Fundamentos de Asana (gestión de proyectos)

1. ¡Hola!: Hola. Mi nombre es Nikki Parsons Soy un líder de marketing y autoprofeso fanático de Asana y hoy, voy a mostrarte los fundamentos Asana es una herramienta increíble y muy popular para la gestión de proyectos Es fácil de usar, pero al comenzar, todos necesitan un poco de ayuda solo para entender cómo funciona y acostumbrarse a esta nueva forma de organizar su trabajo. A menudo, cuando las personas empiezan a usar Asana, se meten en ella y aprenden sobre la marcha Pero tener un poco de imprimación es útil para que puedas ponerte al día más rápidamente y entender todo el potencial de la herramienta. Asana no es solo una lista de verificación, y hay muchas características increíbles que pueden ayudarte a que tú y tus equipos sean más productivos y alineados He usado a Sana extensamente y no solo personalmente, sino que la he implementado en varias de las empresas en las que he trabajado, así que soy un gran fan de la herramienta. En esta clase, cubriremos los conceptos básicos de Asana. Entonces veremos la interfaz, cómo crear tareas, cómo establecer plazos, cómo organizar todo en los proyectos de Asana Mi objetivo es que termines este curso sintiéndote muy cómodo con Asana para que puedas salir y empezar a usarlo de inmediato. O si ya tienes un poco de experiencia en Asana, que recojas algunos consejos y trucos para compartir con tus compañeros y realmente maximizar tu uso de la herramienta En esta clase, voy a discutir las características básicas de Sana, que significa que todo lo que hablamos en esta clase es posible en la versión gratuita de Asana Entonces espero que se unan a mí. Empecemos con los fundamentos de Sana. Bien. 2. Qué es Asana y por qué los equipos lo usan: Asana es una plataforma de gestión del trabajo. Permite a los equipos mantener todo su trabajo en un solo lugar, facilitando la colaboración en proyectos y la comunicación sobre el progreso. Lo que hacen estos sistemas de gestión del trabajo, ya sea asana, monday.com, Trello, la lista continúa, es ayudar a las empresas a reducir el trabajo sobre el es ayudar a las empresas a Cuando usas Asana de manera efectiva como equipo, pasas menos tiempo en correos electrónicos y menos tiempo rastreando la información internamente Las empresas usan Asana para desglosar metas e ideas en tareas procesables y comunicarse en un solo lugar Esto trae una mejor colaboración, menos trabajo sobre el trabajo y más transparencia en la forma en que los esfuerzos individuales contribuyeron a lograr los objetivos generales. Digamos que ya usa una serie de herramientas en su empresa. ¿Dónde encaja Asana? Aún así, querrás usar tus aplicaciones de documentos para crear, compartir y almacenar archivos, por ejemplo, una unidad. Aún querrás tener una aplicación de mensajería para mensajes rápidos, anuncios. Por ejemplo, MSTams holgura o correo electrónico. SAA encaja justo en el medio como una plataforma de gestión del trabajo Se trata de crear planes claros y medir el progreso hacia las metas. Todavía necesitas los tres y cada compañía combina estos tres a su manera única. 3. Cómo está organizada la información: La información se organiza en Sana en un formato jerárquico. En la parte inferior, tenemos las subtareas. Las subtareas dividen las tareas en piezas de trabajo más pequeñas y se pueden asignar a diferentes miembros del equipo y se les dan fechas de vencimiento A continuación, tenemos tareas. Las tareas de Asana representan las acciones individuales dentro de un proyecto Nuevamente, deben asignarse a los miembros del equipo y darles fechas de vencimiento. Los hitos de Asana son los mismos que hitos en cualquier gran proyecto Son puestos de control que identifican cuándo se han completado actividades, grupos de actividades o una tarea particularmente importante Y todas estas subtareas, tareas e hitos viven dentro de los proyectos de Asana Un proyecto de Asana es para un gran esfuerzo coordinado dentro de un equipo de Asana Están trabajando en una iniciativa común a lo largo del tiempo. Opcionalmente, entonces tienes portafolios, que son colecciones de proyectos, y eso te permite monitorear múltiples proyectos en un solo lugar Eso es particularmente útil para los gerentes de proyectos o gerentes en general que pueden necesitar una visión general de alto nivel de un grupo de proyectos. Por último, pero no menos importante, todo está conectado con los goles de Asana Este es uno de los aspectos más destacados de Asana para mí porque la gente puede ver cómo su trabajo diario impacta el éxito del departamento de alto nivel e incluso los objetivos de la compañía de primer nivel Entonces ojalá, esta jerarquía tenga sentido para ti, pero para agregar algo de claridad extra, quiero compartir un par de ejemplos. Digamos que tiene un objetivo de nivel superior de garantizar seminarios web atractivos y atractivos Seguramente tendrás algunos resultados clave o KPI detrás de este objetivo, pero a un nivel amplio, eso es lo que el equipo quiere lograr este año Como jefe del equipo de eventos, quiero poder ver el avance de los diferentes webinars que tenemos en proceso Así que el equipo hace una cartera de todos los proyectos de webinars, así que es fácil para mí ver cómo están progresando Uno de esos proyectos es un próximo webinar llamado top digital marketing trends. Ahora empezamos a entrar en los detalles. ¿Cuáles son las tareas hitos o subtareas que entran en el equipo que prepara este webinar Bueno, uno de sus hitos clave va a ser tener la página de registro establecida. Ese es el hito clave porque significa que ahora pueden iniciar la fase de promoción ya que tenemos un enlace con el que los asistentes pueden inscribirse. Si no tenemos el enlace con el que los asistentes puedan inscribirse, literalmente no podemos avanzar a la siguiente etapa. Entonces por eso necesitamos tener esto como una tarea clave. Por eso lo marcamos como un hito. Por supuesto, esta página de registro necesita otras cosas para estar lista. Necesita confirmación de los ponentes. Se necesita una copia para incentivar las inscripciones, y por supuesto, algunos gráficos pegadizos de Para tener esos gráficos, nuestro diseñador tiene que crear un banner de Zoom y nuestro líder de marca tiene que aprobarlo. Veamos otro ejemplo, esta vez viniendo desde un ángulo diferente. Uno de nuestros principales proyectos en el equipo de marketing digital este año es una actualización de sitios web corporativos. El primer hito en este proyecto en realidad va a ser cuando nuestros desarrolladores y diseñadores web, esos proveedores clave para el proyecto sean contratados. Nuestro equipo tiene que sentar las bases para esto haciendo tareas más pequeñas, subtareas como redactar un alcance de trabajo e investigar a diseñadores y desarrolladores potenciales antes de que puedan llegar a proveedores potenciales Posteriormente, tendremos muchas otras tareas como analizar a los proveedores, revisar ofertas, poner una orden de compra en el sistema o involucrar compras. Todo ello hasta llegar a nuestro hito de tener confirmados los proveedores. Nuevamente, todas las subtareas, tareas e hitos son parte de una iniciativa más grande, actualización de nuestro sitio web corporativo, que es una iniciativa lo suficientemente grande como para que sea su propio proyecto de Asana Ahora, como somos una gran empresa, tenemos muchos proyectos relacionados con la gestión web y el SEO, no solo esta actualización continua. Entonces, para asegurarnos de mantener la visión general de primer nivel, tenemos una cartera de SAA de todos los proyectos web Y al final del día, ¿por qué estamos haciendo esta actualización de sitio web corporativo? ¿Para qué objetivos nos ayuda a trabajar? Bueno, en este caso, la compañía lo está haciendo para lograr un crecimiento anual de la búsqueda orgánica del 30%. Por lo que la actualización web está directamente conectada para apoyar este objetivo. En este curso, nos vamos a centrar en todo lo incluido en la versión gratuita de Sana. Las tres áreas de esta pirámide en las que vamos a entrar en detalle son proyectos, tareas y subtareas Sin embargo, creo que es importante entender esta jerarquía completa porque a esta jerarquía completa porque medida que creces en tu uso de Sana, es más fácil cuando entiendes cómo se conecta todo. 4. Comprensión de la interfaz: Aunque la interfaz de Asana es fácil de usar, es bueno tener una visión general para que podamos hablar el mismo idioma al hablar de las diferentes características de Aa La primera zona que tenemos en la interfaz está aquí a la izquierda, la barra lateral. Desde aquí, podemos acceder a nuestra página de inicio, nuestras tareas, nuestra nueva bandeja de entrada, reemplazando o minimizando el correo electrónico, ojalá, y proyectos en nuestra organización o espacio de trabajo. En la parte superior, tenemos nuestro encabezado, que contiene las acciones y vistas para la tarea del proyecto en particular o la vista actual. Por encima de eso está la barra superior donde podemos buscar una serie de cosas. Tareas, proyectos, personas. Usa el botón omni, hablaremos de eso más adelante, o incluso venimos a cambiar nuestra configuración Si hacemos clic en una tarea, abrimos la bandeja derecha. Tenemos la sartén principal y la sartén derecha una al lado de la otra. El centro de la pantalla es el panel principal que muestra las tareas, conversaciones, progreso del calendario o archivos. En este pan derecho, vemos subtareas, otros detalles de la tarea, comentarios, et ce. Tenemos estas cinco áreas clave de la interfaz de las que hablaremos en este curso, la barra lateral, el encabezado, la barra superior, el panel principal y el pan derecho. No te preocupes si no recuerdas los nombres en este momento. Una vez que nos metamos en la realización de proyectos y tareas, vendrá de forma natural. 5. Decidir entre un espacio de trabajo u organización compartida: Lo primero que debes hacer al configurar Asana de tu equipo es decidir si vas a usar un espacio de trabajo compartido o una organización Cuando te registras por primera vez en Asana, creas una cuenta Pero una cuenta es un espacio de trabajo personal gratuito para ti por defecto, por lo que solo estarás viendo proyectos y tareas que agregues a partir de ahí. Para poder interactuar entre sí, compartir estos proyectos y tareas, compartir estos proyectos y tareas, lo haces compartiendo ya sea tu espacio de trabajo o creando una organización. Entonces, ¿por qué importa cómo configuramos nuestra cuenta? Bueno, diferentes características están disponibles dependiendo de lo que elijas, y también hay precios a considerar. Si solo vas a compartir algunos proyectos, entonces puedes configurarlos en tu espacio de trabajo personal y usar una cuenta gratuita. También puedes mantener un espacio de trabajo solo para ti para proyectos que quizás no compartas con nadie. Podría ser algo así como recados en el hogar, o simplemente podría ser una forma de administrar algunos proyectos independientes en los que estás trabajando Si quieres aprovechar al máximo las características básicas de las características básicas de Sana y realmente colaborar con otros, entonces necesitas estar en un espacio de trabajo u organización. Si eres un equipo pequeño, entonces querrás configurar un espacio de trabajo e invitar a tu equipo a convertirse en miembros de ese espacio. Esto significa que podrán ver todos los diversos proyectos, tareas y conversaciones. Es útil a la hora de administrar una cuenta ya que simplemente agregas a alguien al espacio de trabajo y éste tiene visibilidad, para que no tengas que agregarlo proyecto por proyecto. Un ejemplo de por qué podrías querer usar un espacio de trabajo. Porque si estás trabajando en varios proyectos de marketing para tu empresa, un nuevo lanzamiento de sitio web, administración de redes sociales o un rediseño de marca, y quieres que todo el equipo esté en un solo lugar con visibilidad sobre el panorama general Si vas a invitar a invitados para trabajos específicos en proyectos, pero no quieres que vean cierta información o proyectos, siempre puedes tenerlos como miembro de acceso limitado para mantener el control del espacio de trabajo. Si eres una empresa de tamaño mediano a grande, definitivamente querrás estar en una organización. Uno de los principales beneficios es que puedes configurar equipos dentro de SATA. En lugar de dar permisos individuales a proyectos o espacios de trabajo, le das acceso a todo el equipo y los equipos pueden tener sus propios proyectos, sus propias conversaciones, sus propios objetivos de departamento, claramente conectados con el trabajo que están haciendo ¿Cómo funciona en términos de precios? Bueno, los espacios de trabajo de hasta diez miembros por equipo son gratuitos, y después, tendrás que pagar para actualizar. Las primeras actualizaciones pueden ser un poco dolorosas si eres un equipo pequeño porque pasas de que todos tengan cuentas gratuitas a pagar una cuota mensual por usuario por lo que puede parecer un gran salto. La buena noticia es que el límite de equipo es lo suficientemente grande para la mayoría de las pequeñas empresas y autónomos Si eres particularmente sensible al precio, tienes algo de tiempo para ver el valor que aporta de antemano. En mi opinión, tener a todos trabajando más sincronizados hacia la meta realmente vale la pena. Si tienes dudas en esta etapa de lo que quieres hacer, espacio de trabajo u organización, te recomiendo configurar un espacio de trabajo. Posteriormente, siempre puedes actualizar a una organización, y te puedo mostrar cómo hacerlo más adelante. 6. Cómo configurar un espacio de trabajo y una organización: En esta lección, veremos cómo configurar un nuevo espacio de trabajo u organización y Asana Primero, hacemos clic en nuestro icono de perfil, este pequeño ícono de círculo aquí en el extremo derecho de la barra superior. A partir de aquí, vamos a seguir adelante y hacer clic para crear un nuevo espacio de trabajo. Todo lo que tenemos que hacer es darle un nombre y opcionalmente, podemos agregar algunos miembros. Entonces solo llamaré a este espacio de trabajo de prueba para que podamos diferenciar. Entonces como dije, puedes agregar miembros ahora o después. Entonces elegiremos hacerlo más tarde solo por simplicidad. Por lo que ahora va a crear un nuevo espacio de trabajo vacío. Y claro, vamos a saltarnos cualquier oferta o cosa que esté tratando de vendernos porque estamos en la versión gratuita de Asana Y ahora estamos aquí en nuestro nuevo espacio de trabajo, y si queremos volver al otro espacio de trabajo. Nuevamente, simplemente haremos clic nuestro icono de perfil en la parte superior derecha de la barra superior, y luego podremos alternar entre los otros espacios de trabajo que tenemos. Ahora mismo estamos en el espacio de trabajo de pruebas. Quiero volver al ejemplo de enseñanza en línea, donde estábamos antes. Entonces aquí un ejemplo de enseñanza en línea. Ahora por alguna razón, se abre en una nueva pestaña para nosotros, y estamos de vuelta exactamente a donde estábamos. Si quieres volver exactamente a la misma pantalla en la que estamos, tenemos esta abierta. Esto probablemente le resulte familiar. Estamos aquí de vuelta en nuestro espacio de trabajo original. Bueno, ¿qué pasa con las organizaciones? Entonces, como ya tenemos un espacio de trabajo configurado, podemos simplemente convertirlo en una organización. Así que de nuevo, vamos a ir y hacer clic en nuestro icono de perfil, y vamos a dirigirnos esta vez a la consola de administración. Permítanme regresar a este espacio de trabajo vacío para mostrar cómo funciona esto. Voy a volver otra vez alternando para probar el espacio de trabajo. Entonces ahora mismo, voy a entrar en la consola de administración esta vez. A partir de aquí, entramos en ajustes, y luego tenemos esta opción aquí. Convertirse en una organización. Necesitas hacer clic y agregar tu correo electrónico de trabajo a tu cuenta, y solo entonces ¿puedes convertir realmente? Porque recuerda, una organización tiene que estar conectada a un dominio de correo electrónico personalizado. Una vez que esté verificado, ya está listo para ir. Si aún no tienes una cuenta de Asana, puedes crear una cuenta de Asana directamente con la dirección de correo electrónico de tu empresa Una Asana creará automáticamente una organización para ti si eres la primera persona de tu empresa en registrarte Si por alguna razón, crea un espacio de trabajo para ti, probablemente signifique que alguien más de tu compañía haya usado Asana en el pasado, así que solo comunícate con el soporte de Asana para pedirles que conviertan tu espacio de trabajo en una organización 7. Agregación de un colega al espacio de trabajo: En esta lección, quiero mostrarte cómo agregar nuevos compañeros al espacio de trabajo. He seguido adelante y me agregué una pequeña foto de perfil aquí en la configuración, pero todavía estamos aquí en nuestro espacio de trabajo de prueba. Viste que podíamos agregar nuevos compañeros directamente en el mismo momento que creamos nuestro espacio de trabajo. Pero también puede ser que tengas un colega unido más adelante en el proyecto. Muchas veces, los invitarás después de que todo esté configurado. Sigamos adelante y hagámoslo ahora. Voy a pasar el cursor sobre mi espacio de trabajo de pruebas de equipo, y voy a seguir adelante e invitar a compañeros Todo lo que tienes que hacer es agregar su dirección de correo electrónico. Tienes que hacer clic en Enter en tu teclado o en realidad hacer clic en este texto resaltado azul que aparece, y aquí ves ahora se acepta