Geschäftstexte verfassen

1. ÜBER DIESEN KURS: Ihr Geschäftserfolg hängt von Ihrer Kommunikationsfähigkeit ab. Wenn du nicht klar schreiben kannst, wirst du nicht eingestellt. Und wenn Sie nicht klar schreiben können, werden Sie nicht lange genug in der Lage sein, für eine Beförderung in Betracht gezogen zu werden. Wenn Sie in Ihrer Karriere vorankommen möchten, müssen Sie schreiben lernen. Nun. Willkommen beim Online-Business-Writing-Kurs. Ich bin dein Ausbilder, Alan Sharp. Ich bringe Geschäftsleuten auf der ganzen Welt bei, klar, prägnant und überzeugend zu schreiben . Ich habe 1987 meinen ersten bezahlten Schreibauftrag gelandet und 1989 meinen ersten Workshop zum Schreiben von Unternehmen unterrichtet. Seitdem habe ich Hunderten von Einzelpersonen geholfen, ihre Karriere voranzutreiben, indem ich ihr Geschäftsschreiben verbessert habe. Jetzt möchte ich dir helfen. Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie von diesem Kurs profitieren. Nummer 1: Du verbesserst eine Schwellenwert-Fähigkeit. Eine Umfrage unter 120 großen amerikanischen Unternehmen, die fast 8 Millionen Menschen beschäftigen , kommt zu dem Schluss, dass das Schreiben am heutigen Arbeitsplatz eine Schwellenwert-Fähigkeit für die Einstellung und Beförderung von Angestellten darstellt. Effektives Geschäftsschreiben ist Ihr Ticket eine professionelle Gelegenheit und schlechtes Schreiben ist Ihr Ticket in Vergessenheit. Nutzen Sie Nummer zwei, Sie bringen Ihre Karriere voran. Die Hälfte aller Unternehmen berücksichtigt die Schreibfähigkeit bei Beförderungsentscheidungen. Ohne Schreibfähigkeiten kann man nicht aufsteigen. Benefit Nummer 3, Sie verkaufen Ihre Ideen. Wir haben heute die Glühbirne, weil Thomas Edison andere dazu überredet hat, seine Ideen zu finanzieren und sie zum Tragen zu bringen. Alle brillanten Erfindungen beginnen im Kopf eines Menschen, aber die einzigen, die es auf den Markt bringen, sind diejenigen, die der Erfinder den Beteiligten schriftlich mitteilen kann. Wenn Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern, verbessern Sie Ihre Fähigkeit, Ihre Ideen und sich selbst an andere zu verkaufen, unabhängig davon, ob diese Personen Teammitglieder, Management oder Investoren sind. Schließlich steigern Sie Ihre Glaubwürdigkeit für Sie. Grammatikalische Fehler in Ihren E-Mails, Berichten und Vorschlägen sind tödlich. Und so lassen Sie unsere Rechtschreibfehler und Interpunktionsfehler unprofessionell und unwissend erscheinen. Die Verbesserung Ihrer Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion verbessert Ihre Glaubwürdigkeit. Der Online-Business-Writing-Kurs ist in Module unterteilt. Modul 1 ist eine Einführung in die Welt des Business Writing. Modul 2 lehrt Sie den ersten Schritt im Business Writing, dem Sie Ihre Gedanken organisieren können. Modul drei lehrt Sie den zweiten Schritt im Business Writing, und das ist das Schreiben Ihres ersten Entwurfs. Modul 4 lehrt Sie den dritten und letzten Schritt im Business Writing, bei dem Sie Ihren ersten Entwurf bearbeiten. Der ideale Student für den Online-Business-Schreibkurs ist jeder, der seine Karriere vorantreiben möchte, indem er sein Schreiben bei der Arbeit verbessert. Wenn Sie eingestellt werden möchten oder befördert werden möchten. Und wenn schlechtes Schreiben dich zurückhält, dann ist dieser Kurs genau das richtige für dich. Die Online-Geschäftskurse laufen, praktisch. Ich gebe alles, was ich in den letzten drei Jahrzehnten über effektives Geschäftsschreiben gelernt habe, an Sie weiter. Als Schriftsteller, Redakteur und Korrekturleser zeige ich Ihnen die häufigsten Fehler, die Geschäftsleute heute in ihrem Schreiben machen. Und dann zeige ich Ihnen, wie Sie diese Fehler bei Ihrem Schreiben bei der Arbeit vermeiden können. 2. Vermeide den den bürokratischen Stil: Bereits in den 1990er Jahren verbrachte ich einen Tag damit, einige Bürokraten zu unterrichten , die in der kanadischen Bundesregierung in Ottawa arbeiteten. Meine Aufgabe war es, ihnen beizubringen, wie man in einfacher Sprache schreibt. Ich brauchte meine Schüler, um den Unterschied zwischen bürokratischem Schreiben und einfachem Schreiben zu verstehen . Also habe ich dem Overhead-Projektor einen Absatz angezogen, der im bürokratischen Stil geschrieben wurde. Der Absatz war pompös, langatmig, unpersönlich und überflüssig. Es sah ungefähr so aus. erweiterte Diskussion über ein verbessertes und robusteres Leitbild , das an den grundlegenden grundlegenden Geschäftszielen dieser Regierungsabteilung abgestimmt ist , erfordert eine klar strukturierte, erleichterte Sitzungen in voller Transparenz und unter aktiver Beteiligung von benannten Vertretern aller Abteilungen, ohne Zitate. Dann bat ich meine Klasse um einen Freiwilligen, der diesen bürokratischen Absatz in eine klare Sprache übersetzen soll . Niemand in der Klasse hob seine Hand. Ich dachte, dass sie die Übung vielleicht nicht verstehen. Der erläuterte Absatz ist in Bürokratese geschrieben. Es ist pompös, langatmig, unpersönlich und überflüssig. Es ist schwer zu verstehen. Ich brauche einen von Ihnen, um diesen hoffnungslosen Absatz in eine klare Sprache zu übersetzen. Eine meiner Schüler hob ihre Hand und sagte, aber meine Kollegen und ich können diesen Absatz alle verstehen. Es muss nicht übersetzt werden. Ich konnte sehen, dass meine Übung mit diesem Publikum nicht funktionieren würde. Meine Schüler, wir sind so in den bürokratischen Schreibstil eingetaucht , dass sie nicht mehr richtig oder gar im Klartext denken konnten . Sie konnten einen Absatz von Gobbledy Gook und Doublespeak nicht in eine klare Sprache übersetzen . Also habe ich beschlossen, Spaß zu haben und habe den Auftrag rückgängig gemacht. Okay, ich sagte, anstatt ein Stück bürokratisches Schreiben in eine klare Sprache zu übersetzen, müssen Sie ein Stück Klarsprachschrift in Bürokratesen übersetzen. Hier ist deine neue Aufgabe. Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit einem Ihrer Kinder. Ich möchte, dass du vorschlägst, dass ihr beide morgen einen Film ansiehst. Aber sag das nicht so, wie du das normalerweise deinem Kind sagen würdest. Sagen Sie es so, wie Sie es tun würden, wenn Sie ein Regierungsmemo schreiben würden. Einer meiner Schüler hob sofort seine Hand. Oh, sagte er, das ist einfach. Dieser Autor schlägt vor, dass dieser Autor und die Person, an die dieses Memo gerichtet ist, die Unterhaltung der Vielfalt der Silberleinwand genießen könnte, nicht innerhalb des aktuellen 24-Stunden-Fensters, sondern während des folgenden 24-Stunden-Zeitraums in der aktuellen Periode wird eine Antwort auf diese Untersuchung angefordert, unzitiert. Wir hatten alle ein gutes Lachen. Meine Schüler konnten sehen, wie lächerlich ihr Kollege klang. Einige von ihnen konnten sehen, wohin ich mit dieser Übung ging. Okay, ich sagte, hier ist noch eine Übung. Stell dir vor, du steckst eines deiner Kinder nachts ins Bett. Ich möchte, dass du sagst, ich liebe dich so, wie du es würdest, wenn du einen Regierungsbericht schreiben würdest. Eine andere Studentin hob sofort ihre Hand. Oh, das ist einfach. Das ist einfach. Sie sagte Gefühle tiefer Zuneigung oder hatte von mir zu dir. Jetzt hatten wir alle ein gutes Lachen. Wie lächerlich, Gefühle tiefer Zuneigung zu sagen oder von mir dir zu haben, wenn du einfach sagen willst, ist, ich liebe dich. Dieser Kurs war ein Wendepunkt für mich als Instruktor. An diesem Tag entdeckte ich, dass einige Autoren einen überwältigenden Druck verspüren , das Einfache zu nehmen und es komplex zu machen, das Unkomplizierte zu machen und es zu verwickeln, einfache Wörter durch komplexe zu ersetzen. Kurz gesagt, sie fühlen sich gezwungen, in einem bürokratischen Unternehmensstil zu schreiben. Diese Autoren haben Angst vor dem einfachen englischen Satz. Sie haben Angst, ihre Ideen klar und prägnant darzustellen. Diese Sphäre wurde am besten von einem meiner Schüler artikuliert, der zweisprachig war. Ich denke zuerst darüber nach, was ich auf Französisch sagen möchte. Sie erklärte, dann übersetze ich es ins Englische und übersetzte es dann in Regierungsschreiben. Mit dem Schreiben der Regierung meinte sie den stodgy, dichten Mumbo-Jumbo, der so typisch für Bürokratien, Stipendien und wissenschaftliches Schreiben und sogar für einige Unternehmensschreiben ist Stipendien und wissenschaftliches Schreiben . Sie werden sich freuen zu erfahren, dass meine Schüler während dieses Workshops gelernt haben, mit einfachen Wörtern und einfachen Sätzen zu schreiben. Aber das war nicht leicht. Sie mussten den Druck bekämpfen, wieder zu Bürokratesen zurückzukehren. Hier sind die acht Merkmale des bürokratischen Stils. Nummer eins, es ist übermäßig formell. bürokratische Schreiben enthält Wörter, die übermäßig formell sind, z. B. während, also auch hier. Und so sind diese Wörter RK-Ismen, die aus einer anderen Ära, wahrscheinlich der edwardianischen Ära, nicht stillos sind . Diese altmodischen Worte machen ein Geschäftsdokument theatralisch, künstlich. Nummer 2, bürokratisches Schreiben soll den Leser mit der Gelehrsamkeit der Schriftsteller beeindrucken. Bürokratische Autoren suchen nach komplizierten, hochfalutin Arten, das Einfache zu sagen. Sie interessieren sich mehr darum, ihre Selbstbedeutung vermitteln als um die Kommunikation mit ihren Lesern. Bürokratische Autoren erklären nie etwas. Stattdessen geben sie eine Erklärung ab. Sie rufen einen Hausmeister, einen Sanitäringenieur an. Sie schreiben das Wort nie. Anscheinend, wenn sie stattdessen schreiben können, scheint es so zu sein. Nummer 3, bürokratisches Schreiben beinhaltet Substantive, die verkleidete Verben sind. Bürokratische Autoren sind verängstigte, starke Verben. Anstatt Ihnen also zu sagen, dass Sie die Verkaufsprognosen anpassen sollen, empfehlen bürokratische Autoren, dass Sie Anpassungen vornehmen und anpassen. Sie ersetzten das Wort „Betrachten“ durch Berücksichtigung. Sie handeln nie, sie ergreifen Maßnahmen. Sie untersuchen nie, wann sie stattdessen eine Untersuchung durchführen können. Nummer für mehrere Silben, wenn eine ausreicht. Bürokratische Autoren verfassen ihre E-Mails, Berichte und Memos, als würden sie von der Silbe bezahlt. Sie haben nie ein einziges Silbenwort benutzt. Wenn ein Wort mit mehreren Silben entdeckt werden kann. Sie werden dir niemals ihre Hilfe anbieten. Das ist eine Silbe. Wenn sie dir stattdessen ihre Hilfe anbieten können, sind das drei Silben. Die Anzahl ihrer Ideen ist nicht zahlreich. Es ist zahlreich, das sind drei Silben. Sie fangen nie etwas an, sie implementieren immer drei Silben. bürokratische Schreiben ist langwierig darin, das Einfache zu sagen. Bürokratische Schriftsteller sagen nie mit einem Wort, was sie in einem Satz sagen können. Warum schreiben? Vp Smith konnte nicht an dem Treffen teilnehmen, bis ein Mechaniker sein Auto reparierte. Wenn Sie stattdessen den VP schreiben können, der als Smith bezeichnet wird, fehlt es völlig an der Fähigkeit, an dem Treffen teilzunehmen, bis er einen Mechaniker besuchte, um sein Auto zu reparieren. Nummer 6, Redundanz. Bürokratische Schriftsteller haben Angst vor Worten. Sie trauen Substantiven und Verben nicht, ihre Arbeit zu erledigen. Sie haben Angst, sie in Ruhe zu lassen. Sie modifizieren sie also mit Adjektiven und Adverbien, in der Hoffnung, ihre Bedeutung deutlich zu machen. Aber alles, was sie tun, ist ihr Schreiben aufzufüllen und ihre Sätze überflüssig zu machen. Bürokratische Autoren planen nie. Sie planen voraus. Jetzt ist die Planung per definitionem für etwas bevorsteht. Sie kommen nie zu einer Schlussfolgerung. Sie kommen zu einer endgültigen Schlussfolgerung und Schlussfolgerungen per definitionem, unser Finale für sie, Importe sind ausländische Importe. Der Amtsinhaber ist der derzeitige Amtsinhaber und der Himmel ist blau gefärbt. Siehst du was ich damit meine, dass sie überflüssig sind? Nummer 7, übermäßige, passive Stimme. Die Politik wurde verabschiedet, Entscheidungen wurden getroffen, Fehler wurden gemacht. Bürokratische Schriftsteller lieben die passive Stimme, die Zuflucht von Schurken, die verbergen wollen, was passiert ist. Verkleide die Identität dessen, wer gehandelt hat, oder nimm die Betonung davon ab, wer gehandelt hat. Sie werden Ihnen niemals sagen, dass der Ausschuss über die Politik abgestimmt hat. Sie werden stattdessen sagen, dass die Politik vom Ausschuss abgestimmt wurde. Nummer 8. Schlagworte. Bürokratisches Schreiben ist durch Euphemismus und Obstraktion gekennzeichnet. Buzzwords sind besonders beliebt. Sätze wie diese sind üblich. Unsere Agentur bietet eine Reihe von Produkten, die CMOs helfen, Synergien für globale Marken zu nutzen und Lösungen zu optimieren, die es ihnen ermöglichen, Lösungen zu optimieren, die niedrig hängende Früchte ohne Angebot pflücken. Wie Sie sehen können, klingt das Schreiben im bürokratischen Stil pompös, langatmig, invasiv, unpersönlich und überflüssig. Wenn dies nicht Ihre Ziele in Ihrem Geschäftsschreiben sind, vermeiden Sie es, im bürokratischen Stil zu schreiben. 3. Beginne mit deinem Leser: Ich habe einen Schwager, der sein ganzes Erwachsenenleben Landwirt war. Er erstaunt mich. Er kann schweißen, er kann ein Baggerlader bedienen. Er kann den Motor und den Attraktor wechseln. Ich kann keines dieser Dinge machen. Also bewundere ich jeden, der es kann. Eines Tages erzählte ich meinem Schwager, was ich für meinen Lebensunterhalt getan habe. Ich bin Schriftstellerin. Ich sagte, ich beginne jeden Tag mit einem leeren Computerbildschirm und bis Mittag muss ich ihn mit Worten füllen. Dieser Gedanke hat meinen Schwager erschreckt. Oh, ich könnte deinen Job nie machen. Er sagte, ich wüsste nicht einmal, wo ich anfangen soll. Wenn Sie wie viele Geschäftsleute sind, Sie beim Schreiben nicht, wissen Sie beim Schreiben nicht, wo Sie anfangen sollen. Du weißt nicht, was du schreiben sollst oder wie du es schreiben sollst oder wie lange du es schreiben sollst. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehle ich Ihnen, mit Ihrem Leser zu beginnen. Ihr Leser ist die einzige Person, die bestimmt, was Sie schreiben, wie Sie es schreiben und wie lange Sie es schreiben. Sie müssen nicht mit der Schreibblockade zu kämpfen haben, wenn Sie wissen , wer Ihr Leser ist und was Ihr Leser von Ihnen erwartet. Denken Sie daran, dass jeder Ihrer Leser Erwartungen an Sie hat. Ihre Aufgabe als Schriftstellerin ist es, diese Erwartungen zu entdecken und sie zu erfüllen. Das klingt wahrscheinlich alles theoretisch. Lassen Sie mich also anhand eines Beispiels erklären, was ich meine. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen bekommt einen neuen Chief Executive Officer. heißt Sally Carruthers. Sie kommt von einem Konkurrenten zu Ihrer Firma und sieht die erste Frau, die eine Firma Ihrer Art leitet. Sie ist Ingenieurin und möchte einige Ihrer Produkte töten und neue auf den Markt bringen. Stellen Sie sich vor, Ihre Aufgabe ist es, ein internes Memo zu schreiben, das an jede Abteilung in Ihrem Unternehmen geht , in dem sie mitteilen, was sie in den kommenden Wochen erwarten können. Schicken Sie allen das gleiche Memo? Wissen Sie? Betrachten Sie zum Beispiel Ihre Rechtsabteilung. Ist es ihnen wichtig, dass Ihr neuer CEO Ingenieur ist? Wahrscheinlich nicht. Ist es ihnen wichtig, dass sie von einer konkurrierenden Firma stammt und dass sie wahrscheinlich eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet hat, die ihre Arbeit mit Ihrem Unternehmen behindern könnten? Absolut. ihnen wichtig. Ihre Rechtsabteilung hat einzigartige Erwartungen an Ihre Ankündigung. Betrachten Sie Ihre Marketingabteilung. Ist es ihnen wichtig, dass Ihr neuer CEO die erste Frau ist, die ein Unternehmen Ihrer Art leitet? Wahrscheinlich nicht. Aber ist es ihnen wichtig, dass sie einige Ihrer Produkte in Ihrer Produktlinie handeln möchte? Absolut. dir wichtig. Wollen sie wissen, was der CEO ist? Vorgeschlagene neue Produkte werden sein? Sicher tun sie das. Ist es ihnen wichtig, dass sie eine Ingenieurin ist, die Ihre Produktlinie versteht? Absolut. Ihre Leser in Ihrer Marketingabteilung haben einzigartige Erwartungen an Ihre Ankündigungen. Was ist mit Ihren PR-Abteilungen? Ist es ihnen wichtig, dass Ihr neuer CEO Ingenieur ist , wenn jeder andere CEO in Ihrer Branche auch Ingenieur ist? Wahrscheinlich nicht. Aber ist es ihnen wichtig, dass sie die erste Frau in einer Rolle wie dieser ist? Absolut tun sie das. Das ist eine berichtenswerte Geschichte, die sie den Medien vorbringen können. Ihre Leser in Ihrer PR-Abteilung haben einzigartige Erwartungen an Ihr Schreiben, an Ihre Ankündigung. Wie Sie sehen können, haben verschiedene Leser unterschiedliche Erwartungen an Ihr Schreiben. Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist welche Informationen Ihr Leser von Ihnen benötigt. Sobald Sie wissen, wer Ihr Leser ist, wissen Sie, was Sie sagen sollen und was Sie nicht sagen sollen. Sie wissen, was relevant ist und was nicht relevant ist. Und das ist die Hauptfrage, die Sie bei der Erstellung eines Geschäftsdokuments beantworten müssen. Wie ist das, was ich schreibe, für meinen Leser relevant? Oder Sie können diese Frage so stellen, als käme sie von Ihrem Leser. Warum sollte es mir wichtig sein, was Sie in dem, was Sie geschrieben haben, zu sagen haben? Der zweite Grund, um mit Ihrem Leser zu beginnen, besteht darin, herauszufinden, wie viel Sie schreiben müssen. Einige Ihrer Leser müssen Ihre Nachricht auf eine Seite komprimieren. Alles, was sie von dir wollen, ist eine Zusammenfassung. Andere Leser benötigen viel mehr Informationen von Ihnen, wie Hintergrundinformationen und Details. Hier ist ein Beispiel. Betrachten Sie einen typischen Jahresbericht. Die meisten Aktionäre beginnen am Anfang des Berichts mit dem Schreiben des Vorsitzenden des Vorstands. Es enthält eine Zusammenfassung des Berichts. Es gibt ihnen alle finanziellen Details, die sie benötigen. Die meisten Analysten dagegen benötigen viel mehr Informationen, als sie in dem Schreiben des Vorsitzenden oder in der Zusammenfassung finden . Daher verbringen sie die meiste Zeit am Ende des Jahresberichts damit, die Diagramme, Tabellen und Grafiken zu durchforsten. Sobald Sie wissen, wer Ihr Leser ist, wissen Sie, wie viel Sie schreiben müssen und wissen, wie wenig Sie schreiben müssen. Der dritte und letzte Grund, um mit Ihrem Leser zu beginnen, besteht darin, zu entscheiden, welchen Ton Sie verwenden möchten. Verschiedene Leser erwarten verschiedene Töne. Wenn Sie zum Beispiel ein Memo an Ihren Chef schreiben und wenn Sie in einer großen Firma arbeiten und Ihren Chef selten sehen, werden sie wahrscheinlich auf der Seite der formellen Seite irren. Auf der anderen Seite, wenn Sie für eine kleine Firma arbeiten und jeden Tag Schulter an Schulter mit Ihrem Chef arbeiten, wird Ihr Ton wahrscheinlich auf der informellen Seite der formellen Seite sein. Zum Beispiel. Schau dir diese beiden Beispiele für dieselbe Botschaft an. In der linken Spalte haben Sie die formale Version. Der Umsatz von Global Business Services von 16.348 Millionen US-Dollar steigt im Vergleich zum Vorjahr um 2,1%. Das Unternehmen wandelt dieses Geschäft weiter um und verlagert seine Praktiken ohne Zitat auf digital, kognitiv und Cloud. In der rechten Spalte haben Sie die informelle Version. Tolle Neuigkeiten Sam. Unser Umsatz und Global Business Services stiegen im Vergleich zum Vorjahr um satte 2,1%, wir erreichten 16.348 Millionen US-Dollar Ausrufezeichen. Wir transformieren unser Geschäft weiter verlagern unsere Praktiken auf eine zusätzliche kognitive Cloud. Beachten Sie die Änderung des Tons. Das formelle Beispiel ist unpersönlich. Die informelle Version ist persönlich. Das formale Beispiel bezieht sich auf eine Erhöhung. Das informelle Beispiel bezieht sich auf einen satten Anstieg. Die formalen Texte beziehen sich auf den Geschäftsbereich mit Namen Global Business Services und beziehen sich auf das Unternehmen. Die informellen Texte beziehen sich auf den Geschäftsbereich und das Unternehmen wie wir. Das erste Beispiel ist formell, das zweite Beispiel ist kollegial. Ihre Aufgabe als Autor ist es zu entscheiden, welchen Ton Sie verwenden möchten. Und das können Sie nur tun, indem Sie bestimmen, wer Ihr Leser ist. Ein letzter Gedanke. Sobald Sie wissen, wer Ihr Leser ist, wissen Sie, wie technisch Sie sein können. Jede Branche, jedes Unternehmen hat sein eigenes eigentümliches Vokabular. Sie und Ihre Kollegen haben Ihren eigenen Jargon, Akronyme und Abkürzungen. Du weißt was das bedeuten, aber Leute außerhalb deines Kreises tun es nicht. Und es könnte sogar Leute in Ihrem Unternehmen geben, die nicht die Bedeutung jedes Akronyms oder jeder Abkürzung kennen . Sobald Sie wissen, für wen Sie schreiben, wissen Sie, ob Sie Jargon, Akronyme und Abkürzungen verwenden können , ohne sie zu erklären. Aber im Zweifelsfall buchstabiere sie. Das Verständnis Ihres Lesers ist im Geschäftsschreiben von entscheidender Bedeutung. Bevor Sie also Ihren Stift aufheben oder Ihre Finger auf Ihre Tastatur legen, entscheiden Sie, an wen Sie schreiben. Was erwarten sie von dir? Was sind ihre Ziele und Prioritäten? Wie gut kennen sie Ihre Fächer? Wenn Sie Ihren Leser nicht verstehen, haben Sie viel zu verlieren. Sie können ihre Aufmerksamkeit verlieren. Sie können ihren Respekt verlieren, Sie können ihr Geschäft verlieren. Oder um es positiv auszudrücken. Wenn du weißt, an wen du schreibst. Wenn Sie verstehen, was sie von Ihrem Schreiben benötigen , und wenn Sie liefern, was sie von Ihnen wollen , behalten Sie ihre Aufmerksamkeit , verdienen ihren Respekt und behalten ihr Geschäft. 