Gestão de eventos 1: instruções passo a passo

1. Boas-vindas ao curso!: Nos últimos anos, estive encarregado de centenas de eventos offline e online. Estes eventos abrangem de mesas redondas ao nível do mar que vão por apenas várias horas, todo o caminho até 1000 pessoas, séries de webinar que duram vários meses. Embora estes possam soar como eventos muito diferentes, a coisa legal sobre o gerenciamento de eventos é a estrutura que você usa e o processo que você segue, mais ou menos permanece o mesmo. É apenas uma escala que é muito diferente. Oi Ryan, meu nome é Jeff. Sou gerente de marketing de produtos em uma grande empresa de tecnologia. E do lado eu faço vídeos do YouTube sobre os temas de carreira e produtividade. Este curso é projetado para iniciantes sem experiência em gerenciamento de eventos. Vou mostrar passo a passo como usar uma ferramenta gratuita e popular, o Google Sheets, para planejar e gerenciar um evento hipotético que é muito representativo dos eventos reais pelos quais sou responsável no trabalho. Especificamente, este curso é dividido em três partes. Primeiro, vou rever a estrutura da planilha e falar sobre o método pré, durante e pós. Então eu vou mergulhar profundamente em cada guia e explicar o propósito dessas guias antes de finalmente compartilhar algumas dicas de gerenciamento de projetos mais avançadas que se estendem além de apenas eventos. Eu tenho vinculado ao modelo Planilhas Google para baixo na guia projeto e recursos abaixo. Então sinta-se livre para fazer uma cópia e acompanhar. E embora eu já tenha preenchido a maioria das informações para economizar tempo incrível, eu estarei fazendo algumas edições importantes e ajustes ao longo do curso para que você possa ver como eu lido com situações da vida real. A idéia é que este modelo e os conceitos deste curso são aplicáveis se você está planejando uma festa de aniversário, sua próxima equipe externa ou anúncio proc em grande escala. Vamos começar. 2. Projeto de curso e curso: Oi, muito obrigado por se inscrever. Antes de começarmos, faça uma cópia do meu modelo do Planilhas Google. E como você segue, eu recomendo que você faça este modelo seu próprio, chegando com seu próprio evento, planejado um plano de festa surpresa, próximo grande evento de lançamento da Apple. E à medida que passo por esses conceitos, veja como eles se aplicam ao seu cenário específico. Porque acredita em mim, vais aprender muito mais depressa desta forma. Por exemplo, para o meu evento offline hipotético, as mensagens de confirmação são enviadas por e-mail. E-mail é o canal de comunicação aqui. Se você está tendo um evento menos formal, por exemplo, happy hour, seu canal de comunicação vai ser algo como WhatsApp ou iMessage, supondo que você não tem amigos Android, aviso de smog para evitar qualquer confusão, já que estamos sempre a ficar com o Planilhas Google, não vamos falar sobre essa execução, como configurar um palco para um evento offline ou como configurar uma transmissão ao vivo, certo? Isso fica muito fundo nas ervas daninhas. E para profissionais de marketing, geralmente trabalhamos com agências de eventos dedicadas que se especializam em execução de eventos com tudo isso fora do caminho, vamos mergulhar no gerenciamento de guias de planilha. 3. Gestão de Spreadsheet: Logo de cara, você vai notar que eu dividi estas duas folhas em seis seções diferentes. Visão geral, informações importantes, pré-evento, durante o evento, postar eventos e dados brutos usando essas guias vazias como cabeçalhos de seção. E estes são todos codificados por cores também, certo? E faça isso por duas razões. Número 1, você vai receber muitas perguntas sobre o evento de diferentes partes interessadas e você precisa encontrar as informações o mais rápido possível. E número dois, como há tantas equipes envolvidas no planejamento de eventos, você quer que a planilha seja o mais auto-explicativa possível. A ideia da guia de visão geral é muito simples. Imagine que alguém com 0 fundo do evento se depara com esta planilha depois de ver as informações nesta guia, ele deve ter uma compreensão geral do que é o evento sem ter que perguntar diretamente Os principais toques de informações incluem RSVP, instantâneo, agenda, canais de promoção e linha do tempo de comunicação. E a maneira de pensar sobre essas quatro guias também é muito simples. Imagine se alguém fosse muito sênior como o seu gerente ou o diretor de outra equipe lhe enviasse uma mensagem sobre o evento? O que é que eles estariam a perguntar? Nada que eu por cento do tempo, a resposta pode ser encontrada