Airtable para artistas: organiza tu negocio y aumenta tu productividad

1. Introducción: Dirigir tu propio negocio como artista autónomo es difícil. Me atrevería a adivinar que la mayoría de nosotros nunca recibimos ninguna formación formal en el lado empresarial de la construcción en el negocio del arte. Lo que significa que nos vimos obligados a aprender a través nuestros errores y a perder una tonelada de tiempo en el proceso. Mi nombre es [inaudible]. Soy un ilustrador autónomo [inaudible]. Llevo dirigiendo mi negocio de diseño los últimos años. Una de mis mayores frustraciones ha sido tratar de organizar todos mis archivos artísticos y documentos importantes porque terminan dispersos por toda mi computadora. Hace aproximadamente un año, me topé con una aplicación llamada Airtable y en serio cambió mi negocio. Eso se debe a que Airtable combina la utilidad de una hoja de cálculo, las capacidades dinámicas de una base de datos y ese emparejamiento es mágico porque significa que literalmente puedes organizar cualquier cosa. A través de este curso, obtendrás un vistazo en profundidad a las diversas formas en que puedes usar airtable para organizar tu negocio creativo. Te guiaré por los conceptos básicos de la aplicación, luego discutiré tres formas únicas en las que uso la plataforma usando mi cartera real, cliente y archivos de calendario para que puedas ver exactamente cómo uso Airtable para mi negocio. También compartiré los beneficios de usar ciertas herramientas y funciones como vistas, agrupamiento, filtros, y más. Al final de esta clase, tendrás suficientes conocimientos laborales de Airtable para poder recolectar y organizar cualquier cosa usando la app. Si apenas estás empezando en tu creativo viaje de negocios y no tienes ni idea de cómo organizar las cosas, o eres un diseñador experimentado que se siente continuamente frustrado por la cantidad de tiempo y energía que desperdicias buscando documentos en tu computadora entonces esta clase es para ti. 2. Los conceptos básicos: espacios de trabajo: En primer lugar, hablemos de los conceptos básicos de Airtable. Para tu referencia, todo lo que te estoy mostrando en esta clase está disponible con su opción de precio gratuita. No obstante, si te encuentras necesitando agregar muchos registros, digamos para un catálogo de productos con más de 1000 artículos, puedes actualizar por tan poco como $10 al mes. Aquí está la pantalla de inicio cuando inicio sesión en mi airtable. Hay dos términos que debes saber de inmediato al bate, bases y espacios de trabajo. Una base es esencialmente un contenedor para un proyecto o colección. Piénsalo como una hoja de cálculo de Excel robusta, donde puedes tener múltiples tablas relacionadas dentro del mismo documento. Un espacio de trabajo, por otro lado, es una colección de bases. Piénsalo como una carpeta que contiene un montón de artículos relacionados. Yo configuro mis espacios de trabajo por tema. Ya sea diseño de superficie, educativo, o personal. Vamos a pasar y empezar un nuevo espacio de trabajo desde cero. En primer lugar, me desplazaré hacia abajo hasta la parte inferior y haga clic en, Agregar un espacio de trabajo, y luego escriba un nombre. Digamos que quería mover este nuevo espacio de trabajo a la parte superior de mi airtable. Para ello iría a la lista de espacios de trabajo del lado izquierdo, sobre el nuevo espacio de trabajo que acabo de hacer, mover mi cursor sobre los pequeños puntos que aparecen a la derecha, y luego moverlo a la parte superior. Añadamos una nueva base a ese espacio de trabajo. Haré clic en el icono Añadir una base, que abrirá un menú desplegable con tres opciones. Podrás ver que la primera opción es, empezar con una plantilla, que si haces clic en ella, te llevará a la página de plantillas que tiene cientos de opciones prefabricadas. Personalmente, nunca he tenido mucha suerte encontrando exactamente lo que necesito sin tener que hacer toneladas de cambios. Prefiero empezar con scratch en su lugar. También hay una opción para importar una hoja de cálculo. Si ya tienes algo en tu computadora te gustaría agregar. No obstante, me parece que es igual de fácil copiar y pegar de una hoja de cálculo existente en una base vacía. Voy a dar clic en Iniciar desde cero, que abrirá un menú de opciones. Desde aquí título mi nueva base, digamos Catálogo de Portafolios. Puedo escoger diferentes opciones para la base. Se puede cambiar el color del mismo, pero también el símbolo que aparece. Típicamente trato de escoger un símbolo que esté ligeramente relacionado con la base. En este caso, escogeré el librito. Voila, mi nueva base está lista. Para acceder a la nueva base. Todo lo que tengo que hacer es hacer clic en el icono. Si estás en una base, pero quieres volver a tu página principal, tienes que hacer clic en el pequeño logo de Airtable, ubicado en la esquina superior izquierda. ¿ Qué hago si accidentalmente agregué esta base al espacio de trabajo equivocado? No se puede arrastrar y soltar como lo hicimos cuando estábamos moviendo nuestro nuevo espacio de trabajo. En su lugar, deberá pasar el cursor sobre el icono, haga clic en la flecha hacia abajo cuando aparezca. Una vez abiertas las opciones base, haga clic en la opción, Mover base a otro espacio de trabajo. Usa el menú desplegable para elegir a dónde te gustaría moverlo. Se puede ver que lo he movido a la base correcta. Digamos, me encanta la forma en que se configura toda la base y quiero duplicarla. Para ello, pase el cursor sobre el icono y haga clic para volver a abrir las opciones base. Haga clic donde diga, Duplicar base. A partir de ahí se puede ajustar en qué espacio de trabajo entra, y si se desea o no duplicar tanto los registros como los comentarios de la base original. A veces desactivaré los registros duplicados, lo que eliminará todos los datos de cada tabla de la base. Por lo general, solo lo dejo en paz y presiono Duplicar base. ¿ Por qué alguna vez necesitarías duplicar una base? Bueno, si tienes registros que se repitan anualmente, como un calendario de proyecto o un seguimiento de gastos, te puede ahorrar mucho tiempo duplicando el registro del año pasado, por lo que no tienes que volver a ingresar la misma información. todo me estoy ahorrando tiempo, sobre todo cuando se trata de tareas de administración. Por último, digamos que no necesitaba duplicar esa base después de todo, para eliminarla, navegar de nuevo a las opciones de base, presionar Eliminar base, luego presionar Eliminar. Asegúrate antes de eliminar una base que absolutamente no tienes necesidad de ella ya ya que no hay manera con el plan de airtable libre, para restaurar bases eliminadas. 