Principes de base d’Asana (gestion de projet)

1. Bienvenue: Bonjour. Je m'appelle Nikki Parsons Je suis une responsable du marketing et une passionnée autoproclamée d'Asana. Aujourd'hui, je vais vous montrer les principes fondamentaux Asana est un outil génial et très populaire pour la gestion de projet C'est facile à utiliser, mais au début, tout le monde a besoin d'un peu d' aide pour comprendre fonctionnement et s'habituer à cette nouvelle façon d' organiser son travail. Souvent, lorsque les utilisateurs commencent à utiliser Asana, ils s'y adonnent et apprennent sur le pouce Mais il est utile d'avoir une petite introduction pour vous familiariser plus rapidement et comprendre tout le potentiel de l'outil. Asana n'est pas qu'une simple liste de contrôle. De nombreuses fonctionnalités géniales peuvent vous aider, De nombreuses fonctionnalités géniales peuvent vous aider vous et vos équipes, à être plus productifs et plus cohérents J'ai beaucoup utilisé Sana, pas seulement à titre personnel, mais je l'ai implémenté dans plusieurs des entreprises où j'ai travaillé Je suis donc un grand fan de cet outil. Dans ce cours, nous aborderons les bases d'Asana. Nous allons donc examiner l'interface, comment créer des tâches, comment fixer des délais, comment tout organiser dans les projets Asana Mon objectif est que vous terminiez ce cours en vous sentant très à l'aise avec Asana afin de pouvoir commencer à l' utiliser immédiatement. Ou si vous avez déjà un peu d'expérience avec Asana, vous pouvez choisir quelques conseils et astuces à partager avec vos collègues afin de maximiser votre utilisation de l'outil Dans ce cours, j'aborderai les fonctionnalités de base de Sana, qui signifie que tout ce dont nous parlons dans ce cours est possible sur la version gratuite d'Asana J'espère donc que tu me rejoindras. Commençons par les principes fondamentaux de Sana. OK. 2. Qu'est-ce qu'Asana et pourquoi les équipes l'utilisent-elles: Asana est une plateforme de gestion du travail. Il permet aux équipes de conserver tout leur travail au même endroit, ce qui facilite la collaboration sur les projets et la communication sur l'avancement des travaux. Ces systèmes de gestion du travail, qu'il s'agisse d'Asana, monday.com, de Trello, etc., aident les entreprises à réduire le travail lié au Lorsque vous utilisez Asana efficacement en équipe, vous passez moins de temps sur les e-mails et moins de temps à suivre les informations en interne Les entreprises utilisent Asana pour décomposer leurs objectifs et leurs idées en tâches réalisables et pour communiquer au même endroit Cela permet une meilleure collaboration, une réduction du travail et une plus grande transparence quant à la manière dont les efforts individuels ont contribué à atteindre les objectifs globaux. Supposons que vous utilisiez déjà un certain nombre d'outils dans votre entreprise. Quelle est la place d'Asana ? Vous souhaiterez toujours utiliser vos applications de gestion de documents pour créer, partager et stocker des fichiers, par exemple un lecteur. Vous voudrez toujours avoir une application de messagerie pour les messages rapides et les annonces. Par exemple, MSTams Slack ou e-mail. SAA se situe juste au milieu en tant que plateforme de gestion du travail Il s'agit de créer des plans clairs et de mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs. Vous avez toujours besoin des trois et chaque entreprise les combine à sa manière. 3. Comment l'information est organisée: Les informations sont organisées dans Sana selon un format hiérarchique. En bas, nous avons les sous-tâches. Les sous-tâches décomposent les tâches en tâches plus petites et peuvent être attribuées à différents membres de l'équipe avec des échéances Ensuite, nous avons des tâches. Les tâches Asana représentent les actions individuelles d' un projet Encore une fois, ils doivent être assignés aux membres de l'équipe et être assortis de dates d'échéance. Les jalons d'Asana sont les mêmes que ceux de n'importe quel grand projet Ce sont des points de contrôle qui permettent d'identifier le moment où des activités, des groupes d'activités ou une tâche particulièrement importante ont été achevés Et toutes ces sous-tâches, tâches et étapes sont intégrées aux projets Asana Un projet Asana est le fruit d' un effort coordonné de grande envergure au sein d'une équipe Asana Ils travaillent sur une initiative commune au fil du temps. Vous pouvez éventuellement disposer de portefeuilles, qui sont des ensembles de projets, qui vous permettent de suivre plusieurs projets en un seul endroit. C'est particulièrement utile pour les chefs de projet ou les responsables en général qui peuvent simplement avoir besoin d' une vue d'ensemble de haut niveau d'un groupe de projets. Enfin, tout est lié aux objectifs d'Asana. c'est l' un des points forts d' Pour moi, c'est l' un des points forts d' Asana, car les gens peuvent constater impact de leur travail quotidien sur le succès du département supérieur et même sur les objectifs de l'entreprise J'espère donc que cette hiérarchie vous semble logique, mais pour apporter plus de clarté, je voudrais partager quelques exemples. Supposons que votre objectif principal soit de garantir des webinaires attrayants et engageants Vous obtiendrez certainement des résultats ou des indicateurs clés de performance clés pour atteindre cet objectif, mais c'est ce que l'équipe souhaite atteindre d'une manière générale cette année En tant que responsable de l'équipe chargée des événements, je souhaite être en mesure de suivre l'évolution des différents webinaires que nous avons en préparation L'équipe crée donc un portfolio de tous les projets de webinaires, ce qui me permet de voir facilement leur progression L'un de ces projets est un webinaire à venir intitulé Les meilleures tendances du marketing numérique. Nous commençons maintenant à entrer dans les détails. Quels sont les jalons, les tâches ou les sous-tâches que doit accomplir l' équipe chargée de préparer ce webinaire ? Eh bien, l'une de leurs principales étapes sera la mise en place de la page d'inscription. C'est l'étape clé car cela signifie qu'ils peuvent désormais commencer la phase de promotion, car nous avons un lien avec lequel les participants peuvent s'inscrire. Si nous n'avons pas le lien permettant aux participants de s'inscrire, nous ne pouvons littéralement pas passer à l'étape suivante. C'est pourquoi nous devons en faire une tâche essentielle. C'est pourquoi nous en avons fait une étape importante. Bien entendu, cette page d'inscription a besoin d'autres éléments pour être prête. Il a besoin de la confirmation des orateurs. Il a besoin d'une copie pour inciter les inscriptions et, bien sûr, de quelques graphismes de webinaires accrocheurs Pour obtenir ces graphismes, notre designer doit créer une bannière Zoom et notre responsable de la marque doit l'approuver. Regardons un autre exemple, cette fois sous un angle différent. L'un de nos principaux projets au sein l'équipe de marketing numérique cette année est la mise à jour du site Web de l'entreprise. La première étape de ce projet sera en fait celle où nos développeurs et concepteurs Web, les principaux fournisseurs du projet, seront engagés sous contrat. Notre équipe doit préparer le terrain en effectuant des tâches plus petites, des sous-tâches telles que la rédaction d'un cahier des charges et la recherche de concepteurs et de développeurs potentiels avant de pouvoir réellement contacter des fournisseurs potentiels Plus tard, nous aurons de nombreuses autres tâches telles que l'analyse des fournisseurs, l' examen des offres, la mise en place d'un bon de commande dans le système ou la participation aux achats. Tout cela jusqu'à ce que nous atteignions le cap de la confirmation des fournisseurs. Encore une fois, toutes les sous-tâches, les tâches et les jalons font partie d'une initiative plus vaste, notre site Web d'entreprise, qui est suffisamment importante pour constituer un projet Asana à part entière Maintenant que nous sommes une grande entreprise, nous avons de nombreux projets liés à la gestion Web et au référencement, et pas seulement à cette actualisation continue. Pour nous assurer de conserver une vue d'ensemble de haut niveau, nous avons un portefeuille SAA de tous les projets Web Et en fin de compte, pourquoi actualisons-nous le site Web de l' entreprise ? Quels sont les objectifs que cela nous aide à atteindre ? Eh bien, dans ce cas, l' entreprise le fait pour atteindre une croissance organique annuelle de 30 % des recherches. actualisation du Web est donc directement liée à la réalisation de cet objectif. Dans ce cours, nous allons nous concentrer sur tout ce qui est inclus dans la version gratuite de Sana. Les trois domaines de cette pyramide que nous allons aborder en détail sont les projets, les tâches et les sous-tâches Néanmoins, je pense qu'il est important de comprendre cette hiérarchie complète, car fur et à mesure que vous utilisez Sana, il est plus facile de comprendre comment tout est lié. 4. Comprendre l'interface: Bien que l' interface d'Asana soit facile à utiliser, il est bon d'avoir une vue d'ensemble afin que nous puissions parler le même langage lorsque parlons des différentes fonctionnalités d'Aa La première zone que nous avons sur l'interface est ici sur la gauche, la barre latérale. De là, nous pouvons accéder à notre page d'accueil, à nos tâches, à notre nouvelle boîte de réception, remplacement ou à la réduction du courrier électronique, espérons-le, et aux projets de notre organisation ou de notre espace de travail. En haut, nous avons notre en-tête, qui contient les actions et les vues relatives la tâche de projet particulière ou à la vue actuelle. Au-dessus se trouve la barre supérieure dans laquelle nous pouvons rechercher un certain nombre de choses. Tâches, projets, personnes. Utilisez le bouton omni, nous en reparlerons plus tard, ou modifiez même nos paramètres Si nous cliquons sur une tâche, nous ouvrons le volet de droite. Nous avons le plat principal et le plat droit côte à côte. Au centre de l'écran se trouve le volet principal qui affiche les tâches, les conversations, la progression du calendrier ou les fichiers. Dans ce volet de droite, nous voyons les sous-tâches, les détails d'autres tâches, les commentaires, etc. Nous avons les cinq zones clés de l'interface dont nous parlerons dans ce cours la barre latérale, l'en-tête, la barre supérieure, le volet principal et le volet droit. Ne vous inquiétez pas si vous ne vous souvenez pas des noms pour le moment. Une fois que nous aurons commencé à créer des projets et des tâches, cela viendra naturellement. 5. Choisir un espace de travail partagé ou une organisation: Lorsque vous configurez Asana pour votre équipe, la première chose à faire est de décider si vous allez utiliser un espace de travail partagé ou une organisation Lorsque vous vous inscrivez sur Asana pour la première fois, vous créez un compte Mais un compte est un espace de travail personnel gratuit pour vous par défaut êtes donc le seul à voir les projets et les tâches que vous ajoutez à partir de là. Pour pouvoir interagir les uns avec les autres, partager ces projets et tâches, vous pouvez le faire en partageant votre espace de travail ou en créant une organisation. Alors pourquoi la façon dont nous configurons notre compte est-elle importante ? Eh bien, différentes fonctionnalités sont disponibles en fonction de ce que vous choisissez, et il y a aussi des prix à prendre en compte. Si vous souhaitez simplement partager quelques projets, vous pouvez les configurer dans votre espace de travail personnel et utiliser un compte gratuit. Vous pouvez également conserver un espace de travail uniquement pour vous pour les projets que vous ne partagez peut-être pas avec qui que ce soit. Cela peut être quelque chose comme les courses ménagères ou simplement un moyen de gérer quelques projets indépendants sur lesquels vous travaillez Si vous souhaitez tirer pleinement parti des fonctionnalités de base de Sana et réellement collaborer avec les autres, vous devez travailler dans un espace de travail ou dans une organisation. Si vous êtes une petite équipe, vous devez créer un espace de travail et inviter votre équipe à en devenir membre. Cela signifie qu'ils pourront voir tous les différents projets, tâches et conversations. C'est pratique lorsque vous gérez un compte, car il vous suffit d'ajouter quelqu'un à l'espace de travail pour qu'il ait de la visibilité, vous n'avez donc pas à l'ajouter projet par projet. Voici un exemple des raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir utiliser un espace de travail. Parce que si vous travaillez sur plusieurs projets marketing pour votre entreprise, lancement d'un nouveau site Web, la gestion des réseaux sociaux ou de la refonte de votre marque, et que vous souhaitez que toute l'équipe soit réunie au même endroit avec une visibilité globale Si vous invitez des invités pour des travaux spécifiques sur des projets, mais que vous ne voulez pas qu'ils aient accès à certaines informations ou à certains projets, vous pouvez toujours les avoir en tant que membre à accès limité afin de garder le contrôle de l'espace de travail. Si vous êtes une entreprise de taille moyenne à grande, vous voudrez certainement faire partie d'une organisation. L'un des principaux avantages est que vous pouvez créer des équipes au sein de SATA. Au lieu d'accorder des autorisations individuelles aux projets ou aux espaces de travail, vous permettez à l'ensemble de l'équipe d'y accéder et les équipes peuvent avoir leurs propres projets, leurs propres conversations, leurs propres objectifs de service, et les équipes peuvent avoir leurs propres projets, leurs propres conversations, leurs propres objectifs de service, clairement liés à leur travail. Comment cela fonctionne-t-il en termes de prix ? Eh bien, les espaces de travail pouvant accueillir jusqu'à dix membres par équipe sont gratuits, et par la suite, vous devrez payer pour la mise à niveau. Les premières mises à niveau peuvent être un peu pénibles si vous êtes une petite équipe, car vous passez d' un compte gratuit à un abonnement mensuel par utilisateur, ce qui peut sembler être un grand pas en avant. La bonne nouvelle, c'est que le nombre d' équipes est suffisamment important pour la plupart des petites entreprises et des indépendants Si vous êtes particulièrement sensible aux prix, vous avez le temps de voir à l'avance la valeur que cela apporte. À mon avis, le fait que tout le monde travaille manière plus synchronisée pour atteindre l' objectif est vraiment rentable. Si vous avez des doutes à ce stade quant à ce que vous souhaitez faire, à savoir espace de travail ou l'organisation, je vous recommande de créer un espace de travail. Plus tard, vous pourrez toujours passer à une organisation, et je peux vous montrer comment procéder ultérieurement. 6. Comment mettre en place un espace de travail et une organisation: Dans cette leçon, nous verrons comment configurer un nouvel espace de travail ou une nouvelle organisation et Asana Tout d'abord, nous cliquons sur notre icône de profil, cette petite icône circulaire située à l'extrême droite de la barre supérieure. À partir de là, nous allons cliquer pour créer un nouvel espace de travail. Il suffit de lui donner un nom et éventuellement d' ajouter des membres. Je vais donc simplement appeler cet espace de travail de test afin que nous puissions le différencier. Donc, comme je l'ai dit, vous pouvez ajouter des membres maintenant ou plus tard. Nous choisirons donc de le faire plus tard par souci de simplicité. Il va donc maintenant créer un tout nouvel espace de travail vide. Bien entendu, nous allons ignorer les offres ou les articles que l'entreprise essaie de nous vendre, car nous utilisons la version gratuite d'Asana Et maintenant, nous sommes ici dans notre nouvel espace de travail, et si nous voulons retourner dans l'autre espace de travail. Encore une fois, il suffit de cliquer sur l'icône de notre profil en haut à droite de la barre supérieure, puis de basculer entre les autres espaces de travail dont nous disposons Nous sommes actuellement dans un espace de travail de test. Je voudrais revenir à l'exemple de l'enseignement en ligne, dans lequel nous nous trouvions auparavant. Voici donc un exemple d' enseignement en ligne. Maintenant, pour une raison ou une autre, cela s'ouvre dans un nouvel onglet pour nous, et nous sommes revenus exactement là où nous étions. Si vous souhaitez revenir exactement au même écran que celui sur lequel nous sommes, nous l'avons ouvert. Cela semble probablement familier. Nous sommes de retour dans notre espace de travail d'origine. Eh bien, qu'en est-il des organisations ? Comme nous avons déjà configuré un espace de travail, nous pouvons simplement le convertir en organisation. Encore une fois, nous allons cliquer sur l'icône de notre profil, et nous allons cette fois nous diriger vers la console d'administration. Permettez-moi de revenir à cet espace de travail vide pour montrer comment cela fonctionne. Je vais revenir en arrière pour passer à l' espace de travail de test. Donc, pour le moment, je vais aller dans la console d'administration cette fois. À partir de là, nous allons dans les paramètres, puis nous avons cette option ici. Convertissez-vous en organisation. Vous devez cliquer et ajouter votre adresse e-mail professionnelle à votre compte, et ce n'est qu'alors que vous pourrez réellement convertir ? Car n'oubliez pas qu'une organisation doit être connectée à un domaine de messagerie personnalisé. Une fois que c'est vérifié, vous êtes prêt à partir. Si vous n'avez pas encore de compte Asana, vous pouvez créer un compte Asana directement avec l'adresse e-mail de votre entreprise. Asana créera automatiquement une organisation pour vous si vous êtes le premier membre de votre entreprise à vous inscrire Si, pour une raison ou une autre, il crée un espace de travail pour vous, cela signifie probablement qu' un autre membre de votre entreprise a déjà utilisé Asana par le passé suffit donc de contacter l' assistance d'Asana pour lui demander convertir votre espace de travail en organisation 7. Ajouter un collègue à l'espace de travail: Dans cette leçon, je souhaite vous montrer comment ajouter de nouveaux collègues à l'espace de travail. J'ai ajouté une petite photo de profil ici dans les paramètres, mais nous sommes toujours là dans notre espace de travail de test. Vous avez vu que nous pouvions ajouter de nouveaux collègues directement au moment même où nous avons créé notre espace de travail. Mais il se peut également qu' un collègue vous rejoigne plus tard dans le projet. Souvent, vous les inviterez une fois que tout sera configuré. Allons-y et faisons-le maintenant. Je vais passer le curseur sur mon espace de travail pour les tests en équipe, puis je vais inviter mes coéquipiers Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter son adresse e-mail. Vous devez soit cliquer sur Entrée sur votre clavier, soit cliquer sur le texte surligné en bleu qui apparaît, et vous voyez ici que cet e-mail est officiellement accepté. Vous pouvez ajouter plusieurs e-mails et ajouter plusieurs membres. Si nous avions configuré le projet, vous pourriez alors spécifier les projets auxquels vous souhaitez les ajouter. Mais pour le moment, nous avons un SSA plutôt vide. Nous n'avons aucune tâche à accomplir. Nous n'avons aucun projet. Invitons simplement Andrew dans l'espace de travail lui-même. Je vais aller de l'avant et appuyer sur Envoyer OK. Alors, comment procède Andrew à partir de là ? À quoi cela va-t-il ressembler pour lui ? Eh bien, si je lis son e-mail, il va recevoir quelque chose qui ressemble un peu à ceci, qui l'invite à rejoindre notre espace de travail. Il doit aller de l'avant et accepter l'invitation. Il devra ensuite créer un compte Asana s'il n'en a pas déjà un pour pouvoir rejoindre l'espace Disons ceci : Andrew va continuer à utiliser son compte Google pour créer un compte Asana Oui, il souhaite créer un compte Asana, il est d'accord sur tout En omettant tout ça. Il va se rendre dans notre espace de travail de test. C'est celui que nous venons de créer. Il ne veut pas créer son propre espace de travail personnel. Je veux dire, il le peut. Il peut créer son propre espace de travail et ensuite faire partie du nôtre. Mais personnellement, je pense que c'est plus facile s'il se rend directement dans notre espace de travail. C'est un peu déroutant car cela s'appelle espace de travail de test. Mais oublions toutes les options et finalement, il est là. SC est maintenant sur Asana, et c'est la maison d'Andrew maintenant. Bonjour, Andrew Vous pouvez constater que cet espace de travail compte désormais plusieurs membres. Ici, nous avons Nikki et Andrew. Chaque fois que vous créez un compte***, il comporte toujours ces petites tâches de démarrage et d'autres choses de ce genre, juste pour vous donner de quoi jouer. C'est également un point à garder à l'esprit si vous invitez des collègues qui ne familiers au point de voir un écran comme celui-ci, et il serait probablement intéressant qu' ils se débarrassent de ces tâches de test en cours de route. Ils ne sont pas confus. 