Grundlegende Kenntnisse für Administratoren und Büromanager

1. Einführung in den Kurs: Dort und willkommen. Ich freue mich sehr, dass du dich für diesen Kurs entschieden hast. ob Sie gerade erst in die Welt der Verwaltung einsteigen oder ob Sie schon eine Weile hinter den Kulissen Dinge verwalten, dies ist Ihre Chance, auf Ihren Fähigkeiten aufzubauen und dafür zu sorgen, dass das Büro reibungslos und effizient Verwaltungsverfahren mögen nicht glamourös sein, aber sie sind für den Erfolg jedes Unternehmens unerlässlich Ein gut geführtes Büro reduziert Missverständnisse und hilft, häufig auftretende Fehler zu vermeiden Indem Sie dem Verwaltungsbüro Priorität einräumen, können Sie klare Richtlinien und Verfahren festlegen, die jeder versteht und unterstützt Wir sorgen dafür, dass das Büro von Tag zu Tag reibungsloser läuft. Schauen wir uns also die Ziele des Kurses an. Untersuchungen haben immer wieder gezeigt , dass Lernen leichter und schneller erreicht werden kann, wenn klare Ziele mit dem Lernen verknüpft werden. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund unsere Ziele für heute überprüfen. Am Ende dieses Kurses sollten Sie in der Lage sein, einen Ordner zu organisieren, wichtige Informationen leicht zugänglich und leicht zu aktualisieren sind. Entwickeln Sie Büroabläufe, die Struktur schaffen und Verwirrung vermeiden. Erstellen Sie Checklisten, die die täglichen Aufgaben vereinfachen und die Konsistenz verbessern Verstehen Sie die Nachfolgeplanung, damit Ihr Team immer für die Zukunft gerüstet ist Sammeln Sie die richtigen Tools, um effizient, organisiert und vorbereitet zu bleiben . Also bist du bereit? Lassen Sie uns eintauchen und diese grundlegenden Fähigkeiten gemeinsam aufbauen. Wir sehen uns in der nächsten Lektion. 2. Warum Ihr Büro Verwaltungsverfahren benötigt: Warum Ihr Büro Verwaltungsverfahren benötigt. Verwaltungsverfahren sind mehr als verbindliche Richtlinien. Sie werden eingeführt, um das Überleben des Unternehmens in jedem Fall oder in jeder Situation zu sichern das Überleben des Unternehmens in jedem Fall oder in jeder , von Katastrophen bis hin zur Umstellung auf grundlegende tägliche Aktivitäten. Verwaltungsverfahren regeln sie alle, wenn sie korrekt Geschäftskontinuität, Nachfolgeplanung, Prüfungsanforderungen und Sanierungsplanung sind alle Teil der Verwaltungsverfahren. Geschäftskontinuität. Geschäftskontinuität wird auch als Geschäftskontinuität bezeichnet. Es ist der Plan, um ein Unternehmen im Falle einer Katastrophe am Laufen zu halten , sowohl während als auch nach der Katastrophe die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, müssen zunächst die wesentlichen Aufgaben identifiziert werden. Dazu gehören Artikel und Dienstleistungen , die für das Funktionieren des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Dies wird je nach Organisation unterschiedlich sein, aber dazu gehören Technologie, Mitarbeitersicherheit, Sound und Struktur usw., Maßnahmen zur Geschäftskontinuität und festgelegte Risiken, denen das Unternehmen wahrscheinlich ausgesetzt sein wird, sei es IT, Sabotage Analysieren Sie die Auswirkungen jedes Risikos oder Gefahr, die Sie entdecken auf einen anderen Aspekt des Unternehmens, der Sicherheit, der Funktionen, der Vermögenswerte usw. fest, wie lange Ihr Unternehmen funktionieren könnte, wenn eines dieser Risiken eintreten würde, und welche Maßnahmen zur Wiederherstellung erforderlich wären Entwickeln Sie ein Team und Strategie, um die potenziellen Probleme anzugehen. Entwickeln Sie einen Plan und dokumentieren Sie jeden Schritt, bevor Sie ihn mit dem Rest des Teams teilen. Testen Sie den Plan mithilfe verschiedener Methoden wie Übungen, Komplettlösungen und Checklisten. Bei der Nachfolgeplanung und einer erfolgreichen Nachfolgeplanung wird ein Pool an Talenten aufgebaut, erfolgreichen Nachfolgeplanung wird ein Pool an Talenten aufgebaut sodass es mehr als genug qualifizierte Kandidaten gibt, um offene Stellen in Führungspositionen zu besetzen zu Diese Strategie erfordert die Rekrutierung qualifizierter Talente, Schaffung eines Talentpools und Identifizieren Sie Ziele und Vorgaben. allgemeinen Zielen gehören Rentabilität, Mitarbeiterbindung, Service und Produktivität. Identifizieren Sie die Bedürfnisse im Unternehmen, können die Veränderungen in der Verantwortung verschiedener Positionen, die das Unternehmen entwickelt, erkennen, Trends in der Belegschaft erkennen, die Veränderungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens verstehen , z. B. eine alternde Belegschaft, entwickeln Sie den Mitarbeiterpool, ermitteln Sie, wo Mitarbeiter zu finden die Lücken im Rahmen von Rekrutierungskampagnen, sozialen Medien usw. zu schließen. Entwickeln Sie einen Plan, um sie zu motivieren, sobald sie ausgewählt wurden. Interne und externe Prüfanforderungen. Sowohl interne als auch externe Audits sind wichtig um Risiken zu identifizieren , denen Unternehmen ausgesetzt sind. Die interne Prüfung befasst sich mit der Wirksamkeit und Zuverlässigkeit der Verwaltungskontrollen. Ein internes Audit befasst sich auch mit der Genauigkeit der Aufzeichnungen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Maßnahmen des Managements. Interne Audits und externe Audits ähnlich: Der interne Prüfer ist ein Mitarbeiter des Unternehmens , das er oder sie prüft Der externe Prüfer ist kein Angestellter und erstellt einen Bericht, der sich auf die Finanzen, die Geschäftstätigkeit und die Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmen stützt Geschäftstätigkeit und die Einhaltung der Vorschriften Sowohl interne als auch externe Prüfer geben auf der Grundlage ihrer Einschätzungen Empfehlungen Sowohl der interne