Le cours de rédaction commerciale

1. À PROPOS DE CE COURS: Le succès de votre entreprise dépend de votre capacité à communiquer. Si vous ne pouvez pas écrire clairement, vous ne serez pas embauché. Et si vous ne pouvez pas écrire clairement, vous ne durerez pas assez longtemps pour être envisagé pour une promotion. Si vous voulez prendre de l'avance dans votre carrière, vous devez apprendre à écrire. Eh bien. Bienvenue dans le cours de rédaction d'affaires en ligne. Je suis votre instructeur, Alan Sharp. J'enseigne aux gens d'affaires du monde entier comment écrire clairement, de manière concise et convaincante. J'ai décroché ma première mission d'écriture rémunérée en 1987, et j'ai enseigné mon premier atelier d'écriture professionnelle en 1989. Depuis, j'ai aidé des centaines de personnes faire progresser leur carrière en améliorant la rédaction de leur entreprise. Maintenant, j'aimerais vous aider. Voici quatre façons dont vous bénéficiez de suivre ce cours. Numéro 1, vous améliorez une compétence de seuil. Une enquête menée auprès de 120 grandes entreprises américaines employant près de 8 millions de personnes révèle que, dans le milieu de travail actuel, écriture constitue un seuil de compétence pour l'embauche et la promotion parmi les salariés. rédaction professionnelle efficace est votre ticket vers opportunités professionnelles et une mauvaise écriture est votre ticket pour l'oubli. Bénéficiez numéro deux, vous faites progresser votre carrière. La moitié de toutes les entreprises prennent en compte la capacité d'écriture lorsqu'elles prennent des décisions de promotion. On ne peut pas progresser sans compétences en écriture. Bénéficiez numéro 3, vous vendez vos idées. Nous avons l'ampoule électrique aujourd'hui parce que Thomas Edison a persuadé autres de financer ses idées et de les concrétiser. Toutes les inventions brillantes commencent dans la tête de quelqu'un, mais les seules qui arrivent sur le marché sont celles que l'inventeur peut communiquer par écrit aux parties prenantes. Lorsque vous améliorez vos compétences en rédaction d'entreprise, vous améliorez votre capacité à vendre vos idées et vous-même à d'autres personnes, que ce soit des membres de l'équipe, de la direction ou des investisseurs. Enfin, le numéro d'avantage pour vous, renforcez votre crédibilité. erreurs grammaticales dans vos courriels, rapports et propositions sont mortelles. Ainsi, nos erreurs d'orthographe et nos erreurs de ponctuation vous font paraître peu professionnel et ignorant. L'amélioration de votre grammaire, de votre orthographe et de votre ponctuation améliore votre crédibilité. Le cours de rédaction commerciale en ligne est divisé en modules. Le module 1 est une introduction au monde de l'écriture commerciale. module 2 vous enseigne la première étape de la rédaction commerciale, c' est-à-dire comment organiser vos pensées. troisième module vous enseigne la deuxième étape de la rédaction commerciale, c'est-à-dire la rédaction de votre premier brouillon. module 4 vous enseigne la troisième et dernière étape de la rédaction commerciale, qui consiste à éditer votre premier brouillon. L'étudiant idéal pour le cours de rédaction d'affaires en ligne est celui qui souhaite faire progresser sa carrière en améliorant son écriture au travail. Si vous voulez être embauché ou si vous souhaitez être promu. Et si une mauvaise écriture vous freine, alors ce cours est fait pour vous. Les cours de gestion des affaires en ligne, pratiques. Je vous transmets tout ce que j'ai appris sur efficacité de la rédaction commerciale au cours de mes trois dernières décennies. En tant qu'écrivain, éditeur et correcteur d'épreuves, je vous montre les erreurs les plus courantes commises par les gens d'affaires dans leurs écrits aujourd'hui. Et puis je vous montre comment éviter ces bévues dans vos écrits au travail. 2. Éviter le style bureaucratique: Dans les années 1990, j'ai passé une journée à enseigner certains bureaucrates qui travaillaient au sein du gouvernement fédéral du Canada à Ottawa. Mon travail consistait à leur apprendre à écrire en langage clair. J'avais besoin que mes élèves comprennent la différence entre bureaucratique et l'écriture en langage clair. J'ai donc mis sur le rétroprojecteur un paragraphe écrit dans le style bureaucratique. Le paragraphe était pompeux, long, impersonnel et redondant. Cela ressemblait à ça. discussion approfondie sur un énoncé de mission amélioré et plus robuste qui soit aligné sur les objectifs opérationnels fondamentaux de ce ministère gouvernemental nécessitera des séances facilitées clairement structurées en toute transparence et avec la participation active de représentants désignés de tous les départements, sans citation. J'ai ensuite demandé à ma classe un volontaire pour traduire ce paragraphe bureaucratique en langage clair. Personne dans la classe n'a levé la main. Je pensais qu'ils ne comprenaient peut-être pas l'exercice. Le paragraphe expliqué est écrit en bureaucrate. Il est pompeux, long, impersonnel et redondant. C'est difficile à comprendre. J'ai besoin de l'un d'entre vous pour traduire ce paragraphe désespéré en langage clair. Une de mes élèves a levé la main et elle a dit, mais mes collègues et moi pouvons tous comprendre ce paragraphe. Il n'a pas besoin de traduction. J'ai pu constater que mon exercice n'allait pas fonctionner avec ce public. Mes élèves, nous sommes tellement immergés dans le style d'écriture bureaucratique qu'ils ne pouvaient plus avoir raison, ni même penser en langage clair. Ils ne pouvaient pas traduire un paragraphe de gobbledy gook et parler double en langage clair. J'ai donc décidé de m'amuser un peu et j'ai renversé la tâche. Bon, j'ai dit, au lieu de traduire un morceau d'écriture bureaucratique en langage clair, j'ai besoin que vous traduisiez un morceau d'écriture en langage clair en bureaucrate. Voici votre nouvelle mission. Imaginez que vous parlez à l'un de vos enfants. Je veux que vous suggériez à tous les deux d'aller voir un film demain. Mais ne dites pas cela comme vous le disiez normalement à votre enfant. Dites-le comme vous le feriez si vous écriviez une note de service du gouvernement. Un de mes élèves a immédiatement levé la main. Oh, il a dit, c'est facile. Cet écrivain propose que cet écrivain et la personne à qui ce mémo est adressé, non pas dans la fenêtre actuelle de 24 heures, mais plutôt pendant la période de 24 heures qui suit. pendant la période actuelle, une réponse à cette demande est demandée, sans citation. Nous avons tous bien rigolé. Mes élèves ont pu voir à quel point leur collègue avait l'air ridicule. Certains ont pu voir où je me dirigeais avec cet exercice. Bon, j'ai dit : Voici un autre exercice. Imaginez que vous mettiez un de vos enfants au lit la nuit. Je veux que vous disiez que je vous aime comme vous le feriez si vous rédigiez un rapport du gouvernement. Une autre étudiante a immédiatement levé la main. Oh, c'est facile. C'est facile. Elle a dit des sentiments d'affection profonde ou j'avais par moi envers vous. Maintenant, nous avons tous bien rigolé. Comme il est ridicule de dire des sentiments d'affection profonde ou que j'ai eu envers vous quand vous voulez simplement dire, c'est que je t'aime. Ce cours a été un tournant pour moi en tant qu'instructeur. jour-là, j'ai découvert que certains écrivains ressentent une pression écrasante pour prendre le simple et le rendre complexe, pour prendre le simple et le rendre alambiqué pour remplacer les mots simples par des mots complexes. Bref, ils se sentent obligés d'écrire dans un style d'entreprise bureaucratique. Ces écrivains sont terrifiés par la simple phrase anglaise. Ils ont peur d'énoncer leurs idées de manière claire et concise. Cette sphère a été mieux articulée par un de mes élèves bilingue. Je pense tout d'abord à ce que je veux dire en français. Elle a expliqué, puis je le traduis en anglais , puis j'ai traduit en écriture gouvernementale. écrit par le gouvernement, elle entendait le mumbo jumbo stodgy et dense qui est si typique des bureaucraties, de l' érudition et de l'écriture scientifique, et même de certains écrits d'entreprise. Vous serez heureux d'apprendre que pendant cet atelier, mes élèves ont appris à écrire en utilisant des mots simples et des phrases simples. Mais cela n'a pas été facile. Ils ont dû lutter contre la pression pour revenir à la bureaucrate. Voici les huit caractéristiques du style bureaucratique. Premièrement, c'est trop formel. écriture bureaucratique contient des mots trop formels, exemple, alors ici aussi. Et donc, ces mots sont des RK ismes qui sont démodés d'une autre époque, probablement de l'ère édouardienne. Ces mots à l'ancienne rendent un document d'affaires sonore théâtral, artificiel. Numéro 2, l'écriture bureaucratique est conçue pour impressionner le lecteur par l'érudition des écrivains. Les écrivains bureaucratiques recherchent des moyens compliqués et hautsfalutin de dire le simple. Ils se soucient davantage de transmettre leur importance personnelle que de communiquer avec leurs lecteurs. écrivains bureaucratiques n'expliquent jamais rien. Au lieu de cela, ils fournissent une explication. Ils appellent un concierge, un ingénieur en assainissement. Ils n'écrivent jamais le mot. Apparemment, quand ils peuvent plutôt écrire, il semblerait que ça. Numéro 3, l'écriture bureaucratique implique des noms qui sont des verbes déguisés. Les écrivains bureaucratiques sont des verbes terrifiés et forts. Donc, au lieu de vous demander d'ajuster les projections de ventes, les rédacteurs bureaucratiques vous recommandent d'effectuer des ajustements. Ils ont remplacé le mot considérer par prendre en considération. Ils n'agissent jamais, ils agissent. Ils n'enquêtent jamais quand ils peuvent plutôt mener une enquête. Nombre pour plusieurs syllabes lorsqu'une seule est suffisante. Les auteurs bureaucratiques composent leurs courriels, leurs rapports et leurs mémos comme s'ils étaient payés par la syllabe. Ils n'ont jamais utilisé un seul mot de syllabe. Quand un mot à plusieurs syllabes peut être découvert. Ils ne vous offriront jamais leur aide. C'est une syllabe. Quand ils peuvent plutôt vous offrir leur aide, c'est trois syllabes. Le nombre de leurs idées n'est pas grand. Il est nombreux, c'est trois syllabes. Ils ne commencent jamais rien, ils mettent toujours en œuvre trois syllabes. écriture bureaucratique est longue en disant le simple. Les auteurs bureaucratiques ne disent jamais en un mot ce qu'ils peuvent dire en une phrase. Pourquoi écrire ? Vp Smith n'a pas pu assister à la réunion tant qu'un mécanicien n'a pas réparé sa voiture. Lorsque vous pouvez plutôt écrire le VP désigné sous le nom de Smith, n'a pas totalement la capacité d'assister à la réunion jusqu'à ce qu'il rende visite à un mécanicien dans le but de réparer sa voiture. Numéro 6, redondance. Les écrivains bureaucratiques sont terrifiés par les mots. Ils ne font pas confiance aux noms et aux verbes pour faire leur travail. Ils ont peur de les laisser seuls. Ils les modifient donc avec des adjectifs et des adverbes dans l'espoir de clarifier leur sens. Mais ils ne font que taper leur écriture et rendre leurs phrases redondantes. auteurs bureaucratiques ne planifient jamais. Ils planifient à l'avance. À présent, la planification, par définition, c'est quelque chose à venir. Ils n'arrivent jamais à une conclusion. Ils parviennent à une conclusion finale et à des conclusions par définition, notre finale pour eux, les importations sont des importations étrangères. Le titulaire est le titulaire actuel et le ciel est de couleur bleue. Vous voyez ce que je veux dire sur le fait qu'ils sont redondants ? Numéro 7, voix excessive et passive. La politique a été adoptée, des décisions ont été prises, des erreurs ont été commises. écrivains bureaucratiques adorent la voix passive, le refuge des canailles qui veulent cacher ce qui s'est passé. Déguisez l'identité de qui a agi ou mettez l'accent sur qui a agi. Ils ne vous diront jamais que le comité a voté sur cette politique. Ils diront plutôt que la politique a été votée par la commission. Numéro 8. Des mots à la mode. L'écriture bureaucratique se caractérise par l'euphémisme et l'obstraction. Les mots à la mode sont particulièrement populaires. Des phrases comme celle-ci sont courantes. Notre agence propose une gamme de produits de pointe au-dessus de la gamme qui aident les directeurs marketing à tirer parti des synergies pour les marques mondiales, ce qui leur permet d'optimiser les solutions qui cueillent des fruits à faible pente, sans devis. Comme vous pouvez le constater, l'écriture dans le style bureaucratique vous donne l'air pompeux, long, envahissant, impersonnel et redondant. Si ce ne sont pas vos objectifs dans la rédaction de votre entreprise, évitez d'écrire dans le style bureaucratique. 3. Commencez par votre lecteur: J'ai un beau-frère qui a été agriculteur toute sa vie d'adulte. Il m'étonne. Il peut souder, il peut faire fonctionner une pelleteuse. Il peut changer le moteur et l'attireur. Je ne peux faire aucune de ces choses. J'admire donc tous ceux qui le peuvent. Un jour, j'ai dit à mon beau-frère ce que j'ai fait pour gagner ma vie. Je suis écrivain. J'ai dit : Je commence chaque journée avec un écran d'ordinateur vide et à midi, je dois le remplir de mots. Cette pensée a terrifié mon beau-frère. Je n'ai jamais pu faire votre travail. Il a dit, je ne saurais même pas par où commencer. Si vous êtes comme beaucoup de gens d'affaires, quand il s'agit d'écrire, vous ne savez pas par où commencer. Vous ne savez pas quoi écrire ou comment l'écrire, ni combien de temps l'écrire. Si vous ne savez pas par où commencer, je vous recommande de commencer par votre lecteur. Votre lecteur est la seule personne qui détermine ce que vous écrivez, comment vous l'écrivez et pendant combien de temps vous l'écrivez. Vous n'avez pas à lutter contre le blocage de l'écrivain une fois que vous savez qui est votre lecteur et ce que votre lecteur attend de vous. N'oubliez pas que chacun de vos lecteurs a des attentes envers vous. Votre travail d'écrivain consiste à découvrir ces attentes et à les répondre. Cela semble probablement théorique. Permettez-moi donc d'expliquer ce que je veux dire à titre d'exemple. Supposons que votre entreprise se dote d'un nouveau directeur général. Elle s'appelle Sally Carruthers. Elle vient chez votre entreprise par un concurrent, voit la première femme à diriger un cabinet de votre genre. Elle est ingénieure et elle veut tuer certains de vos produits et en lancer de nouveaux. Imaginez que votre travail consiste à rédiger une note de service interne envoyée à chaque service de votre entreprise pour leur dire à quoi s'attendre dans les semaines à venir. Voulez-vous envoyer le même mémo à tout le monde ? Vous savez ? Prenons par exemple votre service juridique. Est-ce qu'ils se soucient que votre nouveau PDG soit ingénieur ? Probablement pas. soucient-ils qu'elle vienne d'une entreprise concurrente et qu'elle ait probablement signé accords de non-divulgation qui pourraient entraver son travail avec votre entreprise ? Absolument. Ils s'en soucient. Votre service juridique a des attentes uniques à l'égard de votre annonce. Pensez à votre département marketing. Est-ce qu'ils se soucient que votre nouveau PDG soit la première femme à diriger une entreprise de votre genre ? Probablement pas. Mais se soucient-ils qu'elle veuille agir certains de vos produits dans votre gamme de produits ? Absolument. Vous vous souciez. Est-ce qu'ils veulent savoir ce qu'est le PDG ? nouveaux produits proposés vont être ? C'est sûr qu'ils le font. soucient-ils qu'elle soit une ingénieure qui comprend votre gamme de produits ? Absolument. Vos lecteurs de votre département marketing ont des attentes uniques à l'égard de vos annonces. Enfin, qu'en est-il de vos services de relations publiques ? Est-ce qu'ils se soucient que votre nouveau PDG soit un ingénieur alors que tous les autres PDG de votre secteur sont également ingénieurs ? Probablement pas. Mais se soucient-ils qu'elle soit la première femme dans un rôle comme celui-ci ? Absolument, ils le font. C'est une histoire digne d'actualité qu'ils peuvent présenter aux médias. Vos lecteurs de votre département des relations publiques ont des attentes uniques à l'égard de votre écriture, de votre annonce. Comme vous pouvez le constater, les différents lecteurs ont des attentes différentes à l'égard de votre écriture. La première question que vous devez vous poser est donc quelles informations votre lecteur a besoin de vous. Une fois que vous savez qui est votre lecteur, vous savez quoi dire et ce qu'il ne faut pas dire. Vous savez ce qui est pertinent et ce qui n'est pas pertinent. Et c'est la question principale à laquelle vous devez répondre lors de la rédaction d'un document commercial quoi ce que j'écris est-il pertinent pour mon lecteur ? Ou vous pouvez poser cette question comme si elle venait de votre lecteur. Pourquoi devrais-je me soucier de ce que vous avez à dire dans ce que vous avez écrit ? La deuxième raison de commencer par votre lecteur est de découvrir combien écrire. Certains de vos lecteurs ont besoin que vous condensiez votre message sur une seule page. Tout ce qu'ils veulent de vous, c'est un résumé analytique. Les autres lecteurs ont besoin de beaucoup plus d'informations de votre part, telles que des informations générales et des détails. Voici un exemple. Envisagez un rapport annuel typique. La plupart des actionnaires commencent au début du rapport avec la lettre du président du conseil d'administration. Il contient un résumé analytique du rapport. Il leur donne tous les détails financiers dont ils ont besoin. La plupart des analystes, en revanche, ont besoin de beaucoup plus d'informations que dans la lettre du président ou dans le résumé. Ils passent donc la majeure partie de leur temps à la fin du rapport annuel à examiner les graphiques, les tableaux et les graphiques. Une fois que vous savez qui est votre lecteur, vous savez combien écrire et vous savez combien il faut écrire peu. La troisième et dernière raison de commencer par votre lecteur est de décider du ton à utiliser. Différents lecteurs attendent des tons différents. Si vous écrivez un mémo à votre patron, par exemple, et si vous travaillez dans une grande entreprise et que vous voyez rarement votre patron, il est probable que le ton soit formel. autre côté, si vous travaillez pour une petite entreprise et si vous travaillez au coude à coude avec votre patron tous les jours , votre ton sera probablement du côté informel du formel. Par exemple. Regardez ces deux exemples du même message. Dans la colonne de gauche, vous avez la version formelle. chiffre d'affaires de Global Business Services de 16 348 millions de dollars a augmenté de 2,1% par rapport à l'année précédente. L'entreprise continue de transformer cette activité et de transformer ses pratiques vers le numérique, cognitif et le Cloud, sans devis. Dans la colonne de droite, vous avez la version informelle. Bonne nouvelle Sam. Notre chiffre d'affaires et les services aux entreprises mondiales ont augmenté de 2,1 % par rapport à l'année dernière, nous avons atteint un point d'exclamation de 16 348 millions de dollars. Nous continuons de transformer notre activité, transférant nos pratiques vers un cloud cognitif supplémentaire. Remarquez le changement de tonalité. L'exemple formel est impersonnel. La version informelle est personnelle. L'exemple formel fait référence à une augmentation. L'exemple informel fait référence à une augmentation considérable. Les textes formels font référence à la division commerciale par son nom, Global Business Services, et font référence à l'entreprise. Les textes informels font référence à la division commerciale et à l'entreprise comme nous. Le premier exemple est formel, le second est collégial. Votre travail en tant qu'écrivain consiste à décider du ton à utiliser. Et vous ne pouvez le faire qu'en déterminant qui est votre lecteur. Une dernière réflexion. Une fois que vous savez qui est votre lecteur, vous savez à quel point vous pouvez être technique. Chaque secteur d'activité, chaque entreprise a son propre vocabulaire particulier. Vous et vos collègues avez votre propre jargon, acronymes et abréviations. Vous savez ce que cela signifie, mais pas les gens en dehors de votre cercle. Et il peut même y avoir des gens dans votre entreprise qui ne connaissent pas la signification de chaque acronyme ou de chaque abréviation. Une fois que vous savez pour qui vous écrivez, vous savez si vous pouvez utiliser le jargon, acronymes et les abréviations sans les expliquer. Mais en cas de doute, expliquez-les. compréhension de votre lecteur est essentielle dans la rédaction professionnelle. Avant de prendre votre stylo ou de poser vos doigts sur votre clavier, décidez à qui vous écrivez. Que s'attendent-ils de vous ? Quels sont leurs objectifs et leurs priorités ? Connaissent-ils bien vos sujets ? Si vous ne comprenez pas votre lecteur, vous avez beaucoup à perdre. Vous pouvez perdre leur attention. Vous pouvez perdre leur respect, vous pouvez perdre leur entreprise. Ou pour le mettre de manière positive. Si vous savez à qui vous écrivez. Si vous comprenez ce dont ils ont besoin de vos écrits et si vous donnez ce qu'ils veulent de vous, vous gardez leur attention, vous gagnez leur respect et vous gardez leurs affaires. 