Transkripte
1. Einführung: Ich bin Nikki und ich bin ein Content-Vermarkter hier bei Asana. Ich bin auch Co-Leiter bei der Frauengruppe. Im heutigen Kurs werden wir einen Blick darauf werfen, wie Sie
Ihre Ideen in Projektpläne umwandeln können , die zu Maßnahmen führen, damit Sie Ihre Ziele erreichen können. Ob Sie ein individueller Freiberufler sind, bis hin zum Teamkollegen in einem riesigen Team, Sie lernen, wie Sie Ihre Ideen mit einem Projektplan in die Tat umsetzen können. Zuerst werden wir uns den Zustand des Projektmanagements und der Produktivität ansehen
und schauen, wie es dorthin gekommen ist. Als Nächstes führen wir Sie durch Ihre Ideen in einen Projektplan und alle Schritte, die Sie benötigen, um ihn abzubilden, verwalten und Ihr Team an Bord zu bringen. In jedem Kapitel sehen Sie einige Asana-Tipps,
damit Sie sehen können, wie es aussehen könnte, Ihr Projekt in einem Tool wie unserem zu verwalten. Aber Sie können sich frei fühlen, Ihr eigenes bevorzugtes Projektmanagement-Tool oder welche Methoden Sie bereits gewohnt sind zu verwenden. Schließlich haben
wir am Ende der meisten Kapitel eine Übungsübung für Sie,
damit Sie das, was Sie gerade gelernt haben, verstärken können. Nachdem Sie diesen Kurs absolviert haben, haben
Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre Ideen
in einen Plan zu verwandeln und Ihre Pläne in die Tat umzusetzen. Danke, dass du dich uns angeschlossen hast. Jetzt fangen wir an.
2. Produktivität erhöhen: Für mich persönlich ist die
Produktivität im Projektmanagement so wichtig, denn für mein Berufsleben möchte
ich zur Arbeit kommen und wissen, dass das, woran ich arbeite nicht nur für mich, sondern auch für mein Team
ankommt. Ich will einen klaren Plan haben, also fummele ich nicht nur und bummeln herum, weil das dir
nicht wirklich hilft, das Gefühl zu haben, dass du deine Arbeit erledigst. In meinem persönlichen Leben bin
ich Dichter und Collage-Künstler Wenn ich
also nicht organisiert bin und keine klaren Ziele habe, dann macht das wirklich den Block des Schriftstellers und diese Kreativität so viel verbreiteter, Wenn ich weiß, was ich tue und wie ich es erledigen werde, kann ich es tun. Viele Male, wenn wir über Produktivität sprechen, beziehen
wir uns auf unsere individuelle Aufgabenliste oder verwalten unseren Kalender oder auf den Posteingang Null. Aber im heutigen Kurs konzentrieren wir uns darauf, wie ein Projekt effektiv und effizient in Produktivitätsgewinne für Sie und Ihr gesamtes Team umgesetzt werden kann. Das Projektmanagement beinhaltet alle Schritte, um ein Ziel zu planen , zu
verwalten, auszuführen und hoffentlich zu erreichen. Ziele zu setzen und sie zu erreichen, ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie für Ihr Privatleben,
Ihr Berufsleben und sogar für Ihre Gemeinschaft tun können . Wenn ich über Projektmanagement spreche, beziehe