3. Los conceptos básicos: bases y tablas: Ahora que estás familiarizado con cómo funcionan los espacios de trabajo, podemos llegar al aspecto más importante de Airtable, bases. Las bases tienen docenas de opciones y herramientas disponibles, pero no estaré cubriendo todas y cada una a través del curso de esta clase. En cambio, solo me estoy centrando en los que encontré que son los más útiles para llevarte en el camino más rápido hacia la organización en tu negocio. No obstante, si tienes alguna pregunta sobre algún aspecto de Airtable no cubro, por favor siéntete libre de añadirlas a la pestaña de la comunidad y estaré más que feliz de responderlas. Ahora, empecemos a aprender los conceptos básicos de una mesa. El inicio por defecto desde cero base se ve así. Es posible que notes que la mesa y sus columnas todas tienen una pequeña flecha hacia abajo al igual que cuando pasamos por encima de la base en la pantalla de inicio. Es un detalle pequeño pero importante para recordar porque así es como los editas, igual que es como editamos la base. Ya sea que eso sea cambiar el nombre de una tabla completa, cambiar el nombre de una columna, o simplemente actualizar el tipo de columna a la que Airtable llama tipo de campo personalizado. Ahora bien, no voy a ahondar en explicar los tipos de campo todavía, en cambio, pensé que era mejor discutirlos mientras te paso por mi base, por el resto de esta clase. Para que puedas ver exactamente cómo funcionan cada uno de ellos y cómo utilizarlos. Afortunadamente, hay muchas características de Airtable que te resultarán familiares si ya te sientes cómodo usando hojas de cálculo en un programa como Excel o números. Si desea agregar una nueva columna, por ejemplo, simplemente haga clic en el signo más situado junto a la columna más a la derecha. De igual forma, si necesita agregar otra tabla dentro de una base, haga clic en el signo más junto a las pestañas de la tabla. Editar el contenido dentro de una celda individual también funciona igual que una hoja de cálculo. Puedes tener una celda seleccionada y simplemente empezar a escribir o hacer doble clic y escribir. No obstante, hay una característica genial para editar el contenido de una fila específica que Excel no tiene, y esa es la característica de expansión de registro. Si alguna vez quieres ver toda la información de una sola fila o registro como lo llama Airtable, simplemente coloca el cursor a la derecha del número de registro que ves aquí a la izquierda, hasta que aparezca un símbolo de flecha doble y luego haz clic en él. Desde aquí, podrás ver y editar todos los detalles de ese registro en un solo spot. Cuando necesite eliminar un registro, puede hacerlo mientras está en modo expandir registro haciendo clic la flecha hacia abajo en la parte superior y luego seleccionando eliminar registro. O si solo estás en la vista de cuadrícula de la tabla, solo necesitas seleccionar el registro que quieres eliminar, haz clic con el botón derecho del ratón y luego selecciona eliminar registro. Otra característica que Airtable simplificó es la capacidad de reorganizar las columnas. Siempre sentí que hacerlo en Excel o Numbers era un poco torpe, pero súper fácil en Airtable. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic y mantener pulsado la parte superior de cualquier columna. Cuando se ponga gris, simplemente muévala a donde quieras. Es literalmente así de simple. No mantener pulsado Shift ni nada extra. Por último, también tienes la capacidad de filtrar, agrupar y ordenar registros juntos como puedes con una hoja de cálculo tradicional. Ahora si eres como yo y solo tienes un conocimiento básico de Excel, podrías dudar en usar estas características. Yo por una nunca podría conseguir ordenar o agrupar para funcionar de la manera que quería hacerlo en números en mi Mac. La buena noticia aquí es que Airtable ha hecho estas características sean mucho más fáciles de usar por novicios de hoja de cálculo. Por lo que quiero animarlos a jugar con estos ajustes. Te estaré mostrando cómo utilizar las tres funciones a lo largo de esta clase, empezando por el siguiente video, donde te acompaño por mi base de portafolio. 4. Portafolio y contratos: parte 1: Por supuesto, conocer los entresijos de aireable es genial. Pero si no estás seguro de cómo utilizarla como una herramienta organizativa para tu negocio, es probable que no veas todo su potencial. Por eso pensé que era tan importante que el resto de esta clase se enfocara en mostrarte exactamente cómo uso aireable usando mis propios documentos en vivo. De esta forma, podrás aprender más sobre la app con ejemplos de la vida real, ayudándote a entender visualmente cómo funcionan juntas todas las campanas y silbatos. Ahora, una última cosa que quiero decir antes de sumergirnos en mi catálogo de portafolio en airtable, todo el mundo organiza la información un poco diferente, lo que significa que tal vez no quieras configurar tu base aireable exactamente como la mía están dispuestas, y eso está bien. Recuerda, el punto de esta clase es tomar lo que aprendes de mis ejemplos y usarlos en tu propia cuenta de airtable de una manera que mejor te beneficie