4. Connaître votre objectif: Earl Nightingale, le conférencier et auteur de la radio américaine, a dit un jour les personnes ayant des objectifs réussissent parce qu'elles savent où elles vont. On peut en dire autant des rédacteurs commerciaux. Les auteurs d'affaires ayant des objectifs réussissent parce qu'ils savent où ils vont. Ce qui signifie que les rédacteurs commerciaux échouent lorsqu'ils n'ont pas d'objectif, alors qu'ils ne savent pas où ils vont. Chaque document que vous écrivez doit avoir un objectif. Il doit avoir un but ou un but et des résultats escomptés. Cet objectif est quelque chose qui se produit dans la vie de votre lecteur, et non dans la vôtre. Si vous voulez changer de comportement, si vous voulez changer d'avis, si vous voulez transmettre des connaissances, vous devez vous donner un objectif pour chaque document que vous écrivez et non pas travailler. Il y a quatre objectifs à choisir. Le premier objectif est d'informer. Choisissez cet objectif si votre but est simplement de transmettre des informations, choisissez cet objectif si vous savez quelque chose que votre lecteur ou vos lecteurs ne connaissent pas. Un exemple de cet objectif est un mémo qui indique vos derniers chiffres de vente ou un e-mail décrivant une modification d'une politique ou d'une procédure. Par exemple, vous pouvez créer un mémo qui indique les ventes pour le troisième trimestre, soit 1,3 million de dollars. Il y a, cela représente une augmentation de 1,3 % par rapport au deuxième trimestre et une augmentation de 3,8 % par rapport au même trimestre l'année dernière. Voici un autre exemple. Nous avons modifié la façon dont les feuilles de temps sont soumises. En date du 15 avril. Toutes les feuilles de temps doivent être soumises à votre responsable, et non aux ressources humaines. Vous saurez que votre document a atteint son objectif lorsque vos lecteurs comprendront ce que vous leur avez dit. Le deuxième objectif que vous pouvez donner à votre écriture est de persuader. C'est l'objectif que vous choisissez lorsque vous voulez faire plus que simplement informer votre lecteur, vous souhaitez modifier son comportement. Vous ne voulez pas seulement que votre lecteur sache quelque chose de nouveau. Vous voulez qu'ils fassent quelque chose de nouveau. Vous voyez ce genre d'écriture tout le temps dans des lettres de vente, des brochures de vente, des publicités et des publicités. L'auteur a pour objectif de vous persuader d'acheter les produits ou services de l'entreprise. propositions et les communiqués de presse sont également des exemples d'écrits conçus pour convaincre. Dans votre rôle d'écrivain au travail, choisissez cet objectif lorsque vous souhaitez persuader un collègue ou un gestionnaire, un fournisseur, voire un investisseur, changer d'avis ou de comportement. Vous saurez que votre document a réussi lorsque vous constaterez changements d'attitudes ou des comportements modifiés. Le troisième objectif que vous pouvez donner à votre écriture est d'instruire ou d'éduquer. Un exemple de cet objectif est celui des manuels d'utilisation qui décrivent comment utiliser une machine. La principale différence entre cet objectif et le but numéro un est que le lecteur fonctionne différemment. Par exemple, en utilisant notre premier objectif d'information, vous pouvez rédiger une fiche d'information qui informe un travailleur de l'importance du service client. Vous pouvez également rédiger un document qui indique au travailleur comment saluer les clients, servir les clients et répondre aux demandes des clients. Le premier document informe, le deuxième document indique. Vous saurez que votre document a atteint son objectif lorsque le lecteur suit vos instructions. Le quatrième et dernier objectif que vous pouvez avoir pour rédaction de votre entreprise est d'enregistrer ou de documenter. Un exemple de cela est le procès-verbal des réunions. On peut vous demander de prendre des notes pendant une réunion et de les saisir après la réunion en tant que procès-verbal officiel de la réunion. Votre objectif n'est pas d'informer, de persuader ou d'instruire, mais simplement d'enregistrer et de documenter ce qui s'est passé pendant la réunion, comme ce qui a été discuté, quelles motions ont été faites, ce qui a été voté, etc. Vous saurez que vous avez atteint votre objectif lorsque votre document capture de manière complète et précise tout ce qui devait être enregistré ou documenté pendant la réunion. Permettez-moi de vous montrer un exemple de ces quatre objectifs au travail. Imaginez qu'une entreprise ait lancé un nouveau produit, une machine agricole. Un rédacteur crée une fiche d'information qui décrit les spécifications du produit, telles que sa longueur, sa largeur, sa hauteur, sa puissance et son couple. Ce document est sous forme de formulaires. Un autre auteur conçoit une brochure produit qui décrit les caractéristiques et les avantages de ce nouveau produit et explique pourquoi il est meilleur que les produits concurrents. Ce document persuade. Un autre rédacteur dépose un manuel d'utilisation qui enseigne aux nouveaux propriétaires qui ont configuré , utilisé et entretenu l'équipement. Ce document indique chaque trimestre que l'équipe commerciale s'assoit avec l'équipe d'ingénierie et explique à quel point ce nouveau produit se porte sur le marché, à quel point il se vend. Ils discutent également de la façon dont le produit peut être amélioré. Un écrivain assiste à l'une de ces réunions et prend notes, puis transforme ces notes en procès-verbaux de réunion. Ce document enregistre maintenant que vous et moi avons cherché des objectifs que vous pouvez choisir pour votre écriture. Nous en arrivons à la partie la plus difficile de ce processus, et il ne s'agit que de choisir un seul objectif. Pas trois buts, pas trop de buts, juste un seul but. C'est difficile car choisir un objectif pour votre écriture revient à décider pourquoi vous écrivez. Alors, au lieu de vous demander quel est mon objectif, demandez-vous pourquoi j'écris ? Qu'est-ce que je veux que mon lecteur sache qu'il croit, qu'il comprenne ou fasse après avoir lu mon document, réponde à ces questions et vous saurez quel est votre objectif. Comme l'a observé Earl Nightingale, vous échouerez si vous n'avez pas de but, mais vous échouerez également si vous avez trop de buts. Choisissez donc un seul objectif pour chaque document que vous écrivez. Votre écriture sera meilleure pour cela, et vos lecteurs l'apprécieront également. Ils ne se perdront pas. 5. Écriture votre plan: Imaginez que vous soyez assis dans le salon des départs internationaux d'un aéroport. Vous êtes sur le point de monter à bord d'un vol qui vous emmènera à la moitié du monde vers un pays que vous n'avez jamais visité auparavant. Le délégué à votre porte arrive sur le système de sonorisation publique et fait l'annonce inhabituelle suivante. Mesdames et Messieurs, nous sommes sur le point de commencer à embarquer. Désolé pour le retard. Ou le capitaine n'a pas pu trouver sa carte et sa boussole à bord est cassée, mais cela ne fait rien. Le capitaine a une très bonne idée de l'endroit où se trouve notre destination. Et même si nous traverserons l'océan la nuit pendant 15 heures, il pense pouvoir vous amener à destination sans carte et sans boussole. Et sans GPS, préparez-vous à embarquer. Voulez-vous monter à bord de cet avion ? Bien sûr, non. Chaque pilote a besoin d'une carte. Chaque avion a besoin d'une boussole fonctionnelle. Personne ne devrait voler sans eux. Dans le monde de la rédaction d'affaires, chaque document a besoin d'un aperçu. Ici. Outline vous aide à organiser vos pensées avant de commencer à écrire. Il vous aide à découvrir où vous allez et vous permet rester sur la bonne voie jusqu'à ce que vous atteigniez votre destination. Commencez par un bout de papier vierge ou un document Word vide. Écrivez votre message clé. Que voulez-vous que votre lecteur comprenne ou croise ou fasse après avoir lu votre document ? Ecrivez ça. Une bonne pratique consiste à écrire vos messages clés. Une phrase. Après avoir lu ce document, mon lecteur va par ex. rédaction de votre message clé vous aide à rester concentré. Votre message clé vous empêche de Drift. Il vous empêche d'errer dans des sujets qui ne correspondent pas à votre objectif. Tout ce que vous écrivez doit prendre en charge votre message clé. Identifiez toujours votre objectif d'écriture avant de commencer à écrire. affichage de votre message clé vous permet d'économiser beaucoup de temps et d'agonie de réécriture ultérieurement, et cela empêche un manque de direction de pénétrer dans votre contenu. Énumérez vos principaux points. Créez une liste de tous les principaux points que vous souhaitez ajouter dans votre document. Faites cela comme un exercice de remue-méninges lorsque vous pensez à un point, notez-le. Ne vous inquiétez pas de l'ordre de vos points. instant. Ne passez pas de temps à organiser vos pensées. Il suffit de les déposer sur papier ou sur votre écran. Un exercice utile consiste à agir comme un journaliste. Et vous demandez-vous les cinq W et 1 H. Demandez-vous à qui, quoi, où, quand , pourquoi et comment, à qui écrivez-vous ? quoi écrivez-vous ? Pourquoi écrivez-vous ? Où est-ce applicable ? Quand cela a-t-il lieu ? Comment cela se produira-t-il ? Si vous réglez un problème ? Comment devriez-vous le décrire ? Comment voulez-vous le résoudre ? Si vous rédigez un rapport, quel est le contexte ? Quelles mesures ont été prises ? Quels sont vos résultats ? Quelles sont vos recommandations ? Quelle est votre conclusion ? À ce stade, ne vous inquiétez pas d'être grammatical ou d'écrire en phrases complètes. Il suffit d'écrire vos pensées sous forme de points. Vous allez étoffer ces pensées. Plus tard. Au fur et à mesure que vous continuerez, vous découvrirez que les grandes lignes ne sont pas seulement un moyen d'organiser vos idées existantes. La mise en page vous aide à découvrir de nouvelles idées. Alors que vous capturez vos pensées. Dans vos grandes lignes, votre esprit pense à d' autres idées et points que vous souhaitez inclure dans vos documents. Organisez vos pensées. Organisez vos pensées dans l'ordre où vous allez les écrire. Lorsque vous trouvez un point bas de votre liste qui appartient en haut, déplacez-le vers le haut. De même, si vous trouvez au début de votre plan un point qui appartient vraiment à un autre endroit de votre document, déplacez-le vers le bas dans votre plan. J'utilise l'outil de présentation de Microsoft Word pour cela, vous remarquerez que Microsoft Word vous permet d'attribuer des styles de titre à vos points, à votre titre 1, à la rubrique trois, etc. Cela vous permet de donner à votre document une hiérarchie que vous pouvez facilement voir d'un seul coup d'œil. Définissez vos principaux points comme premier. Définir les sous-points se dirige vers la troisième position et ainsi de suite. N'oubliez pas que lorsque vous notez vos points et que vous écrivez vos sous-points, ne commencez pas à écrire pour l'instant. Mettez tout en forme de point. Uniquement. Votre seul objectif est de décider ce que vous voulez dire et dans quel ordre vous voulez le dire. Comment dites-vous que cela arrive plus tard. Pendant le processus d'écriture. Lorsque vous organisez vos pensées, vérifiez que chaque point appartient là où il se trouve. Lorsque vous passez en revue votre plan plusieurs fois, vous découvrirez que certains points doivent être révisés reformulés pour dire précisément ce que vous voulez dire. Vous le découvrirez également. Certains points doivent être déplacés vers d'autres parties de votre plan, d'autres parties de votre document. Faites-le autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que votre plan reflète ce que vous voulez dire. Vos contours ne devraient pas avoir beaucoup de détails, mais il ne devrait pas manquer non plus. Il devrait contenir tous les points principaux et les points mineurs que vous souhaitez faire figurer dans votre document écrit sous forme de points. Il ne devrait pas comporter de lacunes que vous visez à combler plus tard une fois que vous commencez à écrire. Une tentation avec les grandes lignes est de vous dire, oh, je sais ce que je vais dire dans cette section du plan. Je connais chaque point que je veux faire valoir, donc je ne prendrai pas la peine de terminer cette partie du plan. Je vais juste écrire le point 1, point 2, le point 3 ou bla, bla, bla, bla , bla, comme espace réservé pour le contenu que je vais écrire plus tard. Ne faites pas ça. La raison pour laquelle vous faites un aperçu est de donner à votre document l'ordre et la logique, cet ordre et cette logique que vos lecteurs vont apprécier. Donc, si quelque chose est suffisamment important pour être inclus dans votre document, incluez-le dans votre plan, ne serait-ce que sous forme de points. Voici trois règles qui vous aideront à créer une description réussie. Règle. Numéro un, sachez toujours votre message clé. Déterminez toujours pourquoi vous écrivez votre document. Sachez toujours ce que vous devez communiquer. C'est votre message clé. Ecrivez-le. Règle numéro 2. Indiquez votre message clé. Immédiatement. Placez les informations les plus importantes au début de votre document. Ne demandez pas à votre lecteur de lire page après page ou paragraphe après paragraphe sans connaître le point que vous essayez de faire valoir. Si vous faites une recommandation, par exemple, indiquez ces recommandations au début de vos documents. Si votre document est long, rédigez une introduction ou un résumé analytique, indiquez la recommandation et résumez la façon dont vous justifiez cette recommandation ultérieurement. Dans vos documents. La règle numéro 3 inclut uniquement les points qui prennent en charge votre message clé. Dans le corps de votre document. Donnez les faits, les résultats, les explications sur les données et les exemples qui appuient votre message clé ne comprennent que les éléments pertinents pour votre message clé. Ne vous égarez pas. N'introduisez pas de nouveaux sujets ou de nouveaux messages dans votre document. Une fois que vous aurez fini par comprendre les grandes lignes, vous découvrirez que la création d'un plan vous aide à décider de ce que vous voulez dire. Un bon plan donne l'ordre et la logique de vos documents. Cela vous permet de rester concentré. Et de la pertinence. Les contours vous aident à rendre votre écriture plus claire et plus convaincante. Et aussi étrange que cela puisse paraître, les grandes lignes accélèrent le processus d'écriture. C'est plutôt bizarre, mais ajouter une étape supplémentaire à votre écriture en décrivant réduit en fait votre temps de fonctionnement total. En effet, contrairement à l'opinion populaire , la description fait partie du processus de composition. Une fois que vous avez analysé votre audience et sélectionné un support approprié, vous êtes prêt à commencer à écrire votre plan. Votre contour ressemble à un plan ou à une carte. Pour votre brouillon. Il s'agit d'une conception qui vous indique comment organiser votre message, comment vous allez séquencer vos idées clés et comment vous allez soutenir ces idées. Contrairement à un brouillon, vous êtes le public de votre plan. Commencez par créer une liste d' informations que vous pensez que vos lecteurs ont besoin ou attendues. Par exemple, si vous rédigez un document sur le rôle de l'Environmental Protection Agency dans le fluorure dans l'eau potable. Votre liste peut ressembler à ceci. Expliquez ce que fait l'EPA concernant le fluorure dans l'eau potable. Définissez ce qu'est le fluorure. Expliquez comment le fluorure pénètre dans l'eau potable. liste des effets du fluorure comprend des données spécifiques, fait référence à la hache potable pour l'eau potable. Ensuite, organisez la liste en une carte qui guide votre lecteur d'un point à un autre. Créez une introduction, un corps et une conclusion, puis décidez comment diviser chaque sujet en sous-sujets. Votre contour peut ressembler à ceci. La première partie est l'introduction. Définissez le fluorure. Deuxième partie. Le corps Expliquez comment le fluorure pénètre dans l'eau potable. Répertorie certains des effets du fluorure. Expliquez comment le fluorure est réglementé, à savoir la Safe Drinking Water Act de 1970, MCL, GS, niveaux maximaux de contaminants. La troisième partie, conclusion, décrit les normes de l'EPA. Pour un document long et complexe. Utilisez un format qui inclut des chiffres romains comme celui-ci pour indiquer les trois principales sections de l'introduction, du corps et de la conclusion. Utilisez des majuscules en retrait comme celle-ci pour indiquer le premier niveau de sous-sujets. Utilisez ensuite des chiffres arabes en retrait comme celui-ci pour indiquer le niveau suivant de sous-sujets. Enfin, utilisez des lettres minuscules en retrait comme celle-ci pour indiquer le troisième niveau de sous-sujets. Cette stratégie est connue sous le nom de notation alphanumérique. D'autres types de contours, y compris les contours de phrases complètes et les contours décimaux, vous aideront également à créer une conception efficace pour votre brouillon. Une fois que vous avez terminé votre plan, vous êtes prêt à rédiger votre brouillon. 6. Structure votre message: Chaque rédaction d'entreprise a besoin d'une structure. Que vous rédigiez un court e-mail ou une longue proposition, que vous rédigiez un rapport détaillé ou un simple mémo bref que vous rédigez, il faut une structure. La structure de la rédaction de votre entreprise est sa conception ou son architecture de base. C'est le fondement sur lequel vos mots sont construits pour mélanger mes métaphores, votre structure donne à vos phrases et paragraphes un sens de la direction. Il les lie ensemble et aide votre lecteur à comprendre ce que vous avez écrit. Une bonne structure dans la rédaction de votre entreprise guide votre lecteur sur un chemin logique, donnant de l'ordre aux informations que vous fournissez, lui donnant une carte pour les guider lors de la lecture de votre document. Choisissez votre structure avant de commencer à écrire. Une fois que vous avez recueilli toutes vos notes, faits, données et autres informations. Et pendant cette étape où vous décrivez ce que vous allez écrire, choisissez votre structure. Souvent, les informations que vous souhaitez transmettre suggèrent la structure à choisir. Si vous rédigez une biographie de direction, par exemple, la structure évidente est chronologique. Vous commencez par vos sujets, débuts de vie et votre carrière, et vous décrivez les événements, les jalons et les positions jusqu'à nos jours. en va de même pour la rédaction de propositions commerciales. En règle générale, lorsque vous répondez à une demande de propositions, le client décide de la structure de votre document qui vous donne un modèle pour suivre un document qui décrit la structure que vous devez utiliser pour répondre à son appel d'offres, tels que la description de l'entreprise, la description du projet, la portée du projet, les échéanciers du projet, le budget et l'évaluation. Mais lorsque les informations avec lesquelles vous travaillez ne suggèrent pas une structure naturelle à suivre, vous devez choisir votre propre structure. Voici sept structures parmi lesquelles choisir. numéro 1 est la pyramide inversée. C'est la structure que les journalistes utilisent. Il présente d'abord les informations les plus importantes et les plus pertinentes, et il descend la pyramide jusqu'à l'information la moins importante et le matériel moins pertinent. La structure pyramidale inversée a été développée par des journalistes qui travaillaient pour les quotidiens, à l'époque des quotidiens. Les rédacteurs ont pris leurs décisions éditoriales jusqu'au moment où le journal est passé sous presse. Souvent, une histoire devait être raccourcie pour faire place une autre histoire ou parce qu'il n'y avait pas assez de place sur la page pour l'histoire dans son intégralité. Les journalistes ont donc commencé à écrire leurs histoires en utilisant la structure pyramidale inversée. Et ils le font toujours. Aujourd'hui. Ramassez n'importe quel journal ou lisez n'importe quel journal en ligne. Et vous verrez que chaque histoire commence par les faits les plus importants. Le qui, le, le quoi, le pourquoi, le où, le quand et le comment. L'histoire se développe ensuite. Ces points. Passer du matériel le plus convaincant et le plus digne d'actualité l'article au matériel le moins convaincant et le moins intéressant. Ainsi, si un éditeur doit raccourcir son histoire, l'éditeur coupe du bas, paragraphe, paragraphe par paragraphe ou phrase par phrase, jusqu'à ce que le texte s'insère dans l'espace disponible. Vous devez suivre cette structure dans la mesure du possible, en particulier avec des documents longs. Lorsque vous rédigez une proposition longue ou un rapport long, vous devez fournir rapidement à votre lecteur les informations les plus importantes. Ne leur demandez pas de parcourir page après page de votre document jusqu'à ce qu'ils arrivent enfin au point ou à la recommandation ou la conclusion que vous faites parce que certains de vos lecteurs ne le feront pas. Si vous avez un point à faire valoir, faites-le au début de votre document, comme le font les journalistes. La structure numéro 2 est la chronologie. Vous et moi avons vécu la vie en mouvement chronologiquement d'une direction dans le temps. Il est donc parfois logique de structurer l'écriture de notre entreprise de cette façon. Les lecteurs professionnels sont des lecteurs très occupés et ils veulent rapidement connaître les faits. Mais il y a des occasions où la structure chronologique est appropriée. Par exemple, vous rédigez un curriculum vitae ou rédigez une biographie de l'un de vos cadres. La structure chronologique est également parfaite pour la fabrication