als auch der externe Prüfer muss unabhängig und objektiv sein, qualifiziert sein, angemessene Tests durchführen, angemessene Unterlagen und Maßnahmen vorlegen, eine Überprüfung und Überprüfung durchführen und einen Bericht vorlegen, der von den zuständigen Stellen, wie dem Vorstand, geprüft wird von den zuständigen Stellen, wie dem Vorstand, geprüft wird wie dem Vorstand Sanierungsplanung. Die Wiederherstellungsplanung geht mit der Geschäftskontinuität einher. Wiederherstellungsplanung oder Notfallwiederherstellungsplanung ist der Prozess, der eingeführt wird, um Daten, Software, Hardware und Personal wiederherzustellen , die ein Unternehmen benötigt, um nach einer Katastrophe mit dem Backup zu beginnen Schritte zur Wiederherstellungsplanung, Identifizierung kritischer Systeme und deren Priorisierung sowie Identifizierung potenzieller Risiken Legen Sie Strategien für Daten, Technologie, Lieferanten, Mitarbeiter und Einrichtungen Erstellen Sie einen Plan mit schrittweisen Anweisungen auf der Grundlage der erkannten Strategien, testen Sie den Wiederherstellungsplan und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Fallstudie: Sharon arbeitete 26 Jahre in derselben Firma Sie stand kurz vor der Pensionierung und fragte ihren Vorgesetzten, ob sie ihre Hilfe bei Ausbildung ihres Nachfolgers benötige Sie war überrascht zu erfahren, dass niemand für ihre Position kandidierte. Und sie ging in einem Monat in den Ruhestand. Ihr Vorgesetzter erklärte , dass sie Schwierigkeiten hätten, jemanden zu finden, der qualifiziert wäre, sie zu ersetzen. 3. Zusammenstellen der richtigen Tools: Die richtigen Tools zusammenstellen. Jede Aktivität erfordert die Verwendung der richtigen Tools, und das Verwaltungsbüro ist keine Ausnahme. Verwaltungsmappen und andere Materialien sind notwendige Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt erledigt werden Indem Sie die erforderlichen Informationen sammeln und diese Tools finden, vermeiden Sie Verwirrung und stellen sicher, dass Ihre Verfahren korrekt ausgeführt werden Ordner, Verwaltungsmappen, enthalten Anweisungen zu Verwaltungsverfahren, die alle Mitarbeiter verwenden können Wählen Sie zunächst einen Ordner aus und sammeln die erforderlichen Trennblätter und Schutzfolien einen Ordner zu erstellen, müssen Sie den Überblick über die täglichen Abläufe behalten Sie müssen auch eine Liste mit Verantwortlichkeiten für verschiedene Jobs erstellen. Die Liste sollte tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben enthalten . Die Mappe muss grundlegende Verfahren enthalten. Beginnen Sie mit den Stellenbeschreibungen und befragen Sie verschiedene Mitarbeiter , um ihre Aufgaben zu bestimmen. werden wir ausführlich besprechen, welche Informationen In der nächsten Lektion werden wir ausführlich besprechen, welche Informationen benötigt werden und wie sie gesammelt werden können. Der Ordner sollte auch grundlegende Ressourcen wie Telefonlisten, Standorte und Planungschecklisten enthalten grundlegende Ressourcen wie Telefonlisten, Standorte und Planungschecklisten Dies ist je nach Organisation unterschiedlich, aber Technologieführer und andere Informationen, die über Unternehmenssysteme benötigen, sollten ebenfalls enthalten sein Abschnittsteiler. Abschnittsteiler werden verwendet, um den Ordner physisch in verschiedene Abschnitte zu unterteilen den Ordner physisch in verschiedene Abschnitte , sodass Informationen leichter zu finden sind Nachdem Sie alle relevanten Informationen gesammelt haben, organisieren Sie sie und erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis Das Inhaltsverzeichnis hilft Ihnen bei der Unterteilung der einzelnen Abschnitte. Wir werden uns später speziell mit dem Inhaltsverzeichnis befassen. Die Abschnitte und Themen variieren je nach Organisation, müssen jedoch klar und übersichtlich organisiert sein . Verwenden Sie Schutzfolien mit Klebeband als Abteilungsteiler, um das Auffinden bestimmter Informationen zu erleichtern zu erleichtern Schutzfolien und Schutzfolien sind notwendig, um den Ordner vor Unfällen und verschütteten Flüssigkeiten zu schützen Abteilungsteiler sollten Schutzfolien mit Klebeband verwendet werden. Seiten im Ordner müssen normale Schutzfolien ohne Klebestreifen verwendet werden Hochbelastbare Schutzfolien werden für Seiten empfohlen, die häufig verwendet werden, z. B. für Vorlagen, Telefonlisten Es ist nicht notwendig, jede Seite in Schutzfolien zu legen jede Seite in Wenn Sie den Großteil der Seiten außerhalb der Schutzfolien lassen ist es einfacher, bei Bedarf Änderungen an den Informationen Ordner von Umschlag zu Umschlag. Sobald Sie alle Elemente gesammelt haben, die für die Erstellung einer Mappe benötigt werden, legen Sie fest, was enthalten sein soll , und ordnen Sie die Informationen Es ist Zeit, alles in den Ordner zu legen. Die Wahl des richtigen Bindemittels ist wichtig. Die Informationen im Ordner sollten vollständig eingeschlossen sein , damit sie sicher aufbewahrt werden. Die Ordner müssen von Anfang bis Ende überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie vollständig eingeschlossen sind Die Größe des üblicherweise für diesen Zweck verwendeten Ordners sollte 1,5 Zoll und 2 Zoll breit Es ist wichtig, einen Ordner zu wählen, der groß genug ist , um bei Bedarf Seiten hinzuzufügen. Darüber hinaus kann die Auswahl eines zu kleinen Ordners dazu führen, dass die Seiten reißen und herausfallen , wenn der Ordner verwendet wird. Fallstudie. Aaron wurde angewiesen, eine Verfahrensmappe mit den ihm zur Verfügung stehenden Tools zu erstellen . Er konnte einen 1-Zoll-Binder und ungenutzte Schutzfolien finden einen 1-Zoll-Binder und ungenutzte Schutzfolien Als er den Ordner