Liderazgo: hacer comentarios a interesados de alto nivel

1. Introducción: En teoría, debería ser fácil compartir tus puntos de vista con otra persona, pero esto se vuelve mucho más difícil cuando esa persona está en una posición de autoridad, tal vez tiene más poder, o tal vez no son los mejores para escuchar o tener un diálogo bidireccional. Esto puede hacer que sea realmente difícil. A veces puede parecer exagerado prepararse para conversaciones de retroalimentación. Pero esto es lo que marca la diferencia, y esto es lo que nos permite llegar a un resultado realmente poderoso. Esta clase va a cubrir todo lo que debes considerar para que salgas de la conversación con un buen resultado y con la relación intacta y tal vez incluso potenciada. Hola, soy Abi Ireland y dirijo consultoría de liderazgo y capacitación llamada Understanding Performance. Por lo que nos especializamos en el máximo rendimiento y productividad para ejecutivos y equipos. Ofrezco capacitación, coaching y charlas para empresas de todo el mundo. He trabajado con miles de personas en los últimos siete años. Así que voy a desglosar las cosas para ti en cada lección usando un marco simple pero efectivo de siete pasos para guiarte a través de. Vamos a cubrir preparación, personalidades, planeación, práctica, trazado, procedimiento y persecución. La parte más complicada es, en realidad, tomar medidas. No hay manera de mejorar nuestra capacidad dar retroalimentación hacia arriba si no ponemos en práctica la teoría. Sólo tenemos que salir y ser lo suficientemente valientes como para probarlo. Vas a salir con el marco que puedes usar para planificar y ejecutar tu próxima conversación de retroalimentación con confianza, objetividad, calma y compostura. También tendrás claridad en qué hacer a continuación después de haber tenido la conversación para que realmente puedas maximizar tu impacto. medida que avanzamos por cada lección, tómese un momento para completar la hoja de trabajo de la clase que tenga un plan de acción listo para ir cuando terminemos. Ahora, comencemos. 2. Preparación para dar comentarios hacia arriba: Es muy importante que nos sintamos capaces de dar retroalimentación hacia arriba porque esto promueve una comunicación abierta y honesta, nos ayuda a mejorar y progresar, y nos ayuda a tener una más saludable relaciones e interacciones. Entonces, el primer paso que tenemos que dar es prepararnos. Repasaremos un ejemplo para dar vida a la fórmula de retroalimentación en cada lección. Por ejemplo, podríamos estar en una situación en la que estamos reportando a un directivo, que tiene tendencia a tomar decisiones rápidas y luego cambiar opinión sin consultar realmente al equipo o explicar el justificación. comportamiento de este manager hace que el equipo se sienta desenfocado y confundido acerca de las prioridades ya que el poste de portería sigue cambiando. Entonces sabemos que necesitamos plantear este tema para que nosotros y el resto del equipo se concentren y dirijan esfuerzos hacia hacer trabajos que importan. En esta etapa, es importante reflexionar sobre cualquier inquietud que podamos tener sobre dar comentarios. Por ejemplo, podríamos estar preocupados por las consecuencias y enfocarnos en éstas más que en los beneficios. Dar retroalimentación hacia arriba puede ser uno de los mayores desafíos que enfrentan las personas en las organizaciones. A menudo es más fácil dar retroalimentación si alguien tiene menos autoridad, por lo que debemos reconocer que podemos evitar ser honestos debido a algunos factores. Podría haber una falta de seguridad psicológica, lo que hace que la gente tenga miedo de dar su opinión en caso de que estén apagados, sean regañados o sean percibidos y tratados negativamente como resultado . En esta situación, podrías estar pensando, me preocupan las repercusiones y consecuencias si hablo alto. Las normas y creencias culturales también tienen un impacto dependiendo de dónde se encuentre en el mundo y cómo es la cultura de la empresa. Entonces, por ejemplo, en una cultura jerárquica, gente no siente que pueda desafiar hacia arriba o dar retroalimentación ya que puede ser descartada o incluso vista como una señal de falta de respeto. Entonces en esta situación, podrías estar pensando, no tengo la autoridad para hablar, no me corresponde hacer esto. Alternativamente, puede sentirse frustrado cuando se trata de dar comentarios. A lo mejor lo has probado en el pasado, y no se ha recibido bien, o tal vez no se tomó ninguna