El método de pila: cómo llegar a una caja de entrada cero Email productividad

1. Introducción: Te estás aplastando por correo electrónico. Esta serie de videos es para ti. Si quieres convertirte en un usuario de potencia de correo electrónico, esto es para ti. Si quieres que tu equipo Excel, entonces stack es para todos ustedes. Hablemos de concentración. La concentración es la moneda de la productividad. Y nada mata la productividad en entornos corporativos tanto como correo electrónico porque destruye o concentra. Ahora sostenga ese pensamiento por un momento. Tantas personas y organizaciones están preocupadas por la velocidad de compartir información porque piensan que mejora el valor. Pero la velocidad de creación de valor no está ligada a la velocidad de la información. La velocidad de creación de valor se basa en su capacidad para entregar, entregar mejor, entregar más rápido o entregar innovación. Y eso requiere concentración. correo electrónico, la forma en que la mayoría de la gente lo gestiona, ralentiza severamente nuestra capacidad para entregarlo. Los fragmentos están pensando qué fragmentos o trabajan y fragmenta nuestras vidas. Crea ansiedad, come un valioso tiempo de trabajo y limita nuestra creatividad. Si eres el oficinista promedio, pasas 500 horas al año en correo electrónico, eso es alrededor del 30% de tu año. Eso es una locura. Si diriges un equipo de diez o un 100 o un 1000, estás tirando casi un tercio de tu presupuesto de recursos por correo electrónico. Y lo peor es que está impactando negativamente al otro 70% de lo que haces. ¿ Alguien te ha enseñado a usar el correo electrónico de manera efectiva? Si no, es probable que solo sobrevivas con tus técnicas actuales de correo electrónico. Puedes ser estratégico con el correo electrónico. Es posible. Puede utilizar el correo electrónico para sobresalir. Tu equipo u organización puede usar el correo electrónico para sobresalir. El método stack te convertirá a ti, tu equipo y a tu organización en los usuarios de potencia de correo electrónico. En su esencia, es un sencillo conjunto de técnicas para administrar tu correo electrónico que te ayudarán a organizar y procesar tu correo electrónico más rápido y mantenerte al tanto de todo con facilidad. No necesita software y funciona con cualquier programa de correo electrónico que ya use. El método estático también es un enfoque para administrar tu tiempo con respecto al correo electrónico y una filosofía de que todos pueden ser más productivos en todo su trabajo al involucrarse con el correo electrónico por su cuenta términos, dominar el correo electrónico es digno de su tiempo. La persona promedio que domina el método stack me dice que recuperan más de 250 horas al año. Y que es un cambio de juego para todo su trabajo. En términos reales, con tan solo unas horas de práctica, volverás un mes de tu tiempo cada año y todo lo que necesitas para aprender el método stack está incluido en esta serie de videos. Entonces, ¿por qué estoy haciendo esto? Porque el correo electrónico tiene un efecto perjudicial en la productividad individual y corporativa. Porque nadie más se ha puesto al día con nuestras técnicas y parece egoísta sentarse en la solución. Y lo más importante, porque te hará más productivo. Y porque creo que las personas productivas hacen cosas mejores por sí mismas, sus organizaciones, sus comunidades y el mundo en general. Es hora de que te sumerjas en la serie y ganes cordura, confianza, creatividad y tiempo. Mi nombre es Jonathan ire. Soy el director general del doble Géminis y estaré ahí contigo en cada paso del camino. Aquí vamos. 2. El secreto para dominar: Resulta que hay un secreto para administrar tu correo electrónico. Un secreto tan simple pero profundo porque cambia todo. La forma en que piensas en el proceso organizado en la forma en que priorizas el correo electrónico. Aquí está el secreto. La mayoría de la gente mira su bandeja de entrada y ven mensajes. Ellos ven una lista de mensajes. Pero cuando abrí mi bandeja de entrada, veo algo diferente. Veo un conjunto de acciones. Acciones que me están diciendo que haga cosas como contestar, revisar, hacer y conocer. Y ese es el secreto. Los correos electrónicos no son mensajes, sus acciones. Sé que parece simple, pero a veces las cosas más obvias que se pasan por alto. Cuando este concepto de correos electrónicos son acciones en lugar de mensajes primero me golpeó. Sabía que era importante, pero no sabía lo importante. Cuanto más tiempo pasé jugando con ella, más me di cuenta de que esto cambió todo. Lo más importante es que se resuelva los mayores problemas que encontré al tratar de dominar mi correo electrónico. El primer problema importante que resuelve este concepto es cómo priorizar el correo electrónico. Antes de mostrarte cómo funciona eso, lo primero que quiero que sepas si aún no lo haces, es que con la mayoría del software de correo electrónico, no es fácil priorizar usando la bandeja de entrada. La mayoría de las bandejas de entrada por defecto, priorizan por día de más reciente a más antiguo. Entonces, si tienes un montón de correos de prioridad, aparecerán en lugares aleatorios en tu bandeja de entrada con solo una pequeña bandera o un cambio de color si los configuras. El problema es que son difíciles de ver y no muy organizados. Tus ojos tienen que saltar por todo el lugar solo para resolverlos. Si decides ordenar tu bandeja de entrada por cualquier esquema de prioridad que uses, crea un problema completamente nuevo. Cuando entren nuevos mensajes, aparecerán debajo de la lista de prioridades, como los mensajes Marcar nuevo en esta página. Ahora bien, esto podría no parecer un gran problema, pero lo que suele suceder es que la gente termina con tantos emails prioritarios que es difícil ver nuevos mensajes. Y en poco tiempo, terminan volviendo a ordenar correos electrónicos por fecha, lo que vuelve a hacer que un correo electrónico prioritario sea difícil de ver. Las bandejas de entrada simplemente no son buenas para priorizar el correo electrónico, por lo que necesitamos carpetas para priorizar nuestro correo electrónico. Ahora en este caso, estamos priorizando el uso de dos carpetas, una llamada importante y la otra llamada todo lo demás. Ahora sólo para ser claros, esta no es nuestra técnica. Solo estoy usando esto como ejemplo. En el siguiente capítulo, te mostraré cómo funciona esto con carpetas de acción, que es la técnica que recomiendo. Pero primero, veamos algunos ejemplos de cómo las personas usan las carpetas para priorizar. Aquí cinco formas diferentes de priorizar el uso de carpetas. El primero es el que usamos aquí, doble Géminis, y los cuatro restantes son los más comunes que he visto usar a la gente aparte de solo dejar todo en su bandeja de entrada, en priorizar por fecha, Voy a empezar con los esquemas comunes de priorización, empezando por persona y luego voy a volver a cómo hago las cosas. Veo que mucha gente prioriza por persona, lo que significa poner correos electrónicos en carpetas basados en las personas o grupos a los que necesitas responder y luego elegir a qué personas son las más importantes para responder y trabajar abajo desde ahí. He visto a la gente priorizar por proyecto. Configuran carpetas para cada uno de sus proyectos y caen correos electrónicos en ellos y las responden base en la prioridad del proyecto. También he visto a la gente organizar el correo electrónico por urgencia. Por ejemplo, urgente, alto, medio, bajo. Y otra técnica que he visto usar a la gente es hacer las cosas o técnica GTD, que es un proceso desarrollado por David Allen. Y por último, he enseñado a la gente a organizar correos electrónicos por acción. Ahora por supuesto, está el enfoque de priorización que recomiendo por varias razones. El primero es porque es más fácil priorizar correos electrónicos por acción que cualquier otro método. Primero veamos lo que la mayoría de la gente hace para priorizar. Imagina que tenías algunos correos electrónicos que implican programar reuniones. Es fácil decir qué reunión debería suceder primero, segundo, tercero, en función de la disponibilidad de tu calendario, es mucho más difícil cuando empiezas a poner otras acciones en la mezcla. Intenta priorizar una reunión contra un correo electrónico que necesita que hagas una tarea contra otro correo electrónico separado al que debes responder. Es difícil porque ya no estamos comparando las mismas cosas. Correos electrónicos que contienen reuniones, correos electrónicos que contienen tareas y correos electrónicos a los que solo tienes que responder, no manzanas a manzanas. Es como intentar priorizar entre un juego de calcetines y en lugar de tazas, te puedo decir qué calcetines me gustan en comparación con otros calcetines. Y escoge mi favorito entre las diferentes tazas que tengo en la casa. Incluso puedo decirte que me importan calcetines más de lo que me importa mux. Pero tirarlos a todos en la misma pila y me pidió que priorizara entre ellos y yo podría hacerlo. Pero realmente me ralentizaría porque mis criterios de por qué elegiría un SOC particular o una taza sobre la otra se vuelve más complicado. Se necesita demasiada capacidad intelectual para resolverlo. Todos los demás enfoques para priorizar correo electrónico o doloroso por la misma razón. Porque ven los correos electrónicos como mensajes en lugar de acciones. Eso es lo que los hace tan tediosos. Y ahí es donde entra el método stack. El método stack te permite hacer tus compensaciones de priorización a un nivel más alto, más racional, en el nivel de las acciones mismas. Pero esa no es la única razón por la que el método stack es mejor. Otra gran ventaja es que la pila requiere menos esfuerzo que estos otros enfoques. El método saco, tendrás un conjunto finito de carpetas de acción. Si priorizas por persona o proyecto, tu lista de carpetas será larga, continuo crecimiento, y requerirá mucho esfuerzo para mantenerte organizado y mantenerte priorizado. El método stack requiere menos esfuerzo que manejar por urgencia también. Ahora sé que a mucha gente le gusta priorizar por urgencia, pero la urgencia tiene un defecto crítico, que es que el nivel de urgencia para un correo electrónico a menudo cambia diariamente. Hoy en día, un correo electrónico específico podría ser de alta prioridad. Por ejemplo, imagina que un correo electrónico le está pidiendo que cree un informe. Pero mañana, podría venir una nueva solicitud de mayor prioridad en hacer su correo electrónico anterior para crear un informe mucho menos urgente, lo que significa que si hoy no llegaste a él, tienes que barajarlo en un nueva carpeta mañana. Ahora este tipo de barajar se lleva a cabo a diario cuando te organizas por urgencia porque eres urgencia cambia todo el tiempo. Puedo decirte por experiencia que después de unos días de hacer esto, que fue demasiado trabajo. Entonces las cosas acabaron quedándose en la primera carpeta en la que las coloqué hasta que llegué a ellas, lo que derrotó en primer lugar el propósito de organizarse por urgencia. En contraste, si organizé por acción, he priorizado mis carpetas de acción una vez y nunca necesito volver a barajar un correo electrónico. En este caso, estoy usando cinco carpetas de acción. Responder por aplica, hacer por tareas, reunirse para reuniones, reenviar correos electrónicos Necesito delegar y revisar para correos electrónicos que contengan boletines u otras cosas que son menos importantes. Pero debería escanear. En este caso, he priorizado estos en el orden que estás viendo si un correo electrónico entra en mi carpeta do y decidí no actuar al respecto hoy. No tengo que volver a moverla mañana. Sólo puedo evaluar si es más o menos importante que mi otro do y tomarlo desde ahí. Pero no tengo que evaluarlo en contra de mis respuestas, que ya he decidido son más importantes. Esto me ahorra esfuerzo, poder cerebral, tiempo, y elimina la frustración todo al mismo tiempo. Y GTD no es tan elegante por una serie de razones diferentes. La regla de dos minutos fragmentó mi tiempo. Algunas carpetas como la siguiente carpeta de acciones se sobrecargaron con correos electrónicos y tiene los mismos problemas de priorización que las otras carpetas. Usar GTD para administrar mi correo electrónico requería demasiado esfuerzo me dio ansiedad y mató mi productividad. Aparte de hacer que sea más fácil priorizar y requerir menos esfuerzo para administrar mi correo electrónico. El método stack tiene otra gran ventaja sobre estas técnicas. Es más rápido, no por un poco, por un tiro largo. La primera razón por la que el método stack es más rápido es porque puedes procesar por lotes un conjunto de acciones similares realmente rápido. Volvamos a Sachs y tazas, pero subirlo un nivel a la lavandería y a los platillos. Cuadro doblar una pieza de ropa que lavar un plato y volver atrás y doblar otra pieza de ropa, lavar y otro plato y hacer esto hasta que tanto tus platos como tu lavandería o hecho, tomaría una eternidad. El motivo por el que las personas racionales se llenan ropa y hacen platillos y lotes es porque es más rápido. De la misma manera, es más rápido apegarse solo a sus respuestas, luego a sus reuniones, luego a sus cuotas y así sucesivamente. Cuando estás en modo respuesta, puedes soplar todas tus respuestas. Cuando estás en el modo Programar para reuniones, revisas tu calendario y tienes una sensación de tu horario de apertura, entonces puedes manejar rápidamente entonces puedes manejar rápidamente todos tus horarios a la vez. Con todas las otras técnicas, estarías abriendo, cerrando tu calendario varias veces solo para hacerlas todas. Y lo mismo se aplica a todo el resto de las carpetas. La pregunta que más a menudo obtengo sobre el método stack es, es en que es más lento ordenar tus correos electrónicos en carpetas de acción primero. Pensé que iba a ser más lento cuando empecé a hacer esto por primera vez. Pero resulta que puedo escanear y mover un correo electrónico a una carpeta en unos tres segundos. Puedo ordenar unos 20 correos electrónicos por minuto y esencialmente borrar un 100 correos electrónicos de mi bandeja de entrada en unos cinco minutos. Y lo hago usando teclas de atajo, lo que lo hace mucho más rápido. Ahora te voy a mostrar cómo configurar y usar teclas de acceso directo y la serie de videos de procedimientos que soporta esto. Incluso he vuelto de vacaciones y borré unos 700 correos electrónicos en aproximadamente 30 minutos. Entonces la parte genial es que con el método stack, incluso puedes recuperarte de vacaciones fueron ausencias extendidas realmente rápidamente, lo cual es un cambio de juego. Sí. Se tarda unos minutos en ordenar antes de empezar a responder. Pero si esto fuera una carrera, si ordenas primero, lo harías, no sólo cuando ganarías por un deslizamiento de tierra, es como elegir tardarte unos minutos para ponerte un jetpack antes de una maratón, vas a estar en otras cosas mientras todos los demás todavía están tramando a lo largo. Pero hay otra razón más interesante por la que la pila es más rápida. Y eso es porque no podemos contestar todos nuestros correos electrónicos todos los días. Ahora aferrarse a ese pensamiento porque voy a explicar por qué esto hace que el apilamiento sea más rápido. Ahora esto fue complicado de averiguar y es un poco complicado de explicar. Así que escucha, cerca. Imagínate esto. Cada vez que abres un correo electrónico, tienes que pasar por cuatro pasos para entenderlo y actuar al respecto. Tienes que abrirlo, escanearlo, decidir qué hacer y luego actuar al respecto. Si optas por no actuar al respecto o simplemente no puedes actuar al respecto en ese momento. Que será el caso de un gran número de correos electrónicos, si no la abrumadora mayoría de tus correos electrónicos, entonces vuelves a abrirlo nuevo para averiguar qué hacer con él. Ahora eso no va a marcar la diferencia si solo tienes uno o un puñado de correos electrónicos, pero si estás hablando de 30 o 50 o 100 correos electrónicos que en de repente se convierte en un desagüe. He visto a la misma persona abrir el mismo correo electrónico inconsecuente más 36 veces con nuestro software de seguimiento de correo. Como mínimo, eso es más de medio minuto de tiempo que desperdiciaron en un solo correo electrónico. En cambio. Imagina, después de que lo abrieron, lo y decidieron qué hacer, escanearon, y decidieron qué hacer,lo pusieron en una carpeta de acción. En este punto. Nunca tienen que volver a pasar por los primeros tres pasos, en cualquier momento que trabajan a través de sus carpetas de acción, simplemente pueden saltar a la derecha a actuar sobre él. Cuando piensas en esto con los cientos de correos electrónicos que recibes cada semana y los miles, si no decenas de miles que obtienes cada año. Es colectivamente un enorme ahorro de tiempo. Imagina si tuvieras que pagar impuestos cada vez que abres un correo electrónico y tuvieras que averiguar qué hacer con él. Al clasificar primero, estás pagando el impuesto una vez. ¿ Por qué querrías pagar el mismo impuesto dos o tres o cuatro veces? Con el método stack, ahorras tiempo por lotes procesando tus correos electrónicos y ahorras tiempo clasificándolos primero. Pero aún mejor es que has simplificado y acelerado tu toma de decisiones. Este es el espacio mío que puedes usar de manera más efectiva para entregar ese próximo gran proyecto. O solía ser más creativo para todas las cosas en las que estás trabajando hoy. Administrar tus e-mails por acción en tu vida será mejor. Podrás priorizar fácilmente, trabajaste a través de tu correo electrónico más rápido y gastar menos capacidad cerebral haciéndolo. A continuación, te mostraré reglas simples pero poderosas para crear carpetas de acción que mantengan tu correo electrónico organizado y estén optimizadas para que funcionen para ti. 3. Personaliza tus carpetas de acción: Tuve este avance que describí en el último video, donde me di cuenta de que los e-mails no son mensajes, sus acciones, acciones como responder, hacer, reenvío de reuniones y así sucesivamente. Con esta realización llegó el entendimiento de que ordenar y priorizar mis correos electrónicos en carpetas de acción y luego actuar sobre ellos en lotes por carpeta fue más rápido y requiere menos esfuerzo que tratar con ellos fuera de mi bandeja de entrada y eso fue genial. Lo que terminó siendo mucho más difícil de lo que originalmente anticipaba fue averiguar la mejor manera de configurar estas carpetas para organizar mi correo electrónico. Si alguna vez has ido por el camino de tratar de sacar correos electrónicos de tu bandeja de entrada y organizados en carpetas. Sabrás exactamente de lo que estoy hablando. Pero resulta que averiguar un sistema que funcionó para mí no fue suficiente. Necesitaba un sistema que funcionara para todos. Lo que he aprendido de enseñar esta clase desde hace más de diez años es que el flujo de trabajo de correo electrónico de todos es solo un poco diferente. No voy a simplemente mostrarte cómo organizo estas carpetas, sino explicarte cómo organizo estas carpetas, por qué hacerlo para que puedas personalizar tus carpetas para que quepan en la forma en que trabajas y realmente la forma en que piensas. A nivel base, utilizo tres tipos de carpetas para organizar mi correo electrónico. Yo llamo a estas acciones archivo y carpetas activas. En este video, me voy a centrar en las carpetas de acción. En el siguiente video, hablaré de archivo y carpetas activas. A nivel base, recomiendo estas cinco carpetas de acción. Responder hacia adelante, conocer, revisar CC y hacer. El directorio de respuestas son correos electrónicos a los que necesito responder directamente. El reenvío de carpeta es para acciones que necesito delegar a otras personas o descargar a otros sistemas. Por ejemplo, si consigo una tarea vía correo electrónico, pero necesito que alguien más lo haga, pondría en la carpeta de reenvío. O si recibo un correo electrónico y quiero descargarlo y almacenarlo, o una foto que quiero almacenar en mi fototeca donde algo que fui adelante en que lo pondría en mi carpeta forward. El carpeta de carne es para reuniones o eventos que necesito programar, confirmar, o aceptar en mi calendario. Y permítanme ser específico aquí. Si ves un correo electrónico en esta carpeta, es o bien una invitación a la reunión en la que necesitas revisar tu calendario antes de aceptar, o una reunión que requiere que agendas una reunión con otra persona. Si ese es el caso, entonces póngalo en esta carpeta. Utilizo la carpeta de revisión CC de algunas maneras. Pongo mis boletines aquí. Pongo correos electrónicos a los que estoy cc'd aquí, básicamente cualquier cosa a la que no estoy obligado a responder. Y esta es una de las carpetas más importantes porque mantiene el número de correos electrónicos en mi carpeta de respuesta, sobre todo a un mínimo. Por último, tengo la carpeta do, que es para tareas que tengo que hacer. Estas son solo tareas de otras personas. A veces incluso me envié por correo electrónico un recordatorio para hacer una tarea y ponerla en esta carpeta. Ahora esta estructura en particular no ocurrió por accidente. Literalmente pasé por cientos de iteraciones para llegar a un conjunto de carpetas. Incluso dado eso, ¿crees que este conjunto de carpetas funcionará para todos? Definitivamente no. Es probable que puedas usar este conjunto de carpetas tal y como está. Pero en algún momento ya sea ahora o en el futuro, tendrás que cambiarlo o te sentirás frustrado. Te voy a mostrar lo que aprendí sobre crear carpetas y compartir algunas reglas para que puedas construir y administrar un conjunto de carpetas que sea perfecto para ti. La primera clave es sólo mantener las carpetas que sean relevantes para usted. Por ejemplo, si nunca terminas usando la carpeta forward, entonces deshazte de ella y simplemente usa los cuatro restantes. Si te mudas a un rol diferente y terminas necesitándolo en el futuro, siempre puedes agregarlo de nuevo. Por supuesto, añada carpetas según sea necesario en función de sus necesidades particulares. Pero ten en cuenta que no quieres tantas carpetas que sea molesto hacer clic a través de todas ellas. Si tienes muy pocas carpetas, podrías terminar con demasiados correos electrónicos en cualquiera de ellas, que hace que sea engorroso pasar por una carpeta. En este caso, tardaría una eternidad pasar por la carpeta de respuestas, que a menudo hace que la gente se detenga al usar la técnica. Quieres el número correcto de carpetas para crear suficiente separación para que no haya demasiados mensajes en ninguna carpeta. Y así no estás haciendo clic a través demasiadas carpetas para pasar por la pila. Y si estás agregando o cambiando alguna de estas carpetas, es importante que las nombras correctamente. Los nombres deben ser cortos y orientados a la acción. Estos son algunos ejemplos de buenos nombres de carpetas. Factura, comercio, compra, archivo y escaneo son todos ejemplos de nombres de acciones cortas. Te dicen qué acción se requiere antes de abrir la carpeta. Cuando lo abres, inmediatamente estás listo para conseguir un movimiento en los correos electrónicos dentro. Notarás que las carpetas con las que recomiendo comenzar ya cumplen con este criterio. Son cortos y están orientados a la acción. Quiero martillar un poco más esta casa porque es importante. Imagina por un segundo que en lugar de nombrar la última carpeta, ¿la nombré para hacer? Entonces aquí están de lado a lado. Observe la diferencia. El de la izquierda es más limpio, más simple y más motivador. Do significa hacerlo. To-hacer significa hacerlo más tarde. Vas a estar mirando tu bandeja de entrada de correo electrónico miles de veces al año. ¿ Por qué no ponerte en un mejor espacio de cabeza cada vez que miras tu bandeja de entrada usando una declaración activa en lugar de una pasiva. Muchas veces encuentro que solo sentarme a hacer mi correo electrónico es una batalla psicológica. Es por eso que todas las cosas pequeñas en todo el método stack, que incluyen cosas como nombrar carpetas son tan importantes. Prepara tu mente para superar la joroba y hacer tu correo electrónico. Por supuesto, el orden en el que trabajas a través de estas carpetas importa, establece tu prioridad para cómo vas a estar manejando tu correo electrónico. Aquí está el orden que mejor funciona para mí. Aquí está secuenciado para mayor claridad. Pregunta para ti. ¿ Crees que esta orden funcionará para todos? Definitivamente no. Tendrás que personalizarlo para que se ajuste a la forma en que trabajas. Pero es importante tener una orden. Voy a compartir el pedido que uso en caso de que quieras adoptar mi lógica. Puse mis e-mails en orden de ansiedad. Estoy mucho más nerviosa por no responder a algo de lo que estoy por no hacer algo, no conocer a alguien, no descargar y no reenviar. Empiezo con alta ansiedad. Y en cuanto terminé mis respuestas, me siento mucho mejor. Cerca de la mitad de mi ansiedad cae en este cubo para cuando termine con mis carpetas du y meet, cerca del 90% de mi ansiedad se ha ido y cerca del 80% del levantamiento pesado está hecho. El resto de las carpetas entonces no sólo son fáciles, sino rápidas de trabajar porque no son tan exigentes mentalmente. Una última nota antes de terminar con el pedido. Literalmente uso estos números en los nombres de carpetas reales. La mayoría de los programas de correo electrónico ordenan alfa numéricamente utilizando los números en los nombres de las carpetas. flota hasta la parte superior de mi lista de carpetas y los mantiene en orden. Cuando elijas tus carpetas y elijas tus secuencias, asegúrate de incluir los números en el nombre de la carpeta. Cuando lo puse por completo, es un conjunto de reglas realmente simple. Solo mantén las carpetas que necesites. Crea separación con el número correcto de carpetas, por lo que no tienes demasiados correos electrónicos en una carpeta. Usted corto orientado a la acción nombres de carpetas. No solo son más limpios que más motivadores. Prioriza tus carpetas en la secuencia que mejor funcione para ti, y usa números en los nombres de las carpetas. Eso es todo por esta lección, te he mostrado cómo personalizar, organizar y priorizar tus carpetas de acción. En el siguiente video, voy a cubrir los otros dos tipos de carpetas, archivar y activo. 