Introduction aux emplois des professionnels de l'administration | Partie 1

1. Introduction: Salut là. Bienvenue chez les professionnels de l'administration. veux une ? m'appelle Rosa Maria, et je suis tellement excité d'enseigner ce cours. Le domaine des professionnels de l'administration est vaste et il comprend l'assistance administrative, l'aide aux programmes, programmes coordonnateurs de l'aide exécutive, Les directeurs de bureau du secrétaire et beaucoup d'autres dans les emplois et, hum, professions en vertu parce que le domaine lui-même Issa vraiment grande dans ce cours que nous allons apprendre ou allons réellement se concentrer sur trois opportunités d'emploi principales ou types d'emplois. Et c'est l'aide au programme d'aide administrative et les adjoints exécutifs. Michael, pour ce cours, c'est que vous comprenez si oui ou non, c'est un sentiment que vous devriez considérer si, euh, comprendre les différences entre un assistant administratif, un assistant de programme et adjointe exécutive, puis de comprendre globalement le genre de compétences nécessaires pour entrer dans ce vaste domaine et a eu un épanouissement. Et si vous n'êtes pas intéressé par les emplois, mais que vous êtes intéressé à embaucher du personnel de soutien comme aide, cela pourrait vous donner un bon aperçu du carburant dans le genre de travail qui est fait. Si vous êtes quelqu'un qui a travaillé en tant que professionnel de l'administration et que vous aimeriez faire connaître vos compétences, cela pourrait également vous donner un bon cadre pour parler du domaine et de vos compétences. De façon générale, ce cours s'adresse aux diplômés du secondaire, aux diplômés collégiaux qui comprennent les diplômés des collèges communautaires. Euh, récents diplômés qui ne sont peut-être pas prêts à s'engager dans, euh, parcours de carrière et ont besoin de quelque chose de transition, ces types d'air vraiment bons types de travail où vous pourriez faire un an ou deux ou trois dans un domaine qui que vous aimeriez explorer. Vous avez un domaine d'intérêt, mais peut-être que vous n'avez pas étudié. Vous n'êtes pas sûr de, hum, donc c'est une très bonne opportunité d'emploi. Et puis pour ceux d'entre vous qui retournent sur le lieu de travail, si vous avez pris si vous avez pris soin d'enfants ou de votre famille ou si vous avez pris un congé et que vous voulez lire sur lelieu de travail, voici Ah, soin d'enfants ou de votre famille ou si vous avez pris un congé et que vous voulez lire sur le lieu de travail, ce sont de bons emplois de point d'entrée. Donc, je suis vraiment excité pour le cours. Si vous êtes intéressé, s'il vous plaît dans le rôle, et je vous verrai dans le cours 2. À propos de l'instructeur: Comme je l'ai dit, mon nom est Will quelqu'un encore et j'ai créé ce cours parce que j'ai occupé des postes administratifs au cours des sept dernières années. Je l'ai fait à l'université, et une fois que j'ai obtenu mon diplôme, et quand j'ai obtenu mon diplôme de Berkeley, je et une fois que j'ai obtenu mon diplôme, et quand j'ai obtenu mon diplôme de Berkeley, jeme suis retrouvé de façon inattendue dans ces postes, et il y avait beaucoup d'idées fausses me suis retrouvé de façon inattendue dans ces postes, que j'avais à propos de ce domaine. Beaucoup de ce que je pensais être du travail administratif. Je ne l'ai vraiment compris que comme un travail de secrétariat. Mais les champs ont évolué et les besoins ont considérablement évolué. Et donc il y a beaucoup d'opportunités si j'ai créé ce cours, surtout parce que, euh, c'est un domaine très dynamique. Et quand je faisais des recherches sur le cours, il n'y en a pas beaucoup. La ressource est autour de ce que signifie être un assistant de tout moment. Il parle beaucoup des compétences, mais il n'y a pas beaucoup d'expériences de première main sur cette sensation dynamique et les emplois condamnent certainement être très dynamiques, très épanouissants et avoir tant d'opportunités, hum, à la fois pour faire progresser votre carrière, mais aussi vous donne beaucoup d'occasions a pris développer des compétences dont vous pourriez avoir besoin dans d'autres types d'emplois de gestion ou d'autres types d'emplois que vous aimeriez faire la transition vers transition vers 3. À propos du projet: parlons un peu du projet. Le projet est assez simple. Si vous êtes quelqu'un qui a embauché un adjoint avant qu'un adjoint administratif et assistant de programme ou un agent de police adjoint, laissez nous soit un paragraphe, un paragraphe de 3 à 5 phrases ou ah, peu de points qui nous disent ce qui a fait les grands. Qu' est-ce que Gil ? Quelle valeur ils ont apporté à l'équipe ou à l'entreprise ? Ce serait utile que tout le monde dans cette communauté le sache. Hum, de dehors quelqu'un qui a embauché la valeur de l'assistant pour travailler. Je demande juste un petit paragraphe pour quelques points à leur sujet si vous n'avez pas embauché et n'avezpas travaillé avec l'aide. Je demande juste un petit paragraphe pour quelques points à leur sujet si vous n'avez pas embauché et n'avez Et vous vous demandez si ces parcours de carrière sont pour vous. Laissez-nous une réflexion sur ce qui a été dit ici. Vous savez ce que vous avez appris ne vous a pas aidé si vous aviez une mauvaise perception dans ce cours, vous savez, euh, mieux comprendre. Ou tu avais des pensées. Peut-être que vous n'envisagiez pas de postes administratifs avant tout. Toutes les réflexions que vous avez. Je suis impatient de lire. Je suis également intéressé à comprendre comment ces postes administratifs sont perçus dans le monde. Je sais que mes perceptions étaient terriblement fausses quand je suis diplômé de Berkeley. Maintenant, c'est comme chercher des opportunités d'emploi et des opportunités de carrière. Hum, donc c'est fondamentalement tout. Je pourrais aussi avoir un sondage à, comme un beau sondage de questions à la fin du cours que vous pouvez proposer quelques suggestions pour le contenu futur et des choses comme ça. Mais j'essaie vraiment juste d'obtenir vos pensées et idées, alors s'il vous plaît partager dans la section commentaires ci-dessous. 4. Pourquoi prendre en compte le domaine des professionnels administratifs de l'administration ?: vous vous demandez peut-être, pourquoi utiliser ? Reconsidérez ce domaine d'abord et avant tout ce domaine massif vous avez limité postes administratifs dans n'importe quel secteur et n'importe quel domaine dans n'importe quelle industrie, profession, profession, quoi que ce soit. C' est si large. Hum, et il n'a pas d'importance à quel point vos intérêts sont, est-ce pas ? Si vous êtes intéressé par la conservation de l'eau, il y a des centaines et des milliers de postes pour vous. Si vous êtes intéressé par le jeu ou dans un point de vue technologique très spécifique, il y a des positions pour cela. Le champ est si vaste qu'il vous permet de penser globalement. Vous savez, la santé, la technologie, technologie médicale, la justice sociale, questions au niveau de la population comme peut-être vous voulez travailler avec, ah, affaires. Qui est intéressé à soutenir la communauté asiatique américaine ? Theatricum communauté américaine, cette communauté Latino, la communauté LGBT. C' est si large. Et parce que c'est si vaste, il y a beaucoup d'emplois dans n'importe quel domaine d'intérêt que vous avez. Peu importe la taille de vos intérêts ou leur étroitesse. Il y a des postes administratifs dans n'importe quel secteur. Bien sûr, vous devez les chercher, mais il y en a là-bas, et donc parce que la juste quantité d'emplois là-bas dans ces postes administratifs , cela vous permet d'aligner vos passions, à droite. Votre passion ou vos passions. Votre point de vue. Vous savez comment vous percevez et comprenez le monde et le genre de ce que vous voulez faire de votre vie. Il vous permet de trouver les entreprises, les entreprises et les organisations qui vous intéressent . Quand j'ai obtenu mon diplôme de l'UC Berkeley, je savais que je voulais aller dans le secteur à but non lucratif. Quand j'ai obtenu mon diplôme de l'UC Berkeley, Je n'ai donc pas cherché d'emplois dans le secteur à but lucratif, et je ne les ai pas recherchés dans le secteur public. Et le secteur sans but lucratif est probablement ce que je vais faire pendant longtemps. les Parce quelesemplois qui correspondent à mon système de valeurs sont dans le secteur sans but lucratif. Donc, vous pouvez vous rendre un Sfar large ou étroit que vous voulez et trouver beaucoup d'opportunités. Donc je pense vraiment à vos passions, vos intérêts et, euh, je sais qu'il y a des opportunités pour vous. Et donc parce que, euh, vous ne pouviez pas faire ça beaucoup de l'occasion. Beaucoup de ces emplois, comme je l'ai dit, ils sont un peu comme le niveau d'entrée ou le niveau intermédiaire, selon l'endroit où vous allez. Appliquez, il y a beaucoup de place pour la mobilité supérieure. Si