Gestión de proyectos: cómo ser un gerente de proyectos productivo

1. Introducción: [ MÚSICA] [ANTECEDENTES] Siempre me encantado resolver problemas, crear estructura, eliminar fricción y trabajar con personas y esto en última instancia me ha llevado a una gratificante carrera de 20 años en el proyecto campo de gestión. Ahora esto es más fácil decirlo que hacerlo. La clase de hoy va a pasar por algunas de las tácticas reales que te ayudarán a hacerte increíblemente productivo y enfocado en tu trabajo. Se trata de cómo ser un gestor de proyectos productivos. [ MÚSICA] Hola, soy Matt Corroboy, director de proyectos de software en la industria de las ciencias de la vida. Dirijo un equipo de gerentes de proyectos y programas entregando soluciones de sistemas y software que ascienden a miles de millones de $ de ingresos. Estoy emocionado de impartir esta clase ya que creo que es parte de la fuente secreta de estar y sentirse en control, a reducir los niveles de estrés y ser sobresaliente en tu trabajo. Se trata de ser organizado y disciplinado para liderar un proyecto, pero también de garantizar que usted mismo esté operando eficientemente con altos niveles de productividad y hábitos realmente buenos. En la clase, pasaremos por los beneficios de ser un gestor de proyectos eficiente. Hablaremos de la mejor manera de administrar otras tareas en un proyecto, pero luego pasaremos a cómo administrar su propio tiempo, su propia lista de trabajo, y en última instancia construir una estructura de calendario y increíble hábitos que te servirán bien. [ RUIDO] El proyecto de clase de hoy es tu propio proyecto. Es tu propio trabajo, tu propio calendario e incluso si no estás ejecutando proyectos hoy, entonces estos ejercicios por los que vamos a pasar, seguirán aplicándose. Estaré usando ejemplos a medida que avanzamos pero esta clase es ahora una oportunidad real para que ustedes hagan lo único que nosotros como humanos rara vez hacemos, que es evaluar cómo pasamos nuestro tiempo y buscamos hacerlo bien. Como siempre, a medida que pasamos por esta clase, por favor comparte tus experiencias en la galería del proyecto y haz cualquier pregunta que puedas tener en los tableros de discusión. Vamos a saltar a la Lección 1 sobre los beneficios de hacer todo esto. [ MÚSICA] 2. Cómo ser un gerente de proyectos eficiente: En esta lección, vamos a estar hablando de la realidad de vivir la vida de un gestor de proyectos y por qué ser organizado, eficiente y productivo es tan importante. Es fácil de usar lo contrario para esperado. Por ejemplo, estar desorganizado, ineficiente y no productivo no ayudará a la vida de un gerente de proyecto. Pero incluso un herrero de estas cualidades probablemente significará que no estarás en un trabajo en primer lugar. Creo que necesitamos explorar más lejos los beneficios que obtienes de ser aún más organizado y aún más eficiente en tu trabajo. A lo largo de esta clase, me voy a imaginar un escenario de la vida real. Digamos que soy el nuevo gestor de proyectos traído a un proyecto ya en dificultades. Vamos a fingir que la empresa para la que trabajo está planeando lanzar un nuevo producto en aproximadamente seis meses. A lo mejor ya hay 20 personas trabajando en el proyecto, hay juntas de revisión, financiamiento, y ciertamente altas expectativas torno a lo que vamos a hacer dentro de ese plazo. Esto va a ser complicado con certeza, y las expectativas siendo altas, necesito estar súper organizada y eficiente en mi día a día. Va a ser una necesidad. Pero por qué lo ayudará a mantener mis habilidades de organización de primer nivel a la larga. Bueno, la importancia de ser eficiente y organizado aquí es clave. No queremos ser reactivos en el proyecto. Queremos saber qué está pasando frente a nosotros y queremos asegurarnos de que mantengamos a todos informados dónde están las cosas. Mantener bajos los niveles de estrés y las personas se sienten positivas, va a ser crítico. Vamos a ampliar algunos de estos. En primer lugar, el control construye confianza. Ejecutar un proyecto con manos tranquilas y firmes y una buena medida de control generará confianza en los demás. Los equipos y compañeros con los que trabajes, y la junta directiva que pueda estar presente lo verán en sus actividades cotidianas. Como resultado de eso, es más probable que te apoyen en cualquier solicitud extra de recurso, financiamiento u orientación que puedas tener. Habrá una actitud de poder hacer dentro del proyecto y el equipo estará listo para abordar cualquier reto que pudiera venir a su manera. En segundo lugar, queremos ser proactivos más que reactivos. Si todo lo que estás haciendo como gerente de proyecto es reaccionar a las cosas a medida que suceden, entonces los niveles de estrés seguro van a ser altos. Un día a otro, estarás luchando contra incendios y ahogándote poco a poco mientras pierdes el control no solo del proyecto, sino de la confianza del equipo que te rodea. Tu objetivo aquí es estar por delante de las cosas siendo eficiente y organizado en tu trabajo. Pero incluso cuando esté totalmente en control, siempre va a haber momentos en tu proyecto cuando las cosas desgraciadamente salen mal cuando aparece lo desconocido pero esto debe mantenerse al mínimo. Establece el tiempo para el proyecto y cómo te comportas. Establezca el tiempo para el