a ti y a tu negocio único. Con eso fuera del camino, déjame guiarte por mi cartera y base de contratos, que es la base única más importante que tengo de mi negocio de diseño de superficies. El único propósito de esta base es tener un registro detallado de cada diseño en mi cartera, junto con los contratos de licencia, compra y comisión que tengo para ellos. En cualquier momento creo una pieza nueva para mi portafolio, vendo o licencio un diseño, o recibo regalías o pagos de cualquiera de mis clientes, esta base es como rastreo toda esa información, lo que significa que la uso más o menos todos los días. Empecemos con la primera tabla de esta base, mi tabla de portafolio. Cada registro contiene muchos detalles diferentes, empezando por el nombre de cada diseño. Ahora, las convenciones de nomenclatura pueden variar ampliamente entre la industria, así que digo que se adhieran a lo que tenga más sentido para usted. Personalmente, lo mantengo simple y solo incluyo el nombre para mostrar de un diseño en lugar de su nombre de archivo, sobre todo porque mi cartera sigue siendo bastante pequeña. No obstante, si eres extremadamente prolífico o eres parte de un colectivo o agencia que tiene más como un 1,000 imágenes, quizá quieras que tus nombres estén un poco más estructurados, que no termines con 20 artículos llamados felices fiestas, por ejemplo. La segunda columna es para miniaturas de cada diseño de cartera, y este tiempo de campo en particular se denomina adjunto. Lo que es especialmente bonito de este campo es que puedes incluir múltiples imágenes y documentos dentro de un solo registro. En las ocasiones en que crea colecciones más grandes, puedo adjuntar toda la imagen asociada a esa colección en un solo campo, como lo hice aquí para mi colección navideña en blanco y negro. Si amplío este registro y hago clic en una de las imágenes en miniatura, puedo previsualizar una versión más grande de cada imagen de la colección. Ahora, una cosa que quiero asegurarme de mencionar es que es importante sólo subir archivos de baja resolución, porque hay un límite de dos gigabytes por cada base en el plan gratuito de airtable, por eso mantengo las cosas agilizadas y simplemente mis hojas de cartera de 11 por 17 de InDesign, a 72 JPEG DPI, lo que mantiene cada imagen bajo un megabyte y significa que nunca me quedaré sin espacio de apego para esta base. La siguiente columna después de miniaturas es el estado, que simplemente me permite saber si el diseño se está utilizando actualmente no lo son. En la columna de estado se utiliza un único tipo de campo de selección. Single Select te permite crear múltiples opciones en un menú desplegable, y luego te permite elegir solo una de ellas para cada registro. En el caso de estatus, tengo tres opciones separadas: licenciado, para cuando el diseño haya sido licenciado a una o más empresas, en espera para cuando acompañe me ha pedido que coloque un diseño a lado brevemente mientras presentan opciones a su equipo ejecutivo, y comprados a partir de cuando una empresa compra un diseño de forma directa o me ha encargado para un proyecto específico. Después de la columna de estado es la columna de categoría, que también es un único tipo de campo de selección. Aquí es donde categorizo el amplio tema de cada diseño de portafolio con cosas como Navidad, florales, geométricos, o animales, y al igual que cómo las convenciones de nomenclatura pueden variar ampliamente entre diseñadores, también puede las categorías que utilizamos para agrupar nuestros diseños, así que usa las categorías que funcionen mejor para tu propio portafolio. La buena noticia sobre las categorías es que no tienen que colocarse en piedra, siempre se puede agregar en nuevas categorías a medida que crece tu cartera. Por ejemplo, solía guardar la mayoría de mis diseños de tipo tarjeta de felicitación en mi categoría de temporada y celebraciones. Pero hace unos meses, decidí añadir en una categoría de saludos aparte. Hice esto por dos razones. Uno, mi categoría estacional se estaba poniendo bastante grande y nebulosa. Dos, recientemente había creado algunos saludos genéricos, como florales y letras a mano que simplemente no encajaban muy bien en la categoría estacional. La siguiente columna es tema, que a primera vista podría parecer redundante para la columna de categoría, pero no lo es, y he aquí por qué. Puedo agregar tantos descriptores a cada registro como quiera porque esta columna es un tipo de campo multi-selección, y se puede ver desde solo mi portafolio de menos de 200 diseños ¿cuántos descriptores ya tengo? Ahora bien, ¿por qué es importante tener la columna del tema? Digamos por ejemplo, un cliente pide ver todos mis diseños con pájaros en ellos, vacaciones, florales o de otro modo, tener esta columna de tema me da una manera de encontrarlos fácilmente usando la función de filtro. Simplemente pincharía en “Filtrar”, cambiaría la columna por la que está buscando al tema, y navegaría a las aves. Aquí están los resultados del filtro de mi búsqueda, y ahora sé exactamente qué miniaturas de cartera enviar a mi cliente. Pero puede que te estés preguntando, ¿por qué no sólo eliminaría por completo la columna de categoría y solo tendría la columna de materia? Bueno, me gusta tener ambos porque las categorías se volverán más importantes a medida mi cartera crece y el número de ítems en mi campo de materia se expande exponencialmente. También me ha parecido extremadamente útil que mi hoja de portafolio y airtable utilice las mismas categorías que tengo al presentar mi cartera al cliente durante ferias comerciales o en mis galerías privadas en línea. Después de la columna de asunto es una columna de fecha creada, que es bastante sencilla ya que utiliza el tipo de campo de fecha. Simplemente agrego en la fecha en que completé el proyecto de diseño o comisión. El motivo principal por el que me gusta hacer un seguimiento de la