Transcripciones
1. Introducción: Oye, mi nombre es Brian Cervino. Soy el gerente de marketing de producto más en Trello. Entonces, Trello es una herramienta de colaboración visual que permite a cualquier
persona organizar cualquier proyecto con cualquier persona, en
cualquier parte del mundo. En mi día a día, trabajo con los equipos de ventas y
marketing de productos para ayudar a desarrollar y liberar nuevas características. El curso de hoy es todo sobre productividad y asegurarte de que estás haciendo no solo lo que necesitas hacer, sino también lo que quieres hacer. Nos vamos a sumergir en las herramientas que realmente van a cambiar tu día a día,
ayudarte a construir un mejor flujo de trabajo, ayudarte a colaborar mejores rutinas, y comunicarte de manera más efectiva, para que no solo seas haciendo más de lo que nunca lo hiciste antes, lo estarás haciendo con más éxito. Entonces, esta clase está dirigida a cualquiera que quiera no sólo aprender las filosofías detrás de cómo ser más productivo, sino que también ver esas herramientas en acción, las tendencias tecnológicas
actuales y las apps que en realidad lo están haciendo más fácil ser más productivo en tu día a día. Tener un sistema de productividad fuerte es importante no sólo en mi vida laboral en Trello, ya sea que esté trabajando con administración de contenidos o lanzando cualquier campaña de marketing, sino también mi vida personal cuando estoy trabajando en música con clientes o estoy planeando unas vacaciones o una fiesta o incluso simplemente organizando mis recetas favoritas. Empecemos sumergiéndonos en exactamente lo que es la productividad.
2. Qué es la productividad: Entonces supongo que la pregunta de 1 millón de dólares aquí es, ¿qué es la productividad? Por supuesto, lo has escuchado definido por tanta gente de tantas maneras. En última instancia, la productividad no se trata sólo de hacer las cosas, sino de asegurarte de que estás haciendo las cosas correctas en el marco de tiempo adecuado de manera exitosa y efectiva. Entonces esto comienza fijando metas realistas, dividiendo esas metas en tareas procesables, y el final de todo, preguntándote, ¿logré algo significativo en lo que me propuse hacer? Para mí, personalmente, la productividad significa que sólo tengo una cantidad finita de tiempo, unos recursos finitos. Pero tengo mucho que quiero hacer con mi vida. Tengo muchas ambiciones de carrera. Tengo muchas ambiciones de vida personal. Estoy trabajando con mucha gente todo el tiempo, y solo quiero asegurarme de que veo a través de lo que me propuse hacer. Tener un buen sistema de productividad inordenado y efectivo flujo de trabajo que disfrutes es genial no solo para el trabajo, ya sea gestión de proyectos o iniciar un nuevo negocio o lanzar un proyecto paralelo, también
es realmente genial para tu personal vida. A lo mejor solo estás planeando una boda o planeando una fiesta navideña. Ser productivo significa que podrás manejar mejor
todo el tiempo de tu vida y hacer más. En este punto, me gustaría voltearte las cosas y que te preguntes, ¿qué quieres lograr? ¿ Cómo te gustaría que se hicieran más cosas en tu vida? ¿ Qué metas quieres empezar a establecer para que
puedas cumplir y lograr todos los proyectos que te propones hacer? Entonces, a continuación, vamos a sumergirnos en profundidad en el establecimiento de metas, priorización de tareas para lograr esos objetivos y la gestión experta del tiempo.