d'articles ou de manuels et guide d'autres types d'écriture qui vous apprennent à faire quelque chose étape par étape. Le numéro trois est la structure des blocs de construction. Si vous devez expliquer un sujet complexe, commencez par les problèmes les plus simples et progressez vers les sujets les plus complexes. Par exemple, supposons que vous deviez rédiger un manuel expliquant comment mettre à jour le blog de votre entreprise. À l'aide de WordPress. Vous commencerez par des concepts simples tels que ce qu'est un blog, ce qu'est WordPress et la fréquence à laquelle vous publiez du contenu de blog. Vous allez passer à des sujets plus complexes tels que la création de pages et de publications et comment optimiser les images pour les moteurs de recherche. Enfin, vous aborderez les sujets les plus complexes tels que l'installation de widgets et de plugins. Vous n'avez pas à vous soucier de ce qu'ils sont. Et un ajustement des feuilles de style en cascade. Le numéro 4 est la classification. Parfois, vous écrivez un document comportant plusieurs éléments liés à un seul sujet. Les rapports annuels entrent dans cette catégorie. Ils présentent l'année qui s'est déroulée de multiples façons. Il y a une lettre du président du conseil d'administration, peut-être une lettre du chef de la direction. Il y a aussi des sections sur les jalons de l'entreprise, profils de différentes divisions, profils des personnes clés, les réalisations de l'entreprise. Et puis, à la fin, les finances. Tous ces éléments ont en commun, c'est qu'ils sont tous liés à l'entreprise. Et l'ancien accord avec l'année qui était. Vous pouvez utiliser cette même structure lorsque vous rédigez une brochure produit ou la page À propos de nous sur votre site Web. En fait, les sites Web suivent cette structure. Chaque zone du site possède sa propre classification. numéro 5 est que la structure de liste est peut-être le document le plus facile à écrire, c'est celui qui est structuré en liste. Et il peut s'agir d'une liste à puces ou d'une liste numérotée. Vous présentez simplement votre sujet, puis vous parcourez votre liste. Cette structure fonctionne mieux pour les messages courts, tels que les courriels et les mémos. numéro six est le format des questions et réponses. Parfois, ce que vous devez écrire, ce sont informations de base qui ne sont en aucun cas excitantes ou convaincantes. Mais vous pouvez donner à vos messages un certain flair, je suppose, en les concevant comme un Q et un A. Et imaginez, par exemple, que vous travailliez pour un groupe Nestlé et que vous écrivez l'histoire de l'entreprise. Vous pourriez écrire. Notre histoire commence en 1866 avec la fondation de l'angle de la société suisse de lait condensé. Henri Nestlé développe une nourriture révolutionnaire pour nourrissons en 1867 et en 1905, l'entreprise qu'il a fondée fusionne avec Anglo Swiss pour former ce que l'on appelle aujourd'hui le groupe Nestlé. Ou plutôt, vous pourriez créer cet historique comme une question et une question. Quand le groupe Nestlé a-t-il fondé et servi 866 ? Question : comment l'entreprise a-t-elle été appelée à l'époque ? Répondez à la question de l'entreprise de lait condensé Anglo Swiss. Qui a été le fondateur de l'entreprise ? Et la question de Sir Henry Nestlé, quelle a été la percée de 1867 ? Et Sir Henry Nestlé a développé une nourriture révolutionnaire pour nourrissons. Je pense que vous voyez la différence. La structure Q et une structure ne fonctionne pas pour la plupart des types d'écriture, mais elle a sa place, en particulier comme barre latérale ou appel dans les rapports, les brochures et les pages Web longues. Notre dernier type de structure est la comparaison et le contraste. Ici, vous prenez deux articles ou plus et les comparez et les opposez. Un bon exemple est un document qui compare votre entreprise à un concurrent ou qui contraste votre produit avec un produit proposé par un concurrent. Votre document, par exemple, comparerait votre prix de vente au prix de vente au prix de votre concurrent. Vous pouvez également comparer vos spécifications avec celles d'un concurrent. Cette structure se prête aux tables. Vous en trouverez beaucoup en ligne, en particulier auprès des entreprises qui proposent des produits de base et des services de matières premières. Ces entreprises vous montreront par comparaison et contraste, comment leurs produits et leurs services sont supérieurs aux produits et services offerts par leurs concurrents. Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs façons de donner à votre entreprise une structure logique. Donner votre structure d'écriture aide votre lecteur à suivre et à comprendre votre message. Mais cette même structure vous aide également à rédiger votre message. Parfois, la partie la plus difficile de la rédaction d'affaires est de ne pas savoir quoi dire. C'est savoir comment le dire. Vous ne construiriez pas de voiture de course sans plan. Vous ne traverseriez pas le Sahara sans carte. Vous ne devez donc pas non plus écrire un document commercial sans structure. 7. Atteindre le point: L'erreur la plus courante que commettent les gens d'affaires dans leur écriture professionnelle n'est pas d'en arriver là. Assez vite. Je vois que les nouveaux employés commettent cette erreur, et je vois que les PDG commettent cette erreur. Je ne dis pas qu'ils écrivent sont nécessairement déroutants, qu'ils sont remplis d'erreurs grammaticales, ou que c'est mal pensé. Dans de nombreux cas, leur écriture est claire, logique et professionnelle. Ce que je dis, c'est qu'ils n'en arrivent pas assez tôt. Et cette erreur a coûté à leurs organisations des milliers de dollars chaque année en perte de productivité. De plus, cela perd du temps à tout le monde, le temps de l'écrivain et le temps du lecteur. Le défi auquel vous êtes confronté avec vos lecteurs est qu'ils sont occupés. Vos lecteurs n'ont pas assez de temps dans leur journée pour lire tous les documents qui se trouvent sur leur bureau du début à la fin. C'est pour ça qu'ils écrément qu'ils lisent vos premières phrases. Ils écrément le reste de votre document et ils ont probablement lu votre conclusion ou vos recommandations. Cela signifie que si vous n'arrivez pas directement au point dans les premières phrases de votre document, vous ne feriez probablement jamais valoir vos points. Et si vous ne faites jamais valoir votre point de vue , votre lecteur ne recevra jamais vos points. Les bases de la rédaction commerciale indiquent que pour en arriver là, vous devez communiquer votre message clé de deux manières. Au début. Clairement. Examinons chacun de ces éléments dans l'ordre. Premièrement, revenez au point tôt. Si vous êtes comme la plupart des gens d'affaires, vous aimeriez donner un peu d'information avant de faire une demande. Vous aimeriez fournir une justification. Avant de faire une recommandation. Vous souhaitez présenter vos recherches avant de présenter ou d'exposer vos résultats. En d'autres termes, si votre point typique vous aimeriez atteindre lentement votre point vers vous, il est logique d'en arriver à ce point éventuellement vers vous. Il est logique de conduire votre lecteur étape par étape à votre conclusion. Mais pour votre lecteur professionnel, ce n'est pas le cas. Comme je l'ai dit, les lecteurs professionnels sont occupés. Ils ont besoin que vous arriviez au point tôt. Ils ont besoin que vous reveniez aux bases de l'écriture professionnelle. Laissez-moi vous montrer ce que je veux dire. Il s'agit d'un mémo d'accompagner le mémo de ses employés, Arne Spear Hameçonnage. Vous êtes peut-être vulnérable aux tentatives d'hameçonnage. Le hameçonnage de lance est une tentative de fraude par e-mail qui cible une organisation spécifique ou personne cherchant un accès non autorisé à des informations afin d'éviter d'être victime de tentatives d'hameçonnage. N'oubliez pas ce qui suit. Gardez à l'esprit que la plupart des entreprises, banques et agences ne vous demanderont pas d'informations personnelles par e-mail ou ne les demanderont pas par téléphone. Ne cliquez jamais sur un lien dans un e-mail pour accéder à un site sécurisé. Saisissez toujours l'URL vous-même. Jamais ouvert de pièces jointes inattendues provenant de sources inconnues. Utilisez des mots de passe forts. Assurez-vous que le logiciel antivirus est mis à jour. Une superbe vidéo produite par le Bureau du directeur du renseignement national partage des informations détaillées sur la pêche sous-marine. Cliquez sur le lien ci-dessous pour visionner la vidéo et, par la suite, consultez leur page YouTube pour trouver d'autres vidéos intéressantes. Concernant la sécurité. Un atelier obligatoire sur la pêche sous-marine est organisé cette semaine dans l'auditorium principal le jour de formation habituel. Il commence à 9 heures du matin. La présence est obligatoire. Les VP des artistes devraient être envoyés à la sécurité sur Acme core.com. Si ce mémo est arrivé dans votre boîte de réception aujourd'hui, le liriez-vous jusqu'au bout ? Probablement pas. Parce qu'il ignore les bases de l'écriture d'entreprise. Le mémo semble contenir des conseils simples sur la prévention de la pêche sous-marine. On dirait le type de MIMO que vous pouvez classer. L'auteur ne fait rien dans ce mémo avant le dernier paragraphe pour vous informer que cet e-mail est essentiel à lire pour vous. Si vous n'avez pas lu ce mémo jusqu'à la fin, cela signifie que vous n'avez pas assisté à l'atelier obligatoire tenu dans l'auditorium principal. Je doute que quelqu'un de votre organisation y ait assisté. Il s'agit là d'un exemple classique d'en arriver trop tard. partie la plus importante de ce mémo est l'annonce qu'il y a un atelier auquel vous, le lecteur, devez assister. Mais vous ne savez pas qu'en lisant le titre, la ligne d'objet, vous ne le savez pas en lisant l'introduction. Vous ne le savez pas en lisant les points à puces. Alors, qu'est-ce que l'écrivain aurait dû faire ? À la place ? L'écrivain aurait dû revenir aux bases de l'écriture professionnelle en arrivant immédiatement au but. Voici à quoi devrait ressembler ce mémo. Atelier obligatoire sur la pêche sous-marine. Ce jeudi. Vous devez assister à un atelier obligatoire sur la pêche sous-marine. Cette semaine. Vous devez confirmer votre présence à cet e-mail. Nous savons donc que vous y assistez à quand ? Jeudi 8 mai à partir de 9 h, où ? Auditorium principal, RSVP envoyez un e-mail à la sécurité à Acme core.com pour vous dire que vous participerez à cet atelier. Pourquoi devez-vous participer à cet atelier ? Vous êtes peut-être vulnérable aux tentatives d'hameçonnage. Le hameçonnage de lance est une tentative de fraude par e-mail qui cible une organisation spécifique ou une personne cherchant un accès non autorisé à des informations afin d'éviter d'être victime de tentatives d'hameçonnage. N'oubliez pas ce qui suit. Gardez à l'esprit que la plupart des entreprises, banques et agences ne vous demanderont pas d'informations personnelles par e-mail ou ne les demanderont pas par téléphone. Ne cliquez jamais sur un lien dans un e-mail pour accéder à un site sécurisé. Saisissez toujours l'URL vous-même. N'ouvrez jamais de pièces jointes inattendues provenant de sources inconnues. Utilisez des mots de passe forts. Assurez-vous que le logiciel antivirus est mis à jour. Une superbe vidéo produite par le Bureau du directeur du renseignement national présente des informations détaillées sur la pêche sous-marine. Cliquez sur le lien ci-dessous pour visionner la vidéo et, par la suite, consultez leur page YouTube pour découvrir d'autres vidéos pertinentes concernant la sécurité. Voyez la différence. Le premier mémo enterre les informations les plus importantes à la fin des documents. Le deuxième mémo place cette information là où elle appartient au début. Quiconque a reçu le deuxième mémo ne sait peut-être rien au sujet de l'hameçonnage de lance, mais ils sauraient qu'un atelier était organisé cette semaine-là sur le thème de l'hameçonnage des lances, et ils sauraient également qu'ils étaient tenus de assister. Cela m'amène à mon deuxième passage au but. Clairement. Jetez un coup d'œil à ces deux mémos, et vous verrez que le premier est floue et que le second est clair. Le premier est vague, le second est spécifique. Remarquez les différences. Le premier mémo indique que l'atelier a lieu cette semaine. Ce n'est pas clair. Le deuxième mémo indique que l'atelier a lieu le 8 mai. C'est clair. Le premier mémo vous indique que l'atelier a lieu, citation, la journée de formation habituelle, sans citation, ce n'est pas clair. Le deuxième mémo indique que l'atelier a eu lieu jeudi. C'est clair. Le premier mémo vous indique que la présence est requise, sans citation, mais par qui ? Vous ne pouvez pas en être sûr, car l'auteur n'est pas clair. Le deuxième mémo indique que vous êtes le destinataire de cet e-mail, devez assister à un atelier obligatoire. C'est clair. Comme vous pouvez le constater, le premier mémo est lent à atteindre le but et n'est pas clair, non précis. Le deuxième mémo arrive immédiatement et est clair et précis. Voici comment le faire. Faites d'abord votre demande, donnez vos raisons. Deuxièmement, donnez d'abord l'invitation à la réunion. Donnez le contexte de la réunion. Deuxièmement, énoncez vos recommandations. D'abord. Expliquez vos conclusions qui vous ont conduit à ces recommandations. Deuxièmement, indiquez d'abord que la politique a changé, donnez la raison derrière elle. Deuxièmement, donnez d'abord l'ordre, donnez les détails. Deuxièmement, énoncez d'abord les résultats de vos recherches, décrivez votre méthodologie. Deuxièmement, indiquez d'abord les résultats des ventes et décrivez comment vous les atteignez. Deuxièmement, faites l'annonce d'abord, donnez le contexte. Deuxièmement. En d'autres termes, allez au but et boulevez. 8. Écriture de simples phrases: Imaginez que vous receviez par la poste une lettre du constructeur de votre voiture. La lettre indique qu'en ce qui concerne d'éventuelles défaillances mécaniques, les roulements de l'essieu arrière des voitures peuvent se détériorer. Continuer à conduire avec un barrage défectueux pourrait entraîner désengagement de l'arbre de l'essieu et nuire au contrôle du véhicule, sans aucun doute. Que ferez-vous après avoir lu ce message ? Jetez la lettre, lisez-la, donnez-la à votre mécanicien, téléphonez à votre constructeur automobile, ne faites rien. Si vous ne faites rien, vous serez en bonne compagnie car beaucoup de personnes qui lisent ces deux phrases ne comprendront pas ce qu'elles signifient. Ils ne comprendront pas ce qu'ils sont censés faire en tant que lecteurs après avoir lu les phrases. Et c'est le défi auquel vous êtes confronté dans la rédaction de votre entreprise. Vous écrivez pour informer et vous écrivez pour motiver l'action. Si vos phrases sont compliquées, vos lecteurs ne comprendront pas votre signification et ils ne prendront pas les mesures que vous voulez qu'ils prennent. C'est parce que le secret d'une rédaction professionnelle efficace est la simplicité. Ces deux phrases sont apparues dans une lettre envoyée par la Ford Motor Company aux clients qui ont acheté le mercure montane ego 1972. Ce modèle présentait un défaut de sécurité. Les roulements de l'essieu arrière et l'assemblage risquent de tomber en panne et l'essieu arrière pourrait s'éloigner de la voiture. Ce défaut de sécurité était si dangereux que Ford a rappelé toute la série de production de 1972. Mercury Monte fait 423 000 voitures. Mais d'après leur lettre, vous ne sauriez pas que la voiture présente un défaut de sécurité qui pourrait vous tuer. C'est parce que les phrases de la lettre ne sont pas simples. Ils sont compliqués. Laissez-moi vous montrer ce que je veux dire. Tout d'abord, l'écrivain ne parle pas de vous, le propriétaire. L'auteur affirme simplement que les roulements de l'essieu arrière des voitures peuvent se détériorer. Ce que l'écrivain veut dire, c'est que les roulements de l'essieu arrière de votre voiture peuvent se détériorer. L'auteur affirme également que continuer à conduire avec un barrage défectueux pourrait entraîner désengagement de l'arbre de l'essieu et nuire au contrôle du véhicule. Traduit, ce que l'écrivain veut dire, c'est que si vous continuez à conduire votre Monte ego de 1972 avec un roulement défectueux, cela pourrait entraîner un désengagement de l'arbre de l'essieu et nuire au contrôle du véhicule. L'écrivain désigne votre voiture, vos roulements, votre arbre d'essieu. Deuxièmement, l'écrivain n'est pas certain. L'auteur affirme qu'en ce qui concerne les éventuelles défaillances mécaniques, les roulements de l'essieu arrière des voitures peuvent se détériorer. Cela ne semble pas si dangereux, n'est-ce pas ? C'est possible. L'écrivain peut-il travailler dans le monde des possibilités et des choses qui peuvent arriver ? N'oubliez pas que le sujet en question est un défaut de sécurité qui rend ces voitures si dangereuses à conduire qu'elles ont été récupérées par le constructeur. Et Mitre n'a pas le luxe d'écrire sur les possibilités, pas lorsque des vies sont en danger. L'écrivain aurait dû dire, citation, votre Monte ego de 1972 au mercure présente un défaut mécanique. Les roulements de l'essieu arrière de votre voiture vont probablement se détériorer et tomber en panne. Les écrivains sont indéfinis dans leur langue pour deux raisons. Soit leur Carolus, soit ils ont quelque chose à cacher. Le moyen le plus simple d'éviter la responsabilité est de dire peut-être, peut-être, peut-être. Le moyen le plus simple d'éviter toute confusion et d'assumer ses responsabilités est de définir vos affirmations. Troisièmement, l'écrivain est abstrait. Que signifie cet écrivain de Ford Motor Company ? Par citation, continuer à conduire avec un barrage défectueux pourrait entraîner désengagement de l'arbre réel et nuire au contrôle du véhicule sans devis. Eh bien, continuer à conduire avec un roulement défectueux est une déclaration abstraite. De fait. Cela n'implique aucune agence Schumann qui, par exemple, fait la conduite. L'écrivain ne le dit pas. Mais ce que l'écrivain parle ici, c'est vous, le propriétaire, le conducteur, continuez à conduire votre voiture, une voiture dont les paliers d'essieu arrière sont défectueux. Ce n'est pas abstrait. L'auteur décrit ce qu'on appelle le désengagement de l'arbre de l'essieu. Qu'est-ce que cela signifie ? Exactement ? C'est abstrait. Cela signifie que l'essieu votre Mercure Montenegro de 1972 pourrait se rompre du reste de votre voiture ? C'est ce que c'était. Le son dangereux quand on l'énonce de cette façon ? Bien sûr. Est-ce que le désengagement de l'arbre de l'essieu sonne comme quelque chose que vous devriez vous inquiéter ? Soyez inquiet. Pas vraiment. C'est abstrait. Enfin, l'écrivain arrive au point de la lettre. Mais de manière abstraite, cette éventuelle détérioration des roulements de l'essieu arrière pourrait nuire au contrôle du véhicule. Abstrait. En d'autres termes, vous risquez de perdre le contrôle de votre voiture. En d'autres termes, votre voiture peut faire une embardée au large d'une falaise ou faire une embardée dans le trafic venant en sens inverse. Votre voiture peut vous tuer ou vous mutiler, vous et vos passagers. Il s'agit là de quelques-uns des effets néfastes de la commande du véhicule affectée. Voici comment écrire une phrase simple. Comme vous pouvez l'imaginer. La façon d'améliorer ce paragraphe de la Ford Motor Company est de s'adresser directement au lecteur. Expliquez définitivement les faits et avertissez le propriétaire en termes concrets par opposition à des termes abstraits. Si j'étais en train de rédiger ce paragraphe, si vous rédigez ce paragraphe, il ressemblerait à ceci. Votre Mercury Monte ego 1972 possède roulements d'essieu arrière défectueux qui vont probablement se détériorer et tomber en panne. Si vous continuez à conduire votre voiture, l'essieu arrière risque de se rompre et vous perdrez le contrôle de votre véhicule. Comme vous pouvez le constater, notre version utilise le même nombre de mots que l'original, mais elle est plus directe, plus concrète et plus claire. Votre écriture sera tout aussi claire une fois que vous commencerez à écrire en phrases simples. 