Transcrições
1. Introdução: Ei, meu nome é Brian Cervino. Sou o gerente de marketing de produtos da Trello. Então, Trello é uma ferramenta de colaboração visual que permite a
qualquer pessoa organizar projetos com qualquer pessoa, em
qualquer lugar do mundo. No meu dia a dia, trabalho com as equipes de vendas e
marketing de produtos para ajudar a desenvolver e lançar novos recursos. O curso de hoje é tudo sobre produtividade e garantir que você está realizando não apenas o que você precisa fazer, mas também o que você quer fazer. Vamos mergulhar nas ferramentas que realmente vão mudar o seu dia a dia,
ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho melhor, ajudá-lo a colaborar com rotinas melhores e se comunicar de forma mais eficaz, para que não só você fazendo mais do que você já fez antes, você estará fazendo isso com mais sucesso. Então, esta classe é voltada para qualquer um que queira não só aprender as filosofias por trás de como ser mais produtivo, mas também ver essas ferramentas em ação, tendências tecnológicas
atuais e aplicativos que estão realmente fazendo isso mais fácil de ser mais produtivo no seu dia-a-dia. Ter um sistema de produtividade forte é importante não só na minha vida profissional na Trello, quer esteja trabalhando com gerenciamento de conteúdo ou lançando qualquer campanha de marketing, mas também na minha vida pessoal quando estou trabalhando em música com clientes ou estou planejar umas férias ou uma festa ou até mesmo apenas organizar minhas receitas favoritas. Vamos começar mergulhando exatamente no que é produtividade.
2. O que é produtividade: Então eu acho que a pergunta de 1 milhão de dólares aqui é, o que é produtividade? Claro, você já ouviu isso definido por tantas pessoas de tantas maneiras. Em última análise, a produtividade não se trata apenas de fazer as coisas, mas sim de garantir que você esteja fazendo as coisas certas
no prazo certo de forma bem-sucedida e eficaz. Então isso começa estabelecendo metas realistas, dividindo essas metas em tarefas acionáveis, e no final de tudo, perguntando a si mesmo, eu
realizei algo significativo no que me proponho fazer? Para mim, pessoalmente, produtividade significa que eu tenho apenas uma quantidade finita de tempo, recursos finitos. Mas tenho muito que quero fazer com a minha vida. Tenho muitas ambições de carreira. Tenho muitas ambições pessoais de vida. Estou trabalhando com muitas pessoas o tempo todo, e eu só quero ter certeza de que eu vejo através do que eu me proponho fazer. Ter um bom sistema de produtividade no fluxo de trabalho ordenado e eficaz que você gosta é ótimo não só para o trabalho, seja para gerenciamento de projetos ou para iniciar um novo negócio ou lançar um projeto paralelo, também
é realmente ótimo para o seu vida. Talvez estejas a planear um casamento ou a planear uma festa de Natal. Ser produtivo significa que você será capaz de gerenciar o tempo
todo de sua vida melhor e fazer mais. Neste ponto, eu gostaria de transformar as coisas para você e fazer você se perguntar, o que você quer realizar? Gostaria de fazer mais coisas na sua vida? Quais metas você quer começar a definir para que você possa cumprir e alcançar todos os projetos que você se propôs a fazer? Então, em seguida, vamos mergulhar profundamente na definição de metas, priorização de tarefas para atingir essas metas e gerenciamento de tempo especializado.