8. Premières impressions : page d'accueil, mes tâches et boîte de réception: Dans cette conférence, nous allons examiner en détail trois premières options de la barre latérale , à savoir la page d'accueil, mes tâches et notre boîte de réception Tout d'abord, comme je vais suivre ce cours allers-retours entre le point vue d'Andrew et celui que j'ai, je vais également lui ajouter une photo de profil, et cette fois, je vais vous montrer comment procéder. Nous sommes ici pour les paramètres, et nous voulons juste procéder au téléchargement. Photo pour lui. Je trouve cette touche vraiment agréable lorsque vous avez une plus grande équipe. Sinon, vous ne voyez que les initiales de tout le monde, et c'est un peu impersonnel Il est également parfois difficile de savoir si les gens ont les mêmes initiales, donc c'est toujours agréable d'avoir une petite photo Je vais également me débarrasser de toutes ces tâches de départ ici, juste pour que nous n' ayons pas tout ça. Cliquez ici sur le mauvais élément. Toutes ces choses ne font que nous distraire. En gros, nous allons supprimer tout ce widget. OK. Ici, sur la page d'accueil, nous avons nos tâches, nos projets et les personnes avec lesquelles nous collaborons. Il y a plusieurs options différentes ici. Vous pouvez voir, bien sûr, vos tâches à venir et celles qui sont en retard, et vous avez terminé Nous n'avons donc que ces trois tâches de test dont nous nous sommes débarrassés auparavant. Nous n'avons aucun projet pour le moment. Vous les verrez également ici si nous avions des projets. Les gars, il n'y a que moi, Andrew et moi en ce moment dans cet espace de travail. Est-ce que mes tâches sont les miennes ? Encore une fois, nous n'avons aucune tâche à filtrer, mais elles seront automatiquement placées dans ces quatre sections par défaut. Donc récemment assigné pour aujourd'hui, pour la semaine prochaine et pour plus tard. Je vous montrerai plus tard dans le cours comment créer vous-même des sections. Et si vous voulez filtrer les tâches une fois que vous avez certaines tâches ici, c'est un peu comme dans Excel, vous suffit de cliquer. Sur l'en-tête de colonne, puis il filtrera les éléments que vous voyez ici. Vous avez également la possibilité regrouper les tâches en fonction de leur date de création et de leur origine, et vous pouvez également les trier. Il y a beaucoup d' options ici et vous pouvez le personnaliser comme vous le souhaitez. Ensuite, nous avons notre boîte de réception, et vous remarquez qu'il y avait ce petit point jaune juste là qui a disparu lorsque j'ai cliqué dessus, et ce petit point nous indique que nous avons des messages dans notre boîte de réception Asana Nous avons donc des messages parce que nous avons été invités dans cette équipe. Donc, évidemment, il s'agit simplement de nous faire savoir, voici quelques projets auxquels vous pourriez être intéressé à participer, mais je ne pense pas que cela puisse nous apporter quoi que ce soit pour le moment, car il n'y en a aucun. Mais si je reviens à mon affichage Asana, j'aurai également un message dans ma boîte de réception Vous voyez, encore une fois, j'ai ce petit point jaune ici qui va disparaître dès que je clique dessus. Et cela me permettra certainement de savoir qu' Andrew a accepté mon invitation à nous rejoindre. C'est toujours ce qui se passe. Chaque fois que vous invitez quelqu'un dans votre espace de travail, lorsqu'il accepte finalement, vous recevez cette notification indiquant qu'il a accepté votre invitation. Et vous pouvez vérifier le statut des personnes que vous avez invitées dans votre espace de travail en accédant à votre console d'administration. À partir de là, ils deviendront un onglet pour les membres. Ici, vous voyez que cette personne est membre et membre. S'il avait reçu l'invitation, mais qu'il ne l'avait pas encore acceptée, cela indiquerait quelque chose comme une invitation en attente. C'est exactement une invitation en attente. C'est ainsi que vous pouvez suivre la façon dont ils ont rejoint votre espace Peut-être que vous avez oublié quelque chose et que vous attendez moment où quelqu'un se connecte et rejoint l'équipe. Je vais maintenant créer rapidement un projet et y ajouter quelques tâches Nous avons donc quelques points à aborder dans cette conférence. Ne vous inquiétez pas de savoir comment procéder maintenant. Nous reviendrons sur ce point plus tard. C'est bon. Maintenant, si nous retournons chez nous, nous allons voir certaines de ces tâches commencer à s'y remplir Je suis donc ici à Mysana et je vais chez moi. Maintenant, je commence à voir quelques tâches à venir, et je peux voir qu'elles font partie de ce projet, le développement de nouveaux produits. Si je vais dans mes tâches, je vois la liste complète et je peux voir qu'elles se trouvent ici dans la section récemment assignée. Si la date commençait à se rapprocher, elle passerait automatiquement dans la section correspondante de D aujourd'hui, prévue pour la semaine prochaine, ou plus tard. Si vous créez une tâche à partir de cet écran des tâches M, elle vous sera automatiquement réservée. C'est pourquoi je l'ai dit maintenant en tant que projet afin pouvoir également attribuer certaines choses à Andrew. Passons à Asana d'Andrew pour voir ce qu'il voit actuellement chez lui et ses tâches à accomplir Rentrons donc dans la maison. Ici, il a quatre tâches à accomplir. Il les a également récemment assignés, et vous voyez qu'il a ce petit point bleu à côté. C'est unique. Vous ne l'avez pas vu sur mon profil car c' est moi qui ai créé la tâche. Alors que c'est pour Andrew, c'est juste une petite notification supplémentaire pour lui dire que quelqu'un a fait quelque chose pour lui. Peut-être que s'il est allé sur son Asana ce matin, il a déjà jeté un coup d' œil rapide à ce qu'il y avait dedans, puis il revient dans l'après-midi et dit  : « Oh, il y a un petit point bleu sur celui-ci Celui-ci a été attribué très récemment. Et encore une fois, il a quelques notifications ici dans sa boîte de réception parce qu'il a un autre point jaune, alors allons-y et lisons-le. Et nous voyons ici qu'il lui envoyait une petite notification à chaque fois que je créais une tâche pour lui. Allons-y et nettoyons un peu tout ça. Allons-y et lisons ces notifications. Vous voyez, lorsque je passe le curseur sur une notification, ces trois petites cases supplémentaires apparaissent Tout d'abord, je peux continuer et archiver la notification. C'est essentiellement le marquer en rouge. Vous voyez aussi ici, j'ai deux options. J'ai l'activité et les archives. Pour le moment, il n'y a rien dans mes archives. Tout est présent dans l'activité. Mais disons que j'ai lu ça, je vois. Nikki m'a assigné une nouvelle tâche pour lancer et recueillir des commentaires. J'ai tout le temps. J'ai jusqu'au mois d'août. Je vais procéder à l' archivage de cette notification. Cela l'enlève et le place ici dans les archives. Si vous archivez quelque chose par erreur, il vous suffit d'aller ici et de cliquer littéralement sur le contraire. Replacez-le dans la boîte de réception. Cela va le renvoyer ici dans votre boîte de réception et vous avez de nouveau vu la petite notification jaune. Archivons-en quelques-unes. OK. Que pouvons-nous faire d'autre ? Nous pouvons ajouter une tâche à nos favoris Cela peut être utile si vous souhaitez y revenir ultérieurement. Vous pouvez également créer une tâche de suivi ou la laisser comme non lue afin de pouvoir y revenir plus tard Par exemple, si je voulais créer une tâche de suivi, c'est très pratique, car au lieu d'avoir à me lancer dans le projet, trouver la tâche et à l' intégrer dans les sous-tâches comme vous allez découvrir comment le faire plus tard, nous pouvons simplement y les sous-tâches comme vous allez découvrir comment le faire plus tard, aller directement, je dois commander et tester des échantillons. Je souhaite rapidement créer une tâche de suivi à ce sujet afin de ne pas oublier de commencer à m'y intéresser deux semaines avant la date limite. Mais le plus souvent, vous allez archiver directement toutes ces notifications Allons-y et faisons-le maintenant. Maintenant, nous avons une boîte de réception zéro bien nettoyée. Encore une fois, si vous devez revenir en arrière, ne vous inquiétez pas, retournez simplement aux archives. Si vous remarquez que vous recevez de nombreuses notifications, peut-être à cause d' une tâche en particulier et que cela ne vous intéresse pas vraiment, vous constaterez que cela obstrue votre boîte de réception Ensuite, vous pouvez toujours ne plus suivre cette tâche, et je vous montrerai comment procéder dans une prochaine vidéo 9. Comment ajouter rapidement une tâche: Dans cette conférence, je vais vous montrer à quel point il est facile de créer une tâche de base. Je suis de retour dans mon espace de travail de test, et le moyen le plus rapide de créer une tâche est de monter la barre supérieure et cliquer sur ce bouton appelé bouton omni Je vais choisir Create, puis je vais choisir une tâche. Et maintenant, vous allez avoir accès à une pléthore d'options et toutes sortes de choses que vous pouvez ajouter à cette tâche pour lui donner un excellent contexte Mais dans sa forme la plus simple, il suffit de donner un nom à une tâche et s' assurer qu' un propriétaire lui a été attribué. Très vite, faisons-le maintenant. Pour m'attribuer une tâche, montrez comment en ajouter rapidement une. Elle m'est attribuée par défaut en tant que propriétaire, car lorsque vous créez une tâche de cette manière, c'est ainsi qu'elle fonctionnera, et je vous montrerai dans la prochaine conférence, si vous souhaitez réattribuer la propriété ou simplement supprimer le propriétaire, comment procéder Je ne vais l'ajouter à aucun projet. Je ne vais pas ajouter de description. Nous verrons cela plus tard. C'est vraiment le moyen le plus rapide d'ajouter une tâche très simple et rapide. Donnez-lui simplement un nom et assurez-vous qu'il y a un propriétaire, en gros. Cela devrait être le cas par défaut, mais si ce n'est pas le cas, si vous créez d'une manière différente, donnez-lui un propriétaire. Je vais donc appuyer sur Créer une tâche. Cela me confirme simplement qu'il accomplit cette tâche. Vous pouvez également le voir ici dans mon prochain article. Mais jetons un coup d'œil à mes tâches pour voir comment cela se passe. Maintenant, dans la section récemment attribuée, nous avons cette tâche ici, montre comment exécuter rapidement une tâche. Si je veux examiner tous les détails de cette tâche, je clique quelque part sur la ligne de la tâche, pas sur le texte parce que c'est ainsi que je modifierais le texte et le nom de la tâche, mais en fait, il suffit de cliquer dessus et de cliquer à nouveau, quelque part ici sur cette ligne, ouvrir le volet droit. Ici, nous avons toutes les informations concernant cette tâche. Bien sûr, nous avons le nom de notre tâche que nous avons écrit auparavant. Nous sommes le cessionnaire, mais nous n'avons pas de date d'échéance Cette tâche ne fait partie d' aucun projet. Il n'y a aucune description. Comme elle ne figure dans aucun projet, cette tâche est privée pour nous. Aucun de nos collègues de l'espace de travail ne le voit parce qu' il n'est pas public et même aucun de nos collègues travaillant sur un projet en particulier avec nous peut le voir car il ne figure dans aucun projet pour le moment. nous allons donc examiner Au cours des prochaines conférences, nous allons donc examiner toutes les options et la manière d' attribuer la propriété, les dates d' échéance, etc. Allons-y maintenant. 10. Assigner des propriétaires de tâches: utiliser Asana de manière efficace, il est essentiel de s' assurer que chaque tâche est bien maîtrisée et que la date limite de réalisation des tâches est fixée. Si vous souhaitez gérer correctement votre équipe, voir sur quoi elle travaille, avoir une idée précise et globale de ce qui se passe, vous devez attribuer la responsabilité et fixer des délais. Commençons par la propriété des tâches. Vous pouvez simplement ajouter un propriétaire au moment où vous ajoutez rapidement une tâche à l'aide du bouton omni Nous l'avons vu lors de la dernière conférence où nous avons été ajoutés en tant que propriétaires par défaut de la tâche. Mais créons une autre tâche et voyons comment cela fonctionnerait si nous voulions attribuer à quelqu'un d'autre. Cette fois, disons, finalisons les notes et attribuons plutôt cette tâche à Andrew Ce que je vais faire, c'est cliquer sur mon nom ici sur mon nom ici sur la tâche. Je vais aller chercher Andrew. Et ce que vous devez faire, c'est cliquer sur leur nom pour confirmer qu'ils sont bien le nouveau propriétaire de la tâche. C'est une erreur courante que je vois gens faire en tapant simplement le nom puis en cliquant ailleurs, par exemple, si je clique ici dans la description, et cela ne change pas le propriétaire. J'en suis toujours le propriétaire. Vous devez en fait cliquer sur Andrew et maintenant vous voyez sa petite photo ci-jointe et il est confirmé qu'il serait le propriétaire de cette tâche. La tâche a finalisé les notes de cours, qui sont attribuées à Andrew, et allons de l'avant et créons cette tâche. Si je passe au profil d' Andrew, passons à ses tâches, et il voit cette nouvelle tâche arriver, finaliser les notes de cours OK. Revenons à mon Asana Passons à l' exemple de projet. J'avais organisé quelques conférences il y a quelques temps. Je vais vous montrer un autre moyen changer le propriétaire d'une tâche. Nous avons examiné comment créer une toute nouvelle tâche et en attribuer les propriétaires. Mais qu'en est-il des tâches existantes ? Comment changeriez-vous de propriétaire ? Je suis ici dans le cadre d'un de mes projets. Je vais vous montrer comment attribuer dates d' échéance lors de la prochaine conférence, mais disons que je souhaite changer de propriétaire ici. Je souhaite plutôt attribuer cette tâche aux besoins du client à Andrew. Le processus est exactement le même. Je clique simplement sur le nom. Je vais chercher Andrew. Vous le voyez toujours apparaître comme l'un de mes collaborateurs fréquents Je vais m' assurer de cliquer sur son nom, et maintenant cette tâche lui est assignée. La troisième méthode consiste en fait à entrer dans le détail de la tâche. Faisons-le pour le concours de recherche. Si je clique ici sur le détail de la tâche, je peux continuer, cliquer à nouveau ici et maintenant l' attribuer à Andrew. Une autre chose que vous remarquerez peut-être dans cette vue, qui est très utile, est le bouton attribué à plusieurs personnes. C'est très utile si deux personnes doivent effectuer la même tâche. Par exemple, supposons que vous avez deux nouveaux employés dans votre entreprise et qu'ils doivent tous deux terminer le processus d'intégration, qui consiste à suivre une formation Maintenant, lorsque nous définissons nos tâches et éventuellement nos sous-tâches, nous voulons assigner à ces deux nouveaux employés la tâche de terminer le processus d'intégration Il est possible de simplement dupliquer une tâche et nous y reviendrons plus tard. Mais la duplication à elle seule n'est pas idéale car vous devez à nouveau changer de propriétaire. Pour éviter ces tracas, il est beaucoup plus facile de simplement configurer une tâche, puis de l'attribuer à plusieurs personnes Cela simplifie le processus pour vous. Voyons donc maintenant comment cela fonctionnerait avec cette tâche. Disons qu'Andrew et moi devons peut-être faire des recherches sur la concurrence. Donc, ce que je vais faire, c'est cliquer sur mon nom. Maintenant, je vais attribuer cette option à plusieurs personnes. Je veux aller de l'avant et confier cela à Andrew et à moi. Maintenant, je vais appuyer sur un panneau. Vous voyez que cette nouvelle tâche est apparue ici maintenant J'ai créé cette tâche à partir de ce projet, elle a donc automatiquement ajouté l'autre tâche à ce projet. Vous voyez, vous avez un concours de recherche pour Nikki et nous avons un concours de recherche pour Andrew Cette tâche nous est assignée à tous les deux. 11. Fixer des dates d'échéance: Passons maintenant aux échéances. La définition d'une date d'échéance peut simplement être une date précise du calendrier. Créons à nouveau une nouvelle tâche à partir du bouton Omni. Cette tâche peut être ce que nous disions tout à l'heure, processus d'intégration complet Assignons cela à Andrew. Et quand devrait-il terminer cette tâche ? C'est cette petite icône de calendrier ici. Disons qu'il doit terminer cela d' ici la fin de la