3. Objetivos, prioridades y ejecución: Entonces, la pregunta es ¿cómo empezamos a ser productivos? El primero es que vamos a querer armar las metas que queremos lograr. Ya sea que vayas a priorizar las tareas involucradas en lograr este objetivo, desglosándolo paso a paso en elementos procesables, y vamos a ejecutar dentro de una línea de tiempo establecida. Lo primero que queremos hacer es preguntarnos, ¿cuál es el objetivo que queremos lograr? Idealmente, esto es lo que realmente nos apasiona, algo que queremos despertar abordar cada mañana, algo que conocemos y nos importa. Entonces, vamos a empezar visualizando cuál es ese objetivo y la línea de meta. A partir de ahí, vamos a romperlo y considerar todas las tareas y pasos para llegar a ese objetivo. Entonces, hacer un plan efectivo no sólo se trata de lo que quiero hacer en el día a día, sino también de lo que quiero ser a largo plazo. Entonces, anote cada paso en el camino y anote también el panorama general. Refiérase a esto todos los días para que se convierta en parte de su pensamiento subconsciente. Esto ayudará a mejorar tu confianza en que puedes lograr este objetivo y te ayudará a realizar tareas de manera más efectiva. Cuando estableces una meta y comienzas a trabajar en las tareas para lograr ese objetivo, es a menudo que perderás perspectiva y ya no entenderás el porqué de lo que estás tratando de lograr. Asegúrate de tomar tiempo para dar un paso atrás y reflexionar, y entiende que una vez permite una tarea mundana es parte de un proyecto más grande que va a traer mucha realización a tu vida. Otra cosa a reconocer es que lograr tus objetivos a menudo requiere colaboración con los demás. Cuanto antes reconozcas tus fortalezas y debilidades, será más fácil delegar las tareas de lo que podrías no lograr tan bien a otros para ayudar a cumplir tu mayor visión. También siempre es importante mejorar constantemente. Esto no sólo significa mejorar los pasos que toma para lograr tu objetivo o tu sistema de productividad o incluso solo tú mismo. Al conocer no sólo el por qué quieres lograr este objetivo, mejorar el proceso en el camino nos ayudará no sólo a llegar a ese punto, sino quizás incluso a superar esa meta y hacerlo aún mejor de lo que nunca nos propusimos hacer. Entonces, tomémonos un momento ahora mismo y quiero que anotes un gol que te gustaría lograr. Esto podría ser profesional o personal. A continuación, vamos a hablar de cómo descomponer eso en tareas y priorizar esas tareas. Posteriormente en la clase, voy a caminar por cómo voy a descomponer las tareas de lograr mi objetivo personal, que es abrir un café.
4. Cómo priorizar: Entonces, ¿qué significa priorizar? Priorizar significa tener un camino orientado a propósito. Se trata de entender lo que quieres hacer, entender las tareas que se necesitan para llegar, poder dividir esas tareas en pasos procesables, y asegurarte de delegar cualquier otra cosa que se interponga en el camino. Desafortunadamente, cuando se trata de priorizar y productividad, muchos sistemas suelen fallar. Una razón es porque muchas veces no entendemos el por qué detrás de lo que estamos haciendo, pero los sistemas de productividad y priorización suelen fallar por el individuo. Aquí una gran razón es el miedo. El miedo es a menudo una razón por la que no podemos priorizar adecuadamente y conseguir que la tarea cumpla. El miedo puede mantenernos en un bucle de duda propia, lo que dificulta la productividad. Entonces, una vez que enfrentamos nuestros miedos, es mucho más fácil avanzar y lograr más. Otra de las razones por las que fallan muchos sistemas de productividad, es porque muchas veces tenemos demasiado en nuestras placas, tenemos listas de tareas que son demasiado largas. Entonces, veamos algunas técnicas que te ayudan a priorizar lo que tienes que
hacer y asegurarnos de que estás haciendo las tareas que van a tener más impacto. Una técnica es aplicar la regla 80/20 a la hora de planear las tareas a realizar. En la regla 80/20 se establece que el 20 por ciento de sus tareas probablemente va a tener el 80 por ciento del impacto. Entonces, al abordar estas tareas primero y priorizarlas, puedes dejar que otras tareas que podrían no ser tan impactantes caigan por el camino o puedes asignarlas a otra persona. Entonces, una forma en que me gusta pensar en la regla 80/20 en mi vida es considerar que no solo tienes tanto tiempo y energía. Entonces, si tengo dos tareas, digamos, una es hacer un video que tal vez vaya a llegar a 100 personas frente a un boletín bien construido que podría llegar a millones de personas, ¿qué va a tener más impacto? Para mí, será elaborar ese boletín y gastar un poco más de tiempo y esfuerzo en eso, porque sé que eso va a tener una audiencia mucho mayor y va a ser un uso más valioso de mi tiempo. posible que también haya oído hablar de la regla 80/20 cuando se trata de ventas en el mundo empresarial, en que el 80 por ciento de sus ganancias vendrá del 20 por ciento de sus clientes. Entonces, quieres dedicar tu tiempo nutriendo a esos 20 por ciento