fecha de finalización de mi trabajo es porque quiero saber cuántos diseños creo cada mes. Soy un poco un chiflado analítico. Hacer un seguimiento de cosas como esta me da una mejor comprensión de cuántas piezas nuevas de cartera puedo crear antes un plazo determinado y cuántas comisiones de clientes puedo asumir. Ahora, las tres últimas columnas en mi tabla de portafolio son clientes, contratos de licencia y contratos comprados, y las tres están vinculadas a otras tablas dentro esta base utilizando un tipo de campo llamado enlace a otro registro. Te guiaré por exactamente cómo funciona esto en el siguiente video. Pero antes de hacerlo, quiero mostrarles la increíble funcionalidad de la función grupal y cómo es especialmente útil con la tabla de portafolio. El elemento de grupo permite agrupar registros similares juntos, incluyendo anidarlos uno dentro del otro. El primer agrupamiento que tengo se basa en el estado de mis piezas de cartera, por lo que puedo separar los diseños que están completamente disponibles para los clientes. Para ello, haría clic en el icono “Grupo” en la barra de herramientas y navegar a Estado bajo pick a field group by. Ahora bien, si cierro cada uno de estos grupos, se puede ver cuántos diseños totales se compran, con licencia, en espera, o disponibles, razón por la cual dejé vacía la columna de estado. Pero 117 piezas son muchos diseños para tamizar, razón por la cual también me gusta tener un segundo agrupamiento anidado basado en categoría. Volveré a hacer clic en “Agrupar” y pulsar “Escoger otro campo para agrupar por” y seleccionar “Categoría”. Ahora, eso me da sub agrupaciones de cada categoría de portafolio dentro del grupo de diseños disponibles, lo que es mucho más manejable para navegar. 5. Portafolio y contratos: parte 2: Hemos abordado una robusta tabla de portafolio, y tenemos una sólida comprensión de cómo utilizar el filtro en las funciones de grupo para ayudarle en su búsqueda de organización de portafolio. Pero aún no terminamos con un portafolio basado. Ahora es el momento de discutir la tabla de contratos de licencias. Si bien hacer un seguimiento de todo el arte que has creado es útil. Tener un registro de cada contrato de licencia y compra que tenga en su cartera es una necesidad absoluta. Porque las licencias, las compras y las comisiones pueden constituir un porcentaje significativo de los ingresos de un diseñador. Sin un sistema en su lugar para rastrear todos tus contratos, te estás poniendo en riesgo por vender o licenciar arte, entonces es posible que en realidad no estés disponible. A algunas personas les gusta empezar con el nombre del diseño siendo licenciado, pero prefiero tener primero las fechas de inicio y fin del contrato. Porque normalmente cuando busco un contrato, lo más común que busco es la fecha, el diseño se dará a conocer del acuerdo de licencia, y debido a que es la columna más importante de esta tabla, yo también utilizan la función de ordenación para ello. La función de ordenación le permite elegir una columna dentro de una tabla para ordenar la información de más bajo a más alto o más alto a más bajo. En este caso, he optado por ordenar esta tabla por fecha final de uno a nueve, lo que la ordena desde la fecha más reciente hasta el último estado. Clasificar de esta manera es útil porque puedo ver instantáneamente qué contratos de licencia están casi arriba, porque aparecerán en la parte superior. Por supuesto, algunas de estas realmente han caducado ya, así que si sólo quisiera ver los contratos que están vigentes, también podría agregar un filtro donde la fecha de fin es después de hoy, y se puede ver que las cosas cambiaron. Ahora los únicos contratos que se muestran son los que siguen vigentes. Después de las fechas del contrato, vengan con el nombre del diseño que se está licenciando. Ahora recuerda al final del último video cuando mencioné ese enlace a otro tipo de película discográfica. Bueno, eso es lo que utiliza esta columna, y es una de mis características favoritas absolutas sobre la mesa de aire. El enlace a otro campo de registro permite hacer referencia a información relacionada desde una tabla diferente dentro de la misma base. Debido a que ya tengo una tabla de portafolio completada con los nombres de cada pieza de cartera, solo tengo que usar el enlace a otro tipo de campo de registro aquí, y en este caso, está vinculada a mi tabla de portafolio, y si haga doble clic en uno de estos, digamos ser de buen ánimo. Se levantará todo el registro de ese diseño de la tabla de portafolio, incluyendo categoría, tema, todo, y es por eso que el enlace a otro registro es tan útil, porque literalmente crea un vínculo entre estos dos registros y en cualquier momento actualizo la información del contrato de licencia o del diseño en la tabla de portafolio. Air table realizará automáticamente esos cambios globalmente dentro de la base. Digamos que quería agregar un tema adicional a Ser de buen ánimo. Ni siquiera tengo que navegar de vuelta a mi mesa de portafolio. Simplemente puedes añadirlo aquí mismo. Entonces cuando lo hago finalmente volver a la mesa de mi cartera, se puede ver que el registro de Be of good animar se ha actualizado para incluir esa adición. Pero volvamos a la tabla de contratos de licencias para que veas la forma en que yo expongo el resto de la misma. siguiente paso son las categorías de productos, que probablemente adivinaste es dónde incluyes qué mercado o productos se supone que cubre la licencia. Lo más importante a recordar aquí es asegurarse de que la categoría de producto que escoges para cada registro sea exactamente lo que aparece en el contrato para ello. Después de categorías de productos es la empresa cuya licencia el diseño, y nuevamente, utilizo el enlace a otro registro aquí, cual está vinculado a la tabla de clientes pagadores. Caídas que son varias columnas que utilizan el tipo de campo de texto de