Rédaction d'e-mails professionnelle 101 | Freelance Circus | Skillshare
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Rédaction d'e-mails professionnelle 101

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Leçons de ce cours

    • 1.

      Bienvenue au cours

      1:00

    • 2.

      Connaître votre public

      1:02

    • 3.

      Acronymes et chiffres

      2:25

    • 4.

      Utilisation de Pronoun

      3:06

    • 5.

      Ponctuation

      6:39

    • 6.

      Relecture

      6:15

    • 7.

      Priorité 1 : Soyez respectueux

      7:09

    • 8.

      Priorité 2 : Soyez prudent avec l'humour

      2:28

    • 9.

      Priorité 3 : Répondre à chaque e-mail

      2:35

    • 10.

      Priorité 4 : Utilisez des polices de base

      1:02

    • 11.

      Éliminer l'argot et les contractions

      2:59

    • 12.

      Utilisez des verbes d'action

      1:15

    • 13.

      Évitez de dire "Je suis désolé"

      2:37

    • 14.

      Évitez de dire “Je me sens ”

      3:04

    • 15.

      Évitez de dire “I Just”

      1:57

    • 16.

      Le sandwich « Appel à l'action »

      1:45

    • 17.

      Le corps de votre e-mail

      10:02

    • 18.

      Écrire une ligne d'objet « Appel à l'action »

      8:36

    • 19.

      Utilisation de CC, de BCC et de Répondre à tout

      6:00

  • --
  • Niveau débutant
  • Niveau intermédiaire
  • Niveau avancé
  • Tous niveaux

Généré par la communauté

Le niveau est déterminé par l'opinion majoritaire des apprenants qui ont évalué ce cours. La recommandation de l'enseignant est affichée jusqu'à ce qu'au moins 5 réponses d'apprenants soient collectées.

708

apprenants

2

projets

À propos de ce cours

Notre culture a adopté une manière de communiquer décontractée et conversationnelle souvent ponctuée d'acronymes et d'argo. Bien que ce style décontracté ait certainement un temps et un lieu, la capacité de communiquer professionnellement est une compétence que chacun devrait travailler pour maîtriser.

Ce cours est parfait pour toute personne qui :

  • Fonctionne dans une position orientée vers le client
  • Est-ce qu'un employé est responsable de communiquer avec les membres de l'équipe
  • Est un freelance qui doit s'interface avec des clients et des fournisseurs
  • Possède une entreprise
  • Fournit des services ou des produits aux clients
  • Est activement à la recherche d'un emploi

L'écriture d'e-mails professionnelle est une compétence que tout le monde peut apprendre. Bien qu'il existe de nombreuses facettes nuancées pour écrire un e-mail audacieux et grammaticalement correct, ce cours couvre les bases dont vous avez besoin pour commencer à écrire du texte détaillé, professionnel, sans erreur, sans argot et engageant.

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We train, equip and support freelancers to tackle their project and client management, find work, and build on their skill sets. A rising tide raises all ships and we believe strongly in the power of helping independent workers worldwide create dependable incomes to they can support their families and do meaningful, fulfilling work in the process.