oficialmente este correo electrónico. Puede agregar múltiples correos electrónicos y agregar varios miembros. Si tuviéramos la configuración del proyecto, entonces podrías especificar los proyectos a los que quieres agregarlos. Pero ahora mismo tenemos una SSA bastante vacía. No tenemos ninguna tarea. No tenemos ningún proyecto. Vamos a invitar a Andrew al propio espacio de trabajo. Voy a seguir adelante y pegó enviado Bien. Entonces, ¿cómo procede Andrew desde aquí? ¿Cómo va a quedar para él? Bueno, si voy a su correo electrónico, va a conseguir algo que se vea un poco así, que lo está invitando a unirse a nuestro espacio de trabajo. Tiene que seguir adelante y aceptar la invitación. Entonces, de hecho, tendrá que crear una cuenta de Asana si aún no tiene una para que luego pueda unirse al espacio de trabajo Digamos que este Andrew aquí, va a continuar con su cuenta de Google para seguir adelante y hacer una cuenta de Asana Sí, quiere crear una cuenta de Asana, está de acuerdo con todo Saltándose todo esto. Va a entrar en nuestro espacio de trabajo de pruebas. Este es el que acabamos de crear. No quiere hacer su propio espacio de trabajo personal. Quiero decir, él puede. Él puede hacer su propio espacio de trabajo y luego también ser parte del nuestro. Pero creo que personalmente es más fácil si simplemente va directo a nuestro espacio de trabajo. Es un poco confuso porque se llama espacio de trabajo de prueba. Pero saltemos todas las opciones y finalmente, él está dentro. SC ahora aquí en Asana, y esta es la casa de Andrew ahora, buenas tardes, Andrew Se puede ver que ahora hay varios miembros de este espacio de trabajo. Aquí tenemos a Nikki y tenemos a Andrew. Siempre que inicies una cuenta ***, siempre va a tener estas pequeñas tareas iniciales y cosas así solo para darte algo con lo que jugar. Eso también es algo a tener en cuenta si estás invitando a colegas que no están tan familiarizados como para que vayan a ver una pantalla así, y probablemente sea agradable si solo se deshacen de estas tareas de prueba en el camino. No son confundir 8. Primeras impresiones: página de inicio, mis tareas y bandeja de entrada: En esta conferencia, vamos a ver en detalle las tres primeras opciones aquí en la barra lateral, el hogar, mis tareas y nuestra bandeja de entrada. En primer lugar, porque voy a ir a lo largo de este curso, ida y vuelta entre la visión que tiene Andrew y la vista que tengo, voy a seguir adelante y agregarle una foto de perfil también, y esta vez, te voy a mostrar cómo hacerlo. Estamos aquí en la configuración, y solo queremos seguir adelante y subir. Foto para él. Simplemente encuentro este toque muy agradable cuando tienes un equipo más grande. De lo contrario, solo estás viendo estas iniciales de todos, y es un poco impersonal También a veces resulta confuso si la gente tiene las mismas iniciales, así que siempre es agradable con una pequeña imagen Voy a deshacerme de todas estas tareas iniciales aquí también, solo para que no tengamos todo este chillido. Haga clic ahí en lo incorrecto. estas cosas simplemente nos distraen. Básicamente, eliminemos todo ese widget. Bien. Entonces aquí en la página principal, tenemos nuestras tareas, nuestros proyectos, y las personas con las que colaboramos. Aquí hay algunas opciones diferentes. Puedes ver, por supuesto, tu próxima, tus tareas atrasadas, y ya estás terminado Entonces solo tenemos esas tres tareas de prueba de las que nos deshicimos antes. No tenemos ningún proyecto en este momento. Los ves por aquí también si tuviéramos algún proyecto. Gente, estamos ahora mismo Andrew, yo y yo en este espacio de trabajo. A mis tareas? Nuevamente, no tenemos tareas entre las que filtrar, pero automáticamente se colocarán en estas cuatro secciones predeterminadas. Por lo que recientemente asignado vence hoy vence la próxima semana y vencido más tarde. Te mostraré más adelante en el curso, cómo hacer secciones tú mismo. Y si quieres estar filtrando las tareas una vez que tengas algunas tareas aquí, es un poco como en Excel, solo tienes que seguir adelante y dar clic. En el encabezado de columna, y luego seguirá adelante y filtrará las cosas que ves aquí dentro. También tienes la opción agrupar tareas en función de la fecha fueron creadas y por quién fueron creadas, y también puedes ordenarlas. Aquí hay bastantes opciones y puedes personalizarlo según cómo prefieras mirarlo. Y luego tenemos nuestra bandeja de entrada, y te das cuenta de que ahí estaba ese pequeño punto amarillo que simplemente desapareció cuando hice clic, y ese puntito nos está diciendo que tenemos mensajes en nuestra bandeja de entrada de Asana Entonces tenemos mensajes porque hemos sido invitados a este equipo. Entonces, obviamente, es solo dejarnos saber, aquí hay algunos proyectos a los que podría interesarte unirte, que no creo que nos vaya a poder dar nada ahora mismo porque no hay ningún proyecto. Pero si vuelvo a mi vista de Asana, también tendré un mensaje en la bandeja Verás, de nuevo, aquí tengo este pequeño punto amarillo que va a desaparecer en cuanto haga clic en él. Y eso definitivamente me va a hacer saber que Andrew ha aceptado mi invitación para unirme. Eso es siempre lo que pasa. Siempre que invites a alguien a tu espacio de trabajo, cuando finalmente acepte, recibirás esta notificación que aceptaron tu invitación. Y puedes verificar el estado de las personas que invitaste a tu espacio de trabajo entrando en tu consola de administración. A partir de aquí, serán una ficha para los miembros. Aquí ves que esta persona es miembro y miembro. Si hubiera recibido la invitación, pero aún no aceptada, diría algo así como invitación pendiente. Eso es exactamente una invitación pendiente. Así es como puedes hacer un seguimiento de cómo realmente se unieron a tu espacio de trabajo, tal vez te perdiste algo y estás esperando cuando alguien realmente está iniciando sesión y uniéndote al equipo. Ahora voy a crear rápidamente un proyecto y agregar algunas tareas ahí dentro, así que tenemos algunas cosas con las que jugar en esta conferencia. No te preocupes por cómo hacer eso ahora. Entraremos en detalles sobre eso más adelante. Todo bien. Ahora bien, si volvemos a nuestra casa, vamos a ver algunas de estas tareas empezando a poblarse ahí dentro Entonces estoy aquí en Mysana y voy a mi casa. Y ahora empiezo a ver algunas tareas próximas, y puedo ver que forman parte de este proyecto, el desarrollo de nuevos productos. Si entro en mis mis tareas, veo la lista completa y puedo ver que están aquí en la sección recientemente asignada. Si la fecha comenzara a acercarse, automáticamente pasaría a la sección correspondiente de D hoy con vencimiento la próxima semana, con vencimiento posterior. Si creas una tarea desde aquí en la pantalla de M tareas, automáticamente va a ser privada para ti. Por eso lo he dicho ahora como proyecto para que también pueda asignarle algunas cosas a Andrew. Pasemos a Andrew's Asana y veamos qué está viendo ahora en su casa y sus mis tareas Así que vamos a entrar en el hogar. Aquí, tiene cuatro tareas que se le deben. También los tiene en asignados recientemente, y ya ves que tiene este pequeño punto azul junto a él. Eso es único. Eso no lo viste en mi perfil porque soy yo quien creó la tarea. Mientras que porque esto es por Andrew, es solo una pequeña notificación extra para él de que alguien ha hecho algo para él. A lo mejor si iba a su Asana esta mañana, ya le hizo un rápido vistazo a lo que había ahí dentro, y luego regresa por la tarde y va, Oh, hay un pequeño punto azul en este Este es realmente asignado recientemente. Y nuevamente, tiene algunas notificaciones aquí en su bandeja de entrada porque tiene otro punto amarillo, así que vamos a leer. Y vemos aquí que le enviaba una pequeña notificación cada vez que creaba una tarea para él. Sigamos adelante y limpiemos esto un poco. Sigamos adelante y leamos estas notificaciones. Verás cuando pongo el cursor sobre una notificación, tengo estas tres cajitas extra apareciendo En primer lugar, puedo seguir adelante y archivar la notificación. Eso básicamente es marcarlo como rojo. Ves también aquí, tengo dos opciones. Tengo la actividad y el archivo. Ahora mismo, no hay nada en mi archivo. Todo está aquí en la actividad. Pero digamos que leí eso, ya veo. Nikki's me asignó una nueva tarea para lanzar y recopilar comentarios. Tengo tiempo de sobra. Llegué hasta agosto. Voy a seguir adelante y archivar esta notificación. Eso lo quita y lo pone aquí en el archivo. Si alguna vez archivas algo por error, solo tienes que entrar aquí y literalmente haces clic en lo contrario. Volviendo a la bandeja de entrada. Eso va a reventarlo aquí en tu bandeja de entrada y volviste a ver la pequeña notificación amarilla. Vamos a archivar algunos de estos. Bien. ¿Qué más podemos hacer? Podemos marcar una tarea. Esto puede ser útil si quieres volver a ello más adelante. También puedes crear una tarea de seguimiento o dejarla como no leída para que puedas volver y analizarla más tarde Por ejemplo, si quería crear una tarea de seguimiento, eso es bastante útil porque en lugar tener que entrar en el proyecto y luego encontrar la tarea y luego construirla ahí en las subtareas como vas a encontrar cómo hacerlo después, solo podemos ir directamente, tengo que ordenar y probar muestras. Rápidamente quiero crear una tarea de seguimiento sobre esto para que recuerde comenzar a indagar en eso dos semanas antes de la fecha límite. Pero la mayoría de vas a estar archivando directamente todas estas notificaciones. Sigamos adelante y hagámoslo ahora. Ahora tenemos una bonita bandeja de entrada limpia cero. De nuevo, si necesitas regresar, no te preocupes, solo tienes que volver ahí al archivo. Si notas que estás recibiendo muchas notificaciones, tal vez de una tarea en particular y no te interesa mucho, encuentras obstruyendo tu bandeja Entonces siempre puedes dejar de seguir esa tarea, y te mostraré cómo hacerlo en un futuro video 9. Cómo agregar rápidamente una tarea: En esta conferencia, voy a mostrarles lo fácil que es crear una tarea básica. Estoy de vuelta aquí en mi espacio de trabajo de pruebas, y la forma más rápida de crear una tarea es subir aquí a la barra superior y hacer clic en este botón llamado botón omni Voy a elegir Crear, y después voy a elegir tarea. Y ahora te van a presentar una plétora de opciones y todo tipo de cosas que puedes agregar a esta tarea para realmente darle un gran contexto Pero en su forma más sencilla, solo necesitas darle un nombre a una tarea y asegurarte de que haya un propietario asignado. Muy rápido, hagámoslo ahora. Voy a asignarme una tarea, demostrar cómo agregar rápidamente una tarea. Es por defecto asignado a mí como propietario porque cuando creas una tarea de esta manera, así es como va a funcionar, y te voy a mostrar en la siguiente conferencia, si quieres reasignar la propiedad o simplemente eliminar al dueño, cómo hacerlo No voy a agregarlo a ningún proyecto. No voy a añadir ninguna descripción. Veremos eso más adelante. Esta es realmente la forma más rápida de agregar una tarea realmente rápida y sencilla. Solo dale un nombre y asegúrate de que haya un dueño, básicamente. Debería ser por defecto, pero si no, si estás creando una forma diferente, dale un dueño. Entonces voy a golpear Crear tarea. Es solo confirmarme que está haciendo esta tarea. Se puede ver también aquí en mi próxima. Pero vamos a echar un vistazo en mi mis tareas ver cómo está llegando eso. Ahora aquí en la sección recientemente asignada, tenemos esta tarea aquí, demostrar cómo rápido en una tarea. Si quiero ir y echar un vistazo a todos los detalles de esta tarea, lo que hago es hacer clic en algún lugar de la fila de la tarea, no sobre el texto porque así es como editaría el texto y el nombre de la tarea, pero en realidad simplemente haciendo clic fuera de eso y dando clic de nuevo, en algún lugar aquí de esta fila, y eso abrirá la cacerola derecha. Por aquí, tenemos toda la información sobre esta tarea. Por supuesto, tenemos nuestro nombre de tarea que escribimos antes. Nos tenemos a nosotros mismos como cesionarios, pero no tenemos fecha de vencimiento Esta tarea no forma parte de ningún proyecto. No hay descripción. Por no estar en ningún proyecto, esta tarea es privada para nosotros. Ninguno de nuestros compañeros en el espacio de trabajo lo ve porque no es público y ni siquiera ninguno de nuestros compañeros que están trabajando en un proyecto en particular con nosotros lo puede ver porque no está en ningún proyecto en este momento. Entonces vamos a echar un vistazo las próximas conferencias sobre todas las opciones y cómo asignar la propiedad, fechas de vencimiento, etcétera. Vayamos ahí ahora. 10. Propietarios de tareas para la firma: La parte más crítica de usar Asana de manera efectiva es garantizar que haya una apropiación adecuada de cada tarea y una fecha límite para que las tareas se completen Si quieres administrar adecuadamente a tu equipo, ver en qué están trabajando, obtener un panorama completo y preciso de lo que está pasando, entonces necesitas asignar la propiedad y dar plazos. Empecemos con la propiedad de la tarea. Simplemente puede agregar un propietario en el momento en que agregue rápidamente una tarea desde el botón omni Eso lo vimos en la última conferencia donde nos agregaron como dueños por defecto de la tarea. Pero vamos a crear otra tarea y ver cómo funcionaría eso si queremos asignársela a otra persona. Esta vez, digamos, finalizar las notas de la conferencia, y asignemos esta tarea en su lugar a Andrew Lo que voy a hacer es hacer clic en mi nombre aquí en mi nombre aquí en la tarea. Yo seguiré adelante y buscaré a Andrew. Y lo que tienes que hacer es dar click sobre su nombre para confirmar que son los nuevos dueños de la tarea. Este es un error común que veo que cometen las personas ya que simplemente escriben el nombre y luego hacen clic en otro lugar, por ejemplo, si hago clic aquí en descripción, y eso no es cambiar el dueño. Sigo siendo el dueño. En realidad tienes que hacer clic en Andrew y ahora ves su pequeña foto adjunta y confirma que él sería el dueño de esta tarea. La tarea finalizó las notas de conferencia, eso está asignado a Andrew, y sigamos adelante y creemos esa tarea. Si voy al perfil de Andrew, entonces vayamos a sus mis tareas, y él ve entrar esa nueva tarea , finalizar las notas de la conferencia Bien. Volvamos a mi Asana Entremos en el proyecto de ejemplo. Yo había establecido algunas conferencias atrás. Te voy a mostrar otra forma que puedes cambiar el dueño de una tarea. Hemos analizado cómo crear una tarea completamente nueva y asignar propietarios. Pero, ¿qué pasa con las tareas existentes? ¿Cómo cambiarías al dueño? Estoy aquí en uno de mis proyectos. Te voy a mostrar cómo asignar fechas de vencimiento en la próxima conferencia, pero di que quiero cambiar de dueño aquí. En cambio, quiero asignar esta tarea de necesidades del cliente a Andrew. El proceso es exactamente el mismo. Simplemente hago clic en el nombre. Voy a registrar a Andrew. Lo ves siempre apareciendo como uno de mis frecuentes colaboradores Voy a asegurarme de hacer clic en su nombre, y ahora esa tarea se le asigna. La tercera forma es en realidad entrar en el detalle de la tarea. Hagámoslo por competencia de investigación. Si hago clic aquí en el detalle de la tarea, realidad puedo seguir adelante y otra vez hacer clic aquí y ahora asignarlo a Andrew. Otra cosa que podrías notar desde esta vista, que es muy útil, es este botón asignado a varias personas. Esto es muy útil si tienes dos personas que necesitan hacer la misma tarea. Por ejemplo, digamos que tienes dos nuevos empleados en tu empresa y ambos tienen que completar el proceso de incorporación, que consiste en ver una capacitación Ahora, cuando configuramos nuestras tareas y potencialmente nuestras subtareas, queremos asignar a esos dos nuevos empleados, la tarea para completar el proceso de incorporación Es posible simplemente duplicar una tarea y la cubriremos más adelante. Pero la duplicación por sí sola no es ideal porque hay que entrar y volver a cambiar de dueño. Para evitar esa molestia, es mucho más fácil simplemente configurar una tarea y luego asignarla a varias personas. Simplifica el proceso para ti. Entonces veamos eso ahora, cómo funcionaría eso con esta tarea. Digamos que tal vez Andrew y yo tenemos que investigar la competencia. Entonces lo que voy a hacer es seguir adelante y hacer clic en mi nombre. Ahora, voy a golpear esto asignado a varias personas. Quiero seguir adelante y asignarle eso a Andrew y a mí. Ahora voy a dar con una señal. Ya ves que esa nueva tarea entró aquí ahora Creé esta tarea a partir de este proyecto, por lo que se agrega automáticamente la otra tarea a este proyecto. Ves que tienes competencia de investigación para Nikki y nosotros tenemos competencia de investigación para Andrew Ambos tenemos esta tarea asignada a nosotros. 