em uma dessas quatro guias. Eles podem perguntar sobre quantas pessoas se inscreveram até agora. Rsvp instantâneo, como o conteúdo está indo junto. Guia Agenda, qual canal de promoção está gerando o maior número de silos, canais promocionais e um reenviando a próxima conformação ou lembrete de e-mail vem linha do tempo para nós, os gerentes de projeto, cada uma dessas guias dentro da planilha é importante, certo? Mas confiando quer dizer-lhe, muito poucos gerentes sênior vai se preocupar com todos os detalhes específicos e só vai querer como as informações de alto nível que você tem. Tão cuidadosamente já consolidado na seção de informações chave aqui, torneiras pré-evento, é aqui que o método pré, durante e post entra. Em termos gerais, esta parte apenas ajuda você a organizar todas as coisas que você precisa planejar antes que o evento realmente aconteça. Assim, pré-evento durante as guias do evento listar as coisas que você precisa cuidar durante o evento e você adivinhou, post aqui significa correio. Nenhuma guia pós-evento ajuda você a organizar as coisas que você precisa fazer após a conclusão do evento. Nota rápida estas abas amarelas, roxas e verdes não são, de modo algum, uma lista exaustiva de guias que você precisa para cada seção. Mas isso fornece um começo muito bom. E enquanto você pensar sobre isso dessa maneira, como antes, durante e depois do evento, diminuímos as chances de perder algo importante. Rod, como abas, isso é exatamente o que parece. É aqui que você guarda todos os dados brutos coletados durante todo o processo de planejamento e execução do evento, como dados de registro, dados de participantes, dados engajamento, dados de pesquisa pós-evento que todos guardaram aqui. E gosto de marcar isto em cinza. Ao longo das próximas lições, eu vou mergulhar profundamente em cada uma dessas guias e expliquei que as guias propósito, passar sobre a formatação e fórmulas dentro e fazer ajustes com base em situações da vida real. Certo, vamos mergulhar. 4. Aguia geral: Como mencionado na guia de visão geral, fornece contexto para alguém com absolutamente nenhum fundo e tem todas as informações básicas. Você definitivamente quer o título do evento, a data do evento, a hora, a localização e os dias até o evento, e simplesmente subtraindo a data de hoje da data do evento. Então, todos são muito claros sobre o quão longe o evento está de hoje. Há duas razões para incluir os objetivos do evento aqui. Primeiro, eles lembram a todos que estamos trabalhando para e para os objetivos realmente influenciam a execução do evento. Por exemplo, se um dos principais objetivos é aumentar a retenção de usuários durante o evento, mais recursos devem ser investidos no conteúdo, nos jogos e nas perguntas e respostas durante o evento em si, certo? Em vez de gastar esse dinheiro em mídia paga para aumentar as inscrições. Porque as inscrições não o fazem. Mais inscrições não significa que mais retenção de usuários, formato de evento e tópicos são notas de reunião de equipe bastante auto-explicativas. Assim, você normalmente teria reuniões semanais de atualização de projeto com equipes multifuncionais. E é ótimo vincular as notas da reunião como aqui para que todos possam ver. Para links úteis. É aqui que você deseja criar hiperlinks para outros documentos com informações de leitura que não estão incluídas na planilha. Por exemplo, se este é um evento anual provavelmente inteligente para incluir o do ano passado, todas as documentações do ano passado para que você possa referenciá-los, inspirar-se e lembrar-se de aprendizagens. 5. Guias de dados crus: Tudo bem, agora a guia de visão geral está pronta. Na verdade, vamos saltar todo o caminho para a direita e olhar para os dados brutos. Primeiro, vamos pular um pouco aqui, mas prometo que tudo vai fazer sentido. guia Dados Rsvp captura todas as informações de registro. E posso ver que incluí duas hiperligações aqui. O primeiro é para um Google Forms, onde as pessoas realmente usam para se inscrever no evento. E a segunda é a planilha de saída dos Formulários do Google. Você não terá acesso aos fóruns do Google, mas não se preocupe, você não precisa dele. Você terá acesso a esta guia Resposta formulário, e isso é tudo que você precisa rapidamente. Agora observe que há muitas plataformas que ajudam você a gerenciar registros de eventos. Estou apenas usando o Google Forms como um exemplo aqui, a maioria das plataformas mais avançadas permitirá que você use algo chamado parâmetros UTM, que basicamente apenas nos diz ajudá-lo a rastrear onde as pessoas viram seu