu negócio que pode ser organizada, seja o seu portfólio, um calendário, suas finanças, qualquer coisa, e usar Airtable para construir uma base para isso. Quando terminar, faça uma captura de tela de sua base e poste a imagem na classe usando o botão criar projeto na guia projetos e recursos. Lembre-se se a sua base contém informações confidenciais, que você a bloqueia ou desfoque essa parte da imagem antes de postar. A última coisa que eu gostaria que você fizesse é acidentalmente compartilhar a informação que você trabalhou tanto para organizar. Espero que gostem desta aula. Que agora você tem a confiança de usar Airtable como uma ferramenta organizacional e de produtividade em seu negócio. É realmente um aplicativo notável, e eu mal posso esperar para ver como você usá-lo. 11. BÔNUS: link para outro registro: Ocorreu-me quando eu estava assistindo novamente esta aula em preparação para a minha aula de acompanhamento, AirTable For Artists, Advanced, que eu nunca realmente demonstrei como funciona o link para outro tipo de campo de registro. Eu falei sobre isso, mas eu realmente não demonstrei isso. Então eu pensei que seria incrivelmente útil adicionar este pequeno vídeo bônus para que eu pudesse mostrar a vocês como isso é feito. Aqui novamente está a minha empresa e rastreador de clientes. Você pode notar algumas pequenas alterações anteriores. Isso é porque estou gravando isso em 2021. No primeiro passo, estou começando do zero, quero adicionar uma coluna para puxar os contatos correspondentes na tabela de contatos para a tabela da minha empresa. Vou clicar no sinal de mais e fazer o link para outro registro, e aqui vou clicar em “Contatos” e depois em “Criar campo”. Então, se eu mudar para a minha visão de contatos, você verá que realmente adicionou as empresas aqui também. Então, esse passo 1 é realmente fazer o link acontecer. Depois disso, cabe a você onde você deseja adicionar as informações. Eu posso ir em frente e fazer isso direto aqui dos contatos. Eu iria clicar no primeiro contato que eu tenho e começar a digitar o nome da empresa em que eles trabalham. Quando eles apareceram, eu apenas clicava nesse nome, e agora você pode ver que ele foi preenchido. Sei que está desfocado, mas pode ver que está preenchido com o nome. Então, se eu voltar para a mesa da minha empresa e procurar por essa empresa, agora você pode ver que ela está preenchida com o nome desse contato. Na verdade, é assim que você configura e cria um campo usando o link para outro tipo de campo de registro. Agora, o que acontece quando você vai adicionar um contato que realmente não foi adicionado à sua tabela de contatos ainda? Isso provavelmente será para a maioria de vocês, já que você está construindo ar, você não terá necessariamente toda a informação preenchida ainda. Nesse caso, o que eu sugiro é que você pressione o sinal de mais e comece a digitar um nome. Você pode ver que ele diz, não há registros correspondentes, e então, em vez de saltar para a tabela de contatos e adicionar esse nome, tudo que eu tenho que fazer é realmente pressionar este “Adicionar novo registro chamado “Cheryl Hines”, e ele adicioná-lo automaticamente aqui. Então, se eu for para a tabela de contatos, você pode ver que ele adicionou esse nome aqui e já o vinculou ao nome da empresa. Tudo o que eu precisaria fazer é entrar e adicionar todas as informações restantes. Espero que tenha sido muito útil. Mais uma vez, peço desculpas por ter perdido totalmente o fato de que eu realmente não demonstrei isso quando eu originalmente lancei esta aula em 2019. Se você realmente gostou de aprender nesta aula, agora estou trabalhando no acompanhamento AirTable For Artists, Advanced, e ele estará disponível em breve. Se você estiver assistindo isso depois que ele for lançado, eu vou ter certeza de incluir um link para ele na guia Sobre desta classe.