Fusión de datos en Indesign: ¡acelera un trabajo tedioso!

1. Bienvenido a la clase de fusión de datos en Indesign: Hola. Mi nombre es Alzhes Soy profesor de Skillshare. Soy diseñadora gráfica, ilustradora, fotógrafa, autora, y vivo en Holanda. He estado trabajando en diseño desde que se ve a la luz del día, y me encanta compartir mis conocimientos contigo. En esta clase, te voy a enseñar cómo puedes trabajar con la fusión de documentos Y en vez de hablar de ello, te voy a mostrar. Seleccione la fuente? Y ahora vamos a previsualizar. Hola, soy El Zits. Y esto son documentos fusionados en el diseño. Tanto los archivos de texto como el texto y las imágenes. Su propia tarea, si desea unirse, hacer sus propios documentos fusionados en el diseño. Y puedes usar cualquier tipo de archivos que tengas o necesites. Los requisitos son una computadora y en diseño, Excel o números. Esto es para usuarios en diseño que son intermedios a avanzados. Este no es realmente el lugar para principiantes porque es un poco demasiado complejo. Así que comencemos. 2. ¿Qué es la fusión de datos?: Entonces, ¿en qué consiste la fusión de datos en el diseño? Imagina que tienes un documento en diseño como una tarjeta de presentación, y necesitas crear 100 versiones, cada una con un nombre diferente, un puesto de trabajo y datos de contacto. Normalmente, tendrías que editar todos esos cien manualmente, lo que lleva mucho tiempo. Es propenso a errores, y seamos sinceros, también es bastante tedioso y aburrido Bueno, con imagen de datos, este proceso es automatizado. Puede que lo hayas visto antes en Word, por ejemplo, pero en diseño, es más potente y amigable con el diseñador. Enlaza en diseño a una hoja de cálculo como un CSV o archivo de texto que contenga todos los datos, y en diseño rellena automáticamente la información correcta en los lugares correctos, generando todas las versiones de una sola vez Puedes usarlo para tarjetas de visita, etiquetas de dirección, cartas personalizadas, insignias de eventos, catálogos de productos, boletos con códigos QR únicos y mucho, mucho más. Es una forma rápida y eficiente de crear una gran cantidad de diseños personalizados sin entrada manual. Entonces, en pocas palabras, ¿cómo funciona? Primero, prepara tus datos en Excel con columnas como nombre, cargo, número de teléfono, etcétera Exporta esa información a un archivo CSV. En diseño, abra una función llamada Data Merge. Seleccione la fuente de datos, que es su archivo SSV Y luego desde el panel, arrastra los nombres de campo a tu diseño. Previsualizar el resultado de la fusión y ajustar si es necesario, generar el documento final y exportarlo como PDF. ¿Eso es simple? Sí, eso es sencillo. Por supuesto, podrías encontrarte algunos problemas en el camino, pero no te preocupes. Los cubriré a medida que los encuentro y vayamos a en Diseño y Excepto. 3. Procesamiento solo de texto: Entonces lo primero es lo primero. Estoy en el diseño 2025, y estoy trabajando en una Mac. Eso siempre es bueno saberlo. Tengo una configuración para una tarjeta de presentación aquí, y quiero llenar esto con la información de un archivo Excel. Pasemos a Excel. En la sección de recursos, encontrarás este documento en particular, puedes usarlo. Se llama Listar un solo texto. Es muy importante si haces algo similar, que la primera regla, la primera línea esté reservada para los marcadores de marco, marcadores Entonces, en este caso, los marcadores de posición son primer, último título de trabajo, empresa y teléfono Pero claro, puedes hacerlo lo que quieras siempre y cuando mantengas en la misma primera línea. Una vez hecho esto y toda tu información ha sido procesada, vas a Archivar y Guardar como. Ahora, es importante guardar tu información como un archivo CSV. No estoy seguro del término inglés correcto aquí, así que estoy mostrando esto en el video, y si tienes un Macintosh, te llevarás el de arriba Si tienes computadora con Windows, tomarás la segunda y solo la guardarás en la misma carpeta. S. No te preocupes por la advertencia que recibirás