medida como resultado. Entonces podrías estar pensando, por qué molestarte, no vale la pena el esfuerzo ni el estrés porque nada va a cambiar. ¿Por qué me molestaría en hacer esto? Es posible que simplemente no tenga un plan sobre cómo o cuándo dar su opinión. Podrías estar pensando, no sé cómo hacer esto con éxito, y así no haces nada en absoluto. Lo primero que debes hacer es aclarar tu razón para dar retroalimentación. Esto podría deberse a que quieres mejorar comunicación, la relación laboral, los procesos, la carga de trabajo, el desempeño del proyecto o equipo, gestión de expectativas, o podría haber algo más. Entonces piensa en qué es lo que te está impidiendo recibir comentarios. Sea completamente honesto al respecto eligiendo entre las razones que mencioné u otra de las suyas. Lo siguiente que hay que hacer es llegar a una creencia más positiva para anular esa creencia limitante que tienes. Entonces, por ejemplo, me preocupa ofendan a mi jefe y dañen mis perspectivas de carrera. Esto podría llegar a ser, estoy entusiasmado con la oportunidad enfocarme en lograr resultados reales y recuperar el control de mi tiempo. Así que ahora tómate un momento para mirar tu hoja de trabajo de clase y anotar lo que te detenga, reflexionar sobre por qué es esto y luego hacer una lluvia de ideas al menos una creencia de deterioro que puedes adoptar para superar sus barreras y crea una mentalidad más proactiva. También es posible que desee ver mi clase sobre dar y recibir comentarios impactantes en un mundo híbrido, donde recapitulé los beneficios de dar retroalimentación. 3. Comprender tus interesados: Para dar retroalimentación de manera efectiva, debe comprender a la persona con la que está tratando y cómo es probable que reaccione. Entonces, algunas preguntas que debes hacerte incluyen ¿tus comentarios sobre el enfoque de los stakeholders, sus decisiones, su comportamiento o su personalidad? ¿Cómo es tu personalidad de stakeholders? Qué es importante para ellos, y qué es probable que los desencadene. ¿Y cómo puedes evaluar en qué estado de ánimo están? ¿Cómo sabrás que es un buen momento para tener tu conversación? Así que reúne tanta información como puedas para que te sientas más preparado para tu conversación. Usando el escenario que presentamos anteriormente, pensemos en esto más a fondo. El gerente al que queremos dar retroalimentación es bastante impaciente. Se distraen fácilmente y están muy orientados a la acción. esta gerente le gusta mantenerse ocupada, pero esto significa que a menudo tiene demasiados proyectos sobre la marcha a la vez y le resulta difícil liderar de manera efectiva en todos estos cuando salta de uno a otro. Por lo que es muy importante para este gerente mantenerse ocupado, sentir que está en el asiento del conductor. A ella le gusta estar a cargo y no le gusta que la reten. que podamos evaluar cómo tratar con esta parte interesada determinando dónde se sienta en el modelo de actitud de retroalimentación. Esto muestra varias personas de las partes interesadas en función de si están orientadas a sí mismas o al equipo, y si generalmente están abiertas o cerradas a la retroalimentación. Tenemos cuatro personas's. Tenemos el autopotenciador, el autoconservante, el colaborador y el director. Entonces, vamos a explorar cada uno de estos ahora. El autopotenciador está abierto a la retroalimentación si va a beneficiarlos personalmente. El autoconservante se siente amenazado por la retroalimentación, lo que no está realmente abierto a escuchar. El director piensa que saben lo que es mejor para el equipo, pero no les gusta que su autoridad sea desafiada. Y el colaborador quiere lo que es mejor para el equipo y está abierto a comentarios que van a mejorar aún más las cosas. En nuestro ejemplo, es probable que el stakeholder sea un personaje director, orientado al equipo, pero cerrado a la retroalimentación. A ella le gusta liderar, le gusta impulsar las cosas, pero no le gusta que la desafíen. Hay muchos factores que contribuyen a la personalidad de un stakeholder, y estos incluyen su motivación para escuchar. Entonces realmente necesitas pensar en lo que les espera, y por qué sería beneficioso para ellos escucharte. Su perfil de personalidad, número dos, ya sean tareas o personas enfocadas y cuál es su estilo de comunicación preferido. Y si quieres aprender más sobre estilos de comunicación, puedes consultar mi clase sobre comunicación impactante y productiva. Las diferencias culturales también pueden