Mapa del flujo de valor e identificación de residuos ocultos

1. Introducción a la visualización de VSM: Comenzando con Value Stream Mapping, VSM, como lo llamamos, es una herramienta muy poderosa para visualizar y mejorar todo el proceso de negocio de principio a fin Como puede ver en la imagen, ¿por qué debería usar VSM Enfocarse en un proceso es como arreglar el motor del auto pero dejar la llanta desplana. Para ver el panorama general y marcar la diferencia real es donde VSM juega un papel Es una herramienta colaborativa con claros beneficios. La visualización es tanto material como flujo de información y se enfoca en cambios impactantes. ¿Cómo creamos VSM? paso número uno es elegir un proceso de alto impacto, comenzar donde un cliente no está satisfecho o producto que genere ingresos significativos. Entonces, o tienes un SKU 1234, que es una prioridad baja de 10,000 dólares, o tienes medio millón de SKU, lo que es una prioridad alta. Así que recoge eso. El ingreso anual de SKU 1234 es de 10,000, lo que es bajo, mientras que el SKU 5678 es de 500.000 dólares segundo paso es mapear el estado actual caminando por el piso, usar lápiz y papel e iniciar desde el final del proceso y observar la realidad. El objetivo es comprender y no sólo dibujar. Habla con personas que realmente entienden cómo fluye realmente el material y la información . 2. Mapear la fábrica oculta: ¿Nuestras mejoras están marcando la diferencia real? Invertimos tiempo y recursos optimizando procesos individuales, esperando grandes resultados. Sin embargo, el rendimiento general a menudo estanca y el cliente no siente ninguna diferencia ¿Por qué? Porque enfocarse en una parte del sistema es como mejorar el motor del automóvil pero dejar los campos desinflados Para mejorar realmente, debes ver optimizar todo el flujo de valor. Toda organización tiene fábrica oculta. El trabajo que ves versus el trabajo que ocurre en el piso. Junto a nuestro trabajo productivo, hay sistemas ocultos o residuos operando todos los días. Hay tiempo de espera invisible, traspasos innecesarios, bucles de retrabajo, cuellos bucles de retrabajo No podemos arreglar lo que no podemos ver. El primer paso es hacer que estas fábricas ocultas sean visibles para todos. Value Stream Mapping es un plan para nuestra Fábrica Oculta VSM es una herramienta que utilizamos para ver todo el sistema. No se trata de un ejercicio teórico realizado en la computadora. Es un proceso práctico. Recorre el camino real del trabajo desde la solicitud del cliente hasta la entrega. Usa lápiz y papel para mapear lo que realmente ves. Habla con las personas que hacen el trabajo para entenderlo. Crea una versión de la verdad para todos. El beneficio es que es un lenguaje común. VSM descompone el complejo proceso en formatos visuales simples que todos, desde el traje C hasta el piso de la tienda, pueden entender Alineación funcional cruzada, trae diferentes equipos a la misma sala para mapear el mismo proceso. Esto reemplaza los supuestos departamentales con la realidad compartida basada en hechos Señala dónde importa realmente la implementación. El foco está en el valor. No todos los procesos crean igual valor. VSM te ayuda a comenzar donde el impacto es mayor. ¿Dónde está el cliente más infeliz? ¿Qué producto o servicio genera los ingresos más significativos? VSM evita desperdiciar esfuerzos en mejoras de bajo impacto y dirigir recursos sobre lo que moverá la aguja Muestra cómo fluye realmente el trabajo y la información. Te da una imagen completa. La mayoría de los métodos de mejora solo miran los pasos físicos. VSM es único porque mapea dos flujos críticos simultáneamente, el flujo de material y el flujo de información La forma en que el producto o el servicio se mueve hacia el cliente se llama como flujo de material. Cómo las instrucciones, los pedidos y los horarios indican el material a dónde ir. A menudo, los mayores retrasos están ocultos en el flujo de información. La diferencia es la claridad antes y después de VSM. Nuestro conocimiento de proceso está fragmentado en base suposiciones y lleno de puntos ciegos, discutimos sobre el problema Después de la realidad compartida, llega a conocer el tiempo de ciclo, el tiempo de espera, el tiempo de actividad para cada uno de los pasos, y nosotros conocemos el tiempo de entrega total versus el tiempo de procesamiento total. Tenemos una sola vista basada en datos de todo el sistema. Vemos el verdadero problema y podemos ponernos de acuerdo en soluciones. El mapa no es el objetivo. Comprender el proceso es el objetivo. VSM es un documento vivo, no un informe final a llenar. Su verdadero propósito es crear un momento de genuina comprensión colectiva del proceso. Su comprensión compartida es la base para mejoras sostenibles efectivas. El siguiente paso no es admirar el mapa, sino construir un estado futuro. 