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1. Introduction: Je suis Alexandra Samuel, et je suis rédactrice en technologie, chercheuse et consultante. Je suis l'auteur de Work Smarter With Social Media de Harvard Business Review Press. Quand je parle avec des gens de leur vie en ligne, peu près tout le monde me pose des questions sur le courrier électronique. Nous avons tous une sorte de douleur dans les courriels, que ce soit une question de temps que nous pensons devoir passer sur les courriels, le fait que nous ne pouvons jamais voir le bas de notre boîte de réception. Ce que nous allons couvrir dans ce cours est vraiment un système qui va prendre en charge de nombreux types différents de problèmes de courrier électronique et rendre possible non seulement de gérer votre e-mail plus efficacement et sentir comme vous êtes au-dessus de ce que vous devez être sur haut de, mais plus important encore, remettre le courriel à sa place, sorte que le courriel ne prenne pas le relais ou ne pousse pas le travail le plus important, et que vous ne vous retrouviez pas répondre aux courriels à 23h00 le soir quand vous voulez avoir un peu de temps pour toi. Si vous avez déjà senti que le courrier électronique est hors de contrôle, si vous avez l'impression que vous ne faites pas un bon travail pour rester au top de votre e-mail, si vous pensez que vous pourriez améliorer votre messagerie électronique ou si vous pensez que l'e-mail est en évitant votre vie personnelle ou votre passé professionnel qui sont cruciaux pour votre succès, alors ce cours vous aidera à retrouver le courrier électronique à sa place. Alors, préparez-vous à retrousser vos manches, ouvrez votre boîte de réception, et découvrez la beauté et la liberté d'avoir des e-mails qui ne vous rendent pas fou.
2. Termes clés et méthode: e-mails deviennent vraiment écrasants parce que c'est cette combinaison maladroite de nouveaux et anciens. Ce qui est vieux dans le courrier électronique, c'est l'idée du courrier. Les gens envoient des lettres depuis des centaines et des centaines d'années, et nous avons beaucoup d'idées sur ce qui est poli lorsque vous recevez une lettre. Mais le courrier électronique est différent d'une lettre, en ce sens qu'il ne coûte rien à envoyer et qu'il faut encore moins d'efforts. Donc, contrairement au courrier traditionnel, où juste le simple effort de mettre le stylo sur le papier sorte de limiter le volume. Nous vivons maintenant dans un monde où tant de courriels sont envoyés quotidiennement. C' est une sorte de méthode de
communication par défaut , mais nous sommes toujours les mêmes êtres humains que nous avons toujours été et nous ne pouvons tout simplement pas
suivre le volume de correspondance qui est devenu routinier. Dans le monde de la productivité du courrier électronique, il y a une sorte de culte autour de l'idée de boîte de réception zéro, qui est l'idée que votre objectif pour le courrier électronique devrait être de
rendre votre boîte de réception complètement vide tous les jours. Une fois que vous avez lâché le rêve de boîte de réception zéro, vous pouvez démarrer votre système de messagerie à partir d'une autre question, qui est celle-ci. Combien de temps dois-je consacrer à l'email tous les jours ? Lorsque vous examinez l'étendue de vos priorités professionnelles,
les différents types de travail que vous faites, ainsi que le temps que vous voulez consacrer au travail et à la vie, combien de cela peut être dépensé dans votre boîte de réception ? Ce dont nous allons parler, c'est, à partir de ce numéro, quel est le système qui va vous permettre de garder les e-mails à l'intérieur, quelle que soit la taille du conteneur que vous décidez de lui donner ? Il y a quelques choses que vous devez savoir sur courrier électronique juste pour être en mesure de donner un sens aux termes de cette classe. La première est qu'il y a une différence entre votre client de messagerie et votre service de messagerie ou fournisseur de messagerie électronique. Donc, votre client de messagerie est le programme ou l'application que vous utilisez pour traiter le courrier électronique. Donc, si c'est sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser quelque chose comme Outlook ou vous pouvez regarder gmail dans votre navigateur Web. Un service de messagerie d'un autre côté est le nuage magique dans l'Internet qui contient tous vos e-mails et assurez-vous qu'il vous arrive. Donc, Gmail n'est pas seulement un client, c'est en fait un fournisseur de messagerie, Hotmail est un fournisseur de messagerie électronique. Donc, comprendre la différence entre un client de messagerie et un service de messagerie ou un fournisseur de messagerie est assez important parce que ce n'est
pas parce que vous utilisez un certain fournisseur de messagerie que vous êtes limité à une seule façon d'interfacer avec votre courriel. L' autre chose que vous devez comprendre est la différence entre deux protocoles différents pour gérer le courrier électronique qui sont appelés POP et IMAP, et ce sont vraiment juste des termes qui décrivent comment le courrier électronique sort du nuage magique sur votre téléphone ou ordinateur. Dans un compte POP, l'appareil que vous utilisez va essentiellement dans le cloud, tire votre e-mail et le fait descendre. Donc maintenant, il ne vit que sur votre appareil. Dans une configuration IMAP, revanche, le cloud et votre téléphone ou le cloud et votre ordinateur restent synchronisés. Donc, si vous supprimez quelque chose de votre téléphone, il le supprime du cloud et il le supprime de votre ordinateur. Il va être très important de faire fonctionner le système pour vous que votre email soit configuré comme IMAP plutôt que POP parce que, tant que vous utilisez POP mail, vous allez finir avec des e-mails qui ne sont pas synchronisés entre vos appareils . Maintenant, nous arrivons à la partie du système de messagerie que beaucoup de gens trouvent difficile. Ici, c'est. Vous n'avez pas besoin de répondre à chaque e-mail. Je vais vous donner un moment pour
accepter ce concept parce que cela semble choquant. Nous pensons que chaque email est une obligation ; chaque email a besoin d'une réponse. C' est comme confier à quelqu'un d'autre le contrôle de votre calendrier et leur dire d'y réserver ce qu'ils veulent. Vous ne pouvez pas organiser votre propre travail et vous ne pouvez pas prioriser vos propres tâches si vous traitez chaque e-mail entrant comme une obligation, si vous pensez devoir répondre à tout ce qui touche votre boîte de réception. La réalité est que la plupart d'entre nous ne le font pas. Même si vous avez dans votre tête cette idée que vous devriez répondre à chaque e-mail, trop
bien qu'il y ait quelques choses qui persistent dans votre boîte de réception. Nous prenons des décisions tout le temps sur les e-mails qui ne recevront pas de réponse. Mais nous les faisons inconsciemment et accidentellement quand nous devrions les rendre explicites et fondées sur nos priorités réelles ce qui compte pour notre travail et ce qui compte pour notre vie. Donc, si vous pouvez laisser tomber ce fantasme que vous allez répondre à chaque message, vous allez pouvoir prendre en charge votre temps et prendre en charge votre email.
