Boîte à outils de productivité : Google Sheets pour la réussite des petites entreprises

1. Bienvenue: Bonjour, je suis Viki. Je suis comptable et coach en comptabilité. Je montre aux petites entreprises comment garder le contrôle de leurs finances. développant différentes pratiques comptables simples, je les aide à s'organiser et à avoir une meilleure vision de leurs finances Si vous regardez cette vidéo, vous avez peut-être déjà décidé d'essayer vous-même de la comptabilité de votre petite entreprise, ou peut-être avez-vous déjà décidé d' aller encore plus loin et de démarrer votre propre entreprise de comptabilité Si c'est le cas, cette série de vidéos vous sera très utile. Tous les supports utilisés dans ce cours ont été préparés à titre informatif uniquement et ne sont pas destinés à fournir des conseils fiscaux ou comptables. Avant d'entreprendre toute action, consultez un expert CPA de votre région. Maintenant, qu'est-ce que la comptabilité ? Il s'agit simplement d'un processus d' enregistrement et de suivi toutes les transactions de revenus et de dépenses au sein d'une entreprise. Mais pourquoi la comptabilité est-elle si importante pour l'entreprise ? Il aide les entreprises à s' organiser et à garder le contrôle de leurs finances. Ce n'est qu'ainsi que les propriétaires d'entreprise peuvent prendre les bonnes décisions commerciales. Maintenant, un peu plus sur le contenu auquel vous pouvez vous attendre dans les vidéos suivantes. Cette série de vidéos portera uniquement sur la comptabilité de caisse, qui s'applique aux petites entreprises La comptabilité de caisse est plus que simple. De plus, cela ne nécessite aucun investissement et peut être effectué par tout le monde, même s'il n'a aucune connaissance comptable Regardons donc le calendrier de ce cours. Tout d'abord, je vais préciser quelles entreprises peuvent utiliser la comptabilité de caisse Ensuite, je vais expliquer comment fonctionne le cycle de comptabilité de caisse Ensuite, je présenterai les modèles Google Sheets que nous utiliserons dans ce cours. Quatrièmement, je vais passer revue le modèle de facture et vous indiquer les fonctions que j'ai utilisées pour ce modèle. Ensuite, je parlerai du plan comptable, de sa signification et de la comptabilité de caisse et de la façon de l' ajouter à votre carnet de recettes, à votre carnet de dépenses et à Google Sheets. Ensuite, je vais vous montrer comment configurer le rapport de profits et pertes pour extraire automatiquement les informations du livre des recettes et du carnet de dépenses. Une fois que nous aurons compris la comptabilité de caisse et la partie technique création de modèles Google Sheets, je vous expliquerai l' utilisation pratique des modèles Cela signifie que je vais vous montrer comment enregistrer et suivre avec précision et efficacité les entrées et sorties d' argent de votre entreprise à l' aide des quatre modèles de comptabilité Google Sheets Je vais vous donner quelques suggestions sur la façon dont vous devriez enregistrer des données dans votre système de comptabilité. Enfin, je vais vous montrer comment lire les informations financières de votre compte de profits et pertes. Comme vous pouvez le constater, nous avons beaucoup de travail. Commençons. 2. Utilisateurs de Google Sheets: Vous choisissez de travailler en tant qu' indépendant ou propriétaire unique, vous pouvez bénéficier de Google Sheets et l'utiliser pour suivre vos comptes Ou si vous souhaitez créer votre propre entreprise de comptabilité, mais que vous êtes complètement nouveau, vous pouvez commencer avec quelques petites entreprises clientes et effectuer leur comptabilité à l'aide de Google Du point de vue de la comptabilité, les indépendants, les propriétaires uniques et les entrepreneurs indépendants ont pas besoin de tenir une comptabilité en double saisie Ils n'ont qu'à suivre leurs revenus et leurs dépenses et à estimer les paiements d'impôts. Ce type de système de comptabilité est connu sous le nom de comptabilité unique Il est simple, facile à suivre et suffisamment précis. Comme la comptabilité unique est basée sur les espèces, elle enregistre les transactions uniquement lorsque de l'argent entre ou sort. Ces informations sont utilisées lors du dépôt de l'annexe C. Elles aident les petites entreprises à maximiser les déductions fiscales et à minimiser les impôts. Par conséquent, la gestion d'un processus de comptabilité efficace est essentielle pour les petites entreprises vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou aide-comptable dont les clients sont des propriétaires de petites entreprises, vous devriez essayer d'économiser de l'argent lorsque vous le pouvez Vous pouvez effectuer des économies à partir d' un logiciel de comptabilité lorsque vous choisissez d'utiliser Google Sheets Il s'agit d'un outil puissant qui simplifie le processus de création de factures, suivi des recettes et des dépenses et de préparation des rapports financiers. Ainsi, vous êtes au courant de la situation financière de votre entreprise. Vous êtes bien préparé à la période d'imposition et vous pouvez prendre les bonnes décisions commerciales. Si vous utilisez Google Sheets pour tenir les livres de vos petites entreprises clientes, vous leur fournirez un aperçu précis de leurs finances et les aiderez à rester organisés et à maîtriser leurs finances Si vous n'êtes pas sûr que Google Sheets est l' outil de comptabilité qui vous convient, le reste de la vidéo vous aidera à trouver la bonne réponse Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et n'avez pas d'employés ou que vous n'en avez que quelques-uns, vous pouvez utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité Logiquement, si vous êtes comptable et que vous avez clients de petites entreprises qui n' ont pas d'employés ou qui n'en ont que quelques-uns, vous pouvez utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité Google Sheets convient également aux entreprises qui n'ont pas besoin de suivre leur inventaire. Le volume des transactions peut également influencer le choix d'un outil de comptabilité Supposons que votre petite entreprise n'effectue que quelques transactions par semaine. Vous pouvez certainement utiliser Google Sheets pour les enregistrer. Il en va de même si vous êtes comptable et clients de votre petite entreprise n'effectuent que quelques transactions par semaine Permettez-moi de vous donner quelques exemples. Une petite boutique en ligne qui propose des produits numériques ou des IEM d'impression à la demande peut suivre ses revenus et ses dépenses à l'aide de Google Sheets Un professeur en ligne qui vend des cours en ligne ou un coach qui vend différents programmes de coaching peut également utiliser Google Sheets comme outil de comptabilité Toutes les entreprises que j'ai mentionnées n'ont pas d'inventaire et n'ont aucun employé. Bien entendu, ces quatre entreprises ne représentent qu'une petite partie de tous les exemples de petites entreprises. 3. Google sheets et organisation commerciale: La comptabilité de caisse convient aux petites entreprises qui ne devraient pas suivre les stocks et qui n'ont pas d'employés. Clarifions ce qu'est la comptabilité de caisse et comment elle fonctionne. Si vous utilisez la comptabilité de caisse pour enregistrer vos transactions commerciales ou celles de vos clients de petites entreprises, vous devez enregistrer tout l'argent sortant au moment où il est parti et tout l'argent reçu au moment où il est reçu En d'autres termes, si vous avez reçu une facture des services marketing en octobre, mais que vous l' avez payée en novembre, vous devez enregistrer ces dépenses comme dépenses de novembre. Supposons que vous ayez fourni un service à un client en octobre, mais qu'il ait payé la facture en novembre. Selon les principes de comptabilité de caisse, vous devez enregistrer ces revenus en tant que revenus de novembre. Voyons à quoi peut ressembler le système de comptabilité de caisse d'une petite entreprise Tout d'abord, vous devez créer une facture chaque fois que vous réalisez une vente. Pour enregistrer le montant de la facture en tant que recette, vous devez recevoir un paiement. Pour chaque achat ou service que vous recevez, vous devez recevoir une facture, mais vous enregistrez le montant de la facture non pas au moment où vous recevez la facture, mais au moment où vous effectuez un paiement au fournisseur. Lorsque vous ajoutez des revenus et des dépenses à vos registres comptables ou ceux de vos clients, vous devez les classer Cela signifie que vous placez chaque paiement effectué ou reçu dans un groupe. Ainsi, vous ou vos clients obtenez des informations détaillées sur les finances de votre entreprise. Grâce à ces informations détaillées, chaque petite entreprise peut rester organisée et gérer ses finances de la meilleure façon possible. Et toujours, lorsque vous, en tant que propriétaire d'entreprise avez besoin de trouver des informations relatives à une dépense ou à un revenu en particulier , vous pouvez les trouver rapidement. Lorsque votre petite entreprise cliente demande des informations financières particulières, vous, en tant que comptable, pouvez immédiatement répondre et fournir les informations nécessaires La différence entre le total des revenus et total des dépenses est le bénéfice net de l' entreprise. Ces informations doivent être résumées dans un rapport appelé compte de profits et pertes. Dans ce rapport, vous pouvez voir clairement combien l' entreprise a gagné, combien elle a dépensé et la différence entre les rentrées fonds et les sorties de fonds Cela montre comment se porte l' entreprise. Sur la base de ce compte de profits et pertes, votre comptable fiscal vous aidera à déposer l'annexe C que vous devez soumettre avec votre C mille 99. Bien entendu, vous êtes libre de choisir d'utiliser Google Sheets