So wird dein Meeting zu einem vollen Erfolg

1. Einführung: Hi, ich bin Mitch Lippman. Willkommen auf dem Kurs. Wie man ein tolles Meeting führt. Dieser Kurs richtet sich an jeden, auf jeder Ebene, in jedem Unternehmen, der tatsächlich ein Meeting einrichten und durchführen würde. Ich bin seit über 30 Jahren im Geschäft, und ich bin Executive und Organizational Coach, Leadership Trainer und Meeting Facilitator, und habe in so vielen verschiedenen Branchen gesucht, die in Tech und Finance in Entertainment arbeiten in Verlags- und Werbebranche. Medizinisches legales Restaurant in Gastgewerbe, Einzelhandelsfertigung, Ingenieurwesen. Oh, meine Güte, die Liste geht weiter und weiter, und wo immer es funktioniert, sehe ich viele der gleichen Themen. Wiederkehrend zu einem dieser Themen ist das, was ich als Treffen itis bezeichne. Die Krankheit der Versammlungen. Die Leute sagen mir, dass sie zu vielen Meetings gehen, sie bekommen eingeladene Meetings. Manchmal wissen sie nicht einmal, warum sie eingeladen sind. Und selbst wenn sie wissen, warum sie da sind, haben sie das Gefühl, dass in dem Meeting etwas passiert. Das ist hilfreich. Und sie verlassen das Gefühl, dass es eine Verschwendung ihrer Zeit war. Also dachte ich, wäre es nicht großartig, wenn du ein Meeting veranstalten könntest, bei dem die Leute wussten, warum sie dort waren? Äh, was der Zweck des Treffens Waas, und es gab eine klare Agenda. Und als sie das Treffen verließen, fühlten sie sich, als wäre etwas im Geschäft erledigt worden. Gehen Sie vorwärts. Sie fühlen sich gut darin. Sie fühlen sich gut an dir und wollen sicher zu deinem nächsten Treffen zurückkommen. Darum geht es also im Kurs. Für Ihr Klassenprojekt laden Sie eine Einladung zu einer Besprechung hoch, die Sie ausführen würden, die einen Plan und Zweck für die Besprechung enthält . Ah, gut durchdachte Teilnehmerliste und eine Agenda. Und dann später, nach dem Kurs, können Sie zusätzliche Kommentare darüber hochladen, wie Ihr Meeting gelaufen ist und was Sie noch gelernt haben, Also lasst uns loslegen. 2. Kursübersicht: Okay, also lasst uns über unseren Kurs reden, um mit dem zu beginnen, was eure Meetings mögen. Nun, wenn Ihre Meetings typisch sind, gibt es nicht unbedingt einen klaren Sinn dafür, was der Zweck der Besprechung ist und warum die Leute im Raum sind und Einzelpersonen vielleicht nicht wissen, warum sie eingeladen werden und was ihre Rolle ist. Oder noch schlimmer, Sie denken vielleicht, dass ihre Rolle in der Sitzung unterscheidet sich von dem, was Sie denken, was könnte Verwirrung und einige Probleme schaffen. Etwas anderes, das in typischen Treffen passieren kann, ist, dass es eine Einigung über Entscheidungen gibt , die vor diesem aktuellen Treffen getroffen wurden, und viel Zeit könnte damit verbracht werden, alte Entscheidungen aufzuarbeiten, was wirklich störend sein kann und frustrierend für alle Teilnehmer. Eine andere Sache, die passieren kann, ist, dass Menschen Themen vorstellen, die nicht mit diesem Meeting zu tun haben. Es kann etwas sein, das auf ihrem Kopf steht, oder etwas, das aus einer früheren Diskussion herauskam, die gerade passiert ist, bevor sie in die Tür gehen . Aber das kann auch Ihre Meetings wirklich entgleisen. Das passiert viel in Meetings, und als Ergebnis wird nichts entschieden und die Leute fühlen sich, als wäre sie Zeit verschwendet und sie sind verärgert, und das ist sehr ein typisches Treffen. Was wir also suchen, ist das, was ich das ideale Meeting nenne. Und in einem idealen Treffen gibt es einen klaren Zweck für dieses Treffen. Die Menschen verstehen, was das ist, und sie verstehen auch ihre Rolle im Raum. Es gibt Einigkeit darüber, was in der Vergangenheit beschlossen wurde, und es sei denn, Sie haben einen ganz konkreten Grund, dies zu tun sollten Sie nicht zurückgehen und alte Entscheidungen neu entscheiden. Das ist eine Zeitverschwendung, und es kommt zurück zu dem typischen Treffen, im Gegensatz zu Ideal. sprechen wir über ein paar Tipps. Wir haben darüber gesprochen, das Meeting zu führen. Sie möchten auch eine klare Agenda vorbereitet haben und in der Lage sein, ihr zu folgen, und das wird Ihnen helfen, das Treffen zu durchlaufen und den Zweck der Sitzung zu erreichen. Und als Ergebnis wird der Zweck erreicht und Sie haben die Dokumentation von Entscheidungen, die Verpflichtungen gemacht wurden , die in einer Aktion gemacht wurden, Pläne, die aus dem Treffen mit den Besonderheiten auf diese kommen und die Menschen fühlen sich wie sie haben etwas erreicht und das Geschäft geht voran. Das ist ein ideales Meeting. Werfen wir einen Blick darauf, wie das mit unserem Lehrplan übereinstimmt, also werden wir damit beginnen, über Plan und Zweck zu reden. Jetzt bin ich leitender und organisatorischer Coach. So viele Dinge sind wiederkehrende Themen und für mich Planung, Zweck Ausrichtung, mit dem Geschäft vorwärts zu bewegen, diese Art von Dingen kommen überall über Führung und Planung und Zweck für ein Treffen ist eine kritische Ding. Wenn Sie einen Haufen Leute aus einem Unternehmen für eine Stunde in einem Raum bekommen, um über etwas zu reden , lohnt es sich, ein paar Minuten mit der Planung zu verbringen, damit es Klarheit gibt. Das nächste, worüber wir sprechen, ist die Teilnehmerliste und die Auswahl der Teilnehmer basierend auf dem, was Sie in der Besprechung benötigen. Wenn es Entscheidungsträger gibt, die sich äußern müssen, dann sollten sie da sein. Diejenigen Arten von Entscheidungen darüber, wer im Raum sein sollte, sollten getroffen werden. Wir werden darüber reden. Das nächste, worüber wir sprechen, ist, wie man eine Agenda aufstellt, die Ihnen dabei hilft, den Zweck des Treffens zu erreichen . Die nächste Sache wird darüber sprechen, ist Kommunikation in der Regel eine Art von Kommunikation oder Einladung zu Ihrem Meeting zu schaffen , die die Besonderheiten und Logistik umfasst , so dass jeder in der Ausrichtung ist, bevor sie den Raum betreten. Unser nächster Stopp wird Tipps sein, um das Meeting tatsächlich zu führen und auf Kurs zu bleiben. Und dann werden wir über Artefakt oder irgendeine Art von Dokumentation darüber sprechen, was in der Sitzung passiert ist , welche Entscheidungen und Verpflichtungen in der Sitzung getroffen wurden und welche Besonderheiten rund um das. Es kommt also eine Ausrichtung aus dem Meeting, und dann werden wir über Follow-up reden, damit es Rechenschaftspflicht gibt. Wenn Sie also eine großartige Diskussion in Ihrem Meeting haben, aber wenn die Leute zustimmen oder sich verpflichten, bestimmte Dinge als Ergebnis des Meetings zu tun und sie sie nicht tun, dann haben Sie gerade eine großartige Diskussion. Aber das Geschäft geht nicht voran und effektiv, es löscht irgendwie den Wert Ihres Meetings. Es gibt also viel Wert und Follow-up, und wir werden darüber reden. Dann machen wir einen Abstecher, um über einige optionale Elemente für bestimmte Arten von Meetings zu sprechen , und dann werden wir Ihr Klassenprojekt besprechen und ich gebe Ihnen ein paar Tipps dazu, und dann werden wir mit der Zusammenfassung und das ist unser Kurs 3. Plan und Zweck: Okay, also lasst uns direkt mit Plan und Zweck einspringen. Jetzt als Executive und Organisationstrainer und Leadership Trainer spreche ich als Executive und Organisationstrainer und Leadership Trainerviel über Planung und Zweck in vielen Bereichen. Wir werden darüber reden, was das Treffen betrifft. Aber das ist eine spezifische Fähigkeit, die wirklich entscheidend für eine effektive Führung ist. Also, zum Beispiel, wenn Sie gehen, um einen Anruf zu bekommen oder, um oder schreiben Sie eine E-Mail, die ein paar Minuten dauert, bevor Sie das tun, um herauszufinden, was Ihr Plan ist oder was Ihr Zweck für diesen Anruf oder E-Mail ist unglaublich wertvoll Ihnen dabei zu helfen, den richtigen Ton zu setzen und ihn auf die richtige Weise zu nähern. Und das gleiche gilt für Meetings, worüber wir reden werden. Und wie ich bereits sagte, wenn Sie eine Stunde lang Leute in einem Raum bringen, sagen wir, sagen wir, oder mehr über etwas mit dem Geschäft zu reden, wollen Sie sich etwas Zeit nehmen und darüber nachdenken und einen Plan machen. Also reden wir darüber, wie wir hier einen Plan machen. Zunächst einmal möchte ich sagen, dass Planung die Hälfte der Schlüssel zum Erfolg ist, und die zweite Hälfte wird mit dem Plan flexibel ausgeführt. Sie müssen sich mit dem beschäftigen, was vor Ihnen im Raum ist, und ich nehme nur einen Moment hier und sage, dass ich im Raum darüber reden werde, und es spielt keine Rolle, welches Medium Ihr Meeting hier Form annimmt und ich nehme nur einen Moment hier und sage, dass ich im Raum darüber reden werde, und es spielt keineRolle, welches Medium Ihr Meeting hier Form annimmt. Und es könnten Leute sein, die sich in einem Raum versammelt haben. Es könnte Leute sein, Videokonferenzen oder Leute am Telefon, oder eine Mischung aus allen drei von denen, die Zweck planen, ändert sich überhaupt nicht, dass Sie möglicherweise ein wenig anders ausführen müssen , denn wenn jemand auf der Telefon, können Sie sie nicht sehen, also möchten Sie vielleicht ein wenig spezifischere Dinge tun. Darüber reden wir später, wenn wir über die Leitung des Meetings reden. Aber in Bezug auf die meisten von allem, werden wir tun, das Medium selbst spielt keine Rolle. Also bedenken Sie das im Hinterkopf. Ich will nichts, weißt du, Flügel. Ich denke, Planung ist ein wirklich wichtiger Aspekt für die Führung. Das habe ich schon gesagt. Vermutlich sagen Sie es noch einmal und Sie wollen sich wirklich etwas Zeit nehmen, nachdenken und Dinge aufschreiben, und ich glaube, dass etwas zwischen Ihrem Gehirn und der Zeitung passiert. Wenn Sie im Longhand mit einem Stift und Papier schreiben, passiert das nicht, wenn Sie tippen. Also meine Empfehlung ist, dass Sie einige Zeit verbracht haben und etwas mit einem Stift und Papier nachdenken oder, wenn Sie so wollen, einen Stylist auf einem Bildschirm, aber etwas, bevor Sie tippen und Sie nicht, um das mit niemandem zu teilen. Aber ich denke, dass etwas passiert, das anders ist. Also empfehle ich, dass Sie jetzt damit tun. Das nächste, was wir tun möchten, ist Ihnen ein wenig Struktur zu geben, welche Arten von Fragen Sie sich vielleicht stellen möchten. Was muss also erreicht werden? Was ist der Grund, warum wir alle zusammenkommen? Äh, wie sollen wir weggehen? Worauf müssen wir uns einigen? Das ist, wenn es das ist, was passieren wird. Und dann, was passieren sollte, jetzt Diese Erlöse Agenda. also zum Beispiel aus drei verschiedenen Optionen auswählen, Wenn wiralso zum Beispiel aus drei verschiedenen Optionen auswählen,was wir als nächstes in unserem Projekt tun werden , braucht das Meeting Zehe, eine Überprüfung dieser drei Optionen und dann vielleicht eine Diskussion, vielleicht eine Abstimmung oder eine andere Auswahlmethode, die weitergeht, die die Tagesordnung informieren wird, aber dass der Plan hier ist, dass wir über die drei Optionen hören werden, die wir auf die Seite gehen über die drei Optionen. Das ist Teil Ihres Plans. Ok, womit wir weggehen. Ich habe das früher erwähnt und gibt es dann einen anderen Weg für uns, dies zu tun? Und wenn es eine Möglichkeit für uns gibt, dies zu tun, außer sich zu treffen oder einzuberufen, lassen Sie uns das tun, um die Welt vor einem zusätzlichen Treffen zu retten. Denk es so an. Wenn es sich bei der Kommunikation um eine Einheit handelt, muss es sich nicht unbedingt um ein Meeting handeln, es sei denn, das Thema ist wichtig genug , dass Sie sicherstellen möchten, dass alle Sie gehört haben und Sie ihre Antwort messen möchten. Aber sobald Sie ihre Reaktion messen, wird die Kommunikation multidirektional, so gibt es eine Notwendigkeit für die multidirektionale, und das ist, was die Notwendigkeit für das Treffen veranlassen würde. Aber im Allgemeinen, wenn Sie gehen einen Weg in der Kommunikation, eine E-Mail, wenn Sie müssen. Du Teoh, hörst von anderen Leuten zurück, siehst ihre Antwort, messst die Antwort, oder lässt sie diskutieren, hash out oder Fragen zu etwas stellen, dann ist das dein Meeting. Okay, also denken Sie an diese Fragen und andere Fragen, die Sie haben könnten. Lassen Sie uns also über einige Beispiele für Besprechungsplan und Zweck sprechen. Ein Kick-Off-Meeting ist eine großartige Gelegenheit für Beispiel für ein Meeting. Wir werden einen neuen Prozess einleiten. haben wir angestoßen. Wir denken darüber nach, was der Plan oder Zweck sein würde. Wir werden über die nächsten Schritte für ein Projekt entscheiden. Ihre Initiative. Ich habe das gerade in einem Beispiel erwähnt, in dem wir drei Möglichkeiten haben. Daher wollen wir unter diesen drei Optionen über die nächsten Schritte entscheiden. Wir müssen alle über Informationen oder Änderungen informieren, die Luft neu. Das ist ein Beispiel für ein Treffen, bei dem wir, wenn es wichtig genug ist, um die Antwort zu messen , dann haben wir ein Treffen darüber. Uh, wir haben vorhin darüber gesprochen, indem wir Optionen auswählen und dann ein paar Dinge, die die Leute besprechen müssen. Nirgends entscheide. Das waren also einige Dinge, über die man nachdenken sollte. Sehen wir uns nun die Arten von Plan und Zweck an. Ihre beiden Haupttypen, ah, strategischen Plan und Zweck und erklärte Plan und Zweck, und wir wollen über den Unterschied zwischen den beiden sprechen. Also Strategie ist ah, Plan, den Sie machen, um er zu erreichen und ein Ziel zu erreichen. Nun können Sie Ihre Strategie teilen oder nicht. Bei einer größeren Gruppe können Sie einen Zweck angeben, der einfacher und nicht aufschlussreich ist. Hier sind einige Beispiele. Zwei Teams werden zusammen an einem Projekt arbeiten, also könnte Ihr strategischer Plan oder Zweck sein, dass die Menschen die Ziele und Rollen und den Projektplan verstehen , damit die Menschen zusammenarbeiten und sich gegenseitig kennenlernen können. Uh, lernen Sie sich als Team kennen. Daher eine bessere Teamdynamik zu schaffen, um das Team effektiver zu machen. Und jeder sollte verstehen, wie wichtig dieses Projekt für das Geschäft ist, dass vielleicht Ihr strategischer Plan, Ihre erklärten Pläne wahrscheinlich einfacher werden, was eingeführt wird. Das Projekt erhält, wie Sie wissen, das Team überprüft die Zeitachse und die Leistungen. Also, äh, Sie haben einen Unterschied darin, worüber Sie denken, im Vergleich zu dem, was Sie ein anderes Beispiel für die Planung der Besprechung angeben. Also hatten wir gerade ein großes Firmentreffen, bei dem es eine große Ankündigung gab. Wir werden ein kleineres Team haben, das nur unser Team trifft, um darüber nachzudenken und zu diskutieren, wie es sich auf uns auswirkt und Fragen beantwortet, die Sie haben könnten. Der strategische Planer dafür wäre also, den Wechsel der Teammitglieder zu unterstützen , Hoffnungen und Bedenken in einer kleineren Gruppe zu wecken, Menschen einzuladen, Fragen zu stellen und zu erzählen, was in ihren Köpfen steht, damit Sie können es ansprechen und ihnen helfen und das Team zu vereinheitlichen. Aber du wirst nicht sagen, dass das deine Strategie ist. Ihre Strategie wird einfacher. Wenn Ihr Staat und Ihr Plan wird einfacher werden, werden wir überprüfen, was in der größeren Sitzung passiert ist und beantworten Fragen geben Ihnen die Möglichkeit, zu diskutieren, es ist eine kleinere Zähne. Das ist also der Unterschied zwischen strategischem und festgelegtem Plan und Zweck. Jetzt möchte ich nur darüber reden. Dies ist nicht dazu gedacht, hinterhältig oder unterhändig zu sein. Es geht darum, Ihnen die Möglichkeit zu geben. Denken Sie darüber nach, wie und warum Sie etwas tun, und die strategische wird den Staat informieren es So. zum Beispiel zu einem Meeting gehen, Wenn Siezum Beispiel zu einem Meeting gehen,in dem Ihr strategischer Plan die Entwicklung der Beziehungen der Personen im Raum beinhaltet , wird das informieren, wie Sie sich selbst verwalten oder das Meeting innerhalb dieses Meetings verwalten? Also, ähm, du darfst ich Menschen ermutigen, freundlicher zueinander zu sein. Oder Sie ermutigen Personen, die im Allgemeinen ruhig sind, sich