4. Almacenar con archivos y carpetas: El archivo es uno de los temas más populares en mi taller de ganadería. Pregunta para ti. ¿ Cómo manejas archivar correos electrónicos? ¿ Eres de esas personas que almacena cada correo electrónico en un enorme conjunto de carpetas? O simplemente deja todo en tu bandeja de entrada porque no puedes molestarte ni rendirte. Solía ser una de esas personas que archivan como una rata de manada. Pondría todo en carpetas separadas por cliente, tema del proyecto, lo que sea. Tenía carpetas dentro de carpetas. Sí. Fue doloroso mantener, pero me hizo sentir bien sabiendo que estaba encima de él. Por supuesto. Siempre pensé que podría necesitar ese correo electrónico algún día. Nunca se sabe, ¿verdad? Incorrecto. En su mayor parte, archivar cada correo electrónico en carpetas separadas es una colosal pérdida de tiempo. Si tienes que archivar 100 correos electrónicos al día, y tardan tres segundos por correo electrónico para arrastrar a una carpeta de archivo. Estarás pasando 20 horas al año solo archivando correo electrónico. Eso es 2.5 días de tu vida, nunca volverás. Este número no tiene un multiplicador por la frustración que tendrá en el camino. Si lo hiciera, probablemente estaría más cerca de 40 o 50 horas. Por el contrario, si archivas todo en una sola carpeta, podría tardar cinco minutos en encontrar cada uno de los cinco correos electrónicos que necesitas. Allí fueron archivados a lo largo del año, lo que sale a menos de 30 minutos de esfuerzo para lograr exactamente lo mismo. Ahora sé que eso va a asustar algunos de ustedes, pero créeme, encontrarán ese correo electrónico y se alegrará de que hayan dejado de usar un método complejo y extremadamente engorroso para archivar en más de un década desde que llevo haciendo esto, nunca no he podido encontrar un correo electrónico en todos los años de enseñar esto. Nunca he tenido que una sola persona regresara a mí que puso esto en juego en lo lamentó. No tengas miedo de dar el salto. Dicho esto, si absolutamente no puedes vivir sin archivar, te voy a mostrar otra técnica que funciona aún mejor usando carpetas activas y aplicando algo que yo llamo el truco de viento. Si absolutamente necesitas archivar algo, pon la palabra cuando delante de él y etiquetar la carpeta completando la frase. Ahora obviamente el último ejemplo aquí es una broma. Si no puedes usar la palabra cuando para todos ellos nombre de carpeta en el momento estás decidiendo archivar un correo electrónico, entonces simplemente póngalo en tu carpeta de nivel superior y llámalo un día. Probablemente nunca más necesites hacer referencia a ese correo electrónico. Una de las formas que encuentro cuando las carpetas son útiles es para cosas como la cuarta carpeta abajo creando presentaciones. Usé una carpeta como esta hace poco, le pedí a un gran equipo de proyectos lo que querían incluir una presentación ejecutiva y almacené todos los correos electrónicos que me enviaron a esta carpeta. Cuando estaba lista para sentarme a hacer la presentación, todo era convenientemente sentado en un solo lugar de esta carpeta y listo para que yo lo use. Este sistema de presentación te ahorrará más de dos días al año, no te frustra y te ayudará a precisar y encontrar exactamente lo que necesitas cuando lo necesites. Sólo para recapitular. En el método stack. En total, hay tres tipos generales de carpetas. Carpetas de acción, que cubrí en el último video. Carpetas archivadas que son para almacenamiento a largo plazo y carpetas activas, que es la categoría amplia que utilizo para describir las carpetas de viento. Están activos porque estás planeando de manera proactiva el uso de los correos electrónicos en estas carpetas. Se adhieren a estos tres tipos de carpetas. Y será fácil para ti actuar, organizar, almacenar y encontrar los correos electrónicos importantes que necesitas en cualquier momento. Ahora que tienes el enfoque correcto para organizar y almacenar correos electrónicos, es hora de aprender a poner esto completo y procesar tus correos electrónicos de forma más inteligente. Espero que hayas disfrutado este clip. Echa un vistazo al siguiente video. Feliz apilamiento. 5. Cómo procesar correos electrónicos: En lo que va de esta serie de videos, he cubierto el secreto detrás de Mastering e-mail. Cómo personalizar y priorizar tus carpetas de acción, y cómo almacenar con archivos y carpetas activas. En este video, te voy a mostrar cómo ponerlo completo y procesar tus correos electrónicos de forma más inteligente. Voy a empezar con una visión general de alto nivel del proceso que trabajar a través de la mecánica más detalle para asegurarme de que eres un 100% claro en cómo funciona esto. El proceso comienza con la bandeja de entrada y no importa qué embarque para usar Outlook, Gmail, Apple Mail, Lotus, puedes usar cualquier cosa. Lo que estoy explicando esto, sólo para que no te confunda, voy a usar ilustraciones en lugar de una bandeja de entrada real. En primer lugar, quiero darles una visión de alto nivel del proceso. Empiezo abriendo mi bandeja de entrada y usando Quick Keys, que te voy a mostrar cómo usar más tarde, IMT todo en mis carpetas de acción. Si tengo 100 correos electrónicos, por lo general me lleva no más de cinco minutos. Una vez que mi bandeja de entrada se ha borrado, me detengo un minuto y respiro en lo bueno que se siente tener 0 e-mails en mi bandeja de entrada. Entonces trabajé a través de mis carpetas de acción en secuencia. Empiezo abriendo mi primera carpeta, que para mí es la carpeta de respuesta. Entonces marco los correos a los que voy a responder para el día, responderlos y archivar o basura que cuando haya terminado. Y luego paso a la siguiente carpeta y repito el proceso. Marqué los correos electrónicos a los que voy a responder. Les respondo, y luego los archivo o los papelero cuando termine. Y luego paso a la siguiente carpeta y sigo haciendo esto hasta que termine de trabajar a través de todas mis carpetas de acción. En este punto, hago una pausa porque ha sucedido algo súper importante. He conseguido cerrar todos los correos electrónicos que entraron antes de esta mañana. No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es este momento. Lo que este momento significa es que estoy todo atrapado con mi viejo correo electrónico. El único correo electrónico con el que tengo que tratar ahora son los que están llegando hoy. Todo en el pasado está cubierto y puedo estar 100% seguro de que no me he perdido nada. Esto crea tanto alivio mental y prácticamente elimina cualquier estrés que tenga con respecto al correo electrónico. Es importante prestar atención a cómo te sientes en este momento. Porque este sentimiento es una de las recompensas clave del apilamiento. Encerrarse en este sentimiento y se puede construir el hábito de la noche a la mañana. Debería sentirse como uno de esos momentos cuando estás en un avión o en un tren o en la ducha, cuando tu mente es completamente libre de pensar con claridad. A partir de este punto en adelante. Intercambié las cosas y trabajo fuera de mi bandeja de entrada el resto del día. Esto suele sorprender a la gente. Están confundidos que no vuelvo a poner todo en las carpetas de acción y volver a trabajar a través de ellas. aquí por qué me quedo en mi bandeja de entrada el resto del día. El motivo principal es porque es realmente engorroso repetir todo el proceso una y otra vez el mismo día, sobre todo porque las conversaciones activas implican múltiples respuestas. Acabo de hacer mover un correo electrónico a una carpeta de acciones solo para que la siguiente respuesta vuelva a aparecer en mi bandeja de entrada. Yo trato con los correos electrónicos que entran durante el día fuera de mi bandeja de entrada. Si termino con un correo electrónico archivo o destrozo. Si sé que no voy a tratar con un correo electrónico ese día. Simplemente lo muevo a una carpeta de acción y la apilaré mañana. Yo sigo esto hasta el final del día. Todo lo que queda se convierte en parte de mi ciclo de apilamiento para el día siguiente, que por lo general no es un montón de correos electrónicos. Entonces eso es todo por el alto nivel en el proceso. Es realmente simple, ¿verdad? Ahora. Voy a pasar por el proceso una vez más un poco más de detalle y señalar algunas cosas más para ayudar a que el proceso se pegue. Esta es una bandeja de entrada típica. Tienes tus carpetas a tu izquierda, tus mensajes en la parte superior y tu dolor de mensaje debajo de eso. Ahora sé que las configuraciones de algunas personas son diferentes, pero esto te da una imagen de alto nivel de lo que está pasando. Entonces empiezo vaciando mi bandeja de entrada. Doy clic en cada correo electrónico para averiguar a dónde va. Si no lo necesito, lo archivo o la papelero. De lo contrario entra en una carpeta de acciones en particular. Ahora cuando termine de trabajar a través de todos estos correos electrónicos, voy a mi carpeta de respuestas, que es mi primera carpeta, los e-mails que muevo de mi bandeja de entrada hoy o ahora en esta carpeta así como la e- mails Tenía sobrantes del día anterior, encontrarás que muchas veces no puedes responder a todo en esta carpeta ese día. Por lo general porque estás esperando información antes poder contestar o simplemente estás crujiente por tiempo. Encontré la mejor estrategia cuando abro una carpeta es marcar los e-mails a los que quiero responder. Y ya estoy familiarizado con todos estos correos electrónicos, así que es rápido. A continuación, respondo. Papelera de archivador como estoy hecho. Entonces paso a la siguiente carpeta y hago exactamente lo mismo. Marqué los correos electrónicos a los que fui a responder, luego respondo y los archivé o los papelé cuando haya terminado. Y enjuago y repito por cada carpeta. Cuando marqué correos electrónicos, estoy haciendo algo realmente poderoso. Estoy tomando una decisión consciente sobre lo que voy a trabajar. Pero lo más importante, en lo que no voy a trabajar porque miré estos correos electrónicos y decidí que no eran importantes, se convierte en algo que puedo ignorar con seguridad, lo que elimina cualquier ansiedad tengo sobre ellos deslizándose por las grietas. Una vez que haya terminado de trabajar a través de todas mis carpetas, puedo estar seguro de que cualquier cosa con la que no me ocupé ese día fue importante. Al hacer esto, aclaro cualquier ansiedad de olvidar tratar con un correo electrónico. Y en el otro lado, esto libera una tonelada de espacio en la cabeza. Eso es traer poder que puedo aplicar a mi trabajo. Si usted sigue a través de este proceso una vez y presta atención a cantidad de enfoque y concentración que tiene para lo que resta del día. Se sentirá, como mencioné anteriormente, igual que esos momentos en que estás en un tren o en un avión o estás de vacaciones, y no hay nada en ese momento que pueda distraerte de la tarea en mano. Debido a esto, cuando quiero ser mi más creativo, apilar primero. Y hago lo mismo por mi carpeta yo, para mi carpeta de reenvío, para mi carpeta de revisión. Por último, llego a mi última carpeta, la carpeta. Me aseguro de hacer un pase rápido solo para asegurarme de que no me falte nada. Ahora he terminado con mi stack, pero para este momento, es probable que tenga más e-mails en mi bandeja de entrada. Y aquí está la parte que expliqué antes. partir de este punto en adelante para el resto de mi jornada laboral, voy a procesar correos electrónicos justo fuera de mi bandeja de entrada. ¿ Por qué? Porque estos correos electrónicos a menudo implican conversaciones activas. Responderás a algunos correos electrónicos, alguien más va a responder, obtendrás nuevas conversaciones y entrarán otros correos electrónicos. Si los pongo en carpetas primero, se vuelve realmente inconveniente. Es mucho más fácil lidiar con conversaciones y actividades activas fuera de mi bandeja de entrada. Procesarás estos correos electrónicos respondiendo, delegando, programando, revisando o reenviando. Y a medida que procesas cada uno, archivarás o destruirás. Si hay correos electrónicos con los que sé que no estoy tratando hasta mañana, acabo de tirarlos a mi carpeta de acciones para que esté listo para apilar al día siguiente. Al día siguiente, entraré y tomaré cualquier correo electrónico nuevo que tenga un vacío los de mi bandeja de entrada mis carpetas de acción y luego repita el proceso. Ahora que he pasado por esto, deberías tener una clara comprensión del proceso. Empezarás vaciando tu bandeja de entrada. Entonces procesarás la primera carpeta abriéndola, marcando los correos electrónicos en los que vas a actuar, actuando sobre ellos y luego archivarlos los están destrozando. Repetirás esto para la segunda carpeta y harás lo mismo para las carpetas restantes. Entonces trabajarás fuera de tu bandeja de entrada el resto del día tomando medidas y archivando o destrozando correos electrónicos. Al día siguiente, volverás a empezar el proceso. Cuando estás haciendo esto. Preste atención a lo que se siente al tener una bandeja de entrada vacía y lo que se siente al tener cierre en su correo electrónico. Es crítico reconocer emocionalmente estos puntos en el tiempo porque tienen dos de las mayores recompensas que provienen del apilamiento. Y a menudo están bajo apreciado. Ahora que tienes los conceptos básicos de cómo procesar tu correo electrónico, echa un vistazo a la siguiente lección para aprender a administrar mejor el tiempo que pasas por correo electrónico. 6. Adquiere tu tiempo de correo electrónico: En el último segmento, te mostré el proceso de pila. En este segmento, te voy a mostrar mi estrategia de gestión del tiempo de correo electrónico. Lo que te voy a mostrar una simple pero crucial porque va a dar lo que constituye el método de pila de nivel base. Necesitas tanto el proceso que te mostré en el último segmento, necesitas esta estrategia de gestión de tiempo de correo electrónico para sacar el método stack. Empezaré con cómo se relaciona el proceso con mi calendario. Solo para refrescarte, el proceso comienza con ti abriendo tu bandeja de entrada y usando Quick Keys para ordenar correos electrónicos en tus carpetas de acción. Después abres tu primera carpeta, marca lo que vas a tratar ese día, y respondes que archivar o basura cuando hayas terminado, luego haces exactamente lo mismo con tu siguiente carpeta. Y repita el proceso hasta que hayas terminado con todas tus carpetas. A partir de ahí, tratas con correos electrónicos directamente de tu bandeja de entrada. Si termino con un e-mail, lo archivo o lo papelero. Y si sé que no voy a tratar con un correo electrónico ese día. Simplemente lo muevo a una carpeta de acción y la apilaré mañana. Y sigo haciendo esto hasta el final del día. Cualquier cosa que quede, se convierte en parte de mi ciclo de apilamiento para el día siguiente. Aquí hay básicamente tres pasos clave. Uno, N15, que vamos a hacer en un set, y luego paso dos, que se hace para el resto del día. Así es como se ve en mi calendario. Y quiero decir, esto literalmente reservo tiempo para procesar mi e-mail en mi calendario y se ve así. Una de las entradas del calendario dice que las carpetas de pila y la otra para decir bandeja de entrada de pila 11 b se hacen juntas en un bloque de hora al comienzo del día. Entonces tengo dos cuadras más de media hora para trabajar a través de mi correo electrónico el resto del día. Entro y vacio mi bandeja y trabajo a través de mis carpetas de acción de nueve a diez. Por lo general no me lleva la hora completa. Entonces dirijo cualquier correo electrónico que entra durante el resto de la mañana de una a ciento treinta de la tarde y otra vez de cinco a 05:30 PM. Antes de irme a casa, sé que algunos de ustedes están pensando que no hay manera de que sólo puedan contestar sus correos electrónicos tres veces al día. Sostén ese pensamiento. Te voy a mostrar cómo es posible en tan solo un par de minutos. Pero yo quiero terminar este pensamiento primero. Si eres alguien que necesita responder a los correos electrónicos como parte de su trabajo todo el día. Al igual que si trabajas en el servicio al cliente o eres parte de una mesa de ayuda, entonces solo usas todo el día para la segunda parte. En este caso, aún bloquearías el tiempo en tu calendario para stack en tu carpeta en la primera parte en rojo aquí. Simplemente no bloquearías el tiempo para la segunda parte. Eso solo sería parte de tu jornada laboral. Nada de esto tiene que ser estático. Muevo mi hora de correo electrónico día a día. Y a veces incluso significa hacer esto fuera de orden o dejar caer una sesión. Mira martes y jueves. No tengo tiempo para apilar en mis carpetas en estos días de esta semana. Eso está bien. Sé que me pondré al día. He pasado una semana donde solo puedo apilar mis carpetas una vez que suceda. Cuando esto te pase, no te asustes. Simplemente concéntrate en tu próxima sesión de apilamiento programada y vuelve a la pista. Una cosa más, no te sientas culpable de hacer esto cuando estás programando, especialmente programar estos tiempos recurrentes en tus calendarios, el correo electrónico es trabajo. Necesitas dar tu permiso para trabajar en ello. Si no lo haces, no tendrás un horario realista y estarás trabajando noches y fines de semana solo para estar al tanto de todo. En cualquier día dado. Trabajé durante los tiempos de trabajo, un correo electrónico durante los tiempos de correo electrónico sin la ansiedad mental ni el pánico que mayoría de la gente tiene con respecto a su correo electrónico. Soy dueño de mi tiempo de correo electrónico, estoy en control. Todavía recuerdo la primera vez que pongo esto en juego hace años esa semana fui literalmente el doble de productivo porque me estaba concentrando mucho mejor en mi trabajo. Es una de las cosas que me llevó a poner esto en una clase para que pudiera compartirlo con todos ustedes. Tengo una pieza relacionada más programada para mostrarte antes de mostrarte cómo sacar esto con facilidad. Entonces a algunas personas como yo, les gusta apilar sus carpetas por la mañana y trabajar fuera de su bandeja de entrada el resto del día. Pero a mucha gente le resulta más fácil voltear el horario en la cabeza. Apilan sus carpetas al final del día, y luego al día siguiente, entran y trabajan fuera de su bandeja de entrada todo el día. No importa cuál de estos patrones uses o si usas otro patrón por completo. Es importante que lo hagas. Ahora que cubrí la base de cómo programo, quiero mostrarles exactamente cómo funciona esto en un día determinado. Lo primero es que mi tiempo de apilamiento ya está reservado en mi calendario. Soy proactivo en la gestión de este tiempo para que esté a cargo de mi correo electrónico y mis reuniones suelen reservarse con unos días de anticipación. Entro y vacio mi bandeja de entrada y empiezo a trabajar a través de mi pila de carpetas. Y por lo general esto me lleva menos de una hora. Encontrarás que si apilas diariamente, ese email te llevará cada vez menos tiempo cada día, entonces trabajo, luego compruebo un correo electrónico, luego hago un poco más de trabajo que vuelvo a revisar mi e-mail. Entonces voy a almorzar. Cuando vuelvo del almuerzo, estoy echando un vistazo rápido a mi correo electrónico antes de dirigirme a mi próxima reunión. Entonces vengo a mi tiempo de pila. Apilé mi bandeja de entrada para todos esos correos electrónicos que entraron por la mañana. Entonces hago algún trabajo, vuelvo a revisar mi correo electrónico a las dos de la tarde, pero me di cuenta de que ha surgido algo urgente. Por lo que me tomo un par de minutos extra para responder a ese correo electrónico en ese momento. Después vuelvo al trabajo, reviso mi correo electrónico justo antes de mi larga reunión de la tarde, hago mi reunión, y luego termino mi día apilando mi bandeja de entrada. Así que a pesar de revisar mi correo electrónico durante todo el día, solo una vez durante el día a las 02:00 PM. ¿ Dejé que fragmentara mi horario? El resto del día me quedé enfocado. Creo que encontrarás que con el 99% de los correos electrónicos, puedes esperar una o dos horas para responder sin afectar nada. Si alguien realmente necesita algo urgentemente, vendrán a buscarme. Piénsalo de esta manera. Si alguien necesita algo urgentemente, es su responsabilidad localizarte. Pueden escribirme, me pueden llamar, incluso pueden venir a mi escritorio. No voy a matar mi productividad sólo para ser receptivo. La clave aquí es ser proactivo y en control en cuanto a cómo dejas que el correo electrónico influya en tu día. Prueba esto incluso por un día y encontrarás que puedes lograrlo y que es una mejor manera de trabajar. Lo último que quería hacer en este video es mostrarte una fórmula rápida para estimar cuánto tiempo necesitarás para trabajar a través de tu correo electrónico todos los días. Comienza por la cantidad de correos electrónicos que recibes entrantes diariamente. Tienes ese número en tu cabeza. Creo que cerca de la mitad de tus correos electrónicos son basura o correos electrónicos que puedes basura o no necesitas responder o tomar medidas. Toma el número que acabas de llegar y multiplicarlo por 50% y obtendrás el número de correos electrónicos de acción. Esta es la cantidad de correos electrónicos en los que tienes que actuar. Si recibes 200 correos electrónicos al día, entonces tendrás unos 100 correos electrónicos en los que debes actuar. Ahora toma ese número, por ejemplo, un 100, y multiplicarlo por 1.5 minutos y obtendrás un aproximado por cuánto tiempo pasas en el correo electrónico diariamente. Ahora algunos correos electrónicos toman más tiempo y algunos toman menos tiempo dependiendo de tu trabajo, estos números podrían cambiar, pero esto te dará una buena estimación para usar. Aquí tienes una mesa para ayudarte a averiguarlo. Si recibes 100 correos electrónicos, necesitarás poco más de una hora para manejar tu correo electrónico. Y hasta recomendaría redondear para empezar. Es mejor sobreestimar aquí y luego retroceder. Sé que programar tu tiempo para apilar y fluir a través del proceso viene naturalmente a algunas personas. Si eres algo como yo, podrías ser más difícil de conseguir. Y eso no tiene nada que ver contigo. Es porque construir nuevos hábitos es difícil. Tengo un segmento sobre la construcción de hábito que definitivamente querrá ver. Pero antes de eso, en los próximos dos videos, te voy a enseñar dos de mis técnicas favoritas de método stack. Haz cinco más y la técnica Recordar, casi estás ahí. Hagámoslo hecho. 