3. Soyez proactif: Dans cette leçon, je vais vous parler de quelques choses que vous pouvez faire en ce moment pour changer
immédiatement votre expérience d'e-mail et le rendre moins fou. Dans cette classe, vous allez configurer vos propres règles de messagerie et filtres pour que votre e-mail fonctionne vraiment comme vous le souhaitez. Mais, si vous n'êtes pas encore prêt à plonger, il y a tout un tas de services qui vont mettre en place des filtres de messagerie ou des règles de messagerie pour vous et faire un très bon travail pour éliminer l'encombrement dans votre boîte de réception. Beaucoup de gens aiment SaneBox, qui met en place des filtres pour vous. Un autre excellent outil est OtherInbox. OtherInbox est une sorte d'un répertoire d'outils de messagerie, mais ils ont leur propre outil organisateur, qui va dans votre email et commencer à organiser courrier électronique en fonction des reçus d'expédition allant dans un endroit, avis
financiers vont dans un autre, les notifications sur les médias sociaux vont ailleurs. Une autre façon de réduire considérablement le volume d' e-mails est de simplifier la planification et le calendrier. Je veux dire tant d'e-mails et soyons honnêtes, c'est comme si la pire partie de l'e-mail est si interminable, que diriez-vous de 14 h, mardi ? Je ne peux pas faire 14 h, mardi. Et mercredi ? Je ne peux pas le faire mercredi. Tu crois qu'on pourrait le faire la semaine prochaine ? Sérieusement, combien de ces emails avons-nous réellement besoin de lire quotidiennement ? Parfois, ça ressemble à la moitié de ma boîte de réception. Mais il y a quelques outils qui peuvent le rendre plus facile. Beaucoup de gens connaissent peut-être déjà le Doodle. Doodle est la réponse secrète à la mise en place d'une rencontre de couleur avec plusieurs personnes. Si vous essayez de coordonner plus de deux personnes, utilisez certainement Doodle. Un autre outil bien sûr qui peut vraiment vous aider est si vous êtes dans une organisation qui a un calendrier partagé. Vous pouvez simplement vous réserver directement dans calendriers
d'autres personnes ou les laisser réserver directement dans le vôtre. Même lorsque vous coordonnez avec des personnes extérieures à votre organisation, vous pouvez obtenir vous-même certains des avantages de ce livre de bricolage dans mon système de calendrier. Il y a des services comme vous pouvez me réserver et calendairement qui vous permettent de
configurer des emplacements de rendez-vous lorsque d'autres personnes peuvent se réserver dans votre calendrier. Jusqu' à présent, j'ai beaucoup parlé de toutes les choses que vous pouvez faire pour vous
défendre contre tous les terribles e-mails entrants dans l'univers mais, j'ai quelques nouvelles pour vous, nous créons tous ce problème ensemble. Si vous voulez avoir une meilleure expérience avec les courriels entrants, vous devez réfléchir à la façon dont vous gérez les courriels sortants. Soyez la correspondance e-mail que vous souhaitez voir dans le monde. Et il y a quelques choses à penser à cet égard. Le premier, très simple aussi super difficile, envoyer moins de courriels. Je veux dire que c'est tellement tentant d'envoyer ce message rapide, « Hé, j'ai juste vu cette chose et je pensais que tu l'aimerais », ou « penser à toi » ou même ça, merci à la fin du fil de discussion, je veux dire que ça devient trop beaucoup. Donc, quand vous envoyez juste un e-mail même si c'est juste pour une semaine, donnez-vous la pratique de penser avant d'envoyer chaque message cette semaine, est-ce que ce même message que je voudrais recevoir ? Et bien sûr, moins vous envoyez de courriels, moins
de courriels reviendront. Chaque e-mail que vous publiez dans le monde est une réponse potentielle par e-mail. Donc, si vous voulez en obtenir moins, envoyez moins. L' autre habitude clé de pratiquer en
tant que correspondant de courrier électronique est d'envoyer des courriels qui arrivent au point le plus rapidement possible. Je ne prônerai pas l'envoi de courriels plus courts. Il y a comme un culte entier de gens qui vous disent aucun e-mail ne devrait jamais être plus long que trois phrases, et si vous parlez à quelqu'un que vous recevez un e-mail de moi, vous entendrez que je ne respecte pas cette règle. J' étais légendaire dans mon emploi précédent pour mes longs emails fous. Mais j'ai changé une chose, qui est l'ordre dans lequel j'ai écrit mes emails. J' écris souvent de longs courriels où je donne aux gens beaucoup de contacts pour
qu'ils puissent vraiment répondre et avoir tout ce dont ils ont besoin pour me revenir, parce que, bien sûr, c'est en fait une façon de raccourcir
vos correspondances e-mail par en donnant aux gens tous les contacts dont ils ont besoin pour répondre. Mais le problème est que beaucoup de gens sont submergés par deux ou trois paragraphes. Donc, ce que j'ai appris à faire est de prendre l'action, la demande et de le mettre dans la toute première phrase de mon e-mail. Donc, disons que je travaille sur un gros rapport pour un client et j'ai réalisé que nous devons faire tout un tas de collecte de données supplémentaires, afin de livrer le rapport et que la collecte de données va entraîner un peu de dépenses supplémentaires. Le temps était que j'aurais envoyé un e-mail à mon patron ou à mon client disant : « Voici où nous en sommes, voici ce que nous devons encore savoir, et voici toutes ces données supplémentaires dont nous avons besoin et combien cela
va coûter pour l'obtenir et pourriez -vous approuver ce budget ? » Eh bien, c'est bien, sauf que c'est trois paragraphes avant qu'ils arrivent au budget supplémentaire, s'il vous plaît. Maintenant, ce que je fais, c'est que je commence l'e-mail avec : « Chère Sarah, je vous écris pour vous demander X dollars supplémentaires dans notre budget, voici pourquoi. » Et ensuite, je vais exposer l'affaire. Mais je commence par l'action, avec la chose que j'ai besoin qu'elle dise oui ou non en haut de l'e-mail afin qu'elle sache pourquoi j'écris et ce que
son processus de pensée va devoir être en lisant le reste de mon message. Maintenant, vous connaissez quelques astuces qui peuvent rendre votre vie de messagerie plus facile aujourd'hui. Dans la prochaine leçon, nous allons examiner comment vous pouvez mettre en place un système qui va
rendre votre vie de messagerie plus facile et meilleure pour les années à venir.