influir en la actitud de alguien hacia la retroalimentación y de quién está abierto a recibir esto. Por lo que esto puede diferir de un país a otro, pero también puede depender de la cultura de la empresa. Y la estructura organizativa jugará un papel. Si una empresa tiene una estructura plana, va a ser más fácil interactuar y comunicarse a través de niveles, mientras que si tienes una estructura jerárquica, esto significa que no siempre va a ser fácil acceso a las partes interesadas de alto nivel. Entonces esta falta de accesibilidad significa que dar retroalimentación libremente es mucho más difícil con barreras mentales y físicas en el camino. Incluso las partes interesadas de alto nivel tienen temores y dudas sobre recibir comentarios. Por ejemplo, podrían estar preocupados su credibilidad, su reputación o su autoridad se vea dañada si se pueden ver áreas de mejora que no pueden. Esta puede ser la razón de resistencia para pedir bienvenida o aceptar comentarios. Por lo que esos miedos y vacilaciones pueden manifestarse también como reacciones negativas, como discrepar explícitamente con retroalimentación o ignorarla y descartarla repentinamente. Ahora ambos tipos de reacciones no van a ser útiles porque impiden que la gente comparta sus opiniones e ideas honestas. Ser conscientes de estos desafíos realmente puede ayudarnos a tener conversaciones más productivas con nuestros grupos de interés. Para obtener más consejos sobre cómo dar comentarios , consulte mi clase sobre comentarios impactantes en un mundo híbrido mientras profundizo estructura del contenido y me acerco en esas lecciones. Recuerda que las cuatro personas's nos dan una guía sencilla para evaluar la mejor manera de acercarnos a nuestro stakeholder, pero cada uno es diferente y hay matices cuando alguien podría ser una mezcla de dos o más personas's. Para cada stakeholder, piénsalo, qué va a ser más importante para ellos en tu conversación, es decir, ¿qué tiene para mí? Qué preguntas podrían tener para que puedas planificar con anticipación y planificar tus respuestas. ¿Hay algún punto crítico que necesites tejer en la discusión en base a lo que sabes de tu stakeholder? Selecciona esta persona que más se parezca a tu stakeholder y responde las preguntas de tu hoja de trabajo de clase para ayudarte a prepararte para tu conversación. En la siguiente lección, vamos a ver cómo abordar tu conversación. 4. Planificación de tus puntos de conversación: Una vez que sepas con quién estás tratando y qué los motiva, puedes empezar a esbozar lo que quieres decir a un alto nivel, y esto es lo que llamamos la etapa de planeación. Ahora no se puede crear un guión ya cualquier diálogo bidireccional va a requerir adaptarse, ser ágil y poder flexionar en el momento. Sin embargo, puedes adelantarte y planificar lo mejor que puedas para que estés preparado y tengas más control. Una estructura simple a seguir es verificar primero la relación antes de ir directamente con sus comentarios. Incluso si alguien es mayor, tómese un tiempo para calentar la conversación antes de meterse en las partes importantes. Esta parte de la interacción te va a dar pistas sobre su estado de ánimo, si van a ser receptivos a los comentarios e incluso qué más tienen pasando. Entonces puedes decidir si ahora o después sería un buen momento para discutir y puedes pensar en cómo flexionas tu enfoque. Una vez que hayas establecido una relación, reitera lo que quieres discutir y por qué quieres discutirlo. Por ejemplo, es genial escuchar que las cosas van tan bien con la reestructuración, sé que has estado realmente enfocado en eso. He estado trabajando en el proyecto amanecer y quería comunicarme con ustedes ya que nos quedan tres semanas antes del próximo hito. Entonces, dependiendo de lo que sea importante para tu stakeholder, puedes destacar los beneficios de escucharte. Al dar retroalimentación, sea realmente consciente del lenguaje y el tono utilizados, así como no queremos que se vea como crítica. Si se trata de un autopotenciador, sabemos que les preocupa su desempeño, sus percepciones y perspectivas de futuro. Van a estar abiertos a comentarios porque quieren saber cómo se les puede ver aún más favorablemente. Por lo tanto, vale la pena enfocarse en los beneficios para ellos personalmente. Por ejemplo, podríamos decir algo así como ajustando los datos en este reporte, realmente podría ayudarte en las conversaciones con la MD cuando ella está decidiendo con qué iniciativa ir. Por otro lado, si