3. La ventaja analógica: La ventaja analógica. Dominar el Mapeo de Flujo de Valor antes del software. ¿Cuál es el mejor software para Value Stream Mapping? Esta es la pregunta más común que escuchamos, pero la herramienta VSM más potente no es un programa que instale Es una conversión estructurada entre las personas que hacen el trabajo, y el objetivo no es solo mapear el proceso, sino crear una comprensión compartida. El software tiene su lugar, pero sólo después de que se haga el trabajo fundacional de VSM con el equipo El principio uno es caminar el proceso, ir a verlo. Lo que haces, seguir físicamente el camino de un solo elemento de trabajo de principio a fin. Observe cada acción, cada traspaso, cada retraso sin ajustes Existe una única solicitud de atención al paciente desde la llamada telefónica inicial hasta la entrada de datos, revisión especializada hasta resolución final y comunicación. Por qué viene primero Porque un mapa de proceso dibujado en una sala de conferencias es una hipótesis. Un mapa de proceso en el que entraste es un hecho. Simplemente no puede caminar el proceso desde detrás del escritorio con el software. Descubres la fábrica oculta, las soluciones indocumentadas, los retrasos del sistema, y la brecha de comunicación que nunca aparecen en el trámite oficial, documento, pero son las verdaderas fuentes de los desechos La herramienta principal es usar el dedo del pie de papel y lápiz. Como un equipo mapea el proceso en tiempo real en una gran superficie física, usa notas adhesivas para los pasos del proceso, marcadores para la conexión y captura puntos de datos y puntos débiles directamente en el mapa. Usando la pizarra, mapee el recorrido de admisión de reclamos con cada nota adhesiva que representa el paso, como escanear el documento, ingresar los datos, la validación inicial y enrutar el borde Por qué viene primero Porque es una herramienta democrática de baja barrera. Cualquiera puede usar un nodo pegajoso que fomente la participación universal. Mantiene el foco en la conversión del proceso, no en quién sabe cómo usar el software. Lo que permite un artefacto visual compartido que todo el equipo construye juntos El mapa se convierte en un punto focal físico para la discusión, el debate y la alineación. Fluido y fácil de cambiar, fomentando la experimentación y la iteración. Principio tres, empoderar al equipo multifuncional, armar un equipo dedicado de cinco a siete personas que realmente realizan y apoyan el trabajo. Esto debe incluir representantes de cada traspaso significativo en el proceso Tu papel es facilitar no ser el experto. Un equipo para un proceso de traspaso de casos debe incluir personas del departamento de envío, departamento de recepción y un supervisor o un líder que vea el panorama general Las personas que viven en el proceso conocen mejor el proceso. El valor de un diputado proviene de integrar la perspectiva diferente, a menudo conflictiva, a los que están en primera línea en una sola realidad compartida Este enfoque descompone los silos funcionales. Cuando el procesador de reclamos comprende los desafíos de los especialistas en facturación de primera mano, construyen empatía y propiedad colectiva para mejorar todo el flujo de valor, no solo sus Por qué el enfoque manual no es negociable. Saltar al software es tentador, pero se salta el trabajo más crítico La sesión inicial de VSM no se trata de crear un documento perfecto Se trata de construir un profundo entendimiento colectivo. Las personas deben preceder a las plataformas, y la perspicacia debe provenir de las interacciones y descubrimientos humanos Las alineaciones deben preceder al análisis. El equipo primero debe ponerse de acuerdo sobre la realidad actual antes de analizarla o mejorarla de manera efectiva. La comprensión debe preceder a la documentación. El objetivo es un modelo mental compartido, no solo un diagrama pulido. Cuándo usar el software. Una vez que haya creado un formato limpio y sintético para compartir con el liderazgo, analice las oportunidades futuras del estado con equipos más pequeños, realice cálculos complejos de plazos en múltiples escenarios. 4. Guía para principiantes sobre cómo mapear flujos de valor: Una guía de grandeza para el Mapeo de Flujo de Valor. ¿Por qué usar VSM? No se limite a mejorar el motor. Mejorar un solo proceso es como actualizar el motor del automóvil, pero dejar las ruedas desinfladas y el rendimiento general no mejora Ver todo el sistema, no solo una pieza, enfocarse solo en un proceso no será sentido por el cliente. VSM te ayuda a mejorar todo el flujo de valor. Los principales beneficios de VSM, una herramienta colaborativa. VSM crea un mapa visual que puede ser fácilmente entendido por todos los involucrados en el proceso Enfócate en lo que cuenta. Te ayuda a ver y analizar tanto el flujo de material como el flujo de información. Por dónde comenzar tu mapa. Comienza donde podrás obtener los resultados de inmediato. No