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Level: Beginner

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Transcription

1. Bienvenue dans le cours: Bonjour et bienvenue au cours professionnel de rédaction de courriels. Je suis ravi que vous soyez ici, et je suis ravi de vous apprendre tout ce que j'ai appris au cours des 15 dernières années d'être écrivain professionnel et de vous aider à comprendre comment faire passer vos courriels de conversation à professionnels. C' est une compétence importante que tout le monde a besoin d'avoir. Peu importe si vous êtes un employé, un propriétaire d'entreprise. Ah, pigiste. Tout le monde doit être capable d'écrire des courriels professionnels, succincts, brefs au point, qui transmettent le respect et qui sont faciles à lire et faciles comprendre, à comprendre, même en un coup d'œil, que vous soyez en passant sur votre téléphone ou quoi que ce soit. Je suis incroyablement excité par les documents qui sont joints à ce cours, alors assurez-vous de télécharger les exemples d'e-mails, les feuilles de calcul, tout pour que vous soyez opérationnel et prêt à partir. Mettre cela en pratique dans votre propre travail et dans votre vie personnelle. Donc, avec cela dit, plongons dans 2. Connaître votre public: avant d'entrer dans le verbe, ege et la structure de la rédaction professionnelle de courriels, il est vraiment important que nous parlions de connaître votre auditoire. Il y a une énorme différence entre vos collègues, vos pairs, ceux sur lesquels vous êtes, le même niveau de travail et ceux qui sont en position d'autorité sur vous. Que ce soit vos clients, que ce soit les gestionnaires avec si c'est le propriétaire de l'entreprise. Ok, façon dont vous communiquez et le niveau de professionnalisme que vous devez apporter à votre courrier électronique devraient augmenter plus loin de vous et plus loin au-dessus de vous que les personnes que vous communiquez avec notre. Donc, la façon dont vous communiquez par écrit avec vos collègues peut être très différente de la façon dont vous communiquez avec un client, ce qui peut également être très différent du ton que vous prenez avec un superviseur. Donc, connaissant votre public et sachant à qui vous parlez, à qui vous écrivez, Teoh va vous faire un long chemin pour obtenir le ton professionnel qui convient à la situation 3. Acronyms et numéros: Parlons des acronymes et des chiffres. Maintenant, les acronymes sont une série de lettres, parfois même des chiffres qui sont utilisés à la place du mot plus long ou du gel qu'il représente . Donc M I a. Manquant en action a w o l absent sans congé droit dès que possible. Quoi que cela puisse représenter, je ne sais pas. Mais le fait est, c'est que dans votre email professionnel, il est rarement jamais acceptable juste d'utiliser des acronymes et des abréviations comme ça. Si vous allez les introduire dans votre écriture, vous devez d'abord utiliser le formulaire long, le mot ou la phrase, puis vous pouvez utiliser l'acronyme plus court. Mais dans l'ensemble, il est beaucoup plus professionnel de simplement écrire ces choses. L' exception à cette règle serait, disons, disons, que vous écrivez un e-mail qui n'est qu'un échange rapide entre collègues, et peut-être que vous travaillez sur un projet qui a beaucoup de termes techniques très intenses, et vous choisissez d'utiliser les termes raccourcis pour faire passer votre point plus rapidement. Dans ce cas, c'est acceptable. Mais si vous écrivez un courriel de demande à un client ou si vous envoyez. Ah, e-mail marketing froid. Essayez de rester loin des acronymes et des abréviations comme celle-ci. Il en va de même pour les chiffres. Il y a un moment et un endroit pour simplement mettre le numéro deux au lieu d'écrire tw o, par exemple. Mais la plus grande chose que vous voulez éviter avec les chiffres est le flip flopping d'avant en arrière. Donc, si je tape une phrase, par exemple, et que je dis que la date est le 7 juillet 2 a gagné t 20 et que la réunion que nous allons avoir aura lieu à 14 heures le mercredi 23 de la semaine suivante. Vous voulez le garder cohérent, donc si vous épelez vos numéros, épelez vos numéros. Si vous listez simplement le numéro individuel, faites-le tout au long. Vous voulez éviter d'épeler le numéro deux et ensuite d'avoir un numéro 22 juste écrit plus loin dans votre phrase. cohérence est donc la clé de l'écriture professionnelle des courriels. Quand il s'agit d'acronymes aux nombres T tout cela, juste en s'assurant que vous faites la même chose encore et encore et ne souhaitez pas laver une façon ou de l'autre. 4. Utilisation de Pronoun: dans cette vidéo. On va parler de pronoms maintenant. pronoms sont des mots comme Lui, elle, eux nous. Et ils sont utilisés à la place des noms des gens dans les phrases. Donc si je devais dire que je vais à John's House, ici vit à 47 0 Brian Lane. Ok, il est sur le lieu de répéter John. Cela peut être très, très utile car il évite l'utilisation répétitive des noms. Tu sais, on va chez John. John vit à 27 ans. Est-ce que les maisons de Brian Lane John brunissent ? John conduit une Ferrari ? Ok, donc nous voulons éviter cet usage excessif de noms, et c'est là que prononce King peut être utile. Cependant, je vous avertirai de rester à l'écart des pronoms personnels autant que possible. Maintenant, pronom personnel utiliserait moi, euh ou toi, parce que ce sont des termes très relationnels et ils ne sont pas trop professionnels, selon la façon dont vous les utilisez. Si vous utilisez le mot Je ah, beaucoup. Le ton que ce courriel va transmettre sera un ton d' introspection pour vous-même plutôt que de le placer extérieurement. Par exemple, si j'envoie un e-mail à mon patron en raison d'un problème que je rencontre au travail. Et si je tape des choses comme je pense que Derrida ou moi sentons Donetta, ça peut apparaître comme très accusatoire ou très intense. Au lieu de dire quelque chose comme dans une situation comme celle-ci, quelqu'un peut se sentir comme l'utilisation du pronom étant quelqu'un. Ok, tu fais vraiment allusion à toi, mais tu l'enlèves. C' est plus de 1/3 point de vue de personne et cela peut causer ce que vous dites être pris un peu plus facilement au lieu de si direct. J' ai l'impression que tu as fait ça au lieu de ce qui s'est passé, une personne pourrait le prendre comme ça, non ? Donc trouver des moyens de communiquer qui pourraient prendre le point de vue et la pression de toi et moi et comment pouvons-nous reformuler pour ne pas être plus inclusif à moins d'être autoritaire . Encore une fois, comme pour tout, il y a toujours un moment où vous et moi sommes appropriés. Mais dans la mesure du possible, surtout si vous travaillez avec l'équipe pour parler en termes généraux, le général , nous, le général vous Ah, Et ce faisant, ça la rend beaucoup plus inclusive expérience de rédaction d'e-mails. Ah, ton plus inclusif qui est souvent moins pressurant, souvent moins intense et souvent, selon le lecteur, dépendent de votre public plus engageant pour eux aussi. 5. Ponctuation: Donc, dans cette ponctuation professionnelle et grammaire rafales, il est important de discuter de la ponctuation elle-même. Maintenant, il y a des livres qui ont été écrits pour enseigner la grammaire et la ponctuation, mais dans le but de ce cours, nous allons couvrir les trois types de gros billets. Quand il s'agit de ponctuation professionnelle. Le premier est d'utiliser la virgule Oxford. Le second est comment utiliser des guillemets dans le corps de votre e-mail, et le troisième est d'éviter les parenthèses et d'exécuter des phrases chaque fois que possible. Donc, nous allons creuser dans cet exemple ici. Nous avons notre sujet. Nous avons notre salutation d'introduction. Nous avons notre première phrase ici qui a notre appel à l'action. Et puis on a le corps de notre email. Donc, à l'intérieur de cela, une virgule Oxford est essentiellement une virgule qui va avant le mot. Et chaque fois qu'il y a une série de trois choses ou plus. Alors à quoi cela ressemble ici où nous disons, je suis convaincu que votre attention aux détails ici compétences de communication professionnelle et votre organisation de vie vous servira bien dans ce poste face au client. Donc nous avons trois choses. L' auteur est confiant que numéro un, l'attention au détail numéro deux, les compétences professionnelles de communication et numéro trois, L'œil pour l'organisation. Ce sont les trois éléments d'une liste, et la virgule Oxford est ce petit gars juste ici. Maintenant, beaucoup de gens éliminent cela, mais pour qu'il soit grammaticalement correct et professionnel, vous devez vous assurer que ce commentaire est toujours inclus. Cela peut sembler une petite chose, mais quand vous parlez de communication écrite de haut niveau, il est important de remarquer que même les plus petites choses peuvent avoir un grand poids. Il parle de votre connaissance de la bonne écriture et de la grammaire, et il parle de votre capacité à prêter attention au plus petit des détails dans votre évaluation. Alors passons à la prochaine chose. Marques de guillemets. Donc ici, nous avons l'écrivain qui dit, comme Helen Keller l'a dit : Seul, Seul, nous pouvons faire si peu. Ensemble, nous pouvons faire tellement maintenant qu'il s'agit d'une citation directe, et en tant que telle, il a besoin de ce que nous appelons des guillemets. Ces petits gars ici au début de la fin du matériel cité. Mais qu'est-ce qu'on fait avec la virgule ici et la période ici ? Eh bien, comme vous pouvez le voir la virgule qui vient avant la citation est en dehors de lui. Cette citation, guillemet, est nichée juste contre le A ici et puis à la fin, cette ponctuation finale. Il va à l'intérieur. Donc ici vous l'avez sorti, et ici vous l'avez dedans. Et la raison en est qu'il s'agit essentiellement de deux parties distinctes de la même phrase. Donc ce truc d'introduction ici qui dit, comme Helen Keller l'a dit, c'est propre chose autonome. Donc, la virgule ici indique l'endroit où se trouve ce tampon de ponctuation. Et puis d'ici, tout le chemin d'ici est sa propre pensée succincte. Et donc cette ponctuation finale a besoin orteil toujours aller à l'intérieur. Les guillemets ne sont jamais à l'extérieur. C' est juste une autre pièce très petite, attention aux détails qui va élever votre écriture et lui donner vraiment le vernis professionnel que nous recherchons. Bon, enfin, on va