7. Cómo administrar tareas con la carpeta DO: En el último video, repasé mi estrategia de gestión del tiempo de correo electrónico. Esto funciona en su mayor parte, pero a veces sus e-mails requieren de una acción que pueda tomar algo todo o incluso más tiempo que he asignado para apilar en un día determinado. Quiero mostrarte cómo manejo estos. Mucha gente que he enseñado en la clase dice que esta es su técnica de stack favorita. Ya sabes que todos los correos electrónicos no se crean iguales solo en base a la acción requerida para procesarlos. Pero también hay otra dimensión para los correos electrónicos, y ese es el tiempo que se tarda en completarlos. Te voy a mostrar cómo esto influye en tu estrategia de gestión de tiempo de correo electrónico y luego cómo esto se relaciona con tu carpeta do. Aquí está mi tiempo de apilamiento. Mi sesión matutina es vaciar mi bandeja de entrada en mis carpetas de acción y luego trabajar a través de estas carpetas y luego tratar cualquier correo electrónico procesable que llegara en el pasado. Entonces mis dos ranuras de la tarde están ahí para hacer frente a los e-mails que entran en mi bandeja de entrada durante el día. Imagina si recibí un correo electrónico que requería una hora para tratar y otro los 30 minutos requeridos para tratar del día anterior. Entraron durante mi primera sesión de apilamiento. Después llegó otro correo electrónico de 30 minutos por la mañana y unos correos de 15 minutos llegaron por la tarde. Si respondiera a todos estos correos electrónicos en mi tiempo de apilamiento de bloques, me quedaría con un tonelada de e-mails que no llegué a ese día. Lo que descubrí es que en esencia hay dos categorías amplias de correos electrónicos basados en el tiempo. Lo que llamo correos electrónicos fáciles y correos electrónicos de esfuerzo. Correos electrónicos fáciles. Solo tómate unos minutos para responder a un esfuerzo. Los correos electrónicos tardan mucho más en lidiar con. Si te acuerdas de un video anterior, cada vez que consigo un e-mail, tengo que pasar por cuatro pasos. Tengo que abrirla. Tengo que escanearlo, o leerlo si es largo, tengo que decidir qué hacer con él y actuar al respecto. Si disecto el proceso de actuar en un correo electrónico, está claro que en realidad tiene dos partes, preparando y respondiendo. Tengo que averiguar qué voy a decir. En realidad estamos haciendo algo. Entonces en realidad tengo que escribir el e-mail y golpear Enviar. Déjame descomponer esto un poco más para que tengas claro de lo que estoy hablando. A veces la preparación es solo un pensamiento simple que solo toma unos segundos. Y puedo elaborar el mensaje en tan solo un minuto y terminarlo. Por ejemplo, alguien me pidió que tomara una decisión. Pienso en ello por unos segundos, luego respondo. Estos son los correos fáciles de los que te estaba contando. En ocasiones tengo que hacer trabajo más serio antes de poder responder, como escribir un reporte o investigar algo y me podría llevar 15 minutos o una hora o incluso varias horas antes de poder responder. Estos son los correos electrónicos de esfuerzo de los que te hablaba. Aquí está bastante claro que correos electrónicos fáciles necesitan ser trabajados de manera diferente a los correos electrónicos de esfuerzo. Entonces te voy a mostrar cómo lo manejo y ahí es donde entra en juego la carpeta do. Cuando estoy trabajando mi correo electrónico, presto especial atención a los correos electrónicos de esfuerzo a medida que paso por el proceso. Y sólo para quedar claro aquí, un correo electrónico de esfuerzo para mí es cualquier correo electrónico que me va a llevar más de cinco minutos. Lo que me di cuenta es que si creo que me va a llevar más de cinco minutos, es probable que me lleve 15 minutos o más en responder. Aquí está mi bandeja de entrada. Y supongamos que esta es mi sesión de apilamiento al principio del día. Entra el primer correo electrónico y decidí que pertenece en mi carpeta de carne. Entonces vengo al segundo y me di cuenta de que me va a llevar más de cinco minutos responderme. Eso significa para mí que es un correo electrónico de esfuerzo y me va a tomar 15 minutos o más para hacer. En lugar de ponerlo en mi carpeta de respuestas, lo voy a colocar en mi carpeta do. Y para ayudarme a recordar, en lugar de simplemente llamarlo para hacer carpeta, llamo la carpeta do cinco más. Donde el más de cinco es un recordatorio para mí poner correo electrónico aquí que creo que me llevará más de cinco minutos. Y sigo por este proceso, colocando correos electrónicos en las carpetas respectivas. A menos que me encuentre otro correo electrónico que requiera más de cinco minutos de tiempo. Abrí mi carpeta do five plus y paso por mi típico proceso de apilamiento de marcar correos electrónicos. Pero esta vez hago algo ligeramente diferente. Abrí mi calendario y creé entradas de calendario usando la línea de asunto y mis correos electrónicos señalados usando la palabra do five plus para indicar esta es mi carpeta du y la línea de asunto para que pueda encontrar la e- correo. Y cuando hago esto, me aseguro de asignar la cantidad correcta de tiempo para hacer la tarea. Ahora, en lugar de archivar o destrozar el correo electrónico original, lo marco como programado aplicándole una categoría o etiqueta coloreada a la misma. De esa manera sé que ha sido programada pero no terminada. Y repito el mismo proceso con mis otros correos electrónicos señalados. Ahora, cuando ese horario aparece en mi calendario durante mi jornada laboral, sé que puedo encontrar fácilmente el correo electrónico podría hacer cinco más carpeta porque tiene la palabra hacer cinco más en la entrada del calendario name, que me dice que está en mi carpeta du, que es rápido de encontrar. Después de haber actuado al respecto, puedo archivarla o papelarla. Y hago exactamente lo mismo con el siguiente correo electrónico cuando aparece esa franja horaria. Ahora en este ejemplo, puse los recordatorios de correo electrónico en mi calendario el mismo día, pero puedes programar estos para cualquier momento en el futuro. A menudo lo programo por días, semanas, o incluso meses en el futuro en base a cuál es el cronograma de acción, quiero asegurarme de que entiendas exactamente lo que está pasando aquí. En primer lugar, identificarás que el correo electrónico está tomando más de cinco minutos y lo pondrás en tu carpeta do five plus. A continuación, vas a revisar tu calendario para tiempo abierto en el horario del libro para el correo electrónico en tu calendario. Asegúrate de que cuando cambies el color del correo electrónico para indicar que estaba programado? Volverás a esta carpeta a la hora programada y responderás al correo electrónico que lo archiva o la papelera y ya has terminado. Es un proceso realmente simple, casi no lleva tiempo y tiene el beneficio añadido de ayudarte a estimar mejor tu carga de trabajo. La técnica do folder maneja uno de los casos de borde más grandes con correo electrónico. Correos electrónicos que tienen tareas asociadas a ellos. En el siguiente video, te voy a mostrar cómo manejar el otro caso de gran filo que viene con el correo electrónico, que es cómo rastrear solicitudes con correo electrónico usando el correo electrónico. Aquí vamos. 8. Cómo hacer un seguimiento: Pregunta para ti. ¿ Cómo se realiza el seguimiento de una solicitud que envía por correo electrónico? Por ejemplo, digamos que envió un correo electrónico a un compañero de trabajo pidiendo un archivo o envió un correo electrónico a un proveedor o a un cliente solicitando una tarea que se hiciera. ¿ Cómo seguirías esas solicitudes? ¿ Te notas adhesivas, configuración, seguimiento de recordatorios, escribirlo en una lista de tareas, reza para que recuerdes. Siempre y cuando implique grabación, está en algún lugar. Estoy seguro de que todo lo que uses funcionará. Dicho esto, he desarrollado un pequeño truco para hacer esto que quiero mostrarte. Digamos que estás enviando un correo electrónico en el que necesitas una respuesta. Una vez que redactes el mensaje y pulsa enviar, ese correo electrónico va al destinatario. Y al mismo tiempo, se coloca una copia en tu carpeta enviada. Realmente hay dos copias, una que obtienen y otra que tienes como registro. Ahora si necesitas ese correo electrónico, tendrás que indagar en tu correo enviado para encontrarlo entre todos los demás mensajes que hayas enviado. No tan difícil, pero puede ser engorroso, sobre todo cuando hay una manera más fácil. Hago esto un poco diferente. En lugar de simplemente golpear enviar después de haber escrito el correo electrónico, me BCC yo mismo, lo que crea una copia duplicada que entra en mi bandeja de entrada. Después tomo esta copia y la pego en una carpeta que llamo recordar. Sé que podría simplemente agarrar la copia de mi Correo enviado, pero eso es demasiado doloroso y es evitable. Si golpea mi bandeja de entrada, no hay forma de ignorarlo, lo que me incita a ponerlo en mi carpeta permanecida. Una vez que muevo el correo electrónico a mi carpeta de recordatorios, es mucho más fácil encontrar y responder de lo que sería si estuviera incrustado con el resto de mi correo electrónico enviado. Acabo de tener un puñado de correos electrónicos en mi carpeta de recordatorios para rastrear y dar seguimiento. Si echas un vistazo a la carpeta de recordatorios, que he añadido aquí como una nueva carpeta a mi pila. Y para mí es mi cuarta carpeta. Verás que hay una serie de ventajas a este enfoque. En primer lugar, el correo electrónico que bcc y yo mismo en es fecha y marca de hora. Cuando miro la lista de mensajes, puedo ver exactamente cuándo se hizo mi solicitud originalmente. Segundo, también es realmente conveniente ver todas mis solicitudes pendientes en un solo lugar. Puedo escanear rápidamente a través de ellos y ver si necesito dar seguimiento a algún correo en particular. Tercero, si necesito darle seguimiento de nuevo, acabo agregando al mensaje de correo electrónico original que contiene mis solicitudes o solicitudes anteriores. He tenido casos en los que he tenido que dar seguimiento a gente seis o siete veces para obtener una respuesta. Y les queda muy claro que no me pueden sacudir. Esto es realmente útil cuando la situación requiere que te mantengas al tanto de un hilo de correo electrónico o envíes múltiples mensajes para obtener una respuesta. El proceso general es sencillo y te voy a mostrar a qué me refiero. Identifica un correo electrónico para el seguimiento y esto puede ser desde cualquier carpeta. Tú mismo te BCC. Una copia va a la bandeja de entrada. Lo mueves a tu carpeta de recordatorios. Y ahí es donde se establece el correo electrónico. Si necesitas hacer un seguimiento de nuevo, volverás a enviar un correo electrónico desde la carpeta Recordar en BCC y repetir el proceso hasta obtener tu respuesta. Cuando lo desgloses, realidad son solo dos pasos, que es BCC tú mismo en cualquier cosa que quieras dar seguimiento y ponerlo en tu carpeta de recordatorios para rastrearlo. Ahora que tienes que recordar carpeta, tienes el conjunto completo de carpetas de pila que utilizo para administrar mi bandeja de entrada. La técnica Recordar que acabo de compartir contigo junto con la técnica do five plus que cubrí en el último video, hacen que el sistema stack complete. El cubra los estuches de borde para que sepas que estás completamente cubierto y nada se deslizará por las grietas. Te darán confianza, lo cual es importante porque es uno de los factores clave necesarios para que el apilamiento sea un hábito. Cubriré todos los otros factores clave necesarios para que el apilamiento sea un hábito en el último video. Y definitivamente presta mucha atención porque te ayudará a evitar las trampas y meterte en el ritmo de apilar mucho más rápido. Terminemos esto. 9. Un cuento de dos hábitos: Lo último que necesito mostrarte es cómo hacer que el apilamiento sea un hábito. Estás pensando, vale, eso es fácil, solo hazlo por ti. Ese podría ser el caso. Ahora, descubrí que construir cualquier nuevo hábito puede ser complicado y construir un nuevo hábito de correo electrónico podría ser aún más difícil porque hay tantas trampas que pueden llevarte de nuevo a tu vieja forma de trabajar . Y son sutiles. Por un día estás apilando y luego pasa una semana y te das cuenta de que ya no estás. Como equipo en doble Géminis, hemos aprendido mucho sobre hábitos de construcción porque tenemos que enseñar a las personas son técnicas de productividad torno a la gestión del correo electrónico, gestión de reuniones, proyecto gestión y otras cosas. Y tenemos que hacerlo de una manera que los haga pegarse tanto a nivel individual como de equipo. Te voy a mostrar lo que sé de construir un nuevo hábito de correo electrónico a partir de trabajar con clientes durante la última década. Tienes tu hábito de correo electrónico actual. Voy a llamarlo tu hábito de correo electrónico defacto. Es lo que estás haciendo ahora. No estoy seguro de ti, pero para la mayoría de la gente que he observado Hay dos grandes problemas con su hábito de correo electrónico defacto. El primero es que no tienen un proceso bien definido para manejar su correo electrónico. El problema con esto es que las cosas se deslizan por las grietas o tienen que revisar constantemente para asegurarse de que no se perdió nada. Y el resultado es que el correo electrónico ocupa demasiado espacio mío y crea ansiedad. El segundo tema es que están enviando un correo electrónico intermitentemente durante todo el día. Y estoy seguro de que te relacionarás con esto o conocerás a gente que hace esto. Está bien documentado que se tarda 15 minutos en entrar en la zona y al menos diez minutos de trabajo continuo para producir una salida significativa. Probablemente todos ustedes han experimentado eso antes. Lo que te estoy mostrando aquí es la anatomía de una tarea de una hora terminada con concentración. Bueno, lo que pasa cuando te interrumpe un correo electrónico durante el calentamiento, se restablece el reloj y tienes un calentamiento de nuevo antes de empezar a trabajar. Cada interrupción significa que vuelves a pasar por el ciclo, una interrupción más larga, y cuanto más tiempo tienes para pasar calentándote. Y de repente una tarea que se suponía que debía tomar una hora se ha extendido a más de dos horas. ¿ Eso suena familiar? El hábito defacto es una forma terrible de trabajar. Fragmenta tu atención, lo que mata la productividad, limita tu espacio mental disponible y crea ansiedad. No es casualidad que el trabajador promedio pase seis a ocho horas adicionales fuera del trabajo solo para quedar atrapado. Si apilas, no tienes que formar parte de esta estadística. El apilamiento es mejor de tantas maneras. Para empezar, el proceso es completo y eficiente. Estoy seguro de que cuando termino con el correo electrónico en un día dado que nada se ha resbalado por las grietas. Esta confianza me da la capacidad de enviar un correo electrónico cuando es hora de enviar un correo electrónico y trabajar cuando es hora yo haga mi otro trabajo con stack, soy productivo emailing y soy productivo durante mi otro trabajo. Estoy en control y la diferencia es liberadora. Ten en cuenta que tu hábito de correo electrónico defacto siempre va a estar ahí. Eso es porque en realidad nunca puedes deshacerte de un viejo hábito. Sólo puedes reemplazarlo por uno nuevo. Eso es lo que dice la investigación y eso es lo que he experimentado también. Para arrancar tu nuevo hábito, tiene que ser mejor en todos los sentidos y hay que evitar las trampas que están tratando de retroceder a tu antigua forma de hacer las cosas. Te voy a mostrar las cosas centrales que necesitas sacar para cambiar al apilamiento como un hábito. Pero ten en cuenta, hay muchas trampas. Si te mostrara a todos ellos, sería abrumador. En realidad, en el primer pase incluían todos ellos en este video, pero era demasiada información. Si sigues luchando, dirígete y te ayudaré a superar la joroba. Los hábitos son arrancados por disparadores. Son las cosas que te meten en el hábito. A menudo ya sea que pretendas hacer la acción o no, lo genial es que puedes enterrar desencadenantes para que te impidas realizar un hábito y poner en marcha nuevos disparadores para meterte en el nuevo hábito que estás tratando de construir. ¿ Cuál crees que el gatillo más grande es que empuja a la gente a su hábito de correo electrónico de facto. Te dejaré pensar en eso por un segundo. acabó el tiempo. Es notificaciones. Estoy hablando tanto de notificaciones de escritorio como móviles. Tienes que apagarlos. Es audaz y podría ser aterrador para algunos de ustedes, pero hay que dictar los términos de cómo se relacionan con su correo electrónico. No se puede dejar que un programa cuyas alertas se establecen por defecto esté en el asiento del conductor aquí. Ahora esto podría sonar dramático, pero cada notificación emergente que revises está perdiendo un poco de ti mismo. Ahora, aunque apaguen las alertas, aún revisarán su correo electrónico. Solo un poco menos a menudo, lo que va a marcar una gran diferencia en tu concentración. Para el método stack, los desencadenantes están en tu calendario y están dispuestos a repetirse día tras día. Podrías tener más o menos tiempo que he segmentado aquí. O estás apilando sesiones podrían ser programadas en diferentes momentos. Eso está bien. Estas entradas del calendario están ahí para recordarte que es más eficiente hacer tu correo electrónico en lotes que sus one-offs. Recuerda, podrías recibir el correo ocasional al que necesitas dejar las cosas para responder, pero esa es la excepción, no la regla. El 99% de tus correos electrónicos se pueden manejar durante tu tiempo de pila. Incluso con estos desencadenantes, los cambios podrían no ocurrir el primer día o la primera semana que estás apilando. Eso está bien. Quédate con él y tus patrones de trabajo cambiarán y estarás en control. Las recompensas son la siguiente pieza sobre construcción de hábitos que quiero cubrir ahí, las cosas que hacen que el hábito sea pegajoso. El impulsa a hacer el hábito una y otra y otra vez. Así que la pepsina sale con pasta de dientes a principios de 1900 cuando no mucha gente estaba cepillando su pasta de dientes tenía una recompensa incorporada. La receta incluía ácido cítrico, aceite de menta, y otros químicos que crearían una sensación de hormigueo en la boca. Esta recompensa fue tan convincente que dentro una década la mitad de la población de EU se estaba cepillando los dientes. Las recompensas hacen que los hábitos pegajosos y los buenos hábitos son transformadores. Resulta que ya hay una recompensa con hábitos de correo electrónico defacto y es biológico. Como humanos, literalmente estamos conectados para obtener un impulso de dopamina cada vez que obtenemos nueva información. No importa si es información útil, solo importa que sea nueva. Esto hace que sea realmente convincente revisar su correo electrónico todo el tiempo porque cada vez que lo haces, obtienes esta pequeña recompensa, usas el método estático. Obtendrás la fiebre de la dopamina porque eso es biológico e incorporado. Y obtendrás otra recompensa que es aún mejor. Sentirás una sensación de claridad después de apilar. El tipo de claridad que encuentro suele reservarse para las vacaciones o las duchas se usan cuando estás en un auto o en un tren o en un avión, cuando puedes pensar libre y despejado de distracciones, lo obtienes porque con el método stack, una vez que hayas borrado tu bandeja y trabajaste a través de tus carpetas de acción, obtendrás cierre de tus correos electrónicos pasados. Ya sabes, con un 100% de confianza en que nada en el pasado se cayó, estás encima de todo. lo único que tienes que lidiar, que es mucho más manejable o los correos electrónicos que llegan hoy, te puedo decir por experiencia personal que es liberador. Se siente increíble estar en ese estado. En realidad apilar antes de necesitar hacer algo