éxito y otros seguirán. Recuerda el estrés a menudo viene cuando nos sentimos fuera de control y todo lo que está sucediendo nos está pasando cuando nos estamos quedando sin tiempo y todo se está desmoronando a nuestro alrededor. Estar tranquilo y por delante del núcleo en sus actividades mantendrá estos momentos al mínimo. También tendrás una forma clara de operar cuando surjan puntos de presión. En tercer lugar, tu carrera florecerá. Si quieres ser gerente de proyectos, si quieres una carrera en esta disciplina, si quieres mejorar, ganar promociones, y hacer cosas buenas, entonces tu reputación va a ser clave. Estar organizado, eficiente y productivo te hará notar. Tu reputación se amplificará y te hará aún más efectivo. Aumentarás la capacidad de respuesta de los que te rodean y esto última instancia te hará aún más exitoso en tu carrera y lo que haces. Antes de pasar a lo más detallado y táctico de las lecciones de esta clase, quiero que pases un poco de tiempo ahora pensando en el proyecto en el que estás ahora, piensa en el tipo de gerente de proyecto que quieres ser y lo que ser organizado, disciplinado, y productivo significaría para ti. Voy a pedirte que uses este proyecto a lo largo esta clase ya que ahora creamos un sistema, un calendario, y un enfoque que puedes usar para ser lo más eficiente y productivo que puedas avanzar. 3. Cómo gestionar las tareas de otros: Ser gerente de proyecto es el doble whammy de la gestión de tareas, ya que no sólo necesito ser realmente bueno en la gestión mi propio tiempo y mi propia carga de trabajo y enfoque, sino que también tengo que hacer lo mismo por los demás y para los del propio proyecto en general. Volvamos al proyecto de ejemplo de la lección anterior. Los proyectos que he emprendido ya tienen un horario de fuente en su lugar. Pero ¿estamos en buen camino? ¿ Todo el mundo está haciendo lo que deberían? ¿ Qué tiene que pasar hoy, esta semana, y tal vez la próxima? Tenemos que tener aquí mecanismos que nos permitan tener éxito. Es parte de nuestro trabajo. Rastrear el trabajo y asegurarse de que todos sepan lo que se necesita, quién está haciendo qué y para cuándo, va a ser clave. En todas las siguientes lecciones, vamos a estar enfocados en tu propia carga de trabajo como gestor de proyectos. Pero antes de hacerlo, quiero asegurarme de pasar algún tiempo al menos mirando cómo nos mantenemos en contacto, y en control con esas tareas que han sido emprendidas por otros. ¿ Cómo nos aseguramos de que las cosas siempre avancen cuando no estamos ahí, y dónde debemos mantener nuestro enfoque? Aquí hay algunas tácticas simples que realmente pueden ayudar a mostrar esa confianza y control de la que hablamos anteriormente. Se trata de tácticas que mantendrán a los demás enfocados en cumplir con las tareas que ellos mismos tienen. Número 1, exceso de comunicación horario. Una de las quejas más comunes que todavía escucho hasta el día de hoy que la gente no sabe lo que está pasando. ¿ Qué estamos haciendo otra vez? ¿ Por qué? ¿Cuál es el punto? ¿ Qué pasa a continuación? Comunicar un plan o un horario de fuente, alguna hoja de ruta tal vez con metas y resultados, en realidad no tiene que ser complicado. De hecho, cuanto más simple mejor. Puede ser una publicación regular de correo electrónico o chat, una diapositiva de PowerPoint, o tal vez incluso solo una imagen de pizarra blanca. Pero hacer esto es clave ya que ayudará a las personas a comprender mejor el contexto para las tareas que están llevando a cabo ahora y para tareas posteriores. La ley fue entonces ser algo a señalar y vas a ayudar a eliminar algunas de las excusas más básicas para que las cosas no se hagan o que se les dé prioridad cuando no estás ahí. Número 2, check in regularmente con todos los que deberían tener algo adelante. Es fácil decir esto, pero sea cual sea cual sea el mecanismo que utilicemos es importante para vigilar todas las tareas y personas propietarias de esas tareas que actualmente están en juego, por lo que tanto formal como informalmente verificando regularmente los avances y mantener un diálogo abierto. Hay muchas maneras en que esto se puede llevar a cabo dependiendo de su propio proyecto. Podría ser caminar hasta alguien en la oficina, sus invitaciones a una reunión formal, o simplemente un café tal vez una vez a la semana. Cada proyecto seguro será diferente aquí, pero la clave es mantenerse en contacto. Número 3, hacer el seguimiento más fácil, tener reglas en su lugar para rastrear el progreso en las tareas con mayor facilidad. Esto podría ser tan sencillo como no tener tarea mayor que dos periodos de presentación de informes. Por ejemplo, digamos que te encuentras semanalmente con tu equipo, luego manteniendo las tareas alrededor del tamaño de la semana, entonces las cosas o bien no se inician, o están en progreso, o están terminadas. Cualquier cosa que permanezca en curso durante dos periodos de reporte solo será una bandera roja para algo que mirar con más detalle, por lo que podría haber problemas ahí, tal vez la persona necesite ayuda o haya un nuevo riesgo que hay ahí dentro que necesita mirar. Número 4, establece expectativas claras y lo que quieres ver y escuchar de nuevo. largas reuniones de estado y actualización ciertamente deberían ser algo en el pasado. Si estoy poniendo una revisión de