9. Écriture avec des paragraphes: Si vous souhaitez améliorer vos compétences en rédaction professionnelle, vous considérant comme un guide, votre lecteur ne connaît pas votre destination. Votre lecteur ne connaît pas l'itinéraire. Votre lecteur ne possède ni carte, ni boussole, ni GPS. Votre lecteur a besoin d'un guide. Vous êtes ce guide. Votre travail consiste à guider votre lecteur depuis votre point de départ jusqu'à votre destination. Vous guidez vos lecteurs vers leur destination à l'aide de trois unités de composition, mots, de phrases et de paragraphes. Vous combinez des mots pour former des phrases. Et vous combinez des phrases pour former des paragraphes, et vous combinez des paragraphes pour créer l'intégralité de vos documents commerciaux. Si vous avez du mal à rédiger des affaires, vous avez probablement des difficultés avec les paragraphes. Vous vous demandez ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment les écrire afin d'aider vos lecteurs à se rendre là où vous voulez qu'ils aillent. Voici donc quelques réponses aux questions fréquemment posées sur les paragraphes. Dans la rédaction d'affaires. Qu'est-ce qu'un paragraphe ? Un paragraphe est un groupe de phrases qui développent un seul sujet. Si vous souhaitez améliorer vos compétences en rédaction d'entreprise, n'est-ce pas ? De meilleurs paragraphes. Pourquoi dois-je écrire en utilisant des paragraphes ? Toutes les idées, sauf les plus simples, doivent être communiquées par étapes. La plupart des sujets que vous écrivez à ce sujet fonctionnent, doivent être divisés en sujets. de diviser votre sujet en paragraphes aide votre lecteur suivre votre réflexion lorsque vous passez d'une idée à l'autre. Combien de sujets chaque paragraphe doit-il contenir ? Un ? Que dois-je faire ? Si je veux inclure deux sujets dans un paragraphe ? Vous devez diviser les sujets en deux paragraphes. Que doit inclure chaque paragraphe ? Chaque paragraphe doit inclure une phrase thématique, phrases justificatives et une phrase finale. Quelle est la phrase du sujet ? La phrase du sujet est la première phrase d'un paragraphe. Quel est le but de la phrase du sujet ? Le but de votre phrase de sujet est d'introduire le sujet du paragraphe. La première phrase de chaque paragraphe indique qu' une nouvelle étape dans le développement du sujet a été franchie. Vous les écrivez naturellement lorsque vous améliorez vos compétences en rédaction d'entreprise. Que sont les peines justificatives dans un paragraphe ? Les phrases de soutien sont des phrases entre la phrase du sujet et la phrase finale. Ils expliquent ou développent le sujet du paragraphe. Quelle est la phrase finale ? La dernière phrase est la dernière phrase d'un paragraphe. Il termine le sujet du paragraphe de façon succincte, généralement par une idée finale. Parfois, la dernière phrase d'un paragraphe prépare le lecteur au paragraphe suivant en utilisant une phrase appelée phrase de transition. Vous vous demandez donc probablement ce qu'est une phrase de transition. Je vais vous le dire. Une phrase de transition est une phrase finale d' un paragraphe qui relie le paragraphe à celui qui suit. La première phrase d'un paragraphe peut également servir de transition par rapport au paragraphe précédent. Quel est l'objectif d'une phrase de transition ? L'objectif de votre phrase de transition est d'aider vos lecteurs à voir comment vos paragraphes se rapportent entre eux et comment ils sont liés au sujet global de votre document. bonnes transitions mettent en évidence les connexions entre les paragraphes adjacents. Un certain nombre de mots et de phrases sont parfaits pour montrer que vous êtes en train de passer d'une idée à une autre. Quels sont les exemples de phrases de transition ? La dernière phrase que je viens de dire est un exemple de phrase de transition. Cette phrase vous permet de vous attendre à ce que le sujet du paragraphe suivant, dont je parle maintenant, soit des mots et des phrases à utiliser dans les phrases de transition. Mais ce n'est qu'un exemple de la façon d'améliorer vos compétences en rédaction commerciale avec les transitions de paragraphes. Quels mots ou phrases puis-je utiliser n'importe quelle phrase de sujet pour montrer que je suis en train de passer à un nouveau sujet. Il y a beaucoup de mots et de phrases qui introduisent une transition. Ceux-ci comprennent en outre, d'autre part, par exemple, naturellement, enfin, et en conclusion, comment reconnaître un bon paragraphe ? Quand j'en ai lu un ? Un bon paragraphe a de l'unité. Les phrases du paragraphe développent le sujet du paragraphe de manière cohérente. Le pilote développe les idées du paragraphe dans une séquence logique. Combien de temps mes paragraphes B, Il n'y a pas de règle concernant la durée d'un paragraphe. La seule règle est que vos paragraphes doivent être suffisamment longs pour exprimer adéquatement une idée. Combien de phrases devrais-je inclure ? N'importe quel paragraphe ? Encore une fois, il n'existe aucune règle concernant le nombre de phrases que vous devez inclure n'importe quel paragraphe, votre sujet détermine le nombre de phrases que vous écrivez. Par exemple, les paragraphes des mémos commerciaux et des courriels ne contiennent que quelques phrases. Les paragraphes des rapports et des états financiers ont tendance à contenir de nombreuses phrases. En conclusion, permettez-moi de partager un simple conseil pour rédiger paragraphes afin que vous améliorez vos compétences en rédaction professionnelle. Considérez-vous comme un guide qui emmène votre lecteur du point A au point B, en utilisant le mot écrit, votre lecteur ne connaît ni la destination ni l'itinéraire que vous empruntez. Commencez votre paragraphe par une phrase thématique. Développez votre sujet avec des faits, des exemples, des descriptions de preuves et des explications. Terminez votre paragraphe par une conclusion ou phrase de transition qui prépare votre lecteur au paragraphe suivant. Suivez ce plan simple et vos lecteurs arriveront à votre destination, celle que vous souhaitez qu'ils atteignent. Merci à vous. 10. Utilisez des mots simples: Lorsque mes déchets étaient plus petits, alors que j'avais plus de cheveux qu'aujourd'hui, j'ai édité un rapport du ministère canadien des Pêches et des Océans. Il a été écrit par un scientifique qui avait étudié comment les poissons réagissaient aux produits chimiques introduits dans leur habitat. Le scientifique avait un style d'écriture médiocre. Je me suis assis à mon bureau avec mon stylo rouge à la main pour marquer son projet de rapport. Mon travail consistait à traduire sa prose scientifique dense et alambiquée dans un langage clair que n'importe quel Canadien adulte comprendrait. Dans les dernières pages du rapport, je suis tombé sur cette phrase, citation, l'espèce étudiée présentait une réponse de mortalité positive à 100 % sans citation. J'ai pris mon stylo rouge et j'ai tracé une ligne à travers cette phrase épouvantable. dessous, j'ai écrit ce remplaçant. Le poisson est mort. Lorsque l'auteur a vu le changement que j'ai apporté, il s'est opposé. Je ne me souviens pas de ses mots exacts, mais il a dit quelque chose comme ça. Je ne peux pas résumer mon étude en trois mots seulement. Ma conclusion doit paraître plus importante, plus professionnelle que cela. Ces scientifiques n'ont pas pu justifier sa bourse de recherche et son travail avec seulement trois mots, le poisson est mort. Il a estimé qu'il avait besoin d'utiliser 11 mots pour énoncer sa conclusion. Il estimait que son style d'écriture d'affaires devait être fantaisiste, obscur et scientifique. Ces scientifiques souffraient d'une maladie courante. L'Oxford English Dictionary n'a pas donné cette maladie et ce nom, mais il existe tout de même. C'est le désir, dans la rédaction scientifique, dans l'écriture gouvernementale, dans la rédaction académique et même dans l'écriture professionnelle, de paraître plus important sur papier que nous. C'est le désir de paraître érudit et important au détriment de la clarté et de la brièveté, c'est l'écriture qui gonfle l'écrivain plutôt que d'aider le lecteur. Je parle du désir de préférer le mot multisyllabique au mot monosyllabique, le mot latin au mot anglo-saxon. Je parle de la volonté de préférer le nom prétentieux, la façon élaborée qui énonce l'évidence. Je parle de la tentation comme William Strunk l'a si mémorablement dit pour utiliser un mot de 20 dollars quand il y a un centre de dix à portée de main et capable. Donc, mon conseil est d'éviter les mots fantaisistes. Laissez-moi donc définir ce que je veux dire par des mots fantaisistes. Les mots fantaisie ont plusieurs syllabes ou sont rares ou les deux. Par exemple, supposons que vous deviez écrire un e-mail indiquant votre patron que votre service client a reçu beaucoup de plaintes la semaine dernière. Quel mot devriez-vous utiliser ? Si vous voulez impressionner votre patron par votre érudition, vous écrirez qu'il y a eu de nombreuses plaintes. Mais si vous préférez être bref et clair, vous écrirez qu'il y a eu beaucoup de plaintes. Nombreux sont les trois syllabes. Beaucoup n'en ont que deux. Nombreux n'est pas un mot que l'on entend couramment dire dans les conversations quotidiennes, mais beaucoup en font un. Où ça fait de la fantaisie ? L'autre mot est « plan ». Un autre mot fantaisiste est utilisé. Personne au gouvernement n'utilise jamais quoi que ce soit. Tout est utilisé. Je n'utilise pas ce microphone pour parler en ce moment. J'utilise un microphone. Si vous voulez avoir l'air impressionnant. Vous ne demanderez pas à vos fournisseurs d'utiliser votre logiciel de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Vous les inviterez à utiliser notre solution. Il y a beaucoup d'autres mots fantaisistes à éviter. N'écrivez pas de manière optimale lorsque vous pouvez écrire le mieux, ne dites pas à votre équipe de définir des stratégies. Quand vous pouvez simplement leur dire de planifier. Ne diffusez jamais de lettre si vous pouvez l'envoyer par la poste. À la place. Si vous voyez quelque chose qui a fonctionné à des besoins réparés, n'offrez pas d'aide. Offrez de l'aide. Si vous regardez ces exemples en arrière, vous remarquerez que les mots simples ont moins de syllabes que mots fantaisies et qu'ils sont plus faciles à comprendre d'un coup d'œil. Optimum a trois syllabes, mieux, il n'en a qu'une et est plus facile à comprendre. Strategize comporte trois syllabes, plan n'en a qu'une et est plus facile à comprendre. Le meilleur style d'écriture professionnelle est le plus simple. Ensuite, remplacez les phrases vertueuses par des mots uniques. Vous devez adopter cette nouvelle façon de penser et l'appliquer à des phrases ainsi qu'à des mots individuels. Dans le monde de l'écriture d'affaires, il existe de nombreuses expressions maladroites et vertueuses qui l'affirment de manière simple et compliquée. Ces expressions utilisent plusieurs mots lorsqu'un seul mot suffit, à l'exception d'un bon exemple. Vous pouvez remplacer cette phrase par le mot, sauf. Donc, au lieu d'écrire, chacune de nos divisions a augmenté ses revenus le trimestre dernier, l' exception de notre division de Winnipeg. Vous pourriez plutôt simplifier votre écriture et écrire chacune de nos divisions, à l'exception de notre division de Winnipeg, a augmenté le chiffre d'affaires le trimestre dernier. Au lieu d'écrire jusqu'à ce que vous le puissiez. Vous avez raison ? Jusqu'à ce que vous en soyez capable. Au lieu d'écrire, il n'avait absolument pas la capacité de vous, non ? Il ne pouvait pas. Vous voyez la différence ? phrases longues vous donnent l'air pompeux, important. Ce sont des remplacements plus courts qui vous font paraître modeste et humain. Maintenant, j'ai une prudence pour vous et pour vos lecteurs concernant le contexte et le ton. Comme vous pouvez le constater, ce que je propose, c'est que vous préférez les mots simples aux mots fantaisies. Et je suggère que vous évitiez les mots longs et que vous utilisiez une équivalence plus courte. Mais il y a des exceptions. Ce n'est pas parce qu'un mot long a un synonyme plus court que vous devez toujours utiliser le mot plus court. Par exemple, si vous écrivez un document qui sera lu par les chirurgiens, vous n'utiliserez pas le mot « gut ». Quand vous parlez de l'intestin. Vous n'utiliserez pas le mot ventre lorsque vous voulez dire intestin. Mais si vous écrivez un document qui va être lu par les enfants, il est probable que le fait de se référer aux troubles intestinaux d'un enfant en tant que mal au ventre est probablement approprié. L'intestin, l'intestin et Tommy sont synonymes mais non interchangeables. Il y a ma mise en garde. Votre choix de mot dépend toujours de votre lecteur, votre contexte et du ton que vous souhaitez obtenir dans votre style d'écriture professionnelle. Mais avec cette mise en garde, ou peut-être devrais-je le dire, ne pas utiliser le mot mise en garde. Avec cette prudence hors de la route. Je vous recommande de préférer le mot simple plutôt que le mot élaboré. Je recommande que dans vos écrits professionnels, vous préférez l'humble phrase plutôt que la prétentieuse 1. La simplification de la rédaction de votre entreprise va nuire au début, mais vos lecteurs vous en remercieront. Au fil du temps, votre écriture deviendra succincte, claire et facile à lire. De plus, même si le processus risque de nuire à votre cerveau à l'occasion, il n'entraînera jamais une réponse de mortalité positive à 100 %. En d'autres termes, écrire ne vous tuera jamais. 11. Utiliser des verbes forts: Comment vous êtes-vous senti quand quelqu'un vous donne une poignée de main boiteuse ? Est-ce que cela vous remplit de confiance ou est-ce qu'il vous fait glisser ? Dans le monde de l'écriture commerciale, l'équivalent linguistique de la poignée de main faible est le verbe de la semaine. Je parle du verbe de la voie qui suce la vie de vos recensements. Le verbe vague qui met vos lecteurs en sommeil, le verbe imprécis qui trouble votre sens. Si vous souhaitez prendre de l'avance dans votre carrière professionnelle, utilisez des verbes forts dans votre entreprise. course à pied. Les verbes sont les mots d'action du langage. Ils dynamisent votre écriture. Ils rendent votre écriture plus concise. Et au cœur de chaque bonne phrase, c'est un verbe fort et précis. Choisir le bon verbe rend votre entreprise plus forte, plus claire et plus efficace. Voici comment vous le faites. Remplacez les combinaisons d'adverbes de verbes par des verbes forts. Tout d'abord, expliquons clairement nos conditions. Un verbe décrit ce qui se passe. Un adverbe décrit comment cela se produit. Par exemple, dans la phrase, le comité a examiné attentivement les documents. Regardé est le verbe qui montre ce que le comité a fait et est attentivement l'adverbe qui montre comment ils l'ont fait. Maintenant que j'ai démontré ce que sont les adverbes, j'ai ceci à dire à leur sujet. Ne les utilisez pas. Les adverbes affaiblissent votre écriture. Les adverbes rendent votre écriture plus vertueuse. Les adverbes vous boitent. Poignée de main. Au lieu d'adverbes, utilisez des verbes forts dans votre entreprise. Ne dites pas à votre lecteur que le comité a examiné attentivement les documents. Il suffit d'écrire que le comité a examiné les documents. N'écrivez pas l'ingénieur bien tenu sur la chaîne. Il suffit d'écrire que l'ingénieur a saisi la chaîne. Ne dites pas à vos actionnaires que le cours de l'action de vos concurrents a chuté brusquement, dites-leur qu'il a chuté. adverbes remplacent invariablement un verbe fort pendant une semaine. semaine. Les rédacteurs commerciaux comptent sur des adverbes. Les auteurs d'affaires forts s'appuient sur des verbes forts sans ornement. Utilisez des mots forts pour éliminer les paroles. Les verbes faibles gonflent votre écriture. Verbes forts, rendez votre écriture concise. Les verbes forts vous aident à éliminer la verbe en remplaçant les formes du verbe à être. Il s'agit notamment de : c'est, était , R, et au lieu d'écrire, Capital Ventures est le propriétaire d'une chaîne de restaurants, vous écrivez simplement que Capital Ventures possède une chaîne de restaurants. Vous éliminez trois mots dans le processus et vous améliorez la clarté de votre phrase. Permettez-moi de vous montrer quelques autres exemples d'utilisation de verbes forts dans la rédaction de votre entreprise. N'écrivez pas. John s'est disputé avec son superviseur, non ? John s'est disputé avec son superviseur. N'écrivez pas que je présiderai la réunion, n'est-ce pas ? Je présiderai la réunion. Vous avez des verbes forts dans l'écriture de votre entreprise pour rendre votre écriture précise. Dans l'écriture commerciale, les verbes forts sont plus précis que les verbes faibles. Par exemple, votre employé gênant a-t-il quitté l'entreprise ou a-t-il été congédié ? Quitter l'entreprise est une semaine et une phrase imprécise. Après tout, tous vos anciens employés ont quitté l'entreprise, n'est-ce pas ? Certains ont démissionné, d'autres sont morts, d'autres ont été congédiés. Si vous êtes une entreprise, virez un employé, mais vous écrivez qu'il a quitté l'entreprise. Vous êtes imprécis maintenant, peut-être délibérément, alors je l'admets. Mais si la façon la plus précise de décrire le départ est de dire que l'employé a été congédié. Et si vous ne visez pas l'euphémisme, utilisez le verbe le plus précis, n'est-ce pas ? Il a été congédié ou mieux encore, la compagnie l'a congédié. Les verbes que vous choisissez font beaucoup de différence dans le sens. Si vous voulez que votre signification soit claire, précisez clairement vos verbes. Par exemple, le photocopieur s'est-il arrêté ou s'est-il coincé ? Votre employé a-t-il manqué la réunion ou a-t-il évité la réunion ? Votre fournisseur a-t-il menti ou a-t-elle mal parlé ? Remplacer les noms qui sont des verbes déguisés ? Quel est le problème avec les phrases suivantes ? Le conseil d'administration a formulé les recommandations suivantes. Le responsable marketing s'est rendu compte que la publicité imprimée est obsolète. La fusion proposée est intéressante pour de nombreux employés. Ce qui ne va pas avec ces phrases, c'est qu'elles contiennent des verbes déguisés en noms. Regardez le premier exemple. Quel est le verbe dans cette phrase ? C'est le mot fait. Mais qu'est-ce que le conseil d'administration a fait ? Ils ont formulé des recommandations. Y a-t-il une forme verbale ? Pour obtenir des recommandations ? Oui, il y en a. C'est le verbe recommandé. La phrase formulée dans les recommandations suivantes est un verbe déguisé en nom. Au lieu d'écrire, le conseil d'administration a formulé les recommandations suivantes. L'auteur devrait simplement raccourcir cela, utiliser un verbe plus fort et dire que le conseil d'administration recommande. Voici ce qui suit. Le mot recommande est un verbe plus fort. La deuxième phrase fait la même bévue. Quel est le verbe ? Dans cette phrase ? Il s'agit en fait de trois mots, ce que nous appelons un verbe à particule, car il exprime l'action dans une phrase plutôt qu'un mot simple. Ces phrases sont arrivées à la réalisation. Examinez maintenant cette phrase. La réalisation est un nom, mais n'y a-t-il pas une forme verbale de ce nom ? Bien sûr, il y en a. C'est le verbe Realize. Donc, au lieu d'écrire, le responsable marketing s'est rendu compte que la publicité imprimée est obsolète, l'écrivain devrait simplement dire le responsable marketing s'est rendu compte que la publicité imprimée est obsolète. Maintenant, je suis presque sûr que tu as pris le coup de tout ça. À l'heure actuelle. Je peux dire que vous apprenez à utiliser des verbes forts dans la rédaction de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin que je vous dise que la troisième phrase doit être réécrite pour indiquer les intérêts de fusion proposés. Beaucoup d'employés. À partir de ce petit exercice, vous voyez que remplacer des noms qui sont des verbes déguisés fait deux choses. Il communique votre sens plus rapidement et réduit le nombre de mots. En d'autres termes, cela rend votre écriture plus claire et plus concise. Mais ne pensez pas que la mise en pratique de cette leçon sera facile. L'utilisation de noms plutôt que de verbes forts est l'une des erreurs les plus courantes commises par les écrivains commerciaux. C'est un favori des bureaucrates et des fonctionnaires parce qu'il fait paraître l'écrivain érudit et en contrôle. Vous pourriez être tenté d'écrire ainsi, impressionner votre patron, impressionner vos clients, impressionner vos collègues. Vous pouvez également avoir d'autres parties prenantes pour utiliser la phrase de la semaine. Pour le bien de tous. Ne discutez pas de quoi que ce soit, discutez. Ne faites jamais de découverte de quoi que ce soit. Découvrir, refuser de s'engager dans la préparation de quoi que ce soit, se préparer et ne jamais faire d'hypothèse. Supposons que vous améliorerez simplement la rédaction de votre entreprise. Vous allez le clouer. 