Série de communication d'analyste d'affaires Partie 2

1. Introduction à la communication 2e partie: Bonjour, Je m'appelle Teresa Bennett, et je suis votre instructrice pour la communication d'analyse d'entreprise. Deuxième partie du cours. Dans ce cours, vous apprendrez pourquoi il est important de reconnaître le message. Comment devenir un meilleur auditeur, articulant les réponses et les commentaires. Comment vous pouvez utiliser le silence pour faire avancer la conversation. La bonne façon de poser des questions, les techniques de facilitation que vous pouvez utiliser pendant les séances de sollicitation des besoins et la façon de communiquer efficacement avec votre public. Je vais passer par l'exercice de sollicitation des exigences pour vous montrer spécifiquement comment mettre en œuvre ces techniques. Je vais aussi vous donner quelques indications sur la façon d'améliorer vos communications écrites. Merci d'avoir regardé, et je te verrai dans le cours. 2. Leçon 1 Remercier le message: Jetons un coup d'oeil à l'accusé de réception du message. C' est donc reconnaître les mots que l'autre personne dit. reconnaissance de Teoh signifie que l'auditeur donne à l'orateur des signes positifs, observables et souvent audibles qu'il écoute comprendre et apprécier ce qu'il dit, reconnaissant que l'orateur communique l'acceptation de l'orateur comme une personne valable. Vos gestes, signaux verbaux et non verbaux sont autant de valeur pour la conversation. Remarquez que je n'ai pas dit ça. Cela indique l'acceptation de ce que la personne dit. Vous n'êtes pas d'accord avec eux, mais en reconnaissant ce qu'ils disent, vous les faites se sentir entendus. Examinons quelques façons de reconnaître le message lorsque quelqu'un d'autre parle contact visuel. Se penchant dans des expressions faciales agréables, hochant la tête, gestes de la main, commentaires verbaux En utilisant le prénom du locuteur et paraphraser. Je voudrais dire que vous devriez arrêter le multitâche, regarder la personne, répondre verbalement et non verbalement écrire. Utilisez aussi votre langage corporel. Le hochement de la tête ferait partie du langage corporel. Je pense que de nombreuses fois, lorsque nous sommes en réunion, surtout en personne, les gens ont leurs ordinateurs portables ouverts. Ils regardent leurs téléphones. Ils sont multitâches. Nous devons arrêter le multitâche et faire attention. Faites vraiment attention à ce que dit l'autre personne et faites-lui savoir que nous y prêtons attention . En accédant au message que je contacte dont nous avons parlé plus tôt dans le cours, vous voulez les regarder pendant quelques secondes. Regardez loin. Regardez-moi. Tu ne veux pas regarder parce que regarder peut rendre quelqu'un mal à l'aise. Mais vous voulez que le contact visuel se penche à nouveau. C' est penché légèrement, ne pas s'appuyer et entrer dans leur espace personnel. Expressions faciales agréables, non ? On ne veut pas fuir. On ne veut pas rouler les yeux. Tu peux sourire. Je l'appelle votre visage au repos. Donc, quand vous ne froncez pas les sourcils et que vous ne souriez pas et que vous écoutez simplement ce que dit l'autre personne, assurez-vous de ne pas faire de gestes faciaux qui pourraient être interprétés comme faisant sentir l'autre personne dévalué, droite, comme rouler les yeux ou sourire ou se gratter le nez ou quelque chose dans ce sens qui fera croire à la personne que vous n'êtes pas d'accord avec ce qu'elle dit, alors assurez-vous que votre visage au repos est vraiment un visage de repos 3. Leçon 2 Devenir un meilleur auditeur: d' accord. Dans cette section du cours, nous allons chercher à devenir un meilleur auditeur. Une partie de devenir un meilleur auditeur est probablement assez évidente. C' est écouter plus et parler moins, mais il y a d'autres choses que vous pouvez faire pour aider à améliorer vos capacités d'écoute. Donc, pour vous aider à être un meilleur auditeur, vous devriez maintenir une posture détendue mais alerte. Minimiser les gestes distrayants. Donc, si vous êtes une personne qui utilise vos mains beaucoup dans la conversation ou vous deux sur un crayon ou vous faites ce genre de choses, vous voulez minimiser vos propres gestes afin que vous accordiez plus d'attention et de rester plus concentré sur ce qui est dit par l'autre personne. Reconnaissez bien le message, reconnaissez la personne qui utilise la tête hoche la tête, sourit à nouveau des choses comme ça, assurez-vous que vous n'êtes pas comme nous l'avons dit dans un chapitre précédent. Assurez-vous de ne pas sourire quand une approbation est demandée pour quelque chose parce qu'un sourire pendant ce moment peut indiquer que vous donnez votre approbation. Faites face à la personne carrément au lieu de partir du côté chaque fois que possible. Parfois, lorsque vous êtes dans une situation, vous êtes dans une salle de conférence et vous êtes assis autour d'une table qui n'est parfois pas possible . Mais essayez de le faire où vous pouvez vous pencher légèrement vers la personne au lieu de vous asseoir raidement droit ou en vous relâchant à droite. L' un ou l'autre n'est pas bon. Mais encore une fois, ne vous penchez pas trop loin pour ne pas vous retrouver dans leur espace personnel et leur donner l' impression d'être agressif. L' autre chose que je tiens à souligner ici est que si vous avez vraiment remarqué que vous avez du mal à prêter attention et à rester sur le sujet lorsque d'autres personnes parlent, je pense que je l'ai déjà mentionné dans le cours. Une des choses que vous pouvez faire pour aider avec cela est de prendre des notes pendant que l'autre personne parle, donc vous ne pouvez pas. Alors, bien sûr, être en mesure de faire certaines de ces autres choses parce que vous regardez votre journal en bas. Mais vous voulez aussi