3. Objetivos, prioridades e execução: Então, a questão é como começamos a ser produtivos? A primeira coisa é que vamos querer estabelecer os objetivos que queremos alcançar. Se você vai priorizar as tarefas envolvidas na consecução desse objetivo, dividindo-o passo a passo em itens acionáveis, e vamos executar dentro de um cronograma definido. A primeira coisa que queremos fazer é nos perguntar, qual é o objetivo que queremos alcançar? Idealmente, essa é a coisa pela qual somos verdadeiramente apaixonados, algo que queremos acordar todas as manhãs, algo que conhecemos e nos preocupamos. Então, vamos começar visualizando o que é esse objetivo e a linha de chegada. A partir daí, vamos quebrá-lo de volta e considerar todas as tarefas e passos para chegar a esse objetivo. Então, fazer um plano eficaz não é apenas sobre o que eu quero fazer no dia-a-dia, mas também o que eu quero ser a longo prazo. Então, anote cada passo ao longo do caminho e também anote o quadro geral. referência a isso todos os dias para que ele se torne parte do seu pensamento subconsciente. Isso ajudará a melhorar sua confiança de que você pode alcançar esse objetivo e ajudá-lo a executar tarefas de forma mais eficaz. Quando você define um objetivo e você começa a trabalhar nas tarefas para atingir esse objetivo, muitas vezes você vai perder a perspectiva e não entender mais o porquê do que você está tentando alcançar. Certifique-se de que você tomar tempo para recuar e refletir, e entender que uma vez permite que uma tarefa mundana é uma parte de um projeto maior que vai trazer um monte de realização para a sua vida. Outra coisa a reconhecer é que alcançar seus objetivos muitas vezes requer colaboração com outras pessoas. Quanto mais cedo você reconhecer seus pontos fortes e fracos, será mais fácil delegar as tarefas do que você pode não conseguir também a outros para ajudar a cumprir sua visão maior. Também é sempre importante melhorar constantemente. Isso não significa apenas melhorar os passos necessários para alcançar seu objetivo ou seu sistema de produtividade ou até mesmo você mesmo. Sabendo não só o porquê de você querer atingir esse objetivo, melhorar o processo ao longo do caminho nos ajudará não só a chegar a esse ponto, mas talvez até mesmo exceder esse objetivo e fazer ainda melhor do que jamais nos propusemos fazer. Então, vamos tirar um momento agora e eu quero que você anote um objetivo que você gostaria de alcançar. Isto pode ser profissional ou pessoal. Em seguida, vamos falar sobre como
dividir isso em tarefas e priorizar essas tarefas. Mais tarde na aula, eu vou explicar como eu vou
quebrar as tarefas de alcançar meu objetivo pessoal, que é abrir um café.
4. Como priorizar: Então, o que significa priorizar? Priorização significa ter um caminho orientado para fins específicos. Trata-se de entender o que você quer fazer, compreender as tarefas necessárias para chegar lá, ser capaz de dividir essas tarefas em etapas acionáveis e certificar-se de delegar quaisquer outras coisas que fiquem no caminho. Infelizmente, quando se trata de priorização e produtividade, muitos sistemas geralmente falham. Uma das razões é porque muitas vezes não entendemos o porquê por trás do que estamos fazendo, mas os sistemas de produtividade e a priorização muitas vezes falham por causa do indivíduo. Uma grande razão aqui é o medo. O medo é muitas vezes uma razão pela qual somos incapazes de priorizar adequadamente e conseguir realizar a tarefa. O medo pode nos manter em um ciclo de auto-dúvida, o que dificulta a produtividade. Assim, uma vez que enfrentamos nossos medos, é muito mais fácil seguir em frente e conseguir mais. Outra razão pela qual muitos sistemas de produtividade falham, é porque muitas vezes temos muito em nossas placas, temos listas de afazeres que são muito longas. Então, vamos analisar algumas técnicas que ajudam você a priorizar o que você tem que
fazer e garantir que você está realizando as tarefas que terão o maior impacto. Uma técnica é aplicar a regra 80/20 ao planejar as tarefas a serem feitas. A regra 80/20 afirma que 20% de suas tarefas provavelmente terão 80% do impacto. Portanto, ao abordar essas tarefas primeiro e priorizá-las, você pode permitir que outras tarefas que podem não ser tão impactantes
fiquem à margem do caminho ou você pode atribuí-las a outra pessoa. Então, uma maneira que eu gosto de pensar sobre a regra 80/20 na minha vida é considerar que você não tem apenas tanto tempo e energia. Então, se eu tiver duas tarefas, digamos, uma é fazer um vídeo que talvez chegue a 100 pessoas contra um boletim bem construído que possa chegar a milhões de pessoas, o que vai ter mais impacto? Para mim, será elaborar aquele boletim informativo e gastar um pouco mais de tempo e esforço nisso, porque eu sei que isso vai ter um público muito maior e vai ser um uso mais valioso do meu tempo. Você também pode ter ouvido falar da regra 80/20 quando se trata de vendas no mundo dos negócios, em que 80 por cento de seus lucros virão de 20% de seus clientes. Então, você quer gastar seu tempo alimentando aqueles 20 por cento de seus clientes que vão trazer o maior lucro para sua empresa. Você deve pensar em suas tarefas e priorização de tarefas dessa maneira porque muitas vezes,
