Produktivitätsfähigkeiten für persönliche Assistenten

1. Intro Kenzie ED: Hallo und willkommen zum Kurs für persönliche Assistenten. Mein Name ist Kenzie, und in diesem Kurs werde ich mit Ihnen mein Wissen und meine Erfahrung teilen, werde ich mit Ihnen mein Wissen und meine Erfahrung teilen um eine wertvolle PA zu werden . Persönliche Assistenten von Führungskräften haben in der Wirtschaft schon immer eine wichtige Rolle gespielt Ihre Rolle und ihr Verantwortungsbereich haben sich weiterentwickelt, doch Unterstützung ist nach wie vor für die Rentabilität jeder Organisation von entscheidender Bedeutung . Durch die Ausbildung zu einem effektiven Assistenten werden Sie zu einem wertvollen Mitarbeiter, der das Management auf dem Weg zum Erfolg unterstützt. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund unsere Ziele für heute überprüfen. Am Ende dieses Kurses sollten Sie in der Lage sein, sich an die Bedürfnisse und Stile des Managements anzupassen. Kommunizieren Sie mit schriftlichen verbalen und nonverbalen Methoden. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Zeitmanagement. Verwalten Sie Besprechungen effektiv. Agieren Sie als Telefon-Torwächter. Nutzen Sie die Werkzeuge des Handels effektiv. Also bist du bereit loszulegen? IES, nimm an diesem Kurs und ich wünsche dir viel Spaß beim Lernen. 2. Arbeiten mit deinem Manager: Arbeiten Sie mit Ihrem Vorgesetzten, einer Assistenz, zusammen, daran, den Arbeitgebern das Leben zu erleichtern. Dies setzt voraus, dass die Unterstützung anpassungsfähig ist. Sie sollten zwar niemals in einer unsicheren Umgebung arbeiten, aber es ist unerlässlich, dass Sie Ihren Kommunikations- und Arbeitsstil an den Stil, die Bedürfnisse und die Verantwortlichkeiten Ihres Chefs anpassen Ihren Kommunikations- und Arbeitsstil an den Stil, die Bedürfnisse und die Verantwortlichkeiten Ihres Chefs Dies trägt dazu bei, dass Sie eine produktive und freundliche Arbeitsbeziehung haben und freundliche Arbeitsbeziehung sich an ihren Stil anpassen, können Sie Ihren Manager nicht immer wählen Es besteht zwar jede Möglichkeit, dass Sie den Stil Ihres Managers sympathisch finden, Sie müssen sich auf einen Manager vorbereiten , der eine größere Herausforderung darstellt Sie werden mit Leuten arbeiten müssen, die Ihnen schwer fallen. Möglicherweise können Sie jedoch ein Negatives in ein Positives umwandeln , wenn Sie sich die Zeit nehmen , Ihren Manager zu verstehen. Dieses Verständnis ermöglicht es Ihnen , Ihre Antworten entsprechend anzupassen. Übliche schwierige Führungsstile, autoritärer Befehlshaber Dieser Führungsstil reagiert nicht gut auf Kritik. Erwarte, dass Dinge auf eine bestimmte Art und Weise erledigt werden Darüber hinaus sind Ergebnisse wichtiger als die Aufgabe selbst. Gehen Sie an, äußern Sie Bedenken, stellen Sie Fragen. Sag nicht direkt nein. Geben Sie keine Informationen über Projekte freiwillig , es sei denn, Sie werden pessimistisch danach gefragt Diese Art von Manager kann niemals die positiven Seiten des Lebens sehen Zeit ist verschwendet, Zweifel, und es ist einfach, ein kostenloser Berater zu werden Gehen Sie näher, hören Sie aktiv zu, um festzustellen, ob die Negativität gerechtfertigt ist, bieten Sie geeignete Lösungen an, bleiben Sie aber professionell und informieren Sie, wann immer möglich, positiv. Gehen Sie vor, hören Sie aktiv zu, um festzustellen, ob die Negativität gerechtfertigt ist, bieten Sie geeignete Lösungen an, bleiben Sie aber professionell, informieren Sie, wann immer möglich , kontrollieren auch Mikromanager genannt, Diese Art von Person , auch Mikromanager genannt, hat Vertrauensprobleme Jede Aktion, die Sie unternehmen, wird hinterfragt und überprüft. Ansatz. Der beste Weg, Vertrauen zu gewinnen, besteht darin, Projekte abzuliefern , die abgeschlossen und pünktlich sind. Darüber hinaus sollten Sie unaufgefordert über aktuelle Arbeiten informieren und deren Bedürfnisse antizipieren Ihre Aufgabe ist es, die Anzahl der Ablenkungen oder kleineren Aufgaben zu reduzieren , die Ihr Manager erledigen muss Sie sollten nicht erwarten, dass alle Bedürfnisse für Sie klar umrissen werden Ihr Arbeitgeber sollte beispielsweise nicht erklären müssen , dass er während eines Treffens mit dem CEO nicht unterbrochen werden sollte . Sie sollten diesen Bedarf antizipieren. Vorwegnahme der Bedürfnisse von Führungskräften ist eine grundlegende Fähigkeit, die jeder Assistent Um Bedürfnisse zu antizipieren, muss bei jeder Aufgabe gesunde Menschenverstand eingesetzt Wenn Sie beispielsweise einen Flug planen und ein Hotel buchen, sollten Sie damit rechnen, benötigen dass Sie gedruckte Bordkarten und eine Karte mit Wegbeschreibungen Indem Sie auf die Bedürfnisse Ihres Vorgesetzten achten und Bedürfnisse antizipieren, bevor sie entstehen, machen Sie sich zu einem unschätzbaren Mitarbeiter und angesehenen Assistenten Wenn Sie Ihre Verantwortlichkeiten in Ihrer Stellenbeschreibung definieren , werden die meisten Ihrer Aufgaben geklärt Es ist notwendig, bestimmte Aspekte Ihrer Arbeit mit Ihrem Arbeitgeber zu klären . Vieles davon basiert auf ihren persönlichen Vorlieben. Ihr Vorgesetzter dies nicht tut, sollten Sie eine Diskussion einleiten, um die Informationen zu Falls Ihr Vorgesetzter dies nicht tut, sollten Sie eine Diskussion einleiten, um die Informationen zu klären. Ihre Verantwortlichkeiten ändern sich mit jedem Manager. Sie sollten also jedes Mal, wenn Sie für einen neuen Manager arbeiten, ein Gespräch führen . Zu definierende Verantwortlichkeiten: Ist die Kommunikation per Telefon, E-Mail oder von Angesicht zu Angesicht vorzuziehen? Haben Sie ein Erinnerungssystem? Planen Sie Besprechungen mit oder ohne Rücksprache mit Ihrem Arbeitgeber? Ist eine Schulung erforderlich? Sobald Sie Ihre Verantwortlichkeiten beschrieben haben, müssen Sie sie aufschreiben. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nichts vergessen, wann Sie die Initiative ergreifen müssen. Manager erwarten Unterstützung , um Initiative zu ergreifen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre Grenzen nicht überschreiten Der Schlüssel liegt in der Entscheidung, wann es angemessen ist, die Initiative zu ergreifen Die Antwort wird in jeder Situation anders sein. Um zu verstehen, wann Sie Initiative ergreifen müssen, müssen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Arbeitgebers kennen. Manche Manager fühlen sich wohler wenn Mitarbeiter Initiative ergreifen, als andere Deshalb sollten Sie langsam handeln. Unabhängig davon, wer Ihr Manager ist, müssen Sie mit kleineren Aufgaben beginnen bis Sie ein ausreichendes Maß an Vertrauen gewonnen haben. Sie könnten beispielsweise Recherchen für ein Projekt durchführen , das Ihr Manager abschließen muss. Später könnten Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen oder ehrenamtlich eine Korrespondenz verfassen, und das ganz ohne E-Mails. Denken Sie daran, nur dann Initiative zu ergreifen, wenn es angemessen ist und den Wünschen oder Bedürfnissen Ihres Vorgesetzten entspricht. Sie und Ihr Vorgesetzter zusammenarbeiten, desto leichter ist es zu erkennen, wann es angemessen ist, Initiative zu ergreifen Je länger Sie und Ihr Vorgesetzter zusammenarbeiten, desto leichter ist es zu erkennen, wann es angemessen ist, Initiative zu ergreifen. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, Ihrem Manager unangenehm wäre , wenn Sie ein Projekt übernehmen, sollten Sie dies besprechen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Fallstudie. Dies ist Susans zweite Position als persönliche Assistentin. Sie ist sich sicher, dass ihr Manager mit ihr zufrieden sein wird, und hat nicht das Gefühl, dass sie ihre Pflichten mit ihm besprechen muss . Susan entscheidet sich dafür, mit ihrem Chef per E-Mail zu kommunizieren , was ihr letzter Arbeitgeber bevorzugt hat. Sie übernimmt auch die Planung von Besprechungen , da dies schon immer ihre Aufgabe war. Ihr Manager berief sie bald zu einem Meeting ein, weil unzufrieden mit ihrer Leistung Es stellte sich heraus, dass er seine E-Mails erst am Ende des Tages checkte und mehrere geplante Termine als Zeitverschwendung betrachtete als Zeitverschwendung Susan nutzte diese Gelegenheit , um die Erwartungen ihres Managers zu erläutern. 3. Administrative Soft Skills: Administrative Soft Skills, ein Assistent fungiert auch als Administrator. Ihr Job erfordert, dass Sie mit verschiedenen Personen zusammenarbeiten. Administrative Soft Skills sind für den Erfolg unerlässlich. Entwicklung von sozialer Intelligenz, Geschäftssinn, Sozialmanagementfähigkeiten und aktivem Zuhören wird Ihre Arbeitsbeziehung mit Ihren Mitmenschen verbessern Ihre Arbeitsbeziehung mit Ihren Mitmenschen und Ihnen das Leben erheblich erleichtern Soziale Intelligenz Soziale Intelligenz ist das Einfühlungsvermögen, das Verständnis und die Kognition, die notwendig sind, um in einem sozialen Umfeld effektiv zu sein Sie ermöglicht es uns, soziale Hinweise zu identifizieren und zu interpretieren und angemessen zu reagieren Empathie ist die Fähigkeit, Gefühle zu verstehen oder zu teilen. Manche Menschen sind von Natur aus einfühlsamer als andere. eine effektive soziale Intelligenz ist jedoch mehr als Empathie erforderlich effektive soziale Intelligenz ist jedoch mehr als Empathie Sie laufen Gefahr, Feindseligkeit zu erzeugen wenn Sie in sozialen Situationen unangemessen reagieren Dies erfordert ein Verständnis der sozialen Normen und Denken Sie daran, dass verschiedene Kulturen unterschiedliche soziale Merkmale haben. Nehmen Sie sich daher etwas Zeit, um kulturelle Gepflogenheiten zu erforschen, wenn Sie international arbeiten Möglichkeiten, die soziale Intelligenz zu verbessern, achten Sie auf andere. Es ist leicht, sich in unserem eigenen Leben zu verfangen. anderen Aufmerksamkeit schenken, insbesondere Ihrem Manager, wird Ihre soziale Intelligenz verbessert. Üben Sie Hinweise, üben Sie, soziale Signale zu interpretieren , die Sie bei anderen sehen, lernen Sie, Gesichtsausdrücke zu interpretieren und werden Sie sich Ihrer Mitmenschen kulturell bewusst Selbstüberwachung. Bevor Sie in einer sozialen Situation mit einer Antwort herausplatzen, denken Sie darüber nach, ob sie angemessen ist Das wird deine soziale Intelligenz verbessern. Grundlegendes Geschäftsdokument. Geschäftsdokument ist die Fähigkeit , das Gesamtbild zu betrachten und die notwendigen Entscheidungen zum Wohle der Organisation Während viele Führungskräfte Geschäftssinn üben. muss die Unterstützung auch Geschäftssinn entwickeln . Geschäftsdokument zu entwickeln, müssen Sie sich über die verschiedenen Aspekte des Geschäfts und der Branche auf dem Laufenden halten über die verschiedenen Aspekte des Geschäfts und der Branche auf dem Laufenden des Geschäfts und der Branche auf dem und sich über die finanziellen Gleichungen und ihre Bedeutung informieren die finanziellen Gleichungen und können Sie sehen, welche Auswirkungen Ihre Rolle auf das Unternehmen hat Hier sind einige Möglichkeiten, Ihren Geschäftssinn zu verbessern. Recherche über das Internet, Bücher und Zeitschriften, Vernetzung innerhalb der Organisation Nehmen Sie bei Bedarf an Kursen teil. Üben Sie das Interpretieren von Finanzberichten und achten Sie darauf, wie sich Ihre Rolle auf andere Abteilungen auswirkt. Büroleitung und der Assistent müssen auch als Büroleiter tätig sein. Dazu müssen Sie spezielle Rollen übernehmen, die für die Weiterentwicklung der Abteilung erforderlich sind . Schlechte Managementfähigkeiten verhindern die Produktivität aller. Erforderliche Fähigkeiten, Plan. Pläne sind für den Erfolg unerlässlich, aber der Assistent muss den Plan vorantreiben , indem er sicherstellt , dass die Schritte ausgeführt werden. Zeitplan. Der Zeitplan und seine Details sind in der Regel Sache des Assistenten. Sie würden beispielsweise eine Liste mit Personen erstellen , die an einer Besprechung teilnehmen, sie kontaktieren und den Ort der Besprechung buchen. Der Assistent muss alles archivieren, organisieren und zugänglich machen. Dazu gehören Papierkram, Zeitpläne , Reisen, Finanzpapiere usw. Bestellung. Sie sind für die Bestellung von Zubehör verantwortlich. Dazu müssen Sie ein sorgfältiges Inventar führen und zur richtigen Zeit bestellen. Aktives Zuhören. Hörfähigkeiten sind für den Assistenten unerlässlich. es schwierig sein, zuzuhören und alles zu verstehen In einer schnelllebigen Umgebung kann es schwierig sein, zuzuhören und alles zu verstehen, was gesagt Hier hilft aktives Zuhören. Aktives Zuhören ermöglicht es Ihnen, sich mit dem Sprecher zu verbinden und ihn zu verstehen. Darüber hinaus sind es die Fähigkeiten, die verbessert werden können, aktive Zuhören zu verbessern Passen Sie auf, richten Sie das Gesicht zum Sprecher und stellen Sie Augenkontakt her. Teilen Sie dem Sprecher mit , dass Sie zuhören. Schalten Sie Ablenkungen aus und konzentrieren Sie sich auf das Gesagte. Antworte. Höre nicht schweigend zu. Reagieren Sie, wenn es angemessen ist , damit der Sprecher weiß, dass Sie zuhören. Die Körpersprache wird für Sie sprechen. Sei dir also bewusst, wie du dich präsentierst. Bleib aufgeschlossen. Vermeiden Sie vorgefasste Meinungen, wenn Sie mit jemandem sprechen. Lassen Sie den Sprecher ausreden. Unterbrechen Sie nicht, auch wenn Sie etwas zu sagen haben. Paraphrasieren Sie, wiederholen Sie, was der Sprecher sagt, um sicherzugehen Antwort. Seien Sie respektvoll, wenn Sie die Fallstudie des Sprechers beantworten. Robert war für die Einzelheiten einer Firmenkonferenz verantwortlich . Bei der Erstellung des Plans musste er mit vielen Leuten sprechen. Der Hauptredner gab ihm eine Tagesordnung. Aber er versuchte, Multitasking zu betreiben, während er die Informationen notierte Es gelang ihm, die falsche Ankunftszeit aufzuschreiben, und niemand war da, um sie abzuholen Sowohl sein Manager als auch der Redner waren unglücklich, und Robert hatte das Problem , das Problem in letzter Minute zu lösen. 