Optimiza la gestión de los proyectos de tus clientes con Notion

1. Introducción: [MÚSICA] Una de las partes más difíciles comenzar como freelancer, coach, consultor o realmente cualquier otro negocio basado en servicios es el malabarismo con todas las diferentes tareas, proyectos y comunicación con el cliente dentro de tu negocio. Hace unos tres años descubrí una app llamada Notion, y de hecho ha transformado la forma en que organizo mi negocio y manejo a mis clientes y creo que ellos podrían hacer lo mismo por ti. Hola. Aquí soy Cheryl. Dirijo una marca en el negocio de diseño de sitios web y un canal de YouTube llamado Made on Sundays. Durante los últimos 3 años y medio, he estado trabajando con muchos clientes en todo el mundo y de hecho dirijo todo mi negocio y gestión de clientes en Notion. Como he estado haciendo crecer mi negocio a lo largo de los años, mantengo estas tres prioridades principales para asegurarme de que mi negocio esté creciendo en la dirección correcta. Número 1, creo sistemas organizados para que sea más eficiente con mi tiempo versus gastar más dinero en contratar personas o usar múltiples aplicaciones pagas. Número 2, simplifico mi trabajo para que pueda reducir, abrumar y prevenir el burnout. Número 3, siempre trato de brindar la mejor experiencia al cliente absoluta que pueda para que sigan viniendo. La noción es realmente que todo en una plataforma que me ayuda a centralizar todo en un solo lugar para golpear esas tres prioridades. En esta clase, vamos a utilizar Notion para crear tu sede de cliente personalizada y única. Esto incluye un espacio dedicado para el panel de control de su cliente, un lugar donde puede ver toda la información de su cliente, ya sea un pase, actual o un cliente potencial, todo en un solo vistazo y espacio interno del proyecto para que pueda ver todas las notas de su proyecto , su solicitud, sus gastos, espacio interno del proyecto para que pueda ver todas las notas de su proyecto, su solicitud, sus gastos, información básicamente compartida entre usted y su equipo y finalmente su portal de clientes. Un espacio de colaboración entre usted y sus clientes que alberga toda la información o recursos de su proyecto, las fases de su proyecto, los plazos de su proyecto y, en realidad, toda la comunicación con el cliente también. Con la configuración, vas a tener este ecosistema de clientes realmente efectivo que te ayudará a ser más productivo, a mantenerte organizado, así como a lograr todos tus objetivos de negocio y de vida, ya sea ganar más dinero o crear más espacio y tiempo para la relajación. Si estás listo para transformar tu pequeño negocio, quiero darte la bienvenida a la clase y te veo del otro lado. [MÚSICA] 2. Proyecto de clase: En esta lección, repasemos el proyecto de clase en el que estaremos trabajando. A lo largo de esta clase, vas a estar aprendiendo a crear tu propio sistema de gestión de clientes en Notion. Como parte de ese sistema, vas a estar creando tu portal de cliente personalizado. En la sección de proyectos de clase, me encantaría que compartieras tu portal de clientes completo personalizado para ti y tu negocio. Puede ser súper básico o puedes personalizarlo y decorarlo tanto como te gustaría. Simplemente toma una captura de pantalla y compártela y recuerda dejarnos saber qué hace tu negocio. Con Notion, el cielo es realmente el límite en términos de personalizaciones por lo que al compartir tus pensamientos e ideas realmente puede inspirar a otros también. Empecemos esta clase. 3. Consigue con la noción: En esta lección, registrémonos en tu cuenta de Notion, que es la única aplicación que realmente necesitarás para toda esta clase. Asegurémonos de que tienes el plan correcto. Estoy en la página del plan de precios de Notion ahora mismo. Voy a dejar mis enlaces de referencia a esta página en los recursos de la clase PDF. Siéntase libre de dirigirse a mi enlace de referencia para llegar a esta página. La noción tiene bastantes planes aquí. Realmente son los únicos que estamos viendo hoy es el plan gratuito y el plan plus aquí mismo. Ahora bien, si recién estás iniciando para los fines de esta clase, puedes hacer todo dentro este curso en esta clase a través del plan gratuito. La única diferencia real entre el plan gratuito y el plan plus es uno, puedes invitar a invitados ilimitados. Para los efectos de esta clase, eso significaría clientes. Si desea invitar a más de 10 clientes a su portal de clientes, entonces deberá actualizar al plan plus. Con el plan gratuito, solo obtienes 10 invitados, lo que significa que solo puedes tener realmente 10 clientes que comparten un portal de clientes contigo. La otra diferencia es que puedes subir subidas de archivos ilimitados con el plan plus. Eso probablemente no va a ser como ningún desafío para ti, a menos que seas diseñador y quieras subir enormes archivos de diseño a Notion. Siempre puedes simplemente arreglarlo, como por ejemplo, subir tus archivos grandes a Google Drive y luego compartir el enlace a Google Drive en su lugar. Realmente solo hay una cosa básica que debes tener en cuenta es que los invitados cuentan. Por ahora, solo tienes que registrarte para obtener la cuenta gratuita. Haga esta clase, y hasta su décimo cliente, luego podrá actualizar al plan plus. Una vez que te registras en tu cuenta, puedes simplemente hacer clic en una de estas para comenzar. De hecho, recomendaría usar la aplicación de escritorio Notion. Tienen uno para Mac y para Windows. Personalmente, uso un MacBook, así que tengo la aplicación de escritorio para Mac. Para el resto de esta clase, estaré mostrando mi tutorial a través del uso de la aplicación de escritorio. Realmente no hay mucha diferencia entre los dos, pero por simplicidad y por organización, me encanta mantener mi pantalla lo más minimalista posible, y siento que la aplicación de escritorio realmente mantiene las cosas lo más organizadas posible en mi computadora. Ese es el que yo recomendaría. Nuevamente, dejaré este enlace para descargar su aplicación de escritorio. También es gratis en los recursos de clase PDF. Una vez que te registras en tu cuenta de Notion, pasemos a la siguiente lección en la que realmente comenzamos a construir tu flujo de trabajo. 4. Crear una base de datos de clientes: En esta lección, vamos a comenzar creando tu base de datos de clientes. Ahora bien, este es un espacio donde básicamente podrás poner toda la información sobre todos tus clientes, ya sea un cliente pasado, un cliente actual o un cliente potencial. Esencialmente, estarás haciendo tu propio CRM, Customer Relationship Management de forma gratuita en Notion. Ahora bien, si esta no es la primera vez que usas Notion y ya tienes alguna configuración de dashboard, entonces probablemente tengas algo de Home Dash, como ves aquí. Este es mi Home Dash personal. En mi Home Dash, tengo una sección específica para todo lo relacionado con Made on Sundays, mi negocio. Justo debajo es donde crearía mi base de datos de clientes como puedes ver aquí. Pero si esta es la primera vez que usas Notion, entonces probablemente no tengas un Home Dash aquí. Vamos a crear uno muy rápido para ti. Sólo voy a ir por debajo de Privado aquí y voy a dar click en Agregar una página. Esto va a traer a colación una página completamente nueva. Este va a ser básicamente tu primer espacio en Notion. Voy a llamar a esto Home Dash. Puedes crear uno para cada parte de tu vida como lo hice yo, o puedes tener uno específicamente para tu negocio. Es posible que desee llamar a esto como sea su nombre comercial y luego dash o H cue o lo que quiera. Puedes agregar una funda si quieres. Solo voy a hacer clic en Cambiar portada y luego escojamos uno aleatorio aquí mismo. También puedes subir tu propia imagen. Si prefieres eso, puedes hacerlo. También puedes agregar un icono si quieres. Normalmente me gusta poner ahí un pequeño ícono de Inicio o puedes ir a Iconos aquí y elegir uno de estos íconos más minimalistas para que todos puedan verse similares. Solo voy a hacer clic en la página vacía aquí mismo y va a comenzar una nueva página limpia para ti. Vamos a crear un espacio para tu negocio. Lo voy a llamar Made on Sundays Espacio. [Risas] Puedes llamarlo como quieras, pero hay un par de cosas que puedes hacer. Puede hacer doble clic en él y negrita y subrayarlo. Incluso puedes cambiar el tamaño del texto si quisieras. Puedes ir a Color aquí. Ahí están estos