vous assurer que vous êtes souvent à la recherche de votre papier, en établissant contact visuel avec la personne, en lui faisant savoir que vous n'êtes pas simplement assis là en train d'écrire des choses au hasard. Vous prenez des notes parce que vous faites attention à la conversation qui se passe à ce moment, 4. Leçon 3 Révéler les réponses et les commentaires de l'articulation: dans ce chapitre, nous allons examiner les réponses et les commentaires. Qu' est-ce que tu dis de répondre à ce que quelqu'un d'autre a dit ? réponse ou la rétroaction fait référence aux techniques que vous allez utiliser pour confirmer compréhension du message que quelqu'un d'autre a parlé. Le bon type de rétroaction peut améliorer considérablement le processus de communication, et le mauvais type peut arrêter une conversation. La rétroaction froide prend de nombreuses formes pour un analyste, les plus puissants sont paraphraser, reflétant les questions ouvertes et les déclarations d'empathie. Alors jetons un coup d'oeil à chacun d'entre eux. paraphrasage consiste à répéter à l'orateur dans vos propres mots ce que vous croyez être l' essence de ce qui vient d'être dit en vérifiant occasionnellement votre interprétation avec l' orateur, vous pouvez accomplir plusieurs choses. abord, paraphraser démontre que vous avez été activement intéressé par l'orateur et ce qu'ils disent. Deuxièmement, vous vous préservez de tout malentendu sérieux, et enfin, la qualité de la communication est augmentée parce que vous montrez à l'orateur quelles informations vous coûtent et ce qui ne l'est pas. Alors regardons les techniques de paraphrasage. Vous pouvez utiliser des instructions comme ça quoi ? J' ai entendu Waas Si je vous comprends bien, nous devons voir si j'ai ça. Cherchez les haut-parleurs. Réaction à votre paraphrasation. Continuez à demander des précisions jusqu'à ce que le message soit clair. Maintenant, regardons la mise en miroir. mise en miroir nécessite que vous l'écouteur, pour répéter textuellement ce que le haut-parleur vient de régler. Donc, vous ne le répétez pas dans vos propres mots, vous le répétez à eux. Dans leurs mots, Cette technique est utile pour plusieurs raisons. Premièrement, s'ils sont frustrés, ça aide à les calmer parce que vous leur répétez exactement ce qu'ils ont dit. Cela apporte une véritable clarification. Il aide également les apprenants auditifs. C' est bon pour les calculs, les définitions et les instructions exactes. Donc, certaines techniques que vous voulez vous assurer d'utiliser est de toujours garder votre voix calme et accepter et toujours suivre la mise en miroir avec paraphrasing. Donc d'abord tu leur dis mot à mot ce qu'ils ont dit, puis tu le dis. Si je vous comprends correctement, ce que vous voulez dire, c'est, ou laissez-moi m'assurer que j'ai bien compris. Et puis paraphraser dans vos propres mots, c'est OK. Questions ouvertes. Une question ouverte est celle qu'il contient une réponse plus longue qu'un oui ou un non, qui est considéré comme une question fermée. grandes questions ouvertes ont un grand pouvoir en tant que technique de questionnement, et vous devriez toujours l'utiliser dans vos besoins. Séances de sollicitation. Elle montre de l'intérêt pour la situation de l'autre personne. Il encourage davantage de dialogue et les questions de suivi vont découler de la réponse qu'ils vous donnent. Si vous êtes dans une séance d'exigence et que vous dites à quelqu'un, y a-t-il autre chose à ce sujet ? J' ai besoin de savoir ? Ils vont probablement dire non. Leur cerveau s'est arrêté sur ce sujet. Vous venez de leur poser oui ou non une question. Vous avez donné la facilité à leur esprit. Non pas qu'ils essaient d'être paresseux ou qu'ils essaient de sortir facilement, mais leur cerveau est maintenant concentré sur oui ou non où, si vous leur dites, que dois-je savoir d'autre ? Cela fait que leur cerveau commence à chercher ce que vous devez savoir d'autre. C' est presque comme si c'était un ordinateur basé sur la question que vous posez, il donne votre réponse, donc la poser comme une question ouverte oblige leur cerveau à passer par le processus de recherche de ce qu'ils ont besoin de vous dire d'autre. Voici quelques exemples de questions ouvertes. Quelle est votre opinion Off ? Quelles sont les solutions possibles aux tâches supplémentaires requises ? Donc, au lieu de dire, y a-t-il d'autres tâches à accomplir ? Il suffit de changer cet orteil quelles tâches supplémentaires sont nécessaires, et s'il n'y en a pas, alors ils peuvent vous dire qu'il n'y en a pas. Mais vous voulez qu'ils passent par le processus de pensée de comprendre cela plutôt que de simplement sauter à ces exemples de questions terminées ou de choses comme Est-ce que tout le monde est d'accord ? Quelqu' un a un problème avec ça ? Ce sont toutes les tâches ? Donc, certaines techniques de questions ouvertes sont des choses comme garder les questions simples ? Ne vous impliquez pas trop. Ne les faites pas trop longtemps écouter les mots opératoires dans la réponse de l'orateur afin que vous puissiez construire des questions de suivi et utiliser la technique d'entonnoir pour construire des questions plus précises et détaillées au fur et à mesure que vous allez. Alors commencez. Pense à quoi ressemble un entonnoir. Il est plus ouvert au début et se résume à se refermer. Vous voulez donc commencer par quelques déclarations générales. Au début, certains types de questions de haut niveau. Et puis, fur et à mesure que vous continuez à poser des questions, vous vous concentrez davantage sur un domaine spécifique. Les déclarations d'empathie peuvent aider à reproduire les sentiments tacites des locuteurs qui ont été exprimés avec le ton de la voix et le langage corporel. Ainsi, une réponse d'empathie reconnaît l'émotion tacite