progreso de 15 minutos en el calendario, entonces voy a tratar de hacer esa cosa en 10. Para ello, entonces las personas que asisten a esa reunión o a esa actualización, deben saber qué se les va a pedir y deben estar preparados para ello. Si estás presidiendo una reunión de actualización y vuelves camino a través del contenido y la agenda misma sin ser completamente claro en los insumos y salidas y expectativas y las razones por las que estás ahí, entonces de inmediato, su control estará en cuestión. Lleva tiempo hacer bien estas cosas, y cubriremos algo de esto en lecciones posteriores. Número 5, presta especial atención al camino crítico. El camino crítico es la serie de tareas que en última instancia dictan la fecha de finalización de su proyecto. Si una tarea se desliza, es tarde o no hay ajustes para comenzar correctamente con los recursos adecuados asignados, entonces es probable que esto afecte a su fecha de finalización. Si te vas a enfocar en algo con alguna intensidad en absoluto, entonces hazlo aquí. Ciertamente, también asegúrate de que todos los que tengan una tarea o actividad en el camino crítico también estén al tanto de esto. Ciertamente no puedes culpar a nadie por decir que acabo de terminar esto mañana si no son conscientes del impacto y las consecuencias de una mente tan fría hacen. Entonces poseer la comunicación aquí y mantener a todos enfocados. Seis, no sobrecargues a la gente con preguntas, solo porque puedas, no significa que debas. La gente cenará detrás de los escritorios, fingirá estar en una llamada telefónica, caminar en la dirección opuesta, o peor aún les molestará venir a cualquier reunión de actualización que pueda celebrar. Haga cualquier pregunta que usted hizo sobre el progreso de la tarea oportuna y justificable. Todo el mundo tiene trabajos que hacer, y si usted establece las expectativas correctas al principio, entonces en realidad vendrán a usted con cualquier información que pueda necesitar, no al revés. Por último, pide retroalimentación y mantén una puerta abierta. Siempre sea bienvenido a retroalimentación tanto sobre los proyectos como sobre su propio desempeño como gestor de proyectos. Ser vulnerable y fomentar la honestidad. Estamos todos juntos en esto, y mostrar su lado humano da a otros el permiso para hacerlo lo mismo. retroalimentación del equipo y de tus partes interesadas y compañeros es solo eso, es retroalimentación. Es algo de lo que escuchar, aprender y ajustar. Es crítico no solo para los proyectos, sino con todo lo que vas a hacer en la vida. Esas fueron algunas tácticas rápidas que ayudarán a que la gestión de las tareas de los proyectos y el propio progreso sea un poco más exitoso. Antes de seguir adelante en las próximas lecciones, que veremos más a su propio tiempo y enfoque, quiero que se tomen un minuto para solo considerar lo que hemos pasado. ¿ Podrías aplicar alguno de estos a tu proyecto ahora? ¿ Cuáles están haciendo hoy que quizás ayuden a mantener las cosas en movimiento mejor? Tómese el tiempo ahora para pensar en cómo podría aplicar al menos una de estas cosas a su trabajo. Seguidamente pasaremos a la siguiente lección a medida que empezamos a priorizar tus propias actividades. 4. Prioriza tus propias actividades: Administrar las tareas del proyecto es en realidad sólo una pequeña parte de ser un gestor de proyectos exitoso. Lo tratamos por separado ya que es fundamental. Pero si no consigues el resto de tus deberes claramente al cuadrado, entonces estás en riesgo de estar completamente fuera de control. Queremos ser eficientes y organizados pero la realidad de ser gerente de proyecto es rara vez suficientes horas en un día para poder hacer todo a esos niveles máximos que quisiéramos. Siempre va a haber compromisos en el camino. Hay opciones y eso es algo que tenemos que mirar a medida que pasamos por esta lección. Para esta lección, vamos a usar nuestros proyectos de ejemplo y pasar por todas las actividades que necesito tener cuenta en mi nuevo puesto de gestor de proyectos, esas cosas que necesito ser rutinariamente servicio. Voy a pasar por una serie de pasos con el objetivo ser tener una evaluación clara de prioridad y esfuerzo en su lugar sobre cómo voy a estar pasando mi tiempo y dónde va a estar mi enfoque en el trabajo . Voy a usar una sencilla herramienta de colaboración llamada mirror para esto, que puedes usar de forma gratuita. Pero también puedes usar cualquier otra herramienta de mapeo mental, tal vez Excel o simplemente un bolígrafo y papel. La clave es que queremos poder mover las cosas fácilmente cuando estemos enumerando nuestras obras o las notas publicadas en un escritorio estarán bien. Lo que vamos a hacer es empezar aquí enumerando todas las cosas que necesito estar haciendo en mi trabajo de gestor de proyectos. Ahora la forma en que me gusta pensar en esto es tratar de enumerar todas las tareas que podría necesitar hacer en un periodo de dos semanas de tiempo. Estas son tareas rutinarias que necesito para asegurarme de que sirvo de forma continua. Empiezo por sólo una lluvia de ideas sobre esas actividades. Podría necesitar [RUIDO] considerar el seguimiento del proyecto. Podría necesitar mirar la gestión de riesgos, [RUIDO] que es importante. [ RUIDO] Podría necesitar tratar con las partes interesadas. [ RUIDO] Podría necesitar mirar