zusammenstellte, wurde ihm klar, dass er eng anliegen würde Um Abschnittstrennungen zu erstellen, platzierte er Notizen zwischen den Abschnitten Beim Durchblättern fielen Seiten heraus, und auch die Abschnittsteiler fielen 4. Festlegen der einzubeziehenden Verfahren: Festlegung der Verfahren bei der Erstellung einer Verwaltungsmappe berücksichtigt werden sollen, ist es wichtig, die erforderlichen Verfahren auszuwählen . Wenn Sie zu viele Informationen in eine Mappe packen, wird die Navigation schwierig. Wenn Sie jedoch nicht genügend Informationen in einen Ordner legen , ist er nutzlos. Indem Sie verschiedene Aufgaben im Auge behalten, mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten und sich der täglichen Aktivitäten bewusst sind, können Sie die besten Verfahren finden. Aufgaben für einige Tage verfolgen. Um die Verfahren zu identifizieren, die Sie einbeziehen müssen, ist es notwendig, Aufgaben einige Tage lang nachzuverfolgen. Sie sollen Ihnen helfen, die folgenden Informationen zu identifizieren . Aufgaben verfolgen. Ermitteln Sie, welche Operationen im Rahmen der Position ausgeführt werden. Stellen Sie die Tools fest, die regelmäßig verwendet werden. Entdecken Sie die Informationen, die regelmäßig konsultiert werden. Stellen Sie fest, welche Ereignisse und Besprechungen sich wiederholen. Verfolge diese Informationen mithilfe von Apps und Organisationstools oder schreibe Notizen Wählen Sie die Methode, die für Sie am besten geeignet ist. Sobald die Informationen gefunden wurden, können Sie die Verfahren, die Sie in den Ordner aufnehmen müssen, eingrenzen . Wenden Sie sich an andere Mitarbeiter, um Ideen für Feedback zu erhalten. Die Festlegung der einzubeziehenden Verfahren ist keine einseitige Entscheidung Es ist wichtig, Feedback von den Mitarbeitern einzuholen und sie nach ihren Vorstellungen darüber zu fragen , welche Verfahren in die Verwaltungsmappe aufgenommen werden müssen in die Verwaltungsmappe aufgenommen werden Nutzen Sie mehrere Feedback-Methoden um sicherzustellen, dass Sie so viele Informationen wie möglich sammeln . Feedback-Methoden, Umfragen, Fokusgruppen, Treffen, Fragebögen, Bewertungen, Felder mit Vorschlägen Es ist wichtig zu betonen, dass Sie die Mitarbeiter vorbereiten müssen, bevor Sie sie um Feedback bitten Geben Sie ihnen Zeit, ihre eigenen Aufgaben zu analysieren und die relevantesten Informationen bereitzustellen. Schreiben Sie die täglichen Aufgaben auf. Wir haben bereits festgestellt , dass es wichtig ist, tägliche, wöchentliche und jährliche Aufgaben zu notieren . Tägliche Aufgaben sollten mindestens fünf Tage lang aufgezeichnet werden , damit Sie feststellen können, welche Aufgaben Sie täglich tatsächlich erledigen. Die Zeit, die Sie für die Erledigung einzelnen Aufgaben benötigen, müssen ebenso aufgezeichnet werden wie die Aufgabe selbst. Sie können Ihre Aufgaben am Ende eines jeden Tages aufschreiben oder Pausen einlegen, um Ihre Aufgaben im Laufe des Tages regelmäßig aufzulisten . Sie können auch Apps verwenden, um Ihre Aktivitäten im Auge zu behalten. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Sie die Aufzeichnung Ihrer täglichen Aufgaben vervollständigen , bevor Sie das Büro verlassen. Behalten Sie den Überblick mithilfe einer Tabelle. Wenn Sie verschiedene Aufgaben verfolgen, um zu bestimmen, welche Verfahren in den Ordner aufgenommen werden sollen, ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, welche Aufgaben täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich usw. erledigt werden Das geht am besten mit einer Tabelle. Schauen Sie sich die folgende Tabelle als Beispiel an. Möglicherweise müssen Sie Zeiten für Ihre Aufgaben hinzufügen. Beispielsweise kann die Gehaltsabrechnung zweimonatlich und die Besprechungen zweiwöchentlich Fallstudie: Joanne versuchte, den Überblick über ihre Aktivitäten zu behalten, aber sie war versuchte, den Überblick über ihre Aktivitäten zu behalten, aber sie sehr beschäftigt. Sie hatte vor, die Aufgabe aufzuzeichnen , sobald sie das Büro verließ Aber als sie nach Hause zurückkehrte, konnte sie sich nicht mehr an alles erinnern , was sie an diesem Tag getan hatte. Um das Ganze abzurunden, hatte sie keine Ahnung wie lange sie brauchte, um eine der Aufgaben zu erledigen. Sie beschloss, aufzulisten, woran sie sich erinnerte wie lange es ihrer Meinung nach dauern würde, jede einzelne zu erledigen. Sie tat dies einige Tage lang und nutzte die Informationen, um ihre Osioren zu identifizieren 5. Die fünf wichtigsten aufzuzeichnenden Verfahren: Die fünf wichtigsten aufzuzeichnenden Verfahren. Beim Erstellen eines Ordners ist es nicht möglich, alle Prozeduren gleichzeitig zu bearbeiten. die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie sich auf fünf Verfahren beschränken. Wählen Sie zunächst die fünf wichtigsten Verfahren aus, die Sie aufzeichnen müssen , sobald Sie die fünf wichtigsten Verfahren identifiziert haben Verwenden Sie eine Vorlage und schreiben Sie detaillierte Verfahren, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungsverfahren korrekt und effektiv sind. Verwenden Sie eine Vorlage, um von Track zu Track konsistent zu bleiben. kann schwierig sein, Konsistenz zu erreichen, wenn Sie von Track zu Track wechseln Durch die Verwendung einer Vorlage wird Kohärenz zwischen den einzelnen Verfahren verbessert Es stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, aber Sie können auch Ihre eigene Vorlage erstellen und sie an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen. Was sollte in einer Vorlagenabteilung enthalten sein? Die Abteilung, in die die Verfahren fallen. Kategorie, die Abteilung, die die Verfahren fallen, unter Buchhaltung, Personalwesen