de tus clientes que van a traer la mayor cantidad de beneficios para tu empresa. Deberías pensar en tus tareas y priorizar las tareas de esa manera porque muchas veces, muchas tareas van a tener rendimientos decrecientes. Entonces, debes enfocar tu tiempo sabiamente en el 20 por ciento de tareas que van a tener el mayor impacto en lo que estás tratando de hacer. Entonces, hay muchos métodos de priorización. Uno de mis favoritos es en realidad la regla de cinco, que fue desarrollada por uno de nuestros fundadores, Joel Spolsky. El concepto detrás de eso, es que nunca tienes más de cinco cosas a la vez en tu lista de tareas pendientes. Debería haber dos tareas en las que estamos trabajando en este momento, dos tareas en las que planeamos trabajar a continuación,
y una tarea en la que la gente podría estar esperando que
trabajemos, en realidad no estamos planeando trabajar. Si bien eso podría parecer contraintuitivo, la idea detrás de eso es ser honestos con nosotros mismos sobre lo que podríamos no estar haciendo, sino también ser honestos con nuestros compañeros de equipo. Esto también permite que sea más fácil delegar tareas a otras personas que podrían ser capaces de
recoger esa tarea a la que simplemente no vas a llegar. Entonces, priorizar y trabajar solo en dos cosas a la vez es realmente importante porque hace un buen uso de nuestros limitados recursos mentales. También nos impide tener demasiada ansiedad por tener demasiado que hacer. Además, si tenemos demasiados artículos en nuestras listas de tareas pendientes, entonces estamos constantemente saltando de ida y vuelta y tenemos cambio de contactos, lo que esencialmente nos hace trabajadores menos efectivos y menos productivos. Entonces, ahora que en realidad tenemos una lista de cosas por hacer manejable entonces no estamos abrumados por la ansiedad de demasiado que hacer, en realidad saltemos a cómo podemos mejor tiempo lograr que se hagan esas tareas.
5. Gestión del tiempo: La primera técnica que mucha gente encuentra realmente útil se llama la Técnica Pomodoro, y lo que esto significa es que estás bloqueando 25 minutos de enfoque ininterrumpido. Si bien eso parece fácil, en realidad
es mucho más difícil de lo que piensas. Sé razonable contigo mismo e intenta comenzar con solo una cuadra al día de 25 minutos de enfoque ininterrumpido. Esto significa que la cabeza hacia abajo, escoge una tarea que se pueda lograr en 25 minutos y poco a poco trabajar en esa tarea, dejando que nada más se arrastre desde el exterior. Si eres capaz de hacer eso, expande lentamente a más y más sesiones Pomodoro de 25 cuadras. A la siguiente técnica se le llama timeboxing y básicamente todos sabemos esto demasiado bien que es demasiado fácil caer en una semana laboral
de 60, 80 horas porque siempre hay tanto que
hacer pero timeboxing establece límites. Dice: “Sólo voy a trabajar 35 o 40 horas a la semana, y voy a hacer mis tareas en ese tiempo”. Al trabajar dentro de ese plazo, vas a ser más efectivo porque te impulsan a
hacerlo y además no vas a extenderte en exceso trabajando una semana de 80 horas, donde acabas de cansarte demasiado y hacer un trabajo inferior. Otra técnica importante es seguir el ritmo ultradiano de tu cuerpo. El ritmo ultradiano está conformado por ciclos de 90 a 120 minutos donde vas a estar en la máxima productividad seguido de arrullos de 20 minutos. Lo que quieres hacer es enfocarte en tus tareas más difíciles durante tus ciclos más productivos y luego en las tareas menos difíciles, menos intensivas mentalmente durante esas arrullas de 20 minutos. Entonces, la siguiente pregunta es ¿cómo encontramos nuestro ritmo ultradiano? Entonces, lo que quieres hacer es registrar y anotar en una escala de 1-10 tu enfoque, energía y motivación por cada hora vigilia, todos los días durante tres semanas. Después de tres semanas, podrás revisar tus registros y empezarás a notar tendencias en tus puntuaciones lo que te permitirá entrar en zona
en tus horas más productivas y en tus días más productivos. Estos son anteriores los días que deberías estar enfocando en tus tareas más difíciles. También es bueno mantener un diario de cuándo te sientes más enérgico y productivo y tomar notas de cualquier circunstancia que pudiera haber impactado ese día. Por ejemplo, tal vez tuviste un resfriado o tal vez te sentiste letárgico después comer para almorzar o tal vez sentiste una ventaja después de un descanso de café por la tarde. Todas estas cosas pueden ayudarte a marcar una vez en tus horas y horarios más productivos para estar trabajando. Al final, toma todos estos hallazgos para averiguar cuándo eres más productivo. Esto podría no ser horario de nueve a cinco. A lo mejor te das cuenta de que en realidad eres un búho nocturno creativo. Lo importante es que estás trabajando cuando vas a trabajar mejor y no estás perdiendo el tiempo para que el resto de tu tiempo
puedas pasar trabajando en otras cosas de tu vida. Cuando intentas administrar tu tiempo de manera efectiva, siempre