4. Kenne dein Ziel: Earl Nightingale, der amerikanische Radiosprecher und Autor, sagte einmal, Menschen mit Zielen gelingt es, weil sie wissen, wohin sie gehen. Dasselbe gilt für Wirtschaftsautoren. Wirtschaftsautoren mit Zielen sind erfolgreich, weil sie wissen, wohin sie gehen. Das bedeutet, dass Business Writer scheitern, wenn sie kein Ziel haben, wenn sie nicht wissen, wohin sie gehen. Jedes Dokument, das Sie schreiben, funktioniert, muss ein Ziel haben. Es muss ein Ziel oder einen Zweck und beabsichtigte Ergebnisse haben. Dieses Ziel ist etwas, das im Leben Ihres Lesers stattfindet, nicht Ihres. Wenn Sie das Verhalten ändern möchten, wenn Sie die Meinung ändern möchten, wenn Sie Wissen weitergeben möchten, müssen Sie sich mit jedem Dokument, das Sie schreiben, ein Ziel geben und nicht arbeiten. Es stehen vier Ziele zur Auswahl. Das erste Ziel ist es, zu informieren. Wählen Sie dieses Ziel, wenn Sie einfach Informationen weitergeben möchten, wählen Sie dieses Ziel, wenn Sie etwas wissen, das Ihr Leser oder Ihre Leser nicht wissen. Ein Beispiel für dieses Ziel ist ein Memo, das Ihre neuesten Verkaufszahlen angibt oder eine E-Mail, in der eine Änderung einer Richtlinie oder eines Verfahrens beschrieben wird. Zum Beispiel könnten Sie ein Memo erstellen, in dem der Umsatz für das dritte Quartal angegeben wird, wir sind 1,3 Millionen US-Dollar. Dies entspricht einem Anstieg von 1,3% gegenüber zweiten Quartal und einem Anstieg von 3,8% gegenüber dem Vorjahresquartal. Hier ist ein anderes Beispiel. Wir haben die Art und Weise geändert, wie Arbeitszeittabellen eingereicht werden. Ab dem 15. April. Alle Arbeitszeitblätter müssen an Ihren Manager und nicht an die Personalabteilung eingereicht werden. Sie werden wissen, dass Ihr Dokument sein Ziel erreicht hat, wenn Ihre Leser verstehen, was Sie ihnen gesagt haben. Das zweite Ziel, das Sie Ihrem Schreiben geben können, ist es zu überzeugen. Dies ist das Ziel, das Sie wählen, wenn Sie mehr tun möchten, als nur Ihren Leser zu informieren, dass Sie sein Verhalten ändern möchten. Sie möchten nicht nur, dass Ihr Leser etwas Neues weiß. Du willst, dass sie etwas Neues machen. Sie sehen diese Art des Schreibens ständig in Verkaufsbriefen, Verkaufsbroschüren, Anzeigen und Werbespots. Der Autor hat ein Ziel, Sie davon zu überzeugen, die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu kaufen. Vorschläge und Pressemitteilungen sind auch Beispiele für das Schreiben, das überzeugen soll. Sie in Ihrer Rolle als Schriftsteller bei der Arbeit dieses Ziel, Wählen Sie in Ihrer Rolle als Schriftsteller bei der Arbeit dieses Ziel, wenn Sie einen Kollegen oder Manager, einen Lieferanten, sogar einen Investor davon überzeugen möchten , seine Meinung oder sein Verhalten zu ändern. Sie wissen, dass Ihr Dokument erfolgreich war, wenn Sie geänderte Einstellungen oder geändertes Verhalten sehen . Das dritte Ziel, das Sie Ihrem Schreiben geben können, ist es, zu unterrichten oder zu erziehen. Ein Beispiel für dieses Ziel sind Benutzerhandbücher, in denen beschrieben wird, wie man ein Stück Maschinen benutzt. Der Hauptunterschied zwischen diesem Ziel und Ziel Nummer eins besteht darin, dass der Leser eine andere Leistung erbringt. Mit unserem ersten Informationsziel können Sie beispielsweise ein Merkblatt schreiben, das einen Mitarbeiter darüber informiert, warum der Kundendienst wichtig ist. Oder Sie können ein Dokument schreiben, das den Mitarbeiter anweist, Kunden zu begrüßen, Kunden zu bedienen und Kundenanfragen zu beantworten. Das erste Dokument informiert, das zweite Dokument weist darauf hin. Sie werden wissen, dass Ihr Dokument sein Ziel erreicht hat , wenn der Leser Ihren Anweisungen folgt. Das vierte und letzte Ziel, das Sie für Ihr Geschäftsschreiben haben können , besteht darin, aufzuzeichnen oder zu dokumentieren. Ein Beispiel dafür ist das Besprechungsprotokoll. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich während eines Meetings Notizen zu machen und diese nach dem Treffen als offizielles Besprechungsprotokoll einzugeben . Ihr Ziel ist es nicht, zu informieren, zu überzeugen oder anzuweisen, sondern einfach aufzuzeichnen und zu dokumentieren, was während des Treffens stattgefunden hat, z. B. was diskutiert wurde, welche Anträge gemacht wurden, worüber abgestimmt wurde und so weiter. Sie wissen, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben, wenn Ihr Dokument alles vollständig und genau erfasst , was während des Meetings aufgezeichnet oder dokumentiert werden musste. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel für diese vier Ziele bei der Arbeit zeigen. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat ein neues Produkt, ein Stück Landmaschinen, auf den Markt gebracht. Ein Autor erstellt ein Faktenblatt, das die Spezifikation des Produkts beschreibt, z. B. seine Länge, Breite , Höhe, PS und Drehmoment. Dieses Dokument in Formularen. Ein anderer Autor erstellt eine Produktbroschüre, die die Eigenschaften und Vorteile dieses neuen Produkts beschreibt und beschreibt, warum es besser ist als konkurrierende Produkte. Dieses Dokument überredet. Ein anderer Autor lässt ein Benutzerhandbuch fallen, das lehrt, dass neue Besitzer das Gerät eingerichtet, betreiben und warten mussten . Diese Dokumente weisen jedes Quartal darauf hin, dass sich das Verkaufsteam mit dem Engineering-Team zusammensetzt und erörtert, wie gut dieses neue Produkt auf dem Markt wie gut es verkauft. Und sie besprechen auch, wie das Produkt verbessert werden kann. Ein Schriftsteller nimmt an einem dieser Treffen teil und macht sich Notizen und verwandelt diese Notizen dann in Besprechungsprotokoll. In diesem Dokument wird jetzt aufgezeichnet, dass Sie und ich nach Zielen gesucht haben, die Sie für Ihr Schreiben auswählen können. Wir kommen zum schwierigsten Teil dieses Prozesses, und das ist, nur ein Ziel zu wählen. Keine drei Tore, nicht zu Tore, nur ein Ziel. Dies ist schwierig, denn die Wahl eines Ziels für Ihr Schreiben ist das gleiche wie die Entscheidung, warum Sie schreiben. Anstatt sich zu fragen, was ist mein Ziel, fragen Sie sich selbst, warum schreibe ich? Was soll mein Leser wissen oder glauben oder verstehen oder tun, nachdem er mein Dokument gelesen hat, diese Fragen beantwortet und Sie wissen, was Ihr Ziel ist. Wie Earl Nightingale bemerkte, wirst du scheitern, wenn du kein Ziel hast, aber du wirst auch scheitern, wenn du zu viele Ziele hast. Wählen Sie also für jedes Dokument, das Sie schreiben, nur ein Ziel aus. Ihr Schreiben wird besser dafür sein, und Ihre Leser werden es auch zu schätzen wissen. Sie werden sich nicht verirren. 5. Schreibe deine Anleitung deinen Text: Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in der internationalen Abflughalle an einem Flughafen. Sie sind dabei, einen Flug zu besteigen, der Sie auf halbem Weg um die ganze Welt in ein Land bringt, das Sie noch nie zuvor besucht haben. Der Verwalter an Ihrem Gate kommt auf das öffentliche Adresssystem und macht die folgende ungewöhnliche Ankündigung. Meine Damen und Herren, wir beginnen gleich mit dem Boarding. Tut mir leid für die Verzögerung. Oder Captain konnte seine Karte nicht finden und ihr Bordkompass ist kaputt, aber egal. Captain hat eine ziemlich gute Vorstellung davon, wo unser Ziel ist. Und obwohl wir nachts 15 Stunden über den Ozean fliegen werden, glaubt er, dass er Sie ohne Karte und ohne Kompass an Ihr Ziel bringen kann. Und ohne GPS bereiten Sie sich bitte auf das Boarding vor. Würdest du in das Flugzeug steigen? Natürlich nicht. Jeder Pilot braucht eine Karte. Jedes Flugzeug braucht einen funktionierenden Kompass. Niemand sollte ohne sie fliegen. In der Welt des Geschäftsschreibens braucht jedes Dokument richtig, einen Umriss. Hier. Outline hilft Ihnen, Ihre Gedanken zu organisieren, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Es hilft Ihnen herauszufinden, wohin Sie gehen, und es hält Sie auf dem richtigen Weg, bis Sie Ihr Ziel erreichen. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt Papier oder leeren Word-Dokumenten. Schreiben Sie Ihre Schlüsselbotschaft aus. Was soll Ihr Leser verstehen, glauben oder tun, nachdem er Ihr Dokument gelesen hat? Schreib das auf. Eine gute Vorgehensweise ist es, Ihre Kernbotschaften auszuschreiben. Ein Satz. Nach dem Lesen dieses Dokuments wird mein Leser ex. Sie Ihre Schlüsselbotschaft schreiben, bleiben Sie konzentriert. Ihre Schlüsselbotschaft hindert Sie an Drift. Es verhindert, dass Sie auf Themen eingehen, die für Ihr Ziel nicht relevant sind. Alles, was Sie schreiben, muss Ihre Schlüsselbotschaft unterstützen. Identifizieren Sie immer Ihren Zweck zum Schreiben, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Ihre Schlüsselbotschaft angeben, sparen Sie viel Zeit und Qual später, und es verhindert, dass sich fehlende Anweisungen in Ihre Inhalte einschleichen. Listen Sie Ihre Hauptpunkte auf. Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Punkte, die Sie in Ihrem Dokument ansprechen möchten. Tun Sie dies als Brainstorming-Übung, wenn Sie an einen Punkt denken, schreiben Sie es auf. Sie sich keine Sorgen um die Reihenfolge Ihrer Punkte. Noch nicht. Verbringe keine Zeit damit, deine Gedanken zu organisieren. Bringen Sie sie einfach auf Papier oder auf Ihren Bildschirm. Eine nützliche Übung ist es, sich wie ein Reporter zu verhalten. Und fragte dich die fünf Ws und 1 H. Frag dich an wen, was, wo, wann , warum und wie, an wen schreibst du? Worüber schreibst du? Warum schreibst du? Wo ist das zutreffend? Wann findet das statt? Wie wird es passieren? Wenn Sie ein Problem ansprechen? Wie soll man es beschreiben? Wie zielen Sie darauf ab, es zu lösen? , wenn Sie einen Bericht verfassen Was ist der Hintergrund, wenn Sie einen Bericht verfassen? Welche Schritte wurden unternommen? Wie lauten Ihre Erkenntnisse? Welche Empfehlungen lauten Ihre Empfehlungen? Wie lautet Ihr Fazit? Sie sich in diesem Stadium keine Sorgen darüber, grammatikalisch zu sein oder in vollständigen Sätzen zu schreiben. Schreibe deine Gedanken einfach in Punktform auf. Du wirst diese Gedanken ausarbeiten. Später. Während Sie fortfahren, werden Sie feststellen, dass die Gliederung nicht nur eine Möglichkeit ist, Ihre bestehenden Ideen zu organisieren. Outlining hilft Ihnen dabei, neue Ideen zu entdecken. Während du deine Gedanken einfängst. In Ihrem Umriss denkt Ihr Verstand andere Ideen und Punkte, die Sie in Ihre Dokumente aufnehmen möchten. Organisiere deine Gedanken. Ordne deine Gedanken in der Reihenfolge an, in der du sie schreiben wirst. Wenn Sie einen Punkt nach unten in Ihrer Liste finden, der oben gehört, verschieben Sie ihn nach oben. Wenn Sie am Anfang Ihrer Gliederung einen Punkt finden, der wirklich woanders in Ihr Dokument gehört, verschieben Sie ihn in Ihrer Gliederung nach unten. Ich verwende dafür das Gliederungstool in Microsoft Word. Sie werden feststellen, dass Sie mit Microsoft Word Ihren Punkten Überschriftenstile zuweisen können , Überschrift 1, Überschrift drei usw. Auf diese Weise können Sie Ihrem Dokument eine Hierarchie geben, die Sie auf einen Blick leicht sehen können. Setze deine Hauptpunkte als Überschrift eins. Unterpunkte setzen ist auf Überschrift drei und so weiter. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Punkte aufschreiben und Ihre Unterpunkte schreiben, beginnen Sie noch nicht zu schreiben. Setze alles in Punktform. Nur. Ihr einziges Ziel bei der Skizzierung ist es zu entscheiden, was Sie sagen möchten und in welcher Reihenfolge Sie es sagen möchten. Wie man sagt, kommt es später. Während des Schreibvorgangs. Wenn du deine Gedanken organisierst, überprüfe, ob jeder Punkt dahin gehört, wo er ist. Wenn Sie Ihre Gliederung mehrmals überprüfen, werden Sie feststellen, dass einige Punkte überarbeitet und neu formuliert werden müssen, um genau zu sagen, was Sie sagen möchten. Du wirst es auch entdecken. Einige Punkte müssen in andere Teile Ihrer Gliederung verschoben werden, andere Teile Ihres Dokuments. Tun Sie dies so oft wie nötig, bis Ihr Umriss widerspiegelt, was Sie sagen möchten. Ihre Umrisse sollten nicht viele Details haben, aber es sollte auch an nichts fehlen. Es sollte alle wichtigen Punkte und Nebenpunkte enthalten , die Sie in Ihrem Dokument in Punktform ansprechen möchten. Es sollte keine Lücken haben, die Sie später schließen möchten, sobald Sie mit dem Schreiben beginnen. Eine Versuchung bei der Skizzierung ist es, sich selbst zu sagen: Oh, ich weiß, was ich in diesem Abschnitt der Gliederung sagen werde. Ich kenne jeden Punkt, den ich ansprechen möchte, also werde ich mir nicht die Mühe machen, diesen Teil der Gliederung zu vervollständigen. Ich schreibe einfach Punkt 1, Punkt 2, Punkt 3 oder bla, bla, bla, bla, bla, bla, als Platzhalter für den Inhalt, den ich später schreiben werde. Tu das nicht. Der ganze Grund für eine Gliederung besteht darin, Ihrem Dokument Reihenfolge und Logik zu geben, diese Reihenfolge und Logik, die Ihre Leser zu schätzen wissen werden. Wenn also etwas wichtig genug ist, um es in Ihr Dokument aufzunehmen, fügen Sie es in Ihre Gliederung ein, wenn auch nur in Punktform. Hier sind drei Regeln, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Skizze zu erstellen. Regel. Nummer eins, kenne immer deine zentrale Botschaft. Entscheiden Sie immer, warum Sie Ihr Dokument schreiben. Wissen Sie immer, was Sie kommunizieren müssen. Dies ist Ihre zentrale Botschaft. Schreib es auf. Regel Nummer 2. Nennen Sie Ihre Schlüsselbotschaft. Sofort. Stellen Sie die wichtigsten Informationen am Anfang Ihres Dokuments ein. Lassen Sie Ihren Leser nicht Seite für Seite oder Absatz für Absatz lesen , ohne den Punkt zu kennen, den Sie ansprechen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Empfehlung abgeben, geben Sie diese Empfehlungen zu Beginn Ihrer Dokumente an. Wenn Ihr Dokument langwierig ist, schreiben Sie eine Einleitung oder Zusammenfassung, geben Sie die Empfehlung an und fassen Sie zusammen, wie Sie diese Empfehlung später rechtfertigen. In Ihren Dokumenten. Regel Nummer 3 enthält nur Punkte, die Ihre Schlüsselbotschaft unterstützen. Im Hauptteil Ihres Dokuments. Geben Sie die Fakten, die Ergebnisse, die Erklärungen zu diesen Daten und die Beispiele, die Ihre Schlüsselbotschaft unterstützen nur die Dinge ein, die für Ihre Schlüsselbotschaft relevant sind. Verirre dich nicht. Führen Sie keine neuen Themen oder neuen Nachrichten in Ihr Dokument ein. Sobald Sie endlich den Dreh der Umrisse bekommen haben, werden Sie feststellen, dass das Erstellen einer Gliederung Ihnen hilft, zu entscheiden, was Sie sagen möchten. Eine gute Gliederung gibt Ihrem Dokument Reihenfolge und Logik. Es hält dich fokussiert. Und Relevanz. Umrisse helfen Ihnen, Ihr Schreiben klarer und überzeugender zu gestalten. Und so seltsam das auch erscheinen mag, Umrisse beschleunigen den Schreibprozess. Es ist irgendwie merkwürdig, aber wenn Sie Ihrem Schreiben einen zusätzlichen Schritt hinzufügen, indem skizzieren, verkürzt tatsächlich Ihre Gesamtlaufzeit. Dies liegt daran, dass entgegen der gängigen Meinung Gliederung tatsächlich Teil des Kompositionsprozesses ist. Sobald Sie Ihre Zielgruppe analysiert und ein geeignetes Medium ausgewählt haben, können Sie mit dem Schreiben Ihrer Gliederung beginnen. Ihr Umriss ist wie eine Blaupause oder es ist wie eine Map. Für deinen Entwurf. Es ist ein Design, das Ihnen sagt, wie Sie Ihre Botschaft organisieren, wie Sie Ihre Schlüsselideen sequenzieren und wie Sie diese Ideen unterstützen werden. Im Gegensatz zu einem Entwurf sind Sie das Publikum Ihrer Gliederung. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste von Informationen, von denen Sie glauben, dass Ihre Leser benötigen oder erwarten. Zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument über die Rolle der Umweltschutzbehörde bei Fluorid im Trinkwasser erstellen . Ihre Liste könnte so aussehen. Erklären Sie, was die EPA gegen Fluorid im Trinkwasser tut. Definiere, was Fluorid ist. Erklären Sie, wie Fluorid ins Trinkwasser gelangt. Listet einige der Wirkungen von Fluorid enthält spezifische Daten, bezieht sich auf die Trink-Axt für sichere Wassertrink-Axt. Organisieren Sie die Liste als Nächstes in einer Karte, die Ihren Leser von Punkt zu Punkt führt. Erstellen Sie eine Einführung, einen Text und eine Schlussfolgerung und entscheiden Sie dann, wie Sie jedes Thema in Unterthemen unterteilen möchten. Ihr Umriss könnte so aussehen. Teil 1 ist die Einführung. Definieren Sie Fluorid. Teil zwei. Der Körper Erklärt, wie Fluorid ins Trinkwasser gelangt. Listet einige der Wirkungen von Fluorid auf. Erklären Sie, wie Fluorid reguliert ist, nämlich das Gesetz über sicheres Trinkwasser von 1970, MCL, GS, den maximalen Schadstoffgehalt. Teil 3, Schlussfolgerung, beschreibt die WPA-Standards. Für ein langes, komplexes Dokument. Verwenden Sie ein Format, das römische Ziffern wie diese enthält, um die drei Hauptabschnitte Einführung, Text und Schlussfolgerung anzugeben . Verwenden Sie eingerückte Großbuchstaben wie diese, um die erste Ebene von Unterthemen anzugeben. Verwenden Sie dann eingezogene arabische Ziffern wie diese, um die nächste Ebene von Unterthemen anzugeben. Verwenden Sie schließlich eingerückte Kleinbuchstaben wie diese, um die dritte Ebene von Unterthemen anzugeben. Diese Gliederungsstrategie wird als alphanumerische Notation bezeichnet. Andere Arten von Umrissen, einschließlich vollständiger Satzumrisse und Dezimalumrisse, helfen Ihnen ebenfalls dabei, ein effektives Design für Ihren Entwurf zu erstellen. Nachdem Sie Ihre Gliederung abgeschlossen haben, können Sie Ihren Entwurf schreiben. 6. Deine Botschaft strukturieren: Jedes Stück Business Writing braucht eine Struktur. Egal, ob Sie eine kurze E-Mail oder einen langen Vorschlag schreiben, unabhängig davon, ob Sie einen detaillierten Bericht oder ein einfaches kurzes Memo erstellen, das Sie schreiben, benötigt eine Struktur. Die Struktur Ihres Geschäftsschreibens ist das grundlegende Design oder die Architektur. Es ist die Grundlage, auf der Ihre Wörter aufgebaut sind, um meine Metaphern zu mischen, Ihre Struktur gibt Ihren Sätzen und Absätzen einen Orientierungssinn. Es bindet sie zusammen und hilft Ihrem Leser, das zu verstehen, was Sie geschrieben haben. Eine gute Struktur in Ihrem Geschäftsschreiben führt Ihren Leser auf einem logischen Weg und gibt den von Ihnen bereitgestellten Informationen Ordnung und gibt ihm eine Karte, die ihn beim Lesen Ihres Dokuments leitet. Wähle deine Struktur, bevor du mit dem Schreiben beginnst. Nachdem Sie alle Ihre Notizen, Fakten, Daten und andere Informationen gesammelt haben . Und während dieser Phase, in der Sie skizzieren, was Sie schreiben werden, wählen Sie Ihre Struktur aus. Oft deuten die Informationen, die Sie vermitteln möchten, auf die Struktur hin, die Sie wählen sollten. Wenn Sie zum Beispiel eine Exekutivbiographie schreiben , ist die offensichtliche Struktur chronologisch. Sie beginnen mit Ihren Themen, frühen Leben und Ihrer Karriere und beschreiben Ereignisse, Meilensteine und Positionen bis heute. Das Gleiche gilt für das Schreiben von Geschäftsvorschlägen. Wenn Sie auf eine Anfrage zur Einreichung von Vorschlägen antworten, entscheidet der Kunde in der Regel über die Struktur Ihres Dokuments, das Ihnen eine Vorlage zur Nachverfolgung eines Dokuments bietet, das die Struktur beschreibt, die Sie für die Reaktion auf seine Ausschreibung verwenden wie Unternehmensbeschreibung, Projektbeschreibung, Projektumfang, Projektzeitpläne, Budget und Bewertung. Wenn die Informationen, mit denen Sie arbeiten, jedoch nicht auf eine natürliche Struktur hindeuten, müssen Sie Ihre eigene Struktur auswählen. Hier stehen sieben Strukturen zur Auswahl. Nummer 1 ist die invertierte Pyramide. Dies ist die Struktur, die Journalisten verwenden. Es präsentiert zuerst die wichtigsten und relevantesten Informationen und arbeitet sich die Pyramide hinunter zu den am wenigsten wichtigen Informationen und weniger relevanten Materialien. Die umgekehrte Pyramidenstruktur wurde von Journalisten entwickelt , die bereits am Tag der Tageszeitungen für Tageszeitungen arbeiteten . Die Redakteure trafen ihre redaktionellen Entscheidungen bis zu dem Zeitpunkt, als die Zeitung in die Presse ging. Oft musste eine Geschichte gekürzt werden, um Platz für eine andere Geschichte zu schaffen , oder weil auf der Seite nicht genug Platz für die Geschichte in ihrer Gesamtheit war . Journalisten begannen also, ihre Geschichten unter Verwendung der umgekehrten Pyramidenstruktur zu schreiben. Und das tun sie immer noch. Heute. Nehmen Sie eine Zeitung ab oder lesen Sie online eine Zeitung. Und Sie werden sehen, dass jede Geschichte mit den wichtigsten Fakten beginnt. Das wer, das, was, das Warum, das wo, das Wann und das Wie. Die Geschichte entwickelt sich dann. Diese Punkte. Übergang vom überzeugendsten und berichtenswertesten Material im Artikel zum am wenigsten überzeugenden und am wenigsten berichtenswerten Material. Wenn ein Editor seine Geschichte verkürzen muss, schneidet der Editor auf diese Weise von unten, Absatz, Absatz für Absatz oder Satz für Satz, bis der Text in das verfügbare Feld passt. Sie sollten dieser Struktur wann immer möglich folgen, insbesondere bei langen Dokumenten. Wenn Sie einen langwierigen Vorschlag oder einen ausführlichen Bericht schreiben, müssen Sie Ihrem Leser frühzeitig die wichtigsten Informationen geben. Bitten Sie sie nicht, Seite für Seite Ihres Dokuments durch zu waten, bis sie schließlich zu dem Punkt oder der Empfehlung oder der Schlussfolgerung kommen , die Sie ziehen, da einige Ihrer Leser dies nicht tun. Wenn Sie etwas ansprechen müssen, machen Sie es am Anfang Ihres Dokuments so, wie es Journalisten tun. Struktur Nummer 2 ist Chronologie. Du und ich haben erlebt, dass das Leben chronologisch eine Richtung durch die Zeit bewegte. Und so ist es manchmal sinnvoll, unser Geschäftsschreiben auf diese Weise zu strukturieren. Geschäftsleser sind vielbeschäftigte Leser und wollen die Fakten schnell. Es gibt jedoch Gelegenheiten, in denen die chronologische Struktur geeignet ist. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Sie einen Lebenslauf schreiben oder eine Biographie eines Ihrer Führungskräfte verfassen. Die chronologische Struktur eignet sich auch perfekt für Artikel oder Handbücher und Anleitungen für andere Arten des Schreibens , die Ihnen beibringen, wie Sie Schritt für Schritt etwas tun können. Nummer drei ist die Bausteinstruktur. Wenn Sie ein komplexes Thema erklären müssen, sollten Sie mit den einfachsten Problemen beginnen und auf die komplexeren Probleme zugehen. Angenommen, Sie müssen ein Handbuch schreiben, in dem erklärt wird, wie Sie Ihr Unternehmensblog aktualisieren. Verwenden von WordPress. Sie beginnen mit einfachen Konzepten wie dem, was ein Blog ist, was WordPress ist und wie oft Sie Blog-Inhalte veröffentlichen. Sie werden zu komplexeren Themen wie das Erstellen von Seiten und Beiträgen und zur Optimierung von Bildern für Suchmaschinen vorankommen . Abschließend werden Sie die komplexesten Themen wie das Installieren von Widgets und Plugins besprechen . Du musst dir keine Sorgen darüber machen, was sie sind. Und eine Anpassung Cascading Stylesheets. Nummer 4 ist die Klassifizierung. Manchmal schreiben Sie ein Dokument, das mehrere Elemente enthält, die sich auf ein einzelnes Thema beziehen. Die Jahresberichte fallen in diese Kategorie. Sie präsentieren das Jahr, das auf vielfältige Weise stattfand. Es gibt einen Brief des Vorsitzenden des Vorstands, vielleicht ein Schreiben des Vorstandsvorsitzenden. Dann gibt es Abschnitte über Unternehmensmeilensteine, Profile verschiedener Abteilungen, Profile von Schlüsselpersonen, Unternehmenserrungenschaften. Und dann am Ende die Finanzdaten. Was diese Artikel alle gemeinsam haben, ist, dass sie alle mit dem Unternehmen verbunden sind. Und der alte Deal mit dem Jahr, das war. Sie können diese Struktur verwenden, wenn Sie eine Produktbroschüre oder die Seite Über uns auf Ihrer Website erstellen. In der Tat folgen Websites dieser Struktur. Jeder Bereich der Website hat seine eigene Klassifizierung. Nummer 5 ist die Listenstruktur ist vielleicht das am einfachsten zu schreibende Dokument, ist diejenige, die als Liste strukturiert ist. Und das kann eine Aufzählung oder eine nummerierte Liste sein. Sie stellen einfach Ihr Thema vor und gehen dann Ihre Liste durch. Diese Struktur eignet sich am besten für Kurznachrichten wie E-Mails und Memos. Nummer sechs ist das Frage- und Antwortformat. Manchmal müssen Sie grundlegende Hintergrundinformationen schreiben , die in keiner Weise aufregend oder überzeugend sind. Aber ich nehme an, dass Sie Ihren Nachrichten ein gewisses Flair verleihen können , indem Sie sie als Q und A gestalten. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie für eine Nestle-Gruppe arbeiten und die Geschichte des Unternehmens schreiben. Du könntest schreiben. Unsere Geschichte beginnt 1866 mit der Gründung des Blickwinkels des Schweizer Kondensmilchunternehmens. Henri Nestle entwickelt 1867 eine bahnbrechende Säuglingsnahrung und 1905 fusioniert das von ihm gegründete Unternehmen mit Anglo Swiss zu einer sogenannten Nestle-Gruppe. Oder stattdessen könntest du diese Geschichte als Q und Frage gestalten. Wann wurde die Nestle Group gegründet und diente 866? Frage, wie hieß die Firma damals? Beantworten Sie die Frage des Anglo Swiss Kondensmilchfirma. Wer war der Gründer des Unternehmens? Und Sir Henry Nestle frage, was war der Durchbruch von 1867? Und Sir Henry Nestle entwickelte ein bahnbrechendes Säuglingsnahrung. Ich glaube, du siehst den Unterschied. Das Q und eine Struktur funktionieren für die meisten Schreibstypen nicht, aber sie hat ihren Platz, insbesondere als Seitenleiste oder Aufruf in Berichten, Broschüren und langen Webseiten. Unsere letzte Art von Struktur ist Vergleich und Kontrast. Hier nimmst du zwei oder mehr Gegenstände und vergleicht sie und kontrastierst sie. Ein gutes Beispiel ist ein Dokument, das Ihr Unternehmen mit einem Konkurrenten vergleicht oder das Ihr Produkt mit einem Produkt kontrastiert, das von einem Konkurrenten angeboten wird. Ihr Dokument würde beispielsweise Ihren Verkaufspreis mit dem Preis Ihres Mitbewerbers vergleichen. Oder kontrastieren Sie Ihre Vorgaben mit den Spezifikationen eines Wettbewerbers. Diese Struktur eignet sich für Tabellen. Davon finden Sie viele online, insbesondere bei Unternehmen, die Rohstoffprodukte und Rohstoffdienstleistungen anbieten. Diese Unternehmen zeigen Ihnen durch Vergleich und Kontrast, wie ihre Produkte und ihre Dienstleistungen den von ihren Mitbewerbern angebotenen Produkten und Dienstleistungen überlegen sind . Wie Sie sehen können, gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen eine logische Struktur zu geben. Angabe Ihrer Schreibstruktur hilft Ihrem Leser, Ihre Botschaft zu verfolgen und zu verstehen. Aber dieselbe Struktur hilft Ihnen auch dabei, Ihre Botschaft zu verfassen. Manchmal ist der schwierigste Teil des Geschäftsschreibens nicht zu wissen, was er sagen soll. Es ist zu wissen, wie man es sagt. Ohne Plan würdest du kein Rennauto bauen. Ohne eine Karte würdest du die Sahara nicht überqueren. Sie sollten also auch kein Geschäftsdokument ohne Struktur schreiben. 7. Du kannst den Punkt machen: Der häufigste Fehler, den Geschäftsleute beim Schreiben von Unternehmen machen , ist nicht auf den Punkt gekommen. Schon früh genug. Ich sehe, dass Neueinstellungen diesen Fehler machen, und ich sehe, dass CEOs diesen Fehler machen. Ich sage nicht, dass sie schreiben notwendigerweise verwirrend ist oder dass es mit grammatikalischen Fehlern gefüllt oder dass es schlecht durchdacht ist. In vielen Fällen ist ihr Schreiben klar, es ist logisch und professionell. Was ich sage ist, dass sie nicht früh genug auf den Punkt kommen. Und dieser Fehler kostete ihre Organisationen jedes Jahr unzählige Tausende von Dollar an produktivitätsverlorener Produktivität. Außerdem verschwendet es jedermanns Zeit, die Zeit des Autors und die Zeit des Lesers. Die Herausforderung, der Sie bei Ihren Lesern gegenüberstehen, besteht darin, dass sie beschäftigt sind. Ihre Leser haben nicht genug Zeit, um jedes Dokument zu lesen , das von Anfang bis Ende auf ihren Schreibtisch stößt. Das ist so, dass sie überfliegen, dass sie deine ersten paar Sätze lesen. Sie überfliegen den Rest Ihres Dokuments und lesen wahrscheinlich Ihre Schlussfolgerung oder Ihre Empfehlungen. Dies bedeutet, dass Sie wahrscheinlich niemals Ihre Punkte ansprechen werden, wenn Sie in den ersten Sätzen Ihres Dokuments nicht direkt ansprechen werden, wenn Sie in den ersten Sätzen Ihres Dokuments auf den Punkt kommen. Und wenn Sie niemals Ihren Standpunkt ansprechen, wird Ihr Leser niemals Ihre Punkte bekommen. Die Grundlagen des Geschäftsschreibens besagen, dass Sie Ihre Schlüsselbotschaft auf zwei Arten kommunizieren müssen, um auf den Punkt zu kommen . Früh. Klar. Schauen wir uns diese in der richtigen Reihenfolge an. Kommen Sie zuerst früh auf den Punkt. Wenn Sie wie die meisten Geschäftsleute sind, möchten Sie einen kleinen Hintergrund geben, bevor Sie eine Anfrage stellen. Sie möchten eine Begründung angeben. Bevor Sie eine Empfehlung abgeben. Sie möchten Ihre Recherche präsentieren, bevor Sie Ihre Ergebnisse präsentieren oder angeben. Mit anderen Worten, wenn Ihr typisches Sie langsam zu Ihnen kommen möchten, ist es sinnvoll, irgendwann auf den Punkt zu kommen. Es ist sinnvoll, Ihren Leser Schritt für Schritt zu Ihrem Fazit zu führen. Aber für Ihren Business Reader tut es das nicht. Wie gesagt, Geschäftsleser sind beschäftigt. Du musst früh auf den Punkt kommen. Sie müssen zu den Grundlagen des Geschäftsschreibens zurückkehren. Lass mich dir zeigen, was ich meine. Dies ist ein Memo von Begleitung zu seinem Mitarbeiter-Memo Arne Spear Phishing. Möglicherweise sind Sie anfällig für Phishing-Versuche. Spear Phishing ist ein E-Mail-Betrugsversuch, der sich an eine bestimmte Organisation oder Person richtet , die unbefugten Zugriff auf Informationen sucht , um zu vermeiden, Opfer von Phishing-Versuchen zu werden. Bitte denken Sie an Folgendes. Denken Sie daran, dass die meisten Unternehmen, Banken und Agenturen keine personenbezogenen Daten von Ihnen in einer E-Mail anfordern oder telefonisch anfordern. Klicken Sie niemals auf einen Link in einer E-Mail, um zu einer sicheren Website zu gelangen. Geben Sie die URL immer selbst ein. Nie unerwartete Anhänge aus unbekannten Quellen geöffnet. Verwende sichere Passwörter. Stellen Sie sicher, dass die Antivirensoftware aktualisiert wurde. Ein großartiges Video, das vom Büro des Direktors für National Intelligence produziert wurde das vom Büro des Direktors für National Intelligence gibt detaillierte Informationen zur Speerfischerei. Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um das Video anzusehen, und schauen Sie sich anschließend die YouTube-Seite an, um weitere aufschlussreiche Videos zu erhalten. In Bezug auf die Sicherheit. Am üblichen Trainingstag findet diese Woche im Haupt-Auditorium ein obligatorischer Workshop zum Thema Speerfischen statt. Es beginnt um neun Uhr morgens. Teilnahme ist erforderlich. Künstler-VPs sollten auf Acme core.com an die Sicherheit geschickt werden. Wenn dieses Memo heute in Ihrem E-Mail-Posteingang eintreffen würde, würden Sie es den ganzen Weg durchlesen? Wahrscheinlich nicht. Weil es die Grundlagen des Geschäftsschreibens ignoriert. Das Memo sieht aus, als ob es einfache Tipps zur Verhinderung von Speerfischen enthält. Es sieht aus wie die Art von MIMO, die Sie ablegen können. Der Autor unternimmt bis zum letzten Absatz nichts in diesem Memo , um Ihnen mitzuteilen, dass diese E-Mail für Sie unerlässlich ist. Wenn Sie dieses Memo nicht bis zum Ende gelesen haben, bedeutet dies, dass Sie nicht an dem obligatorischen Workshop im Haupt-Auditorium teilgenommen haben. Ich bezweifle, dass jemand in Ihrer Organisation teilgenommen hat. Dies ist ein klassisches Beispiel dafür, dass Sie zu spät auf den Punkt kommen. Der wichtigste Teil dieses Memos ist die Ankündigung, dass es einen Workshop gibt, an dem Sie, der Leser, teilnehmen müssen. Aber Sie wissen nicht, dass Sie das durch Lesen der Überschrift, der Betreffzeile, nicht wissen, wenn Sie die Einleitung lesen. Das weißt du nicht, indem du die Aufzählungspunkte liest. Was hätte der Autor also tun sollen? Stattdessen? Der Autor hätte zu den Grundlagen des Geschäftsschreibens zurückkehren sollen, indem er sofort auf den Punkt kommt. So sollte dieses Memo aussehen. Obligatorischer Workshop zum Speerfischen An diesem Donnerstag. Sie müssen an einem obligatorischen Workshop zum Speerfischen teilnehmen. Diese Woche. Sie müssen sich an diese E-Mail wenden. Wir wissen also, dass du wann dabei bist? Donnerstag, 8. Mai ab neun Uhr, wo? Haupt-Auditorium, RSVP, senden Sie eine E-Mail an die Sicherheit bei Acme core.com, in der Sie sagen, dass Sie an diesem Workshop teilnehmen werden. Warum musst du an diesem Workshop teilnehmen? Möglicherweise sind Sie anfällig für Phishing-Versuche. Spear Phishing ist ein E-Mail-Betrugsversuch, der sich an eine bestimmte Organisation oder Person richtet unbefugten Zugriff auf Informationen sucht, um zu vermeiden, Opfer von Phishing-Versuchen zu werden. Bitte denken Sie an Folgendes. Denken Sie daran, dass die meisten Unternehmen, Banken und Agenturen keine personenbezogenen Daten von Ihnen in einer E-Mail anfordern oder telefonisch anfordern. Klicken Sie niemals auf einen Link in einer E-Mail, um zu einer sicheren Website zu gelangen. Geben Sie die URL immer selbst ein. Öffnen Sie niemals unerwartete Anhänge aus unbekannten Quellen. Verwende sichere Passwörter. Stellen Sie sicher, dass Antivirensoftware aktualisiert wurde. Ein großartiges Video, das vom Büro des Direktors für National Intelligence produziert wurde , gibt detaillierte Informationen zum Speerfischen. Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um das Video anzusehen, und schauen Sie sich anschließend die YouTube-Seite an, um weitere aufschlussreiche Videos zur Sicherheit zu erhalten. Sieh den Unterschied. Das erste Memo vergräbt die wichtigsten Informationen am Ende der Dokumente. Das zweite Memo bringt diese Information dort hin, wo sie am Anfang hingehört. Jeder, der das zweite Memo erhalten hat, weiß vielleicht nichts über Speer-Phishing, aber er würde wissen, dass in dieser Woche ein Workshop zum Thema Speer-Phishing stattfand, und er würde auch wissen, dass er dazu verpflichtet war teilnehmen. Dies bringt mich zu meinem zweiten Kommen auf den Punkt. Klar. Werfen Sie einen Blick auf diese beiden Memos und Sie werden sehen, dass der erste unscharf ist und der zweite klar ist. Der erste ist vage, der zweite ist spezifisch. Beachten Sie die Unterschiede. Das erste Memo sagt Ihnen, dass der Workshop diese Woche stattfindet. Das ist unklar. Das zweite Memo sagt Ihnen, dass der Workshop am achten Mai stattfindet. Das ist klar. Das erste Memo sagt Ihnen, dass der Workshop am üblichen Trainingstag stattfindet , ohne Zitat, das ist unklar. Im zweiten Memo erfahren Sie, dass der Workshop am Donnerstag stattgefunden hat. Das ist klar. Das erste Memo sagt Ihnen, dass die Teilnahme erforderlich ist, ohne Zitat, aber von wem? Sie können sich nicht sicher sein, weil der Autor nicht klar ist. Im zweiten Memo erfahren Sie, dass Sie der Empfänger dieser E-Mail sind und an einem obligatorischen Workshop teilnehmen müssen. Das ist klar. Wie Sie sehen können, kommt das erste Memo langsam auf den Punkt und ist unklar, unspezifisch. Das zweite Memo kommt sofort auf den Punkt und ist klar und spezifisch. So geht's. Stellen Sie zuerst Ihre Anfrage und geben Sie Ihre Gründe an. Zweitens, geben Sie zuerst die Einladung zum Treffen. Gib den Hintergrund für das Meeting. Zweitens geben Sie Ihre Empfehlungen an. Zuerst. Geben Sie Ihre Ergebnisse an, die Sie zu diesen Empfehlungen geführt haben. Zweitens, geben Sie an, dass die Richtlinie zuerst geändert wurde, geben Sie den Grund dafür an. Zweitens, geben Sie zuerst die Bestellung an und geben Sie die Details an. Zweitens, geben Sie zuerst Ihre Forschungsergebnisse an und beschreiben Sie Ihre Methodik. Zweitens geben Sie die Verkaufsergebnisse an, die zuerst beschrieben werden, wie Sie sie erreichen. Zweitens, machen Sie zuerst die Ankündigung, geben Sie den Kontext an. Zweitens. Mit anderen Worten, komm auf den Punkt und rege dich auf. 8. Schreibe einfache Sätze: Stellen Sie sich vor, Sie erhalten per Post einen Brief vom Hersteller Ihres Autos. In dem Brief heißt es, dass sich die Hinterachslager der Autos in Bezug auf mögliche mechanische Mängel verschlechtern können. Fortfahren mit einem fehlgeschlagenen Entblößen kann zu einem Auslaufen der Achswelle führen und die Fahrzeugsteuerung beeinträchtigen, ohne Angebot. Was wirst du machen, nachdem du diese Nachricht gelesen hast? Werfen Sie den Brief weg, legen Sie ihn ab, geben Sie ihn Ihrem Mechaniker, rufen Sie Ihren Autohersteller an, tun Sie nichts. Wenn Sie nichts tun, werden Sie in guter Gesellschaft sein, denn viele Leute, die diese beiden Sätze lesen, werden nicht verstehen, was sie bedeuten. Sie werden nicht verstehen, was sie wie die Leser tun sollen, nachdem sie die Sätze gelesen haben. Und das ist die Herausforderung, der Sie beim Schreiben Ihres Unternehmens gegenüberstehen. Du schreibst, um zu informieren und schreibst, um das Handeln zu motivieren. Wenn Ihre Sätze kompliziert sind, Ihre Leser Ihre Bedeutung nicht verstehen und sie werden nicht die Maßnahmen ergreifen, die sie ergreifen sollen. Das liegt daran, dass das Geheimnis eines effektiven Geschäftsschreibens die Einfachheit ist. Diese beiden Sätze erschienen in einem Brief, den die Ford Motor Company an Kunden verschickt , die das Quecksilber-Montane-Ego von 1972 gekauft haben. Dieses Modell hatte einen Sicherheitsfehler. Die Lager in der Hinterachse und wir werden montieren könnten ausfallen und die Hinterachse könnte sich vom Auto lösen. Dieser Sicherheitsfehler war so gefährlich, dass Ford den gesamten Produktionslauf von 1972 zurückerinnerte. Mercury Monte fährt 423 Tausend Autos. Aber aus ihrem Brief wüsstest du nicht, dass das Auto einen Sicherheitsfehler hat, der dich töten könnte. Das liegt daran, dass die Sätze im Brief nicht einfach sind. Sie sind kompliziert. Lass mich dir zeigen, was ich meine. Erstens hat der Autor dich nicht erwähnt, den Besitzer. Der Autor sagt einfach, dass sich die Hinterachslager der Autos verschlechtern können. Was der Autor zu sagen meint, ist, dass sich die Hinterachslager Ihres Autos verschlechtern können. Der Autor sagt auch, dass Fortfahren mit einem fehlgeschlagenen Entblößen zu einem Auslaufen der Achswelle führen und die Fahrzeugsteuerung beeinträchtigen könnte . Übersetzt bedeutet der Verfasser zu sagen, wenn Sie Ihr Quecksilber-Monte-Ego aus dem Jahr 1972 weiterhin mit einem ausgefallenen Lager fahren, dies zu einem Abzug der Achswelle führen und die Fahrzeugsteuerung beeinträchtigen. Der Autor meint Ihr Auto, Ihre Lager, Ihre Achswelle. Zweitens ist der Autor nicht eindeutig. Der Autor sagt, dass sich die Hinterachslager der Autos in Bezug auf mögliche mechanische Mängel verschlechtern können. Das klingt nicht allzu gefährlich, oder? Es ist möglich. Kann der Autor in der Welt der Möglichkeiten und Dinge arbeiten, die passieren können. Denken Sie daran, dass das vorliegende Thema ein Sicherheitsfehler ist, der diese Autos so gefährlich macht , dass sie vom Hersteller zurückgewonnen wurden. Und Mitre hat nicht den Luxus, über Möglichkeiten zu schreiben, nicht wenn Leben gefährdet sind. Der Autor hätte sagen sollen, Zitat, dein Quecksilber-Monte-Ego aus dem Jahr 1972 hat einen mechanischen Defekt. Die Hinterachslager Ihres Autos werden sich wahrscheinlich verschlechtern und ausfallen, ohne Angebot. Autoren sind aus einem von zwei Gründen unbestimmt in ihrer Sprache. Entweder ihr Carolus oder sie haben etwas zu verbergen. Der einfachste Weg, Verantwortung zu vermeiden, besteht darin, vielleicht vielleicht vielleicht zu sagen. Der einfachste Weg, Verwirrung zu vermeiden und Verantwortung zu übernehmen , besteht darin, Ihre Behauptungen eindeutig zu machen. Drittens ist der Autor abstrakt. Was bedeutet dieser Autor von Ford Motor Company? Nach Zitat könnte das Fortfahren mit einem fehlgeschlagenen Entblößen zu einem Rückzug der tatsächlichen Welle führen und die Fahrzeugkontrolle beeinträchtigen. Nun, weiter mit einer fehlgeschlagenen Haltung zu fahren, ist eine abstrakte Aussage. In der Tat. Es impliziert keine Schumann-Agentur, die zum Beispiel fährt. Der Autor sagt es nicht. Aber worüber der Autor hier spricht, ist, dass Sie, der Besitzer, der Fahrer, Ihr Auto weiter fahren, der Besitzer, der Fahrer, Ihr Auto weiter fahren, ein Auto mit defekten Hinterachslagern. Das ist nicht abstrakt. Der Autor beschreibt etwas, das als Abzug der Achswelle bezeichnet wird. Was heißt das? Genau? Es ist abstrakt. Das bedeutet, dass die Achse Ihres Quecksilber-Montenegro aus dem Jahr 1972 vom Rest Ihres Autos abweichen könnte? Das war es. Das Geräusch gefährlich, wenn du es so sagst? Klar. Klingt das Ausziehen der Achswelle wie etwas, über das Sie sich ärgern sollten. Mach dir Sorgen. Eigentlich nicht. Es ist abstrakt. Schließlich kommt der Autor an den Punkt des Briefes. Auf abstrakte Weise könnte sich diese mögliche Verschlechterung der Hinterachslager jedoch diese mögliche Verschlechterung der negativ auf die Fahrzeugsteuerung auswirken. Abstrakt. Mit anderen Worten, Sie könnten die Kontrolle über Ihr Auto verlieren. Mit anderen Worten, Ihr Auto kann von einer Klippe abweichen oder in den Gegenverkehr übergehen. Ihr Auto könnte Sie und Ihre Passagiere töten oder verstümmeln. Dies sind einige der nachteiligen Auswirkungen einer nachteiligen Fahrzeugkontrolle. So schreibst du einen einfachen Satz. Wie du dir vorstellen kannst. Der Weg, diesen Absatz der Ford Motor Company zu verbessern , besteht darin, den Leser direkt anzusprechen. Nennen Sie die Fakten definitiv und warnen Sie den Eigentümer konkret im Gegensatz zu abstrakten Begriffen. Wenn ich diesen Absatz erstellen würde, wenn Sie diesen Absatz erstellen würden, würde er ungefähr so aussehen. Ihr Quecksilber-Monte-Ego aus dem Jahr 1972 verfügt über defekte Hinterachslager, die sich wahrscheinlich verschlechtern und ausfallen werden. Wenn Sie Ihr Auto weiter fahren, kann sich die Hinterachse trennen und Sie verlieren die Kontrolle über Ihr Fahrzeug. Wie Sie sehen können, verwendet unsere Version die gleiche Anzahl von Wörtern wie das Original, ist aber direkter, konkreter und klarer. Ihr Schreiben wird genauso klar sein, wenn Sie anfangen, in einfachen Sätzen zu schreiben. 