11. Fijación de fechas de vencimiento: Ahora pasemos a las fechas de vencimiento. Establecer una fecha de vencimiento podría ser solo una fecha específica en el calendario. Vamos a crear una nueva tarea creando de nuevo desde el botón Omni. Esta tarea puede ser lo que estábamos diciendo antes, completar el proceso de incorporación Vamos a asignarle esto a Andrew. ¿Y para cuándo debería completar esta tarea? Ese es este pequeño icono del calendario de aquí abajo. Sigamos adelante y digamos que necesita completar eso para fin de semana. Ahora voy a seguir adelante y golpear Crear tarea, y vamos a ver cómo le está mostrando eso. Nuevamente, tiene su nueva tarea, completar el proceso de incorporación, y ve que eso vence el viernes Si alguna vez quieres cambiar la fecha de vencimiento, digamos que el viernes no funciona para Andrew, solo tienes que hacer clic en esta fecha de vencimiento y cambiarla. Digamos que quiere hacerlo a finales de la próxima semana en lugar de esta semana. Y eso actualizará automáticamente esta fecha de vencimiento. Esto podría suceder si te demoraste en completar una tarea o tus prioridades cambian. A lo mejor mueves una tarea al backlog o trabajas en otra tarea más urgente en su lugar. Sucede. Ahora bien, ¿y si tienes una tarea que necesitas completar en un momento específico? Tal vez, por ejemplo, estás diseñando un volante, y necesitas enviar el diseño a la impresora en un momento específico. Tienes un plazo duro para poder hacer estos volantes para lo que sea que los necesites. ¿Cómo establecería un plazo para el momento? Bueno, de nuevo, basta con hacer clic en la fecha de vencimiento de la tarea para abrir este pequeño calendario, y verá aquí este pequeño icono de reloj. adelante y hagamos clic en eso, y digamos que esto vence las 5:00 al final del día hábil del viernes. No sé por qué necesitamos un plazo tan duro para el entrenamiento de incorporación, pero usa tu imaginación. Y está guardado, sólo voy a hacer clic fuera de eso. Ahora se guarda el 8 de marzo a las 5:00. A medida que se acerca esa tarea, demostrará que aquí también en la columna, lo cual es realmente agradable cuando intentas organizar tu día de ¿con qué necesitas empezar? Lo que es más urgente. Si vuelvo a hacer clic en la tarea, Bien. También lo veremos aquí. D el 8 de marzo 5:00. Por último, ¿qué sucede si tienes una tarea recurrente que ocurre diariamente, semanalmente o mensualmente? Por ejemplo, tal vez tengas un reporte mensual que necesites terminar antes del último día de cada mes. Bueno, tomemos ese ejemplo y ese, me voy a montar yo mismo. Volvamos a Mana, esta vez, creo que voy a crear esto en realidad a partir de mis mis tareas porque esta va a ser privada para mí, así que voy a agregar una tarea. Voy a seguir adelante y decir, crear informe mensual. Voy a decir que esto vence el último día de cada mes. Pero voy a venir aquí después de haber seleccionado el siguiente último día del mes para que eso se repita. De esta manera, una vez que marquemos la tarea como completa, automáticamente se mostrará nuevamente con la fecha de vencimiento en el intervalo de tiempo que seleccionamos. Veamos cómo queremos que esto se repita. Las opciones que tenemos son semanales, mensuales, anuales, también podemos tener una personalizada. En este caso, queremos que esto se repita mensualmente, y queremos que se repita el último día del mes. Eso es. Simplemente haga clic fuera de esto, y eso ahora se está repitiendo. Una vez que marque esta tarea está hecha, va a aparecer otra vez diciendo que vence el último día de marzo. Sigamos adelante y marquemos esta tarea completa ya sea marcando aquí o marcando Se ve que automáticamente, esto pobló una nueva tarea, crear informe mensual que vence el 31 de marzo. Registró que tenía la otra tarea completada, y automáticamente duplicó esta tarea de mi tarea anterior para establecerla en la fecha que decidí. Puedo dar click aquí y de hecho me llevará a la antigua tarea terminada donde tengo la configuración establecida. 12. Adición de una descripción de la tarea: Por último, ahora hemos hablado sobre propiedad de la tarea y las fechas de vencimiento. ¿Qué hay de aquí? Bueno, esta es la caja de descripción de la tarea. Es solo un campo abierto donde puedes escribir las notas que quieras sobre la tarea. Al hacer clic en este campo, verás que aparecen todas estas opciones de formato. Realmente te recomiendo que los uses cuando estés escribiendo contexto para tu equipo sobre una tarea. Si estás usando balas o estás poniendo en negrilla información importante, va a ayudar a tu equipo a digerir lo que necesitan hacer en lugar simplemente escribir un párrafo largo A menudo también veo personas escribiendo en el espacio como si estuvieran formulando un correo electrónico, pero no es necesario escribir un correo electrónico largo. Solo necesitas dar suficiente contexto sobre la tarea, vincularte a los recursos que alguien pueda necesitar, y tener claro lo que debe hacer para cuándo. Entonces, vamos a darle contexto a Andrew sobre esta capacitación de incorporación Volvamos a la tarea de formación de onboarding, y esta vez voy a buscar esa tarea para poder mostrarte cómo funciona esto Si busco el onboarding aquí, me va a dar alguna tarea relevante, proyectos o incluso personas si hubiera alguien con la palabra onboarding en su nombre Los va a mostrar aquí. Vamos a hacer clic en el proceso de incorporación. Eso nos ha llevado al perfil de Andrew. Todavía estamos en nuestro espacio de trabajo, pero podemos ver lo que hay en el plato de Andrew, lo cual es realmente útil. Se abre automáticamente esta tarea de proceso de incorporación, esta que vencía en dos semanas al final del día Vamos a darle a Andrew un poco de contexto sobre qué carajo es este proceso de incorporación o tal vez una mejor capacitación de incorporación Por lo que este entrenamiento de incorporación te llevará alrededor de 2 horas. Hay tres videos en el entrenamiento. Por favor, presupueste su tiempo en consecuencia. Vamos a enviarle cómo puede encontrar los videos aquí en una unidad. Vamos a vincular eso para usar nuestro bonito formato. Solo enviémoslo a Google para hoy. Bien. Y ¿qué más le podríamos dar como fondo? Tres videos en el entrenamiento, puedes encontrar los videos aquí y hay un quiz, quiz. Necesitas completar. Puede ser un poco complicado. Así que presta atención sobre todo a re o video dos. Aquí, voy a destacar eso para que realmente vea eso y preste atención. Creo que aquí tienes la foto. Simplemente dale a la persona tanto contexto como puedas sobre la tarea. Una práctica recomendada es realmente agregar muchos detalles a las tareas que estás creando. Esto realmente ayuda si tienes una situación, por ejemplo, si tienes un miembro del equipo que está enfermo porque es fácil para un gerente o sus compañeros echar un vistazo ahí para ver si hay algo urgente que deban reasignar o si las tareas pueden esperar hasta que la persona regrese nuevamente De igual manera, si tienes tal vez un equipo de diseñadores y un diseñador está realmente sobrecargado, entonces puedes cambiar fácilmente la tarea entre ellos, así podrías reasignar esta tarea a quien quieras Sólo me lo estoy asignando solo para tener un ejemplo de lo rápido que es eso Eso realmente ayuda porque si tienen toda la información de fondo, el contexto sobre una tarea, puedes equilibrar con bastante facilidad carga de trabajo de un equipo a medida avanza el día o a medida que avanza la semana. Incluso si crees que es probable que una sola persona complete la tarea, es útil agregar un poco de antecedentes en caso de situaciones como esta. Incluso otras situaciones, por ejemplo, cuando podrías tener que repetir una tarea y no puedes recordar cómo hiciste porque fue hace dos años y hace tanto tiempo, es muy útil poder buscar una tarea antigua y duplicar una tarea antigua si tienes todo el contexto y los enlaces a los recursos ahí dentro. Entonces realmente te recomiendo que te tomes el tiempo para poner un poco de detalle de tarea en la descripción de la tarea. Cuando trabaje en equipo, tenga en cuenta que cualquiera que tenga acceso al proyecto en el que se encuentra la tarea puede venir aquí y actualizar la descripción. A pesar de que creé esta tarea, Andrew puede venir aquí y puede cambiar esta descripción. Él puede editarlo de la misma manera que yo puedo. Así que solo ten en cuenta eso y también sé consciente de la visibilidad de tu tarea porque en este momento esta tarea está disponible tanto para mí como para Andrew para verla porque la hemos estado asignando ida y vuelta a diferentes personas como dueños Pero no está en ningún proyecto. Actualmente no es visible para la organización. Si lo fuera y tuviéramos a alguien más en el proyecto, también podrían ver esta tarea, y también podrían entrar y actualizarla. Así que solo tienes que ser consciente de que gente puede editar a veces sobre tu tarea. Siempre se puede ver si sucedieron más cosas con esta tarea, quién hizo qué en la tarea. Entonces sí tienes una historia si algo se estropea. Bien. Es diferente con los comentarios a continuación porque solo tú puedes editar tus propios comentarios, mientras que la descripción, cualquiera puede editar. Si escribiría un comentario ahora de comentario de ejemplo, y voy a darle un comentario aquí, y vuelvo a AndrewSaa entrar en su bandeja de Ve mi comentario, pero no puede editar mi comentario. Sólo le puede gustar y hacer algunas otras cosas. Fue en realidad puedo entrar en mi comentario y editar mi comentario y cambiar lo que estaba diciendo. 13. Adición de archivos adjuntos y revisión del historial de tareas: Es hora de ir paso a paso por todas las diferentes opciones dentro de una asignación de una tarea. Esto te ayudará a obtener una mejor visión general de lo que puedes hacer con la tarea más allá de simplemente asignar un propietario, dar una fecha límite y una descripción de la tarea Entonces puedes pensar en cómo configurar mejor proyectos, tareas y subtareas para tu equipo. Comprender las opciones que Asana te ofrece te ahorrará tiempo y hará que tu espacio de trabajo sea más organizado Estoy aquí de nuevo en mi espacio de trabajo de pruebas, y voy a ir a mis tareas y abrir esa tarea completa de capacitación de incorporación que veo toda la información por aquí en la sartén correcta En primer lugar, por aquí en la sartén derecha, tenemos el botón marcar completo. Es bastante autoexplicativo. Ya me has visto usarlo en este curso. Hacemos clic en esto cuando se complete la tarea, y podemos marcarla aquí en la bandeja derecha o por aquí junto al nombre de la tarea en la bandeja principal. Si accidentalmente marca una tarea como completada, no entre en pánico porque no solo puede desmarcar esta, sino que siempre puede buscar tareas pasadas en la barra superior En el momento en que lo hagas, si estás completando tu tarea desde la sartén principal, incluso tendrás esta pequeña notificación de deshacer que podrás marcar rápidamente. Sigamos adelante y echemos un vistazo a ambas opciones ahora. Digamos que marco esta tarea como completa. Dice, has marcado que esto está completo y antes de que eso desaparezca, voy a golpear deshacer, eso me lo ha hecho reventar aquí Sigamos adelante y golpeemos Marcar completo desde el panel derecho. Bien. Se nota que no tiene la poca notificación indebida, pero no para preocuparse si ya me había cerrado esta tarea, que digamos que ¿Dónde puedo encontrar esta tarea? Bueno, obviamente puedo desfiltrar para solo ver todo lo que ha estado actualmente aquí en mi lista Aquí también se ven muchas otras tareas, y yo podría desmarcarla a partir de ahí, y luego volverá a aparecer Pero digamos que volví a poner ese filtro estándar y no lo veo. Puedo buscar aquí arriba en la barra superior y la búsqueda completa de formación de onboarding Veo esta tarea, aquí está completa. Sigue adelante y haz clic en eso y nos ha devuelto la tarea, todo lo que tenemos que hacer es hacer clic aquí completado para que eso se desmarque esté completo Aquí abajo, veremos la historia de lo que hemos estado haciendo. Entonces podemos ver que justo ahora marqué esta tarea como completa y más adelante, en realidad la marqué como incompleta. Entonces esto es bastante útil si ves que tal vez alguien ha marcado algo tan completo ya sea por accidente o no ha entendido completamente la descripción de la tarea, y tal vez estás entrando y estás aprobando su trabajo, y en realidad tienes que comprobarlo como no completo y pedirles que hagan un poco más de lo que sea que sea que consista la tarea Ahora continuando viendo las otras opciones disponibles para nosotros aquí en el panel derecho. En primer lugar, simplemente nos puede gustar una tarea. Esta función es agradable pero se usa muy raramente. Como gerente, daría un like si se completara una tarea que estaba siguiendo, y la vería muchas veces desde mi bandeja de entrada AAA y a partir de ahí me podría gustar. Pero la mayoría de las veces utilizaría la función de apreciación, que mostraremos en un video posterior. También te puede gustar una tarea, casi como un pulgar hacia arriba a un mensaje como tarea recibida o simplemente si estás emocionado la tarea en particular finalmente se está priorizando porque tal vez veas que la fecha de vencimiento ahora se está moviendo hacia arriba y estás realmente entusiasmado con eso Te puede gustar esta tarea y varias personas les puede gustar la tarea. También lo ves aquí desde el pin principal. Esta notificación como también aparecerá en la bandeja de entrada de Asana de cualquiera de los colaboradores de tareas Mucho más útil es que podemos agregar archivos adjuntos a una tarea. Puedes agregar un archivo desde tu computadora desde Dropbox, desde Google Drive y otras plataformas de almacenamiento de archivos similares, muchas de las cuales tienen integraciones con SNA Si quisiera seguir adelante y subir este documento de Word ahora, lo verías subiendo Y ahora que está subido, si hago clic aquí, puedo seguir adelante y eliminarlo si eso fue, por ejemplo, un accidente. Entonces de otra manera puedo adjuntar documentos. Si no quería simplemente venir aquí es que puedo arrastrar y soltar. Entonces déjame abrir mi buscador aquí, y luego voy a seguir adelante y arrastrarlo, y ya ves como ahora tengo este tipo de resaltado de la tarea. También, si quisiera, podría ponerlo aquí en la descripción, pero va al mismo lugar en esta tarea. Así que sigamos adelante y dejemos caer eso. Y nuevamente, lo vemos subiendo. Una vez que agregues un archivo adjunto, volverá a aparecer en el feed de actividad aquí abajo y puedo ver quién subió ese documento y cuándo lo hicieron. Bien. Recuerda, este feed de actividades es muy útil porque si no estás seguro de quién creó una tarea o qué está pasando con la tarea, puedes venir aquí y decir: Oye, Andrew, creaste esta tarea, qué está pasando con ella, aunque en este caso, soy yo, quien creó esta tarea. Eso definitivamente me pasa mucho cuando alguien ha creado una tarea, pero tal vez no han puesto una fecha de vencimiento o no han escrito claramente la descripción, y muchas veces estoy mirando alrededor y solo veo este tipo de tarea poco clara y luego puedo ir a la persona que la creó y preguntarle de qué se trata esa tarea o comentar de qué se trata esa tarea. Ahora, en cuanto a archivos adjuntos, no hay límites de adjuntos a Sauna, por lo que puedes subir tantos archivos como necesites y no caducarán. Solo hay un límite de 100 megabytes por archivo, cualquier archivo que se cargue directamente Obviamente, para sortear eso, solo tienes que usar uno de los sistemas de almacenamiento de archivos como Dropbox o copiar y pegar un enlace aquí en la descripción de la tarea si está alojado en otro lugar. 