4. Configurez votre système de gestion de dossiers: n'y a pas de meilleur moyen de garantir que vous serez submergé par votre e-mail, que de laisser tout atterrir dans votre boîte de réception. Avoir tous vos e-mails en un seul endroit, signifie que lorsque vous regardez les e-mails, vous regardez un désordre indifférencié. Les dossiers vous permettent de prendre ce gâchis et de l'organiser. Dans Gmail, au lieu de dossiers, vous avez des étiquettes. Mais c'est fondamentalement la même chose, sauf que l'avantage des étiquettes est qu'un e-mail peut réellement vivre dans plusieurs foyers. Lorsque vous pensez à des dossiers, il est utile de penser à deux types de dossiers ou d'étiquettes vraiment différents. La première est un ensemble d'étiquettes qui organisent votre e-mail au fur et à mesure. Pour que vous puissiez regarder différents e-mails dans différents contextes ou à différents moments de votre journée ou de votre semaine. L' autre type d'étiquette, existe vraiment juste pour garder vos e-mails organisés pour référence future. Ainsi, par exemple, un dossier ou une étiquette où vous conservez tous vos reçus de sorte que quand il s'agit de l'impôt, vous pouvez tout voir en un seul endroit. En configurant ce que je pense comme des boîtes de réception alternatives, est-à-dire des dossiers ou des étiquettes qui correspondent à différents niveaux de priorité, ou à différents moments de votre journée. Vous permettez à votre boîte de réception de devenir l'endroit où vous ne
voyez que les messages les plus importants et les plus urgents. Dans la leçon suivante, je vais vous parler de la façon dont vous pouvez configurer toutes les règles ou les filtres qui
diffusent votre e-mail dans la boîte de réception ou le dossier où vous voulez le voir. Mais pour l'instant, nous allons nous concentrer sur la mise en place de la structure des dossiers, par conséquent je veux dire la structure des étiquettes que vous allez utiliser pour
organiser à la fois votre e-mail entrant et votre e-mail de référence. Ce que nous cherchons ici, c'est une configuration d'e-mail intacte. n'y a pas de dossiers, il n'y a pas de règles en place. Donc, je vais vous montrer comment je vais
organiser les dossiers comme Gmail les appelle des étiquettes, ce qui me permettra de séparer les e-mails en différentes catégories. Maintenant, je commence par entrer dans mes paramètres Gmail et vous verrez ici qu'il y a une catégorie pour les étiquettes. Maintenant, le premier ensemble d'étiquettes que je vais créer, et encore une fois les étiquettes sont les mêmes que les dossiers, sont ce que j'appelle mes boîtes de réception alternatives. Je savais que j'en voulais un pour les e-mails qui sont en fin de journée. Et je trouve qu'il est également très utile d'avoir une étiquette pour les CC. Des choses qui m'ont été copiées. Je voudrais en avoir un pour la planification des demandes ou des demandes de calendrier. Et comme j'utilise principalement le courrier électronique pour le travail, mais je reçois aussi des messages personnels, j'aime mettre mes messages personnels dans un endroit séparé où je peux les regarder après les heures de travail. Donc, ce sont ce que je considère comme mes boîtes de réception alternatives. Maintenant, le prochain ensemble de dossiers que je vais créer sont les dossiers de référence. Ce sont les choses que je ne veux pas regarder tout le temps. Et je vais créer un dossier de haut niveau appelé référence et un autre appelé newsletter. Et, vous savez, je ne trouve pas besoin d'avoir un dossier séparé pour chaque newsletter à laquelle je m'abonne, mais les newsletters qui me tiennent beaucoup, j'aime suivre tout le fil. Et donc, je vais créer un dossier séparé juste pour mon Association
of Internet Researchers et je vais le mettre sous mon dossier de newsletters. Je sais également qu'il y a peu de dossiers
de référence je vais avoir besoin sur une base assez régulière. L' un va être des reçus, ça va vivre sous référence. Si j'ai un projet majeur sur lequel je travaille, je souhaiterais peut-être conserver tous les e-mails liés à ce projet en un seul endroit. Donc, je vais créer un dossier Skillshare. Il y a quelques dossiers supplémentaires qui peuvent être utiles quand il s' agit de traiter réellement votre courrier électronique. C' est à dire parcourir, lire et organiser votre courrier électronique au quotidien. J' aime avoir un dossier de courrier électronique pour les messages dont je suis en train de suivre et que je suis en attente de suivi. C' est un autre que je veux monter au sommet. Je veux vraiment avoir un dossier pour toutes les choses auxquelles je veux me désabonner. Je voudrais créer un dossier où je mets les choses qui doivent être filtrées et c'est quelque chose dont je parlerai un peu plus dans la prochaine leçon. Rappelez-vous, ce n'est pas le système pour tous les temps donc, ne vous inquiétez pas de faire une erreur. Vous allez certainement faire évoluer votre système au fur et à mesure que vous allez. Mais cela aide si vous exercez un peu de retenue dans le nombre de dossiers que vous configurez. Surtout, quand il s'agit de ces boîtes de réception alternatives. Vous ne voulez pas avoir sept endroits différents que vous devez regarder, afin de revoir votre e-mail. Essayez donc de créer le plus petit nombre de boîtes de réception