creativo o complejo. Apilo antes de cada sesión de escritura de guiones para esta serie de videos y marcó una gran diferencia. Podría acercarme a la obra con más espacio mental porque él, porque sentí en total control sobre todo mi otro trabajo, especialmente mis comunicaciones por correo electrónico. Cuando estés haciendo esto por tu cuenta, presta mucha atención a cómo te sientes después de vaciar tu bandeja de entrada y terminas de trabajar a través de tus carpetas de acción. Recuerda, esto es antes de empezar a tratar con correos electrónicos que entran en tu bandeja de entrada para el día. Ese pequeño momento entre el pasado y el futuro es mi presente para ustedes. Hay una pieza más que quiero cubrir contigo que te ayudará a encerrar el apilamiento como un nuevo hábito. Y esa es la motivación para hacerlo. Para la gente con la que he trabajado. La motivación principal que impulsa su hábito de correo electrónico de facto es la capacidad de respuesta. Esto puede provenir de la presión social, las expectativas de un gerente o cliente o compañeros de trabajo para ser receptivos en el correo electrónico y o la presión interna. He enseñado a mucha gente que siente que no está respondiendo lo suficientemente rápido como para ralentizar a sus compañeros de trabajo o ralentizar a sus clientes. Yo lo entiendo. Yo también he estado allí. Le hago saber a la gente si algo se está quemando y me necesitan de inmediato para llamarme o enviarme un mensaje de texto. No soy alguien que revisa mi correo electrónico cada cinco minutos porque estoy trabajando. Y también ayuda a recordar que la mayoría de la gente te dispara un correo electrónico y luego su intención va a otro lado. No están sentados ahí mirando a su computadora esperando una respuesta. Lo más probable es que si estuvieras en una reunión o fuera en los médicos, podrían esperar un poco para contestar y nada se derrumbaría. Las personas que apilan valoran la productividad sobre la capacidad de respuesta, valoran hacerlo. Una vez que empecé a apilar, descubrí que la gente me valoraba mucho más porque pude duplicar mi salida semanalmente. Y eso no es una exageración. La parte irónica es que mis clientes a menudo me ven como más receptivo que todos demás porque con el método stack, nada se desliza por las grietas. Si me disparan un correo electrónico, soy confiable. Soy un 100% confiable en responder. El secreto para encerrarse, para anclar esta motivación es relacionar el apilamiento con la forma en que te identifiques. Tengo un amigo que trabaja todos los días y ha trabajado todos los días desde hace más de 30 años, literalmente nunca se ha perdido un día. Le pregunté cómo lo sacó. Su respuesta fue que es justo quien es. Es alguien que funciona todos los días, es parte de tu identidad que estás organizado. Organizar a la gente, apilar todos los días. Si no eres tú, ¿ es tu identidad la que entregas? Personas que entregan pila o eres alguien que es confiable? Gente confiable apila su correo electrónico? El punto aquí es hacer de esto parte de su identidad. Di esto conmigo en tu cabeza. Soy alguien que acula a diario. Soy alguien que está en control total de mi correo electrónico diariamente. Soy alguien que tuvo éxito, razón por la cual apilé diariamente. Que sea parte de tu identidad en ella será mucho más fácil quedarse con, sobre todo a la larga. Es mucho más fácil apegarse a cualquier hábito cuando lo haces parte de quien eres. Ahora has pasado por toda la serie de videos. Tienes todo el conocimiento requerido para que esto suceda. Dicho esto hay algunos detalles específicos sobre poner en práctica todo esto. Y esos detalles están en los videos de cómo vaciar tu bandeja de entrada a 0 para comenzar con cómo configurar y usar atajos de teclado, cómo desactivar las notificaciones y así sucesivamente. Definitivamente presta atención a estos, especialmente el de atajos de teclado. 10. Cómo hacer Gmail: guía: Hola, Bienvenido. En los siguientes videos, mostraré algunas de nuestras mejores prácticas recomendadas para usar el método stack de manera efectiva y sencilla. Queremos ayudar a aliviar el estrés asociado con el correo electrónico y conseguir que su bandeja de entrada a 0. Es importante destacar que se trata de recomendaciones. No son reglas duras y rápidas. Queremos que el proceso sea cómodo y sin esfuerzo de mantener. Así que por favor siéntete libre de personalizarlo para que se adapte a ti. El método stack está diseñado para devolverte más tiempo y es completamente no destructivo. No perderás ningún correo importante. Te lo prometemos. Apilamiento feliz. De acuerdo, entonces vamos a hacer stack para Gmail. Ahora lo primero que vamos a querer hacer es cambiar la configuración para que estemos todos listos y listos para irnos. Por lo que haríamos clic en el botón Configuración, ir a C, Todos los ajustes. Y después sólo voy a mostrarles algunos de ellos. Todos estos van a ser preferencia personal, así que como quiera configurarlos, está bien. Pero lo que sí quiero mostrarte, es que si te desplazas hacia abajo, verás la vista Conversación y podrás verla incluso te dice que es conjuntos si los correos electrónicos del mismo tema están agrupados. Entonces si tienes un montón de hilos, todos serán seleccionados y el pequeño grupo juntos. Y de esa manera, cada vez que algo nuevo entra, se puede ver todo el hilo a continuación. Por lo que me gusta seleccionar vista de conversación por esa razón. Lo siguiente que puedes hacer, y esto es realmente importante como escritorio y seleccionar notificaciones masculinas desactivadas. Ahora sé que da un poco de miedo. Algunas personas sienten que se van a perder algo. Pero te prometo que no lo harás porque todavía vas a revisar tu correo electrónico. Pero lo que esto te permite hacer es no distraerte cada vez que te hacen ping mientras intentas enfocarte en otra cosa. Por lo que desea seleccionar off. Lo siguiente que vamos a hacer, nuestras estrellas. Puedes usar tantas de estas como quieras. Creo que con el propósito de hacerlo simple y efectivo, una estrella es generalmente el mejor. Puedes arrastrarlos dentro o fuera. Voy a hacer de una estrella. Y puedes, literalmente, elegir color que quieras y simplemente arrástralos dentro y fuera. Entonces para efectos de esto, voy a ir con una estrella roja porque prefiero eso y lo pondré ahí. Y entonces el siguiente es el más importante que vas a seleccionar. Y esos son los atajos de teclado más allá. En realidad no podrás hacer ninguno de los atajos que te voy a mostrar sin esta seleccionada. Y si no obtienes nada más los atajos de teclado de este taller, te ahorrarás absolutamente una tremenda cantidad de tiempo. Así que asegúrate de que esté seleccionado. Cuando termines, vas a venir hasta el fondo y hacer clic en Guardar cambios. El mío está en gris porque ya he seleccionado estas opciones. Una vez que pulses Guardar cambios, ya estás listo y solo puedes volver a tu bandeja de entrada. De acuerdo, entonces vamos a hacer el método stack para Gmail. Ahora aquí estoy en mi bandeja de entrada. Y antes de empezar, quiero llamar su atención en la barra de tareas de la izquierda aquí a estas carpetas, que en Gmail se llaman etiquetas. Entonces voy a referirme a ellos como etiquetas. Y hemos escogido nombres cortos orientados a la acción para todos estos. Y también notarás que he puesto el número de la etiqueta junto al nombre. Y lo he hecho deliberadamente porque quiero mantener esto en el orden de prioridad en el que realmente me gusta trabajar. Entonces prefiero responder a algo antes de hacer algo, conocer a alguien, etcétera. Ahora bien, si recuerdas del método stack, cuando recibes un e-mail, pasas por cuatro pasos. Tienes que abrirlo, tienes que escanearlo, tienes que decidir qué hacer y luego tienes que actuar al respecto. La idea de estas etiquetas aquí es que va a sacar algunas de las conjeturas. Una vez que hayas puesto estos en las etiquetas correspondientes, notarás que todo en la respuesta es algo a lo que tienes que responder. Todo lo que hay en la carpeta do o etiqueta es algo que necesitas programar para ti mismo, como una tarea, etc. Así que vamos a seguir adelante y trabajar a través de estos ahora mismo. Voy a volver a mi bandeja de entrada y voy a escanear el mensaje y decidir con cuál de estas etiquetas de acción se va a relacionar. Entonces voy a decir que este es un du. Ahora voy a usar mis atajos de teclado en lugar de arrastrarlo con el ratón porque va a ahorrar mucho tiempo. Entonces me pegaría x, así que en realidad seleccionaría el mensaje. Y luego me pegaría V como en Víctor. Y lo que eso te permite hacer es moverlo a una carpeta. Y entonces todo lo que necesitaría hacer es teclear el número de la carpeta o empezar a escribir el nombre de la carpeta y lo tiraría hacia arriba. Entonces he decidido el preámbulos de este. Voy a poner en el número dos. Ahí está. Voya darle a Retorno y vamos a ver si está ahí. Ahí está. Entonces voy a pasar por mi bandeja de entrada haciendo exactamente esto. Voy a decir que este es un do también. Por lo que de nuevo, voy a pegarle a X V para regresar. Esta es una solicitud de reunión y voy a hacer esto con cada uno de los que tengo. Asegurémonos de que esa convocatoria de reunión esté ahí. Ahí está. Está en mi sello. Así que voy a seguir pasando por todas estas y de la misma manera y lo estoy haciendo un poco más despacio de lo que normalmente lo haría, solo para que en realidad me estés viendo hacer esto, voy a decir esta es probablemente una respuesta. Entonces yo voy a hacer eso. Entonces ya estás viendo cómo estoy haciendo esto. Entonces esta es una respuesta. Este es para revisión y solo voy a trabajar en esto de una especie de manera rápida, normal que trabajaría en ello ahora, esta es probablemente una reprogramación de solicitudes, así que voy a decir esto uno podría ser un encuentro éste es probablemente una respuesta. Este es un do este es ado. Este es un boletín de noticias. Entonces voy a decir que esta es una crítica. Diré que ésta es una respuesta, y diré que ésta también es una respuesta. Y ahora voy a tomar una enorme respiración profunda y suspiro de alivio porque adivina qué? Mi bandeja de entrada está vacía. Entonces ahora después de haber hecho eso, me voy a pasar a estas etiquetas. Y voy a trabajar a través de cada una de estas etiquetas en el orden con el que las priorizo. Entonces primero pasaré a las respuestas. Y entonces lo que voy a hacer aquí es dentro de estas etiquetas que has creado, una vez que hayas movido los correos a ellos, probablemente mirarás y notarás que algunos de ellos van a tomar un poco más de tiempo y algunas de ellas son cosas con las que puedes lidiar en tiempo real y archivar o eliminar. Nuevamente, siempre recomendamos archivar para que no sea destructivo para que aún puedas buscarlo y encontrarlo más adelante. Entonces voy a decidir que este es rápido. Y lo que voy a hacer es usar las teclas de flecha arriba y abajo. Voy a almacenar todos los correos electrónicos que siento que puedo responder en tiempo real ahora mismo. Entonces este es uno que puedo contestar ahora mismo, así que lo voy a almacenar. Y como hice eso es que uso el atajo de teclado, utilizo la letra S como en Sam. Y voy a seguir bajando. Voy a decir que esta va a llevar tiempo. Definitivamente puedo hacer esta ahora. Necesidad de pasar algún tiempo en eso. Sí, creo que esos dos son buenos por ahora mismo. En realidad, probablemente podría hacer esta también, esta. Entonces voy a decir que voy a responder a eso también. Entonces entonces voy a volver a subir al principio de la lista aquí. Y voy a golpear R, que es respuesta atajo de teclado. Y sólo voy a contestar en tiempo real. Y luego voy a seguir adelante y darle a Enviar. Ahora ya me ocupé esto y verás que también se adelantó y lo etiquetó como prioridad porque esa es una regla que he configurado que cualquier cosa de Prashant venga de esa manera y hablaremos de eso en un minuto. Pero como ya lo hice, no lo necesito en este momento. Entonces voy a seguir adelante y pegarle a Y. que lo archiva? Y el archivo está aquí abajo. Si haces clic en Más, entra en esta carpeta de correo todo, que es el archivo. Y siempre se puede hacer una búsqueda ahí dentro. Eso lo voy a hacer por cada uno de estos. Esta también es una a la que voy a responder en tiempo real. Voy a mandar esa. Ya lo hice, así que voy a seguir adelante. También puedes presionar esto, pero voy a golpear Y para archivar. Y entonces yo haría el último que seleccioné. Voy a seguir adelante y responder a esto. Envíalo. Nuevamente, he hecho esto. Ahora. Sólo me quedan dos cosas en mi carpeta de respuestas, y ambas son algunas cosas a las que necesito llegar más tarde. Entonces eso es algo a lo que voy a volver y yo haría lo mismo. Yo pasaría por cosas de horario. ¿ Estoy haciendo lo mismo que protagonizaría lo que necesitaba hacer ahora mismo. Tengo que hacer esto y éste lo voy a hacer después porque va a llevar más tiempo. Y yo haría estos en tiempo real. Y luego una vez que terminen, archivarlas o borrarlas. Entonces así es como harías el método stack. Pasarías por tu bandeja de entrada, revisarías todas tus etiquetas de acción, y luego volverías a tu bandeja de entrada, tomarías un profundo suspiro de alivio porque no tienes nada ahí. Y luego por el resto del día, trabajarías desde tu bandeja de entrada. Por lo que cualquier cosa nueva que venga en usted se ocuparía en tiempo real. Y entonces cualquier cosa que creas que podría tomar un poco más de tiempo, pondrías una de estas etiquetas de acción. De acuerdo, entonces vamos a hablar de cómo crear tus carpetas de acción en tu barra de tareas izquierda. Ahora como recordatorio, en Gmail, estos en realidad se denominan etiquetas y no carpetas. Entonces lo que vamos a hacer es ponerlos en marcha. verás ahora mismo ya tengo todas las que normalmente uso setup, así que tengo de una a siete respuesta para conocer y así sucesivamente. Entonces lo que haríamos es para los propósitos de esta demo, voy a borrar esta poder crear una nueva. Entonces yo sólo voy a entrar aquí. Voy a quitar esta etiqueta y voy a crear una nueva. Entonces ya ves cómo hacerlo. Entonces lo que yo haría es bajar a donde esta flecha está al lado de la palabra Más. Haga clic en ahí. Y si te desplazas hasta la parte inferior, notarás que dice crear nueva etiqueta en la parte inferior. Voy a dar clic en eso. Y voy a seguir adelante y mecanografiar tres carnes. Por lo que tenía un borrado que hace un segundo. Entonces voy a seguir adelante y volver a añadir eso. Ahora si quisiera convertirlo en un sub-nivel, podría hacer esto. Y no vamos a hacer esto por este en particular porque queremos que este sea un sello principal. Voy a golpear Create. Y luego si nos desplazamos hacia arriba, aquí está, Se ha creado. Y puedes ajustar el color de la etiqueta. Puedes ocultarlo o mostrarlo en lista de etiquetas aquí mismo haciendo clic en estos tres puntos. Por lo que seguirías adelante y hacer esto para cada una de tus carpetas principales. Y luego por siete cuando lo crearías. Y hablaremos de cómo ampliar eso en un segundo. Ahora sabemos que del uno al seis van a ser acciones que hagas regularmente. Otra forma de administrar estos es entrar en Configuración, entrar a ver todas las configuraciones. Y donde dice Etiquetas. Esto le permite mostrar, ocultar y tomar diferentes decisiones sobre las preferencias si desea mostrar una lectura divertida, etc. Así que esta es una forma de administrarlo a través de la configuración. De verdad me gusta simplemente hacerlo en la barra de tareas de la izquierda. Entonces hablemos también de la carpeta de viento. Entonces estas son tus carpetas de acción como viste antes, vamos a mover los correos electrónicos a estas etiquetas en particular para que sepamos qué hacer con ellas cuando trabajemos a través de nuestras etiquetas. Cuando la carpeta es un poco diferente. Por lo que puedes ver aquí mismo que si hago clic en esta flecha, se descolapsó como esta y la expande. Y verás que en realidad puedes crear todas estas carpetas debajo de ella. Ahora para lo que se usa la carpeta wind es que usamos eso para proyectos activos. Entonces digamos que estás trabajando en crear una presentación de octubre como este primer sello. Cualquier cosa que tú, que entre en tu bandeja de entrada, puedes crear una regla para que sólo vaya directamente a esta carpeta para que no tenga que saturar tu bandeja de entrada. También puedes tomar cualquier correo electrónico que recibas y moverlo ahí. Digamos que tengo esta en mi bandeja de entrada porque aún no he establecido la regla. Y quiero que eso siga adelante y mueva eso crear la presentación de octubre. Yo lo hago de la misma manera que me viste mover los correos antes. Tendría x, v, empiezo a escribir en la palabra crear. puede ver que lo tira para arriba justo aquí, golpeó retorno. Y entonces vamos a ver, ¿está ahí? Lo es. Por lo que sería una gran manera para que usted ahorre tiempo también. Y de nuevo, no quieres tener demasiadas carpetas que esto va a ser realmente abrumador. Pero esto es para proyectos activos, presentaciones, cosas así en las que estás trabajando ahora mismo. Y cuando termines con ella, puedes seguir adelante y ocultar la carpeta. Cuando termines. Si lo quitas, lo borra, así que te recomendaría ocultarlo. Y una vez que lo escondas, no tendrás que verlo activamente en la carpeta única. Y de nuevo, al igual que cuando archivamos nuestros correos antes, cuando entras en esta área toda masculina justo aquí, ahí es donde aparecería la carpeta. Entonces eso es lo que recomendaría. Y puedes crear fácilmente estos. Y luego también puedes cambiarles el nombre o moverlos, o hacer lo que prefieras hacer. Nuevamente, este es el orden en el que me gusta trabajar. Así es como me gusta nombrarlos. Es posible que desee llamar a uno de estos comercio o factura, lo que sea va a ser su flujo de trabajo. Eso es lo que quieres hacer. De acuerdo, entonces una de las cosas más importantes de hacer de stack un hábito que puedes mantener es reservar el tiempo en tu calendario. Y les voy a mostrar cómo crear tiempo en su calendario para que ambos trabajen a través del proceso de apilamiento donde apilan a través de su bandeja de entrada, pongan cosas en sus etiquetas de acción y trabajen a través de esos. Y también trabaja desde tu bandeja de entrada durante el día. Entonces vamos a pensar en ello como dos cosas diferentes que estamos programando. Entonces lo primero que vamos a hacer es que vamos a hacer clic en un tiempo para el que queremos poner a disposición. Y voy a hacer que esto sea una tarea. Entonces voy a dar clic en eso. Entonces lo que voy a hacer es entrar, Digamos nueve AM. Y yo, literalmente, entraría en una pila. Voy a llamar a éste carpetas. El motivo por el que estoy llamando a esta carpetas es que quiero pasar el tiempo recorriendo mi bandeja de entrada, poniéndolas en mis carpetas de acción o etiquetas como se les llama y Gmail. Y trabajando a través de todos estos y me voy a dar una hora de tiempo, que es un buen trozo de tiempo para hacer todo eso para tratar de que mi bandeja de entrada llegue a 0. Ahora, lo que voy a hacer es entrar en más opciones. Y voy a hacer un par de cosas que quiero que esto repita todos los días. Entonces voy a decir que en realidad quiero que esto repita todos los días de la semana a estas horas. Y voy a marcar esto como ocupado. Y la razón por la que voy a hacer eso es que necesito ese tiempo para asegurarme de que estoy trabajando a través de mi bandeja de entrada y luego trabajando a través de mis etiquetas de acción. Ahora la gente suele preguntar mientras te vas a dar una hora entera de tiempo de trabajo para hacer esto? Sí. Quiero que pienses en cuánto tiempo estás gastando revisando tus correos diariamente, revisándolos, distrayéndote con ellos. Esto le permitirá tener un sólido trozo de tiempo para trabajar en sus correos electrónicos, obtener todos al cuadrado de distancia, y luego sólo puede trabajar en lo que viene en su bandeja de entrada durante el día. Por lo que voy a dar clic en Guardar. Y en realidad voy a elegir esto. Color rojo para esto. Y notarás que ha sido creado y se repite. puede ver que se repite aquí también. Entonces voy a crear dos tiempos más pequeños. El primero va a ser a las 01:00 PM. Y voy a llamar a esta bandeja de entrada de una pila. Y esto va a ser exactamente de lo que hablamos, cómo trabajar a través de tu bandeja de entrada. Entonces entraré en más opciones. Yo sólo voy a hacer esta una media hora, y voy a tener esto también repetir todos los días de la semana. Cambia el color para que coincida. Y voy a marcar que este es libre. Estoy marcando esto como gratis porque este soy yo revisando mi bandeja de entrada y pueden surgir cosas durante el día. Yo quiero que la gente pueda programar sobre ello, etcétera. Entonces voy a dar clic en Guardar, y ya verás que ahí está. Voy a hacer una ranura más de media hora sólo para lidiar con mi bandeja de entrada. Y voy a hacer esa a las, digamos que en realidad lo voy a hacer al 430. Entonces haremos esta a la 430. Y también voy a llamar a esta bandeja de entrada de una pila. Voy a entrar aquí y marcar que este también está libre. También cambie el color para que coincida con los otros tiempos de apilamiento. Hit ¿Guardar qué? Ese lo hizo demasiado largo, fácil de editar. Sólo podemos hacer que sea media hora. Golpea Guardar. Ahí vamos. Ahora te darás cuenta que olvidé hacer algo importante aquí. No lo hice recurrente, así que voy a volver aquí, asegurarme de que cada día de la semana esté seleccionado y luego presionar Guardar y ahí está. Entonces, ¿por qué las dos diferentes? De nuevo, estamos usando este tiempo que está marcado como ocupado para pasar por nuestra bandeja de entrada y luego nuestras carpetas de acción o etiquetas como se les llama y Gmail. Y estos son, literalmente, para lidiar con los correos electrónicos que llegan durante el día. Ahora, ¿seguirás revisando tu correo electrónico en varios puntos? Sí, lo harás, y está bien. Pero esto te permite sentarte realmente, darte 30 minutos para lidiar con correos electrónicos que puedes responderte rápidamente durante el transcurso del día. Lo bueno de esto es que podemos moverlas, digamos, ya sabes qué, hoy, no tengo tiempo para dedicarme una hora a esto y mañana voy a tener que ponerme al día. Puedo borrar esto fácilmente. También puedo seguir adelante y decir que me gustaría empezar con mi bandeja de entrada a primera hora de la mañana. Y eso lo puedo mover hacia arriba. Y puedo mover todos estos por ahí como sea necesario. Algo que a otras personas les gusta hacer, que es un proceso que funciona bien para algunas personas, es hacer las carpetas de pila al final del día y luego lidiar con su correo electrónico a primera hora en la bandeja de entrada, y luego otra vez a la hora del almuerzo. Y así puedes hacer esto como