12. Consolider des mots connexes: William Strunk a dit un jour La position des mots dans une phrase est le principal moyen de montrer leur relation. La confusion et l'ambiguïté résultent lorsque les mots sont mal placés. L'écrivain doit donc rassembler les mots et les groupes de mots qui sont liés dans la pensée et garder à part ceux qui ne sont pas si liés. Permettez-moi de vous montrer un exemple de ce qu'il voulait dire. La phrase. L'inspecteur est entré dans la pièce et a remarqué une grosse tache dans le tapis qui se trouvait juste au centre. Cette phrase est ambiguë car les mots de la phrase qui sont liés ne sont pas ensemble. Vous, le lecteur, ne savez pas exactement ce que signifie l'auteur. Est-ce qu'il veut dire la tache au milieu du tapis ou est-ce qu'il veut dire que le tapis avec la tache est au milieu de la pièce ? Le mot tache et centre sont trop éloignés dans la phrase. Etant éloignés, ils suscitent de la confusion, ils rendent la phrase ambiguë. Le moyen le plus simple de corriger cette phrase est de déplacer ces deux mots ensemble comme ceci. L'inspecteur est entré dans la pièce et a remarqué une grosse tache au centre du tapis. Vous constatez l'amélioration immédiate. Le sens est clair. Voici un autre exemple de mot déroutant. Placements. Appelez nos partenaires à Singapour et dites-leur s'attendre à ce que le patron conclut l'accord pour seulement 2$. Rappelez-vous notre règle : gardez ensemble les mots et les groupes de mots liés dans la pensée et écartez ceux qui ne sont pas si liés. Dans ce cas, la phrase concluant la transaction et la phrase pour seulement 2$ indiquent qu'elles sont liées. Quand ils ne sont pas apparentés. Le patron n'a pas conclu l'affaire pour 2$. Le coût de l'appel téléphonique vers Singapour n'est que de 2$. Mais la phrase est déroutante car la phrase appelle nos partenaires à Singapour et la phrase pour seulement 2$ ne sont pas ensemble. Ils sont assez éloignés pour vous confondre. Le lecteur. Pour éliminer cette confusion, il suffit de rapprocher les phrases qui sont liées ensemble. Cela appelle nos partenaires à Singapour pour seulement 2$ et leur parlez du patron, en concluant l'accord. Évitez les problèmes avec les pronoms relatifs. Une autre cause de confusion considérable se produit lorsqu'un écrivain nomme des personnes dans une phrase, puis fait référence à l'une d'entre elles à nouveau en utilisant uniquement un pronom relatif. Voici un exemple de ce que je veux dire. La stagiaire de Samantha Carruthers, qui travaille dans les ventes, a été promue. Cette phrase n'est pas claire car l'auteur ne sait pas clairement à qui il fait référence. Le stagiaire travaille-t-il dans les ventes ou Samantha Carruthers travaille-t-il dans les ventes ? Vous ne pouvez pas en être sûr car le pronom relatif qui n'est pas assez proche de la personne à laquelle il fait référence, c'est-à-dire le stagiaire. Comme vous pouvez probablement le constater, la meilleure façon de corriger cette phrase déroutante est de la reformuler pour que le pronom relatif et le stagiaire soient plus proches les uns des autres. Vous l'écririez quelque chose comme ça. stagiaire de Samantha Carruthers, qui travaille dans les ventes, a été promue. Une autre option consiste à simplement nommer le stagiaire. Cela élimine toute confusion. John McCracken, qui travaille dans les ventes et qui est stagiaire de Samantha Carruthers, a été promu. Ensuite, vous allez vouloir placer des modificateurs à côté des mots qu'ils modifient. Un modificateur est un mot ou une phrase qui ajoute du sens ou modifie un autre mot ou une phrase. Permettez-moi d'illustrer ce que je veux dire avec un exemple tiré The Elements of Style de Strunk and White. Le directeur a dit espérer que tous les membres donneraient généreusement au fonds lors d'une réunion du comité hier. Dans cette phrase, vous ne pouvez pas être sûr de ce que signifie l'auteur en raison de l'endroit où l'auteur place le modificateur. Le modificateur de cette phrase est l'expression, réunion du comité hier. Mais cette phrase modifie-t-elle ce que le directeur a dit ou modifie-t-elle l'endroit où les membres devraient donner généreusement ? Vous ne pouvez pas en être sûr car le modificateur et l'idée qu'il modifie sont trop éloignés. La phrase. La façon d'éviter cette confusion consiste à regrouper les idées connexes dans la phrase comme celle-ci. Lors d'une réunion du comité hier, le directeur a dit espérer que tous les membres donneraient généreusement au fonds. Voici un dernier exemple. Le client n'a acheté que deux chemises. Maintenant, que signifie l'écrivain ? Que le client a acheté deux chemises et n'a rien acheté ni fait d'autre. Ou que le nombre de chemises que le client a achetées n'était que de 2 est le sens de la phrase, le peu que le client a fait ou combien il a acheté peu. Vous ne savez pas. Parce que le modificateur, le mot n'est pas assez proche du mot qu'il modifie, c' est-à-dire le mot à. La phrase est exempte d'ambiguïté. Lorsque vous assemblez ces deux mots comme ça, le client n'a acheté que deux chemises. Comme vous pouvez le constater dans ce dernier exemple, vous pouvez transformer le sens d'une phrase avec un seul mot, un mot qui est mal placé dans votre phrase. L'autre chose à remarquer, c'est que mettre un mot au mauvais endroit dans votre phrase ne rend pas nécessairement votre sens idiot ou illogique. Cela donne simplement à votre phrase plus d'un sens en fonction de la façon dont votre lecteur comprend la phrase. Cela signifie que dans l'écriture professionnelle, votre ennemi est ambigu. Vaincre cet ennemi en rassemblant des mots connexes. 13. Soyez spécifique plutôt que général: Si vous souhaitez rendre la rédaction de votre entreprise plus efficace, soyez précis, que vous écriviez un e-mail, une proposition, un rapport ou un mémo. Voici cinq façons de rendre la rédaction de votre entreprise plus spécifique. Premièrement, spécifiez les lignes d'objet de votre e-mail. J'ai déjà travaillé dans une organisation sans chef de la direction pendant plusieurs mois. De nombreux employés étaient impatients de savoir qui serait leur nouveau PDG. Enfin, le jour est venu lorsque les pouvoirs annoncés que nous avions un nouveau PDG, ils ont envoyé un courriel à tous les employés. L'objet de l'e-mail était cette annonce. ligne d'objet que vous accepterez est générale. Il ne donne aucune indication sur le sujet de l'e-mail , sauf que l'e-mail contient des nouvelles. Mais quel genre de nouvelles et de nouvelles qui sont pertinentes pour qui exactement. Vous ne pouvez pas le dire car la ligne d'objet est générale et non spécifique. Si vous écriviez cette ligne d'objet de l'e-mail, comment l'amélioreriez-vous pour le rendre spécifique ? Je sais ce que vous feriez. Vous indiquerez en quoi consiste l'annonce et vous indiquerez pourquoi votre lecteur doit s'en préoccuper. Voici quelques façons de le faire. Nous avons un nouveau PDG. Nous vous présentons notre nouveau PDG, Maggi, Sanjay Jiu. Annonce, un nouveau PDG se joint à nous le premier mars, vous avez l'idée. Un e-mail avec une ligne d'objet spécifique est plus susceptible d'être ouvert et lu qu'un e-mail avec une ligne d'objet générale. Bien sûr, vous êtes le juge de la quantité de détails à inclure dans un espace aussi restreint que la ligne d'objet d'un e-mail. À tout le moins, vous devez inclure suffisamment de détails pour que vos lecteurs sachent en quoi consiste votre e-mail et pourquoi ils doivent s'en préoccuper et le lire. Numéro 2, spécifiez vos verbes. Si je vous ai demandé de contacter notre fournisseur, que ferez-vous ? Téléphonez-les, écrivez un e-mail, écrivez une lettre, envoyez-leur un texto , envoyez un fax, envoyez un message instantané, skypez-les, visitez leur bureau. Vous pouvez faire n'importe laquelle de ces choses et vous contacteriez notre fournisseur. Mais qu'est-ce que je veux que vous fassiez spécifiquement ? Vous ne savez pas parce que je n'ai pas été précis. Si je veux que vous téléphoniez à notre fournisseur, je devrais le dire. Si je veux que vous rencontriez notre fournisseur en personne, je devrais le dire. Je devrais vous dire quoi faire avec des verbes spécifiques. Si je dis téléphoner à notre fournisseur, vous savez exactement ce que je veux que vous fassiez. Vous devez faire de même dans la rédaction de votre entreprise. Rendez votre verbe spécifique. Lorsque vous êtes précis plutôt que général, vos lecteurs comprennent immédiatement votre réunion. Ils ne perdent pas votre temps et leur demande de clarification, c'est la beauté de rendre votre entreprise plus spécifique. Numéro 3, spécifiez vos chiffres. Avez-vous déjà passé devant un nouveau développement de condos et vu une pancarte indiquant des condos de deux chambres à coucher à partir du milieu de 300000 ? C'est un bon numéro pour une pancarte. Mais quand vous vous asseyez avec votre bobine ou que vous achetez votre unité, vous avez besoin d'un chiffre spécifique en dollars, n'est-ce pas ? Vous devez appliquer ce même niveau de spécificité à la rédaction de votre entreprise. spécificité de vos chiffres dépend de votre audience. Bien sûr. Parfois, vous devez fournir des nombres jusqu'à deux décimales comme celle-ci. Le vidange d'huile coûte 2999. D'autres fois, vous pouvez arrondir vos numéros comme ceci. Pour une vidange d'huile, attendez-vous à payer 30$. La clé des chiffres est de connaître votre public et le niveau de détail dont il a besoin de votre part. Si vous n'êtes pas sûr, erreur du côté de l'exactitude plutôt que générale. Par exemple, vous pouvez dire que les erreurs et assurance contre les émissions pour ce projet représente 12 % du coût total du projet. Cela peut satisfaire certains de vos lecteurs, mais d'autres lecteurs. Pour eux, vous devez être plus précis comme celui-ci, assurance erreurs et émissions pour ce projet est de 8 898,63$, soit 12 % du coût total du projet. Numéro quatre, soyez précis au sujet du temps. Si je vous dis que j'ai besoin de votre rapport sur mon bureau le plus tôt possible, qu'est-ce que je veux dire ? Vous pensez peut-être que je veux dire ce que je dis, à savoir que j'ai besoin du rapport le plus rapidement possible pour que vous puissiez le faire sur mon bureau. Pour vous. Cela pourrait signifier dans trois semaines. Mais quand je dis le plus tôt possible, je veux dire immédiatement, mais cela n'est pas utile. Est-ce que c'est ? Ce que je dis et ce que je veux dire sont deux choses différentes. Je devrais être précis. Au lieu de dire que j'ai besoin du rapport le plus rapidement possible, ce qui est général et vague. Je devrais dire. J'ai besoin de votre rapport sur mon bureau à cinq heures aujourd'hui. Numéro 5, faites de vos noms le Pacifique. Quelle est la différence entre un ascenseur et un ascenseur ? Rien. Ces mots signifient la même chose. Au Royaume-Uni. C'est un ascenseur. En Amérique du Nord, c'est un ascenseur. Les mots sont synonymes. Mais si vous écrivez à un public britannique, vous appelez cela un ascenseur. Si votre lecteur est en Amérique du Nord, vous l'appelez un ascenseur. Vous spécifiez la rédaction de votre entreprise en raison de votre audience, qui il est et de l'endroit où il vit. Quelle est la différence entre une voiture et un véhicule ? Beaucoup, peut-être qu'une voiture, par exemple, est un véhicule, mais les deux mots ne sont pas synonymes. Une voiture est un véhicule, mais un véhicule n'est pas nécessairement une voiture. Une camionnette est un véhicule, un fourgon de livraison est un véhicule. Un bus urbain est un véhicule. Le nom que vous utilisez fait une différence. Vous ne lirez jamais ce Donald Trump par l'intermédiaire de son procureur général sous un véhicule. Mais vous lirez ce Donald Trump par l'intermédiaire de son procureur général sous le bus. Voici un exemple tiré du lieu de travail. Veuillez garder vos objets personnels hors de votre bureau. Qu'est-ce que cela signifie ? Que sont les objets personnels ? Exactement. Et quelle est la raison de cette politique ? Vous ne savez pas ? Parce que la politique est générale et non spécifique. Regardez cette même politique reformulée. Veuillez garder vos photos de famille, baume à lèvres, magazines grand public, téléphones portables et autres objets personnels hors de votre bureau et hors de la vue des clients. s'agit d'une déclaration de politique claire, car elle donne des exemples précis et donne des indications sur une justification de la politique. Si je vous dis que le personnel de la compagnie aérienne est en grève, qui est-ce que je veux dire, les pilotes, le personnel de cabine, l'équipage du terrain, vous ne savez pas. Mais la différence est probablement importante. Pour que mon sens soit clair, je dois être précis. Un dernier exemple, lequel de ces trois signes vous est le plus utile ? Méfiez-vous de nos animaux de compagnie, méfiez-vous de notre chien ou méfiez-vous de notre Rottweiler. numéro trois est le signe le plus utile car il s'agit de l'avertissement le plus spécifique. rédaction de votre entreprise sera tout aussi utile lorsque vous n' étiez pas précis plutôt que général. Ce dernier exemple m'amène à mon dernier point sur la raison pour laquelle vous devriez rendre votre entreprise plus spécifique. Il existe trois niveaux de spécificité, généraux, plus spécifiques et exacts. Méfiez-vous de notre animal de compagnie est une déclaration générale. L'animal peut être un hérisson ou un parent. Attention à notre chien est plus spécifique. Nous nous sommes maintenant concentrés sur les animaux de compagnie canins. Méfiez-vous de notre Rottweiler est exact. Nous ne parlons plus d'animaux de compagnie en général ou de chiens de compagnie en particulier, mais d'une race particulière de chien, un Rottweiler. En tant que rédacteur commercial, votre défi consiste à être aussi précis que nécessaire. Votre officier local, par exemple, veut probablement savoir que vous êtes propriétaire d'un chien, la race n'est peut-être pas importante. Mais si vous voulez dissuader les cambrioleurs, vous voudrez probablement qu'ils sachent que vous possédez un Rottweiler. Méfiez-vous de notre animal de compagnie, ne va pas effrayer un cambrioleur. Votre défi consiste alors à être précis lorsque vous devez être précis, ce qui est la plupart du temps. Et pour être général, seulement lorsque vous avez besoin d'être général, ce qui est rarement mais en cas de doute. Soyez précis. Désolé de ne pas pouvoir être plus précis que ça. 14. Être de l'ensemble de l'abstraite: En 1997, la revue académique philosophie et littérature a organisé un concours de mauvais style. Le but du concours était de trouver le meilleur exemple des pires écrits au monde. Voici l'écriture qui a remporté la première place du concours et fixez votre ceinture de sécurité et préparez-vous pour le décollage. Le passage d'un compte structuraliste dans lequel capital est censé structurer les relations sociales manière relativement homogène à une vision de l' hégémonie dans laquelle les relations de pouvoir sont sujettes à la répétition, convergence et à la répétition, l'articulation a introduit la question de temporalité dans la pensée de la structure et a marqué un passage d'une forme de théorie syrienne alpha2 qui prend les totalités structurelles comme objets théoriques à une théorie dans laquelle les idées sur la possibilité contingente de inaugurent une conception renouvelée de l'hégémonie liée aux sites contingents et aux stratégies de réarticulation du pouvoir. C'est un passage assez effrayant. Je soupçonne que même si je savais de quoi cette écrivaine parlait, je ne saurais pas de quoi elle parlait. Cette phrase est une leçon d'objet dans l'art de l'abstraction. Ou pour le dire plus précisément, l'art d'écrire en utilisant des noms abstraits au lieu de noms concrets, il est peu probable que vous rencontriez un morceau d'écriture aussi impénétrable au travail, mais vous pourriez vous rapprocher. Certains hommes d'affaires se sentent obligés d'écrire dans des abstractions, prendre les noms des gens ordinaires, lieux et des choses, et de les abréger en noms qui obscurcissent leur signification et déconcertent leurs lecteurs. Le problème dont je parle est la différence entre les noms abstraits et les noms concrets. Je parle de la différence entre une écriture abstraite et une écriture concrète. La différence entre la langue obscure et celle qui est vive. Tout d'abord, définissons nos termes. Un nom concret, décrivez quelque chose que vos sens peuvent détecter, quelque chose avec lequel vous pouvez interagir. noms concrets peuvent être vus, entendus, goûtés, touchés, etc. Les personnes, les animaux, les objets et les lieux sont tous des noms concrets. Un nom abstrait décrit quelque chose que vos sens ne peuvent pas détecter. noms abstraits ne peuvent être vus, entendus, ni goûtés, touchés, etc. Et le nom abstrait n'existe que dans votre esprit et dans l'esprit de votre lecteur. Les événements, les idées, les émotions, les qualités et les conditions sont tous des noms abstraits. Voici quelques exemples pour vous montrer ce que je veux dire. Le superviseur est un nom concret. Vous pouvez voir ici et toucher un superviseur. Mais la supervision est un nom abstrait. La supervision n'a pas de taille, odeur ou de saveur, de son ou de sa texture. On ne peut pas le voir, le sentir, goûter, l'entendre ou le toucher. Le Canada est un terme concret. Vous pouvez le voir, le toucher, le goûter, le sentir, etc. L'histoire canadienne est un nom abstrait. On ne peut pas le voir ou le toucher. L'histoire n'a ni taille, ni son ni texture. Parlons de la puissance des noms concrets dans la rédaction de votre entreprise. La différence entre les noms concrets et les noms abstraits est que vous pouvez imaginer des noms concrets dans votre esprit, mais vous ne pouvez pas imaginer des noms abstraits. Et cela démontre le pouvoir d'être concret. Dans la rédaction de votre entreprise. Lorsque vous utilisez des noms concrets, vous utilisez des noms que vos lecteurs peuvent voir. Permettez-moi de vous montrer cette différence vitale avec quelques exemples. Si je vous dis de faire des études supérieures, vous ne pouvez pas imaginer cela dans votre esprit. L'enseignement supérieur est une abstraction. Mais si je vous dis d'étudier à l'Université Harvard, vous pouvez probablement imaginer cela dans votre esprit. Pensez à la brique rouge IV, robes professionnelles, à la mort par PowerPoint. Harvard est en béton. Si je vous dis que votre chaîne de montage doit augmenter la productivité, vous ne pouvez pas imaginer cela dans votre esprit. La productivité est une abstraction. Mais si je vous dis que les employés de votre chaîne de montage doivent produire un widget supplémentaire par heure. Vous pouvez imaginer cela dans votre esprit. Si je vous dis de faire passer vos ventes au niveau supérieur, qu'est-ce que je veux dire ? Vous ne pouvez pas en être sûr parce que je suis abstrait. Le niveau suivant est l'abstraction. Il n'existe que dans l'esprit et peut-être même pas là. Personne ne sait à quoi ressemble le niveau suivant ni où il se trouve. Donc, si je veux que vous augmentiez vos ventes, je devrais le dire concrètement, je devrais vous dire quelque chose comme ça. J'ai besoin que vous boostez vos ventes en acquérant trois nouveaux clients le trimestre prochain. C'est concret, comme vous pouvez probablement le comprendre maintenant, noms abstraits sont l'ennemi de la clarté. noms abstraits rendent votre écriture floue, vague et abstraite. Si vous voulez que la rédaction de votre entreprise soit claire, n'est-ce pas ? Utiliser des noms en béton clair. N'avertissez pas votre comité social que le pique-nique de l'entreprise a lieu pendant les journées canines de l'été. C'est une abstraction. Dites-leur que les prévisions météorologiques pour la journée du pique-nique de l'entreprise exigent des averses de tonnerre. C'est une chose concrète. Et voyez et entendez. tonnerre doit être du béton. Vous devez être concret dans la rédaction de votre entreprise, car l'abstraction confond vos lecteurs. Ou pire encore, si vous êtes abstrait dans vos écrits, vos lecteurs pensent que vous n'avez rien d'important à dire. Ils ignorent donc votre message. Permettez-moi de vous donner un exemple de deux phrases, une remplie de noms abstraits et l'autre remplie de noms concrets. Voici la version abstraite. Si vous disposez de suffisamment de bande passante, vérifiez auprès de nos parties prenantes si elles ont reçu notre livrable, puis donnez-moi vos résultats afin que je puisse décider s'ils comprennent nos nouveaux résultats tarifaires. Voici la version concrète de cette phrase. Si vous avez une heure à perdre aujourd'hui, consultez nos commerciaux et le personnel du centre d'appels pour savoir s'ils ont reçu notre dernier bulletin de prix. Ensuite, écrivez-moi un mémo de 200 mots sur leurs réactions afin que je puisse décider s'ils comprennent notre hausse des prix. La version abstraite peut sembler exagérer mon point de vue. Mais si vous lisez des documents commerciaux depuis aussi longtemps que je lis des documents commerciaux et c'est plus de trois décennies. Vous savez que certains gens d'affaires écrivent de cette façon. Ils écrivent sont infectés par des noms flous, opaques, obscurs et abstraits qui rendent leur écriture impossible à comprendre sans traducteur. Comme vous pouvez le voir, la version abstraite, une fois traduite, transforme la phrase du buzz abstrait en anglais clair et concret. bande passante suffisante signifie une heure à gagner aujourd'hui. Les parties prenantes désigne les représentants commerciaux et le personnel du centre d'appels. Livrable signifie la dernière feuille de prix et les résultats signifient un mémo de 200 mots. Les résultats des prix signifient que nos prix augmentés ne sont pas abstraits si vous pouvez être concret. La leçon que j'ai besoin que vous retiriez de cet exercice est d'être concrète chaque fois que possible. noms abstraits ne sont l'ennemi de la clarté que lorsqu'ils remplacent un nom concret. Ou pour le mettre de manière positive, vous devez remplacer les noms abstraits par des noms concrets dans la mesure du possible. noms abstraits ne sont pas intrinsèquement inappropriés. Il y a de nombreux moments où vous devez utiliser noms abstraits car il n'y a pas de substituts concrets disponibles. Certains sujets de par leur nature même sont abstraits. temps, par exemple, est un concept abstrait comme sa valeur, retour sur investissement, sa qualité, son service et son image de marque. Si vous écrivez sur des sujets abstraits, vous devez utiliser des noms abstraits. Mais si vous écrivez sur un sujet concret, en utilisant des noms concrets, ne me dites pas que vous rencontrez des difficultés de photocopie. Lorsque vous voulez dire que le photocopieur est cassé. Ne parlez pas des ressources humaines face aux clients lorsque vous voulez dire vos réceptionnistes appellent cela ce que je fais maintenant, un résultat linguistique. Quand c'est moi qui parle. Vous serez ravi de savoir qu'il est plus facile et plus rapide d'être concret que d'être abstrait. noms concrets sont plus faciles à trouver que leurs substituts abstraits. Voici d'autres exemples de langage abstrait par rapport à un langage concret. Évitez d'écrire comme la colonne de gauche. Entraînez-vous à écrire comme la colonne de droite. Votre écriture s'améliorera immédiatement. 