usw. Beruf, Berufsbezeichnung der Person, die normalerweise das Verfahren durchführt, Zweck und Grund für die Durchführung der Verfahren Erklärung. In der Grundsatzerklärung werden die Maßnahmen und das Verhalten beschrieben, die gemäß den Active Voice-Vorschriften erforderlich sind. Führen Sie alle Gesetze und Vorschriften auf, für die die Richtlinie gilt. Verwandte Informationen. Führen Sie alle Richtlinien, Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit der neuen Richtlinie auf. nach Umfang und Komplexität Ihrer Verfahren müssen Sie möglicherweise auch Schlüsselwörter, Definitionen Je nach Umfang und Komplexität Ihrer Verfahren müssen Sie möglicherweise auch Schlüsselwörter, Definitionen und Hintergrundinformationen angeben. Seien Sie so detailliert wie möglich. Wenn Sie ein Verfahren aufzeichnen, müssen Sie so spezifisch wie möglich sein. Geben Sie alle Einzelheiten an, an die Sie sich erinnern können, dass das Verfahren aufgezeichnet werden muss, damit jeder es ohne Aufsicht durchführen kann. Schreiben Sie die einzelnen Schritte Ihres Prozesses auf und überprüfen Sie sie sorgfältig, um festzustellen, ob Sie weitere Schritte erläutern oder ergänzen müssen. Überspringen Sie keine Schritte, um Zeit oder Platz zu sparen. Vermeiden Sie andererseits lange, wortreiche Anweisungen, die Ihre Leser überfordern und verwirren könnten den Anweisungen muss es sich um kurze Befehle handeln, z. B. um sich auf der folgenden Website in das Portal einzuloggen Ein Beispiel für eine Anweisung, die zu lang und wortreich ist, wäre Gehen Sie auf die Website und melden Sie sich mit Ihrem Passwort Portal an, damit Sie die gesammelten Informationen eingeben können die gesammelten Informationen eingeben Verwenden Sie Aufzählungspunkte anstelle von Absätzen. Die Schritte, die Sie für Verfahren angeben , müssen klar und einfach zu befolgen sein. Hier wird die Formatierung wichtig. Anstatt die Anweisungen im Absatzformat zu schreiben, verwenden Sie stattdessen Aufzählungspunkte. Aufzählungspunkte erregen die Aufmerksamkeit Ihrer Leser. Sie sind einfach zu bedienen und bieten grundlegende, präzise Informationen Aufzählungspunkte erleichtern es den Benutzern auch ihren Platz zu behalten, wenn sie die von Ihnen angegebenen Schritte Jeder Schritt sollte einen eigenen Aufzählungspunkt haben. Bitten Sie jemanden, das Verfahren auszuführen , bevor Sie Ihre Arbeit mit der Aufzeichnung eines Verfahrens abschließen Sie müssen sicherstellen, dass das Verfahren wirksam ist. Dazu muss das Verfahren getestet werden. Suchen Sie sich einen Freund oder Kollegen, um das Verfahren so durchzuführen, wie Sie es aufgeschrieben haben. Es ist wichtig, dass die Person, die die Verfahren durchführt, dies ohne Anweisung oder Einmischung von Ihnen tut. Das schriftliche Verfahren muss eigenständig sein können. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, bitten Sie die Person um Feedback. Hier sind also einige Fragen, die Sie stellen Waren alle Anweisungen klar? Hatten Sie das Gefühl, dass irgendwelche Schritte fehlten? War eine der Anweisungen verwirrend? Konnten Sie das Verfahren abschließen? Was würden Sie, wenn überhaupt, an der Fallstudie zum Verfahren ändern ? Matilda zeichnete die fünf wichtigsten Verfahren und führte die Schritte sorgfältig auf Sie überprüfte die Schritte und entschied, dass sie wirksam waren. testete sie sogar, indem sie die Anweisungen selbst befolgte, während sie die Aufgaben erledigte. Sie zeichnete sie auf und legte sie in den Ordner. In der darauffolgenden Woche war sie überrascht als ihr Vorgesetzter ihr mitteilte, dass sie einige ihrer Verfahren überarbeiten müsse , weil die Schritte nicht klar seien 6. Was Sie in Ihren Ordner aufnehmen sollten - Teil 1: Was Sie in Ihren Ordner aufnehmen sollten, Teil eins. Bei der Erstellung eines Verwaltungsordners müssen Sie festlegen, was aufgenommen werden soll und was nicht. Die Bedürfnisse der einzelnen Organisationen bestimmen , welche Themen Sie in die Mappe aufnehmen sollten. Es gibt jedoch bestimmte Themen, die in den Ordner der meisten Organisationen aufgenommen werden sollten . häufig verwendeten Themen gehören Telefonetikette, Geschäftsschreiben, Organisation von Besprechungen sowie Zeitmanagement und Jede Organisation muss ihre eigenen Richtlinien für die Telefonnutzung haben ihre eigenen Richtlinien Der Ton des Unternehmens bestimmt den Ton, der am Telefon verwendet wird. Es gibt jedoch einige Grundregeln der Telefonetikette , von deren Umsetzung die meisten Unternehmen profitieren können Grundlegende Etikette. Antworte mit dem dritten Klingelton. Haben Sie eine Standardbegrüßung. Verwenden Sie Hold entsprechend. Anrufe effizient weiterleiten. Nehmen Sie bei Bedarf Nachrichten entgegen und behalten Sie den entsprechenden Ton bei. Geschäftliches Schreiben. Geschäftsschreiben ist eine wichtige Fähigkeit, die jede Person in Ihrem Unternehmen beherrschen muss Schlechtes Schreiben wirkt sich negativ auf das Unternehmen aus. Implementierung einiger Verfahren werden Fehler reduziert und die Schreibfähigkeiten verbessert. Ihre Verfahren sollten auf der Art des Schreibens basieren , das Ihre Mitarbeiter ausfüllen müssen. Verfahren sollten einige grundlegende Techniken verschiedenen Verfahren sollten einige grundlegende Techniken enthalten sein. Verwenden Sie die aktive Stimme anstelle der passiven Stimme. Vermeiden Sie die Verwendung von Schlagwörtern und Jargons. Verwenden Sie keine Ausrufezeichen, sondern nur, wenn es angemessen ist sondern nur Verwende kurze Sätze und einfaches Vokabular. Wir werden am Mittwoch um 9:00 Uhr an einem Treffen teilnehmen. werden am Mittwoch um 9:00 Uhr an keinem Treffen teilnehmen . Lesen Sie