en tant qu'analyste. séances de collecte d'information et les réunions de l'équipe de projet peuvent parfois être très pleines d' émotion et les conférenciers émotionnels ne font pas de bons auditeurs. Donc, quand quelqu'un commence à devenir émotionnel, il n'écoute plus, et vous voulez essayer de réduire l'émotion. Donc, pour réduire l'émotion dans la conversation, vous devez aborder et reconnaître cette émotion. Tu ne peux pas prétendre qu'il n'est pas là. Certaines déclarations disent que vous pouvez faire des choses comme je sens que vous n'êtes pas à l'aise avec cette option. Il me semble qu'il peut y avoir des préoccupations avec ce que vous voulez utiliser les déclarations I, pas vous. Alors ne dis pas que la personne que tu es dit quelque chose qui commence par je parle de toi plutôt que d'eux, réponds avec empathie. Je peux apprécier vos frustrations qui ont l'air d'être surchargées. Comment puis-je vous aider ? Des choses comme ça aideront à réduire l'émotion de leur côté, ce qui aidera à les ouvrir orteils écouter plus 5. Leçon 4 Utiliser le silence pour communiquer: dans cette section, nous allons parler de silence, sorte que cela peut sembler étrange de dire que nous allons utiliser le silence pendant la communication. Mais le silence peut être un outil de communication très puissant. Il vous permet d'organiser vos pensées, et il encourage l'autre personne à développer des idées, des réactions ou des sentiments. Comment fait-il ça ? Parce que les gens sont franchement mal à l'aise avec le silence. Si tu es calme, ils vont continuer à parler. S' ils arrêtent de parler et que vous ne commencez pas à parler dans quelques secondes, ils vont probablement en dire plus. C' est pourquoi le silence encourage réellement l'autre personne à approfondir ce qu'elle dit . Essayez d'utiliser le silence pendant ces moments où l'on vous pose une question. Prenez un moment, soyez silencieux et réfléchissez à votre réponse lorsque des points importants ont été soulevés et que vous devez les digérer, les analyser et réfléchir à eux. Un. Les émotions sont élevées, et quand vous recevez de grandes quantités d'informations à la fois, comme lorsque vous êtes dans une session de besoin, il y a des moments où parler est blessant et où le silence est le début de la sagesse. J' adore cette citation, et je pense que c'est quelque chose que vous devriez pratiquer l'utilisation du silence parce que, comme je l'ai dit avant elle, les gens sont mal à l'aise avec le silence. Cela signifie que vous êtes probablement mal à l'aise avec le silence à, et si vous ne vous sentez pas à l'aise avec, alors vous ne serez pas en mesure d'utiliser cette technique parce que vous ne serez pas l' aise de l'utiliser. Alors commencez à le pratiquer, même dans votre vie personnelle, avec vos enfants, votre conjoint, votre partenaire, vos amis. Essayez de ne pas répondre tout de suite. Quand les gens disent quelque chose, essayez de garder le silence pendant quelques secondes et juste voir ce qui se passe et commencer à pratiquer cela et se mettre à l'aise avec le silence. 6. Leçon 5 La bonne façon de poser des questions: dans cette section, nous allons envisager de poser des questions et pas seulement des questions, mais de poser les bonnes questions. Dans le cadre d'une exigence d'écoute, vous êtes responsable de vous opposer à des questions claires et concises et d'écouter une réponse. Une fois la réponse donnée, vous devez digérer cette information, puis déterminer si des questions de suivi sont nécessaires avant de passer au sujet suivant. Pour définir complètement les exigences, vous devez identifier les sources d'information qui sortent de la conversation , puis encadrer les questions correctement. Votre travail principal en tant qu'analyste d'affaires, n'est-ce pas ? La chose que vous allez faire le plus et qui, franchement, franchement, est la plus importante pour votre travail est une écoute et une analyse de l'information. La plupart des informations seront recueillies au moyen de différentes techniques d' interrogation de différents acteurs, de différents experts en la matière, différentes parties prenantes, agents extérieurs, qui pourraient être des vendeurs, des clients, des gens comme ça. Donc, certaines sources potentielles d'information notre cadre parraine les experts en la matière , qui peuvent provenir de la haute direction, la direction moyenne, des professionnels d'affaires, bureau. Si vous travaillez sur un projet lié à un centre d'appels que les personnes travaillant dans les équipes technologiques du centre d'appels , le fournisseur extérieur, les fournisseurs et les clients, puis le personnel qui prend en charge les logiciels d'interface. Donc, d'autres logiciels qui fonctionnent avec l'application sur laquelle vous travaillez, vous voulez être sûr d'identifier les personnes qui représentent chaque domaine de votre portée afin de vous assurer que vous avez des conversations avec des représentants de chaque de ces différents domaines. Examinons donc les questions d'encadrement sur les processus opérationnels lorsque vous cherchez des informations supplémentaires liées à un processus. Certains des types de questions que vous pouvez poser sont des choses comme, Pourquoi est-ce fait ? Qu' est-ce que cela implique ? Qui le fait, Quand est-ce fait ? Où est-ce que c'est fait ? Comment se fait-il actuellement ? Parce qu'il peut y avoir plusieurs façons de faire une tâche en ce moment. Comment pourrait-on le faire à l'avenir ? Quelles sont les contraintes qui affectent le processus ? Où sont tes problèmes en ce moment ? Et si vous avez l'impression de dire pourquoi trop, vous pouvez essayer des choses comme pour quelle raison vous pouvez changer un peu. Vous n'avez pas toujours besoin d'utiliser le mot « pourquoi », quand vous