4. Effektives Zeitmanagement: Effektives Zeitmanagement, Kalendermanagement ist für Ihr Zeitmanagement unerlässlich . Es ist wichtig, dass Sie sowohl einen persönlichen als auch einen beruflichen Kalender führen und diese synchronisieren, um Überschneidungen und Verwirrung zu vermeiden. Zum Glück gibt es unzählige Anwendungen, mit denen Sie Ihren Kalender zu Hause und bei der Arbeit einfach verwalten können . Outlook ist beliebt und bietet ein farbcodiertes System sowie Popups , mit denen Sie Ihren Zeitplan im Auge behalten können. Wenn Sie für den Kalender Ihres Vorgesetzten verantwortlich sind, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie planen dürfen. Hier sind einige Schritte zur Verwaltung. Planen Sie wiederkehrende Besprechungen und Aufgaben für jeden Monat. Planen Sie für jede Aktivität Zeit für Reisen und Nachverfolgung ein. Beziehen Sie persönliche Zeit und Urlaubszeit früh mit ein, sonst werden Sie es nie tun. Überprüfen Sie am Ende des Tages den morgigen Zeitplan, planen Sie tägliche Aufgaben, planen Sie einzelne Besprechungen oder Aufgaben. Planen Sie Zeit ein, um auf E-Mails zu antworten und Anrufe zurückzugeben. Bereite dich auf Veränderungen und Überraschungen vor. Egal wie sorgfältig Sie planen, es wird Überraschungen und Änderungen geben , die Ihren Zeitplan durcheinander bringen Während es sich bei einigen Überraschungen und Änderungen um Notfälle handelt, handelt es sich bei den meisten um Unterbrechungen, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen Im Notfall müssen Sie den Zeitplan ändern den meisten Fällen können Sie jedoch die Kontrolle über die Situation übernehmen, wenn Sie im Voraus planen. Sie müssen eine Zeit einplanen, um mit Überraschungen in Ihrem Tag umzugehen, und einige Schritte unternehmen, um die Unterbrechungen Ihres Arbeitstages zu begrenzen Gehen Sie wie folgt vor: Analysieren Sie die Überraschung und entscheiden Sie, ob Sie die Unterbrechung sofort beheben müssen die Unterbrechung sofort beheben oder ob Sie warten können Sag nein. Offensichtlich müssen Sie diesen vorsichtig verwenden. Nein ist jedoch angemessen, wenn ein Mitarbeiter Hilfe bei einem kleineren Projekt benötigt, während Sie sich mitten in einem Großprojekt mit bevorstehender Frist befinden. einen Zeitplan ein, zu dem Sie nicht zur Verfügung stehen, um Überraschungen zu bewältigen, und zu Zeiten , in denen Sie dies tun werden. Begrenzen Sie die Zeit. Wenn Sie jemand überrascht, begrenzen Sie die Zeit, die Sie mit der Person verbracht haben, kommen Sie direkt zur Sache und chatten Sie nicht. Halten Sie andere auf dem Laufenden. Als Assistent ist es Ihre Aufgabe, anderen Menschen zu helfen, den Überblick zu behalten , insbesondere Ihren Vorgesetzten. Als Person, die für die Terminplanung verantwortlich ist, sind Sie dafür , dass Ihr Manager pünktlich zu Besprechungen kommt. Sie müssen Ihren Manager an Besprechungen erinnern und dafür sorgen, dass sie termingerecht ablaufen. Erinnerungen können per E-Mail, persönlich oder telefonisch eingerichtet werden , persönlich oder telefonisch Möglicherweise müssen Sie die Erinnerung auch auf andere Personen ausdehnen , die an der Besprechung teilnehmen Projekt-Updates werden Ihnen wahrscheinlich auch zugeschickt. Sie sollten Zeitpläne für Updates festlegen und sich bei den Mitarbeitern erkundigen , wann die Updates nicht rechtzeitig erscheinen Es ist nicht Ihre Aufgabe, andere Mitarbeiter zu überwachen. Wenn Sie jedoch über Aktualisierungen auf dem Zeitplan auf dem Laufenden bleiben können Sie andere Mitarbeiter auf Kurs halten , um ihre Projekte pünktlich abzuschließen Dringende, wichtige Matrix. Fähigkeit, das Dringende vom Wichtigen zu unterscheiden , ist für das Zeitmanagement unerlässlich. Die wichtige Matrix für dringende Schrägstriche ist ein nützliches Tool , mit dem Sie feststellen können , welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen Dringende Aufgaben wie die Übernahme der chemischen Reinigung oder die Reparatur des Druckers nehmen oft zu viel Zeit in Anspruch Dringende Aufgaben helfen Ihnen nicht dabei, Ihre Ziele zu erreichen, und können zu Ablenkungen führen Wichtige Aufgaben helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele und die Aktivitäten , mit denen Sie diese Ziele erreichen, zu erreichen eine optimale Produktivität und ein optimales Zeitmanagement zu erzielen, sollten Sie den wichtigen Aufgaben Priorität einräumen. Sie müssen jedoch zunächst die wichtigen Aufgaben anhand einer Fallstudie identifizieren . Jane plante ihren Kalender jeden Tag, aber sie konnte sich nie daran halten. Sie hatte das Gefühl, ihre Zeit damit verbracht zu haben, Feuer zu löschen. Aber heute sollte es anders werden. Jane hatte vor, in den ersten 15 Minuten ihres Tages E-Mails und Sprachnachrichten zu checken E-Mails und Sprachnachrichten . Einer der Angestellten erwischte sie auf dem Weg hinein, und er geriet in Panik. Er erzählte ihr, dass er den Zeitplan für das Treffen am nächsten Tag verloren habe und nicht wisse, was er mit seinem Kalender anfangen sollte. Sie holte einen für ihn, und er verbrachte die nächsten 20 Minuten ihr Fragen zu dem Treffen zu stellen. 5. Lektion 4a ED: Werkzeuge des Handels. Es ist unmöglich, ein effektiver Assistent zu sein, wenn Sie nicht die Werkzeuge des Fachs verwenden. Das Handwerkszeug eines Assistenten geht weit über das bloße Drucken, Archivieren und Empfangen von Nachrichten hinaus . Sie müssen sich mit Maschinen, Computerprogrammen und Etikette vertraut machen , um ein erfolgreicher Assistent zu werden Wenn Sie sich über berufsbezogene Tools nicht sicher sind, sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich weiterzubilden . E-Mail-Protokoll. Heute ist E-Mail eine notwendige Form der Kommunikation. E-Mails ermöglichen es Benutzern, zu antworten, wann immer es ihnen passt, und es ist einfach, E-Mails auf Servern zu speichern und den Verlust wertvoller Informationen zu verhindern. ist wichtig, das grundlegende E-Mail-Protokoll zu verstehen, wenn man bedenkt, dass es sich dabei um die wichtigsten Kommunikationsmethoden in der Geschäftswelt handelt. Eine E-Mail ähnelt einem Geschäftsbrief, erfordert jedoch keine Überschrift mit Datum und Adresse. Beim Senden oder Beantworten von E-Mails sind einige grundlegende Richtlinien zu beachten. Überprüfe die Adresse noch einmal. Stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich die falsche Adresse verwendet wurde. Keine doppelte Überprüfung könnte zu Problemen