Carte des flux de valeur et identifier les déchets cachés aste

1. Commencer avec la visualisation VSM: Commencer à utiliser la cartographie de la chaîne de valeur, VSM, comme nous l'appelons, est un outil très puissant qui permet de visualiser et améliorer l'ensemble du processus métier du début à Comme vous pouvez le voir sur la photo, pourquoi utiliser VSM Se concentrer sur un seul processus revient réparer le moteur de la voiture tout en laissant le pneu crevé. pour avoir une vue d'ensemble et faire la vraie différence que le VSM joue un rôle Il s'agit d'un outil collaboratif aux avantages évidents. La visualisation est à la fois un flux de matériel et d'informations et met l'accent sur les changements impactants. Comment créer VSM ? La première étape consiste à choisir un processus à fort impact, à commencer par un client mécontent ou produit générant des revenus importants. Donc, soit vous avez un SKU 1234, dont la priorité est faible de 10 000$, soit vous avez un demi-million de SKU, ce qui est une priorité élevée. Alors, ramasse ça. Le revenu annuel de 1234 SKU est de 10 000, ce qui est faible, alors que le SKU 5678 est de 500 000$ La deuxième étape consiste à cartographier l'état actuel en parcourant le sol, utilisant un crayon et du papier, en commençant par la fin du processus et en observant la réalité. L'objectif est de comprendre et pas seulement de dessiner. Parlez à des personnes qui comprennent vraiment comment le matériel et les informations circulent réellement. 2. Cartographier l'usine cachée: Nos améliorations font-elles une réelle différence ? Nous investissons du temps et des ressources pour optimiser les processus individuels, en espérant obtenir de grands résultats. Pourtant, les performances globales stagnent souvent et le client ne ressent aucune différence Pourquoi ? Parce que se concentrer sur une partie du système revient à améliorer le moteur de la voiture tout en laissant les champs dégonflés. Pour vraiment vous améliorer, vous devez optimiser l'ensemble du flux de valeur. Chaque organisation possède une usine cachée. L'œuvre que vous voyez par rapport celle qui se produit sur le sol. Parallèlement à notre travail productif, des systèmes cachés ou des déchets fonctionnent tous les jours. Il y a des temps d'attente invisibles, des transferts inutiles, des boucles de retouche et des blocages d'informations Nous ne pouvons pas réparer ce que nous ne voyons pas. La première étape consiste à rendre ces usines cachées visibles à tous. cartographie de la chaîne de valeur est un modèle pour notre usine cachée Le VSM est un outil que nous utilisons pour voir l'ensemble du système. Il ne s'agit pas d'un exercice théorique effectué sur ordinateur. C'est un processus pratique. Suivez le parcours réel du travail , de la demande du client à la livraison. Utilisez un crayon et du papier pour cartographier ce que vous voyez réellement. Parlez-en aux personnes qui font le travail pour le comprendre. Cela crée une version unique de la vérité pour tous. L'avantage, c'est qu'il s'agit d'une langue commune. VSM décompose ce processus complexe en formats visuels simples que tout le monde peut comprendre, de la combinaison C à l'atelier Alignement interfonctionnel, il réunit différentes équipes dans la même pièce pour cartographier le même processus. Cela remplace les hypothèses ministérielles par une réalité factuelle partagée. Il indique les domaines dans lesquels la mise en œuvre est vraiment importante. L'accent est mis sur la valeur. Tous les processus ne créent pas la même valeur. VSM vous aide à démarrer là où l'impact est le plus fort. Où le client est-il le plus mécontent ? Quel produit ou service génère les revenus les plus importants ? Le VSM évite de gaspiller les efforts consacrés à des améliorations à faible impact et oriente les ressources vers ce qui fera avancer les choses. Il montre comment le travail et l'information circulent réellement. Cela vous donne une image complète. La plupart des méthodes d'amélioration ne prennent en compte que les étapes physiques. VSM est unique car il cartographie simultanément deux flux critiques, le flux de matières et le flux d'informations La façon dont le produit ou le service est acheminé vers le client s'appelle un flux de matières. Comment les instructions, les commandes et les horaires indiquent au matériel où aller. retards les plus