ou logiciel de comptabilité pour enregistrer et suivre vos revenus et vos dépenses Mais dans ce cours, je vais vous montrer comment créer vos comptes à l'aide de Google Sheets. À mon avis, c'est la meilleure solution pour les startups de petites entreprises, en particulier la première année. Résumons le fonctionnement du système de comptabilité de caisse. Chaque fois que vous recevez un paiement d'un client, si vous êtes propriétaire d'une entreprise, ou lorsque votre client reçoit un paiement, si vous êtes comptable, vous inscrivez la transaction dans les registres comptables Une fois saisie, cette transaction doit être classée pour indiquer exactement d' où vient l'argent. Chaque fois que vous effectuez un paiement à un tiers, si vous êtes propriétaire d'une entreprise, ou si votre client effectue un paiement, si vous êtes comptable, vous inscrivez la transaction dans les registres comptables Une fois saisie, cette transaction doit être classée par catégorie pour indiquer exactement où sort l'argent. Pour être sûr d'avoir enregistré toutes les transactions au cours d'une période donnée, vous devez concilier le relevé bancaire et vos registres comptables Le montant total du dépôt bancaire sur la période donnée doit être égal au montant total des recettes qui apparaît dans les registres comptables exactement de la même manière, le total des paiements bancaires sur la période donnée doit être égal au montant total des dépenses qui apparaît dans les registres comptables S'il y a une différence, vous devez trouver l' erreur et la corriger. Le rapport le plus important du système de comptabilité de caisse est le compte de profits et pertes. Il s'agit d'un résumé de toutes les transactions que vous avez saisies dans le système et indique les bénéfices de l'entreprise. Dans cette vidéo, j'ai donné un aperçu rapide de l'ensemble du processus de comptabilité Je vais vous expliquer chacune de ses parties dans les vidéos suivantes. Alors continuez à regarder. 4. Avantages de Google Sheets: Vous effectuez la comptabilité à double entrée d' une entreprise comptant de nombreux employés et des stocks, je vous conseille vivement d'utiliser un logiciel de comptabilité Mais lorsqu'il s'agit d'un propriétaire unique ou d'un indépendant, il n'y a pas de meilleure solution que Google Tout d'abord, l'utilisation de Google Sheets est totalement gratuite. Vous ne devez pas payer de frais mensuels ou annuels. Il vous suffit de créer un compte Google. Une fois cela fait, vous pouvez accéder gratuitement à Google Sheets. Ensuite, vous pouvez accéder à vos fichiers Google Sheets depuis n'importe quel appareil et depuis n'importe quel endroit, comme chaque logiciel de comptabilité Clad Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet, navigateur, de votre adresse e-mail et de votre mot de passe pour accéder au fichier. Par exemple, vous êtes un jour férié, mais vous souhaitez saisir des données relatives à votre propre entreprise ou à celle de votre client. Pas de problème Vous pouvez le faire à tout moment en utilisant votre ordinateur portable ou votre téléphone portable. Ensuite, Google Sheets permet de partager des documents. D'une part, si vous êtes comptable, vous pouvez donner à vos clients l'accès au tableau contenant leurs informations financières Par contre, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous vous-même vos livres, vous aimeriez peut-être qu'un expert examine vos dossiers Cliquez simplement sur le Share Bn en haut de l'écran et c'est tout. Un autre avantage de l'utilisation de Google Sheets est le fait que vous ne configurez les tableaux qu'une seule fois, puis que vous entrez les données sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Sur la base des formules que vous avez intégrées, Google Sheets affiche toutes les données saisies. Comme vous pouvez le constater, Google Sheets fournit les fonctionnalités les plus importantes proposées par les logiciels de comptabilité pour les propriétaires uniques ou les indépendants 5. Les catégories d'entreprises: Avant de commencer à créer des modèles, je vais expliquer ce qu'est un plan comptable. Un plan comptable est un outil utilisé par la comptabilité pour enregistrer toutes les transactions effectuées au sein d'une entreprise Étant donné que la plupart des propriétaires uniques et des travailleurs indépendants font de la comptabilité de caisse, le plan comptable n' est qu'un ensemble de catégories qui aident comptabilité à diviser toutes les transactions commerciales en Comme je l'ai déjà expliqué, une entreprise qui applique ce type de comptabilité enregistre ses transactions lorsqu'elles entraînent des entrées ou des sorties de fonds réelles Pour mieux comprendre le sens des catégories, je vais vous donner l'illustration suivante. Si une entreprise vend trois produits et propose deux services, il serait bon qu'elle crée cinq catégories de revenus distinctes pour chaque produit et service. Habituellement, les catégories de dépenses sont plus nombreuses que les catégories de revenus. Certaines catégories de dépenses typiques sont la publicité, loyer, les services publics, les assurances, le téléphone et Internet. Toutes ces catégories de revenus et de dépenses ne sont qu'un exemple, et elles peuvent être modifiées en fonction du type d'entreprise que vous dirigez. Peut-être vous demanderez-vous pourquoi une entreprise doit regrouper ses dépenses et ses revenus alors qu'elle peut simplement les résumer et avoir les valeurs totales ? La réponse est que de cette façon, votre propre entreprise ou celle de votre client peut obtenir informations détaillées sur provenance des revenus les plus importants de l'entreprise et sur les domaines dans lesquels elle dépense le plus d'argent. Le regroupement de toutes les transactions permet à une entreprise de suivre ses revenus et ses dépenses et de disposer d'informations détaillées pour prendre des décisions. Les catégories de transactions permettent à une entreprise de comparer des informations financières détaillées entre différents exercices financiers et déterminer la cause de la différence. J'ai préparé un exemple très simple. Les dépenses totales des entreprises, disons en 2021, sont supérieures à celles de 2020. En comparant chaque catégorie de dépenses, vous pouvez immédiatement savoir quelles dépenses ont causé cette augmentation. Une fois que vous avez découvert quelle catégorie a augmenté, le propriétaire de l'entreprise, qu'il s'agisse de vous ou de votre client, peut prendre la décision de la réduire. Supposons que vous découvriez que les dépenses publicitaires ont rapidement augmenté. Le propriétaire de l'entreprise, il s'agisse de vous ou de votre client, devrait soit négocier avec l'agence de publicité pour essayer de réduire le prix soit trouver une nouvelle agence offrant les mêmes services de publicité, mais à un prix inférieur. J'aimerais partager une autre raison pour laquelle les transactions devraient être classées. La catégorisation de tout l'argent dépensé par les entreprises est la condition la plus importante pour payer des impôts sur le revenu moins élevés La raison en est que seules certaines dépenses sont comptabilisées à des fins fiscales. Pour savoir quel montant des dépenses peut être déduit des recettes à des fins fiscales, vous devez les classer dans différentes catégories Et maintenant, un peu plus sur la façon d'ajouter le plan de comptes dans votre système de comptabilité avec Google Sheets Vous devez créer un menu déroulant avec catégories de recettes et de dépenses et les intégrer dans certains modèles. Ainsi, vous pourrez choisir la catégorie la plus appropriée pour chaque transaction. Après avoir sélectionné la bonne catégorie pour chaque transaction, toutes ces catégories apparaîtront sur le compte de profits et pertes qu' une entreprise utilise pour déclarer ses impôts sur le revenu. 6. Modèles d'entreprise: Dans cette vidéo, je vais vous présenter rapidement tous les modèles de comptabilité que nous utiliserons dans ce cours La première feuille comprend un modèle de facture. Comme vous pouvez le constater, une facture créée avec Google Sheets peut également sembler élégante. Le modèle de facture est modifiable. Il vous permet de saisir toutes les informations que vous souhaitez. Vous pouvez ajouter des informations sur le vendeur et le client. Vous pouvez également inscrire la date et le numéro de facture. Lorsque vous ajoutez la quantité et le prix par unité des articles, le modèle calcule automatiquement le montant total de l'article en question Le modèle calcule automatiquement le montant total de tous les articles, la taxe de vente le cas échéant et le prix de facturation que le client doit payer Voyons le prochain modèle que nous utiliserons. Il s'appelle Revenue Book et contient des informations sur tous les articles ou services que vous avez vendus. Vous devez saisir la date, la description, montant et la catégorie de chaque transaction de revenus. Dans les trois premières colonnes, vous devez saisir les informations manuellement, et dans la quatrième colonne, vous utiliserez un menu déroulant avec toutes les catégories de revenus. Dans ce tableau, vous allez saisir tout l'argent qui arrive sur votre compte bancaire. Le troisième modèle que nous utiliserons s'appelle Carnet dépenses et contient des informations sur toutes les dépenses que vous effectuez. Vous devez saisir la date, la description, montant et la catégorie de chaque transaction de dépenses. Dans les trois premières colonnes, vous devez saisir les informations manuellement, et dans la quatrième colonne, vous utiliserez un menu déroulant avec toutes les catégories de dépenses. Vous saisirez ici tout l'argent qui sort de votre compte bancaire. Le quatrième modèle s'appelle feuille de profits et pertes. Il extrait automatiquement toutes les informations des livres de recettes et du carnet de dépenses et calcule le total des recettes brutes, total des dépenses et le bénéfice net Comme vous pouvez le constater, les modèles sont simples mais très puissants. 