encadrez des questions autour des données, est-ce pas, parce que vous avez deux choses différentes que vous faites. Vous identifiez les processus, mais vous identifiez également les données. Donc, lorsque vous essayez de déterminer quelles données sont nécessaires, certains types de questions que vous pouvez poser ou des choses comme qui utilise les données ? D' où proviennent les données ? Pourquoi avons-nous besoin de ces données ? Quelles sont les données ? Comment trouver les données ? Quelles sont les contraintes qui pèsent sur les données ? Par exemple, si vous aviez un projet, toute la formation, projet de planification et le but du projet était d'augmenter le nombre de cours qui pourraient être programmés par le nombre existant de personnel administratif, certaines questions que vous pourriez poser à notre qui organise les cours de formation. Quelles activités se produisent pour planifier la classe ? Où est effectuée l'activité de planification des cours ? L' un est un cours programmé. Pourquoi programmez-vous des cours ? D' autres questions possibles sont Comment les cours sont-ils actuellement programmés ? Comment mes cours seront programmés à l'avenir. Quelles contraintes y a-t-il sur la planification des classes ? Qui utilise les informations de planification des cours ? Quelles informations sont nécessaires pour planifier les cours ? Quelles informations la planification d'une classe génère-t-elle ? Où sont générées les informations de planification ? Pourquoi avons-nous besoin de chaque information ? Quelle est la définition de chaque élément de données ? Quelles sont les contraintes qui pèsent sur les données ? Donc, vous voyez comment nous avons une déclaration simple pour le projet et toutes ces questions sont apparues. Donc, beaucoup de fois, les gens ne prennent pas un moment pour penser à toutes les choses qu'ils ont besoin de demander, et ils regardent une déclaration et disent, Eh bien, c'est assez simple et ils demandent à un couple questions et ils vont de l'avant. Prenez le temps de vraiment creuser et de comprendre tous les différents types de questions que vous devez poser afin d'obtenir tous les différents types d'informations que vous devez connaître. Regardons maintenant l'apparence dénuée afin de favoriser la portée d'une discussion. Parfois, vous devriez poser des questions stupides ou frivoles, et vous le faites sur la personne. Mettez-vous dans la position de ne pas comprendre le processus dont vous discutez afin que les autres vous corrigent et expliquent les options, la véritable nature de ces options et les raisons pour lesquelles ils ont choisi la direction qu'ils ont choisie. Cela aide les équipes orteil réellement examiner leurs pilotes pour une décision, et cela les aide souvent à chercher des approches plus simples, il sorte de choc leur système nerveux en reconsidération, non ? Donc, les sort de la norme et les fait réfléchir. Plutôt que d'avoir une réponse automatique aux choses. Cependant, vous avez besoin d'une peau épaisse et d'une confiance en soi pour adopter cette approche, parce que les gens peuvent vous regarder comme ils pensent, Hey, vous devriez connaître la réponse à cela. Ou c'est une question stupide. Pourquoi demandez-vous ça ? Et c'est bon s'ils te regardent comme ça, ça n'a pas d'importance. En fin de compte, il est de votre responsabilité d'obtenir les informations dont vous avez besoin afin de vous assurer que vous leur donnez ce dont ils ont besoin. Donc, si cela nécessite que vous utilisiez cette technique plutôt que de l'utiliser, et ne vous inquiétez pas de ce que les autres pensent faire des déclarations discutables, c'est une sorte de variation sur l'approche stupide de question. Donc, au lieu d'une question stupide, vous pourriez faire une déclaration qui va provoquer un orteil de débat se produire. Laissez-moi vous donner un exemple dans votre entreprise. Conformité du domaine Sox. Il pourrait être un critère important dans une séance de planification des besoins. Vous pouvez dire que vous avez vu peu ou pas d'informations sur les chaussettes, conformité et les tests, sachant qu'il y a vraiment un niveau raisonnable. Vous êtes à la recherche de l'équipe pour répondre par télécopie, et vous recherchez également la réalisation, au sein de l'équipe, de toute lacune de conformité ou de test qui pourrait encore exister. Donc, même si vous savez que c'est là, vous allez faire ce genre de déclaration pour qu'ils y réfléchissent un peu plus. Donc, ça marche toujours de la même façon que de paraître désemparé. C' est juste un peu une variation là-dessus. Donc encore une peau épaisse. Lorsque vous utilisez cette technique d'écoute active lorsque vous écoutez activement, vous restez concentré sur le dessus. Donc, si votre esprit est errant et que vous pensez à ce qu'il faut cuisiner pour le dîner ou ce que vous devez ramasser sur le chemin du retour des choses de travail comme ça, alors vous n'écoutez pas activement, vous devez donc rester concentré sur le sujet. Nous devons répondre de manière professionnelle à ce que la personne dit, non à ce que vous croyez qu'elle dit bien, qui remonte à cette véritable audience d'écoute, paraphraser leur retour, leur répéter pour l'appât. Euh, tu veux t'assurer que tu réponds à ce qu'ils disent. Nous entendons tous les renseignements sur le processus différemment. Comme première partie de votre réponse. Vous voulez répéter ce que vous les avez entendus dire. Donc c'est là que vous utilisez Thean paraphrasant ou le mot à mot ? Parce que cela va vous assurer que vous répondez réellement au bon commentaire ou question. Parce que si tu dis, si je t'ai bien entendu, tu as dit ou je crois que je t'ai entendu dire ou aide-moi à m'assurer que je te comprends bien et tu leur paraphrases et qu'ils disent, non, ce n'était