Transcripciones
1. INTRODUCCIÓN: Si quieres una forma realmente sencilla organizar tus archivos
creativos en Google Drive sin
pensarlo demasiado y sin pasar horas
pasando por viejos desorden, entonces eres muy
bienvenido a esta clase Hola ahí. Soy Sharon, una
asistente virtual experimentada, creadora de contenido y tu WKSpaceGuide de Google, ayudando a los dueños de negocios en solitario a
entender cómo usar
Google WebSpace de una manera
que Google WebSpace de una manera Ahora, si tu manejo
se siente desordenado o siempre
estás haciendo clic
buscando el archivo correcto, definitivamente no
estás solo. Recopilamos muchas cosas, borradores
de inspiración, capturas de pantalla, versiones
finales,
fotos, trabajo del cliente Y todo se amontona
muy, muy rápido. Entonces, al final de esta clase, vas a tener una estructura de carpetas limpia y
fácil de usar
que realmente tiene sentido. Algo con lo que te puedas
quedar a largo plazo. No necesitarás nada elegante, solo una cuenta de Google,
una cuenta gratuita de Google si es necesario y acceso a Google
Drive en el escritorio. Y hay un proyecto de clase. Vas a crear tu
propio Creative File Hub. Toma una captura de pantalla de
tus carpetas de nivel superior y súbalo para que todos
podamos animarte ¿Estás listo? Entonces
comencemos.
2. Proyecto de clase: Entonces tu proyecto de clase es realmente simple y en realidad
bastante satisfactorio. Vas a construir tu
propio Creative File Hub usando la estructura que
aprenderás en esta clase. Entonces esto es lo que quiero que hagas. Crea tu carpeta principal y luego agrega tus carpetas de
nivel superior. Mueve uno o dos archivos reales para que
parezca que es tu sistema. Toma una captura de pantalla de
tu nueva configuración y luego subirla a la
sección del proyecto de clase. Y eso es todo. No necesita ser
perfecto o terminado. Muéstranos tu punto de partida. Siempre es inspirador ver cómo cada uno
configura su propio espacio. Ahora, vamos a sumergirnos en la Lección uno para que puedas comenzar a
construir tu proyecto de clase.
3. Por qué se desordenan los impulsos creativos: Antes de saltar,
quiero hablar rápidamente sobre por qué terminamos con
un Google Drive desordenado Verás, la mayoría de nosotros
recolectamos cosas mientras trabajamos, imágenes de
referencia,
borradores, ideas, archivos PDF, fotos, notas de clientes,
y tendemos a guardar cosas donde quiera estemos en ese momento en particular Entonces a veces estamos a la
mitad de un proyecto y pensamos, voy a organizar esto más tarde Pero la cosa es que
después nunca llega. Entonces el objetivo de esta
clase no es crear un sistema complicado ni cientos de carpetas.
Absolutamente no. Vamos a construir algo simple que apoye
tu flujo de trabajo creativo, no se interponga en tu
camino y
te ayude a encontrar lo que necesitas rápidamente. Entonces déjame mostrarte la
estructura que vamos a usar.
4. La estructura de carpetas simple que funciona: Bien, hablemos del sistema real
que vamos a construir. Vas a crear
una carpeta principal llamada algo así como
Creative File Hub. En su interior, crearás siete u ocho carpetas de nivel superior que cubren las grandes
categorías de tu trabajo. Entonces aquí están las carpetas que
recomiendo configurar. Inspiración. Entonces aquí, tendrías ideas, capturas de pantalla, mood boards, imágenes de referencia, trabajo en progreso, cualquier cosa
que estés creando actualmente. Proyectos finales, trabajo
acabado pulido, trabajo del cliente, todo lo
relacionado con sus clientes. Admin, cosas como facturas, contratos,
activos de marca, papeleo, plantillas, cosas
que reutilizas y portafolio, tus mejores
piezas muy bien organizadas Ahora bien, esto es sólo
un punto de partida. Se puede
ajustar absolutamente a medida que avanza. Pero la regla más importante es no crear carpetas que aún no
necesites. Si solo tienes un proyecto, entonces no necesitas
cinco subcarpetas Sólo empieza poco a poco. También recuerda que
cada carpeta de nivel superior debe sentirse como un boket No deberías tener que cuestionarte a
dónde va algo. ¿Bien? Así que comencemos a
construir tu hub ahora.