9. Schreibe mit Absätzen: Wenn Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern und sich selbst als Leitfaden betrachten möchten, kennt Ihr Leser Ihr Ziel nicht. Ihr Leser kennt die Route nicht. Ihr Leser hat keine Karte oder einen Kompass oder ein GPS. Ihr Leser braucht einen Leitfaden. Du bist dieser Leitfaden. Ihre Aufgabe ist es, Ihren Leser von Ihrem Ausgangspunkt zu Ihrem Ziel zu führen. Sie führen Ihre Leser mit drei Einheiten Komposition, Wörtern, Sätzen und Absätzen an ihr Ziel . Du kombinierst Wörter, um Sätze zu bilden. Und Sie kombinieren Sätze zu Absätzen und kombinieren Absätze, um Ihre gesamten Geschäftsdokumente zu erstellen. Wenn Sie mit Geschäftsschreiben zu kämpfen hatten, Sie wahrscheinlich Probleme mit Absätzen. Sie fragen sich, was sie sind, wie sie funktionieren und wie Sie sie schreiben sollten, um Ihren Lesern zu helfen , dorthin zu gelangen, wo Sie sie wollen. Hier sind also einige Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Absätzen. Im geschäftlichen Schreiben. Was ist ein Absatz? Ein Absatz ist eine Gruppe von Sätzen, die ein einziges Thema entwickeln. Wenn Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern möchten, oder? Bessere Absätze. Warum muss ich mit Absätzen schreiben? Alle außer den einfachsten Ideen müssen schrittweise kommuniziert werden. Die meisten Themen, die Sie darüber schreiben, funktionieren müssen in Themen unterteilt werden. Sie Ihr Thema in Absätze aufteilen, hilft Ihrem Leser Ihrem Denken zu folgen, während Sie von einer Idee zur nächsten wechseln. Wie viele Themen sollte jeder Absatz enthalten? Eins? Was soll ich tun? Wenn ich zwei Themen in einen Absatz aufnehmen möchte? Sie sollten die Themen in zwei Absätze aufteilen. Was sollte jeder Absatz enthalten? Jeder Absatz sollte einen Themensatz, unterstützende Sätze und einen abschließenden Satz enthalten. Was ist der Themensatz? Der Themensatz ist der erste Satz in einem Absatz. Was ist der Zweck des Themensatzes? Der Zweck Ihres Themensatzes ist es, das Thema des Absatzes einzuführen. Der erste Satz jedes Absatzes ist ein Signal dafür, dass ein neuer Schritt in der Entwicklung des Subjekts erreicht wurde. Sie schreiben diese natürlich, während Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern. Was sind unterstützende Sätze in einem Absatz? Unterstützende Sätze sind Sätze zwischen dem Themensatz und dem abschließenden Satz. Sie erklären oder erläutern das Thema des Absatzes. Wie lautet der abschließende Satz? Der abschließende Satz ist der letzte Satz in einem Absatz. Es endet das Thema des Absatzes prägnant, normalerweise mit einer abschließenden Idee. Manchmal bereitet der abschließende Satz in einem Absatz den Leser auf den nächsten Absatz vor und verwendet einen Satz, der als Übergangssatz bekannt ist. Sie fragen sich also wahrscheinlich, was ein Übergangssatz ist. Ich sag es dir. Ein Übergangssatz ist ein abschließender Satz in einem Absatz, der den Absatz mit dem folgenden verbindet. Der erste Satz in einem Absatz kann auch als Übergang zum vorherigen Absatz dienen . Was ist das Ziel eines Übergangssatzes? Das Ziel Ihres Übergangssatzes ist es, Ihren Lesern zu helfen, zu sehen, wie sich Ihre Absätze zueinander beziehen und wie sie sich auf das Gesamtthema Ihres Dokuments beziehen. Gute Übergänge heben die Verbindungen zwischen angrenzenden Absätzen hervor. Es gibt eine Reihe von Wörtern und Phrasen, die perfekt sind, um zeigen, dass Sie von einer Idee zu einer anderen wechseln. Was sind einige Beispiele für Übergangssätze? Nun, der letzte Satz, den ich gerade gesagt habe, ist ein Beispiel für einen Übergangssatz. Dieser Satz lässt Sie erwarten, dass das Thema des nächsten Absatzes, worüber ich jetzt spreche, Wörter und Phrasen sind, die in Übergangssätzen verwendet werden sollen. Aber das ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten mit Absatzübergängen verbessern können. Mit welchen Wörtern oder Phrasen kann ich einen Themensatz verwenden um zu zeigen, dass ich zu einem neuen Thema übergehe. Es gibt viele Wörter und Phrasen, die einen Übergang einführen. Dazu gehört dagegen zum Beispiel natürlich aber schließlich und abschließend, wie erkenne ich einen guten Absatz? Wann lese ich einen? Ein guter Absatz hat Einheit. Die Sätze im Absatz entwickeln das Thema des Absatzes kohärent. Der Fahrer entwickelt die Ideen im Absatz in einer logischen Reihenfolge. Wie lange sollten meine Absätze B, Es gibt keine Regel, wie lange ein Absatz sein sollte. Die einzige Regel ist, dass Ihre Absätze lang genug sein müssen, um eine Idee angemessen auszudrücken. Wie viele Sätze sollte ich einschließen? Irgendeinen Absatz? Auch hier gibt es keine Regeln dafür, wie viele Sätze Sie einen Absatz enthalten müssen, Ihr Thema bestimmt, wie viele Sätze Sie schreiben. Beispielsweise haben Absätze in Geschäftsnotizen und E-Mails tendenziell nur wenige Sätze. Absätze in Berichten und Abschlüssen enthalten tendenziell viele Sätze. Lassen Sie mich abschließend einen einfachen Tipp zum Verfassen von Absätzen geben , damit Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern. Stellen Sie sich selbst als Leitfaden vor, der Ihren Leser von Punkt A nach Punkt B bringt das geschriebene Wort verwendet Ihr Leser kennt weder das Ziel noch die Route, die Sie einschlagen. Beginnen Sie Ihren Absatz mit einem Themensatz. Entwickeln Sie Ihr Thema mit Fakten, Beispielen, Beweisbeschreibungen und Erklärungen. Beenden Sie Ihren Absatz mit einer Schlussfolgerung oder Übergangssatz, der Ihren Leser auf den nächsten Absatz vorbereitet. Befolgen Sie diesen einfachen Plan, und Ihre Leser werden an Ihr Ziel gelangen, das Sie erreichen möchten. Danke an dich. 10. Einfache Wörter verwenden: Als mein Abfall kleiner war, als ich mehr Haare hatte als heute, habe ich einen Bericht des kanadischen Ministeriums für Fischerei und Ozeane bearbeitet. Es wurde von einem Wissenschaftler geschrieben, der untersucht hatte, wie Fische auf Chemikalien reagierten, die in ihren Lebensraum eingeführt wurden. Der Wissenschaftler hatte einen schlechten Geschäftsschreibstil. Ich saß mit meinem roten Stift in der Hand an meinem Schreibtisch und markierte seinen Berichtsentwurf. Meine Aufgabe bestand darin, seine dichte, verworrene wissenschaftliche Prosa in eine klare Sprache zu übersetzen , die jeder erwachsene Kanadier verstehen würde. Auf den letzten Seiten des Berichts stieß ich auf diesen Satz, Zitat, die untersuchten Arten zeigten eine 100% positive Sterblichkeitsreaktion ohne Zitat. Ich habe meinen roten Stift genommen und eine Linie durch diesen entsetzlichen Satz gezogen. Darunter habe ich diesen Ersatz geschrieben. Der Fisch ist gestorben. Als der Autor die Änderung sah, die ich vorgenommen habe, widersprach er. Ich erinnere mich nicht an seine genauen Worte, aber er sagte so etwas. Ich kann mein Studium nicht in nur drei Worten zusammenfassen. Meine Schlussfolgerung muss wichtiger und sachlicher klingen . Diese Wissenschaftler konnten seinen Forschungsstipendium und seine Arbeit nicht mit nur drei Worten rechtfertigen , der Fisch starb. Er hatte das Gefühl, er müsse 11 Wörter verwenden, um seine Schlussfolgerung zu erklären. Er war der Meinung, dass sein Geschäftsschreibstil schick, obskur und wissenschaftlich klingen musste . Diese Wissenschaftler litten unter einer gewöhnlichen Krankheit. Das Oxford English Dictionary hat diese Krankheit und diesen Namen nicht angegeben, aber es existiert trotzdem. Es ist der Wunsch im wissenschaftlichen Schreiben, im Schreiben der Regierung, im akademischen Schreiben und sogar im geschäftlichen Schreiben, auf dem Papier wichtiger zu erscheinen als wir. Es ist der Wunsch, gelehrt und selbstwichtig auf Kosten der Klarheit und Kürze zu erscheinen , ist das Schreiben, das den Schriftsteller aufbläht, anstatt dem Leser zu helfen. Ich spreche von dem Wunsch, das multisilbische Wort dem einsilbigen, dem lateinischen Wort gegenüber dem angelsächsischen Wort vorzuziehen. Ich spreche von dem Wunsch, das protzige Substantiv zu bevorzugen, die aufwendige Art und Weise das Offensichtliche angibt. Ich spreche von der Versuchung, wie William Strunk es so einprägsam formuliert hat, ein 20-Dollar-Wort zu verwenden , wenn ein Zehnzentrum zur Hand und in der Lage ist. Mein Rat ist also, ausgefallene Worte zu vermeiden. Lassen Sie mich also definieren, was ich mit ausgefallenen Worten meine. Ausgefallene Wörter haben mehrere Silben oder sie sind ungewöhnlich oder beides. Angenommen, Sie müssen eine E-Mail schreiben, in der Sie Ihrem Chef mitteilen , dass Ihre Kundendienstleitung letzte Woche viele Beschwerden erhalten hat. Welches Wort solltest du benutzen? Wenn Sie Ihren Chef mit Ihrer Gelehrsamkeit beeindrucken möchten, werden Sie schreiben, dass es zahlreiche Beschwerden gab. Aber wenn Sie stattdessen lieber kurz und klar sein möchten, werden Sie schreiben, dass es viele Beschwerden gab. Zahlreiche haben drei Silben. Viele haben nur zwei. Zahlreiche ist kein Wort, das man häufig Leute in alltäglichen Gesprächen sagen hört, aber viele sind eins. Wo ist Lust auf? Das andere Wort ist Flugzeug. Ein anderes ausgefallenes Wort ist Utilize. Niemand in der Regierung benutzt jemals irgendetwas. Alles wird genutzt. Ich benutze dieses Mikrofon gerade nicht, um zu sprechen. Ich benutze ein Mikrofon. Wenn du beeindruckend klingen willst. Sie werden Ihre Lieferanten nicht auffordern, Ihre Supply Chain Management-Software zu verwenden. Sie werden sie einladen, unsere Lösung zu nutzen. Es gibt viele andere ausgefallene Wörter, die vermieden werden müssen. Schreiben Sie nicht optimal, wenn Sie am besten schreiben können, sagen Sie Ihrem Team nicht, es soll Strategien entwickeln. Wann können Sie ihnen einfach sagen, dass sie planen sollen. Verbreiten Sie niemals einen Brief, wenn Sie ihn verschicken können. Stattdessen. Wenn Sie sehen, dass etwas funktioniert hat, das repariert werden muss, bieten Sie keine Unterstützung an. Bieten Sie an zu helfen. Wenn Sie auf diese Beispiele zurückblicken, werden Sie feststellen, dass einfache Wörter weniger Silben als ausgefallene Wörter haben und sie auf einen Blick leichter zu verstehen sind. Optimum hat drei Silben, am besten, hat nur eine und ist einfacher zu verstehen. Strategize hat drei Silben, Plan hat nur eine und ist einfacher zu verstehen. Der beste Business-Writing-Stil ist der einfachste. Ersetzen Sie als Nächstes wortige Phrasen durch einzelne Wörter. Sie müssen diese neue Denkweise annehmen und sie sowohl auf Phrasen als auch auf einzelne Wörter anwenden . In der Welt des Geschäftsschreibens gibt es viele ungeschickte, wortreue Ausdrücke, die diese einfache und komplizierte Weise angeben. Diese Ausdrücke verwenden mehrere Wörter, wenn ein Wort ausreicht, mit Ausnahme von ist ein gutes Beispiel. Sie können diese Phrase durch das Wort außer ersetzen. Anstatt zu schreiben, steigerte jede unserer Divisionen im vergangenen Quartal den Umsatz, mit Ausnahme unserer Winnipeg-Division. Sie könnten stattdessen Ihr Schreiben vereinfachen und jede unserer Divisionen schreiben, mit Ausnahme unserer Winnipeg-Division, im vergangenen Quartal den Umsatz gesteigert hat. Anstatt zu schreiben, bis Sie es können. Stimmt's? Bis du in der Lage bist. Anstatt zu schreiben, fehlte ihm völlig die Fähigkeit zu dir, oder? Er konnte es nicht. Siehst du den Unterschied? Langatmige Phrasen lassen dich pompös und selbstwichtig klingen. Sie sind kürzere Ersetzungen, die Sie bescheiden und menschlich klingen lassen. Jetzt habe ich eine Warnung für Sie und Ihre Leser in Bezug auf Kontext und Ton. Wie Sie sehen können, schlage ich vor, dass Sie einfache Wörter als ausgefallene Wörter bevorzugen. Und ich schlage vor, dass Sie lange Wörter vermeiden, kürzere Äquivalenz verwenden. Aber es gibt Ausnahmen. Nur weil ein langes Wort ein kürzeres Synonym hat heißt das nicht, dass Sie immer das kürzere Wort verwenden sollten. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument schreiben, das von Chirurgen gelesen wird, verwenden Sie das Wort Gut nicht. Wenn du „Darm“ meinst. Du wirst das Wort Bauch nicht benutzen, wenn du Darm meinst. Wenn Sie jedoch ein Dokument schreiben, das von Kindern gelesen wird, ist wahrscheinlich geeignet, sich auf die Darmprobleme eines Kindes als Bauchschmerzen zu beziehen. Darm, Darm und Tommy sind gleichbedeutend, aber nicht austauschbar. Es gibt meinen Vorbehalt. Ihre Wortwahl hängt immer von Ihrem Leser, Ihrem Kontext und dem Ton ab, den Sie in Ihrem Geschäftsschreibstil erreichen möchten. Aber wenn dieser Vorbehalt aus dem Weg ist, oder vielleicht sollte ich sagen, nicht das Wort Vorbehalt zu verwenden. Mit dieser Vorsicht aus dem Weg. Ich empfehle Ihnen, das einfache Wort gegenüber dem aufwendigen zu bevorzugen. Ich empfehle, dass Sie in Ihrem Geschäftsschreiben den bescheidenen Satz gegenüber dem protzigen 1. bevorzugen. Vereinfachung Ihres Geschäftsschreibens wird zunächst schaden, aber Ihre Leser werden es Ihnen danken. Mit der Zeit wird Ihr Schreiben prägnant, klar und leicht zu lesen. Auch wenn der Prozess Ihr Gehirn gelegentlich verletzen wird, wird dies niemals zu einer 100% positiven Sterblichkeitsreaktion führen. Mit anderen Worten, das Schreiben wird dich niemals töten. 11. Verwende starke Verben: Wie hast du dich gefühlt, wenn dir jemand einen schlaffen Händedruck gibt? Erfüllt es dich mit Zuversicht oder schleicht es dich aus? In der Welt des Business Writing ist das sprachliche Äquivalent zum schwachen Handschlag das Wochenverb. Ich spreche von dem Lane Verb, das das Leben aus deinen Volkszählungen saugt. Das vage Verb, das deine Leser in den Schlaf versetzt, das ungenaue Verb, das du meinst. Wenn Sie in Ihrer Geschäftskarriere vorankommen möchten, verwenden Sie starke Verben in Ihrem Unternehmen. Läuft. Verben sind die Aktionswörter der Sprache. Sie beleben dein Schreiben. Sie machen dein Schreiben prägnanter. Und im Kern jedes guten Satzes als starkes, präzises Verb. Die Wahl des richtigen Verbs macht Ihr Unternehmen stärker, klarer und effektiver. So machst du es. Ersetzen Sie Verb-Adverb-Kombinationen durch starke Verben. Lassen Sie uns zunächst unsere Bedingungen klarstellen. Ein Verb beschreibt, was passiert. Ein Adverb beschreibt, wie es passiert. Zum Beispiel hat sich der Ausschuss in dem Satz die Dokumente sorgfältig angesehen. Gesehen ist das Verb, das zeigt, was der Ausschuss getan hat, und sorgfältig ist das Adverb, das zeigt, wie sie es gemacht haben. Jetzt, da ich demonstriert habe, was Adverbien sind, habe ich dies über sie zu sagen. Benutz sie nicht. Adverbien schwächen dein Schreiben. Adverbien machen dein Schreiben würdiger. Adverbien hinken dir. Handschlag. Verwenden Sie anstelle von Adverbien starke Verben in Ihrem Unternehmen. Sagen Sie Ihrem Leser nicht, dass sich das Komitee die Dokumente genau angeschaut hat. Schreiben Sie einfach, dass der Ausschuss die Dokumente geprüft hat. Schreiben Sie nicht den Ingenieur, der fest an der Kette festgehalten ist. Schreiben Sie einfach, der Ingenieur hat die Kette ergriffen. Sagen Sie Ihren Aktionären nicht, dass der Aktienkurs Ihrer Konkurrenten stark gesunken ist, sagen Sie ihnen, dass er gesunken ist. Adverbien sind ausnahmslos ein wöchentlicher Ersatz für ein starkes Verb. Woche. Wirtschaftsautoren verlassen sich auf Adverbien. Starke Wirtschaftsautoren verlassen sich auf geschmückte starke Verben. Verwende starke Worte, um die Würdigkeit zu beseitigen. Schwache Verben blähen dein Schreiben auf. Starke Verben, mach dein Schreiben prägnant. Starke Verben helfen dir, die Würdigkeit zu beseitigen, indem sie Formen des zu seinenden Verbs ersetzen. Dazu gehören ist, war, R, und wir sind so, anstatt zu schreiben, ist Capital Ventures Eigentümer einer Restaurantkette, Sie schreiben einfach, dass Capital Ventures eine Kette von Restaurants besitzt. Sie eliminieren dabei drei Wörter und erhöhen die Klarheit Ihres Satzes. Lassen Sie mich Ihnen ein paar weitere Beispiele für die Verwendung starker Verben in Ihrem Geschäftsschreiben zeigen. Schreib nicht. John hatte einen Streit mit seinem Vorgesetzten, oder? John stritt sich mit seinem Vorgesetzten. Schreib nicht, ich werde das Treffen leiten, oder? Ich werde den Vorsitz des Treffens führen. Sie starke Verben in Ihrem Unternehmen schreiben, um Ihr Schreiben präzise zu machen. Im Business Writing sind starke Verben genauer als schwache Verben. Hat dieser lästige Mitarbeiter zum Beispiel das Unternehmen verlassen oder wurde er entlassen? Verlassen Sie das Unternehmen ist eine Woche und ungenaue Phrase. Schließlich hat jeder ehemalige Mitarbeiter von Ihnen das Unternehmen verlassen, oder? Einige traten zurück, einige starben, einige wurden gefeuert. Wenn Sie ein Unternehmen sind, feuert einen Mitarbeiter, aber Sie schreiben, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Du bist jetzt ungenau, vielleicht absichtlich, also gebe ich zu. Aber wenn der genauere Weg, die Abreise zu beschreiben darin besteht, zu sagen, dass der Mitarbeiter entlassen wurde. Und wenn Sie nicht auf Euphemismus streben, dann benutze das genauere Verb, oder? Er wurde gefeuert oder besser noch, die Firma hat ihn gefeuert. Die Verben, die Sie wählen, machen einen großen Unterschied zur Bedeutung. Wenn du deine Bedeutung klarstellen willst, mach deine Verben klar. Hat der Kopierer zum Beispiel angehalten oder hat er geklemmt? Hat Ihr Mitarbeiter das Meeting verpasst oder hat er das Meeting vermieden? Hat Ihr Lieferant gelogen oder hat sie falsch gesprochen? Substantive ersetzen, die verkleidete Verben sind? Was stimmt nicht mit den folgenden Sätzen? Der Verwaltungsrat hat die folgenden Empfehlungen abgegeben. Der Marketingmanager kam zu der Erkenntnis, dass Printwerbung veraltet ist. Die vorgeschlagene Fusion ist für viele Mitarbeiter interessant. Was mit diesen Sätzen nicht stimmt, ist, dass sie Verben enthalten, die als Substantive getarnt sind. Schau dir das erste Beispiel an. Was ist das Verb in diesem Satz? Es ist das Wort, das gemacht wurde. Aber was hat der Verwaltungsrat gemacht? Sie gaben Empfehlungen ab. Gibt es eine Verbform? Für Empfehlungen? Ja, das gibt es. Es ist das Verb empfehlen. Der Satz, der die folgenden Empfehlungen abgegeben hat, ist ein Verb, das als Substantiv getarnt ist. Anstatt zu schreiben, hat der Verwaltungsrat die folgenden Empfehlungen abgegeben. Der Autor sollte das einfach verkürzen, ein stärkeres Verb verwenden und sagen, der Verwaltungsrat empfiehlt. Das Folgende. Das Wort empfiehlt ist ein stärkeres Verb. Der zweite Satz macht den gleichen Fehler. Was ist das Verb? In diesem Satz? Es sind eigentlich drei Wörter, was wir ein Phrasalverb nennen, weil es Handlungen in einer Phrase im Gegensatz zu einem einfachen Wort ausdrückt. Diese Sätze kamen zur Verwirklichung. Jetzt prüfe diesen Satz. Die Erkenntnis ist ein Substantiv, aber gibt es keine Verbform dieses Substantiv? Sicher gibt es das. Es ist das Verb zu erkennen. Anstatt zu schreiben, kam der Marketingmanager zu der Erkenntnis, dass Printwerbung veraltet ist, sollte der Autor einfach sagen, der Marketingmanager erkannte, dass Printwerbung veraltet ist. Ich bin mir ziemlich sicher, dass du den Dreh raus kriegst. Mittlerweile. Ich kann sagen, dass Sie lernen, starke Verben in Ihrem Geschäftsschreiben zu verwenden. Ich muss Ihnen nicht sagen, dass der dritte Satz neu geschrieben werden sollte , um die vorgeschlagenen Fusionsinteressen zu nennen. Viele Mitarbeiter. Aus dieser kleinen Übung sieht man, dass das Ersetzen von Substantiven, die verkleidete Verben sind, zwei Dinge bewirkt. Es kommuniziert Ihre Bedeutung schneller und reduziert Ihre Wortzahl. Mit anderen Worten, es macht Ihr Schreiben klarer und prägnanter. Aber denken Sie nicht, dass es einfach sein wird, diese Lektion in die Praxis umzusetzen. Verwendung von Substantiven anstelle starker Verben ist einer der häufigsten Ortfehler, die Geschäftsautoren machen. Es ist ein Favorit von Bürokraten und Beamten, weil der Schriftsteller dadurch gelehrt und unter Kontrolle erscheint. Sie könnten versucht sein, so zu schreiben, Ihren Chef zu beeindrucken, Ihre Kunden zu beeindrucken und Ihre Kollegen zu beeindrucken. Oder Sie haben möglicherweise andere Beteiligungsinhaber, um den Satz der Woche zu verwenden. Um ihnen allen willen. Sie nicht über irgendetwas, besprechen Sie. Machen Sie niemals irgendetwas entdecken. Entdecken Sie, weigern sich, sich an der Vorbereitung von irgendetwas zu beteiligen, bereiten Sie sich vor und machen Sie niemals eine Annahme. Angenommen, Sie werden nur Ihr Geschäftsschreiben verbessern. Du nagelst es. 12. Zusammenhänge zusammenstehende Worte: William Strunk sagte einmal Die Position der Wörter in einem Satz ist das wichtigste Mittel, um ihre Beziehung zu zeigen. Verwirrung und Mehrdeutigkeit ergeben sich, wenn Wörter schlecht platziert werden. Der Autor muss daher die Wörter und Wortgruppen zusammenbringen, die im Denken verwandt sind, und diejenigen auseinander halten, die nicht so verwandt sind. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel dafür zeigen, was er meinte. Der Satz. Der Inspektor kam in den Raum und bemerkte einen großen Fleck im Teppich, der sich direkt in der Mitte befand. Dieser Satz ist mehrdeutig, da die Wörter im Satz, die verwandt sind, nicht zusammen sind. Sie, der Leser kann sich nicht sicher sein, was der Autor meint. Meint er den Fleck in der Mitte des Teppichs oder meint er, der Teppich mit dem Fleck befindet sich in der Mitte des Raumes. Das Wort „Fleck“ und „Zentrum“ sind im Satz zu weit auseinander. Wenn sie weit voneinander entfernt sind, sorgen sie für Verwirrung, sie machen den Satz mehrdeutig. Der einfachste Weg, diesen Satz zu korrigieren, besteht darin, diese beiden Wörter so zusammen zu verschieben. Der Inspektor kam in den Raum und bemerkte einen großen Fleck in der Mitte des Teppichs. Du siehst die sofortige Verbesserung. Die Bedeutung ist klar. Hier ist ein weiteres Beispiel für verwirrendes Wort. Platzierungen. Rufen Sie unsere Partner in Singapur an und sagen Sie ihnen , dass sie erwarten sollen, dass der Chef den Deal für nur 2 US-Dollar abschließt. Denken Sie an unsere Regel, halten Sie Wörter und Wortgruppen zusammen, die im Denken verwandt sind, und halten Sie diejenigen auseinander, die nicht so verwandt sind. In diesem Fall zeigen der Satz, der den Deal abschließt, und der Satz für nur 2 US-Dollar zusammen an, dass sie verwandt sind. Wenn sie nicht verwandt sind. Der Boss hat den Deal für 2 Dollar nicht abgeschlossen. Die Kosten für den Telefonanruf nach Singapur betragen nur 2 US-Dollar. Aber der Satz ist verwirrend, weil der Satz unsere Partner in Singapur nennt und der Satz für nur 2 Dollar nicht zusammen ist. Sie sind weit genug voneinander entfernt, um dich zu verwirren. Der Leser. Um diese Verwirrung zu beseitigen, setzen Sie einfach die Sätze, die miteinander verbunden sind, nahe beieinander. Dies rufen Sie unsere Partner in Singapur für nur 2 Dollar an und erzählen ihnen von dem Chef, der den Deal abschließt. Vermeiden Sie Probleme mit Relativpronomen. Eine weitere Ursache für erhebliche Verwirrung tritt auf, wenn ein Autor Personen in einem Satz benennt und sich dann auf einen von ihnen bezieht, der nur ein Relativpronomen verwendet. Hier ist ein Beispiel dafür, was ich meine. Die Praktikantin von Samantha Carruthers, die im Vertrieb tätig ist, wurde gefördert. Dieser Satz ist unklar, weil der Autor nicht klar ist, auf wen sich der bezieht. Arbeitet der Praktikant im Verkauf oder arbeitet Samantha Carruthers im Verkauf? Sie können sich nicht sicher sein, weil das Relativpronomen , das der Person, auf die es sich bezieht, nicht nahe genug ist , nämlich der Praktikant. Wie Sie wahrscheinlich sammeln können, der beste Weg, diesen verwirrenden Satz zu beheben, darin, ihn neu zu formulieren , damit das Relativpronomen und der Praktikant näher beieinander liegen. Du würdest es so etwas schreiben. Samantha Carruthers Praktikantin, die im Vertrieb arbeitet, wurde gefördert. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einfach den Praktikanten zu benennen. Dies beseitigt jegliche Verwirrung. John McCracken, der im Verkauf arbeitet und Praktikant von Samantha Carruthers ist , wurde gefördert. Als Nächstes möchten Sie Modifikatoren neben die Wörter setzen, die sie ändern. Ein Modifikator ist ein Wort oder eine Phrase, die einem anderen Wort oder eine andere Phrase eine Bedeutung verleiht oder diese ändert. Lassen Sie mich veranschaulichen, was ich mit einem Beispiel aus The Elements of Style von Strunk and White meine . Der Direktor sagte, er hoffe, dass alle Mitglieder gestern bei einer Sitzung des Ausschusses großzügig an den Fonds geben würden . In diesem Satz können Sie nicht sicher sein, was der Autor meint, da der Autor den Modifikator platziert. Der Modifikator in diesem Satz ist der Satz, gestern des Ausschusses zusammentreffen wurde. Aber ändert dieser Satz das, was der Direktor gesagt hat, oder ändert er, wo die Mitglieder großzügig angeben sollten? Sie können sich nicht sicher sein, da der Modifikator und die Idee, dass er sich ändert, zu weit voneinander entfernt sind. Der Satz. Der Weg, diese Verwirrung zu verhindern, besteht darin, verwandte Ideen so in den Satz zu bringen . Bei einer gestrigen Sitzung des Ausschusses sagte der Direktor, er hoffe, dass alle Mitglieder dem Fonds großzügig geben würden. Hier ist ein abschließendes Beispiel. Der Kunde kaufte nur zwei Hemden. Was heißt der Verfasser? Dass der Kunde zwei Hemden gekauft hat und nichts anderes gekauft oder getan hat. Oder dass die Anzahl der Hemden, die der Kunde gekauft hat, nur 2 betrug , ist die Bedeutung des Satzes, wie wenig der Kunde getan hat oder wie wenig er gekauft hat. Du weißt es nicht. Da der Modifikator ist das Wort nur nicht nahe genug an dem Wort, das es ändert, nämlich das Wort zu. Der Satz ist frei von Mehrdeutigkeit. Als man diese beiden Wörter so zusammensetzt, kaufte der Kunde nur zwei Hemden. Wie Sie aus diesem letzten Beispiel sehen können, können Sie die Bedeutung eines Satzes mit nur einem Wort transformieren, einem Wort, das in Ihrem Satz an der falschen Stelle steht. Die andere Sache, die Sie bemerken sollten, ist, dass das Platzieren eines Wortes an die falsche Stelle in Ihrem Satz Ihre Bedeutung nicht unbedingt albern oder unlogisch macht. Es gibt Ihrem Satz nur mehr als eine Bedeutung je nachdem, wie Ihr Leser den Satz versteht. Dies bedeutet, dass Ihr Feind im Geschäftsschreiben Zweideutigkeit ist. Besiege diesen Feind, indem du verwandte Wörter zusammensetzt. 13. Sei ganz besonders: Wenn Sie das Schreiben Ihres Unternehmens effektiver gestalten möchten, seien Sie genau, ob Sie eine E-Mail, einen Vorschlag oder einen Bericht oder ein Memo schreiben . Hier sind fünf Möglichkeiten, um das Schreiben Ihres Unternehmens spezifischer zu gestalten. Nummer eins: Machen Sie Ihre E-Mail-Betreffzeilen spezifisch. Ich habe einmal in einer Organisation gearbeitet, die mehrere Monate lang ohne Chief Executive Officer war . Viele Mitarbeiter wollten wissen, wer ihr neuer CEO sein würde. Schließlich kam der Tag, an dem die Befugnisse, die angekündigt wurden, dass wir einen neuen CEO haben, eine E-Mail an alle Mitarbeiter verschickten. Die Betreffzeile der E-Mail lautete diese Ankündigungen. Diese Betreffzeile, der Sie zustimmen, ist allgemein. Es gibt keinen Hinweis darauf, worum es in der E-Mail geht , außer dass in der E-Mail einige Neuigkeiten enthalten sind. Aber welche Art von Nachrichten und Nachrichten ist das für wen genau relevant. Sie können es nicht sagen, weil die Betreffzeile allgemein und nicht spezifisch ist. Wenn Sie diese E-Mail-Betreffzeile schreiben würden, wie würden Sie sie verbessern, um sie spezifisch zu machen? Ich weiß, was du tun würdest. Sie würden angeben, worum es in der Ankündigung geht und geben an, warum es Ihrem Leser wichtig sein sollte. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du das tun würdest. Wir haben einen neuen CEO. Wir stellen unseren neuen CEO Maggi, Sanjay Jiu vor. Ankündigung, neuer CEO schließt sich uns im März zuerst an, Sie bekommen die Idee. Eine E-Mail mit einer bestimmten Betreffzeile wird eher geöffnet und gelesen als eine E-Mail mit einer allgemeinen Betreffzeile. Sie beurteilen natürlich, wie viele Details in so kleinem Bereich wie eine E-Mail-Betreffzeile aufgenommen werden sollen . Zumindest müssen Sie genügend Details angeben, damit Ihre Leser wissen, worum es in Ihrer E-Mail geht und warum sie sich darum kümmern und lesen sollten. Nummer 2, mach deine Verben spezifisch. Wenn ich Sie gebeten habe, unseren Lieferanten zu kontaktieren, was werden Sie tun? Rufen Sie sie an, schreiben Sie eine E-Mail, schreiben Sie einen Brief, schreiben Sie ihnen eine SMS, senden Sie ein Fax, senden Sie eine Sofortnachricht, skype sie, besuchen Sie ihr Büro. Sie können alles dieser Dinge tun und wenden sich an unseren Lieferanten. Aber was soll ich, dass du konkret machst? Du weißt es nicht, weil ich nicht spezifisch war. Wenn ich möchte, dass Sie unseren Lieferanten anrufen, sollte ich es sagen. Wenn ich möchte, dass Sie unseren Lieferanten persönlich treffen, sollte ich das sagen. Ich sollte dir sagen, was du mit bestimmten Verben machen sollst. Wenn ich sage, dass Sie unseren Lieferanten anrufen, wissen Sie genau, was Sie tun sollen. Sie müssen das Gleiche in Ihrem Geschäftsschreiben tun. Mach dein Verb spezifisch. Wenn Sie eher spezifisch als allgemein sind, verstehen Ihre Leser Ihr Meeting sofort. Sie verschwenden Ihre Zeit nicht und sie bitten Sie um Klärung, das ist das Schöne daran, Ihr Geschäft spezifischer zu schreiben. Nummer 3, machen Sie Ihre Zahlen spezifisch. Sind Sie jemals an einer neuen Eigentumswohnung vorbeigefahren und haben ein Schild gesehen, dem Eigentumswohnungen mit zwei Schlafzimmern ab Mitte 300000 steht. Das ist eine gute Zahl für ein Zeichen. Aber wenn Sie sich mit Ihrer Rolle setzen oder Ihr Gerät kaufen möchten, benötigen Sie eine bestimmte Dollarzahl, oder? Sie müssen das gleiche Maß an Spezifität auf Ihr Geschäftsschreiben anwenden. Wie spezifisch Sie mit Ihren Zahlen sind, hängt von Ihrem Publikum ab. Natürlich. Manchmal müssen Sie Zahlen bis zu zwei Dezimalstellen wie diese angeben. Der Ölwechsel kostet 2999. Zu anderen Zeiten kannst du deine Zahlen so aufrunden. Für einen Ölwechsel sollten Sie 30 Dollar zahlen. Der Schlüssel bei Zahlen ist es, Ihr Publikum zu kennen und wie viele Details sie von Ihnen benötigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, irren Sie auf der Seite, genau und nicht allgemein zu sein. Beispielsweise könnten Sie damit davonkommen, dass Fehler und Emissionsversicherung für dieses Projekt 12 Prozent der Gesamtprojektkosten ausmacht. Das könnte einige Ihrer Leser, aber andere Leser zufriedenstellen. Für sie müssen Sie genauer sein, Fehler- und Emissionsversicherung für dieses Projekt beträgt 8.898,63 USD, 12 Prozent der Gesamtprojektkosten. Nummer vier, seien Sie genau über die Zeit. Wenn ich Ihnen sage, dass ich Ihren Bericht so schnell wie möglich auf meinem Schreibtisch brauche, was meine ich? Sie denken vielleicht, dass ich meine, was ich sage, nämlich dass ich den Bericht so schnell wie möglich brauche, damit Sie den Bericht auf meinen Schreibtisch bringen können. Für dich. Das könnte in drei Wochen bedeuten. Aber wenn ich es so schnell wie möglich sage, meine ich sofort, aber das ist nicht hilfreich. Ist es das? Was ich sage und was ich meine sind zwei verschiedene Dinge. Ich sollte genau sein. Anstatt zu sagen, dass ich den Bericht so schnell wie möglich brauche , der allgemein und vage ist. Das sollte ich sagen. Ich brauche deinen Bericht heute um fünf Uhr auf meinem Schreibtisch. Nummer 5, mach deine Substantive im Pazifischen Raum. Was ist der Unterschied zwischen einem Lift und einem Aufzug? Nichts. Diese Worte bedeuten das Gleiche. Im Vereinigten Königreich. Es ist ein Lift. In Nordamerika ist es ein Aufzug. Die Wörter sind gleichbedeutend. Aber wenn Sie an ein Publikum in Großbritannien schreiben, nennen Sie es einen Lift. Wenn Ihr Leser in Nordamerika ist, nennen Sie es einen Aufzug. Sie machen das Schreiben Ihres Unternehmens aufgrund Ihres Publikums, wer es ist und wo es lebt, spezifischer . Was ist der Unterschied zwischen einem Auto und einem Fahrzeug? Viel, vielleicht ein Auto, ist zum Beispiel ein Fahrzeug, aber die beiden Wörter sind nicht gleichbedeutend. Ein Auto ist ein Fahrzeug, aber ein Fahrzeug ist nicht unbedingt ein Auto. Ein Pickup-Truck ist ein Fahrzeug, ein Lieferwagen ist ein Fahrzeug. Ein Stadtbus ist ein Fahrzeug. Das Substantiv, das du benutzt, macht einen Unterschied. Sie werden diesen Donald Trump nie durch seinen Generalstaatsanwalt unter einem Fahrzeug lesen. Aber Sie werden das Donald Trump durch seinen Generalstaatsanwalt unter dem Bus lesen. Hier ist ein Beispiel vom Arbeitsplatz. Bitte halten Sie persönliche Gegenstände von Ihrem Schreibtisch fern. Was heißt das? Was sind persönliche Gegenstände? Genau. Und was ist der Grund für diese Richtlinie? Du weißt es nicht? Weil die Richtlinie allgemein und nicht spezifisch ist. Sieh dir die gleiche Richtlinie an, die neu formuliert wurde. Bitte bewahren Sie Familienfotos, Lippenbalsam, Verbraucherzeitschriften, Handys und andere persönliche Gegenstände von Ihrem Schreibtisch fern und außer Sichtweite der Kunden auf. Das ist eine klare politische Erklärung, da sie konkrete Beispiele und Hinweise auf eine Begründung für die Politik gibt . Wenn ich Ihnen sage, dass die Mitarbeiter der Fluggesellschaft streiken, wer meine ich, die Piloten, das Kabinenpersonal, das Geländepersonal, wissen Sie nicht. Aber der Unterschied ist wahrscheinlich wichtig. Um meine Bedeutung klarzustellen, muss ich spezifisch sein. Ein letztes Beispiel, welches dieser drei Zeichen ist für Sie am hilfreichsten? Vorsicht vor unseren Haustieren, hüte dich vor unserem Hund oder hüte dich vor unserem Rottweiler. Nummer drei ist das hilfreichste Zeichen, da es sich um die spezifischste Warnung handelt. Ihr Geschäftsschreiben wird genauso hilfreich sein, wenn Sie nicht spezifisch und nicht allgemein waren. Dieses letzte Beispiel bringt mich zu meinem letzten Punkt darüber, warum Sie das Schreiben Ihres Unternehmens genauer gestalten sollten. Es gibt drei Spezifitätsstufen, allgemein, spezifischer und genauer. Vorsicht vor unserem Haustier ist eine allgemeine Aussage. Das Haustier könnte ein Igel oder ein Elternteil sein. Vorsicht vor unserem Hund ist spezifischer. Jetzt haben wir unseren Fokus auf Haustiere beschränkt, die Eckzähne sind. Vorsicht vor unserem Rottweiler ist genau. Wir sprechen nicht mehr von Haustieren im Allgemeinen oder Haustierhunden im Besonderen, sondern von einer bestimmten Hunderasse, einem Rottweiler. Ihre Herausforderung als Business Writer besteht darin, so spezifisch wie nötig zu sein. Ihr örtlicher Satzung möchte zum Beispiel wahrscheinlich wissen, dass Sie einen Hund besitzen, die Rasse könnte unerheblich sein. Aber wenn Sie Einbrecher abschrecken wollen, möchten Sie wahrscheinlich, dass sie wissen, dass Sie einen Rottweiler besitzen. Vorsicht vor unserem Haustier, wird keinen Einbrecher abschrecken. Ihre Herausforderung besteht dann darin, genau zu sein, wann Sie spezifisch sein müssen, was die meiste Zeit der Fall ist. Und um allgemein zu sein, nur wenn man allgemein sein muss, was selten aber im Zweifelsfall ist. Sei spezifisch. Tut mir leid, dass ich nicht genauer sein kann. 14. Sei etwas mit Betonung und nicht abstrakt.: Im Jahr 1997 veranstaltete die akademische Zeitschrift Philosophie und Literatur einen schlechten Stil Wettbewerb. Ziel des Wettbewerbs war es, das beste Beispiel für das schlechteste Schreiben der Welt zu finden. Hier ist das Schreiben, das den ersten Platz im Wettbewerb gewonnen hat , Ihren Sicherheitsgurt anschnallen und sich auf den Start vorbereiten. Der Übergang von einem strukturalistischen Konto, in dem Kapital die sozialen Beziehungen relativ homogen strukturiert , zu einer Ansicht der Hegemonie, in der Machtbeziehungen Wiederholung, Konvergenz und Wiederholung unterliegen Artikulation brachte die Frage der Zeitlichkeit in das Denken der Struktur ein und markierte eine Verschiebung von einer Form der alpha2 syrischen Theorie, die strukturelle Gesamtheit als theoretische Objekte zu einem Objekt aufnimmt , in dem die Einblicke in die bedingte Möglichkeit von Struktur eröffnet eine erneuerte Vorstellung von Hegemonie, die mit den kontingenten Standorten und Strategien der Neuartikulation der Macht verbunden ist. Das ist eine ziemlich beängstigende Passage. Ich vermute, dass ich nicht wissen würde, wovon sie sprach, selbst wenn ich wüsste, wovon diese Autorin sprach. Dieser Satz ist eine Objektstunde in der Kunst der Abstraktion. Oder um es genauer auszudrücken, die Kunst, abstrakte Substantive anstelle von konkreten Substantiven zu schreiben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie auf ein Stück Schreiben stoßen, das bei der Arbeit undurchdringlich ist, aber Sie könnten nahe kommen. Einige Geschäftsleute fühlen sich gezwungen, in Abstraktionen zu schreiben, die Namen für gewöhnliche Menschen, Orte und Dinge zu nehmen und sie in Substantive zu abstrahieren , die ihre Bedeutung trüben und ihre Leser verblüffen. Das Problem, von dem ich spreche, ist der Unterschied zwischen abstrakten Substantiven und konkreten Substantiven. Ich spreche über den Unterschied zwischen abstraktem Schreiben und konkretem Schreiben. Der Unterschied zwischen der Sprache, die dunkel ist und der, was lebendig ist. Definieren wir zunächst unsere Begriffe. Ein konkretes Substantiv, beschreibe etwas, das deine Sinne erkennen können, etwas, mit dem du interagieren kannst. Konkrete Substantive können gesehen, gehört, geschmeckt, berührt und so weiter werden. Menschen, Tiere, Objekte und Orte sind alles konkrete Substantive. Ein abstraktes Substantiv beschreibt etwas, das Ihre Sinne nicht erkennen können. Abstrakte Substantive können nicht gesehen, gehört oder geschmeckt, berührt werden und so weiter. Und abstraktes Substantiv existiert nur in Ihrem Kopf und im Kopf Ihres Lesers. Ereignisse, Ideen, Emotionen, Qualitäten und Bedingungen sind allesamt abstrakte Substantive. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen zeigen, was ich meine. Supervisor ist ein konkretes Substantiv. Sie können hier sehen und einen Vorgesetzten berühren. Aber Aufsicht ist ein abstraktes Substantiv. Aufsicht hat keine Größe, Geruch oder Geschmack, Klang oder Textur. Man kann es nicht sehen, riechen, schmecken, hören oder anfassen. Kanada ist ein konkreter Begriff. Du kannst es sehen, anfassen, schmecken, riechen und so weiter. Die kanadische Geschichte ist ein abstraktes Nomen. Man kann es nicht sehen oder anfassen. Die Geschichte hat keine Größe, keinen Ton oder Textur. Sprechen wir über die Macht konkreter Substantive in Ihrem Geschäftsschreiben. Der Unterschied zwischen konkreten Substantiven und abstrakten Substantiven besteht darin, dass Sie sich konkrete Substantive in Ihrem Kopf vorstellen können, aber Sie können sich keine abstrakten Substantive vorstellen. Und dies zeigt die Macht, konkret zu sein. In Ihrem Geschäft schreiben. Wenn Sie konkrete Substantive verwenden, verwenden Sie Substantive, die Ihre Leser sehen können. Lassen Sie mich Ihnen diesen entscheidenden Unterschied mit einigen Beispielen zeigen. Wenn ich dir sage, dass du eine höhere Ausbildung machen sollst, kannst du dir das nicht vorstellen. Hochschulbildung ist eine Abstraktion. Aber wenn ich Ihnen sage, dass Sie an der Harvard University studieren sollen, können Sie sich das wahrscheinlich in Ihrem Kopf vorstellen. Denken Sie an roten Backstein IV, professionelle Kleider, Tod von PowerPoint. Harvard ist konkret. Wenn ich Ihnen sage, dass Ihr Montagelinie die Produktivität steigern muss, können Sie sich das in Ihrem Kopf nicht vorstellen. Produktivität ist eine Abstraktion. Aber wenn ich Ihnen sage, dass Ihre Montageliniearbeiter ein weiteres Widget pro Stunde erstellen müssen. kannst du dir in deinem Kopf vorstellen. Wenn ich Ihnen sage, dass Sie Ihre Verkäufe auf die nächste Stufe heben sollen, was meine ich damit? Du kannst dir nicht sicher sein, weil ich abstrakt bin. Die nächste Stufe ist eine Abstraktion. Es existiert nur im Kopf und vielleicht nicht einmal dort. Niemand weiß, wie das nächste Level aussieht oder wo es sich befindet. Wenn ich also möchte, dass Sie den Umsatz steigern, sollte ich das auf konkrete Weise sagen, ich sollte Ihnen so etwas sagen. Sie müssen den Umsatz steigern, indem Sie im nächsten Quartal drei neue Kunden gewinnen. Das ist konkret, wie Sie wahrscheinlich inzwischen sammeln können, abstrakte Substantive sind der Feind der Klarheit. Abstrakte Substantive machen dein Schreiben unscharf, vage und abstrakt. Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäftsschreiben klar ist, oder? Verwenden von klaren konkreten Substantiven. Warnen Sie Ihr Sozialkomitee nicht, dass das Firmenpicknick während der Hundetage des Sommers stattfindet. Das ist eine Abstraktion. Sagen Sie ihnen, dass die Wettervorhersagen für den Tag des Firmenpicknicks zu Donnerschauern führen. Das ist eine konkrete Sache. Und sieh und höre. Donner sollen Betone sein. Sie müssen konkret in Ihrem Geschäftsschreiben sein, da Abstraktion Ihre Leser verwirrt. Oder schlimmer noch, wenn Sie in Ihrem Schreiben abstrakt sind, denken Ihre Leser, dass Sie nichts Wichtiges zu sagen haben. Und so ignorieren sie deine Nachricht. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel für zwei Sätze nennen, von denen einer mit abstrakten Substantiven gefüllt ist und der andere mit konkreten Substantiven gefüllt ist. Hier ist die abstrakte Version. Wenn Sie genügend Bandbreite haben, erkundigen Sie sich bei unseren Stakeholdern, ob sie unser Lieferbestandteil erhalten haben, und geben Sie mir dann Ihre Ergebnisse, damit ich entscheiden kann ob sie unsere neuen Preisergebnisse verstehen. Hier ist die konkrete Version dieses Satzes. Wenn Sie heute noch eine Stunde Zeit haben, Sie sich an unsere Vertriebsmitarbeiter und Mitarbeiter des Callcenters , ob sie unser neuestes Preisblatt erhalten haben. Und dann schreib mir ein 200-Wort-Memo über ihre Reaktionen damit ich entscheiden kann, ob sie unsere gestiegenen Preise verstehen. Die abstrakte Version scheint meinen Standpunkt zu übertreiben. Aber wenn Sie Geschäftsdokumente lesen, solange ich Geschäftsdokumente gelesen habe, und das sind mehr als drei Jahrzehnte. Du weißt, dass einige Geschäftsleute auf diese Weise schreiben. Sie schreiben ist mit unscharfen, undurchsichtigen, obskuren, abstrakten Substantiven infiziert , die ihr Schreiben ohne einen Übersetzer unmöglich zu verstehen machen. Wie Sie sehen können, verwandelt die abstrakte Version, die einmal übersetzt wurde, den Satz von abstraktem Summen zu klarem konkretem Englisch. Genügend Bandbreite bedeutet heute eine Stunde übrig. Pfahlinhaber sind Vertriebsmitarbeiter und Callcenter-Mitarbeiter. Lieferbar bedeutet aktuelles Preisblatt und Ergebnisse bedeuten ein 200-Wort-Memo. Preisergebnisse bedeuten, dass unsere gestiegenen Preise nicht abstrakt sind, wenn Sie konkret sein können. Die Lektion, die Sie von dieser Übung wegnehmen müssen , ist, wann immer möglich konkret zu sein. Abstrakte Substantive sind nur dann der Feind der Klarheit, wenn sie ein konkretes Substantiv ersetzen. Oder um es positiv auszudrücken, sollten Sie abstrakte Substantive wann immer möglich durch konkrete Substantive ersetzen. Abstrakte Substantive sind nicht intrinsisch unangemessen. Es gibt viele Male, in denen Sie abstrakte Substantive verwenden müssen , da keine konkreten Ersatzstoffe verfügbar sind. Einige Themen sind ihrer Natur nach abstrakt. Zeit ist zum Beispiel ein abstraktes Konzept wie Wert, Return on Investment, Qualität, Service und Branding. Wenn Sie über abstrakte Themen schreiben, müssen Sie abstrakte Substantive verwenden. Aber wenn Sie über konkretes Thema schreiben, richtig, konkrete Substantive verwenden, sagen Sie mir nicht, dass Sie Schwierigkeiten beim Fotokopieren haben. Wenn du meinst, der Kopierer ist kaputt. Sprechen Sie nicht über Kunden, die mit Humanressourcen konfrontiert sind, wenn Sie meinen, dass Ihre Rezeptionisten das nennen, was ich jetzt tue, sprachliche Ausgabe. Wenn ich spreche. Sie werden erfreut sein zu wissen, dass es einfacher und schneller ist, konkret zu sein als abstrakt zu sein. Konkrete Substantive sind leichter zu finden als ihre abstrakten Ersetzungen. Hier sind einige weitere Beispiele für abstrakte Sprache im Vergleich zu konkreter Sprache. Vermeiden Sie es, wie die Spalte auf der linken Seite zu schreiben. Übe das Schreiben wie die Spalte auf der rechten Seite. Ihr Schreiben wird sich sofort verbessern. 