semaine. Maintenant, je vais appuyer sur Créer une tâche, et voyons comment cela se présente pour lui. Encore une fois, il a sa nouvelle tâche, terminer le processus d'intégration, et il s' attend à ce que cela soit dû vendredi Si vous souhaitez modifier la date d'échéance, disons que le vendredi ne fonctionne pas pour Andrew, vous suffit de cliquer sur cette date d' échéance et de la modifier. Supposons qu'il veuille le faire d'ici la fin de la semaine prochaine au lieu de cette semaine. Et cela mettra automatiquement à jour cette date d'échéance. Cela peut se produire si vous avez été retardé dans l' exécution d'une tâche ou si vos priorités changent. Peut-être que vous déplacez une tâche vers le backlog ou que vous travaillez plutôt sur une autre tâche plus urgente. Cela arrive. Maintenant, que se passe-t-il si vous avez une tâche à accomplir dans un délai précis ? Peut-être, par exemple, vous concevez un dépliant et vous devez envoyer le dessin à l'imprimante à un moment précis Vous avez une date limite stricte pour obtenir ces dépliants pour tout ce dont vous avez besoin. Comment fixeriez-vous une date limite pour ce temps ? Eh bien, encore une fois, il suffit de cliquer sur la date d'échéance de la tâche pour ouvrir ce petit calendrier, et vous verrez cette petite icône en forme d' horloge ici. Allons-y, cliquons dessus, et supposons que cela soit dû avant et supposons que cela soit dû 17 h 00 en fin de jour ouvrable le vendredi Je ne sais pas pourquoi nous avons besoin d'une date limite aussi stricte pour la formation initiale, mais faites appel à votre imagination Et c'est enregistré, je vais juste cliquer dessus. Maintenant, c'est le 8 mars à 17 heures qui est enregistré. mesure que cette tâche approche, cela apparaîtra également dans la colonne, ce qui est vraiment intéressant lorsque vous essayez d' organiser votre journée, par quoi avez-vous besoin pour commencer ? Quoi de plus urgent. Si je clique à nouveau sur la tâche, OK. Nous le verrons également ici. D le 8 mars à 17 h. Enfin, que se passe-t-il si vous avez une tâche récurrente quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ? Par exemple, vous avez peut-être un rapport mensuel que vous devez terminer le dernier jour de chaque mois. Eh bien, prenons cet exemple et celui-là, je vais m'en occuper moi-même. Revenons à Mana. Cette fois, je pense que je vais le créer à partir de mes tâches, car celles-ci seront privées pour moi Je vais donc ajouter une tâche. Je vais aller de l'avant et dire de créer un rapport mensuel. Je dois dire que cela est dû le dernier jour de chaque mois. Mais je viendrai ici après avoir sélectionné le dernier jour du mois suivant pour que cela se reproduise. Ainsi, une fois que nous avons marqué la tâche comme terminée, elle s' affichera automatiquement à nouveau avec la date d'échéance future à l' intervalle de temps que nous avons sélectionné. Voyons comment nous voulons que cela se répète. Les options que nous avons sont hebdomadaires, mensuelles, annuelles, nous pouvons également en avoir une personnalisée. Dans ce cas, nous voulons que cela se répète tous les mois, et nous voulons que cela se répète le dernier jour du mois. C'est ça. Cliquez simplement dessus, et cela se répète maintenant. Une fois que j'aurai marqué que cette tâche est terminée, elle s'affichera à nouveau indiquer qu'elle est due le dernier jour de mars. Allons-y et marquons cette tâche comme terminée en cochant ici ou en cochant Vous voyez que automatiquement, cela a rempli une nouvelle tâche, créez un rapport mensuel dû le 31 mars. Il a enregistré que j'avais terminé l'autre tâche, et il a automatiquement dupliqué cette tâche de ma tâche précédente définir à la date que j'ai décidée Je peux cliquer ici et en fait, cela m'amènera à l'ancienne tâche terminée où j'ai configuré la configuration. 12. Ajouter une description de tâche: Enfin, nous avons parlé de la propriété des tâches et des dates d'échéance. Et ici ? Eh bien, voici la boîte de description de la tâche. Il s'agit simplement d'un champ ouvert dans lequel vous pouvez taper les notes que vous souhaitez concernant la tâche. Lorsque vous cliquez sur ce champ, toutes ces options de mise en forme apparaissent. Je vous recommande vivement de les utiliser lorsque vous rédigez le contexte d'une tâche pour votre équipe. Si vous utilisez des puces ou vous mettez des informations importantes en gras, cela aidera votre équipe à assimiler ce qu'elle doit faire au lieu simplement écrire un long paragraphe Je vois aussi souvent des gens écrire dans l'espace comme s'ils formulaient un e-mail, mais vous n'avez pas besoin d' écrire un long e-mail Il vous suffit de donner suffisamment de contexte à la tâche, lien vers les ressources dont une personne pourrait avoir besoin et d'indiquer clairement ce qu'elle doit faire dans les délais. Donnons donc à Andrew le contexte de cette formation d'intégration Revenons à la tâche de formation d'intégration, et je vais faire une recherche sur cette tâche cette fois-ci afin de vous montrer comment cela fonctionne Si je fais une recherche sur l'intégration ici, je trouverai toutes les tâches, tous les projets ou même les personnes pertinents si quelqu'un a le mot onboarding dans son nom Il va les montrer ici. Passons au processus d'intégration. Cela nous a amené au profil d' Andrew. Nous sommes toujours dans notre espace de travail, mais nous pouvons voir ce qu'il y a l'assiette d' Andrew, ce qui est très utile. Cette tâche du processus d'intégration a été ouverte automatiquement, celle-ci devant être exécutée dans deux semaines à la fin de la journée Donnons à Andrew un petit aperçu de ce qu'est ce processus d'intégration ou peut-être une meilleure formation d'intégration Cette formation d'intégration vous prendra donc environ 2 heures. La formation comprend trois vidéos . Veuillez prévoir votre temps en conséquence. Envoyez-lui comment vous pouvez trouver les vidéos ici dans un Drive. Lions cela pour utiliser notre joli formatage. Envoyons-le à Google pour aujourd'hui. OK. Et que pourrions-nous lui donner d'autre comme toile de fond ? Trois vidéos dans la formation, vous pouvez les trouver ici et il y a un quiz, un quiz. Tu dois terminer. Cela peut être un peu délicat. Faites donc particulièrement attention au rouge ou à la vidéo 2. Ici, je vais le souligner pour qu'il voie vraiment et qu'il y prête attention. Je pense que tu as compris la photo ici. Donnez simplement à la personne le plus de contexte possible sur la tâche. Une bonne pratique consiste en fait à ajouter beaucoup de détails aux tâches que vous créez. Cela est très utile si vous êtes dans une situation, par exemple si un membre de l'équipe est malade, car il est facile pour un responsable ou ses pairs y jeter un coup d'œil pour voir s'il y a quelque chose d' urgent réaffecter ou si les tâches peuvent attendre le retour de la personne De même, si vous avez une équipe de concepteurs et que l'un d'entre eux est vraiment surchargé, vous pouvez facilement passer d'une tâche à l'autre, afin de pouvoir la réaffecter à qui vous voulez Je me l'attribue juste pour avoir un exemple de la rapidité avec laquelle c'est rapide Cela aide vraiment, car s' ils disposent de toutes les informations de base, du contexte d'une tâche, vous pouvez facilement équilibrer charge de travail d' une équipe au fil de la journée ou de la semaine. Même si vous pensez qu'une seule personne est susceptible de terminer la tâche, il est utile d'ajouter un peu de contexte dans de telles situations. Même dans d'autres situations, par exemple, lorsque vous devez répéter une tâche et que vous ne vous souvenez pas comment vous l'avez faite parce que c'était il y a deux ans ou si longtemps, il est très utile de pouvoir rechercher une ancienne tâche et de dupliquer une ancienne tâche si vous disposez tout le contexte et des liens vers les ressources qu'elle contient. Je vous recommande donc vraiment de prendre le temps de mettre un petit détail de la tâche dans la description de la tâche. Lorsque vous travaillez en équipe, sachez que toute personne ayant accès au projet dans lequel se trouve la tâche peut venir ici et mettre à jour la description. Même si j'ai créé cette tâche, Andrew peut venir ici et modifier cette description. Il peut le modifier de la même manière que moi. Soyez donc conscient de cela et soyez également conscient de la visibilité de votre tâche car Andrew et moi pouvons actuellement la consulter, car nous l'avons attribuée dans les deux consulter, car nous l'avons attribuée sens à différentes personnes en tant que propriétaires Mais cela ne figure dans aucun projet. Il n'est actuellement pas visible pour l'organisation. Si c'était le cas et que quelqu'un d'autre participait au projet, il serait également en mesure de voir cette tâche et de la mettre à jour. Vous devez donc être conscient que les utilisateurs peuvent parfois modifier votre tâche. Vous pouvez toujours voir si d'autres choses se sont produites dans le cadre de cette tâche, qui a fait quoi. Vous avez donc un historique si quelque chose se passe mal. OK. C'est différent avec les commentaires ci-dessous, car vous êtes le seul à pouvoir modifier vos propres commentaires, tandis que la description peut être modifiée par tout le monde. Si je devais écrire un commentaire maintenant ou un exemple de commentaire, je vais cliquer sur un commentaire ici, et je retournerais à AndrewSaa, allez dans sa boîte Il voit mon commentaire, mais il ne peut pas le modifier. Il ne peut aimer et faire que quelques autres choses. Est-ce que je pouvais réellement entrer dans mon commentaire, le modifier et changer ce que je disais ? 13. Ajouter des pièces jointes et revoir l'historique des tâches: Il est temps de passer en revue étape par étape les différentes options d'attribution d'une tâche. Cela vous aidera à avoir une meilleure vue d'ensemble de ce que vous pouvez faire avec la tâche, au-delà de la simple désignation d'un propriétaire, une date limite et d' une description de la tâche Vous pouvez ensuite réfléchir à la meilleure façon de configurer les projets, les tâches et les sous-tâches pour votre équipe. Comprendre les options proposées par Asana vous permettra gagner du temps et d'organiser votre espace de travail de manière plus organisée Je suis de nouveau dans mon espace de travail de test, et je vais accéder à mes tâches et ouvrir cette tâche complète de formation d'intégration dont je vois toutes les informations ici dans le volet de droite. Tout d'abord, ici, dans le volet de droite, nous avons le bouton Marquer comme terminé. C'est assez explicite. Vous m'avez déjà vu l'utiliser dans ce cours. Nous cliquons dessus lorsque la tâche est terminée, et nous pouvons la marquer ici dans le volet de droite ou ici à côté du nom de la tâche dans le volet principal. Si vous marquez accidentellement une tâche comme terminée, ne paniquez pas, car vous pouvez non seulement la décocher, mais vous pouvez également toujours rechercher les tâches passées dans la barre supérieure Au moment où vous le faites, si vous terminez votre tâche depuis le volet principal, vous aurez même cette petite notification d'annulation que vous pourrez cocher rapidement. Allons-y et examinons ces deux options maintenant. Supposons que je marque cette tâche comme terminée. Il est écrit que vous avez marqué que c'est terminé et avant que cela ne disparaisse, je vais appuyer sur Annuler, cela me le ramènera ici Allons-y et appuyons sur Marquer comme terminé dans le volet droit. OK. Vous remarquerez que vous n' avez pas reçu la petite notification indue, mais ne vous inquiétez pas si j'ai déjà terminé cette tâche, ce qui, disons, c'est le cas. Où puis-je trouver cette tâche ? Eh bien, je peux évidemment défiltrer pour voir tout ce qui se trouve actuellement dans ma liste Vous voyez également beaucoup d'autres tâches ici, et je pourrais les décocher à partir de là, puis elles réapparaîtront Mais disons que je remets ce filtre standard et que je ne le vois pas. Je peux effectuer une recherche ici dans la barre supérieure et la recherche complète de la formation d'intégration Je vois que cette tâche est terminée. Allez-y, cliquez dessus et cela nous ramènera à la tâche . Il nous suffit de cliquer ici que la case soit terminée Ici, nous verrons l'historique de ce que nous avons fait. Nous pouvons donc voir que je viens marquer cette tâche comme terminée et plus tard, je l' ai marquée comme incomplète. C'est donc très utile si vous voyez que quelqu'un a coché quelque chose comme terminé par accident ou qu'il n'a pas entièrement compris la description de la tâche, et peut-être que vous arrivez et que vous approuvez son travail, et que vous devez en fait vérifier qu'il n'est pas terminé et lui demander de faire un peu plus de ce en quoi consiste la tâche Passons maintenant à la liste des autres options disponibles ici dans le volet de droite. Tout d'abord, nous pouvons simplement aimer une tâche. Cette fonction est sympa mais elle est rarement utilisée. En tant que manager, je donnerais un « J'aime si une tâche que je suivais était terminée, et je voyais cela de nombreuses fois dans ma boîte de réception AAA et je pouvais l'aimer à partir de là. Mais le plus souvent, j'utilisais la fonction d' appréciation, que nous montrerons dans une vidéo ultérieure. Vous pouvez également aimer une tâche, peu comme un coup de pouce levé sur un message, comme une tâche reçue, ou simplement si vous êtes enthousiaste, la tâche en est enfin priorisée, car vous voyez peut-être que la date d'échéance est maintenant avancée et vous êtes vraiment enthousiaste à l'idée de le faire et vous êtes vraiment enthousiaste à Vous pouvez aimer cette tâche et plusieurs personnes peuvent l'aimer. Vous pouvez également le voir ici depuis l'épingle principale. Cette notification similaire apparaîtra également dans la boîte de réception Asana de tous les collaborateurs chargés de la tâche beaucoup plus utile, c'est que nous pouvons ajouter des pièces jointes à une tâche. Vous pouvez ajouter un fichier depuis votre ordinateur, Dropbox, Google Drive ou d'autres plateformes de stockage de fichiers similaires, dont beaucoup sont intégrées à la SNA Si je voulais continuer et télécharger ce document Word maintenant, vous le verriez se télécharger Maintenant qu'il est téléchargé, si je clique ici, je peux le supprimer s'il s'agit, par exemple, d'un accident. C'est donc une autre façon de joindre des documents. Si je ne voulais pas juste venir ici je peux glisser-déposer. Permettez-moi donc d'ouvrir mon outil de recherche ici, puis je vais le faire glisser, et vous verrez comment j'ai maintenant ce genre de surlignage de la tâche. De plus, si je le voulais, je pourrais le mettre ici dans la description, mais il va au même endroit dans cette tâche. Alors allons-y et abandonnons ça. Et encore une fois, nous le voyons se télécharger. Une fois que vous avez ajouté une pièce jointe, elle apparaît à nouveau dans le fil d'activité ci-dessous et je peux voir qui a téléchargé ce document et quand il l'a fait. OK. N'oubliez pas que ce fil d' activités est très utile car si vous ne savez pas qui a créé une tâche ou ce qui se passe avec cette tâche, vous pouvez venir ici et dire : « Hé, Andrew, tu as créé cette tâche, qu'est-ce qui s'y passe, même si dans ce cas, c'est moi qui ai créé cette tâche ». Cela m'arrive certainement souvent lorsque quelqu'un a créé une tâche, mais qu'il n'a peut-être pas fixé de date d'échéance ou qu'il n'a pas clairement rédigé la description. Souvent, je regarde autour de moi et je vois ce genre de tâche peu claire, puis je peux aller voir la personne qui l' a créée et lui demander en quoi consiste cette tâche ou commenter le sujet de cette tâche. Désormais, en termes de pièces jointes, Sauna n' a aucune limite de pièces jointes Vous pouvez donc télécharger autant de fichiers que vous le souhaitez sans qu'ils n'expirent. Il n'y a qu'une limite de 100 mégaoctets par fichier, quel que soit le fichier directement téléchargé Évidemment, pour contourner ce problème, il vous suffit d'utiliser l'un des systèmes de stockage de fichiers comme Dropbox ou de copier-coller un lien ici dans la description de la tâche s' il est hébergé ailleurs. 