Conseils de pro pour Excel, partie 2 : Formatage

1. Introduction aux conseils de formatage: Tout le monde dans cette section parlera des conseils de mise en forme, qui concernent la personnalisation de l'aspect et de l'aspect de vos classeurs Excel. Nous parlerons des problèmes de gel, de la conception de rapports et de tableaux de bord raffinés et de l'utilisation de types de données difficiles comme les dates, les codes postaux et les numéros de téléphone. Enfin, nous allons plonger dans quelques conseils de niveau expert comme les règles de formatage basées sur des formules et les types de numéros personnalisés . Commençons. 2. Raccourcir les raccourcis: d' accord. Prochain conseil pro. Utilisation de raccourcis de contrôle pour appliquer la mise en forme automatique. Donc assez simple. C' est une pointe d'une étoile. Très simple. Le point est, vous pouvez accéder à certains des formats de nombre Excel courants en utilisant des raccourcis de contrôle avec décalage donc en appuyant sur le contrôle Maj un ou le point d'exclamation de contrôle va formater votre sélection comme un changement de contrôle de format de nombre commun pour format que le temps trois serait formater comme date fours monnaie. Cinq. Son pourcentage et six est scientifique, donc j'ai tendance à la puissance X C'est un format de nombre scientifique. Et chaque fois que vous voulez revenir à vos formats à un style général non formé et emmêlé, vous pouvez utiliser le décalage de contrôle. Tilda, qui est la clé qui croit sur la plupart des claviers, vit à gauche du numéro un. Donc, voici une démo rapide étaient en pratique ce dans Excel. Disons que vous avez quatre colonnes comme cette date de sortie. Facebook aime le chiffre d'affaires brut et R A y tous les différents types de formats là-dedans, et vous voulez le transformer en quelque chose comme ça au moins est la première passe est un excellent moyen utiliser les raccourcis de décalage de contrôle que vous pourriez sélectionner colonne un changement de contrôle d'utilisation. Trois. Pour transformer ces valeurs de date de tige en dates correctement formatées, vous pouvez utiliser le contrôle. Déplacez un sur la colonne B pour transformer ces goûts Facebook en contrôle de format numérique standard. changement quatre transformerait ces valeurs brutes de revenus en monnaie et, enfin, quart cinq de contrôle transformerait ces décimales brutes en valeurs réelles en pourcentage. Donc, le cas d'utilisation évident ici est vraiment juste d'appliquer rapidement ces formats de nombres courants sans utiliser votre souris sur le clic et sans travailler à travers la boîte de dialogue de cellules de format . Prenons donc deux minutes et pratiquons rapidement l'application de certains de ces raccourcis de formatage . Très bien, donc si vous avez suivi le long, ouvrez votre fichier Excel conseil pro. Accédez à une table des matières, et il s'agit des premiers raccourcis de mise en forme de l'astuce. Allez-y et cliquez. Le lien vous mènera au premier type d'onglet orange ici raccourcis de formatage et vous verrez cinq colonnes très similaires à celles que je viens de décrire. film de date de sortie aime le budget des revenus bruts et notre allié, et comme vous pouvez le voir, ces air toutes sortes de formats de style non formés, emmêlés, généraux à ce stade. Donc, tout ce que nous avons à faire est de se souvenir de ces touches de raccourci pour les convertir en formance qui ont plus de sens. Donc, pour commencer, allons de l'avant et sélectionnez toute la colonne A et utilisez le décalage de contrôle. Trois. Coupe courte. Et cela va transformer ces valeurs de date brutes en dates qui sont en fait un peu plus lisibles. Et vous pouvez ou non aimer le format de date par défaut qu'il a sélectionné pour vous. Je suis donc à partir d'ici, vous pouvez soit faire un clic droit et aller dans vos options de format. J' aime le contrôle un raccourci pour arriver au même endroit, et vous pouvez aller de l'avant et choisir la date et peut-être le formater quelque chose comme ça, qui personnellement, je préfère un peu plus. Maintenant, allons à Facebook aime droit ? Format numérique standard. Tout ce qu'on a à faire ici, c'est contrôler Shift 1. Et voilà. Il a ajouté la décimale avec deux espaces réservés qui virgule entre des séparateurs de milliers à nouveau . Peut-être que ce n'est pas votre format préféré, mais vous pouvez aller de l'avant dans votre menu d'accueil ici. Tu sais que cette affaire veut peut-être se débarrasser de ces décimales, et là tu l'as. Recettes brutes et budget. Ces deux devises aériennes. Allons de l'avant et maintenez le décalage Grab colonne D. Donc j'ai les deux à la fois faire un peu de deux pour un spécial ici. Contrôle décalage quatre, qui est le signe du dollar, et qui applique le format de la devise. Encore une fois. Je n'ai pas vraiment ces données au niveau des sens. Il est juste arrondi au dollar pour que je puisse aller de l'avant et enlever ces décimales. Last but not least, mais sélectionnez la colonne E contrôle shift cinq, que vous avez deviné qu'il s'agit du symbole de pourcentage. Et voilà. Maintenant, nous avons un pourcentage correctement formaté. Colonne Sharon Mange. Alors rappelez-vous, si vous voulez revenir en arrière et revenir à ces deux types de style général non formaté, nous pourrions simplement sélectionner toutes ces données de a à E et utiliser le décalage de contrôle jusqu'à l'option nous ramener à l'endroit où nous avons commencé. Ou on pourrait contrôler Z annuler ce changement. Et voilà. Nous avons des formats appropriés. Si rapide amorce sur la façon d'utiliser ces raccourcis de contrôle pour vous formater rapidement 3. Snap à la grille: d' accord. Un prochain conseil professionnel est très simple. Ceci est un conseil de mise en forme d'une étoile, très, très basique, mais aussi très utile. Va. Parlez d'aligner des objets de classeur à l'aide de l'accrochage à la grille, et cela semble un peu fantaisie, mais c'est extrêmement simple. Tout ce que vous devez faire est de maintenir la touche d'autel pendant que vous faites glisser pour redimensionner et faire l'objet pour les aligner sur les bordures de la cellule. Voici donc un exemple. Disons que vous avez un graphique sur une feuille de calcul, qui est un exemple d'objet, et que ce requin flotte juste là, forme libre sur votre grille. Si vous capturez le graphique entier ou un bord spécifique du graphique et maintenez la touche Ault enfoncée, vous pouvez l'aligner directement sur les bordures des colonnes et des lignes. C' est un excellent outil pour l'espacement et l'alignement et la cohérence pour s'assurer que tous vos objets aériens à cette même grille de commentaires. Donc, quelques pas de bonus ici aussi. Si au lieu de tenir Ault, vous maintenez le contrôle pendant que vous objet dragon. Ce que cela va faire est en fait créer une copie dupliquée de cet objet en même temps. Donc très rapide, moyen de créer des versions dupliquées du même objet au lieu de copier et coller dessus. Et puis deuxième conseil ici. Une autre pointe liée à l'alignement. Si vous maintenez la touche Maj pendant que vous faites glisser un objet, cela limitera ce mouvement à un seul plan, horizontal ou vertical. Donc, les cas d'utilisation évidents ici encore, en vous assurant que vos objets de feuille de calcul sont tous alignés sur cette grille commune et également concevoir et nettoyer et polir les outils ou tableaux de bord face à l'utilisateur. Vous savez, parfois ces petites choses, ces petits conseils de formatage, comme l'espacement dans l'alignement peuvent aller jusqu'à produire un travail de qualité professionnelle. Nous allons donc entrer dans notre classeur de conseils professionnels et nous entrainons à accrocher certains objets à notre grille. Très bien, donc si vous avez suivi le cours, vous allez de l' avant et ouvrez Votre classeur de conseil professionnel Excel avait votre contenu de table allait sauter à la démo de la grille dans notre catégorie de conseils de mise en forme et appuyez sur le lien. Et quand vous atterrissez sur cet onglet accroché à la grille, vous verrez trois graphiques qui flottent en quelque sorte ici sur la feuille. Et si vous sélectionnez l'un d'entre eux et notez, vous devez être prudent, peu où vous cliquez et vous voulez cliquer juste à côté du bord où vous voyez cette flèche à quatre pointes qui vous permettra de déplacer l'objet entier à la fois. Remarquez comment il se déplace en douceur sur la feuille, alors que lorsque je tiens, Ault commence à obtenir un peu plus net droit et à s'accrocher à la grille de la feuille de calcul réelle derrière elle. Allons de l'avant et alignons le coin supérieur gauche là à trois. Et c'était un exemple de déplacement de l'objet entier. Mais nous pouvons aussi prendre vous savez, le bord inférieur, par exemple, par exemple, vieux Ault et l'accrocher à la ligne 13. Prenez le bord droit. Vous allez chercher la flèche à deux têtes dans cette affaire. Attendez et prenons-le droit pour l'appeler F. Alors maintenant, nous avons un tableau qui fait exactement cinq colonnes de large et environ 10 rangées de haut. Je vais juste rendre très facile de suivre le même processus avec ces deux autres graphiques. Allons-y et attrapons ce tableau bleu. Il le déplace plutôt près du vert. Nous allons tenir tout sauf le coin supérieur gauche dans H 3 et ensuite passer par le même processus a attrapé le bas tout à la ligne 13 du bord droit Hold. Ault a postulé à la colonne I et voilà. Maintenant, nous devons constamment mettre en forme des graphiques. Tout ce qu'on a à faire maintenant, c'est appliquer le même processus à ce type orange ici, et on va le déposer dans le numéro 3 jusqu'au bout. Nous allons également l'amener à peigner sont et amener le bord inférieur jusqu'à la ligne 13. Et là, vous l'avez. Nous venons de créer des graphiques de taille constante à l'aide de cette option d'accrochage à la grille. En outre, gardez à l'esprit que vous disposez d'autres outils dans l'onglet Mise en page pour aligner différents objets. Par exemple, si vous deviez sélectionner et maintenir le contrôle pour saisir les trois pourrait utiliser des outils comme un haut de ligne ou distribuer horizontalement pour accomplir le même effet. Et ces outils peuvent être vraiment, vraiment utiles, surtout si les largeurs de colonne ne sont pas exactement les mêmes qu'elles sont ici. Ainsi, comme la plupart des choses dans Excel, de nombreuses approches différentes que vous pouvez utiliser pour résoudre la même tâche. Donc, là, vous l'avez en utilisant Ault pour accrocher des objets à la grille 4. Cacher les éléments du classeur: la prochaine astuce pro que je veux couvre assez rapidement. On parle de masquer des éléments de classeur individuels pour aider à réduire l'encombrement. Ainsi, dans l'onglet Affichage de votre ruban, vous verrez un groupe de cases à cocher sous la catégorie Afficher. Il ressemble à ceci dans ce groupe de cases à cocher vous permet de masquer des éléments individuels de la vue, y compris les lignes de grille, barre de formule ou les en-têtes eux-mêmes. Les en-têtes des colonnes romaines. Vous pouvez également réduire le ruban lui-même à partir de la vue. Il y a une petite icône de carotte dans le coin inférieur droit, puis épinglez-le en place en sélectionnant un onglet, puis épinglant où cette icône de carotte WAAS. Je vais vous montrer exactement à quoi cela ressemble en une seconde, mais fondamentalement l'idée ici est de prendre quelque chose qui ressemble à ceci, que vous savez est évidemment conçu pour être poli utilisateur face au tableau de bord de rapport. Mais ça ressemble encore beaucoup à une feuille de calcul. Vous avez la barre de formule a vos en-têtes de ligne et de colonne. Vous regardez vos lignes de grille donc ça ressemble beaucoup à une feuille de calcul. Je veux vraiment faire en sorte que cela semble être un rapport plus propre, plus poli quelque chose comme ça. Donc, en désactivant simplement les lignes de la grille, en cachant la barre de formule et les en-têtes et en réduisant le ruban. Vous finissez avec quelque chose comme ça qui ressemble plus à quelque chose que vous verrez sortir d' un outil B I, comme un tableau ou un power bi I même si nous sommes toujours ici dans l'environnement Excel. Astuce si facile, mais aussi très utile, surtout si vous travaillez dans l'analyse et que vous construisez des rapports et des tableaux de bord comme celui-ci maintenant une chose rapide à noter certains de ces paramètres lignes de grille et le cap spécifiquement sur