7. Organisation des factures: En ce qui concerne la facturation, je pense personnellement que deux points principaux nécessitent une attention particulière Le premier point concerne le design de la facture. L' apparence de vos factures en dit long sur votre entreprise et votre attitude envers les clients. Le processus de facturation lui-même est le deuxième point que je voudrais mentionner Cela doit être aussi simple que possible. C'est pourquoi je cherchais un moyen gratuit de créer des factures de qualité professionnelle en moins d'une minute. Ensuite, j'ai découvert que Google Sheets était le bon outil à ces fins. Google Sheets propose une variété de polices et de couleurs. Vous pouvez également ajouter une image. Toutes ces fonctionnalités vous aident à créer une apparence époustouflante pour votre facture. Google Sheets propose des fonctions que vous pouvez intégrer votre facture et gagner du temps lors du calcul de tous les montants figurant sur la facture. Vous ajoutez uniquement la quantité et le prix par unité, et la facture calcule automatiquement le montant que le client doit pour la quantité totale de l'article en question Lorsque vous vendez deux articles ou plus, la facture peut calculer le montant total que votre client doit payer après remises et l'application des taxes. Passons en revue les formules utilisées dans ce modèle. La première formule que j'ai intégrée dans ce modèle est la formule de multiplication. Cette formule multiplie la quantité vendue d'un article donné par le prix unitaire et affiche le résultat dans la colonne des montants La deuxième formule que j'ai utilisée est la formule du soleil. Il résume tous les chiffres de la colonne des montants et indique le montant du sous-fritle Ce modèle de facture calcule automatiquement la taxe de vente Je viens de réutiliser la formule de multiplication. Cette fois, il multiplie le montant du sous-fritle par le pourcentage de taxe Bien entendu, le modèle de facture calcule le montant total de la facture que les clients doivent payer Devinez quoi ? J'ai de nouveau utilisé la formule de la somme. Il résume le montant du sous-total et le montant de la taxe. En conclusion, je peux dire que les deux principales formules utilisées dans ce modèle sont la formule de multiplication et la formule de somme. En utilisant uniquement ces deux formules simples, j'ai créé un modèle de facture entièrement fonctionnel. 8. Organisation des ventes: Il s'agit d'un livre de recettes. La première chose que je vais vous montrer est comment ajouter une devise dans la colonne des montants. Il y a deux moyens. Le premier est court et le second un peu plus long. Commençons par la partie la plus facile. Sélectionnez la première cellule de la colonne, puis l'icône du dollar. Pour appliquer ce formatage au reste de la colonne, il suffit de cliquer sur le coin droit avec le signe plus de la cellule sélectionnée et de tirer sur la ligne souhaitée. Il est possible que votre menu principal ait disparu. Dans ce cas, vous devez utiliser la deuxième méthode pour ajouter une devise. Une fois que vous avez sélectionné la première cellule de la colonne, cliquez sur Format dans le menu supérieur. Sélectionnez le numéro et cliquez sur la devise. Cliquez maintenant sur le coin droit avec le signe plus de la cellule sélectionnée et tirez sur la ligne souhaitée. La partie la plus intéressante de tout cela est en fait la chronique des catégories. Cette colonne vous permet de choisir l'une des différentes catégories de revenus. Pour ajouter cette fonctionnalité, vous devez créer un menu déroulant et ajouter toutes les catégories de revenus correspondant à votre entreprise. Pour appliquer cette option, vous devez suivre quelques étapes. Commençons. Accédez aux données et sélectionnez Validation des données. Dans le champ de plage de cellules, entrez la zone dans laquelle le menu déroulant sera appliqué. Pour ce faire, cliquez sur le champ puis sélectionnez la colonne dans laquelle le menu déroulant apparaîtra. Dans ce cas, il s'agit de la colonne des catégories de la feuille de transaction. le menu des critères, sélectionnez une liste d'éléments et, dans le champ de droite, saisissez toutes les catégories de revenus liées à votre entreprise. N'oubliez pas que vous devez séparer les catégories par une virgule Maintenant, sauvegardez, et c'est tout. Comme vous pouvez le constater, toutes les cellules de la colonne des catégories comportent une petite flèche sur le côté droit. Et lorsque vous cliquez sur certaines cellules, le menu déroulant apparaît et vous pouvez choisir la catégorie de revenus correspondant à la transaction en question. 9. Organisation de dépenses: Dans cette vidéo, je vais vous montrer comment créer un menu déroulant avec des catégories dans le carnet de dépenses. Vous avez déjà vu le processus d'ajout de catégories de revenus dans un menu déroulant. Vous devriez maintenant faire la même chose , mais avec les catégories de dépenses. Tout d'abord, vous devez ajouter une devise dans la colonne des montants. Je suis sûr que vous vous souvenez de ce que je vous ai montré dans la vidéo précédente. Mais je vais vous le montrer une fois de plus pour être sûr que vous le ferez correctement. Sélectionnez la première cellule de la colonne, puis l'icône du dollar. Pour appliquer cette mise en forme au reste de la colonne, il suffit de cliquer sur le coin droit avec le signe plus de la cellule sélectionnée et de tirer sur la ligne souhaitée. Si tu veux, tu peux le faire dans l'autre sens. Cliquez sur le format en haut du menu. Sélectionnez le numéro, puis cliquez sur la devise. Cliquez ensuite sur le coin droit avec le signe plus de la cellule sélectionnée et tirez sur la ligne souhaitée. Passons à la colonne des catégories et ajoutons un menu déroulant avec toutes les catégories de dépenses correspondant à votre entreprise. Ce n'est qu'ainsi que vous aurez des informations détaillées sur vos dépenses et que vous pourrez déduire vos impôts Accédez aux données, puis sélectionnez Validation des données. Dans le champ de plage de cellules, entrez la zone dans laquelle le menu déroulant sera appliqué. Pour ce faire, cliquez sur le champ puis sélectionnez la colonne dans laquelle le menu déroulant apparaîtra Dans ce cas, il s'agit de la colonne des catégories de la feuille de transaction. le menu des critères, sélectionnez la liste des éléments et, dans le champ de droite, saisissez toutes les catégories de dépenses relatives à votre entreprise. Vous devez séparer les catégories par une virgule. Cliquez simplement sur Enregistrer pour ajouter le menu déroulant. En cliquant sur la petite flèche située à droite de chaque cellule de la colonne des catégories, le menu déroulant apparaît et vous pouvez choisir la catégorie de dépenses correspondant à la transaction en question. Nous sommes donc prêts avec le carnet de dépenses. Dans la vidéo suivante, vous verrez comment créer un compte de profits et pertes. 10. Rapport d'activité: Le compte de profits et pertes indique ce que votre entreprise a réalisé et ce qu'elle a dépensé. Il compare ces deux composantes et calcule s'il a réalisé un profit ou une perte au cours d'une période donnée. Les informations contenues dans ce rapport sont détaillées et vous pouvez voir d'où vient l'argent de l'entreprise et où votre entreprise a dépensé le plus d'argent. Le compte de profits et pertes fournit ces informations détaillées en utilisant un design très simple. Il se compose uniquement de deux colonnes, et ces deux colonnes vous fournissent des informations clés. Le premier indique toutes les catégories de transactions et le second indique le montant total de chaque catégorie. partie la plus intéressante est que le compte de profits et pertes extrait automatiquement les informations du livre des recettes et du carnet de dépenses. Et dans cette vidéo, je vais vous montrer comment ajouter cette fonctionnalité. Créons la formule qui extraira le montant total de chaque catégorie de revenus et de dépenses et le placerons dans la deuxième colonne du compte de profits et pertes. Je vais utiliser la somme des formules, qui est vraiment facile à comprendre et très puissante à la fois. Cette formule parcourt une série de cellules pour trouver celles qui correspondent à une condition donnée. Ensuite, il prend les nombres relatifs aux cellules correspondantes et les additionne. Il y a trois arguments entre crochets. Le premier argument est la plage de données qui doit être évaluée par critère. Dans ce cas, cette plage est la colonne des catégories de la feuille de revenus ou de la feuille de dépenses. Le deuxième argument appelé critère est la condition à remplir ? Dans ce cas, cet argument changera pour chaque ligne et il s'agira du nom de la catégorie à partir de laquelle vous souhaitez extraire les informations. Supposons que vous souhaitiez obtenir des informations à partir des dépenses publicitaires. La condition sera la publicité. Vous devez faire attention et écrire les catégories de la même manière qu'elles apparaissent dans la colonne des catégories de la feuille de revenus. L'argument appelé sum range indique la zone dans laquelle les nombres doivent être additionnés. Il s'agira de la colonne des montants dans le livre des recettes et le carnet de dépenses. Voyons à quoi ressemble cette formule lorsqu'elle est appliquée aux catégories de revenus. Cette formule indique ce qui suit à Google Sheets. Examinez les cellules comprises entre D 6 et D 28 dans la feuille de recettes et additionnez tous les montants de la colonne des montants liés à la catégorie de revenus indiquée comme deuxième argument. Pour