ich mich vielleicht auf traditionelle Projekte, die Sie denken, wie eine Produkteinführung, eine Marketingkampagne, eine Veranstaltung, aber ich kann auch auf einen Prozess wie Onboarding eines neuen Teamkollegen oder eine wiederkehrende Besprechung ausführen. Ebenfalls im Zusammenhang mit Projektmanagement stehen Aufgaben- und Arbeitsmanagement, Zusammenarbeit, Produktivität, Priorisierung. Das sind alles Konzepte, die wir mit dem Projektmanagement erforschen. Traditionell war Projektmanagement eine Menge Schulungen, sehr spezifische Werkzeuge, und Sie mussten ein zertifizierter Projektmanager sein, aber jetzt sehen wir eine Verschiebung. Dies liegt daran, dass die Anzahl
der Produktivitäts- und kollaborativen Tools enorm gestiegen ist. Viele Organisationen bewegen sich, um sie zu nutzen, was die Arbeitsweise von Teams völlig verändert. Wir sehen, dass viel mehr Menschen tatsächlich in der Lage sind, Projekte zu verwalten, und so können
sie für mehr Dinge verantwortlich sein, oder sie können tatsächlich Prozesse formalisieren, die sie bereits ausführen,
aber sie sind möglicherweise kein „Projektmanager“. Das heißt nicht, dass es noch keine
offiziellen Projektmanager gibt und sie eine super wichtige Rolle spielen,
aber wir sehen auch, aber wir sehen auch dass Kollaborations- und Produktivitäts-Tools den Stand des Projektmanagements vorantreiben vorwärts. Ob Sie sich als Projektmanager identifizieren oder nicht, ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie zumindest selbst für einige Prozesse und Projekte verantwortlich sind. Lassen Sie uns also einige der Dinge durchlaufen, an denen Sie bereits arbeiten. Dann können
wir während des gesamten Kurses daran arbeiten, um zu sehen, wie Sie Ihren vollständigen Projektplan erstellen können. Also, für jemanden wie mich, bin
ich ein Content-Vermarkter. Also, ein Prozess, an dem ich jeden Tag beteiligt bin, ist das Schreiben eines Blogs. Also, ob ich es entwarfe, um es zu inszenieren,
das ist ein Prozess, den ich befolge. Also, das könnte ein Beispiel sein. Ein anderes Beispiel könnte die Videoproduktion sein. Also, wir machen, wie Asana Tutorials, und so, ob ich das Skript dafür schreibe, Dreharbeiten
planen, oder arbeiten an den Revisionen und Bearbeitungen dafür, das ist auch ein weiterer Prozess. Denken Sie über Ihre Prozesse nach. Wenn Sie völlig stecken, denken Sie darüber nach, was gerade auf Ihrem Teller ist, woran Sie arbeiten, was Sie heute tun müssen, was sind Ihre Meetings, die Sie häufig haben. Dies kann Möglichkeiten sein, Ihnen dabei zu helfen, neu zu formulieren, wie Sie an sich selbst
denken und was Ihre Rolle ist. Selbst wenn Sie die Kampagne nicht leiten, schreiben Sie
vielleicht das Werbetexemplar, indem Sie die Entwürfe ausführen. Sie können diese Projekte zur Liste hinzufügen. Es ist in Ordnung, wenn Ihre Liste nur ein Projekt hat.
Wir möchten, dass Sie sich auf einen Prozess konzentrieren den
Sie gewohnt sind oder den Sie verbessern möchten. In diesem Kurs werden wir viel über
Projektmanagement sprechen, da es sich um professionelle Fähigkeiten handelt, aber wenn Sie Dinge in Ihrem kreativen Leben ausführen, die Sie testen möchten, ist
das auch in Ordnung. Sobald Sie Ihr Projekt ausgewählt
haben, verwenden wir dies während des gesamten Kurses, um
Ihnen zu helfen, die Fähigkeiten zu erlernen, die wir unterrichten werden. Jetzt, da Sie Ihre Liste der Projekte haben, werden wir
im nächsten Kapitel untersuchen, wie Sie mit der Festlegung von Zielen für diese Projekte beginnen können.
