Proceso de licitación y cómo escribir una solicitud de propuesta

1. Descripción y definición de la oferta: En este video, vamos a ver qué es la licitación, sus ventajas y desventajas, requisitos previos para la licitación, documentos utilizados en invitación a licitaciones, precalificación ante licitaciones, criterios de selección, negociación post licitación y adjudicación criterios de selección negociación post licitación Obviamente, esas son muchas cosas de las que hablar. Así que vamos a saltar a ella. La mayoría de las veces cuando estás hablando con alguien y le preguntas, qué es exactamente licitar Siempre vas a darte una respuesta algo en esta línea. Esto es cuando consigues un trato para abastecer cosas en una empresa o alguna agencia gubernamental. Bueno, si te dicen eso, eso no es todo licitaciones. Eso solo significa que consiguieron el tierno, están hablando de una persona que consigue una tierna. ¿Exactamente es la licitación? Bueno, se puede ver como la liberación pública o comunicación pública por parte de una organización del requerimiento de bienes o servicios para un proyecto a fin de permitir que se realicen licitaciones formales. Para abastecer estos bienes o servicios. Eso lo podemos simplificar. Se puede mirar desde un punto de vista bastante simplista En cuyo caso, la licitación es el proceso mediante el cual una organización, en este caso, la organización cliente o el empleador invita a los contratistas a realizar una oferta para trabajar en un proyecto de construcción, suministro de bienes o incluso prestación de servicios Lo que está pasando aquí es que si una empresa tiene un problema, publican invitación a licitaciones, el ITT proveedores, los proveedores potenciales lo verán y luego harán la oferta de la compañía. La compañía simplemente está diciendo que tenemos algún tipo de problema, y necesitamos que el proveedor o el contratista nos haga una oferta con respecto a cómo va a arreglar eso y cuánto nos va a costar. Vamos a hablar de eso. Ahora, continuemos. Eso es lo que es la licitación 2. Ventajas y desventajas de la oferta de las licitaciones: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la licitación? Como que mencioné que la invitación a licitaciones es solo la forma de una organización de tratar de conseguir ofertas. Esta no es la única manera de hacerlo. Hay varias formas en que una organización puede obtener ofertas de proveedores. Pero no estamos hablando de esas otras formas. Pero solo para que puedas mencionarlos solo para que tengas una idea de qué otras formas podría ser esta. Una organización puede usar cosas como solicitud de precios, solicitud de cotización, consultas básicas, todas las cuales son complejas a su manera. Pero cuando se trata de parches de alto valor o alto riesgo en los que la transparencia es clave, entonces la licitación se convierte en la opción más adecuada ¿Por qué es ese el caso? Bueno, la respuesta es sencilla por las siguientes ventajas que ofrece la licitación Número uno, transparencia. Ver si estás trabajando o la organización es uno de esos es uno de esos escenarios donde la transparencia es clave. Digamos que es una organización pública, y como que quieres demostrarle a la gente que quieres mostrarle a la gente con fines de relación pública, que eres una organización transparente. Entonces significa que si necesitas que se te suministre algo y luego, ya sabes, pasas por el proceso de licitación, significa que no solo le pediste a tu hermano, a tu hermana que supliera esas cosas En realidad solicitaste proveedores. Entonces eso es una cosa. Esa es una de las ventajas de la licitación Transparencia. Número dos, un proceso establecido, aceptado y generalmente entendido. Sí, eso es lo que es la licitación. Simplemente no tomo y digo, Oye, tenemos un problema, necesitamos que nos arreglen, vamos a arreglarlo. Ya sabes, la organización en algún momento, se sentará y dirá, si quieres obtener cosas del proveedor, ¿cómo te aseguras de que el proceso funcione? ¿Cuáles son algunos de los retos que podrías enfrentar y luego dicen, estos son los que vamos a ir? Vamos a poner invitación a licitaciones, ellos van a deshacerse de los precalificados los proveedores no calificados, proceso de precalificación dc, y luego vas a veterinar a los proveedores, y luego vas a, ya sabes, post negociación de licitación, si es necesario, entonces vas a decir, el proceso está todo establecido ahí Esa es una de las ventajas que ofrece el proceso de licitación a diferencia de simplemente decir, mira, se trata de computadoras, no se puede abastecerlas por computadora , y luego tres semanas después, te das cuenta de que el tipo te está diciendo, no podemos financiar las computadoras Entonces, ¿por qué no pagas a un personal y luego me refiero a que te deshagas de ese tipo de problema Ahora, número tres, permite una pista de auditoría. Es decir, el papeleo obviamente te permite mirar a la organización y responder a la pregunta, ¿a dónde fue este dinero ¿O cómo llegaron a estar aquí los proveedores? O qué abastecer, ¿cuánto costó? ¿Cómo sabías que un rastro que se puede utilizar para auditar todo el proceso A continuación, resguarda contra los contratos verbales. Verás, hay un contrato de redacción aventajado. En primer lugar, hay que entender una cosa. Un contrato va a ser legítimo es verbal o no. El problema es que los contratos verbales son difíciles de probar, y eso en sí mismo plantea una serie de problemas. Entonces, si estás tratando con proveedores y todo se basa en un contrato verbal, entonces vas a tener dificultades para probar que el proveedor realmente suministró lo que no querías o el suministro, cualquiera que sea el suministrado es lo que realmente solicitaste. Entonces para evitar eso, el proceso de licitación lo facilita porque todo está escrito, sea en papel real o en papel electrónico El punto es que hay evidencia de que se realizó una transacción. Ahora bien, eso es importante porque eso te ayuda a entender más bien a resguardarte contra los riesgos asociados a contraer verbalmente Otra desventaja, la otra ventaja más bien es