14. Décomposer le travail avec des sous-tâches: Ensuite, nous rencontrons des sous-tâches. Or, une tâche est souvent composée de plusieurs étapes. Nous devrions ajouter ces étapes en tant que sous-tâches. Vous pouvez cliquer sur ce bouton ici sous la description de la tâche, Ajouter une sous-tâche, ou vous pouvez utiliser le raccourci qu'il nous recommande maintenant En fait, je ne vais mettre en évidence quelques raccourcis dans ce cours, donc c'est certainement un raccourci utile à retenir. Alors allons-y et ajoutons une sous-tâche ici, et vous verrez apparaître cette petite boîte de mise en forme très similaire à celle à laquelle nous sommes habitués dans nos tâches, où nous pouvons écrire un nom de tâche, lui donner une date d'échéance et vous verrez apparaître cette petite boîte de mise en forme très similaire à celle à laquelle nous sommes habitués dans nos tâches, où nous pouvons écrire un nom de tâche, et affecter une personne Allons-y et disons simplement la première sous-tâche pour cette sous-tâche. Je souhaite ajouter d' autres sous-tâches supplémentaires. Bien sûr, je peux appuyer sur une autre sous-tâche d'ajout. Je peux faire l'onglet S, ou si je suis dans l'une des sous-tâches Je suis actuellement ici avec mon scroller. Je peux simplement appuyer sur Entrée sur mon clavier, et cela fera apparaître une autre sous-tâche J'ai maintenant la sous-tâche 1 et la sous-tâche 2. Chaque fois que vous souhaitez supprimer une sous-tâche, c'est pareil. En fait, vous devez vous assurer que vous êtes ici avec votre défileur, puis appuyer sur la touche retour arrière jusqu'à ce qu' Refaisons-le maintenant et revenons simplement à zéro sous-tâche. Prenons un exemple simple. Sortons de cette tâche particulière. Imaginons que nous organisons un atelier d'équipe. Afin de réussir à organiser cette réunion, c'est la tâche principale d'organiser la réunion. Créons-le maintenant à Task, organisons la réunion d'équipe. Nous devons effectuer quelques tâches administratives plus petites, des sous-tâches Je viens de donner un nom à cette nouvelle tâche, et je vais cliquer dessus pour ouvrir le volet de droite. N'oubliez pas qu'il vous est automatiquement attribué en tant que propriétaire ou moi en tant que propriétaire, car nous l'avons créé dans la section mes tâches. Donnons-lui une date d'échéance dans deux semaines. N'oubliez pas que nous avons tous les mêmes options qu'avant, nous venons de créer une tâche différente. Réfléchissons à ce que nous devons faire pour organiser une réunion d'équipe avec succès. abord, nous devons avoir une idée des sujets à aborder dans cet atelier Nous devrons donc préparer un ordre du jour approximatif pour la réunion. Au moins, nous avons une idée du calendrier. Allons-y, appuyons sur l'onglet S et préparons un ordre du jour approximatif. Que devons-nous faire d'autre ? Eh bien, ensuite, nous devons planifier cette réunion. Pour le planifier, nous pourrions avoir besoin de calendriers de chacun et de vérifier s'il existe une salle de réunion gratuite Je souhaite donc ajouter une autre tâche à cela. Si je souhaite ajouter une autre sous-tâche, je peux soit cliquer sur Ajouter une sous-tâche, soit appuyer sur Entrée pour continuer et créer une deuxième sous-tâche Alors maintenant, je veux planifier cette réunion. OK. Et que puis-je faire d'autre ? La dernière chose serait peut-être que s'il y a du travail préalable avant cet atelier ou cette réunion d' équipe elle-même, nous voulons préparer et envoyer le matériel de prélecture. Je vais donc appuyer sur Entrée pour préparer et envoyer du matériel pré-lu. est important de noter que pour chaque sous-tâche, vous pouvez également ajouter une date d'échéance et un propriétaire Dans notre travail, nous sommes souvent responsables de la tâche principale. Il est peut-être de ma responsabilité de m' assurer que l'équipe a une chance de se connecter. Mais nous ne sommes pas toujours responsables de tous les éléments qui entrent dans cette tâche. C'est pourquoi nous le décomposons également en sous-tâches, car cela permet de répartir plus facilement les responsabilités entre les personnes qui font quoi. Disons que dans ce cas, je veux préparer l'ordre du jour approximatif. Je vais me l'attribuer. Je veux peut-être le faire d'ici demain. Mais supposons qu'Andrew se charge de ce type de travail administratif consistant à planifier la réunion et à préparer les documents de pré-lecture. Bien entendu, je dois d' abord lui donner l'ordre du jour afin qu'il sache combien de temps cela doit , etc., et quel type de matériel pourrait être utile, prendre, etc., et quel type de matériel pourrait être utile, mais peut-être qu'il s'en chargera pour moi Ici, je vais cliquer sur lui, et je vais assigner les sous-tâches à Andrew. Je peux peut-être déjà le mettre pour mercredi. Une autre chose que vous avez peut-être remarquée, c'est que lorsque je suis sur la tâche ou que je survole la tâche, cette petite bulle de dialogue apparaît Maintenant, même s' il s'agit de la même icône, elle est vraiment différente de ce qui se trouve dans les tâches. Ici, vous voyez que cela montre qu'il y a un commentaire sur la tâche. Mais lorsque je suis dans une vue des tâches, cela me permet en fait d' approfondir la hiérarchie d'un niveau. Rappelez-vous que lorsque nous avons vu la pyramide dans l'une de nos vidéos précédentes, nous avons vu que les sous-tâches étaient la couche inférieure et que les tâches étaient une couche juste au-dessus Il s'agit donc d'une tâche. Et si je veux descendre au niveau inférieur de la pyramide, nous avons les sous-tâches Mais je dois peut-être donner à Andrew un peu plus de contexte à propos de la réunion. Eh bien, je vais cliquer ici sur cette petite bulle qui s' ouvre ici dans le volet de droite. Une autre vue très similaire à notre affichage des tâches, la vue d'une sous-tâche. Le seul véritable indice que vous avez ici indiquant que vous êtes un niveau plus profond, ce sont ces deux lignes. Vous voyez organiser la réunion d'équipe. C'est la tâche. Mais en fait, j'en suis à ma sous-tâche qui consiste à planifier la réunion, qui est confiée à Andrew et à faire mercredi. C'est vraiment bien parce que, comme pour une tâche, je peux ajouter beaucoup de contexte ici, je peux ajouter des pièces jointes, je peux aimer, etc. Il est facile d'imaginer un projet très complexe se ramifiant comme un arbre parce que vous avez un projet comportant de nombreuses tâches, peut-être une tâche, de nombreuses sous-tâches, et vous pouvez même aller plus loin et vous pouvez même avoir les sous-tâches les plus importantes, une autre sous-tâche Cela peut devenir un peu compliqué. Je pense qu'il est très important vous restiez maître de votre asana assuriez que votre équipe comprend comment votre asana est configuré afin que les éléments ne soient pas cachés dans trop de couches, car un trop grand nombre de couches ne profite vraiment Heureusement, tant que vous avez correctement attribué les propriétaires et les délais aux sous-tâches, ils sont faciles à trouver Vous avez également la barre de recherche, vous permet de localiser les tâches ou sous-tâches dont vous avez besoin. 15. Filtrer avec des tags: Continuons à parler des autres options que nous pouvons ajouter à notre tâche elle-même. Jusqu' à présent, nous avons examiné la marque terminée, le bouton, les pièces jointes et les sous-tâches, ainsi que la description de la tâche. Incidemment, vous pouvez également ajouter sous-tâches en cliquant ici sur ce bouton supplémentaire Vous voyez, cela a créé une nouvelle tâche et je vais revenir en arrière juste pour m'en débarrasser La prochaine étape est de copier le lien de la tâche. Et ça fait ce qui est écrit sur la boîte. Il va copier un lien vers cette tâche Asana en particulier. Il est ainsi très facile de partager une tâche spécifique avec des collègues. Et je trouve cela particulièrement utile. Si je suis en train de discuter avec quelqu'un sur Slack et que je souhaite l' associer à ma tâche afin qu'il puisse y aller et que nous puissions peut-être poursuivre la discussion en fonction la tâche dont je parle Ensuite, vous pouvez activer/désactiver cette tâche. le moment, n'oubliez pas qu' il se trouve juste dans le bon volet, mais peut-être que nous voudrions le voir en plein écran. C'est particulièrement utile lorsque vous souhaitez rédiger une longue description, et c'est un peu compliqué de la voir juste le côté du volet droit ici Tu vois, il y a beaucoup moins d'espace. Lorsque je suis en mode plein écran, vous pouvez également passer à une vue de description et vraiment vous simplifier la vie si vous souhaitez écrire beaucoup de détails Je vais le refermer. OK. Ensuite, nous avons ces trois petits points, qui nous offrent un certain nombre d'options supplémentaires. Tout d'abord, nous pouvons ajouter cette tâche à un projet. Vous pouvez également le faire juste au-dessus la description de la tâche, ajouter aux projets. Les projets apparaissent ici, sur la gauche, dans la barre latérale. heure actuelle, nous n' avons qu'un seul projet, le développement de nouveaux produits. Si je clique pour ajouter au projet, il va de l'avant et nous sera directement demandé car c'est le seul qu'il puisse nous proposer. Si nous avions beaucoup de projets différents, nous pourrions commencer à taper et cela les remplirait pour nous N'oubliez pas que vous devez cliquer dessus pour qu'il soit réellement sélectionné, et maintenant cette tâche fait partie de ce nouveau projet de développement de produit. Il l'a ajouté à une section sans titre. Ne t'inquiète pas pour ça. Nous parlerons des sections dans une vidéo ultérieure. Maintenant, pour vous faciliter un peu la tâche, je vais aborder le projet lui-même. Nous allons voir cette tâche déjà là, car n'oubliez pas que nous venons de l'y ajouter. Et nous l'avons ici en haut. en revenir à nos options supplémentaires, nous avons d'autres fonctionnalités utiles telles que les dépendances, jalon Marcas, l'approbation Marcas Comme il s'agit de fonctionnalités payantes, je vais les ignorer dans ce cours de base. Ensuite, nous avons les balises, qui fournissent un contexte supplémentaire et vous permettent de regrouper des tâches similaires. Je pense qu'il est utile de dire qu' une fois que vous utilisez une version premium d'Asana, je trouve que les tags ne sont pas très utiles, car nous pouvons tout accomplir avec des champs personnalisés. Cela n'a aucun sens d'utiliser à la fois des balises et des champs personnalisés. OK. Les tags ne sont donc vraiment utiles que lorsque vous utilisez la version gratuite. Comme c'est notre objectif, examinons-les maintenant. une des raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être utiliser des balises est de suivre l'avancement du projet. Lorsque vous disposez d'une liste complète des tâches d'un projet, comment pouvez-vous rapidement savoir sur quelles tâches une personne travaille ? Eh bien, vous pouvez ajouter une tâche en cours à certaines tâches. Cela permettrait à un chef de projet d' examiner facilement un projet et de voir sur quoi vous travaillez. Parfois, le simple fait de voir les dates d' échéance ou de consulter le profil individuel d'une personne ne donne pas une vue d'ensemble complète. J'ai cliqué sur Créer une étiquette, j'ai saisi le nom de la balise que je souhaite créer, puis je vais cliquer sur Créer une Vous pouvez également ajouter une couleur à ces balises. Je vous montrerai dans une vidéo ultérieure comment cela est pratique. Pour l'instant, je vais simplement cliquer dessus et confirmer que c'est le tag que je souhaite ajouter à cette tâche. Supposons maintenant que je souhaite afficher toutes les tâches en cours de ce projet. Ici, ce n'est pas très intuitif. Vous devez en fait cliquer sur le tag que vous venez de créer ou sur un tag que vous avez saisi pour une tâche pour qu'il affiche toutes les autres tâches portant ce tag. Si je clique sur cette tâche en cours en ce moment, vous voyez évidemment que c'est la seule tâche actuellement en cours. Ajoutons simplement quelques balises supplémentaires à ces autres tâches dans ce nouveau projet de développement de produits, afin que vous ayez une idée un peu plus visuelle du fonctionnement de cette taxe. Supposons que la détermination besoins des clients soit également en cours. Ajoutons un tag. Nous voyons maintenant qu'il nous demande déjà la balise en cours que nous venons de créer, donc je peux simplement cliquer directement dessus Disons peut-être un concours de recherche. Celui-ci est en attente. Allons ajouter un tag et celui-ci est juste en attente. Je souhaite créer un nouveau tag. Ici, si je clique sur En attente, nous devrions simplement voir ce concours de recherche. OK. Parfait Si je reprends mon projet et que je dois déterminer besoins du client en cours, nous voyons maintenant les deux tâches que j'ai ajoutées comme étant en cours d'exécution. Je peux également modifier ce tag. Si je voulais renommer le tag, je pourrais le faire à partir d'ici, si je voulais changer la couleur que j'ai associée ou définir la couleur Dans ce cas, je pourrais le faire d'ici. Je n'ai pas besoin d' entrer dans chaque tâche pour changer le nom du tag. Autre point important à noter en ce qui concerne les taxes une tâche peut être associée à plusieurs balises. Donc, si je clique sur retour ici, le moment, j'ai juste le tag « en cours », mais j'aurais peut-être aussi un tag pour toutes les tâches liées à la réunion. Je ne sais pas si cela pourrait être utile. Je voulais juste m' assurer de ne pas oublier les réunions à venir, alors je pourrais aussi avoir cet autre tag. Cela peut donc s'avérer utile. Je pense, en particulier, les plus utiles sont lorsque j'essaie regrouper tous les types de taxes, exemple si j'ai beaucoup de taxes liées au design, mais je veux aussi avoir la priorité. Tag aussi. Ce qui est important ici, c'est que tous votre espace de travail peuvent ajouter des tags, ce qui peut à nouveau être un peu compliqué. Il est bon d'avoir un système indiquant quels tags vous avez et quand ils doivent être utilisés. 16. Suivre et dupliquer les tâches: Dans les options supplémentaires, la prochaine étape consiste à créer une tâche de suivi. C'est idéal si l'une de vos tâches consiste exemple à passer un appel ou à contacter quelqu'un pour quelque chose et que vous avez besoin d'une tâche de suivi juste pour vous rappeler quelque chose, ou peut-être simplement pour vous assurer de commencer suffisamment de temps avant la date limite. Il vous suffit de cliquer sur cette tâche de suivi pour que cette tâche de suivi soit automatiquement renseignée , puis à l'intérieur des apostrophes, le nom de la tâche d'origine La tâche initiale est d' organiser la réunion d'équipe, et cette tâche de suivi est suivre l'organisation de la réunion d'équipe. Peut-être que vous voulez que cela ne soit fait que pour vous dans votre vie personnelle . Il ajoute un lien vers la tâche d'origine dans la description de la tâche de suivi, ce qui permet de revenir facilement à la tâche complète. Je vais m'en sortir. Je ne vais pas enregistrer cela et revenir aux options supplémentaires. La prochaine option utile est de convertir deux. Je vais regarder cela dans la prochaine vidéo. Pour l'instant, nous avons une double tâche. Je trouve cela très utile lorsque j'ai terminé une tâche et que quelques mois plus tard, j'ai une tâche identique à effectuer. Prenons notre exemple d'intégration. Trouvons cette tâche pour laquelle nous avons ajouté une description assez détaillée. La toute première fois que nous avons défini cette tâche, c'était un petit processus d'apprentissage. Nous avons dû écrire un petit texte. Nous avons dû créer un lien vers les vidéos. Peut-être que dans un mois, nous aurons une autre nouvelle personne à bord. Plutôt que d'avoir à tout réécrire télécharger la pièce jointe et à fournir le lien, nous pouvons simplement dupliquer l'ancienne tâche. De cette façon, vous avez toute l' intelligence de ce que vous avez fait la dernière fois et vous n'avez pas à vous en souvenir du haut de votre tête. Cela ne fait qu'accélérer le flux de travail. Donc, si je veux dupliquer cette tâche, je viens ici, je clique sur Dupliquer la tâche, et c'est assez similaire à ce suivi sur la structure des tâches, car il est écrit dupliquer de, puis ici, il est indiqué la tâche d'origine. Ensuite, vous choisissez les éléments que vous souhaitez copier. Dans notre cas, nous voulons copier la description, mais nous ne voulons peut-être pas copier le destinataire parce que vous allez l'attribuer à quelqu'un d'autre Vous pouvez même copier les sous-tâches, les balises et la tâche parent s'il s' agit d'une sous-tâche que vous dupliquez Cela rend la vie vraiment facile. Ensuite, dans ces options, vous pouvez également imprimer une tâche. De nombreuses personnes aiment avoir une liste de contrôle physique dans leur bureau Vous pouvez donc toujours facilement imprimer pour votre bureau au bureau, et vous pouvez rendre cette tâche visible pour tous les membres de votre espace de travail ou de votre organisation Ainsi, même si ces personnes ne font pas partie de votre projet, elles auront une visibilité sur la tâche si elles se trouvent dans l'espace de travail. Personnellement, j'utilise rarement cette fonctionnalité car les personnes qui ont besoin visibilité font presque toujours partie du projet ou de l'équipe concernée. Enfin, vous pouvez bien entendu supprimer la tâche. Vous pouvez supprimer la tâche à partir de cette option ou n'oubliez pas que si vous allez dans le volet principal, vous pouvez simplement revenir en arrière. Je vais simplement le supprimer, montrer comment ajouter rapidement une tâche. Et cette tâche a disparu, tout comme vous supprimez une sous-tâche. C'est pareil. De plus, si vous passez une sous-tâche, passons à l'hôte, à la réunion d'équipe, puis, pour ce qui est de l'ordre du jour approximatif, je pourrais bien sûr revenir en arrière pour la supprimer Mais je pourrais aussi, si vous vous en souvenez, approfondir la hiérarchie, cliquer sur cette petite bulle de dialogue, et j'aurai les mêmes options. Ici aussi, je peux supprimer cette tâche en tant que sous-tâche ou supprimer la tâche, ce que je voulais vraiment vous montrer 17. Transformer une tâche en une sous-tâche: Enfin, parmi ces trois options, vous avez cette option de conversion en sous-tâche Prenons un exemple pour expliquer pourquoi cela est utile. Supposons que nous ayons une enquête de satisfaction que nous envoyons après chaque grande réunion d'équipe. Peut-être que nous en faisons d' abord une tâche. Envoyez une enquête de satisfaction. Ensuite, nous nous rendons compte, en fait, qu'il serait préférable de placer la tâche de réunion d'équipe comme sous-tâche au sein de cet hôte . Nous voulons aller de l'avant et convertir cela. Passons à la tâche, appuyons sur les trois points, convertissons en sous-tâche À partir de là, nous devons maintenant lui indiquer quelle tâche nous voulons le connecter. Bien évidemment, on peut le voir ici. Nous pouvons également commencer à taper, organiser la réunion d'équipe. Et en cliquant dessus. Maintenant, le volet droit nous indique que nous sommes en fait une sous-tâche, non plus une tâche car nous avons un niveau supérieur pour organiser la réunion d'équipe Si nous y réfléchissons, nous pouvons voir que cela a été ajouté ici au bas des sous-tâches Mais au fur et à mesure que vous déplacez des objets, vous remarquerez peut-être que les choses changent ou apparaissent dans un ordre légèrement différent. Je vais vous montrer dans une seconde le Dragon Drop, qui vous aidera vraiment à voir les choses comme vous le souhaitez. Mais faisons simplement l' inverse de ce que j'ai fait en convertissant cette tâche en sous-tâche pour le moment Parce que supposons que vous ayez une sous-tâche que vous dites, en fait, vous savez, elle est suffisamment importante pour que je veuille la placer d'un niveau plus haut dans la hiérarchie. Je veux en faire une tâche qui lui est propre. Allons-y et cliquons sur l'une de ces sous-tâches. OK, planifiez peut-être la réunion. Qui sait ? C'est vraiment compliqué ? Nous cliquons encore une fois sur les trois points. Cette fois, nous la supprimons en tant que sous-tâche. supprimant en tant que sous-tâche, vous pouvez constater que ces deux lignes ont disparu. Planifier la réunion est désormais une tâche à part entière. Ce n'est plus une sous-tâche. Pour en revenir à la réorganisation des choses, je vais aborder l'un des projets ici Je pense qu'il sera simplement plus facile de vous montrer comment les choses évoluent. Si vous voulez glisser-déposer certaines choses, vous pouvez voir que ces six petites pensées apparaissent lorsque je survole ces six petites pensées apparaissent Donc, si je vais de l'avant et que je m' assure qu'ils apparaissent, je vais cliquer et maintenir, et maintenant je peux les apparaissent, je vais cliquer et maintenir, faire glisser où je le souhaite dans ce projet. Vous voyez que cette ligne en gras apparaît. C'est essentiel parce que si je ne le voyais pas, par exemple, ici, je ne le vois pas et j'essaie simplement de lancer cette tâche, elle ne mène nulle part. Mais au lieu de cela, si je le tiens, je le fais glisser vers le bas et je dis : « Oui, je veux placer cette tâche entre compétition de recherche et le développement du concept et du design du produit, je peux simplement le publier et maintenant c'est transféré ». De même, dans les tâches, vous pouvez le faire avec des sous-tâches. Par exemple, si je voulais, pour une raison ou