éviter les parenthèses autant que possible, et je n'ai pas d'échantillon pour ça ici. Tout ce que je dis c'est, n'utilisez pas de parenthèses. Si vous sentez que vous avez besoin de mettre ah petite pensée de côté entre parenthèses, ne mettez pas seulement un point, faites-en sa propre phrase la fin. Mais parlons de courir sur des phrases et des fragments. Donc, une course à la phrase est une phrase qui continue et continue et encore et encore et n'a souvent pas accord de sujet de verbe approprié. Donc, par exemple, nous pouvons casser ça ici. Si on prenait ça ces deux premières phrases ici. On va copier quand on l'amènera ici. D' accord. Après votre première semaine d'observation de Mark, nous commencerons à vous travailler dans la gestion directe des clients et des projets. Si je prenais cette période et continuais simplement sur mon flux de pensée de style de conscience, ce serait une course à la phrase. Après votre première semaine d'observation de Mark, nous commencerons à vous travailler dans la gestion directe des clients et des produits. En ce moment, j'ai deux projets seront prêts et vous attendent. L' un est le projet de développement de site web qui est en phase deux et l'autre est un nouveau projet de conception de logo qui débutera jeudi prochain. Non seulement c'est une bouchée, mais c'est aussi déroutant. Ok, parce que tu ne dis pas que tu travailles dans un client direct de la direction de parti en ce moment. Est-ce que c'est ? Est-ce que vous le travaillez en ce moment ou en ce moment je l'ai juste cela crée de la confusion et vous finissez avec le verbe sujet, um, um, problèmes de continuité aussi bien. Donc elle parle dans cette première phrase après ta première semaine, et ensuite elle va parler de moi. Il est donc important de diviser ces deux pensées. Et si vous ne le faites pas encore, c'est tellement très, très déroutant pour le lecteur, et ce n'est pas très professionnel du tout, alors assurez-vous que nous n'avons pas courir sur les phrases et que vous voulez également éviter des fragments de fragment est une phrase qui ne transmet pas une pensée complète. Donc, ce serait comme juste dire bienvenue ou comme dire est là et juste le laisser comme maintenant Fragments sont beaucoup plus faciles à éviter que de courir sur des phrases simplement parce que la plupart d'entre nous qui ont traversé un certain niveau de scolarité savent que vous devez avoir une pensée complète pour que ce soit une phrase. Mais la course sur les phrases est un peu plus nuancée, et à la fin de la journée, si vous avez une question à savoir si oui ou non la phrase que vous essayez de mettre , est trop longue et alambiquée ou non. Il suffit de jouer en toute sécurité, donner une période, et là commencer une nouvelle pensée. Il est préférable d'avoir un tas de phrases très courtes et succinctes aux points dos à dos plutôt que d'avoir un long roman déchaîné que votre lecteur va avoir un moment très difficile à comprendre. 6. Relecture: Aucune discussion sur la ponctuation professionnelle et la grammaire ne serait complète sans parler de l'importance de la preuve de lecture, de la lecture, lecture de ce que vous avez écrit et de s'assurer qu'il est exempt d'erreurs parce que rien n'est plus peu professionnel que la copie qui est juste criblé d'erreurs. Que ce soit la capitalisation orthographique, problèmes de ponctuation, vous le nommez. Si vous n'avez pas pris le temps de simplement donner un bref de ce que vous avez écrit, les chances de vous envoyer quelque chose à quelqu'un d'autre qui a un air dedans sont incroyablement élevées. Pourquoi ? Parce que lorsque nous tapons, écrivons et lisons des choses que nous avons écrites, nous voyons ce que nous voulions dire, et parfois cela nous aveugle à ce qui est réellement là. Donc, la première étape pour prouver la lecture de votre copie professionnelle est de simplement passer par le travers avec vos yeux. Si vous rédigez des mots comme moi en ce moment, vous remarquerez que les mots mal orthographiés sont soulignés en rouge, il est donc important de passer par là, et tout ce que vous avez à faire est juste. Cliquez et appuyez sur auto, corrigez, ou vous pouvez appuyer sur l'avant juste ici. Ok, même ici. C' est un moyen facile, rapide et souvent il soulignera aussi des choses en vert qu'il désigne comme étant peut-être un mot correctement orthographié mais utilisé dans le mauvais contexte. Donc, dans ce cas, venir et monter à bord, nous voulions dire, venir à bord. Donc c'est la première chose. Qu' est-ce qu'on dira si on l'a lu ? On pense que c'est bon, mais on ne sait pas où. Peut-être que nous n'éditons pas ou n'écrirons pas un intérieur, donc nous n'avons pas ce dandy pratique dessous. Tu sais, le soulignement rouge. Comment pouvons-nous obtenir rapidement une perspective extérieure pour nous assurer que nous envoyons des courriels sans erreur  ? L' un des meilleurs outils que je connaisse s'appelle Graham tôt. Vous pouvez l'installer, hum, directement dans votre barre d'outils. Et lorsque vous rédigez vos e-mails, que vous soyez dans Gmail ou Outlook, il reconnaîtra automatiquement si vous ne sentez pas les choses correctement et il vous alertera et vous aidera à les corriger juste là dans votre éditeur de messagerie. C' est un outil incroyable, et une autre chose que vous pouvez faire avec elle est dans l'application de bureau pour Graham tôt. Vous pouvez effectivement copier et coller du contenu, donc si vous avez rédigé votre e-mail dans un éditeur de texte ou dans un éditeur de texte. Tu peux le faire. Je vais le faire maintenant, et vous pouvez juste copier et coller. Apportez-le ici et vous pouvez le coller et voir ce que le programme Graham a vraiment à dire. Donc, quand un coller dans et tout de suite, vous voyez qu'il vient avec ces paramètres d'objectif Parce que Graham Early fait tellement plus qu'un simple document de lecteur de preuve. Cela vous aide à décider si le ton est correct. Alors j'étudie mon public. C' est un email. Donc c'est un public général. K la formalité. Je veux un niveau de formalité. Il limitera l'argot et les colloquialismes. K. Le ton que je vais chercher est joyeux, respectueux, amical. Il y a beaucoup que vous pourriez faire. Je vais mettre joyeux. L' intention est d'informer, Ok, et ensuite je vais frapper, faire et tout de suite. Boum ! Je vois que j'ai six alertes ici. Mes scores globaux 86 y arriveront dans une seconde. Je vois que j'ai six alertes concernant l'orthographe, grammaire et la ponctuation. La clarté de mon email est très claire. Ils ont fait une descente pour être très engageante et la livraison est juste sur le bon ton. Donc je viens ici et tout de suite, je peux voir que c'est mis en évidence. OK, gérer devrait être géré. Et c'est quelque chose qui est très facile à négliger avec juste une preuve visuelle lu. Parce que encore une fois, je vais voir ce que je voulais dire. Et très souvent, je vais négliger le fait que j'ai manqué un s ici. Donc, vous cliquez ici, il va automatiquement l'ajuster et vous passez à la suivante. Donc, et il veut corriger mon orthographe prêt et en attente Une autre erreur d'orthographe très courante dans l'écrit. Ensuite, Brad, au lieu de la marque, ils veulent un espace entre 9 heures du matin et puis, ici, pense que c'est un coup pour toi. Ce devrait être vos dossiers. Et encore une fois, c'est une chose courante qu'il est très difficile d'attraper quand vous venez de lire. vu ce que tu voulais dire ? Donc on va arranger ça. C' est recalculer ça ici. Ok, on va cliquer dessus et tout de suite ça va me donner mon score de texto. Le score est la façon dont Graham évalue tôt la qualité de l'écriture dans le document. Donc, plus ce pourcentage est élevé. Le plus professionnel, l'écriture. Ça me dit combien de temps le temps de lecture est. Il me dit combien de caractères, combien de mots, combien de phrases ? OK, ma durée moyenne de phrase, puis ici, c'est là que ça devient vraiment intéressant. Il me dit comment Maney mots uniques qui est la diversité du vocabulaire. Maintenant, plus ce score est élevé, plus le langage professionnel de haut niveau que vous utilisez dans votre e-mail, puis ici, mots rares. C' est la profondeur du vocabulaire. Ce sont des mots qui ne font pas partie des 5000 mots anglais les plus courants. Ok, on va fermer ça et personnellement je n'utilise pas la version premium de Graham tôt. Mais si vous choisissez de mettre à niveau et de payer pour cela, cela vous dirait des choses comme la voix passive mauvaise utilisation des choses comme les problèmes de phrases complexes et complexes , choses comme ça qui ne sont pas nécessairement des décaleurs quand il s'agit de professionnels l'écriture . Mais en fonction de l'intensité de vos e-mails, il peut être utile pour vous de passer à ces informations supplémentaires. Donc maintenant tout ce que vous avez à faire est juste copier et coller ce texte dans votre éditeur de messagerie et vous êtes bon d'aller en sachant que l'email que vous envoyez son professionnel, il est libre d'air. Il est facile à lire, et il transmet exactement le ton et le contenu que vous voulez que votre lecteur puisse lire et comprendre. 