pequeños tres puntitos. Si haces clic en eso, hay un montón de cosas que puedes hacer para personalizarlo. Una de las cosas que me gusta hacer es cambiar el color de la misma. Este ahora se convertirá en su espacio de negocios. Voy a estar creando una nueva página aquí. Si haces clic en el botón más, puedes agregar nuevas secciones a tu espacio, y vamos a agregar una nueva página. Vamos a desplazarnos hacia abajo aquí y hacer clic en Página. Esta página va a ser tu nueva base de datos de clientes. De nuevo, puedes agregar una portada si quieres. Nuevamente, vamos a crear una página vacía, y este va a ser el espacio donde crees tu CRM. primero es lo primero, voy a hacer clic de nuevo en este botón Agregar, y vamos a estar creando una base de datos. Vamos a estar desplazándonos hasta donde dice Base de datos, y vamos a agregar una base de datos en línea. Puedes darle un nombre si quieres. Voy a llamarlo Base de Datos de Clientes. Ahora tenemos aquí esta pequeña base de datos donde se pueden agregar propiedades. Empecemos a agregar algunas propiedades. Cada vez que creas una nueva base de datos, Notion siempre agrega esta predeterminada que realmente no me gusta así que solo voy a eliminar esa y vamos a comenzar con el nombre. En una base de datos de clientes, en este punto, quieres comenzar a hacer una lluvia de ideas sobre qué información es importante para ti anotar para cada cliente con el que te encuentres. Cada vez que te encuentras con un cliente potencial o un cliente que ya has firmado, ¿qué es la información que necesitas de ellos? Obviamente, su nombre va a ser importante. A continuación, una cosa que me gusta incluir en esta base de datos para mí es el año. Si presiona el botón Agregar aquí, esto le permitirá ingresar diferentes tipos de propiedades. Puedes pasar por la lista, pero estaremos usando algunas de ellas. Hay textos que es el que acabamos de usar , número, selección. Esto sería lo que usaremos a continuación, que es una selección de algo. Multi-select significa que puedes seleccionar múltiples etiquetas para algo, su estado, fecha, persona, cosas bastante autoexplicativas con las que puedes jugar. Pero para éste, voy a dar click en la selección individual. Puedes nombrar esta propiedad, así que voy a llamarla año en realidad porque eso es lo que necesito agregar para mi base de datos. Si haces clic en el año, realidad puedes editar la propiedad. Aquí es donde se pueden agregar opciones. Para mí, inicié mi negocio en 2019, así que solo voy a sumar todos los años que llevo en el negocio. [RUIDO] Guau, ya es el quinto año. [Risas] Eso es una locura. Sí, así que ahora que tenemos todas estas opciones, ahora podemos entrar aquí, y esencialmente, podríamos seleccionar uno de estos años. Este es un año que normalmente pongo cuando firmé los clientes o tal vez cuando los conocí por primera vez o cuando me contactaron por primera vez. Por lo general, todo eso sucede dentro del mismo año, pero me gusta hacer un seguimiento de esa fecha. A continuación, en realidad voy a poner fecha porque me gusta anotar el día de nuestra llamada de descubrimiento. Al agregar fecha aquí, hecho puedo ir a hacer clic en él y luego básicamente ingresaré la fecha de cuando ella se puso en contacto y programamos nuestra llamada de descubrimiento. A continuación, en realidad me gusta anotar a qué servicio se inscribieron. Si eres, digamos, nutricionista, entonces quizás quieras anotar como qué tipos de paquetes se inscribieron. O si eres instructor de acondicionamiento físico, tal vez tengas ciertos retenedores de tres meses, cuatro meses, seis meses, y tal vez quieras anotar qué retenedores ponen. Si eres redactor, entonces tal vez tengas tres tipos diferentes de paquetes dependiendo de la plataforma. A lo mejor tienes entradas de blog y publicación en el sitio web o lo que sea, y eso podría ser lo que quieras dejar. Para mi negocio, tengo branding y sitios web, por lo que normalmente elegiría multi-select porque pueden inscribirse en múltiples tipos de servicios. Voy a elegir Multi-select y voy a llamar a esto Servicios reservados. [RUIDO] Por mis opciones, voy a una opción como marca de experiencia completa, sitio web de experiencia completa e intensivo. Solo para que lo sepas aquí, si haces clic en estos pequeños tres puntos, también puede cambiar el color. ¿Qué más es lo siguiente? A lo mejor quieres saber cómo te encontraron. Normalmente pongo esto en mi ingesta. En mi página web, tengo un formulario de descubrimiento y me gusta preguntarles, ¿cómo me encontraron? También puedes usar multiselección para este. Si lo hace más fácil, si la gente normalmente te encuentra en los mismos espacios, entonces realmente puedes ir a Tipo aquí y cambiar esto a Multi-select, y luego puedes agregar tus opciones nuevamente. A lo mejor tenemos agregar una opción , a lo mejor hay Instagram, hay YouTube, hay referencia. ¿Qué más es lo siguiente? De hecho me gusta sofocar el país del que son. Nuevamente, podemos sumar los de EU, Canadá, Australia. Esencialmente, comenzaría con algo como esto. A medida que trabajas con más clientes, vas a darte cuenta de las preguntas que les haces, lo que necesitas anotar y podrás seguir construyendo sobre esto a medida que crezcas tu negocio. Por ahora, mantengámoslo así. Vamos a crear un nuevo cliente como si tal vez alguien se pusiera en contacto y usted está listo para ingresar un nuevo cliente potencial aquí. Voy a llamar a esta clienta Susanna. Cuando haces clic en Abrir, realidad va a abrir este nuevo espacio donde puedes escribir aún más información. Digamos que tuviste una llamada de descubrimiento con ella y aprendes mucha información, quieres tomar notas durante la llamada. Este es un espacio donde puedes hacer eso o tal vez ellos se acercan rellenando un formulario de descubrimiento, y en ese formulario, compartieron contigo su historia de vida y quieres poner esa información en alguna parte solo para asegurarte de tenerla a mano. Aquí es donde puedes copiar y pegar eso. Personalmente me gusta usar este espacio aquí como plantilla para que pueda anotar todas las notas de mi llamada de descubrimiento con un cliente potencial. En realidad voy a crear una plantilla aquí. En esta plantilla, la voy a llamar plantilla Discovery Call. Básicamente, cada vez que abro un nuevo cliente, esta plantilla se abrirá para ayudarme a recordar de qué quiero hablar en una llamada de descubrimiento de clientes. Algunas cosas que me gustaría incluir en mi plantilla es la fecha de la llamada tal vez, tal vez los nombres de las personas en la llamada, tal vez quiera anotar qué paquete les interesa, tal vez quieras anotar el nombre de la empresa y la industria, Call Notes. Durante la llamada, a lo mejor me gustaría tomar algunas notas en este espacio. Sólo voy a añadir un poco de forma de punto. Así es como normalmente me gusta tomar notas. A lo mejor quiero recordarme qué preguntas quiero hacer. Tal vez como indicaciones, 0.1, 0.2 y 0.3. Solo escríbalo todo para que recuerdes que las tuviste como notas de llamada similares durante la llamada. Entonces tal vez quiera anotar cuáles son mis paquetes. Tal vez quieras anotar todos tus paquetes para que recuerdes tus precios y notas de las que quieres hablar durante tus llamadas de descubrimiento. Pero esta plantilla de llamada de descubrimiento ya está completa. Sólo voy a hacer click en la parte posterior y eso va a guardar automáticamente. Ahora como puedes ver, existe este descubrimiento llamado plantilla en la que podemos hacer clic cada vez que iniciemos un nuevo cliente. De hecho, puedes crear múltiples plantillas. Si tienes una llamada de descubrimiento para clientes de branding o clientes de sitios web, o quieres diferenciar los diferentes tipos de llamadas de descubrimiento, puedes hacerlo. Cuando hagas clic en él, vas a ver esta plantilla emergente. Ahora estamos listos para subirnos a esa llamada de descubrimiento. Solo vamos a regresar a tu base de datos de clientes aquí. Esencialmente, ahora has creado tu propio CRM. Ahora, de un vistazo, puede ver a todos sus clientes, pasados, actuales y potenciales, todo en un solo espacio con toda su información completa. Ahora, en la siguiente lección, vamos a estar creando tu espacio de proyecto interno. 