la presentación de informes sobre el proyecto como una actividad clave a la que damos seguimiento. Podría necesitar [RUIDO] asegurarme de que también se atienda el costo del financiamiento en el proyecto. Estas son todas las actividades que conozco para mi proyecto que necesito estar haciendo de forma regular. Acabo de enumerarlos abajo, lluvia de ideas cuáles son esos artículos. Lo que también podría necesitar hacer es en realidad empezar enumerar algunos elementos de lo que ese tiempo y nuestros esfuerzos van a ser mientras estoy haciendo ese trabajo para rastrear, por ejemplo, que podría implican [RUIDO] reunión regular de actualización. Podría incluir catch-ups ad-hoc [RUIDO] con diversas personas de proyectos diferentes. Podría necesitar monitorear el camino crítico para el proyecto. [ RUIDO] Sólo estoy tratando de ampliar un poco donde mis actividades y donde se va a gastar mi tiempo en el proyecto. Has trabajado tu camino a través de esta lista lo mejor que puedas, entonces lo que haces, y te mostraré un ejemplo que he hecho antes aquí. Una vez que hayas hecho eso, lo que quiero que hagas es pensar el tiempo que se va a tomar para ir y gastar en cada una de estas tareas. ¿ Cuál es el esfuerzo que se va a necesitar de ti como gestor de proyectos para hacerlos bien? No estoy preocupado en este punto en tiempo con cuánto tiempo va a tomar como total. Todo lo que quiero que pienses es si voy a hacer este elemento de trabajo que necesito hacer dentro de una ventana de dos semanas, si lo voy a hacer a los niveles adecuados entonces ¿cuánto tiempo va a tomar eso? Como se puede ver aquí en el que creé antes, tengo todas mis diversas piezas de trabajo diferentes asignadas y enumeradas. Puedo mirar y ver cuánto tiempo he puesto en contra de cada uno. Voy a hacer una reunión de actualización, estos van a ser 30 minutos de preparación involucrados con eso, y luego probablemente una reunión de una hora voy a hacer cada dos semanas. Podría necesitar pasar un par de horas haciendo capturas ad-hoc con la gente asegurándose de que las cosas estén dando vueltasy voy a dejar una hora a un lado para enfocarme y voy a dejar una hora a un lado para puro en el camino crítico en el proyecto. La otra cosa que quiero que hagas una vez que pongas el tiempo en contra de ellos, es priorizar las actividades y aquí es donde es realmente útil poder usar una herramienta donde puedas mover las cosas por ahí. Nuevamente, notas publicadas perfectamente bien en un escritorio pero la capacidad de poder mirar hacia abajo la lista y priorizar tus actividades va a ser clave para lo que sigue a continuación. Esto puede ser sencillo, independientemente de la forma en que lo hayas estructurado. Puedo empezar con la parte superior de la lista e ir a la derecha. El seguimiento es actualmente número 1, métricas y KPI, esa es la revisión de datos e indicadores clave de desempeño en el proyecto es una alta prioridad que el tiempo pueda dedicar rastreando el estado de la proyecto. En esta instancia, me voy a ir como está. Pero ¿qué pasa con el riesgo? Quizás la gestión de riesgos en el proyecto sea en realidad necesita ser realmente clave porque el proyecto había fracasado previamente y hay retos al respecto. Lo que quiero hacer es tal vez mover eso derecho a la parte superior de la lista y mover los otros bits más abajo. Trabaja tu camino por la lista, ajustando la priorización de los elementos dentro de tu plan para llegar a un punto final. Vamos a resumir a dónde tenemos que aquí. Tenemos una lista de todas las actividades que necesito para ser atendidas en un periodo de dos semanas de tiempo. Tengo una lista ampliada de otras actividades alrededor de esas y tengo la cantidad de tiempo que me va a llevar hacer el trabajo apropiadamente y todas están en orden prioritario. Lo que ahora vamos a hacer es trasladarlos a un formato de hoja de cálculo para que en realidad pueda sumar ese tiempo y esfuerzo en un número total. Aquí se puede ver un resumen muy sencillo de dónde ese tiempo pasó en el proyecto de ejemplo que estoy mirando aquí, y eso suma a 44.5 horas. Ahora, esto es realmente importante. Hablé de dos semanas de período de trabajo. Digamos que eso equivale a aproximadamente 80 horas de esfuerzo o tiempo que tienes en tus manos. Ahora, podría llenar esas 80 horas con reuniones atrás tras espalda pero necesito tener cuidado ahí. Necesito asegurarme de que haya tiempo y espacio en el calendario para lidiar con cosas que podrían surgir a lo largo de la semana, necesito asegurarme de que haya tiempo para descansos, necesito asegúrate de que haya espacio para hacer proyecto real donde pueda necesitar hacerlo yo mismo. Tal vez podría ser algún escrito de documentos que hay que hacer o tal vez algo ha surgido y necesito poner algunas reuniones extra en el calendario. Ahora, podrías ahorrar 10 por ciento de tiempo para el, 20 por ciento de tiempo para eso. Pero la realidad es, y a través de la experiencia que se necesita para bajar ese número justo. Mi regla general aquí es probablemente mirar 40 horas de esfuerzo que tengo a mi disposición en ese periodo de dos semanas de tiempo. Queremos bajar este 44.5 a 40 horas realmente y luego me sentiré cómodo que tengo un plan que en realidad es utilizable avanzando. ¿ Cómo hacemos eso? Todo esto se trata hacer compromisos y evaluar