una sola línea, cada una alberga información esencial y están en orden, info de contacto donde agrego el nombre y correo electrónico de la persona en la empresa con la que he correspondido sobre el contrato, territorio, que podría ser cualquier cosa desde una sola ciudad hasta todo el mundo, y término, que establece cuánto tiempo durará la licencia. Después viene la columna de pago, que me dice qué forma de compensación estaré recibiendo por cada contrato de licencia, si eso es una tarifa plana, regalías, etc. Después de eso, tengo columnas para mostrar ya sea el monto de tarifa plana, o el porcentaje de regalías y la frecuencia que recibiré, y luego utilizas los tipos de campos de moneda y número. último, pero ciertamente no menos importante, es una columna de pago, lo que me permite ver al instante si hay alguna licencia impagada, y esto utiliza el tipo de campo de casilla de verificación. La única opción en el plan de mesa de aire libre es la casilla de verificación verde. Pero si por casualidad estás en uno de sus planes de pago, puedes personalizar aún más el color o el estilo de icono de la casilla de verificación, y esa es mi tabla de contratos de licencia en pocas palabras. 6. Portafolio y contratos: parte 3: Hay dos mesas más en mi cartera y base de contratos. Entonces echemos un breve vistazo a ellos, antes de pasar a otro tipo de bases que puedes construir para tu negocio. En primer lugar se compran los contratos. Esencialmente se presenta de la misma manera que mi tabla de contratos de licencias. Pero debido a que esta mesa es para compras y comisiones, hay menos información que necesito para hacer un seguimiento. Al igual que aquí no hay término de fecha final ni territorio. Porque cuando una empresa compra una pieza de forma directa o me encomienda por un proyecto específico, el único arte a perpetuidad, pero la fecha, el nombre del diseño, la categoría del producto, la empresa, la información de contacto, el monto, y las columnas pagadas quedan todos lo mismo. La única diferencia aquí es que sí incluyo una columna para tipo de compra, para diferenciar entre buy-outs y proyectos de comisión. El último cuadro que he incluido en mi cartera y base de contratos, es mi tabla de clientes de pago. No es algo tan esencial como la cartera o las tablas de licencias. Pero como mencioné antes, me encanta el seguimiento de los datos y cómo afecta a mi negocio y uso esta tabla únicamente para ese fin. Mi mesa de clientes de pago es exactamente lo que suena. Lo uso para rastrear qué empresas han trabajado conmigo y los ingresos totales obtenidos de cada una de ellas. Por lo que la primera columna es la empresa, seguida de la forma en que les gusta comprar arte como licencias o comisiones. A continuación se presenta la columna de todos los diseños de mi cartera que han pagado. Me gusta incluir esta columna, porque la capacidad de ver qué empresas han comprado múltiples diseños y son clientes repetidos, es algo de lo que siempre quiero tomar nota. Por eso también la siguiente columna es el ingreso total que he recibido de cada cliente desde el inicio de mi carrera. Tengo la tabla ordenada por esta columna de la mayoría de los ingresos a listar. Nuevamente, siendo el cruncher de datos de números que soy, me gusta tener una manera de ver visualmente qué clientes están aportando más a mis ingresos de diseño de superficie. Por lo que puedo enfocarme en seguir desarrollando esas relaciones. La parte más importante pero más difícil de esta tabla, es recordar mantener actualizada y actualizada la porción de ingresos porque no te hace mucho bien si la información aquí está desactualizada. Entonces lo que funciona para mí, es cada vez que recibo un nuevo cheque o depósito directo, después de primero poner la información en mi software contable, también la agrego a esta tabla. Las dos últimas columnas, contratos de licencia y contratos de compra, están vinculadas a esas tablas respectivas dentro de la base, y se crearon automáticamente cuando agregué un enlace a otra columna de registros en esas tablas. La información mostrada siempre será la primera columna de la tabla a la que esté vinculada. Entonces aquí en la tabla de clientes pagadores, eso significa las fechas del contrato. Generalmente ignoro estas columnas en esta tabla, pero también es importante recordar no eliminarlas accidentalmente, ya que el vínculo entre las tablas se romperá. 7. Seguimiento de empresas y clientes: parte 1: Construir una cartera de trabajo y un espacio de contrato es importante, pero es con mucho la única manera útil de usar airtable como artista. Mi segunda base favorita que he configurado es mi empresa en base de seguimiento de clientes. Utilizo esta base es una forma de almacenar toda la información que he reunido sobre cada empresa con la que he interactuado, y los contactos directos que tengo en cada empresa. Si has tomado mi hallazgo de compradores para tu clase de arte aquí en habilisshare, ya sabes cuánto defiendo la importancia de buscar regularmente nuevos clientes. Bueno, después de que hayas hecho todo ese trabajo para investigar y ponerte en contacto con ellos, necesitas tener un lugar donde poner la información que recibes, y hacer que sea fácil tamizar. Por eso me encanta usar este espacio, porque eso es exactamente lo que hace. Déjame guiarte por cómo lo he configurado. Recuerda, es posible que quieras organizar las cosas un poco diferente en función de tu negocio. El primer cuadro es la base de mi empresa donde lo adivinaste. Añadí todas las empresas con las que he interactuado, obviamente comienza con el nombre de la empresa, y he optado por ordenar toda la tabla alfabéticamente, es que facilita la búsqueda a través de la lista. La segunda columna donde dice Client question mark, donde un marcado hacia abajo si realmente han comprado son o me contrataron para un proyecto, y se puede ver mientras me desplaza por toda mi