führen. CC vorsichtig. Kopieren Sie nicht Ihr gesamtes Adressbuch. Kopieren Sie nur Personen in E-Mails , wenn das Problem sie betrifft. Sie können auch eine blinde Kopie verwenden, um die Privatsphäre Ihrer Empfänger zu schützen. Wählen Sie ein Thema und eine Überschrift, die professionell sind und sich auf das Thema beziehen. Anrede Verwenden Sie Standardgrüße wie Aeta. Stellen Sie sich vor, wenn Sie die Person noch nicht getroffen haben die Person noch nicht getroffen Körper, halten Sie den professionellen Umgangston und die Beweisrate für Fehler aufrecht. Verwenden Sie nicht nur Großbuchstaben, weil es rücksichtsvolles Schreien und Formatieren ist Sie nicht zu viel über das Formatieren Es ist eine Nachricht, keine Webseite. Und das grundlegende Absatzformat ist in der Regel alles , was erforderlich ist. Darüber hinaus sollten Sie ablenkende Schriften und Emoticons vermeiden ablenkende Schriften und Emoticons Melden Sie sich ab, melden Sie sich ab, wie Sie es mit einem Geschäftsbrief tun würden. Büromaschinen. Assistententätigkeit erfordert ein grundlegendes Verständnis von Büromaschinen. Das Unternehmen, für das Sie arbeiten bestimmt die Maschinen , die Sie verwenden werden. Jede Organisation hat unterschiedliche Bedürfnisse und kauft entsprechend Ausrüstung. Einige Geräte sind jedoch häufiger als andere. üblichen Büromaschinen gehören Faxe, Scanner, Kopierer, Drucker, Portomaschinen, Aktenvernichter und Telefone Es reicht nicht aus, einfach nur zu wissen, wie man ein Gerät benutzt Sie sollten sich mit Möglichkeiten zur Behebung von Problemen vertraut machen . Wenn Sie nicht über die Anleitungen für ein defektes Gerät verfügen, können Sie den Artikel jederzeit online nachschlagen. Computer- und Softwarekenntnisse. Jeder Assistent muss über grundlegende Computer - und Softwarekenntnisse verfügen. Erwarten Sie nicht, dass Ihnen jemand in Ihrer Organisation den Umgang mit einem Computer beibringt. Der Computer und die Software, die Sie verwenden, hängen von der Organisation ab. Sie sollten mit grundlegenden Computerkenntnissen wie der Verwendung von Tastatur und Maus, externen Geräten und dem Abrufen von Dateien vertraut sein wie der Verwendung von Tastatur und Maus, externen Geräten und dem Abrufen von Dateien Die meisten Unternehmen benötigen Kenntnisse von Microsoft Office, denen Word für Dokumente, Excel für Tabellenkalkulationen und PowerPoint für Präsentationen gehören Excel für Tabellenkalkulationen und PowerPoint für Präsentationen Sie sollten mit Datenbanken im Internet vertraut sein. Möglicherweise müssen Sie Finanzsoftware wie Quicken verwenden. Einige Positionen erfordern auch Grundkenntnisse in Grafikdesign, Kommunikationsfähigkeiten und Kommunikationsfähigkeit sind für eine erfolgreiche Karriere erforderlich Sie müssen Ihre beiden mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten auffrischen wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen möchten. Es stimmt zwar, dass Schreiben nicht der Hauptaspekt Ihrer Arbeit ist, Sie werden Schreibaufgaben haben. Denken Sie daran, dass die Leute Ihre Fähigkeiten anhand Ihres Schreibstils beurteilen werden. E-Mails, Berichte, Memos und Korrekturlesen können unter den Bereich Assistance fallen . Verbessern Sie das Schreiben Rechtschreibprüfung: Führen Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung für alles, was Sie schreiben, durch. Korrekturlesen, Tippfehler nach einer Rechtschreibprüfung sicher. Korrekturlesen für Grammatik und Rechtschreibung. Seien Sie professionell. Verwenden Sie beim Schreiben einen professionellen Ton. Vermeiden Sie leere und informelle Formulierungen. Benutze Fehler. Seien Sie nicht beleidigt, wenn jemand auf einen Fehler in Ihrem Schreiben hinweist, lernen Sie aus den Fehlern und wiederholen Sie ihn nicht Schreiben ist eine Fähigkeit, die Sie leicht verbessern können. Nehmen Sie von Zeit zu Zeit an einem Kurs teil, um Ihr Schreiben zu verbessern und Ihre Kommunikationstechniken zu verbessern. Unterstützung erfordert auch hervorragende verbale Fähigkeiten. Sie müssen die richtige Telefonetikette walten lassen, Veranstaltungen planen und Ihren Vorgesetzten über wichtige Themen informieren Ihren Vorgesetzten über wichtige Möglicherweise haben Sie auch Gelegenheit, in der Öffentlichkeit zu sprechen. Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer verbalen Kommunikation. Denk nach. Denke über alles nach, was du sagst. Antworten Sie nicht einfach. Sprechen Sie deutlich und langsam, um verstanden zu werden. Machen Sie es nicht so schnell, wie Sie tippen. Seien Sie selbstbewusst, nehmen Sie Augenkontakt auf und achten Sie auf Ihre Körpersprache Kommen Sie zur Sache, poltern Sie nicht, sprechen Sie präzise, seien Bleiben Sie professionell und sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass sich andere wohl fühlen. Teile das Gespräch. Die Konversation zu dominieren, wird dazu führen, dass sich die Leute unwohl fühlen Hör zu. Üben Sie aktive Zuhörfähigkeiten. Wir sind uns nicht immer bewusst, wie wir mündlich kommunizieren. Sie können Freunde und Familie um Feedback bitten und Ihre verbale Kommunikation an anderen orientieren Fallstudie: Jesse musste mehr als nur E-Mails schreiben und beantworten als sonst. Und sie hatte es eilig. Sie verschickte eine E-Mail mit Mitarbeiterbeurteilungen für die Abteilung die dem Personalleiter zugeordnet war, und sie übermittelte die beteiligten Manager. Wenige Minuten später rief ein Mitarbeiter an und bat darum , über seine Bewertung zu sprechen. Von seiner Anfrage verwirrt, überprüfte sie die E-Mail und stellte fest, dass sie die E-Mail versehentlich an ihre gesamte Kontaktliste und nicht an eine einzelne Gruppe gesendet hatte. Sie schickte eine weitere E-Mail, in der sie alle aufforderte , die vorherige Mitteilung zu ignorieren, aber der Schaden war bereits angerichtet 6. Tools des Handels, Teil 2: Zweiter Teil der Branche: Die sich ständig ändernde Technologie prägt die Arbeit des Assistenten. Sie müssen auf die Instrumente des Handels achten und sich an die gesellschaftlichen Konventionen und den technologischen Wandel anpassen. mit den Werkzeugen des Handels Schritt halten , können Sie zu einem unschätzbaren Assistenten für Telefon - und Voicemail-Etikette werden einem unschätzbaren Assistenten für Telefon - und Voicemail-Etikette Sie sind die Stimme des Unternehmens wenn Sie ans Telefon gehen und Anrufe tätigen Es ist notwendig, die grundlegende Etikette einzuhalten , damit Sie sich selbst, Ihren Manager und Ihr Unternehmen gut repräsentieren und sich identifizieren können, wenn jemand Fragen Sie, bevor Sie jemanden in die Warteschleife setzen. Gehen Sie innerhalb von drei Klingeln ans Telefon, seien Sie freundlich. Essen oder kauen Sie kein Kaugummi am Telefon. Wissen Sie, was Sie sagen werden , bevor