7. Priorité 1 : Soyez respectueux: Parlons de l'étiquette professionnelle des courriels. Notre priorité première est d'être respectueux, et cela entre en jeu dans divers scénarios. abord, d'abord, être respectueux envers vos collègues, les gens que vous travaillez avec des gens qui vous êtes en général au même niveau professionnel que vous êtes également classé, pour ainsi dire. Il est si important que chaque fois que vous êtes, vous correspondez avec vos collègues, par e-mail ou tout autre que vous connaissez, correspondants que vous avez même face à face que vous transmettez un ton respectueux vous les aimiez ou non. Ok, tu sais que c'est à toi que tu ne t'entends pas toujours avec les gens avec qui tu travailles. Vous ne serez pas toujours d'accord ou de voir avec les gens avec qui vous travaillez. Mais il est très important que le ton que vous écrivez mette toujours le respect au premier plan, en veillant à ce que le lecteur comprenne que vous appréciez leur temps. Vous appréciez leur expérience. Vous appréciez ce qu'ils contribuent à votre équipe, à votre entreprise, et surtout quand il y a un conflit et si vous leur écrivez pour exprimer un désaccord avec quelque chose qu'ils ont fait ou pour appeler leur attention et leur attention sur ce qui a été fait, pour profiter de l'occasion pour respecter d'abord qui ils sont. Parce que si vous venez d'une position de cet honneur à cet égard, ils seront beaucoup plus aptes à entendre ce que vous avez à dire et à le prendre de manière appropriée et bonne au lieu de se blesser et de devenir bouleversé et de se transformer en un échange méchant par email. Donc, un exemple de cela pourrait être, Disons que je dois envoyer un e-mail à un de mes collègues pour leur faire savoir qu'ils ont manqué une date limite. Et maintenant, un client est contrarié. Ok, j'ai deux choix. Je peux commencer mon email en disant, Hey, donc hier, vous n'avez pas envoyé à Mme Glenn les actifs dont elle avait besoin. Elle est très contrariée. Tout le monde a dû te couvrir pour le faire comprendre. Assurez-vous que cela ne se reproduise pas parce que ça nous rend tous mauvais. Ok, tout ça peut être vrai. C' est peut-être vrai. Vous pouvez être justifié et le dire, mais quand vous utilisez ces mots K disant que c'est arrivé, vous l'avez fait. C' est ce que nous ressentons. Ne laissez pas ça se reproduire. D' accord ? Ce ton est accusatoire. Et tout de suite, la personne qui reçoit ce courriel va se sentir défensive. Ils peuvent même avoir l'impression qu'ils doivent répondre à la justification de leur comportement et peut-être même essayer de blâmer le changement. Ok, tu veux ronger tout ça dans le mais et comment tu fais ça c'est en commençant par le respect. Donc, au lieu d'arriver juste au but, une meilleure option serait de dire, Hey, collègue, je suis sûr que c'était un accident complet, non ? Je suis sûr que ce n'était qu'un simple oubli, mais c'est arrivé. Ok, Mme Blend, ses biens n'ont pas été livrés. Comment puis-je vous aider pour que ça ne se reproduise pas ? Je vous sais, vous savez, c'est complètement hors de l'ordinaire, car vous donnez Grace. D' accord. Euh, tu es normalement un très bon chronométreur. Normalement, vous n'avez jamais manqué les délais, vous savez, vouliez vous assurer d'abord et avant tout que tout va bien, est-ce pas ? Comment puis-je vous aider ? Deuxièmement, comment pouvons-nous m'aider à résoudre ce problème ensemble ? Le ton de cette honorer leurs contributions, reconnaissant le fait que ce n'est pas une pratique normale pour eux définit. Le ton établit le terrain pour que cela soit beaucoup plus respectueux, même échange de quilles, même si vous les appelez sur une erreur qu'ils ont commise. Maintenant, nous allons changer de vitesse une seconde. Disons que vous n'êtes pas dans un échange de courriels avec un collègue, mais que vous êtes dans un échange de courriels avec un supérieur. À bien des égards, si vous envoyez un courriel à un patron ou à un manager, il est automatiquement un peu plus facile de transmettre ce ton respectueux en raison de leur position d'autorité sur vous. Vos interactions quotidiennes avec eux seront généralement moins occasionnelles, moins conversationnelles, moins directes qu'avec un collègue. Donc c'est déjà vraiment intégré dans votre communication. Mais il est toujours très important de s'assurer que chaque fois que vous envoyez un courriel avec quelqu'un qui est en haut de la chaîne alimentaire, que vous soyez aussi respectueux que possible. D' une part, chaque interaction que vous avez avec ces gens est quelque chose dont ils se souviendront si et quand une occasion d'avancer. Ensuite, la société vient au-delà de ça. Ok, Au-delà de ça, il est incroyablement important que vous reconnaissiez que la personne qui occupe un poste de direction au-dessus de vous a tellement plus à penser que n'importe quel problème que vous apportez à leur attention. Donc, si vous devez leur faire savoir qu'un collègue a lâché la balle ou si vous devez lui faire savoir que vous avez laissé tomber la balle ou s'il y a un conflit en cours que vous essayez médier et de travailler avec eux être en mesure d'être respectueux d'être comprendre avec les mots que vous choisissez, cela va beaucoup contribuer à diffuser une situation potentiellement volatile. Et encore une fois, pas que tout le monde ne va pas approcher son courrier électronique avec ce genre de niveau dirigé, euh, perspective. Donc, il est très, très probable que vous serez confronté à des gens qui sont hostiles dans la façon dont ils écrivent. Ils peuvent être accusateurs envers vous, et vous avez l'occasion, avec vos réponses et la façon dont vous écrivez, de vraiment réduire la situation et d'aider la situation à revenir à un endroit plus respectueux. Enfin, Enfin, parlons de si vous envoyez des e-mails à des clients, ça devrait se passer de la même chose. Si vous communiquez avec une personne pour laquelle vous travaillez, ou avec un client, un client. Ce vieil adage du client a toujours raison peut ne pas sonner complètement vrai. Nous savons que les clients et les clients peuvent se tromper. Mais c'est au cœur de cette phrase de les traiter comme s'ils méritaient de bonnes choses. Ils méritent d'être entendus. Ils méritent d'avoir leur mot à dire et d'être respectés. C' est ce que nous voulons transmettre. Donc s'assurer que vous signez vos e-mails avec vous Non, merci. C' est un plaisir de travailler avec toi. Hum, j'apprécie ton temps. Ah, je respecte vous voulez dire. Cependant, vous choisissez de dire qu'il saisit toutes les occasions, toutes les occasions que vous avez de simplement honorer et respecter et valider les personnes qui vous aident à payer vos factures. Bon, c'est tout pour cette vidéo. On se voit dans la prochaine. 8. Priorité 2 : Soyez prudent avec l'humour: Donc, la prochaine chose que nous devons discuter lorsque nous parlons de l'étiquette et du ton de l'email est de savoir si nous devrions ou non utiliser l'humour dans notre rédaction de courriels. Et beaucoup de gens sont sur la clôture à ce sujet. Ah, il y a une école de pensée qui pense qu'il n'y a jamais, jamais, jamais, place pour l'humour et la plaisanterie dans un email professionnel. Et puis il y a une sorte de nouvelle école de pensée qui dit, Eh bien, garder les choses légères, ajouter un peu de légèreté en fonction de votre auditoire pourrait bien être approprié. Alors discutons des deux options ici. Le point de vue derrière ne pas utiliser l'humour est soutenu par la perspective selon laquelle l' écriture professionnelle de courriels devrait être dirigée vers ce point. OK, vous essayez de valoriser la personne qui lisait votre email. Vous essayez de valoriser leur temps et de faire passer le point le plus rapidement et le plus distinctement possible . Donc, poivrer dans des blagues ou de l'humour diminue souvent cela et finit par ajouter de la longueur inutile à ce que vous écrivez stupide, selon qui vous communiquez aussi, soit un patron ou un client, c'est très, très probablement que l'aspect de l'humour serait inapproprié, une houle. C' est un peu une zone grise si vous communiquez avec des collègues, parce que, encore une fois, si c'est quelqu'un avec qui vous travaillez quotidiennement, vous avez probablement une relation de travail très conversationnelle et détendue. quoi qu'il en soit, ce qui pourrait se prêter davantage à cela. Cet humour se fait piquer. Maintenant, parlons du revers. Donc, si vous allez mettre des anecdotes et des blagues dans vos e-mails, assurez-vous qu'ils ne sont pas offensants. Ok, ce n'est pas le moment de faire une blague à ta maman ou quoi que ce soit du genre. Ok, gardez-la propre, gardez-la classe et gardez-la au point, parce que la limite est si mince entre ce qui est approprié dans le lieu de travail et ce qui ne l'est pas et ce qui pourrait être mal interprété, retiré des contacts et pris de la mauvaise façon. Mais il est toujours préférable de simplement aérer du côté de la prudence et du décorum. Donc, si vous avez envie d'utiliser l'humour et la légèreté comme moyen de communiquer un point ou de transmettre un ton plus détendu dans vos e-mails électroniques, n'hésitez pas à aller de l'avant. Mais encore une fois, prenez-le avec un grain de sel et assurez-vous que vous n'êtes pas trop inséré cet humour dans endroits où il pourrait ne pas être approprié. 9. Priorité 3 : Répondre à chaque e-mail: Donc, la troisième priorité dont nous devons parler dans la discussion de l' étiquette professionnelle appropriée est l'importance de répondre à chaque e-mail que vous recevez, même s'il n'y a pas d'appel dur et rapide à l'action dans l'e-mail, L'un des la principale raison pour laquelle nous faisons cela, c'est qu'il permet à la personne qui a envoyé le courriel de savoir que vous l'avez effectivement reçu. Il y a eu tellement de fois que je sais que j'ai envoyé un e-mail et les jours passent et je suis genre, Est-ce qu'ils ont même reçu ? Tu sais, et c'est tellement rafraîchissant de recevoir un mail rapide disant, Hey, pense que j'ai eu tout ça et je te recontacterai plus tard ou quelle que soit la réponse, peut-être qu'il me communique qu'une personne valorise mon temps qu'ils apprécient mes sentiments, ok, parce qu'ils voulaient que je sache qu'ils l'ont reçu pour que j'aie la tranquillité d'esprit. Ces deux choses sont très professionnelles, et elles ne prennent pratiquement aucun de votre temps. Ok, une autre chose vraiment importante que répondre à chaque e-mail que vous recevez fait pour vous, c'est que cela vous aide à garder votre boîte de réception propre. Je le sais quand je pars et j'ai regardé mon email. Si elle n'est pas prête, si elle est toujours en gras ID, je sais que je n'ai pas encore traité avec elle. Et donc ça m'aide à rester sur la bonne voie pour que je sache que si je l'ai ouvert, j'y ai répondu. Et s'il y a plus que ce que j'ai à faire avec, s'il y a un appel à l'action difficile et rapide, s'il y a un document que je dois envoyer, s'il y a quelque chose s'il y a une question à laquelle je dois répondre pour un client, alors je peux marquera cet e-mail pour une utilisation ultérieure. Mais je sais que j'ai répondu immédiatement et efficacement à ce courriel et que j'ai fait savoir à cette personne que je l'ai effectivement reçu et je vous remercie de votre temps et je vous répondrai bientôt. Cela va créer une habitude pour vous afin que vous soyez habitué à répondre rapidement aux e-mails lorsqu'ils arrivent dans votre boîte de réception afin d'éviter la surcharge des e-mails. n'y a rien de pire que de se faire enterrer avec des dizaines d'e-mails d'ici la fin de la semaine, et vous savez que vous devez y répondre. Ça pourrait être un peu paralysant sur le plan émotionnel et stressant. Donc, nous voulons éliminer ce stress, et cela vous met aussi dans l'habitude d'être un communicateur rapide. Et ce que cela fait, c'est que tout le monde autour de vous, ah, de haut niveau de communication aussi, parce que croyez-le ou non, parfois vous serez mis dans la position où vous devez former vos collègues et clients à répondre rapidement aux e-mails que vous envoyez. Et si tu es toujours sur le ballon, rapide à répondre, même juste un rapide Hey, j'ai ça. Merci beaucoup, ça va les former que c'est ce que vous attendez en retour. Et c'est une compétence vraiment, vraiment précieuse pour vous de cultiver en vous-même, parce que cela va vous rendre la vie beaucoup plus facile sur la route. 