3. Effektive Ziele setzen: Bevor Sie tatsächlich beginnen, die Schritte in Ihrem Plan abzubilden, ist
das Wichtigste, mit dem Sie beginnen sollten, Ihr Ziel und Zweck für das Projekt festzulegen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihr Ziel zu setzen, können
Sie sich vorstellen, was die Auswirkungen sein wird. Für wen ist das da? Was wollen Sie, dass das ultimative Ergebnis sein wird? Dann denken Sie darüber nach, wie dieses Ziel in das größere Bild passen könnte. Wenn Sie also in einem Team sind oder in einem Unternehmen arbeiten, könnte es
sich um Umsätze oder Neueinstellungen handeln, um Kundenprobleme zu lösen. Wenn Sie alleine arbeiten oder freiberuflich arbeiten, könnte
das um die Kundenziele liegen. Um Ihnen dabei zu helfen, ein effektives Ziel zu schaffen, können
Sie SMART sein. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, umsetzbar, realistisch und zeitgebunden. Wenn Sie über Ihr Ziel nachdenken, können
Sie jeden Buchstaben im Akronym durchlaufen. Wenn Sie also eine Veranstaltung planen, ist
es nicht wirklich hilfreich zu sagen: „Ich möchte ein tolles Ereignis haben.“ Das ist nicht wirklich in der Lage, gemessen zu werden, und Sie werden nicht wirklich wissen, ob Sie es getan haben oder nicht. Also, stattdessen, zuerst, müssen Sie spezifisch sein. Also, ein großartiges Ereignis zu haben, ist nicht super spezifisch. Also, vielleicht, sagen wir, ich möchte eine Veranstaltung rund um Projektmanager haben. Also, es ist speziell für sie. Meßbar. Ich möchte 1000 Teilnehmer im Vergleich zu einer Menge bekommen. Also möchte ich 1000 Teilnehmer zu meinen Projektmanagement-Veranstaltungen bekommen. Ich möchte, dass es umsetzbar ist. Ich möchte, dass das in den nächsten Monaten passiert, und ich möchte, dass sie zu dieser Veranstaltung kommen, damit sie Fähigkeiten erlernen können. Dann realistisch. Es wird wahrscheinlich nicht realistisch sein, wenn ich
10.000 Teilnehmer bekommen möchte oder in der nächsten Woche geplant. Also, stellen Sie sicher, dass Sie denken
: „Ist etwas, das ich nicht realistisch tun kann?“ Dann zeitlich gebunden. Ich weiß, dass ich die Veranstaltungen am 31. Oktober haben möchte. Klarheit darüber zu haben, was Ihre Ziele sind und warum wirklich hilft, Ihrem Team einen Northstar zu geben, wenn es das Projekt plant und durchläuft. Wenn Sie sich immer darauf ausrichten können, wofür Sie dies tun, macht
es die Dinge reibungslos verlaufen, weil die Leute wissen, dass das was sie tun, zum ultimativen Ziel beiträgt, und sie haben das klar in ihren Köpfen. Sobald Sie wissen, was Ihre Ziele sind, können
Sie Ihre wichtigsten Stakeholder etablieren, die das Projekt beraten und genehmigt. Es bedeutet nicht, dass Sie alle einbeziehen, die daran arbeiten könnten, sondern diejenigen, die Feedback haben, die es wirklich vorantreiben können. einem Team kann dies ein Manager oder Direktor oder der Projektmanager sein. Wenn Sie mit einem Kunden arbeiten, ist
dies wahrscheinlich Ihr Hauptkontakt mit ihnen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie auch mit den Möglichkeiten
an Bord sind, die Sie versuchen, das Ziel zu erreichen, und letztendlich werden Sie auf der gleichen Seite landen. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie ein Ziel setzen, Stakeholder
etablieren können, und jetzt können Sie das in Ihrem Projekt tun. Also, im ersten Schritt haben wir eine Liste von Projekten erstellt, und jetzt wählen Sie eines aus dieser Liste,
damit Sie beginnen können, zu planen, was Ihre Ziele sein könnten. Um Ihnen bei der Auswahl eines Projekts zu helfen, empfehle
ich Ihnen, mit einem zu beginnen, mit dem Sie bereits vertraut sind oder etwas, das Sie verbessern möchten. Für diesen Kurs werde ich das Beispiel für die Planung einer Veranstaltung verwenden. Sobald Sie Ihr Projekt im Auge haben, sind
Sie bereit, Ihre Ziele zu setzen. Denken Sie daran, SMART zu sein und eine Liste
von Stakeholdern zu erstellen , die an der Festlegung der Ziele beteiligt sein werden. Sobald Sie diese Dinge artikuliert haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, wo Sie tatsächlich beginnen, Ihre Projekte zu planen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Ziele abzubilden habe
ich ein Arbeitsblatt erstellt, das Sie durch einige der wichtigsten Fragen führt , die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu beantworten und in den Mittelpunkt zu rücken.