une autre, préparer et envoyer les documents de prélecture en premier, je pourrais passer la souris dessus Tu vois ces six points. Cliquez ici, glissez et déposez. N'oubliez pas d'attendre que cette ligne en gras apparaisse, puis de la relâcher Une autre chose que vous pouvez faire pour déplacer des tâches d'une sous-tâche à un autre ou d'un niveau de tâche à un autre est d'utiliser ce dragon drop. Par exemple, si je voulais cela prépare et envoie documents de prélecture que nous venons de déplacer, au lieu d'en faire une tâche part entière, vous avez bien sûr la possibilité d'accéder à la tâche pour la supprimer en tant que sous-tâche. Mais une autre chose que vous pouvez faire si je reviens simplement au niveau de la tâche est de survoler les six points Cliquez, glissez-le et déposez-le ici dans le volet principal. Encore une fois, vous voyez cette ligne en gras et je vais la déposer ici, et maintenant c'est une tâche à part entière. Voyez-le apparaître ici. Il ne s'agit plus d'une sous-tâche de l'hôte de la réunion d'équipe. L'inverse est également vrai. Vous devez vous assurer que le volet approprié est ouvert pour la tâche dont vous souhaitez que cette nouvelle tâche soit une sous-tâche. Par exemple, si je trouve un fabricant, en tant que tâche, et que je souhaite transférer la commande et échantillons de test pour en faire une sous-tâche, trouvez un fabricant Je dois m'assurer que l'option Trouver un fabricant est ouverte ici sur la droite avant de faire quoi que ce soit. Ensuite, je dois cliquer sur glisser-déposer ici dans cette section de sous-tâche Encore une fois, vous allez voir cette ligne en gras apparaître Vous savez que c'est là parce que vous êtes ici dans les sous-tâches C'est un peu plus difficile lorsqu' sous-tâche n'apparaît, mais que vous savez qu'elle est là. Déposez ça là-bas. Vous pouvez maintenant commander et tester des échantillons en tant que sous-tâche. Cela ne fonctionne pas dans l'autre sens si vous l'imaginez Je suis là pour trouver un fabricant, et je fais simplement glisser quelque chose dessus , rien ne se passe Vous devez vous assurer que la tâche que vous souhaitez ouvrir la tâche principale, puis y faire glisser l'autre tâche que vous souhaitez transformer en sous-tâche 18. Ajouter des commentaires et des collaborateurs aux tâches: Nous n'avons abordé que brièvement les commentaires sur les tâches avec les collaborateurs. Les commentaires sont très utiles lorsque vous travaillez avec l'équipe pour les informer du dernier statut d'une tâche ou pour obtenir leurs commentaires. Dans ce nouveau projet de développement de produit, supposons que l'une de nos tâches consiste à acheter un nouveau domaine de site Web. Et je souhaite obtenir les commentaires d' Andrew sur le domaine que je prévois d'acheter. Bien sûr, je pourrais écrire quelques informations dans la description, mais je veux en fait ne pas discuter avec lui, mais lui demander son avis. Alors peut-être que la différence entre commenter et discuter est que si j'ai besoin d'un feedback immédiat, alors Slack est certainement l'outil qu'il vous pour obtenir un feedback rapide et immédiat Si je souhaite lui demander son avis, mais que je suis prête à attendre un jour, comme pour recevoir un e-mail, je vais lui laisser un commentaire ici sur Asana Je pense donc à acheter google.com. Des idées Pour l'instant, ce commentaire avant que je ne le commente ne sera adressé à personne. Andrew n'est actuellement pas répertorié comme collaborateur sur cette tâche Il ne la verra donc pas dans sa boîte de réception Asana Si je veux envoyer un ping direct à Andrew en particulier, c'est similaire à n'importe quelle application de messagerie. Vous allez avoir une application, puis commencer à taper le nom de la personne , puis vous assurer de cliquer sur son nom. Cela va maintenant envoyer une alerte essentiellement à Andrew, un petit message dans la boîte de réception à Andrew pour lui demander son avis. Allons-y et commentons ceci Passons maintenant à Andrew Sana. Maintenant, nous sommes ici à Andrew Sana, et nous avons une notification. Nous voyons qu'il y a cette tâche, acheter le domaine d'un site Web créé par Nikki il y a une minute, et elle me demande, Andrew, qu'elle envisage d' acheter google.com Je dois dire que ça me convient. Et commentez. De cette façon, vous pouvez avoir une bonne conversation, obtenir beaucoup de commentaires. Parfois, cela devient tellement important que vous devez commencer à épingler certains commentaires en haut de page, peut-être parce que c'est un commentaire particulièrement important ou parce que vous voulez vous assurer que tout le monde le lit, ou peut-être que vous avez déjà trouvé une solution à cette discussion, et vous voulez donc simplement épingler la résolution pour que les gens ne perdent pas leur temps quelque chose tu as déjà résolu. Et pour ce qui est de vos propres commentaires, vous pouvez modifier ou supprimer votre commentaire. N'oubliez pas que je suis ici dans le profil d'Andrew, donc je ne peux pas supprimer ou modifier le commentaire de Nikki, je ne peux que modifier ou supprimer le mien Un peu plus sur les collaborateurs de tâches, car vous voyez maintenant qu'Andrew est officiellement un collaborateur de cette tâche car il a été inclus dans le fil de conversation ici dans cette tâche Si vous souhaitez ajouter d'autres personnes en tant que collaborateurs, vous pouvez simplement cliquer ici et , comme nous l'avons fait lorsque nous avons tagué Andrew, vous pouvez simplement taper leur nom puis les ajouter ici également. Ajouter une personne en tant que collaborateur sur une tâche Asana revient à voir quelqu'un sur un fil de discussion par e-mail. Ils peuvent lire l'e-mail de manière passive ou la tâche Asana passivement, mais rien ne requiert leur attention dans l'immédiat requiert Ainsi, s'ils ne sont pas directement impliqués dans l'une des sous-tâches, ils seront tout de même informés de toute modification apportée à cette tâche dans leur boîte de réception Asana Nous allons archiver cette notification maintenant qu'Andrew y a répondu. OK. Ainsi, par exemple, si vous avez un collègue qui ne participe pas au projet, mais qu' il est utile qu'il soit au courant de ce qui se passe sur les tâches ou les étapes clés, vous pouvez simplement l'ajouter en tant que collaborateur sur ces deux De cette façon, ils seront informés de toute mise à jour concernant la tâche. N'oubliez pas que si vous voulez que quelqu'un fasse une action, ne lui envoyez pas simplement un commentaire à propos de cette action que vous voulez qu'il fasse. Définissez en fait un *** sur une tâche. Vous pouvez toujours commenter pour demander cette action en particulier, mais assurez-vous de créer une tâche. Vous pouvez même créer un lien vers cette tâche dans le commentaire ou vice versa, lien vers ce commentaire dans la description de la tâche que vous créez maintenant. D' un autre côté, si vous collaborez sur une tâche qui ne vous intéresse pas beaucoup, vous pouvez vous retrouver au même endroit où vous avez ajouté un collaborateur Si je reviens à mon profil Asana, au même endroit, où vous ajoutez un collaborateur, vous pouvez passer la souris dessus et vous verrez ce petit x apparaître au-dessus ce petit x apparaître au-dessus N'oubliez pas que l'avantage est d'ajouter plus de personnes et le X est de supprimer des personnes en tant que collaborateurs. Et c'est très utile , car vous ne serez alors pas spammé par des notifications AAA dans votre boîte de réception vous informant de choses qui ne vous concernent pas, et peut-être que cela ne fait que vous ralentir Je pourrais donc le faire. Par exemple, si je définis une tâche pour un coéquipier, passons à l'une de ces tâches que j'ai créées pour Andrew Je veux qu'Andrew le crée, mais je n'ai pas vraiment besoin de le superviser. J'ai confiance que c'est bon. Je n'ai pas besoin de recevoir des mises à jour constantes. Je vais passer à mon petit profil, et je le ferai. Maintenant, je ne collabore plus à cette tâche, ce qui, espérons-le, me permettra d'économiser un peu de puissance mentale 19. S'agit-il d'une sous-tâche, d'une tâche ou d'un projet ?: Jusqu'à présent, nous avons principalement abordé les tâches et les sous-tâches dans ce cours. Avant de passer aux projets, je voudrais faire une petite pause et vous rappeler quand utiliser quoi ? Doit-il s'agir d'un projet, d'une tâche ou d'une sous-tâche ? La réponse dépend vraiment de ce que vous essayez d'atteindre, de la manière dont vous souhaitez voir les informations et de la hiérarchie dans laquelle elles doivent se situer. Vous devez créer un projet lorsque vous déployez un effort coordonné important avec un groupe de parties prenantes travaillant sur une initiative commune au fil du temps. Par exemple, si vous planifiez un événement, lancez une campagne ou développez un nouveau produit. Vous devez créer une tâche lorsqu' une action ou un livrable spécifique doit être réalisé N'oubliez pas que les tâches sont des actions individuelles au sein d'un projet et doivent être attribuées aux membres de l'équipe échéances et du suivi des progrès, comme la rédaction d'un article de blog ou l' organisation d'une session de formation. Si votre tâche ne correspond pas à l'un de vos projets, ce n'est pas grave. Une tâche peut également être simplement flottante en tant que tâche. Il n'est pas toujours nécessaire que cela fasse partie d'un projet. Désormais, les sous-tâches concernent les petites étapes réalisables au sein d'une tâche plus importante Ils décomposent les tâches en tâches plus petites et, comme vous le savez, peuvent également être assignés à différents membres de l'équipe, exemple pour créer le premier brouillon d' un article en bloc ou en approuver un bloc. Récapitulons cela avec un exemple, un petit exemple de quiz J'ai donc trois sujets sur la gauche, un calendrier éditorial pour publier un article de blog hebdomadaire et pour recueillir citations des clients à inclure dans le billet de blog. Quelle doit être une sous-tâche, une tâche ou un projet ? Réfléchis vite. Oui, le calendrier éditorial doit donc être un projet, le billet de blog hebdomadaire est une tâche et la collecte de devis clients est une sous-tâche Passons maintenant aux projets. 20. Comment créer un projet: fait d'avoir des projets sur Asana vous permet d'organiser toutes les tâches liées à un objectif spécifique dans une vue partagée, que ce soit sous forme de liste, de tableau, de calendrier, etc. L'un des moyens les plus simples de créer un nouveau projet est, vous l'avez deviné, en utilisant le bouton omni Allons-y maintenant et créons un nouveau projet. Cela vous amène à un écran où vous pouvez soit commencer un projet à partir de zéro, soit utiliser un modèle, soit importer à partir d' un autre outil tel qu'Excel. Commençons notre projet à partir de zéro. Je vais cliquer sur le projet vide. Nous devrons saisir le nom du projet, choisir notre mise en page et définir le niveau de visibilité que nous voulons pour ce projet, qu'il s'agisse d' un projet public, visible par tous les utilisateurs l'espace de travail ou privé uniquement pour nous. Bien entendu, nous utilisons Asana pour collaborer. Dans ce cas, nous voulons que les informations soient partagées l'équipe et visibles par tous les membres de l'espace de Nous allons choisir cette option. Donnons un nom à ce projet. En quoi pourrait être ce projet concernant une nouvelle campagne marketing, quelque chose autour d'une nouvelle campagne marketing ? Et nous allons conserver l'affichage par défaut sous forme de liste, car c'est ce que nous avons vu jusqu'à présent dans ce cours Il nous restera donc familier. Allons-y et appuyons sur Créer un projet. Nous avons maintenant notre projet vide, et je voudrais passer en revue certaines des options que nous voyons ici dans l'en-tête. abord, nous pouvons cliquer sur cette petite flèche vers le bas juste à côté du nom du projet, et à partir de là, nous pouvons modifier certaines des informations de base du projet. Cependant, nous pouvons également faire plus grâce à la vue d'ensemble, dont je parlerai plus tard. Nous pouvons créer une palette de couleurs pour ce projet. Peut-être voulons-nous voir ce projet en bleu, par exemple. Et cela affichera cette couleur sur notre barre latérale. Lorsque nous commençons à avoir beaucoup de projets, la coordination des couleurs peut certainement s'avérer utile. Nous pouvons copier un lien vers le projet, nous pouvons dupliquer le projet et, bien entendu, vous pouvez importer et exporter ce projet si vous utilisez un sana en combinaison avec un autre outil. Enfin, nous pouvons archiver ou supprimer ce projet. En général, vous souhaiterez archiver un projet lorsque vous en aurez terminé avec le projet , afin de pouvoir y revenir et y revenir ultérieurement, en cas de besoin. C'est juste caché. Versus Supprimer le projet. Si vous supprimez un projet, il disparaît définitivement. Vous ne pouvez pas vous référer à ce projet. J'utilise donc rarement Delete uniquement s'il y a vraiment un projet ponctuel dont je suis sûr de ne pas avoir besoin à nouveau. Sinon, dans presque tous les cas, j'archive des projets lorsque j'en ai fini avec eux. Une fois que vous aurez vraiment commencé à utiliser le sauna, vous constaterez peut-être que vous avez beaucoup de projets ici dans la barre latérale Pour le moment, nous n'en avons que quelques-uns, il est donc facile de les maîtriser. Mais si nous avons beaucoup de projets ici, un bon moyen pour nous de rester au top est d'en marquer un ou deux comme favoris. Pour marquer un projet comme favori, il suffit de venir ici à côté de cette petite flèche déroulante laquelle nous avons déjà cliqué et d'appuyer sur cette icône en forme d'étoile Cliquez dessus pour activer ou désactiver le projet en tant que favori Ensuite, le projet apparaîtra en tant que favori dans votre barre latérale. Cliquons dessus maintenant, et vous verrez immédiatement qu'une section étoilée est apparue ici. Si je clique à nouveau dessus, il disparaîtra. De plus, depuis votre page d'accueil, vous pouvez le personnaliser afin qu'il vous montre directement plutôt que vos projets fréquents ou les projets sur lesquels vous avez directement plutôt que vos projets fréquents ou les projets cliqué le plus récemment, qu'il puisse vous montrer vos projets favoris Lorsque plusieurs projets sont marqués comme favoris, vous pouvez également glisser-déposer de l'un à l'autre. Si je choisis cette option , le développement de nouveaux produits est également un favori. Maintenant, nous avons les deux ici. C'est un peu dupliqué car nous n'avons que deux projets Mais si vous vouliez que la nouvelle campagne marketing passe avant le développement de nouveaux produits c'est vraiment la meilleure de vos préférées. Il vous suffit de cliquer, de faire glisser et de maintenir. N'oubliez pas, encore une fois, que lorsque vous déplacez des tâches et des sous-tâches, cette petite ligne apparaît et vous pouvez simplement la déplacer à cet endroit Maintenant, j'ai la nouvelle campagne marketing en tête de ma liste de projets de démarrage. 21. Ajouter des membres de l'équipe à des projets: Désormais, un projet ne serait pas très utile pour votre équipe si vous n'avez pas quelqu'un avec qui le partager. Passons donc à l'en-tête de notre projet, et nous pouvons voir qu'en ce moment je suis le seul à participer à ce projet. Oui, tous les membres de l'espace de travail Asana sont conscients de l'existence de ce projet, mais les membres actuels du projet ne sont que moi Cliquons donc sur ce bouton de partage et invitons Andrew à participer également à ce projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez également leur écrire un petit message pour expliquer simplement pourquoi vous les invitez à participer à ce projet. Salut, Andrew, c'est le nouveau projet de la campagne Black Friday. Je suis encore en train de le configurer. Nous devons choisir les autorisations dont ils disposent en tant que membre du projet. Il sera éditeur par défaut, ou si nous préférons, nous pouvons en faire un administrateur de projet, puis vous pouvez également avoir l'autorisation de faire des choses comme supprimer le projet ou l' archiver. La personne qui a créé le projet pour la première fois est automatiquement administrateur du projet. Dans mon cas, avoir Andrew comme éditeur fonctionne très bien, il pourra ajouter des tâches de modification et de suppression. Je vais le laisser à ce niveau et lui envoyer une invitation. Si vous êtes membre d'un projet, vous recevrez des notifications chaque fois que quelqu' un ajoutera une nouvelle tâche au projet Vous n'avez donc pas besoin d' être un collaborateur sur chaque tâche individuelle En tant que membre du projet, par défaut, vous serez averti de tout ce qui se passe dans le projet . Mais si vous ne souhaitez pas que les membres de l'équipe reçoivent toutes ces notifications, vous pouvez accéder à cette page pour gérer les notifications des membres et décocher les cases des notifications que vous ne souhaitez pas qu'ils reçoivent Disons que je ne veux pas qu'Andrew reçoive un message dans la boîte de réception de l'ASA. Chaque fois qu'une nouvelle tâche est ajoutée à ce projet. Mais pour l'instant, je vais laisser les messages et les mises à jour de statut activés. Nous y reviendrons plus tard dans le cours. En parlant de notifications, bien qu' Asana ait été conçu pour éliminer le besoin d'e-mails, par défaut, il en envoie énormément Si vous voulez changer cela, rendez-vous dans la barre supérieure, cliquez sur votre petite photo de profil et accédez à vos paramètres. À partir de là, accédez aux notifications, puis aux paramètres de messagerie ou aux notifications par e-mail. Vous pouvez choisir le type d'informations sur lesquelles vous souhaitez qu'Asana vous envoie des e-mails ou peut-être ne pas envoyer d'e-mails du tout je vous conseille Au début, lorsque vous débutez sur Asana, garder ces notifications par e-mail actives pendant une semaine. Une fois que vous aurez pris l'habitude de consulter Asana tous les jours et que vous n'aurez plus besoin du rappel par e-mail, je cliquerai ici pour supprimer toutes les notifications par e-mail Vous pouvez également définir les notifications par défaut pour vos propres projets. C'est donc ce que nous venons d' examiner en termes de paramètres de projet individuels pour la nouvelle campagne marketing. Nous avons ensuite désactivé les notifications d' Andrew lorsque des tâches sont ajoutées à ce projet. Mais en réalité, chaque membre de l'équipe peut définir sa propre valeur par défaut, qui sera ensuite enregistrée. Donc, si Andrew, par exemple, avait ses tâches ajoutées désactivées. Ensuite, si je l'ajoutais à un projet plus tard, ce serait automatiquement désactivé. Les gens peuvent donc avoir leurs propres préférences personnelles, qui sont les principales, mais