O curso de redação corporativa

1. Sobre este curso: Seu sucesso nos negócios depende da sua capacidade de se comunicar. Se você não puder escrever claramente, você não será contratado. E se você não puder escrever claramente, você não durará o suficiente em uma posição para ser considerado para promoção. Se você quiser avançar em sua carreira, você deve aprender a escrever. Bem. Bem-vindo ao curso de redação de negócios online. Sou seu instrutor, Alan Sharp. Ensino pessoas de negócios em todo o mundo a escrever forma clara, concisa e convincente. Eu consegui minha primeira tarefa de redação paga em 1987, e ensinei meu primeiro workshop de redação de negócios em 1989. Desde então, ajudei centenas de pessoas avançar em suas carreiras melhorando sua redação comercial. Agora, eu gostaria de ajudá-lo. Aqui estão quatro maneiras pelas quais você se beneficia fazendo este curso. Número 1, você melhora uma habilidade de limiar. Uma pesquisa com 120 grandes corporações americanas que empregam quase 8 milhões de pessoas conclui que, no local de trabalho de hoje, escrever é uma habilidade limite para contratação e promoção entre funcionários assalariados. A redação comercial eficaz é o seu ingresso para a oportunidade profissional e a má escrita é o seu ingresso para o esquecimento. Benefício número dois, você avança sua carreira. Metade de todas as empresas leva em consideração a capacidade de escrita ao tomar decisões de promoção. Você não pode subir sem habilidades de escrita. Benefício número 3, você vende suas ideias. Temos a lâmpada elétrica hoje porque Thomas Edison persuadiu outros a financiar suas ideias e trazê-las à concretização. Todas as invenções brilhantes começam na cabeça de alguém, mas as únicas que chegam ao mercado são as que o inventor pode comunicar aos detentores de estacas por escrito. Quando você aprimora suas habilidades de redação de negócios, você melhora sua capacidade de vender suas ideias e a si mesmo para outras pessoas, sejam elas membros da equipe, gerência ou investidores. Finalmente, o número do benefício para você, aumente sua credibilidade. Erros gramaticais em seus e-mails, relatórios e propostas são mortais. E assim nossos erros ortográficos e erros de pontuação, eles fazem você parecer pouco profissional e ignorante. Melhorar sua gramática, ortografia e pontuação melhora sua credibilidade. O curso de redação de negócios online é dividido em módulos. Módulo 1 é uma introdução ao mundo da redação empresarial. Módulo 2 ensina o primeiro passo na redação de negócios, que é como organizar seus pensamentos. módulo três ensina a segunda etapa na redação comercial, e isso é escrever seu primeiro rascunho. Módulo 4 ensina a terceira e última etapa na redação comercial, que é editar seu primeiro rascunho. O aluno ideal para o curso de redação de negócios on-line é quem quer avançar sua carreira melhorando sua escrita no trabalho. Se você quiser ser contratado ou se quiser ser promovido. E se a má escrita está te segurando, então este curso é para você. Os cursos de negócios on-line, práticos. Eu passo a vocês tudo o que aprendi sobre a escrita comercial eficaz durante minhas últimas três décadas. Como escritor, editor e revisor, mostro os erros mais comuns que os empresários cometem em sua escrita hoje. E então eu mostro a vocês como evitar esses erros na sua escrita no trabalho. 2. Evite o estilo bureaucratic: Na década de 1990, passei um dia ensinando alguns burocratas que trabalhavam no governo federal do Canadá em Ottawa. Meu trabalho era ensiná-los a escrever usando linguagem simples. Eu precisava que meus alunos entendessem a diferença entre burocrática e escrita em linguagem simples. Então coloquei no projetor suspenso um parágrafo escrito no estilo burocrático. O parágrafo era pomposo, longo, impessoal e redundante. Parecia algo assim. discussão estendida de uma declaração de missão aprimorada e mais robusta alinhada com os objetivos básicos de negócios fundamentais deste departamento governamental exigirá sessões facilitadas claramente estruturadas conduzidas em total transparência e com a participação ativa de representantes designados de todos os departamentos, descotações. Então pedi à minha turma um voluntário para traduzir esse parágrafo burocrático em linguagem simples. Ninguém na classe levantou a mão. Pensei que talvez eles não entendessem o exercício. parágrafo explicado está escrito em burocratese. É pomposo, longo, impessoal e redundante. É difícil de entender. Preciso que um de vocês traduza este parágrafo sem esperança em linguagem simples. Uma das minhas alunas levantou a mão e ela disse, mas meus colegas e eu podemos entender esse parágrafo. Ele não precisa ser traduzido. Eu pude ver que meu exercício não funcionaria com esse público. Meus alunos, estamos tão imersos no estilo de escrita burocrática que eles não podiam mais acertar, ou mesmo pensar em linguagem simples. Eles não conseguiram traduzir um parágrafo de gook gook e doublespeak em linguagem simples. Então decidi me divertir e inverti a tarefa. Ok, eu disse, em vez de traduzir um pedaço de escrita burocrática em linguagem simples, preciso que você traduza um pedaço de linguagem simples para burocratese. Aqui está sua nova tarefa. Imagine que você está conversando com um de seus filhos. Quero que você sugira que vocês dois vão ver um filme amanhã. Mas não diga isso da maneira que você normalmente diria isso ao seu filho. Diga da maneira que você faria se estivesse escrevendo um memorando do governo. Um dos meus alunos levantou a mão imediatamente. Oh, ele disse, isso é fácil. Este escritor propõe que o entretenimento da variedade de tela prateada possa ser apreciado por esse escritor e a pessoa a quem este memorando é endereçado, não dentro da janela atual de 24 horas, mas durante o período de 24 horas que se segue o período atual, uma resposta a esta consulta é solicitada, cancelar a cotação. Todos nós tivemos uma boa risada. Meus alunos puderam ver como o colega deles soava ridículo. Alguns deles podiam ver para onde eu estava indo com esse exercício. Ok, eu disse, Aqui está outro exercício. Imagine que você está colocando um de seus filhos na cama à noite. Eu quero que você diga, eu te amo do jeito que você faria se estivesse escrevendo um relatório do governo. Outra aluna levantou a mão imediatamente. Oh, isso é fácil. Isso é fácil. Ela disse sentimentos de profundo afeto ou tinha por mim em relação a você. Agora todos nós demos uma boa risada. Quão ridículo dizer sentimentos de profundo afeto ou teve por mim em relação a você quando você simplesmente quer dizer é, eu te amo. Essa aula foi um ponto de virada para mim como instrutor. Naquele dia, descobri que alguns escritores sentem uma pressão esmagadora para tomar o simples e torná-lo complexo, tomar o direto e torná-lo complicado para substituir palavras simples por outras complexas. Em suma, eles se sentem compelidos a escrever em um estilo corporativo burocrático. Esses escritores estão aterrorizados com a simples frase em inglês. Eles têm medo de afirmar suas ideias de forma clara e concisa. Essa esfera foi melhor articulada por um dos meus alunos que era bilíngue. Primeiro penso no que quero dizer em francês. Ela explicou, então eu traduzo para o inglês e então eu traduzi para a escrita do governo. Por escrita do governo, ela quis dizer o jumbo mumbo denso e gordo que é tão típico de burocracias, bolsas de estudos e escrita científica, e até mesmo alguma escrita corporativa. Você ficará feliz em saber que durante esse workshop, meus alunos aprenderam a escrever usando palavras simples e frases simples. Mas fazer isso não veio facilmente. Eles tiveram que lutar contra a pressão para voltar ao burocratês. Aqui estão as oito características do estilo burocrático. Número um, é excessivamente formal. escrita burocrática contém palavras que são excessivamente formais, como enquanto, daí aqui também. E assim, essas palavras são ismos RK que são palavras fora de estilo de outra era, provavelmente da era eduardiana. Essas palavras antiquadas fazem um documento de negócios parecer teatral, artificial. Número 2, a escrita burocrática é projetada para impressionar o leitor com a erudição dos escritores. Escritores burocráticos procuram por complicado, altofalutem maneiras de dizer o simples. Eles se preocupam mais em transmitir sua autoimportância do que em se comunicar com seus leitores. Escritores burocráticos nunca explicam nada. Em vez disso, eles fornecem uma explicação. Eles chamam um zelador, engenheiro de saneamento. Eles nunca escrevem a palavra. Aparentemente, quando eles podem escrever, parece isso. Número 3, a escrita burocrática envolve substantivos que são verbos disfarçados. Escritores burocráticos são verbos aterrorizados e fortes. Então, em vez de lhe pedir para ajustar as projeções de vendas, escritores burocráticos recomendam que você faça e ajustes. Eles substituíram a palavra considerar por levar em consideração. Eles nunca agem, eles tomam medidas. Eles nunca investigam quando podem conduzir uma investigação. Número para várias sílabas quando uma é suficiente. Escritores burocráticos compõem seus e-mails, relatórios e memorandos como se estivessem sendo pagos pela sílaba. Eles nunca usaram uma única palavra de sílaba. Quando uma palavra de sílaba múltipla pode ser descoberta. Eles nunca lhe oferecerão a ajuda deles. Essa é uma sílaba. Quando eles podem oferecer a ajuda deles, são três sílabas. O número de ideias deles não é grande. É numeroso, são três sílabas. Eles nunca iniciam nada, eles sempre implementam três sílabas. escrita burocrática é longa em dizer o simples. Escritores burocráticos nunca dizem em uma palavra o que podem dizer em uma frase. Por que escrever? Vp Smith não pôde comparecer à reunião até que um mecânico consertasse seu carro. Quando você pode, em vez disso, escrever o VP referido como Smith, falta totalmente a capacidade de participar da reunião até momento em que ele visitou um mecânico com a finalidade de consertar seu carro. Número 6, redundância. Escritores burocráticos têm medo de palavras. Eles não confiam em substantivos e verbos para fazer seu trabalho. Eles têm medo de deixá-los sozinhos. Então eles os modificam com adjetivos e advérbios na esperança de deixar seu significado claro. Mas tudo o que eles fazem é preencher sua escrita e tornar suas frases redundantes. Escritores burocráticos nunca planejam. Eles planejam com antecedência. Agora, planejar por definição é algo pela frente. Eles nunca chegam a uma conclusão. Eles chegam a uma conclusão final e conclusões por definição, nossa final para eles, as importações são importações estrangeiras. O titular é o atual incumbente e o céu é de cor azul. Você vê o que quero dizer sobre eles serem redundantes? Número 7, voz excessiva e passiva. A política foi adotada, as decisões foram tomadas, erros foram cometidos. Escritores burocráticos adoram a voz passiva, o refúgio de canalhas que querem esconder o que aconteceu. Disfarce a identidade de quem agiu ou tire a ênfase de quem agiu. Eles nunca lhe dirão que o comitê votou na política. Em vez disso, eles dirão que a política foi votada pela comissão. Número 8. Buzzwords. A escrita burocrática é caracterizada por eufemismo e obstração. Buzzwords são particularmente populares. Frases como essa são comuns. Nossa agência oferece uma variedade de produtos de borda de sangramento acima da linha que ajudam os CMOs a alavancar sinergias para marcas globais, permitindo que eles otimizem soluções que colhem frutas com baixa suspensão, sem aspas. Como você pode ver, escrever no estilo burocrático faz você parecer pomposo, longo, invasivo, impessoal e redundante. Se esses não são seus objetivos na redação do seu negócio, evite escrever no estilo burocrático. 3. Comece com seu leitor: Tenho um cunhado que foi fazendeiro toda a vida adulta. Ele me surpreende. Ele pode soldar, ele pode operar uma retroescavadeira. Ele pode mudar o motor e o atrator. Não posso fazer nenhuma dessas coisas. Então, admiro qualquer um que possa. Um dia, contei ao meu cunhado o que fiz para viver. Sou escritor. Eu disse, começo todos os dias com uma tela de computador em branco e, ao meio-dia, tenho que preenchê-la com palavras. Esse pensamento aterrorizou meu cunhado. Oh, eu nunca poderia fazer o seu trabalho. Ele disse, eu nem saberia por onde começar. Se você é como muitos empresários, quando se trata de escrever, você não sabe por onde começar. Você não sabe o que escrever ou como escrevê-lo, ou quanto tempo escrever. Se você não sabe por onde começar, recomendo que comece com seu leitor. Seu leitor é a única pessoa que determina o que você escreve, como você o escreve e por quanto tempo você o escreve. Você não precisa lutar com o bloqueio do escritor quando souber quem é seu leitor e o que seu leitor espera de você. Lembre-se, cada um de seus leitores tem expectativas de você. Seu trabalho como escritor é descobrir essas expectativas e atendê-las. Isso provavelmente soa tudo teórico. Então deixe-me explicar o que quero dizer com um exemplo. Digamos que sua empresa esteja recebendo um novo diretor executivo. O nome dela é Sally Carruthers. Ela está vindo para sua firma de um concorrente, vê a primeira mulher a liderar uma empresa da sua espécie. Ela é engenheira e quer matar alguns de seus produtos e lançar novos. Imagine que seu trabalho é escrever um memorando interno que vai para cada departamento da sua empresa dizendo a eles o que esperar nas próximas semanas. Você enviará a todos o mesmo memorando? Sabe? Considere seu departamento jurídico, por exemplo. Eles se importam que seu novo CEO seja engenheiro? Provavelmente não. Eles se importam que ela está vindo de uma empresa concorrente e que ela provavelmente assinou um acordo de confidencialidade que pode dificultar seu trabalho com sua empresa? Absolutamente Eles se importam com isso. Seu departamento jurídico tem expectativas únicas em relação ao seu anúncio. Considere seu departamento de marketing. Eles se importam que seu novo CEO seja a primeira mulher a liderar uma empresa do seu tipo? Provavelmente não. Mas eles se importam que ela queira atuar alguns de seus produtos em sua linha de produtos? Absolutamente Você se importa. Eles querem saber o que é o CEO? Novos produtos propostos serão? Claro que eles fazem. Eles se importam que ela seja uma engenheira que entende sua linha de produtos? Absolutamente Seus leitores em seu departamento de marketing têm expectativas únicas em relação aos seus anúncios. Finalmente, e os seus departamentos de relações públicas? Eles se importam que seu novo CEO seja um engenheiro quando todos os outros CEO da sua indústria também são engenheiros? Provavelmente não. Mas eles se importam que ela seja a primeira mulher em um papel como esse? Absolutamente, eles fazem. Essa é uma história digna de notícias que eles podem apresentar para a mídia. Seus leitores em seu departamento de relações públicas têm expectativas únicas em relação à sua redação, de seu anúncio. Como você pode ver, diferentes leitores têm expectativas diferentes em relação à sua escrita. Portanto, a primeira pergunta que você deve se perguntar é quais informações seu leitor precisa de você. Depois de saber quem é seu leitor, você sabe o que dizer e o que não dizer. Você sabe o que é relevante e o que não é relevante. E essa é a principal pergunta que você deve responder ao elaborar qualquer documento comercial, como é o que estou escrevendo relevante para o meu leitor? Ou você pode colocar essa pergunta como se ela estivesse vindo do seu leitor. Por que eu deveria me importar com o que você tem a dizer no que você escreveu? O segundo motivo para começar com seu leitor é descobrir quanto escrever. Alguns de seus leitores precisam que você condense sua mensagem em uma página. Tudo o que eles querem de você é um resumo executivo. Outros leitores precisam de muito mais informações suas, como informações básicas e detalhes. Aqui está um exemplo. Considere um relatório anual típico. A maioria dos acionistas começa na frente do relatório com a carta do presidente do conselho. Ele contém um resumo executivo do relatório. Dá a eles todos os detalhes financeiros de que eles precisam. A maioria dos analistas, por outro lado, precisa de muito mais informações do que encontram na carta da cadeira ou no resumo executivo. Então eles passam a maior parte do tempo na parte de trás do relatório anual analisando os gráficos, tabelas e gráficos. Depois de saber quem é seu leitor, você sabe o quanto escrever e sabe o quão pouco escrever. O terceiro e último motivo para começar com seu leitor é decidir qual tom usar. Leitores diferentes esperam tons diferentes. Se você está escrevendo um memorando para seu chefe, por exemplo, e se você trabalha em uma empresa grande e raramente vê seu chefe, eles provavelmente vão errar do lado de ser formal. Por outro lado, se você trabalha para uma empresa pequena e se você trabalha ombro a ombro com seu chefe todos os dias, seu tom provavelmente estará no lado informal do formal. Por exemplo. Veja esses dois exemplos da mesma mensagem. Na coluna da esquerda, você tem a versão formal. receita da Global Business Services de US$16.348 milhões aumenta 2,1% em comparação com o ano anterior. A empresa continua a transformar esse negócio e mudar suas práticas para digital, cognitivo e nuvem, sem aspas. Na coluna da direita, você tem a versão informal. Ótimas notícias Sam. Nossa receita e Global Business Services cresceram 2,1% em relação ao ano passado, atingimos US $16.348 milhões de exclamações. Continuamos a transformar nossos negócios, mudando nossas práticas para nuvem cognitiva adicional. Observe a mudança no tom. O exemplo formal é impessoal. A versão informal é pessoal. O exemplo formal refere-se a um aumento. O exemplo informal refere-se a um aumento gritante. Os textos formais referem-se à divisão de negócios pelo nome, Global Business Services, e referem-se à empresa. Os textos informais referem-se à divisão de negócios e à empresa como nós. O primeiro exemplo é formal, o segundo exemplo é colegial. Seu trabalho como escritor é decidir qual tom usar. E você só pode fazer isso determinando quem é seu leitor. Um pensamento final. Depois de saber quem é seu leitor, você sabe o quão técnico você pode ser. Cada setor, cada empresa tem seu próprio vocabulário peculiar. Você e seus colegas têm seu próprio jargão, siglas e abreviaturas. Você sabe o que isso significa, mas pessoas fora do seu círculo não. E pode até haver pessoas em sua empresa que não sabem o significado de cada acrônimo ou de cada abreviação. Depois de saber para quem você está escrevendo, você sabe se você pode usar jargões, siglas e abreviaturas sem explicá-los. Mas em caso de dúvida, soletre-os. Compreender seu leitor é vital na redação comercial. Então, antes de pegar sua caneta ou colocar os dedos no teclado, decida para quem você está escrevendo. O que eles esperam de você? Quais são seus objetivos e prioridades? Quão bem eles conhecem seus assuntos? Se você não entender seu leitor, você tem muito a perder. Você pode perder a atenção deles. Você pode perder o respeito deles, você pode perder o negócio deles. Ou para colocá-lo de forma positiva. Se você sabe para quem você está escrevendo. Se você entender o que eles precisam de sua escrita e se entregar o que eles querem de você, você mantém a atenção deles, ganha o respeito deles e mantém seus negócios. 