que permite una manera más fácil de comparar ofertas. A continuación, ambas partes se benefician del proceso. Quiero decir, yo soy el proveedor. Usted es la organización de compras. Me has dicho lo que quieres. Te estoy diciendo lo que estoy ofreciendo. Con base en el proceso, ganamos porque Um, yo podría negociar y luego decirte que por mucho que quisieras esto se hiciera de esta manera, tengo una mejor manera de hacerlo a través de la propuesta que podría presentarte. Además, la organización de compras se beneficia porque no tiene que hacerlo, ya sabes, les ayuda a simplemente obtener ofertas de los mejores proveedores. Por lo que ambas partes tienden a beneficiarse del proceso. A continuación, es la forma más fácil cumplir con las organizaciones. Políticas de adquisiciones. Eso no quiere decir que todo sea simplemente bueno con el proceso de licitación También tiene una serie de desventajas que hay que tener en cuenta. Las desventajas del proceso de licitación incluirán cosas como el número uno Puede ser muy burocrático. Número dos, puede proporcionar una barrera para pequeñas y medianas empresas porque piénsalo, se trata de pequeñas empresas. Y estás viendo sus registros financieros por lo último que no sé, cuatro años o algo así. El es una empresa que inició el año pasado. Sí, ellos pueden ellos pueden, ya sabes, pueden resolver tu problema. Pueden suplir lo que sea que necesites. Pero por su situación financiera por su historial financiero, que es inexistente desde que comenzaron año pasado, quedan descalificados Entonces eso es un problema con el proceso. A continuación, puede ser un triunfo del proceso sobre la sustancia. Otra vez, alguien pasa por el proceso y tú piensas, bueno, no lo harán porque pasaron por el proceso. Quiero decir, todo lo que estás comprobando. El pretendiente tipo de prerrequisitos para licitar el pase Se llega al proceso de evaluación, al pase. Pero entonces no son realmente tan buenos. Entonces, el proceso los hizo ganar, pero la sustancia que ofrecen no es perfecta. Eso puede ser un problema. A continuación, puede inhibir la llamarada, la creatividad y la innovación. Número cinco, puede resultar caro para todas las fiestas. Debido al tiempo que lleva preparar los materiales, el tiempo que lleva, ya sabes, todo el proceso puede ser costoso, y eso puede ser un desafío. A continuación, puede inhibir la negociación, y los últimos precios presentados suelen inflados para dejar espacio para la negociación. Sí, bueno, la gente es inteligente. Es decir, saben que están permitiendo una especie de sala de meneo porque si alguien ya ha hecho ofertas antes, saben que en algún momento podría haber una negociación posterior a la licitación Y ese ni siquiera es el caso, antes de agregar un contrato, todavía vas a negociar algunos términos en ese contrato. Uno de los términos de los que quizás quieras hablar es el precio. Alguien podría darte un precio inflado porque de alguna manera se están diciendo a sí mismos que todavía vamos a negociar sobre estas cosas. Dejemos espacio para la negociación, así que eso puede ser una desventaja. Bien. 3. Prerrequisito para la oferta: Hablar sobre requisitos previos para la licitación. Básicamente, antes de invitar a licitaciones, ¿cuáles son algunas de las cosas que busca? Ahora, hay una serie de cosas que hay que mirar. Lo primero que debes entender es ¿qué es exactamente lo que quieres? De esta manera vas a conseguir una buena relación calidad-precio. Vas a invertir. Mira, si vas a gastar dinero en algo, entonces bien podrías saber por qué estás gastando dinero en esa cosa. Porque como sabes que has obtenido retorno de tu inversión si no tienes idea de lo que siquiera querías. Comienza preguntándote qué es exactamente lo que estás buscando qué es exactamente lo que quieres. Y al hacer esto, más bien este proceso significa que puede enfocarse en cosas como la especificación basada en resultados o la salida. Recuerda lo que sea que te van a poner como especificaciones. Lo vas a escribir como parte de las especificaciones. Si vas a escribir una especificación basada en resultados, basada en resultados, esto es lo que eso significa. Te enfocas en lo que se va a lograr más que en cómo se debe hacer. Ahora bien, un ejemplo de eso sería digamos que la licitación se trata de ciertos gadgets. Se trata de autos, y luego están estos artilugios que se supone que ayudan con la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero. En esa licitación, bajo la especificación en esa invitación a licitaciones, bajo las especificaciones, podría decir que algo así, lo que se espera del proveedor. Podría ser algo así como que el gadget reducirá la emisión de gases de efecto invernadero a tasa x dentro del poli ambiental. Segunda cosa que también podrías ayudarte a entender o a saber qué es exactamente lo que estás buscando cuando estás haciendo una especificación. Puede utilizar la especificación basada en funciones. Ahora, a diferencia de la otra a diferencia especificación basada en resultados, la especificación basada en resultados, la idea es garantizar que su especificación apunte a lo que los requisitos deben hacer o ser capaces de hacer en lugar de su perfil técnico. Digamos que se supone que toda la asistencia es para web diseñada. Bajo la especificación de la función, lo que realmente estás diciendo es que podría ser algo así como una página de destino. En lugar de decir quiero una landing page hecha con este lenguaje de codificación porque eso solo va a hacer que sea técnica. Dices que les dices qué esperar que haga la landing page. Quiero que captures leads, quiero que envíes los leads a un correo electrónico, quiero que hagas una lista, sea lo que sea. Usted está explicando la función que usted desde esa página de destino en particular. Esa es una especificación basada en funciones. Se aconseja que algunos de sus términos de especificación se describan utilizando estándares de uso común como los estándares europeos, los estándares británicos, los estándares internacionales, la ISO, básicamente. Eso no quiere decir que no se puedan usar términos técnicos. O sea, si es una licitación de ingeniería , claro, vas a usar términos técnicos. Sólo digo que hay que equilibrar eso. Puedes usar basado en resultados, puedes usar basado en funciones y funcionarán. 