La méthode de pile : Comment arriver à une classe de maître de productivité d'e-mail zéro |

1. Introduction: Vous êtes écrasé par e-mail. Cette série vidéo est faite pour vous. Si vous souhaitez devenir un utilisateur de messagerie électronique, c'est pour vous. Si vous voulez que votre équipe Excel , la pile est faite pour vous tous. Parlons de concentration. La concentration est la devise de la productivité. Et rien ne tue autant la productivité dans les environnements d'entreprise que le courrier électronique parce qu'il détruit ou se concentre. Maintenant, maintenez cette pensée un instant. Beaucoup de personnes et d'organisations s' inquiètent de la rapidité du partage de l' information parce qu'elles pensent que cela améliore la valeur. Mais la vitesse de création de valeur n'est pas liée à la vitesse de l'information. La vitesse de création de valeur est basée sur votre capacité à fournir, à fournir meilleurs résultats, à fournir plus rapidement ou à innover. Et cela nécessite de la concentration. courrier électronique, la façon dont la plupart des gens le gèrent, ralentit gravement notre capacité à le livrer. fragments sont ceux qui fragmentent ou ouvrent et fragmentent nos vies. Il crée de l'anxiété, consomme un temps de travail précieux et limite notre créativité. Si vous êtes l'employé de bureau moyen, vous passez 500 heures par an à envoyer des courriels, soit environ 30 % de votre année. C'est fou. Si vous dirigez une équipe de dix personnes, 100 ou 1000, vous jetez près d'un tiers de votre budget de ressources par e-mail. Et le pire, c' est que cela a un impact négatif sur les 70 % restants de ce que vous faites. Est-ce que quelqu'un vous a appris à utiliser efficacement le courrier électronique ? Si ce n'est pas le cas, il est probable que vous surviviez simplement avec vos techniques actuelles de messagerie électronique. Vous pouvez être stratégique avec le courrier électronique. C'est possible. Vous pouvez utiliser le courrier électronique pour exceller. Votre équipe ou organisation peut utiliser le courrier électronique pour exceller. La méthode de pile vous transformera, vous, votre équipe et votre organisation, en utilisateurs puissants de messagerie. Il s'agit essentiellement d'un ensemble simple de techniques de gestion de vos e-mails qui vous aideront à organiser et à traiter vos e-mails plus rapidement et à rester au courant de tout en toute simplicité. Il n'a pas besoin de logiciel et fonctionne avec n'importe quel programme de messagerie que vous utilisez déjà. La méthode statique est également une approche pour gérer votre temps par rapport au courrier électronique et une philosophie selon laquelle chacun peut être plus productif dans l'ensemble de son travail en s'engageant seul avec le courrier électronique. termes, la maîtrise du courrier électronique est digne de votre temps. La personne moyenne qui maîtrise la méthode de la pile me dit qu'elle revient plus de 250 heures par an. Et que cela change la donne pour tout leur travail. En termes réels, avec seulement quelques heures de pratique, vous récupérerez un mois de votre temps chaque année et tout ce dont vous avez besoin pour apprendre la méthode de la pile est inclus dans cette série de vidéos. Alors pourquoi est-ce que je fais ça ? Parce que le courrier électronique a un effet néfaste sur la productivité individuelle et professionnelle. Parce que personne d'autre n' a rattrapé nos techniques et il semble égoïste de s'asseoir sur la solution. Et surtout, car cela vous rendra plus productif. Et parce que je crois que les personnes productives font de meilleures choses pour elles-mêmes, leurs organisations, leurs communautés et le monde entier. Il est temps pour vous de plonger dans la série et de gagner en santé mentale, en confiance, en créativité et en temps. Je m'appelle Jonathan Ire. Je suis le PDG de Double Gemini et je serai là avec vous à chaque étape. On y va. 2. Le secret pour la maîtrise par courriel: Il s'avère qu'il existe un secret dans la gestion de vos e-mails. Un secret aussi simple mais profond car il change tout. La façon dont vous pensez des processus organisés de la manière dont vous priorisez les e-mails. Voici le secret. La plupart des gens regardent leur boîte de réception et voient des messages. Ils voient une liste de messages. Mais quand j'ai ouvert ma boîte de réception, je vois quelque chose de différent. Je vois un ensemble d'actions. Des actions qui me disent de faire des choses comme répondre, réviser, faire et rencontrer. Et c'est ça le secret. Les e-mails ne sont pas des messages, leurs actions. Je sais que cela semble simple, mais parfois, ce choses les plus évidentes qui sont négligées. Quand ce concept de courriels étant des actions plutôt que des messages m'a frappé pour la première fois. Je savais que c'était important, mais je ne savais pas à quel point c'était important. Plus j'ai passé de temps à jouer avec elle, plus je me rendais compte que cela changeait tout. Plus important encore, il a résolu les problèmes les plus importants que j'ai rencontrés en essayant de maîtriser mon e-mail. Le premier problème majeur que ce concept résout est de savoir comment prioriser les e-mails. Avant de vous montrer comment cela fonctionne, la première chose que je veux que vous sachiez si vous ne le faites pas déjà, est qu'avec la plupart des logiciels de messagerie, il n'est pas facile de prioriser l'utilisation de la boîte de réception. Par défaut, la plupart des boîtes de réception priorisées par jour, de la plus récente à la plus ancienne. Donc, si vous avez un tas d'e-mails prioritaires, ils apparaîtront à des endroits aléatoires dans votre boîte de réception avec juste un petit drapeau ou un changement de couleur si vous les définissez. Le problème, c'est qu' ils sont difficiles à voir et peu organisés. Vos yeux doivent sauter partout juste pour les comprendre. Si vous décidez de trier votre boîte de réception en fonction du schéma de priorité que vous utilisez, il crée un tout nouveau problème. Lorsque de nouveaux messages arrivent, ils apparaissent sous la liste des priorités, comme les messages Marquer un nouveau sur cette page. Maintenant, cela peut ne pas sembler important, mais ce qui arrive généralement, c'est que les gens se retrouvent avec tellement d'e-mails prioritaires qu'il est difficile de voir de nouveaux messages. Et avant longtemps, ils finissent par trier les courriels par date, ce qui rend encore une fois difficile à voir les e-mails prioritaires. boîtes de réception ne sont tout simplement pas bonnes pour prioriser les e-mails, c'est pourquoi nous avons besoin de dossiers pour prioriser nos e-mails. Dans ce cas, nous priorisons l'utilisation de deux dossiers, un appelé important et l'autre appelé tout le reste. Pour être clair, ce n'est pas notre technique. Je n'utilise que ça comme exemple. Dans le chapitre suivant, je vais vous montrer comment cela fonctionne avec les dossiers d'actions, c'est la technique que je recommande. Mais tout d'abord, examinons quelques exemples de la façon dont les utilisateurs utilisent les dossiers pour hiérarchiser. Voici cinq façons différentes de hiérarchiser l'utilisation de dossiers. Le premier est celui que nous utilisons ici, double Gémeaux, et les quatre autres sont les plus courants que j'ai vus utiliser à part tout laisser dans leur boîte de réception, en priorisant par date, Je vais commencer par les programmes de priorisation communs, commençant par personne, puis je reviendrai sur la façon dont je fais les choses. Je vois beaucoup de gens hiérarchiser par personne, ce qui signifie placer des e-mails dans des dossiers en fonction des personnes ou des groupes auxquels vous devez répondre, puis choisir les personnes les plus importantes à qui répondre. et travaillez à partir de là. J'ai vu des gens prioriser par projet. Ils configurent des dossiers pour chacun de leurs projets, y déposent des e-mails et y répondent en fonction de la priorité du projet. J'ai également vu des gens organiser des e-mails d'urgence. Par exemple, urgent, élevé, moyen, faible. Et une autre technique que j'ai vu utiliser est celle de faire avancer les choses ou de la technique GTD, qui est un processus développé par David Allen. Enfin, j'ai appris aux gens à organiser des courriels par action. Maintenant, il y a bien sûr l'approche de priorisation que je recommande pour plusieurs raisons. La première est qu' il est plus facile de prioriser les e-mails par action que n'importe quelle autre méthode. Voyons d'abord ce que la plupart des gens font pour prioriser. Imaginez que vous ayez eu quelques courriels impliquant la planification de réunions. Il est facile de dire quelle réunion doit avoir lieu la première, la deuxième, la troisième, fonction de la disponibilité de votre calendrier, c'est beaucoup plus difficile lorsque vous commencez à intégrer d'autres actions dans le mix. Essayez de hiérarchiser une réunion rapport à un e-mail qui nécessite que vous fassiez une tâche par rapport un autre e-mail distinct auquel vous devez répondre. C'est difficile parce que nous ne comparons plus les mêmes choses. E-mails contenant des réunions, e-mails contenant des tâches et e-mails auxquels vous avez juste besoin de répondre, pas des pommes aux pommes. C'est comme essayer de prioriser entre un ensemble de chaussettes et, au lieu de tasses, je peux vous dire quelles chaussettes j' aime par rapport aux autres chaussettes. Et choisissez mon préféré entre les différentes tasses que j' ai dans la maison. Je peux même vous dire que je me soucie plus des chaussettes que de mux. Mais jetez-les tous dans la même pile et m' a demandé de prioriser entre eux et je pouvais le faire. Mais cela me ralentirait vraiment parce que mes critères pour savoir pourquoi je choisirais SOC ou une tasse en particulier par l'autre deviennent plus compliqués. Il faut trop de puissance cérébrale pour le comprendre. Toutes les autres approches pour prioriser les courriels ou douloureuses pour la même raison. Parce qu'ils voient les e-mails comme des messages plutôt que des actions. C'est ce qui les rend si fastidieux. Et c'est là que la méthode de la pile entre en jeu. La méthode stack vous permet de faire des compromis de hiérarchisation à un niveau plus élevé, plus rationnel, au niveau des actions elles-mêmes. Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle la méthode de pile est meilleure. Un autre avantage majeur est que la pile nécessite moins d'efforts que ces autres approches. La méthode sack, vous aurez un ensemble fini de dossiers d'actions. Si vous priorisez par personne ou par projet, votre liste de dossiers sera longue continue de croître et nécessitera beaucoup d'efforts pour rester organisée et rester prioritaire. La méthode de pile nécessite moins d'efforts que la gestion par urgence. Maintenant, je sais que beaucoup de gens aiment prioriser par urgence, mais l'urgence présente un défaut critique, que le niveau d'urgence d' un e-mail change souvent quotidiennement. Aujourd'hui, un e-mail spécifique peut être prioritaire. Par exemple, imaginez qu' un e-mail vous demande de créer un rapport. Mais demain, une nouvelle demande de priorité plus élevée pourrait venir rendre votre e-mail précédent pour créer un rapport beaucoup moins urgent, ce qui signifie que si vous n'y arrivez pas aujourd'hui, vous devez le mélanger en un nouveau dossier demain. Maintenant, ce type de mélange a lieu quotidiennement lorsque vous organisez par urgence parce que vous changez d'urgence tout le temps. Je peux vous dire par expérience qu'après quelques jours de travail, c' était beaucoup trop de travail. Les choses ont donc fini par rester dans le premier dossier dans lequel je les ai placées jusqu'à ce que je les atteigne, ce qui a vaincu le but d' organiser par urgence . En revanche, si je suis organisé par action, j'ai donné la priorité à mes dossiers d'actions une fois et je n'ai plus jamais besoin de mélanger un e-mail. Dans ce cas, j'utilise cinq dossiers d'actions. Répondre aux demandes, faire des tâches, rencontrer pour des réunions, transférer des e-mails que je dois déléguer et vérifier les courriels contenant des bulletins d'information ou d'autres choses moins importantes. Mais je devrais scanner. Dans ce cas, je les ai priorisés dans l' ordre que vous voyez si un e-mail va dans mon dossier de travail et j'ai décidé de ne pas y donner suite aujourd'hui. Je n'ai plus jamais à le déplacer demain. Je peux simplement évaluer si c'est plus ou moins important que mon autre, et le prendre à partir de là. Mais je n'ai pas à l'évaluer par rapport à mes réponses, dont j'ai déjà décidé qu' elles étaient plus importantes. Cela me permet d'économiser des efforts, de la puissance cérébrale , du temps et d'éliminer la frustration en même temps. Et GTD n'est pas aussi élégante pour plusieurs raisons différentes. La règle des deux minutes a fragmenté mon temps. Certains dossiers, comme le dossier d'action suivant, ont été surchargés e-mails et il présente les mêmes problèmes de hiérarchisation que les autres dossiers. L'utilisation de GTD pour gérer mes courriels a exigé beaucoup trop d'efforts m'a l'anxiété et a tué ma productivité. En plus de faciliter la hiérarchisation et de nécessiter moins d'efforts pour gérer mes e-mails. La méthode de pile présente un autre avantage considérable par rapport à ces techniques. C'est plus rapide, pas un peu, d'un coup long. La première raison pour laquelle la méthode de pile est plus rapide est que vous pouvez traiter par lots un ensemble d'actions similaires très rapidement. Revenons à Sachs et aux tasses, mais prenons un niveau à la lessive et à la vaisselle. Imaginez plier un vêtement plutôt que de laver un plat et de retourner et de plier un autre vêtement, de laver et d'autres plats et de faire cela jusqu'à ce que votre vaisselle et votre linge ou c'est fait, cela prendrait une éternité. La raison pour laquelle les gens rationnels remplissent leurs vêtements et font de la vaisselle et des lots, c'est parce que c'est plus rapide. De la même manière, il est plus rapide de s'en tenir à vos réponses, puis à vos réunions, puis à vos cotisations, etc. Lorsque vous êtes en mode réponse, vous pouvez passer en revue toutes vos réponses. Lorsque vous êtes en mode Planification de réunions, vous vérifiez votre calendrier et une idée de vos heures ouvertes, puis vous pouvez rapidement gérer tous vos horaires en même temps puis vous pouvez rapidement gérer . Avec toutes les autres techniques, vous ouvriez fermez votre calendrier plusieurs fois juste pour les réaliser. en va de même pour tous les autres dossiers. La question que je reçois le plus souvent au sujet de la méthode de la pile est : il est plus lent de trier d' abord vos e-mails dans des dossiers d'action. Je pensais que ça allait être plus lent que quand j'ai commencé à faire ça. Mais il s'avère que je peux numériser et déplacer un e-mail dans un dossier en trois secondes environ. Je peux trier environ 20 courriels par minute et supprimer 100 courriels de ma boîte de réception en environ cinq minutes. Et je le fais en utilisant les touches de raccourci, ce qui le rend beaucoup plus rapide. Maintenant, je vais vous montrer comment configurer et utiliser les touches de raccourci et la série de vidéos pratiques qui prend en charge cela. Je suis même revenu de vacances et j'ai effacé environ 700 courriels en 30 minutes environ. cool, c'est qu' avec la méthode de la pile, vous pouvez même récupérer des vacances ont été prolongées très rapidement, ce qui change la donne. Oui. Le tri prend quelques minutes avant de commencer à répondre. Mais si c'était une course, si vous triez en premier, vous le feriez, pas seulement lorsque vous gagneriez par un glissement de terrain, c'est comme choisir de prendre quelques minutes pour mettre un jetpack avant un marathon, vous allez soyez sur d' autres choses pendant que tout le monde est encore en train de comploter. Mais il y a une autre raison plus intéressante pour expliquer pourquoi la pile est plus rapide. Et c'est parce que nous ne pouvons pas répondre à tous nos e-mails tous les jours. Maintenant, accrochez-vous à cette pensée parce que je vais expliquer pourquoi cela accélère l' empilement. Maintenant, c'était difficile à comprendre et c'est un peu difficile à expliquer. Alors, écoutez, fermez. Imaginez ceci. Chaque fois que vous ouvrez un e-mail, vous devez suivre quatre étapes pour le comprendre et y agir. Vous devez l'ouvrir, le scanner, décider de ce qu'il faut faire, puis agir dessus. Si vous choisissez de ne pas agir dessus ou que vous ne pouvez tout simplement pas agir dessus à ce moment-là. Ce qui sera le cas pour un grand nombre de courriels, sinon la majorité écrasante de vos e-mails, alors vous revenez à l'ouvrir pour savoir quoi en faire. Maintenant, cela ne fera pas de différence si vous n' avez qu' un ou une poignée d'e-mails, mais si vous parlez de 30, 50 ou 100 courriels, cela devient soudainement une fuite. J'ai vu la même personne ouvrir le même e-mail sans conséquence plus 36 fois avec notre logiciel de suivi des courriels. Au minimum, c'est plus d'une demi-minute de temps qu'ils ont perdu sur un seul e-mail. À la place. Imaginez, après l'avoir ouvert, scanné et décidé quoi faire, ils l'ont placé dans un dossier d'actions. À ce stade. Ils n'ont plus jamais à franchir les trois premières étapes, chaque fois qu'ils travaillent dans leurs dossiers d'actions, ils peuvent simplement passer directement à l'action. Lorsque vous y réfléchissez avec les centaines d' e-mails que vous recevez chaque semaine et les milliers, voire des dizaines de milliers que vous recevez chaque année. C'est collectivement un gain de temps énorme. Imaginez si vous deviez payer des impôts chaque fois que vous ouvrez un e-mail et que vous deviez savoir quoi en faire. En triant d'abord, vous payez la taxe une fois. Pourquoi voudriez-vous payer la même taxe deux ou trois ou quatre fois ? Avec la méthode stack, vous gagnez du temps en traitant par lots vos e-mails et vous gagnez du temps en les triant d'abord. Mais mieux encore, c'est que vous avez simplifié et accéléré votre prise de décision. Il s'agit d'un espace minier que vous pouvez utiliser plus efficacement pour réaliser ce prochain grand projet. Ou auparavant, il était plus créatif pour toutes les choses sur lesquelles vous travaillez aujourd'hui. Gérer vos e-mails par action dans votre vie sera meilleure. Vous serez en mesure de prioriser facilement, travailler plus rapidement dans vos e-mails et dépenser moins de puissance cérébrale à le faire. Ensuite, je vais vous montrer règles simples mais puissantes pour créer des dossiers d'actions qui garderont vos e-mails organisés et optimisés pour fonctionner pour vous. 3. Personnalisez vos dossiers d'action: J'ai eu cette percée que j'ai décrite dans la dernière vidéo, où j'ai réalisé que les e-mails ne sont pas des messages, leurs actions, des actions telles que répondre, faire, rediriger des réunions, etc. Cette prise de conscience est venue comprendre que le tri et la hiérarchisation de mes e-mails dans des dossiers d'actions , puis en agissant par lots par dossier, étaient plus rapides et nécessitaient moins d'efforts que m'occuper d'eux depuis ma boîte de réception et c'était génial. Ce qui a fini par être beaucoup plus difficile que prévu à l'origine, c'est de trouver la meilleure façon de configurer ces dossiers pour organiser mes e-mails. Si vous avez déjà essayé de faire sortir les e-mails de votre boîte de réception et de les organiser en dossiers. Vous saurez exactement de quoi je parle. Mais il s'avère que trouver un système qui fonctionnait pour moi n'a pas suffi. J'avais besoin d'un système qui fonctionne pour tout le monde. Ce que j'ai appris en enseignant ce cours depuis plus de dix ans c'est que le flux de travail de messagerie de chacun est un peu différent. Je ne vais pas simplement vous montrer comment j'organise ces dossiers, mais je vous expliquerai pourquoi le faire afin que vous puissiez personnaliser vos dossiers en fonction de votre façon travailler et vraiment de votre façon de penser. Au niveau de base, j'utilise trois types de dossiers pour organiser mes e-mails. J'appelle ces archives d'actions et dossiers actifs. Dans cette vidéo, je vais me concentrer sur les dossiers d'actions. Dans la vidéo suivante, je parlerai des archives et des dossiers actifs. Au niveau de base, je recommande ces cinq dossiers d'actions. Répondez, rencontrez, passez en revue CC et faites. Le dossier de réponse est constitué d'e-mails auxquels je dois répondre directement. Le dossier de transfert est destiné aux actions que je dois déléguer à d'autres personnes ou décharger vers d'autres systèmes. Par exemple, si je reçois une tâche par e-mail, mais que j'ai besoin de quelqu'un d'autre pour le faire, je la placerais dans le dossier de transfert. Ou si je reçois un e-mail et que je veux le télécharger et le stocker, ou une photo que je veux stocker dans ma photothèque où je suis allé de l'avant, je la mettrais dans mon dossier de transfert. Le dossier de viande est destiné aux réunions ou aux événements que je dois programmer, confirmer ou accepter sur mon calendrier. Et permettez-moi d'être précis ici. Si vous voyez un e-mail dans ce dossier, il s'agit soit d'une invitation à une réunion que vous devez consulter votre calendrier avant d'accepter, soit d'une réunion qui nécessite que vous planifiiez une réunion avec quelqu'un d'autre. Si c'est le cas, placez-le dans ce dossier. J'utilise le dossier CC de révision de quelques manières. J'ai mis mes bulletins ici. J'ai mis des courriels sur lesquels je suis cc ici, essentiellement tout ce que je ne suis pas tenu de répondre. Et c'est l'un des dossiers les plus importants car il permet de réduire au minimum le nombre d'e-mails dans mon dossier de réponses . Enfin, j'ai le dossier do, qui concerne les tâches que je dois effectuer. Ce ne sont que des tâches d'autres personnes. Parfois, je me suis même envoyé un e-mail pour me rappeler de faire une tâche et de la mettre dans ce dossier. Cette structure particulière ne s'est pas produite par accident. J'ai littéralement passé par des centaines d' itérations pour trouver un ensemble de dossiers. Même compte tenu de cela, pensez-vous que cet ensemble de dossiers fonctionnera pour tout le monde ? Certainement pas. Vous pourrez probablement utiliser cet ensemble de dossiers tel quel. Mais à un moment donné, que ce soit maintenant ou à l'avenir, vous devrez le changer, sinon vous serez frustré. Je vais vous montrer ce que j'ai appris à propos de la création dossiers et de partager quelques règles afin que vous puissiez créer et gérer un ensemble de dossiers qui vous conviennent parfaitement. La première clé consiste à ne conserver que les dossiers qui vous intéressent. Par exemple, si vous ne finissez jamais par utiliser le dossier de transfert, éliminez-le et utilisez simplement les quatre autres. Si vous passez à un autre rôle et que vous en aurez besoin à l'avenir, vous pouvez toujours le rajouter. Bien sûr, ajoutez des dossiers si nécessaire en fonction de vos besoins particuliers. Mais gardez à l'esprit que vous ne voulez pas autant de dossiers qu'il est ennuyeux de les parcourir tous. Si vous avez trop peu de dossiers, vous pourriez vous retrouver avec trop de courriels dans n'importe lequel d'entre eux, ce qui rend difficile le passage à travers un dossier. Dans ce cas, il faudrait éternité pour passer par le dossier de réponses, ce qui amène souvent les gens à se caler lorsqu'ils utilisent la technique. Vous voulez que le bon nombre de dossiers crée une séparation suffisante pour qu'il n'y ait pas trop de messages dans un dossier. Vous ne cliquez donc pas dans trop de dossiers pour parcourir la pile. Et si vous ajoutez ou modifiez l'un de ces dossiers, il est important de les nommer correctement. Les noms doivent être courts et orientés vers l'action. Voici quelques exemples de bons noms de dossiers. factures, les transactions, les achats, les fichiers et les analyses sont autant d'exemples de noms d'actions courtes. Ils vous indiquent quelle action est nécessaire avant d' ouvrir le dossier. Lorsque vous l'ouvrez, vous êtes immédiatement prêt à modifier les e-mails à l'intérieur. Vous remarquerez que les dossiers que je recommande de commencer répondent déjà à ce critère. Ils sont courts et orientés vers l'action. Je veux marteler un peu plus cette maison parce que c'est important. Imaginez une seconde que au lieu de nommer le dernier dossier, dois-je le nommer ? Ils sont donc côte à côte. Remarquez la différence. Celui de gauche est plus propre, simple et plus motivant. faire, c'est faire. À faire, c'est le faire plus tard. Vous allez regarder votre boîte de réception des milliers de fois par an. Pourquoi ne pas vous mettre dans un meilleur espace de tête chaque fois que vous regardez votre boîte de réception en utilisant une instruction active plutôt qu'une instruction passive. Souvent, je trouve que le simple fait de m' asseoir pour faire mon e-mail est une bataille psychologique. C'est pourquoi toutes les petites choses de l' ensemble de la méthode de pile, qui incluent des éléments tels que l'attribution de noms dossiers, sont si importantes. Ils vous invitent à surmonter la bosse et à faire parvenir vos e-mails. Bien sûr, l'ordre dans lequel vous parcourez ces dossiers est important, il définit votre priorité quant à façon dont vous gérerez vos e-mails. Voici l'ordre qui me convient le mieux. Ici, il est séquencé pour plus de clarté. Une question pour vous. Pensez-vous que cette commande fonctionnera pour tout le monde ? Certainement pas. Vous devrez le personnaliser en fonction de votre façon de travailler. Mais il est important d'avoir une commande. Je vais partager l'ordre que j'utilise au cas où vous voudriez adopter ma logique. J'ai mis mes e-mails par ordre d'anxiété. Je suis beaucoup plus nerveux à l' idée de ne pas répondre à quelque chose que de ne pas faire quelque chose, ne pas rencontrer quelqu'un, de ne pas décharger et de ne pas transférer. Je commence par une forte anxiété. Et dès que j'ai fini mes réponses, je me sens beaucoup mieux. Environ la moitié de mon anxiété tombe dans ce seau au moment où j'en fini avec mes dossiers, environ 90 % de mon anxiété a disparu et environ 80 % du poids lourd est terminé. Le reste des dossiers est alors non seulement facile, mais rapide à traiter car ils ne sont mais rapide à traiter pas aussi exigeants mentalement. Une dernière note avant de terminer la commande. J'utilise littéralement ces chiffres dans les noms de dossiers réels. La plupart des programmes de messagerie trient l'alpha numériquement en utilisant les numéros des noms de dossiers. Il les fait flotter en haut de ma liste de dossiers et les garde en ordre. Lorsque vous choisissez vos dossiers et que vous choisissez vos séquences, veillez à inclure les numéros dans le nom du dossier. Quand je le mets complètement, c'est un ensemble de règles très simple. Conservez uniquement les dossiers dont vous avez besoin. Crée une séparation avec le bon nombre de dossiers, sorte que vous n'avez pas trop de courriels dans un dossier. Vous avez de courts noms de dossiers orientés vers l'action. Ils ne sont pas seulement plus propres que plus motivants. Priorisez vos dossiers dans la séquence qui vous convient le mieux, et utilisez des numéros dans les noms de dossiers. C'est tout pour cette leçon, je vous ai montré comment personnaliser, organiser et hiérarchiser vos dossiers d'actions. Dans la vidéo suivante, je vais couvrir les deux autres types de dossiers, archivés et actifs. 