4. Conheça seu objetivo: Earl Nightingale, o orador de rádio americano e autor, disse uma vez, pessoas com objetivos conseguem porque sabem para onde estão indo. O mesmo pode ser dito dos escritores de negócios. Escritores de negócios com objetivos têm sucesso porque sabem para onde estão indo. O que significa que os escritores de negócios falham quando não têm um objetivo, quando não sabem para onde estão indo. Todo documento que você escreve funciona deve ter um objetivo. Deve ter um objetivo ou propósito e resultados pretendidos. Esse objetivo é algo que ocorre na vida do seu leitor, não na sua. Se você quiser mudar o comportamento, se quiser mudar de ideia, se quiser transmitir conhecimento, você deve se dar um objetivo com cada documento que você escreve, não funciona. Há quatro metas para escolher. O primeiro objetivo é informar. Escolha esse objetivo se seu objetivo for simplesmente transmitir informações, escolha esse objetivo se você souber algo que seu leitor ou leitores não sabem. Um exemplo dessa meta é um memorando que indica seus números de vendas mais recentes ou um e-mail que descreve uma alteração em uma política ou procedimento. Por exemplo, você pode criar um memorando que indique as vendas para o terceiro trimestre, somos US$1,3 milhão. Há, isso representa um aumento de 1,3% em relação ao segundo trimestre e um aumento de 3,8% do mesmo trimestre do ano passado. Aqui está outro exemplo. Alteramos a forma como as folhas de horário são enviadas. partir de 15 de abril. Todas as planilhas de tempo devem ser enviadas ao seu gerente, não para recursos humanos. Você saberá que seu documento alcançou seu objetivo quando seus leitores entenderem o que você disse a eles. O segundo objetivo que você pode dar sua escrita é persuadir. Esse é o objetivo que você escolhe quando quer fazer mais do que simplesmente informar seu leitor, você quer mudar o comportamento deles. Você não quer apenas que seu leitor saiba algo novo. Você quer que eles façam algo novo. Você vê esse tipo de escrita o tempo todo em cartas de vendas, folhetos de vendas, anúncios e comerciais. O escritor tem um objetivo de persuadi-lo a comprar os produtos ou serviços da empresa. Propostas e comunicados de imprensa também são exemplos de redação projetados para persuadir. Em seu papel como escritor no trabalho, escolha esse objetivo quando quiser persuadir um colega ou um gerente, um fornecedor, até mesmo um investidor, a mudar de ideia ou seu comportamento. Você saberá que seu documento foi bem-sucedido quando vir atitudes alteradas ou comportamento alterado. O terceiro objetivo que você pode escrever é instruir ou educar. Um exemplo desse objetivo são os manuais do usuário que descrevem como usar uma peça de maquinário. A principal diferença entre essa meta e a meta número um é que o leitor terá um desempenho diferente. Por exemplo, usando nosso primeiro objetivo de informar, você pode escrever uma ficha informativa que informa um trabalhador sobre por que o atendimento ao cliente é importante. Ou você pode escrever um documento que instrua o trabalhador sobre como cumprimentar clientes, atender clientes e responder a perguntas dos clientes. O primeiro documento informa, o segundo documento instrui. Você saberá que seu documento atingiu sua meta quando o leitor seguir suas instruções. O quarto e último objetivo que você pode ter para redação da sua empresa é gravar ou documentar. Um exemplo disso são as atas da reunião. Você pode ser solicitado a fazer anotações durante uma reunião e digitá-las após a reunião como atas oficiais da reunião. Seu objetivo não é informar, persuadir ou instruir, mas simplesmente registrar e documentar o que aconteceu durante a reunião, como o que foi discutido, quais movimentos foram feitos, o que foi votado e assim por diante. Você saberá que alcançou sua meta quando seu documento capturar completamente e com precisão tudo o que precisava ser gravado ou documentado durante a reunião. Deixe-me mostrar um exemplo desses quatro objetivos no trabalho. Imagine que uma empresa lançou um novo produto, uma peça de maquinaria agrícola. Um escritor cria uma ficha técnica que descreve a especificação do produto, como seu comprimento, largura , altura, potência e torque. Este documento em formulários. Outro escritor cria uma brochura de produtos que descreve os recursos e benefícios deste novo produto e descreve por que ele é melhor do que produtos concorrentes. Este documento persuade. Outro escritor, derruba um manual do usuário que ensina que novos proprietários tinham uma configuração, operação e manutenção do equipamento. Esses documentos instruem a cada trimestre que a equipe de vendas se senta com a equipe de engenharia e discute o quão bem esse novo produto está indo no mercado, quão bem ele está vendendo. E eles também discutem como o produto pode ser melhorado. Um escritor se senta em uma dessas reuniões e faz anotações e , em seguida, transforma essas anotações em atas de reunião. Este documento registra agora que você e eu analisamos as metas que você pode escolher para sua escrita. Chegamos à parte mais difícil desse processo, e isso é escolher apenas um objetivo. Nem três objetivos, nem muito objetivos, apenas um objetivo. Isso é difícil porque escolher um objetivo para sua escrita é o mesmo que decidir por que você está escrevendo. Então, em vez de perguntar a si mesmo, qual é o meu objetivo, pergunte a si mesmo, por que estou escrevendo? O que eu quero que meu leitor saiba acredite, compreenda ou faça depois de ler meu documento, responda a essas perguntas e você saberá qual é o seu objetivo. Como observou Earl Nightingale, você falhará se não tiver um objetivo, mas também falhará se tiver muitos objetivos. Então escolha apenas uma meta para cada documento que você escrever. Sua escrita será melhor para isso, e seus leitores também apreciarão isso. Eles não se perderão. 5. Escreva seu esboço: Imagine que você está sentado no lounge internacional de partidas em um aeroporto. Você está prestes a embarcar em um voo que o levará do outro lado do mundo para um país que você nunca visitou antes. O administrador do seu portão vem no sistema de endereços públicos e faz o seguinte anúncio incomum. Senhoras e senhores, estamos prestes a começar a embarcar. Desculpe pelo atraso. Ou o Capitão não conseguiu encontrar seu mapa e sua bússola a bordo está quebrada, mas não importa. O capitão tem uma boa ideia de onde está nosso destino. E mesmo voando pelo oceano à noite por 15 horas, ele acha que pode levá-lo ao seu destino sem um mapa e sem bússola. E sem um GPS, prepare-se para embarque. Você embarcaria naquele avião? Claro, não. Todo piloto precisa de um mapa. Toda aeronave precisa de uma bússola de trabalho. Ninguém deve voar sem eles. No mundo da redação empresarial, cada documento é certo, precisa de um esboço. Aqui. O Outline ajuda você a organizar seus pensamentos antes de começar a escrever. Isso ajuda você a descobrir onde você está indo e mantém você no caminho certo até chegar ao seu destino. Comece com um pedaço de papel em branco ou documentos de palavras vazias. Escreva sua mensagem principal. O que você quer que seu leitor entenda, acredite ou faça depois de ler seu documento? Anote isso. Uma boa prática é escrever suas mensagens-chave. Uma frase. Depois de ler este documento, meu leitor ex. Escrever sua mensagem chave ajuda você a manter o foco. Sua mensagem principal impede você de Drift. Isso impede que você vagueie em tópicos que não são relevantes para o seu objetivo. Tudo o que você escreve deve suportar sua mensagem principal. Sempre identifique seu propósito para escrever antes de começar a escrever. Informar sua mensagem chave economiza muito tempo e agonia reescrevendo mais tarde, e isso evita que a falta de direção chegue em seu conteúdo. Liste seus principais pontos. Crie uma lista de todos os principais pontos que você deseja fazer em seu documento. Faça isso como um exercício de brainstorming enquanto você pensa em um ponto, anote. Não se preocupe com a ordem dos seus pontos. Ainda. Não gaste nenhum tempo organizando seus pensamentos. Basta colocá-los no papel ou na tela. Um exercício útil é agir como um repórter. E perguntou a si mesmo os cinco Ws e 1 H. Pergunte a si mesmo para quem, o quê, onde, quando , por que e como, para quem você está escrevendo? o que você está escrevendo? Por que você está escrevendo? Onde isso é aplicável? Quando isso acontece? Como isso acontecerá? Se você está resolvendo um problema? Como você deve descrevê-lo? Como você pretende resolvê-lo? Se você está elaborando um relatório, qual é o plano de fundo? Quais etapas foram tomadas? Quais são suas descobertas? Quais são suas recomendações? Qual é a sua conclusão? Não se preocupe nesta fase em ser gramatical ou em escrever em frases completas. Basta escrever seus pensamentos em forma pontual. Você vai desenvolver esses pensamentos. Mais tarde. À medida que você continua, você descobrirá que o esboço não é apenas uma maneira de organizar suas ideias existentes. esboço ajuda você a descobrir novas ideias. À medida que você captura seus pensamentos. Em seu esboço, sua mente pensa outras ideias e pontos que você deseja incluir em seus documentos. Organize seus pensamentos. Organize seus pensamentos na ordem em que você os escreverá. Quando você encontrar um ponto abaixo na sua lista que pertence ao topo, mova-o para o topo. Da mesma forma, se você encontrar um ponto no início do esboço que realmente pertence a outro lugar do documento, mova-o para baixo em seu esboço. Eu uso a ferramenta de esboço no Microsoft Word para isso, você notará que o Microsoft Word permite atribuir estilos de cabeçalho aos seus pontos, título 1, cabeçalho para o cabeçalho três e assim por diante. Isso permite que você dê ao documento uma hierarquia que você pode ver facilmente rapidamente. Defina seus pontos principais como título um. Definir subpontos está indo para o cabeçalho três e assim por diante. Lembre-se, ao escrever seus pontos e ao escrever seus subpontos, não comece a escrever ainda. Coloque tudo em forma pontual. Somente. Seu único objetivo em delinear é decidir o que você quer dizer e em que ordem você quer dizer isso. Como você diz que vem mais tarde. Durante o processo de escrita. Ao organizar seus pensamentos, verifique se cada ponto pertence onde está. Ao analisar seu esboço várias vezes, você descobrirá que alguns pontos precisam ser revisados, reformulados para dizer com precisão o que você quer dizer. Você também o descobrirá. Alguns pontos precisam ser movidos para outras partes do esboço, outras partes do documento. Faça isso quantas vezes precisar até que seu esboço reflita o que você quer dizer. Seus contornos não devem ter muitos detalhes, mas também não deve ter nada faltando. Ele deve conter todos os pontos principais e pontos menores que você deseja fazer em seu documento escrito em forma de ponto. Não deve ter lacunas que você pretende preencher mais tarde depois de começar a escrever. Uma tentação com delineamento é dizer a si mesmo, oh, eu sei o que vou dizer nesta seção do esboço. Sei cada ponto que quero fazer, então não vou me preocupar em completar essa parte do esboço. Vou escrever o ponto 1, ponto 2, ponto 3 ou blá, blá, blá, blá, blá, blá, blá, como um espaço reservado para o conteúdo que vou escrever mais tarde. Não faça isso. A razão para fazer um esboço é dar ao seu documento ordem e lógica, essa ordem e lógica que seus leitores vão apreciar. Portanto, se algo for importante o suficiente para incluir em seu documento, inclua-o em seu esboço, se apenas na forma pontual. Aqui estão três regras para ajudá-lo a criar um esboço bem-sucedido. Regra. Número um, sempre saiba sua mensagem principal. Sempre decida por que você está escrevendo seu documento. Sempre saiba o que você está precisando se comunicar. Esta é a sua mensagem principal. Anote isso. Regra número 2. Indique sua mensagem de chave. Imediatamente. Coloque as informações mais importantes no início do documento. Não faça seu leitor ler página após página ou parágrafo após parágrafo sem saber o ponto que você está tentando fazer. Se você estiver fazendo uma recomendação, por exemplo, indique essas recomendações no início de seus documentos. Se o documento for demorado, escreva uma introdução ou um resumo executivo, indique a recomendação e resuma como você justifica essa recomendação posteriormente. Em seus documentos. A regra número 3 inclui apenas pontos que suportam sua mensagem de chave. No corpo do documento. Dê os fatos, as descobertas, as explicações que os dados e os exemplos que suportam sua mensagem principal incluem apenas as coisas que são relevantes para sua mensagem chave. Não se afaste. Não introduza novos tópicos ou novas mensagens em seu documento. Depois de finalmente pegar o jeito do esboço, você descobrirá que criar um esboço ajuda você a decidir o que você quer dizer. Um bom esboço fornece a ordem e a lógica do documento. Ele mantém você focado. E relevância. Os contornos ajudam a tornar sua escrita mais clara e atraente. E, por mais estranho que isso pareça, os esboços aceleram o processo de escrita. É meio estranho, mas adicionar um passo extra à sua escrita ao descrever, na verdade, reduz o tempo total de execução. Isso ocorre porque, ao contrário da opinião popular, delineamento é realmente parte do processo de composição. Depois de analisar seu público e selecionar uma mídia apropriada, você estará pronto para começar a escrever seu esboço. Seu esboço é como um plano ou é como um mapa. Para o rascunho. É um design que informa como você organizará sua mensagem, como você sequenciará suas idéias-chave e como apoiará essas ideias. Em contraste com um rascunho, você é o público do seu esboço. Começando delineado criando uma lista de informações que você acha que seus leitores precisam ou esperam. Por exemplo, se você estiver elaborando um documento sobre o papel da Agência de Proteção Ambiental no flúor na água potável. Sua lista pode ficar assim. Explique o que a EPA está fazendo sobre flúor na água potável. Defina o que é flúor. Explique como o flúor entra na água potável. Lista alguns dos efeitos do flúor inclui dados específicos, refere-se ao machado potável de água potável. Em seguida, organize a lista em um mapa que guia seu leitor de ponto a ponto. Crie uma introdução, corpo e conclusão e, em seguida, decida como você dividirá cada tópico em subtópicos. Seu esboço pode ser assim. parte 1 é a introdução. Defina flúor. Parte dois. O corpo Explique como o flúor entra na água potável. Lista alguns dos efeitos do flúor. Explique como o flúor é regulado, ou seja, o 1970 for Safe Drinking Water Act, MCL, GS, níveis máximos de contaminantes. Parte 3, conclusão, descreve os padrões da EPA. Para um documento longo e complexo. Use um formato que inclua algarismos romanos como este para indicar as três seções principais de introdução, corpo e conclusão. Use letras maiúsculas recuadas como esta para indicar o primeiro nível de subtópicos. Em seguida, use algarismos arábicos recuados como este para indicar o próximo nível de subtópicos. Por fim, use letras minúsculas recuadas como esta para indicar o terceiro nível de subtópicos. Essa estratégia de delineamento é conhecida como notação alfanumérica. Outros tipos de contornos, incluindo contornos completos de frases e contornos decimais, também ajudarão você a compor um design eficaz para seu rascunho. Depois de concluir seu esboço, você estará pronto para escrever seu rascunho. 6. Estruture sua mensagem: Cada peça de escrita comercial precisa de uma estrutura. Se você está escrevendo um e-mail curto ou uma longa proposta, se você está criando um relatório detalhado ou um simples memorando breve que você está escrevendo precisa de uma estrutura. A estrutura da redação do seu negócio é seu design ou arquitetura básica. É a base sobre a qual suas palavras são construídas para misturar minhas metáforas, sua estrutura dá a suas frases e parágrafos um senso de direção. Ele os une e ajuda seu leitor a entender o que você escreveu. Uma boa estrutura na redação da sua empresa orienta seu leitor por um caminho lógico, dando ordem às informações que você está fornecendo, dando-lhes um mapa para guiá-lo enquanto lêem seu documento. Escolha sua estrutura antes de começar a escrever. Depois de reunir todas as suas anotações, fatos, dados e outras informações. E durante esse estágio em que você descreve o que você vai escrever, escolha sua estrutura. Muitas vezes, as informações que você deseja transmitir sugerem a estrutura que você deve escolher. Se você está escrevendo uma biografia executiva, por exemplo, a estrutura óbvia é cronológica. Você começa com seus assuntos, início da vida e carreira, e descreve eventos, marcos e posições até os dias atuais. O mesmo vale para escrever propostas de negócios. Normalmente, quando você está respondendo a uma solicitação de propostas, o cliente decide a estrutura do documento que fornece um modelo para acompanhar um documento que descreve a estrutura que você deve usar para responder a sua RFP, como descrição da empresa, descrição do projeto, escopo do projeto, cronogramas do projeto, orçamento e avaliação. Mas quando as informações com as quais você está trabalhando não sugerem uma estrutura natural a seguir, você deve escolher sua própria estrutura. Aqui estão sete estruturas para escolher. O número 1 é a pirâmide invertida. Essa é a estrutura que os jornalistas usam. Apresenta as informações mais importantes e relevantes primeiro, e segue a pirâmide até a informação menos importante e material menos relevante. A estrutura da pirâmide invertida foi desenvolvida por jornalistas que trabalhavam para jornais diários, no dia dos jornais diários. Os editores tomaram suas decisões editoriais até o momento em que o jornal foi à imprensa. Muitas vezes, uma história tinha que ser encurtada para abrir espaço para outra história ou porque não havia espaço suficiente na página para a história em sua totalidade. Então os jornalistas começaram a escrever suas histórias usando a estrutura da pirâmide invertida. E eles ainda fazem isso. Hoje. Pegue qualquer jornal ou leia qualquer jornal online. E você verá que cada história começa com os fatos mais importantes. Quem, o, o quê, o porquê, o onde, o quando e o como. A história então se desenvolve. Esses pontos. Passando do material mais atraente e mais notável no artigo para o material menos atraente e menos notável. Dessa forma, se um editor tiver que encurtar sua história, o editor corta de baixo, parágrafo, parágrafo por parágrafo ou frase por frase, até que o texto se encaixe no espaço disponível. Você deve seguir essa estrutura sempre que possível, especialmente com documentos longos. Quando você escreve uma longa proposta ou um relatório demorado, você deve fornecer ao seu leitor as informações mais importantes no início. Não peça a eles que percorram página após página do documento até que finalmente cheguem ao ponto ou à recomendação ou à conclusão de que você está fazendo porque alguns de seus leitores não vão. Se você tiver um ponto a fazer, faça isso no início do documento, maneira que os jornalistas fazem. A estrutura número 2 é cronologia. Você e eu experimentamos a vida cronologicamente movendo uma direção ao longo do tempo. E, por isso, às vezes, faz sentido estruturar nossa escrita de negócios dessa maneira. Os leitores de negócios são leitores ocupados e querem os fatos rapidamente. Mas há ocasiões em que a estrutura cronológica é adequada. Um exemplo disso seria quando você está escrevendo um currículo ou elaborando uma biografia de um de seus executivos. A estrutura cronológica também é perfeita para artigos ou manuais e orienta outros tipos de escrita que ensinam como fazer algo passo a passo. O número três é a estrutura do bloco de construção. Se você precisar explicar um assunto complexo, você deve começar com os problemas mais simples e progredir em direção aos mais complexos. Por exemplo, digamos que você tenha que escrever um manual que explique como atualizar o blog da sua empresa. Usando o WordPress. Você começará