15. Sei definitiv nicht mehrdeutig: Robert Thornton, Professor für Wirtschaftswissenschaften an der Lehigh University in Bethlehem, Pennsylvania, hatte ein Problem. Er wurde regelmäßig gebeten, Empfehlungsschreiben für Studenten und ehemalige Studenten zu schreiben. Es insbesondere diejenigen, deren Arbeitsgewohnheiten und Qualifikationen entsetzlich waren. Er wollte nicht lügen und seine Karriere riskieren, aber er wollte auch nicht die Wahrheit sagen und eine Beziehung zu einem Studenten ruinieren. Also hat Thornton die perfekte Lösung geschaffen. Er erstellte eine Sammlung von Empfehlungen, die auf zwei Arten gelesen werden konnten. Er nannte seine Sammlung kurz das Lexikon unauffälliger zweideutiger Empfehlungen Lügner. Er veröffentlichte seine Sammlung und veröffentlichte sie. Wenn Sie also jemals einen Brief für einen ehemaligen Mitarbeiter schreiben müssen, der faul war, schreiben Sie Folgendes. Meiner Meinung nach werden Sie das große Glück haben, diese Person dazu zu bringen, für Sie zu arbeiten. Oder stellen wir uns vor, Sie haben mit jemandem zusammengearbeitet, der giftig für die Arbeit war , und allen in Ihrem Büro Gedanken. Also was schreibst du? Hier ist, was der Professor empfiehlt. Ich freue mich sagen zu können, dass dieser Kandidat ein ehemaliger Kollege von mir ist. Oder stellen wir uns vor, Sie haben mit jemandem zusammengearbeitet, der nicht vertrauenswürdig war. So könntest du sie beschreiben. Ich denke, dass dieser Kandidat ein vielversprechendes Individuum ist. Hier ist ein letztes Beispiel. Ein ehemaliger Mitarbeiter bittet Sie um ein Empfehlungsschreiben. Diese Person wurde wegen Inkompetenz gefeuert. Hier ist also, was Ihre Rechte überhaupt sind. Ich kann nicht genug Gutes über diesen Kandidaten sagen oder ihn wärmstens empfehlen. Jetzt denke ich, dass du zustimmen wirst. Diese Empfehlungen sind witzig, weil sie mehrdeutig sind, aber auch effektiv sind, weil sie den Schriftsteller schützen. Ambiguität tut das, Sie können eine Aussage schreiben, die je nach Leser auf verschiedene Arten verstanden wird. Ambiguity ist das perfekte Werkzeug in Ihrer Business-Toolbox. Wenn du die Wahrheit nicht sagen kannst und wenn du keine Lüge erzählen kannst. Aber wie Sie sich vorstellen können, hilft Mehrdeutigkeit Ihrem Unternehmen nicht, auf andere Weise zu schreiben. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag haben, schreiben Sie eine Klausel, die auf mehr als eine Weise interpretiert werden kann, kann die andere Vertragspartei Sie verklagen. Und wann. Ein anderes Beispiel: Wenn Sie ein Gerät herstellen, das verwendet wird, um Sprengstoffe zu zerstreuen, und wenn Sie mehrdeutige Betriebsanweisungen schreiben, sterben möglicherweise Menschen. Und wie Sie an der Arbeit von Professor Thornton sehen können, der diese erstaunliche Sammlung von Möglichkeiten geschaffen hat , mehrdeutig zu sein. Wenn Sie in Ihrem Geschäftsschreiben versehentlich zweideutig sind, lachen Ihre Leser möglicherweise über Sie. Mehrdeutigkeit in Ihrem Geschäftsschreiben kann Ihnen nur schaden. Mehrdeutigkeit tritt natürlich auf, wenn ein Wort , eine Phrase oder eine Aussage mehr als eine Bedeutung hat. Mehrdeutige Wörter. Und Aussagen machen Ihr Unternehmen vage und verwirrend. Wenn Sie ein Leser sind, können Sie Ihr Meeting auf mehr als eine Weise interpretieren, schreiben Sie nicht eindeutig. So vermeiden Sie Mehrdeutigkeit beim Schreiben Ihres Unternehmens. Nummer 1, sammle deine Wörter in der richtigen Reihenfolge. Die Art und Weise, wie Sie Wörter und Phrasen in Ihren Sätzen anordnen, kann zu Unklarheiten führen. Betrachten Sie dieses Beispiel. Die Anwältin bekämpfte den Fall mit ihrer Anwaltschaft. Jetzt wie der Fall zwischen dem Anwalt und der Anwaltschaft des Anwalts oder als Anwältin mit ihrer Anwaltschaft, die den Fall bekämpft. Der Satz hat mehr als eine Interpretation , da die Wörter in der falschen Reihenfolge sind. Der richtige Weg, diese Worte zusammenzustellen, besteht darin, den Anwalt und ihre Rechtsabteilung näher zusammenzubringen. In dem Satz wie diesem bekämpften die Anwältin und ihre Rechtsabteilung den Fall. Hier ist ein anderes Beispiel. Der Hausverwalter wird die Schlaglöcher mit seiner Crew füllen. Sie müssen glauben, dass dieser Schriftsteller eindeutig nicht bedeutet, dass der Hausverwalter die Leichen seiner Crew in die Schlaglöcher stecken wird. Aber du würdest meine Punkte verpassen, weil der Autor zweideutig ist. Genau das sagt der Autor, wie es von einigen Lesern interpretiert wird. Um diese Mehrdeutigkeit zu verhindern, muss der Autor die Wörter in etwa so etwas neu anordnen. Der Hausverwalter und seine Crew werden die Pfützen füllen. Hier ist ein letztes Beispiel. Der Gouverneur von Kalifornien, Pat Brown, während er über eine lokale Flut sprach , dass dies die schlimmste Katastrophe in Kalifornien seit meiner Wahl sei. Ich lasse dich herausfinden, wie du das beheben kannst. Eins. Nummer zwei. Beseitigen Sie mehrdeutige Wörter. Manchmal wird Mehrdeutigkeit nicht dadurch verursacht, wie Wörter in einem Satz angeordnet sind, sondern durch die Wörter selbst. Englisch ist berüchtigt dafür, Hunderte von Wörtern zu haben, die mehr als eine Bedeutung haben. Betrachten Sie diese Beispiele. Ich musste eine Reihe von Tests zu verschiedenen Themen unterziehen. Der Bauernhof wurde verwendet, um zu produzieren, zu produzieren. Die Versicherung war für Ungültige ungültig. Wie Sie sehen können, sind einige englische Wörter sowohl Substantive als auch Verben. Produkte sind ein Substantiv, das Produkte von Bauernhöfen und Gärten bedeutet, insbesondere Obst und Gemüse. Aber produzieren ist auch ein Verb, das bedeutet, etwas herzustellen oder zu liefern, um etwas zu produzieren. Die beabsichtigte Bedeutung des Wortes hängt weitgehend von seinem Kontext ab. Dies liegt daran, dass einige englische Wörter sowohl Adjektive als auch Substantive sind. Ungültig ist ein Adjektiv, das bedeutet, nicht rechtsverbindlich oder durchsetzbar, aber ungültig ist auch ein Substantiv, was bedeutet, dass jemand mit einer schwächenden Krankheit oder Krankheit leidet. Auch hier hängt die beabsichtigte Bedeutung des Wortes von seinem Kontext im Dokument, im Absatz und im Satz ab. Die zu befolgende Regel ist einfach. Der Kontext Ihres Satzes macht die Bedeutung Ihres Wortes klar. Benutze das Wort. Aber wenn der Kontext Ihres Satzes die Bedeutung Ihres Wortes nicht klar macht, fügen Sie entweder Kontexte hinzu oder verwenden Sie ein anderes Wort. Zum Beispiel habe ich in diesem Satz ihre Ente gesehen. Die Bedeutung von Ente ist mehrdeutig, weil der Satz keine Kontexte hat. Meine ich, ich habe gesehen, wie sie sich schnell in der Taille beugte, was bedeutet, dass es das Verb ist, um sich zu ducken, oder meine ich, ich habe die Ente gesehen, was den gewöhnlichen Wasservogel bedeutet, der ihr gehört, ihrer Ente. Wenn dieser Satz in einem Absatz erscheint, in dem es um eine Gefahr geht , die die Frau durch Ducken vermieden hat, dann ist die Bedeutung klar. Ich sah ihre Ente, um die Gefahr zu vermeiden oder die Gefahr zu vermeiden. Wenn der Satz in einem Absatz über die Frau steht, die mit ihrer Haustierente ein Feuchtgebietsschutzgebiet besucht, dann ist die Bedeutung klar. Ich habe ihre Ente gesehen, ich habe ihre Haustierente gesehen. Aber wenn der Satz in einem Absatz über eine Frau erscheint, die ihre Haustierente zum Schwimmen nimmt In einem Wasserhindernis auf einem örtlichen Golfplatz. Und wenn ich während dieses Besuchs sehe, wie die Frau ihren Kopf schnell nach unten bewegt, um nicht von einem Golfball getroffen zu werden , ist das Wort Ente in diesem Zusammenhang nicht das richtige Wort. Ich habe gesehen, dass ihre Ente zweideutig ist. Ich muss ein anderes Wort anstelle von Ente benutzen. Ich sollte schreiben. Ich sah ihren Schritt plötzlich oder ich sah sie plötzlich nach unten beugte. Nummer 3, unterstreichen Sie richtig. Eine Hauptursache für Mehrdeutigkeit sind zusammengesetzte Substantive und zusammengesetzte Modifikatoren. Wenn ich Ihnen zum Beispiel sage, dass mein Cousin mit einem schwedischen gebrauchten Buchhändler zusammen ist. wem glauben Sie, dass mein Cousin zusammen ist? Ein Verkäufer von Nutzungsbüchern, deren Staatsangehörigkeit Schwedisch ist oder ein Verkäufer schwedischer gebrauchter Bücher? Sie können sich nicht sicher sein, weil meine Bedeutung mehrdeutig ist und mein Meeting mehrdeutig ist, weil ich ein zusammengesetztes Substantiv mit einem Modifikator verwendet habe, aber ich habe keine Interpunktion verwendet, um Ihnen mitzuteilen, welches das zusammengesetzte Substantiv ist und welches der Modifikator ist. Der einfachste Weg für mich, meine Bedeutung zu klären und Unklarheiten zu beseitigen, besteht darin, den bescheidenen Bindestrich einzusetzen. Mein Cousin trifft sich mit einem Verkäufer von gebrauchten Büchern, dessen Staatsangehörigkeit schwedisch ist, dann bezeichne ich ihn als schwedischen Verkäufer für gebrauchte Bücher. Wenn sie mit einem Verkäufer schwedischer Gebrauchsbücher zusammen ist, beschreibe ich sie als schwedischen Verkäufer für gebrauchte Bücher. Nummer vier, seien Sie mit Pronomen richtig. Pronomen können sich auf mehr als eine Person oder ein Objekt in einem Satz beziehen, der Mehrdeutigkeit verursacht. Ein Pronomen bezieht sich natürlich auf ein zuvor verwendetes Substantiv, typischerweise eine Person oder ein Objekt. Dieses Substantiv wird als Vorgänger bezeichnet. Ihre Pronomen sind mehrdeutig, wenn ihre Vorgänger unklar sind. Betrachten Sie diesen Satz aus einem Vertrag. Acme Corporation ist eine Tochtergesellschaft von wildly Inc., die die Garantie ausführt. Wer führt eine Garantie aus? Acme Corp, oder wilde Tinte, wissen Sie nicht, weil der Autor das mehrdeutige Pronomen verwendet, und Sie wissen nicht, auf welches Unternehmen sich das Pronomen bezieht. Die Möglichkeit, diese Mehrdeutigkeit zu vermeiden, besteht darin, klarzustellen, auf welchen Vorgänger sich Ihr Pronomen bezieht. In diesem Fall beinhaltet dies das Umschreiben des Satzes wie folgt. Acme Corporation ist eine Tochtergesellschaft von wildly Inc. Acme Corp führt die Garantie aus. Hier ist ein anderes Beispiel. Nachdem der CEO den Vizepräsidenten informiert hat, wird sie oder er die anderen Manager informieren. Wer informiert die anderen Manager, den CEO oder den Vice President. Sie glauben, der Vizepräsident tut es, aber Sie können sich nicht sicher sein, weil die Pronomen er oder sie zweideutig sind. Sie können nicht sicher sein, auf welchen Vorgänger in dem Satz sie sich beziehen, ob sie sich auf den CEO oder den Vizepräsidenten beziehen. Die Möglichkeit, diese Mehrdeutigkeit zu vermeiden, besteht darin, den Vorgänger so klar zu machen. Nachdem der CEO den Vizepräsidenten informiert hat, wird der Vizepräsident die anderen Manager unterrichten. Abschließend lernen Sie eine Lektion von Groucho Marx. In einem berühmten Sketch, sagt Groucho, habe ich einmal einen Elefanten in meinem Pyjama erschossen. Wie ist er in meinen Pyjama gekommen. Ich werde es nie erfahren. Dieser Witz ist witzig, weil das Setup mehrdeutig ist. Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäftsschreiben so zum Lachen kommt, seien Sie zweideutig. Aber wenn Sie Lachen vermeiden möchten, wenn Sie Missverständnisse in Ihrem Geschäftslauf und Klagen vermeiden möchten, Sie nicht zweideutig sein. Das ist. 16. Verwende die aktive Stimme: In ihrem Buch Writing on beiden Seiten des Gehirns, Henry, sagt es und näher, kommt die passive Stimme immer als pontifizierend, bevormundend, untereinander. Es klingt unaufrichtig, sogar unehrlich, und es macht dem Leser unangenehm. Nicht vertrauensvoll, obwohl die Leserin normalerweise nicht den Finger darauf legen kann, warum. Wenn Sie wie viele Geschäftsleute sind, wissen Sie nicht, was die passive Stimme ist, oder wenn Sie wissen, was es ist, verstehen Sie nicht, wie die passive Stimme Ihrem Schreiben schadet. Näher sagt, dass Ihre geschäftlichen E-Mails, Memos, Berichte und Vorschläge bevormundend, unaufrichtig und unehrlich klingen, wenn Sie mit passiver Stimme schreiben, das ist nicht gut. Was bedeutet die passive Stimme und warum sollten Sie sie in Ihrem Geschäft vermeiden? Die passive Stimme ist eine von zwei Stimmen auf Englisch. Die andere Stimme ist die aktive Stimme. Um zu verstehen, was die passive Stimme ist, definieren wir zuerst die aktive Stimme. Die aktive Stimme ist, wenn ein Subjekt eine Aktion für ein Objekt durchführt, können Sie einen englischen Satz erkennen, der in der aktiven Stimme geschrieben ist, wenn die Teile des Satzes in dieser Reihenfolge, dem Subjekt, dem Verb, diesem Objekt erscheinen. Zum Beispiel hat der Ausschuss die Richtlinie verabschiedet. Der Ausschuss als Subjekt, der als Verb angenommen wurde. Die Richtlinie ist das Objekt, Subject Verb Objekt. Die passive Stimme ordnet diese Reihenfolge neu an und legt den Schwerpunkt auf das Objekt. Die Reihenfolge wird Objekt, Verb, Subjekt. Das Verb soll in diesem Fall in der passiven Stimme liegen. Anstatt also zu sagen, dass der Ausschuss die Politik verabschiedet hat, würden Sie sagen, dass die Politik vom Ausschuss verabschiedet wurde. Hier sind drei Gründe, warum Sie die aktive Stimme im Gegensatz zur passiven Stimme verwenden sollten . Nummer eins: Die aktive Stimme ist direkter und sagt, der Ausschuss habe die Politik verabschiedet, sei direkter als zu sagen, dass die Politik vom Ausschuss verabschiedet wurde. Dies liegt daran, dass das Subjekt des Satzes, die Person oder die Personen, die die Aktion ausführen, zuerst kommt , dann kommt die Handlung, das Verb und dann das Objekt, die Person oder das Ding. Schreiben, mein Verkaufsteam hat unsere Quote für dieses Quartal direkter als das Schreiben erreicht. Unsere Quote für dieses Quartal wurde von meinem Verkaufsteam erfüllt, was die passive Art wäre zu sagen, dass das Schreiben, John eröffnet 2021 unser neues Büro in Singapur, direkter ist als das Schreiben. Unser neues Büro in Singapur wurde 2021 von John eröffnet. Grund Nummer zwei, die aktive Stimme ist prägnanter. Aus diesen Beispielen werden Sie feststellen, dass das Schreiben mit der aktiven Stimme prägnanter ist. Oder um es umgekehrt auszudrücken, verwendet das Schreiben mit passiver Stimme mehr Wörter. Schreiben. John eröffnet 2021 unser neues Büro in Singapur, nimmt 10 Worte. Schreiben. Unser neues Büro in Singapur wird 2021 von John eröffnet und braucht 12 Wörter oder 20 Prozent mehr Worte. Wenn Kürze eines Ihrer Ziele und Ihres Geschäftsschreibens ist, dann übernehmen Sie die aktive Stimme wann immer möglich. Grund Nummer drei für die Verwendung der aktiven Stimme ist, dass die aktive Stimme deutlicher ist. Einer der Hauptnachteile der passiven Stimme besteht darin, dass sie den Schwerpunkt darauf legt , wer die Aktion durchführt , und sie auf den Gegenstand dieser Aktion setzt. Wenn Sie schreiben, dass die Politik vom Ausschuss verabschiedet wurde, legt dies den Schwerpunkt auf die Politik, da sie im Satz an erster Stelle steht , und nimmt den Schwerpunkt vom Ausschuss ab, da sie zuletzt im Satz stehen. Einige Autoren, insbesondere diejenigen, die etwas zu verbergen haben, entfernen das Thema ganz aus ihren Sätzen. Sie werden Ihnen niemals sagen, dass die Richtlinie vom Ausschuss verabschiedet wurde. Sie werden Ihnen einfach sagen, dass die Richtlinie verabschiedet wurde. Sie wissen nicht, von wem, oder sie werden Ihnen sagen, Entscheidungen wurden getroffen, Fehler wurden gemacht. Die passive Stimme ist die Zuflucht von Schurken und Schurken. Meiner Meinung nach. Menschen, die verbergen wollen, was passiert ist, oder die Identität dessen verschleiern wollen, wer gehandelt hat, oder die Betonung nehmen wollen, wer gehandelt hat. Wenn du Schreibfehler gemacht hast, versteckst du etwas oder du versteckst jemanden, um genau zu sein, der die Fehler gemacht hat. Du sagst es nicht, und du benutzt die passive Stimme, um es nicht zu sagen. Deinem Satz fehlt ein Subjekt. Das Thema ist derjenige, der die Fehler gemacht hat. Du bist unklar und ungenau. Wenn dies Ihr Ziel ist, fahren Sie unverzüglich fort. Wenn Ihr Ziel jedoch Klarheit und Präzision ist, verwenden Sie die aktive Stimme. Nachdem Sie all dies gesagt haben, gibt es Zeiten, in denen Sie die passive Stimme einsetzen möchten oder müssen. Eine dieser Zeiten ist, wenn Sie den Gegenstand des Satzes nicht kennen oder wenn der Gegenstand des Satzes nicht wichtig ist. Mit anderen Worten, wenn Sie nicht wissen oder egal sind, wer die Aktion durchgeführt hat. Wenn Sie beispielsweise das Protokoll Ihrer Hauptversammlung eingeben, Sie das Recht zu schreiben. Das Treffen wurde um neun Uhr zur Anordnung einberufen. Wer das Meeting zur Bestellung einberufen hat, ist nicht wichtig. Wichtig ist, dass das Treffen zur Ordnung einberufen wurde und dies um neun Uhr morgens geschah. So kannst du das Subjekt aus deinem Satz auslassen. Und Ihr Leser Ihres Satzes wird die passive Stimme zu schätzen wissen. Dafür gibt es keine Strafe. Ein anderes Mal, um die passive Stimme zu verwenden, ist, wenn das Subjekt des Satzes nicht in den Satz gehört. Angesichts des Themas. Wenn Sie beispielsweise die Geschichte Ihres Unternehmens schreiben und wenn Ihr Unternehmen durch die Fusion zweier Unternehmen gegründet wurde, möchten Sie dies wahrscheinlich in der passiven Stimme wie dieser ausdrücken. Acme Company wurde im Jahr 2015 mit der Fusion von Simpson und Söhnen und Stoffen United des Unternehmens gegründet. Wann sollte die aktive Stimme von dir benutzt werden? Fast immer. Erinnern Sie sich an Henrietta und näher, Autor des Schreibens auf beiden Seiten des Gehirns. Sie sagt, die passive Stimme kommt immer als pontifizierend, bevormundend, untereinander. Wenn Sie ihr nicht glauben, nehmen Sie ein berühmtes Zitat aus einem Film und rendern Sie es passiver Stimme, um zu sehen, wie schnell Sie den Ton Ihres Schreibens ändern. Er wird von mir ein Angebot gemacht, das von ihm nicht abgelehnt werden kann. Das ist von Der Pate. Hier ist ein Zitat aus dem Film Jaws. Ein größeres Boot wird von uns benötigt. Von allen Gin-Joints und allen Städten und der ganzen Welt kam das Minus von ihr hinein. Das ist aus Casablanca. Die Wahrheit kann von dir nicht gehandhabt werden. Das ist aus dem Film. Ein paar gute Männer. Ehrlich gesagt, meine Liebe, ein Damm wird von mir nicht gegeben. Das ist von „Vom Wind verweht“. Hier ist das letzte Beispiel. Jedes Mal, wenn ein Glockenklingeln von dir gehört wird, bedeutet das, dass Flügel gerade von einem Engel bekommen wurden. Das ist von, Es ist ein wunderbares Leben. CEO, der ein Zitat von der aktiven Stimme zur passiven Stimme wendet, klingt der Sprecher sofort bevormundend, indirekt, wortreich und ungenau. 17. Unzählige Wörter: William Strunk bemerkte in seinem klassischen Buch Elements of Style, kräftiges Schreiben sei prägnant. Ein Satz sollte keine unnötigen Wörter, einen Absatz, keine unnötigen Sätze enthalten , aus dem gleichen Grund, dass eine Zeichnung keine unnötigen Linien und eine Maschine keine unnötigen Teile haben sollte . Dies erfordert nicht, dass der Autor alle Sätze kurz macht oder alle Details vermeidet und Themen nur im Umriss behandelt. Aber das sagt jedes Wort. Dies gilt für Ihr Geschäftsschreiben. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails, Memos, Berichte, Vorschläge und Pläne energisch und prägnant sein sollen. Lassen Sie unnötige Worte aus. So machst du es. Lassen Sie Wörter aus, die Ihre Bedeutung wiederholen. Einige Autoren haben Angst vor Worten. Sie trauen Substantiven und Verben nicht, das zu tun, was sie tun sollen. Sie haben Angst, sie in Ruhe zu lassen. Sie modifizieren also Substantive mit Adjektiven und modifizieren Verben mit Adverbien, in der Hoffnung, ihre Bedeutung klarzustellen, aber alles, was sie tun, ist ihr Schreiben aufzublasen und sich selbst überflüssig zu machen. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel nennen. Das neue Firmenlogo ist grün gefärbt. Was stimmt nicht mit diesem Satz? Der Schriftsteller traut seinem Adjektiv nicht, Grün ist per definitionem eine Farbe, aber dieser Schriftsteller vertraut seinem Adjektiv nicht , seine Bedeutung selbst zu kommunizieren. Also fügt er die Wörter farblich hinzu. Er sagt in acht Worten, was er sagen sollte, sind sechs, und er macht sich selbst überflüssig. Alles was er zu sagen hat ist, dass das neue Firmenlogo grün ist. Andere Wörter, die Ihre Bedeutung wiederholen und Ihre überflüssigen oder die Wörter zuerst anders und vollständig machen . Zum Beispiel könnten Sie versucht sein zu schreiben, als ich anfing, bei ABC Corp zu arbeiten, weil Sie dem begonnenen Wort nicht vertrauen. Sie vertrauen nicht darauf, dass das Wort ausdrückt, was es bedeutet. Also fügst du zuerst das Wort hinzu. Aber es sei denn, Sie haben vorher bei ABC Corporation gearbeitet und gekündigt und dort ein zweites Mal gearbeitet , als der Tag, an dem Sie mit der Arbeit im Unternehmen begonnen haben , per definitionem, ist Ihr erstes Mal. Sie können einfach darauf vertrauen, dass das Wort begonnen hat, was es sagt. Sie müssen nicht sagen, dass zuerst angefangen hat, sagen Sie einfach, wann ich bei der ABC Corporation angefangen habe. Dann gibt es den Wortunterschied. Viele Wirtschaftsautoren verwenden dieses Adjektiv, um Substantive zu modifizieren, die ihrer Natur nach unterschiedlich sind. Zum Beispiel vertrauen Autoren nicht darauf, dass das Wort Länder auf sich allein gestellt sind. Sie müssen 10 verschiedene Länder schreiben. Wenn sie nur 10 Länder schreiben müssen. Länder sind per Definition anders, nicht wahr? Sie haben verschiedene Staatsoberhäupter, verschiedene Grenzen, verschiedene Flaggen. Das ist es, was die Länder im Plural macht. Wenn Sie über zwei oder mehr Länder schreiben, sprechen Sie per definitionem von Ländern, die sich unterscheiden. Sie müssen also die Nom-Länder nicht mit dem Adjektivunterschied modifizieren. Jedes Mal, wenn Sie sich gezwungen fühlen, das Wort anders zu verwenden und das Substantiv zu untersuchen, das Sie ändern möchten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass dieser Modifikator unnötig ist da das Substantiv diese Idee, anders zu sein, bereits kommuniziert. Für verschiedene Farben bedeutet vier Farben. Drei verschiedene Personen bedeuten drei Personen. Neun verschiedene Optionen bedeuten neun Optionen. Fünf verschiedene Geschmacksrichtungen bedeuten fünf Geschmacksrichtungen. Sechs verschiedene Lieferanten bedeuten sechs Lieferanten. Sieben verschiedene Ziele bedeuten sieben Tore. Zwei verschiedene Jahre bedeuten zwei Jahre. Drei verschiedene Alternativen bedeuten drei Alternativen. Acht verschiedene Patente bedeuten acht Patente. Fünf verschiedene Gründe bedeuten fünf Gründe für verschiedene Pläne Mittel für Pläne. Das Wort vollständig und seine Synonyme sind auch schuldig viele Substantive und Verben modifiziert zu haben, die per definitionem nicht geändert werden müssen. Die Autobahn war vollständig für den Verkehr gesperrt. Das Schiff war total untergetaucht. Das Haus wurde komplett zerstört. Was ist der Unterschied zwischen blockiert und vollständig blockiert? Nichts. Es gibt keinen Unterschied zwischen den beiden außer Redundanz. Wenn die Autobahn für den Verkehr gesperrt ist, kann kein Verkehr durchkommen. Es ist blockiert. Du musst es nicht mehr sagen, vertraue dem Wort „blockiert“. Um seine Arbeit zu erledigen, schreiben Sie einfach, dass die Autobahn für den Verkehr gesperrt war. Wenn ein Schiff untergetaucht ist, kein Teil des Schiffes über Wasser. Das gesamte Schiff ist unter Wasser. Das ist es, was untergetaucht ist. Sie müssen also das Wort untergetaucht nicht ändern, um zu bedeuten, was es bereits bedeutet. Sie müssen Ihrem Leser nicht sagen, dass das Schiff völlig untergetaucht war. Schreiben Sie einfach, das Schiff war untergetaucht. Das Gleiche gilt für das Haus. Wenn das Haus zerstört wird, ist die Zerstörung abgeschlossen. Sonst kannst du uns nicht sagen, dass es zerstört ist. heißt zerstört. Sagen Sie uns einfach, dass das Haus zerstört ist. Tipp Nummer 2, lassen Sie Wörter und Phrasen weg, die Ihrer Bedeutung nichts hinzufügen. Eine andere Klasse von Wörtern, die Sie aus Ihrem Geschäftsschreiben entfernen müssen, sind die Füllworte und Phrasen, die Ihr Schreiben auffüllen, aber Ihrem Meeting nichts hinzufügen. Einige Administratoren beginnen beispielsweise jede E-Mail-Ankündigung mit dem Satz: Bitte beachten Sie, wie in, bitte beachten Sie. Belinda ist heute ausgeglichen. Der Satz, Bitte beachten Sie, dass der Füllstoff ist. Es fügt der Bedeutung der Ankündigungen nichts hinzu. Schreiben Sie einfach, Melinda ist heute krank. Ein weiterer Schuldiger ist der Satz, ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um sie dann zu nutzen. Nutzen Sie die Gelegenheit. Sag es uns nicht, du wirst die Gelegenheit nutzen. Nutzen Sie einfach die Gelegenheit. Anstatt zu schreiben, möchte ich diese Gelegenheit nutzen, um unseren neuen CEO vorzustellen, genau richtig. Ich möchte unseren neuen CEO vorstellen oder noch einfacher. Schreiben Sie einfach, lassen Sie mich unseren neuen CEO vorstellen. Tipp Nummer 3. Lassen Sie mehrere Wörter aus, wenn ein einzelnes Wort ausreicht. Also. Was stimmt nicht mit diesem Satz? Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass ich Sie zu diesem Zeitpunkt nicht in der Nähe der Garage treffen kann , da jedes einzelne Taxi komplett voll ist. Was an diesem Satz nicht stimmt, ist, dass er mehrere Phrasen verwendet , wenn einfache Wörter ausreichen. Ich möchte Sie auf die Tatsache aufmerksam machen, dass einfach bedeutet in der Nähe von einfachen Mitteln in der Nähe zu diesem Zeitpunkt bedeutet jetzt, aufgrund der Tatsache, dass das bedeutet, dass jeder einzelne das Gleiche bedeutet, alle ein oder das Gleiche verwenden andere. Völlig voll bedeutet, voll. Ersetzen Sie diese wortreuen Sätze durch einzelne Wörter und Sie drücken Ihre Bedeutung klarer und wirtschaftlicher aus. Beachten Sie, dass ich Sie jetzt nicht in der Nähe der Garage treffen kann, da jedes Taxi voll ist dieser Überarbeitungssatz nur 15 Wörter enthält. Das Original enthält 39 Wörter und verärgert. 18. Vermeide häufige grammatische Fehler: Was stimmt nicht mit diesem Satz? Mein Manager gab das Dokument Carl und I. Dieser Satz verwendet das Personalpronomen, das ich falsch habe. Im Geschäftsschreiben und in Gesprächen am Arbeitsplatz werden Sie oft die beiden Personalpronomen miterlebt, ich und ich falsch benutzt haben. Dieser grammatikalische Fehler ist einer von vielen, die Geschäftsleute machen. Grammatikalische Fehler beim Schreiben Ihres Unternehmens schädigen Ihren Ruf bei der Arbeit. Hier sind die häufigsten grammatikalischen Fehler und wie man sie vermeidet. Nummer eins, ich gegen mich. Der einfachste Weg, sich daran zu erinnern, welches dieser beiden Personalpronomen zu verwenden ist, besteht darin, Ihren Satz auf beide Parteien umfassender zu erweitern. Wenn Sie zum Beispiel schreiben, gab mein Manager das Dokument Carl und mir und etwas in Ihrem Kopf sagt Ihnen, dass dies nicht richtig klingt, dann erweitern Sie Ihren Satz so. Mein Manager gab das Dokument an Carol und mein Manager gab das Dokument sofort an mich hier. Dass das falsch ist. Was richtig klingt, ist, dass mein Manager das Dokument Carol gegeben hat und mein Manager mir das Dokument gegeben hat. Jetzt verkürzen Sie Ihren Satz erneut mit dem richtigen Pronomen. Mein Manager gab Carol und mir ein Dokument. Falsch. Du und ich verdienen es, befördert zu werden. Richtig? Du und ich verdienen es, befördert zu werden. Und das liegt daran, dass Sie es verdienen, befördert zu werden, und ich verdiene es, befördert zu werden. Deshalb verdienen Sie und ich es, befördert zu werden. Fehler Nummer 2, ich selbst gegen mich. Ich selbst. Und ich beziehe mich vielleicht auf dieselbe Person, aber sie sind keine Synonyme. Man hört oft jemanden, der sich auf sich selbst als mich selbst bezieht. Sie sagen mich selbst, wann sie mich sagen sollten. Woher weißt du, wann du mich benutzen musst und wann du mich selbst benutzen musst? Einfach. Ich ist ein Objekt, Pronomen ist ein Pronomen, das sich immer auf die Person bezieht, auf die eine Handlung ausgeführt wird oder auf die sich eine Präposition bezieht. zum Beispiel im Satz Bill Geben Sie mir zum Beispiel im Satz Bill den Bericht. Bill ist das Subjekt, geben ist das Verb und ich bin das Objekt. Ich selbst hingegen ist ein Reflexivpronomen. Es wird in Verbindung mit dem Subjektpronomen verwendet und sollte niemals anstelle des Objektpronomens verwendet werden. In diesem Satz habe ich Sally selbst eingestellt, da ich die Autorität hatte. Ich bin das Subjekt, angeheuert ist das Verb, Sally ist das Objekt und ich selbst ist das Reflexivpronomen. selbst bezieht sich auf Ich habe Sally angeheuert. Das habe ich getan. Ich sollte niemals alleine in einem Satz erscheinen. Es sollte sich immer auf ein Personalpronomen an anderer Stelle im Satz beziehen. Zum Beispiel sollten Sie niemals etwas schreiben wie der CEO sich mit John und mir treffen möchte. Sie sollten stattdessen schreiben, der CEO möchte sich mit John und mir treffen. Falsch. Er sagte mir, ich solle das Treffen durchführen. Richtig? Er sagte mir, ich solle das Treffen durchführen. Richtig. Er sagte mir, ich solle das Treffen selbst durchführen. Der dritte Fehler, den Menschen machen, ist weniger, mit weniger zu verwechseln. Sie werden in geschriebenem und gesprochenem Englisch auf diese Verwirrung über immer weniger stoßen. Sie werden zum Beispiel einen Bericht lesen, in dem der Autor sagt, dass wir weniger Dollar für Verbesserungen ausgeben können. Was der Verfasser sagen will, ist, dass wir weniger Dollar für Verbesserungen ausgeben können. Wenn Sie sich jemals fragen, welches dieser beiden Wörter Sie in einem Satz verwenden sollten. Denken Sie an diese einfache Regel. Wenn das Substantiv im Satz gezählt werden kann, benutze das Wort weniger. Wenn das Substantiv im Satz nicht gezählt werden kann. Benutze das Wort weniger. Dollar können gezählt werden. Also hast du entweder mehr Dollar als ich oder du hast weniger Dollar als ich. Einsparungen hingegen können nicht gezählt werden. Sie haben also entweder mehr Ersparnisse als ich oder Sie haben weniger Ersparnisse als ich? Falsch. Es gibt 28 weniger Verkäufer? Richtig? Es gibt 28 weniger Verkäufer. Falsch. Wir haben weniger Verkäufe erzielt als im Vorjahr, richtig? Wir haben weniger Verkäufe erzielt als im Vorjahr. Falsch. Was die Streikmaßnahmen angeht, sahen wir weniger als erwartet. Richtig? Was die Streikmaßnahmen angeht, sahen wir weniger als erwartet. Falsch. Mein Agent möchte weniger Engagements buchen, richtig? Mein Agent möchte weniger Engagements buchen. Der vierte Fehler, den Menschen mit Grammatik machen, ist verwirrend, ist der Versus. Ein einziges Subjekt nimmt ein singuläres Verb, ein Pluralsubjekt nimmt ein Pluralverb. Die Worte sind und unsere AR-Verben sind, ist ein Singular-Verb, R ist ein Pluralverb. Verwendung von Autoren ist nicht falsch, wenn sie sich verwechseln, was das Thema eines Satzes ist. In diesem Satz befindet sich der Stapel von Bestellungen auf meinem Schreibtisch. Das Thema ist Stapel. Das ist Stapel Singular, kein Stapel im Plural. Dieser Satz ist also falsch. Da es ein einziges Subjekt hat, sollte es ein einziges Verb haben. Es sollte lesen, dass der Stapel von Bestellungen auf meinem Schreibtisch ist. Wenn es Stapel von Bestellungen auf meinem Schreibtisch gäbe , würde ich ein Pluralverb verwenden, wie sich die Stapel von Bestellungen auf meinem Schreibtisch befinden. Viele Autoren würden sich in dieser Situation verwechseln , weil das Thema des Satzes im Plural zu sein scheint. Bestellungen sind schließlich im Plural. Aber schau noch einmal und du entdeckst, dass das Thema des Satzes der Stapelsingular ist . Falsch. Die Gruppe der Auditoren wird mittags erwartet, richtig? Die Konzernprüfer werden um Mittag erwartet. Falsch. Stunden, die für die Vorbereitung aufgewendet werden, lohnt sich immer. Richtig? Stunden für die Vorbereitung lohnen sich immer. Nummer fünf, der häufigste grammatikalische Fehler, den ich im Geschäftsschreiben sehe, ist das Wort, es ist I-T-Apostroph S, der mit seinem, ITS verwechselt wird , wenn Sie diesen häufigen Fehler vermeiden wollen, denken Sie an zwei einfache Regeln. Regel Nummer eins, wenn du es so meinst, benutze ein Apostroph. Zum Beispiel. Wenn Sie schreiben wollen, ist es der Beginn unseres dritten Quartals als richtig. Es ist Apostroph S, der Beginn unseres dritten Quartals. Regel Nummer zwei, wenn Sie es als Besitzergriff verwenden, verwenden Sie kein Apostroph. Wenn Sie beispielsweise schreiben wollen, unsere Abteilung im dritten Quartal Geld verloren, schreiben Sie nicht, dass unsere Abteilung Geld verloren hat im dritten Quartal des I-T-Apostroph S. Sonst wirst du sagen, dass unsere Abteilung Geld verloren hat. Es ist das dritte Quartal, weil IT-Apostroph S immer ein Rückgang davon ist. Ist es. Denken Sie daran, dass IT-Apostroph S immer eine Kontraktion von zwei Wörtern ist. Es und ist es. Es ist nie ein Besitzergriff. Falsch. Das Unternehmen schuldet seinen Lieferanten 1 Million, richtig? Das Unternehmen schuldet seinen Lieferanten 1 Million. Falsch. Die Empfangstür steckt in ihrer Spur fest. Richtig? Die Empfangstür steckt in ihrer Spur fest. Wenn Sie diese fünf grammatikalischen Fehler aus Ihrem Geschäftsschreiben beseitigen, verbessern Sie Ihren Ruf bei der Arbeit. Und denk dran, du hast es von mir selbst und mir gehört. 19. Vermeide häufige Fehler beim Verarbeiten von Sätzen: Wie hoch Sie auf der Unternehmensleiter kommen hängt von Ihrer Fähigkeit ab, in Sätzen zu kommunizieren. Wenn Sie befördert werden möchten, lernen Sie, klare, prägnante Sätze zu schreiben. Der schnellste Weg, das Handwerk zu erlernen, besteht darin, die fünf wichtigsten Fehler beim Schreiben von Sätzen bei der Arbeit zu vermeiden . Hier sind sie. Fehler Nummer 1, bleib bei einer Zeitform. In Ihrem Geschäftsschreiben haben Sie drei Zeitformen zur Auswahl, Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Wähle die Zeitform, die zu deinem Zweck passt, 1 Zehntel, und bleib dabei. Hier ist was ich meine. Im folgenden Beispiel verschiebt der Verfasser die Zeitform innerhalb eines Satzes. Sehen Sie, ob Sie sehen können, wie Margaret, wenn sie sich besser um ihre Konten kümmern würde, eine bessere Account Managerin sein kann. Der Autor benutzt zwei Zeitformen, Vergangenheit und Gegenwart. Würde nehmen ist Vergangenheitsform, kann sein ist gegenwärtig. Der Autor sollte stattdessen eine Zeitform wählen und so dabei bleiben. Wenn Margaret sich besser um ihre Konten kümmert, kann sie eine bessere Account Managerin sein. Hier sind ein paar weitere Beispiele. Falsch. Im Jahr 2018 sagte der Vizepräsident, er sei mit Produktionszielen zufrieden. Richtig? Im Jahr 2018 sagte der Vizepräsident, er sei mit Produktionszielen zufrieden? Falsch. Ich habe die Finanzdaten für das zweite Quartal überprüft und finde viele Diskrepanzen, richtig? Ich habe die Finanzdaten für das zweite Quartal überprüft und viele Diskrepanzen festgestellt. Zahl, um koordinierte Ideen im Parallelaufbau auszudrücken. William Strunk und sein Buch The Elements of Style besagen, dass das Prinzip des parallelen Aufbaus erfordert , dass Ausdruck ähnlich in Inhalt und Funktion äußerlich ähnlich ist. Die Ähnlichkeit der Form ermöglicht es dem Leser, die Ähnlichkeit von Inhalt und Funktion leichter zu erkennen. Strunk veranschaulicht seinen Standpunkt, indem er die Seligpreisungen aus der Bibel zitiert. Gesegnet sind die Armen im Geiste, denn ihr ist das Himmelreich. Gesegnet? Trauern sie um sie, werden sie getröstet werden? Gesegnet sind die Sanftmütigen, denn sie werden die Erde erben. Wie Sie sehen können, folgen diese Sätze dem Prinzip der Parallelkonstruktion. Der Satz, der dem Doppelpunkt folgt, verwendet dieselbe Konstruktion wie der Ausdruck, der dem Doppelpunkt vorausgeht. Einige Geschäftsleute haben Angst, Parallelkonstruktionen zu verwenden dem gleichen Grund, aus dem sie Angst haben, dasselbe Wort zweimal in einem Satz zu verwenden. Sie glauben fälschlicherweise an den Wert, ihre Ausdrucksform ständig zu variieren. Hier sind zwei Versionen desselben Gedankens. Man drückte ohne parallele Konstruktion aus, und einer drückte mit paralleler Konstruktion aus. Früher haben wir unsere Rohstoffe von Simpson und Firma gekauft, während sie jetzt bei Apple gekauft werden, um limitiert zu werden. Früher haben wir unsere Rohstoffe von Simpson und Unternehmen gekauft. Jetzt kaufen wir sie von Apple sei limitiert. Im linken Beispiel scheint der Autor unentschlossen oder zu schüchtern zu sein, um eine Ausdrucksform zu wählen und dabei zu bleiben. Im richtigen Beispiel verwendet der Autor eine Parallelkonstruktion. Der Autor wählt eine Ausdrucksform und bleibt dabei. Nummer 3, vermeiden Sie Run-on-Sätze. Ein Run on Satz enthält zu viele Ideen für einen Satz. Manchmal sind diese Ideen aneinander gereiht und manchmal sind sie durch ein einfaches Komma getrennt. Irrtümlich könnte ich in beiden Fällen hinzufügen, Run-on-Sätze ein Fehler sind, weil ein Satz nur eine Idee enthalten darf. Hier ist ein Beispiel für einen Run-On-Satz. Die Einführung mobiler Bestandsverwaltungssysteme ist unerlässlich. Das Unternehmen kann nicht zurückgelassen werden. Wie Sie sehen können, enthält dieser Satz zwei Ideen. Einer von ihnen geht es um Technologie und der andere dreht sich um das Unternehmen. Der Weg, einen Satz wie diesen zu korrigieren, besteht darin, jeder Idee einen eigenen Satz zu geben. Diese Einführung mobiler Bestandsverwaltungssysteme ist unerlässlich, Zeitraum, in dem das Unternehmen nicht zurückgelassen werden kann. Zeitraum. Nummer 4, vergewissern Sie sich, dass sich der Partizipsatz am Anfang Ihres Satzes auf Ihr grammatikalisches Thema bezieht. Was stimmt nicht mit diesem Satz? durch das Lagerhaus gingen, sahen wir den Hausmeister. Was an diesem Satz nicht stimmt, ist, dass das Gehen auf das Thema des Satzes bezieht, das wir nicht auf den Hausmeister setzt, sondern an die Hausmeister, die Person, die das Gehen gemacht hat. Dieser Satz ist also grammatikalisch falsch. Die Regel, an die Sie sich bei partizipiellen Phrasen erinnern sollten, ist, dass die Aktion vor dem Komma immer von der ersten Person ausgeführt die im obigen Beispiel nach dem Komma erwähnt wird. Das bedeutet, dass wir diejenigen sind, die das Gehen machen, was falsch ist. Der Weg, diesen Fehler zu beheben, besteht darin, den Satz neu anzuordnen. Wir haben den Hausmeister durch das Lagerhaus laufen sehen. Siehst du den Unterschied? Hier sind ein paar weitere Beispiele. Falsch. Als wir am internationalen Flughafen Dulles angekommen sind, traf unser Team den Berater, richtig? Unser Team traf den Berater, als er am internationalen Flughafen Dulles ankam. Falsch. Sie waren drei Jahrzehnte lang Senior Executive verlieh ihm eine Golduhr. Man kann irgendwie hören, dass das falsch ist. Hier ist die richtige Version. drei Jahrzehnte lang Senior Executive Er war drei Jahrzehnte lang Senior Executive und wurde mit einer Golduhr ausgezeichnet. Falsch. In einem baufälligen Zustand zu sein. Das Unternehmen kaufte das Gebäude für die Unternehmen in einem baufälligen Zustand, eindeutig falsch, die richtige Version. Das Unternehmen kaufte das Gebäude für ein Schnäppchen , weil sich das Gebäude in einem baufälligen Zustand befand. Nummer 5, verwende niemals doppelte Negative. Ein doppeltes Negativ in einem Satz bildet ein positives. Und aus diesem Grund darfst du niemals ein doppeltes Negativ verwenden, es sei denn, dein Ziel ist Schumer. Wenn Sie beispielsweise ein Schild in Ihrem Speisesaal veröffentlichen, auf dem steht, lassen Sie kein schmutziges Geschirr in der Spüle liegen. Dann sagen Sie den Mitarbeitern, dass sie schmutziges Geschirr in der Spüle lassen können. Auf den ersten Blick scheint dieses Doppelnegative seinen Fall lediglich nachdrücklich darzustellen, aber das doppelte Negativ bildet tatsächlich ein positives. Sie können dies durch Parsen sehen. Der Satz. Lassen Sie kein schmutziges Geschirr in der Spüle liegen, ist klar. Das ist ein Negativ. Du darfst es nicht falsch verstehen. Dieses Verbot. Lassen Sie niemals schmutziges Geschirr in der Spüle ist klar. Das ist ein Negativ. Sie können dieses Verbot nicht missverstehen. Aber sobald du nicht sagst, niemals. Sobald Sie ein doppeltes Negativ einführen, kehren Sie die Bedeutung des Verbots um. Es sagt das Gegenteil von dem, was du meinst. Plötzlich nie schmutziges Geschirr in der Spüle zu lassen, ist etwas, was Sie nicht tun sollten. Was bedeutet, dass Sie schmutziges Geschirr in der Spüle lassen dürfen, was eindeutig nicht der Punkt ist. Es ist nicht die Wahrheit. Lassen Sie mich Ihnen noch ein oder zwei Beispiele nennen. Hier ist Nummer 1. Alle Zeugen behaupteten, sie hätten nichts gesehen. Das bedeutet, dass alle Zeugen behaupteten, sie hätten etwas gesehen. Ich habe keine Zeit für dieses Treffen, bedeutet, dass ich etwas Zeit für dieses Treffen habe. Mr. Jones war nicht kompetent. Bedeutet, dass Mr. Jones kompetent war. Das Krankenhaus lässt keine Besucher mehr zu, was bedeutet, dass das Krankenhaus mehr Besucher erlaubt. Wie hoch Sie auf der Unternehmensleiter kommen, hängt von Ihrer Kommunikationsfähigkeit ab. In Sätzen. Wenn Sie befördert werden möchten, lernen Sie, klare, prägnante Sätze zu schreiben. Der schnellste Weg, das Handwerk zu erlernen, besteht darin, diese fünf wichtigsten Fehler beim Schreiben zu vermeiden. 20. Vermeide Fehler mit Kompanie und den Affen: Fehler und Interpunktion gehören zu den häufigsten Fehlern beim Geschäftsschreiben. Sie machen Ihre Briefe, E-Mails, Berichte und Vorschläge unprofessionell. Hier sind die häufigsten Interpunktionsfehler beim Schreiben von Unternehmen und wie sie vermieden werden können. Nummer 1, der Komma-Spleiß. Ein Fehler, den Geschäftsleute mit dem Komma machen, um Run on Sätze zu erstellen. Ein Run on Satz, der auch als Komma-Spleiß bezeichnet wird , passiert, wenn ein Komet zwei unabhängige Klauseln beitritt. Eine unabhängige Klausel, wie Sie sich vielleicht von der Grundschule erinnern, ist eine eigenständige Aussage oder ein einziger Gedanke. Sie erkennen einen Satz, indem Sie feststellen, ob beide Teile Ihres Satzes für sich selbst sinnvoll sind. Wenn dies der Fall ist, trennen Sie sie nicht durch ein Komma, verbinden Sie sie entweder mit einem Semikolon, verlassen Sie das Komma, sondern fügen Sie eine oder drei Konjunktion hinzu, teilen Sie die beiden Ideen in zwei Sätze auf. Hier ist ein Beispiel dafür, was ich meine. In diesem Jahr haben wir große Fortschritte bei der Beschleunigung von Innovationen gemacht, um Kunden Geld und Zeit in unseren Geschäften zu sparen Geld und Zeit in unseren Geschäften Erfahrungen zu digitalisieren, um den Kunden das Einkaufen zu erleichtern. Jetzt ist dieser Satz korrigiert. Schlecht, könnte ich mit einem Semikolon hinzufügen. In diesem Jahr haben wir große Fortschritte bei der Beschleunigung von Innovationen gemacht, um Kunden Geld und Zeit zu sparen. Semikolon hat in unseren Geschäften Erfahrungen digitalisiert, um den Kunden das Einkaufen zu erleichtern. Jetzt wird es hier mit einer Konjunktion korrigiert. In diesem Jahr haben wir große Fortschritte bei der Beschleunigung von Innovationen gemacht, um Kunden Geld und Zeit zu sparen. Und in unseren Geschäften wurden Erlebnisse digitalisiert, um Kunden das Einkaufen zu erleichtern. Jetzt ist es hier korrigiert. Mit einem Zeitraum. In diesem Jahr haben wir große Fortschritte bei der Beschleunigung von Innovationen erzielt, um Kunden sowohl Geld als auch Zeitspanne zu sparen. In unseren Geschäften wurden Erlebnisse digitalisiert, um Kunden das Einkaufen zu erleichtern. Der nächste Fehler ist das fehlende Komma. Ein weiterer Fehler, den Geschäftsleute mit Kommas machen, besteht darin, sie überhaupt nicht zu benutzen. Dies ist in Textnachrichten und Kommentaren zu Social-Media-Posts üblich. Sie sehen diesen Fehler aber auch in E-Mails und anderen Formen der informellen Kommunikation. Wie Sie sehen können, die am besten gemeinte Aussage, wenn das Komma fehlt, kann selbst die am besten gemeinte Aussage, wenn das Komma fehlt, zu einem Minenfeld von unbeabsichtigter Bedeutung werden. Dieser häufige Fehler ist in Textnachrichten, Facebook-Kommentaren, Tweets und Social-Media-Updates weit verbreitet . Aber Kommentare aus Ihrem Schreiben zu lassen, hat unbeabsichtigte Konsequenzen. Sie können nach epischen Missverständnissen kausalen oder epischen Missverständnissen. Betrachten Sie den Satz, Lasst uns essen, Sir. Es fehlt ein Komma, das die beabsichtigte Bedeutung ändert, lass uns essen. Sir, gewinnt die beabsichtigte Bedeutung mit einem gut platzierten Komma zurück. Der letzte Fehler, den wir uns ansehen werden, ist das unnötige Komma. Wenn es keine Regel gibt, die ein Komma erfordert. Und wenn die Bedeutung Ihres Satzes klar ist, ohne Komma, lassen Sie ihn aus. Falsch. Gabelstaplerfahrer, die zu schnell fahren, gefährden andere Lagermitarbeiter? Richtig. Gabelstaplerfahrer, die zu schnell fahren, gefährden andere Lagermitarbeiter? Falsch. Wir suchen einen Marketingberater, der uns bei der Kundengewinnung hilft, richtig? Wir suchen einen Marketingberater, der uns bei der Kundengewinnung hilft. Betrachten wir nun Apostrophe, nämlich Pluralität versus Eigentum. Einer der häufigsten Interpunktionsfehler, den Menschen in ihrem Geschäftsschreiben machen , ist die Verwendung von Apostrophen, wo sie nicht benötigt werden. Dies geschieht tendenziell, wenn eine Geschäftsperson Pluralität verwirrt, was mehr als eines von etwas ist, mit Besitz, der Eigentum an etwas ist. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben, was ich meine. Das Wort Manager ist Plural. Es bedeutet mehr als einen Manager. Manager Apostroph S ist ein einzigartiger Besitzergriff. Es bedeutet, einem Manager zu gehören. Manager. Apostroph ist ein Pluralbesitzergriff. Es bedeutet, einer Gruppe von Managern zu zwei oder mehr zu gehören. Der häufigste Fehler tritt auf, wenn Menschen Manager Apostroph S verwenden, was anstelle von Managern ein einzigartiger Besitz ist, was im Plural ist. Um diesen Fehler zu vermeiden, schauen Sie sich Ihre Strafe an und fragen Sie sich, meine ich mehr als einen oder möchte ich Eigentum vermitteln? Richtig. Unsere Division hat fünf Manager. Falsch. Unsere Abteilung hat fünf Manager Apostroph S. Nun schauen wir uns die Kontraktionen an. Apostrophe werden verwendet, um zwei Wörter zu einer Kontraktion zu verbinden. Der Y-Apostroph R-E ist eine Kontraktion von ihnen, die gebildet werden , indem das A in R fallen gelassen und ein Apostroph hinzugefügt wird. Aber es gibt andere Wörter in der englischen Sprache mit dem gleichen Klang, nämlich dort und da. Bevor Sie ein Apostroph hinzufügen, entscheiden Sie, ob das Wort, das Sie zwei hinzufügen, eine Kontraktion ist. Falsch. Wir haben das Softwareteam kennengelernt und sind in ihr Büro gegangen. Richtig? Wir haben das Softwareteam kennengelernt und sind in ihr Büro gegangen. Falsch. Du bist willkommen. Richtig? Du bist willkommen. Falsch. Das ist was ich suche. Richtig? Das ist was ich suche. Falsch. Wir haben am Sonntag geöffnet. Apostroph S. Richtig? Wir haben sonntags geöffnet. Diese Interpunktionsfehler gehören zu den häufigsten Fehlern beim Schreiben von Unternehmen. Sie machen Ihre Briefe, E-Mails, Berichte und Vorschläge unprofessionell, also vermeiden Sie es, sie zu verwenden. Okay. 21. Sech Kategorien von Wörtern zur Beseitigung: Lies diesen Absatz und sag mir, was es bedeutet. Unsere Agentur bietet eine Reihe von Lösungen, die CMOs dabei unterstützen , Synergien für globale Fertigungsmarken zu optimieren, sodass sie intelligente Lösungen nutzen und nicht am Steuer schlafen können. Du kannst mir nicht sagen, was dieser Absatz bedeutet, weil er bedeutungslos ist. Und es ist bedeutungslos, weil es die sechs Kategorien von Wörtern enthält , die das Geschäftsschreiben ruinieren. Nämlich Schlagworte, Jargon, erste Ismen, Abkürzungen, Akronyme und Klischees. Wenn Sie Ihre Bedeutung in Ihrem Geschäftsschreiben deutlich machen möchten, eliminieren Sie die sechs Klarheitskiller. Die Nummer eins ist Buzzwords. Ein Schlagwort ist ein Wort oder eine Phrase, die zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Kontext in Mode ist . Das Problem ist, dass Schlagworte bald überbeansprucht werden und bedeutungslos werden. Was bedeutet zum Beispiel Anreize oder Blutung Kante? Wie genau optimiert jemand Synergien? Könntest du ein Paradigma erkennen, wenn du eines sehen würdest? Und warum versuchen wir immer noch, mehr als zwei Jahrzehnte, nachdem dieser Ausdruck geprägt wurde, über den Tellerrand hinaus zu denken . Das Problem mit diesen Schlagwörtern ist, dass sie vage sind. Sie machen deine Bedeutung vage. Sie denken vielleicht, dass Sie durch die Verwendung der neuesten Schlagworte in Ihrem Geschäftsschreiben kompetent oder im Wissen oder Trend erscheinen. Aber das tut es nicht. Buzzwords machen es einfach schwieriger, Ihre Bedeutung zu erkennen. Die Regel, die mit Schlagwörtern zu befolgen ist, ist einfach. Wenn alle anderen es benutzen, tun Sie es nicht. Nummer zwei ist Jargon. Jargon sind spezielle Wörter oder Ausdrücke, die von einem bestimmten Beruf oder einer bestimmten Gruppe verwendet werden und für Außenstehende normalerweise schwer zu verstehen sind. Der Jargon hat seinen Platz. In unserem Beispiel haben wir gerade benutzt. Der Ausdruck über der Linie ist der Werbejargon für Marketing, der Massenmedien wie Fernsehen, Radio, Zeitungen und Werbetafeln verwendet . Verwechsle Jargon nicht mit Schlagwörtern. Buzzwords sind vage und sie kommen und gehen. Aber Jargon wird von Insidern der Industrie gut verstanden und bleibt bestehen. Wählen Sie einen Beruf, Medizin, Buchhaltung, Ingenieurwesen, Soziale Arbeit. Und Sie werden feststellen, dass ihr Jargon einem nützlichen Zweck dient und es seit Jahrzehnten getan hat. Die Regel, die mit dem Jargon zu befolgen ist, ist einfach. Wenn Ihr Leser in Ihrer Branche ist und wenn Sie sich sicher sind, versteht Ihr Leser Ihren Jargon. Benutze Jargon. Wenn sich Ihr Leser jedoch außerhalb Ihrer Branche befindet oder wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Leser Ihren Jargon versteht, verwenden Sie ihn nicht. Nummer 3, Initialismus kommt. Und Initialismus ist eine Abkürzung für eine Phrase, die aus Einzelbuchstaben besteht, die getrennt ausgesprochen werden. In unserem Beispiel ist CMO ein Initialismus. Es besteht aus der ersten Initiale des Begriffs Chief Marketing Officer. Verwechsle Initialismus nicht mit Akronymen. Mit anfänglichen Ismen. Du sprichst jeden Buchstaben aus. Du sagst keinen Initialismus, du klingst es aus, Brief für Brief. Ihr Chief Marketing Officer ist Ihr c, m, o. Die Organisation des Nordatlantikvertrags hingegen ist die Nato. Sprich den Namen TO als ein Wort, kein ATO, als vier Buchstaben aus. Initialismus ist wie Jargon. Sie werden nur von Brancheninsidern verstanden. Sofern Sie also nicht positiv sind, verstehen Ihre Leser Ihre ersten Ismen in Ihrem Geschäftsschreiben. Benutze sie nicht, buchstabiere sie. Stattdessen. Die vierte Klasse sind Abkürzungen. Eine Abkürzung ist eine verkürzte Form eines Wortes oder Satzes. In unserem Beispiel ist MSG dot eine Abkürzung für die Fertigung. Die meisten Abkürzungen, die im Geschäftsschreiben verwendet werden, sind alltäglich, z. B. Ltd. For limited und I-N-C für Incorporated. Diese Abkürzungen können Sie frei verwenden, aber die meisten anderen Abkürzungen sind branchenspezifisch und weniger bekannt. Auch hier hängt die Verwendung von Ihren Lesern ab. Wenn sie wissen, dass P.ball Forward Slash E ein Kurs-Gewinn-Verhältnis bedeutet, dann verwenden Sie die Abkürzung. Aber wenn nicht, dann buchstabiere es. Nummer 5. Akronyme. Und Akronym ist eine Abkürzung, die aus den Anfangsbuchstaben anderer Wörter gebildet wird, die als Wort ausgesprochen werden. In unserem Beispiel bedeuten intelligente Lösungen, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah sind. Sma ART. Verwechsle Akronyme nicht mit anfänglichen Ismen. Du sprichst Akronyme als Wort aus. Mit Initialismus sprichst du jeden Buchstaben aus. Nasa zum Beispiel ist die Abkürzung für die North American Space Administration. Es wird als ein Wort ausgesprochen, Nasa, es klingt nicht. Und ASA, die Regel für die Verwendung von Akronymen und Ihrem Geschäftsschreiben ist die gleiche Regel, die im Zweifelsfall für Jargon, Initialismus und Abkürzungen gilt . Buchstabiere es. Nummer 6, Klischees. Ein Klischee ist ein Satz, der überbeansprucht wird und einen Mangel an originellem Denken verrät. In unserem Beispiel ist das Schlafen am Steuer ein Klischee. Klischees beinhalten nur die Zeit wird zeigen, zwischen den Zeilen lesen und den Boden laufen. Wenn Sie ein Klischee in Ihrem Schreiben verwenden, sagen Sie Ihrem Leser, dass Sie faul und langweilig sind und es an Originalität mangelt. Man bringt sie dazu, mit dem Lesen aufzuhören. Das andere Problem bei Klischees ist, dass sie vage sind, weil sie so überbeansprucht sind. So werden sie zu Klischees. Sie haben ihre Bedeutung verloren. Sie dienen nur als unorigineller Füllstoff. Das Ergebnis ist, dass Ihre Leser Ihren Ergebnissen oder Ihren Empfehlungen oder Ihnen nicht vertrauen. Jedes Mal, wenn Sie versucht sind, ein Klischee zu benutzen, widerstehen Sie der Versuchung, schreiben Sie etwas Originelles. Stattdessen. Am Ende des Tages hilft Ihnen die Verwendung dieser Best Practices, den Umschlag in Zukunft zu verschieben. Dieser wirkungsvolle integrierte Ansatz optimiert Ihren Output und bringt das Schreiben Ihres Unternehmens so schnell wie möglich auf die nächste Stufe, wie Win-Win 24, 7, führen Sie es am Fahnenmast hoch und sehen Sie, wer es löst. Wir sehen uns später. 22. Fünf Schritte zu effektiven Geschäfts-E-Mails: Lassen Sie uns darüber sprechen, wie man effektive Geschäfts-E-Mails schreibt. Wenn wir uns mit diesem Thema befassen, denken Sie daran, dass die Beherrschung der E-Mail-Kommunikation für Effizienz und Klarheit in jedem professionellen Umfeld von entscheidender Bedeutung ist für Effizienz und Klarheit in jedem professionellen Umfeld von entscheidender Bedeutung Klarheit in jedem professionellen Denken Sie zunächst über die angemessene Länge einer E-Mail nach. Idealerweise sollte Ihre Geschäfts-E-Mail zwischen 100 und 200 Wörtern lang sein E-Mails kurz halten, stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht verdaulich und auf den Punkt gebracht ist, was in schnelllebigen Geschäftsumgebungen sehr geschätzt schnelllebigen Aber warum ist Kürze so wichtig? Nun, es respektiert die Zeit Ihres Empfängers. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit , dass sie Ihre Nachricht tatsächlich vollständig lesen und umgehend antworten. Lassen Sie uns als Nächstes überlegen, wie Sie eine E-Mail organisieren können, um ihre Effektivität zu maximieren. Die Betreffzeile ist Ihre erste Anlaufstelle und sollte den Inhalt Ihrer E-Mail genau wiedergeben. Eine klare und spezifische Betreffzeile bildet die Grundlage für den Rest der E-Mail. Okay. Nehmen wir zum Beispiel an , Sie schreiben eine E-Mail, um die Genehmigung des Budgets für Ihre Marketingkampagne zu beantragen . Machen Sie nicht den klassischen Fehler , den so viele Geschäftsleute machen Sie schreiben eine Betreffzeile mit nur dem Wort Budget oder sie schreiben Budgetgenehmigung Diese Betreffzeilen sind zu vage und vermitteln nicht, dass der Autor tatsächlich möchte, dass der Empfänger ein Marketingbudget genehmigt Stattdessen sollte der Autor eine Betreffzeile wie diese schreiben Antrag auf Genehmigung des Budgets, die Marketingkampagne. In dieser Betreffzeile wird dem Empfänger genau mitgeteilt , worum es in der E-Mail geht, sodass er seine Antwort leichter priorisieren kann zum Hauptteil der E-Mail übergehen, muss Ihr einleitender Satz den Empfänger sofort über den Zweck Ihrer E-Mail informieren über den Zweck Ihrer E-Mail Sie müssen ihre Aufmerksamkeit erregen und von Anfang an die Erwartungen wecken. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um sich nach dem Status eines Berichts zu erkundigen, beginnen Sie mit Ich schreibe, um den Stand des Finanzberichts zu überprüfen, der an diesem Freitag fällig ist Der dritte Schritt bei der Erstellung Ihrer E-Mail besteht darin, der Platzierung der wichtigsten Informationen Priorität einzuräumen Platzieren Sie die wichtigsten Dinge im ersten Absatz. Auf diese Weise erfassen Ihre Leser Ihre wichtigsten Punkte, wenn sie Ihre E-Mail nur überfliegen Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Leser eine Entscheidung trifft, geben Sie diese Anforderung und deren Dringlichkeit Geben Sie dann in den nachfolgenden Abschnitten zusätzliche Details und Hintergrundinformationen an Dies ist eine wichtige Regel, die befolgt werden muss. Geben Sie immer, immer, immer zuerst Ihre Anfrage an und begründen Sie sie dann oder erläutern Sie sie. Fangen Sie nicht mit Hintergrundinformationen und Erklärungen, Beschreibungen und Begründungen an. Und dann, ganz am Ende Ihrer E-Mail, irgendwo hier unten, stellen Sie Ihre Frage oder stellen Sie Ihre Anfrage immer, Geben Sie immer, immer zuerst Ihre Anfragen an oder stellen Sie zuerst Ihre Frage und begründen Sie sie dann, erklären Sie sie oder beschreiben Sie sie. Diese kleine Änderung allein wird die Effektivität Ihrer E-Mail-Kommunikation erheblich verbessern. Und das bringt uns zu Schritt Nummer vier, der darin besteht , einen professionellen und dennoch aufgeschlossenen Ton beizubehalten professionellen und dennoch aufgeschlossenen Ton Es ist wichtig, Formalität mit einem Hauch persönlicher Verbindung in Einklang zu Sätze wie Ich hoffe, diese Nachricht kommt bei Ihnen gut oder Danke für Ihre fortgesetzte Zusammenarbeit sind professionell und doch herzlich Diese kleinen Ergänzungen fördern eine positive Beziehung zu der Person, an die Sie schreiben. Fünftens wollen wir auch darauf eingehen wie wichtig es ist, dass Ihre E-Mails geschlossen werden. Unterzeichnen Sie Ihre E-Mail mit einem höflichen und angemessenen Abschluss , der den Ton Ihrer Kommunikation widerspiegelt Sie können herzliche Grüße schreiben oder sich bei Ihnen bedanken. sind alles professionelle Optionen , die einen guten Eindruck hinterlassen. auch gut, Ihren vollständigen Namen und Ihre Position anzugeben, Es ist auch gut, Ihren vollständigen Namen und Ihre Position anzugeben, sofern dies nicht bereits Teil Ihrer E-Mail-Signatur ist. Es hilft, Ihre Nachricht im Kontext zu platzieren. Die Person weiß, wer ihr schreibt. Schauen wir uns ein Beispiel an. Stellen Sie sich vor, Sie senden einem Kollegen eine E-Mail, um die Teilnahme an einem Projekt zu beantragen So könnten Sie Ihre E-Mail strukturieren. Die Einladung in der Betreffzeile , dem Project X Planning Team beizutreten. Hallo Janet. Ich hoffe, diese Nachricht kommt bei dir gut Da wir mit der Planung für Projekt X beginnen, denke ich, dass Ihr Fachwissen im digitalen Marketing unser Team unglaublich wertvoll wäre. Wir sind auf der Suche nach Erkenntnissen über digitale Strategie und Publikumsbindung — Bereiche, in denen sich Ihre jüngste Arbeit hervorgetan hat. Könnten Sie nächsten Donnerstag um 14:00 Uhr zu einem kurzen Treffen mit uns kommen , um das weiter zu besprechen Es wäre toll, Sie an Bord zu haben, um den Erfolg dieses Projekts sicherzustellen Vielen Dank, dass Sie diese Gelegenheit in Betracht gezogen haben. Ich freue mich auf Ihre Antwort mit freundlichen Grüßen, und dann geben Sie Ihren Namen und Ihre Position an. Beachten Sie, dass diese E-Mail so strukturiert ist, alle erforderlichen Informationen kurz und bündig vermittelt dass sie alle erforderlichen Informationen kurz und bündig vermittelt und gleichzeitig ansprechend und direkt auf die Notwendigkeit einer Übrigens, um dem Rat zu folgen , den ich Ihnen gerade gegeben Fragen und Wünsche gleich zu Beginn zu stellen , könnte diese E-Mail verbessert werden, indem die Frage gleich zu Beginn Die E-Mail würde also beginnen, liebe Janet. Könnten Sie nächsten Donnerstag um 14:00 Uhr zu einem kurzen Treffen mit uns kommen ? Fragezeichen. Dann würde die E-Mail die Erklärung und die Begründung für das die Anfrage, zuerst die Frage, dann die Begründung, dann die Schlussfolgerung und so weiter. Du verstehst die Idee Das einzige Mal, dass Sie die Frage nicht wirklich zuerst stellen müssen, ist, wenn Ihre E-Mail sehr kurz ist und Sie absolut sicher sind , dass Ihr Leser die ersten oder zwei Sätze liest und sofort zu Ihrer Frage oder Anfrage kommt. Im Zweifelsfall, insbesondere wenn die E-Mail etwas länger als ein paar hundert Wörter ist , stellen Sie Ihre Anfrage immer an die erste Stelle. Zuerst deine Frage, dann erkläre es. Abschließend. Indem Sie Ihre E-Mail kurz und gut organisiert mit einer klaren Aufforderung zum Handeln und einem professionellen Ton halten, verbessern Sie Ihre Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, erheblich . Wenden Sie diese Tipps in Ihrer täglichen E-Mail-Kommunikation an und beobachten Sie, wie sie nicht nur die Antworten, die Sie erhalten, sondern auch Ihre allgemeinen beruflichen Beziehungen verbessern nicht nur die Antworten, die Sie erhalten, sondern . 23. Bearbeiten der Checkliste: 1989 bewarb ich mich für meinen ersten Job als freiberuflicher Autor und Redakteur. Im letzten Absatz meines Anschreibens schrieb ich, dass ich mehr als alles andere gerne mache, mehr als alles andere gerne mache Menschen dabei zu helfen, ihre Ideen effektiv zu kommunizieren. Außer dass mein Anschreiben einen Tippfehler hatte, den niemand bemerkte. Ich habe es verpasst und mein zukünftiger Arbeitgeber auch. Also stellte sie mich Jahre später ein, ich stieß in meinen Akten auf dieses Anschreiben und bemerkte einen Tippfehler, den alle verpasst hatten. In meinem letzten Absatz. Ich hatte vergessen, ein Ich in das Wort tun zu schreiben. Also sagte mein Satz tatsächlich, die eine Sache, ich genieße Dong, mehr als alles andere. Ich zeigte meinen Brief an meinen Chef, derjenige, der MY Jahre zuvor hart hatte, und sie sagte: Alan, wenn ich diesen Tippfehler bemerkt hätte, hätte ich dich nie eingestellt. Die Moral meiner Geschichte ist, dass Fehler in Ihren Briefen und anderen Geschäftsschreiben Sie einen Job kosten können. Buchstäblich. In meinem Fall hat niemand meinen Fehler entdeckt, aber in Ihrem Fall könnte es jemand tun. Mein Rat an Sie ist also, Ihr Unternehmen durch eine Checkliste zu führen , bevor Sie es einreichen. Hier sind die Dinge, auf die Sie achten sollten, neben Rechtschreibfehlern. Organisation. Hat Ihr Dokument ein klares Ziel oder ein beabsichtigtes Ergebnis klar angegeben? Bist du gleich auf den Punkt gekommen? Haben Sie Ihren Zweck angegeben, in den ersten Sätzen Ihrer Dokumente zu schreiben? Haben Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Lesers erfüllt? Ist die Länge Ihres Dokuments für Ihren Zweck angemessen? Hast du zu wenig gesagt, zu viel oder gerade genug? Hat Ihr Schreiben eine logische Struktur, die Ihrem Leser hilft, Ihrer Logik zu folgen und Ihre Botschaft zu verstehen. Haben Sie die wichtigsten Informationen wie einen Schlüsselbefund, eine wichtige Empfehlung oder eine Anfrage für ein Treffen am Anfang Ihres Dokuments platziert wie einen Schlüsselbefund, eine wichtige Empfehlung oder eine Anfrage für ein Treffen am Anfang und nicht tief in den Dokumenten vergraben. Absätze. Haben Sie Ihre Ideen in Absätzen im Gegensatz zu einer losen Reihe von Sätzen mitgeteilt. Befasst sich jeder Absatz mit nur einem Thema, wie er sollte? Führt der erste Satz jedes Absatzes das Thema des Absatzes ein? Entwickeln Sie jedes Thema in jedem Absatz ausreichend? Beenden Sie jeden Absatz mit einer Zusammenfassung oder logischen Schlussfolgerung? Helfen Sie Ihren Lesern zu sehen, wie sich Ihre Absätze zueinander beziehen? Indem du sie mit Übergangssätzen verbindest. Haben Sie die Länge Ihrer Absätze variiert, um Monotonie zu vermeiden? Schauen wir uns die Worte an. Haben Sie Wörter durch mehrere Silben durch ihre einfacheren Äquivalente ersetzt? Haben Sie zum Beispiel verwendet durch das verwendete Wort ersetzt ? Hast du wordy Sätze durch einfache Wörter ersetzt? Haben Sie ersetzt fehlende Fähigkeit mit konnte nicht. Zum Beispiel. Hast du obskure Wörter durch häufigere ersetzt? Hast du das Wort „verbessern“ durch das Wort „verbessern“ ersetzt? Zum Beispiel ersetzten schwere Verb-Adverb-Kombinationen mit starken Verben. Haben Sie ersetzt, sorgfältig angeschaut mit untersucht? Haben Sie zum Beispiel schwache Verben durch starke ersetzt, um Ihr Meeting präzise zu machen? Hier ist ein Beispiel. Das Förderband stoppte. Wenn das Förderband eingeklemmt ist. Hast du Substantive ersetzt, die Verben und getarnt sind? Haben Sie zum Beispiel ersetzt, sind Sie zu der Erkenntnis gekommen, dass Ihre Worte mit dem Wort realisiert werden, eher konkret als abstrakt sind? Hast du den Begriff Wettersystem durch das Wort Blizzard ersetzt? Zum Beispiel? Hast du alle Schlagworte wie Anreize und Paradigma entfernt? Haben Sie Ihren Jargon nur auf die Wörter beschränkt, von denen Sie sicher sind Ihre Leser verstehen, oder haben Sie definiert, was diese Wörter bedeuten? Wenn Sie Initialismus oder Akronyme verwendet haben, sind Sie sicher, dass Ihre Leser sie verstehen werden? Wenn nicht, buchstabiere sie? Wenn Sie Abkürzungen in Ihrem Dokument verwendet haben, Abkürzungen, die speziell für Ihre Branche gelten. Werden alle Ihre Leser sie verstehen? Wenn nicht, buchstabiere sie? Schauen wir uns die Sätze an. Hast du verwandte Wörter zusammengehalten? Mit anderen Worten, haben Sie Adjektive neben Substantive gestellt, die sie modifizieren? Haben Sie die Länge Ihrer Sätze variiert, um Monotonie zu vermeiden? Haben Ihre Relativpronomen klare Vorgänger? Mit anderen Worten, wenn Sie das Pronomen verwenden, er oder sie, andere Relativpronomen. Sind Sie sich im Klaren, auf wen sie sich beziehen? Enthielt jeder Satz in Ihrem Dokument eine Hauptidee? Und nicht mehr? Sind Ihre Sätze eher spezifisch als allgemein? Anstatt beispielsweise zu sagen, dass die Verkäufe für das zweite Quartal anders sind als für das erste Quartal, sagen Sie stattdessen etwas Bestimmtes, wie die Verkäufe für das zweite Quartal höher sind als für das erste Quartal. Sind Ihre Sätze eindeutig und nicht zweideutig? Mit anderen Worten, gibt es nur eine Möglichkeit, wie Ihre Leser Ihre Bedeutung interpretieren können? Hast du die aktive Stimme so oft wie möglich benutzt? Hast du ersetzt? Entscheidungen wurden vom Ausschuss getroffen. mit der aktiven Stimme, Haben Sie mit der aktiven Stimme, so das Komitee, unnötige Worte eliminiert? Haben Sie zum Beispiel einfach durch das Wort ersetzt oder nicht, ob Sie redundante Wörter und Phrasen entfernt haben. Das ist mein Haustier Peeve, mein Hobbypferd des Jahres. Hast du komplett voll mit dem Wort „voll“ ersetzt? Ist das Europa-Dokument zum Beispiel frei von grammatikalischen Fehlern? Ist Ihre Interpunktion perfekt? Ist Ihr Dokument Rechtschreibfrei? Fehler? Wenn Sie peinliche, kostspielige Fehler beim Schreiben Ihres Unternehmens vermeiden möchten , schreiben diese Checkliste durch, bevor Sie sie ausdrucken oder bevor Sie sie als E-Mail-Anhang einreichen.