Développement personnel et professionnel : développer des normes numériques pour des équipes heureuses

1. Introduction: [MUSIQUE] S'il y a une chose que vous devriez retirer de ce cours, ce sera un aperçu plus approfondi style de communication et de vos propres attentes, et, espérons-le, d'une meilleure compréhension sur l' impact de la technologie sur le fonctionnement de vos équipes à un niveau fondamental. Je suis Rahaf Harfoush, je suis anthropologue numérique, professeur, chercheur et auteur à succès du New York Times, spécialisé dans la culture numérique, l'innovation et le leadership. J'enseigne l'innovation et les modèles économiques perturbateurs à l'École de gestion et d'innovation de Sciences Po à Paris et je suis l'auteur de trois livres, plus récemment Hustle and Float : Reclaim Your Créativité et prospérer dans un monde obsédé par le travail. Ce cours aborde un sujet qui nous touche tous, la communication numérique dans un monde constamment connecté. Si vous travaillez avec des équipes géographiquement réparties, que vous avez une culture mondiale hybride, vous essayez de comprendre la communication dans cet environnement, eh bien, ce cours est fait pour vous. Nous nous concentrerons sur un document dont je pense que chaque équipe a besoin, la charte numérique, comme un traité, une partie d'accord, une partie de démarrage de conversation, partie de la tranquillité d'esprit. C'est quelque chose que vous allez mettre en place avec votre équipe pour améliorer votre collaboration et votre épuisement professionnel, prouver que vous avez des habitudes de travail. Dans chaque leçon, nous nous concentrerons sur une partie de la charte et nous la remplirons ensemble. Je vais vous montrer comment évaluer vos propres habitudes numériques, comment parler à votre équipe des frontières numériques et comment mettre en place certains protocoles pour gérer tout ce qui se passe à votre guise. La partie la plus difficile de cette classe, nous allons examiner nos propres habitudes et mettre au défi nous-mêmes et nos coéquipiers d' envisager une approche différente. À la fin de ce cours, vous partirez avec quelque chose que vous pourrez mettre en pratique immédiatement. N'ayez pas peur de vous approprier cela, vous pourriez constater que certains aspects s'appliquent à vous plus que d'autres et c'est normal. La clé ici est de se sentir autonomes, à l'aise et en contrôle de vos communications numériques. Je suis très enthousiaste à l'idée que vous suiviez ce cours parce que je sais sans aucun doute qu'il existe une meilleure façon de travailler, où vous pouvez communiquer avec votre équipe dans un environnement sans pression ni stress inutiles et les avantages que vous ressentirez seront immédiats. Savoir honnêtement que j'aide à améliorer un peu la vie professionnelle des gens est partie de la raison pour laquelle j'adore mon travail. Je vous encourage à partager votre charte numérique, en particulier votre audit de communication numérique avec d'autres apprenants ici sur Skillshare. Plus nous voyons de versions, plus notre communauté en profitera N'ayez donc pas peur de poser des questions ou de partager vos personnalisations. Êtes-vous prêt à commencer ? Allons-y. 2. Décoder les habitudes numériques: Chacun de nous a ses propres habitudes, routines et préférences. Que ce soit comme nous aimons commencer notre journée ou comment nous aimons structurer nos listes de choses à faire, il y a certaines choses que nous aimerions faire d'une manière spécifique, car cela fonctionne pour nous et la communication numérique est pas d'exception. Par exemple, il se peut que vous ayez certaines applications que vous vérifiez dans un ordre particulier le matin, ou vous pouvez avoir votre propre stratégie pour aborder votre boîte de réception ou la façon dont vous définissez les priorités. notifications. Il est très probable que ces habitudes et ces routines soient devenues une partie tellement normale de votre journée que vous ne les remarquez même plus. Ils sont comme l'infrastructure invisible qui guide la façon dont vous passez votre temps, mais avez-vous déjà pris du recul et envisagé comment vos propres habitudes numériques pourraient avoir un impact sur la culture de votre équipe. Aujourd'hui, nous allons essayer de répondre à cette question et nous allons le faire en effectuant un audit personnel des communications numériques. Nous allons utiliser le PDF d'audit numérique, donc si vous n'avez pas cette fonctionnalité, mettez la vidéo en pause, imprimez une copie, puis revenez lorsque vous êtes prêt à partir. Remplissons ça ensemble. La première question concerne vos chaînes numériques préférées. Y a-t-il certains canaux numériques que vous préférez plutôt que d'autres ? Par exemple, certaines personnes aiment Facebook Messenger ou d'autres sont des texteurs durs. Pour moi, j'utilise principalement Telegram, Signal et WhatsApp, donc nous remplissons simplement cela ici. Ce sont mes chaînes préférées. D'autres exemples peuvent être quelque chose comme des DM Instagram, des e-mails ou iMessage ou un message Slack. Vous obtenez la photo. Je veux réfléchir au format des messages. Vous aimez envoyer du texte, notes vocales ou des notes vidéo ? Encore une fois, la préférence personnelle. J'adore les messages texte et je ne suis pas très fan de vidéos ou de notes, sauf si c'est comme un ami. La boîte suivante est celle des emojis. Y a-t-il des emojis, des phrases ou des abréviations que vous êtes enclin à utiliser ? Vous pouvez vérifier sur votre téléphone les emojis les plus récents que vous avez envoyés afin de vous faire une idée de vos habitudes d'emoji. Quand j'ai fait cela, j'ai réalisé que j'utilisais l'emoji fantôme, mais tout le monde ne sait pas ce que cela signifie. Vous avez peut-être