en esta barra superior. Eso no es muy importante para nuestra función hasta el momento. Así que vamos a pasar a en diseño. Y ahora voy a ventana utilidades datos Mag. En diseño me preguntarán, ¿Cuál es la fuente de datos que tengo que usar? Entonces, yendo al menú Hamburguesa, selecciona la fuente de datos Y voy a entrar en esa misma carpeta, y voy a usar el archivo List one text only CSV open. Y ahora ves aquí los marcadores de posición que acabamos de hacer en la barra superior del archivo Excel Aquí está mi archivo de texto. Déjame encender el marco para que veas lo que estoy haciendo. Y solo voy a poner mi cursor y luego marcaré los primero en este caso. No intentes escribir esto. Si lo escribe, no va a funcionar. Es necesario utilizar la información del panel de combinación de datos. Ahora, voy a tener un espacio, y voy a escribir último. Voy a añadir una devolución. También es posible tomarlo y arrastrarlo al lugar correcto. Título del puesto Empresa. Sólo m y teléfono. Se ve un poco viejo, así que lo que voy a hacer es alinear el centro, y también quiero que el texto esté alineado así. Digamos que el número de teléfono puede ser un poco más pequeño y los nombres pueden ser un poco más grandes, y quiero un poco más de espacio, y a lo mejor el título del trabajo puede ser un poco más pequeño, también. Ahora, aún no ves nada, pero está esperando ser procesado, y puedes hacerlo tocando el botón de vista previa. Y ahora puedes ver que todos los nombres que están disponibles en el archivo Excel aparecen aquí. Eso se ve bien. Solo pasa por él y verás que funciona bien. Aquí hay algo que vale la pena mirar. Flurschmt con un apellido muy largo, ya sea use un apellido más pequeño o cierre la vista previa, agrandar el marco Ahora volvamos a hacerlo. Y todavía tiene un nombre muy largo. Así que voy a hacer eso un poco más pequeño. Veamos qué pasa. Y se puede ver que cuando hago eso en un solo lugar, cambia en todos los lugares. Si quiero cambiar esto, es importante que vuelva al archivo CSV y lo cambie. Diré que son diez puntos. Hagamos eso diez puntos también. Y ahora en tubos, se ve mucho mejor. Entonces cuando hago la vista previa, puedo ver que todo ha sido procesado correctamente. Ahora puedo hacer un documento fusionado. Y quiero que todos los registros se fusionen. Si quieres hacer solo de uno a la página diez o de diez a la página 15, dipe tu rango Y es importante dejar esto encendido. Si tu texto es demasiado largo y obtendrás texto offset, y si estás trabajando en diseño, sabes lo que eso significa que tienes que agrandar el marco o el texto más pequeño, es importante tener ese encendido para detectar cualquier error si es necesario. Ahora, veamos. Llama a eso bien, y mira el nombre antes de tocar. Bien, este es el archivo de Indesign de texto de la tarjeta de presentación Basis Basis. Y bien. Y me da una advertencia. No se generó ningún texto de Oset con la fusión de registros, y eso es algo bueno Si hubiera sobreajustado el texto, tendría que buscarlo y ver qué podría hacer al respecto Y se puede ver ahora que el nombre del archivo es nuevo, bueno, hay un nuevo archivo, Bass Business Card texto sólo uno. Y ese dirá o le dirá que se ha generado a partir de un archivo Excel, a partir de un archivo CSV, y que es un documento fusionado. Entonces todavía tienes tu base. Si desactiva la vista previa, es lo mismo que estaba, pero el archivo generado tiene el número uno detrás de él. Y esa es la primera parte, y eso es genial, en serio, ¿no? O sea, si pongo esto en el tamaño correcto, este es el tamaño verdadero. Oh, aquí hay una página en blanco. Tengo todos esos nombres. Oh, tenía una página en blanco en mi tarjeta de presentación original. Por eso sigue ahí. Bien. Ahora bien, si quiero, ese es un buen ejemplo. No guardemos esto. Y si quiero volver a hacer eso, solo puedo sacar la página en blanco que tenía en mi base, y puedo hacer la vista previa es buena, y luego simplemente puedo crear el documento fusionado. Bien. Y se llama Basis tarjeta de presentación texto sólo uno. Yo no salvé al otro. Y mira, ahora todas esas páginas en blanco se han ido, y solo puedo pasar por el archivo sin ningún problema. Por supuesto, puedo guardar esto como PDF. Entonces como puedes ver, puedes volver a tu documento base, hacer cambios, y bueno, me has visto sacar la página en blanco que se suponía que no debía estar ahí. Y luego cuando haces una nueva ejecución del documento merge, tienes tu documento actualizado, y eso funciona bien En la siguiente clase, vamos a agregar imágenes. 