formulário de inscrição. Se você nunca ouviu falar de algo assim, não se preocupe com isso. Não vamos usar parâmetros UTM para este curso. Em vez disso, vamos apenas adicionar uma pergunta em um fórum do Google perguntando como eles encontraram nosso evento. E vamos assumir que eles vão responder honestamente. Agora, depois que as pessoas se inscrevem, suas informações serão automaticamente preenchidas em uma saída como planilha. E o que você quer fazer é realmente importar essas informações de resposta bruta sobre a sua guia Dados RSVP usando a função de intervalo de importação. Você faz isso porque você não quer mexer com os dados de resposta do mural, mas você precisa fazer cálculos adicionais com base em suas respostas. A função de intervalo de importação é muito fácil de usar. Primeiro, eu sempre tenho uma célula de destaque dizendo às pessoas, Ei, há função de intervalo de importação logo abaixo, então não mexa com ela. E importar função rand é realmente aqui. E c é igual ao intervalo de importação. Aspas, o URL dos truques ou da planilha que você deseja importar. E aspas e vírgula novamente, o nome da guia dessa planilha. Forme respostas. Um, um ponto de exclamação, e as colunas que você deseja importar neste caso são até D, certo? E então você pressiona Enter. Depois disso, você pode ver uma mensagem de erro, mas não se preocupe, basta clicar em Permitir Acesso ou qualquer outra coisa. Você deve ver a entrada de informações sobre algo assim sem a formatação. Sim, claro. Agora que as informações são importadas, você pode mexer com isso ou fazer ajustes de formatação sem afetar a planilha de saída de luz original. E à medida que mais pessoas se inscrevem, ele será automaticamente preenchido abaixo das quatro colunas verdes. Aqui estão cálculos adicionais que você precisa fazer. Primeiro, você deseja atribuir um UID ou ID exclusivo a cada pessoa para que possa identificá-los e rastreá-los mais tarde. Eu gosto de usar, usar uma combinação de esquerda, direita e, e funções. Para fazer isso, eu estou basicamente apenas pegando dois personagens de vendas aleatórias para uma pessoa e apenas misturando-os juntos para chegar a uma sequência aleatória de caracteres. E uma vez que você fizer isso por uma pessoa, vamos excluir isso por enquanto. Você pode simplesmente selecioná-lo, pressioná-lo, pressionar Command D ou Control D. E isso se aplicará a todas as linhas diferentes. O segmento de usuário é importante porque geralmente há diferentes tipos de pessoas vêm para o seu evento e você quer colocá-los em diferentes segmentos, vai assumir que todos com um.edu e-mail é um estudante. Todos com um e-mail comercial são profissionais de negócios e alguém com, digamos que o Gmail é obviamente pessoal e como eles nos disseram como eles se depararam ou ouviram sobre este evento, terá um código de canal aqui também. Não se preocupe, você verá como o segmento e o código do canal entram em jogo um pouco mais tarde. A coluna de desduplicação ou cubo D está simplesmente verificando se alguém se inscreveu mais de uma vez. Estou simplesmente usando uma função COUNTIF aqui que rastreia o e-mail dessa pessoa em relação ao que vem acima dela. Se essa pessoa se inscreveu duas vezes usando o mesmo e-mail, isso também será. Vamos ver um exemplo de como isso se desenrola novamente em um pouco. Movendo-se para a guia de dados do participante. Este é simplesmente um registro de todos que participaram do seu evento para eventos off-line, é quando as pessoas iriam verificar os direitos de espaço off-line. Há 10. Este 10 denso é gravado e para todos em eventos é quando eles se conectam, digamos que o URL shin ao vivo on-line. E semelhante aos dados RSVP, geralmente há dados de saída brutos, especialmente em algum lugar, e você deseja importá-los informações antes de fazer ajustes de formatação e fazer cálculos adicionais. Para os fins deste curso, eu vou apenas copiar e colá-lo e não ter outra função de intervalo de entrada para as colunas de segmento e canal. Aqui eu uso uma fórmula de pesquisa v que fazem referência ao ID exclusivo e seu segmento e canal da guia Dados RSVP. Não se preocupe com a fórmula de erro IF e a frase VIP aqui. Vamos voltar a isto. Tudo vai se juntar. Não se preocupe. Geralmente, você deseja que seus participantes preencham algum tipo de pesquisa pós-evento após o evento e suas respostas são capturadas aqui nesta guia de dados do questionário. Novamente, o mesmo negócio. Geralmente há dados brutos e brutos, especialmente em algum lugar onde você importa um intervalo que mais e para cálculos adicionais, já que as pessoas que colocam algo no questionário só podem ser uma função dos participantes. Você pode realmente usar uma fórmula simples do VLookup na guia de dados do participante. Desta vez, agora que temos todas as guias funcionando para participante RSVP e pesquisa. Poderíamos voltar para as guias de informação chave e ver como tudo isso se relaciona. 