Produktivität meistern: Entwickle ein maßgeschneidertes System, das funktioniert

1. Einführung: Ich denke, das größte Missverständnis über die Produktivität ist, dass es darum geht, mehr Arbeit zu erledigen oder in mehr Stunden zu setzen. Das ist nicht, worum es geht. Es geht darum, was Sie mit Ihrem Leben machen wollen und wie gut Sie es tun können. Hey, alle. Mein Name ist Thomas Frank. Ich bin ein YouTuber. Ich bin auch der Gründer einer Website namens collegeinfogeek.com, die sowohl College- als auch High-School-Schülern hilft , besser in der Schule zu tun. Ich bin auch Gastgeber des College-Info-Geek-Podcasts. Ich bin das, was Sie als Produktivitätsnerd bezeichnen könnten. In der heutigen Klasse werden wir das aufbauen, was ich gerne als Produktivitätssystem bezeichne. Im Wesentlichen ist ein Produktivitätssystem eine Sammlung von Apps und Tools, die Ihnen helfen, Mangel an besserem Begriff Ideen aus dem Kopf und in ein externes System, dem Sie vertrauen und die Sie daran erinnern, diese Ideen zu verwenden, wenn Sie sie verwenden müssen. Das Tolle ist, sobald Sie dieses System eingerichtet haben, werden Sie in der Lage sein, es sofort zu verwenden. Das ist etwas, das Sie sofort in die Tat umsetzen können. Also, im Laufe dieser Klasse werden wir über die Einrichtung und Verwaltung einer To-Do-Listen, einen Kalender, ein Notizsystem, auch ein Dateiverwaltungssystem, sowohl digital als auch physisch, und wir werden eine paar Meta-Fähigkeiten einschließlich, was ich gerne Quick Capture nennen, und auch die Idee eines Überprüfungstages, der hilft, auf das, was ich gerne Entropie oder Chaos in Ihrem System nennen zu reduzieren . Egal, ob Sie ein Freiberufler sind oder ein Profi in einem großen Unternehmen arbeiten, oder Sie sind immer noch Student, die Grundlagen, über die wir sprechen werden, sind für Sie anwendbar, egal wer Sie sind. Wenn Sie dieses System einrichten und es weiterhin für Ihre eigenen persönlichen Bedürfnisse optimieren, werden Sie feststellen, dass Sie nur kleine Änderungen vornehmen müssen , damit die Dinge für Sie funktionieren. alle wollen ein facettenreiches Leben haben, wo wir sportliche Ziele und professionelle Ziele haben, wir haben persönliche Ziele, und die Verwaltung dieser erfordert ein gut durchdachtes Produktivitätssystem. Ich bin wirklich aufgeregt, dass Sie sich entschieden haben, diesen Kurs zu nehmen. Lasst uns reingehen. 2. Deine Aufgaben verwalten: In diesem Abschnitt des Kurses geht es um die Aufgabenverwaltung. Was genau ist das Aufgabenmanagement? Scheint eine ziemlich offensichtliche Frage zu sein, aber es hat ein wenig Nuance. Also, eine Aufgabe ist im Grunde nur etwas, das Sie erledigen müssen, und in der Regel hat die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum. Aber ich mache eine Abgrenzung zwischen Aufgaben und Ereignissen, weil viele Leute gerne Aufgaben in ihren Kalender stellen. Ich betrachte den Kalender als reserviert für Dinge, die zu einem sehr bestimmten Zeitpunkt passieren werden , und nicht vor dieser Zeit, während eine Aufgabe etwas ist, dass Sie die Möglichkeit haben jederzeit zwischen jetzt und wann immer es fällig ist. Der tolle Teil über Task-Management ist, es unterscheidet sich wirklich nicht sehr viel, basierend darauf, ob Sie ein Student, ein Freiberufler, ein Unternehmer oder ein Profi sind. Wirklich, Sie geben nur die Details, was Sie brauchen, um in Ihr System zu erledigen, und dann stellen Sie sicher, dass Sie es pünktlich tun. Wenn du vielleicht als Student anfängst und ein paar Jahre in die Berufswelt einziehst, wirst du feststellen, dass dein Prozess sich nicht sehr verändert. Also, wenn es um Task-Management geht, gibt es ein paar häufige Probleme, die Menschen neigen dazu, zu erleben, dass sie irgendwie vom Zug fallen, und aufhören, ihr System zu verwenden. Die primäre in meinem Kopf ist, dem System nicht zu 100 Prozent zu vertrauen. Also, vielleicht haben Sie ein paar Aufgaben hier und da, und Sie verwenden das System für diese, aber dann versuchen Sie, sich an andere Aufgaben zu erinnern, nur in Ihrem Gehirn, oder Sie schreiben sie auf eine Haftnotiz und werfen sie auf den Kühlschrank. Dies kann für eine Weile funktionieren, aber im Laufe der Zeit, wenn Sie diesem System nicht zu 100 Prozent vertrauen, dann verwenden Sie dieses System nicht, und Sie werden wahrscheinlich aufhören, es vollständig zu verwenden, was dazu führt, dass es Aufgaben enthält, die Sie vergessen und mach nicht fertig. Das nächste Problem, das ich sehe, ist der langsame Zerfall des Systems aufgrund dessen, was ich gerne Entropie oder Chaos nenne. Jedes einzelne Produktivitätssystem, das jeder jemals gebaut hat , kann zum Opfer des Chaos werden, wenn es nicht richtig gepflegt wird. Sie werden Aufgaben haben, die einfach nicht erledigt wurden, aber nie ausgecheckt wurden, oder ihre Aktualisierungen an Aufgaben, die Sie noch nie in Ihrem System aufgenommen haben, und schließlich erkennen Sie, dass Ihr Task-Management-System keine mehr ein Spiegelbild dessen, was Sie brauchen, um in Ihrem Leben zu erledigen, was direkt zurück zu Problem Nummer eins führt, nicht das System zu vertrauen und es aufzugeben. Schließlich, wenn es nicht richtig entworfen ist, kann Ihr Todoist in Ihrem Task-Management-System beginnen, sehr überwältigend zu fühlen. Du wachst morgens auf, meldest dich bei todoist oder was auch immer du verwendest, und du siehst all diese Aufgaben, die dir gegenüberstehen, und dann trifft diese Analyse Lähmung, du weißt nicht, was zu tun ist, oder du fühlst dich überwältigt und deine Körper will nur abschalten. Also, ich habe tatsächlich einen interessanten Hack, um damit umzugehen. Ich benutze todoist als meinen Hauptaufgaben-Manager, aber ich habe auch eine tägliche Aufgabenliste, und ich mache dies jeden Tag, entweder in Evernote. Ich habe ein spezifisches To-Do-Notizbuch, wo ich einfach eine tägliche Checkliste oder in einem Papier-Notizbuch erstellen werde , und das sehe ich an, wenn ich durch meinen Tag gehe, und ich die Dinge abschaue, und dann, wenn mein Tag vorbei ist. Stück Papier oder diese Notiz ist für mich im Grunde tot, denn sobald der Tag vorbei ist, habe ich das benutzt, um entsprechende Änderungen innerhalb des Masters vorzunehmen , um das System innerhalb von todoist zu tun, um sicherzustellen, dass das immer noch ein gutes Spiegelbild dessen ist, was ich erledigen. Aber ich möchte auch durch ein paar Schlüsselelemente gehen, was ich denke, macht ein Task-Management-System großartig statt einfach in Ordnung. In erster Linie muss es einfach sein, Aufgaben einzugeben. Je mehr [unhörbar] es ist, eine Aufgabe einzugeben, desto mehr müssen Sie auf eine Reihe von Menüs und Dropdowns klicken, und alle Arten von Dingen, um die Daten und Erinnerungen und Projekte festzulegen , desto mehr Reibung gibt es und desto weniger werden Sie es tun wollen. Darüber hinaus muss es auch leicht in verschiedene Abschnitte unterteilt werden, weil wir alle ein facettenreiches Leben haben. Wenn Sie Student sind, haben Sie verschiedene Klassen, wahrscheinlich fünf oder sechs davon. Wenn Sie ein Profi sind, haben Sie wahrscheinlich verschiedene Projekte, an denen Sie arbeiten, zu einem bestimmten Zeitpunkt, und wir alle von uns haben Lebensmittellisten und Besorgungen und alle möglichen persönlichen Dinge, um die wir kümmern müssen. Wir wollen nicht, dass all diese Dinge verwechselt werden, denn manchmal wollen wir uns ansehen, sagen, was in einer bestimmten Klasse für den Rest des Semesters fällig ist oder wie ein bestimmtes Projekt aussieht. Aber schließlich muss es auch Ansichten geben, um zu sehen, was heute kommt, was in dieser Woche vorkommt, und möglicherweise, was in den nächsten zwei Wochen weltweit über die gesamte Zeitspanne Ihres Lebens auftaucht . Also, jetzt sehen wir, wie das tatsächlich in der Praxis aussieht. Ich werde todoist als meine Demo hier verwenden, da es die App ist, die ich benutze, aber egal welche App Sie gewählt haben, eine Menge davon wird sehr ähnlich aussehen. Also, lassen Sie uns durch den Prozess der tatsächlichen Einstellung dieser App beginnen. Ich benutze hier tatsächlich mein eigenes persönliches Todoist-Konto. So gibt es bereits einige Dinge, die ich eingerichtet habe, aber als Beispiel habe ich mehrere verschiedene Projekte für Kurse erstellt , die ich als Student absolviert habe. Also, ich habe HD FS 276, Management 370, und was ich tun werde, ist, ich möchte ein Projekt erstellen, das nur Klassen genannt wird, weil ich diese nicht alle auf meiner Seitenleiste sehen möchte. Ich möchte ein bisschen organisierter sein. Also, ich kann einfach Klassen hier nach oben ziehen, und dann mit diesem kleinen sechs.icon neben jeder Klasse, ich kann sie einfach hineinziehen und sie beulen, und das wird sie in den Klassenordner setzen. Was Sie damit tun können, ist, klicken Sie durch Ihre Klassen und sehen, das ist, was ich in sagen MIS 432 habe. Das ist, was ich in Magic 210 bekommen habe, die definitiv eine Klasse war, die ich auf dem College nahm. Das ist, was ich in Nunchuks 403 kam. Auch eine Klasse, die ich total auf dem College nahm. Mein College war großartig. Das erlaubt mir, Dinge in meinem Kopf zu zerteilen. Aber wir haben auch die heutigen und nächsten sieben Tage Ansichten. Also, diese einzelnen Projekte sind ideal für die Gesamtplanung, aber wenn Sie versuchen zu sehen, was ich heute habe? Was komme ich in den nächsten sieben Tagen? Was muss ich jetzt eigentlich tun, da werden die heutigen und nächsten sieben Tage Ansichten sehr nützlich. Ich kann heute sehen, ich muss den Zahnseidentanz meistern und Feuerball lernen. Das ist alles, was ich heute tun muss. Nun, ich gehe zu Evernote oder einem Stück Papier, schreibe das auf meine Tagesliste, und ich bin gut zu gehen. Ich kann für den Tag aus Todoist raus. Nun, eine Sache, die ich hinzufügen möchte, wenn es um das Thema dieser Ansichten hier geht, ist, die Frage zu beantworten, was, wenn Sie sehen wollen, was vielleicht in den nächsten 14 Tagen kommt? Denn die nächsten sieben Tage ist das nützlich. Aber was ist, wenn du wirklich wach sein willst und was kommt in zwei Wochen oder drei Wochen? Das ist, wo etwas, das Filter genannt wird, nützlich ist. Im Wesentlichen können Sie mit Filtern eine benutzerdefinierte Suche oder eine benutzerdefinierte Abfrage durchführen, indem Sie jede Art von Daten oder Labels oder Projekte , die Sie mit dem Todoist eine benutzerdefinierte Liste für sich selbst erstellen möchten. Also, ich bin hier, und ich habe eine erstellt, die in den nächsten zwei Wochen fällig wurde, und ich kann Ihnen tatsächlich zeigen, wie ich das gemacht habe. Nehmen