Lee impact sur la feuille sur laquelle vous êtes. Mais d'autres, comme la barre de formule et le ruban qui s'effondre sur les paramètres du ruban. Ils ont un impact sur chaque feuille du classeur entier. Donc je garde ça à l'esprit. Et encore une fois, cas d'utilisation courants créant ces types propres et polis de vues de style tableau de bord , puis masquant également les lignes de grille et les en-têtes ont aidé à empêcher les utilisateurs de modifier réellement les lignes, les colonnes ou dans votre outil. Donc, avec cela, allons sauter dans Excel et je vais vous montrer comment cacher certains de ces éléments de classeur. Ok, donc nous sommes dans le cahier de conseils pro va aller aux éléments cachés de classeur dans notre section de conseils de mise en forme PressLink. Vous allez passer à cet onglet d'élément de classeur caché et c'est exactement comme nous le décrivons. Vous avez cet utilisateur face à des graphiques de rapport et, ah, chiffres, des chiffres et des idées, mais ça ressemble toujours à une feuille de calcul. Vous savez, je peux toujours voir les cellules, les en-têtes et la barre de formule. Donc ce qu'on va faire, c'est se diriger vers notre onglet de vue, on va sélectionner les lignes de grille. Tu sais, ça fait une énorme différence. Sélectionnez ces en-têtes car nous ne voulons pas ajouter ou modifier des lignes et des colonnes à ce stade. Et ces deux modifications qui viennent de faire des lignes de grille et des en-têtes que vous remarquerez si vous cliquez sur d'autres onglets n'ont pas d'impact sur ces autres feuilles de calcul, est-ce pas ? Donc, je vois toujours les lignes de la grille et les en-têtes ici dans mon onglet accroché à la grille, mais pas dans mon onglet élément de classeur caché. Par contre, si je décoche la barre de formule, c'est une modification qui a un impact sur chaque feuille de calcul. Et je n'ai accès à cette barre de formule nulle part ailleurs dans ce fichier. Alors gardez ça à l'esprit. La même chose vaut pour effondrer le ruban. Il peut aller jusqu'à cette petite icône de carotte. Appuyez dessus pour réduire ce ruban, et maintenant je reste avec cette toile vierge et propre. Et pour récupérer mon ruban, tout ce que j'ai à faire est de naviguer dans l'un de ces onglets, et cela va en quelque sorte retirer temporairement mon ruban en arrière. Et là où était cette icône de carotte, c'est maintenant une petite épingle. Tout ce que tu as à faire, c'est de cliquer sur cette épingle, et maintenant elle est corrigée dans ma feuille de calcul. Donc là, vous l'avez. Il est simple est que c'est ainsi que vous pouvez masquer des éléments individuels de feuille de calcul pour créer ces types de rapports polonais ou réduire l'encombrement dans vos feuilles de calcul. 5. Peintre: prochaine astuce pro est l'un de mes favoris, répliquer les formats avec le peintre de format. Maintenant, c'est une pointe d'une étoile, très basique, très simple, mais aussi très puissant une fois que vous savez qu'il existe. Donc essentiellement, le peintre de format. Tout ce qu'il fait, c'est qu'il copie tous les paramètres liés à la mise en forme à partir d'une cellule ou d'une plage de cellules sélectionnée qui inclut la couleur de remplissage , les polices format numérique qui bordent, les styles, le alignement. Toutes ces informations sont copiées puis appliquées d'une plage sélectionnée à une autre. Donc, par exemple, nous allons regarder une démo où nous avons un certain nombre de colonnes, chacune avec 0 à 5 scores. Et dans ce cas, nous avons appliqué une échelle de couleur simple que la colonne E. Et nous voulons appliquer cette même échelle de couleur à la même logique de formatage conditionnel deux colonnes , F, G et H. Donc, pour commencer, tout ce que nous devons faire est de sélectionner les cellules qui contiennent le formatage que nous voulons, qui est Valeurs et Colin E. Et aller dans son onglet d'accueil et cliquez sur ce bouton de peintre de format qui ressemble à un pinceau Maintenant. Une chose à noter est que si vous cliquez sur ce bouton une fois qu'il va saisir et copier ces paramètres de mise en forme une fois, donc l'endroit suivant sur lequel vous cliquez est où ces formats seront appliqués, puis l'outil sera désactivé. Si vous avez des cas comme celui-ci où vous voulez prendre ce formatage et l'appliquer plusieurs fois comme deux colonnes F, G et H, vous pouvez double-cliquer sur ce bouton de peintre de format pour le verrouiller en place, ce qui vous permet pour appliquer continuellement ce format jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau sur le bouton pour le désactiver. Donc outil vraiment utile qui va nous permettre de faire quelque chose comme ça et appliquer cette échelle de couleur de Colin E toe, F, G et H en cliquant simplement trois fois. Maintenant, les cas d'utilisation courants appliquent à nouveau rapidement des formats sur plusieurs colonnes sans avoir à entrer manuellement et ajuster l'un de ces paramètres de formatage vous-même et à s'assurer que vente aux monnaies est exactement la même, y compris tous ces critères ou paramètres différents comme Borders, le nombre de Phil, les formats, etc. Alors passons à notre cahier d'exercices de pourboire professionnel et donnons ceci une chance. Très bien, donc une fois que vous avez ouvert votre classeur de conseils professionnels, dirigez-vous vers votre premier onglet de contenu de table, et vous devriez voir une démo de peintre de format juste ici dans la section Conseils de mise en forme. Allez-y et appuyez sur lien. Ça va t'emmener à l'onglet peintre de format. Et ce que nous regardons ici, ce sont les notes de burrito de critiques individuelles et de ces critiques qui doivent être, ah, fanatiques de burrito. Ils sont à San Diego. Ils ont passé en revue tous ces différents types de burritos à des dates données qui viennent de différents endroits ou restaurants. Et la clé ici, les colonnes qui nous préoccupent vraiment dans ce cas, euh, sont les évaluations elles-mêmes, qui vivent dans les colonnes e à l. Et fondamentalement ce que chaque critique a fait est noté chaque burrito sur une échelle de 0 à 5 en fonction d'un certain nombre de critères différents. Donc tortilla, les garnitures de température burrito, le volume de la viande, uniformité, la synergie de la salsa, qui ne sait pas ce que cela signifie et la qualité du rap. Donc, nous avons ressemble à environ huit critères de notation différents, et c'est une excellente occasion d'utiliser quelque chose comme le formatage conditionnel pour vraiment visualiser certains des modèles et tendances qui pourraient exister ici. Vous savez que c'est difficile à voir quand nous examinons simplement les données brutes elles-mêmes. Donc ce qu'on va faire ici, c'est juste sélectionner Oliver Tortilla Data. Je vais cliquer sur la première ligne, puis utiliser le raccourci flèche de décalage de contrôle vers le bas qui va sélectionner la colonne entière là-bas et faire défiler vers le haut. Et maintenant, au lieu d'utiliser simplement une échelle de couleurs de base, je veux réellement utiliser certaines des règles de cellule de surbrillance, et je vais utiliser la règle entre. Donc la première règle que nous allons définir est une des cellules de format qui sont entre un score de zéro et deux avec un remplissage rouge avec du texte rouge foncé. En fait, passons ça à 2.5. Donc c'est plutôt mauvais. Ces burritos héritiers qui ont obtenu des scores très, très bas pour ce critère particulier. Cette tortilla que j'appuie sur OK, non, retour dans son menu de formatage conditionnel. On va simplement ajouter une autre règle entre les deux. Cela n'écrasera pas celui existant. Cela va ajouter un 2ème 1 et maintenant nous voulons formater les scores entre 2,5 et 3,5 comme une sorte de moyenne là-bas, comme au milieu. Alors faisons un remplissage jaune avec du texte jaune foncé appuyez sur OK, puis le même processus. Ajoutons une autre règle de mise en forme conditionnelle pour entre 3,5 et cinq, qui sont des scores très élevés. Je me souviens de ces vert rempli de texte vert foncé et appuyez sur. OK, donc on y va, on peut voir qu'il est plein, comme on s'attendrait à avoir une bonne gamme de scores élevés, moyens et bas ici pour les critères de tortilla. Et maintenant, nous voulons appliquer la même logique, ce même format conditionnel aux remplissages temporaires, rencontrer le volume et ainsi de suite et ainsi de suite, jusqu'au wapiti en colonne. Maintenant, il y a deux façons de le faire. Nous pourrions sélectionner les valeurs dans la colonne F et travailler à travers le même processus exact que nous venons , ce qui est évidemment un peu inefficace. Nous pourrions aller à nos règles de formatage conditionnel, gérer ces règles et changer les références elles-mêmes, ce qui est aussi un peu désordonné. La façon la plus simple de le faire est de saisir toute cette colonne e aller au format du menu d'accueil peintre et de regarder cela sur cliquez dessus une fois, puis sélectionnez la colonne F. Il va appliquer ce format, mais maintenant mon format. Peintres désactivés, voir, mais parce que je veux l'appliquer à six autres colonnes maintenant, une meilleure approche est de double-cliquer sur ce peintre de format, cliquez sur G, cliquez sur chaque clic I cook J, K et L. Et voilà. Notez comment cela a également changé la colonne avec parce que, techniquement, cela fait partie du formatage que j'ai copié ici à partir des maths d'appel. Donc maintenant pour désactiver, tout ce que je fais est de cliquer à nouveau sur ce bouton de peintre de format, et là vous l'avez. J' ai pris mes règles de formatage conditionnel personnalisées de la colonne E, et je l'ai appliquée à sept colonnes supplémentaires en quelques secondes. Donc très bon cas d'utilisation pour comment utiliser ce peintre de format et l'outil de double clic pour appliquer très rapidement le formatage d'une plage de cellules à une autre. 6. Conception de couleur et de bordures: d' accord. Hé, tout le monde. Le prochain conseil professionnel que je veux couvrir est comment utiliser la couleur et les bordures d'une manière réfléchie pour créer des rapports Excel polis. Maintenant, il est important de garder à l'esprit que les couleurs Phil et les paramètres de bordure ne sont pas seulement outils stylistiques. Lorsque vous les utilisez soigneusement et stratégiquement, cela peut grandement contribuer à améliorer la lisibilité de vos rapports. Cela peut aider à créer un espacement important entre les cellules et, plus important encore, attirer l'attention sur des indicateurs clés, des tendances ou des modèles qui, autrement, auraient été simplement perdus dans le bruit. Et un conseil particulier que j'utilise tout le temps est de cacher les lignes de grille de feuille de calcul, puis ajouter des bordures blanches pour créer un aspect agréable, propre et poli. Laisse-moi te montrer à quoi ça ressemblerait ici. Disons que vous avez une gamme de cellules. Tu as les choses bien espacées. J' ai un peu de mal. Ils examinent certaines métriques de trafic dans certaines métriques de piste. Si vous sélectionnez cette plage entière allant à votre forage de ville natale vers les options de bordure vers le bas où vous voyez les outils de bordure de dépôt, vous verrez l'option de couleur de ligne lorsque vous sélectionnez blanc. Vous pouvez utiliser cet outil et appliquer ces bordures blanches pour créer un effet qui ressemble à ceci. Et notez. J' ai également ajouté quelques ombrages plus foncés ici pour attirer l'attention sur certaines colonnes. Mais fondamentalement, ce que nous avons fait est utilisé des frontières de manière non traditionnelle. Nous n'utilisons pas les frontières aussi. Ajouter des lignes entre les cellules. Nous utilisons des bordures pour créer essentiellement l'illusion d'espacement entre les cellules qui peut vraiment aider à la lisibilité et à la création de rapports de qualité professionnelle, vraiment sympas et propres. Donc, les cas d'utilisation ici la conception d'outils et de tableaux de bord qui n'ont pas cette apparence de feuille de calcul , puis de nouveau la création de la séparation entre les cellules, les colonnes ou les valeurs sans avoir à ajouter manuellement des lignes ou des colonnes redondantes supplémentaires. Allons de l'avant et donnons ceci un coup dans son cahier d'exercices de conseils pro. Très bien, alors allez-y et dirigez-vous vers l'onglet contenu de votre table au début du classeur et recherchez la démo couleur et bordure dans la section Conseils de mise en forme et allez-y et