15. Soyez de l'assez de ambigus: Robert Thornton, professeur d'économie à l'Université Lehigh de Bethléem, en Pennsylvanie, a eu un problème. On lui demandait régulièrement d'écrire des lettres de recommandation à l'intention des étudiants et des anciens élèves. Il s'agit en particulier de ceux dont les habitudes de travail et les qualifications étaient épouvantables. Il ne voulait pas mentir et risquer sa carrière, mais il ne voulait pas non plus dire la vérité et ruiner une relation avec un étudiant. Thornton a donc créé la solution parfaite. Il a rédigé un ensemble de recommandations qui pourraient être lues de deux manières. Il a qualifié sa collection de lexique de recommandations discrètement ambiguës menteur pour faire court. Il a publié son recueil et l'a rendu public. Donc, si vous devez écrire une lettre pour un ancien employé qui était paresseux, voici ce que vous écrivez. À mon avis, vous aurez la chance d'amener cette personne à travailler pour vous. Imaginons que vous ayez travaillé avec quelqu'un avec qui le travail était toxique et que tous les membres de votre bureau pensaient. Alors, qu'est-ce que tu écris ? Voici ce que recommande le professeur. Je suis heureux de dire que ce candidat est un de mes anciens collègues. Imaginons que vous ayez travaillé avec quelqu'un qui n'était pas digne de confiance. Voici comment les décrire. Je pense que vous verrez que ce candidat est très prometteur individuellement. Voici un dernier exemple. Un ancien employé vous demande une lettre de recommandation. Cette personne a été congédiée pour incompétence. Voici donc quels sont vos droits. Je ne peux pas dire assez de bonnes choses à propos de ce candidat ni le recommander fortement. Maintenant, je pense que vous serez d'accord. Ces recommandations sont drôles parce qu'elles sont ambiguës, mais elles sont également efficaces parce qu'elles protègent l'écrivain. L'ambiguïté fait cela, elle vous permet d'écrire une déclaration comprise de plusieurs façons selon votre lecteur. ambiguïté est l'outil parfait dans la boîte à outils de gestion de votre entreprise. Si vous ne pouvez pas dire la vérité et si vous ne pouvez pas mentir. Mais comme vous pouvez l'imaginer, l'ambiguïté n'aide pas votre entreprise à écrire autrement. Par exemple, s'il s'agit d'un contrat, vous rédigez une clause qui peut être interprétée de plusieurs façons, l'autre partie au contrat peut vous poursuivre en justice. Et quand. Autre exemple, si vous fabriquez un appareil utilisé pour diffuser des explosifs, et si vous rédigez des instructions d'utilisation ambiguës, des personnes risquent de mourir. Et comme vous pouvez le constater dans le travail du professeur Thornton, qui a créé cette étonnante collection de façons d'être ambigu. Si vous êtes accidentellement ambigu dans la rédaction de votre entreprise, vos lecteurs peuvent se moquer de vous. L'ambiguïté dans la rédaction de votre entreprise ne peut que vous nuire. Bien entendu, l'ambiguïté se produit lorsqu'un mot une phrase ou une déclaration a plus d'un sens. Des mots ambigus. Et les déclarations rendent votre entreprise vague et déroutante. Si vous êtes un lecteur, vous pouvez interpréter votre réunion de plusieurs façons, vous écrivez est ambigu. Voici comment éviter toute ambiguïté dans la rédaction de votre entreprise. Numéro 1, assemblez vos mots dans le bon ordre. La façon dont vous disposez les mots et les phrases dans vos phrases peut créer de l'ambiguïté. Prenons cet exemple. L'avocate a combattu l'affaire avec son équipe juridique. Maintenant comme affaire entre l'avocate et l'équipe juridique de l'avocat, ou en tant qu'avocate avec son équipe juridique qui combat l'affaire. La phrase comporte plusieurs interprétations car les mots sont dans l'ordre incorrect. La bonne façon d'assembler ces mots est de rapprocher l'avocate et son équipe juridique. Dans cette phrase comme celle-ci, l'avocate et son équipe juridique ont combattu l'affaire. Voici un autre exemple. Le gérant de la propriété remplira les nids de poule avec son équipage. Vous devez croire que cet écrivain ne signifie clairement pas que le gérant immobilier va mettre les cadavres de son équipage dans les nids de poule. Mais tu manquerais mes points parce que l'écrivain est ambigu. C'est exactement ce que dit l'écrivain tel qu'interprété par certains lecteurs. Encore une fois, pour éviter cette ambiguïté, l'écrivain doit réorganiser les mots, quelque chose comme celui-ci. Le gérant immobilier et son équipage rempliront les flaques d'eau. Voici un dernier exemple. Le gouverneur californien Pat Brown, tout en discutant d'une inondation locale, a fait remarquer que c'est la pire catastrophe survenue en Californie depuis que j'ai été élu. Je vais vous laisser trouver comment régler ça. Un. Numéro deux. Éliminez les mots ambigus. Parfois, l'ambiguïté n'est pas causée par la façon dont les mots sont arrangés dans une phrase, mais par les mots eux-mêmes. L'anglais est connu pour avoir des centaines de mots qui ont plus d'une signification. Prenons ces exemples. J'ai dû soumettre, le sujet à une série de tests sur divers sujets. La ferme était utilisée pour produire, produire. L'assurance n'était pas valide pour les invalides. Comme vous pouvez le constater, certains mots anglais sont à la fois des noms et des verbes. Le produit est un nom signifiant les produits des fermes et des jardins, en particulier des fruits et légumes. Mais produire est aussi un verbe signifiant fabriquer ou produire quelque chose pour produire quelque chose. Le sens voulu du mot dépend largement de son contexte. En effet, certains mots anglais sont à la fois des adjectifs et des noms. Invalide est un adjectif qui signifie qu'il n'est pas juridiquement contraignant ou exécutoire, mais invalide est également un nom, est-à-dire une personne atteinte d'une maladie débilitante ou d'une affection médicale. Encore une fois, le sens voulu du mot dépend de son contexte dans le document, dans le paragraphe et dans la phrase. La règle à suivre est simple. Le contexte de votre phrase indique clairement le sens de votre mot. Utilisez le mot. Mais si le contexte de votre phrase ne clarifie pas le sens de votre mot, ajoutez des contextes ou utilisez un autre mot. Par exemple, dans cette phrase, j'ai vu son canard. Le sens du canard est ambigu car la phrase manque de contextes. Est-ce que je veux dire que je l'ai vue se plier rapidement à la taille, ce qui signifie que c'est le verbe pour canard ou est-ce que je veux dire que j'ai vu le canard, ce qui signifie l'oiseau aquatique commun qui lui appartient, son canard. Si cette phrase apparaît dans un paragraphe qui parle d'un danger que la femme a évité en esquivant, alors le sens est clair. J'ai vu son canard pour éviter le danger ou éviter le danger. De même, si la phrase se trouve dans un paragraphe sur la femme visitant une zone de conservation des zones humides avec son canard de compagnie, alors le sens est clair. J'ai vu son canard, j'ai vu son canard. Mais si la phrase apparaît dans un paragraphe sur une femme prenant son canard de compagnie pour une baignade dans un danger d'eau sur un terrain de golf local. Et si pendant cette visite, je vois la femme bouger la tête vers le bas rapidement pour éviter d'être frappée par une balle de golf que le mot canard n'est pas le mot correct à utiliser dans ce contexte. J'ai vu son canard ambigu. Je dois utiliser un autre mot au lieu de canard. Je devrais écrire. J'ai vu son entrejambe soudainement ou je l'ai vue se pencher soudainement. Numéro 3, ponctuez correctement. une des principales causes d'ambiguïté est celle des noms composés et des modificateurs de composés. Si, par exemple, je vous dis que mon cousin sort avec un libraire suédois d'occasion. Avec qui croyez-vous que mon cousin sort ensemble ? Un vendeur de livres d'usage dont la nationalité est suédoise ou un vendeur de livres d'occasion suédois ? Vous ne pouvez pas en être sûr car ma signification est ambiguë et ma rencontre est ambiguë car j'ai utilisé un nom composé avec un modificateur, mais je n'ai utilisé aucune ponctuation pour vous dire quel est le nom composé et quel est le modificateur. Le moyen le plus simple pour moi de clarifier ma signification et d' éliminer toute ambiguïté est d'utiliser l'humble trait d'union. Mon cousin sort avec un vendeur de livres d'occasion dont la nationalité est suédoise, puis je le décrit comme un vendeur de livres d'occasion suédois. Si elle sort avec un vendeur de livres d'usage suédois, je les décrit comme un vendeur de livres d'occasion suédois. Numéro quatre, soyez correct avec les pronoms. pronoms peuvent faire référence à plus d'une personne ou d'un objet dans une phrase provoquant une ambiguïté. Un pronom, bien sûr, fait référence à un nom précédemment utilisé, généralement une personne ou un objet. Ce nom s'appelle l'antécédent. Vos pronoms sont ambigus lorsque leurs antécédents ne sont pas clairs. Considérez cette phrase tirée d'un contrat. Acme Corporation est une filiale de Wildly Inc. qui exécute la garantie. Qui exécute une garantie ? Acme Corp, ou encre sauvage, vous ne le savez pas parce que l'auteur utilise le pronom ambigu qui, et vous ne savez pas à quelle société ce pronom fait référence. La façon d'éviter cette ambiguïté consiste à préciser à quel antécédent votre pronom fait référence. Dans ce cas, cela implique de réécrire la phrase comme celle-ci. Acme Corporation est une filiale de Wildly Inc. Acme Corp exécute la garantie. Voici un autre exemple. Une fois que le PDG a présenté un exposé au vice-président, il informera les autres gestionnaires. Qui informe les autres gestionnaires, le PDG ou le vice-président. Vous pensez que le vice-président le fait, mais vous ne pouvez pas en être sûr parce que les pronoms qu'il ou elle sont ambigus. Vous ne pouvez pas savoir à quel antécédent de la phrase il fait référence, qu' il s'agisse du PDG ou du vice-président. Le moyen d'éviter cette ambiguïté est de clarifier l'antécédent, comme ceci. Une fois que le PDG a présenté un exposé au vice-président, le vice-président informera les autres gestionnaires. En conclusion, tirez une leçon de Groucho Marx. Dans un sketch célèbre, dit Groucho, j'ai déjà abattu un éléphant en pyjama. Comment il est entré dans mon pyjama. Je ne le saurai jamais. Cette blague est drôle car la configuration est ambiguë. Si vous voulez que l'écriture de votre entreprise fasse rire de ce genre, soyez ambigu. Mais si vous voulez éviter les rires, si vous voulez éviter les malentendus dans la gestion de votre entreprise et les poursuites judiciaires, ne soyez pas ambigu. C'est ça. 16. Utilisez la voix active: Dans son livre, Writing on two sides of the brain, Henry, it and Closer dit, la voix passive apparaît invariablement comme pontificatrice, condescendante, parlant vers le bas. Cela semble insincère, voire malhonnête, et cela met le lecteur mal à l'aise. Ne pas faire confiance bien que généralement la lectrice ne peut pas mettre le doigt sur pourquoi. Si vous êtes comme beaucoup de gens d'affaires, vous ne savez pas ce qu'est la voix passive, ou si vous savez ce que c'est, vous ne comprenez pas comment la voix passive nuit à votre écriture. Closer dit que les courriels, mémos, rapports et propositions de votre entreprise semblent condescendants, insincères et malhonnêtes lorsque vous écrivez à la voix passive, ce n'est pas bon. Alors, qu'est-ce que la voix passive et pourquoi devriez-vous l'éviter dans la rédaction de votre entreprise ? La voix passive est l'une des deux voix en anglais. L'autre voix est la voix active. Pour comprendre ce qu'est la voix passive, définissons d'abord la voix active. La voix active est que lorsqu'un sujet effectue une action sur un objet, vous pouvez repérer une phrase anglaise écrite dans la voix active lorsque les parties de la phrase apparaissent dans cet ordre, sujet, verbe, objet. Par exemple, le comité a adopté la politique. Le comité en tant que sujet, adopté comme verbe. La stratégie est l'objet, objet verbe sujet. La voix passive réorganise cet ordre et met l'accent sur l'objet. L'ordre devient objet, verbe, sujet. Dans ce cas, on dit que le verbe est dans la voix passive. Donc, au lieu de dire que la commission a adopté la politique, vous direz que la politique a été adoptée par le comité. Voici trois raisons pour lesquelles vous devez utiliser la voix active plutôt que la voix passive. Premièrement, la voix active est plus directe, affirmant que la commission a adopté la politique est plus directe que de dire que la politique a été adoptée par le comité. C'est parce que le sujet de la phrase, la ou les personnes qui font l'action vient en premier, puis vient l'action, le verbe, puis vient l'objet, la personne ou la chose. Par écrit, mon équipe commerciale a atteint notre quota pour ce trimestre est plus direct que par écrit. Notre quota pour ce trimestre a été atteint par mon équipe commerciale, ce qui serait la façon passive de dire que l'écriture, John ouvre notre nouveau bureau à Singapour en 2021, est plus direct que par écrit. Notre nouveau bureau à Singapour a été ouvert par John en 2021. Raison numéro deux, la voix active est plus concise. Vous remarquerez à partir de ces exemples que l'écriture de la voix active est plus concise. Ou pour le dire autrement, écrire à la voix passive utilise plus de mots. Écriture. John ouvre notre nouveau bureau à Singapour en 2021, en 10 mots. Écriture. Notre nouveau bureau à Singapour est ouvert par John en 2021 pour 12 mots ou 20 pour cent de plus. Si la brièveté est l'un de vos objectifs et la rédaction de votre entreprise, adoptez la voix active dans la mesure du possible. La raison numéro trois de l'utilisation de la voix active est que la voix active est plus précise. L'un des principaux inconvénients de la voix passive est qu'elle met l'accent personne qui fait l'action et la place sur l'objet de cette action. Si vous écrivez, la politique a été adoptée par le comité, cela met l'accent sur la politique puisqu'elle arrive en premier dans la phrase et retire l'accent sur le comité, puisqu'elle arrive en dernier dans la phrase. Certains écrivains, en particulier ceux qui ont quelque chose à cacher, éliminent complètement le sujet de leurs phrases. Ils ne vous diront jamais que la politique a été adoptée par le comité. Ils vous diront simplement que la politique a été adoptée. Vous ne savez pas par qui, ou ils vous le diront, décisions ont été prises, des erreurs ont été commises. La voix passive est le refuge des canailles et des méchants. À mon avis. Les personnes qui veulent cacher ce qui s'est passé ou déguiser l'identité de celui qui a agi ou qui met l'accent sur qui a agi. Si vous écrivez des erreurs, vous cachez quelque chose ou vous cachez quelqu'un pour être précis, qui a commis les erreurs. Vous ne dites pas, et vous utilisez la voix passive pour ne pas le dire. Votre phrase n'a pas de sujet. Le sujet est celui qui a commis les erreurs. Vous n'êtes pas clair et imprécis. Si c'est votre objectif, procédez sans tarder. Mais si votre objectif est de clarté et de précision, utilisez la voix active. Cela dit, il y a des moments où vous voudrez ou avez besoin d'employer la voix passive. L'une de ces fois, c'est lorsque vous ne connaissez pas le sujet de la phrase ou lorsque le sujet de la phrase n'est pas important. En d'autres termes, lorsque vous ne savez pas ou ne vous souciez pas de qui a fait l'action. Par exemple, si vous saisissez le procès-verbal de votre assemblée générale annuelle, vous avez parfaitement le droit d'écrire. La séance est ouverte à 9 heures du matin. Qui a convoqué la réunion à l'ordre n'est pas important. Ce qui est important, c'est que la réunion soit ouverte, et cela s'est produit à 9 heures du matin. Vous pouvez donc laisser le sujet hors de votre phrase. Et votre lecteur de phrase appréciera la voix passive. n'y a pas de pénalité pour cela. Une autre fois, pour utiliser la voix passive, c'est lorsque le sujet de la phrase ne fait pas partie de la phrase. Compte tenu du sujet. Par exemple, si vous écrivez l'historique de votre entreprise et si votre entreprise a été créée par la fusion de deux entreprises, vous voudrez probablement exprimer cela par la voix passive comme celle-ci. Acme Company a été fondée en 2015 avec la fusion de Simpson et de Sons and Fabrics United. Alors, quand la voix active devrait-elle être utilisée par vous ? Presque toujours. Rappelez-vous Henrietta et plus proche, auteur de l'écriture des deux côtés du cerveau. Elle dit, la voix passive apparaît invariablement comme pontificatrice, condescendante, parlant vers le bas. Si vous ne la croyez pas, prenez une citation célèbre d'un film et rendez-la dans la voix passive pour voir à quelle vitesse vous changez le ton de votre écriture. Je vais lui faire une offre qui ne peut pas être refusée par lui. C'est de The Godfather. Voici une citation du film Jaws. Nous aurons besoin d'un bateau plus gros. tous les joints de gin et de toutes les villes et du monde entier moins entrés par elle. C'est de Casablanca. Vous ne pouvez pas gérer la vérité. Ça vient du film. Quelques bons hommes. Franchement, ma chère, un barrage n'est pas donné par moi. Ça vient de Gone With the Wind. Voici le dernier exemple. Chaque fois qu'un anneau de cloche est entendu par vous, cela signifie que des ailes viennent d'être obtenues par un ange. Ça vient de, C'est une vie merveilleuse. Le PDG qui fait passer une citation de la voix active à la voix passive fait que le haut-parleur est immédiatement condescendant, indirect, vertueux et imprécis. 17. Omit Wins Words: William Strunk dans son livre classique, les Elements of Style remarque, écriture vigoureuse est concise. Une phrase ne doit pas contenir de mots inutiles, de paragraphe, phrases inutiles pour la même raison qu'un dessin ne doit pas comporter de lignes inutiles et qu'une machine ne doit pas avoir de pièces inutiles. Cela ne nécessite pas que l'écrivain fasse toutes les phrases courtes, ni évite tout détail et traite les sujets uniquement dans les grandes lignes. Mais c'est ce que chaque mot dit. Cela s'applique à la rédaction de votre entreprise. Si vous souhaitez que vos e-mails, notes de service, rapports, propositions et projets soient énergiques et concis. Omettez des mots inutiles. Voici comment vous le faites. Omettez les mots qui répètent votre sens. Certains écrivains ont peur des mots. Ils ne font pas confiance aux noms et aux verbes pour faire ce qu'ils sont censés faire. Ils ont peur de les laisser seuls. Ils modifient donc les noms avec des adjectifs, et ils modifient les verbes avec des adverbes, espoir de clarifier leur signification, mais ils ne font que gonfler leur écriture et se rendre redondants. Permettez-moi de vous donner un exemple. Le nouveau logo de l'entreprise est de couleur verte. Quel est le problème avec cette phrase ? L'écrivain ne fait pas confiance à son adjectif, le vert, par définition, est une couleur, mais cet écrivain ne fait pas confiance à son adjectif pour communiquer son sens par lui-même. Il ajoute donc les mots en couleur. Il dit en huit mots, ce qu'il devrait dire, c'est six, et il se rend licencié. Tout ce qu'il a à dire, c'est que le nouveau logo de l'entreprise est vert. D'autres mots qui répètent votre sens et rendent vos mots redondants ou les mots d'abord différents et complets. Par exemple, vous pourriez être tenté d'écrire, lorsque j'ai commencé à travailler chez ABC Corp, parce que vous ne faites pas confiance au mot commencé. Vous ne faites pas confiance au mot pour exprimer ce que cela signifie. Vous ajoutez donc d'abord le mot. Mais à moins que vous ne travailliez chez ABC Corporation avant, que vous ne quittiez pas et que vous n'ayez commencé à y travailler une deuxième fois que le jour où vous avez commencé à travailler dans l'entreprise n'est par définition, votre première fois. Vous pouvez simplement croire que le mot a commencé à signifier ce qu'il dit. Vous n'avez pas à dire que le premier a commencé, il suffit de dire quand j'ai commencé à travailler chez ABC Corporation. Ensuite, il y a la différence entre les mots. De nombreux rédacteurs commerciaux utilisent cet adjectif pour modifier des noms qui, par leur nature même, sont différents. Par exemple, les écrivains ne font pas confiance au mot pays pour être seuls. Ils doivent écrire 10 pays différents. Quand ils n'ont qu'à écrire, c'est 10 pays. pays sont par définition différents, n'est-ce pas ? Ils ont des chefs d'État différents, des frontières différentes, des drapeaux différents. C'est ce qui les rend pluriels. Si vous écrivez au sujet de deux pays ou plus , vous parlez par définition de pays différents. Il n'est donc pas nécessaire de modifier les pays nominaux avec la différence d'adjectif. Chaque fois que vous vous sentez obligé d'utiliser le mot différent, examinez le nom que vous allez modifier, vous découvrirez probablement que ce modificateur n'est pas nécessaire car le nom communique déjà cette idée d'être différent. Pour différentes couleurs signifie quatre couleurs. Trois personnes différentes signifient trois personnes. Neuf options différentes signifient neuf options. Cinq saveurs différentes signifient cinq saveurs. Six fournisseurs différents signifient six fournisseurs. Sept buts différents signifient sept buts. Deux années différentes signifient deux ans. Trois alternatives différentes signifient trois alternatives. Huit brevets différents signifient huit brevets. Cinq raisons différentes signifient cinq raisons pour différents plans, c'est pour les plans. Le mot complet et ses synonymes sont également coupables de modifier de nombreux noms et verbes qui, par définition, n'ont pas besoin d'être modifiés. L'autoroute était complètement bloquée à la circulation. Le navire était totalement submergé. La maison a été complètement détruite. Maintenant, quelle est la différence entre bloqué et complètement bloqué ? Rien. n'y a pas de différence entre les deux, sauf la redondance. Si l'autoroute est bloquée à la circulation, aucun trafic ne peut passer. Il est bloqué. Vous n'avez plus à le dire, faites confiance au mot bloqué. Pour faire son travail, il suffit d'écrire que l'autoroute était bloquée à la circulation. Si un navire est submergé, aucune partie du navire n'est au-dessus de l'eau. Tout le navire est sous l'eau. C'est ce que signifie submergé. Vous n'avez donc pas besoin de modifier le mot submergé pour signifier ce qu'il signifie déjà. Vous n'avez pas à dire à votre lecteur que le vaisseau était totalement submergé. Il suffit d'écrire que le navire était submergé. Il en va de même pour la maison. Si la maison est détruite , la destruction est terminée. Sinon, vous ne pouvez pas nous dire qu'il est détruit. Détruit signifie détruit. Dites-nous simplement que la maison est détruite. Astuce numéro 2 : omettez les mots et les phrases qui n'ajoutent rien à votre sens. Une autre classe de mots que vous devez éliminer de la rédaction de votre entreprise est celle des mots et des phrases qui tamponnent votre écriture, mais qui n'ajoutent rien à votre réunion. Certains administrateurs, par exemple, commencent chaque annonce par e-mail avec la phrase « Veuillez être avisé, comme dans, soyez avisé. Belinda est compensée aujourd'hui. La phrase : Veuillez noter qu'il s'agit d'un produit de remplissage. Il n'ajoute rien au sens des annonces. Écrivez simplement, Melinda est malade aujourd'hui. Un autre coupable est l'expression, j'aimerais profiter de cette occasion pour la saisir. Saisissez l'occasion. Ne nous dites pas, vous allez profiter de l'occasion. Saisissez simplement l'occasion. Donc, au lieu d'écrire, j'aimerais profiter de cette occasion pour présenter notre nouveau PDG, tout simplement. J'aimerais vous présenter notre nouveau PDG ou encore plus simple. Il suffit d'écrire, laissez-moi vous présenter notre nouveau PDG. Astuce numéro 3. Omettez plusieurs mots lorsqu'un seul mot le fera. Donc. Quel est le problème avec cette phrase ? Je voudrais attirer votre attention sur le fait que je ne peux pas vous rencontrer à proximité du garage à ce stade, car chaque taxi est complètement plein. Ce qui ne va pas avec cette phrase, c'est qu'elle utilise plusieurs phrases lorsque des mots simples le feront. Je voudrais attirer votre attention sur le fait que cela signifie simplement noter dans le voisinage de signifie simplement près à ce stade du temps signifie maintenant, du fait que cela signifie que chacun signifie que chacun signifie la même chose, tous utilisent une ou l'autre autres. Complètement plein signifie, plein. Remplacez ces phrases vertueuses par des mots uniques et vous exprimez votre signification plus clairement et plus économiquement. Notez que je ne peux pas vous rencontrer près du garage maintenant parce que chaque taxi est plein, cette phrase de révision ne contient que 15 mots. L'original contient 39 mots et bouleversé. 