estás hablando con un autoconservante, van a estar preocupados por proteger su credibilidad. Van a ser escépticos sobre tu agenda e incluso podrían sospechar y desconfiar de ti. Ante esta situación, puede ayudar a enfocarse en tranquilizarlos y afirmarlos, resaltando lo que piensas que va bien y enfatizando lo que se puede hacer para lograr aún mejores resultados. También recuerda pedirles su opinión para demostrar que realmente valoras su pericia. Podrías decir algo así como, eres genial manejando tantos proyectos a la vez. Para el amanecer del proyecto, podríamos mejorar la experiencia del cliente al incluir un resumen de una página para que puedan revisar hitos clave fácilmente por adelantado. ¿Crees que eso ayudaría? A continuación, tenemos al director. Este individuo está muy preocupado por mantener su autoridad. No les interesa realmente tu opinión o tu perspectiva. De hecho, creen que saben lo que es mejor y definitivamente no quieren ser criticados. Este personaje requiere un tratamiento cuidadoso para que podamos introducir sutilmente sugerencias en las que esta persona pueda comprar. Tratar con este personaje también requiere humildad, ya que muchas veces necesitamos dar retroalimentación de una manera que les haga sentir que es su idea. Es posible que incluso queramos pedir permiso para agregar sugerencias que mejoren la forma en que se hacen las cosas. Podrías decir algo así como, mencionaste que al cliente le gusta ver muchas opciones, ¿te gustaría que desarrollara una tercera opción que se centre en nuevos mercados? Estoy de acuerdo en que tener más opciones es una excelente manera aumentar nuestras posibilidades de asegurar la siguiente fase del proyecto. Por último, tenemos al colaborador que está más abierto a la retroalimentación y es probable que lo pida de manera proactiva. Puedes compartir fácilmente tus puntos de vista, pero aún así recuerda ser respetuoso y consciente de que esta persona está en un puesto de alto nivel. Lidera con cómo tus ideas van a ayudar al equipo a desempeñarse aún mejor. Ante esta situación, se podría decir algo así como, estoy muy entusiasmado por estar involucrado en el proyecto amanecer. Me encantaría compartir con ustedes mis ideas sobre cómo podríamos alcanzar el siguiente hito sin problemas y sin ningún problema. Esto es lo que estoy pensando. Entonces siempre puedes agregar tus sugerencias, tus comentarios y tus ideas. También voy a compartir con ustedes algunos consejos extra para el éxito. Primero, dile a tu stakeholder qué te ayudaría a hacer tu trabajo de manera más efectiva para que estés poniendo el foco de mejora en ti mismo y no en ellos. Lo segundo que puedes hacer es ver mi clase y la comunicación impactante y productiva para una mirada más profunda sobre cómo comunicarte con las partes interesadas en función de su estilo y preferencias. También puedes consultar la clase sobre impacto con comentarios en un mundo híbrido para obtener aún más ideas para probar. Ahora es el momento de ir a su hoja de trabajo de clase y comenzar trazar el esquema de su conversación en función de su personalidad de las partes interesadas Anota algunas viñetas por ahora que puedan guiarte a través de la conversación real. 5. Practicar la conversación: Una vez que hayas preparado tu esquema de conversación, es hora de reproducirlo antes de entrar en la conversación real y esta es la etapa de práctica. juego de roles y familiarizarte con lo que quieres decir te va a ayudar a estar mucho más preparado y componer en el día. Esto no significa tener un guión palabra por palabra, ya que no podrás seguir con esto en un diálogo bidireccional. Sí, sin embargo, significa practicar lo suficiente para que digas lo quieres decir y no suene forzado, incómodo o incómodo. Si dices las palabras en voz alta, también ayuda a calmar los nervios y empezará a sonar más natural cuanto más lo hagas. Si juegas de rol con otra persona, también puedes observar cómo aterrizan tus comentarios y puedes verificar y prepararte para posibles reacciones. Puedes usar todos estos datos para afinar la forma en que haces las cosas, idear mejores formas de abordar la situación y mantener la calma cuando estás en la conversación real. La visualización es otra gran manera de prepararse mentalmente para la conversación. Ahora esto implica imaginar lo que sucederá y cómo se siente tener un resultado exitoso. Puedes recorrer el escenario en tu cabeza y visualizar cómo se desarrolla. La visualización es una técnica realmente