für die Entwicklung dieser Art besserer Beziehung im Team zu äußern . Aber du wirst nicht in den Raum gehen und sagen, Hey, ich bin hier, um die Beziehung besser zu machen, dass es ein wenig offensichtlich ist. Ein weiteres Beispiel, ein völlig abgelegenes Thema hier wäre, Angenommen, Sie interviewen für einen Job. Du bist der Bewerber im Vorstellungsgespräch. Du wirst nicht sagen, Hey, Hey, ich bin hier, um zu prahlen und dir alles über das Beste von mir zu erzählen und warum ich besser bin als jeder andere . Du wirst sagen, dass du nur die Fragen beantworten und zitieren wirst, das Interview mit dem Gedanken als deine Strategie machen wirst. Ein anderes Beispiel könnte sein. Wenn ich dich um einen Gefallen bitten werde, werde ich es dir nicht sagen. Ich werde dir schmeicheln, aber ich könnte dir schmeicheln. Ich sage nicht, Hey, du magst dein Hemd wirklich. Kannst du mir einen Gefallen tun? Du wirst wissen, dass es das ist, was los ist, aber ich werde es nicht sagen, also ist das der Unterschied zwischen strategischem und dem angegebenen Zweck. Okay, also möchten Sie bestimmte Arten von Meetings nachdenken, ein einziges Meeting verursachen, ein anderes Meeting, sagen wir, ein neues Projekt starten oder was auch immer. Diese waren klarer, aber Treffen mit Peytons Dingen wie wöchentliche oder monatliche Updates für voneinander abhängige Jugendliche oder ah, größere Gruppen oder sogar Teammeetings. Vielleicht möchten Sie etwas darüber nachdenken, Teoh zu planen und zu Zweck, anstatt es einfach gehen zu lassen und dann spezielle Treffen wie ein neues Team. Sie möchten darüber nachdenken, was der strategische Zweck sein könnte, ist, dass wir in einem neuen Team gesprochen haben . Vielleicht wollen Sie eine Unmöglichkeit haben. Teoh AuchTeohbringt die Leute dazu, sich besser kennenzulernen, aber du wirst nicht unbedingt sagen, dass die gleiche Art von Sache für Team und Konflikt gilt . Sie werden nicht sagen, dass sie in Konflikt sind oder Direktor der Prioritäten ändern. Sie wollen nicht sagen, dass Langstrecken-Planung, Brainstorming und Ideenauswahl oder andere Dinge, wo Sie etwas darüber nachdenken was Sie erreichen wollen. Also wird Brainstorming das als Addison aussuchen. Ein Beispiel. Sie könnten als strategischen Zweck oder Plan haben, dass Sie Ideen von einigen der Menschen hören wollen, die normalerweise leiser sind, anstatt ein paar der lauteren Menschen dominieren zu lassen. Sie werden das nicht unbedingt angeben, aber Sie werden das Meeting strukturieren oder das Meeting anders bearbeiten. Wenn Sie vorher wissen, dass das Teil Ihres Plans ist. Also nochmals könnten Sie nicht sagen. Hey, Leute, ich will von einigen der ruhigeren Leute hören, aber ihr könntet eine Struktur schaffen, in der Menschen individuell auf geordnete Art und Weise beitragen, wie jeder, der eine Wendung nimmt . , Das wird deinen strategischen Plan erreichen,ohne dass du es sagst. Okay, also willst du darüber nachdenken. Also möchten Sie Takeaways in Betracht ziehen, und es kann mehr als ein Mitnehmen geben. Es ist sehr selten, dass ein Meeting nur einen Zweck hat, also möchten Sie verschiedene Zwecke trennen, und dann möchten Sie vielleicht sehen, ob es ein verbindendes Thema gibt, entweder für den strategischen Zweck oder für den angegebenen Zweck oder beides. Daher ist es wichtig, dass Sie darüber nachdenken, denn selten oder Treffen nur zu einem Thema, also möchten Sie darüber nachdenken, dass für Ihr Meeting. Hier ist ein Beispiel für ein Teammeeting. Also treffen wir uns. Lassen Sie uns nur ihre Teambedürfnisse jede Woche, und wir haben immer einen Nachholbedarf und wir haben Updates und solche Dinge. Nun, für dieses nächste Treffen werden wir ein spezifisches Lern- oder Diskussionsthema oder eine Überprüfung bewährter Praktiken oder so etwas haben. Wenn Sie anfangen, besser in der Planung zu werden, können Sie sich integrieren. Weben Sie dies auch in Ihren laufenden Meetings, und das kann Ihnen helfen, Ihre Einzelpersonen zu entwickeln oder Prozesse zu entwickeln und das Team besser für das Unternehmen zu machen. Okay, also für Ihren Plan, Sie wollen über den Zweck denken, der strategisch und erklärte, und Sie wollen über das gewünschte Ergebnis nachdenken und es gibt das Sternchen. Sie wissen vielleicht oder nicht, dass das spezifische Ergebnis, also möchten Sie etwas Flexibilität für das, was die Gruppe mit sich bringt, lassen. Okay, also sei nicht zu starr. Sie möchten, dass Ihr Plan und Zweck Struktur haben, aber nicht so viel Struktur, dass es nicht die Flexibilität dessen erlaubt, was passiert, wenn die Gruppe zusammenkommt und Leute Fragen stellen und Dinge hervorbringen, die Sie nicht hatten darüber nachgedacht. Willst du dafür Platz lassen? Okay, also für den ersten Teil Ihres Klassenprojekts, möchten Sie einen strategischen Plan und Zweck für das Meeting schreiben, das Sie führen werden, und für das Projekt möchten wir, dass Sie über ein Meeting nachdenken. Okay, also willst du es wirklich schreiben? Und, ähm so richtig, der strategische Planet Zweck und Recht, der festgelegte Plan und Zweck. Ein paar Tipps hier. Geben Sie nicht alles weg. Halten Sie es einfach und halten Sie es überzeugend. Vor allem hier. Der angegebene Zweck. Es sollte einfach und überzeugend sein. Und dann lassen Sie Raum für Input, Wachstum und Veränderung, wie wir besprochen haben. Okay, das ist Plan und Zweck, und wir werden von dort vorwärts gehen, etwas Zeit nehmen, unsetwas Zeit nehmen,nachdenken und denken Sie daran, dass das erste Mal, wenn Sie Plan und Zweck schreiben, es länger dauern wird als es je wieder wird. Und ich wette, du könntest das in 10 bis 15 Minuten tun. Und wenn Sie gut darin sind, können Sie es in 2 zu 3 tun. Okay. Reden Sie bald mit Ihnen. 4. Teilnehmer:innen: weiter mit, wie man ein tolles Meeting führt, einen Blick auf unsere celeb uns. Wir haben gerade über Plan und Zweck gesprochen, und unser nächstes Thema sind die Teilnehmer. , Plan und Zweck sind so kritisch,dass es alles andere informieren wird, was wir tun. Und das beginnt mit der Auswahl der Teilnehmer. Also, traditionell, könnten wir sagen, je mehr, desto fröhlicher. XYZ bringt ein paar Leute in einem Raum, die das rausfinden, oder wir gehen den umgekehrten Weg und sagen: Hey, Hey, lass uns nur die Leute im Zimmer haben, die wir mögen oder die so denken, wie wir es tun oder so etwas, aber Planungszwecke helfen uns, sich neu zu konzentrieren. Also habe ich mir vier Arten oder Kategorien von Teilnehmern ausgedacht. Das ist nur für Ihre Strategie, und Sie planen, dass Sie diese Informationen nicht teilen, aber dies ist eine Möglichkeit für Sie, darüber in Bezug auf Plan und Zweck nachzudenken. Also werden die vier Typen benötigt Ersatz-gewünscht, N F Y , und wir werden über jeden von ihnen einzeln sprechen, und dann werden wir einige Beispiele haben, und hoffentlich wird es ziemlich klar sein, so erforderlich. Das sind die Leute, die wir brauchen, um den Zweck des Treffens zu erreichen. Wir können das Treffen nicht ohne sie haben. Das könnte daran liegen, dass wir ohne sie keine Entscheidungen treffen können, oder sie müssen Input haben oder dass sie wichtige Informationen für uns haben. Sie sind wichtige Akteure in unserer Entscheidung oder dem Zweck unserer Besprechung. Aus praktischem Zweck können wir das Meeting planen, wenn diese Personen im Allgemeinen nicht verfügbar sind. Erforderlich bedeutet, dass wir den Zeitplan verschieben, um die erforderliche Teilnehmer. Nun, diesem Sinne, kann es einige Leute auf einer höheren Ebene in Ihrer Organisation geben, die Teil davon sein wollen, und sie sind möglicherweise nicht in Ihren Augen notwendig, um den Zweck zu erreichen. Aber wir wollen aus Rücksicht und Beziehungsentwicklung. Wir wollen sie so gut wie möglich aufnehmen, wenn das passiert. Sie möchten sie also in die gewünschte Kategorie aufnehmen und sicherstellen , dass sie zum Zeitpunkt der Auswahl des Meetings verfügbar sind. Ah, die zweite Kategorie ist Leihmutter Wenn Sie also ein paar Personen haben, die es nicht schaffen können, die benötigt werden, können sie jemanden auswählen, der für sie sitzt. Nun möchten Sie sicherstellen, dass Sie in diesem Fall verstehen, ob diese Person die Befugnis hat , Entscheidungen zu treffen Maßnahmen zu ergreifen oder Verpflichtungen einzugehen oder ob es einen Informationssammler gibt . Das wird beeinflussen, wie Sie das Meeting führen. Also lassen Sie uns einfach sagen, wir haben ein Treffen, wo der Leiter der Finanzen muss eine Entscheidung darüber treffen ob wir mit diesem und dem Leiter der Finanzen und zur Verfügung gehen können. Aber es wird jemanden aus ihrer Abteilung schicken. Sie müssen also wissen, ob diese Person die Befugnis hat, zu genehmigen oder nicht? Ähm, weil ich, Sie könnten eine Abstimmung fordern und die Person könnte sagen, dass ich nicht berechtigt bin, zu wählen oder eine Entscheidung zu treffen. Oder noch schlimmer, sie können wählen oder eine Entscheidung treffen, und später sagt der Finanzchef: Whoa, whoa, whoa, whoa. Ich sollte ein Teil davon sein. Wir bewegen uns nicht vorwärts. Wir müssen zurückziehen und das überdenken. , Damit das Geschäft weiter vorankommt,möchten Sie sicherstellen, dass Sie die Rollen verstehen, und das wird, wie ich sagte, beeinflussen, wie Sie das Meeting führen, und dann die andere Sache, Sie wollen sicherstellen, dass die Person, die als Leihmutter handelt, auf dem neuesten Stand ist, was Sie sprechen. Ich kann nicht einfach jemanden von der Straße schnappen und das Leihmutter haben. Sie möchten tatsächlich mit der Person zusammenarbeiten, für die sie ausfüllen, um sicherzustellen, dass sie bis zum Zeitpunkt der Besprechung auf dem Laufenden sind. Also diese beiden Arten, die in Ersatzmutter benötigt werden, wollen Sie wirklich darüber nachdenken, das Treffen praktisch zu planen, so dass sie versuchen? Okay, die nächste Kategorie ist erwünscht. Diese Luft-Leute, sie könnten einen Mehrwert für Ihr Treffen schaffen. Ah, sie haben vielleicht wertvolle Informationen. Sie können Erfahrung Wissen haben, um Input in Perspektive zu liefern. Sie können institutionelle Kenntnisse besitzen, die sehr hilfreich sein könnten. Und, ähm, also wollen wir sie tatsächlich einbeziehen. Äh, sie könnten durch ihre Kompetenz und Erfahrung Mehrwert für unseren Ach, Plan und Zweck haben. Also würden wir sie einbeziehen. Und, äh, also möchten Sie darüber nachdenken, , wie Sie Leute einladen, die hilfreich sein könnten, und dann, wenn sie zu dem Zeitpunkt, zu dem Ihr Meeting geplant ist, nicht verfügbar sind, dann würde es Ihnen helfen, die Beziehung zu entwickeln, um sie wissen zu lassen. Hey, es wäre wirklich schön, dich in diesem Meeting zu haben, aber wir haben es, weißt du, Mittwoch um 11 Uhr. Morgen und du bist nicht da, ist das okay? Und so neben einem Betrug Plan und Zweck wollen Sieneben einem Betrug Plan und Zweckauch über zwei andere Faktoren nachdenken. Aus Führungsposition Wenn Sie ein Meeting führen, entwickelt das eine Beziehungen und das andere bringt das Geschäft voran. Um Beziehungen zu entwickeln, wollen wir zu den gewünschten Personen für die gewünschten Teilnehmer gehen und sagen: Hey, wir sind wirklich gut, Sie in diesem Meeting zu haben, aber, aber, ähm, aber du wirst zu dieser Zeit nicht verfügbar sein. Ist das okay, also machst du diesen Check-in, aber das Meeting kann nicht ohne sie stattfinden. Und so wollen Sie es in Ihrem Kopf kategorisieren. Okay, die letzte ist f y I. sind Leute, die es gut für sie war zu wissen, was in der Sitzung los ist. Sie können eine periphere Beteiligung an dem Zweck haben, es auch Ihre Entwicklungsbeziehungen . Dieser vielleicht jemand zum Beispiel, jetzt nicht aktiv involviert sein wird, aber vielleicht auf dem Weg miteinbezogen wird und gut ist, sie von Anfang an oder früher in den Prozess einzubeziehen . Und dann könnten sie Informationen anbieten, die wir nicht in Betracht gezogen hatten. Also, ähm, diese Luft vier Kategorien für Sie, um darüber nachzudenken, äh, aber denken Sie daran, dass sowohl die gewünschte ein f y i für praktische Planungszwecke, wenn sie nicht verfügbar sind, Sie Ihre Meetings noch planen können. Du willst in diesen vier Kategorien darüber nachdenken und ich möchte nur wiederholen, dass du niemandem mitteilen wirst, dass du nur ein F Y I bist oder nur dein Wunsch bist. Du bist nicht nötig. Sie möchten nur darüber nachdenken, wie Sie das Meeting einrichten und wen Sie einladen würden. Okay, also lassen Sie uns über einige Beispiele sprechen, die helfen sollten, das zu klären. Die 1. 1 ist ein Treffen, bei dem wir entscheiden, welchen Anbieter wir verwenden werden, um unsere Bestellungen per Post zu erfüllen. Nun, in meinem Beispiel, dieser Anbieter wird von einem Marketing-Manager verwaltet werden, jemand, der dem Leiter Marketing berichtet. Okay, also haben wir Ah, Beschaffungsperson, die die Lieferantengebote versteht, dass sie benötigt werden. Abhängig von Ihrer Organisation können wir sie auch anrufen. Könnte sie Sourcing nennen. Sie können den Einkauf anrufen. Sie könnten sie Beschaffung nennen. Es ist das Gleiche effektiv, also sollte die Person im Raum sein. Die Person, die den Verkäufer leitet, sollte in dem Raum sein, den diese Person benötigt. Die nächste Person, die ich habe, ist der Leiter Marketing. Denken Sie also daran, dass der Vendor Manager, die zweite Person in der Liste, diese Person ist ein Marketing-Manager, der dem Leiter des Marketings berichtet. Ich habe den Leiter Marketing als gewünschte Person im Raum. Es wäre gut, Input vom Leiter des Marketings zu haben, aber nicht erforderlich, aber Sie bemerken es in Klammern. Innerhalb, je nach Größe des Jobs, kann es eine finanzielle Schwelle geben, über die, ähm, wissen Sie, der Marketing-Manager kann keine Entscheidung treffen. Dann könnte das den Leiter des Marketings von Wunsch zu erforderlich ändern, um die Zustimmung in der Sitzung zu geben . Oder du könntest es auf andere Weise herausfinden. Wir wollen es nur im Hinterkopf behalten. Brauche ich diese Person im Zimmer? Verlasse ich diese Person nicht im Zimmer? Leiter des Produktes? Wer würde über das Produkt wissen, wie es gebaut wird, daher volle vier Erfüllungszwecke, die Person wäre hilfreich Zehe im Raum haben und dann der Kundenservice-Manager. Nun ist diese Person nicht unnötig in den Entscheidungsprozess involviert. Aber sobald die Entscheidungen getroffen und die Anbieter auf Kundendienst gebracht, Manager wird wahrscheinlich direkt mit diesem Anbieter arbeiten, um Kundenservice-Probleme zu lösen , so dass die Person Input wäre sehr hilfreich. Also stellen wir diese Person, wie gewünscht Teilnehmer für das Meeting und dann einen Assistenten zu der Person, die den Anbieter verwaltet . Das könnte entweder Wunsch sein, f. Y. Y. I. Und nur für die Zwecke der Unterstützung des Geschäftsmanns voranzubringen und die Beziehungen zu entwickeln , könnte nur die Person im Raum sehr hilfreich sein wenn Sie darüber nachdenken , dass diese Person, dass diese Person, dieser Assistent oder Mitarbeiter des Anbieter-Managers möglicherweise sehr aktiv an der Verwaltung der Beziehung zu einem späteren Zeitpunkt beteiligt sein , also bringen Sie sie in früheren kann sehr hilfreich sein, und das sind die Arten von Überlegungen, die Sie machen möchten, anstatt nur Nein zu sagen . Nein. Wir brauchen nur die Leute im Zimmer. Wir werden die Entscheidung treffen. Es kann helfen, den Prozess ein wenig mehr zu öffnen, um Beziehungen zu entwickeln und das Geschäft voranzubringen. Und dann kann es andere Spieler geben, die Sie einladen könnten. Und noch einmal, Denk dran, du sagst nicht unbedingt „Hey“, du bist genug. Warum, ich sagst nur, du würdest gerne zum Meeting kommen? Der Zweck des Treffens ist dies. Und wenn es notwendig ist, werden wir darüber sprechen. Wir reden über die Kommunikation. Es könnte in Ordnung sein zu sagen, Hey, ich habe diese Leute gefragt, weil sie später daran beteiligt sein werden. Sie sind möglicherweise nicht aktiv in den Entscheidungsprozess beteiligt, und Sie können während Ihrer Kommunikation klären, wir werden