4. Procesamiento de texto e imágenes: Bien, hemos visto cómo puedes importar fácilmente textos en diseño y fusionarlos. Pero también es posible agregar imágenes. Y te voy a mostrar en esta clase cómo funciona eso. Aquí hay una tarjeta de presentación ligeramente alterada pero de la misma idea, y quiero que una foto esté en este marco superior, un logotipo de la compañía en este marco inferior, y quiero que el texto esté aquí. Antes de dirigirme a Excel, echemos un vistazo al estilo de párrafo. Si hago doble clic en este marco de texto, tengo el nombre seleccionado automáticamente. Y cuando hago doble clic en eso, he establecido el siguiente estilo al apellido. Y cuando miro el apellido, entonces el siguiente estilo será la función, y la función tendrá un número de teléfono y nombre de la compañía, etcétera, etcétera Lo bueno es que cuando presiono Enter, automáticamente usará el estilo de párrafo correcto. Entonces pongamos esto en nombre de pila. Y ahora vamos a dirigirnos al archivo Excel. Aquí hay un archivo CSV que hemos visto antes o algo que se parece. Nombre, apellido función compañía y teléfono, pero también he agregado una columna con foto y una columna con logo. Es importante que cuando quieras agregar fotos que uses en Ed firmar primero. Foto de Ed y logotipo de Ed. No estoy seguro, pero tengo que buscarlo. Podría ser para que cuando estés trabajando en Windows, pongas primero la marca de comillas y luego agregues el signo de Ed y luego la palabra foto. Estos nombres deben ser exactamente como los nombres en su archivo. Como aquí está Anuk Avaga ¿dónde está ahí Anuk Avaga? Se deletreó exactamente igual. Estos son todos PNGs, pero claro, no es problema si uno de ellos es un JPEG. Eso no importa. Y aquí está la compañía Band Aid, aquí está la compañía Band Aid do PNG. Estos nombres tienen que ser exactamente los mismos. Ahora, volvamos al archivo Excel y guardemos eso como CSV en la misma carpeta usando el CSV que sea apropiado para su sistema operativo. En mi caso, ese es el Mcintoish. Bien. Ahora, vamos. Y estamos en fusión de datos. Recuerda Windows, utilidades, fusión de datos. Carguemos el archivo. Seleccione la fuente de datos. Hay una lista dos con imágenes. Y ahora vemos de nuevo, primera última función teléfono de la compañía y foto y logotipo. Entonces lo primero que voy a hacer es simplemente tocar esto una vez. Y ahora le pego Enter, toque último, le pegué a Enterkey Toca la función y golpeo el enterkey. Toca compañía, golpeo la tecla enter y tabulador. Es posible arrastrarlo desde este panel de combinación de datos a tu documento de diseño, pero también es posible hacerlo como te acabo de mostrar. Y ahora permítanme arrastrar la herramienta de selección directa directa y usar una foto y simplemente colocarla en el marco para el que la pretendí. Y lo mismo para logo. Ahora, tomemos un momento para mirar la vista previa si todo sale según lo planeado. Y bien, voy a cambiar el modo de vista previa a, lo que se llama eso en la vista en inglés. ¿Vista previa? Oh, vista previa. Bien, entonces eso se ve bien. Los mordedores rápidos. Y yo sólo voy a repasar esto. Vamos hasta la página uno. Y ahora tengo un problema. La fuente de datos hace referencia a una o más imágenes faltantes. Vamos a echar un vistazo a eso más adelante. Solo recuerda que es la página tres, ¿de acuerdo? Y esa es María González Adagio. Bien. Tengo que recordarlo. Ahora, veamos si hay más. Esto se ve bien. Ah. Y Laura Miller no tiene foto, así que debe haber una razón para que eso también esté