4. Stocker avec des dossiers d'archives et actifs: L'archivage est l'un des sujets les plus populaires dans mon atelier d'élevage. Une question pour vous. Comment gérez-vous l' archivage des e-mails ? Faites-vous partie de ces personnes qui stockent chaque e-mail dans un vaste ensemble de dossiers ? Ou laissez-vous tout simplement dans votre boîte de réception parce que vous ne pouvez pas vous embêter ou abandonner. Avant, je faisais partie de ces personnes qui archivent comme un rat de meute. Je mettrais tout dans des dossiers séparés par client, sujet de projet, peu importe. J'avais des dossiers dans des dossiers. Oui. C'était pénible à maintenir, mais je me sentais bien en sachant que j'étais au dessus. Bien sûr. J'ai toujours pensé que je pourrais avoir besoin de cet e-mail un jour. Vous ne savez jamais bien ? Faux. la plupart des cas, archivage de chaque e-mail dans des dossiers distincts est une perte de temps colossale. Si vous devez archiver 100 e-mails par jour et qu'il faut trois secondes par e-mail pour le faire glisser dans un dossier d'archive. Vous passerez 20 heures par an à archiver vos e-mails. C'est 2,5 jours de votre vie, vous ne reviendrez jamais. Ce nombre n'a pas de multiplicateur pour la frustration que vous aurez en cours de route. Si c'était le cas, ce serait probablement près de 40 ou 50 heures. En revanche, si vous archivez tout dans un seul dossier, il vous faudra peut-être cinq minutes pour trouver chacun des cinq e-mails dont vous avez besoin. Il y a eu des archives au cours de l'année, ce qui représente moins de 30 minutes d' efforts pour accomplir exactement la même chose. Maintenant, je sais que cela va effrayer certains d'entre vous, mais croyez-moi, vous trouverez cet e-mail et vous serez heureux d'avoir cessé d'utiliser une méthode complexe et extrêmement lourde pour archivage dans un décennie depuis que je fais cela, je n'ai jamais été en mesure de trouver de courriel pendant toutes les années d'enseignement. Je n'ai jamais eu une seule personne qui a mis ça en jeu qui l'a regretté. N'ayez pas peur de faire le saut. Cela dit, si vous ne pouvez absolument pas vivre sans archivage, je vais vous montrer une autre technique qui fonctionne encore mieux utilisant des dossiers actifs et en appliquant quelque chose que j' appelle le astuce du vent. Si vous avez absolument besoin d'archiver quelque chose, placez le mot devant et étiquetez le dossier en complétant la phrase. Le dernier exemple ici est évidemment une blague. Si vous ne pouvez pas utiliser le mot quand pour tous les noms de dossier au moment où vous décidez d'archiver un e-mail, placez-le simplement dans votre dossier de premier niveau et appelez-le un jour. Vous n'aurez probablement plus jamais besoin de référencer cet e-mail. L'une des façons dont je trouve que les dossiers sont utiles est pour choses comme le quatrième dossier vers le bas la création de présentations. J'ai récemment utilisé un dossier comme celui-ci, j'ai demandé à une grande équipe de projet ce qu'elle voulait inclure une présentation de direction et stocké tous les e-mails qu'elle m' a envoyés dans ce dossier. Lorsque j'étais prêt à m'asseoir pour faire la présentation, tout était bien assis au même endroit dans ce dossier et prêt à être utilisé. Ce système de dépôt vous permettra d' économiser plus de deux jours chaque année, ne vous frustrera pas et vous aidera à déterminer et à trouver exactement ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin. Juste pour résumer. Dans la méthode de la pile. Au total, il existe trois types globaux de dossiers. Dossiers d'action, que j'ai abordés dans la dernière vidéo. Dossiers archivés destinés stockage à long terme et aux dossiers actifs, c'est la catégorie générale que j' utilise pour décrire les dossiers Wind. Ils sont actifs car vous prévoyez d'utiliser les e-mails dans ces dossiers de manière proactive . Restez à ces trois types de dossiers. Et il vous sera facile d'agir, d'organiser, stocker et de trouver les e-mails importants dont vous avez besoin à tout moment. Maintenant que vous avez la bonne approche pour organiser et stocker des e-mails, il est temps d'apprendre comment mettre tout cela place et traiter vos e-mails plus intelligemment. J'espère que ce clip vous a plu. Découvrez la vidéo suivante. Joyeux empilement. 5. La façon intelligente de traiter les courriels: Jusqu'à présent, dans cette série de vidéos, j'ai couvert le secret de la maîtrise des e-mails. Comment personnaliser et hiérarchiser vos dossiers d'actions et comment les stocker avec des dossiers d'archives et actifs. Dans cette vidéo, je vais vous montrer comment le mettre complètement et traiter vos e-mails plus intelligemment. Je vais commencer par un aperçu de haut niveau du processus plutôt que de travailler plus en détail sur la mécanique pour m'assurer que vous êtes parfaitement clair sur la façon dont cela fonctionne. Le processus commence par la boîte de réception et peu importe l'embarquement pour utiliser Outlook, Gmail, Apple Mail, Lotus, vous pouvez utiliser n'importe quoi. Ce que j'explique cela, juste pour ne pas vous confondre, je vais utiliser des illustrations au lieu d'une vraie boîte de réception. abord, je veux vous donner une vision de haut niveau du processus. Je commence par ouvrir ma boîte de réception et utiliser les touches rapides, que je vais vous montrer comment utiliser plus tard, IMT tout dans mes dossiers d'actions. Si j'ai 100 courriels, cela ne me prend généralement pas plus de cinq minutes. Une fois que ma boîte de réception est effacée, je fais une pause pendant une minute et je respire à quel point il est bon d'avoir 0 e-mail dans ma boîte de réception. Ensuite, j'ai parcouru mes dossiers d'actions en séquence. Je commence par ouvrir mon premier dossier, qui est pour moi le dossier de réponses. Je signale ensuite les courriels auxquels je vais répondre pour la journée, y répondre et archiver ou déposer des déchets que lorsque j'aurai fini. Ensuite, je passe au dossier suivant et je répète le processus. J'ai signalé les e-mails auxquels je vais répondre. Je leur réponds, puis je les archive ou les détruis quand j'ai fini. Ensuite, je passe au dossier suivant et je continue à le faire jusqu'à ce que j'ai fini de travailler dans tous mes dossiers d'actions. À ce stade, je fais une pause car quelque chose de très important s'est produit. J'ai obtenu la fermeture de tous les courriels qui sont arrivés avant ce matin. Je ne peux pas assez insister sur l' importance de ce moment. Ce que ce moment veut dire, c'est que je suis tout à fait pris avec mon ancien e-mail. Les seuls e-mails que je dois traiter maintenant sont ceux qui arrivent aujourd'hui. Tout dans le passé est couvert et je peux être certain à 100% que je n'ai rien manqué. Cela crée tellement de soulagement mental et élimine à peu près tout stress que j' éprouve en ce qui concerne le courrier électronique. Il est important de prêter attention à que vous ressentez en ce moment. Parce que ce sentiment est l'une des principales récompenses de l'empilement. Verrouillez-vous sur ce sentiment et vous pouvez prendre l' habitude du jour au lendemain. Cela devrait ressembler à l'un de ces moments où vous êtes dans un avion, un train ou sous la douche, où votre esprit est complètement libre de penser clairement. À partir de maintenant. J'ai changé les choses et sorti de ma boîte de réception pour le reste de la journée. Les gens sont souvent surpris par cela. Ils sont confus que je ne remets pas tout dans les dossiers d' actions et que je les réutilise. Voici pourquoi je reste dans ma boîte de réception le reste de la journée. La principale raison est qu' il est vraiment difficile de répéter l'ensemble du processus encore et encore le même jour, surtout parce que les conversations actives impliquent plusieurs réponses. J'aurais juste fini de déplacer un e-mail dans un dossier d'actions uniquement pour que la réponse suivante le réapparaisse dans ma boîte de réception. Je m'occupe des courriels qui arrivent pendant la journée depuis ma boîte de réception. Si j'en ai fini avec un e-mail, j'archive ou je traque. Si je sais que je ne vais pas m' occuper d'un e-mail ce jour-là. Je le déplace simplement dans un dossier d'action et je l'empilerai demain. Je continue cela jusqu'à la fin de la journée. Tout ce qui reste fait partie de mon cycle d'empilement pour le lendemain, ce qui n'est généralement pas beaucoup de courriels. C'est donc tout pour le haut niveau du processus. C'est vraiment simple, non ? Maintenant. Je vais parcourir le processus une fois de plus un peu plus de détails et souligner quelques autres choses qui aideront à maintenir le processus. Il s'agit d'une boîte de réception typique. Vous avez vos dossiers sur votre gauche, vos messages en haut et votre message mal en dessous. Je sais maintenant que les configurations de certaines personnes sont différentes, mais cela vous donne une image de haut niveau de ce qui se passe. Je commence donc par vider ma boîte de réception. Je clique sur chaque e-mail pour savoir où il va. Si je n'en ai pas besoin, je l' archive ou la déchire. Sinon, il va dans un dossier d'actions particulier. Maintenant que j'ai fini de travailler sur tous ces e-mails, je vais dans mon dossier de réponses, qui est mon premier dossier, les e-mails que je déplace de ma boîte de réception aujourd'hui ou maintenant dans ce dossier ainsi que dans le dossier e - des messages que j'ai eu restes de la veille, vous constaterez que vous ne pouvez souvent pas répondre à tout ce qui se trouve dans ce dossier ce jour-là. Habituellement, parce que vous attendez des informations avant pouvoir répondre ou que vous n'avez que du temps. Lorsque j'ouvre un dossier, j'ai trouvé que la meilleure stratégie consiste à signaler les e-mails auxquels je veux répondre. Et je connais déjà tous ces courriels, donc c'est rapide. Ensuite, je réponds. Archiver trash comme j'ai fini. Ensuite, je passe au dossier suivant et je fais exactement la même chose. J'ai signalé les courriels auxquels je suis allé répondre, puis je les archive ou les trash quand j'ai fini. Et je rince et je répète pour chaque dossier. Lorsque j'ai signalé des e-mails, je fais quelque chose de vraiment puissant. Je prends une décision consciente sur quoi je vais travailler. Mais plus important encore, ce sur quoi je ne vais pas travailler parce que j'ai regardé ces courriels et décidé qu'ils n' étaient pas importants, c'est quelque chose que je peux ignorer en toute sécurité, ce qui élimine tout J' ai de l'anxiété qu'ils glissent dans les mailles du filet. Une fois que j'ai fini de parcourir tous mes dossiers, je peux être sûr que tout ce que je n'ai pas traité ce jour-là était important. En faisant cela, je dissipe toute anxiété d'oublier de traiter un e-mail. Et d'un autre côté, cela libère une tonne d'espace de tête. Cela apporte un pouvoir que je peux appliquer à mon travail. Si vous suivez ce processus une fois et faites attention à la concentration et à la concentration que vous avez pour le reste de la journée. Comme je l'ai mentionné plus tôt, cela ressemblera à ces moments où vous êtes dans un train ou un avion ou que vous êtes en vacances, et rien à ce moment-là ne peut vous distraire de la tâche à main. cette raison, quand je veux être ma plus créative, je suis en premier. Et je fais la même chose pour mon dossier moi, pour mon dossier de transfert, pour mon dossier de révision. Enfin, j'arrive à mon dernier dossier, le dossier. Je m'assure de faire une passe rapide juste pour m'assurer que je ne manque rien. Maintenant, j'en ai fini avec ma pile, mais à ce moment-là, ai probablement plus de courriels dans ma boîte de réception. Et voici la partie que j'ai expliquée plus tôt. À partir de ce moment, pour le reste de ma journée de travail, je vais traiter les courriels directement depuis ma boîte de réception. Pourquoi ? Parce que ces e-mails impliquent souvent des conversations actives. Vous répondrez à quelques courriels, quelqu'un d'autre répondra, vous recevrez de nouvelles conversations et d'autres courriels arriveront. Si je les mets d'abord dans des dossiers, cela devient vraiment gênant. Il est beaucoup plus facile de gérer des conversations et des activités actives depuis ma boîte de réception. Vous allez traiter ces e-mails en répondant, en déléguant, en planifiant, en vérifiant ou en transférant. Et au fur et à mesure que vous les traitez, vous allez archiver ou détruire. S'il y a des courriels dont je sais que je n'ai pas affaire avant demain, je les ai juste déversés dans mon dossier d'actions pour que je sois prêt à empiler le lendemain. Le lendemain, je prendrai tous les nouveaux e-mails vidés de ma boîte de réception dans mes dossiers d'actions , puis je vidés de ma boîte de réception dans mes répéterai le processus. Maintenant que je suis passé par là, vous devriez avoir une compréhension claire du processus. Vous allez commencer par vider votre boîte de réception. Ensuite, vous allez traiter le premier dossier en l'ouvrant, signalant les e-mails sur lesquels vous allez agir, agissant sur eux, puis en archivant les déchets. Vous allez répéter cette opération pour le deuxième dossier et faire de même pour les dossiers restants. Ensuite, vous allez travailler hors de votre boîte de réception le reste de la journée en prenant des mesures et en archivant ou en traçant des courriels. Le lendemain, vous recommencerez le processus. Quand tu fais ça. Faites attention à ce que vous ressentez d'avoir une boîte de réception vide et à ce que ressentez d'avoir une fermeture sur votre e-mail. Il est essentiel de reconnaître émotionnellement ces points dans temps, car ils ont deux des plus grandes récompenses qui proviennent de l'empilement. Et ils sont souvent sous-appréciés. Maintenant que vous avez les bases du traitement de votre e-mail, jetez un coup d'œil à la prochaine leçon pour apprendre comment mieux gérer le temps que vous passez à l'envoi d'e-mails. 6. Possédez votre heure de courriel: Dans le dernier segment, je vous ai montré le processus de pile. Dans ce segment, je vais vous montrer ma stratégie de gestion du temps de messagerie. Ce que je vais vous montrer est simple mais crucial parce que ça va vous donner ce qui constitue la méthode de pile de niveau de base. Vous avez besoin à la fois du processus que je vous ai montré dans le dernier segment, et vous avez besoin de cette stratégie de gestion du temps de messagerie pour tirer parti de la méthode de pile. Je commencerai par comprendre comment le processus est lié à mon calendrier. Pour vous rafraîchir, le processus commence par l'ouverture de votre boîte de réception et l'utilisation de touches rapides pour trier les e-mails dans vos dossiers d'actions. Ensuite, vous ouvrez votre premier dossier, signalez ce que vous allez traiter ce jour-là, et vous répondez plutôt qu'une archive ou une corbeille lorsque vous avez terminé, puis vous faites exactement la même chose avec votre prochain dossier. Et répétez le processus jusqu'à ce que tous vos dossiers soient terminés. À partir de là, vous traitez e-mails directement sortis de votre boîte de réception. Si j'en ai fini avec un e-mail, je l'archive ou je le déchire. Et si je sais que je ne vais pas m' occuper d' un e-mail ce jour-là. Je le déplace simplement dans un dossier d'action et je l'empilerai demain. Et je continue à le faire jusqu'à la fin de la journée. Tout ce qui reste, ça fait partie de mon cycle d'empilement pour le lendemain. Il y a essentiellement trois étapes clés ici. Un, N15, ce que nous ferons dans un ensemble, puis la deuxième étape, qui se fait pour le reste de la journée. Voici à quoi ça ressemble sur mon calendrier. Et je veux dire, c'est littéralement que je réserve du temps pour traiter mon e-mail sur mon calendrier et ça ressemble à ça. L'une des entrées du calendrier indique les dossiers de pile et l'autre indique que boîte de réception de pile 11 b se fait ensemble dans un bloc d'heures au début de la journée. Ensuite, j'ai deux autres blocs d' une demi-heure pour utiliser mon e-mail pour le reste de la journée. Je viens vider ma boîte de réception et parcourir mes dossiers d'actions de neuf à dix. Habituellement, ça ne me prend pas toute une heure. Ensuite, j'adresse tous les courriels qui arrivent le reste de la matinée de 1 à cent trente heures et encore de 17 h à 17 h 30. Avant de rentrer chez moi, je sais que certains d'entre vous pensent qu'il n'y a aucun moyen de répondre à vos e-mails trois fois par jour. Retenez cette pensée. Je vais vous montrer comment c'est possible dans quelques minutes. Mais je veux d'abord finir cette pensée. Si vous êtes quelqu'un qui doit répondre aux e-mails dans le cadre de son travail tout au long de la journée. exemple, si vous travaillez dans le service client ou que vous faites partie d'un service d'assistance, Par exemple, si vous travaillez dans le service client ou que vous faites partie d'un service d'assistance, vous n'utilisez que la journée entière pour la deuxième partie. Dans ce cas, vous bloquerez toujours le temps sur votre calendrier pour la pile dans votre dossier dans la première partie en rouge ici. Vous ne voudriez pas bloquer le temps de la deuxième partie. Cela ne ferait qu' une partie de votre journée de travail. Rien de tout cela ne doit être statique. Je déplace mon e-mail jour après jour. Et parfois, cela signifie même faire cela l'ordre ou abandonner une session. Regardez mardi et jeudi. Je n'ai pas le temps d'empiler mes dossiers ces jours-ci cette semaine. C'est bon. Je sais que je vais me rattraper. J'ai passé une semaine où je ne peux empiler mes dossiers qu' une fois que cela se produit. Quand cela vous arrive, ne paniquez pas. Concentrez-vous simplement sur votre prochaine session d'empilement planifiée et remettez-vous sur la bonne voie. Encore une chose, ne vous sentez pas coupable de le faire lorsque vous planifiez, surtout en planifiant ces heures récurrentes sur vos calendriers, les e-mails fonctionnent. Vous devez donner votre autorisation pour y travailler. Si ce n'est pas le cas, vous n' aurez pas d' horaire réaliste et vous travaillerez la nuit et le week-end pour rester au courant de tout. N'importe quel jour. J'ai travaillé pendant les heures de travail, un e-mail pendant les heures de courrier électronique sans l'anxiété mentale ou la panique que plupart des gens éprouvent à l' égard de leurs e-mails. Je suis propriétaire de mon temps de courriel, je suis en contrôle. Je me souviens encore de la première fois que j'ai mis cela en jeu il y a des années cette semaine-là j'étais littéralement deux fois plus productif parce que je me concentrais beaucoup mieux sur mon travail. C'est l'une des choses qui m' a incité à mettre ça en classe pour que je puisse le partager avec vous tous. J'ai une autre pièce connexe programmée pour vous montrer avant de vous montrer comment le faire facilement. Donc, certaines personnes m'aiment, aiment empiler leurs dossiers le matin et travailler hors de leur boîte de réception pour le reste de la journée. Mais beaucoup de gens trouvent qu'il est plus facile de retourner l' horaire sur sa tête. Ils empilent leurs dossiers à la fin de la journée, puis le lendemain, ils entrent et sortent de leur boîte de réception toute la journée. Peu importe lequel de ces modèles vous utilisez ou si vous utilisez un autre motif. C'est juste important que vous le fassiez. Maintenant que j'ai couvert les fondements de la façon dont je planifie, je veux vous montrer exactement comment cela fonctionne un jour donné. La première chose est que mon temps d'empilement est déjà réservé sur mon calendrier. Je suis proactif quant à la gestion cette période, de sorte que je suis en charge de mon e-mail et que mes réunions soient généralement réservées quelques jours à l'avance. Je viens vider ma boîte de réception et je commence à travailler dans ma pile de dossiers. Et cela me prend généralement moins d'une heure. Vous constaterez que si vous empilez tous les jours, cet e-mail vous prendra de moins en moins de temps chaque jour, puis je travaille, puis je vérifie un e-mail, puis je fais un peu plus de travail que je vérifie à nouveau mon e-mail. Ensuite, je vais déjeuner. Lorsque je reviens de déjeuner, je jette un coup d' œil à mon e-mail avant de me rendre à ma prochaine réunion. Ensuite, j'arrive à l'heure de ma pile. J'ai empilé ma boîte de réception pour tous les courriels qui sont arrivés le matin. Ensuite, je fais du travail, revérifie mon e-mail à 14 heures, mais je me suis rendu compte que quelque chose d' urgent s'est produit. Je prends donc quelques minutes supplémentaires pour répondre à cet e-mail à ce moment-là. Ensuite, je retourne au travail, vérifie mon e-mail juste avant ma longue réunion de l'après-midi, je fais ma réunion, puis je termine ma journée en empilant ma boîte de réception. Donc, même si je vérifie mon e-mail tout au long de la journée, une seule fois dans la journée à 14h00. Est-ce que je l'ai laissé fragmenter mon emploi du temps ? Le reste de la journée, je suis resté concentré. Je pense que vous constaterez qu' avec 99 % des e-mails, vous pouvez attendre une heure ou deux pour répondre sans rien affecter. Si quelqu'un a vraiment besoin de quelque chose d'urgence, il viendra me chercher. Pensez-y de cette façon. Si quelqu'un a besoin de quelque chose d'urgence, il est de sa responsabilité de vous retrouver. Ils peuvent m'envoyer un texto, ils peuvent m'appeler, ils peuvent même venir à mon bureau. Je ne vais pas tuer ma productivité juste pour être réactif. La clé ici est d' être proactif et de contrôler la façon dont vous laissez les e-mails influencer votre journée. Essayez-le même pendant une journée et vous constaterez que vous pouvez le faire et que c'est une meilleure façon de travailler. La dernière chose que je voulais faire dans cette vidéo, c'est de vous montrer une formule rapide pour estimer combien de temps vous aurez besoin pour parcourir votre e-mail tous les jours. Commencez par le nombre d'e-mails que vous recevez quotidiennement. Vous avez ce numéro dans votre tête. Je pense qu'environ la moitié de vos e-mails sont des courriels indésirables ou courriels que vous pouvez détruire ou n' ont pas besoin de répondre ou de prendre des mesures. Prenez le nombre que vous venez de trouver et multipliez-le par 50 % et vous obtiendrez le nombre d'e-mails d'action. Il s'agit du nombre d'e-mails sur lesquels vous devez agir. Si vous recevez 200 courriels par jour, vous aurez environ 100 courriels sur lesquels vous devez agir. Prenez maintenant ce nombre, par exemple, un 100, et multipliez-le par 1,5 minute et vous obtiendrez une estimation approximative du temps que vous passez quotidiennement par e-mail. Maintenant, certains e-mails prennent plus de temps et prennent moins de temps en fonction de votre travail, ces chiffres peuvent changer, mais cela vous donnera une bonne estimation à utiliser. Voici un tableau pour vous aider à le comprendre. Si vous recevez 100 courriels, vous aurez besoin d'un peu plus d'une heure pour gérer vos e-mails. Et je recommanderais même d'arrondir pour commencer. Il vaut mieux surestimer ici, puis reculer. Je sais que la planification de votre temps à empiler et à suivre le processus revient naturellement à certaines personnes. Si vous êtes comme moi, vous pourriez être plus difficile à tirer. Et cela n'a rien à voir avec vous. C'est parce qu'il est difficile de construire de nouvelles habitudes. J'ai un segment sur la construction des habitudes qui voudra certainement regarder. Mais avant cela, dans les deux prochaines vidéos, je vais vous apprendre deux de mes techniques de méthode de pile préférées. Faites cinq plus et la technique Remind, vous êtes presque là. Allons y arriver. 