es realmente importante saber que no debes ser demasiado duro contigo mismo. Tienes que ser perdonador. No todas las horas son iguales. Podrías tener una hora productiva increíble un momento y el siguiente podría ser un dud. Pero al ser duro contigo mismo y sentirte culpable por esa hora dud, eso sólo significa que vas a llevar la falta de productividad a la siguiente hora. Entiende que tienes momentos productivos y momentos menos productivos y aprovecha los momentos productivos para conseguir tanto como sea posible. Un consejo importante del pro productividad Jess Martin es crear márgenes y esto significa que no crees un horario tan rígido que no
puedes dejar que los momentos productivos fluyan hacia el siguiente. Al tener un horario demasiado rígido, vas a crear instantáneamente burnout porque no vas a permitir descansos o no vas a permitir que el pensamiento creativo continúe
hasta su final natural. Seguro que lo has escuchado una y otra vez pero honestamente crear un equilibrio entre la vida laboral y la vida es clave. Trabajar 80 más horas a la semana te va a quemar. Necesitas alejarte del trabajo y dejar que tu cerebro se recargue. Hacer una actividad creativa, ir a pasear, hacer ejercicio, estas son formas en las que puedes volver a tu trabajo y a tus tareas, reponer y recargar y poder acercarte a ellas con un nuevo ángulo. Otra buena forma de priorizar tus tareas es configurar recordatorios de
calendario que ayuden a dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas. Los recordatorios del calendario te mantendrán en foco y te ayudarán a administrar mejor tu tiempo. Entonces, sé que son muchos consejos y técnicas para administrar el tiempo. En última instancia, tienes que idear un sistema que funcione mejor para ti. Pruebe las cosas, vea qué funciona lo que no. Para mí me encanta una mezcla de los pomodoro heads-down 25 cuadras para hacer tareas y también me encanta mucho timeboxing
asegurándome de que limite mi trabajo a cierta área de mi vida pero aún así tengo tiempo para recargar mi cerebro y volver a mi tareas con una perspectiva fresca, una energía fresca y una mentalidad fresca. Entonces, ahora vamos a sumergirnos en algunas de las herramientas que en realidad
te van a ayudar a priorizar tus tareas y gestionar tu tiempo y hacer las cosas.
6. Tu kit de herramientas: Hay muchas herramientas por ahí que te ayudarán a mejorar tu productividad, hacer más y a colaborar con tu equipo. En esta lección, les voy a mostrar algunas de mis herramientas favoritas y a explicar por qué son tan efectivas. Por supuesto, una de esas herramientas es Trello. Para mí, básicamente no hay nada más satisfactorio que tener una lista de elementos de
lista de comprobación que necesito lograr y cruzar cada uno de ellos mientras termino eso. Ahora ya sea que estés usando pegamento, bolígrafo, y papel, que para mí me encanta la sensación táctil o una app para lograr esto. Descomponer estos artículos en tareas manejables que podemos tachar, nos
ayuda a no sentirnos demasiado sobrecargados de trabajo. Además de tener tareas procesables más pequeñas, significa que llegamos a hacer más en un día y tachar más cosas de nuestras listas, lo que en realidad libera dopamina en el cerebro. La dopamina no sólo nos da ese sentido de satisfacción y euforia, sino que entonces realmente nos motiva a lograr más. Otro ejemplo de un medio para hacer uso surge con las reuniones de equipo. Al igual que una lista de comprobación que estructura lo que vas a hacer de día a día o de semana a semana, una agenda de reunión debe estar bien definida con una lista estructurada de temas a golpear durante esa reunión. Toda reunión debe tener una lista de lo que se va a discutir y quién está dirigiendo la discusión sobre ese tema. Definir los temas a cubrir significa que hay un final definitivo a la reunión. Cuando se han discutido todos los temas, nadie se pierde el tiempo por falta de agenda. Entonces si bien esto podría ser sólo una lista en una hoja de papel o en una pizarra blanca o incluso como un documento compartido, nos parece más efectivo utilizar un tablero de Trello. Por lo que en Trello, creamos una lista para todo lo que queremos discutir durante la próxima reunión. Empezamos con un líder de reunión que va a correr y mantener fluyendo la reunión. Todo el mundo va a crear una tarjeta en la lista para un artículo que les gustaría discutir y agregarse a esa tarjeta. Las personas que quieran discutir un tema durante una reunión pueden agregar más información en tarjetas y proporcionar más información y contactos a los integrantes del equipo. Al tratarse temas, se pueden quitar de la lista, y una vez que no hay más tarjetas en la lista, sabemos que la reunión está hecha. Por supuesto, cuando se trata de hacer los elementos de la lista de tareas pendientes, eso significa que debes enfocarte. El enfoque es clave para la productividad. Una herramienta realmente impresionante es OneTab. Lo que hace OneTab es que toma todas las pestañas abiertas que tienes en tu navegador y las combina en una sola lista en una pestaña. Esto es realmente importante porque al tener las distracciones de todas esas pestañas abiertas, significa que constantemente vas a estar buscando esas pestañas