5. Crear un espacio de proyecto: En esta lección, vamos a estar creando tu espacio de proyecto interno. decir, digamos que te conectaste la llamada de descubrimiento con este cliente potencial, has ingresado toda la información en tu base de datos de clientes y la llamada salió muy bien. Ahora el cliente regresa y está como si estuviéramos listos para trabajar contigo. Ahora vas a querer crear un poco de espacio de proyecto para este proyecto para que puedas escribir todas tus notas avanzando para uso interno solo para que sea un espacio donde tu cliente pueda acceder. Vamos a meternos en ello. Vamos a regresar a tu panel de control de inicio y vamos a crear una página separada llamada. Vamos a agregar el botón y luego hacer clic en Página y vamos a llamar a esta página base de datos de proyectos. Vamos a volver a crear una página vacía. Vamos a volver a agregar una base de datos. Vamos a hacer clic en el botón Más y vamos a desplazarnos hasta donde dice base de datos, y vamos a hacer clic en Base de datos en línea. Otra forma de sacar esto muy rápido es en realidad usar lo que dicen aquí, el slash delantero, ese y puedes escribir cualquier cosa. Vamos a la base de datos en línea y eso va a aparecer. Podemos dar click sobre eso y vamos a llamar a esta base de datos de proyectos. Ahora que tenemos esta configuración de base de datos, vamos a empezar a introducir de nuevo nuestras propiedades. Ya hemos hecho esto antes, así que ya sabes qué hacer. De nuevo, voy a eliminar esta etiqueta porque no la encuentro útil. Ahora mismo, solo ten en cuenta que este es tu espacio de proyecto interno. Qué quieres realmente documentar y escribir para cada proyecto en el que estés trabajando. Creo que esto es bastante autoexplicativo. Éste va a ser el nombre. De nuevo, sólo voy a usar a Susanna como ejemplo. Algo más que me gusta poner en este espacio es en realidad, status y podemos cambiar estos estados. Voy a cambiar los nombres de estos para que no se pueda empezar en progreso o hecho. Hecho para mí sería como un proyecto terminado. En realidad voy a nombrar esto completado. A lo mejor quieres decir en progreso probablemente esté bien porque ese es un proyecto que está en progreso ahora mismo. Este tiene que ser el siguiente tal vez. ¿Qué más querrías poner en la base de datos de tu proyecto? En realidad me gusta poner prioridad aquí. A lo mejor estás trabajando múltiples proyectos en ese momento. Tal vez quieras priorizar estos proyectos. Voy a entrar en editar propiedad y voy a agregar Baja, Media y Alta. A continuación, tal vez quieras poner en qué tipo de proyecto estás trabajando. Para mí, en realidad me gusta crear esta base de datos para todos mis diferentes proyectos, incluidos los proyectos de mis clientes. Voy a en realidad puedes decir branding o puedes hacer esto también multi-select también, tal como lo hicimos antes. Podemos cambiar esto a multi-select por ejemplo, y para mí, el tipo de proyectos que podría hacer es branding, website. Puedes ser más tan detallado como necesites que sea. Patrocinios es algo en lo que estoy trabajando y UGC. Esos son todos los diferentes tipos de proyectos en los que podría estar trabajando. Voy a agregarlos para que luego podamos seleccionarlos cuando ingresemos un nuevo cliente. Realmente puedes agregar lo que necesites para tus proyectos. Solo piénsalo realmente y trabaja con él y ajústalo como necesites. Cuando estamos creando un nuevo proyecto, vamos a volver a introducir el nombre y luego podemos abrirlo y de hecho podemos abrir de nuevo otro espacio de proyecto. Este espacio de proyecto nuevamente será ahora tu espacio de proyecto interno. Por lo que sea que estés trabajando, Susanna, esto va a ser solo para tus ojos o solo para ti y tu equipo solamente. De hecho, también me gusta crear plantillas para este espacio. Nuevamente, vamos a crear una plantilla. ¿Qué nos gustaría incluir en esta plantilla? Voy a llamar a esta plantilla la nueva plantilla de proyecto. Puedes llamarlo como quieras. A lo mejor hay cierto tipo de proyecto que te gustaría configurar, entonces puedes nombrarlo en consecuencia. Para mi plantilla, me gusta incluir cosas como el alcance de mi proyecto. Esto me recuerda lo que exactamente discutimos será parte del proyecto. De hecho me gusta agregar una pequeña lista de verificación aquí. Voy a ir a agregar y agregar una lista de tareas pendientes, y voy a agregar el alcance del proyecto. Nuevamente, esta es una plantilla, pero esencialmente cuando empiece un nuevo proyecto, voy a usar este espacio para escribir en sitio web de cinco páginas o tal vez querían tres publicaciones de Instagram. Entonces voy a escribir todos esos entregables aquí en este espacio para que pueda recordar exactamente lo que se dijo que se entregaría en este proyecto. A continuación, en realidad me gusta incluir mis gastos. Para mis proyectos, a veces contrato contratistas para ayudar con el proyecto. Por ejemplo, podría tener a mi redactor aquí, así que escribiría como, qué es exactamente lo que necesito contratar para este proyecto y el precio que acepté pagar por esos proyectos. Tengo todos mis gastos aquí y una mirada, y me gusta hacer estas casillas porque esto me recuerda si en realidad ya le he pagado a mi contratista. Si se comprueba, significa que ya he pagado esa porción. Puedes usar esto de la manera que quieras. Pero eso es solo un ejemplo de cómo podrías querer usarlo. A continuación, me gusta simplemente incluir un espacio para escribir cualquier nota. Incluso se puede agregar un espacio para consultas. A lo mejor eres instructor de fitness y tienes muchas consultas con tus clientes. Lo que puedes hacer es que realmente puedes poner, si quieres, y en realidad agregar un pequeño desplegable aquí. Vamos a ir a agregar una lista de alternancia y puedes poner el nombre de la cita. Digamos que la llamada fue hoy y aquí es donde puedes alternar y va a alternar más información y puedes poner como notas aquí. Esto es sólo un ejemplo. Ya que esta es una plantilla, voy a poner como fecha de consulta. Entonces cuando ocurra la llamada, pondré la fecha y aquí es donde básicamente pondría notas de esa llamada. Esto parece una plantilla bastante genial. Una cosa de la que aún no he hablado, que aprenderemos en la siguiente lección son sus portales de clientes. En realidad vamos a agregar una nueva página aquí dentro de la plantilla para su portal de clientes. Voy a llamar a esta plantilla de portal de cliente. En la siguiente lección, vamos a estar llenando esta plantilla de portal de clientes. Antes de ir a eso, en realidad voy a volver. Ahora tienes tu base de datos interna de proyectos para anotar todas tus notas en el futuro para ese proyecto. Puedes personalizarlo como veas necesario para tu proyecto o para tu negocio. Es realmente súper personalizable y personalizable para tu negocio. Piensa realmente en lo que necesitas anotar e incluirlo dentro de tu espacio de proyecto interno. En la siguiente lección, vamos a estar creando la primera parte de su portal de clientes, que son los recursos de su proyecto. 6. Crear un portal de cliente: recursos de proyecto: En esta lección, vamos a estar creando tu portal de clientes. Ahora bien, este va a ser ese espacio colaborativo entre usted y sus clientes. Va a albergar toda la información de su proyecto, sus recursos, toda la comunicación de ida y vuelta, todos los entregables y comentarios de su proyecto, así como los plazos de su proyecto. Esta parte del sistema se dividirá en tres lecciones diferentes. En esta primera lección, nos vamos a centrar en la primera parte de tu portal de clientes, que son los recursos de tu proyecto. Vamos a entrar en tu panel de control ahora y en la última lección, estábamos creando tus plantillas de proyecto. Voy a regresar y hacer proyectos. Estábamos creando una plantilla. Esta es la plantilla que acabamos de crear. En realidad puedes, si quisieras editar tu plantilla, esto es bueno saberlo en el futuro, es que realmente puedes hacer clic en estos tres puntos aquí y puedes ir a Editar y así es como traerías una plantilla antigua en la que trabajaste. Digamos que querías hacer cambios o actualizaciones al mismo. Así es como lo harías volver a subir. Este es el portal de clientes que estábamos editando. Ahora vamos a entrar en él y editar este portal de clientes. De nuevo, voy a añadir un poco de emoji. Me gusta usar este pequeño emoji de baile aquí. Puedes usar lo que tenga sentido. Incluso podría ser el logotipo de su cliente o algo que represente a su cliente. De nuevo, solo voy a usar el valor por defecto como este gráfico aquí