Sie jemanden anrufen. Beschränken Sie persönliche Rufen Sie keine Personen vor oder nach Geschäftszeiten an, es sei denn, es liegt eine vorherige Genehmigung vor Voicemail ist ein nützliches Tool. In einer schnelllebigen Arbeitsumgebung rufen viele Menschen ihre Voicemail jedoch nicht so oft ab wie ihre E-Mails nicht so oft ab wie ihre E-Mails Sie müssen entscheiden, wann eine Voicemail erforderlich ist. Wenn Sie viele Informationen weitergeben müssen, Voicemail möglicherweise nicht die Wenn Sie eine Voicemail verwenden, befolgen Sie die grundlegende Etikette. dich vor. Wisse im Voraus, was du sagen wirst. Grollen Sie nicht, sonst hört sich der Zuhörer Ihre Nachricht möglicherweise nicht zu Ende Seien Sie präzise. Hinterlassen Sie die kurze Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Nummer und dem Zweck des Anrufs Sprich deutlich. Sprechen Sie in das Telefon, schalten Sie es aus, hören Sie Hintergrundgeräusche und sagen Sie etwas. dumme Vermeiden Sie beim Einrichten Ihrer eigenen Voicemail süße oder Seien Sie professionell und halten Sie die ausgehenden Nachrichten auf dem Textverarbeitung. Textverarbeitung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftsposition. Das Textverarbeitungsprogramm hat die Schreibmaschine für die Erstellung von Dokumenten ersetzt die Schreibmaschine für die Erstellung von Dokumenten gängigen Geschäftsdokumenten gehören Berichte, Memos, Briefe und Rechtsdokumente Während die meisten Unternehmen Microsoft Word als Haupttextverarbeitungsprogramm verwenden , sind auch andere Optionen verfügbar Beispielsweise ist Abby Word eine Open-Source-Anwendung und Google Dog ist webbasiert Welches Textverarbeitungsprogramm Sie verwenden, hängt von Ihrer Organisation Keine Panik, wenn Sie mit einem unbekannten Textverarbeitungsprogramm arbeiten Sie haben alle ähnliche Funktionen und die meisten bieten Tutorials an Textverarbeitungsprogramme sind mehr als verherrlichte Schreibmaschinen. Sie bieten eine Reihe von Tools, darunter Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung, das Or, Wörterbuch, Bearbeitung, Wortzählung, Formatierung und Ausrichtung, um das Erstellen von Dokumenten zu vereinfachen Wenn Sie die verfügbaren Tools nutzen, können Sie Ihre Dokumente verbessern professioneller gestalten. Geschäftliches Schreiben. Geschäftliches Schreiben umfasst E-Mails, Memos, Berichte und Geschäftsbriefe Jeder hat seine eigene Formatierung. Es gibt jedoch einige grundlegende Richtlinien Sie beim Schreiben Ihres gesamten Unternehmens beachten können , um sicherzustellen , dass die Botschaft klar und effektiv ist. Also hier sind sie. Identifizieren Sie Ihr Ziel. Sie fest, ob Sie informieren, überzeugen usw. müssen , überzeugen usw. Verstehen Sie Ihr Publikum. Gestalten Sie Ihre Botschaft anhand der Erwartungen und Interessen Ihrer Leser. Ihr Publikum bestimmt den Ton, den Sie verwenden. Bleiben Sie kurz. Verwenden Sie kurze, einfache Sätze, damit Sie nicht das Interesse verlieren Sie sollten die Informationen auch komprimieren , um die Struktur der Nachricht zu verkürzen Stellen Sie sicher, dass Ihr Thema leicht übergeht. Verwenden Sie Leerzeichen, um Pausen für verschiedene Themen hervorzuheben. Grammatik und Rechtschreibung Überprüfen Sie Ihre Grammatik und Rechtschreibung mit dem Textverarbeitungsprogramm und durch Korrekturlesen und Internetrecherchen. Als Assistent müssen Sie viel recherchieren. Das Internet macht diese Aufgabe schneller und einfacher. Jede Forschung ist jedoch nicht gleichwertig. Einfache Suchmaschinenergebnisse basieren auf Klicks und Schlüsselwörtern und liefern nicht immer die detaillierten Informationen, die Sie benötigen. Sie sollten sich mit spezialisierten Suchmaschinen wie first gov.com vertraut machen mit spezialisierten Suchmaschinen wie first gov.com Eine Reihe von Datenbanken, wie z. B. ABI Slash Information Research ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf Wenn Sie Informationen finden, stellen immer fest, ob Sie eine legitime Quelle haben. Ein Block, der auf Meinungen basiert und nur wenige Recherchen zitiert werden, wäre zum Beispiel dieser Aspekt, eine Fallstudie Ken machte den ersten Teil des Tages Besorgungen. Also behielt er sein Telefon in der Nähe. Er erhielt während der Fahrt einen Anruf, also ließ er das Telefon auf Voicemail umstellen. Er kam an seinem Ziel und hörte sich die Voicemail an. Es war ein Caterer, der mit einem Angebot für das nächste große Treffen zurückrief einem Angebot für das nächste große Treffen Es gab so viele Hintergrundgeräusche , dass Ken die Nachricht kaum hören konnte Außerdem dauerte es ewig der Caterer zur Sache Ken war so verärgert , dass er die Nachricht löschte und sich gegen die Nutzung des Caterers entschied 7. Lektion 5 ED: Als effektiver Torhüter sind Assistenten Pförtner. Es ist Ihre Aufgabe, Ihrem Manager Zeit und Ablenkungen zu ersparen Ihrem Manager Zeit und Ablenkungen Dies kann verhindern Verkaufsgespräche führen oder dass Sie unnötige Informationen hinterlassen. ein Torhüter zu sein, müssen Sie klug sein und die Fähigkeit entwickeln , Tricks zu durchschauen Also, wie filtert man Daten und Informationen. Das Filtern von Daten und Informationen ist Teil Ihrer Arbeit. Sie müssen herausfinden, was Ihr Manager sehen und wissen muss und was unwichtig ist Sie müssen beispielsweise keinen Verkaufskatalog weitergeben Um zu wissen, welche Informationen wichtig sind, müssen Sie die Interessen und Ziele Ihres Vorgesetzten kennen, müssen Sie die Interessen und Ziele Ihres Vorgesetzten kennen, wer für Projekte von entscheidender Bedeutung ist, und die Namen der Familienmitglieder kennen. Bei der Entscheidung, ob Informationen weitergegeben werden sollen oder nicht, müssen Sie einige wichtige Fragen stellen. Die genauen qualifizierenden Fragen, die Sie stellen, hängen von Ihrem Unternehmen und Ihrem Manager Sie können jedoch mit einigen allgemeinen Fragen beginnen. Ist das zum Beispiel wichtig? Ist der Manager der einzige, der sich darum kümmert? Ist es relevant für Ziele? Kann ich mich selbst darum kümmern? Ist die Quelle zuverlässig? Nachdem Sie festgelegt haben, was gesehen werden muss und was nicht, gesehen werden muss und was nicht, muss Ihr Manager nicht mehr mit nutzlosen Informationen oder ablenkenden Anfragen warten nutzlosen Informationen oder ablenkenden Anfragen Lerne nein zu sagen. Ein Teil Ihrer Arbeit als Pförtner besteht darin, nein zu sagen Die Zeit Ihres Vorgesetzten ist wertvoll, und viele Leute werden versuchen, Termine zu vereinbaren, wenn keine verfügbar sind Sie werden Ihren Manager im Laufe des Tages anrufen, um ihn abzulenken Ihren Manager im Laufe des Tages Verkäufer sind darin geschult , an schwulen Tierpflegern vorbeizukommen, aber Sie dürfen ihnen keinen Zutritt gewähren. Egal wie sehr sich die Leute