muitas tarefas vão ter retornos decrescentes. Então, você deve focar seu tempo sabiamente nos 20% das tarefas que terão o maior impacto no que você está tentando fazer. Então, há muitos métodos de priorização. Um dos meus favoritos é, na verdade, a regra dos cinco, que foi desenvolvida por um de nossos fundadores, Joel Spolsky. O conceito por trás disso, é que você nunca tem mais de cinco coisas de cada vez em sua lista de tarefas. Deve haver duas tarefas em que estamos trabalhando agora, duas tarefas que planejamos trabalhar em seguida, e uma tarefa na qual as pessoas podem estar esperando que
trabalhemos, na verdade não estamos planejando trabalhar. Embora isso possa parecer contra-intuitivo, a idéia por trás disso é ser honesto com nós mesmos sobre o que podemos não estar fazendo, mas também para ser honesto com nossos companheiros de equipe. Isso também permite que seja mais fácil delegar tarefas a outras pessoas que podem ser capazes de
pegar essa tarefa que você simplesmente não vai conseguir. Então, priorizar e trabalhar em apenas duas coisas ao mesmo tempo é realmente importante porque faz bom uso de nossos limitados recursos mentais. Também nos impede de ter muita ansiedade de ter muito o que fazer. Além disso, se temos muitos itens em nossas listas de tarefas, então estamos constantemente pulando para frente e para trás e temos troca de contato, que essencialmente nos torna menos efetivos e menos produtivos trabalhadores. Então, agora que nós realmente temos uma lista de tarefas gerenciável, então não estamos sobrecarregados com a ansiedade de muito o que fazer, vamos realmente pular em como podemos melhor tempo gerenciar para realizar essas tarefas.
5. Gerenciamento do tempo: A primeira técnica que muitas pessoas acham realmente útil é chamada de Técnica Pomodoro, e o que isso significa é que você está bloqueando 25 minutos de foco ininterrupto. Embora isso pareça fácil, na verdade
é bem mais difícil do que você pensa. Seja razoável consigo mesmo e tente começar com apenas um bloco por dia de 25 minutos de foco ininterrupto. Isso significa cabeças para baixo, escolher uma tarefa que pode ser realizada em 25 minutos e trabalhar lentamente nessa tarefa, deixando nada mais entrar do lado de fora. Se você é capaz de fazer isso, expanda lentamente para mais e mais sessões Pomodoro de 25 blocos. A próxima técnica é chamada timeboxing e basicamente todos nós sabemos isso muito bem que é muito fácil cair em uma semana de trabalho
de 60, 80 horas porque há sempre muito a ser feito, mas timeboxing define limites. Diz: “Eu só vou trabalhar 35 ou 40 horas por semana, e eu vou fazer minhas tarefas nesse tempo.” Trabalhando dentro desse período de tempo, você será mais eficaz porque você está motivado a
fazê-lo e também você não vai se estender demais trabalhando uma semana de 80 horas, onde você acaba ficando muito cansado e faz um trabalho inferior. Outra técnica importante é seguir o ritmo ultradiano do seu corpo. O ritmo ultradiano é composto por ciclos de 90 a 120 minutos, onde você
estará no pico de produtividade seguido de calouros de 20 minutos. O que você quer fazer é se concentrar em suas tarefas mais difíceis durante seus ciclos mais produtivos e, em seguida, nas tarefas menos difíceis, menos intensas mentalmente durante essas calamidades de 20 minutos. Então, a próxima pergunta é como encontramos nosso ritmo ultradiano? Então, o que você quer fazer é registrar e marcar em uma escala de 1-10 seu foco, energia e motivação para cada hora de vigília, todos os dias por três semanas. Após três semanas, você pode revisar seus registros e você começará a notar tendências em suas pontuações, o que permitirá que você se aproxime suas horas mais produtivas e de seus dias mais produtivos. Estes são os dias anteriores em que você deve estar se concentrando em suas tarefas mais difíceis. Também é bom manter um diário de quando você está se sentindo mais enérgico e produtivo e fazendo anotações de quaisquer circunstâncias que possam ter afetado naquele dia. Por exemplo, talvez você tenha tido um resfriado ou talvez tenha se sentido letárgico depois comer no almoço ou talvez tenha sentido uma vantagem depois de uma pausa para o café da tarde. Todas essas coisas podem ajudá-lo a discar mais uma vez
em suas horas e horários mais produtivos para trabalhar. No final, pegue todas essas descobertas para descobrir quando você é mais produtivo. Esta pode não ser uma agenda de nove a cinco. Talvez você descubra que você é realmente uma coruja noturna criativa. O importante é que você está trabalhando quando você vai trabalhar melhor e você não está desperdiçando seu tempo para que o resto do seu tempo você possa gastar trabalhando em outras coisas em sua vida. Ao tentar gerenciar seu tempo de forma eficaz, é sempre muito importante saber que você não deve ser muito duro consigo mesmo. Você tem que perdoar. Nem todas as horas são iguais. Você pode ter uma hora produtiva incrível em um momento e a próxima pode ser um fracasso. Mas sendo duro consigo mesmo e se sentindo culpado por essa hora ruim, isso significa que você vai levar