darüber in der Kommunikation sprechen, kommunizieren. Aber das ist ein Beispiel. Zweites Beispiel ist meine laufende Personalsitzung. Sagen wir mal, ich habe nicht jede zweite Woche eine Stunde dauernde Mitarbeitersitzung. Meine Mitarbeiter treffen sich, so dass jede Person, die mir direkt berichtet, für dieses Treffen benötigt wird. Aber ab und sind jemand wie Menschen nicht verfügbar, sie könnten unterwegs sein oder mit einem Kunden oder so etwas. Also könnte ich sie bitten, einen Ersatzmann zu schicken, jemand, der sich melden kann und einen Status über ihren Geschäftsbereich informieren kann. Wir können sie erforderlich oder gewünscht nennen, oder f y I je nachdem, was ihre Rolle wieder ist. Denken Sie daran, das ist in unserem Kopf, diese Kategorien, aber das ist auf ein paar Arten gut. Einer ist, dass es jemanden hat, der uns auf dem Laufenden halten kann. Aber die andere Sache ist, das ist eine Mitarbeiterentwicklung. Wir schauen auf die Entwicklung dieser Individuen, indem sie sie für ihren direkten Supervisor Surrogate sind, damit sie verstehen können, wie es eine Ebene oben in New Yorker Diagramm für sie ist, und sie können an Sitzungen teilnehmen, die sie könnte andernfalls nicht die Möglichkeit haben, daran teilzunehmen. Das könnte also sehr hilfreich sein, also könnte ich sogar Gäste einladen, zu präsentieren. Daher habe ich keinen kontinuierlichen Zweck für meine laufende Mitarbeitersitzung, d. h. für Statusaktualisierungen und den Informationsaustausch wichtiger Informationen. Aber ich könnte, für einzelne Mitarbeitersitzungen haben zusätzlichen Zweck, wie das Sammeln von Informationen aus anderen Abteilungen Also lassen Sie uns einfach sagen, ich bin der Leiter des Marketings. Ich könnte sagen, Hey, weißt du was? In unserer nächsten Mitarbeitersitzung wird der Leiter Forschung und Entwicklung in unsere Mitarbeitersitzung kommen und 30 Minuten Vortrag darüber geben , was in Forschung und Entwicklung vor sich geht, und zu diesem Zweck würde diese Person benötigt werden hergestellt. Sie können beschließen, andere Personen mitzubringen, die ihnen berichten, vielleicht Fachexperten in vielleicht Fachexperten in der Forschungs- und Entwicklungsgruppe. In meinem Beispiel wären diese Leute erwünscht, F Y I. Und hier könnte es sehr hilfreich sein, nicht nur zu verstehen, was im Geschäft vor sich geht , sondern auch Beziehungen zu entwickeln, die , während wir den Lebenszyklus des Geschäfts durchlaufen wird dazu beitragen, das Geschäft voranzubringen, während wir den Lebenszyklus des Geschäfts durchlaufen. Mein Abteilungsassistent ist für meine Mitarbeitersitzungen erforderlich, und das ist eine wirklich gute Praxis, denn der Täter , der Assistent ist, ist ein aktives Mitglied des Teams in einer Support-Rolle. Also wollen wir diese Person nicht ausschließen. Du willst darüber nachdenken, inklusive zu sein. Jetzt können wir diese Person bitten, Notizen zu machen. können wir später sprechen, wenn wir über die Durchführung des Treffens und die Schaffung von Artefakten sprechen. Aber den Assistenten zu haben, der Dinge unterstützen wird, ein Teil der Diskussion über Informationen und Statusaktualisierungen ist für mich eine kritische Funktion, über die Sie wirklich nachdenken möchten , und andere Abteilungsunterstützung, die Menschen aus anderen Abteilungen die uns helfen und unterstützen, dass sie hin und wieder zu unseren Treffen kommen als aktive Anerkennung und Inklusion ist eine wirklich gute Sache in einer klugen Sache zu tun. Dies waren also einige Dinge, über die Sie sich Gedanken machen sollten, während Sie Ihre Besprechungsteilnehmerlisten zusammenstellen . Vielleicht möchten wir auch andere Leute einladen, ins Schlepptau zu kommen. Erfahren Sie mehr über unsere Abteilung, Justus. Wir lernen mehr über Forschung und Entwicklung. In meinem Beispiel könnten wir andere Leute einladen, rein zu kommen und auf Einladung nur zu unserer Mitarbeitersitzung teilzunehmen oder zu beobachten . Also, wieder entwickeln wir Beziehungen, um das Geschäft voranzubringen, und wir können das in unseren Zweck für jedes einzelne Treffen einbeziehen. OK, also hoffe ich, dass diese beiden Beispiele das für Sie klären. Für Ihr Projekt möchten Sie also über das Meeting nachdenken, das Sie als Beispiel verwenden, und Sie möchten bestimmen, wer zu Ihrem Meeting kommen würde oder wer kommen soll und einen Typ oder eine Kategorie zuweisen, daran erinnern, dass, das ist nicht unbedingt etwas, das Sie mit Menschen teilen werden. Aber das ist für Ihre Strategie jetzt für das Unternehmen, um die Vertraulichkeit zu wahren. Wenn Sie ein echtes Beispiel verwenden, sollten Sie entweder die Namen von Personen ändern oder Initialen oder so etwas verwenden, aber vielleicht auch ähm Titel zusätzlich zu, , die Kategorie oder den Typ. Und die andere Sache, die ich über Ihr Projekt sagen möchte, ist, dass Sie zu einem Dokument hinzufügen sollten , das Sie mit Plan und Zweck begonnen haben. Sie fügen die Teilnehmerliste hinzu, aber reichen Sie sie erst ein, wenn wir zum Thema Ihres Klassenprojekts An diesem Punkt können Sie die aber reichen Sie sie erst ein, wenn wir zum Thema Ihres Klassenprojektsgekommen sind. An diesem Punkt können Sie dieganze Sache zusammenfassen und zusammenfassen und dann hochgeladen werden. Fügen Sie als ein fertiges Dokument hinzu. Okay, das ist also die Teilnehmerliste 5. Agenda: Willkommen zurück, wie man ein tolles Meeting führt. sehen uns an, Elvis, wir haben bereits über Plan und Zweck und Teilnehmer gesprochen, und wir werden über Agenda reden. Also raten Sie, welche Agenda sehr viel von Plan und Zweck informiert wird. Ich weiß, ich wiederhole mich immer wieder, aber es ist so einfach und wichtig. Hier ist, was eine Agenda enthalten sollte. Was wird darüber abgedeckt werden, wie viel Zeit jedes Thema in Anspruch nehmen wird. Wer wird Ihren Lead präsentieren, jedes Thema oder jeden Abschnitt und was wir bis zum Ende des Treffens abgeschlossen haben. Sehr einfach. Also nehmen wir sie eins nach dem anderen. Was wird abgedeckt? Dies ist wirklich wichtig, weil es Ihnen hilft, Grenzen zu setzen. Daher empfehle ich Ihnen, dies im Vorfeld des Meetings zu senden, und so können Sie sicherstellen, dass Sie etwas haben, auf das sich die Leute beziehen können. Und während Sie das Meeting ausführen, seit sie im Voraus erhalten haben, können Sie dazu beitragen, dass die Leute auf dem richtigen Weg bleiben. Also reden wir nicht nur über das, was wir fühlen, oder was auch immer das aktuellste oder drängendste Ding in unseren Köpfen ist. Aber wir sprechen darüber, was sich auf die Tagesordnung des Treffens bezieht, wo der Zweck des Treffens. Und es gibt auch die Gewissheit, dass etwas, worüber jemand reden will, tatsächlich einbezogen wird. Also könnte jemand etwas aufbringen und du sagst: Hey, Hey, weißt du was? Das ist der dritte Punkt auf der Tagesordnung. Wir werden über den ersten Punkt im zweiten Punkt sprechen, und dann kommen wir dazu. Es erlaubt Ihnen also die Struktur dafür, und es erstellt eine Roadmap für die gesamte Konversation, was ein Meeting ist und die es jedem Teilnehmer ermöglicht, sich auf das Meeting vorzubereiten, zu wissen, was passieren wird, damit vielleicht Leute, die werden präsentieren, machen Sie sich bereit zu präsentieren . Aber andere Leute können Informationen lesen oder einchecken, ob es Statusaktualisierungen geben wird , als sie bereits vorbereitet sind, nachdem sie die Frage gestellt haben. Okay, ich gehe zu diesem Treffen, wo ich ein Status-Update geben muss, sagen Sie mir, wo wir damit sind. Dort sind sie in der Lage, Informationen zu sammeln, die sie präsentieren werden. Und zusätzlich dazu, dass die Veröffentlichung in einem Mehrwertsteuervorschuss ermöglicht es den Leuten, es anzusehen und zu sagen, Hey, du hast das vergessen oder du hast das oder was auch immer und Korrekturen vorzunehmen, damit du deine Korrekturen im Voraus vornehmen kannst als dass die Leute es zum ersten Mal in der Besprechung sehen . Es ist wie, Nun, was ist damit passiert? Hoppla, habe ich vergessen. So gibt es Ihnen ein wenig zusätzlichen Puffer, um sicherzustellen, dass es genau ist. Dies ist also der nächste Schritt. Hier ist, wie viel Zeit für jedes Thema ausgegeben wird. Dies ist wirklich wertvoll, um Grenzen zu schaffen und die Diskussion zu begrenzen, und wenn man es weitermachen kann, so dass, weil manchmal Leute gerne nur weiter über etwas reden, die menschliche Natur ist, so dass wir Ehren Sie das. Aber wir sagen dann auch: Hey, Hey, weißt du was? Wir hatten eine Menge von 15 Minuten dafür. Die 15 Minuten sind um. Wir müssen einen anderen Weg finden, um dies zu besprechen, weil wir weitermachen müssen, damit das nur eine gute, professionelle Art ist, ein Meeting zu führen. Der nächste Abschnitt darüber, wer ihre Leitung in jedem Abschnitt präsentieren wird, ermöglicht es den Moderatoren, sich vorzubereiten, aber es erlaubt auch allen anderen zu verstehen, was ihre Rolle ist und zu verstehen. Okay, diese Person wird zu diesem Thema sprechen, nicht zu mir. So gut, wir erstellen die und setzen die Erwartungen im Voraus. Darüber hinaus können Sie auch einfach als Teil der Mitarbeiterentwicklungsmöglichkeiten delegieren, über die wir im Teilnehmermodul gesprochen haben. Aber das ist etwas, das Sie hier einschließen können, damit die Leute im Voraus wissen. Okay, diese Person präsentiert sich, und wir werden das ehren. Sei respektvoll davon. diese Weise ist Expecto in der Besprechung passiert. Das ist also nur ein Nadig Vorteil hier. Ok? verstehen, was am Ende des Treffens abgeschlossen sein wird, ist wirklich hilfreich, sowohl um den Weg zu halten als auch um sicherzustellen, dass jeder das gemeinsame Ziel versteht. Wenn waken auf eine Menge Dinge nicht zustimmen, aber wenn wir im Voraus auf das, was das Ziel ist, es hilft uns, viel mehr auf Kurs zu bleiben und und und nicht von dem Zweck der Sitzung abweichen . Eines der wichtigen Merkmal sieben eine funktionale Organisation im Vergleich zu einer dysfunktionalen Minnesota funktionalen Organisation ist in der Lage, einige Grenzen zu halten und zu erreichen, was vor ihnen und so etwas so einfach wie ein Tagesordnung. Veröffentlichung kann eine wirklich großartige Struktur sein, um der Organisation zu helfen, funktionell zu bleiben und Dinge zu erledigen. Okay, ein paar Tipps hier. Sie möchten sicherstellen, dass Sie sich daran erinnern, dass alles länger dauert, als wir denken . Sie möchten also Puffer in Ihren Zeitplan in Ihre Agenda aufnehmen, um dies zu ermöglichen. Gleichzeitig möchten Sie die Grenzen, die durch den Zeitrahmen festgelegt werden. Du bist also nur ein paar Puffer eingeschlossen. Nur damit du es weißt, dass du etwas Zeit hast, rüber zu gehen. Du denkst darüber nach, dass du eine Art Aufwärmen einschließen willst , was du nie als Aufwärmen bezeichnen würdest. Aber du willst darüber nachdenken? Ah, hallo. Ein Gruß? Ähm, Intrasektion. Wie auch immer Sie es für die ersten 3 bis 5 Minuten nennen wollen. Dies könnte besonders hilfreich sein für Teams, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, oder Remote-Teams , die zusammenarbeiten, um sagen zu können: „ Hey, Hey, wie ihr geht oder was los ist? Du weißt sogar etwas so Einfaches wie zu sagen: Hey, Hey, du warst in L. A. Du bist in New York. Wie ist das Wetter? Und nur um einen Bericht zu erstellen, , kann eine humanisierende Sache sein und dem Team helfen, besser zu funktionieren. Du willst also nicht zu viel Zeit mit diesem sozialen Persönlichen verbringen. Aber ein bisschen Aufwärmen könnte sehr hilfreich sein. Versuchen Sie nicht, alles in einem einzigen Meeting zu stopfen, bleiben Sie fokussiert und verstehen Sie, dass Sie sich unterscheiden können. Wenn jemand ein Thema aufgreift, das nicht auf Ihrer Agenda stand, können Sie eine separate Besprechung erstellen. Oder wenn Sie eine regelmäßige laufende Besprechung haben, sollten Sie diese in die zukünftige Besprechung aufnehmen. Also und ich mache in ein paar Augenblicken ein Beispiel, und ich schließe in das etwas ein, wo jemand etwas über ein vorheriges Treffen gebracht hat und er sagte: Hey, Hey, weißt du was? Dafür haben wir jetzt keine Zeit, aber wir lassen Sie darüber und beim nächsten Treffen sprechen. Das ist also etwas, das man leicht machen könnte. Okay, also möchte ich einen kleinen Abstecher machen und über die Beziehung einer Organisation zur Zeit sprechen . Jede Organisation hat ihre eigene Beziehung zur Zeit, und Sie werden in Ihrer Organisation darüber nachdenken. Wenn ein Meeting für 10 Uhr geplant ist. Beginnt es genau um 10 Uhr oder beginnt es fünf nach oder um drei danach zu starten? Es beginnt nicht 1/4, nachdem Sie die Beziehung der Organisation zur Zeit verstehen wollen und dann möchten Sie entscheiden, ob Sie das respektieren oder brechen möchten. Also als Beispiel, wenn alles in Ihrer Organisation neigt, es 10 nach den Stunden wieder zu starten. Wenn das Treffen um 10 Uhr beginnen soll, wandern die Leute irgendwie in und um 10 Uhr danach? Willst du das tun? Oder willst du bei sechs oder sieben anfangen , ,nachdem du eine Kerngruppe bekommst und dann anfangen? Ähm, und die Leute haben wirklich starke Gefühle, also wollen Sie nur wissen, was das ist. Ich weiß, als Lehrer habe ich an Orten unterrichtet, an denen ich im achtstündigen Unterricht unterrichtete, und es begann mit acht, und jemand sagte zu mir, wenn die Zeiger der Uhr acht schlugen, fängst du an zu reden. mir egal, ob niemand im Zimmer ist. Du fängst an zu reden. Wir senden die Nachricht, dass die Klasse um acht beginnt, aber viele Organisationen werden sagen: Hey, du weißt, was es ein achtstündiger Kurs ist, beginnt bei acht. Sie möchten planen, eine 10 nach 1/4 nach zu starten, und dann möchten Sie herausfinden, was vernünftig ist. Also, jemand mir sagen zu lassen, dass, wenn ich von außen reinkomme, wirklich hilfreich hier in dieser Organisation sein kann , wir beginnen genau pünktlich oder hier in dieser Organisation, wir begannen 10 nach Quartal nach Was auch immer es ist, Sie wollen nur die Beziehung zur Zeit verstehen und entweder ehren, oder wenn Sie es brechen wollen, brechen Sie es absichtlich und lassen Sie es den Leuten wissen. Also werden wir um 10 Uhr in der treffenden Runde anfangen, um da sein oder quadratisch sein. jedoch Sie möchten dasjedochtun. Aber du willst darüber nachdenken. Okay, also werde ich dir hier ein Beispiel geben. Ich beginne mit dem Plan und dem Zweck, und dann gehen wir durch die Ausarbeitung einer Beispielagenda. Und dann, wie wir herausfinden, was wir für die Tagesordnung veröffentlichen werden. Also für dieses spezifische Treffen, es ist ein laufendes Projekt Treffen Zahlen, ein wöchentliches Treffen einer Gruppe von Kernpersonen, die zusammen an einem Projekt arbeiten. Also mein Zweck hier wäre diese Woche eine Linie um zu sehen und das Ergebnis vor dem vorhergehenden Treffen zu überprüfen und dann eine Aktualisierung über den Status der Lieferbals von diesem Treffen. Also Leute, die sich verpflichtet haben, Dinge zu tun, die wir überprüfen wollen, schaffen Rechenschaftspflicht, und das ist ein wichtiger Teil der Planung der Idee der Rechenschaftspflicht, denn wenn wir beschlossen haben letzte Woche etwas getan werden sollte und niemand es getan hat, dann können wir diese Woche wirklich nicht vorwärts gehen oder wir sind auf Eis. Aber damit wir im Geschäft weiterarbeiten können, müssen wir die Menschen gegenüber den Verpflichtungen, die sie in den Sitzungen eingehen, zur Rechenschaft ziehen. Joe Schmo hat letzte Woche eine Idee aufgebracht und wir haben gesagt, Hey, weißt du was? Es ist keine Zeit auf der Tagesordnung, aber wir geben Ihnen Zeit für die Tagesordnung nächste Woche. Also wollen wir Teoh genug Zeit für Jota präsentiert und dann einige Diskussion über und dann über ein separates Thema. Wir müssen eine Entscheidung über das nächste, was wir für ein Projekt tun werden, treffen. Wir müssen uns darauf einigen und dann aus dieser Entscheidung oder die Vereinbarung wird kommen, was liefern Bols und Aktionspunkte zugewiesen werden und wer sie tun