bemühen, du musst nein sagen. Du musst nicht unhöflich sein. Sie können anbieten, eine Nachricht anzunehmen, wenn jemand darauf besteht. Vertriebsmitarbeiter versuchen gelegentlich, den Assistenten direkt zu verkaufen und sich mit ihm anzufreunden In diesem Fall müssen Sie erklären, dass Sie solche Entscheidungen nicht treffen, ohne zu erklären , dass Sie eine Nachricht entgegennehmen Als persönlicher Assistent werden Sie auch mit schwierigen Menschen zu Jeder Assistent muss sich mit schwierigen Menschen auseinandersetzen. Konflikte sind manchmal unvermeidlich, aber sie treten bestimmt auf, wenn Sie üben, Nein zu sagen und Menschen daran zu hindern, ihre Ziele zu erreichen Schwierige Menschen stellen sich vor, Sie müssen Ihre Kampf-und-Flucht-Reaktion unterdrücken und Gespräche führen Also, wie man mit schwierigen Menschen umgeht. Sprich selbstbewusst. Ein passiver Tonfall bedeutet, dass Sie unsicher sind, B durchsetzungsfähig und respektvoll. Adressieren Sie die Anfrage Machen Sie deutlich, dass Sie die Anfrage ablehnen, nicht aber die Person Vermeiden Sie Sarkasmus. Verwenden Sie keinen Sarkasmus und sprechen Sie ihn an, wenn er gegen Sie verwendet wird Ruhen Sie sich aus, formulieren Sie das Problem einer anderen Sicht auf eine andere Art und Weise Kompromiss. In bestimmten Fällen müssen Sie bereit sein, Kompromisse einzugehen. Gelegentlich können schwierige Menschen gefährlich werden. Wenn Sie sich bedroht fühlen, zögern Sie nicht, den Sicherheitsdienst anzurufen. Jetzt musst du auch die Tricks erkennen. Die Leute trainieren und schreiben Artikel über Tricks, mit denen sie an Torhütern vorbeigekommen Verkaufsgespräche und andere Unterbrechungen sind nicht immer offensichtlich Die Leute werden versuchen, dich auszutricksen. Sie müssen sich mit gängigen Tricks vertraut machen , damit Sie sie erkennen können. Tricks können sein. Sie werden den Vornamen des Managers verwenden und den Eindruck erwecken , dass sie Freunde sind. Sie geben nicht freiwillig Auskunft darüber, warum sie anrufen, in der Hoffnung, dass Sie sie durchlassen. Sie werden davon ausgehen und nicht darum bitten, an den Manager weitergeleitet zu werden Sie werden sagen, dass sie wichtige Neuigkeiten haben , die den Manager betreffen Wir verwenden Ihren Vornamen und versuchen, mit mehreren Telefonanrufen mit Ihnen anzufreunden Neben den aufgeführten Tricks gibt es noch viele weitere. Recherchieren Sie nach weiteren Tricks und teilen Sie Geschichten mit anderen Assistenten. Schauen wir uns nun diese Fallstudie an. Laura fühlte sich wohl dabei , Verkaufsgespräche zu führen. Sie macht jeden Tag Tricks und erspart ihrem Manager Kaltanrufe mit hohem Druck. Eines Tages rief Tom jedoch an und bat darum, mit Anthony zu sprechen Anthony war ihr Manager und Tom war sein Bruder. Laura hatte noch nie mit Tom gesprochen, aber er stand auf einer Liste anerkannter Namen, die Anthony ihr gegeben hatte. Also leitete sie den Anruf weiter. Nach ein paar Minuten rief Anthony sie an und sagte ihr, sie solle seine Anrufe vorsichtiger überprüfen. Der Tom, der an diesem Gespräch teilnahm, war nicht sein Bruder, sondern ein Handelsvertreter. Es war das erste Mal, dass es jemandem gelang, an Laura vorbeizukommen. 8. Organisationsfähigkeiten: Organisatorische Fähigkeiten angesichts des PC-Zeitplans , den Assistenten einhalten müssen, organisatorische Fähigkeiten sind für den Erfolg unerlässlich. Sie müssen lernen, Prioritäten zu setzen, planen und auf Ihre Ziele hinzuarbeiten Organisation ist eine Fähigkeit , an deren Verbesserung Sie immer arbeiten können Durch die Implementierung der folgenden Techniken verbessern Sie jedoch Ihre Effizienz als Assistent. Priorisierung Ihrer Arbeitslast wird also effizienter funktionieren, wenn Sie lernen, Ihre Arbeitslast in vier Stufen zu priorisieren Verwenden Sie die Matrix für dringende und wichtige Aufgaben, um Ihre Aufgaben zu identifizieren Den Aufgaben werden Prioritäten zugewiesen, je nachdem, wie dringend und wichtig sie sind sollte oberste Priorität eingeräumt Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sollte oberste Priorität eingeräumt werden. Dies muss sofort erledigt werden. Die zweite Priorität sollte den Aufgaben eingeräumt werden , die zwar wichtig, aber nicht so dringend sind. Wenn Sie genügend Zeit für Aufgaben der zweiten Stufe aufwenden, reduzieren Sie die Anzahl dringender Aufgaben. Planen Sie, diese Aufgaben am selben Tag zu erledigen. Die dritte Stufe umfasst dringende, aber unwichtige Aufgaben , die heute erledigt werden sollten Wenn Sie Aufgaben dieser Stufe ignorieren, können sie sowohl dringend als auch wichtig werden Die unterste Ebene umfasst Aufgaben, die nicht dringend oder wichtig sind Kennzeichnen Sie sie als Aufgaben, die nicht vergessen werden können. Diese Aufgaben können auf den nächsten Tag übertragen werden. Zielsetzung: Sie müssen sich Ziele setzen, um Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren Sie sollten langfristige und kurzfristige Ziele für Ihr Privat- und Berufsleben Es ist wichtig, dass Sie Ihre kurzfristigen Arbeitsziele mit Ihren Managern abstimmen . Es ist auch wichtig, dass Sie sich intelligente Ziele setzen. Ziele können nicht erreicht werden , wenn sie unmöglich sind. Intelligente Ziele erleichtern den Erfolg, weil Sie wissen , dass der Erfolg in Ihrer Reichweite liegt. Was sind also intelligente Ziele? Dabei handelt es sich eigentlich um Kommentare zu S für spezifisch, M für messbar, A für erreichbar, R für relevant, T für aktuell Konkrete Ziele müssen also spezifisch sein. Ein Beispiel für ein bestimmtes Ziel ist die Beantwortung aller messbaren E-Mails. Messbare Ziele ermöglichen es Ihnen, zu erkennen, wann sie erreicht wurden Recherchieren Sie zum Beispiel täglich 1 Stunde lang, erreichbar. Alle Ziele, insbesondere kurzfristige Ziele müssen erreichbar sein Zum Beispiel ist es wahrscheinlich nicht möglich, ein Projekt eine Woche früher abzuschließen . Relevant. Ziele müssen für Ihre Situation relevant sein. Das Ziel, eine neue Sprache zu lernen, ist ein Finanzprojekt wahrscheinlich nicht relevant . Ziele erfordern bestimmte Fristen. Schließen Sie das Projekt beispielsweise am nächsten Freitag bis 17:00 Uhr ab. Planen Sie heute für morgen. Sie sollten den nächsten Tag einplanen , an dem der aktuelle Tag endet. Es ist nicht möglich, jeden Tag in der Woche zu planen , da sich Ihre Aufgaben und Prioritäten ändern werden. Sie müssen bis zum Ende des Arbeitstages warten , um für morgen zu planen Führen Sie alle Besprechungen, Termine und relevanten Ereignisse in Ihrem Plan auf Notieren Sie sich Aufgaben für heute und erledigen Sie sie, um sie mit neuen Aufgaben für morgen zu kombinieren. Erstelle eine Liste aller Aufgaben für den Tag und priorisiere sie. Fügen Sie die Aufgaben aus der Liste entsprechend ihren Prioritäten zu Ihrem Plan entsprechend ihren Prioritäten zu Wenn Sie sich am Ende des Tages die Zeit nehmen, um zu planen, können Sie am nächsten Morgen Zeit sparen und sich auf Ihren Plan konzentrieren. Auf Kurs bleiben. Ihre organisatorischen Fähigkeiten auf Kurs zu halten ist einfacher, Ihre organisatorischen Fähigkeiten auf Kurs zu halten als getan. Ihr Leben kann auf Papier organisiert sein. Aber es ist leicht, überwältigt zu werden , wenn die Probleme und Ablenkungen Wenn Sie jedoch auf Kurs bleiben, wird es Ihnen das Leben leichter machen und Ihre Produktivität steigern Hier finden Sie Tipps, um auf Kurs zu bleiben. D Unordnung. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und frei von Unordnung Legen Sie Dateien und Dokumente weg, sobald Sie mit ihnen fertig sind, und nutzen Sie am Ende eines jeden Tages Technologien, Software und Apps, die Ihnen zur Verfügung stehen, damit Sie Ihren Zeitplan einhalten Zwei-Minuten-Regel. Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, z. B. das Ablegen eines Papiers, das Sie nicht mehr verwenden, führen Sie sie aus. Wird verhindern, dass sich bei kleinen Aufgaben das Gleichgewicht anhäuft Planen Sie Ihre persönlichen Lebensbedürfnisse, wie Bewegung und Hobbys, flexibel Ihr Zeitplan ist nicht in Stein gemeißelt. Seien Sie bereit, ihn gegebenenfalls anzupassen. Schauen wir uns nun diese Fallstudie an. Alan entschied, dass er sich organisieren würde. Er setzte sich intelligente Ziele, priorisierte seine Aktivitäten und legte seinen Zeitplan fest, aber sein Plan begann am zweiten Tag zu scheitern weil Alans Manager ihm ein Notfallprojekt zum Abschluss gab ihm ein Notfallprojekt zum Abschluss Seine Ausfallzeiten waren vorbei, und er konnte den von ihm erstellten Zeitplan auf keinen Fall einhalten Alan beschloss, nicht mehr zu versuchen, ihn zu organisieren und sich darauf zu konzentrieren, den Notfall zu bewältigen, den ihm sein Chef gegeben hatte. 9. Lektion 7 ED: Richtlinien zur Vertraulichkeit. Als Assistent werden Sie mit vertraulichen Informationen vertraut Es ist unerlässlich, dass Sie lernen, mit diesen Informationen umzugehen und zu verhindern dass vertrauliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen Einhaltung der Datenschutzrichtlinien macht Sie zu einem besseren Assistenten und erhöht das Vertrauen Ihres Arbeitgebers in Sie, Ihre Vertraulichkeitspflicht Vertraulichkeit ist eine Ihrer grundlegenden Pflichten als Assistent. Sie werden Zugang zu Unternehmensgeheimnissen, Mitarbeiterakten und Finanzinformationen haben. Wenn Sie Informationen nicht vertraulich behandeln, schadet dies Ihrem Ruf und dem Ruf Ihres Unternehmens. Unter bestimmten Umständen verstößt mangelnde Vertraulichkeit gegen das Gesetz. Die Personalabteilung wird Informationen zu diesem Thema haben. Sie müssen alle Informationen, auf die Sie bei der Arbeit stoßen, vertraulich behandeln. Teilen Sie keine Informationen mit Freunden, Kollegen, Kunden usw. Es sei denn, Ihnen wird ausdrücklich mitgeteilt, dass es gemeinfrei Die meisten Verstöße gegen die Vertraulichkeit sind nicht böswillig. Es stimmt zwar, dass manche Menschen von Gier oder Rache motiviert sind , eine Verletzung der Vertraulichkeit kann durch Versuche verursacht werden , Konkurrenten oder Kunden zu beeindrucken Mildernde Umstände können auch zu Verstößen führen, was bedeutet, dass Sie müssen vorsichtig mit vertraulichen Informationen umgehen. Wiederholen Sie niemals etwas, das mit Ihrer Arbeit zu tun hat, auch wenn Ihnen die Leute sagen, dass sie wissen, diplomatisch und diskret sein können. Als Assistentin wird von Ihnen erwartet, dass Sie am Arbeitsplatz und im Umgang mit anderen Menschen diplomatisch und diskret sind . Sie befinden sich aufgrund all der Informationen, mit denen Sie umgehen, in einer einzigartigen Position aufgrund all der Informationen, mit denen Sie umgehen, Sie müssen vorsichtig sein, was Sie sagen, wem Sie es sagen und wo Sie es sagen. Nehmen Sie nicht am Klatsch von Mitarbeitern teil und diskutieren Sie niemals in der Öffentlichkeit über sensible Informationen Seien Sie diplomatisch, wenn Sie sich weigern, sich dem Klatsch anzuschließen. Lehnen Sie die Aktion ab, aber nicht die Menschen. Wenn Sie wichtige Informationen von unwichtigen trennen , werden Sie auf faszinierende Korrespondenz stoßen , die Sie nicht Sie müssen dem Drang widerstehen, die Informationen zu untersuchen oder voreilige Schlüsse Geben Sie einfach Informationen weiter ohne hypothetische Fragen zu stellen Arbeitgeber erwarten dieses Maß an Diskretion von einem persönlichen Assistenten, Daten schützt. Aufgrund der sensiblen Natur der Informationen, mit denen Sie umgehen, müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten sicher aufbewahrt der sensiblen Natur der Informationen, mit denen Sie umgehen, müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen , dass die Daten sicher Das Unternehmen sollte über Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um physische Kopien von Informationen zu schützen, und möglicherweise müssen Sie Ihre Dateien protokollieren. Die Daten auf Ihrem Computer benötigen jedoch zusätzliche Sicherheit. Machen Sie ein paar einfache Schritte, um sicherzustellen , dass Ihre Daten sicher sind. Hier sind also einige Schritte, die Sie unternehmen müssen. Erkundigen Sie sich bei der IT-Abteilung, ob die Sicherheit und Software auf Ihrem Computer auf dem neuesten Stand sind. Öffnen Sie keine E-Mails, wenn Sie den Absender nicht kennen. Erstellen Sie ein sicheres Passwort mit Zahlen und Symbolen und speichern Sie es nicht auf Ihrem Computer. Aktivieren Sie den Kennwortschutz, protokollieren Sie Ihren Computer und verschlüsseln Sie vertrauliche Dateien Was nun in brenzligen Situationen zu tun ist? Wenn Sie als Assistent arbeiten, werden Sie sich in brenzligen Situationen wiederfinden werden Sie sich in brenzligen Situationen Sie müssen vorsichtig mit ihnen umgehen. Diese Situation wird unterschiedlich sein Unabhängig von der Situation müssen Sie Problemlösungen implementieren, um damit umzugehen. Mögliche Situationen und Tratsch unter den Mitarbeitern führen zu Produktivitätseinbußen . Ihr Manager freundet Sie auf Facebook an, ein Mitarbeiter gibt zu viele Informationen Sie glauben, dass jemand von der Firma stiehlt. Die Problemlösung folgt einem Grundmuster. Identifizieren Sie das Problem, betrachten Sie das Problem objektiv. Entwickeln Sie Ideen identifizieren Sie die Risiken und Vorteile der einzelnen Lösungen Treffen Sie eine Entscheidung. Schauen wir uns nun diese Fallstudie an. Ein Mitarbeiter wird hinzugezogen, um bei der Einführung eines neuen Produkts zu helfen. Sie ist verantwortlich für die Überwachung, Fokusgruppen und die Berichterstattung über das Feedback. Das Produkt ist nicht vollständig und immer noch geheim. Jeder wurde gewarnt, das Projekt nicht zu besprechen. Eines Tages sieht man, wie der Mitarbeiter während des Mittagessens mit einigen Kollegen über die Änderungen im Design spricht. Die Mitarbeiter sind nicht Teil des Projekts. Als sie getadelt wurde, erklärte die Mitarbeiterin , dass ihre Freunde das Unternehmen nicht verraten würden. Es war sicher, mit ihnen zu sprechen, und sie gab keine Was denkst du über diesen Fall? Denk darüber nach. War es richtig, so zu handeln? 