pensando en otras cosas que hay que hacer y no enfocarte en la tarea que nos ocupa. Al reducir todas esas pestañas abiertas del navegador en una sola lista, te
mantiene enfocado en una tarea que necesitas hacer sin el recordatorio constante de todas las demás tareas que vienen a continuación. Otras tres herramientas realmente geniales son Flipboard, Moment, y Offtime. Estas son excelentes formas de silenciar las distracciones en tu teléfono y en tu navegador, y asegurarte de que no te pierdas ninguna información clave en tu vida. Por supuesto, sé que hay mucho que aceptar, así que por eso todos estarán disponibles. Los enlaces a estas herramientas y más en la sección de recursos de clase. Cuando se trata de ti en el momento, comunicación en
equipo, y sesiones de lluvia de ideas, me encanta usar Slack. Slack es un realmente genial porque me permite comunicarme en el momento con mi equipo distribuido globalmente. Entonces no importa dónde esté nadie, podemos tener una conversación fluida y podemos crear artículos procesables e ir sobre tareas y proyectos en los que estamos trabajando y luego trasladar esos proyectos y tareas a una herramienta de gestión de proyectos como Trello. Obviamente, cuando se trata de una gestión eficaz de proyectos, mantenerme productivo con mi equipo y colaborar y hacer las cosas, me gusta usar Trello. El grandioso de una herramienta como Trello es que me permite obtener una perspectiva visual mi proyecto y de un vistazo ver
en qué tareas se están trabajando, quién está trabajando en qué tarea, y el estado de dónde está cada tarea en mi tubería . Entonces en este ejemplo de aquí, estamos viendo el desarrollo de una app llamada Barker, que es una red social para perros. Como pueden ver, puedo ver qué características queremos construir, qué está en desarrollo en este momento, los plazos para cuándo estamos planeando desarrollar esos, y quién está haciendo qué. También tenemos lo que se está diseñando, lo que se está probando y lo que en realidad se ha lanzado. También podemos hacer un seguimiento de cualquier investigación que hayamos hecho, y realmente sólo mirando este tablero, conozco el estado y estado de cada tarea en la que está trabajando mi equipo. Otra de las grandes herramientas, sobre todo para quienes trabajan con clientes, es Harvest. Harvest te permite rastrear el tiempo y
realizar un seguimiento de cuánto tiempo estás gastando en cada tarea. Lo que es realmente genial es que puedes usarlo como un hackeo de productividad. Porque si haces tareas que estás repitiendo regularmente y estás haciendo un seguimiento del tiempo, puedes ver si estás gastando más tiempo o menos tiempo del que debieras y tal vez puedas reconsiderar cómo puedes ser más eficaz para hacer la tarea, basado en la cantidad de tiempo que esté tomando. Por supuesto, con todas estas herramientas para la productividad personal y de equipo, es importante configurar un flujo de trabajo para que estas herramientas funcionen juntas para que estés maximizando la forma en que haces las cosas contigo mismo y con tu equipo. Esencialmente, es importante considerar qué herramientas son más efectivas para comunicar ciertas cosas. Si es en el momento, es posible que quieras estar en una app como Slack. Si se trata más de una planeación de proyectos a largo plazo, es posible que quieras usar Trello para
desglosar esas tareas porque van a llevar un periodo de tiempo más largo. También es para tu día a día, posible
que quieras tener una lista de chequeo en marcha. Todas estas herramientas pueden trabajar en conjunto para hacer las cosas. Por lo que es realmente importante establecer expectativas sobre cómo quieres que te comuniquen y cómo
comunicarte con otros dentro estas apps para que mantengas una jornada laboral productiva. Eres capaz de hacer las cosas a nivel personal pero también hacer las cosas con tu equipo. Esto podría ser hacerle saber a la gente en Slack que vas a entrar en modo “No molestar” para que puedas hacer más y bajar de cabeza a una tarea. También significa que la gente sepa que estás usando aplicaciones para silenciar las notificaciones
telefónicas en caso de que alguien esté esperando llegar a ti en ese nivel. Con herramientas como
Trello, es realmente útil establecer fechas de vencimiento en tarjetas que puedas gestionar las expectativas de una tarea cuando hayas terminado. También es genial poder facturar con personas usando cosas como ATMenciones y asignando personas a tarjetas para que puedas hacer ping a las personas cuando sea necesario y asegurarte de que la persona que está asignada a una tarea esté trabajando en una tarea. Al tener un conjunto de herramientas para colaborar y comunicarse eficazmente como equipo y construir un enfoque y ser productivo como individuo, significa que no vas a estar trabajando en silos en duplicar tus esfuerzos,
lo que significa, en última instancia, vas a tener una empresa más productiva y exitosa.
