Cómo hacer papel para tu hogar

1. Introducción: Hola, soy Amy Stewart. He sido escritor y artista de tiempo completo desde hace 20 años. Y como cualquier otra persona que trabaje en un campo creativo, eso también significa que dirijo un negocio unipersonal muy pequeño. Pero ya sabes, no importa lo pequeño que sea, sí viene con cierta cantidad de papeleo y registro y contabilidad. Por lo que durante el último par de décadas, he visto muchos cambios y cómo la gente como nosotros realiza un seguimiento de nuestros ingresos y gastos y documentos importantes. Pero el cambio más grande, por supuesto, es que ahora hay formas realmente fáciles y asequibles de ir completamente sin papel. Significa que todos tus registros se pueden almacenar en tu computadora o en la nube y están disponibles para ti en el minuto que los necesites. Parece que cada enero oigo a tantos de mis amigos autónomos quejarse de tener que cavar a través de sus recibos en conseguir sus registros en orden antes de tiempo fiscal. Ahora, me quedé completamente sin papel hace unos años cuando me preparaba para mudarme y solo miraba todas esas cajas llenas de papeles que iba a tener que mudarme a mi nueva casa. Ese fue el empuje que necesitaba para finalmente conseguir que todo se escaneara y se pudiera buscar. Y al hacer esto, descubrí formas de hacerlo más fácil, menos intimidante. Y encontré formas de abordarlo un poco a la vez. Por lo que no me abrumé por completo en esta enorme tarea frente a mí. Entonces hice esta clase para todos ustedes que siguen luchando con cómo salir sin papel sin perder el control de todos sus registros importantes. Vamos a empezar con simples registros domésticos como tu registro de auto o tu seguro de propietarios, todo ese papeleo que está relacionado con la casa, el auto, los niños, las mascotas. Vamos a lidiar con todo eso primero porque es bastante simple y sencillo y es una buena manera de facilitar un poco el proceso. Te voy a mostrar los tipos de tecnología y equipos que uso desde el software hasta cosas como escáneres y comerciantes. Porque vas a estar haciendo mucha trituración. Y una vez que tengamos documentos domésticos, entonces comenzaremos con más documentos comerciales estándar. Te daré ejemplos de los tipos de papeleo que quiero haber escaneado y accesible para mí en todo momento para poder dirigir mi muy pequeña empresa y te ayudaré a encontrar un sistema para gestionar todo eso. Esto va a incluir un rápido resumen de cómo hago un seguimiento de todo, desde la investigación, desde mis libros hasta hasta los contactos de los clientes. Entonces eres una pequeña empresa podría ser muy diferente a la mía, pero creo que esto podría darte algunas ideas. Y cuando terminemos con eso, vamos a abordar los gastos de negocio. Y aquí es donde realmente he logrado ahorrarme una enorme cantidad de tiempo. Te voy a mostrar mi sistema para hacer un seguimiento de todos mis gastos por categoría, incluyendo aquellos gastos de negocio que necesito para mis impuestos y también recibos que entrego a los clientes para su reembolso. Y por último, hablaré sólo un poco del otro lado de la ecuación, que es hacer un seguimiento de los ingresos de una manera que quizá sea un poco útil para entender mejor tu negocio. Ahora, quiero decir de frente que no soy contador y definitivamente no soy experto en impuestos. Por lo que todavía vas a querer hablar con tus asesores profesionales sobre cualquier sistema que instales. Estoy aquí para mostrarte las herramientas y para mostrarte cómo las uso. Depende de ti saber qué se requiere de tu negocio y de la localidad donde vives. Y sólo para asegurarte de que estás siguiendo todas esas reglas, sean cuales sean. También quiero decir que algunas de estas ideas funcionan mejor para personas con negocios muy pequeños en cierto momento. Podría ser que, ya sabes, software de contabilidad profesional como QuickBooks sea realmente mejor para ti. Y hablaremos de cómo tomar esa decisión con más detalle. Pero de cualquier manera, esta clase se trata de algo más que solo rastrear ingresos y gastos. Se trata de manejar todo tu hogar y tu oficina en casa o tu pequeña empresa usando herramientas digitales modernas. Muy bien, empecemos. 2. Proyecto: El proyecto para esta clase es dar el primer paso, que es hacer una lista de categorías para los tipos de documentos que vas a necesitar para realizar un seguimiento en un sistema sin papel. Te voy a dar una hoja de trabajo que puedes descargar con un montón de categorías sugeridas para casa y también home office. Pero por supuesto, debes sentirte libre de agregar las tuyas propias. Y si quieres seguir adelante y compartir los de la sección de proyectos. Es decir, esto no tiene que implicar compartir ninguna información personal real, solo las categorías tipo generales que crees que podrías usar. Entonces también echa un vistazo a proyectos de otras personas porque podrían darte algunas buenas ideas también. Y además solo recuerda publicar preguntas en la discusión. Voy a entrar para contestar esos. Y también voy a estar incluyendo algunos enlaces a algunas de las herramientas y recursos de los que voy a estar hablando en esta clase. Por lo tanto, vigile a esos dos. 3. Conceptos clave: Yo quiero hablar de algunos conceptos generales antes de entrar en los detalles. Y el primero es este gran descargo de responsabilidad sobre estar seguro de consultar con tus profesionales sobre cualquier sistema sin papel que configures. No soy contador, no soy preparador de impuestos. Y además esos roles cambian todo el tiempo la forma en que funcionan las cosas ahora mismo mientras estoy filmando este video podría ser completamente diferente para cuando lo veas. Entonces una vez que hayas elaborado un sistema que funcione para ti, asegúrate de consultar con un contable y contable, un experto en impuestos, quien necesites hablar para asegurarte de que estás siguiendo las reglas que sean aplicables para ti y tu tipo de negocio y en su jurisdicción. También quiero mencionar que voy a estar mostrándote algún software, algunas apps, algunas herramientas digitales, y esas cosas también cambian todo el tiempo. Las mejores opciones para salir sin papel hoy, el día que estoy filmando este video podría haber cambiado para cuando veas el video. Y así por esa razón, no voy a ir paso por cada menú en cada una de estas herramientas porque esas cosas siempre se están actualizando. Pero pondré enlaces abajo para que puedas encontrar esas instrucciones y obtener