10. Spezielle Aufgaben: Besondere Aufgaben als gültiger Assistent. Sie sollten bereit sein, besondere Rollen und Aufgaben zu übernehmen. Sie werden feststellen, dass Sie mit Kunden interagieren und soziale Medien verwalten. Möglicherweise verwalten Sie Projekte und veranstalten Messen. Mit ein wenig Übung und Recherche Sie für jede Situation gerüstet. Schauen wir uns nun die Fähigkeiten im Projektmanagement an. Viele Assistenten spielen auch eine Rolle als Projektmanager für ihre Arbeitgeber. Sie müssen die Grundlagen des Projektmanagements verstehen , um erfolgreich zu sein. fünf Schritte des Projektmanagements sind Start, Planung , Ausführung, Verwaltung und Abschluss. Der Start beinhaltet Sie nicht, da er die Auswahl eines Projekts und eines Projektmanagers beinhaltet. Der nächste Schritt ist die Planung. In dieser Phase legen Sie fest , Schritte für das Projekt erforderlich sind Dazu gehören eine Risikoanalyse, eine Schätzung der Ressourcen, ein Projektstrukturplan, Reihenfolge der Aktivitäten, ein Zeitplan, ein Budget, Risikoanalyse und Kommunikationssysteme. Vieles davon wird für Sie entschieden. Ausführung In dieser Phase sind Sie dafür verantwortlich, dass die Aufgaben für das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden. Verwalten. Sie verwalten ein Projekt indem Sie Statusberichte über den Fortschritt erstellen. Die Statusberichte werden an den Manager gesendet und schließen das Projekt ab, indem Sie eine Zusammenfassung des Projekts verfassen , in der Umfang, Änderungen, gewonnene Erkenntnisse, Auswirkungen und Erfolge aufgeführt sind. Kommen wir nun zu den Messen. Eine Messe bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, das Produkt oder die Dienstleistung, die das Unternehmen anbietet, auszustellen. Messen sind der perfekte Ort, um neue Kunden zu finden und Interesse an dem Produkt zu wecken. Ihre Rolle auf den Messen kann variieren. Wahrscheinlich müssen Sie die Messe planen und koordinieren, aber es besteht die Möglichkeit, dass Sie daran teilnehmen müssen. Wenn Sie teilnehmen, bereiten Sie die folgenden Aufgaben helfen Sie beim Aufbau des Standes. Entwickeln und präsentieren Sie alle Vorführungen, interagieren Sie mit potenziellen Kunden. Vorführungen auf Messen sind Werbemöglichkeiten. Sie müssen die Präsentation auf Ihr Publikum zuschneiden. Sie sollten beispielsweise Möglichkeiten zur Kosteneinsparung für CEOs und Innovationen für CEOs und Innovationen für IT-Käufer nutzen, indem Sie mit Kunden interagieren Assistenten müssen persönlich mit Kunden am Telefon und per E-Mail interagieren persönlich mit Kunden am Telefon und per E-Mail Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer Kommunikation freundlich und professionell sind. Bauen Sie eine Beziehung zu Kunden auf, indem sich deren Namen, Interessen und Bedürfnisse merken Führen Sie eine Referenzliste, um Ihnen zu helfen. Sie sind bereits mit E-Mail- und Telefonetikette vertraut. Jetzt müssen Ihre persönlichen Interaktionen verfeinert werden , damit Sie das Gesicht des Unternehmens werden können Interaktionen von Angesicht zu Angesicht, Pflege, seien Sie gut gepflegt und kleiden Sie sich professionell. Körpersprache. Zappeln Sie nicht und achten Sie auf Ihre Haltung und Mimik, rechte Seite Beeinflussen Sie Menschen, indem Sie auf ihrer rechten Seite bleiben und Gesten verwenden, indem Sie offene, aber begrenzte Handgesten verwenden, um vertrauenswürdig zu wirken Ich beuge mich mit offener Körperhaltung nach vorne, um Interesse zu signalisieren. Als nächstes kommt das Social Media Management. Soziale Medien sind ein wichtiges Instrument auf persönlicher und beruflicher Ebene. Möglicherweise sind Sie für die Verwaltung der sozialen Medien des Unternehmens verantwortlich , aber Sie müssen auf jeden Fall Ihre eigenen verwalten. Unabhängig von der Plattform, die Sie verwenden, müssen Sie darauf achten, dass Sie sich professionell präsentieren Sobald Sie einer Plattform beigetreten sind, wählen Sie die erforderliche Sicherheit und folgen Sie Seiten und Personen , die Sie interessieren Jetzt sind Sie bereit, Beziehungen aufzubauen und berufliche Beziehungen aufzubauen. Veröffentlichen Sie Links zu Ihrem Job, erstellen Sie überzeugende Status-Updates, verlinken Sie Unternehmensblogs, verlinken Sie Bilder und Videos, loben Sie andere, feiern Sie alle Erfolge Nutze soziale Medien vorsichtig. Menschen haben aufgrund fragwürdiger Beiträge ihren Arbeitsplatz verloren aufgrund fragwürdiger Beiträge Wenn Sie sich fragen, ob etwas angemessen ist oder nicht, seien Sie vorsichtig Schauen wir uns nun diese Fallstudie an. Jenna war nervös neue Kunden auf einer Messe zu treffen Sie zappelte und biss sich Nägel, bevor die Show Sie lernte die Vorführungen auswendig und war bereit Als die Show begann, hatte Jenna Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren. Sie stotterte und verlagerte ihr Gewicht, während sie sprach, sodass sie keine Verkäufe tätigte Nach der Messe teilte ihr Manager ihr mit, dass sie geschult werden müsse, um mit der Öffentlichkeit umgehen zu können, bevor er sie zu einer anderen Messe mitnehmen würde sie zu einer anderen Messe mitnehmen 11. Fazit ED: Hey, herzlichen Glückwunsch. Sie haben diesen Kurs abgeschlossen. Ich hoffe, dass Ihre Reise zum Verständnis der Fähigkeiten, die erforderlich sind , um eine effektive Führungskraft oder ein persönlicher Assistent zu sein , gerade erst begonnen hat. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihren Aktionsplan zu überprüfen und zu aktualisieren. Dies wird ein wichtiges Instrument sein, Sie Ihre Fortschritte in den kommenden Tagen, Wochen, Monaten und Jahren steuern können. Und hier sind die gewonnenen Erkenntnisse, Zeitmanagementstrategien, effektive Kommunikation, wie man Bedürfnisse antizipiert, Büromaschinen und Fähigkeiten, wie man ein Pförtner wird , Und zum Schluss möchte ich mit Ihnen Worte von den Weisen teilen Peter Ducker, Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Steve Dobbs, sei ein Maßstab für Qualität. Manche Menschen sind nicht an ein Umfeld gewöhnt, in dem Exzellenz erwartet Das Zusammenkommen von Henry Ford ist ein Anfang. Zusammenbleiben ist ein Fortschritt. Zusammenarbeiten ist ein Erfolg. Vielen Dank für Ihre Anwesenheit. Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre neue Karriere.