4. Einen Projektplan erstellen: Jetzt haben wir unsere Ziele und unsere Stakeholder abgebildet, daher sind wir bereit, diesen Projektvorschlag zu ergreifen und in die Tat umzusetzen. In dieser Lektion führen wir Sie durch die Schritte, um einen detaillierten Projektplan zu erstellen. Das erste, was Sie tun werden, ist, alle Dinge aufzulisten ,
die Sie wissen, dass Sie tun müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Also, fangen Sie an, all diese niederzuschreiben. Wenn du dich ein wenig verwirrt fühlst, mach dir keine Sorgen. Sie können sich an das Internet wenden, um Vorlagen, Tipps und Ideen darüber zu erhalten, was Sie sonst noch benötigen, um Ihren Plan aufzufüllen. Denken Sie über Ihre Schritte als umsetzbare Stücke von Arbeit. Also, Sie wollen nicht etwas zu High-Level wie Plan-Event haben, weil das
nur eine Aufgabe ist und Ihnen nicht wirklich Klarheit über all die Dinge gibt, die passieren müssen, um das zu tun. Aber zur gleichen Zeit, machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht
jeden einzelnen Schritt geplant haben , denn wenn Sie sie anderen Personen zuweisen, werden
sie in der Lage sein, ein wenig detaillierter darüber zu bekommen, was genau passieren muss. Aber Sie denken vielleicht an einige Schritte wie, Sie wissen, dass Sie Ihr Budget genehmigt bekommen müssen, wo Ihre Veranstaltung stattfinden wird, wenn Sie Caterer einstellen müssen, wie Sie die Veranstaltung bewerben. Beginnen Sie also mit dem Auflisten von Aufgaben in dieser Richtung. Wenn Sie als Freiberufler oder alleine arbeiten, ist
eine der Aufgaben, die Sie möglicherweise darin einschließen möchten, die Genehmigung für den Plan zu erhalten oder mit einer anderen Person auf
der Clientseite zu
arbeiten , um sicherzustellen, dass Sie alle Schritte haben, die sie brauchen. Sobald Sie begonnen haben, Ihre Schritte aufzulisten, Sie möglicherweise fest, dass sie in bestimmte Kategorien fallen. Es kann nach Zeitrahmen, nach Aufgabentyp sein. Sie können diese Art von Anfang an in Ihrer Liste zu organisieren. Kategorisierung Ihrer Aufgabe ist wichtig, weil sie hilft, die Dinge klar und leicht zu finden. Also, während Sie das Projekt durchlaufen, weiß
jeder, woran er arbeiten muss und kann es wieder finden. Jetzt zeige ich Ihnen meinen Projektplan in Asana, aber Sie können das Werkzeug verwenden, mit dem Sie sich wohl fühlen. Hier siehst du meinen Veranstaltungsplan in Asana. Ich habe Aufgaben in verschiedene Kategorien aufgeteilt und alle aufgelistet. So können Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Schritte wohin gehen müssen. Obwohl ich die meisten meiner Aufgaben aufgelistet habe, ist
dies immer noch kein umsetzbarer Plan. Wir müssen herausfinden, wer uns bei diesen Aufgaben helfen kann und wann sie geschehen müssen. Lassen Sie mich Sie also ein Beispiel dafür, was Sie für den
Einstieg benötigen , indem Sie Ihre Projektpläne umsetzbar machen. Zuerst sollten Sie darüber nachdenken, wer diese Aufgabe erledigen könnte. Es könnte eine offensichtliche Person geben,
mit der Sie arbeiten , aber Sie können sie bereits zuweisen. Als nächstes möchten Sie über einen realistischen Zeitrahmen nachdenken, aber machen Sie sich keine Sorgen im nächsten Kapitel, wir werden Ihnen sagen, wie Sie das tun. Dann möchten Sie über Priorität nachdenken. Ist das etwas, das absolut kritisch ist? Für dieses Beispiel beende
ich das Ereignisbudget, das für die restlichen Schritte
ziemlich kritisch ist . Also, ich werde das als hoch markieren. Als Nächstes möchten Sie alle Anweisungen oder Details hinzufügen. Auf diese Weise weiß die Person, die an der Aufgabe arbeitet genau, was sie tun müssen oder irgendwelche Anweisungen zu befolgen. Oder wenn ich das Eventbudget abschließe, überlasse
ich es Kat, um herauszufinden, was das ist, aber vielleicht habe ich bereits von
meinem Buchhaltungsteam gehört , dass ich $10.000 nicht überschreiten kann. Also, ich werde Kat Bescheid geben. Als Nächstes können Sie alle relevanten Dokumente anhängen, damit sie wirklich den Kontext erhalten, den sie benötigen oder wo sie funktionieren sollen. In Asana können Sie Dateien von Ihrem Computer, Dropbox, Google Drive, Box oder OneDrive verwenden. Wenn Sie dies in einer Excel -Tabelle planen, haben
Sie möglicherweise alle diese Kategorien als unterschiedliche Spalten und füllen diese dann während des Projektplans aus. Aber denken Sie daran, dass, wenn Sie eine Tabelle verwenden, es nicht so kollaborativ oder einfach ist, auf dem Laufenden zu bleiben, während Projektmanagement-Tools wie Asana Ihnen helfen können, zu sehen, wer wann was tut. Sie haben gesehen, dass ich diese Aufgabe nur
meinem Teamkollegen zuordnen und sie hat alle Informationen, die sie braucht, um
loszulegen und wie sie an der Aufgabe arbeitet, die in Asana anders als in einer Tabellenkalkulation aktualisiert wird . Sobald Sie Ihre Liste mit Aufgaben abgebildet haben, können
Sie darüber nachdenken, wer Ihnen dabei helfen kann und wer involviert sein muss. Dann können Sie alle Anweisungen hinzufügen, die sie benötigen, um loszulegen. Im nächsten Kapitel werden wir einen Blick darauf werfen, wie Sie Ihre Pläne in die Tat umsetzen und Ihr Team an Bord bringen können.