wir an, wir wollen sehen, was in drei Wochen statt in zwei Wochen vorkommt. Ich werde voran gehen und rufen Sie diesen Filter, „Fällig innerhalb von drei Wochen“, und für die Abfrage werden wir nur 21 Tage setzen. Ich habe einen Filter, wo ich alles sehen kann, was in den nächsten drei Wochen auftaucht. Was ist, wenn Sie eine Aufgabe haben, die Sie oft tun, die viele verschiedene Schritte hat? Es macht nicht sehr Spaß, jedes Mal eine Checkliste für sich selbst neu zu erstellen, aber wenn Sie nur wie eine Zeile einfügen und versuchen, sich an jeden einzelnen Schritt zu erinnern, werden Sie wahrscheinlich zumindest etwas vergessen. Zum Beispiel, jede einzelne Woche muss ich es auf ein YouTube-Video setzen und das Hochladen dieses Videos hat viele verschiedene Schritte. Ich muss einen Titel festlegen, ich muss Schlüsselwortforschung für die Beschreibung machen, Tags setzen. Wenn ich versuchen würde, alles aus dem Gedächtnis zu tun, würde ich jede Woche etwas vergessen. Also, ich habe einen Vorlagenordner erstellt, und innerhalb der Content-Erstellung habe ich einen Videobearbeitungs-Workflow und ein Video-Publishing-Workflow-Projekt, das ich einfach jedes Mal durchlaufen kann, und wenn ich möchte, kann ich auf diesen kleinen drei Punkt klicken -Symbol hier, klicken Sie auf „Als Vorlage exportieren“ und speichern Sie es als Vorlage. Also, ich werde es einfach Video-Workflow nennen. Aber ich möchte diese Vorlage nicht nur auf meinem Desktop speichern, denn das ist ein schlechter Speicherort. Also, ich werde hier in Apps gehen, und ich werde einen Ordner namens Todoist erstellen, und dann werde ich vielleicht sogar einen Ordner dort machen, der Vorlagen genannt wird, nur um extra organisiert zu sein. Ich werde diesen Videobearbeitungs-Workflow dort aufrufen, und ich kann ihn speichern. Also jetzt, wenn ich in vielleicht Inhalte komme, weil ich diese Kategorien für meine Projekte zu erstellen mag, komme ich in Videos und werde ein neues Projekt machen. Ich werde es Skillshare Video nennen. Lassen Sie uns das kategorisieren, nur um organisiert zu sein. Nun, ich habe hier keine Aufgaben, und ich könnte einfach anfangen, Aufgaben manuell hinzuzufügen, aber ich könnte auch gehen, um Vorlage zu importieren, wählen Sie sie von meinem Computer aus, finden Sie unsere Apps todoist und Vorlagen, und bringen Sie das direkt in und alle Aufgaben, die ich ausführen muss, werden automatisch importiert. Also, für jeden sehr komplexen Prozess, bei dem Sie sicherstellen möchten , dass Sie alles erledigen, aber Sie Ihre Checkliste nicht manuell erstellen möchten, ist dies eine wirklich nette Funktion. Nun, eine weitere schnelle Funktion über Todoist, bevor ich zum Action-Abschnitt dieses Videos übergehe, möchte ich über wiederkehrende Aufgaben sprechen. Also, das ist großartig für Dinge wie die Zahlung Ihrer Steuern, Dinge, die einmal im Jahr kommen, oder vielleicht Dinge, die Sie einmal pro Woche tun müssen, wie die Reinigung Ihrer Wohnung. Also, in unserem Todoist haben meine Freundin und ich ein gemeinsames Projekt namens Hausarbeit, und es gibt wiederkehrende Aufgaben für grundsätzlich jeden Aspekt der Reinigung unserer Wohnung innerhalb dieses Projekts. Also vergessen wir nicht, Vakuum unter der Couch zu sagen. Wir vergessen nicht, die Katzentoilette zu wechseln. Also, genug über die besonderen Funktionen dieser App. Es ist an der Zeit, diesen Teil des Kurses in die Tat umzusetzen. Was auch immer App Sie gewählt haben, ob es todoist ist, oder ob es etwas anderes ist, einfach wie ein Stift und Papiersystem oder Bullet Journal oder Microsoft, um Wonder List zu tun, gehen Sie und lassen Sie das System einrichten, beginnen, einige -Projekte, um die verschiedenen Bereiche Ihres Lebens darzustellen und sich mit der Methode vertraut zu machen, in der Sie Aufgaben eingeben müssen. Wenn Sie todoist verwenden, sollten Sie sich mit einigen ihrer natürlichen Sprachverarbeitungsoptionen vertraut machen, und in der ihrer natürlichen Sprachverarbeitungsoptionen vertraut machen, Tat gibt es eine Seite auf ihrer Website, auf der Sie genau sehen können, welche Symbole Sie verwenden möchten, oder welche kleinen Tastenkombinationen Sie verwenden können, um Aufgaben mit so viel Details in Ihr System zu bringen, wie Sie möchten, sehr schnell und mit sehr wenig Reibung. Sobald Sie das erledigt haben, der nächste Teil darin, es einfach zu einem Teil Ihrer täglichen Routine zu machen , sich diesen heutigen Abschnitt anzusehen, den nächsten sieben Tagen zu betrachten, oder was auch immer Art von Zeitraum, den Sie in Bezug auf Planung. Also, jeden Tag, wenn du aufwachst, weißt du, was du heute erledigen musst und was in der Zukunft kommt, also verblendet dich nichts. Also, jetzt, da Ihr Task-Management-System nach Ihren Wünschen eingerichtet ist. Es ist an der Zeit, dass wir mit dem nächsten Schritt im System fortfahren, das ist Ihr Kalender. 3. Deinen Kalender einrichten: Ok. Wir sind nun mit dem zweiten Teil des Aufbaus unseres Systems übergegangen, der einen Kalender aufbaut. Wie ich in unserem vorherigen Video gesprochen habe, unterscheiden sich Kalender von Task-Management-Systemen, weil sie eine Aufzeichnung spezifischer Ereignisse sind, die in Ihrem Leben auftreten, die bestimmte Zeiten haben, zu denen sie beginnen und aufhören. Ein Kalender könnte gut sein, um in Ihren Klassenplan einzugeben, wenn Sie vielleicht ein Schüler sind, oder vielleicht Prüfungen, wenn sie kommen. Oder wenn du professionell bist, vielleicht dein Arbeitsplan. Sie könnten auch Dinge wie Ihren Trainingsplan oder Zeiten haben , zu denen Sie gehen, um mit Freunden zu treffen, im Grunde alles, was Sie sich erinnern möchten, wann und wo es passiert, das wird in Ihrem Kalender gehen wollen. So gibt es tatsächlich eine Menge Zusammenspiel zwischen Ihrem Task-Management-System und Ihrem Kalendersystem. Wie es für mich funktioniert, ist, dass ich jeden Morgen aufwache und Zeit damit verbringe , meine tägliche Aufgabenliste und Evernote oder auf Papier zu erstellen. Wenn ich das mache, verweise ich auf Todoist, mein Aufgabenverwaltungssystem, aber ich verweise auch auf meinen Kalender, und ich notiere die Ereignisse, die ich zu tun habe, ganz oben auf dieser Liste. Dann, angesichts dieser Ereignisse, kann ich beginnen, den Rest meines Tages aufzubauen, und ich kann intelligente Entscheidungen treffen, wie viel Zeit ich habe und welche Aufgaben ich innerhalb der Lücken zwischen den Ereignissen erledigen kann. Nun, persönlich, sieht mein Kalender heutzutage etwas spärlicher aus als früher, denn die meiste Arbeit ist erledigt, wenn ich es tun möchte, solange ich die Fristen eingehalten habe. Aber es wird eine Menge von Ihnen da draußen geben, die vielleicht einen Tasking-Klassenplan haben oder Sie sind ein Freiberufler, der viele verschiedene Kunden-Meetings hat, die Sie zu bekommen haben. Für Sie wird also viel mehr Wert darauf legen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit zwischen den Ereignissen in Ihrem Kalender anpassen können. Ein Tipp, den ich Ihnen geben kann, der sehr hilfreich sein wird ist, lange Zeiträume zu suchen, in denen Sie nichts zu tun haben, und diese Zeiträume Ihrer sehr tiefgreifenden fokussierten und geistig besteuernden Arbeit zu widmen . Dann, wenn Sie vielleicht kürzere Zeiträume haben, dann können Sie kleine fünfminütige Aufgaben stellen, und Sie können versuchen, diese zusammen zu stapeln. Es geht darum, lange Zeitabschnitte offen für die wirklich wichtige Arbeit zu lassen und dann nur zu versuchen, alles andere zusammen zu knirschen, und so effizient wenig Zeitblock wie möglich. Nun, es ist an diesem Punkt im Kurs, dass ich ein Konzept vorstellen werde , das ich gerne Lebensräume nenne. Wieder, es ist ein anderes seltsames erfundenes Wort, das ich gerne benutze. Sie können das Wort dafür verwenden, das Sie wollen. Aber im Wesentlichen versuchen wir hier zu repräsentieren, ist die Idee, dass Ihr Leben viele verschiedene Facetten oder verschiedene Projekte hat , an denen Sie teilnehmen, wenn Sie so wollen. Es gibt deine Klassen, da ist deine Arbeit, es gibt deine Veranstaltungen, die du mit Freunden machst, es gibt vielleicht Arzttermine und Besorgungen, es gibt Ferien. Innerhalb meines Kalenders repräsentiere ich diese verschiedenen Eimer gerne mit verschiedenen farbigen Kalendern. Also kann ich mir meinen Kalender ansehen und eine visuelle Darstellung dessen sehen , was in meinem Leben vor sich geht, in all diesen Eimern. Die Art und Weise, wie ich dies mit Google Calendar , der meine App der Wahl ist, erreicht habe , der meine App der Wahl ist, , besteht darin, mehrere Kalender in meinem Konto zu erstellen, ihnen beschreibende Namen wie Klassen, Campus-Veranstaltungen, Prüfungen und Arbeit zu geben und dann sicherzustellen, dass jeder von diese Kalender hat eine bestimmte Farbe. Der andere Vorteil, verschiedene Kalender für jeden dieser Lebens-Buckets zu verwenden, ist, dass Sie, wenn Sie möchten, einige von ihnen ausschalten können, und Sie sehen können, wie ich die Arbeit ausschalten kann, ich könnte Prüfungen ausschalten, ich kann Campus-Veranstaltungen ausschalten, und ich kann hier sehen, wie mein Klassenplan in diesem Semester aussieht, und Sie könnten das für Planungszwecke verwenden. Vielleicht scheint das viel zu chaotisch und viel zu beschäftigt für Ihren Geschmack, und Sie möchten es im nächsten Semester etwas kompakter oder etwas leichter machen . Ich mag einfach die Flexibilität, Dinge aus- und einschalten zu können. Also, lassen Sie uns in ein paar verschiedene Tipps eingraben, die ich habe, um tatsächlich Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzuzufügen. In erster Linie, wenn Sie Ereignisse haben, die oft passieren werden, dann werden Sie die wiederkehrende Ereignisfunktion verwenden wollen. Also, zum Beispiel, werde ich hier eine andere Klasse machen, nur als eine Demonstration. Nehmen wir an, wir haben eine 16.00 Uhr Klasse, und wir werden es COM SCI 101 nennen, was eine Klasse ist, die ich auf dem College absolviert habe. Also, die Klassen, aber ich möchte zu mehr Optionen gehen weil es nicht nur passiert von 4:00 bis 5:00, Montag, der fünfte November. Also, wenn Sie hier zu dieser Wiederholungsoption gehen, können Sie zu Custom gehen, und zumindest in meinem College hatte ich Montag, Mittwoch, Freitag Klassen und dann Dienstag, Donnerstag Klassen. Ich möchte also ein benutzerdefiniertes Wiederauftreten durchführen und die Daten auswählen, an denen es passieren wird, und dann ein Enddatum auswählen, das für mich das Ende des Semesters wäre. Sagen wir einfach am 24. Mai. Hit Done, und während wir hier sind, während wir tatsächlich in der Event-Details Abschnitt sind, lassen Sie uns einige hilfreiche Details für unser zukünftiges Selbst hinzufügen. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber als ich auf dem College war, wusste ich nicht immer, wo meine Klassen waren, das exakte Klassenzimmer, vielleicht für die erste Woche der Schule. Also, ich würde sagen, kann ein Ort sein. Sagen wir einfach, das ist in Gerdin 101, das ist ein Gebäude, das ich auf dem College hatte. Unten im Beschreibungsabschnitt, eine Sache, die ich sehr hilfreich fand, und ich werde es hier nicht demonstrieren können, weil ich keinen Link handlich habe, aber ich ging tatsächlich auf die Website meines Colleges und ich fand das PDF Dokumente der Bodenkarten von jedem Gebäude, in das ich gehen musste. Also, ich würde einen Link zu diesem PDF in der Beschreibung hier setzen. Vielleicht geben Sie auch den Namen des Professors an, Professor Johnson, nur damit ich relevante Details mit meinem Kalender direkt zur Hand habe. Also, wenn ich versuche, zum Unterricht zu kommen oder ich versuche mich daran zu erinnern, wer die Klasse lehrt, habe ich alle Informationen zur Verfügung, und das kann viel weniger gestresst sein und viel weniger Zeit damit verbracht haben, es aus E-Mails oder aus meinem Dateisystem oder von mein Notizsystem. Es ist alles da in einem Kontext, mich Sinn macht, und es ist sehr praktisch für mich jetzt. Nun, eine weitere fortgeschrittene Sache, die ich gerne tun würde, ist, einen versteckten Kalender für Dinge zu erstellen , die ich nicht immer sehen muss, aber gelegentlich referenzieren möchte. So hatte ich zum Beispiel ein Fitnessstudio mit einem Basketballplatz, der nicht immer zur Verfügung stand, und ich gehe gerne im Winter Basketball spielen, also wollte ich wissen, wann es Stunden am Gericht gibt. Ich konnte nicht jedes Mal auf die Website dieses Fitnessstudios gehen und nachsehen, ob das Gericht verfügbar ist oder nicht, aber das scheint mir unbequem. Stattdessen ging ich einfach und erstellte einen Kalender. Ich nannte es Court Hours, und jetzt kann ich reingehen und diesen Basketball-Zeitplan hier erstellen. Also, ich werde nicht jedes einzelne Ereignis machen, weil es Ihre und meine Zeit verschwenden würde. Ich werde nur einen machen. Wir nennen es „Court Stunden“ oder „Court Open“, und ich werde das auf meinen Stundenkalender setzen. Nun, in der Regel, werde ich diesen Kalender frei haben, weil es nicht etwas ist, das ich aktiv am Mittwoch um 11:00 Uhr zu tun habe. Aber wenn ich Basketball spielen will und ich sehen möchte, ob die Plätze offen sind, dann kann ich diesen Kalender im Grunde für ein paar Sekunden sichtbar machen, überprüfen, ob er gerade geöffnet ist und dann wieder ausschalten. Nun, eine weitere Sache, die Sie vielleicht auch mit Ihrem Kalender tun möchten , ist die Einrichtung automatischer Erinnerungen für Ereignisse. Also, anstatt Ihren Kalender die ganze Zeit überprüfen zu müssen, um sicherzustellen , dass Sie pünktlich für die Dinge sein werden, innerhalb von Google Kalender, und wieder funktioniert dies für grundsätzlich jede Kalenderanwendung, über Apple Kalender oder Outlook-Kalender. Es wird nicht für einen Papierkalender funktionieren. Also, tut mir leid für diejenigen von Ihnen, die ein analoges System verwenden , aber für jeden digitalen Kalender können Sie sehr einfach Erinnerungen einrichten, und in Google Kalender können Sie Benachrichtigungen in der App durchführen, egal ob Sie iPhone oder Android verwenden oder sogar Windows Phone, oder Sie können E-Mail-Benachrichtigungen. Das sind ein wenig weniger nützlich, aber ich finde E-Mail-Benachrichtigungen manchmal nützlich, wenn sagen, ich habe eine Reise kommt und ich möchte wie eine 24-Stunden-Benachrichtigung anstelle von 30 Minuten Benachrichtigung erhalten . Nun, ein letzter Tipp, den ich teilen möchte, bevor wir in den Action-Teil dieses Videos bekommen , ist nur, um Sie wissen zu lassen, dass, wenn Sie Gmail zusammen mit Google Kalender verwenden, etwas ziemlich cool passiert, wo, wenn Sie eine E-Mail, die ein Ereignis enthält, sagen, dass Sie einen Flug buchen, wird es automatisch die Zeiten für diesen Flug zu Ihrem Kalender hinzufügen, und das ist etwas, das ich sehr bequem finde. Jedes Mal, wenn ich einen Flug für Reisen reserviere, werde ich mir meinen Kalender ansehen und er ist schon da drauf, ich musste das nicht eingeben, das ist eine ziemlich intelligente Funktion. Also, es ist jetzt Zeit für Sie, diesen Teil des Systems zu bauen , und der Prozess ist hier ziemlich einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist wählen Sie Ihre Kalender-App Ihrer Wahl, sei es ein Google-Kalender oder iCal oder was auch immer Sie verwenden möchten, und beginnen Sie dann separate Kalender innerhalb der App zu erstellen, um Ihre Lebensbuckets darzustellen. Von dort aus können Sie wiederkehrende Ereignisse verwenden, um Ihren Zeitplan zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie neue Ereignisse hinzufügen, wenn sie zu Ihrer Aufmerksamkeit kommen, und stellen Sie dann entscheidend sicher, dass Sie Ihren Kalender jeden einzelnen Tag überprüfen, oder verwenden Sie diese Erinnerungsfunktion, um sicherzustellen , dass Sie nichts durch die Risse rutschen lassen. Nun, da Ihr Kalender vollständig eingerichtet und funktionsfähig ist, ist es an der Zeit, zum dritten Teil unseres Systems zu wechseln, das ist Ihr Notizsystem. 4. Deine Notizen machen: In Ordnung. Wir machen Fortschritte. Okay, Ihr Task-Management-System ist alles eingerichtet, Sie machen Ihren Kalender bereit zu gehen. Wir gehen jetzt zum Notizierungssystem über, und ich weiß, was einige von Ihnen bereits denken. Brauche ich eigentlich ein Notizsystem? Ich bin kein Student mehr. Ich bin ein Profi. Ich brauche kein Notizbuch. Das ist für Drittklässler. Ich denke, jeder braucht ein Notizsystem, denn wieder, wie David Allen einmal so beredt sagte, „Dein Gehirn ist dafür, dass er Ideen hat, nicht dafür, sie zu halten.“ Sie brauchen einen externen Ort, sicher ist, der sicher ist, und der gut organisiert ist, damit Sie den Softwarelizenzschlüssel für die Software speichern den Softwarelizenzschlüssel für die Software können, die Sie in ein paar Jahren aktualisieren müssen, oder die Anweisungen für die DIY Couchtisch, dass Ihre Freundin wirklich will, dass Sie bauen, oder diese schlechten Rap-Texte, die ich weiß, dass Sie in Ihrer Freizeit geschrieben haben, oder vielleicht alle Systemdetails für die neue IT-Job, die Sie gerade angeheuert haben. Sie wollen diese, Ihre Passwörter, alle Ihre Logins und Dateipfade nicht vergessen . Sie brauchen einen Ort, an dem all diese gespeichert werden können. Während dein Gehirn technisch all diese Informationen enthalten könnte, besonders wenn du verrückte Gedächtnistechniken beherrschst, wie den Mind Palace von Sherlock, sollte es das nicht tun. Überlassen Sie das alles dem Notizsystem. Ich sehe es so. Du musst nicht alles wissen. Es gibt bestimmte Dinge, die Sie wissen sollten, aber bei vielen anderen Dingen müssen Sie nur den Weg kennen, den Sie einschlagen müssen, um Informationen schnell zu lernen oder darauf zu verweisen. Für mich gibt mir wenigstens ein gut durchdachtes, gut organisiertes Notizsystem diese schnellen Wege zu allen Details meines Lebens, alles, was ich in Zukunft noch an mich erinnern muss. Nun, bevor wir in all die lustigen Details graben, die App, die ich heute mit Ihnen teilen werde, lassen Sie uns über ein paar gemeinsame Fallstricke sprechen, die Menschen in der Regel in, wenn es um den Aufbau ihrer Notiz-System geht. In erster Linie, was ein Mangel an Organisation ist. Wenn ein Notizsystem nichts zum Kategorisieren oder Abgrenzen Ihrer Notizen hat, wird es sehr schwierig, Dinge zu finden, wenn Sie sie später referenzieren müssen. Sie werden also sicherstellen wollen, dass die Dinge gut organisiert sind. Ein weiteres Problem, auf das Menschen stoßen, ist ein sehr ähnliches Problem wie das, was ich bereits im Task-Management-Video erwähnt habe , wenn es schwierig oder voller Reibung wird , eine Notiz in Ihr System einzugeben, dann ist es wahrscheinlich, dass Sie es nicht tun werden oder Sie tun es in einfacheren System, wie eine Haftnotiz auf Ihrem Desktop oder einfach nur werfen Stücke von Papier überall auf dem Schreibtisch, die meine Mutter liebt zu tun, und das funktioniert für sie, aber es wird wahrscheinlich nicht für Sie arbeiten. Lassen Sie uns also sicherstellen, dass wir dies so einrichten, dass es so reibungslos wie möglich ist, aber auch gut organisiert ist, so dass es einfach ist, alles, was Sie suchen, schnell zu finden. Die App, die ich für mein Notizsystem verwenden und ich benutze seit etwa 10 Jahren an dieser Stelle, vielleicht ein bisschen weniger als 10, aber eine ziemlich lange Zeit ist Evernote. Es gibt viele Alternativen zu Evernote da draußen. Ich möchte das sehr deutlich machen, also musst du Evernote nicht verwenden. Es gibt Microsoft OneNote, die ziemlich ähnlich und freier ist. Evernote hat eine kostenlose Option. Microsoft OneNote ist sehr kostenlos. Es gibt auch eine Idee. Es gibt Apple Notes, alle Arten von verschiedenen Systemen da draußen, und viele von ihnen haben eine Menge von den gleichen Funktionen. Also, wirklich meine Empfehlung von Evernote stammt aus meiner persönlichen Erfahrung und der Tatsache, dass es funktioniert, wie mein Gehirn will, dass es besser funktioniert als jedes System, das ich getestet habe. Also, mit dem gesagt, werden wir beginnen, dieses System in einer sehr ähnlichen Weise zu bauen , wie wir unser Kalendersystem gebaut haben, und das ist durch die Verwendung des Life Buckets Konzept. Auch hier ist dein Leben vielfältig. Du hast Unterricht, wenn du ein Student bist. Sie haben Projekte, wenn Sie ein Profi sind und Sie haben auch viele individuelle Gedanken und Ideen, die Sie wahrscheinlich in ein konkretes externes System bekommen möchten , wie Texte oder Trainingsdetails. Also, in Evernote habe ich im Grunde ein System gebaut, das alle meine Lebens-Eimer auflegt und die Dinge sehr leicht zu finden macht, wenn ich sie finden muss. In Evernote habe ich tatsächlich eine ihrer Funktionen namens Notebook-Stacks verwendet, um dies noch organisierter zu machen , als es sonst wäre , wenn es nur eine große Liste von Notebooks wäre. Also, ich werde Ihnen meine Notizbücher hier zeigen. Wir haben einen namens Personal, wo ich Dinge wie mein Erfolgs-Journal, mein tägliches Schreiben, das ist wie eine tägliche Notiz Art, wie ich gebaut habe, Notizen über den Kauf eines Hauses in der Zukunft, vielleicht Texte, die ich nicht Schreib mich selbst. Ich habe die nicht