alternatives qui reflètent quand vous voulez
réellement vérifier votre e-mail au cours d'une journée ou d'une semaine. De même, vous n'avez pas besoin d'avoir une tonne de dossiers de référence. La beauté de presque tous les systèmes de messagerie contemporains est que la recherche est vraiment bonne. Donc, vous allez surtout compter sur la recherche pour trouver les e-mails que vous recherchez. Le but de vos dossiers de référence est de rassembler les choses lorsqu'il existe un scénario spécifique dans lequel il est utile de voir vos e-mails en un seul endroit. Bien sûr, beaucoup de gens ont déjà des dossiers configurés, et si c'est le cas pour vous,
ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de recommencer à zéro. Vous n'avez probablement pas de dossiers qui agissent comme vos boîtes de réception alternatives, vous aurez probablement besoin de les configurer à partir de zéro. Toutefois, vos dossiers clients existants peuvent faire partie de votre nouveau système de dossiers de référence. Maintenant que nous avons des dossiers ou des étiquettes couverts, vous savez qu'il existe un moyen d'organiser votre e-mail sorte qu'au lieu de tout voir dans votre boîte de réception, vous pouvez regarder différents e-mails à différents endroits à différents moments de la journée. Et vous savez également qu'il est possible de configurer des dossiers de référence qui vous permettront d'organiser votre courrier électronique à long terme. Mais la vraie magie se produit lorsque cette organisation commence à circuler automatiquement. Et dans la leçon suivante, nous allons parler de la façon dont vous pouvez le faire avec des règles de messagerie ou des filtres.
5. Utilisation des filtres automatisés: Alors que nous commençons cette leçon, je veux que vous preniez un moment et réfléchissiez à ce que vous ressentez e-mail et à ce que vous ressentez de la vie en général parce que tout cela est sur le point de changer. Comme sérieusement, les règles de courrier et les filtres vont changer votre vie. Je veux dire que chacun de ces courriels dans votre boîte de réception est une demande. Même si c'est une demande vraiment minuscule, c'est une demande qui dit lire moi, regarder moi, décider quoi faire de moi, décider quoi faire de moi. L' impact cumulatif de toutes ces minuscules micro décisions est de saper votre force vitale. Comme sérieusement, nous sommes épuisés de notre énergie décisionnelle par le volume de décisions que nous devons prendre chaque fois que nous regardons notre boîte de réception. Mais nous allons prendre ce travail de prise et le transformer en règles qui prennent les décisions pour vous. Ce sont toujours vos décisions parce que vous définissez les paramètres, mais vous n'aurez pas à faire cela chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception. Différents systèmes de messagerie utilisent des termes différents pour les règles de messagerie. Gmail les appelle filtres de messagerie, mais à peu près chaque client ou service de messagerie offre une version de la règle de messagerie. Vous avez donc juste besoin de comprendre ce qu'il est appelé dans votre service et dans la mesure où vous pouvez essayer de créer vos règles de messagerie avec votre fournisseur de messagerie et non votre client de messagerie. Donc, si vous utilisez la messagerie comme application pour vérifier les e-mails sur votre ordinateur mais que vous utilisez Gmail comme fournisseur de services de messagerie, créez vos règles dans Gmail afin qu'elles s'étendent sur tous vos appareils. Sinon, vous devrez recréer le même ensemble de règles sur votre téléphone et sur votre ordinateur. Un filtre de courrier se compose de deux pièces, critère et action. Le ou les critères sont les parties de la règle qui lui indiquent ce qu'il faut rechercher. Par exemple, il indique rechercher chaque e-mail qui inclut le mot désabonnement ou rechercher chaque e-mail provenant d'Expedia et l'action indique
à la règle de messagerie ce qu'il faut faire une fois qu'il trouve un message qui répond à vos critères. Par exemple, lorsque vous trouvez un e-mail qui contient le mot fichier de désabonnement dans le dossier appelé newsletters. Quelles règles de courrier changent votre vie ? Cela dépendra beaucoup du type d'e-mail que vous avez reçu et de la façon dont vous voulez le voir, où vous voulez qu'il atterrisse. Mais il y a peu de règles de courrier que je trouve incroyablement utiles pour la grande majorité des gens. La première règle de messagerie que je recommanderai est ce que j'appelle la règle de planification. Maintenant, beaucoup de nos e-mails de nos jours consistent invitations au
calendrier et bien sûr, vous devez voir quand vous êtes invité à une réunion. Mais avez-vous vraiment besoin de le voir dans votre e-mail ou voulez-vous le voir dans votre calendrier qui est en fait où vous allez être en mesure de savoir si vous êtes disponible ou non ? La création de votre règle de planification est vraiment simple. Toute invitation de calendrier est fournie avec un fichier qui contient le suffix.ics. Donc, maintenant, pour convertir cela en règle d'e-mail, je dis créer un filtre avec cette recherche. Lorsqu' un message qui correspond à cette recherche arrive, ignorez la boîte de réception, afin qu'il n'atterrisse plus dans ma boîte de réception, et appliquez la planification des étiquettes. Maintenant, pour m'assurer que j'effacerai ma boîte de réception en même temps que la configuration de mes règles de messagerie, je coche cette case qui indique également appliquer filtrer une conversation correspondante. Créer un filtre. Cet e-mail est maintenant classé par magie sous la planification et vous pouvez voir que ce n'est pas un problème que message de