la información más actualizada para ti cuando estés listo para cavar y empezar a hacer esto. Pero no importa cuánto estas herramientas en particular puedan cambiar o actualizarse por el camino, las ideas sobre cómo realmente manejas todas estas cosas en el mundo real. Eso es lo que estoy aquí para enseñarte. Y eso te va a ser útil sin importar qué herramientas termines usando. De acuerdo, otra salvedad, y ésta tiene que ver con la seguridad. Muchas de estas herramientas implican almacenar tu información en la nube. Y entonces probablemente ya puedas adivinar lo que estoy a punto de decir. Tampoco soy un experto en ciberseguridad. Por lo que voy a animarlos a dar siempre todos los pasos posibles para asegurarse de que su información sea segura y segura y respaldada. Por supuesto, eso incluye elegir contraseñas únicas fuertes y usar la verificación en dos pasos siempre que se ofrezca. Verificación en dos pasos por si no estás seguro de lo que estoy hablando. Se trata de una capa extra de seguridad que puedes configurar. Por lo que cada vez que inicias sesión, obtienes unos códigos únicos en tu celular o en tu correo electrónico. Y es solo una manera de asegurarte absolutamente de que realmente eres tú iniciando sesión. Y por supuesto, incluso estas formas de seguridad van a cambiar con el tiempo. Así que solo asegúrate de estar informado sobre la mejor manera de salvaguardar tu información en línea, incluso con los protocolos de seguridad. Te voy a mostrar cómo asegurarte de que guardes tus registros en tu propio disco duro de tu propia computadora, tu casa u oficina. Y entonces por supuesto, espero que esté haciendo copias de seguridad de su propia computadora todos los días utilizando un servicio de copia de seguridad automatizada. Entonces lo que eso significa es que tus registros que están en la nube en realidad se almacenan en tres lugares. Están almacenados en la nube. Ahí se sincroniza con tu computadora en casa. También pueden ser parte de tu copia de seguridad regular que siempre está haciendo copias de seguridad de todo lo que hay en tu computadora. Ahora, otro concepto clave que tiene que ver con ir sin papel es la idea de que vas a escanear las cosas a medida que entran. Si tienes tiempo para abrir el correo y mirarlo, también tienes tiempo para ejecutarlo a través de tu escáner en ese momento y allá. Porque si estás dejando que montones de papel se sientan en diferentes pilas esperando a ser escaneados, entonces en realidad no tienes un sistema sin papel. Tendrás algún papeleo en línea, pero luego algo está sentado en una pila en algún lugar esperando a que llegues a ella. Y el truco aquí es que sea tan fácil que no pongas esta oferta de tareas, dejarla a un lado para más adelante. Entonces por ejemplo, lo que consigo un recibido del lugar de alquiler de autos cuando dejé mi auto, saco mi teléfono y escaneo el recibo mientras estoy en el elevador en el garaje del estacionamiento. Es realmente rápido y fácil de hacer. Pero confía en mí, estarás mucho más feliz con un sistema sin papel si manejas esos documentos a medida que entran y no te conviertas en otra tarea más tarde. En otras palabras, no tomes un sistema simple de un paso y lo conviertas en un sistema de dos o tres pasos dejando las cosas alrededor para ser escaneadas más tarde. Y esto también se aplica a los correos electrónicos. Si tienes tiempo para leer ese correo electrónico con el recibo o el contrato firmado o lo que sea adjunto, entonces tienes tiempo para guardarlo en tu sistema sin papel, ¿verdad? Entonces. Este es mi gran consejo para ti, que es tocarlo todo una vez. Muy bien, entonces un último concepto que espero que realmente abracen para este proceso. La clave para ir sin papel es descifrar un sistema que funcione para ti y luego simplemente empezar a usarlo en adelante. En otras palabras, no te preocupes por escanear por anticipado todo el atraso. Y la razón de esto es que realmente quieres probar estas herramientas primero y asegurarte de que realmente están trabajando para ti. Asegúrate de que haya algo con lo que realmente puedas pegarte. Y luego una vez que se conviertan en parte de tu rutina regular y es realmente segunda naturaleza y te sientes cómodo con ella. En ese punto. Podrías mirar hacia atrás y traer todo ese atraso de trámites del pasado, ya sabes, incluso entonces, podrías encontrar que realmente no es necesario escanear todo tu viejo papeleo. Parte de ella podría ser más vieja e irrelevante y puedes simplemente tirarla o colocarla todo y guardarla en el sótano por unos años más hasta que estés realmente seguro de que ya no lo necesitas. Pero sé por experiencia, pero la única forma de abordar un gran proyecto como este es empezar pequeño, descomponerlo en piezas manejables, y simplemente hacer un poco a la vez. Entonces en esta clase, así es exactamente como vamos a acercarnos a ella. 4. Registros de hogar: De acuerdo, lo primero que quiero que hagas es descifrar todas las diferentes categorías de documentos domésticos que necesitas conservar. Por ejemplo, podría tener papeleo relacionado con su casa como registros hipotecarios son permisos de construcción o registros de mantenimiento, seguro de dueño de casa, garantías de electrodomésticos, cosas por el estilo. Lo mismo para tu auto. A lo mejor tienes registro de vehículos, seguro de auto, registros de mantenimiento, todo eso. Probablemente guardes algún tipo de papeleo relacionado con cuentas bancarias o planes de retiro. Probablemente querrás archivar para almacenar copias de tus declaraciones anuales de impuestos. Otra categoría podría ser registros relacionados con tu seguro médico o simplemente otro tipo de registros médicos. Y tal vez guardes registros escolares u otras cosas relacionadas con las actividades de los niños. Podrías tener trámites relacionados con tus mascotas como Registros Veterinarios. Y también piensa en cualquier otra cosa que tengas, ya sea una propiedad de alquiler, barco, una RV, Vas a querer tener registros probablemente para todas esas cosas. También podría tener algunos documentos personales cruciales como actas de nacimiento, certificados matrimonio, registros de adopción, testamentos, poderes notariales, directivas de salud. Algunos de estos trámites podrían ser tan sensibles que optas no almacenarlo en la nube y eso depende enteramente de ti. Todavía puedes escanearlo. Por lo que tienes una copia digital guardada en el disco duro de tu computadora personal. Parte de este papeleo también