pas en fait ce que j'ai rencontré. Maintenant, vous êtes sur la bonne voie, non ? Où ? Si vous ne leur dites pas cela et que vous continuez simplement sur la voie de penser que vous les avez bien compris, vous pourriez répondre complètement à la mauvaise déclaration. Donc, vous voulez utiliser cette technique paraphrasant ou verbatim miroir ou préparer à élever pour vous assurer que votre compréhension de ce qu'ils disent correctement 7. Leçon 6 techniques de facilitation: nous allons examiner certaines exigences. Facilitation, techniques d'interrogatoire. Il n'est pas toujours facile d'obtenir l'information dont vous avez besoin auprès des intervenants. Parfois, ils hésitent à parler. Parfois, ils sont multitâches, ils ne font pas attention. Et il y a quelques techniques que vous pouvez utiliser pour faire parler ces intervenants. Donc, si vous voulez analyser quelque chose qui est discuté que vous ne pouvez le dire, pourriez-vous le décomposer pour moi ? Si vous voulez vérifier quelque chose pour vous assurer qu'il n'y a pas de malentendu, alors vous pouvez utiliser une question qui, comme, comme, allez-vous partager avec moi votre compréhension de ce que nous venons de discuter. Si vous voulez classer quelque chose, vous pouvez dire, cela m'aiderait certainement à organiser ma pensée. Si vous voulez bien classer ces points. Si vous voulez faire une comparaison que vous ne pouvez le dire, pouvons-nous comparer cette déclaration à celle que nous avons examinée plus tôt ? S' il vous plaît Cela est particulièrement utile si vous êtes dans une situation où vous pensez que vous venez recevoir une exigence de conflit. Donc, si vous avez une exigence plus tôt, quelqu'un vous en donne une autre, et vous pensez que cette exigence numéro sept est en conflit avec la condition numéro deux . Donc vous voulez revenir en arrière et dire, Hey, peut-on comparer cette déclaration à ce que nous avons discuté plus tôt sur la deuxième condition ? Et vous pourriez avoir besoin que Teoh parle un peu de numéro deux, d' accord, comme les ramener ou quoi waas pour que vous puissiez avoir cette conversation. Si vous voulez définir quelque chose que vous pouvez dire pour m'aider à comprendre, pouvez-vous définir ce terme pour nous ? Décrire, ce qui signifie sélectionner Je suis défini caractéristiques qui caractérisent une condition, situation ou un processus, vous pouvez dire, Pouvez-vous décrire une situation typique à laquelle cela pourrait s'appliquer ? Si vous voulez discuter de quelque chose que vous pouvez dire, examinons les implications et les ramifications de cela. Si vous voulez expliquer ou qu'ils s'expliquent, vous pouvez dire : Pouvez-vous nous dire comment vous êtes arrivé à cette conclusion ? Si vous voulez illustrer un bon exemple, vous voulez que quelqu'un illustrer quelque chose que vous pouvez dire. Quelqu' un peut-il me donner un exemple ou deux de la façon dont cela fonctionnerait ? Et puis, si vous voulez les inviter, rappelez-vous plus tôt, nous avons dit : Ne posez pas de questions terminées. Alors au lieu de dire qu'il y a autre chose que vous pourriez dire ? Quoi d'autre ? Si vous voulez sonder pour plus d'informations sur un sujet spécifique, vous pouvez dire quelque chose comme, Comment voulez-vous dire ? Si vous essayez de rediriger, vous pouvez dire bon point. Peut-on inscrire cela sur la liste des questions ? En d'autres termes, revenons à la conversation à portée de main. Va l'enlever. Vous avez été entendu. Vous voulez vous assurer que la personne a toujours l'impression d'avoir été entendue. Mais vous voulez rediriger la conversation vers l'endroit où elle devrait être, sorte que vous pouvez l'utiliser comme une déclaration pour faire cela. C' est la même chose, vraiment ? C' est paraphraser, non ? Donc tu pourrais dire en d'autres termes, ou ce que je t'ai entendu dire c'est me dire si j'ai raison. Tout ce genre de choses fonctionnera pour cette revue signifie que vous faites un résumé, est-ce pas ? Pouvons-nous s'il vous plaît examiner les points que nous avons couverts jusqu'à présent est un bon moyen de commencer et de vérifier. Comment pouvons-nous vérifier que c'est bien le cas ? Donc quelqu'un dit, je pense que c'est ainsi que cela se fait, ou je crois que c'est ainsi que cela se fait. Ils utilisent des mots qui ne semblent pas être sûrs à 100% que c'est comme ça que certaines choses ont fait . Alors vous pouvez dire, comment pouvons-nous vérifier que c'est vraiment le cas là-bas. Et ils peuvent même dire : Oh, Oh, c'est vrai. Il se peut qu'ils utilisent la mauvaise langue dans leur état, ou ils vous diront comment nous pouvons le vérifier. Donc, ce sont des techniques de questionnement, quelques exemples hors des questions que vous pouvez poser lorsque vous cherchez obtenir quelque chose d'une certaine manière. 8. Leçon 7 Communiquer efficacement à votre public: dans cette section, nous allons examiner un exercice de séance d'exigence. Vous êtes donc le B A qui vient d'être affecté à un nouveau projet. Vous savez que votre entreprise va créer un site Web pour quelqu'un qui vend du matériel de formation et des produits de coaching en ligne. C' est essentiellement tout ce que tu sais. vous a pas donné de vue d'ensemble du projet. Tu as juste été jeté là-dedans et tu as dit, Hey, on a besoin d'un B A pour ce projet, tu dois d'abord avoir des antécédents, alors assure-toi de comprendre leurs affaires sur ce qu'ils font aujourd'hui. Avant que vous ne commenciez à discuter des exigences en matière de changements ou d'ajouts, donc vos premières séances d'exigence devraient toujours porter sur Hey, que faites-vous maintenant ? Droit ? Son état actuel est votre première session de besoin. Alors, prenons une conversation. Le Bacon commence pour la discussion initiale sur les exigences Question que