a falta de produtividade para a próxima hora. Entenda que você tem momentos produtivos e momentos menos produtivos e aproveite os momentos produtivos para fazer o máximo possível. Uma dica importante da produtividade pro Jess Martin é criar margens e isso significa que não crie um cronograma tão rígido que você não
pode deixar momentos produtivos fluírem para o próximo. Por ter um cronograma muito rígido, você vai criar instantaneamente burnout porque você não vai permitir intervalos ou você não vai permitir que o pensamento criativo continue
até seu fim natural. Tenho certeza que você já ouviu isso várias vezes, mas honestamente criar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é fundamental. Trabalhar 80 horas por semana vai acabar com você. Você precisa se afastar do trabalho e deixar seu cérebro recarregar. Fazendo uma atividade criativa, indo para uma caminhada, exercitando-se, estas são maneiras que você pode voltar ao seu trabalho e suas tarefas, reabastecer e recarregar e ser capaz de abordá-los com um novo ângulo. Outra boa maneira de priorizar suas tarefas é configurar lembretes de
calendário que ajudam a dividir tarefas grandes em tarefas menores. Os lembretes do calendário irão mantê-lo focado e ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo. Então, eu sei que isso é um monte de dicas e técnicas para gerenciar o tempo. Em última análise, você tem que criar um sistema que funcione melhor para você. Experimente as coisas, veja o que funciona o que não funciona. Para mim eu amo uma mistura do Pomodoro heads-down 25 blocos para fazer tarefas e eu também amo timeboxing
certificando-se de que eu limitar o meu trabalho para determinada área da minha vida, mas ainda tenho tempo para recarregar meu cérebro e voltar para o meu tarefas com uma nova perspectiva, uma nova energia e uma nova mentalidade. Então, agora vamos mergulhar em algumas das ferramentas que realmente ajudarão
você a priorizar suas tarefas, gerenciar seu tempo e fazer as coisas.
6. Seu kit de ferramentas: Existem muitas ferramentas por aí que o ajudarão a melhorar a sua produtividade, a fazer mais e a colaborar com a sua equipa. Nesta lição, vou mostrar algumas das minhas ferramentas favoritas e explicar por que elas são tão eficazes. Claro, uma dessas ferramentas é Trello. Para mim, basicamente não há nada mais satisfatório do que ter uma lista de itens de
lista de verificação que eu preciso realizar e riscar cada um deles como eu terminar isso. Agora, se você está usando cola, caneta e papel, que para mim eu amo a sensação tátil ou um aplicativo para realizar isso. Dividir esses itens em tarefas gerenciáveis que podemos riscar, nos
ajuda a não nos sentirmos sobrecarregados com o trabalho. Além disso, ter tarefas acionáveis menores, significa que podemos fazer mais em um dia e riscar mais coisas de nossas listas, que na verdade libera dopamina no cérebro. dopamina não só nos dá essa sensação de satisfação e euforia, mas então realmente nos motiva a realizar mais. Outro exemplo de uma mídia para fazer uso surge com reuniões de equipe. Como uma lista de verificação que estrutura o que você vai fazer de dia para dia ou semana para semana, uma agenda de reunião deve ser bem definida com uma lista estruturada de tópicos a serem atingidos durante essa reunião. Cada reunião deve ter uma lista do que está a ser discutido e quem está a liderar a discussão sobre esse assunto. Definir os tópicos a serem abordados significa que há um fim definitivo para a reunião. Quando todos os temas foram discutidos, ninguém perde tempo por falta de agenda. Então, embora isso possa ser apenas uma lista em uma folha de papel ou em um quadro branco ou até mesmo como um documento compartilhado, achamos que é mais eficaz usar um quadro Trello. Então, em Trello, criamos uma lista para tudo o que queremos discutir durante a próxima reunião. Começamos com uma pista de reunião que vai passar e manter a reunião fluindo. Todo mundo vai criar um cartão na lista para um item que gostaria de discutir e adicionar-se a esse cartão. As pessoas que desejam discutir um tópico durante uma reunião podem adicionar mais informações sobre cartões e fornecer mais informações e contatos aos membros da equipe. Como os tópicos são abordados, eles podem ser removidos da lista, e uma vez que não há mais cartões na lista, sabemos que a reunião está concluída. Claro, quando se trata de obter itens de lista de tarefas feitas, isso significa que você precisa se concentrar. Focar é a chave para a produtividade. Uma ferramenta realmente incrível é OneTab. O OneTab faz é pegar todas as abas abertas que você tem em seu navegador e combiná-las em uma lista em uma guia. Isso é realmente importante porque ter as distrações de todas essas abas abertas, significa que você vai constantemente procurar essas guias