poderosa utilizada por los mejores atletas, empresarios, emprendedores y rendimiento y nos ayuda a sentirnos cómodos y fundamentados antes de una conversación. Vas a necesitar unos minutos por tu cuenta para hacer este ejercicio. Puede comenzar cerrando los ojos y visualizando dónde se al tener la conversación de retroalimentación con su grupo de interés. ¿Te estás viendo teniendo la conversación o estás en la conversación misma? Me gustaría que llevaras todos los sentidos a la ecuación. Piensa en lo que puedes ver, lo que puedes escuchar, lo que puedes oler. ¿Qué estás sosteniendo, qué hay frente a ti, qué llevas puesto? ¿Estás de pie, estás sentado? Piensa en tu tono de voz. Cómo te presentas a la interacción y cómo es tu lenguaje corporal. También piensa en el flujo de tu conversación. Las palabras que estás usando, las palabras que no estás usando, tu ritmo, tu uso del silencio, tu contacto visual con tu stakeholder. ¿Cuál es su reacción ante lo que estás diciendo? Entonces visualiza cómo respondes cuando tu estaca está hablando. ¿Estás relajado, estás compuesto y tranquilo o estás tenso y mecánico? En tu mente mira cómo se desarrolla la conversación y cómo llega a su fin. ¿Qué pasa después en esta conversación? ¿Cómo dejan los dos la conversación? ¿Estás feliz y sonriendo o estás frustrado y molesto? Una vez que hayas pasado por este proceso, puedes abrir los ojos y anotar cualquier idea y pensamiento que pueda ayudar a hora de tener la conversación real. Ahora es el momento de tomar medidas. Escribe el nombre de alguien con quien puedas interpretar tu conversación y comunícate con él para asignarle tiempo para esto. De verdad elige a alguien en quien confíes, que va a ser honesto y objetivo contigo, alguien que te va a desafiar y te va a ofrecer una perspectiva diferente. Tómese un momento ahora para usar su hoja de trabajo de tela para anotar la hora y la fecha de su juego de roles y también aproveche esta oportunidad para tomar notas sobre el ejercicio de visualización que acabamos de pasar. 6. Programación de la conversación: Ahora que ya hemos hecho suficiente preparación, estamos listos para lo real. Es momento de agendar tu conversación. Este paso implica trazarlo en tu calendario. En este escenario que hemos estado usando a lo largo de esta clase, tenemos a nuestro gerente ocupado que sigue cambiando los postes de meta. Está haciendo malabares con varios proyectos, es difícil de precisar porque va lanzándose de una reunión a otra. Imaginemos dos escenarios. Uno en el que estamos tratando de tener una conversación en un día muy ocupado para nuestro grupo de interés y otro en el que tengamos más tiempo para la conversación. Si nos sentimos apurados o si nuestro stakeholder no tiene el tiempo o el espacio de cabeza para hablar, no vamos a tener una conversación decente. Podemos organizarnos para nuestra interacción pasando por una simple lista de verificación. Piensa en el canal de comunicación que vas a utilizar. ¿Será una reunión presencial, una reunión virtual o una llamada telefónica? Idealmente, vas a tener una conversación en tiempo real en lugar de usar el correo electrónico para compartir tus comentarios. Sin embargo, siempre puedes hacer seguimiento con un correo electrónico para resumir lo que has discutido, pero generalmente es mejor tener un diálogo bidireccional para que también puedas escuchar el punto de vista de tus accionistas incluso si una conversación en vivo va a parecer un poco más aterradora a veces. Ya sea virtual o cara a cara piense también en el entorno físico. Si presencial, ¿vas a tener la conversación en un lugar formal como una sala de reuniones en la oficina? O vas a ir a algún lugar informal, como un café? Si virtual vas a tener algún lugar privado con buena conexión y sin distracciones? Mi clase sobre dar y recibir comentarios en un mundo híbrido entra en más detalles sobre esto. Puedes ver la lección específicamente sobre cómo configurar un entorno práctico de retroalimentación para ayudarte a comenzar. Lo siguiente que quieres hacer es decidir las fechas y la hora de la conversación. Dos cosas a considerar son los patrones de trabajo de las partes interesadas y los factores fisiológicos que pueden impactar el éxito. A través de experiencias pasadas o revisando el calendario de la persona, ¿tienes claro si tienen capacidad para tener la conversación? ¿Qué tan adelante vas a necesitar reservar en? ¿Pueden estar apagados en ciertos días, y cuándo es su día menos ocupado