14. Desglose del trabajo con subtareas: A continuación, nos encontramos con subtareas. Ahora, muchas veces una tarea se compone de varios pasos. Deberíamos agregar estos pasos como subtareas. Puedes hacer clic en este botón aquí debajo de la descripción de la tarea, Agregar subtarea, o puedes usar el atajo que nos está recomendando ahora pestaña En realidad solo voy a destacar algunos atajos en este curso, así que definitivamente es útil para recordar. Así que sigamos adelante y agreguemos una subtarea aquí, y verás que sale esta pequeña caja de formato muy similar a lo que estamos acostumbrados de nuestras tareas donde podemos escribir un nombre de tarea, darle una fecha de vencimiento y asignarle una persona Sigamos adelante y solo digamos subtarea uno para esta subtarea. Quiero agregar más subtareas adicionales. Por supuesto, puedo presionar otra subtarea de agregar. Puedo hacer tabulación S, o si estoy en alguna de las subtareas Actualmente estoy aquí con mi scroller. Solo puedo presionar Enter en mi teclado, y eso saldrá otra subtarea Ahora tengo la subtarea uno y la subtarea dos. Cada vez que quieras eliminar una subtarea, es lo mismo. En realidad tienes que asegurarte aquí con tu desplazador y luego presionar retroceso hasta que desaparezca Hagámoslo de nuevo ahora y solo volveremos a cero subtareas Tomemos un ejemplo sencillo. Salgamos de esta tarea en particular. Digamos que estamos organizando un taller de equipo. Para poder ser sede exitosa de esta reunión, esa es la tarea principal para acoger la reunión. Vamos a crear eso ahora en la tarea, organizar la reunión del equipo. Tenemos que hacer algunas tareas administrativas, más pequeñas, subtareas Acabo de darle un nombre a esta nueva tarea, y permítame darle un clic para abrir la sartén correcta. Recuerda, se te asigna automáticamente como propietario o a mí como propietario porque lo hemos creado desde la sección mis tareas. Demos a esto una fecha de vencimiento de dentro de dos semanas. Recuerda que tenemos todas las mismas opciones que antes, acabamos de crear una tarea diferente. Pensemos en lo que tenemos que hacer para organizar una reunión de equipo con éxito. Primero, necesitamos tener una idea de qué hablar en este taller, así que tendremos que preparar una agenda aproximada para la reunión. Al menos tenemos una idea del momento. Sigamos adelante y golpeemos la pestaña S y preparemos una agenda aproximada. ¿Qué más tenemos que hacer? Bueno, a continuación, tenemos que agendar esta reunión. Cosas que tal vez necesitemos poder hacer para programarlo sería revisar los calendarios de todos y si hay una sala de reuniones gratuita. Entonces quiero agregar otra tarea a esto. Si quiero agregar otra subtarea, puedo hacer clic en Agregar una subtarea o bien puedo presionar Enter para seguir adelante y crear una segunda subtarea Entonces ahora quiero agendar esta reunión. Bien. ¿Y qué más podría hacer? Lo último tal vez sería que si hay algún pre trabajo antes este taller o de esta reunión de equipo en sí, queremos seguir adelante y preparar y enviar los materiales pre leídos. Entonces golpearé Enter y prepararé y enviaré materiales preleídos. Importante a tener en cuenta aquí es que para cada subtarea, también se puede agregar una fecha de vencimiento y un propietario Muchas veces en nuestro trabajo, tenemos la responsabilidad de la tarea principal. A lo mejor es mi responsabilidad asegurarme de que el equipo tenga la oportunidad de conectarse. Pero no siempre es que seamos responsables de todos los elementos que entran en esa tarea. Por eso lo desglosamos también en subtareas porque facilita dividir las responsabilidades de quién está haciendo qué básicamente. Entonces digamos en este caso, quiero preparar la agenda aproximada. Voy a asignarme eso a mí mismo. A lo mejor quiero hacer eso para mañana. Pero digamos que Andrew se va a encargar de este tipo de trabajo administrativo de programar la reunión y preparar los materiales pre leídos. Por supuesto, primero tengo que darle la agenda para que sepa cuánto tiempo tiene que durar, etcétera, y qué tipo de materiales podrían ser útiles, pero a lo mejor él va a encargarse de eso por mí Entonces aquí, voy a hacer clic en él, y le asignaré las subtareas a Andrew. Puedo poner esto tal vez ya para el miércoles. Otra cosa que quizás hayas notado es cuando estoy en la tarea o si estoy rondando sobre la tarea, tienes esta pequeña burbuja de discurso apareciendo Ahora, a pesar de que es el mismo icono, es realmente diferente a lo que hay aquí en las tareas. Aquí, ves que esto está demostrando que hay un comentario sobre la tarea. Pero cuando estoy en una vista de tareas, Esto en realidad me está permitiendo ir un nivel más profundo en la jerarquía. Recuerda, cuando vimos la pirámide en uno de nuestros videos anteriores, vimos que las subtareas eran la capa inferior y las tareas era una capa justo encima de ella Entonces esta es una tarea. Y si quiero bajar al nivel inferior de la pirámide, entonces tenemos las subtareas Pero a lo mejor necesito darle a Andrew un poco más de contexto sobre la reunión. Bueno, voy a dar click aquí en esta pequeña burbuja de discurso que abre aquí en la sartén derecha. Otra muy similar a nuestra vista de tareas, vista de una sub tarea. La única pista real que tienes aquí de que eres un nivel más profundo son estas dos líneas aquí. Ves anfitrión de la reunión del equipo. Es la tarea. Pero en realidad estoy en mi sub tarea de agendar la reunión, que se le asigna a Andrew y hacer el miércoles. Es muy agradable porque similar a una tarea, puedo agregar mucho contexto aquí, puedo agregar archivos adjuntos, me puede gustar, etcétera Es fácil imaginar un proyecto muy complejo ramificándose como un árbol porque tienes un proyecto con muchas tareas, tal vez una tarea, tiene muchas subtareas, puedes ir más profundo e incluso puedes tener quizás las subtareas más importantes, tener otra subtarea tener otra subtarea Se puede complicar un poco. Creo que es muy importante solo te mantengas al tanto de tu Asana, asegúrate de que tu equipo entienda cómo está configurado tu asana para que las cosas no se oculten en demasiadas capas porque demasiadas capas no benefician realmente Por suerte, siempre y cuando hayas asignado correctamente los propietarios y los plazos para las subtareas, son fáciles de encontrar También tienes la barra de búsqueda, para que puedas localizar cualquier tarea o subtarea que necesites. 15. Filtrado con etiquetas: Sigamos hablando las otras opciones que podemos agregar a nuestra propia tarea. Hasta ahora hemos mirado la marca completa, el botón, los archivos adjuntos y las subtareas, y la descripción de la tarea. Por cierto, otra forma de agregar subtareas es haciendo clic aquí arriba en este botón adicional Ya ves que se ha creado una nueva tarea y voy a retroceder solo para deshacerme de eso El siguiente es copiar enlace de tarea. Y esto hace lo que dice en la lata. Va a copiar un enlace a esta tarea en particular de Asana. Eso hace que sea muy fácil compartir una tarea específica con compañeros de trabajo. Y eso me parece particularmente útil. Si estoy en medio de platicar con alguien en Slack y quiero vincularlo a mi tarea para que puedan ir y tal vez podamos continuar la discusión en base la tarea particular de la que estoy hablando. A continuación, puedes alternar esta tarea. Ahora mismo, recuerda que está aquí solo en la sartén correcta, pero a lo mejor queremos tenerla a pantalla completa. Eso es particularmente útil cuando quieres escribir una descripción larga, y es solo un poco complicado verlo justo en el lado del panel derecho aquí mismo. Ves que hay mucho menos espacio. Cuando estoy en la vista de pantalla completa, también puedes alternarlo a solo una vista de descripción y realmente hacer tu vida mucho más simple si quieres escribir muchos detalles. Voy a cerrar eso de nuevo. Bien. A continuación, tenemos estos tres puntitos, que nos dan una serie de opciones adicionales. Primero, podemos agregar esta tarea a un proyecto. También puedes hacerlo justo encima de descripción de la tarea, agregar a los proyectos. Los proyectos aparecen aquí a la izquierda en la barra lateral. Ahora mismo, solo tenemos este proyecto, desarrollo de nuevos productos. Si hago clic para agregar al proyecto, va a seguir adelante y avisarnos directamente porque ese es el único que nos podría ofrecer. Si tuviéramos muchos proyectos diferentes, podríamos empezar a escribir y se los pueblan para nosotros. Recuerda, tienes que hacer click en él para que realmente seleccione, y ahora esta tarea forma parte de este nuevo proyecto de desarrollo de producto. Se lo agrega a una sección sin título. No te preocupes por eso. Vamos a hablar de secciones en un video posterior. Ahora para que esto sea un poco más fácil, voy a entrar en el propio proyecto. Vamos a ver esta tarea ya ahí dentro, porque recuerden que la acabamos de agregar ahí. Y lo tenemos aquí en la parte superior. Volviendo a nuestras opciones adicionales, tenemos otras características útiles como dependencias, hito de Marcas, aprobación de Marcas Como se trata de funciones de pago, voy a saltarlas en este curso de fundamentos. A continuación, tenemos etiquetas, lo que ayuda a dar contexto adicional y permite agrupar tareas similares. Creo que es útil decir, una vez que estás en una versión premium de Asana, encuentro que las etiquetas no son tan útiles porque podemos lograr todo con campos personalizados en su lugar No tiene sentido usar tanto etiquetas como campos personalizados. Bien. Así que las etiquetas son realmente útiles cuando estás en la versión gratuita. Como ese es nuestro enfoque, vamos a echarles un vistazo ahora. Una razón por la que podrías querer usar etiquetas es para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Cuando tienes una lista completa de tareas dentro de un proyecto, ¿cómo puedes saber rápidamente qué tareas está trabajando alguien? Bueno, podrías agregar una tarea de en progreso a ciertas tareas. Eso facilitaría a un gerente de proyecto mirar un proyecto y ver en qué estás trabajando. A veces solo ver fechas de vencimiento o ir al perfil individual de alguien no da la imagen completa. He hecho clic en Crear etiqueta, he escrito el nombre de la etiqueta que quiero crear, y voy a seguir adelante y hacer clic en Crear También puedes agregar un color a estas etiquetas. Te mostraré en un video posterior cómo eso es útil. Sólo voy a hacer click out por ahora y confirmar que esa es la etiqueta que quiero agregar a esta tarea. Ahora, digamos que quiero ver todas las tareas en este proyecto que están en curso. Aquí no es súper intuitivo. En realidad tienes que hacer clic en la etiqueta que acabas de crear o en una que tal vez te hayas metido en una tarea para que te muestre todas las demás tareas con esta etiqueta. Si hago clic en esta tarea en curso ahora mismo, obviamente, ya ves que esta es la única tarea que está actualmente en curso. Solo agreguemos algunas etiquetas más a estas otras tareas en este nuevo proyecto de desarrollo de productos, solo para que tengas un poco más de comprensión visual de cómo está funcionando este impuesto. Digamos que determinar las necesidades del cliente también está en progreso. Vamos a agregar una etiqueta. Vemos ahora ya nos está incitando con la etiqueta en progreso que acabamos de crear, así que simplemente puedo hacer clic directamente en eso Digamos que tal vez competencia de investigación. Este está pendiente. Vamos a agregar etiqueta y esta apenas está pendiente. Quiero crear una nueva etiqueta. Aquí si hago clic en pendiente, solo deberíamos ver este concurso de investigación. Bien. Perfecto. Si vuelvo a mi proyecto y para determinar las necesidades de los clientes en curso, ahora vemos las dos tareas que agregué como en progreso. También puedo editar esta etiqueta. Si quisiera cambiar el nombre de la etiqueta, podría hacerlo desde aquí, si quisiera cambiar el color que he asociado o establecer el color. En este caso, podría hacerlo desde aquí. No tengo que entrar en cada tarea para cambiar el nombre de la etiqueta. Otra cosa importante a tener en cuenta con impuestos es una tarea puede tener múltiples etiquetas asociadas. Entonces, si hago clic de nuevo aquí, ahora mismo, solo tengo la etiqueta de en progreso, pero tal vez también tendría una etiqueta para todas las tareas relacionadas con la reunión. No sé si eso podría venir bien. Solo quería asegurarme de que no me estoy olvidando de ninguna reunión próxima, entonces también podría tener esta otra etiqueta. Entonces eso puede venir útil. Pienso particularmente para mí, los más útiles son cuando intento agrupar todo tipo de impuestos, como si tengo mucho impuesto relacionado con el diseño, pero luego también quiero tener la prioridad. Etiqueta también. Importante aquí es que todos en tu espacio de trabajo puedan estar agregando etiquetas y eso nuevamente puede tener el potencial de ensuciarse un poco Es bueno tener un sistema de qué etiquetas tienes y cuándo deben usarse. 16. Seguimiento y duplicación de tareas: A continuación aquí en las opciones adicionales está la tarea de crear un seguimiento. Esto es genial si una de tus tareas es algo así como tal vez una llamada o para llegar a alguien para algo y necesitas una tarea de seguimiento solo para recordarte algo, o tal vez solo para asegurarte de que comienzas con mucho tiempo antes de tu fecha límite. Simplemente continúe y haga clic en esta tarea de crear seguimiento y se llena automáticamente este seguimiento y luego dentro de los apóstrofos, el nombre de la La tarea original es el anfitrión de la reunión del equipo, y esta tarea de seguimiento es el seguimiento del anfitrión de la reunión del equipo. A lo mejor quieres que eso en tu personal lo haga solo por ti mismo. Agrega un enlace a la tarea original en la descripción de la tarea de seguimiento, lo que facilita volver a la tarea completa. Voy a salir de esto. No voy a guardar eso, y volver a las opciones adicionales. El siguiente útil es convertir dos. Voy a ver eso en el siguiente video. Por ahora, tenemos tarea duplicada. Esto me parece muy útil cuando he completado una tarea y luego unos meses después, tengo una tarea idéntica que hacer. Tomemos nuestro ejemplo de incorporación. Encontremos esa tarea donde agregamos una descripción bastante grande. La primera vez que configuramos esta tarea, fue un pequeño proceso de aprendizaje. Tuvimos que escribir un pequeño texto. Tuvimos que enlazar a los videos. A lo mejor dentro de un mes, vamos a tener a otra persona nueva a bordo. En lugar de tener que volver a escribir todo esto y subir el archivo adjunto y proporcionar el enlace, podemos simplemente duplicar la tarea anterior. De esta manera, tienes toda la inteligencia de lo que hiciste la última vez y no tienes que recordarlo de la parte superior de tu cabeza. Simplemente acelera el flujo de trabajo. Entonces, si quisiera duplicar esta tarea, vengo aquí, golpeo Duplicar tarea, y es bastante similar a este seguimiento estructura de tareas porque va a decir duplicado de, y luego aquí, dice la tarea original. Y luego eliges qué cosas quieres copiar. En nuestro caso, queremos copiar la descripción, pero tal vez no queremos copiar al cesionario porque vas a asignársela a otra persona Incluso puedes copiar las subtareas y las etiquetas y la tarea principal si se trata de una subtarea que estás duplicando Hace la vida realmente fácil. A continuación, en estas opciones, también puedes imprimir una tarea. muchas personas les gusta tener una lista de verificación física en su oficina, por lo que siempre puedes imprimir esto fácilmente para tu escritorio en la oficina, y puedes hacer que esta tarea sea visible para todos en tu espacio de trabajo u organización. De esa manera, aunque estas personas no estén en tu proyecto, tendrán visibilidad de la tarea si están en el espacio de trabajo. Personalmente, rara vez uso esta función porque las personas que necesitan visibilidad casi siempre están en el proyecto o en el equipo relevante. Y por último, por supuesto, puedes eliminar la tarea. Puedes eliminar la tarea ya sea desde esta opción o recordar si vas al panel principal, puedes simplemente retroceder. Solo voy a seguir adelante y eliminar esto, demostrar cómo agregar rápidamente una tarea de tarea. Y esa tarea se ha ido, igual que cómo se elimina una subtarea. Es de la misma manera. También si vas a una subtarea, vamos al anfitrión, a la reunión del equipo, y luego aquí en la agenda aproximada, por supuesto, podría retroceder para eliminar Pero también podría, si recuerdas, profundizar en la jerarquía, hacer clic en esta pequeña burbuja de discurso, y voy a tener las mismas opciones. Aquí también, puedo seguir adelante y eliminar esto como una subtarea o eliminar la tarea, que es lo que realmente quería mostrarles 17. Convertir una tarea en una subtarea: Por último, de estas tres opciones, tiene esta opción de convertir a subtarea Tomemos un ejemplo para platicar por qué esto es útil. Digamos que tenemos una encuesta de satisfacción que enviamos después de cada reunión de equipo importante. A lo mejor hacemos esto primero como una tarea. Enviar encuesta de satisfacción. Entonces nos damos cuenta, en realidad, que estaría mejor ubicada como una subtarea dentro de este anfitrión la tarea de reunión del equipo. Queremos seguir adelante y convertir eso. Vamos a entrar en la tarea, golpear los tres puntos, convertir a subtarea A partir de aquí, ahora tenemos que decirle a qué tarea queremos conectarlo. Obviamente, lo podemos ver aquí. También podemos comenzar a escribir, organizar la reunión del equipo. Y haciendo clic en eso. Ahora tenemos este panel derecho que nos muestra que en realidad somos una subtarea, ya no una tarea porque tenemos un nivel superior anfitrión de la reunión del equipo Si entramos en eso, podemos ver que se le agrega aquí abajo en la parte inferior de las subtareas Pero a medida que mueve las cosas, puede notar que las cosas cambian o aparecen en un orden ligeramente diferente. Te mostraré en un segundo la gota de dragón, lo que realmente te ayudará a ver las cosas como te gustan. Pero hagamos lo contrario de lo que hice convirtiendo esa tarea en una subtarea por ahora Porque digamos que tienes una sub tarea que dices, en realidad, ya sabes, esto es lo suficientemente grande como para que yo quiera jalarla un nivel más alto en la jerarquía. Quiero que sea su propia tarea. Sigamos adelante y hagamos clic en una de estas subtareas. Bien, tal vez agendar la reunión. ¿Quién sabe? ¿Eso es realmente complicado? Nosotros nuevamente, damos click en los tres puntos. Esta vez lo eliminamos como una subtarea. Al eliminarlo como subtarea, se puede ver que esas dos líneas desaparecieron Programar la reunión es ahora una tarea por derecho propio. Ya no es una subtarea. Volviendo a reordenar las cosas, voy a entrar en uno de los proyectos aquí Creo que va a ser más fácil mostrarte cómo se mueven las cosas. Si quieres arrastrar y soltar ciertas cosas, puedes ver cuando estoy flotando sobre, aparecen estos seis pequeños pensamientos Entonces si sigo adelante y en realidad me aseguro de que esos estén apareciendo y luego voy a hacer clic y mantener presionado, y ahora puedo arrastrarlo a donde quiera en este proyecto. Ves que esta línea en negrilla está apareciendo. Eso es clave porque si no lo vería, por ejemplo, aquí, no lo veo y solo trato de soltar, no va a ir a ninguna parte, esta tarea. Pero en cambio, si lo sostengo, lo arrastro hacia abajo y digo, Sí, quiero poner esta tarea entre competencia de investigación y desarrollar concepto y diseño de producto, solo puedo lanzar y ahora se ha movido. De igual manera, dentro de las tareas, puedes hacer esto con sub tareas. Por ejemplo, si por alguna razón quisiera, preparar y enviar materiales preleídos para que sucedan primero, podría seguir adelante y pasar el mouse sobre Ves esos seis puntos. Haga clic ahí, arrastre y suelte. Recuerda esperar a que aparezca esta línea en negrilla y luego suelta Otra cosa que puedes hacer para mover tareas de sub tarea a tarea o de nivel de tarea a nivel subtarea es usar esta gota de dragón. Por ejemplo, si quisiera esto preparar y enviar materiales pre