importants sont souvent cachés dans le flux d'informations. La différence réside dans la clarté avant et après le VSM. Notre connaissance des processus est fragmentée sur la base hypothèses et pleine d'angles morts, nous discutons du problème Après la réalité partagée, vous apprenez à connaître le temps de cycle, le temps d'attente, le temps de disponibilité pour chacune des étapes, et nous apprenons à connaître le délai total par rapport au temps de traitement total. Nous disposons d'une vue unique de l'ensemble du système basée sur les données. Nous voyons le vrai problème et pouvons nous mettre d'accord sur des solutions. La carte n'est pas le but. L'objectif est de comprendre le processus. VSM est un document évolutif non un rapport final à remplir. Son véritable objectif est de créer un moment de véritable compréhension collective du processus. Sa compréhension partagée est la base d'améliorations durables efficaces. L'étape suivante n'est pas d'admirer la carte, mais de construire un futur État. 3. L'avantage de l'analogique: L'avantage analogique. Maîtriser la cartographie de la chaîne de valeur avant le logiciel. Quel est le meilleur logiciel pour la cartographie de la chaîne de valeur ? C'est la question la plus courante que nous entendons, mais l'outil VSM le plus puissant n'est pas un programme que vous installez Il s'agit d'une conversion structurée entre les personnes qui font le travail, et l'objectif n'est pas simplement de cartographier le processus, mais de créer une compréhension commune. Le logiciel a sa place, mais seulement une fois que le travail de base sur le VSM a été effectué avec l'équipe Le principe est de suivre le processus, d'aller le voir. Ce que vous faites, c'est suivre physiquement le chemin d'un seul élément de travail du début à la fin. Observez chaque action, chaque transfert, chaque retard sans ajustement Il n'y a qu'une seule demande de service pour le patient , depuis le premier appel téléphonique jusqu'à la saisie des données, en passant par l'examen par un spécialiste, jusqu'à la résolution finale et à la communication. Pourquoi cela vient en premier Parce qu' un schéma de processus dessiné dans une salle de conférence n'est qu'une hypothèse. Le schéma des processus que vous avez consulté est un fait. Vous ne pouvez tout simplement pas suivre le processus derrière le bureau avec le logiciel. Vous découvrez l'usine cachée, les solutions de contournement non documentées, les retards du système et le manque de communication qui n'apparaissent jamais dans les procédures ou les documents officiels, mais qui sont les véritables sources du gaspillage L'outil principal consiste à utiliser le papier et le bout du crayon. Pendant qu'une équipe cartographie le processus en temps réel sur une grande surface physique, utilisez des notes autocollantes pour les étapes du processus, des marqueurs pour les connexions, et capturez points de données et les points sensibles directement sur la carte. À l'aide du tableau blanc, tracez le parcours de réception des demandes en indiquant chaque étape, comme la numérisation du document, la saisie des données, la validation initiale et le tracé du bord Pourquoi il passe en premier Parce qu' il s'agit d'un outil démocratique à faible barrière. Tout le monde peut utiliser un nœud autocollant qui encourage la participation universelle. Cela permet de se concentrer sur la conversion du processus, non sur qui sait comment utiliser le logiciel. Ce qu'il permet : un artefact visuel partagé que toute l'équipe construit ensemble. La carte devient un point central physique de discussion, de débat et d'alignement. Il est fluide et facile à modifier, encourage l'expérimentation et l'itération. Troisième principe : responsabiliser l'équipe interfonctionnelle, constituer une équipe dédiée de cinq à sept personnes qui exécutent et soutiennent réellement le travail. Cela doit inclure des représentants de tous les transferts importants au cours du processus Votre rôle est de faciliter le fait de ne pas être un expert. L'équipe chargée du processus de transfert des dossiers doit comprendre des personnes du service d'origine, du service réception, ainsi qu'un superviseur ou un responsable ayant une vue d' ensemble. Ce sont ceux qui vivent dans le processus connaissent le mieux le processus. La valeur d'un député provient de l' intégration des points de vue