quieras, pero quieres hacer del proceso algo que te vas a pegar para poner estas ranuras y un lugar que funcione mejor para ti. Vamos a hablar cómo programar el trabajo usando la etiqueta do. Y es una herramienta realmente útil porque esto te permite poner en tu calendario tareas que has recibido o tareas que quieras asignarte . Y así es en realidad como es diferente la carpeta de carne porque la carne es para invitaciones de calendario y la carpeta do es para tareas. Entonces lo que haría es que voy a decir que ya he trabajado a través de mi bandeja de entrada. Lo he puesto todo en las etiquetas correspondientes. Aquí estoy en la etiqueta do y quiero agendar esta tarea por mí mismo. Entonces la voy a protagonizar porque es algo que estoy haciendo en tiempo real ahorita. Y luego me voy a subir a estos tres puntos aquí en la parte superior. Y voy a seleccionar Crear Evento, que me hace estallar en mi calendario. Escribiría hacer espacio de colon. Entonces cuando miro mi calendario, sé que esa es una tarea que tengo que cumplir. Y luego voy a ir por aquí y borrar a todos los invitados. Eso es realmente importante porque es recoger a los invitados del correo electrónico. Pero no quieres seguir adelante y enviar una invitación de calendario para algo que estás programando como una tarea para ti en tu calendario. Así que asegúrate de eliminar a los invitados y encontrar un momento para la reunión. Entonces voy a decir esto. Voy a agendar tiempo para mí mismo entre las 1112 del jueves para hacer esta tarea. Y luego voy a golpear Save. Y ya verán que he programado esta vez para mí mismo. Está en mi calendario. Y lo realmente bonito es que si lo abro, verás que los correos en realidad se adjuntan. Y eso es genial porque cuando voy a trabajar en eso, tengo toda la información que necesito ahí mismo en la entrada real del calendario aquí. Y sé exactamente en qué tengo que trabajar. Entonces eso es programar tareas desde la etiqueta do. Por lo que a esto se le llama seguimiento con recordar. En ocasiones enviamos un correo electrónico y queremos tener un registro del mismo que sea de fácil acceso. Por lo que quieres dar seguimiento con un cliente. Quieres asegurarte de que te estás recordando algo importante que tienes que hacer. Ahora, podrías entrar en tu correo enviado y hacer una búsqueda aquí arriba y buscar correo. Pero es bastante engorroso y hay una manera más fácil de hacer seguimiento de los pocos correos electrónicos a los que realmente quieres dar seguimiento. Eso es mediante el uso del rastreo con sus mentes. Entonces déjame mostrarte cómo hacer eso. Entonces voy a componer un nuevo correo electrónico y voy a seguir adelante y digamos que el tema es por favor. Expediente de revisión. Y entonces en realidad voy a hacer esto apropiadamente. Por favor revise archivo, digamos F, G, H. Y voy a seguir adelante y poner tipo algo en el cuerpo del e-mail. Sólo voy a hacer un par de puntos. Ahora lo que quiero hacer antes de enviar esto para asegurarme de poder llevar un registro de ello y moverlo fácilmente a mi carpeta de recuerdos es que yo mismo quiero BCC. Y eso es muy fácil de hacer. En una Mac harías Shift Command B que hace estallar para abrir tu campo BCC. Y voy a seguir adelante y BCC yo mismo, que es este método de pila en gmail.com. Y después lo voy a mandar. Ahora verás de inmediato que aparece en mi bandeja de entrada. Y ahora tengo una copia de este importante correo electrónico que envié a un cliente. Entonces lo que voy a hacer es que voy a meter eso en mi carpeta de recordatorios usando los atajos que te mostré antes. Entonces X, V, y voy a poner eso en mi carpeta de recordar, pulsa return. Y entonces ahí está. Entonces en lugar de tener que buscar desde mi Correo Enviado y pasar por tantas cosas para encontrarlo. Está justo aquí listo para ir. Y mientras trabajo a través de mis etiquetas de acción, llegaré a esto y me recordará seguir adelante y darle seguimiento. Entonces hablemos de archivo y Gmail. Ahora hay un par de cosas que tenemos que discutir. Lo primero es, es si vas a esta área más aquí con una flecha hacia abajo en la barra de tareas izquierda y da clic en ella. Notarás en el medio que dice All Mail, toda fianza es el archivo para Gmail. Cualquier cosa que hayas archivado aparecerá ahí y si alguna vez necesitas hacer una búsqueda, puedes hacerlo aquí arriba. lo siguiente que quiero hablar es que probablemente me viste hacer esto en un video anterior. Pero cuando quieres simplemente archivar algo, puedes golpear X y luego puedes golpear la letra Y y eso lo archiva. Ahora voy a ir a una carpeta y un atajo para ir a una carpeta es, digamos que solo quiero abrir la carpeta de respuesta. Yo haría g, l uno. Y eso estalla que se abre y voy a golpear a Return. Y ahora estoy en mi carpeta de respuestas. Creo que G, L significa go label, tal vez. Aquí estoy. Ahora notarán que puedo archivar cuando estoy en una etiqueta porque está en gris. Y así usar la letra Y te permite seguir adelante y archivar. lo siguiente que quiero hablar es cuando iniciamos el proceso del método stack, es muy común que la gente tenga mil, diez mil, veinte mil correos electrónicos eran más en su bandeja de entrada. Y necesitamos limpiarlos y archivar cualquier cosa que tenga más de tres semanas a partir de la fecha de hoy. probable es que si tiene tres semanas o más, no lo vas a mirar o ya lo has tratado. Cómo haríamos eso es que vendríamos aquí al correo de búsqueda y escribiéramos algo como esto. Después de colon, ponemos primero el año, el mes y el día, y luego antes de colon, el año, el mes y el día. Ahora, a menudo hago esto en intervalos de seis meses. He hecho tres aquí porque acabamos de trabajar con alguien que tenía miles y miles. Si haces un rango de tiempo demasiado grande, no va a archivar todo y se va a estrellar el sistema. Si eres una persona que tiene diez mil, veinte mil correos electrónicos en tu bandeja de entrada, hazlo en incrementos de tres meses a mes. Entonces teclearía esto y luego iría a esta pequeña plaza de aquí y pinchaba en eso, y eso seleccionaría cada mensaje en ese lapso de tiempo. Entonces voy a ir a seleccionar todas las conversaciones que coincidan con la búsqueda y seleccionar esa. Y lo que eso hace es que detiene esta paginación. Mira cómo dice uno a 20 de muchos. Entonces de esta manera, se selecciona todo en ese rango de tiempo. Y luego voy a golpear Archivo o simplemente hacer Y. y va a seguir adelante. Voy a confirmar esta acción a granel. Yo quiero seguir adelante y meter eso en mi archivo, decir Ok, y eso lo va a hacer en trozos. Entonces eso es lo que va a pasar. Y si voy a mi propio correo, todas esas cosas estarán ahí. Por lo que una gran manera de administrar tu bandeja de entrada es crear filtros, que en otras aplicaciones de correo electrónico se denominan reglas. Y en Gmail se llaman filtros. Ahora quiero llamar algo a tu atención primero, y es decir si subes a la pestaña de ajustes, siempre puedes administrar tus filtros que crees entrando en C All Settings, luego entrando en filtros y dirección bloqueada. Y puedes ver que ya he creado estos filtros, pero siempre puedes editarlos o eliminarlos según sea necesario. Entonces, si vuelvo a la bandeja de entrada, lo que voy a hacer es mostrarte cómo crear un filtro. Entonces digamos que quiero crear un filtro donde todo lo que sea un boletín no entre en mi bandeja de entrada, sino que vaya a la derecha en una etiqueta por aquí en la barra de tareas izquierda. Entonces voy a pasar el cursor sobre el e-mail para el que quiero crear un filtro. Entonces voy a hacer clic aquí arriba en la cinta de Google y hacer filtrar mensajes como estos. Aparecerá una ventana y podrás hacer esto tan específico como quieras. Ahora mismo voy a decir cualquier cosa que tenga la palabra newsletter en ella va a ser algo para lo que quiero crear este filtro. Y notarás que le puse un astérix después. Y eso está ahí para que cada vez que aparezca la palabra newsletter en cualquier parte del correo electrónico, lo agarrará. Voy a seleccionar Crear filtro. Y luego se va a abrir una nueva ventana en esto me permite personalizarla. Entonces voy a decidir que quiero crear un filtro para saltarse la bandeja de entrada. Voy a tenerla marca es roja. Entonces en lugar de que vaya en la bandeja de entrada, voy a hacer que aplique la etiqueta. Por lo que se va a saltarse la bandeja de entrada e ir directo a mi carpeta de revisión. Y ahora lo siguiente que es realmente importante es que quiero aplicar este filtro a una conversación coincidente. Lo que eso hace es cualquier cosa que ya esté en tu bandeja de entrada. Se va a meter en esa carpeta de revisión para que ya la tengas ahí. Y cuando recibas un nuevo correo electrónico con la palabra newsletter en él, se saltará tu bandeja de entrada y se aplicarán los filtros. Si hay más conversaciones coincidentes que tuvieran la palabra newsletter, este número sería mayor. Y voy a hacer clic en Crear filtro. Se puede ver aquí mismo, ya se adelantó y lo resaltó. Si entro en mi bandeja de entrada, realidad lo sacó de la bandeja de entrada. Y si entro a mi carpeta de revisión, ahí está. Por lo que este es un truco genial que puedes usar cuando estás apilando en tu bandeja de entrada y quieres abrir múltiples correos electrónicos al mismo tiempo. Estoy en Gmail en este momento, y también estoy usando Chrome como mi navegador. Esto también funciona bien en Safari. Entonces lo que haría sería seguir adelante y solo destacaría el correo electrónico con el que quiero empezar. Y luego presionaría la tecla de comando. Y luego al mismo tiempo, le pegaría clic en mi alfombrilla de ratón. Y verás que aparece una nueva ventana y su propia pestaña, que es muy chula. Y puedo hacer tantas de estas como me queden. Entonces voy a seguir adelante y hacer lo mismo aquí. Y volver atrás y hacer lo mismo aquí. Y luego verás que tengo varios de ellos abiertos todos los correos diferentes. Entonces así puedo seguir adelante y noquearlos y simplemente responder a estos en tiempo real. Y cuando termine, puedo cerrar la pestaña y después seguir adelante y hacer eso con cada uno de estos. Digamos que yo respondí a cada uno de estos y ya están. Y entonces podría seguir adelante y archivar estos justo fuera de mi bandeja de entrada y terminé con ellos para el día. 11. Cómo Outlook Mac: guía: Hola, Bienvenido. En los siguientes videos, estaré demostrando algunas de nuestras mejores prácticas recomendadas para usar el método stack de manera efectiva y sencilla. Queremos ayudar a aliviar el estrés asociado al correo electrónico y conseguir tu bandeja de entrada a 0. Es importante señalar que se trata de recomendaciones. No son reglas duras y rápidas. Queremos que el proceso sea cómodo y sin esfuerzo para mantener. Así que por favor siéntete libre de personalizarlo para que se ajuste a ti. El método stack está diseñado para devolverte más de tu tiempo y es completamente no destructivo. No perderás ningún email importante que prometemos apilamiento feliz. De acuerdo, entonces vamos a hablar sobre cómo configurar tus carpetas de métodos de pila para Outlook Mac. Lo que vamos a hacer es revisar las carpetas de la barra de tareas izquierda. Cómo vamos a configurarlos es vamos ir y hacer clic derecho y bandeja de entrada y hacer nueva carpeta. Ahora la razón por la que en realidad los he puesto aquí debajo de la bandeja de entrada es para evitar que se vea desordenado. Y entonces esto me permite también colapsar y expandirlos. Para que de esa manera si no quiero ver las carpetas, tengo una barra de tareas ordenada izquierda. Si sí quiero ver las carpetas, entonces puedo expandirlas haciendo clic en la flecha hacia abajo. Ahora, esta carpeta sin título, me gustaría seguir adelante y nombrar. El motivo por el que he nombrado a estas carpetas esta manera es porque se trata palabras orientadas a la acción que me recuerdan exactamente lo que necesito hacer con cada uno de los correos electrónicos cuando las pongo en la carpeta. Entonces una respuesta para hacer tres carne, etcétera Lo que esto me deja saber es que esta es una prioridad en la que me gusta hacer mi flujo de trabajo. Y esto podría ser diferente para ti, por lo que tal vez quieras personalizarlo para ti. Digamos que no tenía esto, nombraría a esta carpeta una respuesta y así sucesivamente. Poner el número en el nombre de la carpeta real flotará esto en el orden que te guste trabajar. De acuerdo, entonces vamos a hablar sobre el método stack para Outlook en Mac. Lo que vamos a hacer es primero dejar que llame su atención por aquí a nuestras carpetas de acción que creamos. Verás que hay anidados debajo de la bandeja de entrada. Y que los hemos creado mediante palabras cortas orientadas a la acción que nos permiten saber de inmediato lo tenemos que hacer con el correo electrónico. ¿ Necesito contestar a un e-mail? ¿ Necesito programar un correo electrónico, etcétera También notarás que los números de la prioridad de cómo me gusta trabajar están en el nombre real de la carpeta. Me gusta responder a algo, luego hacer algo, luego carne, etcétera Nuevamente, puedes personalizar esto para el orden en el que te gusta trabajar. Lo que haríamos es que miraríamos nuestro correo electrónico. Y si recuerdas, hay cuatro pasos para mirar y decidir qué hacer con un correo electrónico. Lo vas a abrir . Lo vas a escanear en un decidir qué hacer, y luego vas a actuar al respecto. Tener estas carpetas de acción listas para ir que tengan los nombres de la acción que vas a necesitar hacer ahorra mucho tiempo. Lo que voy a hacer es que voy a seguir adelante y entrar en el correo electrónico. Y voy a tomar esa decisión. ¿ Qué tipo de acción es? Ahora voy a decir que esta es una respuesta, digamos. Y te voy a mostrar un atajo de teclado para ahorrarte tiempo para mover tus correos electrónicos de la bandeja de entrada a las carpetas correspondientes. Podrías tomar el ratón y arrastrarlo, pero eso lleva mucho tiempoen pero eso lleva mucho tiempo comparación con hacer Comando Shift M, que aparece abrir una caja. Y luego puedes escribir literalmente el número o nombre de la carpeta real a la que quieres mover el correo electrónico. Y sucede mágicamente. Así que voy a decir que esta es una respuesta, y luego voy a dar vuelta. Y luego revisemos. Y ahí está, lo movió justo ahí dentro. Vamos a hacer eso por cada uno de ellos. Voy a decir que éste es para revisión. Nuevamente, Comando Shift M. Y éste lo va a mover a la carpeta de revisión. Vamos a revisar. Ahí está para revisión. Y vamos a hacer esto con cada uno de ellos y voy a tomar una decisión. Entonces voy a decir que éste es un do. Éste es, en realidad voy a seleccionar todo este hilo. Este es un do. Éste es, digamos que éste también se debe. Nuevamente, Comando Shift M, déjame hacer estallar abrir la ventana. Voy a decir que éste es un boletín, así que diremos que éste es en realidad una revisión, y así sucesivamente. Harás esto todo el camino a través de todos tus correos electrónicos. Y voy a seguir adelante y hacer esto rápidamente ahora. Entonces de esa manera se puede ver que estamos trabajando a través de él muy rápido. Y entonces no tengo que usar mi ratón y estoy ahorrando mucho tiempo. Voy a decir que esta es una respuesta. Y de nuevo, puedo tomar rápidamente una decisión cuanto a qué tipo de correo electrónico realmente es esto. Voy a decir que esta es una respuesta. Éste va a ser un delantero. Digamos. Acabaremos, casi termino con mi bandeja de entrada, lo cual es bastante increíble, digamos que las islas o reseña. Esta es una revisión. Esta es una reunión solicita. Revisemos dos veces que eso entró ahí. Aquí está. Perfecto. Y luego vamos a seguir adelante. Este es un do. Este es un do también. Esta es una revisión. Y éste finalmente es un do. Ahora voy a tomar una agradable respiración profunda porque mi bandeja de entrada está vacía y me voy a sentir muy bien por eso. Entonces voy a trabajar a través de mis carpetas. La carpeta de primera prioridad es la respuesta. Lo que voy a hacer aquí es que voy a evaluar lo que puedo abanderar y tratar ahora mismo en tiempo real. Después archiva o elimine. Y luego algunos correos electrónicos aquí podrían ser algo que lleva un poco más de tiempo y un poco más de esfuerzo. Y voy a dejar esos aquí por ahora. Y de nuevo, no ponerlos en mi bandeja de entrada ahí en la carpeta de respuesta real. Entonces sé que aunque no puedo hacerlo ahora mismo en tiempo real, es una respuesta y sé lo que tengo que hacer con ella cuando voy a trabajar en ello después. Para marcar y Outlook para Mac, debes hacer el control de uno. Y ese es el atajo de teclado que te ahorra tiempo. Si quieres quitártelo, puedes hacer clic derecho, ir al seguimiento, despejar la bandera, y eso lo quita. Si lo haces lo suficientemente rápido, puedes hacer el Comando Z para deshacer, pero depende. Así que voy a seguir adelante y bandera y luego usar las teclas de flecha arriba y abajo. Sólo voy a abanderar unas cuantas cosas con las que quiero tratar en este momento. Y pasarías por todas tus respuestas y harías esto. A efectos de la demo, sólo voy a hacer unos cuantos. Y literalmente haría esto. Trabajaría en tiempo real y diría, Ok, esta es una respuesta. Voy a decir, Genial. Gracias. Voy a enviarlo. Y entonces lo que voy a hacer es que voy a seguir adelante y archivar esto. Ahora puedes hacer esto una de dos formas. Puedes archivarla con un botón usando el mouse. O hagamos otro. Déjame marcar otro que no sea de mí para que no aparezca en mi bandeja de entrada. Entonces controle uno para abanderar. Voy a seguir adelante y responder a éste. comando R es un atajo para contestar. Y voy a decir, sí, lo hago. Genial, voy a enviarlo. Y entonces voy a seguir adelante y archivar ahora es otra forma de archivar aparte de presionar el botón es hacer Control E. Y si entro a mi archivo, ahí está. Esa es otra forma en que puedes hacerlo también. Voy a hacer esto por cada una de mis carpetas. Digamos que trabajé a través de todas las respuestas marcadas y las archivé o eliminé. Pasaría a la carpeta do y haría lo mismo. La carpeta de carne y hacer lo mismo. Haría esto por cada uno de ellos hasta que había trabajado a través de las carpetas y las únicas cosas que quedaban ahí eran un puñado de e-mails que puedo volver a ti más tarde. Y volvería a mi bandeja de entrada y sentiría aliviada porque no tengo nada ahí. Y luego por el resto del día trabajaría solo desde mi bandeja de entrada. Entonces cualquier cosa que entrara, trataría de lidiar en tiempo real desde mi bandeja de entrada. De acuerdo, entonces un consejo útil es cuando hablamos de correos electrónicos con hilos, es asegurarnos de que tu vista de conversación esté seleccionada para que estés agrupando todos los correos similares que están en el mismo hilo juntos. Entonces si voy a esta flecha justo aquí y la expando, verás que todos los correos que estaban relacionados con este correo electrónico ahora están agrupados. Entonces, ¿cómo hacemos esto? Mientras que en el lado derecho de este pequeño bar justo aquí. Verás esto por conversaciones y hay una flecha hacia abajo. Si hago clic en eso, así es como los agruparía. Te gustaría revisar las conversaciones. Haga clic más nuevo en la parte superior. Así que cualquier cosa que venga que sea lo más reciente estará en la cima. Y luego quieres hacer clic en Mostrar y grupos. Cuando haces eso, eso te permite mantener todos los hilos agrupados. Y simplemente lo hace mucho más práctico para seguimiento de las conversaciones. Por lo tanto, mantener el método de pila consistente es clave. Quieres construir un hábito para que estés constantemente encima de tu bandeja de entrada y conseguir tu bandeja de entrada a 01 de las mejores formas hacerlo es creando entradas en tu calendario. Eso te recuerda que tienes tiempo de bloqueo para lidiar con tus correos electrónicos. Si miras la entrada del calendario que tengo aquí, notarás que hay tres veces que tengo una hora al inicio del día a las nueve de la mañana, nueve AM a diez AM. Eso dice apilar bandeja de entrada vacía y carpetas de proceso. Y luego tengo dos tiempos de media hora más cortos de 1230 a uno. Esa es su bandeja de entrada de trabajo de pila. Y otro de cuatro a 430 que dice Stack trabajo bandeja de entrada. Entonces la primera me he dado una hora y la he marcado como ocupada. Y eso me permite hacer el método de pila real, pasar por la bandeja de entrada, poner las cosas en las carpetas de acción apropiadas, trabajar a través de las carpetas de acción. Ahora muchas veces la gente pregunta mientras te das una hora entera de tiempo de trabajo para seguir adelante y hacer esto? Sí, lo estoy haciendo porque si piensas en cuánto tiempo pasas en el correo electrónico y cuánto tiempo que descarrila tu capacidad de trabajar en tus proyectos o acudir a reuniones. Este es el momento que necesito pasar todos los días para limpiar mi bandeja de entrada, darme tranquilidad, y estar listo para el día. Por lo que he marcado esto como ocupado, dado ahora son ahora se puede llegar a un punto donde. Lo estás haciendo con tanta frecuencia y te sientes tan cómodo con él, solo toma media hora y puedes personalizarlo como necesites. Las otras entradas del calendario aquí que son media hora, la bandeja de entrada de trabajo de pila que he marcado como libre. Si alguien necesita programar tiempo sobre eso, o tengo algo más que hacer, fácil de seguir adelante y trabajar más allá de eso. Ahora lo más importante es que tiene que ser algo en lo que vas a trabajar y encontrar fácil de mantener. Como hemos conseguido por ahí es que hemos decidido que he asignado arbitrariamente estos aquí, pero puedes ponerlos en una sesión que va a funcionar lo mejor para ti. Entonces digamos esto. No tengo tiempo para hacer esto de nueve a diez. Pero hoy sí tengo una apertura de dos a tres. Voy a vaciar mis carpetas entonces lo hago podría trabajar en mi bandeja de entrada durante media hora esta mañana. Así que voy a mover esto por ahí. Sabes qué, hoy realmente no tengo tiempo para hacer esto. Voy a seguir adelante y eliminar esto y en realidad me deja moverlo hacia arriba para que puedas verlo. Digamos que hoy no tuve tiempo para hacer esto. Voy a seguir adelante y borrarlo, solo esta ocurrencia y luego de esa manera no puedo preocuparme por ello hoy, pero recogerlo de nuevo mañana. Puedes moverlos por ahí, personalizarlos como quieras etcétera Algo que a algunas personas les gusta hacer es que a veces les guste empezar con su bandeja de entrada muy temprano y hacer una verificación de la bandeja de entrada a la hora del almuerzo. Después al final del día, les gustaba seguir adelante y hacer la bandeja de entrada y procesar las carpetas. Vas a personalizar esto para. No obstante funciona mejor para ti para que realmente mantengas el hábito. De acuerdo, así que hablemos usar la carpeta do y Outlook Mac. Ahora la carpeta do es una herramienta