leídos que acabamos de mover, en vez de ser una tarea derecho propio, tienes, por supuesto, la opción de entrar en la tarea para eliminarla como una sub tarea. Pero otra cosa que puedes hacer si solo vuelvo al nivel de tarea es pasar el cursor sobre los seis puntos Haga clic y arrástrelo y suéltelo aquí a la cacerola principal. Otra vez, ves esta línea en negrilla y la voy a dejar caer aquí, y ahora es una tarea derecho propio. Míralo apareciendo aquí Ya no es una subtarea en el anfitrión de la reunión del equipo. Lo contrario también es cierto. Tienes que asegurarte de tener esta cacerola correcta abierta para la tarea de la que quieres que esta nueva tarea sea una sub tarea de. Por ejemplo, si encuentro un fabricante, como tarea, y quiero mover orden y probar muestras para que sean una subtarea, busque un fabricante Tengo que asegurarme de que encontrar un fabricante está abierto aquí a la derecha antes de hacer nada. Entonces tengo que hacer clic en arrastrar y colocarlo por aquí en esta sección de subtareas Una vez más, vas a ver aparecer esta línea en negrilla Sabes que está aquí porque estás por aquí en las subtareas Es un poco más difícil cuando no tienes una subtarea apareciendo, pero sí sabes que está aquí. Deja eso por ahí. Ahora tienes como subtarea ordenar y probar muestras. No funciona de otra manera si te estás imaginando, estoy aquí en busca de un fabricante, y solo arrastre y suelte algo sobre esto, no pasa nada Tienes que asegurarte de tener la tarea que quieres abrir como principal y luego arrastrar la otra tarea que quieres que sea una subtarea dentro de ella 18. Agregación de comentarios y colaboradores a las tareas: Algo que solo hemos tocado brevemente es comentar las tareas con los colaboradores Los comentarios son realmente útiles cuando se trabaja con el equipo para hacerles saber el estado más reciente de una tarea u obtener sus comentarios. En este nuevo proyecto de desarrollo de productos, digamos que una de nuestras tareas es adquirir un nuevo dominio de sitio web. Y quiero recibir comentarios de Andrew sobre el dominio que planeo comprar. Entonces, por supuesto, podría escribir alguna información en la descripción, pero en realidad quiero esencialmente no platicar con él, sino pedirle su opinión. Entonces, tal vez la diferencia aquí entre comentar y chatear es si necesitaba comentarios inmediatos, entonces Slack es definitivamente la herramienta a la que quieres ir para obtener comentarios rápidos e inmediatos Si quiero pedirle sus comentarios, pero estoy dispuesto a esperar similar a un correo electrónico hasta un día, entonces seguiré adelante y le dejaré un comentario aquí en Asana Así que pensando en comprar google.com. Cualquier pensamiento Ahora mismo, este comentario antes comentar no le va a ir a nadie. Andrew no figura actualmente en la lista como colaborador en esta tarea, por lo que no lo va a conseguir en su bandeja de entrada de Asana Si quiero hacer ping directamente a Andrew específicamente, es similar a cualquier aplicación de mensajería, vas a tener una aplicación y luego comenzar a escribir el nombre de la persona y luego asegúrate de hacer clic en su nombre. Esto ahora va a enviar alerta básicamente a Andrew, un pequeño mensaje de bandeja de entrada a Andrew que le he pedido su opinión. Sigamos adelante y comentemos esto Ahora pasemos a Andrew Sana. Ahora estamos aquí en Andrew sana, y tenemos una notificación. Vemos que hay esta tarea, comprar dominio de sitio web creado por Nikki hace 1 minuto, y ella me está preguntando, Andrew, que está pensando en comprar google.com Voy a decir que me suena bien. Y comentar. De esta manera, puedes tener una buena conversación, obtener muchos comentarios. A veces esto se pone tanto que realmente necesitas comenzar a fijar ciertos comentarios en la parte superior porque tal vez ese sea un comentario particularmente importante o quieres asegurarte de que todos lo lean, o tal vez ya has encontrado una resolución a esta discusión, y entonces solo quieres anclar la resolución para que la gente no pierda el tiempo interviniendo en algo ya lo resolviste. Y para tus propios comentarios, puedes editar tu comentario o eliminar tu comentario. Recuerda, estoy aquí en el perfil de Andrew, así que no puedo eliminar ni editar el comentario de Nikki, solo puedo editar o eliminar el mío propio Un poco más sobre colaboradores de tareas, porque ahora ves que Andrew es oficialmente un colaborador en esta tarea porque ha sido incluido en el hilo de la conversación aquí en esta tarea Si quieres agregar a otras personas como colaboradores, puedes simplemente dar click aquí y similar a lo que hicimos cuando etiquetamos a Andrew, solo puedes escribir su nombre y luego agregarlos aquí también. Agregar a alguien como colaborador en una tarea de Asana es similar a ver ver a alguien en un hilo de correo electrónico Pueden leer el correo electrónico pasivamente o la tarea de Asana pasivamente, pero no hay nada que requiera de inmediato que requiera De esa manera, si no están directamente involucrados en ninguna de las subtareas, aún se les está notificando de cualquier cambio en esta tarea en su bandeja de entrada de Asana Vamos a archivar esta notificación ahora que Andrew's respondió a eso. Bien. Entonces, por ejemplo, si tuviste un colega que no está en el proyecto, pero es útil que estén al tanto de lo que sucede en tareas o hitos clave, puedes simplemente agregarlos como colaborador en esas dos tareas De esa manera, se les notificará de cualquier actualización de la tarea. Recuerda, si quieres que alguien haga una acción, no solo envíes un comentario sobre esta acción que quieres que haga. En realidad establece un *** en una tarea. Aún puedes comentar pidiendo esta acción en particular, pero asegúrate de crear una tarea. Incluso puedes enlazar a esa tarea en el comentario o viceversa, enlazar a este comentario en la descripción de la tarea de la tarea que crees ahora. Ahora, por otro lado, si eres colaborador de una tarea que no te importa mucho, puedes venir al mismo lugar donde agregas un colaborador Si vuelvo a mi perfil de Asana, el mismo lugar, donde agregas un colaborador, y puedes seguir adelante y pasar el cursor sobre y ves esta pequeña x apareciendo sobre Recuerda que el plus es sumar más gente y la X es quitar a las personas como colaboradores. Y eso es bastante útil porque entonces no te envían spam con notificaciones de bandeja de entrada AAA de cosas que no son relevantes para ti, y tal vez eso solo te está ralentizando Entonces podría hacer esto, por ejemplo, si configuro una tarea para un compañero de equipo, entremos en una de estas tareas que creé para Andrew Quiero que Andrew cree esto, pero en realidad no necesito supervisarlo Estoy confiando en que es bueno. No necesito recibir actualizaciones constantes. Iré a mi pequeño perfil, y lo haré. Ahora ya no soy colaborador en esta tarea, lo que ojalá me ahorre un poco de poder mental cerebral 19. ¿Es una subtarea, tarea o proyecto?: Hasta el momento, hemos cubierto principalmente tareas y subtareas en este curso. Antes de pasar a los proyectos, quiero hacer una pausa rápida y solo recordarte cuándo usar qué? ¿Debería ser un proyecto, una tarea o una subtarea? La respuesta realmente depende de lo que estés tratando de lograr y cómo quieras ver la información y a qué jerarquía debería ir. Debes crear un proyecto cuando tengas un gran esfuerzo coordinado con un grupo de stakeholders trabajando en una iniciativa común a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si estás planeando un evento, lanzando una campaña o desarrollando un nuevo producto. Debe crear una tarea cuando tenga una acción específica o entregable que deba completarse Recuerde que las tareas son las acciones individuales dentro de un proyecto y deben asignarse a los miembros del equipo dadas las fechas de vencimiento y realizar un seguimiento para el progreso, como escribir una entrada de blog o organizar una sesión de capacitación. Si tu tarea no encaja dentro de uno de tus proyectos, está bien. Una tarea también puede simplemente estar flotando como tarea. No siempre necesita ser parte de un proyecto. Ahora, las subtareas son para esos pasos procesables más pequeños dentro de una tarea más grande Descomponen las tareas en piezas de trabajo más pequeñas, y como sabes, también se pueden asignar a diferentes miembros del equipo, como crear el primer borrador de un puesto de bloque o aprobar el puesto de bloque Recapitulemos esto con un ejemplo, un pequeño ejemplo de quiz Entonces tengo tres temas a la izquierda, un calendario editorial para publicar una entrada de blog semanal y recopilar cotizaciones de clientes para incluirlas en la entrada del blog. ¿Cuál debería ser una tarea o proyecto de subtarea? Tener una idea rápida. Sí, entonces el calendario editorial debe ser un proyecto, la publicación semanal del blog es una tarea y la recopilación de cotizaciones de clientes es una subtarea Pasemos ahora a los proyectos. 20. Cómo crear un proyecto: Tener proyectos dentro de Asana te permite organizar todas las tareas para un objetivo específico en una vista compartida, ya sea como una lista, un tablero, un calendario, et Una de las formas más fáciles de crear un nuevo proyecto es que lo adivinaste el botón omni Vayamos ahí ahora y creamos un nuevo proyecto. Esto te llevará a una pantalla donde puedes comenzar un proyecto desde cero, usar una plantilla o importar desde otra herramienta como Excel. Comencemos nuestro proyecto desde cero. Voy a pegarle a proyecto en blanco. Tendremos que ingresar un nombre de proyecto, elegir nuestro diseño y establecer el nivel de visibilidad que queremos para este proyecto, ya sea que sea un proyecto público, visible para todos en el espacio de trabajo o privado solo para nosotros. Por supuesto, estamos usando Asana para colaborar, en este caso, queremos que se comparta con el equipo visible para todos en el espacio Vamos a elegir esta opción. Vamos a darle un nombre a este proyecto. ¿Qué podría ser este proyecto sobre una nueva campaña de marketing, algo en torno a una nueva campaña de marketing Y vamos a mantener la vista predeterminada como una lista porque eso es lo hemos estado viendo hasta ahora en este curso, por lo que nos va a quedar familiar. Así que sigamos adelante y golpeemos Crear proyecto. Ahora tenemos nuestro proyecto en blanco, y quiero pasar por algunas de las opciones que vemos aquí en la cabecera. Primero, podemos ir a esta pequeña flecha hacia abajo justo aquí junto al nombre del proyecto, y desde aquí podemos editar parte de la información básica del proyecto. Duro podemos hacer más también desde el panorama general, que hablaré más adelante. Podemos crear una combinación de colores para este proyecto. Entonces tal vez queremos ver este proyecto en azul, por ejemplo. Y eso mostrará este color en nuestra barra lateral. Cuando empezamos a tener muchos proyectos, la coordinación del color definitivamente puede ser útil. Podemos copiar un enlace al proyecto, podemos duplicar el proyecto, y por supuesto, puedes importar y exportar este proyecto si estás usando una sana en combinación con otra herramienta. Por último, podemos archivar o eliminar este proyecto. Normalmente, querrás archivar un proyecto cuando hayas terminado con el proyecto porque entonces puedes referirte a él y sus tareas más adelante en el futuro, si así lo necesitas. Simplemente está oculto a la vista. Versus Eliminar proyecto. Si borras un proyecto, se ha ido para siempre. No puedes volver a referirte a ese proyecto. Así que rara vez uso Eliminar solo si realmente hay un proyecto único que estoy seguro de que no voy a necesitar de nuevo. De lo contrario, en casi todos los casos, estoy archivando proyectos cuando termine con ellos. Una vez que realmente te pongas en marcha con la sauna, posible que encuentres que tienes muchos proyectos por aquí en la barra lateral. Por el momento, solo tenemos unos pocos, así que es fácil estar al tanto de ellos. Pero si tuviéramos muchos proyectos aquí, una buena manera de mantenernos en la cima es marcar uno o dos como favoritos. Para marcar un proyecto como favorito, simplemente subimos aquí junto a esta pequeña flecha desplegable que hemos hecho clic antes y golpeamos este ícono estrella Al hacer clic en esto, el proyecto se activa y desactivará como favorito. Y luego el proyecto aparecerá como favorito en tu barra lateral. Hagamos clic en eso ahora, y verás de inmediato tuvimos una sección protagonizada que aparece aquí. Si vuelvo a hacer clic en eso, va a desaparecer. Además, desde tu página de inicio, puedes tener eso personalizado para que te muestre directamente en lugar de tus proyectos frecuentes o tus proyectos clicados más recientemente, que te pueda mostrar tus proyectos estelarizados Cuando tienes varios proyectos marcados como favoritos, también puedes arrastrar y soltar entre ellos. Si voy y elijo ese nuevo desarrollo de producto también es uno de los favoritos. Ahora tenemos a ambos aquí. Está un poco duplicado porque solo tenemos dos proyectos. Pero si querías que la nueva campaña de marketing se mostrara por encima del desarrollo de nuevos productos porque realmente es la cima de tus favoritos. Simplemente puede hacer clic y arrastrar y mantener presionado. Recuerda, nuevamente, lo mismo que mover tareas y subtareas alrededor, tienes esta pequeña línea apareciendo y puedes simplemente moverla ahí Ahora tengo la nueva campaña de marketing como número uno en mi lista de proyectos de inicio. 21. Agregar miembros del equipo a los proyectos: Ahora, un proyecto no sería muy útil para tu equipo a menos que tengas a alguien con quien compartirlo. Entonces vamos a subir aquí al encabezado de nuestro proyecto, y podemos ver que ahora mismo soy el único en este proyecto. Sí, es visible para todos los miembros del lugar de trabajo de Asana donde vive este proyecto, pero los miembros reales del proyecto soy solo yo. Entonces, hagamos clic en este botón de compartir e invitemos a Andrew a ser parte de este proyecto también. Si quieres, también puedes escribirles un pequeño mensaje para explicarles por qué los estás invitando a este proyecto. Oye, Andrew, este es el nuevo proyecto para la campaña del Black Friday. Todavía en medio de configurarlo. Tenemos que elegir qué permisos tienen como miembro del proyecto. Será editor por defecto, o si lo preferimos, podemos convertirlo en administrador del proyecto, y luego también puedes tener permiso para hacer cosas como eliminar el proyecto o archivo del proyecto. La persona que primero creó el proyecto es de cualquier manera automáticamente un administrador del proyecto. En mi caso, tener a Andrew como editor funciona bien, podrá agregar tareas de edición y eliminación. Lo dejaré en ese nivel y seguiré adelante y le enviaré una invitación. Si eres miembro de un proyecto, vas a recibir notificaciones, cada vez que alguien agregue una nueva tarea al proyecto, para que no tengas que ser colaborador en cada tarea individual Como miembro del proyecto, por defecto, cualquier cosa que suceda en el proyecto, vas a ser notificado de. Pero si no quieres que los miembros del equipo reciban todas esas notificaciones, puedes venir aquí para administrar las notificaciones de los miembros y desmarcar las casillas de las notificaciones que no quieres que reciban Digamos que no quiero que Andrew reciba un mensaje de bandeja de entrada de ASA. Cada vez que se agrega una nueva tarea a este proyecto. Pero por ahora, dejaré mensajes y actualizaciones de estado encendidos. Llegaremos a esos más adelante en el curso. Hablando de notificaciones, aunque Asana fue diseñado para eliminar la necesidad de correo electrónico, por defecto, envía muchísimos correos electrónicos Si alguna vez quieres cambiar esto, sube aquí a la barra superior, haz clic en tu pequeña foto de perfil y entra en tu configuración. A partir de aquí, entra en notificaciones, y luego configuración de correo electrónico o notificaciones de correo electrónico. Puedes elegir qué tipo de cosas quieres que Asana te envíe por correo electrónico o tal vez ningún correo electrónico en absoluto Yo recomendaría al principio cuando seas nuevo en Asana, mantén activas estas notificaciones por correo electrónico durante tal vez una semana y una vez que tengas el hábito de revisar Asana todos los días, y luego no necesites el recordatorio por correo electrónico, entonces vendría y hacía clic aquí y eliminaría todas las notificaciones por correo electrónico También puedes establecer el valor predeterminado para tus propias notificaciones de proyecto. Entonces eso es lo que acabamos de ver en términos de que los proyectos individuales se configuran para la nueva campaña de marketing. Seguimos adelante y apagamos las notificaciones de Andrew cuando se agregan tareas a ese proyecto. Pero en realidad, cada miembro del equipo individual, puede establecer su propio valor predeterminado, que luego se guardará. Entonces, si Andrew, por ejemplo, tenía sus tareas agregadas desactivadas Entonces si lo agregué a un proyecto más adelante, eso automáticamente estaría apagado. Así que las personas pueden tener sus propias preferencias personales, que son las primarias, pero siempre se puede cambiar para ciertos proyectos. Simplemente vas exactamente como vimos en el proyecto en particular, en las personas, y puedes hacer clic en notificaciones administradas. Entonces esto siempre es a nivel de proyecto individual. Pero si Andrew tuviera habilitada su configuración predeterminada, en el momento en que la creé, habría sido desmarcada. 