appuyez sur lien pour sauter directement à l'onglet. Et ce que vous regardez ici est fondamentalement juste un morceau de données brutes, non formées et emmêlées, et nous avons ici quelques mesures de trafic comme les impressions et les clics. C' est une piste. Les métriques ont des transactions. Et ce genre de suit. de Achatdel'entonnoir. Bon, donc peut-être que nous conduisons le trafic vers un site Web ici et nous regardons les données semaine après semaine, et une partie de ce trafic convertira les pistes orteils, et certaines de ces pistes finiront par se convertir en ce qui nous tient à cœur, qui sont des transactions réelles. Donc, dans son format actuel, c'est très, très difficile à interpréter. En tant qu'utilisateur, vous n'en tirez pas vraiment de valeur parce que le cerveau humain n'est tout simplement pas conçu pour voir les modèles lorsque les données sont formatées dans un style brut et tabulaire comme celui-ci. Donc ce que nous allons faire est d'utiliser des outils de formatage de base, weenies, couleurs et bordures pour vraiment aider à polir cela un peu plus et aider l'utilisateur à digérer l'information, attirer son attention sur les métriques et les colonnes qui nous intéressent le plus. Donc, en commençant par la couleur , une chose que j'aime faire est de formater mes colonnes les plus importantes avec un joli vert. C' est une façon subtile de dire à l'utilisateur Hey, ces cellules d'air que je me soucie le plus de cette affaire, seraient nos transactions. Allons de l'avant dans notre onglet d'accueil. Donnez à ces transactions une légère nuance de vert, puis nous pouvons donner à l'en-tête une nuance verte également pour des raisons de cohérence. Mais pour le faire éclater un peu plus. Allons une nuance plus foncée. Alors, voilà. On a une transaction. métriques des prospects verts sont également importantes, mais elles ne sont pas aussi importantes. C' est un peu comme un arrêt à mi-chemin d'une transaction. Alors allons de l'avant et peut-être utiliser quelque chose comme sur orange ou jaune. Ici, après les leads, même chose avec l'hétérogène le faire apparaître un peu plus avec une nuance légèrement plus foncée. Et puis le trafic est quelque chose que nous n'optimisons pas nécessairement, aussi. Donc, nous pouvons utiliser plus d'une nuance naturelle, neutre ici, comme peut-être un bleu grisâtre clair, puis formater cet en-tête en ligne. Donc, même ces étapes simples ont aidé à créer une certaine séparation entre ce genre de catégories de métriques, ce qui a vraiment commencé à faire beaucoup de chemin déjà. Et maintenant, et s'il y a des colonnes qui nous intéressent plus ? Certainement se soucient du volume d'impressions et de clics ou Leeds ou des transactions. Mais ce qui est plus important pour nous et peut-être pour nos clients, sont les tarifs qui coûtent par clic dans le clicker. Huit Cosper a menti et a menti taux et le coût par transaction et transaction lu. C' est le cas. Un petit conseil que nous pouvons utiliser ici en continuant d'utiliser des couleurs et de vendre des remplissages est de mettre en évidence la teinte légèrement plus foncée, tout comme nous l'avons fait avec l'en-tête qui dit essentiellement à l'utilisateur que ces colonnes sont toujours liées à nos autres mesures de trafic. Mais hey, faites un peu plus attention à ceux-ci parce que ce sont ceux qui se soucient vraiment . On va faire la même chose avec nos numéros de piste ici, ce jaune plus foncé et avec nos numéros de transaction avec un vert plus foncé. Encore une fois, même quelques étapes simples et nous commençons à vraiment donner vie à ces données en utilisant outils très fondamentaux. Ensuite, je veux vous montrer comment utiliser cet outil de bordure, cette approche de bordure blanche pour transformer cela d'un ensemble de numéros de feuille de calcul en quelque chose qui ressemble plus à un rapport poli et la première étape pour le faire est en fait pour masquer les lignes de grille ici, ce que vous pouvez faire dans votre onglet d'affichage simplement de sélectionner la zone de ligne de grille. Et maintenant, on dirait qu'on travaille sur une toile blanche vierge. Ensuite, vous allez retourner à la maison, sélectionner toutes les cellules où vous souhaitez appliquer ces bordures, puis explorer les paramètres de bordure juste ici dans la catégorie police. Et ce que nous voulons faire, c'est descendre à la couleur de la ligne et sélectionner le blanc. Et puis avant de faire quoi que ce soit, exploration en arrière dans vos paramètres de bordure. Nous allons aller dans le style de ligne de remorquage et sélectionner une option de bordure légèrement plus épaisse ici au milieu. Et puis encore une fois, une fois de retour dans les bordures et cliquez sur le bouton toutes les bordures. Et là, vous l'avez. Nous avons appliqué ces bordures à l'ensemble de la sélection des cellules, ce qui a créé cet effet de générer des espaces presque entre ces cellules et créer une belle séparation pour rendre ces valeurs un peu plus lisibles. Donc, vous pouvez certainement appliquer vos propres types de styles à cela, ou vous pouvez le prendre d'ici et aller encore plus loin. Mais c'est une bonne façon d'utiliser certains de ces outils les plus simples comme Phil et Borders, pour créer des rapports agréables, propres et élégants 7. Conces de vos panneaux: d' accord. Prochain conseil pro. Vous voulez Parler des douleurs de congélation pour garder certaines lignes et colonnes en vue. Maintenant, vous gelez les volets Les options, que vous trouverez dans votre onglet d'affichage, sont couramment utilisées pour vous avez deviné qu'il geler ou fixer la première colonne de rameur en place tout permettant au reste de votre feuille de calcul de faire défiler. si vous avez sélectionné une feuille de calcul, vous pouvez accéder à votre onglet d'affichage et vous verrez trois options de blocage différentes. Maintenant deux de ces air très simple. Vous pouvez geler juste rangée une la rangée supérieure, qui est presque toujours votre salle d'en-tête. Ou vous pouvez geler votre première colonne A. Maintenant, la troisième option est un peu moins intuitive. Ce qu'il va faire est essentiellement de geler toutes les cellules au-dessus et à gauche de la cellule sélectionnée . C' est donc le seul qui se soucie réellement de l'endroit où se trouve votre curseur ou de la vente que vous avez sélectionnée lorsque vous choisissez cette option. Donc, si nous devions cliquer sur cette première option geler les volets dans ce cas où nous avons Selby à sélectionner, nous nous retrouverions avec quelque chose comme celui-ci où la ligne 1 et la colonne A sont toujours visibles dans la fenêtre, peu importe où l'utilisateur défile. Donc, dans ce cas, nous regardons en fait les données de Colin P. 32 pour vendre l'article 48, mais nous voyons toujours les titres dans la colonne A et les en-têtes dans la ligne 1. Donc, ce gel des volets cette option générique en haut de la liste. C' est un excellent outil à utiliser lorsque vous voulez corriger à la fois les lignes et les colonnes. Donc, si vous utilisez des cas ici, le plus commun est vraiment juste de garder cet hétéro, visible spécial. Si vous avez un jeu de données très volumineux avec beaucoup de lignes et une chose à noter, il s'agit de l'une des fonctionnalités par défaut de la mise en forme organiser en tant que table, puis le deuxième cas d'utilisation est de briser des colonnes importantes ou clés lorsque vos tables peuvent être très large ou contiennent un grand nombre de colonnes ou de champs. Alors nous allons sauter dans notre classeur de conseils professionnels et nous entrainons à geler certaines de ces lignes et colonnes. Très bien, donc dans une table des matières, recherchez la démo Freezing Pains et sa section conseils de mise en forme. Encore une fois. C' est une difficulté à deux étoiles, pas trop mauvais lien de presse. Maintenant, saute directement à la ville et ce qu'on regarde ici. Il s'agit des données vidéo de la base de données des films I M D B. Maintenant, toute personne qui a suivi mon analyse de données avec les tableaux Pivot Excel cours je suis sûr que vous l'êtes. Ah, très, très familier avec cet ensemble de données parce que ce sont les mêmes données, les mêmes informations que nous avons utilisées tout au long de ce cours. Pour ceux d'entre vous qui n'ont pas encore vu ça. Essentiellement, ce que nous examinons ici, ce sont les titres de films sur chaque ligne ainsi que toute une série d' attributs et de métriques liés à ce film à la date de sortie. Qu' il s'agisse de la couleur, langage de genre noir et blanc, informations de notation par pays sur les acteurs et les réalisateurs, puis quelques statistiques comme Facebook aime. Je suis avis de score DB, la durée , un budget de revenus etc. Les détails n'ont pas vraiment d'importance. Dans ce cas. Le fait est que nous avons beaucoup de colonnes à utiliser jusqu'à Colonnes E. Et nous avons environ 1000 lignes de données ici aussi. Et ce que vous remarquerez, c'est que lorsque je fais défiler comme ça tout d'un coup, ces métriques perdent leur contexte parce qu'à première vue, je n'ai aucune idée de ce que ce nombre 1000 et vendre s 98 signifie même que je dois faire défiler une sorte de carte à la en-tête de colonne vers le haut dans la première ligne pour dire, OK, qui représente le film Facebook aime. Et maintenant à quel titre est-ce associé ? Eh bien, la même histoire. J' ai un parchemin vers la gauche et je dis : D'accord, c' D'accord, était de Ne pas arrêter la musique. Qu'est-ce qui serait vraiment utile ? Ce qui serait idéal, c'est que je pouvais garder les titres du film en vue tout le temps ainsi que mes en-têtes et Row One. Donc, les vitres vont nous permettre de le faire. Maintenant, dirigeons vers notre onglet de vue. Vous pouvez explorer les options de douleur gelée pour voir ces trois choix dont nous avons parlé . Et le 1er 1 juste pour des raisons de démonstration est juste de geler la rangée supérieure. Et lorsque vous sélectionnez cette option lorsque vous faites défiler vers le haut ou vers le bas, ligne 1 ne quitte jamais la vue. Il reste fixe ou congelé en place. Mais si vous faites défiler le rire à droite, cette colonne a est cachée lorsque vous vous déplacez vers la droite, donc ça fait la moitié du travail, mais pas tout. Même histoire. Si nous revenons à geler les volets et que nous gelons simplement la première colonne, cela va garder la colonne a et afficher lorsque vous faites défiler vers la gauche ou la droite, mais vous perdrez ces en-têtes lorsque vous faites défiler vers le haut ou vers le bas. Donc, encore une fois, il fait l'autre moitié de la tâche, mais pas tout. Revenons dans les vitres figées. Qu' est-ce que le dégel ? Et rappelez-vous maintenant, parce que nous voulons geler les lignes et les colonnes et utiliser cette option générique de geler les volets. C' est là que notre sélection de cellules est importante. Et parce que nous allons geler les cellules au-dessus et à gauche de la cellule sélectionnée, cela signifie que je dois sélectionner la cellule être à si je veux que toutes les colonnes au-dessus de la ligne 1 et que toutes les colonnes de la colonne A de gauche restent gelées, invisibles dans lieu. Essentiellement, ce que je fais ici est que je suis en train de définir le coin supérieur gauche de la fenêtre de ma feuille de calcul que je veux Teoh rester Scroll à base de plantes, si cela a du sens, donc avec être sélectionné. Revenons à geler les volets et utilisons cette première option ici et maintenant. Regarde ça. Vérifiez quand nous faisons défiler vers le bas. On a toujours notre en-tête. On fait défiler à droite. Nous obtenons toujours son titre et regardons combien il est beaucoup plus facile à interpréter. Vous connaissez certaines de ces valeurs plus profondément dans nos données. Set 12 000. C' est le réalisateur Facebook aime Star Trek. Trois 1 38 C'est le total des commentaires pour un cauchemar sur Elm Street. Eso vraiment ? Ce que nous avons fait est d'utiliser un outil simple comme les douleurs de gel pour rendre cette feuille de beaucoup plus conviviale. 