le B A poserait. Parlez-moi de vos affaires. Je sais que vous vendez du matériel de formation et des produits de coaching, mais dites-moi de quoi consistent ces produits. Donc, la réponse des PME pourrait être quelque chose comme, j'ai trois paquets de coaching différents que je vends. L' un est une séance de coaching unique. L' un est un forfait mensuel. Donc, la personne paie essentiellement pour des séances médiocres par mois. Et quand ils font cela, ils obtiennent des avantages supplémentaires, comme le support par e-mail entre les sessions. J' ai aussi un package de formation personnalisé. Dites-moi plus sur le package de formation personnalisé. Comment Maney Sessions est que la réponse des PME serait. Il s'agit d'un ensemble de six sessions de formation sur les domaines sur lesquels chaque client doit se concentrer. Donc, je tiens à souligner ici que quand je l'ai dit, j'ai aussi un paquet de formation personnalisé qui était une sorte de ding qui est parti dans la tête du B A pour dire, Hé, Hé, dites-moi plus à ce sujet parce que c'est vague, droit ? Un package de formation personnalisé signifie que ça pourrait être n'importe quoi. Donc vous voulez maintenant qu'ils vous donnent un peu plus de détails autour. Qu' est-ce que ça veut dire ? À côté d'être un pourrait demander, Comment savez-vous quels domaines que le client a besoin pour se concentrer sur les PME ? La réponse serait, je n'ai pas d'évaluation. Appelez avec eux pour discuter de leurs objectifs de base et des domaines sur lesquels ils doivent améliorer leurs compétences. Comment tu finis par avoir cet appel avec ça ? J' ai un lien vers mon site Web. Faites une demande de compteur et les gens peuvent programmer des appels d'évaluation avec moi. Est-ce que votre site web est le seul endroit où vous avez cette vie ? Non, c'est aussi dans ma newsletter sur lengthen et sur Facebook. Thebe A demanderait alors quel matériel de formation vendez-vous ? Et la réponse serait ? J' ai trois produits de formation, compétences essentielles de l'analyste I T Ah, compétences de base de la classe d'analyste I T et un manuel de formation de compétences en communication. Ok, parlons une minute de la façon dont vous vendez vos produits d'entraînement aujourd'hui. Comment vendez-vous actuellement ces supports de formation ? Lorsque j'ai parlé à quelqu'un qui souhaite acheter mon matériel de formation, je lui ai expédié le matériel ou je lui enverrai un courriel. Je suppose que vous percevez le paiement avant l'expédition ou l'envoi par e-mail. Comment faites-vous ça ? J' ai un compte PayPal auquel les gens effectuent des paiements. Alors, maintenant quoi ? Vous continueriez à poser des questions jusqu'à ce que vous compreniez les fonctions opérationnelles actuelles. Votre prochaine étape serait de passer à la conversation autour des défis actuels et de ce qu'ils veulent ajouter ou modifier. C' est là que vous commencez à discuter des nouvelles exigences. Donc typiquement, en fonction du temps que vous avez. Cela n'arrivera peut-être pas. Ou très probablement ne se produira pas avant la prochaine session. Droit ? Habituellement vont essayer de descendre l'état actuel dans la première session, puis avoir une autre session sur les exigences ce que leurs défis sont aujourd'hui, ce qu'ils sont à la recherche dans le futur afin que vous n'essayez pas de tout regrouper en un session à moins que vous ayez assez de temps, est-ce pas ? Si vous avez une journée bloquée avec la personne que génial faire ça. Mais si tu as une séance d'une heure, tu n'arriveras pas à tout ça dans une heure. Et si vous essayez de le faire, vous allez couper les coins et vous ne poserez pas toutes les questions que vous devriez, alors n'essayez pas de tout entasser en une seule session si vous en avez trop pour ça. 9. Leçon 8 Exercice d'incitation des exigences: Examinons la communication efficace avec votre public. Reconnaissance du public. Tu n'iras jamais au haut-parleur dans le vide. Lorsque vous créez une session d'exigence de responsable de document, donnez une présentation communiquez avec des experts en la matière. Vous devez tenir compte des questions suivantes. Qui est votre public ? Qu' est-ce qu'ils savent ? Qu' est-ce qu'ils ne savent pas ? Et qu'avez-vous besoin de dire ou d'écrire pour votre public ? Pour comprendre votre point de vue ? Comment communiquer avec un public à plusieurs niveaux ? Quel est le poste de chaque personne par rapport à votre poste ? Parlez-vous à Piers, votre manager ? L' équipe de direction ? Quelle est l'attitude du public à l'égard du sujet ? Avez-vous des PME qui ne sont pas intéressées par le projet ? Juste des PME qui comprennent déjà la vision et il meurent d'envie de sauter dans la droite . Ils sont excités d'être sur le projet. Quelles sont les questions de diversité dont vous avez besoin pour tenir compte du genre culturel ? Emplacement. Où vous en personne ? Au téléphone. Vous êtes dans différents pays ? Y a-t-il des fuseaux horaires différents ? Assurez-vous que votre message ne contient pas de jargon ou d'acronymes que certains spectateurs ne comprennent pas. Vous devez vous rappeler que vous parlez à toute la pièce, pas seulement à une personne en particulier. Pour communiquer avec succès, vous devez être en mesure de reconnaître le niveau de compréhension de vos audiences. Vous devez également considérer que votre public est une personnalité et des traits uniques qui pourraient influer sur le succès de vos communications. Que sait votre auditoire du sujet ? C' est autre chose que nous devons regarder, non ? Nous avons donc d'abord pensé à notre public et à ce que leur personnalité, leur niveau de connaissances que nous devons prendre en considération. Qu' est-ce qu'ils savent sur le sujet, non ? Certaines personnes pourraient donc être très