Becca ne se trouve pas dans ma boîte de réception parce que si j'ai reçu mon calendrier, c'est juste là comme une invitation de calendrier. Donc, tant que je regarde mon calendrier une semaine ou deux avant ce que je fais presque tous les jours de toute façon, je remarquerai toutes les invitations qui sont arrivées dans mon calendrier et je peux
les accepter directement à partir de mon calendrier sans avoir à les voir dans ma boîte de réception. Ensuite, nous avons la règle de nos bulletins d'information. Les newsletters sont comme le kudzu de l'e-mail. Ils envahissent votre boîte de réception et votre prise de contrôle jusqu'à ce que 98 % de ce qui entre dans votre boîte de réception soit un message en vrac provenant d'un service que vous avez enregistré en 2012. Donc, vous devez sortir ces newsletters de votre boîte de réception. Pour simplifier les choses, j'aime commencer par créer une règle catchall qui cherche simplement le mot unsubscribe. Donc, en créant un filtre à partir de cette recherche, je peux faire en sorte que tous ces messages ignorent la boîte de réception et accèdent directement aux newsletters. ce moment, j'ai 209 messages dans ma boîte de réception. Voyons ce qui se passe lorsque je dépose tout ce qui contient le mot désabonnement. J' ai presque réduit le trafic de ma boîte de réception de moitié avec une règle de courrier. Ma boîte de réception est maintenant à moitié moins effrayante qu'il y a cinq minutes. Disons qu'il y a une lettre d'information électronique à laquelle vous vous abonnez que vous voulez
vraiment regarder sur une base assez régulière et peut-être qu'elle mérite son propre dossier. Par exemple, disons que je veux regarder régulièrement le bulletin Help a Reporter Out, le bulletin HARO, le bulletin HARO,parce qu'il contient des questions des médias qui pourraient être intéressantes. Eh bien, je vais faire une recherche. Retrouvez toutes les newsletters HARO et créez un filtre avec cette recherche. Gmail va se plaindre ici parce qu' il n'aime pas quand vous créez des recherches basées sur une étiquette, car il ne peut pas exécuter cette recherche lorsque votre e-mail arrive pour la première fois dans votre boîte de réception. Mais dans ce cas, cela n'a pas d'importance parce que l'étiquette est créée par une autre règle et j'applique le label newsletter HARO. Appliquez-le à 12 messages correspondants et maintenant la newsletter HARO a son propre dossier où je peux regarder seulement ces messages quand je veux me trouver une opportunité pour les médias. Une autre excellente façon d'ajuster votre boîte de réception est d'utiliser une règle de messagerie distincte pour les CC. Par définition, si quelqu'un vous envoie un message, cela signifie
qu'il n'est pas si important pour vous de le voir personnellement. Pour créer une règle de CC, vous devez rechercher tous les messages dans lesquels votre adresse e-mail apparaît dans le champ CC. Chaque fois qu'un CC arrive, ignorez la boîte de réception et appliquez les CC d'étiquette. Donc, j'aime mettre en place une règle de messagerie qui capture n'importe quel reçu ou facture et les classe dans un dossier marqué financier. Vous voulez probablement rechercher quelques mots clés comme un reçu de facture OU un reçu. Je dois garder ces RUP là-dedans et maintenant jeter un coup d'oeil. Est-ce que tout ici compte comme quelque chose que je ne voudrais pas voir ? Eh bien, la plupart de ça l'est. Ce rappel de la ville de Vancouver que je dois renouveler mon permis d'entreprise. Ce serait une mauvaise chose à rater. Donc, je vais créer quelques exceptions. Facture OU reçu moins renouvellement car tout ce qui contient le mot renouvellement peut être un rappel que je dois renouveler un compte. En mettant entre parenthèses le terme facture OU reçu, ce que je dis à Gmail est de rechercher tout e-mail qui inclut soit la facture de terme, soit le mot reçu, et qui n'inclut pas le mot renouvellement. Mais vous pouvez voir que même avec ce réglage, j'attrape toujours quelques e-mails dans cette boîte aux lettres que je verrais idéalement dans ma boîte de réception. Donc, c'est là que vous devez expérimenter un peu. Il peut prendre un certain réglage pour réfléchir à la façon dont vous allez créer la recherche exacte qui va attraper le courriel que vous voulez attraper et l'envoyer directement à la finance. Je regarde dans l'e-mail, je vois pourquoi il correspondait au terme et à la fin de ce processus, je peux généralement trouver un peu d'ajustement à ma recherche soit une phrase supplémentaire à ajouter ou une phrase à exclure qui obtient mon filtre réglé au niveau de exactitude dont j'ai besoin. Une autre règle de courrier que je voudrais mentionner est un peu différente des autres dont j'ai parlé jusqu'à présent, mais il y a une sorte de règle que j'aime utiliser pour les courriels qui sont si importants qu'ils ne peuvent même pas attendre que j'aie vérifié mon email. Vous pouvez créer