durante el cual pueden tener más espacio mental para escuchar y entablar una conversación? También subestimamos factores humanos que pueden afectar la calidad de nuestras conversaciones, como los niveles de estrés, la falta de sueño y el hambre. Por ejemplo, si su grupo de interés está muy estresado, van a ser menos receptivos a los comentarios. Si están cansados y no descansan, pueden ser menos receptivos a los comentarios. Si tienen hambre, pueden ser menos receptivos a los comentarios. Esto se debe a que cuando bajan nuestros niveles de glucosa, es más difícil enfocarnos y podemos volvernos más irritables, de mal humor y ágil. Es posible que hayas oído hablar del término hangry, que es una combinación de tener hambre y enojo. Tiene sentido tener conversaciones más desafiantes cuando alguien está bien alimentado y definitivamente no antes. Esto nos lleva a la formalidad y hay momentos en los que es posible que desee dar retroalimentación de manera más informal, ya sea al final de una reunión, durante otra conversación u oportunistamente, si un se abre una pequeña ventana. No siempre es práctico o deseable programar una reunión formal para estas conversaciones. Puedes decidir qué nivel de formalidad va a funcionar mejor con la persona que tengas en mente. También es posible que desee considerar qué más está pasando para la parte interesada. Consulta su calendario, comprueba ahí si hay suficiente tiempo antes y después fueras a reunirte con ellos que tengan el espacio de cabeza para escuchar, reflexionar y tomar medidas. Definitivamente no quieres apresurar la conversación o sentir presión para acelerar el ritmo de manera poco natural solo para adaptarse a un marco de tiempo ajustado. Otra cosa que puedes hacer es calificar a la otra persona en una escala del 1-10 por su potencial receptividad a una conversación. Esto se puede hacer haciendo preguntas realmente sencillas para evaluar cómo se sienten al inicio. Por ejemplo, podrías preguntar, ¿cómo estás? ¿Cómo va tu día hasta ahora? Califica cómo responden. ¿Hay alguna emoción? ¿Hay alguna frustración o distracción en su voz o su lenguaje corporal? Ahora suena obvio, pero el mal momento es una de las principales razones por las que las conversaciones difíciles no van según lo planeado. Piensa en el tiempo necesario para tu conversación. En todo caso date un poco de espacio libre, un poco de contingencia. Si crees que la conversación va a tardar 30 minutos, asigna 45 minutos por si acaso. Tienes una idea mucho mejor de esto después practicar y jugar de rol de antemano. También es importante establecer el contexto. No hay sorpresas para tu stakeholder. Definitivamente no quieres saltar a un dar retroalimentación si el stakeholder no está listo para ello. Recuerda decir por qué es importante tener la conversación ahora. Por ejemplo, puede comunicarse correo electrónico para solicitar la reunión, y esto no tiene que ser detallado. Simplemente puedes decir algo así como, querido actor, tengo algunas reflexiones sobre el amanecer del proyecto que me gustaría discutir con ustedes específicamente respecto al próximo hito. Encontraré tiempo en tu calendario para platicar más y te enviaré una invitación. Por favor, avísame si necesitas más información mientras tanto. Muchas gracias. Por otro lado, son menos efectivos el correo electrónico diría algo así como, Estimado stakeholder, ¿tienes cinco minutos para una charla? Gracias. En este ejemplo, no da ningún contexto ni ninguna información que ayude a la otra persona a saber lo que quieres por lo que mantiene adivinando innecesariamente. Por último, siempre entra en la conversación con una clara intención de por qué estás dando retroalimentación y cuál es tu resultado deseado. Tenga esto en mente en todo momento para que pueda mantenerse enfocado si la discusión se desvía. Podrías anotar tu intención en alguna parte para que puedas referirte de nuevo a ella si te distraes. Ahora que hemos pasado por esta lista de verificación, complete esta sección en sus hojas de trabajo de clase que esté bien preparado y preparado para el éxito. Entonces contacta a tu grupo de interés y reserva para tu conversación. 