geschrieben, du hast sie geschrieben, du hast sie gesagt, wie sind sie dorthin gekommen? Rezepte, alle Arten von Sachen wie das, und wir haben auch Klassen. Also, was ich hier gemacht habe, bin ich mit dem College fertig, aber ich bin reingegangen und habe einen Teil des Systems neu erstellt, den ich benutze, als ich auf dem College war nur für euch als Referenz, wenn ihr selbst auf dem College oder auf der Highschool seid. Ich hatte ein Klassen-Notizbuch, in dem alle Klassen aus früheren Semestern gestellt wurden, also konnte ich diese Notizen immer noch referenzieren, wenn ich es brauchte, aber ich hatte auch einen Notebook-Stack für aktuelle Klassen, so dass die Kurslast des aktuellen Semesters hier beibehalten wurde, und auf diese Weise konnte ich sehr leicht darauf zugreifen und sicherstellen, dass alles organisiert war, und ich wusste, wo alles für die Klassen war, die ich eigentlich wollte. Jetzt ist Evernote im Grunde wie Outlook oder wie ein E-Mail-Programm konzipiert. Sie haben Ihre Notizbücher und Ihr Notizbuch gestapelt mit Tags und aktuellen Notizen und Verknüpfungen auf der linken Seite der Benutzeroberfläche, Sie haben Ihre Notizen in einer mittleren Spalte und in der rechten Spalte ist völlig dem Notiz-Editor gewidmet. Dies ist einer der Gründe, warum ich Evernote so sehr liebe. Es erlaubt mir, genau zu sehen, wo ich mich gerade in der Gesamthierarchie meines Notizsystems befinde. Manche Leute arbeiten wirklich gut mit Google Docs oder mit Microsoft Word oder dem Notizsystem, wo sie ein sehr separates Dateisystem und einen separaten Editor haben, aber ich liebe es, alles gerade vor mir angelegt zu haben. Ich liebe es, in die Suchleiste zu springen oder meinen Navigationsbaum zu verwenden, um wirklich, wirklich schnell zu etwas anderem zu gelangen , es zu öffnen, es nebeneinander zu setzen. Ich liebe diese Art von Zeug einfach. Also, offensichtlich, die Hauptsache, die Sie mit Ihrem Notizsystem tun werden , ist, Notizen zu machen, aber Sie müssen es nicht auf Notizen beschränken, die Sie physisch nehmen, vor allem, wenn Sie eine App wie Evernote verwenden, die mehrere Funktionen hat. Zum Beispiel hat Evernote eine WebClipper-Erweiterung für Google Chrome, wo Sie tatsächlich den Inhalt einer Webseite speichern können, oder etwas, das ich oft mache, ist, ich werde buchstäblich den Inhalt von E-Mails kopieren und einfügen, die ich bekomme, für sagen Reise-Details, und ich werde sie direkt in Evernote setzen. So habe ich hier zum Beispiel alle Details für das Hotel, das ich für diese Reise nach New York City in Evernote gebucht habe. Auf diese Weise kann ich es sehr leicht referenzieren, wenn ich muss. Dass Sie auch Fälle finden können, in denen es sehr nützlich ist, zu einer vorherigen Notiz zurückzukehren und weitere Details hinzuzufügen. Um Ihnen ein Beispiel dafür zu geben, werde ich Ihnen hier meine AAfter Effects Notizen zeigen. Eine Sache, die ich viel mache, ist meine Videos in After Effects zu animieren, aber After Effects ist unglaublich detailliert und kompliziertes Programm mit vielen Tastenkombinationen und wörtlichen Programmierformeln, die Sie in Ebenen setzen können, um sie tun bestimmte Dinge. Mein Gehirn ist nicht gut genug, um sich an all diese Dinge leicht genug zu erinnern , damit ich sie nicht immer und immer wieder referenzieren muss. Jedes Mal, wenn ich auf so etwas wie die Verknüpfung zum Zentrieren eines Ankerpunkts oder die Verknüpfung zum Beschneiden einer Ebene stöße, wie Sie es in einem Videobearbeitungsprogramm tun würden. Ich habe die gerade aufgeschrieben. Im Laufe der Zeit habe ich viele von ihnen durch wiederholte Verwendung auswendig gelernt, aber viele dieser Dinge verwende ich nicht häufig genug, um tatsächlich auswendig zu lernen. Eine weitere gute Sache, auf die Sie achten sollten, ist die Art und Weise, in der Sie Ihre Notizen titeln. Dies ist vielleicht nicht etwas, das absolut entscheidend ist, aber wenn ich eine Notiz betitele, versuche ich rechtzeitig voran zu denken, und ich versuche darüber nachzudenken, welche Zukunft ich am Ende als Suchbegriff verwenden kann , um diese Notiz in der Zukunft zu finden. Mit einem guten Organisationssystem ist dies möglicherweise kein Problem, weil Sie einen schönen logischen Baum haben, in den Sie hinuntergehen können, um es zu finden, und Sie sollten nicht zu viele Optionen haben, sobald Sie den Boden dieses Baumes getroffen haben. den Fall, dass Sie brauchen eine Suche nach etwas, wie sagen, diese Krankenversicherung Informations-E-Mail, die ich bekam. Ich habe dies in Evernote gepostet und ich erinnere mich daran, dies wie Kaiser Permanente zu nennen, das ist meine Krankenkasse, aber ich habe auch gesagt „Krankenversicherung Willkommens-Info E-Mail“, weil ich wusste, dass ich in Zukunft einfach nach Krankenversicherungs-E-Mail suchen kann . Also, ich versuche, voraus zu denken und nur ein Brainstorming einige der sehr generischen allgemeinen Begriffe, die ich in Zukunft verwendet haben könnte, wenn er nicht vollständig über alle Details des Themas aktualisiert wird. Eine andere Sache, die nützlich sein könnte, auf die wir in einem der späteren Videos in diesem Kurs verweisen werden, ist, einen Posteingang oder einen Posteingang und ein Notizbuch zu haben. Dies wäre nur ein Notebook, in dem es wie Ihre Standardposition ist, um alles und alles zu setzen. Dies geht auf die Idee zurück, die Reibung zu reduzieren , wenn es darum geht, Notizen in Ihr System einzugeben. Wenn Sie unterwegs sind und wirklich etwas schnell eingeben müssen, wollen Sie nicht die App hochziehen, und dann genau das Notizbuch finden, in dem Sie etwas einfügen möchten, und dann geben Sie ihm einen Titel und all das. Du darfst einfach genau wandern, was gerade in deinem Kopf ist, und dann mit deinem Leben weitermachen. Indem Sie es also in den Posteingang einfügen und den Posteingang zu Ihrem Standard-Notizbuch in Evernote machen, oder was auch immer Sie verwenden, können Sie das tun und dann eine Zeit später haben, wo Sie sich hinsetzen und alles in diesem Posteingang verarbeiten. Vielleicht tun Sie es nicht, vielleicht verwenden Sie einfach die Suchfunktion, um zufällige Dinge dort zu definieren. Sie könnten auch fleißig sein und Sie könnten alles kategorisieren, was Sie später kategorisieren möchten. Ein zusätzlicher Tipp zur Notenerstellung, den ich hier gerne mit Ihnen teilen möchte, ist ein Tipp zum Templating. Daher benötigen Sie möglicherweise nicht immer eine Notizvorlage. Manchmal brauchen Sie nur ein leeres Blatt Papier oder einen leeren blinkenden Cursor, mit dem Sie mit dem Schreiben beginnen können, aber manchmal können Sie von einem wenig Struktur in Ihren Notizen profitieren. Also, was ich gegangen und getan habe, ist, dass ich tatsächlich ein Notizbuch für Vorlagen erstellt habe und ein sehr gutes Beispiel eine Vorlage hier ist eine Video-Recherche-Vorlage, die ich gerne verwenden, wenn ich neue Video-Themen für meinen YouTube-Kanal erstelle. Ich habe vielleicht Titelideen, die ich runterkriegen möchte. Ich habe vielleicht Keyword-Ideen, die ich hier schreiben möchte. Ich habe viele Notizen, Recherchen und Links sowie Details zu Sponsoren, die meine Videos sponsern. Ich mag all diese Informationen getrennt und kategorisiert und leicht zu finden, also habe ich nur diese Vorlage hier. Alles, was ich tue, ist, dass ich es kopiere und es dann in eine neue Notiz einfüge, was mir einen Ausgangspunkt gibt , um viel mehr in meinem Forschungs- und Schreibprozess organisiert zu sein. Das bringt uns zu den Aktionen, die ich will, dass Sie ergreifen, um diesen Teil Ihres Systems zu bauen und einsatzbereit zu machen. Zunächst müssen Sie sich einfach für die App oder den Dienst registrieren , die Sie verwenden möchten, egal ob es sich um Evernote, OneNote oder Notion handelt, oder ob es sich um ein Notizbuch aus Papier handelt und wie ein Aufzählungsjournal eingerichtet oder ein System, das gut für Sie funktioniert. Von dort aus möchten Sie diese Kategorisierung erstellen. Erschaffe diese Lebens-Eimer, so dass du einen organisierten schnellen Weg zu all den verschiedenen Facetten deines Lebens hast. Letzt beginnen Sie Notizen zu machen, und wenn Sie diese Posteingangsmethode verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Prozess eingerichtet haben, um später einzugehen und diese Notizen zu verarbeiten, ihnen ihre Kategorisierungen zu geben, ihnen ihre Labels und Details zu geben und Titel, so dass Ihr Notizsystem wie Ihr Aufgabenverwaltungssystem nicht Opfer dieses Entropieproblems, über das wir früher gesprochen haben. Nun, da Sie Ihr zweites Gehirn haben, wie ich es gerne aufgestellt nenne, werden wir weitermachen, ich schätze, Sie können es Ihr drittes Gehirn nennen, das Ihr Dateisystem ist. 5. Deine digitalen Dateien organisieren: Der Aufbau Ihres zweiten Gehirns ist abgeschlossen, aber warum aufhören, drei Gehirne sind besser als zwei und wir werden jetzt ein drittes in Form eines gut organisierten Dateimanagementsystems konstruieren . Dies wird in zwei verschiedene Videos aufgeteilt werden. Das erste davon ist ein digitales Dateiorganisationsvideo, das wir gerade jetzt und dann durchgehen werden wir, dass mit einem physischen Dateiorganisationsvideo als auch folgen . Nun, das Wichtigste in meinem Kopf, wenn es um die Organisation Ihrer digitalen Dateien geht , ist, dass Sie Zugriff auf sie haben, wo immer Sie sind. Damals, als ich in der High School war, war dies unbequem, im Grunde bedeutete, die Dateien, die ich arbeitete, auf einem Flash-Laufwerk zu speichern und dann daran zu erinnern, das Wechselmedium, auf dem ich meine Dateien gespeichert hatte, in meinen Rucksack zu legen , auf den ich unweigerlich vergaß ich zu tun manchmal bedeutet, dass, manchmal das Papier, das ich eindrehen oder drucken muss, auf meinem Computer zu Hause war völlig stecken und außerhalb meiner Reichweite. Aber zum Glück muss das heute nicht der Fall sein, denn es gibt Cloud-Speichersysteme, mit denen Sie Zugriff auf Ihre Dateien haben können, egal wo Sie sich befinden, ob es sich auf Ihrem Laptop oder Ihrem Handy oder von einem Computer-Browser, wenn Sie sich bei ihre Weboberfläche. Dies ist aus Gründen wichtig, die nicht nur bequemen Zugriff auf Ihre Dateien haben. Dies ist auch eine Frage der Sicherstellung, dass Sie Zugriff auf Ihre Dateien für den Rest Ihres Lebens haben und sie nicht zerstört werden, weil, sagen, dass Ihr Laptop kaputt oder Ihr Haus niedergebrannt ist oder etwas anderes schreckliches passiert ist. Wenn Sie alle Ihre Dateien nur auf einem Gerät haben, dann ist die Sicherheit dieser Dateien, die ein Produkt von Hunderten oder Tausenden von