vous pouvez toujours les modifier pour certains projets. Il vous suffit de suivre exactement ce que nous avons vu dans le projet en question, dans les personnes, et vous pouvez cliquer sur les notifications gérées. Cela se fait donc toujours au niveau d'un projet individuel. Mais si Andrew avait activé ses paramètres par défaut, ils n'auraient pas été cochés au moment où je les ai créés 22. Avoir une vue d'ensemble du projet: Nous avons examiné certaines des bases du projet, comme la façon de définir un projet comme favori et d' ajouter des membres de l'équipe aux projets. Revenons à l'examen des options que nous pouvons voir dans un projet, commençant par l'onglet de présentation. C'est ici que vous pouvez mettre une brève description ce projet. Comme pour l'ajout d'une description de tâche, vous pouvez la formater très bien et donner au projet suffisamment de contexte. Vous pouvez également ajouter des liens vers des documents importants et, bien entendu, vous pouvez également ajouter de nouveaux membres à l'équipe à partir de l'écran. Vous verrez maintenant les membres de l'équipe qui font partie de ce projet, et lorsque vous aurez créé le projet, vous serez le propriétaire du projet par défaut. Avant, nous avions quelque chose de différent. Nous avons vu que nous étions l'administrateur du projet. Ne confondez pas le propriétaire du projet et l'administrateur du projet. administrateur du projet concerne le niveau d'autorisation au sein du projet, et plusieurs personnes peuvent être administrateurs de projet sur un projet. Le propriétaire du projet communique avec tous les membres votre espace de travail qui sont réellement responsables de ce projet. Donc, si vous n'êtes pas la personne responsable qui fait avancer les choses, vous devez aller de l'avant et ajouter un rôle à qui que ce soit. Et il s'agit d'un champ de texte ouvert, cette fonctionnalité de rôle. Vous pouvez donc vraiment ajouter le rôle de la personne de la manière dont votre entreprise l' a configuré de manière unique. Par exemple, ce projet est peut-être suffisamment important pour qu'il y ait un rôle d'adjoint de projet, ou peut-être qu'un membre de l'équipe de direction rejoint certains projets et joue un rôle de mentor. Faisons donc d'Andrew notre adjoint de projet. Désormais, tous les membres de notre espace de travail Asana qui viennent examiner ce projet auront idéalement une idée du contexte dans lequel il porte Peut-être un lien vers un document important tel qu'un brief de projet ou des informations sur les fournisseurs, et qui est responsable au sein notre organisation de quoi dans ce projet ? Des rôles et des responsabilités clairs ne sont que la base d'une bonne gestion de projet. Si vous disposez d'une version premium d'Asana, vous aurez encore plus d'options dans l'écran d'aperçu, telles que les objectifs d'Asana Nous ne les voyons pas dans la version gratuite, c'est pourquoi votre écran peut être un peu différent. 23. Utiliser des sections pour garder les projets organisés: Revenons à notre en-tête, et nous avons toutes les différentes vues de ce projet, une liste, la vue du tableau, chronologie est premium et une vue calendrier. Je vais maintenant ajouter quelques exemples de tâches ici dans notre liste, puis nous pourrons voir comment ces différents points de vue se comparent. Tout d'abord, je vais simplement ajouter une liste de tâches. Maintenant, vous vous souvenez que je répète toujours que les tâches ont besoin d'un propriétaire et d'une date d'échéance. Pour accélérer ce processus, plutôt que de le faire une par une, vous pouvez utiliser la sélection multiple et attribuer des propriétaires et des dates d'échéance pour différentes tâches en même temps. Par exemple, disons que approbation des photos doit venir de moi. Je vais cliquer sur cette tâche. Maintenant, je vais maintenir la touche Ctrl ou Commande enfoncée, puis cliquer sur l'autre tâche que je souhaite assigner à la même personne. Supposons que j' approuve les photos, j'approuve le brief du projet et que j'approuve le contenu final de la campagne Ces trois tâches sont maintenant, vous pouvez juste voir qu' elles sont surlignées dans ce bleu profond, qui ressemble beaucoup au noir. Je l'ai fait en cliquant sur la tâche maintenant ma touche de commande ou de contrôle enfoncée. Maintenant, j'ai cette petite boîte à outils à sélection multiple ici, et je peux choisir d' attribuer ces trois tâches à Nikki Je vais donc procéder et le faire maintenant et vous verrez comment ils s'y renseignent automatiquement Et vous pouvez faire la même chose avec les échéances. Donc, si je voulais que ces trois tâches aient la même date d'échéance, je pourrais les attribuer à toutes pour échéance le 3 mai. Dans notre cas, cela n'a pas vraiment de sens, mais je voulais juste vous montrer cet outil car il contribue vraiment à accélérer votre flux de travail. Permettez-moi donc de terminer cette liste de tâches maintenant avec les responsables et des dates d'échéance plus précises R. Et pour rendre ce projet plus intéressant, je vais partager l'accès avec un autre collègue. Invitons donc également Lela à ce projet. N'oubliez pas les autorisations, les notifications et si vous souhaitez les ajouter à l'ensemble de l'espace de travail ou uniquement à un projet en particulier. Maintenant que Lala a accepté notre invitation, finissons d' attribuer les droits La vue de liste que nous connaissons bien ressemble un peu à une longue liste de contrôle pour le moment Mais nous pouvons le diviser et lui donner un très bon aperçu en utilisant des sections. Les sections sont un excellent moyen d'organiser votre projet. Il vous permet de regrouper visuellement certaines tâches selon la catégorie que vous choisissez afin d'avoir une meilleure vue d'ensemble. Pour créer une section, cliquez ici sur ce petit bouton de section publicitaire ou ici, à côté du bouton Ajouter une tâche, vous avez une section d'ajout. L'onglet est un autre raccourci très utile pour se familiariser. Configurons donc quelques sections ici dans notre projet. En ce qui concerne les tâches, nous souhaiterions peut-être séparer ce projet en phases, une phase de configuration ou de planification, une phase en développement, puis une phase de déploiement Créons-les donc maintenant. Allons-y et cliquons sur Ajouter une section. Et saisissons la phase de planification de la configuration. Je vais créer une autre section en développement et une autre section en phase de déploiement Permettez-moi de me souvenir du mot phase ici. Nous avons une phase de planification de la configuration, phase de développement et une phase de déploiement Comment puis-je maintenant déplacer les tâches existantes dans les sections correspondantes ? Il y a deux moyens. Tout d'abord, comme vous l'avez déjà vu dans ce cours, nous pouvons glisser-déposer depuis le volet principal. Ainsi, par exemple, si je fais défiler l'écran jusqu' à la tâche supérieure, je termine le brief du projet, si je veux cliquer dessus, je veux le faire glisser vers le bas et le placer ici pendant la phase de planification de la configuration. C'est le premier moyen. C'est certainement un moyen facile d'aller de l'avant et de déplacer les tâches. Une autre façon de placer une tâche dans la bonne section ou de la déplacer entre les sections consiste à ouvrir la tâche. Ensuite, dans le volet droit de la section des projets, vous pouvez voir à quel projet cette tâche est liée et à quelle section. À l'heure actuelle, cette tâche se trouve dans une section sans titre. Aucune section n'est associée. Si je clique sur ce menu déroulant, je peux choisir de le déplacer dans la phase de planification de la configuration. Lorsque vous commencez à déplacer des tâches de cette façon, il se peut que vous deviez de toute façon utiliser le Dragon Drop juste pour les mettre dans l'ordre exact que vous souhaitez. Cela deviendra beaucoup plus utile lorsque vous avez beaucoup de projets et que vous souhaiterez peut-être déplacer une tâche vers un autre projet, ou que vous souhaiterez attribuer une tâche à plusieurs projets, et nous y reviendrons plus tard. Permettez-moi de déplacer toutes ces tâches dans les sections correspondantes. C'est bon. Ce projet s'annonce bien mieux maintenant que nous y avons ajouté quelques sections. Cela lui a vraiment donné un peu de structure. Si vous souhaitez affiner des informations spécifiques, vous pouvez même ouvrir ou fermer ces sections Lorsque vous commencez à avoir un projet comportant vraiment beaucoup de tâches et de sections, cela vous permet encore une fois de passer plus vite à ce qui vous intéresse. Désormais, les sections ne sont pas exclusives au niveau de la tâche. Vous pouvez également ajouter des sections aux sous-tâches. Allons-y et choisissons l'une de ces tâches maintenant, peut-être un photographe indépendant de niveau supérieur. Et si nous voulons aller de l'avant et ajouter quelques sous-tâches à cela, je pense que nous pourrions demander à des photographes potentiels d' obtenir un devis auprès de deux fournisseurs et d'un photographe contractuel Nous avons ici trois sous-tâches similaires à des tâches. Nous pouvons les mettre en évidence en utilisant contrôle ou la commande et en cliquant, et nous pouvons tous les attribuer dans ce cas à Lela et peut-être tous pour la veille Mais disons que nous voulions ajouter une section à deux de ces tâches. Alors, comment pourrions-nous le faire ? Ici, nous devons en fait utiliser l'onglet de raccourci plus N. Il n'y a aucun bouton ici pour ajouter une section. Vous devez en fait ouvrir cette tâche, être ici dans le volet droit et cliquer sur l'onglet. À partir de là, vous voyez qu' une section a créé, alors peut-être pouvons-nous dire ici, une phase de recherche. Si je clique à nouveau sur l'onglet, je peux créer une phase de finalisation, peut-être dans ce cas Je veux simplement glisser-déposer mes sous-tâches dans la bonne section. Et bien sûr, dans ce cas, avec trois tâches avec trois sous-tâches, je dois dire que vous n'avez pas vraiment besoin de deux sections Mais à mesure que les projets deviennent de plus plus complexes et que vous avez de plus en plus de sous-tâches Encore une fois, cela vous permet de mieux comprendre où vous en êtes réellement dans le projet, où vous en êtes dans le processus. Supprimer une section revient en fait supprimer une tâche ou une sous-tâche Il vous suffit de cliquer ici et de revenir en arrière. 24. Tableaux de projet et vues de calendrier: Ensuite, il y a la vue du tableau. Cette vue n'est utile que lorsque votre projet comporte des sections. Parce que, comme vous pouvez le voir ici, notre forum est organisé en fonction des sections que nous venons de créer. Cette section intitulée sera toujours renseignée si vous ajoutez des tâches avant de créer des sections Allons-y et supprimons cette section sans titre. Cela ne nous est pas utile. Nous avons toutes les tâches dans différentes colonnes avec l'en-tête de section comme en-tête de colonne. Nous pouvons facilement ajouter une tâche dans une section particulière en cliquant ici sur Ajouter une tâche. Nous devons tout de même donner un titre à la tâche, lui attribuer un propriétaire et lui donner une date d'échéance. Mais ensuite, cette tâche sera automatiquement enregistrée dans la section correspondante. Dans ce cas, phase de déploiement. Créons ici une autre tâche pour la phase de déploiement. Peut-être que la réunion rétrospective complète pourrait être l'une des dernières, et Lela pourra encore s'occuper de ceci et de cela d' ici la fin du mois Si nous revenons à notre affichage de liste, nous verrons que ces informations sont transférées. Ici, dans le cadre de la phase de déploiement, nous voyons également la tâche de réunion rétrospective Si nous voulons ajouter une nouvelle section, nous pouvons également le faire ici. Nous pouvons également cliquer sur Suivant pour ajouter une tâche, comme dans la vue de liste. Et nous pouvons également trier les tâches entre chaque section ou entre les sections, simplement par glisser-déposer Dans ce cas, vous ne voyez pas ces six petits points que vous avez l'habitude de voir. Il suffit de cliquer n'importe où sur la tâche et de glisser-déposer. Vous pouvez également filtrer, trier, regrouper par, comme dans la vue par liste. un autre moyen intéressant de visualiser affichage du calendrier est un autre moyen intéressant de visualiser votre travail. Permettez-moi de vous donner un aperçu mensuel, et peut-être que nous passerons au mois de mai où il y aura encore un certain nombre de tâches à accomplir. Vous pouvez voir ici toutes les tâches du projet. Même les tâches que je viens d' ajouter apparaîtront ici les jours où quelque chose est dû. Dans cette vue, vous pouvez survoler une tâche, puis vous pouvez la commercialiser comme terminée ou cliquer sur la tâche pour ouvrir le volet de droite habituel dans lequel vous pouvez modifier les détails de la tâche Un autre avantage de l'affichage du calendrier est que vous pouvez cliquer et glisser-déposer des tâches, puis la date d'échéance changera automatiquement. Par exemple, maintenant, si je reviens aux photos approuvées, la date d'échéance sera le 8 mai, non le 7 mai, et vous aurez tout l'historique des activités votre tâche ici, comme d'habitude. C'est une très bonne façon déplacer les tâches assez facilement si vous jouez avec la façon dont les différentes tâches vont s'intégrer dans le projet. Encore une fois, si nous revenons à l'affichage par liste, la date d'échéance de la tâche consacrée aux photos approuvées aura été mise à jour pour cette tâche. Que vous préfériez le voir sous forme de liste, de tableau ou de calendrier, ne vous inquiétez pas, tout est synchronisé L'affichage du calendrier est idéal si vous souhaitez évaluer la charge de travail personne au cours d'une semaine donnée. Par exemple, ici le 26 avril, nous avons plusieurs tâches à confier à Lela Peut-être voulons-nous déplacer certaines de ces tâches, afin qu'il n'y en ait pas autant par jour et que la charge de travail soit mieux répartie. Vous pouvez également ajouter des tâches directement sur cet écran. Si je voulais simplement ajouter une nouvelle tâche ici le 25 avril, il me suffit de cliquer n'importe où dans cet espace de la cellule. Ensuite, cette boîte s'ouvre et je peux ajouter un exemple ici. Exemple de nouvelle tâche. J'appuie sur Entrée pour l' enregistrer en tant que tâche. Entrez. Maintenant, nous pouvons passer la souris dessus, cliquer pour ajouter tous les détails que vous savez que j'aime bien : le responsable, la date d'échéance, peut-être un peu de contexte, description de cette tâche Allons-y et marquons que cette petite tâche est terminée. le moment, ce calendrier est un peu fade, ajoutons de la couleur à nos tâches Cela nous donnera encore mieux une représentation visuelle de ce qui se passe. Nous pouvons le faire avec des tags. Vous souvenez-vous de la façon dont nous ajoutons les tags ? Passons en revue maintenant en abordant l'une de nos tâches. Par exemple, ici dans le brief de projet approuvé. Supposons que toutes les tâches d'approbation soient associées la balise d'approbation, puis que nous attribuons une couleur à cette balise. Passons donc à plus d'options, aux taxes, et voilà, nous allons taper une approbation, et nous allons créer une étiquette pour approbation et la marquer en rouge. Et maintenant, je pense que vous pouvez déjà voir comment ce calendrier va prendre vie ici lorsque nous ajouterons de nombreux tags et différentes couleurs. Alors laisse-moi aller de l'avant et le faire maintenant. C'est bon. Désormais, toutes nos tâches ont une étiquette associée à au moins une couleur, et vous pouvez déjà voir quel type d'impact cela a pour notre chef de projet, pour notre équipe et pour vous également, car vous pouvez venir ici et avoir une vue d'ensemble très rapide de ce qui se passe dans le cadre du projet. Et par exemple, le 26 avril, lorsque nous avons vu que Leyla avait beaucoup de tâches à accomplir, nous avons pu constater que l'une d'entre elles était simplement liée à l'administration, et ce n'est pas si grave que ça Cela nous aide donc déjà visuellement à avoir une idée de cette charge de travail. Et grâce à la conférence d'aujourd'hui, vous avez maintenant des informations sur la vue liste , la vue tableau et la vue calendrier. Les différents types de projets s'appuieront naturellement sur des points de vue différents. Par exemple, dans le cadre de mon travail dans le marketing, si je souhaite créer un calendrier de publication, l'affichage du calendrier fonctionne parfaitement pour planifier le contenu, car j'ai une vue contenu, car j'ai d'ensemble de haut niveau sur le moment où les choses vont être publiées. La vue du tableau me semble particulièrement utile lorsqu'il s'agit d'un projet ne comportant pas un grand nombre de tâches et dont la configuration est très simple. Par exemple, mes sections sont peut-être en attente de traitement et bloquées. La vue liste est généralement la vue par défaut pour la plupart des autres projets, mais vous devez faire bon usage des sections pour vraiment vous assurer que la vue liste peut apporter de la valeur. 