différents, souvent contradictoires, de ceux qui sont en première ligne dans une seule réalité partagée. Cette approche élimine les silos fonctionnels. Lorsque le responsable du traitement des demandes comprend de première main les défis auxquels sont confrontés les spécialistes de la facturation, il fait preuve d'empathie et appropriation collective pour améliorer l'ensemble de la chaîne de valeur, pas seulement les étapes individuelles Pourquoi l'approche manuelle n'est pas négociable. est tentant de passer au logiciel, mais cela permet de sauter le travail le plus critique La session VSM initiale ne consiste pas à créer un document parfait Il s'agit de développer une compréhension collective approfondie. Les personnes doivent précéder les plateformes, et les connaissances doivent provenir des interactions humaines et des découvertes Les alignements doivent précéder l'analyse. L'équipe doit d'abord se mettre d'accord sur la réalité actuelle avant de l' analyser ou de l'améliorer efficacement. La compréhension doit précéder la documentation. L'objectif est un modèle mental partagé, et pas simplement un schéma raffiné. Quand utiliser le logiciel Une fois que vous avez créé un format clair et synthétique à partager avec la direction, analysez les opportunités futures avec des équipes plus petites, effectuez un calcul complexe des délais sur plusieurs scénarios. 4. Guide du débutant en cartographie des flux de valeur: Un guide complet pour la cartographie de la chaîne de valeur. Pourquoi utiliser VSM ? Ne vous contentez pas d'améliorer le moteur. Améliorer un seul processus revient à améliorer le moteur de la voiture, mais en laissant les roues dégonflées, les performances globales ne s'améliorent pas Voir l'ensemble du système, et pas seulement une pièce, se concentrer sur un seul processus ne sera pas ressenti par le client. VSM vous aide à améliorer l'ensemble de la chaîne de valeur. Les principaux avantages de VSM, un outil collaboratif. VSM crée une carte visuelle qui peut être facilement comprise par toutes les personnes impliquées dans le processus Concentrez-vous sur ce qui compte. Il vous permet de voir et d'analyser à la fois le flux de matières et le flux d'informations. Par où commencer votre carte. Commencez là où vous pouvez obtenir les résultats immédiatement. N'essayez pas de cartographier l' ensemble de l'entreprise en une seule fois. Choisissez une zone spécifique pour un impact maximal. Vous avez deux SKU, SKA ou SKUB. Choisissez celui où se trouve le flux d'argent. Si un SKU génère un revenu annuel de 10 000$ et que l'autre en génère 500 000, commencez à cartographier le second Ciblez les deux domaines clés. Commencez là où le client n' est pas satisfait du produit ou générez des revenus importants pour l'entreprise. Cinq règles d'or pour la cartographie. Cartographiez en marchant avec un crayon et du papier. Il ne s'agit pas d'un exercice informatique. Parcourez l'atelier et dessinez vous-même la carte pendant que vous observez. Commencez le mappage depuis la fin. Commencez par la fin du stream et revenez en arrière. Cela vous permet de mieux comprendre le processus du point de vue du client. Recherchez la réalité, pas les données du système. Ne vous fiez pas aux données contenues dans les systèmes. Parlez directement aux personnes qui font le travail et comprenez ce qui se passe réellement. L'objectif est de comprendre et non de cartographier. Le but de l' exercice est de véritablement comprendre le flux de matériel et d'informations, pas simplement de produire un diagramme. L'état actuel peut être désordonné. Notre objectif est de passer à une future carte de l'État. Donc, pour atteindre la future carte de l'état, il faut d'abord dessiner l'état actuel. Cartographiez ce qui se passe réellement actuellement. Évitez la tentation de tirer conclusions hâtives et de concevoir immédiatement l'état futur. 