Transcripciones
1. Introducción a la clase: Bienvenido a la clase sobre gestión de proyectos para diseñadores. En este curso, vamos a echar un vistazo a cómo puedes subir de nivel tu negocio con una estructura de gestión de proyectos realmente sólida. El objetivo de la gestión de proyectos es asegurarse de que
el breve se entregue a tiempo con alta calidad y que todos los involucrados en el proyecto desde usted hasta su equipo y sus clientes sepan exactamente lo que se espera y en realidad están completando sus tareas a tiempo. También queremos asegurarnos de que todos los involucrados se sientan realmente apoyados y
sepan exactamente lo que necesitan hacer cuando para que tengan una experiencia realmente grande en el proyecto y todo el proceso. lo que en este curso vamos a aprender a ahorrar tiempo y su negocio. Evita el surep scope Bergen, y aprende a lucir profesional a los clientes con un flujo de trabajo realmente claro. También vamos a aprender a conseguir más firmas de MI negocio porque los de tu hijo están mucho más contentos con el proceso y están contentos de recomendarte a alguien. Y al final de este proceso, vas a tener un negocio en el que te encanta trabajar, pero también importante, que puede escalar y crecer contigo si quieres agregar más gente a tu equipo o simplemente tener una mejor experiencia día a día en su negocio. Para ello, vamos a echar un vistazo a crear un flujo de trabajo para su negocio. Las herramientas que vas a necesitar día a día y diferentes opciones para ti dependiendo de la forma en que prefieras trabajar. Y también vamos a echar un vistazo a crear plantillas para que puedas automatizar las cosas y tu negocio y asegurarte de que puedas gastar tu tiempo en el impuesto que realmente te encanta hacer, y no tanto en el cosas que sólo te toman el tiempo. Por lo que espero verte en la clase.
2. Crea tu flujo de trabajo: Por lo que el objetivo del director del proyecto es asegurarse de que tus clientes, tu equipo, tú, todos los involucrados, sepan exactamente lo que necesitan hacer cuando necesitan hacerlo y se sientan cómodos y apoyados al hacerlo. Entonces para que esto funcione, tienen que pasar
tres cosas. En primer lugar, es necesario conocer todas las diferentes tareas que deben suceder desde el liderato inicial cuando un cliente se acerca a usted para entregar apoyar todo el proceso del proyecto. Por lo que necesitas conocer todas las diferentes pequeñas tareas que necesitan suceder. También es necesario programar todas las diferentes tareas para que si algo tiene que pasar antes que algo más que esté claro y organizado, y luego debes dejar tanto a tus clientes como a tu equipo, y por supuesto, tú mismo sabes cuando todos estas diferentes tareas tienen que hacerse por eso, cuando la gente tiene una agenda que seguir, fácilmente
pueden planear sus días y se sentirán realmente felices haciéndolo porque no hay estrés o, ya
sabes, las noches atrasadas tratando de cubrir algo que te perdiste en el proceso. Por último, hay que facturar a las personas. Si algo cambia, digamos que tu cliente quiere cambiar el alcance del proyecto. Entonces necesitas hablar con tu equipo,
trabajar a través de tu flujo de trabajo y ver cómo
realmente puedes trabajar con el horario y la prueba que te queda para
alterar eso para que todos estén contentos y nada llegue a empaparse para volverse realmente estresante. El tipo de proceso creativo de todos puede ser un poco diferente. Pero encuentro por experiencia que siempre hay el mismo tipo de pasos que siguen surgiendo en el proceso general del proyecto. Lo primero que suele suceder es que una ventaja entra por tu puerta. Ellos quieren trabajar contigo y quieren discutir este proyecto contigo. Por lo que tienes alguna forma de reunión inicial para ver si eres un buen ajuste. Una vez que tengas el visto bueno, necesitas incorporarte a tu cliente y dejarle saber qué esperar los plazos e invitarlo a la herramienta de gestión de proyectos que has decidido utilizar. Y en realidad vamos a estar hablando más de herramientas más adelante en este curso. Después te metes en la etapa de diseño. Normalmente tenemos algo como descubrimiento, reuniones conceptuales, iteraciones, y finalmente, entregar el proyecto al cliente cuando esté terminado. Tu flujo de trabajo también contiene todas estas pequeñas tareas que te ayudan a pasar de una etapa a otra. Estas pueden ser cosas como crear la presentación para mostrar a tu cliente o para que tus clientes te desciendan contenido para su sitio web, por ejemplo. Por lo que aquí te presentamos algunos ejemplos de pasos que tal vez
quieras incluir también en tu flujo de trabajo. Cosas como coleccionar y buen breve es realmente importante para asegurarse de que el proyecto funcione sin problemas. Contratos y facturas, muy importante. Recopilar contenido de clientes y colaboradores. Cosas como si trabajas con freelancers, por ejemplo, y necesitas cierta pieza de trabajo antes de un plazo. Y por supuesto, recolectar retroalimentación para ti funciona. Hay un montón de herramientas geniales para esto, y vamos a estar viendo eso también en la sección de herramientas.