10. Priorité 4 : Utilisez les polices de base: Parlons d'une autre priorité de l'étiquette d'e-mail, et c'est l'utilisation des mois de base. Ok, un email professionnel n'est pas un endroit pour devenir créatif et fou et essayer des dingues et obtenir, vous savez, en utilisant l'écriture manuscrite, polices et tout ça. Non, non, non, non, ce n'est pas professionnel. Vous voulez le garder aussi simple que possible. Aerial Helvetica fois New Roman calibri l'air Tous les grands, Très standard à travers les polices de bord. Ils sont faciles à lire, et ils véhiculent une sensation de quille très professionnelle . Si vous avez besoin de vous exprimer et d'être créatif, accord, ce n'est pas l'endroit où vous avez un ton qui descend et trouver un débouché créatif ailleurs . Peut-être prendre un cours d'art ou commencer à faire du yoga quelque chose. Mais un e-mail dactylographié professionnel doit être préparé clairement lisible, avec une police très, très simple. C' est le meilleur choix que vous pourriez faire 11. Eliminer l'argot et les contractions: Lorsque vous écrivez un courriel professionnel, vous devez tenir compte de très près des types de mots et du vocabulaire que vous utilisez. Plus précisément. termes et les contractions d'argot sont deux choses que vous devez éliminer complètement de votre écriture afin de le faire apparaître comme étant professionnel et bien pensé. Alors, nous allons creuser un peu plus profondément. Qu' est-ce que la fronde ? Eh bien, la définition de l'argot est un type de langage qui se compose de mots et de phrases qui sont considérés comme très informels. Ils sont plus courants dans la parole et l'écriture et sont généralement limités à un contexte particulier ou à un groupe de personnes. Ok, donc des exemples de ça pourraient être le mot salé, non ? Les jeunes d'aujourd'hui utilisent le mot salé deux pour dire, hum, grincheux ou grincheux. Ils pourraient dire que cette personne s'est vraiment salée avec moi à la boulangerie parce que j'ai eu ma commande mal. Ils ne veulent pas vraiment dire salé, comme dans savoureux. Ils veulent dire salé, comme dans improbable. Ok, une autre option T ok. T est de l'argot pour commérages, tu sais, renverse ce thé chaud, ma sœur. Alors que ce sont des mots que vous pouvez utiliser dans la conversation avec vos amis. Il n'est pas approprié de taper ceci et de l'utiliser dans votre courrier électronique professionnel. Ok, Il est toujours préférable d'utiliser un vocabulaire élargi chaque fois que possible, Donc ça pourrait être des choses comme au lieu de dire que je me sens comme ou je veux aller Wana en particulier , est très fronde. Ok, vous l'épelez, vous dites que je préférerais y aller ou je sens que j'ai le sentiment que je préfère bien, toutes ces choses, au lieu de je veux être un truc que vous vous retrouverez discrètement dans un conversation avec un ami, est probablement quelque chose qui a besoin re évalué avant qu'il ne fasse son chemin dans votre écriture professionnelle e-mail. Parlons maintenant des contractions. Une contraction est quand vous poussez deux mots ensemble, donc peut et ne devient pas, peut pas k faire et ne devient pas ? Ne le fais pas. Lorsque vous faites cela dans votre écriture, il semble très aléatoire et il semble très générique et très conversationnel, ce qui n'est pas mauvais. Ce n'est tout simplement pas élevé au niveau professionnel de l'écriture. Donc, quand vous écrivez un e-mail professionnel, vous voulez vous assurer de taper ces choses au lieu de dire que je ne peux pas venir à la réunion mercredi. Vous dites que je ne serai pas en mesure d'assister à la réunion du mercredi au lieu de dire que je n' ai pas les actifs pour le client, Vous dites que je ne suis pas prêt à livrer les actifs au client, Ok, trouver différentes façons que vous pouvez encadrer ce que vous dites de sorte que vous pouvez éviter d'utiliser des contractions autant que possible. 12. Utiliser les verbes d'action: Parlons une minute de la façon dont les verbes d'action peuvent vraiment pimenter votre écriture professionnelle d'e-mail et peuvent prendre le flux de ce que vous essayez de dire de A à B. Rapidement, maintenant avec insistance les verbes d'action sont des verbes qui montrent quelque chose se passe. C' est juste là dans le titre de l'action Verbes. Il y a tellement de choix, et selon celui que vous sélectionnez, il peut vraiment pimenter et ajouter un ton élevé à ce que vous communiquez à vos collègues, Il y a tellement de choix, et selon celui que vous sélectionnez, il peut vraiment pimenter et ajouter un ton élevé à ce que vous communiquez à vos collègues, Il y a tellement de choix, et selon celui que vous sélectionnez, il peut vraiment pimenter et ajouter un ton élevé à ce que vous communiquez à vos collègues, à vos clients, à vos managers. Alors, quelles sont les options que vous pourriez utiliser ? Des mots comme j'ai manipulés. Je mène. J' ai réussi. Ok, je me suis concentré sur le remplissage du blanc. Assurez-vous de vérifier le téléchargement qui est attaché à cette conférence. J' ai inclus une liste de plus de 100 verbes d'action de haut niveau que vous pourriez commencer à travailler dans vos e-mails. Cela va non seulement aider à garder les choses rapides et concis, vous savez, bref dans le point, mais il va aussi aider votre écriture juste vraiment booster A pas pour que vous communiquiez d'une manière qui est facile pour comprendre, et c'est très, très professionnel aussi. 13. Avoid de dire « Je suis désolé »: l' une des erreurs professionnelles les plus courantes que les gens font est d'utiliser la phrase que je suis désolé. Maintenant, il y a absolument un temps dans un endroit à utiliser. Je suis désolé. Plus précisément, si vous avez absolument et définitivement tort quelqu'un Si vous avez balancé un collègue si vous avez foiré pour un client, Qué il y a évidemment un temps et un endroit pour présenter des excuses. Cependant, nous utilisons la phrase je suis désolé tout le temps. Je suis désolé d'être en retard, non ? Je suis désolé. Remplissez le vide. Et ce que cela fait, c'est souvent qu'il demande à la personne à qui parlait d'excuser notre comportement, même si nous n'étions pas dans le mal. Je suis désolé que tu ressentes ça. Je suis désolé que ce que j'ai dit soit tombé de cette manière. C' est une phrase qui peut désamorcer des situations et peut parfois, vous savez, différer le respect de quelqu'un d'autre. Mais il y a aussi une meilleure façon parfois de communiquer ce sentiment. Par exemple, au lieu de dire que je suis désolé d'avoir été en retard, vous pouvez l'utiliser comme une occasion de penser que l'autre personne Merci de m'avoir attendu. J' apprécie votre patience. Si vous avez pris ah ah, beaucoup de temps pour revenir à un client s'il attendait un email de votre part à huit heures. Dans la matinée. Et maintenant, c'est trois. Et vous revenez juste maintenant à eux au lieu de commencer votre email en disant, Oh, mon Dieu. Je suis désolée. J' ai laissé tomber la balle. Ok, respirez profondément. Et à la place, tu pourrais écrire quelque chose comme, j'apprécie ta patience avec moi. Je voulais m'assurer que, tu sais, remplir le vide était une commande avant que je te contacte aujourd'hui. D' accord. Non seulement cela vous met sous un bon jour, mais en ne vous excusant pas, cela signifie à la personne à qui vous parlez que rien n'est mal. Parce qu'à la fin de la journée, bien qu'il y ait des choses qui valent la peine d'être excusées et qui valent la peine d'être désolées, quand nous utilisons cette phrase, cela nous met la pression sur nous-mêmes pour avoir l'impression que nous n'avons pas fait quelque chose de mal. Ok, donc à la fin de la journée, tu peux choisir comment tu cadres la conversation. Si vous sentez vraiment dans votre cœur que vous avez fait du tort à quelqu'un au point où vous avez besoin de vous excuser pour vos actions et grand aller de l'avant et utiliser. Je suis désolé, mais si vous l'utilisez juste comme remplisseur, où ? Une sorte de traverser une situation gênante. Peut-être que tu es en retard pour répondre comme on l'a dit tout à l'heure. Éliminez-le. Il suffit de passer au-delà. Remerciez-les de leurs patients et entrez dans la viande de ce que vous essayez de dire dans votre courriel. 