22. Tener una descripción del proyecto: Hemos analizado algunos de los conceptos básicos del proyecto, como cómo establecer un proyecto como favorito y cómo agregar miembros del equipo a los proyectos. Volvamos a mirar las opciones que podemos ver dentro de un proyecto, comenzando con la pestaña de visión general. Aquí es donde puedes poner una breve descripción de lo que trata este proyecto. Similar a agregar una descripción de tarea, puedes formatear esto muy bien y darle al proyecto mucho contexto. También puedes agregar enlaces a documentos importantes, y por supuesto, también puedes agregar nuevos miembros del equipo desde la pantalla. Verás ahora mismo a los miembros del equipo que forman parte de este proyecto, y a medida que creaste el proyecto, vas a ser el propietario del proyecto por defecto. Antes teníamos algo diferente. Vimos que éramos el proyecto Admin. No confundas al propietario del proyecto y al administrador del proyecto. Project Admin es para el nivel de permisos dentro del proyecto, y varias personas pueden ser el administrador del proyecto en un proyecto. El propietario del proyecto se está comunicando con todos en su espacio de trabajo que realmente son responsables de este proyecto. Entonces, si no eres la persona responsable que impulsa esto hacia adelante, entonces vas a querer seguir adelante y agregar un rol a quien sea. Y este es un campo de texto abierto, esta característica de rol. Así que realmente puedes agregar el rol de la persona en la forma en que tu empresa lo tiene configurado de manera única. Por ejemplo, tal vez este proyecto sea lo suficientemente grande como para que haya un rol de diputado de proyecto, o tal vez haya alguien del equipo de liderazgo que se une a ciertos proyectos, y tiene un rol de mentor. Entonces hagamos de Andrew nuestro diputado de proyecto. Ahora cualquiera en nuestro espacio de trabajo de Asana que venga y eche un vistazo a este proyecto idealmente tendrá un poco de contexto de lo que trata este proyecto Tal vez un enlace a un documento importante como un resumen de proyecto o información de proveedor, y ¿quién es responsable dentro nuestra organización de qué en este proyecto? Los roles y responsabilidades claros son solo una base para una buena gestión de proyectos. Si tienes una versión premium de AsAna, tendrás aún más opciones aquí en la pantalla de descripción general, como los objetivos de Asana Esos no son visibles para nosotros en la versión gratuita, razón por la cual tu pantalla podría verse un poco diferente. 23. Usar secciones para mantener los proyectos organizados: Regresa a nuestro encabezado, y tenemos todas las diferentes vistas para este proyecto, una lista, la vista del tablero, tiempo es premium y una vista de calendario. Voy a agregar algunas tareas de ejemplo aquí en nuestra lista ahora, y luego podemos ver cómo comparan estas diferentes vistas. Primero, sólo voy a agregar una lista de tareas. Ahora, recuerdas que siempre estoy repitiendo que las tareas necesitan un dueño y una fecha de vencimiento. Para acelerar ese proceso, en lugar de ir uno por uno, puede usar la selección múltiple y asignar propietarios y fechas de vencimiento para diferentes tareas al mismo tiempo. Entonces, por ejemplo, digamos que aprobar las fotos tiene que venir de mi parte. Haré click en esta tarea. Y ahora voy a mantener presionada mi tecla de control o comando, y voy a hacer clic en la otra tarea que quiero asignar a la misma persona. Digamos que estoy aprobando las fotos, estoy aprobando el resumen del proyecto y estoy aprobando el contenido final de la campaña Estas tres tareas son ahora, solo se puede ver un poco que están resaltadas en este azul profundo, que es muy similar al negro. Lo he hecho haciendo clic en la tarea manteniendo presionada mi tecla de comando o control. Ahora tengo este pequeño tipo de caja de herramientas multi select aquí abajo, y puedo seguir adelante y elegir asignar estas tres tareas todas a Nikki Entonces voy a seguir adelante y hacer eso ahora y ya ves cómo automáticamente se pueblan ahí Y puedes hacer lo mismo con fechas de vencimiento. Entonces, si quisiera que las tres tareas fueran la misma fecha de vencimiento, podría seguir adelante y asignarlas todas para vencerlas el 3 de mayo. En nuestro caso, eso no tiene mucho sentido, pero solo quería mostrarte esa herramienta porque realmente ayuda a acelerar tu flujo de trabajo. Así que permítanme continuar y terminar esta lista de tareas ahora con cesionarios y fechas de vencimiento más precisas A. Y para que este proyecto sea más interesante, voy a compartir el acceso con otro compañero. Así que vamos a invitar también a Lela a este proyecto. Recuerda los permisos, recuerda las notificaciones, y si quieres agregarlos a todo el espacio de trabajo o solo al proyecto en particular. Y ahora que Lala aceptó nuestra invitación, sigamos adelante y terminemos de asignar la propiedad. La vista de lista con la que estamos familiarizados, es un poco como una lista de verificación grande en este momento. Pero podemos dividir esto y darle un panorama realmente agradable usando secciones. Las secciones son una excelente manera de mantener tu proyecto organizado. Te permite agrupar visualmente algunas de las tareas por cualquier categoría que elijas para que puedas tener un mejor panorama general. Para crear una sección, haga clic aquí abajo en este pequeño botón de sección de anuncios, o aquí arriba junto al botón Agregar tarea, tiene sección de agregar. Tab es otro atajo muy útil para familiarizarse. Así que vamos a configurar un par de secciones aquí en nuestro proyecto. Mirando las tareas, tal vez queremos separar este proyecto en fases, una fase de configuración o planificación, una fase de desarrollo y luego una fase de implementación Entonces creémoslos ahora. Sigamos adelante y hagamos clic en Agregar sección. Y vamos a escribir la fase de planificación de configuración. Crearé otra sección en desarrollo y otra fase de despliegue de sección Permítanme recordar aquí la fase de palabras. Contamos con fase de planeación de configuración, en fase de desarrollo y fase de implementación. ¿Cómo puedo trasladar ahora las tareas existentes a sus secciones relevantes? Hay dos maneras. Primero, como ya has visto en este curso, podemos arrastrar y soltar desde el panel principal. Entonces, por ejemplo, si me desplazo aquí hasta la tarea superior, complete el resumen del proyecto, si quiero hacer clic en eso, y quiero arrastrarlo hacia abajo y simplemente pop eso aquí en la fase de planificación de configuración. Esa es la primera forma. Esa es sin duda una manera fácil de seguir adelante y mover las tareas. Una forma alternativa de poner una tarea en la sección correcta o moverla entre secciones es abrirla. Entonces aquí en la sartén derecha en la sección de proyectos, puedes ver tanto a qué proyecto está conectada esta tarea como a qué sección. Ahora mismo, esta tarea se encuentra en una sección sin título. No hay ninguna sección asociada. Si hago clic en este menú desplegable, entonces puedo elegir pasar esto a la fase de planificación de configuración. Cuando empiezas a mover tareas así, podrías terminar de todos modos teniendo que venir y usar la gota de dragón solo para meterla en el orden exacto que te gustaría. Esto va a ser mucho más útil cuando tienes muchos proyectos y es posible que quieras mover una tarea a otro proyecto diferente, o quizás quieras asignar una tarea a varios proyectos, y llegaremos a eso más adelante. Permítanme seguir adelante y trasladar todas estas tareas a sus secciones relacionadas. Todo bien. Este proyecto se ve mucho mejor ahora que le hemos agregado algunas secciones. Esto realmente le ha dado un poco de estructura. Si quieres perfeccionar información específica, incluso puedes alternar estas secciones abiertas y cerradas. Cuando empiezas a tener un proyecto con realmente muchas tareas y secciones, eso de nuevo, acelera tu vida para mirar lo que te interesa. Ahora, las secciones no son exclusivas del nivel de tarea. También puedes poner secciones sobre subtareas. Sigamos adelante y elegimos una de estas tareas ahora, tal vez fotógrafo freelance superior. Y si queremos seguir adelante y agregar algunas subtareas a esto, vamos a tener Creo que podríamos tener fotógrafos potenciales de investigación obtener cotización de dos proveedores y fotógrafo contract Tenemos tres subtareas aquí similares a las tareas. Podemos seguir adelante y resaltarlos usando control o comando y clicando, y podemos asignarlos todos en este caso a Lela y a todos tal vez para el día anterior Pero digamos que queríamos poner una sección a dos de estas tareas. Entonces, ¿cómo podríamos hacer eso? Aquí, en realidad tenemos que usar la pestaña de acceso directo más N. Aquí no hay ningún botón para agregar una sección. En realidad hay que tener esta tarea abierta, estar aquí en el panel derecho y hacer clic en la pestaña. Desde aquí, se ve que se ha creado una sección, así que quizá podamos decir aquí, fase de investigación. Si vuelvo a presionar tabulador, entonces puedo crear una fase de finalización, tal vez en este caso Solo quiero arrastrar y soltar mis subtareas a la sección correcta. Y claro, en este caso, con tres tareas con tres subtareas, debería decir, realmente no necesitas dos secciones Pero a medida que los proyectos se vuelven cada vez más complejos y tienes más subtareas Esto de nuevo, hace que la vida sea fácil de afinar en dónde se encuentra realmente en el proyecto, dónde se encuentra en el proceso. Para eliminar una sección, es realmente lo mismo que eliminar una tarea o una subtarea Simplemente continúe y haga clic aquí y vuelva al espacio hasta el final. 24. Vistas del tablero de proyecto y del calendario: A continuación se encuentra la vista del tablero. Esta vista solo es útil cuando tu proyecto tiene secciones. Porque como puedes ver aquí, nuestro tablero está organizado por las secciones que acabamos de configurar. Esta sección titulada siempre se completará si estás agregando tareas antes de tener secciones Sigamos adelante y eliminemos esta sección sin título. No nos sirve. Tenemos todas las tareas en diferentes columnas con el encabezado de sección como encabezado de columna. Podemos agregar fácilmente una tarea en una sección en particular haciendo clic aquí en agregar tarea. Aún tenemos que darle un título a la tarea, asignar un propietario y darle una fecha de vencimiento. Pero entonces esta tarea se guardará automáticamente en la sección correspondiente. En este caso, fase de roll out. Vamos a crear otra tarea aquí para la fase de lanzamiento. A lo mejor el encuentro retrospectivo completo podría ser uno de los últimos, y Lela aún puede encargarse de esto y aquello a finales de Si volvemos a nuestra vista de lista, veremos que esta información se está transfiriendo. Entonces aquí bajo fase de roll out, también vemos la tarea de reunión retrospectiva Si queremos agregar una nueva sección, podemos hacerlo aquí también. También podemos hacer clic en siguiente para agregar tarea, lo mismo que en la vista de lista. Y también podemos ordenar las tareas entre cada sección o entre secciones, simplemente arrastrando y soltando En este caso, no ves estos seis puntitos que estás bastante acostumbrado a ver. Es simplemente hacer clic en cualquier lugar de la tarea y arrastrar y soltar. También puedes filtrar, ordenar, agrupar por, igual que puedes en la vista de lista. Otra forma agradable de visualizar tu trabajo es con la vista de calendario. Déjame poner esto a una vista mensual, y tal vez vayamos a mayo donde hay bastantes tareas más. Aquí puedes ver todas las tareas del proyecto. Incluso las tareas que acabo de agregar, van a aparecer aquí los días en que se deba algo. Desde esta vista, puede pasar el cursor sobre una tarea, y luego puede comercializar como completa o hacer clic en la tarea para abrir el panel derecho habitual donde puede editar los detalles de la tarea Otra cosa buena de la vista de calendario es que puedes hacer clic y arrastrar y soltar tareas, y luego la fecha de vencimiento cambiará automáticamente. Por ejemplo, ahora, si vuelvo a las fotos aprobadas, la fecha de vencimiento será el 8 de mayo, no el 7 de mayo, y tienes todo el historial de actividades aquí en tu tarea igual que de costumbre. Esta es una manera muy agradable de venir y mover las tareas con bastante facilidad si estás jugando con cómo van a encajar las diferentes tareas en el proyecto. Nuevamente, si volvemos a la vista de lista, la tarea de fotos aprobadas habrá tenido actualizada la fecha de vencimiento en esta tarea. Ya sea que prefieras verlo en una lista, un tablero o una vista de calendario, no te preocupes, todo está sincronizado La vista del calendario es genial si quieres evaluar cuánto trabajo hay en el plato de alguien en una semana en particular. Por ejemplo, aquí el 26 de abril, tenemos bastantes tareas para Lela A lo mejor queremos mover algunas de esas tareas, así que no hay tanto en un día y la carga de trabajo se distribuye de manera más uniforme. También puedes agregar tareas directamente en esta pantalla. Si solo quería agregar una nueva tarea aquí el 25 de abril, simplemente hago clic en cualquier lugar aquí en este espacio de la celda. Entonces esta caja se abre y aquí puedo agregar ejemplo. Ejemplo nueva tarea. Golpeé Enter para guardar eso como una tarea. Entrar. Ahora podemos pasar el cursor sobre, podemos dar click para agregar todo el detalle que sabes me gusta la asignación, la fecha de vencimiento, tal vez un poco de contexto, alguna descripción a esta Sigamos adelante y marquemos que esa pequeña tarea está completa. Ahora mismo, este calendario es un poco soso, agreguemos algo de color a nuestras tareas Esto aún mejor nos dará una representación visual de lo que está pasando. Podemos hacer esto con etiquetas. ¿Recuerdas cómo agregamos etiquetas? Revisemos ahora entrando en una de nuestras tareas. Por ejemplo, aquí en resumen de proyecto aprobado. Digamos que queremos tener todas las tareas de aprobación con la etiqueta de aprobación, y luego le asignaremos un color a esa etiqueta. Entonces entremos aquí hasta las más opciones, impuestos, y aquí vamos a seguir adelante y escribir en la aprobación, y crearemos una etiqueta para aprobación y la marcaremos en rojo. Y ahora, creo que ya se puede ver cómo este calendario va a cobrar vida aquí cuando agreguemos muchas etiquetas y diferentes colores. Entonces déjame seguir adelante y hacer eso ahora. Todo bien. Entonces ahora todas nuestras tareas tienen una etiqueta asociada con al menos un color, y ya puedes ver qué tipo de impacto tiene para nuestro gerente de proyecto, para nuestro equipo, y para ti también, porque puedes venir aquí y obtener un panorama general muy rápido de lo que está pasando con el proyecto. Y por ejemplo, este día 26 de abril cuando vimos que Leyla tenía bastantes tareas, podemos ver que una es solo una especie de administrador relacionada, y no es tan importante. Entonces eso ya visualmente nos ayuda a tener una idea de esta carga de trabajo. Y ahora sabe por la conferencia de hoy sobre la vista de lista, la vista de tablero y la vista de calendario. Diferentes tipos de proyectos se inclinarán naturalmente a diferentes puntos de vista. Por ejemplo, en mi trabajo en marketing, si quiero crear un horario de publicación, entonces tener la vista de calendario funciona increíble para planificar contenido porque tengo una visión general de primer nivel de justo cuándo van a salir las cosas. La vista de tablero me parece más útil cuando se trata de un proyecto sin una gran cantidad de tareas y una configuración muy simple. Por ejemplo, a lo mejor mis secciones están pendientes en curso y bloqueadas. La vista de lista tiende a ser la predeterminada para la mayoría de los otros proyectos, pero es necesario hacer un buen uso de las secciones para asegurarse realmente de que la vista de lista pueda aportar algún valor. 