increíblemente útil porque lo que puedes hacer es programar tareas por ti mismo o tomar tareas que la gente te ha enviado y ponerlas en tu calendario. Y tu calendario tendrá el correo electrónico adjunto. Y también lo tendrás anotado en tu correo electrónico real, por lo que sabrás que ha sido programado. Entonces déjame seguir adelante y mostrarte cómo hacer eso. Ya he ido a mi carpeta do y marqué este email porque esto es algo que voy a programar en este momento. Lo primero que quisiera hacer con el correo electrónico seleccionado es subir a categorizar y luego hacer clic en programado, que es una categoría que he creado. Ahora, ¿cómo lo cambias? Literalmente puedes ir a Editar categorías. Y puedes ver que te dan colores y puedes agregar cualquier categoría que quieras y elegir un color, etcétera Entonces así es como harías eso. Entonces si he ido adelante y categorizar esto y he escogido programado. Notarás que suceden dos cosas. Lo primero es que consigo una barra verde que aparece que me muestra que ese correo electrónico ha sido programado. Y luego en el propio correo electrónico real, ahora hay algo que dice programado esa pantalla. Ahora quiero seguir adelante y poner esto en mi calendario. Voy a tomar este correo electrónico y literalmente arrastrarlo hasta el ícono del calendario y ponerlo ahí. Entonces aparece una ventana de cita. Lo primero que voy a hacer es volver a esta opción de categorizar y voy a seleccionar programado. Y verás que ese verde programado aparece. Y luego lo siguiente que voy a hacer, lo cual es importante, es escribir la palabra do con dos puntos y un espacio. Esto me deja saber que esto es algo que voy a hacer que se ha programado. Entonces voy a golpear a Save y cerrar. Cuando haga eso, si vuelvo a mi calendario, verás que aparece justo en mi calendario. Es verde como en el correo electrónico y la palabra hacer está ahí, esa cita está ahí. Si hago doble clic para abrirlo, verás lo otro bonito es que se adjunta el correo electrónico al que está haciendo referencia. Entonces así es como seguirías adelante y hacer eso en la carpeta do y es una herramienta increíblemente útil. Hablemos de rastreo con recordatorio. En el transcurso del día, vamos a enviar toneladas de correos electrónicos. A veces necesitamos hacer un seguimiento de un correo electrónico específico que vamos a dar seguimiento con un cliente o es algo de lo que queremos recordarnos más adelante. ¿ Podrías mirar hacia adelante en tus mensajes enviados? Sí, ciertamente has podido, pero podría llevarte mucho tiempo encontrarlo y podría ser engorroso para el puñado de e-mails que quieres hacer un seguimiento, te voy a mostrar un atajo para ayudarte a ponerlo en la carpeta de tu mente y luego está ahí para que puedas dar seguimiento sin tener hacer una búsqueda enorme y te envían mensajes. Entonces lo que vamos a hacer es para los fines de esto, vamos a crear un nuevo correo electrónico. Y luego voy a seguir adelante y enviar esto fuera. Yo mismo voy al BCC. Esta es mi dirección de correo electrónico aquí. Y voy a seguir adelante y BCC yo mismo. Entonces BC verme cuando envío el mensaje, permite que esto entre en mi bandeja de entrada. Por lo que el cliente recibirá su mensaje y luego recibiré mi mensaje como BCC. Aquí está en mi bandeja de entrada, se puede ver ahí está. Entonces simplemente haría mi turno de mando M. Golpea F4 y pondría eso justo en mi carpeta de recordatorios. Y ahí está. Aquí está el correo electrónico que acabo de enviar allí. Y luego cuando esté trabajando a través de mis carpetas, estará ahí como recordatorio. También se puede hacer esto como respuesta también. Entonces digamos que estoy en bandeja de entrada y quiero responder a esto, pero quiero hacer un seguimiento de la respuesta. Voy a seleccionar esto. Voy a seguir adelante y responderlo. Y yo mismo voy a BCC, igual que lo hice en el último. Entonces voy a enviarlo. Y entonces mismo, esto va a aparecer en mi bandeja de entrada. Y luego como aparece en mi bandeja de entrada, entonces será algo que pueda mover a mi carpeta de recordatorios. Entonces aquí está, yo mismo IPCC. Y literalmente haría exactamente lo mismo. Yo lo abriría. Lo movería a la derecha a mi carpeta de recordatorios. Y si entro a mi carpeta de recordatorios, aquí está. Yo de esa manera puedo hacer un seguimiento de ello, pero no necesito guardarme todo lo que estoy enviando de mis machos centavos porque probablemente no vas a mirar todas esas cosas que mandas. Sólo un puñado que quieres recordarte a ti mismo para dar seguimiento. Hablemos de la carpeta única. Aquí está la carpeta una, aunque está en secuencia con algunas de las otras carpetas de acción que tenemos, la carpeta funciona un poco diferente. Vamos a usar la carpeta única para proyectos activos a los que estamos trabajando en este momento, o carpetas activas a las que necesitamos acceder. Lo que usaría la carpeta única para aquí es, por ejemplo, esto es algo en lo que estoy trabajando en este momento. Aquí hay un proyecto que estoy armando. Entonces lo que haría es que lo instalaría. Así que cada vez que algo entraba, seguiría adelante y lo movería a una de estas carpetas. Y de esa manera cuando fui a ir a trabajar en el proyecto X, por ejemplo, todo lo que necesito para el proyecto X es todo va a estar en la misma carpeta sin tener que sacarlo de otras fuentes. Entonces así es como usaríamos la carpeta len. Una de las cosas más importantes que podemos hacer es desactivar las notificaciones y nuestro correo electrónico. Ahora al principio eso parece un poco aterrador, pero te aseguro que aún revisarás tu email un montón, tan muy fácil. Subirías a donde dice outlook, ir a Preferencias, ir a notificaciones y sonidos, y luego desmarcarías todas estas opciones bajo sonidos. Así que entonces de esa manera cada vez que recibas un e-mail, todavía lo conseguirás y aún lo comprobarás, pero no serás bombardeado por notificaciones. De acuerdo, Así que esto estaba usando reglas en Outlook para Mac, y es un poco diferente a outlook para PC. Pero básicamente voy a seguir adelante y pasar el cursor sobre un, un correo electrónico para el que quiero crear una regla. Voy a pasar el puntero sobre este equipo radial. Y entonces voy a entrar realmente en las reglas aquí arriba, Crear regla. Después se puede ver el nombre del rol que se aplican automáticamente aquí se recibe del equipo radial. Sólo puedo llamarlo el equipo radial. No tengo que haber recibido de. Si me deshago de esto, entonces también puedo cambiar todas las especificaciones para esto. Por lo que puedo tener a b de enviado a sujeto. Y estos signos más y menos te permiten agregar opciones a las reglas para que puedas seguir adelante y expandir cada una de estas. Y puedes tener archivos adjuntos estado recibido, y puedes escribir lo que quieras para que puedas personalizar la regla para que sea tan específica como quieras. Entonces hay que escoger una acción. La acción que voy a escoger aquí es pasar a carpeta. Voy a seguir adelante y cambiar esto en realidad dos revisión porque eso va a ser un boletín. Y en realidad voy a quitarme a algunos de estos tipos porque no los necesito. Ahí vamos. Entonces si quiero trasladar esto a una carpeta, puedo decidir si quiero aplicarlo a otras reglas, a mensajes que cumplan las mismas condiciones. Ahora, probablemente sí quiero aplicar estas otras reglas a los mensajes y cumplir con las mismas condiciones. Si es algo así como un boletín. En este caso, voy a decir que no quiero hacerlo. Yo quería habilitada y voy a hacer clic OK, por cierto, la carpeta me estoy moviendo a su revisión y puedo cambiar la carpeta usando este menú o haciendo clic en Elegir carpeta y escribiendo el número o el nombre de la carpeta y luego la seleccionará. Voy a hacer clic en OK. Y se puede ver que guarda las reglas al servidor. Ahora si voy a reglas que dice Mueve mensajes del equipo radial. Ahora si hago eso, lo que va a hacer es que me va a preguntar a qué carpeta quiero moverla. Voy a hacer seis revisión. Voy a golpear Enter y va a salvar esas reglas y moverla. Ahora si voy a revisar, ahí está. Y cada vez que el equipo renal me envíe un nuevo correo electrónico, irá automáticamente a mi carpeta de revisión y no saturará mi bandeja de entrada. A veces quieres abrir un montón de correos electrónicos al mismo tiempo mientras estás apilando en tu bandeja de entrada para que puedas ahorrarte tiempo mientras contestas todos los correos electrónicos. Lo estás haciendo en tiempo real y luego puedes cerrar la pestaña y seguir adelante y archivarla fuera de tu bandeja de entrada y terminas con ella por el día. Estoy en Outlook para Mac. Y es bastante fácil. Acabas de pulsar Shift y seleccionar una gama de correos electrónicos que quieras abrir en nuevas pestañas. Y luego si haces clic con el botón derecho, recibirás los mensajes abiertos como opción. Y si haces clic en eso, quieres decir que sí. Y verás que todos se abren en ventanas separadas y puedes seguir adelante y responder en tiempo real, cerrar la ventana cuando hayas terminado con ella. Entonces una vez que termines con todos estos correos electrónicos, hice 11 de ellos. Entonces digamos que respondí a todos estos en tiempo real y lo traté en tiempo real. Entonces podría volver a entrar y simplemente seguir adelante y modificar toda esta área seleccionada. Y terminaría con todos esos correos electrónicos para el día. 12. Cómo Outlook PC: configurar guía: Hola, Bienvenido. En los siguientes videos, estaré demostrando algunas de nuestras mejores prácticas recomendadas para usar el método stack de manera efectiva y sencilla. Queremos ayudar a aliviar el estrés asociado al correo electrónico y conseguir tu bandeja de entrada a 0. Es importante señalar que se trata de recomendaciones. No son reglas duras y rápidas. Queremos que el proceso sea cómodo y sin esfuerzo para mantener. Así que por favor siéntete libre de personalizarlo para que se ajuste a ti. El método stack está diseñado para devolverte más de tu tiempo y es completamente no destructivo. No perderás ningún email importante que prometemos apilamiento feliz. Estamos en Outlook para PC. Vamos a hablar de cómo crear tus carpetas de acción. Ahora te darás cuenta aquí a la izquierda que los he anidado a todos bajo la bandeja de entrada. El motivo por el que hacemos eso es así que si lo colapso, no tengo que mirar esas carpetas todo el tiempo y crea una apariencia increíblemente aerodinámico, no desordenado. Pero por ahora los voy a descolapsar. Notarás que les hemos dado nombres cortos orientados a la acción, respondemos, hacemos, nos reunimos, recordamos hacia adelante, revisamos y así sucesivamente. También notarás que pongo los números justo al lado del nombre real de la carpeta. El motivo por el que hacemos eso es para que este sea el orden que me gustaría priorizar mi flujo de trabajo poniendo el número a la izquierda del nombre real. Lo mantiene flotado en el orden que me gusta trabajar. Prefiero responder a alguien antes hacer algo o programar reuniones. Vas a querer personalizar esto para que mejor se adapte a ti. Es posible que quieras mover esto por ahí. La mejor manera de crear estas carpetas es hacer clic derecho en la bandeja de entrada, ir a Nueva carpeta. Y luego puedes seguir adelante y escribir el nombre de la carpeta. Nuevamente, escoge nombres cortos orientados a la acción. Probablemente notaste antes cuando hablábamos de crear nuestras carpetas de acción que también había una carpeta en la parte inferior llamada siete. Cuando veas que sí seguimos adelante y continuamos la secuencia de números. Pero la carpeta de viento sí funciona un poco diferente. A veces necesitarás acceso a una carpeta que contenga elementos en los que estás trabajando activamente. Por ejemplo, si estás creando una presentación, estamos llamando a estas carpetas activas y a un correo electrónico. Aquí es donde entraría la carpeta de viento. Yo anidaría todas las carpetas para proyectos activos aquí. Por ejemplo, si descolapsé esto, verás que he anidado unas cuantas carpetas debajo aquí que son cosas en las que estoy trabajando actualmente. lo que un buen ejemplo es trabajar en el Proyecto X. Puedo seguir adelante y configurarlo en mi correo electrónico. Entonces cada vez que veo entrar un correo electrónico que se relaciona con trabajar en el Proyecto X, va directamente a la carpeta Project X y podemos moverlo, e incluso puedo moverlo de esa manera también usando atajos de teclado, que hablaremos en un momento. Pero de esa manera cuando vas a sentarte y trabajar en el proyecto X, todo lo que puedas necesitar está todo en esa carpeta lista para ir cuando hayas terminado con él. Digamos por ejemplo, viajar septiembre de 2021 ya sucedió. Puedes seguir adelante y archivar esa carpeta. De acuerdo, aquí vamos. Este va a ser el proceso de apilamiento para Outlook PC. Lo primero que quiero llamar tu atención es esta barra de pasos rápidos ubicada justo en medio de la cinta aquí. Y si hago clic en esto, verás que los pasos rápidos manejados se levanta. Notarás que hay pasos rápidos que coinciden y nombran estas carpetas de acción creamos en la parte de tarea izquierda. Vamos a volver a esto en un video diferente. Te mostraré cómo configurar esto. Pero sí quería llamar su atención sobre ella porque vas a preguntar por qué y cómo estoy moviendo esos correos electrónicos de la Bandeja de entrada tan rápidamente a las carpetas de acción. Y así es como déjame salir de ahí y hablemos exactamente de cómo vamos a apilar. Si entro a la bandeja de entrada aquí, recuerdas por los videos de pila originales que necesitas hacer varias cosas cuando primero abres un correo electrónico, tienes que abrirlo. Tienes que escanearlo, luego decidir qué hacer y luego actuar al respecto. Así que voy a seguir adelante y ya he creado estas carpetas de acción aquí. Y voy a asignar una acción a cada uno de estos correos electrónicos. Eso me va a ahorrar mucho tiempo porque entonces voy a saber exactamente cuando estoy en mi carpeta de respuestas que todo lo que hay hay que responder. Uno de ellos hago carpeta, sabré que son cosas que necesito programar o sus tareas la gente me ha enviado que necesito poner en mi calendario. Así que voy a seguir adelante y al mirar esto rápidamente, voy a decidir, de acuerdo, Esta es una respuesta. Voy a seguir adelante y mover esto a su carpeta de postulación. Ahora si entro a la carpeta de respuesta, ahí está. Se ha movido tan rápido. Y vamos a hacer eso con cada uno de nuestros correos hasta que no nos quede nada en la bandeja de entrada. Entonces voy a decidir que éste es, éste se debe. Así que voy a decir que esta tiene que hacer. Este es un hacer este uno para su revisión. Así que de nuevo, si entro a mi carpeta de revisión, verás que este es el último correo electrónico que seleccioné. Ahí está. Voy a seguir moviéndome por toda la bandeja de entrada. Y voy a usar mis flechas arriba y abajo. Así que lo mismo, sólo voy a seguir adelante. Voy a decir que este es debido. Esta es una respuesta en alguna solicitud de reunión. Este es un recuerdo ado. Digamos que estos o aplican. Esta es una respuesta. Este va a ser, uh, hacer, definitivamente un do. Yo sí. Ese dice por favor hazlo sabremos que es y diremos que ésta es una respuesta, ésta es un recordatorio, y esta es una respuesta. Si entro aquí a mis carpetas, antes que nada, antes de hacer eso, voy a tomar una gran respiración profunda y suspirar de alivio. Porque no tengo nada en mi bandeja de entrada. Está a las 0. Eso es increíble. Y luego voy a entrar en mis carpetas y continuar el proceso de apilamiento trabajando a través las carpetas en el orden que me gusta hacer mi flujo de trabajo. Así que recuerda pongo uno al lado para contestar porque me gusta responder a las cosas primero, luego me gusta hacer las cosas, etcétera Así que voy a seguir adelante y voy a marcar los e-mails en tiempo real que quieren seguir adelante y responder a ahora mismo. Algunos de ellos van a tomar más tiempo y puedo dejarlos en la carpeta de respuestas por ahora. Pero en la mayoría de los casos podré encargarme de la mayoría de estos muy rápidamente. Por lo que será bastante fácil. Voy a abanderarlo. Entonces voy a seguir adelante y abanderar. Voy a usar las flechas arriba y abajo. Ese va a tomar más tiempo. Voy a volver a eso. Y entonces creo que para este tal vez tambien marcaré éste al fondo. Así que voy a seguir adelante y en tiempo real, y estoy de vuelta aquí y voy a responder a esto ahora mismo. Por lo que voy a seguir adelante y pop abrir la respuesta y le responderé. Y entonces voy a enviarlo. Ahora me ocupé de esto ahora, así que ya no necesito dejar esto en la carpeta de respuestas. Puedo seguir adelante y simplemente archivarla. Y está fuera de mi carpeta de respuestas y está hecho. Yo haría eso también con el otro correo electrónico que marqué y luego aplicar carpeta, responderlo en tiempo real. Ok. Me pondré en contacto contigo. Entonces voy a enviarlo. Y entonces ya me ocupé de esto. Para que pueda seguir adelante y puedo archivarla. Y ya he terminado. Haría esto a lo largo de cada una de mis carpetas de acción. Así que voy a decidir a aquellos a los que volveré más tarde. Voy a ir a hacer y voy a seguir adelante y programar esos. Haré esto en un video posterior porque con el do, la carpeta do funciona un poco diferente. Vamos a entrar en la carne. Lo mismo. Yo sería capaz de sacar esto, ponerlo en mi calendario y hacerlo, y luego archivarlo. Recordar, ya leí esto. Sé lo que quiero hacer con esto. Voy a seguir adelante y archivar esto porque ya lo hice. Así que había trabajado a través de cada una de mis carpetas de acción de esa manera. Y luego volvería a mi bandeja de entrada, tomaría un profundo suspiro de alivio de nuevo porque aquí no hay nada. Y entonces cualquier otra cosa que recibí durante el transcurso del día serían correos electrónicos que entran directamente en mi bandeja y trabajaría a través de mi bandeja de entrada el resto del día. Hablemos de archiving y Outlook PC. Ahora es importante tener en cuenta que archivar y eliminar no son lo mismo. Eliminar significa que realmente te estás deshaciendo de él. Y es posible que a veces puedas eliminar correos electrónicos que ya no necesitas, pero generalmente te recomendamos archivarlos. archiving es un proceso no destructivo que te permite seguir buscando ese correo electrónico real, aunque no esté sentado en tu bandeja de entrada, abarrotando tu bandeja de entrada. Y también lo es, puedes hacer eso con carpetas también, por lo que no están abarrotando tu barra de tareas izquierda. Te voy a mostrar un par de maneras en que puedes hacerlo. Para empezar, vas a querer ir a esto donde dice por fecha y esta pequeña flecha hacia abajo y vas a hacer clic en eso y quieres ordenar con los correos más antiguos en la parte superior. Por lo que vas a querer hacer click en eso. Ahora es importante destacar que muchas personas almacenan diez mil, veinte mil treinta mil y más correos electrónicos solo viviendo en su bandeja de entrada. Vas a querer hacer esto en grupos de 500 a un 1000 e-mails para que no bloquees el sistema. Ahora, ¿esto te llevará un poco de tiempo La primera vez que lo haces? Sí. Pero entonces nunca tendrás que hacerlo de nuevo porque estarás al tanto con el proceso de media. Lo otro importante a tener en cuenta es que quieres archivar hasta hace tres semanas a partir de la fecha de hoy. El motivo por el que decimos que son los correos electrónicos que obtienes entre ahora y hace tres semanas podría ser cosas activas con las que debes lidiar. Generalmente cualquier cosa que sea hace tres semanas y más. Tú tampoco lo has tratado. No necesitas mirar el correo electrónico y no vas a hacer nada con él. Así que de nuevo, no está tirado, sólo está archivado. Una vez que hagas esto, vas a seleccionar un grupo de correos electrónicos y de 500 a 1000 correos electrónicos, y luego solo los vas a archivar. Quiero mostrarte si entro a mi archivo, ahí está ahí no borrado. Están ahí. Y de nuevo, siempre podría hacer una búsqueda por ellos. Voy a volver a mi bandeja de entrada. Ahora te acuerdas de esta pequeña barra de pasos rápida aquí. También seguimos adelante y creamos uno para archivo. Y te voy a mostrar cómo configurarlo cuando hablemos de cómo configurar pasos rápidos. Pero solo toma un correo electrónico para darte un ejemplo. La forma en que yo haría eso es el turno de control nueve. Y luego si vamos aquí a archivar, se puede ver que el correo electrónico está ahí de nuevo, no desechado, pero no sentado en mi bandeja de entrada. Lo bueno es también, que se puede hacer eso con carpetas con las que haya terminado. Si decido no necesito viajar septiembre 2021, eso ya está hecho. Puedo literalmente seleccionar la carpeta y luego puedo hacer un atajo. Y te hablaré sobre cómo hacer esto. Hice Control Turno V. Lo que te permite hacer es que te permite mover un artículo. Cuando hagas eso, todo lo que tengo que hacer es empezar escribir el nombre de la carpeta a la que quiero moverla. Se puede ver que ya está seleccionado archivo porque empecé a escribir en AR. Voy a decir, Ok, cuando haga eso, va a mover la carpeta a ese archivo real. Aquí. No va a seleccionar eso, digamos, está bien. Y luego aquí está, se puede ver que está tirado justo debajo del archivo. Y luego si decido, Wow, realmente necesito esa carpeta. Voy a necesitar que le añada algunas cosas porque surgió algo más. Siempre puede arrastrarlo a la derecha de nuevo a la carpeta única. Me va a preguntar, digo que sí y está de vuelta. Entonces esa es una forma en que puedes archivar carpetas que ya no necesitas. De acuerdo, Así que esto se trata vista de conversación o correos electrónicos con hilos para Alec PC. Ahora tenemos muchas preguntas sobre cómo asegurarnos de que los hilos de correo electrónico se mantengan agrupados. Entonces no estás recibiendo un montón de e-mails que están sueltos, que se deben conectar porque son parte de la misma conversación. Esto te permite mantener todos tus hilos de conversación agrupados. Entonces irías a esta cinta Home aquí y asegurarte de que esté expandida para que puedas ver lo que hay aquí. Entonces irías a View, luego verías cómo dice mostrar como conversaciones. Lo que vas a querer hacer es que vas a querer asegurarte de mostrar como se hace clic en las conversaciones. Entonces lo otro que quieres hacer es donde dice ajustes de conversación. Quieres hacer click, Mostrar mensajes de otras carpetas, mostrar centros por encima del tema. Simplemente te hace más fácil verlo. Y luego cada vez que tengas una conversación que entra y hay un hilo que va y adelante, verás que saldrá como un hilo agrupado. Y probablemente viste que en algunos de mis correos como éste, obtendrás una pequeña flecha. Y si hago clic para expandirlo, verás que estos dos e-mails están en realidad en el hilo con esto como asunto. Muy bien, por lo que una de las partes más