wird. Und dann ist unser Beziehungsziel, unser Team auf Kurs zu halten und zusammen zu arbeiten, und unser Business Gold wird Dynamik und Qualität erhalten. Nun, die letzten beiden erwähnten ich, als wir im vorherigen Thema über Teilnehmer sprachen die letzten beiden erwähnten ich, als wir im vorherigen Thema über Teilnehmer sprachen. Das ist etwas, worüber du nie reden wirst. Aber Sie wollen es im Hinterkopf behalten, Es wird informieren, wie Sie sogar die E-Mail schreiben, wenn Sie wollen, oder die Einladung oder die Agenda. All das Zeug, das du im Hinterkopf behalten willst. Ähm, und es ist etwas, das informiert, wie Sie das Meeting verfolgen und ausführen und alle anderen Schritte im Prozess, also seien Sie sich dessen bewusst. Okay, wie machen wir das in die Agenda? Also fangen wir mit diesem 5-minütigen Puffer des Begrüßungseingangs an, über das wir gesprochen haben und dann, äh, ungefähr 10 Minuten über dich von der vorherigen Besprechung und den Updates. Und wer wird das dann tun? Dann? Joe hat 15 Minuten auf der Tagesordnung. Sie wollen also darüber nachdenken, wie viel davon Joe präsentiert und wie viel davon Diskussion ist , und Sie wollen das bestimmen. Also willst du es nicht zu Joe sagen? Okay, Sie haben 15 Minuten Zeit, um zu präsentieren. , Sie wollen,dass Joe wahrscheinlich mehr darüber nachdenken sollte, in Bezug auf eine 5-7-minütige Präsentation und dann auf 8-10 Minuten Diskussion. Willst du diese Erwartung mit Joe im Voraus setzen? Und dann ändern wir Themen von 15 Minuten Diskussion über die nächsten Schritte einer Idee hier. Und dann habe ich 10 Minuten Zuweisung der Lieferung, Bols mit einem Fünf-Minuten-Puffer für Zusammenfassung und, äh, nächsten Schritte und dann auf eine Reise um 1 Uhr. Dies ist also eine einstündige Sitzung des Entwurfs der Tagesordnung. Werfen wir einen Blick darauf, wie wir das ein wenig bearbeiten könnten. Ich könnte sagen, Einführung. Die Wahrheit ist, ich werde das wahrscheinlich alles zusammen entfernen und einfach das erste Thema in Bezug auf das erste Thema setzen . Ich werde wahrscheinlich die Überprüfung der vorherigen Besprechungsnotizen und Updates loswerden und sagen Sie einfach, Statusaktualisierungen von früheren Besprechungen. Und wer wird dann über sie reden? Und dies kann mehrere Personen sein, die darüber reden, weil es mehrere Personen geben kann , die Informationen über die Statusaktualisierung haben. Dann haben wir Joes 15 Minuten und Sie könnten die Erwartung festlegen, die Joe für fünf präsentieren wird , und dann reden wir für zehn. Aber vielleicht müssen Sie das nicht auf die Tagesordnung setzen und dann weitere 15 Minuten zu diesem neuen Thema. Und dann werden wir das einfach verkürzen und einfach über Lieferungen und Fristen reden. Und dann haben wir fünf Minuten eine zay sagte Zusammenfassung in Plänen Treffen, was wirklich ein Puffer ist, und der Anwalt an einem. Das ist es, was wir über sie denken. Auf diese Weise könnten wir das veröffentlichen. Wir werden die Einführung loswerden und sagen einfach, Hey, von 12 bis 12. 15 haben das Status-Update vom vorherigen Treffen gemacht und diese Leute, die es tun , dann haben wir Joe von 12 15 zu 12. 30 werden wir die Themen in 12 30 ändern, um eine Entscheidung zu treffen. Überlegungen zu X Y Z Projekt oder Aktion. Und dann verbringen wir 55 Minuten mit dem Reden. Aber es sind sehr 10 Minuten, über Leistungen und Fristen zu sprechen, und dann fünf Minuten zusammenfassend, und dass fünf Minuten ein Puffer sind. Sie können es dort lassen. Ähm, aber das ist etwas mehr wie das, was du veröffentlichen würdest, und, äh, äh, und und verteilen würdest. Okay, also hoffe ich, dass Sie darüber nachdenken, wie Sie sich der Erstellung einer Agenda nähern können. Also für Ihr Klassenprojekt möchten, dass Sie den Zweck Ihres Meetings überprüfen und dann eine strategische Agenda für sich selbst schreiben , ähnlich dem Entwurf, den wir gemacht haben, und dann bearbeiten Sie es veröffentlicht werden und für Ihr Projekt. Sie möchten Notizen zu irgendwelchen Gründen hinzufügen, dass Sie etwas getan haben. Warum Sie einige Informationen eingeschlossen oder ausgeschlossen haben und vielleicht sogar das, was Sie in diesem Teil gelernt haben . Also, ähm, hoffe, das war hilfreich. Das war die Tagesordnung. 6. Kommunikation: Okay, also willkommen zurück. Wir haben Plan- und Zweckteilnehmer und Agenda behandelt. Und jetzt ist es Zeit, zur Kommunikation zu gehen oder zu kommunizieren. Dies wird die Einladung zu Ihrem Treffen sein, und ein Großteil der schweren Heben wurde bereits getan. etwas Zeit mit Plan und Zweck verbringen, die Teilnehmerliste auszuwählen und eine Agenda zu erstellen, wird der nächste Schritt darin bestehen, die Leute darüber zu informieren oder sie zu Ihrem Meeting einzuladen. Hier sind einige Dinge, die Sie über sie nachdenken können. Betrachten Sie vor allem Planung. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihr Meeting zu einem Zeitpunkt planen, an dem alle erforderlichen und Ersatzpersonen teilnehmen können und so viele wie möglich der gewünschten und f y Augen teilnehmen können . Sie möchten auch darüber nachdenken, wo das Treffen stattfinden wird und all diese Art von Sachen. So gibt die Einladung selbst den Einzelnen einen Kopf und gibt ihnen Zeit und Gelegenheit, sich auf das Treffen vorzubereiten. Manchmal möchten Sie um Hilfe bitten. Man bat um Hilfe innerhalb der Einladung. Vielleicht möchten Sie separat um Hilfe bitten, und wir werden darüber sprechen. Aber für jeden, der Ihnen nicht berichtet oder nicht Teil einer regelmäßigen, laufenden oder wiederkehrenden Besprechung ist. Es ist gut, Leute zu bitten, teilzunehmen, anstatt es ihnen zu sagen. Und dann möchten Sie überlegen, eins zu eins getrennt mit Einzelpersonen zu kommunizieren. Nur weil jemand eine freie Stunde im Zeitplan hat, heißt das nicht, dass er zitiert, zu Ihrem Meeting kommen muss . Es ist wirklich gut für dich, zu ihnen zu gehen und zu sagen, Hey, ich werde dieses Meeting abhalten. Sie scheinen am Donnerstagnachmittag etwas freie Zeit zu haben, oder? Würdest du dabei sein? Und wir werden darüber reden, wenn wir über Beispiele sprechen. Aber die Idee, dass die Kommunikation eins zu eins stattfindet, gefolgt von einer Einladung, die diese Details bestätigt und festigt, könnte bei der Beziehungsentwicklung sehr, sehr hilfreich sein. Daher bewegen das Geschäft nach vorne einfacher. Okay, was wollen wir die Leute wissen lassen? Vor allem Bewegung. Lassen Sie die Leute wissen. Warum haben wir das Treffen in Bezug auf das Geschäft? Und das haben wir schon herausgefunden. Wir wollen es hier nur in Worte für die Einladung setzen. Warum sind menschenspezifische Personen eingeladen? Wenn es jetzt angemessen ist, wenn Sie eine wiederkehrende Besprechung für Ihre Mitarbeiter. Sie müssen dies nicht in jede einzelne Besprechungseinladung einfügen, aber wenn Sie etwas anderes haben, möchten Sie das einschließen, oder wenn Sie eine andere Art von Besprechung haben, möchten Sie möglicherweise das auch. Wir werden uns das in Beispielen ansehen, okay, und hoffentlich wird es dort sehr klar sein. Jede Logistik und alle Logistik sollte möglichst an einem Ort in der Besprechungseinladung sein. Und das sollte beinhalten, wo das Treffen ist, wie man dorthin kommt, wenn man wissen muss, wie man stirbt. Elaine, wenn Leute wählen, wie die Videokonferenz in, wenn Leute in Konferenzen. Und auch wenn Sie Leute haben, die an dem Treffen in verschiedenen Moden teilnehmen, entweder persönlich oder in was auch immer wählen, ist es gut, die Leute wissen zu lassen, dass andere Leute auf verschiedene Weise teilnehmen werden. Das ist also sehr hilfreich. Ein Schwung, nur um Erwartungen zu setzen. Äh, Sie wollen die Tagesordnung entweder in den Körper Ihrer Einladung aufnehmen oder ist ein Anhang oder beides , und das erlaubt Ihnen, Grundregeln für das festzulegen, was in der Sitzung passieren wird, und das wird sehr hilfreich sein , wenn Sie das Meeting ausführen. Aber wieder, es setzt bereits Erwartungen. Nun, bei jeder Geschäftskommunikation, ich möchte, dass Sie sich etwas Zeit nehmen und Ihre Einladung erneut lesen, bevor Sie sie schicken, um etwas zu finden , das noch in Ihrem Kopf ist, das Sie nicht eingegeben haben, oder irgendwelche Annahmen Sie gemacht haben, die nicht unbedingt gültige Annahmen sind. Dies ist wichtig in jeder Geschäftskommunikation. Wir schließen es auch hier ein. Und dann werden Sie manchmal um Eingabe in Ihre Agenda bitten, zum Beispiel, und Sie wollen sicherstellen, dass Sie sich über die Fristen im Klaren sind , und wir haben etwas darüber im Beispiel. Also schauen wir uns das an. Okay, Also erstes Beispiel ist ein Beispiel für bereits verwendet, das ist eine Lieferantenauswahl Treffen, um einen Anbieter zu finden, um unser Produkt per Post zu erfüllen. Und die Überlegungen hier kosten Qualität und erfüllen unsere dreitägige Turnaround-Anforderung. Das sind diese Überlegungen für die Auswahl des Anbieters, die auf unser Modul bei den Teilnehmern zurückgehen. Wir haben das bereits getan, aber ich habe den Leuten gefälschte Namen hinzugefügt. In diesem Beispiel bin ich der Marketing-Manager. Ich werde den Verkäufer leiten. Mary ist die Direktorin von Sourcing. Wir haben festgestellt, dass sie eine erforderliche Teilnehmerin ist. Mein Chef, die VP Marketing, heißt Celeste, und wir haben festgestellt, dass sie gewünscht ist. , Der Produktmanager,der viel über das Produkt weiß und bei der Auswahl des Lieferanten hilfreich sein wird . Aus diesem Grund. Sein Name ist Patrick. Er ist erwünscht. Unser Customer Support Manager ist Evelyn. Wir haben festgestellt, dass sie ein Wunsch nach 10 D ist, weil sie mit dem Anbieter sehr eng nach danach auf Kunden-Support-Problemlösung zusammenarbeiten wird und dann schließlich Abteilungsassistentin ist. Michael ist ein gewünschter Schrägstrich F Y. ich, weil er mit mir in der Verwaltung dieser Anbieter eine Hölle von viel Kommunikation oder Kontakt mit dem Anbieter arbeiten wird. Das sind also die Spieler. Dies ist der allgemeine Umriss hier, und dann ist die Logistik an diesem Donnerstag von 1 bis 2 Uhr in unserem 4. 4 Pumpen-Konferenzraum A. Und hier ist die Tagesordnung. Für ungefähr die 1. 20 Minuten wird Mary verhindern, dass die RFP vorliegt, um Vorschläge einzuholen und die verschiedenen zu überprüfen . Und dann, für etwa die nächsten 10 Minuten wird reden. Es wird einige Input Cuban A und Diskussion von allen für die nächsten 20 Minuten wir beginnen, zu wählen. Wir reden über Vor- und Nachteile, und dann die letzten 10 Minuten haben wir eine endgültige Auswahl. So könnte es ein wenig Varianten im Timing dieser zweiten und dritten Elemente geben. Also eine andere ist Mary bekommt ihre volle 20 Minuten in den nächsten, äh, 30 Minuten oder so von 20 bis 15 Es ist wirklich eine Diskussion. Also werde ich die Leute nicht zwangsläufig dazu halten, das Timing genau zu bestimmen, aber ich gebe nur ein Gefühl von etwa 10 Minuten von uns Q und A usw. und dann etwa 20 Minuten Diskussion und Überlegung. Aber die letzten 10 Minuten sind ziemlich solide, eine Entscheidung wird getroffen werden. Das ist also irgendwie das, was für das Meeting eingerichtet wurde. Also hier ist und das deckt zwei Dias. Aber hier ist ein Beispiel dafür, was ich für eine Einladung tun werde, und ich werde Sie hier durchreden. Hallo. Wie ich mit jedem von Ihnen besprochen habe, möchte ich ein Meeting abhalten, um die endgültige Auswahl des Verkäufers zu treffen, um unser Produkt per Post zu erfüllen . Haben von einer Stunde Sitzung Donnerstag um 13 Uhr geplant. In Konferenz von einem auf der vierten Etage. Also lasst uns einfach darüber reden. Zunächst einmal beginnt es damit, wie ich mit jedem von euch besprochen habe, der bereits zu diesen Leuten gegangen ist, denk daran, dass die meisten diese Leute nicht für mich arbeiten. Also ging ich wahrscheinlich zu Patrick, dem Produktmanagerbüro, und sagte: Hey, Patrick, ich werde die Lieferantenerfüllung auswählen. Ich würde gerne Ihre Beteiligung daran lieben. Ich denke, Sie haben eine Menge in Bezug auf den Wert hinzuzufügen. Bist du damit in Ordnung? Und dann bin ich Teoh Celeste gegangen, mein Boss und sagte: Hey, Hey, äh, willst du in dieses Meeting einbezogen werden? Ich denke, du könntest hilfreich sein. So etcetera, etc. Aber diese Kommunikation bringt das alles zusammen. Aber jeder dieser Leute weiß schon, dass ich sie in das Treffen einbeziehen werde. Und ich denke, das ist wirklich wichtig für Sie, darüber nachzudenken, wie Sie ein effektives Treffen zusammenstellen würden , anstatt einfach nur eine Einladung abzufeuern und Leute, die zum ersten Mal davon hören . Darüber hinaus habe ich die Logistik hier, wo und wann so bewegt sich Mary präsentieren wird. Die Lieferantenoptionen sind riesig. Celeste, um uns zu begleiten, sowie Patrick und Evelyn. Da wir von Ihren Erkenntnissen profitieren können, wird Michael zu uns kommen, da er direkt vom Anbieter arbeiten wird. So lässt jeder alles wissen. Also habe ich vielleicht eins zu eins Gespräche mit jedem dieser Leute geführt. Aber das lässt alle wissen, wer im Raum sein wird und was ihr Zweck ist. Und falls in Michaels Instanz jemand denkt, Oh, der Assistent ist nicht so wichtig. Ich gebe ihm Wichtigkeit, indem ich sage, dass er da sein wird, weil er direkt am Verkäufer arbeitet und dann den letzten Absatz hier anschaut, bevor ich zum nächsten Live wechselte . Ziel ist es, die endgültige Auswahl bis zum Ende des Treffens zu treffen. Ich schätze Ihre Hilfe hierbei sehr. Also ein wenig Buttering hier oben, aber auch das Ziel. Nun, wenn Sie sich von ein paar Seiten erinnern vorherige, Ich habe einige Kriterien, die Kostenqualität, etc. beinhaltet . Ich muss das nicht einmal in die Einladung setzen, dass vielleicht die Einladung überladen wird, wenn wir in der Besprechung sind, mit denen kommen und diese als Kriterien für die Auswahl festlegen , aber Sie wollen nicht überladen. Darüber können wir im Meeting reden. Du willst darüber nachdenken. Es ist, was im Voraus gesagt werden muss, im Vergleich zu dem, was im Raum gesagt werden kann. Okay, hier geht es weiter mit der E-Mail oder der Einladung, die Agenda genau so, wie wir es besprochen haben. Also muss ich das nicht abdecken, gefolgt von bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen haben. Danke, Mitch. Und so gibt es hier etwas soziales Nettes, aber es gibt Struktur. Okay, also einige Optionen hier, können Sie dies in eine separate E-Mail schreiben, anstatt es in das Meeting aufzunehmen. Einladung zur zweiten Option wäre, wie ich bereits sagte, wie ich gerade erwähnt habe, dass Sie Ihre Notiz in die Einladung der Sitzung setzen könnten, auch die Tagesordnung beifügen oder in den Körper aufgenommen werden. Ich könnte sogar beides tun. Das Anhängen der Agenda gibt den Leuten die Möglichkeit, sie auszudrucken oder als PDF zu öffnen und damit im Raum zu arbeiten. Das könnte hilfreich sein, damit jeder mitverfolgt, ihm die Chance gibt, Notizen zu machen oder einen Ort, um Notizen zu machen. Es gibt also einen guten Vorteil für Leute, die die Tagesordnung als Teil des Treffens verfolgen. Sie dies tun, hängt von Ihrer Unternehmenskultur ab. Und so in einigen Fällen werden Sie feststellen, dass meine Empfehlungen Ihre keine Geld-Organisation dies tut . Sie möchten also einen Weg finden, der in Ihrer Organisation am besten funktioniert. Zum Beispiel arbeite ich mit Organisationen, in denen niemand die Notizen und Besprechungseinladungen liest, sodass Sie dies in der Besprechung nicht tun möchten. Einladungsnotizen, die Sie tun möchten, ist eine separate E-Mail und wahrscheinlich begann mit. Ich habe Ihnen alle eine Einladung geschickt, in den Details. Aber was auch immer für Ihre Organisation funktioniert, ich denke, es ist wichtig, dass Sie in Betracht ziehen. Und dann wirst du es bemerken. Der nächste Punkt hier ist, dass ich das mit jedem Einzelnen besprochen habe, der die Leute wissen lässt, dass es hier ein paar Dinge gibt, ist, dass es ein Respekt-Problem gibt und dann, aber es lässt jeden