8. Centre dans toute la sélection: Je veux partager un conseil professionnel que j'ai rencontré il y a quelques mois et que je trouvais vraiment intéressant. Et il s'agit de centrer le texte sur plusieurs cellules, mais pas de la manière que vous pourriez normalement le faire. Donc, manière générale, la plupart des utilisateurs lorsque vous voulez un centre d'orteil , du texte sur plusieurs cellules, nous allons commencer par fusionner ces cellules, puis aligner le texte au centre de cette cellule émergée . Et il n'y a rien de mal à ça. C' est très bien. Il fait le travail. Seul le côté inférieur est que occasionnellement cela peut causer des problèmes et des maux de tête. Si vous avez besoin de modifier d'autres cellules dans cette feuille de calcul, donc une approche alternative ici est au lieu de fusionner. Vous pouvez faire quelque chose comme celui-ci où vous avez votre texte dans une cellule, dans ce cas lui-même D à, et vous pouvez sélectionner la plage de cellules que vous auriez normalement fusionné. Mais au lieu de fusionner réellement, allez-y et utilisez le raccourci de contrôle ou naviguez vers la boîte de dialogue de cellules de format et juste là dans le deuxième onglet, l'onglet d'alignement, vous verrez quelques options horizontales, et l'une de ces options est centrée sur la sélection. Maintenant, lorsque vous cliquez sur cette option, où vous allez voir est exactement le même effet que la fusion et le centrage sans réellement fusionner les cellules sous-jacentes. Donc, vous vous retrouvez avec le même résultat avec plus de flexibilité. Maintenant, vous pouvez éditer toutes ces cellules individuellement, comme vous le feriez normalement. Donc vraiment agréable, astuce utile pour faire des choses comme le formatage de vos en-têtes de texte dans les rapports et tableaux de bord mangeaient pour éditer d'autres cellules dans la feuille ou personnaliser votre alignement dans les cas où, peut-être pour quelle que soit la raison, vous ne pouvez pas utiliser de cellules de fusion. Alors nous allons sauter pour exceller. Je vais vous montrer un exemple rapide de la façon dont ça pourrait être utilisé. Bon, alors dirigez-vous vers votre table des matières. Recherchez le centre de la démo de sélection. Allez-y et appuyez sur lié pour passer à l'onglet. Et ici, nous avons une performance de base. Tableau de bord. Euh quoi ? On fait attention à nos cellules d'en-tête, non ? Nous avons cet en-tête principal ici aussi. Un sous-en-tête pour différentes catégories de métriques ou de colonnes, trafic et pistes, et enfin, un autre en-tête ici. C' est une sorte de segment d'indicateur partie du rapport, et lorsque je sélectionne ces cellules, vous remarquerez peut-être qu'il s'agit en fait de cellules fusionnées, et le problème avec ces cellules de fusion est qu'elles sont belles. Mais si je voulais, disons, disons, réorganiser l'ordre de certaines de ces colonnes comme le coût d'échange par clic et taux de clic, exemple, une colonne de clic droit chacune pourrait couper, et j'obtiens une erreur qui dit, On ne peut pas faire ça pour émerger. Donc la même histoire. Si je veux effacer une partie du contenu de ces cellules, clic droit pour effacer le contenu. Même erreur. Et c'est à cause de ces cellules de fusion qui recevaient ces erreurs. Donc, continuons et essayons d'utiliser cette astuce de mise en forme au centre de l'option de sélection pour obtenir ce même résultat visuel tout en permettant à toutes les cellules de votre tableau de bord de rester à base de plantes d'édition. Donc pour ce faire, nous allons faire est de naviguer vers notre onglet d'accueil avec cette fusion Vendre sélectionnée, qui va déclipser le centre d'émergence qui va déplacer le texte vers la gauche. La plupart des cellules. En ce moment, c'est D et ensuite faire la même chose pour les trois autres en-têtes. Ici vous pouvez vérifier le bouton ou utiliser F quatre pour répéter la dernière action, et là nous allons et maintenant pour accomplir cet effet de sélection croisée centrale. Nous allons sélectionner la même plage de cellules que nous aurions sélectionnée pour les fusionner et soit un clic droit ou utiliser le contrôle d'un remorquage lancer la boîte de dialogue de formatage des cellules. Je vais sauter dans le deuxième alignement de l'onglet et juste ici dans les options horizontales bas, vous verrez le centre à travers la sélection appuyez sur OK, et notez comment ce texte vit toujours dans la cellule D 2. Mais maintenant, il est affiché, centré sur les cellules sélectionnées, qui est exactement ce que nous voulons. Allons de l'avant et faisons la même chose ici. Je vais sélectionner les options de trafic. Voici un excellent moyen d'utiliser ce raccourci F quatre. Je n'ai même pas besoin de revenir à ma boîte de dialogue de mise en forme des cellules. Je peux répéter la même action que je viens de faire pour les trois autres en-têtes et là nous l' avons . Donc maintenant, si je voulais échanger l'ordre de ces deux colonnes, droite, cliquez, couper, insérer, couper. Et on est bons. Même chose. Je peux effacer le contenu si je veux. Je peux éditer chacune de ces cellules individuellement. Donc là, vous l'avez. Joli petit texte centrant la pointe sur une sélection de cellules 9. Formater des texte invisibles: D' accord. Il est temps de partager l'un de mes conseils pro préférés. C' est vraiment simple, mais en fait, utilisez-le un peu. Il s'agit d'utiliser des règles de mise en forme personnalisées pour rendre votre texte invisible. Donc, ce que nous allons faire est essentiellement d'utiliser un format numérique personnalisé et de définir un type défini par trois pointes consécutives pour dire essentiellement à Excel de ne pas afficher le texte dans une cellule. Donc vous vous demandez peut-être, Eh bien, quel est le but de cacher complètement votre texte ou vos valeurs ? Dans la démo, je suis sur le point de te montrer qu'on va regarder une carte de chaleur comme celle-ci, non ? Dans la démo, je suis sur le point de te montrer qu'on va regarder une carte de chaleur comme celle-ci, Nous examinons les températures moyennes mensuelles dans un certain nombre de villes différentes et examinons essentiellement la règle de formatage conditionnel pour générer ce visuel de style de carte de chaleur juste là où nous avons ces basses températures et bleu foncé et températures élevées en rouge. Et ça a l'air génial. Mais si nous voulions vraiment garder le format, garder l'effet de la carte thermique réelle, mais pas montrer les chiffres, c'est une chance parfaite de le faire. Donc ce que vous pourriez faire, c'est appuyer sur le contrôle. Un. Lancez la boîte de dialogue Format des cellules. Vous allez vous diriger vers la dernière catégorie de cette catégorie personnalisée sur la gauche et tapez simplement ces trois point-virgules dans la barre de type. Quand tu feras ça, tu seras en effet comme ça. Maintenant, il est important de noter que vous ne supprimez pas réellement les valeurs elles-mêmes. Ils sont toujours là. Vous les verrez toujours dans la barre de formule, mais cette règle de mise en forme empêche essentiellement l'affichage de ces valeurs dans les cellules elles-mêmes. C' est donc un cas d'utilisation très courant. Création de ces cartes de chaleur pour bien visualiser les données, les modèles et les tendances, en obscurcissant les valeurs sous-jacentes. Un autre cas d'utilisation courant pour transformer des colonnes de valeurs en éléments tels que des barres de données ou des jeux d'icônes pour visualiser à nouveau des motifs sans afficher les nombres eux-mêmes. Donc, nous allons sauter dans ou pro Conseils classeur et donner cela un coup de feu. Bon, donc nous voilà, sur la table des matières, on allait aller à notre démo de texte invisible et des conseils de mise en forme. PressLink. Et ici, nous voyons cette carte de chaleur de la température, comme je vous l'ai montré. Nous avons des données pour penser à 10 villes différentes de partout dans le monde, avec ces températures moyennes mois par mois et encore, l'idée est de continuer à montrer ce modèle visuel cette tendance, mais sans avoir la distraction de points de données des valeurs elles-mêmes. Donc, nous ne pouvons pas simplement supprimer les valeurs correctes, car le formatage était conditionnel basé sur ces valeurs. Alors annulons ça. On ne peut pas réduire nos valeurs. C' est une sorte d'essayer de tricher. Ça ne marche pas vraiment. Et nous ne pouvons pas vraiment formater la couleur de notre police d'une couleur particulière parce qu'elle sera toujours visible quelque part, non ? Donc, ce sont des options qui pourraient vous rapprocher, mais pas tout à fait jusqu'ici. Aussi, si nous travaillions avec un outil ou une option de formatage comme la barre de données ou un ensemble Nikon, vous avez des options qui air essentiellement cases à cocher qui disent, Il suffit d'afficher la barre ou simplement montrer l'icône, pas la valeur. Malheureusement, nous n'avons pas cette option ici avec notre échelle de couleurs, qui est basée sur l'auto-remplissage, mais pas de soucis. Tout ce que nous avons à faire est de sélectionner ces valeurs de contrôle d'un bout lancer cette boîte de dialogue de cellules de format . Je devais personnaliser et où dit Général ici, suffit de supprimer le général et de taper trois demi-deux-points consécutifs appuyez sur OK, et là vous allez. Maintenant, nous avons juste l'effet de la carte thermique. La mise en forme conditionnelle continue de fonctionner car les valeurs sont toujours présentes. Vous pouvez les voir dans la barre de formule. On les a cachés de la vue. Donc là, vous l'avez, un de mes types préférés de conseils rapides et Excel en utilisant ce format de numéro personnalisé pour rendre votre texte invisible. 10. Codes Zip et numéros de téléphone: il existe une poignée de types de données qui sont notoirement difficiles à utiliser dans Excel. L' un d'eux est les dates, et les autres sont des codes postaux et des numéros de téléphone. Et la raison pour laquelle ces types de données sont difficiles qui devraient fonctionner avec un Excel est qu'ils ressemblent à des nombres. Ils ressemblent à des champs de valeur quantitative, et pour cette raison, Excel les convertit souvent en valeurs numériques de la même manière qu'il convertit les données de ventes ou Leeds ou les clics ou le dollar dépensé. Et le fait est que je ne veux vraiment pas traiter des choses comme les codes postaux ou les numéros de téléphone de cette façon, parce que nous ne voudrons jamais appliquer aucune sorte d'opération statistique ou d'agrégation ou d'organisation estivale à ces valeurs. En d'autres termes, il ne sera jamais dans un 1.000.000 ans est logique d'ajouter aux numéros de téléphone ensemble, même si leurs numéros et ils ressemblent à des valeurs. Nous aimerions les traiter plus comme du texte dans ce cas. Voici donc un exemple de ce à quoi ressemblent souvent les codes postaux et les numéros de téléphone lorsque vous les chargez dans Excel. Le défi avec le champ de code postal est que vous pouvez avoir un zéro dans un code postal à cinq chiffres qui a été déposé parce qu'Excel dit, Hey,c'est Hey, une valeur que vous n'avez pas besoin de ce zéro en tête Cela ne signifie rien. Mais de façon réaliste, nous savons que dans le cadre d'un code postal, ce zéro est significatif et est important et significatif. Un cas similaire avec le numéro de téléphone. Généralement, vous ne voulez pas que vos nombres soient formatés comme une chaîne continue de valeurs comme celle-ci. est plus probable que vous vouliez ajouter des tirets ou un espacement entre l'indicatif régional et le reste du nombre, en fonction de la façon dont vous souhaitez le formater. Donc, la bonne nouvelle est que la plupart des versions d'Excel ont en fait une catégorie de mise en forme spéciale dans la boîte de dialogue des cellules de format, et c'est juste au-dessus de la catégorie personnalisée en bas de la liste. Et dans cette catégorie spéciale, vous trouverez des codes postaux où vous trouverez des numéros de téléphone et des numéros de sécurité sociale. Et le thread commun entre tous ces différents types de données est que leurs types de données qui ressemblent à des valeurs mais ne doivent pas être traités numériquement. Donc, si nous prenions ces deux colonnes, appliquons ces formats spéciaux pour le code postal et le numéro de téléphone, nous finirions avec quelque chose comme ça, donc les zéros principaux seraient restaurés pour les codes postaux, et le téléphone sera formaté avec ces parenthèses autour de l'indicatif régional, un espacement supplémentaire et ces tirets avant les quatre derniers chiffres. Maintenant, une chose à noter. Si vous n'avez pas accès à ces options de mise en forme spéciales, ou si vous voulez mettre en forme des choses dans un style différent à votre façon, vous avez quelques alternatives différentes. Vous pouvez écrire vos propres règles de mise en forme personnalisées ou utiliser des formules