qué partes de su enfoque se pueden reducir un poco pero aún así entregar. Ahora, aquí es donde es realmente importante priorizar el trabajo porque no queremos empezar por la parte superior y empezar a afeitarse el tiempo fuera de lo que es la mayor prioridad en la lista. Empezamos por el fondo y miramos lo que dijimos que íbamos a hacer en estas áreas y podemos evaluar si esas actividades pueden ser limitadas de alguna manera. Podemos empezar con pieza de liderazgo, donde quiero comunicar información clave al equipo del proyecto y quiero hablar de victorias y pérdidas ahora, aunque eso sea bajo en la lista de prioridades, también es algo que es realmente importante hacer así que voy a dejar eso como está. Pero luego nos fijamos en los informes y tengo dos horas listadas ahí y me aseguré de que estoy actualizando los datos necesarios para el reporte y luego una hora construyendo el propio informe. Esto me hace pensar en cómo podría limitarme potencialmente eso. Creo que probablemente pueda limitarlo a una hora y media. inmediato, voy a reducir eso hacia abajo. Voy a encontrar cuatro horas ahora. Nuevamente, trabajamos nuestra manera mirando cómo podemos comprometernos en la cantidad de esfuerzo que te vas a comprometer a hacer en contra de cada una de estas tareas. Voy a reducir una hora del compromiso de las partes interesadas. Voy a ponerme muy agudo en el momento que paso haciendo documentación de procesos y documentación del proyecto. Voy a afeitarme un par de horas de eso también. Voy a reducir la cantidad de enfoque y tiempo en gestión de la escalada alrededor de 40 horas de trabajo. He hecho algunos compromisos, pero sigo pasando una cantidad significativa de tiempo en el proyecto. Ahora esta siguiente etapa aquí es en realidad bastante clave porque he hecho algunos compromisos, tal vez haya algunas partes interesadas que tienen expectativas ligeramente diferentes de las que no podrás cumplir. Es realmente importante en esta etapa hablar realmente a través de la actividad de tratar con tal vez con tu jefe, tal vez tus compañeros, y el equipo central y hablar de algunas de las áreas donde tal vez estás no es capaz pasar tanto tiempo porque ese número podría ser en realidad mucho menos para ti a medida que avanza por tu proyecto. Por eso es realmente importante usar un concepto que aprendí de un empresario llamado Rob Moore. Se llama apalancamiento gestionado hacer, por lo que LMD. Eso se trata de mirar tu carga de trabajo, donde pasas tu tiempo y mirando qué elementos que funcionan te estás haciendo tú mismo? Esa es la parte de hacer de ella. Qué partes estás gestionando las actividades de otras personas, por ejemplo, en estado, reuniones y actualizaciones? ¿ Qué partes hay oportunidades para que aproveches a los demás? Para recapitular, hemos hecho mucho aquí. Hemos enumerado nuestro trabajo, lo priorizamos, ponemos tiempo en contra, lo limitamos donde necesitábamos, y hicimos compromisos donde tenía sentido. También hemos establecido expectativas con algunos de nuestros grupos de interés sobre cuáles son nuestras intenciones en torno a la gestión del proyecto. Antes de pasar a la siguiente lección y realmente implementar esto desde una perspectiva de calendario, quiero que ahora pasen el tiempo mirando sus propios proyectos y que pasen por los pasos. Por supuesto, no hace falta que sean las mismas actividades que las que he enumerado aquí. Necesitas usar aquellos que tengan sentido para ti pero es importante pasarlo. Esto podría tomar un mejor tiempo, pero realmente creo que vale la pena sentarse en realidad y enumerar el esfuerzo y las áreas de enfoque que se necesita para estar mirando en el proyecto que estás trabajando ahora y eso sentó las bases para lo que hacemos continuación en la lección del calendario. 5. Cómo crear un calendario de tareas y un sistema: Ahora que tenemos todas nuestras actividades enumeradas en orden con tiempos en contra de ellos, entonces el siguiente paso es averiguar cómo programamos esto en. Programar algo en tu calendario y bloquear el tiempo de espera es el primer paso para asegurar que estas cosas realmente sucedan. Si no haces esto, entonces estás en riesgo de que surjan otras cosas y te saltes fácilmente algunas actividades clave y áreas de enfoque. El filosofía aquí es conseguirlo programado, hazlo. Volvamos a mi nuevo puesto de gestión de proyectos, trabajando en este lanzamiento de producto en seis meses, es hora de organizarme. Para este ejemplo, solo vamos a usar un simple Google Calendar, un Google Calendar en blanco con el fin crear nuestras dos semanas de trabajo, pero cualquier cliente de calendario funcionará incluyendo solo pluma y papel. Mi enfoque general aquí es trabajar en orden prioritario, siempre existe el riesgo de que algo mayor pase a través del transcurso de cualquier periodo de tiempo, lo que sabiendo que se inicia cada uno de sus bloques de dos semanas artículos de alta prioridad significa que te estás enfocando solo en las cosas correctas. Por ejemplo, la gestión de riesgos podría ser el número uno en mi lista de prioridades, por lo que es importante para ello, que agregué [RUIDO] lo top de la lista en un lunes por la mañana. No podemos, sin embargo, ir ciegamente por esto, sí requiere algún pensamiento, hay actividades que haces por tu cuenta y hay actividades