4. Documentos utilizados en la invitación a la oferta (ITT): Ahora, hablemos de otra cosa como parte del proceso de licitación Pasemos a los documentos que se van a necesitar en el proceso de invitación a licitar. ¿Qué documentos vas a necesitar en este proceso? Algunos de los documentos que van a necesitar incluirán una carta de presentación, proporcionando instrucciones. Entonces vamos a hablar de eso quiero decir, la carta de presentación va a hablar instrucciones que esperas que los proveedores cumplan con cosas como etiquetas a usar, fecha de devolución, nombres de contrato, números, ETC. Por supuesto, tu carta también tendrá algún descargo de responsabilidad o alguna, ya sabes, vas a tener alguna línea que explique más bien que diga algo así como que no estamos obligados a aceptar ninguna o la oferta más baja. Entonces eso es solo tú cubriendo tus bases legalmente. Bien. Número dos, también necesitarás un formulario de acuse de recibo. Número tres, especificación. Ya hablamos de eso. Vas a proporcionar las especificaciones. Número cuatro, un precio de costo y horario de entrega. Número cinco, un desglose detallado del costo de producción, cosas como tus márgenes, cosas como gastos generales. O sea, las cosas que son el proveedor va a ser cómodo de revelar para que puedas entender como comprador, ¿qué es exactamente lo que pagas? Número siguiente, un horario de calidad. Número siguiente, asignado declaración de una licitación de buena fe. Ocho garantías aparentes de la compañía o fianza de cumplimiento a cumplimentar según corresponda. Nueve series de preguntas sobre políticas. Por ejemplo, la salud y la seguridad, el medio ambiente , la responsabilidad social, todo eso, todo lo cual espera que el proveedor responda. Entonces estas van a ser, ya sabes, preguntas. Sólo te estás dirigiendo a los proveedores. Les estás preguntando, ¿cuál es el rumbo, ya sabes, por ejemplo, sus normas de salud y seguridad, cómo lo están haciendo? Cosas como las políticas ambientales. Si te preocupa, ya sabes, el entorno verde y todo eso. Entonces estas son preguntas. Cualquier duda que le pizca al proveedor a responder para que pueda aclarar si esclarecer o no su posición en ese tener basico Y a continuación una lista de información requerida sobre el perfil de la compañía proveedora, asumiendo que no han dado eso. A continuación, solicitar las cuentas de la empresa proveedora. Entonces los últimos tres años los estados financieros. Si no han suministrado decenas, tal vez quieras docenas. Y por último, una lista de clientes satisfechos junto con al menos una referencia. Todo eso te va a ayudar a entenderte a ti y al proveedor a entenderte entre sí. 5. Critos de Prequalification y selección: No hay que evitar ya que si pones un anuncio, una invitación a licitar anuncio Vas a conseguir mucha gente, todos ustedes creen que están calificados para evitar tratar con personas que no están calificadas, significa que hay que pasar por o hay que configurar su precalificación antes de invitar a licitaciones. Hablemos de eso. La precalificación antes de invitar a licitaciones. Hay una serie de estrategias. Hay una serie de criterios que puede utilizar para deshacerse de los proveedores o contratistas que no están calificados. Algunos de ellos incluirán cosas como situación financiera, verificación de eso, procedimientos de calidad, capacidad y competencia, historial. Al hacer eso, claro, los que no están calificados, tendrás que irte. No es como que se vayan. Ellos solo quieren llegar al proceso de selección. Hablando del proceso de selección, hablemos de eso. Ahora que te has deshecho de los proveedores que no están calificados, ¿cómo seleccionas entonces a los proveedores que están calificados? Hablemos de seleccionar a los proveedores. Para empezar, el proceso no va a ser diferente al de la precalificación porque puedes decidir mirar algo así como el estado financiero. Ahora, la segunda forma puede ser echar un vistazo a cosas como criterios cualitativos y cuantitativos como los materiales utilizados, las normas aplicables, precio, la trayectoria, la solución propuesta. Quiero decir, esa es otra forma decidir si la persona está calificada o no. También puedes ver cosas como calidad del producto o servicio, tiempos de entrega, términos y condiciones. Ahora eso va a ser más en línea de pagos. Cuáles son las condiciones de pago, cuáles son las garantías. A continuación, también puede ver los costos, el costo inicial que costó más el costo de toda la vida. 6. Negociación y entrega de contratos de Post TUD y la entrega de contratos: Um, ahora pasemos a otra cosa. Hablemos de eso así que has pasado por todo ese proceso, ¿verdad? Tienes un candidato seleccionado, pero no le has dado el contrato o no has adjudicado el contrato. Así que todavía no estás negociando entre ustedes, ¿de acuerdo? Y eso significa negociación post licitación. Ahora, comencemos definiendo la negociación post licitación. No. Este es el tipo de negociación que se lleva a cabo entre el cliente, esa es la organización. Y el proveedor potencial después de la recepción de la licitación o licitaciones, pero antes de que se adjudique el contrato. Ahora bien, se supone que no debes confundir esto con una tierna aclaración Porque la clarificación tierna es algo diferente. aclaración de la licitación solo significa que los oficiales de compras se reúnen con los posibles licitadores para aclarar ciertos aspectos del documento de licitación negociación posterior a la licitación se lleva a cabo una vez concluido el proceso de evaluación de la licitación, pero antes del contrato El número de razones por las que las personas se meten en la negociación post licitación Algunas de esas razones podrían incluir cosas como el premio o alteración de ciertos aspectos a la propuesta. La negociación post licitación es en realidad una buena manera de obtener valor por su