7. Gérer les tâches avec le dossier DO: Dans la dernière vidéo, j'ai passé en revue ma stratégie de gestion du temps de messagerie. Cela fonctionne pour la plupart, mais parfois, leurs e-mails nécessitent une action qui peut prendre tout ou même plus de temps que j'ai alloué à l' empilage un jour donné. Je veux vous montrer comment je gère ces problèmes. Beaucoup de gens que j'ai enseignés en classe disent que c'est leur technique de pile préférée. Vous savez déjà que tous les e-mails ne sont pas créés égaux uniquement en fonction de l'action requise pour les traiter. Mais les e-mails ont également une autre dimension , et c'est le temps qu'il faut pour les compléter. Je vais vous montrer comment cela prend en compte votre stratégie de gestion du temps de messagerie et ensuite comment cela se rapporte à votre dossier do. Voici mon temps d'empilement. Ma séance matinale consiste à vider ma boîte de réception dans mes dossiers d'actions, puis à parcourir ces dossiers, puis à traiter tous les e-mails exploitables entrés dans le passé. Ensuite, mes deux créneaux de l'après-midi sont là pour traiter les e-mails qui arrivent dans ma boîte de réception pendant la journée. Imaginez si j'ai reçu un e-mail qui nécessitait une heure à traiter et un autre les 30 minutes nécessaires pour traiter la veille. Ils sont arrivés lors de ma première séance d'empilement. Un autre e-mail de 30 minutes est arrivé le matin et quelques courriels de 15 minutes sont arrivés dans l'après-midi. Si je répondais à tous ces e-mails pendant mon temps d' empilement de blocs, me resterait une tonne d' e-mails que je n' ai pas reçus ce jour-là. Ce que j'ai découvert, c'est qu' il existe essentiellement deux grandes catégories d'e-mails basés sur le temps. Ce que j'appelle des e-mails faciles et des e-mails d'effort. E-mails faciles. Il suffit de prendre quelques minutes pour répondre à un effort. Les e-mails prennent beaucoup plus de temps à traiter. Si vous vous souvenez d' une vidéo précédente, chaque fois que je reçois un e-mail, je dois passer par quatre étapes. Je dois l'ouvrir. Je dois le scanner, lire si c'est long, je dois décider quoi en faire et agir dessus. Si je disséque le processus d'action sur un e-mail, il est clair qu'il comporte en fait deux parties : la préparation et la réponse. Je dois comprendre ce que je vais dire. En fait, nous faisons quelque chose. Ensuite, je dois écrire l'e-mail et cliquer sur Envoyer. Permettez-moi de décomposer un peu plus cela pour que vous soyez clair sur ce dont je parle. Parfois, la préparation n'est qu'une simple pensée qui ne prend que quelques secondes. Et je peux rédiger le message en une minute et en avoir fini avec. Par exemple, quelqu'un m'a demandé de prendre une décision. J'y réfléchis pendant quelques secondes, puis je réponds. Ce sont les e-mails faciles dont je viens de vous parler. Parfois, je dois faire travail plus sérieux avant de pouvoir répondre, comme rédiger un rapport ou faire des recherches, et cela peut prendre 15 minutes, une heure, voire plusieurs heures avant que je puisse le faire. répondre. Ce sont les courriels d'effort dont je vous parlais. Il est assez clair ici que les e-mails faciles doivent être travaillés différemment des courriels d'effort. Je vais donc vous montrer comment je le gère et c' est là que le dossier do entre en jeu. Lorsque je travaille sur mon e-mail, j'accorde une attention particulière aux e-mails d'effort au fur et à mesure que je passe au bout du processus. Et pour être clair ici, un e-mail d'effort m'est un e-mail qui va me prendre plus de cinq minutes. Ce que j'ai compris, c' est que si je pense que ça va me prendre plus de cinq minutes, il me faudra probablement 15 minutes ou plus pour répondre. Voici ma boîte de réception. Et supposons que c'est ma séance d'empilement au début de la journée. Le premier e-mail arrive et j'ai décidé qu'il appartient à mon dossier de viande. Ensuite, j'en suis arrivé à la deuxième et j'ai réalisé qu' il me faudra plus de cinq minutes pour répondre. Cela signifie pour moi que c'est un e-mail d'effort et ça va me prendre 15 minutes ou plus à faire. Au lieu de le placer dans mon dossier de réponses, je vais le placer dans mon dossier Do. Et pour m'aider à me souvenir, au lieu de simplement l'appeler pour faire le dossier, je l'appelle le dossier do five plus. Là où les cinq plus me rappellent de mettre ici des courriels qui me prendront plus de cinq minutes. Et je continue tout au long de ce processus, plaçant des e-mails dans les dossiers respectifs. À moins que je ne rencontre un autre e-mail qui nécessite plus de cinq minutes. J'ai ouvert mon dossier do five plus et j'ai suivi mon processus habituel d'empilement des e-mails. Mais cette fois, je fais quelque chose de légèrement différent. J'ai ouvert mon calendrier et créé des entrées de calendrier à l'aide de la ligne d'objet et mes e-mails marqués en utilisant le mot faire cinq plus pour indiquer que c'est mon dossier du et la ligne d'objet pour que je puisse trouver le e - courrier. Et lorsque je fais cela, je m'assure d' allouer le temps nécessaire pour accomplir la tâche. Désormais, au lieu d'archiver ou de supprimer l'e-mail d'origine, je le marque comme prévu en appliquant une catégorie ou une étiquette colorée. De cette façon, je sais qu'il a été programmé mais qu'il n'est pas terminé. Et je répète le même processus avec mes autres courriels signalés. Maintenant, lorsque ce créneau horaire apparaît sur mon calendrier pendant ma journée de travail, je sais que je peux facilement trouver que l'e-mail peut faire cinq plus dossier parce qu'il a le mot faire cinq plus dans l'entrée du calendrier nom, qui me dit que c'est dans mon dossier du, qui est rapide à trouver. Une fois que j'ai agi dessus, je peux l'archiver ou le détruire. Et je fais exactement la même chose avec le prochain e-mail lorsque ce créneau horaire arrive. Dans cet exemple, je place les rappels par e-mail dans mon calendrier le même jour, mais vous pouvez les programmer à tout moment dans le futur. Je le planifie souvent pour des jours, des semaines ou même des mois à l'avenir en fonction de la chronologie de l' action, je veux m'assurer que vous comprenez exactement ce qui se passe ici. abord, vous allez identifier l'e-mail qui prend plus de cinq minutes et le placez dans votre dossier do five plus. Ensuite, vous allez vérifier les heures d' ouverture de votre calendrier dans l'heure du livre pour l'e-mail de votre calendrier. Assurez-vous que lorsque vous modifiez la couleur de l'e-mail pour indiquer qu'il a été programmé ? Vous reviendrez dans ce dossier à l'heure prévue et répondrez à l'e-mail qui l'archive ou le transmettra à la corbeille, et c'est fini. Il s'agit d'un processus très simple, qui ne prend presque pas de temps et présente l'avantage supplémentaire de vous aider à mieux estimer votre charge de travail. La technique de Dossier gère l'un des plus gros cas de périphérie avec le courrier électronique. E-mails auxquels des tâches sont associées. Dans la vidéo suivante, je vais vous montrer comment gérer l'autre cas Big Edge qui vient avec les e-mails, c'est-à-dire comment suivre les demandes par e-mail à l'aide d' un e-mail. On y va. 8. La façon facile de suivre: Une question pour vous. Comment suivre une demande que vous envoyez par e-mail ? Par exemple, supposons que vous ayez envoyé un e-mail à un collègue demandant un fichier ou envoyé un e-mail à un fournisseur ou à un client demandant qu'une tâche soit effectuée. Comment pourriez-vous suivre ces demandes ? Est-ce que vous avez des notes autocollantes, des configurations, des rappels de suivi, écrivez-les sur une liste de tâches, priez pour que vous vous en souviendriez. Tant qu'il s'agit d'enregistrer, c'est quelque part. Je suis sûr que tout ce que vous utilisez fonctionnera. Cela dit, j'ai développé une petite astuce que je veux vous montrer. Supposons que vous envoyez un e-mail sur lequel vous avez besoin d'une réponse. Une fois que vous avez rédigé le message et que vous avez cliqué sur Envoyer, cet e-mail est envoyé au destinataire. En même temps, une copie est placée dans votre dossier envoyé. Il y a vraiment deux exemplaires, l'un qu'ils reçoivent et l'autre que vous avez comme enregistrement. Maintenant, si vous avez besoin de cet e-mail, vous devrez fouiller votre courrier envoyé pour le trouver parmi tous les autres messages que vous avez envoyés. Ce n'est pas si difficile, mais cela peut être encombrant, surtout lorsqu' il y a un moyen plus facile. Je le fais un peu différemment. Au lieu de simplement cliquer sur Envoyer après avoir tapé l'e-mail, je suis moi-même CCI, ce qui crée une copie en double qui va dans ma boîte de réception. Je prends ensuite cette copie et je la colle dans un dossier que j'appelle rappeler. Je sais que je pourrais simplement récupérer la copie de mon courrier envoyé, mais c'est trop douloureux et c'est évitable. S'il arrive dans ma boîte de réception, il n'y a aucun moyen de l'ignorer, ce qui m'incite à le placer dans mon dossier restant. Une fois que j'ai déplacé l'e-mail dans mon dossier de rappel, il est beaucoup plus facile de trouver et de répondre que s'il était intégré au reste de mon e-mail envoyé. Je viens de recevoir une poignée d'e-mails dans mon dossier de rappel à suivre et à suivre. Si vous jetez un coup d'œil au dossier de rappel, que j'ai ajouté ici en tant que nouveau dossier dans ma pile. Et pour moi, c'est mon quatrième dossier. Vous verrez que cette approche présente de nombreux avantages. abord, l'e-mail que je bcc et moi-même est la date et l'horodatage. Lorsque je regarde la liste des messages, je peux voir exactement quand ma demande a été faite à l'origine. Deuxièmement, il est également très pratique de voir toutes mes demandes en suspens au même endroit. Je peux rapidement les parcourir et voir si j'ai besoin de suivre un e-mail en particulier. Troisièmement, si j'ai besoin de faire un suivi à nouveau, je finis par ajouter au message électronique d'origine qui contient mes demandes ou demandes précédentes. J'ai eu des cas où j'ai dû faire un suivi avec des gens six ou sept fois pour obtenir une réponse. Et il devient très clair pour eux qu'ils ne peuvent pas me secouer. Cela est vraiment utile lorsque la situation nécessite que vous restiez au courant d'un fil de discussion ou envoyez plusieurs messages pour obtenir une réponse. Le processus global est simple et je vais vous montrer ce que je veux dire. Vous identifiez un e-mail à suivre, qui peut provenir de n'importe quel dossier. Vous êtes en CBC vous-même. Une copie est envoyée dans la boîte de réception. Vous le déplacez dans votre dossier de rappel. Et c'est là que se trouve l'e-mail. Si vous devez effectuer un suivi à nouveau, vous enverrez vous-même un e-mail à partir du dossier Rappel dans CBC et répétez le processus jusqu'à ce que vous obteniez votre réponse. Lorsque vous le décomposez, il ne s'agit que de deux étapes, c' est-à-dire de vous faire un tour sur tout ce que vous voulez suivre et de le placer dans votre dossier de rappel pour le suivre. Maintenant que vous devez rappeler le dossier, vous disposez de l'ensemble complet des dossiers de pile que j'utilise pour gérer ma boîte de réception. La technique Remind que je viens de partager avec vous, ainsi que la technique do five plus que j'ai abordée dans la dernière vidéo, rendent le système de pile complet. Les étuis couvrent les bords pour que vous sachiez que vous êtes complètement couvert et que rien ne glisse à travers les fissures. Ils vous donneront confiance, ce qui est important car c'est l'un des facteurs clés nécessaires pour que l'empilement devienne une habitude. Je vais couvrir tous les autres facteurs clés nécessaires pour que l'empilement devienne une habitude dans la dernière vidéo. Et faites certainement attention car cela vous aidera à éviter les pièges et à vous mettre au rythme de l' empilement beaucoup plus rapidement. Allons finir ça. 9. Un conte de deux habitudes: La dernière chose que je dois vous montrer c'est comment empiler une habitude. Vous pensez, d'accord, c'est facile, il suffit de le faire pour vous. C'est peut-être le cas. Maintenant, j'ai découvert que construire n'importe quelle nouvelle habitude peut être délicat et créer une nouvelle habitude de courrier électronique pourrait être encore plus difficile parce qu'il y a tellement d'écueils qui peuvent vous ramener dans votre ancienne façon de travailler . Et ils sont subtils. Pendant une journée, vous vous empilez, puis une semaine passe et vous réalisez que vous ne l'êtes plus. En tant qu'équipe de Double Gemini, nous avons beaucoup appris sur la création d' habitudes car nous devons enseigner aux gens les techniques de productivité autour de la gestion des e-mails, de la gestion des réunions et des projets. gestion et autres choses. Et nous devons le faire de manière à ce qu'ils restent au niveau individuel et au niveau de l'équipe. Je vais vous montrer ce que je sais sur la création d'une nouvelle habitude de messagerie travaillant avec les clients au cours de la dernière décennie. Vous avez l'habitude actuelle de recevoir vos courriels. Je vais appeler ça ton habitude de faire des courriels de facto. C'est ce que vous faites maintenant. Je ne suis pas sûr de vous, mais pour la plupart des gens que j'ai observés il y a deux gros problèmes avec leur habitude de faire des e-mails de facto. La première est qu'ils n'ont pas de processus bien défini pour gérer leurs e-mails. Le problème est que les choses glissent dans les mailles du filet ou qu'elles doivent constamment vérifier pour s' assurer que rien n'a été manqué. Et le résultat est que le courrier électronique occupe trop de place dans le mien et crée de l'anxiété. Le deuxième problème est qu'ils envoient des courriels par intermittence tout au long de la journée. Et je suis sûr que vous allez vous rapporter à cela ou vous connaîtrez des gens qui le font. Il a été bien documenté qu'il faut 15 minutes pour entrer dans la zone et au moins dix minutes de travail continu pour produire des résultats significatifs. Vous en avez probablement tous déjà fait l' expérience. Ce que je vous montre ici, c'est l'anatomie d' une tâche d'une heure complétée par la concentration. Eh bien, que se passe-t-il lorsque vous êtes interrompu par un e-mail pendant l'échauffement, il réinitialise l'horloge et vous avez nouveau un échauffement avant de commencer à travailler. Chaque interruption signifie que vous repassez le cycle, une interruption plus longue et plus vous devez passer de temps à vous échauffer. Et soudain, une tâche qui devait durer une heure s'est étendue à plus de deux heures. Est-ce que ça semble familier ? L'habitude de facto est une façon terrible de travailler. Il fragmente votre attention, ce qui tue la productivité, limite l'espace mental disponible et crée de l'anxiété. Ce n'est pas un hasard si le travailleur moyen passe six à huit heures supplémentaires en dehors du travail juste pour se faire rattraper. Si vous empilez, vous n' avez pas besoin de faire partie de cette statistique. L'empilage est meilleur à bien des égards. Pour commencer, le processus est complet et efficace. Je suis persuadé que lorsque j'en ai fini avec les courriels un jour donné, rien n'a glissé entre les mailles du filet. Cette confiance me donne la possibilité d'envoyer des e-mails quand il est temps d'envoyer e-mails et de travailler quand il est temps pour moi de faire mon autre travail avec pile, je suis productif et je suis productif pendant mon autre travail. Je contrôle et la différence est libératrice. Gardez à l'esprit que votre habitude de faire des e-mails de facto sera toujours là. C'est parce qu'on ne peut jamais vraiment se débarrasser d'une vieille habitude. Vous ne pouvez le remplacer que par un nouveau. C'est ce que dit la recherche et c'est ce que j'ai vécu. Pour éliminer votre nouvelle habitude, elle doit être meilleure dans tous les sens et vous devez éviter les pièges qui tentent de vous ramener dans votre ancienne façon de faire les choses. Je vais vous montrer les éléments essentiels que vous devez tirer pour passer à l' empilage comme habitude. Mais gardez à l'esprit qu'il y a beaucoup d'écueils. Si je vous les montrais tous, ce serait écrasant. En fait, dans la première passe les a tous inclus dans cette vidéo, mais c'était trop d'informations. Si vous avez encore du mal, tendez la main et je vous aiderai à surmonter la bosse. Les habitudes sont déclenchées par des déclencheurs. Ce sont les choses qui vous attirent dans l'habitude. Souvent, que vous ayez l'intention de faire l'action ou non, ce qui est cool, c'est que vous pouvez enterrer des déclencheurs pour vous empêcher de prendre une habitude et mettre en place nouveaux déclencheurs pour vous attirer dans le une nouvelle habitude que vous essayez de construire. Selon vous, quel est le plus grand déclencheur qui attire les gens dans leur habitude de faire des e-mails de facto. Je vais vous laisser y réfléchir une seconde. L'heure est écoulée. Ce sont des notifications. Je parle à la fois de notifications sur ordinateur de bureau et sur mobile. Vous devez les éteindre. C'est audacieux et cela peut être effrayant pour certains d'entre vous, mais vous devez dicter les termes de la façon dont vous interagissez avec votre e-mail. Vous ne pouvez pas laisser un programme dont les alertes sont définies par défaut se trouver sur le siège du conducteur ici. Cela peut sembler dramatique, mais chaque notification contextuelle que vous vérifiez perd un peu de vous-même. Maintenant, même si vous désactivez les alertes, vous continuerez de vérifier votre e-mail. Un peu moins souvent, ce qui va faire une grande différence dans votre concentration. Pour la méthode de pile, les déclencheurs se trouvent dans votre calendrier et ils configurés pour réapparaître jour après jour. Vous avez peut-être plus ou moins de temps que j'ai segmenté ici. Sinon, vous empilez des sessions peuvent être planifiées à différents moments. C'est bon. Ces entrées de calendrier sont là pour vous rappeler qu'il est plus efficace de faire votre e-mail par lots que ses ponctuels. N'oubliez pas qu'il se peut que vous receviez l' e-mail occasionnel auquel vous avez besoin de supprimer des éléments pour répondre, mais c'est l' exception, et non la règle. 99 % de vos e-mails peuvent être traités pendant votre pile. Même avec ces déclencheurs, les changements peuvent ne pas se produire le premier jour ou la première semaine où vous êtes empilé. C'est bon. Restez avec elle et vos schémas de travail changeront et vous aurez le contrôle. Les récompenses sont la prochaine pièce sur construction d' habitudes que je veux couvrir là-bas, les choses qui rendent l'habitude collante. Vous poussez à prendre l'habitude encore et encore et encore. Ainsi, la pepsine sort avec du dentifrice au début des années 1900 alors peu de gens se brossaient leur dentifrice avait une récompense intégrée. La recette comprenait de l'acide citrique, de l'huile de menthe et d'autres produits chimiques qui créeraient une sensation de picotement dans votre bouche. Cette récompense était tellement convaincante qu'en moins d'une décennie, la moitié de la population des États-Unis se brossait les dents. Les récompenses rendent les habitudes collantes et les bonnes habitudes sont transformationnelles. Il s'avère qu'il y a déjà une récompense avec des habitudes de courriel de facto et qu'il s'agit d'une récompense biologique. En tant qu'humains, nous sommes littéralement connectés pour obtenir une dose de dopamine chaque fois que nous obtenons de nouvelles informations. Peu importe s' il s'agit d'informations utiles, c'est juste que ce soit nouveau. Cela rend vraiment convaincant de vérifier votre e-mail tout le temps, car chaque fois que vous le faites, vous recevez cette petite récompense, vous utilisez la méthode statique. Vous obtiendrez la poussée de dopamine parce que c'est biologique et intégré. Et vous obtiendrez une autre récompense encore meilleure. Vous ressentirez un sentiment de clarté après avoir empilé. Le genre de clarté que je trouve est généralement réservé aux vacances ou douches que vous portez lorsque vous êtes dans une voiture, un train ou un avion, lorsque vous pouvez penser libre et à l'abri des distractions, vous obtenez cela car avec la méthode de pile, une fois que vous aurez effacé votre boîte de réception et travaillé sur vos dossiers d'actions, vous obtiendrez la fermeture de vos e-mails précédents. Vous savez, avec une confiance à 100 % que rien n'a été abandonné dans le passé, vous êtes en tête de tout. La seule chose à laquelle vous devez faire face, qui est beaucoup plus gérable ou les courriels qui arrivent aujourd'hui, je peux vous dire par expérience personnelle que c'est libérateur. C'est génial d' être dans cet état. En fait, je me pile avant d'avoir besoin de faire quelque chose de créatif ou de complexe. Je me pile avant chaque session d' écriture de scénarios pour cette série vidéo et cela a fait une énorme différence. Je pouvais aborder le travail avec plus d'espace mental parce que je me sentais en plein contrôle sur tous mes autres travaux, en particulier sur mes communications par e-mail. Lorsque vous le faites vous-même, portez une attention particulière à ce que vous ressentez après avoir vidé votre boîte de réception et vous avez fini de travailler dans vos dossiers d'actions. N'oubliez pas que c'est avant de commencer traiter les e-mails qui arrivent dans votre boîte de réception pour la journée. Ce petit moment entre le passé et le futur est mon présent pour vous. Il y a une autre pièce que je veux couvrir avec vous qui vous aidera à enfermer l' empilement comme une nouvelle habitude. Et c'est la motivation de le faire. Pour les personnes avec qui j'ai travaillé. La principale motivation qui anime leur habitude de facto est la réactivité. Cela peut provenir de la pression sociale, des attentes d'un manager, d'un client ou de ses collègues de travail de répondre aux e-mails et/ou à la pression interne. J'ai appris à beaucoup de gens qui estiment qu'ils ne réagissent pas assez rapidement pour ralentir leurs collègues ou ralentir leurs clients. Je comprends. J'y suis allé aussi. J'informe les gens si quelque chose brûle et ils ont besoin de moi immédiatement pour m'appeler ou m'envoyer un texto. Je ne suis pas quelqu'un qui vérifie mon e-mail toutes les cinq minutes parce que je travaille. Et cela aide également à se rappeler que la plupart des gens vous envoient un e-mail et que leur intention va ailleurs. Ils ne sont pas assis là à regarder leur ordinateur en attendant une réponse. y a de fortes chances que si vous étiez en réunion ou chez les médecins, ils pourraient attendre un peu de réponse et rien ne s'effondrerait. Les personnes qui accordent de la valeur à la productivité plutôt qu'à la réactivité ont de la valeur. Une fois que j'ai commencé à empiler, j'ai constaté que les gens me valorisaient beaucoup plus parce que j' étais capable de doubler ma production chaque semaine. Et ce n'est pas exagéré. ironique, c'est que mes clients me voient souvent comme plus réactif que tout le monde , car avec la méthode de la pile, rien ne glisse dans les mailles du filet. S'ils m'envoient un e-mail, je suis fiable. Je suis 100% fiable pour répondre. Le secret pour s'enfermer, pour ancrer cette motivation est de relier l' empilement à la façon dont vous vous identifiez. J'ai un ami qui s' entraîne tous les jours et qui travaille tous les jours depuis plus de 30 ans, a littéralement jamais manqué une journée. Je lui ai demandé comment il s'en était sorti. Sa réponse a été que c'est juste qui il est. C'est quelqu'un qui s' entraîne tous les jours, fait partie de votre identité que vous êtes organisée. Organisez les gens, empilez tous les jours. Si ce n'est pas vous, est-ce que votre identité est délivrée ? Les personnes qui livrent des piles ou êtes-vous quelqu'un de fiable ? Des personnes fiables empilent leurs e-mails ? Le but ici est de faire en sorte que cela fasse partie de votre identité. Dis ça avec moi dans ta tête. Je suis quelqu'un qui empile tous les jours. Je suis quelqu'un qui contrôle totalement mon e-mail tous les jours. Je suis quelqu'un qui a réussi, c'est pourquoi j'ai empilé quotidiennement. Il sera tellement plus facile de le faire partie de votre identité , surtout à long terme. Il est beaucoup plus facile de s'en tenir à n'importe quelle habitude lorsque vous le faites partie de ce que vous êtes. Vous avez maintenant parcouru l'intégralité de la série vidéo. Vous avez toutes les connaissances nécessaires pour que cela se produise. Cela dit, il y a des détails précis sur la mise en pratique de tout cela. Et ces détails se trouvent dans les vidéos pratiques pour vider votre boîte de réception à 0 pour commencer par configurer et utiliser les raccourcis clavier, comment désactiver les notifications, etc. Faites certainement attention à ceux-ci, en particulier celui des raccourcis clavier. 