3. Proyecto de clase 1: Por lo que para este proyecto de primera clase, he creado un PDF que puedes ir a descargar. El PDF, cuenta con diferentes campos donde puedes sumar en tus diferentes etapas y luego solo
rellenas todas las diferentes tareas que
necesitas para competir por esa etapa específica. También llenas cuánto tiempo te tomará y quién debería estar haciéndolo. Por lo tanto, no olvides agregar en las tareas que los clientes necesitan para competir también. Al igual que darle retroalimentación, por ejemplo. Porque este curso se trata de hacer tu vida más fácil. También he hecho una plantilla interactiva para ti en noción que puedes usar si prefieres esto sobre el pdf impreso. Y todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el enlace en la sección sobre de este curso y duplicar la página. Una vez que hayas hecho esto, en realidad puedes empezar a agregar en las tareas de la plantilla justo ahí. Y para establecer cuánto tiempo debe tomar algo, solo agrega una nueva propiedad y llámalo tiempo necesario. Al igual que lo he hecho en esta tarjeta de ejemplo que puedes ver aquí. También puedes asignar las tareas a la persona adecuada de inmediato. O puedes aguantar a menos que hasta que hayamos hecho proyecto de clase también, donde realmente lo estás poniendo en uso. Y para usar esta tableta, sí hay que crear una cuenta con noción que sea gratuita. Pero si no quieres hacer esto, solo
puedes quedarte con el PDF imprimible.
4. Explorar las configuraciones: Cuando pensamos en la gestión de proyectos, hay un par de métodos o estructuras probados y probados que puedes usar. Y para que tu vida sea un poco más fácil y para ayudarnos a usar algunas de las herramientas que hay ahí fuera, voy a estar pasando por tres diferentes. Va a ser el método de combinación,
el método de diagrama de Gantt, y la planificación del calendario. El primer montaje se llama Kanban. Y aquí tienes diferentes categorías para tus diferentes tareas. Típicamente cosas como permanecer en progresado y completado. Esto te da una muy buena visión general del proceso del proyecto. Y así si utilizas esta configuración, asegúrate de que cada tarea también tenga un plazo y que esté asignada a la persona adecuada. Si no tienes ese riesgo terminando con una especie de gigante para hacer esto. Y nadie sabe realmente lo que deben priorizar y cuándo deben estar haciendo qué. Un consejo que me ha funcionado muy bien es configurar cada etapa de tu flujo de trabajo como una columna, lugar de tener esas tres categorías tradicionales de permanecer en progreso y completarlo. De esta forma se puede ver lo que necesita acción en este momento, y realmente se puede ver fácilmente lo que sigue. El siguiente paso se denomina diagramas de gantt. Y los gráficos de Gantt son una gran manera de obtener una visión general clara de múltiples proyectos o miembros del equipo. Por lo que cada proyecto o tarea obtiene un inicio y una fecha de fin y se asigna a un determinado miembro del equipo. De esta forma, puedes mover fácilmente tareas y plazos y puedes ver cómo se afectan entre sí. Me gusta mucho la configuración porque te da una visión
tan visual de todos tus proyectos a la vez, lo cual es perfecto si eres un diseñador de la misma y un pensador visual como yo. Por último pero no menos importante, también
quiero hablar de planeación de calendarios. Por lo que puedes usarlo tú mismo o puedes usarlo junto con cualquiera de las otras dos configuraciones. Entonces los gráficos Kanban o los Gantt. Un problema que he notado dirigir mi propio negocio es que si solo estableces plazos y tareas, pero no asignas un tiempo para cada uno de los ítems de tu horario, puedes terminar muy fácilmente con esta masiva lista de tareas sin prioridades. Por lo que Planeación del Calendario significa que añades cada tarea a tu horario. Entonces si algo no encaja, programas, o bien
necesitas delegarlo o debes
decidir si puedes eliminarlo de tu lista de tareas pendientes. Por lo tanto, para usar cualquiera de estas configuraciones, normalmente
tomarás todas las tareas que
escribiste en tu flujo de trabajo para el proyecto de clase uno, y luego las agregarás a tu configuración. Entonces para esto, es genial usar herramientas en línea. Entonces eso es en realidad lo que vamos a estar viendo a continuación. Entonces una vez que sepamos más sobre el proyecto de clase de herramientas dos se
tratará crear tu propia configuración de una manera que funcione mejor para ti.