Stunden Ihrer Arbeit sein könnte ist die Sicherheit dieser Dateien, die ein Produkt von Hunderten oder Tausenden von Stunden Ihrer Arbeit die Sicherheit dieses einen physischen Gerät, und dies kann leicht aus dem Fenster oder ich könnte leicht sitzen oder so etwas Dummes. Aber weil alles in Google Drive gesichert ist, wenn dieses Ding aus dem Fenster geht oder schmilzt oder was auch immer mit ihm passiert, spielt es keine Rolle. Ich bin aus der Hardware und das ist schrecklich, aber es ist nicht das Ende der Welt, weil ich immer noch Zugriff auf all diese Dateien haben werde. Lassen Sie mich jetzt einen kurzen Moment nehmen, nur um zu erklären, was genau Cloud Sync und Cloud-Sicherung bedeuten. das Dropbox-Programm auf Ihrem Computer oder dem Google Drive-Programm installieren oder was auch immer es ist, synchronisieren Sie Ordner und Dateien, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind , in der Cloud und auf jedem anderen Gerät, das Sie haben ihre Software installiert und Sie werden in der Lage sein, wieder auf diese Dateien über ihre Cloud-Server mit Ihrem mobilen Gerät zugreifen. So können Sie sehen, dass alle meine Dateien hier tatsächlich auf meinem Laptop gespeichert sind. Also, sie sind buchstäblich auf der Festplatte, aber wenn ich in den Dropbox-Web-Browser gehe und ich in den gleichen genauen Ordner klicke, werde ich die gleichen exakten Dateien finden. Sie werden im Wesentlichen überall gesichert und die Software weiß, dass, wenn Sie irgendwo eine Änderung an einer Datei vornehmen, sie diese Datei überall dort aktualisieren muss, wo diese Datei gespeichert wird. Also, nur um das klar zu machen, wenn ich mir diese Datei hier auf meinem Desktop anschaue, kann ich sehen, dass sie hier auf meinem lokalen Computer gespeichert ist. Aber, wenn ich zum Web-Browser gehe, kann ich genau die gleiche Datei finden und es ist genau hier und ich kann es tatsächlich direkt im Dropbox-Web-Browser sehen. Also, in den Beispielen, die Sie in diesem Video sehen werden, werde ich Dropbox verwenden, weil das ist, was ich als Student verwendet, das war mein erster Cloud-Backup-Dienst, für den ich jemals angemeldet, aber ich empfehle tatsächlich Google Drive in diesen Tagen einfach weil ihre Preise besser sind. Für zwei Dollar pro Monat können Sie eine 100 Gigabyte über mit Laufwerk, während die einzige Option hinter den zwei Gigabyte Free Kontingent auf Dropbox zahlen $10 pro Monat für ein Terabyte und ich glaube nicht, dass eine ganze Menge Leute brauchen mehr als 100 Gigabyte. Also, ich denke nur, dass es besser ist, preisweise. Was ich denke, ist das grundlegendste Konzept in Dateiorganisation ist es, es wie ein Baum einzurichten. Im Wesentlichen spreche ich von einer Struktur von Ordnern, die einen Baum wie einen Stammbaum oder einen evolutionären Biologiebaum imitiert Du wirst einen Stamm haben und von diesem Stamm wirst du Zweige haben, die herauskommen. Wir gehen zurück zu diesem Lebens-Eimer-Konzept. Der Stamm des Baums wird also der Stammordner Ihres Cloud-Management-Systems sein. Also, wenn es Dropbox ist, wird es der Dropbox-Ordner sein oder dass Dropbox auf Ihrem Computer legt oder wenn es Google Drive ist, wird es der Root-Google Drive-Ordner sein, und Sie sollten sich bemühen, alles, was für Sie wichtig ist, in diesem Ordner zu behalten, nichts sollte außerhalb davon existieren. Auf diese Weise wird alles mit der Cloud synchronisiert und alles ist überall verfügbar. Also, innerhalb der Wurzel des Baums hier meine Dropbox, können Sie sehen, dass ich mehrere Ordner habe. Ich habe einen Ordner für das College und darin habe ich Ordner für all die Jahre, die ich auf dem College war. Ich habe einen Ordner für „College Info Geek“, was alles mit meinem Blog zu tun hat, es gibt Ordner zum Lernen, alles, was ich in war, ich meine einen Ordner dafür. Wir können hier sehen, wie wir diese Baumstruktur bauen. Also, College ist ein Hauptzweig von dieser Wurzel dort und dann beginnen wir von dort aus zu verzweigen und noch spezifischer zu werden. Nehmen wir an, wir haben Junior hier, innerhalb des Junior in Ihrem Ordner habe ich einen bestimmten Ordner für jede Klasse, die ich nahm, wie MIS 432 als Beispiel. Hier, alles, was ein allgemeines Markenzeichen war, das eine Datei wie keine Notizen brauchte, sondern wie ein Bild, das wir hochgeladen haben, oder eine Tabellenkalkulation, die wir erstellt haben, das alles in diesem Ordner war. Aber wir gingen noch tiefer, wenn es um große Projekte ging. Also hatten wir ein abschließendes Gruppenprojekt in dieser Klasse und wir haben dafür gesorgt, einen bestimmten Ordner für dieses Projekt zu erstellen. Ich möchte Ihnen ein weiteres Beispiel zeigen, wie ich meine Arbeitsdokumente jetzt als YouTuber organisiere und ich denke, dass dies ein bisschen relevanter für diejenigen unter Ihnen sein könnte, die versuchen , dies auf einen professionelleren Kontext anzuwenden. Also, wir wechseln hier zu Google Drive, wo ich alle meine aktuellen professionellen Ordner aufbewahre. Ich habe einen Ordner namens Inhalt in Google Drive und dann habe ich einen Ordner namens „Graphics“. Also, alle Thumbnails, alle Podcasts geteilt Bilder, alle Artikel Featured Bilder, die auf Grafiken gehen muss. Also, lassen Sie uns zu Grafiken gehen und dann können wir zu Video-Share-Bilder gehen und ich gebe jedem Video eine Nummer basierend auf der Reihenfolge, in der es auf meinem YouTube-Kanal veröffentlicht. Diese Art von geht an ein Organisationssystem, das ich für die Videoplanung verwende. Also, wir haben alle diese Videos teilen Bild-Ordner und das neueste Video, das ich getan habe, war eins auf Selbstdisziplin. Hier kann ich also die Miniaturansicht finden, die ich für dieses Video erstellt habe, und das Photoshop-Dokument, das ich auch erstellt habe, falls ich dort reingehe und Änderungen vornehmen würde. Nun, der Grund, warum ich alles in Grafiken, Videos und Skripte aufgeteilt habe , denken Sie vielleicht daran, warum nicht einfach einen Ordner für jedes Videoprojekt haben und das Skript und alle Grafiken und alle Dateien und alles drin behalten. Das würde Sinn ergeben, wenn man als Solo-Prenuer sagt, man macht alles selbst. Ich arbeite mit einem Team, was bedeutet, dass ich Ordner für viele verschiedene Personen freigeben muss und mein Grafikdesigner hat keine Notwendigkeit, dass ihr Computer mit Tonnen von Videoprojektdateien und Proxy-Dateien gefüllt wird. Also haben wir ein System erstellt, das für uns funktioniert, wo wir das Stammverzeichnis des Inhaltsordners auf der Art des Inhalts und der Person im Team basieren , die mit diesem Inhalt arbeiten würde. Die Sharing-Struktur macht also Sinn. Davon abgesehen habe ich einen kleinen zusätzlichen Tipp für Sie, wenn es darum geht, die Navigation in diesen Dateisystemen zu erleichtern und es ist, auf vielen verschiedenen Systemen einen anderen Namen zu verwenden , aber während es Shortcuts genannt wurde. Aber im Grunde, wenn Sie einen sehr häufig aufgerufenen Ordner haben, ist es nur verschwendet Zeit, durch den Baum zu navigieren, um dorthin zu gelangen. Also, benutze das Lieblingssystem. Zum Beispiel hier, lassen Sie uns sagen, dass ich diesen MIS 435 Ordner ziemlich oft verwende. Ich gehe einfach voran und ziehe diesen Ordner in meine Favoriten hier. Also, jetzt kann ich einfach darauf klicken und ich bin sofort drauf. Gleiches mit Windows, wenn Sie einen Windows-Computer verwenden, können Sie einfach einen Ordner auf die Seitenleiste ziehen, die dort als Schnellzugriff bezeichnet wird und wenn Sie die Google Drive-Webschnittstelle verwenden, können Sie voran gehen und mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und dann einfach Stern drücken. Was das tun wird, ist, diesen Ordner zu diesem Sternabschnitt hier hinzuzufügen , der im Grunde genau die gleichen Dinge ist, die Ihr schneller Zugriff haben. Nun, eine weitere Frage, die für Sie auftreten könnte, ist : „Was ist der Unterschied zwischen meinem Notizsystem und meinem digitalen Dateiorganisationssystem?“ Die Antwort ist wirklich nicht klar geschnitten. Es kommt irgendwie auf persönliche Vorlieben an. Was möchten Sie in Ordnern behalten und was möchten Sie in einem System wie Evernote behalten? Also, zum größten Teil, wenn ich Dinge aufschreibe, wenn ich Notizen mache, wenn ich Daten in mein System eingebe, verwende ich normalerweise ein Notizsystem wie Evernote, aber wenn ich eine Tabellenkalkulation herunterladen muss oder wenn ich eine Dokument, das mir jemand per E-Mail geschickt hat, in der Regel behalte ich das mein Dateiorganisationssystem. Die andere Sache zu beachten ist, dass, wenn Sie ein System wie Evernote verwenden, es nicht viele Ebenen gibt, die Sie untersuchen können , wenn Sie das Notebook-System verwenden, während Sie mit Ihrem Dateiorganisationssystem Sie können so viele Ebenen tief gehen, wie Sie wollen, und Sie können erfolgreich jemanden mit diesen Ebenen zu gründen. Das kannst du in Evernote nicht tun. Also, das bringt uns zu den Aktionen für dieses spezielle Video, die ziemlich einfach sind. Nummer eins, gehen Sie aus und registrieren Sie sich für den Cloud-Sicherungsdienst, den Sie verwenden möchten, ob es sich um Google Drive handelt, was ich empfehle, weil ihre Preise besser ist als alle anderen, die ich gesehen habe oder ob es Box oder Dropbox oder SpiderOak oder was auch immer Sie verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie für sie angemeldet sind, stellen Sie sicher, dass dieser Ordner mit Ihrem Computer synchronisiert wird und beginnen Sie dann, diese Baum-basierte Hierarchie innerhalb dieses Stammordners dort aufzubauen . Sie möchten Dinge nicht außerhalb dieses Stammordners speichern. Denken Sie daran, wenn Sie etwas außerhalb davon speichern, haben Sie nirgendwo Zugriff, sondern auf das lokale Gerät. diesem Zusammenhang habe ich hier einen letzten Tipp für Sie. Dies ist eine Art fortgeschrittener Tipp und das ist nicht etwas, das ich denke, Sie sollten sofort in die Tat umsetzen, aber es ist ein kleiner Samen, den ich in Ihrem Kopf für spätere Gedanken pflanzen möchte , was ist, dass Sie vielleicht wollen, um in mit einen sekundären Remote-Backup-Dienst für alle Ihre Dateien. Das ist etwas, das mir hilft, nachts zu schlafen. Sagen Sie, aus irgendeinem Grund löschen Sie alle Ihre Dateien in Google Drive und dann Ihre Hand rutscht und Sie gehen in den Papierkorb und leeren auch den Papierkorb, alles ist weg. Wenn Sie ein sekundäres Sicherungssystem haben, haben Sie immer noch Zugriff auf all diese Dateien und Ordner, aber wenn Sie es dann nicht hatten, sind sie alle für immer weg. Persönlich verwende ich einen anderen Cloud-Backup-Dienst namens Backblaze und ich bezahle für sie, weil sie unbegrenzte Cloud-Backup-Dienst haben, was bedeutet, ich alle meine Video-Aufnahmen für YouTube-Videos sichern kann dass ich alle meine Video-Aufnahmen für YouTube-Videos sichern kann , die nie in Google Drive passen würde. Aber ich habe auch beruhigt zu wissen, dass meine Dateien in Laufwerk gesichert werden und sie auch an diesem Ort gesichert werden. Es nennt sich doppelte Redundanz und ich denke, dass es ziemlich nützlich ist. Nun, da wir das alles durchgemacht haben, haben Sie alles, was Sie für den Aufbau Ihres digitalen Systems benötigen , und wir werden jetzt auf die physische Seite übergehen. 