une expression préférée, un acronyme ou un ensemble d' emojis que vous aimez utiliser régulièrement. Il est très important de savoir sur vous-même si vous travaillez avec des équipes multiculturelles car, comme je l'ai appris, certains emojis et phrases ont des significations différentes selon endroit où vous vous trouvez dans le monde. Pensez-y et remplissez-le ici comme un emoji fantôme. La prochaine étape est votre style d'écriture. Qu'en est-il de votre ponctuation ? Vous aimez écrire le mot d'accord ? Utilisez-vous tous les capuchons ? Est-ce que vous envoyez simplement un k ou peut-être un kk avec la période ? Cela est particulièrement important si vous communiquez avec des personnes de différentes générations, car si vous êtes un peu plus sensible à la grammaire, vous pourriez constater que vous aimez envoyer des messages qui ont une période à la fin de leur période, mais un collègue plus jeune peut interpréter cette période comme un signe que vous êtes fou ou que vous êtes mécontent de leur performance. Je suis plutôt informel. Je suis plutôt détendu. Je n' enfreins évidemment pas les règles, mais je suis un bon texteur. Ensuite, nous allons remplir ce niveau de formalité parce que certaines personnes ont un ton plus formel alors que d'autres sont plus décontractées. Je vis en France et la seule chose que j'ai remarquée, c'est que les Français sont plus formels dans leur culture d'e-mailing qu'en Amérique du Nord. Par exemple, vous n'utiliseriez jamais prénom d'une personne si vous ne le connaissez pas, alors qu'en Amérique du Nord, je trouverais tout à fait normal et très bien de recevoir un e-mail de quelqu'un que je ne connaissais pas . disant quelque chose comme : « Hé Rahaf. Quoi de neuf ? » J'ai eu un ami français qui m'a dit un jour que mes courriels étaient trop informels et pouvaient même être perçus comme grossiers, et je suis tellement content qu'ils aient dit quelque chose parce que honnêtement je n'en avais aucune idée. J'ai tendance à être informel sur tous les canaux, alors permettez-moi de remplir ça comme ça. Je dois le savoir sur moi-même pour me rappeler que j' utilise toujours la bonne formalité surtout avec quelqu'un qui ne me connaît pas. Il suffit de le remplir pour toutes vos différentes plateformes. Ensuite, je veux parler timing, qui est cette boîte ici. Je veux que vous indiquiez combien de temps il vous faut pour revenir à quelqu'un. Répondez-vous en quelques secondes, minutes, heures ou jours ? Je suis vraiment mauvais pour répondre rapidement, mais j'ai des amis qui sont super rapides. N'oubliez pas qu'il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ici. Nous ne faisons que trouver nos propres schémas de communication numérique, donc je mettrai quelque chose comme 1 à 2 jours ouvrables pour les courriels, peut-être un jour pour mon texte et mon chat. Il suffit de passer en revue et de les énumérer tous. Allez dans la case ci-dessous et réfléchissez à quand attendez-vous à ce que quelqu'un vous réponde ? Quel est le temps approprié que vous pensez que quelqu'un devrait prendre pour revenir à l'un de vos messages ? Par exemple, 1 à 2 jours pour revenir à un e-mail est correct et les e-mails non urgents sont corrects. Un à deux jours pour WhatsApp, c'est très bien aussi, donc je vais juste passer en revue et énumérer tout ça. Je veux que nous regardions notre comportement de marquage. Aimez-vous copier quiconque et tous ceux qui sont sur des messages ou des courriels ou vous êtes très sélectif quant aux personnes qui sont enclenchées dans une conversation ? Disons que je suis assez sélectif. Je déteste quand je suis en boucle sur des courriels qui n'ont rien à voir avec moi, c'est juste ma préférence personnelle. Dressez la liste des vôtres. Prenez le temps de remplir ce dossier pour vraiment comprendre vos propres préférences et ce qu'ils disent de vos attentes en matière de communication numérique. J'ai même laissé une petite boîte en bas au cas où vous auriez quelque chose à modifier, à mettre à jour ou à adapter ou à vous envoyer une petite note. Regardez vos propres réponses et imaginez maintenant que votre patron ou votre collègue est quelqu'un qui a exactement les préférences opposées. Vous aimez les réponses instantanées, elles prennent des heures ou des jours pour revenir vers vous. Vous aimez être inclus dans les conversations, ils détestent tout ce qui ajoute des bavardages inutiles. Ils adorent vous envoyer des notes vocales et vous préféreriez s'il vous plaît simplement un texto. Pouvez-vous voir comment des tensions et des conflits peuvent survenir dans ce scénario, ou comment deux personnes d'une même équipe peuvent se sentir déconnectées ou mal comprises ? La raison pour laquelle nous remplissons la feuille avec nos propres préférences est qu'avant pouvoir mettre en place des politiques sur la façon dont une équipe doit communiquer ou comment elle doit utiliser les outils numériques, nous devons comprendre nos propres habitudes, nos routines, ainsi que les habitudes et les routines de nos équipes afin que nous puissions négocier un arrangement mutuellement bénéfique. Idéalement, vous demandez à chacun de remplir sa propre copie avant de commencer un chat ou une discussion, mais vous pouvez également le remplir complètement. C'est à vous de choisir. Une fois que vous avez rempli cette feuille, vous pouvez passer à l'étape suivante. 