18. Éviter des erreurs grammatiques courantes: Quel est le problème avec cette phrase ? Mon manager a donné le document à Carl et I. Cette phrase utilise le pronom personnel que j'ai mal. Dans l'écriture professionnelle et dans les conversations sur le lieu de travail, vous serez souvent témoin des deux pronoms personnels, que moi et moi avons mal utilisés. Cette erreur grammaticale est l'une des nombreuses erreurs commises par les gens d'affaires. erreurs grammaticales dans la rédaction de votre entreprise nuisent à votre réputation au travail. Voici les erreurs grammaticales les plus courantes et comment les éviter. Numéro un, je m'oppose à moi. Le moyen le plus simple de se rappeler lequel de ces deux pronoms personnels utiliser est d'élargir votre phrase pour inclure plus complètement les deux parties. Si, par exemple, vous écrivez, mon manager a donné le document à Carl et moi et quelque chose dans votre tête vous dit que cela ne semble pas correct, alors développez votre phrase comme ceci. Mon responsable a donné le document à Carol et mon responsable l' a donné immédiatement à i u ici. Que c'est incorrect. Ce qui semble correct, c'est que mon manager a donné le document à Carol et mon responsable m'a donné le document. Maintenant, vous raccourcissez encore une fois votre phrase en utilisant le bon pronom. Mon manager a donné un document à Carol et à moi. Incorrect. Vous et moi méritons d'être promus. Correct ? Vous et moi méritons d'être promus. Et c'est parce que vous méritez d'être promu et que je mérite d'être promu. Par conséquent, vous et moi méritons d'être promus. erreur numéro 2, moi-même contre moi. Moi, moi-même. Et je peux parler de la même personne, mais ce ne sont pas des synonymes. On entend souvent quelqu'un se référer à soi-même comme moi-même correctement. Ils se disent moi-même quand ils devraient me dire. Alors, comment savoir quand m'utiliser et quand m'utiliser ? Simple. Moi est un objet, pronom est un pronom qui fait toujours référence à la personne à laquelle une action est faite ou à qui une préposition se réfère. Par exemple, dans la phrase Bill, veuillez me donner le rapport. Bill est le sujet, donner est le verbe et moi l'objet. Moi, en revanche, est un pronom réflexe. Il est utilisé en conjonction avec le pronom du sujet et ne doit jamais être utilisé à la place du pronom objet moi. Dans cette phrase, puisque j'en avais l'autorité, j'ai moi-même engagé Sally. Je suis le sujet, embauché est le verbe, Sally est l'objet, et moi-même le pronom réflexif. Moi-même, j'ai engagé Sally. C'est quelque chose que j'ai fait. ne devrais jamais apparaître seul dans une phrase. Il doit toujours faire référence à un pronom personnel ailleurs dans la phrase. Par exemple, vous ne devriez jamais écrire quelque chose comme le PDG veut rencontrer John et moi-même. Vous devriez plutôt écrire, le PDG veut rencontrer John et moi. Incorrect. Il m'a dit de diriger la réunion. Correct ? Il m'a dit de diriger la réunion. Correct. Il m'a dit de diriger la réunion moi-même. La troisième erreur que les gens commettent est de confondre moins, avec moins. Vous rencontrerez en anglais écrit et parlé cette confusion de moins en moins. Vous allez lire un rapport, par exemple, dans lequel l'auteur dit que nous avons moins d'argent à dépenser pour des améliorations. Ce que l'écrivain veut dire, c'est que nous avons moins de dollars à dépenser en améliorations. Si jamais vous vous demandez lequel de ces deux mots vous devriez utiliser dans une phrase. N'oubliez pas cette règle simple. Si le nom de la phrase peut être compté, utilisez le mot moins. Si le nom de la phrase ne peut pas être compté. Utilisez moins le mot. Les dollars peuvent être comptés. Donc, soit vous avez plus de dollars que moi, soit vous avez moins de dollars que moi. Les économies, en revanche, ne peuvent pas être comptabilisées. Donc, soit vous avez plus d'épargne que moi, soit vous avez moins d'épargne que moi ? Incorrect. Il y a 28 vendeurs en moins ? Correct ? Il y a 28 vendeurs de moins. Incorrect. Nous avons réalisé moins de ventes que l'année dernière, n'est-ce pas ? Nous avons réalisé moins de ventes que l'année dernière. Incorrect. En ce qui concerne les mesures de grève, nous en avons vu moins que prévu. Correct ? Quant à l'action de grève, nous avons vu moins que prévu. Incorrect. Mon agent veut réserver moins d'engagements, n'est-ce pas ? Mon agent veut réserver moins d'engagements. La quatrième erreur que les gens commettent avec la grammaire est déroutante, c'est versus sont. Un sujet singulier prend un verbe singulier, un sujet pluriel prend un verbe pluriel. Les mots sont et nos verbes AR sont, est un verbe singulier, R est un verbe pluriel. Les écrivains ne sont pas utilisés de manière incorrecte lorsqu'ils se trompent sur le sujet d'une phrase. Dans cette phrase, la pile de bons de commande est sur mon bureau. Le sujet est empilé. C'est un tas singulier, pas des piles au pluriel. Cette phrase est donc incorrecte. Comme il a un sujet singulier, il devrait avoir un verbe singulier. Il faut lire que la pile de bons de commande est sur mon bureau. S'il y avait des tas de bons de commande sur mon bureau, j'utiliserais un verbe pluriel comme les piles de bons de commande sont sur mon bureau. Beaucoup d'écrivains confondent avec cette situation parce que le sujet de la phrase semble être pluriel. Après tout, les bons de commande sont au pluriel. Mais regardez encore une fois et vous découvrirez que le sujet de la phrase est la pile singulière. Incorrect. Le groupe des auditeurs est attendu à midi, n'est-ce pas ? Les auditeurs du groupe sont attendus à midi. Incorrect. heures consacrées à la préparation valent toujours la peine. Correct ? heures consacrées à la préparation valent toujours la peine. numéro cinq, l'erreur grammaticale la plus courante que je vois dans l'écriture professionnelle est le mot, c'est I-T apostrophe S qui est confondue avec son, ITS, si vous voulez éviter cette bévue fréquente, souvenez-vous de deux règles simples. La règle numéro un, quand vous voulez dire que c'est le cas, utilisez une apostrophe. Par exemple. Si vous voulez écrire, c'est le début de notre troisième trimestre qu'à droite. C'est l'apostrophe S, le début de notre troisième quart. Règle numéro deux, lorsque vous l'utilisez comme possessif, n'utilisez pas d'apostrophe. Par exemple, si vous voulez écrire, notre division a perdu de l'argent au troisième trimestre, n'écrivez pas notre division a perdu de l'argent au troisième trimestre I-T apostrophe S. Sinon, vous direz que notre division a perdu de l'argent. C'est le troisième trimestre car l'apostrophe informatique S est toujours une contraction de, elle. C'est. Rappelez-vous que l'apostrophe S de l'informatique est toujours une contraction de deux mots. C'est et c'est. Ce n'est jamais possessif. Incorrect. L'entreprise doit 1 million à ses fournisseurs, n'est-ce pas ? L'entreprise doit 1 million à ses fournisseurs. Incorrect. La porte de réception est coincée dans sa trajectoire. Correct ? La porte de réception est coincée dans sa trajectoire. Si vous éliminez ces cinq erreurs grammaticales de la rédaction de votre entreprise, vous améliorerez votre réputation au travail. Et rappelez-vous, vous l'avez entendu de moi, de moi-même et de moi. 19. Éviter des erreurs courantes lors des sentences de création de phrases: hauteur que vous atteignez dans l'échelle de l'entreprise dépend de votre capacité à communiquer en phrases. Si vous souhaitez être promu, apprenez à rédiger des phrases claires et concises. Le moyen le plus rapide d'apprendre le métier consiste à éviter les cinq principales erreurs lors de la rédaction de phrases au travail. Ils sont là. Erreur numéro 1, tenez-vous à une tension. Dans la rédaction de votre entreprise, vous avez trois temps à choisir : passé, présent et futur. Choisissez le temps qui convient à votre objectif, 1 dixième, et tenez-y. Voici ce que je veux dire. Dans l'exemple suivant, l'écrivain change de temps dans une phrase. Voyez si vous pouvez voir comment si Margaret s'occuperait mieux de ses comptes, elle peut être une meilleure gestionnaire de comptes. L'écrivain utilise deux temps, passé et présent. Je prendrais son passé, peut être présent tendu. L'écrivain devrait plutôt choisir un temps et rester avec ça. Si Margaret prend mieux soin de ses comptes, elle peut être une meilleure gestionnaire de comptes. Voici d'autres exemples. Incorrect. En 2018, le vice-président s'est dit satisfait des objectifs de production. Correct ? En 2018, le vice-président s'est dit satisfait des objectifs de production ? Incorrect. J'ai passé en revue les finances du deuxième trimestre et je trouve de nombreux écarts, n'est-ce pas ? J'ai passé en revue les finances du deuxième trimestre et j'ai constaté de nombreux écarts. Numéro pour exprimer des idées de coordination en construction parallèle. William Strunk et son livre, The Elements of Style, disent que le principe de la construction parallèle exige que l'expression similaire dans le contenu et la fonction soit extérieurement similaire. La ressemblance de la forme permet au lecteur reconnaître plus facilement la ressemblance du contenu et de la fonction. Strunk illustre son point de vue en citant les Béatitudes tirées de la Bible. Heureux les pauvres en esprit, car c'est le royaume des cieux. Béni ? Sont-ils ceux qui pleurent car ils seront réconfortés. Heureux les doux, car ils hériteront de la terre. Comme vous pouvez le constater, ces phrases suivent le principe de la construction parallèle. La phrase qui suit les deux-points utilise la même construction que la phrase qui précède le deux-points. Certains hommes d'affaires ont peur d'utiliser la construction parallèle pour la même raison qu'ils ont peur d'utiliser le même mot deux fois dans une phrase. Ils croient à tort en la valeur de la variation constante de leur forme d'expression. Voici deux versions de la même pensée. L'une exprimée sans construction parallèle et l'autre exprimée par une construction parallèle. Nous avions l'habitude d'acheter nos matières premières auprès de Simpson et de la société, alors qu'elles sont maintenant achetées auprès d'Apple soient limitées. Nous avions l'habitude d'acheter nos matières premières auprès de Simpson et de la société. Maintenant, nous les achetons auprès d'Apple soient limités. Dans l'exemple de gauche, l'écrivain semble indécis ou trop timide pour choisir une forme d'expression et s'en tenir à elle. Dans le bon exemple, l'auteur utilise une construction parallèle. L'écrivain choisit une forme d'expression et s'en tient à elle. Numéro 3, évitez les phrases d'exécution. Une phrase de course contient trop d'idées pour une phrase. Parfois, ces idées sont liées ensemble et parfois séparées par une simple virgule. tort, je pourrais ajouter que dans tous les cas, les phrases d' exécution sont une erreur car une phrase ne doit contenir qu'une seule idée. Voici un exemple de phrase d'exécution. est impératif d'adopter des systèmes de gestion des stocks mobiles. L'entreprise ne peut pas être laissée pour compte. Comme vous pouvez le constater, cette phrase contient deux idées. L'un d'entre eux concerne la technologie et l'autre concerne l'entreprise. La façon de corriger une phrase comme celle-ci consiste à donner à chaque idée sa propre phrase. Il est impératif d'adopter des systèmes de gestion des stocks mobiles, sûr, l'entreprise ne peut pas être laissée pour compte. Période. Numéro 4, assurez-vous que la phrase participle au début de votre phrase fait référence à votre sujet grammatical. Quel est le problème avec cette phrase ? En marchant dans l'entrepôt, nous avons vu le concierge. Ce qui ne va pas avec cette phrase, c'est que la marche fait référence au sujet de la phrase qui nous pose non pas au concierge, mais aux concierges, à la personne qui faisait la marche. Cette phrase est donc grammaticalement incorrecte. La règle à retenir avec les phrases de participe est que l'action avant la virgule est toujours effectuée par la première personne mentionnée après la virgule dans l'exemple ci-dessus. Cela signifie que nous sommes ceux qui marchent, ce qui est incorrect. La façon de corriger cette erreur consiste à réorganiser la phrase. Nous avons vu le concierge marcher dans l'entrepôt. Vous voyez la différence ? Voici d'autres exemples. Incorrect. En arrivant à l'aéroport international de Dulles, notre équipe a rencontré le consultant, n'est-ce pas ? Notre équipe a rencontré le consultant à son arrivée à l'aéroport international de Dulles. Incorrect. Cadre supérieur depuis trois décennies, ils lui ont décerné une montre en or. Vous pouvez entendre que c'est incorrect. Voici la bonne version. Cadre supérieur pendant trois décennies, il a reçu une montre en or. Incorrect. Être dans un état délabré. La société a acheté le bâtiment pour les entreprises dans un état délabré, manifestement incorrect, la bonne version. L'entreprise a acheté le bâtiment pour une aubaine parce que le bâtiment était dans un état délabré. Numéro 5, n'utilisez jamais de double négatif. Un double négatif dans une phrase forme un positif. Et pour cette raison, vous ne devez jamais utiliser de double négatif à moins que votre objectif soit Schumer. Par exemple, si vous affichez une pancarte dans votre salle à manger, ne laissez jamais de vaisselle sale dans l'évier. Ensuite, vous dites aux employés qu'ils peuvent laisser de la vaisselle sale dans l'évier. À première vue, ce double négatif semble simplement exposer son cas avec emphase, mais le double négatif forme en fait un positif. Vous pouvez le voir en analysant. La phrase. Ne laissez pas la vaisselle sale dans l'évier, c'est clair. C'est un négatif. Vous ne pouvez pas mal comprendre. Cette interdiction. Ne laissez jamais de vaisselle sale dans l'évier est clair. C'est un négatif. Vous ne pouvez pas mal comprendre cette interdiction. Mais dès que vous dites que non, jamais. Dès que vous introduisez un double négatif, vous inversez le sens de l'interdiction. C'est le contraire de ce que vous voulez dire. Soudain, ne jamais laisser de vaisselle sale dans l'évier est quelque chose que vous ne devez pas faire. Ce qui signifie que laisser la vaisselle sale dans l'évier est quelque chose que vous êtes autorisé à faire, ce qui n'est clairement pas le but. Ce n'est pas la vérité. Permettez-moi de vous donner un autre exemple ou deux. Voici le numéro 1. Tous les témoins ont affirmé qu'ils n'avaient rien vu. Cela signifie que tous les témoins ont affirmé avoir vu quelque chose. Je n'ai pas le temps pour cette réunion, ce qui signifie que j'ai du temps pour cette réunion. M. Jones n'était pas compétent. Cela signifie que M. Jones était compétent. L'hôpital n'autorisera plus de visiteurs, ce qui signifie que l'hôpital accueillera plus de visiteurs. hauteur que vous atteignez dans l'échelle de l'entreprise dépend de votre capacité à communiquer. En phrases. Si vous souhaitez être promu, apprenez à rédiger des phrases claires et concises. Le moyen le plus rapide d'apprendre le métier est d'éviter ces cinq erreurs principales dans votre écriture. 20. Éviter les erreurs avec des commas et des apostrophes: erreurs et la ponctuation comptent parmi les erreurs les plus courantes dans la rédaction commerciale. Ils rendent vos lettres, courriels, rapports et propositions non professionnels. Voici les erreurs de ponctuation les plus courantes dans la rédaction d'entreprise et comment les éviter. Numéro 1, l'épissure de virgule. Une erreur commise par les gens d'affaires avec la virgule pour créer des phrases exécutées. Une phrase appelée épissure par virgule se produit lorsqu'une comète rejoint deux clauses indépendantes. Une clause indépendante, comme vous vous en souvenez peut-être de l'école primaire, est une déclaration autonome ou une pensée unique. Vous repérez une course à la phrase en déterminant si les deux parties de votre phrase ont du sens par elles-mêmes. Si c'est le cas, ne les séparez pas par une virgule, joignez-les avec un point-virgule, laissez la virgule mais ajoutez une conjonction ou trois, divisez les deux idées en deux phrases. Voici un exemple de ce que je veux dire. Cette année, nous avons fait de grands progrès en accélérant l'innovation afin d'économiser à fois de l'argent et du temps dans nos magasins numérisant les expériences pour faciliter l'achat des clients. Maintenant, voici cette phrase corrigée. Mauvais, je pourrais ajouter un point-virgule. Cette année, nous avons fait de grands progrès en accélérant l'innovation afin d'économiser de l'argent et du temps à nos clients. points-virgules de nos magasins numérisaient des expériences pour faciliter l'achat des clients. Maintenant, il est corrigé par une conjonction. Cette année, nous avons fait de grands progrès en accélérant l'innovation afin d'économiser de l'argent et du temps à nos clients. Et dans nos magasins, nous avons numérisé des expériences pour faciliter le magasinage des clients. Maintenant, il est corrigé. Avec une période. Cette année, nous avons fait de grands progrès en accélérant l'innovation afin d'économiser à la fois de l'argent et de la période à nos clients. Dans nos magasins, nous avons numérisé des expériences pour faciliter l'achat des clients. La prochaine erreur est la virgule manquante. Une autre erreur que les gens d'affaires commettent avec des virgules est de ne pas les utiliser du tout. C'est courant dans les messages texte et les commentaires sur les publications sur les réseaux sociaux. Mais vous constatez également cette erreur dans les courriels et autres formes de communication informelle. Comme vous pouvez le constater, lorsque la virgule est manquante, même l'énoncé le plus bien intentionné peut se transformer en un champ de mines au sens involontaire. Cette erreur courante est généralisée dans la messagerie texte, les commentaires Facebook, les tweets et les mises à jour des réseaux sociaux. Mais laisser des commentaires hors de vos écrits a des conséquences imprévues. Vous pouvez causal après ou malentendus épiques. Considérons la phrase, mangeons, monsieur. Il manque une virgule, changeant le sens voulu, mangeons. Monsieur, reprend le sens voulu avec une virgule bien placée. La dernière erreur que nous allons examiner est la virgule inutile. Lorsqu'aucune règle n'exige une virgule. Et lorsque la signification de votre phrase est claire, sans virgule, laissez-la de côté. Incorrect. Les conducteurs de chariots élévateurs qui roulent trop vite mettent en danger les autres employés de l'entrepôt ? Correct. conducteurs de chariots élévateurs qui roulent trop vite mettent en danger les autres employés de l'entrepôt ? Incorrect. Nous sommes à la recherche d'un consultant marketing pour nous aider dans la prospection, n'est-ce pas ? Nous sommes à la recherche d'un consultant marketing pour nous aider dans la prospection. Examinons maintenant les apostrophes, à savoir la pluralité par rapport à la propriété. L'une des erreurs de ponctuation les plus courantes commises par les gens dans écriture de leur entreprise consiste à utiliser des apostrophes là où elles ne sont pas nécessaires. Cela a tendance à se produire lorsqu'un homme d'affaires confond la pluralité, qui est plus qu'une chose, avec la possession, qui est la propriété de quelque chose. Permettez-moi de vous donner un exemple de ce que je veux dire. Le mot managers est pluriel. Cela signifie plus d'un manager. Le gérant apostrophe S est un possessif singulier. Cela signifie appartenir à un seul gestionnaire. Managers. apostrophe est un possessif pluriel. Cela signifie appartenir à un groupe de gestionnaires à deux ou plus. L'erreur la plus courante se produit lorsque les gens utilisent l'apostrophe S du manager, qui est un possessif singulier au lieu des gestionnaires, qui est au pluriel. Pour éviter cette erreur, regardez votre phrase et demandez-vous si je veux dire plus d'une personne ou est-ce que je veux en transmettre la propriété ? Correct. Notre division compte cinq directeurs. Incorrect. Notre division a cinq gérants apostrophe S. Maintenant, examinons les contractions. apostrophes sont utilisées pour joindre deux mots pour former une contraction. L'apostrophe Y R-E est une contraction de leur forme en faisant tomber le a en R et en ajoutant une apostrophe. Mais il y a d'autres mots dans la langue anglaise avec le même son, à savoir là et là. Avant d'ajouter une apostrophe, décidez si le mot que vous ajoutez deux est une contraction. Incorrect. Nous avons rencontré l'équipe logicielle et nous sommes allés dans leur bureau. Correct ? Nous avons rencontré l'équipe logicielle et nous sommes allés dans leur bureau. Incorrect. Vous êtes les bienvenus. Correct ? Vous êtes les bienvenus. Incorrect. C'est ce que je cherche. Correct ? C'est ce que je cherche. Incorrect. Nous sommes ouverts dimanche. Apostrophe S. Correct ? Nous sommes ouverts le dimanche. Ces erreurs de ponctuation comptent parmi les erreurs les plus courantes dans la rédaction commerciale. Ils rendent vos lettres, courriels, rapports et propositions non professionnels, donc évitez de les utiliser. D'accord. 