es el tipo de cosas donde vas a querer guardar el original, como con acta de nacimiento. Y así para esas cosas, probablemente siga siendo útil tener esa copia de seguridad digital independientemente de que elijas almacenarla en la nube o no, depende de ti. Pero entonces también puedes tomar esa versión en papel y aprovechar esta oportunidad ahora para seguir adelante y ponerla en un contenedor ignífugo e impermeable que va a ser fácil de agarrar en una emergencia es solo un buen momento para que todo eso se organice. Y quiero mencionar una cosa más sobre los documentos del hogar. Es posible que tengas algunos gastos del hogar que necesitas para hacer un seguimiento de tus declaraciones de impuestos. Algunas de esas probablemente ya van a encajar en las categorías de las que hemos hablado como registros de impuestos predial. Podrían entrar a una carpeta junto a tu casa. El registro de vehículos podría entrar en una carpeta junto a tu auto. A lo mejor también tienes contribuciones caritativas. Podrías crear una carpeta para esos gastos también y simplemente escanear los recibos. O también podrías usar un rastreador de gastos como phi caro, que voy a hablar en unos minutos. Por lo tanto, mantente atentos. Va a ser mayormente para personas con gastos de negocios, pero obviamente puedes usarlo también para cosas del hogar. De acuerdo, por el momento, solo haz una lista de cuáles son esas categorías. Y recuerda que puedes por supuesto añadir a esta lista o cambiarla en cualquier momento. Solo hay para que empiece. El siguiente paso es averiguar qué tipo de plataforma quieres usar para almacenar tus documentos. Y como dije, no tienes que mantenerlos en la nube si no quieres. Podrías simplemente guardarlos en tu computadora personal y dejarlo así. Y una vez más, sólo quiero enfatizar, espero que estés haciendo una copia de seguridad de esa computadora y asumiendo que es una copia de seguridad moderna basada en la nube como Carbonite o algo así. En realidad sí significa que esos documentos sí van a la nube junto con todo lo que copia de seguridad. Entonces depende de ti cómo quieres manejar eso. Si eliges solo almacenar tus documentos en un equipo que solo hagas una carpeta en tu equipo para cada una de estas categorías que acabamos de poner en tu lista. Pero la mayoría de las personas sí usan un sistema basado en la nube para sus documentos. Hace que sea más fácil llegar a ellos dondequiera que estés. Entonces, por ejemplo, mucha gente usa Google Drive. Si ya estás usando otros productos de Google, éste podría tener más sentido para ti. Algunas personas usan Dropbox, tal vez ya estén usando Dropbox en el trabajo o para otros proyectos. Por lo que podrías simplemente decidir que quieres quedarte con Dropbox porque es a lo que estás acostumbrado. Y hay otro ahí fuera llamado box. No lo uso mucho, pero es bastante popular. Y estoy seguro de que va a haber nuevas opciones ahí fuera todo el tiempo. El clave es que quieres asegurarte de que ofrece muy buena seguridad. Se quiere tener esa contraseña única y fuerte y cualesquiera otras capas de seguridad que ofrezcan, como la verificación de dos factores. También quieres asegurarte de que haya una función que te permita sincronizar los documentos en la Nube con tu computadora doméstica. De esa forma, cada vez que guardas algo en tu computadora doméstica, se sube automáticamente a la misma carpeta en la nube y viceversa. Ni siquiera tienes que pensar en esa parte. Supongo que debería decir que algunas personas probablemente simplemente almacenan sus documentos en la Nube y tal vez no se molesten en sincronizarlo con sus computadoras caseras en absoluto. Pero en lo personal, me gusta tener el respaldo extra. Está bien. Entonces, una vez que hayas elegido qué plataforma usar, el siguiente paso, por supuesto, sería configurar una cuenta y crear una carpeta para cada una de esas categorías que se te ha ocurrido. Probablemente también necesites instalar una pequeña pieza de software que te va a permitir sincronizar las carpetas idénticas en tu computadora de casa con las carpetas basadas en la nube en Google Drive o Dropbox, lo que sea plataforma que elijas usar, ofrecen una pequeña pieza de software para que descargues para que lo hagas. Y como dije antes, todas estas plataformas pasan por cambios y mejoras. Entonces no me sirve mucho caminar paso a paso por cómo configurar eso. Pero soy un include algunos links donde se pueden encontrar esas instrucciones y deben ser las instrucciones más actualizadas. También debo mencionar que la mayoría de estos servicios de almacenamiento de documentos también tienen una app para tu smartphone o tablet, y eso es opcional. Por supuesto, realmente sólo depende de si crees que vas a necesitar acceso a esos documentos cuando estás de viaje o no. De acuerdo, bueno, una vez que tengas esa configuración, también vas a necesitar un escáner y una trituradora. Guardo una pequeña trituradora de papel. Mi oficina y todo mi reciclaje de papel o pasa por la trituradora o si no hay nada sensible en el papel, solo lo dejo caer en la papelera, pero la trituradora se sienta encima para un escáner, uso scan snap . Es un escáner de documentos de escritorio muy popular en estos momentos. Este tipo de escáneres de documentos suelen costar unos 100 dólares, y me pareció que esto era una inversión realmente merecida la pena. Pero si eso no es práctico para ti en este momento, también hay aplicaciones de escáner para tu teléfono donde puedes tomar una foto de un documento y lo guardará como PDF. El truco con esos, ya que quieres asegurarte de que la app pueda guardar tus documentos donde quieras que se guarden. Todo el asunto con ir sin papel es hacerlo extremadamente fácil. Si implica demasiados pasos, vas a tener menos probabilidades de estar al día con ello. Entonces, por ejemplo, si quieres almacenar tus documentos y Dropbox, Dropbox cuenta con una aplicación de escáner que pondrá archivos directamente desde tu teléfono en tu carpeta de Dropbox. Si deseas almacenar tus documentos en Google Drive. Sé al momento de esta filmación que hay una aplicación para Android para escanear documentos directamente en Google Drive. No sé que haya una app para iPhone que tenga la misma función de dejarte tomar una foto, escanearla, convertirla a un PDF y guardarla en Google Drive. Pero hay otras aplicaciones en el mercado, hacen escaneo de documentos y sí cobran para conectarse a Google Drive. Ahora de nuevo, estos productos pueden ir y venir. Así