6. Deine Akten organisieren: Also haben wir die Organisation digitaler Dateien behandelt, und das lässt nur noch ein Teil des Dateiorganisations-Puzzles zusammenstellen, was der physische Teil davon ist. Nun, wenn es um die physische Dateiorganisation geht, ist die Fallstricke, auf die ich sehe, dass Menschen am meisten stoßen, wie bei vielen anderen Dingen, ein Mangel an Organisation. Sie haben Haufen von Papieren, die einfach überall geschoben werden, sie sind in Schubladen. Die Leute wissen nicht wirklich, wo ihre physischen Dokumente aufbewahrt werden. Während wir über die Lösung dieses Problems sprechen können, auf die ich anspielen werde, indem ich hier auf dieses Ding hinweise, bevor wir darauf eingehen, möchte ich die Frage stellen oder sie Ihnen stellen, was eigentlich physisch in Ihrem Leben sein muss? Für mich ist die Antwort nicht eine ganze Menge. Ich meine, vielleicht deine Geburtsurkunde, oder der Zeitungsausschnitt, in dem du in der 11. Klasse warst, oder vielleicht deine neuwertige Kopie von Action-Comics Nummer eins. Ja, du willst die in einer realen Welt behalten, aber für alles andere brauchst du nur Zugang zu den Informationen auf diesen Blättern. Also, was ich vorschlagen werde, ist zu digitalisieren, was Sie können und die Papierversionen loswerden. Auf diese Weise sitzt es nicht um dein Haus herum und verwirrt die Dinge. Nun, wenn es um die Digitalisierung geht, haben Sie einige Möglichkeiten, einschließlich der Verwendung einer App wie Evernote, die über einen integrierten Dokumentenscanner verfügt, um Ihre Dokumente direkt hinein zu scannen, oder Sie könnten auch eine App wie Scanbot verwenden um Ihre Dateien automatisch an Google Drive oder Dropbox senden, sodass sie sich digital in Ihrem Dateiorganisationssystem befinden, anstatt in Ihrem Notizsystem. Aber, für die Dokumente und neuwertigen Comics, die in der realen Welt bleiben müssen, wie organisieren Sie sie? Für mich ist die Antwort zweifach. Erstens, Sie möchten ein stationäres Dateiorganisationssystem zu Hause, und dann, um das zu ergänzen, möchten Sie auch ein tragbares System. Also, für Ihr stationäres System zu Hause, werde ich eine einfache hängende Ordnerschublade empfehlen. Du bekommst das im Grunde in jedem Kaufhaus, Walmart, Target, irgendetwas Ähnliches. Es ist im Grunde wie ein Würfel. Es könnte aus Plastik sein. Es kann Stoff wie dieser sein. Sie passen oft in Schubladen, die Sie bauen können, und dann haben sie Hängemappen. So können alle Ihre Dokumente in einen Ordner wie diesen gehen. Sie können die Etiketten verwenden, die mit ihnen geliefert werden, wenn Sie Dinge beschriften möchten, damit Sie genau wissen, wohin sie gehen, oder Sie können sich einfach die Positionen merken, wenn Sie nicht so viele Dokumente haben wie ich. Dann, um dieses stationäre System zu ergänzen, Sie auch wollen, ein tragbares System, um alles zu organisieren, was Sie bekommen, wo Sie unterwegs sind. Ich habe zwei verschiedene Optionen für dich. Wenn Sie nicht zufällig viele Papiere wie ein Profi oder ein Freiberufler bekommen, und fast alles kommt zu Ihnen per E-Mail oder elektronisch, dann halten Sie einfach einen einzigen Ordner in Ihrem Rucksack, oder Ihre Aktentasche, Ihre Arbeitstasche. Das ist die, die ich benutze, und ich habe gerade sehr wenige Dokumente da drin. Aber, wenn Sie ein Student sind, besonders wenn Sie in der High School sind, oder in der Uni, Sie bekommen viele und viele Papierhandzettel, was ich empfehlen, ist ein Akkordeon-Ordner. Diese sowie dieses Ding, können Sie eine so ziemlich jedes Kaufhaus bekommen, und es öffnet sich einfach, und Fans aus, und gibt Ihnen mehrere verschiedene Taschen zusammen mit kleinen beschrifteten Tabs, die Sie leicht verwenden können, um alle Ihre verschiedene Dateien. Wenn Sie jeden Tag nach Hause kommen, können Sie feststellen, dass es hier Zeitungen gibt, die Sie nicht wirklich brauchen, um unterwegs Zugriff zu haben, also vielleicht werden Sie diese digitalisieren, oder vielleicht werden Sie sie zu Ihrem Zuhause übertragen System. Nun, eine Sache, die Sie sich fragen könnten, ist: „Tom, wenn ich diese Akkordeonmappe mit all diesen schönen Abteilungen hier habe, warum brauche ich das? Ich könnte das überall hin mitnehmen, wo ich hin will.“ Wenn Sie ein Leben voller Gefahr und Intrigen und Geheimnisse führen wollen, dann gehen Sie vor und seien Sie mein Gast. Aber ich würde meine Geburtsurkunde und etwas nicht in meinem Rucksack aufbewahren , das wegen meiner eigenen Knochenkopfheit leicht gestohlen oder in einem Café gelassen werden könnte . Also, alles wirklich Wichtige, das ich physisch behalten möchte , was ich nicht wirklich brauche, wenn ich irgendwo hingehe, möchte ich in einem stationären Dateispeichersystem zu Hause bleiben. In Ordnung. Also, das kümmert sich um alles, was mit der Dateiorganisation zusammenhängt , über die wir reden müssen, also gehen wir jetzt zum nächsten Abschnitt des Kurses über, der Ihre Kommunikationssysteme verwaltet. 7. Deine E-Mail-Kommunikation verbessern: In Ordnung. Wir betreten nun die hintere Hälfte des Kurses. Wir haben unsere Task-Management- und Kalendersysteme erstellt, wir haben deutlich über Notizen gemacht, und Sie haben jetzt ein gut organisiertes Dateisystem sowohl in den digitalen als auch in den physischen Räumen. Also, jetzt ist es Zeit, über die Optimierung Ihrer Kommunikationssysteme zu sprechen oder das in einfacheren Worten zu formulieren, um besser per E-Mail zu werden. Warum also über E-Mail reden? Niemand mag E-Mails. E-Mail als schreckliche Hydra, die nie endet und man hört nie auf zu kämpfen, aber genau deshalb müssen wir darüber reden. E-Mail ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Menschen miteinander kommunizieren, vor allem in der professionellen Welt, und es ist auch eine Möglichkeit, dass Menschen oft Dokumente hin und her senden. Daher ist es sehr wichtig, einen gut organisierten Posteingang und voll von 1.000 ungelesenen Nachrichten zu haben , um ein Produktivitätssystem zu haben, bei dem nichts durch die Risse rutscht. Das bringt uns zu der Hauptfalle, in die Leute fallen , wenn es um die Verwaltung ihrer E-Mails geht, nämlich dass sie es nicht sehr gut verwalten, sie keine Dinge archivieren, sie hinterlassen Dinge im Posteingang und sie enden mit Dieses riesige Chaos, dass sie nichts finden können, und jedes Mal, wenn sie es öffnen, schien es einfach so überwältigend, sie wollen es sofort schließen. Deshalb gibt es Dinge wie E-Mail Vergebung Tag, wo die Leute buchstäblich einen Tag aus dem Jahr nehmen, um zu sagen, es tut mir leid, dass ich Ihnen für drei Monate nicht antworte, aber ich konnte mich einfach nicht bringen, diesen E-Mail-Posteingang zu öffnen. Nun, was wir tun möchten, ist, dass Sie nie Gefühl haben, dass Sie sich nicht dazu bringen können, Ihren E-Mail-Posteingang zu öffnen. Es sollte einfach sein. Es sollte fast die ganze Zeit ziemlich sauber sein. Also, eine Regel, nach der ich versuche zu leben, und ich denke ist sehr nützlich für Sie, damit auch leben, ist, berühren Sie keine Nachricht, es sei denn, Sie beabsichtigen, etwas damit zu tun. Indem ich etwas damit mache, meine ich entweder antworten oder es in eine Aufgabe verwandeln, oder es für später archivieren oder löschen. Öffnen Sie es nicht, lesen Sie es beiläufig und sagen Sie sich, dass ich darauf zurückkommen werde. So erhalten Sie diesen Posteingang voller ungelesener, Haufen Lesevorgänge, aber viel Stress. In Ordnung. Also, wenn es um die Verarbeitung von E-Mails geht, haben Sie hier mehrere verschiedene Optionen. Einer von denen, die ich bereits erwähnt habe, war die Archivierung. Ich denke, dass alles, was Sie nicht brauchen, um wie Spam, Newsletter, die gelöscht werden sollten. In der Tat sollte es gelöscht werden, und es sollte auch möglicherweise herausgefiltert oder abgemeldet werden, wenn es sich um einen Newsletter handelt, der Ihnen egal ist. Aber wenn es etwas ist, auf das Sie in Zukunft Zugriff benötigen, dann werden Sie es archivieren wollen. Mit Gmail erhalten Sie 15 Gigabyte freien Speicherplatz, der für fast jede E-Mail reicht , die Sie jemals erhalten werden, bis Sie 100 Jahre alt sind. Also, fühlen Sie sich nicht schlecht bei der Archivierung von E-Mails, sie brauchen wirklich nicht viel Platz. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen haben , nur für den Fall, dass Sie sie benötigen. In Ordnung. Also, das nächste Konzept, über das wir reden werden und das, zu dem ich denke, ich habe geführt, ist etwas, das Posteingang Null genannt wird. Das ist etwas, das ich definitiv nicht erfunden habe. Viele Produktivität, die Menschen lieben es, über Posteingang Null zu sprechen. Grundsätzlich ist die Idee hier, dass, wenn Sie in Prozess-E-Mail gehen, Sie eine Aktion für jede einzelne haben sollten. Also, erster Schritt, wenn Sie in Ihre E-Mail gehen, sollte es nicht sein, während Sie im Aufzug warten, um zu Ihrem Büro zu kommen, und Sie haben nur 30 Sekunden. Es sollte wie eine bestimmte Tageszeit geben, wenn Sie sich hinsetzen und Sie sich bewusst sagen, dass ich jetzt E-Mail verarbeitet. Es ist nicht für das Warten im Taxi, es ist nicht für den Aufzug, es ist nicht nur für zufällig zu gehen, Sie sollten Ihr Leben zu diesen Zeiten leben. Also, wenn Sie das getan haben und Sie bewusst eine angemessene Zeit für die Verarbeitung Ihrer E-Mail eingerichtet haben , sollten Sie in der Lage sein, eine Art von Aktion auf alles in Ihrem Posteingang zu ergreifen. Wenn Sie dies regelmäßig tun, sollten Sie nicht zu viel in Ihrem Posteingang haben, um damit zu beginnen. Nun, ein letzter Tipp, den ich Ihnen hier lassen möchte, und das ist eher ein Tipp wie Sie sich in Antworten verhalten als beim Verarbeiten von E-Mails selbst. Wenn Sie sich jedoch für eine E-Mail bewerben, versuchen Sie, die Folgefragen zu antizipieren, die die andere Person möglicherweise stellt. Zum Beispiel, wenn jemand Ihnen eine E-Mail sendet und sie sagen: „Hey, ich möchte ein Meeting einrichten, haben Sie diese Woche Zeit zur Verfügung?