5. Creación de tu centro de archivos creativos: Así que adelante y abre
tu Google Drive. Ahora, quiero que pienses esto como empezar de
nuevo desde cero. Entonces, por el momento, cada vez
que entras en tu Drive, parece un gran desastre y tienes que usar la
función de búsqueda para encontrar algo. Entonces lo primero que
quiero que hagas, y esto puede sonar un poco
drástico, pero tengan cuidado conmigo, quiero que crees una nueva
carpeta llamada sort M. Ahora
puedes hacer clic en
el botón más Nuevo en la esquina superior izquierda aquí
y elegir Nueva carpeta, o puedes hacer clic derecho en la pantalla y elegir
Nueva carpeta ahí Nombra tu carpeta, algo
como SOT me o Archive. Agrega un subrayado
al inicio del nombre para que siempre aparezca en la parte superior de tu
lista de carpetas Luego haz clic una vez en
la primera carpeta o archivo que hay en tu
disco, para que quede seleccionado. Luego desplácese hacia abajo hasta
la parte inferior de la página, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el
último archivo que aparece en la lista. Entonces todo será seleccionado. Te dice en la parte superior
cuántos son realmente seleccionados. Luego, vuelve a
subir hasta arriba y mientras todo
esté seleccionado, haz clic y arrástralos a
la nueva carpeta SOT me. Así que puedes ver aquí
todo ha sido
sacado y dice cuántos archivos
o carpetas están incluidos Entonces simplemente lo dejamos caer
en la carpeta sort me. Ahora bien, ¿tu manejo de
inmediato no se ve mucho mejor? Y no te preocupes. Todos tus archivos y
carpetas siguen ahí. Simplemente están escondidos
en la carpeta SOT me. Aún puedes entrar en la carpeta y acceder a cualquier cosa que necesites, y aún puedes usar la búsqueda
para encontrar cualquiera de ellos, también. Es solo que tu página
principal de Drive ahora se ve mucho más tranquila. Ahora podemos comenzar a crear un hub
más organizado para ti. Crea otra carpeta nueva y
llámalo Creative File Hub. Después haga doble clic en él. Ahora aquí es donde ahora puedes
agregar tus carpetas de nivel superior. Así que de nuevo, haz clic derecho y elige Nueva carpeta y
llámalo inspiración. Repita el proceso y llame al siguiente trabajo en curso. Hazlo de nuevo y llama al
siguiente proyectos finales. Haga clic derecho de nuevo, Nueva carpeta
y llámalo trabajo del cliente. Hazlo de nuevo y llama a
la carpeta admin. El siguiente se
llamará plantillas. Y el final se
llamará cartera. Ahora vamos a
colocar
ahí un par de archivos de ejemplo
reales archivos de ejemplo
reales para que
veas cómo funciona esto. Así que imaginemos que estás
trabajando en un diseño de logotipo, un borrador de publicación de blog
o una foto de producto. Se deja caer la versión actual
en el trabajo en curso. Si has terminado
una pieza, subirla a los proyectos finales. Cualquier cosa
que te inspire, una captura de pantalla, una paleta de colores o una imagen, ponlos en inspiración. Entonces, ahora que hemos
construido la estructura, hablemos muy rápido sobre nombrar archivos para que no te
vuelvan loco después
6. Convenciones de nombramiento simples: Ahora bien, los nombres de los archivos no
necesitan ser complicados. Solo necesitan que tengan sentido próximo mes cuando te
conviertas a ellos. Así que algunos consejos rápidos
a tener en cuenta. Mantenga el nombre corto y claro. Incluya el nombre del proyecto. Si es un borrador, agregue algo
como borrador uno o V uno. Para las imágenes, agregue un
número, nombre del producto 01. Entonces, en vez de esto,
usarías esto. Y por favor no te
preocupes por hacer esto perfectamente. Lo suficientemente bueno es suficiente, y mientras tenga sentido para ti, entonces eso es todo lo
que importa, ¿verdad? Entonces, a continuación, estamos analizando pequeños hábitos para ayudar a mantener
su manejo organizado.