pensando em outras coisas que precisam ser feitas e não se concentrar na tarefa em mãos. Ao encolher todas as abas abertas do navegador em uma lista, mantém você focado em uma tarefa que você precisa fazer sem o lembrete constante de todas as outras tarefas que vêm a seguir. Três outras ferramentas realmente legais são Flipboard, Moment e Offtime. Estas são excelentes formas de silenciar as distrações no telemóvel e no browser e certificar-se de que não está a perder quaisquer informações importantes na sua vida. Claro, eu sei que há muito para absorver, então é por isso que tudo estará disponível. Os links para essas ferramentas e muito mais na seção de recursos de classe. Quando se trata de você no momento, comunicação em
equipe e sessões de brainstorming, eu adoro usar o Slack. Slack é realmente um grande porque ele me permite me comunicar
no momento com minha equipe globalmente distribuída. Então, não importa onde alguém esteja, podemos ter uma conversa fluida e podemos criar itens acionáveis e rever tarefas e projetos em que estamos trabalhando e, em seguida, mover esses projetos e tarefas para uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Trello. Obviamente, quando se trata de gerenciamento eficaz de projetos, permanecer produtivo com minha equipe e colaborar e fazer as coisas, eu gosto de usar o Trello. O melhor de uma ferramenta como o Trello é que ela me permite ter uma perspectiva
visual do meu projeto e ver rapidamente quais tarefas estão sendo trabalhadas,
quem está trabalhando em que tarefa e o status de onde cada tarefa está no meu pipeline . Então, neste exemplo aqui, estamos olhando para o desenvolvimento de um aplicativo chamado Barker, que é uma rede social para cães. Como você pode ver, eu posso ver quais recursos queremos construir, o que está em desenvolvimento agora, os prazos para quando estamos planejando desenvolvê-los, e quem está fazendo o quê. Também temos o que está sendo projetado, o que está sendo testado e o que realmente foi lançado. Nós também podemos manter o controle de qualquer pesquisa que fizemos, e realmente olhando para este quadro, eu sei o status e estado de cada tarefa que está sendo trabalhada pela minha equipe. Outra grande ferramenta, especialmente para aqueles que trabalham com clientes, é o Harvest. O Colheita permite que você acompanhe o tempo e acompanhe quanto tempo você está gastando em cada tarefa. O que é realmente legal é que você pode usá-lo como um hack de produtividade. Porque se você tarefas que você está repetindo regularmente e você está acompanhando o tempo, você pode ver se você está gastando mais tempo ou menos tempo do que deveria e talvez ser capaz de reconsiderar como você pode ser mais eficaz para realizar a tarefa, com base na quantidade de tempo que está levando. É claro que, com todas essas ferramentas para produtividade pessoal e de equipe, é importante configurar um fluxo de trabalho para que essas ferramentas funcionem juntas para que você esteja maximizando a maneira de fazer as coisas com você mesmo e com sua equipe. Essencialmente, é importante considerar quais ferramentas são mais eficazes para comunicar certas coisas. Se estiver no momento, talvez você queira estar em um aplicativo como o Slack. Se for mais um planejamento de projeto de longo prazo, você pode querer usar o Trello para
detalhar essas tarefas porque elas vão demorar um período de tempo mais longo. Também é para o seu dia a dia, você pode querer ter uma lista de verificação. Todas essas ferramentas podem trabalhar juntas para fazer as coisas. Portanto, é realmente importante definir expectativas sobre como você deseja se comunicar e como se comunicar com outras pessoas dentro
desses aplicativos para que você mantenha um dia de trabalho produtivo. Você é capaz de fazer as coisas em um nível pessoal , mas também fazer as coisas com sua equipe. Isso pode ser deixar as pessoas saberem no Slack que você vai entrar no modo “Não
perturbe” para que você possa fazer mais e ir de cabeça para baixo em uma tarefa. Isso também significa que as pessoas saibam que você está usando aplicativos para silenciar notificações
telefônicas caso alguém esteja esperando chegar a você nesse nível. Com ferramentas como o Trello, é muito útil definir datas de vencimento em cartões que você pode gerenciar as expectativas de uma tarefa quando terminar. Também é ótimo poder fazer check-in com as pessoas usando itens como ATMentions e atribuir pessoas a cartões para que você possa fazer ping em pessoas quando necessário e certificar-se de que a pessoa atribuída a uma tarefa está trabalhando em uma tarefa. Ter um conjunto de ferramentas para colaborar e se comunicar de forma eficaz como uma equipe e construir um foco e ser produtivo como um indivíduo, significa que você não vai trabalhar em silos para dobrar seus esforços, o
que significa, em última análise, você vai ter uma empresa mais produtiva e bem-sucedida.