3. Définir les contraintes d'équipe: Notre prochaine étape consistera à déterminer quelles contraintes votre équipe travaille actuellement. Car avant de pouvoir entrer dans les détails de la charte numérique, nous devons comprendre comment fonctionne l'équipe dans son ensemble. Vous allez vouloir consulter les fiches de contraintes d'équipe pour cette leçon, à la fois hebdomadaire et mensuelle. Cette première étape peut se faire seul ou avec votre équipe, c'est de commencer par le haut du formulaire, qui est un aperçu détaillé des responsabilités et des contraintes hebdomadaires de votre équipe. Maintenant, chaque équipe dispose de certains délais, projets et réunions qui ne sont pas négociables. Toute politique de charte doit contourner ces contraintes, sinon elles ne vont pas s'en tenir et les gens ne vont pas les suivre. Par exemple, si votre équipe a une réunion permanente avec votre directeur tous les mardis, et que c'est le seul moment de se rencontrer par votre réalisateur, vous ne serez probablement pas en mesure de le déplacer aussi facilement. Au lieu de cela, vous devrez trouver un moyen de contourner ce problème. Supposons également que votre équipe soit responsable de la livraison d'un rapport tous les jeudis , ce qui signifie que tout le monde doit être présent la veille pour s'assurer qu'il est fait à temps. Eh bien, cela doit également être pris en compte. Nous allons remplir cette partie supérieure où nous allons juste regarder la semaine et trouver où sont nos blocs. Mon entreprise, je fais du coaching consultatif le jeudi, donc c'est un blocage difficile pour moi, alors allez-y et bloquez-le. Le vendredi après-midi, je fais généralement des recherches, donc c'est comme un demi-bloc, bloquons ça. lundi, j'aime bloquer la matinée pour écrire, donc je bloquerais ça ici comme ça. Une fois que vous avez fait cela, je veux que vous reveniez à la boîte suivante, qui est la boîte des heures de fonctionnement. Les membres de mon équipe travaillent dans différents fuseaux horaires, il y a donc certaines heures où tout le monde n'est pas opérationnel. Si vous avez des collègues internationaux ou des collègues de fuseau horaire, vous voudrez identifier la fenêtre horaire pendant la journée de travail qui se chevauche avec autant de fuseaux horaires que possible où tout le monde est généralement éveillé quelque peu disponible. Maintenant, la plupart des équipes avec lesquelles j'ai travaillé ont une marge de manœuvre en termes de temps disponible, alors commencez par ces contraintes et vous verrez ensuite avec quel paramètre il vous reste à travailler. Par exemple, pour moi, c'est entre, je dirais 15h ici en Europe vers h, ce qui m'amène au plus grand nombre de personnes possible. Aujourd'hui, différentes entreprises ont différents niveaux de flexibilité, donc si votre équipe a beaucoup de contraintes, ne vous inquiétez pas, ne vous découragez pas, il y a encore beaucoup de choses que nous pouvons faire à mettre une excellente charte en place, et nous parlerons plus tard de certaines de ces choses. Maintenant, je vous ai donné deux options ici, hebdomadaires et mensuelles, afin que vous puissiez en utiliser l'une ou les deux, selon ce qui convient le mieux à votre équipe. Étant donné que certaines équipes ont des limitations hebdomadaires et d'autres équipes ont des contraintes mensuelles ou trimestrielles, il suffit donc d'adapter la feuille à l'échéancier qui fonctionne. Je vais vous montrer un exemple de la contrainte mensuelle qui serait que si votre équipe dispose d'un livrable qu'elle doit remettre chaque mois, il peut s'agir de certitudes du mois moins flexibles que d'autres, donc vous prendriez simplement cette petite feuille mensuelle et vous disiez , d' accord, cette semaine va être un bloc pour nous. C'est vraiment utile pour les équipes dont les semaines sont très différentes. Maintenant, vous revenez à ce cadre hebdomadaire ici, à cette vue d'ensemble hebdomadaire, et je veux que vous commenciez à ajouter vos contraintes personnelles à la fois pour vous-même et pour vos collègues. Par exemple, il se peut que quelqu'un doive emmener son enfant en cours de karaté deux fois par semaine à 17 h 30, alors je l'ai mis ici, le soir. Il se peut que quelqu'un veuille donner la priorité à une promenade de l'après-midi pour se dégager la tête ou qui a soins aux aînés, des rendez-vous médicaux ou d'autres engagements. Allez-y et ajoutez-les ici également pour avoir une idée des contraintes personnelles avec lesquelles votre équipe et vos collègues travaillent. Vous pouvez même utiliser différentes couleurs si vous le souhaitez, et le rendre chic. Nous allons maintenant remplir la partie de la feuille qui s'appelle vos préférences de travail personnelles. Par exemple, combien de personnes votre équipe sont des hiboux de nuit ou des oiseaux précoces ? Une fois, j'ai eu une cliente qui a fait cet exercice et réalisé que la plupart des gens qu'elle gérait étaient des hiboux de nuit, et pourtant leurs réunions hebdomadaires programmées étaient toujours à la première heure du matin. Après avoir effectué une vérification, elle a décidé de déplacer la réunion de l'équipe vers plus tard dans l'après-midi et elle a noté une amélioration l'humeur de tout le monde pendant ce nouvel horaire. Ils avaient tous plus d'énergie, et les réunions étaient plus productives, parce que les gens n'avaient pas de mal à se réveiller. Maintenant que la vie de tout le monde est compliquée, nous avons tous beaucoup de choses à faire. L'objectif de cet exercice est de tout mettre sur la table afin que nous ayons une image complète des besoins de l'équipe et de ce qu' on attend d'elle. Nous voulons un aperçu clair et concis. J'ai même laissé une section en bas pour que vous puissiez prendre des notes sur tout ce que vous remarquez, tous les schémas ou habitudes, juste pour qu'ils soient au premier plan plus tard lorsque nous discutons de la charte. Parce que pour qu' un système fonctionne, nous devons comprendre tous les joueurs et toutes les parties en mouvement. Une fois que vous avez terminé la feuille entière, elle devrait ressembler à ceci, même quelques idées d'améliorations, modifier les horaires de réunion par exemple. Maintenant que vous avez vos propres préférences et les contraintes de votre équipe, vous êtes prêt à commencer à décrire les détails de la charte. 