10. Comment Gmail : Guide de configuration: Bonjour, Bienvenue. Dans les vidéos suivantes, je vais vous présenter certaines de nos meilleures pratiques recommandées pour utiliser la méthode de la pile de manière efficace et facile. Nous voulons vous aider à réduire le stress associé au courrier électronique et à faire en sorte que votre boîte de réception soit à 0. Il est important de noter qu'il s'agit de recommandations. Ce ne sont pas des règles strictes. Nous voulons que le processus soit confortable et facile à entretenir. N'hésitez donc pas à le personnaliser pour qu'il s'adapte à vos besoins. La méthode de la pile est conçue pour vous faire gagner plus de temps et est totalement non destructive. Vous ne perdrez aucun e-mail important. Nous le promettons. Joyeux empilage. Bon, nous allons faire de la pile pour Gmail. Maintenant, la première chose que nous allons faire est de modifier les paramètres pour que nous soyons tous prêts et prêts à fonctionner. Nous cliquons donc sur le bouton Paramètres, allez à C, Tous les paramètres. Ensuite, je vais juste vous en montrer quelques-unes. Ce sont tous des préférences personnelles, donc peu importe comment vous voulez les configurer, c'est très bien. La chose que je veux vous montrer cependant, est que si vous faites défiler vers le bas, vous verrez la vue Conversation et vous pouvez même voir qu'elle vous indique si les e-mails du même sujet sont regroupés. Donc, si vous avez un tas de fils de discussion, ils seront tous sélectionnés et le petit groupe sera ensemble. De cette façon, chaque fois que quelque chose de nouveau arrive, vous pouvez voir le fil complet ci-dessous. J'aime donc sélectionner l' affichage de la conversation pour cette raison. La prochaine chose que vous pouvez faire, et c'est vraiment important en tant que notifications sur le bureau et sélectionnez les notifications masculines désactivées. Maintenant je sais que c'est un peu effrayant. Certaines personnes ont l'impression de manquer quelque chose. Mais je te promets que tu ne le feras pas parce que tu vas quand même vérifier tes e-mails. Mais ce que cela vous permet de faire, c'est de ne pas vous laisser distraire chaque fois que vous recevez un ping alors que vous essayez de vous concentrer sur autre chose. Vous voulez donc désactiver. La prochaine chose que nous allons faire, nos étoiles. Vous pouvez en utiliser autant que vous le souhaitez. Je pense que pour rendre les choses simples et efficaces, une étoile est généralement ce qu'il y a de mieux. Vous pouvez les activer ou les désactiver. Je vais faire une étoile. Et vous pouvez littéralement choisir couleur que vous voulez et simplement les faire glisser. Donc pour cela, je vais choisir une étoile rouge parce que je préfère ça et je vais la mettre là. Ensuite, le suivant est le plus important que vous allez sélectionner. Et ce sont les raccourcis clavier au-delà. Vous ne pourrez en fait aucun des raccourcis que je vais vous montrer sans cette option sélectionnée. Et si vous n'obtenez rien d'autre que les raccourcis clavier de cet atelier, vous gagnerez énormément de temps. Assurez-vous donc que c'est bien sélectionné. Lorsque vous aurez terminé, vous allez tout en bas et cliquez sur Enregistrer les modifications. Le mien est grisé car j'ai déjà sélectionné ces options. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer les modifications, vous avez terminé et vous pouvez simplement retourner dans votre boîte de réception. Bon, nous allons donc utiliser la méthode de la pile pour Gmail. Maintenant, je suis dans ma boîte de réception. Et avant de commencer, je tiens à attirer votre attention sur ces dossiers, appelés étiquettes dans la barre des tâches de gauche ces dossiers, . Je vais donc les appeler des étiquettes. Et nous avons choisi des noms courts et orientés vers l'action pour chacun d'entre eux. Vous remarquerez également que j'ai mis le numéro de l'étiquette à côté du nom. Et je l'ai fait délibérément parce que je veux garder cela dans l'ordre de priorité dans lequel j'aime vraiment travailler. Je préfère donc répondre à quelque chose avant de faire quelque chose, rencontrer quelqu'un, etc. Maintenant, si vous vous souvenez de la méthode de la pile, lorsque vous recevez un e-mail, vous passez par quatre étapes. Vous devez l'ouvrir, le scanner, vous devez décider quoi faire et ensuite vous devez agir dessus. L'idée de ces étiquettes ici est qu'elles vont éliminer certaines conjectures. Une fois que vous les avez placés dans les étiquettes appropriées, vous remarquerez que vous devez répondre à tout ce qui se trouve dans la réponse. Tout ce qui se trouve dans le dossier ou l'étiquette à faire est quelque chose que vous devez planifier vous-même, comme une tâche, etc. Nous allons donc les étudier dès maintenant. Je vais retourner dans ma boîte de réception et je vais scanner le message et décider à laquelle de ces étiquettes d'action il va se rapporter. Donc je vais dire que c'est un duo. Maintenant, je vais utiliser mes raccourcis clavier plutôt que faire glisser avec la souris car cela va gagner beaucoup de temps. Donc j'appuierais sur x, ce qui sélectionnerait réellement le message. Et puis je frappais V comme dans Victor. Et cela vous permet de le déplacer dans un dossier. Et puis tout ce que j'aurais à faire est de taper le numéro du dossier ou de commencer à taper le nom du dossier et il le remontera. J'ai donc décidé que c'était un ado. Je vais mettre le chiffre deux. Ça y est. Je vais appuyer sur Retour et voir si c'est bien là. Ça y est. Je vais donc parcourir ma boîte de réception en faisant exactement cela. Je vais dire que c'est une bonne chose à faire aussi. Encore une fois, je vais appuyer sur X V pour revenir. Celui-ci est une demande de rendez-vous et je vais le faire avec chacun de ceux que j'ai. Assurons-nous que la demande de rendez-vous est bien présente. Ça y est. C'est dans mon label. Je vais donc continuer à suivre toutes ces étapes et de la même manière et je le fais un peu plus lentement que d'habitude, juste pour que vous me voyiez faire ça, je vais vous dire c' est probablement une réponse. C'est ce que je vais faire. Donc tu vois comment je m'y prends. C'est donc une réponse. Celui-ci est pour révision et je vais juste travailler là-dessus d' une manière rapide et normale que je travaillerais dessus maintenant, celui-ci est probablement une demande de replanification, donc je vais dire ceci il peut s'agir d'une rencontre, celle-ci est probablement une réponse. Celui-ci est un do, celui-ci est ado. Celui-ci est un bulletin d'information. Je vais donc dire que c'est une critique. Je dirai que c'est une réponse, et je dirai que celle-ci est également une réponse. Et maintenant je vais prendre une grande respiration et un soupir de soulagement parce que devinez quoi ? Ma boîte de réception est vide. Maintenant que j'aurai fait cela, je vais passer à ces labels. Et je vais étudier chacune de ces étiquettes dans l'ordre dans lequel je les classe par ordre de priorité. Je vais donc d'abord passer aux réponses. Ensuite, ce que je vais faire ici, c'est dans ces étiquettes que vous avez créées, une fois que vous aurez déplacé les e-mails vers eux, vous verrez probablement que certains d' entre eux vont prendre un peu plus de temps et certaines d'entre elles peuvent être traitées en temps réel et archivées ou supprimées. Encore une fois, nous recommandons toujours l' archivage afin qu'il non destructif afin que vous puissiez toujours le rechercher et le retrouver plus tard. Je vais donc décider que celui-ci est rapide. Et ce que je vais faire, c'est utiliser les touches fléchées haut et bas. Je vais enregistrer tous les e-mails auxquels je pense pouvoir répondre en temps réel dès maintenant. Je peux donc répondre à celui-ci tout de suite, donc je vais le stocker. Et pour ce faire, j' utilise le raccourci clavier, j'utilise la lettre S comme dans Sam. Et je vais continuer à descendre. Je vais dire que ça va prendre du temps. Je peux certainement le faire maintenant. J'ai besoin de passer du temps là-dessus. Oui, je pense que ces deux-là sont bons pour l'instant. En fait, je pourrais probablement faire celui-ci aussi, celui-ci. Je vais donc dire que je vais également répondre à cela. Alors je vais revenir en haut de la liste ici. Et je vais appuyer sur R, qui est le raccourci clavier de réponse. Et je vais simplement répondre en temps réel. Ensuite, je vais appuyer sur Envoyer. Maintenant, j'ai déjà traité cela et vous verrez qu' il est également allé de l'avant et étiqueté comme prioritaire parce que c'est une règle que j'ai établie selon laquelle tout ce qui vient de Prashant arrive de cette façon et nous en reparlerons dans une minute. Mais comme je l'ai déjà fait, je n'en ai pas besoin pour le moment. Alors je vais aller de l'avant et cliquer sur Y. Qui l'archive ? Et les archives se trouvent ici. Si vous cliquez sur Plus, il est placé dans ce dossier de messagerie, qui est l'archive. Et vous pouvez toujours y faire une recherche. Je vais le faire pour chacun d'eux. C'est également une question à laquelle je vais répondre en temps réel. Je vais envoyer celui-là. Je l'ai déjà fait, donc je vais y aller. Vous pouvez également appuyer sur ce bouton, mais je vais appuyer sur Y pour archiver. Ensuite, je faisais le dernier que j'ai sélectionné. Je vais aller de l'avant et y répondre. Envoyez-le. Encore une fois, je l'ai fait. Maintenant. Il ne me reste que deux choses dans mon dossier de réponses, et ce sont deux choses que je dois aborder plus tard. C'est donc quelque chose sur lequel je vais revenir et je ferais la même chose. Je passerais en revue les choses du calendrier. Est-ce que je fais la même chose que je voudrais faire en ce moment. Je dois le faire et celui-là je vais le faire plus tard parce que ça va prendre plus de temps. Et je les ferais en temps réel. Ensuite, archivez-les ou supprimez-les. C'est ainsi que vous utiliseriez la méthode de la pile. Vous passiez en revue votre boîte de réception, toutes vos étiquettes d'action, puis vous reveniez dans votre boîte de réception, poussiez un profond soupir de soulagement parce que vous n'avez rien là-dedans. Et puis, pour le reste de la journée, vous travailliez depuis votre boîte de réception. Donc, tout ce qui arrive avec vous sera traité en temps réel. Et ensuite, tout ce qui pourrait prendre un peu plus de temps, vous mettriez l'une de ces étiquettes d'action. OK, nous allons donc parler de la façon de créer vos dossiers d'actions dans la barre des tâches de gauche. Pour rappel, dans Gmail, on parle en fait d'étiquettes et non de dossiers. Ce que nous allons faire, c'est les configurer. Vous verrez en ce moment que j'ai déjà tous ceux que j'utilise normalement, donc j'ai une réponse à sept à répondre et ainsi de suite. Donc, pour les besoins de cette démo, je vais supprimer celle-ci afin de pouvoir en créer une nouvelle. Alors je vais juste y aller. Je vais supprimer cette étiquette et en créer une nouvelle. Vous voyez donc comment procéder. Je voudrais donc descendre à l'endroit où se trouve cette flèche à côté du mot Plus. Cliquez dessus. Et si vous faites défiler la page vers le bas, vous remarquerez qu'il est écrit « créer une nouvelle étiquette » en bas. Je vais cliquer dessus. Et je vais commencer et taper trois viandes. J'ai donc supprimé cela il y a une seconde. Je vais donc y aller et ajouter ça à nouveau. Maintenant, si je voulais en faire un sous-niveau, je pourrais le faire. Et nous n'allons pas le faire pour celui-ci en particulier parce que nous voulons que ce soit une étiquette principale. Je vais cliquer sur Créer. Et puis si on fait défiler vers le haut, c'est ici, Il a été créé. Et vous pouvez ajuster la couleur de l'étiquette. Vous pouvez le masquer ou l'afficher dans liste des étiquettes ici en cliquant sur ces trois points. Vous pouvez donc procéder ainsi pour chacun de vos dossiers principaux. Et puis pendant sept ans, quand vous le créeriez. Et nous verrons comment développer cela dans une seconde. Nous savons maintenant qu' une à six seront des actions que vous ferez régulièrement. Une autre façon de les gérer est d'aller dans Paramètres, aller dans Afficher tous les paramètres. Et là où il est écrit Labels. Cela vous permet d'afficher, de masquer et de faire différents choix concernant préférences si vous souhaitez afficher une lecture amusante, etc. C'est donc une façon de le gérer via les paramètres. J'aime vraiment le faire dans la barre des tâches de gauche. Parlons donc également du dossier Wind. Ce sont donc vos dossiers d'actions, comme vous l'avez vu précédemment, nous allons déplacer les e-mails dans ces étiquettes particulières afin de savoir quoi en faire lorsque nous traiterons nos étiquettes. Quand le dossier est un peu différent. Vous pouvez donc voir ici que si je clique sur cette flèche, elle s'effondre et l'agrandit. Et vous verrez que vous pouvez créer tous ces dossiers en dessous. Maintenant, le dossier wind est utilisé pour les projets actifs. Supposons que vous travailliez à la création d'une présentation d'octobre comme cette première étiquette. Tout ce qui entre dans votre boîte de réception, vous pouvez créer une règle pour qu'il aille directement dans ce dossier afin qu'il n'ait pas à encombrer votre boîte de réception. Vous pouvez également prendre tous les e-mails que vous recevez et les y déplacer. Supposons que j'ai reçu celui-ci dans ma boîte de réception parce que je n'ai pas encore défini la règle. Et je veux que cela aille de l' avant et que cela passe à la création de la présentation d'octobre. Je le fais de la même façon que tu m'as vu déplacer les e-mails tout à l'heure. J'aurais x, v, je commence à taper le mot créer. Vous pouvez voir qu'il le tire juste ici, appuyez sur Retour. Et alors voyons voir, est-ce là ? Ça l'est. Ce serait donc un excellent moyen pour vous de gagner du temps également. Et encore une fois, vous ne voulez pas avoir trop de dossiers pour que cela soit vraiment écrasant. Mais c'est pour les projets actifs, présentations, les choses de ce genre sur lesquelles vous travaillez en ce moment. Et quand tu auras fini, tu pourras cacher le dossier. Quand tu auras fini. Si vous le supprimez, il le supprime, donc je vous recommande de le masquer. Et une fois que vous l'aurez masqué, vous n'aurez pas à le voir activement dans le dossier unique. Et encore une fois, tout comme lorsque nous avons archivé nos e-mails plus tôt, lorsque vous allez dans cette zone réservée aux hommes, c'est là que le dossier apparaissait. C'est donc ce que je recommande. Et vous pouvez facilement les créer. Ensuite, vous pouvez également les renommer, les déplacer ou faire ce que vous préférez. Encore une fois, c'est l'ordre dans lequel j'aime travailler. C'est ainsi que j'aime les nommer. Vous pouvez appeler l'une de ces transactions ou factures, quel que soit votre flux de travail. C'est ce que tu veux faire. Ok, donc l'une des choses les plus importantes pour faire de la pile une habitude que vous pouvez maintenir est de réserver l'heure sur votre calendrier. Et je vais vous montrer comment créer du temps dans votre calendrier afin que vous travailliez tous les deux à temps dans votre calendrier afin que vous travers le processus d'empilage où vous empilez dans votre boîte de réception, mettez des éléments dans vos étiquettes d'action et travaillez à travers ceux-ci. Et travaillez également depuis votre boîte de réception pendant la journée. Nous allons donc considérer cela comme deux choses différentes que nous planifions. Donc, la première chose que nous allons faire est de cliquer sur une heure pour laquelle nous voulons rendre disponible. Et je vais faire en sorte que ce soit une tâche. Je vais donc cliquer dessus. Donc ce que je vais faire c'est rentrer, disons neuf heures du matin. Et j' allais littéralement dans une pile. Je vais appeler ça des dossiers. La raison pour laquelle j'appelle ce dossier est que je veux passer le temps à parcourir ma boîte de réception, à les placer dans mes dossiers d'action ou étiquettes comme ils sont appelés et Gmail. Et en parcourant tout cela, je vais me donner une heure, ce qui est une bonne partie de temps pour tout faire pour essayer de mettre ma boîte de réception à 0. Maintenant, ce que je vais faire, c'est explorer d'autres options. Et je vais faire quelques choses que je veux que cela se répète tous les jours. Je vais donc dire que je veux que cela répète tous les jours de la semaine à cette heure. Et je vais marquer ça comme étant occupé. Et la raison pour laquelle je vais le faire est que j'ai besoin de ce temps pour m' assurer que je travaille dans ma boîte , puis dans mes étiquettes d'action. Maintenant, les gens demandent souvent pendant que tu vas te donner une heure entière de travail pour faire ça ? Oui. Je veux que vous réfléchissiez au temps que vous passez à lire vos e-mails quotidiennement, à les consulter, à vous laisser distraire par eux. Cela vous permettra d'avoir suffisamment de temps pour travailler sur vos e-mails, les traiter tous au carré, les traiter tous au carré, et ensuite vous pourrez simplement travailler sur tout ce qui arrive dans votre boîte de réception pendant la journée. Je vais donc cliquer sur Enregistrer. Et je vais choisir ça. Couleur rouge pour cela. Et vous remarquerez qu'il a été créé et qu'il se répète. Vous pouvez également le voir se répéter ici. Ensuite, je vais créer deux temps plus petits. Le premier sera à 13h. Et je vais appeler cette boîte de réception One Stack. Et ce sera exactement ce dont nous avons parlé, comment travailler dans votre boîte de réception. Je vais donc examiner plus d'options. Je vais le faire juste une demi-heure, et je vais le répéter tous les jours de la semaine. Changez la couleur pour qu'elle corresponde. Et je vais marquer que celui-ci est gratuit. Je marque ceci comme gratuit parce que c'est moi vérifie ma boîte de réception et que des choses peuvent survenir pendant la journée. Je veux que les gens puissent planifier ça, et cetera. Je vais donc cliquer sur Enregistrer, et vous verrez qu'il est là. Je vais faire encore une demi-heure juste pour m'occuper de ma boîte de réception. Et je vais le faire à, disons que je vais le faire à 430 h. Nous allons donc faire celui-ci à 430 heures. Et je vais aussi appeler cette boîte de réception One Stack. Je vais y aller et marquer que celui-ci est gratuit également. Modifiez également la couleur pour qu'elle corresponde aux autres temps de superposition. Cliquez sur Enregistrer quoi ? Celui-ci l'a rendu trop long, facile à modifier. On peut juste faire ça une demi-heure. Cliquez sur Enregistrer. Allons-y. Vous remarquerez que j'ai oublié de faire quelque chose d'important ici. Je ne l'ai pas fait récurrent, donc je vais revenir ici, assurer que chaque jour de la semaine est sélectionné, puis cliquer sur Enregistrer et le voilà. Alors pourquoi les deux sont différents ? Encore une fois, nous utilisons ce temps marqué comme occupé pour parcourir notre boîte de réception, puis nos dossiers d'actions ou étiquettes comme ils sont appelés et Gmail. Et ce sont littéralement pour traiter les e-mails qui arrivent pendant la journée. Maintenant, allez-vous toujours vérifier votre courrier électronique à différents moments ? Oui, tu le feras, et c'est très bien. Mais cela vous permet de vraiment vous asseoir, vous donner 30 minutes pour traiter e-mails auxquels vous pouvez répondre rapidement au cours de la journée. Ce qui est bien, c' est que nous pouvons les déplacer, disons, vous savez quoi, aujourd'hui, je n'ai pas vraiment le temps de passer une heure là-dessus et je vais devoir me rattraper demain. Je peux facilement le supprimer. Je peux également commencer par ma boîte de réception demain matin. Et je peux le déplacer vers le haut. Et je peux déplacer tout ça quand j'en ai besoin. Ce que d'autres personnes aiment faire, qui est un processus qui fonctionne bien pour certaines personnes, est de faire les dossiers de pile à la fin de la journée, puis de traiter leur courrier électronique d' abord dans la boîte de réception, puis de nouveau à l'heure du déjeuner. Vous pouvez donc le faire comme vous le souhaitez, mais vous voulez faire en sorte que le processus soit quelque chose que vous allez coller pour placer ces emplacements et un endroit qui vous convient le mieux. Nous allons parler de la façon de planifier le travail à l'aide de l'étiquette do. C'est un outil très utile car il vous permet d'ajouter à votre calendrier les tâches que vous avez reçues ou celles que vous souhaitez vous attribuer. Et c'est en fait en cela qu'il est différent du dossier meat, car le dossier meat est destiné aux invitations du calendrier et le dossier do aux tâches. Donc, ce que je ferais, c'est que je vais dire que j'ai déjà travaillé dans ma boîte de réception. J'ai tout mis dans les étiquettes appropriées. Je suis ici dans l' étiquette do et je veux planifier cette tâche pour moi-même. Je vais donc commencer parce que c'est quelque chose que je fais en temps réel en ce moment. Ensuite, je vais arriver à ces trois