que haz tu debida diligencia y busca reseñas que te digan cuáles son las más valoradas y te den las características que necesitas. El fondo es, si no estás listo para comprar un escáner en este momento, podrías arreglarte con una de estas apps. Si tienes algunos documentos aquí y allá que alguna vez necesites escanear. Cuando empecé a averiguar cómo quedarme sin papel, en realidad le tomé prestado un escáner de documentos a un amigo mío durante una semana solo para probarlo y asegurarme de que fuera algo que realmente me iba a ser útil. 5. Lograrlo en la ejecución: De acuerdo, así que una vez que hayas configurado todos estos sistemas, es hora de simplemente empezar a usarlos. Apenas empieza hoy. Y yendo hacia adelante. Siempre que aparece uno de estos tipos de documentos domésticos, adelante y escanéalo y guárdelo en tu nuevo sistema. Te voy a mostrar un video rápido que te muestra cómo es ese proceso para mí. De acuerdo, esto va a ser alguna cinematografía de acción de mano aquí. Cuando necesito escanear algo, acabo de abrir el escáner y se inicia de inmediato. No tienes que encenderlo. Vamos a fingir que este es mi documento muy importante. Se trata de una huella fuera de un calendario de 1919. Este tipo de cosas que surgen en mi línea de trabajo. De acuerdo, así que presiono el botón y pasa por el escáner. Lo siguiente que pasa es que por aquí en mi computadora, ahí está el documento. Puedo meterme con él aquí mismo si necesito, pero el ajuste es que tengo siempre está bien establecido. Podría escoger una carpeta diferente para que entre aquí si quisiera. No necesito hacerlo. Solo llamemos a esto carpetas llamadas banco y retiro. Solo finjamos que eso es lo que es. Vamos a llamarlo 1919 Kal y llamarlo bueno. Y entonces todo lo que tengo que hacer es decir eso y ya está hecho. Por lo que también podría tener algunas cosas que aparecen con bastante regularidad por correo electrónico. Ya sabes, tal vez la renovación del seguro de tus dueños de casa ocurre en línea. Recibes un correo electrónico que te indica que tus nuevos documentos están disponibles. Por cosas como esa. Lo que hago es ir iniciar sesión y agarrar el documento. Por lo general, ya sabes, mi aseguradora o quien sea, tendrá un documento que podrás descargar como PDF. Y guardo eso derecho desde la página web de la aseguradora hasta la carpeta de mi computadora. Entonces si estos documentos vienen a ti como un trozo de papel real o un correo electrónico con un archivo adjunto o algo que necesitas descargar. La idea es que vas a empezar a meter todos tus documentos en este nuevo sistema a medida que entran. Dale a esto unas semanas o incluso un mes o dos, y asegúrate de que realmente esté funcionando para ti. Una vez que tienes la cabeza alrededor, realmente entiendes cómo funciona todo y todo tiene sentido para ti. Entonces tal vez vuelvas y comienzas a escanear esos registros más antiguos. Y yo sugeriría hacer esto en trozos pequeños. A lo mejor decidas que vas a dejar de lado una hora a la semana. Cuando hice esto para mis registros familiares, fui por categoría y comencé primero con las categorías más fáciles, así que solo pude sacar algunas cosas de la lista. Entonces, por ejemplo, escaneé todos los registros relacionados con mi auto. Eso fue fácil. Y de hecho, para algunos de esos registros más antiguos, ni siquiera escaneé cada registro individualmente y les di a cada uno un nombre diferente. En cambio, acabo de escanear grandes lotes de él porque pensé que si realmente alguna vez necesito de nuevo estos documentos, puedo tomarme el tiempo para mirar a través de un lote de registros. Entonces como creo que tenía un lote llamado registros de mantenimiento Honda 2010 a 2018 y era solo un PDF largo con 30 o 40 registros de mantenimiento en él. Y recuerda lo que dije sobre discos realmente viejos. Ya sabes, tal vez quieras hablar con tu contador o con tu profesional fiscal y averiguar cuánto tiempo realmente necesitas para mantener diferentes tipos de registros. Podría haber algunas cosas que puedes simplemente seguir adelante y triturar y lanzar ahora mismo. Y podría haber otras cosas que técnicamente sí necesitas mantener, pero estás 99% seguro de que nunca las vas a necesitar. Y tal vez tenga sentido simplemente sellar esos en una caja, guardarlo en el sótano con una cita en el exterior y cuando sean lo suficientemente mayores, entonces puedes ir en coche. Está bien. Ahora quiero hablar de cómo nombrar esos registros mientras los escaneas, vas a estar poniendo estos registros en carpetas. Entonces solo sabiendo que todos tus autos registran, vas a entrar en la carpeta de tu auto. Hace que sea más fácil encontrar cosas. Pero ya sabes, literalmente no hay límite en cuanto puede ser un nombre de archivo. Por lo que traté de poner cada palabra útil que pudiera buscar más adelante si busco ese documento. Por lo que podría llamar a un documento 20-20 renovación del seguro de auto, Honda. Simplemente piensa en las palabras que probablemente usarías para buscar esa cosa si la necesitas más tarde y pon esas palabras en el título. Además, en algunos casos probablemente vas a estar creando subcarpetas dentro de carpetas como, digamos que tienes una carpeta para tus impuestos sobre la renta. Probablemente dentro de esa carpeta, crearás una nueva carpeta por cada año fiscal. Pero sigo dando nombres de archivo realmente completos. Llamaré a algo 20-20 declaración estatal del impuesto sobre la renta. Pero saber que la tengo una carpeta diferente solo para todas mis cosas 20-20 sí hace que sea un poco más fácil simplemente navegar y encontrar lo que necesitas. Entonces eso es solo organización básica y mutilación de todos esos expedientes. Ahora, una cosa más, quiero mencionar algunas formas diferentes de manejar cosas como fotos familiares u otro tipo de documentos familiares frágiles. Ahora se puede utilizar un escáner de documentos para escanear fotografías. Generalmente, solo puedes cambiar la configuración y decirle que quieres escanear cada imagen como un JPEG individual y solo las alimentas a través. Y eso funciona para tipos más recientes de fotografías modernas. Miles y miles de cuadros. O si tienes diapositivas antiguas de Kodachrome, quizá quieras mandar esas fuera a un servicio que digitaliza fotografías. Por lo general la forma en que esto funciona es que lo encajas todo y lo envías y lo que recuperas tus fotos. Pero entonces también obtienes los archivos digitales. Ahora también hay servicios por ahí que