14. Avoid de dire « Je me sens ».: Une autre phrase que nous voulons rester loin de Dans notre email professionnel est la phrase que je ressens maintenant à nouveau, avec toutes ces choses dont nous parlons dans ce cours, il y a évidemment un moment où vous pouvez dire des choses comme ça. Cependant, lorsque nous disons, je pense qu'il est généralement suivi de notre opinion sur quelque chose, et il peut y avoir ou non un remplacement temporel pour cela. Par exemple, disons que vous envoyez un e-mail à vos collègues concernant ah, présentation pour un client sur lequel vous avez tous travaillé. Disons que vous voulez interjeter votre opinion sur la façon dont vous pensez que cette présentation devrait être enveloppée pour ce qu'elle devrait ressembler. Vous pourriez écrire un email disant, Chère équipe, Chère équipe, j'ai l'impression que la façon dont ça a l'air est juvénile. Ce n'est pas assez professionnel. J' ai l'impression qu'on doit faire X, Y et Z pour que tu te sentes mieux. Ok, ils vont recevoir ça et ils vont se sentir instantanément défensifs parce que vous êtes venu à eux avec vos sentiments et ils vont automatiquement être incités à penser qu'ils doivent répondre avec leur sentiments. Comment pouvons-nous nous battre contre nous ? Comment combattre les sentiments avec des faits ? Donc ah, meilleure façon de faire passer votre point de vue au lieu de dire que je pense que c'est qu'il semblerait que et ensuite remplir ce que vous essayez de dire. Il semblerait que la couleur bleue, qui a un ton frais et qui transmet des sentiments de remplissage dans le blanc, sera mieux utilisée si nous l'avons échangée contre une couleur plus agressive, comme le rouge. Quoi que ce soit que tu essaies de dire. Si vous combattez les sentiments avec le fax, peut-être que des données pour sauvegarder ce que vous essayez d'obtenir à travers la personne qui lit, il prendra ces faits et va les traiter comme tels. Ok, ils vont le regarder et lui donner, ah, plus de valeur que tes sentiments. Ça ne veut pas dire qu'ils n'apprécient pas ce que vous ressentez. Cela signifie simplement que nous, en tant que personnes, en particulier les professionnels du travail, été conditionnés à regarder les sentiments et le fax très, très différemment. Nos cerveaux déclenchent la réponse d'une manière complètement différente. C' est pareil quand on discute avec quelqu'un. S' ils parlent constamment. J' ai besoin que je veux que votre cerveau les aborde et leur réponde d'une manière très différente de celle que vous feriez s'ils vous disaient des choses. Genre, tu le savais ? Et puis vous donner les données ? Il semblerait que, vous savez, remplisse le vide. Êtes-vous d'accord que remplir le blanc ? Il est donc important de commencer à reformuler les sentiments que vous avez, ils soient valides ou non de deux façons plus basées sur les faits, afin que les personnes qui lisent vos e-mails puissent répondre à ce que vous essayez d'obtenir plus de manière appropriée, moins défensive et plus productive. 15. Avoid de dire « Je Just »: une autre erreur professionnelle très courante est d'utiliser l'expression que cela pourrait être. Je voulais juste vous le faire savoir ou simplement voir si ce temps fonctionne toujours pour vous ou juste vérifier ou juste suivre mon dernier email. Nous l'utilisons de différentes façons et, eh bien, eh bien, ce n'est pas un mauvais mot. Ce qu'il fait, c'est qu'il sape votre position d'autorité, et il donne le ton au lieu d'être confiant à un questionnement. Ok, ce que je veux dire par ça, c'est que si je commençais par email en disant , Hey, juste si tu étais encore disponible pour une réunion vendredi, c'est un ton d' hésitation, et c'est un ton de déférence . Ok, je m'en remets à ce que tu veux ou ne veux pas faire, et je laisse la porte ouverte pour que les choses changent plus tard. Ce n' est pas terrible, mais ce n'est pas non plus autoritaire. Et vous voulez que vos courriels professionnels véhiculent confiance, véhiculent des compétences et véhiculent un sentiment de cela. Vous savez comment passer de A à B rapidement et de façon succincte. Tu sais ce que tu veux. Tu sais ce dont tu as besoin et tu ne t'excuses pas pour ça maintenant. Cela ne signifie pas que vous avez besoin de ne pas respecter les horaires des autres. Peut-être que cela ne signifie pas que vous ne devriez pas être accommodant avec d'autres personnes, mais quand vous écrivez, les mots que vous choisissez sont très, très importants. Et si vous pouvez éliminer l'utilisation du mot juste à partir des e-mails et de vos conversations directes avec les personnes avec lesquelles vous travaillez, les personnes pour lesquelles vous travaillez, cela vous positionnera comme un leader et quelqu'un qui est très confiant dans ce qu'ils ont à dire. Et c'est exactement ce que vous voulez Dio, c'est tout le but de ce cours est de vous amener à communiquer en toute confiance avec les personnes avec lesquelles vous travaillez d'une manière compréhensible, et c'est précis, et c'est très, très intentionnel. 16. Le sandwich « Appel à l'action »: dans cette section, nous allons vous parler de la façon de structurer vos e-mails pour un maximum de résultats et une lisibilité maximale . Donc, la toute première chose, évidemment, nous devons commencer notre email avec une salutation qui pourrait être chère si et ainsi ou bonjour, alors et ainsi de suite ? Peu importe ce à quoi ça ressemble. C' est généralement court dans le but. Et une fois cette petite salutation terminée, nous allons entrer dans la viande de l'e-mail avec ce que j'aime appeler un sandwich d'appel à l'action . Ok, donc la toute première phrase après cette salutation initiale va avoir un point d'action pour cette personne. Et puis, à la toute fin de votre e-mail, vous allez répéter cet appel à l'action. Donc, il est très clair en un coup d'œil exactement ce que vous voulez de votre lecteur exactement ce que vous voulez ils dio. Que ce soit pour vous obtenir un fichier, envoyez un courriel de suivi à vous. Planifiez une réunion. Peu importe ce que vous voulez peut-être un sandwich, votre contenu avec des appels à l'action, puis au milieu de votre e-mail. Le corps de votre courriel est l'endroit où toutes les informations à l'appui concernant cet appel à l' action seront trouvées. Je vous recommande de limiter votre appel à votre corps. Paragraphe 24 à 6 phrases pour une lisibilité maximale et, cas échéant, diviser ces informations en bref. Vous savez, paragraphes punchy qui air vraiment facile à jeter un coup d'œil parce que la plupart des gens sont occupés. Beaucoup de gens lisent leurs e-mails sur leur téléphone alors qu'ils viennent et viennent du travail alors qu'ils se dirigent vers les réunions. Il est donc très important que la façon dont vous structurez ces e-mails soit incroyablement simple pour que le lecteur comprenne ce que vous essayez de dire en un clin d'œil. Alors plongons dans ce que la structure de messagerie devrait ressembler quand elle est jouée dans la vraie vie. 17. Le corps de votre e-mail: Donc, savoir comment structurer votre email professionnel n'est pas tant une forme d'art qu' une science. Il existe un modèle largement acceptable, un format que vous pouvez suivre. Et si vous faites cela, alors vous pouvez à peu près garantir que votre email sera lisible. Cela va être concis et au point, et vous allez avoir cet appel à l'action saupoudré qui aidera vos lecteurs à répondre le plus rapidement possible. Alors à quoi ça ressemble ? Les premières choses d'abord. Veillez à laisser la zone d'adresse du destinataire de votre e-mail vide jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'envoyer. n'y a rien de pire que de frapper accidentellement Envoyer et d'avoir 1/2 email rédigé sortir. Ce n'est certainement pas professionnel. Et donc la meilleure façon de lutter contre cela est tout simplement de ne pas entrer dans l'adresse e-mail de l' endroit où vous voulez que votre email aille jusqu'à ce que vous êtes absolument terminé avec votre email et prêt pour qu'il soit envoyé. Ensuite, vous voulez utiliser une phrase d'introduction et assurez-vous d'utiliser le nom de la personne que vous envoyez chaque fois que possible. Alors à quoi ça ressemble Voici trois exemples. La première. D' accord, vous pourriez commencer par dire, Chère Mme Callahan, une autre option serait bonjour, Michael. J' espère que cet e-mail vous trouvera bien. Et bien sûr, vous allez remplacer Michael ou Mme Callahan par le nom de la personne que vous envoyez. Une autre option lorsque vous envoyez un e-mail, plusieurs personnes peuvent être Hello, Mark, Clara et Bill. Et vous voulez vous assurer que vous terminez avec la bonne ponctuation. Donc, par exemple, entendre ceci est une phrase complète. Donc, nous allons terminer avec une période pour les options 1 et 3. Ce ne sont pas des phrases complètes. Nous allons donc les terminer avec une virgule pour montrer que la pensée continue, et ensuite il sera poursuivi dans la phrase suivante. Très bien, donc la première phrase de votre corps de courriel devrait transmettre votre thème ou votre intention de courriel et aussi porter avec elle un appel à l'action. Alors à quoi ça ressemble ? Option 1. Vous pourriez dire quelque chose comme si j'avais rassemblé les dossiers que vous aviez demandés, et j'espère que vous pourrez tout revoir et me donner des commentaires cet après-midi. Alors tout de suite. Le lecteur sait exactement de quoi il s'agit de cet e-mail. Ok, vous avez rassemblé les dossiers qu'ils ont demandés. Et l'appel très clair à l'action est que vous espérez qu'ils pourront tout revoir et vous faire part de leurs commentaires cet après-midi. D' accord ? Ce n'est pas ambigu. Ce n'est pas le cas. Reviens me voir quand tu peux. Tu leur donnes un délai difficile et rapide pour quand tu ne reviendras pas d'eux. Une autre option est l'option deux. Vous pourriez dire quelque chose comme la semaine prochaine est notre réunion annuelle sur le budget, et nous devons présenter une liste des dépenses prévues pour l'année à venir. Pouvez-vous m'aider à rassembler les pièces justificatives pour ça ? Maintenant, c'est un peu long en ce qui concerne les phrases d'introduction. Mais ce que nous devons transmettre, c'est à la fois le thème, l'intention de cet e-mail et ensuite l'appel à l'action. Donc le thème de celui-ci est de poser les bases. semaine prochaine est la réunion annuelle du budget, et nous devons présenter une liste des dépenses, puis l'appel à l'action est cette demande pour les aider à rassembler les documents à l'appui. Une option de plus pour ce que cela pourrait ressembler. Vous pourriez dire quelque chose comme le nouveau projet de site web lié hier, a une chronologie rapide de trois semaines. Donc, j'ai besoin de chacun de vous pour me faire savoir d'ici la fin de la journée aujourd'hui à quoi ressemble un calendrier raisonnable pour le développement du contenu et des graphiques, nous avons le thème K. Le nouveau projet de site Web a une chronologie rapide et puis vous avoir l'action de l'appel orteil. J' ai besoin que chacun de vous me dise d'ici la fin de la journée ce qu'est une chronologie pour développer du contenu dans les graphiques à la fin de la journée. Le but est que même si le lecteur Onley lit la toute première phrase de votre courriel, ne sache pas exactement de quoi il s'agit et ils sauront exactement ce que vous avez besoin d'eux . C' est particulièrement vrai si, disons qu'ils ouvrent votre e-mail et qu'ils se dirigent vers une autre réunion et qu'ils jettent un coup d'œil à la première phrase, ils sauront que je dois revenir à ça. Il a besoin de quelque chose de moi immédiatement. Dès que j'en ai terminé avec cette prochaine réunion, il est beaucoup moins probable qu'ils remettent votre courriel ou qu'ils oublient de répondre