lista de empresas, la gran mayoría de ellos no están pagando clientes. El motivo por el que planteo esto es que ilustra el punto de que la industria del arte es parcialmente un juego de números, y necesitas contactar a muchas empresas diferentes porque nunca se sabe cuáles van a salir. Después de la columna del cliente es mi columna de calificación, donde le doy de una a cinco estrellas a cada empresa en base a lo interesada que estoy de trabajar con ellos y cuánto creo que mi arte coincide con su estilo. Baso mi calificación en gran parte en mi tripa sensación acerca de acompañar con las calificaciones nunca se ponen en piedra. He añadido o eliminado estrellas en numerosas ocasiones después de tener interacciones adicionales con la empresa. Las siguientes dos columnas, comprar arte y productos que hacen son las más cruciales, porque incluyen cosas importantes que debes saber sobre una empresa antes de trabajar con ellas. Estos hechos son tan críticos porque te ayudan cuando una empresa te pide cotizar precios para tu trabajo, esta forma de comprar y lo que venden son dos de los factores más grandes para determinar el precio. A continuación se presenta una columna para la persona o personas con las que se han conectado en esa empresa, y está vinculada a mi mesa de contactos, que discutiremos en el siguiente video. El columna después de eso es una edición bastante nueva para mí, mi columna adquirida, que me dice cómo coleccioné originalmente una información de empresas. Ya sea de una feria comercial, a través de mi propia investigación o redes sociales. Decidí agregar esto en, porque había estado experimentando con nuevos métodos para adquirir clientes, y creo que es importante rastrear qué avenidas están teniendo el mayor impacto en mi negocio. En las últimas tres columnas son bastante sencillas, sitio web, dirección postal, y finalmente notas, donde incluyo cualquier cosa extra, quiero recordar de la empresa, como cuando están buscando arte, cuál es su presupuesto, o dónde venden sus bienes. 8. Seguimiento de empresas y clientes: parte 2: Ahora echemos un breve vistazo a mi tabla de contexto. La mayoría de las columnas de esta tabla son de corte bastante claro. Pero hay tres columnas a las que me gustaría llamar. El primero es la última columna de contacto, que es el único campo más importante en toda esta tabla. Permítanme ilustrar por qué con una pregunta. ¿ Cuántas veces has tenido que rastrear el último e-mail que enviaste a un cliente al preparar uno nuevo, para evitar enviarlos demasiado pronto o para darse cuenta que han pasado seis meses desde la última vez que los enviaste por correo electrónico? Yo solía hacer eso varias veces a la semana cuando empecé mi negocio por primera vez. Tengo que decirte, no sólo me volvió loco, sino que también desperdició mucho tiempo. Es por eso que este pequeño campo de fecha es tan esencial. El modo en que trabajo ahora es que usualmente envío un correo electrónico a los clientes en lotes de 10-25 personas cada semana. Simplemente mantengo tu mesa abierta todo el tiempo G-mail está abierto. Entonces una vez que he presionado enviar un correo electrónico e inmediatamente ir a ese campo de último contacto de clientes en esta tabla y actualizarlo a la fecha de hoy, que luego los pone en la parte inferior de esta lista. Puedo pasar a la siguiente persona que aparece en la parte superior de la lista. Ahora no hay adivinanzas ni búsquedas a través de G-mail para encontrar el último que envié. La siguiente columna a la que quiero llamar es mi columna de estado donde tengo dos opciones de campo, mantener contacto o detener contacto. La mayoría de mis contactos están etiquetados como clave, y esas son las personas a las que regularmente envío nuevos correos electrónicos. No obstante, ha habido ocasiones en las que decido dejar de contactar a alguien, eso suele ser por una de las tres razones. Una, la persona o ha dejado la empresa o los correos electrónicos siguen siendo devueltos a mí como entregable. Dos, hemos discutido en detalle los precios y lo que pagan por el arte no es simplemente demasiado bajo, y tres, no han abierto ni respondido a ningún e-mail que les he enviado en más de un año. A mí me gusta darle a la gente el beneficio de la duda, razón por la cual esperar 12-18 meses antes de sacar a alguien de mi lista de mantenimiento. No obstante, nunca me siento mal cuando lo hago, porque soy un negocio de una sola mujer. Si puedo ahorrar incluso unos minutos cada mes, quitando algunos e-mails de mi lista de tareas pendientes, y dedicarlo a enviar por correo electrónico a alguien más probable que trabaje conmigo y eso es lo que voy a hacer. La última columna que es importante es mi propia columna de casilla de verificación de newsletter, que simplemente me permite saber si alguien está suscrito al boletín de arte que envío cada mes. Hay dos razones por las que me gusta hacer un seguimiento de eso en esta mesa. Una, siempre me gusta enviarles piezas de portafolio diferentes que he incluido en mi newsletter cuando las envio por correo electrónico directamente el mismo mes. Dos, nunca quiero molestar a un ocupado director de arte enviándoles accidentalmente tanto mi newsletter como un correo electrónico personal en la misma semana. Ahora solo puedo evitar el segmento de newsletter de esta lista cuando estoy enviando correos personales de arte la misma semana y sale el boletín. Ahora hay dos tablas más en mi empresa y cliente tracker y sus duplicados truncados de las empresas en tablas de contexto que acabo de mostrarles. Podría estar preguntando ¿por qué? Bueno, ¿recuerdas al inicio del último video cuando dije que es importante buscar regularmente nuevas empresas con las que trabajar? Bueno, estas dos mesas tiene toda la investigación que hago, para encontrar empresas y la persona correcta para contactar en esas empresas. El beneficio que los estoy incluyendo dentro de este espacio a diferencia de tenerlos por su cuenta, es que una vez que alguien me está contactando de vuelta de una de estas empresas después de haberme contactado con ellos, puedo copiar y pegar su información directamente en la empresa y mesas de contacto. Mantiene todo bonito y ordenado. 