25. Messages de projet: Examinons les dernières options que nous avons dans ce projet. Nous allons passer en revue le flux de travail et le tableau de bord, qui sont des options premium, et passer aux messages Messages est l'endroit où vous pouvez voir un enregistrement des messages informatiques invités qui ont été envoyés aux membres de ce projet, ainsi que les mises à jour du statut, et simplement un enregistrement de toutes ces communications en un seul endroit. Je vous montrerai comment mettre à jour votre statut ultérieurement, mais envoyons un message maintenant. Je peux cliquer ici pour envoyer un message aux membres. Je pourrais également accéder au bouton omni et créer un message à partir de là Mais faisons-le depuis l'écran des messages. Je vais cliquer ici. Cela s'ouvre bien dans un message en plein écran pour moi, et c'est comme envoyer un e-mail, mais bien sûr, vous pouvez très bien faire référence à toutes les tâches, projets et personnes de Sana . Supposons que je sois le chef de projet et que j'aie une réunion importante avec les vice-présidents cette semaine pour discuter de la nouvelle campagne marketing Je voudrais simplement donner un aperçu à l'équipe du déroulement de cette réunion et des mesures qui en ont découlé. Mon sujet sera le suivi de la réunion des vice-présidents. D'accord. Et par défaut, il l'enverra à tous les membres du projet lorsque j'ai créé ce message depuis l'écran du projet. Mais si je voulais l'envoyer à d'autres personnes, je pourrais simplement cliquer ici et l'envoyer soit à des personnes, soit à des membres d'une autre campagne, désolé, à un autre projet, ou même à tout le monde depuis l'espace de travail de test. Donc, pour moi, c'est parfait de l'envoyer à tous les membres du projet de la nouvelle campagne marketing. Je veux juste leur donner un aperçu. Alors permettez-moi d'aller de l'avant et de le dire ici. Je vais taper bonjour à tous pour vous faire savoir que la réunion des vice-présidents s'est très bien passée. Ils ont été impressionnés par les progrès réalisés jusqu'à présent. Merci pour votre dur labeur. Essayons maintenant d'étiqueter certains de nos projets ou tâches Asana pour vous en montrer la valeur Ils ont convenu que nous pouvions prendre une semaine de plus pour faire ce qui se trouve sur l'application, puis nous pourrons poursuivre et référence à la tâche, au projet, au message d'un coéquipier, etc. Voyons ce que nous avons à dire à propos l'approbation. Nous pouvons prendre une semaine supplémentaire pour peut-être approuver les photos, car nous sommes actuellement bloqués par At what were blocked peut-être en castant les modèles de photoshoot Nous pouvons prendre une semaine supplémentaire pour approuver les photos, car nous sommes actuellement bloqués par le casting de modèles de photoshoes Supposons que Lela mette à jour les dates d'échéance des tâches en conséquence ultérieurement Parlez plus tard dans le brouhaha quotidien. C'est Nikki. C'est bon. Je peux donc, bien sûr, ajouter un peu de mise en forme si je le souhaite, mais je pense que vous savez déjà que lorsque j'enverrai ce message, les gens le recevront dans leur boîte de réception Sana et pourront cliquer directement sur les éléments auxquels j'ai fait référence pour examiner ces tâches plus en détail. Alors allons-y et envoyons-le maintenant. Envoyer. Et maintenant, bien sûr, est enregistré dans le nouveau projet de ce message est enregistré dans le nouveau projet de campagne marketing, si quelqu'un accède à l'onglet des messages. Passons à Andrew Sana pour voir ce qu'il a maintenant dans sa boîte de réception. Débarrasse-toi de ça. Il a donc été prévenu, suite à la réunion du vice-président, et il a vu tous les détails que je lui ai envoyés, et bien sûr, il peut directement cliquer sur cette tâche pour ouvrir le projet et voir un peu plus d' informations à ce sujet. Je trouve donc que c'est un moyen très utile Plutôt que d'envoyer un e-mail contenant un lien vers Asana, tout est conservé Asana, ce qui facilite vraiment la vie D'accord. Revenons donc à Masana, disons que j'ai oublié les messages que j'ai envoyés Tu sais, comment puis-je trouver cette information ? Eh bien, je peux accéder à la boîte de réception de Masana, et il y a cet autre onglet , les messages que j'ai envoyés Ainsi, que vous ayez envoyé un message dans un projet à un groupe particulier de membres de l'équipe de projet ou à une seule personne, vous pouvez toujours accéder aux messages que vous avez envoyés d'ici depuis la boîte de réception, puis depuis cet onglet. C'est donc aussi très utile parce que lorsque j'ai commencé à utiliser ISAA, je me souviens que lorsque j'ai commencé à envoyer des messages , je ne savais vraiment comment trouver les messages que j'ai Je suis sûr d'avoir envoyé un message à quelqu'un, mais je ne m'en souvenais tout simplement pas. Mais n'oubliez pas que si vous avez besoin d'effectuer une tâche, vous devez agir. Vous devez vous assurer que vous l'avez indiqué dans le cadre d'une tâche Asana, et que vous ne vous contentez pas d'envoyer un message Asana pour ensuite utiliser le courrier électronique en secret N'oubliez pas que les messages ne sont pas comme à quelqu'un sur une plateforme de discussion Si vous en avez un besoin urgent, encore une fois, vous ne devez pas envoyer de message Asana, mais plutôt les contacter sur l'autre plateforme Le message Asana est particulièrement utile lorsqu'il est lié à un type de travail, à un brainstorming sur la synchronisation A, question générale ou à un commentaire qui peut attendre Vous pouvez bien entendu inscrire ce commentaire ou cette question directement dans une tâche pertinente. Mais parfois, il s'agit d'une question plus générale concernant un projet ou un processus en général Il est donc plus judicieux d'envoyer un message à l'ensemble de l' équipe de projet séparément et ne pas l'inclure dans un commentaire sur une tâche Asana 26. Files et nettoyage de l'en-tête: Revenons donc à notre projet, revenons à la nouvelle campagne marketing, et nous avons ce dernier onglet pour les fichiers. Une fois que vous avez ajouté des fichiers au projet, vous les verrez tous s'afficher ici Si vous prévoyez d'utiliser des équipes ou des liens One Drive sur votre Asana, vous ne verrez pas tous les liens de ces documents ici C'est uniquement lorsque vous importez un véritable fichier sur Asana. Vous avez ainsi tout parcouru, de la vue d'ensemble aux fichiers. Maintenant, je veux vous donner l'un de mes meilleurs conseils. C'est à ce moment-là que vous configurez un projet, venez supprimer des éléments de l'en-tête qui ne vous apportent aucune valeur car cela ne fera qu'ajouter , car cela ne fera qu'ajouter de la confusion aux membres de votre équipe de projet . Ils voient toutes ces options et ils sont un peu débordés alors que cela ne leur est peut-être pas très utile. Par exemple, car nous n'avons aucun fichier dans ce projet. Supposons qu'en pratique, ce groupe utilise un seul lecteur pour stocker tous les documents. Nous allons uniquement créer des liens vers ces documents ici. Nous n' ajouterons jamais de fichiers dans un sauna. C'est exactement ainsi que nous décidons de l'utiliser. Alors nous n'avons pas vraiment besoin de cet onglet, donc je peux appuyer sur ces trois points ici et je peux le supprimer. Je vais le supprimer ici. Et maintenant je n'ai plus cet onglet. Cela m'a amené à l' onglet suivant, celui des messages. Si c'est une erreur, je peux toujours appuyer sur le plus, et je peux ajouter des fichiers à nouveau. Il n'a donc pas disparu, il est toujours là si nous en avons besoin, mais il ne prend tout simplement pas de place. C'est certainement l'un de mes meilleurs conseils pour supprimer les choses dont vous n'avez pas besoin. Comme nous en avons déjà parlé dans l'une des dernières vidéos, vous savez, propos des différences entre le tableau de liste et le calendrier et de la façon dont certains projets favorisent certains points de vue. Ce que vous pouvez également faire, c'est vraiment supprimer les vues qui n' apporteront aucune valeur ajoutée. Supposons donc que dans ce cas, la vue du tableau soit un peu trop simpliste pour ce projet, car il y a beaucoup de choses simpliste pour ce projet, car il y a beaucoup de à voir dans la phase de développement Nous préférons donc que nos employés l' examinent . Nous préférons donc que nos employés l' examinent sous forme de liste ou de calendrier Je vais donc supprimer la vue du tableau à partir d'ici. D'accord. Et bien sûr, nous avons vu quelques éléments qui étaient des fonctionnalités premium. de la chronologie, du tableau de bord du flux Nous n'avons pas parlé de la chronologie, du tableau de bord du flux de travail. Supprimons-les simplement d'ici. Cela n'apporte aucune valeur ajoutée. Supprimons. Supprimons et supprimons. Je pense que vous avez déjà compris l'idée agit d'un projet beaucoup plus simple, s' agit d'un projet beaucoup plus simple, nous permettons à nos employés de se concentrer sur les choses sur lesquelles ils doivent se concentrer, le travail à faire, la communication et l' alignement qui doivent avoir lieu, sans se soucier de la nature de cet onglet ? Il indique qu'il s'agit d'une fonctionnalité premium. Je ne l'ai pas ? Suis-je sur le bon plan pour nos entreprises, etc. La seule chose que je dirais, c'est que parfois les gens ont de fortes préférences, alors il vaut peut-être la peine de laisser les trois. Par exemple, je préfère peut-être voir les choses sous forme de liste, mais je sais que Leyla préfère voir les choses sous forme de tableau et qu' Andrew ne peut pas survivre sans la vue du calendrier, alors peut-être que je quitte les trois Mais en général, je dirais que la simplification facilite beaucoup la vie de tout le monde si vous examinez les informations de la même manière. Mais cela dépend vraiment de vous et de façon dont vous travaillez avec votre équipe. 27. Comment faire une mise à jour de statut: Les mises à jour de statut sont très importantes et souvent négligées par les équipes de projet. Cela donne un aperçu rapide de l'état du projet. Le projet est-il sur la bonne voie, risque-t-il de déraper ou est-il terminé ? Apprenons maintenant à en créer un en accédant à l'aperçu. Voici la section où vous pouvez créer une mise à jour du statut, et le propriétaire du projet doit régulièrement mettre à jour le statut. Tout le monde doit savoir comment se déroule le travail. En tant que propriétaire du projet, disons que notre projet est actuellement sur la bonne voie. Oh. Je vais donc y aller, et je vais cliquer sur la piste. Cela m'amène à cette vue en plein écran où je peux ajouter un peu plus de détails à cette mise à jour de statut. En ce qui concerne la version gratuite, nous sommes assez limités, mais un simple titre de mise à jour du statut et une courte description suffisent déjà pour garantir une bonne communication sur le projet Veuillez mettre à jour le titre de cette mise à jour de statut. Ne vous contentez pas de le laisser ici lors cette mise à jour du statut du 19 avril. Je vois cela très souvent, et c'est vraiment frustrant lorsque vous recevez de nombreuses mises à jour de statut et que vous souhaitez rapidement parcourir le déroulement des mises à jour précédentes Veuillez donner un petit avertissement de haut niveau à propos de cette mise à jour de statut. C'est juste un résumé de ce que vous voulez que les gens emportent. Cela peut être quelque chose comme terminer la phase de configuration ou se préparer à quelques semaines intenses de conception, etc. Dans le résumé, vous pouvez bien entendu le mettre en forme en détail comme vous le feriez pour une description de tâche ou une description d'ensemble du projet. J'aime utiliser la fonctionnalité des puces dans le résumé, car je trouve que c'est bien de donner un aperçu des tâches clés qui ont été accomplies ou de savoir si quelque chose bloque le projet ou peut-être d'en ajouter d'autres ou de renforcer l'équipe Supposons que dans la première section de notre projet de campagne marketing , la phase de configuration soit terminée. Allons-y et annonçons cela essentiellement lors de la phase de configuration de notre collègue. Terminé. Bien entendu, le statut est sur la bonne voie car j'ai déjà cliqué dessus . Je suis le propriétaire. Aucune date n'est associée à cela, donc je peux continuer et supprimer cela si je le souhaite, juste pour le rendre encore plus simple. Il n'est pas nécessaire d'ajouter de pièces jointes, ajoutons simplement quelques résumés. Peut-être que le travail de base est enfin terminé, et maintenant nous avons peut-être le brief approuvé, le brief projet approuvé terminé, même si ce n'est pas Maintenant, disons, peut-être quelques félicitations à Andrew et je vais applaudir des emoji Oui, sans aucun doute. Félicitations à Andrew pour avoir tout fait à temps. prochaines étapes sont la phase suivante, la phase de développement. début, je ne me souviens pas de la première tâche qui nous a été confiée pendant la phase de développement. Essayons donc de penser que nous devions approuver les choses. Nous faisions des photos. Je vais juste dire encore une chose à propos du casting de mannequins. Et continuons à pousser. Faisons un autre MOG juste parce que je suis fou comme ça. Cette mise à jour du statut sera donc envoyée sous forme de notification à tous les acteurs du projet, et ils en auront également un historique à partir de l'aperçu du projet et de l'onglet messages. Vous pouvez activer ce rappel de mise à jour du statut. En tant que propriétaire du projet, vous serez ensuite chargé chaque semaine vous demander de mettre à jour le statut du projet Donc je ne veux pas ça, donc je vais l'éteindre. Cela dépend du type de projet que vous réalisez si vous avez besoin d'une mise à jour hebdomadaire. Pour la plupart de mes projets, fréquence hebdomadaire sur deux ou une cadence mensuelle me convenait parfaitement n'y a malheureusement aucun moyen de personnaliser ce rappel à une cadence différente Il vous suffit de configurer votre propre tâche récurrente si vous souhaitez le faire. Je vais publier cette mise à jour de statut, et maintenant vous voyez à quoi cela ressemble ici sur le côté. Nous avons une mise à jour de notre statut. Je peux cliquer ici et cela s' ouvrira en plein écran. Une fois que vous aurez d'autres mises à jour de statut, elles seront toutes affichées ici Vous aurez donc un fil de discussion complet de toutes les mises à jour de ce projet, qui peut être très utile si vous avez des personnes impliquées dans le projet. Encore une fois, vous avez peut-être un membre de l'équipe de direction juste besoin de mises à jour occasionnelles. Ils peuvent venir ici et ils liront votre phrase phare ici. C'est pourquoi, encore une fois, je pense que la phrase phare est si importante plutôt que la mise à jour du statut, le 19 avril, qui n'apporterait pas beaucoup de valeur ajoutée. Lorsque vous les voyez toutes ici, vous devez cliquer dessus pour voir quelle était la mise à jour. Donnez simplement un petit en-tête de haut niveau. Passons ensuite au sana d' Andrew, et voyons ce qu'il a dans sa boîte de réception. Et maintenant, vous voyez qu'il a clairement reçu notre message d'avant, et maintenant il a notre mise à jour de statut. Débarrassons-nous de ce message. OK, je peux continuer et aimer sa mise à jour de statut. Je voudrais peut-être lui envoyer un de ces petits autocollants de remerciement qu'il recommande souvent Alors je dis : « Oui, prends des fleurs ». Montrez votre reconnaissance. Et de retour à Masana, j'ai aussi maintenant une boîte de réception dans laquelle Andrew a montré son appréciation, ce qui est bien 28. Ajouter une tâche à plusieurs projets: Une autre chose que je veux vous montrer est hébergement multiple de tâches dans plusieurs projets Alors, qu'est-ce que je veux dire par là ? Passons à l'un de nos projets. Et voyons s' il existe une tâche qui pourrait également être liée au développement de nouveaux produits, lancement de cette campagne. Supposons qu'ils lancent la campagne de cette campagne marketing, ne soit pas seulement pertinent pour ce projet Asana, mais également pour le projet de développement de nouveaux produits, car l'une des tâches ici est peut-être la même que l'une des tâches qui s'y trouvent Plutôt que d'avoir deux tâches dupliquées, ce qui ne nous facilite pas vraiment la vie car nous avons certaines informations sur une tâche et d'autres sur l'autre, nous pouvons choisir qu'une tâche soit réellement assignée à domicile Elle vit dans le cadre de deux projets différents. C'est ce que nous allons faire avec le lancement de la campagne. Si j'ouvre cette tâche, oubliez pas que nous avons cette section de projet ici où nous indiquons que cela se trouve dans le nouveau projet de campagne marketing et c'est dans la phase de déploiement de la section Eh bien, maintenant nous pouvons aussi dire : « Vous savez quoi ? Cette tâche, je souhaite également l' ajouter au projet de développement de nouveaux produits, dans ce cas, et vous pourrez également lui attribuer une section. Mais bien sûr, ce projet ne comporte pas de sections. C'est donc très utile si vous avez des équipes différentes et qu'elles ont toutes leur propre configuration pour un projet donné. Vous avez peut-être une équipe de conception, peut-être une équipe d'ingénierie, et parfois ils font équipe sur certaines tâches, mais ils ne veulent pas avoir à apprendre à configurer les uns les autres Ils ont donc juste la tâche qui leur incombe à tous les deux, et peut-être qu'une équipe aura son projet sous forme de tableau de bord. Une autre équipe a son projet sous forme de calendrier, et chacun peut avoir la configuration qu'il souhaite et les tâches partagées. La seule chose importante à ce sujet est que si quelqu'un doit marquer cette tâche comme terminée, elle sera marquer cette tâche comme terminée, également terminée dans l'autre projet car il s'agit littéralement de la même tâche. Jetons donc un coup d'œil ici. Le lancement de la campagne est en phase de déploiement, et si je passe au développement de nouveaux produits, nous devrons également lancer la campagne, notre nouvelle tâche se situant au sommet de la liste C'est aussi pourquoi il est essentiel de comprendre ces informations sur façon d'ajouter des éléments à des projets dans une section particulière à partir d'ici, car si je vous apprenais simplement le Dragon Drop, cela ne vous aidera pas beaucoup lorsque vous souhaitez ajouter une tâche à plusieurs projets. Et bien entendu, si vous souhaitez supprimer des éléments de plusieurs projets, il est également important de vous assurer que les utilisateurs ne les marquent pas comme étant terminés parce qu'ils souhaitent supprimer de leur projet. Ils n'ont qu'à appuyer sur le petit X ici. Donc, si je veux supprimer cette tâche de ce projet dès maintenant, je clique sur le petit X. Elle disparaîtra à partir de là, mais la tâche est toujours valable, et elle est de retour dans son emplacement d'origine, le projet de campagne marketing. 29. Meilleures pratiques pour Asana: Dans cette dernière leçon avant votre projet, je souhaite passer en revue certaines des meilleures pratiques d'Asana La première étape consiste évidemment à attribuer des dates d'échéance et des responsables aux tâches. Ainsi, tout le monde sait qui est responsable de quoi ? Bien entendu, les échéances permettent tous les membres de l'équipe de budgétiser leur temps. Je vous recommande également d'ajouter des collaborateurs aux tâches chaque fois que cela peut améliorer l'alignement. Rappelez cela à votre équipe car même si cela semble élémentaire, il arrive tout à fait que des tâches soient intégrées à des projets sans personne, sans date d'échéance ou sans que les bons collaborateurs ne soient affectés Il s'agit donc d'une tâche privée que personne ne peut trouver. Ensuite, il faut utiliser les titres des tâches de manière efficace. Ils doivent être concis, spécifiques et orientés vers l'action. La façon la plus simple de le faire est de commencer la tâche par le verbe, qui indique clairement ce qui doit être fait. Pour moi, l' essentiel est que cela devrait être évident, sans lire la description, à peu près en quoi consiste cette tâche. Sinon, les membres de l'équipe perdront du temps à déchiffrer en quoi consiste cette tâche Par exemple, ne vous contentez pas d'écrire un article de blog. Rédigez plutôt le premier brouillon du billet de blog. Cela donne un peu plus d'informations. Ce serait encore mieux s' il y avait le sujet du billet de blog. Plutôt que des graphiques, écrivez sur le graphique spécifique que vous avez l'intention de créer. L'icône du design pour le café est beaucoup plus spécifique. Créez une structure de projet claire. Utilisez des sections pour clarifier le projet. Utilisez des tags pour que les membres puissent facilement filtrer entre les types de travail ou les priorités. Utilisez des sous-tâches si certaines tâches sont volumineuses ou nécessitent contribution de plusieurs personnes et masquez les onglets non pertinents de votre projet. Facilitez au maximum les choses pour votre équipe. Enfin, maintenez la communication fluide en vous assurant qu' un bref aperçu de chaque projet est disponible et en tenant l'équipe informée de l'état d'avancement des travaux. Encouragez les utilisateurs à commenter les tâches et les sous-tâches et n'ayez pas peur d'utiliser la fonction de messagerie. 