pueden convertir viejas películas de Super ocho o cintas de casete. Entonces si tienes cosas como esas, recomiendo encarecidamente conseguir esos convertidos a archivos digitales mientras aún puedas. Porque algunas de estas viejas tecnologías, como películas viejas y diapositivas y casetes, realmente sí se deterioran. Y podría llegar un punto en el que simplemente ya no se les pueda leer. También, para cualquier cosa que sea muy frágil o preciosa, como fotografías muy antiguas, cartas, te recomiendo encarecidamente que al menos tomes fotos de éstas con tu celular y guardes esas imágenes con tus otros papeles familiares importantes . Ya sabes, como autor, hago mucha investigación histórica y no puedo decirte cuántas veces he rastreado la ubicación de algunos documentos importantes sólo para enterarme de que se perdieron en un incendio o en una inundación. Entonces si no haces nada más es resultado de tomar esta clase. Espero que encuentres la manera de tomar fotos rápidamente y archivar tus recuerdos familiares más importantes. Por supuesto, muchos de esos tesoros familiares, no los vas a poner a través de la trituradora después de digitalizarlos, vas a querer aferros a él igual que vas a querer aferrar a documentos cruciales como nacimiento certificados. Entonces como dije, parte de este proceso será redondear esas cosas, asegurarse de que estén almacenadas en algún tipo de caja de almacenamiento ignífugo e impermeable y ponerlo en un lugar seguro que sea fácil de agarrar en caso de una emergencia. 6. Documentos de negocios: El motivo por el que sugerí que empieces con tus documentos domésticos es que probablemente sean un poco más fáciles de sacar la cabeza. Ya sabes, en realidad no cambian tanto de año en año. Hay un poco de registro en el que podría tener que pensar en términos de sus finanzas personales o de sus impuestos domésticos. Pero, ya sabes, en general para los documentos domésticos, te vas a quedar sin papel para hacerte la vida más fácil y probablemente no lo estés. Probablemente no tengas tantos contables diferentes en requisitos fiscales en los que pensar. Pero ahora vamos a mirar, ya sabes, home office, personas autónomas, pequeñas empresas. Ahora aquí por solo documentos, voy a sugerir que empieces con el mismo proceso que usamos para los documentos del hogar. No te preocupes por las cosas de ingresos y gastos bastante todavía. Vamos a llegar a eso en un minuto. Pero por ahora, veamos todos los demás tipos de documentos que podrías necesitar para dirigir tu negocio y averiguar cómo ponerlos en categorías y almacenarlos en la nube. Por lo que aquí te dejamos sólo algunos ejemplos de los tipos de documentos que me aplican en mi negocio como escritor freelance y artista. Una cosa es que cada vez que una organización quiere pagarme, me pidieron que cumplimentara un W9, que es un formulario de texto que solo tiene mi información básica de pago. No lleno uno nuevo de estos cada vez que alguien me lo pidió. En cambio, tengo una versión escaneada guardada en la nube y solo la envio por correo electrónico cada vez que alguien solicita una. Y también esto es sólo un aparte. Pero sí quiero mencionar si eres un negocio muy pequeño como un trabajador autónomo, todavía puedes conseguir un número de identificación patronal federal de forma gratuita a través de internet en cuestión de minutos. Y esto te permite dar un número diferente a tu número privado de seguridad social. Cada vez que alguien lo pide, no cambia nada de cómo presentas tus impuestos. Como siempre, consulta con tu asesor fiscal sobre eso. Pero es solo una forma de no tener que enviar por correo electrónico tu número de seguridad social a las personas todo el tiempo. También guardo una copia en blanco de mi contrato estándar almacenada en el en la Nube para que pueda realmente llenar eso rápido, enviársela a cualquiera que quiera contratarme. Y cuando esos contratos de firma regresen, tengo una carpeta en la nube donde guardo todos mis contratos de firma. Para contratos importantes muy grandes, podrías decidir que quieres conservar una copia en papel por si acaso eso te toca. Otra cosa que guardo en la nube es una plantilla en blanco para facturas. Vamos a hablar de más con facturas en un minuto. Pero eso es algo que uso. También hago mucho hablar en público, así que tengo una hoja de cálculo en la nube que es solo para rastrear información básica de contacto para todas aquellas personas que están haciendo la solicitud de mí como ponente. Porque recibo muchos correos pidiendo las mismas cosas una y otra vez. Guardo un documento en la nube con solo respuestas estándar, pero puedo copiar y pegar y enviar muy rápido. Guardo mis declaraciones de impuestos. Por supuesto, si tienes licencias o permisos de negocio, podrías quedarte con esos. Pero como pueden ver, realmente no tengo muchos otros documentos para dirigir mi negocio. Esto va a ser diferente para todos. Por lo que una vez más, haz una lista de esas categorías y comienza a trabajar en escanear o subir esos documentos a la nube utilizando el sistema que hayas elegido utilizar. Aquí de nuevo, al igual que con tu hogar, recomendaría empezar hoy, usa este sistema en adelante. No te preocupes demasiado por volver atrás y escanear documentos antiguos hasta que estés seguro de que el sistema que has puesto en marcha está funcionando para ti. Y al igual que con las cosas del hogar, consulta con tu contador, tu asesor fiscal, sobre cuántos años necesitas para mantener todos tus registros alrededor en primer lugar. También quiero mencionar que como escritor, hago una tonelada de investigaciones y entrevistas y hago muchas notas sobre ideas para mi próximo proyecto. También guardo todo eso en línea. Todo eso es sin papel también y lo guardo en mis computadoras de casa copia de seguridad, utilizo un producto llamado Evernote para eso. Y no voy a entrar en Evernote durante esta clase. Es otra cosa totalmente distinta, pero sí imparto una clase específicamente sobre usar Evernote. Si te interesa eso, pondré un enlace a eso también y puedes comprobarlo. 