com conceitos simples, como o que é um blog, o que é o WordPress e com que frequência você publica conteúdo de blog. Você avançará para tópicos mais complexos, como criar páginas e postagens e como otimizar imagens para mecanismos de busca. Finalmente, você discutirá os tópicos mais complexos como instalar widgets e plugins. Você não precisa se preocupar com o que eles são. E um ajuste de folhas de estilo em cascata. O número 4 é classificação. Às vezes, você escreverá um documento com vários itens relacionados a um único tópico. Os relatórios anuais se enquadram nessa categoria. Eles apresentam o ano que foi de várias maneiras. Há uma carta do presidente do conselho, talvez uma carta do Chief Executive Officer. Do que há seções sobre marcos da empresa, perfis de várias divisões, perfis de pessoas-chave, realizações da empresa. E depois, no final, as finanças. O que todos esses itens têm em comum é que todos eles estão relacionados à empresa. E o antigo acordo com o ano que foi. Você pode usar essa mesma estrutura ao elaborar um folheto de produto ou a página Sobre nós em seu site. Na verdade, os sites seguem essa estrutura. Cada área do site tem sua própria classificação. Número 5 é que a estrutura da lista talvez seja o documento mais fácil de escrever, é aquele que está estruturado como uma lista. E isso pode ser uma lista com marcadores ou uma lista numerada. Você simplesmente introduz seu tópico e, em seguida, você percorre sua lista. Essa estrutura funciona melhor para mensagens curtas, como e-mails e memorandos. O número seis é o formato de pergunta e resposta. Às vezes, o que você tem que escrever são informações básicas que não são de forma alguma emocionante ou convincente. Mas você pode dar certo toque às suas mensagens, eu suponho, criando isso como um Q e um. E imagine, por exemplo, que você trabalha para um grupo Nestle e está escrevendo a história da empresa. Você poderia escrever. Nossa história começa em 1866 com a base do ângulo da empresa suíça de leite condensado. Henri Nestle desenvolve um alimento infantil inovador em 1867 e em 1905, a empresa que ele fundou se funde com Anglo Swiss para formar o que hoje é conhecido como o grupo Nestle. Ou, em vez disso, você poderia criar essa história como um Q e uma pergunta. Quando o grupo Nestle foi fundado e serviu 866? Pergunta, como a empresa era chamada naquela época? Responda à pergunta da empresa de leite condensado suíço Anglo. Quem foi o fundador da empresa? E pergunta de Sir Henry Nestle, qual foi o avanço de 1867? E Sir Henry Nestle desenvolveu uma comida infantil inovadora. Acho que você vê a diferença. O Q e uma estrutura não funcionam para a maioria dos tipos de escrita, mas tem seu lugar, especialmente como uma barra lateral ou chamada em relatórios, folhetos e páginas longas da Web. Nosso tipo final de estrutura é comparar e contrastar. Aqui você pega dois ou mais itens e os compara e os contrasta. Um bom exemplo é um documento que compara sua empresa com um concorrente ou que contrasta seu produto com um produto oferecido por um concorrente. Seu documento, por exemplo, compararia seu preço de varejo com o preço do concorrente. Ou contraste suas especificações com as especificações dos concorrentes. Essa estrutura se presta a tabelas. Você encontra muitos desses on-line, especialmente com empresas que oferecem produtos de commodities e serviços de commodities. Essas empresas mostrarão por meio de comparação e contraste, como seus produtos e seus serviços são superiores aos produtos e serviços oferecidos por seus concorrentes. Como você pode ver, existem várias maneiras de dar à sua empresa uma estrutura lógica. Dar sua estrutura de escrita ajuda o leitor a seguir e entender sua mensagem. Mas essa mesma estrutura também ajuda você a criar sua mensagem. Às vezes, a parte mais difícil da redação comercial é não saber o que dizer. É saber como dizer isso. Você não construiria um carro de corrida sem um plano. Você não cruzaria o Saara sem um mapa. Portanto, você também não deve escrever um documento comercial sem estrutura. 7. Vá ao ponto: O erro mais comum que os empresários cometem na redação dos negócios é não chegar ao ponto. Em breve. Vejo que novas contratações cometem esse erro, e vejo CEOs cometerem esse erro. Não estou dizendo que eles estão escrevendo é necessariamente confuso, ou que está cheio de erros gramaticais, ou que está mal pensado. Em muitos casos, a escrita deles é clara, é lógica e profissional. O que estou dizendo é que eles não chegam ao ponto em breve. E esse erro custou a suas organizações incontáveis milhares de dólares por ano em perda de produtividade. Além disso, desperdiça o tempo de todos, o tempo do escritor e o tempo do leitor. O desafio que você enfrenta com seus leitores é que eles estão ocupados. Seus leitores não têm tempo suficiente no dia para ler todos os documentos que se deparam com a mesa do início ao fim. Isso é para que eles deslizam eles lêem suas primeiras frases. Eles examinam o resto do documento e provavelmente lêem sua conclusão ou suas recomendações. Isso significa que, a menos que você chegue direto ao ponto nas primeiras frases do seu documento, você provavelmente nunca fará seus pontos. E se você nunca fizer seu ponto de vista, seu leitor nunca receberá seus pontos. Os conceitos básicos de redação de negócios dizem que, para chegar ao ponto, você precisa comunicar sua mensagem principal de duas maneiras. Mais cedo. Claramente. Vejamos cada um deles em ordem. Primeiro, chegue ao ponto mais cedo. Se você é como a maioria das pessoas de negócios, gostaria de dar um pouco de antecedentes antes de fazer uma solicitação. Você gostaria de fornecer um raciocínio. Antes de fazer uma recomendação. Você gostaria de apresentar sua pesquisa antes de apresentar ou indicar suas descobertas. Em outras palavras, se o seu típico você gostaria de chegar ao seu ponto lentamente para você, faz sentido chegar ao ponto eventualmente para você. Faz sentido levar seu leitor passo a passo para sua conclusão. Mas, para o seu leitor de negócios, isso não acontece. Como eu disse, os leitores de negócios estão ocupados. Eles precisam que você chegue ao ponto mais cedo. Eles precisam que você volte ao básico de redação comercial. Deixe-me mostrar o que quero dizer. Este é um memorando de acompanhar ao memorando de seus funcionários, Arne spear phishing. Você pode estar vulnerável a tentativas de phishing. Spear phishing é uma tentativa de fraude por e-mail que visa uma organização ou pessoa específica que busca acesso não autorizado a informações para evitar ser vítima de tentativas de phishing. Por favor, lembre-se do seguinte. Tenha em mente que a maioria das empresas, bancos e agências não solicitará informações pessoais de você em um e-mail ou solicitará por telefone. Nunca clique em um link em um e-mail para acessar um site seguro. Sempre insira o URL você mesmo. Nunca abriu anexos inesperados de fontes desconhecidas. Use senhas fortes. Verifique se o software antivírus está atualizado. Um ótimo vídeo produzido pelo Escritório do Diretor de Inteligência Nacional compartilha informações detalhadas sobre a caça submarina. Clique no link abaixo para assistir ao vídeo e, depois, confira a página do YouTube para outros vídeos perspicazes. Em relação à segurança. Há uma oficina obrigatória sobre caça submarina sendo realizada esta semana no auditório principal no dia habitual de treinamento. Começa às nove da manhã. O comparecimento é obrigatório. Os artistas VPs devem ser enviados para segurança no Acme core.com. Se esse memorando chegasse à sua caixa de entrada de e-mail hoje, você leria todo o caminho? Provavelmente não. Porque ignora esse básico de redação de negócios. O memorando parece que contém dicas simples sobre a prevenção da caça submarina. Parece o tipo de MIMO que você pode arquivar. O escritor não faz nada neste memorando até o último parágrafo para que você saiba que este e-mail é uma leitura essencial para você. Se você não leu este memorando até o final, significa que você não compareceu ao workshop obrigatório que está sendo realizado no auditório principal. Duvido que alguém em sua organização tenha participado. Este é um exemplo clássico de chegar ao ponto tarde demais. A parte mais importante deste memorando é o anúncio de que há um workshop que você, o leitor deve participar. Mas você não sabe que lendo o título, a linha de assunto, você não sabe disso lendo a introdução. Você não sabe disso lendo os pontos com marcadores. Então, o que o escritor deveria ter feito? Em vez disso? O escritor deveria ter retornado ao básico de redação de negócios chegando ao ponto imediatamente. Veja como esse memorando deve parecer. Oficina obrigatória sobre caça submarina. Nesta quinta-feira. Você é obrigado a participar de um workshop obrigatório sobre caça submarina. Esta semana. Você deve RSVP para este e-mail. Então, sabemos que você está participando quando? Quinta-feira, 8 de maio a partir das nove da manhã, onde? Auditório principal, RSVP envia um e-mail para segurança na Acme core.com dizendo que você estará participando deste workshop. Por que você precisa participar deste workshop? Você pode estar vulnerável a tentativas de phishing. Spear phishing é uma tentativa de fraude por e-mail que visa uma organização ou pessoa específica busca acesso não autorizado a informações para evitar ser vítima de tentativas de phishing. Por favor, lembre-se do seguinte. Tenha em mente que a maioria das empresas, bancos e agências não solicitará informações pessoais de você em um e-mail ou solicitará por telefone. Nunca clique em um link em um e-mail para acessar um site seguro. Sempre insira o URL você mesmo. Nunca abra anexos inesperados de fontes desconhecidas. Use senhas fortes. Certifique-se de que o software antivírus seja atualizado. Um ótimo vídeo produzido pelo Escritório do Diretor de Inteligência Nacional, compartilha informações detalhadas sobre a caça submarina. Clique no link abaixo para assistir ao vídeo e, depois, confira a página do YouTube para outros vídeos perspicazes sobre segurança. Veja a diferença. O primeiro memorando enterra as informações mais importantes no final dos documentos. O segundo memorando coloca essa informação onde ela pertence no início. Qualquer um que recebeu o segundo memorando pode não saber nada sobre phishing de lança, mas saberia que havia uma oficina sendo realizada naquela semana sobre o tema do spear phishing, e eles também saberiam que eram obrigados a comparecer. Isso me leva ao meu segundo chegar ao ponto. Claramente. Dê uma olhada nesses dois memorandos novamente, e você verá que o primeiro é difuso e o segundo está claro. O primeiro é vago, o segundo é específico. Observe as diferenças. O primeiro memorando diz que o workshop está sendo realizado esta semana. Isso não está claro. O segundo memorando diz que a oficina está sendo realizada no dia 8 de maio. Isso está claro. O primeiro memorando diz que o workshop está sendo realizado, citação, o dia de treinamento habitual, sem aspas, isso não está claro. O segundo memorando diz que o workshop foi realizado na quinta-feira. Isso está claro. O primeiro memorando diz que o comparecimento é necessário, sem aspas, mas por quem? Você não pode ter certeza porque o escritor não está claro. O segundo memorando diz que você é o destinatário deste e-mail, é obrigado a participar de um workshop obrigatório. Isso está claro. Como você pode ver, o primeiro memorando é lento para chegar ao ponto e não é claro, inespecífico. O segundo memorando chega ao ponto e imediatamente e é claro e específico. Veja como fazer isso. Faça sua solicitação primeiro, forneça seus motivos. Em segundo lugar, dê o convite para a reunião primeiro. Dê o plano de fundo para a reunião. Em segundo lugar, indique suas recomendações. Primeiro. Indique suas descobertas que o levaram a essas recomendações. Em segundo lugar, indique a política mudou primeiro, dê o motivo por trás disso. Em segundo lugar, dê o pedido primeiro, dê os detalhes. Em segundo lugar, indique suas descobertas de pesquisa primeiro, descreva sua metodologia. Em segundo lugar, indique os resultados das vendas descreveram pela primeira vez como você os alcança. Em segundo lugar, faça o anúncio primeiro, dê o contexto. Segundo. Em outras palavras, chegue ao ponto e chateado. 8. Escreva frases simples: Imagine que você receba no correio uma carta do fabricante do seu carro. A carta diz que, em relação a possíveis deficiências mecânicas, os rolamentos do eixo traseiro dos carros podem se deteriorar. Continuar dirigindo com uma barra com falha pode resultar em desengate do eixo do eixo e afetar negativamente o controle do veículo, sem aspas. O que você fará depois de ler esta mensagem? Jogue a carta fora, arquive-a, entregue ao seu mecânico, ligue para o fabricante do carro, não faça nada. Se você não fizer nada, estará em boa companhia porque muitas pessoas que lêem essas duas frases não entenderão o que elas significam. Eles não entenderão o que eles, como os leitores , devem fazer depois de ler as frases. E esse é o desafio que você enfrenta na redação do seu negócio. Você escreve para informar e escreve para motivar a ação. Se suas frases forem complicadas, seus leitores não entenderão seu significado e eles não tomarão a ação que você quer que eles tomem. Isso porque o segredo para uma escrita comercial eficaz é a simplicidade. Essas duas frases apareceram em uma carta que a Ford Motor Company envia para clientes que compraram o ego montane de mercúrio 1972. Esse modelo tinha um defeito de segurança. Os rolamentos no eixo traseiro e nós vamos montar podem falhar e o eixo traseiro pode se afastar do carro. Esse defeito de segurança era tão perigoso que a Ford lembrou toda a produção de 1972. Mercury Monte vai 423 mil carros. Mas pela carta deles, você não saberia que o carro tem um defeito de segurança que poderia matá-lo. Isso porque as frases na carta não são simples. Eles são complicados. Deixe-me mostrar o que quero dizer. Primeiro, o escritor não mencionou você, o dono. O escritor simplesmente diz que os rolamentos do eixo traseiro dos carros podem se deteriorar. O que o escritor quer dizer é que os rolamentos do eixo traseiro do seu carro podem se deteriorar. O escritor também diz que continuar dirigindo com um baring com falha pode resultar em desengate do eixo e afetar negativamente o controle do veículo. Traduzido, o que o escritor quer dizer é que, se você continuar a dirigir seu Monte ego de mercúrio 1972 com um rolamento com falha, isso pode resultar em desengate do eixo e afetar negativamente o controle do veículo. O escritor significa seu carro, seus rolamentos, o eixo do eixo. Segundo, o escritor não é definido. O escritor diz que com relação a possíveis deficiências mecânicas, os rolamentos do eixo traseiro dos carros podem se deteriorar. Isso não soa tão perigoso, certo? É possível. Pode o escritor está trabalhando no mundo das possibilidades e coisas que podem acontecer. Lembre-se, o assunto em questão é um defeito de segurança que torna esses carros tão perigosos de dirigir que foram recuperados pelo fabricante. E Mitre não tem o luxo de escrever sobre possibilidades, não quando vidas estão em risco. O escritor deveria ter dito, citação, seu mercúrio de 1972 Monte ego tem um defeito mecânico. Os rolamentos do eixo traseiro do seu carro provavelmente se deteriorarão e falharão, sem aspas. Os escritores são indefinidos em seu idioma por um dos dois motivos. Ou o Carolus deles ou eles têm algo a esconder. A maneira mais fácil de evitar a responsabilidade é dizer talvez, possivelmente, talvez. A maneira mais fácil de evitar confusão e assumir a responsabilidade é tornar suas afirmações definitivas. Em terceiro lugar, o escritor é abstrato. O que significa esse escritor da Ford Motor Company? Por cotação, continuar dirigindo com uma falha de baring pode resultar em desengate do eixo real e afetar negativamente o controle do veículo sem aspas. Bem, continuar dirigindo com um rolamento com falha é uma declaração abstrata. De fato. Isso não implica nenhuma agência Schumann que, por exemplo, esteja dirigindo. O escritor não diz. Mas o que o escritor está falando aqui é você, o proprietário, o motorista, continuando a dirigir seu carro, um carro que tem rolamentos de eixo traseiro defeituosos. Isso não é abstrato. O escritor descreve algo chamado desengate do eixo do eixo. O que isso significa? Exatamente? É abstrato. Isso significa que o eixo em seu mercúrio 1972 Montenegro pode se separar do resto do seu carro? Isso é o que era. O som perigoso quando você declara isso dessa maneira? Claro. O desengate do eixo do eixo soa como algo que você deve se preocupar. Fique preocupado. Na verdade, não. É abstrato. Finalmente, o escritor chega ao ponto da carta. Mas de forma abstrata, essa possível deterioração dos rolamentos do eixo traseiro pode afetar negativamente o controle do veículo. Abstrato. Em outras palavras, você pode perder o controle do seu carro. Em outras palavras, seu carro pode desviar de um penhasco ou desviar para o tráfego que se aproxima. Seu carro pode matar ou mutilar você e seus passageiros. Estes são alguns dos efeitos adversos do controle do veículo afetado negativamente. Veja como você escreve uma frase simples. Como você pode imaginar. A maneira de melhorar este parágrafo da Ford Motor Company é abordar o leitor diretamente. Indique os fatos definitivamente e avise o proprietário em concreto em oposição a termos abstratos. Se eu estivesse criando este parágrafo, se você estiver criando este parágrafo, seria algo assim. Seu Monte ego de mercúrio 1972 tem rolamentos de eixo traseiro defeituosos que provavelmente se deteriorarão e falharão. Se você continuar dirigindo seu carro, o eixo traseiro poderá cortar e você perderá o controle do seu veículo. Como você pode ver, nossa versão usa o mesmo número de palavras que o original, mas é mais direta, mais concreta e mais clara. Sua escrita ficará clara assim que você começar a escrever em frases simples. 