6. Guias de informações principais: A guia de instantâneos RSVP fornece números de registro como um relance. Então não para vasculhar todos os dados brutos. E como você pode ver isso detalhado para resumo do tipo RSVP e resumo dos canais de promoção. E dentro do resumo do tipo RSVP, eu divido isso para atender a dois tipos de registros. Registro elegível como pessoas que eu quero vir ao meu evento e outras que podem não ser adequadas para vir ao meu evento. E isso depende do segmento de usuários deles, certo? E é aqui que o segmento que mencionei anteriormente entra em jogo para a coluna de registro porque somos capazes de segmentar nossos dados de registro na guia Dados RSVP. Podemos apenas usar uma função COUNTIF que faz referência à guia Dados RSVP e a coluna segmento. Se você se lembrar de uma coluna G aqui, e contar todas as pessoas que definimos como estudante. E, portanto, estudantes, aplicamos a mesma coisa para as empresas. E são mais quatro, certo? Supondo que este evento já tenha ocorrido e que o evento esteja concluído, podemos fazer exatamente a mesma coisa para um número de participantes fora desses segmentos fazendo referência à guia de dados do participante, à direita. E quantos deles preencheram uma pesquisa com base na guia de dados da pesquisa para VIPs uma nomeações. Não se preocupe com isso por enquanto. Nós vamos voltar a isso uma vez que chegar à guia nomeações, espero que agora você veja por que eu passei pelas guias de dados brutos antes de voltar para informações chave e, em particular, guia de instantâneo RSVP. Movendo-se para cá você pode ver que temos como duas inscrições no total. O que isso significa? Qual é a diferença? Bem, RSVP total simplesmente como uma soma de todos que se inscreveram e total elegível é mais significativo por causa do, alguns dos segmentos que realmente querem vir para o meu evento, certo. Então, já que há duas inscrições pessoais aqui, quem talvez eu não queira participar desta mesa redonda de tubérculos tecnológicos. Não os incluímos no total elegível. E o que é este destaque amarelo, 30% alvo de entrega? Bem, se você já teve algum tipo de evento, você sabe que as pessoas cancelam de última hora qualquer coisa. E geralmente o benchmark do setor para taxa de apresentação de eventos off-line é de cerca de 70%, certo? Portanto, há uma queda de 30%. Então, simplesmente multiplicamos o total de inscrições elegíveis por 0,7 ou 70% para adivinhar quantas pessoas apareceriam e se preparariam de acordo. Agora, novamente, assumindo que o evento já ocorreu, podemos realmente usar o número de participação para dividir pelo total de inscrição elegível para obter a taxa de participação. Neste caso, é 50 por cento bastante baixo. E a taxa de preenchimento da pesquisa é o número de pessoas que preencheram uma pesquisa dividida pelo número de pessoas realmente vieram. grande notícia é o tempo, um 100 por cento dos nossos participantes preencheram uma pesquisa pós-evento para canais de promoção resumo, é aqui que você pode ver quais canais de promoção impulsionaram mais inscrições. vez, eu uso uma fórmula COUNTIF aqui. E lembre-se, para dados brutos, para os dados RSVP, em vez disso, temos a comida que costumava se inscrever, certo? Então, tudo o que precisamos fazer é usar countif e contar o número de inscrições por canal e gravá-lo aqui. Se você realmente quer ficar chique, você pode realmente destacar tudo isso e usar formatação condicional e dar-lhes uma escala de cores. E digamos atribuir a maioria das inscrições usando a cor verde e vermelho sendo o mínimo. Agora alguns de vocês já devem ter notado que o número total de RSVP aqui, dez não corresponde ao total de horas. Nós fixamos o número aqui 12. Lembre-se que não é total elegível, este RSVP total. E isso é por causa da fila de nomeação aqui. Novamente, não se preocupe, vamos voltar a isso, prometo. Para a guia da agenda, este é apenas um lugar para manter o controle de todo o conteúdo que será compartilhado durante o evento. Você tem a hora de início, o quanto tempo cada seção vai demorar, o tópico, os palestrantes e seu papel. As colunas verdes são o que você como gerente de projeto responsável. Os headshots dos alto-falantes, escrever seu script, seus