7. Tener la conversación: Habiendo hecho toda tu planeación y preparación, ahora es el momento de proceder y tener la conversación en la vida real. Ahora, como dije antes, realmente no podemos controlar el curso de la conversación, pero definitivamente podemos guiarla si hemos planeado con anticipación. Lo más importante para recordar en esta etapa es que nada va a cambiar si no damos un feedback. Las conversaciones difíciles nunca son fáciles de tener, así que tenemos que ser lo suficientemente valientes para darle una oportunidad. Para esta etapa, ya has considerado cuál podría ser la reacción de tu stakeholder, así que esto te ayudará a estar listo en el momento. Si las cosas van según lo planeado y tus comentarios son bien recibidos, este es un buen momento para ser proactivo. Puedes continuar liderando la conversación pidiéndole a tu parte interesada sus pensamientos adicionales, y puedes tejerlos proactivamente en los siguientes pasos en los que estés de acuerdo mutuo. En esta etapa, también es importante acordar la rendición de cuentas y determinar quién va a hacer qué para hacer avanzar las cosas. También vas a querer agradecer a tu stakeholders por su tiempo y su disposición para tener una conversación contigo. No importa lo bien que nos preparemos, va a haber momentos en los que tengamos que esperar lo inesperado. Nuestra conversación puede descarrilarse. Un actor podría ser desencadenado por algo que decimos, o podríamos entrar en pánico en el momento y salir en una tangente. En estas situaciones, todavía vale la pena planear con anticipación y pensar en cómo manejaríamos la situación. Una cosa que podemos hacer es establecer lo que llamamos una intención de implementación. Podemos hacer esto de antemano para que podamos ir rápidamente a un curso de acción planificado previamente si algo sale mal. Esta es básicamente una declaración if then que nos da una acción por defecto y reduce la necesidad de pensar y tomar decisiones en el momento. Si la conversación no está funcionando, entonces tomarás cierta acción. Por ejemplo, puede encontrar que está luchando para difundir sus puntos, y puede pensar que es mejor volver a visitar en otro momento. Si llegas a esta etapa, entonces podrías optar por un tiempo de espera. Podrías decirle algo como esto a tu stakeholder. Quiero aprovechar esta oportunidad para iniciar la conversación sobre este tema. Realmente aprecio que pueda necesitar más discusión, así que ¿podríamos poner tiempo para otra charla en los próximos días después de que cada uno haya tenido tiempo de pensarlo? Alternativamente, es posible que solo necesites un momento para hacer una pausa y pensar antes de continuar. Esto puede ayudar a recopilar sus pensamientos y evaluar la mejor manera de hacer avanzar la conversación. Si estás haciendo esto, ten confianza en decírselo abiertamente a tu stakeholder, ya que realmente demuestra que estás pensando antes de hablar. Podrías decir algo como esto, “Creo que necesito un minuto para reflexionar sobre lo que acabas de decir. Si no le importa, voy a reunir mis pensamientos como quiero pensar en esto antes de responder”. Restablecer se trata de mover mentalmente un interruptor para que puedas recuperar la compostura en el momento. Esto significa ser consciente de tus reacciones emocionales y fisiológicas ante el conflicto, la tensión y el desafío. Por ejemplo, podrías sentir que te estás calentando, tu frecuencia cardíaca está subiendo o tu tono de voz se está volviendo más intenso. Ahora bien, en esta situación, ayuda hacer una pausa y notar esto. Respira profundo y lento, sonríe y recuerda que la conversación va a ser mucho más productiva si puedes mantener una buena relación y mantener la calma bajo presión. Por último, tener estas conversaciones difíciles te brinda una gran oportunidad para practicar, aprender, sentirte cómodo con lo incómodo. Recuérdese que si no va tan bien como le hubiera gustado, esta sigue siendo una experiencia de aprendizaje, y poder tener conversaciones de retroalimentación con más grupos de interés senior es sólo va a ser más fácil si lo haces a menudo, y aprendes de tu experiencia. Ahora tómate un minuto para mirar tu hoja de trabajo de clase y anotar 2-3 intenciones de implementación que puedas usar. Esto te dará una manta de seguridad para que te vuelvas a poner si te atrapan en el momento. 