importantes del proceso del método de pila es asegurarse de que usted se dé tiempos establecidos para apilar. Por tiempos establecidos. Quiero decir, hay flexibilidad con eso. Si bien miras aquí mi calendario, puedes ver que he puesto tres veces en mi calendario. Tengo un tiempo de nueve a diez, así que una hora. Y éste en realidad dice stack, bandeja de entrada vacía y carpetas de proceso. Si hago clic en eso, se puede ver que he marcado ese tiempo como ocupado. Me he dado una hora para pasar por el proceso de método estático, que está pasando por la bandeja de entrada, poniendo los correos electrónicos en las carpetas de acción apropiadas, y luego trabajando a través de la acción carpetas, encuentro que una hora es tiempo completamente suficiente para hacer eso, y a veces incluso necesito menos que eso. ¿ Puedes moverte esta vez ? Absolutamente. No tienes tiempo para hacerlo de nueve a las diez de la mañana del lunes y ya sabes, tendrás tiempo de hacerlo al final del día en su lugar, puedes moverlo aquí abajo. Entonces depende completamente de ti. Tienes el poder de moverlos por ahí. Ahora una pregunta que recibo mucho es, pero ¿cómo voy a dejar a un lado una hora de la jornada laboral para hacer esto? Quiero que pienses por un minuto cuánto tiempo estás gastando trabajando en tu correo electrónico lo largo del día, y cuántas veces te distraes con los correos electrónicos que entran. Mientras que si dejas a un lado una hora, podrías trabajar a través de eso en un bloque concentrado y hacerlo. Te darás cuenta que también hay otros dos tiempos más cortos que he puesto en mi calendario. Esta tan pila de trabajo bandeja de entrada y así lo hace este al final del día, ambos son media hora. Y si hacemos clic ahí, se puede ver que en realidad hemos marcado el tiempo es gratuito para éste. De esta manera, si alguien necesita programar una reunión sobre ella, está bien. También puedes moverlos por ahí también. A veces muevo estos hacia abajo hasta el final del día. Lo realmente bonito es que también puedes cambiar esto mucho. A algunas personas les gusta hacer allí media hora a primera hora de la mañana, otra a la hora del almuerzo. Y entonces realmente les gusta hacer el proceso de apilamiento al final del día para despejar todo antes de que se vayan por el día. No obstante lo que quieras hacer esto depende de ti. Nuevamente, puedes moverlos según sean las necesidades con tu horario. Pero lo importante es que literalmente estás dejando un lado tiempo para pasar por las carpetas del procesador de tu bandeja de entrada. Y luego por los períodos más cortos de tiempo, literalmente estás trabajando desde tu bandeja de entrada. De acuerdo, Así que me has escuchado mencionar pasos rápidos y muchos de los otros videos. Y esto sería para Outlook PC. Lo que harías es ir a tu cinta Home aquí y verías pasos rápidos justo en el medio. Entonces esta barra de aquí va a ser, presionas esa flecha y verás pasos rápidos manejados. Ahora lo que vamos a hacer es que vamos a crear pasos rápidos que moverán los correos electrónicos de tu bandeja de entrada a las carpetas de acción. Me viste moviéndolos tan rápido y así es como lo harás. Déjame mostrarte cómo vamos a hacer esto. Para que esto sea un ejemplo que se pegue, voy a seguir adelante y eliminar estos primeros pasos rápidos que pueda mostrarte cómo hacerlo tú mismo. Así que voy a eliminar eso. Entonces lo que harías es que irías a nuevo en la parte inferior aquí. Entonces bajarías a la costumbre. Entonces teclearías lo que quieras llamarlo. Así que voy a llamar a esta respuesta porque estoy reemplazando la que acabo de borrar. Y luego voy a elegir una acción. La acción va a ser que la voy a mover a una carpeta. Y la carpeta que voy a elegir un dos en este caso es una respuesta. Para que el paso rápido vaya a coincidir de nombre con la carpeta a la que quiero moverla. Voy a sumar una acción aquí. Y para mí eso va a ser marcarlo como leído, pero tal vez no quieras hacer eso y eso depende enteramente de ti. Ahora esta es la parte realmente crucial aquí abajo. Es necesario elegir una tecla de acceso directo. Por lo que reconoce que cada vez que tengas este paso rápido y lo mueve a la carpeta, el atajo que voy a elegir es control turno uno. Ahora podrías nombrarlo algo diferente? Sí. Pero me gusta hacer que el número coincida con la prioridad. Entonces todo es uno aquí y es fácil de recordar. Y luego vas a decir Finish. Entonces verás que ahora se ha salvado y vas a decir, acuerdo, así que ahora hagamos una prueba. Digamos que decidí que ésta es una respuesta. Voy a seguir adelante y seleccionar éste. Entonces voy a hacer el turno de Control uno. Y vamos a ver si entró ahí. Sí, lo hizo. Entonces sabemos que ese paso rápido funcionó. Así es como crearías pasos rápidos y harías eso para cada uno. Entonces si vuelvo y amplío esto, notarás que tenemos una respuesta para hacer tres carnes y así sucesivamente. Entonces lo harías exactamente de la misma manera. Ahora para archivo, harías esto un poco diferente. Ahora Archive es Control Shift Nueve, y te voy a mostrar cómo hacer Control Turno ocho y un video diferente. Es importante señalar que los pasos rápidos solo suben al número nueve. Por lo que desgraciadamente, no puedes hacer 101112, etcétera Sin embargo, encontrarás que tienes principalmente siete carpetas principales. Y vas a tener Control Shift ocho será hacer estallar abrir una ventana. Y te mostraré cómo hacer eso en un video diferente. Y el turno de control nueve va a ser como hacemos el archivo. Voy a seguir adelante y eliminar este paso de archivo. Entonces lo voy a hacer de la misma manera exacta. Ir a New Custom. Voy a llamar a este archivo. La acción que voy a elegir es que quiero moverla a la carpeta y la carpeta va a ser archivada. No voy a añadir una acción a ésta por ahora. Y entonces el atajo que voy a elegir para archivar es el turno de control nueve. Entonces voy a decir terminar. Y verás que el archivo está aquí. Te muestra cuál es la tecla de acceso directo. Y luego voy a golpear OK. Volvamos a nuestra bandeja de entrada y para decir, sólo vamos a darle una oportunidad a esto y decir que quiero seguir adelante y archivar este correo electrónico. Voy a hacer Control Turno Nueve. Y revisemos nuestro archivo. Y ahí está. Así es como harías pasos rápidos y querrías configurarlo para todas tus carpetas de acción. Entonces cuando estés en tu bandeja de entrada, solo puedes hacer Control Shift más el número que coincide con el número de tu carpeta de acción y se mueve allí sin que tengas que arrastrarlo con el mouse. Una de las cosas más importantes de sentir que tu ansiedad cae es no tener 1000 carpetas en tu barra de tareas izquierda. Voy a hablarte de limpiar un poco tu barra de tareas izquierda. Ahora hablamos de esto un poco antes. Quieres consejo importante es poner tus carpetas de acción en tu bandeja de entrada para que así puedas colapsarla. No tienes que ver 1000 carpetas debajo de ella. Éste no es tan malo porque literalmente solo tengo carpetas anidadas dentro de la bandeja de entrada y carpetas anidadas dentro cuando desafortunadamente un Outlook, estos son elementos nativos de los que no puedo deshacerme. Ojalá pudiera. Pero lo que quería hacer es seguir adelante y crear una separación visual. Entonces no tuve que tener esta mezcla con mis carpetas de acción. Podrías encontrar esto divertido, pero lo fácil de hacer aquí es que esto es literalmente una carpeta que ha sido nombrada de esta manera para crear la Separación visual. Lo que vas a hacer literalmente es que vas a entrar en nueva carpeta. Y luego solo vas a mantener el turno hacia abajo y hacer líneas punteadas, lo que crea una línea sólida como esta. Y vas a decir, de acuerdo, cuando dices bien, eso crea la línea. Y puedes poner esto en cualquier lugar que quieras, digamos que quería ponerlo bajo archivo. Lo movería allí y luego esa manera el archivo estaría por aquí con mis otras carpetas que me gusta mirar. De esta manera crea separación visual, se ve limpio y si ya no la necesitas, solo puedes eliminarla y volver a cómo fue. Entonces me gusta usar eso solo para separar si tengo proyectos, lo separaré de esa manera. Hablemos de usar reglas para alloc PC. Ahora las reglas van a ser una de las cosas más útiles para que uses porque te va a dejar guardar todo lo que no necesitas ver en tu bandeja de entrada, fuera de tu bandeja de entrada. Normalmente querrás que estos correos electrónicos vayan a la carpeta de revisión. En el caso de cosas como boletines, por ejemplo, o la carpeta de viento. Si expando esto, por ejemplo, podría configurar esto para que cualquier cosa que entre en mi bandeja de entrada vaya a la carpeta de trabajo en Project X, lugar de quedarme en mi bandeja de entrada y abarrotarla. Cómo hacemos esto mientras vas a la cinta de Inicio, ve a Roles, ve a Crear regla. Vas a hacer clic en lo que quieras elegir. Para que pudieras hacer desde el equipo renal, el sujeto contiene, voy a decir cualquier cosa del equipo radial. Quiero entrar en una carpeta. La forma en que voy a hacer eso es que voy a seleccionar Mover el elemento a la carpeta. Este caso he elegido CC review porque es un boletín informativo. Pero si haces clic en Seleccionar carpeta, puedes elegir lo que quieras. Después de que hagas eso, vas a golpear ¿De acuerdo? Y luego también puedes agregar más reglas sobre yendo a Opciones Avanzadas y haciendo clic en cualquiera de estas puedes ver que es un menú bastante expansivo que aparece. Puedes hacer eso. Una vez que haya seleccionado lo que desea, desea hacer clic en Siguiente. Ahora solo he elegido una regla, así que va a seguir adelante y haber dejado de procesar más reglas sobre ahí. Y voy a hacer clic en Finalizar. Entonces me va a patear de nuevo a esa ventana. Y viste en la parte inferior de la pantalla que sí envió, recibe. Ahora, si voy a estas reglas, puedo hacer clic siempre mover mensajes del equipo radial, haga clic en eso. Y va a saber que quiero ponerlo en revisión. Y si entro en revisión, mira cómo acaba de sacarlo. Si entro en revisión. Ahí está. Ahora en cualquier momento algo que me envíe ese equipo radial, va a ir directo a la carpeta de revisión. Y no va a entrar en mi bandeja de entrada. Las notificaciones son algo que generalmente tendemos a haber encendido. Y no es genial hacer eso porque es bastante abrumador cuando estás tratando de enfocarte en hacer un trozo de trabajo o estás tratando de ir a una reunión y sigues recibiendo pinging por correos electrónicos. Te recomendamos que desconectes tus notificaciones y Outlook. Ahora aún vas a revisar tu correo electrónico. No significa que no lo revises, pero lo que sí significa es que no estarás tan distraído mientras realmente intentas conseguir algo de trabajo realizado. Tan bastante fácil. Esto es para Outlook PC. Subirías a donde dice File. Entonces aquí abajo donde dice opciones, seleccionarías que surgirá ese pop-up. Y cuando eso suceda, vas a hacer clic en el correo aquí. Entonces vas a ir al mensaje llegada aquí al fondo y ver cómo tengo algunas cosas revisadas aquí. Vas a desmarcar todo y luego vas a golpear, vale. Entonces ya no recibiré notificaciones. Y puedo enfocarme en mi trabajo. Nuevamente, no significa que no vayas a revisar tu correo electrónico, pero no te distraerás cuando realmente necesites concentrarte en otra cosa. Así va a ser como usamos la carpeta do para permitirnos programar fácilmente tareas que están vinculadas a nuestro calendario. Lo que voy a hacer primero es que voy a crear un paso rápido que nos va a ayudar en este proceso. Por lo que recuerdas el paso rápido se encuentra justo en medio de la cinta. Haga clic en la flecha para expandirse. Entonces para los efectos de este ejemplo, solo voy a eliminar esto porque voy a crear un nuevo paso rápido para ti que vas a usar. Vamos a hacer esto como hicimos los otros. Vas a ir a New, vamos a ir a Custom. Y luego vamos a llamar a este horario. Porque eso es lo que queremos hacer. Queremos programar las cosas en nuestro calendario. Entonces. Esto es realmente importante ver donde dice elegir una acción. Desea desplazarse hacia abajo aquí hasta que seleccione, cree una cita con un archivo adjunto. Esa es la que querrías seleccionar. Crear una cita con un archivo adjunto. Entonces voy a seleccionar Agregar acción. Entonces voy a seleccionar que quiero categorizar el mensaje. El categoría que voy a elegir es esta categoría programada. Ahora siempre puedes crear una nueva categoría tú mismo bajo categorizar y puedes hacerlo del color que quieras. Así que voy a elegir programado en este caso. Entonces voy a seguir adelante y elegir un atajo para ello. El atajo que voy a elegir para esto es Control Shift ocho, porque si recuerdas, tenemos siete carpetas. Todavía no hemos usado Control Turno ocho. Y Control Shift Nueve es para archivar. Entonces Control Turno, voy a decir Finalizar. Entonces, aquí estoy. Y se puede ver que ahora hay una categoría aquí que dice horario y lo que sea que haya ahorrado por última vez como paso rápido es lo que está encima. Y luego voy a decir, está bien, ahora voy a venir a la vista del calendario. Entonces voy a hacer clic en ver aquí arriba y luego Ver ajustes. Aquí es donde vamos a agregar el formato condicional para que enlaza con el calendario y esté codificado por colores. Por lo que es realmente una herramienta útil. Mientras estoy aquí. Voy a seleccionar Formato Condicional. Y luego voy a seleccionar Agregar. Ahora en este caso, ya seleccioné anuncio y lo llamé hacer así que voy a seguir adelante y voy a eliminar éste. Digamos que seleccioné añadir, creé el nombre. ¿ Puedes llamar a esto como quieras, pero voy a seleccionar, sugiero que llamemos a esto hacer por esta regla en particular para tu calendario. Y puedes escoger el color que quieras. Voy a escoger verde. Entonces puedes ir a donde dice condición. El estado para mí que he añadido es buscar la palabra hacer y puedes hacer lo que quieras aquí puedes agregar más. Pero este es un ejemplo sencillo, así que vamos a buscar la palabra hacer. Voy a decir OK. Entonces voy a decir bien otra vez. Di OK otra vez. Y estamos montados. Ahora si vuelvo a mi bandeja de entrada y voy a decir que ya he pasado por mi bandeja para el día y estoy empezando a trabajar a través mis carpetas y estoy priorizando lo que quiero hacer. Voy a hacer éste, voy a abanderar, digamos que hagamos éste. Y voy a abanderar éste al fondo. Lo que haría aquí es que ya estoy flotando por aquí. Voy a hacer mi atajo de Control Turno ocho. Voy a escribir las palabras do o la palabra hacer frente a esto. Recuerda que escribir la palabra do permite que ocurra un formato condicional. Entonces puedo seguir adelante y cambiar esto por el tiempo que quiera. Y voy a decir, está bien, voy a ahorrar, cerrar. Te darás cuenta de que algo pasó aquí. Tengo una caja verde. El cuadro verde me dice que lo he programado y verás que el cuadro verde aparece en el correo electrónico real y dice programado. Ahora una cosa aún más agradable es, es que si voy a mi calendario real, verás que lo mismo debido, por favor prep nómina aparece en mi calendario, programado y listo para ir y está codificado por verde porque configuré el formato condicional. Mira cómo hay un clip aquí. Si hace doble clic en él, el correo electrónico está realmente adjunto a la entrada del calendario. Si tuviera que referirlo, estaría ahí. Y puedes hacerlo con cualquier entrada de calendario de tu elección. Hablemos de seguimiento con recordatorio en Outlook PC, a veces quieres mantener un registro de un correo electrónico que has enviado. Y mientras entra en tu carpeta enviada, también lo hace todo lo demás que envías. Lo más probable es que realmente solo quieras hacer referencia a un puñado de correos electrónicos que envías. Por lo que tengo un poco de una forma más fácil de hacer un seguimiento de ello. Y eso es creando el correo electrónico BC, viéndote y poniéndolo en la carpeta Recordar. Déjame seguir adelante y mostrarte lo que haría. Digamos que tenía este correo electrónico aquí. Lo abrí y quería responderle. Lo que haría es que le respondería. Digamos que quería salvar esto. Entonces en lugar de solo golpear enviar, yo iría al campo BCC y a BCC yo mismo. Entonces yo lo enviaría. Entonces una vez que lo envié, sería capaz de que entrara en mi bandeja de entrada y ahora Outlook tarda un segundo en aparecer. Entonces tenemos que ser un poquito paciente con eso. Pero una vez que aparece en mi bandeja de entrada, verás que soy BCC dt. Lo veo como un nuevo correo electrónico y solo puedo mover ese email específico a mi carpeta de recordatorios. Aquí ya ha tardado un minuto, pero aquí vamos. Aquí está. Entonces voy a cerrar eso y desplazarme a la parte superior. Aquí está mi nuevo correo electrónico en rojo. Entonces lo que voy a hacer es que voy a abrirla. Me BCC yo mismo en él, y luego usando Control Shift cuatro, que es nuestro paso rápido para ponerlo en la carpeta Recordar. Voy a poner eso ahí, recordar carpeta. Y luego después cuando estoy trabajando a través de mis carpetas, lo tengo ahí como recordatorio, esto es genial para los correos electrónicos donde vas a necesitar dar seguimiento con alguien. Quieres recordarte que hagas algo, etcétera Queremos una manera fácil de mover nuestros e-mails a la carpeta de viento. Y recuerda que las carpetas dentro de la referencia de una carpeta son proyectos activos son carpetas activas con las que estamos trabajando en este momento. En lugar de arrastrarlo con un ratón, en realidad hay una manera más fácil. Lo que puedes hacer es seleccionar un correo electrónico. Se puede hacer Control Turno V, V como en Víctor. Cuando haces eso, se abre por esta ventana. Y entonces todo lo que tengo que hacer es empezar escribir el nombre real de la carpeta. Y si esto se ha derrumbado, es posible que tenga que simplemente expandirlo. Entonces digamos que quiero que este e-mail entre a viajar septiembre 2021. Acabo de empezar a escribir en TR y de inmediato lo encontró. Y luego voy a golpear Enter. Y entonces si nos vamos a viajar y septiembre, ahí está. Esa es una forma realmente fácil de hacerlo. Lo haré una vez más. Literalmente vamos en Control Shift V abre una caja para moverla a una carpeta. Voy a seleccionar, digamos que esta vez quiero ponerlo trabajando en el Proyecto X. Voy a dar vuelta. Y luego si entro a trabajar en el Proyecto X, ahí está. Es muy fácil de hacer y te ahorra una tremenda cantidad de tiempo. A veces quieres abrir múltiples correos electrónicos al mismo tiempo cuando estás apilando en tu bandeja de entrada. Esta es una manera realmente agradable también para que sientas una verdadera sensación de logro porque puedes cerrar cada ventana una vez que hayas terminado. Una perspectiva para PC, es bastante fácil. Mantenerías presionadas la tecla Mayús y la flecha hacia abajo y simplemente seleccionarías un rango de correos electrónicos. Así que voy a hacer un par de ellos aquí. Entonces harías clic derecho y puedes ver donde dice abierto. Por lo que presionarías eso y puedes ver que cada uno se abre en su propia ventana. Y podría seguir adelante y simplemente golpear Responder, lidiar con ello en tiempo real. Y entonces haría eso por cada una de estas ventanas que están abiertas y las cerraría mientras las acabo. Entonces tienes el rango seleccionado y puedes archivar todos esos correos electrónicos porque están fuera de tu bandeja de entrada para el día. 13. Cómo configurar una guía: Hola, Bienvenido. En los siguientes videos, mostraré algunas de nuestras mejores prácticas recomendadas para usar el método stack de manera efectiva y sencilla. Queremos ayudar a aliviar el estrés asociado con el correo electrónico y obtener su bandeja de entrada a 0. Es importante destacar que se trata de recomendaciones. No son reglas duras y rápidas. Queremos que el proceso sea cómodo y sin esfuerzo de mantener. Así que por favor siéntete libre de personalizarlo para que se adapte a ti. El método stack está diseñado para devolverte más tiempo y es completamente no destructivo. No perderás ningún correo importante. Prometemos apilamiento feliz. Este es el método de stock para Apple Mail. Entonces lo que voy a hacer es guiarte por el proceso del método stack y cómo lo harías. Y después les voy a mostrar dónde se encuentra todo. Por lo que en videos posteriores te mostrarán unas configuraciones específicas, pero tendrás una conciencia de dónde están. Entonces lo que harías es que vendrías al principio del día y entrarías en tu bandeja de entrada y el objetivo sería abrirlo, mirar el correo electrónico, escanearlo y decidir qué acción estáasociado con él, y moverlo a la carpeta de acciones correspondiente. Ahora ya verás que los he montado ya aquí a la izquierda. Y de nuevo, tienen nombres cortos orientados a la acción. Y hay un número a la izquierda del nombre. Entonces sé exactamente que este es el orden en el que me gusta trabajar. Entonces, literalmente, decidiría, está bien, este es un du y lo pondría en la carpeta do. Esta es una revisión y la puso en la carpeta de revisión y así sucesivamente. Antes de mostrarte cómo apilar, quiero mostrarte algo importante en el correo de Apple. Si vas al mensaje aquí arriba en la parte superior, notarás que si haces clic en él, en realidad te da todos los atajos de teclado en gris aquí a la derecha del comando. Si no lo recuerdas, siempre puedes hacer clic en eso y te lo dice. La otra cosa que quiero mostrarte es que si vas a pasar a, notarás que aquí hemos ido adelante y configuramos atajos de teclado que corresponden con el número de la carpeta de acciones. Ahora te voy a mostrar cómo hacer esto en un video diferente, pero te va a ahorrar mucho tiempo. Para que así no lo estés arrastrando con un ratón, lo que tarda un par de segundos por correo electrónico. Y también hace probable que lo pongas en la carpeta equivocada por accidente. Entonces si te estás preguntando cómo voy a estar haciendo esto tan rápido, así es como te mostraré cómo hacerlo en breve. Entonces lo que voy a hacer es seguir adelante, mirar mi bandeja de entrada, mirar mi bandeja de entrada, empezar a mover esto a mis carpetas de acción aquí en la barra de tareas izquierda. Voy a decir que este es un do, así que lo voy a poner ahí. Sólo comprobemos para ver que se movió. Sin embargo. Ahí está. Voy a volver a mi bandeja de entrada. Esta es una revisión. Esta es una reseña. Estees el preámbulos. Hagamos de ésta una respuesta, así que tengo algunas cosas que agarrar. Haré de esa una respuesta. Esa es una carne que uno es una respuesta do. Y haremos que estos últimos se revelen. Ahora lo que tengo que hacer ya que mi bandeja de entrada es bonita y vacía y puedo tomar un enorme suspiro de alivio. Voy a empezar a trabajar a través de mis carpetas de acción. Entonces voy a entrar primero a la carpeta de respuestas. Entonces lo que voy a hacer es seleccionar todos los correos