vous commencez par le bas en tant qu'assistant administratif, vous pouvez passer à des rôles de gestion dans, ou vous pourriez être redirigé vers, comme les règles du projet, n'est-ce pas ? Hum, si vous aimez aussi dépendre du domaine ou du secteur, ces emplois pourraient être très bien payés dans le secteur des affaires, selon l'endroit où vous êtes, euh,l'aide à euh, la direction peut faire de 40 à 70 $80 000 par an. La technologie est aussi bien payée. Le secteur à but non lucratif n'est pas aussi bien payé que le secteur des affaires, mais dépendre ça pourrait dépendrede l'endroit où vous vivez. Votre géographie a un grand rapport avec la rémunération et aussi la taille de l'organisation, donc ce sont toutes choses à considérer. Mais sachez qu'il ya beaucoup d'opportunités que vous pouvez en ligne votre passion, votre droit d'intérêt. Vous pouvez certainement avoir une bonne expérience de la mobilité ascendante avant d'avoir besoin transition, et ces emplois ont également ouvert des portes à des carrières vraiment compétitives ou à des carrières où vous avez besoin d'ensembles de compétences que vous n'avez pas. Donc si j'avais voulu comme je l'ai dit, diplômé. J' ai obtenu un diplôme en psychologie et en sociologie, mais si je voulais aller dans le secteur de la technologie pour faire du développement Web, je n'ai pas vraiment cette compétence. Mais je pourrais entrer par un poste administratif, comprendre le domaine, comprendre les compétences, les relations non développées et entrer dans ce domaine, passant par la voie administrative. Si c'est le cas, si vous avez juste besoin d'un job de détenteur, c'est une très bonne opportunité. Si c'est le cas, si vous avez juste besoin d'un job de détenteur, Si ça t'intéresse, disons que tu es diplômé avec ton baccalauréat et que tu te demandes, Hey, devrais-je aller à l'université ? Si ça t'intéresse, disons que tu es diplômé avec ton baccalauréat et que tu te demandes, Hey, Parce que je veux être médecin ou je veux être avocat ? Dois-je investir l'argent et mon temps pour le faire ? Eh bien, vous pouvez passer à une sorte d'administration, professionnel ou d'assistant et devenir comme un assistant médical ou un assistant juridique et voir si ce carburant est intéressant. Et comme je l'ai dit, le domaine médical si large et si étroit, sorte que vous pouvez certainement chercher et genre d'intérêt votre domaine d'intérêt. Même chose pour le secteur juridique. Tu peux aller Assn. Flèche comme vous voulez, donc il y a beaucoup d'opportunités. Donc, pour un peu de riz, c'est grand. Vous ne pouviez pas aligner vos intérêts, vos passions, directement dans ces positions. Il y a une place pour la mobilité supérieure, et ce sont de bons points d'entrée dans des carrières compétitives. Et aussi, ils sont vraiment bons, euh, quand vous avez besoin de faire une transition entre un travail, donc il y a beaucoup d'opportunités là-bas. Hum, mais nous allons aller profondément dans les emplois, les compétences qui sont nécessaires dans ce domaine. se voit dans la vidéo suivante. 5. Ambiguité du rôle: Donc, dans cette vidéo, nous allons parler des trois types d'aide de ce cours est axé sur l'aide administrative de l'aide aux programmes et de l'aide aux cadres. Comme je l'ai mentionné, j'ai dû le réduire parce que ce champ est si large. Mais beaucoup d'emplois qui, euh donc, les emplois dont je parle finissent aussi par postuler à des secrétaires coordonnateurs ou des directeurs de bureau et, euh, beaucoup d'autres types d'aide. La chose est que je veux que vous compreniez, alors que nous commençons à aller profondément dans le remorquage, une sorte de travail est que même si j'essaie Teoh d'être clair en essayant de distinguer les rôles de ces postes. Je sais que dans le monde réel, une fois que nous entrons sur le lieu de travail, ces règles sont très différentes. Um, ils mélangent beaucoup de fois ils vont atterrir dans l'aide administrative, travailler avec le programme. Hum, et c'est parce que les entreprises essaient de concevoir des emplois qui correspondent à leurs besoins ou à leurs capacités. Hum, donc, général, les différences entre ces emplois dont je parle sont très spécifiques. Mais sachez que vous êtes peut-être dans ces positions, et alors vous pourriez vous demander ou penser comme, Oh, je fais ça. Mais je ne suis pas assistante de programme. Hum, non, ça dépend juste. Ça dépend de l'entreprise, l'entreprise avec l'organisation pour laquelle vous travaillez , et du genre de besoin qu'ils ont. C' est pourquoi ils conçoivent ces postes pour combler ces besoins. Mais il y a des différences très spécifiques dans la façon dont les gens font le travail. Donc, comment une personne administrative ferait le travail par rapport à l' adjointe de programme et à l'aide aux cadres, parce qu'elle est en quelque sorte à différents endroits de l' organisation. Je veux que vous pensiez à ces positions en termes de triangle. Si tu penses à essayer, rentre chez toi. Je veux que vous pensiez que les postes administratifs se trouvent dans la partie inférieure de l'aide au programme triangulaire , dans la partie médiane du triangle, puis dans la partie supérieure du triangle Aide à l' exécutif. Et ce n'est pas parce que l'un est meilleur que l'autre. C' est quand je les mets dans ce genre de triangle, c'est juste pour montrer comment les devoirs, euh, euh se sont rétrécies, et ensuite comment les gens finissent par faire le travail en fonction de l'endroit où ils sont assis, n'est-ce pas ? Donc UM qui va devenir un peu plus clair out. Nous entrons dans les comparaisons et comprenons les différences, alors commençons. 6. Le rôle de l'assistant administratif: Bonjour, tout le monde. Nous allons donc commencer par comprendre le rôle de l'aide administrative. Les assistants administratifs ont tendance à être le poste administratif de niveau d'entrée de commentaires le plus souvent. Hum, le titre diffère selon le secteur dans lequel vous travaillez, mais dans l'ensemble, c'est un rôle très généralisé. Donc, dans la vidéo précédente, j'ai parlé de la façon dont le travail ou toute réflexion sur les trois positions. Um, en termes de pyramide. L' aide administrative tombe au bas de la pyramide parce qu'elle appuie l' organisation s'il travaille dans une entreprise ou une organisation ou une institution vraiment importante qui soutient peut-être un ministère plutôt que toute l'entreprise. Cela dépend donc de la taille de l'endroit où ils travaillent et puis, euh, euh, comment les règles doivent être divisées pour soutenir l'ensemble du personnel. Donc parfois, il est juste peut-être des départements. Mais l'idée est qu'ils fournissent un soutien général de la vie. Ils construiront souvent le rôle d'assistant administratif de la réception à la réception, de saluer les gens, saluer les gens, diriger les appels, répondre à tous ceux qui ont un type quelconque de communication avec l'entreprise. Ils supervisent souvent les processus ou s'ils n'établissent pas leur gestion, organisent les processus. Ils gèrent des bases de données. Ils font la saisie de données. Ils veillent à ce que les gens qui travaillent dans l'entreprise obtiennent les outils. La ressource est l'information dont ils ont besoin pour faire leur travail. Mais en plus de faire tout cela, admettez des tâches administratives. S' ils ne l'ont pas fait, s'ils n'établissent pas de systèmes, ils gèrent le système. Ils peuvent donc gérer un système de classement pour l'organisation. C' est peut-être la personne vers laquelle les gens vont pour comprendre où vous savez. Les derniers disent que les documents H R sont où les dernières feuilles de temps factures, vous savez comment passer une commande de fournitures de bureau. Peut-être qu'il a eu une demande d'autorisation d'utiliser la carte d'entreprise comme s'ils étaient les détenteurs de toutes ces informations. Le genre de connaissances que l'aide administrative développe est davantage axée sur les systèmes et les processus parce qu'elle doit savoir où se trouvent les choses comment faire les choses. Qui détient quel type d'information, qui décide de ce qu'ils ont comme un point de vue ou un point de vue sur les systèmes et l'information . Et c'est donc le genre de connaissances qu'ils ont. Et c'est le genre de connaissances dont vous avez besoin au jour le jour. Si quelqu'un a une question sur la réservation de voyage, quelqu'un a une question sur la tenue d'un événement au bureau, et il ne sait pas exactement dans quoi se trouvent les clients. L' organisation est là, les détenteurs de ce type d'information généralisée, et donc une grande partie des connaissances qu'ils portent sont que le processus est la façon dont nous faisons les choses ici. Et donc ce sont généralement les gens qui sont probablement la meilleure ressource pour toute nouvelle personne dans une organisation, parce que ce sont eux qui vous diriez pour obtenir l'information dont vous avez besoin. Maintenant, nous allons passer à la prochaine vidéo. Nous allons parler de l'aide au programme et de la façon dont leurs rôles sont un peu différents. 