porque se ve muy bien. Vamos a hacer clic en una página vacía y pensemos lo que podrías querer poner en tus plantillas. Me gusta, en esta primera parte de su portal de clientes, crear una sección de recursos. En realidad antes de empezar eso, voy a dejar un par de cosas de estilo que puedes hacer en Notion. Si haces clic en estos tres puntitos aquí, puedes cambiar la fuente. Aquí hay como tres tipos de fuentes. A veces me gusta usar este mono. Me gusta usar impuestos pequeños solo porque la mayoría de mis páginas tienen muchos textos, así que mantenerlo pequeño funciona mejor. Entonces en realidad también puedes hacerlo de ancho completo. Eso realmente haría uso de toda la página. Si eso es más fácil para ti, para este portal de clientes, querrás usar ancho completo porque aquí va a haber bastante información. En esta primera sección aquí, esto es solo un ejemplo de lo que podrías incluir en tu sección de recursos. Pero para mis portales de clientes, me gusta tener una sección donde doy la bienvenida a mis clientes. Voy a decir un poco como, hola, bienvenidos a nuestro portal de clientes. Entonces podría hacer una pequeña descripción, así que descripción de lo que se trata este espacio. Solo quieres escribir eso y tal vez quieras poner como hola el nombre del cliente aquí. Eso va a ser como una pequeña descripción aquí. Esto sí se ve bastante pequeño, así que voy a convertir esto en un impuesto más grande aquí para que se vea un poco más profundo. Después de este mensaje de bienvenida, en realidad me gusta entonces crear un espacio para donde podamos conversar. Voy a agregarme un pequeño mensaje aquí del lado derecho para enviarme un mensaje rápido. Todo esto tendrá sentido después, pero agregaremos ese chat aquí también. Voy a hacer esto aún más grande porque no quiero que se lo pierda. Si quieres, puedes cambiar el color. Podemos cambiar el color de cualquiera de estas secciones. Incluso puedes agregar tu emoji ahí si quisieras. Pero por ahora, sólo voy a mantener eso ahí por ahora. Ahora en realidad quiero crear algunas secciones diferentes en esta sección de recursos. La primera sección aquí es que me gusta comenzar aquí. Video de bienvenida. Si haces doble clic en él, puedes negrita y subrayarlo. Estás haciendo clic en estos botones aquí mismo, o simplemente vas a Comando B y Comando U. Aquí es donde realmente me gusta incrustar mi video de bienvenida que aprenderemos a filmar en una lección posterior. Sólo voy a agregar aquí video. Aquí es donde podrás incrustar tu video. La siguiente sección que me gusta incluir típicamente son los detalles del proyecto. De nuevo, voy a negritarlo y subrayarlo y también puedes cambiar el color aquí. Yo sólo voy a cambiar esto aquí. Bajo detalles del producto, me gusta poner la fecha de inicio o fecha de finalización esperada. Si quieres. Es como una visión general, como digamos que tienes diferentes partes del proyecto o tal vez tienes como una llamada de consulta en algún momento. Si quieres, puedes poner esas fechas ahí también. Entonces otra sección que me gusta incluir son los entregables del proyecto. De nuevo, me gusta seccionarlos con un poco de estilismo aquí. Para los entregables del proyecto, en realidad me gusta convertir estos en pequeñas casillas de verificación. De nuevo, puedes ir a Agregar y luego ir a listas de tareas pendientes. Entonces vamos a agregar como diferentes tipos de entregables. Puedes en este espacio, escribirlo todo. Como si todos tus proyectos tuvieran entregables similares. Por ejemplo, podría tener como branding, como digamos sitio web de cinco páginas y redacción publicitaria. Esos son como los principales servicios que tengo. Si tienes servicios principales, entonces es posible que quieras escribirlos todos. La siguiente sección que me gusta incluir es nuestra carpeta compartida de Google Drive. Nuevamente, esto es muy, muy personalizado para mí, pero por cada proyecto en el que trabajo, siempre tengo algún Google Drive compartido para que me envíen documentos y activos y luego pueda enviarles documentos y activos. Aquí es donde pegaría ese enlace de Google Drive. Entonces la siguiente sección que me gusta incluir son recursos útiles. Entonces aquí es donde realmente me gusta incluir diferentes cosas como por ejemplo, podría crear una página aquí y voy a llamar a esta página como cómo proporcionar comentarios efectivos. Eso es algo que es muy importante para mí. Podría escribir un artículo aquí o encontrar un artículo en línea y copiarlo y pegarlo en esta sección para que sepan cuál es la mejor manera de proporcionar comentarios efectivos. Super personalizable. Pero algunas otras secciones que me gustaría incluir aquí podrían ser mis programas de referencia. Otra sección que quizás quieras incluir es como tal vez una sección testimonial. Quizás quieras poner un espacio aquí y tal vez poner tu Google, tu enlace comercial aquí. O tal vez solo puedas abrir un espacio como por ejemplo puede ser como escribir tu testimonio aquí y luego puedes agregar un poco de llamada. Puedes agregar este pequeño lápiz aquí. Aquí es donde básicamente pueden escribir su testimonio por ti. Entonces la última sección que me gusta incluir aquí es en realidad mi espacio de contacto. Me gusta llamarlo contacto Cheryl. Esto es básicamente solo mi horario de oficina. Si me necesitas, estos son los días o tiempos en los que voy a ser más respuestas. Sólo voy a agregar eso en. De hecho me gusta crear una pequeña llamada aquí y poner un pequeño pin de empuje. Esto básicamente va a ser como el horario de oficina de Cheryl. A veces me gusta tener a mi redactor aquí también. Ahora probablemente estés pensando que hay tantas secciones, no es tan ordenada. Aquí es donde puedes empezar a diseñar esta sección ahora. Podemos hacer esto y mover esta sección de nuevo hacia aquí. Ahora vamos a hacer nuestra segunda fila y vamos a mover esto hacia aquí. Realmente te pueden gustar los estilistas, manera que mejor se adapte a tu negocio. Pero para mí, siento que tener tres filas o tres columnas es en realidad la mejor manera de ver toda esta información. Nuevamente, puedes agregar más secciones si es necesario o reemplazar estas secciones a otra cosa. Pero esencialmente, esta va a ser tu sección de recursos. Lo último que tenemos que hacer aquí es crear este chatbox. Lo que vas a hacer, puedes hacerlo donde quieras en Notion. Si un cliente tiene una pregunta específica en una línea específica que tienes más adelante que creamos, también puede hacer este comentario. Pero en realidad me gusta usar este hack para crear un poco de Chatbox como una función de mensaje instantáneo justo en Notion. Voy a seguir adelante y seleccionar toda esta línea aquí y voy a añadir un pequeño comentario. Solo para mostrarte cómo hacerlo de nuevo, puedes hacer clic en cualquier línea aquí y hacer clic en comentar aquí. Se va si en realidad no comentas algo. Aquí vamos a escribir, Hola clientes. Puedo escribirle al cliente o tal vez solo hola ahí. Responde a este mensaje para hacerme cualquier duda respecto a nuestro proyecto juntos. Entonces siempre me gusta recordarles que me etiqueten, recuerden etiquetarme @Cheryl para que reciba una notificación. Puedes enviar este mensaje. Ahora tenemos aquí este pequeño chatbox que te permite tener básicamente mensajería instantánea con tus clientes. Si tienen alguna pregunta general, solo puedo responder a esto, etiquetarte y recibirás una notificación y podrás iniciar tu conversación bidireccional ahí. Esta es la primera parte de su portal de clientes. En la siguiente lección, vamos a estar creando la siguiente sección de su portal de clientes, que son las fases de su proyecto. 