points en haut. Et je vais sélectionner Créer un événement, ce qui m'ouvre dans mon calendrier. Je taperais dans l'espace deux-points. Quand je regarde mon calendrier, je sais que c'est une tâche que je dois accomplir. Ensuite, je vais aller ici et supprimer tous les invités. C'est très important parce que c'est récupérer les invités par e-mail. Mais vous ne voulez pas envoyer une invitation au calendrier pour quelque chose que vous planifiez comme tâche pour vous-même sur votre calendrier. Assurez-vous donc de supprimer les invités et de trouver une heure pour la réunion. Alors je vais dire ça. Je vais prévoir du temps pour moi entre 11 h 12 jeudi pour effectuer cette tâche. Ensuite, je vais cliquer sur Enregistrer. Et tu verras que j'ai prévu cette heure pour moi. C'est inscrit à mon calendrier. Et ce qui est vraiment bien, c'est que si je l'ouvre, vous verrez que les e-mails sont réellement joints. Et c'est génial parce que lorsque je vais travailler là-dessus, j'ai toutes les informations dont j'ai besoin dans l'entrée du calendrier ici. Et je sais exactement sur quoi je dois travailler. C'est donc planifier des tâches à partir de l'étiquette do. C'est ce qu'on appelle le suivi avec rappel. Parfois, nous envoyons un e-mail et nous voulons en avoir un enregistrement facilement accessible. Vous souhaitez donc faire un suivi auprès d'un client. Vous devez vous assurer que vous vous souvenez de quelque chose d' important que vous devez faire. Maintenant, vous pouvez aller dans votre courrier envoyé et faire une recherche ici et rechercher le courrier. Mais c'est assez fastidieux et il existe un moyen plus simple de suivre les quelques e-mails que vous voulez vraiment suivre. C'est-à-dire en utilisant le suivi avec leur esprit. Laissez-moi vous montrer comment procéder. Je vais donc rédiger un nouvel e-mail et je vais continuer et disons que le sujet est « s'il vous plaît ». Revoir le dossier. Et puis je vais le faire de façon appropriée. Veuillez vérifier le fichier, disons F, G, H. Et je vais écrire quelque chose dans le corps de l'e-mail. Je vais juste faire quelques points. Maintenant, ce que je veux faire avant de l' envoyer pour m'assurer que je peux en garder une trace et le déplacer facilement dans mon dossier de rappel, c' est que je veux me BCC moi-même. Et c'est très facile à faire. Sur un Mac, vous devez exécuter Shift Command B qui ouvre votre champ BCC. Et je vais continuer et BCC moi-même, qui est cette méthode de pile sur gmail.com. Ensuite, je vais l'envoyer. Maintenant, vous verrez tout de suite qu'il apparaît dans ma boîte de réception. J'ai maintenant une copie de cet e-mail important que j'ai envoyé à un client. Donc, ce que je vais faire, c'est que je vais l'insérer dans mon dossier de rappel en utilisant les raccourcis que je vous ai montrés précédemment. Donc X, V, et je vais le mettre dans mon dossier de rappel, appuyez sur Entrée. Et puis ça y est. Donc, au lieu d'avoir à chercher mon courrier envoyé et de parcourir tant de choses pour le trouver. Il est là, prêt à être utilisé. Et au fur et à mesure que je travaille sur mes étiquettes d'action, j'y reviendrai et cela me rappellera d'aller de l'avant et de faire un suivi. Parlons donc de l' archivage et de Gmail. Il y a quelques points dont nous devons discuter. La première chose à faire est que vous allez cette zone plus ici avec une flèche vers le bas dans la barre des tâches de gauche et que vous cliquez dessus. Vous remarquerez qu'au milieu, il est écrit All Mail, all bail is the archive for Gmail. Tout ce que vous avez archivé y apparaîtra et si vous avez besoin d'effectuer une recherche, vous pouvez le faire ici. La prochaine chose dont je veux parler, c'est que vous m'avez probablement vu faire cela dans une vidéo précédente. Mais lorsque vous voulez simplement archiver quelque chose, vous pouvez appuyer sur X, puis sur la lettre Y pour l'archiver. Maintenant, je vais aller dans un dossier et un raccourci pour accéder à un dossier est, disons que je veux juste ouvrir le dossier de réponse. Je le ferais bien, un. Et ça ouvre ça et je vais appuyer sur Retour. Et maintenant je suis dans mon dossier de réponses. Je pense que G, L signifie «  go label », peut-être. Je suis là. Vous remarquerez maintenant que je peux archiver lorsque je suis dans une étiquette car elle est grisée. Ainsi, l'utilisation de la lettre Y vous permet de procéder à l'archivage. La prochaine chose dont je veux parler est lorsque nous démarrons le processus de la méthode de la pile, il est très courant que les gens aient mille, dix mille, vingt mille e-mails dix mille, vingt mille e-mails de plus dans leur boîte de réception. Et nous devons les nettoyer et archiver tout ce qui date de plus de trois semaines à compter de la date d'aujourd'hui. S'il date de trois semaines ou plus, il y a de fortes chances que vous ne le regardiez ou que vous l'ayez déjà traité. Pour ce faire, nous arrivions ici dans le courrier de recherche et nous tapions quelque chose comme ceci. Après le côlon, on met d'abord l'année, le mois et le jour, puis avant le côlon, l'année, le mois et le jour. Maintenant, je le fais souvent tous les six mois. J'en ai fait trois ici parce que nous venons de travailler avec quelqu'un qui en avait des milliers et des milliers. Si vous faites une période trop longue, cela ne va pas tout archiver et cela fera planter le système. Si vous avez dix mille, vingt mille e-mails dans votre boîte de réception, faites-le par incréments de trois mois par mois. Donc je tapais ceci , puis j'allais cette petite case ici et je cliquais dessus, et cela sélectionnerait chaque message pendant cette période. Ensuite, je vais sélectionner toutes les conversations qui correspondent à la recherche et sélectionner cette option. Et ce que ça fait, c'est qu'il arrête cette pagination. Voyez comment cela dit un à 20 sur plusieurs. Ainsi, tout ce qui se trouve dans cette plage de temps est sélectionné. Et puis je vais soit cliquer sur Archive, soit simplement faire Y. Et ça va aller de l'avant. Je vais confirmer cette action groupée. Je veux aller de l'avant et mettre ça dans mes archives, dire OK, et ça va le faire par morceaux. est donc ce qui va se passer. Et si je consulte mon propre courrier, toutes ces choses seront là. Un excellent moyen de gérer votre boîte de réception consiste donc à créer des filtres, appelés règles dans d'autres applications de messagerie. Et dans Gmail, on appelle des filtres. Maintenant, je veux d'abord attirer votre attention sur quelque chose, c'est-à-dire que si vous allez dans l'onglet Paramètres, vous pouvez toujours gérer les filtres que vous créez en allant dans C Tous les paramètres, puis entrer dans les filtres et l'adresse bloquée. Vous pouvez voir que j'ai déjà créé ces filtres, mais vous pouvez toujours les modifier ou les supprimer selon vos besoins. Donc, si je retourne dans la boîte de réception, je vais vous montrer comment créer un filtre. Supposons que je souhaite créer un filtre où tout ce qui est une newsletter n'est pas envoyé dans ma boîte de réception, mais directement dans une étiquette dans la barre des tâches de gauche. Je vais donc survoler l'e-mail pour lequel je souhaite créer un filtre. Ensuite, je vais cliquer ici dans le ruban Google et filtrer les messages comme ceux-ci. Une fenêtre apparaîtra et vous pourrez la rendre aussi précise que vous le souhaitez. Pour l'instant, je vais dire que tout ce qui contient le mot newsletter sera quelque chose pour lequel je veux créer ce filtre. Et vous remarquerez que j'ai mis un astérix après. Et c'est là pour que chaque fois que le mot newsletter apparaît n'importe où dans l'e-mail, il le saisisse. Je vais sélectionner Créer un filtre. Et puis une nouvelle fenêtre va apparaître dans ce qui me permettra de le personnaliser. Je vais donc décider de créer un filtre pour ignorer la boîte de réception. Je vais faire en sorte que la marque soit rouge. Ensuite, au lieu d' aller dans la boîte de réception, je vais lui demander d'appliquer l'étiquette. Il va donc ignorer la boîte de réception et aller directement dans mon dossier de révision. Et maintenant, la prochaine chose qui est vraiment importante est que je souhaite appliquer ce filtre à une conversation correspondante. Cela fait tout ce qui se trouve déjà dans votre boîte de réception. Il va être inséré dans ce dossier de révision afin que vous puissiez l'y avoir déjà. Et lorsque vous recevez un nouvel e-mail contenant le mot « newsletter », votre boîte de réception est ignorée et les filtres s'appliquent. S'il y a plus de conversations correspondantes contenant le mot newsletter, ce nombre sera plus élevé. Et je vais cliquer sur Créer un filtre. Vous pouvez le voir ici, il est déjà allé de l'avant et l'a mis en évidence. Si je vais dans ma boîte de réception, il l'a en fait sorti directement de la boîte de réception. Et si je vais dans mon dossier de révision, c'est le cas. C'est donc une astuce intéressante que vous pouvez utiliser lorsque vous empilez dans votre boîte de réception et que vous souhaitez ouvrir plusieurs e-mails en même temps. Je suis actuellement dans Gmail et j'utilise également Chrome comme navigateur. Cela fonctionne également bien sur Safari. Donc, ce que je ferais, c'est d'aller de l'avant et mettre simplement en évidence l'e-mail par lequel je veux commencer. Ensuite, j'appuierais sur la touche Commande. Et puis en même temps, je cliquais sur mon tapis de souris. Et vous verrez qu'une nouvelle fenêtre apparaît et son propre onglet, ce qui est très cool. Et je peux en faire autant que je le veux. Je vais donc continuer et faire la même chose ici. Et revenez en arrière et faites la même chose ici. Et puis vous verrez que plusieurs d'entre eux ouvrent tous différents e-mails. De cette façon, je pourrai aller de l'avant, les assommer et simplement y répondre en temps réel. Et quand j'aurai fini, je peux fermer l'onglet , puis continuer et faire ça avec chacun d'eux. Disons que j'ai répondu à chacune de ces questions et que c'est terminé. Ensuite, je pourrais les archiver directement dans ma boîte de réception et j'en ai fini avec eux pour la journée. 11. Comment utiliser Outlook Mac : Guide de configuration: Bonjour, Bienvenue. Dans les vidéos suivantes, je vais présenter certaines de nos meilleures pratiques recommandées pour utiliser la méthode de pile de manière efficace et facile. Nous voulons aider à atténuer le stress associé à la messagerie électronique et à faire passer votre boîte de réception à 0. Il est important de noter qu'il s' agit de recommandations. Ce ne sont pas des règles difficiles et rapides. Nous voulons que le processus soit confortable et facile à maintenir. N'hésitez donc pas à le personnaliser en fonction de vos besoins. La méthode de pile est conçue pour vous redonner plus de temps et est totalement non destructive. Vous ne perdrez pas d'e-mails importants que nous promettons d'être empilés. Ok, nous allons donc parler de la façon de configurer vos dossiers de méthode de pile pour Outlook Mac. Ce que nous allons faire, c'est passer en revue les dossiers de la barre des tâches de gauche. façon dont nous allons les configurer, c'est que nous allons faire un clic droit et une boîte de réception et créer un nouveau dossier. Maintenant, la raison pour laquelle je les ai mis ici sous la boîte de réception, c'est pour éviter qu'ils aient l'air encombré. Et puis cela me permet aussi de les effondrer et de les agrandir. Ainsi, si je ne veux pas voir les dossiers, j'ai une barre des tâches bien rangée à gauche. Si je veux voir les dossiers, je peux les développer en cliquant sur la flèche vers le bas. Maintenant, ce dossier sans titre, je voudrais aller de l' avant et nommer. La raison pour laquelle j'ai nommé ces dossiers cette façon est que ce sont mots orientés vers l'action qui me rappellent exactement ce que je dois faire avec chacun des e-mails lorsque je les mets dans le dossier. Donc, une réponse pour faire trois viandes, etc. Ce que cela me fait savoir, c'est que c'est une priorité dans laquelle j' aime faire mon flux de travail. Et cela peut être différent pour vous, vous voudrez peut-être le personnaliser pour vous. Disons que je n'avais pas ça, que je nommerais ce dossier une réponse et ainsi de suite. placez le numéro dans le nom du dossier réel, cela va flotter dans l'ordre dans lequel vous souhaitez travailler. Ok, on va donc parler la méthode de pile pour Outlook sous Mac. Ce que nous allons faire, c'est de me laisser d'abord attirer votre attention sur nos dossiers d'actions que nous avons créés. Vous verrez qu'ils sont imbriqués sous la boîte de réception. Et que nous les avons créés en utilisant courts mots orientés vers l'action qui nous permettent de savoir immédiatement ce que nous devons faire avec l'e-mail. Dois-je répondre à un e-mail ? Dois-je programmer un e-mail, etc. Vous remarquerez également que les numéros de priorité de la façon dont j'aime travailler se trouvent dans le nom réel du dossier. J'aime répondre à quelque chose, puis faire quelque chose, puis viande, etc. Encore une fois, vous pouvez personnaliser cela pour l'ordre dans lequel vous aimez travailler. Ce que nous ferions, c'est que nous examinerions notre e-mail. Et si vous vous en souvenez, il y a quatre étapes pour examiner et décider quoi faire avec un e-mail. Vous allez l' ouvrir. Vous allez le scanner pour décider quoi faire, puis vous allez agir dessus. disposer de ces dossiers d'actions qui ont le nom de l'action que vous allez devoir effectuer permet de gagner beaucoup de temps. Ce que je vais faire, c'est que je vais aller de l'avant et passer par e-mail. Et je vais prendre cette décision. De quel genre d'action s'agit-il ? Maintenant, je vais dire que celle-ci est une réponse, disons. Et je vais vous montrer un raccourci clavier pour gagner du temps pour déplacer vos e-mails de la boîte de réception vers les dossiers appropriés. Vous pouvez prendre votre souris et la faire glisser, mais cela prend beaucoup de temps par rapport à la commande Maj M, qui ouvre une boîte. Ensuite, vous pouvez entrer littéralement le numéro ou nom du dossier réel vers lequel vous souhaitez déplacer l'e-mail. Et ça arrive comme par magie. Donc, je vais dire que c'est une réponse, et ensuite je vais revenir. Et puis nous allons vérifier. Et le voilà, il l' a déplacé juste là-dedans. Nous allons le faire pour chacun d'eux. Je vais dire que c'est pour examen. Encore une fois, Command Shift M. Et celui-ci va le déplacer dans le dossier de révision. Allons vérifier. C'est là pour examen. Et nous allons le faire avec chacun d' eux et je vais prendre une décision. Je dirai donc que c'est une affaire. Celui-là, je vais vraiment sélectionner tout ce fil de discussion. Celle-ci est une affaire. Disons que celui-ci est dû aussi. Encore une fois, Commande Shift M, laissez-moi ouvrir la fenêtre. Je vais dire que celui-ci est un bulletin d'information, donc nous dirons que celui-ci est en fait une critique, et ainsi de suite. Vous allez le faire tout au long de tous vos e-mails. Et je vais aller de l'avant et le faire rapidement maintenant. Ainsi, vous pouvez voir que nous y travaillons très rapidement. Et puis je n'ai pas besoin d'utiliser ma souris et je gagne beaucoup de temps. Je vais dire que c'est une réponse. Et encore une fois, je peux rapidement décider de quel type d' e-mail il s'agit réellement. Je vais dire que c'est une réponse. Celui-ci va être un attaquant. Disons. On va juste, j'en ai presque fini avec ma boîte de réception, ce qui est assez incroyable, disons les îles ou les critiques. Il s'agit d'une critique. Il s'agit d'une demande de réunion. Nous allons vérifier que c'est arrivé là-dedans. Le voilà. Parfait. Et ensuite, on va continuer. C'est une affaire. Celle-ci est aussi une affaire. Il s'agit d'une critique. Et celui-là est enfin une affaire. Maintenant, je vais respirer profondément car ma boîte de réception est vide et je vais me sentir très bien à ce sujet. Ensuite, je vais parcourir mes dossiers. Le premier dossier prioritaire est la réponse. Ce que je vais faire ici, c'est que je vais évaluer ce que je peux signaler et traiter maintenant en temps réel. Ensuite, archivez ou supprimez. Et puis certains courriels ici peuvent être quelque chose qui demande un peu plus de temps et un peu plus d'efforts. Et je vais les laisser ici pour l'instant. Et encore une fois, ne les mettez pas dans ma boîte de réception dans le dossier de réponse. Je sais donc que même si je ne peux pas faire maintenant en temps réel, c'est une réponse et je sais ce que je dois en faire lorsque je vais travailler dessus plus tard. Pour marquer et Outlook pour Mac, vous devez en contrôler un. Et c'est le raccourci clavier qui vous permet de gagner du temps. Si vous souhaitez l' enlever, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris, accéder au suivi, effacer l'indicateur, et cela le retire. Si vous le faites assez rapidement, vous pouvez effectuer la commande Z pour annuler, mais cela dépend. Donc je vais aller de l'avant et marquer et ensuite utiliser les flèches haut et bas. vais juste signaler quelques choses que je veux traiter en ce moment. Et vous passeriez en revue toutes vos réponses et faites cela. Pour les besoins de la démo, je vais en faire quelques-uns. Et je le ferais littéralement. Je travaillerais en temps réel et je dirais : OK, c'est une réponse. Je vais dire, Super. Merci. Je vais l'envoyer. Et ce que je vais faire, c'est que je vais aller de l'avant et archiver ça. Vous pouvez maintenant le faire de deux manières différentes. Vous pouvez l'archiver à l'aide d'un bouton à l'aide de votre souris. Ou faisons-en un autre. Laissez-moi en signaler un autre qui ne vient pas de moi pour qu'il n' apparaisse pas dans ma boîte de réception. Contrôlez donc un à signaler. Je vais aller de l'avant et répondre à celle-ci. commande R est un raccourci pour répondre. Et je vais dire, oui, oui. Super, je vais l'envoyer. Et puis je vais aller de l'avant et archiver est maintenant un autre moyen d'archiver, autre que d' appuyer sur le bouton, c'est de faire le contrôle E. Et si je vais dans mes archives, c'est le cas. C'est une autre façon de le faire également. Je vais le faire pour chacun de mes dossiers. Supposons que j'ai travaillé sur toutes les réponses marquées et que je les ai archivées ou supprimées. Je passais au dossier Do et je ferais la même chose. Le dossier de viande et faire la même chose. Je le ferais pour chacun d'eux jusqu'à ce que j'aie travaillé dans les dossiers et que les seules choses qui restaient là-dedans étaient une poignée d'e-mails que je peux vous revenir plus tard. Et je retournerais dans ma boîte de réception et me sentais soulagée parce que je n' ai rien là-dedans. Et puis, le reste de la journée, je travaillais uniquement à partir de ma boîte de réception. Donc, tout ce qui arrivait, j'essaierais de traiter en temps réel depuis ma boîte de réception. Ok, un conseil utile est que lorsque nous parlons d' e-mails avec des fils de discussion, il s'agit de s'assurer que votre vue de conversation est sélectionnée pour que vous regroupiez tous les e-mails similaires qui se trouvent sur le même fil de discussion. ensemble. Donc, si je vais sur cette flèche ici et que je l'agrandis, vous verrez que tous les e-mails liés à cet e-mail sont maintenant regroupés. Alors, comment pouvons-nous faire cela ? Dans le côté droit de ce petit bar, juste ici. Vous verrez cela par conversations et il y a une flèche vers le bas. Si je clique dessus, c'est ainsi que vous les regrouperez. Vous voudriez vérifier les conversations. Cliquez sur le plus récent en haut. Donc, tout ce qui arrive est le plus récent sera au top. Ensuite, vous souhaitez cliquer sur Afficher et groupes. Lorsque vous faites cela, cela vous permet de regrouper tous les threads ensemble. Et cela le rend beaucoup plus pratique pour suivre les conversations. Il est donc essentiel de garder la méthode de la pile cohérente. Vous souhaitez créer une habitude pour que vous soyez constamment au-dessus de votre boîte de réception et que votre boîte de réception soit 01. La meilleure façon de le faire consiste à créer des entrées dans votre calendrier. vous rappelle que vous disposez temps de blocage pour traiter vos e-mails. Si vous regardez l' entrée du calendrier que j'ai ici, vous remarquerez qu' il y a trois fois que j' ai une heure au début de la journée, à neuf heures du matin, neuf heures à dix heures. Cela signifie que la boîte de réception et les dossiers de processus sont vides. Et puis j'ai deux demi-heures plus courtes de 12h30 à une heure. C'est sa boîte de réception de travail de pile. Et un autre de quatre à 430 qui indique la boîte de réception Stack work. Donc, le premier que je me suis donné une heure et je l'ai marqué comme occupé. Et cela me permet de faire la méthode de pile réelle, passer par la boîte de réception, placer les choses dans les dossiers d'actions appropriés, parcourir les dossiers d'actions. Maintenant, beaucoup de fois, les gens demandent pendant que vous vous donnez toute une heure de travail pour aller de l'avant et le faire ? Oui, je le fais parce que si vous pensez à combien de temps vous passez à l'e-mail et au temps que cela fait dérailler votre capacité à travailler sur vos projets ou à assister à des réunions. C'est le temps que je dois passer chaque jour pour nettoyer ma boîte de réception, me donner la tranquillité d'esprit et être prêt pour la journée. J'ai donc marqué cela comme occupé, étant donné que je suis maintenant que vous pouvez en arriver à un point où. Vous le faites si souvent et vous êtes tellement à l' aise avec cela, cela ne prend qu' une demi-heure et vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. Les autres entrées du calendrier ici qui durent une demi-heure, la boîte de réception de pile que j'ai marquée comme gratuite. Si quelqu'un a besoin de prévoir du temps au-delà de cela, ou si j'ai autre chose à faire, il est facile d'aller de l'avant et de dépasser cela. Maintenant, le plus important est que ce soit quelque chose sur lequel vous allez travailler et trouver facile à entretenir. Nous avons décidé que je les attribue arbitrairement ici, mais vous pouvez les placer dans une session qui fonctionnera le mieux pour vous. Disons donc ceci. Je n'ai pas le temps de le faire de neuf à dix ans. Mais aujourd'hui, j'ai une ouverture de deux à trois heures. Je vais vider mes dossiers, puis je pourrais travailler sur ma boîte de réception pendant une demi-heure ce matin. Je vais donc déplacer ça. Vous savez quoi, aujourd'hui, je n'ai pas vraiment le temps de le faire. Je vais aller de l'avant et supprimer ça et me laisser le déplacer vers le haut pour que vous puissiez le voir. Disons que je n'ai pas eu le temps de le faire aujourd'hui. Je vais aller de l'avant et le supprimer, juste cet événement et de cette façon je ne peux pas m'en inquiéter aujourd'hui, mais le récupérer demain. Vous pouvez les déplacer, les personnaliser comme vous le souhaitez, etc. Quelque chose que certaines personnes aiment faire , c'est qu'elles aiment parfois commencer avec leur boîte de réception très tôt et effectuer une vérification de la boîte de réception à l'heure du déjeuner. Puis à la fin de la journée, ils aimaient aller de l'avant et faire la boîte de réception et traiter les dossiers. Vous allez personnaliser ça pour. Cependant, cela fonctionne le mieux pour vous, de sorte que vous mainteniez réellement l'habitude. Ok, parlons donc d'utiliser le dossier do et Outlook Mac. Désormais, le dossier Do est un outil incroyablement utile, car ce que vous pouvez faire est planifier des tâches pour vous-même ou prendre des tâches que les gens vous ont envoyées et de les placer sur votre calendrier. L'e-mail sera joint à votre calendrier. Et vous l'aurez également noté dans votre e-mail réel, afin que vous sachiez qu' il a été programmé. Alors, permettez-moi de vous montrer comment faire cela. Je suis déjà allé dans mon dossier de tâches et j'ai signalé cet e-mail parce que c'est quelque chose que je vais programmer en ce moment. La première chose que je voudrais faire avec l'e-mail sélectionné est de passer à catégorisation, puis de cliquer sur Programmé, qui est une catégorie que j'ai créée. Maintenant, comment le modifier ? Vous pouvez littéralement accéder à Modifier les catégories. Et vous pouvez