de cellule. Dans ce cas, nous pourrions utiliser une fonction de texte pour formater correctement, bien que des codes postaux et des formules comme gauche milieu ou droite pour former au numéro de téléphone. Donc, pour résumer les cas d'utilisation courants, reformater les fermetures éclair et les numéros de téléphone qui ont été automatiquement convertis en nombres et ajouter les zéros principaux pour forcer vos codes postaux à un format cohérent à cinq chiffres. Alors nous allons nous entraîner à se salir les mains avec du code postal et des données de numéro de téléphone. D' accord, alors dirigez-vous vers votre contenu de table. Cherchez cette démo de code postal et de numéro de téléphone et allez-y et cliquez sur le lien. Cela vous mènera à l'échantillon de base des données client. Nous avons une colonne de prénoms, un nom de famille obtenu, adresses de rue et ensuite ces champs classiques de code postal et de numéro de téléphone ainsi, et vous remarquerez que notre code postal a perdu son zéro principal. C' est pourquoi nous voyons ici quelques codes postaux à quatre chiffres et quelques cinq chiffres et nos numéros de téléphone air juste être traités comme une longue chaîne de valeurs traitées comme des nombres. Donc, tout ce que nous avons à faire ici, c'est appliquer cette règle de mise en forme spéciale. Commençons donc par le code postal. Sélectionnez tout le contrôle d'utilisation Colin D. L' un est le raccourci pour lancer cette boîte de dialogue de cellules de format, et tout ce que nous avons à faire est de descendre un code postal spécial. Donc, nous avons affaire à de simples cinq chèvres Zip. Nous n'avons pas les quatre chiffres supplémentaires aux extrémités. Cette première option fonctionnera très bien. Appuyez sur OK, et voilà. Tout ce qui est fait est restauré les zéros de tête dans les cas où il avait été en quelque sorte dépouillé à quatre chiffres. Alors que tout a l'air bien. Allons de l'avant et suivons une approche similaire avec la colonne de numéro de téléphone appelant e afin contrôler un pour lancer des cellules de format. Numéro de téléphone spécial. OK, et voilà. Il a ajouté les parenthèses, ajouté un espacement et un tiret, donc cela devrait faire le travail, vous savez, 99% du temps. Mais encore une fois, si vous vouliez quelque chose d'un peu plus personnalisé, rappelez-vous que vous pouvez toujours utiliser des fonctions comme le texte à gauche ou à droite pour personnaliser exactement l'apparence des codes postaux et des numéros de téléphone et comment ils sont affichés dans les cellules. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces fonctions, consultez mes formules et fonctions avancées. Bien sûr sinon, l'utilisation de cette option spéciale de mise en forme de cellule devrait faire le travail. 11. Rejoindre des colonnes et lignes: tout droit pour notre prochain conseil professionnel. Parlons du regroupement de colonnes ou de lignes pour vous aider à simplifier vos rapports Excel. Pour ce faire, nous allons utiliser les outils de groupe de notre onglet de données pour masquer les lignes ou colonnes sélectionnées de la vue. Et une raison courante que vous pourriez vouloir faire ceci est que si vous avez un rapport qui ressemble à ceci, c'est juste écrasant. C' est dense. Il y a beaucoup trop d'informations là-dedans, et nous devons simplifier les choses pour nos utilisateurs finaux. Donc, dans un cas comme celui-ci, une chose que nous pourrions faire est de sélectionner des groupes ou des morceaux de lignes ou de colonnes et d'utiliser ces options de regroupement à partir de la date essayer de le transformer en quelque chose comme celui-ci. Maintenant, essentiellement, essentiellement, ce qu'Excel a fait ici est de consolider et de s'effondrer. Ces colonnes sont apparues mais générées automatiquement bascule les signes plus et moins qui permettent à l'utilisateur d'afficher ou de masquer ces groupes individuels. Et puis aussi dans le coin supérieur gauche de cette capture d'écran, vous verrez des boutons étiquetés un et deux, et ce qu'ils vont faire est de masquer et de masquer tous les regroupements de routes ou tous les regroupements de colonnes d'un seul clic de souris. Cas d'utilisation si courants ici. J' utilise un peu ces outils parce que j'ai conçu beaucoup de rapports qui, par nécessité, contiennent une très grande quantité de données pour mes clients. Mais le fait est que je veux seulement afficher les informations les plus critiques, les plus pertinentes à l'avance. Donc, ce que je fais est d'utiliser les outils de regroupement pour réduire ou consolider ces colonnes supplémentaires dans les coulisses afin qu'elles soient toujours là pour les utilisateurs d'y accéder. S' ils veulent percer plus profondément et puis le deuxième cas d'utilisation ici est à nouveau, cela laisse ces utilisateurs loin trop rapidement. Basculez entre les vues que vous connaissez, d'une vue détaillée à une vue récapitulative sans avoir à cliquer manuellement avec le bouton droit de la souris sur Masquer une ligne, puis cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris. Les bascules produites par l'outil de regroupement. Rendez cette interaction très facile et très lisse. Alors, nous allons sauter dans notre cahier d'exercices de conseils professionnels et donnons ceci un coup de feu. Très bien, donc dans votre table des matières, allez de l'avant et cherchez la démo de colonne de groupe et de ligne dans notre section Conseils de mise en forme qui avait un lien vers cet onglet ? Et ce que vous trouverez est une bête absolue d'un rapport ici a quelque chose comme 30 colonnes de données différentes . Au fur et à mesure que nous faisons défiler, vous pouvez voir que nous venons les choses par semaines par segments par régions. C' est juste beaucoup trop d'informations, vous savez, regardez les statistiques. Nous avons cinq types de leads de composants différents ont des transactions pour quelque chose comme 10 produits différents. Lorsque cela est réaliste, l'information la plus importante est le numéro de prospect total sur ce numéro total de transaction. Il y a beaucoup d'informations ici. C' est vraiment juste créer du bruit et rendre plus difficile pour l'utilisateur final de tirer n'importe quelle valeur de ce rapport. Et écoute, j'ai travaillé dans l'analytique depuis longtemps. J' ai créé des tonnes de ces rapports pour les clients, les clients et les collègues, et je comprends le sentiment de vouloir inclure des mesures simplement parce que vous les suivez . Maintenant, voilà le truc. Il y a un juste milieu entre exclure les données du rapport et les montrer dans une vue monstre comme celle-ci. Et cette solution de milieu consiste à utiliser ces colonnes et lignes de groupe pour consolider et masquer certaines de ces données de la vue. Mais la clé est que nous ne le supprimerons pas. On va le garder là. Il sera toujours accessible si et quand l'utilisateur final veut explorer ce niveau de détail. Donc, c'est une excellente option dans des cas comme celui-ci maintenant, pour que cela se produise, allons de l'avant et cacher ou consolider certaines des données supplémentaires. Ce n'est peut-être pas aussi critique. Donc, par exemple, regardant notre répartition par segment, peut-être que nous voulons juste comparer A contre B pour la semaine en cours. Et il est moins important de comprendre la tendance de chaque segment individuel au cours des quatre dernières années . Ainsi, par exemple, je peux saisir la ligne 21 maintenez Maj Select 23. Ce sont les trois lignes que je veux cacher ou effondrer. L' utilisation de l'outil de regroupement peut naviguer vers mes données GFT et cliquer sur le groupe à partir des options de plan et appuyer sur l'outil de groupe. Et voilà. Il a créé cette petite bascule, cette poignée qui me permet maintenant de cacher ou d'afficher ces trois roses de groupe en un clic . Maintenant, passez par le même processus. Mettez en surbrillance Rose 26 à 28 et l'un de mes raccourcis préférés. La clé F 4 va juste répéter cette dernière action. Alors je vais regrouper Ces Rose. Même chose avec mes régions Sélectionnez Impress à quatre heures. Sélectionnez les trois lignes à quatre, en répétant simplement le processus pour chacune de ces sections groupées de Rose. Et puis, une fois que j'ai parcouru toutes les lignes que je veux un groupe, je peux faire défiler vers le haut et jeter un oeil à celui-ci et d'étiqueter apparaître dans le coin supérieur gauche. Mais ça va me permettre de le faire en appuyant sur celui qui effondre tous ces groupes de Rose d' un seul clic. Et comme vous pouvez vous y attendre si je clique dessus, ça va étendre tous ces groupes de Rose d'un seul clic. C' est un outil très utile là-bas. Allons de l'avant et définissez-le sur un et maintenez ces lignes réduites et passons par le même processus avec ces colonnes de mesures supplémentaires. Ainsi, par exemple, nous pouvons sélectionner une colonne à travers em, qui contient nos types de leads de composants individuels ici Groupe Groupe. Là, nous allons dernier, mais pas des moindres, que par Z, avec toutes nos transactions de produits individuels, groupe ceux ainsi et là vous l'avez. Alors maintenant, jetez un oeil à ce genre de tir avant et après. Nous avons essentiellement réduit une énorme quantité d'informations pour vraiment attirer l'attention sur les paramètres qui comptent. Vous savez, la faible performance actuelle pour le segment A contre B ou les régions A contre B, C, D et E. Nous examinons le total des prospects et le total des transactions. Mais voici la beauté de ça. Si et quand nos clients disent que c'est génial, le nombre total de pistes augmente d'une semaine à l'autre. Mais quelles pistes individuelles ont conduit ce jeu ? Eh bien, nous avons l'option ici. Nous l'avons simplement consolidé dans ces colonnes de groupe. Donc là, vous l'avez. C' est votre amorce sur le regroupement des lignes et des colonnes. Très bon moyen de simplifier vos rapports pour vos utilisateurs finaux. 12. Formater des erreurs avec IFERROR: d' accord. Et cette prochaine astuce pro veut parler des erreurs de reformatage à l'aide de la fonction if error. Et dans cette démo, je vais vous montrer comment envelopper les formules avec une instruction if error pour personnaliser essentiellement façon dont ces messages d'erreur seront affichés dans les cellules. Ainsi, par exemple, au lieu de montrer haché de zéro ou engourdi ou erreur de référence, vous pouvez personnaliser la façon dont ces erreurs seront affichées. Comme avec un simple tiret, par exemple. Maintenant, vraiment, note très importante ici est que vous devez utiliser cette astuce attentivement et sur Lee quand vous comprenez et attendez la source de l'erreur. Donc, dans ce cas d'utilisation particulier, nous utilisons le cas d'erreur comme un outil cosmétique, nous ne l'utilisons pas comme un Band Aid pour essayer de corriger les formules brisées ou tromper les utilisateurs de quelque façon . Jetons donc un coup d'oeil à un exemple où, en utilisant si l'erreur peut être appropriée Maintenant, si vous avez suivi le cours, cela devrait sembler assez familier. Nous avons notre rapport de baseball interactif ici. Nous montrons les métriques pour elle donnée joueur sélectionné, et c'est un cas où nous attendons et comprenons qu'il y aura fait zéro erreurs. On va avoir des joueurs qui n'ont pas joué au cours d'une année donnée. Nous allons avoir des joueurs qui n'ont pas tenté une base volée, auquel cas nous aurons des équations qui ont un dénominateur de zéro, qui à son tour évaluera à un message d'erreur div zéro. Et c'est bon. Cela ne veut pas dire qu'il y a quelque chose de mal avec notre logique ou nos calculs. Donc, dans un cas comme celui-ci, ce qu'on pourrait faire. Prenons une colonne comme pourcentage de base volé et essentiellement enveloppé cette fonction, qui divise les bases volées par le total des tentatives. Enveloppez cela dans une instruction if error donc essentiellement dire excel. Si vous obtenez une erreur lorsque vous évaluez cette formule, renvoyez un tiret. C' est le tiret et deux guillemets. Au lieu de renvoyer votre message d'erreur par défaut, et lorsque vous appliquez cette modification au reste des formules du rapport, vous vous retrouvez avec quelque chose comme celui-ci, qui semble beaucoup plus propre et beaucoup plus poli pour les utilisateurs finaux. Donc les cas d'utilisation courants, c'est vraiment l'un des plus courants nettoyant ces années sont confrontés à des rapports, ou des tableaux de bord, où des erreurs