quand vous aurez cet appel à l'action juste là dans la première phrase. Alors passons au reste du premier paragraphe que votre structuration de cet e-mail. Le reste du premier paragraphe devrait appuyer le thème et la phrase d'introduction. A quoi ça ressemble ? Exemple. Un. Dès que j'aurai des nouvelles de votre part, je pourrai finaliser la conception de votre logo et nous pourrons passer au reste de votre image de marque. Je suis incroyablement excité par la direction de la conception et je crois que cette nouvelle entreprise, cerveau ing, va aussi exciter vos clients. Alors, qu'est-ce que c'est fait ? Vous avez réitéré ce que l'e-mail concerne la finalisation de la conception du logo, et vous donnez les prochaines étapes à la personne qui lit cet e-mail. Une fois que j'aurai des nouvelles de toi, on pourra passer à autre chose. Nous pouvons continuer dans le projet. Cela leur donne encore plus d'incitations à revenir vers vous et à respecter le calendrier que vous leur avez présenté. La deuxième option ici. Vous pourriez dire quelque chose comme nous serons responsables de présenter toutes nos demandes de financement au conseil d'administration, et j'aimerais incorporer des aides visuelles et des tableaux dans la mesure du possible. Si vous pensez que le temps va devenir un problème avec obtenir tout l'étourdissement, faites-moi savoir que je peux réaffecter Melanie et des chats qui peuvent aider à créer ces visuels si nécessaire . Ok, donc ça fait plusieurs choses. Cela donne l'occasion au lecteur de revenir et de dire, Hey, le calendrier d'une semaine que vous avez présenté n'est pas réalisable, et vous avez également présenté une solution possible. Si ce calendrier est trop serré, voici comment nous pouvons aller de l'avant pour résoudre ce problème de manière rapide et efficace. Cette anticipation des problèmes potentiels que quelqu'un pourrait avoir lors de la lecture de votre e-mail est une compétence très importante à maîtriser car elle éliminera les va-et-vient inutiles lorsque vous envoyez des e-mails avec des personnes qui tentent de résoudre des problèmes qui surviennent dans votre journée de travail. Et ça va vous suivre rapidement en tant que leader et quelqu'un qui pense à l'avenir. La troisième option que j'ai fournie ici dit que c'est une énorme opportunité pour l'agence, et je sais que nous sommes tous excités par la possibilité de travailler plus avec cette entreprise. Si nous sommes en mesure d'exécuter avec succès la vision des clients pour le site, je veux m'assurer que nous atteignons chaque échéance. Alors laissez-moi savoir si vous prévoyez avoir besoin de plus d'aide de la part d'autres créateurs de contenu ou si nous avions besoin de fonds supplémentaires alloués pour possible au fil du temps. Donc ce que cela fait, c'est que ça frappe vraiment la maison cette excitation d'essayer de rallier l' équipe de cette personne autour de cette échéance accélérée. En écrivant ceci, vous reconnaissez le fait que c'est une question importante, et vous êtes aussi, comme avec l'option numéro deux, vous reconnaissez des problèmes potentiels, et vous présentez des solutions comme trouver de l'aide auprès d'autres créateurs de contenu ou allouer des fonds supplémentaires pour les heures supplémentaires que ces personnes pourraient engager alors qu'elles travaillent sur ce projet accéléré. Ainsi, lorsque vous commencez à structurer votre courriel, vous pouvez utiliser des paragraphes supplémentaires pour fournir des informations à l'appui ou pour introduire une nouvelle pensée ou un nouveau sujet. Toutefois, si de nouvelles informations sont discutées, assurez-vous d'inclure une nouvelle phrase introductive, soulignant l'intention réelle du nouveau paragraphe. Parce que encore une fois, à la fin de la journée, l'objectif est de fournir en un coup d'œil, compréhension pour le lecteur. C' est ce qui prend juste un e-mail normal, rambling, quotidien et le transforme en une puissance professionnelle. Enfin, nous devons terminer notre e-mail avec une phrase d'appel à l'action, puis utiliser une phrase de conclusion qui pourrait ressembler. Merci beaucoup d'avoir examiné tout aujourd'hui. J' ai hâte de vous entendre cet après-midi sincèrement, Jenna, Jenna, ou ça pourrait ressembler à l'option numéro 2. J' apprécie votre aide pour ce projet. Touchons à nouveau la base demain après-midi pour s'assurer que rien ne tombe à travers les fissures. Passe un bon après-midi, Jenna. Ou ça pourrait ressembler au numéro trois. Je vais quitter le bureau à 4 h 30 aujourd'hui et j'ai besoin d'avoir vos idées sur la chronologie du contenu avant cette date. Merci beaucoup. Cordialement Jenna. Chacun d'entre eux fournit un appel à l'action très, très, très clair, et il se termine par une salutation chaleureuse de séparation. Alors maintenant regardons à quoi ressemblerait tout cela si nous mettions tout ensemble dans un structuré poli e-mailstructuré poliet fini. Donc, pour ce premier e-mail, vous pouvez voir que c'est une salutation très, très claire. La première phrase a notre appel à l'action. Nous le terminons par un appel à l'action et nous mettons fin à la salutation. C' est la même chose avec l'email à celui-ci est un peu plus long, mais la structure et le format sont les mêmes. Nous avons notre salutation. Nous avons notre phrase d'introduction, et nous avons notre appel à l'action à l'appui de l'information. L' appel de suivi à l'action dans la salutation et encore une fois, Third Time est une phrase d'intro salutation de charme avec l'appel très, très, très clair à l'action. Faites-moi savoir à la fin de la journée quel est le temps raisonnable, Linus. Nous suivons avec plus de détails et puis un incroyablement clair je vais quitter le bureau à 4 30 J'ai besoin d'avoir vos pensées avant alors. C' est ça. Facile peasy, je vous promets, si vous pouvez vous tenir à cette structure, et si vous pouvez vous obliger à travailler dans ces paramètres, vos e-mails seront lus. Ils recevront une réponse trop rapide, et vous serez connu pour quelqu'un qui écrit professionnellement, succinctement, et qui est facile à comprendre et facile à travailler avec. 18. Rédiger une ligne d'objet « Appel à l'action »: maintenant que nous avons composé ce à quoi devrait ressembler votre structure de messagerie professionnelle. Parlons de la façon d'écrire des lignes d'objet convaincantes qui obtiennent des résultats. Si vous regardez ici sur mon écran, j'ai trois exemples de lignes d'objet pour chacun des courriels sur lesquels nous avons travaillé lors de la conférence précédente . Si vous vous en souvenez d'abord, e-mail a à voir avec la mise en commun des fichiers de logo. Et l'écrivain espère que le client leur répondra dès cet après-midi avec Project Feedbacks qu'il pourra aller de l'avant avec le reste du projet. Donc, quelques sujets potentiels pourraient être s'il vous plaît examiner ces dossiers de projet aujourd'hui. Un autre pourrait être des fichiers de logo joints aux fins d'examen immédiat. Une autre option pourrait être urgente. Dossiers locaux à examiner aujourd'hui. Maintenant, parlons de pourquoi ces travaux. Ah, nous voulons que le langage de l'appel à l'action soit utilisé dans nos sujets. Nous avons déjà parlé de l'importance des verbes d'action et de la façon dont ils font avancer le mouvement . Ça nous donne l'impression qu'il faut agir maintenant. sentiment d'urgence est ce qui va aider les gens à ouvrir vos e-mails plus rapidement et à y répondre plus rapidement, qui est à la fin de la journée, c'est ce que vous voulez. Vous ne voulez pas que vos e-mails languissent dans la boîte de réception de quelqu'un pendant des jours. Vous voulez qu'ils vous reviennent le plus rapidement possible pour que vous puissiez continuer votre journée de travail . Donc une autre chose que les gens supposent souvent est que les lignes d'objet, en plus de vous savez, ne pas avoir à être actif, que nous savons maintenant qu'ils dio um, c'est une idée fausse qu'ils doivent être des phrases complètes. Ce n'est pas toujours le cas, et c'est vraiment le seul moment où l'écriture professionnelle permettra un fragment ou une pensée incomplète. Vous pouvez dire que les fichiers de logo urgents doivent être examinés aujourd'hui, et c'est bon. Vous voulez attirer leur attention et leur donner une idée de ce que l'e-mail contiendra. Pas d'artisanat cela prend de la pratique. Ça prend du temps. Il n'y a pas de substitut pour entrer et faire le travail. Vu ce qui semblait fonctionner et savoir ce que vous ne voulez pas éviter les lignes de sujet trop longues  ? Parce que encore une fois, l'objectif est en un coup d'œil la compréhension. Donc, si quelqu'un ouvre cet e-mail sur son téléphone, souvent quand il passe par la ligne d'objet de ses e-mails qui s'affichent avant de l'ouvrir réellement. C' est sur Lee les premiers mots qui vont montrer. Donc, si vous avez plus de cinq ou six mots, ah, beaucoup de choses seront coupées. Vous voulez donc vous assurer de charger votre ligne d'objet avec les informations pilotées par l'action qui leur permettent également de savoir à quoi s'attendre dans le corps de l'e-mail. Alors regardons l'échantillon, aussi. Si vous vous souvenez, c'était un e-mail sur une réunion budgétaire à venir, et l'expéditeur espère que la personne recevant l'e-mail les aidera à venir avec, AH, AH, demandes de financement et incorporer et aides visuelles et pour cette présentation. Il y a donc un calendrier d'une semaine qui nous est associé, donc quelques idées thématiques pour cela pourraient inclure une question urgente sur le projet de réunion budgétaire . Un autre pourrait être des demandes de financement sensibles au temps pour la réunion de la semaine prochaine, ou même juste un simple Pouvez-vous m'aider avec quelque chose d'urgent ? Tous ces éléments traduisent l'immédiateté. Ils expriment le besoin d'un travail d'équipe. Il diffère de l'expertise des bénéficiaires ok, vous demandez de l'aide. Tu leur fais savoir que tu as besoin de leurs connaissances. Vous avez besoin de leur aide. Et quand tu fais ça, ça étincelle dans leur cerveau. R. Oh, je ferais mieux de voir de quoi il s'agit plutôt que de juste quelque chose de fade, comme la prochaine réunion budgétaire. Ah, ça pourrait tomber à travers les fissures. Ou au moins, ça n'exige rien d'eux. C' est plus informatif. Vous le souhaitez, possible dans votre ligne d'objet. Exigez que le lecteur fasse quelque chose, qu'il