5. Herramientas: Aunque seas alguien como yo que aún permite bolígrafo y papel y cuadernos y pizarras, seguirás trabajando con un equipo. Entonces aunque ese equipo como tú y tu cliente, aún
quieres asegurarte de que todo sea fácil de colaborar. Entonces ahora vamos a estar echando un vistazo a algunas herramientas diferentes que puedes usar. Hacen mucho más fácil la automatización. Hacen que toda la estructura y configuración sea mucho más fácil porque en realidad se puede crear una plantilla en estos diferentes programas que luego se puede reutilizar para cada proyecto. Entonces eso es a lo que vamos a echar un vistazo. Ahora bien, si crees que alguna de estas herramientas luce interesante, entonces puedes ir a la sección Acerca de para este video. Está justo debajo del video. Y voy a vincular todas estas diferentes herramientas ahí mismo. El primer instrumento de la que quiero hablar es uno que realmente construí. Se llama Kayla, y te ayuda a recolectar archivos de los clientes a tiempo. Y lo construí porque alrededor del 75% de las empresas
creativas experimentaron alguna forma de creep alcance. Y en realidad nos costó alrededor del 11% de nuestras ganancias, que es demasiado alto. Por lo que con Canadá, puedes incorporar clientes configurando las solicitudes de las imágenes, texto, y otros archivos que necesites con mucha anticipación de cuando lo necesites. De esa manera todo estará listo para ti cuando necesites empezar a trabajar. Por lo que no habrá retrasos en los proyectos. Por lo que aquí podemos ver que hemos configurado a una solicitud para cada etapa del proceso de diseño que miramos en nuestro flujo de trabajo. De esta manera, el cliente verá esto y sabrá exactamente lo que necesitan para enviarte cuando. Y también puedes asignar diferentes contribuyentes a diferentes solicitudes. Y esto es perfecto si digamos que estás haciendo un sitio web y necesitas la copia de un redactor, las tomas de producto de un fotógrafo, y tal vez la breve y la retroalimentación de tus clientes. Mi parte favorita es que Kayla realmente te recuerda a tus clientes. Por lo que todo sucede automáticamente sin
que tengas que pensar en facturar o perseguir archivos. Por lo que simplemente lo hace realmente fácil. Y una vez que se presente algo, solo
puedes aprobar los expedientes o pedir otros nuevos. Por lo que Kayla es una especie de herramienta accesoria que puedes utilizar con cualquiera de las otras configuraciones de gestión de proyectos porque trata específicamente del proceso de recolección de contenidos que
normalmente quieres integrar como parte de su flujo de trabajo. Si bien hicimos Qaeda, sabíamos que además de hacerlo agradable de usar para los diseñadores, los clientes también necesitan amarlo, lo contrario no lo usarán. Entonces eso es realmente, realmente importante. Y por eso nos aseguramos de que sea súper fácil enviar archivos de una manera que se sienta muy familiar para los clientes. Otra gran herramienta es la noción. La noción es quizás la herramienta más flexible porque puedes crear tu propia estructura. Viste cómo usamos noción cuando creamos nuestro proyecto de clase una plantilla que fue súper útil. Y también puedes configurar plantillas e incluso incrustar otras herramientas como envision o proyectos Fichman. Me gusta configurar una página de inicio para cada cliente y esto hace que sea realmente fácil navegar entre diferentes proyectos. Y siempre podrías encontrar todo lo que necesitas incluso después de terminar un proyecto. Y entonces esto es tal vez que el cliente enfrenta interfaces necesariamente, pero tal vez más lo que tienes para ti y tu equipo para hacer un seguimiento de todo lo que necesitas. Si te gusta, el método Kanban de mover tareas de no empezar