trates de mapear a toda la compañía a la vez. Elija un área específica para el máximo impacto. Tienes dos SKU, SKA o SKUB. Recoge el que está ahí el flujo de dinero. Si un SKU genera $10,000 ingresos anuales, y el otro genera 500,000, comience a mapear el segundo Apunte a las dos áreas clave. Comience donde el cliente no esté satisfecho o con el producto o genere ingresos significativos para la empresa. Cinco reglas de oro para el mapeo. Mapa caminando con lápiz y papel. Esto no es un ejercicio informático. Camine por el piso de la tienda y dibuje el mapa usted mismo mientras observa. Comience a mapear desde el final. Empezar desde el final del arroyo y trabajar hacia atrás. Esto le ayuda a comprender mejor el proceso desde la perspectiva del cliente. Busca la realidad, no los datos del sistema. No confíe en los datos de los sistemas. Habla directamente con las personas que hacen el trabajo y entiende lo que realmente está sucediendo. El objetivo es comprender y no el mapa. El propósito del ejercicio es comprender genuinamente el flujo de material e información, no solo para producir un diagrama. El estado actual puede ser desordenado. Nuestro objetivo es ir a un futuro mapa estatal. Entonces, para llegar al mapa del estado futuro, primero debemos dibujar el estado actual. Mapea lo que realmente está sucediendo ahora. Evite la tentación de saltar a conclusión y diseñar el estado futuro de inmediato. 5. VSM mapea todo el flujo: La ilusión de mejora. Mejorar un proceso es como afinar el motor del automóvil mientras las llantas están pinchadas. Tus equipos trabajan duro, pero ¿el cliente siente la diferencia? El resultado es mucho esfuerzo sin ningún cambio real en el desempeño general. El resultado son muchos esfuerzos sin ningún cambio real en el desempeño general. Desde un solo punto hasta todo el sistema, valor no se crea en un solo paso. Se entrega por todo el sistema. Este viaje de fin a fin desde la solicitud hasta la entrega es Value Stream Mapping. Para mejorar el sistema, primero se debe poder ver el sistema. VSM es tu rayo X para el flujo. El control de producción está enviando una solicitud que va y activa piezas, soldadura, línea de montaje, dolor y un cliente feliz. Entonces VSM no es sólo un diagrama. Es una herramienta de diagnóstico para tu negocio. Visualiza tanto el trabajo como la instrucción, el flujo de material y el flujo de información Revela el verdadero cuello de botella y retrasos que se esconden entre los escalones Tu flujo define toda la experiencia. cliente siente la velocidad de todo el sistema, no la eficiencia de un silo. Un flujo interno más suave y rápido se traduce directamente en una mejor experiencia del cliente. Su tiempo de entrega total es la única métrica que realmente siente el cliente. sistema optimizado localmente tardará 30 días en la entrega del cliente. sistema optimizado para flujo puede entregar el producto al cliente en 12 días. Empieza por donde cuenta. Podría ser un cliente preciso o un producto de alto valor No tiene sentido tratar de mapear a toda la empresa a la vez. Comienza donde podrás obtener los resultados de manera bastante inmediata. Dos puntos de partida ideales es donde el cliente no está contento con el producto que genera ingresos significativos. La verdadera mejora es para todo el sistema. Así que evita la optimización local sobre el flujo del sistema. Optimizar una parte del sistema no optimizará todo el sistema. Concéntrese en las conexiones y los traspasos, no solo en los pasos individuales Cambia tu pensamiento de cómo puedo mejorar mi proceso a cómo podemos mejorar el flujo. 6. Preparación de VSM: construcción del plan: Dominando la primera fase de VSM, construyendo el plano para un El recorrido Value Stream Mapping se desarrolla en tres fases. La exitosa iniciativa Value Stream Mapping es un proceso integral, no solo un taller. Se divide en tres fases distintas. La fase uno es la preparación, que es nuestro enfoque para esta clase. Este es el trabajo fundacional realizado cuatro a seis semanas antes del evento Esto incluye definir el alcance, construir los equipos y recopilar los datos. segunda fase es el taller, el evento colaborativo intensivo, que es un taller de dos a cinco días, donde el equipo mapea el mapa del estado actual y el mapa del estado futuro y construye el plan de implementación. La tercera fase es el seguimiento, la fase de ejecución. Tarda de seis a 12 meses donde el equipo implementa el plan, monitorea el KPI y entrega valor al cliente primer paso es definir la puntuación con precisión cuatro a seis semanas antes del taller. Necesitamos identificar al cliente que es el destinatario final del valor en este proceso, el paciente, el miembro del seguro o el proveedor de atención médica que presenta la reclamación. Seleccione una familia de servicios. Elija un servicio específico para mapear. Evite mapear todo a la vez. Ejemplo, se