7. Le rôle d'assistant de programme: Nous allons maintenant comprendre le rôle de l'aide au programme et leurs devoirs et responsabilités. Ah, assistant de programme se déplace vers le haut, nous déplace vers le deuxième niveau de cette pyramide. Et ils sont à ce niveau intermédiaire dans cette pyramide parce qu'il y a des devoirs, des responsabilités et des concentrés se rétrécissent. Ils ne soutiennent pas une organisation. Leur travail est au service des gens qui travaillent dans ce créneau très étroit, non ? Donc, s'il s'agit d'un programme, ils travaillent pour le programme et s'assurent que les personnes qui travaillent à ce programme de mentorat ont les outils et les ressources dont ils ont besoin, ou que la personne qui dirige le travail sur les aliments sains ait le les outils et l'information dont ils ont besoin pour faire leur travail. Alors leur travail est au service de ces quelques personnes ou même d'une personne, parfois dans laquelle on vient d'être amené étaient avec quelqu'un d'autre. ces quelques personnes ou même d'une personne, Quand je parle de programmes, je parle d'une expertise ou de connaissances très discrètes ou spécifiques ou de programmes réels. Peut-être qu'une nouvelle organisation travaille dans le domaine de la prévention de l'obésité ou de la gestion du diabète ou des aliments sains , sorte qu'elle est rétrécie afin que l'organisation puisse travailler sur beaucoup de choses. Mais il y a une équipe spécifique qui travaille sur un certain contenu. Si c'est dans le secteur des affaires et peut-être un projet réel, ce sera peut-être une campagne sur les médias sociaux pour A pour un grand compte Corporates. Donc, le terme programmes flexibles et il va changer en fonction de l'endroit, ce que je suis secteur que vous travaillez. Ils eux aussi ont eux aussibeaucoup de tâches administratives, mais toutes leurs fonctions administratives sont à l'appui de ce domaine de travail. L' une des principales caractéristiques distinctives de l'assistant de programme et de l' adjoint administratif est vraiment leur connaissance. Comme dans la vidéo précédente, nous avons parlé de la façon dont l'assistance administrative avait ce genre de connaissances sur les processus des systèmes d'information qu'elle a acquises parce qu'elle soutient toute l'équipe. Bien que l'assistance au programme ait un type différent de connaissances et de moteurs, la plupart de leurs compétences sont liées au programme. Ils soutiennent le soutien. Ils ont donc une nouvelle connaissance organisationnelle parce que quiconque travaille dans une organisation ou une entreprise comprend une certaine quantité d'information qu'ils ont besoin d'un travail droit au sein d'une organisation. Mais un assistant de programme aura ses connaissances deviendra plus spécialisé lorsqu'il commencera travailler avec un petit nombre d'équipes, il appuiera réellement le travail. Ils sauront qui est censé faire quoi si, surtout s'ils sont dans la coordination. Prenant des notes, ils suivent les bulles de livraison. Ils veillent à ce que le personnel sache ce qu'il faut faire, en rappelant aux gens les échéances. Ils font ce genre de coordination pour les équipes. Ils ont une expertise très spécifique qu'ils développent dans ce domaine de travail. Donc c'est la plus grande différence. Contrairement à l'assistance administrative, dont la communication constante est avec les invités d'accueil et de saluer les personnes qui viennent dans l'organisation, La plupart des compétences en communication et en service à la clientèle qu'ils utiliseront est avec les gens partenariats qu'ils développent pour quitter ce domaine de travail, est-ce pas ? Donc, s'ils font de la nourriture saine, euh et qu'ils travaillent à l'extérieur avec d'autres personnes dans le même domaine là-bas, c'est là qu'ils se connectent, communiquent et développent leurs compétences en communication dans le tarif du service à la clientèle plutôt que de travailler avec des gens qui viennent au bureau pour poser des questions. plupart du temps, ils programment l'aide et deviennent comme le premier aller à la personne dans une organisation pour un corpus de travail. Donc, parfois, le personnel peut ne pas vouloir aller demander au chef d'un projet, quelque chose de vraiment simple, comme, Où est ce rapport ? Où est cette information ? Donc, l'assistance au programme ou y a-t-il aussi la première personne à contacter au sein de l'organisation  ? Parce qu'ils savent tellement de bacon direct personnel interne sur la façon de trouver des choses ou de donner mises à jour sur où les choses sont. Ils deviennent donc la première personne à se connecter ou à qui parler. Si vous avez besoin de quelque chose immédiatement et que vous savez que le responsable d'un projet va être occupé en réunions ou en voyage. Et donc ils ont beaucoup d'expertise quand il s'agit du sujet dans lequel ils travaillent et de l'équipe qu'ils soutiennent. Maintenant, nous allons passer à l'adjoint exécutif et comprendre leur rôle. 8. Le rôle de l'assistant exécutif: Bonjour. Et maintenant, nous allons passer à comprendre le rôle de l'assistante exécutive. Donc l'assistant exécutif est au sommet de la pyramide et ils sont au sommet de la pyramide parce que leur travail, il devient plus étroit, plus spécialisé dans les systèmes exécutifs A plus ciblés qui fonctionnent avec, euh, personnel de haut niveau. Vous êtes votre PDG, votre président, votre vice-président. Quelle que soit la personne de haut niveau qui travaille dans votre organisation d'entreprise, elle a tendance à avoir l'aide de la direction et le travail qu'elle accomplit. Cet aspect administratif, la coordination, la gestion de leur travail sont tout cela au service de la personne qu'ils soutiennent. Ils doivent donc aussi aussis'assurer que la personne qu'ils appuient dispose des outils de ressources nécessaires pour accomplir leur travail. Donc, toutes les tâches administratives qu'ils effectuent sont en service de cette personne, peu importe ce dont ils ont besoin. Donc ils peuvent ne pas être la personne qui a des ennuis, mais ils font qu'ils sont en train de suivre Trump, parler à l'agent de voyages qui le fait, ou de parler à l'assistant administratif de la réception qui traite voyager ou déterminer comment ils le font et, dans certains cas, ils réservent des voyages. Cela dépend de la description de travail des côtés de l'organisation et de l'orientation. Ce qui sépare l'assistant exécutif de l'assistant administratif et l'assistant de programme est deux choses. D' une part, ils travaillent à des niveaux plus élevés. Leurs devoirs et leurs responsabilités sont un peu plus complexes et ont un impact plus important. Et la raison en est qu'ils soutiennent, euh, bien sûr, des gens de haut niveau, des gens qui ont accès à l'information organisationnelle et qui dirigent le travail organisationnel . Donc, parce qu'ils sont si proches des gens qui ont l'expertise, le pouvoir, ils interagissent avec des gens qui ont un certain niveau d'expertise en matière de pouvoir. Donc, s'ils soutiennent un PDG, ils vont probablement travailler avec d'autres PDG dans leur domaine ou dans d'autres domaines . Ils travaillent et nous communiquons davantage avec les présidents et vice-présidents, élus et les hauts fonctionnaires d'une autre organisation partenaire. Donc parce que les gens qu'ils soutiennent font cette organisation de travail de haut niveau, travaillent leur impact, ce droit organisationnel, euh, et parce qu'ils le font maintenant, leur expertise est très spécifique. Il s'agit d'une expertise axée sur l'organisation qu'ils apprennent sur les défis organisationnels, les enjeux organisationnels , la pensée stratégique, les visions stratégiques de l'organisation dans ces discussions de haut niveau et des conversations autour d'une entreprise ou d'une organisation, un droit auquel une personne travaillant dans des programmes n'aura pas accès, ou une personne travaillant dans un assistant administratif. Eh bien, donc la différence dans l'exper adolescents entre le système administratif, qui a aussi une sorte d'orientation organisationnelle, est que l'adjoint administratif travaille sur des processus réels pour maintenir une organisation en cours d'exécution contre Ils cherchent des processus organisationnels pour aller de l'avant sur l'organisation, droit pour aller de l'avant, pour diriger. C' est donc le genre de point de vue organisationnel et de perspective qu'ils développent raison des personnes qu'ils soutiennent dans le genre de travail qu'ils soutiennent. Droit ? Donc, le président et chef de la direction gèrent probablement le travail prioritaire pour l'entreprise. Plus d'organisation. Ils passent des appels avec