7. Gastos de negocios: De acuerdo, ahora veamos el seguimiento de los gastos de negocio en la nube. Sé que organizar una caja de zapatos llena de recibos suele ser la razón principal por la que la gente quiere ir sin papel. Entonces antes de saltar a ello, voy a enfatizar, pero algunas pequeñas empresas realmente necesitan un sistema como QuickBooks o FreshBooks. Eso es más una plataforma contable robusta y completa. Eso podría ser cierto para un negocio que tiene que hacer una tonelada de facturación de clientes. A lo mejor un negocio que tiene empleados o contratistas, o simplemente un negocio que tiene muchas transacciones pequeñas todo el día, como una tienda de ladrillos y morteros. Entonces si estás en alguna de esas categorías, probablemente ya sepas que necesitas un sistema como bugs rápidos. Y si no está seguro, una vez más, diría que hable con su contable o con su asesor fiscal. Recuerda que hay muchas opciones diferentes por ahí y algunas de ellas están diseñadas para negocios muy, muy pequeños. Por ejemplo, QuickBooks tiene una especie de producto nuevo que es solo para las personas que trabajan por cuenta propia. Es un poco más ligero y delgado que la versión completa y es solo una suscripción que cuesta unos dólares al mes. Por lo que no estaré cubriendo opciones como esa en esta sección. Esta sección es para personas autónomas que tienen una operación tan pequeña que aún no necesitan un sistema contable completo como ese. Entonces lo que hago desde para rastrear mis gastos es usar phi caro. Esto es algo que me recomendó mi preparador de impuestos. También es utilizado por muchas grandes empresas. Y hay otros productos similares como éste. Entonces definitivamente no es el único rastreador de gastos por ahí. Pero déjame decirte lo que hace. En primer lugar, phi caro es un sitio web en el que se inicia sesión. También es una app para tu teléfono o tablet. Y puedes usar phi caro para rastrear otras cosas además de gastos como la cantidad de tiempo que pasas en un trabajo o para rastrear tu kilometraje. Y eso puede ser útil si tienes que hacer mucha facturación de clientes de esas cosas. Pero en su mayoría uso fide caro EN el seguimiento de mis gastos. Y hay algunas maneras diferentes que te permiten hacer esto. Por lo que si tienes un recibo en papel en la mano, puedes abrir la app en tu teléfono y tomar una foto. Escanea el recibo, un buen agarra el monto, la fecha, el nombre de una empresa o lugar en el que estuviste, y pondrá eso en una categoría para ti. Entonces solo te mostraré muy rápido cómo funciona esto. Todo lo que hago es abrir la costosa app phi. Y si este pedazo de papel me pasaba a ser un recibo y entonces simplemente me tomaría una foto de él desde dentro de la app. Y se va a escanear automáticamente a Matt. Realmente no hay nada más que tenga que hacer. Se va a leer la cantidad en dólares y de quién es el recibo y la fecha y toda la información importante. Pero si sí quise ingresar esa información yo mismo por alguna razón, tal vez haya algo más que necesito agregarle, entonces puedo seguir adelante y hacer eso justo en el acto mientras está mientras está fresco en mi mente, puedo llenar cualquier detalles al respecto. Casi nunca necesito siquiera usar esta función, pero es agradable saber que puedes. Y luego acabo de tirar el Recibo y ya terminé. Y luego también puedes enviar por correo electrónico recibos o registros de pago a una dirección de correo electrónico especial que te den. Y esas también serán rojas y está categorizada para ti. Por último, también puedes conectar cuentas bancarias y tarjetas de crédito a tu cuenta de gastos. Y sacará todos esos registros de transacciones con la fecha, el monto, y a quién pagaste. Entonces si tienes tarjetas de crédito separadas son cuentas bancarias separadas solo para tu negocio, podrías adjuntarlas demasiado caras. Si utilizas la misma tarjeta de crédito o cuenta bancaria para gastos empresariales y personales, aún puedes conectarlos, pero tendrás que pasar y excluir todo tu gasto personal, lo cual no es difícil de hacer. Es solo un paso que necesitarías dar. Ahora, en términos generales, cuando el caro phi tira y gasta su tarjeta de crédito o registro bancario en genera un recibo digital. Y en algunos casos podría ser capaz de usar eso como su único recibido con fines fiscales. Normalmente hay un umbral en dólares para esto, lo que significa que todos los recibos digitales bajo digamos, 75 dólares podrían ser documentación aceptable de ese gasto. Y de nuevo, consulta con el experto fiscal sobre esto porque estas reglas realmente cambian todo el tiempo. Pero permítanme darles un ejemplo de cómo esto me ha sido útil. Cuando salgo de gira de libros, tengo que hacer un seguimiento de mis recibos y enviarlos a mi editor para su reembolso. Entonces hablé con mi editor y les pregunté si realmente me necesitaban que enviara el recibo de papel real para cada comida que comí. O si aceptarían el recibo digital que caro phi va a crear en base a mis transacciones con tarjeta de crédito. Y mi editor dijo que sí, su departamento contable sí excepto esos recibos digitales, lo que significa que no tengo que conseguir un recibo de papel físico cada vez que como un sándwich. Pero si no estás seguro, siempre puedes tomar una foto de esos recibos con la app y el caro phi igualará la transacción de la tarjeta de crédito con el papel que ves, generalmente solo lo harán automáticamente. Entonces esto es realmente útil para mí cuando estoy de viaje. Si sí decido necesito escanear un recibo, lo hago en el mismo minuto. Alguien me entrega ese recibo y luego tiro el recibo. Entonces como si salgo del hotel o como estoy devolviendo el coche de enigma, solo tomo una foto del recibo en el lugar y lo arrojo a medida que salgo. Es posible que tengas muchas facturas que pagas en línea. A lo mejor cosas que has deducido automáticamente de tu cuenta bancaria o cosas que se cargan a tu tarjeta de crédito. Y esas facturas generalmente vienen con una confirmación por correo electrónico cuando ese pago pasa. Por lo que voy a reenviar esas confirmaciones de correo demasiado caras. Ahora al igual que cualquier otro tipo de software contable, puedes crear reglas que permitan caro categorizar automáticamente tus gastos. Va a tratar de hacer esto por ti. En realidad generalmente lo consigue bastante bien. Entonces, por ejemplo, sabe que la oficina de correos es un gasto de franqueo o envío y generalmente sabe cuáles de sus gastos son restaurantes, son gasolineras, y los codificará como comidas o combustible. Pero se pueden establecer reglas que son diferentes a eso. Y por supuesto vas a necesitar entrar y revisar todo lo que caro que intentaría hacer automáticamente por ti. El caro phi también te permitirá dividirte y gastarte. Entonces digamos que asignas una parte de tu factura telefónica a tu negocio, puedes entrar y dividir ese gasto justo en la pantalla