9. Calendario de proyectos: Otra forma que me gusta usar Airtable es ayudarme a rastrear todos los plazos de arte y los proyectos de clientes que tengo. A mucha gente le gusta usar una aplicación separada para la gestión de proyectos como Asana por ejemplo, pero como no estoy manejando un equipo de personas, siento que Airtable funciona lo suficientemente bien. Aquí tienes mi base de calendario de proyectos para el año pasado y tal vez notes que se ve mucho menos complicado que las dos bases anteriores que te he mostrado, y tienes razón. Sólo hay dos mesas en toda esta base. Mi mesa de proyectos es donde hago un seguimiento de los proyectos de alto nivel o presentaciones de arte que tengo. Si bien la tabla de tareas es para todos los pequeños hitos para cada proyecto. El motivo por el que he separado proyectos y tareas de esta manera es porque me gusta tener en cuenta tanto el panorama más amplio en los detalles para asegurarme de que nunca haya demasiado en mi plato en un momento dado. Sabiendo que solo tengo unos días a la semana para dedicarme al trabajo del cliente, cuando entra una nueva consulta de comisión, puedo mirar de inmediato mi calendario de proyectos y ver no sólo las fechas de vencimiento finales de mis proyectos actuales, pero también los hitos más pequeños que tengo también. Hace que sea mucho más fácil decidir si puedo recoger un nuevo proyecto o si tengo que declinar cortésmente o pedir al cliente un plazo posterior. Este tipo de calendario de proyectos no sólo funciona para el seguimiento de proyectos de clientes y presentaciones de arte, también puede usar esta configuración para la planificación de proyectos a largo plazo también. A lo mejor tienes algunos proyectos de administrador de alto nivel en los que quieres trabajar, como actualizar tu sitio web o fabricar tus propios productos donde puedas utilizar exactamente las tablas de proyectos y tareas de la misma manera. Alternativamente, me gusta utilizar la cronología de tareas en preparación para todas las ferias comerciales de exposición de pago en. Aquí está mi base Surtex 2019 como ejemplo. Se puede ver que la primera tabla es la cronología de tareas, donde hay cada ítem que necesito completar antes del show, seguido de la investigación de la empresa que hice para el show, que utiliza la misma configuración de tabla la empresa tabla de investigación y mi empresa en cliente tracker desde el último video. ¿ Puedes ver ahora qué tan personalizado puedes hacer tus bases? Ahora hay una última característica de Airtable que me gustaría cubrir antes de irnos, y esa es su característica de vista. La vista predeterminada es la vista de cuadrícula, que es lo que he estado usando durante esta clase hasta ahora. Pero también hay algunos otros puntos de vista. Para mi base de calendario de proyectos, la vista de calendario es especialmente útil. Para agregar en un calendario, solo tengo que hacer clic en Vista de cuadrícula y luego debajo de Agregar una vista, Haga clic en el icono de Calendario y presione Listo. Los plazos de cada tarea se completan automáticamente en el calendario. Se puede ver aquí tuve un verano bastante ocupado el año pasado y no para menospreciar el punto de asumir demasiado trabajo. Al mirar mi calendario de julio de 2018, estaba más o menos al máximo, así que si hubiera recibido algún otro aumento de proyecto ese mes, hubiera sido fácil para mí ver que estaba totalmente reservado y poder bajarlos con confianza. También puedes cambiar la cantidad de tiempo visible en el calendario si necesitas ver ráfagas de tiempo más cortas. El valor predeterminado se establece en mensual, pero también hay una vista de dos semanas, semanal , de tres días y diaria. Si eres alguien a quien le gusta anotar sus listas de tareas diarias cada noche, podrías considerar agregar un calendario de lista de tareas pendientes basado en tu propia configuración de Airtable. El último tipo de vista que me gustaría mencionar es la vista Galería, que utilizo en mi tabla de portafolio de mi cartera en espacio contractual, que clasifico por día. Mis diseños más recientes aparecen en la parte superior. El motivo principal por el que me gusta tener una vista de Galería de mi portafolio es tener una vista rápida de mi trabajo reciente porque me gusta incluir al menos un nuevo diseño en cada newsletter o e-mail de arte que envío a los clientes. 10. Algunos ejemplos más y tu proyecto: Sé que ya hemos cubierto mucho a través del curso de esta clase, y espero que se ilustre lo útil que puede ser Airtable, especialmente para nosotros como artistas autónomos donde cada minuto cuenta. Pero si quieres algunas ideas más sobre cómo puedes usar Airtable, aquí te mostramos algunas otras formas en las que podrías usarlo para organizar tu negocio y tu vida. Inventario de productos. Especialmente si estás vendiendo bienes digitales como fuentes o clip art, donde no guardas stock físico de producto. Construir una base para hacer un seguimiento de todos tus productos y cuánto estás vendiendo, sería una gran manera de usar la app. Rastreador de ingresos y gastos. Si deseas una opción gratuita para rastrear las finanzas de tu negocio, construir una base de ingresos o gastos sería una excelente solución. Airtable incluso te permite compartir cualquier espacio de trabajo o base vía correo electrónico o enlace privado. Podrías invitar fácilmente a tu contador a ver tu base de finanzas, lo que podría hacer que la temporada de impuestos sea un poco menos loca para ambos. Usos personales. No solo uso Airtable para el trabajo, también he empezado a utilizarlo en casa. Tengo una base de