bien informées, et d'autres pourraient être nouvelles dans ce domaine. Alors pensez à ce qu'ils savent dans une session d'exigence. Donner aux PME que pas différents domaines de l'entreprise au lieu d'une fois moi qui connaît l'ensemble du processus d'entreprise de bout en bout. Le public travaille-t-il en étroite collaboration avec le sujet à l'étude ? Ils seraient un expert en la matière, ou l'auditoire a-t-il une connaissance générale du sujet ? Mais ils ont vraiment un domaine d'expertise différent. Sont-ils totalement inconcernés par le sujet ? Vous allez probablement avoir un mélange de ces trois collants quand vous êtes dans une séance d' exigence, mais vous devez savoir quelle personne est qui, juste, que vous posez les bonnes questions aux bonnes personnes. Les PME comprendront le jargon lié au sujet des affaires dont on discute probablement encore mieux que vous ne le croyez que les PME seront en mesure d'expliquer les détails des procédures normalisées, des processus d'affaires, etcetera. La partie de votre auditoire qui n'est pas un Smee est probablement assez familière avec le sujet, mais ses responsabilités professionnelles peuvent être tout simplement périphériques au sujet. Ils peuvent travailler dans le thé ou dans un autre département, ou même travailler à l'extérieur de votre entreprise. Droit ? Il peut y avoir un fournisseur qui participe au projet parce que cette partie de votre auditoire est familière avec le sujet. Ils comprennent une partie du jargon, mais certainement pas tout. Donc, vous devez toujours éviter les acronymes et autres jargons autant que possible afin que vous ne les perdiez pas dans la conversation. Vous devrez peut-être fournir plus de renseignements généraux à cette partie de votre auditoire afin qu'il comprenne mieux le sujet. Donc, encore une fois, si ce ne sont pas des PME qui sont vraiment impliquées dans le processus, Alors vous devrez peut-être donner des informations supplémentaires lorsque vous parlez afin qu'ils aient une compréhension claire. Vous pouvez également avoir des membres de l'auditoire qui n'ont aucune connaissance du sujet. Il pourrait y avoir un développeur dans la réunion qui n'a pas fonctionné sur cette application auparavant. Vous pourriez avoir un chef de projet signé le projet qui est nouveau pour l'entreprise qui pourrait être perdu, Une autre raison que vous finissez avec quelqu'un sur votre projet qui ne sait rien à ce sujet. Ces membres du public ne connaîtront pas le sujet, et ils seront complètement perdus si vous venez d'entrer et de commencer à répondre aux exigences. Donc, vous devez vous rappeler de donner un peu de contexte juste. Faire cela n'est qu'un Zim Porton, et vous devez vous rappeler de parler en termes clairs et simples. Vous devez expliquer clairement le sujet à travers l'utilisation précise des mots, la profondeur des détails et peut-être même utilisé quelques graphiques simples pour les applications existantes. Une présentation Power Point avec quelques captures d'écran de l'application et un aperçu de son fonctionnement est un excellent point de départ. Si vous savez que vous avez des gens dans la pièce qui ne sont peut-être pas aussi familiers avec le sujet que certains autres le sont, pensez à des trains de personnalité du public. Ce faisant, vous pouvez parler en utilisant le ton, le visuel,les aides et le style d'écriture appropriés visuel, pour votre documentation. En reconnaissant les traits de personnalité des audiences, vous pouvez obtenir plus efficacement la réponse souhaitée que vous recherchez de la part du public . Évidemment, vous ne pouvez pas toujours connaître les traits de personnalité de tout le monde dans votre public. La plupart du temps, vous parlerez au moins à certaines personnes que vous n'avez jamais. Ils auront déjà été sur un projet précédent avec vous avant de travailler avec eux à un certain titre. À moins que vous ne soyez nouveau dans l'entreprise, vous aurez probablement des personnes avec lesquelles vous avez travaillé auparavant, et vous serez en mesure de considérer et de connaître un peu leur personnalité pour favoriser communication efficace. Vous voulez un facteur dans votre connaissance de leur personnalité, leurs attitudes et de leurs préférences. Sont-ils lents à agir ? Ils sont impatients ? Sont-ils interrogés ? Sont-ils organisés ? Sont-ils désorganisés ? Sont-ils oppositionnels ? Ce qui est vraiment juste une belle façon de dire, Sont-ils argumentatifs ? Sont-ils négatifs ou positifs ? Écrivain ? Ils le verre est à moitié plein ou le verre est à moitié vide type de personne. Sont-ils sans engagement ? Préférent-ils que vous soyez raccourci au point où vous avez quelqu'un dans la pièce qui, vous le savez vous préfère être raccourci au point ? Alors quand tu les mettras en scène et que tu les interroges, ne lui donnes pas un tas d'antécédents. Pose-lui juste la question. Laissez-les vous demander s'ils ont besoin de plus d'informations. Qu' attendez-vous de votre public ? Vous attendez-vous à ce qu'ils vous donnent des exigences commerciales ? Voulez-vous qu'ils réfléchissent à une idée et fassent des suggestions ? Voulez-vous qu'ils rejettent certaines options ? En d'autres termes, faites un choix entre plusieurs suggestions que vous faites. Vous attendez juste qu'ils orteils, écoutez ou lisez et classez les informations pour une utilisation future. Savoir ce que vous attendez d'eux va vous aider à comprendre comment vous devez communiquer avec eux. Avec, bien sûr, ces traits de personnalité. langage biaisé. Regardons quelques questions de diversité que vos publics ne sont jamais composés de personnes qui sont comme vous, et je veux être clair ici que la diversité comprend le sexe, la race, race, religion, l'âge, l' orientation sexuelle, classe, les caractéristiques