voir qu'ils vous donnent des couleurs et vous pouvez ajouter n'importe quelle catégorie de votre choix et choisir une couleur, etc. C'est ainsi que vous le feriez. Donc, si je suis allé de l'avant et que j'ai classé ça et que j'ai choisi le programme. Vous remarquerez que deux choses se produisent. La première chose est que je reçois une barre verte qui apparaît qui me montre que cet e-mail a été programmé. Et puis dans l'e-mail lui-même, il y a maintenant quelque chose qui dit programmé cet écran. Maintenant, je veux aller de l'avant et mettre cela dans mon calendrier. Je vais prendre cet e-mail et le faire glisser littéralement vers l'icône du calendrier et le mettre dessus. Ensuite, une fenêtre de rendez-vous apparaît. La première chose que je vais faire est de revenir à cette option de catégorisation et je vais sélectionner programmé. Et vous verrez que ce programme vert apparaît. Et puis la prochaine chose que je vais faire, ce qui est important, c'est de taper le mot faire avec deux points et un espace. Cela me permet de savoir que c'est quelque chose que je vais faire et qui a été programmé. Ensuite, je vais cliquer sur Enregistrer et fermer. Lorsque je fais cela, si je reviens à mon calendrier, vous verrez qu'il apparaît directement sur mon calendrier. C'est vert comme dans l'e-mail et le mot « faire » est là, ce rendez-vous est là. Si je double-clique pour l'ouvrir, vous verrez l'autre chose intéressante, c'est que l'e-mail auquel il fait référence est joint. C'est ainsi que vous le feriez dans le dossier Do et c'est un outil incroyablement utile. Parlons de suivi avec rappel. Au cours de la journée, nous allons envoyer des tonnes de courriels. Parfois, nous devons garder trace d'un e-mail spécifique que nous allons suivre auprès d'un client ou c'est quelque chose dont nous voulons nous rappeler plus tard. Pourriez-vous regarder avec impatience vos messages envoyés ? Oui, vous l'avez certainement pu, mais cela pourrait vous prendre beaucoup temps pour le trouver et cela pourrait être lourd pour la poignée d'e-mails que vous voulez suivre, je vais vous montrer un raccourci pour vous aider à placer dans votre dossier mental, puis il est là pour que vous puissiez effectuer un suivi sans avoir à effectuer une recherche énorme et vous recevez des messages. Donc, ce que nous allons faire, c'est pour cela, créons un nouvel e-mail. Et puis je vais aller de l'avant et envoyer ça. Je vais à BCC moi-même. C'est mon adresse e-mail ici. Et je vais y aller de l'avant et CBC moi-même. Ainsi, BC me voyant quand j'envoie le message, permet à cela d'entrer dans ma boîte de réception. Le client recevra donc son message , puis je recevrai mon message en tant que CCB. Le voici dans ma boîte de réception, vous pouvez le voir. Ensuite, je ferais simplement mon décalage de commande M. Hit F4 et je mettrais ça dans mon dossier de rappel. Et c'est là. Voici l'e-mail que je viens d'envoyer ici. Et puis, quand je parcourrai mes dossiers, ce sera là pour me rappeler. Vous pouvez également le faire en tant que réponse. Disons donc que je suis dans la boîte de réception et que je veux y répondre, mais je veux garder une trace de la réponse. Je vais choisir ça. Je vais y répondre. Et je vais faire CBC moi-même, comme je l'ai fait lors de la dernière. Ensuite, je vais l'envoyer. Et la même chose, ça va apparaître dans ma boîte de réception. Et puis, tel qu'il apparaît dans ma boîte de réception, je pourrai ensuite déplacer dans mon dossier de rappel. Le voilà, le GIEC moi-même. Et littéralement, je ferais exactement la même chose. Je l'ouvrirais. Je le déplacerais directement dans mon dossier de rappel. Et si je vais dans mon dossier de rappel, c'est là. De cette façon, je peux le suivre, mais je n'ai pas besoin de garder tout ce que j'envoie de mes centimes mâles parce que vous n'allez probablement pas regarder toutes ces choses que vous envoyez. Juste une poignée que vous voulez vous rappeler de faire un suivi. Parlons du dossier unique. Le dossier est ici, bien qu'il soit en séquence avec certains des autres dossiers d'action que nous avons, le dossier fonctionne un peu différemment. Nous allons utiliser le dossier unique pour les projets actifs sur lesquels nous travaillons actuellement, ou les dossiers actifs auxquels nous devons accéder. Ce que j'utiliserais ici, c'est, par exemple, sur quelque chose sur lequel je travaille en ce moment. Voici un projet que je suis en train de mettre en place. Ce que je ferais, c'est que je mettrais ça en place. Donc, chaque fois que quelque chose arrivait, je le déplacais dans l'un de ces dossiers. Et de cette façon, lorsque je suis allé travailler sur le projet X, par exemple, tout ce dont j'ai besoin pour le projet X sera dans le même dossier sans avoir à le retirer d'autres sources. C'est ainsi que nous utiliserions le dossier len. L'une des choses les plus importantes que nous puissions faire est de désactiver les notifications et nos e-mails. Au début, cela semble un peu effrayant, mais je vous assure que vous allez toujours vérifier votre email tout un tas, si facile. Vous allez à l'endroit où il est indiqué Outlook, accédez à Préférences, accédez aux notifications et aux sons, puis vous décochez toutes ces options sous sons. Ainsi, chaque fois que vous recevez un e-mail, vous l'obtiendrez toujours et vous le vérifierez toujours, mais vous ne serez pas bombardé par les notifications. Ok, donc cela utilisait des règles sur Outlook pour Mac, et c'est un peu différent d'Outlook pour PC. Mais en gros, je vais aller de l'avant et survoler un e-mail pour lequel je veux créer une règle. Je vais survoler cette équipe radiale. Et puis je vais entrer dans les règles ici, Créer une règle. Ensuite, vous pouvez voir que le nom du rôle qu'ils ont automatiquement appliqué ici est reçu de l'équipe radiale. Je peux juste appeler ça l'équipe radiale. Je n'ai pas besoin d'en recevoir. Si je m'en débarrasse , je peux également modifier toutes les spécifications pour cela. Je peux donc avoir un b envoyé à un sujet. Et ces signes plus et moins vous permettent d'ajouter des choix aux règles afin que vous puissiez aller de l'avant et étendre chacune d'elles. plus, l'état des pièces jointes peut être reçu et vous pouvez saisir tout ce que vous voulez afin de personnaliser la règle pour qu'elle soit aussi spécifique que vous le souhaitez. Ensuite, vous devez choisir une action. L'action que je vais choisir ici est de passer au dossier. Je vais aller de l'avant et changer ces deux avis parce que ça va être un bulletin d'information. Et je vais en fait enlever certains de ces gars parce que je n'en ai pas besoin. On y va. Ensuite, si je veux le déplacer dans un dossier, je peux décider si je veux l' appliquer à d'autres règles, à des messages répondant aux mêmes conditions. Maintenant, je souhaite probablement appliquer ces autres règles aux messages et remplir les mêmes conditions. S'il s'agit d' un bulletin d'information. Dans ce cas, je vais dire que je ne veux pas le faire. Je voulais activer et je vais cliquer sur OK, au fait, le dossier que je déplace dans son avis et je peux changer le dossier en utilisant ce menu ou en cliquant sur Choisir un dossier et en tapant le numéro ou le nom du dossier, puis il le sélectionne. Je vais cliquer sur OK. Et vous pouvez voir qu'il enregistre les règles sur le serveur. Maintenant, si je vais aux règles qui disent Déplacer les messages de l'équipe radiale. Maintenant, si je fais ça, ça va me demander dans quel dossier je veux le déplacer. Je vais faire six avis. Je vais appuyer sur Entrée et ça va sauvegarder ces règles et les déplacer. Maintenant, si je passe en revue, c'est le cas. Et chaque fois que l'équipe rénale m' envoie un nouvel e-mail, il va automatiquement dans mon dossier de révision et cela n'encombrera pas ma boîte de réception. Parfois, vous souhaitez ouvrir un tas d' e-mails en même temps que vous les empilez dans votre boîte de réception afin de gagner du temps lorsque vous répondez à tous les e-mails. Vous le faites en temps réel, puis vous pouvez fermer l'onglet et l' archiver votre boîte de réception et vous en avez fini pour la journée. Je suis dans Outlook pour Mac. Et c'est assez facile. Il vous suffit de cliquer sur Maj et de sélectionner une série d' e-mails que vous souhaitez ouvrir dans de nouveaux onglets. Ensuite, si vous cliquez avec le bouton droit de la souris, vous obtiendrez des messages ouverts en option. Et si vous cliquez dessus, vous voulez dire oui. Et vous verrez qu' ils s'ouvrent tous dans fenêtres séparées et que vous pouvez répondre en temps réel, fermer la fenêtre lorsque vous en aurez fini. Une fois que vous avez fini avec tous ces courriels, j'en ai fait 11. Disons donc que j'ai répondu à toutes ces questions en temps réel et que je l'ai traité en temps réel. Ensuite, je pourrais y retourner et modifier toute cette zone sélectionnée. Et j'en aurais fini avec tous ces e-mails pour la journée. 12. Comment utiliser un PC Outlook : Guide d'installation: Bonjour, Bienvenue. Dans les vidéos suivantes, je vais présenter certaines de nos meilleures pratiques recommandées pour utiliser la méthode de pile de manière efficace et facile. Nous voulons aider à atténuer le stress associé à la messagerie électronique et à faire passer votre boîte de réception à 0. Il est important de noter qu'il s' agit de recommandations. Ce ne sont pas des règles difficiles et rapides. Nous voulons que le processus soit confortable et facile à maintenir. N'hésitez donc pas à le personnaliser en fonction de vos besoins. La méthode de pile est conçue pour vous redonner plus de temps et est totalement non destructive. Vous ne perdrez pas d'e-mails importants que nous promettons d'être empilés heureux. Nous sommes dans Outlook pour PC. Nous allons parler de la façon de créer vos dossiers d'actions. Maintenant, vous remarquerez ici à gauche que je les ai tous imbriqués sous la boîte de réception. La raison pour laquelle nous le faisons est que si je le réduit, je n'ai pas à regarder ces dossiers tout le temps et cela crée une apparence incroyablement simplifiée et non encombrée. Mais pour l'instant, je vais les désintéresser. Vous remarquerez que nous leur avons donné de courts noms orientés vers l'action, répondez, faites, rencontrez, rappelez, révisez et ainsi de suite. Vous remarquerez également que je place les chiffres juste à côté du nom réel du dossier. La raison pour laquelle nous faisons cela est que c'est dans cet ordre que je voudrais prioriser mon flux de travail en plaçant le numéro à gauche du nom réel. Il continue à flotter dans l' ordre que j'aime travailler. Je préfère répondre à quelqu'un avant faire quelque chose ou de planifier des réunions. Vous allez vouloir personnaliser cela pour qu'il vous convienne le mieux. Vous voudrez peut-être déplacer cela. La meilleure façon de créer ces dossiers est cliquer avec le bouton droit de la souris sur la boîte de réception, d' aller dans Nouveau dossier. Ensuite, vous pouvez entrer le nom du dossier. Encore une fois, choisissez des noms courts orientés action. Vous avez probablement remarqué plus tôt lorsque nous parlions de la création nos dossiers d'actions, qu'il y avait également un dossier en bas appelé sept. Quand vous verrez que nous sommes allés de l'avant et continuons la séquence des nombres. Mais le dossier de vent fonctionne un peu différemment. Vous aurez parfois besoin d'accéder à un dossier contenant des éléments sur lesquels vous travaillez activement. Par exemple, si vous créez une présentation, nous appelons ces dossiers actifs et un e-mail. C'est ici que le dossier à vent entrerait. J'imbriquerais tous les dossiers pour les projets actifs ici. Par exemple, si je l' ai décollé, vous verrez que j'ai imbriqué quelques dossiers ci-dessous qui sont des choses sur lesquelles je travaille actuellement. Un bon exemple est de travailler sur le projet X. Je peux aller de l'avant et le configurer dans mon e-mail. Ainsi, chaque fois que je vois un e-mail qui concerne le travail sur Project X, il va directement dans le dossier Project X et nous pouvons le déplacer, et je peux même le déplacer de cette façon en utilisant des raccourcis clavier, dont nous parlerons dans un instant. Mais de cette façon, lorsque vous allez vous asseoir et travailler sur le projet X, tout ce dont vous pourriez avoir besoin se trouve dans ce dossier prêt à être utilisé lorsque vous en avez fini. Disons, par exemple, que les voyages en septembre 2021 ont déjà eu lieu. Vous pouvez aller de l'avant et archiver ce dossier. Bon, on y va. Ce sera le processus d'empilage pour Outlook PC. La première chose sur laquelle je veux attirer votre attention, c'est cette barre d'étapes rapides située juste au milieu du ruban. Et si je clique dessus, vous verrez que les étapes rapides gérées remontent. Vous remarquerez que des étapes rapides correspondent et nomment ces dossiers d'actions que nomment ces dossiers d'actions nous avons créés dans la partie tâche de gauche. Nous allons y revenir dans une autre vidéo. Je vais vous montrer comment mettre en place ça. Mais je voulais attirer votre attention là-dessus car vous allez vous demander pourquoi et comment je déplace ces e-mails hors de la boîte de réception si rapidement dans les dossiers d'actions. Et c'est ainsi que laissez-moi sortir de là et parlons exactement de la façon dont nous allons empiler. Si je vais dans la boîte de réception ici, vous vous souvenez d'après les vidéos de la pile d' origine que vous devez faire plusieurs choses lorsque vous ouvrez un e-mail pour la première fois, vous devez l'ouvrir. Vous devez le scanner, puis décider ce qu'il faut faire, puis agir dessus. Je vais donc y aller de l'avant et j'ai déjà créé ces dossiers d'actions ici. Et je vais attribuer une action à chacun de ces e-mails. Cela va me faire gagner beaucoup de temps parce que je vais savoir exactement quand je serai dans mon dossier de réponses qu'il faut répondre à tout ce qui s'y trouve. L'un d'eux que je fais dossier, je saurai que ce sont des choses que je dois planifier ou leurs tâches que les gens m'ont envoyées que j'ai besoin de mettre sur mon calendrier. Je vais donc aller de l'avant et en regardant ça rapidement, je vais décider, d'accord, c'est une réponse. Je vais aller de l'avant et le déplacer dans leur dossier d'application. Maintenant, si je vais dans le dossier de réponses, c'est le cas. Il a été déplacé si rapidement. Et nous allons le faire avec chacun de nos courriels jusqu'à ce qu'il ne reste plus rien dans la boîte de réception. Je vais donc décider que celui-ci est dû. Donc, je vais dire que c'est à faire. Celui-là est un « faire » pour examen. Encore une fois, si je vais dans mon dossier de révision, vous verrez que c'est le dernier e-mail que j'ai sélectionné. C'est là. Je vais continuer à parcourir toute la boîte de réception. Et je vais utiliser mes flèches haut et bas. C'est la même chose, je vais aller de l'avant. Je vais dire que c'est dû. Il s'agit d'une réponse à une demande de réunion. Celle-ci est un rappel. Disons que celui-là ou appliquons. C'est une réponse. Celui-là va être, euh, vraiment un truc. Je le sais. Celui-ci dit s'il vous plaît, faites-le, nous le saurions et nous dirons que celle-ci est une réponse, celle-ci est un rappel, et celle-ci est une réponse. Si je vais dans mes dossiers ici, avant tout, avant de le faire, je vais prendre une grande respiration et un soupir de soulagement. Parce que je n'ai rien dans ma boîte de réception. C'est à 0. C'est incroyable. Ensuite, je vais aller dans mes dossiers et continuer le processus d'empilement en parcourant les dossiers dans l'ordre où j'aime faire mon flux de travail. Alors rappelez-vous que j'en ai mis un à côté pour répondre parce que j'aime d'abord répondre aux choses, puis j'aime faire des choses, etc. Donc je vais aller de l'avant et je vais signaler les e-mails en temps réel que j'ai Je veux aller de l'avant et y répondre dès maintenant. Certains d'entre eux vont prendre plus de temps et je peux les laisser dans le dossier de réponses pour l'instant. Mais dans la plupart des cas, je vais pouvoir occuper de la plupart de ces problèmes très rapidement. Ce sera donc assez facile. Je vais le signaler. Donc, je vais aller de l'avant et signaler. Je vais utiliser les flèches haut et bas. Celui-là va prendre plus de temps. Je vais y revenir. Et puis je pense que pour celui-là, je vais peut-être aussi signaler celle-ci en bas. Je vais donc aller de l'avant en temps réel, et je suis de retour ici et je vais y répondre maintenant. Je vais donc aller de l'avant et ouvrir la réponse et j'y répondrai. Et puis je vais l'envoyer. Maintenant, je m'en occupe maintenant, donc je n'ai plus besoin de laisser ça dans le dossier de réponses. Je peux aller de l'avant et juste l'archiver. Et c'est sorti de mon dossier de réponses et c'est fait. Je le ferais aussi avec l'autre e-mail que j'ai signalé, puis j'appliquerais le dossier, y répondrais en temps réel. D'accord. Je reviendrai vers vous. Ensuite, je vais l'envoyer. Et puis j'ai déjà traité de ça. Je peux donc aller de l'avant et je peux l' archiver. Et j'en ai fini. Je le ferais dans chacun de mes dossiers d'actions. Je vais donc décider ceux sur lesquels je reviendrai plus tard. Je vais le faire et je vais aller de l'avant et programmer ça. Je le ferai lors d'une vidéo ultérieure car avec le dossier do, le dossier do fonctionne un peu différemment. Allons dans la viande. Même chose. Je serais capable de remonter ça, mettre sur mon calendrier et d'en finir, puis de l'archiver. Rappelez-vous, je l'ai déjà lu. Je sais ce que je veux en faire. Je vais aller de l'avant et archiver ça parce que je l'ai déjà fait. J'avais donc travaillé sur chacun de mes dossiers d'actions de cette façon. Et puis je revenais dans ma boîte de réception, je soupire encore un profond soulagement parce qu'il n'y a rien ici. Et tout ce que j' ai reçu au cours de la journée serait courriels qui arrivent directement dans ma boîte de réception et je travaillais dans ma boîte de réception pour le reste de la journée. Parlons de l' archivage et d'Outlook PC. Il est maintenant important de noter que archivage et la suppression ne sont pas la même chose. La suppression signifie que vous vous en débarrassez vraiment. Et il se peut que vous puissiez parfois supprimer des e-mails dont vous n'avez plus besoin, mais nous vous recommandons généralement de les archiver. L'archivage est un processus non destructif qui vous permet de continuer à rechercher cet e-mail réel, même s'il n'est pas dans votre boîte de réception, encombrant votre boîte de réception. Et c'est aussi possible de le faire avec des dossiers, sorte qu'ils n' encombrent pas votre barre des tâches gauche. Je vais vous montrer plusieurs façons de le faire. Pour commencer, vous allez vouloir aller où il est indiqué par date et cette petite flèche vers le bas et vous allez cliquer dessus et vous voulez trier avec les courriels les plus anciens en haut. Vous allez donc vouloir cliquer dessus. Maintenant, il est important de noter que de nombreuses personnes stockent dix mille, vingt mille, trente mille courriels et plus vivant dans leur boîte de réception. Vous allez vouloir le faire par groupes de 500 à 1000 e-mails afin de ne pas planter le système. Maintenant, cela vous prendra-t-il un peu de temps la première fois que vous le faites ? Oui. Mais vous n'aurez plus jamais à le refaire, car vous serez au top avec le processus de stockage. L'autre chose importante à noter, c'est que vous souhaitez archiver il y a trois semaines à compter de la date d'aujourd'hui. La raison pour laquelle nous disons que c'est que les courriels que vous recevez d'ici trois semaines peuvent être des choses actives que vous devez traiter. Généralement, tout ce qui remonte à trois semaines et plus. Vous l'avez soit réglé. Vous n'avez pas besoin de regarder l'e-mail et vous n' allez rien y faire. Encore une fois, il n'est pas jeté, il est juste archivé. Une fois cela fait, vous allez sélectionner un groupe d' e-mails et de 500 à 1000 courriels, puis vous allez simplement les archiver. Je veux vous montrer si je vais dans mes archives, il n'y a pas de suppression. Ils sont là. Et encore une fois, je pouvais toujours les chercher. Je vais retourner dans ma boîte de réception. Maintenant, vous vous souvenez de cette petite barre rapide ici. Nous sommes également allés de l'avant et en avons créé un pour l'archive. Et je vais vous montrer comment configurer cela lorsque nous parlerons de la façon de mettre en place des étapes rapides. Mais il suffit de prendre un e-mail pour vous donner un exemple. La façon dont je ferais cela est de contrôler le quart neuf. Et ensuite, si nous allons ici pour archiver, vous pouvez voir que le courrier électronique est à nouveau là, pas jeté, mais pas assis dans ma boîte de réception. est bien aussi, c'est que vous pouvez le faire avec des dossiers avec lesquels vous en avez fini. Si je décide que je n'ai pas besoin de voyager septembre 2021, c'est déjà fait. Je peux littéralement sélectionner le dossier, puis faire un raccourci. Et je vais vous parler de la façon de le faire. J'ai fait Control Shift V. Ce qui vous permet de faire, c'est qu'il vous permet de déplacer un élément. Lorsque vous faites cela, tout ce que je dois faire est de commencer à taper le nom du dossier vers lequel je veux le déplacer. Vous pouvez voir que l' archive est déjà sélectionnée parce que j'ai commencé à taper en AR. Je vais dire, Ok, quand je ferai ça, il va déplacer le dossier dans cette archive. Ici. Il ne va pas choisir ça, disons, d'accord. Et puis la voilà, vous pouvez voir qu'elle est remontée juste en dessous des archives. Et si je décide, Wow, j'ai vraiment besoin de ce dossier. Je vais en avoir besoin pour y ajouter des choses parce que quelque chose d'autre est arrivé. Vous pouvez toujours le faire glisser directement dans un dossier. Il va me demander, je dis oui et c'est de retour. C'est donc une façon archiver des dossiers dont vous n'avez plus besoin. Ok, il s'agit donc une vue de conversation ou de courriels avec des threads pour Alec PC. Nous recevons maintenant beaucoup de questions sur la façon de nous assurer que les fils de discussion restent groupés. Vous ne recevez donc pas un tas d'e-mails qui sont lâches, qui doivent être connectés parce qu'ils font partie de la même conversation. Cela vous permet de regrouper tous vos fils de conversation ensemble. Vous allez donc sur ce ruban Home ici et vous assurer qu'il est étendu pour voir ce qu'il y a ici. Ensuite, vous allez dans View, puis voyez comment il est dit «  show as conversations ». Ce que vous allez vouloir faire , c'est que vous voudrez vous assurer que l'on clique sur les conversations. Ensuite, l'autre chose que vous voulez faire est celle des paramètres de conversation. Vous souhaitez cliquer sur Afficher les messages provenant d'autres dossiers, afficher les centres au-dessus du sujet. Cela vous permet simplement de le voir plus facilement. Et chaque fois que vous recevez une conversation qui arrive et qu'il y a un fil qui va et vient, vous verrez qu'il apparaîtra sous la forme d'un fil de discussion groupé. Et vous avez probablement vu que dans certains de mes courriels comme celui-ci, vous obtiendrez une petite flèche. Et si je clique pour l'agrandir, vous verrez que ces deux e-mails sont en fait dans le fil de discussion avec cela comme sujet. Très bien, donc l'une des parties les plus importantes du processus de la méthode de pile est de s'assurer que vous vous donnez des heures définies pour empiler. Par temps fixe. Je veux dire, il y a de la flexibilité avec ça. En regardant mon calendrier ici, vous pouvez constater que j'ai inscrit trois fois sur mon calendrier. J'ai un temps de neuf à dix heures, donc une heure. Et celui-ci dit en fait la pile, boîte de réception vide et les dossiers de processus. Si je clique dessus, vous pouvez voir que j'ai marqué cette période comme occupée. Je me suis donné une heure pour passer par le processus de méthode statique, qui passe par la boîte de réception, place les e-mails dans les dossiers d'actions appropriés, puis travaille à travers l'action je trouve qu'une heure est complètement suffisante pour le faire, et parfois j'ai même besoin de moins que ça. Pouvez-vous vous déplacer cette fois-ci ? Absolument. Vous n'avez pas