9. Escreva com parágrafos: Se você quiser melhorar suas habilidades de redação de negócios, pensando em si mesmo como um guia, seu leitor não conhece seu destino. Seu leitor não conhece a rota. Seu leitor não tem um mapa, uma bússola ou um GPS. Seu leitor precisa de um guia. Você é esse guia. Seu trabalho é orientar seu leitor do ponto de partida para o destino. Você guia seus leitores para o destino deles usando três unidades de composição, palavras, frases e parágrafos. Você combina palavras para formar frases. E você combina frases para formar parágrafos e combina parágrafos para criar seus documentos comerciais inteiros. Se você lutou com a redação comercial, provavelmente lutará com parágrafos. Você se pergunta o que eles são, como eles funcionam e como você deve escrevê-los para ajudar seus leitores a chegar onde você quer que eles vão. Então, aqui estão algumas respostas para perguntas frequentes sobre parágrafos. Na redação comercial. O que é um parágrafo? Um parágrafo é um grupo de frases que desenvolvem um único tópico. Se você quer melhorar suas habilidades de redação de negócios, certo? Parágrafos melhores. Por que devo escrever usando parágrafos? Todas as ideias, exceto as mais simples, precisam ser comunicadas em etapas. A maioria dos assuntos que você escreve sobre isso funciona, precisa ser dividida em tópicos. Dividir seu assunto em parágrafos ajuda o leitor seguir seu pensamento à medida que você passa de uma ideia para a outra. Quantos tópicos cada parágrafo deve conter? Um? O que devo fazer? Se eu quiser incluir dois tópicos em um parágrafo? Você deve dividir os tópicos em dois parágrafos. O que cada parágrafo deve incluir? Cada parágrafo deve incluir uma frase de tópico, frases de apoio e uma frase final. Qual é a frase do tópico? A frase do tópico é a primeira frase em um parágrafo. Qual é o propósito da frase do tópico? O objetivo da frase do tópico é introduzir o tópico do parágrafo. A primeira frase de cada parágrafo é um sinal de que um novo passo no desenvolvimento do assunto foi alcançado. Você os escreve naturalmente à medida que melhora suas habilidades de redação de negócios. O que são sentenças de suporte em um parágrafo? Frases de suporte são sentenças entre a frase do tópico e a frase final. Eles explicam ou elaboram sobre o tópico do parágrafo. Qual é a frase final? A frase final é a última frase em um parágrafo. Ele termina o tópico do parágrafo sucintamente, geralmente com uma ideia final. Às vezes, a frase final em um parágrafo prepara o leitor para o próximo parágrafo usando uma frase conhecida como sentença de transição. Então você provavelmente está se perguntando o que é uma frase de transição. Vou te dizer. Uma sentença de transição é uma frase final em um parágrafo que conecta o parágrafo ao que se segue. A primeira frase em um parágrafo também pode servir como uma transição do parágrafo anterior. Qual é o objetivo de uma sentença de transição? O objetivo de sua frase de transição é ajudar seus leitores a ver como seus parágrafos se relacionam entre si e como eles se relacionam com o tópico geral do documento. Boas transições destacam as conexões entre parágrafos adjacentes. Há várias palavras e frases que são perfeitas para mostrar que você está fazendo a transição de uma ideia da outra. Quais são alguns exemplos de frases de transição? Bem, a última frase que acabei de dizer é um exemplo de sentença de transição. Essa frase permite que você espere que o tópico do próximo parágrafo, o que estou falando agora, sejam palavras e frases para usar em frases de transição. Mas, mas esse é apenas um exemplo de como melhorar suas habilidades de redação de negócios com transições de parágrafos. Que palavras ou frases posso usar qualquer frase de tópico para mostrar que estou fazendo a transição para um novo tópico. Existem muitas palavras e frases que introduzem uma transição. Estes incluem, além disso, outro lado, além disso, por exemplo, naturalmente, no entanto, finalmente, e em conclusão, como reconheço um bom parágrafo? Quando leio um? Um bom parágrafo tem unidade. As frases no parágrafo desenvolvem o tópico do parágrafo de forma coerente. O piloto desenvolve as ideias no parágrafo em uma sequência lógica. Quanto tempo meus parágrafos B, Não há regra para quanto tempo um parágrafo deve durar. A única regra é que seus parágrafos devem ser longos o suficiente para expressar adequadamente uma ideia. Quantas frases devo incluir? Algum parágrafo? Novamente, não há regras para quantas frases você deve incluir qualquer parágrafo, seu assunto determina quantas frases você escreve. Por exemplo, parágrafos em memorandos de negócios e e-mails tendem a ter apenas algumas frases. Parágrafos em relatórios e demonstrações financeiras tendem a conter muitas sentenças. Em conclusão, deixe-me compartilhar uma dica simples para escrever parágrafos para que você melhore suas habilidades de redação de negócios. Pense em si mesmo como um guia que está levando seu leitor do ponto a ao ponto B, usando a palavra escrita, seu leitor não conhece o destino nem a rota que você está tomando. Comece seu parágrafo com uma frase de tópico. Desenvolva seu tópico com fatos, exemplos, descrições de evidências e explicações. Termine seu parágrafo com uma conclusão ou qual a frase de transição que prepara seu leitor para o próximo parágrafo. Siga este plano simples e seus leitores chegarão ao seu destino, aquele que você quer que eles alcancem. Graças a você. 10. Use palavras simples: Quando meu desperdício era menor, quando eu tinha mais cabelo do que hoje, editei um relatório do Departamento Canadense de Pescas e Oceanos. Foi escrito por um cientista que estava estudando como os peixes reagiam a produtos químicos que foram introduzidos em seu habitat. O cientista tinha um estilo de escrita comercial ruim. Sentei-me na minha mesa com a minha caneta vermelha na mão marcando seu projecto de relatório. Meu trabalho era traduzir sua prosa científica densa e complicada em linguagem simples que qualquer canadense adulto entenderia. Nas últimas páginas do relatório, me deparei com essa frase, citando, as espécies sob investigação exibiram uma resposta de mortalidade 100% positiva sem aspas. Peguei minha caneta vermelha e desenhei uma linha através dessa frase terrível. Por baixo disso, eu escrevi este substituto. O peixe morreu. Quando o autor viu a mudança que fiz, ele se opôs. Não me lembro das palavras exatas dele, mas ele disse algo assim. Não consigo resumir meu estudo em apenas três palavras. Minha conclusão precisa parecer mais importante, mais comercial do que isso. Esses cientistas não podiam justificar sua bolsa de pesquisa e seu trabalho com apenas três palavras, o peixe morreu. Ele sentiu que precisava usar 11 palavras para afirmar sua conclusão. Ele sentiu que seu estilo de escrita de negócios precisava ser chique, obscuro e sonoro científico. Esses cientistas sofriam de uma doença comum. O Oxford English Dictionary não deu essa doença e nome, mas existe da mesma forma. É o desejo na escrita científica, na escrita governamental, na escrita acadêmica e até mesmo na redação de negócios parecer mais importante no papel do que nós. É o desejo de parecer erudito e auto-importante à custa da clareza e brevidade, é escrever que infunda o escritor em vez de ajudar o leitor. Estou falando sobre o desejo de preferir a palavra multissilábica ao monossilábico, a palavra latina sobre a palavra anglo-saxônica. Estou falando sobre o desejo de preferir o substantivo pretensioso, a maneira elaborada afirmando o óbvio. Estou falando sobre a tentação como William Strunk tão memoravelmente colocou para usar uma palavra de 20 dólares quando há um centro de dez pronto e capaz. Então meu conselho é evitar palavras extravagantes. Então deixe-me definir o que quero dizer com palavras extravagantes. Palavras extravagantes têm várias sílabas ou são incomuns ou ambas. Por exemplo, digamos que você precise escrever um e-mail dizendo seu chefe que sua linha de suporte ao cliente recebeu muitas reclamações na semana passada. Que palavra você deve usar? Se você quiser impressionar seu chefe com sua erudição, você escreverá que houve inúmeras reclamações. Mas se você preferir ser breve e claro em vez disso, você escreverá que havia muitas reclamações. Numerosas tem três sílabas. Muitos têm apenas dois. Numerosa não é uma palavra que você costuma ouvir pessoas dizendo na conversa cotidiana, mas muitas são uma. Onde é que a fantasia? A outra palavra é plano. Outra palavra extravagante é utilizar. Ninguém no governo nunca usa nada. Tudo é utilizado. Não estou usando esse microfone para falar agora. Estou utilizando um microfone. Se você quiser soar impressionante. Você não pedirá que seus fornecedores usem seu software de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Você os convidará a utilizar nossa solução. Há muitas outras palavras extravagantes para evitar. Não escreva o melhor quando você puder escrever melhor, não diga à sua equipe para criar estratégias. Quando você pode simplesmente dizer-lhes para planejar. Nunca divulgue uma carta se você puder enviá-la por correio. Em vez disso. Se você vir algo que funcionou na correção de necessidades, não ofereça assistência. Ofereça para ajudar. Se você olhar para trás sobre esses exemplos, notará que palavras simples têm menos sílabas do que palavras extravagantes e elas são mais fáceis de entender rapidamente. Optimum tem três sílabas, melhor, tem apenas uma e é mais fácil de entender. Strategize tem três sílabas, plano tem apenas uma e é mais fácil de entender. O melhor estilo de escrita empresarial é o mais simples. Em seguida, substitua frases com palavras simples. Você precisa pegar essa nova maneira de pensar e aplicá-la a frases, bem como a palavras individuais. No mundo da redação empresarial, existem muitas expressões desajeitadas e de palavras que afirmam isso simples, de maneiras complicadas. Essas expressões usam várias palavras quando uma palavra é suficiente, com exceção de é um bom exemplo. Você pode substituir essa frase pela palavra, exceto. Então, em vez de escrever, cada uma de nossas divisões aumentou a receita no último trimestre, com exceção da nossa divisão Winnipeg. Em vez disso, você poderia simplificar sua escrita e escrever cada uma de nossas divisões, exceto pela nossa divisão Winnipeg, impulsionou a receita no último trimestre. Em vez de escrever até o momento em que você puder. Você está certo? Até que você seja capaz. Em vez de escrever, ele não tinha a habilidade para você, certo? Ele não conseguiu. Você vê a diferença? Frases longas fazem você parecer pomposo, auto-importante. São substituições mais curtas fazem você parecer modesto e humano. Agora eu tenho um cuidado para você e para seus leitores sobre contexto e tom. Como você pode ver, o que estou propondo é que você prefira palavras simples a palavras extravagantes. E estou sugerindo que você evite palavras longas, use equivalência mais curta. Mas há exceções. Só porque uma palavra longa tem um sinônimo mais curto não significa que você sempre deve usar a palavra mais curta. Por exemplo, se você estiver escrevendo um documento que será lido por cirurgiões, você não usará a palavra gut. Quando você quer dizer intestino. Você não usará a palavra barriga quando você quer dizer intestino. Mas se você estiver escrevendo um documento que será lido por crianças, então referir-se ao problema intestinal de uma criança como uma dor de barriga provavelmente é adequado. Intestino, intestino e Tommy são sinônimos, mas não intercambiáveis. Há minha ressalva. Sua escolha de palavra sempre depende do seu leitor, contexto e do tom que você deseja alcançar em seu estilo de escrita comercial. Mas com essa ressalva fora do caminho, ou talvez eu devesse dizer, não usando a palavra ressalva. Com essa cautela fora do caminho. Eu recomendo que você prefira a palavra simples em detrimento da elaborada. Eu recomendo que, na sua escrita comercial, você prefira a frase humilde em detrimento do pretensioso 1. Simplificar a redação da sua empresa vai prejudicar no início, mas seus leitores agradecerão por isso. Com o tempo, sua escrita se tornará sucinta, clara e fácil de ler. Além disso, mesmo que o processo prejudique seu cérebro ocasionalmente, isso nunca resultará em uma resposta de mortalidade 100% positiva. Em outras palavras, escrever simplesmente nunca o matará. 11. Use verbos fortes: Como você se sentiu quando alguém lhe dá um aperto de mão manco? Ele te enche de confiança ou isso te arrasta? No mundo da redação empresarial, o equivalente linguístico do aperto de mão fraco é o verbo da semana. Estou falando do verbo da pista que suga a vida dos seus censos. O verbo vago que coloca seus leitores a dormir, o verbo impreciso que obscurece você quer dizer. Se você quiser avançar em sua carreira comercial, use verbos fortes em seu negócio. Correndo. Verbos são as palavras de ação da linguagem. Eles energizam sua escrita. Eles tornam sua escrita mais concisa. E no cerne de todas as boas frases como um verbo forte e preciso. Escolher o verbo certo faz com que sua empresa funcione mais forte, mais clara e eficaz. Veja como você faz isso. Substitua as combinações de advérbios de verbos por verbos fortes. Primeiro, vamos ficar claros em nossos termos. Um verbo descreve o que acontece. Um advérbio descreve como isso acontece. Por exemplo, na frase, o comitê analisou atentamente os documentos. Olhou é o verbo que mostra o que o comitê fez e cuidadosamente é o advérbio que mostra como eles fizeram isso. Agora que demonstrei o que são advérbios, tenho isso a dizer sobre eles. Não os use. Os advérbios enfraquecem sua escrita. Advérbios tornam sua escrita mais complicada. Advérbios lhe dão um manco. mão. Em vez de advérbios, use verbos fortes na sua empresa em execução. Não diga ao leitor que o comitê analisou atentamente os documentos. Basta escrever que o comitê examinou os documentos. Não escreva o engenheiro preso firmemente na corrente. Basta escrever que o engenheiro agarrou a corrente. Não diga aos seus acionistas que o preço das ações dos concorrentes caiu precipitadamente, diga-lhes que caiu. advérbios são invariavelmente uma semana de substituição para um verbo forte. Semana. Escritores de negócios confiam em advérbios. Escritores de negócios fortes confiam em verbos fortes sem adornos. Use palavras fortes para eliminar palavras. Verbos fracos incham sua escrita. Verbos fortes, torne sua escrita concisa. Verbos fortes ajudam você a eliminar a palavra substituindo as formas do verbo a ser. Estes incluem, foi, R, e nós somos assim, em vez de escrever, a Capital Ventures é proprietária de uma cadeia de restaurantes, você simplesmente escreve que a Capital Ventures possui uma cadeia de restaurantes. Você elimina três palavras no processo e aumenta a clareza de sua frase. Deixe-me mostrar mais alguns exemplos de uso de verbos fortes na redação do seu negócio. Não escreva. John teve uma discussão com seu supervisor, certo? John discutiu com seu supervisor. Não escreva que vou presidir a reunião, certo? Vou presidir a reunião. Você tem verbos fortes na escrita do seu negócio para tornar sua escrita precisa. Na redação comercial, verbos fortes são mais precisos do que os verbos fracos. Por exemplo, aquele funcionário problemático seu deixou a empresa ou foi demitido? Deixar a empresa é uma semana e frase imprecisa. Afinal, todos os ex-funcionários de vocês deixaram a empresa, certo? Alguns renunciaram, outros morreram, outros foram demitidos. Se você é uma empresa, demite um funcionário, mas escreve que o funcionário deixou a empresa. Você está sendo impreciso agora, talvez deliberadamente, então eu admito. Mas se a maneira mais precisa de descrever a partida é dizer que o funcionário foi demitido. E se você não está buscando eufemismo, use o verbo mais preciso, certo? Ele foi demitido ou melhor ainda, a empresa o demitiu. Os verbos que você escolhe fazem muita diferença no significado. Se você quiser deixar seu significado claro, deixe seus verbos claros. Por exemplo, a fotocopiadora parou ou atolou? Seu funcionário perdeu a reunião ou evitou a reunião? Seu fornecedor mentiu ou ela falou mal? Substituir substantivos que são verbos disfarçados? O que há de errado com as seguintes frases? O conselho de administração fez as seguintes recomendações. O gerente de marketing percebeu que a publicidade impressa é obsoleta. A fusão proposta é interessante para muitos funcionários. O que há de errado com essas frases é que elas contêm verbos disfarçados de substantivos. Veja o primeiro exemplo. Qual é o verbo nessa frase? É a palavra feita. Mas o que o conselho de administração fez? Eles fizeram recomendações. Existe uma forma verbal? Para recomendações? Sim, existe. É o verbo recomendar. A frase feita as seguintes recomendações é um verbo disfarçado de substantivo. Em vez de escrever, o conselho de administração fez as seguintes recomendações. O escritor deve simplesmente encurtar isso, usar um verbo mais forte e dizer, o Conselho de Administração recomenda. O seguinte. A palavra recomenda é um verbo mais forte. A segunda frase comete o mesmo erro. Qual é o verbo? Nessa frase? Na verdade, são três palavras, o que chamamos de verbo frasal, porque expressa ação em uma frase em oposição a uma palavra simples. Essas frases chegaram à realização. Agora examine essa frase. A realização é um substantivo, mas não existe uma forma verbal desse substantivo? Claro que existe. É o verbo perceber. Então, em vez de escrever, o gerente de marketing chegou à percepção de que a publicidade impressa é obsoleta, o escritor deveria simplesmente dizer, o gerente de marketing percebeu que a publicidade impressa é obsoleta. Agora, tenho certeza que você está pegando o jeito disso. Até agora. Posso dizer que você está aprendendo a usar verbos fortes na redação do seu negócio. Você não precisa que eu diga que a terceira frase deve ser reescrita para dizer os interesses de fusão propostos. Muitos funcionários. A partir deste pequeno exercício, você vê que substituir substantivos que são verbos disfarçados faz duas coisas. Ele comunica seu significado mais rapidamente e reduz a contagem de palavras. Em outras palavras, torna sua escrita mais clara e mais concisa. Mas não pense que colocar essa lição em prática será fácil. Usar substantivos em vez de verbos fortes é um dos erros de lugar mais comuns que os escritores de negócios cometem. É um dos favoritos dos burocratas e funcionários públicos porque faz com que o escritor pareça eruditos e no controle. Você pode se sentir tentado a escrever assim, impressionar seu chefe, impressionar seus clientes, impressionar seus colegas. Ou você pode ter outros detentores da estaca para usar a frase da semana. Por causa de todos eles. Não conduza uma discussão de nada, discuta. Nunca faça uma descoberta de nada. Descubra, recusou-se a se envolver na preparação de qualquer coisa, preparar e nunca fazer uma suposição. Suponha que você apenas melhorará a redação da sua empresa. Você vai pregar. 