des bailleurs de fonds. Ils travaillent avec les élus. Ils travaillent avec des concurrents qui ont des partenariats. Donc ils font ce travail de très haut niveau. Et l'assistante exécutive a ce lien et donc ils sont le service à la clientèle, et leur relation est centrée sur la gestion de toutes ces relations pour leur PDG là-bas. lien et donc ils sont le service à la clientèle, et leur relation est centrée sur la gestion de toutes ces relations pour Président. C' est le genre de travail qu'ils obtiennent à Dio. Um, si le PDG est organisé gérer souvent quand le PDG gère les priorités organisationnelles de l'administration. Mais les assistants sont soutenus, veillant à ce qu'ils comprennent les échéances et en s'assurant que toute demande émanant de ce PDG ou de ce président est évaluée par rapport aux priorités concurrentes qui il y en a. Donc la plupart du travail est en service, non ? Au service de ce PDG. Donc, la plus grande différence entre ces postes est la personne que vous soutenez, façon dont vous le faites en fonction de l'endroit où vous êtes dans l'organisation et de l'expertise en matière de contenu. Donc maintenant que nous avons appris un peu, les différences dans ces positions, euh, parleront un peu des types de tâches administratives réelles que les gens font 9. Aperçu des tâches administratives: parlons un peu des rôles administratifs dans le genre plus courant de tâches administratives que la plupart de ces postes assumeront. Et puis je parlerai un peu de ceux qui sont un peu différents. Mais cela vous donnera une idée de ce que sont les tâches administratives, et il y en a beaucoup plus, et il y en a qui sont tout simplement très spécifiques à l'industrie. Donc, d'abord et avant tout, le traitement des e-mails e tonnes, des tonnes de courrier électronique, les trois positions feront cela. Et quiconque travaille dans n'importe quel domaine traitera même les hommes. Mais en réalité, l'assistance ne traite pas seulement le courrier électronique qui leur est adressé, mais le fantôme pour les personnes qu'ils soutiennent. Donc, ils sont en train de traiter. Et cela signifie lire, décider quoi faire avec un message électronique répondant et avec un e-mail. Il y a beaucoup de demandes de réunions programmant des réunions avec le personnel interne, lespartenariats avec le personnel externe, partenariats avec le personnel externe de fonds des membres du conseil d'administration. Avec tant de types de personnes, une grande partie de ces activités d'aide consiste à programmer des réunions. L' aide administrative n'aura pas besoin de le faire autant, car il s'agit généralement d'une aide au programme. Aussi travailler dans une organisation et soutenir une équipe, puis ils seront l' aide exécutive importante pour le personnel de haut niveau là-bas. Ainsi, l'aide administrative peut le faire lorsqu'elle se rapporte à des questions d'organisation. La coordination des réunions peut être plus limitée et plus petite en comparaison avec un adjoint de programme et, à coup sûr, un adjoint exécutif. Donc les réunions sont une grande partie du travail qui doit être fait. Cela, puis les communications de tous les types de communications, communications internes, les communications externes et c'est sur e-mail. Alm téléphone à travers la vidéo. Tous les moyens que vous aurez, vous communiquerez. Et donc programme pour sûr et l'assistance exécutive sont écrire différents types de mammifères. mammifères autour du processus peuvent mettre à jour les communications pour un usage externe. L' assistance administrative le permettrait, mais uniquement axée sur les questions d'organisation. Droit ? Ils doivent mettre à jour quelqu'un dont ils ont besoin pour fournir au personnel une mise à jour sur les dernières croix pour réserver, voyager ou autre chose. Leurs communications sont donc centrées sur le processus. , Des problèmes de voyage, probablement une autre tâche qui prend beaucoup de temps que l'assistance aidera l'assistance administrative . S' ils soutiennent une petite entreprise ou une organisation d'équipe, ils appuieront probablement les personnes qui le font et réservent des voyages. Mais si les entreprises sont assez grandes pour avoir de l'aide au programme et de l'aide à la direction, elles le feront probablement pour l'une de leurs équipes pour la mer et pour le PDG. Et donc, le voyage comprend tout, de la réservation d'hôtels , de vols , réservation de voitures, s'assurer que la logistique des voyages prend soin de prendre très de temps. Parfois, l'aide à la direction peut fonctionner avec des agents de voyages parce que des personnes de haut niveau comme PDG Oh voyage souvent tellement. Et donc, ayant un neg, Zeke yah tive assistant faire autant de voyages en plus de toutes les tâches qu'ils ont à accomplir. Parfois, c'est trop à dio. Donc, tous ces postes feront un certain niveau de déplacement dans la comptabilité de toutes les organisations et les entreprises à but lucratif, secteur public sans but lucratif. s'attend à ce que tout le personnel fasse un certain niveau de comptage, non ? Donc, s'ils voyagent, ils s'attendent à être remboursés pour les dépenses qu'ils encourent. Ils doivent soumettre des documents, et en tant qu'assistant exécutif, A veillerait à ce que leur PDG s'en occupe, peut-être en traitant une feuille de calcul sur leur carte de crédit. Il peut être la collecte de tous les reçus. Un assistant de programme veillerait à ce que ses employés comprennent le processus pour, euh, euh, demander un remboursement et s'assurer qu'ils obtiennent leur processus de remboursement et de partage l' information, le processus actuel et l'adjoint administratif peut - être appuyer les gens réels. Si l'organisation est petite et suffisante ou si elle peut simplement diriger les gens vers les formulaires ou tout ce qui doit arriver, hum, hum, pour traiter tous les remboursements et les détails de facturation et de comptabilité qui ont besoin d'obtenir fait. planification et la coordination des événements sont souvent quelque chose que les trois aides feront à un moment donné. Administra bit assistance fera la planification d'événements quand c'est probablement et un peu comme un partenariat lorsque vous amenez des personnes externes. Et pour le personnel, quand il doit y avoir, comme une formation du personnel ou quelque chose comme ça, c'est de l'organisation. Et pour le personnel, quand il doit y avoir, comme une formation du personnel ou quelque chose comme ça, Pourquoi ils vont faire ça. Programme de planification M L'aide aura été planifiée en ce qui concerne le programme. Peut-être qu'ils vont avoir une conférence où ils vont avoir un commode ou ils vont avoir juste la réunion avec les dirigeants locaux. Ils vont le faire. La planification d'un adjoint exécutif le ferait lorsque son chef de la direction accueille des personnes au sein de l' organisation. Donc, tout le monde fera un certain niveau de planification pliée en coordination. Vous connaissez les tâches de base,l' attribution de fournitures de bureau pour aider à imprimer, copier, télécopier, scanner tout ça. Vous connaissez les tâches de base, attribution de fournitures de bureau pour aider à imprimer, copier , télécopier , Tout le monde le fera dans une certaine mesure. Et tout le monde saura comment faire ça. Um, dans une organisation, même des gens qui ne sont pas des trucs catégoriels. Mais le personnel administratif est en quelque sorte appelé à comprendre ces processus et à soutenir tous ceux qui ont besoin de ce genre de soutien. Et à coup sûr, l'assistant administratif serait la personne pour lui obtenir ces traitements, obtenir le travail des orteils technologiques, hum, et obtenir du soutien quand vous avez juste besoin d'un peu de soutien supplémentaire que les tâches administratives de gestion de la technologie, tout le monde le fera. L' aide administrative sera probablement la meilleure ressource et le meilleur support pour cette saisie de données . Hum, assistants administratifs et l'assistance au programme feront la saisie des données à la fois, bien sûr vous savez, en service de ceux qui soutiennent l'aide à la direction fera la saisie des données quand il s'agit de gérer les informations ou, euh, les systèmes que leur PDG supervise. Donc s'ils supervisent une grande base de données, ils y contribueront. Un assistant administratif a fait entrer des données, hum, comme pour les problèmes de comptabilité. Ils ont besoin de traiter les factures ou la saisie de données liées à H R, donc ce genre de saisie de données. Le système de programme produira trois fois les données relatives à l'équipe qu'il soutient dans le projet qu'il soutient. Autre travail plus spécialisé qu'ils ont fait au programme. L' aide et l'aide à la direction pourraient comprendre la création de présentations, élaboration de points de discussion et, euh, rédaction de discours. Pour cela, il y a un travail de recherche et de préparation de niveau qui doit être réalisé. Donc, si un assistant exécutif de programme crée une présentation réelle avec des images et du contenu réel, souvent ils devront rencontrer, hum, les gens que leurs employés vont aller et se rencontrer à droite ? Donc, si leur PDG est invité à aller faire une présentation sur un sujet, Theo Executive Assistance serait en communication avec les personnes qui ont fait la demande . Demandez à l'auditoire quel type d'information ils ont besoin, quel devrait être le sujet de la présentation. Et puis ils vont commencer à développer une sorte de présentation ou de points de discussion. Ou ils vont réellement se développer en dehors de la parole et travailler avec leur ancien PDG et pour s'assurer que le discours a du sens et qu'il résonne avec qui ils ont besoin. Um inspirer, mobiliser et, euh, vous savez, éduquer. ne sont donc là que quelques-unes des nombreuses tâches administratives que l'assistance accomplira. Il y en a beaucoup plus. Donc, si vous avez des commentaires et des questions, s'il vous plaît partez. Laissez-les dans la section des commentaires ci-dessous. Maintenant, nous allons passer à l'apprentissage des compétences nécessaires pour prospérer dans ce domaine. 