le temps de le faire de 9 h à 10 h le lundi et vous savez, vous aurez le temps de le faire à la fin de la journée, vous pouvez le déplacer ici. C'est donc à vous de choisir. Vous avez le pouvoir de les déplacer. Maintenant, une question que je reçois beaucoup est, mais comment vais-je réserver une heure de la journée de travail pour le faire ? Je veux que vous pensiez pendant une minute combien de temps vous consacrez à vos e-mails au cours de la journée, et combien de fois vous êtes au cours de la journée, et combien de fois vous êtes distrait par les courriels qui arrivent. Alors que si vous mettez de côté une heure, vous pourriez travailler dans un bloc concentré et le faire. Vous remarquerez qu'il y a deux autres fois plus courtes que j'ai inscrite sur mon calendrier. Celui-ci empile donc la boîte de réception de travail et celui-là aussi à la fin de la journée, ils durent tous les deux une demi-heure. Et si nous cliquons là-dedans, vous pouvez voir que l'heure est libre pour celle-ci. De cette façon, si quelqu'un a besoin de planifier une réunion, c'est très bien. Vous pouvez également les déplacer. Parfois, je les déplace jusqu'à la fin de la journée. Ce qui est vraiment sympa, c'est que vous pouvez également échanger beaucoup ça. Certaines personnes aiment y aller une demi-heure à la première heure le matin, une autre à midi. Et puis, en fait, ils aiment faire le processus d' empilement à la fin de la journée tout nettoyer avant de partir pour la journée. Quoi que vous vouliez le faire, c'est à vous de décider. Encore une fois, vous pouvez les déplacer selon vos besoins. Mais l'important est que vous mettiez littéralement côté le temps de parcourir les dossiers de votre processeur de boîte de réception. Et puis, pendant les périodes les plus courtes, vous travaillez littéralement depuis votre boîte de réception. Ok, donc vous m'avez entendu parler quelques étapes rapides et de nombreuses autres vidéos. Et ce serait pour Outlook PC. Ce que vous feriez, c'est aller sur votre ruban Home ici et vous verrez des étapes rapides juste au milieu. Ensuite, cette barre sera là, vous appuyez sur cette flèche et vous verrez apparaître étapes rapides gérées. Ce que nous allons faire, c'est que nous allons créer des étapes rapides qui déplaceront les e-mails de votre boîte de réception vers les dossiers d'actions. Vous m'avez vu les déplacer si rapidement et c'est comme ça que vous allez le faire. Laissez-moi vous montrer comment nous allons faire ça. Pour faire de cet exemple un exemple qui colle, je vais supprimer ces premières étapes rapides afin de pouvoir vous montrer comment le faire vous-même. Je vais donc supprimer ça. Donc, ce que vous feriez, c'est que vous iriez à nouveau en bas ici. Ensuite, vous passeriez à la coutume. Ensuite, vous saisissez ce que vous voulez appeler. Je vais donc appeler cette réponse parce que je remplace celle que je viens de supprimer. Et puis je vais choisir une action. L'action va être que je vais déplacer dans un dossier. Et le dossier que je vais choisir deux dans ce cas est une réponse. que l'étape rapide corresponde en nom au dossier dans lequel je veux le déplacer. Je vais ajouter une action ici. Et pour moi, ce sera le marquer comme lu, mais vous ne voudrez peut-être pas le faire et c'est entièrement à vous de décider. Maintenant, c'est la partie cruciale ici. Vous devez choisir une touche de raccourci. Il reconnaît donc que chaque fois que vous avez cette étape rapide et que vous la déplacez vers le dossier, le raccourci que je vais choisir est le contrôle shift one. Maintenant, pourriez-vous le nommer différemment ? Oui. Mais j'aime que le numéro corresponde à la priorité. Donc, tout n'est qu'un ici et c'est facile à retenir. Et puis vous allez dire « Finish ». Ensuite, vous verrez qu'il a été sauvé et vous allez dire, d'accord, alors allons maintenant faire un test. Disons que j'ai décidé que celle-ci était une réponse. Je vais aller de l'avant et sélectionner celui-ci. Ensuite, je vais faire un tour de contrôle. Et voyons si c'est allé là-dedans. Oui, c'est le cas. Nous savons donc que cette étape rapide a fonctionné. C'est ainsi que vous créeriez étapes rapides et vous le feriez pour chacune d'elles. Donc, si je reviens en arrière et que je développe cela, vous remarquerez que nous avons une réponse pour faire trois viandes et ainsi de suite. Donc, vous le feriez exactement de la même façon. Maintenant, pour les archives, vous feriez cela un peu différemment. Maintenant Archive est Control Shift Nine, et je vais vous montrer comment faire Control Shift huit et une autre vidéo. Il est important de noter que les étapes rapides ne vont que jusqu'au numéro neuf. Malheureusement, vous ne pouvez pas faire 101112, etc. Cependant, vous constaterez que vous avez principalement sept dossiers principaux. Et vous allez avoir Control Shift huit pour ouvrir une fenêtre. Et je vais vous montrer comment le faire dans une autre vidéo. Et le contrôle Shift neuf va être la façon dont nous faisons les archives. Je vais aller de l'avant et supprimer cette étape d'archivage. Je vais le faire exactement de la même façon. Accédez à New Custom. Je vais appeler ça une archive. L'action que je vais choisir est que je veux le déplacer dans le dossier et que le dossier sera archivé. Je ne vais pas ajouter d' action à celle-ci pour l'instant. Et puis le raccourci que je vais choisir pour l' archivage est le contrôle shift neuf. Ensuite, je vais dire que c'est fini. Et vous verrez que les archives sont ici. Il vous montre ce qu'est la touche de raccourci. Et puis je vais frapper OK. Revenons dans notre boîte de réception et disons, essayons simplement cela et disons que je veux aller de l'avant et archiver cet e-mail. Je vais faire Control Shift Nine. Et voyons nos archives. Et c'est là. C'est ainsi que vous effectueriez des étapes rapides et vous voudriez configurer pour tous vos dossiers d'actions. Ainsi, lorsque vous êtes dans votre boîte de réception, vous pouvez simplement effectuer le contrôle Maj plus le numéro correspondant au numéro de votre dossier d'actions et il se déplace là sans que vous ayez à le faire glisser avec la souris. L'une des choses les plus importantes sentir votre anxiété disparaître est de ne pas avoir 1000 dossiers dans votre barre des tâches de gauche. Je vais vous parler de nettoyer un peu votre barre des tâches gauche. Nous en avons parlé un peu plus tôt. Un conseil important est de placer vos dossiers d'actions dans votre boîte de réception afin de pouvoir les réduire. Vous n'avez pas besoin de voir 1000 dossiers en dessous. Celui-ci n'est pas trop mal car je n'ai littéralement que des dossiers imbriqués dans la boîte de réception et des dossiers imbriqués à l'intérieur alors que malheureusement un Outlook, ce sont des éléments natifs dont je ne peux pas me débarrasser. J'aimerais pouvoir le faire. Mais ce que je voulais faire, c'est d'aller de l'avant et créer une séparation visuelle. Je n'ai donc pas eu à intégrer ce mélange avec mes dossiers d'actions. Vous trouverez peut-être cela amusant, mais la chose la plus simple à faire ici est qu'il s'agit littéralement d'un dossier qui a été nommé de cette façon pour créer la séparation visuelle. Ce que vous allez littéralement faire c'est que vous allez entrer dans un nouveau dossier. Ensuite, vous allez simplement maintenir la touche Maj enfoncée et faire des lignes pointillées, qui crée une ligne solide comme celle-ci. Et vous allez dire, d' accord, quand vous dites d'accord, ça crée la ligne. Et vous pouvez le mettre partout où vous voulez, disons que je voulais le mettre en archive. Il le déplacerait là, puis l'archive serait ici avec mes autres dossiers que j'aime regarder. De cette façon, il crée une séparation visuelle, elle a l'air propre et si vous n'en avez plus besoin, vous pouvez simplement la supprimer et revenir à ce qu'elle était. J'aime donc utiliser ça juste pour séparer si j'ai des projets, je vais le séparer de cette façon. Parlons de l'utilisation de règles pour Alloc PC. Maintenant, les règles seront l'une des choses les plus utiles pour vous, car elles vous permettront de conserver tout ce que vous n'avez pas besoin de voir dans votre boîte de réception, hors de votre boîte de réception. Vous voudrez généralement que ces e-mails soient envoyés dans le dossier de révision. Dans le cas de bulletins d'information, par exemple, ou le dossier de vent. Si je développe cela, par exemple, je pourrais le configurer pour que tout ce qui se trouve dans ma boîte de réception passe dans le dossier Travail sur Project X, au lieu de rester dans ma boîte de réception et de l'encombrer. Comment nous le faisons lorsque vous accédez au ruban Accueil, allez dans Rôles, allez dans Créer une règle. Vous allez cliquer sur ce que vous voulez choisir. Pour que vous puissiez faire de l'équipe rénale, le sujet contient, je vais dire n'importe quoi de la part de l'équipe radiale. Je veux entrer dans un dossier. Pour ce faire, je vais sélectionner Déplacer l' élément dans le dossier. Dans ce cas, j'ai choisi critique CC parce qu' il s'agit d'un bulletin d'information. Mais si vous cliquez sur Sélectionner un dossier, vous pouvez choisir ce que vous voulez. Après avoir fait ça, tu vas frapper Ok ? Ensuite, vous pouvez également ajouter d'autres règles en accédant à Options avancées et en cliquant sur n'importe laquelle d' elles, vous pouvez voir que c'est un menu assez vaste qui s'affiche. Vous pouvez le faire. Une fois que vous avez sélectionné ce que vous voulez, cliquez sur Suivant. Maintenant, je n'ai choisi qu'une seule règle, donc ça va aller de l'avant et j'ai cessé de traiter plus de règles là-dessus. Et je vais cliquer sur Terminer. Ensuite, il va me donner un coup de pied à cette fenêtre. Et vous avez vu en bas de l'écran qu'il a envoyé, reçu. Maintenant, si je vais à ces règles, je peux toujours cliquer sur déplacer les messages de l' équipe radiale, cliquer dessus. Et il va savoir que je veux le mettre en revue. Et si je passe en revue, voyez comment il vient de s'en sortir. Si je passe en revue. C'est là. Maintenant, chaque fois que quelque chose m'a été envoyé par cette équipe radiale, il va aller directement dans le dossier de révision. Et il ne va pas entrer dans ma boîte de réception. notifications Nous avons généralement tendance à activer les notifications. Et ce n'est pas génial de le faire parce que c'est assez accablant lorsque vous essayez de vous concentrer sur un bout de travail ou que vous essayez d'aller à une réunion et que vous continuez à être pingé par des courriels. Nous vous recommandons de désactiver vos notifications et Outlook. Maintenant, vous allez toujours vérifier votre e-mail. Cela ne veut pas dire que vous ne le vérifierez pas, mais ce que cela signifie, c' est que vous ne serez pas aussi distrait pendant que vous essayez de faire du travail. C'est très facile. C'est pour Outlook PC. Vous iriez jusqu'à l' endroit où il est écrit Fichier. Ensuite, là où il est dit options, vous devez sélectionner cette fenêtre contextuelle qui apparaîtra. Et lorsque cela se produira, vous allez cliquer sur le courrier ici. Ensuite, vous allez au message d'arrivée ici en bas pour voir comment j'ai vérifié certaines choses ici. Vous allez tout décocher et ensuite vous allez frapper, OK. Je ne recevrai plus de notifications. Et je peux me concentrer sur mon travail. Encore une fois, cela ne veut pas dire que vous n'allez pas vérifier votre e-mail, mais vous ne serez pas distrait quand vous aurez vraiment besoin de vous concentrer sur autre chose. C'est ainsi que nous utiliserons le dossier Do pour nous permettre de planifier facilement des tâches liées à notre calendrier. Ce que je vais faire en premier, c'est que je vais créer une étape rapide qui va nous aider dans ce processus. Vous vous souvenez donc que le pas rapide se trouve juste au milieu du ruban. Cliquez sur la flèche pour agrandir. Ensuite, pour les besoins de cet exemple, je vais simplement supprimer ceci car je vais créer une nouvelle étape rapide que vous allez utiliser. Nous allons le faire comme nous l'avons fait les autres. Tu vas aller à New, on va aller à Custom. Et puis on va appeler ça un horaire. Parce que c'est ce que nous voulons faire. Nous voulons programmer les choses sur notre calendrier. Ensuite. C'est vraiment important de voir où il est dit de choisir une action. Vous souhaitez faire défiler vers le bas jusqu'à ce que vous choisissiez, créez un rendez-vous avec une pièce jointe. C'est celui que vous voudriez choisir. Créez un rendez-vous avec une pièce jointe. Ensuite, je vais sélectionner Ajouter une action. Ensuite, je vais sélectionner que je souhaite classer le message. La catégorie que je vais choisir est cette catégorie programmée. Maintenant, vous pouvez toujours créer vous-même une nouvelle catégorie sous catégorisation et vous pouvez la définir à la couleur que vous voulez. Je vais donc choisir le programme dans ce cas. Ensuite, je vais aller de l'avant et choisir un raccourci pour cela. Le raccourci que je vais choisir pour cela est Control Shift huit, car si vous vous en souvenez, nous avons sept dossiers. Nous n'avons pas encore utilisé Control Shift huit. Et Control Shift Nine est destiné à l'archivage. Donc, Control Shift, je vais dire « Terminer ». Alors, je suis là. Et vous pouvez voir qu'il y a maintenant une catégorie ici qui indique le calendrier et ce que vous avez enregistré pour la dernière étape est ce qui est en tête. Et puis je vais dire, d'accord, maintenant je vais passer en vue du calendrier. Ensuite, je vais cliquer sur Afficher ici , puis sur Afficher les paramètres. C'est ici que nous allons ajouter la mise en forme conditionnelle qu'elle soit liée au calendrier et qu'elle soit codée par couleur. C'est donc un outil très utile. Pendant que je suis ici. Je vais sélectionner Formatage conditionnel. Ensuite, je vais sélectionner Ajouter. Maintenant, dans ce cas, j'ai déjà sélectionné une annonce et je l'ai appelée faire donc je vais aller de l'avant et je vais supprimer celle-ci. Disons que j'ai sélectionné ajouter, que j'ai créé le nom. Pouvez-vous appeler cela comme vous voulez, mais je vais sélectionner, suggérer que nous appelons cela pour cette règle particulière pour votre calendrier. Et vous pouvez choisir la couleur que vous voulez. Je vais choisir le vert. Ensuite, vous pouvez aller là où il est dit état. La condition pour moi que j'ai ajoutée est de rechercher le mot faire et vous pouvez faire ce que vous voulez ici, vous pouvez en ajouter plus. Mais c'est un exemple simple, donc nous allons chercher le mot « faire ». Je vais dire « OK ». Ensuite, je vais répéter d'accord. Dis encore OK. Et nous sommes mis en place. Maintenant, si je rentre dans ma boîte de réception et que je vais dire que j'ai déjà parcouru ma boîte de réception pour la journée et que je commence à travailler dans mes dossiers et que je donne la priorité à ce que je veux faire. Je vais faire celui-là, je vais signaler, disons que nous allons faire celui-là. Et je vais signaler celui-là en bas. Ce que je ferais ici, c'est que je suis déjà en train de planer ici. Je vais faire mon raccourci Control Shift huit. Je vais taper les mots faire ou le mot faire devant ça. N'oubliez pas que la saisie du mot « do » permet une mise en forme conditionnelle. Ensuite, je peux aller de l'avant et changer cela pour le moment que je veux. Et je vais dire, d'accord, j'économiserai, fermez. Vous remarquerez que quelque chose s'est passé ici. J'ai une boîte verte. La boîte verte m'indique que je l'ai programmé et vous verrez que la boîte verte apparaît dans l'e-mail réel et indique planifié. Maintenant, une chose encore plus agréable est si je vais à mon calendrier réel, que si je vais à mon calendrier réel, vous verrez le même problème, veuillez préparer la paie apparaissant sur mon calendrier, programmée et prête à partir et elle est codée par couleur vert car j'ai configuré la mise en forme conditionnelle. Voyez comment il y a un trombone ici. Si vous double-cliquez dessus, l'e-mail est en fait attaché à l'entrée du calendrier. Si je devais y faire référence, il serait là. Et vous pouvez le faire avec n'importe quelle entrée de calendrier de votre choix. Parlons du suivi avec rappel sur Outlook PC, parfois vous souhaitez conserver un enregistrement d'un e-mail que vous avez envoyé. Et même s'il va dans votre dossier envoyé, tout ce que vous envoyez aussi. y a de fortes chances que vous ne vouliez faire référence qu'à quelques courriels que vous envoyez. J'ai donc un moyen un peu plus facile d'en tenir compte. Et c'est en créant l'e-mail BC, vous voyant et en le plaçant dans le dossier Remind. Laissez-moi aller de l'avant et vous montrer ce que je ferais. Disons que j'ai eu cet e-mail ici. Je l'ai ouvert et j'ai voulu y répondre. Ce que je ferais, c'est que j' y répondrais. Disons que je voulais sauver ça. Donc, au lieu de simplement cliquer sur envoyer, j'irais moi-même sur le terrain de BCC et BCC. Ensuite, je l'enverrais. Ensuite, une fois que je l' ai envoyé, je serais en mesure de le faire entrer dans ma boîte de réception et Outlook prend maintenant une seconde pour apparaître. Nous devons donc être un peu patients avec cela. Mais une fois qu'il apparaîtra dans ma boîte de réception, vous verrez que je suis BCC dt. Je vois qu'il s'agit d'un nouvel e-mail et je peux simplement déplacer cet e-mail dans mon dossier de rappel. Ici, cela a pris une minute, mais nous y voilà. Le voilà. Je vais donc fermer ça et faire défiler vers le haut. Voici mon nouvel e-mail en rouge. Ce que je vais faire, c'est que je vais l'ouvrir. Je CCI moi-même dessus, puis j'utilise Control Shift quatre, ce qui est notre étape rapide pour le placer dans le dossier Remind. Je vais mettre ça là-dedans, rappelez le dossier. Et plus tard, lorsque je travaille dans mes dossiers, je l'ai là pour rappel, c' est génial pour les courriels où vous devrez faire un suivi avec quelqu'un. Vous voulez vous rappeler de faire quelque chose, etc. Nous voulons un moyen facile de déplacer nos e-mails dans le dossier Wind. Et rappelez-vous que les dossiers contenus dans la référence d'un dossier sont des projets actifs sont des dossiers actifs avec lesquels nous travaillons actuellement. Plutôt que de le faire glisser avec une souris, il existe en fait un moyen plus facile. Ce que vous pouvez faire, c'est de sélectionner un e-mail. Vous pouvez faire Control Shift V, V comme dans Victor. Lorsque vous faites cela, il ouvre cette fenêtre. Et puis tout ce que j'ai à faire est de commencer à taper le nom réel du dossier. Et si cela s'est effondré, se peut que vous deviez l'agrandir. Disons donc que je veux que cet e-mail en septembre 2021. Je viens de commencer à taper dans TR et il l'a immédiatement trouvé. Et puis je vais toucher Enter. Et puis, si nous partons en voyage et septembre, c'est là. C'est une façon très simple de le faire. Je le ferai encore une fois. Nous allons littéralement dans Control Shift V ouvre une boîte pour le déplacer dans un dossier. Je vais choisir, disons que cette fois je veux le mettre sur le projet X. Je vais revenir. Et puis, si je commence à travailler sur le projet X, c'est le cas. C'est très facile à faire et cela vous permet d'économiser énormément de temps. Parfois, vous souhaitez ouvrir plusieurs e-mails même temps lorsque vous êtes empilé dans votre boîte de réception. C'est un très bon moyen également pour vous de ressentir un réel sentiment d' accomplissement, car vous pouvez fermer chaque fenêtre une fois que vous avez terminé. Une perspective pour PC, c'est assez facile. Vous devez maintenir la touche Maj et la flèche vers le bas enfoncées et sélectionner simplement une série d'e-mails. Je vais donc en faire quelques-uns ici. Ensuite, vous cliquez avec le bouton droit et vous pouvez voir où il est indiqué « ouvert ». Vous pouvez donc appuyer dessus et vous pouvez voir qu'ils s' ouvrent chacun dans leur propre fenêtre. Et je pourrais aller de l'avant et simplement cliquer sur Répondre, y faire face en temps réel. Et puis je le ferais pour chacune de ces fenêtres ouvertes et je les fermerais au fur et à mesure que je les finissais. Vous avez ensuite la plage sélectionnée et vous pouvez archiver tous ces e-mails car ils sont sortis de votre boîte de réception pour la journée. 13. Comment utiliser Apple Mail : Guide de configuration: Bonjour, Bienvenue. Dans les vidéos suivantes, je vais vous présenter certaines de nos meilleures pratiques recommandées pour utiliser la méthode de la pile de manière efficace et facile. Nous voulons vous aider à réduire le stress associé au courrier électronique et à faire en sorte que votre boîte de réception soit à 0. Il est important de noter qu'il s'agit de recommandations. Ce ne sont pas des règles strictes. Nous voulons que le processus soit confortable et facile à entretenir. N'hésitez donc pas à le personnaliser en fonction de vos besoins. La méthode de la pile est conçue pour vous faire gagner plus de temps et est totalement non destructive. Vous ne perdrez aucun e-mail important. Nous promettons un empilage heureux. Il s'agit de la méthode de stock pour Apple Mail. Ce que je vais faire, c'est vous expliquer le processus de la méthode de la pile et comment vous le feriez. Ensuite, je vais vous montrer où tout se trouve. Ainsi, dans les vidéos suivantes, vous verrez des configurations spécifiques, mais vous saurez où elles se trouvent. Donc, ce que vous feriez , c'est arriviez au début de la journée et que vous alliez dans votre boîte de réception et le but serait de l'ouvrir, regarder le courrier électronique, de le scanner et de décider quelle action lui est associé, et déplacez-le dans le dossier d'action correspondant. Vous allez voir que je les ai déjà installés ici sur la gauche. Et encore une fois, ils ont des noms courts orientés vers l'action. Et il y a un chiffre à gauche du nom. Je sais donc exactement que c'est dans cet ordre que j'aime travailler. Donc je déciderais littéralement, d'accord, celui-ci est un du et je le mettrais dans le dossier do. Celui-ci est un avis et placez-le dans le dossier de révision et ainsi de suite. Avant de vous montrer comment empiler, je veux vous montrer quelque chose d' important dans Apple Mail. Si vous accédez au message en haut de la page, vous remarquerez que si vous cliquez dessus, tous les raccourcis clavier sont affichés en gris à droite de la commande. Si vous ne vous souvenez pas, vous pouvez toujours cliquer dessus et il vous le dira. L'autre chose que je veux vous montrer est si vous allez dans, vous remarquerez que nous avons configuré des raccourcis clavier correspondant au numéro du dossier d'action. Je vais maintenant vous montrer comment procéder dans une autre vidéo, mais cela va vous faire gagner beaucoup de temps. Ainsi, vous ne le faites pas glisser avec la souris, ce qui prend quelques secondes par e-mail. Et il est également probable que vous le placiez accidentellement dans le mauvais dossier. Donc si vous vous demandez comment je vais faire cela si rapidement, c'est comme ça que je vais vous montrer comment procéder bientôt. Donc, ce que je vais faire, c'est aller de l'avant, regarder ma boîte de réception, commencer à le déplacer dans mes dossiers d'action ici sur la barre des tâches de gauche. Je vais dire que c'est une obligation, alors je vais le mettre là. Vérifions-le pour voir s'il a bougé. Pourtant. Ça y est. Je vais retourner dans ma boîte de réception. Celui-ci est une critique. Celui-ci est une critique. C'est Ado. Faisons de celle-ci une réponse, donc j'ai quelques trucs à récupérer. Je vais en faire une réponse. C'est une viande que l'on ne peut pas répondre. Et nous ferons en sorte que ces derniers soient révélés. Maintenant, ce que je dois faire puisque ma boîte de réception est belle et vide et je peux pousser un énorme soupir de soulagement. Je vais commencer à travailler sur mes dossiers d'action. Je vais donc d'abord aller dans le dossier de réponses. Ensuite, je vais sélectionner tous les e-mails de ce dossier. Et je vais cliquer avec le bouton droit de la souris et ouvrir. Vous remarquerez qu'ils s' ouvrent tous dans une belle fenêtre. Donc, au lieu d'avoir un e-mail par e-mail, je peux travailler dessus en temps réel ici même dans cette fenêtre, puis les archiver une fois terminé. Je vais donc utiliser Command R, qui