12. Mantenha as palavras relacionadas juntos: William Strunk disse uma vez A posição das palavras em uma frase é o principal meio de mostrar seu relacionamento. Confusão e ambiguidade resultam quando as palavras estão mal colocadas. O escritor deve, portanto, reunir as palavras e grupos de palavras que estão relacionadas no pensamento e manter separados aqueles que não estão tão relacionados. Deixe-me mostrar um exemplo do que ele quis dizer. A frase. O inspetor entrou na sala e notou uma grande mancha no tapete que estava bem no centro. Esta frase é ambígua porque as palavras na frase que estão relacionadas não estão juntas. Você, o leitor não pode ter certeza do que o escritor quer dizer. Ele quer dizer a mancha no meio do tapete ou quer dizer que o tapete com a mancha está no meio da sala. A palavra mancha e centro estão muito distantes na frase. Estando distantes, eles causam confusão, tornam a sentença ambígua. A maneira mais fácil de corrigir essa frase é mover essas duas palavras juntas assim. O inspetor entrou na sala e notou uma grande mancha no centro do tapete. Você vê a melhoria imediata. O significado é claro. Aqui está outro exemplo de palavra confusa. Colocações. Ligue para nossos parceiros em Cingapura e diga a eles para esperar que o chefe feche o negócio por apenas US $2. Lembre-se de nossa regra, mantenha juntas palavras e grupos de palavras que estão relacionadas no pensamento e mantenha separados aqueles que não estão tão relacionados. Nesse caso, a frase que fecha o negócio e a frase por apenas US $2 estão juntas, indicando que eles estão relacionados. Quando eles não estão relacionados. O chefe não fechou o negócio por US $2. O custo do telefonema para Cingapura é de apenas US $2. Mas a frase é confusa porque a frase chama nossos parceiros em Cingapura e a frase por apenas US $2 não estão juntas. Eles estão longe o suficiente para confundi-lo. O leitor. Para eliminar essa confusão, basta colocar as frases relacionadas entre si, juntas juntas. Isso liga para nossos parceiros em Cingapura por apenas US $2 e conte a eles sobre o chefe, fechando o negócio. Evite problemas com pronomes relativos. Outra causa de confusão considerável acontece quando um escritor nomeia pessoas em uma frase e, em seguida, se refere a uma delas novamente usando apenas um pronome relativo. Aqui está um exemplo do que quero dizer. A estagiária de Samantha Carruthers, que trabalha em vendas, foi promovida. Esta frase não está clara porque o escritor não está claro sobre a quem se refere. O estagiário trabalha em vendas ou Samantha Carruthers trabalha em vendas? Você não pode ter certeza porque o pronome relativo que não está próximo o suficiente da pessoa a que se refere, que é o estagiário. Como você provavelmente pode reunir, a melhor maneira de corrigir essa frase confusa é reformulá-la para que o pronome relativo e o estagiário estejam mais próximos. Você escreveria algo assim. estagiária de Samantha Carruthers, que trabalha em vendas, foi promovida. Outra opção é simplesmente nomear o estagiário. Isso remove toda a confusão. John McCracken, que trabalha em vendas e que é estagiário de Samantha Carruthers, foi promovido. Em seguida, você vai querer colocar modificadores ao lado das palavras que eles modificam. Um modificador é uma palavra ou frase que adiciona significado ou que modifica outra palavra ou frase. Deixe-me ilustrar o que quero dizer com um exemplo de The Elements of Style by Strunk and White. O diretor disse esperar que todos os membros dassem generosamente ao fundo em uma reunião do comitê ontem. Nesta frase, você não pode ter certeza do que o escritor significa por causa de onde o escritor coloca o modificador. O modificador nesta frase é a frase, reunião do comitê ontem. Mas essa frase modifica o que o diretor disse ou modifica onde os membros devem dar generosamente? Você não pode ter certeza porque o modificador e a ideia que ele modifica estão muito distantes. A frase. A maneira de evitar essa confusão é juntar ideias relacionadas na sentença assim. Em uma reunião do comitê ontem, o diretor disse esperar que todos os membros dassem generosamente ao fundo. Aqui está um exemplo final. O cliente só comprou duas camisas. Agora, o que o escritor quer dizer? Que o cliente comprou duas camisas e não comprou nem fez mais nada. Ou que o número de camisas que o cliente comprou era apenas 2 é o significado da frase, quão pouco o cliente fez ou de quão pouco ele comprou. Você não sabe. Como o modificador, a palavra só não está próxima o suficiente da palavra que modifica, que é a palavra para. A sentença é livre de ambiguidade. Quando você junta essas duas palavras assim, o cliente comprou apenas duas camisas. Como você pode ver neste último exemplo, você pode transformar o significado de uma frase com apenas uma palavra, uma palavra que é colocada no lugar errado em sua frase. A outra coisa a notar é que colocar uma palavra no lugar errado em sua frase não necessariamente torna seu significado tolo ou ilógico. Ele apenas dá à sua frase mais de um significado dependendo de como seu leitor entende a frase. Isso significa que, na escrita comercial, seu inimigo é ambigüidade. Derrote esse inimigo juntando palavras relacionadas. 13. Ser específico no título geral,: Se você quiser tornar a redação da sua empresa mais eficaz, seja específico, esteja você escrevendo um e-mail, uma proposta ou um relatório ou um memorando. Aqui estão cinco maneiras de tornar a escrita da sua empresa mais específica. Número um, torne as linhas de assunto do seu e-mail específicas. Uma vez trabalhei em uma organização sem um diretor executivo por vários meses. Muitos funcionários estavam ansiosos para saber quem seria seu novo CEO. Finalmente, chegou o dia em que os poderes anunciados de que tínhamos um novo CEO, eles enviaram um e-mail para todos os funcionários. A linha de assunto do e-mail foram esses anúncios. Essa linha de assunto que você concordará é geral. Ele não dá nenhuma indicação do que se trata o e-mail , exceto que o e-mail tem algumas novidades nele. Mas que tipo de notícias e notícias são relevantes para quem exatamente. Você não pode dizer porque a linha de assunto é geral e não específica. Se você estivesse escrevendo essa linha de assunto de e-mail, como você melhoraria para torná-lo específico? Sei o que você faria. Você indicaria sobre o que é o anúncio e indicaria por que seu leitor deve se importar. Aqui estão algumas maneiras que você faria isso. Temos um novo CEO. Apresentamos nosso novo CEO, Maggi, Sanjay Jiu. Anúncio, novo CEO se junta a nós primeiro de março, você tem a ideia. É mais provável que um e-mail com uma linha de assunto específica seja aberto e lido do que um e-mail com uma linha de assunto geral. Você, é claro, é o juiz de quantos detalhes incluir em um espaço tão pequeno como uma linha de assunto de e-mail. No mínimo, você precisa incluir detalhes suficientes para que seus leitores saibam do que é seu e-mail e por que eles devem se importar e lê-lo. Número 2, torne seus verbos específicos. Se eu lhe pedisse para entrar em contato com nosso fornecedor, o que você fará? Ligue para eles, escreva um e-mail, escreva uma carta, envie um fax, envie uma mensagem instantânea, faça skype, visite seu escritório. Você pode fazer qualquer uma dessas coisas e entraria em contato com nosso fornecedor. Mas o que eu quero que você faça especificamente? Você não sabe porque eu não fui específico. Se eu quiser que você ligue para o nosso fornecedor, devo dizer isso. Se eu quiser que você conheça nosso fornecedor pessoalmente, devo dizer isso. Devo dizer o que fazer com verbos específicos. Se eu disser telefone nosso fornecedor, você sabe exatamente o que eu quero que você faça. Você precisa fazer o mesmo na redação da sua empresa. Torne seu verbo específico. Quando você é específico e não geral, seus leitores entendem sua reunião imediatamente. Eles não perdem seu tempo e o deles pedindo esclarecimentos, essa é a beleza de tornar a escrita do seu negócio mais específica. Número 3, torne seus números específicos. Você já passou por um novo empreendimento de condomínio e viu uma placa que diz condomínios de dois quartos começando em meados 300000. É um bom número para um sinal. Mas quando você se senta com seu carretel ou para comprar sua unidade, você precisa de um valor específico em dólar, certo? Você deve aplicar esse mesmo nível de especificidade à redação da sua empresa. quão específico você é com seus números depende do seu público. Claro. Às vezes, você precisa fornecer números até duas casas decimais como este. A troca de óleo custa 2999. Outras vezes você pode arredondar seus números assim. Para uma troca de petróleo, espere pagar US$30. A chave dos números é conhecer seu público e quantos detalhes eles precisam de você. Se você não tiver certeza, erre do lado de ser exato em vez de geral. Por exemplo, você pode se safar dizendo que erros e seguro de emissões para este projeto é 12% do custo total do projeto. Isso pode satisfazer alguns de seus leitores, mas outros leitores. Para eles, você precisa ser mais específico assim, seguro de erros e emissões para este projeto é de US $8.898,63, 12% do custo total do projeto. Número quatro, seja específico sobre o tempo. Se eu disser que preciso do seu relatório na minha mesa o mais rápido possível, o que quero dizer? Você pode pensar que quero dizer, o que eu digo, ou seja, que preciso do relatório o mais rápido possível para que você obtenha o relatório na minha mesa. Para você. Isso pode significar daqui a três semanas. Mas quando digo o mais rápido possível, quero dizer imediatamente, mas isso não é útil. É isso? O que estou dizendo e o que estou significando são duas coisas diferentes. Eu deveria ser específico. Em vez de dizer que preciso do relatório o mais rapidamente possível, o que é geral e vago. Eu deveria dizer. Preciso do seu relatório na minha mesa às cinco horas de hoje. Número 5, faça seus substantivos Pacífico. Qual é a diferença entre um elevador e um elevador? Nada. Essas palavras significam a mesma coisa. No Reino Unido. É um elevador. Na América do Norte, é um elevador. As palavras são sinônimas. Mas se você está escrevendo para um público no Reino Unido, você chama isso de elevador. Se o seu leitor estiver na América do Norte, você o chama de elevador. Você torna a escrita da sua empresa mais específica por causa de seu público, quem eles são e onde eles moram. Qual é a diferença entre um carro e um veículo? Muito, talvez um carro, por exemplo, seja um veículo, mas as duas palavras não são sinônimos. Um carro é um veículo, mas um veículo não é necessariamente um carro. Uma caminhonete é um veículo, uma van de entrega é um veículo. Um ônibus urbano é um veículo. O substantivo que você usa faz a diferença. Você nunca vai ler aquele Donald Trump através de seu procurador-geral debaixo de um veículo. Mas você vai ler que Donald Trump através de seu procurador-geral debaixo do ônibus. Aqui está um exemplo do local de trabalho. Por favor, mantenha itens pessoais fora da sua mesa. O que isso significa? O que são itens pessoais? Exatamente. E qual é o motivo dessa política? Você não sabe? Porque a política é geral, não específica. Veja esta mesma política reformulada. Mantenha fotos de família, protetor labial, revistas de consumo, telefones celulares e outros itens pessoais fora da sua mesa e fora da vista dos clientes. Essa é uma declaração de política clara porque fornece exemplos e dicas específicas de uma lógica para a política. Se eu disser que a equipe da companhia aérea está em greve, quem quer dizer, os pilotos, tripulação da cabine, a tripulação do terreno, você não sabe. Mas a diferença provavelmente é importante. Para deixar meu significado claro, devo ser específico. Um último exemplo, qual desses três sinais é mais útil para você? Cuidado com nossos animais de estimação, cuidado com nosso cão ou cuidado com nosso Rottweiler. número três é o sinal mais útil porque é o aviso mais específico. redação da sua empresa será tão útil quando você não fosse específico e não geral. Este exemplo final me leva ao meu ponto final sobre por que você deve tornar sua escrita comercial mais específica. Existem três níveis de especificidade, gerais, mais específicos e exatos. Cuidado com nosso animal de estimação é uma declaração geral. O animal de estimação pode ser um ouriço ou um pai. Cuidado com o nosso cão é mais específico. Agora reduzimos nosso foco para animais de estimação que são caninos. Cuidado com o nosso Rottweiler é exato. Não estamos mais falando de animais de estimação em geral ou cães de estimação em particular, mas de uma raça particular de cachorro, um Rottweiler. Seu desafio como escritor de negócios é ser tão específico quanto necessário. Seu oficial do estatuto local, por exemplo, provavelmente quer saber que você possui um cachorro, a Raça pode ser imaterial. Mas se você quiser dissuadir assaltantes, você provavelmente quer que eles saibam que você possui um Rottweiler. Cuidado com nosso animal de estimação, não vai assustar nenhum assaltante. Seu desafio então é ser específico quando você precisa ser específico, o que é na maioria das vezes. E para ser geral, somente quando você precisa ser geral, o que raramente é, mas quando está em dúvida. Seja específico. Desculpe por não poder ser mais específico do que isso. 14. Seja concreto no abstrato: Em 1997, a filosofia e literatura de periódicos acadêmicos realizaram um concurso de mau estilo. O objetivo do concurso era encontrar o melhor exemplo da pior escrita do mundo. Aqui está a peça de escrita que ganhou o primeiro lugar no concurso e aperte o cinto de segurança e prepare-se para a decolagem. O movimento de um relato estruturalista no qual o capital é entendido para estruturar as relações sociais formas relativamente homogêneas para uma visão da hegemonia em que as relações de poder estão sujeitas a repetição, convergência e re⸺- a articulação trouxe a questão da temporalidade para o pensamento da estrutura e marcou uma mudança de uma forma de alfa2 teoria síria que leva as totalidades estruturais como objetos teóricos para aquele em que os insights sobre a possibilidade contingente de estrutura inaugura uma concepção renovada de hegemonia, vinculada aos sítios contingentes e estratégias da rearticulação do poder. É uma passagem muito assustadora. Suspeito que, mesmo que soubesse do que essa escritora estava falando, eu não saberia do que ela estava falando. Esta frase é uma lição objeto na arte da abstração. Ou, para dizer com mais precisão, a arte de escrever usando substantivos abstratos em vez de substantivos concretos, é improvável que você se depare com uma peça de escrita tão impenetrável no trabalho, mas você pode chegar perto. Alguns empresários se sentem compelidos a escrever em abstrações, a tomar os nomes para pessoas comuns, lugares e coisas, e a abstrai-los em substantivos que obscurecem seu significado e confundem seus leitores. O problema que estou falando é a diferença entre substantivos abstratos e substantivos concretos. Estou falando sobre a diferença entre escrever que é abstrato e escrever que é concreto. A diferença entre a linguagem obscura e a que é vívida. Primeiro, vamos definir nossos termos. Um substantivo concreto, descreva algo que seus sentidos podem detectar, algo com o qual você pode interagir. Substantivos concretos podem ser vistos, ouvidos, provados, tocados e assim por diante. Pessoas, animais, objetos e lugares são substantivos concretos. Um substantivo abstrato descreve algo que seus sentidos não conseguem detectar. Substantivos abstratos não podem ser vistos, ouvidos ou provados, tocados e assim por diante. E o substantivo abstrato existe apenas em sua mente e na mente do seu leitor. Eventos, ideias, emoções, qualidades e condições são substantivos abstratos. Aqui estão alguns exemplos para mostrar o que quero dizer. Supervisor é um substantivo concreto. Você pode ver aqui e tocar em um supervisor. Mas a supervisão é um substantivo abstrato. A supervisão não tem tamanho, odor ou sabor, som ou textura. Você não pode vê-lo, sentir o cheiro, provar, ouvi-lo ou tocá-lo. O Canadá é um termo concreto. Você pode vê-lo, tocá-lo, provar, sentir o cheiro e assim por diante. história canadense é um substantivo abstrato. Você não pode vê-lo ou tocá-lo. A história não tem tamanho, som ou textura. Vamos falar sobre o poder dos substantivos concretos na redação do seu negócio. A diferença entre substantivos concretos e substantivos abstratos é que você pode imaginar substantivos concretos em sua mente, mas você não pode imaginar substantivos abstratos. E isso demonstra o poder de ser concreto. Na redação da sua empresa. Quando você usa substantivos concretos, você usa substantivos que seus leitores podem ver. Deixe-me mostrar essa diferença vital com alguns exemplos. Se eu disser para você ter um ensino superior, você não pode imaginar isso em sua mente. ensino superior é uma abstração. Mas se eu lhe disser para estudar na Universidade de Harvard, você provavelmente pode imaginar isso em sua mente. Pense em tijolo vermelho IV, vestidos profissionais, morte por PowerPoint. Harvard é concreto. Se eu disser que sua linha de montagem precisa aumentar a produtividade, você não pode imaginar isso em sua mente. A produtividade é uma abstração. Mas se eu disser que seus funcionários da linha de montagem precisam produzir mais um widget por hora. Você pode imaginar isso em sua mente. Se eu disser para você levar suas vendas para o próximo nível, o que quero dizer? Você não pode ter certeza porque estou sendo abstrato. O próximo nível é uma abstração. Só existe na mente e talvez nem mesmo lá. Ninguém sabe como é o próximo nível ou onde ele está localizado. Então, se eu quiser que você aumente as vendas, devo dizer isso de uma forma concreta, devo dizer algo assim. Preciso que você aumente as vendas adquirindo três novos clientes no próximo trimestre. Isso é concreto, como você provavelmente pode reunir até agora, substantivos abstratos são o inimigo da clareza. Substantivos abstratos tornam sua escrita difusa, vaga e abstrata. Se você quer que a redação da sua empresa seja clara, certo? Usando substantivos de concreto transparente. Não avise seu comitê social que o piquenique da empresa ocorre durante os dias de verão do cão. Isso é uma abstração. Diga-lhes que as previsões meteorológicas para o dia do piquenique da empresa estão pedindo chuveiros de trovão. Isso é uma coisa concreta. E veja e ouça. O trovão será concretos. Você precisa ser concreto na redação do seu negócio porque abstração confunde seus leitores. Ou pior ainda, se você é abstrato em sua escrita, seus leitores acham que você não tem nada de importância a dizer. E então eles ignoram sua mensagem. Deixe-me dar um exemplo de duas frases, uma cheia de substantivos abstratos e a outra cheia de substantivos concretos. Aqui está a versão abstrata. Se você tiver largura de banda suficiente, verifique com nossas partes interessadas para ver se eles receberam nosso produto e, em seguida, me dê suas descobertas para que eu possa decidir se eles entendem nossos novos resultados de preços. Aqui está a versão concreta dessa frase. Se você tem uma hora de sobra hoje, consulte nossos representantes de vendas e equipe de call center para ver se eles receberam nossa última folha de preços. E então me escreva um memorando de 200 palavras sobre suas reações para que eu possa decidir se eles entendem nossos preços aumentados. A versão abstrata pode parecer exagerar meu ponto. Mas se você estiver lendo documentos comerciais desde que eu tenha lido documentos comerciais e isso é mais de três décadas. Você sabe que alguns empresários escrevem dessa maneira. Eles estão escrevendo é infectado com substantivos difusos, opacos, obscuros e abstratos que tornam sua escrita impossível de entender sem um tradutor. Como você pode ver, a versão abstrata, uma vez traduzida, transforma a frase do zumbido abstrato falar em inglês concreto simples. Largura de banda suficiente significa uma hora de sobra hoje. Os detentores da participação significam representantes de vendas e funcionários do call center. Entregável significa folha de preços e descobertas mais recentes significam um memorando de 200 palavras. Os resultados de preços significam que nossos preços aumentados não serão abstratos se você puder ser concreto. A lição que preciso que você tire deste exercício é ser concreta sempre que possível. Substantivos abstratos são o inimigo da clareza somente quando substituem um substantivo concreto. Ou, para colocá-lo de forma positiva, você deve substituir substantivos abstratos por substantivos concretos sempre que possível. Substantivos abstratos não são intrinsecamente impróprios. Há muitas vezes em que você precisa usar substantivos abstratos porque não há substitutos concretos disponíveis. Alguns assuntos, por sua própria natureza, são abstratos. O tempo, por exemplo, é um conceito abstrato como seu valor, retorno sobre o investimento, qualidade, serviço e branding. Se você está escrevendo sobre assuntos abstratos, você precisa usar substantivos abstratos. Mas se você está escrevendo sobre assunto concreto, certo, usando substantivos concretos, não me diga que está enfrentando dificuldades de fotocópia. Quando você quer dizer que a fotocopiadora está quebrada. Não fale sobre recursos humanos voltados para o cliente quando você quer dizer seus recepcionistas chamam isso do que estou fazendo agora, saída linguística. Quando sou eu falando. Você ficará encantado em saber que ser concreto é mais fácil e rápido do que ser abstrato. Substantivos concretos são mais fáceis de encontrar do que suas substituições abstratas. Aqui estão mais alguns exemplos de linguagem abstrata versus linguagem concreta. Evite escrever como a coluna à esquerda. Pratique escrever como a coluna à direita. Sua escrita melhorará imediatamente. 