4. Négocier des attentes claires: Vous devez avoir vos propres préférences de communication, les préférences de votre équipe, les contraintes de votre équipe. Une fois que vous avez rempli tous ces éléments, nous pouvons maintenant commencer à négocier la charte de l'équipe ou les règles convenues pour engagement numérique. Quel est l'objectif ? L'objectif ici est de définir des attentes claires avec lesquelles tous les membres de l'équipe sont d'accord et dont bénéficient les avantages. Il s'agit d'une négociation. Car écoutez, même si nous aimerions que tout le monde fasse les choses à notre façon tout le temps, ce n'est pas vraiment réaliste. Nous devons parvenir à un arrangement qui fonctionne pour tous les membres de l'équipe, ce qui signifie que nous devons tous être prêts à faire des compromis et ajuster certaines de nos attentes. N'oubliez pas qu' il s'agit d'une négociation, pas d'une compétition, donc vous êtes tous du même côté et vous travaillez au profit de toute l'équipe. Maintenant, idéalement, vous feriez cela en réunion. Vous auriez une conversation, car ce que nous essayons d' obtenir, c'est d'obtenir des détails vraiment précis afin qu'il n'y ait pas d'ambiguïté. Vous aurez besoin de la charte numérique PDF pour cette leçon, alors assurez-vous de l'avoir à portée de main. Une fois que vous aurez la feuille devant vous, vous passerez article par article ou boîte par boîte, et vous discuterez en groupe la stratégie finale. Faisons un exemple ensemble , pour que vous ayez une idée. La première étape ici est le temps de réponse convenu. Ici, vous dressez une liste des outils que votre organisation utilise, puis vous déterminerez le temps approprié quelqu'un devrait prendre pour répondre. Commençons par les courriels. Vous commencez par les e-mails et supposons qu'il ne s'agit pas e-mails urgents car nous traiterons des urgences et des demandes urgentes un peu plus tard. Il s'agit uniquement d'un e-mail professionnel régulier non urgent. J'ouvrirais la conversation lors cette réunion qui dirait, les gars, je pense que nous devrions avoir deux jours ouvrables complets pour répondre à des réunions non urgentes. Alors, un de mes collègues serait comme, ouah, nous sommes à moitié, c'est beaucoup trop long. Je pense que tout le monde devrait répondre dans 30 minutes ou moins. Ensuite, les gens commencent à peser, nous avons une conversation et nous espérons parvenir à un compromis sur ce que devrait être un temps de réponse approprié. Par exemple, dans ce cas particulier, nous acceptons peut-être de consulter nos courriels trois fois par jour afin qu'un client ou un coéquipier nous entende toujours en quelques heures. Une fois que nous sommes d'accord là-dessus, nous l'écrivons, courriels 2 à 3 fois par jour, peu importe ce que cela finit par être, et vous passez à l'outil suivant. Vous passez à Slack ou aux messages texte ou quoi que ce soit. Je voudrais maintenant expliquer brièvement pourquoi l' établissement de ces lignes directrices est si important. Tout d'abord, cela garantit que tout le monde sait ce que ses coéquipiers et collègues attendent d'eux. Lorsque nous attendons des réponses instantanées, il en résulte que les gens sont constamment interrompus et distraits dans leur précipitation pour nous répondre, ce qui entraîne une perte de productivité et de concentration. En définissant la politique à l'avance, elle donne aux gens la possibilité de contrôler leur temps et de s'assurer qu'ils se concentrent sur la bonne chose. De plus, il n'y a aucune ambiguïté. Vous savez que vous allez obtenir une réponse dans les délais fixés, sorte que vous n'avez pas à dépenser votre bande passante mentale attendre et à anticiper une réponse. Maintenant, je sais que tous les messages ne sont pas égaux, mais nous en parlerons dans une leçon ultérieure. En ce moment, nous ne faisons que fixer des directives générales. Ensuite, après notre e-mail, que se passe-t-il si vous recevez un e-mail en dehors des heures de travail ? Est-ce qu'on s'attend à répondre ou pouvez-vous attendre le lendemain ? N'oubliez pas que nous ne parlons pas d'e-mails urgents, vous pouvez donc décider, en tant qu'équipe définir une politique qui ressemble à ceci. Si vous recevez un e-mail non urgent après les heures de travail, vous pouvez l'ignorer jusqu' au jour ouvrable suivant. Cela donne maintenant aux gens la possibilité de se déconnecter du travail et de se concentrer sur le fait d'être avec leur famille plutôt que de les attacher à un appareil. Il y a quelque chose de vraiment puissant donner aux gens la permission de le faire. Il leur permet de donner la priorité à leur temps personnel. Parce que la réalité est si l'équipe communique après des heures de travail, cela est devenu une norme acceptée et les gens se sentiront sous pression sociale pour suivre cette attente. En ayant une politique claire écrite, les gens peuvent se déconnecter en toute tranquillité d'esprit. Allons de l'avant et remplissons votre politique après l'heure. La section suivante consiste à baliser et à copier des personnes sur les messages. Maintenant, cela revient à vos préférences personnelles savoir si vous souhaitez être dans la boucle ou si vous souhaitez être vraiment sélectif quant aux messages que vous recevez. C'est le moment où vous pouvez discuter des meilleures pratiques générales avec votre équipe. Par exemple, si vous utilisiez un service tel que Slack, ce problème est généralement géré par des canaux différents afin que les utilisateurs puissent choisir de recevoir les notifications et les messages pertinents. Mais