physiques mentales, langue, questions familiales et la diversité des départements. Vos collaborateurs auront de nombreux intérêts différents. Niveaux de connaissances, d'antécédents et d'expériences de vie. Une main-d'œuvre diversifiée permet aux entreprises de rester compétitives. Le talent ne vient pas d'une couleur, d'une nationalité ou d'un système de croyance. Si vous avez tout le monde là-bas, c'est exactement la même chose. Tu vas obtenir exactement la même chose à chaque fois. Droit. Vous avez besoin de personnes qui ont des opinions différentes et des points de vue différents afin de favoriser les idées de communication et la créativité. Les choses à garder à l'esprit lorsque vous travaillez sur un projet avec une équipe multiculturelle qui s' étend sur différents pays sont des choses comme les normes de communication verbale et non verbale pour ces pays et cultures. Styles de gestion, procédures de prise de décision, sens du temps et du lieu, valeurs locales, croyances et attitudes. Vous devez vous assurer que vous écrivez. Tu parles Andrew. communications non verbales tiennent compte des barrières linguistiques et des coutumes culturelles. Ne supposez pas que tout le monde est comme vous. En fait, vous devriez supposer que tout le monde n'est pas comme vous. Je veux vous donner un exemple de temps où la diversité peut avoir un problème de Causton, parce que les gens ne pensaient pas vraiment à la différence de langue. Il s'agit donc d'un exemple classique de l'incapacité d'une entreprise à reconnaître l'importance des préoccupations en matière de traduction. Il y avait une voiture nommée Nova, qui en anglais est définie comme une étoile qui éclaire de façon spectaculaire. Mais en espagnol, ce nom traduit en Nova, qui a traduit en no go, ce qui est une très mauvaise publicité pour une automobile, est-ce pas ? Vous ne voulez pas dire que vous avez une automobile qui ne va pas, donc c'est juste un exemple comique de ne pas prendre en considération les différences entre les cultures. 10. 9 communications écrites: Jetons un coup d'oeil aux compétences en communication écrite. D' excellentes compétences en écriture sont nécessaires pour réussir dans votre rôle. Est un analystes d'affaires essentiels compétences de communication écrite nécessaires sont des choses comme une excellente grammaire. Si vous avez du mal dans ce domaine, assurez-vous d'utiliser les outils à votre disposition. Vous avez la vérification orthographique dans toutes les applications de traitement de texte, bien sûr les dictionnaires. Vous pouvez envisager de demander à quelqu'un d'examiner vos communications avant de les envoyer jusqu'à ce vos compétences soient suffisantes dans ce domaine. Donc, si vous savez que vous avez des problèmes avec la structure des phrases de grammaire, des choses comme ça minces. Demandez à quelqu'un de faire un chèque. Demandez-leur de l'examiner avant de l'envoyer. Cela ne favorise pas la confiance. Si vos communications écrites sont mal écrites ou grammaticalement incorrectes, procès-verbaux de réunion lorsque vous prenez les procès-verbaux de réunion, il y a deux choses dont vous devriez vous souvenir. Toujours documenter, capturer les actions et les éléments de suivi et saisir le nom de la personne qui parle. La raison pour laquelle vous voulez le faire est que vous voulez être en mesure de revenir à eux pour obtenir plus d'informations. Si tu as besoin de Teoh. Donc, quand je prends des notes, même dans une session d'exigence, donc pas nécessairement procès-verbal de réunion. Mais ma documentation, les exigences qui sortent d'une session tout droit, au nom de la personne qui m'a donné l'exigence de sorte que si je dois revenir plus tard et demander un point de clarification ou demander plus d'informations, Je peux dire qu'il Jane, à la réunion, tu m'as dit bla, bla, bla, et j'ai besoin, tu sais, c'est plus d'informations à ce sujet. Donc comme ça, tu sais que Jane t'a donné cette exigence, tu sais, pour y retourner. Évidemment, si vous n'avez qu'une seule session, alors vous savez que vous n'avez pas à écrire leur nom par chaque exigence parce que, vous savez, ils sont les seuls à vous l'avoir donné. Mais si vous avez plus d'une personne dans la salle, à droite, droite, le nom vers le bas e mails, mémos et rapports d'état. Une fois que vous avez écrit la communication, vous devriez la revoir et retirer toute information inutile. Utilisez des puces lorsque cela est possible, évitez les paragraphes longs. Les gens n'aiment pas lire, et quand ils voient beaucoup dans un paragraphe, ils ont généralement tendance à l'ignorer ou à en sauter la plupart. Ils pourraient lire la première phrase, puis ignorer le reste. Tenez-vous aux faits. N' injectez pas d'avis à moins qu'il ne soit réellement demandé dans le document. Aussi, assurez-vous de garder l'émotion hors de lui sur Lee. Tenez-vous aux faits de cette façon, vous aurez moins tendance à susciter des émotions lorsqu'ils examineront votre documentation. S' il s'agit d'un type de documentation qui peut provoquer que, par exemple, si vous faisiez des tests logiciels dans le cadre de votre rôle être un, si vous examinez les modifications apportées et que vous vérifiez si elles sont identiques comme ce que vous demandez dans les exigences et que vous constatez un défaut lorsque vous signalez ce défaut, vous voulez vous en tenir aux faits. Tu ne veux pas être émotionnel à ce sujet. Vous ne voulez pas que le développeur qui a écrit le code soit émotionnel à ce sujet. Je dis toujours que le code est à un développeur ce qu'un bébé est pour sa mère. Ils ne veulent pas que leurs bébés soient laids, et les développeurs ne veulent pas que leur code soit laide , alors vous voulez vous assurer que vous gardez l'émotion hors de lui et que vous vous en tenez aux faits