wissen, dass niemand blind war und dass jeder auf dem gleichen Seite jetzt. Meine Vorliebe wäre es, die Notizen in die Einladung aufzunehmen, wenn es überhaupt möglich ist, und die Tagesordnung sowie oder anstatt sie wieder in den Text der Notizen aufzunehmen, damit die Leute sie ausdrucken oder als PDF auf ihrer ihr Gerät und folgen zusammen mit Es spielt keine Rolle. Nur das ist mein Vorschlag. Okay, zweites Beispiel. Das ist also ein wiederkehrendes Teammeeting, und diesmal haben wir einen Gastredner. Normalerweise haben wir also eine Stunde Meeting, wo wir Status-Updates, Informationen, Austausch und Fragen haben, und wir können ein paar andere Themen haben. Aber dafür werden wir Forschung und Entwicklung hinzufügen. Matilda, die Leiter von R und D ist, wird über neue Initiativen sprechen. Wer sind also die Teilnehmer? Alle meine direkten Berichte mit Ausnahme einer von ihnen. Meine Digital Marketing Managerin, Alicia, ist nicht verfügbar, also wird sie einen Ersatzmann Martin schicken, der ein digitales Marketing-Marketing-Spezialist ist, der ihr berichtet, und er wird in für sie. Und dann haben wir Matilda von R und D, und sie hat für zwei Produktspezialisten von R und D Stephen Vikram gebeten, teilzunehmen, sagte diese Luft die Spieler. Okay, also die Logistik meines Meetings jeden Montag von 2 bis 3 im Marketing-Konferenzraum und die Agenda für dieses Treffen. Es wird ein bisschen anders sein als die üblichen Team-Meeting-Agenda. In den ersten 20 Minuten werden wir Statusaktualisierungen zu wichtigen Projekten durchführen, was wir in jedem Teammeeting tun. Und dann werden wir für die nächsten 10 Minuten wichtige Fragen für mich und füreinander . Aber dann, um 2 30 werden wir aufhören, und wir geben den Boden an Matilda und dann Matile, der mit Stephen Vikram , darüber reden wird,worüber sie reden wollen in Bezug auf das, was aus Forschung und Entwicklung kommt. Und das, 30 Minuten abgeschlossen ist, wird ein Q und A usw. enthalten. So Einrichten der Erwartungen, Ich möchte Matilda sagen, Ihr habt 30 Minuten, einschließlich Q und A und Diskussion usw. Also, wenn Sie eine Präsentation machen, Sie wollen nicht 30 Minuten Präsentation. Vielleicht möchten Sie eine 10-minütige Präsentation, gefolgt von 20 Minuten Kreuzkümmel, A was auch immer es ist, dass Sie denken, ist am besten verwendet. Aber Sie möchten sicherstellen, dass die Erwartungen festlegen, dass das Treffen um drei endet. Okay, hier ist ein Beispiel für die Kommunikation, die ich an mein Team für dieses Treffen senden darf. Hallo, Team dabei. Das Teammeeting am Montag wird Gäste aus Forschung und Entwicklung haben, die uns mitteilen, was die Pipeline kommt. Matilda von Steve und Vikram werden uns begleiten, um uns einige Hintergrundinformationen über Projekte in den Werken zu geben . Wir beginnen mit unseren üblichen Teamstatus-Updates und halten Fragen. Und dann, von 2 30 zu 3, Matilda ergreift das Wort mit Stephen Vikram. Eine Leine wird an einem Kundenstandort sein, also wird Martin uns begleiten digitale Marketing repräsentieren. Die Tagesordnung ist beigefügt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben. Danke, Mitch. Und dann gibt es noch eine Folie, die vorwärts geht, auf die als Erinnerung sagt. Wenn Sie einen Punkt zu einer Team-Meeting-Agenda hinzufügen möchten, senden Sie mir bitte bis Ende Donnerstag eine E-Mail für die folgende Sitzung am Montag. Ich werde mein Bestes tun, um es aufzunehmen. Das ist es, worüber wir vorhin gesprochen haben. Ich werde zu dieser vorherigen Folie zurückkehren, was viele Dinge hier passiert sind. Zuallererst habe ich niemandem mitgeteilt, dass ich ihn bis dahin wählte. Und sie wählte Stephen, Vikar in meinen Augen und in meiner Mitteilung gibt es drei Gleiche, die zu dem Treffen eingeladen wurden . Alles, was wichtig ist, anstatt zu sagen, dass ich Matilda gewählt habe und sie sich dafür entschieden hat, mitzuziehen . Stephen. Vikram, ähm, das willst du nicht machen. Diese alle drei von diesen Leuten sind willkommen ist geladene Gäste okay? Ah, und dann auch die Festlegung der Grenzen hier, die 30 scharfe Matilda übernimmt. Und das andere, , was ich die Leute wissen lasse,ist, dass Martin sich uns anschließen wird, um digitales Marketing zu vertreten, und das gibt ihm etwas Glaubwürdigkeit. Und es gibt ihm einen Schrei, wenn Sie so wollen, dass er beitritt Unser Team ist ein Mitglied für dieses Teammeeting. So denke ich darüber nach, was die Planungszwecke , wer die Teilnehmer sind was die Agenda ist, aber auch was die Erwartungen sind. Und ich erstelle Beziehungsentwicklung und verweise alles auf das Geschäft zurück. Also führen wir nicht nur ein Gespräch über R und D ohne Grund, oder? Moment, lassen Sie uns einige Hintergründe über Projekte in den Werken wissen, so dass wir einen Einblick in das Geschäft haben . Dies entwickelt geschäftliche Erkenntnisse. Das ist also der Zweck für diese Einladung. Ich werde vorwärts springen und wir werden uns ansehen, was Sie für Ihr Projekt tun werden, basierend auf diesen Informationen, einschließlich dieser Beispiele, von denen ich hoffe, dass sie hilfreich waren. Sie möchten also den Text Ihrer Kommunikation einschließen und vielleicht einige Hinweise dazu, warum Sie kommunizieren oder wie Sie es kommunizieren und warum Sie es so machen. Also, zum Beispiel, werde ich das in die Notizen meiner Besprechungseinladung aufnehmen. Schau, oder ich werde dies in den Notizen über Google Calendar oder was auch immer es ist. Aber die andere Sache wäre wirklich hilfreich für Sie wäre, irgendwelche Notizen über Dinge, die Sie in Betracht ziehen, und das könnte normalerweise sein, würde ich es nicht so machen. Aber nachdem ich darüber nachgedacht habe, habe ich mich dazu entschieden, oder ich habe beschlossen, Dinge auf eine bestimmte Art zu machen, wegen bla, bla, bla, also das, was du dadurch gelernt hast. Aber laden Sie Ihr Projekt noch nicht hoch. Wir haben ein wenig mehr zu gehen, also hoffe ich, dass deckt die Kommunikation gut und ich werde Saison Dank 7. Die Sitzung durchführen: Alles klar, jetzt ist es an der Zeit, darüber zu reden, was wir eigentlich tun, um das Meeting zu führen. Also mein erster Tipp für Sie, sage ich mehrmals, beginnen Sie das Treffen pünktlich. Wir haben bereits über die Idee gesprochen, dass verschiedene Organisationen unterschiedliche Beziehungen zur Zeit haben . Für einige Organisationen ist dies genau auf der DOT-Startzeit für andere Organisationen, bedeutet dies ein paar Minuten, wenn es für Ihre Organisation ist. Sie wollen das ehren, und Sie wollen einen Unterschied machen zwischen diesem ist die Zeit. Wir haben nicht die Bedeutung. Und jetzt beginnen wir damit, dass allen klar ist, dass Sie mit dem Treffen beginnen. Jetzt möchten Sie vielleicht das Meeting beginnen, wurden dem Meeting vorangehen, wenn Sie so wollen, mit ein wenig Chat oder willkommen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie beispielsweise mit Remote-Teams arbeiten, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Aber sehen Sie sich nie wirklich. Es gibt Möglichkeiten für ein paar Minuten, den Beginn eines Gesprächs, und die Leute treffen sich bequem, um ein allgemeines Gespräch zu führen, das die Individuen auf beiden Seiten des Anrufs humanisiert . Ähm, das ist, dass Sie etwas verwenden können, das einfach das Wetter oder besondere Ereignisse ist, um einfach zu sagen, wie läuft es und wieder, indem Menschen, die aus der Ferne arbeiten und arbeiten zusammen als funktionelle Gruppe, können Sie glatte Fett die Räder ein wenig und entwickeln Beziehungen und helfen, das Geschäft vor der Arbeit, so dass könnte sehr hilfreich sein. Aber dann, wenn es an der Zeit ist, zu beginnen, ändern Sie den Ton und die Art und Weise, wie Sie Dinge tun, und Sie beginnen mit dem ersten Thema auf Ihrer Agenda. Also das erste Thema auf Ihrer Agenda wollen Sie sicherstellen, dass Sie auf der Tagesordnung bleiben. Aber das erste, das Thema auf der Tagesordnung, kann sehr gut eine kurze Überprüfung dessen sein, was in der vorherigen Sitzung passiert ist, und viele formelle Treffen beginnen damit. So können zum Beispielviele Vorstandssitzungen zum Beispiel mit der Überprüfung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung beginnen. Sie müssen nicht unbedingt so formell sein, aber wenn es angemessen ist zu sagen, hier haben wir aufgehört, und hier fangen wir an, ist das gut. Das Einzige, was Sie nicht tun möchten, wenn wir bereits darüber gesprochen haben, ist, dass Sie alte Gespräche nicht wieder aufhacken oder bereits getroffene Entscheidungen erneut besuchen möchten , es sei denn, es gibt einen bestimmten geschäftlichen Grund dafür. Dies ist also ein optionales Element in Ihrer Agenda, das Sie einschließen könnten. Aber das musst du nicht. Sie möchten sicherstellen, dass Sie sich so gut wie möglich an den Zeitplan halten. Du hast die Agenda, du hast Timings und jeder hat die gleiche Straßenkarte, wenn du so willst. Einhaltung des Zeitplans hilft Ihnen, gut und professionell in der Besprechung aussehen, und es hält es. Es zeigt Respekt für die Einzelpersonen in der Sitzung, und es gibt wieder Struktur, um die Sitzung, die sehr hilfreich sein könnte, um Ihre geschäftlichen Zwecke zu erreichen . Wir werden über ein paar Methoden Parkplatz und Offline-Gespräche sowie andere Treffen sprechen. Aziz als Werkzeuge, mit denen Sie Ihr Meeting voranbringen können. Manchmal bringen Menschen Themen auf, die nicht auf Ihre Agenda beziehen, oder sie erfordern weiter in der Tiefe, Gespräch sagte. Sie möchten sicherstellen, dass Sie diese Tools verwenden und wir werden über sie und zusätzliche Besprechungen mit etwas anderem sprechen , das ich erwähnt habe, und dann ist etwas, das wirklich kritisch ist, wenn etwas auftaucht, das getan werden muss. Das ist die Zeit zu entscheiden, wer es tun wird. Und bis wann. So ermöglicht dies Rechenschaftspflicht und Verantwortung, und es verhindert, dass Dinge wegfallen, durch Risse fallen und nicht angesprochen werden. Du willst jemanden haben, der Notizen macht. Nun, da vielleicht jemand, der speziell als Notiznehmer mitgebracht wurde, könnte es ein Admin oder ein Assistent sein, wo es ein Mitglied des Teams sein könnte. Und in einem Teammeeting entscheiden Sie, dass es eine Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung ohne Einnahme gibt. Es klingt seltsam, aber die Idee, einem Treffen zuhören zu können, stellt heraus, dass der goldene Nugget des Themas, das diskutiert wird, und dann identifizieren, was die liefern Bels sind und wer die Leute die Parteien sind. Diese Fähigkeit ist eine professionelle Entwicklungsfähigkeit, um herauszufinden, was vor sich geht und es zusammenfassen zu können. Das ist also etwas, worüber man nachdenken kann. Es ist nicht immer toll für die Person, die das Meeting leitet, Notizen zu machen, weil es ablenken kann. In der Tat empfehle ich es nicht, aber Sie möchten jemanden haben, der sich während des Meetings Notizen macht und das am Anfang vor Beginn des Meetings herausgefunden haben möchte . Und dann möchten Sie sicherstellen, dass Sie das Meeting pünktlich beenden . Es zeigt Respekt. Man fängt an, auch Leute zu verlieren, wenn sie eine andere Verpflichtung haben. Wenn sie eine gewisse Zeit für Ihr Meeting eingeräumt haben und Sie über Julie gehen, um sie zu verlieren, oder Sie werden sie daran hindern, das nächste tun, was sie tun müssen, also wollen Sie das Beste tun, was Sie können und pünktlich. Und wenn du Dinge hast, die Luft hängen, willst du herausfinden, wie du damit umgehen wirst. Und manchmal ist es sogar gut zu sagen, dass wir nicht darüber reden konnten. Dies und das alles senden Sie eine E-Mail an wird das herausfinden, entweder wird in der nächsten Woche das Treffen enthalten oder was auch immer es ist, dass wir tun werden. Aber Sie wollen ein Flecken, können Sie versuchen, pünktlich zu beenden. In Bezug auf die Festlegung von Grenzen können Sie die Menschen an den Zweck des Treffens und die Tagesordnung erinnern. Die Tagesordnung ist ein Fahrplan. Es ist eine Reihe von Grundregeln. Wenn jemand etwas aufgreift, das nicht auf Ihrer Agenda steht. Sie können die Agenda und den Zweck verwenden, um sie zurückzubringen, und wir werden über ein paar andere Methoden sprechen. Aber man kann sagen, das ist eigentlich nicht unser Agenda-Thema. Das ist eine andere Sache. Es ist eine wichtige Sache, und wir müssen herausfinden, wann darüber gesprochen wird. Okay, ja, du willst sicherstellen, dass du als Meetingleiter einen sicheren Platz im Raum hast, also willst du sicherstellen, dass die Dinge professionell und nicht persönlich bleiben? Du willst sicherstellen, dass du die Leute an den Zweck und die Ziele des Treffens erinnerst, und wenn die Dinge außer Kontrolle geraten, nennst du es und sagst Weißt du was? Lassen Sie uns professionell bleiben und uns nicht persönlich werden und halten wir uns an der Tagesordnung und dem Zweck des Treffens. Also, das ist nur ein Weg für Sie, eine Art Corral Rallye Menschen, wenn die Dinge irgendwie anfangen, aus der Hand zu kommen , was nicht sehr oft passiert, aber Sie wollen einen Ruf dafür entwickeln, jemand zu sein, der einfach pikant einfach hängen kann eine Sekunde. Lassen Sie uns diesen Profi nicht persönlich halten, und halten wir uns an unsere Agenda und dann weiter. Okay, so oft haben wir Hintergrundgespräche in einem Raum passiert, den Sie wollen nur manchmal können Sie einfach die Phrase verwenden. Können wir bitte ein Gespräch führen, bitte ein Gespräch führen, um die Menschen daran zu erinnern, dass Ablenkungen von Hintergrundgesprächen oder Nebengesprächen im Raum groß sein können ? Und das ist eine Art Klischee, aber es ist, als ob es sich lohnt, der Person neben dir zu sagen, es lohnt sich wahrscheinlich, im Zimmer zu bleiben oder gar nicht wieder einmal zu sagen, dass es eine kleine Grundschule für viele Leute ist, zu sagen: Aber du kannst einen Weg finden, einfach zu bleiben. Hey, können wir bitte ein Gespräch führen ? Damit wir unsere Agenda durchstehen können. Wenn Menschen Dinge tun, die ablenken, bitten Sie sie einfach höflich, es nicht zu tun. Sehen Sie, Sie wollen als jemand bekannt sein, der einen Weg finden kann, um die Leute respektvoll wissen zu lassen, dass Sie für einen bestimmten Zweck da sind und dass das, was sie tun, nicht zu diesem Zweck ist. Das Beste, was du kannst, passiert nicht die ganze Zeit. Du hast jemanden, der sehr Senior im Zimmer hat, den du nicht sagen kannst, Hey, Hey, könntest du dein Telefon weglegen? Aber du willst das so gut du kannst tun? Wir haben vorhin darüber geredet. Lassen Sie nicht liefern Bälle oder Verpflichtungen nicht unbeansprucht bleiben. Lass die Dinge nicht einfach da draußen hängen. Wenn die Person, die etwas tun muss, nicht im Raum ist und gesagt werden muss, dass sie freiwillig arbeiten, dann wollen Sie, dass jemand im Raum dieses Gespräch besitzt. Also jemand sagt: Okay, Okay, Celeste, du gehst zurück und sagst Vladimir, dass er darum gebeten hat, daran teilzunehmen , damit wir einen Besitzer der Delegation haben. Falls nichts anderes vorhanden ist, wenn jemand fehlt, der für die Konversation erforderlich ist, bestimmen Sie, ob Sie die Besprechung noch haben können. Und wenn Sie das Meeting nicht abhalten können, möchten Sie darüber nachdenken, dass Sie die Besprechung frühzeitig beenden oder diesen Tagesordnungspunkt überspringen , da diese Szene gegenüber allen im Raum äußerst respektvoll ist. Wenn Sie Celeste brauchen, um eine Entscheidung über einen bestimmten Tagesordnungspunkt zu treffen und Celeste nur in der Lage ist , an Ihrem Treffen teilzunehmen, dann ist es eine Zeitverschwendung für ein paar Leute, über Dinge zu sprechen, über die man sich nicht entscheiden kann. Sie können bestimmen, was Sie tun können und was Sie in der Besprechung nicht tun können. Aber wenn man da ist, wenn man eine Wand schlägt und etwas gibt, das man nicht tun kann, dann ist es gut zu sagen, weißt du was? Wir können das erreichen. Lassen Sie uns einen anderen Weg finden, es zu tun. Sie werden viel Respekt lernen, indem Sie es auch so tun. Okay, also