rastreador de salud para medir mi progreso en mis metas de salud. Una base de mudanza para cuando hice un seguimiento de costos, tareas por completar, y una lista maestra de empacado, para cuando mi familia se mudó de casa en marzo. También tengo una base para planear cada una de nuestras grandes vacaciones, lo que me permite hacer un seguimiento de mucha más información en un solo lugar, de la que solía poder. Se puede ver que su potencial de mesas es casi ilimitado. Pero antes de que nos vayamos y empieces a organizar tu propio negocio, solo quiero mencionar dos mejores prácticas para usar Airtable. En primer lugar, quiero recordarles que respalden mensualmente su información más importante. Airtable es genial, pero también requiere una conexión a internet. Por el momento impar, cuando pierdes energía o tu Wi-Fi está en el [inaudible], es bueno tener copias de seguridad de todos tus archivos esenciales. Ahora desafortunadamente, no hay forma de descargar todos los espacios de trabajo o base de una vez desde Airtable, lo cual es molesto. En su lugar, solo se podía hacer una copia de seguridad de las tablas individuales de una a la vez, lo que se hace haciendo haciendo clic en los tres puntos del lado derecho del menú de opciones de cualquier tabla, y seleccionar, descargar CSV. Normalmente albergo la mía en una carpeta de mi computadora. Desafortunadamente, nunca he tenido que usarlos. Pero nunca se sabe cuándo podría tener que hacerlo. El otro mejor práctica que quiero mencionar, es que es importante que recuerden agregar nueva información a sus bases con regularidad. Ya sea que eso signifique actualizar una base inmediatamente después de terminar un nuevo diseño o hablar con un nuevo cliente, o que reserve una hora cada semana para actualizarlo todo. Es importante que te metas en una rutina usando Airtable. Hacerlo asegurará que tus registros estén siempre actualizados, y significa que no tendrás que dedicar tiempo a buscar información más adelante. Con todo eso cuidado, es hora de llegar a tu tarea, que va a ser realmente, realmente fácil. Simplemente elige un área de tu negocio que podría organizarse, ya sea tu cartera, un calendario, tus finanzas, cualquier cosa, y usa Airtable para construir una base para ello. Una vez terminado, toma una captura de pantalla de tu base, y publica la imagen en la clase usando el botón crear proyecto debajo de la pestaña Proyectos y recursos. Recuerda si tu base contiene alguna información sensible, que la bloqueas o desenfocas esa parte de la imagen antes de publicarla. Lo último que me gustaría que hicieras es compartir accidentalmente la información que tanto has trabajado para organizar. Espero de verdad que disfruten de esta clase. Que ahora tienes la confianza de usar Airtable como herramienta organizativa y de productividad en tu negocio. Realmente es una aplicación notable, y no puedo esperar a ver cómo la utilizas. 11. EXTRA: Vincular a otro registro: Se me ocurrió cuando estaba re-viendo esta clase en preparación para mi clase de seguimiento, AirTable For Artists, Advanced, que en realidad nunca demostré cómo funciona el vínculo a otro tipo de campo discográfico. Hablé de ello, pero en realidad no lo demostré. Así que pensé que sería increíblemente útil agregar este pequeño video extra para poder mostrarte cómo se hace eso. Aquí de nuevo está mi empresa y el rastreador de clientes. Es posible que notes algunos cambios leves con respecto a los anteriores. Eso es porque estoy grabando esto en 2021. El primer paso, estoy empezando desde cero, quiero agregar una columna en para sacar los contactos correspondientes en mi tabla de contactos a la mesa de mi empresa. Voy a hacer clic en el signo más y hacer enlace a otro registro, y aquí voy a dar clic en “Contactos” y luego en “Crear campo”. Entonces si cambio a mi vista de contactos, lo verás realmente agregó las empresas aquí también. Por lo que ese paso 1 realmente está haciendo que el enlace suceda. Después de eso, depende de ti donde quieras agregar la información. Puedo seguir adelante y hacerlo directamente aquí desde contactos. Daría click en el primer contacto que tengo y empezaría a escribir el nombre de la empresa en la que trabajan. Cuando surgieron, me limitaba a hacer clic en ese nombre, y ahora se puede ver que se ha poblado. Sé que está borrosa, pero se puede ver que está poblada con el nombre. Entonces si vuelvo a la mesa de mi empresa y busco esa empresa, ya puedes ver que está poblada con el nombre de ese contacto. Así es en realidad como configuras y creas un campo usando el enlace a otro tipo de campo de registro. Ahora, ¿qué pasa cuando vas a agregar un contacto en quien en realidad aún no ha sido agregado a tu mesa de contactos? Esto probablemente será para la mayoría de ustedes ya que están construyendo aire no necesariamente tendrá toda la información poblada aún. En esa instancia, lo que sugiero es que presione el signo más y empiece a escribir un nombre. Se puede ver que dice, no hay registros coincidentes, y así en lugar de saltar a la tabla de contactos y agregar este nombre en, todo lo que tengo que hacer es en realidad presionar este “Añadir nuevo registro llamado “Cheryl Hines”,” y lo hará agregarlo automáticamente aquí. Entonces si voy a la tabla de contactos, puedes ver que ha agregado ese nombre aquí y ya lo ha vinculado a ese nombre de la empresa. Todo lo que necesitaría hacer es entrar y agregar toda la información restante en. Espero que eso haya sido realmente útil. De nuevo, pido disculpas por perderme totalmente el hecho de que en realidad no lo demostré cuando originalmente lanzé esta clase en 2019. Si realmente has disfrutado aprendiendo en esta clase, momento estoy trabajando en el seguimiento AirTable For Artists, Advanced, y estará disponible pronto. Si estás viendo esto después de su lanzamiento, me aseguraré de incluir un enlace al mismo en la pestaña Acerca de esta clase.