7. Crear un portal de cliente: fases de proyecto: En esta lección, vamos a estar construyendo la segunda parte de la plantilla de tu portal de cliente, que son las fases del proyecto. En esta sección, básicamente estarás agrupando diferentes fases del proyecto en cuestión. Es donde podrás enviar cuestionario de tu cliente. Puede enviar sus entregables a su cliente así como ellos pueden completar sus comentarios. Básicamente es donde se llevará a cabo el proyecto real. Las diferentes fases de tu proyecto obviamente serán tan diferentes dependiendo de lo que haga tu negocio, quiénes son tus clientes, en qué industria te encuentras. Pero repasemos un par de configuraciones realmente más populares que veo y puedes personalizarlas según tus propias necesidades de proyecto. Vamos a meternos directamente en ello. Estamos de vuelta en nuestra plantilla de portal de clientes y vamos a estar creando esta siguiente sección aquí mismo. Entonces en esta sección vamos a agregar de nuevo una base de datos. Entonces, si vamos a la base de datos hasta el momento solo hemos jugado con básicamente como una base de datos [RISA], aquella en la que puedes poner diferentes propiedades y esas cosas. Pero para esta sección, en realidad me gusta usar la vista de galería. Así que vamos a convertir esto en una vista de galería y aquí mismo es donde vas a escribir el nombre de esta base de datos. Así que no vamos a estar seleccionando uno del pasado, en realidad vamos a estar creando uno nuevo. Así que solo voy a escribir, digamos ejemplo de fases de proyecto. Uy. Voy a crear la nueva base de datos y voy a dar click en nueva base de datos aquí mismo. Entonces para mi negocio, en realidad me gusta comenzar con un cuestionario de cliente. Entonces mi primera fase aquí mismo en esta primera vista de imagen será el cuestionario del cliente. La siguiente sección que me gusta hacer suele ser mis mood boards. Entonces, después del cuestionario del cliente, proporcionaría una tabla de estado de ánimo y ellos brindarán retroalimentación. Porque soy diseñador, como para la mayoría de mis proyectos de branding, fluyen de la misma manera. Entonces, en la siguiente sección podría estar trabajando en logotipos y activos, y la siguiente podría ser el tablero de la marca, y luego finalmente podrían tener un resumen. El tuyo podría ser un poco diferente. Entonces digamos que si eres alguien que es nutricionista o no lo sé, un instructor de fitness y trabajas por citas o retenedores, entonces tus fases podrían ser algo así como tu check in de una semana. Podría ser tu check-in de cinco semanas y luego tienes un mes de check-in o lo que sea. Entonces tal vez quieras agregar una fase separada para las diferentes citas que tengas. O tal vez sea un plan de acondicionamiento físico, tal vez estés trabajando con tu cliente en fitness y nutrición. Entonces una sección podría ser tus ejercicios de acondicionamiento físico, uno podría ser tu consejo de nutrición, uno podría ser prácticas alternativas o cosas de meditación, sea lo realmente piensas en cómo puedes separar las diferentes fases del proyecto en las que estás trabajando ahora mismo con tus clientes. Así que solo voy a crear algunas secciones de plantillas para comenzar las cosas y puedes empezar a pensar en lo que podría ser útil para tus proyectos. Entonces, una sección que encuentro que mayoría de los clientes o mayoría de los propietarios de negocios basados en servicios necesitarán, es probablemente alguna sección de cuestionario para clientes. Así que recuerda, esta es una plantilla, así que tu cuestionario de cliente aquí puede ser por ejemplo, ¿cuál es tu nombre? De hecho, puedes escribir esto aquí y hacer que lo llenen justo en la noción. O incluso puedes crear esto en digamos un Google Doc y simplemente incrustarlo en el espacio, o simplemente copiar y pegar el enlace de Google Doc aquí y pueden llenarlo desde Google Docs. Así que en realidad me gusta usar todo dentro de las nociones. Así que en realidad creo mi cuestionario justo en Notion, así que podría ser como, ¿cuál es tu bebida favorita? Entonces tu siguiente pregunta. Entonces esa es una configuración popular. La siguiente configuración más popular es probablemente algún tipo de entregable y retroalimentación del cliente. Entonces, por ejemplo, porque soy diseñador de marca, por lo general quizá trabajaré en el logotipo de alguien. Así que normalmente me gusta crear un espacio donde pueda diseñar activos, descargar. De hecho me gusta crear un poco de toggle. En realidad, ¿por qué no lo nombramos así, Design Assets Download. Entonces vamos a hacer esto un poco de alternancia. Por lo que este toggle te permite mostrar más información. Entonces, por ejemplo, este podría ser un enlace al Google Drive donde me vinculo a Google Drive o cualquiera que sea el enlace que sea. Entonces tienes la opción de alternar la información solo para que sea un poco más ordenada y ordenada. Entonces tal vez una sección diferente podría ser como ver este video tutorial de telar. Pero por lo general me gustaría filmar estos viejos tutoriales telados para básicamente repasar los activos de diseño que les he proporcionado. Si quieres hacer un poco más de estilismo, de nuevo, puedes cambiar el color de estos solo para que sea un poco más distinto. Entonces la siguiente sección que me gusta incluir suele ser como una sección de comentarios de clientes. Entonces y entonces esto es básicamente donde teclearían sus comentarios. Ahí vamos. Por lo tanto, esta es una configuración muy típica para cualquier tipo de entregable y retroalimentación del cliente. De hecho, puede arrastrar y soltar sus activos directamente aquí. Entonces, digamos que los activos que estás proporcionando son un PDF o una imagen o un gráfico de algún tipo, realidad puedes arrastrar y soltar esos activos directamente en la noción. Entonces, si quieres ponerlos aquí en lugar de un enlace de Google, literalmente puedes simplemente arrastrar esas imágenes o arrastrar el PDF aquí, y aquí es donde obtendrían el entregable. Entonces, sí, esa es una configuración muy popular que creo que la mayoría de ustedes podrían ser capaces de usar. El siguiente tipo de configuración es tal vez algún cierre de proyecto. Entonces, para la mayoría de los proyectos probablemente necesites concluir el proyecto. En este espacio, me gusta proporcionar todos los bienes que se proporcionaron. Entonces esto podría ser como el enlace de Google Drive solo para recordarles dónde pueden descargar todos sus activos. Si quieres, en realidad puedes arrastrar todos tus activos, nuevamente a Notion porque lo guarda en alta resolución si tienes Notion pro. Entonces esa es una de las razones por las que estoy en el plan pro. La siguiente sección podría ser un videotutorial. Entonces para mis clientes de branding, si hago un sitio web para ellos, como diseño su sitio web, en realidad me gusta filmar tutoriales de cómo usar su nuevo sitio web en el futuro o cómo editar sus videos en el futuro. Así que básicamente incrustaría todos los videos en este espacio. Entonces la siguiente sección podría ser pedirles que brinden un testimonio. Así que de nuevo, realmente juega con estos espacios y personalízalo a lo que necesites. Las opciones y personalización son ilimitadas en la noción lo que lo convierte en el espacio perfecto para estar haciendo esto. Así que puedes hacer que estos sean tan complicados o tan detallados como te gustaría que lo hicieran. Pero mi regla número 1 con noción es mantener las cosas lo más simples posible, directas como sea posible. Puede llegar a ser abrumador muy rápido en términos de todas las diferentes cosas que puedes personalizar o cambiar o hacer que se vea mejor. Pero realmente tu cliente solo quiere un espacio organizado para obtener la información para ti y luego proporcionar sus comentarios. En la siguiente lección, vamos a estar creando la última sección de su portal de clientes, que son los cronogramas de su proyecto. 