5. Im Zeitplan bleiben: Im letzten Kapitel haben wir eine Liste von To-Dos für die Projekte erstellt. In diesem Kapitel werden wir einen Blick auf, wie Sie diese Aufgaben in einen Projektplan
verwandeln können . Zu diesem Zeitpunkt sind Sie bereit für einen offiziellen Projektstart mit Ihrem Team oder mit Ihrem Kunden. Sie möchten sicherstellen, dass jeder in die Schritte eingekauft hat und dass Sie alles
aufgelistet haben , was Sie tun müssen und dass Ihre endgültige Frist realistisch erscheint. Es ist wichtig zu beachten, dass jedes Team oder Kunde die Dinge etwas anders auslösen möchte. Der wichtige Teil ist sicherzustellen, dass Sie
alle Buy-in bekommen haben und dass sie dem Plan zugestimmt haben, wie Sie es festgelegt haben, bevor Sie mit der Planung aller Aufgaben beginnen. Jetzt sind wir bereit, unsere Projektpläne in einen Zeitplan zu übersetzen. Zunächst einmal möchten wir uns Aufgaben ansehen, von denen wir wissen, dass sie
keine flexiblen Fristen haben oder die passieren müssen, bevor andere Aufgaben geschehen. Also, für einen Veranstaltungsplan, wissen
wir, dass wahrscheinlich das Budget endgültig zu bekommen und vielleicht der Veranstaltungsort kümmert sich um die ersten Dinge, die passieren müssen. Wir werden uns also einen realistischen Zeitrahmen vorstellen, damit diese passieren können. Nehmen wir an, wir müssen das bis zu
einem Freitag fertigstellen , und sie brauchen ungefähr fünf Tage, bis sie fertig sind. Also, wenn Sie dies in einem Projektmanagement-Tool wie Asana tun, haben
Sie tatsächlich eine wirklich großartige Funktion namens Timeline, wir können es direkt in Ihren Kalender einbauen. Oder es gibt andere Möglichkeiten, wie Sie es tun können. Sie können dies in einer Kalkulationstabelle, einem Kalender oder anderen Gantt-Diagramm-Style-Werkzeugen tun. Eine andere Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, ist auch, indem Sie die Priorität betrachten. Sie möchten also sicherstellen, dass alle Aufgaben mit hoher Priorität geplant werden und dass sie sich im Kalender befinden. Etwas, das auch bei der Planung von Aufgaben für
Ihr Projekt wichtig ist, ist sicherzustellen, dass Sie den Leuten klare Fristen geben, ihnen
aber auch genügend Zeit geben, um tatsächlich an der Aufgabe zu arbeiten. Also, wenn etwas am Freitag fällig ist, wollen
sie vielleicht am Montag beginnen oder warten, bis sie am Freitag ins Büro kommen und sehen: „Nein, das ist heute fällig und ich habe nicht wirklich genug Zeit.“ also sicher, dass Sie über Starttermine und
Fristen nachdenken , kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie Ihre tatsächlichen Ziele erreichen. Eine andere Sache, an die Sie denken können, wenn Sie Ihr Projekt planen, sind Abhängigkeiten. Wenn Sie zum Beispiel eine Veranstaltung planen, ruhen viele Dinge darauf aus, dass das Budget genehmigt wird, wie wo Ihre Veranstaltung sein wird, was Sie einstellen werden. Also, sicherzustellen, dass Sie diese tatsächlich abgebildet haben und es
den Leuten, die an ihnen arbeiten, klar zu machen , wann sie anfangen sollten, ist wirklich wichtig. Das hilft Ihnen auch, als Projektmanager, so dass Sie nicht ständig bei allen einchecken müssen, um zu sehen : „Haben Sie das angefangen?“ , „Warte. Fangen Sie damit noch nicht an, bis dies genehmigt wurde.“ Also, zu diesem Zeitpunkt haben