30. Votre projet: Bien, c'est à votre tour, car une grande partie de ce cours porte sur la compréhension des bases de Sana, que vous utiliserez et personnaliserez avec les tâches de votre propre organisation. peut que vous ne vous sentiez pas à l' aise de partager avec tout le monde les vraies tâches et les vrais projets que vous êtes en train de mettre en place , et c'est parfaitement normal. Par conséquent, votre projet pour cette classe est assez simple. abord, si vous n'êtes pas à l' aise de partager publiquement un projet, vous avez créé, il vous suffit de configurer un faux projet avec au moins cinq tâches et deux sections différentes. Toutes les tâches doivent avoir une date d'échéance assignée et un propriétaire, même s'il ne s'agit que de vous. Partagez dans votre galerie une capture d'écran de ce projet et expliquez pourquoi vous l' avez configuré comme vous l'avez fait. Si vous souhaitez partager publiquement un projet réel que vous avez configuré, prenez une capture d'écran du projet, expliquez-nous de quoi il s'agit et pourquoi vous l'avez configuré de cette façon. Qui sait, peut-être que nous pourrons même vous donner des commentaires sur la configuration pour l'améliorer encore. 31. Conclusion et prochaines étapes: Excellent travail pour avoir atteint la fin de ce cours. Je suis sûr que vous savez maintenant comment utiliser Asana pour améliorer votre productivité et celle de longueur d' votre équipe et pour que tout le monde reste sur la même Si vous tirez pleinement parti des fonctionnalités proposées par Asana, vous pouvez personnaliser complètement votre espace de travail en fonction de vos besoins individuels, de ceux de votre équipe et de votre entreprise Alors, prenez ce que nous avons appris aujourd'hui, lancez-vous et commencez à organiser la gestion de projet de vos rêves. Si vous souhaitez en savoir plus sur Asana, la gestion de projet en général, le marketing ou le leadership, veuillez suivre mon profil pour être informé de mon prochain cours Vous pouvez également suivre mon blog ou les réseaux sociaux pour plus de trucs et astuces. Enfin, je tiens vraiment à vous dire un grand merci de m'avoir rejoint dans cette aventure. Tu as beaucoup appris, mais j' apprécie vraiment que tu sois restée là jusqu'au bout. Merci beaucoup, et j'espère vraiment vous voir dans un prochain cours. 32. Cours bonus : Asana sur mobile (iOS): Si vous utilisez iOS 16 ou version ultérieure, vous pouvez utiliser l' application mobile d'Asana sur votre iPhone ou iPad J'ai tendance à n'utiliser l'application Asana que lorsque je suis en voyage d'affaires, lors d'une conférence ou lors d'un atelier, et je ne peux consulter mon téléphone rapidement qu'entre les pauses Vous pouvez effectuer la plupart des tâches que nous avons examinées dans ce cours, créer des tâches, des projets, créer des mises à jour de statut, etc., mais je trouve que cela peut être un peu fastidieux au téléphone Je trouve donc qu'il est préférable d'utiliser l'application Asana uniquement pour m' enregistrer, voir ce qui se passe et répondre rapidement aux commentaires qu'ils ont pu recevoir Je vais maintenant parcourir un peu l'application pour que vous puissiez vous y familiariser. Vous reconnaîtrez les projets grâce à ce que nous avons examiné dans ce cours, qui vous aidera à comprendre comment la version du navigateur que nous avons se compare à la version IOS. C'est bon. Me voilà donc sur mon iPhone. J'ai installé l'application SAA. Je ne vais pas vous expliquer comment installer et vous connecter. Je pense que c'est assez logique, mais allons-y, ouvrons l'application et voyons ce que nous cherchons. Donc d'abord, peut-être qu'ici en bas est l'endroit le plus facile pour regarder visuellement. Nous avons donc la page d'accueil, mes tâches, votre boîte de réception, une recherche, puis un décompte où vous pouvez basculer entre vos différents espaces de travail Donc, en ce moment, nous sommes ici dans la maison. Et il possède quelques-uns de ces widgets. Ils sont légèrement différents de ce que nous voyons sur le navigateur, mais je pense que vous les connaîtrez tous. Nous avons donc juste une petite notification indiquant que nous avons une tâche à accomplir aujourd'hui. En faisant défiler la page vers le bas, nous avons cette section qui contient les tâches auxquelles j'ai participé ou que j'ai créées le plus récemment, afin que je puisse y revenir rapidement Nous avons la vue de nos projets, et nous pouvons basculer entre nos projets préférés ou nos projets récents. Faire défiler Nous avons nos tâches M. Encore une fois, nous pouvons passer en retard ou bientôt, et nous pouvons cliquer ici pour accéder à mes tâches, qui s'ouvriront ici en bas, ainsi que l' onglet mTasks En faisant défiler la page d'accueil vers le bas. Nos commentaires me mentionnent. qui est bien parce que, comme je l'ai dit, lorsque j'utilise Asana au téléphone, je réponds généralement rapidement aux commentaires et je suis au courant de ce qui se passe C'est donc un très bel écran pour moi où je peux voir si quelqu'un a besoin de quelque chose de moi. Vous savez, si je n'ai pas utilisé mon ordinateur portable ce jour-là, je peux rapidement débloquer tous ceux qui ont besoin d'aide Et puis plus bas, nous avons des équipes et encore une fois, des projets. Teams n'est pas très utile car nous utilisons la version gratuite d'ASA, nous n'utilisons pas cette fonctionnalité. Nous n'avons pas d'organisation. Installés ici, nous sommes juste dans un espace de travail. En fait, si je clique sur Teams, cela ne me mène nulle part Je n'ai pas d'autres équipes parmi lesquelles choisir, mais c'est ainsi que cette application est configurée. Si je voulais accéder aux autres espaces de travail, je me rendrais ici pour accéder au compte en bas à droite Ensuite, je peux passer à notre espace de travail Cookie Land où je suis actuellement dans l'espace de travail de test Nous voyons qu'il y a ce petit point jaune, qui nous indique simplement qu'il existe également des notifications que nous devrions consulter dans l'autre espace de travail. Mais il y a aussi le point jaune dans l'espace de travail dédié aux tâches. Nous savons donc qu'il y a également des notifications ici. Si je vais au milieu du bas de la boîte de réception, nous pouvons voir de quoi il s'agit. Ce sont exactement les mêmes que ce que nous avons vu sur la page d'accueil des deux commentaires qui m' attendaient, l'un d'Andrew et l'autre de Lela Si je clique sur celui-ci d' Andrew, nous pouvons y jeter un œil. Qu'est-ce qu'il a dit ? En ce qui concerne l' ordre du jour, nous sommes prêts pour la réunion de lancement ? Dois-je commander des collations alors que la réunion dure deux heures ? Je peux juste le prévenir rapidement. Oui C'est une bonne idée. OK. Tu comprends pourquoi je ne suis pas très bon au téléphone. prie, faites-le. Parfait. Maintenant, il l'a et il est débloqué. Si j'y retourne, nous pourrons voir ce que Leyla nous a fait savoir Elle travaille sur cette tâche de casting de modèles de photoshoot. Cela se résume toujours immédiatement au commentaire. Ce n'est pas moi qui traîne vers le bas au téléphone. C'est en fait Asana qui le supprime. Elle fait donc du casting pour des modèles de photoshoot, et elle a sélectionné deux modèles, et elle m'a mis un lien vers un modèle génial Je vais y jeter un œil plus tard. Merci. C'est bon. Maintenant, je vais et retour à la maison. Maintenant, je n'ai aucun commentaire me mentionnant ici parce que j'ai résolu toutes ces informations. De retour dans la boîte de réception, je peux maintenant balayer vers la droite pour archiver ces notifications Ici, en haut à droite, je pourrais cliquer sur Archiver tout si j' avais beaucoup de notifications, et je ne voulais pas les balayer constamment, mais dans ce cas, je n'en ai que deux Je vais donc simplement les balayer. En ce moment, je participe à l'activité. Si je voulais revenir à l'archive, je peux également appuyer sur le bouton « Archivé » ici, puis je pourrais le désarchiver à nouveau en balayant vers la droite Comme sur le bureau, je peux toujours passer des activités à la vue des archives. Alors laissez-moi simplement archiver cette autre notification de Lela et nous aurons une boîte de réception propre et agréable Maintenant que nous voyons dans cette boîte de réception, je pourrais créer une nouvelle tâche à partir d'ici Je peux également le faire à partir de la vue Mes tâches, à laquelle je vais passer maintenant. En haut des écritures, je peux continuer et voir cela sous forme de liste, de tableau, de calendrier. J'aime aussi beaucoup ce mode compact, car il permet de rapprocher un peu les choses. y a en fait aucun changement dans les informations que nous voyons ici. C'est juste pour me faciliter la tâche. Donc, si je remets les choses à ce qu'elles étaient, vous voyez, il s'agit simplement de moins d'informations, et pour moi, je peux très bien lire avec des lettres minuscules. Je suis donc très bien de l'avoir en mode compact. Et vous verrez qu'il en va de même lorsque nous examinons les projets dans aC, sur lesquels vous pouvez également zoomer et dézoomer. Donc, bien sûr, nous pouvons continuer et garder les choses telles qu'elles étaient. Et c'est en bas gauche que se trouve la fonction de tri. Si vous souhaitez trier ces informations, vous savez, en fonction des dates limites, si vous voulez trier ces informations fonction des likes ou autre, vous pouvez continuer et le faire en bas de la page. Allons-y et créons une nouvelle tâche maintenant, et nous verrons à quoi elle ressemble. Dans cette première vue, il s'agit simplement de me donner les informations les plus importantes dont j'ai besoin pour attribuer une tâche, un espace pour donner un titre à cette tâche. Il me l'attribue comme il le fait toujours lorsque je crée une tâche à partir de la vue des tâches par défaut, mais je peux modifier cela ainsi qu'une date d'échéance Mais si je voulais donner plus de détails à cette tâche, comme nous le savons, c'est une bonne pratique de rédiger une description détaillée de la tâche, je peux cliquer ici et simplement faire défiler mon écran vers le haut, puis je peux ajouter cette tâche dans un projet, lui donner euh, peut-être un lien ou autre chose ou peut-être ajouter une pièce jointe. Je peux faire tout ce que nous avons l'habitude de faire, ajouter des abonnés, des collaborateurs, etc. Allons-y et créons une tâche. Quelle pourrait être la tâche : créer Woop, créer un ordre du jour de réunion pour l'annonce des résultats aux investisseurs Bien sûr. Assignons cela à Andrew. Mettons ça à échéance dans un mois. Assurons-nous qu'il ne s'agit pas simplement d'une tâche privée, mais que nous l'inscrirons dans un projet. Pour aujourd'hui, nous pouvons simplement le mettre dans ce projet de vos rêves. Il n'y a aucune section dans ce projet, mais comme vous le savez, vous pouvez cliquer et attribuer une section. Peut-être devrions-nous le mettre dans un autre projet juste pour pouvoir le mettre en pratique. Ici et je clique ici et je pourrais le mettre en phase de déploiement. Bien sûr. Cela n'a pas vraiment de sens. Ici, nous pouvons ajouter une description. Et nous pourrions ajouter des sous-tâches si nous voulons ajouter des pièces jointes à quelqu'un. Peut-être que je voudrais également ajouter Leyla en tant que collaboratrice à ce sujet, et je pourrai créer la tâche Et en fait, maintenant, si je reviens à ma vue d'accueil, nous avons cette tâche que je viens de créer dans le menu de retour car c'est l'une des tâches que j'ai récemment touchées. Donc, à part mes tâches, où sont les projets ici, non ? Nous les avons donc vus depuis l'écran d'accueil, mais comment créer un nouveau projet ? Ce n'est pas immédiatement clair. Vous devez vous lancer dans des projets CO pour y parvenir. Et maintenant, en bas à droite, nous avons également un nouveau bouton de création de projet. Et ici, nous pouvons créer un nouveau projet sous forme de liste ou de tableau. Nous ne pouvons pas créer de projet depuis le téléphone. En mode calendrier. Nous pouvons voir un projet dans la vue du calendrier. Peut-être que je vais juste y retourner et te montrer ça. Passons donc à une nouvelle campagne marketing. Et à partir de là, en haut à droite. Nous pouvons aller de l'avant et changer de point de vue, afin de voir ce projet comme un tableau. Nous pouvons voir ce projet comme un calendrier. Mais vous pouvez, pour une raison ou une autre, créer un nouveau projet dans la vue calendrier depuis le téléphone. Donc, si vous voulez cette vue, vous pouvez simplement créer sous forme de liste ou de tableau, puis vous pouvez entrer dans le projet et la modifier ultérieurement. Revenons donc d'abord à la création d'un nouveau projet. Alors, quel pourrait être ce projet, peut-être un cours Asana. Nous pouvons l'ajouter à notre espace de travail dédié aux tâches. Nous pouvons simplement créer une vue de liste. Et voici un projet Asana très basique. Et bien sûr, il indique comment ajouter une nouvelle tâche. Alors peut-être la première tâche. Oh, je suis tellement nul au téléphone. La première tâche crée une tâche très basique, sans date d'échéance, sans propriétaire. Mais complétons-le un peu. Et puis nous avons trois tâches ici. Encore une fois, en haut à droite, nous pouvons effectuer un zoom arrière, puis les trois colonnes apparaissent ici dans la vue de liste. Permettez-moi de revenir en arrière pour aborder cette question, afin que vous puissiez voir la différence lorsque j'avais la valeur par défaut, qui est le zoom avant. Nous ne voyons pas la troisième colonne. Et la seule façon de voir la troisième colonne lorsque vous zoomez est ne pas cliquer sur cette première colonne du nom et du suivi de la tâche, car elle ne fait rien En fait, sur la colonne des destinataires, vous devez y mettre votre doigt et le faire glisser vers la droite C'est donc assez embêtant pour moi quand je suis dans le zoom de cette vue, je trouve cela assez irritant, donc je suis toujours sur le zoom arrière Et le truc, c'est que vu du tableau, vous ne pouvez pas faire ce zoom avant Zoom arrière. Donc, si je reviens à la vue du tableau, vous vous dites : « Oh, je ne peux pas voir toutes les sections ici, mais ici, vous n'avez aucun moyen de zoomer. Il suffit donc de jouer un peu avec cela et de voir ce qui fonctionne pour vous, comment il est plus facile pour vous de voir les informations. Mais en général, je ne crée pas de projets à partir du téléphone. Donc, ce scénario que je vais vous expliquer est juste que vous sachiez comment le faire au cas où vous auriez à le faire. Mais en réalité, je vous suggère de sortir votre ordinateur portable, créer rapidement le projet, de le faire comme vous le souhaitez, puis vous pourrez simplement décider par essais et erreurs au téléphone quelle vue vous préférez si vous voulez venir voir ce qui se passe Alors laisse-moi m'en remettre à ça. réalité, vous voulez faire ce que vous m'avez vu faire auparavant, c'est-à-dire répondre aux commentaires ou voir ce qui se passe Et si vous accédez à la vue du projet, je pense que la seule chose que vous voudrez peut-être voir est probablement le statut. Donc, si je lance une nouvelle campagne marketing parce que c'est la seule que nous ayons avec un statut. Passons à cela dans la vue de liste juste pour en voir un peu plus. C'est la vue agrandie, souvenez-vous, et elle est très belle ici, même si elle est probablement très petite selon, vous savez, votre propre vision Permettez-moi donc de voir le statut. Et c'est plutôt sympa vu le statut. Donc, si je suis au téléphone, je veux juste voir quel est le statut. Je peux très facilement venir y jeter un œil. OK. Alors quoi d'autre pourrait être important. La dernière chose ici est cette vue de recherche. C'est la même chose que ce que vous avez dans le navigateur, mais je pense que vous l'utiliserez encore plus ici au téléphone parce que parfois vous devez vraiment jouer avec la façon dont vous pouvez trouver quelque chose dans un projet sans vraiment avoir envie de cliquer sur OK, sceller des projets, accéder au projet, passer à la tâche. Donc, vous recherchez généralement rapidement quelque chose. Jetons donc un coup d' œil à cette tâche d' ordre du jour de réunion que j'ai faite auparavant, si je ne la trouvais pas facilement. Je peux simplement faire une recherche rapide et voilà. Pour en revenir à la vue principale, vue d'accueil est votre vue principale, et c'est là que vous allez passer le plus clair de votre temps à répondre à de petites questions, simplement à vérifier le statut. Si vous avez quelque chose de grand, je vous suggère simplement de sortir votre ordinateur portable si vous devez créer un projet. Et je vous ai montré comment consulter une mise à jour de statut, mais pas comment en faire une. Revenons simplement aux projets, et nous nous entraînerons à nouveau. Consultez donc tous les projets. Passons cette fois au développement de nouveaux produits. Supposons que je souhaite créer une mise à jour du statut de cette tâche, afin de pouvoir définir le statut. Je peux continuer et ajouter les informations comme je le peux sur le navigateur. Quel statut pourrais-je avoir pour cela ? Peut-être une nouvelle campagne marketing, prête à lancer le nouveau produit. Qu'est-ce qui a été fait ? Ajoutons ensuite certaines des tâches. Quelles étaient les tâches que nous avions à accomplir ici ? Quelque chose avec une campagne marketing ? Bien sûr. Parfait. Nous l'avons prêt à être utilisé. Et maintenant, nous travaillons sur ce petit, peut-être quelque chose de nouveau dans le cadre de la campagne. Et maintenant, nous avons une petite mise à jour de la situation. C'est assez simple. Je dirais certainement qu'il est assez facile de créer une mise à jour de statut depuis le téléphone, les mises à jour de statut, de répondre aux commentaires des utilisateurs, d' aimer, de collaborer. Mais si vous devez vraiment réfléchir et planifier quelque chose, sortez probablement l' ordinateur portable et faites-le sur place.