das Schreiben laut durch gesamte schriftliche Kommunikation freizugeben Effektives Zeitmanagement. Jede Organisation kann von einem effektiven Zeitmanagement profitieren . Bei der Dokumentation von Verfahren ist es wichtig, Zeitmanagementstrategien einzubeziehen Strategien, bleiben Sie organisiert, organisieren den Arbeitsbereich so, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, nach Dingen zu suchen Priorisieren Sie Aufgaben, erledigen Sie wichtige Aufgaben vor den unwichtigen Hören Sie auf zu zögern, identifizieren Sie Prokrastination, die Sie nicht vermeiden können. Machen Sie einen Zeitplan, delegieren Sie, übertragen Sie anderen ihre Aufgaben , anderen ihre Aufgaben die Ihre Aufmerksamkeit nicht erfordern. Ordner sollten Tools mit Strategien zur Zeiteinteilung enthalten . Tools, die Ordner enthalten können, gehören Zeitpläne, Arbeitszeittabellen, Checklisten und die geschätzte Zeit pro Aufgabe, damit die Mitarbeiter den Überblick über ihre Arbeit behalten und bei Bedarf Anpassungen Zu den Tools, die Ordner enthalten können, gehören Zeitpläne, Arbeitszeittabellen, Checklisten und die geschätzte Zeit pro Aufgabe, damit die Mitarbeiter den Überblick über ihre Arbeit behalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Besprechungsvereinbarungen erstellen. Alle Unternehmen benötigen von Zeit zu Zeit Besprechungen. Bei der Organisation von Besprechungen kann leicht etwas übersehen werden Durch die Bereitstellung einer Checkliste zur Erstellung von Besprechungsvereinbarungen wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird und die Besprechungen reibungslos verlaufen Die Art der Besprechungen, die Sie arrangieren , bestimmt die Ein Treffen mit Mitgliedern von außerhalb der Stadt erfordert mehr Vorbereitung als eine wöchentliche Mitarbeiterversammlung Aufgaben, die in die Checklisten aufgenommen : Gruppengröße, Veranstaltungsort, Hinweise und Folgemaßnahmen, bestätigte Redner, falls erforderlich , finanzielle Vereinbarungen , Zimmervereinbarungen, geplante Mahlzeiten , falls erforderlich, Schlafmöglichkeiten Fallstudie. George war für die Planung der jährlichen Firmenversammlung verantwortlich. Er behielt den Überblick über all seine Mitteilungen, Vorschläge und Anfragen anderer Mitarbeiter. Am ersten Tag des Treffens stellte er fest, dass drei Personen nicht kommen würden zwei von ihnen sollten bei einer Präsentation geehrt werden. Er hatte vergessen , sich mit allen Rednern und Teilnehmern in Verbindung zu setzen. George hoffte, dass dies das einzige war , was er übersehen hatte. 7. Was Sie in Ihren Ordner aufnehmen sollten - Teil 1: Was Sie in Ihren Ordner aufnehmen sollten Teil zwei. Ordner müssen grundlegende Richtlinien enthalten, die Mitarbeiter bei Fragen leicht einsehen können Richtlinien, die die meisten Unternehmen in Ordner aufnehmen sollten, decken Abwesenheiten, Pausen, Leistungen Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien klar formuliert sind, allgemeine Informationen enthalten und den staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften entsprechen Richtlinie bei Abwesenheiten. Abwesenheiten von Mitarbeitern sind kostspielig. Um ungewollte und außerplanmäßige Abwesenheiten zu verhindern, sollte es klare Richtlinien geben. Die Richtlinie muss den staatlichen Vorschriften auf allen Ebenen entsprechen staatlichen Was muss in eine Abwesenheitsrichtlinie aufgenommen werden? Definieren Sie verschiedene Arten von Abwesenheiten, PTO, Krankheitstage, Schwurpflicht, autorisierte und unberechtigte Abwesenheiten, Meldepflichten und -verfahren, Anforderungen an die Pünktlichkeit, die Anzahl der Fehlstunden, die einer Abwesenheit gleichkommen, Abwesenheiten in Notfällen, Folgen unberechtigter Abwesenheiten und Pünktlichkeit, die Anzahl der Fehlstunden, die einer Abwesenheit gleichkommen, Aufgabe des Abwesenheiten in Notfällen, Folgen unberechtigter Abwesenheiten Arbeitsplatzes. Bremsen müssen in den Unternehmensrichtlinien klar umrissen und prominenter Stelle in der Mappe Ohne klare Richtlinien könnten Arbeitnehmer ihre Bremsen missbrauchen Andererseits verstoßen Sie möglicherweise gegen das Gesetz, wenn die Mitarbeiter nicht die erforderlichen Mindestbremsen einlegen Bremspolitik sollte Mittagessen und kurze Pausen sowie gegebenenfalls bestimmte Zeiten beinhalten kurze Pausen sowie gegebenenfalls , zu denen diese eingenommen werden sollten Achten Sie darauf, Bremsrichtlinien zu erstellen , die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen Wenn Sie Filialen an mehr als einem Standort haben, ist es ratsam, sicherzustellen, dass Ihre Pausen den strengsten Anforderungen entsprechen Wenn Mitarbeiter beispielsweise in einem Bundesstaat 30 Minuten und in einem anderen 15 Minuten Pausen benötigen , geben Sie allen Mitarbeitern 30 Minuten Dies sorgt für Einheitlichkeit Ihrer Richtlinien. Gehälter. Die Lohn - und Gehaltspolitik muss in der Mappe klar dargelegt werden. werden zwar nicht offengelegt Die Gehälter bestimmter Stellen werden zwar nicht offengelegt, die Richtlinie sollte jedoch einige grundlegende Informationen enthalten. Leistungsabhängige Lohnerhöhungen, steigende Lebenshaltungskosten, ja oder nein. Verwendung von Arbeitszeittabellen, Zeitkarten usw., Anforderungen an Überstunden, freigestellte und nicht befreite Arbeitnehmer, Gehaltspläne Leistungen. Leistungen an Arbeitnehmer können verwirrend sein. Die Erläuterung der Richtlinien für Leistungen an Arbeitnehmer in der Mappe ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre eigenen Fragen zu beantworten und Missverständnisse zu vermeiden Es sollte beachtet werden, dass Leistungen an Arbeitnehmer mit Abwesenheiten von Arbeitnehmern überschneiden können Sie