10. La valeur des aides: Passons un peu de temps à parler de la valeur d'un assistant exécutif ou assistant de programme et juste du travail d'assistance une grande partie du temps. Parce que le travail, ces emplois ont assistant en eux et dépendent du terrain. Ou, hum, des gens. Ces postes sont jugés, car vous aidez quelqu'un d'autre à faire le travail. Il est donc important de comprendre la valeur que ces postes, euh, fournissent pour une entreprise. Une entreprise de projet un PDG d'équipe et directeur exécutif et l'exemple tous utilise l' assistance exécutive . Et cela vient du secteur des affaires parce qu'ils savent quantifier les positions et déterminer la valeur d'un poste. , Dans le secteur des affaires,l' aide à la direction Air est un genre de gardiens et de gardiens de porte considérés et quelqu'un qui garde la porte qu'ils gèrent et qui a accès au temps l'énergie et l'information que le PDG détient. Ils occupent le PDG de Gate OH reçoivent des tonnes de demandes d'une tonne de personnes. Ils reçoivent des demandes d'allocution, participation à des conférences, invitations à des réunions, la fois virtuelles et en personne. Ils ont également besoin de gérer, livrer des bales et des projets et euh ils ont besoin de gérer les gens. Et donc, les types de demandes qui arrivent pour un PDG sont beaucoup. Un bon assistant exécutif gère le temps de leur chef de la direction et les aide à se concentrer sur le travail qui doit se faire à un moment donné, gérer leur temps, leur énergie. La ressource, c'est qu'ils ont, euh, et qu'ils les aident à prioriser leur travail. Et dans bien des cas , , quand l'assistant est super compétent parce que j'ai des années d'expérience ou peut-être qu'ils ont développé une très bonne relation de travail avec leur PDG. Oh, ils finissent par jouer un rôle hybride entre être assistant et personnel de programme parce qu'ils finissent par prendre tant de travail programmatique, , travail, organisation. Qu' ils finissent par faire ça et qu'ils finissent par influencer le travail de l'organisation. Je le suis parce qu'ils travaillent avec le C O. et ils apprennent tellement et apportent leurs connaissances et leur expertise. Être un gardien de ces personnes de haut niveau garantit qu'elles ne sont pas submergées. Ils ne manquent pas toutes ces demandes et informations qui arrivent constamment . Et c'est la même chose pour l'aide au programme parce qu'ils le font. Mais ils font que d'autres projets et beaucoup de temps le programme aide Air, en prenant tout le traitement de toutes ces informations et juste en canonnant vers le bas ce qui doit arriver au personnel principal. Ils doivent donc faire tout ce processus de prise de décision. Passons donc à la compétence afin que vous ayez une meilleure idée de la façon dont chacune des compétences nécessaires pour bien faire ce travail contribue positivement nécessaires pour bien faire ce travail contribue positivement à une organisation. 11. Compétences de communication: avoir de bonnes compétences en Grande-Bretagne et en communication orale est vraiment important dans tout type de travail, et en tant qu'assistant, vous ferez beaucoup de communication dans plusieurs médias. Vous le ferez au téléphone en personne m par e-mail. Une grande partie de cela se fera par courrier électronique sur une base hebdomadaire quotidienne. Sont toujours le traitement e mails, um, dans leur traitement, différents types d'e-mails, et certains d'entre eux sont dirigés vers eux. La plupart d'entre eux sont dirigés vers les personnes qu'ils soutiennent quatre programmes d'assistance et l' assistance exécutive de leur traitement différents types de moi hommes qui sont peut-être orientés vers les tâches . Parfois là, le traitement des courriels, c'est la recherche d'informations. Donc quelqu'un a une question à propos de quelque chose ou il veut une mise à jour sur quelque chose, et donc il le fera au nom de la personne qu'il soutient. Parfois, il y a une demande qui doit passer par, vous savez, des demandes de réunion. Une grande partie de cette communication est en communication. Être un bon écrivain est important et ensuite être spécifique à une sorte d'écriture comme une entreprise ou un style formel est vraiment important, surtout dans le secteur des affaires. J' ai l'impression que c'est plus formel. Je travaille dans le secteur à but non lucratif, donc ça me donne un peu de flexibilité, euh, quand il s'agit de mon écriture. Mais ce n'est pas toujours le cas, parce que parfois je dois interagir avec des gens du gouvernement ou avec des fondations ou avec des gens genre, juste avec des gens de haut niveau. Je dois donc être aussi formel que possible, surtout si je ne sais pas qui ils sont ou si je n'ai pas de relations établies. Cela dépendra donc du secteur sur lequel vous travaillez, puis du genre de relation que vous entretenez avec les gens et les attentes de l'organisation. Il est donc important d'avoir du bien pour la communication. Euh, ou une communication, bien sûr, est très, très important, parce que vous parlerez toujours à quelqu'un. Vous savez,bien sûr, bien sûr, interagir quotidiennement avec la personne que vous soutenez avec les équipes que vous soutenez avec l' organisation, hum, hum, le personnel en général, et ensuite n'importe quelle sorte des partenariats que vous avez, vous serez au téléphone. Donc, avoir de très bonnes compétences en communication Orel est vraiment important parce que vous devez toujours être clair sur ce dont vous avez besoin afin que vous puissiez faire votre travail Être capable de communiquer clairement à la fois écrit et oral Lee est important parce que vous êtes toujours sorte de représenter la personne que vous soutenez. C' est l'organisation pour laquelle vous travaillez, et donc venir, clair, concis et personnalisé est vraiment important d'avoir une bonne première impression. La bonne chose est que les compétences en communication sont probablement l'un des types de compétences les plus faciles à travailler, car il y en a tellement. Ressource est que tout le monde essaie orteil avoir de bonnes compétences en communication. Donc, si l'écriture n'est pas votre force, peut-être que vous pouvez prendre un cours du soir ou une semaine en cours. Sinon, vous pourriez, comme, comme, lire des livres sur la meilleure écriture, la grammaire ou la structure. Quel que soit votre défi, j'utilise l'outil appelé Graham tôt, qui me permet d'écrire dessus et de capturer des choses très simples autour de la syntaxe, grammaire, répétitifs et de choses comme ça. J' utilise également des gens qui aiment faire qui aiment écrire, surtout ce que j'ai besoin d'envoyer des e-mails importants ou des e-mails que j'ai besoin d'eux pour être aussi clair que possible. J' ai des amis et des collègues de collègues, hum, revoir mes affaires, gens en qui je fais confiance à des gens qui ne vont pas me juger si j'ai, euh, écrit le mauvais verbe ou oublié le vous savez, quelle que soit l'erreur grammaticale que j'ai faite. Donc, si vous avez des collègues qui ne jugent pas et qui ont votre meilleur intérêt, leur demander d'examiner votre travail pour des documents importants est une bonne pratique, et leur faire savoir que vous êtes ouvert à la rétroaction est probablement l'une des meilleures façons de améliorer vos compétences en communication de naufrage. Et c'est ce que j'ai. J' ai quelques personnes dans mon organisation en qui j'ai confiance et qui, à mon avis, ont mon pari et qui croient en moi et qui m'aident à être le meilleur employé que je puisse être pour le travail. Et donc je, hum, honnête et j'ai demandé de l'aide quand j'en ai besoin , et