si, comme beaucoup d'entreprises, vous avez une culture lourde du courrier électronique, il pourrait être génial d' identifier ce qui fait la différence pour un message à l'échelle du groupe. Par exemple, vous pouvez convenir que vous allez créer des ressources internes qui contiennent des mises à jour sur les projets en cours, de sorte qu' au lieu d'envoyer des messages à des personnes, il y a un endroit où ils peuvent aller s'ils se déplacent. J'ai besoin de ces informations. C'est ce qu'on appelle «  pull versus push », car vous créez une ressource qui retire ceux qui veulent l'information plutôt que de les diffuser à tout le monde, qu'ils en aient besoin ou non. Prenez une seconde et remplissez-le. Ensuite, les discussions de groupe, dont j'ai beaucoup, alors indiquez clairement à quoi servent vos discussions de groupe. Est-ce pour rester en contact et rattraper socialement vos coéquipiers ? S'agit-il de mises à jour sur un projet ? façon dont vous structurez ce groupe déterminera les paramètres que vous utilisez et comment les utilisateurs l'utilisent. Par exemple, j'ai un groupe de discussion social avec certains de mes collègues, c'est juste pour s'amuser. Il est tout à fait acceptable de couper le son des notifications et de s' afficher de manière informelle, au lieu de recevoir un ping après un ping sur mes appareils. Mais je fais partie d'un autre groupe avec un client qui discute d'un projet en cours. Pour ce groupe, je conserverai mes notifications, mais j'ai dit au client qu'à moins qu'il ne s'agisse d'une urgence, je ne répondrai que dans les heures de travail. Les possibilités ici sont infinies et c'est le but. Il s'agit de trouver l'équilibre qui convient à votre équipe. Allez-y et remplissez toutes les règles du groupe. La dernière section porte sur qui doit savoir quoi. J'ai vu des équipes parcourir une liste de projets en cours et déterminer qui doit être inclus dans les invitations à des réunions, les mises à jour, les e-mails, en évitant à leurs collègues les e-mails inutiles charte. Une fois que vous avez rempli cette partie de la feuille, nous sommes prêts à passer à l'étape suivante qui concerne les réunions et le calendrier. 5. Créer une stratégie de calendrier: Maintenant, je veux que nous parlions du calendrier. Le calendrier est l'un des outils de productivité les plus incompris et sous-utilisés qui existent aujourd'hui. Prendre le temps de clarifier la façon dont vous allez utiliser aidera votre équipe à être plus efficace, plus productive, mais aussi plus heureuse. Parce que si vous êtes comme la plupart des entreprises avec lesquelles j'ai travaillé, vous avez peut-être remarqué que les gens passent tellement de temps à des réunions qu' ils n'ont pas l'occasion de travailler en profondeur, et cela s'est aggravé avec la montée du travail à distance, les recherches montrant que les équipes passent plus de temps que jamais dans les réunions. Maintenant, cette partie de la feuille sur laquelle nous allons travailler ensemble est conçue pour vous aider à repenser la façon dont vous utilisez votre calendrier par rapport à la culture de réunion de votre équipe. Nous allons le remplir ensemble, mais n'oubliez que vous n'avez pas à remplir toutes les sections de ce document. Je vous présente simplement vos options afin que vous puissiez trouver la solution qui convient le mieux à vous et à votre équipe. La première étape consiste à examiner votre heure de réunion par défaut et déterminer quelle devrait être l'heure de réunion. Maintenant, vous seriez choqué par le nombre de personnes qui réservent une réunion de 60 minutes, car c'est le paramètre par défaut. Mais de plus en plus d'entreprises se penchent sérieusement sur ce défaut et se demandent si elles devraient le remplacer par autre chose. Que se passe-t-il si la valeur par défaut était de 30 minutes ou 45 minutes ? Les réunions sont l'une de ces choses qui peuvent combler autant de temps qu'on leur donne. Déterminer une heure par défaut est un excellent moyen de devenir plus efficace et de récupérer une partie de votre temps. Mais vous voudrez faire dans cette petite boîte, faire une liste de vos réunions et voir si la durée est logique. Ces réunions de 60 minutes devraient-elles durer 60 minutes, devrait-elle durer 40 minutes, devrait-elle durer 30 minutes ? Il suffit de parcourir la liste et de le comprendre. En réduisant le temps de réunion par défaut, vous réduirez le nombre d'heures les personnes sont forcées d'assister à des réunions, ce que tout le monde vous remerciera. se peut que vous deviez expérimenter la durée du temps car il faudra peut-être quelques réunions aux gens pour y arriver. Si vous essayez quelque chose de nouveau, donnez-vous quelques semaines pour vous installer et voir si vous devez apporter des modifications ou non. Je ne suis pas ici pour vous dire quelle devrait être la durée de vos réunions. Je suggère simplement de jeter un coup d'œil à nos réunions existantes et de nous assurer que le calendrier fonctionne et soutient votre entreprise et ce que vous essayez d'accomplir. Cela est particulièrement vrai pour les réunions à distance , en particulier parce que la fatigue du zoom est réelle et que les appels vidéo consécutifs sont épuisants. Une autre bonne question à poser dans la section par défaut est que cette réunion pourrait être un e-mail ? Vous ne croirez pas le nombre de fois où j'ai assisté à une réunion qui aurait dû être un courriel de trois lignes. Je pense que nous sommes tellement habitués aux réunions dans le cadre de la vie de bureau que nous prenons rarement du recul et nous disons « Hé, existe-t-il un meilleur moyen de donner à tous les renseignements dont ils ont besoin ? » Maintenant que vous avez défini vos nouvelles valeurs par défaut, passons