dinero Recuerda, se trata de las bolsas. El resto es conversación. Como persona de compras, es tu trabajo, es tu deber. Es tu deber averiguar si vas a necesitar negociación post licitación, No ¿Te das cuenta si es así, has conseguido el proveedor, acabas de iniciar el contrato, o todavía queremos hablar de algunas cosas en este momento? Una vez que lo averigües, y luego puedes seguir adelante y decidir, negociemos o no negociemos, sobre todo en la contratación pública. Ahora bien, si todo lo que te interesa es obtener la mejor y última oferta antes, entonces hay una serie de formas en las que puedes hacerlo que no necesariamente implican o incluyen la negociación posterior a la licitación Un ejemplo aquí podría ser algo así como enviar a proveedores de forma anónima, una lista de todos los costos o premios obtenidos e invitando a su mejor y última oferta. El número dos son opciones inversas. En este caso, en el caso de las opciones inversas. Opciones. Lo que realmente estás haciendo es que estás pidiendo a los proveedores que te den su oferta final. La oferta más baja. Solo tienen que superarse entre sí proponer ofertas más bajas Hasta A, son aceptados por el comprador o B hasta que los otros proveedores declinan para reducir aún más el precio. Esto se ve mucho en las subastas en línea. Pasas por todo el proceso. Empezamos, empezaste entendiendo qué es la licitación tierna y luego fuimos hasta el final Por último, ya has hecho tu negociación post licitación. Está cronometrado para adjudicar el contrato. Hablemos de eso. Hablemos de adjudicar el contrato Una vez que tengas los proveedores o el suministro que necesites, se debe negociar, finalizar y firmar un contrato. Lo que quiero entender es que la invitación a licitaciones es sólo una manera de que usted obtenga una oferta. ¿Qué es una oferta? Una oferta es básicamente una expresión de voluntad de entrar en un contrato en ciertos términos si se aceptan esos términos. Entonces, antes de saltar a dar un contrato, debes asegurarte en la misma página porque ahora con un contrato, tienes un acuerdo legalmente vinculante. Negociar el acuerdo, asegurarse de que se entienden los términos y luego firmarlo. ¿Qué vas a hacer a continuación? Vas a hacer tres copias, firmar todas las copias, enviarlas a los proveedores, asegurarte de que firmen todas las copias y te devuelvan s, y luego podrás iniciar el proceso. Si hay alguna duda, avísame y te veré en el siguiente video. 7. Comprender RFP y sus partes principales: En este video, se habla de cómo escribir una solicitud de propuesta. ¿Qué es una solicitud de propuesta? Bueno, el nombre te dice lo que es, quiero decir, está ahí en el título. De todas formas, una solicitud de propuesta o RFP es emitida por una organización para obtener propuestas para el suministro de insumos a la organización, generalmente bienes o servicios Propuestas en este caso, lo que comúnmente se conoce como pujas u ofertas en el mundo de las licitaciones. Entonces, al solicitar propuesta, la organización simplemente está diciendo, oye, mira, tenemos este problema, y necesitamos a alguien que nos pueda decir cómo o alguien que pueda proponer una solución. ¿Cómo nos vas a ayudar a llegar a uno a tres? Eso es lo que realmente hace la solicitud de propuesta. Entonces, cuando una organización lo pone ahí, simplemente te están diciendo a ti, al proveedor o al contratista, ese es el problema al que te enfrentas. Por lo que amablemente sugiera una solución a ese problema y luego díganos cuánto le costará a la organización financiar la f. En ocasiones, una organización puede utilizar una solicitud de RFT, que alternativamente se llama invitación a licitar o invitación a licitar cuando busque ofertas para el suministro de insumos a la organización Y con eso, puedes preguntarte o alguien en realidad podría proponer esta pregunta. ¿Hay alguna diferencia entre RFP y RFT? Por supuesto, tiene que haber alguna diferencia, lo contrario no vas a tener esos dos términos. Por lo que se utiliza una solicitud de propuesta donde el requisito es menos prescriptivo o menos definido Entonces eso significa que cuando una organización te pide que hagas eso, ¿de acuerdo? Cuando la organización hace una solicitud de propuesta, simplemente están diciendo, es el problema. Y por lo tanto, ¿ esperabas ser creativo al proponer la solución? Porque tenemos una idea de lo que necesitamos. Simplemente no tenemos los detalles ni los detalles técnicos de cómo hacerlo. Como básicamente, es como decir, bueno, estoy iniciando un negocio de comercio, y para empezar, estoy buscando una plataforma de comercio electrónico, y eso es prácticamente todo. Y entonces, ¿ nos puedes ayudar a llegar a uno? Quiero decir, sí, sí, tengo una idea aproximada de lo que quiero. Simplemente no conozco los detalles que van a hacer esa cosa. Entonces en ese caso, voy a decir, escríbeme una propuesta, dime cómo lo vamos a hacer. Y ya que estoy enviando esta cosa por ahí a más de un proveedor. O sea, es prácticamente cualquiera que pueda hacerlo va a responder a ello. Entonces eso significa que llego a conseguir ideas, diversas alternativas a mi problema. Entonces es por eso que la organización hace eso. Otro ejemplo sería, digamos que quiero un estudio. Ahora, sé algunas cosas que un estudio necesitará, y probablemente van a necesitar una cámara, un micrófono, luces, ya sabes, las cosas básicas. Pero en lo que respecta a la decoración de interiores, no tengo idea de cómo hacerlo. Entonces tal vez quiera que alguien, bien, algún diseñador de interiores proponga una solución a eso. Entonces me escriben una propuesta, me dicen qué van a hacer, y si me gusta la propuesta, entonces somos un juego En contraste, la solicitud de licitaciones, invitación a licitar, invitación a licitar se utilizará para requisitos más exigentes con latitudes de licitación correspondientemente reducidas Entonces en este caso, estoy diciendo que sabes exactamente lo que quieres. En ese caso, lo que vas a hacer bien, vas a usar esos. Vas a usar RFP. Aquí está la cosa. La mayoría de las organizaciones no quieren perder el tiempo