y hacer una nota sobre por qué lo hiciste. Y déjame hablar de cómo Reports funcionan de bajo costo phi, puedes crear tantos reportes diferentes como necesites para un periodo de tiempo diferente para diferentes clientes, lo que sea que tenga sentido para tu negocio. Entonces como tengo un reporte para todos mis gastos de negocio para ese año fiscal. Si tengo que presentar mis gastos a otra persona para su reembolso, hago un informe separado para cada uno de esos. Y esos informes. Podrás descargarlos y guardarlo y luego enviarlos por correo electrónico a tu cliente como PDF. Cuando descargues esos informes como PDF, puedes elegir si quieres incluir o no todos esos recibos escaneados o digitales en el PDF. Por ejemplo, descargaré el informe completo con todos los recibos adjuntos una vez al año y guardaré ese PDF con mis otros documentos fiscales importantes. Pero mi preparador de impuestos realmente no quiere ver cientos de páginas de recibos. Simplemente quieren ver los números. No necesitan todos los archivos adjuntos. Entonces para ellos, puedo descargar una versión que no incluya todas esas páginas y páginas de recibos adjuntas. El punto es que con estos reportes, estoy haciendo una copia de seguridad de esta importante información y la estoy almacenando fuera de la app de intensificación como en pdf. Ah, mi computadora. Además, si necesitas facturar a una gran empresa, podría ser que también usen phi caro y puedes enviarles tu reporte justo dentro de la app. De hecho, eso es realmente para lo que está construido. Por último, sólo quiero mencionar que el caro phi también tiene una característica donde hará seguimiento de sus itinerarios de viaje como su avión y reservas de hotel. Ahora, utilizo una app diferente para hacer un seguimiento de mis planes de viaje. Se llama Tripit it. A mí me gusta porque hace realmente fácil compartir tus itinerarios con otras personas. Y solo tiene una tonelada de características útiles para cualquiera que viaje mucho. Entonces eso está fuera del alcance de esta clase realmente. Pero solo quería sugerir la app de triplete si estás buscando una forma de organizar tu viaje. Pero mencionar que el caro phi también tiene algunas pequeñas características sobre los itinerarios de viajes también. Y por último, recuerda, hay muchas otras aplicaciones de escaneo VCD y seguimiento de gastos por ahí. Por lo que te animo a hacer tu propia investigación o platicar con tu contable o tu Planificador de Impuestos y solo pregúntale lo que recomiendan. 8. Ingresos de negocios: De acuerdo, hemos hablado de rastrear gastos, lo que significa que probablemente te estés preguntando sobre el seguimiento de los ingresos. Ahora, una vez más, te recordaré una vez que llegues a cierto tamaño o complejidad, realmente podrías necesitar algo más como dólares rápidos. Esto es especialmente importante si haces mucha facturación y realmente necesitas poder ejecutar un reporte para poder hacer frente a tus facturas vencidas. Pero para una operación unipersonal muy pequeña, es posible que puedas arreglarte con una simple hoja de cálculo. Puedes crear una hoja de cálculo como esta en Google Drive u otro sistema de documentos basado en la nube para que puedas acceder a ella en cualquier lugar, incluso desde una aplicación en tu teléfono o tableta. Te daré ejemplos de los tipos de categorías de ingresos que me son útiles y rastreando de dónde vienen mis ingresos. Entonces, por ejemplo, aquí en el lado izquierdo de la hoja de cálculo, sólo voy a hacer una nota sobre quién me pagó. Y luego pondré ese pago bajo una de estas otras columnas dependiendo del tipo de ingreso que fuera. A lo mejor me pagaron por dar una clase o dar una charla o escribir un artículo. Parte del dinero que podría entrar podrían ser reembolsos de esos informes de gastos que presenté. Y sí necesito hacer un seguimiento de eso por separado porque por supuesto, si tengo dinero entrando como ingreso, voy a necesitar ese reporte de gastos para equilibrar los ingresos y los gastos cuando haga mis impuestos. Podría tener ciertas formas de ingresos que son un poco pequeñas y suceden una y otra vez. Al igual que, no lo sé, tal vez tengas una tienda de Etsy o escribiste un eBook que se vende en línea. En ese caso, podría tener sentido que usted los repartiera como ingresos mensuales en lugar de registrar cada transacción individual. Entonces como estoy asumiendo, si tienes una tienda de Etsy que puedes descargar un reporte de NC que muestra cada transacción individual. Por lo que tienes eso como respaldo. Pero tal vez solo pones tu hoja de cálculo Abril en ventas marítimas, y solo tienes uno de esos para cada mes. Podría incluso tener algún tipo de ingreso que es tan pequeño que sólo vale la pena grabar una vez al año. Digamos que tienes un enlace de afiliado en tu página web y solo ganas unos dólares al mes a partir de él, pero se supone que debes mantenerlo al tanto y reportarlo. Entonces tal vez en ese caso solo mantienes una línea en la parte superior de tu hoja de cálculo que diga algo como ingresos anuales de afiliados de Amazon o lo que sea. Y solo está ahí para recordarte que al final del año, quieres estar seguro de ir a agarrar esa declaración de orina y poner la cantidad del año en tu hoja de cálculo. Y por supuesto que quieres descargar y guardar cualquier registro que necesites que detallen todas esas transacciones individuales. Ahora, todo esto es el tipo de cosas que sucede de una manera mucho más automatizada. Si tienes como un sistema contable completo como QuickBooks. Entonces, de nuevo, esto es solo para esos negocios extremadamente pequeños que tal vez no estés del todo listo para dar ese paso. Cualquiera que sea el registro que tengas de pagos recibes como cheques o confirmaciones por correo electrónico. Podrás escanear esos y guardarlo en una carpeta de ingresos con tus otros documentos comerciales. Y por supuesto, a finales de año, mucha de la gente que te pagó te va a mandar un 1099 o dependiendo de dónde del mundo vivas, algún otro tipo de documento fiscal que refleje cuánto te pagaron por el año. Y vas a querer guardar todo ese tipo de documentos fiscales en una carpeta de tu sistema sin papel también. Por lo que sólo quiero mencionar un par de otros temas que tienen que ver con ser sin papel y recibir el pago. A gran parte de su todavía sí se les paga con cheques de papel. Ahora cuando eso sucede, utilizo la aplicación móvil de mi banco para depositar cheques. Simplemente tomas una foto del