chaque catégorie de revenus figurant dans le rapport de profits et pertes, vous devez ajuster la formule à mesure que vous modifiez l'argument conditionnel. La condition pour la première catégorie de revenus doit être celle du produit de vente. La condition pour la deuxième catégorie de revenus doit être le produit de vente numéro deux. De même, la condition pour la troisième catégorie de revenus sera le produit de vente 3. En suivant cette logique, vous devez ajuster la formule pour toutes les catégories de revenus. J'utiliserai la même formule pour les catégories de dépenses dans le compte de profits et pertes, mais je modifierai tous les arguments. Selon cette version de la formule, examinez les cellules comprises entre D six D huit dans la feuille de dépenses et additionnez tous les montants de l'appel de montant liés à la catégorie de dépenses indiquée comme deuxième argument. Pour chaque catégorie de dépenses figurant dans le rapport de profits et pertes, vous devez ajuster la formule lorsque vous modifiez l'argument conditionnel. La condition pour la première catégorie de dépenses doit être ad kaise La condition pour la deuxième catégorie de dépenses devrait être la formation continue. La condition pour la troisième catégorie de dépenses doit être l'abonnement. En suivant cette logique, vous devez ajuster la formule pour chaque catégorie de dépenses. Une fois que vous avez ajusté la formule et toutes les cellules de la colonne Montant, vous pouvez ajouter le montant total des recettes, le montant total des dépenses et le revenu net, qui correspond à la différence entre le total des revenus et le total des dépenses. Pour calculer le total des recettes et des dépenses, vous allez utiliser la fonction de somme. Sélectionnez d'abord la cellule qui affichera le total des revenus et ajoutez la formule de somme. Sélectionnez ensuite toute la fourchette de revenus que vous souhaitez résumer. Pour calculer le total des dépenses, sélectionnez la cellule qui affichera ce nombre et ajoutez la formule de somme. Sélectionnez ensuite toutes les fourchettes de dépenses que vous souhaitez résumer. Pour calculer le revenu net, utilisez la formule de soustraction. Sélectionnez la cellule qui affichera le revenu net et ajoutez les cellules que vous souhaitez soustraire. Ici, vous souhaitez soustraire le total des dépenses du total des revenus Une fois que toutes les formules sont appliquées, les informations du compte de profits et pertes sont mises à jour chaque fois que les informations du livre des recettes et du carnet de dépenses changent. 11. Enregistrer les ventes: Vous pouvez enregistrer des données dans les livres de recettes aussi souvent que vous le souhaitez. Cela dépend du type de personne que vous êtes et du nombre de transactions fiscales que vous obtenez. Si une entreprise reçoit quelques paiements par jour, il serait peut-être raisonnable de les saisir quotidiennement. Si une entreprise reçoit des paiements de quelques clients par semaine, je vous suggère enregistrer dans votre carnet de ventes une fois par semaine. Et si une entreprise reçoit des paiements de quelques clients par mois, vous pouvez les inscrire dans le livre des revenus une fois par mois. Il n'y a pas de bonne et de mauvaise façon. Essayez différentes options et voyez celle qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez les rentrées de fonds de l' entreprise, vous avez besoin d'un relevé bancaire pour la période pendant laquelle vous allez saisir les données Une fois que vous l'avez obtenu, vous pouvez commencer à saisir la transaction de vente. Il est essentiel de se concentrer et de travailler avec précision. Toutes les transactions bancaires sont classées par ordre chronologique, exactement de la même manière que vous devez les saisir dans le livre des recettes Tout d'abord, vous écrivez la date de la transaction en question. Dans la description, vous pouvez inscrire le numéro de facture dans le nom du le puis inscrire le montant que l'entreprise a reçu. Et, bien entendu, vous catégorisez la transaction de vente. Comme vous pouvez le constater, vous entrez une transaction en moins d'une minute, imaginez. Si vous avez dix transactions de vente par jour, vous avez besoin de moins de 10 minutes par jour pour les enregistrer. Si vous avez 20 transactions de vente par semaine, vous avez besoin de moins de 20 minutes par semaine pour les enregistrer. Ce n'est pas beaucoup de temps, je suppose. Ces 10 minutes de travail vous seront d'une grande aide lorsque viendra le moment des impôts et que vous devrez remplir votre annexe C. Une fois par mois, vous pourrez réconcilier les transactions relatives aux recettes figurant dans les registres comptables avec les recettes figurant dans le relevé bancaire. Si le montant total des recettes du livre des recettes est égal au montant total des recettes indiqué sur le relevé bancaire, vos transactions de revenus sont rapprochées S'il y a une différence, vous devriez trouver l' erreur et la corriger. Quelques erreurs courantes se produisent très souvent. Même si vous vous concentrez sur ce que vous faites, il est probable que vous saisissiez un montant erroné pour une transaction en particulier. Une autre erreur possible est de saisir deux fois la même transaction, ou peut-être que vous n'avez pas saisi une ou plusieurs transactions. Une erreur très courante consiste à saisir une opération de dépenses dans le livre des recettes. Quelle que soit l'erreur, il est important de la trouver et de la corriger. Tu n'as pas à t'inquiéter. C'est tout à fait normal si tu as fait une erreur. Il est juste important de le trouver et de le corriger à temps. Le rapprochement est donc un élément essentiel de votre processus de comptabilité 12. Enregistrer les dépenses à ajouter: Comme dans le livre des recettes, vous pouvez enregistrer des notes dans votre carnet de dépenses en fonction du type de personne que vous êtes et nombre de transactions de dépenses que vous effectuez. Si votre entreprise ou celle de votre client ne paie que quelques factures pour Internet, le téléphone, les services publics et l'abonnement à un site Web, vous pouvez les enregistrer dans le carnet de dépenses à la fin du mois. Mais si nous parlons d'une entreprise d'impression à la demande, chaque fois que l' entreprise réalise une vente, elle doit payer l'entreprise d'impression à la demande pour produire l'article et l'envoyer à la CLI. Dans ce cas, il serait raisonnable d'enregistrer les dépenses payées quotidiennement à l'entreprise d'impression à la demande. Lorsque les transactions ne sont pas nombreuses, vous pouvez saisir des données dans le carnet de dépenses chaque semaine. Il n'y a pas de bonne et de mauvaise façon. Essayez différentes options et déterminez celle qui répond aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez les sorties de fonds de l' entreprise, vous avez besoin d'un relevé bancaire pour la période pendant laquelle vous allez saisir les données Une fois que vous l'avez obtenu, vous pouvez commencer à saisir les transactions de dépenses. Comme pour les transactions de recettes, vous devez enregistrer manuellement les transactions de dépenses. C'est pourquoi il est essentiel de se concentrer et de travailler avec précision. Toutes les transactions bancaires sont effectuées par ordre chronologique. Exactement de cette façon, vous devez les inscrire dans le carnet de dépenses. Tout d'abord, vous écrivez la date de la transaction de dépenses. Dans la description, vous pouvez inscrire le numéro de facture et le nom du tiers. Ensuite, vous écrivez le montant que vous avez payé. Et, bien entendu, vous catégorisez la transaction de dépenses. Soyez très prudent lorsque vous catégorisez les dépenses, car cela reflète les impôts que vous devez payer Lorsque vous catégorisez avec précision vos dépenses professionnelles, vous êtes un peu plus loin pour payer moins d'impôts Comme vous pouvez le constater, vous saisissez une transaction de dépenses aussi rapidement qu'une transaction de recettes. Le processus est simple et ne prend pas beaucoup de temps. Si vous le faites régulièrement, vous aurez certainement un système de comptabilité efficace qui permettra à une entreprise de garder le contrôle de ses finances Ainsi, vous ou vos clients, selon que vous êtes propriétaire d' entreprise ou comptable, pouvez prendre les bonnes décisions commerciales et améliorer la situation financière de l'entreprise De plus, ces registres comptables réguliers vous seront très utiles lorsque viendra temps de remplir les déclarations de revenus et que vous devrez remplir l'annexe C. Une fois par mois, vous pouvez concilier toutes les opérations de dépenses que vous avez dans le système de comptabilité avec celles figurant sur le relevé bancaire Si le montant total des dépenses figurant dans le carnet de dépenses est égal au montant total des dépenses indiqué sur le relevé bancaire, les transactions de dépenses sont rapprochées S'il y a une différence, vous devriez trouver l' erreur et la corriger. Quelques erreurs courantes se produisent très souvent. Même si vous vous concentrez sur ce que vous faites, il est probable que vous saisissiez un montant erroné pour une opération de dépenses en particulier. Une autre erreur possible est de saisir deux fois la même opération de dépenses, ou peut-être que vous n'avez pas saisi une ou plusieurs opérations de dépenses. Une erreur très courante consiste à saisir une transaction de revenus dans le carnet de dépenses. Quelle que soit l'erreur, il est important de la trouver et de la corriger. Tu n'as pas à t'inquiéter. Ce n'est pas grave si vous avez fait des erreurs dans le carnet de dépenses. Mais il est important de les trouver et de les corriger à temps. 