7. Produtividade através do Trello: Então, agora, aprendemos como definir nossos objetivos, priorizar nossas tarefas e gerenciar efetivamente o tempo. Também temos muitas ferramentas que nos ajudarão a ser mais produtivos em nosso cotidiano de trabalho, além de algumas dicas e técnicas para manter essa produtividade. Agora, eu quero trazer tudo isso para
você e mostrar como podemos alcançar um de nossos objetivos, que para mim é começar um negócio, um café usando Trello. Muitos dos conceitos aqui podem ser usados com qualquer ferramenta de sua escolha, mas vou mostrar como podemos fazer isso em Trello. Então, como eu disse, meu objetivo é começar um café. Então, o que eu vou fazer é começar criando um tabuleiro Trello para alcançar esse objetivo. Vou nomear meu conselho Trello como meu objetivo ou projeto. Então, eu vou chamar isso de começar um café de negócios. Então, o que temos aqui é uma placa de Trello em branco. Esta é essencialmente uma tela em branco, onde podemos definir nossas tarefas que precisamos fazer para alcançar nosso objetivo. Então, eu vou começar criando listas,
e listas estão indo para criar o fluxo de trabalho que nossa tarefa irá passar. Eu vou ter um par de coisas para pesquisar, eu vou ter também algumas tarefas que eu vou precisar fazer, eu quero ver quando essas tarefas estão sendo trabalhadas em fazendo lista, e eu quero ver quando essas tarefas vão ser feitas. Agora que eu tenho minha lista de meu fluxo de trabalho, o que eu quero fazer é realmente criar alguns cartões. Cartões são a unidade fundamental de um tabuleiro Trello, e eles podem simbolizar tarefas ou armazenar informações que eu quero acessar mais tarde. Então, eu vou adicionar alguns cartões ao meu quadro para o que eu quero pesquisar. Isso será financiamento, investidores e crowdsourcing para o meu negócio. Claro, se você já criou uma lista de tarefas que deseja realizar em talvez uma planilha ou em um Documento do Google, você sempre pode importar essa lista de tarefas facilmente para o Trello. Então, o que você quer fazer é simplesmente destacar sua lista de seu outro aplicativo e colar isso em um novo cartão Trello,
e, em seguida, você pode dividi-lo em tarefas individuais. Então, como você pode ver aqui, eu configurei 20 tarefas que eu
vou precisar realizar para lançar meu café. Como mencionei anteriormente, isto é provavelmente muito mais do que cinco coisas a fazer. Então, o que eu vou fazer, é colaborar com algumas pessoas e trazer alguns profissionais para me ajudar a lançar meu café. Então, vou adicionar alguns números ao meu quadro. Vou clicar em adicionar membros e vou adicionar algumas pessoas ao meu quadro para colaborar neste projeto. Então, agora que adicionei meus membros ao meu conselho, vou começar a delegar as tarefas a eles. Então, eu só vou arrastar um membro para adicionar e undercard para atribuí-los a essa tarefa. O que é ótimo sobre o Trello é que sempre que alguém for designado para uma tarefa, ele receberá uma notificação no Trello e via e-mail. Dessa forma, eles sabem entrar no tabuleiro do Trello e ver qual tarefa foi atribuída, para que possam começar a trabalhar nela imediatamente. É claro que algumas tarefas podem ser mais complexas do que outras, então você sempre pode atribuir quantas pessoas forem necessárias para essas tarefas. Escrever um plano de negócios vai levar algumas
pessoas e vou precisar da minha equipa jurídica para incorporar. Então, eu vou designar três pessoas para essa tarefa. Não há limite. Queremos ter certeza de que a quantidade de pessoas que são atribuídas a uma tarefa que vai levar para fazer
essa tarefa no tempo razoável que definimos para realizar essa tarefa. Então, como você pode ver, originalmente tínhamos muitas coisas para fazer que teriam sido esmagadoras, mas agora todas essas tarefas estão divididas em pedaços gerenciáveis que cada pessoa da minha equipe pode pegar e terminar. Isto vai levar-nos lentamente a construir o nosso café e lançar e abrir o nosso café. Então, em seguida, eu quero definir alguns prazos para essas tarefas e, ao fazer isso, eu vou adicionar uma data de vencimento ao cartão. Então, eu posso clicar em um cartão para abrir um cartão. Como você pode ver, há muito mais informações que podem ser adicionadas ao cartão na descrição