slides, ea coluna de status, não começou o progresso de trabalho feito. Então, do ponto de vista do design, eu gosto de usar como, eu gosto de usar cores alternadas aqui, como branco, azul, branco azul para separar as linhas como visualmente. E para status, para a coluna Status que podemos fazer. Você também pode adicionar formatação condicional. Por exemplo, se o texto for WIP, que é um trabalho em andamento, você pode alterá-lo para amarelo, por exemplo, certo? Então, isso também é capaz de mostrar a outras pessoas de relance qual é o status desse conteúdo em particular. A guia do canal promocional lista todos os canais de promoção que você está usando para promover o evento. Por exemplo, você tem o tipo de canal, nome do canal e o código do canal para, digamos, Márquez. Ela vai usar seu canal VHD vazio no YouTube e seu Instagram para ajudar a promover o evento enviando o link para o formulário do Google que falamos anteriormente. Dave, através de seus boletins de e-mail, site, e temos até mesmo pago mídia, como a beira e Andrew polícia ajudando o formato de ativo barra entregáveis coluna é apenas o formato do ativo. É um vídeo, postagens do Instagram ou história ou simplesmente texto puro, certo? A data go-live, o link para os ativos para que possamos referenciá-los facilmente, o proprietário final e a coluna status novamente, eu gosto de ter a data de hoje usando essa fórmula de hoje de topo para ver o quão longe estamos das datas go-live e a coluna de comentários é apenas notas. Quero lembrar-me da guia Linha do tempo de comunicação lista todos os materiais de comunicação que você precisa enviar para indivíduos registrados nos participantes. Existem diferentes categorias de comunicações. Assim, por exemplo, RSV tornar-se formação simplesmente é um automatizado, gerar automaticamente uma mensagem dizendo que eles se inscreveram, certo? O e-mail de confirmação, o consentimento para as inscrições qualificadas informando que estão confirmadas para vir. E e-mails de lembrete são enviados mais perto da data do evento lembrando-os de vir. E geralmente você quer enviar esses e-mails em ondas diferentes. Por quê? Digamos que você comece a se inscrever hoje e seu evento seja em três meses. Você não quer esperar 2,5 meses para enviar seu primeiro e-mail de confirmação porque alguém poderia ter se inscrito amanhã, certo? É por isso que você quer cambalear os e-mails de lembrete de confirmação. Então, há diferentes pontos de contato para todos os indivíduos registrados para eventos de convite como este que eu tenho aqui. Você também pode incluir como um e-mail de rejeição e as práticas recomendadas. Há um direcioná-los para outro recurso, já que eles não são capazes de participar deste evento em particular. Passando por cima, eu tenho o resumo de uma linha da comunicação em si, o CTA ou uma chamada à ação embutida no final dessa comunicação. Material, o tempo vai ser enviado para fora, a data vai ser enviado para fora no status. Mais uma vez, o link para a comunicação, copywriting para fácil revisão e aprovação por você ou seu gerente ou o PRT. E isso encerra as guias de informação chave. Vamos abordar as guias de pré-evento a seguir. 7. Guias pré-evento: Itens de ação é exatamente como parece, é apenas uma lista de ações que você e qualquer pessoa envolvida no evento precisa tomar para garantir um evento bem-sucedido. Não deixe que essa aba aparentemente complexa o assuste. Na verdade, é bem simples. Uma vez que você dividi-lo à esquerda, você pode ver categorias e subcategorias em categorias vale a pena pré-evento durante o evento e pós-evento. Como você pode ver, eu gosto de pensar em itens de ação em ordem cronológica também. Os trabalhos de preparação são coisas que você tem que fazer antes mesmo que possamos começar a pensar em planejar o evento. Por exemplo, selecionar uma agência externa se você estiver trabalhando com uma, ou pelo menos alinhando com equipes multifuncionais para garantir que você receba seu buy-in diretamente desde o início. pré-evento pode ser dividido em conteúdo. Quem diz que promoção, Os canais de promoção que acabamos de falar sobre criativo, os elementos de design geral do evento e logística. Eu só uso como um pega-tudo para coisas que não caem nas outras subcategorias para fazer evento. Eles são definitivamente logística precisa cuidar ou tomar nota durante o evento no local, é claro. E para pós-evento, você precisa analisar, limpar os dados e talvez escrever uma recapitulação do evento para compartilhar tanto interna quanto externamente. Mova para as outras colunas. Não vou