para las que necesitarás otras personas. Si todos aquellos están involucrados en las actividades de alguien, entonces asegúrate de que el momento encaja con ellos. Ahora esta suele ser la parte más difícil, si estás en el inicio del proyecto, a menudo es más fácil ya que puedes establecer cómo quieres que funcione el proyecto , más adelante, sin embargo, a menudo es difícil ya que otras reuniones y actividades pueden dominar ya sus calendarios. Otro consejo realmente bueno aquí es poner actividades de dominó plomo en el calendario a principios de semana, por ejemplo, seguimiento de proyectos. Podríamos tener una reunión de seguimiento a principios de semana. Esto es realmente importante porque podría haber cosas que surjan que requieran una atención especial y podríamos necesitar reuniones futuras en el calendario para resolverlas, el hecho de que nosotros capturar que desde el principio es realmente útil. El otro consejo aquí es dividir las reuniones si es necesario, en lugar de reunir a cada persona para una sola reunión de status para el proyecto, luego romper las actividades. Tener una actualización de estado uno, y luego tal vez una actualización de estado dos más tarde en la semana con diferentes partes interesadas invitadas a esos. Hay un momento y lugar para cuando todo el mundo necesita estar presente, pero si tu semana está configurada donde todo el mundo tiene que estar en la sala para cada actualización y cada reunión que tengas programada, entonces es probable que vaya a estar perdiendo mucho tiempo de la gente. Hay otras formas de comunicarse, para mí esto podría significar que me reuní con ingeniería un lunes y una actualización de estado ahí y tal vez comercialización un martes, finanzas un jueves, etcétera, con el fin de entender cómo están rastreando las cosas, se puede aplicar esto a cualquier tipo de reunión. Generalmente con la excepción impar, cuanto más corta sea la reunión mejor. En el punto de reuniones más cortas, tamaño predeterminado de la reunión del calendario va a ser la muerte de todos. Cada conjunto de reuniones es una hora resulta en un resultado de la Ley de Parkinson. El encuentro toma una hora y las cosas se dibujan como resultado. En lugar de hacer un par de cosas y aprovechar el poder del Parkinson. Las reuniones deben establecerse por defecto en un mínimo en su cliente, por ejemplo, 15 minutos. Además, al organizar las cosas en tu calendario, entonces asegúrate de que estás estableciendo una agenda clara en las notas con expectativas claras sobre lo que esperarías ver, discursar y escuchar de aquellas personas que son asistió. Si hay un resultado particular que estás esperando entonces ser explícito en áreas a lo que va a ser. Sabiendo que tienes poco tiempo con una agenda clara te impulsa a llegar directo al grano, absolutamente te verás como resultado de ser ultra eficiente si haces esto. No hace falta decir que tampoco deberías estar poniendo las cosas totalmente espalda con espalda, tienes que dar amortiguación entre reuniones. No seas demasiado optimista, permitas rebasamientos y lo desconocido, también necesitas descansos. Hay unos estudios realmente buenos que dicen que trabajamos mejor en cuadras de 40 minutos con huecos de 20 minutos, y eso me suena plausible desde la experiencia, así que voy a probarlo aquí cuando esté construyendo el calendario . Pero además de la lista habitual de trabajos, sí necesito asegurarme de hacer tiempo para el espacio libre para el papeleo u otras actividades que no contabilizaron antes, recuerda así como solo estas actividades, usted tiene su propia lista de trabajo en curso encima de estas cosas, realidad podría verse limitado aún más por el tiempo. Tu calendario no es tu única lista de trabajos, así que usa una herramienta como Trello para mantener un atraso de la obra a la que debes estar prestando atención, y sigue técnicas similares para priorizar y revisar periódicamente estas entradas en el calendario si es necesario. Esto es otra gran cosa que hacer temprano en la semana o incluso mejor, última cosa en un viernes para diseñar el trabajo de la próxima semana. Esto es especialmente importante si se requiere un trabajo profundo en cualquiera de estas tareas. Considero que el trabajo profundo es donde me llevará más de dos horas de intenso enfoque para terminar. Trabajo a través de mi lista de priorizar sistemáticamente, voy a romper las cosas, dar espacio respiratorio donde sea necesario, pondré trabajo profundo y seguiré refinando el esfuerzo necesario a medida que paso ese proceso para simplemente asegurarse de que las cosas no han cambiado de cuando hice mi evaluación original. He terminado mi primer pase un punto todo dentro y como se puede ver aquí ahora en este ejemplo, tengo mis actividades quincenales clave todas bloqueadas. También tengo algunas sesiones de trabajo profundas que se pueden ver aquí un miércoles y un jueves y que abarca ambas de las dos semanas. También puedes ver que tengo amplio espacio aquí para otras reuniones potenciales que podrían surgir, por lo que hay brechas de aire efectivamente en el calendario si quiero agarrar reuniones adicionales en eso podría venir arriba a través del curso del propio proyecto. Se puede ver que no he intentado hacer demasiadas cosas espalda con espalda, hay un par de instancias, pero también he