a terminar, trémolo es una opción realmente buena para eso. Puedes invitar a tu equipo y me gusta armar un tablero para tareas internas, como para las personas de tu equipo, y otro tablero para cada cliente. Y eso significa que el cliente sólo ve lo que sucede en su tablero. Y se puede estructurar con una columna para cada etapa del proceso de diseño. Entonces, cuanto más fácil sea para tus clientes entender los pasos de tu proceso de diseño y qué esperar a continuación, más fluidos se ejecutarán tus proyectos. Y vamos a echar un vistazo un poco más sobre esto y cómo estructurarlo en protección de clase para grilla para poner usos, configuración de
diagrama de Gantt, puedes probar plan de toggle. Es posible que ya conozcas toggle desde su herramienta de seguimiento del tiempo, que es realmente impresionante. Pero también tienen un software de gestión de proyectos que utiliza gráficos de Gantt. Y como bono, incluso
puedes elegir crear tanto una configuración de diagramas kanban como de Gantt para cada proyecto. Por lo que en realidad no tienes que elegir. Ahora que sabemos un poco más sobre las diferentes configuraciones que están ahí fuera y algunas herramientas diferentes. Vamos a hablar un poco sobre la gestión de tu equipo y la gestión de tus clientes en tus proyectos.
6. Gestión de un equipo: Cuando manejas equipos, queremos asegurarnos de que el aspecto manejador del mismo no se convierta en alguien que fuera un halcón sentado, mirando a la gente y usando un navegador web en una zanahoria. Entonces lo que queremos pensar es trabajar juntos como equipo, tú como jefe de proyecto, es tanto como parte del equipo como el resto de las personas que trabajan en esa empresa. Entonces queremos asegurarnos de que cuando creemos la estructura en la que estamos trabajando ahora y la configuración, no solo debería funcionar para ti, emitió trabajo para todo tu equipo. Entonces no tengas miedo de preguntarle a la gente qué tipo de programas. Ya conocen el tipo de la forma en que prefieren trabajar. O si hay algo más que piensen que es importante para que sepas. Esto también es realmente importante si piensas en cuándo
quieres establecer cuánto tiempo debe tomar algo. Usted como gerente de proyecto podría tener una idea que digamos que la etapa conceptora debería tomar tres semanas. Pero asegúrate de preguntarle a la gente que va a hacer el trabajo es de tres semanas realista. Y de esta manera, en realidad te estás asegurando de que el horario que estás creando se vaya a seguir mucho más a fondo y mucho más fácilmente con la gente siendo feliz y emocionada o trabajando. Otra cosa en la que pensar es, cómo realmente le gusta a la gente trabajar en tu empresa en cuanto a conseguir tu cultura de empresa. Así que la gente quiere tener reuniones presenciales todo el tiempo, o quieren usarlas a través de la sala de chat como Slack, por ejemplo,
para hacer mucha de la comunicación para que no tengas que conocerte en persona. Por lo que muchas de estas cosas diferentes son importantes para asegurarse de que la gente se sienta incluida en el proceso. Y si no tienes un gran equipo, aún
puedes hacer lo mismo con tus clientes. Entonces pregúntale a tus clientes, ¿con qué tipo de programas se sienten cómodos? Ya sabes, son los más cómodos teniendo una llamada telefónica usando el correo electrónico. A lo mejor ya conocen muchas de estas herramientas de gestión de proyectos que ya hemos echado un vistazo. Y si lo hacen, eso es genial. Si no lo hacen, tal vez necesites incorporarlos al respecto. Así que asegúrate de que todos se sientan cómodos, emocionados. Y esta es una gran manera de no sólo hacer las cosas más eficientes, sino que también hizo que su cultura de empresa y sea mucho más amigable y feliz.