5. Cartographie de l'ensemble du flux au VSM: L'illusion d'une amélioration. Améliorer un processus revient régler le moteur de la voiture alors que les pneus sont crevés. Vos équipes travaillent d'arrache-pied, mais le client ressent-il la différence ? résulte beaucoup d'efforts sans réel changement dans la performance globale. résulte de nombreux efforts sans réel changement de la performance globale. D'un point à l'ensemble du système, valeur n'est pas créée en une seule étape. Il est fourni par l'ensemble du système. Ce parcours de bout en bout, de demande à la livraison, s'appelle la cartographie de la chaîne de valeur. Pour améliorer le système, vous devez d'abord être en mesure de le voir. Le VSM est votre rayon X pour le flux. Le contrôle de production envoie une demande qui déclenche des pièces, soudures, une chaîne de montage, des douleurs et un client satisfait. Le VSM n'est donc pas un simple schéma. Il s'agit d'un outil de diagnostic pour votre entreprise. Il permet de visualiser à la fois le travail et les instructions, le flux de matériel et le flux d'informations Cela révèle le véritable goulot d'étranglement et les retards qui se cachent entre les étapes Votre flux définit l'expérience dans son ensemble. client apprécie la rapidité de l'ensemble du système, et non l'efficacité d'un seul silo. Un flux interne plus fluide et plus rapide se traduit directement par une meilleure expérience client. Votre délai total est le seul indicateur que le client ressent vraiment. Le système optimisé localement prendra 30 jours pour la livraison au client. système optimisé pour le flux peut livrer le produit au client en 12 jours. Commencez là où cela compte. Il peut s'agir d'une identification client ou d' un produit de grande valeur Il ne sert à rien d'essayer de cartographier l'ensemble de l'entreprise en une seule fois. Commencez là où vous pouvez obtenir les résultats immédiatement. Deux points de départ idéaux sont ceux où le client n'est pas satisfait d'un produit qui génère des revenus importants. La véritable amélioration concerne l'ensemble du système. Évitez donc l'optimisation locale sur le flux du système. L'optimisation d'une partie du système n' optimisera pas l'ensemble du système. Concentrez-vous sur les connexions et les transferts, pas seulement sur les étapes individuelles Passez de la façon dont je peux améliorer mon processus à la manière dont nous pouvons améliorer le flux. 6. Préparation au VSM : construire le plan: Maîtriser la première phase du VSM, élaborer le plan d' un atelier réussi Le parcours de cartographie de la chaîne de valeur se déroule en trois phases. L'initiative réussie de cartographie des chaînes de valeur est un processus complet, non un simple atelier. Il est divisé en trois phases distinctes. La première phase est la préparation, laquelle nous nous concentrons pour ce cours. Il s'agit du travail de base effectué quatre à six semaines avant l'événement Cela inclut la définition du périmètre, la constitution des équipes et la collecte des données. deuxième phase est l'atelier, l'événement collaboratif intensif, qui est un atelier de deux à cinq jours, duquel l'équipe cartographie la carte de l'État actuelle et la future carte de l'État et élabore le plan de mise en œuvre. La troisième phase est la phase de suivi, la phase d'exécution. Il faut six à 12 mois que l'équipe mette en œuvre le plan, surveille le KPI et apporte de la valeur au client La première étape consiste à définir le score avec précision quatre à six semaines avant l'atelier. Nous devons identifier le client qui est le bénéficiaire final de la valeur dans le cadre de ce processus, le patient, le membre de l' assurance ou le fournisseur de soins de santé soumettant la réclamation. Sélectionnez une famille de services. Choisissez un service spécifique à mapper. Évitez de tout cartographier en une seule fois. Par exemple, vous pouvez obtenir une autorisation préalable pour les médicaments spécialisés et non pour tous les Nous devons définir le point de départ et le point final, car il est très important de définir le déclencheur de précision qui lance le processus et le déclencheur de précision qui lance le processus et l'action finale qui le conclut . Demande d'autorisation préalable reçue via le portail, décision finale communiquée au fournisseur. Deuxième étape : constituer l'équipe interfonctionnelle. Il peut s'agir de votre équipe de réception des réclamations, de votre centre d'appels, informatique et de vos systèmes, de votre cycle de facturation et d'experts en processus. Impliquez toutes les étapes du processus. L'équipe doit inclure des membres de chaque étape ou de chaque étape de la chaîne de valeur que vous venez de définir. Incluez des experts en processus, impliquez les personnes qui font réellement le travail au quotidien, et pas seulement les superviseurs. Leurs