passar por cada um desses itens de ação. Um porque não é abrangente, mas deve dar-lhe um ponto de partida muito bom. E para, o ponto é pensar através de tantos passos quanto possível usando a estrutura, escrevê-lo e refinar como você ir ao longo da estrutura como o que vai ajudá-lo a ter um evento bem sucedido e não as linhas específicas e itens de ação nesta guia, o proprietário é a pessoa em última instância responsável por esse prazo item ação, o que é devido? Referência, vinculação a slides ou documentos relevantes, a coluna comum e a coluna de status, é claro, informando o que foi concluído e o que fazer a seguir. Tudo bem, agora, vamos falar de dinheiro. Dinheiro, dinheiro, dinheiro deve ser engraçado nisso, ok, para trocá-lo de alguma forma. No marketing e na guia de custos, uma grande parte do seu trabalho é gerenciar o orçamento alocado para você. Então você precisa primeiro descobrir o quanto você pode precisar gastar neste evento e ver se você pode pagar esse valor com base no orçamento que você tem. E, novamente, você deseja colocar o custo em diferentes categorias. Aqui tenho promoção, comunicações, criativos, deslocalização e configuração offline. E, obviamente, há muito mais itens que eu caio em cada uma dessas categorias, certo? Por exemplo, para configuração off-line, isso pode ser custos de iluminação que são feitos porque para comprar as matérias-primas, pode haver custos de trabalho da agência de marketing, certo? Todas essas otimizações devem ser vinculadas em um documento de proposta diferente. Aqui. Esta guia deve servir apenas como uma visão geral de alto nível de quanto seu custo total está indo para cada período de custo. Porque para ser muito honesto, seu gerente só vai se importar com este número de custo total aqui, tudo bem, e guia sem fio total. Então isso é algo que muitas pessoas sentem falta. Basicamente, se você estiver organizando um evento, deve haver um canal interno para seus outros membros da equipe ou seu, para que seus colegas se inscrevam. Isso é benéfico por muitas razões. Por exemplo, número 1, você pode enviar rapidamente um e-mail interno para esses membros da equipe informando o que esperar durante o evento e como eles podem ajudar mesmo ou quando eles fazem login se for um evento offline, eles podem obter um crachá de funcionário que ajuda a identificá-los para outros convidados. Como podem ver, há instruções de prova fictícia aqui. E normalmente, quando estou planejando um evento, enviarei um e-mail para todas as equipes relevantes com um item de ação vinculado diretamente a essa guia, dizendo a elas para se inscrever e colocar sua equipe, seu e-mail e seu nome. E eu tenho uma desduplicação ou D fazer mas coluna aqui que pega pessoas como esta que se inscrevem duas vezes. Como você pode ver, isso apenas novamente ser contado fórmula. E como essa pessoa tem seu e-mail duas vezes, isso aparece como dois e está destacado. O que eu posso fazer antes de enviar uma explosão de e-mail, eu posso apenas criar um filtro. Escolha isso, desmarque todos os dois ou três ou quatro se as pessoas viram isso quatro vezes, pressione. Ok. E agora eu tenho uma lista de apenas uma vez inscrições. Tudo bem. A guia de nomeação que eu tenho provocado vocês, basicamente isso é o mesmo que a lista de espera interna antes externa, acho. Se você sediar qualquer tipo de evento corporativo grande, garanto que serão pessoas que lhe enviarão mensagens, perguntando se podem trazer alguém que não é elegível ou outro VIP que só precisa vir a este evento. Esta aba é para eles. Então, como isso funciona é que o funcionário interno nomeia esse convidado, daí nomeações, inserindo sua própria equipe e e-mail aqui, as informações dos convidados aqui. E é aqui que novamente, marketing D Duplica, confirma ou rejeita essa pessoa e atribui um ID exclusivo. Alguns de vocês podem estar se perguntando, por que essas pessoas não configuram o caminho normal? Algumas dessas pessoas podem ser muito sênior e não podem inserir informações no Google Forms. Ou como eu mencionei, eles não são relevantes para o negócio, mas um líder sênior quer que eles se juntem e você não pode dizer não. Agora que sabemos o que são nomeações, podemos voltar para algumas das outras guias e atualizar a fórmula começando com os dados do participante. Lembre-se, para dados minúsculos, estamos usando os dados RSVP no VLookup. Mas para nomeações, elas não se encaixam nas RSVP normais. E é por isso que eu tenho a fórmula de erro IF aqui, que se eles não aparecem no RSVP, o que eles não deveriam. Teremos o VIP alocado para eles