j'ai aussi leurs arrières si ou une communication est la chose la plus difficile que vous savez, c'est qui englobe comme vitesse publique parler dans un grand lieu pour aimer un petit pari . Nouveau Si c'est avec ça que tu as du mal, tu peux commencer lentement et fairedes petits discours au travail,te mettre dehors ou devant des amis. des petits discours au travail, Si vous avez des amis et que vous êtes comme si j'ai une grande présentation que je dois donner. Je peux te le donner ? Et pouvez-vous me donner quelques commentaires que vous pouvez me dire sur le contenu ? Utiliser La ressource est les personnes que vous avez à portée de main en tant que sorte de ce n'est pas la meilleure ressource que vous avez. C' est un budget peu élevé et un impact très important pour le viol. Si vous avez besoin de plus de soutien, vous pouvez également utiliser devenir un Toastmasters. Si vous êtes un toastmaster, dites bonjour, mais un toastmaster est un club sur un club international dédié à la formation des gens à mieux parler . Parler en public est leur objectif. Si vous voulez apprendre à mieux communiquer, ils sont là pour vous. Alors allez en ligne à l'arrêt Toastmaster ou et cherchez un club dans votre région. Et c'est la façon la plus favorable de l'espace club qui vous permet de venir pratiquer votre discours en public. J' y suis allé religieusement pendant trois ans. Je ne peux pas dire toutes les bonnes choses que je veux à propos de Toastmasters. Peut-être que je vais m'en occuper 12. Compétences de gestion du temps: Salut là. On va parler d'une autre compétence très importante dans cette vidéo de gestion du temps. Tout le monde essaie de gérer le temps, juste pour faire plus. Mais la vérité est que le temps ne peut pas être géré. La gestion du temps consiste à établir des priorités et à se concentrer sur les tâches qui importaient à un moment donné . Et être capable de gérer le temps des autres est la chose la plus difficile à dio. Mais c'est aussi l'une des choses les plus importantes à dio comme un nez, distant comme une assistance, vous devez être bon à gérer ou hiérarchiser votre temps et le temps de la personne que vous soutenez afin que vous puissiez tous les deux compléter tout livrables dont j'ai besoin à temps. Parce que le concept de gestion du temps est difficile à comprendre. Je vais utiliser un exemple qui est super simple, mais qui illustre clairement comment l'aide permet aux gens de gagner du temps et comment ils les aident à gérer ou à hiérarchiser leur temps. Bien, parce que la gestion du temps est une question de priorités et de gagner du temps, sorte que vous pouvez faire d'autres choses, plus importantes ou significatives, la gestion du temps lui-même un super intensif de temps. Quand il s'agit de tâches administratives, il faut beaucoup d'énergie mentale que les cadres et les personnes de haut niveau, euh et même le personnel de niveau intermédiaire ne devraient pas dépenser ou, vous savez, passer du temps. Hum, donc si vous êtes comme un PDG ou une personne de haut niveau que vous voulez, vous voulez qu'ils concentrent leur énergie mentale dans nos priorités et résultats organisationnels et atteignent tout ce qui est censé être une organisation. Donc, lorsque vous supprimez la pensée administrative qu'ils sont censés faire autour certains employés, vous gagnez automatiquement du temps. On va prendre des réunions, d' accord ? Planifier une réunion en soi est super simple. Quelqu' un peut être comme Rosa Pouvez-vous confirmer une réunion avec Joe pour demain ? 10. C' est super facile pour moi d'aller à mon calendrier Outlook ou Gmail et d'envoyer à cette personne une confirmation pour une réunion pour demain à 10 h. Droit ? C' est facile. , Ce qui se complique,c'est quand tu reçois 40 courriels de 2030, non ? Informations recherchant des e-mails, des tâches, um, des e-mails de référence. Donc, lorsque vous traitez autant de courriels sur une base quotidienne, c'est beaucoup de travail, et cela nécessite beaucoup de processus mental dans la première étape, lorsque les e-mails passent par une boîte nem sur def. Tu es assistante exécutive. Votre problème étant dirigé, tous les courriels qui viennent du PDG ou du C e O. Um, si vous êtes assistant au programme, vous recevez probablement certains des courriels qui arrivent sur le personnel lui-même qui servait à porter. Donc, ayant toutes ces demandes que c'est ce qui doit se passer en tant qu'assistant, vous devez lire tous les e-mails qui sont à travers que notre recherche d'informations. Donc, si quelqu'un demande quelque chose à quelqu'un que vous devez savoir parce qu'il y a une tâche et cet e-mail de référence. Donc quelqu'un vous met à jour sur quelque chose, ou quelqu'un vous parle d'un projet ou vous donne des informations sur le matériel de référence , vous devez également traiter qui décider si c'est important. Si, hum, il y a une demande pour, par exemple, une réunion ou une conférence ou ah, un appel ou une participation à une conférence ou à une conférence, vous devez traiter tout cela . Une fois que vous, hum, lisez tout ce contenu, vous devez déterminer, genre, que faites-vous ? Quelle est la prochaine étape ? Vous devez regarder ce qui est déjà sur le calendrier donc Si c'est pour le PDG, vous devez regarder leur calendrier ou appel. Quelles réunions ? Quels sont les événements qui y sont déjà présents ce jour-là, cette semaine, ce mois-ci. Et puis vous devez peser tout ça. Donc tu as 20 demandes. Tu dois décider. Ok, qu'est-ce que je fais ? Comme lequel de ces 20 demandes sont hautement prioritaires, Faible priorité. Vous devez les peser contre tout ce qui est sur le calendrier. Ils sont toujours contre l'approche des échéances pour les projets parce que parfois les gens ne mettent pas leurs projets dans le calendrier. Ils travaillent sur eux sur toutes les autres priorités concurrentes. Droit. Donc, en tant qu'aide, vous prenez ces décisions au nom des personnes ou des personnes que vous soutenez ainsi de suite. Excellent assistant est capable de regarder la grande image, non ? Qu' est-ce que la personne ou les personnes que je soutiens font au cours d'un jour, d' une semaine et d'un moisdonné une semaine et d'un mois  ? Et sur la base de cela, je dois prendre des décisions indépendantes comme, ce qui pourrait nous accommoder juste dans n'importe quel temps disponible. Et puis je dois faire quelques suggestions sur la façon dont le PDG devrait prioriser le qui sont à venir et d'attirer leur attention sur des détails spécifiques. Donc tu dois penser à ces positions. Au moins, vous savez, vous savez, pour traiter des tâches, des réunions de choses. Ce consultant, vous dites en gros, Rosa, hier, vous avez eu 20 demandes de réunions en fonction de votre temps disponible. Les événements sur votre calendrier Thea programme à venir est que vous avez cette réunion devrait être retardée de deux semaines, non ? Mais si cette réunion est prioritaire, prenez letemps de Melinda. Mais si cette réunion est prioritaire, prenez le Si ce n'est pas le cas, nous pouvons juste planifier le passé ou, vous savez, plus tard dans les deux prochaines semaines. Donc, vous avez condensé la quantité de pensée que la personne que vous soutenez doit faire. Tu leur dis ce qu'il y a dans leur assiette, non ? Quoi ? Comment ils utilisent déjà leur temps et leur donnent quelques suggestions sur la façon dont ils pourraient faire leur temps plus efficacement. Et puis ils pourront dire, Eh bien, vous savez, c'est une sorte de priorité élevée. Alors prenons la place ou l'horaire de Melinda sur Melinda et obtenons son emploi du temps deux semaines parce que cette discussion n'est pas importante. Mais être capable de réduire le temps que les personnes que vous soutenez ont à faire dans pensée est précieux pour gagner du temps, et vous les avez déjà aidées à donner la priorité à quelque chose de super simple. Beaucoup de fois dans ces postes, vous passerez regarder, peut-être 20 minutes, peut-être trois jours, à essayer de planifier une réunion sur quelque chose, et vous ne le ferez pas. Et vous êtes comme, pourquoi ai-je passé 20 minutes à essayer de programmer cette réunion qui devrait prendre seulement, comme 10 à droite. Mais c'est parce qu'il faut prendre des décisions et prendre des décisions efficaces. Vous avez besoin d'informations. Vous devez donc rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour pouvoir prendre ces décisions vous-même et aider les personnes que vous soutenez. Prioriser le travail. Eso C'est juste un exemple quelque chose de super simple. Planifier des réunions, comment vous finissez par économiser et aider les personnes que vous soutenez à hiérarchiser leur temps. Et cela peut se produire avec des demandes d'allocution ou des demandes de participation à des conférences, hum, ou même des demandes de réalisation de projets. Si quelqu'un dit, Pouvez-vous prendre ça, vous pourriez