15. Seja definitivo no invés: Robert Thornton, professor de economia na Lehigh University em Belém, Pensilvânia, teve um problema. Ele era regularmente solicitado a escrever cartas de recomendação para alunos e ex-alunos. Especialmente aqueles cujos hábitos e qualificações de trabalho eram terríveis. Ele não queria mentir e arriscar sua carreira, mas também não quer dizer a verdade e arruinar um relacionamento com um aluno. Então, a Thornton criou a solução perfeita. Ele elaborou uma coleção de recomendações que poderiam ser lidas de duas maneiras. Ele chamou sua coleção de léxico de recomendações discretamente ambíguas mentirosas para abreviar. Publicou sua coleção e a tornou pública. Então, se você tiver que escrever uma carta para um ex-funcionário preguiçoso, Aqui está o que você escreve. Na minha opinião, você terá muita sorte em fazer com que essa pessoa trabalhe para você. Ou vamos imaginar que você trabalhou com alguém que era tóxico para trabalhar e todos em seus pensamentos de escritório. Então, o que você escreve? Veja o que o professor recomenda. Tenho o prazer de dizer que este candidato é um ex-colega meu. Ou vamos imaginar que você trabalhou com alguém que não era confiável. Veja como você pode descrevê-los. Acho que você achará que esse candidato é muito promissor individualmente. Aqui está um último exemplo. Um ex-funcionário pede uma carta de recomendação. Essa pessoa foi demitida por incompetência. Então, aqui estão todos os seus direitos. Não posso dizer coisas boas o suficiente sobre este candidato ou recomendá-lo muito. Agora acho que você vai concordar. Essas recomendações são engraçadas porque são ambíguas, mas também são eficazes porque protegem o escritor. ambiguidade faz isso, permite que você escreva uma declaração que é entendida de várias maneiras, dependendo do seu leitor. ambiguidade é a ferramenta perfeita na caixa de ferramentas de execução da sua empresa. Se você não pode dizer a verdade e se você não pode contar uma mentira. Mas, como você pode imaginar, ambiguidade não ajuda sua empresa a escrever de outra forma. Por exemplo, se um contrato, você escreve uma cláusula que pode ser interpretada de mais de uma maneira, a outra parte do contrato poderá processá-lo. E quando. Outro exemplo, se você fabricar um dispositivo usado para difundir explosivos, e se você escrever instruções de operação ambíguas, as pessoas podem morrer. E como você pode ver no trabalho do professor Thornton, que criou esta incrível coleção de maneiras de ser ambíguo. Se você for acidentalmente ambíguo em sua escrita comercial, seus leitores podem rir de você. ambiguidade na redação do seu negócio só pode prejudicá-lo. ambiguidade, é claro, acontece quando uma palavra ou uma frase ou uma afirmação tem mais de um significado. Palavras ambíguas. E as declarações tornam seu negócio vago e confuso. Se você é um leitor pode interpretar sua reunião de mais de uma maneira, você está escrevendo é ambíguo. Veja como evitar ambiguidade na redação da sua empresa. Número 1, monte suas palavras na ordem correta. A maneira como você organiza palavras e frases em suas frases pode criar ambiguidade. Considere este exemplo. A advogada lutou contra o caso com a equipe jurídica dela. Agora, como o caso entre o advogado e a equipe jurídica do advogado, ou como advogada com sua equipe jurídica lutando contra o caso. A frase tem mais de uma interpretação porque as palavras estão na ordem incorreta. A maneira correta de montar essas palavras é colocar a advogada e sua equipe jurídica mais perto. Na sentença como esta, a advogada e sua equipe jurídica lutaram contra o caso. Aqui está outro exemplo. O gerente da propriedade encherá os buracos com sua tripulação. Você deve acreditar que este escritor claramente não significa que o gerente da propriedade vai colocar os cadáveres de sua tripulação nos buracos. Mas você estaria perdendo meus pontos porque o escritor é ambíguo. Isso é exatamente o que o escritor está dizendo como interpretado por alguns leitores. Novamente, para evitar essa ambiguidade, o escritor deve reorganizar as palavras, algo assim. O gerente da propriedade e sua tripulação encherão as poças. Aqui está um exemplo final. governador da Califórnia, Pat Brown, ao discutir uma inundação local, comentou, este é o pior desastre na Califórnia desde que fui eleito. Vou deixar você descobrir como consertar isso. Um. Número dois. Elimine palavras ambíguas. Às vezes, a ambiguidade é causada não pela forma como as palavras são organizadas em uma frase, mas pelas próprias palavras. O inglês é notório por ter centenas de palavras que têm mais de um significado. Considere esses exemplos. Eu tive que submeter, o assunto a uma série de testes em vários assuntos. A fazenda era usada para produzir, produzir. O seguro era inválido para o inválido. Como você pode ver, algumas palavras em inglês são substantivos e verbos. Produzir é um substantivo que significa produtos de fazendas e jardins, especialmente frutas e vegetais. Mas produzir também é um verbo que significa fazer ou produzir algo para produzir algo. O significado pretendido da palavra depende em grande parte de seu contexto. Isso ocorre porque algumas palavras em inglês são adjetivos e substantivos. Inválido é um adjetivo que significa não juridicamente vinculativo ou exequível, mas inválido também é um substantivo, ou seja, alguém que tem uma doença debilitante ou condição médica. Novamente, o significado pretendido da palavra depende de seu contexto no documento, no parágrafo e na frase. A regra a seguir é simples. O contexto da sua frase deixa claro o significado da sua palavra. Use a palavra. Mas se o contexto da sua frase não deixar claro o significado da sua palavra, adicione alguns contextos ou use outra palavra. Por exemplo, nesta frase, eu vi o pato dela. O significado do pato é ambíguo porque a sentença não tem contextos. Quero dizer, eu a vi dobrar rapidamente na cintura, o que significa que é o verbo para pato ou quero dizer que eu vi o pato, ou seja, o pássaro aquático comum que pertence a ela, seu pato. Se essa frase apareceu em um parágrafo que é sobre um perigo que a mulher evitou se esquivando, então o significado é claro. Vi o pato dela para evitar o perigo ou para evitar o perigo. Da mesma forma, se a sentença estiver em um parágrafo sobre a mulher que visita uma área de conservação de zonas húmidas com seu pato de estimação, então o significado é claro. Eu vi o pato dela, vi o pato de estimação dela. Mas se a sentença aparecer em um parágrafo sobre uma mulher levando seu pato de estimação para nadar em um risco de água em um campo de golfe local. E se durante essa visita, eu vejo a mulher mover a cabeça para baixo rapidamente para evitar ser atingida por uma bola de golfe do que a palavra pato não é a palavra correta para usar neste contexto. Vi que o pato dela é ambíguo. Devo usar outra palavra em vez de pato. Eu deveria escrever. Eu vi a virilha dela de repente ou eu a vi se curvar de repente. Número 3, pontue corretamente. Uma das principais causas de ambiguidade são substantivos compostos e modificadores compostos. Se, por exemplo, eu disser que meu primo está namorando um livreiro sueco usado. Quem você acha que meu primo está namorando? Um vendedor de livros de uso cuja nacionalidade é sueca ou um vendedor de livros suecos usou? Você não pode ter certeza porque meu significado é ambíguo e minha reunião é ambígua porque usei um substantivo composto com um modificador, mas não usei nenhuma pontuação para dizer qual é o substantivo composto e qual é o modificador. A maneira mais fácil de esclarecer meu significado e eliminar qualquer ambiguidade é empregar o humilde hífen. Meu primo está namorando um vendedor de livros usados cuja nacionalidade é sueca, então eu o descrevo como um vendedor de livros usado sueco. Se ela está namorando um vendedor de livros de uso sueco, eu os descrevo como um vendedor de livros usado sueco. Número quatro, seja adequado com pronomes. pronomes podem se referir a mais de uma pessoa ou objeto em uma frase causando ambiguidade. Um pronome, é claro, refere-se a um substantivo usado anteriormente, geralmente uma pessoa ou objeto. Esse substantivo é chamado de antecedente. Seus pronomes são ambíguos quando seus antecedentes não estão claros. Considere esta frase de um contrato. Acme Corporation é uma subsidiária da Wildly Inc. que executará a garantia. Quem executa uma garantia? Acme Corp, ou tinta selvagem, você não sabe porque o escritor usa o pronome ambíguo que, e você não sabe a qual empresa esse pronome se refere. A maneira de evitar essa ambiguidade é deixar claro a qual antecedente seu pronome se refere. Nesse caso, isso envolve reescrever a frase assim. Acme Corporation é uma subsidiária da Wildly Inc. A Acme Corp executará a garantia. Aqui está outro exemplo. Depois que o CEO informar o vice-presidente, ela ou ele informará os outros gerentes. Quem informa os outros gerentes, o CEO ou o vice-presidente. Você acha que o vice-presidente faz, mas não pode ter certeza porque os pronomes que ele ou ela são ambíguos. Você não pode ter certeza de qual antecedente na sentença a que eles se referem, se eles se referem ao CEO ou ao vice-presidente. A maneira de evitar essa ambiguidade é deixar o antecedente claro, assim. Depois que o CEO informar o vice-presidente, o vice-presidente informará os outros gerentes. Em conclusão, aprenda uma lição com Groucho Marx. Em uma famosa esquete, diz Groucho, uma vez atirei em um elefante no meu pijama. Como ele entrou no meu pijama. Nunca saberei. Essa piada é engraçada porque a configuração é ambígua. Se você quer que sua empresa escreva para dar risadas assim, seja ambíguo. Mas se você quiser evitar risadas, se quiser evitar mal-entendidos em seus negócios e processos judiciais, não seja ambíguo. Isso é. 16. Use a voz ativa: Em seu livro, Escrevendo em ambos os lados do cérebro, Henry, ele e diz mais perto, a voz passiva invariavelmente se depara como pontificante, paternalista, falando para baixo. Parece insincero, até desonesto, e deixa o leitor desconfortável. Não confiando, embora geralmente o leitor não possa colocar o dedo no porquê. Se você é como muitos empresários, não sabe qual é a voz passiva, ou se você sabe o que é, você não entende como a voz passiva prejudica sua escrita. Closer diz que seus e-mails, memorandos, relatórios e propostas de negócios soam paternalistas, insinceros e desonestos quando você escreve na voz passiva, isso não é bom. Então, o que faz a voz passiva e por que você deve evitá-la na redação do seu negócio? A voz passiva é uma das duas vozes em inglês. A outra voz é a voz ativa. Para entender o que é a voz passiva, vamos primeiro definir a voz ativa. A voz ativa é quando um sujeito faz uma ação para um objeto, você pode detectar uma frase em inglês escrita na voz ativa quando as partes da frase aparecem nesta ordem, assunto, verbo, objeto. Por exemplo, o comitê adotou a política. O comitê como sujeito, adotado como verbo. A política é o objeto, objeto verbo assunto. A voz passiva reorganiza essa ordem e coloca a ênfase no objeto. A ordem se torna objeto, verbo, assunto. Diz-se que o verbo neste caso está na voz passiva. Então, em vez de dizer que o comitê adotou a política, você diria que a política foi adotada pelo comitê. Aqui estão três razões pelas quais você deve usar a voz ativa em oposição à voz passiva. Número um, a voz ativa é mais direta, dizendo que o comitê adotou a política é mais direta do que dizer que a política foi adotada pelo comitê. Isso ocorre porque o assunto da frase, a pessoa ou as pessoas que fazem a ação vem primeiro, depois vem a ação, o verbo, e depois vem o objeto, a pessoa ou coisa. Escrevendo, minha equipe de vendas atendeu nossa cota para este trimestre é mais direta do que escrever. Nossa cota para este trimestre foi atendida pela minha equipe de vendas, que seria a maneira passiva de dizer que escrever, John está abrindo nosso novo escritório em Cingapura em 2021, é mais direto do que escrever. Nosso novo escritório em Cingapura sendo inaugurado por John em 2021. Motivo número dois, a voz ativa é mais concisa. Você notará a partir desses exemplos que escrever na voz ativa é mais conciso. Ou para colocá-lo ao contrário, escrever na voz passiva usa mais palavras. Escrevendo. John está abrindo nosso novo escritório em Cingapura em 2021, leva 10 palavras. Escrevendo. Nosso novo escritório em Cingapura está sendo aberto por John em 2021 leva 12 palavras ou 20% mais palavras. Se a brevidade é um de seus objetivos e sua redação comercial, então adote a voz ativa sempre que possível. motivo número três para usar a voz ativa é que a voz ativa é mais definida. Uma das principais desvantagens da voz passiva é que ela tira a ênfase quem está fazendo a ação e a coloca sobre o objeto dessa ação. Se você escrever a política foi adotada pelo comitê, isso coloca a ênfase na política, uma vez que ela vem em primeiro lugar na frase e tira a ênfase do comitê, já que eles vêm em último na frase. Alguns escritores, particularmente aqueles que têm algo a esconder, eliminam o assunto completamente de suas frases. Eles nunca lhe dirão que a política foi adotada pelo comitê. Eles simplesmente informarão que a política foi adotada. Você não sabe por quem, ou eles dirão, decisões foram tomadas, erros foram cometidos. A voz passiva é o refúgio de canalhas e vilões. Na minha opinião. Pessoas que querem esconder o que aconteceu ou disfarçar a identidade de quem agiu ou tirar a ênfase de quem agiu. Se você escrever erros foram cometidos, você está escondendo algo ou está escondendo alguém para ser preciso, que cometeu os erros. Você não está dizendo, e você está usando a voz passiva para não dizer isso. Sua sentença não tem um assunto. O assunto é aquele que cometeu os erros. Você não está sendo claro e impreciso. Se esse for o seu objetivo, prossiga sem demora. Mas se o seu objetivo for clareza e precisão, use a voz ativa. Dito tudo isso, há momentos em que você vai querer ou precisar empregar a voz passiva. Uma dessas vezes é quando você não conhece o assunto da sentença ou quando o assunto da sentença não é importante. Em outras palavras, quando você não sabe ou não se importa com quem fez a ação. Por exemplo, se você estiver digitando as atas da sua assembléia geral anual, você tem o direito de escrever. A reunião foi convocada para encomendar às nove da manhã. Quem convocou a reunião sob encomenda não é importante. O importante é que a reunião foi convocada sob encomenda e isso aconteceu às nove da manhã. Assim, você pode deixar o assunto fora de sua sentença. E seu leitor de sua frase apreciará a voz passiva. Não há penalidade por isso. Outro momento para usar a voz passiva é quando o sujeito da sentença não pertence à sentença. Dado o tópico. Por exemplo, se você estiver escrevendo o histórico de sua empresa e se sua empresa foi criada pela fusão de duas empresas, você provavelmente desejaria expressar isso na voz passiva como esta. Acme Company foi fundada em 2015 com a fusão da empresa Simpson e filhos e tecidos United. Então, quando a voz ativa deve ser usada por você? Quase sempre. Lembre-se de Henrietta e mais perto, autor de escrever em ambos os lados do cérebro. Ela diz, a voz passiva invariavelmente se depara como pontificante, paternalista, falando para baixo. Se você não acredita nela, faça uma citação famosa de um filme e renderize-o na voz passiva para ver a rapidez com que você muda o tom de sua escrita. Ele vai receber uma oferta por mim que não pode ser recusada por ele. Isso é de O Poderoso Chefão. Aqui está uma citação do filme Jaws. Um barco maior será necessário para nós. todas as articulações de gin e de todas as cidades e todo o mundo menos entraram por ela. Isso é de Casablanca. A verdade não pode ser tratada por você. Isso é do filme. Alguns homens bons. Francamente, minha querida, uma barragem não é dada por mim. Isso é de Gone With the Wind. Aqui está o exemplo final. Toda vez que um sino é ouvido por você, isso significa que as asas acabaram de ser obtidas por algum anjo. Isso é de, É uma vida maravilhosa. O CEO transformando uma citação da voz ativa para a voz passiva faz com que o alto-falante soe imediatamente paternalista, indireto, trabalhoso e impreciso. 17. Palavras sem necessidade: William Strunk em seu livro clássico, os Elementos de Estilo comentou, escrita vigorosa é concisa. Uma frase não deve conter palavras desnecessárias, um parágrafo, sem frases desnecessárias pelo mesmo motivo que um desenho não deve ter linhas desnecessárias e uma máquina sem partes desnecessárias. Isso não requer que o escritor torne todas as frases curtas ou evite todos os detalhes e trate os assuntos apenas no esboço. Mas isso todas as palavras contam. Isso se aplica à redação da sua empresa. Se você quiser que seus e-mails, memorandos, relatórios, propostas e planos sejam enérgicos e concisos. Omita palavras desnecessárias. Veja como você faz isso. Omita palavras que repetem seu significado. Alguns escritores têm medo de palavras. Eles não confiam em substantivos e verbos para fazer o que deveriam fazer. Eles têm medo de deixá-los sozinhos. Então eles modificam substantivos com adjetivos e modificam verbos com advérbios, esperança de deixar seu significado claro, mas tudo o que eles fazem é inflar sua escrita e se tornar redundante. Deixe-me dar um exemplo. O novo logotipo da empresa é de cor verde. O que há de errado com essa frase? O escritor não confia que seu adjetivo, verde, por definição, é uma cor, mas esse escritor não confia em seu adjetivo para comunicar seu significado por conta própria. Então, ele adiciona as palavras em cores. Ele diz em oito palavras, o que ele deve dizer é seis, e ele se torna redundante. Tudo o que ele tem a dizer é que o novo logotipo da empresa é verde. Outras palavras que repetem seu significado e tornam seu redundante ou as palavras primeiro diferentes e completas. Por exemplo, você pode ficar tentado a escrever, quando comecei a trabalhar na ABC Corp, porque você não confia na palavra iniciada. Você não confia na palavra para expressar o que isso significa. Então você adiciona a palavra primeiro. Mas, a menos que você tenha trabalhado na ABC Corporation antes e desistiu e começou a trabalhar lá segunda vez do que o dia em que você começou a trabalhar na empresa é, por definição, sua primeira vez. Você pode simplesmente confiar que a palavra começou a significar o que ela diz. Você não precisa dizer que comecei, basta dizer quando comecei a trabalhar na ABC Corporation. Depois, há a palavra diferença. Muitos escritores de negócios usam esse adjetivo para modificar substantivos que, por sua própria natureza, são diferentes. Por exemplo, os escritores não confiam na palavra países para sair por conta própria. Eles devem escrever 10 países diferentes. Quando tudo o que eles têm que escrever são 10 países. Países, por definição, são diferentes, não são? Eles têm diferentes chefes de estado, fronteiras diferentes, bandeiras diferentes. Isso é o que os torna os países plurais. Se você está escrevendo sobre dois ou mais países, então, por definição, você está falando sobre países que são diferença. Então você não precisa modificar os países substantivos com a diferença de adjetivo. Sempre que você se sentir compelido a usar a palavra diferente, examinou o substantivo que você está prestes a modificar, você provavelmente descobrirá que esse modificador é desnecessário porque o substantivo já comunica essa ideia de ser diferente. Para cores diferentes significa quatro cores. Três pessoas diferentes significam três pessoas. Nove opções diferentes significam nove opções. Cinco sabores diferentes significam cinco sabores. Seis fornecedores diferentes significam seis fornecedores. Sete gols diferentes significam sete gols. Dois anos diferentes significam dois anos. Três alternativas diferentes significam três alternativas. Oito patentes diferentes significam oito patentes. Cinco razões diferentes significam cinco motivos para planos diferentes meios para planos. A palavra completa e seus sinônimos também são culpados