21. Six catégories de mots à éliminer: Lisez ce paragraphe et dites-moi ce qu'il signifie. Notre agence propose une gamme de solutions de pointe au-dessus de la ligne qui aident CMO à optimiser les synergies pour les marques manufacturières mondiales, leur permettant de tirer parti de solutions intelligentes et de ne pas s'endormir au volant. Vous ne pouvez pas me dire ce que signifie ce paragraphe parce qu'il est dénué de sens. Et c'est dénué de sens car il contient les six catégories de mots qui détruisent l'écriture commerciale. À savoir les mots à la mode, le jargon, les ismes initiaux, abréviations, les acronymes et les clichés. Si vous voulez que votre sens soit clair dans la rédaction de votre entreprise, éliminez les six tueurs de clarté. Le numéro un est celui des mots à la mode. Un mot à la mode est un mot ou une phrase à la mode à un moment donné ou dans un contexte particulier. Le problème, c'est que les mots à la mode sont bientôt surutilisés et deviennent dénués de sens. Que signifie, par exemple, incitation ou saignement ? Comment peut-on optimiser les synergies ? Pourriez-vous reconnaître un paradigme si vous en avez vu un ? Et pourquoi essayons-nous encore de sortir des sentiers battus plus de deux décennies après que cette expression ait été inventée. Le problème avec ces mots à la mode, c'est qu'ils sont vagues. Ils rendent votre sens vague. Vous pouvez penser que l'utilisation des derniers mots à la mode dans votre rédaction professionnelle vous fait paraître compétent, connu ou tendance. Mais ce n'est pas le cas. Les mots à la mode rendent simplement votre sens plus difficile à discerner. La règle à suivre avec les mots à la mode est simple. Si tout le monde l'utilise, ne le faites pas. Le numéro deux, c'est le jargon. jargon est des mots ou expressions spéciaux utilisés par une profession ou un groupe particulier et qui sont généralement difficiles à comprendre pour les étrangers. Le jargon a sa place. Dans notre exemple que nous venons d'utiliser. L'expression au-dessus de la ligne est le jargon publicitaire pour le marketing qui utilise des médias de masse, tels que la télévision, la radio, les journaux et les panneaux publicitaires. Ne confondez pas le jargon avec les mots à la mode. Les mots à la mode sont vagues et ils vont et viennent. Mais le jargon est bien compris par les initiés de l'industrie et demeure. Choisissez n'importe quelle profession, médecine, comptabilité, ingénierie, travail social. Et vous découvrirez que leur jargon est utile depuis des décennies. La règle à suivre avec jargon est simple. Si votre lecteur est dans votre secteur d'activité et si vous en êtes certain, votre lecteur comprend votre jargon. Utilisez du jargon. Mais si votre lecteur est en dehors de votre secteur d'activité ou si vous êtes incertain, si votre lecteur comprend votre jargon, ne l'utilisez pas. Numéro 3, l'initialisme arrive. Et l'initialisme est l'abréviation d'une phrase composée de lettres initiales prononcées séparément. Dans notre exemple, le CMO est un initialisme. Il s'agit de la première initiale du terme Chief Marketing Officer. Ne confondez pas initialisme avec des acronymes. Avec des ismes initiaux. Vous prononcez chaque lettre. On ne dit pas d'initialisme, on le sonne, lettre par lettre. Votre directeur du marketing est votre c, m, o. L'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord, en revanche, est l'OTAN. Prononcez le nom TO en un seul mot, non en ATO, en quatre lettres. L'initialisme est comme le jargon. Ils ne sont compris que par les initiés de l'industrie. Donc, à moins d'être positif, vos lecteurs comprennent vos premiers ismes dans la rédaction de votre entreprise. Ne les utilisez pas, épelez-les. À la place. La quatrième classe est celle des abréviations. Une abréviation est une forme raccourcie d'un mot ou d'une phrase. Dans notre exemple, MSG dot est une abréviation de fabrication. La plupart des abréviations utilisées dans la rédaction commerciale sont courantes, telles que Ltd. For limited et I-N-C for incorporated. Vous pouvez utiliser ces abréviations librement, mais la plupart des autres abréviations sont spécifiques à l'industrie et moins connues. Encore une fois, l'utilisation dépend de vos lecteurs. S'ils savent que p.ball forward slash E signifie ratio prix/bénéfice, utilisez l'abréviation. Mais s'ils ne le font pas , expliquez-le. Numéro 5. Acronymes. Et l'acronyme est une abréviation formée à partir des lettres initiales d'autres mots prononcés en tant que mot. Dans notre exemple, les solutions intelligentes désigne des solutions spécifiques, mesurables, réalisables, pertinentes et opportunes. Sma ART. Ne confondez pas les acronymes avec les ismes initiaux. Vous prononcez les acronymes comme un mot. Avec initialisme, vous prononcez chaque lettre. La Nasa, par exemple, est l'abréviation de la North American Space Administration. Il est prononcé comme un seul mot, NASA, il n'a pas sonné. Et ASA, la règle d'utilisation acronymes et de la rédaction de votre entreprise est la même que celle qui s'applique au jargon, initialisme et aux abréviations en cas de doute. Épelez-le. Numéro 6, clichés. Un cliché est une phrase surutilisée et trahit un manque de pensée originale. Dans notre exemple, dormir au volant est un cliché. clichés incluent que seul le temps va dire, lire entre les lignes et frapper le sol en cours d'exécution. Lorsque vous utilisez un cliché dans votre écriture, vous dites à votre lecteur que vous êtes paresseux, ennuyeux et que vous manquez d'originalité. Vous leur donnez envie d'arrêter de lire. L'autre problème avec les clichés est qu'ils sont vagues parce qu'ils sont tellement surutilisés. C'est ainsi qu'ils deviennent des clichés. Ils ont perdu leur sens. Ils ne servent que de remplissage non original. résulte que vos lecteurs ne feront pas confiance à vos conclusions ou à vos recommandations ou à vous. Donc chaque fois que vous êtes tenté d'utiliser un cliché, résister à la tentation, d'écrire quelque chose d'original. À la place. En fin de compte, l'utilisation ces meilleures pratiques vous aidera à repousser l'enveloppe à l'avenir. Cette approche intégrée percutante optimisera votre production et portera la rédaction de votre entreprise à un niveau supérieur dès que possible d'une manière gagnant-gagnant 24, 7 jours sur 24 , 7, l'exécutera sur le mât et verra qui le résout. voit plus tard. 22. Cinq étapes pour des e-mails d'affaires efficaces: Parlons de la façon de rédiger des e-mails professionnels efficaces. En approfondissant ce sujet, n'oubliez pas que la maîtrise de la communication par e-mail est cruciale pour l'efficacité et clarté dans tout environnement professionnel Tout d'abord, réfléchissez à la longueur appropriée d'un e-mail. Idéalement, votre e-mail professionnel devrait contenir entre 100 et 200 mots La brièveté des e-mails garantit que votre message est digeste et pertinent, ce qui est très apprécié dans professionnels en évolution rapide Mais pourquoi la brièveté est-elle si importante ? Eh bien, cela respecte l'heure de votre destinataire. Cela augmente la probabilité qu'ils lisent votre message dans son intégralité et répondent rapidement. Voyons maintenant comment organiser un e-mail afin de maximiser son efficacité. La ligne d'objet est votre premier point de contact et doit refléter fidèlement le contenu de votre e-mail. Un objet clair et précis prépare le terrain pour le reste de l'e-mail. D'accord. Supposons, par exemple, que vous rédigez un e-mail pour demander l'approbation du budget de votre campagne marketing. Ne commettez pas la bévue classique que commettent tant de gens d'affaires Ils écrivent une ligne d'objet avec juste le mot budget ou ils écrivent approbation du budget. Ces lignes d'objet sont trop vagues et n'indiquent pas que l'auteur souhaite réellement que le destinataire approuve un budget marketing. L'auteur devrait plutôt écrire une ligne d'objet comme celle-ci. Demande d'approbation du budget, campagne marketing. Cette ligne d'objet indique exactement au destinataire le sujet de l'e-mail, ce qui lui permet de prioriser plus facilement sa réponse. Passant au corps de l'e-mail, votre phrase d'ouverture doit immédiatement informer le destinataire de l'objectif de votre e-mail. Vous devez attirer leur attention et définir les attentes dès le départ. Par exemple, si vous écrivez pour vous renseigner sur l'état d'un rapport, commencez par Je vous écris pour vérifier l'état d'avancement du rapport financier attendu ce vendredi La troisième étape de l'élaboration de votre e-mail consiste à hiérarchiser le placement des informations clés Placez les éléments les plus importants dans le premier paragraphe. Ainsi, si votre lecteur ne fait que parcourir votre courrier électronique, il saisit vos points essentiels Par exemple, si vous avez besoin que le lecteur prenne une décision, énoncez cette exigence et son urgence dès le départ Ajoutez ensuite des détails supplémentaires et des informations générales dans les paragraphes suivants. Il s'agit d'une règle essentielle à suivre. Exposez toujours, toujours, toujours votre demande d'abord, puis justifiez-la ou expliquez-la. Ne commencez pas par le contexte, les explications, les descriptions et les justifications Et enfin, à la toute fin de votre e-mail, quelque part ici, posez votre question ou faites votre demande. toujours, toujours, toujours d' abord vos demandes ou posez d'abord votre question, puis justifiez-la, expliquez-la ou décrivez-la. Ce petit changement à lui seul améliorera considérablement l'efficacité de vos communications par courrier électronique. Cela nous amène à la quatrième étape, qui consiste à maintenir un ton professionnel mais accessible Il est essentiel de trouver un équilibre entre la formalité une touche de connexion personnelle Des phrases comme « J'espère que ce message vous trouvera bien ou « Merci pour votre coopération continue sont à la fois professionnelles et chaleureuses. Ces petits ajouts favorisent une relation positive avec la personne à qui vous écrivez. Cinquièmement, parlons également de l' importance de la fermeture de vos e-mails. Signez votre e-mail avec une fermeture polie et appropriée qui reflète le ton de votre communication. Vous pouvez écrire mes meilleures salutations sincèrement ou merci. Ce sont toutes des options professionnelles qui laissent une bonne impression. inclure votre nom complet et votre poste, est également utile d'inclure votre nom complet et votre poste, si cela ne fait pas déjà partie de votre signature électronique. Cela permet de replacer votre message dans son contexte. La personne sait qui lui écrit. Regardons un exemple. Imaginez que vous envoyez un e-mail à un collègue pour lui demander de participer à un projet Voici comment vous pouvez structurer votre e-mail. La ligne d'objet de l'invitation à rejoindre l'équipe de planification de Project X. Bonjour, Janet. J'espère que ce message vous trouvera bien. Alors que nous entamons la planification du projet X. Je pense que votre expertise en marketing numérique serait extrêmement précieuse pour notre équipe. Nous recherchons des informations sur la stratégie numérique et l'engagement du public, domaines dans lesquels vos récents travaux ont excellé. Pourriez-vous vous joindre à nous pour une brève réunion jeudi prochain à 14 h 00. Pour en discuter davantage ? Ce serait formidable de vous compter parmi nous pour assurer le succès de ce projet. Merci d'avoir envisagé cette opportunité. Cordialement, j'attends votre réponse avec impatience, puis vous indiquerez votre nom et votre poste. Remarquez comment cet e-mail est structuré de manière à transmettre toutes les informations nécessaires manière succincte tout en étant engageant et direct quant à la nécessité d'une réponse D'ailleurs, pour suivre le conseil que je viens de vous donner sur poser des questions et des demandes dès le début, cet e-mail pourrait être amélioré en posant la question dès le début. L'e-mail commencerait donc, chère Janet. Pourriez-vous vous joindre à nous pour une brève réunion jeudi prochain à 14 h 00. Point d'interrogation. Ensuite, le courrier électronique donnerait l'explication, le motif de la réunion. La demande d'abord, la question d'abord, ensuite la justification, puis la conclusion, et ainsi de suite. Tu as compris l'idée. La seule fois où vous n'avez pas vraiment besoin de poser la question en premier, c'est si votre e-mail est vraiment court et si vous êtes absolument certain que votre lecteur lira la ou les deux premières phrases et répondra immédiatement à votre question ou demande. En cas de doute, surtout si le message électronique est un peu plus long que quelques centaines de mots, faites toujours passer votre demande en premier. Votre question d'abord, puis expliquez. En guise de conclusion. En gardant votre courrier électronique court et bien organisé avec un appel à l'action clair et un ton professionnel, vous améliorez considérablement votre capacité à communiquer efficacement. pratique ces conseils dans vos communications quotidiennes par e-mail et observez comment ils améliorent non seulement les réponses que vous recevez, mais également vos relations professionnelles en général. 23. Liste de contrôle d'édition: En 1989, j'ai postulé pour mon premier emploi de rédacteur et de rédacteur indépendant. Dans le dernier paragraphe de ma lettre de motivation, j'ai écrit que la seule chose que j'aime faire, la seule chose que j'aime faire c'est aider les gens à communiquer efficacement leurs idées. Sauf que ma lettre de motivation comportait une faute de frappe que personne n'a remarqué. Je l'ai raté, tout comme mon futur employeur. Alors elle m'a embauché des années plus tard, je suis tombé sur cette lettre de motivation dans mes dossiers et j'ai remarqué une faute de frappe que tout le monde avait ratée. Dans mon dernier paragraphe. J'avais oublié de mettre un moi dans le mot « faire ». Donc ma phrase disait en fait, la seule chose, c'est j'apprécie Dong, plus que toute autre chose. J'ai montré ma lettre à mon patron, celui qui a eu du mal MES années plus tôt et elle m'a dit : Alan, si j'avais remarqué cette faute de frappe, je ne t'aurais jamais embauché. La morale de mon histoire est que les erreurs dans vos lettres et dans d'autres écrits commerciaux peuvent vous coûter un emploi. Littéralement. Dans mon cas, personne n'a repéré mon erreur, mais dans votre cas, quelqu'un pourrait le faire. Je vous conseille donc de gérer votre entreprise en rédigeant une liste de contrôle avant de la soumettre. Voici les choses à surveiller en plus des erreurs d'orthographe. Organisation. Votre document a-t-il un objectif clair ou un résultat escompté clairement énoncé ? Vous en avez raison ? Avez-vous indiqué votre but d'écrire dans les premières phrases de vos documents ? Avez-vous répondu aux besoins et aux attentes de votre lecteur ? La longueur de votre document est-elle adaptée à vos besoins ? Avez-vous dit trop peu, trop ou juste assez ? Votre écriture a-t-elle une structure logique qui aide votre lecteur à suivre votre logique et à comprendre votre message ? Demandez-vous de placer les informations les plus importantes, telles qu'un constat clé, une recommandation vitale ou une demande de réunion au début de votre document et non enfouie dans les documents. Les paragraphes. Avez-vous communiqué vos idées dans des paragraphes plutôt que dans une série de phrases lâches ? Chaque paragraphe ne traite-t-il qu'un seul sujet comme il se doit ? La première phrase de chaque paragraphe introduit-elle le sujet du paragraphe ? Développez-vous suffisamment chaque sujet dans chaque paragraphe ? Terminez-vous chaque paragraphe par un résumé ou une conclusion logique ? Aidez-vous vos lecteurs à voir comment vos paragraphes sont liés les uns aux autres ? En les reliant à des phrases de transition. Avez-vous varié la longueur de vos paragraphes pour éviter la monotonie ? Regardons les mots. Avez-vous remplacé les mots par plusieurs syllabes par leurs équivalents plus simples ? Avez-vous remplacé utilisé, par exemple, par le mot utilisé ? Avez-vous remplacé les phrases vertueuses par des mots simples ? Avez-vous remplacé le manque de capacité à ne pas pouvoir. Par exemple. Avez-vous remplacé les mots obscurs par des mots plus courants ? Avez-vous remplacé le mot « améliorer » par le mot « améliorer » ? Par exemple, de lourdes combinaisons d'adverbes de verbes remplacés par des verbes forts. Avez-vous remplacé, regardé attentivement avec examen ? Par exemple, avez-vous remplacé les verbes faibles par des verbes forts pour rendre votre réunion précise ? Voici un exemple. Le convoyeur s'est arrêté. Avec le convoyeur coincé. Avez-vous remplacé des noms qui sont des verbes déguisés ? Par exemple, avez-vous remplacé, réalisé qu'avec le mot réalisé, vos mots sont-ils concrets plutôt qu'abstraits ? Avez-vous remplacé l'expression système météorologique par le mot blizzard ? Par exemple ? Avez-vous supprimé tous les mots à la mode tels que Incentivize et Paradigm ? Avez-vous limité votre jargon aux mots que vous êtes certains vos lecteurs comprennent ou avez-vous défini ce que ces mots signifient ? Si vous avez utilisé de l'initialisme ou des acronymes, êtes-vous sûr que vos lecteurs les comprendront ? Si ce n'est pas le cas, les épeler ? Si vous avez utilisé des abréviations dans votre document, abréviations spécifiques à votre secteur d'activité. Est-ce que tous vos lecteurs les comprendront-ils ? Si ce n'est pas le cas, les épeler ? Examinons les phrases. Avez-vous gardé des mots apparentés ensemble ? En d'autres termes, avez-vous mis des adjectifs à côté des noms qu'ils modifient ? Avez-vous varié la durée de vos phrases pour éviter la monotonie ? Vos pronoms relatifs ont-ils des antécédents clairs ? En d'autres termes, lorsque vous utilisez le pronom lui, elle ou eux, d'autres pronoms relatifs. Savez-vous clairement à qui ils font référence ? Chaque phrase de votre document contient-elle une idée majeure ? Et plus jamais ? Vos phrases sont-elles spécifiques plutôt que générales ? Par exemple, au lieu de dire que les ventes pour le deuxième trimestre sont différentes de celles du premier trimestre, dites plutôt quelque chose de spécifique, comme les ventes pour le deuxième trimestre sont supérieures à celles du premier trimestre. Vos phrases sont-elles claires plutôt que ambiguës ? En d'autres termes, n'y a-t-il qu'un seul moyen pour vos lecteurs d'interpréter votre sens ? Avez-vous utilisé la voix active autant que possible ? Avez-vous remplacé ? Les décisions ont été prises par le comité. Avec la voix active, le comité a décidé : avez-vous éliminé les mots inutiles ? Par exemple, avez-vous remplacé si oui ou non simplement le mot, si vous avez supprimé des mots et des phrases redondants. C'est mon animal de compagnie Peeve, mon cheval de passe-temps de l'année. Avez-vous complètement remplacé le mot complet par le mot complet ? Par exemple, le document européen est-il exempt d'erreurs grammaticales ? Votre ponctuation est-elle parfaite ? Votre document est-il exempt d'orthographe ? Des erreurs ? Si vous voulez éviter des erreurs embarrassantes et coûteuses dans la rédaction de votre entreprise, parcourez cette liste de contrôle avant imprimer ou avant de l'envoyer en pièce jointe à un e-mail.