pasando por la solicitud de propuesta solo para ser bombardeadas por propuestas no solicitadas Todas las propuestas de personas que realmente no quieren trabajar. La gente no está calificada para estar escribiendo esas propuestas por personas me refiero a proveedores. Para evitar todo eso, la organización puede utilizar cosas como solicitud de información, expresión de interés, básicamente refi y E o yo para evitar todos estos Ahora bien, estos son documentos abiertos. Y por documentos abiertos, quiero decir, son el tipo de documentos que si actúas sobre ellos, realidad no significa que tengas contacto con la organización. De hecho, lo que realmente están haciendo es que proporcionan a la organización información para preseleccionar a los posibles proveedores a quienes luego pueden solicitar propuesta o solicitar licitaciones Entonces hablemos de las partes principales en una solicitud de propuesta. Las plantillas utilizadas en una solicitud de propuesta diferirán, obviamente. Pero las siguientes son las cuatro partes principales que todas esas plantillas van a parecer más bien tener, independientemente del formato que estés usando. Van a tener las siguientes cuatro cosas. Número uno, instrucción a propuestas y condiciones de propuesta. Número dos, el requisito. Número tres, información a suministrar por propuestas, y número cuatro, el contrato propuesto. Ahora, como parte de esto, como parte de este proceso de aprendizaje, he utilizado algunos de los materiales de los CIP, básicamente el Chartered Institute de compras y suministros Quiero decir, esos tipos son todo acerca de las adquisiciones. Así que también puedes echarles un vistazo y ver algunos de los materiales que tienen, pero estoy usando algunos de los materiales como guía para ayudarte a desarrollar tu RFP 8. PARTE UNO: instrucciones a los principiantes: Nuevamente, solo quiero señalar que si estás en condiciones de asegurarte de que descargues la plantilla que viene con la plantilla PDF que viene con este video, y puedes usarla a medida que avanzamos. Entonces comencemos. Hablemos de lo primero que debes hacer. Número uno, distracción a propuestas y condiciones de propuesta Por lo que esta parte va a exponer las expectativas, obligaciones y requisitos para el comprador y el proponente mientras la RFP esté activa Entonces aquí tienes unas definiciones. Siempre es una buena idea comenzar por definir los términos que vas a usar y básicamente evitar confusiones a medida que avanzas en la propuesta. Por definiciones, estas son las cosas que vas a definir, cosas como contrato de nombre de empresa, contratista, propuesta, requisito de reposer ¿Qué va a significar alguno de esos en lo que se refiere a la propuesta? Esto es lo que quiero decir, quiero decir, también puedes usar la plantilla para entender más sobre esto, pero él es quiero decir. Un ejemplo, por parte de una empresa. Empresa significa entonces insertar el nombre de la empresa. Contrato significa cualquier contrato que resulte de esta solicitud de propuesta, contratista significa la entidad que forma un contrato con la empresa para la provisión de requerimiento. Propuesta significa una oferta escrita presentada en respuesta a esta solicitud de propuesta. Propuesta significa una entidad que presenta o es invitada a presentar una propuesta en respuesta a esta solicitud de propuesta Requisito significa el suministro a realizar por el contratista a la empresa de acuerdo con la segunda parte de la RFP Bien. Por la segunda parte, me refiero a la parte en la que vas a estar hablando de tus requerimientos. Entonces, si sus requisitos están en la tercera parte, entonces podría ser z de acuerdo con el laberinto de acuerdo con la tercera parte. Pero por el bien de éste, segunda parte va a ser la forma en que hablemos de los requisitos. De nuevo, mira, si puedes, simplemente descarga el PDF para que puedas ir de acuerdo con esto tienes que uno, espera. ¿Qué es eso y de dónde viene? Ahora pasemos a lo siguiente es escribir un resumen de requisitos. La idea es resumir los requisitos de tal manera que la propuesta va a tener una idea de lo que quieres Entonces como ejemplo, es algo que descargué o accedí desde una de las RFP de ADs de la ONU que escribieron hace algunos años Así es un ejemplo de requerimiento. El propósito de esta solicitud propuesta es celebrar un acuerdo a largo plazo, LTA con licitadores exitosos y seleccionar contratistas adecuados para llevar a cabo las necesidades continuas de externalización de TI de los anuncios de la ONU por un período de dos años a partir de abril de 2015, con una posible extensión de un año adicional U NAD busca habilidades funcionales y técnicas en las siguientes áreas de la tecnología de la información. Eso es desarrollo de código abierto, y luego usar PHP Drople, o lo que sea, administración de sistemas y bases de datos, gestión de proyectos, análisis de negocios La ayuda de la ONU es una organización que depende la contribución presupuestal y extrapresupuestaria que recibe para la ejecución de sus actividades. Por lo tanto, se solicita a los licitadores que propongan la mejor y más coefectiva solución para cumplir con los requisitos de ayudas de la ONU, garantizando al mismo tiempo un alto nivel de servicio Ese es un ejemplo de requerimientos. Por supuesto, se puede hacer mejor que eso. Es decir, no estoy diciendo que eso sea pero eso es bueno. Pero solo digo que puedes hacerlo mejor. Dependiendo de lo que sea que quieras. Entonces Entiende tus requisitos, qué quieres, qué problema tienes para que puedan escribir una propuesta a eso. Si pones malos requisitos, entonces solo significa que van a escribir una propuesta que no va a satisfacer tus necesidades. Lo siguiente de lo que te quieres preocupar es la estructura del documento. La razón por la que estás haciendo esto es porque estás tratando de ayudarte quieres asegurarte que donde quiera que esté leyendo la propuesta, y también donde sea que la esté leyendo, ellos sepan dónde pueden encontrar las actividades que están buscando. Estoy hablando de tener una estructura como por ejemplo, título, primera