des règles qui vous permettent de transférer des messages vers votre téléphone cellulaire chaque fois que vous vous trouvez obligatoirement à vérifier votre e-mail pour un certain message entrant. Nous allons aux paramètres, nous allons au transfert et nous configurons une adresse de transfert. Mon adresse de transfert sera mon numéro de téléphone comme base de mon adresse e-mail SMS. Encore une fois, j'ai mis en place une recherche Gmail basée sur les critères que je cherche et je crée un filtre à partir de cette recherche. Sauf que cette fois, au lieu de sauter la boîte de réception, ce qui est comme la retirer de mon radar, je veux la mettre en avant et au centre de mon attention en la transférant à mon téléphone portable. Maintenant, à la seconde où Becca m'envoie un e-mail, je recevrai un SMS ou un SMS sur mon téléphone me faisant savoir que j'ai un email de Becca. Donc, au lieu de vérifier systématiquement mon email toutes les 20 minutes pour voir si Becca a envoyé un e-mail, ce
qui est ce que je fais habituellement, je ne regarde mon téléphone que s'il pings et puis je sais que si j'ai des nouvelles de Becca, je pourrai regarder à son email tout de suite. particulier, lorsque vous configurez vos filtres de messagerie pour la première fois, vous devrez regarder votre dossier de messagerie assez régulièrement. C' est là que vous pouvez voir tous vos e-mails, qu'
ils soient filtrés ou non, pour vous assurer que vos règles n'attrapent pas les éléments qui doivent réellement atterrir dans votre boîte de réception. Donc, par exemple, si je regardais tous les messages, je verrais que les e-mails qui ont été pris dans mon filtre financier doivent en fait entrer dans ma boîte de réception et c'est mon signal que je dois modifier ma règle et le rendre un peu moins complet. Cette modification va fonctionner dans les deux sens. Vous allez devoir modifier vos règles pour vous assurer que vous ne filtrez pas les choses que vous avez réellement besoin de
voir et vous devrez également modifier vos règles afin de vous débarrasser de ce qui touche encore votre boîte de réception. Donc, ne vous attendez pas à ce que ça arrive du jour au lendemain. Avec les bonnes règles, les règles initiales que je recommande, vous pourriez bien réduire de moitié le volume de choses qui arrive dans
votre boîte de réception et c'est plutôt bon. Mais plus vous consacrez du temps supplémentaire à la modification de vos règles au cours des prochaines semaines, plus vous réduirez rapidement le volume d'e-mails qui arrivent dans
votre boîte de réception et passez à une situation où la plupart des choses sont traitées par vos règles.
6. Votre routine quotidienne dans la messagerie: J' aimerais vous dire qu'une fois que vous aurez tous vos dossiers configurés, une fois que vous aurez toutes vos règles de messagerie et vos filtres
configurés, votre e-mail sera simplement automatiquement votre e-mail sera simplement automatiquementmagique par le Cloud et vous n'aurez plus jamais à regarder les e-mails à nouveau. Bientôt, je suis sûr que Skynet nous apportera ce scénario délicieux, mais pour l'instant, il y a une certaine exigence d'intervention humaine dans votre e-mail. Bien que le processus de courriel soit beaucoup moins intimidant qu'il ne l'était auparavant, vous devez en fait lire votre e-mail de temps en temps. Mais la façon dont vous regardez votre e-mail, la façon dont vous travaillez dans votre e-mail, la façon dont vous réagissez à votre e-mail, tout ce flux changera. Donc, ce que je vais aborder dans cette leçon, c'est ce que cela ressemble à faire votre traitement quotidien des e-mails. Votre lecture et votre réponse dans ce beau nouveau monde où tant de travail est fait pour vous par vos règles de courrier ou vos filtres. La première chose que vous allez remarquer dans cette nouvelle vie, c'est que votre boîte de réception est un endroit beaucoup moins effrayant. Regardez-le ici. Nous avons une pile stupéfiante d'e-mails qui, jadis, j'aurais vu un déluge, est maintenant un nombre gérable. Donc, évidemment, la première chose qui est génial à ce sujet est que la simple expérience d'entrer dans votre boîte de réception n'est pas une cause d'un effondrement total. Mais il faut encore les regarder. Quand je fais une analyse rapide, je peux voir que je n'ai pas vraiment besoin d'ouvrir tous ces e-mails. Nouvelle connexion à partir de chrome sur Mac. Eh bien, j'utilise un autre ordinateur aujourd'hui donc, ce n'est pas une surprise. Je peux juste le supprimer. Alors je peux voir qu'il y a quelques e-mails qui ont atterri ici que je n'avais toujours pas besoin de voir. Je pourrais créer une règle de courrier maintenant et si j'en ai le temps, c'est la chose à faire. Mais je vais être paresseux et je vais repousser ça jusqu'à plus tard cette semaine en déplaçant ça à « Filtre nécessaire ». Maintenant, je suis juste aux cinq e-mails que
je dois voir en ce moment au milieu de ma journée. Ce processus de lecture de ma boîte de réception est quelque chose que je fais tout au long de la journée. Je peux regarder mon e-mail pendant quelques minutes sur mon téléphone, entre