7. Productividad por medio de Trello: Entonces, por ahora, hemos aprendido a establecer nuestras metas, priorizar nuestras tareas y gestionar eficazmente el tiempo. También nos hemos metido en muchas herramientas que nos ayudarán a ser más productivos en nuestra vida laboral diaria, y algunos consejos y técnicas para mantener esa productividad. Ahora mismo, quiero juntar eso por completo y
mostrarles cómo podemos lograr uno de nuestros objetivos, que para mí es iniciar un negocio, un café usando Trello. Ahora, muchos de los conceptos aquí se pueden utilizar con cualquier herramienta de su elección, pero les voy a mostrar cómo podemos hacer esto en Trello. Entonces, como dije, mi objetivo es iniciar un café. Entonces, lo que voy a hacer es empezar por crear un tablero de Trello para lograr este objetivo. Voy a nombrar a mi directiva de Trello después de mi meta o proyecto. Entonces, voy a llamar a este inicio un café de negocios. Entonces, lo que tenemos aquí es un tablero de Trello en blanco. Este es esencialmente un lienzo en blanco, donde podemos diseñar nuestras tareas que necesitamos hacer para lograr nuestro objetivo. Entonces, voy a empezar por crear listas,
y las listas van a crear el flujo de trabajo por el que se moverá nuestra tarea. Voy a tener un par de cosas que investigar, yo también voy a tener algunas tareas que voy a necesitar hacer, quiero ver cuando esas tareas se están trabajando con lista de hacer, y quiero ver cuándo se van a hacer esas tareas. Ahora que tengo mi lista de mi flujo de trabajo, lo que quiero hacer es realmente crear algunas tarjetas. Las tarjetas son la unidad fundamental de un tablero de Trello, y pueden simbolizar tareas o contener información a la que quiero acceder más adelante. Entonces, voy a agregar algunas tarjetas a mi pizarra para lo que quiero investigar. Eso será financiamiento, inversionistas y crowdsourcing para mi negocio. Por supuesto, si ya has creado una lista de tareas que quieres lograr en tal vez una hoja de cálculo o en un Google Doc, siempre
puedes importar esa lista de tareas realmente fácilmente a Trello. Entonces, lo que quieres hacer es simplemente resaltar tu lista desde
tu otra app y pegar eso en una nueva tarjeta de Trello, y luego a partir de ahí puedes romper eso en tareas individuales. Entonces, como pueden ver aquí, he configurado 20 tareas que
voy a necesitar cumplir para lanzar mi café. Como mencioné antes, esto es probablemente mucho más de cinco cosas por hacer. Entonces, lo que voy a hacer, es colaborar con algunas personas y traer algunos profesionales que me ayuden a lanzar mi café. Entonces, voy a sumar algunos números a mi pizarra. Voy a dar clic en agregar miembros y m voy a agregar algunas personas a mi mesa directiva para colaborar en este proyecto. Entonces, ahora que he sumado a mis miembros a mi mesa directiva, voy a empezar a delegarles las tareas. Entonces, solo voy a arrastrar a un miembro para agregar y subcartear para asignarlos a esa tarea. Lo genial de Trello es que siempre que alguien esté asignado a una tarea, recibirá una notificación en Trello y vía correo electrónico. De esta forma, saben subirse al tablero de Trello y ver qué tarea les han asignado, para que puedan empezar a trabajar en ello de inmediato. Por supuesto, algunas tareas podrían ser más complejas que otras, por lo que siempre se puede asignar tantas personas como sea necesario a esas tareas. Escribir un plan de negocios va a tomar un par de personas y voy a necesitar que mi equipo legal incorpore. Entonces, voy a asignar a tres personas a esa tarea. No hay límite. Queremos asegurarnos de que la cantidad de personas que están asignadas a una tarea que va a tomar para que esa tarea se haga en la cantidad razonable de tiempo que nos fijamos para lograr esta tarea. Entonces, ahora como pueden ver, originalmente teníamos muchas cosas que hacer que hubieran sido abrumadoras, pero ahora todas estas tareas se separan en trozos manejables que cada persona de mi equipo puede tomar y terminar. Esto lentamente nos llevará a construir nuestro café