25. Mensajes del proyecto: Veamos las últimas opciones que tenemos en este proyecto. Repasaremos el flujo de trabajo y el tablero, que son opciones premium e iremos a los mensajes Mensajes es donde se puede ver un registro de los mensajes invitados que han sido enviados a los miembros de este proyecto, así como actualizaciones de estado, y solo un registro de toda esa comunicación en un solo lugar. Te mostraré cómo hacer una actualización de estado más adelante, pero enviemos un mensaje ahora. Puedo hacer clic aquí para enviar mensaje a los miembros. También podría ir al botón omni y crear un mensaje a partir de ahí Pero hagámoslo desde la pantalla de mensajes. Voy a hacer clic aquí. Esto se abre muy bien en un mensaje de pantalla completa para mí, y es similar a enviar un correo electrónico, pero por supuesto, puedes hacer referencia a todas las tareas, proyectos y personas de Sana muy bien. Digamos que soy el gerente de proyectos, y tengo una importante reunión con los VP esta semana para discutir la nueva campaña de marketing Solo quiero darle un poco de idea al equipo sobre cómo fue esa reunión y si alguna acción salió de ella. Mi tema va a ser el seguimiento de la reunión de VP. Bien. Y por defecto, lo va a enviar a todos los miembros del proyecto ya que creé este mensaje desde la pantalla del proyecto. Pero si quisiera enviarlo a diferentes personas, podría simplemente seguir adelante y hacer clic aquí y enviarlo a personas individuales o miembros de otra campaña, perdón, otro proyecto, o incluso a todos desde el espacio de trabajo de prueba. Entonces para mí, es simplemente perfecto para enviarlo a todos los miembros del proyecto de la nueva campaña de marketing. Sólo quiero darles un poco de perspicacia. Entonces déjame seguir adelante y darle a eso aquí. Voy a escribir hola a todos quiero hacerles saber que la reunión de VP fue muy bien. Quedaron impresionados con los avances hasta el momento. Gracias por su arduo trabajo. Ahora intentemos etiquetar algunos de nuestros proyectos o tareas de Asana para mostrarte realmente el valor de eso Acordaron que podemos tomar una semana extra dos para hacer lo que golpeó la aplicación y luego podemos seguir adelante y referencias proyecto de tarea, mensaje de compañero de equipo, et. Veamos qué tenemos algo de aprobación podemos tomarnos una semana extra para tal vez aprobar las fotos ya que actualmente estamos bloqueados por En lo que fueron bloqueados por tal vez por el casting de los modelos de sesión de fotos Podemos tomarnos una semana más para aprobar las fotos ya que actualmente estamos bloqueados por el casting de modelos de fotozapatos Digamos que Lela actualizará las fechas de vencimiento de las tareas en consecuencia más adelante Habla más tarde en el acurrucado diario. Esa es Nikki. Todo bien. Entonces puedo, por supuesto, agregar un poco de formato a esto si quiero, pero creo que ya te dan la foto que cuando envíe este mensaje, gente lo recibirá en su bandeja de entrada de Sana y pueden dar click directamente en las cosas a las que he hecho referencia para ir y echar un vistazo a esas tareas con más detalle. Entonces sigamos adelante y mandemos eso ahora. Enviar. Y ahora, claro, hay un registro de este mensaje en el nuevo proyecto de campaña de marketing, si alguien va aquí a la pestaña de mensajes. Pasemos a Andrew Sana para ver qué tiene ahora en su bandeja de entrada. Deshazte de esto. Por lo que ahora ha sido notificado, seguimiento de la reunión de VP, y ha visto todos los detalles que le he enviado, y por supuesto, puede hacer clic directamente en esta tarea para abrir el proyecto y ver un poco más de información al respecto. Entonces solo me parece una manera realmente útil, en lugar de enviar un correo electrónico con un enlace a Asana, todo se mantiene dentro Asana y hace la vida realmente fácil Bien. Entonces volvamos a Masana digamos que he olvidado qué mensajes he enviado Sabes, ¿cómo puedo encontrar esa información? Bueno, puedo ir a la bandeja de entrada de Masana, y aquí está esta otra pestaña, mensajes que he enviado Entonces, ya sea que hayas enviado un mensaje en un proyecto a un grupo particular de miembros del equipo del proyecto, ya sea que lo hayas enviado a una persona individual, siempre puedes acceder a los mensajes que has enviado desde aquí desde la bandeja de entrada y luego esa pestaña. Entonces esto también es muy útil porque cuando empecé con ISAA, recuerdo cuando empecé a enviar mensajes, estaba realmente perdido en cuanto a, ya sabes, ¿cómo puedo encontrar los mensajes que he Estoy seguro de que le he enviado un mensaje a alguien, y simplemente no podía recordar. Pero recuerda, si necesitas que se haga una tarea, necesitas alguna acción. Quieres asegurarte de que lo dijiste como una tarea de Asana, y no solo estás enviando un mensaje de Asana y luego usando el correo electrónico Recuerda, los mensajes no son como de texto a alguien en una plataforma de chat Si los necesitas con urgencia, nuevamente, no debes enviar un mensaje de Asana, comunícate con ellos en la otra plataforma El mensaje de Asana es realmente más útil cuando está conectado a un tipo de trabajo, una lluvia de ideas de sincronización A o una pregunta general o comentarios que pueden esperar Por supuesto, puedes poner esa retroalimentación o esa pregunta directamente en una tarea relevante. Pero a veces es más una pregunta general sobre un proyecto o un proceso en general, y así tiene más sentido enviar un mensaje al equipo completo del proyecto por separado y no tener eso como comentario sobre una tarea de Asana 26. Archivos y limpieza del encabezado: Así que volvamos a nuestro proyecto, volvamos a la nueva campaña de marketing, y tenemos esta última pestaña para archivos. Una vez que hayas agregado archivos al proyecto, los verás todos poblando aquí Si planeas usar equipos o enlaces de una unidad en tu Asana, no vas a ver todos esos enlaces de documentos aquí Esto es solo cuando subes un archivo real a Asana. Con eso, has pasado por todo, desde la visión general hasta los archivos. Ahora quiero darte uno de mis mejores consejos. Esto es cuando estás configurando un proyecto, ven y quita cosas del encabezado que no te están aportando valor porque eso solo agregará más confusión a los miembros del equipo de tu proyecto, y ven todas estas opciones y se sienten un poco abrumados cuando tal vez eso no sea súper útil Por ejemplo, Como no tenemos ningún archivo en este proyecto. Y digamos como práctica, este grupo va a estar usando una unidad para almacenar todos los documentos. Aquí sólo vamos a estar enlazando a esos documentos. Nunca vamos a agregar archivos a una sauna. Así es como decidimos usarlo. Entonces realmente no necesitamos esta pestaña, así que puedo golpear estos tres puntos aquí mismo y puedo seguir adelante y eliminarlo. Lo voy a quitar aquí. Y ahora ya no tengo esa ficha. Me ha llevado a la siguiente pestaña, que fueron los mensajes. Si eso fue un error, siempre puedo darle al plus, y puedo seguir adelante y volver a agregar archivos. Entonces no ha desaparecido, sigue ahí si lo necesitamos, pero simplemente no está ocupando ningún espacio en la cabeza. Ese es definitivamente uno de mis mejores consejos es eliminar cosas que no necesitas. Como hablamos antes en uno de los últimos videos, ya sabes, sobre las diferencias entre list board y calendario y cómo ciertos proyectos inclinan hacia ciertas vistas. Lo que también puedes hacer es eliminar realmente vistas que no van a agregar valor. Entonces digamos que en este caso, la vista de tablero va a ser un poco quizás demasiado simplista para este proyecto porque aquí hay bastante en la fase de desarrollo, así que preferimos que nuestra gente la vea en una vista de lista o en una vista de calendario Entonces voy a seguir adelante y quitar la vista de tablero de aquí. Bien. Y por supuesto, vimos algunas cosas que eran características premium. La línea de tiempo, el dashboard del flujo de trabajo, no hablamos. Vamos a sacarlos de aquí. Esto no es agregar ningún valor. Vamos a quitar. Vamos a quitar y vamos a quitar. Creo que ya entiendes la idea, este es un proyecto mucho más simple, estamos manteniendo a nuestra gente enfocada en las cosas en las que necesitan enfocarse, el trabajo que hay que hacer, la comunicación, y la alineación que tiene que estar sucediendo y no preocuparse por lo que es esta pestaña? Dice que es una característica premium. ¿No lo tengo? Estoy en el plan adecuado para nuestras empresas, etcétera. Lo único que diría es que a veces la gente sí tiene fuertes preferencias, por lo que podría valer la pena dejar los tres. Como por ejemplo, a lo mejor prefiero ver las cosas como una lista, pero sé que Leyla prefiere ver las cosas en una vista de tablero y Andrew no puede sobrevivir sin la vista de calendario, entonces tal vez me vaya los tres Pero en general, yo diría que la simplificación facilita mucho la vida de todos si estás viendo la información de la misma manera Pero eso realmente depende de ti y cómo trabajas con tu equipo. 27. Cómo hacer una actualización de estado: Las actualizaciones de estado son realmente importantes y a menudo pasan por alto por los equipos del proyecto Esto está dando una instantánea rápida de la salud del proyecto. Es el proyecto en pista en riesgo fuera de pista o terminado. Aprendamos a hacer uno ahora dirigiéndose a la visión general. Aquí está la sección donde puede crear una actualización de estado, y el propietario del proyecto debe actualizar regularmente el estado. Debe quedar claro para todos cómo va el trabajo. Como somos el dueño del proyecto, digamos que nuestro proyecto en este momento va por buen camino. ¡Oh! Entonces iré ahí, y voy a dar click en la pista. Y eso me envía a esta vista de pantalla completa donde puedo agregar un poco más de detalle a esta actualización de estado. En la versión gratuita, somos bastante limitados, pero solo un titular de actualización de estado y una breve descripción ya es suficiente para garantizar una buena comunicación del proyecto. Por favor, por favor actualice este título de actualización de estado. No se limite a dejarlo aquí en esta actualización de estado 19 de abril. Eso lo veo muy a menudo, y eso es realmente frustrante cuando tienes muchas actualizaciones de estado, y quieres hojear rápidamente cómo fueron las actualizaciones pasadas Por favor, dé un poco de descargo de responsabilidad de nivel superior sujeto de esta actualización de estado. Es solo un tono de ascensor de lo que quieres que la gente se lleve. Puede ser algo así como una fase de configuración terminada o preparándose para unas intensas semanas de diseño y algo así En el resumen, por supuesto puedes formatear en detalle como lo harías con una descripción de tarea o una descripción general del proyecto. Me gusta usar la función de balas en el resumen porque me parece agradable dar un poco de sabor para qué tareas clave se completaron o si algo está bloqueando el proyecto o tal vez para agregar algunas o al equipo. Digamos que en nuestro proyecto de campaña de marketing, la primera sección, se completa la fase de configuración. Así que sigamos adelante y anunciemos eso básicamente a la fase de configuración de nuestro colega. Terminado. Por supuesto, el estatus va por buen camino porque ya hice clic en eso. Yo soy el dueño. No hay fechas asociadas a esto, así que puedo seguir adelante y eliminar eso si quiero, solo para hacerlo aún más simple. No es necesario agregar ningún archivo adjuntado, y vamos a agregar algunos resúmenes. A lo mejor El trabajo de base finalmente está terminado, y ahora tenemos tal vez el escrito aprobado, el resumen del proyecto aprobado terminado, aunque no lo hagamos Ahora, digamos, tal vez algunas felicitaciones a Andrew y yo voy a aplausos emoji Sí, definitivamente. Felicidades a Andrew por hacerlo todo a tiempo siguientes pasos son lo que fue la siguiente fase, la fase de desarrollo. Empezando por y no recuerdo cuál fue la primera tarea que tuvimos en la fase de desarrollo. Entonces intentemos pensar que teníamos que aprobar las cosas. Estábamos haciendo fotos. Sólo voy a decir algo otra vez sobre el casting de modelos de reparto. Y sigamos empujando. Hagamos otra MOG solo porque estoy loco así. Por lo que esta actualización de estado se enviará como una notificación a todos en el proyecto, y también tendrán un historial de la misma desde la descripción general del proyecto y desde la pestaña de mensajes. Puedes alternar este recordatorio de actualización de estado, y luego te pondrá como propietario del proyecto una tarea cada semana solo para recordarte que debes actualizar el estado del proyecto. Entonces no quiero eso, así que voy a apagarlo. Depende del tipo de proyecto que estés haciendo si necesitas una actualización semanal. Para la mayoría de mis proyectos, cada dos semanas o una cadencia mensual estaba bien Desafortunadamente, no hay forma personalizar este recordatorio a una cadencia diferente Solo tienes que configurar tu propia tarea tarea recurrente si quieres hacer eso. Voy a seguir adelante y publicar esta actualización de estado, y ahora ya ves cómo se ve aquí a un lado. Tenemos nuestra actualización de estado. Puedo dar click aquí y se abrirá la pantalla completa. Una vez que tengas más actualizaciones de estado, todas se poblarán aquí Entonces tendrás un hilo completo de todas las actualizaciones para este proyecto, lo cual puede ser muy útil si tienes gente en el proyecto. De nuevo, tal vez tienes un miembro del equipo ejecutivo y solo necesitan actualizaciones ocasionales. Pueden venir aquí y van a leer tu tipo de frase destacada aquí. Por eso, de nuevo, creo que la frase destacada es tan importante más que la actualización de estado, 19 de abril, lo que no agregaría mucho valor. Cuando los veas todos aquí, tienes que dar click para ver cuál fue la actualización. Solo dale un poco de encabezado de nivel superior. Entonces entremos en la sana de Andrew, y veamos qué tiene en su bandeja de entrada. Y ahora ves que obviamente recibió nuestro mensaje de antes, y ahora tiene nuestra actualización de estado. Vamos a deshacernos de este mensaje. Bien, puedo seguir adelante y como su actualización de estado. A lo mejor quiero enviarle una de estas pequeñas calcomanías de agradecimiento que suele recomendar. Entonces digo, Si, ten algunas flores. Demuéstrale aprecio. Y de vuelta en Masana ahora también tengo una bandeja de entrada que Andrew mostró su agradecimiento, lo cual es agradable 28. Agregación de una tarea a múltiples proyectos: Otra cosa que quiero mostrarte son las tareas multi homing en múltiples proyectos Entonces, ¿qué quiero decir con eso? Vamos a entrar en uno de nuestros proyectos. Y veamos si aquí hay una tarea que también podría estar relacionada con el desarrollo de nuevos productos, tal vez lanzando esta campaña. Digamos que lanzan la campaña de esta campaña de marketing, no sólo es relevante para este proyecto de Asana, sino también para el proyecto de desarrollo de nuevos productos porque tal vez una de las tareas aquí dentro es la misma que una de las tareas que hay ahí dentro En lugar de tener dos tareas duplicadas, lo que realmente no nos hace la vida muy fácil porque tenemos alguna información sobre una tarea y otras en la otra, podemos seguir adelante y elegir que una tarea sea realmente homed Vive en dos proyectos diferentes. Entonces hagámoslo con el lanzamiento de la campaña. Si abro esta tarea, recuerda que tenemos esta sección de proyecto aquí donde tenemos que esto está en el nuevo proyecto de campaña de marketing y está en la fase de despliegue de la sección Bueno, ahora también podemos decir, ¿sabes qué? Esta tarea, también quiero agregarla al proyecto de, en este caso, desarrollo de nuevos productos, y luego también se le puede dar una sección. Pero claro, ese proyecto, no tenemos secciones. Entonces esto es realmente útil si tienes diferentes equipos tal vez y todos están con su propia configuración diferente de un determinado proyecto. lo mejor tienes un equipo de diseño, tal vez tienes un equipo de ingeniería, y a veces están formando equipo en ciertas tareas, pero no quieren tener que aprender la configuración del otro Entonces solo tienen la tarea que vive con ambos, y entonces tal vez un equipo tenga su proyecto como vista de tablero. Otro equipo tiene su proyecto como una vista de calendario, y todos pueden tener la configuración que quieran y las tareas compartidas. Lo único relevante de esto es lo importante es que si alguien va a marcar esta tarea como completa, también está completa en el otro proyecto porque es literalmente la misma tarea. Entonces echemos un vistazo aquí. Lanzar la campaña está en la fase de despliegue, y si me dirijo al desarrollo de nuevos productos, también tendremos lanzar la campaña, nuestra nueva tarea aquí mismo en la parte superior Por eso también es clave entender esta información sobre cómo agregar cosas a proyectos en una sección en particular desde aquí, porque si te acabo de enseñar la gota de dragón, bueno, eso no te va a ayudar mucho cuando quieres agregar una tarea a múltiples proyectos. Y por supuesto, si quieres eliminar cosas de mostrar en múltiples proyectos, también es importante asegurarse de que la gente no esté marcando esto como completo porque quieren que se elimine de su proyecto. Sólo tienen que darle a la pequeña X aquí. Entonces, si quiero eliminar esta tarea de este proyecto en este momento, le pegué a la pequeña X. Desaparecerá de aquí, pero la tarea sigue siendo buena y viva, y está de vuelta aquí en su casa original del Proyecto de Campaña de Marketing. 29. Prácticas recomendadas para Asana: En esta última lección antes de tu proyecto, quiero revisar algunas de las mejores prácticas de Asana En primer lugar es obviamente asignar fechas de vencimiento y propietarios a las tareas. De esa manera, ¿todos saben quién es el responsable de qué? Por supuesto, las fechas de vencimiento permiten todos los miembros del equipo presupuestar su tiempo. También quiero recomendarte que agregues colaboradores a las tareas donde sea que pueda mejorar la alineación. Recuérdele y recuérdele esto a tu equipo porque aunque parezca básico, absolutamente sucederá que las tareas terminen entrando en proyectos sin una persona o una fecha de vencimiento o los colaboradores adecuados asignados, y por lo tanto, es una tarea privada que nadie puede encontrar. Lo siguiente es usar los títulos de tareas de manera efectiva. Deben ser concisos, específicos y orientados a la acción. La forma más fácil de hacerlo es comenzar la tarea con el verbo, que indica claramente lo que hay que hacer. Para mí, lo principal es que debería ser obvio sin leer la descripción, más o menos de qué trata esta tarea. De lo contrario, los miembros del equipo van a perder el tiempo teniendo que descifrar de qué se trata esta tarea Por ejemplo, no se limite a escribir una entrada de blog. En cambio, escribe el primer borrador de la entrada del blog. Esto proporciona un poco más de información. Sería aún mejor si hubiera el tema de la entrada del blog. En lugar de gráficos, escribe sobre el gráfico específico que planeas hacer. El icono de diseño para el café es mucho más específico. Crear una estructura de proyecto clara. Usa secciones para aportar claridad al proyecto. Usa etiquetas, para que los miembros puedan filtrar fácilmente entre tipos de trabajo o prioridades. Usa subtareas si ciertas tareas son grandes o requieren que varias personas contribuyan y oculte pestañas irrelevantes de tu proyecto Hazlo lo más fácil posible para tu equipo. Finalmente, mantenga la comunicación fluyendo asegurándose de que cada proyecto tenga una breve descripción general disponible y que mantenga informado al equipo con actualizaciones de estado. Anime a las personas a comentar sobre tareas y subtareas y no tenga miedo de usar la función de mensajería. 