e eles se inscrevem usando canal de nomeação. Faz sentido agora, sim, pela mesma lógica e a guia de instantâneo RCV para os VIPs para registrados. Não vamos encontrá-los na aba Dados RSVP, certo? Como empresas e estudantes, em vez disso, temos que realmente ir para a guia de nomeação e countif, countif todas as indicações confirmadas. E é assim que se atualiza. Aqui. descer, aplicamos a mesma lógica para o resumo do canal de promoção. Para nomeação. Na verdade, não deveríamos fazer referência à guia de dados RCP, mas sim à guia de nomeação. Então eu vou percorrer todo o caminho até a nomeação certa, selecionar aqui, e escolher os critérios para ser a palavra conforto, assim. E devemos ver o número de g aqui e o total RSVP 12 vai se alinhar com o total dos EUA seria 12 aqui em cima. Você não adora quando tudo se junta? 8. Durante abas de eventos: Passando para as guias do evento durante, ou melhor, apenas a guia que eu tenho aqui, singular. E isso é porque isso durante parte é tão dependente do evento real que você tem que não há nenhum ponto passar por detalhes muito específicos. Por exemplo, para pequenas reuniões off-line envolvendo suposição sênior, geralmente há um gráfico de assentos envolvendo diferentes líderes de equipe podem querer se sentar com seus respectivos clientes e talvez clientes da mesma indústria. Você quer estar na mesma mesa. Agora compare isso com um evento online de transmissão ao vivo. Guias que você deseja incluir na seção durante, haveria informações como a vida e a plataforma que você ou Alto usam para o ensaio, o evento real em si? Que Washington de acordo com mais tarde, instruções sobre como diferentes falantes de diferentes locais podem discar, etc. 9. Guias pós-evento: Nas guias pós-evento, primeiro post de análise. Portanto, isso pode ser baseado nos dados da pesquisa que seus participantes preenchem. Então imagine que você cria uma pesquisa no Formulários Google e seus participantes preencheram após o evento, começando com o topo da tabela de instantâneos aqui, número de registro, estes são números de exemplo, obviamente um número de participantes, número de serviços preenchidos e taxa de satisfação logística e conteúdo. Então, esta é na verdade uma dica profissional. Eu geralmente gosto de perguntar ao público, novamente, me feedback sobre logística e conteúdo separadamente vez de me dar uma pontuação de cinco para o veterinário em geral. A razão de eu fazer isso é se você pensar sobre isso, marketing é mais responsável pela logística, certo? As operações e os oradores são mais responsáveis pelo conteúdo. E trazendo essas duas partes para fora, somos capazes de obter mais informações sobre o que podemos fazer ainda melhor da próxima vez. Por exemplo, se a logística pontuar baixo 4.1 de cinco, mas as pontuações atuais altas 4,8 de cinco. Sabemos que os alto-falantes e um excelente trabalho e precisamos descobrir o que deu errado operacionalmente, tempo médio de exibição e porcentagem média de duração de visualização. Estes são principalmente para eventos online onde podemos rastrear quanto tempo cada visualizador Estado Online para ele. Então, para cada uma dessas tabelas a seguir, cada uma representando uma pergunta de pesquisa, você verá que eu dividi as respostas por segmento de usuários, por exemplo, estudantes, empresas e VIPs. Isso é extremamente importante em comparação apenas a pontuação geral de todos os participantes pois segmentos diferentes podem ressoar com tópicos diferentes. E olhando para esses números detalhados, você encontrará insights muito mais interessantes. Por exemplo, se o evento global fosse direcionado para empresas e profissionais que trabalham. Mas esse é um tópico que recebeu uma classificação muito maior dos alunos. Talvez valha a pena expor este tópico em um evento de acompanhamento com esse público-alvo, certo? Se você não dividiu esses números por segmento, você só ficará preso com um número médio geral que lhe diz quase nada. Coloca aqui. Cada uma dessas perguntas, eu deveria ter um propósito. Também conhecido como você não deve estar fazendo perguntas apenas para fazer perguntas de pesquisa pós-evento. As respostas devem ajudar a moldar a forma como você pensa sobre o próximo evento ou como você acompanha esses participantes. Por exemplo, se você quiser continuar engajando o mesmo público-alvo, pergunte sobre o que eles querem ouvir da próxima vez e veja se você consegue entregar. Veja como o canal de promoção que eles se lembram de estar no topo da cabeça. Porque mesmo que você possa ter usado parâmetros UTM para rastrear onde