7. Mantener organizado tu impulso: Entonces, ahora que ya tienes tu
Creative File Hub configurado, hablemos de
mantenerlo organizado. Ahora bien, la buena noticia es que
no necesitas programar una
sesión mensual de desorganización o
pasar horas reorganizando pasar horas De hecho, los mejores sistemas
suelen ser los más simples. Así que aquí hay tres hábitos que te ayudarán a
mantener tu manejo ordenado sin que se sienta como otra tarea en tu
lista de tareas pendientes. Punta uno. Hacer un orden de cinco minutos
una o dos veces a la semana. Entonces, un par de veces a la semana, pasa solo 5 minutos
revisando tus archivos recientes y moviendo cualquier cosa que haya
terminado en el lugar equivocado. Tal vez hayas
descargado algunos archivos PDF, guardado algunas capturas de pantalla
o creado un nuevo documento y lo dejaste
sentado en tu disco principal Y no te preocupes por
hacer que todo sea perfecto. Solo pregúntate, ¿ este archivo pertenece a
algún lugar más específico? La respuesta es sí, luego muévala. Y si te queda un
poco de tiempo, entonces mira a través de tu carpeta
sort me y empieza a mover archivos a las nuevas carpetas que
has creado. Ahora, no necesitas
pasar horas haciendo esto, solo 5 minutos y luego parar. Si pasas un gran
bloque de tiempo
haciéndolo, empezará a
sentirse como una tarea, y entonces no querrás
continuar con ella Pero al
limitarte a 5 minutos, te sentirás un poco
más productivo y motivado para volver a
hacerlo cada semana. Estos pequeños ordenamientos son
mucho más fáciles que dejar todo por seis
meses y luego
tratar de organizar cientos
de archivos a la vez. Número dos, guarde los archivos nuevos en el lugar correcto de inmediato Ahora bien, este suena obvio, pero probablemente sea el hábito el que marca la
mayor diferencia. Siempre que crees
un nuevo documento, subas una foto o
guardes un archivo de proyecto, intenta ponerlo en la
carpeta correcta de inmediato Solo toma
unos segundos más, y significa que no tienes que ir
a buscarlo más tarde. Piense en ello como volver a poner
algo en el armario después de haberlo usado en
lugar de dejarlo en
la encimera de la cocina Cuanto más a menudo haces esto, más natural se vuelve. Y por último, consejo número tres, crea nuevas carpetas de proyectos
solo cuando las necesites. Un error que la gente suele cometer es crear montones y montones
de carpetas por si acaso. Pero en poco tiempo,
tienen decenas de carpetas
vacías y no están muy seguros de a dónde pertenece
algo. En cambio, mantén las cosas simples. Solo crea una nueva carpeta cuando realmente estés
iniciando un proyecto o cuando realmente necesites
algún lugar nuevo para almacenar archivos. Su sistema debe crecer
naturalmente junto con su trabajo. Recuerda, tu estructura de carpetas
está ahí para apoyarte. No necesitas construir el sistema
perfecto el primer día. Si puedes apegarte a
estos tres hábitos, un rápido orden semanal, guardando los archivos en el
lugar correcto de inmediato crear carpetas solo
cuando las necesites, encontrarás que
tu unidad se mantiene organizada con muy
poco esfuerzo. Y ese es realmente el objetivo aquí, un sistema simple que sea
fácil de mantener y que te ayude a encontrar lo
que necesitas cuando lo necesitas. Sé que lo sigo diciendo, pero realmente no
necesita ser perfecto.