occasionnelles sont attendues et comprises puis. En outre, il est important de garder à l'esprit que si l'erreur peut également être utilisée pour d'autres raisons qui ne sont pas simplement cosmétiques, comme , par exemple, si vous voulez produire une sortie complètement différente basée sur qu'un test conditionnel produise ou non une erreur, vous pouvez l'utiliser de manière beaucoup plus complexe. Donc, nous allons sauter dans notre cahier d'exercices de conseil professionnel et nous entrainons à envelopper certaines fonctions dans une déclaration d'affaire . Très bien, alors à partir de votre onglet de table des matières, allez de l'avant et trouvez cette démo d'erreur de reformatage dans notre section Conseils de mise en forme et appuyez sur le lien qui va nous mener à notre tableau de bord de baseball. Ici et encore, nous examinons six années de données sur les performances de baseball, et nous avons la possibilité de faire défiler ce menu et de sélectionner n'importe quel joueur que nous choisissons dans la liste. Et dans de nombreux cas, comme Adam Jones ici, tout semble très bien. C' est un joueur qui a joué tous les six ans dans l'échantillon. n'y a pas de diff zéro, aucun zéros et dénominateurs, donc nous ne voyons aucune erreur, et cela semble parfaitement OK. Mais si on changeait la sélection à quelqu'un comme A J. Pierzynski ? Par exemple, voici un gars qui n'est pas un coureur de base ne vole pas beaucoup de bases. Donc, à la suite de la formule comme pourcentage de base volé, qui a un dénominateur calculé comme colonnes A B plus A C va le donner. Div zéro erreur dans les cas où ce joueur n'a pas tenté une seule base volée toute la saison. Et puis nous aurons des cas similaires pour des joueurs comme Victor Martinez tout le chemin ici en bas qui n'ont pas joué une saison entière dans ce cas. En 2012, il a déchiré un ligament au genou, n'a pas joué un seul jeu. Donc, nous obtenons ces erreurs div zéro pour trois de nos mesures de taux retraits, deux marches, deux marches, pourcentage de base volé et la moyenne de frappeurs. Alors allons de l'avant et appliquons cette déclaration d'erreur à ces trois colonnes et réformons à la façon dont ces erreurs sont affichées. Donc on va aller de l'avant et commencer par la moyenne, en prenant simplement les coups divisés par les chauves-souris. Tout ce que nous devons faire est placer le curseur juste après le type de signe égal si erreur et ouvrir une parenthèse, vous dites que si vous obtenez une erreur lorsque vous faites ce calcul, commenter la valeur si les erreurs. C' est ce que nous voulons que la cellule affiche au lieu du message d'erreur par défaut. Donc quelque chose comme citer un genre simple de tiret entouré de deux guillemets. Fermer la presse de parenthèses OK ? Ensuite, nous pouvons aller de l'avant et prendre cette première formule et la glisser et l'appliquer jusqu' à la Route 10. Et voilà. Tu vois ça ? mariages DIV zéro disparaissent complètement. Même histoire avec le pourcentage de base volé si l'erreur ouvre parenthèse, virgule, petit tiret et guillemets Fermez-le. Appuyez sur Entrée et faites-le glisser vers le bas. Nous devrions voir ces messages se transformer en tirets. Nous y allons Et puis dernier mais pas le moindre, K deux b b, ce qui est le rapport de retrait à marche. Si vous obtenez sa virgule retourné un tiret, fermez la presse parenthèse OK et nous sommes prêts à y aller. Alors maintenant, peu importe quel joueur, j'utilise leur sélection ici, qu'ils le jouent chaque année dans l'échantillon ou non, ils n'obtiendront pas ce genre de messages d'erreur durs. Ils auront juste un simple tiret à la place. Donc, là, vous allez rapide petite amorce sur la façon d'utiliser l'instruction if error. Nettoyer vos messages d'erreur 13. Convertir du texte en valeurs de date: d' accord. Cette prochaine astuce pro est un sujet qui me plaît beaucoup parce que c'est l'un des conseils les plus précieux dans tout le cours, aller parler de la façon de convertir des chaînes de texte en valeurs de date. En d'autres termes, nous allons prendre des champs qui excellent reconnus comme texte direct et les transformés valeurs de date appropriées. Maintenant, cela ne devrait pas être surprenant. Mais les dates sont l'un des plus difficiles, sinon le plus difficile travail de type de données dans Excel. Et la raison pour laquelle c'est si difficile est parce que les formats de date ont tendance à très considérablement non seulement dans différentes régions, mais même dans des régions ou des régions individuelles. Donc, aux États-Unis, nous pourrions utiliser le mois slash jour année en Europe, ce pourrait être des jours slash mois année, et dans d'autres cas, vous pouvez avoir des données venant dans des formats totalement aléatoires, comme le jour, jour, mois, mois, année, année, année, année, ou une variation de celle-ci. Maintenant, la bonne nouvelle est qu'Excel a été conçu pour comprendre une assez large gamme de formats de date spécifiques à vos paramètres régionaux. Les nouvelles pas si bonnes est que vous n'obtiendrez pas toujours des données avec des dates dans vos paramètres régionaux , Vous devrez parfois reformater une date de restructuration afin qu'Excel les comprenne. D' autres fois, vous pouvez obtenir des données qui sont juste dans un format totalement farfelu qu'Excel n'a pas autre choix que de formater en tant que texte. Comme ces données, par exemple, voici un extrait rapide de la démo que nous allons regarder dans une seconde. Jetez un oeil à la colonne A. Ces dates sont formatées votre année, votre année, , mois, jour. Et malheureusement, ce n'est pas un format qu'Excel est conçu pour comprendre. Par conséquent, toutes ces valeurs de la colonne A sont traitées comme du texte, tout comme la colonne de type ou la colonne de pays dans B ou C. Mais voici la chose. Tout n'est pas perdu. Si vous avez un cas comme celui-ci, ce que nous allons faire et ce que je vais vous montrer comment faire est utilisé des fonctions de texte comme gauche milieu droit. Et peut Katyn huit orteil réellement réorganiser physiquement les morceaux de cette chaîne de texte dans un format que ma version d'Excel comprendra. Et enfin, je vais envelopper cette fonction dans quelque chose appelé un orteil de valeur de date, en fait convertir le résultat en une bonne date. Et une fois que je l'ai fait, je serai en mesure d'utiliser les fonctions de date et d'heure et l'intelligence temporelle pour traiter cette date comme un serait tout. Donc, en d'autres termes, vous voulez prendre ce que nous avons ici dans la colonne A et le transformer en quelque chose comme ça dans la colonne B, que nous avons étiqueté nouvelle date. Et pour ce faire, je vais vous montrer comment écrire une fonction comme celle-ci. Donc ça ressemble à un peu à une bête. Mais crois-moi, ce n'est pas si mal, et on le décompose encore. On prend juste des morceaux de cette chaîne de texte, les réorganise et on dit à Excel, Hey, c'est une date. Traitez-le comme tel. Donc, pour récapituler, cas d'utilisation courants reformatant les champs qu'Excel n'a pas pu reconnaître comme l'un de ces types de date courants ou convertissant des dates du texte en valeurs de date afin que vous puissiez les utiliser pour temps, intelligence, de la date, analysede la date,de l' heure ou des séries chronologiques. Donc, nous allons sauter dans notre classeur Excel et voir si nous pouvons réellement utiliser les fonctions pour convertir une chaîne de texte en une bonne date. Très bien, alors ouvrez ce classeur Excel pro tip dans la table des matières. Vous verrez la démo de conversion du texte à ce jour vers le bas de la liste des conseils de mise en forme. C' est une difficulté à quatre étoiles. Nous allons donc vers le côté difficile du spectre. Allez-y et cliquez sur le lien pour accéder à l'onglet de conversion du texte à la date. Et ce que nous regardons ici, ce sont les données d'attaque de requin. Et pour ceux qui ont suivi mon analyse de données avec le cours Pivot Table, il reconnaîtra que cela a été utilisé dans l'une de nos études de cas pour le cours. Fondamentalement, nous avons des dossiers de chaque attaque de requin datant de 1950, qu'elle ait été provoquée ou non. Et oui, apparemment, certaines personnes choisissent de provoquer des requins pour une raison quelconque. Quel pays et quelle région ont eu lieu, ce que la victime faisait son nom, son sexe, description de la blessure et un peu morbide, qu'il s'agisse ou non d'une attaque fatale. Mais nous ne nous soucions pas vraiment de ces différentes colonnes en ce moment pour l'amour de cette démo , vraiment veulent juste regarder la colonne A, qui est étiquetée comme une colonne de date. Mais j'ai mes doutes. Donc, ce que nous voulons faire d'abord est de confirmer si Excel traite ces valeurs dans la colonne A comme des dates ou non, et donc nous avons plusieurs façons différentes de le faire. Une option consiste à sélectionner l'une des valeurs de date et à utiliser le raccourci de contrôle un pour afficher ou mettre en forme les cellules boîte de dialogue. Et nous avons deux options différentes ici. abord, nous pouvons entrer dans la catégorie générale, et si c'était une date appropriée, ce que nous verrions ici dans la boîte d'échantillonnage est une valeur de date, qui serait un nombre de cinq chiffres dans ce cas. Cela indique le nombre de jours passés depuis le 1er janvier 1900 qui, dans le monde Excel, est le début du temps. Dans ce cas, ce n'est pas ce que je vois. Je vois juste la chaîne exacte dans la cellule retournée ici, donc c'est un bon indice que cela n'est pas traité comme une bonne date et une autre option. Si nous essayons de sélectionner l'un des types de date standard ici, appuyez sur OK, rien ne se passe maintenant. Une autre façon de vérifier est d'insérer une nouvelle colonne et d'essayer d'utiliser une fonction de date comme l'année, par exemple, et de référencer ce champ. Donc, l'année d'un deux équivaut à une erreur de nombre parce qu'un deux n'est pas une date appropriée. Ce genre de scelle l'affaire. Nous savons maintenant avec certitude que ces valeurs dans la colonne A ne sont pas des dates correctes ces chaînes de texte aérien se déguisant en dates. Mais pour ne pas s'inquiéter qu'on puisse réparer ça, c'est étiqueter cette nouvelle colonne B quelque chose comme New Date. Et encore une fois, ce que nous allons faire ici, c'est en fait prendre physiquement des morceaux de cette chaîne de texte, la pièce du mois ce jour-là, la paix de l'année. Nous allons les forcer dans un format qu'Excel reconnaît comme une date appropriée. Dans mon cas particulier, je vais utiliser le mois à deux chiffres la barre oblique le jour à deux chiffres et l' année à quatre chiffres . Et pour ce faire, je vais utiliser les fonctions de texte comme gauche milieu droit et esperluette. Ou le capitaine huit. Alors donnons ça un coup de feu et une sorte de travail à travers ça morceau par morceau. Commencez par le signe égal, et le premier composant dont j'ai besoin est le mois, et je sais que le mois vit au milieu de ma chaîne de texte dans la colonne A. Donc, lorsque vous utilisez une fonction intermédiaire ici et que mon texte vit ici dans huit à et cela commence dans le cinquième caractère parce que le 1er 4 sont l'année et le nombre de caractères que je veux retourner sont, aussi, parce que je veux un mois à deux chiffres ici. Fermons ça, arrêtez-vous juste là et appuyez sur Entrée. Joue ça. Ce sera un bon moyen d'arriver à une sorte d'endroit. Vérifiez que cela fonctionne correctement. Donc ça devrait être un pour janvier 2345 jusqu'à 12. Ça a l'air bien. Alors j'ai mon mois là-dedans. Maintenant, la prochaine pièce de cette date formatée dont j'ai besoin est la barre oblique suivie du jour. Donc, je vais insérer manuellement cette barre oblique en utilisant, comme dans Katyn huit symbole, puis une barre oblique entourée de guillemets. Et maintenant j'ai besoin de ma journée. Donc, un de plus et pour cent et le jour est essentiellement représenté comme les deux derniers caractères ou les deux derniers caractères à droite de cette colonne de enfilage A. Donc, vous l'avez deviné. Je vais utiliser une bonne fonction là pour dire, donnez-moi du texte de la droite d'un à je veux des caractères. Fermez-le, appuyez sur Entrée. Et comme vous pouvez le voir, nous commençons à nous rapprocher un peu. 12 janvier 16 janvier 18 février 21 juillet. Alors on y arrive, on a besoin de l'année. Donc encore une fois, nous avons besoin d'une deuxième barre oblique entourant les citations et le pourcentage. Et cette année est représentée par les quatre personnages les plus à gauche. Alors j'ai quitté Have a to et on veut quatre personnages cette fois. Fermez-le. Centre de presse, calme. Et maintenant ça commence à ressembler à un riel. Correctement formaté nous date de style. 