y lanzar y abrir nuestro café. Entonces, a continuación quiero establecer algunos plazos para estas tareas y al hacerlo, voy a añadir una fecha de vencimiento a la tarjeta. Entonces, puedo hacer clic en una tarjeta para abrir una tarjeta. Como puedes ver, hay mucha más información que se puede agregar a la tarjeta en la descripción de la tarjeta o en un comentario y hay muchas acciones que podemos realizar. Entonces, lo que voy a hacer, es que voy a dar clic en fecha de vencimiento, y voy a fijar una fecha de vencimiento para el 29 de julio y guardar eso en esta tarjeta. De esta manera, mis compañeros de equipo, Marqeus y Priscilla sabrán que para el 29 de julio, tenemos que tener este plan de negocios escrito y listo para que nuestros inversionistas lo vean. Dado que algunas de estas tareas son un poco más complejas, quiero romperlas en pasos individuales. Por ejemplo, la construcción de un sitio web. Construir un sitio web no es algo que se vaya a hacer en un día. En eso hay muchas subtareas involucradas. Entonces, voy a crear una lista de chequeo en la tarjeta, y puedo romper los pasos que requieren que demos para construir un sitio web. Entonces, vamos a hacer una maqueta de wireframe. Vamos a hacer algunos diseños. Nosotros lo vamos a desarrollar,
y lo vamos a lanzar, que mis compañeros ahora pueden trabajar y se sentirán abrumados por sólo tener que construir un sitio web de una sola vez. Podrán pasar paso a paso por la lista de comprobación y cumplir todas las tareas necesarias para que se ponga en marcha este sitio web. A medida que completan los elementos de la lista comprobación, pueden comprobarlos y como vemos, hay una barra de progreso que muestra lo cerca que estamos de terminar esa tarea. Todos estamos hechos. Ese bar es verde y todos van a estar realmente contentos de que el sitio web esté listo para lanzarse. Por ahora, nos hemos fijado el objetivo de abrir un café y construirlo en un tablero de Trello. Hemos roto todas las tareas y pasos involucrados en tarjetas de Trello, hemos delegado esas tareas al equipo. He demostrado cómo se pueden asignar fechas de vencimiento a las tarjetas para priorizar cuándo se deben completar esas tareas, y hemos agregado listas de comprobación a las tarjetas para separar esas grandes tareas en tareas manejables más pequeñas. Ahora, empecemos a poner en movimiento estas tareas. Como se puede ver, las tareas ahora están pasando de hacer, a hacer, a realizar. Puedo abrir una tarjeta en la lista hecha, y ver que todos los artículos han sido revisados. También puedo abrir una tarjeta en mi lista de tareas, como los de crear reglamentos, y puedo ver que los reglamentos en los que se están trabajando se habían adjuntado a esta tarjeta y puedo saltar fácilmente a ellos y mirar los reglamentos. Puedo @ mencionó, mi miembro de la junta que está asignado a esta tarea Andre y preguntar, ¿cómo van las cosas para checar. De esta forma, podemos comunicarnos en tiempo real y puedo obtener retroalimentación para ver si necesita ayuda, si hay algún bloqueo de carretera, si las cosas están avanzando, y esperamos llegar a esta fecha de vencimiento del 18 de julio. También podrías notar que he aplicado algunas etiquetas a estas tarjetas. Estas etiquetas son para diferentes equipos que están trabajando en diferentes tareas, como legal, marketing, finanzas, y operaciones. En lo que realmente es genial es que ahora de un vistazo, puedo mirar mi pizarra y asegurarme de que ningún equipo esté abrumado con el trabajo o que tengan demasiado ya sea en su plato en este momento. Esta es sólo otra forma de visualizar no sólo lo que los miembros están haciendo qué tareas, sino qué equipos están haciendo qué tareas. Entonces, puedo obtener una visión general de quién está haciendo qué y qué departamentos están haciendo qué para lograr nuestros objetivos y hacer estas tareas. Otra gran característica de Trello, es que no sólo se puede ver cuando las tarjetas están en sus diversas listas estados desde me gusta hacer,