être une table de résonance et être comme, euh , vous savez, je sais que vous avez accepté de prendre cette chanson, mais je veux vous rappeler que vous avez ont déjà ces cinq choses qui doivent être réglées au cours des trois prochaines semaines, alors vous pourriez songer à en transmettre une autre à quelqu'un d'autre et à ce genre de choses. Ce genre de pensée et d'orientation est la façon dont vous donnez la priorité et que vous gérez les gens que vous soutenez la pluie, que vous gérez leur temps. plupart du temps, les gens vont se concentrer et dire oui à tant de choses et dire, je peux tout faire. Mais quand quelqu'un prend un moment pour dire que vous avez déjà des engagements que vous avez déjà prenez un certain temps pour vraiment traiter et savoir que vous pouvez le faire et sinon, que devrions-nous faire à ce sujet et avoir quelqu'un pour se demander comment faisable, il est pour vous de faire quelque chose ou de vous engager dans toutes ces choses. C' est si précieux. Et c'est ce que l' aide aux cadres et aux programmes devraient faire pour leur personnel. Les personnes qu'ils soutiennent parce que c'est ainsi que vous gérez leur temps et que vous les aidez à hiérarchiser le travail qui a un impact et un sens et qui aura les meilleurs résultats. J' espère donc que c'était clair. Il essaie d'être aussi clair que possible quand il s'agit de la gestion du temps parce que c'est un sujet tellement important et qu'il y a tellement d'informations là-dessus, j'espère que vous apprendrez une façon différente de penser à la gestion du temps. 13. Compétences organisationnelles: On va parler des compétences organisationnelles dans cette vidéo. C' est un autre sujet important à discuter parce que, en tant , assistant, vous devez savoir à quel point les orteils doivent être efficaces afin que vous puissiez faire votre travail efficacement et aider la personne que vous soutenez à faire ce travail aussi efficacement. Le but de l'organisation est que vous mettez en place un processus ou un système qui rend cela si facile à récupérer et si facile que vous ne perdez pas de temps à chercher ce dont vous avez besoin que vous pouvez obtenir des choses, , choses, peu importe ce que ces choses sont, hum, d'une manière facile et sans effort, accord. Cela inclut tout ce qui va des articles physiques comme les fournitures de bureau à l'information, droite, fois des informations de référence, comme des rapports ou des notes de service ou, euh, tout type de matériel sur lequel travaillent. Et puis des pensées comme des idées et des conversations, des idées et des réflexions, et puis les tâches réelles, hum, que vous devez suivre. Il y a quelques choses sur la façon dont l'organisation se passe dans le bureau, donc vous devrez souvent organiser l'espace physique afin que vous puissiez accéder au contenu, informations et aux choses dont vous avez besoin, besoin, et que peut-être votre cabine ou votre bureau ou si vous êtes un assistant administratif, la réception ou partout où les fournitures de bureau sont gardées. Vous organisez également les tâches pour tout ce qui constitue une demande que vous auriez à organiser. Et puis, euh, vous consolideriez pour que vous puissiez prendre des décisions à leur sujet. Vous organisiez des idées pour vous-même et pour votre superviseur, euh, et ensuite les partageriez. Et ces idées sont souvent partagées verbalement, partagées dans des réunions, dans des notes, dans des e-mails à tous ces endroits différents. Et si vous pouviez, euh, rassembler toutes ces idées sur papier et les sortir de votre esprit, vous encombrez essentiellement votre esprit. Et c'est donc l'organisation de la mine. Vous organiseriez également l'encombrement numérique, et cela inclut tout type de documents, présentations et tout ce qui est numérique. Vous savez, euh et habituellement vous l'organisiez, comme dans un système cloud ou un serveur. Et l'idée est vraiment de rendre les choses sans effort, non ? récupération devrait être un processus sans effort pour réduire le stress afin que lorsque quelqu'un vous demande quelque chose, vous sachiez où sont les choses. Tu sais comment l'obtenir. L' acte de réorganiser et d'organiser l'espace et euh, et la mine d'encombrement est un super important dans n'importe quelle position, et celui-ci à cette position ne fait pas exception. Et donc toujours viser à organiser les choses de sorte qu'avec les récupérer est super sans effort. Et cela ne prend pas ah, beaucoup de temps et beaucoup de pensée mentale ou quelque chose comme ça. Je ne peux pas te dire combien de fois les gens viennent me voir là-dedans. Hé, pouvez-vous me dire où je pourrais avoir ah, code budgétaire ou comment puis-je obtenir cette information aléatoire et le pouvez-vous me dire où je pourrais avoir ah,code budgétaire ou comment puis-je obtenir cette information aléatoire et lecode du budget ici et puis je me prends, genre, code du budget ici et puis je me prends, genre comme, deux secondes pour copier coller et leur envoyer un code budgétaire. Oh, mon Dieu, c'était si rapide. C' est le genre de choses impressionnantes que vous pouvez faire quand vous êtes organisé et que les choses sont sans effort. Donc, être capable de penser comme, si quelqu'un me demandait Ah, informations de référence de question, quelle vitesse puis-je obtenir ? Apporte-le à eux. Ça vous rendra impressionnant. Deux personnes. Donc, mais l'une des choses importantes à propos de l'organisation dans ce cadre de bureau est que vous devez reconnaître que pour être organisé, vous avez orteil ont des comportements qui vous permettent de maintenir un niveau d'organisation. Donc, si vous allez utiliser un gestionnaire de tâches ou un calendrier pour organiser Taschen, vous savez quel ordinateur portable vous avez besoin pour adopter des habitudes qui vous permettent d'utiliser ces outils bien, donc l'outil lui-même, il ne vous aidera pas à être organistes. Vous devez les utiliser. Donc, si vous allez utiliser un agenda et um, un calendrier et un gestionnaire de tâches virtuel, vous avez un système en place que vous pourriez utiliser régulièrement, hum, pour faire avancer votre travail et le travail des autres. Il s'agit donc de prendre votre habitude, comme avoir des habitudes qui vous permettent d'être organisé et efficace. Donc, il y a beaucoup de choses à dire sur l'organisation et sur les différents outils là-bas qu'il y a pour organiser certains de mes préférés ou pour faire ist, au moins pour les outils, une piste. Oh, euh, j'utilise Evernote pour quatre idées capturer. J' ai utilisé des chiens de Google pour capturer des documents finaux et des choses comme ça. Donc il y a beaucoup d'outils, et je peux vraiment faire une vidéo. Si cela vous intéresse, faites-le moi savoir um, mais dans l'ensemble, je pense toujours, Comment pourrais-je faire les choses est super facile à récupérer pour moi-même et pour la personne de soutien. Si vous pouvez créer des systèmes qui sont simplement sans effort pour la personne à récupérer, leur efficacité va s'améliorer considérablement. Une chose que je tiens à reconnaître que sur des plateformes comme YouTube, il y a beaucoup d'organisateurs qui veulent embellir les espaces. Reconnaissez que l'organisation est une question d'efficacité, pas d'embellir quand il s'agit de votre espace de travail. C' est merveilleux si vous pouviez avoir un bel espace qui vous inspire et, hum, vous rend excité pour la journée. Mais reconnaissez qu'il y a une différence entre faire un bel espace organisé et faire un espace organisé fonctionnel pour que vous puissiez faire votre travail. Il ne sert à rien d'avoir un bel espace de travail si vous êtes désorganisé et que vous ne parvenez pas faire des choses. Donc, si vous devez prioriser quelque chose priorisé l'aspect réel de l'organisation ce qui doit être organisé 14. Savviness technologique: dans cette vidéo, nous allons parler d'une échelle à laquelle vous n'avez pas nécessairement besoin d'entrer, mais que vous pouvez développer au travail et qui devient un peu plus averti de la technologie. Si vous ne l'êtes pas, ce que je veux dire par technologie, c'est tout simplement de ne pas avoir peur de la technologie. En tant que relais de noces de toute sorte, vous serez la personne le visage de l'aide. Vous serez le premier intervenant de toute urgence technologique . Cela arrive parce que vous soutenez certaines personnes pour, vous savez, des réunions et toutes ces autres choses que vous serez toujours la plus proche. Donc, même si vous êtes dans une grande organisation où il y a un département de technologie, vous serez toujours plus proche que cette personne dans le département de technologie, à moins que vous ne lui ayez demandé d'être dans la pièce. , Ce que je vous demande,c'est que vous adoptiez la technologie qui existe dans votre organisation. Et donc quand je veux dire par technologie sont juste les choses de