1 12 1956 25 1950 Mais nous n'y sommes pas encore. La dernière chose que nous devons faire est de prendre cette chaîne de texte car elle est toujours juste une chaîne de texte et envelopper le tout dans une fonction appelée valeur de date. Et nous le faisons. Nous disons, d'accord, Excel. Jetez un oeil à ce texte de date que j'ai créé et convertissez-le en une valeur que vous pouvez comprendre dès que nous l'appliquons jusqu'au bout. Jetez un oeil à ce qui semble vraiment prometteur à ce stade. Il ne reste plus qu'à confirmer si nous y sommes arrivés. On peut utiliser les mêmes outils que je vous ai montrés il y a une minute. Peut cliquer avec le bouton droit de la souris format Ces cellules examinent le format général, et c'est une valeur de date appropriée. Donc cela me dit que le 12 janvier 1950 a eu lieu 18,275 jours après le 1er janvier 1900 ce qui est encore le début des excels. Chronologie. Donc ça a l'air bien. Appuyez sur OK, et on pourrait juste annuler. On n'en veut pas vraiment. Afficher en tant que valeur de date théa un pour afficher un format plus approprié et lisible. Et vérifions juste une fois de plus en insérant une nouvelle colonne. Et essayons d'utiliser la fonction comme année et référencer ce nouveau champ et appuyez sur OK, semble un peu funky ici. Peut-être se demander pourquoi il dit 1905 C'est juste parce que cette nouvelle colonne est formatée comme un mois, jour, style de date mois, jour, année. Nous ne voulons pas ce type de format. Dans ce cas. Nous voulons juste un format général ou numérique, et cela va le transformer en quelque chose qui fait un peu plus. Depuis 1950 1951 jusqu'à 2015. Alors voilà. vient de confirmer que nous avons effectivement converti avec succès cette chaîne de texte et la colonne A en une date Excel correctement formatée dans la colonne B. Allons de l'avant et supprimons ce champ de l'année, et là vous avez vraiment un excellent outil qui pourrait être une bouée de sauvetage absolue quand vous en avez besoin. 14. Formats basés sur des formules: Très bien, Ce prochain conseil professionnel est l'un de mes favoris. Je vais parler de définir nos propres formats basés sur des formules. Maintenant, nous sommes dans la catégorie 5 étoiles de niveau expert maintenant, donc ce ne sera pas facile, mais c'est un outil vraiment puissant une fois que vous apprendrez à l'exploiter. Et ce que nous allons faire dans cette démo est utilisé des règles de formule pour formater les cellules, en utilisant une logique complexe qui sont le formatage standard et les outils de formatage conditionnel ne peuvent tout simplement pas gérer. Ainsi, par exemple, nous allons appliquer le formatage à des lignes entières en fonction des valeurs et d'autres colonnes. Nous allons appliquer des formats aux cellules qui répondent à plusieurs critères basés sur des formules, en utilisant des choses comme des instructions conditionnelles et des opérateurs logiques. Et dans cet exemple, nous allions faire est de jeter un oeil à un exemple pour faire la liste, non ? Nous avons une liste de tâches, catégories, catégories, priorités et dates d'échéance. Et afin d'appliquer ces règles de mise en forme basées sur une formule, ce que nous allons faire est de sélectionner la plage de cellules à laquelle nous voulons appliquer la mise en forme. Nous allons explorer notre menu de mise en forme conditionnelle à partir de l'onglet d'accueil et cliquer sur Nouvelle règle , puis sur le bas de la liste. Il y a une option qui dit utiliser une formule pour déterminer les ventes à formater maintenant. Règle de base ici, un petit conseil dans Tell a sense, qui est fondamentalement la boîte d'aide de formule qui apparaît lorsque vous écrivez une formule dans la barre de formule standard. Uh, ça n'existe pas ici dans la boîte de dialogue de formatage conditionnel, donc c'est un peu comme le Far West là-bas. Assurez-vous de connaître la syntaxe de votre formule avant de commencer à écrire votre règle de mise en forme. Et ce que cette option va faire est de créer des règles complexes comme celle-ci. Dans ce cas, nous mettons en évidence des lignes entières avec remplissage rouge dans les cas où la date d'échéance est passée et le statut et la colonne E est zéro ou incomplète. Et c'est quelque chose que vous ne pouvez pas faire avec vos outils de formatage conditionnel standard . Donc, pour résumer, certains cas d'utilisation courants appliquant à nouveau ces formats personnalisés ou complexes au-delà des options standard ou mettant en évidence des cellules qui répondent à un ensemble spécifique de critères multiples. Alors allons de l'avant et ouvrons, exceller et voir si nous pouvons écrire une de nos propres règles de formatage basées sur la formule. Ok, donc si vous avez suivi, allez-y et ouvrez votre classeur Excel Pro Conseils. Nous allons sauter dans notre conférence sur les formats pilotés par les formules ici dans notre section conseils de mise en forme lien de presse qui nous mènera directement à notre liste de choses à faire. Et ici, nous avons une liste d'environ 20 tâches différentes. Ils sont classés comme travailleurs personnels. Nous avons la priorité là où l'Unité 3 est faible. Vous avez une liste des dates d'échéance ici, puis une icône définie pour le statut zéro est incomplète et une est terminée. Maintenant, une chose à remarquer que cela est basé sur une fonction d'aujourd'hui qui est volatile, et cela signifie que vous ne verrez pas exactement les mêmes dates que je montre dans mon écran. Mais vous devriez voir les mêmes tendances et relations entre votre date d'échéance et vos dates d'échéance dans votre cahier de travail. Maintenant, la première chose que je veux faire est de mettre en surbrillance ou de formater cette colonne de date d'échéance pour attirer l' attention sur des dates importantes, et commençons par deux règles différentes. La première règle est de mettre en évidence toute date qui est passée, ce qui signifie que la date d'échéance est derrière nous. Donc, pour ce faire, allons de l'avant et sélectionnez toute la gamme de cellules que vous voulez appliquer la mise en forme à aller dans sa ville natale formatage conditionnel. Et en règle générale, vous devriez toujours vérifier pour savoir si un outil standard existe pour répondre à vos besoins. En fait, il existe des règles de cellule de surbrillance qui utilisent spécifiquement les dates, et il existe un certain nombre d'options que vous pouvez utiliser ici. Donc formatage des cellules qui contiennent une date survenant hier ou aujourd'hui ou demain ou les sept derniers jours. Mais rien. C' est tout à fait ce dont nous avons besoin, parce que la première chose que nous voulons faire est de mettre en évidence n'importe quelle cellule ou date antérieure. Et puis après cela, nous allons faire un autre ensemble de règles de mise en forme pour mettre en évidence les dates qui sont presque le faire où la date d'échéance est dans les trois jours d'aujourd'hui, et ni ces options ne sont disponibles ici, qui nous dit que nous allons devoir utiliser des règles basées sur des formules. Alors annulons. Nous allons garder cette sélection active, revenir à la mise en forme conditionnelle. Maintenant, nous allons entrer dans une nouvelle règle, utiliser une formule pour déterminer les ventes à formater. Donc notre 1er 1 où la date est antérieure à aujourd'hui, la date est passée comme n'importe quelle formule . Nous allons commencer par un signe égal, et nous devons sélectionner une des cellules de notre gamme contenant une date. Sélectionnez la première cellule ici D trois et disons que si profonde trois est inférieure à aujourd'hui, ouvrez la médecine légale fermée, puis formater cela d'une certaine manière. Donc, si la date d'échéance est passée, allons de l'avant et remplissons ces cellules avec quelque chose comme un ton orange rougeâtre clair pourrait choisir ce que vous voulez ici. Appuyez sur OK, appuyez sur OK ? Encore une fois, Vous remarquerez que la colonne entière formatée à droite. Ça ne semble pas juste, parce qu'aujourd'hui, c'est 10 15 et nous avons 10 16 10 21. Ceux-ci ne devraient vraiment pas être mis en évidence. Donc, pour diagnostiquer ce qui se passe, revenons dans les règles de gestion. Sélectionnez cette clique dirigeante, et ce qui se passe ici, c'est que lorsque nous cliquons sur d trois, il a automatiquement appliqué des références fixes. Donc, ce que cela fait est pour chaque cellule de cette sélection. Il vérifie. Cette condition est D trois plus tôt qu'aujourd'hui, et parce que D trois est le 15 septembre et aujourd'hui le 15 octobre, cela retournera vrai à chaque fois, ce qui signifie que ce format sera appliqué à chaque ligne, chaque dans cette sélection. Donc, tout ce que nous devons faire pour combattre qui est changé la référence Roe à relative en supprimant ce signe de dollar avant les trois et cela nous permettra de vérifier les dates non seulement dans la troisième rangée , mais aussi 45678 jusqu'à la route 24 et maintenant appuyer sur OK et appliquer cette règle mise à jour. Maintenant, nous voyons ce que nous voulons. Toute date antérieure à 10 15 est maintenant mise en surbrillance. Toute date sur 10 15 ou après n'est pas mise en surbrillance, donc cela fonctionne exactement comme nous nous y attendions. Maintenant, nous allons travailler sur la prochaine règle. Maintenant, nous voulons mettre en évidence les dates qui sont presque le faire dans les trois prochains jours. Donc, encore une fois, nous voulons mettre en évidence cette même plage de cellules dans une mise en forme conditionnelle à une autre nouvelle règle en utilisant une formule. Ça va être similaire mais un peu différent. Donc, nous allons dire, si la date dans cette colonne et rappelez-vous, nous devons supprimer cette référence de ligne fixe moins aujourd'hui. Donc la différence entre cette date et la date actuelle Cette différence est inférieure ou égale à trois jours. Alors nous savons que la date d'échéance arrive. Il approche. Alors formons ça avec quelque chose comme pas de filets jaunes, comme un signe d'avertissement. Appuyez sur OK à droite. Et on appuie sur OK, ça va arriver. Est-ce que cette nouvelle règle va prévaloir et écraser essentiellement le remplissage rouge que nous avions créé dans notre première règle. Tout ce que nous devons faire est de gérer à nouveau nos règles et simplement changer l'ordre de sorte que notre règle rouge date de nouveau dans le passé. Priorité. Alors appuyez sur Appliquer et OK, et voilà. Donc on dirait qu'on s'attendrait à ces airs. Les trois tâches à venir ont été traitées. Ces rapports de dépenses contactent It , et puis on doit réapprovisionner cette nourriture de poisson rouge, non ? Donc, ce sont deux exemples de la façon d'utiliser des règles relativement simples à la date et de les appliquer à une colonne dans ce cas sont des dates d'échéance dans la colonne D. Maintenant, faisons un exemple de plus et obtenez un peu plus fantaisiste. Signalons la rose entière où trois conditions sont vraies d'abord, où la date limite est passée. Nous savons comment le faire déjà deuxième, où le statut zéro, ce qui signifie que la tâche n'a pas été fait. Et trois, où la priorité est une. Nous recherchons donc des tâches hautement prioritaires dont la date d'échéance est passée et qui n'ont pas été terminées. Maintenant, pour ce faire, nous devons sélectionner toute la plage de cellules où nous voulons que le formatage soit appliqué. Et parce que nous voulons que le formatage soit appliqué sur une ligne entière, nous allons prendre toute cette plage à partir d'un 3-d 24. On va ajouter une nouvelle règle basée sur la formule. Et parce que nous voulons tester trois critères différents qui sont tous remplis, nous allons utiliser une déclaration. Alors commencez par cela et ouvrez une parenthèse, puis à droite sont trois conditions. Donc la condition numéro un que nous avons vu avant la date d'échéance avec une ligne relative doit être inférieure à aujourd'hui. C' est passé, c'est la condition. Une condition aussi est que le statut est incomplet. Donc vendre E trois avec une référence de ligne relative égale à zéro et sont troisième condition. Est-ce que la cellule de priorité C trois avec une référence de ligne relative doit être égale