wir alle unsere Aufgaben aufgelistet, wir haben diese den entsprechenden Teamkollegen zugewiesen, wir haben ihnen realistische Fristen gegeben
und Abhängigkeiten gezeigt, damit jeder weiß, wann seine Arbeit beginnen muss. und jetzt möchten Sie sicherstellen, dass Sie
einen letzten Durchlauf geben , dass alle Aufgaben alle Informationen haben, die sie benötigen, ob es sich um Anweisungen, Dokumentation oder einfach um einen zusätzlichen Kontext handelt, damit die Leute anfangen können, damit sie
eine vollkommen klare Vorstellung davon, was von ihnen erwartet wird, wann. Jetzt, da Sie Ihren schönen Projektplan ausgearbeitet haben, möchten
Sie vielleicht einige wichtige Meilensteine hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie während
Sie gehen, einige kritische Fristen und
Schlüsselverantwortungen, die berücksichtigt werden müssen, treffen . Meilensteine helfen Ihnen, sicherzustellen, dass Ihr Projekt je
nach Tempo voranschreitet und dass Sie die entscheidenden Dinge tun, um es voranzubringen. Also, für unsere Eventprojekte, möchten
wir vielleicht einen Meilenstein in der Buchung der gesamten Reise haben, um zum Event zu gelangen. Auf diese Weise wissen wir, dass alle im Team ankommen werden und sie wissen, wohin sie
gehen sollen und dass wir bereits gebucht haben, dass wir möglicherweise keine zusätzlichen Kosten tragen. Wenn wir Last-Minute-Reisen machen. Meilensteine helfen Ihnen auch beim Einchecken, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt entsprechend vorgeht. Wenn Sie einen Meilenstein verpassen, kann dies bedeuten, dass die Aufgabe später verschoben werden muss. Wenn Sie also bemerken, dass Sie jetzt keinen Meilenstein treffen, können
Sie Ihre Pläne entsprechend verschieben. Meilensteine helfen Ihrem Team auch, motiviert zu bleiben, vor allem in Projekten mit Terminen, die weiter entfernt sind. Diese helfen Ihnen, sicherzustellen, dass Sie das Tempo halten und dass jeder Stück für Stück an Ihren Zielen arbeitet. Mal sehen, wie das in der Praxis aussieht. Also, in Asana, habe ich meinen Projektplan komplett abgebildet. Ich habe alle Aufgaben bei verschiedenen Stakeholdern in meinem Team zugewiesen, ich habe ihnen realistische Fristen gegeben, ich zeige die Abhängigkeiten, damit sie wissen, welche Arbeit wann beginnen soll, und ich habe ihnen auch
klare Prioritäten gegeben , damit wir wissen, ob etwas bewegt werden muss, können
wir immer zu hohen Prioritäten verschieben. Wir haben auch unsere Meilensteine abgebildet, um alle
motiviert zu halten und sicherzustellen, dass unser Projekt nach Plan läuft. An diesem Punkt haben Sie einen schönen Projektplan und jeder sollte sich klar fühlen, was er tun muss, um loszulegen. Im letzten Kapitel haben Sie alle Ihre Aufgaben für Ihren Projektplan abgebildet. Jetzt sind Sie bereit, alle Ihre Aufgaben in einen Zeitplan einzuführen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre endgültige Frist hassen können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie Meilensteine hinzufügen, um
Ihr Team motiviert zu halten und dass Ihr Projektplan auf dem richtigen Weg ist. Im nächsten Kapitel werde
ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Projekte jetzt verwalten, da es in Bearbeitung ist.