sucediendo. Entonces ves que recibes un mensaje, y podría ocurrir en varias ocasiones. Bien, parece que funciona bien. Y aquí hay un hombre con un nombre muy largo ost Williams Van Melhof y no olvides que cuando cambie el tamaño de la fuente aquí, va a cambiar en todos los lugares Entonces eso es algo en lo que hay que pensar. ¿Quieres que los nombres sean eso aunque sea un nombre muy largo? Si quieres que el nombre sea así, o harás todo un poco más pequeño? Bien. Y eso es todo. 20 páginas. Y tengo dos con un problema. Entonces vamos al archivo Excel, al archivo CSV, y echemos un vistazo. Ahora, aquí está Laura Miller. A ella le faltaba uno. Este es el nombre que apareció. Pero ya puedo ver que algo extraño está pasando aquí. No se parece a Muller. Cuando lo toco doble, obtengo la diéplica sobre la, la u, pero no viene por la forma en que debería pasar Entonces tal vez sea fácil guardar eso como Ooh, Ma solo sin la diéplica. Y echa un vistazo a la foto y cambia ese aro a Miller también, sin el Umlaut A veces, tales símbolos pueden causar un poco de problema. Entonces esa fue una. Echemos un vistazo en un momento para ver si eso ha salido bien. Y había otro, y ese era el un nombre encantador y encantador González Angelo, dice aquí. Eso ya es muy diferente. Y oh, dice María González sin la segunda parte del nombre. Entonces voy a cambiar el nombre de la foto. O bien puedes hacer una de dos cosas. Puedes cambiarlo en el archivo CSV o puedes cambiarlo en el nombre de la imagen. Depende un poco de lo que te parezca más apropiado. Y esto funciona bien, creo. Así que solo guarda el archivo, comando S, Control S. Vuelve a tu en diseño, y luego actualiza la fuente de datos. Y ahora vuelve a hacer la vista previa. Empecemos por la página uno. Y aquí está María González Adagio. Y como se puede ver, su nombre todavía está completo ahí. Lo único que ha cambiado es que el nombre del archivo en sí se ha adaptado para que sea más fácil de encontrar. Y ahora veamos si Laura Miller ha entrado. Y ahí está Laura. Entonces, como pueden ver, esto funciona muy bien. Si paso por todo, ya lo hicimos. Eso se veía bien. Y ahora podemos convertirlo en un archivo fusionado. Entonces tocaremos esto, crearemos documentos fusionados y volveremos a tener la pantalla de diálogo. Quiero que todos los registros se fusionen. Y si hay algún texto offset, por favor dígame dónde me equivoqué, así que voy a dejar eso encendido. Y yo solo iré, bien. Y ahora, eso fue muy rápido, ¿verdad? Había 20 páginas, y se hizo en un instante, y no hubo texto offset que se generó. Entonces eso es bueno. Bien. Y así como hemos visto en la lección anterior, hay uno detrás del nombre, y tengo un documento entero conal, si voy a las páginas, lo puedes ver y es mejor Agárrate. Oh. Voy a hacer las páginas alt. Bien. puede ver que están todos ahí, y ahora puedo guardar esto como PDF y enviarlo a la impresora. En la siguiente lección, veremos algunos problemas potenciales. 5. Nota para usuarios de Windows: Por lo que la entrada correcta en Excel para usuarios de Windows es apóstrofe, adsiPhotoAME dot JPEG o dot PNG, y para el logo, apóstrofe en logo Es importante que pongas el apóstrofo frente al adsign 6. Resolución de problemas: La lección es sobre la solución de problemas cuando te encuentras con el texto de Oset He hecho un documento en diseño, y quiero llenarlo con algún texto. Ya preparé un archivo Excel. Se trata de un CSV. Ya lo he exportado, y tiene número y descripción como marcadores de lugar, y luego hay uno, 26 y la descripción cada vez más larga. Bien. Entonces aquí está mi texto, y todo eso se ve bien. Voy a importar eso o fusionarlo en diseño. Regresemos. En el panel de combinación de datos, seleccionaremos una fuente de datos, y tengo mi CSV y tengo la solución de problemas. He hecho un número de estilo de párrafo, y he creado un estilo de párrafo llamado texto overset Hacer. Y solo déjame hacer primero un marco de texto. Y estoy empezando con el número. Eso está bien. Bien, latas. Ahora, voy a agregar el primer marcador de posición