de modificar muitos substantivos e verbos que, por definição, não precisam ser modificados. A rodovia estava completamente bloqueada para o trânsito. O navio estava totalmente submerso. A casa foi completamente destruída. Agora, qual é a diferença entre bloqueado e completamente bloqueado? Nada. Não há diferença entre os dois, exceto redundância. Se a rodovia estiver bloqueada para o trânsito, o nenhum tráfego poderá passar. Está bloqueado. Você não precisa mais dizer, confie na palavra bloqueada. Para fazer seu trabalho, basta escrever que a rodovia foi bloqueada para o trânsito. Se um navio estiver submerso, a nenhuma parte do navio está acima da água. Todo o navio está debaixo d'água. Isso é o que significa submerso. Então você não precisa modificar a palavra submersa para significar o que ela já significa. Você não precisa dizer ao seu leitor que a nave estava totalmente submersa. Basta escrever que o navio estava submerso. O mesmo vale para a casa. Se a casa for destruída, a destruição estará completa. Caso contrário, você não pode nos dizer que ele foi destruído. Destruído significa destruído. Basta dizer-nos que a casa foi destruída. Dica número 2, omita palavras e frases que não adicionam nada ao seu significado. Outra classe de palavras que você deve eliminar da redação comercial são as palavras e frases de preenchimento que preenchem sua escrita, mas não adicionam nada à sua reunião. Alguns administradores, por exemplo, iniciam cada anúncio por e-mail com a frase. Por favor, esteja ciente, como em, por favor, esteja ciente. Belinda está compensada hoje. A frase, Por favor, esteja ciente de que é preenchimento. Não acrescenta nada ao significado dos anúncios. Simplesmente escreva, Melinda está doente hoje. Outro culpado é a frase, eu gostaria de aproveitar esta oportunidade para depois aproveitá-la. Aproveite a oportunidade. Não nos diga, você vai aproveitar a oportunidade. Basta aproveitar a oportunidade. Então, em vez de escrever, gostaria de aproveitar esta oportunidade para apresentar nosso novo CEO, certo. Gostaria de apresentar nosso novo CEO ou ainda mais simples. Basta escrever, deixe-me apresentar nosso novo CEO. Dica número 3. Omita várias palavras quando uma única palavra funcionará. Então. O que há de errado com essa frase? Gostaria de chamar sua atenção para o fato de que não posso encontrá-lo nas proximidades da garagem neste momento devido ao fato que cada táxi está completamente cheio. O que há de errado com essa frase é que ela usa várias frases quando palavras simples servem. Eu gostaria de chamar sua atenção para o fato de que simplesmente significa nota na vizinhança de simplesmente significa perto neste momento significa agora, devido ao fato de que isso significa, porque cada um significa a mesma coisa, todos usam um ou o outro. Meios completamente completos, cheios. Substitua essas frases com palavras únicas e você expressa seu significado de forma mais clara e econômica. Note que não posso encontrá-lo perto da garagem agora porque cada táxi está cheio, essa frase de revisão contém apenas 15 palavras. O original contém 39 palavras e chateado. 18. Evite erros gramaticais comuns: O que há de errado com essa frase? Meu gerente deu o documento para Carl e eu. Esta frase usa o pronome pessoal I incorretamente. Na redação comercial e em conversas no local de trabalho, muitas vezes você testemunha os dois pronomes pessoais, eu e eu usamos incorretamente. Esse erro gramatical é um dos muitos que os empresários cometem. Erros gramaticais na redação do seu negócio prejudicam sua reputação no trabalho. Aqui estão os erros gramaticais mais comuns e como evitá-los. Número um, eu contra mim. A maneira mais fácil de lembrar qual desses dois pronomes pessoais usar é expandir sua frase para incluir ambas as partes de forma mais completa. Se, por exemplo, você escrever, meu gerente deu o documento para Carl e eu e algo em sua cabeça lhe diz que isso não parece correto, então expanda sua frase assim. Meu gerente deu o documento para Carol e meu gerente deu o documento para i u aqui imediatamente. Que isso está incorreto. O que parece correto é que meu gerente deu o documento à Carol e meu gerente me deu o documento. Então, agora você encurta sua frase mais uma vez usando o pronome correto. Meu gerente deu um documento para a Carol e a mim. Incorreto. Você e eu merecemos ser promovidos. Correto? Você e eu merecemos ser promovidos. E isso é porque você merece ser promovido e eu mereço ser promovido. Portanto, você e eu merecemos ser promovidos. Erro número 2, eu contra mim. Eu, eu mesmo. E posso me referir à mesma pessoa, mas elas não são sinônimos. Muitas vezes você ouve alguém se referindo a si mesmo como eu corretamente. Eles estão dizendo a mim mesmo quando deveriam estar me dizendo. Então, como você sabe quando me usar e quando usar a mim mesmo? Simples. Eu sou um objeto, pronome é um pronome que sempre se refere à pessoa a uma ação é feita ou a quem uma preposição se refere. Por exemplo, na frase Bill, por favor me dê o relatório. Bill é o assunto, dar é o verbo e eu sou o objeto. Eu, por outro lado, é um pronome reflexivo. Ele é usado em conjunto com o pronome do sujeito e nunca deve ser usado em vez do pronome do objeto. Nesta frase, como eu tinha autoridade, contratei a Sally. Eu sou o assunto, contratado é o verbo, Sally é o objeto, e eu sou o pronome reflexivo. Eu mesmo se refere a contratei Sally. Isso é algo que eu fiz. Eu nunca deveria aparecer por conta própria em uma frase. Ele deve sempre se referir a um pronome pessoal em outro lugar da sentença. Por exemplo, você nunca deve escrever algo como o CEO quer se encontrar com John e eu. Você deveria escrever, o CEO quer se encontrar com John e eu. Incorreto. Ele me disse para conduzir a reunião. Correto? Ele me disse para conduzir a reunião. Correto. Ele me disse para conduzir a reunião sozinho. O terceiro erro que as pessoas cometem é confundir menos, com menos. Você encontrará em inglês escrito e falado essa confusão sobre cada vez menos. Você lerá um relatório, por exemplo, no qual o escritor diz temos menos dólares para gastar em melhorias. O que o escritor quer dizer é que temos menos dólares para gastar em melhorias. Se você já se perguntou qual dessas duas palavras você deve usar em uma frase. Lembre-se dessa regra simples. Se o substantivo na sentença puder ser contado, use a palavra menos. Se o substantivo na sentença não puder ser contado. Use a palavra menos. Dólares podem ser contados. Então você tem mais dólares do que eu ou tem menos dólares do que eu. A poupança, por outro lado, não pode ser contada. Então você tem mais economia do que eu ou você tem menos economia do que eu? Incorreto. Existem 28 vendedores a menos? Correto? Há menos 28 vendedores. Incorreto. Fizemos menos vendas do que no ano passado, correto? Fizemos menos vendas do que no ano passado. Incorreto. Quanto à ação de greve, vimos menos do que o esperado. Correto? Quanto à ação de greve, vimos menos do que o esperado. Incorreto. Meu agente quer reservar menos compromissos, correto? Meu agente quer reservar menos compromissos. O quarto erro que as pessoas cometem com a gramática é confuso, é versus. Um indivíduo singular toma um verbo singular, um sujeito plural toma um verbo plural. As palavras são e nossos verbos RA são, é um verbo singular, R é um verbo plural. O uso dos escritores não é nosso incorretamente quando eles confundem qual é o assunto de uma frase. Nesta frase, a pilha de ordens de compra está na minha mesa. O assunto é pilha. Isso é pilha singular, não pilhas plural. Portanto, esta frase está incorreta. Como tem um sujeito singular, ele deve ter um verbo singular. Ele deve ler a pilha de pedidos de compra na minha mesa. Se houvesse pilhas de ordens de compra na minha mesa , eu usaria um verbo plural como as pilhas de ordens de compra estão na minha mesa. Muitos escritores confundiriam é com estão nesta situação porque o assunto da sentença parece ser plural. As ordens de compra são plurais, afinal. Mas olhe novamente e você descobre que o assunto da frase é a pilha singular. Incorreto. O grupo de auditores é esperado ao meio-dia, correto? Os auditores do grupo são esperados ao meio-dia. Incorreto. Horas gastas na preparação sempre valem a pena. Correto? Horas gastas na preparação sempre valem a pena. Número cinco, o erro gramatical mais comum que vejo na escrita comercial é a palavra, é o apóstrofo I-T S sendo confundido com seu, ITS, se você quiser evitar esse erro frequente, lembre-se de duas regras simples. A regra número um, quando você quer dizer que é, use um apóstrofo. Por exemplo. Se você quer escrever, é o início do nosso terceiro trimestre do que o certo. É apóstrofo S, o início do nosso terceiro trimestre. Regra número dois, quando você a estiver usando como possessiva, não use um apóstrofo. Por exemplo, se você quer escrever, nossa divisão perdeu dinheiro em seu terceiro trimestre, não escreva nossa divisão perdeu dinheiro no I-T apóstrofo S terceiro trimestre. Caso contrário, você estará dizendo que nossa divisão perdeu dinheiro. É o terceiro trimestre porque o apóstrofo de TI S é sempre uma contração dele. É. Lembre-se de que o apóstrofo de TI S é sempre uma contração de duas palavras. É e é. Nunca é possessivo. Incorreto. A empresa deve a seus fornecedores 1 milhão, correto? A empresa deve a seus fornecedores 1 milhão. Incorreto. A porta receptora está presa em sua pista. Correto? A porta receptora está presa em sua pista. Se você eliminar esses cinco erros gramaticais da redação da sua empresa, você melhorará sua reputação no trabalho. E lembre-se, você ouviu isso de mim, eu e eu. 19. Evite erros comuns ao criar frases: quão alto você chega na escada corporativa depende da sua capacidade de se comunicar em frases. Se você quiser ser promovido, aprenda a escrever frases claras e concisas. A maneira mais rápida de aprender o ofício é evitar os cinco principais erros ao escrever frases no trabalho. Aqui estão eles. Erro número 1, fique com um tempo. Na redação do seu negócio, você tem três tempos para escolher, passado, presente e futuro. Escolha o tempo que se adapte ao seu propósito, 1 décimo, e fique com ele. Aqui está o que quero dizer. No exemplo a seguir, o escritor muda o tempo dentro de uma frase. Veja se você pode ver como se Margaret cuidaria melhor de suas contas, ela pode ser uma gerente de contas melhor. O escritor usa dois tempos, passado e presente. Seria tomado é passado, pode ser está presente. Em vez disso, o escritor deve escolher um tempo e ficar com ele assim. Se Margaret cuidar melhor de suas contas, ela pode ser uma gerente de contas melhor. Aqui estão mais alguns exemplos. Incorreto. Em 2018, o vice-presidente disse estar feliz com as metas de produção. Correto? Em 2018, o vice-presidente disse estar feliz com as metas de produção? Incorreto. Analisei as finanças do segundo trimestre e estou encontrando muitas discrepâncias, corretas? Analisei as finanças do segundo trimestre e encontrei muitas discrepâncias. Número para expressar ideias de coordenadas em construção paralela. William Strunk e seu livro, The Elements of Style, dizem que o princípio da construção paralela exige que expressão semelhante em conteúdo e função seja aparentemente semelhante. A semelhança da forma permite que o leitor reconheça mais prontamente a semelhança de conteúdo e função. Strunk ilustra seu ponto citando as Bem-aventuranças da Bíblia. Bem-aventurados os pobres em espírito, pois deles é o reino dos céus. Abençoado? São aqueles que choram por serem consolados. Bem-aventurados os mansos porque herdarão a terra. Como você pode ver, essas frases seguem o princípio da construção paralela. A frase que segue o cólon usa a mesma construção da frase que precede o cólon. Alguns empresários têm medo de usar construção paralela pelo mesmo motivo que têm medo de usar a mesma palavra duas vezes em uma frase. Eles acreditam erroneamente no valor de variar constantemente sua forma de expressão. Aqui estão duas versões do mesmo pensamento. Um expresso sem construção paralela e um expresso com construção paralela. Costumávamos comprar nossas matérias-primas da Simpson e da empresa, enquanto agora elas são compradas da Apple ser limitada. Costumávamos comprar nossas matérias-primas da Simpson e da empresa. Agora nós os compramos da Apple seja limitado. No exemplo à esquerda, o escritor parece indeciso ou tímido demais para escolher uma forma de expressão e ficar com ela. No exemplo certo, o escritor usa construção paralela. O escritor escolhe uma forma de expressão e fica com ela. Número 3, evite frases de execução. Uma corrida na frase contém muitas idéias para uma frase. Às vezes, essas ideias são amarradas e às vezes são separadas por uma simples vírgula. Erroneamente, eu poderia acrescentar de qualquer maneira, frases de execução são um erro porque uma frase deve conter apenas uma ideia. Aqui está um exemplo de uma frase de execução. A adoção de Sistemas de Gerenciamento de Inventário Móvel é imperativo. A empresa não pode ficar para trás. Como você pode ver, esta frase contém duas ideias. Um deles é sobre tecnologia e o outro é sobre a empresa. A maneira de corrigir uma frase como essa é dar a cada ideia sua própria frase. Isso adotar Sistemas de Gerenciamento de Inventário Móvel é imperativo, período, a empresa não pode ficar para trás. Período. Número 4, certifique-se de que a frase de particípio no início de sua frase se refere ao seu assunto gramatical. O que há de errado com essa frase? Andando pelo armazém, vimos o zelador. O que há de errado com esta frase é que andar se refere ao assunto da frase define que não ao zelador, mas aos zeladores, a pessoa que estava fazendo a caminhada. Portanto, esta frase está gramaticalmente incorreta. A regra a ser lembrada com frases de particípio é que a ação antes da vírgula está sempre sendo feita pela primeira pessoa que é mencionada após a vírgula no exemplo acima. Isso significa que somos nós que estamos fazendo a caminhada, o que está incorreto. A maneira de corrigir esse erro é reorganizar a sentença. Vimos o zelador andando pelo armazém. Você vê a diferença? Aqui estão mais alguns exemplos. Incorreto. Chegando ao Aeroporto Internacional de Dulles, nossa equipe conheceu o consultor, correto? Nossa equipe conheceu o consultor quando ele chegou ao Aeroporto Internacional de Dulles. Incorreto. Um executivo sênior por três décadas, eles lhe concederam um relógio de ouro. Você pode ouvir que isso está incorreto. Aqui está a versão correta. Um executivo sênior por três décadas, ele foi premiado com um relógio de ouro. Incorreto. Estar em uma condição dilapidada. A empresa comprou o prédio para as empresas em uma condição dilapidada, claramente incorreta, a versão correta. A empresa comprou o prédio para uma pechincha porque o prédio está em situação dilapidada. Número 5, nunca use negativos duplos. Um duplo negativo em uma frase forma um positivo. E por esse motivo, você nunca deve usar um duplo negativo a menos que seu objetivo seja Schumer. Por exemplo, se você publicar uma placa em sua sala de almoço que lê, nunca deixe pratos sujos na pia. Então você está dizendo aos funcionários que eles podem deixar pratos sujos na pia. À primeira vista, esse duplo negativo parece apenas afirmar seu caso enfaticamente, mas o duplo negativo na verdade forma um positivo. Você pode ver isso analisando. A frase. Não deixe pratos sujos na pia, está claro. Isso é um negativo. Você não pode entender mal. Essa proibição. Nunca deixe pratos sujos na pia é claro. Isso é um negativo. Você não pode entender mal essa proibição. Mas assim que você diz que não, nunca. Assim que você introduzir um duplo negativo, você inverte o significado da proibição. Diz o oposto do que você quer dizer. De repente, nunca deixar pratos sujos na pia é algo que você não deve fazer. que significa deixar pratos sujos na pia é algo que você pode fazer, o que claramente não é o ponto. Não é a verdade. Deixe-me dar outro exemplo ou dois. Aqui está o número 1. Todas as testemunhas afirmaram que não viram nada. Isso significa que todas as testemunhas afirmaram que viram alguma coisa. Não tenho tempo para esta reunião significa que tenho algum tempo para esta reunião. O Sr. Jones não era competente. Significa que o Sr. Jones era competente O hospital não permitirá mais visitantes, significa que o hospital permitirá mais visitantes. quão alto você chega na escada corporativa depende da sua capacidade de se comunicar. Em frases. Se você quiser ser promovido, aprenda a escrever frases claras e concisas. A maneira mais rápida de aprender o ofício é evitar esses cinco principais erros em sua escrita. 20. Evite erros com atas e apostas,: Erros e pontuação estão entre os erros mais comuns na redação comercial. Eles tornam suas cartas, e-mails, relatórios e propostas pouco profissionais. Aqui estão os erros de pontuação mais comuns na redação de negócios e como evitá-los. Número 1, a emenda de vírgula. Um erro que os empresários cometem com a vírgula para criar uma corrida em frases. Uma corrida na sentença também chamada emenda de vírgula acontece quando um cometa junta duas cláusulas independentes. Uma cláusula independente, como você deve se lembrar da escola primária, é uma declaração autônoma ou um único pensamento. Você detecta uma corrida na sentença determinando se ambas as partes da sua frase fazem sentido por conta própria. Se o fizerem, não os separe com uma vírgula, junte-os com um ponto e vírgula, deixe a vírgula, mas adicione uma conjunção ou três, quebre as duas ideias em duas frases. Aqui está um exemplo do que quero dizer. Este ano, fizemos um grande progresso acelerando a inovação para economizar dinheiro e tempo em nossas lojas estavam digitalizando experiências para facilitar a compra dos clientes. Agora aqui está essa frase corrigida. Mal, posso adicionar com um ponto e vírgula. Este ano fizemos grandes progressos acelerando a inovação para economizar dinheiro e tempo aos clientes. vírgula em nossas lojas estavam digitalizando experiências para facilitar a compra dos clientes. Agora aqui ele é corrigido com uma conjunção. Este ano fizemos grandes progressos acelerando a inovação para economizar dinheiro e tempo aos clientes. E em nossas lojas estavam digitalizando experiências para facilitar a compra dos clientes. Agora aqui está corrigido. Com um período. Este ano, fizemos grandes progressos acelerando a inovação para economizar dinheiro e período de tempo dos clientes. Em nossas lojas estavam digitalizando experiências para facilitar a compra dos clientes. O próximo erro é a vírgula ausente. Outro erro que os empresários cometem com vírgulas não é usá-los. Isso é comum em mensagens de texto e comentários em postagens nas redes sociais. Mas você também vê esse erro em e-mails e outras formas de comunicação informal. Como você pode ver, quando a vírgula está faltando, até mesmo a declaração mais bem intencionada pode se transformar em um campo minado de significado não intencional. Esse erro comum é desenfreado em mensagens de texto, comentários do facebook, tweets e atualizações de mídia social. Mas deixar comentários fora da sua escrita tem consequências não intencionais. Você pode causal após ou mal-entendidos épicos. Considere a frase, vamos comer, senhor. Falta uma vírgula, mudando o significado pretendido, vamos comer. Senhor, recupera o significado pretendido com uma vírgula bem colocada. O erro final que veremos é a vírgula desnecessária. Quando não há regra que exija uma vírgula. E quando o significado da sua frase estiver claro, sem vírgula, deixe-o de fora. Incorreto. Os motoristas de empilhadeira que dirigem muito rápido colocam em risco outros funcionários do armazém? Correto. Os motoristas de empilhadeira que dirigem muito rápido colocam em risco outros funcionários do armazém? Incorreto. Estamos à procura um consultor de marketing para nos ajudar na prospecção, correto? Estamos à procura de um consultor de marketing para nos ajudar na prospecção. Agora vamos olhar para apóstrofos, ou seja, pluralidade versus propriedade. Um dos erros de pontuação mais comuns que as pessoas cometem em sua escrita comercial é usar apóstrofos onde eles não são necessários. Isso tende a acontecer quando uma pessoa de negócios confunde pluralidade, que é mais do que uma de algo, com posse, que é a propriedade de algo. Deixe-me dar um exemplo do que quero dizer. A palavra gerentes é plural. Significa mais de um gerente. apóstrofo do gerente S é um possessivo singular. Significa pertencer a um gerente. Gerentes. apóstrofo é um possessivo plural. Significa pertencer a um grupo de gerentes a dois ou mais. O erro mais comum acontece quando as pessoas usam o apóstrofo do gerente S, que é um possessivo singular em vez de gerentes, que é plural. Para evitar esse erro, olhe para sua frase e pergunte a si mesmo, quero dizer mais de um ou quero transmitir propriedade? Correto. Nossa divisão tem cinco gerentes. Incorreto. Nossa divisão tem cinco empresários apóstrofo S. Agora vamos olhar para as contrações. Apóstrofos são usados para unir duas palavras para formar uma contração. O y apóstrofo R-E é uma contração de que eles são formados soltando o a em R e adicionando um apóstrofo. Mas há outras palavras na língua inglesa com o mesmo som, ou seja, lá e ali. Antes de adicionar um apóstrofo, decida se a palavra que você está adicionando dois é uma contração. Incorreto. Conhecemos a equipe de software e entramos no escritório deles. Correto? Conhecemos a equipe de software e entramos no escritório deles. Incorreto. Você é bem-vindo. Correto? Você é bem-vindo. Incorreto. É isso que estou procurando. Correto? É isso que estou procurando. Incorreto. Estamos abertos no domingo. Apostrophe S. Correto? Estamos abertos aos domingos. Esses erros na pontuação estão entre os erros mais comuns na redação comercial. Eles tornam suas cartas, e-mails, relatórios e propostas pouco profissionais, então evite usá-los. Certo. 