“ Du könntest sagen, ja. Aber wenn alles, was Sie sagen, ist ja, dann erstellen Sie nur eine Menge Arbeit für sie, denn jetzt müssen sie sagen: „Okay. Welche Tage stehen Ihnen zur Verfügung? Zu welchen Zeiten stehen Sie zur Verfügung?“ Dies könnte eine E-Mail-Kette hervorrufen, die eine Meile lang ist. Stattdessen antizipieren Sie, was sie aufgrund Ihrer ursprünglichen Antworten fragen können. Du könntest sagen: „Ja. Ich stehe Montag von 10 bis 16 Uhr zur Verfügung und ich bin Donnerstag, von 20 bis 1 Uhr zur Verfügung. Aber Sie können weiter gehen, was, wenn Sie die Besprechungszeit selbst vorgeschlagen haben? Also, sagen Sie „Ich bin heutzutage verfügbar.“ Standardmäßig werde ich Montag um 13.00 Uhr vorschlagen aber andere Male arbeiten für mich auch in diesen Fenstern. Nun, Sie haben der anderen Person die Möglichkeit gegeben dieses Treffen mit nur einer letzten Antwort einzurichten, entweder ja, Ihre vorgeschlagene Zeit funktioniert, oder das funktioniert nicht für mich, lassen Sie uns Donnerstag um acht Uhr machen, Sie sagten, Sie hätten , dass verfügbar. Dann sind Sie fertig, der Thread ist fertig, das Meeting ist auf Ihrem Kalender, und Sie können gehen, was Sie wollen. Nun, ich habe vorangegangen und ein brandneues E-Mail-Konto eingerichtet, es in mir eine Reihe von Nachrichten weitergeleitet, um Ihnen hier ein Beispiel zu geben. Das erste, was Sie hier bemerken werden, ist, dass ich Gmail verwende. Also, wie ich zuvor im Kurs gesprochen habe, empfehle ich Google Kalender als Ihren Kalender und das ist, weil es so gut mit Gmail synchronisiert, und sie sind beide kostenlos. Aber wieder, Sie könnten jedes E-Mail-System verwenden, das Sie wollen. In der Tat, ich tatsächlich laufen meine Gmail über eine App namens Front, weil ich ein Team zu verwalten, und das tatsächlich können meine Teamkollegen beantworten E-Mails für mich, und sie können Gespräche mit mir haben, um mich zu fragen, wie man bestimmte Dinge umgeht. Aber wenn Sie eine Einzelperson sind, brauchen Sie so etwas nicht, Gmail ist vollkommen ausreichend und in der Tat sehr mächtig. Also, hier ist ein Beispiel E-Mail hier. Das ist etwas, das ich archivieren werde, aber mir wurde klar, dass dies jemand ist, der mich angreift weil ich denke, sie wollen mich für einen politischen Dokumentarfilm interviewen, außer dass sie mich nicht interviewen wollen, sie wollen die andere Thomas Frank, die berühmt für das Schreiben von politischen Büchern ist, und in der Regel Menschen verwirrt. Ich versuche nett zu sein und versuche, ihnen zu antworten und ihnen zu sagen : „Hey, es ist für den anderen Thomas Frank.“ Also noch einmal, berühren Sie es nur einmal, dann holen Sie es aus Ihrem Posteingang. Also, auf diese, auf die ich sehr leicht reagieren könnte, aber sagen wir, ich will nicht. Was ich hier mit Ihnen teilen möchte, ist etwas namens To-Do-Liste für die Gmail-Erweiterung. Also, wenn Sie To-Do-Liste verwenden, ist dies eigentlich eine wirklich nette Funktion, weil Sie es zu Google Chrome hinzufügen können , was ich jetzt tun werde. Dann, wenn ich hier oben auf diese Schaltfläche klicke, die zu meiner Gmail-Schnittstelle hinzugefügt wird, bin ich in der Lage, diese E-Mail als Aufgabe in die To-Do-Liste hinzuzufügen. Dieses Fenster ist im Grunde nur eine Mini-Version der To-Do-Liste. Also, es ist ziemlich voll Feature, wenn es darum geht, Ihre Aufgabe hinzuzufügen. Nun, es wird die Betreffzeile aus der E-Mail zu holen, und das wird der Standardname der Aufgabe sein, aber das ist nicht sehr beschreibend. Wenn ich Aufgaben zu meinem Aufgabenverwaltungssystem hinzufüge, möchte ich beschreibend sein und möchte bewusst sein, die Maßnahmen aufzuschreiben, die ich ergreifen muss. Also, ich werde das einfach umbenennen, um Greg wegen Thomas Frank Verwirrung zu antworten, und wir legen es für morgen. Wir können diese natürliche Sprachverarbeitung verwenden, um einfach morgen auf es zu setzen , anstatt hier rüber zu gehen und klicken und vieles von Dingen fügen Aufgabe hinzu. Nun, es steht auf meiner To-Do-Liste, und jetzt kann ich das einfach archivieren, wenn ich will, und wir haben uns darum gekümmert. Nun, wenn ich später zurückkommen und diese Aufgabe beenden möchte, muss ich nur Greg suchen, da ist es und ich kann sehr leicht darauf reagieren, aber ich habe es beim ersten Mal aus meinem Posteingang herausgeholt, als ich es berührte. Also, das nächste, worüber ich sprechen möchte, ist Etikettierung. Als ich auf dem College war, dachte ich, es sei wichtig, jede einzelne Botschaft zu beschriften. Aber vor allem, wenn Sie Gmail verwenden, dies wirklich nicht so notwendig, weil Google Mail Google Search integriert hat. Also, die Suchmaschine ist ziemlich mächtig und Sie Lage sein, fast alles, was Sie archiviert haben, zu finden, und ich denke, dass das Etikettieren alles eine Zeitverschwendung ist. Davon abgesehen denke ich, dass Etiketten für bestimmte Fälle wie diesen nützlich sind. Ich habe hier eine Rechnung von jemandem, der für mich arbeitet. Dies ist etwas, das ich ein Etikett geben möchte, weil ich eine schöne organisierte Mappe von jeder Rechnung und Quittung, die ich für mein Geschäft erhalten habe, nur für den Fall, dass ich jemals auf alles als Gruppe in der Zukunft verweisen muss. Also, ich werde das überprüfen und ich werde ihm ein Etikett geben. Wir haben noch keine Etiketten, die nicht die Standardnamen sind, ich werde gehen und ein neues erstellen, einfach nur Quittungen nennen, und jetzt habe ich hier Quittungen. Wenn ich unter Quittungen gehe, kann ich diese E-Mail dort sehen. Das ist ziemlich nützlich für bestimmte Sammlungen von E-Mails, auf die Sie in Zukunft als Gruppe zugreifen möchten, aber tun Sie es wieder nicht für jede einzelne E-Mail, weil die Suche in der Regel gut genug ist. Die andere Sache, über die ich sprechen möchte, ist das Erstellen von Filtern. Manchmal erhalten Sie E-Mails, die ein sehr ähnliches Gefühl haben, oder ähnliche Informationen, und Sie können eine automatisierte Regel einrichten, die etwas mit diesen E-Mails jedes Mal tun wird. Also, zum Beispiel, wir haben hier eine Quittung von der Grace Street. Dies ist ein Restaurant, in das ich auf einer Geschäftsreise ging, also möchte ich sicherstellen, dass dies den Quittungs-Tag bekommt. Ich könnte ihm das Quittungsschild geben, aber was wäre, wenn ich wieder in dieses Restaurant gehe. Es ist in New York City, ich gehe viel geschäftlich nach New York City. Dies kann in Zukunft in meinen Posteingang kommen, und ich werde diese Aktion wiederholen müssen, und das möchte ich nicht tun. Also, was ich tun werde, ist, diese Betreffzeile zu greifen, oder ich könnte die E-Mail-Adresse von wem es stammt, oder jede Art von Information, die meiner Meinung nach relevant und wiederholt sein wird, und ich kann hingehen und Filternachrichten wie diese treffen. Also, ich werde die entfernen, und was ich tun werde, ist nur das Thema dieses sein. Ich werde danach suchen, wir haben das, cool. So können wir sehen, dass die Suche funktioniert, also werde ich jetzt gehen und sicherstellen, dass ich diesen Filter erstelle. Also, lassen Sie uns das Thema dort einfügen, Filter erstellen. Ich möchte den Etikettenbeleg immer anbringen, und ich muss ihn nicht einmal sehen. Also, ich werde auch automatisch den Posteingang überspringen und archivieren, diesen Filter erstellen. Jedesmal, wenn eine Nachricht wie diese in der Zukunft kommt, werde ich sie nicht mehr sehen, aber ich kann sicher sein, dass sie in meinem Posteingang sein wird , damit ich sie später verweisen kann, wenn es nötig ist. Also, wenn es um spezifische Aktionen für diesen Teil des Kurses geht, schätze ich, dass Sie bereits eine E-Mail-Adresse haben. Also, wirklich, fangen Sie einfach an, ein paar intelligente Labels für Dinge zu erstellen, die nicht leicht durchsucht werden oder Dinge, die Sie schön zusammengebündelt haben möchten , wenn Sie sie als Gruppe betrachten müssen. Darüber hinaus arbeiten Sie daran, auf den Posteingang Null zu gelangen und dort zu bleiben. Denken Sie daran, dass Sie jede E-Mail nur einmal berühren. Erstellen Sie eine Aufgabe, löschen Sie sie, filtern Sie sie, archivieren Sie sie oder beantworten Sie sie. Nun, da wir darüber gesprochen haben, wie Sie Ihre E-Mail optimieren können, gehen wir zum nächsten Teil des Kurses über, was ich gerne Quick Capture nenne. 8. Quick Capture verwenden: An diesem Punkt ist jetzt das Skelett Ihres Produktivitätssystems eingerichtet, und Sie könnten angeblich damit beginnen, es zu benutzen und im Grunde den Kurs hier zu beenden. Aber ich möchte, dass du für ein paar weitere Videos bleibst, denn wir haben ein paar Meta-Fähigkeiten, die ich für wichtig halte, zu meistern, wenn du dein Produktivitätssystem langfristig effizient nutzen willst. Das erste Konzept, über das wir hier sprechen werden, ist etwas, das ich gerne Quick Capture nenne. Es ist die Idee, die Reibung zu reduzieren, die beim Einholen von Informationen in Ihr System erforderlich ist. Weil ein Produktivitätssystem, mit all seinen Ordnern und hierarchischen Bäumen und Etiketten und Projekten, es schafft dieses zweischneidige Schwert. Sobald Informationen darin enthalten sind, ist es sehr einfach, diese Informationen zu finden, es ist sehr einfach, die Dinge organisiert zu halten und durch das System zu navigieren. Aber das macht es sehr schmerzhaft, diese Informationen überhaupt einzugeben. Wenn Sie auf der Flucht sind und ein Client Ihnen etwas sendet und Sie es in Ihr System einfügen müssen, wollen Sie nicht mit dem Prozess zu tun, durch all diese Ordner zu gehen und das genaue richtige Notebook oder das genaue weiße Etikett zu finden, um es anzuwenden. Also, schnelle Erfassung ist nur eine Reihe von Praktiken für den Moment, reduziert diese Reibung und kommt dann später zurück und vielleicht verarbeitet diese Informationen ein wenig weiter und wird sie wirklich organisiert, wenn Sie mehr Zeit haben. Nun, dies ist ein Konzept, bei dem ich Ihnen ein paar Beispiele geben kann, aber ich möchte Sie herausfordern, über andere Wege nachzudenken , mit denen Sie die Reibung reduzieren könnten, wenn Informationen in Ihr System in Bezug auf Ihr spezielles System und Ihre besondere Arbeit. Aber das erste Beispiel, das ich Ihnen zeigen möchte, ist ein Konzept, das ich gerne die Daily Note nenne. Dies ist im Grunde die Idee, eine Notiz in Ihrem Notizsystem zu haben , wo Sie alle Ereignisse des Tages aufzeichnen, im Grunde alles, was passiert. Auf diese Weise können Sie Evernote oder die App, die Sie verwenden, direkt darauf öffnen. Ich lege gerne tägliche Notizen direkt in den