8. Crea un portal de cliente: cronograma de proyecto: En esta lección, construyamos la última sección de su portal de clientes, la cronología de su proyecto. Esta sección está destinada a ayudarte a ti y a tus clientes realmente a poner todas esas tareas que forman parte del proyecto en un calendario. Esto le ayudará tanto a usted como a sus clientes a ver qué se logrará durante el proyecto, ver quién es el responsable de todas esas tareas y cuándo, y luego también les dará a ambos una visión visual dónde esas tareas realmente caerán en su lugar. Volvamos a nuestro portal de clientes y vamos a estar desplazándonos hasta la siguiente sección. En la siguiente sección aquí, ahora vamos a estar agregando nuevo otra base de datos de proyectos. ¿Recuerdas cómo hacer el atajo? Voy a adelantar slash, creo que esa es la palabra para ello, y luego vamos a poner base de datos. Aquí es donde va a surgir. Voy a llamar a este proyecto cronogramas. O puedes llamar a este proyecto entregables, quieras llamarlo. Ten en cuenta, esta es una plantilla así que para mis proyectos en los que trabajé con mis clientes, es muy a menudo que es realmente la misma tarea una y otra vez. Así es como configuré mi proyecto para que me sea más fácil replicar cosas por cliente. Muchas de mis tareas de proyecto son muy similares para cada proyecto en el que trabajo. Tal vez quieras pensar en cómo crear estas eficiencias dentro de tu negocio para que cuando tengas tareas similares dentro de cada proyecto con un cliente, eso te facilite un poco replicación y te ahorre tiempo. ¿Cuáles son estas diferentes tareas? En esta lista, me gustaría agregar una propiedad llamada nombre de tarea. Me gusta agregar una propiedad para la persona para la que es su tarea. Entonces podría hacer esto como que luego puedo etiquetar a quien sea para quien sea la tarea. Entonces es para mí o para mi cliente o para mi redactor. Lo siguiente es que me gusta vincular esto a la fase de proyecto. Para cada una de estas fases, digamos que esta fase es el cuestionario del cliente. Quiero poder vincular esto a esta fase para que simplemente puedan hacer clic en ese enlace y que los lleve a esta fase. Lo que realmente puedes hacer es desplazarte hasta la relación. Voy a vincularlo a éste de aquí mismo. Ejemplo de fases del proyecto. Creo que es ésta. Ahora voy a agregar la relación. Ahora, digamos que esta tarea era completar el cuestionario del cliente. Pueden entrar aquí y pueden hacer clic en el cuestionario del cliente. Entonces pasemos a la siguiente línea. Podríamos querer poner una sección de nota. Por ejemplo, si le asigno esta tarea a mi cliente, como tienen que llenar el cuestionario, este podría ser un espacio donde solo agrego una pequeña nota como recordar hacer esto también. De veras depende de ti. Entonces el siguiente espacio que me gustaría agregar es si está terminado o no, así completado. Entonces, si completan la tarea, solo pueden marcar esta casilla. Después siguiente, tal vez podrías agregar un estatus. Pero en realidad me gusta usar la barra de estado para indicar, en realidad voy a, en lugar de usar status, voy a usar select. Voy a llamar a este estado. Voy a quitar esta. Sólo voy a llamar a esto otra vez estatus. Esto es más una cosa interna solo para ayudarme a filtrar las cosas. Me gusta agregar una propiedad. Voy a agregar esta opción como en progreso y no en progreso. La razón por la que agrego estos estados aquí es porque esta lista de proyectos en realidad puede llegar bastante larga. Al igual que para cada proyecto podría haber como treinta tareas de algo. Se vuelve un poco abrumador si esta línea sigue bajando y bajando. De hecho, solo me gusta mostrar lo que está en progreso en estos momentos en los próximos pasos. Al etiquetarlo como en progreso, entonces puedo filtrarlo para ver solo los que están en progreso. Si hago clic en en progreso, como pueden ver, no mostró los que ya no están en progreso. Solo va a mostrar los que están en progreso esta manera se vuelve un poco menos abrumador, pero esto es realmente solo una preferencia personal. Puedes usar esto de la manera que quieras, pero así es como uso esta propiedad de estado en progreso. ¿De hecho incluimos una fecha? No lo hicimos. Eso es lo más importante, necesitamos incluir una fecha, entonces fecha de vencimiento. Esto nos dirá cuándo vence el proyecto y probablemente lo pondré aquí en alguna parte. Parte de eso. Esa es probablemente la segunda cosa más importante. A continuación, pongamos todas estas tareas en una vista de calendario. Lo que vamos a hacer es que vamos a clic en esta barra plus. En lugar de crear una nueva vista de calendario separada, quiero que esté vinculada a esta base de datos. Sea lo que sea que muestre en esta fecha de vencimiento aquí, también necesita mostrarse en este calendario. Lo que voy a hacer es que en realidad voy a seguir desplazándome aquí mismo, vista enlazada de la base de datos. De hecho voy a hacer clic en este de aquí mismo. Quiero vincularlo a esta base de datos. Voy a hacer click en eso. En lugar de verlo en la misma vista, porque ahora mismo sigue siendo una vista de base de datos, voy a editar la vista aquí mismo haciendo clic en esto aquí mismo, y cambiando esto al diseño del calendario. Puedes hacer un montón de diseños diferentes. Si quieres, también puedes hacer como una vista tradicional de línea de tiempo del proyecto llamada timeline. Pero en realidad personalmente me gusta verlo en vista de calendario así que voy a configurarlo en calendario. Si quieres probar las otras vistas, eso también está bien. Cuando pongo un plazo ahora aquí, así que digamos que pongo el plazo del día de hoy, va a aparecer en el calendario. Entonces, sea cual sea esta tarea, pretendamos que esto es como un cuestionario completo. Ahora bien, esto va a aparecer aquí y la belleza de ponerlo en una vista de calendario, realidad hace que sea muy fácil cambiar la fecha límite. Como pueden ver aquí, si lo pongo ahí, en realidad va a cambiar la fecha de vencimiento al 16 en lugar de como editarlo uno por uno. Si necesitabas cambiar la fecha de esto, puedes simplemente arrastrarlo a otra fecha. Y eso me encanta de la vista de calendario. A mí me gusta tener ambas opiniones. Esto es más de un Hey, esto se debe, entonces pueden marcarlo. Entonces también pueden revisar el calendario para asegurarse de que funciona con su calendario personal. También puedes usar esto como donde puedes poner en tus citas. Digamos que tienes una cita con ellos el día 21, simplemente puedes hacer doble clic aquí y ser como llamar al check-in. Entonces puedes poner algunas notas ahí si realmente quisieras. Entonces también puedes agregarlos. Para que podamos ir a la gente. Mientras que la gente en, la tarea es para, y luego puedes agregarlos aquí y les dará un recordatorio cuando esa tarea sea debida. Usa un espacio como quieras. Obviamente tu proyecto va a ser muy diferente. Pero ten en cuenta ahora mismo que esta es una plantilla de portal de cliente así que en realidad eliminaría estas fechas aquí mismo porque obviamente cada proyecto tendrá una línea de tiempo diferente. Escribiría todas tus diferentes tareas que se repetían para cada proyecto. Mantenga estas cosas vacías por ahora y luego llénelas una vez que cree un nuevo cliente. Su portal de clientes ya está hecho. En la siguiente lección, vamos a estar vinculando algunas de estas bases de datos juntas. 9. Enlaza las bases de datos: En esta lección, vamos a asegurarnos de que dos bases de datos que acabamos de crear estén enlazadas entre sí. Voy a regresar a mi panel de control de casa, y aquí tenemos nuestra base de datos de clientes y nuestra base de datos de proyectos. Vamos a asegurarnos de que ambos estén vinculados entre sí. Voy a dirigirme primero a la base de datos de clientes y voy a agregar una propiedad y voy a ir a relación, y voy a buscar esa base de datos. Creo que es justo aquí, ejemplo de base de datos del proyecto y voy a agregar relación. Ahora cuando agrego Susanna a mi base de datos de clientes, puedo vincularla a su proyecto. Entonces voy a buscar aquí a Susanna y eso va a estar ahora vinculado al proyecto Susanna. Volvamos a la base de datos del proyecto, y vamos a hacer exactamente lo mismo. Vamos a agregar una propiedad. Vamos a agregar una relación aquí, y voy a vincularla al ejemplo de la base de datos del cliente aquí. Vincularlo a cualquiera que sea su base de datos. De nuevo, ahora puedo vincularlo a los clientes de Susanna. Cada vez que creo un nuevo proyecto o un nuevo cliente, entonces puedo acceder a su proyecto o al espacio de sus clientes en consecuencia. Lo hace súper fácil, como digamos que aquí estoy golpeando en Susanna. De hecho, puedo simplemente seguir adelante y hacer clic en esto. Me dirigiré al espacio de proyectos de Susanna. Eso es todo y en la siguiente lección, vamos a estar repasando mi flujo de trabajo de gestión de clientes. 