30. Tu proyecto: Bien, es tu turno porque gran parte de esta clase se trata de entender los conceptos básicos de Sana, que usarás y personalizarás con tareas de tu propia organización. Puede que no te sientas cómodo compartiendo con todos las tareas reales y los proyectos reales que estás configurando y eso está perfectamente bien. Como resultado, tu proyecto para esta clase es bastante sencillo. Primero, si no te sientes cómodo compartiendo públicamente un proyecto, ya lo has configurado, simplemente configura un proyecto falso con al menos cinco tareas y dos secciones diferentes. Todas las tareas deben tener una fecha de vencimiento asignada y un propietario, aunque sea solo usted. Comparte en tu galería, una captura de pantalla de este proyecto y explica el razonamiento detrás de por qué lo configuraste de la manera que lo hiciste. Si estás dispuesto a compartir públicamente un proyecto real que hayas configurado, entonces de nuevo, toma una captura de pantalla del proyecto, explica qué es y por qué lo has configurado de esa manera. Quién sabe, tal vez incluso podamos darte comentarios sobre la configuración para que sea aún mejor. 31. Conclusión y próximos pasos: Gran trabajo para llegar al final de esta clase. Tengo la confianza de que ahora entiendes cómo usar Asana para que tú y tu equipo sean más productivos y mantener a todos alineados Si aprovechas al máximo las funciones que Asana te ofrece, puedes personalizar tu espacio de trabajo completamente para ti individualmente, tu equipo y las necesidades de tu empresa Así que toma lo que aprendimos hoy y sal ahí y empieza a organizar la gestión de proyectos de tus sueños. Si estás interesado en aprender más sobre Asana, gestión de proyectos en general, temas de marketing o liderazgo, entonces por favor sigue mi perfil para recibir notificaciones de la próxima vez que tenga una nueva clase También puedes seguir mi blog o redes sociales para obtener más consejos y trucos. Por último, solo quiero darte las gracias por acompañarme en este viaje. Has aprendido mucho, pero realmente aprecio que te hayas quedado hasta el final. Así que muchas gracias, y realmente espero verte en una futura clase. 32. Conferencia adicional: Asana en dispositivos móviles (iOS): Si tienes IOS 16 o posterior, puedes usar la aplicación móvil de Asana en tu iPhone o iPad Tiendo a usar solo la app de Asana cuando estoy en un viaje de negocios en una conferencia o si estoy en un taller, y solo puedo revisar mi teléfono rápidamente entre descansos Puedes hacer la mayoría de las cosas que miramos en este curso, crear tareas, proyectos, crear actualizaciones de estado, etcétera, pero me parece que puede ser un poco engorroso Entonces, para mí, me parece mejor cuando uso la aplicación de Asana solo para registrarme, ver qué está pasando y responder rápidamente a cualquier comentario que puedan haber recibido Voy a recorrer un poco la aplicación ahora para que puedas sentirte cómodo con ella. Reconocerás los proyectos lo que hemos visto en este curso, que te ayudará a entender cómo se compara la versión del navegador que hemos estado viendo con la versión de IOS. Todo bien. Entonces aquí estoy en mi iPhone. Tengo instalada la app SAA. No voy a guiarte a través cómo instalar e iniciar sesión. Creo que eso es bastante sentido común, pero vamos a seguir adelante y abrir la aplicación y ver qué estamos viendo. Entonces primero, tal vez aquí abajo en la parte inferior es el lugar más fácil para simplemente mirar visualmente. Entonces tenemos el hogar, mis tareas, tu bandeja de entrada, una búsqueda, y luego un conteo donde puedes alternar entre tus diferentes espacios de trabajo. Entonces ahora mismo, estamos aquí en la casa. Y tiene algunos de estos widgets. Son ligeramente diferentes a lo que vemos en el navegador, pero creo que vas a estar familiarizado con todos ellos. Entonces solo tenemos una pequeña notificación que tenemos una tarea que vence hoy. Desplazándose hacia abajo, tenemos esta sección saltando de nuevo, que son las tareas en las que he estado o creado más recientemente, así puedo navegar rápidamente de nuevo a esas Tenemos nuestra vista de proyectos, y podemos alternar entre nuestros proyectos favoritos o nuestros proyectos recientes. Desplazamiento hacia abajo. Tenemos nuestras tareas M. Y nuevamente, podemos alternar vencidos o hacer pronto, y podríamos dar click aquí para ir a mis tareas, que se abrirán aquí abajo en la parte inferior, también, la pestaña mTasks Desplazarse más hacia abajo en la casa. Tenemos nuestros comentarios mencionándome. cual es simplemente agradable porque como dije, cuando estoy usando Asana por teléfono, normalmente solo estoy respondiendo rápidamente a los comentarios y viendo lo que está sucediendo Así que esta es solo una pantalla muy bonita para mí donde puedo ver si alguien necesita algo de mí. Sabes, si ese día he estado lejos de mi laptop, entonces puedo desbloquear rápidamente a cualquiera que necesite ayuda. Y luego más abajo, tenemos equipos y otra vez, a proyectos. Teams no es muy útil porque estamos en la versión gratuita de ASA no estamos usando esa función. No tenemos una organización. Instalado aquí, solo estamos en un espacio de trabajo. En realidad, si hago clic en Equipos, no me lleva a ningún lado, no tengo ningún otro equipo para elegir, pero así es como se configura esta app. Si quisiera navegar a los otros espacios de trabajo, iría aquí a dar cuenta en la parte inferior derecha Y luego desde aquí, puedo alternar a nuestro espacio de trabajo de tierra de cookies donde estoy ahora mismo aquí en el espacio de trabajo de prueba. Vemos que hay este pequeño punto amarillo, y eso es solo hacernos saber también hay notificaciones que deberíamos estar viendo en el otro espacio de trabajo. Pero también hay aquí en el espacio de trabajo de tareas, el punto amarillo. Entonces sabemos que aquí también hay notificaciones. Si voy a la mitad de la parte inferior aquí en la bandeja de entrada, podemos ver cuáles son esos. Esos son exactamente lo mismo que vimos en realidad en la página principal de esos dos comentarios que estaban pendientes para mí, uno de Andrew y otro de Lela Si hago clic en este de Andrew, podemos echarle un vistazo. Qué dijo. ¿Todos estamos listos para la agenda de la reunión inicial sabia ¿Debo pedir algunos refrigerios así como es una reunión de dos horas? Puedo simplemente avisarle rápidamente. Sí. Esa es una gran idea. Bien. Ya ves por qué no soy muy buena en el teléfono. Por favor hazlo. Perfecto. Ahora tiene eso y está desbloqueado y si vuelvo, podemos echar un vistazo a lo que Leyla nos dejó saber. Ella está trabajando en esta tarea de modelos de sesión de fotos del elenco. Siempre inmediatamente aparece al comentario. Ese no soy yo al teléfono arrastrando hacia abajo. Eso es en realidad Asana tirándolo hacia abajo. Entonces ella está lanzando modelos de sesiones de fotos, y tiene unas dos modelos que ha seleccionado, y me ha puesto un enlace en una que es genial Voy a tomar Voy a echar un vistazo a eso más tarde. Gracias. Todo bien. Ahora regresando y regresando al hogar. Ahora no tengo ningún comentario me mencione aquí porque he seguido adelante y resuelto toda esa información. De vuelta a la bandeja de entrada, ahora puedo deslizar hacia la derecha y eso archivará esas notificaciones. Aquí arriba en la parte superior derecha, podría golpear Archivar todo si tuviera muchas notificaciones, y no quería estar constantemente deslizándolas, pero en este caso, solo tengo dos Así que voy a seguir adelante y deslizarlos. Ahora mismo, estoy en la actividad. Si quisiera volver al archivo, también puedo presionar este botón aquí de archivado, y luego podría seguir adelante y desarchivar eso de nuevo, deslizando hacia la derecha Así mismo que en el escritorio, siempre puedo ir entre la vista de actividad y la vista de archivo. Así que déjame seguir adelante y archivar esta otra notificación de Lela y luego tenemos una bandeja de entrada limpia y agradable Entonces ahora vemos desde esta vista de bandeja de entrada, podría crear una nueva tarea a partir de aquí, también puedo hacer eso desde la vista de mis tareas, a la que voy a ir ahora. En la parte superior de las escrituras, puedo seguir adelante y ver esto como una lista, un tablero, un calendario. También me gusta mucho este modo compacto porque simplemente acerca todo un poco más. En realidad no hay ningún cambio en la información que vemos aquí. Es solo hacer que sea más fácil para mí verlo. Entonces, si le vuelvo a poner eso a lo que era, ya ves que es solo menos información, y para mí, puedo leer bastante bien con letras minúsculas. Así que estoy bien teniendo esto en modo compacto. Y verás que eso es lo mismo cuando estamos viendo los proyectos en aC que también puedes acercar y alejar. Entonces, claro, podemos seguir adelante y tener eso como estaba. Y aquí abajo en la parte inferior izquierda es en realidad donde está la función de ordenación. Si quieres ordenar esta información, ya sabes, en base a fechas de vencimiento, si quieres ordenar esta información en función de me gusta o lo que sea, puedes seguir adelante y hacerlo ahí en la parte inferior. Así que vamos a seguir adelante y crear una nueva tarea ahora, y solo veremos cómo se ve eso. Entonces en esta primera vista, es solo darme la información más importante que necesito para darle una tarea, un espacio para darle un título a esta tarea. Es asignármelo como siempre lo hace cuando estoy creando una tarea desde mi vista de tareas por defecto, pero puedo cambiar eso y una fecha de vencimiento Pero si quería darle más detalle a esta tarea, como sabemos es una buena práctica escribir una descripción detallada de la tarea, realidad puedo darle aquí y simplemente desplazarme hacia arriba en mi pantalla, y luego puedo seguir adelante y agregar esta tarea a un proyecto, darle Uh, tal vez un enlace o algo más o tal vez agregar un archivo adjunto. Puedo hacer todas las cosas que estamos bastante acostumbrados a hacer, agregar seguidores, colaboradores, etcétera Entonces sigamos adelante y creamos una tarea. ¿Cuál podría ser la tarea crear Woop, crear agenda de reuniones para anuncio de resultados de inversionistas Claro. Vamos a asignarle esto a Andrew. Pongamos esto debido en un mes. Asegurémonos de que esto no sea solo en una tarea privada, sino que lo pondremos en un proyecto. Por hoy, podemos simplemente ponerlo en este proyecto de tus sueños uno. No hay secciones en ese proyecto, pero como sabes, puedes dar click y dar una sección. mejor deberíamos ponerlo en un proyecto diferente solo para que podamos practicarlo. Aquí y hago clic aquí y podría ponerlo en fase de roll out. Claro. Realmente no tengo mucho sentido. Aquí podemos agregar una descripción. Y podríamos agregar subtareas si queremos agregar archivos adjuntos a alguien. A lo mejor quiero agregar también Leyla como colaboradora en esto, y puedo crear la tarea Y en realidad, ahora, si vuelvo a mi vista de casa, tenemos esta tarea que acabo de crear en el salto de nuevo porque esa es una de mis tareas tocadas más recientemente. Entonces, aparte de mis tareas, ¿dónde están los proyectos aquí, verdad? Entonces los vimos desde la pantalla de inicio, pero ¿cómo podemos crear un nuevo proyecto? No queda claro de inmediato. hay que saltar a proyectos de CO para poder hacer eso. Y ahora aquí en la parte inferior derecha, también tenemos un nuevo botón de creación de proyecto. Y aquí podemos crear un nuevo proyecto ya sea en una lista o en una vista de tablero. No podemos crear un proyecto desde el teléfono. En vista de calendario. Podemos ver un proyecto en la vista de calendario. A lo mejor sólo voy a volver y mostrarte eso. Entonces entremos en una nueva campaña de marketing. Y de aquí arriba a la derecha. Podemos seguir adelante y cambiar la visión, así podemos ver este proyecto como una pizarra. Podemos ver este proyecto como un calendario. Pero puedes, por cualquier razón, crear un nuevo proyecto en la vista de calendario desde el teléfono. Entonces, si quieres esa vista, puedes simplemente crearla como una lista o como un tablero, y luego puedes entrar al proyecto y cambiarlo más tarde. Entonces volvamos primero a crear un nuevo proyecto. Entonces, ¿qué podría ser este proyecto quizá por supuesto de Asana? Podemos agregarlo a nuestro espacio de trabajo de tareas. Simplemente podemos crear una vista de lista. Y aquí tenemos un proyecto Asana muy básico. Y claro, está resaltando cómo agregar una nueva tarea. Entonces tal vez Tarea uno. Oh, estoy tan mal por teléfono. Tarea uno, crea una tarea muy básica, sin fecha de vencimiento, sin dueño. Pero vamos a poblar esto un poco. Y entonces tenemos tres tareas aquí dentro. Entonces nuevamente, desde esta parte superior derecha, podemos alejar el zoom, y luego tenemos las tres columnas que se muestran aquí en la vista de lista. Déjame regresar solo para abordar eso encendido y apagado para que veas la diferencia cuando tenía el predeterminado, que es acercar. No vemos la tercera columna. Y la única manera de ver la tercera columna cuando estás zoom es que no puedes hacer clic en ninguna parte de esta primera columna de nombre de tarea y seguimiento porque no hace nada En realidad hay que en la columna del cesionario, poner el dedo ahí y arrastrar hacia la derecha Entonces es bastante molesto para mí cuando estoy en el zoom de esta vista, me parece bastante irritante, así que siempre estoy en el zoom out. Y la cosa es desde la vista de tablero, no se puede hacer este zoom in Alejar. Entonces si vuelvo a la vista de tablero, ya sabes, piensas, Oh, no puedo ver todas las secciones aquí, pero aquí no tienes forma de acercar el zoom. Entonces es un poco jugar con esto y ver qué funciona para ti, cómo es más fácil para ti ver la información. Pero normalmente, no estoy creando proyectos desde el teléfono. Entonces este escenario por el que te estoy guiando es solo que sepas cómo hacerlo en caso de que tengas que hacerlo. Pero de manera realista, te sugiero que saques tu laptop, crees rápidamente el proyecto, hazlo como te guste, y luego solo puedes decidir jugando un poco de prueba y error en el teléfono qué vista te gusta si quisieras entrar y ver qué estaba pasando Entonces déjame volver a salir de esto. De manera realista, quieres estar haciendo lo que me viste hacer antes, que es responder a los comentarios o ver lo que está pasando Y si entras en la vista del proyecto, lo único que creo que podrías querer ver es probablemente el estado. Entonces si entro en nueva campaña de marketing porque esa es la única que tenemos con un estatus. Pasemos a esto en la vista de lista solo para ver un poquito. Esta es la vista ampliada, recuerda, y aquí es bastante agradable, aunque probablemente sea muy pequeña dependiendo de, ya sabes, cómo es tu propia visión Entonces déjame entrar en el estado de vista. Y esto es bastante agradable desde el estado de vista. Entonces si estoy al teléfono, solo quiero ver cuál el estado es muy fácil para mí venir a echar un vistazo. Bien. Entonces, ¿qué más podría ser importante Lo último aquí es esta vista de búsqueda. Es lo mismo que lo que tienes en el navegador, pero creo que lo estarás usando aún más aquí en el teléfono porque a veces realmente tienes que jugar con cómo puedes encontrar algo dentro un proyecto y realmente no quieres estar haciendo clic Bien, sellar proyectos, entrar en el proyecto, entrar en la tarea. Así que normalmente solo buscas algo rápidamente. Entonces echemos un vistazo a esa tarea de agenda de reunión que hice antes, si no pude encontrar tan fácilmente. Simplemente puedo buscar rápidamente y ahí lo tengo. Volviendo a la vista principal, tu vista de casa es tu vista principal, y aquí es donde vas a pasar la mayor parte del tiempo respondiendo pequeñas preguntas, solo verificando el estado. Si tienes algo grande, solo te sugiero que saques tu laptop si tienes que crear un proyecto. Y te mostré cómo ver una actualización de estado, pero no cómo hacer una. Solo volvamos a los proyectos, y volveremos a practicar eso. Así que mira todos los proyectos. Vamos esta vez al desarrollo de nuevos productos. Y digamos que quería crear una actualización de estado para esta tarea, así puedo ir a establecer estado. Puedo seguir adelante y agregar la información igual que puedo en el navegador. ¿Qué tipo de estatus podría tener para esto? Quizás nueva campaña de marketing, lista para ir por el nuevo producto. ¿Qué se ha hecho? Entonces agreguemos algunas de las tareas. ¿Qué tareas teníamos aquí? ¿Algo con campaña de marketing? Claro. Perfecto. Tenemos esto listo para ir. Y ahora estamos trabajando en este pequeño a, tal vez algo de lanzamiento en la campaña. Y ahora tenemos una pequeña actualización de estado. Eso es bastante fácil. Definitivamente diría que crear una actualización de estado es bastante fácil desde el teléfono, mirar actualizaciones de estado, mirar actualizaciones de estado, responder a los comentarios de la gente, dar me gusta, colaborar. Pero si necesitas estar realmente pensando y planeando algo, probablemente solo saca la computadora portátil y hazlo ahí.