à un. Ce sont donc trois conditions ici. Fermons les parenthèses, définissons un aperçu, déterminons le format Et cette fois, au lieu d'un Phil, continuons et faisons juste une police en gras. Et rendons la couleur de la police brillante, rouge vif et appuyez sur. OK, donc et D 3 est avant aujourd'hui, E 3 est égal à zéro et C trois égal à une pression. OK, et jetez un oeil. Donc deux de la Rose et notre liste de choses à faire ont été mis en évidence, et ces deux lignes n'étaient pas complètes. La date d'échéance est passée et leur priorité. Nous aurions donc dû coordonner ces entrevues le 26 septembre, ce que nous n'avons pas fait. Et, euh, on n'a pas envoyé d'invitation pour l'anniversaire de Billy. Ils devaient l'envoyer le 11 octobre. Donc, si seulement nous avions créé ces règles de formatage conditionnel pilotées par la formule et notre liste Excel à faire plus tôt, nous aurions pu attraper cela et Billy aurait eu l'anniversaire qu'il méritait. Évidemment, ces air juste quelques exemples de la façon dont vous pouvez utiliser des règles de formatage basées sur des formules pour faire choses vraiment intéressantes comme celle-ci dans Excel. Espérons que cela fait tourner vos engrenages et vous inspire à créer des règles de formatage conditionnel intéressantes de vos propres 15. Formats de nombre avancés: Bon, donc cette astuce suivante est une astuce de formatage de niveau expert cinq étoiles . Nous allons parler de certains des excellents formats de numéros personnalisés avancés. Maintenant, si vous avez suivi le cours, nous avons utilisé certaines de ces options de formatage personnalisées dans le passé. Par exemple, lorsque nous utilisons le type de formatage personnalisé triple point-virgule pour rendre notre texte invisible. Techniquement, nous utilisions l'un des formats de numéros personnalisés, mais de façon réaliste, nous étions à peine rayer la surface de ce que ces outils sont capables . Et en fait, il y a un langage ou une syntaxe entièrement différent dans les coulisses qui conduit des formats de nombres personnalisés beaucoup plus complexes. Et ce que les utilisateurs ne réalisent pas, c'est que vous avez la possibilité de formater des nombres en fonction de quatre conditions différentes positives, négatives, zéros ou texte. Et c'est ce qui nous permettra de créer des règles personnalisées que nous pouvons appliquer Onley aux positifs ou négatifs ou à tout autre type de valeur que nous avons sélectionné. Maintenant, dans cette démo, je vais couvrir les choses très vite, garder les choses très haut niveau. Si vous voulez en savoir plus et vraiment creuser dans la syntaxe, suivez ce lien ici. Il vous mènera au site de support de Microsoft Office, où ils disposent d'une documentation vraiment approfondie, vraiment complète, où vous pouvez en apprendre beaucoup plus sur les fonctionnalités de ces formats personnalisés. Donc, dans cette démo, nous allons jeter un oeil à quelques colonnes de données différentes, regarder le chiffre d'affaires brut, budget et le profit. Et fondamentalement, nous voulons transformer ces valeurs ajoutées non formées en quelque chose comme ça. Et fondamentalement, ce que nous faisons est d'arrondir ces très gros chiffres et d'ajouter des étiquettes comme un M pour signifier des millions. Mais la clé est que nous ne divisons pas réellement la valeur sous-jacente. Il est encore trois millions étaient juste en utilisant un format de nombre personnalisé pour changer la façon dont les nombres affichés de sorte qu'il est 3.0 avec une étiquette M. Maintenant. Une chose à noter. Alors que nous travaillons sur cette démo, gardez à l'esprit que vos chiffres peuvent sembler un peu différents en fonction de vos paramètres régionaux . Dans les endroits où j'utilise une virgule pour signifier des milliers, vous pouvez utiliser un point ou vice versa. Gardez ça à l'esprit. Donc, nous allons parcourir chacun de ces exemples étape par étape. Mais essentiellement, c'est ce qu'on va faire. On va sélectionner la colonne des Vallées. Nous allons lancer la boîte de dialogue de format numérique peut utiliser ce raccourci de contrôle Un. Nous allons entrer dans une catégorie personnalisée et appliquer une règle comme celle-ci ici pour le profit afin de se former à ces valeurs d'une manière que nous ne pouvions pas faire avec des outils standard. Donc la même histoire avec le chiffre d'affaires et le budget. On va entrer dans cette catégorie personnalisée, non ? Notre propre règle personnalisée, et transformez-la en quelque chose comme ce que vous voyez ici. Cas d'utilisation si courants. Peut-être que vous voulez appliquer des formats personnalisés aux positifs Onley plutôt que des négatifs pour attirer l'attention sur certains modèles ou tendances. Ou peut-être le cas d'utilisation le plus important ou le plus courant ici est comme j'ai montré pour abréger très grandes valeurs avec ces étiquettes K ou M pour signifier des milliers ou des millions sans utiliser formule et sans modifier la valeur sous-jacente réelle. Donc, avec cela, allons sauter dans Excel et voir comment cela fonctionne réellement. Très bien, donc dans votre classeur professionnel tête de votre table des matières, vous recherchez la démo des formats personnalisés avancés dans notre section Conseils de mise en forme. Allez-y et cliquez sur le lien et ce que nous examinons ici est un ensemble de données assez simple. On a environ 50 rangées de données. Regardez les titres de films avec le chiffre d'affaires brut, budget et le profit actuellement non formé, emmêlé que je voudrais faire d'abord est de jouer avec cette colonne de revenus bruts et de montrer une version de celui-ci qui est arrondie avec cette étiquette de millions. Donc c'est un peu plus lisible, que nous pouvons comparer les nombres un peu plus clairement côte à côte. Donc la première chose que je vais faire est en fait créé duplicate. Donc, lorsque vous faites un clic droit et copiez Colin, soyez et insérez-le juste à côté, je veux juste être en mesure de repérer la vérification par rapport à ma colonne d'origine et m'assurer que ces règles personnalisées fonctionnent comme prévu. Donc, nous allons et sélectionnez cette colonne entière C le clic droit choisir les cellules de format ou utilisé le contrôle un raccourci et naviguer jusqu'à notre catégorie personnalisée. La première chose que je recommande de faire avant de commencer à taper les choses dans la boîte ici est regarder la liste des options personnalisées pré-remplies ici parce que dans la plupart des cas, vous avez quelque chose qui va vous rapprocher de ce dont vous avez besoin et alors vous pouvez modifier ou modifier à partir de là. Donc, pour avoir une idée de la façon dont cette syntaxe fonctionne vraiment, regardons ce que certains de ces exemples font réellement. Donc, le 0.0 va essentiellement forcer à des points décimaux, qu'ils soient ou non des valeurs significatives . Je peux te montrer à quoi ça ressemblerait. Ajoute simplement la virgule décimale. Contrôlons un pour y retourner. Le hachage avec une virgule force essentiellement un séparateur de virgule pour des milliers, et c'est quelque chose que nous allons certainement vouloir. Alors allons de l'avant et testons celui-là. Voilà, tu y vas. Il s'est débarrassé des décimales, mais il a ajouté ces séparateurs de virgules. Retournons à l'intérieur. Ce format appliquerait à la fois les décimales et les séparateurs de virgules, et maintenant nous entrons dans des cas plus complexes. Les effets positifs se retirent-ils différemment des négatifs ? Nous avons des étiquettes qui appliquent la couleur rouge au funt. Si vous êtes curieux, ce petit soulignement parenthèse ouverte. Ce que cela fait en fait, c'est ajouter un espace égal à la largeur d'une parenthèse pour toutes les valeurs positives, sorte que les éléments positifs et négatifs, qui sont toujours entourés de parenthèses, soient alignés. Donc juste un petit teaser, Vous savez, pour la complexité de cette syntaxe peut vraiment obtenir. Mais dans ce cas, restons avec notre séparateur de milliers pour l'instant. Et tout ce qu'on va faire, c'est ajouter un signe de dollar pour symboliser la monnaie au début de la presse. OK, et voilà. Donc on est en route, mais rien de vraiment révolutionnaire. Pourtant, c'est un format que nous aurions pu appliquer très, très simplement. Donc, si nous voulons devenir un peu plus complexe ici, allons-y et ajoutez-y un peu. Nous devions juste ajouter un espace et dire, Mettez un K là entre parenthèses. Tout ce qui ferait, c'est juste une étiquette K à la fin, non ? Et cela n'a pas beaucoup de sens pour le moment parce que nous sommes toujours en train de regarder le nombre complet . On n'arrondit pas du tout. Si nous voulons dire à Excel d'arrondir les trois derniers chiffres, nous pouvons le faire en ajoutant simplement une virgule après le zéro. Alors regardez ces chiffres 82.300.000 appuyez sur OK, qui devient 82.300 avec décomposition symbolisée milliers. Donc techniquement, ce nombre est correct, mais il est encore trop grand pour être vraiment lisible. Donc, au lieu d'utiliser l'étiquette K, revenons dans notre boîte de dialogue personnalisée. Ce qu'on va faire ici, c'est arrondir trois chiffres en utilisant une deuxième virgule. On va changer ce K en M pour des millions et appuyer sur OK, maintenant on va quelque part. Donc nous avons 82 000 016 millions, 17 millions. Le dernier ajustement que je veux faire ici est de ramener ces points décimaux parce que maintenant nous sommes un peu trop arrondis. Alors revenons dans une fois de plus. Tout ce qu'on a à faire après ce zéro c'est à la période 00 qui va forcer à des points décimaux . Appuyez sur OK et Walla. Nous avons nos revenus bruts magnifiquement formatés et arrondis à la baisse avec cet indicateur de millions de mètres et nous n'avons pas réellement changé la valeur sous-jacente. C' est la clé ici. Nous avons préservé la valeur elle-même. Nous venons de l'afficher d'une manière vraiment intéressante. Et cette règle de formatage s'applique et peut être copiée comme n'importe quelle autre. Donc, nous pourrions sélectionner toute la colonne C tête à notre onglet d'accueil, utiliser le peintre de format et appliquer la même règle. Deux colonnes B le budget, Kahlan et toutes ces conditions sont reportées. Alors maintenant. Un dernier exemple. Jouons un peu avec cette colonne de profit. L' appel du clic droit devait formater les cellules en allant à la personnalisation. Et dans ce cas, je veux attirer l'attention sur tous les films qui pourraient avoir entraîné une perte. Donc, en d'autres termes, un profit négatif. C' est un bon endroit pour utiliser ces formats personnalisés et un autre bon exemple de quand je ne veux pas réinventer la roue quand je connais leurs options ici, cela m'amènera très près de ce dont j'ai besoin. Donc, par exemple, celui-ci ici, c'est un format de devise. Il n'a pas de décimales, ce qui est une bonne cause. Je veux que cela soit arrondi à des nombres entiers, et il a déjà ce format rouge avec des parenthèses pour les valeurs négatives. Je sais que c'est négatif parce que c'est la deuxième condition après le demi-côlon. Alors allons de l'avant et commençons avec celui-ci et appuyez sur OK et ça me rapproche vraiment de ce que je veux. Il me montre tous les bénéfices positifs comme un format de monnaie traditionnel et tous les négatifs. Dans ce cas, il n'y en a que deux rouges avec des parenthèses et à partir d'ici, vous pourriez modifier ça comme bon vous semble. Vous savez, si nous voulions peut-être revenir à la coutume et rendre nos chiffres positifs verts, vous pourriez littéralement ajouter des crochets et taper. Il y avait du vert et de la presse. OK, et voilà. Ça a marché. Ce n'est pas joli. En fait, c'est vraiment difficile à lire, et c'est plutôt moche. Mais cela a appliqué un format vert aux valeurs positives et revenons en arrière. Et parce que ce vert était un peu dur, peut-être qu'au lieu du vert, on veut juste un signe plus pour les positifs. Et puis, en revanche, nous pouvons ajouter un signe négatif avant que les nombres négatifs rouges n'appuient sur. OK, Et voilà, sorte que vous pouvez commencer à voir toute la flexibilité ici pour créer ses propres formats numériques très dynamiques, très complexes en utilisant cette syntaxe personnalisée. Donc, encore une fois, si vous voulez en savoir plus, assurez-vous de vous diriger vers ce lien de support bureautique. Ils ont une bonne documentation là-bas. Sinon, c'est votre amorce rapide sur les formats de nombres personnalisés avancés.