müssen klar angeben, aus welchen Gründen der Arbeitnehmer Anspruch auf bestimmte Leistungen hat, Zusatzleistungen, Gruppenversicherungen, COBRA-Leistungen, Pensionierung, z. B. vier auf einen Fall, Urlaub. Unterlassen Sie Bildungs-, Entwicklungs- und Schulungsmaßnahmen. Fallstudie: Hank mochte es nicht, Pausen einzulegen. Er hielt nur lange genug an, um zu Mittag zu essen , und fing dann wieder an zu arbeiten Sein Vorgesetzter ermutigte andere Mitarbeiter , Hanks Engagement für den Job nachzuahmen Einer von ihnen meldete die Maßnahmen des Vorgesetzten der Personalabteilung, und Hank wurde bald darauf hingewiesen, dass er jeden Tag seine komplette Mittagspause einlegen musste, und sein Vorgesetzter wurde angeklagt, weil er die Mitarbeiter davon abhielt , ihre vollen Pausen 8. Ordner organisieren: Organisieren Sie Ihren Ordner. Sobald die Richtlinien und Verfahren abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, sie in den Ordner aufzunehmen. Die Organisation eines Ordners ist ähnlich wie bei jedem anderen Dokument. Sie müssen ein Inhaltsverzeichnis bereitstellen, in dem die einzelnen Abschnitte aufgeführt sind, sowie eine Liste der Verfahren, die in den einzelnen Abschnitten behandelt werden. Sobald der Ordner zusammengestellt ist, müssen Sie ihn auf dem neuesten Stand halten und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Inhaltsverzeichnis, erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis. Das heißt, der erste Schritt, den Sie unternehmen müssen, besteht darin, die von Ihnen entwickelten Verfahren zusammenzustellen und sie in Informationsbereiche zu gliedern, die wir später noch eingehen werden. Die Abschnitte, über die Sie verfügen werden im Inhaltsverzeichnis aufgeführt. Jeder der Abschnitte entspricht den mit Klebeband versehenen Trennwänden, die Sie die physische Organisation des Ordners verwenden Eine beliebte Option ist die Verwendung von Nummernschildern, die den im Inhaltsverzeichnis verwendeten Zahlen entsprechen die den im Inhaltsverzeichnis verwendeten Zahlen ähnlich den Seitenzahlen in Büchern Verwendung von Ziffernregistern anstelle von Namensregistern ist es einfacher, den Ordner bei Bedarf neu zu organisieren Führen Sie jeden Abschnitt auf. Beispiel Buchhaltung. Bevor Sie den Ordner organisieren , müssen Sie unbedingt alle Abschnitte auflisten. Der Fokus des Unternehmens bestimmt , welche Abschnitte Sie in Ihrem Ordner benötigen. Es gibt jedoch einige gemeinsame Abschnitte , die viele Unternehmen gemeinsam häufig verwendete Abschnitte, Buchhaltung, Personalabteilung, Kontakte, tägliche, wöchentliche und monatliche Checklisten, Ereignisse, IT, Kalender. Die Beispiele, die ich verwendet habe, sind nicht vollständig, bieten aber einen nützlichen Ausgangspunkt, der Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Bind-Abschnitte helfen soll Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Bind-Abschnitte helfen Führen Sie die Verfahren in diesem Abschnitt auf. Wie bereits erwähnt, wird jedes Verfahren unter einen bestimmten Abschnitt fallen. Nachdem Sie die Liste der Abschnitte erstellt haben, müssen Sie die folgenden Verfahren organisieren. Überprüfen Sie die Liste der Verfahren, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Abschnitte enthalten. Die Schutzfolien mit Klebeband, die Abschnitte enthalten, sollten den Abschnitt als Überschrift haben, und die Verfahren sollten unter dem Abschnitt aufgeführt sein Achten Sie darauf, dass die Kugeln in der Reihenfolge ihres Auftretens angeordnet sind Dies erleichtert das Auffinden bestimmter Verfahren in Bezug auf Buchhaltung, Spesenabrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnung und Zahlungsabwicklung Halten Sie den Ordner über alle neuen Änderungen auf dem Laufenden. Richtlinien und Verfahren werden sich im Laufe der Zeit unweigerlich ändern. Es ist wichtig, dass Sie den Ordner nach Bedarf aktualisieren. Es gibt mehrere Schritte, die Sie ergreifen können , um den Ordner auf dem neuesten Stand zu halten. Markieren Sie die gedruckten Seiten, wenn Sie feststellen, dass die Informationen ungenau sind Bewahren Sie das Ordnerdokument in einem Ordner auf, auf den Sie über eine Verknüpfung auf dem Computer zugreifen können Nehmen Sie die Änderungen an der Datei vor und drucken Sie sie sofort aus. Sorgen Sie dafür, dass die Dateien leicht mit anderen, die dafür verantwortlich sind, geteilt werden können, damit die Informationen in der Mappe aktuell bleiben. den Ordner regelmäßig überprüfen, können Sie sicherstellen, dass die weitergegebenen Informationen korrekt und aktuell sind. Fallstudie. Tim erstellte und organisierte den Ordner für sein Team und ermutigte alle, ihn zu verwenden. Bald wurde es zur Hauptinformationsquelle. Nach einigen Monaten änderten sich die Leistungspolitiken. Tim notierte sich im Kopf, ob er die Änderungen in der Mappe vornehmen sollte, aber er war mit einem anderen Projekt beschäftigt und vergaß es. Einen Monat später nutzte ein Kollege den Ordner, um seinen Urlaub zu planen. Er war überrascht, als er erfuhr, dass seine Anfrage abgelehnt wurde , weil es an Feiertagen einen Blackout 9. Was nicht in das Handbuch aufgenommen werden sollte: Was sollte nicht in den Verfahrenshandbuch aufgenommen werden? Wir haben bereits festgelegt , was in den Verfahrensleitfaden aufgenommen werden soll. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit dem zu befassen, was unter keinen Umständen in eine Mappe aufgenommen werden sollte . Vieles , was im Verfahrensleitfaden vermieden werden muss , ist gesunder Menschenverstand. Passwörter und andere vertrauliche Informationen dürfen nicht auf dem Ordner enthalten sein. Suchen Sie nach anderen Methoden zum Teilen vertraulicher Informationen, sofern dies erforderlich ist, nämlich Passwörter. Passwörter sollten niemals in Ordner gelegt werden, wo sie leicht gelesen werden können Dazu gehören alle Passwörter, die regelmäßig verwendet werden können, wie E-Mail, Unternehmensportale, Passwörter für Finanzkonten usw. Wenn Passwörter aufgezeichnet werden müssen, sollten sie in einem separaten Ordner gespeichert werden Physische Ordner mit Passwörtern sollten an einem vom Ordner getrennten Ort aufbewahrt werden, und alle Computerdateien müssen selbst passwortgeschützt sein Nur autorisiertes Personal sollte Lage sein, auf die Passwörter zuzugreifen, zu bestimmen, wer auf Passwörter zugreifen muss, und sicherstellen, dass sie wissen, wie sie auf die Informationen zugreifen können. Diese Liste umfasst in der Regel Administratoren und Personen in Führungspositionen. Identifizieren Sie die vertraulichen Informationen über Ihren Arbeitgeber. Unternehmen sind für viele vertrauliche Informationen verantwortlich und verpflichtet, und verpflichtet diese Informationen zu schützen. Dazu gehören Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Kreditkarteninformationen des Unternehmens , Geschäftsgeheimnisse usw. Wie Passwörter müssen alle vertraulichen Informationen aus allen Ordnern und Handbüchern ferngehalten werden aus allen Ordnern und Handbüchern ferngehalten Denken Sie daran, wenn Sie Bedenken haben , dass Ihre Informationen privat sein könnten, zeichnen Sie sie nicht auf, damit alle sie sehen Vorsicht ist besser als Nachsicht. Speichern Sie Informationen in einem separaten Ordner außerhalb des Handbuchs. Wenn Sie vertrauliche Informationen speichern müssen, legen Sie sie in einem separaten Ordner ab. Der Ordner sollte sorgfältig beschriftet werden. Natürlich ist es keine Option, vertrauliche Informationen in den Ordner zu schreiben . Es ist am besten, ihm ein einfaches Etikett wie Verwaltungsinformationen zu geben oder ihm einfach den gleichen Namen wie der Titel der Führungskraft zu geben. einen harmlosen Titel wählen Sie verschleiern, was Sie speichern, und verhindern, dass sich die Leute zu sehr für den Ordner interessieren, wenn Sie ihn herausnehmen müssen Suchen Sie nach einem sicheren Speicherort Sobald vertrauliche Informationen in einem separaten Ordner abgelegt wurden, müssen sie sicher gespeichert werden Bewahren Sie es in einer Schublade oder einem Aktenschrank , auf den andere Personen nicht ohne Weiteres zugreifen können. Legen Sie den Ordner auf die Rückseite der Schublade oder des Schranks, teilen Sie nur autorisiertem Personal wo sich der Ordner befindet, und lassen Sie den Schlüssel nicht dort liegen, wo er sich befindet. Alle Computerdateien, die vertrauliche Informationen enthalten , müssen kennwortgeschützt und verschlüsselt sein. Sie sollten vermeiden, die Dateien auf einem gemeinsam genutzten System zu speichern. Je schwieriger es ist, auf Informationen zuzugreifen, desto besser. Sie außerdem sicher, dass Meilendrahtdetektoren, Firewalls und andere Sicherheitsfunktionen regelmäßig aktualisiert werden . Fallstudie Diana wurde gebeten, vertrauliche Informationen für ihren Vorgesetzten aufzubewahren . Sie beschloss, den Ordner in ihrem Aktenschrank aufzubewahren. Dianas Vorgesetzter beschriftete die Kontonummern des Ordners, sodass jeder, der sich den Ordner ansah , wusste, dass er vertrauliche Informationen enthält. Diana hielt den Schrank verschlossen, aber sie wollte den Schlüssel nicht bei sich behalten, falls ihr Vorgesetzter die Akte haben wollte, während sie weg war. Sie ließ den Schlüssel unter den Stiften in ihrer Schreibtischschublade liegen. Acht Monate später bemerkte der Vorgesetzte, dass Geld auf dem Konto fehlte. 10. Share Office-Vorgehensweise: Teilen Sie den Office-Verfahrensleitfaden. Sobald Sie den Ordner ausgefüllt haben, müssen Sie ihn mit dem Rest des Büros teilen. An diesem Punkt ist Kommunikation unerlässlich. Ohne die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen wird der Verfahrensleitfaden kein Instrument sein , das viel Nutzen findet. Einholen von Feedback von Führungskräften und Mitarbeitern wird sichergestellt, dass Ihr Leitfaden effektiv ist und auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist. Geben Sie dem Chef und der Führungskraft den Leitfaden zur Überprüfung. Der Verfahrensleitfaden muss von Ihrem Chef oder der für Ihre Abteilung zuständigen Führungskraft überprüft werden der für Ihre Abteilung zuständigen Führungskraft , bevor er umgesetzt wird. Vorgesetzte werden in der Lage sein, alle Informationslücken zu identifizieren , die geschlossen werden müssen. Überprüfen Sie alle Notizen, die Ihr Chef gemacht hat, und fügen Sie die Änderungen hinzu, bevor den Leitfaden an den Vorgesetzten zurücksenden Führen Sie den Vorgang so oft wie nötig durch, bis Sie beide mit dem Ergebnis zufrieden sind. Nachdem der Leitfaden überprüft wurde, ist es an der Zeit, die anderen Mitarbeiter zu informieren. Informieren Sie das Büropersonal über den Verfahrensleitfaden. Der Leitfaden sollte ein unverzichtbares Hilfsmittel für das Büropersonal sein. Sie müssen den Leitfaden allen vorstellen . Ich kann davon profitieren. Dies erfordert mehr als eine schnelle Ankündigung in einem Meeting. Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Verfahrenshandbuch einzuführen, und Sie können mehrere Methoden verwenden: Einführung, E-Mail-Ankündigung, Besprechung, Präsentation, Einzelgespräch. Unabhängig von den Kommunikationsmethoden , die Sie wählen, sicherstellen, dass die Kommunikation auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist. Platzieren Sie den Leitfaden in einem sichtbaren Bereich. Sobald der Leitfaden eingeführt ist, müssen Sie ihn sorgfältig auslegen. Der Leitfaden muss in einem Bereich platziert werden , der für alle Mitarbeiter sichtbar ist, die ihn verwenden werden. Die Umgebung des Arbeitsplatzes bestimmt den besten Standort für die Platzierung Ihres Leitfadens. Wenn es einen gemeinsamen Bereich für Materialien gibt, platzieren Sie den Führer an einer prominenten Stelle in der Umgebung. Sie können ihn auch auf Ihrem Schreibtisch aufhängen, in der Annahme , dass andere ihn verwenden können unabhängig davon, welchen Ort Sie wählen Es ist wichtig, dass der Leitfaden leicht zugänglich ist. Erlauben Sie dem Büropersonal , Verbesserungen und bei Bedarf Aktualisierungen mitzuteilen. Unterschätzen Sie niemals die Bedeutung von Feedback. Die Leute, die den Leitfaden verwenden, sind die besten, denen man zuhören sollte, wenn es darum geht, Verbesserungen vorzunehmen und die Informationen zu aktualisieren Warten Sie nicht einfach darauf, dass die Leute ihre Ansichten äußern, bieten Sie den Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten , mit Ihnen zu kommunizieren. Besprechen Sie den Ordner beispielsweise bei den wöchentlichen Treffen, Sie Umfragen durch und bringen Sie ihn unter vier Augen zur Sprache. Abhängig von der Organisation des Unternehmens können Sie festlegen, dass Mitarbeiter den Ordner selbst aktualisieren können. Fallstudie. Brad füllte den Ordner aus und überprüfte ihn mit seinem Chef bevor er ihn im Pausenraum ausstellte Er rechnete damit, mit Fragen und Kommentaren überschwemmt zu werden, aber niemand scheint das neue Verfahrenshandbuch zu bemerken Er brachte es in einer Sitzung zur Sprache und stellte fest, dass die meisten seiner Kollegen keine Ahnung hatten, dass der Ordner überhaupt existiert 11. Erfolgreiche Ausführung des Leitfadens: Der Leitfaden wurde erfolgreich ausgeführt. Der Leitfaden muss mit derselben Sorgfalt ausgeführt werden , mit der er erstellt wurde Dies erfordert Schulung, Konsistenz und Kommunikation. Ihr Leitfaden muss sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln. Denken Sie also daran, neue Ideen in Betracht zu ziehen und gleichzeitig eine Kultur der Beständigkeit zu schaffen. Richten Sie ein einstündiges Meeting oder ein Seminar für Mitarbeiter ein. Nach der Einführung des Leitfadens ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in der Bedienung geschult werden. Umfangreiche Schulungen sind nicht erforderlich. Ein einstündiges Treffen oder Seminar sollte ausreichen , um den Leitfaden zu erläutern. Es gibt einige Schritte, die Sie für das Meeting ergreifen können: die erwarteten Ergebnisse festlegen, die erwarteten Ergebnisse festlegen, eine Agenda entwickeln und die Mitarbeiter schulen können. Die Tagesordnung muss die angesprochenen Themen enthalten. Festlegung der Ziele mit Zeitvorgaben für die einzelnen Themen, Einhaltung der Tagesordnung zu Beginn der Sitzung , um sicherzustellen, dass die Sitzung im Zeitplan bleibt, und dass die Verfahren eingehalten werden. Sobald die Verfahren eingeführt wurden, ist es wichtig, dass sie konsequent befolgt werden. Es gibt verschiedene Tools wie Checklisten, um sicherzustellen, dass die Verfahren eingehalten werden Der wichtigste Faktor bei der Schaffung von Konsistenz ist jedoch, mit gutem Beispiel voranzugehen Wenn die Führungskräfte und die Personen, die die Richtlinien und Verfahren festlegen, diese nicht einhalten, besteht für die anderen Mitarbeiter ein gewisses Maß an Motivation , dies zu tun Achten Sie darauf, Unstimmigkeiten zu beheben, sobald sie auftreten. Warten Sie mit der Lösung von Problemen nicht bis zu Besprechungen oder Überprüfungen Informieren Sie die Mitarbeiter über alle aktualisierten Änderungen. Richtlinien und Verfahren werden sich im Laufe der Zeit unweigerlich ändern, weshalb Kommunikation so wichtig ist. Sie können nicht einfach davon ausgehen, dass die Mitarbeiter den Ordner regelmäßig lesen, um über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie müssen ihnen die Änderungen auf formelle und informelle Weise direkt mitteilen . formellen Methoden, die verwendet werden, um Änderungen mitzuteilen , gehören E-Mail-Besprechungen und Telefonkonferenzen. informellen Kommunikationsmethoden gehören Mittagessen, Veranstaltungen und ungezwungene Gespräche. Achten Sie darauf, mehrere Kommunikationsmethoden zu verwenden , um so viele Mitarbeiter wie möglich zu erreichen. Bleiben Sie offen für Verbesserungen. Es ist wichtig, dass Sie sich nicht so sehr an den Ordner binden, den Sie erstellt haben, dass Sie aufhören, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Das gilt auch für jeden Bereich des Lebens. Sie müssen offen für neue Ideen sein und Sie müssen einen Dialog mit anderen Menschen pflegen, um sie zu hören. Sie sollten nicht nur traditionelle Feedback-Methoden verwenden , um Ideen zu entdecken. Neue Ideen können überall gefunden werden. Vielleicht hören Sie etwas in einem ungezwungenen Gespräch, lesen etwas in einem Buch oder hören etwas im Radio. Indem Sie stets offen für Verbesserungen sind, können Sie dafür sorgen, dass der Ordner relevant und wirksam bleibt. Fallstudie: Warren wurde angewiesen, die neuen Richtlinien und Verfahren, die in der Mappe beschrieben sind, umzusetzen Verfahren, die in der Mappe beschrieben Warren stellte seinen Mitarbeitern die Verfahren vor und bewahrte den Ordner gut sichtbar Die Richtlinien und Verfahren verschwanden ihm bald und er fiel in alte Arbeitsgewohnheiten zurück Mitarbeiter entschieden, dass die neuen Richtlinien und Verfahren nicht wichtig waren , als sie feststellten, dass Warren sie selbst nicht befolgte Bald entschieden sich fast alle dafür, ohne Rücksicht auf die skizzierten Verfahren zu arbeiten .