7. Proyecto de clase 2: Impresionante. Entonces ahora lo hemos hecho todo el camino al proyecto de clase dos, y este es el último video. Entonces aquí nos estamos llevando ahora todo lo que hemos aprendido en esta clase. Y vamos a tomar el flujo de trabajo que creaste y lanzar proyecto uno. Y vamos a crear esas plantillas y la configuración para tu sistema de gestión de proyectos. Y lo que sugiero que hagas es tener una homebase, que es esencialmente como una wiki para tu empresa. Aquí es donde se puede acceder a todos los diferentes proyectos. Se puede acceder a las diferentes plantillas y luego se configurará una plantilla para interna. Entonces lo que su equipo o usted necesita para completar y una manera se invita a su cliente donde tienen una gran visión general. El primero que quieres decidir es qué tipo de configuración te gustaría. Y esto realmente se reduce a la preferencia personal. Kanban, diagramas de Gantt, planeación de calendarios. Piensa en, si prefieres más de una visión general o un plan muy detallado, y solo escoge la estructura que crees que funcionará mejor para ti. A continuación, vamos a empezar con la configuración para su equipo, su junta interna. Puedes crear una sección para cada proyecto o
puedes ir con el probado y probado que queda en progreso y hecho, agregando todas las tareas que quieres que solo tu equipo vea. Entonces cosas como discusiones sobre conceptos de diseño, tal vez enviar la factura son reuniones internas, cosas como esta. Una vez que hayas agregado todo lo que necesitas, guardó esta sección como plantilla y solo cópiala cada vez que tengas un nuevo proyecto. Al iniciar el proyecto, asigne cada tarea a alguien de su equipo y establezca fechas de vencimiento para cada una de las tareas. Ese es un paso muy importante. A continuación, vamos a echar un vistazo a la creación de una junta para proyectos de clientes. Y el objetivo de este tablero es ayudar a su cliente a obtener una visión general clara de su proceso y las tareas que necesitan para completarse por sí mismos. También me gusta agregar algunas tareas para mi equipo que implica enviar al cliente algún tipo de información. Entonces aquí un ejemplo de cómo se ve
mi configuración de cliente de plantilla para las tres primeras etapas, se
puede ver que fácilmente puedo agregar el contrato firmado y otra información útil. Por lo que el cliente y yo siempre podemos encontrarlo. Un consejo extra que quiero mencionar es agregar un enlace
a los diseños terminados una vez que completes el proyecto. Si tu cliente quiere compartir el trabajo con un miembro del equipo y quiere imprimirlo. Y quieren enviárselo a un desarrollador web o a alguien después, ya
sabes, tal vez sólo quieren volver a encontrarlo ellos mismos porque olvidaron dónde lo guardaron. Podrían empezar a buscar un enlace en
un correo electrónico lo cual podría ser realmente confuso si lo envías de esta manera. Y lo más posible es que solo vayan a empezar a escribir, tienes que pedirte que lo reenvíes. Entonces, para ahorrarte algo de tiempo, solo
puedes agregar el enlace al tablero y luego tanto tú como ellos siempre saben encontrarlo incluso después de que el proyecto esté envuelto. Una vez que hayas terminado, guárdelo como plantilla y solo duplica cuando tengas un nuevo proyecto. El último que hay que tener en cuenta es probar tu nuevo flujo de trabajo y configurarlo por alrededor de uno a tres meses y luego revisar lo que funcionó y lo que se puede mejorar. Es posible que quieras alterar ligeramente tu plantilla. A lo mejor quieres probar una herramienta diferente, o tal vez pedir a tu equipo que sugiera formas de mejorar esto. Y realmente espero que hayas disfrutado de esta clase. No olvides completar el proyecto. Y yo estoy aquí si tienes alguna pregunta y si quieres más tips o cosas a lo largo de estas líneas, echa un vistazo a nuestro Instagram y me encantaría saber de mí ahí. Diviértete y buena suerte con tus proyectos.
Malin Lernhammar, Co-founder at Kayla