13. En savoir plus sur le rapport: Une fois que toutes les formules sont appliquées, les informations du compte de profits et pertes sont mises à jour chaque fois que les informations contenues dans le tableau des recettes et le tableau des dépenses changent. Si vous ajoutez une nouvelle transaction de revenus, ce montant apparaîtra sur le compte de profits et pertes et augmentera le chiffre d'affaires total et le bénéfice net. Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle transaction de dépenses, ce montant apparaît sur le compte de profits et pertes et augmente le total des dépenses et diminue le bénéfice net. Par exemple, si vous ajoutez une nouvelle transaction qui indique un revenu de 1 000$ provenant du service 1, le total des revenus du service 1 dans le compte de profits et pertes augmentera également de 1 000$ Voyons comment cela fonctionne. Accédez à la feuille de revenus et ajoutez la nouvelle transaction. Ajoutez d'abord la date de la transaction, puis le numéro de facture de la transaction. Vous pouvez maintenant inscrire le montant de la vente. Dans ce cas, il s'agit de 1 000$. Pour compléter l'enregistrement, vous devez sélectionner une catégorie de revenus. Regardons le compte de profits et pertes. Vous voyez que le chiffre d'affaires total du service 1 a augmenté de 1 000$ Les recettes totales ont également augmenté. Bien entendu, le revenu net a également automatiquement augmenté de 1 000$ Le compte de profits et pertes sera mis à jour de la même manière lorsque vous ajouterez une nouvelle transaction de dépenses au carnet de dépenses. Supposons que vous ayez payé un loyer mensuel de 100$. Vous devez ajouter cette transaction au carnet de dépenses. Commencez par la date de la transaction. Ensuite, inscrivez le numéro de la facture que vous avez payée. Au montant que vous avez payé, et sélectionnez une catégorie de dépenses. Accédez maintenant au compte de profits et pertes et voyez ce qui a changé. Le montant total des frais de location a augmenté de 800$. Les dépenses totales ont également augmenté. Bien entendu, le bénéfice net a également changé et il a diminué de 800$ Vous voyez à quel point ce compte de profits et pertes fonctionne de manière dynamique ce compte de profits et pertes fonctionne de et à quel point il est puissant. Exactement, c'est le principal avantage de Google Sheets en tant qu'assistant comptable 14. Visualisation des données - 1: Dans cette deuxième vidéo bonus, je vais vous montrer étape par étape comment ajouter des graphiques à votre compte de profits et pertes à l' aide de Google Sheets. Cela semble compliqué, mais ce n'est pas le cas du tout. Vous devez uniquement savoir quelle plage de données utiliser et où trouver la fonctionnalité graphique dans Google Sheets. Le logiciel s'occupe du reste. Les informations que je souhaite afficher concernent les catégories de recettes et de dépenses. Tout d'abord, je veux comparer toutes les catégories de revenus et voir quel produit ou service fournit les revenus les plus élevés. Ensuite, je veux comparer toutes les dépenses et voir où mon entreprise dépense le plus d'argent. Pour visualiser toutes ces informations, je vais créer deux graphiques distincts dans la feuille de profits et pertes. Pour créer le graphique des recettes, je dois sélectionner les colonnes contenant les informations que je souhaite afficher. Je vais sur Insérer, puis je clique sur Graphiques. Je souhaite modifier le nom du graphique. Je vais personnaliser dans l' éditeur de graphiques et je sélectionne le titre du graphique et de l'axe. Ensuite, dans le champ de texte du titre, j'écris le nom. Le graphique qui apparaît est un graphique circulaire. Le graphique circulaire convient aux données que je visualise. Mais au cas où je voudrais le modifier, je vais dans l'éditeur de graphiques. Et dans le menu déroulant de la section de configuration, je choisis le type de graphique qui répond à mes besoins. Bien que le graphique circulaire corresponde parfaitement aux données sur les recettes, ces informations peuvent également être affichées sous la forme d' autres graphiques. Par exemple, je peux choisir le graphique linéaire. Cela a l'air bien, mais je pense toujours que le graphique circulaire est la meilleure solution. Voyons à quoi ressembleront les informations sur les revenus sous la forme d'un histogramme. Les informations sur les recettes sont faciles à lire, mais j'aime beaucoup le graphique circulaire. Je vais donc le sélectionner à nouveau. Comme vous pouvez le constater, vous avez le choix entre plusieurs options. Le premier est un graphique circulaire. Le deuxième est un graphique en beignet, et le troisième est un graphique à secteurs en trois D. Bien qu'il existe une grande variété de graphiques, je préfère utiliser le premier. Je suis prêt à visualiser les informations sur les recettes. Je vais maintenant créer un tableau qui représente toutes les dépenses. Je sélectionne la colonne contenant toutes les catégories de dépenses et la colonne contenant tous les montants des dépenses. Ensuite, je vais sur Insérer et je clique sur Graphiques. Pour changer le nom du graphique, je vais le personnaliser dans l'éditeur de graphiques. Je sélectionne le titre du graphique et de l'axe. Ensuite, dans le champ de texte du titre, j'écris le nom du graphique. En moins d'une minute, je visualise l'ensemble des données relatives aux dépenses. N'hésitez pas à sélectionner un autre type de graphique. Vous pouvez également personnaliser l'apparence des graphiques à l'aide la section personnalisée de l'éditeur de graphiques. Dans la vidéo suivante, je vais vous montrer comment lire les informations des graphiques. Si cela vous intéresse, regardez bien. 15. Visualisation de données - 2: Dans cette vidéo bonus du CRD, je vais vous montrer comment lire les informations des graphiques Jetons un coup d'œil au tableau des recettes. Chaque produit ou service a une couleur différente et est représenté comme une partie du gâteau complet. En outre, le graphique indique le pourcentage du chiffre d'affaires total généré par chaque produit ou service. La partie bleue du graphique représente les revenus générés par le premier produit Il est évident que la partie bleue du graphique est la plus grande. Cela signifie que c'est le produit 1 a généré le plus de revenus. Le graphique montre que ce produit a rapporté 47 % du chiffre d'affaires total. La deuxième grande partie du graphique est colorée en orange et représente les revenus générés par le Service 2. Le service 2 a également généré une grande partie du chiffre d'affaires total. Ce service a généré près de 20 % du chiffre d'affaires total. service 1 est représenté en vert et a généré 12 % du chiffre d'affaires total. produit 3 est coloré en jaune et il a rapporté 16 % du chiffre d'affaires total. La plus petite partie du graphique est colorée en rouge et affiche les revenus générés par le produit 2. Ce produit a rapporté 4 % du chiffre d'affaires total. L' article le plus rentable est le produit 1. Le deuxième produit a généré le plus faible chiffre d'affaires. Sur la base de ces informations, l'entreprise peut décider de ne plus proposer le deuxième produit et de se concentrer sur produits et services plus rentables. Passons au graphique suivant. Chaque dépense a une couleur différente et est représentée comme faisant partie du gâteau complet. En outre, le graphique indique le pourcentage des dépenses totales généré par chaque catégorie de dépenses. Les plus grandes parties du graphique sont colorées en orange et en bleu. La partie orange représente le montant que l'entreprise dépense pour le RAP. Ces dépenses représentent 21 % de l'argent total dépensé par l'entreprise. La partie bleue représente les dépenses publicitaires. Ils ont généré 23 % des dépenses totales. Les deux plus petites parties des tableaux représentent les frais d'affranchissement et d'expédition ainsi que les frais juridiques et professionnels. Les frais d'expédition représentent 3 % du total des dépenses, et les frais juridiques et professionnels ne représentent que 2 % du total des dépenses. Toutes les autres dépenses représentent entre 4 % et 11 % du total des dépenses. Vous voyez à quel point les informations financières peuvent être compréhensibles à l'aide de colliers et de figures géométriques Google Sheets rend les informations des rapports financiers complètes et faciles à comparer. La visualisation des données n'est pas quelque chose que vous devez faire, mais elle est très utile et vous aidera à voir les tendances de votre entreprise d'un seul coup d'œil. 16. Les avantages de Google Sheets pour l'impression à la demande (article en anglais): Google Sheets est un outil puissant que vous pouvez utiliser pour enregistrer et suivre vos ventes et vos dépenses. J'aimerais vous présenter ici certains des avantages de Google Sheets en tant qu'outil de comptabilité pour votre activité d'impression à la demande Tout d'abord, comme vous le savez déjà, Google Sheets est totalement gratuit. Vous n'avez rien à payer pour utiliser toutes ses fonctionnalités. Vous pouvez créer autant de feuilles de calcul que vous le souhaitez, et ce sera toujours gratuit Quelle que soit la date de votre rendez-vous, Google Sheets n' a aucun moyen de vous facturer. Deuxièmement, Google Sheet est basé sur le cloud. Cela signifie qu'il peut être utilisé exactement comme un logiciel de comptabilité basé sur le cloud Cela vous donne la liberté d' accéder à vos données à tout moment et en tout lieu. De plus, vous pouvez rendre vos dossiers accessibles à votre comptable ou conseiller fiscal et faciliter la communication avec eux. Ensuite, Google Sheets est convivial et simple. La plupart des gens le connaissent car il est très similaire à Excel. Donc, si vous savez comment travailler avec Excel, vous constaterez qu'il est plus que simple de travailler avec Google Sheets. Google Sheets vous permet d'ajouter des factures sous forme de lien. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez joindre une facture à chaque transaction et mieux organiser vos finances. Les graphiques sont un autre avantage que je voudrais mentionner. Google Sheets vous permet de visualiser vos données financières en quelques clics. Bien entendu, il n'est pas possible de parler d'avantages sans mentionner certains inconvénients. L'un des inconvénients de Google Sheets est que vous devez créer vos feuilles de calcul avant de commencer à les utiliser. Je veux dire que vous devez décider comment organiser vos données, quelles formules utiliser et simplement tout mettre en œuvre. Ce n'est pas du tout une tâche difficile, mais vous devez passer plus de temps configurer toutes ces choses. Un autre inconvénient est que Google Sheets ne convient que pour la comptabilité de caisse Si vous faites de la comptabilité d'exercice, vous devez choisir un autre outil de comptabilité Mais dans le cas où vous feriez de la comptabilité, Google Sheets serait l'assistant idéal Je ferme les yeux sur ces deux inconvénients et je recommande vivement les inconvénients et je recommande vivement les feuilles de calcul aux entreprises de petits caractères à la demande qui s' occupent de la comptabilité des dossiers La principale raison de mon opinion est sa simplicité. Il ne nécessite aucune compétence technique particulière. Si vous êtes curieux de savoir comment organiser les votre entreprise d'impression à la demande finances de votre entreprise d'impression à la demande avec Google Sheets, je le ferai dans les prochaines vidéos. 17. Livre de vente - Impression sur demande: Avant de commencer à parler de Google Sheets et des qu'il peut apporter à votre activité d'impression à la demande, je tiens à souligner que je suppose que vous avez déjà utilisé Google Sheets et que vous savez comment les formules courantes de base. Le but de ce cours n'est pas vous apprendre à écrire des formules, mais à transformer Google Sheets en outil de comptabilité et à l'utiliser pour organiser vos informations commerciales imprimées à la demande Commençons donc. Dans cette vidéo, je vais vous montrer les trois modèles de comptabilité que vous pouvez utiliser pour enregistrer et suivre les finances de votre activité d' impression à la demande Vous pouvez les utiliser comme colonne vertébrale et les adapter à votre activité d'impression à la demande. Dans la première feuille de calcul, vous pouvez ajouter toutes les transactions de vente Dans le second, vous pouvez saisir toutes les dépenses. La troisième feuille de calcul est automatisée Elle extrait toutes les données des deux premières feuilles de calcul et les résume Commençons par la première feuille de calcul. Il s'agit d'un fichier qui contient toutes les informations relatives à votre chiffre d'affaires. Ici, vous ajoutez toutes les ventes aux ventes réalisées. Nous allons maintenant passer en revue toutes les colonnes incluses ici. Le premier est la date. La date est essentielle car elle vous aide à organiser vos transactions par ordre chronologique De cette façon, vous pouvez suivre toutes les transactions sans effort. La deuxième colonne est le numéro de facture. Le numéro de facture est nécessaire car il relie vos registres comptables à la facture réelle qui constitue preuve de la transaction enregistrée La troisième colonne s' appelle catégorie. Cette colonne est importante car elle fournit des informations détaillées sur les articles que vous avez vendus. Si vous ne divisez pas vos transactions de vente en différents groupes, vous n'aurez aucune information sur le montant des bénéfices générés par chaque groupe d'articles. Vous n'aurez qu'un seul montant total de revenus. Ce ne serait pas faux, mais cela ne sera pas efficace pour prendre des décisions commerciales. C'est la raison pour laquelle je recommande de consigner en détail tout ce qui se passe dans le cadre de votre activité d'impression à la demande. La colonne suivante indique le montant des ventes. Cette colonne est indispensable car il s'agit d'une métrique qui indique le montant d' argent que votre entreprise a généré grâce à chaque transaction de vente. La colonne facture est l'endroit où vous pouvez fournir un lien vers la facture réelle qui indique la transaction en question. Cette colonne n'est pas obligatoire, mais je l'inclurais car elle aide à concilier les transactions de vente En cas d'erreur, vous devez comparer les informations de vos feuilles de calcul de vente avec celles de vos factures de vente fait d'avoir des liens vers toutes les factures de vente dans votre feuille de calcul vous permettra d' économiser du temps et des efforts Je ne recommande pas de supprimer l'une de ces quatre colonnes. Vous ne pouvez ajouter que des colonnes supplémentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne indiquant l' emplacement de vos clients. Ainsi, vous saurez dans quels pays vous avez tiré le meilleur parti de vos revenus. Vous pouvez ajouter toute autre information que vous souhaitez. Faisons attention à la colonne des catégories. Ici, j'ai ajouté un menu déroulant où je peux choisir les articles que j'ai vendus. Le magasin vend neuf produits, et je les ai tous ajoutés. Si le nombre d' éléments est trop important, vous pouvez les regrouper et n'ajouter que les groupes. Par exemple, j'ai inclus ici trois types de t-shirts, trois types de sweats à capuche et trois types de chaussures Mais vous pouvez les regrouper en trois catégories seulement : les t-shirts, les sweats à capuche et les chaussures C'est à vous de décider comment organiser vos catégories de revenus. Je pense que les données doivent être détaillées, est pourquoi j'ai créé neuf catégories au lieu de trois seulement. Je vous conseille d'organiser vos catégories de revenus en fonction du nombre et du type d'articles que vous vendez. Pour ajuster les catégories de revenus, cliquez sur certaines cellules de la colonne des catégories et sélectionnez Afficher plus d'actions sur les cellules. Cliquez ensuite sur Validation des données. Ici, vous pouvez supprimer, diriger et modifier les catégories de vente. En fonction du nombre de ventes mensuelles que vous réalisez, vous pouvez ajouter toutes les transactions de vente dans la même feuille de calcul Mais si le volume des ventes est trop important, il serait plus efficace de créer une feuille de calcul pour chaque mois De cette façon, vous aurez 12 feuilles de calcul distinctes et chacune ne contiendra que les transactions de vente effectuées cours du mois en question Il vous sera facile de trouver les informations dont vous avez besoin. Je vous conseille d'utiliser la même feuille de calcul pour toutes les ventes au cas où vous réaliseriez jusqu'à 25 à 30 ventes par mois Le modèle que je vous ai montré est exactement destiné à un si petit volume de ventes. 18. Carnet de dépense - Impression sur demande: Il est temps de parcourir la feuille de calcul des dépenses. Le modèle que vous voyez convient aux entreprises de petits caractères à la demande qui effectuent jusqu'à 30 achats. Si le volume des achats que vous effectuez est plus important, je vous recommande de créer une feuille de calcul des dépenses distincte pour chaque mois Il vous serait plus facile de suivre les données relatives à vos dépenses. La feuille de calcul des dépenses est presque identique à la feuille de calcul des ventes Nous avons, encore une fois, une colonne avec la date des transactions, qui vous aidera à faire des enregistrements chronologiques Le numéro de facture vous aidera à réconcilier toutes les transactions de dépenses. Par exemple, vous pouvez vérifier si le paiement sur votre compte bancaire correspond au montant indiqué dans votre feuille de calcul suivant le numéro de facture en question La colonne des catégories vous permettra d'obtenir des informations détaillées sur les différentes dépenses engagées votre entreprise d'impression à la demande. Vous pouvez voir combien d'argent votre entreprise dépense pour les coûts des produits et l'expédition, combien pour les différents frais de commerce électronique et combien pour les autres dépenses. disposer de ces informations détaillées sur les dépenses vous aidera à prendre des décisions concernant le prix des articles, les plans d' abonnement au commerce électronique et tout autre service que vous utilisez pour réaliser votre activité d'impression à la demande. Comme vous pouvez le constater, les catégories de dépenses les plus importantes sont incluses dans un menu déroulant. À mon avis, c'est plus pratique que d'ajouter manuellement une catégorie pour chaque transaction. Mais bien sûr, vous ne devez pas ajouter de menu déroulant si vous ne le souhaitez pas. Vous pouvez simplement saisir le nom de la catégorie de dépenses. Mais je pense que l'utilisation d'un menu déroulant vous aidera à enregistrer vos dépenses plus rapidement. Dans ce modèle sont ajoutées certaines catégories de dépenses essentielles et les plus courantes qui peuvent faire partie d'une activité d'impression à la demande. Vous savez mieux quelles dépenses vous faites chaque mois. Ajustez simplement le menu déroulant en fonction de votre activité d'impression à la demande. Pour ce faire, cliquez sur certaines cellules de la colonne des catégories et sélectionnez Afficher plus d'actions sur les cellules. Cliquez ensuite sur Validation des données. Ici, vous pouvez supprimer, avoir et modifier les catégories de dépenses. Les registres comptables doivent inclure le montant de chaque transaction pour pouvoir calculer le bénéfice en termes d'argent C'est pourquoi le montant ainsi que les trois autres colonnes sont essentiels et doivent être inclus dans votre système de comptabilité Bien entendu, vous pouvez ajouter toute autre information que vous souhaitez, mais ne supprimez aucune des quatre colonnes dont je parlais. En ce qui concerne la colonne des factures, je vais le répéter une fois de plus. Dans cette colonne, vous pouvez fournir un lien vers la facture réelle qui indique la transaction de dépenses en question. Ce n'est pas obligatoire, mais je le trouve utile car cela aide à concilier les transactions de dépenses Si vous constatez des erreurs, vous devez vérifier si les informations contenues dans vos feuilles de calcul correspondent aux informations figurant sur vos factures de dépenses fait d'avoir des liens vers toutes les factures de dépenses dans votre feuille de calcul vous permettra d' économiser du temps et des efforts Après avoir visionné les deux dernières vidéos, vous avez une idée humérisée des informations que vous devez enregistrer et de la manière de les organiser à l'aide de Google Sheets Dans les prochaines vidéos, nous examinerons de plus près l'organisation des informations de votre activité d'impression à la demande. 