connaissances pratiques sont inestimables. Les membres de l'équipe doivent être entièrement dévoués pendant toute la durée de l'atelier , qui dure généralement de deux à cinq jours. Ce dévouement total doit être assuré car il n'y a pas d'entrées et de sorties. définir clairement les rôles et de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre pendant très important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre pendant la phase de préparation pour garantir le leadership et la facilitation par des experts. Impliquer les dirigeants ou les sponsors de l'entreprise est très important car si les dirigeants sont impliqués dès le départ, ils agissent comme des sponsors. Ils fournissent des ressources, bloquent les routes à distance et défendent l'État futur Désignez un facilitateur expérimenté, ce rôle est essentiel L'animateur guide l'atelier, gère le calendrier et veille à ce que l'équipe reste sur la bonne voie et reste objective Le facilitateur doit être neutre, non le responsable du processus ou personne ayant un intérêt direct dans un résultat spécifique Apportez un Sensi si nécessaire. Si votre organisation ne dispose pas d' un facilitateur expert, il est fortement conseillé de contacter un coach externe ou un Sensi pour diriger ce processus Nous devons recueillir des données préliminaires pour établir la base de référence. C'est la troisième étape. Collectez les données de référence de vos systèmes avant l'atelier. Cela fournit un point de départ factuel à comparer avec les observations faites pendant l'événement. Les KPI tels que le temps de cycle, le délai, indicateur de qualité et l'indicateur de maintenance Le temps de traitement d'une tâche individuelle, comme le temps moyen d'examen manuel d'une réclamation complexe, est un temps de cycle. Durée totale pendant laquelle un élément de travail attend entre les étapes. Durée pendant laquelle une réclamation reste dans la file d'attente avant d'être ouverte. Les taux d'erreur de rendement au premier passage, pourcentage de retouches et les taux de refus sont des exemples d'indicateurs de qualité Pour le back office, cela signifie des temps d'arrêt du système, latence des applications ou des retards de traitement par lots qui ont un impact sur le travail. Quatrième étape, préparer l'atelier physique. Cet environnement est très important. Vous devez réserver un espace dédié, sécuriser une pièce avec de grands murs ininterrompus ou des tableaux noirs qui peuvent être dédiés au VSM pendant tout l'atelier La carte doit être persistante. La carte ne doit pas être effacée ou retirée. Il doit être constamment consacré à la publication et au contrôle la chaîne de valeur aussi longtemps que nécessaire pour mettre en œuvre l'état futur. Rassemblez toutes les fournitures nécessaires. De grandes feuilles de papier pour le dos de la carte, des marqueurs et des notes affichées de différentes couleurs et tailles, des calculatrices, des cassettes et tout ce qui est nécessaire pour le dessin et l'analyse Pour assurer l'alignement organisationnel, organisez une réunion hebdomadaire ou bimensuelle avec l'équipe et les dirigeants pendant les quatre à six semaines de préparation. Il s'agit de planifier les enregistrements avant l'atelier. but de la réunion d'alignement est de vérifier le déroulement de la phase de préparation. revue l'avancement de la tâche, la portée, la collecte de données et la logistique, obstacles ou les défis qui se présentent, maintenez le rythme Ces visites régulières renforcent l' importance des prochains ateliers et garantissent la responsabilisation Votre liste de contrôle de préparation. Le périmètre est défini, le client est identifié, une famille de services spécifique est sélectionnée. Un point de départ et un point final clairs sont définis. Les données sont collectées, le temps de cycle initial, le délai de livraison, indicateurs de qualité clés, les performances du système, données sur les temps d'arrêt, etc. L'équipe doit être prête, équipe interfonctionnelle sélectionnée , engagée, un sponsor de direction engagé et informé. Un facilitateur neutre expérimenté est désigné. Nous devons compléter la logistique en consacrant une salle de guerre avec un grand mur sécurisé Toutes les fournitures telles que le papier , les marques, les fournitures postales , etc., sont stockées Des réunions d'alignement sont organisées régulièrement.