de fotograma, y solo voy a presionar return, y voy a agregar descripción Ahora bien, si hago la vista previa, entonces la página uno se ve bien. Dos se ve bien, pero aquí está el temido plus rojo en la esquina Y aquí hay otro. Entonces, ¿qué puedes hacer? La forma más lógica es volver a tu archivo CSV y sacar todo lo que no necesites. Pero tal vez sí necesitas toda esta información. Entonces, ¿qué haces? Cuando vuelvas, apaga la vista previa, puedes bajar el tamaño de la fuente que estás usando. Y voy a hacer un poco más pequeño, también, digamos, 11 puntos. Redefine el estilo. Bien, ahora tomemos un anticipo antiguo. página seis sigue llena y cinco también, cuatro está bien. Si aún no ha fusionado el documento y sigue trabajando en su base, aplicará esos cambios el tamaño de fuente a cada documento que se fusionará. Entonces piensa en lo que tienes que hacer. A veces es bueno simplemente cambiarlo un poco en el documento fusionado. Supongamos que tienes un nombre muy largo, ese nombre no cabe en una línea, entonces podría ser útil cambiar ese nombre solo en esa área de página específica y no para todo el documento. Algunas cosas a considerar. Puede que te encuentres con problemas con personajes inesperados, y todo lo que no sea estándar en un teclado, como un CCD en francés o una diéplica, como hemos visto con la imagen, ¿qué más tenemos? Un slash y el backslash. Ese tipo de cosas podrían darte problemas cuando lo estás exportando a CSV y luego importándolo en diseño. Piensa en eso. Cuando te encuentres con problemas, recuerda que probablemente tenga que ver con el pasado que no coincide con los nombres que no coinciden con las fotos y la información del archivo Excel. O con algunas letras extrañas que no se pueden leer correctamente. Otro que podría suceder es que en diseño se congela o se bloquea y eso suele tener algo que ver con la cantidad de datos que le estás alimentando Si tienes una máquina algo más antigua, tengo una mac muy rápida. Entonces mi mac funciona sin problemas, pero si tienes una máquina algo más antigua y tienes muchos datos, supongamos que tienes 1,000 registros, eso podría hacer que la indsign sea bien, eso podría hacer que la indsign sea bien, congele e incluso se estrelle En ese caso, divida su documento en partes más pequeñas en trozos con los que pueda funcionar Se puede utilizar el mismo documento base. Cada vez más, el documento merge tendrá un nombre diferente. 7. Extra de InDesign: Como beneficio adicional, te mostraré cómo usar la opción de diseño múltiple en combinar documentos en diseño. Puede utilizar esta función para colocar varias tarjetas de presentación en una sola hoja. En este caso, un cuatro. Eso se puede hacer para combinar fotos con texto, por ejemplo. Es importante recordar que el documento que utilice para traer estos elementos separados debe ser más grande que los componentes individuales. A modo de ejemplo, te voy a mostrar cómo configurar esto con las tarjetas de presentación que usamos en la primera lección. Quiero colocar varias tarjetas de presentación en una A cuatro, para poder imprimirlas todas a la vez y cortarlas a medida de inmediato. Para ello, coloco las cartas una al lado de la otra sin ningún espaciamiento entre ellas. Eso es algo a tener en cuenta. El tamaño de mi página es A cuatro. El componente individual es de 85 por 55 milímetros. He preparado esta tarjeta y ya he elegido la fuente de datos. Es la misma que hemos usado antes. Y formatear la tarjeta como lo he hecho antes, comprobemos ahí. Al estilo, al primer párrafo le seguirá el apellido, por el título del puesto, por el nombre de la empresa. Entonces solo puedo agregar eso, haga clic en Entrar y continuar ahora no necesito esa última devolución, y ahora mi tarjeta está configurada. Cuando hago un adelanto, puedo ver de la misma manera que lo he hecho antes que todos los nombres están ahí. Volvamos a la primera. Ahora voy a esta función y creo el documento fusionado. Aquí mismo, puedes ver que ahora hay una opción para múltiples registros. En las lecciones