6. Alles im Blick behalten: Ihr Projekt in Bewegung ist, jetzt eines der wichtigsten Dinge, die Sie beachten ist
jetzt eines der wichtigsten Dinge, die Sie beachtenmüssen, wie Sie Kommunikation fließen. Dies ist wirklich wichtig für Ihr Team oder wenn Sie mit einem Kunden arbeiten. Es reicht nicht aus, nur zu wissen, dass Aufgaben erledigt werden. Wenn etwas gefährdet ist, muss
das kommuniziert werden, und wenn man voranschreitet, muss
das auch kommuniziert werden. Ohne ein Projektmanagement-Tool sind
Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, dass diese Kommunikation in Docs,
Tabellenkalkulationen, E-Mails, Meetings und Chat stattfindet . Es kann sich ein wenig verstreut anfühlen. Aber mit einem Projektmanagement-Tool haben
Sie einen Ort für all diese Updates und sehen, dass es in Echtzeit geschieht. Wenn Sie wissen, wie die einzelnen Aufgaben ablaufen, können Sie als Projektmanager die Integrität des Projekts insgesamt verstehen. Auch wenn Sie vielleicht den perfektesten Projektplan haben, ist
das Wichtigste jetzt, um die Arbeit zu kommunizieren, die gerade passiert. Es ist nicht genug, nur eine Aufgabenliste zu haben und zu hoffen, dass jeder ausgehen und es abschließen wird und keine Fragen auf dem Weg haben wird. Kommunikation über die Arbeit, die geschieht und Fortschritte, die gemacht
werden, hilft jedem zu wissen, dass ihre Fragen beantwortet werden und dass Sie als Projektmanager diese Aktualisierungen übermitteln
können, unabhängig davon, ob es sich um andere Interessengruppen handelt, oder andere Personen in Ihrem Unternehmen oder an Ihren Kunden. Eine Sache, die Sie sicherstellen möchten, dass Sie einchecken, sind einzelne Aufgabenstatus. In einem Tool wie Asana ist
das wirklich einfach. Du gehst einfach zu der Aufgabe. Sie können Kommentare und Dokumente erstellen und bei
der Person einchecken , der die Aufgabe zugewiesen ist, um sicherzustellen, dass sie alles hat, was sie brauchen. Wenn sie dann mit der Aufgabe fertig sind, können
sie einen Kommentar abgeben, in dem Sie wissen: „Hey, ich bin damit fertig“, und sie können die endgültigen Dateien anhängen. Also, Sie haben alles an einem Ort. Der Sinn dieser Kommunikation ist nicht, Ihr Team zu mikromanagen. Der Punkt ist zu wissen, wo sie blockiert sind, wo sie voranschreiten und wann die Dinge fertig sind. Ein klares Verständnis für Ihren Projektstatus insgesamt und die darin
enthaltenen Aufgaben erleichtert es, diese Aktualisierungen auf einer höheren Ebene zu vermitteln. Vielleicht berichten Sie einem Manager oder
einem Abteilungsleiter oder Ihren wichtigsten Stakeholdern, Ihrem Kunden. Wenn Sie alle diese Stücke haben, müssen
Sie die Dinge nicht zusammen pflastern, um
ihnen nur ein Status-Update zu geben , was mit den Projekten vor sich geht. Wenn Sie Updates erhalten, dass alles
nach Plan läuft und die Dinge reibungslos laufen, dann wissen Sie als Projektmanager, dass Sie vermitteln können „Hey, wir sind auf Kurs.“ Wenn Sie also bemerken, dass viele Aufgaben aus dem Weg kommen oder Leute blockiert werden, kann
das Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, um Ihren Plan zu ändern. Auf diese Weise warten Sie nicht bis zur letzten Minute, bevor Sie diese Probleme bemerken. Aber deshalb kann es wirklich hilfreich sein, einen so klaren Projektplan zu haben. Anstatt in Panik
zu geraten, dass etwas nicht richtig läuft oder verflustet wird und all Ihre Ressourcen auf eine Sache wirft, können
Sie Ihren Projektplan verwenden, um Ihnen bei der Bewertung zu helfen. Wenn es sich jedoch um eine niedrigere Priorität handelt, können
Sie die Frist möglicherweise nur verschieben. Ein gut durchdachter Plan kann Ihnen helfen selbst die stressigsten Momente
durchzustehen, weil Sie wissen, dass Sie die Ressourcen und das Know-how haben, um Dinge zu verschieben und flexibel zu sein, denn, lasst uns real sein, die meisten -Projekte erfordern diese Flexibilität. In dieser Phase des Projekts ist es
wichtig, Kommunikation zu
halten und flexibel zu bleiben , bis Sie die Frist Ihres Projekts erreicht haben. Als nächstes werden wir darüber sprechen, wenn Sie Ihr Projekt abschließen, was sind einige Dinge, die Sie im Auge behalten können, um für das nächste Mal zu verbessern.