10. Mi flujo de trabajo de gestión de clientes: En esta lección, vamos a repasar mi flujo de trabajo de gestión de clientes. De hecho vas a conseguir una selección en mi base de datos real aquí en Notion y vamos a pasar por cada paso como si estuviera comenzando un nuevo cliente ahora mismo. Vamos a fingir que acaba de recibir un correo electrónico de un cliente potencial de Instagram. Me encontraron en Instagram y llenaron mi formulario de contacto en mi sitio web y tengo una llamada de descubrimiento que tengo programada para mañana con ella, así que quiero ponerla en marcha. Vamos a entrar en mi base de datos de clientes. Tengo muchos clientes diferentes aquí. Particularmente tengo el nombre del cliente, el año en que me contactaron o que estoy trabajando con ellos, tengo la fecha de la llamada de descubrimiento, el estado del proyecto, el enlace del proyecto, para que esté vinculado al espacio del proyecto, los paquetes que han reservado, cómo me encontraron, entonces de qué plataforma me encuentran, cuál país del que son, su zona horaria y quién fue la referencia. Estoy listo para darle un puñetazo a un nuevo cliente ahora, así que voy a ir hasta el fondo y vamos a crear nuevos clientes. ¿Cómo deberíamos llamar hoy a este cliente? Voy a llamarla Lady Rose Cliente. Así es como la voy a llamar. Voy a ponchar en un par de cosas, así que tenemos la conocí este año y ahora mismo no me he filtrado a por año, así que en realidad está apareciendo. Ahí está ella. Tenemos la fecha, así que tenemos mañana es la llamada de descubrimiento. Aún no está reservado. Sigue siendo alguien a quien estoy persiguiendo. Aún no tenemos el espacio del proyecto porque el cliente aún no ha reservado y luego está interesada en una marca completa, pero aún no la ha reservado, así que en realidad no quiero rellenar eso y luego es por Instagram. Ella me encontró a través de Instagram. Ella es estadounidense y vive en Nueva York y eso es todo. Voy a abrir este cliente y voy a hacer clic en plantilla de llamada de descubrimiento porque me dirijo esta llamada de descubrimiento con ella y quiero asegurarme de que estoy lista. Voy a abrir esta plantilla de llamada de descubrimiento y estas son algunas de las preguntas que normalmente hago. En lo personal, en realidad ya no uso estos. Los uso mucho al principio de iniciar mi negocio porque quería sentirme lista. Pero esto es solo un ejemplo de las diferentes cosas que están incluidas en mis paquetes y mi proceso. Todo a mano aquí para asegurarme de que lo tengo a mano y luego muchas veces solo escribiré mis notas de llamada aquí. Cada llamada es diferente y así me gusta hacer ese espacio personalizado para ese cliente. Una vez que esté lista para, digamos que ella está como se pone en esta llamada, es palma, ella es como, comencemos este proyecto, así que voy a buscarla y vamos a empezar este proyecto. Vamos a buscarla aquí. Voy a crear un nuevo espacio de proyecto para ella. De hecho, puedes hacerlo bien en el panel de tu cliente. Si haces clic en la relación aquí, que es tu relación de proyecto, voy a dar click aquí y obviamente aún no he hecho un proyecto para ella, así que en realidad puedo crear el proyecto justo en este espacio aquí, así que voy a Lady Rose branding y voy a agregar este nuevo proyecto. En realidad va a crear un nuevo espacio de proyecto para ella. Voy a hacer clic en eso, y voy a hacer clic en ese espacio de proyecto ahora y voy a hacer clic en mi nueva plantilla de cliente de 2022. Perfecto. Solo voy a llenar algunas de estas cosas aquí y esto va a crear automáticamente un nuevo proyecto en tu base de datos de proyectos. En este momento esto está en curso. Próximos pasos, digamos que la prioridad es alta ya que estamos empezando mañana, tenemos la hora del este y eso es bueno. Solo voy a escribir como si estuviéramos haciendo un branding completo para este proyecto y un sitio web de una página para este proyecto. De hecho voy a estar trayendo mis redactores publicitarios así que la redacción está incluida, y voy a poner en mis precios, sea lo que sea. Estos no son mis precios reales, sino solo para bajar eso y tal vez le pago a mi redactor 800 dólares por este proyecto. Necesito asegurarme de tomar nota de eso. De hecho, me gusta poner toda la información de inicio de sesión de mi cliente porque soy diseñador de sitios web, así que generalmente tengo su cuenta Canva, su inicio de sesión en el sitio web y el inicio de sesión de dominio , todo eso y luego si tengo alguna llamada de cliente, en realidad me gusta digamos que después de la asignación del proyecto, en realidad voy a tener una llamada con ella el día 10 y solo usaré este espacio para escribir cualquier nota para esa llamada del cliente. Debido a que esto era una plantilla, ya se creó el portal del cliente, así que vamos a dirigirnos a su portal de clientes y aquí es donde ahora voy a ajustar esto para este cliente así que tenemos a Lady Rose. Voy a llamar a esta Lady Rose HQ y voy a poner su nombre aquí, Lady Rose y ya tenemos aquí mi mensaje de bienvenida para darle la bienvenida y decirle lo que está pasando. Esta va a ser el área de mensajería. De nuevo, voy a crear un comentario aquí y vamos a decir, hola, envíame un mensaje para hacer cualquier duda general sobre el proyecto. Recuerda etiquetarme a mi nombre y luego voy a mandar eso. Entonces en la siguiente lección, realidad vamos a aprender a filmar este video de bienvenida. Pero una vez que ese video sea filmado, lo vamos a incrustar en este espacio aquí mismo. La fecha de inicio del proyecto es, digamos esta fecha y luego vamos a llenar esos detalles, esos proyectos incluyen lo que sea para que pueda ajustarlos. Entonces voy a agregar realmente mi enlace de Google Drive aquí, así que voy a agarrar ese enlace ahora mismo, pero cuando pegas un enlace en la noción, tienes la opción de incrustar o marcadores. Por lo general me gusta incrustar para que haya un poco de espacio vinculado ahí y ellos simplemente puedan hacer clic en esto y eso enlazará al Google Drive compartido. Asegúrate de compartir realmente el disco con ellos. Estas son las diferentes secciones de recursos útiles que he creado. Esta es mi sección de cómo proporcionar comentarios efectivos. Tengo una pequeña sección en una pequeña lista de verificación antes de que lancen su sitio web, mi descuento por referencia, un espacio para agregar su testimonio y luego un enlace a un día VIP que solo está disponible para mis clientes anteriores, y luego aquí está mi sección de horas de oficina. Entonces no hay nada que ajustar ahí. En la siguiente sección, voy a pasar por estas fases. Cada proyecto tiene prácticamente la misma fase así que no tengo mucho que ajustar aquí, pero si necesitas ajustarlo por cliente, entonces siéntete libre de hacerlo. Voy a repasar mi línea de tiempo aquí, y solo vamos a ver todas las diferentes tareas. momento hay un filtro, así que voy a quitar este filtro para poder ver todas las diferentes tareas, y solo voy a asegurarme de que todas estas sigan siendo relevantes para este proyecto y si quieres, puedes ver lo que quiero decir con si simplemente te gusta sin filtrar, podría haber tantas tareas y es abrumador. Tener este filtro realmente ayuda con esta barra de estado así que voy a agregar ese filtro de nuevo en. Voy a ir a estatus y sólo en progreso. De hecho, también podemos ver esto por vista de calendario, así que en la próxima sesión, tenemos nuestra vista de calendario y podemos comenzar a perforar esas fechas en. Digamos que ahora mismo es 8 de febrero así que voy a poner esa fecha aquí y solo voy a poblar todas esas fechas para que el cliente pueda entonces ver todas las diferentes tareas que se deben durante esos tiempos. Eso es. Después de completar esa sección, entonces puedo agregar a mi cliente aquí. Voy a ir a compartir y de hecho voy a darle un puñetazo en su correo electrónico aquí mismo e invitar, y eso realmente los va a invitar como invitado a este portal de proyectos de clientes. Ese es mi flujo de trabajo completo del proyecto del cliente. Espero que haya sido súper perspicaz ver cómo uso el sistema para mi negocio. Me encantaría ver cómo luego tomas el sistema para usarlo para tu negocio así que asegúrate de tomar una captura de pantalla o enviarnos un enlace a tu portal de clientes y compartirlo en la sección de proyectos. Ahora en la siguiente lección, repasemos cómo filmar tu video de bienvenida para tu cliente. 