puesto descansos para el almuerzo ahí porque definitivamente voy a necesitar eso. Todas estas cosas se pueden cambiar en un día determinado medida que pasamos por la semana y hablaremos eso en la próxima lección. Pero se puede ver cómo he logrado priorizar las actividades clave que quiero liderar esas actividades de efectos dominó como el seguimiento que se están produciendo un lunes, estoy lidiando con las métricas sobre el proyecto más adelante por la tarde y después empezar a hacer sesiones de planeación, y he dividido esto. Se puede ver que ahí estoy comunicando uno de dos, que ocurre un lunes por la tarde, y habrá una sesión separada donde vamos a hacer eso un poco más adelante. Los riesgos se dividen en las diversas secciones diferentes, se puede ver aquí los viernes por la tarde, que tengo todos mis elementos de reporte, todos marcados, así que estoy actualizando datos para el informe. Estoy construyendo el reporte, así que eso es media hora por cada esparcimiento por ahí. En última instancia, hemos logrado crear una imagen aquí de cómo voy a estar pasando mi tiempo en cualquier periodo de tiempo de dos semanas, me siento cómodo que ahora hay lagunas que podría usar si algo surge, Tengo esos bloques de trabajo profundos aunque se ven aterradores en el calendario en que llenaron algún espacio. En realidad son para mí trabajar en mis tareas específicas, y lo que podría hacer cuando estoy haciendo mis revisiones semanales es ver qué tareas específicas se van a hacer en ese tiempo y realmente poner entradas de calendario en consecuencia. Hemos hecho grandes avances aquí en organizarnos y planear nuestro tiempo de espera para ser lo más efectivo posible en nuestro trabajo, desde mirar cosas ahora me siento optimista sobre cómo me voy a estar manejando mi trabajo y tiempo. Siento que me estoy centrando en las cosas correctas en el momento adecuado y estoy listo para ponerme en marcha. Por supuesto, me quedaré analítico aquí a los cambios que podrían ser necesarios y cubriremos algo de eso en la próxima lección. Pero antes de que lo hagamos, quiero que ahora eche un vistazo a su propio proyecto y a su propio horario, quiero que se tome el tiempo para pensar qué actividades realmente beneficiarían si las programas en, ¿ me ayudaría a hacerlas? ¿ Me ayudaría a mantenerme más enfocada? Eche un vistazo ahora antes de pasar a la lección final de esta clase. 6. Cómo mantenerse ágil: Ahora que has implementado un sistema que te mantendrá enfocado, eficiente y productivo, ciertamente no significa que siempre sea lo correcto. Los gerentes de proyectos a veces obtienen el rap por estar demasiado organizados y demasiado disciplinados y demasiado estructurados. Hay un dicho sobre los planes mejor establecidos. Es importante, por lo tanto, cuando miramos el calendario forma regular y miramos los comentarios, que seamos ágiles y flexibles en nuestro enfoque cuando sea necesario. Vamos a usar un ejemplo aquí. Imaginemos que he tenido algunos comentarios y vítores de que estoy pasando demasiado tiempo en reuniones de status. Paralelamente tal vez no estoy pasando tiempo suficiente comunicándome con las partes interesadas, siendo claro en cuanto a lo que estamos trabajando y por qué. Este tipo de información de retroalimentación es realmente importante. Pero la clave aquí es que estoy dispuesto a cambiar y adaptar mi enfoque en base a lo que se necesita en ese momento. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta, los que estaban operando dentro de nuestro sistema. En primer lugar, lo correcto cuando creamos este sistema, no siempre es lo correcto hoy. Lo que haré periódicamente, dependiendo de la duración del proyecto, es pasar por este mismo ejercicio de enumerar mi trabajo y mis esfuerzos necesarios, ponerlos en orden prioritario, y luego actualizando mi calendario. Además de esto, también realizo una revisión semanal. Como pueden ver aquí, esto es un viernes por la tarde, y es a las cuatro, y es donde me haré una serie de preguntas. Diré, ¿cómo fue la semana pasada? ¿ Qué funcionó? ¿Qué no? ¿ Qué aspecto tiene la próxima semana? ¿ Qué necesita cambiar? ¿ Qué necesita agregar? Si hago esto cada semana, entonces lo que me permite hacer, es hacer ajustes para afinar mi horario, y enfocarme de forma continua. Es realmente sencillo programar esto y una gran manera de despejar el final de la semana, y terminar con un plan para la próxima semana seguir adelante. Esto no necesita ser un ejercicio pesado pero asegura que siempre estoy mirando lo que se ha configurado, y siempre estoy dispuesto a ajustarme en base a lo que se necesita delante de mí. Otra cosa que podría ser bastante importante aquí, es mantener un registro de adónde va tu tiempo. Si te encuentras siempre faltando reuniones, o las reuniones están sobrepasando, o hay muchas otras cosas que vienen a tu horario que en realidad no tenías planeado, al mantener un registro de esas como parte de tu revisión semanal, es posible que puedas configurarlas como parte de tu priorización avanzando, y luego ponerlas en tu calendario para que no estés reaccionando ante ellas, pero los estás manejando tal y como aparecen. En segundo lugar, lo otro que es importante reconocer, es que los proyectos suelen tener fases las que las actividades y las áreas de enfoque podrían estar en cosas diferentes, donde