les réunions, je pourrais ouvrir mon ordinateur pendant 10 minutes juste avant le déjeuner. Mais vous devez avoir une ou deux fois par jour qui sont toujours vos moments de messagerie dédiés. C' est à ce moment que vous allez prendre le temps de lire et de répondre à ce qui nécessite votre attention et peut-être regarder dans certaines des boîtes de réception alternatives que nous avons configurées. Par exemple, si j'ai remarqué plus tôt dans la journée que j'ai une demande d'entrevue, c'est à la fin de la journée que je vais
lire ce message et décider de répondre oui ou non. Cette heure de messagerie ciblée chaque fois que cela se produit est également lorsque vous allez regarder dans vos boîtes de réception alternatives. Donc, par exemple, je vais regarder dans mes CC et voir s'il y a des messages. Oui, j'ai été copié sur quelques messages. Maintenant, je dois décider quoi faire avec ça juste comme je l'ai fait dans ma boîte de réception. Vous voudrez peut-être vider vos CC et vider vos boîtes de réception alternatives, mais vos autres dossiers existent afin que vous puissiez conserver le courrier pour toujours sans vous inquiéter. Personnellement, je ne suis pas quelqu'un qui est religieux à propos de supprimer tous mes e-mails, avec la recherche, il est toujours facile de trouver les choses dont j'ai besoin, le Cloud ne manque pas de place, ni mon compte Gmail et donc, je trouve que c'est plus facile de s'inquiéter de m'assurer que je peux recevoir l'e-mail dont
j'ai besoin que de m'inquiéter de me débarrasser de l'e-mail qui n'est plus pertinent. Il est important de reconnaître que le système que vous configurez n'est pas une œuvre d'art statique. Il s'agit d'un système qui est beaucoup en cours et qui sera toujours en cours. Donc, vous devez réserver un peu de temps tous les trois à six mois pour vérifier si votre système de messagerie fonctionne. Avez-vous besoin d'ajouter de nouvelles étiquettes ou de nouveaux dossiers ? Avez-vous besoin d'ajouter de nouvelles règles de messagerie ? Avez-vous besoin de changer l'heure de la journée lorsque vous regardez vos boîtes de réception alternatives ou peut-être
les consolider pour ne pas avoir autant d'endroits à regarder ? Ce sont les types de questions auxquelles vous ne pouvez vraiment répondre qu'après avoir
essayé les choses pendant quelques mois et assurez-vous juste de réserver du temps. Je recommande vraiment une fois tous les trois à six mois de
vraiment passer quelques heures à peaufiner, peaufiner et à faire fonctionner votre système mieux parce que cette heure ou deux ou trois que vous investissez une fois par trimestre va vous faire économiser des heures chaque semaine. Je vais vous faire une promesse qui, à un moment donné, vous allez manquer un message que vous n'auriez pas dû manquer. C' est bon de se faire attraper,
tu ne regarderas pas tout le courrier pendant deux ou trois jours et quand tu le
feras, tu réaliseras « Oh mon Dieu, je n'ai pas vu ce message. » Vous allez recevoir un appel de quelqu'un qui vous dit : « Comment se fait-il que vous n'ayez pas répondu ? » Lorsque cela se produit, ce n'est pas un si si c'est une victoire, votre meilleur pari est d'être transparent et de s'excuser et de réparer votre filtre tout de suite afin que cela ne se reproduise pas. En fait, vous pourriez même faire savoir à vos collègues et clients que vous travaillez sur un nouveau système de messagerie électronique afin qu'ils pensent vous
indiquer s'ils n'ont pas eu de nouvelles de vous quand ils le souhaitent. Le fait est que vous faites des erreurs
occasionnelles comme ça ne signifie pas que le système ne fonctionne pas. Parce que si vous n'avez jamais eu à vous excuser pour avoir manqué un e-mail juste parce que votre e-mail était déjà débordant, eh bien, vous avez probablement passé trop de temps sur le courrier électronique. Le but de ce système est de s'assurer
que vous réduisez ce temps et s'il y a des erreurs qui se sont produites à cause de vos règles, elles se produisent probablement moins fréquemment que les erreurs qui proviennent de la surcharge pure de l'ancienne mode email.
7. Conclusion: Félicitations. Vous avez maintenant fait les premiers pas vers une vie où le courrier électronique fonctionne pour vous au lieu de travailler pour le courrier électronique. Ce n'est pas facile. Nous luttons tous avec le volume de courriels qui vole autour de cette terre tous les jours. Mais, j'espère que vous pouvez voir que l'utilisation de règles ou de filtres conjointement avec un ensemble de boîtes de réception alternatives peut vraiment rendre votre relation à l'e-mail beaucoup plus facile. Au lieu de laisser votre journée être guidée par le volume de choses qui atterrit dans votre boîte de réception, vous pouvez faire en sorte que votre boîte de réception reflète vos priorités, le travail qui vous intéresse, et peut-être même prendre du temps pour un travail qui n'a rien à voir avec le courrier électronique. Qu' est-ce que tu vas faire de tout ce temps ? Tu pourrais prendre un passe-temps,
prendre un cours de Skillshare, mais quoi que tu fasses, s'il te plaît ne m'envoyez pas d'e-mail pour te remercier. J' ai vraiment hâte de voir comment vous personnalisez le système pour le faire fonctionner pour vous,
vous pouvez partager votre classeur dans notre galerie de projets, et j'espère que vous continuerez à vous engager dans ce processus de transformation du courrier électronique dans le système qui vous devez poursuivre vos objectifs professionnels et avoir la vie que vous voulez.