aux politiques de réunion, qui sont les meilleures pratiques que nous allons accepter de mettre en place pour nous assurer que nos réunions fonctionne aussi doucement que possible. Par exemple, vous pouvez définir une stratégie selon laquelle chaque réunion planifiée doit avoir un ordre du jour. Vous pouvez examiner les contraintes de votre équipe et vous pouvez dire que nous ne planifions pas réunions avant 10 h 00 ou plus tard à 16 h 00. Vous pouvez dire que nous aimerions que des réunions soient programmées pour donner aux gens au moins 24 heures à l'avance. Vous avez tellement d'options différentes. Vous pouvez même choisir les réunions qui sont optionnelles par caméra car, comme je l'ai mentionné précédemment, appels vidéo peuvent être épuisés, ce vous permet de réduire le temps que les gens passent à la caméra et optionnelles par caméra car, comme je l'ai mentionné précédemment, les appels vidéo peuvent être épuisés, ce qui vous permet de réduire le temps que les gens passent à la caméra et aidez-les à rester énergisés. Certaines entreprises expérimentent même un maximum de combien d'heures vous pouvez assister à une réunion par jour pour donner aux gens la possibilité de s' asseoir et de travailler en profondeur. D'autres entreprises lancent des journées complètes sans réunion pour encourager leurs équipes à se concentrer sur le travail sans distractions. Par exemple, vous pouvez dire que le mercredi est une journée sans réunion. Tout ce que vous voulez est possible ici. Alors réfléchissez vraiment à ce qui pourrait aider votre équipe. Une fois que vous avez fait cela, je veux qu'on parle de tampons, qui est cette dernière petite boîte ici. Comment allez-vous concevoir vos réunions pour donner aux gens la possibilité d'aller aux toilettes ou de faire une courte pause ? Parce que nous ne nous donnons souvent pas assez de temps pour réfléchir à ce nous venons de discuter lors d'une réunion, et nous sommes tellement occupés à sauter d' appel à l'autre que nous manquons un possibilité d' absorber et de traiter ce que nous avons appris et même de prendre un verre d'eau. Une suggestion que j'ai toujours pour les clients est de créer un temps tampon, surtout si votre entreprise privilégie des réunions de 60 minutes. Au cours d'une réunion de 60 minutes, vous direz quelque chose comme si nous allions consacrer les 10 dernières minutes à prendre une pause, noter les points importants de la réunion, s'hydrater et à comprendre le tableau. Maintenant, c'est un excellent moyen de concevoir pour la récupération, ce qui réduit le taux d'épuisement professionnel. Vous pouvez le mettre ici. Donc, une réunion de 60 minutes, 50 minutes, etc. Quoi que vous décidiez, l'important, c' est que vous prenez le temps de clarifier comment et quand votre équipe se rencontre, afin de vous assurer qu' elle est alignée. avec vos objectifs. Une fois que vous l'avez rempli, votre drap devrait ressembler à ceci. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un processus itératif qui n'a pas été attribué de contrat. Vous pourriez trouver que vous pensiez que 30 minutes suffisaient, mais vous en avez vraiment besoin de 45. C'est bon. Retournez en arrière, réajustez et réessayez. L'important ici, c'est que nous considérons de manière proactive nos réunions comme des outils qui contribuent à promouvoir le travail en profondeur et à réduire l'épuisement professionnel. 6. S'attendre à l'inattendu: mise en place d'une charte numérique est très bien, mais cela ne sera pas utile si elle tombe en panne lors la première urgence ou d'un événement imprévu. Mais ne craignez pas, il y a une section qui aborde cette question spécifiquement et c'est ce sur quoi nous allons nous concentrer dans cette leçon. Vous aurez besoin du formulaire d'intervention d'urgence de la charte de l'équipe numérique . Encore une fois, cela peut sembler basique ou évident, mais vous seriez surpris de voir à quel point tout fonctionne correctement lorsqu'il existe des protocoles clairs en place. Nous allons nous concentrer sur deux choses. Premièrement, nous devons nous mettre d'accord sur ce qu'il faut prioriser, et deuxièmement, nous devons décider quel est le plan d' action en cas d'urgence. Parlons de la hiérarchie de l'urgence. Nous savons maintenant que tous les messages ou notifications ne sont pas égaux. Un message d'un collègue concernant un projet sensible au temps n'a pas la même priorité qu' un e-mail à l'échelle de l'entreprise félicitant un collègue pour sa promotion. Certains messages ont clairement une priorité plus élevée que d'autres. Par conséquent, la clé pour remplir ce dossier est de s' assurer que tout le monde d'accord sur la façon et ce que nous définissons comme importants. Dans cette section, nous allons indiquer quels messages sont les plus importants à prioriser. Par exemple, vous pouvez dire que des messages envoyés votre responsable ou par le PDG, vous pouvez identifier des projets ou des événements spécifiques dont la date limite est fixée. L'une des meilleures pratiques que vous pourriez utiliser est que vous pouvez accepter de placer une réponse temporelle dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par exemple, si je mets 17 h entre parenthèses que j'ai besoin d'une réponse à ce mémoire, vous saurez que vous avez toute la journée plutôt que si je dis que j'ai vraiment besoin d'une réponse avant (11 h). La plupart d'entre nous s'attaquent toujours aux courriels chronologiquement ou au fur et à mesure qu'ils entrent, mais ce n'est pas vraiment efficace. En établissant une hiérarchie claire de l'urgence, nous pouvons aborder nos boîtes de réception d'une manière qui soit logique pour garantir que nous ne manquons pas d'informations importantes. Une fois que tout le monde est clair sur