do cartão ou em um comentário e há muitas ações que podemos tomar. Então, o que eu vou fazer, é clicar na data de vencimento, e eu vou definir uma data de vencimento para 29 de julho e salvar isso para este cartão. Desta forma, meus companheiros de equipe, Marqeus e Priscilla saberão que até 29 de julho, temos que ter este plano de negócios escrito e pronto para nossos investidores verem. Como algumas dessas tarefas são um pouco mais complexas, quero dividi-las em etapas individuais. Por exemplo, a construção de um site. Construir um site não é algo que vai ser feito em um dia. Há muitas subtarefas envolvidas nisso. Então, eu vou criar uma lista de verificação no cartão, e eu posso quebrar os passos que eles exigem que nós tomemos para construir um site. Então, nós vamos fazer um wireframe maquete. Nós vamos fazer alguns projetos. Vamos desenvolvê-lo,
e vamos lançá-lo, no qual meus colegas de equipe agora podem trabalhar e se sentirão sobrecarregados por apenas ter que construir um site de uma só vez. Eles podem passar passo a passo pela lista de verificação e realizar todas as tarefas necessárias para que este site seja lançado. À medida que completam os itens da lista de verificação, eles podem verificá-los e, como vemos, há uma barra de progresso que mostra o quão perto estamos de terminar essa tarefa. Estamos todos acabados. Esse bar é verde e todo mundo vai ficar realmente feliz que o site está pronto para ser lançado. Até agora, estabelecemos nosso objetivo de abrir um café e construímos isso em um tabuleiro Trello. Nós dividimos todas as tarefas e etapas envolvidas em cartões Trello, nós delegamos essas tarefas para a equipe. Mostrei como você pode atribuir datas de vencimento aos cartões para priorizar quando essas tarefas devem ser concluídas, e adicionamos listas de verificação aos cartões para dividir essas grandes tarefas em tarefas gerenciáveis menores. Agora, vamos começar a colocar essas tarefas em movimento. Como você pode ver, as tarefas agora estão passando de fazer, fazer, fazer, fazer. Eu posso abrir um cartão na lista concluída, e ver que todos os itens foram verificados. Eu também posso abrir um cartão na minha lista de atividades, como a criação de estatutos, e eu posso ver que os estatutos que estão sendo trabalhados foram anexados a este cartão e eu posso facilmente saltar para eles e olhar para os estatutos. Eu posso @ mencionado, meu membro do conselho que é designado para esta tarefa Andre e perguntar, como estão indo as coisas para verificar em. Assim, podemos nos comunicar em tempo real e eu posso obter feedback para ver se ele precisa de ajuda, se há algum obstáculo, se as coisas estão progredindo, e esperamos chegar a esta data de 18 de julho. Você também pode notar que eu apliquei alguns rótulos a esses cartões. Esses rótulos são para diferentes equipes que estão trabalhando em diferentes tarefas, como legal, marketing, finanças e operações. Sobre o que é realmente grande é que agora de relance, eu posso olhar para o meu conselho e certificar-me de que nenhuma equipe está sobrecarregada com o trabalho ou que eles têm muito em seu prato no momento. Essa é apenas outra maneira de visualizar não apenas o que os membros estão fazendo quais tarefas, mas quais equipes estão fazendo quais tarefas. Assim, posso obter uma visão geral de quem está fazendo o quê e quais departamentos estão fazendo o que para atingir nossos objetivos e realizar essas tarefas. Outra grande característica do Trello, é que você não só pode ver quando
os cartões estão em suas várias listas estados de como fazer,