s'agisse d'aider ou de lire ou de répondre à cette question ou d'alertes sensibles au temps d'alerte. N' ayez pas peur de mettre des mots urgents et intenses dans votre sujet comme de l'aide ou urgents ou sensibles au temps. Toutes ces choses sont tout à fait appropriées dans une ligne d'objet. Maintenant, regardons ces derniers échantillons. Donc, si vous vous souvenez, c'était pour um, c'était un e-mail à une équipe concernant un nouveau projet de site Web qui a été qui avait une chronologie rapide. L' appel à l'action est que l'expéditeur espère obtenir des informations de chronologie de leur équipe avant 16h30 ce jour-là, donc quelques options pour la ligne d'objet pourraient être que j'ai besoin de vos pensées de chronologie le plus tôt possible ou félicitations équipe, s'il vous plaît répondre immédiatement afin que nous puissions plonger dans ou la troisième option ici. Urgent. J' ai besoin de votre projet prévu par 4 30 S'il vous plaît, parlons de ces air un peu plus nuancé que les autres échantillons que je vous ai donnés de cette 1ère 11 chose que vous remarquez tout de suite est de ne pas le mettre ici. OK, on a une abréviation, quoi ? Ce que nous avons parlé dans une conférence précédente de ne pas vouloir dio Ne pas vouloir utiliser des acronymes et ASAP est l'un des seuls acronymes professionnels acceptables que vous pouvez utiliser. Et vraiment, la seule fois que vous voulez l'utiliser, c'est dans ce sujet que l'avantage est que vous voulez que votre ligne d'objet soit rapide et que vous soyez bref et accrocheur. Et si vous deviez écrire l'intégralité de dès que possible, il est très probable que quand ils tirent cette vignette soit sur leur téléphone autour de leur appareil de bureau, qu'il va couper cela et que vous voulez faire sûr que tout le poids de l' urgence de ce que vous avez besoin d'eux dans ce courriel est transmis. C' est donc lors de l'utilisation de vacances Nobre ou d'un acronyme comme celui-ci est approprié. Maintenant, regardons la prochaine. Donc cette équipe de félicitations. Il est important lorsque vous travaillez avec des équipes, surtout sur des projets sensibles au temps, que vous trouviez un moyen de célébrer les vents et, euh, de briller les pertes. Parce que lorsque vous faites face aux sentiments des gens au sujet du travail et des projets, sentiments peuvent très rapidement accélérer ou faire dérailler un projet. Parfois, il est bénéfique de mettre un bref accusé de réception à, ah, grosse victoire. Ils ont atterri sur un gros projet, donc dire que l'équipe de félicitations va automatiquement se mettre au pied Ils vont être comme Ah, oui, merci, Pat sur le dos. Et puis vous suivez cela avec s'il vous plaît répondre immédiatement afin que nous puissions plonger dedans, et même cela est un peu long. Mais même si elle est coupée, ils vont toujours voir l'équipe Félicitations, s'il vous plaît répondre. Et cet appel immédiat à l'action est exactement ce que nous voulons. Et puis regardons ce dernier Urgent. J' ai besoin de votre calendrier de projet pour 4 h 30 s'il vous plaît. Maintenant ce que j'aime chez celui-ci, c'est. Vous prenez ce langage très agressif qui a un délai très difficile et rapide. Urgent. J' ai besoin de votre calendrier de produits pour 4 h 30 et quand vous mettez ceci, s'il vous plaît ici, c'est ce respect dont nous avons parlé lors d'une conférence précédente. C' est l'idée de même si vous commandez et vous dictez quand vous avez besoin d'avoir cet achat votre dessin une ligne très dure et rapide. Vous reconnaissez aussi qu'ils doivent accepter les règles que vous établissez, hum, donc demander la même chose, donc demander la même chose, s'il vous plaît ou vous remercier les subtilités communes. C' est quand c'est possible. Si vous pouvez l'inclure, cela humanise la correspondance virtuelle parce que c'est si facile pour les choses à sortir du contexte, prises de la mauvaise façon quand c'est juste à travers le mot écrit. Donc, chaque fois que vous pouvez ajouter un merci ou Thora sont des mots d'appréciation à vos e-mails, il va l'humaniser et le faire sentir un peu plus relationnel tout en conservant qualité professionnelle dont nous avons besoin de à la fois la ligne d'objet et le reste du corps de l'e-mail 19. Utiliser CC, BCC et répondre: Donc, dans ce cours, vous avez appris à polir une ligne de sujet convaincante. Vous avez appris à structurer vos courriels professionnels pour qu'ils apparaissent. Vous avez appris à prouver, à lire à l'aide de vos yeux et à utiliser Graham tôt. Et maintenant, parlons de quelques conseils et astuces sur la façon d'utiliser le courrier électronique d'une manière stratégique et professionnelle. La première chose dont nous voulons parler est quand utiliser le BCC, Um, Um, et la réponse à toutes les fonctionnalités. Donc, la plupart des gens savent que si vous êtes sur un fil de discussion de groupe, vous avez la possibilité de cliquer sur ce bouton répondre à tous. Et qu'est-ce que ce dio Eh bien, ce qu'il fait, c'est qu'il faut tout ce que vous dites, et il l'envoie à tous ceux qui ont été inclus dans le fil d'e-mail original, ce soit par email direct, Ah, copie carbone aveugle ou copie carbone. Hum, la chose importante à noter avec ceci est que c'est facile dans la plupart des systèmes de gestion de messagerie. Toe a accidentellement frappé le bouton de réponse tout au lieu de simplement appuyer sur réponse à la personne qui a envoyé l'e-mail initial. Où est-ce que ça peut mal tourner ? Beaucoup, beaucoup, beaucoup de façons. Donc, vous voulez toujours vous assurer que lorsque vous frappez, répondez ou répondez à tout ce que vous faites intentionnellement. Donc, vous n'envoyez pas accidentellement des informations à quelqu'un qui n'était pas prévu de recevoir cette information aussi loin que le BCC, la copie carbone aveugle ou les boutons CC. Si je rédige un e-mail à quelqu'un et que leur e-mail est dans le sujet principal sont la ligne de destinataire principal et j'ai frappé la mer. Tu vois, il va juste copier tout ce que j'envoie et l'envoyer à cette personne secondaire aussi . Ils seront également en mesure de voir qui est allé le courriel principal. Teoh et le destinataire principal du courriel seront également en mesure de voir cette personne de copie carbone. Pourquoi ferais-tu ça ? Cela peut parfois aider à l'organisation et à la structure du courrier électronique, surtout si vous n'anticipez pas une réponse de la personne qui est copiée. Tu veux juste qu'ils puissent le voir, mais , tu ne les anticipes pas forcément. Si vous voulez que les gens répondent, et c'est là que le fil de messagerie dans lequel vous entrez plusieurs e-mails électroniques dans la ligne d'adresse e-mail principale , c'est là que cela serait utile. Le BCC que copie carbone aveugle est un peu plus sournois. Si vous incluez une adresse e-mail dans cette zone que le destinataire de l'e-mail d'origine ne verra pas où cela voit les graines et quand pourriez-vous l'utiliser alors, par exemple ? Disons que j'envoie un e-mail à ah client, et que je suis comme chef de projet. Et je dis, Hey, client voulait juste vous faire savoir que c'est notre disponibilité de designers pour vous rencontrer dans les deux prochaines semaines pour finaliser la conception de votre site web. Mère d'un Buck Et puis je BCC ma créatrice. Pourquoi ? Je veux que le designer sache exactement ce qui a été dit. Mais je ne veux pas nécessairement que le client puisse me contourner en tant que chef de projet et tendre la main au concepteur. Je veux que tout filtre à travers moi toute cette communication pour filtrer à travers moi, mais je veux garder mon designer dans la boucle. n'est donc qu'un exemple de la façon dont l'utilisation du BCC peut aider votre flux de travail. Mais gardez à l'esprit ça encore une fois. C' est une copie carbone aveugle, sorte que la personne qui a acheté du carbone copié peut voir l'e-mail peut voir les réponses, mais le destinataire initial d'Imo ne peut pas aussi simplement tenir compte de tout cela en deux, quand vous êtes quand vous êtes en place, comment vous voulez que votre email s'affiche. La prochaine chose est de discuter de la façon d'être gracieux dans une situation de fil d'e-mail. Supposons que vous ayez 5 10 personnes qui ont toutes été entrées dans cette ligne de destinataire principal . Vous êtes tous inclus dans une menace par e-mail. À ce stade, cela signifie que toutes les réponses, si elles atteignent la réponse, vont toutes aller au groupe dans son ensemble. Alors, comment êtes-vous un bon membre ? Un membre gracieux de ce type de communication ? Ah, une chose importante est de vous assurer qu'avant de répondre, vous avez lu toutes les réponses qui ont précédé le message original. Ceci est important parce que vous ne voulez pas ajouter d'informations ou de questions inutiles au fil de discussion d'e-mail parce qu'ils peuvent déjà devenir lourds et délicats et genre de goulets d'étranglement et difficiles à naviguer, surtout plus réponses qui commencent à venir. Donc, si vous avez une question sur l'e-mail d'origine, assurez-vous de lire tout ce que quelqu'un a déjà demandé. Cela a peut-être déjà été abordé, et de cette façon, vous ne ressentez plus le feu de la confusion. L' autre chose importante est de garder vos réponses brèves et directes autant que possible. Et s'il y a ceci, s'il y a un membre rouge spécifique que vous devez traiter et qu'il doit toujours rester , peut-être pour le suivi des messages votre entreprise veut que la chambre la plus stupide dans le fil. Ensuite, assurez-vous de mettre leur nom en haut de votre réponse. Vous savez, pour Brad Comma et ensuite votre réponse ou vos questions de cette façon. Brad sait tout de suite que c'est pour lui et tout le monde. Non pas qu'ils l'ignoreront, car s'ils sont des destinataires gracieux de fil d'e-mail, ils vont toujours lire. Mais ils savent qu'il n'y a pas d'urgence ou d'appel à l'action qui les affecte directement, ce qui peut les aider à gérer leur flux de travail et la façon dont ils passent leur journée. Donc, ces deux choses n'ont pas tellement d'impact sur l'écriture professionnelle de courriels, mais il est important de savoir comment être un bon professionnel. Envoyez-lui un courriel et ces choses vous aident à perfectionner ce métier et à mettre vraiment votre meilleur pied en avant quand il s'agit de la façon dont vous écrivez et répondez aux courriels en milieu de travail.