8. Bonus : explication détaillée de la fiche de travail relative à la messagerie électronique: Maintenant, je vais vous montrer la feuille de calcul que vous allez utiliser pour votre projet en classe. Le but de cette feuille de calcul est juste de vous faire réfléchir un peu sur les types d'e-mails que vous voulez voir, types d'e-mails que vous voulez voir immédiatement, et les types d'e-mails que vous n'avez peut-être jamais besoin de voir du tout. Jetons un coup d'oeil à la façon dont la feuille de calcul va vous aider à le faire. Donc, si vous jetez un oeil à la feuille de calcul, vous verrez cinq colonnes. Les quatrième et cinquième colonnes contiendront
les champs De et Objet de 50 exemples d'e-mails que vous allez coller à partir de votre client de messagerie réel. Une fois que vous aurez cette liste d'e-mails, vous allez regarder ces trois colonnes. Le premier est l'endroit où vous prenez vraiment vos décisions : est-ce quelque chose que je dois voir dès qu'il arrive dans ma boîte de réception ? Est-ce quelque chose que j'ai besoin de voir le jour où il arrive dans ma boîte de réception ? Est-ce quelque chose que je veux retenir pour référence, auquel cas, c'est peut-être un jour ? Ou est-ce quelque chose que je n'ai jamais
jamais, jamais envie de recevoir, auquel cas, c'est un jamais. Une fois que vous aurez pris ces décisions, nous allons utiliser la deuxième colonne « Où dois-je que cela atterrit » pour choisir le dossier, vous auriez idéalement l'arrivée de ce courriel. Donc, ce sera un dossier ou une boîte de réception alternative. Ensuite, la colonne C est facultative. Si vous avez des idées sur le filtre ou règle que vous allez configurer pour diriger ce type d'e-mail, vous pouvez noter vos idées dans cette colonne. Donc, ce que vous allez faire est que vous allez entrer dans votre e-mail, et vous allez simplement cliquer et faire défiler vers le bas pour mettre en évidence tous les e-mails dans votre vue initiale, dans Gmail, vous verrez 50 e-mails. Copiez, puis allez dans la feuille de calcul. N' allez pas dans la feuille de calcul principale parce que ce qui se passe lorsque vous collez va être un gâchis total, donc nous avons juste ce petit onglet vide pratique pour vous et coller. Maintenant, vous avez tous vos emails au même endroit. Nous allons supprimer la colonne E, qui est vide, et maintenant nous allons juste prendre ces deux colonnes. Copiez à nouveau, allez dans votre feuille de calcul et collez-le. Maintenant, vous avez 50 courriels
à traiter pendant que vous pensez à la façon dont vous allez gérer chacun d'eux. Laisse-moi te montrer à quoi ça va ressembler. Laisse-moi commencer par le premier. Je peux juste voir en le regardant que c'est fondamentalement un e-mail de spam de quelqu'un qui essaie de me vendre des services d'optimisation des moteurs de recherche. Je ne veux jamais voir ces e-mails dans l'histoire du monde, s'il vous plaît faites-les partir. suivant est un avertissement Gmail que j'avais une connexion à partir d'un ordinateur non autorisé. C' est un de ces emails standard qui semble être quelque chose que je ne veux pas
voir et je n'en ai jamais vu un que je voulais vraiment voir, mais si quelqu'un s'était connecté à un ordinateur dont je ne savais pas qu'il accédait à mon email, Je voudrais vraiment voir ça. Donc, c'est en fait un message ASAP pour moi. C' est quelque chose que je veux voir quand ça arrive,
au cas où quelqu'un aurait piraté mon email. Goldstar, c'est un bon exemple. J' utilise Goldstar pour connaître les offres de billets dans différentes villes. Je n'ai pas vraiment besoin de voir ces e-mails quand ils arrivent, mais si je vais à Seattle pour le week-end, je vais vouloir regarder et voir ce que Goldstar propose. Donc, c'est un que je vais peut-être voir un jour ou peut-être pas. Donc, je vais marquer ça peut-être un jour, et vous pouvez voir que je fais mon chemin dans la liste des e-mails que beaucoup d'entre eux sont des choses que je n'ai pas vraiment besoin de voir du tout ou n'ai pas besoin de voir dans ma boîte de réception. Mais voici un couple que je veux voir. Celle-ci à propos de cette journée portes ouvertes dans une organisation avec laquelle je travaille. Je veux voir que le jour arrive, mais ce
n'est pas un message urgent que je devrai voir dès qu'il arrivera. Donc, c'est un message d'aujourd'hui. Enfin, j'ai ici un message sur un plan de déjeuner, et oui, absolument, je vais vouloir le voir dès qu'il arrivera. Donc, cela vous donne une petite idée de ce que vous allez
faire lorsque vous passez par la première colonne de votre feuille de calcul, classant
simplement les choses en fonction de leur importance. Donc, il y a une relation assez directe entre quand vous voulez voir quelque chose et où vous voulez qu'il atterrisse. Donc, avant de commencer à remplir cette colonne B avec les différents dossiers ou boîtes de réception alternatives, vous allez diriger votre email vers, il sera beaucoup plus facile de fouetter à travers ce processus si vous sélectionnez tous les pour vos différents messages, puis trier la plage par colonne A. Maintenant, vous pouvez voir que vos ASAP sont ensemble, cela signifie
que si c'est quelque chose que vous devez voir le plus tôt possible, il arrive à votre boîte de réception principale. Sur Peut-être Someday va aller dans un dossier de référence. Les Nevers sont toutes les choses que vous voulez soit vous désabonner ou envoyer à un dossier
de désabonnement ou simplement à votre corbeille. En fait, cela pourrait être votre règle, donc nous appellerons ce désabonnement/plantage, et Aujourd'hui, cela signifie qu'il doit aller dans une autre boîte de réception. Donc, je vais vouloir que ça aille dans mon dossier de fin de journée. Maintenant, que je sais où je veux aller mes différents e-mails,
je peux penser à s'il y a des mots clés ou d'autres idées qu'ils ont sur la création de règles qui vont rendre ces e-mails magiquement aller là où je veux qu'ils soient. Je suis juste en train de jeter un oeil ici. Je sais que je reçois des e-mails de gens de Hootsuite, dont je veux avoir des nouvelles, donc je ne veux pas filtrer Hootsuite. Mais je peux voir que je reçois des courriels de Hootsuite et à propos de « Votre rapport », avec l'expression « Votre rapport » dans la ligne d'objet. Donc, je vais juste noter ce modèle ici et ça me donnera quelque chose à faire, du moment venu à l'établissement de ma règle de courrier. Tu n'as pas l'impression d'avoir quelque chose dans chacune de ces cellules ? Jetez un oeil alors que vous faites défiler cette liste de messages que vous avez maintenant décidé de diriger un peu différemment, que vous avez maintenant décidé de diriger un peu différemment,
et remarquez les modèles, notez-les.
9. Davantage de cours de productivité sur Skillshare:
Alexandra Samuel, Tech writer and email conqueror