11. Película en un video de bienvenida: En esta lección, filmaremos juntos su video de bienvenida para su portal de clientes. Ahora la plataforma que utilizo para filmar cualquiera de mis videos, incluyendo este video de aquí mismo es Loom. Es un servicio pago, sí tienen un plan gratuito así como un plan de negocios. Te recomiendo ir al plan de negocios si lo estás usando para filmar estos tutoriales y si lo estás usando para filmar comentarios similares al cliente y entregables y esas cosas, porque en el plan gratuito solo obtienes cinco minutos de tiempo de grabación de video y en el plan pago obtienes ilimitado. Estos tutoriales pueden tardar un poco más de cinco minutos. Siéntete libre de probar usar un plan gratuito si puedes mantenerlo a cinco minutos si eso te funciona, o usa cualquier plataforma que te permita filmar tu pantalla así como personalmente me gusta tener una pequeña burbuja para que solo pueda ser una experiencia un poco más personalizada para cada uno de tus clientes. Ahora voy a incluir mi enlace de referencia de Loom en el PDF de recursos de clase, así que si quieres dirigirte a ese enlace para registrarte en telar, entonces sigue adelante y encuentra ese enlace ahí. Pero el propósito principal de esta lección es averiguar todos los puntos de conversación que necesitas incluir dentro de tu video de bienvenida. Vamos a nuestro portal de clientes y revisemos todas esas notas de conversación. Estamos de vuelta en nuestra plantilla de portal de clientes aquí, solo pretendamos que ahora estás comenzando un nuevo proyecto y quieres filmar este video. ¿Qué quieres incluir en este video real? En primer lugar, quieres asegurarte incluir algún mensaje de bienvenida en el video. Quieres hacer de esta una experiencia personalizada. Estás introduciendo a tu cliente por primera vez en el espacio, así que quieres que se sienta muy personalizado y cálido, sobre todo si eres internacional, si estás trabajando con clientes internacionales , como para mí, vivo en Amsterdam y la mayoría de mis clientes son en realidad norteamericanos y nunca podré verlos en persona. Podríamos tener un par de llamadas de Zoom aquí y allá, pero tener este video de bienvenida para darles la bienvenida a tu espacio de proyecto solo crea un poco más de personalización. Di bienvenida, explica para qué sirve este portal básicamente igual que lo que escribas aquí. Diles que este es un espacio para que puedas alojar todo lo relacionado con tu proyecto. Es donde va a avanzar la comunicación para tu proyecto. Ya no hay necesidad de correo electrónico. Puedes hacer mensajes rápidos directamente en la noción. Aquí es donde volverán por todo lo relacionado con el proyecto. Lo siguiente que quieres asegurarte de incluir es la configuración de tu noción. Esta podría ser la primera vez que tu cliente suele ser nociones, por lo que podrían estar un poco confundidos en términos de cómo navegar por la noción y esas cosas. Quieres asegurarte de decirles que en realidad hay dos formas de usar Notion, puedes usarla en la web, pueden abrirla como cualquier sitio web. Si quieren usarlo para web, pueden guardar esto en sus favoritos o algo así para que puedan regresar a este espacio muy fácilmente. Si están usando la versión de la aplicación, puedes recomendarles que usen la versión de la aplicación, que es lo que suelo usar, y lo que estás viendo aquí. Entonces solo asegúrate de enviarles el enlace de donde pueden descargar la app Notion. Es gratis dependiendo de qué computadora usen. Entonces cuando abren Noción, pueden golpear en su navegación aquí. Si hacen clic en, dirá su nombre como cualquiera que sea su nombre , Notion space, tendrán que dirigirse a tu espacio Notion para abrir este espacio del portal del cliente al que ambos tienen acceso. Esas son algunas notas rápidas de cómo usar Notion. La otra cosa es asegurarse de que les cuentas sobre la configuración de notificaciones en Notion. Si te dirijas a tu configuración y miembros aquí, puedes dirigirte a las notificaciones. Aquí solo quieres asegurarte de decirles que enciendan todos estos. De esta manera, siempre recibirán una notificación de Notion, si tienes alguna actualización para ellos o si los etiquetas en algo, entonces esto asegura que no pierdan ninguna comunicación tuya con respecto al proyecto. A continuación, les vas a explicar sobre el espacio que están viendo. Puedes decirles que esta primera sección trata sobre los recursos de tu proyecto. Puedes decirles que este es el video de bienvenida que estás viendo, y aquí mismo, cuando hagan clic en esto, van a ver este pequeño chatbox aquí. Simplemente diles que aquí es donde podrás intercambiar conversación en el futuro. En lugar de usar el correo electrónico, toda la comunicación puede ocurrir en un solo lugar. Solo recuérdeles que te etiqueten a ti y cualquier pregunta general del proyecto te puedan hacer aquí mismo. Entonces puedes simplemente platicar a través estos diferentes espacios aquí. Lo que sea que tengas en tu sección de recursos, solo asegúrate de que si hay cosas importantes a las que quieres llamar, solo llámelas. Entonces en la siguiente sección solo quieres explicarles qué es esta sección de fases del proyecto. Tal vez mostrarles un ejemplo de cómo proporcionar retroalimentación. Digamos que este es un ejemplo que puedes abrir, mostrarles lo que es un toggle. Al hacer clic en este triángulo, vas a mostrar más información. Entonces puedes decirles, aquí es donde me estarías dando retroalimentación. Simplemente escriba en el espacio. Una cosa sobre Notion que es molesta como si golpearas “Return”, verás que sale de la caja. Solo quieres decirles que golpeen “Turno Retorno”. Eso en realidad crea una nueva línea, pero aún dentro de los nodos. Es insignificante, pero si quieres mantener las cosas un poco más organizadas, esa es una pequeña noción saber que tal vez quieras contarles. Entonces puedes contarles sobre los cronogramas del producto. Estas son todas las diferentes tareas que forman parte de nuestro proyecto y todas las fechas de vencimiento están ahora en este calendario y solo dígales revisen este calendario para asegurarse de que si hay algo que se requiera de ellos para proporcionar comentarios, asegúrese de revisar su calendario para ver si aún funciona para ellos. Este es un gran espacio para simplemente reconectarse con ellos. Sea como, “Oye, este es mi cronograma esperado para nuestro proyecto, solo asegúrate de avisarme con anticipación si no puedes llegar a esos plazos”. Asegúrate de que el proyecto siga funcionando en cualquier capacidad que ambos tengan. Entonces solo quieres terminar el video, ser como, “oye, quiero agradecerte tanto iniciar sesión para ser uno de mis clientes” o lo que quieras decir, solo termina el video con un agradecimiento y dale la bienvenida a tu nuevo portal de clientes. Solo recuérdeles que siempre se puede llegar a ti a través este chatbox y estás emocionado de comenzar tu proyecto. Una vez que esté listo para filmar, simplemente encienda Loom o cualquier plataforma que esté usando y grabe una manera. Si estás usando una plataforma como Loom, creará un enlace de video para ti, y todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar ese enlace y pegarlo en tu inicio aquí “Sección de videos de bienvenida”. Justo aquí es donde básicamente puedes pegar ese enlace de video y tu video será incrustado en este espacio para que puedan ver este video antes de que comiencen a trabajar contigo en tu portal de clientes. Eso es. 12. Reflexiones finales: [MÚSICA] Muchas gracias por tomar esta clase y solo quería felicitarte por completarla. Recuerdo cuando comencé a configurar este sistema para mi negocio, estaba muy entusiasmado con todas las diferentes posibilidades de cómo puedo personalizarlo exactamente para mí y mi negocio y mis clientes y solo estoy realmente esperando que al tomar esta clase, realmente haya despertado esa misma motivación y emoción para ti también. Pero también entiendo cómo noción puede llegar a ser un poco abrumadora a veces por todas esas formas en las que puedes personalizarla. Mi consejo en este punto es realmente solo mantenerlo simple y enfocarse primero en la usabilidad de su sistema. Confía en mí, con el tiempo, aprenderás a mejorarlo a medida que trabajes con él con más proyectos de clientes. Comienza simple y construye para mejorarlo más tarde. Espero que también consideres compartir tu portal de cliente personalizado que has creado en la sección de proyectos. Tengo muchas ganas de ver todas las ideas creativas sobre cómo has adaptado mi sistema para tu negocio. Simplemente tome una captura de pantalla, compártela y recuerde hacernos saber lo que hace su negocio. Asegúrate de revisar mis otras clases aquí en Skillshare siguiendo mi perfil de profesor. También puedes consultar algunos de mis contenidos de video gratuitos todo sobre emprendimiento creativo en mi canal de YouTube realizado los domingos o puedes enviarme un mensaje directamente si quieres conectarte conmigo personalmente en Instagram @made on Sundays studio. Buena suerte con tu configuración y te veré pronto. Adiós. [MÚSICA]