anteriores, teníamos un solo registro y múltiples registros no eran posibles porque el tamaño de la página no era diferente de lo que necesitaba estar en la salida. Pero en este caso, lo es. Puedo elegir varios registros. Voy a la maquetación de discos múltiples. Vamos a hacer clic en el registro múltiple de vista previa. Déjame dejar esto a un lado y aquí están todos mis nombres. Puedo cambiar los márgenes aquí. Puedo hacer que los márgenes sean más pequeños o más grandes y luego todo se moverá hacia arriba o hacia abajo. Lo mismo ocurre con el fondo hacia arriba o hacia abajo. Cuando elijo el tamaño izquierdo y el derecho, puedo hacer, por ejemplo, espacio entre las columnas y entre las filas. Hagamos eso un poco más grande en las columnas. Solo supongamos que este es el diseño que quiero, entonces puedo hacer clic en Bien, y eso está hecho. Pero no quiero nada entre los elementos. Quiero que eso sea cero. En ambos casos. Ahora bien, esto está bien, y tengo dos páginas con todos los nombres. Todavía puedo ver que Fleur Schmidt con un apellido muy largo está ahí, pero cuando lo haya generado, tendré uno nuevo de documentos, como hemos visto antes, y puedo editar esta tarjeta en particular individualmente Así que sólo puedo hacer clic en Bien. Y ahora tengo un nuevo documento, base solo texto de tarjeta de visita, múltiple uno. El uno es la señal de que hemos hecho un nuevo documento. No se sobrepasó nada. Entonces echemos un vistazo, dejemos los pedacitos a un lado. Y la siguiente página también está bien. Lo mejor de trabajar con esto en el archivo de diseño en lugar de directamente en PDF es que solo puedo editar este nombre en particular para este elemento en particular. Bien. Ahora mi documento está listo con diez tarjetas de presentación por hoja A cuatro. Ahora puedo crear un PDF de la manera habitual o imprimirlo directamente desde en Diseño, lo que funcione mejor Ahora te he explicado que es posible enviar tu documento directamente a PDF que no necesitas hacer un extra en documento de diseño. No soy un gran fan de eso porque como hemos visto, a veces es más fácil editar un texto muy grande o algo que realmente no encaja. Pero si estás seguro de que todo va como quieres y solo quieres enviarlo a PDF, entonces aquí te explicamos cómo hacerlo. Sólo tienes que ir al menú de Hamburguesas. Y haz clic en Exportar a PDF. Obtendrá la misma ventana de creación de documentos fusionados y tendrá múltiples registros. Enciende eso. Echemos un vistazo, vamos a previsualizarlo . Eso es lo que quiero mirar. La parte superior puede ser importante para que edites porque a veces las impresoras necesitan un poco más de blanco para agarrar el papel y a veces es muy preciso. Puede que tengas una oportunidad ahí, y no quiero ningún espacio entre las columnas o las filas. Así que voy a hacer clic en Bien. Y ahora me sale mi ventana PDF. Puedo elegir la configuración que quiera y le pediré que muestre el PDF después de exportar y solo elija una ubicación. Ahí está. Directo a PDF de dos páginas con un total de 20 tarjetas. Ahora vamos a tener de vuelta. Y como puede ver, no hay extra en el documento de diseño preparado o fusionado a partir de lo que acabamos de hacer. Entonces supongo que ahora estoy realmente acabado. Si tienes alguna duda, si esto no está claro, no creo que lo sea, entonces solo deja una nota. Puedes descargar todos los archivos de recursos, todos los archivos en diseño, y todos los archivos de Excel en la sección de recursos, y esto debería ser por ahora. Bien, creo que ya he dicho suficiente por ahora. Te veré la próxima vez. Cheerio. Adiós. Gracias por mirar. 8. ¡Gracias por mirar esta clase!: Y creo que de alguna manera concluye lo que hemos hecho ahora. Entonces, si tienes problemas o preguntas, no olvides preguntar y dejar tus comentarios en la galería de proyectos y hacer una captura de pantalla o un PNG o JPEG de lo que hiciste. Y bueno, veamos qué haces. Gracias por ver, y te veré la próxima vez en la próxima en la clase de diseño en Aquí en Skillshare Cheerio. Adiós.