Posteingang, da der Posteingang das Standard-Notizbuch in Evernote ist. Also, ich könnte Dinge aufschreiben und es könnte buchstäblich alles sein. Ich könnte Aufzählungslisten mit einer Reihe von zufälligen Zeichen machen. Ich könnte im Grunde tun, was ich will, und es könnte alle Arten von verschiedenen unterschiedlichen Notizen und verschiedene unterschiedliche Arten von Informationen innerhalb dieser täglichen Notiz geben. Der Schlüssel ist, wenn Sie den Tag beenden, beenden Sie ihn, indem Sie fünf Minuten brauchen, um das ganze Zeug aus der Notiz zu kopieren und es dort zu platzieren, wo es hingehen soll. Das ist nicht etwas, was Sie tun müssen, aber ich fand es nützlich in Zeiten, in denen ich wirklich gestresst bin, vielleicht, wenn ich unterwegs bin und ich wirklich nicht die Zeit nehmen möchte, um alle meine Ordner und Notebooks zu navigieren , weil ich in einem Taxi oder auf ein Flugzeug oder zu Fuß die Straße hinunter versuchen, Dinge in mein System zu bekommen. Eine weitere Anwendung dieses Konzepts ist es, Wege zu finden, physische Dokumente schneller in Ihr digitales System zu scannen . Wenn Sie Evernote so verwenden, wie ich es bin, gibt es ein digitales Scan-Tool direkt in der App. Aber ich benutze gerne eine App namens Scanbot ein bisschen mehr. Der Grund, warum ich Scanbot verwende, ist, dass Sie ein Standard-Notizbuch definieren können , zu dem alle Scans gehen. Persönlich benutze ich Scanbot nur für Geschäftsquittungen. So kann ich leicht ein Dokument scannen, und in der Tat wird die App tatsächlich die Umrisse des Dokuments finden und das Bild automatisch aufnehmen. Sobald ich auf „Okay“ geklickt habe, wird es diese Quittung an Evernote senden und ich hatte nie etwas zu tun und es ist super schnell und super automatisiert. Nur um Ihnen ein weiteres lustiges Beispiel zu geben, habe ich zu Hause ein Amazon Echo und wie sich herausstellt, hat Amazon Echo eine To-Do-Listen-Funktion direkt in ihrer App. Sie können aber auch diese bis zu mehreren externen To-Do-Diensten, einschließlich To-Do-Liste, verbinden. Also, meine Freundin und ich haben eine gemeinsame Liste in To-Do-Listen genannt unsere Einkaufsliste. Wir haben diese Liste an unsere Echo-App gebunden, was im Grunde bedeutet, dass, wenn wir in der Küche sind und uns etwas ausgehen, wie uns die Eier oder so ausgeht, können wir sagen, dass das Echo hey setzen Sie dies auf meine Einkaufsliste und nicht nur ist, dass gehen auf das Echo Shopping in dieser App gehen, es wird auch auf unsere To-Do-Liste gehen, die geteilt wird, was bedeutet, dass, was auch immer von uns in den Laden geht, beide in der Lage sind, diese App zu öffnen, zu sehen, was auf der Liste ist, überprüfen Sie die Dinge, Wir sind immer synchron. Nur für zusätzlichen Spaß, ich werde einen letzten Tipp hier teilen. Ich bekomme viele Ideen in der Dusche und es ist ziemlich schwer, diese Ideen in der Dusche aufzuschreiben und ich denke, du könntest Siri anschreien, wenn du dein Telefon laut genug schreien kannst. Aber sie verkaufen auch diese wasserdichten Dusche Notebooks, die nur Saugnapf an der Wand Ihrer Dusche und bei mehr als einer Gelegenheit, Ich habe eine Idee oder vielleicht das gesamte Skript oder Umriss für ein Video knallt in meinen Kopf, während ich in der Dusche bin, und ich habe verzweifelt diesen Umriss unter der Dusche Notizbuch runter gekratzt. Also hat es mich mehr als einmal gerettet, und es ist ziemlich billig. Wie auch immer, in Bezug auf die Aktionsschritte für dieses Video, gibt es eine ganze Tonne. Nummer eins, denken Sie darüber nach, wie Sie Schritte und die Prozesse entfernen können, die Sie durchlaufen , um Dinge in Ihr Produktivitätssystem zu bringen und vielleicht auch mit Apps wie Scanbot zu experimentieren. Nun, da Sie diese Ideen im Kopf haben, werden wir zum endgültigen Konzept in diesem Kurs übergehen, der die Idee des Überprüfungstages ist. 9. Tag zur Überprüfung planen: In Ordnung. Wir sind bei dem endgültigen Konzept angekommen, das ich mit Ihnen in diesem Kurs teilen möchte, was die Idee ist, einen Reviewtag zu machen. Dies dauert im Wesentlichen einen Tag pro Woche oder vielleicht einmal im Monat, wenn Sie möchten, um Ihr System wieder in den beabsichtigten Zustand zurückzusetzen, so dass Sie auf diese Weise zu 100 Prozent vertrauen und Sie es tatsächlich verwenden. Wie schon ein paar Male in diesem Kurs erwähnt, neigen jetzt alle Produktivitätssysteme dazu, Opfer von dem, was ich gerne Entropie oder Chaos nenne. Sie haben Aufgaben, die Sie nie ausgecheckt haben, oder Sie haben Dinge sitzen in Ihrem schnellen Zugriff, auf die Sie keinen Zugriff mehr benötigen, Sie haben alle keine Dokumente, die an den falschen Stellen sind. Ein Überprüfungstag hält die Hydra im Grunde in Schach. Es verhindert, dass diese Entropie zu verrückt wird, so dass Sie Ihr Produktivitätssystem langfristig nutzen. Wirklich, es muss nicht so lange dauern. Jetzt empfehle ich, einen Überprüfungstag am Sonntag zu machen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Produktivitätssystem auf den beabsichtigten Zustand zurückzusetzen, aber auch die kommende Woche zu betrachten und zu sehen, was bevorsteht. Es ist ein guter Planungstag und ein guter Planungstag ist auch ein guter Überprüfungstag. Also, in Bezug auf Dinge, die Sie tatsächlich am Tag der Überprüfung tun möchten, Nummer eins, können Sie sich Ihr Task-Management-System ansehen und sehen, ob irgendetwas drin ist , das nicht ausgecheckt wurde oder aktualisiert werden muss. So habe ich zum Beispiel eine überfällige Aufgabe, die Blaue Blume auf den Gipfel des Berges zu bringen , zum Tempel dort oben. Ich habe das getan, aber ich war so erschöpft, nachdem ich das getan habe und Ross gefunden hatte, wie Google und all die Ninjas, ich habe es nicht auf meiner Aufgabenverwaltungsliste abgesehen. Also werde ich nur voran gehen und das überprüfen, und jetzt ist alles wieder so, wie es sein sollte, oder für ein anderes Beispiel, in meinem schnellen Zugriff, habe ich diesen MIS 435-Ordner, aber dieses Projekt ist tatsächlich fertig und ich will nicht dass der schnelle Zugriff durch eine Reihe von Ordnern zusammengeführt werden kann. Ich muss das nicht wirklich oft verwenden, also werde ich das auch entfernen. Dann gehe ich zurück zu meinem Task-Management-System, dass ich vielleicht tatsächlich Listen habe, die ich nicht vollständig brauche. Also werde ich fortfahren und alle meine Listen hier durchschauen, und mir wurde klar, weißt du was? Eigentlich war ich schon nach Iowa. Also, diese Iowa-Trip-Liste, die brauche ich eigentlich nicht mehr. Ich werde fortfahren und das löschen. Grundsätzlich möchten Sie Ihr Aufgabenmanagementsystem, Ihren Kalender vielleicht in geringerem Maße, Ihr Notizsystem und Ihr Dateiverwaltungssystem durchschauen Ihren Kalender vielleicht in geringerem Maße, und sicherstellen, dass ich mich an meine Organisationsstruktur halte? Habe ich die Etiketten hinzugefügt, die zu allem hinzugefügt werden müssen? Habe ich alle tatsächlich erledigten Aufgaben ausgecheckt oder habe ich sie aktualisiert, wenn sie neue Informationen zu Fälligkeitsdaten haben? Nachdem Sie dies für ein paar Wochen praktiziert haben, wird es im Grunde automatisch werden, und wenn Sie diesen Prozess regelmäßig verwenden, werden Sie sicherstellen, dass Ihr Produktivitätssystem eine ziemlich eins-zu-eins-externe Repräsentation Ihres Geistes bleibt , so kann Ihr Verstand ihm vertrauen. In Bezug auf die Aktionsschritte für dieses Video, wirklich das einzige, was ich Sie bitten würde, ist, etwas in Ihrem Kalender vielleicht für Sonntage, aber wirklich könnte es sein, was auch immer Tag der Woche, die Sie Ihr System überprüfen möchten. Stellen Sie sicher, dass alles so ist, wie es sein sollte. Wenn du das jede Woche machst, wird es wirklich nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, aber das Leben ist unvollkommen, wir sind unvollkommen, Dinge passieren, und es gibt zwangsläufig Zeiten, in denen du dein System nicht überprüft hast ein paar Wochen oder möglicherweise ein paar Monate. In diesen Fällen mag ich es als, nicht einen Reviewtag zu machen, sondern einen Reset durchzuführen, und vielleicht dauert das Zurücksetzen den besseren Teil eines Tages, weil Sie eine ganze Menge Dinge durchmachen müssen, die voller Entropie ist. Das macht nicht viel Spaß, aber denken Sie daran, sobald Sie es wieder auf die Art und Weise zurückgesetzt haben, wie es sein soll , wird es täglich Stress aus Ihrem Leben entfernen. Also, wenn Sie zufällig fallen aus dem Pferd für ein bisschen, wenn die Dinge chaotisch werden, nur grit Ihre Zähne und tun, dass Reset, weil es wird super vorteilhaft in Zukunft sein. 10. Letzte Gedanken: Nun, das war's. Sie haben das Ende des Kurses erreicht. Wir haben jetzt jeden Schritt des Prozesses durchlaufen , der beim Aufbau Ihres Produktivitätssystems beteiligt und diese beiden sehr wichtigen Meta-Fähigkeiten in der Schnellerfassung und am Tag der Überprüfung überstanden . Was ich Ihnen jetzt überlassen möchte, ist etwas, das ich den Leuten erzähle, wenn es um jede Art von Implementierung geht über Produktivität, über Systeme, über wirklich alles, und das ist in allen Dingen anfangen klein. Wenn Sie sich von der Tatsache überwältigt fühlen, dass es hier im Grunde sieben oder acht verschiedene Aktionspunkte gibt, beginnen Sie mit einem. In der Tat gibt es einen sehr guten Grund, warum ich den Kurs mit dem Task-Management-Video gestartet habe , und das liegt daran, dass Sie gehen, sich für Ihr Task-Management-System Ihrer Wahl anmelden können , und dann einfach eine Liste aller anderen Aktionspunkte erstellen, die Sie möglicherweise später tun können, vielleicht einen oder einen Tag, für die nächsten sieben Tage. Auf diese Weise halten Sie die Dinge leicht und machbar. Darüber hinaus möchte ich mich nur bedanken, dass Sie diesen Kurs besucht haben und bis zum Ende bei mir bleiben, und hoffentlich hilft es Ihnen wirklich, dieses starke, gut organisierte Produktivitätssystem aufzubauen . Wenn Sie möchten, können Sie Screenshots von bestimmten Elementen Ihres Systems machen, die Sie besonders stolz sind, und teilen Sie sie bis zum Abschnitt Projekte unten, und gehen Sie zum Diskussionsforum als auch. Wenn Sie Fragen haben, fragen Sie sie auf jeden Fall. Wenn Sie Tipps für mich oder Tipps für andere Leute haben, die diesen Kurs besuchen, und wie sie ihre eigenen Systeme verbessern können, haben Sie vielleicht eine Idee, die ich nicht gedacht habe, teilen Sie das unten und helfen Menschen, die Art und Weise zu verbessern, wie sie ihr Leben verarbeiten. Nochmals vielen Dank für das Zuschauen, und ich werde jetzt weggehen.