19. Rapport - Impression sur demande: Il est temps de consulter le compte de profits et pertes. Dans cette feuille de calcul, vous pouvez voir toutes les catégories de recettes et de dépenses, le total des recettes et, bien sûr, la différence entre les deux, appelée profit Cette feuille de calcul vous donne une image résumée et détaillée de toutes les ventes que vous avez réalisées sur votre boutique en ligne et tous les montants que vous avez payés pour réaliser ces ventes Vous pouvez voir où votre entreprise dépense le plus d' argent et quels articles génèrent le plus de bénéfices. Toutes les données que vous voyez sur le compte de profits et pertes sont directement extraites des deux feuilles de calcul précédentes J'ouvre les crochets et je dis que la formule j'utilise pour créer cette fonctionnalité est suf. Les graphiques prennent les informations du compte de profits et pertes et visualisent les chiffres. Les données présentées sous forme de graphique sont compréhensibles pour tous. Par conséquent, tous les logiciels de comptabilité affichent également les données financières sous forme de différents tableaux et graphiques Cela m'a amené à penser qu'il serait bon d'inclure des graphiques dans la feuille de calcul En ajoutant ces deux graphiques, j'ai essayé de rendre le modèle de comptabilité Google Sheets similaire à n'importe quel logiciel de comptabilité Si je vous convainc que Google Sheets est un bon assistant de comptabilité pour votre activité d'impression à la demande, je vous montrerai comment organiser informations de votre entreprise et ce qui pourrait vous aider à créer et à gérer un système de comptabilité efficace 20. Enregistrer les ventes - Impression à la demande: Après avoir déterminé les informations de base dont vous avez besoin dans votre système de comptabilité, il est temps de voir comment enregistrer vos transactions de vente En créant ces dossiers, vous serez bien préparé pour le moment des impôts et vous serez en mesure de fournir toutes les informations dont votre conseiller fiscal a besoin pour déclarer vos impôts. Avant de commencer à ajouter des transactions à votre système de comptabilité, assurez-vous d'avoir consulté votre comptable ou votre conseiller fiscal et de suivre tous ses conseils Pour saisir une transaction de vente dans votre système de comptabilité, vous devez ouvrir la facture et transférer les informations de la facture dans votre fichier de recettes Google Sheets Si la facture ne comprend qu'un seul article, il est facile de l'enregistrer. Vous ajoutez la date, le numéro de facture, la catégorie de l'article, le montant, et c'est tout. Mais que se passe-t-il lorsque deux articles ou plus apparaissent sur la facture ? Ici, vous avez deux options en fonction du niveau de détail que vous souhaitez donner à vos enregistrements. La première option consiste à enregistrer le montant total de tous les articles figurant sur la facture. Si vous choisissez cette option, vous accélérerez l'enregistrement, mais les informations que vous aurez dans votre système de comptabilité ne seront pas détaillées Et si vous souhaitez connaître le chiffre d'affaires généré par un article en particulier, vous ne pourrez pas trouver cette information. Ce n'est pas faux, mais je vous recommande de créer des dossiers plus détaillés pour vous assurer d'avoir une meilleure idée de votre activité d'impression à la demande. Si vous choisissez de créer vos registres comptables de cette façon, vous n'avez pas besoin de créer un menu déroulant avec toutes les catégories de revenus Vous n'avez besoin que d'une seule catégorie appelée chiffre d'affaires. La deuxième option consiste à ajouter chaque élément à votre système de comptabilité sous forme d'enregistrement distinct Cela vous prendra un peu plus de temps, mais vous aurez une idée détaillée de tous vos revenus et pourrez voir le montant généré par chaque article. Ces informations sont essentielles lorsque vous prenez des décisions relatives aux prix, ajout de nouveaux articles ou à la suppression de certains des articles actuels. Je recommande donc une deuxième option. Comme je l'ai déjà mentionné, le numéro de facture est unique. Dans ce cas, unique signifie que chaque facture possède son propre numéro. Mais pourquoi voyez-vous des lignes portant les mêmes numéros de facture ? Cela est dû au fait que j'enregistre dans chaque position de vente de la facture un enregistrement comptable distinct Cela ne signifie pas que j'ai émis plusieurs factures portant le même numéro. Cela signifie simplement que la facture en question comporte quelques positions avec différents articles qui sont enregistrés en tant que transactions de vente uniques dans le système de comptabilité Quelle que soit l' option choisie, le chiffre d'affaires total indiqué sur le compte de profits et pertes sera le même. Mais dans le premier cas, les informations sur les recettes ne seront pas restreintes. Dans le second cas, le rapport indiquera les revenus pour chaque catégorie de revenus, et vous saurez quels articles sont rentables et lesquels ne le sont pas. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients. La première option est plus rapide, mais les données sont trop résumées. La deuxième option prend plus de temps, mais elle est plus précise. Ce ne sera pas une erreur si vous choisissez la première option, mais je recommande la seconde, car le rôle principal du système de comptabilité est de créer et gérer des informations commerciales précises et détaillées Si vous décidez de lier une facture à chaque enregistrement que vous créez dans votre feuille de calcul des ventes, je vous suggère d'avoir toutes les factures de vente sur Google Drive Pour ajouter un lien vers une facture en particulier, accédez à Insérer, puis sélectionnez Lien. Ajoutez le fichier de facture et cliquez sur Appliquer. Vous avez déjà des preuves de la transaction de vente que vous avez saisie. Si vous souhaitez que votre compte ait accès à vos transactions commerciales et à vos factures, vous pouvez les partager à l'aide d'un lien. Assurez-vous que vos liens sont restreints et n' ajoutez que les e-mails auxquels vous avez autorisé l'accès aux fichiers. C'est la seule façon de protéger vos données . OK. 21. Enregistrement des dépenses - Impression à la demande: Permettez-moi de vous expliquer pourquoi il est important d' enregistrer et de suivre vos dépenses d'impression à la demande. L'ajout de toutes les dépenses liées à votre entreprise vous aidera à informations détaillées et résumées sur toutes les dépenses déductibles, ce qui constitue un moment clé lorsque votre comptable ou votre conseiller fiscal déclare vos impôts Avant de commencer à ajouter des transactions à votre système de comptabilité, assurez-vous d' avoir consulté votre comptable ou votre conseiller fiscal et de suivre tous ses conseils Je ne vous donne que des idées sur la façon dont vous pouvez gérer un système de comptabilité efficace pour votre activité d'impression à la demande, mais votre comptable doit confirmer que toutes les pratiques que vous allez appliquer seront conformes aux exigences légales du pays dans lequel vous dirigez votre entreprise Pour saisir une transaction de dépenses dans votre système de comptabilité, vous devez ouvrir la facture de dépenses et transférer les informations de la facture vers votre dossier de dépenses Google Sheets Lorsque vous avez différents types de dépenses sur la même facture, vous pouvez choisir le mode de saisie des informations. Vous pouvez choisir entre deux options. La première option consiste à ajouter le montant total des dépenses en une seule transaction commerciale. Dans ce cas, les informations relatives à vos dépenses ne sont pas détaillées et il serait très difficile de prendre des décisions concernant l'argent que vous dépensez. Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées, vous devez saisir chaque ligne en tant que transaction de dépenses distincte dans votre dossier de dépenses. Par exemple, deux lignes apparaissent sur la facture Printify. Le premier est le coût du produit, et le second est le coût d'expédition. Vous pouvez ajouter le montant total de ces deux dépenses et le classer dans la catégorie des dépenses liées à Printify, mais vous ne saurez pas quelle partie de ce montant vous dépensez pour le produit et quelle partie vous avez dépensée pour l' Il est donc recommandé de saisir les deux coûts en tant que transactions distinctes. Cela vous aidera à obtenir des informations plus détaillées sur les sommes que votre entreprise a consacrées aux différentes catégories de dépenses. Selon la manière dont vous souhaitez saisir vos dépenses, vous devez modifier la colonne des catégories de dépenses. Si vous préférez saisir le total des dépenses qui apparaissent sur vos factures de dépenses, vous avez besoin de quelques catégories de dépenses. Par exemple, vous pouvez ajouter les catégories de dépenses suivantes : Printify, Shopify, services publics, Internet et autres dépenses professionnelles Mais si vous souhaitez obtenir des informations détaillées sur vos dépenses, qui peut utiliser une liste similaire à celle que j'utilise ? Je recommande vivement d'avoir des informations détaillées sur vos dépenses. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez prendre des décisions commerciales rationnelles. En choisissant de créer des registres détaillés, vous devez ajouter chaque dépense à votre système de comptabilité sous forme de cordon distinct Cela vous prendra un peu plus de temps, mais vous aurez une idée détaillée de toutes vos dépenses et pourrez suivre la destination de votre argent. Ces informations sont essentielles lorsque vous prenez une décision concernant le choix des fournisseurs. Le pays est l'endroit où vendre et bien plus encore. Dans la vidéo précédente, j'ai mentionné que chaque facture avait son numéro unique. Et peut-être vous demanderez-vous si chaque facture possède un numéro unique Pourquoi est-ce que je vois des transactions de dépenses portant le même numéro de facture ? Cela est dû au fait que chaque poste de dépense de la facture est ajouté en tant que dossier comptable distinct Mais cela ne signifie pas que j'ai reçu quelques factures portant le même numéro. Cela signifie que la facture en question comporte quelques positions avec différentes dépenses qui sont enregistrées en tant que transactions commerciales uniques dans le système de comptabilité Quelle que soit l' option choisie, le total des dépenses figurant sur le compte de profits et pertes sera le même. Dans le premier cas, les informations sur les dépenses ne seront pas limitées. Dans le second cas, le rapport indiquera les dépenses totales pour chaque catégorie de dépenses, et vous saurez où vous dépensez le plus d'argent. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients. La première option est un gain de temps, mais elle est trop résumée. La deuxième option prend du temps mais est plus précise. C'est à vous de choisir celui qui correspond à vos besoins. Ce ne sera pas faux si vous choisissez la première option. Mais je recommande le second car ce n'est qu'ainsi que vous pourrez gérer correctement vos dépenses. 22. Gestion d'inventaire: Le tableau Google Sheets que vous voyez répertorie les différents accessoires disponibles dans un magasin. Il contient quelques colonnes. Cependant, nous allons nous concentrer sur les deux dernières colonnes. La colonne intitulée Disponibilité indique la disponibilité actuelle de chaque accessoire, indiquant le nombre d'unités de chaque article volées. La colonne intitulée status est l'endroit où nous intégrerons la formule I pour déterminer si une nouvelle commande doit être passée pour un accessoire ou s'il y a suffisamment de stock pour répondre à la demande. Définissons la fonction que nous allons utiliser pour remplir la dernière colonne du tableau. Le premier élément de la fonction est la cellule de la deuxième ligne et de la colonne D. Il s'agit de la valeur de cette cellule, qui représente les unités actuellement disponibles de l'accessoire que nous évaluons. Le deuxième élément de la fonction est inférieur à dix. Il indique la condition et vérifie si la valeur de la cellule en question est inférieure à dix , seuil que nous avons défini pour déclencher une réorganisation Le troisième élément est le réordre des mots. Si la condition est remplie, je veux dire que la disponibilité de l'accessoire en question est inférieure à dix. La formule renvoie le réapprovisionnement, indiquant qu'un nouvel article doit être commandé Le quatrième élément est le mot « en stock ». Si la condition n'est pas remplie, je veux dire que la disponibilité de l'accessoire en question est de dix ou plus. La formule revient en stock indiquant que la disponibilité est suffisante. Ensuite, il suffit d'appliquer cette formule à toutes les cellules de la colonne d'état Elle évalue automatiquement la disponibilité de chaque article et fournit le statut correspondant en fonction des critères définis 23. Catégorisation de stock: Supposons que vous soyez propriétaire d'un magasin et que vous souhaitiez classer votre inventaire comme élevé, moyen ou faible Vous pouvez utiliser l' instruction I pour remplir automatiquement la colonne des catégories fonction des valeurs de quantité Dans ce tableau, la colonne des catégories regroupe les articles en haut, moyen ou faible, en fonction de la quantité en stock. Avant d'ajouter la fonction I, nous devons déterminer les critères qui permettront de classer les éléments Nous pouvons appliquer les conditions suivantes. Élevé pour les articles de 50 unités ou plus en stock. Moyen pour les articles de 20 à 49 unités en stock, faible pour les articles de moins de 20 unités en stock. Une fois les critères identifiés, nous pouvons passer à la fonction. Il suffit de cliquer sur la première cellule de la colonne des catégories et de taper ou d'ajouter la formule. Ici, j'ai copié la formule que nous allons utiliser. Par conséquent, je le colle simplement dans la cellule. Comme vous pouvez le constater, il existe deux fonctions. La première fonction if vérifie si la quantité est en stock. Il s'agit de la valeur dans la cellule, mais deux est supérieur ou égal à 50. Si c'est le cas, il classe l'article dans la catégorie supérieure. Si la quantité est inférieure à 50, le second énoncé «   if » est utilisé pour vérifier si elle est supérieure ou égale à 20. Si c'est le cas, il classe l'article dans la catégorie « moyen ». Si la quantité est inférieure à 20, l'article est classé comme faible Vous pouvez ensuite copier cette formule pour le reste des articles de votre liste d'inventaire, et Google Sheets classera automatiquement chaque article en fonction de sa quantité en stock Par exemple, si vous avez un article dont 65 sont en stock, la formule le classera dans la catégorie « haut Si vous avez un article dont 30 sont en stock, il sera classé dans la catégorie « moyen ». Si vous avez un article avec 15 articles en stock, il sera classé dans la catégorie « article bas ». Cette approche simplifie la catégorisation des articles en stock et aide à prendre des décisions éclairées concernant réapprovisionnement ou la gestion des niveaux de stock existants 24. Réductions: Dans le tableau fourni, nous avons une liste des livres avec leurs prix, le nombre d'unités commandées et les remises correspondantes. Je vais vous montrer comment calculer les remises dans les deux dernières colonnes en fonction du nombre de livres commandés. Tout d'abord, nous calculerons la réduction dans la colonne du pourcentage de réduction à l'aide d'une déclaration « if » afin de déterminer le pourcentage de réduction approprié fonction du nombre d'unités commandées. Si le nombre d'unités commandées est supérieur ou égal à dix, une réduction de 10 % est appliquée. Si le nombre d' unités commandées est compris entre 5 et 9, une réduction de 5 % est appliquée Si le nombre d'unités commandées est inférieur à cinq, aucune réduction n'est appliquée. Connaissant la condition que nous appliquerons à la colonne de réduction, nous pouvons ajouter la fonction I dans la colonne de pourcentage de réduction. La formule vérifie la valeur dans SLC 2 et, en fonction des critères, attribue le pourcentage de remise approprié Un livre commandé à 21 exemplaires bénéficiera d'une réduction de 10 %. Vous pouvez ensuite copier cette formule pour le reste de la liste des livres, et Google Sheets appliquera automatiquement le pourcentage de réduction pour chaque livre en fonction du nombre de livres commandés. La dernière colonne calcule le montant réel de la réduction en dollars pour chaque livre Pour ce faire, il multiplie le prix par unité, le nombre d'unités commandées et le pourcentage de réduction À l'aide de ces formules, le tableau fournit une ventilation claire des pourcentages de réduction et des montants de réduction réels pour chaque commande de livres Ces informations sont précieuses pour la librairie en ligne puisse offrir des remises sur les achats groupés aux clients en fonction du nombre de livres qu'ils commandent, tout en garantissant des calculs précis Vous pouvez facilement appliquer ces deux formules simples à votre entreprise, quels que soient les articles ou les services que vous proposez. 25. Rappel de paiement: Nous supposons qu'en tant que propriétaire d' une petite entreprise, vous souhaitez rappeler aux clients les prochaines dates d'échéance des factures. Vous avez la date d'échéance de chaque facture et vous souhaitez envoyer des rappels si la date d'échéance est inférieure à sept jours. Tout ce dont vous avez besoin pour suivre la date d'échéance des factures de vos clients est le relevé I. Vous devez cliquer sur la première cellule de la colonne d'état du rappel et ajouter la formule suivante. L'instruction I calcule la différence entre la colonne nommée date d'échéance et la date actuelle Pour ce cours, nous acceptons que la date actuelle soit le 8 novembre 2023. Si la date d'échéance se situe dans les sept jours suivant la date actuelle, il est demandé d'envoyer un rappel Si la date d'échéance est dans plus de sept jours, cela indique qu'il n'y a aucun rappel. Cette formule vous permet d'envoyer de manière proactive rappels de paiement aux clients dont les dates d'échéance approchent Ainsi, vous gagnez du temps et vous organisez mieux le flux de travail de votre entreprise. L'utilisation de ses relevés pour automatiser les rappels de paiement dans une petite entreprise rationalise l'ensemble du flux de travail de l'entreprise Cela vous permet de vous concentrer sur la croissance et les initiatives stratégiques plutôt que de consacrer trop de temps à des tâches administratives.