haben wir dieses Werkzeug einen Parkplatz genannt. Dies ist also keine Gelegenheit für Sie, Elemente schriftlich zu erfassen, die entweder außerhalb des Themas sind erfordern weitere Drilldown oder zu denen Sie später kommen können. So wollen Sie nicht eine Änderung des Themas in diesem Moment. Also willst du das machen? Wie sie schriftlich gesagt haben, sichtbar. Also empfehle ich Whiteboard, elektronisches Whiteboard, Flipchart, etwas, wo die Leute sehen können, dass Sie aufgeschrieben haben, was sie aufgebracht haben. Entweder finden wir eine Zeit später in unserem Meeting, um sie anzusprechen, oder wir werden sie separat behandeln. Aber es gibt hier eine Respektsidee, die wichtig ist, dass deine Leute versichern, dass das, was du erreichen wirst, damit wir es aufschreiben. Wir werden auf unsere Tagesordnung zurückkommen und den Leuten versichern, dass der Punkt entweder in einem separaten Sitzungskrieg später in diesem aktuellen Treffen behandelt wird . Okay, das andere, was wir tun können, ist, dass wir eine Kerngruppe von Menschen haben, eine kleinere Gruppe von Leuten, die getrennt über etwas reden müssen. Wir wollen uns bei diesem Treffen mit all diesen Individuen nicht die Zeit nehmen. Wir wollen respektvoll und respektvoll gegenüber ihrer Zeit sein . Wir wollen also über eine Offline-Konversation diskutieren, was bedeutet, dass zwei oder drei Personen, die in der aktuellen Sitzung sind, dies separat besprechen werden . Okay, also kannst du das schriftlich erfassen, vielleicht in der Nähe deines Parkplatzes, was oft Gespräche sind. Und Sie möchten sicherstellen, dass Notizen dazu gemacht werden, und die Leute werden tatsächlich das Gespräch führen. Also erfassen wir dieses Thema und gehen dann wieder auf unsere Agenda zurück. Wir erkennen an, dass es Zeit ist, die ausgegeben werden muss, aber nicht jeder im Raum muss dort sitzen. Nun, ein paar Leute sprechen darüber, so dass es sicher ist, dass das Thema behandelt wird. Okay, einige zusätzliche Dinge, die man über alle Fragen nachdenken kann, Luft gut. Sie können in dieser Sitzung einfach nicht beantwortet werden. So erfassen Sie sie entweder auf Ihrem Parkplatz oder einer oft unterhaltenden Liste oder sogar nur in den Besprechungsnotizen und bestätigen, dass etwas angesprochen werden muss. Es ist vollkommen in Ordnung, wenn Moderatoren, die Sie vertreten, dem danken möchten, und die Idee hier ist im Geschäft. Wir möchten das Verhalten, das wir wollen, belohnen, indem wir Menschen danken, indem wir aufrichtige Lob geben, in welcher Weise auch immer in Ihrer Organisation funktioniert. Du willst sichergehen, und ich habe über dieses paar Mal gesprochen, dass alles, was vorher entschieden wurde, so bleibt , wie es waas ist. Es sei denn, es gibt neue Informationen oder einen neuen Grund, sie zu ändern. Du willst nach Input, Meinungen und Gedanken fragen , und dann willst du darauf hören. Eines der Markenzeichen eines wirklich großartigen Meetingleiters ist jemand, der sagt: Gibt es irgendwelche Gedanken? Gibt es irgendwelche Fragen oder Eingaben und dann Pausen macht Augenkontakt mit Menschen angemessen waren ? Ähm, Sie. Die andere Sache, die Sie tun könnten, ist, wenn jemand telefoniert zu einem Meeting, können Sie sie beim Namen fragen. Hey, Muriel, hast du irgendwelche Fragen dazu? Wie funktioniert das mit dir sitzen? Ich kann Ihr Gesicht nicht sehen, weil Sie am Telefon sind, dass Sie das vielleicht nicht sagen, aber das ist in der Frage impliziert. Anstatt jemanden auf die Stelle zu bringen und zu sagen, wissen Sie was, ich möchte sicherstellen, dass wir jede Eingabe von Ihnen in Betracht ziehen. Sie möchten offene Fragen verwenden, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Also was, wenn wir nicht in Betracht gezogen oder irgendetwas anderes? Wir sollten etwas wissen. Zehe hinzufügen. Bitte fügen Sie es jetzt hinzu. Oder gibt es etwas, woran wir nicht gedacht haben? Irgendwelche Auswirkungen, an die wir nicht gedacht haben? Und das andere, was du tun kannst, ist, dass du Leute einladen kannst, dir das nachträglich per E-Mail oder einem Telefonanruf oder SMS zu schicken . Er war persönlich, was auch immer das ist, wenn sich die Leute manchmal in einem größeren Meeting nicht wohl fühlen und Ihnen Input geben. Aber Sie wollen sicherstellen, dass Sie zulassen, so dass geht Hand in ihm mit der Idee des Feedbacks, die Leute lassen Sie wissen, was sie von etwas denken oder wie sie denken, etwas ging. Wenn Sie Feedback erhalten, möchten Sie es ohne Verteidigungskraft akzeptieren, und Sie wollen ein Modell, das Verhalten, das Sie möchten, dass andere Leute zeigen, wenn sie zurück sind, das heißt, sagen Sie danke und dann Betrachten Sie es. Und wenn Sie damit einverstanden sind, nehmen Sie Änderungen vor. Aber wenn Sie nicht zustimmen, tun Sie es nicht. Aber du musst nicht darüber streiten. Danke den Leuten, aber du wirst es in Betracht ziehen. Dies ist ein wirklich wichtiger Teil der Führung. Es ist hilfreich bei Meetings. Es ist also drei Idee, dass jemand Ihnen sagen kann: Die Idee, dass Sie 10 Minuten lang gelaufen sind, hat für mich ein Problem in meinem Zeitplan geschaffen. Ich konnte nicht an dieser Diskussion teilnehmen, weil ich früh gehen musste. Was auch immer es ist, danke dieser Person für die Eingabe und bestätige, dass du darüber nachdenken wirst, dass du es ansprechen willst , was auch immer du tust, wenn du um Feedback bittest, sag nicht, Sie haben Feedback, weil das geladen wird? Du könntest fragen, War das hilfreich? Haben wir erreicht, was Sie erreichen wollten, oder gibt es irgendetwas, was ich anders oder besser tun könnte, das uns helfen könnte, unser Ziel zu erreichen? Dies ist diese Luft einige Möglichkeiten, um die Idee von Feedback zu adressieren, ohne tatsächlich das Wort Feedback zu verwenden . Haben Sie Feedback für mich? Okay, so gesunder Menschenverstand in meiner Arbeit, ich glaube, ich sehe eine Menge gesunder Menschenverstand an vielen Dingen fehlen. Manchmal ist es also gut, Leute zu haben, die vielleicht keine Fachexperten sind, was auch immer Ihr Meeting betrifft , , und sie gefragt haben: Bitten Sie sie ein, einen gesunden Menschenverstand zu liefern. Macht das Sinn? Was halten Sie davon, usw cetera, die wirklich hilfreich sein kann, einfache Lösungen zu fördern und Bereiche zu identifizieren, in denen Dinge Luft unnötig komplex? Das könnte eine wirklich effektive Sache sein. War ein Meetingleiter, was heißt, Hey, das klingt, als würde es sehr kompliziert. Mal sehen, ob wir es vereinfachen können. Okay, sind also einige Tipps in Bezug auf das Schließen des Meetings. Sie wollen Clara alle Folgemethoden klären, ob Sie mit Einzelpersonen sprechen werden, ob es eine Offline-Unterhaltung geben wird, ob es Parkplätze gibt, die nicht angesprochen wurden, Was auch immer das ist, du wirst klären. Selbst wenn du sagst, ich werde dir eine E-Mail schicken, um dir den Status von bla und bla mitzuteilen , der sehr hilfreich sein kann. Sie wollen sicherstellen, dass Verpflichtungen, Air wiederholt und anerkannt, Uh und dann wollen Sie Menschen danken und anerkennen, dass Sie den Zweck der Ziele in der Sitzung erreicht haben . Vielen Dank an Menschen. Das ist sehr hilfreich. Vielen Dank für ihre Hilfe. Ihre Zeit, ihre Input, etwas sehr einfaches, als Dankbarkeit Menschen können Sie zu einem besseren Führer und einem besseren Treffen Führer machen. Also, für dein Projekt, hattest du deine Bedeutung? Wenn Sie dies tun, wenn Sie einige Hinweise auf Gesundheit ging und wie Sie es ausgeführt und was Sie gelernt und vor allem Blick auf Dinge, die Sie anders als Ergebnis dieses Materials getan haben. Okay, also setze dein Projekt noch nicht ein, aber wir sind ziemlich nah dran. Also, das sind einige Tipps, um das Meeting zu führen. Großartig. 8. Artefakte: Okay, du hast dein Meeting abgehalten, und jetzt ist es Zeit, über Artefakt zu reden. Also vor allem, was ist ein Artefakt? Ein Artefakt ist eine Aufzeichnung oder Dokumentation, dass etwas passiert ist. Und im Falle eines Meetings ist es eine Aufzeichnung, dass das Treffen stattgefunden hat. Und es enthält eine Dokumentation aller Verpflichtungen, Fristen, Fristen, Entscheidungen und Diskussionen, die geschehen, insbesondere der Golden Nuggets. Was ich die Golden Nuggets als Schlüsselpunkte der Diskussion nannte. Es enthält also nicht jede einzelne Sache, über die gesprochen wurde, sondern die Idee, das zusammenzufassen oder zusammenzufassen, was in der Sitzung passiert ist, und es gibt Ihnen etwas, auf das Sie sich zurückbeziehen können und ermöglicht es Ihnen, Dynamik zu behalten. Der Fluss ist also, dass wir für das Treffen geplant haben. Wir halten das Treffen ab, und in der Sitzung haben wir Diskussionen, Debatten, Entdeckungen, und daraus kommen Entscheidungen und Aktionspunkte. Und so aus dem Meeting heraus, erstellen Sie ein Artefakt, das diese Entscheidungen und Aktionspunkte dokumentiert und ermöglicht es Ihnen, Dynamik um sie herum zu halten. Es richtet uns also um den Zweck des Treffens neu aus, und es gibt uns einen Bezugspunkt für Rechenschaftspflicht und Folgemaßnahmen. Wenn Sie also die Tagesordnung als Roadmap für die Diskussion in der Sitzung betrachten. Das Artefakt ist eine Straßenkarte für die Nachverfolgung nach dem Treffen. So dokumentieren diese goldenen Nuggets die wichtigsten Diskussionspunkte sowie Entscheidungen und Aktionspunkte. Ohne Artefakte können die Leute vergessen, was in der Sitzung passiert ist. Vergessen Sie, dass sie sich verpflichtet haben, etwas zu tun, oder sie vielleicht nicht denken, dass es nicht wichtig war . Die Leute sind beschäftigt. Sehen Sie, dass Sie in Ihrem Denken und Ihre Planung. Du willst also das Artefakt da draußen bringen, damit du die Leute daran erinnerst, was ohne Artefakte passiert ist . Wir verlieren die Ausrichtung um die Ziele, und wir sahen als Führer unorganisiert aus. Sie möchten also sicherstellen, dass Sie ein Artefakt erstellen. Also, wer ist für diesen Willen verantwortlich? dies letztendlich als Meeting-Läufer Kanndies letztendlich als Meeting-Läuferdelegiert werden? Absolut. Justus Notizen kann an einen Admin, Assistenten oder ein Teammitglied delegiert werden. So kann die Schaffung eines Artefakts. Und wir werden in Kürze über den Unterschied zwischen einem Artefakt und und Notizen sprechen. Aber die allgemeine Idee hier ist, dass die Schaffung eines Artefakts die Destillation des Gesprächs in diese goldenen Nugget-Punkte ist , diese Schlüsselpunkte sowie die Verpflichtungen in Aktionspunkten zusammen mit den Details derer , die verantwortlich einladen, ging. Dies kann also etwas sein, das Sie Ihren Admin oder Assistent haben. Tun Sie unsere A-Teamnummer oder Sie können sie tatsächlich haben. Nimm Notizen und gib dir die Notizen, und du kannst die Destillation machen. Erstellen Sie das Artefakt. Es spielt keine Rolle. Was zählt, ist, dass Sie verstehen, dass die Fähigkeit, eine jetzt und 1/2 oder eine Stunde zu Stunde Gespräch unten in ah kurze Executive Level Zusammenfassung mit allen wichtigen Punkten zu destillieren ist eine große Führungskompetenz. Entweder machst du es selbst und entwickelst es selbst oder du entwickelst dich in und Menschen, die für dich arbeiten. Aber das ist nicht grunt Arbeiter beschäftigt. Dies ist kritische Arbeit, die Fähigkeit, diese Informationen in einer verdaulichen Art und Weise und ein Dokument mit angemessener Größe zu erfassen . Okay, also einige Tipps für Artefakte, die auch einen Unterschied zwischen Noten und Artefakten enthalten . Zunächst einmal möchten Sie versuchen,das Artefakt innerhalb eines Werktages erstellt und verteilt zu bekommen. Zunächst einmal möchten Sie versuchen, Es hält den Schwung am Laufen. Es spielt keine Rolle, welches Format Sie verwenden. Sie möchten jedes Mal dasselbe Format verwenden. Das Wichtigste ist, dass Sie etwas tun wollen, das bereits in Ihrer Organisation existiert , in Bezug auf Format und Speicherort, weil, ähm, wenn Leute auf eine andere Weise suchen müssen, Sie werden nicht danach suchen, und dann werden die Leute es finden. So möchten Sie die Systeme, die bereits in Kraft innerhalb Ihrer Organisation in Bezug auf die Verteilung und Speicherung des Artefakts ehrt , Sie möchten dies als eine permanente Aufzeichnung zu denken. Verwenden Sie also keinen Text oder andere temporäre Kommunikationsformen, über die Sie nachdenken möchten. Sie werden das nächste Woche und die Woche danach brauchen, und dann möchten Sie vielleicht ein oder zwei Jahre darauf zurückweisen und sagen: Hey , warte eine Minute, warum haben wir diese Entscheidung getroffen oder wann treffen wir diese Entscheidung und wer war im Zimmer? Also willst du das definitiv als permanentes Artefakt von permanenter Rekord betrachten? Äh, Sie wollen sicherstellen, dass es zugänglich ist, und wir haben das erwähnt, je schwieriger es für jemanden ist, es zu finden, zu empfangen oder zu lesen, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass sie das tun. Sie möchten also sicherstellen, dass es für jemanden leicht ist, das zu lesen, dass man in Bezug auf Format, Ort und sogar die Länge des Dokuments Ort und sogar die Länge des Dokumentsnicht über all diese Dinge nachdenkt. Also wird Ihr Artefakt alle Aktionspunkte, Verpflichtungen, verantwortliche Parteien in Höhlen Lichter enthalten Verpflichtungen, . Du willst das ganze Detail da drin. Und wo unterscheiden wir uns dann von Notizen? Es ist kürzer als Noten. Du willst das Gespräch wieder in diese goldenen Nuggets oder Schlüsselpunkte destillieren. Es ist also wirklich hoch und nicht so viel Detail. Aber Sie wollen die Zusammenfassungen. Das und die Menschen sollten also in der Lage sein, dies zu lesen und das Ergebnis der Diskussion zu verstehen . Auch wenn sie es nicht taten, nicht hier waren und nicht alle einzelnen Diskussionspunkte durchlesen möchten, möchten Sie möglicherweise fehlende Informationen hinzufügen, die passiert sind. Sie fehlen in der Besprechung, die danach stattgefunden hat, so dass die Leute möglicherweise eine Frage gestellt haben, die Sie in der Besprechung nicht beantworten konnten. Wenn Sie die Antwort haben, die in Ihr Artefakt aufgenommen werden könnte. Möglicherweise möchten Sie alle offenen Elemente hervorheben, aber Sie können auch Elemente hervorheben, die geschlossen sind. Wenn wir also etwas an jemanden delegieren, der nicht in der Sitzung ist, können wir das in das Artefakt aufnehmen und dieser Person eine Kopie der Artefakte geben, die sie in den Prozess eingeschlossen sind. Eso Das ist ein guter Weg, um Beziehungen zu entwickeln und Menschen, die zusammen an einem Projekt gearbeitet haben, inklusive zu sein . Es ist eine Gelegenheit, Menschen zu danken und besonders erfolgreiche Teilnahme oder Aktionen hervorzurufen oder zu identifizieren und anzuerkennen . Du willst immer das Verhalten belohnen, das du willst. Dies könnte einfach sein, aber wieder, Beziehungsentwicklung. Das Geschäft weiterzubewegen. Sie sind verwandt. Also hier ist ein Beispiel. Das geht über ein paar Dias. Sie werden bemerken, dass ich das kein Artefakt in meinem Kopf nenne und in unseren Diskussionen Führung und ein Meeting. Wir denken, das ist ein Artefakt, das wir eine Besprechungszusammenfassung nennen werden. Dies ist also eine Besprechungszusammenfassung, die auf dem Beispiel basiert, dass ich früher bei der Auswahl des Anbieters für die Erfüllung unseres Produkts verwendet habe . Es wird also die Besprechungszusammenfassung genannt, und ich habe den Titel davon, was eine Lieferantenauswahl Treffen der Erfüllung dieses Produkts und dann das Datum und die Uhrzeit und die Liste der Teilnehmer ist. Also haben wir darüber gesprochen. Das bin ich, Mary Celeste, Patrick, Evelyn und Michael. So ist dies vorwärts in dem gleichen Dokument, Mary präsentiert drei Vendor Options Company A Unternehmen B Unternehmen. Sehen Sie, Also werden wir die Unternehmen auflisten. den Auswahlkriterien gehörten die Kostenqualität und die Erfüllung unserer dreitägigen Turnaround-Anforderung . Nun, das sind die Kriterien meiner Ziele. Denken Sie daran, dass ich dies