les priorités et sur la façon dont nous allons les signaler, nous pouvons passer à l'étape suivante, savoir comment gérer les urgences et les demandes urgentes ? Nous savons tous que des choses inattendues surviennent inévitablement, alors comment pouvons-nous les gérer sans paniquer ? abord, nous devons mettre tout le monde sur la même longueur d' onde sur ce qui constitue une urgence, car c'est pourquoi, lorsque tout le monde clair sur ce qu'est une urgence, nous savons tous ce qu'il doit faire dans pour passer à l'action. Une urgence professionnelle est définie comme un problème important qui nécessite une attention immédiate. Passez en revue certains de vos précédents scénarios d'équipe pour voir ce que les gens ont considéré comme une urgence dans le passé et voir si vous êtes toujours d'accord ou si nous devons modifier un peu la définition. Par exemple, que se passe-t-il si le site Web de l' entreprise tombe en panne ? C'est une urgence ? Que se passe-t-il si un compte de médias sociaux est piraté ? Est-ce une urgence ? Qu'en est-il d'un collègue qui a besoin d'avoir accès à un document ? Celui-ci est un peu délicat car cela dépend vraiment de votre équipe et de votre entreprise, et vous devrez décider ce qui peut attendre et ce qui ne peut pas être possible. En réponse à une situation d'urgence, une des recommandations politiques que j' aurais pour les gens est d'appeler votre collègue au téléphone en cas d'urgence professionnelle réelle. Le téléphone attirera l'attention de quelqu'un plus rapidement que les discussions de groupe et les e-mails. Vous pouvez décider qui est responsable de quel projet, vous pouvez décider quand ils sont censés être de garde et décider comment vous allez les atteindre et remplir tout cela sur ce formulaire. C'est vraiment important car une fois que les gens savent quand ils sont censés être de garde ou quand ils sont censés être disponibles, cela peut faire une différence lorsque vous avez besoin d'un jeûne réponse au cas où quelque chose se détache des rails. Cela permet également aux utilisateurs de s'éloigner de leurs appareils sans compromettre leurs engagements professionnels. Vous voudriez également réfléchir dans la section à un processus d'escalade pour votre équipe. Disons que quelque chose ne va pas, que vous appelez le contact d'urgence, et alors ? De qui avez-vous besoin de l'autorisation si vous avez besoin d'escalade ? Quand faut-il contacter votre responsable ? Prenez vraiment le temps de trouver ce plan, car une fois que vous l'avez rempli, il devrait ressembler à ceci. Vous avez toutes les parties importantes ici et une fois que vous l'avez fait, nous avons presque fini de créer la charte. Il n'y a qu'une dernière pièce à faire. 7. Communiquer vos limites: Maintenant que nous avons rassemblé toutes ces pièces et que nous avons fait tout ce travail, il est temps de créer la dernière étape, qui est votre aperçu de la disponibilité personnelle. Il s'agit d'une brève déclaration que vous pouvez ajouter à votre signature e-mail qui met en pratique tout ce dont nous avons parlé jusqu'à présent. Maintenant, vous n'allez pas envoyer de copie de ce document à tout le monde Vous voudrez donc communiquer vos politiques et limites aux collègues d'autres équipes ou à des clients externes. Pensez-y de cette façon, lorsque vous recevez une réponse hors bureau de la part de quelqu'un, vous savez qu'il y aura un retard dans réponse et vous êtes généralement d'accord avec cela. Mais de nombreuses personnes ne communiquent pas leurs contraintes lorsqu' elles sont au bureau, sorte qu'une déclaration peut contribuer grandement à gérer les attentes et à réduire la frustration. Maintenant, cette déclaration varie d'une personne à l'autre, mais elle contiendra généralement les trois éléments suivants. Tout d'abord, c'est votre fenêtre de réactivité. C'est à ce moment que quelqu'un peut s'attendre à avoir des nouvelles de vous. Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme je vérifie les courriels à 9 h, 12 h et 16 h et je répondrai avant la fin de la journée ouvrable, ou je répondrai à votre e-mail dans un jour ouvrable, ou mon temps de réponse habituel aux e-mails est le suivant, ou vous pouvez attendre une réponse de ma part d'ici cette date. Allez-y et remplissez tout ce qui a le plus de sens pour vous et votre équipe. Le deuxième élément est la façon dont quelqu'un peut vous joindre en cas d'urgence. N'oubliez pas que nous savons ce qu'est une urgence Nous devons maintenant être très clairs quant à la façon dont quelqu'un peut vous joindre. C'est aussi simple que, veuillez appeler ce numéro en cas d' urgence ou si votre demande est sensible au temps, veuillez contacter la personne X. Allez-y et remplissez le formulaire ici. Le dernier élément donne aux utilisateurs la permission de prendre le temps de vous répondre, donc si vous leur envoyez un e-mail en dehors de leurs heures de travail. Par exemple, vous pouvez simplement écrire quelque chose comme, je travaille des heures flexibles, et si vous recevez cet e-mail en dehors de vos heures normales de bureau, n' hésitez pas à répondre sur les points suivants : jour ouvrable. Vous pouvez le remplir ici. J'ai constaté que la plupart des gens sont raisonnables. L'ennui que nous ressentons avec courriels et la frustration que nous ressentons par la communication numérique proviennent généralement du fait de ne pas savoir quand vous allez obtenir une réponse. Cette déclaration d'aperçu de la disponibilité personnelle élimine l'ambiguïté, donne de la clarté à la personne et lui donne un moyen de vous joindre si elle estime que c'est vraiment important. 