electrónicos de esta carpeta. Y voy a hacer clic derecho y hacer Abrir. Ahora notarás que todos se abren en una bonita ventana. Así que en lugar de tener un correo electrónico go por correo electrónico, puedo trabajar en ellos en tiempo real aquí mismo en esta ventana y luego archivarlos cuando termine. Entonces voy a seguir adelante y usar el Comando R, que es el atajo de respuesta. Y entonces sólo voy a decir: Hola, ¿cómo estás? Entonces sólo voy a hacer una pequeña respuesta aquí. Entonces lo voy a mandar. Ya en realidad envié eso. Entonces lo que voy a hacer a continuación es trabajar en el siguiente. Es lo mismo. Hacer mi atajo para respuesta, que es Comando son geniales. Entonces voy a mandar este. Y entonces este es el último aquí. Voy a seguir adelante y mandar este. Estos se hacen. Así que literalmente puedo simplemente seguir adelante y archivar estos porque está terminado. Y adivina qué? Contesto carpeta está vacía. Y qué gran sensación que es porque ahora mi bandeja de entrada está vacía, una de mis carpetas está vacía. Y luego pasaría a la carpeta do y lo mismo hasta que hubiera pasado por todas mis carpetas. Entonces ese es el método estático en Apple Mail. Configuración de carpetas de acción y Apple Mail. Estoy aquí y estoy en mi bandeja de entrada. Y recordarás que configuramos carpetas de acción para que en lugar de dejar correos electrónicos en tu bandeja de entrada y luego tener que volver a abrirlos y recordarte qué es lo que tienes que hacer con él. Literalmente mueves cada uno de los correos electrónicos a las carpetas. Y de esa manera sabrás que esta es una respuesta. Esto es algo que tengo que hacer. Y así voy a programar un trabajo, lo que significa que voy a poner las tareas en mi calendario. Esta es una reunión y demás. Tan realmente sencillo de configurarlo. Lo que vas a hacer es simplemente hacer clic derecho y tu bandeja de entrada, ir al buzón nuevo y luego seguir adelante y poner el nombre del buzón aquí. Ahora te darás cuenta que he puesto números a la izquierda del buzón. Y la razón por la que he hecho eso es este es el orden en el que me gusta trabajar. Yo quiero hacer mis respuestas primero, después voy a seguir adelante y programar el trabajo. Entonces voy a revisar mis convocatorias de reunión y demás. La otra cosa es cuando configuramos tus atajos de teclado y un par de minutos en un video diferente. Te va a ser útil tener números que se correspondan con los atajos. Entonces hablaremos de eso en un momento. Notarás que también los he puesto debajo la bandeja de entrada y esto es realmente solo para mantenerlo ordenado. Y así es como configurarías carpetas de acción para Apple Mail. Configuración de atajos y Apple Mail. Recordarás cuando te mostré el primer video sobre cómo hacer el proceso del método de pila, me viste moviendo todos los correos electrónicos muy rápidamente de mi bandeja de entrada a mis carpetas de acción. Y no estaba usando el ratón para arrastrarlos hasta allí. Eso lleva un par de segundos. Y también aumenta tu riesgo de poner un correo electrónico en la carpeta equivocada. Entonces hay una manera mejor, más fácil y eso es mediante el uso de atajos de teclado. También recordarás que te mostré que si vas a donde dice mensaje en la barra de tareas superior, ya hay algunos atajos que son nativos para agregar a macho. Por lo que verás que la respuesta es el comando R y así sucesivamente. Pero lo que no está configurado son estos atajos de teclado para mover estos correos electrónicos a carpetas de acción específicas. Por lo que sólo tienes que configurarlos una vez a menos que quieras cambiar el nombre y luego puedas modificarlos. Cómo vas a hacer esto ya que vas a ir a tu ícono de Apple en la esquina superior izquierda. Teclado de preferencias del sistema. Ir a donde dice atajos. Entonces quieres recoger atajos. Y ahora para configurarlo, necesario seleccionar el signo más. Y entonces ahora mismo dice todas las aplicaciones, pero hay que seleccionar macho, para sepa dónde se va a aplicar ese atajo de teclado. Y luego para el título del menú, vas a teclear exactamente como este mensaje, guión mayor que signo, mover espacio a guión mayor que signo. Y ahora quiero poner en el nombre exacto de la carpeta de acciones correspondiente. Voy a hacer uno por la carpeta de respuestas. Ahora notarás que en realidad cómo aparece aquí es que las respuestas rápidas están entre paréntesis. Si no lo nombro exactamente como aparece en la barra de tareas izquierda, no va a poder encontrar la carpeta de acciones correcta. Entonces voy a poner respuestas rápidas entre paréntesis, y luego necesito darle un atajo de teclado. Y yo voy a elegir control uno. Ahora he elegido uno que coincida deliberadamente con el número de la carpeta de acciones. Por lo que es increíblemente fácil de recordar. Y luego voy a dar clic en Agregar. Y ahí está. Yo también, voy a seguir adelante y hacer otra y simplemente crear una carpeta para un atajo de teclado más carpeta ado. Por lo que lo mismo los machos ya seleccionaron. Voy a escribir el guión del mensaje mayor que signo. Mueva el espacio al guión mayor que el signo. Y esta vez voy a hacer para hacer. Y notarás que esto también tiene algo entre paréntesis. Por lo que de nuevo, queremos hacer este partido. Entonces pondré horario, trabajo y paréntesis. Y el atajo de teclado va a ser controlado dos. Entonces dos partidos con que hacer. Y luego voy a dar clic en Agregar. Y otra vez ahí está. Una vez que termines, solo puedes cerrar por esa ventana. Ahora probemos para asegurarnos de que funciona. Entonces este dice escribir en él, Es una carne. Entonces voy a hacer Control tres. Ahora verás que se sacó de la bandeja de entrada y comprobemos que está ahí. Sí, ahí está. De nuevo, ahora si voy a mensaje arriba en la parte superior, estoy en mi bandeja de entrada y voy a mensaje arriba en la parte superior. Notarás que si me desplazo hacia abajo y voy a pasar a, verás que todos esos atajos de teclado aparecen junto a las carpetas de acción correspondientes. Entonces hagamos una pareja juntos solo para asegurarnos de que esto funcione. Digamos esto a modo de respuesta. Digamos que ésta es una respuesta, ésta es una respuesta y esta es preámbulos. Vamos a revisar. ¿Están ahí? Ellos son. Entonces eso es genial. Y lo que puedes hacer es simplemente mantener presionado el letrero de Control y hagamos los números apropiados. Super-quick mueve todo a la carpeta de acción apropiada. Entonces así es como configurarías atajos de teclado y Apple Mail. Configurar el tiempo de apilamiento en tu Apple Calendar. Recordarás cuando hablamos del proceso del método stack. Es un método basado en el hábito, ¿verdad? Por lo que necesitas entrar y seguir adelante y vaciar tu bandeja de entrada y trabajar desde tus carpetas de acción y convertirlo en un patrón que puedas mantener todos los días o no te va a funcionar. Una manera fácil, sencilla de Lift de hacer eso es poner la hora en tu calendario. Y te darás cuenta al mirar mi calendario en este momento, tengo un par de franjas horarias diferentes. Tengo uno que es por una hora que dice pila bandeja de entrada vacía y apilar carpetas. Y tengo dos más pequeños que son media hora que sólo dicen stack inbox. Ahora cómo son diferentes es que esta al inicio del día, puedes ver repeticiones todos los días de la semana. Es por una hora y he marcado que el tiempo está ocupado. Y lo que voy a hacer en este tiempo es revisar los correos electrónicos existentes en mi bandeja de entrada y luego ponerlos en las carpetas de acción y trabajar a través de las carpetas de acción. Lo más importante aquí es que lo he marcado como ocupado para que no tenga la agenda de alguien una reunión por encima de ella. Y me tomo ese tiempo para que me pase esos correos electrónicos y esas carpetas. Entonces empiezo con borrón y cuenta nueva para el día. Elige un momento que sepas, puedes apegarte. Si llevas a tus hijos a la escuela entre las 89 AM, ese no es un buen momento para escoger algo a lo que generalmente puedas apegarte. Y de nuevo, es posible que no te apegues a ella todos los días. Y eso es sencillo. Digamos que lo superaste todo el lunes, pero luego entras el martes y tienes una reunión a las nueve, puedes moverlo a otra hora. No hay problema. También puedes eliminarla si no puedes llegar a ella ese día, está bien. El objetivo es tratar de llegar a ella diariamente o tantas veces a diario como sea posible. Ahora notarás que las citas más pequeñas aquí durante media hora solo dicen stack inbox. Y si abrimos esos, esos son literalmente media hora y te darás cuenta de que están marcados como libres. Porque estos son solo para que trabajes a través de tu bandeja de entrada, es decir, correos electrónicos que han llegado a lo largo de ese día. ¿ Seguirás revisando tu correo electrónico? Seguro. Bueno, pero si ves que tienes esta media hora en tu calendario, sabrás que eres capaz de revisar rápidamente, ver si algo es importante y tendrás un pedazo de media hora para trabajar a través de todos de esos correos electrónicos. En lugar de hacer un correo electrónico cambiando a una tarea, haciendo un correo electrónico cambiando a una tarea. Entonces es mucho más efectivo de esta manera. Algunas personas tienen que hacerlo, algunas personas hacen esto otra hora, así que haz lo que te funcione. Y de nuevo, esto también está configurado para que vuelva a ocurrir todos los días de la semana. Así que asegúrate de poner tiempo de apilamiento en tu calendario es una de las mejores cosas que puedes hacer para crear el enfoque basado en hábitos que disminuirá tu estrés al tratar con el correo electrónico. Usando la nueva carpeta y Apple Mail. Por lo que la carpeta Do es diferente la carpeta de respuesta porque la du folder es para a la carpeta de respuesta porque la du folder es para que tomes tareas que necesitas programar para ti mismo o tareas que alguien te ha enviado para hacer y pon ese tiempo en tu calendario para hacerlas. Lo que termina pasando a menudo ya que alguien te enviará por correo electrónico algo que quieren que hagas y se sentará en tu bandeja de entrada y luego de repente lo ves y te das cuenta, no tengo tiempo para hacer eso esta semana. Por lo que esta es una forma en que a medida que trabajas a través tus carpetas de acción y empiezas a trabajar a través de ti haces carpeta. Pones todas esas tareas en tu calendario en tiempo real. Y puedes ver que lo que he hecho aquí es que tengo una pantalla dividida. Tengo mi calendario abierto a la derecha, y tengo la carpeta abierta a la izquierda. ¿Ahora qué Apple Mail? Es realmente sencillo. Simplemente puedo agarrar esto y literalmente puedo arrastrarlo al calendario cuando quiera hacerlo. Entonces puedo modificarlo. Digamos que quiero más tiempo de una hora. Entonces lo primero que voy a hacer es cambiar donde dice R E a D mayúscula, O. mayúscula Y luego le voy a dar un color que destaque Eso es un poco diferente que las otras tareas que tengo en mi calendario. Entonces sé que son cosas que tengo que hacer y no es una reunión, y no es otra cosa. Son literalmente tareas que tengo que hacer yo. Y entonces puedo cambiar el tiempo si quiero. Digamos que quiero que esto sea una hora y media. Genial. Y luego te darás cuenta que también aparece, show en masculino. Entonces lo bueno de eso es que he salido adelante y he puesto esto en mi calendario. Y si lo abro y hago clic en mostrar macho, solo saca el correo electrónico real asociado a él. Por lo que cuando estoy trabajando desde mi calendario, no tengo que volver a la bandeja de entrada para verificar de qué era esto en relación. Ahora, lo siguiente que puedo hacer es que quiero hacerme saber que he salido adelante y programar esto. Lo último que quieres hacer es volver al e-mail, clic derecho en él y darle una bandera que realmente coincida con el color que has elegido aquí. Y así sé que lo he programado en mi calendario y ya lo tengo ahí. Y cuando haya completado la tarea, puedo seguir adelante y archivar el correo electrónico. Esto es rastreo con recordar para Apple Mail. Por lo que enviamos toneladas de correos electrónicos por día y muchos de ellos son solo respuestas rápidas. Alguien te vuelve y está bien. Pero generalmente hay un puñado de correos electrónicos que estaban esperando a que alguien respondiera o, ya sabes, vas a querer darle seguimiento. Y así quieres recordarte que debes hacer eso. Lo que tendemos a hacer en este momento es entrar en nuestro Correo enviado, hacer una búsqueda, pero hay tantos correos electrónicos ahí y lleva mucho tiempo encontrar lo que realmente necesitas. Hay una manera más fácil y eficiente. Y eso es mediante el uso del campo BCC para rastrearlo y ponerlo en la carpeta de tu mente. Entonces, si voy a crear un nuevo correo electrónico, lo que haría es ser CC yo mismo. De esta manera. Obtendré una copia que va a mi bandeja de entrada y sólo puedo poner eso en carpeta para recordar cuando estoy apilando y me recordará darle seguimiento. Simplemente crearé un correo rápido aquí. Ahora te darás cuenta de que aquí soy semilla BC, así que voy a mandar esto. Lo que va a pasar es que voy a conseguir una copia en mi bandeja de entrada. Entonces puedo seguir adelante y usar mi atajo de teclado, ponerlo ahí, recordar carpeta. Y luego cuando esté apilando, veré que esté ahí. Aquí está en realidad, y me recordará darle seguimiento. Ahora que era un nuevo e-mail e incluso se puede hacer eso en la carpeta de respuesta, cualquier correo existente. Entonces digamos que estoy en mi carpeta de respuestas y me di cuenta que quiero dar seguimiento a esta solicitud de delegación. Puedo abrir el correo y lo mismo. Puedo seguir adelante y presionar Responder y luego decir teclea mi correo. Y luego quiero BCC yo mismo aquí. Y luego voy a seguir adelante y enviarlo. Y entonces notarás que aunque esto no fuera una carpeta de respuesta, otra vez, voy a conseguir una copia en mi bandeja de entrada y puedo mover eso a mi carpeta de recuerdos. Y aquí está. Entonces al pasar por mi carpeta de recuerdos en tarros mi memoria para seguir adelante y darle seguimiento. Entonces eso es rastreo con recordar y Apple Mail. Uso de la carpeta web en Apple Mail. Muchas veces nos preguntan, bueno, tengo todos estos proyectos activos en los que estoy trabajando y quiero mantener esos correos agrupados. Entonces si ese es el caso, ahí es donde entraría la carpeta de cuándo. Ahora notarán que lo tengo aquí en mi barra de tareas izquierda, y ahora mismo está colapsado actualmente. Pero si toco la flecha hacia abajo, verás que puedo expandirla y tengo un montón de carpetas de proyectos activas aquí. Estos son especialmente útiles para algo como éste creando la presentación de octubre. Y lo que podría hacer es que podría tener todos los correos relacionados con eso, los filtrados de tal manera mediante reglas para que todos entren en esa carpeta. También podría arrastrarlos cuando estoy apilando. Y lo que eso te permite hacer es, digamos que voy a ir a sentarme y trabajar en esto. Tendría todos los correos electrónicos en un solo lugar en lugar de suma en mi bandeja de entrada, algunos en varias carpetas. Por lo que es una herramienta realmente agradable de usar. Y de nuevo, crearías estos al igual que lo hiciste con la bandeja de entrada. Usted haría clic derecho, ir al buzón del mediodía y escribir el nombre de la carpeta que desea agregar y luego golpear, Ok. Otra cosa bonita es cuando termines con esta carpeta, Digamos que ya terminé de crear la presentación de octubre y ya no la necesito. En lugar de eliminar la carpeta porque puede que necesite referenciarla más tarde, solo puedo seguir adelante y arrastrarla al archivo. Y entonces lo que hace es crear una forma para que lo encuentres fácilmente solo en el archivo y yo puedo colapsar y expandir eso. Entonces si lo necesito de nuevo, Digamos que esto se activó y necesitaba crearlo de nuevo. Simplemente puedo volver a ponerlo donde estaba antes. Y ahí está. Es una forma realmente genial de mantener limpia tu barra de tareas izquierda y realmente solo enfocarte en proyectos activos a los que necesitas referenciar. Archivado y Apple Mail. Como regla general, queremos archivar cualquier cosa que sea anterior a hace tres semanas a partir de la fecha de hoy. Entonces si fue hace tres semanas y ese correo electrónico sigue sentado en tu bandeja de entrada, más probable es que ya lo hayas tratado. No vas a lidiar con eso o es simplemente algo que no necesitas. Entonces esa es nuestra regla general de oro. Cualquier cosa más antigua que hace tres semanas a partir de la fecha de hoy, probablemente no necesites sentarte en tu bandeja de entrada. En términos generales, cuando abras tu bandeja de entrada y cuando pasemos por esta clase con los participantes en los talleres, ellos lo abrirán y tendrán, digamos, 90 mil correos en su bandeja de entrada. Muy rápido. Descubren que al menos 88 mil de ellos o más son viejos y ya no los necesitan. Algunos de ellos de hace años. Eso realmente puede bajar bastante tu estrés. Si se caen 80 mil correos electrónicos más en una sola vez solo de archivarlos. Nuevamente, no los estamos tirando. No los estás borrando. El archivado no es destructivo. Entonces si voy a mi archivo aquí, se puede ver que todavía hay cosas en el archivo, y no las he borrado. Simplemente están almacenadas en otro lugar. Por lo que no tengo que verlos en mi bandeja de entrada. Entonces entrando en mi bandeja de entrada, lo que voy a hacer es quiero ordenar estos de los más antiguos a los más nuevos. Entonces voy a subir a donde dice Ver. Voy a ir a ordenar por y luego voy a hacer clic en el mensaje más antiguo en la parte superior. Y puedes ver que algunos de estos son de hace varios años, y definitivamente ya no necesito estos en mi bandeja de entrada. Entonces voy a tomar la tecla shift y flecha abajo, seleccionar un grupo de correos electrónicos. Y se puede hacer generalmente alrededor 500 a mil antes de que se asuste, pero yo diría que trata de mantenerlo en ese rango. Y luego puedes hacer clic derecho y seleccionar archivo o puedes ir hasta donde dice mensaje. Y recordarás que puedes ver los atajos resaltados. En este caso, el atajo de archivo es Control Command a. y si toco eso, en realidad va a seguir adelante y archivar el correo electrónico. Entonces yo hice eso. Y ya no están ahí. Y ahora en lugar de los 25 correos que tenía ahí dentro, me han bajado a tres. Por lo que es un paso realmente importante para mantener su cordura es archivar correos electrónicos antiguos. Nuevamente, si entro a mi archivo, van a estar ahí. No los tiré a la basura. Ya están aquí. Este es el que estaba arriba, pero no los echan, pero no los necesito en este momento. Por lo que es un paso realmente importante mantener tu bandeja de entrada limpia y clara. Y de nuevo, muro parecerá desalentador la primera vez. Hazlo, sobre todo si no eres una persona allí regularmente archivos. Una vez que lo hagas y lo borres y empieces a estar en la parte superior de tu bandeja de entrada, va a ser muy fácil de administrar. Entonces eso es archivar y Apple Mail. Configuración de reglas y Apple Mail. A lo largo del día, recibes un montón de correos electrónicos y muchos de ellos tienden a ser cosas como boletines, correos electrónicos no accionables de la empresa, que son correos electrónicos que sí quieres leer pero no necesitas mirar enforma urgente. Por lo que en lugar de dejarlos en tu bandeja de entrada, puedes usar reglas para que filten para ir directamente a una carpeta y ni siquiera golpear tu bandeja de entrada en el camino en algo que puedas leer en tu propio tiempo. Entonces voy a sugerir que cualquier cosa que sea un boletín o algo que no sea urgente entre en la carpeta de revisión porque eso es realmente para lo que sirve. Cómo haríamos esto ya que pasarías el cursor sobre un correo electrónico para el que deseas crear una regla. Ahora puedes ver que tengo un montón de estos, cómo geek newsletters y aquí, y realmente no necesito estos en mi bandeja de entrada. Entonces lo que puedo hacer es ir a las preferencias masculinas. Entonces verás que las reglas ya están en azul aquí y voy a agregar una regla. Ahora quieres nombrar a las reglas algo que esté bastante cerca de lo mismo que estás tratando de filtrar. Para que así sepas exactamente qué regla es esa. Y te da opciones. Puede seleccionar cualquiera o todas las siguientes condiciones que se cumplan. Nuevamente, aquí hay una gran lista desplegable de las condiciones. Lo mismo con esto. Y puedes agregar o quitar condiciones usando el signo más y menos. Y obtienes el mismo menú desplegable. Eso te permite hacer esto tan complejo o sencillo como quieras. Lo mismo con las acciones. Hay un montón de opciones. Entonces voy a hacer de esta una regla bastante simple. Quiero cualquier cosa de newsletter y cómo geek.com para pasar a una carpeta diferente así que no quiero que golpee mi bandeja de entrada. Por lo que de nuevo, voy a haber movido mensaje. Y lo importante es que quieres asegurarte de seleccionar la carpeta correcta a la que quieres que entre. Entonces voy a seleccionar la carpeta de revisión y luego voy a decir, ok, ahora mira como no seleccioné el buzón. Entonces me dijo que no podía hacerlo. Entonces ahora tengo que seleccionar, Revisar y luego decir, Ok, y me va a preguntar, ¿quieres aplicar tus reglas a los mensajes y buzones seleccionados? Yo sí. Porque lo que eso va a hacer es sacar cualquiera de los correos electrónicos How-To Geek que ya están sentados en mi bandeja de entrada y ponerlos en la carpeta de revisión. Voy a decir Aplicar. Probablemente viste movimiento detrás de la pantalla aquí. Y lo que eso hizo es que sacó todo el cómo a los machos geek y los puso en esta carpeta de revisión. Entoncesahí están. Puedo leerlos en mi tiempo libre. Y también cada vez que una nueva forma de obtener correo electrónico entra, va a ir directamente a esa carpeta de revisión en lugar de estar en mi bandeja de entrada. Así que esa es una manera realmente genial de que puedas usar reglas para ayudar a administrar tu bandeja de entrada. 14. ¡Apilamiento feliz!: Yo construyo todo lo que necesitas para tener éxito en estos videos de cómos-hacer adicionales y con los repartitos que están en el doble Géminis, digamos, si necesitas ayuda adicional , tenemos la clase ganadera que podemos ofrecerte. Y tal vez aún más importante, si quieres esto para tu equipo u organización, podemos entrar con nuestra configuración de oficina de administración de correo electrónico stack de gama superior y cambiar fundamentalmente la cultura de tu organización con respecto al correo electrónico. Y recuerda, cuanto más productivo seas, mejores cosas puedes hacer por ti mismo, tu organización y tu familia y el mundo en general. Mi nombre es Prashant denier. Soy el director general del doble Géminis. Espero que hayan disfrutado esta serie. Buena suerte y feliz apilamiento.