parte. Primera parte, tiene algo así como instrucción a propuestas y condición de propuesta, p dos requisitos, parte tres información a proporcionar, pero para el contrato propuesto, y luego la descripción o exactamente está contenida en todas estas partes. Así que asegúrate de tener eso. Ahora lo siguiente que también quieres asegurarte que está ahí en tu RFP son las fechas clave de RFP Han sido las fechas para que podamos saber cuándo es lo que sucede o qué está sucediendo en un momento dado. Quiero decir, cosas como algunas de las fechas clave incluirán cosas como fecha de emisión de RFP, fecha para el acuse de recibo de la propuesta, fecha de reunión informativa de la propuesta o visita al sitio, si es necesario, cierre de RFP y hora fecha estimada de adjudicación del contrato, todas Entonces debes asegurarte de que por supuesto, si hay cosas que quieres agregar, también puedes agregar. Uh, recuerda, ellos dijeron, esto es solo una plantilla, bien. Hay varias formas de escribir una solicitud de propuesta. Entonces, ya sabes, todo depende de ti. ¿Cuáles son las fechas clave? Cuales son las fechas clave importantes, y luego las pones ahí. Ahora, siguiente, persona de contacto de la empresa, entonces el contacto de la empresa, ¿quién es la persona de contacto clave? Quiero decir, mira, en caso que alguien en caso de que un proveedor esté escribiendo esto, y necesiten alguna aclaración o algo así. Con quién contactan. Pon ahí el nombre. Estás hablando de cosas como el nombre de la persona, su título, su número de contacto, lo que sea, dirección de correo electrónico, todas esas cosas. Asegurarse de que ese también esté ahí en la RFP. Ahora, siguiente, consultas y preguntas durante la RFP. En este punto, solo queremos demostrar que el proceso va a ser un proceso justo. En caso de que el proveedor o el proponente tenga algunas dudas. Entonces estás resolviendo simplemente derritiendo todas esas dudas. Podrías tener una cláusula que diga algo así. La propuesta es dirigir cualquier consulta e información relativa a la RFP, contenido o proceso al contacto de la empresa Ningún otro personal de la compañía debe ser contactado en relación con la RFP a menos que así lo indique el contacto de la empresa empresa se reserva el derecho de descalificar y rechazar propuestas que no cumplan con este requisito Todas las preguntas deben ser enviadas por escrito, ya sea por correo grasas o a la dirección de correo electrónico nominada. La empresa puede optar por transmitir respuesta a preguntas y consultas enviadas a todas las propuestas para que cada una esté igualmente informada. Lo siguiente que quieres dejar ahí es briefing de propuestas y la visita al sitio, si es necesario. En realidad podría ser un caso que quiero decir, imagínate RFP para la construcción de una escuela Entonces no importa lo bueno que sea con mi empresa de arquitectura o construcción. Sólo voy a empezar a escribir una propuesta cuando ni siquiera he visitado el lugar. Necesito saber cómo es el terreno y todas esas cosas que le importan a la gente que hace la construcción. Es posible que quieran visitar el sitio. Es necesario decirles algo así como que la compañía llevará a cabo una sesión informativa de RFP para familiarizar aún más las propuestas con el requisito Esta sesión informativa también incluirá una visita al sitio de la compañía. un máximo de dos representantes de cada propuesta permite que un máximo de dos representantes de cada propuesta asistan a la sesión informativa de RFP y a la visita al sitio Se proporcionarán más detalles sobre la sesión informativa de RFP y la visita al sitio a las propuestas lo siguiente de lo que quieres hablar son las modificaciones a los documentos de RFP Aquí es donde se muestra cómo se va a manejar cualquier cambio. En caso de que sean cambios, cómo vas a manejar esos cambios. Podría ser algo así como empresa puede modificar los documentos de RFP emitiendo avisos a modo de formal ya sabes, lo que quieras poner ahí a modo de formal, ya sabes, variación o agenda, a tal efecto, todas las propuestas podrán extender la fecha y hora de cierre de RFP si se considera procedente Algunas empresas se vuelven ingeniosas con esto. Es decir, sacaron una RFP. Y luego haces lo que quieras hacer. Pero ya que se quiere eliminar a algunas de las personas. Cambian algo, hacen una variación, y luego envían un correo electrónico o por cualquier canal que digan que van a usar. Ahora estás atrapado ahí. No leíste la cosa, y llega el día, estás descalificado y eres ingenio ¿Cómo sucedió eso? Bueno, porque cambiamos algunas cosas que no cambiaste en tu propuesta. Siempre hay que asegurarte de que tienes líneas de comunicación abiertas, y dicen que van a hacer esto y lo van a hacer a través de estas plataformas, prestas atención. A continuación, propuesta, métodos de hospedamiento y requisitos. Éstas donde en realidad das instrucciones sobre cómo se va a presentar la propuesta. hablar de cosas como los proponentes deben enviar número de copias de su propuesta a la empresa en cualquiera de los siguientes métodos por correo postal, le darás la dirección postal por correo electrónico Por supuesto, das instrucciones con respecto a esa a mano, das instrucciones, y así sucesivamente y así sucesivamente. Lo siguiente que quieres sacar es el plan en caso de propuestas de repisa Se podría decir algo así como las propuestas son responsables presentar su propuesta antes de la fecha de cierre de RFP hora De conformidad con los requisitos de hospedaje aceptables descritos en la cláusula bla, bla, bla, bla, da un número a No se tendrá en cuenta por parte de la empresa ningún retraso en la transmisión de la propuesta de la propuesta a la empresa. Cualquier propuesta recibida por la empresa posterioridad a la fecha de cierre de RFP estipulada y la hora podrá ser eliminada de una consideración adicional por parte de la empresa Sí, eso es importante. que decirles eso para que no tenga que tratar con personas que están presentando las propuestas tarde. Pero lo siguiente de lo que también quieres hablar en tu RFP son las reglas respecto