eles se inscreveram, é sempre interessante ver o que eles dizem em comparação com o que você rastreou. E eu sempre incluo uma pergunta, no final, pedindo aos participantes para nos dizer uma coisa que poderíamos ter feito melhor estar na comida no evento off-line ou foi um pouco retardado ao entrar na transmissão ao vivo ou com uma cor para a carga um pouco fora, você sabe, porque nenhum evento é perfeito e sempre há espaço para melhorias. A aba de recapitulação aqui tem todas as informações que você precisa para enviar um e-mail de recapitulação interno para seus colegas e colegas equipe ou um post de blog externo, direito, resumindo o conteúdo que foi compartilhado durante o evento semelhante para a guia objetivo é sempre inteligente para incluir links de referência, por exemplo, arquivos ou postagens de blog do ano passado que você pode fazer referência. Então você não precisa reinventar a roda. Ok, então isso encerra tudo para todas as guias dentro da planilha. Agora vamos rever rapidamente algumas dicas avançadas de gerenciamento de projetos para planilhas do Google que vão além de apenas eventos. 10. Dicas avançadas de gerenciamento de projetos: Primeiro, chamo essas dicas avançadas de gerenciamento de projetos porque elas definitivamente não são necessárias para ter um evento ou projeto bem-sucedido, mas elas facilitarão sua vida. E outros profissionais, eu prometo que você vai tomar nota dica número um para planilhas compartilhadas que você possui, é sempre ótimo incluir instruções ou notas no canto superior esquerdo de cada guia, não importa o quão óbvio pareça para você, você já viu exemplos disso. Então, para a guia RSVP, eu incluí os dois links aqui, certo? Porque as informações nestes dois links estão relacionadas com as informações contidas nesta guia ou algo como até mesmo a guia de recapitulação. Adicione um par de linhas aqui no canto superior esquerdo, eu poderia escrever algo como esta guia tem todas as informações necessárias para escrever. Recapitular e-mails para este evento. Evento soa extremamente óbvio para mim e você escreve, mas temos que assumir que alguém com 0 fundo vai se deparar com a planilha e essas guias. E você não quer que essas pessoas aleatórias te enviem mensagens e façam todas essas perguntas. Portanto, na verdade, é do seu melhor interesse garantir que cada guia possa ser independente. Dica número 2, use a validação de dados sempre que possível. Então, um bom exemplo disso está dentro da guia nomeações aqui sob status, eu tenho uma validação de dados que vamos configurar onde você só pode digitar rejeitado ou confirmado. Se eu tentei digitar qualquer outra coisa e pressionar Enter , não. Deixe-me escrever. Muito bom exemplo de por que isso é importante é se você usar uma fórmula em outro lugar para fazer referência às informações nesta coluna. Se outra pessoa ou você fizer um erro de digitação e você não tiver essa validação de dados, essa fórmula vai estragar tudo, certo? É um efeito dominó. Então você pode muito bem limitar o que você pode escrever aqui e saber para um fato que o Planilhas Google não vai fazer um erro de digitação e sua fórmula abaixo da linha referenciando esta coluna também não cometerá um erro. Dica número três. E isso é muito relevante para a guia Itens de ação. E é que o proprietário deve ser sempre uma pessoa, não duas, não três, não uma equipe, mas uma. Para situações em que seu contato é como um alias de e-mail de equipe ou um alias de equipe, tente o seu melhor para identificar uma POC ou ponto de contato que você pode responsabilizar ou ser responsável. Porque como um prazo para ouvidos, você precisa de alguém certo para chegar e dar-lhe essa informação. 11. Considerações finais: Certo, alguns pensamentos finais. Embora este não seja de modo algum um curso abrangente sobre gestão de eventos. Os princípios fundamentais que compartilhei e a estrutura que passei devem ser mais do que suficientes para você sediar seu primeiro evento corporativo. E por favor me avise na seção de revisão ou na seção de discussão, se você acabar usando este modelo de alguma forma ou forma, acelere o modelo. Eu realmente espero que você faça o seu próprio planejamento de um casamento, uma equipe fora do local, ou uma festa surpresa para Jeff. Se você fez isso, sinta-se livre para carregá-lo na seção do projeto. E adoro dar uma olhada e ver o que inventamos. Por último, se você gostou deste curso, eu só quero aprender mais sobre eventos ou gerenciamento de projetos em geral. Por favor, me avise. Entretanto, vemo-nos no meu canal no YouTube. Tenha uma ótima.