8. Faire en sorte que les changements s'imposent: Une fois que votre équipe a convenu de la charte, imprimez le document et signez-le complètement. Placez-le quelque part où vous pouvez le voir ou l'épingler dans vos canaux numériques. La signer signifie que vous acceptez tous de respecter les normes décrites. Il y a quelque chose de stimulant et d' étonnant à s'engager en équipe, mais vous devez également savoir que personne n'est parfait et qu'il y aura certainement des erreurs ou des erreurs. Les habitudes sont vraiment difficiles à briser. N'oubliez pas d'être patient les uns avec les autres lorsque vous créez cette nouvelle culture d'équipe de travail. L'un des pièges que vous devrez surmonter est la façon dont la technologie est devenue addictive. Lorsque vous commencez à mettre en œuvre ces pratiques, se peut que vous ayez besoin d' ajuster vos propres comportements. Par exemple, si vous avez du mal à vous déconnecter, vous pouvez vous retrouver répondre à des e-mails à toutes les heures du jour et de la nuit ou à répondre à des messages même pendant vos heures de repos. C'est normal. Une charte prend du temps, et il faudra certainement temps pour que les changements s'en tiennent. Mais l'un des facteurs clés du succès consiste à accepter tout de suite que vous vous tiendrez mutuellement responsables d' une manière gentille et compatissante. Le burnout est en hausse et nos outils numériques sont en partie responsables. Si vous voyez également des collègues répondre aux messages pendant leurs heures de congé, pensez à un message doux les encourageant à signer et à se reposer. Pointez sur la charte, utilisez-la comme source de soutien. Vous serez surpris que vous rencontriez également votre propre résistance, reste de l'adrénaline en pensant que chaque e-mail était urgent et important et chaque notification nécessite votre attention, mais soyez délibéré sur la façon dont vous utilisez vos appareils et assurez-vous parler fréquemment à votre équipe, surtout si vous ou d'autres membres vos appareils et assurez-vous de parler fréquemment à votre équipe, surtout si vous ou d'autres membres de votre équipe continuez à surmener. Vous devrez certainement revoir les définitions de l'urgence, mais restez attaché à l'objectif final. L'objectif ici est de créer un environnement de travail avec le moins de stress possible et où votre équipe se sent connectée, entendue et comprise. Encore une chose, votre travail n'est pas encore terminé. Le monde est en train de changer et votre charte devra également changer. Cochez cette petite case à consulter et ajoutez un enregistrement trimestriel pour passer en l'affrètement et voir si vous souhaitez modifier quoi que ce soit. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que quelque chose que vous avez défini comme une urgence n'était pas aussi important et que de nouvelles priorités sont en place. Au cours de ces réunions, vous pouvez vous demander ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et que voulons-nous changer spécifiquement ? Parcourez ensemble chaque section du document et évaluez si elle peut rester la même ou si des ajustements doivent être apportés. Vous devrez peut-être modifier la réponse d'urgence ou modifier la façon dont vous utilisez la messagerie instantanée ou les discussions de groupe pour mieux répondre aux objectifs de votre équipe. Mais dans tous les cas, sachez que ce document est censé être un atout dynamique et évolutif conçu pour vous aider à vous adapter et à prospérer dans n'importe quel environnement dans lequel vous vous trouvez. Planifiez un avis, signez-le et datez, et devinez quoi ? Votre charte est terminée. 9. Réflexions finales: Félicitations, vous avez maintenant votre propre charte numérique. Bon travail pour remplir l'ensemble du document. J'espère que cela vous aidera à établir des politiques de travail conçues pour donner la priorité au bien-être de vous et de votre équipe dans le monde entier. Saviez-vous que vous pouvez utiliser une version de ce document avec votre famille et vos amis ? C'est vrai. Peut-être pas la version complète, mais dans ma famille et mes groupes d'amis, nous avons eu des conversations spécifiques sur des sujets tels que les temps de réponse, que faire en cas d'urgence, et qu'est-ce qu'une urgence ? Je trouve que le fait d'avoir des attentes claires autour de telles choses réduit vraiment la tension et augmente la communication. Par exemple, dans ma propre famille, même si nous utilisons WhatsApp pour un chat familial, en cas d'urgence réelle, le protocole convenu consiste à envoyer un message texte, pas un message WhatsApp, un texte car mon téléphone donnera priorité à ces messages et émettra un son même au milieu de la nuit. Maintenant, c'est une distinction importante parce que notre groupe WhatsApp n'est qu'un chat social et nous vivons dans différents fuseaux horaires et je serais plutôt ennuyé d'être réveillé à 2 h du matin parce que quelqu'un a pris une photo de son chien. Je veux dire, c'est quelque chose qui est vraiment important pour moi, je dois dormir. Maintenant, nous avons également une politique selon laquelle en cas d' urgence et que vous appelez la personne mais que vous ne la contactez pas, vous envoyez immédiatement un SMS expliquant la situation. Je ne peux pas supporter de sortir d'une réunion et de voir que j'ai manqué 28 appels téléphoniques de mon père sans savoir ce qui se passe. Ce sont des petites choses comme celle-ci qui peuvent ajouter autant de clarté et aider à améliorer vos expériences de communication numérique et vos relations. J'espère que vous avez apprécié ce cours et que vous êtes parti avec un atout documenté qui améliorera votre vie numérique quotidienne. J'ai hâte de voir vos projets, commentaires et questions. N'hésitez pas à contacter et consulter certains de mes autres cours sur Skillshare et à vous connecter avec moi sur les réseaux sociaux.