nicht in meine Besprechungseinladung aufgenommen habe, aber ich habe gesagt, dass wir es in der Besprechung besprechen würden. Also habe ich es hier als Rekord aufgenommen und du wirst sehen, dass wir vorwärts gehen. Die Gruppe erörterte alle drei Anbieter. Firma A konnte die erforderliche Zeitanforderung nicht erfüllen, die Unternehmen unter dem Preis wurde. Aber die Gruppe war sich einig, dass dies entweder eine geringe Schätzung war oder dass Qualität leiden könnte. Und dann scheinen Unternehmen, dass alle unsere Anforderungen So haben wir Unternehmen ausgewählt. Sehen Sie, Sie können sehen, dass dies die Highlights und nicht die einzelnen Details enthält. Hier sind also die nächsten Schritte, und hier kommen wir näher. Also wird Mary den Kontakt bei der Firma bis zum Ende des Tages am Freitag benachrichtigen und bestimmen, wer der Kontakt für Vertragsverhandlungen sein wird. Und du wirst viele davon sehen. All das, denke ich, einschließlich des Datums. Also nicht nur Freitag. Worüber? Freitag. Sie möchten also sicherstellen, dass Sie das Dating einschließen, all dies. Also wird Mary sowohl Unternehmen als auch Unternehmen benachrichtigen, dass sie den Vertrag nicht durchgekommen sind, und das wird heute kaufen. Montag, und natürlich wird das Datum enthalten sein. Und wir schließen hier eine neue Person ein. Ephraim von Legal wurde mit der Firma in Kontakt gebracht. Kontaktieren Sie ein Unternehmen C bis Montagmorgen, um diesen Kreditor an Bord Prozess zu beginnen , der Vertrag und alle anderen Kreditorenpapiere enthält, um, und geben Sie dieses Datum an, und dann haben wir 10 Tage für die Vertragsabwicklung und , was das Datum des 10-Tages ist und dann das nächste ist, sobald Ephraim mir das voran gibt , werde ich mich an den Account Manager bei Firma C wenden, um einen Aktionsplan bezüglich der Übertragung von Informationen einzurichten . Das ist also eine Abhängigkeit. Ich warte darauf, dass Ephraim mir sagt, wann es in Ordnung ist, sie zu erreichen, weil ich nicht zu früh erreichen will, weil sie in Vertragsverhandlungen sind. Und dann ist das Gold für die erste Lieferung 30 Tage ab heute und fügen Sie dieses Datum und dann danke. Diese zeigen also die spezifischen Takeaways, die aus dieser Diskussion entstanden sind, wahrscheinlich wurden die meisten davon in den letzten fünf Minuten dieses Treffens diskutiert. Aber sie sind die wichtigsten Aktionspunkte, die aus dem Entscheidungsprozess kommen. Das ist also mein Beispiel Artefakt für dieses Treffen. Also, jetzt ist es Ihre Gelegenheit, über die Schaffung eines Artefakts nachzudenken, das aus Ihrem Treffen kommt . Also für dein Klassenprojekt, ich weiß nicht, dass du ein Riel-Artefakt von einem echten Meeting hochladen willst. Ich denke, Sie könnten die Vertraulichkeit in Ihrer Organisation verletzen, aber es liegt an Ihnen. Würden Sie definitiv tun wollen, ist Includes und Notizen darüber, was Sie in Bezug auf Artefakt gelernt haben Also, das sind Artefakte, und wir werden weitermachen, um 9. Folge: Also hatten wir unser Treffen und wir verteilten unser Artefakt in Form einer Besprechungszusammenfassung. Und jetzt ist es an der Zeit zu folgen. Daher möchten Sie als Läufer des Meetings alle Verpflichtungen, als Läufer des Meetings alle Verpflichtungen, Leistungen und Aktionspunkte, die aus Ihrem Meeting kommen, verfolgen , um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Nun, die Art und Weise, wie du weiterverfolgen wirst, wird anders sein, je nachdem, wer es ist. Die Art der Beziehung und die Art der Berichtsstruktur Berichtigen sie Ihnen? Sind sie reine Jahre, ein Vorgesetzter von Ihnen? New Yorker Diagramm? Wie funktioniert das? Das wird etwas zu überlegen sein, und wir werden uns das ansehen. Aber Sie möchten sicherstellen, dass Sie in Aktionen einchecken, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind , um sicherzustellen, dass die Leute, die sie tun sollen, an Bord sind. Und wenn Sie sich an unserem vorherigen Beispiel erinnern, manchmal die Leute, die etwas tun müssen, nicht einmal in der Besprechung, also möchten wir sie vielleicht erreichen. Wir werden einen Blick, dass in Beispielen in einem Moment, aber wir auch Unser Ziel ist es, alle Blöcke zu entdecken, um diese Elemente zu vervollständigen und sie zu eskalieren, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden, so dass das Geschäft bewegt vorwärts. Wenn wir nicht nachgehen, denken die Leute vielleicht, dass wir es nicht ernst sind oder es ist nicht so wichtig, und sie könnten das Gefühl haben, dass es keine Rechenschaftspflicht gibt. Wir wollen also zeigen, dass es Rechenschaftspflicht gibt, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. So können wir dies tun, indem wir mit jemandem persönlich sprechen oder telefonisch anrufen, oder wir können eine E-Mail senden. Wir können es als Tagesordnungspunkt in die nächste Sitzung aufnehmen. Wenn wir regelmäßig stattfindende Sitzungen haben oder wenn wir eins zu eins mit einer Person haben, können wir es auf die Tagesordnung für eins setzen. Sie sind also eine Reihe von verschiedenen Möglichkeiten, dies zu tun. Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele und die Beispiele, die ich verwenden werde. Sie werden von dem gleichen Beispielmeeting kommen, das wir in früheren Modulen verwendet haben, dem es sich um die Lieferantenauswahl handelt. Nun, wenn Sie sich erinnern, dieses Treffen passierte an einem Donnerstag, und es umfasste Mary von der Beschaffung oder Beschaffung und Mary wollte dem Verkäufer mitteilen , dass wir am Freitag die Auswahl ausgewählt haben. Das war ihre Deadline. Ich werde sie am Freitag nicht kontaktieren. Mary arbeitet nicht für mich. Sie ist ein Peer von mir in der Organisation. Ich will sie nicht mikromanagen. Ich warte ein paar Tage bis Dienstag oder Mittwoch. Ich schicke ihr eine Dankeschön E-Mail. Sehr nett, höflich. Vielen Dank. E-Mail, die besagt, Mary, vielen Dank für Ihre Hilfe bei der Auswahl von Vendor. Ich hoffe, alles lief reibungslos mit der Verbindung mit ihnen. Das öffnet die Tür für Mary, um mir zurückzuschreiben und zu sagen: Es ist mir eine Freude, mit dir zu arbeiten und alles lief reibungslos oder zu sagen: Weißt du was? Ich war nicht in der Lage, sie zu kontaktieren, wo es ein Problem gab. An diesem Punkt können wir jetzt zusammenarbeiten. Die Chancen sind wirklich gut für Mary und ich habe eine gute Beziehung. Sie hätte das früher eskaliert, wenn es ein Problem gäbe. Aber das ist nur ein netter Weg für mich, um sie zu erreichen und einzuchecken. Das ist also eine Sache. Das zweite, was ich tun werde, ist, eine Notiz an die Mühe zu schicken. , Wenn du dich daran erinnerst,dass Ephraim nicht in unserem Meeting war. Mary wollte Ephraim kontaktieren und ihn mit der richtigen Person vom Verkäufer in Kontakt bringen , um sich mit dem Vertrag zu verbinden. Also noch einmal, ich will ihn nicht mikromanagen. Ich warte fast eine Woche. Also, nächsten Mittwoch oder Donnerstag, werde ich ihm eine Nachricht schicken, die nur Hi, Ephraim sagt . Ich möchte nur sicherstellen, dass alles reibungslos mit Ihnen und dem Anbieter läuft und sicherstellen , dass sie mit Ihnen in Verbindung stehen und dass wir auf dem richtigen Weg sind. Einfach, nicht micromanagement E, aber einfach gibt ihm die Möglichkeit, zurück zu schreiben und zu sagen: Ja, Ja, wir sind auf dem richtigen Weg oder nein, es gibt eine Störung oder was auch immer, aber dann können wir es klären. Und so geht es mit jemandem weiter, der noch nicht einmal in der Besprechung war. Und Sie werden feststellen, dass ich einige Zeit vergehen lasse, vorausgesetzt, dass diese Leute Profis sind und sich speziell dafür entscheiden, nicht zu mikromanagen. Und das dritte, was ich tun werde, ist, dass ich eine regelmäßige Eins-zu-Eins-mit unserem Abteilungsassistenten Michael habe , und ich werde in unsere nächste Eins-zu-Eins-aufnehmen, die nächste Woche auf der Tagesordnung stehen wird und ich werde in unsere nächste Eins-zu-Eins-aufnehmen, die nächste Woche auf der Tagesordnung stehen wird , um die Vorbereitung für die nächsten Schritte zu besprechen, d. h. die Erstellung eines Aktionsplans in Verbindung mit dem Lieferanten. Also können wir nichts tun, bis wir von Ephraim illegal sind. Also wollen wir sicherstellen, dass wir bereit sind zu gehen, sobald er uns den Weg gibt. Das ist meine Art, Michael zu verfolgen, und ich kann ihn bitten, den Aktionsplan auszuarbeiten, oder wir arbeiten zusammen daran oder was auch immer für uns funktioniert. Aber Sie können sehen, dass ich ihn in irgendeiner Weise weitermache. Das sind also einige Beispiele dafür, wie ich nachgehen und immer wieder. Sie nehmen jede Berücksichtigung, die Art der Beziehung, und Sie wollen geschäftlich angemessen sein und nicht Mikromanagement. Also hier sind einige Tipps für die Nachverfolgung. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Fristen in Ihren Kalender einfügen oder dass Sie dies für eine gute Verwaltung gleichzeitig tun möchten, wenn Sie dieses Artefakt erstellen oder verteilen. Weil dieses Artefakt die Fristen enthält, also willst du darüber nachdenken, was dein Timing gleichzeitig sein wird, also fällt nichts durch die Risse, die du definitiv willst. Betrachten Sie die Art der Beziehung, und das wird sich auswirken. Wie Sie nachvollziehen, wie es ist, Sie zu berühren oder später zu berühren. Sie verwenden in diesem Follow-up, aber Sie möchten es als Follow-up betrachten, auch wenn es ein Dankeschön oder einchecken ist, möchten wir uns daran erinnern, dass es Ihr Meeting war , also haben Sie es gehört. Aber Sie wollen auch respektvoll gegenüber anderen Menschen und ihren Bereichen der Expertise und ihrem Geschäft sein , Also, das ist Follow-up. Also fügen Sie für Ihr Klassenprojekt nur einige Anmerkungen zu Ihrem Klassenprojektdokument hinzu, was Sie über die Nachverfolgung von diesem Modul gelernt haben . Großartig. 10. Optionale Elemente: Wir haben über Ideen, Vorschläge, Strukturen und Best Practices für jede Art von Meeting gesprochen Vorschläge, . Und es gibt auch einige spezifische Arten von Sitzungen, die besondere Überlegungen erfordern. Also dieser kleine Abstecher in optionale Elemente. Es geht wirklich um einige Dinge, die für bestimmte Arten von Meetings zu berücksichtigen sind, und der erste Typ, über den wir reden werden, ist Brainstorming. Eine Brainstorming-Sitzung ist also eine besondere Art von Treffen, bei der man einen Haufen Leute in einem Raum zusammenbringt, und der Zweck ist es, seine vielen Ideen wie möglich zu finden. Und im Allgemeinen möchten Sie die Ideengeneration sehr breit und kreativ halten. Und die Art und Weise, die Sie tun, ist, indem Sie Leute nach verrückten, Crayola verrückten wilden Ideen fragen , wie aus der Box denken wie möglich. Und Sie haben immer die Möglichkeit, Ideen zu modifizieren, zu verfeinern und auszuwählen. Aber während der Brainstorming-Sitzung selbst, Ihr Gold ist es, Kreativität zu fördern und diese kreativen Säfte fließen zu lassen. Also möchten Sie, dass eine Za-Bodenregel effektiv einrichten, dass es verrückte Ideen sind, nach denen Sie suchen, und dann müssen Sie Kritik einschränken. Notwendigkeit, Kritik an Ideen zu verhindern, weil Kritik an Ideen tatsächlich verhindert, dass die kreativen Säfte fließen. In dem Moment, in dem jemand sagt, Nee, wird das nie funktionieren. Oder deshalb können wir das nicht tun. Du musst aufhören und sagen, „Hang on“. Dies ist keine Kritikgelegenheit. Das ist die Kreativität. Gelegenheit. Sie möchten also sicherstellen, dass Sie den Raum sicher halten und das fördert Kreativität. Sie können Ideen zusammenfügen und zusammenblättern und modifizieren. Es ist, dass Sie einfach nicht einschränken, negieren oder beseitigen Ideen aus dem Tisch, denn das ist, was den kreativen Prozess stoppt. So wollen Sie wirklich die Idee fördern, dass alle Ideen Luft gut und im Auge behalten eine meiner Lieblingssätze, die die lächerlichen Vorschläge von heute sind, werden die Realitäten von morgen und wieder in Brainstorming oder Ideengeneration. Sie wollen nicht darüber nachdenken, dass später die Straße hinunter, werden Sie Ideenänderung, Verengung und Auswahl von Ideen zu tun . Das ist also Brainstorming für Off-Sites und andere lange Meetings. 1/2 pro Tag, ganztägig und mehrere Tage. Sie einige Tipps zum Nachdenken. Es ist eine großartige Idee, eine Reihe von Grundregeln zu haben, die die Gruppe kommt mit und dann uns die Besprechungsläufer erleichtern anstatt zu erzählen. Das ist also eine Gelegenheit für dich, das Treffen zu beginnen, indem du sagst: Hey, Hey, was möchtest du, dass unsere Grundregeln sein? Und wenn Sie das tun, verdienen Sie zuerst ihre Verlobung. Die Menschen engagieren sich für die Erleichterung der Grundregeln. Sie beginnen, als Gruppe sofort zusammenzuarbeiten, und Sie verdienen auch das Recht, selbst einige Ideen zu den Grundregeln beizutragen, wenn sie nicht mit einigen der Dinge kommen, von denen Sie hoffen, dass sie sich erfinden, und wir werden darüber in ein bisschen reden. Dies macht es auch viel einfacher, die Menschen zu halten, diese Grundregeln wurden die Grundregeln durchgesetzt . Es ist viel einfacher, Brown Regeln durchzusetzen, die Menschen zu schaffen geholfen haben, dass es darum geht, Brown Regeln durchzusetzen, die Sie ihnen auferlegt haben. Das ist eine wirklich gute Möglichkeit, über Grundregeln für längere Sitzungen nachzudenken. Wir werden über Bodenregeln Maurin ein wenig sprechen, wenn in einem längeren Treffen, Ihr jemand etwas ehrlich beiträgt, ob es ein Faktor, Information oder eine Idee oder einen Vorschlag, den Sie wirklich ermutigen wollen? Diese Art von Verhalten, ehrlich zum Meeting durch die Teilnehmer beizutragen, ist wirklich wichtig, um Ihre Besprechung verlangsamen zu lassen. Manchmal müssen Sie also das Verhalten eines ehrlichen Beitrags vom Inhalt dieses Beitrags trennen , egal ob es sich um eine gute Idee oder eine schlechte Idee handelte. Denn der Moment, in dem Sie sich darauf konzentrieren, ob die Idee gut oder schlecht ist, besonders schlecht, dann beginnen Sie einfach in Brainstorming. Sie beginnen, die Anzahl der Beteiligungen zu verringern. Man muss fast den Akt des Beitrags ehrlich vom Inhalt des Beitrags selbst trennen . Also belohnen Sie das Verhalten. Und manchmal finde ich eine der besten Praktiken ist es, Menschen für ihre ehrlichen und tapferen Beiträge zu danken und nicht einmal mit dem Inhalt der Idee in diesem Moment zu beschäftigen, so dass Sie das Treffen ermutigen, für einige Arten von Treffen voranzukommen. Vielleicht möchten Sie den Moderator als neutrale Drittpartei oder jemanden nutzen, der sich mit schwierigen Gesprächen oder anspruchsvollen Gesprächen auskennt. Als Moderator könnte ich Ihnen sagen, dass es Zeiten gab, in denen ich vorschlage, jemanden wie mich zu benutzen, und da mal , dass Sie das Meeting selbst durchführen können. Viel davon hängt von der Gruppe, dem Thema, der Länge des Meetings und wie Sie es wollen, wie Sie wollen, wie Sie laufen wollten. Was erwarten Sie, um daraus zu bekommen, Was der Zweck für Ihr Treffen ist. Betrachten Sie also nur einen Moderator für bestimmte Arten von Dingen. Hier sind einige Beispiel-Bodenregeln, die Sie möglicherweise verwenden oder darüber nachdenken möchten. Sie möchten die Grundregeln erleichtern. Aber diese Luft einige, die Sie haben wollen Art von in der Gesäßtasche als Dinge, die, wenn die Leute nicht kommen mit Ihnen, können entweder ermutigen, dazu beitragen, oder Sie können sich selbst beitragen. Wie gesagt, wenn Sie die Entwicklung von Bodenregeln erleichtern, haben Sie sich das Recht verdient, ein oder zwei selbst hinzuzufügen. Also, auf Zeitmesstechnologie Zehe ein Minimum. Sind diese Luftbasics, die Luft hilfreich sind, offen für Möglichkeiten zu sein? Es ist eine ziemlich breite Aussage, aber nochmal, Sie suchen nach ein paar Dingen mit Ihren Grundregeln, die Sie versuchen, Ja, die Art und Weise, wie wir operieren werden. Sie sind auch auf der Suche nach Richtlinien, die Sie halten können, für den Fall, dass sie zitieren, die Grundregeln verstoßen. Und Sie