a la aceptación de propuestas ¿Por qué es eso importante? Ahora, ¿hay que entender por qué están haciendo esto? Ver, la propuesta va a llevar a un contrato en el futuro. Entonces quieres que sepan que aceptar una propuesta es necesariamente lo mismo que Aceptar que tienes un contrato. Básicamente, necesitas cubrirte legalmente en lo que a eso se refiere. Estoy hablando de algo así como propuesta puede ser para todo o parte del requisito y puede ser aceptada por la empresa, ya sea total o parcialmente. Una propuesta no será aceptada por una empresa a menos y hasta que la compañía asigne un contrato o envíe un aviso de adjudicación por escrito para la propuesta exitosa. La empresa no tiene ninguna obligación de aceptar la propuesta de menor precio o cualquier propuesta y se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta que sea completa condicional o que no cumpla con el documento RFP Esa es una de esas partes que no quieres dejar fuera en tu propuesta porque mira, tienes que limitar tus pasivos. ¿Bien? Entonces estos son algunos de los riesgos que te encuentras al redactar mal las RFP, y luego terminas siendo demandado Entonces no quieres dejar eso fuera. Ahora, siguiente, validez de propuesta. Bien, es lo que necesitas saber. La propuesta es igual que las arcas. Van a correr para siempre. Bien. Se quiere explicarles que esta cosa sólo va a ser válida entre este tiempo y este tiempo. Pasado ese tiempo, ya está hecho. Hay que asegurarse de que ellos lo sepan. Es necesario tener algo que diga en las siguientes líneas. Las propuestas presentadas en respuesta a la RFP deben permanecer vigentes por un periodo de y luego darles el tiempo a partir de la fecha de cierre de RFP A continuación, platicar sobre evaluación de propuestas. En este punto. En este punto, solo quieres hablar sobre las políticas de la compañía respecto a cómo vas a evaluar las propuestas. Esto es importante porque de nuevo, ayudará a las propuestas para saber lo que estás buscando. Quiero decir, podrían usarlo para vencer al sistema, pero ese no es el punto. El punto es, estas son políticas que vas a usar para que si alguien es rechazado, sepa por qué es rechazado. Cosas como los criterios mínimos de selección que se utilizarán en la evaluación de la propuesta incluyen pero no se limitan a los siguientes. Se pueden insertar los criterios. Estos criterios no están en ningún orden en particular, ni necesariamente tienen el mismo peso La empresa podrá solicitar información adicional a las propuestas para ayudar a una mayor evaluación de las propuestas. Cuanto más prescriptiva tu definición de los criterios, más peso te pone Pero en realidad no importa. Depende de tus políticas. ¿Qué vas a mirar? ¿Tiene costo? ¿Vas a ver el historial de la propuesta? Es decir, hay muchas maneras de evaluar estos. Depende de cómo vas a seleccionar a la persona cualificada y a la persona que no es la propuesta que no está calificada. Ahora bien, la otra cosa que también quieres asegurarte que esté disponible habrá respecto a los retiros. Podrías terminar teniendo algo como esto. Las propuestas podrán ser retiradas en cualquier momento antes de la fecha y hora de cierre de RFP mediante notificación escrita a la empresa? Lo siguiente que también quiere asegurarse de que está disponible hay una cláusula que establece que las propuestas son para informarse. Es importante asegurarse de que tiene esa cláusula. Es una de esas cláusulas que apenas otra vez te ayudan a limitar tu responsabilidad. Podría ser algo así como que la compañía haya tomado todos los cuidados razonables para garantizar que la RFP sea precisa Sin embargo, la empresa no da ninguna representación o garantía en cuanto a la exactitud o suficiencia de la información contenida y que todas las propuestas recibirán la misma información. Los proponentes deben informarse plenamente de todas las condiciones, riesgos y demás circunstancias relacionadas con el contrato propuesto antes de presentar un contrato considerará que los premios propuestos cubren el costo de cumplir con todas las condiciones de la RFP y todas las cosas necesarias para el debido y adecuado desempeño y cumplimiento del requisito En la siguiente parte, quieres asegurarte de que el proponente conozca tu estándar en cuanto al costo de preparar la propuesta Ahora bien, ¿por qué haces esto? Estás haciendo esto porque realmente no queremos que hagan algo y luego piensas que vas a reembolsarles. Entonces vas a tener una cláusula. Bueno, a menos que los vayas a reembolsar. Entonces vas a tener una cláusula que diga algo así como todos los costos relacionados con la elaboración y presentación de una propuesta son responsabilidad exclusiva de la propuesta. La empresa no deberá pagar ninguna propuesta total o parcialmente por su propuesta. Después de eso, quieres hablar de confidencialidad. Por supuesto, eso dependerá del tipo sobre el tipo de propuesta sobre la naturaleza del trabajo a realizar. Entonces podrías tener algo como esto como cláusula en tu RFP Salvo lo requerido para la elaboración de una propuesta, propuesta no deberá, sin consentimiento previo por escrito de la empresa, revelar a cualquier tercero cualquiera de los contenidos de los documentos de RFP Las propuestas deben garantizar que sus empleados, consultores y agentes también estén vinculados y cumplan con esta condición de confidencialidad. Por supuesto, estas son todas esas áreas en las que vas a tener que buscar asesoría legal, ¿bien? Porque puede terminar teniendo casos en los que alguien dice que hubo infracción del derecho de comp, hubo lo que sea, mira, busca asesoría legal. A continuación, inconsistencias y omisiones. O sea, no es como si no se puede cometer un error. Todos cometemos errores. Entonces aquí es donde quieres sacar a relucir la pregunta de ¿qué pasa si hay un error en la RFP ¿O qué pasa si la empresa ha cometido un error? Para que puedas tener algo así en esa RFP. Las propuestas deben asesorar oportunamente por escrito a la empresa de las inconsistencias y omisiones que descubran en ¿Por qué están haciendo eso? Porque mira, sabes, alguien