priorizas tu tiempo y todo tu calendario podrían pasar de una fase a otra. No solo sigas ciegamente repitiendo tu sistema, prepárate para saltarte actividades si tiene sentido hacerlo. En tercer lugar, debemos estar evaluándolos diariamente, si sus áreas de enfoque, actividades, y horario tiene sentido. ¿ Sigue siendo importante hoy que me concentre en estas cosas? Prepárate para desecharlo todo. podría haber identificado un gran problema que ha arruinado los planes de lanzamiento. Necesito reunir al equipo, necesito hacer algunas lluvia de ideas y navegar una manera de salir de esto. Esto será una prioridad. Incluso si es una mirada de dos minutos a tu horario al comienzo del día, hazlo. Todo esto se trata de construir buenos hábitos y disciplina para mantenerse flexible y ágil en lo que haces. Nuestro objetivo es siempre evitar tener que estar solo reaccionando a la información y volando por el asiento de nuestros pantalones. El proyecto no debería estar sucediendo a ti, tu trabajo es gestionar y coordinar. Te pagan por estar al tanto de las cosas. Estas tácticas como la programación, son clave para habilitarlas, hacerlas un hábito. En cuarto lugar, solo porque nuestro equipo de reunión de análisis de riesgos está bajado como 30 minutos, esto no siempre significa que eso sea fijo. Además de los medios evidentes eficientes antes si se completa, también es importante estar preparados para extender esta reunión en el momento si no se han cumplido los resultados y tal vez sea nuestro prioridad para hacerlo. Si el beneficio de cumplir el resultado supera el costo de extenderlo, entonces hazlo realidad. Explicar por qué seguimos a los presentes y mantener el enfoque en lo que estamos tratando de lograr. En quinto lugar, siempre pide retroalimentación. Es posible que tengas lo que crees que es el proyecto centrado en la ejecución más eficiente del mundo, pero otros pueden verlo de manera diferente. Ser vulnerable y honesto con la gente. Pide retroalimentación, y muestra voluntad de cambiar lo que haces, y tendrás aún más éxito. Nuevamente, como parte de la gestión y el compromiso de las partes interesadas , asegúrate de que estés haciendo la pregunta de si están obteniendo lo que quieren del proyecto de forma continua. ¿ De qué les gustaría ver más o menos de? Por último, siempre esté buscando que cada área de su enfoque sea más eficiente. Solo porque fijaste la reunión en 45 minutos o la entrada del calendario por 90 minutos a tu reporte semanal, entonces no significa que tenga que ser así todo el tiempo. Siempre debes estar apuntando a ahorrarte tiempo en tu horario. Durante tus revisiones semanales y evaluaciones periódicas, entonces mira si puedes forzar esa cifra aún más. ¿ Cómo sería esto si solo tuvieras la mitad del tiempo? Obviamente puedes ir a extremos y recortar a un 1/10, o algo así. Pero comenzar con la mitad del tiempo es realmente útil para nosotros. Veamos las actualizaciones de informes. Aquí tengo 60 minutos cada fin de semana. ¿ Qué tendría que ser cierto para que yo superara eso en 30 minutos? Necesito obtener analítica aquí. ¿ Qué secciones de mi reporte cambian? ¿Cuáles son fijos? ¿ Puedo cambiar la plantilla? ¿ De dónde viene la información? ¿ Puedo convertir la actualización a lo largo del transcurso de la semana? ¿ Cuánta información viene de forma gratuita? ¿ Puedo hacer que sea una competencia para mí hacerlo en la mitad del tiempo? Como gestor de proyectos, siempre debes estar buscando formas de subir de nivel para mejorar, para mejorar tus habilidades. Hay un puñado de tácticas que puedes aplicar de inmediato a tu propio trabajo. Incluso si no estás ejecutando un proyecto ahora, estos hábitos y tácticas eran aplicables para todo tipo de trabajo. Prepárate algunos recordatorios regulares para revisar si tu sistema está funcionando, tu calendario y cualquier enfoque que puedas necesitar cambiar. Antes de terminar esta clase, tómate unos minutos ahora para ver tu propio horario para hoy, y para esta semana. ¿ Hay algo que pueda necesitar cambiar? ¿ Hay alguna actividad regular que deba ajustarse que desee estrechar aún más, que desee tratar de conducir a centrarse y entregar mejor? Tómate el tiempo ahora para mirar tu propio trabajo, y te veré en el recapitulación. 7. Reflexiones finales: [ MÚSICA] Hemos pasado por mucho aquí, y recuerda que hay muchas facetas para ser un realmente bueno o incluso un gran gestor de proyectos. Pero está claro que hay que tener disciplina. Tienes que ser organizado, productivo, y te has estructurado en cómo trabajas. Por supuesto, aún tendrás que concentrarte y cortar alguna otra dilación. Pero hay un espejo entre la forma en que se ejecuta tu proyecto y cómo manejas tu propio trabajo y tu propio tiempo. Entonces piensa en eso. Si no puedes gestionar tu propio horario, tus propias tareas, entonces ¿cómo esperas gestionarlas en todo el proyecto? Así que tómate el tiempo para hacerlo bien, programarlo, y hazlo un hábito. Espero que hayas disfrutado de esta clase y puedas aplicar algunas de estas tácticas. Tu proyecto siempre es agradable escuchar y la gente se mete en estos conceptos. Por lo que te animo sin duda a compartir tus pensamientos. Muchas de sus propias lecciones aprendidas en los tableros de discusión. Así que gracias por ver la clase, y te volveré a ver. [ MÚSICA]