base. L' imprimante, le scanner, le copieur, l'expéditeur, quel que soit le système FedEx ou UPS qu'ils utilisent le système téléphonique, les ordinateurs, une connaissance informatique de base, vous savez sachant comment connecter un ordinateur à une imprimante sachant comment imprimer des couleurs, brochures recto-verso et toutes ces étiquettes. Je sais donc ce que je veux dire, c'est apprendre à utiliser la technologie actuelle dans vos organisations et à dépanner quand des problèmes surgissent et parce que le fait d'avoir ces connaissances et expérience vous rendra plus efficace dans votre travail vous aidera à résoudre les problèmes et sera en fait impressionnant pour le personnel que vous soutenez. La plupart des urgences qui se produisent sur le lieu de travail sont très mineures. Les gens ne savent pas comment les orteils se réveillent. Ils ne savent pas comment connecter l'ordinateur à l'imprimante ou ils se connectent à la mauvaise imprimante ou, euh, vous connaissez leurs têtes. Ça ne marche plus. Ou ils ne peuvent pas se connecter à un lien de webinaire ou ils ne peuvent pas le nombre d'urgences techniques sont infinies, mais elles sont généralement très simples. Vous aurez rarement une urgence vraiment compliquée . Si vous savez comment résoudre les problèmes, mieux il sera. Ce que je vous demande, c'est que vous adoptiez la technologie qui existe dans votre organisation. Vous n'avez pas besoin d'aller faire des recherches sur les outils les plus récents et de les mettre en place sans aucun départ avec les systèmes logiciels de votre organisation. Quel diable est déjà là. Plus vous pouvez en apprendre davantage sur votre imprimante et votre copieur dans les ordinateurs, mieux c'est. Hum, donc la raison pour laquelle je vous demande, c'est parce qu'il y a eu tant fois où quelque chose, il y a eu une urgence technique. Soit on ne pouvait pas se connecter, soit l'audio était éteint ou quoi que ce soit ISS. Et puis les gens dans la pièce se tournent toujours vers vous parce que vous êtes là pour aider tous, vous savez, rendre les choses efficaces. Tu es là pour aider tout le monde, ton cœur, ton là aussi. Fais que les choses fonctionnent, non ? Donc, quand ce genre d'urgence surviendra, les gens vous regarderont et ils vous regarderont et feront quelque chose à ce sujet. Ils ne le diront pas, mais ils vous regarderont et vous attendront à ce que vous regardiez et que vous fassiez quelque chose à ce sujet . Le fait est que l'attente de savoir comment résoudre les problèmes technologiques n'est pas vraiment dans la description de poste d'assistant de quelque nature que ce soit. Vous savez peut-être qu'on vous demandera peut-être d'apprendre, vous savez, à imprimer et tout, mais de savoir comment résoudre un éventail de technologies, ce n'est pas là dedans. Vous savez peut-être qu'on vous demandera peut-être d'apprendre, vous savez, à imprimer et tout, mais de savoir comment résoudre un éventail de technologies, Ça arrive juste en quelque sorte. Et parce que vous êtes la personne la plus proche qui peut obtenir de l'aide, vous serez toujours la personne à qui ils cherchent pour résoudre un problème. Donc, si vous faites attention à ces moments d'urgence, vous demandez honnêtement qui aide à les résoudre. Si ce n'était pas toi, ce qu'ils ont fait, quel était le problème ? La prochaine fois qu'il se passe quelque chose, tu peux le faire toi-même. Et il y a eu plusieurs fois où cela a été capable de résoudre le problème attaqué a été plus impressionnant que d'être à temps ou, vous savez, livrer quelque chose parce que les émotions deviennent élevées. Les gens deviennent anxieux comme vous savez,le taux de stress augmente et des choses comme ça chez les gens obtiennent tout et voient. Les gens deviennent anxieux comme vous savez, Et gérer la panique, c'est dur, non ? Hum, et donc ne prenez pas quand la technologie vous échoue, la panique augmente considérablement. Ainsi, plus vous pouvez adopter ces idées de technologie en apprenant à résoudre le mieux pour vous. Alors fais ce que je fais. Je sais quand ? Mais je vais avoir des gens de haut niveau que tu as impliqués dans une réunion ou une conférence virtuelle ou quoi que ce soit, je demande toujours à mon très petit département technique d'être là. Je l'ai mis sur leur calendrier. J' ai reçu la confirmation verbale qu'ils seront là la veille. Je suis genre, tu vas être là à l'heure en ce moment ? Et même si c'est simple comme une conférence téléphonique, je leur demande toujours d' d'être pour que l'un d'eux soit là pour résoudre quoi que ce soit. Parce que techniquement, ils sont censés être compétents en technologie, hum, problèmes. Donc, ils devraient être comme les plus efficaces pour les obtenir. Donc, quand vous planifiez une telle réunion avec des gens de haut niveau, hum, vous ne voulez pas que votre visage et vous soyez la personne qui y est, selon connu. Si vous ne savez pas comment résoudre des problèmes comme celui-ci, alors il y a tous les autres outils. De nos jours, les organisations disposent probablement de 10 ou 20 outils qu'elles utilisent pour rendre leur personnel plus efficace dans la gestion des projets. Selon l'équipe, ils utiliseront, hum, hum, certaines équipes ou plus avertis de la technologie que d'autres, et ils voudront utiliser le dernier outil à la mode, mais sachez qu'aucune entreprise ne s'attend à ce que vous sachiez comment utiliser tous les outils. Donc, généralement si vous avez besoin d'un logiciel très spécialisé l B dans la description de travail. Mais en dehors de cela, tous les autres outils qu'ils ont utilisés seront des choses que vous pouvez apprendre au travail. Que vous devriez être en mesure d'obtenir de la formation s'ils n'offrent pas de formation est quelque chose que vous pouvez obtenir de la formation en entrant vous-même. Vous allez sur le partage de compétences et apprenez à faire adobe. Ou vous pouvez aller sur YouTube et apprendre à faire très spécialisé, vous savez, vous savez, vendre des formules ou quoi que ce soit. Donc, n'ayez pas peur d'utiliser des ressources externes, c'est d'apprendre à utiliser la technologie sur laquelle votre entreprise utilise en termes de technologie. Vraiment, les choses à emporter, c'est embrasser la technologie. J' ai embrassé l'aspect innovation de ça. N' aie pas peur. La pire chose que ça puisse arriver, c'est que tu ne savais pas comment le réparer. Mais plus que vous ne pouvez apprécier la puissance de la technologie, c'est une contribution précieuse à votre travail. Mais plus que vous ne pouvez apprécier la puissance de la technologie, Et plus vous pouvez accepter qu'il y a des problèmes que vous ne pourrez pas contrôler, vous serez bien et serez en mesure vous serez bien et serez en mesurede respecter les complexités calmes de la technologie et du comportement humain. Um, tu iras bien. Je ne vais pas dire ça. C' est une exigence pour vous d'être super averti de la technologie. Je veux que vous adoptiez la technologie de votre organisation, puis que vous appreniez quels outils supplémentaires vous avez besoin pour apprendre Cela vous rendra inestimable. 15. Conclusion: Salut, tout le monde. Merci donc de vous inscrire au cours. J' ai eu beaucoup de plaisir à essayer de créer ce cours, et je suis vraiment excité d'avoir pu partager mes pensées et mes idées avec vous. Comme je l'ai dit, le sujet est très large. Donc, vous savez, laissez tous les commentaires et questions que vous avez ci-dessous des réflexions, S'il vous plaît compléter le projet pro je suis à la recherche de vos nouvelles. Ce que vos expériences ont été avec l'aide avant leur valeur, leur contribution, si vous êtes. Si vous n'avez pas travaillé ou plus avec un assistant et que vous avez appris quelque chose dans ce cours, cours, laissez-le dans la section projet ci-dessous. Je suis excité de vous entendre tous. Et si vous avez un extra frappé, s'il vous plaît remplir le questionnaire de cinq questions, um, lien ci-dessous. Je cherche plus de conseils sur le genre de contenu que vous voulez tous. Et merci beaucoup de rester avec moi. J' espère qu'il faut apprendre et mieux comprendre le domaine administratif , le , genre de travail qui s'accomplit, genre de possibilités qui s'offrent. Et si ce n'est pas pour vous, mais vous connaissez quelqu'un qui pourrait bénéficier du cours. Certainement. Envoyez-leur. Hum, et partagé largement, il n'y en a pas trop. ressource est autour du domaine des professionnels de l'administration, et ce sont excellentes Feels pour commencer votre carrière dans, um, ou pour nous utiliser sorte d'espaces réservés ou pour entrer dans de nouveaux domaines. Il y a donc tellement d'opportunités dans les postes administratifs. J' espère que tu en as tiré quelque chose. Je l'ai vraiment fait. Ce fut un plaisir de développer le cours, l'enseigner et, euh, d'apprendre de ce processus. Je te vois dans une autre vidéo de Siri.