suchen auch nach einer Möglichkeit, den Ton für Ihr gesamtes Meeting festzulegen. Noch einen? Nein, keine Kritik, über die wir im Brainstorming gesprochen haben. Aber es ist auch wirklich eine gute Idee in den meisten Arten von Treffen und dann keine persönlichen Angriffe, was wirklich über professionelles Verhalten geht, und dann explizit sagen, dass wir uns auf unsere gemeinsamen Ziele konzentrieren, diese Luft, einige Grundregeln, die Sie vielleicht hilfreich finden. Ich habe etcetera hier oben absichtlich, weil ich denke, es ist wichtig, dass, wenn Sie die Festlegung von Grundregeln erleichtern, Sie erkennen, dass Sie Dinge bekommen, die Sie nie in Betracht gezogen haben, also wollen Sie offen für das sein Möglichkeit. Als nächstes möchte ich Sie durch eine Liste von einigen der Lieblings-Bodenregeln, die ich von Menschen bekommen habe , als ich im Laufe der Jahre erleichtert, das kann Ihnen nur einige Dinge geben, um darüber nachzudenken, etwas Neues zu lernen. Jemand hat das zur Grundherrschaft beigetragen, und es gibt so viele Möglichkeiten, sich das anzusehen. Lernen Sie etwas Neues über sich selbst, wenn etwas Neues eine Abstimmung. Wenn ein anderer etwas Neues über das Geschäft gelernt hat, gibt es viele Möglichkeiten, das Ihr Meeting zu eröffnen und einen wirklich guten Ton zu setzen . Bedenken Sie, dass Sie nicht perfekt sind. Bedenken Sie, dass Sie es sind. Manchmal wird jemand eine Idee beitragen, und ich finde, dass die Menschen auf zwei Arten von Antworten haben. Entweder bin es das nicht ich, es ist nicht gemacht, dass das tut. Und dann ist die andere: Was ist, wenn ich es bin? Und wenn ich das finde, dass die Leute, die am erfolgreichsten sind von den Menschen, die einen Moment dauern , um zu sagen, Nun, was ist, wenn ich es bin? Was kann ich lernen oder was? Kann ich das aus dieser Beobachtung oder Tatsache oder Anregung entnehmen? Es ist nur etwas zu denken, über die Gegenwart in der Sitzung anwesend sein 80 20 Teilnahme. Ich liebe diese Regel. Also das ist die Mathematik nicht funktioniert, aber das ist eine großartige Art, darüber nachzudenken, was 80% der Zeit ist. Sie sollten zuhören und 20% der Zeit, die Sie sprechen sollten, und das ist eine großartige Möglichkeit, für Sie zu tun. Ist der Läufer des Treffens vielleicht einige Leute zu navigieren, die über teilnehmen können , zu viel. Du kannst eigentlich etwas sagen, so wie du was weißt? Du bist irgendwie über 20% Euro. Ich würde gerne von jemandem hören, der unter 20% ist und es verhindert, dass Sie etwas kritischeres sagen müssen . Es ermöglicht Ihnen auch, Menschen, die im Allgemeinen ruhig sind, zu ermutigen, teilzunehmen, indem Sie sagen: Hey, wir haben von Ihnen gehört und Sie sind unter Ihren 20%. Also ist es nur eine große Bodenregel Toe haben, die Ihnen hilft, ein wenig mehr Eigenkapital im Raum in Bezug auf die Petition Beteiligung zu etablieren . Dieser war ein großartiger, den ich von jemandem bekommen habe, der Ihre Fragen im Zimmer stellen ist, nicht auf Pausen und darauf Mahlzeiten. Nicht, wenn wir am Ende des Tages fertig sind, aber es sei denn, es ist persönlich und sehr begleitend oder persönlich oder vertraulich. Sie möchten, dass wir Ihre Vorschläge, Ihre Ideen, Ihre Beobachtungen in den Raum einfügen, während alle da sind. Andere Menschen können von anderen Menschen lernen, erfinden, wenn es davon. Das war also eine wirklich hilfreiche Grundregel, die ich entdeckt habe, haben Spaß. Ich liebe es, wenn die Leute in diesem eine diese, wenn wir Spaß haben unsere Abwehrkräfte fallen waren produktiver , und wir können auch schwierige oder herausfordernde Themen leichter bewegen. Bleiben Sie auf dem Thema. Dies ist eine große Bodenregel Zehe haben, die Sie beziehen können, falls die Leute beginnen sich zu fragen, achten Sie auf die Zeit. Und das kann Ihnen bei Meetings helfen, Wort. Du weißt, wo es eine neue Agenda gibt. Ich hoffe, Sie haben Jennifer nicht jedes Meeting, aber wenn uns die Zeit zu einem Thema abläuft und wir bereit sind, ein neues zu aber wenn uns die Zeit zu einem Thema abläuft und wir bereit sind, ein neues zu beginnen oder wenn wir in Pause gehen und dann stellen Sie sicher, dass wir wieder einmal aufwachen , wer wir können beginnen oder wenn wir in Pause gehen und dann stellen Sie sicher, dass wir wieder einmal aufwachen diese Art von Dingen zu starten. Und dann haben wir darüber gesprochen, als wir über die Leitung des Meetings gesprochen haben. Wenn Sie eine Grundregel haben, die eine Stimme nach dem anderen sagt, ist es viel einfacher, die gelegentliche Hintergrundgespräche oder Nebengespräche im Raum zu verwalten . Das sind nur einige der Dinge, die ich entdeckt habe, dass ich mit Ihnen einige Vorschläge für regelmäßige oder wiederkehrende Treffen teilen wollte , die Art von Team trifft jede Woche oder was auch immer jeden Monat. Was auch immer es ist, es ist eine gute Idee, Grundregeln für die Gruppe zu etablieren, und Sie würden das auf die gleiche Weise tun, indem Sie sie erleichtern, und Sie können sie dann wieder und wieder verwenden. Vielleicht möchten Sie sie posten oder haben sie griffbereit. Zur Erinnerung. E-Mail hat sie jede Woche oder jedes einzelne Meeting verwiesen, aber Sie wissen, dass sie da sind, und das könnte sehr hilfreich sein. Einige von denen, über die wir in den letzten paar Folien gesprochen haben, sind sehr hilfreich. Vielleicht möchten Sie die Grundregeln von Zeit zu Zeit überdenken. Wenn Gruppen oder Teams sich entwickeln, haben Sie vielleicht neue Themen,die Sie zu Ihren Grundregeln hinzufügen können. Wenn Gruppen oder Teams sich entwickeln, , Viele Male, wenn ein Team neu ist, überlegen wir nicht einmal, wie Konflikte zu bewältigen. Aber nachdem wir eine Weile ein Team waren, engagieren wir uns in Konflikten, und wir wollen vielleicht einige Grundregeln für das, wie das aussieht, festlegen. Das ist nur ein Beispiel für die Möglichkeit, dass Sie die Grundregeln nach einer gewissen Zeit überarbeiten müssen. Dies kann jedes Viertel, zweimal im Jahr sein, oder einfach nur, um sie zu überprüfen, wenn es einige Konflikte zum Beispiel gab. Dies ist also nur etwas, das Sie tun können, ist Teil einer wiederkehrenden Besprechung. Wir empfehlen Ihnen, die gleiche allgemeine Agenda für Ihre wiederkehrende Besprechung beizubehalten und auch Personen zu erlauben, Ideen für spezielle Themen für diese Meetings einzubringen und die Verantwortung für Notizen und für die Erstellung eines Artefakt. Und wir haben in der Vergangenheit ein wenig darüber gesprochen, also sind dies einige Dinge, über die wir nachdenken müssen. Vier. Er wiederholt regelmäßig Meetings für eins zu einem Meeting. Hier sind einige Ideen, und dies ist speziell ein Manager mit der Person, die an diesen Manager meldet anrufen wird. Diese Person ist untergeordnet. Und hier sind meine Ideen wofür? Was könnte darin passieren? Ich empfehle, dass sich Manager regelmäßig mit ihren direkten Berichten treffen. Es könnte jede Woche 20 Minuten dauern. Es könnte jede Woche eine Stunde dauern. Es könnte 20 Minuten von dem sein, was immer es ist. Aber die Idee, eine regelmäßige zu eins zu haben, ist etwas, das ich dringend für alle Führer empfehlen . Ähm, also empfehle ich, dass der Untergebene das Meeting nach dem Meeting schriftlich zusammenfasst, normalerweise per E-Mail, und dann würde der Manager es überprüfen, bearbeiten und dazu beitragen, und das ist ein Es ist eine gute Möglichkeit, Rechenschaftspflicht und viele andere Dinge zu schaffen, sondern auch nur sicherzustellen, dass Sie auf der gleichen Seite waren. Die endgültige Version wird also zu deinem Artefakt, du sagst, okay, wir sind uns einig. Es wurden Bearbeitungen von den Manager-Bearbeitungen aus dem untergeordneten, und jetzt haben wir eine endgültige Version. Sie können das entweder als E-Mail behalten, oder wenn Sie ein anderes Gerät oder einen Mechanismus haben , ,um das zu speichern, ist das auch in Ordnung . Aber ich empfehle, dass Sie ein Dokument sind in der Tat, von diesem Gespräch. Dies schafft eine Ausrichtung zwischen den beiden Parteien, so dass es stellt sicher, dass wir auf der gleichen Seite sind, die aus dem Meeting kommt. Es erstellt auch die Dokumentation des Gesprächs, was für beide Parteien sehr hilfreich sein könnte. Und es entwickelt im Untergebenen die Fähigkeit, das Treffen zusammenzufassen und kritisch zu denken . Also manchmal kann dies einige der Zusammenfassung Eine Zusammenfassung eine Gelegenheit für den Untergebenen sein, darüber nachzudenken , was passiert ist. Vielleicht ist etwas passiert, das sie persönlich genommen haben, und es gibt eine Möglichkeit, darüber in mehr Business-Mode nachzudenken. Setzen Sie es schreiben und umrahmt mit ihm. Sie betrachten es durch diesen Prozess des gemeinsamen Beitrags zwischen dem Manager und Untergebenen. Es ist also ein wirklich gutes Werkzeug, das ich dringend empfehle. Ich benutze das und mein Coaching jeden, den ich coachte, um das Gespräch zusammenzufassen, damit ich sicherstelle, dass wir auf der gleichen Seite sind und es ihnen die Möglichkeit gibt. Es ist eigentlich eine Übung für sie, darüber nachzudenken, worüber wir gesprochen haben und was sie sagten, sie würden tun und das schriftlich schreiben. Es ist ein großartiges Werkzeug, also kommen Leute manchmal zu mir und sagen, ich möchte ein Meeting haben, aber ich glaube nicht, dass es einen guten geschäftlichen Grund dafür gibt. Also kam ich auf diese Liste, die ich mit Ihnen über einige Dinge teilen wollte, die legitime geschäftliche Gründe für ein Treffen sind . Teambuilding ist also ein legitimer Grund für ein Meeting, und Sie müssen dafür keine Unmengen Geld ausgeben. Es würde es jede Woche tun, aber die Entwicklung und den Aufbau eines Teams ist wichtig, und Teambuilding-Möglichkeiten sind legitime Geschäftsgründe für Meetings, Konfliktlösung. Viele Male, wenn Konflikte am Arbeitsplatz auftreten, Sie möchten ein Meeting nehmen oder ein Meeting zum Zweck des Gesprächs durch, dass. Das durchzuarbeiten, manchmal benutzt man einen Moderator, manchmal nicht. Aber glaube nicht, dass du das nicht schaffst. Ich glaube nicht, dass Sie Konflikte vor Ort ansprechen müssen. Sie können es tatsächlich separat im Schlepptau ein Treffen nehmen und nicht in einer strafbaren Weise, sondern in einer produktiven Weise. Menschen zu erkennen oder Menschen zu danken, ist eine großartige Gelegenheit für ein Treffen, das sich speziell darauf konzentriert. Es könnte ein kurzes Treffen sein. Wenn du das tust, willst du spezifisch sein, nicht nur sagen, Hey, das war ein toller Job. Aber reden Sie wirklich darüber, warum in Bezug auf das Geschäft etwas wirklich gut war. Jedes Mal, wenn sich das Geschäft ändert, möchten Sie mit Menschen treffen, Sie möchten sich mit ihnen mehrmals treffen, um sicherzustellen, dass sie es verstehen. Wenn es dort eine Möglichkeit gibt, zu Ideen für den Wandel im Geschäft beizutragen , möchten Sie sich mit Menschen treffen und verstehen, dass das Ausführen dieses Treffens Sie sehr spezifisch und zielgerichtet sein müssen , nicht, dass das anders ist als jedes andere Treffen. Aber es gibt ein bisschen mehr Strenge, die Teoh braucht, um Ihren Zweck und Ihre Agenda in diesem Meeting zu verstehen . Manchmal müssen wir nur um unsere Ziele zu realisieren, alle daran erinnern, warum wir hier sind und was ihre Rollen sind und gemeinsame Ziele. Das ist also eine Idee von einer Auffrischung. Dies sind also alle Zwecke für Meetings, die legitime Geschäftstreffen sind. Es sind nicht alle von ihnen, aber es sind nur ein paar, die die Leute zu mir bringen, die ich mit Ihnen teilen wollte, so dass sich wirklich um optionale Elemente kümmert, und wir werden zu Ihrem Klassenprojekt übergehen. 11. Dein Kursprojekt: Es ist also an der Zeit, über Ihr Klassenprojekt zu sprechen und sicherzustellen, dass Sie alle Elemente haben bevor Sie hochladen. Ich hoffe, dass Sie während des Vorgangs zu einem Dokument hinzugefügt haben, das Sie haben, aber es spielt keine Rolle, solange alles da ist, wenn Sie zum Hochladen bereit sind. Lassen Sie uns einfach einen Blick auf die Liste für Ihr Projekt werfen. In einem Dokument sollten Sie die folgende Ah-Zweck-Anweisung für ein Meeting haben, das Sie führen würden, Äh, also wäre dies ein Zweck für sich selbst. Es kann eine Strategie oder ein strategisches Denken oder eine Planung für Ihr Meeting beinhalten. Dies wäre nicht das, was Sie unbedingt mit den Teilnehmern des Meetings teilen würden, eine Liste der Teilnehmer, die teilnehmen würden. Und was ist Ihr Grund, sie einzuladen, über diese Kategorien und Funktionen nachzudenken? nun Wenn Sienunsowohl den Zweck als auch die Teilnehmerliste vorlegen, möchten Sie vertrauliche Informationen entfernen. So laden Sie keine vertraulichen Informationen über Ihr Unternehmen hoch, damit Sie Initialen oder Titel verwenden können oder So etwas. Äh, dann wäre der nächste Punkt eine Einladung selbst. Wir haben die Einladung besprochen, die den Zweck, die Teilnehmer und jede Logistik zusammenfasst . Und wenn es etwas gibt, das zum Meeting gebracht werden muss, Dinge wie diese und wieder, möchten Sie vertrauliche Informationen daraus entfernen, dann einige Notizen darüber, was Sie von einigen gelernt haben, das Treffen basierend auf dem Modul, das wir auf die Durchführung der Meetings oder irgendetwas, was Sie anders gemacht haben, und alles, was Sie als Ergebnis davon gelernt oder entdeckt haben. Einige Hinweise zum Artefakt haben empfohlen, das Artefakt nicht unbedingt hochzuladen da es wahrscheinlich einige vertrauliche Informationen enthalten würde, die Sie offenlegen möchten . Wenn Sie in der Lage sind, eine Art generisches Artefakt hochzuladen, ist das großartig. Aber vielleicht möchten Sie sich mehr auf einige Notizen über das konzentrieren, was Sie über die Erstellung eines Artefakts gelernt haben und einige Notizen darüber hinzufügen, was Sie über Follow-up gelernt haben, alles, was Sie getan haben, das alles funktioniert hat, was Sie versucht haben, die empfehlen oder alles, was Sie getan haben, das nicht funktioniert hat, alles, was Sie aus dem Modul gelernt haben oder davon, es zu tun, wäre hilfreich. Und dann legen Sie das alles in einem Dokument und hochgeladen, und wir sind alle bereit 12. Zusammenfassung: großartig. Also haben wir unseren Kurs abgeschlossen, und ich möchte nur zusammenfassen, ist eine Möglichkeit, diese Informationen dort zu zementieren. Ich hoffe, dass Sie sich in Bezug auf Ihre Meetings von typisch zu ideal bewegt haben, und ich weiß, dass das ein laufender Prozess ist, kein Lichtschalter, den Sie von aus- zu einschalten schalten. Aber ich hoffe, dass Ihre Lesungen von Menschen, , die eine große Vorstellung von dem Zweck haben, zu Menschen, die einen klaren Zweck von eingeladenen Personen verstehen , nicht wirklich wissen, warum sie zu einem Treffen eingeladen werden, um Menschen zu wissen, warum sie an einem Treffen von Menschen teilnehmen, nicht zustimmen oder verstehen, was letztes Mal passiert ist. Zur Klarheit über das, was in der letzten Sitzung beschlossen wurde, von den eingehenden Themen bis hin zu einer klaren Agenda, von nichts, das in der Sitzung entschieden wurde, bis zu einem Sinn für Zweck, dass wir etwas erreichen und dass es durch ein Artefakt dokumentiert wurde aus dem Treffen ist eine lästige Liste der Zeit. Zwei Menschen, die ein Gefühl der Leistung von diesem Treffen und wieder nur um die Themen zu überprüfen . Wir sprachen über Plan und Zweck für ein Meeting, Auswahl der Teilnehmer, sorgfältig, sorgfältig, Erstellen einer soliden Agenda, Kommunikation über eine Einladung, die klar ist, die Besprechungen und Tipps für wie man diese Erstellung eines Artefakts vornimmt, das das Treffen dokumentiert Aktionspunkte verfolgt und Bols und Verpflichtungen liefert. Und schließlich schließlich einige Diskussionen über optionale Elemente für bestimmte Arten von Besprechungen. Also hoffe ich, du hast viel aus dem Kurs rausgeholt. Ich weiß, dass ich Spaß dabei hatte, und hier sind meine Kontaktinformationen. Falls Sie irgendwelche spezifischen Fragen an mich haben, vielen Dank.