8. Seguimiento de la sesión: El último paso en nuestro marco es perseguir. Esto significa planificar la conversación de seguimiento con su grupo de interés. Ahora bien, este es un paso importante porque a menudo convocamos el coraje para dar retroalimentación una vez y luego nunca volvemos a visitar la conversación. Esto puede ser frustrante porque no sabemos si nuestros comentarios han sido tomados en serio, y es posible que nos sintamos ansiosos al sacar a colación la situación nuevamente, si nada cambió la primera vez. A menudo respiramos un suspiro de alivio después dar retroalimentación porque se necesita mucha energía animar, y luego nos olvidamos de que tal vez necesitemos hacer un seguimiento más tarde. Una conversación de seguimiento nos permite registrarnos y nos permite garantizar la rendición de cuentas. Queremos saber que las cosas tienen o están cambiando, o que se está avanzando. Para prepararse para la conversación de seguimiento, puedes pensar en algunas cosas de antemano, tiempo, intenciones, desviadores y evolución. Con el tiempo determina cuánto tiempo quieres pasar entre tu primera conversación y tu seguimiento. Cuando llegue al final de su conversación inicial de comentarios con su grupo de interés, puede decir algo así como, sería genial volver a conectarse con usted en esto pronto para que podamos verificar cómo las cosas van. ¿El viernes siguiente te convendría para ponerte al día? Si acuerdas tu próximo punto de contacto antes de terminar tu conversación inicial, está en el calendario y por lo tanto se necesita esfuerzo para eliminarlo, y si no conseguimos este compromiso en este punto, va a tomar más tiempo y más energía organizar una reunión de seguimiento más adelante. De esta manera, vamos a mantener el impulso. También ayuda a tener muy claro tu intención para el futuro. ¿Qué quieres que haya pasado para cuando tengas tu conversación de seguimiento? ¿Cómo será el éxito después de dar tus comentarios iniciales? Si tienes claro esto, puedes medir el progreso cuando tengas tu próxima reunión. Otra cosa a considerar son los descarriladores. Estas son las cosas que pueden interponerse en el camino del éxito o del progreso. Podría ser que su grupo de interés se ponga muy ocupado y no tenga tiempo para tomar medidas sobre lo que ambos discutieron. Los recursos pueden ser un desafío o tal vez se necesita la aportación de otra persona , pero es difícil de conseguir. O tal vez un cambio podría tardar más tiempo en implementarse de lo esperado. Piense en los posibles descarriladores con anticipación y hable su grupo de interés sobre cómo pueden evitarse o mitigarse estos . Su reunión de seguimiento brindará una oportunidad perfecta para hablar más sobre estos desafíos y obstáculos para el éxito, y hablar sobre cómo puede apoyar sus partes interesadas en superando estos. Lo último que querrás discutir en tu reunión de seguimiento es ¿qué sigue? ¿Cómo puede mantener el impulso mientras mantiene una buena relación con su grupo de interés? Hablar a través de estos puntos demuestra que progreso requiere una discusión continua, y eso también ayudará a que su grupo de interés se acostumbre a conversaciones bidireccionales más frecuentes en el futuro. Ahora revisemos la hoja de trabajo de tu clase y hagamos algunas notas sobre tu conversación de seguimiento que cubre el tiempo, las intenciones, los desviadores y la evolución. Ahora estás bien preparado para tener tu conversación. 9. Reflexiones finales: Muchas gracias por acompañarme en esta clase. Realmente espero que ahora se sienta más seguro y preparado para dar retroalimentación a una parte interesada senior. A lo mejor has estado posponiendo la conversación por miedo o simplemente no sabías por dónde empezar. Sin embargo, ahora que hemos cubierto los siete pasos en la fórmula de retroalimentación, espero que esté más que listo para comenzar. Recuerde, las partes interesadas de alto nivel necesitan comentarios y necesitan su perspectiva incluso si es posible que no se den cuenta. Dar retroalimentación a cualquiera puede ser un desafío y solo mejoramos con la práctica. Esto implica ponernos ahí fuera y ser valientes. Entonces, en todo caso, apunta a relajarte, apunta a disfrutar de la conversación ya que esto te va a poner a ti y a la otra persona a gusto. Como siempre, no puedo esperar a escuchar cómo van tus conversaciones de comentarios. Si tienes alguna duda, si necesitas consejos extra o estás atascado, comunícate conmigo en la sección de discusión de esta clase o ponte en contacto directamente. Además, por favor, cargue su hoja de trabajo de clase. Si no tuviste la oportunidad de completarlo en tiempo real, tómate unos minutos ahora para rellenarlo y subirlo para que te pueda dar tu opinión. Dar retroalimentación es una experiencia única individual, así que estoy aquí para ayudarte a avanzar y superar cualquier desafío. Ahora, es el momento de que lo intentes. Gracias de nuevo. Buena suerte y hasta pronto.