21. Seis categorias de palavras para eliminar: Leia este parágrafo e me diga o que isso significa. Nossa agência oferece uma variedade de soluções de borda de sangramento acima da linha que ajudam CMOs a otimizar sinergias para marcas globais de manufatura, permitindo que elas alavancem soluções inteligentes e não acabem dormindo ao volante. Você não pode me dizer o que esse parágrafo significa porque não tem sentido. E não tem sentido porque contém as seis categorias de palavras que destroem a escrita comercial. Ou seja, chavões, jargões, ismos iniciais, abreviações, siglas e clichês. Se você quiser deixar seu significado claro na redação da sua empresa, elimine os seis assassinos de clareza. O número um é buzzwords. Um chavão é uma palavra ou frase que está na moda em um determinado momento ou em um contexto específico. O problema é que as buzzwords logo se utilizam demais e se tornam sem sentido. O que, por exemplo, incentivar significa ou borda sangrenta? Como exatamente alguém otimiza sinergias? Você poderia reconhecer um paradigma se você visse um? E por que ainda estamos tentando pensar fora da caixa mais de duas décadas depois que essa expressão foi cunhada. O problema com esses chavões é que eles são vagos. Eles tornam seu significado vago. Você pode pensar que usar os chavões mais recentes na redação da sua empresa faz com que você pareça competente ou no conhecimento ou na moda. Mas isso não acontece. Buzzwords simplesmente tornam seu significado mais difícil de discernir. A regra a seguir com chavões é simples. Se todos os outros estiverem usando, não. O número dois é jargão. Jargão são palavras ou expressões especiais que são usadas por uma determinada profissão ou grupo e normalmente são difíceis para pessoas de fora entenderem. O jargão tem seu lugar. No nosso exemplo que acabamos de usar. A expressão acima da linha é um jargão publicitário para marketing que usa mídia de massa, como televisão, rádio, jornais e outdoors. Não confunda jargão com chavões. buzzwords são vagas e elas vêm e vão. Mas o jargão é bem compreendido pelos insiders e restos da indústria. Escolha qualquer profissão, medicina, contabilidade, engenharia, trabalho social. E você descobrirá que o jargão deles serve a um propósito útil e tem feito há décadas. A regra a seguir com o jargão é simples. Se seu leitor estiver em seu setor e se você tiver certeza, seu leitor entenderá seu jargão. Use jargão. Mas se seu leitor estiver fora do setor ou se você estiver incerto, se seu leitor entender seu jargão, não o use. Número 3, o inicialismo vem. E o inicialismo é uma abreviação de uma frase que consiste em letras iniciais pronunciadas separadamente. Em nosso exemplo, o CMO é um inicialismo. Consiste na primeira inicial do termo Chief Marketing Officer. Não confunda o inicialismo com siglas. Com ismos iniciais. Você pronuncia cada letra. Você não diz um inicialismo, você soa, letra por letra. Seu diretor de marketing é seu c, m, o. A Organização do Tratado do Atlântico Norte, por outro lado, é a OTAN. Pronuncie o nome TO como uma palavra, não um ATO, como quatro letras. O inicialismo é como um jargão. Eles são compreendidos apenas por especialistas da indústria. Então, a menos que você seja positivo, seus leitores entendem seus ismos iniciais na redação comercial. Não os use, soletre-os. Em vez disso. A quarta classe são abreviações. Uma abreviação é uma forma abreviada de uma palavra ou frase. Em nosso exemplo, MSG dot é uma abreviação para fabricação. A maioria das abreviações usadas na redação comercial são comuns, como Ltd. Para limitações e I-N-C para incorporadas. Essas abreviações que você pode usar livremente, mas a maioria das outras abreviações são específicas do setor e menos conhecidas. Novamente, o uso depende de seus leitores. Se eles souberem que p.ball forward slash E significa relação preço/lucro, use a abreviação. Mas se não o fizerem, então soletre. Número 5. Acrônimos. E acrônimo é uma abreviação formada a partir das letras iniciais de outras palavras pronunciadas como uma palavra. Em nosso exemplo, soluções inteligentes significam soluções específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas. Sma ART. Não confunda acrônimos com ismos iniciais. Você pronuncia acrônimos como uma palavra. Com o inicialismo, você pronuncia cada letra. A Nasa, por exemplo, é a abreviação da Administração Espacial da América do Norte. É pronunciado como uma palavra, nasa, não soou. E ASA, a regra para usar acrônimos e sua escrita comercial é a mesma regra que se aplica ao jargão, inicialismo e às abreviações em caso de dúvida. Soletre isso. Número 6, clichês. Um clichê é uma frase que é usada em excesso e trai a falta de pensamento original. No nosso exemplo, dormir ao volante é um clichê. clichês incluem apenas o tempo dirá, lerá entre as linhas e atingirá o chão correndo. Quando você usa um clichê em sua escrita, você diz ao leitor que você é preguiçoso, chato e não tem originalidade. Você faz com que eles queiram parar de ler. O outro problema com os clichês é que eles são vagos porque são muito usados em excesso. É assim que eles se tornam clichês. Eles perderam o significado. Eles servem apenas como enchimento não original. O resultado é que seus leitores não confiam em suas descobertas, em suas recomendações ou em você. Então, sempre que você estiver tentado a usar um clichê, resistir à tentação, escrever algo original. Em vez disso. No final do dia, usar essas melhores práticas ajudará você a empurrar o envelope daqui para frente. Essa abordagem integrada impactante otimizará sua produção e levará sua escrita de negócios para o próximo nível o mais rápido possível de uma forma que seja ganha-ganha 24, 7, executará o mastro da bandeira e veja quem o soluciona. Vejo você mais tarde. 22. Cinco etapas para enviar e-mails de negócios eficazes: Vamos falar sobre como escrever e-mails comerciais eficazes. Ao nos aprofundarmos nesse tópico, lembre-se de que dominar a comunicação por e-mail é crucial para eficiência e clareza em qualquer ambiente profissional Antes de tudo, pense no tamanho adequado de um e-mail. Idealmente, o e-mail da sua empresa deve ter entre 100 e 200 palavras Manter os e-mails breves garante que sua mensagem seja digerível e direta, o que é altamente valorizado em acelerados Mas por que a brevidade é tão importante? Bem, isso respeita o tempo do destinatário. Isso aumenta a probabilidade de que eles realmente leiam sua mensagem na íntegra e respondam prontamente seguir, vamos considerar como organizar um e-mail para maximizar sua eficácia. A linha de assunto é seu primeiro ponto de contato e deve refletir com precisão o conteúdo do seu e-mail. Uma linha de assunto clara e específica prepara o cenário para o resto do e-mail. OK. Digamos, por exemplo, que você esteja escrevendo um e-mail para solicitar a aprovação do orçamento para sua campanha de marketing. Não cometa o erro clássico que tantos empresários cometem Eles escrevem uma linha de assunto com apenas a palavra orçamento ou escrevem aprovação do orçamento. Essas linhas de assunto são muito vagas e não comunicam que o redator realmente deseja que o destinatário aprove um orçamento de marketing Em vez disso, o escritor deve escrever uma linha de assunto como essa. Solicitação de aprovação de orçamento, a campanha de marketing. Essa linha de assunto informa ao destinatário exatamente do que se trata o e-mail, facilitando a priorização Passando para o corpo do e-mail, sua frase inicial deve informar imediatamente o destinatário a finalidade do seu e-mail. Você deve chamar a atenção deles e definir a expectativa desde o início Por exemplo, se você estiver escrevendo para perguntar sobre o status de um relatório, comece com Estou escrevendo para verificar o andamento do relatório financeiro previsto para esta sexta-feira A terceira etapa na elaboração do seu e-mail é priorizar o posicionamento das Coloque as coisas mais importantes no primeiro parágrafo. Dessa forma, se seu leitor apenas ler seu e-mail, ele capturará seus pontos essenciais Por exemplo, se você precisar que o leitor tome uma decisão, indique esse requisito e sua urgência com antecedência Em seguida, coloque detalhes adicionais e informações básicas nos parágrafos subsequentes Essa é uma regra vital a ser seguida. Sempre, sempre, sempre declare sua solicitação primeiro, depois justifique-a ou explique-a Não comece com antecedentes explicações, descrições e justificativas E, finalmente, no final do seu e-mail, em algum lugar aqui embaixo, faça sua pergunta ou faça sua solicitação. Sempre, sempre, sempre declare suas solicitações primeiro ou faça sua pergunta primeiro e depois justifique, explique ou descreva Essa pequena mudança por si só melhorará drasticamente a eficácia de suas comunicações por e-mail. E isso nos leva à etapa número quatro, que é manter um tom profissional e acessível É crucial equilibrar a formalidade com um toque de conexão pessoal Frases como “Espero que esta mensagem seja boa para você” ou “Obrigado por sua cooperação contínua são profissionais e calorosas. Essas pequenas adições promovem um relacionamento positivo com a pessoa para quem você está escrevendo Em quinto lugar, vamos também abordar a importância do fechamento de seus e-mails Assine seu e-mail com um encerramento educado e apropriado que reflita o tom de sua comunicação Você pode escrever os melhores cumprimentos com sinceridade ou agradecer. Todas são opções profissionais que deixam uma boa impressão. Incluir seu nome completo e cargo, se ainda não fizerem parte da sua assinatura de e-mail, também é bom. Isso ajuda a colocar sua mensagem no contexto. A pessoa sabe quem está escrevendo para ela. Vamos dar uma olhada em um exemplo. Imagine que você está enviando um e-mail para um colega solicitando a participação em Veja como você pode estruturar seu e-mail. O convite da linha de assunto para se juntar à equipe de planejamento do Projeto X. Olá, Janet. Espero que esta mensagem encontre você bem. Ao iniciarmos o planejamento do Projeto X. Acho que sua experiência em marketing digital seria incrivelmente valiosa para nossa equipe Estamos procurando informações sobre estratégia digital e engajamento do público, áreas em que seu trabalho recente se destacou. Você poderia se juntar a nós em uma breve reunião na próxima quinta-feira às 14h para discutir isso Seria ótimo ter você a bordo para garantir o sucesso deste projeto. Obrigado por considerar esta oportunidade. Aguardo sua resposta com os melhores cumprimentos, e então você coloca seu nome e sua posição. Observe como esse e-mail é estruturado para transmitir todas as informações necessárias sucinta e, ao mesmo tempo, ser envolvente e direto sobre a necessidade A propósito, seguindo o conselho que acabei de dar sobre fazer perguntas e solicitações logo no início, esse e-mail poderia ser melhorado fazendo a pergunta logo no início. Então o e-mail começaria, querida Janet. Você poderia se juntar a nós para uma breve reunião na próxima quinta-feira às 14:00. Ponto de interrogação. Em seguida, o e-mail daria a explicação, a justificativa para a reunião a solicitação, primeiro a pergunta, depois a justificativa, depois a conclusão e assim por diante. Você entendeu a ideia. A única vez em que você realmente não precisa fazer a pergunta primeiro é se seu e-mail for muito curto e você estiver absolutamente confiante de que seu leitor lerá a primeira ou duas frases e responderá à sua pergunta ou solicitação imediatamente. Em caso de dúvida, especialmente se o e-mail tiver um pouco mais de algumas centenas de palavras, sempre coloque sua solicitação em primeiro lugar. Sua pergunta primeiro, depois explique. Em conclusão. Ao manter seu e-mail curto e bem organizado com um claro apelo à ação e um tom profissional, você aumenta significativamente sua capacidade de se comunicar de forma eficaz. Pratique essas dicas em suas comunicações diárias por e-mail e veja como elas melhoram não apenas as respostas que você recebe, mas também suas relações profissionais gerais. 23. Confira a edição de checklist: Em 1989, me candidatei ao meu primeiro emprego como escritor e editor freelance. No parágrafo final da minha carta de apresentação, escrevi, a única coisa que gosto de fazer mais do que qualquer outra coisa é ajudar as pessoas a comunicar suas ideias de forma eficaz. Exceto que minha carta de apresentação tinha um erro de digitação que ninguém notou. Eu perdi e meu futuro empregador também. Então ela me contratou anos depois, deparei com aquela carta de apresentação nos meus arquivos e notei um erro de digitação que todos tinham perdido. No meu parágrafo final. Esqueci de colocar um I na palavra fazendo. Então minha frase realmente disse, a única coisa, eu gosto de Dong, mais do que qualquer outra coisa. Mostrei minha carta para minha chefe, aquela que teve dificuldade MEUS anos antes e ela disse, Alan, se eu tivesse notado aquele erro de digitação, eu nunca teria contratado você. A moral da minha história é que erros em suas cartas e outras redações comerciais podem custar um emprego. Literalmente. No meu caso, ninguém viu meu erro, mas no seu caso, alguém pode. Então, meu conselho para você é administrar sua empresa escrevendo através de uma lista de verificação antes de enviá-la. Aqui estão as coisas a serem observadas além de erros ortográficos. Organização. Seu documento tem uma meta clara ou resultado pretendido declarado claramente? Você chegou direto ao ponto? Você declarou seu propósito para escrever nas primeiras frases de seus documentos? Você atendeu às necessidades e expectativas do seu leitor? A duração do documento é adequada para sua finalidade? Você disse muito pouco, demais ou apenas o suficiente? Sua escrita tem uma estrutura lógica que ajuda o leitor a seguir sua lógica e entender sua mensagem. Você coloca as informações mais importantes, como uma descoberta chave, uma recomendação vital ou um pedido de reunião no início do documento e não enterrado no fundo dos documentos. Parágrafos. Você comunicou suas ideias em parágrafos em oposição a uma série solta de frases. Cada parágrafo lida com apenas um tópico como deveria? A primeira frase de cada parágrafo introduz o tópico do parágrafo? Você desenvolve cada tópico suficientemente em cada parágrafo? Você termina cada parágrafo com um resumo ou conclusão lógica? Você ajuda seus leitores a ver como seus parágrafos se relacionam entre si? Conectando-os com sentenças de transição. Você variou os comprimentos de seus parágrafos para evitar a monotonia? Vejamos as palavras. Você substituiu palavras por várias sílabas por seus equivalentes mais simples? Você substituiu o uso, por exemplo, pela palavra usada? Você substituiu frases com palavras simples? Você substituiu a falta da capacidade de com não poderia. Por exemplo. Você substituiu palavras obscuras por outras mais comuns? Você substituiu a palavra melhorar com a palavra melhorar? Por exemplo, combinações de advérbios de verbos substituídos pesados com verbos fortes. Você substituiu, olhou atentamente com examinado? Por exemplo, você substituiu os verbos fracos por outros fortes para tornar sua reunião precisa? Aqui está um exemplo. O transportador parou. Com o transportador atolado. Você substituiu substantivos que são verbos e disfarçados? Por exemplo, você substituiu, chegou à percepção de que com a palavra realizada, suas palavras são concretas em vez de abstratas? Você substituiu o sistema meteorológico de frases pela palavra nevasca? Por exemplo? Você removeu todos os chavões, como incentivar e Paradigma? Você limitou seu jargão apenas àquelas palavras que você tem certeza seus leitores entendem ou você definiu o que essas palavras significam? Se você usou inicialismo ou siglas, tem certeza de que seus leitores os entenderão? Se não, soletre-os? Se você usou abreviações em seu documento, abreviações específicas para o seu setor. Todos os seus leitores os entenderão? Se não, soletre-os? Vejamos as frases. Você manteve palavras relacionadas juntas? Em outras palavras, você colocou adjetivos ao lado de substantivos que eles modificam? Você variou o comprimento de suas frases para evitar a monotonia? Seus pronomes relativos têm antecedentes claros? Em outras palavras, quando você usa o pronome ele, ela ou eles, outros pronomes relativos. Você está claro sobre a quem eles se referem? Cada frase em seu documento continha uma ideia importante? E não mais? Suas frases são específicas em vez de gerais? Por exemplo, em vez de dizer que as vendas para o segundo trimestre são diferentes do que para o primeiro trimestre, você diz algo específico, como as vendas para o segundo trimestre são maiores do que para o primeiro trimestre. Suas frases são definidas em vez de ambíguas? Em outras palavras, existe apenas uma maneira que seus leitores possam interpretar seu significado? Você usou a voz ativa o máximo possível? Você substituiu? As decisões foram tomadas pelo comitê. Com a voz ativa, o comitê decidiu, você eliminou palavras desnecessárias? Por exemplo, você substituiu ou não simplesmente pela palavra, se você removeu palavras e frases redundantes. Este é meu pet peeve, meu hobby cavalo do ano. Você substituiu completamente completamente com a palavra cheia? Por exemplo, o documento da Europa está livre de erros gramaticais? Sua pontuação é perfeita? Seu documento está livre de ortografia? Erros? Se você quiser evitar erros embaraçosos e dispendiosos na redação da sua empresa, faça sua redação através desta lista de verificação antes imprimi-la ou antes de enviá-la como um anexo de e-mail.