cheque con la app. Y usualmente hago esto en cuanto me dan el cheque. Es especialmente útil cuando estoy de viaje y no quiero preocuparme de que perdí mi sueldo. Bueno, yo estaba en la carretera. Por lo que deposité justo a través de la aplicación móvil y voy adelante y registro ese ingreso, toda mi hoja de cálculo cuando hago el depósito, guardo esos cheques y un pequeño sobre Mark depositado. Y como una vez al mes revisé con el banco y me aseguro de que esos depósitos pasaran antes de una trituradora que cheques de papel. También quiero mencionar que cuando envío una factura, pongo en la factura que acepto pagos a través de PayPal, Zell y build.com así como por cheque de papel. Ya sabes, cada vez más estoy encontrando que los clientes más grandes están contentos de pagarme a través de un sistema de pago en línea. Bill.com en particular, es utilizado por la mayoría de las grandes empresas, y Zell es utilizado mucho por los bancos para pagos en línea y probablemente hayas oído hablar de PayPal. Entonces si ya no estás aceptando pagos a través de sistemas de pago en línea como este, podría ser algo que buscar, sobre todo si sabes qué sistemas usan tus clientes. Por lo general es bastante fácil configurar una cuenta y luego la gente solo tiene que pagarte a través de la dirección de correo electrónico que asociaste con esa cuenta. Está bien. Esto me lleva a mi último punto que se trata de facturas. Y de nuevo, si eres un negocio más grande, envías una tonelada de facturas. Probablemente ya estés usando un sistema de facturación en línea. Hay muchos sistemas de facturación independientes por ahí que puedes usar como pequeña empresa. Pero si solo los estás enviando de una a la vez, solo puedes usarla una plantilla de factura y llenarla. Cuando hago eso, cada vez que tengo que enviar una factura a alguien, solo les envío una que hago fuera de mi plantilla y hago una pequeña nota en mi hoja de cálculo de ingresos fuera a un lado que solo prueban el monto, la fecha en que lo envié. Y de esa manera puedo echar un vistazo por ahí de vez en cuando, solo asegúrate de no tener facturas pendientes que necesito tratar de cobrar. Y de esa manera cuando entra el pago, sólo lo muevo como ingreso. Ahora, sólo estoy enviando como una docena de facturas al año. Entonces realmente no necesito un sistema más robusto que eso. De verdad va a depender de ti y del tipo de negocio que dirijas. 9. Para terminar: De acuerdo, sé que hemos cubierto muchos enfoques diferentes para ir sin papel para tu hogar y tu oficina en casa. Y espero que puedan ver los beneficios de hacer esto. Significa que tienes todo lo que tienes tus dedos, totalmente buscable y accesible para ti sin importar dónde estés en el mundo. También significa que tus registros, estás a salvo del riesgo de incendio o inundación o algún tipo de otro desastre. Y ojalá te ahorre tiempo a la larga. Pero probablemente también hayas visto que ningún sistema es perfecto. Y sólo puedo decirte que si estás esperando el sistema perfecto, vas a esperar mucho tiempo. Hay compensaciones a cualquiera de las herramientas que elijas usar. Vas a tener que pensar en la seguridad de contraseñas y hacer copias de seguridad y cómo vas a almacenar esas copias de seguridad. Vas a necesitar pensar en crear un sistema que sea lo suficientemente simple que realmente lo usarás todos los días. Porque si parece demasiado complicado y acabas con un gran atraso de papel que no has tratado, entonces realmente no tienes un sistema sin papel. Ahora la tecnología siempre está cambiando y algunas de estas herramientas van y van a ir. Y esa es una de las razones por las que realmente enfatizo hacer copias de seguridad, descargar cosas como PDF, almacenarlas en algún lugar fuera de la app que estás usando. De las herramientas que he hablado en esta clase son las que llevo años usando. No creo que vayan a ningún lado pronto, pero la cosa es que nunca se sabe. Y por último, sé que he dicho esto una y otra vez, pero cualquiera que sea el sistema que se te ocurra, va a tener que pasar a reunir con los requisitos empresariales y fiscales que tengas que cumplir dondequiera que vivas. Por lo que vas a necesitar estar seguro de obtener consejos buenos y confiables al respecto. Pero es mucho más fácil conseguir ese consejo una vez que ya tengas un sistema en mente que puedas preguntar. Entonces sé que probablemente estás dejando esta clase con una lista muy larga de lo que vas a tener que hacer para salir del sistema sin papel totalmente funcional. Y solo recuerda, empieza poco con unas cuantas categorías fáciles que estás seguro de que sabes cómo abordar pueden ser los Registros Veterinarios del gato son el lugar para empezar y no te preocupes por volver atrás y lidiar con tu rezago hasta que hayas lleva un tiempo usando ese nuevo sistema y estás seguro de que va a funcionar para ti. Cuando sí decidí abordar mi atraso de papeles viejos, puse un límite de tiempo real a cuánto iba a gastar en lo que tenemos para admitir que es un trabajo bastante aburrido. Entonces, ya sabes, tal vez sea una hora a la semana o una hora dos veces a la semana. Sólo algo que no parecerá demasiado abrumador. Porque, ya sabes, en general no hay prisa por lidiar con tu atraso de discos antiguos. Para que puedas tomarte tu tiempo y puedes ir de una categoría a la vez. puedas tachar ese de la lista y sentir algún logro. Se siente genial saber eso. De acuerdo, ahora se manejan todos los registros fiscales y puedo olvidarme de eso. Por último, sí quiero animarte a que por favor también platiquen con otras personas que tienen un negocio similar al tuyo porque probablemente tengan otras ideas y otros tips y recursos que simplemente no he cubierto. Esperemos que ellos, incluso podrían estar dispuestos a mostrarte cómo funciona su sistema e incluso dejar que lo tomes para una pequeña prueba de manejo antes de que tomes tu propia decisión. Sea lo que sea que sí recuerdes el objetivo es tener algo que sea fácil, confiable, flexible, y en realidad te ahorre tiempo. ¿ Está bien? Si tienes preguntas o comentarios, siéntete libre de publicar esos todos. Intenta entrar y contestar esos siempre que pueda. Y también por favor manténgase en contacto conmigo. Doy muchas otras clases, Mozi sobre escritura y arte. Y mi yo soy fácil de encontrar en línea. Tengo una página web, estoy en redes sociales, envío un boletín y realmente me encantaría mantenerme en contacto contigo. Por lo que muchas gracias y buena suerte yendo sin papel.