8. Consejos útiles adicionales de Google Drive: Ahora, antes de
concluir, quiero compartir algunos consejos adicionales de Google Drive que pueden
resultarle de gran ayuda, especialmente si trabaja
con muchos archivos, imágenes o diferentes tipos
de proyectos creativos Ahora bien, estos son
completamente opcionales, pero pueden hacer que
tu manejo se sienta un poco más agradable y más
fácil de trabajar con él Entonces, número uno,
codifica tus carpetas por colores. Esto es algo muy simple, pero hace que tu impulso sea
instantáneamente más visual, lo cual es genial si eres
un pensador creativo Para agregar color,
haz clic derecho en una carpeta, ve a organizar y elige el
color que más te guste. Podrías codificar
por colores por tipo de trabajo,
prioridad, estado de ánimo, lo que
funcione para tu cerebro Por ejemplo, la inspiración podría ser amarilla, trabajo en progreso, azul, proyectos finales verdes
y trabajo cliente morado. Simplemente ayuda a que las cosas
se destaquen un poco más. Consejo número dos, crea accesos directos si un archivo
pertenece en dos lugares. Ahora bien, esto es brillante porque algunos archivos encajan genuinamente
en más de una categoría, como una imagen final que también
pertenece a tu portafolio. Entonces, en lugar de duplicarlo, puede crear un atajo, simplemente haga clic derecho en el archivo, seleccione Agregar acceso directo a Drive Elige la segunda
carpeta
en la que
quieres que aparezca, y eso es todo. Para que puedas mantener el archivo real en un solo lugar y acceder a él
desde otra ubicación, también, y siempre será la versión
actual más actualizada. Consejo número tres, inicia tus carpetas de trabajo
importantes. Entonces, si tienes
algunos proyectos sobre la marcha y estás entrando y saliendo de ellos todo el tiempo, puedes protagonizar esas
carpetas para que
aparezcan en la sección de inicio
otra vez en el lado izquierdo Para marcar una carpeta,
simplemente coloque el cursor sobre el icono de la carpeta y haga clic en la estrella en
la esquina superior derecha Dirá agregar a stard
cuando coloques el cursor sobre él. Después para acceder a esas carpetas, clic en la sección de mirada
fija sobre el lado izquierdo Simplemente ahorra muchos clics, especialmente cuando estás
trabajando rápidamente. Consejo número cuatro, use reciente cuando esté
saltando entre archivos. Esta podría ser una de las pequeñas cosas más útiles
que usarás. Si estás trabajando
en varios borradores o rebotando entre imágenes, la sección reciente
en la barra lateral la izquierda muestra los archivos que has abierto Es perfecto para un acceso rápido, especialmente durante los días creativos
ocupados. Consejo número cinco, usa el panel de navegación para
mover archivos con mayor facilidad. Ahora bien, este es uno de mis
pequeños consejos favoritos de Google Drive. En el lado izquierdo, verás el panel de
navegación de tu carpeta. Entonces, en lugar de
abrir y cerrar carpetas constantemente en la pantalla principal, puedes expandir tu estructura de
carpetas en el panel
de navegación de la izquierda y
profundizar en subcarpetas
mientras mantienes tu vista actual visible
en la pantalla principal Esto es particularmente
útil cuando estás organizando archivos porque
simplemente puedes arrastrar un archivo
desde la pantalla principal y soltarlo directamente en una carpeta en el panel de
navegación. Es mucho más rápido que
abrir una carpeta, mover un archivo y luego volver a
navegar. Si estás ordenando
muchos archivos a la vez, esto puede ahorrar bastante
tiempo. Mi último consejo es
buscar Untitled una vez al mes. Este es un hábito que recomiendo a todos, incluyéndome a mí mismo. Cuando creamos una nueva hoja de Google
Doc o el archivo, es muy fácil comenzar y olvidarse de
darle un nombre propio. Unas semanas después,
terminas con muchos archivos llamados Documento
sin título, hoja de cálculo
sin título, titulado
Presentación, y así sucesivamente Y debido a que no
tienen nombres significativos, fácilmente
pueden
olvidarse de ellos. Una vez al mes,
recomiendo
buscar titulado en la barra de búsqueda de
Google Drive. Después pasa un par de minutos revisando los
resultados y renombrando cualquier cosa importante o borra los archivos que ya
no necesites. Es una forma rápida de
ordenar tu disco y
asegurarte de que los archivos útiles no
desaparezcan en segundo plano.
9. Cierre: Y eso es todo. Has
construido un sistema de archivos limpio y
sencillo en Google Drive que
te respalda a ti y a tu trabajo creativo. Espero que disfrutes la
sensación de tener un impulso que finalmente tenga
sentido para ti. Muchas gracias por acompañarme, y no puedo esperar a ver tu hub de archivos
creativos en
la sección de proyectos. Recuerda subir
tus capturas de pantalla. Y si tienes alguna duda, déjala aquí, y
haré todo lo posible para ayudarte. Además, siéntete libre de darme un
seguimiento aquí en Skillshare, y estarás al
día con mis otras clases de Google
Workspace que estaré
grabando muy pronto Por último, me encantaría
que encontraras el tiempo para dejar una
reseña sobre esta clase. Todo mi propósito es hacer que
Google Workspace se sienta un poco más fácil de usar y de
una manera que funcione para usted. Así que realmente agradecería
tus comentarios. Gracias de nuevo, y espero con
ansias ver sus
proyectos. Adiós por ahora.
Sharon Sheppard, Your Google Workspace Guide