haciendo, hecho o en su camino por su ducto hasta su finalización, sino que también se puede ver tarjetas con fechas de vencimiento en ellas en una vista de calendario. Al mirar las cosas en una vista de calendario, obtengo una perspectiva diferente en cuanto a si voy a estar llegando o no a mis plazos. Hoy es el 15 y puedo mirar las semanas venideras y ver qué tarjetas necesitan ser cumplidas. Por ejemplo, tal vez me doy cuenta de que no voy a golpear este objetivo y necesitamos dar otro día en este proyecto, así que lo voy a mover en mi calendario y actualizar la fecha de vencimiento en esa tarjeta al 19. Como mencioné antes, es realmente importante priorizar las tareas. Una cosa con Trello es que puedes arrastrar cartas en una lista para priorizarlas. Entonces, lo que sea que sea necesario para subir primero a la cima de la lista, mi equipo sabrá que son las tareas más importantes que necesitamos lograr primero y luego
pueden tomar esas tareas y moverlas a hacer para empezar a trabajar en esas tareas. Otro concepto clave como gerente o CEO o líder de equipo, es simplemente asegurarse de que nadie tenga demasiado en su plato. Entonces, lo que puedo hacer es en realidad puedo filtrar fácilmente mi tablero y ver quién está asignado a qué tareas y rápidamente ver cuántas tareas tienen. Entonces, esta es una gran manera de ver quién podría tener mucho en su plato y quién podría tener algo de ancho de banda para hacer más cosas. Como puedes ver, Amy sólo como una tarjeta que está haciendo ahora mismo, pero Andre tiene cerca de tres tareas que él está haciendo. Entonces, lo que puedo hacer es asignar a Amy a una de las tareas de Andre, quitar a Andre de esa tarjeta, y aligerarme es cargar un poco. Como mencioné antes, las etiquetas son una gran manera de agregar más datos visuales a un tablero. Lo que es realmente genial es, digamos que nuestro equipo de operaciones tiene una reunión, usando la función de filtro, pueden ver fácilmente dónde están
las tarjetas de operaciones y podrían ver qué hay que hacer, hacer y hacer. Aquí, vemos que las operaciones tienen mucho que hacer y no se han hecho mucho. Entonces, tal vez podamos abordar cuáles son los bloqueos de carretera, tal vez necesitamos contratar más personal o tal vez el equipo no sea tan productivo porque alguien ha estado enfermo o algo así. Entonces, déjame afinar y tal vez qué tareas no se están
haciendo y qué se está haciendo y asegurándome de que mi equipo sea eficiente y productivo y que siempre estamos moviendo las cosas para lograr nuestro objetivo. Como puedes ver, utilizamos Trello para implementar algunos de estos consejos de productividad y colaboración, y técnicas mencionadas anteriormente. Hemos establecido nuestra meta, hemos establecido las tareas necesarias para lograr ese objetivo, hemos asignado y delegado esas tareas, establecido plazos para esas tareas, y hemos trasladado esas tareas de a hacer, a hacer, a hacer, a lograr el objetivo de abrir nuestro café.
8. Conclusión: Yo quiero agradecerles tanto por tomar esta clase. Sé que hemos cubierto mucho terreno y mucha información. Hemos puesto muchas cosas en los recursos de la clase y como bono, incluso
hay información adicional para ti sobre cómo maximizar tu productividad en tu oficina por tu entorno laboral y cómo mantener la productividad como nómada digital. Sin embargo, al final del día queremos hacernos estas cinco preguntas para
asegurarnos de que estamos maximizando la productividad personal. ¿ Estás haciendo las cosas antes de los plazos? ¿ Estás rebasando tus metas y yendo por encima y más allá de lo que te propones hacer? ¿ Estás recibiendo la retroalimentación que deseas de tus clientes y de tu equipo cuando termines un proyecto? ¿ Estás contento y satisfecho con el trabajo que estás haciendo? ¿ Eres sistema de productividad trabajando para ti? Al separarse, espero que logres cada meta que te propongas en tu vida, ya sea por trabajo o por personal. Espero que mantengas una vida productiva y fructífera y que hagas todo lo que te propones hacer.
9. Más clases sobre productividad:
Brian Cervino, Product Marketing Manager at Trello