7. Reflektieren und Verbessern: Hurra. Sie haben Ihr Projekt abgeschlossen. Das ist großartig, aber die Arbeit ist noch nicht ganz erledigt. Jetzt ist ein wichtiger Zeitpunkt, um über Ihre Projekte nachzudenken und darüber zu sprechen,
was richtig gelaufen ist, was schief gelaufen ist, was verbessert werden könnte und was Sie für das nächste Mal versuchen möchten. Wenn Sie mit der Agile,
Scrum Methodik vertraut sind , würde dies als Retrospektive betrachtet werden. Einige konkrete Fragen, die Sie stellen können, sind: War unser Ziel klar? Haben wir unser Ziel erreicht? Wenn nicht, warum? Haben wir realistische Fristen? Hatten die Leute klare Anweisungen? Haben sie genug Zeit, um an der Aufgabe zu arbeiten? Weisen wir es den richtigen Leuten zu? Dies sind Fragen, die Ihnen helfen können, zu sehen, was
gut gelaufen ist und was vielleicht ein wenig klebriger war. Selbst wenn Sie Ihre Ziele erreichen und ein spektakuläres Ergebnis hatten, gibt es immer noch Schritte auf dem Weg, die für das nächste Mal verbessert werden könnten. Es ist also auch wichtig, nicht nur über das Endergebnis zu sprechen, sondern über all die kleinen Schritte, die Sie unternommen haben, um dorthin zu gelangen, und ob sie effektiv waren. Jetzt hatten Sie die Retrospektive mit Ihren Teams, um
darüber zu sprechen , was gut gelaufen ist und was für das nächste Mal verbessert werden könnte, Sie sind bereit, eine Vorlage für die nächsten Projekte zu erstellen. Dies hilft Ihnen Zeit zu sparen, so dass Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie dieses Projekt abgeschlossen haben, und es berücksichtigt auch, was besser gemacht werden kann. So machst du nie zweimal dieselben Fehler. Projektmanagement-Tools wie Asana können es wirklich einfach machen Ihre Projekte und Prozesse in
Templatisierung oder wenn Sie in einem Dock arbeiten, können
Sie es kopieren und als Vorlage speichern. Um Ihre Vorlage zu erstellen, möchten
Sie sicherstellen, dass Sie
alle Details loswerden , die für das nächste Mal nicht relevant sind. Das könnte also etwas wie Budgetlinien oder Datumsangaben sein. Last but not least, nehmen Sie sich etwas Zeit, um mit Ihrem Team zu feiern. Sie haben gerade viel Arbeit geleistet, Sie haben Ihr Ziel erreicht, und Sie haben über Dinge gesprochen, die vielleicht für das nächste Mal verbessert werden könnten, aber es ist auch wichtig, sich auf Dinge zu konzentrieren, die gut gelaufen
sind, Einzelpersonen für ihre harte Arbeit und nur Zeit als Team nehmen, um zu feiern, Ihre Ziele zu erreichen.
8. Letzte Gedanken: So haben wir die Magie gesehen, die passieren kann, wenn
Sie beginnen , Ihre Projekte mit mehr Absicht,
mehr Zweck und mehr Klarheit zu planen . Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie die Dinge effizienter und effektiver verwalten können, aber Ihr Team hat eine bessere Kommunikation und dass Sie Ihre Fristen einhalten. Das ist es, worum es bei der Produktivität geht, Reibung zu
beseitigen und Prozesse zu nutzen, die Ihnen das Leben erleichtern. Wir haben den Bereich „Ressourcen“ voll von
Links gepackt , damit Sie weitere Tipps zu Produktivität, Projektmanagement und Asana erfahren können. Vergewissern Sie sich, dass Sie sie sich ansehen. Nachdem Sie den Kurs abgeschlossen haben, teilen
wir Ihnen gerne Ihre Tipps,
Fragen, Kommentare und Projektvorlagen im Diskussionsabschnitt. Vielen Dank, dass Sie diesen Kurs genommen haben. Ich freue mich darauf, zu hören, wie es Ihnen geholfen hat, Ihre Projekte effektiver zu verwalten.
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Nikki Henderson, Marketing Copywriter at Asana