realmente puede explotar un error y sacar provecho de eso. Entonces solo quieres hacerles saber que si intentan sacar provecho de tu error, luego puedes simplemente decir, mira, estos son errores que cometimos, y esta es la cláusula que escribimos que dice que estamos en condiciones de cometer un error. Quiero decir, podrías haber cometido un error. Entonces, si lo hiciste, en realidad no vamos a ser responsables de eso ni nos haremos responsables de eso. He aquí por qué. 9. PARTE DO: cómo establecer los requisitos: Ahora, lo siguiente que también quieres. De nuevo, solo quiero señalar que hay un PDF que puedes descargar que va junto con esto para que te sea más fácil seguirlo mientras estás viendo el video. Ahora lo siguiente que también quieres asegurarte que está ahí en tu RFP es el número dos, los requisitos Recuerda, todo lo que has estado hablando es parte del número uno, que era instrucción a propuestas y condiciones de propuesta. Y entonces ahora estamos hablando del número dos, que son los requisitos. Entonces, ¿cuáles son estos requisitos? La idea aquí es asegurarse de que en realidad has estipulado los requisitos. ¿De qué se necesitan exactamente las propuestas para hablar? Cuál es el problema que estás teniendo para que ellos puedan proponer una solución a eso. Um, vas a tener algo como esto. Antecedentes y contexto para el requerimiento, visión general de la organización, incluyendo detalles del contrato. Entonces, quién está involucrado en el requisito, quiénes específicamente son los clientes del requerimiento, quienes serán el principal punto de contacto en la organización compradora, Litail descripciones del requerimiento Hay algo más que también quieres sacar a relucir. A veces los requisitos tienen que ser muy técnicos. Y prescriptivo, estableciendo obligaciones exactas como pesos, tamaño, color y distancia En otras situaciones. Por lo general, en un caso de RFP y no en RFT, el requisito puede ser más funcional o basado en el rendimiento y describir los resultados esperados o el problema que hay que resolver A continuación, también puedes usar dibujos y diagramas para dar más detalles sobre lo que esperas. A continuación, mencionar requisitos de calidad , estándares de desempeño También quieres hablar sobre si van a ser algunas aprobaciones requeridas, cosas como permisos externos o cosas por el estilo Y por último, también quieres decirles tus insumos, los insumos de las organizaciones compradoras, ¿qué vas a estar pagando, qué vas a proporcionar si hay algo que vas a proporcionar para ayudar a las propuestas comprendan más sobre tus requerimientos? Es decir, ¿la organización compradora estará brindando algún servicio o material en apoyo al requerimiento, espacio de oficinas EG, materiales, computadoras, ETC? Así que realmente necesitas tener cuidado cuando estás haciendo esto. Recuerda, Aparte de la Primera Parte, que era solo instrucciones y cosas así , la fase de requerimiento, esta es la parte de la propuesta que en realidad terminará convirtiéndose o acabará formando el contrato final. Entonces realmente quieres prestar atención a lo que escribes aquí. Realmente quieres prestar atención al tipo de información que das en esta etapa. 10. Información que se debe proporcionar y un contrato propuesto:: Ahora, a continuación, pasemos al número tres o a la tercera parte. Información a ser aportada por propuestas. Hasta el momento lo que has hecho es que has dicho las propuestas, tus requisitos. Ahora es el momento de que sigas adelante y les digas exactamente de qué es lo que quieres que vuelvan a escribir en la propuesta. Esta sección de la RFP establece qué información quiere recibir la organización compradora de posibles proveedores Nuevamente, solo quiero recordar, al igual que en la parte de requisitos, la información esbozada en esta sección también va a formar parte del contrato final. Hay que tener cuidado. Excelente principio de redacción de RFP es mantener toda obligación de respuesta en un solo lugar De esta manera, el proveedor potencial no necesita buscar a través de toda la RFP para averiguar qué preguntas deben ser respondidas o información a proporcionar La información que deben proporcionar los proveedores potenciales tiende a caer dentro de tres categorías. Se trata de información de precios distinta de la información comercial de precios, y la información técnica número tres. Información de precios. Esta sección va a ser utilizada para cobrar el precio y las tarifas de todos los proveedores. El otro, información comercial no de precio. Bajo esto, vas a tener cosas como forma de propuesta, datos de la compañía, información de contacto, TC, información financiera, historial y desempeño laboral anterior, incluyendo referencia de clientes, detalles del seguro retenido, cumplimiento de los términos y condiciones del contrato propuesto . Después información técnica. Entonces aquí, vas a buscar información que involucre cosas como planes de ejecución y fechas clave, detalles de recursos y personal clave que realiza el requerimiento. Bien. Subcontratistas propuestos o externalización de cualquier parte del requerimiento, planes de gestión de calidad, planes salud y seguridad, planes de gestión de medio ambiente y sustentabilidad, planes de gestión relaciones con empleados y regulación industrial, otros planes de gestión y arreglos administrativos, planes de gestión de riesgos y enfoques de mitigación, y enfoques de mitigación planes de transición o implementación, y cualquier alternativa propuesta. Una vez que tengas todo eso en su lugar, la etapa final va a ser el contrato propuesto. Tu contrato propuesto va a ser es algo de lo que vas a hablar, pero puedes tener un espacio en blanco puedes tener un borrador de contrato, para que tengan idea cómo va a ser el contrato. Ahora bien, esto, lo que sea que acabes de hablar, es solo una guía que dirige RFP Descarga el PDF, que es una plantilla y luego puedes rellenarlo. Por supuesto, siéntete libre cambiar lo que no quieres y todas esas cosas. En caso de cualquier duda, házmelo saber mo, y te veré en el siguiente video.