est le raccourci pour répondre. Ensuite, je vais juste dire : «  Bonjour, comment allez-vous ? Je vais donc faire une petite réponse ici. Alors je vais l'envoyer. J'ai déjà envoyé ça. Ce que je vais faire ensuite, c'est travailler sur le prochain. C'est pareil. Faites mon raccourci pour répondre, qui est la commande est géniale . Je vais donc envoyer celui-ci. Et puis c'est le dernier ici. Je vais y aller et envoyer celui-ci. C'est chose faite. Je peux donc littéralement les archiver parce que c'est terminé. Et devine quoi ? Je réponds que le dossier est vide. Et quel grand sentiment c'est parce que maintenant ma boîte de réception est vide, un de mes dossiers est vide. Et puis je passais au dossier do et la même chose jusqu'à ce que j' aie parcouru tous mes dossiers. C'est donc la méthode statique dans Apple Mail. Configuration des dossiers d'actions et d'Apple Mail. Je suis là et je suis dans ma boîte de réception. Et vous vous souvenez que nous avons configuré dossiers d'actions afin qu' au lieu de laisser des e-mails dans votre boîte de réception, puis de les rouvrir et de vous rappeler ce que vous devez en faire. Vous déplacez littéralement chacun des e-mails dans les dossiers. De cette façon, vous saurez que c'est une réponse. C'est quelque chose que je dois faire. Je vais donc planifier un travail, ce qui signifie que je vais mettre les tâches sur mon calendrier. Il s'agit d'une réunion et ainsi de suite. C'est vraiment très simple à configurer. Vous allez simplement cliquer avec le bouton droit de la souris et votre boîte de réception, accéder à la nouvelle boîte aux lettres, puis mettre le nom de la boîte aux lettres ici. Vous remarquerez que j'ai mis des chiffres à gauche de la boîte aux lettres. Et la raison pour laquelle je l'ai fait est que c'est dans cet ordre que j'aime travailler. Je veux d'abord répondre à mes questions, puis je vais planifier le travail. Ensuite, je vais passer en revue mes demandes de rendez-vous et ainsi de suite. L'autre chose est que nous configurons vos raccourcis clavier et quelques minutes dans une vidéo différente. Il vous sera utile d'avoir des chiffres qui correspondent aux raccourcis. Nous en reparlerons donc dans un instant. Vous remarquerez que je les ai également mis sous la boîte de réception et c'est juste pour le garder bien rangé. Et c'est ainsi que vous configureriez les dossiers d'actions pour Apple Mail. Configuration des raccourcis et d'Apple Mail. Vous vous souvenez que lorsque je vous ai montré la première vidéo sur le processus de la méthode de pile, vous m'avez vu déplacer très rapidement tous les e-mails de ma boîte de réception vers mes dossiers d'action. Et je n'utilisais pas la souris pour les faire glisser là. Cela prend quelques secondes. Cela augmente également le risque de placer un e-mail dans le mauvais dossier. Il existe donc un moyen plus simple et plus simple d' utiliser des raccourcis clavier. Vous vous souvenez également que je vous ai montré que si vous allez à l'endroit où le message est affiché dans la barre des tâches supérieure, il existe déjà des raccourcis natifs à ajouter à male. Vous verrez donc que la réponse est la commande R et ainsi de suite. Mais ce qui n'est pas configuré, ce sont ces raccourcis clavier permettant de déplacer ces e-mails dans des dossiers d'action spécifiques. Vous n'avez donc à les configurer une seule fois sauf si vous voulez changer le nom et ensuite vous pouvez les modifier. Comment allez-vous procéder en accédant à l' icône Apple dans le coin supérieur gauche. Clavier de préférences système. Allez là où il est indiqué « raccourcis ». Ensuite, vous voulez choisir des raccourcis. Et maintenant, pour le configurer, vous devez sélectionner le signe plus. Et maintenant, il indique toutes les applications, mais vous devez sélectionner masculin, afin qu'il sache où ce raccourci clavier va s'appliquer. Et puis pour le titre du menu, vous allez le taper exactement comme ce message, tiret supérieur au signe, déplacer l'espace vers le tiret supérieur au signe. Et maintenant je veux mettre le nom exact du dossier d'action correspondant. Je vais en faire un pour le dossier de réponse unique. Maintenant, vous remarquerez que la façon dont cela apparaît ici est que les réponses rapides sont entre parenthèses. Si je ne le nomme pas exactement comme il apparaît dans la barre des tâches de gauche, il ne pourra pas trouver le bon dossier d'actions. Je vais donc mettre les réponses rapides entre parenthèses, puis je dois lui donner un raccourci clavier. Et je vais choisir Control One. Maintenant, j'en ai choisi un qui correspond délibérément au numéro du dossier d'action. C'est donc incroyablement facile à mémoriser. Ensuite, je vais cliquer sur Ajouter. Et ça y est. Je vais aussi aller de l'avant et en faire un autre et simplement créer un dossier pour un raccourci clavier plus loin dossier ado. Donc, même chose que les hommes déjà sélectionnés. Je vais taper un tiret de message supérieur au signe. Déplacez l'espace jusqu'au tiret supérieur au signe. Et cette fois, je vais le faire. Et vous remarquerez qu'il y a aussi quelque chose entre parenthèses. Encore une fois, nous voulons faire correspondre ce résultat. Je vais donc mettre l'horaire, le travail et les parenthèses. Et le raccourci clavier va être contrôlé deux. Donc, deux matchs à faire. Ensuite, je vais cliquer sur Ajouter. Et encore une fois, c'est le cas. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez fermer par cette fenêtre. Maintenant, testons pour nous assurer que cela fonctionne. Alors celui-ci dit « écris dessus, c'est une viande ». Je vais faire le contrôle trois. Maintenant, vous verrez qu'il a été retiré de la boîte de réception et vérifions-le pour nous assurer qu'il est bien là. Oui, ça y est. Encore une fois, si je vais à message en haut, je suis dans ma boîte de réception et je vais dans le message en haut. Vous remarquerez que si je fais défiler la page vers le bas et que je passe à, vous verrez que tous ces raccourcis clavier apparaissent à côté des dossiers d'actions appropriés. Alors faisons-en un couple ensemble juste pour nous assurer que cela fonctionne. Disons simplement ceci en guise de réponse. Disons que celle-ci est une réponse, celle-ci est une réponse et celle-ci est ado. Allons vérifier. Sont-ils là ? Ils le sont. Donc c'est génial. Et ce que vous pouvez faire, c'est simplement maintenir le signe de contrôle enfoncé et faisons les chiffres appropriés. Super-quick déplace tout dans le dossier d'actions approprié. C'est ainsi que vous pouvez configurer raccourcis clavier et Apple Mail. Configuration de la durée de cumul sur votre calendrier Apple. Vous vous souvenez quand nous avons parlé du processus de la méthode stack. C'est une méthode basée sur les habitudes, non ? Vous devez donc entrer et continuer , vider votre boîte de réception et travailler à partir de vos dossiers d'action et en faire un modèle que vous pouvez maintenir tous les jours ou cela ne fonctionnera pas pour vous. Une façon simple et facile de le faire par Lift est de mettre l'heure dans votre calendrier. Et vous remarquerez qu'en regardant mon calendrier en ce moment, j'ai plusieurs plages horaires différentes. J'en ai un qui dure une heure qui dit empiler la boîte de réception vide et empiler les dossiers. Et j'en ai deux plus petits qui durent une demi-heure et qui disent simplement empiler la boîte de réception. Maintenant, ce qui les différencie, c'est que celui-ci au début de la journée, vous pouvez voir des répétitions tous les jours de la semaine. C'est pour une heure et j'ai marqué que l'heure est occupée. Et ce que je vais faire pendant ce temps c'est parcourir les e-mails existants dans ma boîte de réception, puis les placer dans les dossiers d'action et les traiter dans les dossiers d'actions. Le plus important ici, c'est que je l'ai marqué comme occupé afin de ne pas avoir quelqu'un à planifier une réunion dessus. Et je prends ce temps pour lire ces e-mails et ces dossiers. Je commence donc avec une table rase pour la journée. Choisissez une heure à laquelle vous pouvez vous en tenir. Si vous conduisez vos enfants à l'école entre 89 heures du matin, ce n'est pas le bon moment pour choisir quelque chose que vous pouvez généralement respecter. Et encore une fois, vous pouvez ne pas vous y tenir tous les jours. Et c'est simple. Disons que vous avez tout terminé lundi, mais que vous arrivez mardi et que vous avez une réunion à neuf heures, vous pouvez la déplacer à une autre heure. Pas de problème. Vous pouvez également le supprimer si vous ne pouvez pas y accéder ce jour-là, ce n'est pas grave. L'objectif est d'essayer de s'y rendre quotidiennement ou aussi souvent que possible. Maintenant, vous remarquerez que les plus petits rendez-vous ici pendant une demi-heure disent simplement empiler la boîte de réception. Et si nous les ouvrons, durent littéralement une demi-heure et vous remarquerez qu'ils sont marqués comme gratuits. Parce que c' est juste pour que vous puissiez travailler dans votre boîte de réception, c'est-à-dire les puissiez travailler dans votre boîte de réception, e-mails qui sont arrivés au cours de la journée. Allez-vous toujours vérifier vos e-mails ? Tu es sûr. Eh bien, mais si vous voyez que vous avez cette demi-heure sur votre calendrier, vous saurez que vous êtes en mesure de vérifier rapidement, voir si quelque chose est important et vous aurez une demi-heure pour tout traiter de ces e-mails. Au lieu de passer d'un e-mail à une tâche , un e-mail passe à une tâche. C'est donc beaucoup plus efficace de cette façon. Certaines personnes doivent le faire, d' autres font en sorte que ce soit une heure de plus, alors faites ce qui fonctionne pour vous. Et encore une fois, cela devrait se reproduire tous les jours de la semaine. Assurez-vous donc de mettre du temps de cumul sur votre calendrier est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour créer une approche basée sur les habitudes qui réduira votre stress lié au traitement des e-mails. Utilisation du nouveau dossier et d'Apple Mail. Le dossier Do est donc différent du dossier de réponse, car le dossier du vous permet d'effectuer des tâches que vous devez soit planifier pour vous-même, soit des tâches que quelqu'un vous a envoyé effectuer et inscrivez cette heure à votre calendrier pour les faire. Ce qui finit par arriver souvent lorsque quelqu'un vous enverra un e-mail quelque chose qu' il veut que vous fassiez et que cela reste dans votre boîte de réception, puis soudainement vous le voyez et vous vous rendez compte que je n'ai pas le temps de le faire cette semaine. C'est donc une façon que lorsque vous travaillez dans vos dossiers d'action et que vous commencez à travailler dans votre dossier. Vous inscrivez toutes ces tâches dans votre calendrier en temps réel. Et vous pouvez voir ce que j'ai fait ici c'est que j'ai un écran partagé. Mon calendrier est ouvert sur la droite, et le dossier est ouvert sur la gauche. Qu'est-ce qu'Apple Mail ? C'est très simple. Je peux simplement l'attraper et faire glisser littéralement sur le calendrier quand je veux le faire. Ensuite, je peux le modifier. Supposons que je veuille plus d'une heure. Donc la première chose que je vais faire est de changer l'endroit où il dit R E en majuscule D, majuscule O et ensuite je vais lui donner une couleur qui se démarque C'est un peu différent que les autres tâches que j'ai sur mon calendrier. Je sais donc que ce sont des choses que je dois faire et que ce n'est pas une réunion, ni autre chose. Ce sont littéralement des tâches que je dois accomplir. Ensuite, je peux changer l'heure si je veux. Disons que je veux que ce soit une heure et demie. Super. Et puis vous remarquerez qu'il apparaît également, en masculin. Ce qui est génial, c'est que je suis allé de l'avant et que j'ai mis ça sur mon calendrier. Et si je l'ouvre et que je clique sur l'affichage masculin, il affiche simplement l' e-mail qui lui est associé. Ainsi, lorsque je travaille à partir de mon calendrier, je n'ai pas besoin de retourner dans la boîte de réception pour vérifier à quoi cela ressemblait. Maintenant, la prochaine chose que je peux faire, c'est que je veux me faire savoir que j'ai pris de l'avance et que je planifie ça. La dernière chose que vous voulez faire est de revenir à l'e-mail, de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de lui attribuer un drapeau qui correspond réellement à la couleur que vous avez choisie ici. De cette façon, je sais que je l'ai programmé sur mon calendrier et que je l'ai déjà dedans. Et quand j'aurai terminé la tâche, je pourrai archiver le courrier électronique. Il s'agit d'un suivi avec rappel pour Apple Mail. Nous envoyons donc des tonnes de courriels par jour et beaucoup d'entre eux ne sont que des réponses rapides. Quelqu'un te recontacte et c'est très bien. Mais il y a généralement une poignée de courriels qui attendaient que quelqu'un réponde ou, vous savez, vous voudrez y donner suite. Et vous devez donc vous rappeler de le faire. Ce que nous avons tendance à faire en ce moment, c'est d'aller dans notre courrier envoyé, de faire une recherche, mais il y a tellement d' e-mails qu'il faut beaucoup de temps pour trouver ce dont vous avez vraiment besoin. Il existe un moyen plus simple et plus efficace. Et c'est en utilisant le champ BCC pour le suivre et le placer dans votre dossier mental. Donc, si je dois créer un nouvel e-mail, ce que je ferais, c'est que je serais moi-même en CC. De cette façon. Je recevrai une copie qui ira dans ma boîte de réception et je peux simplement la mettre dans le dossier de rappel lorsque je suis empilé et cela me rappellera de faire un suivi. Je vais simplement créer un e-mail rapide ici. Maintenant, vous remarquerez que je suis une graine de la Colombie-Britannique ici, donc je vais envoyer ça. Ce qui va se passer, c'est que je vais en recevoir une copie dans ma boîte de réception. Alors je peux continuer et utiliser mon raccourci clavier, mettre là, rappeler le dossier. Et quand je vais empiler, je verrai qu'il est là. Le voici en fait, et cela me rappellera de faire un suivi. Maintenant, il s'agissait d'un nouvel e-mail et vous pouvez même le faire dans le dossier de réponse, n'importe quel e-mail existant. Disons que je suis dans mon dossier de réponses et que je me suis rendu compte que je voulais donner suite à cette demande de délégation. Je peux ouvrir le mail et la même chose. Je peux continuer et cliquer sur Répondre, puis dire taper mon e-mail. Et puis je veux me rendre ici. Ensuite, je vais commencer et l'envoyer. Et puis vous remarquerez que même s'il ne s' agissait pas d'un dossier de réponses, encore une fois, je vais en recevoir une copie dans ma boîte de réception et je peux la déplacer dans mon dossier de rappel. Et c'est ici. Alors que je parcourt mon dossier de rappel chez jars, ma mémoire doit aller de l'avant et y donner suite. Il s'agit donc du suivi avec Remind et Apple Mail. Utilisation du dossier Web dans Apple Mail. Souvent, on nous demande : « Eh bien, j'ai tous ces projets actifs sur lesquels je travaille et je veux garder ces e-mails groupés. Donc, si c'est le cas, c'est là que le dossier when entrera en jeu. Vous remarquerez maintenant que je l' ai ici dans ma barre des tâches gauche, et qu'il est actuellement réduit. Mais si je clique sur la flèche vers le bas, vous verrez que je peux l' agrandir et j'ai un tas de dossiers de projets actifs ici. Ils sont particulièrement utiles pour quelque chose comme celui-ci créant une présentation d'octobre. Et ce que je pourrais faire, c'est que je pourrais avoir tous les e-mails liés à cela, filtrés de telle manière en utilisant règles pour qu'ils aillent tous dans ce dossier. Je pourrais aussi les faire glisser quand je les empile. Et ce que ça te permet de faire c'est que je vais aller m'asseoir et travailler là-dessus. J'aurais tous les e-mails au même endroit au lieu de les additionner dans ma boîte de réception, certains dans divers dossiers. C'est donc un très bon outil à utiliser. Et encore une fois, vous les créeriez comme vous l'avez fait avec la boîte de réception. Vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris, accéder à la boîte aux lettres de midi et taper le nom du dossier que vous souhaitez ajouter, puis cliquer sur OK. Une autre bonne chose est que lorsque vous aurez fini avec ce dossier, disons que j'en ai fini avec la création de la présentation d'octobre et que je n'en ai plus besoin. Au lieu de supprimer le dossier parce que je pourrais avoir besoin de le référencer plus tard, je peux simplement le faire glisser dans l'archive. Et puis il crée un moyen pour vous de le trouver facilement juste dans l'archive et je peux le réduire et l'agrandir. Ensuite, si j'en ai besoin à nouveau, disons que c'est devenu actif et j'ai besoin de le créer à nouveau. Je peux juste le remettre là où il était avant. Et ça y est. C'est un excellent moyen de garder votre barre des tâches propre et concentrer uniquement sur les projets actifs que vous devez référencer. Archivage et Apple Mail. En règle générale, nous voulons archiver tout ce qui date de plus trois semaines à compter de la date d'aujourd'hui. Donc, si c'était il trois semaines et que cet e-mail est toujours dans votre boîte de réception, il y a de fortes chances que vous l'ayez déjà traité. Tu ne vas pas t' en occuper ou c' est juste quelque chose dont tu n'as pas besoin. C'est donc notre règle générale. Tout ce qui date de plus de trois semaines à compter de la date d'aujourd'hui, vous n'avez probablement pas besoin de rester dans votre boîte de réception. manière générale, lorsque vous ouvrez votre boîte de réception et que nous suivons ce cours avec les participants aux ateliers, ils l'ouvriront et ils auront, disons, 90 000 e-mails dans leur boîte de réception. Très vite. Ils découvrent qu'au moins 88 000 d' entre eux sont vieux et qu'ils n'en ont plus besoin. Certains datent d'il y a des années. Cela peut vraiment réduire votre stress. Si vous déposez plus de 80 000 e-mails en une seule fois, il suffit de les archiver. Encore une fois, on ne les jette pas dehors. Tu ne les supprimeras pas. L'archivage est non destructif. Donc, si je vais dans mes archives ici, vous pouvez voir qu'il y a encore des éléments dans l'archive, et que je ne les ai pas supprimés. Ils sont juste rangés ailleurs. Je n'ai donc pas à les voir dans ma boîte de réception. Donc, en entrant dans ma boîte de réception, je vais les trier du plus ancien au plus récent. Je vais donc aller à l' endroit où il est écrit View. Je vais passer à trier par, puis je vais cliquer sur le message le plus ancien en haut. Et vous pouvez voir que certains d'entre eux datent d'il y a plusieurs années, et je n'en ai certainement plus besoin dans ma boîte de réception. Je vais donc prendre la touche Maj et la flèche vers le bas, sélectionner un groupe d'e-mails. Et vous pouvez généralement en faire environ 500 à mille avant de paniquer, mais je dirais essayer de le garder dans cette plage. Ensuite, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner archiver ou vous pouvez aller jusqu'à l' endroit où le message est affiché. Et vous vous souvenez que vous pouvez voir les raccourcis en surbrillance. Dans ce cas, le raccourci d'archivage est Control Command a. Et si je touche à cela, en fait, cela va continuer et archiver le courrier électronique. C'est ce que j'ai fait. Et ils n'y sont plus. Et maintenant, au lieu des 25 e-mails que j'ai reçus, je n'en ai plus que trois. C'est donc une étape très importante garder la santé mentale en archivant les anciens e-mails. Encore une fois, si je vais dans mes archives, elles seront là. Je ne les ai pas jetés. Ils sont là. C'est celui qui était en haut, mais ils ne sont pas jetés dehors, mais je n'en ai pas besoin en ce moment. C'est donc une étape très importante garder votre boîte de réception propre et claire. Et encore une fois, le mur semblera intimidant la première fois. Faites-le, surtout si vous n'êtes pas une personne qui y archive régulièrement. Une fois que vous l'aurez fait, que vous l'aurez vidé et que vous commencerez à être au-dessus de votre boîte de réception, ce sera très facile à gérer. Voilà donc l'archivage et Apple Mail. Configuration des règles et d'Apple Mail. Au cours de la journée, vous recevez une tonne d'e-mails et beaucoup d'entre eux ont tendance à être des newsletters, pas des e-mails d'entreprise exploitables, qui sont des e-mails que vous voulez lire mais n'avez pas besoin de consulter d'une manière urgente. Ainsi, plutôt que de les laisser dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser des règles afin qu'elles filtrent pour aller directement dans un dossier et qu'elles n'entrent même pas dans votre boîte de réception en cours de route dans un document que vous pouvez lire pendant votre temps libre. Je vais donc suggérer que tout ce qui est une newsletter ou quelque chose qui n'est pas urgent soit placé dans le dossier de révision parce que c'est vraiment à ça que ça sert. Comment nous procéderions lorsque vous survoleriez un e-mail pour lequel vous souhaitez créer une règle. Maintenant, vous pouvez voir que j'en ai un tas, des newsletters sur la façon de geek et ici, et je n'en ai pas vraiment besoin dans ma boîte de réception. Donc, ce que je peux faire, c'est aller aux préférences masculines. Ensuite, vous verrez que les règles sont déjà en bleu ici et je vais ajouter une règle. Maintenant, vous voulez nommer les règles quelque chose qui est assez proche de la même chose que celle que vous essayez de filtrer. Ainsi, vous savez exactement de quelle règle il s'agit. Et cela vous donne des options. Vous pouvez sélectionner l'une ou l' ensemble des conditions suivantes qui sont remplies. Encore une fois, il y a une grande liste déroulante des conditions. Pareil avec ça. Et vous pouvez ajouter ou supprimer des conditions en utilisant le signe plus et moins. Et vous obtenez le même menu déroulant. Cela vous permet de rendre cela aussi complexe ou simple que vous le souhaitez. Même chose pour les actions. Il y a un tas d'options. Je vais donc en faire une règle assez simple. Je veux que tout ce qui concerne la newsletter et la façon dont geek.com soit déplacé dans un dossier différent afin de ne pas le voir dans ma boîte de réception. Encore une fois, je vais avoir déplacé le message. Et l' important est de vous assurer de sélectionner le bon dossier dans lequel vous voulez qu'il aille. Je vais donc sélectionner le dossier de révision , puis je vais dire, d' accord, maintenant voir comment je n'ai pas sélectionné la boîte aux lettres. Il m'a dit que je ne pouvais pas le faire. Maintenant, je dois sélectionner, Revoir, puis dire, OK, et il va me demander vous voulez appliquer vos règles aux messages et aux boîtes aux lettres sélectionnées ? Je le sais. Parce que ça va faire, c'est sortir tous les e-mails How-To Geek qui se trouvent déjà dans ma boîte de réception et les mettre dans le dossier de révision. Je vais dire «  Postulez ». Vous avez probablement vu du mouvement derrière l'écran ici. Et ce que cela a fait, c'est qu'il a sorti toutes les informations sur les hommes geeky et les a mis dans ce dossier de révision. Ils sont donc là. Je peux les lire pendant mon temps libre. Et aussi chaque fois qu'un nouveau message arrive, il ira directement dans ce dossier de révision au lieu de rester dans ma boîte de réception. C'est donc un excellent moyen d'utiliser des règles pour vous aider à gérer votre boîte de réception. 14. Empilage heureux !: J'ai intégré tout ce dont vous avez besoin pour réussir dans ces vidéos pratiques supplémentaires et avec les documents qui sont sur le double Gémeaux, disons, si vous avez besoin d'aide supplémentaire, nous avons le cours d'élevage que nous pouvons vous offrir. Et peut-être encore plus important encore, si vous le souhaitez pour votre équipe ou votre organisation, nous pouvons proposer configuration de notre bureau de gestion des e-mails haut de gamme et changer fondamentalement la culture de votre organisation en ce qui concerne les courriels. Et rappelez-vous que plus vous êtes productif, mieux vous pouvez faire pour vous-même, votre organisation, votre famille et le monde entier. Je m'appelle Prashant Denier. Je suis le PDG de Double Gemini. J'espère que cette série vous a plu. Bonne chance et joyeux empilement.