puede tomar autorización previa para medicamentos de especialidad y no toda autorización previa Necesitamos establecer el punto de inicio y el punto final porque definir el gatillo de precisión que inicia el proceso y la acción final que lo concluye es muy importante. Solicitud de autorización previa recibida vía Portal, decisión final comunicada al prestador. Paso dos, armar el equipo funcional cruzado. Podría ser su equipo de admisión de reclamos, su centro de contacto, TI y sistemas, ciclo de ingresos de facturación, expertos en procesos. Involucra todos los pasos del proceso. El equipo debe incluir miembros de cada paso o cada paso del flujo de valor que acabas de definir. Incluir a expertos en procesos, involucrar a las personas que realmente hacen el trabajo diario, no solo a los supervisores Sus manos en el conocimiento son invaluables. Los miembros del equipo deben estar 100% dedicados durante toda la duración del taller que normalmente dura de dos a cinco días. Esta dedicación plena es para ser asegurada porque no hay caída dentro y fuera. Definir claramente los roles y la responsabilidad de cada miembro durante la fase de preparación es muy importante para asegurar el liderazgo y la facilitación experta. Involucrar a los líderes o patrocinadores de la compañía es muy importante porque si los líderes están involucrados desde el principio, actúan como patrocinadores. Proporcionan recursos, bloqueos remotos y lideran el estado futuro Nombrar a un facilitador experimentado, este rol es esencial El facilitador guía el taller, gestiona el cronograma y se asegura de que el equipo se mantenga encaminado y objetivo El facilitador debe ser neutral, no el propietario del proceso o alguien con un interés personal en un resultado específico Trae un Sensi si es necesario. Si su organización carece de un facilitador experto, es muy recomendable ponerse en contacto con un coach externo o un Sensi para liderar este proceso Necesitamos recopilar datos preliminares para establecer la línea de base. Ese es el paso número tres. Recopile los datos de referencia de sus sistemas antes del taller. Esto proporciona un punto de partida fáctico para comparar con las observaciones realizadas durante el evento KPI como tiempo de ciclo, tiempo de entrega, indicador de calidad e indicador de mantenimiento tiempo de procesamiento para una tarea individual, como el tiempo promedio para revisar manualmente un reclamo complejo es un tiempo de ciclo. Tiempo total, un elemento de trabajo espera entre los pasos. Tiempo en que un reclamo se sienta en la cola antes de ser abierto. Las tasas de error de rendimiento de primer paso, porcentaje de reelaboración y las tasas de negación son ejemplos de indicadores de calidad Para el back office, esto significa tiempo de inactividad del sistema, latencia de aplicaciones o retrasos en el procesamiento por lotes que afectan el trabajo. Paso cuatro, preparar el taller físico. Ese ambiente es muy importante. Necesita reservar un espacio dedicado, asegurar una habitación con grandes paredes ininterrumpidas o tableros negros que se puedan dedicar al VSM para todo el taller El mapa debe ser persistente. El mapa no debe ser borrado ni quitado. Necesita dedicarse constantemente a publicar y controlar el flujo de valor durante tiempo que sea necesario para implementar el estado futuro. Reúna todos los suministros necesarios. Hojas grandes de papel para la columna vertebral del mapa, marcadores y notas publicadas en múltiples colores y tamaños, calculadoras, cintas y cualquier otra cosa necesaria para dibujar y analizar Impulsando la alineación organizacional, realizar una reunión semanal o bisemanal con el equipo y los líderes durante el tiempo de preparación de cuatro a seis semanas. Se trata de programar los chequeos previos al taller. propósito de la reunión de alineación es verificar cómo va la fase de preparación. Revisar el avance de la tarea, el alcance, la recolección de datos y la logística, abordar los obstáculos o desafíos que surjan, mantener el impulso Estos chequeos regulares refuerzan la importancia de los próximos talleres y aseguran la rendición Su lista de verificación de preparación. Se define el alcance, se identifica al cliente, se selecciona una familia de servicios específica. Se establece un punto inicial y final claros. Se recopilan datos, tiempo de ciclo inicial, tiempo de entrega, indicadores clave de calidad, rendimiento del sistema, datos de tiempo de inactividad, etc. El equipo tiene que estar listo, equipo multifuncional seleccionado, que esté comprometido, patrocinador de liderazgo que esté comprometido e informado. Se nombra un facilitador neutral experimentado. Necesitamos completar la logística dedicando una sala de guerra con un gran muro asegurado Todos los suministros como papel, marca, posteado, etcétera, están abastecidos Se llevan a cabo reuniones periódicas de alineación.