fazer, feito ou em seu caminho através de seu pipeline para a conclusão, mas você também pode visualizar cartões com datas de vencimento sobre eles em uma exibição de calendário. Ao olhar para as coisas em uma visão de calendário, eu tenho uma perspectiva diferente sobre se eu vou ou não estar atingindo meus prazos. Hoje é dia 15 e eu posso olhar para as
próximas semanas e ver quais cartas precisam ser cumpridas. Por exemplo, talvez eu perceba que eu não vou atingir este alvo e precisamos dar mais um dia neste projeto, então eu vou movê-lo para o meu calendário e atualizar a data de vencimento naquele cartão para o dia 19. Como mencionei anteriormente, é realmente importante priorizar as tarefas. Uma coisa com Trello é que você pode arrastar cartas em uma lista para priorizá-los. Então, o que quer que eu precise para subir primeiro para o topo da lista, minha equipe saberá que são as tarefas mais importantes que precisamos realizar primeiro e então eles podem pegar essas tarefas e movê-las para começar a trabalhar nessas tarefas. Outro conceito-chave como gerente ou CEO ou líder de equipe, é apenas certificar-se de que ninguém tem muito em seu prato. Então, o que eu posso fazer é, na verdade, eu posso facilmente filtrar meu quadro e ver quem está atribuído a quais tarefas e rapidamente ver quantas tarefas eles têm. Então, esta é uma ótima maneira de ver quem pode ter muito em seu prato e quem pode ter alguma largura de banda para fazer mais coisas. Como você pode ver, Amy só é uma carta que ela está fazendo agora, mas Andre tem cerca de três tarefas que ele está fazendo. Então, o que eu posso fazer é atribuir Amy a uma das tarefas do Andre, remover Andre daquele cartão, e aliviar a carga um pouco. Como mencionei anteriormente, os rótulos são uma ótima maneira de adicionar mais dados visuais a uma placa. O que é realmente legal é, digamos que nossa equipe de operações tem uma reunião, usando o recurso de filtro, eles podem facilmente ver onde os cartões de operações estão e eles podem ver o que está fazendo, fazendo e feito. Aqui, vemos que as operações têm muito o que fazer e não fizeram muito. Então, talvez possamos resolver quais são os bloqueios, talvez precisemos contratar mais pessoal ou talvez a equipe não seja tão produtiva porque alguém está doente ou algo assim. Então, deixe-me aprimorar e talvez quais tarefas não estão sendo feitas e o que está sendo feito e certificando-se de que minha equipe é eficiente
e produtiva e que estamos sempre avançando para alcançar nosso objetivo. Como você pode ver, usamos o Trello para implementar algumas dessas dicas de produtividade e colaboração e técnicas mencionadas anteriormente. Definimos nossa meta, definimos as tarefas necessárias para atingir essa meta, atribuímos e delegamos essas tarefas, definimos prazos para essas tarefas, e mudamos essas tarefas de fazer, fazer, para fazer, para alcançar o objetivo de abrir o nosso café.
8. CONCLUSÃO: Quero agradecer-te muito por teres tido esta aula. Sei que cobrimos muito terreno e muita informação. Colocamos muitas coisas nos recursos da classe e, como bônus, há até informações adicionais para você sobre como maximizar sua produtividade em
seu escritório pelo ambiente de trabalho e como manter a produtividade como um nômade digital. No final do dia, porém, queremos nos fazer essas cinco perguntas para garantir que estamos maximizando a produtividade pessoal. Você está fazendo as coisas antes dos prazos? Você está excedendo seus objetivos e indo além do que você se propôs a fazer? Você está recebendo o feedback que deseja de seus clientes e sua equipe ao terminar um projeto? Você está feliz e satisfeito com o trabalho que está fazendo? Seu sistema de produtividade está trabalhando para você? Na despedida, espero que você alcance todos os objetivos que você estabeleceu em sua vida, seja para trabalho ou pessoal. Espero que mantenham uma vida produtiva e frutífera e façam tudo o que quiseram fazer.
9. Mais cursos sobre produtividade:
Brian Cervino, Product Marketing Manager at Trello
